Logics News 2022

Logics News 2022/2023

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Datum

betrifft

Thema

Beschreibung

28.09	allgemein	Oktoberfest	In München ist Oktoberfest und Münchener feiern dieses Ereignis auch längerfristig. Deshalb erscheint der nächste Eintrag in der logics-news erst wieder am 9.10.2023.
27.09	OBJ	Kopieren von Positionen	Ein besonderes Highlight in COMMERZ-OBJ ist das Kopieren von einzelnen Positionen oder auch Positionsgruppen. Da auch etwaige Langtexte mit kopiert werden, können einmal beschriebene Artikel, die öfter (auch in ähnlicher Konstellation) verkauft werden, ganz einfach in anderen Angeboten oder Aufträgen eingebracht werden. Kopieren kann man auch aus den Positionen, die man gerade erfasst hat, was z.B. nützlich ist, wenn gleiche Artikel in andere Räumlichkeiten positioniert werden sollen. Das Kopieren von Angebots-/Auftragspositionen in COMMERZ-OBJ wird damit eingeleitet, dass man statt eines Artikels die Funktionstaste F2 eingibt: und nach Eingabe von F2 kann man die Daten (Positionen aus Angeboten oder Aufträgen) eingeben, die ab der aktuellen Position einkopiert werden sollen.
26.09	TKD	Zählerstandsbriefe per E-Mail	Um zu bestimmten Terminen die aktuellen Zählerstände für die Zählerabrechnung zu bekommen, gibt es in COMMERZ diverse Möglichkeiten: 1. Liste fehlende Zählerstände und telefonisch erfragen 2. Zählerstandsbriefe 3. Zählerstands-Anforderung per Fax 4. Zählerstandsanforderung per E-Mail mit automatischen Übernahme der Zählerstände aus den Rück-Mails 5. über Fleetmanagement melden Kopierer Zählerstand selbst Selbstverständlich gibt es in COMMERZ auch die Möglichkeit, dass die Zählerstandsbriefe auch direkt per E-Mail versendet werden können und diese dann nicht mehr per Brief verschickt werden müssen.
25.09	WWS	VK-Preise inkl. Mehrwertsteuer	Im Artikelstamm gibt es u.a. zwei Verkaufspreise (VERKAUFSPREIS und VERKAUFSPREIS+MWST). Verwendung finden diese Preise an unterschiedlichen Stellen in COMMERZ: Der VERKAUFSPREIS+MWST wird im Aufgabenkomplex LADENGESCHÄFT, der VERKAUFSPREIS sonst an allen anderen Stellen verwendet. Im Normalfall werden die VK-Preise über Preispflegen geändert und damit werden auch gleichzeitig die Werte in VERKAUFSPREIS+MWST angepasst. Letzteres ist aber aus zwei Gründen nicht immer gewünscht: 1. Es gibt Ladenpreise, die sich nicht aus dem VERKAUFSPREIS errechnen lassen (z.B. kann ein Ladenpreis von EUR 8,99 nicht automatisch errechnet werden, weil ein Netto-VK von 7,55 einen Brutto-VK von 8,98, ein Netto-VK von 7,56 einen von 9,00. ergibt Der einzige "Trick" den man hier vielleicht anwenden könnte, wäre den Netto-VK auf z.B. 75,55 zu setzen und die PE auf 10 Stück, was aber wohl der Preisdarstellung und dem Preisverständnis widerspricht. 2. Es sollen gänzlich andere Preise im Laden verwendet werden. Solche speziellen Preise können eingegeben werden, wenn man das Feld "KALK. VK+MWST (J/N)" bei den betreffenden Artikeln auf "N" setzt: In diesem Fall findet nach Änderung beim VERKAUFSPREIS keine automatische Berechnung des VERKAUFSPREIS+MWST statt. Dann ist der Anwender aber auch für die Eingabe und die Pflege dieser Preise selbst verantwortlich.
21.09	TK	Zusatztext oben	Der Name des Kunden wird üblicherweise im oberen Teil des Bons mit seiner gesamten Rechnungsadresse aus dem Kunden-Stammsatz ausgedruckt. Wenn es sich um einen (Standard-)Ladenkunden handelt eigentlich auch, aber da ist normalerweise keine Adresse erforderlich. Man kann in dem Kundenstammsatz des Ladenkunden deshalb statt vielleicht "Ladenkunde" im Namen auch einen beliebigen Text anlegen: Wenn man nur NAME1 und NAME2 und nicht die weiteren Felder der Rechnungsadresse belegt, wird auch die Kundennummer nicht gedruckt. Dieser Text, der auch ein zusätzlicher Werbetext sein kann, wird dann im oberen Teil des Bons ausgegeben wird: Der untere Teil kann dann - wie üblich - über die Textnummer 85 (4 Zeilen) für weitere Texte verwendet werden.
20.09	TKD	Rechnungsadresse	Wenn bei der Vertragsabrechnung Sammel- oder Pool-Rechnungen oder bei der Leistungsbearbeitung Sammelrechnungen abgerufen werden, werden üblicherweise mehrere Geräte auf der Rechnung ausgewiesen. Jedes Gerät hat zwar eine eigene Rechnungsadresse, für die Sammel- oder Pool-Rechnungen benötigt man aber nur eine einzige. Dieser Konflikt wird in COMMERZ-ACTUELL-TKD dadurch gelöst, dass die Rechnungsadresse hierfür nicht aus den Geräten (möglich wäre gewesen, das erste oder das letzte Gerät zu nehmen) sondern aus dem Kundenstamm genommen wird. Sollte bei diesen Rechnungstypen 'mal eine vermeintlich "falsche" Rechnungsadresse auf der Rechnung stehen, dann liegt es mit Sicherheit daran, dass dieses Verfahren nicht beachtet wurde. Es besteht in COMMERZ-TKD aber auch die Möglichkeit, die Wartungsgebühren an eine Leasing zu berechnen. Dazu muss man bei den Wartungsdaten unter WARTUNGSADRESSE die Kundennummer der Leasing eintragen: Wenn im Leasing gleich mehrere Geräte so berechnet werden sollen, dann muss man diese in einem Pool zusammenfassen und bei jedem Gerät die gleiche WARTUNGS-ADRESS hinterlegen.
19.08	allgemein	Wechsel von Bildschirmen	n der untersten Bildschirmzeile wird bei vielen Bildschirmen die Fortsetzung der Arbeitsabläufe über die Eingabe einer Ziffer bestimmt. Diese Zifferneingabe ist aber in vielen Fällen nicht mehr nötig, weil man durch Eingabe von Cursor rechts oder Cursor links auf weitere Bildschirme vor- oder rückwärts verzweigen kann. Damit ist man doch um einiges schneller als durch die Eingabe einer Ziffer (und der Enter-Taste). Dabei gibt es zwei Besonderheiten: 1. Beim Ändern von Auftragspositionen kann man durch Cursor rechts direkt in den ERW-Bildschirm der Position verzweigen, ohne dass man erst mit 1=ÄNDERN zunächst in den STD-Bildschirm gelangt: 2. Zusätzlich kann man bei den Gerätebildschirmen in MB und in TKD durch eine zweiziffrige Eingabe direkt auf einen bestimmten Bildschirm verzweigen. Eine Eingabe von 26 bedeutet z.B.: "2=nächster Bildschirm und 6=Bildschirm-Nr. 6". Diese Eingabe setzt voraus, dass man weiß, welche Daten sich auf den 6. Bildschirm befinden, aber nach mehr als 20-jähriger Anwendung ist das wohl kein Problem.
18.09	WWS	Bestellungen und ZUORDNUNGEN	COMMERZ-ACTUELL beinhaltet eine Fülle von Varianten der zur Erstellung von Bestellungen, u.a.: 1. Einfache lieferantenbezogene Erfassung 2. Automatischer Vorschlag auf Basis der Bestände 3. Automatischer Vorschlag auf Basis von aktuellen Aufträgen 4. Bestellung wegen Direktlieferung 5. beliebige (Vor-)Eingabe bei Bedarfserkenntnis. Mit diesen verschiedensten Varianten, ist das Bestellwesen eigentlich ein "Muss" für jeden COMMERZ-Anwender. Ein ganz entscheidendes Steuerungselement ist das Feld "ZUORDNUNG", das anfänglich dazu verwendet wurde, um parallel Vorschläge verschiedener Abteilungen bei gleichem Lieferanten bearbeiten zu können: Notwendig ist dieses zum Beispiel, wenn die Abteilung "Laden" und die Abteilung "Strecke" Bestellvorschläge beim gleichen Lieferanten mit unterschiedlichen Anforderungen getrennt bearbeiten möchte oder wenn die Technik parallel dazu Verbrauchsmaterial bestellen möchte. Wenn verschiedene Abteilungen gleichzeitig bestellen können, sollte man für jede eine feste ZUORDNUNG (ab "2") festlegen. Die ZUORDNUNG "1" und "9" sind für automatische Bestellvorschläge reserviert. Im Laufe der Zeit wurde dieses Feld aber auch dazu genutzt, um spezielle Abwicklungen mit den Lieferanten durchführen zu können. Neben einigen individuellen Bedeutungen kann das Feld für folgende Funktionen verwendet werden: 99 = Rückgabe an den Lieferanten mit Überwachungsmöglichkeiten z.B. für Gutschrifterstellung oder Ersatzlieferung 98 = Direktlieferung (auch aus Auftragserfassung direkt eingebbar) 97 = Anfrage an Lieferanten 90 = Sammler für beliebige Lieferanten 09 = Dispoliste, enthält alle Artikel des Lieferanten mit Bestell- und Verkaufsdaten Insbesondere über die Zuordnung 99 kann man alle Rücksendungen erfassen und überwachen.
14.09	WWS	Anzeige und Druck von Dokumenten	Bei etwaigen Kundenreklamationen über Lieferung oder Rechnung von Aufträgen ist es wichtig, die betreffenden Dokumente schnell und vollständig sichten zu können. Dieses ist ganz einfach mit der "d"-Funktion in COMMERZ-ACTUELL-WWS möglich, wie folgendes Beispiel am Auftrag 202 zeigt: 1. Auftrag aufrufen über die Auftragsänderung und Position "0" aufrufen Auf der rechten Seite werden die bisher erstellten Dokumente angezeigt (aktuellstes Dokument oben), es werden aber nur drei Zeilen ausgegeben. 2. Eingabe von "d" bei AUSWAHL Es werden jetzt alle Dokumente in einem Fenster angezeigt. Über Cursor-Tasten kann zeilenweise geblättert werden. Wird ein solches Dokument mit ENTER bestätigt, wird es auf dem Bildschirm dargestellt: Im Dokument ist lediglich jeweils das Wort "ABSCHRIFT" eingefügt, sodass es auch an den Kunden versendet werden könnte ("Kunde hat Rechnung nicht erhalten??). Auf diese Weise kann man schnell (ohne mühsam in der Ablage nachzusehen) Auftragsvorgänge nachvollziehen.
13.09	TKD	Beratungsaufträge	Es gibt in COMMERZ-TKD einen wenig genutzten Menüpunkt "BERATUNGSAUFTRÄGE", der dafür gedacht ist, mehrfache Beratungsleistungen an Geräten (oder auch nur für Kunden) zu erfassen und dann (z.B. monatlich) über die Berechnung zu entscheiden. Damit soll im Prinzip das Problem gelöst werden, dass stets einzelne Beratungstätigkeiten als gering erachtet und deshalb nicht als "berechnungswürdig" angesehen werden, als Summe sich über einen Zeitraum aber ein erhebliche Leistungserbringung ansammelt, die sehr wohl berechnet werden sollte. Was sind Beratungsleistungen? Sie entstehen immer dann, wenn an einem Gerät oder bei einem Kunden meist telefonischer Service erbracht wird. Diese Leistungen können auch Schulungstätigkeiten, Fehlersuche oder Hilfestellungen bei besonderen Ereignissen sein. Über die Funktionen unter dem Menüpunkt "BERATUNGSAUFTRÄGE" lassen sich folgende Aufgaben durchführen: Der wichtigste Menüpunkt ist die ERFASSUNG VON AUFTRÄGEN, über den die Tätigkeiten minutiös mit Störungsbeschreibung und Darstellung der Abhilfe (Beratung) erfasst werden. Die letzte Tätigkeit ist immer noch sichtbar, Zeiten können auch direkt eingegeben werden. Beispiel für eine Erfassung: Die weiteren Menüpunkte werden üblicherweise zu festgesetzten Zeiten (z.B. zum Monatsende) aufgerufen. Dabei kann man sich über DRUCK AUFTRAGSLISTE zunächst einen Überblick über die geleisteten Tätigkeiten verschaffen, die nochmals überarbeiten können (BEARBEITEN VON AFTRÄGEN), und die Tätigkeiten, die berechnet werden sollen, zusammenstellen (RECHNUNGEN VORBEREITEN). Dabei werden die einzelnen Beratungsaufträge zu einem einzigen Auftrag zusammengefasst, wobei aber alle Details zusätzlich noch aufgeführt werden. Bei Rechnungsdruck werden die Ergebnisse dann den Geräten statistisch zugeordnet. Die Beratungsaufträge, die nicht berechnet werden sollen, werden über ABSCHLUSS OHNE RECHNUNG als Aufwand bei den Geräten verbucht. Wer also häufig (nicht berechnete) Beratungsaufträge ausführt und die Entscheidung über die Berechnung (auf Basis von Detaildaten) selbst treffen möchte, sollte diese TKD-Erweiterung unbedingt einsetzen. Mögen die Beträge einzelner Beratungen zur Berechnung zu gering sein, über einen gewissen Zeitraum können sich aber nicht unbeträchtliche Summen ergeben, die auch berechnet werden sollten. Weitere Informationen und Beschreibungen gerne von unserer Hotline.
12.09	FIBU	BELEGNR kopieren	Bei der Eingabe von Zahlungen kommt es häufig vor, dass die BELEGNR für mehrere Buchungen immer gleichbleibt. In der aktuellen FIBU-Version muss sie immer wieder eingegeben werden, weil lediglich S/H-KENNZ, ST-KENNZ, GEGENKONTO und BELEGDAT wieder vorgegeben werden: Einige Fachhändler haben eine Version im Einsatz, bei der auch die BELEGNR vorgegeben wird. Bei Bedarf bitte durch unsere Hotline freischalten lassen.
11.09	allgemein	Volltextsuche	Schon seit langem besteht in COMMERZ-ACTUELL die Möglichkeit, Daten über eine Art Volltextsuche zu finden. Insbesondere für die Suche nach Artikeln (aber auch nach Kunden) wird es immer wichtiger, die zugehörenden Daten auch über Teile der Stammdaten(texte) finden zu können. Dazu kann man z.B. für COMMERZ-ACTUELL insgesamt (WWS, TKD, Kasse) die COMMERZ Datenbank-Version auch nur alleine für Artikel ordern. Damit kann man sich dann über die Eingabe von z.B. "Ordner rot" alle Artikel anzeigen lassen, die genau diese Begriffe in der Bezeichnung haben. Aufruf mit Vorbuchstabe "v" (steht für Volltext): Ergebnis: Damit lassen sich leichter und schneller Artikel oder auch finden.
07.09	WWS	WAWI-Schlüssel	Wozu braucht man eigentlich den WAWI-Schlüssel im Artikel? In der Stammdaten-Verwaltung Artikel gibt es im 2. Bildschirm den sogenannten WAWI-Schlüssel (Schlüssel für die Warenwirtschaft), der wesentlichen Einfluss auf die Preisfindung haben kann: Der gesamte Schlüssel besteht aus insgesamt 6 Stellen, die folgendermaßen belegt sein können: a) Stellen 1 bis 3 Kann einen Prozentsatz enthalten, der an der Kasse als Abschlag auf einen dort eingegebenen VK-Preis den zuzuordnenden EK-Preis ergibt. Verwendet wird dieses beispielsweis bei "ähnlichen" Artikeln, die nicht einzeln sondern als eine Art Sammelartikel gespeichert sind (z.B. Glückwunschkarten etc.). Bei diesen ist lediglich der VK-Preis bekannt, der EK aber unterschiedlich und im Sammelartikel natürlich nicht einzeln speicherbar. Deshalb kalkuliert man einen ungefähren Abschlag, gibt ihn beim WAWI-Schlüssel ein und lässt EK- und VK-Preis dabei auf null. Der sich errechnende EK-Preis ist zwar nicht der exakte EK, aber er ist immerhin noch besser als null. Sobald ein Prozentsatz im Artikel enthalten ist wird an der Kasse immer der EK-Preis neu berechnet, in der Auftragsbearbeitung nur dann, wenn der EK-Preis des (Sammel-)Artikels auf null steht. Wichtig ist auch, dass der Prozentsatz, der in 10tel Prozent anzugeben ist, immer an den Stellen 1 bis 3 steht. b) Stellen 4 bis 5 Werden nur individuell und nicht generell genutzt. c) Stelle 6 Kann enthalten: 0: alle Rabatte können wirken 1: absoluter gebundener Preis, keine Rabatte wirken, es gelten auch keine Staffelpreise 7: Gebundener Preis, keine Rabatte wirken, aber Staffelpreise (egal ob direkt oder als Prozentsatz definiert) gelten. Damit lassen sich über den WAWI-Schlüsse nicht unerhebliche Steuerungen in der Preisfindung durchführen und es ist so, dass meist angebliche Fehler in der Preisfindung ihre Ursache im ggf. falsch gesetzten WAWI haben.
06.09	TK	Textpositionen	Auch an der Kasse kann man Textpositionen einfügen, um etwaige Besonderheiten zu dokumentieren. Dazu ist es lediglich erforderlich, statt der Artikelnummer ein "t" (oder "T") und bei Bezeichnung einen Text einzugeben. Beispiel: Der dazugehörende Bon sieht dann folgendermaßen aus: Weitere Funktionen und Anmerkungen: a) Wenn man in der Stammdatenverwaltung TEXTE Standardtexte angelegt hat, kann man diese mit "T" und nachfolgender Textnummer aufrufen. b) Wegen a) könnte man sich auch einen Text anlegen mit lauter Minuszeichen in einer Zeile und diesen als Trennzeile verwenden, um z.B. das Positionsende zu markieren. c) Mehrere Textpositionen können erfasste werden; sie werden dann nacheinander ausgegeben. d) Wegen dem Bonformat dürfen die Texte lediglich 24 Zeichen lang sein.
05.09	TKD	Aufwand bei Fahrten	Die Aufwendungen für Fahrtkosten und für Fahrtzeiten werden häufig nicht korrekt erfasst und führen dann dazu, dass die Aufwendungen in den Geräten nicht ganz stimmig sind. Wichtig dabei ist, dass es zwei Komponenten sind, die einzugeben sind: Fahrtzeiten sollten immer erfasst werden, um vor allem die Arbeitszeit der Techniker vollständig belegen zu können. Dabei ist als EK-Preis der generelle Stundensatz oder der individuelle Stundensatz der einzelnen Techniker zu verwenden. Fahrtkosten können im COMMERZ-TKD nach Zonen oder nach KM erfasst werden. Auch hier ist ein entsprechender EK-Preis vorzugegeben: bei Zonen ein vorab kalkulierter Aufwand, bei KM die Kosten pro KM. Ob die jeweiligen Aufwendungen berechnet werden können und ob die Positionen (wenn für den Kunden kostenlos) auf der Rechnung ausgegeben werden sollen, lässt sich in TKD umfassend steuern.
04.09	WWS	Ändern "zu fakt."	Wenn Artikel auf dem Lieferschein in gewisser Menge ausgewiesen sind, betrachtet COMMERZ-ACTUELL diese Menge auch als geliefert und setzt sie in "zu fakturieren" ein. Diese Menge darf eigentlich nicht mehr geändert werden, es sei denn, der Kunde gibt vor der Erstellung der Rechnung etwas zurück und dieses soll gleich berücksichtigt werden (man kann aber stattdessen auch eine Position mit negativer Menge an den Auftrag anfügen). Es erscheint also sinnvoll, dass lediglich Mitarbeiter mit entsprechender Kompetenz eine solche Änderung durchführen dürfen. Deshalb wurde in COMMERZ-ACTUELL auch eine Sperrmöglichkeit integriert, die folgendermaßen eingesetzt werden kann: Wenn in der Zugriffsberechtigung der Untermenüpunkt 6. LÖSCHEN VON AUFTRÄGEN" auf "N" gesetzt ist, dann ist auch eine Änderung der Menge in "zu fakturieren" nicht möglich: Ausgangsituation: Versuch der Änderung: Meldung: Mit dieser Sperre ist es dann nicht mehr möglich, eine bereits gelieferte Menge (die dann in "zu fakturieren" steht) rückgängig zu machen oder überhaupt zu verändern. Auch das Löschen einer solchen Position ist dann nicht erlaubt. Diese Funktion sollte für den Normalfall gesperrt sein, denn wenn zugleich auch die Auftragsmenge entsprechend geändert wird, dann erhält der Kunde (ohne dass man etwas merkt) mehr als er letztlich bezahlen muss.
31.08	WWS	Was ist CODE bei der Preisaukunft?	Bei der Preisauskunft wird als erstes ein CODE abgefragt, der die Ziffern 1 bis 3 beinhalten kann. Diese CODE-Zahl entscheidet darüber, welche Daten auf dem Bildschirm ausgegeben werden sollen. Dabei kann die Vorgabe bereits über die Zugriffsberechtigung des betreffenden Mitarbeiters vorgegeben werden, so dass z.B. an der Kasse immer nur die "1" zugelassen ist, um zu verhindern, dass dort EK-Preise "sichtbar" werden: Diese Sperre wird in den Zugriffsberechtigungen dadurch erreicht, dass man im Kreuzungspunkt AUS ( = Auskünfte) und 07 ( = Preisauskunft die CODE-Ziffer einträgt, die maximal für den Benutzer erlaubt ist (bei Auskunftseinschränkungen also üblicherweise 1 oder 2): Die CODEs bedeuten: 1=nur normaler VK-Preis 2=alle weiteren VK-Preise 3=alle VK- und alle EK-Preise Je nach Standort und der Kompetenz des Mitarbeiters kann damit festgelegt werden, welche Preise in der Preisauskunft dargestellt werden sollen.
30.08	TK	BS-INO an der Kasse	An der Kasse und bei der Auftragsbearbeitung wirken die bei den Kunden hinterlegten BS-INFO-Texte unterschiedlich. Während in der Auftragsbearbeitung nach der Ausgabe des Textes und einer Abfrage ein Weiterarbeiten möglich ist, sind in der Terminalkasse Sperren integriert. Diese Sperren wirken sich dort ab Textnummer 900 folgendermaßen: BS-INFO-TEXT = 900: Text wird nicht ausgegeben, Lieferschein und Rechnungsmitnahme sind gesperrt. Diese Textnummer wird üblicherweise bei dem allgemeinen Ladenkunden eingetragen. BS-INFO-TEXT = 901 bis 999: Der BS-INFO-TEXT wird ausgegeben, aber sowohl Lieferschein als auch Rechnungsmitnahme sind gesperrt. Mit diesen BS-INFO-Textnummern kann man also elegant verhindern, dass ein allgemeiner Kunde an der Kasse Ware bekommt ohne bar zu bezahlen. Hat der Ladenkunde die BS-INFO=900 und man möchte dem Kunden trotzdem Ware auf Lieferschein mitgeben (weil es sich doch um einen "gelisteten" Kunden handelt), dann geht das nur durch Wechsel der Kundennummer. Kommt diese öfters vor, dann könnte man sich z.B. einen zweiten allgemeinen Kunden anlegen, der keine BS-INFO hat. Diese Umsätze könnte man auch noch über die Kundennummer überwachen, aber Vorsicht bei dieser Variante: Immer die Adresse des Kunden eintragen. Hinweis könnte in spezieller BS-INFO (<900) des zweiten allgemeinen Kunden stehen).
29,08	TKD	Zusatzfunktionen für TKD	Neben diversen Detail-Erweiterungen wurden in COMMERZ-TKD in letzter Zeit folgende (leider meist kostenpflichtige) Erweiterungen integriert: 1. Vorausberechnung Vertragsabrechnung (Zähler) Damit kann man etwaige Fehler (vor allem bei Pool-Abrechnungen) vorab erkennen und erheblichen Aufwand vermeiden. Es werden die aktuellen (zu erwartenden) Daten und die Daten der vorher gehenden Rechnung ausgewiesen. Das Programm kann für einzelne Geräte, Gerätegruppen oder auch für einzelne Pools aufgerufen werden. 2. Auswertung Freie Einheiten Abgleich der echten Kopien mit den dazu gehörenden Freien Einheiten. Damit kann man erkennen, ob die ehemals festgelegten freien Einheiten im Einklang mit den Kopien stehen. Bei gravierenden Abweichungen sollte man die Vertragsdaten prüfen und ggf. ändern. 3. Globale Pool-Änderungen Ändert sich ein bestimmtes Feld in allen Geräten eines Pools, dann kann mit diesem Programme die Änderung in allen Geräten des Pools automatisch erfolgen. Bisher müssen alle Geräte einzeln aufgerufen und geändert werden. Das Programm erkennt auch Abweichungen in den Geräten, wenn der Ursprungswert in einem Gerät anders ist. 4. Lastschrift-Verfahren Die Daten von TKD-Rechnungen (insbesondere Mieten oder Wartungen) werden entsprechend dem SEPA-Vorschriften so aufbereitet, dass sie direkt in Bankprogramme übertragen werden können. 5. Zähler-Abfrage per E-Mail An den Kunden wird eine E-Mail versendet, die ihn auffordert die Zählerstände seiner Geräte zurückzusenden. Letzte Zählerstände werden mit ausgegeben, der Kunde kann in dem Anhang seine Daten eintragen und zurücksenden. Diese Daten werden dann automatisch (ohne Zusatzeingabe) als Zählerstand ins COMMERZ übernommen. 6. Rechnungen per E-Mail TKD-Rechnungen können als Anhang im pdf-Format den Kunden übermittelt werden. Spezielle Steuerungen berücksichtigen die Ausgabe bzw. die Nicht-Ausgabe für die verschiedensten Fälle, wie zum Beispiel: - Kein Druck auf Formular, wenn E-Mail-Versand - Null-Rechnungen (nicht) versenden - Kopien auf verschiedenen Druckern/Schächten (blanko). 7. Störungen und Anforderungen von Kopiersystemen Meldungen (z.B. Tonerbedarf) führen automatisch zu einem Auftrag in COMMERZ-TKD. 8. Jährliche Kopien Für jedes Gerät werden die Daten für mehrere Jahre in eine csv-Datei abgestellt, die dann in EXCEL umgewandelt zur eigenen Auswertung zur Verfügung stehen. Dabei lassen sich Vergleiche über verschiedene Jahre oder Tendenzen für Kunden, Modelle oder Geräte ableiten. 9. Techniker-Einsatz Die mit Tablets ausgestatteten Techniker erhalten ihre Aufträge aus COMMERZ elektronisch und senden die erbrachten Leistungen ebenso zurück. Manuelle Erfassung der Technikerberichte sind dann nicht mehr erforderlich bzw. reduzieren sich erheblich. 10. Beratungs- und Großaufträge Anlage eines gesamten Auftrages und Teilabruf einzelner Positionen mit der Möglichkeit des Abrufes von Teillieferscheinen und Teilrechnungen. Interesse/Bedarf? Wir senden ihnen gerne Detailbeschreibungen.
28.08	FIBU	Übernahme von Rechnungen aus WWS und TKD	Die in WWS und TKD erstellten Rechnungen werden mit ihren für die FIBU relevanten Daten im Rechnungsausgangsbuch gespeichert und von dort mit dem FIBU-Aufruf "9. RECHNUNGSÜBERNAHME in die Finanzbuchhaltung übernommen. In WWS und TKD können die Daten des Rechnungsausgangsbuches (sofern sie nicht steuerrelevant sind) noch geändert werden, bevor sie in die FIBU übernommen werden. Das geht mit der Funktion ÄNDERN RECHNUNGSAUSGANGSBUCH: Dabei können die oben dargestellten Werte geändert werden, die unteren dienen nur zur Information. Eine Änderung kann z.B. erforderlich werden, wenn eine Rechnung doch nicht per Lastschrift eingezogen werden soll. Der Menüpunkt ist eigentlich mehr für die Buchhaltung gedacht und sollte unbedingt über die Zugriffberechtigung auch nur für diese aufrufbar sein.
24.08	WWS	Lieferadressen	In der Stammdatenverwaltung KUNDEN konnten schon immer bis zu 8 weitere Adressen eingegeben und in der Auftragsbearbeitung abgerufen werden. Die Funktion war etwas kompliziert anzuwenden und wurde nun erheblich verbessert. In der Stammdatenverwaltung kann man bei ADR (Adressnummer) die Funktionstaste F5 eingeben (weil ein Stern davor steht): Damit werden alle bestehenden Adressen angezeigt und man kann mit dem Cursor zu der Adresse verzweigen, die man z.B. ändern möchte: Neue Adressen fügt man durch Eingabe der nächst freien ADR ein (man kann auch "9" eingeben, weil dann die nächst freie ADR-Nummer automatisch vorgegeben wird. Zum Löschen von Adressen muss man in alle Felder Leerstellen eingeben. In der Auftragsbearbeitung kann man nun bei ADR die Funktionstaste F5 eingeben. Es werden dann alle Adressen angezeigt (ggf. mit Blättern) und man die gewünschte Adresse einfach anklicken: Weiterer Hinweis: Wenn nach ADR: ein Stern angezeigt wird, dann gibt es weitere Versandadressen, die mit F5 angezeigt werden können. Der Stern vor dem Eingabefeld bedeutet ja, dass F5-Eingabe hier möglich ist, und die ist nur sinnvoll, wenn es weitere Adressen gibt. Damit kann man dann schnell erkennen, ob man eine neue Adresse eingeben muss oder auf bereits gespeicherte zurückgreifen kann.
23.08	allgemein	Lästige Abfrage	Wenn man einen COMMERZ-Baustein verlässt, erscheint bei einigen Bildschirmen die folgende Meldung: Diese muss auch noch immer jeweils mit OK bestätigt werden. Die Meldung kann man selbst entfernen, wenn man in (allen) betreffenden COMMERZ-Bausteinen mit der Maus auf den oberen blauen Rand geht, die linke Maustaste betätigt und dann "Settings" aufruft. Dort sind dann alle Felder mit einem Häkchen zu versehen und das Fenster mit OK zu verlassen
22.08	TKD	Aufwand für Technikerstunden	Für die Erfassung von Leistungen in den Werkstattaufträgen werden üblicherweise immer Artikel verwendet. Dabei wird der Aufwand für eine Auftragsposition aus dem EK-Preis des Artikels ermittelt. Wenn aber eine Position Stunden, Zeiten oder Arbeitswerte enthält (Verrechnungsart von 00 bis 09), gibt es für die Ermittlung des Aufwandes (internen Stundensatz) zwei Möglichkeiten: 1. Es wird der EK-Preis aus dem des Stundenartikels genommen 2. Es wird der beim Techniker hinterlegte int. Stundensatz verwendet. Für beide Verfahren gibt es Vor- und Nachteile: Der Stundensatz im Artikelstamm ist pauschal und als Durchschnittspreis einfach zu bestimmen, die Verwendung technikerbezogene Stundensätze ist genauer, weil z.B. bei gleichem Zeitaufwand die Kosten für den Meister höher angerechnet werden als wenn ein Azubi die Arbeit durchgeführt hätte. Der Fachhändler kann individuell das eine oder das andere Verfahren verwenden. Welche Verfahren eingesetzt werden soll, wird in COMMERZ-TKD im Parametersatz 10 festgelegt: Im Feld INT. STUNDEN-SATZ kann ein A (Artikel) oder ein T (Techniker) eingetragen werden. Während über die Verwendung von "A" jedem Techniker der gleiche EK-Preis zugeordnet wird, kann mit "T" der Aufwand wesentlich differenzierter in die Statistikdaten einfließen. Das erstere könnte auch erreicht werden, wenn man für die unterschiedlichen Ausbildungen der Techniker unterschiedliche Stundenartikel verwenden würde, dieses aber mit erheblich mehr Aufwand und einer wohl höheren Fehleranfälligkeit. Somit kann der Fachhändler über die Eingabe im Parametersatz 10 selbst entscheiden, welchen internen Stundensatz er als Aufwand ansetzten möchte. Ganz entscheidend ist aber, dass die Vorgabedaten beim Techniker und im Artikel vollständig angelegt sind, um zu vermeiden, dass sich ein Aufwand von Null ergibt. Das ist z.B. beim Verfahren "T" der Fall, wenn der interne Stundensatz bei einem Techniker nicht eingetragen ist oder wenn überhaupt kein Techniker eingegeben worden ist. Beim Verfahren "A" z.B. dann, wenn kein Artikel eingegeben wird sondern lediglich die Verrechnungsart und wenn dann kein Techniker oder bei diesem kein interner Stundensatz vorliegt. Der Interne Stundensatz des Technikers wird übrigens aber dann benötigt, wenn man bei der Erfassung von Leistungen keinen Artikel sondern lediglich die Verrechnungsart (00 bis 09) und einen Techniker eingibt. Wenn ein interner Satz von Null sich ergibt, kann dieses die gesamte Statistik erheblich verfälschen. Deshalb ist hier besonders darauf achten, dass alle relevanten Vorgabedaten auch korrekt gespeichert sind und dass bei dem Verfahren "T" auch immer ein Techniker eingegeben wird.
21.08	WWS	Aufträge finden	Wenn man Aufträge ändern möchte, ist oft die Auftragsnummer nicht bekannt. Deshalb kann man statt der Eingabe der Auftragsnummer den gesuchten Auftrag auch über andere Merkmale finden: Dabei ist sicherlich die Suche über die Kundenkurzbezeichnung am wichtigsten, da auch die Aufträge des Kunden nach Auftragsnummern sortiert (ältester zuerst) angezeigt werden. IHR ZEICHEN wird man nur verwenden können, wenn dort immer spezielle Informationen (z.B. Abteilungsnummern) eingetragen werden. Für ARTIKEL IM ANGEOT/AUFTRAG ist die Stamm-Artikelnummer erforderlich, wobei diese Suche sich nur für "seltene" Artikel als sinnvoll erweist. Wenn ein Kunde durch Angabe einer Rechnungsnummer über den Auftrag etwas wissen will, kann man über "R" den betreffenden Auftrag schnell finden. Gleiches gilt auch, wenn man einen Auftrag sucht, in dem ein Gerät mit der Gerätenummer enthalten ist. Selten wird man den Auftrag über der Vertreter (häufig der gleiche) oder über die Auftragsart (meist immer die "00", es sei denn, man sucht eine Gutschrift mit "10") finden wollen. Über "H" werden alle Aufträge der einzelnen Kostenstellen zur Auswahl angezeigt). Wichtig bei den angezeigten Ergebnissen ist, dass bei #, K, V, A und H immer nur Aufträge aufgeführt werden, die noch änderbar sind (noch nicht alle Positionen fakturiert), während bei den anderen alle passenden angezeigt werden.
10.08	allgemein	Feiertag	Auch in Bayern ist der 15.8.2023 ein Feiertag, sodass die Hotline an diesem Tag nicht erreichbar ist (am Montag nur bis 12:00). Die Schreiberlinge der logics-news nutzen die kommende Woche für einen Kurzurlaub, sodass der nächste logics-news-Eintrag erst wieder am 21.8. vorhanden sein wird.
09.08	FIBU	Benutzerkürzel	Jeder Buchung wird automatisch ein Benutzerkürzel zugeordnet, das aus den ersten zwei Buchstaben der Zugriffsberechtigung gebildet wird. Das bedeutet, dass - wenn mehrere Mitarbeiter Buchungen eingeben oder übernehmen - die Zugriffsberechtigungen möglichst mit unterschiedlichen Zeichen beginnen sollten. Wenn man in den Buchungsauskünften nur seine eigenen Buchungen ansehen möchte, muss man das eigene Kürzel oben eingeben: Sofern man alle Buchungen von beliebigen Erfassern sehen möchte, ist an dieser Stelle F3 einzugeben. Das Benutzerkürzel wird auch im Journal bei jeder Buchung ausgewiesen, sodass man zumindest noch dort erkennen kann, wer für die Buchung verantwortlich ist.
