Logics News 2022

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Datum

betrifft

Thema

Beschreibung

 

30.06

TKD

Rechnungsadresse

Wenn bei der Vertragsabrechnung Sammel- oder Pool-Rechnungen oder bei der Leistungsbearbeitung Sammelrechnungen abgerufen werden, werden üblicherweise mehrere Geräte auf der Rechnung ausgewiesen. Jedes Gerät hat zwar eine eigene Rechnungsadresse, für die Sammel- oder Pool-Rechnungen benötigt man aber nur eine einzige.
Dieser Konflikt wird in COMMERZ-ACTUELL-TKD dadurch gelöst, dass die Rechnungsadresse hierfür nicht aus den Geräten (möglich wäre  gewesen, das erste oder das letzte Gerät zu nehmen)  sondern aus dem Kundenstamm genommen wird. 
Sollte bei diesen Rechnungstypen 'mal eine vermeintlich "falsche" Rechnungsadresse auf der Rechnung stehen, dann liegt es mit Sicherheit daran, dass dieses Verfahren nicht beachtet wurde.

Es besteht in COMMERZ-TKD aber auch die Möglichkeit, die Wartungsgebühren an eine Leasing zu berechnen. Dazu muss man bei den Wartungsdaten unter WARTUNGSADRESSE die Kundennummer der Leasing eintragen:
 
Wenn der Leasing gleich mehrere Geräte so berechnet werden sollen, dann muss man diese in einem Pool zusammenfassen und bei jedem Gerät die gleiche WARTUNGS-ADRESS hinterlegen

29.06

WWS

Wer bekommt diesen Artikel?

Häufige Situation: Lieferung eines Artikels durch den Lieferanten und es ist nicht bekannt, wer diesen Artikel bekommen soll:
Einfachste Lösung in COMMERZ:
Aufruf
der Rückstandsliste auf Bildschirm:
http://www.logicssystems.de/images/2019-08-01.jpg
Damit lässt sich dann ganz schnell ermitteln, in welchen Aufträgen (bei welchen Kunden) noch Rückstände für diesen Artikel vorhanden sind.   

28.06

TK

Zeitschriften und Jugendschutz 

Nahezu alle Zeitschriften haben einen EAN-Code und lassen sich deshalb auch an der Kasse leicht einscannen. Wenn Zeitschriften/Zeitungen an bestimmten Tagen (z.B. samstags) aber einen anderen Preis haben, dann ist es in COMMERZ auch nicht erforderlich, diesen permanent zu wechseln, sondern er ist im Normalfall im Strichcode mit enthalten. An der Kasse kann deshalb dieser mit eingelesen und gleich als Preis vorgegeben werden. 

Notwendig dazu ist lediglich, zwei allgemeine Artikel anzulegen mit den EAN-Codes beginnend mit 414 oder 419 (19 bzw. 7 % MwSt), da die Strichcodes der Zeitungen/Zeitschriften im Normalfall immer mit 414 bzw. 419 anfangen. Wenn dann der Strichcode der Zeitschrift/Zeitung gescannt wird, erkennt COMMERZ die ersten 3 Stellen als speziellen CODE und übernimmt den im Strichcode ebenfalls enthaltenen Preis als VK-Preis. Damit ist es auch nicht erforderlich, für Zeitungen, die unterschiedliche Preise haben, mehrere Artikel anzulegen.

Den EK-Preis, der dann auch unterschiedlich sein wird, kann man über den Prozentsatz im WAWI-Schlüssel sich automatisch errechnen lassen. Dazu ist es lediglich erforderlich, in den ersten 3 Stellen des eigentlich 6-stelligen WAWI-Schüssel einen Prozentsatz (z.B. 250 für 25%) hinterlegen, über den dann der jeweils unterschiedliche EK-Preis errechnet wird.

Durch Anlage von zwei weiteren Artikeln mit den EAN-Codes, die mit 439 bzw. 434 beginnen, können Artikel erkannt werden, die dem Jugendschutz unterliegen. Die haben üblicherweise immer einen EAN-Code der mit diesen Ziffern beginnt. Werden solche Artikel erkannt, wird die im Artikel hinterlegte Artikel-BSINFO auf dem Bildschirm als Warnung ausgegeben.

27.06

allgemein

 

Leider erleben wir immer wieder, dass das Wissen über COMMERZ  (die grundsätzlichen Abläufe, Details der Nutzung, dem Unternehmen nützliche Funktionen, Datenflüsse, Neuerungen und die Bedeutung einzelner Felder) nicht bekannt sind.
Das liegt vor allem daran, dass Mitarbeiter, die neu mit COMMERZ arbeiten sollen, keine ausführliche Einweisung und Schulung erhalten, und damit das Know-how bezüglich COMMERZ ständig abnimmt. 
"Das haben wir bisher immer so gemacht, warum ist mir auch nicht so bekannt"
"Das darf man nie machen, weil früher ging das einmal nicht"
"In dieses Feld muss immer eine "1" eingetragen sein, das hat der Chef so gesagt; warum weiß so richtig keiner"

Was kann man tun, um den Nutzungsgrad so zu verbessern, dass COMMERZ wieder optimal eingesetzt wird?
Das hängt nun ganz davon ab, ob es sich um einen grundsätzlichen (auch sich zwischenzeitlich veränderten) der Betriebsanforderung anzupassende Einsatz von COMMERZ handelt oder ob darum geht, fehlendes Basiswissen vermittelt zu bekommen, Funktionsabläufe zu verstehen und zu verbessern oder neue Lösungen zu integrieren. Im ersten Fall ist sicherlich eine intensive Organisationsberatung erforderlich, für den zweite Fall könnte man sich ganz generell folgendes vorstellen:

o Eine ganz einfache erste praktische Lösung ist:
Wenn vor einem Eingabefeld ein Stern (*) steht, kann man die Funktionstaste F5 eingeben und es wird angezeigt, was man an dieser Stelle für Eingabemöglichkeiten hat. 
Beispiel:   

Man sollte vor allem an Eingabestellen, die häufig verwendet werden, die F5-Ausgabe einmal intensiv ansehen und die Bedeutung der einzelnen Eingaben interpretieren. Dabei ist jedoch zu beachten, dass nicht immer alle angezeigten Spezialeingaben in verschiedenen Aufgabenbereichen nicht immer alle aufrufbar sind.

o Weiterhin könnte man auch das Handbuch zu Rate ziehen, das in COMMERZ-WWS unter 12. SERVICEPROGRAMME zusammen mit den aktuellen Erweiterungen abgerufen werden kann. Im Handbuch selbst stehen viele allgemeine Informationen, die für das Verständnis von COMMERZ wichtig sind.

o Wesentlich effizienter sind natürlich Nachschulungen, weil dabei auf die individuellen Problemkreise eingegangen werden kann. 
Dabei können mit aktuellen eigenen Daten Abläufe nachvollzogen und Ergebnisse geprüft und verifiziert werden. Vor allem wächst bei solchen Schulungen zusätzlich auch das Verständnis für die COMMERZ-Funktionen und -Datenverbindungen insgesamt.  

Insbesondere wegen dem außerordentlich großen und vor allem branchenbezogenen Funktionsumfang, der in vielen Fällen auch Detailabläufe beinhaltet, ist es eigentlich nicht zufriedenstellend, wenn dieser nur minimalst genutzt wird.

23.06

FIBU

Flexible Auswertungen

Die Struktur der BWA und der Bilanz bzw. der G+V wird in der Stammdatenverwaltung bei den Sachkonten hinterlegt. Dabei ist wichtig, dass die Werte der einzelnen Positionen nicht bereits beim Buchen zugeordnet werden, sondern dass sich die Werte der Auswertungen auf Basis der aktuellen in den Sachkonten definierten Struktur immer neu bilden. 
Der Aufbau der Auswertungen wird über 4 Felder gesteuert, die angepasst oder geändert werden können:

BILANZ/G+V-ART
entscheidet, wo Sachkonto ausgegeben werden soll
BILANZ/G+V-TEXTNR
Summenbildung aller Sachkonten mit gleicher Textnummer und Ausgabe mit dem Text
BWA-ART 
Zuordnung zu Erlöse, Wareneinsatz, Kosten, neutrales Ergebnis oder nicht in BWA
BWA-TEXTNR
entsprechend wie BILANZ/G+V-TEXTNR

Wenn man also die Strukturen verändern möchte, dann kann man diese Daten in den Sachkonten-Stammsätzen anpassen und dann auch noch Auswertungen für frühere Zeiträume (Buchungsperioden) abrufen, die dann in Form der neuen Struktur aufgebaut sind. Auch etwaige Fehler kann man so mühelos korrigieren.  

22.06

TKD

Freie Einheiten

Definierte Freie Einheiten werden bei verschiedenen Vertragsarten berücksichtigt. Dabei geschieht der Abzug der Freien Einheiten je nach Vertragsart auch unterschiedlich:  
1. Vertrag mit Wartungspauschale
Das Verfahren mit Wartung und Zähler ist eigentlich der klassische Fall. Bei jeder Berechnung der Wartungspauschale werden die Freien Einheiten addiert und bei einer (meist in größeren Intervallen abgerufenen) Zählerabrechnung entsprechen berücksichtigt. Dabei ließe sich die so aufgelaufenen Freien Einheiten im Bildschirm mit den Wartungsdaten erstens ansehen, zweitens aber auch (mit Vorsicht) in extremen Ausnahmesituationen auch noch verändern:

2. Nur Zähler-Vertrag
Freie Einheiten werden bei jeder Zählerabrechnung entsprechend dem
Zeitraum für die Zählerabrechnung berücksichtigt. Durch Änderung der Freien Einheiten im 6. Bildschirm könnte man in der letzten Zählerabrechnung eines Jahres auch noch etwaige Korrekturen vornehmen.
3. Mietvertrag und Zähler
Bei jeder Zählerabrechnung werden die Freien Einheiten (wie bei Punkt 2) entsprechend berücksichtigt.

Wenn man also bei einem Zählervertrag Freie Einheiten abziehen möchte, braucht man nicht unbedingt einen zusätzlichen Wartungsvertrag anzulegen.

21.06

WWS

Tracking-Infos

Mit COMMERZ-WWS ist man auch in der Lage, dem Kunden mitzuteilen,
o welche Artikel gerade geliefert worden sind,
o wo die Lieferung gerade befindet und
o wann sie voraussichtlich eintreffen wird.
Dieser Service, der insbesondere bei Großkunden immer mehr gefordert wird, lässt sich spielend ins COMMERZ integrieren.
Die beispielweise von Soennecken per E-Mail versendeten Liefer-Avise von LS3-Aufträgen (E-Mail-Adresse aus dem Kundenstamm unter E-Mails für Lieferscheine) enthalten zusätzlich  die Tracking-Informationen, über die der Kunde den Tracking-Status dann abrufen kann. 

Unsere Hotline vermittelt gerne weitere Informationen.

20.06

WWS

Rückstände bei einem Kunden aus mehreren Aufträgen

Wenn man wissen möchte, welche Aufträge (Auftragspositionen) bei einem Kunden noch offen sind, gibt es in COMMERZ-ACTUELL zwei Möglichkeiten:
1. AUFTRAGSAUSKUNFT
In der Auftragsauskunft kann man bei der Wahl der Aufträge auch den Wert "2" (rückständige Aufträge) eingeben.

Dann erhält man einen Überblick über den Status der einzelnen Positionen, die noch offen sind und durch Angabe möglicher Lieferschein- und Rechnungsdaten auch Information darüber, ob bereits etwas geliefert oder berechnet worden ist:

2. In der AUFTRAGSERFASSUNG
Wenn man im Kopfbildschirm bei AUSWAHL ein "r" eingibt, erhält man folgende Informationen:

Hier hat man dann vor allem auch Informationen über die einzelnen rückständigen Artikel mit ihren Bezeichnungen und Mengen.
Insofern ist diese Auskunft inhaltsreicher und detaillierter als die Auskunft über rückständige Aufträge.

14.06

allgemein

Feiertag

Am 16. Juni ist u.a. in Bayern ein Feiertag. Die nächsten logics-news werden deshalb erst am 20.6.2022 zur Verfügung stehen.

13.06

TKD

wichtige Steuerfelder

Es gibt in TKD einige Steuerfelder, die unbedingt gesetzt sein sollten, weil sie erheblichen Einfluss auf schnellere Erfassung, auf detailliertere Speicherung, auf die Verbesserung der Abläufe oder auf den Umfang von Auskünften und Auswertungen haben. Im Wesentlichen sind diese Steuerfelder in den Parametersätzen enthalten: 

a) POOLFORMAT
Dient als Vorgabe für den Aufruf der Pool-Vertragsabrechnungen. Wenn man  üblicherweise als Standard das Poolformat "1" verwendet, sollte hier eine "1" eingetragen sein.
b) STATISTIKDATEN IN WWS
Wenn dieses Feld auf "J" steht, können die Vorgaben für Vertriebsweg, Absatzbereiche u.a.m. eingetragen werden. Nur dann  können z.B. in den Geschäftsdaten oder bei den einzelnen Kunden Umsätze und Bruttonutzen aus TKD entsprechend diesen Vorgaben eingetragen dort werden. Damit sind dann alle (!) Umsätze und Ergebnisse getrennt in WWS abrufbar.

c) VARIABLE ZÄHLERTEXTE
Nur wenn dieses Feld auf "J" steht, können für gleiche Zähler bei verschiedenen Modellen entsprechend korrekte unterschiedliche (!) Bezeichnungen in den Vertragsabrechnungen ausgewiesen werden. Auch auf den E-Mails für die Zähleranforderungen und bei der Erfassung von Zählerständen werden die richtigen Bezeichnungen dann korrekt und verständlich dargestellt.
d) NULLRECHNUNG DRUCKEN und NULL-POS.-ZÄHLER DRUCKEN
Diese beiden Felder entscheiden darüber, ob und was auf einer Zählerabrechnung gedruckt werden soll, wenn wegen überwiegenden Freien Einheiten eine "Nullrechnung" entstehen würde. Zu diesem Thema wurden aber auch zusätzlich viele individuelle Ausgaben/Steuerungen programmiert.
e) STÖRCODE-/MODELLBEARBEITUNG (J/N)
(leere Zeile rechts unten)
Dieser Text steht nur dann (noch) da, wenn diese Verarbeitung noch nicht eingeschaltet ist. Das Einschalten ist also nicht mehr ohne Hilfe der Hotline rückgängig zu machen. Vor allem die Modell-Bearbeitung ist wichtig, weil für jeden Artikel, der ein Gerät darstellt, spezielle Zusatzdaten (wie z.B. Vorgaben für Bezeichnung, Modell und Hersteller, Kopien pro Toner oder Geräteklassen einmalig erfasst werden können und bei neuen Geräte immer wieder vorgetragen werden. 

f) BB-PREISFINDUNG
Dieses Feld ist eigentlich der "General"-Schlüssel, der sperrt, dass eine in WWS angelegte umfassende Anlage von Preiskonditionen (z.B. Rabatte) überhaupt in TKD Verwendung findet. 
g) PROVISIONS-DATEN IN WWS
Die sogenannte Provisionsdatei enthält für jede Berechnungsposition alle relevanten Daten dieser Position. Dabei muss die Position nicht unbedingt auch an den Kunden berechnet worden sein; für solch einen Fall wird dann nur der entstandene Aufwand eingetragen. Auch für Vertragspositionen werden Einträge in der Provisionsdatei gebildet. Aus diesen Daten werden an vielen Stellen wichtige Auskünfte bereitgestellt, wie z.B. auch Toner-Lieferungen über WWS oder TKD. 

h) VERTRAGSDATEN IN HIST.
Nur wenn dieses Feld auf "J" steht, werden Daten in die Geräte-Historie abgestellt. 

