Logics News 2022

Logics News 2022

2022 2021 2020 2019 2018 2017 2016 2015 2014 2013 2012 2011 2010 2009 2008 2007 2006 2005

Datum

betrifft

Thema

Beschreibung

30.11	allgemein	Lastschriften mit SEPA	Der ganz wichtige Vorteil einer integrierten DV-Lösung ist der, dass die Ziele mit geringstem Aufwand und ohne Medienwechsel (elektronisch <--> manuell) abgewickelt können müssen. Leider nutzen immer noch zu wenige COMMERZ-Anwender die besonders komfortablen SEPA-Funktionen in COMMERZ und erfassen die Lastschriftdaten auf Basis der gedruckten Rechnungen zusätzlich noch in der FIBU oder in einem Bankprogramm. Wir empfehlen die Lastschriften direkt in COMMERZ zu erstellen, wobei das Wort "direkt" bedeutet, dass die in den Programmen WWS, TKD oder OBJ enthaltenen Daten können unmittelbar an die Banken übermittelt werden, ohne dass eine zusätzliche Erfassung notwendig ist. Die Stammdaten der Kunden enthalten bereits alle bankrelevanten Daten und aus den Rechnungen werden Texte, Beträge und Rechnungsnummer automatisch hinzugefügt. Die zugeordnete Zahlungsbedingung steuert zudem Skonti und die Zeitpunkte der Abbuchungen. Die Erstellung der Lastschriften kann in WWS und in TKD aufgerufen werden: Bei SEPA-LASTSCHRIFT sind dann folgende Vor- und Eingaben erforderlich: Ganz wichtig ist, dass man zunächst im Vorfeld einen Prüflauf starten kann, über den (ohne Erstellung der SEPA-Export-Datei) die Daten und die Ergebnisse auf Fehler geprüft werden können. Es sind keine aufwendigen und fehleranfälligen Zusatzerfassungen in anderen Programmen erforderlich, wenn man die Lastschriften direkt über COMMERZ abwickelt. Warum sich also mit unnützer Arbeit (Kosten und Aufwand) belasten, wenn man es viel einfacher haben könnte? Es gibt auch schon Fachhändler, die sich auf TKD-Rechnungen eine kostenpflichtige Zusatzposition generieren lassen, wenn der Kunde einer SEPA-Lastschrift nicht zustimmt
29.11	WWS	Abschriften von Rechnungen	Warum gibt es eigentlich zwei Möglichkeiten, Abschriften von Rechnungen zu erstellen? Das ist ein wenig historisch zu sehen. Anfangs wurde das Layout der Rechnungen nicht gespeichert und deshalb musste eine Abschrift aus den Rechnungsdaten, die während des Rechnungsdrucks in verschiedene Datenbereiche abgespeichert worden sind, wieder zu einer "Abschrift" zusammengestellt werden. Deshalb auch der TYP 2 = (AUS DATEN). Voraussetzung dabei ist natürlich, dass alle Daten auch noch verfügbar, d.h. nicht gelöscht worden sind. Später wurde dann COMMERZ so erweitert, dass die Layouts der Formulare insgesamt gespeichert wurden und man diese durch den TYP 1 = (AUS ORIGINAL) abrufen kann. Eine weitere Möglichkeit eine Abschrift (auch von Lieferscheinen) zu erhalten, ist durch die Eingabe von "d" oder "D" bei der Auftragsänderung in der untersten Zeile im Kopfbildschirm des Auftrages.
28.11	FIBU	IDEA-Export	Beim Abschluss eines Wirtschaftsjahres werden automatisch die Daten für IDEA erstellt. Diese Daten können die Betriebsprüfer dann in ihr System zu weiteren Analysen problemlos übernehmen. Für jedes Wirtschaftsjahr werden folgende Dateien im Verzeichnis COMMERZ erzeugt, wobei jj die zweistellige Jahreszahl bedeutet: o KTOEXPjj.csv (Konten) o BUHEXPjj.csv (Buchungen) o STREXPjj.csv (Tabelle Steuerkennzeichen) o BILEXPjj.csv (Bilanztexte) o BWAEXPjj.csv (BWA-Texte) o SAMEXPjj.csv (Sammelkonten-Definition) Wer die IDEA-Schnittstelle einsetzt, sollte einmal prüfen, ob diese Dateien vorhanden sind; man könnte diese Daten auch einmal zur eigenen Prüfung und Abstimmung nutzen. Beschreibung der Details bitte bei unserer Hotline anfordern.
24.11	WWS	Lieferoptionen	Wir hatten bereits mehrfach in den logics news beschrieben, dass für die LS3-Aufträge ein neues Feld "LIEFEROPTION-LC" eingeführt worden ist, über das vorgegebene spezielle Hinweise auf den Lieferscheinen von Soennecken ausgegeben werden können. Die Bedeutung der zweistelligen numerischen Ziffern wurde von Soennecken festgelegt, z.B. für "nur vormittags zustellen" oder "ggf. bei Firma xyz abgeben". Sollten Erweiterungen oder Änderungen notwendig werden, informieren Sie bitte unsere Hotline.
23.11	TKD	Freie Einheiten im Pool	Die Erlöse aus Zählerabrechnung fließen in das Gesamtergebnis der einzelnen Geräte des Pools ein. Ganz entscheidend dabei ist, welchen Geräten die Freien Einheiten zugeordnet worden sind und wie sie verteilt sind. Unzureichend (aber einfach) ist es auf jeden Fall, die Gesamtzahl der Freien Einheiten nur einem Gerät zuzuordnen, weil dann dieses Gerät wohl keine Zählererlöse hat, die anderen Pool-Geräte aber ungerechtfertigte Einnahmen haben. Die Summe der Freien Einheiten sollte deshalb entsprechend ihres Kopienaufkommens auf die einzelnen Geräte verteilt werden. Um dieses zu erreichen braucht man nur den Menüpunkt "POOL-AUSWERTUNGEN" aufzurufen: Dort kann man sich unter "LISTE ZUORDNUNG FREIKOPIEN" die aktuelle Verteilung ansehen oder mit "ÜBERNAHME NEUE FREIKOPIEN" die Verteilung in die Geräte gleich durchführen. COMMERZ-TKD ermittelt die Verteilung über die in der Historie hinterlegten Daten über den Kopien-Verbrauch. Damit wird zumindest eine wesentlich verbesserte Zuordnung der Zählererlöse auf die einzelnen Poolgeräte erreicht, als wenn man die Freien Einheiten nur bei einem einzelnen Gerät hinterlegt. Änderungen in der Gesamtzahl der Freien Einheiten (Hinzufügung oder Entfernung von Pool-Geräten) kompensieren sich dann, wenn man vor jeder Zählerabrechnung die oben genannten Programme aufruft.
22.11	TK	gekaufte Artikel eines Kunden	Mit der "Wundertaste" F3 statt der Eingabe einer Artikelnummer kann man sich auch an der Kasse die bisher gekauften Artikel des Kunden anzeigen lassen. Das macht natürlich nur Sinn, wenn es sich nicht um den generellen Ladenkunden handelt, sondern um einen ausgewählten Kunden (mit Kundennummer). Diese Funktion ist dann wichtig, wenn der Kunde den Artikel wieder haben möchte, den er schon einmal gekauft hat.
21.11	WWS	Auftragsarten ab 90	Neben den Standardwerten für Auftragsarten gibt es weitere, über die ganz spezielle Abläufe durchgeführt werden können: 90 KOMMISSIONS(beleg) Die Auftragsart 90 stellt einen Spezialfall dar, der für die Abwicklung von Aufträgen über Kommissionsware gedacht ist. Umsätze dieser Art werden nur im Lager berücksichtigt (in Abhängigkeit vom Lager-Kennzeichen), es finden keine Umsatzbuchungen statt. Aufträge mit dieser Auftragsart gelten als abgeschlossen, wenn die Auftragsmenge komplett ausgeliefert worden ist. Denkbar für die Anwendung dieser Auftragsart ist z.B. für den Fall, dass Artikel als Ersatz kostenlos geliefert werden sollen. 91. PROBESTELLUNG Die Auftragsart 91 dient dazu, Probestellungen - insbesondere im Maschinen-/Gerätebereich - abzuwickeln und zu verwalten. Angegebene Mengen werden nur mengenmäßig verbucht, bei Geräten, deren Seriennummern eingegeben wurden, wird der Status automatisch auf "4" (Probestellung) gesetzt und die Kunden- und Auftragsdaten eingetragen. Aufträge der Auftragsart 91 können in der Auftragsart geändert werden: o in Auftragsart 00 bis 09, wenn der Kunde die Probestellung behalten möchte. Die Mengenfelder werden beim Wechsel und Durchlaufen der Position(en) automatisch in "zu fakturieren" umgesetzt, sodass sofort die Rechnung abgerufen werden kann. o Auftragsart 92 (RÜCKNAHME), wenn die Probestellung zurückgenommen werden soll. Beim Druck des Abholscheines werden die Mengen dem Lager wieder hinzugefügt, Geräte erhalten wieder den Status "1" (auf Lager). 92. RÜCKNAHME Die Auftragsart 92 (Rücknahme) wird normalerweise aus Aufträgen der Auftragsart 91 erzeugt (sonstige Rücknahmen lassen sich besser über den Abholschein (Auftragsart 93) durchführen. Es ist zu beachten, dass sofort beim Erfassen des Auftrages der ver- fügbare Bestand erhöht wird und beim Druck des Beleges die Mengen dem Lager zugeschlagen werden, obwohl die Waren normalerweise noch nicht im Lager sind. 93. ANHOLSCHEIN Die Auftragsart 93 steuert und verwaltet das Verfahren von Rücknahmen. Dabei wird davon ausgegangen, dass der Kunde die Ware erhalten und berechnet bekommen hat. Beim Erfassen mit der Auftragsart 93 (positive Mengen) und dem Druck des Abholscheines wird mengen- und umsatzbezogen noch nichts verbucht. Erst beim Eingang der Ware kann die Auftragsart von 93 auf 10 bis 19 (Gutschrift) umgewandelt werden. Genau zu diesem Zeitpunkt erfolgt die lagermäßige Zubuchung und die Versorgung der Felder "zu fakturieren", so dass dann automatisch die Gutschrift abgerufen w erden kann. 94. INZAHLUNGNAHME Die Auftragsart 94 ist in Verbindung mit Geräten anzuwenden. Mengen und Geräte, die mit dieser Auftragsart erfasst werden, führen letztlich zu einer Gutschrift für den Kunden. Nach der Erfassung, bei der der verfügbare Lagerbestand entsprechend erhöht wird, kann der Lieferschein abgerufen werden, der automatisch dazu führt, dass der Lagerbestand erhöht wird. Danach kann eine Gutschrift erstellt werden, die jedoch auch durch Versorgung der "zu fakturierenden" direkt erzeugt werden könnte. Befinden sich Geräte in den Auftragspositionen, dann werden die betref- fenden Gutschriftsbeträge als eine Komponente für einen neuen Einkaufspreis automatisch beim Gerät eingetragen. Die weitere Aufwandskomponente für den neuen Einkaufspreis kann dann über COMMERZ-ACTUELL-TKD als "Wiederaufbereitung" hinzugefügt werden. 95. INTERNER LIEFERSCHEIN Sobald mehrere Lager/Filialen eingesetzt werden, können über die Auftragsart 95 Umbuchungen zwischen Zentral-Lager und Filialen durchgeführt werden. Dazu kann bei der Erfassung das Lager eingegeben werden, von dem die Ware abgebucht werden soll. Dieses erfolgt zum Zeitpunkt des Drucks des "Internen Lieferscheins". Über die Funktion "Lagerbuchungen" kann durch Angabe der Auftragsnummer die Lieferung komplett und schnell einem anderen Lager/Filiale zugebucht werden. 96. VERMIETUNG Diese Auftragsart steuert die Verbuchung von Provisionsdaten bei den Vertretern und muss gesondert freigegeben werden. Sie kann verwendet werden, wenn z.B. Geräte nur vermietet werden, der Verkäufer aber Provision auf Umsatz und / oder Nutzen sofort angerechnet bekommen soll. Der Auftrag ist nach dem Druck des Lieferscheins , bei dem auch die Umsatzdaten (nur für die Provisionen) abgespeichert werden, abgeschlossen. 97. RÜCKNAHME VERMIETUNG Wie Auftragsart 96, aber nur für Rücknahmen. 98. DIREKTLIEFERUNG Die Auftragsart 98 steuert Aufträge, bei denen die Ware nicht vom Fachhändler sondern vom Lieferanten direkt an den Kunden geliefert wird. Beim Erfassen von Artikelpositionen, die alle von einem Lieferanten stammen und alle auch direkt geliefert werden sollen, wird der verfügbare Bestand nicht reduziert, um das normale Bestellwesen nicht zu beeinflussen. Die Verarbeitung der Auftragsart 98 muss von logics systems gmbh gesondert freigegeben werden. Jede dieser speziellen Auftragsarten hat auch zusätzliche Details, die die Abläufe in ihren Abläufen der Praxis anpassen. Unsere Hotline gibt gerne Auskunft über etwaige Besonderheiten.
17.11	allgemein	Daten-Änderung am Bildschirm	Die Änderung von Datenfeldern erfolgt nach den üblichen Standards: Sobald das erste Zeichen eines Eingabefeldes geändert oder neu eingegeben wird, wird das gesamte Datenfeld gelöscht. Das ist natürlich ganz gut, wenn man gänzlich andere Daten eingeben möchte, aber immer dann ein Problem, wenn man nun wirklich nur das erste Zeichen z.B. eines Textfeldes ändern möchte und der Rest aber bestehen bleiben soll. Es gibt dafür eine schnelle Lösungsmöglichkeit, nämlich vor der Änderung einmal CURSOR rechts und dann CURSON links eingeben. Dann steht man im Datenfeld wieder auf dem ersten Zeichen, das man ohne den Rest zu löschen nun ändern kann.
16.11	OBJ	Formulare	Die für jeden COMMERZ-OBJ-Anwender individuell gestaltbaren Formulare werden im COMMERZ-ACTUELL im Verzeichnis VORLAGEN hinterlegt. Dabei werden für alle Formulartypen auch die Erst- und die Folgeseiten sowie mögliche Logos in dot-files dort eingetragen. Anfangs wird eine generelle Struktur ausgeliefert und der Anwender kann auch Änderungen bezüglich der Daten (welche Informationen sollen ausgegeben werden) und ihre Positionen (wo soll gedruckt werden) selbst durchführen. Bei komplexen Layouts empfiehlt die Hotline, dass sie selbst den Aufbau und die Anlage in VORLAGEN festlegt und testet. Übrigens: COMMERZ-OBJ eignet sich auch, um im TKD-Bereich Angebote und Auftragsbestätigungen (aber auch Lieferscheine und Rechnungen) im Topformat für die Kunden zu erstellen. Bei Angeboten könnte man sich z.B. vorstellen, als Standard eine Art Erfassungs-Maske anzulegen, die alle Daten der Anforderung des Kunden (wie Kopiervolumen, Finanzierung oder Relation Wartung zu Freie Einheiten) enthält. Diese Maske müsste dann lediglich einkopiert, entsprechend ausgefüllt und als Angebot gedruckt werden.
15.11	WWS	Kauft der Kunde noch oder (viel) weniger?	Für den Fachhändler ist es besonders wichtig, Veränderungen im Kaufverhalten seiner Kunden rechtzeitig zu erkennen. Leider sind die Umsatzzahlen dafür weniger geeignet, weil sie erst zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung gespeichert werden und diese z.T. auch erst am Monatsende beim Druck der Sammelrechnungen ausgegeben werden. In COMMERZ gibt es aber eine wenig genutzte Funktion, die ein zeitlich aktuelles Bild der Kunden-Order wiedergibt, nämlich die sogenannte Auftragseingangsliste. Dazu sind folgende wichtige Eingaben erforderlich: o VERTRETER Vertreter/Verkäufer (oder alle) o BETRACHTUNGSZEITRAUM Zeitraum, den man betrachten möchte (hier: 7. KW 2016, also vom 15.02.16 bis zum 20.02.16) o VERGLEICHSZEITRAUM davor liegender Zeitraum, den man mit dem Betrachtungszeitraum vergleichen möchte (hier 4. bis 7. KW 2016, also vom 25.01.16 bis zum 13.02.16) Die beiden Zeiträume können beliebig gewählt werden, so dass auch Monatswerte betrachtet werden können. Üblicherweise ist der Vergleichszeitraum immer größer als der Betrachtungszeitraum. o TEILER Um die Auftragseingänge richtig vergleichen zu können, müssen die Zeiträume gleich sein. Dazu erwartet COMMERZ die Eingabe eines Teilers, durch den die Auftragseingänge des Vergleichszeitraumes geteilt werden. Hier ist der Teiler gleich 3, weil der Betrachtungszeitraum eine Woche, der Vergleichszeitraum aber 3 Wochen umfasst. Wenn beide Zeiträume gleich groß sind, ist als Teiler eine "1" einzugeben. o EINSCHRÄNKUNG DER AUSWERTUNG (VON/BIS) Die Auswertung kann dann noch durch die Eingabe von zwei Prozentsätzen eingeschränkt werden. Es werden nur die Kunden ausgegeben, die im Vergleich vom Betrachtungszeitraum zum Vergleichszeitraum einen Prozentsatz ergeben, der in diesen Prozentbereich fällt. Mit den hier vorgegebenen Werten würden alle Kunden ausgewiesen werden, die im Betrachtungszeitraum weniger Auftragseingänge haben als im Vergleichszeitraum. Über eine Eingabe von 10 bis 100 erhält man alle Kunden, die mehr als 10% Zuwachs haben, über -999999 bis 10 alle Kunden, die weniger als 10% Zunahme zu verzeichnen haben. Ein anders Beispiel: Anforderung: Alle Kunden, die mehr als 10% Auftragseingang erzielt haben. Dann würde der VON-WERT auf 10, und der BIS-WERT auf 999999 zu setzen sein. Weil mit dieser Auswertung keinerlei Daten verändert werden, empfehlen wir diese ganz einfach (eingeschränkt) einmal abzurufen. Die Ergebnisse werden Sie erstaunen.
14.11	TKD	Auftragsauskunft	Über die Auftragsauskunft, die in der Auftragsbearbeitung und in der Leistungsbearbeitung aufrufbar ist, kann man sich schnell über aktuelle oder abgeschlossene Aufträge informieren. Der Einstieg erfolgt entweder über die Auftragsnummer direkt, über den Kunden oder über das Gerät: Im ersten Fall wird lediglich der gewünschte Auftrag angezeigt, während in den anderen beiden Fällen eine Auswahl von Aufträgen bereitgestellt wird, aus der sich der Anwender einen oder weitere Aufträge auswählen kann. Zuvor sind noch weitere Auswahldaten, wie Auftragsstatus oder Anzeigedaten einzugeben. Bei der Eingabe Kunde oder Gerät werden im Auskunftsbildschirm ggf. mehrere Aufträge angezeigt: Bei der Auswahl eines Auftrages werden dann die Positionen dieses Auftrages angezeigt: Mit dieser Auskunft kann man sich (auch nachträglich) über Details von Aufträgen informieren.
10.11	FIBU	Planzahlen für BWA	Vergleiche mit den Vorjahreszahlen können zwar ganz nützlich sein, aber für ein Unternehmen ist es ebenso wichtig, Planzahlen für das Geschäftsjahr festzulegen und diese dann mit den aktuellen Werten zu vergleichen. Sofern Planzahlen erfasst werden, ist natürlich eine Auswertung mit Vergleich zu den Vorjahresdaten immer noch möglich. Die Möglichkeit Planzahlen einzugeben besteht in der COMMERZ-FIBU für die BWA. Die Planzahlen werden im Menüpunkt 3. BWA unter SOLLVORGABEN eingegeben. Dabei sollte man für jedes relevante Sachkonto, das in der BWA ausgewiesen wird, einen Planwert anlegen. Welche Konten betroffen sind, kann man z.B. durch einen Ausdruck der Sachkonten in der Stammdatenverwaltung herausfinden. Bei der Eingabe kann man einen Jahreswert angeben, der dann automatisch auf die einzelnen Monate verteilt wird. Dieses Feld dient nur zur einmaligen Berechnung und Vorgabe der Monatswerte. Einzelne Monate kann man dann noch bei Bedarf entsprechend anpassen: Wenn man in der BWA die aktuellen Werte mit den Planwerten vergleichen möchte, braucht man dann lediglich bei VERGLEICH eine "2" einzugeben: Diese Eingaben bieten sich vor allem zum Beginn des Geschäftsjahres (z.B. zum 1.1.2023) an. Nachdem sowieso jede kompetente Geschäftsführung diese Zahlen vorab ermittelt, können sie auch zusätzlich gleich in die FIBU eingegeben werden. Die dann im Lauf des Jahres auftretenden Differenzen können sehr schnell erkannt und notwendige Maßnahmen dann noch rechtzeitig ergriffen werden. Der Nutzen ist evident: Abweichungen von der Planung sind ganz schnell erkennbar.
09.11	allgemein	Inventur jetzt vorbereiten	Etliche Fachhändler müssen zum 31.12. wieder ihre Inventur durchführen. Es sind bis dahin zwar noch etwa 7 Wochen, aber mit den Vorbereitungen sollte bereits jetzt begonnen werden. Dieses insbesondere dann, wenn man die Inventur neuerdings unterstützt durch Barcode-Inventur-Scanner noch schneller und sicherer erledigen möchte. Hierfür sind zwei Komponenten erforderlich: 1. Scanner mit Exportschnittstelle zu COMMERZ Fachhändler können die Scanner auch mieten. 2. Zusatzfunktionen in COMMERZ zum Bearbeiten der Scan-Daten Dabei wird COMMERZ-WWS um folgende Funktionen erweitert: 8. INVENTUR MIT MOBILER ERFASSUNG im Menüpunkt INVENTUR: Dort stehen folgende Funktionen zur Verfügung: Dazu nachfolgend eine kurze Beschreibung: 1. INITIALISIEREN zum Beginn der Inventur 2. EINLESEN ERFASSTER ARTIKEL Übernahme der gescannten Daten (EANs + Mengen), auch von mehreren MDEs 3.-6. LISTEN Diverse Auswertungen, um mögliche Fehler aufzuzeigen. Diese können aber auch erheblich reduziert werden, wenn bereits im Vorfeld entsprechende Überarbeitungen durchgeführt werden (EANs, Testinventur) 7. BEARBEITUNG ERFASSTER ARTIKEL Erfasste Daten können damit korrigiert werden 8. ÜBERNAHME IN DIE ZÄHLLISTE Danach stehen die Daten so bereit, als wären sie manuell erfasst worden und sie können auch noch mit ÄNDERN EINZELARTIKEL weiterhin korrigiert werden 9. INITIALISIEREN NICHT ERFASSTER ARTIKEL Bei allen Artikeln, die nicht erfasst wurden, werden die Mengenfelder auf null gesetzt (nicht gezählt = nicht mehr vorhanden). Weitere Antworten (Weitere Details bezüglich der Inventur oder die anderweitige Verwendung der Scanner) gerne durch unsere Hotline. Eine vorzeitige intensive Vorbereitung mit der Simulation der echten Inventur und schafft die Voraussetzung für eine reibungslose, fehlerlose und unaufwändige spätere "echte" Inventur.
08.11	WWS	Zugriffs- berechtigungen	Beim Aufruf eines COMMERZ-Bausteins ist die BENUTZERKENNUNG einzugeben, der dann jeweils eine die Zugrifffsberechtigung zugeordnet ist. Über diese Zugriffsberechtigung können spezielle Funktionen für einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen freigegeben oder gesperrt werden: Die ersten 12 Zeilen steuern die Aufgabenkomplexe und deren Untermenüs durch Vorgaben von "J" (erlaubt) oder "N" (nicht erlaubt). Ausnahme ist hier der Untermenüpunkt 7 von AUS (AUSWERTUNGEN UND AUSKÜNFTE), nämlich die PREISAUSKUNFT, bei dem auch eine 1 oder 2 erlaubt sind, womit die Auskunft auf (nur) VK-Preise beschränkt werden kann. Weiterhin kann bei dem Aufgabenkomplex SDV (STAMMDATEN) zusätzlich auch ein "A" vorgeben werden, womit dann nur die Funktion 4=BS-AUSGABE zugelassen wird. Die unteren Felder steuern folgende Funktionen: RECH.-DRUCK "N" = Sperren der Ausgabe von Rechnungen und Gutschriften DATUMSÄNDERUNG "N" = Das Vorgabedatum beim Aufruf von COMMERZ kann nicht geändert werden VORGABE ABSATZBEREICH Automatische Vorgabe, wenn man bestimmten Mitarbeitern einen festen Absatzbereich zuordnen möchte (z.B. Kasse) CODE LS3-FUNKTIONEN Gewisse Änderungen in den LS3-Aufträgen sind zum Teil mit Folgetätigkeiten verbunden, die gezielt abzuarbeiten sind. In solchen Aktivitäten wird dann immer der CODE abgefragt DRUCKERVORGABE (siehe logics-news vom 26.04.2018) CODE KASSENFUNKTIONEN Steuert bestimmte Kassenfunktionen, die dann nicht jeder abrufen kann. Die Zugriffberechtigungen können über das Untermenü 8 in den SONDERPROGRAMMEN angelegt, geändert und gelöscht werden: Selbstverständlich ist, dass dieser Menüpunkt nur für Mitarbeiter mit besonderer Kompetenz freigeschaltet sein darf, weil sonst sich jeder eine eigene Zugriffberechtigung definieren könnte. Die Zugriffberechtigungen sollten unbedingt genutzt werden, um auch spezielle Funktionen, die Datenverluste bewirken und aus Versehen aufgerufen werden könnten, auszuschließen. Wenn man im Untermenüpunkt 8 bei BENUTZKENNUNG die Wundertaste F3 eingibt, werden alle aktuellen Benutzerkennungen angezeigt
07.11	TK	Kassenaufträge	Wenn man am Monatsende z.B. für den Steuerberater die Umsätze an der Kasse nach Erlöskonten aufgelistet haben möchte, kann man dieses am besten über das Rechnungsausgangsbuch erreichen: Durch die Eingaben von "MIT BUCHUNGSDATEN" = "J" und "TYP" = KASSE erhält man eine einseitige Auswertung mit den Gesamtsummen und den Aufteilungen nach Erlöskonten (Beispiel): Daraus kann man die Verteilung auf die Erlöskonten entnehmen und die Gesamtbeträge nochmals mit den Kassendaten des Monats abgleichen.
03.11	TKD	Nachweis fürs Finanzamt	Bei der Auftragserfassung kann man den Aufträgen verschiedene Auftragsarten zuordnen, über die z.B. gesteuert werden kann, ob eine Rechnung oder eine Gutschrift erfasst werden soll. Wenn man die Auftragsarten bei Reklamationen und Garantien richtig einsetzt, kann man sich monatsweise die dazu erbrachten Aufwendungen ausweisen lassen. Diese Daten können dann z.B. als Basis für Rückstellungen verwendet werden. Aufrufen kann man diese Auswertung unter 5. SONSTIGE LISTEN und dann 8. LEISTUNGEN NACH AUFTRAGSARTEN. Aber auch für das eigene Unternehmen ist es nicht unwichtig, die Größenordnungen für spezielle (kostenlos erbrachte) Aufträge zu kennen.