08.08	TKD	Texte für Rechnungen	Es gibt in COMMERZ-TKD in der DATEIFLEGE einen Menüpunkt "TEXTE VERTRAGSABRECHNUNG", den man nach der Anlaufphase von COMMERZ-TKD nicht mehr verändern sollte: Der Menüpunkt ist für folgenden Zweck eingefügt worden: Bei der Auslieferung von COMMERZ werden die Standardtexte, die auf den Vertragsabrechnungen ausgegeben werden, schon einmal als Standard vorgegeben. Wenn man dann selbst diese Texte so ändert, dass Textzeilen auf Rechnungen überhaupt keinen Sinn mehr geben, dann kann man über diesen Menüpunkt den Standard wieder herstellen. Sind die geänderten Texte in Ordnung und hat man auch noch weitere Textnummern hinzugefügt oder geändert, dann würde bei einem Aufruf dieses Menüpunktes die Texte sicherlich nicht mehr stimmig sein. Deshalb sollte für alle Benutzerkennungen dieser Menüpunkt (und auch andere) auf jeden Fall auf "N" setzen werden:
07.08	WWS	Artikel finden	Eine ganz entscheidende Bedeutung für die Effizienz der Erfassung von Aufträgen ist, wie schnell findet man den vom Kunden gewünschten Artikel. COMMERZ-ACTUELL bietet dazu eine Vielzahl von Möglichkeiten an, die je nach Fachhändler auch unterschiedlich genutzt werden. Letztlich steht man bei der Erfassung an der Stelle, an der man den Artikel benötigt: Über F5 kann man sich anzeigen lassen, welche generellen Möglichkeiten es gibt: Dabei werden für den Zugriff über Z, A, L (oder vorher K), O, S, I oder B die entsprechenden Felder aus dem Artikelstammsatz genutzt. Zusätzlich gibt es aber noch die Eingabemöglichkeiten mit F3 an dieser Stelle. Damit können alle Artikel angezeigt werden, die der Kunde früher einmal gekauft hat: Eingeschränkt werden können die Artikel dadurch, dass man eine Warengruppe eingibt (auch noch auswählbar mit Eingabe von F5, wenn die Systemtexte entsprechend angelegt sind). Bei einem direkten ENTER werden alle Artikel angezeigt werden. Es werden dann alle Artikel angezeigt, die der Kunde bisher erhalten hat: Es werden die Artikel lediglich einmal mit ihren letzten Daten angezeigt. Durch Anklicken eines Artikels wird dieser direkt in die aktuelle Position übernommen.
03.08	TKD	Auftragszeiten in der Historie	In der Historie-Auskunft über Aufträge sind zwei Zeiten enthalten, denen man verschiedene Bedeutungen zuordnen kann. Wichtig sind eigentlich drei Zeiten: o Auftragseingang o Leistungsbeginn o Auftrags-/Leistungsende Dabei ist die Zeitdifferenz zwischen Leistungsbeginn und Eingang die Reaktionszeit, die bei manchen Verträgen von besonderer Bedeutung sein kann. o EING steht für Auftragseingang (Datum und Uhrzeit) und wird automatisch beim Erfassen des Auftrages eingetragen. Diese Zeit ist dann nicht der echte Auftragseingang, wenn sich die Erfassung (massiv) verschiebt und die Zeit nicht korrigiert wird. Eine notwendige Korrektur kann man im Erweiterten Kopfbildschirm durchführen. o ENDE ist Datum und Zeit, die man bei der Leistungsbearbeitung eingibt: Wenn die Reaktionszeit wichtig ist, dann muss man hier den Arbeitsbeginn eingeben. Wenn man statt dem Auftragseingang den Leistungsbeginn einträgt und bei TAG DER REPARATUR das Arbeitsende, dann erhält man den Zeitraum der Reparatur (der aber auch aus den Technikerzeiten herauslesbar ist). Im Normalfall bedeuten die Zeiten: EING = Auftragseingang und ENDE = Leistungsbeginn oder Leistungsende.
02.08	TK	Kasse ais Absatzbereich	Über die 9 möglichen Absatzbereiche kann der Fachhändler seine Umsätze und Nutzen so verteilen, dass diese automatisch seinen Geschäftsbereichen zugeordnet werden. Übliche Strukturierungen sind z.B. Differenzierungen nach: PPB, Einrichtungen, Geräte-Verkäufe oder Vermietung, Wartung und Werkstatt. Es ist aber auch möglich, den Laden als eigenen Absatzbereich einzurichten. Dazu ist es nur erforderlich, eine Zugriffsberechtigung anzulegen und COMMERZ-ACTUELL an der Kasse immer mit dieser Benutzerkennung aufzurufen: Mit dieser Benutzerkennung würden z.B. alle Kassenvorgänge dem Absatzbereich 6 zugeordnet werden. Ausnahme hiervon natürlich die Tonerverkäufe an der Kasse, die Geräten zugeordnet wurden.
01.08	WWS	Versand Katalog oder Flyer	In COMMERZ-ACTUELL-WWS kann man auf einfachste Weise Kataloge, Flyer oder sonstige Werbemittel den Auslieferungen beifügen. Dabei ist wichtig zu wissen, dass z.B. Soennecken diese auch bei LS3-Aufträgen mitschicken kann. Was muss man tun ? 1. Anlage entsprechender Artikels 2. Zuordnung der Artikel zu Aktionen 3. Festlegung, wer welchen Artikel erhalten soll dann folgt automatisch: Beim nächsten Kundenauftrag wird der Artikel als Vorschlag eingefügt und es wird dann vermerkt, dass dieser Kunden den Zusatzartikel erhalten hat, sodass er diesen nur einmalig erhält. Nach beliebiger Zeit kann man die Kunden listen, die bisher noch keinen Artikel erhalten haben und bei Bedarf die Versendung dann ohne Kundenauftrag veranlassen. ... und das ist alles. Nachfolgendes Beispiel soll die Funktionen und den Ablauf nochmals verdeutlichen: 1. Anlage Artikel mit VK=0,00 2. Es können bis zu 5 Zusatzartikel parallel definiert werden: 3. Zuordnung, wer den Zusatzartikel haben soll 4. Auftrag von Kunde Meier Je nach Beschaffenheit des Auftrages kann man die aktuelle Auslieferung auch auf den nächsten Auftrag verschieben. Wenn dieser Auftrag z.B. über Soennecken abgewickelt wird (LS3), dann liefert Soennecken (nach Absprache !) auch gleich an den Kunden aus. Die Zusatzfunktion "KATALOGDIENSTE" (lizenzpflichtig) umfasst folgende Funktionen: Hierbei können noch nicht "versorgte" Kunden über Menüpunkt 2 oder 3 nachträglich beliefert werden.
31.07	WWS	Lieferhinweis auf LS3-Lieferschein	Wir hatten in früheren logics-news bereits beschrieben, dass für die LS3-Aufträge ein neues Feld "LIEFEROPTION-LC" eingeführt worden ist, über das vorgegebene spezielle Hinweise auf den Lieferscheinen von Soennecken ausgegeben werden können. Die Bedeutung der zweistelligen numerischen Ziffern wurde von Soennecken festgelegt, z.B. für "nur vormittags zustellen" oder "ggf. bei Firma xyz abgeben". Sollten Erweiterungen oder Änderungen notwendig werden, informieren Sie bitte unsere Hotline.
27.07	allgemein	DV-Anforderungen der Kunden	Durch die unaufhaltsam fortschreitende Digitalisierung auch in der Bürowelt, stellen die Kunden unserer Fachhändler immer wieder neue Anforderung an die Datenverarbeitung, d.h. letztlich an COMMERZ. ... und wir haben Lösungen dafür. In COMMERZ-ACTUELL haben wir eine Fülle von Funktionen integriert, die unumgänglich sind, um die heutzutage immer mehr und immer häufiger gestellten Forderungen und Wünsche der Kunden zu erfüllen. Dazu gehören u.a. auch - der Austausch elektronischer Daten (einerseits Webshops oder sonstige Auftragseingänge und andererseits Versendung von Liefer- und Rechnungsdaten auf elektronischer Basis), - Versendung verschiedenster Belegen (von Angeboten über Liefer-Avise bis hin zu Rechnungen) via E-Mail - beidseitiger Datenaustausch mit Lieferanten (Bestellungen, Lieferungen, Bestellüberwachungen und Verwaltung von Reklamationen und Garantieleistungen - elektronischer und automatisierter Datenaustausch zwischen Werkstatt , beliebigen Geräten und Technikern und Abrechnung der Leistungen Mit COMMERZ-WWS ist man zudem neuerdings auch in der Lage, dem Kunden mitzuteilen, o welche Artikel gerade geliefert worden sind, o wo sich die Lieferung gerade befindet und o wann sie voraussichtlich eintreffen wird. Auch dieser Tracking-Service, der insbesondere bei Großkunden immer mehr gefordert wird, lässt sich spielend ins COMMERZ integrieren. Das sind nur einige wenige Beispiele, wie in COMMERZ aktuelle Anforderungen der Kunden integriert worden sind. Unsere Hotline vermittelt gerne weitere Informationen zu diesem Thema.
26.07	TKD	Verrechnungsarten	Wozu braucht man eigentlich die Verrechnungsarten? Die Verrechnungsarten werden in den Artikelstammsätzen angelegt; sie bestehen aus 2 Ziffern, bei denen die erste Stelle eine grundsätzliche Gliederung darstellt: Zwei Besonderheiten sind zu berücksichtigen: 1. Verrechnungsart 00 bis 09 (Stunden) Artikel mit diesen Verrechnungsarten werden intern immer mit 2 Dezimalstellen verarbeitet 2. Die Verrechnungsart 20 Alle Artikel, die COMMERZ-ACTUELL-WWS geliefert und verkauft werden, müssen die Verrechnungsart 20 haben. Also auch die Artikel, die "verkaufbare" Geräte darstellen. Aber wiederum nicht die Artikel, deren Verarbeitung und Speicherung letztlich im TKD erfolgt, wie z.B. Toner. Die Verrechnungsarten werden im Wesentliche für 2 Funktionen benötigt: o Einteilung der Aufwendungen Um einen ungefähren Überblick zu erhalten, wie sich die Leistungen und die Aufwendungen verteilen, die für ein Gerät, Geräte eines Modell oder insgesamt für alle Geräte erbracht worden sind, wurden die Verrechnungsarten in insgesamt 6 Gruppen eingeteilt: 00-09: Technikerleistungen (Stunden, Arbeitswerte) 10-19: Ersatzteile 21-29: Verbrauchsmaterialien (20 ist reserviert für PBS-Artikel) 30-39: Fahrten nach km 40-49: Fahrten nach Zonen 50-59: Spesen und Sonstiges Wichtig dabei sind die ersten 3 Gruppen, die restlichen kann man auch zusammenfassen. Die Texte für die verschiedenen Verrechnungsarten kann man über die Systemtext-Verwaltung in COMMERZ-WWS anlegen. Durch diese Einteilung erfährt man in Auskünften und Statistiken z.B., ob an Geräten übermäßig viele Stunden angefallen sind, viele Ersatzteile benötigt worden sind oder der Schwerpunkt der Leistungen bei den Verbrauchsmaterialien liegt. Die Aufteilung in die verschiedenen Gruppen erfolgt automatisch, weil man ja in der Auftrags- und Leistungsbearbeitung Artikel in den Werkstattauftrag einbringt. Wenn ein Sonderartikel verwendet wird. dann wird die Verrechnungsart immer zusätzlich angefordert. o Steuerung der Berechnung von Werkstattleistungen Geräteverträge beinhalten in den Wartungspauschalen alle oder ausgewählte Leistungen, sowohl bestimmte Gruppen (kostenloses Verbrauchsmaterial), als auch innerhalb der Gruppen (schwarzer Toner kostenlos, Farbtoner kostenpflichtig). Dieses Abbild des Wartungsvertrages kann man in den Wartungsvertragstypen hinterlegen, sodass COMMERZ automatisch die Berechnungsart (kostenlos, kostenpflichtig oder anteilig) vorschlagen kann. Dadurch, dass für die einzelnen Verrechnungsarten bis zu 10 Unterteilungen möglich sind, kann auch innerhalb von ihnen differenzieren, was z.B. beim Verbrauchsmaterial ganz besonders wichtig ist. o Fazit Über die Verrechnungsarten werden automatisch Vorgaben und Ergebnisse in COMMERZ-ACTUELL erzeugt, sobald diese nur in den Artikelstammsätzen angelegt sind. Umso wichtiger ist es also, dafür zu sorgen, dass diese auch der Bedeutung entsprechen dort eingetragen sind.
25.07	WWS	Wechseln der Auftragsart	Warum kann man die Auftragsart nicht mehr ändern, nachdem man mit der Erfassung von Positionen begonnen hat ? Die Begründung dafür ist ganz einfach: Sobald man die Bildschirme zur Positionserfassung (auch nur) aufgerufen hat, werden intern eine Fülle von Kennzeichen gesetzt, die genau auf die im Kopfsatz eingegebene Auftragsart abgestimmt sind. Zudem werden insbesondere bei den Artikeln Daten verändert, wenn z.B. eine Position abgeschlossen wird, und auch in verschiedenen anderen Datenbeständen werden Werte und Kennzeichen eingetragen. Der Aufwand das alles wieder rückgängig zu machen, wenn man z.B. aus einer Rechnung eine Gutschrift machen möchte, ist beträchtlich und wurde deshalb auch nicht realisiert. Hat man sich in der Auftragsart vertan, bleibt dann nur noch die Stornierung des Auftrages, wobei lediglich bereits erfasste Positionen wieder gelöscht werden müssten. Je nach Anzahl der erfassten Daten kann es auch Sinn machen, vor dem Löschen den Auftrag zu kopieren, weil man dort die Auftragsart eingeben kann. Es gibt aber in zwei Fällen die Möglichkeit der Änderung der Auftragsart: 1. Aus einer Probestellung (91) kann in Rechnung (00) oder in Rücknahme (92) gewechselt werden (je nachdem, ob der Kunden die Ware behalten oder zurückgeben möchte). 2. Aus einem Abholschein (93) kann in Gutschrift (10) gewechselt werden, wenn die Ware im Haus angekommen ist (zu diesem Zeitpunkt wird die Ware auch erst dem Lager zugebucht).
24.07	FIBU	aktueller Saldo bei Sammelkonten	Die in der FIBU anzulegenden Sammelkonten dienen dazu, dass für diese Sachkonten nicht jede einzelne Buchung gespeichert wird, sondern dass dafür "gesammelte" Buchungen entstehen und ausgewiesen werden. Es handelt sich dabei im Wesentlichen um Sachkonten für Steuern, Skonti, Forderungen oder Verbindlichkeiten. Das Verfahren dazu läuft so ab, dass jeweils bei Druck des Journals am Ende diese Sammelbuchungen entstehen. Wichtig ist aber, dass bei der Kontenauskunft die intern aufgelaufenen Beträge im den aktuellen Salden enthalten sind: Die Buchungen aus der Buchungsperiode 1 (EUR 38,00) ist noch kleiner als der aktuelle Saldo von EUR 92,92. Nach Journalschreibung für die BP 2 entsteht dann eine weitere Buchung und in diesem Augenblick stimmen die Summen aus den Buchungen mit den Salden oben überein: Wichtig ist also, dass bei der Auskunft von Sammelkonten der aktuelle Saldo alle (!) bisherigen Buchungen immer beinhaltet.
20.07	WWS	was wurde wann geliefert	Der Menüpunkt RECHNUNGSKONTROLLE in der BESTELLÜBERWACHUNG ist eigentlich nur für den Abgleich der Rechnung mit den betreffenden Lieferungen vorgesehen (die Überprüfung mit Rechnungen, die elektronisch übermittelt worden sind, findet man unter ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN in der BESTELLVERWALTUNG). Er kann aber auch dazu verwendet werden, wenn man wissen möchte, welche Mengen einer Bestellposition mit welcher Lieferung wann eingegangen sind. Dabei werden zunächst die allgemeinen Daten einzelner Lieferungen angezeigt: und nach Aufruf einer Lieferung die Daten hierzu: Damit erhält man eine Übersicht über die verschiedenen Lieferungen (auch einer einzigen Position). Ein Grund mehr, das Bestellwesen auch zu nutzen.
19.07	TKD	Abschläge nicht in der Historie	In COMMERZ-TKD kann man für eine spätere Zählerabrechnung (z.B. monatliche) Abschläge berechnen, die dann mit der Kopienabrechnung (positiv oder negativ) verrechnet werden. Dabei ist wichtig, dass diese Abschlagsrechnungen nicht in die Historie übernommen werden, da ja der endgültige Status mit der Zählerabrechnung eingetragen wird. Wenn man die Stand der geleisteten Abschläge wissen möchte, kann man dieses über das Gerät im Bildschirm 5 erfahren:
18.07	TK	Preisauskunft	Bisher war es möglich, einen Artikel zu erfassen (zu scannen) und nach Benennung des Preises über Abbruch die Position und den gesamten Auftrag wieder zu löschen. Die Funktionen "2 ABBRUCH" und "4 KEIN BON" sind eigentlich seit längerem, zumindest ab 1.1.2020 unter anderem wegen GoBD gesperrt. Welche Lösungen gibt es? 1. Zweites Fenster Öffnen eines weiteren WINDOW-Fensters und dort auf die Preisauskunft stellen. Dort bekommt man dann durch Eingabe von Kunde und Artikel die Preisvarianten angezeigt. 2. Automatisches Verzweigen in die Preisauskunft Durch Eingabe der Funktionstaste F8 nach der Eingabe der Kundennummer wird direkt die Preisauskunft aufgerufen: Dort kann dann die Artikelnummer eingegeben werden. Alternativ dazu kann (nach geringfügiger Änderung durch die Hotline) auch der Scanner so eingerichtet werden, dass über ihn der EAN-Code direkt eingelesen werden kann.
13.07	WWS	Ändern im erweiterten Bildschirm	Es kommt häufig vor, dass man Informationen aus einer Auftragsposition benötigt oder in dieser etwas ändern möchte. Dazu ruft man normalerweise den Auftrag über die Auftragsänderung wieder auf und gibt die Positionsnummer ein: , Wenn sich die Daten nun auf dem ERW-Bildschirm befinden (wie z.B. EK-Preis, Rechnungssperre, gelieferte Mengen, fakturierte Mengen oder Lieferant), dann musste man früher 1=ÄNDERUNG eingeben, dann F2 drücken, um wieder in die unterste Zeile zu gelangen, und erst dann konnte man über 2=ERW-BS die Daten des ERW-Bildschirm ansehen bzw. ändern , Das sind insgesamt (mit ENTER) 5 Tastatur-Eingaben. Deshalb wurde der Weg zum ERW-Bildschirm dadurch erheblich schneller gemacht, dass man nach Aufruf der Position gleich mit CURSOR RECHTS in diesen verzweigen kann (und mit CURSOR LINKS auch wieder zurückkommt).
12.07	MB	Inzahlungsnahme	Bei Gebrauchtgeräten ist es erforderlich, einen neuen EK-Preis festzulegen. Dieser setzt sich aus dem Preis für die Inzahlungnahme und den Kosten für die Wiederaufbereitung zusammen. Diese beiden Werte können in COMMERZ automatisch erzeugt werden: Einerseits, dass man in WWS die Auftragsart "INZAHLUNGNAHME" wählt, und andererseits, dass man die Leistungen der Werkstatt über die Auftragsart "9" (Überholung) erfasst. Wenn eine Inzahlungnahme wegen einer Reduzierung beim Neukauf nicht erfolgt ist, dann kann man die Daten trotzdem nachträglich im Maschinenbuch eintragen. Wenn lediglich die Überholung erfolgt ist, könnte der neue EK-Preis wie folgt aussehen: , Um den Preis der Inzahlungnahme einzubringen muss man diesen (noch) zum EK-Preis addieren, da eine direkte Eingabe dort (noch) nicht möglich ist: , Die Inzahlungnahme wird dann automatisch errechnet und eingetragen.
11.07	allgemein	Erlöskonten	Das Thema Erlöskonten ist nicht unbedingt vorrangig in WWS zu sehen, sondern es gehört eher in den Bereich der FIBU. Wenn man aber die Erlöskonten differenziert und gut gegliedert anlegt, kann man auch Rückschlüsse aus der FIBU für WWS daraus ableiten. Auf jeden Fall sollte man die Erlöskonten so anlegen, dass auch in der FIBU keinerlei Nacharbeiten mehr erforderlich sind. Ausgangspunkt für die Erlöskonten sind die den Artikeln in der Stammdatenverwaltung oder durch COMMERZ angeforderte dreistellige Erlöskonten, die von 100 bis 999 definiert werden können. In der Stammdatenverwaltung Erlöskonten kann man für jede dieser Warengruppen ein Erlöskonto anlegen. , Dabei bedeutet die 2. Stelle bei ERLÖSKONTO die erste Stelle, die Zeilen die 2. Stelle und die Spalten die 3. Stelle der Warengruppe. Kompliziert? Nein, hier ein einfaches Beispiel: So ist z.B. das Erlöskonto für die Warengruppe 148 gleich 8100: o Die zweite Stelle oben bei ERLÖSKONTO ist 1 o die 4 in der Warengruppe 148 bedeutet Zeile, die mit 4 beginnt o die 8 in der Warengruppe 148 bedeutet Spalte unter der 8 ... und siehe da, da steht ein Erlöskonto 8100. Um für alle möglichen Warengruppen Erlöskonten anzulegen, braucht man also insgesamt 9 solcher Bildschirme, die dann in der 2. Stelle von ERLÖSKONTO die Ziffern 1 bis 9 beinhalten. Ein kleiner Trick: Da häufig die Erlöskonten für eine Reihe Erlöskonten identisch sind, kann man mit der Funktionstaste F3 die vorherige Warengruppe kopieren, ohne si eingeben zu müssen. Die 1.Stelle bei ERLÖSKONTO kann genutzt werden, wenn man spezielle Erlöskonten für verschiedene Lager oder für verschiedene Kassen einrichten und nutzen möchte, wobei die Null generell für die Erlöskonten (oder für Lager = 0) gilt. Mit den Ziffern 1 bis 4 in der ersten Stelle werden Erlöskonten für die Lager 1 bis 4 definiert, ab 5 einzelne Kassen. Wenn für alle Kassen gemeinsame Erlöskonten verwendet werden sollen, kann dieses von unserer Hotline leicht eingerichtet werden.
10.07	WWS	Kalkulations- schema	Wenn der VK-Preis permanent aus dem EK-Preis errechnet werden soll, dann kann man diesen Automatismus durch die Anlage eines Kalkulationsschemas automatisiert durchführen lassen. Dazu sind zunächst über die Stammdatenverwaltung KAKULATIONSSCHEMA die Konditionen für die Berechnung des VK-Preises festzulegen: , Die Angabe von 999,99 bedeutet, dass dieser Preis im Artikel nicht berechnet werden soll. Dann sind bei den betreffenden Artikeln, die in diese Kalkulation einbezogen werden sollen, die entsprechenden Kalkulationsnummern einzutragen: Eine Änderung der VK-Preise entsprechend dem Kalkulationsschema findet an drei Stellen in COMMERZ-WWS statt: 1. Preispflege Wenn neue EK-Preise über die Preispflege (COMMERZ-ZPF) übernommen werden, werden bei den betreffenden Artikeln neue VK-Preise errechnet und im Artikelstamm eingetragen. 2. Stammdaten Artikel Wenn der EK-Preis sich ändert, wird der neue VK-Preis berechnet und eingetragen 3. Wenn der Menüpunkt KALKULATION PREISE in dem Menüpunkt DATEIPFLEGE aufgerufen wird: Aber: Bei einer alleinigen Änderung des Kalkulationsschemas (z.B. von 18,5 auf 20,3) geschieht zunächst: nichts. Man muss nach einer solchen Änderung immer das Programm KALKULATION PREISE aufrufen. Erst damit werden die VK-Preise neu kalkuliert. Das Nacherfassen eines Artikelfeldes ist ggf. etwas mühsam, aber es gibt ja in HILFSPROGRAMME den Menüpunkt "13. ERFASSEN EINZELNE ARTIKEL-STAMM-FELDER", über den man nach Eingabe der Artikelnummer immer nur ein Feld (wie z.B. KALKULATIONSSCHEMA") eingeben muss. Dieses gilt natürlich auch für ähnliche nachträgliche Erfassungen.
06.07	TKD	Teilrechnungen	Bei TKD-Aufträgen können immer nur alle Positionen abgeschlossen, geliefert oder berechnet werden. Häufig gibt es aber auch Aufträge (vor allem im IT-Bereich), bei denen über einen längeren Zeitraum verschiedene Positionen einzeln oder gruppiert abgewickelt werden müssen, die aber als Gesamtauftrag bereits feststehen. In TKD gibt es dafür eine Lösung, die im Prinzip so arbeitet, dass der Gesamtauftrag (nur) in Form eines Kostenvoranschlages erfasst wird und daraus einzelne Positionen in verschiedene Aufträge übernommen werden können. Entscheidend bei der Erfassung der "KVs" ist das Feld KV/AUF, über das die Definition von Gesamtaufträgen gesteuert wird (2=AUFTRAG). Wird der Auftrags-KV gedruckt wird als Überschrift "AUFTRAG" statt "KOSTENVORANSCHLAG" ausgegeben. Bei der Übernahme zu "echten" Teilaufträgen kann man Positionen auswählen: Die einzelnen Aufträge können (über die Nummer des Kostenvoranschlages verbunden) auch wieder zu Gesamtrechnungen zusammengeführt werden: Bei Interesse/Bedarf bitte bei der Hotline melden.
05.07	FIBU	Spezielle Auswertungen	Beim Abruf der BWA und der Bilanz/GuV gibt es jeweils eine Abfrage, die bewirkt, dass nur spezielle Konten abgerufen werden: "1. STELLE BWA-NUMMER" und "1.STELLE BILANZ-/GUV-NUMMER" Wo braucht man das eigentlich? Über diese Abfrage kann man z.B. die Auswertungen für einzelne Bereiche oder Kostenstellen getrennt abrufen. Dazu ist es notwendig, die erforderlichen Konten für die Bereiche getrennt anzulegen und ihnen jeweils in der vierstelligen Textnummer eine feste 1. Stelle zuzuordnen (z.B. der Bereich A die Ziffer 1 und der Bereich B die Ziffer 2. Auf diese Weise bekommt man so eine BWA oder eine Bilanz/GuV für den Bereich A und eine für den Bereich B. Wenn man bei der Abfrage F3 eingibt, dann werden alle Konten berücksichtigt. Die Auswertung ist aber insofern nachteilig, weil die Sortierung erst nach der Textnummer und dann nach der Kontonummer erfolgt. Für eine "echte" Kostenstellen-Ergebnis-Auswertung sollte immer der Baustein COMMERZ-ACTUELL-KOST eingesetzt werden.
04.07	WWS	Rücksendungen: erstellen und überwachen	Im Bestellwesen kann man über die Erfassung eines Vorschlages und die Zuordnung "99" ganz einfach und schnell eine Rücksendung erfassen. Beispiel 1. Erfassung o Kopfsatz o Position 1 mit dem zurückzugebenden Artikel: o Position 2 mit Hinweisen oder weitere Artikel: Danach kann man sofort den Rückgabebeleg auf Standard-Formular drucken. 2. Überwachung (Zusatzlizenz erforderlich) In der Bestellverwaltung gibt es den Menüpunkt BEARBEITEN RÜCKSENDUNGEN: Einen Überblick über z.B. alle "offenen" Rücksendungen kann man sich über den Menüpunkt 2 verschaffen. Der Menüpunkt 1 erlaubt die Änderung einzelnen Rücksendungspositionen: Dabei können spezielle Termine eingegeben oder die Rückgabe als erledigt gekennzeichnet werden. Diese Daten können in der Auswertung entsprechend selektiert werden. Fazit: Ein einfaches und effizientes Verfahren für die Kontrolle von Rückgaben.
29.06	WWS	Rechnung "zu früh"	Wenn zu liefernde Aufträge vorkommissioniert zunächst im Lager bleiben und erst später über spezielle Tour ausgeliefert werden, läuft man Gefahr, dass die Rechnung durch einen pauschalen Abruf der Rechnungen in der Fakturierung bereits zwischenzeitlich dem Kunden zugestellt wird. Das liegt daran, dass meist der Lieferschein schon abgerufen worden ist und die Positionen somit fakturierbar sind. Wie kann man das verhindern? Die vorzeitige Rechnungsstellung lässt sich in solchen Fällen nur verhindern, indem man bei den betreffenden Aufträgen die Rechnungsart, eigentlich nur die Kategorie, ändert. Exkurs: Das Kennzeichen für die Rechnungsart, ursächlich im Kundenstamm, besteht aus zwei nummerischen Ziffern: 1. Stelle. (1 oder 2), Kunde bekommt Einzel oder Sammelrechnungen 2. Stelle: genannt Kategorie (individuelle Einteilung in 9 zeitliche oder sonstige Differenzierung für unterschiedliche Abrufe bei der Fakturierung (z.B. tägliche, wöchentliche oder monatliche Rechnungen). Die Bedeutungen der einzelnen Kategorie können in der Systemtextverwaltung vorgegeben werden (Abruf dann mi F5). Man kann sich also eine Kategorie ausdenken, die "gesperrt für Fakturierung" bedeutet und diese Kategorie wird in der Fakturierung dann nie aufgerufen. Wie erkennt man die "gesperrten" Aufträge? Ganz einfach über die "Liste fakturierfähige Aufträge", bei der man genau die Kategorie angibt, die eigentlich den gesperrten Aufträgen zugeordnet sind. Das Ändern der Kategorie (Rechnungsart) macht man am schnellsten im Belegabruf (über Änderung der Rechnungsart) und nicht über die Änderung von Aufträgen: Einige Fachhändler haben dieses Verfahren so ausgebaut, dass erst beim Rücklauf des unterschriebenen Lieferscheins eine Freigabe zur Rechnungsschreibung gesondert durch Änderung der Kategorie eingegeben werden muss. Details hierzu gerne durch unsere Hotline.
28.06	OBJ	Beispiel Zwischen-summen	In OBJ kann man die Angebote und die Aufträge gruppieren und für die einzelnen Gruppen auch Zwischensummen bilden. Dabei werden die Gruppen dadurch gekennzeichnet, dass sie alle im Feld POSGRP den gleichen Text enthalten: Diesen Text kann man dann noch überarbeiten und durch reale Begriffen ersetzen. Ein Angebot sieht dann (einfachste Struktur, ohne Langtexte und ohne eigene individuelle Firmen-Schablone) in etwa folgendermaßen aus:
27.06	TKD	Informationen bei TONERINFO	Bei der Auftrags- und Leistungsbearbeitung kann man sich über den Stand der Toner informieren. Dazu muss man lediglich bei der Abfrage TONERINFO ein "J" eingeben: Dann werden folgende Daten angezeigt: 1. Die letzten Tonerlieferungen im mittleren Bereich 2. Die aktuellen Daten im unteren Bereich mit o GESAMTE KOPIEN, hier 250.000 o AKTUELLER ZÄHLERSTAND, hier 250.000 o KOPIEN PRO TONER, hier 50.000 als Vorgabe im Modell-Stammsatz o GESAMTTONER, hier 7, die bisher geliefert wurden o KOPIEN PRO TONER, hier 35714 ergehen sich aus KOPIEN durch GESAMTTONER o TONER-SOLL, hier 5,0, das sind die für die 250.000 Kopien benötigten Toner o ÜBERHANG, hier 2,0, das ist der Toner, der noch vorrätig ist. Hierzu braucht man keine "höhere Mathematik", denn bereits aus der Zahl, die bei ÜBERHANG ausgewiesen wird, kann man entscheiden, ob an den Kunden für das betreffende Gerät eigentlich noch Toner geliefert werden soll oder nicht. Voraussetzung ist natürlich, dass auch die Annahmen wie z.B. über KOPIEN PRO TONER einigermaßen realistisch eingegeben worden sind.
26.06	WWS	Referenzkunden	Wenn ein Kunde (z.B. die Filiale eines Kunden) die gleichen Preise erhalten soll wie die der Zentrale, dann braucht man die Nettopreise nur einmal (z.B. beim Hauptkunden) anzulegen. Den Verweis auf diese Nettopreise steuert man bei den anderen Kunden (Filiale) über das Feld "NETTOPR.REFERENZKUNDE" im Kundenstammsatz, in dem man dort die Kundennummer des Hauptkunden einträgt, unter dem die Nettopreise angelegt worden sind: Selbstverständlich können bei solchen Kunden bei Bedarf auch noch individuelle Nettopreise angelegt werden, die bei mehrfacher Definition Priorität haben. Einen Nachteil gibt es allerdings, denn bei der NETTOPREIS-AUSWERTUNG sind dann alle Verkäufe aller dieser so verbundenen Kunden enthalten. Die Verwendung von Referenzkunden dient somit letztlich lediglich der Preisfindung. Gespeichert werden die Umsätze bei beiden Kunden, aber nicht getrennt bei dem Nettopreisangebot; deshalb kann man Referenzkunden nicht verwenden, wenn Sollmengen definiert worden sind.
22,06	TKD	Freie Einheiten in Pool-Geräten	Die Erlöse aus Zählerabrechnung fließen in das Gesamtergebnis der einzelnen Geräte des Pools ein. Ganz entscheidend dabei ist, welchen Geräten die Freien Einheiten zugeordnet worden sind und wie sie verteilt sind. Unzureichend (aber einfach) ist es auf jeden Fall, die Gesamtzahl der Freien Einheiten nur einem Gerät zuzuordnen, weil dann dieses Gerät wohl keine Zählererlöse hat, die anderen Pool-Geräte durch ihre eigene Zählerabrechnung aber ohne Freie Einheiten ungerechtfertigte Einnahmen haben. Die Summe der Freien Einheiten sollte deshalb entsprechend ihres Kopienaufkommens auf die einzelnen Geräte verteilt werden. Das wäre natürlich manuell durchzuführen bei besonders großen Pools ein Problem, weil sich auch die Anzahl der Kopien für jedes Gerät im Laufe der Zeit ändert. Deshalb gibt es in COMMERZ eine Lösung, die die Verteilung automatisch durchführt. Um dieses zu erreichen braucht man nur den Menüpunkt "POOL-AUSWERTUNGEN" aufzurufen: Dort kann man sich unter "LISTE ZUORDNUNG FREIKOPIEN" nur die mögliche aktuelle Verteilung ansehen oder mit "ÜBERNAHME NEUE FREIKOPIEN" die Verteilung in die Geräte gleich durchführen. COMMERZ-TKD ermittelt die Verteilung über die in der Historie hinterlegten Daten über den Kopien-Verbrauch. Damit wird zumindest eine wesentlich verbesserte Zuordnung der Zählererlöse auf die einzelnen Poolgeräte erreicht, als wenn man die Freien Einheiten nur bei einem einzelnen Gerät hinterlegt. Änderungen in der Gesamtzahl der Freien Einheiten (Hinzufügung oder Entfernung von Pool-Geräten) kompensieren sich dann, wenn man vor jeder Zählerabrechnung die oben genannten Programme aufruft.