Diese Steuerungen sollten einmal überprüft und ggf. geändert werden. Bei Fragen, welche weitere Folgerung und Bedeutung einzelne Felder haben, hilft unsere Hotline gerne.
Wichtig wäre es auch, diese Steuerdaten noch in 2018 zu setzten, um dann in 2019 verbesserte Informationen und umfassendere Ausgaben zu erhalten.

09.05

TK

Formulare an der Kasse

Wenn Kunden an der Kasse statt eines Bons einen Lieferschein oder eine Rechnung auf Formular haben möchten, dann lässt sich das an der Kasse ganz einfach realisieren: 
Dazu muss man lediglich die Druckernummer, die im Kassenparameter vorgegeben ist, entsprechend ändern und einen Drucker angeben, der  in der Nähe ist und der Formular-Papier enthält bzw. der über dot-files gesteuert das Formular selbst erzeugt. 

08.06

WWS

Lieferanten im Artikelstamm

Über die Artikelpflege oder auch manuell können den Artikeln mehrere Lieferanten zugeordnet werden. Dabei werden diese in der Reihenfolge nach Eingang nacheinander im Artikel gespeichert. Häufig kommt es aber häufig vor, dass der oder die wichtigsten Lieferanten nicht an eine obere Stelle gespeichert werden.  Diese Reihenfolge kann man durch Vertauschen selbst ändern:

Zu dem Feldern REIHENFOLGE (01-03) ÄNDERN (J/N) gelangt man, wenn man in der unteren Zeile F1 eingibt:

Mit dieser Funktion ist es auch möglich, den Hauptlieferanten, der immer bei LFNR(01) steht, auszutauschen. Dabei werden dann auch die Daten des 1. Bildschirmes (Lieferant) und die des 2. Bildschirmes (EK-Preis) übernommen.
Hinweis: Die rote Farbe beim 2. Lieferanten zeigt, dass dieser Lieferant den kleinsten Einkaufspreis hat. Dieses erfährt man auch in der Auftragsbearbeitung oder im Bestellwesen, wenn man dort durch Eingabe von "S" die Funktion "PREISSPIEGEL" aufruft.

07.06

FIBU

Anzeige Saldo

Bei Zahlungen wird der aktuelle Saldo angezeigt:

Dabei ist wichtig zu wissen dass der aktuelle Saldo erst dann ausgegeben wird, wenn man bei der nächsten Buchung das Gegenkonto (=die Bank) bestätigt. In diesem Beispiel war der ehemalige Saldo EUR 50,00 und die davorliegende Buchung über EUR 75,00. Nach Bestätigung des Gegenkontos erscheint dann erst der aktuelle Saldo (EUR 125,00) vor der neuen Buchung über EUR 250,00.

Übrigens: Wenn man mit ABLAUF-KENNZ = KS (Kontrollsummen) arbeitet, wird automatisch nach jeder Buchung dort sofort der aktuelle Saldo angezeigt. Dieses Verfahren mit der Kontrollsumme ermöglicht auch, Überträge aus den Kontenblättern zwischendurch zu prüfen.
Einzugeben sind 
GEGENKONTO (Bank oder so)
KS (aktueller Stand des Gegenkontos; wird bei Eingabe geprüft)
S/H (entsprechend dem internen Stand des Gegenkontos)
ENDSALDO und S/H (wird am Ende geprüft)

Kontrollsummen können auch beim Erfassen von Eingangs- oder Ausgangsrechnungen verwendet werden. Dann ist nur die Kontrollsumme einzugeben (kein Endsaldo). Sie wird bei jeder Buchung entsprechend reduziert und im Feld rechts davon werden die Beträge laufend addiert.  

02.06

TKD

Kontrolle Pooldaten

Um die Ausgangsdaten von Pools (bei Neuanlagen oder vor allem auch nach Änderungen) zu prüfen, ruft man am besten die POOL-GERÄTE-ÜBERSICHT auf:

Nach Eingabe des Kunden und der Poolnummern werden dann die relevanten Pooldaten ausgewiesen und können geprüft werden:

Wichtig dabei ist auch zu kontrollieren, ob die generellen Daten des Pools auch alle identisch sind.  

01.06

WWS

Positionen mit MwSt

Einige Kunden wünschen, dass in Ausnahmefällen die Preise in den einzelnen Positionen auf der Rechnung bereits die Mehrwertsteuer enthält. Das kann bereits im Kundenstamm vorgegeben, aber auch auftragsbezogen geändert werden. Über das Feld MWST/RECHN.-ZEILE kann dabei festgelegt werden, ob der Betrag in der Zeile die Mehrwertsteuer enthalten soll oder nicht (normalerweise natürlich immer ohne MwSt.). Ein Problem kann dann auftreten, wenn bei Sammelrechnungen Aufträge mit verschiedenen Kennzeichen zu berechnen sind. Als Sicherheit muss bei einer Änderung des Vorgabewertes in der Auftragserfassung diese gesondert nochmals bestätigt werden (das schützt ein wenig bei versehentlichen Fehleingaben). Zudem sollte man bei einer Änderung vom Standard den Auftrag immer als Einzelrechnung festlegen (Änderung der Rechnungsart im gleichen Bildschirm).  Zur weiteren Kontrolle wird das Kennzeichen auch in der "Liste fakturierfähiger Aufträge" ausgewiesen. Trotzdem sollte man bei dieser Änderungen sehr sorgfältig arbeiten.

31.05

TKD

Preisfindung in TKD

Bei der Auftragserfassung in WWS, OBJ und TKD werden die VK-Preise ursächlich aus den Artikelstämmen entnommen. Sie können verändert werden oder durch entsprechende Konditionen auch geändert vorgegeben werden. Für die Preisfindung in TKD gilt zunächst, dass die Vorgaben aus den Artikelstämmen nur manuell geändert werden können, aber es können auch Konditionen aus WWS einbezogen werden. Letzteres ist z.B. erforderlich, wenn Rabatte wirken sollen oder wenn für bestimmte Artikel Nettopreise vereinbart worden sind. 

Grundsätzlich ist es also so, dass in TKD keine eigenen Preiskonditionen angelegt werden können und dass immer der im Artikel hinterlegte VK-Preis gilt. Eine Ausnahme davon gibt es nur, wenn man über die Anlage im WARTUNGSVERTRAGSTYP einen prozentualen Abschlag (z.B. auch 100% = kostenlos) hinterlegt hat.

Wie kann man nun die Preis-Definitionen aus WWS in TKD wirken lassen, wenn man z.B. mit einem Kunden für einen Toner einen festen Nettopreis vereinbar hat?
Zunächst gibt es im TKD-Parametersatz das Feld BB-PREISFINDUNG, das auf "J" gesetzt sein muss:
 
Aber Vorsicht beim Ändern von "N" auf "J", denn dann wirken alle (!) in WWS angelegten Preiskonditionen (z.B. auch Rabatte) in TKD. Um gezielt für einzelne Kunden/Geräte die BB-Preisfindung ein- oder auszuschließen, ist es erforderlich, dafür spezielle WARTUNGS-VERTRAGSTYPEN anzulegen, weil dort über die Spalte BB gesteuert werden kann, ob die BB-Preisfindung wirken soll oder nicht:
 
Ist das Feld leer, bedeutet das "N".  
Der so definierte Wartungsvertragstyp ist dann bei den betreffenden Geräten zu hinterlegen.

30.05

WWS

Wechseln von Bestellpositionen

Wenn man festgestellt hat, dass ein Artikel in einem Bestellvorschlag doch nicht bei diesem Lieferanten bestellt werden sollte, dann kann man über 7=WECHSELN diese Position in einen anderen Vorschlag kopieren. Das kann zum Beispiel dann erforderlich werden, wenn man einen automatischen Vorschlag erstellt hat (bei dem immer der Hauptlieferant verwendet wird) und man einzelne Artikel doch lieber bei einem anderen Lieferanten bestellen möchte. 
Beispiel:
 
Über die Auswahl 7=WECHSELN wird die Position unter einem neuen Lieferant und einer wählbaren Zuordnung abgespeichert. Dabei wird entweder ein gänzlich neuer Bestellvorschlag für den Lieferanten angelegt oder die Position an einen bestehenden Bestellvorschlag angefügt. 
Nach WECHSELN wird in diesem Bestellvorschlag die Bestellmenge auf null gesetzt, was dazu führt, dass diese Position nicht bei diesem Lieferanten bestellt wird:

Das Verfahren, solche Positionen im Bestellvorschlag zu belassen und mit einer Menge=0 zu kennzeichnen, wurde extra so eingeführt, um die Struktur zu erhalten. Wenn man beispielsweise die Positionen 2, 7, und 10 in einem Bestellvorschlag löschen würde, stellt sich ganz einfach die Frage, was ist denn nun die ehemalige Position 8.

Man darf dann nur nicht vergessen, den Bestellvorschlag für den anderen Lieferanten weiter zu bearbeiten.

24.05

TK

Inkasso

In der Kasse kann man auch die Bezahlung von Kundenrechnungen vornehmen (RECHNUNGSINKASSO):
 
Wichtig dabei ist, dass die erfassten Daten nicht automatisch an die FIBU übergeben werden. Deshalb sollte man am Ende möglichst die "3" (BUCHEN MIT BELEGDRUCK) eingeben, damit für die Buchhaltung auch einen Beleg erstellt wird.
Die einzelnen Vorgänge (mit allen Eingaben) werden aber auch im Kassenvorgangsprotokoll ausgewiesen, das man z.B. nur für die Inkasso-Vorgänge auch gezielt abrufen kann.

23.05

allgemein

 

Es gibt in COMMERZ-WWS beispielsweise eine Bildschirmauskunft, die einen guten Überblick über die Umsatz- und Nutzendaten gibt, nämlich die GESCHÄFTSDATEN. Sie ist speziell auch für die Geschäftsführung gedacht, um sich einen schnellen Überblick über den aktuellen Status zu verschaffen.
Leider sieht diese Auskunft und auch andere Ausgaben häufig in etwa so aus:

Was ist denn nun der Absatzbereich 9, der so negativ aussieht?
Wie hoch ist denn nun der Umsatz im Bereich Technik?

Besser ist es schon, wenn diese Auskunft deutlicher gestaltet ist (Beispiel):
 
Dann weiß man wenigstens, dass der Absatzbereich 9 die Werkstatt ist, die ja im Rahmen der Wartungsverträge vieles kostenlos durchführen muss.

Diese Beschreibungen können in den SERVICE-PROGRAMMEN unter SYSTEM-TEXT-VERWALTUNG angelegt werden und können dann auch teilweise mit F5 (z.B. Absatzbereich in der Auftragsbearbeitung) abgerufen werden.

Also: Bitte einmal die SYSTEMTEXTE prüfen, um transparentere Daten auf den Bildschirm zu bekommen.
 

19.05

TKD

Zusätzliche
Terminüberwachung

Für jedes Gerät kann man im 7. Bildschirm eine Standard-Wartung eingeben, die in zeitlichen Intervallen durchzuführen ist. Diese Funktion wird aber eher selten genutzt und man kann stattdessen dort auch eine zusätzliche Terminüberwachung hinterlegen. Insbesondere wenn man kein konkretes Enddatum vorgegeben hat (sondern 31.12.49), kann eine Terminüberwachung (z.B. fiktives Enddatum oder Leasingende) nützlich seine, um rechtzeitig etwaige Prüfungen und Maßnahmen einzuleiten.
Die Daten der Standardwartung werden ersetzt durch Vertragsanfang und Vertragsende sowie einen Betrag (nur informativ):

In der Auswertung für "AUSLAUFENDE VERTRÄGE" ist ein zusätzlicher Menüpunkt integriert, über den alle Geräte ausgewiesen werden können, die bis zu einem vorgebbaren Datum enden.
Bei Bedarf bitte bei unserer Hotline melden

18.05

WWS

Wechsel der Auftragsart

Warum kann man die Auftragsart nicht mehr ändern, nachdem man mit der Erfassung von Positionen begonnen hat ?
Sobald man die die Bildschirme zur Positionserfassung (auch nur) aufgerufen hat, wird intern eine Fülle von Kennzeichen gesetzt, die genau auf die im Kopfsatz eingegebene Auftragsart abgestimmt sind. Zudem werden  insbesondere bei den Artikeln Daten verändert, wenn z.B. eine Position abgeschlossen wird. Der Aufwand das alles wieder rückgängig zu machen, wenn man z.B. aus einer Rechnung eine Gutschrift machen möchte ist beträchtlich und wurde deshalb auch nicht realisiert. Hat man sich in der Auftragsart vertan, bleibt dann nur noch die Stornierung des Auftrages, wobei lediglich bereits erfasste Positionen wieder gelöscht werden müssten.
Es gibt aber in zwei Fällen die Möglichkeit der Änderung der Auftragsart:
1. Aus einer Probestellung (91) kann in Rechnung (00) oder in Rücknahme gewechselt werden (je nachdem, ob der Kunden die Ware behalten oder zurückgeben möchte).
2. Aus einem Abholschein (93) kann in Gutschrift (10) gewechselt werden, wenn die Ware im Haus angekommen ist. 

17.05

FIBU

Verschiedene Steuerkennzeichen

Es gibt in WWS, OBJ und TKD festgelegte Steuerkennzeichen, die auch so für die FIBU von COMMERZ-ACTUELL bereitgestellt werden. Dabei wird das Steuerkennzeichen "0" für den Standardsteuersatz (19%), "1" für den reduzierten Steuersatz und "4" für "ohne Steuer" verwendet. Jede Auftragsposition enthält (meistens eingetragen durch die Vorgaben im Artikelstamm) ein Steuerkennzeichen.