02.11	WWS	Preisänderungen	Wenn Preise manuell oder elektronisch geändert werden, möchte man gerne die Änderungen nochmals kontrollieren. Diese Prüfung ist natürlich gerade bei dem Einsatz neuer Kataloge zum Jahresende besonders wichtig. Dazu eignet sich die Preisänderungsliste, die in den SONDERPROGRAMMEN unter PREISPFLEGE aufgerufen werden kann. In dieser Auswertung werden sowohl die alten als die neuen (aktuellen) Preise zur Kontrolle ausgewiesen. Die Selektion ist vielschichtig, sodass man über eine datumsbezogene Selektion ganz gezielt die "soeben" geänderten neuen Preise sich ausweisen lassen kann. Auch die Preisänderungen eines einzelnen Artikels sind abrufbar. Über die Eingaben bei KOMPL/FUNKTION kann ein bestimmter AUFGABENKOMPLEX und eine Unterfunktion ausgewählt werden, mit der die Preise geändert worden sind. Wurden diese beispielsweise im AUFGABENKOMPLEX "09.STAMMDATEN" und dann über die "04.ARTIKEL-DATEI durchgeführt, dann ist hier 0904 einzugeben. Mit der Eingabe der "Wundertaste" F3 werden alle Änderungen, über welche Funktion auch immer, ausgewiesen. Dabei sind auch die Änderungen enthalten, die über die "Zentrale Artikelpflege" (auch automatisch) durchgeführt worden sind. Die Preisänderungsliste ist ein sehr gutes Werkzeug, um durchgeführte (vor allem auch automatisiert durchgeführte) Preisänderungen nochmals zu kontrollieren, weil neben den neuen Preisen auch die alten Preise ausgewiesen werden. Es werden immer alle Änderungen an einem Artikel ausgewiesen, wenn man nicht eine Einschränkung über DATUM machen kann. Zusätzlich kann man aber auch (um nicht immer "uralte" Änderungen ausgewiesen zu bekommen) die Funktion 2 mit entsprechend gewähltem Datum aufrufen. Dann werden alle Preis-Änderungen, die damit gelöscht worden sind, nie mehr wieder ausgegeben.
31.10	allgemein	Änderung Parameterdaten	Die Parametersätze in allen COMMERZ-Bausteinen enthalten wichtige allgemeine Steuerdaten. Sie brauchen eigentlich nach der Einrichtung von COMMERZ nur noch ganz selten geändert werden. Vielleicht möchte man aber zum Jahreswechsel die Nummernkreise für Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen neu anpassen. Wenn aber Parametersätze geändert werden müssen, dann sollte man beachten: o Diese möglichst nicht im laufenden Betrieb durchführen. Durch die Stammdaten-Funktion ÄNDERN wird der Parametersatz gesperrt und ist für andere nicht mehr aufrufbar. Beispielsweise können dann keine neuen Auftragsnummern oder Rechnungsnummern vergeben werden. Sollte die Änderung trotzdem im laufenden Betrieb durchgeführt werden, dann sollte man die Änderungsfunktion schnell wieder beenden. o die Änderung wird meist erst nach einem Neustart von COMMERZ wirksam. Deshalb sollte man alle Anwendungen neu starten. Ganz wichtig ist, dass über die Zugriffsberechtigung Änderungen in den Parametersätzen nur für zuständige Mitarbeiter möglich sein sollten und dass diese Funktion somit für alle anderen gesperrt sein sollte.
27.10	TKD	Teilrechnungen	Bei TKD-Aufträgen können immer nur alle Positionen abgeschlossen, geliefert oder berechnet werden. Häufig gibt es aber auch Aufträge (vor allem im IT-Bereich), bei denen über einen längeren Zeitraum verschiedene Positionen einzeln oder gruppiert abgewickelt werden müssen, die aber als Gesamtauftrag bereits feststehen. In TKD gibt es dafür eine Lösung, die im Prinzip so arbeitet, dass der Gesamtauftrag (nur) in Form eines Kostenvoranschlages erfasst wird und daraus einzelne Positionen in verschiedene Aufträge übernommen werden können. Entscheidend bei der Erfassung der "KVs" ist das Feld KV/AUF, über das die Definition von Gesamtaufträgen gesteuert wird (2=AUFTRAG). Wird der Auftrags-KV gedruckt wird als Überschrift "AUFTRAG" statt "KOSTENVORANSCHLAG" ausgegeben. Bei der Übernahme zu "echten" Teilaufträgen kann man Positionen auswählen: Die einzelnen Aufträge können (über die Nummer des Kostenvoranschlages verbunden) auch wieder zu Gesamtrechnungen zusammengeführt werden: Bei Interesse/Bedarf bitte bei der Hotline melden.
26.10	FIBU	OP-fähige Sachkonten	Bei den Sachkonten gibt es das Feld OP-STATUS, das folgendermaßen genutzt werden kann: Das Feld legt fest, ob sich das Konto wie ein offener Posten wirkt (OP-STATUS=1) oder nicht (OP-STATUS=0). Die OP-Fähigkeit eines Sachkontos bedeutet, dass es sich wie ein Debitor oder Kreditor verhält und dass z.B. bei Zahlungen die noch offenen Buchungen angezeigt und ausgeglichen werden können. Außerdem können in der OP-Verwaltung die offenen Posten des Sachkontos beauskunftet oder gelistet werden. Ein typisches Sachkonto, dass bisher häufig als OP-fähig deklariert wurde, ist das Scheck-Zwischenkonto, das dann z.B. alle noch nicht eingelösten Schecks verwaltet. So ein Sachkonto könnte man auch für alle Zahlungen, die über SEPA abgewickelt werden, einrichten.
25.10	TK	Ladenpreise	Die Verkaufspreise an der Terminalkasse werden im Normalfall immer aus der Artikelstammsatz aus dem Feld VERKAUFSPREIS (+MWST) entnommen. Ausnahme davon ist nur gegeben, wenn für die Konstellation Kunde und Artikel ein Nettopreis vorliegt. Da Nettopreise immer eine höhere Priorität haben, werden diese dann statt dem VK-PREIS (+MwSt) vorgegeben. Die Bestpreisfindung wird an der Kasse aber nur dann berücksichtigt, wenn das Feld KALK. VK-MWST auf "J" steht, da dann der normale VK einbezogen wird. Dieses Feld steuert, ob die Relation zwischen VERKAUFSPREIS und VERKAUFSPREIS (+MwSt) immer genau die Mehrwertsteuer ausmacht. Diese ist für eine Belegung mit "J" (fast) immer gegeben. Es gibt aber zwei Gründe, warum man diese Kalkulation an der Kasse nicht haben möchte: 1. Man hat ein ganz anderes Preisgefüge an der Kasse als im Streckengeschäft 2. Es gibt VK-Preise inkl. MwSt, die sich nicht aus einem VK-ohne-MwSt (wegen Rundungen bei kleinen Preisen) errechnen lassen, die man aber an der Kasse nutzen möchte. Ein Beispiel ist ein Preis inkl. MwSt. von EUR 0,97, denn ein VK von 0,81 führt zu 0,96 und ein VK von 0,82 führt zu EUR 0,98. Für COMMERZ-ACTUELL war es früher immer schwierig zu erkennen, ob der Ladenpreis bei einer Änderung des VK-PREISES neu errechnet werden soll oder nicht. Um hier eine Eindeutigkeit zu erreichen, wurde das Feld "KALK. VK+MWST (J/N)" eingefügt, über das der Anwender jetzt selbst bestimmen kann, ob der Laden-VK sich automatisch ändern soll oder nicht, wenn der Strecken-VK (=VERKAUFSPREIS) sich ändert.
24.10	WWS/OBJ	Rechnung über Leasing	Wenn Kunden größere Aufträge (Geräte, Einrichtungen) über Leasing bezahlen wollen, dann kann dieses in WWS auf ganz einfache Weise durchgeführt werden: Man muss lediglich im Auftragskopf im ERW-BS die Rechnungsadresse verändern: Dieses darf man aber nicht durch Überschreiben (FUNKTION = 1 oder 2) durchführen, sondern man muss die Kunden-(Debitoren-)Nummer der Leasingfirma über FUNKTION = 3 eingeben): Dann werden die Umsätze beim Kunden gebucht (auch etwa enthaltene Geräte werden dem Kunden zugeordnet), die Rechnung und die an die FIBU übergebenen Informationen enthalten aber die Daten der Leasingfirma. Es entsteht in der FIBU damit eine (korrekte) Forderung an die Leasing-Firma und nicht an den Kunden. Auf dem Lieferschein wird unten als Rechnungsadresse die der Leasing eingetragen, sodass der Kunde entsprechend informiert ist. Auf der Rechnung wird unten die Lieferadresse ausgegeben, sodass die Leasingfirma weiß, an den die Ware gegangen ist. Etwaige sonstige Leasing-Hinweise müssten gegebenenfalls als Textposition hinzugefügt werden. PS. Auch die Abrechnungsverfahren, wenn die Leasingfirma die Wartungspauschalen einzieht, ist elegant in COMMERZ-TKD gelöst.
20.10	TKD	Spezielle Poolauswertung	Über dieses Spezialprogramm können letztlich die Kosten pro Kopie eines jeden Poolgerätes ausgewiesen werden. Dabei wird keine Auswertung erstellt, sondern es werden die Daten zur individuellen Weiterverarbeitung in EXCEL als csv-Datei bereitgestellt. Es werden folgende Daten pro Gerät eines Pools ausgegeben: o Gerätenummer o Kundennummer o Poolnummer o Zählernummer o Zähler alt + neu (erfasst bei Zählerstandseingabe) für Z1 + Z2 o Differenz = Zähler neu minus Zähler alt o Freikopien o zu berechnen = Kopien neu minus Freikopien * Kopienpreis o Wartungspauschale o Aufwand VB, Entwickler, E-Teile, Arbeitslohn je nach Z1 und Z2 o Kopienkosten = Summe VB+E-Teile+Entwickler+Arbeitslohn geteilt durch Zähler neu Die Steuerung, welcher Aufwand in welche Rubrik einfließt, erfolgt durch die Zählernummer bei der Leistungserfassung und über die Verrechnungsarten. Leistungen, die nicht Zähler 1 oder 2 zuordbar sind, werden (z.B. Technikerstunden) werden auf beide Zähler verteilt; der Anteil (Prozentsatz) ist vorgebbar. Über diese spezielle Poolauswertung lassen sich differenziertere Auswertungen über einzelne Pools als bisher abrufen. Dabei ist allerdings wichtig, dass die Vorgaben (z.B. Verrechnungsarten) und Eingaben bei der Leistungserfassung (z.B. Zählernummern) exakt stimmen bzw. eingehalten werden. Details zu diesem Pool-Export sind individuell abzustimmen. Beschreibung bitte anfordern.
19.10	OBJ	Einfaches Beispiel Zwischensummen	In OBJ kann man die Angebote und die Aufträge gruppieren und für die einzelnen Gruppen auch Zwischensummen bilden. Dabei werden die Gruppen dadurch gekennzeichnet, dass sie alle im Feld POSGRP den gleichen Text enthalten: Diesen Text kann man dann noch überarbeiten und durch reale Begriffen ersetzen. Ein Angebot sieht dann (einfachste Struktur, ohne Langtexte und ohne eigene individuelle Firmen-Schablone) in etwa folgendermaßen aus:
18.10	WWS	Ergebnis von Aktionen	Üblicherweise speichert man die Daten (Preise) von zeitlich begrenzten Aktionen als Kundengruppen-Nettopreise (A-J-Preise) ab. Dieses Angebot wirkt dann, solange das Angebot existiert, wobei aber durch den Einsatz der Bestpreis-Funktion etwaige Konflikte mit Preisen der Nettopreiskunden vermieden werden können (Kunde bekommt dann auch den ggf. besseren Aktionspreis). Das Ergebnis einer solchen Aktion (aber auch alle direkten Nettopreisangebote) kann man in COMMERZ-ACTUELL-WWS über 8.ANGEBOTSÜBERWACHUNG und dann 3.NETTOPREISAUSWERTUNG erfahren: Die Daten können gelistet oder auch auf Bildschirm dargestellt werden: Hinweis: Rechte Spalte enthält untereinander den Nutzen in Prozent und den Nutzen der Position in EURO. Sind den Artikeln Sollmengen zugeordnet, werden diese zusätzlich mit ausgegeben. Die Ergebnisse können auch zwischendurch jederzeit abgerufen werden, um sich einen Überblick über eine Aktion oder die Nettopreise der Kunden anzusehen. Auch wenn das Nettopreis-Angebot wegen dem Ende der Aktion schon gelöscht sein sollte, können die Daten immer noch zum Druck abgerufen werden: Man muss nur die Angebotsnummer noch wissen.
17.10	allgemein	Funktionstaste F2	Die Funktionstaste F2 war ursächlich dafür gedacht, bei der Erfassung von Daten aus einem beliebigen Erfassungsfeld schnell in die untere Steuerzeile zu gelangen, um dort die weiteren Funktionen (z.B. ENDE, NÄCHSTER BS u.a.) aufrufen zu können. Nachträglich wurden aber weitere Funktionen der Funktionstaste F2 zugeordnet. Dabei ist wohl die wichtigste Funktion die, die eine Kopie des Werte "VON" auf den Wert von "BIS" durchführt. Es kommt gerade bei Auswertungen häufig vor, dass diese nur für einen Artikel, einen Kunden oder einen Auftrag abgerufen werden soll. Beispiel: Wenn man dann statt mühsam die 9 Ziffern fehlerfrei einzugeben oder über einen anderen Zugriff erst wieder eine Auswahl angezeigt zu bekommen, die F2-Taste betätigt, dann wird die Artikelnummer als "BIS"-Wert einkopiert. Diese Funktion wurde in den meisten (häufig verwendeten, aber nicht in allen) Auswahl-Bildschirmen integriert. Weitere Beispiele für F2: o Anzeigen von Bildern (F2 in der untersten Zeile einer Position) Sofern die Bilddatei über die Artikel im COMMERZ hinterlegt ist, kann man sich die einzelnen Artikel als Bild ansehen. o Kopieren von Angebots-/Auftragspositionen in OBJ (F2 statt Artikel-Eingabe) und nach Eingabe von F2 kann man die Daten (Positionen aus Angeboten oder Aufträgen) eingeben, die kopiert werden sollen. o Generelle Standard-Vorgaben bei Auswertungen (F2 im ersten Feld), z.B. Auftragsprüfliste, Liste offener Aufträge, Druck Kassenvorgänge u.a. Beispiel: Bei Eingabe von "N" bei IN ORDNUNG bleiben die Daten stehen und COMMERZ verzweigt zu "VON KUNDE" und es können einzelne Daten verändert werden. o Skonto-Eingabe bei Ausgleich von mehreren Rechnungen Bei Eingabe von F2 beim BETRAG wird diese Vorgabe zunächst gelöscht, ein Skontobetrag kann eingegeben werden und es wird der Zahlungsbetrag so neu errechnet, dass der Rechnungsbetrag erreicht wird. Nicht gewusst? Dann: Details dazu wurden jeweils in den logics-news beschrieben; bitte nachlesen oder Info/Fragen an unsere Hotline
13.10	FIBU	Umstellung auf DATEV	Einige Fachhändler haben sich entschlossen für die Finanzbuchhaltung DATEV einzusetzen. Das hat folgende Vorteile: 1. Mitarbeiter kennen sich in DATEV aus 2. Der Datentransfer zum Steuerberater ist besonders einfach möglich 3. In COMMERZ-ACTUELL stehen alle Funktionen zur Verfügung, die eine Auskunft in allen Bereichen ermöglichen: o Daten von COMMERZ nach DATEV (Übergabe Stammdaten und Rechnungsausgangsbuch) o Daten von DATEV nach COMMERZ (täglicher OP-Status) Details zu den Schnittstellen müssten entsprechend den individuellen Anforderungen abgesprochen werden. Entscheidend ist auch, ob die Finanzbuchhaltung im Unternehmen selbst oder beim Steuerberater stattfindet (für beide Varianten stehen Schnittstellen zur Verfügung). Es ist sicherlich eine Überlegung wert, für die Zukunft auch jetzt schon als Finanzbuchhaltung ein Standardsystem einzusetzen. Auch der Zeitpunkt (jetzt noch zum Jahreswechsel) wäre besonders günstig. 1. Varianten des DATEV-Einsatzes Der Einsatz der DATEV-FIBU kann entsprechend der Aufgabenverteilung der Buchhaltung weitgehend beliebig eingerichtet werden. Dabei ist entscheidend, welche Aufgaben im eigenen Haus und welche beim Steuerberater ausgeführt werden sollen. Die Extremfälle sind: a) Eigene Buchhaltung mit DATEV im eigenen Unternehmen, monatliche oder jährliche DATEV-Übergabe an den Steuerberater. Vorteile sind, dass sich Mitarbeiter mit DATEV-Knowhow leicht finden lassen, dass alle FIBU-Daten immer aktuell intern vorliegen und beauskunftet werden können und dass die Übergabe an den Steuerberater ohne spezielle Schnittstellen in der "DATEV-Welt" stattfinden kann. b) Keine eigene Buchhaltung im Unternehmen (ggf. OP-Verwaltung) und alle Daten werden dem Steuerberater monatlich übergeben (manuell und Ausgangsrechnungen DATEV-kompatibel über Schnittstelle) Der Vorteil, wenn eine eigene OP-Auskunft eingesetzt werden soll (Mini-COMMERZ.FIBU), ist der, dass aus der DATEV-FIBU beim Steuerberater die OP-Daten (z.B. wöchentlich) bereitgestellt und in die Mini-COMMERZ-FIBU übernommen und beauskunftet werden können. Zwischen diesen beiden Varianten des DATEV-Einsatzes sind auch beliebige andere Konstellationen denkbar. 2. Die speziellen Schnittstellen Für die Übergabe der Daten gibt es bereits folgende Schnittstellen: a) Export Ausgangsrechnungen (Rechnungsausgangsbücher) und auch Kundenstammdaten zu DATEV b) Import OP-Daten aus DATEV zur Mini-COMMERZ-FIBU c) alle DATEV-Daten-Übernahmen z.B. auch für Punkt 1a) sind jeweils mit dem Steuerberater abzustimmen. Die gesamte Thematik "Schnittstellen" ist je nach Konstellation, welche Daten zu übertagen sind, jeweils im Detail abzuklären. Dabei ist z.B. auch festzulegen, welche besonderen Funktionen an welchem Ort der Erfassung stattfinden sollen, wovon wiederum Umfang und Inhalt der Schnittstellen beeinflusst sein können. 3. Sonstige Festlegungen Der Einsatz der DATEV-FIBU erfordert eine vorherige und detaillierte Festlegung, welche Aufgaben an welcher Stelle auszuführen sind. Ein Beispiel dafür ist die Behandlung von Stornierungen von Lastschriften oder die Verteilung von komplexen Ausgleichsverfahren bei Offenen Posten. Die Datentransfers müssen zum Teil automatisiert ablaufen. Hierzu sind für jedes System entsprechende Prozeduren zu erstellen, die sich automatisch starten. 4. Fazit Mit dem Einsatz der DATEV-FIBU und einem eindeutig festgelegten Ablaufverfahren ist ein besonders lästiges und aufwendiges Thema auf jeden Fall gelöst: "Wie bekommt man ohne großen Aufwand, vollständig und ohne Nacharbeiten die COMMERZ-Daten zum und vom Steuerberater".
12.10	WWS	Lagerdaten nutzen	Wenn man in COMMERZ-ACTUELL die Lagerführung nicht nutzt, sollte man trotzdem das Lagerführungskennzeichen für alle Artikel auf "1" oder "2" setzten. Das bewirkt, dass bei allen Artikeln bei jedem Verkauf (Lieferung) die Menge entsprechend der Auftragsmenge reduziert wird. Man erhält dann (als negativen Wert) die verkaufte Menge. Dabei sind nicht nur die Artikel interessant, die Werte enthalten, sondern auch die Artikel, die immer noch eine Null enthalten (ev. Ladenhüter). Setzen Lagerführungskennzeichen in HILFSPROGRAMME: Wenn die Mengen z.B. am Jahresanfang wieder neu gezählt werden sollen (also die Mengen auf null gesetzt werden sollen), dann geht das nur über einen kleinen Trick: 1. Lagerführungskennzeichen von "1" und/oder "2" auf "0" setzen (Hilfsprogramme). Dabei werden dann alle Mengen gelöscht. 2. Mit Hilfsprogramm wieder auf Lagerführung "1" oder "2" zurücksetzen.
11.10	TKD	Abschriften	Etwas "versteckt" ist in TKD die Funktion ABSCHRIFTEN: Sie kann über die LEISTUNGSBEARBEITUNG unter 4. DRUCKEN VON RECHNUNGEN aufgerufen werden: Dabei können Abschriften sowohl für Auftragsrechnungen als auch für Vertragsabrechnungen erstellt werden: Bekannt sein muss aber die Rechnungsnummer. Ist sie das nicht, könnte man sich notfalls bezüglich der Inhalte auch mit Rücksetzen von Aufträgen oder von (aktuellen) Vertragsrechnungen behelfen.
10.10	TK	Rechnungs-Inkasso	In der Kasse kann man auch die Bezahlung von Kundenrechnungen vornehmen, die der Kunde auf Basis von normalen WWS-Aufträgen erhalten hat (RECHNUNGSINKASSO): Wichtig dabei ist, dass die erfassten Daten nicht automatisch an die FIBU übergeben werden, sondern nur den Kassenbestand erhöhen. Deshalb sollte man am Ende möglichst die "3" (BUCHEN MIT BELEGDRUCK) eingeben, damit für die Buchhaltung auch einen Beleg erstellt wird. Die einzelnen Vorgänge (mit allen Eingaben) werden aber auch im Kassenvorgangsprotokoll ausgewiesen, das man z.B. nur für die Inkasso-Vorgänge auch gezielt abrufen kann.
06.10	WWS	Zugriffs- berechtigungen	Beim Aufruf eines COMMERZ-Bausteins ist die BENUTZERKENNUNG einzugeben, der dann jeweils eine die Zugriffsberechtigung zugeordnet ist. Über diese Zugriffsberechtigung können spezielle Funktionen für einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen freigegeben oder gesperrt werden: Die ersten 12 Zeilen steuern die Aufgabenkomplexe und deren Untermenüs durch Vorgaben von "J" (erlaubt) oder "N" (nicht erlaubt). Ausnahme ist hier der Untermenüpunkt 7 von AUS (AUSWERTUNGEN UND AUSKÜNFTE), nämlich die PREISAUSKUNFT, bei dem auch eine 1 oder 2 erlaubt sind, womit die Auskunft auf (nur) VK-Preise beschränkt werden kann. Weiterhin kann bei dem Aufgabenkomplex SDV (STAMMDATEN) zusätzlich auch ein "A" vorgeben werden, womit dann nur die Funktion 4=BS-AUSGABE zugelassen wird. Die unteren Felder steuern folgende Funktionen: RECH.-DRUCK "N" = Sperren der Ausgabe von Rechnungen und Gutschriften DATUMSÄNDERUNG "N" = Das Vorgabedatum beim Aufruf von COMMERZ kann nicht geändert werden VORGABE ABSATZBEREICH Automatische Vorgabe, wenn man bestimmte Geschäftsbereiche einem festen Absatzbereich zuordnen möchte (z.B. Kasse) CODE LS3-FUNKTIONEN Gewisse Änderungen in den LS3-Aufträgen sind zum Teil mit Folgetätigkeiten verbunden, die gezielt abzuarbeiten sind. In solchen Aktivitäten wird dann immer der CODE abgefragt DRUCKERVORGABE (siehe logics-news vom 26.04.2018) CODE KASSENFUNKTIONEN Steuert bestimmte Kassenfunktionen, die dann nicht jeder abrufen kann. Die Zugriffberechtigungen können über das Untermenü 8 in den SONDERPROGRAMMEN angelegt, geändert und gelöscht werden: Selbstverständlich ist, dass dieser Menüpunkt nur für Mitarbeiter mit besonderer Kompetenz freigeschaltet sein darf, weil sonst sich jeder eine eigene Zugriffberechtigung definieren könnte. Die Zugriffberechtigungen sollten unbedingt genutzt werden, um auch spezielle Funktionen, die Datenverluste bewirken und aus Versehen aufgerufen werden könnten, auszuschließen. Wenn man im Untermenüpunkt 8 bei BENUTZKENNUNG die Wundertaste F3 eingibt, werden alle aktuellen Benutzerkennungen angezeigt
05.01	TKD	Intervalle	Bei den Vertragsdaten für Miete, Wartung und Zähler kann man jeweils 2 Intervalle (in Monaten) angeben. Diese zwei Eingaben wurden deshalb eingeführt, um die Abrechnung an zeitliche Intervalle anpassen zu können. Wird beispielsweise die Zählerstandsabrechnung immer zum Quartalsende durchgeführt und ein Vertrag aber ab dem 2. Monat des Quartals begonnen, dann setzt man das erste Intervall auf "2" (oder "5") und das 2. Intervall auf "3": Wann wird aber nun das erste und ab wann das zweite Intervall verwendet ? Entscheidend hierfür sind die Daten in den Feldern VERTRAGSBEGINN und ABGERECHNET BIS, sowie der beim Abruf der Vertragsrechnung einzugebende ABRECHNUNGSMONAT. Wenn zwischen diesen keine zeitliche Lücke vorhanden ist, wird das 1. Intervall, sonst immer das 2. Intervall angesetzt. In diesem Beispiel ist bis 31.01.2012 abgerechnet (wird auch automatisch gesetzt) und der Vertrag beginnt am 01.02.2012 --> keine zeitliche Lücke --> 1. Intervall. Nach der ersten Wartungsabrechnung verändert sich ABGERECHNET BIS auf 0312, sodass eine Zeitdifferenz zum VERTRAGSBEGINN vorliegt und später immer das 2. Intervall verwendet wird. Etwas problematischer wird es, wenn der Vertragsbeginn nicht auf dem 1. eines Monats liegt: Dann wird das 1. Intervall verwenden, wenn der Abrechnungsmonat noch kleiner ist als die (zeitliche) Summe von ABGERECHNET BIS + 1. INTERVALL (was eigentlich immer der normale Fall ist). Das bedeutet, dass ein Abrechnungsmonat 0212 das 1. Intervall nutzt, ein Abrechnungsmonat größer als 0212 das 1 und das 2.Intervall verwendet. Wenn in Ausnahmefällen Vertragsabrechnungen scheinbar nicht erwartungsgemäß erstellt werden, liegt das meist an der Konstellation dieser Daten. Deshalb sollte man bei manuellen nachträglichen Änderungen eine besondere Sorgfalt walten lassen. Bei der Erfassung eines neuen Vertrages wird ABGERECHNET BIS automatisch auf Basis von VERTRAGSBEGINN berechnet und vorgegeben.