21.06	allgemein	Datenexport aus COMMERZ	Aus wichtigem Grund nochmals die Beschreibung, wie welche Daten aus COMMERZ für beliebige Weiterverarbeitungen exportiert werden können. Das gilt auch für das noch häufig anzutreffende Verfahren, Dokumente manuell als E-Mail zu versenden oder Lastschriftdaten "zu Fuß" in einem Bankprogramm direkt einzugeben: Wenn Daten aus COMMERZ exportiert werden, um sie in anderen Programmen, für andere Auswertungen oder Systeme zu verwenden, gibt es grundsätzlich zwei Verfahren: 1. logics liefert die Daten, wie sie für die weitere Nutzung exakt benötigt werden, über eine spezielle (standardisierte oder auch individuelle) Schnittstelle 2. der Anwender "zapft" die Daten an oder verwendet brauchbare (meist nur bedingt passende) Auswertungen, um daraus die Daten "zu gewinnen". Für diese beiden Lösungen gibt es ganz eindeutige Vorteile und ganz erhebliche Nachteile: Lösung 1 (logics-Schnittstelle) a) die Schnittstelle ist genau an die entsprechenden Anforderung angepasst, wobei auch Zusatzinformationen mitgeliefert werden können b) logics übernimmt die Garantie für die Daten, auch bei internen Veränderungen in den COMMERZ-Programmen oder im Layout der Auswertungen c) bei Änderung der Schnittstelle passt logics diese entsprechend an (Beispiele: DATEV, pCon-planner, Logistik-Aufträge (z.B. LS3), Liefer-Avise, elektronische Rechnungsdaten ... und vieles vieles mehr) d) es gibt bereits Standard-Export-Programme mit umfassendem Datenvolumen für alle aktuellen COMMERZ-Standard-Dateien (auch für Verkaufs-oder Geräte-Detaildaten). Lösung 2 (Export aus Daten oder Listen) a) Daten meist unvollständig (zum Beispiel bei Export Auswertung Rechnungsausgangsbuch fehlt bei Rechnungen an Sammelkunden die Adresse der Rechnung b) Änderungen in Daten und Auswertungen können zu gravierenden Fehlern in den Folgeprogrammen führen. Logics ändert diese permanent, je nach Anforderung und Bedarf (ohne Verpflichtung einer entsprechenden Mitteilung) c) Zusätzliche Anforderungen aus dem Import-Programm sind häufig nicht über einen Export abgedeckt (Daten fehlen einfach, obwohl in COMMERZ vorhanden und über Lösung 1 problemlos bereitstellbar) d) meist beträchtlicher Aufwand um die Daten entsprechend aufzubereiten. Zusammenfassung: Auf Basis dieser Vor- und Nachteile ist es eigentlich nicht zu vertreten, die Lösung 2 überhaupt zu diskutieren. Einen sicheren und ständig korrekten Daten Daten-Export kann man nur erhalten, wenn man die Lösung 1 einsetzt. Das Risiko des Einsatzes der Lösung 2 führt(e) letztlich meist doch zu dem normierten Export durch logics; Kosten, die man gleich hätte vermeiden können. Deshalb wenden Sie sich lieber gleich an unsere Hotline, die Ihnen gerne getestete und umfassende Exporte bereitstellen kann.
20.06	FIBU	Stimmigkeit der FIBU	Um etwaige Differenzen frühzeitig zu erkennen, sollte man in der FIBU zwischenzeitlich einige Abstimmungen vornehmen bzw. Auswertungen, die sowieso erstellt werden, intensiver prüfen: Hier einige Beispiele: 1. Der Sachkontensaldo beim Journal muss immer null sein. Die FIBU erstellt am Ende des Journals die Buchungen für die Sammelkonten. Erst mit diesen ergibt sich, dass die Soll- und die Haben-Buchungen gleich werden. 2. Der Sachkontensaldo in der SuSaLi (Summen- und Saldenliste) muss immer null sein. Der aktuelle Saldo der Konten wird bei jeder Buchung verändert. Auch wenn die Journalbuchungen für die Sammelkonten noch fehlen, weist dieser immer den korrekten Wert aus. Deshalb muss bei der SuSaLi im Sachkontenbereich die Salden für Soll- und Habensummen auch identisch sein. 3. Die Summe der Forderungen und der Verbindlichkeiten im Bereich Sachkonten muss mit dem Gesamtsaldo aus den OP-Listen für Debitoren und Kreditoren übereinstimmen. Alle Offenen Posten müssen mit den Werten in der Sachbuchhaltung übereinstimmen. Differenzen in der OP-Liste zwischen dem aktuellen Saldo und der Summe der OPs sind mit drei Sternen markiert. Bitte beachten: Rechnungen mit abweichenden Rechnungsadressen werden in den OP-Listen separat ausgewiesen und da könnte der aktuelle Saldo natürlich abweichen. 4. Die OP-Listen für Debitoren und Kreditoren müssen mit den Fälligkeitslisten übereinstimmen, wenn letztere mit "ohne Skonto" ausgegeben worden sind. Fälligkeitslisten zeigen für die Debitoren den erwarteten Geldeingang, für die Kreditoren erforderlichen Geldmittel im zeitlichen Ablauf an. Am rechten Rand laufen die Beträge auf bis am Ende der Auswertungen der Gesamtbetrag an Forderungen und Verbindlichkeiten ausgewiesen wird. Diese Beträge müssen auch mit den korrespondierenden Sachkonten übereinstimmen. 5. Umsatzsteuer-Voranmeldung muss mit den Daten "Abstimmung Steuer" übereinstimmen. Die Auswertung "Abstimmung Steuer" ist ein wichtiges Werkzeug um die Werte der UStV zu verifizieren. Sie kann z.B. auch als Nachweis dienen, aus welchen Konten und Beträgen sich die in der UStV aufgeführten Vorsteuerbeträge zusammensetzen. 6. Status Sachkonten In den SERVICEPROGRAMMEN kann man unter 3.STATUS SACHKONTEN die Soll-/Habenwerte und den Saldo für o KONTOBLÄTTER o AKTUELLER SALDO o SUSALI-SALDO abrufen. Die Salden müssen immer null sein. Bei etwaigen Abweichungen sollte man schnellstens eine Prüfung veranlassen.
19.06	WWS	Anfügen an Aufträgen	Wenn Kunden täglich mehrfach Aufträge erteilen oder wenn Aufträge auf Kundenwunsch zusammengefasst werden sollen, dann gibt es in COMMERZ dafür eigentlich zwei geeignete Lösungen: 1. Kunde bekommt Sammelrechnungen 2. Nutzung der Funktion "ANFÜGEN ERLAUBT" Letztere läuft folgendermaßen ab: 1. Im Kundenstamm kennzeichnen, dass Anfügen erlaubt ist. 2. Auftragserfassung normal aufrufen Dann wird sofort der letzte noch offene Auftrag zum Anfügen angezeigt. Selbstverständlich werden nur Aufträge angeboten, die noch nicht vollständig abgeschlossen sind. Wählt man dann 1=ANFÜGEN, wird automatisch eine Textposition generiert, die ergänzt werden kann und die den Beginn eines neuen Auftrages in der späteren Rechnung kennzeichnet: Gerade für Kunden, die öfters (am Tag) bestellen, ist diese Lösung optimal geeignet. Das Problem, dass man die geänderte Abfrage in der untersten Zeile übersieht, kann man durch eine geeignete BS-INFO lösen.
15.06	TKD	Poolformate	Verschiedene Abrechnungsformate für Poolrechnungen werden über das vorzugebende POOLFORMAT (0, 1 oder 2, siehe auch Anwenderhandbuch) gesteuert. Dabei sind zwei Besonderheiten zu beachten: 1. Das üblicherweise generell geltende Format, das bei nahezu allen Poolrechnungen verwendet werden soll, kann im Parametersatz bereits vorgegeben werden. Damit vermeidet man, dass bei jedem Abruf von Poolrechnungen das POOLFORMAT immer geändert werden muss. 2. Über das Pool-Format werden folgende Darstellungen gesteuert: Pool-Format = 0 Jedes Gerät des Pools wird einzeln betrachtet und ausgewiesen. Dabei können bei einzelnen Geräten bei Zählerabrechnungen mit Freien Einheiten auch negative Beträge entstehen, wenn bei denen die Freien Einheiten überwiegen. Das Format kann deshalb auch verwendet werden, wenn im Vertrag eine Vergütung nicht erreichter Kopien vereinbart wurde, da die Summe aller Zählerabrechnungen der einzelnen Geräte auch negativ werden kann. Pool-Format = 1 Dieses Format ist im Standardfall zu verwenden. Bei den Geräten werden lediglich die Kopien ausgewiesen und am Ende die Gesamtzahl der Kopien und der Freien Einheiten. Pool-Format = 2 Wie Pool-Format 1, wobei zusätzlich bei jedem Gerät die Miet- und /oder Wartungsbeträge ausgewiesen werden. Sie werden dann nicht als Summe am Ende ausgewiesen. 3. Wenn eine Poolrechnung zurückgesetzt werden muss, dann ist unbedingt darauf zu achten, dass die dazu erforderliche Eingabe beim Feld POOLFORMAT immer identisch ist mit dem Poolformat, das bei der Rechnung verwendet worden ist. Poolformat 0 und 1 können nämlich zu unterschiedlichen Ergebnissen bei den Rechnungen führen, wenn in Summe wegen zu vielen Freien Einheiten bei Pool-Format = 0 sich ein negativer Endbetrag ergibt, bei Pool-Format = 1 aber eine Nullrechnung. Das Poolformat wird auf der Rechnung unten als letzte Stelle ausgewiesen.
14.06	FIBU	Sammelkonten	Sammelkonten werden in der FIBU benötigt, um auf bestimmte Konten (wie für Mehrwertsteuer, Vorsteuer, Forderungen oder Verbindlichkeiten) aus den eigentlichen Buchungen Beträge zusammenzufassen. Gäbe es diese nicht, müsste man die Buchungen um weitere komplexe Buchungen ergänzen. Im Prinzip gibt es zwei verschieden Arten von Sammelkonten: 1. Abhängig vom Steuerkennzeichen: Diese Sammelkonten gibt es zweimal für verschiedene Zeiträume (AB DATUM:), weil in beiden Zeiträumen noch gebucht werden kann und z.B. durch Änderung des Steuer-Prozentsatzes andere Konten angesprochen werden müssen. 2. Abhängig vom Debitoren-/Kreditoren-Kennzeichen Mit der Steuerung über das DEB-/KRED-KENNZCH kann man z.B. die Forderungen oder die Verbindlichkeiten (Abbucher - Nichtabbucher) trennen. Gemeinsam für alle Sammelkonten ist, dass auf diese Konten nicht direkt gebucht werden kann.
13,06	WWS	Rabattdruck	Mit dem Steuerungsfeld RABATTDRUCK (J/N) im Kundenstamm (und änderbar im Auftragskopf) können ganz unterschiedliche Preise entstehen. Normalerweise steht dieses Feld auf "J", weil man dem Kunden seinen vereinbarten Rabatt auch anzeigen möchte. Sollen die gewährten Rabatte einmal nicht ausgewiesen werden, kann man dieses Feld auch auftragsbezogen auf "N" setzen. Wichtig dabei ist nun, dass der Gesamtpreis einer Position unterschiedlich berechnet wird: a) Rabattdruck = "J" Positionsendpreis = (Menge* Einzelpreis) abzgl. Rabatt b) Rabattdruck = "N" Positionsendpreis = Menge * (Einzelpreis abzgl. Rabatt) Beispiel: Menge = 7, Einzelpreis = 5,74, Rabatt = 10) Dann ergibt sich für a) (75,74)=40,18 abzgl. 10% = 36,16* und für b) 75,17 = 36,19*, wobei 5,17 der um den Rabatt reduzierte VK ist. Damit ergeben sich möglicherweise nur aufgrund unterschiedlicher Darstellungsformen unterschiedliche Positionsendpreise. Dieses ist aber auch korrekt, weil nur so die Position rechnerisch völlig in sich stimmig ist. Man muss es nur wissen, dass es zu solchen Differenzen kommen kann.
12.06	TK	Auswertungen	Über die Verkäufe über das Ladengeschäft lassen sich in WWS auch detaillierte Auswertungen abrufen. Voraussetzung ist nur, dass alle Laden-Aufträge einem eindeutigen Merkmal zugeordnet worden sind. Am besten geeignet dafür ist der Vertriebsweg, der im Kassenparameter vorgegeben werden kann und der Daten jedem Kassenauftrag automatisch zugeordnet wird: Um gleichlautende statistische Auswertungen zu erhalten, sollte man an der Kasse keinen Auftrag erfassen, der dann allein in der normalen Auftragsbearbeitung weiter bearbeitet wird (es sei denn man ändert dann den Vertriebsweg entsprechend um). Weiterhin könnte als Merkmal ein spezielle Absatzbereich verwendet werden. Das setzt aber voraus, dass jeder Kassenauftrag immer Benutzerkennungen aufgerufen wird, die im Absatzbereich immer die gleiche Ziffer enthalten: Man könnte zwar den Absatzbereich im Kassenauftrag ändern, darf das aber nicht vergessen. Deshalb ist es besser, den Vertriebsweg zu verwenden. Auswertungen, bei denen nach Vertriebsweg selektiert werden kann oder bei den die Vertriebswegdaten einzeln ausgewiesen werden, sind dann beispielsweise o Kunden-Artikel-Detail-Liste o Artikelauskunft am Bildschirm o Detail-Bruttoertrags-Auskunft o Geschäftsinformationen o Tagesdaten. Damit hat man dann eine zusätzliche Abgleichsmöglichkeit mit den direkten Kassenauswertungen.
07.06	allgemein	Feiertag	Morgen ist in Bayern ein Feiertag (Fronleichnam) und die Hotline nicht erreichbar
06.06	TKD	Erfassen von Leistungen	COMMERZ-TKD wurde so konzipiert, dass man bei Aufträgen für die Technik zunächst einen Auftrag erfasst (2. AUFTRAGSBEARBEITUNG), für den Techniker einen Auftragsbeleg erstellt und dann nach geleisteter Arbeit diese in 3. LEISTUNGSBEARBEITUNG erfasst. Damit hat man auch einen permanenten Überblick über den aktuellen Bestand der noch offenen Aufträge. In der Praxis wird aber in vielen Fällen der erste Schritt, die Auftragserfassung, ausgelassen und lediglich direkt die erbrachten Leistungen erfasst. COMMERZ-TKD erwartet aber beim ERFASSEN VON LEISTUNGEN die Eingabe einer Auftragsnummer: Somit würde es eigentlich erforderlich sein, erst einen Auftrag zu erfassen. Das ist aber nicht notwendig: Wenn kein Auftrag vorliegt, kann man trotzdem die Leistungen hier erfassen: Man muss nur statt der Auftragsnummer die "Wundertaste" F3 eingeben. Dann wird die nächste Auftragsnummer ermittelt und unter dieser werden dann die erfassten Daten abgestellt. Man braucht also nicht erst in die Auftragsbearbeitung zu gehen, um einen neuen Auftrag anzulegen.
05.06	WWS	Staffel-Gruppe	Im Kundenstammsatz gibt es im 3. Bildschirm das Eingabefeld STAFFEL-GRUPPE, über das in der Preisfindung die Verwendung von Staffelpreise gesteuert wird. Ansatzpunkt war die Anforderung bei einigen Kunden einen nicht der Menge entsprechenden Staffelpreis sondern einen anderen (z.B. besseren) Staffelpreis zu berechnen. nehmen. Dieses Feld kann folgende Daten enthalten: o "leer" (keine Eingabe) Es wird der Staffelpreis vorgeschlagen, der der Staffelmenge entspricht o "1" bis "5" Es wird der n-te Staffelpreis genommen. Ist dieser nicht vorhanden, weil dem Artikel z.B. nur 3 Staffelpreise zugeordnet sind, wird ggf. der letzte Staffelpreis vorgeschlagen o "x" Der Kunde erhält keinen Staffelpreis, sondern immer den Preis der kleinsten Staffel. Diese Preisfindung wirkt natürlich nur, wenn dem betreffenden Artikel auch eine Staffel zugeordnet ist. Mit dieser Eingabe im Kundenstammsatz können einem Kunden bessere Preise zugeordnet werden.
31.05	TKD	Spezielle Erweiterungen	Neben diversen Detail-Erweiterungen wurden in COMMERZ-TKD in letzter Zeit folgende (leider meist kostenpflichtige, aber lohnenswerte) Erweiterungen integriert: 1. Vorausberechnung Vertragsabrechnung (Zähler) Damit kann man etwaige Fehler (vor allem bei Pool-Abrechnungen) vorab erkennen und erheblichen Aufwand vermeiden. Es werden die aktuellen (zu erwartenden) Daten und die Daten der vorher gehenden Rechnung ausgewiesen. Das Programm kann für einzelne Geräte, Gerätegruppen oder auch für einzelne Pools aufgerufen werden. 2. Auswertung Freie Einheiten Abgleich der echten Kopien mit den dazu gehörenden Freien Einheiten. Damit kann man erkennen, ob die ehemals festgelegten freien Einheiten im Einklang mit den Kopien stehen. Bei gravierenden Abweichungen sollte man die Vertragsdaten prüfen und ggf. ändern. 3. Globale Pool-Änderungen Ändert sich ein bestimmtes Feld in allen Geräten eines Pools, dann kann mit diesem Programme die Änderung in allen Geräten des Pools automatisch erfolgen. Bisher müssen alle Geräte einzeln aufgerufen und geändert werden. Das Programm erkennt auch Abweichungen in den Geräten, wenn der Ursprungswert in einem Gerät anders ist. 4. Lastschrift-Verfahren Die Daten von TKD-Rechnungen (insbesondere Mieten oder Wartungen) werden entsprechend dem SEPA-Vorschriften so aufbereitet, dass sie direkt in Bankprogramme übertragen werden können. 5. Zähler-Abfrage per E-Mail An den Kunden wird eine E-Mail versendet, die ihn auffordert die Zählerstände seiner Geräte zurückzusenden. Letzte Zählerstände werden mit ausgegeben, der Kunde kann in dem Anhang seine Daten eintragen und zurücksenden. Diese Daten werden dann automatisch (ohne Zusatzeingabe) als Zählerstand ins COMMERZ übernommen. 6. Rechnungen per E-Mail TKD-Rechnungen können als Anhang im pdf-Format den Kunden übermittelt werden. Spezielle Steuerungen berücksichtigen die Ausgabe bzw. die Nicht-Ausgabe für die verschiedensten Fälle, wie zum Beispiel: - Kein Druck auf Formular, wenn E-Mail-Versand - Null-Rechnungen (nicht) versenden - Kopien auf verschiedenen Druckern/Schächten (blanko). 7. Störungen und Anforderungen von Kopiersystemen Meldungen (z.B. Tonerbedarf) führen automatisch zu einem Auftrag in COMMERZ-TKD. 8. Jährliche Kopien Für jedes Gerät werden die Daten für mehrere Jahre in eine csv-Datei abgestellt, die dann in EXCEL umgewandelt zur eigenen Auswertung zur Verfügung stehen. Dabei lassen sich Vergleiche über verschiedene Jahre oder Tendenzen für Kunden, Modelle oder Geräte ableiten. 9. Techniker-Einsatz Die mit Tablets ausgestatteten Techniker erhalten ihre Aufträge aus COMMERZ elektronisch und senden die erbrachten Leistungen ebenso zurück. Manuelle Erfassung der Technikerberichte sind dann nicht mehr erforderlich bzw. reduzieren sich erheblich. 10. Beratungs- und Großaufträge Anlage eines gesamten Auftrages und Teilabruf einzelner Positionen mit der Möglichkeit des Abrufes von Teillieferscheinen und Teilrechnungen. Interesse/Bedarf? Wir senden ihnen gerne Detailbeschreibungen.
30.05	WWS	Änderung "zu fakt"	Auftragspositionen können sich bezüglich der Mengenfelder in verschiedenen Zuständen befinden, die entsprechend den durchgeführten Aktivitäten (z.B. Belegabruf, Lieferschein-Druck) auch automatisch versorgt werden: o nur Auftragsmenge erfasst o "zu liefern" eingetragen o "zu fakturieren" versorgt Beispiel: Die 3 Mengenfelder können mit Einschränkungen geändert werden, wobei jedoch das Feld "zu fakturieren" nur bedingt geändert werden sollte, weil nämlich automatisch auch das Feld "geliefert" verändert wird. Deshalb ist eine entsprechende Sperre hier ganz wichtig. Die Bearbeitung der Mengeneingaben beim Feld "zu fakturieren" eingeschränkt werden, wenn in der Zugriffsberechtigung der Untermenüpunkt 6. LÖSCHEN VON AUFTRÄGEN" auf "N" gesetzt wird. Mit dieser Sperre ist es dann nicht mehr möglich, eine bereits gelieferte Menge (die dann in "zu fakturieren" steht) rückgängig zu machen oder überhaupt zu verändern. Auch das Löschen einer solchen Position ist dann nicht erlaubt. Nur ein Mitarbeiter mit entsprechender Zugriffsberechtigung kann solche Positionen verändern.
25.05	WWS	"hängende" Rechnungen und Lieferscheine	Zum Teil wird in COMMERZ-ACTUELL der Druck von Lieferscheinen und Rechnungen in zwei Phasen (erst Druck, dann Update der Daten) durchgeführt, wobei dazwischen auch teilweise die Abfrage "DRUCK IN ORDNUNG" zu beantworten ist. Eine nicht unkritische Situation kann entstehen, wenn man diese Abfrage mit "N" beantwortet und damit die Bearbeitung unterbricht (was durch entsprechende Beantwortung der Druckernummer erreichen kann): Denn Lieferscheine oder Rechnungen, die bereits gedruckt sind, deren Daten aber noch nicht endgültig verändert worden sind, haben bereits eine feste (gedruckte) Lieferschein- oder Rechnungsnummer, die z.B. auch wegen der Lückenlosigkeit der Rechnungsnummern erhalten bleiben muss. Damit diese Nummer beim nächsten Druck wieder verwendet werden kann, wird sie als negative Zahl dem Auftrag zugeordnet. Wichtig ist auch: In diesem Fall sollte unbedingt das gedruckte Formular unverzüglich vernichtet oder speziell gekennzeichnet werden, weil es ja nochmals gedruckt werden wird. Solche "hängenden" Aufträge kann man sich mit den Hilfsprogrammen anzeigen lassen. Dazu ist für Rechnungen der Menüpunkt 5 und für Lieferscheine der Menüpunkt 6 aufzurufen. Empfehlung deshalb: Ab und zu (mindestens einmal monatlich) die Programme dazu aufrufen.
24.05	OBJ/TKD	Nutzen auch ohne CAD	Wer mit der Angebots- und Auftragsbearbeitung längere Textpassagen verarbeiten möchte, sollte unbedingt die neue WORD-Version von OBJ einsetzen. Der wesentliche Vorteil ist, dass alle Daten ausschließlich innerhalb von COMMERZ verarbeitet werden. Das bedeutet, dass über die Stammdaten (Kunden, Artikel, Geräte) alle relevanten Daten verfügbar und auch gleich transparent abrufbar sind und dass auch bei der Rechnungserstellung die Daten unmittelbar auf die Statistiken und die weiterführenden Dateien (z.B. Kundenumsätze, Geräte oder Rechnungsausgangsbücher) verteilt werden. Die Vorteile gegenüber der Vorgängerversion von OBJ-alt sind gravierend und mehrfach dargestellt worden (Beschreibung anfordern). Diese Version ersetzt natürlich nicht eine ausführliche CAD-Version, aber wer seine zum Kunden gehenden Formulare gut gestalten möchte, findet mit OBJ-neu eine komfortable und flexible (und vor allem integrierte) Lösung, um z.B. Angebote und Aufträge aus dem Bereichen Einrichtung und Geräte abzuwickeln. Die häufig verwendete Lösung dieses allein in WORD durchzuführen und dann mühsam im COMMERZ nach zu erfassen, halten wir für wenig (oder überhaupt gar nicht) effektiv.
23.05	TKD/WWS	Toner finden	Ganz entscheidend (auch in COMMERZ-ACTUELL-WWS) ist, dass für ein bestimmtes Gerät ganz schnell (und nicht über andere externe Hilfsprogramme) der richtige Toner gefunden wird. Üblicherweise arbeitet man dabei mit den bewährten Artikeltabellen, die für Modelle angelegt, die gängigen Artikel enthalten und die direkt in TKD (und auch in WWS) aufgerufen werden können. Zum Beispiel in der Auftrags- und Leistungsbearbeitung können die Artikeltabellen mit der Eingabe von "x" aufgerufen und Artikel ausgewählt werden: und dann Anzeige für Auswahl: Wenn man allerdings keine Artikeltabellen eingerichtet hat (es soll noch einige wenige Anwender geben), dann kann man über die Eingabe von "y" sich die Artikel anzeigen lassen, die für dieses Gerät früher einmal verwendet worden sind (jeder verwendete Artikel wird aber nur einmal ausgewiesen): Diese Auswahl ist natürlich nicht umfassend, aber vielleicht ist ja gerade der Toner dabei, den man aktuell braucht.
22.05	WWS	zusätzliche Nettopreise	Üblicherweise speichert man die Daten (Preise) von zeitlich begrenzten Aktionen als Kundengruppen-Nettopreise (A-J-Preise) ab. Diese Preise gelten dann, solange das Angebot existiert für alle Kunden mit einem entsprechenden Kundenkennzeichen. Dabei sind folgende Besonderheiten zu beachten: 1.Spezielle Kunden bekommen häufig noch bessere Preise als aus der Werbeaktion. Wenn diese als A-J-Preise definiert wurden, können durch den Einsatz der Bestpreis-Funktion etwaige Konflikte mit Preisen dieser Kunden vermieden werden. Der Kunde erhält dann aus beiden Nettopreis-Definitionen immer den besten Preis. 2. Wenn die Standard-Katalogdaten in Form von A-J-Preisen angelegt worden sind, kann man das Preiskennzeichen im Parametersatz dazu nutzen, zusätzliche A-J-Preise zu definieren: Das dort abgespeicherten Preiskennzeichen wird vor den Katalog-Nettopreisen als erste Priorität herangezogen. Damit kann der Anwender z.B. den Hauptkatalog als A-Preise eingeben (oder automatisch übernehmen) und als B-Preise Aktionspreise hinterlegen, wobei in den B-Nettopreisen auch Artikel aus den A-Nettopreisen enthalten sein können. Das Ergebnis einer solchen Aktion (aber auch alle direkten Nettopreisangebote) kann man in COMMERZ-ACTUELL über 8.ANGEBOTSÜBERWACHUNG und dann über die 3.NETTOPREISAUSWERTUNG erfahren. Dabei können die Daten (auch zwischenzeitlich) zusätzlich zur Listenausgabe auch am Bildschirm eingesehen werden. Neuerdings werden auch die den Artikelpreisen zugeordnete Sollmengen mit ausgegeben. Am Ende einer Aktion muss das Angebot "entfernt" werden, damit die speziellen Preise nicht mehr wirken. Auch wenn es schon gelöscht sein sollte, können die Daten immer noch zum Druck oder am Bildschirm abgerufen werden: Man muss nur die Angebotsnummer noch wissen. Letzteres macht Sinn, weil man zu einem festen Termin die Aktion beenden möchte, aber erst später alle Ergebnisse der Aktion gerne bewerten möchte.
16.05	TKD	Aufwand für Installationen	Installationsaufwand, der von der Werkstatt erbracht wird, wird normalerweise nicht in dem betreffenden Verkaufsauftrag berücksichtigt. In vielen Fällen ist es jedoch sinnvoll und notwendig, dass solche Aufwendungen automatisch den Bruttonutzen des Gesamtauftrages schmälern und solche Leistungen auch gleich beim Gerät zu hinterlegt werden. Dazu gibt es in COMMERZ-ACTUELL folgende Lösung: 1. WWS-Verkaufsauftrag Im WWS-Auftrag ist unter einer mit der Hotline zu vereinbarenden Artikelnummer (z.B. mit Text "Installation") als Position zu erfassen.EK- und VK-Preise sind zunächst noch Null, obwohl je nach derVereinbarung mit dem Kunden auch ein VK-Preis festgelegt worden sein kann. 2. Werkstatt LeistungenIn COMMERZ-ACTUELL-TKD ist der Installations-Aufwand als Auftrag/Leistung unter dem betreffenden Gerät (auch verschiedene) zu erfassen und zwar mit der Auftragsart "21". Diese Aufwendungen kommen in COMMERZ-ACTUELL-TKD beim Gerät in einen speziellen "Aufwandstopf". Die Beträge können auch in der GERÄTEINSPEKTION eingesehen und geändert werden. Die Aufträge sind nach der Erfassung abzuschließen. 3. Abschluss Verkaufsauftrag Wird in COMMERZ-ACTUELL-WWS für den Verkaufsauftrag die Rechnung geschrieben, dann werden die "Aufwandstöpfe" addiert (sofern mehrere Geräte betroffen sind) und als EK-Preis dem besonderen Artikel zugeordnet.Damit reduziert sich der Bruttoertrag des Gesamtauftrages automatisch um die Installationsaufwendungen und ggf. auch die Provision des Vertreters. Wichtig dabei ist, die Reihenfolge der Erfassung einzuhalten. Diese Spezialfunktion muss von der logics systems gmbh gesondert freigegeben werden und es ist dabei für den speziellen Artikel eine verbindliche eigene Artikelnummer zu vereinbaren, die in die Programme von COMMERZ-ACTUELL integriert werden muss
15.05	WWS	Referenzkunden	Wenn ein Kunde (z.B. die Filiale eines Kunden) die gleichen Preise erhalten soll wie die der Zentrale, dann braucht man die Nettopreise nur einmal (z.B. beim Hauptkunden) anzulegen. Den Verweis auf diese Nettopreise steuert man bei den anderen Kunden (Filiale) über das Feld "NETTOPR.REFERENZKUNDE" im Kundenstammsatz, in dem man dort die Kundennummer des Hauptkunden einträgt, unter dem die Nettopreise angelegt worden sind: Selbstverständlich können bei solchen Kunden bei Bedarf auch noch individuelle Nettopreise angelegt werden, die bei mehrfacher Definition Priorität haben. Einen Nachteil gibt es allerdings, denn bei der NETTOPREIS-AUSWERTUNG sind dann alle Verkäufe aller dieser so verbundenen Kunden enthalten.Die Verwendung von Referenzkunden dient somit letztlich lediglich der Preisfindung. Gespeichert werden die Umsätze bei beiden Kunden, aber nicht getrennt bei dem Nettopreisangebot; deshalb kann man Referenzkunden nicht verwenden, wenn Sollmengen definiert worden sind.
11.05	TKD	Artikeltabellen	Um in der Auftrags- oder Leistungsbearbeitung ganz schnell Artikel (z.B. den richtigen Toner) finden zu können, wurden in COMMERZ-TKD die Artikeltabellen eingeführt. Sie werden (lediglich) für die einzelnen Modelle benötigt, d.h. man legt für jedes Modell genau nur eine Tabelle an und diese wird letztlich (automatisch) in die einzelnen Geräte eingetragen. Dabei sind folgende Punkte zu beachten: 1. Name der Tabelle Die Bezeichnung der (modellbezogenen) Tabelle sollte den Namen des Modells beinhalten. 2. Modellstammsatz Artikeltabellen sollten im Modellstammsatz hinterlegt sein, damit diese jedem neuen Gerät gleich zugeordnet wird (auch in alle bestehenden Geräte lassen sich ganz elegant die Artikeltabellen nachträglich integrieren). 3. Finden und auswählen Bei der Auftrags- und Leistungserfassung muss man nicht unbedingt den Artikelplatz wissen, sondern man kann sich die Artikel der Tabelle auch über den Positionstyp "X" anzeigen lassen und daraus den Toner auswählen: Die Artikeltabellen sind ein extrem nützliches Werkzeug, zumal sie auch zur Prüfung in WWS und an der Kasse (u.a. dort auch zur Preisfindung z.B. für kostenlose Lieferung) verwendet werden. Dort kann man sich auch alle Geräte mit Wartungsverträgen aufzeigen lassen und dann nach Wahl eines Gerätes aus den angezeigten (zum Modell gehörenden) Tonern den betreffenden Artikel auswählen. Sie auch logics-news vom 23.3.2018 "Aufträge mit Tonern". Somit sind die Artikeltabellen ein ganz wichtiges Werkzeug zum Finden des richtigen Toners zumal durch sie auch noch automatisch die Vorgabe der korrekten Preisfindung erfolgt.
10.05	allgemein	Änderung von Parameterdaten	Die Parametersätze in allen COMMERZ-Bausteinen enthalten wichtige allgemeine Steuerdaten. Sie brauchen eigentlich nach der Einrichtung von COMMERZ nur noch ganz selten geändert werden. Vielleicht möchte man aber zum Jahreswechsel die Nummernkreise für Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen neu anpassen. Wenn aber Parametersätze geändert werden müssen, dann sollte man beachten: o Diese möglichst nicht im laufenden Betrieb durchführen. Durch die Stammdaten-Funktion ÄNDERN wird der Parametersatz gesperrt und ist für andere nicht mehr aufrufbar. Beispielsweise können dann keine neuen Auftragsnummern oder Rechnungsnummern vergeben werden. Sollte die Änderung trotzdem im laufenden Betrieb durchgeführt werden, dann sollte man die Änderungsfunktion schnell wieder beenden. o die Änderung wird meist erst nach einem Neustart von COMMERZ wirksam. Deshalb sollte man alle Anwendungen neu starten. Ganz wichtig ist, dass über die Zugriffsberechtigung Änderungen in den Parametersätzen nur für zuständige Mitarbeiter möglich sein sollten und dass diese Funktion somit für alle anderen gesperrt sein sollte.
09.05	TK	PLZ-bezogene Umsätze	Mit COMMERZ-TK kann man auch eine Auswertung abrufen, die die Umsätze nach PLZ ausweist. Erste Voraussetzung ist, dass im Parametersatz das Feld PLZ-ERFASSUNG auf "J" gesetzt ist. Dann werden die Umsätze, die durch Aufruf eines Kunden entstehen, dessen PLZ zugeordnet, bei den Umsätzen des "LADEN-KUNDEN" kann die PLZ nach Abfrage beim Kunden eingegeben werden. Die Auswertung ist gekoppelt an eine Frequenzanalyse, die vorher ausgegeben wird und folgendermaßen aufgerufen werden muss: 3. BARVERKAUF 5. ABSCHLUSS 7. TAGESSTATISTIK 2. FREQUENZANALYSE Dort kann man dann eingeben: Die eingegebenen Daten gelten dann auch für die PLZ-Auswertung. Diese enthält für jede PLZ die PLZ-Nummer, den Ort, den Umsatz und die Anzahl der Vorgänge/Kunden.
08.05	WWS	unberechtiger Skontoabzug	Rechnungen, auf denen auch Positionen enthalten sind, die nicht skontofähig sind, enthalten unten einen zu zahlenden Betrag der nicht mit dem ebenfalls dargestellten Skonto-Prozentsatz korrespondiert. Beispiel mit Skonto von 3%: Position 1 = brutto 100,00 skontofähig Position 2 = brutto 50,00 nicht skontofähig --> Zu zahlender Betrag ohne Skontoabzug = EUR 150,00 Zu zahlender Betrag mit Skontoabzug = EUR 147,00 Häufig zahlt der Kunde aber EUR 145,50 (3% auf EUR 150,00) und keiner merkt es. Das Problem ist, dass diese Information nicht an die COMMERZ-Fibu übergeben wird und auch bei anderen FIBUs eine solche Schnittstelle häufig nicht existiert. Man müsste eigentlich den möglichen Skontobetrag mit in die FIBU übertragen und dort mit dem Skontoabzug des Kunden abgleichen. Hilfsweise haben wir (individuell schaltbar) bei der Fakturierung bei Einzel- und Sammelrechnungen die Möglichkeit zur Trennung integriert: COMMERZ erkennt die Rechnungen bei denen Positionen mit oder ohne Skontoabzug gemeinsam vorliegen und druckt dann zwei Rechnungen aus: eine mit den Artikeln ohne und eine mit den Artikeln, die skontofähig sind, allerdings verbunden mit Aufwand für Kunden und die FIBU.