In der FIBU selbst aber werden ganz andere Steuerkennzeichen z.B. für 19%, für 7% oder auch "ohne Steuer" vorgegeben (Parametersätze 3 und 4):

Die Umschlüsselung bei der Übernahme von Rechnungen ist ganz einfach, weil COMMERZ-ACTUELL-FIBU einfach im betreffenden   Parametersatz z.B. nach dem Schlüssel für 19% Mehrwertsteuer sucht und dieses Steuerkennzeichen dann für die Weiterverarbeitung in der FIBU einträgt (sind mehrere vorhanden, wird das erste gefundene genommen).
Für die Übergaben an andere Finanzbuchhaltung wird jeweils eine spezielle Umschlüsselung integriert.

16.05

WWS

Nettopreise

Es gibt für den Geltungsbereich von Nettopreisen eigentlich vier verschiedene Arten:
a) Kundengruppe
Sie gelten für eine ganze Gruppe von Kunden (ggf. auch alle). Dann werden diese Nettopreise als A-J-Preise mit der Angebotsart 30 bis 39) angelegt und im Kundenstamm das Feld PREISKENNZEICHEN entsprechend auf A bis J gesetzt.
Hinweis: Diese Nettopreise können auch durch eine andere Preisliste (A-J-Preise) mit höherer Priorität überlagert werden, wenn dieses Preiskennzeichen im Parametersatz hinterlegt ist. 

Damit kann man z.B. zusätzliche Sonderangebote in die Preisfindung automatisch mit einbeziehen.
b) Einzelner Kunde
Sie gelten für einen Kunden. Dazu müssen kundenindividuell Nettopreise mit der Angebotsart "20" angelegt werden. Diese Preise haben immer absolute Priorität.
c) Kostenstellen
Sie gelten für alle Kostenstellen. Dann braucht man diese Nettopreise nur beim Hauptkunden einmalig zu hinterlegen. Unabhängig davon könnten aber auch für einzelne Kostenstellen zusätzliche Nettopreise (Angebotsart 20) angelegt sein.
d) Nebenkunden, Filialen
Ein Kunde (z.B. die Filiale eines Kunden) soll die gleichen Preise erhalten wie die Zentrale. Dann braucht man die Nettopreise nur  einmal (z.B. beim Hauptkunden) anlegen. Den Verweis auf diese Nettopreise steuert man bei den anderen Kunden (Filiale) über das Feld  "NETTOPR.REFERENZKUNDE" im Kundenstammsatz, in dem man dort die Kundennummer des Hauptkunden einträgt, unter dem die Nettopreise angelegt worden sind:

Selbstverständlich können bei solchen Kunden bei Bedarf auch noch individuelle Nettopreise angelegt werden, die bei mehrfacher Definition Priorität haben. Einen Nachteil gibt es allerdings, denn bei der NETTOPREIS-AUSWERTUNG sind dann alle Verkäufe aller dieser so verbundenen Kunden enthalten.

12.05

TKD

Variable Zähler-
bezeichnungen

Bei zwei oder mehr Zählern kommt es vor, dass die gleichen Zähler (Zählernummern) bei verschiedenen Modellen unterschiedliche "Aktionen" zählen. Ein Beispiel hierfür ist der Zähler 2, der bei einem Modell (noch) A3 und bei anderen Modellen Farbkopien zählt. Dann sollten die Texte bei der Vertragsabrechnung so ausgewiesen werden, dass sie auch genau beschreiben, was gezählt worden ist.

 

Bei den Vertragsabrechnungen können den verschiedenen Zählern jeweils auch individuelle Texte zugeordnet werden, die dem Zählertyp entsprechen. Gesteuert wird dieses über drei Eingaben:

1. Parametersatz: VARIABLE ZÄHLERTEXTE auf „J“ setzten

2. In die Vertragstexte (ab Textnummer 950) in die Zeilen 2 bis 4 entsprechende zählertypbezogene Texte eingeben, wie z.B.

TEXT ZEILE 1: ZÄHLERSTAND ALT S/W

TEXT-ZEILE 2: ZÄHLERSTAND ALT COLOR

TEXT-ZEILE 3: ZÄHLERSTAND ALT SCAN

3. Bei den Geräten für die einzelnen Zähler die Zeilennummer(n) im ersten Bildschirm vorgeben.

Die Vorgehensweise zur Nutzung dieser variablen Texte ist am besten die, dass man sich den Parametersatz 9 ausdruckt und über die Stammdatenverwaltung TEXTE die Vertragstexte ausgibt. Wichtig dabei ist, dass man

1. die Textnummern ändert, die auch je nach Zählerzahl gedruckt werden (Überschriften im Parametersatz 9 beachten)

2. insbesondere bei Pools darauf achtet, dass in allen Geräten die entsprechenden Zeilenzahlen eingegeben sind.

Wenn die Texte auf der Zählervertragsabrechnung nicht korrekt erscheinen, hilft die Hotline gerne weiter.

11.05

WWS

IHR ZEICHEN

Das Feld IHR ZEICHEN im Kundenstammsatz ist ursächlich dafür gedacht, in der Auftragserfassung optisch darzustellen, dass hier etwas einzugeben ist. Wenn z.B. der Kunde darauf besteht, dass immer seine Bestellnummer/Abteilung/Kostenstelle auf Lieferschein und Rechnung dargestellt sein muss, könnte man bei IHR ZEICHEN eine Vorgabe wie "BEST.-NUMMER ........" eintragen. Dieser Text erscheint dann bei jedem Auftrag des Kunden. 
Das Feld nutzen einige Anwender von COMMERZ aber auch so aus, dass dort immer den Namen des Mitarbeiters beim Kunden vorgibt, der üblicherweise immer den Auftrag erteilt bzw. übermittelt. 

Dieser Text wird dann bei der Auftragserfassung (änderbar) vorgegeben:

Dieses Feld wird dann auf Lieferschein und Rechnung mit ausgegeben, sodass man auch darauf einen eindeutigen zusätzlichen Hinweis auf den Auftraggeber hat, ohne eine weitere Eingabe tätigen zu müssen.

Zudem können bei der Auftragsänderung über IHR ZEICHEN auch Aufträge gesucht und gefunden werden. 

10.05

allgemein

Schulungsdefizite

 

Leider muss unsere Hotline immer wieder erfahren, dass Funktionen, die die Anwendung von COMMERZ erheblich verbessern nicht genutzt werden, weil sie häufig auch nicht bekannt sind. Das letzte krasse Beispiel war, dass ein langjähriger Anwender von COMMERZ-ACTUELL nicht einmal wusste, dass man beim Belegabruf bei den Positionen auch die Wundertaste F3 eingeben kann (er hatte mühsam immer jede Position einzeln eingegeben):

Mit F3 wird erreicht, dass alle Positionen des Auftrages mit ihren offenen Mengen in die Felder "zu liefern" oder "zu fakturieren"  eingetragen werden. 
Dazu zwei allgemeine wichtige Hinweise:
1. Wenn man in COMMERZ feststellt, dass eine Tätigkeit langsam, mühsam oder lästig ist (und somit viel Zeit in Anspruch nimmt), dann sollte man unbedingt sich trauen, die Hotline anzurufen. Nachdem es ein besonderes Anliegen der logics ist, mit COMMERZ äußerst effizient und schnell arbeiten zu können, gibt es sicherlich hierfür eine Lösung
2. Wenn man die Funktionen einer Software nur minimalst einsetzt, dann sollte man nicht meinen, dass es mit einer neuen Software anders wird. 

09.05

WWS

OP-Auskunft in WWS

Bisher konnte man sich die OFFENEN POSTEN eines Kunden nur dann anzeigen lassen, wenn die COMMERZ-ACTUELL-FIBU im Einsatz war. Dazu war es lediglich erforderlich, im Kopfbildschirm die "Wundertaste" F3 eizugeben:

In den einzelnen OFFENEN POSTEN werden auch die Fälligkeit und die Mahnstufen angezeigt; auch der gesamte Saldo wird oben ausgewiesen.
Zudem wird dann eine Information automatisch auf dem Bildschirm ausgegeben, wenn der Kunden für eine Rechnung bereits die 2. Mahnung erhalten hat oder wenn das Kreditlimit überschritten ist.
Letzteres wird ausgegeben, wenn zu Beginn der Erfassung oder am Ende der Erfassung (durch die neuen Positionen) die Bedingung für eine Meldung gegeben ist. 

Neu ist jetzt, dass diese Funktion auch beim Einsatz der DATEV-FIBU möglich ist. Dazu sind in regelmäßigen zeitlichen Abständen (z.B. täglich, nachts) aus DATEV die OPs zu exportieren und in eine "Mini"-COMMERZ-FIBU zu übertragen. Diese Funktionen können so automatisiert werden, dass kein weiterer Arbeitsprozess erforderlich ist.
Weitere Informationen gerne durch die Hotline.

05.05

TK

Was ist eigentlich "CODE"?

Auf dem Erfassungsbildschirm an der Kasse gibt es unten ein Feld mit der Bezeichnung CODE (und weitere Felder für MWST und PE.
Wozu werden die verwendet?

Im Normalfall werden die Artikel über den Scanner erfasst oder über weitere Zugriffsverfahren gefunden. Zudem hat man für allgemeine Artikel sich auch einige Standardartikel angelegt. Wenn man aber eine Artikelnummer eingibt und der Artikel ist nicht gespeichert, dann wird diese Position als Sonderartikel betrachtet. Dafür müssen aber einige Zusatzdaten eingegeben werden, wie z.B. der Mehrwertsteuersatz (0=19%), die Preiseinheit und bei "CODE" der EK-Preis. Dieser Preis ist netto, d.h. ohne Mehrwertsteuer, einzugeben. Statt der Eingabe eines absoluten EK-Preises kann man an dieser Stelle auch den Buchstaben "v" (steht für VK-Preis) und direkt nachfolgend einen ganzzahligen Prozentsatz eingeben. Der EK-Preis wird dann aus dem VK-Preis abzüglich Prozentsatz errechnet. 

Diese Eingabe sollte aber möglichst vermieden werden, weil man durch Anlage von einigen Standardartikeln alle Konstellationen (auch der Berechnung eines ungefähren EK-Preises) abdecken kann. 

Der Begriff "CODE" wurde damals verwendet um nicht das Wort EK-PREIS auf dem (teilweise für Kunden sichtbaren) Bildschirm darstellen zu müssen.

04.05

TKD

Zählerintervalle

Bei den Vertragsdaten für Miete, Wartung und Zähler kann man jeweils 2 Intervalle (in Monaten) angeben. Diese zwei Eingaben wurden deshalb eingeführt, um sich an zeitliche Intervalle anpassen zu können. Wird beispielsweise die Zählerstandsabrechnung immer zum Quartalsende durchgeführt und ein Vertrag aber ab dem 2. Monat des Quartals begonnen, dann setzt man das erste Intervall auf "2" (oder "5") und das 2. Intervall auf "3":

Wann wird nun das erste und ab wann das zweite Intervall verwendet ?

Entscheidend hierfür sind die Daten in den Feldern VERTRAGSBEGINN und ABGERECHNET BIS, sowie der beim Abruf der Vertragsrechnung einzugebende ABRECHNUNGSMONAT. 
Wenn zwischen diesen keine zeitliche Lücke vorhanden, wird das 1. Intervall, sonst immer das 2. Intervall angesetzt. In diesem Beispiel ist bis 31.01.2012 abgerechnet (wird auch automatisch gesetzt) und der Vertrag beginnt am 01.02.2012 --> keine zeitliche Lücke --> 1. Intervall. 
Nach der ersten Wartungsabrechnung verändert sich ABGERECHNET BIS auf 0312, sodass eine Zeitdifferenz zum VERTRAGSBEGINN vorliegt und später immer das 2. Intervall verwendet wird. 

Etwas problematischer wird es, wenn der Vertragsbeginn nicht auf dem 1. eines Monats liegt:

Dann wird das 1. Intervall verwenden, wenn der Abrechnungsmonat noch kleiner ist als die (zeitliche) Summe von ABGERECHNET BIS + 1. INTERVALL (was eigentlich immer der normale Fall ist). Das bedeutet, dass ein Abrechnungsmonat 0212 das 1. Intervall nutzt, ein Abrechnungsmonat größer als 0212 das 1 und das 2.Intervall verwendet.

Wenn in Ausnahmefällen Verträge nicht erwartungsgemäß erstellt werden, liegt das meist an der Konstellation dieser Daten. Deshalb sollte man bei manuellen nachträglichen Änderungen eine besondere Sorgfalt walten lassen.
Bei der Erfassung eines neuen Vertrages wird ABGERECHNET BIS automatisch auf Basis von VERTRAGSBEGINN berechnet und vorgegeben.

03.05

WWS

Vorabrechnung

Es gibt mehrere Möglichkeiten eine Vorabrechnung zu erstellen und die Auslieferung dann erst durchzuführen, wenn der Kunde bezahlt hat.

1. Rechnung und Gutschrift
a) Erstellung der Rechnung
b) sofortige Gutschrift (ist dann auch OK, wenn Kunde nicht zahlt
c) Nach Bezahlung Kopieren des Auftrages und erneute Rechnung
Diese Rechnung ist dann mit der Gutschrift auszugleichen.

2. Rechnung und interner Lieferschein
a) Erfassung eines Auftrages mit den vorgesehenen Artikeln und Menge, Versorgung "zu fakturieren".
b) Druck Rechnung.
c) Erfassung eines weiteren gleichen Auftrages mit Auftragsart 95 und Versorgung "zu liefern".
d) Druck Lieferschein, eine Rechnung wird für Auftragsart 95 nicht erstellt.
Der Nachteil ist hier, dass die Lagerbestandsführung nachträglich noch korrigiert werden muss, weil die Mengen zweifach abgebucht worden sind.

3. Auftragsarten 40 bis 79
Auch mit diesen speziellen Auftragsarten könnte man das Verfahren Vorabrechnung durchführen, jedoch sind hiermit Einschränkungen oder Zusatzaufwendungen erforderlich. Letzteres ist abhängig vom Anspruch auf korrekte Detail-Statistiken.

4. Abrufaufträge
a) Erstellung eines Abrufauftrages in der Angebotsbearbeitung mit der Angebotsart 10 mit den einzelnen Artikeln und Mengen.
b) Nach Erfassungsende Druck der Vorabrechnung. 
Hinweis: Diese Vorabrechnung ist gedacht, dass der Kunde die Abrufmengen vorab bezahlt; dabei wird aber keine Menge verändert, denn das passiert erst, wenn Mengen abgerufen werden. 
c) Erfassung eines Auftrages mit den gleichen Artikeln (Kopieren des Abrufangebots ist leider (noch) nicht möglich) mit den zu liefernden Mengen. Bei jeder Position erkennt COMMERZ, dass es sich um einen Abrufartikel handelt und reduziert die Position im Abrufangebot entsprechend.
d) Abruf des Lieferscheins, eine Rechnung wird nicht mehr erstellt, wenn nicht andere Artikel hinzugefügt worden sind.