04.10	WWS	Webshops	Kein Thema für COMMERZ-ACTUELL war immer schon die Einbindung von Webshops. Seit erster Stunde konnten die verschiedenen Webshops von Soennecken und Büroring unterstützt und verarbeitet werden. Aber auch individuelle Webshops können ins COMMERZ-ACTUELL integriert werden. Im Prinzip gibt es dazu zwei grundsätzliche Funktionen: 1. Bereitstellung der Artikel mit den aktuellen Preisen Dabei können auch zentrale Daten von Logistikzentren (z.B. von Soennecken) verwendet werden oder für spezielle Kunden(-bereiche) individuelle Konditionen vorgegeben werden. Auch der direkte Zugriff auf die COMMERZ-Daten ist über den Webshop möglich, um z.B. die aktuelle verfügbare Menge anzuzeigen. Mit COMMERZ-ACTUELL stehen eine Fülle von Varianten und auch Automatismen zur Verfügung, die je nach Anforderung integriert werden können. Die Bereitstellung von Artikeln für den Webshop erfolgt üblicherweise (sofern nicht der aktuelle Artikelstamm gelten soll) im Menüpunkt ANGEBOTSBEARBEITUNG: Über die folgenden Funktionen kann man dann Artikel bereitstellen: 2. Übernahme der Webshop-Aufträge und Generierung von COMMERZ-ACTUELL-Aufträgen. Diese Funktion ist in der Auftragsbearbeitung unter EXTERNE AUFTRÄGE aufrufbar: Dabei werden die Webshop-Aufträge in COMMERZ-Aufträge umgewandelt, geprüft und ggf. auch protokolliert. Wird der Kunden über ein Logistik-Centrum (LogServe) beliefert, wird so ein Auftrag dann auch direkt automatisch dahin weitergeleitet. Diese kurze Darstellung kann nicht alle Funktionen und Automatismen beschreiben, die bereits in COMMERZ-ACTUELL vorhanden sind. Sie soll nur darstellen, wie die Einbindung von Webshops prinzipiell erfolgt. Details dazu sollten mit der Hotline abgesprochen werden.
22.09	allgemein	Oktoberfest	In München ist endlich wieder einmal Wies`n. Die Autoren der logics news gönnen sich deshalb ein paar gemütliche Stunden (wohl eher Tage) und werden erst am 04.10.2022 weitere News verfassen. Bis dahin wünschen sie: Hoabts dawei a guade Zeit .
21.09	TKD	Erweiterungen	Neben diversen Detail-Erweiterungen wurden in COMMERZ-TKD in letzter Zeit folgende (leider meist kostenpflichtige) Erweiterungen integriert: 1. Vorausberechnung Vertragsabrechnung (Zähler) Damit kann man etwaige Fehler (vor allem bei Pool-Abrechnungen) vorab erkennen und erheblichen Aufwand vermeiden. Es werden die aktuellen (zu erwartenden) Daten und die Daten der vorher gehenden Rechnung ausgewiesen. Das Programm kann für einzelne Geräte, Gerätegruppen oder auch für einzelne Pools aufgerufen werden. 2. Auswertung Freie Einheiten Abgleich der echten Kopien mit den dazu gehörenden Freien Einheiten. Damit kann man erkennen, ob die ehemals festgelegten freien Einheiten im Einklang mit den Kopien stehen. Bei gravierenden Abweichungen sollte man die Vertragsdaten prüfen und ggf. ändern. 3. Globale Pool-Änderungen Ändert sich ein bestimmtes Feld in allen Geräten eines Pools, dann kann mit diesem Programme die Änderung in allen Geräten des Pools automatisch erfolgen. Bisher müssen alle Geräte einzeln aufgerufen und geändert werden. Das Programm erkennt auch Abweichungen in den Geräten, wenn der Ursprungswert in einem Gerät anders ist. 4. Lastschrift-Verfahren Die Daten von TKD-Rechnungen (insbesondere Mieten oder Wartungen) werden entsprechend dem SEPA-Vorschriften so aufbereitet, dass sie direkt in Bankprogramme übertragen werden können. 5. Zähler-Abfrage per E-Mail An den Kunden wird eine E-Mail versendet, die ihn auffordert die Zählerstände seiner Geräte zurückzusenden. Letzte Zählerstände werden mit ausgegeben, der Kunde kann in dem Anhang seine Daten eintragen und zurücksenden. Diese Daten werden dann automatisch (ohne Zusatzeingabe) als Zählerstand ins COMMERZ übernommen. 6. Rechnungen per E-Mail TKD-Rechnungen können als Anhang im pdf-Format den Kunden übermittelt werden. Spezielle Steuerungen berücksichtigen die Ausgabe bzw. die Nicht-Ausgabe für die verschiedensten Fälle, wie zum Beispiel: - Kein Druck auf Formular, wenn E-Mail-Versand - Null-Rechnungen (nicht) versenden - Kopien auf verschiedenen Druckern/Schächten (blanko). 7. Störungen und Anforderungen von Kopiersystemen Meldungen (z.B. Tonerbedarf) führen automatisch zu einem Auftrag in COMMERZ-TKD. 8. Jährliche Kopien Für jedes Gerät werden die Daten für mehrere Jahre in eine csv-Datei abgestellt, die dann in EXCEL umgewandelt zur eigenen Auswertung zur Verfügung stehen. Dabei lassen sich Vergleiche über verschiedene Jahre oder Tendenzen für Kunden, Modelle oder Geräte ableiten. 9. Techniker-Einsatz Die mit Tablets ausgestatteten Techniker erhalten ihre Aufträge aus COMMERZ elektronisch und senden die erbrachten Leistungen ebenso zurück. Manuelle Erfassung der Technikerberichte sind dann nicht mehr erforderlich bzw. reduzieren sich erheblich. 10. Beratungs- und Großaufträge Anlage eines gesamten Auftrages und Teilabruf einzelner Positionen mit der Möglichkeit des Abrufes von Teillieferscheinen und Teilrechnungen. Interesse/Bedarf? Wir senden ihnen gerne Detailbeschreibungen.
20.09	MB	Liefereingang Geräte	In letzter Zeit wurde bei unserer Hotline vermehrt nachgefragt, wie man am schnellsten einen ganzen Block von gleichen Geräten (500 bis 1000 Stück) ins COMMERZ einbringen kann. Dazu gibt es zwei Lösungen: 1. Liefer- und Rechnungseingang im Maschinenbuch Der Erfassungs-Bildschirm für den Liefereingang enthält folgende Eingabefelder: Sofern die Position nicht wechselt, muss man für jedes Gerät die (eigene) Gerätenummer und die Herstellergerätenummer eingeben. 2. Der Lieferant liefert die Gerätedaten auf Datenbasis (EXCEL oder so). Dafür hat logics ein Programm erstellt, das aus diesen Daten automatisch Gerätestammsätze erzeugt. Dazu ist es aber noch erforderlich, individuell weitere Daten festzulegen, die zusätzlich bei jedem Gerät einheitlich eingetragen werden sollen. Sind viele Geräte zu erfassen, rechnet sich auf jeden Fall die 2. Lösung. Die Hotline liefert gerne weitere Details zu diesem Thema. Die Funktion "Liefereingang" im Maschinenbuch eignet generell auch, wenn überhaupt Geräte neu erfasst werden sollen. Denn im Anschluss daran können auch die weiteren Rechnungsdaten automatisch in die Geräte eingetragen werden.
19.09	OBJ	Formular-Ansicht	In COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) wurde innerhalb der WORD-Bearbeitung von Angeboten oder Aufträgen eine Funktion integriert, über die man Angebot oder Auftragsbestätigung so auf den Bildschirm bringen kann, wie diese später gedruckt werden. Dazu ist die Funktion "Ansicht" aufzurufen. Damit kann man rechtzeitig überprüfen, wie das Formular dann später gedruckt aussehen wird.
15.09	WWS	Einzelpreise mit Mehrwertsteuer	Im Kundenstamm wird das Feld MWST/RECH.ZEILE standardmäßig mit "N" vorbelegt. Ein "J" bedeutet, dass auf der Rechnung für diesen Kunden der Verkaufspreis in der Positionszeile die Mehrwertsteuer bereits enthält. Dieses Feld ist auch auftragsbezogen änderbar. Diese Art der Rechnung wird immer dann benötigt, wenn der Kunde die Preise der einzelnen Artikel inklusive Mehrwertsteuer ausgewiesen haben möchte. Der gesamte Mehrwertsteuerbetrag einer solchen Rechnung wird unten korrekt errechnet und ausgedruckt. Das interne Verbuchen eines solchen Auftrages erfolgt ganz normal, lediglich die Darstellung auf der Rechnung ist eine andere. Diese Darstellung wird auch auf Auftragsbestätigungen und auf Angeboten entsprechend ausgewiesen. Ein Problem ergibt sich dann, wenn unterschiedliche Aufträge, also welche mit "J" und welche mit "N", in einer Sammelrechnung gedruckt werden sollen, weil das Ergebnis schlichtweg falsch wird. Wie kann man sich dagegen schützen? 1. Der Wechsel innerhalb eines Kunden ist höchst selten. In solch einem Fall sollte man möglichst gleich für die Ausnahme die Rechnung separat als Einzelrechnung abrufen. Alternativ dazu kann man auch die Rechnungsart auf Einzelrechnung ändern. 2. In der Liste fakturierfähige Aufträge wird in einer Spalte MZ die Besetzung des Feldes (J/N) ausgewiesen. Da jedoch die Liste nicht immer abgerufen wird, sollte man sich angewöhnen, bereits bei der Erfassung eines Auftrages und bei der Änderung des Feldes, gleich die Schritte wie unter 1. beschrieben durchzuführen.
14.09	WWS	CODE bei Preisauskunft	Bei der Preisauskunft wird als erstes ein CODE abgefragt, der die Ziffern 1 bis 3 beinhalten kann: Diese CODE-Zahl entscheidet darüber, welche Daten auf dem Bildschirm ausgegeben werden sollen. Dabei kann die Vorgabe bereits über die Zugriffsberechtigung des betreffenden Mitarbeiters vorgegeben werden, so dass z.B. an der Kasse immer nur die "1" zugelassen ist. Wenn man an der Kasse die Preisauskunft direkt aufruft (F8 nach Kundennummer), dann wird automatisch die "1" vorgegeben. Die CODEs bedeuten: 1=nur normaler VK-Preis 2=alle weiteren VK-Preise 3=alle VK- und alle EK-Preise Je nach Standort und der Kompetenz des Mitarbeiters kann damit festgelegt werden, welche Preise in der Preisauskunft dargestellt werden sollen.
13.09	TKD	Auftragsdaten in Historie	In die Historie werden die "echt" erbrachten Leistungen hinterlegt. Das bedeutet, dass bei einer Rücksetzung eines Auftrages die Daten dort wieder ausgetragen werden. Beispiel mit einem Auftrag: Nach Abschluss Auftragsnummer 37: Nach Rücksetzung des Auftrages 37: Beim Rücksetzten werden alle Daten des Auftrages in allen Statistikfelder und auch in der Historie wieder ausgetragen. Lediglich im Rechnungsausgangsbuch (sofern) eine Rechnung erstellt worden ist) wird die Information über das Rücksetzen eingetragen.
12.09	FIBU	Fälligkeitsliste	In der FIBU gibt es zwei wichtige Druckausgaben, mit denen für Debitoren und für Kreditoren die Offenen Posten darstellen können: OP-Liste und Fälligkeitsliste. Während die erste Liste nach Kunden/Lieferanten sortiert ist, also alle Offene Posten der Kunden/Lieferanten en bloc enthält, ist die andere Auswertung grundsätzlich nach Datum sortiert. Deshalb ist die letztere im Debitorenbereich für die Überwachung der OPs sehr geeignet, weil die ältesten und damit kritischen Rechnungen an den Anfang gestellt werden. Für die Kreditoren liefert sie wichtige Hinweise, welche Geldmittel zu welchem Zeitpunkt verfügbar sein sollten: Am besten wird die Auswertung mit 1=EINZELN aufgerufen, da man im anderen Fall (ZUSAMMENFASSUNG) nur Gesamtwerte in vorgebbaren Intervallen erhält (bei Debitoren: welchen Zahlungseingang ist alle 10 Tage zu erwarten oder bei Kreditoren: welche Geldmittel benötigen wir alle 7 Tage immer montags). Dazu wird zusätzlich ein Startdatum und dann ein Intervall in Tagen angefordert. Bei den Auswertungen werden die einzelnen Beträge am rechten Rand laufend addiert und ergeben zum Schluss die Summe aller Offenen Posten. Aufgabe: Einfach einmal ausgeben lassen und auf Verwendbarkeit prüfen.
08.09	WWS	Abholschein	Die Auftragsart 93 (Abholschein) ist dafür gedacht, dass sichergestellt werden kann, dass Fahrer nur Artikel zurücknehmen, wenn sie einen solchen Abholschein dafür haben. Damit ist dann ausgeschlossen, dass ohne die Zustimmung der "Verwaltung", (alte) Ware beliebigst wieder zurückgegeben werden kann. Zudem wird mit diesem Abholschein der Vorgang auch entsprechend abgewickelt und protokolliert. Nach dem Erfassen eines solchen Auftrages (die abzuholenden Mengen sind positiv einzugeben) kann ein Abholschein gedruckt werden, auf dem der Fahrer die Rücknahme quittieren kann. Ist die Ware im Haus, kann die Auftragsart in "10" (Gutschrift) geändert werden, sodass der Kunden auch eine entsprechende Gutschrift (Rechnungskorrektur) erhält. Genau zu diesem Zeitpunkt der Änderung der Auftragsart wird die Ware auch wieder dem Lager zu gebucht.
07.09	TKD	Nullrechnungen und E-Mail	Sehr unterschiedlich wurde bei den Fachhändlern bisher schon die Versendung von Nullrechnungen an den Kunden behandelt. Diese entstehen in der Vertragsabrechnung immer dann, wenn die Freien Einheiten größer sind als die zu berechnenden Kopien. Einige Fachhändler versenden die Nullrechnungen überhaupt nicht, andere deshalb, weil dem Kunden damit berücksichtigte Zählerstände mitgeteilt werden. In Verbindung mit der Versendung von Rechnungen per E-Mail, was längst zum Standard bei der Nutzung von COMMERZ-TKD zählt, ist das nochmals etwas komplexer geworden. Unsere Hotline hat auch für jede individuelle Anwendung eine Lösung parat; es muss dann nur konkret festgelegt werden, unter welchen Bedingungen Rechnungen in welcher Form oder z.B. auch gar nicht erzeugt werden sollen.
06.09	TK	Blättern im Anzeigenbereich	Wenn mehr als 5 Positionen eingegeben werden, verschiebt COMMERZ-ACTUELL die Positionen im Anzeigefeld nach oben, sodass immer nur die letzten 5 Positionen sichtbar sind. (fiktives) Beispiel: Durch Eingabe von CURSOR UP bei PN (dort hin kommt man wie üblich mit Funktionstaste F1 bei MENGE) verzweigt COMMERZ in die Positionsnummern des Anzeigebereiches und mit weiteren CURSOR UP oder CURSOR DOWN kann dann im Anzeigenbereich geblättert werden. Mit PAGE DOWN oder wenn man mit CURSOR DOWN über die letzte erfasste Position hinaus positioniert kommt man wieder in den Erfassungsbereich zurück. Leider kann man eine markierte Position beim Blättern nicht direkt in den Erfassungsbereich (einfach nur ENTER) übernehmen. Um eine solche Position zu ändern, muss man wieder zur Erfassung zurückkehren und die Position dann direkt durch Eingabe der Positionsnummer (im Feld "PN") aufrufen.
05.09	WWS	Rechnungskontrolle LS3-Aufträge	Leider muss unsere Hotline noch häufig feststellen, dass Fachhändler die Rechnungsdaten bezüglich LS3-Aufträgen von Soennecken in Papierform erhalten und diese nun händisch mit den Aufträgen in COMMERZ abgleichen. Dabei steht in COMMERZ eine Super-Lösung zur Verfügung: Mit der Erweiterung in WWS zur Kontrolle der Rechnungen von Soennecken im Abgleich mit den eigenen COMMERZ-Aufträgen steht ein Werkzeug zur Verfügung, über das die LS3-Aufträge in allen Belangen auf einfachste Weise kontrolliert werden können. Soennecken liefert dazu elektronisch die potentiellen Daten für die Rechnungserstellung der einzelnen LS3-Aufträge, die dann in COMMERZ-WWS mit den entsprechenden LS3-Aufträgen verglichen werden. Die möglichen Differenzen sind sehr vielfältig und können z.B. sein: o Menge falsch o Artikel falsch (anderen Artikel genommen) o EK-Preis falsch o schon berechnet o Position gibt es nicht und vieles mehr. Positionen und letztlich auch Rechnungen erhalten den Status "OK", wenn diese mit dem LS3-Auftrag übereinstimmen. Die gesamte Rechnungskontrolle ist im Bestellwesen aufrufbar (es gibt bereits eine ähnliche Funktion für "echte" Lieferantenrechnungen). Über Punkt 1 werden die Soennecken-Daten übernommen, über Punkt 2 werden die Prüfungen durchgeführt und mögliche Fehler ausgewiesen. Der Punkt 3 ermöglicht, sich nochmal einen Überblick über die Rechnung zu verschaffen, bei dem auch die Preise mit den Auftragsdaten verglichen werden. Letztlich können alle Rechnungen, die den Status "OK" haben (der auch durch manuelle Korrekturen entstehen kann: "EK-Preis war bei uns wohl doch falsch") über den Punkt 4 gelöscht werden. Durch diese Erweiterung erspart man sich alle manuelle Abgleiche und kann etwaige Unstimmigkeiten schnellstens erkennen und beheben. Weitere Information gerne durch unsere Hotline
31.08	allgemein	"Lästige" Arbeiten	Die logics hat immer die Philosophie vertreten, dass für häufig wiederkehrende Funktionen, die einen beträchtlichen (meist manuellen) Aufwand verursachen, schnellstens eine entsprechende Lösung in COMMERZ realisiert wird. Häufig hört die Hotline, dass wiederholt lästige Eingaben oder umständliche Abwicklungen bei unseren Kunden stattfinden. Sie würde hier gerne helfen, benötigt aber dazu entsprechende Informationen. Sie kann dann Ratschläge auf Abhilfe geben oder Lösungen realisieren. Deshalb unser Appell: Bitte die Hotline informieren, wenn scheinbar unnötige Aufgaben mit viel Aufwand erledigt werden oder wenn Abläufe umständlich erscheinen (am besten mit einer kurzen Beschreibung: "Wir müssen immer ......, wenn wir ......"). Dieses gilt insbesondere auch dafür, wenn aufwendig Daten aus COMMERZ-ACTUELL manuell in andere Systeme (z.B. in EXCEL für spezielle Auswertungen) übernommen werden. Hierzu gibt es in COMMERZ diverse Auswertungen und Exporte, die auch völlig automatisiert ablaufen können.
30.08	WWS	Kontrolle von Gutschriften	Gutschriften an Kunden werden üblicherweise über die Auftragsart 10 (bis 19) erstellt. Für diesen Fall prüft COMMERZ auch, ob beim Kunden seine Steuernummer hinterlegt ist, die dann auch auf die Rechnung automatisch mit ausgegeben wird. Man kann aber auch einen normalen Auftrag erstellen und dann negative Mengen zu verwenden. In diesem Fall wird dann eine Rechnung erstellt (mit negativem Gesamtbetrag) und die Steuernummer wird nicht mit ausgegeben. Der letzte Fall wird eigentlich immer nur dann verwendet, wenn man etwaige Rückgaben in einen (neuen) aktuellen Auftrag einbringen möchte. Es ist wichtig, diese Vorgänge kontrollieren und überwachen zu können, wenn man nicht entsprechende Kompetenzen vergeben hat. Dazu bietet sich die AUFTRAGSPRÜFLISTE an, über die Aufträge mit speziellen Auftragsarten ausgewiesen und über die aber auch durch die Abfrage BETRAG IN DER POSITION KLEINER ALS der Wert 0,00 negative Positionen gelistet werden können: Damit können dann solch spezielle Aufträge auch überwacht werden. Auch über die BS-AUSKÜNFTE GESCHÄFTSDATEN kann man sich mit der Auswahl nach Auftragsarten einen Überblick von Gutschriften verschaffen.
29.08	TK	Kasse mit eigenem Absatzbereich	Über die 9 möglichen Absatzbereiche kann der Fachhändler seine Umsätze und Nutzen so verteilen, dass diese automatisch seinen Geschäftsbereichen zugeordnet werden. Übliche Strukturierungen sind z.B. Differenzierungen nach: PBS, Einrichtungen, Geräte-Verkäufe oder Vermietung, Wartung und Werkstatt. Es ist aber auch möglich, den Laden als eigenen Absatzbereich einzurichten. Dazu ist es nur erforderlich, eine Zugriffsberechtigung anzulegen und COMMERZ-ACTUELL an der Kasse immer mit dieser Benutzerkennung aufzurufen: Mit dieser Benutzerkennung würden z.B. alle Kassenvorgänge dem Absatzbereich 6 zugeordnet werden. Ausnahme hiervon natürlich die Tonerverkäufe an der Kasse, die Geräten zugeordnet wurden, und die somit dem in TKD angelegten Absatzbereich zugeordnet werden.
25.08	WWS	Reservierungen	Haben auch Sie Kunden, die einen bestimmten Artikel sofort geliefert haben möchten, und können Sie sicherstellen, dass dieser zu einem beliebigen Zeitpunkt in ausreichendem Umfang auch auf Lager ist? Mit COMMERZ ist das alles kein Problem, weil diese Mengen kundenindividuell vorgebbar sind und die so reservierten Bestände nicht für alle andern Kunden zu Verfügung gestellt werden. Bei dem Bestellwesen werden diese Reservierungen auch entsprechend berücksichtigt. Die Anlage von reservierten Beständen erfolgt in der Bearbeitung von Angeboten über die Angebotsart 11: und dann in den Positionen mit Angabe der reservierten Menge: Diese im Beispiel vorgegebene Menge von 2 wird nicht bei andere Kunden als "verfügbar" angezeigt und kann nicht an diese vergeben werden. Lediglich beim Auftrag von diesem Kunden werden die zusätzlichen Mengen von 2 Stück angezeigt. Auch das Bestellwesen wird beim Erstellen eines Bestellvorschlages diese Menge entsprechend berücksichtigen. Voraussetzung für eine solche Reservierung ist natürlich der Einsatz der Lagerbestandsführung, aber die könnte man ja auch nur für solch ausgewählte Artikel gezielt einsetzen.
24.08	WWS/OBJ	Vermietung	Über die Auftragsart 96 "Vermietungen" können Aufträge abgewickelt werden, bei denen Artikel (z.B. Geräte) nur vermietet werden: Das ließe sich zwar auch über die Auftragsart 90 "Kommissionsauftrag" abwickeln, weil ja lediglich ein Lieferschein benötigt wird. Die Auftragsart 96 beinhalten aber zusätzlich, dass die Daten in die Provisionen einfließen. Dazu ist bei den Positionen neben dem vorhandenen EK-Preis auch ein fiktiver VK-Preis einzugeben. Bei dem Verkäufer werden dann diese beiden Werte in seiner Provisionsabrechnung entsprechend berücksichtigt. Dieses erfolgt jedoch ohne dass weitere Umsätze verbucht werden. Insofern dient diese Auftragsart lediglich dazu, die Provision der Verkäufer gleich mit der Eingabe des Auftrages korrekt zu erfassen. Die Alternative dazu wäre, für das Gerät in COMMERZ-TKD zu den Mietvertragsdaten einen speziellen Mietvertragsartikel, wie z.B. "Mieterlöse Herr Huber", hinzuzufügen, auf den dann bei jeder Mietrechnung diese Erlöse automatisch verbucht werden
23.08	TKD	tagesgenaue Abrechnungen	Wenn der Vertragsanfang nicht am Ersten eines Monats ist oder das Vertragsende nicht auf ein Monatsende fällt, dann werden Miete oder Wartung, aber auch z.B. die zu berücksichtigenden Freien Einheiten tagesgenau berechnet. Die Berechnung erfolgt dabei nach folgendem Verfahren: Die im Abrechnungsintervall enthaltenen ganzen Monate werden mit den im Vertrag definierten monatlichen Beträgen gewertet. Nur der Anfangsmonat und/oder der Endmonat werden tagesgenau dazu hinzugerechnet. Dabei ist wichtig, dass die Monate entsprechend ihrer Tageszahl bewertet werden. So ist der tägliche Betrag im Januar (31 Tage) kleiner als der im April (30 Tage). Beispielsweise ergibt eine Abrechnung vom 1.1.2016 bis 12.2.2016 zu einem Monatsbetrag von EUR 65,00 einen Gesamtbetrag von EUR 91,90: Januar 2016: EUR 65,00 Februar 2016: 12 Tage zu 65,00/29 = 12*2,241379 = EUR 26,90 Tagesgenaue Abrechnungen sind gar nicht so unsinnig: Warum sollte man bei einer Installation am 6. eines Monats mit der Berechnung der Wartungsgebühr erst im nächsten Monat beginnen???
22.08	WWS	SONDERTEXT 1+2	Wozu braucht man eigentlich die zwei Zeilen SONDERTEXT? Im Auftragskopf kann man zwei Zeilen Text eingeben (oder einen Text durch Eingabe einer Textnummer einfügen). Diese Textzeilen werden dann in der Auftragsbestätigung, auf dem Lieferschein und auf der Rechnung im unteren Teil des Formulars ausgegeben. Beispiel Rechnung: Die Zeilen können zum Beispiel dazu dienen, den Kunden auf etwas Individuelles für ihn hinzuweisen (Werbetext). Mit der Funktionstaste F5 können die in der Stammdatenverwaltung TEXTE vorgegebenen Texte angezeigt werden.
11.08	allgemein	Feiertag	Am kommenden Montag (15.8.2022) ist in Bayern ein Feiertag. Aus diesem Grunde erscheint der nächste logics-news-Eintrag erst wieder am 22.8.2022.
10.08	TKD	Geschätzte Zählerstände	Für den Fall, dass Zählerstände nicht ermittelt werden können, wurde in COMMERZ-ACTUELL das Verfahren mit "geschätzten Zählerständen" integriert. Dabei wird ein fiktiver Zählerstand erfasst und dieser als solcher gekennzeichnet in der Zählerabrechnung ausgewiesen. COMMERZ errechnet den geschätzten Zählerstand, der ausgedruckt werden kann, und der Fachhändler muss diesen (oder einen entsprechend geänderten) Zählerstand noch eingegeben. Die Vorgaben für die geschätzten Zählerständer erhält man mit: Dabei werden alle Geräte ausgewiesen, für die zum Abrechnungsmonat noch keine Zählerstände erfasst wurden. Die Auswertung enthält am rechten Rand einen Schätzwert, der sich aus der Historie der Geräte ergibt. Dieser Vorschlag ist dann über den Menüpunkt ERFASSEN ZÄHLERSTÄNDE (ggf. korrigiert) einzugeben und dabei ist das Feld GESCH(ÄTZT) auf "J" zu setzen. Auf der Rechnung auch ein Hinweis ausgegeben, dass es sich hier um einen geschätzten Wert handelt. Wichtiger Hinweis: Da zu erwarten ist, dass der Kunde den geschätzten Zählerstand meist nicht akzeptieren wird, sollte man die Zählerabrechnung auch gleich zurücksetzen und dann später (mit verbindlichen Werten) neu erstellen.