04.05	FIBU	Daten bei Mahnungen	Was bedeuten eigentlich die Daten und Tage beim Aufruf von Mahnungen? o ZAHLUNGEN BERÜCKSICHTIGEN BIS: Das einzugebende Datum kann als Datum eines Stichtages verstanden werden. Es werden nur die Rechnungen angemahnt, die bis zu diesem Stichtag ihre Nettofälligkeit verloren haben. Alle Rechnungen, die zwischen diesem Stichtag und dem Tag des Mahnungslaufes (und später) fällig werden, werden deshalb nicht angemahnt, weil in diesem Zeitraum der Kunden noch bezahlt haben könnte. Auf der Mahnung wird dieses Datum als „Zahlungen berücksichtigt bis ......“ ausgewiesen. o MAHNTOLERANZTAGE ALLGEMEIN: Diese Tageszahl wird auf die Nettofälligkeit der Rechnung (die noch nicht angemahnt wurde) „heimlich“ aufaddiert und der Mahnungstermin damit um diese Toleranz verschoben. Diese Toleranztage, die auch Null sein können, verzögern deshalb den Ausdruck der betreffenden Rechnung als „gemahnt“. o TOLERANZTAGE SOFORTFÄLLIGE RECHNUNGEN: Rechnung, denen die Zahlungsbedingung „sofort rein netto“ (d.h. in der Zahlungsbedingung steht Nettofälligkeit auf null oder es ist keine Zahlungsbedingung vorhanden) zugeordnet ist, würden (falls der Mahnlauf gerade stattfindet) schlimmstenfalls noch am selben Tag gemahnt werden. Deshalb kann der Anwender für diesen Fall Toleranztage eingeben, die die Mahnung zunächst verhindern.
03.05	TKD	Rücknahme eines Gerätes	Die einfache Rücknahme eines Gerätes kann man auch über die Funktion 11. ERSATZGERÄTE durchführen. Durch Eingabe zweier Texte (über Textnummer) bei RÜCKNAHMESCHEIN kann man auch Vorgaben zur Eintragung der Zählerstände und Unterschrift ausdrucken: . Es muss dann lediglich ein Auftrag für das Gerät erstellt werden, bei dem im Feld ERSATZGERÄT die gleiche Gerätenummer eingetragen wird. Beim Ausdruck des Rücknahmescheins (auf Formular) stehen dann die für die Rücknahme erforderlichen Daten: Der Vorteil ist, dass (noch) keine Daten gespeichert werden. Das Gerät ist weiterhin installiert, sodass die letzten Abrechnungen durchgeführt werden können und das Gerät dann endgültig ins Lager aufgenommen werden kann. Störend ist allenfalls das Wort „ERSATZ...“ in der Mitte der beiden Texte. Detailbeschreibung und Beispiel bitte bei der Hotline anfordern.
02.05	WWS	Vorsicht bei speziellen Auftragsarten	Im Normalfall werden die Auftragsarten 00 (für Rechnungen) und 10 (für Gutschriften) verwendet. Die anderen Auftragsart ab 20 sind für ganz besondere Abwicklungen vorgesehen und führen zum Teil auch dazu, dass einige Verbuchungen nicht durchgeführt werden. Aus der nachfolgenden Tabelle (aus WWS-Handbch, Punkt 5.3) ist ersichtlich, welche Speicherungen bei den verschiedenen Abläufen durchgeführt werden (x) und welche nicht (o): Es kann daher bei (versehentlicher?) Nutzung einer solchen speziellen Auftragsart die Lagerbuchung oder die Erhöhung des Kundenumsatzes nicht durchgeführt werden. Sporadisch oder monatlich kontrollieren kann man das über die Geschäftsdaten. wenn man die Datengruppe Auftragsart auswählt.
27.04	WWS	Eigen-Vermietung	Wenn Aufträge erfasst werden, bei denen der Fachhändler die Artikel (vornehmlich Geräte) selbst vermietet, ist keine Rechnung zu erstellen, weil die Mieten ja über die Verträge in TKD berechnet werden. Wenn nun aber der Verkäufer für den Auftrag (und nicht etwa für die monatliche Miete) Provision erhalten soll, dann kann man das ganz einfach dadurch lösen, dass man die Auftragsart 96 (VERMIETUNG) verwendet. Dabei werden die EK-Werte und die (fiktiven) VK-Werte dem Verkäufer in seiner Provisionsabrechnung zugeordnet, ohne aber den Gesamtumsatz im System zu verändern. Beispiel: Auftragsposition mit VK=430,00 und EK=350 und Auftragsart=Vermietung (96) Nach Druck des Lieferscheins gehen diese Werte automatisch in die Provisionsabrechnung des Verkäufers ein.
26.04	TKD	Interessante TKD-Erweiterungen	Programm: "Auswertung Freie Einheiten" Die üblicherweise in der Wartung enthaltenen Freien Einheiten bedürfen in Bezug auf die genutzten Kopien in vielen Fällen einer umfassenden Kontrolle. Bei einem krassen Missverhältnis (entweder hohe Überhang-Berechnungen oder Freie Einheiten werden massiv nicht ausgenutzt) entsteht häufig Handlungsbedarf zur Änderung der Verträge. Aufruf der Auswertung: Das Programm liefert Detaildaten (u.a. mit Kopienverbrauch und die dabei berücksichtigten Freie Einheiten) jeder Zählerabrechnung in einem vorgebbaren Zeitintervall und summiert die Daten nach Zählern, Geräten, Kunden oder Pools. Damit ist dann schnell erkennbar, bei welchem dieser Summen bedeutende Differenzen aufgetreten sind. Sollte ein Kunden am Jahresende nicht genutzte Freie Einheiten rückvergütet bekommen, können diese ganz einfach schnell und detailliert ermittelt werden. Bitte Detail-Beschreibung anfordern bei unserer Hotline.
25.04	TK	Spezielle BS-INFOs	An der Kasse und bei der Auftragsbearbeitung wirken die bei den Kunden hinterlegten BS-INFO-Texte unterschiedlich. Während in der Auftragsbearbeitung nach der Ausgabe des Textes und einer Abfrage ein Weiterarbeiten möglich ist, sind in der Terminalkasse Sperren integriert. Diese Sperren wirken sich dort ab Textnummer 900 folgendermaßen: BS-INFO-TEXT = 900: Text wird nicht ausgegeben, Lieferschein und Rechnungsmitnahme sind gesperrt. Diese Textnummer wird üblicherweise bei dem allgemeinen Ladenkunden eingetragen. BS-INFO-TEXT = 901 bis 999: Der BS-INFO-TEXT wird ausgegeben, aber sowohl Lieferschein als auch Rechnungsmitnahme sind gesperrt. Mit diesen BS-INFO-Textnummern kann man also elegant verhindern, dass ein allgemeiner Kunde an der Kasse Ware bekommt ohne bar zu bezahlen. Hat der Ladenkunde die BS-INFO=900 und man möchte dem Kunden trotzdem Ware auf Lieferschein mitgeben (weil es sich doch um einen "gelisteten" Kunden handelt), dann geht das nur durch Wechsel der Kundennummer. Kommt dieser Vorgang öfters vor, dann könnte man sich z.B. einen zweiten allgemeinen Kunden anlegen, der keine BS-INFO größer als 899 hat. Diese Umsätze könnte man auch noch über die Kundennummer überwachen, aber Vorsicht bei dieser Variante: Immer die Adresse des Kunden eintragen. Ein Hinweis darauf könnte in spezieller BS-INFO (<900) des zweiten allgemeinen Kunden) stehen.
24.04	WWS	Struktur von Aufträgen	Die Rentabilität von Kunden-Aufträgen ergibt sich nicht nur aus den erzielten Bruttonutzen der einzelnen Artikel, sondern wird auch maßgeblich von Struktur der Aufträge, den Verfahren zur Auftragsabwicklung und der unmittelbaren Lieferfähigkeit bestimmt. So ist ein Kundenauftrag in einer Woche mit 10 Positionen besser als 10 Aufträge mit jeweils einer Position, andererseits sollten im Normalfall 10 Auftragspositionen nicht über mehr als 2 Lieferungen abgewickelt werden. Wie die Auftragsstrukturen im eigenen Unternehmen aussehen, lässt sich z.B. in den GESCHÄFTS-INFORMATIONEN im Menüpunkt TAGESDATEN abrufen. Bereits ohne ins Detail zu gehen kann man wichtige Daten über die Aufträge für einen vorgebbaren (auch längeren) Zeitpunkt und einzelne Absatzbereiche erkennen: Beispielsweise kann man an diesen Daten feststellen, dass pro Auftrag im Schnitt 3.77 Positionen geordert wurden, dass aber auf jedem Lieferschein nur 2,58 Positionen im Schnitt enthalten waren. Rechnungen enthalten (bedingt durch Sammelrechnungen) jeweils 6,98 Positionen. Auch aus den Bestellungen ist abzuleiten, dass die Lieferanten von 10,99 Bestell-Positionen nur 7,69 Positionen (also nur etwa 30%) liefern. Wenn man die Auskunft vertieft (1=AUFTRÄGE), erhält man auch noch Informationen über die Erst- und Nachlieferungen (unterteilt auch noch nach Lager- und Nichtlager-Artikel). Diese Daten entstehen automatisch und sollten schon einmal öfters kontrolliert werden, um ggf. geeignete Maßnahmen im Bereich der Auftragsbearbeitung und Auftragsabwicklung ergreifen zu können.
20.04	allgemein	DV-Forderungen der Kunden	Durch die unaufhaltsam fortschreitende Digitalisierung auch in der Bürowelt, stellen die Kunden unserer Fachhändler immer wieder neue Anforderung an die Datenverarbeitung, d.h. letztlich an COMMERZ. ... und wir haben Lösungen dafür. In COMMERZ-ACTUELL haben wir eine Fülle von Funktionen integriert, die unumgänglich sind, um die heutzutage immer mehr und immer häufiger gestellten Forderungen und Wünsche der Kunden zu erfüllen. Dazu gehören u.a. auch - der Austausch elektronischer Daten (einerseits Webshops oder sonstige Auftragseingänge und andererseits Versendung von Liefer- und Rechnungsdaten auf elektronischer Basis), - Versendung verschiedenster Belegen (von Angeboten über Liefer-Avise bis hin zu Rechnungen) via E-Mail - beidseitiger Datenaustausch mit Lieferanten (Bestellungen, Lieferungen, Bestellüberwachungen und Verwaltung von Reklamationen und Garantieleistungen - elektronischer und automatisierter Datenaustausch zwischen Werkstatt , beliebigen Geräten und Technikern und Abrechnung der Leistungen Mit COMMERZ-WWS ist man zudem neuerdings auch in der Lage, dem Kunden mitzuteilen, o welche Artikel gerade geliefert worden sind, o wo sich die Lieferung gerade befindet und o wann sie voraussichtlich eintreffen wird. Auch dieser Tracking-Service, der insbesondere bei Großkunden immer mehr gefordert wird, lässt sich spielend ins COMMERZ integrieren. Das sind nur einige wenige Beispiele, wie in COMMERZ aktuelle Anforderungen der Kunden integriert worden sind. Unsere Hotline vermittelt gerne weitere Informationen zu diesem Thema.
19.04	TKD	tagesgenaue Abrechnung	Wenn der Vertragsanfang nicht am Ersten eines Monats ist oder das Vertragsende nicht auf ein Monatsende fällt, dann werden Miete oder Wartung, aber auch z.B. die zu berücksichtigenden Freien Einheiten tagesgenau berechnet. Die Berechnung erfolgt dabei nach folgendem Verfahren: Die im Abrechnungsintervall enthaltenen ganzen Monate werden mit den im Vertrag definierten monatlichen Beträgen gewertet. Nur der Anfangsmonat und/oder der Endmonat werden tagesgenau dazu hinzugerechnet. Dabei ist wichtig, dass die Monate entsprechend ihrer Tageszahl bewertet werden. So ist der tägliche Betrag im Januar (31 Tage) kleiner als der im April (30 Tage). Beispielsweise ergibt eine Abrechnung vom 1.1.2016 bis 12.2.2016 zu einem Monatsbetrag von EUR 65,00 einen Gesamtbetrag von EUR 91,90: Januar 2016: EUR 65,00 Februar 2016: 12 Tage zu 65,00/29 = 12*2,241379 = EUR 26,90 Tagesgenaue Abrechnungen sind gar nicht so unsinnig: Warum sollte man bei einer Installation am 6. eines Monats mit der Berechnung der Wartungsgebühr erst im nächsten Monat beginnen???
18.04	FIBU	Verteilung von Eingangsrechnungen	Beim Buchen von Eingangsrechnungen kann man die Beträge auch gleich auf maximal 5 Wareneingangs-Konten verteilen: Dazu ist es erforderlich, statt eines direkten Eingangskonto beim Gegenkonto die "Wundertaste" F3 einzugeben: Danach wird man aufgefordert, ein diverses Einkaufskonto einzugeben, auf das die einzelnen Posten zwischen gebucht werden. Die einzelnen Beträge sind als Nettowerte einzugeben, d.h. dass man die einzelnen Posten aus der Rechnung nur zu addieren braucht. Weiterhin ist zu beachten, dass Rechnungen mit zwei Mehrwertsteuersätzen nicht als Ganzes eingegeben werden können; hier sind dann zwei Buchungen erforderlich. Wenn Eingangsrechnungen auf verschiedene Einkaufskonten verteilt werden müssen, dann wird jetzt auch der verbleibende Restbetrag bei DIFFERENZ angezeigt: Damit hat man die Möglichkeit, etwaige minimale Differenzbeträge mit der letzten Verteilung zu korrigieren.
17.04	WWS	Nettopreise mit Rabatt	Es gibt in COMMERZ-ACTUELL-WWS eine Zusatzvariante, mit der man für Artikel, die als Nettopreis angelegt sind, für spezielle Kunden noch einen Rabatt festlegen kann. Die dazu erforderliche Erweiterung wird im 3. Kunden-Bildschirm unter NETTOPREISRABATT angelegt: Dieser Kunde erhält dann auf definierte Nettopreise einen zusätzlichen Rabatt von 10%. Die weiteren Rabatt-Angaben beziehen sich dann auf die sonstigen Artikel. Beispiel für einen Nettopreis von 12,50:
05.04	allgemein	Osterferien	In Bayern haben die Osterferien längst begonnen. Auch die news-Schreiberlinge möchten noch den Rest frei nehmen. Deshalb erscheint der nächste Eintrag in den logics-news erst am 17.4.2023.
04.04	TKD	Auftragsbeleg mit Preisen	Normalerweise werden die Techniker-Aufträge ohne Preise ausgegeben. Will man diese aber einmal mit ausgewiesen haben, dann muss man im ERW-Bildschirm das Feld AUFTR. MIT PREIS auf "J" setzen: So kann man z.B. über den Technikerauftrag dem Kunden auch gleich die etwaigen Kosten mitteilen.
03.04	WWS	Abholschein	Die Auftragsart 93 (Abholschein) ist dafür gedacht, dass sichergestellt werden kann, dass Fahrer nur Artikel zurücknehmen, wenn sie einen solchen Abholschein dafür haben. Damit ist dann ausgeschlossen, dass ohne die Zustimmung der "Verwaltung", (alte) Ware beliebigst wieder zurückgegeben werden kann. Zudem wird mit diesem Abholschein der Vorgang auch entsprechend abgewickelt und protokolliert. Nach dem Erfassen eines solchen Auftrages (die abzuholenden Mengen sind positiv einzugeben) kann ein Abholschein gedruckt werden, auf dem der Fahrer die Rücknahme quittieren kann. Ist die Ware im Haus, kann die Auftragsart in "10" (Gutschrift) geändert werden, sodass der Kunden auch eine entsprechende Gutschrift (Rechnungskorrektur) erhält. Genau zu diesem Zeitpunkt der Änderung der Auftragsart wird die Ware auch wieder dem Lager zu gebucht.
30.03	OBJ	Nutzen auch ohne CAD	Wer mit der Angebots- und Auftragsbearbeitung längere Textpassagen verarbeiten möchte, sollte unbedingt die neue WORD-Version von OBJ einsetzen. Der wesentliche Vorteil ist, dass alle Daten ausschließlich innerhalb von COMMERZ verarbeitet werden. Das bedeutet, dass über die Stammdaten (Kunden, Artikel, Geräte) alle relevanten Daten verfügbar und auch gleich transparent abrufbar sind und dass auch bei der Rechnungserstellung die Daten unmittelbar auf die Statistiken und die weiterführenden Dateien (z.B. Kundenumsätze, Geräte oder Rechnungsausgangsbücher) verteilt werden. Die Vorteile gegenüber der Vorgängerversion von OBJ-alt sind gravierend und mehrfach dargestellt worden (Beschreibung anfordern). Diese Version ersetzt natürlich nicht eine ausführliche CAD-Version, aber wer seine zum Kunden gehenden Formulare gut gestalten möchte, findet mit OBJ-neu eine komfortable und flexible (und vor allem integrierte) Lösung, um z.B. Angebote und Aufträge aus dem Bereichen Einrichtung und Geräte abzuwickeln. Die häufig verwendete Lösung dieses allein in WORD durchzuführen und dann mühsam im COMMERZ nach zu erfassen, halten wir für wenig (oder überhaupt gar nicht) effektiv.
29.03	MB/TKD	Gerätenummern	Bezüglich der Gerätenummern, die den Geräten zugeordnet werden können, gibt es offenbar immer noch Unstimmigkeiten. Deshalb nochmals die nachfolgende Ausführung dazu: Für jedes Gerät gibt es in COMMERZ-TKD zwei Nummern, die den Geräten zugeordnet werden können: o Herstellergerätenummer (meist die vom Hersteller zugeordnete Seriennummer, die bis zu 20 Stellen lang sein kann) und die o frei zu vergebene sog. Gerätenummer (bis zu 9 Stellen) Diese 9-stellige Gerätenummer fungiert auch häufig als sogenannte Servicenummer; bei einigen Fachhändler ist sie auch nur etwa 4-stellig nummerisch (teilweise auch automatisch vorgebbar beim Liefereingang eines Gerätes) also leicht zu merken und einzugeben. Unter der Annahme, dass die Seriennummern nicht eindeutig sein müssen, wurde die 9-stellige Gerätenummer als eindeutige Identifikation eines Gerätes festgelegt. Es kann also niemals zwei Gerätenummern mit der gleichen 9-stelligen Gerätenummer geben. Die Herstellergerätenummer wird also eigentlich nicht benötigt; sie sollte aber eingetragen werden. Bei vielen Anwendern werden beide Gerätenummern auch identisch belegt. Dazu muss man die Gerätenummer nicht nochmals wieder eingeben, sondern man kann diese über die Eingabe der "Wundertaste" F3 einfach kopieren: und nach F3-Eingabe: Auch wenn die Herstellergerätenummer länger ist als 9 Stellen, kann man dieses Verfahren anwenden; man muss dann lediglich fehlende Zeichen ergänzen. Wenn in COMMERZ eine Gerätenummer angefordert wird, kann man direkt die 9-stellige Gerätenummer eingeben oder auch die Herstellergerätenummer. Zur Unterscheidung muss man vor letzterer ein kleines "h" voranstellen. Dieser sogenannte h-Zugriff kann auch dazu führen, dass mehrere Geräte angeboten werden, wenn bei anderen Geräten die Herstellergerätenummer auch mit den eingegebenen Zeichen beginnen. Dieses Verfahren könnte man geschickt ausnutzen, wenn man gezielt nur ganz bestimmte Geräte aufrufen möchte. Bei fast allen Auswertungen und auf den Belegen sowieso werden immer beide Gerätenummern ausgewiesen.
28.03	WWS	Status von Aufträgen	Diese Zusammenstellung soll die Frage klären: In welchem Status (Zustand) können sich Aufträge befinden, was sind eigentlich "offene Aufträge" und mit welcher Auswertung erhält man Aufträge, die sich in einem bestimmten Zustand befinden ? Aufträge können sich in verschiedenen Zuständen befinden, je nachdem, ob noch mindestens eine Position nur A. erfasst (nur die Auftragsmenge ist eingegeben worden) B. kommissioniert (Menge wurde in zu liefern eingegeben) C. geliefert (Lieferschein wurde geschrieben) D. zu fakturieren (geliefert) E. fakturiert (Rechnung wurde geschrieben) ist. Die Reihenfolge von A nach E entspricht auch dem normalen Ablauf eines Auftrages. Mehrere Positionen in einem Auftrag können auch verschiedene Zustände haben, wobei eine einzelne Position schon ausreicht, um den Auftrag in einer der nachfolgend aufgeführten Auswertung auszuweisen. In COMMERZ wird unterschieden zwischen o OFFENE AUFTRÄGE (z.B. 12. LISTE OFFENER AUFTRÄGE) Es werden die Aufträge ausgewiesen, bei denen mindestens eine Position enthalten ist, bei der lediglich die Auftragsmenge eingegeben wurden (A). Damit erhält man Aufträge, die noch nicht bearbeitet wurden o LIEFERFÄHIGE AUFTRÄGE (z.B. 3. LISTE LIEFERFÄHIGE AUFTRÄGE in 4. KOMMISSIONIERUNG) Es werden die Aufträge ausgewiesen, bei denen mindestens eine Position enthalten ist, die eine Menge im Feld "zu liefern" hat. Damit erhält man Aufträge, für die noch Lieferscheine abzurufen sind (B). o FAKTURIERFÄHIGE AUFTRÄGE (in 5. FAKTURIERUNG) Es werden die Aufträge ausgewiesen, bei denen mindesten eine Position enthalten ist, die eine Menge im Feld "zu fakturieren" hat. Damit erhält man Aufträge, die berechnet werden können (C+D). o Änderbare Aufträge in 5.AUFTRAGSÄNDERUNG Bei einer Auswahl (z.B. über Kunden) werden nur die Aufträge angezeigt, bei denen mindestens noch eine Position vorhanden ist, die noch nicht in voller Auftragsmenge fakturiert worden ist. Bei den verschiedenen Auswertungen reicht es bereits, wenn nur eine einzelne Position eines Auftrages die Bedingung erfüllt, um diesen auszuweisen.
27.03	TKD	Weitere Gerätedaten	In COMMERZ-TKD wurde die Gerätedaten-Ausgabe um einen weiteren (9.) Bildschirm erweitert. Die dort ausgegebenen Informationen waren bisher lediglich in COMMERZ-MB abrufbar, sodass mit dieser Erweiterung ein zusätzlicher MB-Aufruf nicht mehr erforderlich wird. In diesen Bildschirm kommt man entweder über die INSTALLATION oder über die GERÄTE-STAMMDATENVERWALTUNG. Dabei beachten: Durch Eingabe von 29 ("2" = nächster BS und "9" = Bildschirmnummer) kann man direkt in diesen Bildschirm verzweigen. Ausgegeben werden sowohl die Einkaufsdaten (Lieferant, Lieferung) als auch die (letzten) Verkaufsdaten (Auftrag, Liefer- und Rechnungsdaten).
23.03	WWS	Auftragsart wechseln	Warum kann man die Auftragsart nicht mehr ändern, nachdem man mit der Erfassung von Positionen begonnen hat ? Die Begründung dafür ist ganz einfach: Sobald man die Bildschirme zur Positionserfassung (auch nur) aufgerufen hat, werden intern eine Fülle von Kennzeichen gesetzt, die genau auf die im Kopfsatz eingegebene Auftragsart abgestimmt sind. Zudem werden insbesondere bei den Artikeln Daten verändert, wenn z.B. eine Position abgeschlossen wird, und auch in verschiedenen anderen Datenbeständen werden Werte und Kennzeichen eingetragen. Der Aufwand das alles wieder rückgängig zu machen, wenn man z.B. aus einer Rechnung eine Gutschrift machen möchte, ist beträchtlich und wurde deshalb auch nicht realisiert. Hat man sich in der Auftragsart vertan, bleibt dann nur noch die Stornierung des Auftrages, wobei lediglich bereits erfasste Positionen wieder gelöscht werden müssten. Je nach Anzahl der erfassten Daten kann es auch Sinn machen, vor dem Löschen den Auftrag zu kopieren, weil man dort die Auftragsart eingeben kann. Es gibt aber in zwei Fällen die Möglichkeit der Änderung der Auftragsart: 1. Aus einer Probestellung (91) kann in Rechnung (00) oder in Rücknahme (92) gewechselt werden (je nachdem, ob der Kunden die Ware behalten oder zurückgeben möchte). 2. Aus einem Abholschein (93) kann in Gutschrift (10) gewechselt werden, wenn die Ware im Haus angekommen ist (zu diesem Zeitpunkt wird die Ware auch erst dem Lager zugebucht).
22.03	TK	Werbetext oben im Bon	Der Name des Ladenkunden wird üblicherweise im oberen Teil des Bons ausgedruckt. Statt dem Namen kann man auch einen beliebigen Text in der Stammdatenverwaltung dieses Kunden anlegen (wenn man nur NAME1 und NAME2 belegt, wird auch die Kundennummer nicht gedruckt), der dann im oberen Teil des Bons ausgegeben wird. Der untere Teil kann dann - wie üblich - über die Textnummer 85 (4 Zeilen) für weitere Texte verwendet werden.
21.03	allgemein	noch einmal Spoolverwaltung	Nochmals ein paar grundsätzliche Hinweise zur SPOOL-Verwaltung 1. Wozu Die Spoolverwaltung in COMMERZ wurde nur für die Druckausgaben eingeführt, bei denen parallel zum Druck auch gleichzeitig Daten verändert werden. Der Vorteil ist, dass ein Druck seitengenau wiederholt werden kann, wenn der Drucker selbst nicht korrekt arbeitet. Diese Wiederholung des Drucks durch erneuten Aufruf des Druckprogrammes ist natürlich logischerweise nicht nochmals möglich, weil sich ja die Daten während des Drucks verändert haben. 2. Verfahren Bei Druckausgaben, bei denen parallel zum Druck auch Daten verändert werden, wird immer ein SPOOLNAME angefordert unter dem die Druckausgabe wieder aufgerufen werden kann. In der SPOOLVERWALTUNG, die in den Bausteinen von COMMERZ enthalten sind, können die Spools bearbeitet, also gezielt gedruckt oder gelöscht werden. 3. Probleme Wir sehen bei der Anwendung der Spoolverwaltung mehrere gravierende Probleme. Zunächst erscheint die Anwendung irgendwie lästig zu sein, da man zum einen eine Namen vergeben und zum anderen nach korrektem Druck die Spooldatei eigenverantwortlich wieder löschen muss. Aus diesem Gründen wird die Spoolverwaltung ausgeschaltet oder beliebige "Spool-Namen" vergeben, bei denen keiner mehr weiß, welche Daten dort gespeichert sind. Damit unterbleibt dann das Löschen und wir finden bei einigen Anwendern bis zu 2000 Spools. In letzter Zeit erscheint beim Aufruf von COMMERZ zudem auch noch eine (lästige) Meldung, dass in der Spoolverwaltung fehlerhafte Spools vorhanden sind. Problematisch ist auch, dass die Spools im Normalfall überhaupt nicht mehr benötigt werden. Andererseits wäre es nicht zulässig, Spools bei denen eine Seitennummer größer null eingetragen ist, bei denen der Update auf "OK" steht und die keine Fehlermeldung unter STATUS enthalten automatisch nach Druckende zu löschen. Denn: COMMERZ weiß ja immer noch nicht, ob die Druckausgabe korrekt war. 4. Hilfen und Empfehlungen bei der Anwendung 4.1 Namensvergabe Wenn bei einem COMMERZ-Anwender von verschiedenen Mitarbeitern viele Spools erstellt werden, ist es unerlässlich, die jeweils zu vergebenden Spoolnamen zu normieren. Dieses ist schon deswegen notwendig, um seine eigenen Spools finden und löschen zu können. Der 8-stellige Spoolname sollte deshalb immer mit dem (eindeutigen) Kürzel des Mitarbeiters beginnen und danach eine Information über den Inhalt enthalten. 4.2 Löschen Eine solche Struktur des Spoolnamens ermöglicht auch die gleichzeitige Löschung mehrerer Spooldateien, entweder "bis Datum" oder "Spoolname beginnt mit "xyz". Nachfolgendes Beispiel nur zur Verdeutlichung des Verfahrens: o Bei NR "Wundertaste" F3 eingeben und bei Namen Kürzel und Sterne: o Dann noch ggf. Datum (um nur alte Spool zu löschen) oder F3 (alle) eingeben. Löscht dann alle Spools, die mit "hst" beginnen. Hinweis: In diesem Beispiel würde nichts gelöscht werden, weil nicht abgeschlossene Spool (z.B. UPDATE nicht OK) explizit und einzeln gelöscht werden müssen und bei einer "Sammellöschung" nicht berücksichtigt werden. 4.3 Warnungen über fehlerhafte Spools Im Normalfall sind die Ergebnisse eines Spooldrucks immer in Ordnung. Das bedeutet, dass eine Seitenzahl eingetragen ist, der Status einen korrekten Hinweis über den Druck enthält und in der Spalte UPDATE ein OK vermerkt ist. Ein ernsthaftes Problem ist innerhalb der Spoolverwaltung immer dann aufgetreten, wenn beim Aufruf von COMMERZ die Meldung: erscheint. Dann sollte man unbedingt sofort die Spoolverwaltung aufrufen und diese kontrollieren. Diese Meldung wird ausgegeben, wenn A. in der Spalte UPDATE Fragezeichen stehen nach dem Druck werden die Daten nicht korrekt oder nicht vollständig verändert B. keine Seite gedruckt worden ist (SEITEN = 0) ein Druck wurde angestoßen, aber nichts gedruckt, warum? C. DRUCK UNVOLLSTÄNDIG (SEITEN = ??????) der Druck wurde nicht beendet als Folge von z.B. Rechner-Absturz oder Rechner-Ausschaltung. Nachfolgendes (nicht-repräsentatives) Beispiel zeigen diese Ursachen nochmals auf: Die monierten Spools müssen nach Prüfung und ggf. Abstimmung mit der Hotline einzeln gelöscht werden. 5. Fazit Die Spoolverwaltung sollte normgerecht (wie beschrieben) eingesetzt werden. Die Namensvergabe sollte strikt eingehalten werden, um ein gezieltes Löschen mehrerer Spools zu ermöglichen. Bei einer Meldung über fehlerhafte Spools sollte unbedingt schnellstens nachgeforscht werden, was die Ursache hierfür ist.
20.03	TKD	Zusatztexte	Wenn der Kunde auf den Vertragsabrechnungen (gerätebezogen) weitere Texte oder Hinweise, wie z.B. seine Kostenstelle oder seine Auftragsnummer, ausgewiesen haben möchte, kann man sich mit den POSITIONSTEXT behelfen. Dazu ist es lediglich notwendig, einen entsprechenden Text in der Stammdatenverwaltung TEXTE anzulegen und diese Textnummer beim betreffenden Gerät einzutragen Zu beachten dabei ist aber, dass dieser POSITIONSTEXT den Originaltext vollständig ersetzt. Ist dieser z.B. WARTUNG FÜR ZEITRAUM, dann muss man diesen in die letzte Text-Zeile ebenfalls eintragen.
16.03	WWS	Adressen von Kunden	In COMMERZ-WWS wurden die Adressen der Kunden ganz wesentlich erweitert. Zum einen kann man in den Stammdaten sowohl in der Rechnungs- als auch in der Versandadresse die früheren 2 Namenszeilen jetzt um 3 weitere Zeilen ergänzen und zum anderen zusätzliche Lieferadresse (bis ca. 99) dem Kunden zuordnen. o Stammdaten: Weitere Namenszeilen In der Stammdatenverwaltung Kunden kann man bei NAME1 oder NAME2 in der Rechnungsadresse die "Wundertaste" F3 eingeben: und kann dann 3 weitere Adresszeilen eingeben. Gleiches gilt auch gilt bei der Versandadresse; hier aber nur bei NAME2, weil F3 bei NAME1 bekannterweise die Daten der Rechnungsadresse in die Versandadresse kopiert. Wichtig ist, dass die weiteren Namenszeilen nur auf den Formularen oben ausgegeben werden, sonst aber nicht relevant sind. o Stammdaten: Weitere Versandadressen Bei der Versandadresse bedeutet die Ziffer hinter ADR die Nummer unter der eine Versandadresse abgespeichert ist: Mit F5 kann man sich die Adressen ansehen und ggf. ändern Durch Eingabe der nächstfreien Ziffer (diese wird automatisch vorgeschlagen, wenn man eine große Zahl eingibt) kann man eine weitere Adresse hinzufügen. o Auftragsbearbeitung: Weitere Namenszeilen Wenn weitere Namenszeilen eingefügt werden sollen, dann muss man zunächst 1=ÄNDERN aufrufen: und kann dann (wie in der Stammdatenverwaltung) mit F3 die Eingabe von NAME 3 bis 5 öffnen: o Auftragsbearbeitung: Weitere Versandadressen Wenn man im Feld ADR die Funktionstaste F5 eingibt, dann werden die gespeicherten Adressen angezeigt und man kann sich eine daraus auswählen: Wenn eine ganz neue Versandadresse einzugeben ist, dann muss man wie bisher die FKT 1,2 oder 3 verwenden.
15.03	WWS	Erlöskonten	Das Thema Erlöskonten ist nicht unbedingt vorrangig in WWS zu sehen, sondern es gehört eher in den Bereich der FIBU. Wenn man aber die Erlöskonten differenziert und gut gegliedert anlegt, kann man auch Rückschlüsse aus der FIBU für WWS daraus ableiten. Auf jeden Fall sollte man die Erlöskonten so anlegen, dass auch in der FIBU keinerlei Nacharbeiten mehr erforderlich sind. Ausgangspunkt für die Erlöskonten sind die den Artikeln in der Stammdatenverwaltung oder durch COMMERZ angeforderte dreistellige Erlöskonten, die von 100 bis 999 definiert werden können. In der Stammdatenverwaltung Erlöskonten kann man für jede dieser Warengruppen ein Erlöskonto anlegen. Dabei bedeutet die 2. Stelle bei ERLÖSKONTO die erste Stelle, die Zeilen die 2. Stelle und die Spalten die 3. Stelle der Warengruppe. Kompliziert? Nein, hier ein einfaches Beispiel: So ist z.B. das Erlöskonto für die Warengruppe 148 gleich 8100: o Die zweite Stelle oben bei ERLÖSKONTO ist 1 o die 4 in der Warengruppe 148 bedeutet Zeile, die mit 4 beginnt o die 8 in der Warengruppe 148 bedeutet Spalte unter der 8 ... und siehe da, da steht ein Erlöskonto 8100. Um für alle möglichen Warengruppen Erlöskonten anzulegen, braucht man also insgesamt 9 solcher Bildschirme, die dann in der 2. Stelle von ERLÖSKONTO die Ziffern 1 bis 9 beinhalten. Ein kleiner Trick: Da häufig die Erlöskonten für eine Reihe Erlöskonten identisch sind, kann man mit der Funktionstaste F3 die vorherige Warengruppe kopieren, ohne sie eingeben zu müssen. Die 1.Stelle bei ERLÖSKONTO kann genutzt werden, wenn man spezielle Erlöskonten für verschiedene Lager oder für verschiedene Kassen einrichten und nutzen möchte, wobei die Null generell für die Erlöskonten (oder für Lager = 0) gilt. Mit den Ziffern 1 bis 4 in der ersten Stelle werden Erlöskonten für die Lager 1 bis 4 definiert, ab 5 einzelne Kassen. Wenn für alle Kassen gemeinsame Erlöskonten verwendet werden sollen, kann dieses von unserer Hotline leicht eingerichtet werden.
14.03	FIBU	OP-Informationen aus Datev	Wenn als Buchhaltung DATEV eingesetzt wird, fehlen in COMMERZ wichtige Informationen aus der Buchhaltung, die für eine Erfassung eines Auftrages von Wichtigkeit sein können. Diese Informationen können z.B. ein Hinweis auf Mahnungen oder ein Überblick über die Offenen Posten eines Kunden sein, die in der Auftragsbearbeitung abrufbar sind: Beim Einsatz der COMERZ-FIBU sind diese Ausgaben automatisch enthalten, aber auch beim Einsatz der DATEV-Buchhaltungen können sie abgerufen werden. Nachfolgendes Bild zeigt das Verfahren, wie die Informationen bereitgestellt werden: Die Rechnungen aus COMMERZ (WWS, TKD, OBJ) werden wie bisher in die DATEV-Buchhaltung übertragen. DATEV ist in der Lage, die OPs in ein für COMMERZ verarbeitbares Format zu exportieren. Die Daten werden dann in eine MINI-FIBU übernommen, aus der dann die Auskunft abgerufen wird. Die Übernahme der OPs kann man auch automatisieren, sodass z.B. einmal täglich ein aktueller Stand in COMMERZ zur Verfügung steht. Weitere Informationen gerne durch unsere Hotline.