Auch weitere Zwischenlösungen für Vorabrechnungen sind denkbar, auch z.B. die, dass der Kunde auf Basis der Auftragsbestätigung vorab bezahlt.

28.04

WWS

Zeitschriften und Jugendschutz

Nahezu alle Zeitschriften und Zeitungen haben einen EAN-Code und lassen sich deshalb auch an der Kasse leicht einscannen. Wenn Zeitschriften/Zeitungen an bestimmten Tagen (z.B. samstags) aber einen anderen Preis haben, dann ist es in COMMERZ auch nicht erforderlich, diesen permanent zu wechseln, sondern er ist im Normalfall im Strichcode mit enthalten. An der Kasse kann deshalb dieser mit eingelesen und gleich als Preis vorgegeben werden. 

Notwendig dazu ist lediglich, zwei allgemeine Artikel anzulegen mit den EAN-Codes beginnend mit 414 oder 419 (19 bzw. 7 % MwSt), da die Strichcodes der Zeitungen/Zeitschriften im Normalfall immer mit 414 bzw. 419 anfangen. Wenn dann der Strichcode der Zeitschrift/Zeitung gescannt wird, erkennt COMMERZ die ersten 3 Stellen als speziellen CODE und übernimmt den im Strichcode ebenfalls enthaltenen Preis als VK-Preis. Damit ist es auch nicht erforderlich, für Zeitungen, die unterschiedliche Preise haben, mehrere Artikel anzulegen.

Den EK-Preis, der dann auch unterschiedlich sein wird, kann man über den Prozentsatz im WAWI-Schlüssel sich automatisch errechnen lassen. Dazu ist es lediglich erforderlich, in den ersten 3 Stellen des eigentlich 6-stelligen WAWI-Schüssel einen Prozentsatz (z.B. 250 für 25%) hinterlegen, über den dann der jeweils unterschiedliche EK-Preis errechnet wird.

Durch Anlage von zwei weiteren Artikeln mit den EAN-Codes, die mit 439 bzw. 434 beginnen, können Artikel erkannt werden, die dem Jugendschutz unterliegen. Die haben üblicherweise immer einen EAN-Code der mit diesen Ziffern beginnt. Werden solche Artikel erkannt, wird die im Artikel hinterlegte Artikel-BSINFO auf dem Bildschirm als Warnung ausgegeben.

27.04

allgemein

Rechnungsdatum

Bei der Erstellung von Rechnungen ist besonders auf das Rechnungsdatum zu achten. COMMERZ nimmt in allen Programmen immer das Datum, das beim Einstieg unter DATUM vor- oder eingegeben worden ist:

Da immer das aktuelle System-Tagesdatum beim Aufruf der Programme von  COMMERZ vorgegeben wird, ist häufig eine Änderung dann notwendig, wenn man z.B. am Monatsanfang einen ganzen Block von Rechnungen schreibt, die aber noch in den Vormonat sollen, oder wenn man Zählerstände rückwirkend berechnet. Bei letzteren befindet man sich meist bereits im Folgemonat (z.B. im Juli) und muss das Rechnungsdatum dann auf den 30.6. setzen.

Die Statistikdaten werden entsprechend dem Rechnungsdatum gespeichert. 

Ganz besonders wichtig ist, dass eine Änderung des DATUMs nur für den betreffenden Bildschirm (Fenster) gilt, nicht also für alle anderen laufenden Programme. Vergessen sollte man auch nicht, nach einer Datumsänderung das Datum wieder auf das aktuelle Tagesdatum zu setzen.

Wichtig ist auch, dass man in COMMERZ-ACTUELL-WWS über die Zugriffsberechtigung eine Änderung des Datums generell sperren kann, um versehentliche Änderungen zu verhindern.

26.04

WWS

Struktur von Aufträgen

Die Rentabilität von Kunden-Aufträgen ergibt sich nicht nur aus den erzielten Bruttonutzen der einzelnen Artikel, sondern wird auch maßgeblich von Struktur der Aufträge, den Verfahren zur Auftragsabwicklung und der unmittelbaren Lieferfähigkeit bestimmt. So ist ein Kundenauftrag in einer Woche mit 10 Positionen besser als 10 Aufträge mit jeweils einer Position, andererseits sollten im Normalfall 10 Auftragspositionen nicht über mehr als 2 Lieferungen abgewickelt werden. 
Wie die Auftragsstrukturen im eigenen Unternehmen aussehen, lässt sich z.B. in den GESCHÄFTS-INFORMATIONEN im Menüpunkt TAGESDATEN abrufen. Bereits ohne ins Detail zu gehen kann man wichtige Daten über die Aufträge für einen vorgebbaren (auch längeren) Zeitpunkt und einzelne Absatzbereiche erkennen:

Beispielsweise kann man an diesen Daten feststellen, dass pro Auftrag im Schnitt 3.77 Positionen geordert wurden, dass aber auf jedem Lieferschein nur 2,58 Positionen im Schnitt enthalten waren. Rechnungen enthalten (bedingt durch Sammelrechnungen) jeweils 6,98 Positionen. Auch aus den Bestellungen ist abzuleiten, dass die Lieferanten von 10,99 Bestell-Positionen nur 7,69 Positionen (also nur etwa 30%) liefern. 
Wenn man die Auskunft vertieft (1=AUFTRÄGE), erhält man auch noch Informationen über die Erst- und Nachlieferungen (unterteilt auch noch nach Lager- und Nichtlager-Artikel).
Diese Daten entstehen automatisch und sollten schon einmal öfters kontrolliert werden, um ggf. geeignete Maßnahmen im Bereich der Auftragsbearbeitung und Auftragsabwicklung ergreifen zu können.
 

25.04

TKD

Auslaufende Verträge

Es ist in TKD besonders wichtig, rechtzeitig Informationen über den Auslauf von Verträgen zu erhalten. Deshalb gibt es unter der VERTRAGSABRECHNUNG den Menüpunkt AUSLAUFENDE VERTRÄGE: 

Damit wurden früher bei Eingabe eines Enddatums im Feld VERTRAGSENDE alle Geräte ausgedruckt, deren Enddatum kleiner als dieses Datum ist. Das hatte aber zur Folge, dass auch "uralte" Geräte mit ausgewiesen wurden, obwohl man eigentlich nur wissen möchte, welche Verträge (z.B. ab heute) in nächster Zeit enden.

Die Abfrage wurde deshalb um eine weitere Datumsangabe (NICHT BERÜCKSICHTIGEN BIS) erweitert. Wenn man hier z.B. das Tagesdatum eingibt, werden nur die Geräte ausgewiesen, die ab heute bis zum vorgegebenen VERTRAGSENDE auslaufen. 

Wenn man z.B. bei NICHT BERÜCKSICHTIGEN BIS ein Datum in der Zukunft (z.B. den 1.1. des Folgejahres) eingibt, erhält man alle Geräte deren Verträge erst ab diesem Datum auslaufen.

12.04

allgemein

Ferien

Wegen den Osterferien erscheint der nächste Eintrag in den logics-news erst wieder am 25.4.2022.

11.04

TK

Staffelpreis an der Kasse

Kunden verlangen häufig (und gerade im Ladengeschäft), dass sie Artikel zu Staffelpreisen erhalten, auch wenn sich die Artikel nur durch verschiedene Farben unterscheiden. Wenn beispielsweise ein Ordner ab 5 Stück statt EUR 3,07 nur noch EUR 2,96 kostet und der Kunde nimmt 4 blaue und 4 schwarze Ordner, dann möchte er für alle Ordner nur je EUR 2,96 bezahlen.
Im Streckengeschäft gibt es die Möglichkeit über den Menüpunkt 14. POSTIONEN KUMULIEREN für Aufträge gezielt solche Konstellationen zu erkennen und die Preise entsprechend anzupassen.
Im Ladengeschäft wurde diese Funktion auch integriert, womit dann  automatisch die bisherigen Positionen geprüft und die Preise danach gegebenenfalls nach Bestätigung direkt geändert werden:
Ausgangssituation (man sieht unten auch noch den nächsten Staffelpreis):

Nach Eingabe F2 (Erfassungsende):

Nach Kumulierung:

Einsatz dieser Funktion bitte (vor allem wegen der Erkennung gleichartiger Artikel) mit der Hotline absprechen. 
 

07.04

WWS

schneller zum ERW-Bildschirm

Es kommt häufig vor, dass man Informationen aus einer Auftragsposition benötigt oder in dieser etwas ändern möchte. Dazu ruft man normalerweise den Auftrag wieder auf und gibt die Positionsnummer ein:

Wenn sich die Daten nun auf dem ERW-Bildschirm befinden (wie z.B. EK-Preis oder Lieferant), dann musste man früher 1=ÄNDERUNG eingeben, dann F2 drücken, um wieder in die unterste Zeile zu gelangen, und erst dann konnte man über 2=ERW-BS die Daten des ERW-Bildschirm ansehen bzw. ändern 
  
Das sind insgesamt (mit ENTER) 5 Tastatur-Eingaben.
Deshalb wurde der Weg zum ERW-Bildschirm dadurch erheblich schneller gemacht, dass man nach Aufruf der Position gleich mit CURSOR RECHTS in diesen verzweigen kann (und mit CURSOR LINKS auch wieder zurückkommt).

06.04

FIBU

Buchen mit Kontrollsummen

Abstimmungen verschiedenster Art sind in der FIBU unerlässlich, um frühzeitig etwaige Fehler schon bei der Eingabe erkennen und korrigieren zu können. Deshalb kann man in der COMMERZ-FIBU bei der Eingabe von KS beim ABLAUF-KENNZEICHEN Kontrollsummen eingeben, die einen ganzen Erfassungsvorgang mit überwachen helfen. Die Kontrollsumme stellt entweder die Summe aller zu erfassenden Beträge, die separat addiert worden sind, oder Stand zum Kontoanfang und zum Kontoende eines Geldkontos dar. Das Verfahren Kontrollsummen kann man sowohl in der Dialogerfassung als auch in der Stapelverarbeitung einsetzen.

Die Kontrollsummen sind aber abhängig vom Buchungstyp:

1. Buchungstyp = Eingangsrechnungen 
(z.B. mit vorheriger Summierung der Eingangsrechnungen). Die Kontrollsumme bezieht sich auf das Konto und ist deshalb mit einem H(aben)-Kennzeichen zu versehen: 

Nach einer Buchung reduziert sich die linke Kontrollsumme und die rechte Kontrollsumme erhöht sich entsprechend.
Beispiel für eine Kontrollsumme von 1000,00 und nach einer Buchung von 200,00:

Nach der letzten Buchung sollte die linke Kontrollsumme deshalb gleich Null sein und die rechte Kontrollsumme den Ausgangswert enthalten. Wenn man die Rechnungen "auf Streifen" summiert, sollte man öfters einmal Zwischensummen drucken, die man dann mit den Kontrollsummen vergleichen kann. 

2. Buchungstyp=Zahlungen (Zahlungen)
Nach der Anforderung der Kontonummer des Bankkontos ist der aktuelle (letzte gebuchte) Saldo des Bankkontos bei KS einzugeben, der mit dem in der FIBU vorliegenden abgeprüft wird. Als Endsaldo ist der Saldo des letzten Kontoauszugs einzugeben.
 
Nach einer Kundenzahlung über EUR 200,00 sehen die Kontrollsummen dann folgendermaßen aus:

Die Kontrollsumme für Bankkonten ist nicht mehr unbedingt erforderlich, weil der Saldo unter AKT.SALDO GEGENKONTO angezeigt wird oder weil man die Superfunktion von Bankboy nutzt, bei der die Bankbuchungen komplett und weitgehend zugeordnet automatisch in die FIBU einfließen. 

05.04

TKD

Globale 
Pooländerungen

Bei vielen Fachhändlern hat sich die Anzahl der Geräte in den Pools drastisch erweitert. Deshalb ist es immer mit erheblichem Aufwand verbunden, wenn generelle Änderungen, wie z.B. Endtermine, Intervalle, Zahlungsbedingungen oder Kopienpreise in jedem Geräte zu ändern sind. Neben dem Aufwand besteht auch noch die Unsicherheit, ob nun auch alle Geräte richtig geändert worden sind. 

Die TKD-Erweiterung läuft so ab, dass bei Änderung eines relevanten Datenfeldes bei einem Poolgeräte abgefragt wird, ob diese Änderung auch bei den anderen Poolgeräten durchgeführt werden soll. Wenn ja, wird diese Änderung überall eingetragen, es sei denn der ursprüngliche Inhalt unterscheidet sich bei einem Poolgerät (z.B. könnte ein gänzlich anderes festes Enddatum bei einem Poolgerät schon eingetragen worden sein). Dann kann die Änderung wahlweise eingetragen werden oder nicht. 

Es lassen sich zwar nicht alle Gerätedaten global ändern, aber zumindest die für die Verträge wichtigen Informationen sind alle dabei.
Für Fachhändler im "riesigen" Pools ein optimales Werkzeug. 

04.04

WWS

Auftragswertliste

Ein wichtiges Werkzeug, um Aufträge zu ermitteln, die irgendwie "hängengeblieben" sind, ist die AUFTRAGSWERTLISTE. Sie kann in der AUFTRAGSBEARBEITUNG über den Menüpunkt 16 mit folgenden Auswahlmöglichkeiten aufgerufen werden:

Ganz entscheidend dabei ist die Eingabe bei UMFANG, denn dort kann man über "2" alle Aufträge sich ausgeben lassen, bei denen der Auftragswert nicht dem fakturierten Wert entspricht. Dabei können z.B. Aufträge aufgezeigt werden, die noch überhaupt nicht bearbeitet wurden, für die kein Lieferschein abgerufen wurde oder für die nicht alles berechnet wurde. Eine Auswertung mit kleinerem Umfang erhält man über den UMFANG "4", nämlich alle Aufträge die noch nicht fakturiert worden sind.
Für jeden Auftrag werden die Werte für 
o Auftragswert
o Restwert
o Wert in "zu liefern"
o Wert in "zu fakturieren"
o Wert in fakturiert
ausgewiesen.
Über den Datumsbereich kann man die neuesten Aufträge, die ja gerade noch in Bearbeitung sind, ausschließen oder die Aufträge  älteren Datums gezielt auswählen.