09.08	FIBU	Rechnungen ohne Mehrwertsteuer	Ausgangsrechnungen ohne MwSt können entweder für EU-Kunden oder für sonstige Auslandskunden erstellt werden. Für das Verbuchen bzw. die Weitergabe an eine andere Finanzbuchhaltung ist folgendes zu beachten: 1. Kundenstammsätze Das Feld MEHRWERTSTEUERFREI ist auf "J" zu setzen: EU- und Auslandkunden werden daran unterschieden, ob im Feld USTID ein Wert enthalten ist (Umsatzsteuer-Identifikationsnr., die auch auf Rechnung ausgegeben wird und unter der auch die "zusammenfassende Meldung" abzugeben ist) oder nichts (sonstiges Ausland). 2. Erlöskonten Im Parametersatz (WWS und TKD) kann zwischen Erlösen für Auslands- und EU-Kunden unterschieden werden: 3. Steuerkennzeichen Das Steuerkennzeichen wird automatisch auf "4" gesetzt (statt wie üblich auf "0" für 19% bzw. "1" für 7%) und so an die FIBU übergeben. In der COMMERZ-FIBU wird ein neues FIBU-Steuerkennzeichen aus den Daten im Parametersatz 3 oder 4 ermittelt (erste MwSt-Definition mit einem Prozentsatz von 0%). Damit können dann Zahlungen auch mit Skonto den Rechnungen zugeordnet werden. Übrigens Beim Erfassen von Eingangsrechnungen in der COMMERZ-FIBU ist immer ein Steuerkennzeichen zu verwenden, dem im Parametersatz 3 oder 4 Vorsteuer mit 0% zugeordnet ist. Wenn beim Steuerkennzeichen für die Eingangsrechnung "0" eingetragen wird (OHNE STEUER), dann kann aus der Zahlung später kein Skonto direkt verbucht werden.
08.08	WWS	Mehr als 9 Lieferadressen	Wenn man für einen Kunden mehr als 9 Lieferadressen hat, gibt es ein Problem: In der Stammdaten-Verarbeitung kann man mehr als 9 Lieferadressen eingeben (hier im Beispiel Adresse 10): Aber in der Auftragsbearbeitung ist das Eingabefeld nur einstellig: Die Lösung ist: Hier F5 eingeben, sodass alle Adressen (auch die größer 9) angezeigt werden.
04.08	TK	Preisanzeige an der Kasse	An der Kasse wird normalerweise immer der Einzelpreis des Artikels unabhängig von der Menge angezeigt: Positionsweise wird aber unter POSITIONSWERT der Betrag der jeweiligen Position angezeigt. Wenn man nun nachträglich wissen möchte, was eine bereits erfasste Position insgesamt kostet, braucht man diese durch Aufruf der Position nur wieder auf den Bildschirm bringen und erfährt, dass diese mit EUR 5,60 im Gesamtbetrag von EUR 7,70 enthalten ist.
03.08	TKD	Spezielle Poolauswertungen	Über dieses Spezialprogramm können letztlich die Kosten pro Kopie eines jeden Poolgerätes ausgewiesen werden. Dabei wird keine Auswertung erstellt, sondern es werden die Daten zur individuellen Weiterverarbeitung in EXCEL als csv-Datei bereitgestellt. Es werden folgende Daten pro Gerät eines Pools ausgegeben: o Gerätenummer o Kundennummer o Poolnummer o Zählernummer o Zähler alt + neu (erfasst bei Zählerstandseingabe) für Z1 + Z2 o Differenz = Zähler neu minus Zähler alt o Freikopien o zu berechnen = Kopien neu minus Freikopien * Kopienpreis o Wartungspauschale o Aufwand VB, Entwickler, E-Teile, Arbeitslohn je nach Z1 und Z2 o Kopienkosten = Summe VB+E-Teile+Entwickler+Arbeitslohn geteilt durch Zähler neu Die Steuerung, welcher Aufwand in welche Rubrik einfließt, erfolgt durch die Zählernummer bei der Leistungserfassung und über die Verrechnungsarten. Leistungen, die nicht Zähler 1 oder 2 zuordbar sind, werden (z.B. Technikerstunden) auf beide Zähler verteilt; der Anteil (Prozentsatz) ist vorgebbar. Über diese spezielle Poolauswertung lassen sich differenziertere Auswertungen über einzelne Pools als bisher abrufen. Dabei ist allerdings wichtig, dass die Vorgaben (z.B. Verrechnungsarten) und Eingaben bei der Leistungserfassung (z.B. Zählernummern) exakt stimmen bzw. eingehalten werden. Details zu diesem Pool-Export sind individuell abzustimmen. Beschreibung bitte anfordern.
02.08	allgemein	Felder löschen	Wenn man alle Daten eines Feldes löschen möchte, geht das nahezu überall mit der Eingabe von CTRL x. Wenn das Datenfeld links mit Zeichen belegt ist, dann kann man auch durch Eingabe der Leertaste erreichen, dass alle Zeichen aus dem Feld entfernt werden. Dieses geht aber nur dann, wenn man "neu" auf einem Eingabefeld steht und nicht wenn man bereits mitten im Feld Änderungen durchgeführt hat. In diesen Fällen ist dann die Eingabe von CRTL x zu empfehlen ist. Das ist zudem besser als das Feld mit Leerstellen zu füllen, wobei man dann auch noch den Cursor wieder an die linke Stelle bringen muss.
01.08	WWS	Gelieferte Mengen aus Bestellungen	Der Menüpunkt RECHNUNGSKONTROLLE in der BESTELLÜBERWACHUNG ist eigentlich nur für den Abgleich der Rechnung mit den betreffenden Lieferungen vorgesehen (die Überprüfung mit Rechnungen, die elektronisch übermittelt worden sind, findet man unter ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN in der BESTELLVERWALTUNG). Er kann aber auch verwendet werden, wenn man wissen möchte, welche Mengen einer Bestellposition mit welcher Lieferung wann eingegangen sind. Dabei werden zunächst die allgemeinen Daten einzelner Lieferungen angezeigt: und nach Aufruf einer Lieferung die Daten hierzu: Damit erhält man eine Übersicht über die verschiedenen Lieferungen (auch einer einzigen Position). Ein Grund mehr, das Bestellwesen auch zu nutzen.
28.07	WWS	Wechsel der Auftragsart	Warum kann man die Auftragsart nicht mehr ändern, nachdem man mit der Erfassung von Positionen begonnen hat ? Die Begründung dafür ist ganz einfach: Sobald man die Bildschirme zur Positionserfassung (auch nur) aufgerufen hat, werden intern eine Fülle von Kennzeichen gesetzt, die genau auf die im Kopfsatz eingegebene Auftragsart abgestimmt sind. Zudem werden insbesondere bei den Artikeln Daten verändert, wenn z.B. eine Position abgeschlossen wird, und auch in verschiedenen anderen Datenbeständen werden Werte und Kennzeichen eingetragen. Der Aufwand das alles wieder rückgängig zu machen, wenn man z.B. aus einer Rechnung eine Gutschrift machen möchte, ist beträchtlich und wurde deshalb auch nicht realisiert. Hat man sich in der Auftragsart vertan, bleibt dann nur noch die Stornierung des Auftrages, wobei lediglich bereits erfasste Positionen wieder gelöscht werden müssten. Je nach Anzahl der erfassten Daten kann es auch Sinn machen, vor dem Löschen den Auftrag zu kopieren, weil man dort die Auftragsart eingeben kann. Es gibt aber in zwei Fällen die Möglichkeit der Änderung der Auftragsart: 1. Aus einer Probestellung (91) kann in Rechnung (00) oder in Rücknahme (92) gewechselt werden (je nachdem, ob der Kunden die Ware behalten oder zurückgeben möchte). 2. Aus einem Abholschein (93) kann in Gutschrift (10) gewechselt werden, wenn die Ware im Haus angekommen ist (zu diesem Zeitpunkt wird die Ware auch erst dem Lager zugebucht).
27.07	TKD	Auftrags-Infos	Innerhalb der Auftrags- und Leistungsbearbeitung kann man in der untersten Zeile die "Wundertaste" F3 eingeben, um weitere Informationen über den Auftrag einzugeben oder abzurufen: Dieser spezielle Auftragstext kann auch in der AUFTRAGSAUSKUNFT abgerufen werden. Vor allem, wenn Aufträge länger dauern, kann man damit den aktuellen Status des Auftrages dokumentieren, sodass jeder Mitarbeiter in der Lage ist, dem Kunden bei Nachfrage eine entsprechende Auskunft zu geben.
26.07	allgemein	SEPA-Lastschriften - ganz einfach	Für alle Rechnungen, die in WWS, OBJ oder TKD erstellt wurden, können SEPA-Lastschriften erstellt werden. Dabei wird letztlich bei jedem Aufruf eine Datei erzeugt, die direkt der Bank überstellt oder in das aktuelle Bankprogramm übernommen werden kann. COMMERZ benötigt dazu lediglich folgende Informationen o im Parametersatz die Gläubiger-Identifikationsnummer o spezielle Zahlungsbedingungen, die für SEPA-Lastschriften verwendet werden und die bewirken, dass auf der Rechnung ein Hinweis ausgegeben, dass die Lastschrift ab dem Datum der Netttofälligkeit abgebucht werden wird o Kundendaten, wie z.B. vereinbartes Lastschriftverfahren (CORE oder B2B), Daten zum Abbuchungskonto beim Kunden, die Mandatsreferenz oder die aktuelle SEPA-Sequenz (erste, letzte, einmalige oder wiederholte Abbuchung) Der Abruf der Lastschriften erfolgt über folgenden Bildschirm: Über das Feld PRÜFLAUF kann man mit "J" erreichen, dass auf Basis der Rechnungsdaten nur das Protokoll zur Prüfung abgerufen wird, aber noch keine Ausgabedatei für die Bank erstellt wird. Damit kann man die zu generierenden Lastschriften vorab noch einmal prüfen. Die Rechnungs-Daten für die Lastschriften werden aus den Rechnungsausgangbüchern entnommen, die bei Bedarf (Betrag soll ausnahmsweise doch nicht eingezogen werden) über die Funktion BEARBEITEN VON RECHNUNGEN geändert werden könnten. Die Lastschriftsdaten werden im xml-Format im Verzeichnis commerz im Unterverzeichnis sepa.d abgestellt. Der Dateiname der xml-Datei wird als lcxjjmmtt-hhmmss, mit x=SEPA-SEQUENZ-Nummer 1 bis 4, jjmmtt (Jahr Monat Tag) und hhmmss (Stunde Minute Sekunde) gebildet. Er dient bei der Übertragung auch als eindeutige Identifikation der Transaktion. Das SEPA Lastschrift-Verfahren in COMMERZ hat sich längst bewährt. Vor allem sind keine aufwendigen und fehleranfälligen Zusatzerfassungen in anderen (Bank-)Programmen erforderlich, wenn man die Lastschriften direkt über COMMERZ abwickelt. Warum sich also mit unnützer Arbeit (Kosten und Aufwand) belasten, wenn man es viel einfacher haben könnte? Es gibt auch schon Fachhändler, die sich auf TKD-Rechnungen eine kostenpflichtige Zusatzposition generieren lassen, wenn der Kunde einer SEPA-Lastschrift z.B. für die monatlichen Wartungsrechnungen nicht zustimmt.
25.07	WWS		Auftragspositionen können sich in verschiedenen Zuständen befinden (nur Auftragsmenge erfasst, "zu liefern" eingetragen oder "zu fakturieren" versorgt). Dabei kann die Bearbeitung der Mengeneingaben beim Feld "zu fakturieren" eingeschränkt werden, wenn in der Zugriffsberechtigung mit der ein Mitarbeiter COMMERZ-ACTUELL-WWS aufgerufen hat der Untermenüpunkt 6. LÖSCHEN VON AUFTRÄGEN" auf "N" gesetzt wird. Mit dieser Sperre ist es dann nicht mehr möglich, eine bereits gelieferte Menge (die dann in "zu fakturieren" steht) rückgängig zu machen oder überhaupt zu verändern. Auch das Löschen einer solchen Position ist dann nicht erlaubt.
21.07	TKD	gestaffelte Preise für Kopien	Im 6. Bildschirm der Geräte kann man Staffeln für Kopien eingeben, wie z.B. Normalpreis = 1,000 Cent, ab 6001 = 0,900 Cent. Dabei stellt sich die Frage, auf was sich die Anzahl der Kopien eigentlich bezieht. Dieses wurde in TKD so festgelegt, dass die Kopienzahl sich auf das Zählerintervall aus dem 5. Bildschirm bezieht. Wenn also dieses Intervall 3 Monate umfasst, dann gilt im oben genannten Beispiel bessere Preis ab der 6001. Kopie, wenn innerhalb der 3 Monate mehr als 6000 Kopien gefertigt wurden. Aufpassen muss man aber dann, wenn z.B. das erste Intervall 2 Monate und die weiteren Intervalle 3 Monate umfassen. Dann muss man (um bei dem Beispiel zu bleiben) für die erste Abrechnung 4001 eingeben und dann diese Anzahl für die weiteren Abrechnungen auf 6001 ändern.
20.07	TK	schon vergessen?	In dem Anzeigenbereich über den Erfassungsfeldern werden immer nur bis zu 5 erfasste Artikelpositionen angezeigt. Das bedeutet, dass nach Eingabe der 6. Position die erste Position nach oben "rausgeschoben" wird, also nicht mehr sichtbar ist. Der Anwender kann aber in diesem Anzeigebereich auch blättern, wenn der zunächst mit F1 (oder Cursor up) zur Positionsnummer (PN) gelangt. Von dort kommt er dann erneut mit Cursor up (nicht F1) in den Anzeigebereich, in dem er mit Cursor up oder Cursor down blättern kann und sich somit alle erfassten Positionen nochmals anzeigen lassen kann. Verlassen kann man die Blätterfunktion mit F2 oder wenn man über die letzte erfasste Position (nach unten) "hinausblättert".
19.07	WWS	Vertreterzuordnung	Wozu braucht man eigentlich "Vertreterzuordnungen"? Einfache Antwort: Um bei der Auftragserfassung nach Wahl des Absatzbereiches (Geschäftsbereich) gleich den hierfür und für den Kunden richtigen Vertreter zuzuordnen. Dazu legt man eine oder mehrere Vertreterzuordnungen an, bei denen man den Absatzbereichen die betreffende Vertreter zuordnet: Diese Vertreterzuordnung wird dann bei den Kunden hinterlegt, bei denen diese Zuordnung richtig ist: Wenn in der Auftragserfassung der Absatzbereich (hier zum Beispiel 3) eingegeben wird, wird gleich der Vertreter 3 vorgeschlagen: Man kommt häufig mit einer einzigen Vertreterzuordnung aus und ist dann sicher, dass für die verschiedenen Geschäftsbereiche der zugeordneter Vertreter (änderbar) vorgeschlagen wird. Um eine einzige Vertreterzuordnung generell bei Kunden neu einzutragen, hilft unserer Hotline gerne.
18.07	OBJ	Textbausteine	Mit COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) ist es ganz einfach, beliebige Texte aus anderen Datenbeständen einzufügen, die man danach auch noch ergänzen und anpassen kann. Das liegt insbesondere daran, dass im Gegensatz zu COMMERZ-OBJ (alt) die Bearbeitung von Texten über WORD erfolgt. Ein ganz einfaches Beispiel soll das Verfahren verdeutlichen: Textvarianten werden einfach in einer zentralen Datei angelegt und bei Bedarf wird der einzukopierende Textbereich markiert: Innerhalb der Angebots- oder Auftragsbearbeitung kann man dann diesen Text durch EINFÜGEN ganz einfach einkopieren und die variablen Textstellen entsprechend ändern. Dieses Einkopieren kann man z.B. auch für variable Kopf- und Endetexte verwenden, wenn man verschiedene Formen hierfür vorgesehen hat.
14.07	TKD	Nullrechnung für Leistungen	Wenn man einem Kunden zeigen möchte, dass eine gesamte erbrachte Leistung für ihn kostenlos ist und welche Beträge er eigentlich hätte bezahlen müssen, kann man eine sogenannte Nullrechnung erstellen. Voraussetzung dazu ist zunächst, dass man im Auftragskopf das entsprechende Kennzeichen dafür auf "J" setzen: Die Vorgabe für dieses Feld ist standardmäßig auf "N" gesetzt, weil üblicherweise für kostenlose Aufwendungen im Rahmen eines Vertrages von Hause aus keine Rechnung erstellt wird. Die Positionen müssen dann alle die Kondition (KOND=Nachlass) auf 100% und das Feld RECHNUNG auf "J" gesetzt werden: Der Kunde erhält somit eine Rechnung mit allen Positionen und er sieht darauf auch die (nicht berechneten) VK-Preise. Eine Alternative dazu wäre, den Auftrag in einen Kostenvoranschlag zu kopieren und diesen dem Kunden zu übermitteln.
13.07	allgemein	Anforderungen von Kunden	Wichtig für ein Unternehmen ist, dass es in der Lage ist, möglichst viele Wünsche der Kunden zu erfüllen. Das betrifft nicht nur die Preis- und Sortimentsgestaltung, die Lieferfähigkeit oder den Service insgesamt sondern auch Forderungen der Kunden, die sich aus dem DV-Einsatz ableiten. In COMMERZ-ACTUELL haben wir eine Fülle von Funktionen integriert, die dazu benötigt werden, um die heutzutage immer mehr und immer häufiger gestellten Forderungen und Wünsche der Kunden zu erfüllen. Dazu gehören u.a. auch - der Austausch elektronischer Daten (einerseits Webshops oder Einlesen sonstige Auftragseingänge und andererseits Versendung von Rechnungsdaten), - Versendung verschiedenster Belegen (von Angeboten über Liefer-Avise bis hin zu Rechnungen) via E-Mail - aktuelle Informationen über Lieferungen (Tracking) welche Artikel gerade geliefert worden sind, wo befindet sich die Lieferung gerade, wann wird sie voraussichtlich eintreffen - und weitere z.T. individuelle Erweiterungen .... Sollten ihre Kunden spezielle Wünsche oder Anforderungen haben, wenden Sie sich gleich an unsere Hotline. Wir finden sicherlich gemeinsam eine optimale Lösung. "Qualität ist, wenn der Kunde zurückkommt und nicht die Ware"
12.07	WWS	Was sind eigentlich Absatzbereiche und Vertriebswege?	Bei der Auftragsbearbeitung können im ersten Bildschirm u.a. zwei wichtige Datenfelder eingegeben werden: o ABSATZBEREICH und o VERTRIEBSWEG Dabei werden immer die unter der Ziffer "1" hinterlegten Daten vorgegeben und können dann bei Bedarf geändert werden. Grundsätzlich steuern die Eingaben die Speicherung in folgende Statistiken: o ABSATZBEREICH Aus welchem internen Geschäftsbereich kommt dieser Auftrag. Die Speicherung erfolgt beim Kunden, sodass zum Beispiel erkennbar ist, in welchen Geschäftsbereich ein Kunde kauft (oder nicht kauft). Wenn Aufträge Artikel aus verschiedenen Absatzbereichen enthalten (z.B. wenig PBS und einen Toner) dann ist der Absatzbereich einzutragen, der überwiegt. o VERTRIEBSWEG Wie wurde dieser Auftrag abgewickelt. Die Speicherung erfolgt beim Artikel, sodass zum Beispiel erkennbar wird, über welchen Weg wurde der Artikel verkauft (z.B. nie Laden, immer nur Strecke oder nur (oder auch mal) über TKD). Einzelne Kunden oder Artikel können dann in "AUSWERTUNGEN UND AUSKÜNFTE" abgerufen werden. Die aber viel wichtigeren Gesamtstatistiken in den verschiedenen möglichen Varianten können dann in den "GESCHÄFTSDATEN" bildschirmweise dargestellt werden: Um die Statistiken auch geschäftspolitisch auszuwerten und auf dieser Basis entsprechende Maßnahmen und Entscheidungen zu treffen, ist es unbedingt erforderlich, die Erfassungsdaten für diese beiden Datenfelder auch immer korrekt einzugeben.
11.07	TK	Rechnungen auf Formular	Wir hatten am 9.6. fälschlicherweise ausgeführt, dass Kassenbons auch auf Formular gedruckt werden können. Das geht leider wegen TSE, für die am Bonende die TSE-Daten ausgegeben werden müssen leider (noch) nicht. Lösungsansätze wurden bereits diskutiert, aber bisher gibt es keine entsprechende Erweiterung. Da es sich um einen Kassenvorgang handelt, ist es zwingend erforderlich, dass die TSE-Daten mit ausgegeben werden.
07.07	FIBU	Erweiterung der Mahntexte	Die Mahntexte in der FIBU bestehen eigentlich aus (nur) 6 Zeilen, sie können aber auch verlängert werden. Ausgegeben wird je nach Mahnstufe der Mahntext 1 bis üblicherweise 3. Diese können in der Stammdatenverwaltung angelegt werden. Wenn die 6 Zeilen nicht ausreichen, kann man weitere Zeilen in den Mahntexten ab Textnummer 41 anlegen. Diese Zeilen werden dann anschließend an die Zeilen aus Mahntext 1 bis 3 ausgegeben. Beispiel dafür: Mahntext 1 Mahntext 41 Auf den ersten Mahnungen werden dann insgesamt 10 Zeilen als Mahntext ausgegeben. Die Mahntexte 42 und 43 gelten dann entsprechend für die Mahnungen 2 und 3.
06.07	TKD	Pool-Kontrolle	Um die Ausgangsdaten von Pools (bei Neuanlagen oder vor allem auch nach Änderungen) zu prüfen, ruft man am besten die POOL-GERÄTE-ÜBERSICHT auf: Nach Eingabe des Kunden und der Poolnummern werden dann die relevanten Pooldaten ausgewiesen und können geprüft werden: Wichtig dabei ist auch zu überprüfen, ob die generellen Daten des Pools auch alle identisch sind.
05.07	WWS	nachträgliche Kopie von LS und Rng.	Innerhalb der Auftragsänderung kann man die bereits erstellten Dokumente (Lieferscheine und Rechnungen (so wie sie ausgegeben wurden)) abrufen. Dafür gibt es im Wesentlichen zwei Gründe: 1. Der Kunde benötigt ein Dokument nochmal (im Dokument wird allerdings automatisch der Zusatz "ABSCHRIFT" eingefügt) 2. Man möchte intern wissen, mit welchen Dokumenten der Auftrag abgewickelt worden ist, z.B. wann und in welchen Teillieferungen ein Artikel geliefert und berechnet worden ist. Zum Abrufen der Dokumente braucht man lediglich im Kopfbildschirm in der untersten Zeile ein "d" einzugeben: Dann werden die Lieferschein- und Rechnungsnummern des Auftrages in einem Fenster angezeigt. Mit dem Cursor kann man ein Dokument auswählen, das dann in WORD zur beliebigen Weiterverarbeitung ausgegeben wird. Wenn man statt "d" ein "D" eingibt, dann werden alle Aufträge des Kunden (sortiert nach Datum, jüngster Auftrag zuerst) angezeigt. Diese Eingabe geht auch bei der Auftragserfassung.
30.06	TKD	Rechnungsadresse	Wenn bei der Vertragsabrechnung Sammel- oder Pool-Rechnungen oder bei der Leistungsbearbeitung Sammelrechnungen abgerufen werden, werden üblicherweise mehrere Geräte auf der Rechnung ausgewiesen. Jedes Gerät hat zwar eine eigene Rechnungsadresse, für die Sammel- oder Pool-Rechnungen benötigt man aber nur eine einzige. Dieser Konflikt wird in COMMERZ-ACTUELL-TKD dadurch gelöst, dass die Rechnungsadresse hierfür nicht aus den Geräten (möglich wäre gewesen, das erste oder das letzte Gerät zu nehmen) sondern aus dem Kundenstamm genommen wird. Sollte bei diesen Rechnungstypen 'mal eine vermeintlich "falsche" Rechnungsadresse auf der Rechnung stehen, dann liegt es mit Sicherheit daran, dass dieses Verfahren nicht beachtet wurde. Es besteht in COMMERZ-TKD aber auch die Möglichkeit, die Wartungsgebühren an eine Leasing zu berechnen. Dazu muss man bei den Wartungsdaten unter WARTUNGSADRESSE die Kundennummer der Leasing eintragen: Wenn der Leasing gleich mehrere Geräte so berechnet werden sollen, dann muss man diese in einem Pool zusammenfassen und bei jedem Gerät die gleiche WARTUNGS-ADRESS hinterlegen
29.06	WWS	Wer bekommt diesen Artikel?	Häufige Situation: Lieferung eines Artikels durch den Lieferanten und es ist nicht bekannt, wer diesen Artikel bekommen soll: Einfachste Lösung in COMMERZ: Aufruf der Rückstandsliste auf Bildschirm: Damit lässt sich dann ganz schnell ermitteln, in welchen Aufträgen (bei welchen Kunden) noch Rückstände für diesen Artikel vorhanden sind.
28.06	TK	Zeitschriften und Jugendschutz	Nahezu alle Zeitschriften haben einen EAN-Code und lassen sich deshalb auch an der Kasse leicht einscannen. Wenn Zeitschriften/Zeitungen an bestimmten Tagen (z.B. samstags) aber einen anderen Preis haben, dann ist es in COMMERZ auch nicht erforderlich, diesen permanent zu wechseln, sondern er ist im Normalfall im Strichcode mit enthalten. An der Kasse kann deshalb dieser mit eingelesen und gleich als Preis vorgegeben werden. Notwendig dazu ist lediglich, zwei allgemeine Artikel anzulegen mit den EAN-Codes beginnend mit 414 oder 419 (19 bzw. 7 % MwSt), da die Strichcodes der Zeitungen/Zeitschriften im Normalfall immer mit 414 bzw. 419 anfangen. Wenn dann der Strichcode der Zeitschrift/Zeitung gescannt wird, erkennt COMMERZ die ersten 3 Stellen als speziellen CODE und übernimmt den im Strichcode ebenfalls enthaltenen Preis als VK-Preis. Damit ist es auch nicht erforderlich, für Zeitungen, die unterschiedliche Preise haben, mehrere Artikel anzulegen. Den EK-Preis, der dann auch unterschiedlich sein wird, kann man über den Prozentsatz im WAWI-Schlüssel sich automatisch errechnen lassen. Dazu ist es lediglich erforderlich, in den ersten 3 Stellen des eigentlich 6-stelligen WAWI-Schüssel einen Prozentsatz (z.B. 250 für 25%) hinterlegen, über den dann der jeweils unterschiedliche EK-Preis errechnet wird. Durch Anlage von zwei weiteren Artikeln mit den EAN-Codes, die mit 439 bzw. 434 beginnen, können Artikel erkannt werden, die dem Jugendschutz unterliegen. Die haben üblicherweise immer einen EAN-Code der mit diesen Ziffern beginnt. Werden solche Artikel erkannt, wird die im Artikel hinterlegte Artikel-BSINFO auf dem Bildschirm als Warnung ausgegeben.