13.03	TKD	Stunden berechnen lassen	Wenn man bei der Leistungsbearbeitung bei einer Position, die Stunden darstellt, MENGE/STD die "Wundertaste" F3 eingibt, dann kann man die Anfangs- und die Endzeit eingeben (SSMM): Nach Eingabe von F3: Nach Eingabe der Endzeit: COMMERZ-ACTUELL errechnet dann die Anzahl an Stunden automatisch. Wichtig dabei ist aber, dass man einigermaßen "genormte" Werte einträgt, weil sich sonst nicht gewünschte Dezimalstellen bilden. Am besten lässt sich mit Viertelstunden arbeiten, weil sich damit dann auch plausible Stunden, wie z.B. 3,75, 1,50 oder 2,25 ergeben.
09.03	WWS	Korrektur Lieferschein	Ein nicht ganz seltener Fall aus der Praxis: Teillieferschein gedruckt, aber Lieferung soll (noch) nicht stattfinden, weil Nutzen im Gegensatz zum Lieferaufwand zu gering, fehlende Positionen kommen nächstens oder Kunde erwartet diesmal Komplettlieferung. Dazu gibt es u.a. drei Lösungsmöglichkeiten: 1. "Manuelle" Abwicklung Ware wird mit Lieferschein an speziellen Lagerplatz deponiert und mit Ware der Restlieferung (2. Lieferschein) und/oder weiteren Auftrag ausgeliefert. 2. Neuer Auftrag In den Liefer-Positionen des Lieferscheins werden die Mengen in "zu fakturieren" zurückgesetzt, der Auftrag kopiert und dann gelöscht. Der Auftrag kann dann neu unter der neuen Auftragsnummer weiter bearbeitet werden. Beim Löschen der Menge in "zu fakturieren" wird auch die Lagermenge entsprechend wieder erhöht. 3. Nur "zu fakturieren" zurücksetzen Dann kann die Position wieder neu bearbeitet werden. Es wird aber auf späterer Rechnung eine Lieferscheinnummer für einen Lieferschein ausgewiesen, unter der nichts geliefert worden ist und über den der Kunde auch nichts erhalten hat. Nachdem der Lieferschein intern auch noch existent ist, sieht das (vor allem bei einer späteren Betrachtung und auch in Bezug auf steuerrelevante Prüfungen) etwas grenzwertig aus. Wir tendieren deshalb für diese Situationen zu den Lösungen 1 oder Zusatzhinweis: Das Löschen oder Ändern von "zu fakturieren" in einer Position darf natürlich nur von Mitarbeitern mit besonderer Kompetenz ausgeführt werden. Die Funktion ist dann gesperrt, wenn in der Zugriffsberechtigung der Menüpunkt 6 (LÖSCHEN VON AUFTRÄGEN) auf "N" steht.
08.03	TK	gleichartige Artikel	An der Kasse sollte man die Artikelerfassung möglichst über den EAN-Code durchführen. Probleme bereiten dabei aber Artikel, die sich lediglich in den Motiven oder in den Farben unterscheiden, bei denen aber eine Lagerbestandsführung einzeln nicht erforderlich ist. Eigentlich müsste man trotzdem für jeden Artikel einen Stammsatz anlegen, weil die Artikel alle unterschiedliche EAN-Codes haben. Das ist aber mit COMMERZ nicht erforderlich, weil in einem Artikelstammsatz bis zu 45 EAN-Codes hinterlegt werden können. Dazu ist es lediglich erforderlich, bei dem Feld EAN-NUMMER die Wundertaste F3 einzugeben: Dann können weitere EAN-Codes erfasst werden (Scanner?): Bei jedem Zugriff über eine dieser EAN-Codes wird immer auf den gleichen Artikel zugegriffen. Der Artikeltext müsste dann eine allgemeine Bezeichnung haben. Wenn die 45 EANs nicht ausreichen, kann man auch weitere Artikel anlegen. Diese mehrfachen EAN-Codes sind auch erforderlich, wenn für das (echt) gleiche Produkt, das sich ggf. nur durch das Herstellerland unterscheidet, mehrere EAN-Codes zugeordnet werden müssen.
07.03	FIBU	Saldo-Anzeige Gegenkonto (z.B. Bank)	Bei der Erfassung von Zahlungen wird der aktuelle Saldo des Bankkontos angezeigt: Dabei ist wichtig, dass der aktuelle Saldo erst dann ausgegeben wird, wenn man bei der nächsten Buchung das Gegenkonto (=die Bank) bestätigt. In diesem Beispiel war der ehemalige Saldo EUR 50,00 und die davorliegende Buchung über EUR 75,00. Nach Bestätigung des Gegenkontos erscheint dann erst der aktuelle Saldo (EUR 125,00) vor der neuen Buchung über EUR 250,00. Übrigens: Wenn man mit KS (Kontrollsummen) arbeitet, wird automatisch nach jeder Buchung sofort der aktuelle Saldo angezeigt. Dieses Verfahren mit der Kontrollsumme ermöglicht auch, Überträge aus den Kontenblättern zwischendurch zu prüfen. Wenn der aktuelle Saldo nicht angezeigt wird, sollte man unbedingt schnellstens die aktuelle Version (4.00) einspielen.
06.03	TKD	Intervalle	Bei den Vertragsdaten für Miete, Wartung und Zähler kann man jeweils 2 Intervalle (in Monaten) angeben. Diese zwei Eingaben wurden deshalb eingeführt, um die Abrechnung an zeitliche Intervalle anpassen zu können. Wird beispielsweise die Zählerstandsabrechnung immer zum Quartalsende durchgeführt und ein Vertrag aber ab dem 2. Monat des Quartals begonnen, dann setzt man das erste Intervall auf "2" (oder "5") und das 2. Intervall auf "3": Wann wird aber nun das erste und ab wann das zweite Intervall verwendet ? Entscheidend hierfür sind die Daten in den Feldern VERTRAGSBEGINN und ABGERECHNET BIS, sowie der beim Abruf der Vertragsrechnung einzugebende ABRECHNUNGSMONAT. Wenn zwischen diesen keine zeitliche Lücke vorhanden ist, wird das 1. Intervall, sonst immer das 2. Intervall angesetzt. In diesem Beispiel ist bis 31.01.2012 abgerechnet (wird auch automatisch gesetzt) und der Vertrag beginnt am 01.02.2012 --> keine zeitliche Lücke --> 1. Intervall. Nach der ersten Wartungsabrechnung verändert sich ABGERECHNET BIS auf 0312, sodass eine Zeitdifferenz zum VERTRAGSBEGINN vorliegt und später immer das 2. Intervall verwendet wird. Etwas problematischer wird es, wenn der Vertragsbeginn nicht auf dem 1. eines Monats liegt: Dann wird das 1. Intervall verwenden, wenn der Abrechnungsmonat noch kleiner ist als die (zeitliche) Summe von ABGERECHNET BIS + 1. INTERVALL (was eigentlich immer der normale Fall ist). Das bedeutet, dass ein Abrechnungsmonat 0212 das 1. Intervall nutzt, ein Abrechnungsmonat größer als 0212 das 1 und das 2.Intervall verwendet. Wenn in Ausnahmefällen Vertragsabrechnungen scheinbar nicht erwartungsgemäß erstellt werden, liegt das meist an der Konstellation dieser Daten. Deshalb sollte man bei manuellen nachträglichen Änderungen eine besondere Sorgfalt walten lassen. Bei der Erfassung eines neuen Vertrages wird ABGERECHNET BIS automatisch auf Basis von VERTRAGSBEGINN berechnet und vorgegeben.
02.03	allgemein	Unnötigen Aufwand vermeiden	Nochmals wegen diversen Aufzeichnungen unserer Hotline, die einen teilweise völlig ineffizienten Einsatz von COMMERZ belegen: Es ist seit jeher Ziel der logics systems gmbh, den Fachhändler in der Praxis in allen Belangen der Datenverarbeitung intensiv zu unterstützen. Deshalb wurden in COMMERZ eine Fülle von Funktionen und Hilfsmittel integriert, die den Aufwand minimieren, um schnell zu allen Daten und Geschäftsergebnissen zu kommen. Leider müssen wir häufig feststellen, dass diese nicht ausreichend genutzt werden. Sei es bei der Anlage/Änderung von Nettopreisen, beim Finden oder der Änderung von Artikeln oder bei der mühsamen Erfassung von Aufträgen aus CAD mit T-Positionen und anderes mehr. Auch das zusätzliche "Abkupfern" aus Bildschirmen und aus Listen und das Umtragen in EXCEL-Dateien sind völlig unnötig, weil über in COMMERZ vorhandene zusammenfassende Exporte die Daten blitzschnell zusammengestellt und ausgewertet werden können. Um unnötigen und teilweise auch unsinnigen Aufwand zu vermeiden, gibt es eine ganz einfache Lösung: Sobald man erkennt, dass eine Tätigkeit mit viel Aufwand verbunden ist, sollte man dieses umgehend unserer Hotline mitteilen. Wir sind dabei sicher, dass unsere Hotline gemeinsam mit dem Fachhändler eine elegante (meist kostenlose) Lösung findet, sodass dieser Zeit, Aufwand und Kosten spart. Also, schnellstens Kontakt aufnehmen, wenn solche lästigen Arbeiten auch bei Ihnen auftreten.
01.03	WWS	Durchschnittspreis- bildung	Dazu folgende Hinweise: 1. Wir kennen keinen Kunden, der mit dem Durchschnitts-EK-Preis arbeitet 2. Mit dem Durchschnitts-EK-Preis wird die Berechnung des Bruttonutzens zwar genauer, aber das setzt voraus, dass jegliche Lagerbewegung mit einem korrekten EK-Preis behaftet sein muss. Dieses ist vor allem bei "manuellen" Lagerbewegungen, wie spätere Rückgaben vom Kunden, Rücksendung an Lieferant oder Umbuchungen nach Zählungen u.a.m. unbedingt erforderlich. Denn sobald hierfür einmal ein nicht zeitgenauer EK-Preis verwendet wird, verfälscht dieser den Durchschnittspreis mehr oder weniger 3. Es wird für die Ermittlung des Bruttonutzens der Durchschnitts-EK-Preis verwendet, der durch permanente Neuberechnung einen nicht mehr nachvollziehbaren Wert annimmt. Damit ist eine gewisse Unsicherheit verbunden, ob dieser Preis auch überhaupt realistisch und korrekt ist. 4. Die Änderung des Wertes für DURCHSCHNITTS-EKPREIS sollte nur nach Rücksprache mit der Hotline durchgeführt werden. Nachdem die aktuellen EK-Preise über PBSeasy so ziemlich zeitnah übernommen werden können, ist die Verwendung des Durchschnittspreises nicht unbedingt erforderlich. Übrigens: Bei Geräten wird nicht der EK-Preis aus dem Artikelstamm genommen sondern der beim Gerät gespeicherte (aktuellere) EK-Preis verwendet
28.02	TKD	Datumsvorgabe sperren	In der Zugriffberechtigung wurde ein Feld eingefügt DATUM ÄNDERN (J/N), über das gesteuert wird, ob der Mitarbeiter das Tagesdatum beim Einstieg in COMMERZ-ACTUELL-TKD ändern darf oder nicht. Dieses Tagesdatum hat z.T. entscheidende Bedeutung bei diversen Abwicklungen in COMMERZ-ACTUELL-TKD (Verbuchung Statistikdaten, Datum Techniker-Einsätze u.a.m.). Deshalb ist es wichtig, dass nicht jeder Mitarbeiter dieses Datum beliebig setzen kann. Bei der Auslieferung und Installation steht das Feld automatisch auf "J".
27.02	TK	Vorgaben beim Druck von Kassenvorgängen	Beim Druck von Kassenvorgängen, den man ja eigentlich täglich abruft, muss man vorher etliche Vorgaben zur Auswahl eingeben. Ähnlich wie bei der Auftragsauskunft kann man durch Eingabe von F2 eine Standardvorgabe erreichen, die üblicherweise immer eingegeben wird: Bei Eingabe von "N" bei IN ORDNUNG bleiben die Vorgaben bestehen und es können einzelne Daten geändert werden. Als VON/BIS DATUM wird das aktuelle Tagesdatum vorgegeben. Wenn man nun die Auswertung doch nicht abrufen möchte, muss man im ersten Eingabefeld F1 eingeben (man kann aber auch den Inhalt (hier "5") löschen und dann die Leereingabe mit RETURN bestätigen).
23.02	WWS	VK auf EK-Basis	Wenn man Preise auf Basis des EK-Preises in einen Auftrag einbringen möchte, gibt es im Prinzip 3 Möglichkeiten: 1. In der betreffenden Position ist im ERW-Bildschirm der aktuelle EK-Preis erkennbar und man kann dann im STD-Bildschirm einen über einen Taschenrechner errechneten neuen VK-Preis eintragen. Das wird wohl heute keiner mehr so machen, oder .... 2. Beim VK-Preis gibt man nicht den neuen VK-Preis ein, sondern lässt sich diesen berechnen. Das geschieht über die Eingabe des Buchstabens "e" mit nachfolgenden Prozentsatz, um den der aktuellen EK-Preis erhöht werden soll: Bei einem EK-Preis von EUR 2,00 ergibt sich dann für den VK: Diese Funktion eignet sich, wenn man sporadisch für spezielle Kunden oder für Mitarbeiter einen auf den EK-Preise basierenden VK-Preis braucht. Die Eingabe von e0 bedeutet eine Abgabe zum EK-Preis. Negative Prozentsätze (Verkauf unter EK-Preis) sind aber nicht zugelassen. Es wird der EK-Preis verwendet der im ERW-Bildschirm (ursächlich natürlich aus dem Artikelstamm) steht. 3. Wenn für mehrere Kunden dieses Preisfindungs-Verfahren angewendet werden soll (eigene Filialen, befreundete Unternehmen), dann sollte man die Erweiterung im Kundenstamm einsetzen. Mit dem Feld "PREISBASIS EK" werden aus den Rabattfeldern Aufschlagsfelder, sodass man auch noch warengruppenbezogen unterschiedliche Aufschläge definieren kann: Die Preisfindung erfolgt dann immer automatisch auf Basis des EK-Preises aus dem Artikelstamm. Genutzt wird diese Funktion speziell für die Belieferung von Filialen in Zusammenhang mit den Abläufen für interne Lieferscheine und interne Rechnungen.
15.02	allgemein	Fasching/Karneval	Auch in diesem Jahr wollen die "Schreiberlinge" der logics-news wieder so richtig in den Karneval-/Fasching-Trubel eingreifen. Deshalb erscheint der nächste Eintrag in den logics-news erst nach dem Aschermittwoch.
14.02	MB/TKD	Inzahlungnahme bei Gebrauchtgeräten	Bei Gebrauchtgeräten ist es erforderlich, einen neuen EK-Preis festzulegen. Dieser setzt sich aus dem Preis für die Inzahlungnahme und den Kosten für die Wiederaufbereitung zusammen. Diese beiden Werte können in COMMERZ automatisch erzeugt werden: Einerseits, dass man in WWS die Auftragsart "INZAHLUNGNAHME" wählt, und andererseits, dass man die Leistungen der Werkstatt über die Auftragsart "9" (Überholung) erfasst. Wenn eine Inzahlungnahme wegen einer Reduzierung beim Neukauf nicht erfolgt ist, dann kann man die Daten trotzdem nachträglich im Maschinenbuch eintragen. Wenn lediglich die Überholung erfolgt ist, könnte der neue EK-Preis wie folgt aussehen: Um den Preis der Inzahlungnahme einzubringen muss man diesen (noch) zum EK-Preis addieren, da eine direkte Eingabe dort (noch) nicht möglich ist: Die Inzahlungnahme wird dann automatisch errechnet und eingetragen.
13.02	FIBU	Druck von Stapeln	Wenn man einen Buchungsstapel, der nach der Übernahme aus WWS oder TKD Rechnungen enthält, ausdrucken möchte, kann es nützlich sein, das DRUCKFORMAT "2" zu wählen: In diesem Fall wird statt Kostenstelle, Steuer- und Skontobetrag die Kontobezeichnungen ausgegeben.
09.02	WWS	Externe Aufträge von Kunden	In der Auftragsbearbeitung gibt es den Menüpunkt 20 (EXTERNE AUFTRÄGE), über den weitgehend beliebige Aufträge, die über andere elektronische Medien zum Fachhändler gelangen, ins COMMERZ übernommen werden können. Bei der Auswahl 20. EXTERNE AUFTRÄGE können dann die verschiedenen Importvarianten aufgerufen werden. Auch die Schnittstelle WEBSHOP ist ggf. dabei enthalten. Die Programme, die dann aufgerufen werden können, lesen die externen Auftragsdaten ein und generieren entsprechende COMMERZ-ACTUELL-Aufträge. Ein Protokoll, das abgerufen werden kann, weist die Aufträge aus und zeigt auch mögliche Fehler an. Typische Verwendung dafür sind Aufträge, die von Kunden über Webshops erfasst wurden. Aber auch Aufträge, die aus anderen Bestellprogrammen der Kunden stammen, lassen sich über diese Schnittstelle automatisch in COMMERZ-Aufträge umwandeln. Da es immer häufiger vorkommt, dass Kunden ihre Aufträge nicht mehr telefonisch oder über Fax sondern diese aus eigenen Bestellprogrammen heraus elektronisch übergeben, sollten diese Daten auch ohne Medienbruch direkt als COMMERZ-Aufträge übernommen werden. Logics hat dazu bereits eine Fülle von auch individuellen Verfahren und Abläufen realisiert. Wenn so ein Fall vorliegt, sollte man unbedingt sofort mit unserer Hotline Kontakt aufnehmen. Sie findet sicherlich eine Lösung, dass die Daten ohne Fehler und ohne Zusatzaufwand direkt ins COMMERZ übernommen werden können. Wenn der Kunde seine Bestellungen (in COMMERZ dann Aufträge) über ein spezielles Bestellprogramm erzeugt und dabei auch noch eigene Artikelnummern verwendet, dann ist auch dieses für COMMERZ kein Problem, weil man dort für jeden Artikel kundeneigene Artikelnummern anlegen kann.
08.02	OBJ	Texte aus WORD	In COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) können Text über WORD erfasst, geändert oder eingefügt werden. Das bedeutet, dass man auch spezielle WORD-Funktionen in OBJ (neu) nutzen kann. WORD-Texte können zum Beispiel in den Angeboten und Aufträgen als Kopf- oder Endetexte sowie in die Positionen eingebracht werden. Wenn man als Kopf- oder Endetext verschiedene Ausführungen (z.B. je nach Kunde oder Angebot/Auftrag) einsetzen möchte, kann man sich diese in eine eigene Datei speichern, aufrufen, markieren, kopieren und einfügen. Dazu ist es lediglich erforderlich, die verschiedenen Kopftexte oder auch sonstige Texte in eine spezielle Word-Datei abzustellen. Beispiel (Datei mit verschiedenen Textbausteinen, aus der dann jeweils passende Texte ausgewählt werden können) Hinweis: COMMERZ-ACTUELL-OBJ ist nicht nur im Geschäftsbereich "Möbel" einsetzbar, sondern kann auch im Geschäftsbereich "Geräte" für die Erstellung von Angeboten und Aufträgen genutzt werden. Dazu könnte man z.B. eine Textmaske vordefinieren, in die dann für Kopiersysteme die wichtigsten (variablen) Kennzahlen eingetragen werden können. Auch Bilder können in die Angebote/Aufträge integriert werden.
07.02	TKD	Was bedeutet diese Meldung?	Wenn beim Aufruf von COMMERZ-TKD/MB die Meldung "Zugriff auf Maschinen/Aufträge von Lager x" erscheint, dann ist das ein Hinweis darauf, dass nur Geräte dieses Lagers bearbeitet werden können: Wenn aber in allen Lagern gearbeitet werden soll, muss in der betreffenden Zugriffsberechtigung das Lager auf "9" gesetzt werden. Diese Meldung kommt zudem nur dann, wenn COMMERZ-ACTUELL für mehrere Lager/Filialen freigegeben ist. Die in den Zugriffsberechtigungen individuell eintragbare Sperre dient u.a. dazu, dass Mitarbeiter in einer Filiale lediglich die Geräte ihrer Filiale einsehen und bearbeiten können. Sollte dieses nicht der Fall sein, sind die Zugriffsberechtigungen entsprechend zu ändern, um diese "lästige" Meldung zu vermeiden.
06.02	allgemein	Druckervorgaben	Über die DRUCKER-VERWALTUNG können für die verschiedensten Ausgaben Drucker vorgegeben werden. Damit ist es dann nicht erforderlich, die entsprechende Druckernummer (zu suchen und) einzugeben: Die Daten werden in der oben einzugebenden Vorgabe-Datei hinterlegt. Dieser Name ist dann in der Zugriffsberechtigung einzutragen. Damit ist es z.B. auch möglich, für den gleichen Ausgabetyp mitarbeiter- oder raumbezogene unterschiedliche Drucknummern vorzugeben. Die Spalte ABF steht für Abfrage: Wenn diese ein "N" enthält, ist keine weitere Eingabe erforderlich; es wird sofort gedruckt. Dieses kann z.B. für Formulare verwendet werden, wenn diese immer nur auf einem Drucker ausgegeben werden sollen. Bei "J" wird der Drucker vorgegeben; er kann dann bestätigt, aber auch geändert werden. Wichtig wird diese Druckervorgabe, wenn einem Drucker spezielle zusätzliche Funktionen zugeordnet sind und dieser Drucker grundsätzlich immer hierfür verwendet werden muss. Dieses kann z.B. bei Formularversand per E-Mail, Erstellung von pdf-Formularen oder sonstige Besonderheiten vorliegen.
02.02	TK	Funktionstasten an der Kasse	Ziemlich unbekannt ist die Verwendung von Funktionstasten innerhalb von COMMERZ-TK, obwohl nützliche Funktionen damit verbunden sind. Ein wichtiges Thema ist die Preisauskunft an der Kasse: Bisher war es möglich einen Artikel zu erfassen (zu scannen) und nach Benennung des Preises über Abbruch die Position und den gesamten Auftrag wieder zu löschen. Die Funktionen "2 ABBRUCH" und "4 KEIN BON" sind eigentlich seit längerem, zumindest ab 1.1.2020 unter anderem wegen GoBD gesperrt. Welche Lösungen gibt es? 1. Zweites Fenster Öffnen eines weiteren WINDOW-Fensters und dort auf die Preisauskunft stellen. Dort bekommt man dann durch Eingabe von Kunde und Artikel die Preisvarianten angezeigt. 2. Automatisches Verzweigen in die Preisauskunft Durch Eingabe der Funktionstaste F8 nach der Eingabe der Kundennummer wird direkt die Preisauskunft aufgerufen: Dort kann dann die Artikelnummer eingegeben werden. Alternativ dazu kann (nach geringfügiger Änderung durch die Hotline) auch der Scanner so eingerichtet werden, dass über ihn der EAN-Code direkt eingelesen werden kann.
01.02	WWS	Saison-Artikel	Bei Saison-Artikeln (wie z.B. Kalender oder Artikel zu Feiertagen) muss man immer aufpassen, dass man davon nicht zu viele bestellt, wenn das automatische Bestellverfahren aus COMMERZ genutzt wird. Üblicherweise verwendet man dafür das folgende Verfahren: Zu Beginn einer Saison wird man die Daten für Minimal- und Maximalwerte entsprechend hoch setzten und im Lauf der Saison darf man nicht vergessen, diese Daten wieder zurückzusetzen. Dieses Verfahren kann man sich aber ersparen, wenn man das Feld SAISON im Artikelstamm nutzt. Ausgangsdaten (Artikel mit Saison-Kennzeichen): und Abläufe beim automatischen Bestellvorschlag oder auch beim Erfassen Vorschlag: 1. Solange das Datum 10.01.18 nicht erreicht ist, wird entsprechend dem verfügbaren Bestand und den Werten von Min. und Max die zu bestellende Anzahl vorgeschlagen. Hier gibt es aber auch schon Speziallösungen im Einsatz, die die Vorschlagsmenge auf Basis von realen Tendenzen ermittelt. 2. Nach dem 10.01.18 wird der Artikel nicht mehr vorgeschlagen, wenn noch Mengen verfügbar sind. Wird der verfügbare Bestand durch neue Aufträge negativ, wird nur noch die für die Aufträge erforderliche Menge vorgeschlagen. Mit diesem Verfahren können nun bei Saison-Artikeln die Vorschlagsmenge für Bestellungen entsprechend gesteuert und "nicht-realistische" Bestellungen vermieden werden.
31.01	WWS	Belegabruf	Der Menüpunkt dient dazu, Belege (das sind Lieferscheine oder Rechnungen) für bestehende Aufträge schnell abrufen zu können. Dabei geht man davon aus, dass aus einem Komm-Beleg (der Ausdruck eines Auftrages zur Kommissionierung im Lager) ein Lieferschein erstellt wird oder aus einem Lieferschein die Rechnung abgerufen werden soll. In beiden Fällen sind Mengen aus den Belegen einzugeben, wobei diese Erfassung im COMMERZ mit viel Komfort ausgestattet ist, um schnell zu den gewünschten Belegen zu kommen. So werden z.B. mit F3 bei der Positionsnummer die Mengen bis zur jeweiligen Auftragsmenge für alle Positionen des Auftrages vorgegeben oder man kann über die BS-Steuerung über Punkt 4=AUSKUNFT sich alle eingegebenen Daten des Auftrages noch einmal kontrolliert ansehen: Wenn man diesen aufruft, werden die einzelnen Positionen angezeigt und man kann diese (nach Markierung der Position) auch noch mengenmäßig verändern: Belegabruf Gleiche Funktion erzielt man, wenn man bei BS-STEUERUNG die "Wundertaste" F3 eingibt.
30.01	allgemein	Rechnungskontrolle	Brauchen Sie ein effizientes und umfassendes Werkzeug für die Kontrolle ihrer Eingangsrechnungen ? In COMMERZ hätten sie es. Dabei werden die elektronisch übermittelten Rechnungsdaten der Lieferanten mit den Lieferungen aus den Bestellungen abgeglichen und Unstimmigkeiten vermeldet. Bei der Rechnung oder der Bestellung kann dann hinterlegt werden, welche Aktivität zur Behebung durchgeführt wird (worden ist): "Unser EK-Preis war falsch", "Menge hat doch gestimmt" oder "Gutschrift von Lieferant kommt". Damit werden nicht nur die Differenzen festgestellt, sondern auch die eingeleiteten Folgearbeiten für spätere Auskünfte hinterlegt. Da diese Funktion nun elektronisch erfolgt, benötigt der Fachhändler kaum noch Aufwand, um die für ihn ggf. nachteiligen Differenzen zu erkennen und zu reklamieren. Diese Funktion gilt eigentlich für alle Lieferanten, sofern sie die Rechnungsdaten liefern können. Für Soennecken wurden aber auch die LS3-Aufträge mit einbezogen, womit sich diese Funktion nun als extrem effizientes DV-Werkzeug darstellt, mit dem man sich ganz erhebliche Kosten und Aufwendungen ersparen kann.
26.01	TKD	"wiederkehrende" Toner	Ganz entscheidend ist (auch in COMMERZ-ACTUELL-WWS), dass für ein bestimmtes Gerät ganz schnell (und nicht über andere externe Hilfsprogramme) der richtige Toner gefunden wird. Üblicherweise arbeitet man dabei mit den bewährten Artikeltabellen, die für Modelle angelegt, die gängigen Artikel enthalten und die direkt in TKD (und auch in WWS) aufgerufen werden können. Zum Beispiel in der Auftrags- und Leistungsbearbeitung können die Artikeltabellen mit der Eingabe von "x" aufgerufen und Artikel ausgewählt werden (die Möglichkeiten für den POSITIONSTYP können wie immer, wenn vor der Eingabe ein "*" steht, über die Funktionstaste F5 angezeigt werden): und dann Anzeige für Auswahl: Wenn man allerdings keine Artikeltabellen eingerichtet hat (es soll noch einige wenige geben), dann kann man über die Eingabe von "y" sich die Artikel anzeigen lassen, die diesem Gerät früher einmal verwendet worden sind: Diese Auswahl ist natürlich nicht umfassend, aber vielleicht ist ja gerade der Toner dabei, den man aktuell braucht.
25.01	FIBU	Keine Mahnung für Rechnung/Kunde	Wenn eine Rechnung nicht mehr angemahnt werden soll, kann man das dadurch verhindern, dass man das Valuta-Datum auf ein ganz spätes Datum setzt. Dieses kann man über OP-KONDITIONEN ÄNDERN eintragen: Wenn man immer ein festes markantes Datum dabei verwendet, kann man sich alle solche Rechnungen über die "Liste offene Posten" ausweisen lassen. Soll ein Kunde insgesamt nicht mehr gemahnt werden, dann muss man lediglich das MAHNKENNZEICHEN in der Stammdatenverwaltung auf null zu setzen: Solche Änderungen sollte man nur durchführen, wenn der Vorgang anderweitig weiterbearbeitet und protokolliert wird.
24.01	WWS	Finden Auftrag über LS/RNG	Wenn die Lieferschein-Nummer oder die Rechnungs-Nummer bekannt sind, kann man damit ganz schnell den oder die dazugehörenden Aufträge ermitteln. Dazu muss man in der Auftragsänderung ein "l" und die Lieferscheinnummer oder ein "r" und die Rechnungsnummer eingeben: 1. Lieferscheinnummer bekannt: 2. Rechnungsnummer bekannt In diesem Beispiel werden die Aufträge der Sammelrechnung 21 aufgezeigt und eine ältere Rechnung, die auch unter der gleichen Rechnungsnummer verbucht worden ist. Der angezeigte (bzw. ausgewählte) Auftrag kann dann direkt aufgerufen und bearbeitet (beauskunftet) werden.
23.01	WWS	Anzahlungen und Ratenzahlungen	In COMMERZ-WWS und auch in COMMERZ-OBJ können sowohl Anzahlungen als auch Ratenzahlungen wie folgt abgewickelt werden: Anzahlung Mit ein wenig Aufwand können mit COMMERZ-ACTUELL-WWS auch Anzahlungen für einen Auftrag abgerechnet werden: Dazu ist der Auftrag um zwei zusätzliche Artikel-Positionen zu ergänzen, in der ein Artikel mit entsprechendem Text und dem Mehrwertsteuer Kennzeichen "4" (=0%) einzutragen ist: o Erste Position z.B. mit Text "Anzahlung"; Auftragsmenge und "zu fakturieren" werden auf "1" gesetzt und ein Anzahlungsbetrag eingegeben. o Zweite Position mit gleicher Artikelnummer und z.B. mit Text "Berechnete Anzahlung"; Auftragsmenge minus 1 und Betrag gleich Anzahlungsbetrag ("zu fakturieren" noch auf null). Sofern die "echten" Positionen noch nicht bearbeitet sind und die Rechnung abgerufen wird, ergibt sich lediglich eine Rechnung über die Anzahlung. Nachdem diese Rechnung erstellt worden ist, ist in der dritten Position "zu fakturieren" auf minus 1 zu setzen. Diese Position bewirkt, dass dann später bei der Berechnung der "echten" Positionen der Anzahlungsbetrag entsprechend berücksichtigt wird. In die FIBU werden zwei Rechnungen übergeben, wobei für die Positionen ohne MwSt möglichst über die Warengruppe der Artikel ein spezielles Erlöskonto vorgegeben werden sollte; trotz Reduzierung der 2. Rechnung um den Anzahlungsbetrag werden die "echten" Positionen auf die betreffenden Erlöskonten komplett korrekt gebucht. Ratenzahlung Im Prinzip gibt es zwei Lösungsmöglichkeiten: 1. Für jede Rate eine Rechnung erstellen Dabei ist zu beachten, dass die Mengen der Artikel bereits vom Lager weg sind und sich auch nicht gleichmäßig auf x Raten verteilen lassen. Es ist daher auch wegen der Verteilung auf die Statistikdaten auf jeden Fall eine Rechnung über den Gesamtauftrag zu erstellen. Wenn dann aber nun Ratenrechnungen erstellt werden, würde man den Gesamtbetrag letztlich zweimal berechnen. Man müsste deshalb (mit viel Aufwand) jeder Ratenrechnung auch wieder rücksetzen. Dann hätte aber auch die Buchhaltung ein Problem, weil der Kunden die Ratenrechnung bezahlt, die Zahlung aber der Gesamtrechnung zugeordnet werden müsste. Alternativ dazu könnte man aber auch die Gesamtrechnung (neutral, d.h. mit einer einzigen generellen Warengruppen-Position) wieder kompensieren und für die Ratenbeträge den gleichen Warengruppen-Artikel verwenden. Dazu kann man auch einen Auftrag anlegen, den man für weitere Ratenzahlungen einfach immer wieder kopiert. 2. Auf einer Rechnung in Textform die Ratenbeträge, Termine und Konditionen aufführen. Dieses ist sicherlich die bessere Lösung, auch wenn die MwSt zu früh abgeführt werden müsste. Fazit: Wegen des geringeren Aufwandes ist eigentlich die Lösung 2 vorzuziehen, obwohl man bei einzelnen Ratenrechnungen eine bessere Kontrolle über die Zahlungen hat (aber diese Rechnungen müssen auch immer regelmäßig erstellt werden). Empfehlung: Eigentlich keine.
19.01	TKD	Auftragszeiten in der Historie	In der Historie-Auskunft über Aufträge sind zwei Zeiten enthalten, denen man verschiedene Bedeutungen zuordnen kann. Wichtig sind eigentlich drei Zeiten: o Auftragseingang o Leistungsbeginn o Auftrags-/Leistungsende Dabei ist die Zeitdifferenz zwischen Leistungsbeginn und Eingang die Reaktionszeit, die bei manchen Verträgen von besonderer Bedeutung sein kann. o EING steht für Auftragseingang (Datum und Uhrzeit) und wird automatisch beim Erfassen des Auftrages eingetragen. Diese Zeit ist dann nicht der echte Auftragseingang, wenn sich die Erfassung (massiv) verschiebt und die Zeit nicht korrigiert wird. Eine notwendige Korrektur kann man im Erweiterten Kopfbildschirm durchführen. o ENDE ist Datum und Zeit, die man bei der Leistungsbearbeitung eingibt: Wenn die Reaktionszeit wichtig ist, dann muss man hier den Arbeitsbeginn eingeben. Wenn man statt dem Auftragseingang den Leistungsbeginn einträgt und bei TAG DER REPARATUR das Arbeitsende, dann erhält man den Zeitraum der Reparatur (der aber auch aus den Technikerzeiten herauslesbar ist). Im Normalfall bedeuten die Zeiten: EING = Auftragseingang und ENDE = Leistungsbeginn oder Leistungsende.