Diese Auswertung sollten Sie unbedingt des Öfteren einmal abrufen, um auch die "vergessenen" (nicht vollständig oder gar nicht bearbeiteten) Aufträge noch rechtzeitig abschließen zu können.
Bei vielen COMMERZ-Anwendern hat sich dabei herausgestellt, dass etliche Aufträge zwar geliefert, aber nie berechnet worden sind, oder dass Aufträge nur erfasst , aber überhaupt nicht weiterbearbeitet worden sind.

31.03

allgemein

Bestellwesen

Das Bestellwesen wird für den Fachhändler immer wichtiger. Wussten Sie schon, dass es in COMMERZ-ACTUELL verschiedene Formen der Erstellung von Bestellvorschlägen gibt, die dann ohne besonderen Aufwand in eine Bestellung umgewandelt werden können?


o Automatischer Bestellvorschlag bei Lagerbestandsführung
  

o Einfaches Erfassen von Bestellvorschlägen für einzelne Lieferanten 

o Automatischer Bestellvorschlag ohne Lagerführung (Vorratsbestellung)

o Schnellerfassung für einzelne Lieferanten

o Schnellerfassung Sammelvorschlag (mehrere Lieferanten und Auflösung)

o auftrags- und kommissionsbezogene Bestellvorschläge in OBJ


Zudem gibt es noch die automatische Generierung von Bestellungen direkt aus der Auftragsbearbeitung heraus und die Abwicklung der Kundenaufträge über Bestellungen an gängigen Logistikzentren (z.B. LS3). 

Weitere Vorteile sind
o die Darstellung der EK-Preise bei anderen Lieferanten
o die Verteilung der Lieferungen auf offene Aufträge
o die Kontrolle über offene Bestellungen mit Mahnwesen
o Verfolgung von Reklamationen und Garantien
o Rechnungskontrolle
o das Bestellwesen kann auch nur für einige wenige Lieferanten mit großem Bestellvolumen eingesetzt werden.

In COMMERZ-OBJ gibt es ein auftragsbezogenes Bestellwesen, womit die Termine für die Lieferung von Artikeln, die von verschiedenen Lieferanten kommen, koordiniert werden können. 
  

Wann fangen Sie mit dem Bestellwesen in COMMERZ-ACTUELL an, anstatt alles manuell mit Zettelchen zu machen ?

30.03

TKD

Korrektur Historie

Sowohl die Auftrags- als auch die Vertragsdaten werden in der Historie gesammelt und können beauskunftet oder gelistet werden. Die einzelnen Aufträge und Auftragspositionen sollten einen chronologischen Ablauf darstellen, der aber ganz wesentlich von den Daten bei der Leistungserfassung abhängt. Da zu diesem Zeitpunkt häufig der Tag der konkreten Lieferung/Leistungserbringung oder der Zählerstand nicht bekannt sind und somit nicht eingegeben werden (können), ist es erforderlich, diese ggf. nachträglich korrigieren zu können. Hierzu wurde in der DATEIPFLEGE der Menüpunkt KORREKTUR HISTORIEDATEN eingefügt:

Die Korrekturmöglichkeiten beschränken sich auf DATUM, ZÄHLERSTAND und MENGE, wobei Änderungen in der Menge (wohl sehr selten) zusätzlich noch manuell nachgebucht werden müssten.
Wichtiger ist, dass über diese Änderung ein korrekter zeitlicher Ablauf und ein kontinuierlicher Zählerstandsverlauf (wieder) hergestellt werden kann. 

29.03

TK

Kunde ändern

Nicht selten kommt es an der Kasse vor, dass man die Erfassung eines Auftrages mit dem Standardkunden beginnt und der Kunde erst später äußert, dass er doch für die Firma xyz einkauft. Sollten für diese Firma andere Preise gelten, ist der ganze Auftrag nicht korrekt, müsste storniert und neu erfasst werden. 
Das lässt sich aber vermeiden, wenn man nur über 3=ANDERER ABSCHLUSS die Funktion "KUNDENNUMMER ÄNDERN" aufruft. Dann wird für alle Positionen eine neue Preisfindung durchgeführt und etwaige Sonderkonditionen des Kunden damit entsprechend berücksichtigt. 
Die Funktion KUNDENNUMMER ÄNDERN kann man auch für folgende Situation nutzen:
Normalerweise ist der Standardkunde so eingerichtet, dass er nie nur auf Lieferschein einkaufen darf (BS-INFO =900). Wenn man sich einen zweiten (Standardkunden)Kunden anlegt, bei dem dieses aber erlaubt ist, dann kann man den erfassten Auftrag auf diesen "umschalten". 
Folgende Voraussetzungen sollten aber erfüllt sein:
1.Der Kunden hat keine besonderen Konditionen
2. Die echte Adresse muss eingetragen werden (2 * F1)
Diese Situation sollte aber immer die Ausnahme sein  

28.03

WWS

externe Aufträge

In der Auftragsbearbeitung gibt es den Menüpunkt 20 (EXTERNE AUFTRÄGE), über den weitgehend beliebige Aufträge, die über andere elektronische Medien zum Fachhändler gelangen, ins COMMERZ übernommen werden können. 
 

Bei der Auswahl 20. EXTERNE AUFTRÄGE können dann die verschiedenen Importvarianten aufgerufen werden. Auch die Schnittstelle WEBSHOP ist ggf. dabei enthalten. Die Programme, die dann aufgerufen werden können, lesen die externen Auftragsdaten ein und generieren entsprechende COMMERZ-ACTUELL-Aufträge. Ein Protokoll, das abgerufen werden kann, weist die Aufträge aus und zeigt auch mögliche Fehler an.

Typische Verwendung dafür sind Aufträge, die von Kunden über Webshops erfasst wurden. Aber auch Aufträge, die aus anderen Bestellprogrammen der Kunden stammen, lassen sich über diese Schnittstelle automatisch in COMMERZ-Aufträge umwandeln. 

Da es immer häufiger vorkommt, dass Kunden ihre Aufträge nicht mehr telefonisch oder über Fax sondern diese aus eigenen Bestellprogrammen heraus elektronisch übergeben, sollten diese Daten auch ohne Medienbruch direkt als COMMERZ-Aufträge übernommen werden. Logics hat dazu bereits eine Fülle von auch individuellen Verfahren und Abläufen realisiert. Wenn so ein Fall vorliegt, sollte man unbedingt sofort mit unserer Hotline Kontakt aufnehmen. Sie findet sicherlich eine Lösung, dass die Daten ohne Fehler und ohne Zusatzaufwand direkt ins COMMERZ übernommen werden können.
Wenn der Kunde seine Bestellungen (in COMMERZ dann Aufträge) über ein spezielles Bestellprogramm erzeugt und dabei auch noch eigene Artikelnummern verwendet, dann ist auch dieses für COMMERZ kein Problem, weil man dort für jeden Artikel kundeneigene Artikelnummern anlegen kann.

24.03

TKD

Korrektur Zählerabrechnung

Wenn ein Kunden die Zählerabrechnung moniert, weil ein zu hoher Zählerstand angenommen wurde und die Abrechnung wegen weiteren Vertragsabrechnungen (z.B. Wartung) nicht mehr rückzusetzen ist, denn gibt es in COMMERZ-ACTUELL keine direkte Korrektur dieser Vertragsabrechnung. Lösungen dazu sind gesonderte Gutschriften oder (negative) SONSTIGE ERLÖSE. 
Es gibt aber eine Lösung, bei der dem Kunden die zu viel berechneten Kopien gutgeschrieben werden und bei der auch die statistischen Daten wieder auf einen stimmigen Stand gebracht werden können. 
Das Verfahren nutzt die Freien Einheiten aus, die bei Poolformat 0 auch zu negativen Abrechnungswerten führen können. Dazu sind bei dem betreffenden Gerät die Daten zwischenzeitlich zu ändern und danach wieder einzutragen. Wie im nachfolgenden Beispiel dargestellt werden dem Kunden dann Zählerstände (hier 10.000) durch negative Rechnung  gutgeschrieben:
  
Es gibt eine ausführliche Beschreibung des Verfahrens mit Beispielen (negative-zähler-abrechnung.doc), bei Bedarf bitte bei unserer Hotline anfordern.

23.03

WWS

falsche Rechnung 

Wenn bei der Auftragserfassung ein Auftrag auf einen falschen Kunden erfasst worden ist, dann kann man das in COMMERZ-ACTUELL-WWS ganz einfach wieder korrigieren. 
Welche Aktionen man bezüglich des falschen Auftrages durchführen muss, hängt davon ab, was bereits mit dem Auftrag abgewickelt  worden ist (nur erfasst, Lieferschein und /oder Rechnung erstellt). Auf jeden Fall muss man diese Aktionen rückgängig machen (z.B. mit Erstellen einer Gutschrift). Wenn der Auftrag lediglich erfasst worden ist, sollte man auf keinen Fall im "Erweiterten Kopfbildschirm" die Adresse einfach ändern, weil alle Umsätze dann auf den falschen Kunden verbucht werden.
Um den Auftrag erneut (mit richtigen Kunden) zu erstellen, muss man den Auftrag nicht nochmals gänzlich neu erfassen, sondern man kann über KOPIEREN AUS ANGEBOT/AUFTRAG die Positionen des alten Auftrages komplett übernehmen.
 
Diese Funktion des Kopierens kann man aber auch dann sehr gut verwenden, wenn man aus einem (großen) Auftrag einzelne Positionen gutschreiben möchte oder daraus einen neuen Auftrag erstellen möchte.

22.03

OBJ

Bestellwesen

Die Bausteine COMMERZ-WWS und COMMERZ-OBJ unterscheiden sich nicht nur durch die Möglichkeiten Langtexte zu verwenden sondern auch darin, dass das Bestellwesen ein gänzlich anders ist. Wird in WWS die Bestellung meist lagerbezogen vorgeschlagen, ist sie in OBJ immer auftragsbezogen:

Dabei werden die späteren Bestellungen nach Lieferant und Auftrag getrennt ausgewiesen. 
Die Funktionen im Menüpunkt BESTELLVERWALTUNG beinhalten genau die Abwicklungen eines Einrichtungsauftrages,

die sich über die BESTELLÜBERWACHUNG noch optimal kontrollieren lassen:

Sind in einem Auftrag Lieferungen von mehreren Lieferanten  enthalten, kann nach dem Erhalt der Auftragsbestätigungen ein Plantermin festgelegt werden und dem Kunden der Termin in Form einer Kunden-Auftragsbestätigung mitgeteilt werden. Nach dem Verbuchen von Liefereingängen können dann Kundenlieferscheine erstellt werden. Beide Formulare lassen sich direkt im Bestellwesen (also genau dort, wo die entsprechende Eingabe gerade erfasst worden ist) abrufen.

Mit dieser Funktionen lassen sich Einrichtungsaufträge optimal abwickeln; vor allem auch deshalb weil durch WORD-Integration in OBJ-neu viele Möglichkeiten der Gestaltung von Formularen gegeben sind.

21.03

FIBU

Steuerkennzeichen

Wie funktioniert eigentlich das mit den Steuerkennzeichen, die ja in  WWS, OBJ und TKD anders belegt sind als in der FIBU?

In WWS, OBJ und TKD kann man unter MWST-SCHLÜSSEL die 3 üblichen Mehrwertsteuern verschlüsseln, nämlich
0 für den Standard-Mehrwertsteuersatz (19%)

1 für den reduzierten Mehrwertsteuersatz (7%)

4 für den Mehrwertsteuersatz 0%.
So  werden die Ausgaben auch im Rechnungsausgangsbuch gespeichert.

In der FIBU kann man im Parametersatz 3 und 4 Kennzeichen für die Steuern definieren:
 
Dabei wird auch unterschieden zwischen Mehrwertsteuer und Vorsteuer (Steuerart). Die Steuerkennzeichen können beliebig (ohne Berücksichtigung der Mehrwertsteuer-Schlüssel aus WWS, OBJ oder TKD) vergeben werden. 

Bei der Übernahme der Ausgangsrechnungen in die FIBU findet nun eine Umsetzung statt. Wenn eine Ausgangsrechnung z.B. mit dem Mehrwertsteuer-Schlüssel 0 (für 19%) behaftet ist, dann sucht das FIBU-Programm diese Tabelle ab nach Prozentsatz = 19,0% und Steuerart=1 (Mehrwertsteuert) und findet so das Kennzeichen gleich 1, das dann in die FIBU-Buchung eingetragen wird. Ebenso würde ein Mehrwertsteuer-Schlüssel 1 (7%) zu einem Steuerkennzeichen von 2 führen.

Die Parametersätze 3 und 4 werden von oben nach unten durchsucht, sind mehrere gleiche Kombinationen vorhanden, wird das erste gefundene Steuerkennzeichen genommen.

Es gibt zwei Bildschirme für die Anlage der Steuerkennzeichen, die auf verschiedene Datumsbereiche beziehen können (GÜLTIG AB). Damit kann man sich in verschiedenen Jahre verschiedenen Steuersätzen vorgeben lassen. 
Wichtig ist auch die Spalte SORTIERUNG, denn wenn dort eine Null steht, wird die Zeile nicht in der UStV ausgewiesen.

 

Das Suchverfahren hat zu einem - noch nicht gelösten - Problem geführt, weil in COMMERZ-WWS/TKD/OBJ zwei Typen von mehrwertsteuerfreien Ausgangsrechnungen entstehen können (EU und nicht-EU). Dabei findet COMMERZ-ACTUELL immer nur ein Steuerkennzeichen (das erste, das 0% und Mehrwertsteuer entspricht) und verbucht alle Umsätze unter diesem Steuerkennzeichen (erkennbar in der UStV). Differenzierbar sind die Umsätze immer noch, weil sie (definierbar in den Parametersätzen WWS und TKD) üblicherweise auf verschiedene Erlöskonten verbucht werden. 

17.03

WWS

Auftragsstrukturen

Für den Fachhändler ist es nicht unwichtig zu wissen, wie zum einen die Auftragsstrukturen seiner WWS-Aufträge aussehen und zum anderen welche Daten (Positionen) auf Lieferscheinen und Rechnungen ausgegeben werden. Er kann zwar nicht maßgeblich das Auftragsverhalten der Kunden ändern, aber er kann schon in gewisser Weise etwas Einfluss darauf nehmen. Auch eine kritische Prüfung schon bei der Auftragserfassung ist angesagt, damit nicht LS3-Aufträge über 3 Bleistifte (EUR 0,24) erfasst werden, wenn der Kunde dafür noch EUR 4,95 für Versand bezahlen muss. Entscheidend ist aber auch, dass er sich zunächst einmal ein Bild über die Struktur der Aufträge und der Formularausgaben macht. 