27.06	allgemein		Leider erleben wir immer wieder, dass das Wissen über COMMERZ (die grundsätzlichen Abläufe, Details der Nutzung, dem Unternehmen nützliche Funktionen, Datenflüsse, Neuerungen und die Bedeutung einzelner Felder) nicht bekannt sind. Das liegt vor allem daran, dass Mitarbeiter, die neu mit COMMERZ arbeiten sollen, keine ausführliche Einweisung und Schulung erhalten, und damit das Know-how bezüglich COMMERZ ständig abnimmt. "Das haben wir bisher immer so gemacht, warum ist mir auch nicht so bekannt" "Das darf man nie machen, weil früher ging das einmal nicht" "In dieses Feld muss immer eine "1" eingetragen sein, das hat der Chef so gesagt; warum weiß so richtig keiner" Was kann man tun, um den Nutzungsgrad so zu verbessern, dass COMMERZ wieder optimal eingesetzt wird? Das hängt nun ganz davon ab, ob es sich um einen grundsätzlichen (auch sich zwischenzeitlich veränderten) der Betriebsanforderung anzupassende Einsatz von COMMERZ handelt oder ob darum geht, fehlendes Basiswissen vermittelt zu bekommen, Funktionsabläufe zu verstehen und zu verbessern oder neue Lösungen zu integrieren. Im ersten Fall ist sicherlich eine intensive Organisationsberatung erforderlich, für den zweite Fall könnte man sich ganz generell folgendes vorstellen: o Eine ganz einfache erste praktische Lösung ist: Wenn vor einem Eingabefeld ein Stern (*) steht, kann man die Funktionstaste F5 eingeben und es wird angezeigt, was man an dieser Stelle für Eingabemöglichkeiten hat. Beispiel: Man sollte vor allem an Eingabestellen, die häufig verwendet werden, die F5-Ausgabe einmal intensiv ansehen und die Bedeutung der einzelnen Eingaben interpretieren. Dabei ist jedoch zu beachten, dass nicht immer alle angezeigten Spezialeingaben in verschiedenen Aufgabenbereichen nicht immer alle aufrufbar sind. o Weiterhin könnte man auch das Handbuch zu Rate ziehen, das in COMMERZ-WWS unter 12. SERVICEPROGRAMME zusammen mit den aktuellen Erweiterungen abgerufen werden kann. Im Handbuch selbst stehen viele allgemeine Informationen, die für das Verständnis von COMMERZ wichtig sind. o Wesentlich effizienter sind natürlich Nachschulungen, weil dabei auf die individuellen Problemkreise eingegangen werden kann. Dabei können mit aktuellen eigenen Daten Abläufe nachvollzogen und Ergebnisse geprüft und verifiziert werden. Vor allem wächst bei solchen Schulungen zusätzlich auch das Verständnis für die COMMERZ-Funktionen und -Datenverbindungen insgesamt. Insbesondere wegen dem außerordentlich großen und vor allem branchenbezogenen Funktionsumfang, der in vielen Fällen auch Detailabläufe beinhaltet, ist es eigentlich nicht zufriedenstellend, wenn dieser nur minimalst genutzt wird.
23.06	FIBU	Flexible Auswertungen	Die Struktur der BWA und der Bilanz bzw. der G+V wird in der Stammdatenverwaltung bei den Sachkonten hinterlegt. Dabei ist wichtig, dass die Werte der einzelnen Positionen nicht bereits beim Buchen zugeordnet werden, sondern dass sich die Werte der Auswertungen auf Basis der aktuellen in den Sachkonten definierten Struktur immer neu bilden. Der Aufbau der Auswertungen wird über 4 Felder gesteuert, die angepasst oder geändert werden können: BILANZ/G+V-ART entscheidet, wo Sachkonto ausgegeben werden soll BILANZ/G+V-TEXTNR Summenbildung aller Sachkonten mit gleicher Textnummer und Ausgabe mit dem Text BWA-ART Zuordnung zu Erlöse, Wareneinsatz, Kosten, neutrales Ergebnis oder nicht in BWA BWA-TEXTNR entsprechend wie BILANZ/G+V-TEXTNR Wenn man also die Strukturen verändern möchte, dann kann man diese Daten in den Sachkonten-Stammsätzen anpassen und dann auch noch Auswertungen für frühere Zeiträume (Buchungsperioden) abrufen, die dann in Form der neuen Struktur aufgebaut sind. Auch etwaige Fehler kann man so mühelos korrigieren.
22.06	TKD	Freie Einheiten	Definierte Freie Einheiten werden bei verschiedenen Vertragsarten berücksichtigt. Dabei geschieht der Abzug der Freien Einheiten je nach Vertragsart auch unterschiedlich: 1. Vertrag mit Wartungspauschale Das Verfahren mit Wartung und Zähler ist eigentlich der klassische Fall. Bei jeder Berechnung der Wartungspauschale werden die Freien Einheiten addiert und bei einer (meist in größeren Intervallen abgerufenen) Zählerabrechnung entsprechen berücksichtigt. Dabei ließe sich die so aufgelaufenen Freien Einheiten im Bildschirm mit den Wartungsdaten erstens ansehen, zweitens aber auch (mit Vorsicht) in extremen Ausnahmesituationen auch noch verändern: 2. Nur Zähler-Vertrag Freie Einheiten werden bei jeder Zählerabrechnung entsprechend dem Zeitraum für die Zählerabrechnung berücksichtigt. Durch Änderung der Freien Einheiten im 6. Bildschirm könnte man in der letzten Zählerabrechnung eines Jahres auch noch etwaige Korrekturen vornehmen. 3. Mietvertrag und Zähler Bei jeder Zählerabrechnung werden die Freien Einheiten (wie bei Punkt 2) entsprechend berücksichtigt. Wenn man also bei einem Zählervertrag Freie Einheiten abziehen möchte, braucht man nicht unbedingt einen zusätzlichen Wartungsvertrag anzulegen.
21.06	WWS	Tracking-Infos	Mit COMMERZ-WWS ist man auch in der Lage, dem Kunden mitzuteilen, o welche Artikel gerade geliefert worden sind, o wo die Lieferung gerade befindet und o wann sie voraussichtlich eintreffen wird. Dieser Service, der insbesondere bei Großkunden immer mehr gefordert wird, lässt sich spielend ins COMMERZ integrieren. Die beispielweise von Soennecken per E-Mail versendeten Liefer-Avise von LS3-Aufträgen (E-Mail-Adresse aus dem Kundenstamm unter E-Mails für Lieferscheine) enthalten zusätzlich die Tracking-Informationen, über die der Kunde den Tracking-Status dann abrufen kann. Unsere Hotline vermittelt gerne weitere Informationen.
20.06	WWS	Rückstände bei einem Kunden aus mehreren Aufträgen	Wenn man wissen möchte, welche Aufträge (Auftragspositionen) bei einem Kunden noch offen sind, gibt es in COMMERZ-ACTUELL zwei Möglichkeiten: 1. AUFTRAGSAUSKUNFT In der Auftragsauskunft kann man bei der Wahl der Aufträge auch den Wert "2" (rückständige Aufträge) eingeben. Dann erhält man einen Überblick über den Status der einzelnen Positionen, die noch offen sind und durch Angabe möglicher Lieferschein- und Rechnungsdaten auch Information darüber, ob bereits etwas geliefert oder berechnet worden ist: 2. In der AUFTRAGSERFASSUNG Wenn man im Kopfbildschirm bei AUSWAHL ein "r" eingibt, erhält man folgende Informationen: Hier hat man dann vor allem auch Informationen über die einzelnen rückständigen Artikel mit ihren Bezeichnungen und Mengen. Insofern ist diese Auskunft inhaltsreicher und detaillierter als die Auskunft über rückständige Aufträge.
14.06	allgemein	Feiertag	Am 16. Juni ist u.a. in Bayern ein Feiertag. Die nächsten logics-news werden deshalb erst am 20.6.2022 zur Verfügung stehen.
13.06	TKD	wichtige Steuerfelder	Es gibt in TKD einige Steuerfelder, die unbedingt gesetzt sein sollten, weil sie erheblichen Einfluss auf schnellere Erfassung, auf detailliertere Speicherung, auf die Verbesserung der Abläufe oder auf den Umfang von Auskünften und Auswertungen haben. Im Wesentlichen sind diese Steuerfelder in den Parametersätzen enthalten: a) POOLFORMAT Dient als Vorgabe für den Aufruf der Pool-Vertragsabrechnungen. Wenn man üblicherweise als Standard das Poolformat "1" verwendet, sollte hier eine "1" eingetragen sein. b) STATISTIKDATEN IN WWS Wenn dieses Feld auf "J" steht, können die Vorgaben für Vertriebsweg, Absatzbereiche u.a.m. eingetragen werden. Nur dann können z.B. in den Geschäftsdaten oder bei den einzelnen Kunden Umsätze und Bruttonutzen aus TKD entsprechend diesen Vorgaben eingetragen dort werden. Damit sind dann alle (!) Umsätze und Ergebnisse getrennt in WWS abrufbar. c) VARIABLE ZÄHLERTEXTE Nur wenn dieses Feld auf "J" steht, können für gleiche Zähler bei verschiedenen Modellen entsprechend korrekte unterschiedliche (!) Bezeichnungen in den Vertragsabrechnungen ausgewiesen werden. Auch auf den E-Mails für die Zähleranforderungen und bei der Erfassung von Zählerständen werden die richtigen Bezeichnungen dann korrekt und verständlich dargestellt. d) NULLRECHNUNG DRUCKEN und NULL-POS.-ZÄHLER DRUCKEN Diese beiden Felder entscheiden darüber, ob und was auf einer Zählerabrechnung gedruckt werden soll, wenn wegen überwiegenden Freien Einheiten eine "Nullrechnung" entstehen würde. Zu diesem Thema wurden aber auch zusätzlich viele individuelle Ausgaben/Steuerungen programmiert. e) STÖRCODE-/MODELLBEARBEITUNG (J/N) (leere Zeile rechts unten) Dieser Text steht nur dann (noch) da, wenn diese Verarbeitung noch nicht eingeschaltet ist. Das Einschalten ist also nicht mehr ohne Hilfe der Hotline rückgängig zu machen. Vor allem die Modell-Bearbeitung ist wichtig, weil für jeden Artikel, der ein Gerät darstellt, spezielle Zusatzdaten (wie z.B. Vorgaben für Bezeichnung, Modell und Hersteller, Kopien pro Toner oder Geräteklassen einmalig erfasst werden können und bei neuen Geräte immer wieder vorgetragen werden. f) BB-PREISFINDUNG Dieses Feld ist eigentlich der "General"-Schlüssel, der sperrt, dass eine in WWS angelegte umfassende Anlage von Preiskonditionen (z.B. Rabatte) überhaupt in TKD Verwendung findet. g) PROVISIONS-DATEN IN WWS Die sogenannte Provisionsdatei enthält für jede Berechnungsposition alle relevanten Daten dieser Position. Dabei muss die Position nicht unbedingt auch an den Kunden berechnet worden sein; für solch einen Fall wird dann nur der entstandene Aufwand eingetragen. Auch für Vertragspositionen werden Einträge in der Provisionsdatei gebildet. Aus diesen Daten werden an vielen Stellen wichtige Auskünfte bereitgestellt, wie z.B. auch Toner-Lieferungen über WWS oder TKD. h) VERTRAGSDATEN IN HIST. Nur wenn dieses Feld auf "J" steht, werden Daten in die Geräte-Historie abgestellt. Diese Steuerungen sollten einmal überprüft und ggf. geändert werden. Bei Fragen, welche weitere Folgerung und Bedeutung einzelne Felder haben, hilft unsere Hotline gerne. Wichtig wäre es auch, diese Steuerdaten noch in 2018 zu setzten, um dann in 2019 verbesserte Informationen und umfassendere Ausgaben zu erhalten.
09.05	TK	Formulare an der Kasse	Wenn Kunden an der Kasse statt eines Bons einen Lieferschein oder eine Rechnung auf Formular haben möchten, dann lässt sich das an der Kasse ganz einfach realisieren: Dazu muss man lediglich die Druckernummer, die im Kassenparameter vorgegeben ist, entsprechend ändern und einen Drucker angeben, der in der Nähe ist und der Formular-Papier enthält bzw. der über dot-files gesteuert das Formular selbst erzeugt.
08.06	WWS	Lieferanten im Artikelstamm	Über die Artikelpflege oder auch manuell können den Artikeln mehrere Lieferanten zugeordnet werden. Dabei werden diese in der Reihenfolge nach Eingang nacheinander im Artikel gespeichert. Häufig kommt es aber häufig vor, dass der oder die wichtigsten Lieferanten nicht an eine obere Stelle gespeichert werden. Diese Reihenfolge kann man durch Vertauschen selbst ändern: Zu dem Feldern REIHENFOLGE (01-03) ÄNDERN (J/N) gelangt man, wenn man in der unteren Zeile F1 eingibt: Mit dieser Funktion ist es auch möglich, den Hauptlieferanten, der immer bei LFNR(01) steht, auszutauschen. Dabei werden dann auch die Daten des 1. Bildschirmes (Lieferant) und die des 2. Bildschirmes (EK-Preis) übernommen. Hinweis: Die rote Farbe beim 2. Lieferanten zeigt, dass dieser Lieferant den kleinsten Einkaufspreis hat. Dieses erfährt man auch in der Auftragsbearbeitung oder im Bestellwesen, wenn man dort durch Eingabe von "S" die Funktion "PREISSPIEGEL" aufruft.
07.06	FIBU	Anzeige Saldo	Bei Zahlungen wird der aktuelle Saldo angezeigt: Dabei ist wichtig zu wissen dass der aktuelle Saldo erst dann ausgegeben wird, wenn man bei der nächsten Buchung das Gegenkonto (=die Bank) bestätigt. In diesem Beispiel war der ehemalige Saldo EUR 50,00 und die davorliegende Buchung über EUR 75,00. Nach Bestätigung des Gegenkontos erscheint dann erst der aktuelle Saldo (EUR 125,00) vor der neuen Buchung über EUR 250,00. Übrigens: Wenn man mit ABLAUF-KENNZ = KS (Kontrollsummen) arbeitet, wird automatisch nach jeder Buchung dort sofort der aktuelle Saldo angezeigt. Dieses Verfahren mit der Kontrollsumme ermöglicht auch, Überträge aus den Kontenblättern zwischendurch zu prüfen. Einzugeben sind GEGENKONTO (Bank oder so) KS (aktueller Stand des Gegenkontos; wird bei Eingabe geprüft) S/H (entsprechend dem internen Stand des Gegenkontos) ENDSALDO und S/H (wird am Ende geprüft) Kontrollsummen können auch beim Erfassen von Eingangs- oder Ausgangsrechnungen verwendet werden. Dann ist nur die Kontrollsumme einzugeben (kein Endsaldo). Sie wird bei jeder Buchung entsprechend reduziert und im Feld rechts davon werden die Beträge laufend addiert.
02.06	TKD	Kontrolle Pooldaten	Um die Ausgangsdaten von Pools (bei Neuanlagen oder vor allem auch nach Änderungen) zu prüfen, ruft man am besten die POOL-GERÄTE-ÜBERSICHT auf: Nach Eingabe des Kunden und der Poolnummern werden dann die relevanten Pooldaten ausgewiesen und können geprüft werden: Wichtig dabei ist auch zu kontrollieren, ob die generellen Daten des Pools auch alle identisch sind.
01.06	WWS	Positionen mit MwSt	Einige Kunden wünschen, dass in Ausnahmefällen die Preise in den einzelnen Positionen auf der Rechnung bereits die Mehrwertsteuer enthält. Das kann bereits im Kundenstamm vorgegeben, aber auch auftragsbezogen geändert werden. Über das Feld MWST/RECHN.-ZEILE kann dabei festgelegt werden, ob der Betrag in der Zeile die Mehrwertsteuer enthalten soll oder nicht (normalerweise natürlich immer ohne MwSt.). Ein Problem kann dann auftreten, wenn bei Sammelrechnungen Aufträge mit verschiedenen Kennzeichen zu berechnen sind. Als Sicherheit muss bei einer Änderung des Vorgabewertes in der Auftragserfassung diese gesondert nochmals bestätigt werden (das schützt ein wenig bei versehentlichen Fehleingaben). Zudem sollte man bei einer Änderung vom Standard den Auftrag immer als Einzelrechnung festlegen (Änderung der Rechnungsart im gleichen Bildschirm). Zur weiteren Kontrolle wird das Kennzeichen auch in der "Liste fakturierfähiger Aufträge" ausgewiesen. Trotzdem sollte man bei dieser Änderungen sehr sorgfältig arbeiten.
31.05	TKD	Preisfindung in TKD	Bei der Auftragserfassung in WWS, OBJ und TKD werden die VK-Preise ursächlich aus den Artikelstämmen entnommen. Sie können verändert werden oder durch entsprechende Konditionen auch geändert vorgegeben werden. Für die Preisfindung in TKD gilt zunächst, dass die Vorgaben aus den Artikelstämmen nur manuell geändert werden können, aber es können auch Konditionen aus WWS einbezogen werden. Letzteres ist z.B. erforderlich, wenn Rabatte wirken sollen oder wenn für bestimmte Artikel Nettopreise vereinbart worden sind. Grundsätzlich ist es also so, dass in TKD keine eigenen Preiskonditionen angelegt werden können und dass immer der im Artikel hinterlegte VK-Preis gilt. Eine Ausnahme davon gibt es nur, wenn man über die Anlage im WARTUNGSVERTRAGSTYP einen prozentualen Abschlag (z.B. auch 100% = kostenlos) hinterlegt hat. Wie kann man nun die Preis-Definitionen aus WWS in TKD wirken lassen, wenn man z.B. mit einem Kunden für einen Toner einen festen Nettopreis vereinbar hat? Zunächst gibt es im TKD-Parametersatz das Feld BB-PREISFINDUNG, das auf "J" gesetzt sein muss: Aber Vorsicht beim Ändern von "N" auf "J", denn dann wirken alle (!) in WWS angelegten Preiskonditionen (z.B. auch Rabatte) in TKD. Um gezielt für einzelne Kunden/Geräte die BB-Preisfindung ein- oder auszuschließen, ist es erforderlich, dafür spezielle WARTUNGS-VERTRAGSTYPEN anzulegen, weil dort über die Spalte BB gesteuert werden kann, ob die BB-Preisfindung wirken soll oder nicht: Ist das Feld leer, bedeutet das "N". Der so definierte Wartungsvertragstyp ist dann bei den betreffenden Geräten zu hinterlegen.
30.05	WWS	Wechseln von Bestellpositionen	Wenn man festgestellt hat, dass ein Artikel in einem Bestellvorschlag doch nicht bei diesem Lieferanten bestellt werden sollte, dann kann man über 7=WECHSELN diese Position in einen anderen Vorschlag kopieren. Das kann zum Beispiel dann erforderlich werden, wenn man einen automatischen Vorschlag erstellt hat (bei dem immer der Hauptlieferant verwendet wird) und man einzelne Artikel doch lieber bei einem anderen Lieferanten bestellen möchte. Beispiel: Über die Auswahl 7=WECHSELN wird die Position unter einem neuen Lieferant und einer wählbaren Zuordnung abgespeichert. Dabei wird entweder ein gänzlich neuer Bestellvorschlag für den Lieferanten angelegt oder die Position an einen bestehenden Bestellvorschlag angefügt. Nach WECHSELN wird in diesem Bestellvorschlag die Bestellmenge auf null gesetzt, was dazu führt, dass diese Position nicht bei diesem Lieferanten bestellt wird: Das Verfahren, solche Positionen im Bestellvorschlag zu belassen und mit einer Menge=0 zu kennzeichnen, wurde extra so eingeführt, um die Struktur zu erhalten. Wenn man beispielsweise die Positionen 2, 7, und 10 in einem Bestellvorschlag löschen würde, stellt sich ganz einfach die Frage, was ist denn nun die ehemalige Position 8. Man darf dann nur nicht vergessen, den Bestellvorschlag für den anderen Lieferanten weiter zu bearbeiten.
24.05	TK	Inkasso	In der Kasse kann man auch die Bezahlung von Kundenrechnungen vornehmen (RECHNUNGSINKASSO): Wichtig dabei ist, dass die erfassten Daten nicht automatisch an die FIBU übergeben werden. Deshalb sollte man am Ende möglichst die "3" (BUCHEN MIT BELEGDRUCK) eingeben, damit für die Buchhaltung auch einen Beleg erstellt wird. Die einzelnen Vorgänge (mit allen Eingaben) werden aber auch im Kassenvorgangsprotokoll ausgewiesen, das man z.B. nur für die Inkasso-Vorgänge auch gezielt abrufen kann.
23.05	allgemein		Es gibt in COMMERZ-WWS beispielsweise eine Bildschirmauskunft, die einen guten Überblick über die Umsatz- und Nutzendaten gibt, nämlich die GESCHÄFTSDATEN. Sie ist speziell auch für die Geschäftsführung gedacht, um sich einen schnellen Überblick über den aktuellen Status zu verschaffen. Leider sieht diese Auskunft und auch andere Ausgaben häufig in etwa so aus: Was ist denn nun der Absatzbereich 9, der so negativ aussieht? Wie hoch ist denn nun der Umsatz im Bereich Technik? Besser ist es schon, wenn diese Auskunft deutlicher gestaltet ist (Beispiel): Dann weiß man wenigstens, dass der Absatzbereich 9 die Werkstatt ist, die ja im Rahmen der Wartungsverträge vieles kostenlos durchführen muss. Diese Beschreibungen können in den SERVICE-PROGRAMMEN unter SYSTEM-TEXT-VERWALTUNG angelegt werden und können dann auch teilweise mit F5 (z.B. Absatzbereich in der Auftragsbearbeitung) abgerufen werden. Also: Bitte einmal die SYSTEMTEXTE prüfen, um transparentere Daten auf den Bildschirm zu bekommen.
19.05	TKD	Zusätzliche Terminüberwachung	Für jedes Gerät kann man im 7. Bildschirm eine Standard-Wartung eingeben, die in zeitlichen Intervallen durchzuführen ist. Diese Funktion wird aber eher selten genutzt und man kann stattdessen dort auch eine zusätzliche Terminüberwachung hinterlegen. Insbesondere wenn man kein konkretes Enddatum vorgegeben hat (sondern 31.12.49), kann eine Terminüberwachung (z.B. fiktives Enddatum oder Leasingende) nützlich seine, um rechtzeitig etwaige Prüfungen und Maßnahmen einzuleiten. Die Daten der Standardwartung werden ersetzt durch Vertragsanfang und Vertragsende sowie einen Betrag (nur informativ): In der Auswertung für "AUSLAUFENDE VERTRÄGE" ist ein zusätzlicher Menüpunkt integriert, über den alle Geräte ausgewiesen werden können, die bis zu einem vorgebbaren Datum enden. Bei Bedarf bitte bei unserer Hotline melden
18.05	WWS	Wechsel der Auftragsart	Warum kann man die Auftragsart nicht mehr ändern, nachdem man mit der Erfassung von Positionen begonnen hat ? Sobald man die die Bildschirme zur Positionserfassung (auch nur) aufgerufen hat, wird intern eine Fülle von Kennzeichen gesetzt, die genau auf die im Kopfsatz eingegebene Auftragsart abgestimmt sind. Zudem werden insbesondere bei den Artikeln Daten verändert, wenn z.B. eine Position abgeschlossen wird. Der Aufwand das alles wieder rückgängig zu machen, wenn man z.B. aus einer Rechnung eine Gutschrift machen möchte ist beträchtlich und wurde deshalb auch nicht realisiert. Hat man sich in der Auftragsart vertan, bleibt dann nur noch die Stornierung des Auftrages, wobei lediglich bereits erfasste Positionen wieder gelöscht werden müssten. Es gibt aber in zwei Fällen die Möglichkeit der Änderung der Auftragsart: 1. Aus einer Probestellung (91) kann in Rechnung (00) oder in Rücknahme gewechselt werden (je nachdem, ob der Kunden die Ware behalten oder zurückgeben möchte). 2. Aus einem Abholschein (93) kann in Gutschrift (10) gewechselt werden, wenn die Ware im Haus angekommen ist.
17.05	FIBU	Verschiedene Steuerkennzeichen	Es gibt in WWS, OBJ und TKD festgelegte Steuerkennzeichen, die auch so für die FIBU von COMMERZ-ACTUELL bereitgestellt werden. Dabei wird das Steuerkennzeichen "0" für den Standardsteuersatz (19%), "1" für den reduzierten Steuersatz und "4" für "ohne Steuer" verwendet. Jede Auftragsposition enthält (meistens eingetragen durch die Vorgaben im Artikelstamm) ein Steuerkennzeichen. In der FIBU selbst aber werden ganz andere Steuerkennzeichen z.B. für 19%, für 7% oder auch "ohne Steuer" vorgegeben (Parametersätze 3 und 4): Die Umschlüsselung bei der Übernahme von Rechnungen ist ganz einfach, weil COMMERZ-ACTUELL-FIBU einfach im betreffenden Parametersatz z.B. nach dem Schlüssel für 19% Mehrwertsteuer sucht und dieses Steuerkennzeichen dann für die Weiterverarbeitung in der FIBU einträgt (sind mehrere vorhanden, wird das erste gefundene genommen). Für die Übergaben an andere Finanzbuchhaltung wird jeweils eine spezielle Umschlüsselung integriert.
16.05	WWS	Nettopreise	Es gibt für den Geltungsbereich von Nettopreisen eigentlich vier verschiedene Arten: a) Kundengruppe Sie gelten für eine ganze Gruppe von Kunden (ggf. auch alle). Dann werden diese Nettopreise als A-J-Preise mit der Angebotsart 30 bis 39) angelegt und im Kundenstamm das Feld PREISKENNZEICHEN entsprechend auf A bis J gesetzt. Hinweis: Diese Nettopreise können auch durch eine andere Preisliste (A-J-Preise) mit höherer Priorität überlagert werden, wenn dieses Preiskennzeichen im Parametersatz hinterlegt ist. Damit kann man z.B. zusätzliche Sonderangebote in die Preisfindung automatisch mit einbeziehen. b) Einzelner Kunde Sie gelten für einen Kunden. Dazu müssen kundenindividuell Nettopreise mit der Angebotsart "20" angelegt werden. Diese Preise haben immer absolute Priorität. c) Kostenstellen Sie gelten für alle Kostenstellen. Dann braucht man diese Nettopreise nur beim Hauptkunden einmalig zu hinterlegen. Unabhängig davon könnten aber auch für einzelne Kostenstellen zusätzliche Nettopreise (Angebotsart 20) angelegt sein. d) Nebenkunden, Filialen Ein Kunde (z.B. die Filiale eines Kunden) soll die gleichen Preise erhalten wie die Zentrale. Dann braucht man die Nettopreise nur einmal (z.B. beim Hauptkunden) anlegen. Den Verweis auf diese Nettopreise steuert man bei den anderen Kunden (Filiale) über das Feld "NETTOPR.REFERENZKUNDE" im Kundenstammsatz, in dem man dort die Kundennummer des Hauptkunden einträgt, unter dem die Nettopreise angelegt worden sind: Selbstverständlich können bei solchen Kunden bei Bedarf auch noch individuelle Nettopreise angelegt werden, die bei mehrfacher Definition Priorität haben. Einen Nachteil gibt es allerdings, denn bei der NETTOPREIS-AUSWERTUNG sind dann alle Verkäufe aller dieser so verbundenen Kunden enthalten.