18.01	allgemein	Artikelnummer	Die Eingabe einer Artikelnummer erfolgt in den Bildschirmen von COMMERZ immer nur an einer Stelle. Dieses ist auch der Grund, warum COMMERZ-ACTUELL so schnell ist. Zum einen muss man nicht erst mit der Maus auf ein spezielles Eingabefeld gehen, um dort einen speziellen Suchbegriff aus dem Artikelstamm einzugeben, und zum anderen kann man durch geschickte Eingabe erreichen, dass nicht erst eine Fülle von Artikeln zur Auswahl angeboten werden, sondern der gewünschte Artikel direkt gefunden wird. Der Nachteil ist aber, dass man über einen Vorbuchstaben COMMERZ mitteilen muss, über welches Suchmerkmal aus dem Artikelstamm (Zugriffsnummer, Artikelgruppe, EAN-Code, Bestellnummer, Text für Volltextsuche, Katalognummern oder Katalogseiten) gesucht werden soll. Dafür wurden dann die Vorbuchstaben, wie "z", "a", "i", "b", "v", "s" oder "o" eingeführt und bei einem Zugriff über die eindeutige DV-Artikelnummer diese ohne Vorbuchstaben einzugeben ist. Für einige COMMERZ-ACTUELL-Anwender haben wir aber die Eingabe der Vorbuchstaben völlig eliminiert. Das bedeutet, dass diese Anwender ohne diese Buchstaben die Artikel finden. Wie funktioniert das ? Ganz einfach: Es wird eine Reihenfolge festgelegt, nach der die einzelnen Zugriffe nacheinander geprüft werden. Aber dabei muss natürlich vermieden werden, dass Artikel deshalb nicht gefunden werden, weil vorher über einen in der Reihenfolge vorhergehenden anderen Zugriff bereits ein "Treffer" erzielt wird und damit ein oder mehrere andere Artikel gefunden und angezeigt werden (und der gesuchte nicht). Man muss also individuell prüfen, wie die aktuellen Zugriffsfelder normiert worden sind und welche Reihenfolge vorgegeben werden kann, um dann zu entscheiden, ob ein Finden von Artikeln auch ohne Vorbuchstaben immer zum Ziel führt. Zudem sind z.B. im Laden die Scanner neu einzurichten, weil das automatisch generierte "i" dann entfallen muss. Informationen gerne dazu bei der Hotline.
17.01	TK	Staffelpreise an der Kasse	Kunden verlangen häufig (und gerade im Ladengeschäft), dass sie Artikel zu Staffelpreisen erhalten, auch wenn sich die Artikel nur durch verschiedene Farben unterscheiden. Wenn beispielsweise ein Ordner ab 5 Stück statt EUR 3,07 nur noch EUR 2,96 kostet und der Kunde nimmt 4 blaue und 4 schwarze Ordner, dann möchte er für alle Ordner nur je EUR 2,96 bezahlen. Im Streckengeschäft gibt es die Möglichkeit über den Menüpunkt 14. POSTIONEN KUMULIEREN für Aufträge gezielt solche Konstellationen zu erkennen und die Preise entsprechend anzupassen. Im Ladengeschäft wurde diese Funktion auch integriert, womit dann automatisch die bisherigen Positionen geprüft und die Preise danach gegebenenfalls nach Bestätigung direkt geändert werden: Ausgangssituation (man sieht unten auch noch den nächsten Staffelpreis): Nach Eingabe F2 (Erfassungsende): Nach Kumulierung: Einsatz dieser Funktion bitte (vor allem wegen der Erkennung gleichartiger Artikel) mit der Hotline absprechen.
16.01	WWS	Reservierte Bestände	Haben auch Sie Kunden, die einen bestimmten Artikel sofort geliefert haben möchten, und können Sie sicherstellen, dass dieser zu einem beliebigen Zeitpunkt in ausreichendem Umfang auch auf Lager ist ? Mit COMMERZ ist das alles kein Problem, weil diese reservierten Bestände nicht für alle andern Kunden zu Verfügung gestellt werden und das Bestellwesen diese Reservierungen auch entsprechend berücksichtigt. Details dazu gerne von der Hotline.
12.01	FIBU	Rechnungen ohne Mehrwertsteuer	Ausgangsrechnungen ohne MwSt können entweder für EU-Kunden oder für sonstige Auslandskunden erstellt werden. Für das Verbuchen bzw. die Weitergabe an eine andere Finanzbuchhaltung ist folgendes zu beachten: 1. Kundenstammsätze Das Feld MEHRWERTSTEUER-FREI ist auf "J" zu setzen: EU- und Auslandkunden werden daran unterschieden, ob im Feld USTID ein Wert enthalten ist (Umsatzsteuer-Identifikationsnr., die auch auf Rechnung ausgegeben wird und unter der auch die "zusammenfassende Meldung" abzugeben ist) oder nichts (sonstiges Ausland). 2. Erlöskonten Im Parametersatz (WWS und TKD) kann zwischen Erlösen für Auslands- und EU-Kunden unterschieden werden: 3. Steuerkennzeichen Das Steuerkennzeichen wird automatisch auf "4" gesetzt (statt wie üblich auf "0" für 19% bzw. "1" für 7%) und so an die FIBU übergeben. In der COMMERZ-FIBU wird ein neues FIBU-Steuerkennzeichen aus den Daten im Parametersatz 3 oder 4 ermittelt (erste MwSt-Definition mit einem Prozentsatz von 0%). Damit können dann Zahlungen auch mit Skonto den Rechnungen zugeordnet werden. Übrigens Beim Erfassen von Eingangsrechnungen in der COMMERZ-FIBU ist immer ein Steuerkennzeichen zu verwenden, dem im Parametersatz 3 oder 4 Vorsteuer mit 0% zugeordnet ist. Wenn beim Steuerkennzeichen für die Eingangsrechnung "0" eingetragen wird (OHNE STEUER), dann kann aus der Zahlung später kein Skonto direkt verbucht werden.
11.01	TKD	Miete/Wartung noch offen?	Ein kleiner Trick, um festzustellen, ob Mieten und/oder Wartungen nicht abgerechnet wurden, ist die Funktion GERÄTE-VORAUSBERECHNUNG zu nutzen. Wenn man dort als ABRECHNUNGSMONAT das Datum eingibt, bis zu dem man meint, alles abgerechnet zu haben, erscheinen genau die Geräte, die eben doch nicht berechnet worden sind (Menüpunkt 9 bei 5. SONSTIGE LISTEN). Dieses Verfahren ist sicherlich besser, als "auf Verdacht" eine Vertragsabrechnung anzustoßen, weil bei der VORAUSBERECHNUNG keine Veränderungen in den Geräten gemacht und lediglich Informationen für mögliche Nachberechnungen geliefert werden.
10.01	WWS		Gutschriften an Kunden werden üblicherweise über die Auftragsart 10 (bis 19) erstellt. Für diesen Fall prüft COMMERZ auch, ob beim Kunden seine Steuernummer hinterlegt ist, die dann auch auf die Rechnung automatisch mit ausgegeben wird. Für einen generellen Überblick, welche Auftragsarten (10 bis 19) verwendet worden sind, kann man die "GESCHÄFTSERGEBNISSE" aufrufen: Hier wurden für Gutschriften (warum auch immer) die Auftragsarten 10, 11 und 18 verwendet. Man kann aber auch einen normalen Auftrag erstellen und dann negative Mengen verwenden. In diesem Fall wird dann eine Rechnung erstellt (mit negativem Gesamtbetrag) und die Steuernummer wird nicht mit ausgegeben. Der letzte Fall wird eigentlich immer nur dann verwendet, wenn man etwaige Rückgaben in einen (neuen) aktuellen Auftrag einbringen möchte. Es ist wichtig, diese Vorgänge kontrollieren und überwachen zu können, wenn man nicht entsprechende Kompetenzen vergeben hat. Dazu bietet sich die AUFTRAGSPRÜFLISTE an, über die Aufträge mit speziellen Auftragsarten ausgewiesen und über die aber auch durch die Abfrage BETRAG IN DER POSITION KLEINER ALS der Wert 0,00 negative Positionen gelistet werden können: Damit können dann auch solche speziellen Aufträge überwacht werden.
09.01	allgemein	logics-news in 2023	Aus technischen Gründen werden die Themen aus 2023 zunächst als Fortsetzung von 2022 dargestellt.
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15.12	allgemein	Jahresende	Die logics-news schließt mit dem heutigen Tag das Jahr 2022 ab und freut sich in 2023 wieder mit Anregungen und Vorschlägen zur optimalen Nutzung von COMMERZ-ACTUELL beitragen zu können. Nachfolgend ein paar Informationen zum Weihnachtsfest und dem Neuen Jahr 2023. 1. Telefoninstallation Morgen am 16.12.2022 wird unsere Telefonanlage umgestellt. Telefonnummern und E-Mail-Adressen bleiben natürlich erhalten. Sollte die Umstellung nicht ganz reibungslos verlaufen, dann haben wir für Sie einen Notrufnummer, unter der die logics systems gmbh zu ihren normalen Arbeitszeiten erreichbar ist: 98106 / 3972901. 2. Unsere Hotline ist über die Feiertage nicht erreichbar am o Montag, 26.12.2022, 2. Weihnachtstag o Donnerstag, 05.01.2023, nur bis 12:00 o Freitag, 06.01.2023, Feiertag (Heilige Drei Könige) 3. Logics-news 2023 o Montag, 09.01.2023; 1. Beitrag der logics-news in 2023 4. Wünsche Das gesamte logics-Team wünscht allen ein besinnliches Weihnachtsfest und ein gutes erfolgreiches Jahr 2022. Und vor allem, bleiben Sie gesund.
14.12	TKD	Datum sperren	In der Zugriffberechtigung wurde ein Feld eingefügt DATUM ÄNDERN (J/N), über das gesteuert wird, ob der Mitarbeiter das Tagesdatum beim Einstieg in COMMERZ-ACTUELL-TKD ändern darf oder nicht. Dieses Tagesdatum hat z.T. entscheidende Bedeutung bei diversen Abwicklungen in COMMERZ-ACTUELL-TKD (Verbuchung Statistikdaten, Datum Techniker-Einsätze u.a.m.). Deshalb ist es wichtig, dass nicht jeder Mitarbeiter dieses Datum beliebig setzen kann. Bei der Auslieferung und Installation steht das Feld automatisch auf "J".
13.12	allgemein	Systemänderungen	Leider häufen sich in letzter Zeit die Anfragen, dass unsere Hotline neu auftretende Unzulänglichkeiten, die nach Änderung von Hardware, Systemsoftware oder Vernetzung bei der Nutzung von COMMERZ-ACTUELL auftreten, beheben soll. In vielen Fällen wird die Hotline dabei auch noch über die durchgeführte Änderungen unzureichend informiert, sodass es für sie äußerst schwierig ist, Hilfestellung überhaupt zu geben zu können. Zudem sind solche Tätigkeiten nicht im Wartungsvertrag enthalten und müssen demzufolge extra vergütet werden. Unumgänglich dabei ist aber, dass unsere Hotline vorab über die Änderungen informiert wird, damit sie rechtzeitig auf mögliche Probleme hinweisen kann und sich ggf. auch zeitlich auf etwaige Hilfestellungen einstellen kann.
12.12	FIBU	Differenzen bei Sammelkonten	Bei der KONTENAUSKUNFT stimmen bei "normalen" Konten die Summen aller Buchungen mit dem AKT. SALDO überein, sofern man sich alle Buchungen ausgeben lässt. Das ist bei den als Sammelkonten festgelegten Sachkonten nicht (immer) so. Beispiel: Buchung einer Ausgangsrechnung: Kontenauskunft (Konto 1400): Die Differenz entsteht dadurch, dass erst mit dem Journaldruck die Buchungen auf die Konten der Erlöskonten erzeugt werden. Wichtig dabei ist auch, dass der aktuelle Saldo (auch ohne Journaldruck) immer dem aktuellen Wert entspricht. Kontoauskunft (Konto 1400, nach Journalschreibung)
08.12	WWS	Sortierung in den Komm-Belegen	Beim sofortigen Druck von Komm-Belegen aus der Auftragserfassung wäre es nachteilig, wenn man immer wieder eingeben müsste, wie die Artikel auf dem Komm-Beleg sortiert sein sollen. Deshalb kann man im Parametersatz eine grundsätzliche Vorgabe festlegen, die dann für alle so abgerufene Komm-Belege gilt: Die Ziffern steuern die Sortierung nach 1 = Positionsnummer 2 = Artikelnummer 3 = Lieferanten-Artikelnummer 4 = Lagerort Die gewählte Sortierung hängt natürlich auch damit zusammen, wie die Artikel "gelagert" sind. Beim Druck von Komm-Belegen innerhalb des Menüpunktes "KOMMISSIONIERUNG" (siehe Kapitel 4.2.4), bei dem eigentlich immer mehrere Komm-Belege gedruckt werden, werden die Vorgaben für die Sortierung immer gesondert angefordert.
07.12	TK	Monatsdaten	Wenn es notwendig ist, Monatsdaten am Ende eines Monats in Form einer Auswertung (z.B. für den Steuerberater) zur Verfügung zu stellen, dann kann man dieses am besten über den DRUCK VON KASSENVORGÄNGEN erreichen (beispielsweise alle INKASSO-Daten eines Monats): Genauso können auch EIN- und AUSZAHLUNGEN zusammengefasst protokolliert werden.
06.12	TKD	Abschließen von Aufträgen	Wo dient eigentlich die Funktion "Aufträge abschließen"? Ganz generell: Als "Bremse" für den Rechnungsdruck (und auch für die Auftragsbeendigung, wenn der Auftrag kostenfrei ist). Aufträge können sich in verschiedenen Zuständen befinden: 1. Positionen erfasst, aber noch nicht vollständig (Rückfragen beim Techniker erforderlich) 2. Positionen erfasst, aber Werkstattleiter muss diese noch über DRUCK ABRECHNUNGSBELEGE kontrollieren 3. Rechnungsdruck soll verzögert werden. Wenn diese "Bremse" nicht wäre, würden für solche Aufträge u.U. Rechnungen erstellt werden, wenn man den Rechnungsdruck z.B. über "DRUCK VON RECHNUNGEN" und alle Aufträge anstößt. Abschließen von Aufträgen kann man in der Leistungsbearbeitung gezielt durchführen: a) Menüpunkt 3 b) Nach Auftragsbearbeitung Aufträge werden aber auch automatisch abgeschlossen, wenn man z.B. einen Lieferschein erstellt hat, bevor man nach Änderungen oder Erfassung von Positionen Rechnungen ausgeben möchte. Aufträge die das Kennzeichen "abgeschlossen" haben, können nicht mehr bearbeitet werden, sie müssen erst noch "zurückgesetzt" werden. Dabei ist wichtig zu wissen, dass damit auch der Eintrag in der Historie gelöscht wird und er erst beim nächsten "Abschließen" wieder eingetragen wird.
05.12	WWS	OP-Auskunft in WWS mit DATEV-FIBU	Die Informationen in WWS über Offene Posten eines Kunden, der Hinweis, dass der Kunde schon eine Mahnung erhalten hat, und die Prüfung eines Kreditlimits gingen früher nur, wenn die FIBU von COMMERZ eingesetzt wurde. Nun ist aber diese Funktion auch beim Einsatz der DATEV-FIBU möglich. Dazu sind in regelmäßigen zeitlichen Abständen (z.B. täglich, nachts) aus DATEV die OPs zu exportieren und in eine "Mini"-COMMERZ-FIBU zu übertragen. Diese Funktionen können so automatisiert werden, dass kein weiterer Arbeitsprozess für die Datenübertragung erforderlich ist. Weitere Informationen gerne durch die Hotline.
30.11	allgemein	Lastschriften mit SEPA	Der ganz wichtige Vorteil einer integrierten DV-Lösung ist der, dass die Ziele mit geringstem Aufwand und ohne Medienwechsel (elektronisch <--> manuell) abgewickelt können müssen. Leider nutzen immer noch zu wenige COMMERZ-Anwender die besonders komfortablen SEPA-Funktionen in COMMERZ und erfassen die Lastschriftdaten auf Basis der gedruckten Rechnungen zusätzlich noch in der FIBU oder in einem Bankprogramm. Wir empfehlen die Lastschriften direkt in COMMERZ zu erstellen, wobei das Wort "direkt" bedeutet, dass die in den Programmen WWS, TKD oder OBJ enthaltenen Daten können unmittelbar an die Banken übermittelt werden, ohne dass eine zusätzliche Erfassung notwendig ist. Die Stammdaten der Kunden enthalten bereits alle bankrelevanten Daten und aus den Rechnungen werden Texte, Beträge und Rechnungsnummer automatisch hinzugefügt. Die zugeordnete Zahlungsbedingung steuert zudem Skonti und die Zeitpunkte der Abbuchungen. Die Erstellung der Lastschriften kann in WWS und in TKD aufgerufen werden: Bei SEPA-LASTSCHRIFT sind dann folgende Vor- und Eingaben erforderlich: Ganz wichtig ist, dass man zunächst im Vorfeld einen Prüflauf starten kann, über den (ohne Erstellung der SEPA-Export-Datei) die Daten und die Ergebnisse auf Fehler geprüft werden können. Es sind keine aufwendigen und fehleranfälligen Zusatzerfassungen in anderen Programmen erforderlich, wenn man die Lastschriften direkt über COMMERZ abwickelt. Warum sich also mit unnützer Arbeit (Kosten und Aufwand) belasten, wenn man es viel einfacher haben könnte? Es gibt auch schon Fachhändler, die sich auf TKD-Rechnungen eine kostenpflichtige Zusatzposition generieren lassen, wenn der Kunde einer SEPA-Lastschrift nicht zustimmt
29.11	WWS	Abschriften von Rechnungen	Warum gibt es eigentlich zwei Möglichkeiten, Abschriften von Rechnungen zu erstellen? Das ist ein wenig historisch zu sehen. Anfangs wurde das Layout der Rechnungen nicht gespeichert und deshalb musste eine Abschrift aus den Rechnungsdaten, die während des Rechnungsdrucks in verschiedene Datenbereiche abgespeichert worden sind, wieder zu einer "Abschrift" zusammengestellt werden. Deshalb auch der TYP 2 = (AUS DATEN). Voraussetzung dabei ist natürlich, dass alle Daten auch noch verfügbar, d.h. nicht gelöscht worden sind. Später wurde dann COMMERZ so erweitert, dass die Layouts der Formulare insgesamt gespeichert wurden und man diese durch den TYP 1 = (AUS ORIGINAL) abrufen kann. Eine weitere Möglichkeit eine Abschrift (auch von Lieferscheinen) zu erhalten, ist durch die Eingabe von "d" oder "D" bei der Auftragsänderung in der untersten Zeile im Kopfbildschirm des Auftrages.
28.11	FIBU	IDEA-Export	Beim Abschluss eines Wirtschaftsjahres werden automatisch die Daten für IDEA erstellt. Diese Daten können die Betriebsprüfer dann in ihr System zu weiteren Analysen problemlos übernehmen. Für jedes Wirtschaftsjahr werden folgende Dateien im Verzeichnis COMMERZ erzeugt, wobei jj die zweistellige Jahreszahl bedeutet: o KTOEXPjj.csv (Konten) o BUHEXPjj.csv (Buchungen) o STREXPjj.csv (Tabelle Steuerkennzeichen) o BILEXPjj.csv (Bilanztexte) o BWAEXPjj.csv (BWA-Texte) o SAMEXPjj.csv (Sammelkonten-Definition) Wer die IDEA-Schnittstelle einsetzt, sollte einmal prüfen, ob diese Dateien vorhanden sind; man könnte diese Daten auch einmal zur eigenen Prüfung und Abstimmung nutzen. Beschreibung der Details bitte bei unserer Hotline anfordern.
24.11	WWS	Lieferoptionen	Wir hatten bereits mehrfach in den logics news beschrieben, dass für die LS3-Aufträge ein neues Feld "LIEFEROPTION-LC" eingeführt worden ist, über das vorgegebene spezielle Hinweise auf den Lieferscheinen von Soennecken ausgegeben werden können. Die Bedeutung der zweistelligen numerischen Ziffern wurde von Soennecken festgelegt, z.B. für "nur vormittags zustellen" oder "ggf. bei Firma xyz abgeben". Sollten Erweiterungen oder Änderungen notwendig werden, informieren Sie bitte unsere Hotline.
23.11	TKD	Freie Einheiten im Pool	Die Erlöse aus Zählerabrechnung fließen in das Gesamtergebnis der einzelnen Geräte des Pools ein. Ganz entscheidend dabei ist, welchen Geräten die Freien Einheiten zugeordnet worden sind und wie sie verteilt sind. Unzureichend (aber einfach) ist es auf jeden Fall, die Gesamtzahl der Freien Einheiten nur einem Gerät zuzuordnen, weil dann dieses Gerät wohl keine Zählererlöse hat, die anderen Pool-Geräte aber ungerechtfertigte Einnahmen haben. Die Summe der Freien Einheiten sollte deshalb entsprechend ihres Kopienaufkommens auf die einzelnen Geräte verteilt werden. Um dieses zu erreichen braucht man nur den Menüpunkt "POOL-AUSWERTUNGEN" aufzurufen: Dort kann man sich unter "LISTE ZUORDNUNG FREIKOPIEN" die aktuelle Verteilung ansehen oder mit "ÜBERNAHME NEUE FREIKOPIEN" die Verteilung in die Geräte gleich durchführen. COMMERZ-TKD ermittelt die Verteilung über die in der Historie hinterlegten Daten über den Kopien-Verbrauch. Damit wird zumindest eine wesentlich verbesserte Zuordnung der Zählererlöse auf die einzelnen Poolgeräte erreicht, als wenn man die Freien Einheiten nur bei einem einzelnen Gerät hinterlegt. Änderungen in der Gesamtzahl der Freien Einheiten (Hinzufügung oder Entfernung von Pool-Geräten) kompensieren sich dann, wenn man vor jeder Zählerabrechnung die oben genannten Programme aufruft.
22.11	TK	gekaufte Artikel eines Kunden	Mit der "Wundertaste" F3 statt der Eingabe einer Artikelnummer kann man sich auch an der Kasse die bisher gekauften Artikel des Kunden anzeigen lassen. Das macht natürlich nur Sinn, wenn es sich nicht um den generellen Ladenkunden handelt, sondern um einen ausgewählten Kunden (mit Kundennummer). Diese Funktion ist dann wichtig, wenn der Kunde den Artikel wieder haben möchte, den er schon einmal gekauft hat.
21.11	WWS	Auftragsarten ab 90	Neben den Standardwerten für Auftragsarten gibt es weitere, über die ganz spezielle Abläufe durchgeführt werden können: 90 KOMMISSIONS(beleg) Die Auftragsart 90 stellt einen Spezialfall dar, der für die Abwicklung von Aufträgen über Kommissionsware gedacht ist. Umsätze dieser Art werden nur im Lager berücksichtigt (in Abhängigkeit vom Lager-Kennzeichen), es finden keine Umsatzbuchungen statt. Aufträge mit dieser Auftragsart gelten als abgeschlossen, wenn die Auftragsmenge komplett ausgeliefert worden ist. Denkbar für die Anwendung dieser Auftragsart ist z.B. für den Fall, dass Artikel als Ersatz kostenlos geliefert werden sollen. 91. PROBESTELLUNG Die Auftragsart 91 dient dazu, Probestellungen - insbesondere im Maschinen-/Gerätebereich - abzuwickeln und zu verwalten. Angegebene Mengen werden nur mengenmäßig verbucht, bei Geräten, deren Seriennummern eingegeben wurden, wird der Status automatisch auf "4" (Probestellung) gesetzt und die Kunden- und Auftragsdaten eingetragen. Aufträge der Auftragsart 91 können in der Auftragsart geändert werden: o in Auftragsart 00 bis 09, wenn der Kunde die Probestellung behalten möchte. Die Mengenfelder werden beim Wechsel und Durchlaufen der Position(en) automatisch in "zu fakturieren" umgesetzt, sodass sofort die Rechnung abgerufen werden kann. o Auftragsart 92 (RÜCKNAHME), wenn die Probestellung zurückgenommen werden soll. Beim Druck des Abholscheines werden die Mengen dem Lager wieder hinzugefügt, Geräte erhalten wieder den Status "1" (auf Lager). 92. RÜCKNAHME Die Auftragsart 92 (Rücknahme) wird normalerweise aus Aufträgen der Auftragsart 91 erzeugt (sonstige Rücknahmen lassen sich besser über den Abholschein (Auftragsart 93) durchführen. Es ist zu beachten, dass sofort beim Erfassen des Auftrages der ver- fügbare Bestand erhöht wird und beim Druck des Beleges die Mengen dem Lager zugeschlagen werden, obwohl die Waren normalerweise noch nicht im Lager sind. 93. ANHOLSCHEIN Die Auftragsart 93 steuert und verwaltet das Verfahren von Rücknahmen. Dabei wird davon ausgegangen, dass der Kunde die Ware erhalten und berechnet bekommen hat. Beim Erfassen mit der Auftragsart 93 (positive Mengen) und dem Druck des Abholscheines wird mengen- und umsatzbezogen noch nichts verbucht. Erst beim Eingang der Ware kann die Auftragsart von 93 auf 10 bis 19 (Gutschrift) umgewandelt werden. Genau zu diesem Zeitpunkt erfolgt die lagermäßige Zubuchung und die Versorgung der Felder "zu fakturieren", so dass dann automatisch die Gutschrift abgerufen w erden kann. 94. INZAHLUNGNAHME Die Auftragsart 94 ist in Verbindung mit Geräten anzuwenden. Mengen und Geräte, die mit dieser Auftragsart erfasst werden, führen letztlich zu einer Gutschrift für den Kunden. Nach der Erfassung, bei der der verfügbare Lagerbestand entsprechend erhöht wird, kann der Lieferschein abgerufen werden, der automatisch dazu führt, dass der Lagerbestand erhöht wird. Danach kann eine Gutschrift erstellt werden, die jedoch auch durch Versorgung der "zu fakturierenden" direkt erzeugt werden könnte. Befinden sich Geräte in den Auftragspositionen, dann werden die betref- fenden Gutschriftsbeträge als eine Komponente für einen neuen Einkaufspreis automatisch beim Gerät eingetragen. Die weitere Aufwandskomponente für den neuen Einkaufspreis kann dann über COMMERZ-ACTUELL-TKD als "Wiederaufbereitung" hinzugefügt werden. 95. INTERNER LIEFERSCHEIN Sobald mehrere Lager/Filialen eingesetzt werden, können über die Auftragsart 95 Umbuchungen zwischen Zentral-Lager und Filialen durchgeführt werden. Dazu kann bei der Erfassung das Lager eingegeben werden, von dem die Ware abgebucht werden soll. Dieses erfolgt zum Zeitpunkt des Drucks des "Internen Lieferscheins". Über die Funktion "Lagerbuchungen" kann durch Angabe der Auftragsnummer die Lieferung komplett und schnell einem anderen Lager/Filiale zugebucht werden. 96. VERMIETUNG Diese Auftragsart steuert die Verbuchung von Provisionsdaten bei den Vertretern und muss gesondert freigegeben werden. Sie kann verwendet werden, wenn z.B. Geräte nur vermietet werden, der Verkäufer aber Provision auf Umsatz und / oder Nutzen sofort angerechnet bekommen soll. Der Auftrag ist nach dem Druck des Lieferscheins , bei dem auch die Umsatzdaten (nur für die Provisionen) abgespeichert werden, abgeschlossen. 97. RÜCKNAHME VERMIETUNG Wie Auftragsart 96, aber nur für Rücknahmen. 98. DIREKTLIEFERUNG Die Auftragsart 98 steuert Aufträge, bei denen die Ware nicht vom Fachhändler sondern vom Lieferanten direkt an den Kunden geliefert wird. Beim Erfassen von Artikelpositionen, die alle von einem Lieferanten stammen und alle auch direkt geliefert werden sollen, wird der verfügbare Bestand nicht reduziert, um das normale Bestellwesen nicht zu beeinflussen. Die Verarbeitung der Auftragsart 98 muss von logics systems gmbh gesondert freigegeben werden. Jede dieser speziellen Auftragsarten hat auch zusätzliche Details, die die Abläufe in ihren Abläufen der Praxis anpassen. Unsere Hotline gibt gerne Auskunft über etwaige Besonderheiten.
17.11	allgemein	Daten-Änderung am Bildschirm	Die Änderung von Datenfeldern erfolgt nach den üblichen Standards: Sobald das erste Zeichen eines Eingabefeldes geändert oder neu eingegeben wird, wird das gesamte Datenfeld gelöscht. Das ist natürlich ganz gut, wenn man gänzlich andere Daten eingeben möchte, aber immer dann ein Problem, wenn man nun wirklich nur das erste Zeichen z.B. eines Textfeldes ändern möchte und der Rest aber bestehen bleiben soll. Es gibt dafür eine schnelle Lösungsmöglichkeit, nämlich vor der Änderung einmal CURSOR rechts und dann CURSON links eingeben. Dann steht man im Datenfeld wieder auf dem ersten Zeichen, das man ohne den Rest zu löschen nun ändern kann.
16.11	OBJ	Formulare	Die für jeden COMMERZ-OBJ-Anwender individuell gestaltbaren Formulare werden im COMMERZ-ACTUELL im Verzeichnis VORLAGEN hinterlegt. Dabei werden für alle Formulartypen auch die Erst- und die Folgeseiten sowie mögliche Logos in dot-files dort eingetragen. Anfangs wird eine generelle Struktur ausgeliefert und der Anwender kann auch Änderungen bezüglich der Daten (welche Informationen sollen ausgegeben werden) und ihre Positionen (wo soll gedruckt werden) selbst durchführen. Bei komplexen Layouts empfiehlt die Hotline, dass sie selbst den Aufbau und die Anlage in VORLAGEN festlegt und testet. Übrigens: COMMERZ-OBJ eignet sich auch, um im TKD-Bereich Angebote und Auftragsbestätigungen (aber auch Lieferscheine und Rechnungen) im Topformat für die Kunden zu erstellen. Bei Angeboten könnte man sich z.B. vorstellen, als Standard eine Art Erfassungs-Maske anzulegen, die alle Daten der Anforderung des Kunden (wie Kopiervolumen, Finanzierung oder Relation Wartung zu Freie Einheiten) enthält. Diese Maske müsste dann lediglich einkopiert, entsprechend ausgefüllt und als Angebot gedruckt werden.
15.11	WWS	Kauft der Kunde noch oder (viel) weniger?	Für den Fachhändler ist es besonders wichtig, Veränderungen im Kaufverhalten seiner Kunden rechtzeitig zu erkennen. Leider sind die Umsatzzahlen dafür weniger geeignet, weil sie erst zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung gespeichert werden und diese z.T. auch erst am Monatsende beim Druck der Sammelrechnungen ausgegeben werden. In COMMERZ gibt es aber eine wenig genutzte Funktion, die ein zeitlich aktuelles Bild der Kunden-Order wiedergibt, nämlich die sogenannte Auftragseingangsliste. Dazu sind folgende wichtige Eingaben erforderlich: o VERTRETER Vertreter/Verkäufer (oder alle) o BETRACHTUNGSZEITRAUM Zeitraum, den man betrachten möchte (hier: 7. KW 2016, also vom 15.02.16 bis zum 20.02.16) o VERGLEICHSZEITRAUM davor liegender Zeitraum, den man mit dem Betrachtungszeitraum vergleichen möchte (hier 4. bis 7. KW 2016, also vom 25.01.16 bis zum 13.02.16) Die beiden Zeiträume können beliebig gewählt werden, so dass auch Monatswerte betrachtet werden können. Üblicherweise ist der Vergleichszeitraum immer größer als der Betrachtungszeitraum. o TEILER Um die Auftragseingänge richtig vergleichen zu können, müssen die Zeiträume gleich sein. Dazu erwartet COMMERZ die Eingabe eines Teilers, durch den die Auftragseingänge des Vergleichszeitraumes geteilt werden. Hier ist der Teiler gleich 3, weil der Betrachtungszeitraum eine Woche, der Vergleichszeitraum aber 3 Wochen umfasst. Wenn beide Zeiträume gleich groß sind, ist als Teiler eine "1" einzugeben. o EINSCHRÄNKUNG DER AUSWERTUNG (VON/BIS) Die Auswertung kann dann noch durch die Eingabe von zwei Prozentsätzen eingeschränkt werden. Es werden nur die Kunden ausgegeben, die im Vergleich vom Betrachtungszeitraum zum Vergleichszeitraum einen Prozentsatz ergeben, der in diesen Prozentbereich fällt. Mit den hier vorgegebenen Werten würden alle Kunden ausgewiesen werden, die im Betrachtungszeitraum weniger Auftragseingänge haben als im Vergleichszeitraum. Über eine Eingabe von 10 bis 100 erhält man alle Kunden, die mehr als 10% Zuwachs haben, über -999999 bis 10 alle Kunden, die weniger als 10% Zunahme zu verzeichnen haben. Ein anders Beispiel: Anforderung: Alle Kunden, die mehr als 10% Auftragseingang erzielt haben. Dann würde der VON-WERT auf 10, und der BIS-WERT auf 999999 zu setzen sein. Weil mit dieser Auswertung keinerlei Daten verändert werden, empfehlen wir diese ganz einfach (eingeschränkt) einmal abzurufen. Die Ergebnisse werden Sie erstaunen.
14.11	TKD	Auftragsauskunft	Über die Auftragsauskunft, die in der Auftragsbearbeitung und in der Leistungsbearbeitung aufrufbar ist, kann man sich schnell über aktuelle oder abgeschlossene Aufträge informieren. Der Einstieg erfolgt entweder über die Auftragsnummer direkt, über den Kunden oder über das Gerät: Im ersten Fall wird lediglich der gewünschte Auftrag angezeigt, während in den anderen beiden Fällen eine Auswahl von Aufträgen bereitgestellt wird, aus der sich der Anwender einen oder weitere Aufträge auswählen kann. Zuvor sind noch weitere Auswahldaten, wie Auftragsstatus oder Anzeigedaten einzugeben. Bei der Eingabe Kunde oder Gerät werden im Auskunftsbildschirm ggf. mehrere Aufträge angezeigt: Bei der Auswahl eines Auftrages werden dann die Positionen dieses Auftrages angezeigt: Mit dieser Auskunft kann man sich (auch nachträglich) über Details von Aufträgen informieren.
10.11	FIBU	Planzahlen für BWA	Vergleiche mit den Vorjahreszahlen können zwar ganz nützlich sein, aber für ein Unternehmen ist es ebenso wichtig, Planzahlen für das Geschäftsjahr festzulegen und diese dann mit den aktuellen Werten zu vergleichen. Sofern Planzahlen erfasst werden, ist natürlich eine Auswertung mit Vergleich zu den Vorjahresdaten immer noch möglich. Die Möglichkeit Planzahlen einzugeben besteht in der COMMERZ-FIBU für die BWA. Die Planzahlen werden im Menüpunkt 3. BWA unter SOLLVORGABEN eingegeben. Dabei sollte man für jedes relevante Sachkonto, das in der BWA ausgewiesen wird, einen Planwert anlegen. Welche Konten betroffen sind, kann man z.B. durch einen Ausdruck der Sachkonten in der Stammdatenverwaltung herausfinden. Bei der Eingabe kann man einen Jahreswert angeben, der dann automatisch auf die einzelnen Monate verteilt wird. Dieses Feld dient nur zur einmaligen Berechnung und Vorgabe der Monatswerte. Einzelne Monate kann man dann noch bei Bedarf entsprechend anpassen: Wenn man in der BWA die aktuellen Werte mit den Planwerten vergleichen möchte, braucht man dann lediglich bei VERGLEICH eine "2" einzugeben: Diese Eingaben bieten sich vor allem zum Beginn des Geschäftsjahres (z.B. zum 1.1.2023) an. Nachdem sowieso jede kompetente Geschäftsführung diese Zahlen vorab ermittelt, können sie auch zusätzlich gleich in die FIBU eingegeben werden. Die dann im Lauf des Jahres auftretenden Differenzen können sehr schnell erkannt und notwendige Maßnahmen dann noch rechtzeitig ergriffen werden. Der Nutzen ist evident: Abweichungen von der Planung sind ganz schnell erkennbar.