Eine Möglichkeit ist der Abruf der AUFTRAGSSTATISTIK:
http://www.logicssystems.de/images/2018-06-13.jpg
Zum Beispiel mit folgendem Ergebnis:


Detailliertere Informationen erhält man über die TAGESDATEN:

An diesem Beispiel ist zu erkennen, dass Aufträge mit nur 1,35 Positionen erfasst wurden, Lieferscheine mit 1,42 und Rechnungen mit 1,63 Positionen erstellt wurden. 
Weiterhin kann man auch die Aufträge detaillierter betrachten:

Man erhält dann Informationen über Erstlieferung und Nachlieferung und in wie weit Lagerartikel und Bestellartikel bei beiden betroffen waren. Die Werte für die Rechnungen differieren hier, weil bei den Auftragsdaten Gutschriften nicht berücksichtigt worden sind (nur  Auftragsart 0 bis 9).

Eine direkte Möglichkeit, Kleinstaufträge zu verhindern, ist das Setzen von "ANFÜGEN ERLAUBT" bei "besonderen" Kunden. Dabei prüft COMMERZ-ACTUELL, ob noch (neue, unbearbeitete) Aufträge vorhanden sind und fügt dann (getrennt durch eine Textposition) weitere Positionen an. 

Wir empfehlen auf jeden Fall, die genannten Auswertungen einmal abzurufen, die Zahlen zu überprüfen und ggf. entsprechende Maßnahmen zu veranlassen.

16.03

TKD

Tonerstatus

COMMERZ-ACTUELL-TKD liefert genügend Informationen, um zu bestimmen, ob ein Kunde für ein Gerät noch Toner bekommen soll oder nicht. Als Beispiel nur folgende Auskunft, die bei der Auftragserfassung, Auftragsänderung oder Leistungserfassung  abrufbar ist (TONERINFO auf "J" setzen):

In diesem Beispiel wurde der aktuelle Zählerstand von 45.000 im Kopfbildschirm eingegeben, der auch gleich entsprechend berücksichtigt. wird. 
Die Zahlen über TONER-SOLL (wie viel Toner würden im Schnitt für die Anzahl der Kopien benötigt) und ÜBERHANG (wie viel Toner müsste der Kunde für das Gerät noch vorrätig haben)  und seine neue Toneranforderung können Entscheidungsmerkmale dafür sein, ob der Kunden für dieses Gerät schon wieder Toner benötigt oder nicht. 
Zudem werden im oberen Teil die einzelnen Tonerlieferungen angezeigt, aber nur dann wenn der betreffende Auftrag auch abgeschlossen ist.

Bei gezielter, korrekter und vollständiger Dateneingabe liefert COMMERZ wichtige und exakte Hinweise über den Tonerverbrauch.
Die Berechnung des Tonerverbrauchs in Abhängigkeit von den Kopien genau zu ermitteln, ist jedoch erschwert, weil zwei Faktoren häufig nicht aktuell zur Verfügung stehen:
1. Aktueller Zählerstand
Dieser ist zwar bei einem Technikerbesuch oder bei einer Zählermeldung exakt, aber meist dann nicht mehr, wenn der Kunde wieder Toner anfordert. 
2. "Gehorteter" Toner
Die Menge an Toner, die noch im Schrank beim Kunden "schlummert", ist ebenfalls nicht exakt bekannt.
3. Die Angabe im Modell-Stammsatz von "Kopien pro Toner" ist ein Durchschnittswert und mag für bestimmte Einsätze nicht stimmig sein.

Die Auskunft über die Toner-Lieferungen ist auch in der  TONER-VERBRAUCHSAUSKUNFT gesondert abrufbar.

15.03

allgemein

Sperren von Daten

Ganz generell für die gesamte Datenverarbeitung gilt, dass gespeicherte Informationen nicht von mehr als einem Arbeitsplatz gleichzeitig geändert werden dürfen, sofern es wie in Datenbanken nicht feldweise passiert. 
Dieses kann man an einem kleinen Beispiel schnell erläutern, das davon ausgeht, dass eben keine Sperren wirken:

1. Arbeitsplatz A ruft den Kunden XYZ zu Änderung auf und ändert die Rechnungsadresse am Bildschirm
2. Arbeitsplatz B ruft ebenfalls den Kunden XYZ auf (immer noch mit der alten Rechnungsadresse) und ändert die Zahlungsbedingungen am Bildschirm
3. Arbeitsplatz A beendet die Änderung und schreibt die Kundendaten in die Kundendatei zurück (die Rechnungsadresse ist jetzt die neue, die Zahlungsbedingung noch die alte)
4. Arbeitsplatz B beendet die Änderung und schreibt die Kundendaten in die Kundendatei zurück (dabei wird jetzt die Zahlungsbedingung geändert, aber die alte Rechnungsadresse wieder eingetragen).

Um solche Konflikte zu vermeiden, wurden im ganzen COMMERZ Sperren integriert, die aber bei einem normalen Ablauf zeitlich so gesteuert sind, dass sie
o nur in einem minimalen Zeitraum wirken
o eine Meldung ausgeben, wenn ein Konflikt aufzutreten droht.
COMMERZ lässt eine Weiterverarbeitung so lange nicht zu, bis die Sperre wieder aufgehoben ist (Beenden der entsprechenden Funktion).
Im Laufe der Zeit wurden die Informationen über solche Sperren wesentlich verbessert:
1. Die Meldung "....GESPERRT" enthält jetzt einen Hinweis, an welchem Arbeitsplatz der Datensatz gesperrt ist  
 
Sie bedeutet, dass in COMMERZ-WWS im Aufgabenkomplex 9 (STAMMDATENVERWALTUNG) im Untermenüpunkt 1 (KUNDEN) am   Bildschirm mit dem Namen LOGICS-HSThst) der Kunde gerade gesperrt ist (weil z.B. dort gerade der Kunde geändert wird). 

2. In den Hilfsprogrammen können alle gesperrte Datensätze (zum Beispiel vor dem Ausschalten des Systems) ansehen kann:

und bei Auswahl 3:

In diesem Untermenü ist auch das gezielte Entsperren möglich (im Untermenü 2 auch für Kunden, Artikel und Lieferanten). Diese Funktion sollte aber nur dann eingesetzt werden, wenn die Sperre nicht durch das Verlassen der Funktion aufgehoben werden kann (solche Situation kann z.B. durch den "Absturz" eines PCs entstehen). Auf keinen Fall sollte man das Entsperren starten, wenn die Sperre durch Verlassen der Funktion aufgehoben werden kann.  

14.03

TK

Inkasso an der Kasse

In der Kasse kann man auch die Bezahlung von Kundenrechnungen vornehmen (RECHNUNGSINKASSO):
 
Wichtig dabei ist, dass die erfassten Daten nicht automatisch an die FIBU übergeben werden. Deshalb sollte man am Ende möglichst die "3" (BUCHEN MIT BELEGDRUCK) eingeben, damit für die Buchhaltung auch einen Beleg erstellt wird.
Die einzelnen Vorgänge (mit allen Eingaben) werden aber auch im Kassenvorgangsprotokoll ausgewiesen, das man z.B. nur für die Inkasso-Vorgänge auch gezielt abrufen kann.

10.03

WWS

Kundeneigene Artikelnummern

Insbesondere Großkunden bestellen oft Artikel mit ihren eigenen Artikelnummern. Das ist in COMMERZ-ACTUELL überhaupt kein Problem, wenn diese Artikel - was ja auch meist der Fall ist - als Nettopreise angelegt werden. Zur Eingabe ist es nur erforderlich, im Kopfsatz des Nettopreisangebotes das Feld KUNDEN-ARTIKELNR auf "J" zu setzen:

Danach ist bei jeder Position die betreffende kundeneigene Artikelnummer einzugeben (gegebenenfalls auch mit einer Sollmenge=Planmenge):

Bei der Auftragserfassung kann dann direkt bei ARTIKELNUMMER die kundeneigene Artikelnummer eingegeben werden. Wenn der Artikel gefunden ist, wird die Artikelnummer ausgetauscht und zur Kontrolle die kundeneigene Artikelnummer unten nochmals angezeigt:

Auf allen Formularen, die an den Kunden gehen, wird selbstverständlich auch immer die kundeneigene Artikelnummer mit ausgedruckt; auf internen Belegen, z.B. auf den Komm-Belege, wird die eigene Artikelnummer verwendet.
Mit diesem Verfahren erspart man sich das Arbeiten mit  Referenzlisten und ggf. eine manuelle Korrektur der Formulare, um die kundeneigene Artikelnummer einzubringen. 
Mit der Hotline ist abzustimmen, wenn die kundeneigene Artikelnummer zu lang ist.
Auch wenn der Kunde mit seiner eigenen Artikelnummer elektronisch bestellt, wird dem Artikel die interne Artikelnummer des Fachhändlers automatisch zugeordnet.
 

09.03

FIBU

Abstimmung Steuer

Die Funktion "ABSTIMMUNG STEUER" ruft man üblicherweise auf, um die Umsatzsteuer-Voranmeldung zu verifizieren und um etwa falsche Steuerzuordnungen zu erkennen und beheben zu können. 

Dazu wählt man bei AUSWAHL 2 normalerweise immer die Ziffer "1".

Wenn man jedoch dort die Ziffer "2" eingibt, dann werden die Salden der Sachkonten ausgewiesen und man kann diese mit der Summen- und Saldenliste vergleichen und abstimmen. 

Durch die Auswahl des Steuerkennzeichens kann man sich gezielt  die Buchungen ausweisen lassen, die z.B. eine außergewöhnliche Steuer enthalten.

08.03

TKD

Gerätenummern

Für jedes Gerät gibt es für jedes Gerät zwei Gerätenummern, die Herstellergerätenummer (meist die vom Hersteller zugeordnete Seriennummer) in einer Länge von 20 Zeichen und die frei zu vergebene sog. Gerätenummer in einer Länge von 9 Zeichen. Auch wenn die Anzahl der Stellen unterschiedlich sind, werden häufig beide Nummern identisch  belegt.
Wichtig ist nun, dass in solchen Fällen bei der Anlage eines neuen Gerätes die Gerätenummer nicht zweifach eingegeben werden muss, die zweite Gerätenummer aus der Ersteingabe kopiert werden kann.
Dazu muss man lediglich bei der zweiten Gerätenummer die "Wundertaste" F3 eingeben.
Beispiel beim Liefereingang im Maschinenbuch:
Nach Eingabe Gerätenummer: 
 
Nach Eingabe F3:

Oder in der Installationsverwaltung (nach Eingabe von F3):

Oder im Bestellwesen (nach Eingabe von F3):

Dieser Kopiervorgang ist letztlich an allen Stellen möglich, an denen beide Gerätenummern einzugeben sind und bedeutet eine schnellere und sichere Erfassung der zweiten Gerätenummer.

Die 9-stellige Gerätenummer fungiert auch häufig als sogenannte Servicenummer; bei einigen Fachhändler ist sie auch nur etwa 4-stellig nummerisch, also leicht zu merken und einzugeben.

07.03

WWS

Rechnungsausgangs- buch drucken

Zum Druck des Rechnungsausgangsbuches sind folgende Eingaben erforderlich:

Wichtig dabei sind die folgenden Felder:
SORTIERUNG
Wählt man die Sortierung RECHNUNGSNUMMER, werden fehlende Rechnungsnummern ausgewiesen (RECHNUNGSNUMMER FEHLT). Diese Situation dürfte eigentlich nicht vorkommen, kann aber auch durch die Wahl bei DATUM und KUNDE eintreten. Ggf. sollte man am Monatsende diese Auswertung zur Kontrolle einmal abrufen.
MIT BUCHUNGSDATEN (J/N)
Bei Eingabe von "J" wird für jede Rechnung die Verteilung der Nettobeträge auf verschiedene Erlöskonten ausgewiesen. Wichtig dabei ist, dass dann auch am Ende die Summen dargestellt werden, die auf die einzelnen Erlöskonten verbucht werden. Wenn dabei ein Betrag unter dem Erlöskonto "00000" aufgeführt ist, konnte bei einer oder mehreren Rechnungen ein Erlöskonto nicht zugeordnet werden.
Diese Auswertung sollte man am Monatsende abrufen, um einen Vergleich mit den FIBU-Erlöskonten machen zu können.
TYP
Mit "1" werden die Rechnungen aus der Auftragsbearbeitung ausgewiesen, aber auch Kassenaufträge, wenn die Rechnung nur mitgenommen wird oder wenn dort ein Lieferschein erstellt wird und die Rechnung später in der Auftragsbearbeitung oder der Fakturierung geschrieben wird. 
Mit "2" erhält man eine Aufteilung der Kassenaufträge nach den verschiedenen Erlöskonten. Diese Daten können dazu dienen am Monatsende die endgültige Umbuchung der Kassenerlöse auf die korrekten Erlöskonten durchzuführen. 
NUR LASTSCHRIFTEN
Es werden alle Rechnungen ausgegeben, die über Lastschriften eingezogen werden. Damit hat man einen Überblick über alle solche Rechnungen.
NUR OFFENE
Damit reduziert sich die vorhergehende Auswertung auf die Rechnungen, deren Daten noch nicht an das Lastschriftverfahren übergeben worden sind. Diese Auswertung ist besonders wichtig, wenn Lastschriften nicht erstellt werden, weil noch überwiegende Gutschriften des Kunden vorliegen.

Durch die verschiedenen Ausgabevarianten macht es schon Sinn, die Daten des Rechnungsausgangsbuches zur Überprüfung zumindest am Monatsende (aber auch einmal zwischen durch) zu drucken. Über den Druck in eine WORD-Datei kann man sich diese schnell überprüfen und dann auch wieder verwerfen. 
Auch die Summenbildung am Druckende kann wichtige Daten liefern. 