12.05	TKD	Variable Zähler- bezeichnungen	Bei zwei oder mehr Zählern kommt es vor, dass die gleichen Zähler (Zählernummern) bei verschiedenen Modellen unterschiedliche "Aktionen" zählen. Ein Beispiel hierfür ist der Zähler 2, der bei einem Modell (noch) A3 und bei anderen Modellen Farbkopien zählt. Dann sollten die Texte bei der Vertragsabrechnung so ausgewiesen werden, dass sie auch genau beschreiben, was gezählt worden ist. Bei den Vertragsabrechnungen können den verschiedenen Zählern jeweils auch individuelle Texte zugeordnet werden, die dem Zählertyp entsprechen. Gesteuert wird dieses über drei Eingaben: 1. Parametersatz: VARIABLE ZÄHLERTEXTE auf „J“ setzten 2. In die Vertragstexte (ab Textnummer 950) in die Zeilen 2 bis 4 entsprechende zählertypbezogene Texte eingeben, wie z.B. TEXT ZEILE 1: ZÄHLERSTAND ALT S/W TEXT-ZEILE 2: ZÄHLERSTAND ALT COLOR TEXT-ZEILE 3: ZÄHLERSTAND ALT SCAN 3. Bei den Geräten für die einzelnen Zähler die Zeilennummer(n) im ersten Bildschirm vorgeben. Die Vorgehensweise zur Nutzung dieser variablen Texte ist am besten die, dass man sich den Parametersatz 9 ausdruckt und über die Stammdatenverwaltung TEXTE die Vertragstexte ausgibt. Wichtig dabei ist, dass man 1. die Textnummern ändert, die auch je nach Zählerzahl gedruckt werden (Überschriften im Parametersatz 9 beachten) 2. insbesondere bei Pools darauf achtet, dass in allen Geräten die entsprechenden Zeilenzahlen eingegeben sind. Wenn die Texte auf der Zählervertragsabrechnung nicht korrekt erscheinen, hilft die Hotline gerne weiter.
11.05	WWS	IHR ZEICHEN	Das Feld IHR ZEICHEN im Kundenstammsatz ist ursächlich dafür gedacht, in der Auftragserfassung optisch darzustellen, dass hier etwas einzugeben ist. Wenn z.B. der Kunde darauf besteht, dass immer seine Bestellnummer/Abteilung/Kostenstelle auf Lieferschein und Rechnung dargestellt sein muss, könnte man bei IHR ZEICHEN eine Vorgabe wie "BEST.-NUMMER ........" eintragen. Dieser Text erscheint dann bei jedem Auftrag des Kunden. Das Feld nutzen einige Anwender von COMMERZ aber auch so aus, dass dort immer den Namen des Mitarbeiters beim Kunden vorgibt, der üblicherweise immer den Auftrag erteilt bzw. übermittelt. Dieser Text wird dann bei der Auftragserfassung (änderbar) vorgegeben: Dieses Feld wird dann auf Lieferschein und Rechnung mit ausgegeben, sodass man auch darauf einen eindeutigen zusätzlichen Hinweis auf den Auftraggeber hat, ohne eine weitere Eingabe tätigen zu müssen. Zudem können bei der Auftragsänderung über IHR ZEICHEN auch Aufträge gesucht und gefunden werden.
10.05	allgemein	Schulungsdefizite	Leider muss unsere Hotline immer wieder erfahren, dass Funktionen, die die Anwendung von COMMERZ erheblich verbessern nicht genutzt werden, weil sie häufig auch nicht bekannt sind. Das letzte krasse Beispiel war, dass ein langjähriger Anwender von COMMERZ-ACTUELL nicht einmal wusste, dass man beim Belegabruf bei den Positionen auch die Wundertaste F3 eingeben kann (er hatte mühsam immer jede Position einzeln eingegeben): Mit F3 wird erreicht, dass alle Positionen des Auftrages mit ihren offenen Mengen in die Felder "zu liefern" oder "zu fakturieren" eingetragen werden. Dazu zwei allgemeine wichtige Hinweise: 1. Wenn man in COMMERZ feststellt, dass eine Tätigkeit langsam, mühsam oder lästig ist (und somit viel Zeit in Anspruch nimmt), dann sollte man unbedingt sich trauen, die Hotline anzurufen. Nachdem es ein besonderes Anliegen der logics ist, mit COMMERZ äußerst effizient und schnell arbeiten zu können, gibt es sicherlich hierfür eine Lösung 2. Wenn man die Funktionen einer Software nur minimalst einsetzt, dann sollte man nicht meinen, dass es mit einer neuen Software anders wird.
09.05	WWS	OP-Auskunft in WWS	Bisher konnte man sich die OFFENEN POSTEN eines Kunden nur dann anzeigen lassen, wenn die COMMERZ-ACTUELL-FIBU im Einsatz war. Dazu war es lediglich erforderlich, im Kopfbildschirm die "Wundertaste" F3 eizugeben: In den einzelnen OFFENEN POSTEN werden auch die Fälligkeit und die Mahnstufen angezeigt; auch der gesamte Saldo wird oben ausgewiesen. Zudem wird dann eine Information automatisch auf dem Bildschirm ausgegeben, wenn der Kunden für eine Rechnung bereits die 2. Mahnung erhalten hat oder wenn das Kreditlimit überschritten ist. Letzteres wird ausgegeben, wenn zu Beginn der Erfassung oder am Ende der Erfassung (durch die neuen Positionen) die Bedingung für eine Meldung gegeben ist. Neu ist jetzt, dass diese Funktion auch beim Einsatz der DATEV-FIBU möglich ist. Dazu sind in regelmäßigen zeitlichen Abständen (z.B. täglich, nachts) aus DATEV die OPs zu exportieren und in eine "Mini"-COMMERZ-FIBU zu übertragen. Diese Funktionen können so automatisiert werden, dass kein weiterer Arbeitsprozess erforderlich ist. Weitere Informationen gerne durch die Hotline.
05.05	TK	Was ist eigentlich "CODE"?	Auf dem Erfassungsbildschirm an der Kasse gibt es unten ein Feld mit der Bezeichnung CODE (und weitere Felder für MWST und PE. Wozu werden die verwendet? Im Normalfall werden die Artikel über den Scanner erfasst oder über weitere Zugriffsverfahren gefunden. Zudem hat man für allgemeine Artikel sich auch einige Standardartikel angelegt. Wenn man aber eine Artikelnummer eingibt und der Artikel ist nicht gespeichert, dann wird diese Position als Sonderartikel betrachtet. Dafür müssen aber einige Zusatzdaten eingegeben werden, wie z.B. der Mehrwertsteuersatz (0=19%), die Preiseinheit und bei "CODE" der EK-Preis. Dieser Preis ist netto, d.h. ohne Mehrwertsteuer, einzugeben. Statt der Eingabe eines absoluten EK-Preises kann man an dieser Stelle auch den Buchstaben "v" (steht für VK-Preis) und direkt nachfolgend einen ganzzahligen Prozentsatz eingeben. Der EK-Preis wird dann aus dem VK-Preis abzüglich Prozentsatz errechnet. Diese Eingabe sollte aber möglichst vermieden werden, weil man durch Anlage von einigen Standardartikeln alle Konstellationen (auch der Berechnung eines ungefähren EK-Preises) abdecken kann. Der Begriff "CODE" wurde damals verwendet um nicht das Wort EK-PREIS auf dem (teilweise für Kunden sichtbaren) Bildschirm darstellen zu müssen.
04.05	TKD	Zählerintervalle	Bei den Vertragsdaten für Miete, Wartung und Zähler kann man jeweils 2 Intervalle (in Monaten) angeben. Diese zwei Eingaben wurden deshalb eingeführt, um sich an zeitliche Intervalle anpassen zu können. Wird beispielsweise die Zählerstandsabrechnung immer zum Quartalsende durchgeführt und ein Vertrag aber ab dem 2. Monat des Quartals begonnen, dann setzt man das erste Intervall auf "2" (oder "5") und das 2. Intervall auf "3": Wann wird nun das erste und ab wann das zweite Intervall verwendet ? Entscheidend hierfür sind die Daten in den Feldern VERTRAGSBEGINN und ABGERECHNET BIS, sowie der beim Abruf der Vertragsrechnung einzugebende ABRECHNUNGSMONAT. Wenn zwischen diesen keine zeitliche Lücke vorhanden, wird das 1. Intervall, sonst immer das 2. Intervall angesetzt. In diesem Beispiel ist bis 31.01.2012 abgerechnet (wird auch automatisch gesetzt) und der Vertrag beginnt am 01.02.2012 --> keine zeitliche Lücke --> 1. Intervall. Nach der ersten Wartungsabrechnung verändert sich ABGERECHNET BIS auf 0312, sodass eine Zeitdifferenz zum VERTRAGSBEGINN vorliegt und später immer das 2. Intervall verwendet wird. Etwas problematischer wird es, wenn der Vertragsbeginn nicht auf dem 1. eines Monats liegt: Dann wird das 1. Intervall verwenden, wenn der Abrechnungsmonat noch kleiner ist als die (zeitliche) Summe von ABGERECHNET BIS + 1. INTERVALL (was eigentlich immer der normale Fall ist). Das bedeutet, dass ein Abrechnungsmonat 0212 das 1. Intervall nutzt, ein Abrechnungsmonat größer als 0212 das 1 und das 2.Intervall verwendet. Wenn in Ausnahmefällen Verträge nicht erwartungsgemäß erstellt werden, liegt das meist an der Konstellation dieser Daten. Deshalb sollte man bei manuellen nachträglichen Änderungen eine besondere Sorgfalt walten lassen. Bei der Erfassung eines neuen Vertrages wird ABGERECHNET BIS automatisch auf Basis von VERTRAGSBEGINN berechnet und vorgegeben.
03.05	WWS	Vorabrechnung	Es gibt mehrere Möglichkeiten eine Vorabrechnung zu erstellen und die Auslieferung dann erst durchzuführen, wenn der Kunde bezahlt hat. 1. Rechnung und Gutschrift a) Erstellung der Rechnung b) sofortige Gutschrift (ist dann auch OK, wenn Kunde nicht zahlt c) Nach Bezahlung Kopieren des Auftrages und erneute Rechnung Diese Rechnung ist dann mit der Gutschrift auszugleichen. 2. Rechnung und interner Lieferschein a) Erfassung eines Auftrages mit den vorgesehenen Artikeln und Menge, Versorgung "zu fakturieren". b) Druck Rechnung. c) Erfassung eines weiteren gleichen Auftrages mit Auftragsart 95 und Versorgung "zu liefern". d) Druck Lieferschein, eine Rechnung wird für Auftragsart 95 nicht erstellt. Der Nachteil ist hier, dass die Lagerbestandsführung nachträglich noch korrigiert werden muss, weil die Mengen zweifach abgebucht worden sind. 3. Auftragsarten 40 bis 79 Auch mit diesen speziellen Auftragsarten könnte man das Verfahren Vorabrechnung durchführen, jedoch sind hiermit Einschränkungen oder Zusatzaufwendungen erforderlich. Letzteres ist abhängig vom Anspruch auf korrekte Detail-Statistiken. 4. Abrufaufträge a) Erstellung eines Abrufauftrages in der Angebotsbearbeitung mit der Angebotsart 10 mit den einzelnen Artikeln und Mengen. b) Nach Erfassungsende Druck der Vorabrechnung. Hinweis: Diese Vorabrechnung ist gedacht, dass der Kunde die Abrufmengen vorab bezahlt; dabei wird aber keine Menge verändert, denn das passiert erst, wenn Mengen abgerufen werden. c) Erfassung eines Auftrages mit den gleichen Artikeln (Kopieren des Abrufangebots ist leider (noch) nicht möglich) mit den zu liefernden Mengen. Bei jeder Position erkennt COMMERZ, dass es sich um einen Abrufartikel handelt und reduziert die Position im Abrufangebot entsprechend. d) Abruf des Lieferscheins, eine Rechnung wird nicht mehr erstellt, wenn nicht andere Artikel hinzugefügt worden sind. Auch weitere Zwischenlösungen für Vorabrechnungen sind denkbar, auch z.B. die, dass der Kunde auf Basis der Auftragsbestätigung vorab bezahlt.
28.04	WWS	Zeitschriften und Jugendschutz	Nahezu alle Zeitschriften und Zeitungen haben einen EAN-Code und lassen sich deshalb auch an der Kasse leicht einscannen. Wenn Zeitschriften/Zeitungen an bestimmten Tagen (z.B. samstags) aber einen anderen Preis haben, dann ist es in COMMERZ auch nicht erforderlich, diesen permanent zu wechseln, sondern er ist im Normalfall im Strichcode mit enthalten. An der Kasse kann deshalb dieser mit eingelesen und gleich als Preis vorgegeben werden. Notwendig dazu ist lediglich, zwei allgemeine Artikel anzulegen mit den EAN-Codes beginnend mit 414 oder 419 (19 bzw. 7 % MwSt), da die Strichcodes der Zeitungen/Zeitschriften im Normalfall immer mit 414 bzw. 419 anfangen. Wenn dann der Strichcode der Zeitschrift/Zeitung gescannt wird, erkennt COMMERZ die ersten 3 Stellen als speziellen CODE und übernimmt den im Strichcode ebenfalls enthaltenen Preis als VK-Preis. Damit ist es auch nicht erforderlich, für Zeitungen, die unterschiedliche Preise haben, mehrere Artikel anzulegen. Den EK-Preis, der dann auch unterschiedlich sein wird, kann man über den Prozentsatz im WAWI-Schlüssel sich automatisch errechnen lassen. Dazu ist es lediglich erforderlich, in den ersten 3 Stellen des eigentlich 6-stelligen WAWI-Schüssel einen Prozentsatz (z.B. 250 für 25%) hinterlegen, über den dann der jeweils unterschiedliche EK-Preis errechnet wird. Durch Anlage von zwei weiteren Artikeln mit den EAN-Codes, die mit 439 bzw. 434 beginnen, können Artikel erkannt werden, die dem Jugendschutz unterliegen. Die haben üblicherweise immer einen EAN-Code der mit diesen Ziffern beginnt. Werden solche Artikel erkannt, wird die im Artikel hinterlegte Artikel-BSINFO auf dem Bildschirm als Warnung ausgegeben.
27.04	allgemein	Rechnungsdatum	Bei der Erstellung von Rechnungen ist besonders auf das Rechnungsdatum zu achten. COMMERZ nimmt in allen Programmen immer das Datum, das beim Einstieg unter DATUM vor- oder eingegeben worden ist: Da immer das aktuelle System-Tagesdatum beim Aufruf der Programme von COMMERZ vorgegeben wird, ist häufig eine Änderung dann notwendig, wenn man z.B. am Monatsanfang einen ganzen Block von Rechnungen schreibt, die aber noch in den Vormonat sollen, oder wenn man Zählerstände rückwirkend berechnet. Bei letzteren befindet man sich meist bereits im Folgemonat (z.B. im Juli) und muss das Rechnungsdatum dann auf den 30.6. setzen. Die Statistikdaten werden entsprechend dem Rechnungsdatum gespeichert. Ganz besonders wichtig ist, dass eine Änderung des DATUMs nur für den betreffenden Bildschirm (Fenster) gilt, nicht also für alle anderen laufenden Programme. Vergessen sollte man auch nicht, nach einer Datumsänderung das Datum wieder auf das aktuelle Tagesdatum zu setzen. Wichtig ist auch, dass man in COMMERZ-ACTUELL-WWS über die Zugriffsberechtigung eine Änderung des Datums generell sperren kann, um versehentliche Änderungen zu verhindern.
26.04	WWS	Struktur von Aufträgen	Die Rentabilität von Kunden-Aufträgen ergibt sich nicht nur aus den erzielten Bruttonutzen der einzelnen Artikel, sondern wird auch maßgeblich von Struktur der Aufträge, den Verfahren zur Auftragsabwicklung und der unmittelbaren Lieferfähigkeit bestimmt. So ist ein Kundenauftrag in einer Woche mit 10 Positionen besser als 10 Aufträge mit jeweils einer Position, andererseits sollten im Normalfall 10 Auftragspositionen nicht über mehr als 2 Lieferungen abgewickelt werden. Wie die Auftragsstrukturen im eigenen Unternehmen aussehen, lässt sich z.B. in den GESCHÄFTS-INFORMATIONEN im Menüpunkt TAGESDATEN abrufen. Bereits ohne ins Detail zu gehen kann man wichtige Daten über die Aufträge für einen vorgebbaren (auch längeren) Zeitpunkt und einzelne Absatzbereiche erkennen: Beispielsweise kann man an diesen Daten feststellen, dass pro Auftrag im Schnitt 3.77 Positionen geordert wurden, dass aber auf jedem Lieferschein nur 2,58 Positionen im Schnitt enthalten waren. Rechnungen enthalten (bedingt durch Sammelrechnungen) jeweils 6,98 Positionen. Auch aus den Bestellungen ist abzuleiten, dass die Lieferanten von 10,99 Bestell-Positionen nur 7,69 Positionen (also nur etwa 30%) liefern. Wenn man die Auskunft vertieft (1=AUFTRÄGE), erhält man auch noch Informationen über die Erst- und Nachlieferungen (unterteilt auch noch nach Lager- und Nichtlager-Artikel). Diese Daten entstehen automatisch und sollten schon einmal öfters kontrolliert werden, um ggf. geeignete Maßnahmen im Bereich der Auftragsbearbeitung und Auftragsabwicklung ergreifen zu können.
25.04	TKD	Auslaufende Verträge	Es ist in TKD besonders wichtig, rechtzeitig Informationen über den Auslauf von Verträgen zu erhalten. Deshalb gibt es unter der VERTRAGSABRECHNUNG den Menüpunkt AUSLAUFENDE VERTRÄGE: Damit wurden früher bei Eingabe eines Enddatums im Feld VERTRAGSENDE alle Geräte ausgedruckt, deren Enddatum kleiner als dieses Datum ist. Das hatte aber zur Folge, dass auch "uralte" Geräte mit ausgewiesen wurden, obwohl man eigentlich nur wissen möchte, welche Verträge (z.B. ab heute) in nächster Zeit enden. Die Abfrage wurde deshalb um eine weitere Datumsangabe (NICHT BERÜCKSICHTIGEN BIS) erweitert. Wenn man hier z.B. das Tagesdatum eingibt, werden nur die Geräte ausgewiesen, die ab heute bis zum vorgegebenen VERTRAGSENDE auslaufen. Wenn man z.B. bei NICHT BERÜCKSICHTIGEN BIS ein Datum in der Zukunft (z.B. den 1.1. des Folgejahres) eingibt, erhält man alle Geräte deren Verträge erst ab diesem Datum auslaufen.
12.04	allgemein	Ferien	Wegen den Osterferien erscheint der nächste Eintrag in den logics-news erst wieder am 25.4.2022.
11.04	TK	Staffelpreis an der Kasse	Kunden verlangen häufig (und gerade im Ladengeschäft), dass sie Artikel zu Staffelpreisen erhalten, auch wenn sich die Artikel nur durch verschiedene Farben unterscheiden. Wenn beispielsweise ein Ordner ab 5 Stück statt EUR 3,07 nur noch EUR 2,96 kostet und der Kunde nimmt 4 blaue und 4 schwarze Ordner, dann möchte er für alle Ordner nur je EUR 2,96 bezahlen. Im Streckengeschäft gibt es die Möglichkeit über den Menüpunkt 14. POSTIONEN KUMULIEREN für Aufträge gezielt solche Konstellationen zu erkennen und die Preise entsprechend anzupassen. Im Ladengeschäft wurde diese Funktion auch integriert, womit dann automatisch die bisherigen Positionen geprüft und die Preise danach gegebenenfalls nach Bestätigung direkt geändert werden: Ausgangssituation (man sieht unten auch noch den nächsten Staffelpreis): Nach Eingabe F2 (Erfassungsende): Nach Kumulierung: Einsatz dieser Funktion bitte (vor allem wegen der Erkennung gleichartiger Artikel) mit der Hotline absprechen.
07.04	WWS	schneller zum ERW-Bildschirm	Es kommt häufig vor, dass man Informationen aus einer Auftragsposition benötigt oder in dieser etwas ändern möchte. Dazu ruft man normalerweise den Auftrag wieder auf und gibt die Positionsnummer ein: Wenn sich die Daten nun auf dem ERW-Bildschirm befinden (wie z.B. EK-Preis oder Lieferant), dann musste man früher 1=ÄNDERUNG eingeben, dann F2 drücken, um wieder in die unterste Zeile zu gelangen, und erst dann konnte man über 2=ERW-BS die Daten des ERW-Bildschirm ansehen bzw. ändern Das sind insgesamt (mit ENTER) 5 Tastatur-Eingaben. Deshalb wurde der Weg zum ERW-Bildschirm dadurch erheblich schneller gemacht, dass man nach Aufruf der Position gleich mit CURSOR RECHTS in diesen verzweigen kann (und mit CURSOR LINKS auch wieder zurückkommt).
06.04	FIBU	Buchen mit Kontrollsummen	Abstimmungen verschiedenster Art sind in der FIBU unerlässlich, um frühzeitig etwaige Fehler schon bei der Eingabe erkennen und korrigieren zu können. Deshalb kann man in der COMMERZ-FIBU bei der Eingabe von KS beim ABLAUF-KENNZEICHEN Kontrollsummen eingeben, die einen ganzen Erfassungsvorgang mit überwachen helfen. Die Kontrollsumme stellt entweder die Summe aller zu erfassenden Beträge, die separat addiert worden sind, oder Stand zum Kontoanfang und zum Kontoende eines Geldkontos dar. Das Verfahren Kontrollsummen kann man sowohl in der Dialogerfassung als auch in der Stapelverarbeitung einsetzen. Die Kontrollsummen sind aber abhängig vom Buchungstyp: 1. Buchungstyp = Eingangsrechnungen (z.B. mit vorheriger Summierung der Eingangsrechnungen). Die Kontrollsumme bezieht sich auf das Konto und ist deshalb mit einem H(aben)-Kennzeichen zu versehen: Nach einer Buchung reduziert sich die linke Kontrollsumme und die rechte Kontrollsumme erhöht sich entsprechend. Beispiel für eine Kontrollsumme von 1000,00 und nach einer Buchung von 200,00: Nach der letzten Buchung sollte die linke Kontrollsumme deshalb gleich Null sein und die rechte Kontrollsumme den Ausgangswert enthalten. Wenn man die Rechnungen "auf Streifen" summiert, sollte man öfters einmal Zwischensummen drucken, die man dann mit den Kontrollsummen vergleichen kann. 2. Buchungstyp=Zahlungen (Zahlungen) Nach der Anforderung der Kontonummer des Bankkontos ist der aktuelle (letzte gebuchte) Saldo des Bankkontos bei KS einzugeben, der mit dem in der FIBU vorliegenden abgeprüft wird. Als Endsaldo ist der Saldo des letzten Kontoauszugs einzugeben. Nach einer Kundenzahlung über EUR 200,00 sehen die Kontrollsummen dann folgendermaßen aus: Die Kontrollsumme für Bankkonten ist nicht mehr unbedingt erforderlich, weil der Saldo unter AKT.SALDO GEGENKONTO angezeigt wird oder weil man die Superfunktion von Bankboy nutzt, bei der die Bankbuchungen komplett und weitgehend zugeordnet automatisch in die FIBU einfließen.
05.04	TKD	Globale Pooländerungen	Bei vielen Fachhändlern hat sich die Anzahl der Geräte in den Pools drastisch erweitert. Deshalb ist es immer mit erheblichem Aufwand verbunden, wenn generelle Änderungen, wie z.B. Endtermine, Intervalle, Zahlungsbedingungen oder Kopienpreise in jedem Geräte zu ändern sind. Neben dem Aufwand besteht auch noch die Unsicherheit, ob nun auch alle Geräte richtig geändert worden sind. Die TKD-Erweiterung läuft so ab, dass bei Änderung eines relevanten Datenfeldes bei einem Poolgeräte abgefragt wird, ob diese Änderung auch bei den anderen Poolgeräten durchgeführt werden soll. Wenn ja, wird diese Änderung überall eingetragen, es sei denn der ursprüngliche Inhalt unterscheidet sich bei einem Poolgerät (z.B. könnte ein gänzlich anderes festes Enddatum bei einem Poolgerät schon eingetragen worden sein). Dann kann die Änderung wahlweise eingetragen werden oder nicht. Es lassen sich zwar nicht alle Gerätedaten global ändern, aber zumindest die für die Verträge wichtigen Informationen sind alle dabei. Für Fachhändler im "riesigen" Pools ein optimales Werkzeug.
04.04	WWS	Auftragswertliste	Ein wichtiges Werkzeug, um Aufträge zu ermitteln, die irgendwie "hängengeblieben" sind, ist die AUFTRAGSWERTLISTE. Sie kann in der AUFTRAGSBEARBEITUNG über den Menüpunkt 16 mit folgenden Auswahlmöglichkeiten aufgerufen werden: Ganz entscheidend dabei ist die Eingabe bei UMFANG, denn dort kann man über "2" alle Aufträge sich ausgeben lassen, bei denen der Auftragswert nicht dem fakturierten Wert entspricht. Dabei können z.B. Aufträge aufgezeigt werden, die noch überhaupt nicht bearbeitet wurden, für die kein Lieferschein abgerufen wurde oder für die nicht alles berechnet wurde. Eine Auswertung mit kleinerem Umfang erhält man über den UMFANG "4", nämlich alle Aufträge die noch nicht fakturiert worden sind. Für jeden Auftrag werden die Werte für o Auftragswert o Restwert o Wert in "zu liefern" o Wert in "zu fakturieren" o Wert in fakturiert ausgewiesen. Über den Datumsbereich kann man die neuesten Aufträge, die ja gerade noch in Bearbeitung sind, ausschließen oder die Aufträge älteren Datums gezielt auswählen. Diese Auswertung sollten Sie unbedingt des Öfteren einmal abrufen, um auch die "vergessenen" (nicht vollständig oder gar nicht bearbeiteten) Aufträge noch rechtzeitig abschließen zu können. Bei vielen COMMERZ-Anwendern hat sich dabei herausgestellt, dass etliche Aufträge zwar geliefert, aber nie berechnet worden sind, oder dass Aufträge nur erfasst , aber überhaupt nicht weiterbearbeitet worden sind.
31.03	allgemein	Bestellwesen	Das Bestellwesen wird für den Fachhändler immer wichtiger. Wussten Sie schon, dass es in COMMERZ-ACTUELL verschiedene Formen der Erstellung von Bestellvorschlägen gibt, die dann ohne besonderen Aufwand in eine Bestellung umgewandelt werden können? o Automatischer Bestellvorschlag bei Lagerbestandsführung o Einfaches Erfassen von Bestellvorschlägen für einzelne Lieferanten o Automatischer Bestellvorschlag ohne Lagerführung (Vorratsbestellung) o Schnellerfassung für einzelne Lieferanten o Schnellerfassung Sammelvorschlag (mehrere Lieferanten und Auflösung) o auftrags- und kommissionsbezogene Bestellvorschläge in OBJ Zudem gibt es noch die automatische Generierung von Bestellungen direkt aus der Auftragsbearbeitung heraus und die Abwicklung der Kundenaufträge über Bestellungen an gängigen Logistikzentren (z.B. LS3). Weitere Vorteile sind o die Darstellung der EK-Preise bei anderen Lieferanten o die Verteilung der Lieferungen auf offene Aufträge o die Kontrolle über offene Bestellungen mit Mahnwesen o Verfolgung von Reklamationen und Garantien o Rechnungskontrolle o das Bestellwesen kann auch nur für einige wenige Lieferanten mit großem Bestellvolumen eingesetzt werden. In COMMERZ-OBJ gibt es ein auftragsbezogenes Bestellwesen, womit die Termine für die Lieferung von Artikeln, die von verschiedenen Lieferanten kommen, koordiniert werden können. Wann fangen Sie mit dem Bestellwesen in COMMERZ-ACTUELL an, anstatt alles manuell mit Zettelchen zu machen ?