09.11	allgemein	Inventur jetzt vorbereiten	Etliche Fachhändler müssen zum 31.12. wieder ihre Inventur durchführen. Es sind bis dahin zwar noch etwa 7 Wochen, aber mit den Vorbereitungen sollte bereits jetzt begonnen werden. Dieses insbesondere dann, wenn man die Inventur neuerdings unterstützt durch Barcode-Inventur-Scanner noch schneller und sicherer erledigen möchte. Hierfür sind zwei Komponenten erforderlich: 1. Scanner mit Exportschnittstelle zu COMMERZ Fachhändler können die Scanner auch mieten. 2. Zusatzfunktionen in COMMERZ zum Bearbeiten der Scan-Daten Dabei wird COMMERZ-WWS um folgende Funktionen erweitert: 8. INVENTUR MIT MOBILER ERFASSUNG im Menüpunkt INVENTUR: Dort stehen folgende Funktionen zur Verfügung: Dazu nachfolgend eine kurze Beschreibung: 1. INITIALISIEREN zum Beginn der Inventur 2. EINLESEN ERFASSTER ARTIKEL Übernahme der gescannten Daten (EANs + Mengen), auch von mehreren MDEs 3.-6. LISTEN Diverse Auswertungen, um mögliche Fehler aufzuzeigen. Diese können aber auch erheblich reduziert werden, wenn bereits im Vorfeld entsprechende Überarbeitungen durchgeführt werden (EANs, Testinventur) 7. BEARBEITUNG ERFASSTER ARTIKEL Erfasste Daten können damit korrigiert werden 8. ÜBERNAHME IN DIE ZÄHLLISTE Danach stehen die Daten so bereit, als wären sie manuell erfasst worden und sie können auch noch mit ÄNDERN EINZELARTIKEL weiterhin korrigiert werden 9. INITIALISIEREN NICHT ERFASSTER ARTIKEL Bei allen Artikeln, die nicht erfasst wurden, werden die Mengenfelder auf null gesetzt (nicht gezählt = nicht mehr vorhanden). Weitere Antworten (Weitere Details bezüglich der Inventur oder die anderweitige Verwendung der Scanner) gerne durch unsere Hotline. Eine vorzeitige intensive Vorbereitung mit der Simulation der echten Inventur und schafft die Voraussetzung für eine reibungslose, fehlerlose und unaufwändige spätere "echte" Inventur.
08.11	WWS	Zugriffs- berechtigungen	Beim Aufruf eines COMMERZ-Bausteins ist die BENUTZERKENNUNG einzugeben, der dann jeweils eine die Zugrifffsberechtigung zugeordnet ist. Über diese Zugriffsberechtigung können spezielle Funktionen für einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen freigegeben oder gesperrt werden: Die ersten 12 Zeilen steuern die Aufgabenkomplexe und deren Untermenüs durch Vorgaben von "J" (erlaubt) oder "N" (nicht erlaubt). Ausnahme ist hier der Untermenüpunkt 7 von AUS (AUSWERTUNGEN UND AUSKÜNFTE), nämlich die PREISAUSKUNFT, bei dem auch eine 1 oder 2 erlaubt sind, womit die Auskunft auf (nur) VK-Preise beschränkt werden kann. Weiterhin kann bei dem Aufgabenkomplex SDV (STAMMDATEN) zusätzlich auch ein "A" vorgeben werden, womit dann nur die Funktion 4=BS-AUSGABE zugelassen wird. Die unteren Felder steuern folgende Funktionen: RECH.-DRUCK "N" = Sperren der Ausgabe von Rechnungen und Gutschriften DATUMSÄNDERUNG "N" = Das Vorgabedatum beim Aufruf von COMMERZ kann nicht geändert werden VORGABE ABSATZBEREICH Automatische Vorgabe, wenn man bestimmten Mitarbeitern einen festen Absatzbereich zuordnen möchte (z.B. Kasse) CODE LS3-FUNKTIONEN Gewisse Änderungen in den LS3-Aufträgen sind zum Teil mit Folgetätigkeiten verbunden, die gezielt abzuarbeiten sind. In solchen Aktivitäten wird dann immer der CODE abgefragt DRUCKERVORGABE (siehe logics-news vom 26.04.2018) CODE KASSENFUNKTIONEN Steuert bestimmte Kassenfunktionen, die dann nicht jeder abrufen kann. Die Zugriffberechtigungen können über das Untermenü 8 in den SONDERPROGRAMMEN angelegt, geändert und gelöscht werden: Selbstverständlich ist, dass dieser Menüpunkt nur für Mitarbeiter mit besonderer Kompetenz freigeschaltet sein darf, weil sonst sich jeder eine eigene Zugriffberechtigung definieren könnte. Die Zugriffberechtigungen sollten unbedingt genutzt werden, um auch spezielle Funktionen, die Datenverluste bewirken und aus Versehen aufgerufen werden könnten, auszuschließen. Wenn man im Untermenüpunkt 8 bei BENUTZKENNUNG die Wundertaste F3 eingibt, werden alle aktuellen Benutzerkennungen angezeigt
07.11	TK	Kassenaufträge	Wenn man am Monatsende z.B. für den Steuerberater die Umsätze an der Kasse nach Erlöskonten aufgelistet haben möchte, kann man dieses am besten über das Rechnungsausgangsbuch erreichen: Durch die Eingaben von "MIT BUCHUNGSDATEN" = "J" und "TYP" = KASSE erhält man eine einseitige Auswertung mit den Gesamtsummen und den Aufteilungen nach Erlöskonten (Beispiel): Daraus kann man die Verteilung auf die Erlöskonten entnehmen und die Gesamtbeträge nochmals mit den Kassendaten des Monats abgleichen.
03.11	TKD	Nachweis fürs Finanzamt	Bei der Auftragserfassung kann man den Aufträgen verschiedene Auftragsarten zuordnen, über die z.B. gesteuert werden kann, ob eine Rechnung oder eine Gutschrift erfasst werden soll. Wenn man die Auftragsarten bei Reklamationen und Garantien richtig einsetzt, kann man sich monatsweise die dazu erbrachten Aufwendungen ausweisen lassen. Diese Daten können dann z.B. als Basis für Rückstellungen verwendet werden. Aufrufen kann man diese Auswertung unter 5. SONSTIGE LISTEN und dann 8. LEISTUNGEN NACH AUFTRAGSARTEN. Aber auch für das eigene Unternehmen ist es nicht unwichtig, die Größenordnungen für spezielle (kostenlos erbrachte) Aufträge zu kennen.
02.11	WWS	Preisänderungen	Wenn Preise manuell oder elektronisch geändert werden, möchte man gerne die Änderungen nochmals kontrollieren. Diese Prüfung ist natürlich gerade bei dem Einsatz neuer Kataloge zum Jahresende besonders wichtig. Dazu eignet sich die Preisänderungsliste, die in den SONDERPROGRAMMEN unter PREISPFLEGE aufgerufen werden kann. In dieser Auswertung werden sowohl die alten als die neuen (aktuellen) Preise zur Kontrolle ausgewiesen. Die Selektion ist vielschichtig, sodass man über eine datumsbezogene Selektion ganz gezielt die "soeben" geänderten neuen Preise sich ausweisen lassen kann. Auch die Preisänderungen eines einzelnen Artikels sind abrufbar. Über die Eingaben bei KOMPL/FUNKTION kann ein bestimmter AUFGABENKOMPLEX und eine Unterfunktion ausgewählt werden, mit der die Preise geändert worden sind. Wurden diese beispielsweise im AUFGABENKOMPLEX "09.STAMMDATEN" und dann über die "04.ARTIKEL-DATEI durchgeführt, dann ist hier 0904 einzugeben. Mit der Eingabe der "Wundertaste" F3 werden alle Änderungen, über welche Funktion auch immer, ausgewiesen. Dabei sind auch die Änderungen enthalten, die über die "Zentrale Artikelpflege" (auch automatisch) durchgeführt worden sind. Die Preisänderungsliste ist ein sehr gutes Werkzeug, um durchgeführte (vor allem auch automatisiert durchgeführte) Preisänderungen nochmals zu kontrollieren, weil neben den neuen Preisen auch die alten Preise ausgewiesen werden. Es werden immer alle Änderungen an einem Artikel ausgewiesen, wenn man nicht eine Einschränkung über DATUM machen kann. Zusätzlich kann man aber auch (um nicht immer "uralte" Änderungen ausgewiesen zu bekommen) die Funktion 2 mit entsprechend gewähltem Datum aufrufen. Dann werden alle Preis-Änderungen, die damit gelöscht worden sind, nie mehr wieder ausgegeben.
31.10	allgemein	Änderung Parameterdaten	Die Parametersätze in allen COMMERZ-Bausteinen enthalten wichtige allgemeine Steuerdaten. Sie brauchen eigentlich nach der Einrichtung von COMMERZ nur noch ganz selten geändert werden. Vielleicht möchte man aber zum Jahreswechsel die Nummernkreise für Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen neu anpassen. Wenn aber Parametersätze geändert werden müssen, dann sollte man beachten: o Diese möglichst nicht im laufenden Betrieb durchführen. Durch die Stammdaten-Funktion ÄNDERN wird der Parametersatz gesperrt und ist für andere nicht mehr aufrufbar. Beispielsweise können dann keine neuen Auftragsnummern oder Rechnungsnummern vergeben werden. Sollte die Änderung trotzdem im laufenden Betrieb durchgeführt werden, dann sollte man die Änderungsfunktion schnell wieder beenden. o die Änderung wird meist erst nach einem Neustart von COMMERZ wirksam. Deshalb sollte man alle Anwendungen neu starten. Ganz wichtig ist, dass über die Zugriffsberechtigung Änderungen in den Parametersätzen nur für zuständige Mitarbeiter möglich sein sollten und dass diese Funktion somit für alle anderen gesperrt sein sollte.
27.10	TKD	Teilrechnungen	Bei TKD-Aufträgen können immer nur alle Positionen abgeschlossen, geliefert oder berechnet werden. Häufig gibt es aber auch Aufträge (vor allem im IT-Bereich), bei denen über einen längeren Zeitraum verschiedene Positionen einzeln oder gruppiert abgewickelt werden müssen, die aber als Gesamtauftrag bereits feststehen. In TKD gibt es dafür eine Lösung, die im Prinzip so arbeitet, dass der Gesamtauftrag (nur) in Form eines Kostenvoranschlages erfasst wird und daraus einzelne Positionen in verschiedene Aufträge übernommen werden können. Entscheidend bei der Erfassung der "KVs" ist das Feld KV/AUF, über das die Definition von Gesamtaufträgen gesteuert wird (2=AUFTRAG). Wird der Auftrags-KV gedruckt wird als Überschrift "AUFTRAG" statt "KOSTENVORANSCHLAG" ausgegeben. Bei der Übernahme zu "echten" Teilaufträgen kann man Positionen auswählen: Die einzelnen Aufträge können (über die Nummer des Kostenvoranschlages verbunden) auch wieder zu Gesamtrechnungen zusammengeführt werden: Bei Interesse/Bedarf bitte bei der Hotline melden.
26.10	FIBU	OP-fähige Sachkonten	Bei den Sachkonten gibt es das Feld OP-STATUS, das folgendermaßen genutzt werden kann: Das Feld legt fest, ob sich das Konto wie ein offener Posten wirkt (OP-STATUS=1) oder nicht (OP-STATUS=0). Die OP-Fähigkeit eines Sachkontos bedeutet, dass es sich wie ein Debitor oder Kreditor verhält und dass z.B. bei Zahlungen die noch offenen Buchungen angezeigt und ausgeglichen werden können. Außerdem können in der OP-Verwaltung die offenen Posten des Sachkontos beauskunftet oder gelistet werden. Ein typisches Sachkonto, dass bisher häufig als OP-fähig deklariert wurde, ist das Scheck-Zwischenkonto, das dann z.B. alle noch nicht eingelösten Schecks verwaltet. So ein Sachkonto könnte man auch für alle Zahlungen, die über SEPA abgewickelt werden, einrichten.
25.10	TK	Ladenpreise	Die Verkaufspreise an der Terminalkasse werden im Normalfall immer aus der Artikelstammsatz aus dem Feld VERKAUFSPREIS (+MWST) entnommen. Ausnahme davon ist nur gegeben, wenn für die Konstellation Kunde und Artikel ein Nettopreis vorliegt. Da Nettopreise immer eine höhere Priorität haben, werden diese dann statt dem VK-PREIS (+MwSt) vorgegeben. Die Bestpreisfindung wird an der Kasse aber nur dann berücksichtigt, wenn das Feld KALK. VK-MWST auf "J" steht, da dann der normale VK einbezogen wird. Dieses Feld steuert, ob die Relation zwischen VERKAUFSPREIS und VERKAUFSPREIS (+MwSt) immer genau die Mehrwertsteuer ausmacht. Diese ist für eine Belegung mit "J" (fast) immer gegeben. Es gibt aber zwei Gründe, warum man diese Kalkulation an der Kasse nicht haben möchte: 1. Man hat ein ganz anderes Preisgefüge an der Kasse als im Streckengeschäft 2. Es gibt VK-Preise inkl. MwSt, die sich nicht aus einem VK-ohne-MwSt (wegen Rundungen bei kleinen Preisen) errechnen lassen, die man aber an der Kasse nutzen möchte. Ein Beispiel ist ein Preis inkl. MwSt. von EUR 0,97, denn ein VK von 0,81 führt zu 0,96 und ein VK von 0,82 führt zu EUR 0,98. Für COMMERZ-ACTUELL war es früher immer schwierig zu erkennen, ob der Ladenpreis bei einer Änderung des VK-PREISES neu errechnet werden soll oder nicht. Um hier eine Eindeutigkeit zu erreichen, wurde das Feld "KALK. VK+MWST (J/N)" eingefügt, über das der Anwender jetzt selbst bestimmen kann, ob der Laden-VK sich automatisch ändern soll oder nicht, wenn der Strecken-VK (=VERKAUFSPREIS) sich ändert.
24.10	WWS/OBJ	Rechnung über Leasing	Wenn Kunden größere Aufträge (Geräte, Einrichtungen) über Leasing bezahlen wollen, dann kann dieses in WWS auf ganz einfache Weise durchgeführt werden: Man muss lediglich im Auftragskopf im ERW-BS die Rechnungsadresse verändern: Dieses darf man aber nicht durch Überschreiben (FUNKTION = 1 oder 2) durchführen, sondern man muss die Kunden-(Debitoren-)Nummer der Leasingfirma über FUNKTION = 3 eingeben): Dann werden die Umsätze beim Kunden gebucht (auch etwa enthaltene Geräte werden dem Kunden zugeordnet), die Rechnung und die an die FIBU übergebenen Informationen enthalten aber die Daten der Leasingfirma. Es entsteht in der FIBU damit eine (korrekte) Forderung an die Leasing-Firma und nicht an den Kunden. Auf dem Lieferschein wird unten als Rechnungsadresse die der Leasing eingetragen, sodass der Kunde entsprechend informiert ist. Auf der Rechnung wird unten die Lieferadresse ausgegeben, sodass die Leasingfirma weiß, an den die Ware gegangen ist. Etwaige sonstige Leasing-Hinweise müssten gegebenenfalls als Textposition hinzugefügt werden. PS. Auch die Abrechnungsverfahren, wenn die Leasingfirma die Wartungspauschalen einzieht, ist elegant in COMMERZ-TKD gelöst.
20.10	TKD	Spezielle Poolauswertung	Über dieses Spezialprogramm können letztlich die Kosten pro Kopie eines jeden Poolgerätes ausgewiesen werden. Dabei wird keine Auswertung erstellt, sondern es werden die Daten zur individuellen Weiterverarbeitung in EXCEL als csv-Datei bereitgestellt. Es werden folgende Daten pro Gerät eines Pools ausgegeben: o Gerätenummer o Kundennummer o Poolnummer o Zählernummer o Zähler alt + neu (erfasst bei Zählerstandseingabe) für Z1 + Z2 o Differenz = Zähler neu minus Zähler alt o Freikopien o zu berechnen = Kopien neu minus Freikopien * Kopienpreis o Wartungspauschale o Aufwand VB, Entwickler, E-Teile, Arbeitslohn je nach Z1 und Z2 o Kopienkosten = Summe VB+E-Teile+Entwickler+Arbeitslohn geteilt durch Zähler neu Die Steuerung, welcher Aufwand in welche Rubrik einfließt, erfolgt durch die Zählernummer bei der Leistungserfassung und über die Verrechnungsarten. Leistungen, die nicht Zähler 1 oder 2 zuordbar sind, werden (z.B. Technikerstunden) werden auf beide Zähler verteilt; der Anteil (Prozentsatz) ist vorgebbar. Über diese spezielle Poolauswertung lassen sich differenziertere Auswertungen über einzelne Pools als bisher abrufen. Dabei ist allerdings wichtig, dass die Vorgaben (z.B. Verrechnungsarten) und Eingaben bei der Leistungserfassung (z.B. Zählernummern) exakt stimmen bzw. eingehalten werden. Details zu diesem Pool-Export sind individuell abzustimmen. Beschreibung bitte anfordern.
19.10	OBJ	Einfaches Beispiel Zwischensummen	In OBJ kann man die Angebote und die Aufträge gruppieren und für die einzelnen Gruppen auch Zwischensummen bilden. Dabei werden die Gruppen dadurch gekennzeichnet, dass sie alle im Feld POSGRP den gleichen Text enthalten: Diesen Text kann man dann noch überarbeiten und durch reale Begriffen ersetzen. Ein Angebot sieht dann (einfachste Struktur, ohne Langtexte und ohne eigene individuelle Firmen-Schablone) in etwa folgendermaßen aus:
18.10	WWS	Ergebnis von Aktionen	Üblicherweise speichert man die Daten (Preise) von zeitlich begrenzten Aktionen als Kundengruppen-Nettopreise (A-J-Preise) ab. Dieses Angebot wirkt dann, solange das Angebot existiert, wobei aber durch den Einsatz der Bestpreis-Funktion etwaige Konflikte mit Preisen der Nettopreiskunden vermieden werden können (Kunde bekommt dann auch den ggf. besseren Aktionspreis). Das Ergebnis einer solchen Aktion (aber auch alle direkten Nettopreisangebote) kann man in COMMERZ-ACTUELL-WWS über 8.ANGEBOTSÜBERWACHUNG und dann 3.NETTOPREISAUSWERTUNG erfahren: Die Daten können gelistet oder auch auf Bildschirm dargestellt werden: Hinweis: Rechte Spalte enthält untereinander den Nutzen in Prozent und den Nutzen der Position in EURO. Sind den Artikeln Sollmengen zugeordnet, werden diese zusätzlich mit ausgegeben. Die Ergebnisse können auch zwischendurch jederzeit abgerufen werden, um sich einen Überblick über eine Aktion oder die Nettopreise der Kunden anzusehen. Auch wenn das Nettopreis-Angebot wegen dem Ende der Aktion schon gelöscht sein sollte, können die Daten immer noch zum Druck abgerufen werden: Man muss nur die Angebotsnummer noch wissen.
17.10	allgemein	Funktionstaste F2	Die Funktionstaste F2 war ursächlich dafür gedacht, bei der Erfassung von Daten aus einem beliebigen Erfassungsfeld schnell in die untere Steuerzeile zu gelangen, um dort die weiteren Funktionen (z.B. ENDE, NÄCHSTER BS u.a.) aufrufen zu können. Nachträglich wurden aber weitere Funktionen der Funktionstaste F2 zugeordnet. Dabei ist wohl die wichtigste Funktion die, die eine Kopie des Werte "VON" auf den Wert von "BIS" durchführt. Es kommt gerade bei Auswertungen häufig vor, dass diese nur für einen Artikel, einen Kunden oder einen Auftrag abgerufen werden soll. Beispiel: Wenn man dann statt mühsam die 9 Ziffern fehlerfrei einzugeben oder über einen anderen Zugriff erst wieder eine Auswahl angezeigt zu bekommen, die F2-Taste betätigt, dann wird die Artikelnummer als "BIS"-Wert einkopiert. Diese Funktion wurde in den meisten (häufig verwendeten, aber nicht in allen) Auswahl-Bildschirmen integriert. Weitere Beispiele für F2: o Anzeigen von Bildern (F2 in der untersten Zeile einer Position) Sofern die Bilddatei über die Artikel im COMMERZ hinterlegt ist, kann man sich die einzelnen Artikel als Bild ansehen. o Kopieren von Angebots-/Auftragspositionen in OBJ (F2 statt Artikel-Eingabe) und nach Eingabe von F2 kann man die Daten (Positionen aus Angeboten oder Aufträgen) eingeben, die kopiert werden sollen. o Generelle Standard-Vorgaben bei Auswertungen (F2 im ersten Feld), z.B. Auftragsprüfliste, Liste offener Aufträge, Druck Kassenvorgänge u.a. Beispiel: Bei Eingabe von "N" bei IN ORDNUNG bleiben die Daten stehen und COMMERZ verzweigt zu "VON KUNDE" und es können einzelne Daten verändert werden. o Skonto-Eingabe bei Ausgleich von mehreren Rechnungen Bei Eingabe von F2 beim BETRAG wird diese Vorgabe zunächst gelöscht, ein Skontobetrag kann eingegeben werden und es wird der Zahlungsbetrag so neu errechnet, dass der Rechnungsbetrag erreicht wird. Nicht gewusst? Dann: Details dazu wurden jeweils in den logics-news beschrieben; bitte nachlesen oder Info/Fragen an unsere Hotline
13.10	FIBU	Umstellung auf DATEV	Einige Fachhändler haben sich entschlossen für die Finanzbuchhaltung DATEV einzusetzen. Das hat folgende Vorteile: 1. Mitarbeiter kennen sich in DATEV aus 2. Der Datentransfer zum Steuerberater ist besonders einfach möglich 3. In COMMERZ-ACTUELL stehen alle Funktionen zur Verfügung, die eine Auskunft in allen Bereichen ermöglichen: o Daten von COMMERZ nach DATEV (Übergabe Stammdaten und Rechnungsausgangsbuch) o Daten von DATEV nach COMMERZ (täglicher OP-Status) Details zu den Schnittstellen müssten entsprechend den individuellen Anforderungen abgesprochen werden. Entscheidend ist auch, ob die Finanzbuchhaltung im Unternehmen selbst oder beim Steuerberater stattfindet (für beide Varianten stehen Schnittstellen zur Verfügung). Es ist sicherlich eine Überlegung wert, für die Zukunft auch jetzt schon als Finanzbuchhaltung ein Standardsystem einzusetzen. Auch der Zeitpunkt (jetzt noch zum Jahreswechsel) wäre besonders günstig. 1. Varianten des DATEV-Einsatzes Der Einsatz der DATEV-FIBU kann entsprechend der Aufgabenverteilung der Buchhaltung weitgehend beliebig eingerichtet werden. Dabei ist entscheidend, welche Aufgaben im eigenen Haus und welche beim Steuerberater ausgeführt werden sollen. Die Extremfälle sind: a) Eigene Buchhaltung mit DATEV im eigenen Unternehmen, monatliche oder jährliche DATEV-Übergabe an den Steuerberater. Vorteile sind, dass sich Mitarbeiter mit DATEV-Knowhow leicht finden lassen, dass alle FIBU-Daten immer aktuell intern vorliegen und beauskunftet werden können und dass die Übergabe an den Steuerberater ohne spezielle Schnittstellen in der "DATEV-Welt" stattfinden kann. b) Keine eigene Buchhaltung im Unternehmen (ggf. OP-Verwaltung) und alle Daten werden dem Steuerberater monatlich übergeben (manuell und Ausgangsrechnungen DATEV-kompatibel über Schnittstelle) Der Vorteil, wenn eine eigene OP-Auskunft eingesetzt werden soll (Mini-COMMERZ.FIBU), ist der, dass aus der DATEV-FIBU beim Steuerberater die OP-Daten (z.B. wöchentlich) bereitgestellt und in die Mini-COMMERZ-FIBU übernommen und beauskunftet werden können. Zwischen diesen beiden Varianten des DATEV-Einsatzes sind auch beliebige andere Konstellationen denkbar. 2. Die speziellen Schnittstellen Für die Übergabe der Daten gibt es bereits folgende Schnittstellen: a) Export Ausgangsrechnungen (Rechnungsausgangsbücher) und auch Kundenstammdaten zu DATEV b) Import OP-Daten aus DATEV zur Mini-COMMERZ-FIBU c) alle DATEV-Daten-Übernahmen z.B. auch für Punkt 1a) sind jeweils mit dem Steuerberater abzustimmen. Die gesamte Thematik "Schnittstellen" ist je nach Konstellation, welche Daten zu übertagen sind, jeweils im Detail abzuklären. Dabei ist z.B. auch festzulegen, welche besonderen Funktionen an welchem Ort der Erfassung stattfinden sollen, wovon wiederum Umfang und Inhalt der Schnittstellen beeinflusst sein können. 3. Sonstige Festlegungen Der Einsatz der DATEV-FIBU erfordert eine vorherige und detaillierte Festlegung, welche Aufgaben an welcher Stelle auszuführen sind. Ein Beispiel dafür ist die Behandlung von Stornierungen von Lastschriften oder die Verteilung von komplexen Ausgleichsverfahren bei Offenen Posten. Die Datentransfers müssen zum Teil automatisiert ablaufen. Hierzu sind für jedes System entsprechende Prozeduren zu erstellen, die sich automatisch starten. 4. Fazit Mit dem Einsatz der DATEV-FIBU und einem eindeutig festgelegten Ablaufverfahren ist ein besonders lästiges und aufwendiges Thema auf jeden Fall gelöst: "Wie bekommt man ohne großen Aufwand, vollständig und ohne Nacharbeiten die COMMERZ-Daten zum und vom Steuerberater".
12.10	WWS	Lagerdaten nutzen	Wenn man in COMMERZ-ACTUELL die Lagerführung nicht nutzt, sollte man trotzdem das Lagerführungskennzeichen für alle Artikel auf "1" oder "2" setzten. Das bewirkt, dass bei allen Artikeln bei jedem Verkauf (Lieferung) die Menge entsprechend der Auftragsmenge reduziert wird. Man erhält dann (als negativen Wert) die verkaufte Menge. Dabei sind nicht nur die Artikel interessant, die Werte enthalten, sondern auch die Artikel, die immer noch eine Null enthalten (ev. Ladenhüter). Setzen Lagerführungskennzeichen in HILFSPROGRAMME: Wenn die Mengen z.B. am Jahresanfang wieder neu gezählt werden sollen (also die Mengen auf null gesetzt werden sollen), dann geht das nur über einen kleinen Trick: 1. Lagerführungskennzeichen von "1" und/oder "2" auf "0" setzen (Hilfsprogramme). Dabei werden dann alle Mengen gelöscht. 2. Mit Hilfsprogramm wieder auf Lagerführung "1" oder "2" zurücksetzen.
11.10	TKD	Abschriften	Etwas "versteckt" ist in TKD die Funktion ABSCHRIFTEN: Sie kann über die LEISTUNGSBEARBEITUNG unter 4. DRUCKEN VON RECHNUNGEN aufgerufen werden: Dabei können Abschriften sowohl für Auftragsrechnungen als auch für Vertragsabrechnungen erstellt werden: Bekannt sein muss aber die Rechnungsnummer. Ist sie das nicht, könnte man sich notfalls bezüglich der Inhalte auch mit Rücksetzen von Aufträgen oder von (aktuellen) Vertragsrechnungen behelfen.
10.10	TK	Rechnungs-Inkasso	In der Kasse kann man auch die Bezahlung von Kundenrechnungen vornehmen, die der Kunde auf Basis von normalen WWS-Aufträgen erhalten hat (RECHNUNGSINKASSO): Wichtig dabei ist, dass die erfassten Daten nicht automatisch an die FIBU übergeben werden, sondern nur den Kassenbestand erhöhen. Deshalb sollte man am Ende möglichst die "3" (BUCHEN MIT BELEGDRUCK) eingeben, damit für die Buchhaltung auch einen Beleg erstellt wird. Die einzelnen Vorgänge (mit allen Eingaben) werden aber auch im Kassenvorgangsprotokoll ausgewiesen, das man z.B. nur für die Inkasso-Vorgänge auch gezielt abrufen kann.
06.10	WWS	Zugriffs- berechtigungen	Beim Aufruf eines COMMERZ-Bausteins ist die BENUTZERKENNUNG einzugeben, der dann jeweils eine die Zugriffsberechtigung zugeordnet ist. Über diese Zugriffsberechtigung können spezielle Funktionen für einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen freigegeben oder gesperrt werden: Die ersten 12 Zeilen steuern die Aufgabenkomplexe und deren Untermenüs durch Vorgaben von "J" (erlaubt) oder "N" (nicht erlaubt). Ausnahme ist hier der Untermenüpunkt 7 von AUS (AUSWERTUNGEN UND AUSKÜNFTE), nämlich die PREISAUSKUNFT, bei dem auch eine 1 oder 2 erlaubt sind, womit die Auskunft auf (nur) VK-Preise beschränkt werden kann. Weiterhin kann bei dem Aufgabenkomplex SDV (STAMMDATEN) zusätzlich auch ein "A" vorgeben werden, womit dann nur die Funktion 4=BS-AUSGABE zugelassen wird. Die unteren Felder steuern folgende Funktionen: RECH.-DRUCK "N" = Sperren der Ausgabe von Rechnungen und Gutschriften DATUMSÄNDERUNG "N" = Das Vorgabedatum beim Aufruf von COMMERZ kann nicht geändert werden VORGABE ABSATZBEREICH Automatische Vorgabe, wenn man bestimmte Geschäftsbereiche einem festen Absatzbereich zuordnen möchte (z.B. Kasse) CODE LS3-FUNKTIONEN Gewisse Änderungen in den LS3-Aufträgen sind zum Teil mit Folgetätigkeiten verbunden, die gezielt abzuarbeiten sind. In solchen Aktivitäten wird dann immer der CODE abgefragt DRUCKERVORGABE (siehe logics-news vom 26.04.2018) CODE KASSENFUNKTIONEN Steuert bestimmte Kassenfunktionen, die dann nicht jeder abrufen kann. Die Zugriffberechtigungen können über das Untermenü 8 in den SONDERPROGRAMMEN angelegt, geändert und gelöscht werden: Selbstverständlich ist, dass dieser Menüpunkt nur für Mitarbeiter mit besonderer Kompetenz freigeschaltet sein darf, weil sonst sich jeder eine eigene Zugriffberechtigung definieren könnte. Die Zugriffberechtigungen sollten unbedingt genutzt werden, um auch spezielle Funktionen, die Datenverluste bewirken und aus Versehen aufgerufen werden könnten, auszuschließen. Wenn man im Untermenüpunkt 8 bei BENUTZKENNUNG die Wundertaste F3 eingibt, werden alle aktuellen Benutzerkennungen angezeigt
05.01	TKD	Intervalle	Bei den Vertragsdaten für Miete, Wartung und Zähler kann man jeweils 2 Intervalle (in Monaten) angeben. Diese zwei Eingaben wurden deshalb eingeführt, um die Abrechnung an zeitliche Intervalle anpassen zu können. Wird beispielsweise die Zählerstandsabrechnung immer zum Quartalsende durchgeführt und ein Vertrag aber ab dem 2. Monat des Quartals begonnen, dann setzt man das erste Intervall auf "2" (oder "5") und das 2. Intervall auf "3": Wann wird aber nun das erste und ab wann das zweite Intervall verwendet ? Entscheidend hierfür sind die Daten in den Feldern VERTRAGSBEGINN und ABGERECHNET BIS, sowie der beim Abruf der Vertragsrechnung einzugebende ABRECHNUNGSMONAT. Wenn zwischen diesen keine zeitliche Lücke vorhanden ist, wird das 1. Intervall, sonst immer das 2. Intervall angesetzt. In diesem Beispiel ist bis 31.01.2012 abgerechnet (wird auch automatisch gesetzt) und der Vertrag beginnt am 01.02.2012 --> keine zeitliche Lücke --> 1. Intervall. Nach der ersten Wartungsabrechnung verändert sich ABGERECHNET BIS auf 0312, sodass eine Zeitdifferenz zum VERTRAGSBEGINN vorliegt und später immer das 2. Intervall verwendet wird. Etwas problematischer wird es, wenn der Vertragsbeginn nicht auf dem 1. eines Monats liegt: Dann wird das 1. Intervall verwenden, wenn der Abrechnungsmonat noch kleiner ist als die (zeitliche) Summe von ABGERECHNET BIS + 1. INTERVALL (was eigentlich immer der normale Fall ist). Das bedeutet, dass ein Abrechnungsmonat 0212 das 1. Intervall nutzt, ein Abrechnungsmonat größer als 0212 das 1 und das 2.Intervall verwendet. Wenn in Ausnahmefällen Vertragsabrechnungen scheinbar nicht erwartungsgemäß erstellt werden, liegt das meist an der Konstellation dieser Daten. Deshalb sollte man bei manuellen nachträglichen Änderungen eine besondere Sorgfalt walten lassen. Bei der Erfassung eines neuen Vertrages wird ABGERECHNET BIS automatisch auf Basis von VERTRAGSBEGINN berechnet und vorgegeben.
04.10	WWS	Webshops	Kein Thema für COMMERZ-ACTUELL war immer schon die Einbindung von Webshops. Seit erster Stunde konnten die verschiedenen Webshops von Soennecken und Büroring unterstützt und verarbeitet werden. Aber auch individuelle Webshops können ins COMMERZ-ACTUELL integriert werden. Im Prinzip gibt es dazu zwei grundsätzliche Funktionen: 1. Bereitstellung der Artikel mit den aktuellen Preisen Dabei können auch zentrale Daten von Logistikzentren (z.B. von Soennecken) verwendet werden oder für spezielle Kunden(-bereiche) individuelle Konditionen vorgegeben werden. Auch der direkte Zugriff auf die COMMERZ-Daten ist über den Webshop möglich, um z.B. die aktuelle verfügbare Menge anzuzeigen. Mit COMMERZ-ACTUELL stehen eine Fülle von Varianten und auch Automatismen zur Verfügung, die je nach Anforderung integriert werden können. Die Bereitstellung von Artikeln für den Webshop erfolgt üblicherweise (sofern nicht der aktuelle Artikelstamm gelten soll) im Menüpunkt ANGEBOTSBEARBEITUNG: Über die folgenden Funktionen kann man dann Artikel bereitstellen: 2. Übernahme der Webshop-Aufträge und Generierung von COMMERZ-ACTUELL-Aufträgen. Diese Funktion ist in der Auftragsbearbeitung unter EXTERNE AUFTRÄGE aufrufbar: Dabei werden die Webshop-Aufträge in COMMERZ-Aufträge umgewandelt, geprüft und ggf. auch protokolliert. Wird der Kunden über ein Logistik-Centrum (LogServe) beliefert, wird so ein Auftrag dann auch direkt automatisch dahin weitergeleitet. Diese kurze Darstellung kann nicht alle Funktionen und Automatismen beschreiben, die bereits in COMMERZ-ACTUELL vorhanden sind. Sie soll nur darstellen, wie die Einbindung von Webshops prinzipiell erfolgt. Details dazu sollten mit der Hotline abgesprochen werden.
22.09	allgemein	Oktoberfest	In München ist endlich wieder einmal Wies`n. Die Autoren der logics news gönnen sich deshalb ein paar gemütliche Stunden (wohl eher Tage) und werden erst am 04.10.2022 weitere News verfassen. Bis dahin wünschen sie: Hoabts dawei a guade Zeit .