23.02

allgemein

allgemein

Die "Schreiberlinge" der logics-news wollen in diesem Jahr so richtig in den Karneval-/Fasching-Trubel eingreifen. Deshalb erscheint der nächste Eintrag in den logics-news erst nach dem Aschermittwoch

22.02

WWS

VK-Preis inkl. Mehrwertsteuer

Im Artikelstamm gibt es u.a. zwei Verkaufspreise (VERKAUFSPREIS und VERKAUFSPREIS+MWST). Verwendung finden diese Preise an unterschiedlichen Stellen in COMMERZ:
Der VERKAUFSPREIS+MWST wird im Aufgabenkomplex LADENGESCHÄFT, der VERKAUFSPREIS sonst an allen anderen Stellen verwendet. Im Normalfall werden die VK-Preise über Preispflegen geändert und damit werden auch gleichzeitig die Werte in VERKAUFSPREIS+MWST angepasst. Letzteres ist aber aus zwei Gründen nicht immer gewünscht:

1. Es gibt Ladenpreise, die sich nicht aus dem VERKAUFSPREIS errechnen lassen (z.B. kann ein Ladenpreis von EUR 8,99 nicht automatisch errechnet werden, weil ein Netto-VK von 7,55 einen Brutto-VK von 8,98, ein Netto-VK von 7,56 einen von 9,00 ergibt.
Wir haben zu diesem Thema noch keine konkrete Lösung gefunden. Wenn so ein Artikel nicht die einzige Position eines Auftrages ist, dann wird die Mehrwertsteuer mit anderen Artikeln vermischt und fällt nicht weiter auf. Wenn aber dieser Artikel als einzelne Auftragsposition vorliegt, dann ergibt sich auf der Rechnung entweder EUR 8,98 oder 9,00, aber nicht 8,99.
Ggf. müsste man diese eine Position im Ladengeschäft erfassen und nur eine Rechnung dafür drucken.
Wir denken weiter darüber nach (über Lösungsvorschläge würden wir uns ganz besonders freuen).
 
2. Es sollen gänzlich andere Preise im Laden verwendet werden.
Solche speziellen Preise können eingegeben werden, wenn man das Feld "KALK. VK+MWST (J/N)" bei den betreffenden Artikeln auf "N" setzt:

In diesem Fall findet nach Änderung beim VERKAUFSPREIS keine automatische Berechnung des VERKAUFSPREIS+MWST statt.
Dann ist der Anwender aber auch für die Eingabe und die Pflege dieser Preise selbst verantwortlich.  

21.02

TKD 

Auftragshinweis

Es kann bei der Erfassung von TKD-Aufträgen schon sehr wichtig sein, generelle Information über das Gerät zu erhalten. Deshalb werden die bestimmt Felder aus dem Gerätestamm gleich im ersten Bildschirm bei der Erfassung von TKD-Aufträgen angezeigt:
 
Dabei können folgende Daten hinterlegt sein:
O GERÄTEZUSATZTEXT
Neben allgemeinen Information könnte auch vermerkt sein, dass beim Geräte Nebengeräte installiert sind.
O AUFTRAGSHINWEIS
Besondere (allgemeine) Informationen, die bei der Bearbeitung des Auftrages zu beachten sind.
O TECHNIKERHINWEIS
Spezielle Information vom letzten Auftrag für das Gerät. Dazu ist bei der Leistungserfassung zum letzten Auftrag (oder nachträglich auch direkt) ein entsprechender Technikerhinweis einzugeben.

In der Standard-Version von TKD werden die Daten nicht auf dem Techniker-Auftrag ausgedruckt. Man kann aber die Ausgabe individuell erwirken, wenn man im ERWEITERTEN BILDSCHIRM die betreffenden Felder auf "J" setzt.

Die Vorgaben (alle "N") können auch von der Hotline anders vorbelegt werden (z.B. AUFTRAGSHINWEIS immer drucken).

17.02

FIBU

Skontoüberziehung

 

Sobald ein nicht zulässiger Skontoabzug bei einer Zahlung erfasste wird, wird eine Warnung ausgegeben. Die Warnung kann sich auf die Überziehung von Tagen oder vom maximal erlaubten Skontoabzug beziehen. Im nachfolgenden Beispiel wird ausgewiesen:
1. Die Überziehung des maximal erlaubten Skontobetrages (2,00)
2. Welcher Skontobetrag zulässig gewesen wäre (3,00)
Welcher Skontobetrag erlaubt wäre, wenn er zeitlich korrekt abgezogen worden wäre.



Bei dieser Warnung werden aber er die  Parametersatz 1 hinterlegten Toleranzen berücksichtigt, damit nicht bei minimalen Überziehungen immer eine Entscheidung getroffen werden muss:

16.02

WWS

Rabatte auf Nettopreise

Es gibt in COMMERZ-ACTUELL-WWS eine Zusatzvariante, mit der man für Artikel, die als Nettopreis angelegt sind, für spezielle Kunden noch einen Rabatt festlegen kann. Die dazu erforderliche Erweiterung wird im 3. Kunden-Bildschirm unter NETTOPREISRABATT angelegt:

Dieser Kunde erhält dann auf definierte Nettopreise einen zusätzlichen Rabatt von 10%. Die weiteren Rabatt-Angaben beziehen sich dann auf die sonstigen Artikel.
Beispiel für einen Nettopreis von 12,50:

15.02

TKD

Gesamtaufträge

Ein TKD-Auftrag muss sich nicht unbedingt als eine kurze nur eine Störung betreffende Leistung darstellen sondern er kann auch aus diversen Komponenten und Teilaufträgen bestehen. Dabei können auch Teilleistungen aus einem Gesamtauftrag erbracht und in Rechnung gestellt werden.
Bei TKD-Aufträgen ist es nun leider so, dass in der Standardversion immer nur alle Positionen eines Auftrages abgeschlossen, geliefert oder berechnet werden können.

Aber es gibt In TKD dafür eine Lösung, die im Prinzip so arbeitet, dass der Gesamtauftrag erfasst wird und daraus dann gezielt einzelne Positionen in verschiedene Aufträge übernommen werden können. Dabei wurden bestehende TKD-Funktionen erweitert und erfüllen dann genau die Anforderungen von Gesamtaufträgen.

Im Prinzip wird der Gesamtauftrag als Art Kostenvoranschlag erfasst, aus dem dann beliebige Positionen als Auftrag ausgewählt und übernommen werden können.  
Entscheidend bei der Erfassung der "KVs" ist das Feld KV/AUF, über das die Definition von Gesamtaufträgen gesteuert wird (KV = normaler Kostenvoranschlag, AUF = Gesamtauftrag).

Wird der Auftrags-KV gedruckt wird als Überschrift "AUFTRAG" statt "KOSTENVORANSCHLAG" ausgegeben.
Bei der Übernahme zu "echten" Teilaufträgen kann man Positionen auswählen:

Damit kann man dann beliebige Teilaufträge mit Geräten, Technikerleistungen oder sonstige Aufwendungen auswählen und  zusammenstellen.  
Die einzelnen Aufträge können (aufgerufen über die Nummer des  Kostenvoranschlages) auch wieder zu Gesamtrechnungen zusammengeführt werden:

Da die Aufträge immer komplexer werden und sich nicht nur auf die alleinige Reparatur oder Lieferung und Installation eines Gerätes beschränken, hat man mit dieser Erweiterung eine exzellente Möglichkeit auch größere Aufträge  abzuwickeln. 
Interesse/Bedarf bitte bei der Hotline melden.

10.02

TK

Preisauskunft

Es ist an der Kasse häufig erforderlich, dass die Preisauskunft  aufgerufen werden muss. Da ein Verlassen des Bildschirmes für die Kassenerfassung nicht sinnvoll ist, sollte hierfür permanent ein zweites Fenster zur Verfügung stehen, über das die Preisauskunft direkt aufgerufen werden kann und aus dem man schnell wieder zurück in die Kassen-Auftragserfassung gelangen kann.

Man kann die Preisauskunft für den Ladenkunden aber auch direkt aus der Kassenerfassung abrufen. Das ist z.B. erforderlich wenn, ein Kunde nur nach dem Preis eines Artikels fragt.
Dabei muss man statt der Bestätigungen der Kundennummer mit  ENTER nach der Kundennummer die Funktionstaste F8 eingeben:
Ausgangssituation:

Nach Eingabe F8:

Dabei wird der Kunde in die Preisauskunft "mitgenommen" und CODE auf "1" gesetzt, sodass EK-Preise nicht angezeigt werden. Eine Besonderheit steht jetzt auch zur Verfügung: Wenn der Scanner so programmiert ist, dass er automatisch ein ENTER und ein "i" (für Zugriff über EAN) erzeugt, dann kann man den Artikel auch in der Preisauskunft jetzt einscannen. 
Nach Eingabe der Artikelnummer stehen dann die Preisdaten auf dem Bildschirm:

Wenn man bei der Artikelnummer lediglich ENTER eingibt, kommt man direkt in die Kassenerfassung zurück.
Man kann auch für "echte" Kunden in die Preisauskunft verzweigen, man muss aber dazu die Kundennummer eingeben und mit F8 abschließen.

09.02

allgemein

ineffiziente Tätigkeiten

Unsere Hotline stellen immer wieder fest, dass Anwender von COMMERZ in ihren Unternehmen aufwändige, kostenintensive und auch mit Fehlern behaftetet Tätigkeiten durchführen, die mit dem Einsatz von COMMERZ entweder völlig gelöst werden können oder die mit geringstem Kostenaufwand erheblich effizienter durchgeführt werden könnten. 
Zu gehört die Anfertigung "spezieller" Listen, das mühsame Nacherfassen von Daten aus COMMERZ-Auswertungen in andere Auswertungssysteme oder genauso auch eine manuelle Preispflege. 

COMMERZ enthält eine Fülle von Funktionen, Auskünften und Auswertungen, die diese unnötigen Tätigkeiten völlig ersetzen. Man muss nur wissen, wie und wo man sie einsetzt. 

Wenn Sie solche Tätigkeiten auch in Ihrem Unternehmen feststellen, sollten Sie unbedingt schnellstens mit unserer Hotline Kontakt aufnehmen. Sie findet sicherlich gemeinsam mit Ihnen einen Weg, Ihnen solche unnötigen Tätigkeiten zu ersparen oder diese wesentlich effizienter zu gestalten.  

08.02

WWS

Preisspiegel der Lieferanten

Wenn in der Artikeldatei mehrere Lieferanten für einen Artikel gespeichert sind, kann man sich in der Auftragserfassung über die Eingabe von "s"  (=Spiegel) die Preise dieser Lieferanten anzeigen lassen:

Damit könnte man z.B. steuern, bei welchem Lieferanten oder bei  welchem Logistikzentrum der Artikel (oder der gesamte Auftrag) bestellt werden sollte.
Aber auch - und hier besonders wichtig - in dem Bestellwesen kann man die Daten der anderen Lieferanten angezeigt bekommen und ggf. auch gleich den Lieferanten wechseln: 

In beiden Fällen werden die Daten des Lieferanten mit den kleinsten Einkaufspreisen in rot dargestellt. Für die Nachbearbeitung innerhalb der Auftragsbearbeitung wird es zukünftig auch Zusammenfassungen geben, die Hinweise geben, zu welchen Konditionen der gesamte Auftrag abgewickelt werden kann, wenn man diesen insgesamt an verschiedene Lieferanten oder Logistikzentren gibt.

07.02

FIBU

Skonto ausbuchen

Wenn ein erhöhter Skontoabzug nicht anerkannt wird, bleibt der Rest als Offener Posten stehen:
Beispiel für eine zu geringe Zahlung:

Die EUR 3,05 bleiben vorerst offen.
Wenn man dann diesen Betrag später doch als Skonto akzeptierten möchte, ist lediglich folgende Buchung einzugeben:
 
Auf dem Konto 1310 entsteht wegen dem Betrag von 0,00 EUR kein Umsatz. Das Konto gewährte Skonti erhöht sich aber entsprechend. Man könnte alternativ auch den Betrag von EUR 3,05 eingeben und als Gegenkonto ein speziell angelegtes Konto für "Ausbuchungen" verwenden.
  

03.02

TKD

Auftragshinweis

Zu jedem Gerät kann man einen Auftragshinweis eingeben, der für den Techniker gedacht ist. Er erscheint auf dem ersten Bildschirm, wenn man für das betreffende Gerät einen Auftrag erfasst:

Je nach weiterer Abwicklung kann man diesen Hinweis dazu nutzen, um weitere Aktivitäten zu veranlassen. Wenn man aber Auftragsbelege aus COMMERZ erstellt und man möchte, dass der Hinweis dort ausgegeben wird, dann muss man im ERW-BS, den Druck gesondert freigeben: 
  
Diese Sperre, dass nicht jeder Hinweis gedruckt wird, wurde deshalb eingeführt, damit der Kunde die etwa für ihn nicht gedachten Informationen nicht liest.

02.02

WWS

Kostenstellen / Großkunden

COMMERZ-ACTUELL unterstützt alle Abwicklungen mit Großkunden oder mit Kostenstellenkunden mit Standardlösungen und mit zum Teil individuellen Erweiterungen. Dabei ist eine Fülle von verschiedenen Varianten im täglichen Einsatz.
Wenn Sie solche Kunden (neu) haben, sollten Sie unbedingt mit unserer Hotline abstimmen, wie Sie die speziellen Wünsche Ihrer Kunden bezüglich der elektronischen Kommunikation erfüllen können (Übernahme der Aufträge, Versenden von Liefer-Avise, Webshop-Einbindung, Rechnungsstellung, BMEcat, Statistikdaten über Kostenstellen und vieles mehr). 
Entscheidend für die Definition von Kostenstellen ist das Feld KENNZ.KOST/HAUPT, über das festgelegt wird, ob es sich um einen "normalen" Kunden, eine Kostenstelle oder einen Hauptkunden, der als Sammelkunde für die Kostenstellen eines Kunden fungiert, handelt. 

Je nach Typ können dann die verschiedenen Steuerungsdaten eingetragen werden. Individuelle Kundenwünsche sind dann mit der Hotline abzustimmen. 

Nachdem auch die für den Kunden wichtigen Daten transparent und ausführlich zur Verfügung stehen, ist der Einsatz dieser Funktion schon bei kleineren Kostenstellen-Kunden dringend zu empfehlen.    

31.01

TKD

Eigenvermietung

Wenn Aufträge erfasst werden, bei denen der Fachhändler die Artikel (vornehmlich Geräte) selbst vermietet, ist keine Rechnung zu erstellen, weil die Mieten ja über die Verträge in TKD berechnet werden. Wenn nun aber der Verkäufer für den Auftrag (und nicht etwa für die monatliche Miete) Provision erhalten soll, dann kann man das ganz einfach dadurch lösen, dass man die Auftragsart 96 (VERMIETUNG) verwendet. Dabei werden die EK-Werte und die (fiktiven) VK-Werte dem Verkäufer nur in seiner Provisionsabrechnung zugeordnet, ohne aber den Gesamtumsatz im System zu verändern.

Beispiel:
Auftragsposition mit VK=430,00 und EK=350,00 und Auftragsart=Vermietung (96)





Nach Druck des Lieferscheins gehen diese Werte automatisch in die Provisionsabrechnung des Verkäufers ein.

Zusätzlich ist dann noch in TKD für das Gerät ein entsprechender Miet-Vertrag anzulegen, der dafür sorgt, dass die z.B. monatliche Miete in Rechnung gestellt oder über SEPA abgebucht wird.