30.03	TKD	Korrektur Historie	Sowohl die Auftrags- als auch die Vertragsdaten werden in der Historie gesammelt und können beauskunftet oder gelistet werden. Die einzelnen Aufträge und Auftragspositionen sollten einen chronologischen Ablauf darstellen, der aber ganz wesentlich von den Daten bei der Leistungserfassung abhängt. Da zu diesem Zeitpunkt häufig der Tag der konkreten Lieferung/Leistungserbringung oder der Zählerstand nicht bekannt sind und somit nicht eingegeben werden (können), ist es erforderlich, diese ggf. nachträglich korrigieren zu können. Hierzu wurde in der DATEIPFLEGE der Menüpunkt KORREKTUR HISTORIEDATEN eingefügt: Die Korrekturmöglichkeiten beschränken sich auf DATUM, ZÄHLERSTAND und MENGE, wobei Änderungen in der Menge (wohl sehr selten) zusätzlich noch manuell nachgebucht werden müssten. Wichtiger ist, dass über diese Änderung ein korrekter zeitlicher Ablauf und ein kontinuierlicher Zählerstandsverlauf (wieder) hergestellt werden kann.
29.03	TK	Kunde ändern	Nicht selten kommt es an der Kasse vor, dass man die Erfassung eines Auftrages mit dem Standardkunden beginnt und der Kunde erst später äußert, dass er doch für die Firma xyz einkauft. Sollten für diese Firma andere Preise gelten, ist der ganze Auftrag nicht korrekt, müsste storniert und neu erfasst werden. Das lässt sich aber vermeiden, wenn man nur über 3=ANDERER ABSCHLUSS die Funktion "KUNDENNUMMER ÄNDERN" aufruft. Dann wird für alle Positionen eine neue Preisfindung durchgeführt und etwaige Sonderkonditionen des Kunden damit entsprechend berücksichtigt. Die Funktion KUNDENNUMMER ÄNDERN kann man auch für folgende Situation nutzen: Normalerweise ist der Standardkunde so eingerichtet, dass er nie nur auf Lieferschein einkaufen darf (BS-INFO =900). Wenn man sich einen zweiten (Standardkunden)Kunden anlegt, bei dem dieses aber erlaubt ist, dann kann man den erfassten Auftrag auf diesen "umschalten". Folgende Voraussetzungen sollten aber erfüllt sein: 1.Der Kunden hat keine besonderen Konditionen 2. Die echte Adresse muss eingetragen werden (2 * F1) Diese Situation sollte aber immer die Ausnahme sein.
28.03	WWS	externe Aufträge	In der Auftragsbearbeitung gibt es den Menüpunkt 20 (EXTERNE AUFTRÄGE), über den weitgehend beliebige Aufträge, die über andere elektronische Medien zum Fachhändler gelangen, ins COMMERZ übernommen werden können. Bei der Auswahl 20. EXTERNE AUFTRÄGE können dann die verschiedenen Importvarianten aufgerufen werden. Auch die Schnittstelle WEBSHOP ist ggf. dabei enthalten. Die Programme, die dann aufgerufen werden können, lesen die externen Auftragsdaten ein und generieren entsprechende COMMERZ-ACTUELL-Aufträge. Ein Protokoll, das abgerufen werden kann, weist die Aufträge aus und zeigt auch mögliche Fehler an. Typische Verwendung dafür sind Aufträge, die von Kunden über Webshops erfasst wurden. Aber auch Aufträge, die aus anderen Bestellprogrammen der Kunden stammen, lassen sich über diese Schnittstelle automatisch in COMMERZ-Aufträge umwandeln. Da es immer häufiger vorkommt, dass Kunden ihre Aufträge nicht mehr telefonisch oder über Fax sondern diese aus eigenen Bestellprogrammen heraus elektronisch übergeben, sollten diese Daten auch ohne Medienbruch direkt als COMMERZ-Aufträge übernommen werden. Logics hat dazu bereits eine Fülle von auch individuellen Verfahren und Abläufen realisiert. Wenn so ein Fall vorliegt, sollte man unbedingt sofort mit unserer Hotline Kontakt aufnehmen. Sie findet sicherlich eine Lösung, dass die Daten ohne Fehler und ohne Zusatzaufwand direkt ins COMMERZ übernommen werden können. Wenn der Kunde seine Bestellungen (in COMMERZ dann Aufträge) über ein spezielles Bestellprogramm erzeugt und dabei auch noch eigene Artikelnummern verwendet, dann ist auch dieses für COMMERZ kein Problem, weil man dort für jeden Artikel kundeneigene Artikelnummern anlegen kann.
24.03	TKD	Korrektur Zählerabrechnung	Wenn ein Kunden die Zählerabrechnung moniert, weil ein zu hoher Zählerstand angenommen wurde und die Abrechnung wegen weiteren Vertragsabrechnungen (z.B. Wartung) nicht mehr rückzusetzen ist, denn gibt es in COMMERZ-ACTUELL keine direkte Korrektur dieser Vertragsabrechnung. Lösungen dazu sind gesonderte Gutschriften oder (negative) SONSTIGE ERLÖSE. Es gibt aber eine Lösung, bei der dem Kunden die zu viel berechneten Kopien gutgeschrieben werden und bei der auch die statistischen Daten wieder auf einen stimmigen Stand gebracht werden können. Das Verfahren nutzt die Freien Einheiten aus, die bei Poolformat 0 auch zu negativen Abrechnungswerten führen können. Dazu sind bei dem betreffenden Gerät die Daten zwischenzeitlich zu ändern und danach wieder einzutragen. Wie im nachfolgenden Beispiel dargestellt werden dem Kunden dann Zählerstände (hier 10.000) durch negative Rechnung gutgeschrieben: Es gibt eine ausführliche Beschreibung des Verfahrens mit Beispielen (negative-zähler-abrechnung.doc), bei Bedarf bitte bei unserer Hotline anfordern.
23.03	WWS	falsche Rechnung	Wenn bei der Auftragserfassung ein Auftrag auf einen falschen Kunden erfasst worden ist, dann kann man das in COMMERZ-ACTUELL-WWS ganz einfach wieder korrigieren. Welche Aktionen man bezüglich des falschen Auftrages durchführen muss, hängt davon ab, was bereits mit dem Auftrag abgewickelt worden ist (nur erfasst, Lieferschein und /oder Rechnung erstellt). Auf jeden Fall muss man diese Aktionen rückgängig machen (z.B. mit Erstellen einer Gutschrift). Wenn der Auftrag lediglich erfasst worden ist, sollte man auf keinen Fall im "Erweiterten Kopfbildschirm" die Adresse einfach ändern, weil alle Umsätze dann auf den falschen Kunden verbucht werden. Um den Auftrag erneut (mit richtigen Kunden) zu erstellen, muss man den Auftrag nicht nochmals gänzlich neu erfassen, sondern man kann über KOPIEREN AUS ANGEBOT/AUFTRAG die Positionen des alten Auftrages komplett übernehmen. Diese Funktion des Kopierens kann man aber auch dann sehr gut verwenden, wenn man aus einem (großen) Auftrag einzelne Positionen gutschreiben möchte oder daraus einen neuen Auftrag erstellen möchte.
22.03	OBJ	Bestellwesen	Die Bausteine COMMERZ-WWS und COMMERZ-OBJ unterscheiden sich nicht nur durch die Möglichkeiten Langtexte zu verwenden sondern auch darin, dass das Bestellwesen ein gänzlich anders ist. Wird in WWS die Bestellung meist lagerbezogen vorgeschlagen, ist sie in OBJ immer auftragsbezogen: Dabei werden die späteren Bestellungen nach Lieferant und Auftrag getrennt ausgewiesen. Die Funktionen im Menüpunkt BESTELLVERWALTUNG beinhalten genau die Abwicklungen eines Einrichtungsauftrages, die sich über die BESTELLÜBERWACHUNG noch optimal kontrollieren lassen: Sind in einem Auftrag Lieferungen von mehreren Lieferanten enthalten, kann nach dem Erhalt der Auftragsbestätigungen ein Plantermin festgelegt werden und dem Kunden der Termin in Form einer Kunden-Auftragsbestätigung mitgeteilt werden. Nach dem Verbuchen von Liefereingängen können dann Kundenlieferscheine erstellt werden. Beide Formulare lassen sich direkt im Bestellwesen (also genau dort, wo die entsprechende Eingabe gerade erfasst worden ist) abrufen. Mit dieser Funktionen lassen sich Einrichtungsaufträge optimal abwickeln; vor allem auch deshalb weil durch WORD-Integration in OBJ-neu viele Möglichkeiten der Gestaltung von Formularen gegeben sind.
21.03	FIBU	Steuerkennzeichen	Wie funktioniert eigentlich das mit den Steuerkennzeichen, die ja in WWS, OBJ und TKD anders belegt sind als in der FIBU? In WWS, OBJ und TKD kann man unter MWST-SCHLÜSSEL die 3 üblichen Mehrwertsteuern verschlüsseln, nämlich 0 für den Standard-Mehrwertsteuersatz (19%) 1 für den reduzierten Mehrwertsteuersatz (7%) 4 für den Mehrwertsteuersatz 0%. So werden die Ausgaben auch im Rechnungsausgangsbuch gespeichert. In der FIBU kann man im Parametersatz 3 und 4 Kennzeichen für die Steuern definieren: Dabei wird auch unterschieden zwischen Mehrwertsteuer und Vorsteuer (Steuerart). Die Steuerkennzeichen können beliebig (ohne Berücksichtigung der Mehrwertsteuer-Schlüssel aus WWS, OBJ oder TKD) vergeben werden. Bei der Übernahme der Ausgangsrechnungen in die FIBU findet nun eine Umsetzung statt. Wenn eine Ausgangsrechnung z.B. mit dem Mehrwertsteuer-Schlüssel 0 (für 19%) behaftet ist, dann sucht das FIBU-Programm diese Tabelle ab nach Prozentsatz = 19,0% und Steuerart=1 (Mehrwertsteuert) und findet so das Kennzeichen gleich 1, das dann in die FIBU-Buchung eingetragen wird. Ebenso würde ein Mehrwertsteuer-Schlüssel 1 (7%) zu einem Steuerkennzeichen von 2 führen. Die Parametersätze 3 und 4 werden von oben nach unten durchsucht, sind mehrere gleiche Kombinationen vorhanden, wird das erste gefundene Steuerkennzeichen genommen. Es gibt zwei Bildschirme für die Anlage der Steuerkennzeichen, die auf verschiedene Datumsbereiche beziehen können (GÜLTIG AB). Damit kann man sich in verschiedenen Jahre verschiedenen Steuersätzen vorgeben lassen. Wichtig ist auch die Spalte SORTIERUNG, denn wenn dort eine Null steht, wird die Zeile nicht in der UStV ausgewiesen. Das Suchverfahren hat zu einem - noch nicht gelösten - Problem geführt, weil in COMMERZ-WWS/TKD/OBJ zwei Typen von mehrwertsteuerfreien Ausgangsrechnungen entstehen können (EU und nicht-EU). Dabei findet COMMERZ-ACTUELL immer nur ein Steuerkennzeichen (das erste, das 0% und Mehrwertsteuer entspricht) und verbucht alle Umsätze unter diesem Steuerkennzeichen (erkennbar in der UStV). Differenzierbar sind die Umsätze immer noch, weil sie (definierbar in den Parametersätzen WWS und TKD) üblicherweise auf verschiedene Erlöskonten verbucht werden.
17.03	WWS	Auftragsstrukturen	Für den Fachhändler ist es nicht unwichtig zu wissen, wie zum einen die Auftragsstrukturen seiner WWS-Aufträge aussehen und zum anderen welche Daten (Positionen) auf Lieferscheinen und Rechnungen ausgegeben werden. Er kann zwar nicht maßgeblich das Auftragsverhalten der Kunden ändern, aber er kann schon in gewisser Weise etwas Einfluss darauf nehmen. Auch eine kritische Prüfung schon bei der Auftragserfassung ist angesagt, damit nicht LS3-Aufträge über 3 Bleistifte (EUR 0,24) erfasst werden, wenn der Kunde dafür noch EUR 4,95 für Versand bezahlen muss. Entscheidend ist aber auch, dass er sich zunächst einmal ein Bild über die Struktur der Aufträge und der Formularausgaben macht. Eine Möglichkeit ist der Abruf der AUFTRAGSSTATISTIK: Zum Beispiel mit folgendem Ergebnis: Detailliertere Informationen erhält man über die TAGESDATEN: An diesem Beispiel ist zu erkennen, dass Aufträge mit nur 1,35 Positionen erfasst wurden, Lieferscheine mit 1,42 und Rechnungen mit 1,63 Positionen erstellt wurden. Weiterhin kann man auch die Aufträge detaillierter betrachten: Man erhält dann Informationen über Erstlieferung und Nachlieferung und in wie weit Lagerartikel und Bestellartikel bei beiden betroffen waren. Die Werte für die Rechnungen differieren hier, weil bei den Auftragsdaten Gutschriften nicht berücksichtigt worden sind (nur Auftragsart 0 bis 9). Eine direkte Möglichkeit, Kleinstaufträge zu verhindern, ist das Setzen von "ANFÜGEN ERLAUBT" bei "besonderen" Kunden. Dabei prüft COMMERZ-ACTUELL, ob noch (neue, unbearbeitete) Aufträge vorhanden sind und fügt dann (getrennt durch eine Textposition) weitere Positionen an. Wir empfehlen auf jeden Fall, die genannten Auswertungen einmal abzurufen, die Zahlen zu überprüfen und ggf. entsprechende Maßnahmen zu veranlassen.
16.03	TKD	Tonerstatus	COMMERZ-ACTUELL-TKD liefert genügend Informationen, um zu bestimmen, ob ein Kunde für ein Gerät noch Toner bekommen soll oder nicht. Als Beispiel nur folgende Auskunft, die bei der Auftragserfassung, Auftragsänderung oder Leistungserfassung abrufbar ist (TONERINFO auf "J" setzen): In diesem Beispiel wurde der aktuelle Zählerstand von 45.000 im Kopfbildschirm eingegeben, der auch gleich entsprechend berücksichtigt. wird. Die Zahlen über TONER-SOLL (wie viel Toner würden im Schnitt für die Anzahl der Kopien benötigt) und ÜBERHANG (wie viel Toner müsste der Kunde für das Gerät noch vorrätig haben) und seine neue Toneranforderung können Entscheidungsmerkmale dafür sein, ob der Kunden für dieses Gerät schon wieder Toner benötigt oder nicht. Zudem werden im oberen Teil die einzelnen Tonerlieferungen angezeigt, aber nur dann wenn der betreffende Auftrag auch abgeschlossen ist. Bei gezielter, korrekter und vollständiger Dateneingabe liefert COMMERZ wichtige und exakte Hinweise über den Tonerverbrauch. Die Berechnung des Tonerverbrauchs in Abhängigkeit von den Kopien genau zu ermitteln, ist jedoch erschwert, weil zwei Faktoren häufig nicht aktuell zur Verfügung stehen: 1. Aktueller Zählerstand Dieser ist zwar bei einem Technikerbesuch oder bei einer Zählermeldung exakt, aber meist dann nicht mehr, wenn der Kunde wieder Toner anfordert. 2. "Gehorteter" Toner Die Menge an Toner, die noch im Schrank beim Kunden "schlummert", ist ebenfalls nicht exakt bekannt. 3. Die Angabe im Modell-Stammsatz von "Kopien pro Toner" ist ein Durchschnittswert und mag für bestimmte Einsätze nicht stimmig sein. Die Auskunft über die Toner-Lieferungen ist auch in der TONER-VERBRAUCHSAUSKUNFT gesondert abrufbar.
15.03	allgemein	Sperren von Daten	Ganz generell für die gesamte Datenverarbeitung gilt, dass gespeicherte Informationen nicht von mehr als einem Arbeitsplatz gleichzeitig geändert werden dürfen, sofern es wie in Datenbanken nicht feldweise passiert. Dieses kann man an einem kleinen Beispiel schnell erläutern, das davon ausgeht, dass eben keine Sperren wirken: 1. Arbeitsplatz A ruft den Kunden XYZ zu Änderung auf und ändert die Rechnungsadresse am Bildschirm 2. Arbeitsplatz B ruft ebenfalls den Kunden XYZ auf (immer noch mit der alten Rechnungsadresse) und ändert die Zahlungsbedingungen am Bildschirm 3. Arbeitsplatz A beendet die Änderung und schreibt die Kundendaten in die Kundendatei zurück (die Rechnungsadresse ist jetzt die neue, die Zahlungsbedingung noch die alte) 4. Arbeitsplatz B beendet die Änderung und schreibt die Kundendaten in die Kundendatei zurück (dabei wird jetzt die Zahlungsbedingung geändert, aber die alte Rechnungsadresse wieder eingetragen). Um solche Konflikte zu vermeiden, wurden im ganzen COMMERZ Sperren integriert, die aber bei einem normalen Ablauf zeitlich so gesteuert sind, dass sie o nur in einem minimalen Zeitraum wirken o eine Meldung ausgeben, wenn ein Konflikt aufzutreten droht. COMMERZ lässt eine Weiterverarbeitung so lange nicht zu, bis die Sperre wieder aufgehoben ist (Beenden der entsprechenden Funktion). Im Laufe der Zeit wurden die Informationen über solche Sperren wesentlich verbessert: 1. Die Meldung "....GESPERRT" enthält jetzt einen Hinweis, an welchem Arbeitsplatz der Datensatz gesperrt ist Sie bedeutet, dass in COMMERZ-WWS im Aufgabenkomplex 9 (STAMMDATENVERWALTUNG) im Untermenüpunkt 1 (KUNDEN) am Bildschirm mit dem Namen LOGICS-HSThst) der Kunde gerade gesperrt ist (weil z.B. dort gerade der Kunde geändert wird). 2. In den Hilfsprogrammen können alle gesperrte Datensätze (zum Beispiel vor dem Ausschalten des Systems) ansehen kann: und bei Auswahl 3: In diesem Untermenü ist auch das gezielte Entsperren möglich (im Untermenü 2 auch für Kunden, Artikel und Lieferanten). Diese Funktion sollte aber nur dann eingesetzt werden, wenn die Sperre nicht durch das Verlassen der Funktion aufgehoben werden kann (solche Situation kann z.B. durch den "Absturz" eines PCs entstehen). Auf keinen Fall sollte man das Entsperren starten, wenn die Sperre durch Verlassen der Funktion aufgehoben werden kann.
14.03	TK	Inkasso an der Kasse	In der Kasse kann man auch die Bezahlung von Kundenrechnungen vornehmen (RECHNUNGSINKASSO): Wichtig dabei ist, dass die erfassten Daten nicht automatisch an die FIBU übergeben werden. Deshalb sollte man am Ende möglichst die "3" (BUCHEN MIT BELEGDRUCK) eingeben, damit für die Buchhaltung auch einen Beleg erstellt wird. Die einzelnen Vorgänge (mit allen Eingaben) werden aber auch im Kassenvorgangsprotokoll ausgewiesen, das man z.B. nur für die Inkasso-Vorgänge auch gezielt abrufen kann.
10.03	WWS	Kundeneigene Artikelnummern	Insbesondere Großkunden bestellen oft Artikel mit ihren eigenen Artikelnummern. Das ist in COMMERZ-ACTUELL überhaupt kein Problem, wenn diese Artikel - was ja auch meist der Fall ist - als Nettopreise angelegt werden. Zur Eingabe ist es nur erforderlich, im Kopfsatz des Nettopreisangebotes das Feld KUNDEN-ARTIKELNR auf "J" zu setzen: Danach ist bei jeder Position die betreffende kundeneigene Artikelnummer einzugeben (gegebenenfalls auch mit einer Sollmenge=Planmenge): Bei der Auftragserfassung kann dann direkt bei ARTIKELNUMMER die kundeneigene Artikelnummer eingegeben werden. Wenn der Artikel gefunden ist, wird die Artikelnummer ausgetauscht und zur Kontrolle die kundeneigene Artikelnummer unten nochmals angezeigt: Auf allen Formularen, die an den Kunden gehen, wird selbstverständlich auch immer die kundeneigene Artikelnummer mit ausgedruckt; auf internen Belegen, z.B. auf den Komm-Belege, wird die eigene Artikelnummer verwendet. Mit diesem Verfahren erspart man sich das Arbeiten mit Referenzlisten und ggf. eine manuelle Korrektur der Formulare, um die kundeneigene Artikelnummer einzubringen. Mit der Hotline ist abzustimmen, wenn die kundeneigene Artikelnummer zu lang ist. Auch wenn der Kunde mit seiner eigenen Artikelnummer elektronisch bestellt, wird dem Artikel die interne Artikelnummer des Fachhändlers automatisch zugeordnet.
09.03	FIBU	Abstimmung Steuer	Die Funktion "ABSTIMMUNG STEUER" ruft man üblicherweise auf, um die Umsatzsteuer-Voranmeldung zu verifizieren und um etwa falsche Steuerzuordnungen zu erkennen und beheben zu können. Dazu wählt man bei AUSWAHL 2 normalerweise immer die Ziffer "1". Wenn man jedoch dort die Ziffer "2" eingibt, dann werden die Salden der Sachkonten ausgewiesen und man kann diese mit der Summen- und Saldenliste vergleichen und abstimmen. Durch die Auswahl des Steuerkennzeichens kann man sich gezielt die Buchungen ausweisen lassen, die z.B. eine außergewöhnliche Steuer enthalten.
08.03	TKD	Gerätenummern	Für jedes Gerät gibt es für jedes Gerät zwei Gerätenummern, die Herstellergerätenummer (meist die vom Hersteller zugeordnete Seriennummer) in einer Länge von 20 Zeichen und die frei zu vergebene sog. Gerätenummer in einer Länge von 9 Zeichen. Auch wenn die Anzahl der Stellen unterschiedlich sind, werden häufig beide Nummern identisch belegt. Wichtig ist nun, dass in solchen Fällen bei der Anlage eines neuen Gerätes die Gerätenummer nicht zweifach eingegeben werden muss, die zweite Gerätenummer aus der Ersteingabe kopiert werden kann. Dazu muss man lediglich bei der zweiten Gerätenummer die "Wundertaste" F3 eingeben. Beispiel beim Liefereingang im Maschinenbuch: Nach Eingabe Gerätenummer: Nach Eingabe F3: Oder in der Installationsverwaltung (nach Eingabe von F3): Oder im Bestellwesen (nach Eingabe von F3): Dieser Kopiervorgang ist letztlich an allen Stellen möglich, an denen beide Gerätenummern einzugeben sind und bedeutet eine schnellere und sichere Erfassung der zweiten Gerätenummer. Die 9-stellige Gerätenummer fungiert auch häufig als sogenannte Servicenummer; bei einigen Fachhändler ist sie auch nur etwa 4-stellig nummerisch, also leicht zu merken und einzugeben.
07.03	WWS	Rechnungsausgangs- buch drucken	Zum Druck des Rechnungsausgangsbuches sind folgende Eingaben erforderlich: Wichtig dabei sind die folgenden Felder: SORTIERUNG Wählt man die Sortierung RECHNUNGSNUMMER, werden fehlende Rechnungsnummern ausgewiesen (RECHNUNGSNUMMER FEHLT). Diese Situation dürfte eigentlich nicht vorkommen, kann aber auch durch die Wahl bei DATUM und KUNDE eintreten. Ggf. sollte man am Monatsende diese Auswertung zur Kontrolle einmal abrufen. MIT BUCHUNGSDATEN (J/N) Bei Eingabe von "J" wird für jede Rechnung die Verteilung der Nettobeträge auf verschiedene Erlöskonten ausgewiesen. Wichtig dabei ist, dass dann auch am Ende die Summen dargestellt werden, die auf die einzelnen Erlöskonten verbucht werden. Wenn dabei ein Betrag unter dem Erlöskonto "00000" aufgeführt ist, konnte bei einer oder mehreren Rechnungen ein Erlöskonto nicht zugeordnet werden. Diese Auswertung sollte man am Monatsende abrufen, um einen Vergleich mit den FIBU-Erlöskonten machen zu können. TYP Mit "1" werden die Rechnungen aus der Auftragsbearbeitung ausgewiesen, aber auch Kassenaufträge, wenn die Rechnung nur mitgenommen wird oder wenn dort ein Lieferschein erstellt wird und die Rechnung später in der Auftragsbearbeitung oder der Fakturierung geschrieben wird. Mit "2" erhält man eine Aufteilung der Kassenaufträge nach den verschiedenen Erlöskonten. Diese Daten können dazu dienen am Monatsende die endgültige Umbuchung der Kassenerlöse auf die korrekten Erlöskonten durchzuführen. NUR LASTSCHRIFTEN Es werden alle Rechnungen ausgegeben, die über Lastschriften eingezogen werden. Damit hat man einen Überblick über alle solche Rechnungen. NUR OFFENE Damit reduziert sich die vorhergehende Auswertung auf die Rechnungen, deren Daten noch nicht an das Lastschriftverfahren übergeben worden sind. Diese Auswertung ist besonders wichtig, wenn Lastschriften nicht erstellt werden, weil noch überwiegende Gutschriften des Kunden vorliegen. Durch die verschiedenen Ausgabevarianten macht es schon Sinn, die Daten des Rechnungsausgangsbuches zur Überprüfung zumindest am Monatsende (aber auch einmal zwischen durch) zu drucken. Über den Druck in eine WORD-Datei kann man sich diese schnell überprüfen und dann auch wieder verwerfen. Auch die Summenbildung am Druckende kann wichtige Daten liefern.
23.02	allgemein	allgemein	Die "Schreiberlinge" der logics-news wollen in diesem Jahr so richtig in den Karneval-/Fasching-Trubel eingreifen. Deshalb erscheint der nächste Eintrag in den logics-news erst nach dem Aschermittwoch
22.02	WWS	VK-Preis inkl. Mehrwertsteuer	Im Artikelstamm gibt es u.a. zwei Verkaufspreise (VERKAUFSPREIS und VERKAUFSPREIS+MWST). Verwendung finden diese Preise an unterschiedlichen Stellen in COMMERZ: Der VERKAUFSPREIS+MWST wird im Aufgabenkomplex LADENGESCHÄFT, der VERKAUFSPREIS sonst an allen anderen Stellen verwendet. Im Normalfall werden die VK-Preise über Preispflegen geändert und damit werden auch gleichzeitig die Werte in VERKAUFSPREIS+MWST angepasst. Letzteres ist aber aus zwei Gründen nicht immer gewünscht: 1. Es gibt Ladenpreise, die sich nicht aus dem VERKAUFSPREIS errechnen lassen (z.B. kann ein Ladenpreis von EUR 8,99 nicht automatisch errechnet werden, weil ein Netto-VK von 7,55 einen Brutto-VK von 8,98, ein Netto-VK von 7,56 einen von 9,00 ergibt. Wir haben zu diesem Thema noch keine konkrete Lösung gefunden. Wenn so ein Artikel nicht die einzige Position eines Auftrages ist, dann wird die Mehrwertsteuer mit anderen Artikeln vermischt und fällt nicht weiter auf. Wenn aber dieser Artikel als einzelne Auftragsposition vorliegt, dann ergibt sich auf der Rechnung entweder EUR 8,98 oder 9,00, aber nicht 8,99. Ggf. müsste man diese eine Position im Ladengeschäft erfassen und nur eine Rechnung dafür drucken. Wir denken weiter darüber nach (über Lösungsvorschläge würden wir uns ganz besonders freuen). 2. Es sollen gänzlich andere Preise im Laden verwendet werden. Solche speziellen Preise können eingegeben werden, wenn man das Feld "KALK. VK+MWST (J/N)" bei den betreffenden Artikeln auf "N" setzt: In diesem Fall findet nach Änderung beim VERKAUFSPREIS keine automatische Berechnung des VERKAUFSPREIS+MWST statt. Dann ist der Anwender aber auch für die Eingabe und die Pflege dieser Preise selbst verantwortlich.
21.02	TKD	Auftragshinweis	Es kann bei der Erfassung von TKD-Aufträgen schon sehr wichtig sein, generelle Information über das Gerät zu erhalten. Deshalb werden die bestimmt Felder aus dem Gerätestamm gleich im ersten Bildschirm bei der Erfassung von TKD-Aufträgen angezeigt: Dabei können folgende Daten hinterlegt sein: O GERÄTEZUSATZTEXT Neben allgemeinen Information könnte auch vermerkt sein, dass beim Geräte Nebengeräte installiert sind. O AUFTRAGSHINWEIS Besondere (allgemeine) Informationen, die bei der Bearbeitung des Auftrages zu beachten sind. O TECHNIKERHINWEIS Spezielle Information vom letzten Auftrag für das Gerät. Dazu ist bei der Leistungserfassung zum letzten Auftrag (oder nachträglich auch direkt) ein entsprechender Technikerhinweis einzugeben. In der Standard-Version von TKD werden die Daten nicht auf dem Techniker-Auftrag ausgedruckt. Man kann aber die Ausgabe individuell erwirken, wenn man im ERWEITERTEN BILDSCHIRM die betreffenden Felder auf "J" setzt. Die Vorgaben (alle "N") können auch von der Hotline anders vorbelegt werden (z.B. AUFTRAGSHINWEIS immer drucken).
17.02	FIBU	Skontoüberziehung	Sobald ein nicht zulässiger Skontoabzug bei einer Zahlung erfasste wird, wird eine Warnung ausgegeben. Die Warnung kann sich auf die Überziehung von Tagen oder vom maximal erlaubten Skontoabzug beziehen. Im nachfolgenden Beispiel wird ausgewiesen: 1. Die Überziehung des maximal erlaubten Skontobetrages (2,00) 2. Welcher Skontobetrag zulässig gewesen wäre (3,00) Welcher Skontobetrag erlaubt wäre, wenn er zeitlich korrekt abgezogen worden wäre. Bei dieser Warnung werden aber er die Parametersatz 1 hinterlegten Toleranzen berücksichtigt, damit nicht bei minimalen Überziehungen immer eine Entscheidung getroffen werden muss:
16.02	WWS	Rabatte auf Nettopreise	Es gibt in COMMERZ-ACTUELL-WWS eine Zusatzvariante, mit der man für Artikel, die als Nettopreis angelegt sind, für spezielle Kunden noch einen Rabatt festlegen kann. Die dazu erforderliche Erweiterung wird im 3. Kunden-Bildschirm unter NETTOPREISRABATT angelegt: Dieser Kunde erhält dann auf definierte Nettopreise einen zusätzlichen Rabatt von 10%. Die weiteren Rabatt-Angaben beziehen sich dann auf die sonstigen Artikel. Beispiel für einen Nettopreis von 12,50:
15.02	TKD	Gesamtaufträge	Ein TKD-Auftrag muss sich nicht unbedingt als eine kurze nur eine Störung betreffende Leistung darstellen sondern er kann auch aus diversen Komponenten und Teilaufträgen bestehen. Dabei können auch Teilleistungen aus einem Gesamtauftrag erbracht und in Rechnung gestellt werden. Bei TKD-Aufträgen ist es nun leider so, dass in der Standardversion immer nur alle Positionen eines Auftrages abgeschlossen, geliefert oder berechnet werden können. Aber es gibt In TKD dafür eine Lösung, die im Prinzip so arbeitet, dass der Gesamtauftrag erfasst wird und daraus dann gezielt einzelne Positionen in verschiedene Aufträge übernommen werden können. Dabei wurden bestehende TKD-Funktionen erweitert und erfüllen dann genau die Anforderungen von Gesamtaufträgen. Im Prinzip wird der Gesamtauftrag als Art Kostenvoranschlag erfasst, aus dem dann beliebige Positionen als Auftrag ausgewählt und übernommen werden können. Entscheidend bei der Erfassung der "KVs" ist das Feld KV/AUF, über das die Definition von Gesamtaufträgen gesteuert wird (KV = normaler Kostenvoranschlag, AUF = Gesamtauftrag). Wird der Auftrags-KV gedruckt wird als Überschrift "AUFTRAG" statt "KOSTENVORANSCHLAG" ausgegeben. Bei der Übernahme zu "echten" Teilaufträgen kann man Positionen auswählen: Damit kann man dann beliebige Teilaufträge mit Geräten, Technikerleistungen oder sonstige Aufwendungen auswählen und zusammenstellen. Die einzelnen Aufträge können (aufgerufen über die Nummer des Kostenvoranschlages) auch wieder zu Gesamtrechnungen zusammengeführt werden: Da die Aufträge immer komplexer werden und sich nicht nur auf die alleinige Reparatur oder Lieferung und Installation eines Gerätes beschränken, hat man mit dieser Erweiterung eine exzellente Möglichkeit auch größere Aufträge abzuwickeln. Interesse/Bedarf bitte bei der Hotline melden.
10.02	TK	Preisauskunft	Es ist an der Kasse häufig erforderlich, dass die Preisauskunft aufgerufen werden muss. Da ein Verlassen des Bildschirmes für die Kassenerfassung nicht sinnvoll ist, sollte hierfür permanent ein zweites Fenster zur Verfügung stehen, über das die Preisauskunft direkt aufgerufen werden kann und aus dem man schnell wieder zurück in die Kassen-Auftragserfassung gelangen kann. Man kann die Preisauskunft für den Ladenkunden aber auch direkt aus der Kassenerfassung abrufen. Das ist z.B. erforderlich wenn, ein Kunde nur nach dem Preis eines Artikels fragt. Dabei muss man statt der Bestätigungen der Kundennummer mit ENTER nach der Kundennummer die Funktionstaste F8 eingeben: Ausgangssituation: Nach Eingabe F8: Dabei wird der Kunde in die Preisauskunft "mitgenommen" und CODE auf "1" gesetzt, sodass EK-Preise nicht angezeigt werden. Eine Besonderheit steht jetzt auch zur Verfügung: Wenn der Scanner so programmiert ist, dass er automatisch ein ENTER und ein "i" (für Zugriff über EAN) erzeugt, dann kann man den Artikel auch in der Preisauskunft jetzt einscannen. Nach Eingabe der Artikelnummer stehen dann die Preisdaten auf dem Bildschirm: Wenn man bei der Artikelnummer lediglich ENTER eingibt, kommt man direkt in die Kassenerfassung zurück. Man kann auch für "echte" Kunden in die Preisauskunft verzweigen, man muss aber dazu die Kundennummer eingeben und mit F8 abschließen.
09.02	allgemein	ineffiziente Tätigkeiten	Unsere Hotline stellen immer wieder fest, dass Anwender von COMMERZ in ihren Unternehmen aufwändige, kostenintensive und auch mit Fehlern behaftetet Tätigkeiten durchführen, die mit dem Einsatz von COMMERZ entweder völlig gelöst werden können oder die mit geringstem Kostenaufwand erheblich effizienter durchgeführt werden könnten. Zu gehört die Anfertigung "spezieller" Listen, das mühsame Nacherfassen von Daten aus COMMERZ-Auswertungen in andere Auswertungssysteme oder genauso auch eine manuelle Preispflege. COMMERZ enthält eine Fülle von Funktionen, Auskünften und Auswertungen, die diese unnötigen Tätigkeiten völlig ersetzen. Man muss nur wissen, wie und wo man sie einsetzt. Wenn Sie solche Tätigkeiten auch in Ihrem Unternehmen feststellen, sollten Sie unbedingt schnellstens mit unserer Hotline Kontakt aufnehmen. Sie findet sicherlich gemeinsam mit Ihnen einen Weg, Ihnen solche unnötigen Tätigkeiten zu ersparen oder diese wesentlich effizienter zu gestalten.
08.02	WWS	Preisspiegel der Lieferanten	Wenn in der Artikeldatei mehrere Lieferanten für einen Artikel gespeichert sind, kann man sich in der Auftragserfassung über die Eingabe von "s" (=Spiegel) die Preise dieser Lieferanten anzeigen lassen: Damit könnte man z.B. steuern, bei welchem Lieferanten oder bei welchem Logistikzentrum der Artikel (oder der gesamte Auftrag) bestellt werden sollte. Aber auch - und hier besonders wichtig - in dem Bestellwesen kann man die Daten der anderen Lieferanten angezeigt bekommen und ggf. auch gleich den Lieferanten wechseln: In beiden Fällen werden die Daten des Lieferanten mit den kleinsten Einkaufspreisen in rot dargestellt. Für die Nachbearbeitung innerhalb der Auftragsbearbeitung wird es zukünftig auch Zusammenfassungen geben, die Hinweise geben, zu welchen Konditionen der gesamte Auftrag abgewickelt werden kann, wenn man diesen insgesamt an verschiedene Lieferanten oder Logistikzentren gibt.
07.02	FIBU	Skonto ausbuchen	Wenn ein erhöhter Skontoabzug nicht anerkannt wird, bleibt der Rest als Offener Posten stehen: Beispiel für eine zu geringe Zahlung: Die EUR 3,05 bleiben vorerst offen. Wenn man dann diesen Betrag später doch als Skonto akzeptierten möchte, ist lediglich folgende Buchung einzugeben: Auf dem Konto 1310 entsteht wegen dem Betrag von 0,00 EUR kein Umsatz. Das Konto gewährte Skonti erhöht sich aber entsprechend. Man könnte alternativ auch den Betrag von EUR 3,05 eingeben und als Gegenkonto ein speziell angelegtes Konto für "Ausbuchungen" verwenden.
03.02	TKD	Auftragshinweis	Zu jedem Gerät kann man einen Auftragshinweis eingeben, der für den Techniker gedacht ist. Er erscheint auf dem ersten Bildschirm, wenn man für das betreffende Gerät einen Auftrag erfasst: Je nach weiterer Abwicklung kann man diesen Hinweis dazu nutzen, um weitere Aktivitäten zu veranlassen. Wenn man aber Auftragsbelege aus COMMERZ erstellt und man möchte, dass der Hinweis dort ausgegeben wird, dann muss man im ERW-BS, den Druck gesondert freigeben: Diese Sperre, dass nicht jeder Hinweis gedruckt wird, wurde deshalb eingeführt, damit der Kunde die etwa für ihn nicht gedachten Informationen nicht liest.
02.02	WWS	Kostenstellen / Großkunden	COMMERZ-ACTUELL unterstützt alle Abwicklungen mit Großkunden oder mit Kostenstellenkunden mit Standardlösungen und mit zum Teil individuellen Erweiterungen. Dabei ist eine Fülle von verschiedenen Varianten im täglichen Einsatz. Wenn Sie solche Kunden (neu) haben, sollten Sie unbedingt mit unserer Hotline abstimmen, wie Sie die speziellen Wünsche Ihrer Kunden bezüglich der elektronischen Kommunikation erfüllen können (Übernahme der Aufträge, Versenden von Liefer-Avise, Webshop-Einbindung, Rechnungsstellung, BMEcat, Statistikdaten über Kostenstellen und vieles mehr). Entscheidend für die Definition von Kostenstellen ist das Feld KENNZ.KOST/HAUPT, über das festgelegt wird, ob es sich um einen "normalen" Kunden, eine Kostenstelle oder einen Hauptkunden, der als Sammelkunde für die Kostenstellen eines Kunden fungiert, handelt. Je nach Typ können dann die verschiedenen Steuerungsdaten eingetragen werden. Individuelle Kundenwünsche sind dann mit der Hotline abzustimmen. Nachdem auch die für den Kunden wichtigen Daten transparent und ausführlich zur Verfügung stehen, ist der Einsatz dieser Funktion schon bei kleineren Kostenstellen-Kunden dringend zu empfehlen.
31.01	TKD	Eigenvermietung	Wenn Aufträge erfasst werden, bei denen der Fachhändler die Artikel (vornehmlich Geräte) selbst vermietet, ist keine Rechnung zu erstellen, weil die Mieten ja über die Verträge in TKD berechnet werden. Wenn nun aber der Verkäufer für den Auftrag (und nicht etwa für die monatliche Miete) Provision erhalten soll, dann kann man das ganz einfach dadurch lösen, dass man die Auftragsart 96 (VERMIETUNG) verwendet. Dabei werden die EK-Werte und die (fiktiven) VK-Werte dem Verkäufer nur in seiner Provisionsabrechnung zugeordnet, ohne aber den Gesamtumsatz im System zu verändern. Beispiel: Auftragsposition mit VK=430,00 und EK=350,00 und Auftragsart=Vermietung (96) Nach Druck des Lieferscheins gehen diese Werte automatisch in die Provisionsabrechnung des Verkäufers ein. Zusätzlich ist dann noch in TKD für das Gerät ein entsprechender Miet-Vertrag anzulegen, der dafür sorgt, dass die z.B. monatliche Miete in Rechnung gestellt oder über SEPA abgebucht wird.
27.01	allgemein	Drucker 99	Wenn man etwas ausgeben möchte, wird immer eine Druckernummer angefordert (es sei denn, man nutzt den Komfort mit den Druckervorgaben). Die Eingabe einer Druckernummer ist die letzte Chance doch nicht zu drucken, zum Beispiel bei dem Druck des Rechnungsausgangsbuches: An dieser Stelle kann man die Druckernummer 99 eingeben, dann will man absolut nicht drucken, oder eine Leereingabe mit ENTER, dann wird nochmals abgefragt, ob man wirklich nicht drucken möchte oder vielleicht nur einen anderen Drucker wählen möchte: Die Eingabe von "J" entspricht der "99", bei "N" folgt die Abfrage nach einem (anderen) Drucker (falls man sich beim ersten Drucker nun vertan haben sollte).
26.01	WWS	Abrufaufträge	Mit der Funktion "Abrufaufträge" können diese besondere Form von Aufträgen optimal und umfassend in COMMERZ-WWS abgewickelt werden. Ausgangssituation ist immer ein Kundenauftrag über eine größere Menge eines Artikels, der aber nicht sofort und vollständig ausgeliefert werden soll, sondern bei dem der Kunde immer Teile des Kontingents nacheinander entsprechend seinem Bedarf abruft. Ziel diese Funktion ist es also, dem Kunden auf seine Anforderung hin Teile eines vereinbarten ganzen Kontingentes auszuliefern und die (Rest-)Mengen zu überwachen. Wahlweise können Vorab-Rechnungen erstellt werden; der Status der Aufträge ist immer transparent für Fachhändler und Kunde ersichtlich. Erfasst werden die Abrufaufträge in der Angebotsbearbeitung mit der Angebotsart 10: Die Abrufmenge gibt man in der Position an; der Preis kann geändert werden und gilt dann für diese Menge: Wahlweise kann auch eine Vorabrechnung erstellt werden, wenn nicht dann wird der Artikel bei jeder Lieferung berechnen: Sobald der Artikel (auch innerhalb eines neuen anderen Auftrages) geordert wird, werden die aktuellen Daten des Abruf-Angebots angezeigt: Man erkennt daran, dass es sich um einen Abrufartikel handelt und welche Menge noch offen ist. Auf dem Lieferschein wird für den Kunden als zusätzliche Information auch die aktuelle Restmenge ausgegeben. Über die Angebotsauskunft kann man sich einen Überblick über die noch zu liefernden Restmengen verschaffen. Ein wenig aufwendig ist es, wenn ein Abrufauftrag geändert werden muss, z.B. die Abrufmenge erhöht werden soll. Dann kann man folgendermaßen vorgehen: Ausgangssituation: Abrufauftrag mit 100.000 Blatt Kopierpapier ist gespeichert und Rechnung vorab gedruckt. Kunde hat bereits 70.000 Blatt erhalten und möchte den Abrufauftrag auf insgesamt 150.000 erhöhen. Der Abrufauftrag hat dann nach Erstellung der Vorabrechnung z.B. folgende Struktur: Vorgehensweise: Abrufposition löschen, neu erfassen mit Menge 50.000 und Vorab-Rechnung drucken (damit werden dann die weiteren 50.000 berechnet, auch z.B. zu einem anderen Preis). Dann Abrufmenge auf 80.000 (150.00 minus bereits erhaltene 70.000) setzen (weil ja noch 80.000 zu liefern sind), die offene Abrufmenge wird damit automatisch auf 80.000 gesetzt). Leider lässt sich keine zweite Position mit gleichem Artikel als ein neuer Abrufauftrag eingeben, weil der VK-Preis bei der Abrufposition als Nettopreis interpretiert wird und dieser pro Kunden für einen Artikel nur einmal angelegt sein darf. Mit der Funktion "Abrufaufträge" erspart man sich die aufwendige und fehleranfällige manuelle Verwaltung von solchen Aufträgen.
25.01	OBJ	Vorteile COMMERZ-OBJ	Wer derzeit seine Geräte-, Möbel- oder Dienstleistungsangebote noch direkt über WORD erstellt, sollte wissen, dass mit COMMERZ-OBJ (neu) ein Programm zur Verfügung steht, das ganz wesentliche Vorteile bietet und auch direkt für die Erstellung von Angebote genutzt werden kann: 1. COMMERZ-OBJ wurde zwar für die Abwicklung von Einrichtungen konzipiert, ist aber ebenso gut für alle Geschäftsbereiche einsetzbar, in denen mit längeren Artikelbeschreibungen gearbeitet wird 2. Verwendung von Langtexten, die bereits beim Artikel hinterlegt sein können 3. Textbearbeitung immer mit WORD, Nutzung der Funktion "Einfügen" 4. COMMERZ-OBJ "rechnet" (kein zusätzlicher Taschenrechner erforderlich, um Positions- und Endsummen, Nachlässe und Skonti zu berechnen 5. Kopieren von Angebots-/Auftragspositionen aus beliebigen Angeboten/Aufträgen (auch aus dem, das gerade bearbeitet wird) 6. Bildung von Gesamtpreisen aus mehreren Positionen (z.B. Kopierer oder Schreibtisch bestehend aus .... zu einem Preis von.....) 7. Flexible Formulargestaltung (Anpassung auch durch Anwender selbst) 8 Direkte Verwendung der Stammdaten (Kunden, Interessenten, Artikel, Geräte, Vertreter und ihre Konditionen) 9. Darstellung und Berücksichtigung von Alternativ-Positionen 10. Vorgabe und Einbeziehung von Kettenrabatten bei Kunden und Lieferanten 11. Integriert in Gesamtlösung COMMERZ (WWS, TKD, FIBU etc.), insbesondere in Statistiken und gemeinsame Auswertungen 12. Weiterverarbeitung als Auftrag, Bestellungen auch über möbelspezifisches spezielles Bestellwesen 13. Zwischensummenbildung für Positionsblöcke, z.B. zur Trennung von Produktgruppen und Dienstleistung 14. Integration von Bildern 15. Ganz besonders wichtig: Direkte Übernahme von CAD-Daten und, und , und ..... Wir senden Ihnen gerne detaillierte Unterlagen, damit auch Sie den Nutzungsgrad von COMMERZ-ACTUELL noch steigern können
24.01	TK	"Kassensturz"	COMMERZ-ACTUELL unterstützt auch das Zählen von Geldbeträgen: Über die Zählhilfe kann man ganz schnell den aktuellen Bestand ermitteln: Man braucht lediglich die einzelnen Sorten der Münzen und Scheine zu zählen und einzugeben. Ein Protokoll kann bei Bedarf über die Funktion Hardcopy (Funktionstaste F4) erstellt werden. Die Zählhilfe kann über 5. ABSCHLUSS aufgerufen werden:
20.01	TKD	Diverse Erweiterungen	Wir hatten in unregelmäßigen Abständen ab August 2017 über besondere Erweiterung in COMMERZ-TKD berichtet, die unserer Meinung nach für ein effizienteres Arbeiten mit TKD ganz wichtig sind. Nachfolgend nochmals eine Zusammenstellung mit jeweils kurzen Erläuterungen: o 22.08.2017 Auswertung über die Freien Einheiten im Vergleich zu den getätigten Kopien, um Missverhältnisse zu erkennen und zu korrigieren. Bestehende (langfristige) Verträge könnten angepasst werden. o 29.08.2017 Globale Pooländerungen, womit durch eine einzige Änderung diese auch gleich in die anderen Poolgeräte eingetragen wird. Das zu ändernde Feld wird zusätzlich dahingehend geprüft, ob der gleiche Ausgangswert vorliegt (Warnung). o 04.09.2017 Berechnung eines Aufschlages (Portokosten) bei Vertrags- und Auftragsrechnungen, wenn diese nicht per E-Mail versendet werden können. Diverse Möglichkeiten für mögliche Ausnahmen. 12.09.2017 Zähler-Vorausberechnung mit Vergleich zu letzten Abrechnung. Das Ergebnis entspricht so in etwa einer "Rechnung auf Probe" und ist insbesondere für Pools besonders geeignet. 05.10.2017 Verwaltung von Lizenzen und Zuordnung zu den Geräten als Nebengerät. Sofern bestimmten Geräten auch gleich Lizenznummern zugeordnet werden müssen, werden diese aus einem Kontingent vorgeschlagen. 25.10.2017 Fleetkostenberechnung zusammen mit der Abrechnung von Wartung. Diese Berechnung kann auch bei Pools eingesetzt werden. 14.11.2017 Spezieller EXCEL-Export von Gerätedaten mit Berechnung der Kosten pro Kopie für Zähler 1 und 2. Dabei werden Zählerabrechnungen und auch Auftragsleistungen entsprechend berücksichtigt. Durch den EXCEL-Export, kann der Anwender auch andere Gruppierungen bilden 05.12.2017 Zähleranforderungen per E-Mail und automatische Zuordnung des gemeldeten Zählerstand aus der rückgesendeten E-Mail ins Gerät, sodass keinerlei manuelle Tätigkeiten mehr erforderlich sind. 13.12.2017 Berücksichtigung des Erstaufwandes bei einem Verkaufsauftrag. Dadurch wird der Bruttonutzen des WWS/OBJ-Auftrages automatisch geschmälert. Bei Interesse kann unsere Hotline gerne auch Detailbeschreibungen versenden. Über neue Erweiterungen werden wir weiterhin in kürze berichten.
19.01	WWS	Preise ansehen	Wenn man in der Auftragsbearbeitung die Preiskonstellation eines Artikels ansehen möchte, braucht man lediglich beim Feld PREIS die Funktionstaste F8 einzugeben: Danach verzweigt COMMERZ-ACTUELL direkt in die Preisauskunft und mit einem ENTER wieder zurück in die Auftragsbearbeitung zum Feld PREIS
18.01	FIBU	OP-STATUS	Bei den Sachkonten gibt es das Feld OP-STATUS, das folgendermaßen genutzt werden kann: Das Feld legt fest, ob sich das Konto wie ein offener Posten verhalten soll (OP-STATUS=1) oder nicht (OP-STATUS=0). Die OP-Fähigkeit eines Sachkontos bedeutet, dass es sich wie ein Debitor oder Kreditor verhält und dass z.B. bei Zahlungen die noch offenen Buchungen angezeigt und ausgeglichen werden können. Außerdem können in der OP-Verwaltung die offenen Posten des Sachkontos beauskunftet oder gelistet werden. Ein typisches Sachkonto, dass bisher häufig als OP-fähig deklariert wurde, ist das Scheck-Zwischenkonto, das dann z.B. alle noch nicht eingelösten Schecks verwaltet. So ein Sachkonto könnte man auch für alle Zahlungen, die über SEPA abgewickelt werden einrichten.
17.01	TKD	Finanzierungsaufw.	In TKD kann man zum Beispiel für Eigen-Vermietung einen monatlichen Aufwand für die Finanzierung festlegen und diesen jeden Monat gegen die Mieteinnahmen "gegenrechnen" lassen. Die Eingabe der Daten erfolgt bei den Mietvertragsdaten: Dort lassen sich auch einmalige Kosten sowie auch gänzlich andere Intervalle als die des Mietvertrages eingeben. Um die Finanzierungsaufwendungen zu berechnen, muss monatlich das Programm 9. FINANZIERUNGSAUFWAND in der VERTRAGSABRECHNUNG aufgerufen werden: Durch die Eingabe eines ABRECHNUNGSMONATS kann man den Finanzierungsaufwand in den betreffenden Monat buchen, in dem auch der Mieterlös verbucht wird. Wenn man aber (wie empfohlen) die Funktion "PROVISIONSDATEN IN WWS" auf "J" gesetzt hat, dann werden diese Daten dort in den Monat abgespeichert, der beim Aufruf der Berechnung des Finanzierungsaufwandes als TKD-Datum vorliegt. Damit das alles passt, ist unbedingt darauf zu achten, dass das Tagesdatum auch mit dem Abrechnungsmonat übereinstimmt. Gegebenenfalls müsste man das das Tagesdaten entsprechend zurück- oder vorsetzen. Gleiches gilt auch für die Vertragsabrechnungen. Stimmen diese Daten nicht überein, hat man Differenzen, wenn man die Daten in WWS und TKD mit einander vergleicht. Über die Bildschirmauskunft "GERÄTE-ERTRAGS-STATISTIK" können Mieterlöse und Mietaufwendungen beauskunftet werden. Auch die Auswertung ""GERÄTE-ERTRAGS-STATISTIK" liefert diese Daten über die betreffenden Geräte. Dabei sollte man aber zur Selektion bei diesen Geräten einen eigenen Miet-Artikel verwenden.
13.01	WWS	Kunden ohne Umsatz	Es mag einen glücklich machen, in der Kundendatei ganz viele Kunden gespeichert zu haben, auch wenn diese nichts oder nicht mehr kaufen. Trotzdem sollte man gelegentlich einmal die Kundendatei prüfen und die Kunden löschen, die nun wirklich nichts mehr kaufen werden. Mit dem Menüpunkt "KUNDEN OHNE UMSATZ" kann man die Kunden herausfiltern, die seit einem vorgebbaren Datum keine Umsätze mehr getätigt haben. Dazu können folgende Selektionen eingegeben werden: Dabei ist das Feld "AB DATUM" von besonderer Bedeutung: Hier ist ein Datum einzutragen, ab dem "KEIN UMSATZ" erst berücksichtigt werden soll. Damit kann man vermeiden, dass die Kunden die schon ganz lange keinen Umsatz mehr getätigt haben, mit ausgewiesen werden. Beispiel: mit Eingabe "OHNE UMSATZ SEIT: 010421" und "AB DATUM 010121" werden alle Kunden ausgewiesen, o die ab 1.4.21 ohne Umsatz sind, aber vom 1.1.21 bis 31.3.21 noch Umsatz hatten aber nicht o die vor 1.1.21 ihren letzten Umsatz hatten. Damit wird erkenntlich, wer in letzter Zeit keinen Umsatz (ab 1.4.21) getätigt hat, der aber direkt davor noch Umsatz hatte (1. Quartal). Damit wird die Auswertung auf die wesentlichen Daten reduziert. Wenn man die Datumseingaben gleichsetzt (z.B. 010421), dann werden alle Kunden, die genau ab diesem Datum keinen Umsatz haben, ausgewiesen.
12.01	allgemein	Jahresbeginn	Nach einer längeren Pause heute wieder die erste tägliche logics-news. Wir wünschen allen ein erfolgreiches und vor allem gesundes neues Jahr.