27.01

allgemein

Drucker 99

Wenn man etwas ausgeben möchte, wird immer eine Druckernummer angefordert (es sei denn, man nutzt den Komfort mit den  Druckervorgaben). Die Eingabe einer Druckernummer ist die letzte Chance doch nicht zu drucken, zum Beispiel bei dem Druck des Rechnungsausgangsbuches: 

An dieser Stelle kann man die Druckernummer 99 eingeben, dann will man absolut nicht drucken, oder eine Leereingabe mit ENTER, dann wird nochmals abgefragt, ob man wirklich nicht drucken möchte oder vielleicht nur einen anderen Drucker wählen möchte:

Die Eingabe von "J" entspricht der "99", bei "N" folgt die Abfrage nach einem (anderen) Drucker (falls man sich beim ersten Drucker nun vertan haben sollte).

26.01

WWS

Abrufaufträge

Mit der Funktion "Abrufaufträge" können diese besondere Form von Aufträgen optimal und umfassend in COMMERZ-WWS abgewickelt werden. 
Ausgangssituation ist immer ein Kundenauftrag über eine größere Menge eines Artikels, der aber nicht sofort und vollständig ausgeliefert werden soll, sondern bei dem der Kunde immer Teile des Kontingents nacheinander entsprechend seinem Bedarf abruft.
Ziel diese Funktion ist es also, dem Kunden auf seine Anforderung hin Teile eines vereinbarten ganzen Kontingentes auszuliefern und die (Rest-)Mengen zu überwachen. Wahlweise können Vorab-Rechnungen erstellt werden; der Status der Aufträge ist immer transparent für Fachhändler und Kunde ersichtlich.
 
Erfasst werden die Abrufaufträge in der Angebotsbearbeitung mit der Angebotsart 10:

Die Abrufmenge gibt man in der Position an; der Preis kann geändert werden und gilt dann für diese Menge:

Wahlweise kann auch eine Vorabrechnung erstellt werden, wenn nicht dann wird der Artikel bei jeder Lieferung berechnen:

Sobald der Artikel  (auch innerhalb eines neuen anderen Auftrages) geordert wird, werden die aktuellen Daten des Abruf-Angebots angezeigt:

 

Man erkennt daran, dass es sich um einen Abrufartikel handelt und welche Menge noch offen ist. Auf dem Lieferschein wird für den Kunden als zusätzliche Information auch die aktuelle Restmenge ausgegeben.
Über die Angebotsauskunft kann man sich einen Überblick über die noch zu liefernden Restmengen verschaffen.

 

Ein wenig aufwendig ist es, wenn ein Abrufauftrag geändert werden muss, z.B. die Abrufmenge erhöht werden soll. Dann kann man folgendermaßen vorgehen: 

Ausgangssituation:

Abrufauftrag mit 100.000 Blatt Kopierpapier ist gespeichert und Rechnung vorab gedruckt. Kunde hat bereits 70.000 Blatt erhalten und möchte den Abrufauftrag auf insgesamt 150.000 erhöhen. Der Abrufauftrag hat dann nach Erstellung der Vorabrechnung z.B. folgende Struktur: 

Vorgehensweise:
Abrufposition löschen, neu erfassen mit Menge 50.000 und Vorab-Rechnung drucken (damit werden dann die weiteren 50.000 berechnet, auch z.B. zu einem anderen Preis).

Dann Abrufmenge auf 80.000 (150.00 minus bereits erhaltene 70.000) setzen (weil ja noch 80.000 zu liefern sind), die offene Abrufmenge wird damit automatisch auf 80.000 gesetzt). 
Leider lässt sich keine zweite Position mit gleichem Artikel als ein neuer Abrufauftrag eingeben, weil der VK-Preis bei der Abrufposition als Nettopreis interpretiert wird und dieser pro Kunden für einen Artikel nur einmal angelegt sein darf.

Mit der Funktion "Abrufaufträge" erspart man sich die aufwendige und fehleranfällige manuelle Verwaltung von solchen Aufträgen.

25.01

OBJ

Vorteile COMMERZ-OBJ

Wer derzeit seine Geräte-, Möbel- oder Dienstleistungsangebote noch direkt über WORD erstellt, sollte wissen, dass mit COMMERZ-OBJ (neu) ein Programm zur Verfügung steht, das ganz wesentliche Vorteile bietet und auch direkt für die Erstellung von Angebote genutzt werden kann:
 1.  COMMERZ-OBJ wurde zwar für die Abwicklung von Einrichtungen konzipiert, ist aber ebenso gut für alle Geschäftsbereiche einsetzbar, in denen mit längeren Artikelbeschreibungen gearbeitet wird
 2.  Verwendung von Langtexten, die bereits beim Artikel hinterlegt sein können
 3.  Textbearbeitung immer mit WORD, Nutzung der Funktion "Einfügen"
 4.  COMMERZ-OBJ "rechnet" (kein zusätzlicher Taschenrechner erforderlich, um Positions- und Endsummen, Nachlässe und Skonti zu berechnen 
 5.  Kopieren von Angebots-/Auftragspositionen aus beliebigen Angeboten/Aufträgen (auch aus dem, das gerade bearbeitet wird)
 6.  Bildung von Gesamtpreisen aus mehreren Positionen (z.B. Kopierer oder Schreibtisch bestehend aus ....  zu einem Preis von.....)
 7.  Flexible Formulargestaltung (Anpassung auch durch Anwender selbst)
 8  Direkte Verwendung der Stammdaten (Kunden, Interessenten, Artikel, Geräte, Vertreter und ihre Konditionen)
 9.  Darstellung und Berücksichtigung von Alternativ-Positionen 
10.  Vorgabe und Einbeziehung von Kettenrabatten bei Kunden und Lieferanten
11.  Integriert in Gesamtlösung COMMERZ (WWS, TKD, FIBU  etc.), insbesondere in Statistiken und gemeinsame Auswertungen 
12. Weiterverarbeitung als Auftrag, Bestellungen auch über möbelspezifisches spezielles  Bestellwesen
13. Zwischensummenbildung für Positionsblöcke, z.B. zur Trennung von Produktgruppen und Dienstleistung
14. Integration von Bildern 
15. Ganz besonders wichtig: Direkte Übernahme von CAD-Daten  
und, und , und .....
Wir senden Ihnen gerne detaillierte Unterlagen, damit auch Sie den Nutzungsgrad von COMMERZ-ACTUELL noch steigern können 

24.01

TK

"Kassensturz"

COMMERZ-ACTUELL unterstützt auch das Zählen von Geldbeträgen:
Über die Zählhilfe kann man ganz schnell den aktuellen Bestand ermitteln:

Man braucht lediglich die einzelnen Sorten der Münzen und Scheine zu zählen und einzugeben. Ein Protokoll kann bei Bedarf über die Funktion Hardcopy (Funktionstaste F4) erstellt werden.
Die Zählhilfe kann über 5. ABSCHLUSS aufgerufen werden:
 

20.01

TKD

Diverse Erweiterungen

Wir hatten in unregelmäßigen Abständen ab August 2017 über besondere Erweiterung in COMMERZ-TKD berichtet, die unserer Meinung nach für ein effizienteres Arbeiten mit TKD ganz wichtig sind. Nachfolgend nochmals eine Zusammenstellung mit jeweils kurzen Erläuterungen:
o 22.08.2017 
Auswertung über die Freien Einheiten im Vergleich zu den getätigten Kopien, um Missverhältnisse zu erkennen und zu korrigieren. 
Bestehende (langfristige) Verträge könnten angepasst werden.
o 29.08.2017
Globale Pooländerungen, womit durch eine einzige Änderung diese auch gleich in die anderen Poolgeräte eingetragen wird. Das zu ändernde Feld wird zusätzlich dahingehend geprüft, ob der gleiche Ausgangswert vorliegt (Warnung). 
o 04.09.2017
Berechnung eines Aufschlages (Portokosten) bei Vertrags- und Auftragsrechnungen, wenn diese nicht per E-Mail versendet werden können. Diverse Möglichkeiten für mögliche Ausnahmen.
12.09.2017
Zähler-Vorausberechnung mit Vergleich zu letzten Abrechnung. Das Ergebnis entspricht so in etwa einer "Rechnung auf Probe" und ist insbesondere für Pools besonders geeignet.
05.10.2017
Verwaltung von Lizenzen und Zuordnung zu den Geräten als Nebengerät. Sofern bestimmten Geräten auch gleich Lizenznummern zugeordnet werden müssen, werden diese aus einem Kontingent vorgeschlagen.
25.10.2017
Fleetkostenberechnung zusammen mit der Abrechnung von Wartung.
Diese Berechnung kann auch bei Pools eingesetzt werden.
14.11.2017
Spezieller EXCEL-Export von Gerätedaten mit Berechnung der Kosten pro Kopie für Zähler 1 und 2. Dabei werden Zählerabrechnungen und auch Auftragsleistungen entsprechend berücksichtigt. Durch den EXCEL-Export, kann der Anwender auch andere Gruppierungen bilden
05.12.2017 
Zähleranforderungen per E-Mail und automatische Zuordnung des gemeldeten Zählerstand aus der rückgesendeten E-Mail ins Gerät, sodass keinerlei manuelle Tätigkeiten mehr erforderlich sind. 
13.12.2017
Berücksichtigung des Erstaufwandes bei einem Verkaufsauftrag. Dadurch wird der Bruttonutzen des WWS/OBJ-Auftrages automatisch geschmälert.

Bei Interesse kann unsere Hotline gerne auch Detailbeschreibungen versenden. Über neue Erweiterungen werden wir weiterhin in kürze berichten.

19.01

WWS

Preise ansehen

Wenn man in der Auftragsbearbeitung die Preiskonstellation eines Artikels ansehen möchte, braucht man lediglich beim Feld PREIS die Funktionstaste F8 einzugeben:
 
Danach verzweigt COMMERZ-ACTUELL direkt in die Preisauskunft

und mit einem ENTER wieder zurück in die Auftragsbearbeitung zum Feld PREIS

18.01

FIBU

OP-STATUS

Bei den Sachkonten gibt es das Feld OP-STATUS, das folgendermaßen genutzt werden kann:

Das Feld legt fest, ob sich das Konto wie ein offener Posten verhalten soll (OP-STATUS=1) oder nicht (OP-STATUS=0). Die OP-Fähigkeit eines Sachkontos bedeutet, dass es sich wie ein Debitor oder Kreditor verhält und dass z.B. bei Zahlungen die noch offenen Buchungen angezeigt und ausgeglichen werden können. Außerdem können in der OP-Verwaltung die offenen Posten des Sachkontos beauskunftet oder gelistet werden. Ein typisches Sachkonto, dass bisher häufig als OP-fähig deklariert wurde, ist das Scheck-Zwischenkonto, das dann z.B. alle noch nicht eingelösten Schecks verwaltet. 
So ein Sachkonto könnte man auch für alle Zahlungen, die über SEPA abgewickelt werden einrichten.

17.01

TKD

Finanzierungsaufw.

In TKD kann man zum Beispiel für Eigen-Vermietung einen monatlichen Aufwand für die Finanzierung festlegen und diesen jeden Monat gegen die Mieteinnahmen "gegenrechnen" lassen. Die Eingabe der Daten erfolgt bei den Mietvertragsdaten:
Dort lassen sich auch einmalige Kosten sowie auch gänzlich andere Intervalle als die des Mietvertrages eingeben.
Um die Finanzierungsaufwendungen zu berechnen, muss monatlich das Programm 9. FINANZIERUNGSAUFWAND in der VERTRAGSABRECHNUNG aufgerufen werden:

Durch die Eingabe eines ABRECHNUNGSMONATS kann man den Finanzierungsaufwand in den betreffenden Monat buchen, in dem auch der Mieterlös verbucht wird.
Wenn man aber (wie empfohlen) die Funktion "PROVISIONSDATEN IN WWS" auf "J" gesetzt hat, dann werden diese Daten dort in den Monat abgespeichert, der beim Aufruf der Berechnung des Finanzierungsaufwandes als TKD-Datum vorliegt. Damit das alles passt, ist unbedingt darauf zu achten, dass das Tagesdatum auch mit dem Abrechnungsmonat übereinstimmt. Gegebenenfalls müsste man das das Tagesdaten entsprechend zurück- oder vorsetzen. Gleiches gilt auch für die Vertragsabrechnungen. Stimmen diese Daten nicht überein, hat man Differenzen, wenn man die Daten in WWS und TKD mit einander vergleicht. 

Über die Bildschirmauskunft "GERÄTE-ERTRAGS-STATISTIK" können Mieterlöse und Mietaufwendungen beauskunftet werden. Auch die Auswertung ""GERÄTE-ERTRAGS-STATISTIK" liefert diese Daten über die betreffenden Geräte. Dabei sollte man aber zur Selektion bei diesen Geräten einen eigenen Miet-Artikel verwenden.

13.01

WWS

Kunden ohne Umsatz

Es mag einen glücklich machen, in der Kundendatei ganz viele Kunden gespeichert zu haben, auch wenn diese nichts oder nicht mehr kaufen. Trotzdem sollte man gelegentlich einmal die Kundendatei prüfen und die Kunden löschen, die nun wirklich nichts mehr kaufen werden. Mit dem Menüpunkt "KUNDEN OHNE UMSATZ" kann man die Kunden herausfiltern, die seit einem vorgebbaren Datum keine Umsätze mehr getätigt haben. Dazu können folgende Selektionen eingegeben werden: 

Dabei ist das Feld "AB DATUM" von besonderer Bedeutung: Hier ist ein Datum einzutragen, ab dem "KEIN UMSATZ" erst berücksichtigt werden soll. Damit kann man vermeiden, dass die Kunden die schon ganz lange keinen Umsatz mehr getätigt haben, mit ausgewiesen werden.

Beispiel:
mit Eingabe "OHNE UMSATZ SEIT: 010421" und "AB DATUM 010121"
werden alle Kunden ausgewiesen, 
o die ab 1.4.21 ohne Umsatz sind, aber vom 1.1.21 bis 31.3.21 noch Umsatz hatten
aber nicht
o die vor 1.1.21 ihren letzten Umsatz hatten.
Damit wird erkenntlich, wer in letzter Zeit keinen Umsatz (ab 1.4.21) getätigt hat, der aber direkt davor noch Umsatz hatte (1. Quartal).
Damit wird die Auswertung auf die wesentlichen Daten reduziert.

Wenn man die Datumseingaben gleichsetzt (z.B. 010421), dann werden alle Kunden, die genau ab diesem Datum keinen Umsatz haben, ausgewiesen.

12.01

allgemein

Jahresbeginn

Nach einer längeren Pause heute wieder die erste tägliche logics-news. 
Wir wünschen allen ein erfolgreiches und vor allem gesundes neues Jahr.