21.09	TKD	Erweiterungen	Neben diversen Detail-Erweiterungen wurden in COMMERZ-TKD in letzter Zeit folgende (leider meist kostenpflichtige) Erweiterungen integriert: 1. Vorausberechnung Vertragsabrechnung (Zähler) Damit kann man etwaige Fehler (vor allem bei Pool-Abrechnungen) vorab erkennen und erheblichen Aufwand vermeiden. Es werden die aktuellen (zu erwartenden) Daten und die Daten der vorher gehenden Rechnung ausgewiesen. Das Programm kann für einzelne Geräte, Gerätegruppen oder auch für einzelne Pools aufgerufen werden. 2. Auswertung Freie Einheiten Abgleich der echten Kopien mit den dazu gehörenden Freien Einheiten. Damit kann man erkennen, ob die ehemals festgelegten freien Einheiten im Einklang mit den Kopien stehen. Bei gravierenden Abweichungen sollte man die Vertragsdaten prüfen und ggf. ändern. 3. Globale Pool-Änderungen Ändert sich ein bestimmtes Feld in allen Geräten eines Pools, dann kann mit diesem Programme die Änderung in allen Geräten des Pools automatisch erfolgen. Bisher müssen alle Geräte einzeln aufgerufen und geändert werden. Das Programm erkennt auch Abweichungen in den Geräten, wenn der Ursprungswert in einem Gerät anders ist. 4. Lastschrift-Verfahren Die Daten von TKD-Rechnungen (insbesondere Mieten oder Wartungen) werden entsprechend dem SEPA-Vorschriften so aufbereitet, dass sie direkt in Bankprogramme übertragen werden können. 5. Zähler-Abfrage per E-Mail An den Kunden wird eine E-Mail versendet, die ihn auffordert die Zählerstände seiner Geräte zurückzusenden. Letzte Zählerstände werden mit ausgegeben, der Kunde kann in dem Anhang seine Daten eintragen und zurücksenden. Diese Daten werden dann automatisch (ohne Zusatzeingabe) als Zählerstand ins COMMERZ übernommen. 6. Rechnungen per E-Mail TKD-Rechnungen können als Anhang im pdf-Format den Kunden übermittelt werden. Spezielle Steuerungen berücksichtigen die Ausgabe bzw. die Nicht-Ausgabe für die verschiedensten Fälle, wie zum Beispiel: - Kein Druck auf Formular, wenn E-Mail-Versand - Null-Rechnungen (nicht) versenden - Kopien auf verschiedenen Druckern/Schächten (blanko). 7. Störungen und Anforderungen von Kopiersystemen Meldungen (z.B. Tonerbedarf) führen automatisch zu einem Auftrag in COMMERZ-TKD. 8. Jährliche Kopien Für jedes Gerät werden die Daten für mehrere Jahre in eine csv-Datei abgestellt, die dann in EXCEL umgewandelt zur eigenen Auswertung zur Verfügung stehen. Dabei lassen sich Vergleiche über verschiedene Jahre oder Tendenzen für Kunden, Modelle oder Geräte ableiten. 9. Techniker-Einsatz Die mit Tablets ausgestatteten Techniker erhalten ihre Aufträge aus COMMERZ elektronisch und senden die erbrachten Leistungen ebenso zurück. Manuelle Erfassung der Technikerberichte sind dann nicht mehr erforderlich bzw. reduzieren sich erheblich. 10. Beratungs- und Großaufträge Anlage eines gesamten Auftrages und Teilabruf einzelner Positionen mit der Möglichkeit des Abrufes von Teillieferscheinen und Teilrechnungen. Interesse/Bedarf? Wir senden ihnen gerne Detailbeschreibungen.
20.09	MB	Liefereingang Geräte	In letzter Zeit wurde bei unserer Hotline vermehrt nachgefragt, wie man am schnellsten einen ganzen Block von gleichen Geräten (500 bis 1000 Stück) ins COMMERZ einbringen kann. Dazu gibt es zwei Lösungen: 1. Liefer- und Rechnungseingang im Maschinenbuch Der Erfassungs-Bildschirm für den Liefereingang enthält folgende Eingabefelder: Sofern die Position nicht wechselt, muss man für jedes Gerät die (eigene) Gerätenummer und die Herstellergerätenummer eingeben. 2. Der Lieferant liefert die Gerätedaten auf Datenbasis (EXCEL oder so). Dafür hat logics ein Programm erstellt, das aus diesen Daten automatisch Gerätestammsätze erzeugt. Dazu ist es aber noch erforderlich, individuell weitere Daten festzulegen, die zusätzlich bei jedem Gerät einheitlich eingetragen werden sollen. Sind viele Geräte zu erfassen, rechnet sich auf jeden Fall die 2. Lösung. Die Hotline liefert gerne weitere Details zu diesem Thema. Die Funktion "Liefereingang" im Maschinenbuch eignet generell auch, wenn überhaupt Geräte neu erfasst werden sollen. Denn im Anschluss daran können auch die weiteren Rechnungsdaten automatisch in die Geräte eingetragen werden.
19.09	OBJ	Formular-Ansicht	In COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) wurde innerhalb der WORD-Bearbeitung von Angeboten oder Aufträgen eine Funktion integriert, über die man Angebot oder Auftragsbestätigung so auf den Bildschirm bringen kann, wie diese später gedruckt werden. Dazu ist die Funktion "Ansicht" aufzurufen. Damit kann man rechtzeitig überprüfen, wie das Formular dann später gedruckt aussehen wird.
15.09	WWS	Einzelpreise mit Mehrwertsteuer	Im Kundenstamm wird das Feld MWST/RECH.ZEILE standardmäßig mit "N" vorbelegt. Ein "J" bedeutet, dass auf der Rechnung für diesen Kunden der Verkaufspreis in der Positionszeile die Mehrwertsteuer bereits enthält. Dieses Feld ist auch auftragsbezogen änderbar. Diese Art der Rechnung wird immer dann benötigt, wenn der Kunde die Preise der einzelnen Artikel inklusive Mehrwertsteuer ausgewiesen haben möchte. Der gesamte Mehrwertsteuerbetrag einer solchen Rechnung wird unten korrekt errechnet und ausgedruckt. Das interne Verbuchen eines solchen Auftrages erfolgt ganz normal, lediglich die Darstellung auf der Rechnung ist eine andere. Diese Darstellung wird auch auf Auftragsbestätigungen und auf Angeboten entsprechend ausgewiesen. Ein Problem ergibt sich dann, wenn unterschiedliche Aufträge, also welche mit "J" und welche mit "N", in einer Sammelrechnung gedruckt werden sollen, weil das Ergebnis schlichtweg falsch wird. Wie kann man sich dagegen schützen? 1. Der Wechsel innerhalb eines Kunden ist höchst selten. In solch einem Fall sollte man möglichst gleich für die Ausnahme die Rechnung separat als Einzelrechnung abrufen. Alternativ dazu kann man auch die Rechnungsart auf Einzelrechnung ändern. 2. In der Liste fakturierfähige Aufträge wird in einer Spalte MZ die Besetzung des Feldes (J/N) ausgewiesen. Da jedoch die Liste nicht immer abgerufen wird, sollte man sich angewöhnen, bereits bei der Erfassung eines Auftrages und bei der Änderung des Feldes, gleich die Schritte wie unter 1. beschrieben durchzuführen.
14.09	WWS	CODE bei Preisauskunft	Bei der Preisauskunft wird als erstes ein CODE abgefragt, der die Ziffern 1 bis 3 beinhalten kann: Diese CODE-Zahl entscheidet darüber, welche Daten auf dem Bildschirm ausgegeben werden sollen. Dabei kann die Vorgabe bereits über die Zugriffsberechtigung des betreffenden Mitarbeiters vorgegeben werden, so dass z.B. an der Kasse immer nur die "1" zugelassen ist. Wenn man an der Kasse die Preisauskunft direkt aufruft (F8 nach Kundennummer), dann wird automatisch die "1" vorgegeben. Die CODEs bedeuten: 1=nur normaler VK-Preis 2=alle weiteren VK-Preise 3=alle VK- und alle EK-Preise Je nach Standort und der Kompetenz des Mitarbeiters kann damit festgelegt werden, welche Preise in der Preisauskunft dargestellt werden sollen.
13.09	TKD	Auftragsdaten in Historie	In die Historie werden die "echt" erbrachten Leistungen hinterlegt. Das bedeutet, dass bei einer Rücksetzung eines Auftrages die Daten dort wieder ausgetragen werden. Beispiel mit einem Auftrag: Nach Abschluss Auftragsnummer 37: Nach Rücksetzung des Auftrages 37: Beim Rücksetzten werden alle Daten des Auftrages in allen Statistikfelder und auch in der Historie wieder ausgetragen. Lediglich im Rechnungsausgangsbuch (sofern) eine Rechnung erstellt worden ist) wird die Information über das Rücksetzen eingetragen.
12.09	FIBU	Fälligkeitsliste	In der FIBU gibt es zwei wichtige Druckausgaben, mit denen für Debitoren und für Kreditoren die Offenen Posten darstellen können: OP-Liste und Fälligkeitsliste. Während die erste Liste nach Kunden/Lieferanten sortiert ist, also alle Offene Posten der Kunden/Lieferanten en bloc enthält, ist die andere Auswertung grundsätzlich nach Datum sortiert. Deshalb ist die letztere im Debitorenbereich für die Überwachung der OPs sehr geeignet, weil die ältesten und damit kritischen Rechnungen an den Anfang gestellt werden. Für die Kreditoren liefert sie wichtige Hinweise, welche Geldmittel zu welchem Zeitpunkt verfügbar sein sollten: Am besten wird die Auswertung mit 1=EINZELN aufgerufen, da man im anderen Fall (ZUSAMMENFASSUNG) nur Gesamtwerte in vorgebbaren Intervallen erhält (bei Debitoren: welchen Zahlungseingang ist alle 10 Tage zu erwarten oder bei Kreditoren: welche Geldmittel benötigen wir alle 7 Tage immer montags). Dazu wird zusätzlich ein Startdatum und dann ein Intervall in Tagen angefordert. Bei den Auswertungen werden die einzelnen Beträge am rechten Rand laufend addiert und ergeben zum Schluss die Summe aller Offenen Posten. Aufgabe: Einfach einmal ausgeben lassen und auf Verwendbarkeit prüfen.
08.09	WWS	Abholschein	Die Auftragsart 93 (Abholschein) ist dafür gedacht, dass sichergestellt werden kann, dass Fahrer nur Artikel zurücknehmen, wenn sie einen solchen Abholschein dafür haben. Damit ist dann ausgeschlossen, dass ohne die Zustimmung der "Verwaltung", (alte) Ware beliebigst wieder zurückgegeben werden kann. Zudem wird mit diesem Abholschein der Vorgang auch entsprechend abgewickelt und protokolliert. Nach dem Erfassen eines solchen Auftrages (die abzuholenden Mengen sind positiv einzugeben) kann ein Abholschein gedruckt werden, auf dem der Fahrer die Rücknahme quittieren kann. Ist die Ware im Haus, kann die Auftragsart in "10" (Gutschrift) geändert werden, sodass der Kunden auch eine entsprechende Gutschrift (Rechnungskorrektur) erhält. Genau zu diesem Zeitpunkt der Änderung der Auftragsart wird die Ware auch wieder dem Lager zu gebucht.
07.09	TKD	Nullrechnungen und E-Mail	Sehr unterschiedlich wurde bei den Fachhändlern bisher schon die Versendung von Nullrechnungen an den Kunden behandelt. Diese entstehen in der Vertragsabrechnung immer dann, wenn die Freien Einheiten größer sind als die zu berechnenden Kopien. Einige Fachhändler versenden die Nullrechnungen überhaupt nicht, andere deshalb, weil dem Kunden damit berücksichtigte Zählerstände mitgeteilt werden. In Verbindung mit der Versendung von Rechnungen per E-Mail, was längst zum Standard bei der Nutzung von COMMERZ-TKD zählt, ist das nochmals etwas komplexer geworden. Unsere Hotline hat auch für jede individuelle Anwendung eine Lösung parat; es muss dann nur konkret festgelegt werden, unter welchen Bedingungen Rechnungen in welcher Form oder z.B. auch gar nicht erzeugt werden sollen.
06.09	TK	Blättern im Anzeigenbereich	Wenn mehr als 5 Positionen eingegeben werden, verschiebt COMMERZ-ACTUELL die Positionen im Anzeigefeld nach oben, sodass immer nur die letzten 5 Positionen sichtbar sind. (fiktives) Beispiel: Durch Eingabe von CURSOR UP bei PN (dort hin kommt man wie üblich mit Funktionstaste F1 bei MENGE) verzweigt COMMERZ in die Positionsnummern des Anzeigebereiches und mit weiteren CURSOR UP oder CURSOR DOWN kann dann im Anzeigenbereich geblättert werden. Mit PAGE DOWN oder wenn man mit CURSOR DOWN über die letzte erfasste Position hinaus positioniert kommt man wieder in den Erfassungsbereich zurück. Leider kann man eine markierte Position beim Blättern nicht direkt in den Erfassungsbereich (einfach nur ENTER) übernehmen. Um eine solche Position zu ändern, muss man wieder zur Erfassung zurückkehren und die Position dann direkt durch Eingabe der Positionsnummer (im Feld "PN") aufrufen.
05.09	WWS	Rechnungskontrolle LS3-Aufträge	Leider muss unsere Hotline noch häufig feststellen, dass Fachhändler die Rechnungsdaten bezüglich LS3-Aufträgen von Soennecken in Papierform erhalten und diese nun händisch mit den Aufträgen in COMMERZ abgleichen. Dabei steht in COMMERZ eine Super-Lösung zur Verfügung: Mit der Erweiterung in WWS zur Kontrolle der Rechnungen von Soennecken im Abgleich mit den eigenen COMMERZ-Aufträgen steht ein Werkzeug zur Verfügung, über das die LS3-Aufträge in allen Belangen auf einfachste Weise kontrolliert werden können. Soennecken liefert dazu elektronisch die potentiellen Daten für die Rechnungserstellung der einzelnen LS3-Aufträge, die dann in COMMERZ-WWS mit den entsprechenden LS3-Aufträgen verglichen werden. Die möglichen Differenzen sind sehr vielfältig und können z.B. sein: o Menge falsch o Artikel falsch (anderen Artikel genommen) o EK-Preis falsch o schon berechnet o Position gibt es nicht und vieles mehr. Positionen und letztlich auch Rechnungen erhalten den Status "OK", wenn diese mit dem LS3-Auftrag übereinstimmen. Die gesamte Rechnungskontrolle ist im Bestellwesen aufrufbar (es gibt bereits eine ähnliche Funktion für "echte" Lieferantenrechnungen). Über Punkt 1 werden die Soennecken-Daten übernommen, über Punkt 2 werden die Prüfungen durchgeführt und mögliche Fehler ausgewiesen. Der Punkt 3 ermöglicht, sich nochmal einen Überblick über die Rechnung zu verschaffen, bei dem auch die Preise mit den Auftragsdaten verglichen werden. Letztlich können alle Rechnungen, die den Status "OK" haben (der auch durch manuelle Korrekturen entstehen kann: "EK-Preis war bei uns wohl doch falsch") über den Punkt 4 gelöscht werden. Durch diese Erweiterung erspart man sich alle manuelle Abgleiche und kann etwaige Unstimmigkeiten schnellstens erkennen und beheben. Weitere Information gerne durch unsere Hotline
31.08	allgemein	"Lästige" Arbeiten	Die logics hat immer die Philosophie vertreten, dass für häufig wiederkehrende Funktionen, die einen beträchtlichen (meist manuellen) Aufwand verursachen, schnellstens eine entsprechende Lösung in COMMERZ realisiert wird. Häufig hört die Hotline, dass wiederholt lästige Eingaben oder umständliche Abwicklungen bei unseren Kunden stattfinden. Sie würde hier gerne helfen, benötigt aber dazu entsprechende Informationen. Sie kann dann Ratschläge auf Abhilfe geben oder Lösungen realisieren. Deshalb unser Appell: Bitte die Hotline informieren, wenn scheinbar unnötige Aufgaben mit viel Aufwand erledigt werden oder wenn Abläufe umständlich erscheinen (am besten mit einer kurzen Beschreibung: "Wir müssen immer ......, wenn wir ......"). Dieses gilt insbesondere auch dafür, wenn aufwendig Daten aus COMMERZ-ACTUELL manuell in andere Systeme (z.B. in EXCEL für spezielle Auswertungen) übernommen werden. Hierzu gibt es in COMMERZ diverse Auswertungen und Exporte, die auch völlig automatisiert ablaufen können.
30.08	WWS	Kontrolle von Gutschriften	Gutschriften an Kunden werden üblicherweise über die Auftragsart 10 (bis 19) erstellt. Für diesen Fall prüft COMMERZ auch, ob beim Kunden seine Steuernummer hinterlegt ist, die dann auch auf die Rechnung automatisch mit ausgegeben wird. Man kann aber auch einen normalen Auftrag erstellen und dann negative Mengen zu verwenden. In diesem Fall wird dann eine Rechnung erstellt (mit negativem Gesamtbetrag) und die Steuernummer wird nicht mit ausgegeben. Der letzte Fall wird eigentlich immer nur dann verwendet, wenn man etwaige Rückgaben in einen (neuen) aktuellen Auftrag einbringen möchte. Es ist wichtig, diese Vorgänge kontrollieren und überwachen zu können, wenn man nicht entsprechende Kompetenzen vergeben hat. Dazu bietet sich die AUFTRAGSPRÜFLISTE an, über die Aufträge mit speziellen Auftragsarten ausgewiesen und über die aber auch durch die Abfrage BETRAG IN DER POSITION KLEINER ALS der Wert 0,00 negative Positionen gelistet werden können: Damit können dann solch spezielle Aufträge auch überwacht werden. Auch über die BS-AUSKÜNFTE GESCHÄFTSDATEN kann man sich mit der Auswahl nach Auftragsarten einen Überblick von Gutschriften verschaffen.
29.08	TK	Kasse mit eigenem Absatzbereich	Über die 9 möglichen Absatzbereiche kann der Fachhändler seine Umsätze und Nutzen so verteilen, dass diese automatisch seinen Geschäftsbereichen zugeordnet werden. Übliche Strukturierungen sind z.B. Differenzierungen nach: PBS, Einrichtungen, Geräte-Verkäufe oder Vermietung, Wartung und Werkstatt. Es ist aber auch möglich, den Laden als eigenen Absatzbereich einzurichten. Dazu ist es nur erforderlich, eine Zugriffsberechtigung anzulegen und COMMERZ-ACTUELL an der Kasse immer mit dieser Benutzerkennung aufzurufen: Mit dieser Benutzerkennung würden z.B. alle Kassenvorgänge dem Absatzbereich 6 zugeordnet werden. Ausnahme hiervon natürlich die Tonerverkäufe an der Kasse, die Geräten zugeordnet wurden, und die somit dem in TKD angelegten Absatzbereich zugeordnet werden.
25.08	WWS	Reservierungen	Haben auch Sie Kunden, die einen bestimmten Artikel sofort geliefert haben möchten, und können Sie sicherstellen, dass dieser zu einem beliebigen Zeitpunkt in ausreichendem Umfang auch auf Lager ist? Mit COMMERZ ist das alles kein Problem, weil diese Mengen kundenindividuell vorgebbar sind und die so reservierten Bestände nicht für alle andern Kunden zu Verfügung gestellt werden. Bei dem Bestellwesen werden diese Reservierungen auch entsprechend berücksichtigt. Die Anlage von reservierten Beständen erfolgt in der Bearbeitung von Angeboten über die Angebotsart 11: und dann in den Positionen mit Angabe der reservierten Menge: Diese im Beispiel vorgegebene Menge von 2 wird nicht bei andere Kunden als "verfügbar" angezeigt und kann nicht an diese vergeben werden. Lediglich beim Auftrag von diesem Kunden werden die zusätzlichen Mengen von 2 Stück angezeigt. Auch das Bestellwesen wird beim Erstellen eines Bestellvorschlages diese Menge entsprechend berücksichtigen. Voraussetzung für eine solche Reservierung ist natürlich der Einsatz der Lagerbestandsführung, aber die könnte man ja auch nur für solch ausgewählte Artikel gezielt einsetzen.
24.08	WWS/OBJ	Vermietung	Über die Auftragsart 96 "Vermietungen" können Aufträge abgewickelt werden, bei denen Artikel (z.B. Geräte) nur vermietet werden: Das ließe sich zwar auch über die Auftragsart 90 "Kommissionsauftrag" abwickeln, weil ja lediglich ein Lieferschein benötigt wird. Die Auftragsart 96 beinhalten aber zusätzlich, dass die Daten in die Provisionen einfließen. Dazu ist bei den Positionen neben dem vorhandenen EK-Preis auch ein fiktiver VK-Preis einzugeben. Bei dem Verkäufer werden dann diese beiden Werte in seiner Provisionsabrechnung entsprechend berücksichtigt. Dieses erfolgt jedoch ohne dass weitere Umsätze verbucht werden. Insofern dient diese Auftragsart lediglich dazu, die Provision der Verkäufer gleich mit der Eingabe des Auftrages korrekt zu erfassen. Die Alternative dazu wäre, für das Gerät in COMMERZ-TKD zu den Mietvertragsdaten einen speziellen Mietvertragsartikel, wie z.B. "Mieterlöse Herr Huber", hinzuzufügen, auf den dann bei jeder Mietrechnung diese Erlöse automatisch verbucht werden
23.08	TKD	tagesgenaue Abrechnungen	Wenn der Vertragsanfang nicht am Ersten eines Monats ist oder das Vertragsende nicht auf ein Monatsende fällt, dann werden Miete oder Wartung, aber auch z.B. die zu berücksichtigenden Freien Einheiten tagesgenau berechnet. Die Berechnung erfolgt dabei nach folgendem Verfahren: Die im Abrechnungsintervall enthaltenen ganzen Monate werden mit den im Vertrag definierten monatlichen Beträgen gewertet. Nur der Anfangsmonat und/oder der Endmonat werden tagesgenau dazu hinzugerechnet. Dabei ist wichtig, dass die Monate entsprechend ihrer Tageszahl bewertet werden. So ist der tägliche Betrag im Januar (31 Tage) kleiner als der im April (30 Tage). Beispielsweise ergibt eine Abrechnung vom 1.1.2016 bis 12.2.2016 zu einem Monatsbetrag von EUR 65,00 einen Gesamtbetrag von EUR 91,90: Januar 2016: EUR 65,00 Februar 2016: 12 Tage zu 65,00/29 = 12*2,241379 = EUR 26,90 Tagesgenaue Abrechnungen sind gar nicht so unsinnig: Warum sollte man bei einer Installation am 6. eines Monats mit der Berechnung der Wartungsgebühr erst im nächsten Monat beginnen???
22.08	WWS	SONDERTEXT 1+2	Wozu braucht man eigentlich die zwei Zeilen SONDERTEXT? Im Auftragskopf kann man zwei Zeilen Text eingeben (oder einen Text durch Eingabe einer Textnummer einfügen). Diese Textzeilen werden dann in der Auftragsbestätigung, auf dem Lieferschein und auf der Rechnung im unteren Teil des Formulars ausgegeben. Beispiel Rechnung: Die Zeilen können zum Beispiel dazu dienen, den Kunden auf etwas Individuelles für ihn hinzuweisen (Werbetext). Mit der Funktionstaste F5 können die in der Stammdatenverwaltung TEXTE vorgegebenen Texte angezeigt werden.
11.08	allgemein	Feiertag	Am kommenden Montag (15.8.2022) ist in Bayern ein Feiertag. Aus diesem Grunde erscheint der nächste logics-news-Eintrag erst wieder am 22.8.2022.
10.08	TKD	Geschätzte Zählerstände	Für den Fall, dass Zählerstände nicht ermittelt werden können, wurde in COMMERZ-ACTUELL das Verfahren mit "geschätzten Zählerständen" integriert. Dabei wird ein fiktiver Zählerstand erfasst und dieser als solcher gekennzeichnet in der Zählerabrechnung ausgewiesen. COMMERZ errechnet den geschätzten Zählerstand, der ausgedruckt werden kann, und der Fachhändler muss diesen (oder einen entsprechend geänderten) Zählerstand noch eingegeben. Die Vorgaben für die geschätzten Zählerständer erhält man mit: Dabei werden alle Geräte ausgewiesen, für die zum Abrechnungsmonat noch keine Zählerstände erfasst wurden. Die Auswertung enthält am rechten Rand einen Schätzwert, der sich aus der Historie der Geräte ergibt. Dieser Vorschlag ist dann über den Menüpunkt ERFASSEN ZÄHLERSTÄNDE (ggf. korrigiert) einzugeben und dabei ist das Feld GESCH(ÄTZT) auf "J" zu setzen. Auf der Rechnung auch ein Hinweis ausgegeben, dass es sich hier um einen geschätzten Wert handelt. Wichtiger Hinweis: Da zu erwarten ist, dass der Kunde den geschätzten Zählerstand meist nicht akzeptieren wird, sollte man die Zählerabrechnung auch gleich zurücksetzen und dann später (mit verbindlichen Werten) neu erstellen.
09.08	FIBU	Rechnungen ohne Mehrwertsteuer	Ausgangsrechnungen ohne MwSt können entweder für EU-Kunden oder für sonstige Auslandskunden erstellt werden. Für das Verbuchen bzw. die Weitergabe an eine andere Finanzbuchhaltung ist folgendes zu beachten: 1. Kundenstammsätze Das Feld MEHRWERTSTEUERFREI ist auf "J" zu setzen: EU- und Auslandkunden werden daran unterschieden, ob im Feld USTID ein Wert enthalten ist (Umsatzsteuer-Identifikationsnr., die auch auf Rechnung ausgegeben wird und unter der auch die "zusammenfassende Meldung" abzugeben ist) oder nichts (sonstiges Ausland). 2. Erlöskonten Im Parametersatz (WWS und TKD) kann zwischen Erlösen für Auslands- und EU-Kunden unterschieden werden: 3. Steuerkennzeichen Das Steuerkennzeichen wird automatisch auf "4" gesetzt (statt wie üblich auf "0" für 19% bzw. "1" für 7%) und so an die FIBU übergeben. In der COMMERZ-FIBU wird ein neues FIBU-Steuerkennzeichen aus den Daten im Parametersatz 3 oder 4 ermittelt (erste MwSt-Definition mit einem Prozentsatz von 0%). Damit können dann Zahlungen auch mit Skonto den Rechnungen zugeordnet werden. Übrigens Beim Erfassen von Eingangsrechnungen in der COMMERZ-FIBU ist immer ein Steuerkennzeichen zu verwenden, dem im Parametersatz 3 oder 4 Vorsteuer mit 0% zugeordnet ist. Wenn beim Steuerkennzeichen für die Eingangsrechnung "0" eingetragen wird (OHNE STEUER), dann kann aus der Zahlung später kein Skonto direkt verbucht werden.
08.08	WWS	Mehr als 9 Lieferadressen	Wenn man für einen Kunden mehr als 9 Lieferadressen hat, gibt es ein Problem: In der Stammdaten-Verarbeitung kann man mehr als 9 Lieferadressen eingeben (hier im Beispiel Adresse 10): Aber in der Auftragsbearbeitung ist das Eingabefeld nur einstellig: Die Lösung ist: Hier F5 eingeben, sodass alle Adressen (auch die größer 9) angezeigt werden.
04.08	TK	Preisanzeige an der Kasse	An der Kasse wird normalerweise immer der Einzelpreis des Artikels unabhängig von der Menge angezeigt: Positionsweise wird aber unter POSITIONSWERT der Betrag der jeweiligen Position angezeigt. Wenn man nun nachträglich wissen möchte, was eine bereits erfasste Position insgesamt kostet, braucht man diese durch Aufruf der Position nur wieder auf den Bildschirm bringen und erfährt, dass diese mit EUR 5,60 im Gesamtbetrag von EUR 7,70 enthalten ist.
03.08	TKD	Spezielle Poolauswertungen	Über dieses Spezialprogramm können letztlich die Kosten pro Kopie eines jeden Poolgerätes ausgewiesen werden. Dabei wird keine Auswertung erstellt, sondern es werden die Daten zur individuellen Weiterverarbeitung in EXCEL als csv-Datei bereitgestellt. Es werden folgende Daten pro Gerät eines Pools ausgegeben: o Gerätenummer o Kundennummer o Poolnummer o Zählernummer o Zähler alt + neu (erfasst bei Zählerstandseingabe) für Z1 + Z2 o Differenz = Zähler neu minus Zähler alt o Freikopien o zu berechnen = Kopien neu minus Freikopien * Kopienpreis o Wartungspauschale o Aufwand VB, Entwickler, E-Teile, Arbeitslohn je nach Z1 und Z2 o Kopienkosten = Summe VB+E-Teile+Entwickler+Arbeitslohn geteilt durch Zähler neu Die Steuerung, welcher Aufwand in welche Rubrik einfließt, erfolgt durch die Zählernummer bei der Leistungserfassung und über die Verrechnungsarten. Leistungen, die nicht Zähler 1 oder 2 zuordbar sind, werden (z.B. Technikerstunden) auf beide Zähler verteilt; der Anteil (Prozentsatz) ist vorgebbar. Über diese spezielle Poolauswertung lassen sich differenziertere Auswertungen über einzelne Pools als bisher abrufen. Dabei ist allerdings wichtig, dass die Vorgaben (z.B. Verrechnungsarten) und Eingaben bei der Leistungserfassung (z.B. Zählernummern) exakt stimmen bzw. eingehalten werden. Details zu diesem Pool-Export sind individuell abzustimmen. Beschreibung bitte anfordern.
02.08	allgemein	Felder löschen	Wenn man alle Daten eines Feldes löschen möchte, geht das nahezu überall mit der Eingabe von CTRL x. Wenn das Datenfeld links mit Zeichen belegt ist, dann kann man auch durch Eingabe der Leertaste erreichen, dass alle Zeichen aus dem Feld entfernt werden. Dieses geht aber nur dann, wenn man "neu" auf einem Eingabefeld steht und nicht wenn man bereits mitten im Feld Änderungen durchgeführt hat. In diesen Fällen ist dann die Eingabe von CRTL x zu empfehlen ist. Das ist zudem besser als das Feld mit Leerstellen zu füllen, wobei man dann auch noch den Cursor wieder an die linke Stelle bringen muss.
01.08	WWS	Gelieferte Mengen aus Bestellungen	Der Menüpunkt RECHNUNGSKONTROLLE in der BESTELLÜBERWACHUNG ist eigentlich nur für den Abgleich der Rechnung mit den betreffenden Lieferungen vorgesehen (die Überprüfung mit Rechnungen, die elektronisch übermittelt worden sind, findet man unter ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN in der BESTELLVERWALTUNG). Er kann aber auch verwendet werden, wenn man wissen möchte, welche Mengen einer Bestellposition mit welcher Lieferung wann eingegangen sind. Dabei werden zunächst die allgemeinen Daten einzelner Lieferungen angezeigt: und nach Aufruf einer Lieferung die Daten hierzu: Damit erhält man eine Übersicht über die verschiedenen Lieferungen (auch einer einzigen Position). Ein Grund mehr, das Bestellwesen auch zu nutzen.
28.07	WWS	Wechsel der Auftragsart	Warum kann man die Auftragsart nicht mehr ändern, nachdem man mit der Erfassung von Positionen begonnen hat ? Die Begründung dafür ist ganz einfach: Sobald man die Bildschirme zur Positionserfassung (auch nur) aufgerufen hat, werden intern eine Fülle von Kennzeichen gesetzt, die genau auf die im Kopfsatz eingegebene Auftragsart abgestimmt sind. Zudem werden insbesondere bei den Artikeln Daten verändert, wenn z.B. eine Position abgeschlossen wird, und auch in verschiedenen anderen Datenbeständen werden Werte und Kennzeichen eingetragen. Der Aufwand das alles wieder rückgängig zu machen, wenn man z.B. aus einer Rechnung eine Gutschrift machen möchte, ist beträchtlich und wurde deshalb auch nicht realisiert. Hat man sich in der Auftragsart vertan, bleibt dann nur noch die Stornierung des Auftrages, wobei lediglich bereits erfasste Positionen wieder gelöscht werden müssten. Je nach Anzahl der erfassten Daten kann es auch Sinn machen, vor dem Löschen den Auftrag zu kopieren, weil man dort die Auftragsart eingeben kann. Es gibt aber in zwei Fällen die Möglichkeit der Änderung der Auftragsart: 1. Aus einer Probestellung (91) kann in Rechnung (00) oder in Rücknahme (92) gewechselt werden (je nachdem, ob der Kunden die Ware behalten oder zurückgeben möchte). 2. Aus einem Abholschein (93) kann in Gutschrift (10) gewechselt werden, wenn die Ware im Haus angekommen ist (zu diesem Zeitpunkt wird die Ware auch erst dem Lager zugebucht).
27.07	TKD	Auftrags-Infos	Innerhalb der Auftrags- und Leistungsbearbeitung kann man in der untersten Zeile die "Wundertaste" F3 eingeben, um weitere Informationen über den Auftrag einzugeben oder abzurufen: Dieser spezielle Auftragstext kann auch in der AUFTRAGSAUSKUNFT abgerufen werden. Vor allem, wenn Aufträge länger dauern, kann man damit den aktuellen Status des Auftrages dokumentieren, sodass jeder Mitarbeiter in der Lage ist, dem Kunden bei Nachfrage eine entsprechende Auskunft zu geben.
26.07	allgemein	SEPA-Lastschriften - ganz einfach	Für alle Rechnungen, die in WWS, OBJ oder TKD erstellt wurden, können SEPA-Lastschriften erstellt werden. Dabei wird letztlich bei jedem Aufruf eine Datei erzeugt, die direkt der Bank überstellt oder in das aktuelle Bankprogramm übernommen werden kann. COMMERZ benötigt dazu lediglich folgende Informationen o im Parametersatz die Gläubiger-Identifikationsnummer o spezielle Zahlungsbedingungen, die für SEPA-Lastschriften verwendet werden und die bewirken, dass auf der Rechnung ein Hinweis ausgegeben, dass die Lastschrift ab dem Datum der Netttofälligkeit abgebucht werden wird o Kundendaten, wie z.B. vereinbartes Lastschriftverfahren (CORE oder B2B), Daten zum Abbuchungskonto beim Kunden, die Mandatsreferenz oder die aktuelle SEPA-Sequenz (erste, letzte, einmalige oder wiederholte Abbuchung) Der Abruf der Lastschriften erfolgt über folgenden Bildschirm: Über das Feld PRÜFLAUF kann man mit "J" erreichen, dass auf Basis der Rechnungsdaten nur das Protokoll zur Prüfung abgerufen wird, aber noch keine Ausgabedatei für die Bank erstellt wird. Damit kann man die zu generierenden Lastschriften vorab noch einmal prüfen. Die Rechnungs-Daten für die Lastschriften werden aus den Rechnungsausgangbüchern entnommen, die bei Bedarf (Betrag soll ausnahmsweise doch nicht eingezogen werden) über die Funktion BEARBEITEN VON RECHNUNGEN geändert werden könnten. Die Lastschriftsdaten werden im xml-Format im Verzeichnis commerz im Unterverzeichnis sepa.d abgestellt. Der Dateiname der xml-Datei wird als lcxjjmmtt-hhmmss, mit x=SEPA-SEQUENZ-Nummer 1 bis 4, jjmmtt (Jahr Monat Tag) und hhmmss (Stunde Minute Sekunde) gebildet. Er dient bei der Übertragung auch als eindeutige Identifikation der Transaktion. Das SEPA Lastschrift-Verfahren in COMMERZ hat sich längst bewährt. Vor allem sind keine aufwendigen und fehleranfälligen Zusatzerfassungen in anderen (Bank-)Programmen erforderlich, wenn man die Lastschriften direkt über COMMERZ abwickelt. Warum sich also mit unnützer Arbeit (Kosten und Aufwand) belasten, wenn man es viel einfacher haben könnte? Es gibt auch schon Fachhändler, die sich auf TKD-Rechnungen eine kostenpflichtige Zusatzposition generieren lassen, wenn der Kunde einer SEPA-Lastschrift z.B. für die monatlichen Wartungsrechnungen nicht zustimmt.
25.07	WWS		Auftragspositionen können sich in verschiedenen Zuständen befinden (nur Auftragsmenge erfasst, "zu liefern" eingetragen oder "zu fakturieren" versorgt). Dabei kann die Bearbeitung der Mengeneingaben beim Feld "zu fakturieren" eingeschränkt werden, wenn in der Zugriffsberechtigung mit der ein Mitarbeiter COMMERZ-ACTUELL-WWS aufgerufen hat der Untermenüpunkt 6. LÖSCHEN VON AUFTRÄGEN" auf "N" gesetzt wird. Mit dieser Sperre ist es dann nicht mehr möglich, eine bereits gelieferte Menge (die dann in "zu fakturieren" steht) rückgängig zu machen oder überhaupt zu verändern. Auch das Löschen einer solchen Position ist dann nicht erlaubt.
21.07	TKD	gestaffelte Preise für Kopien	Im 6. Bildschirm der Geräte kann man Staffeln für Kopien eingeben, wie z.B. Normalpreis = 1,000 Cent, ab 6001 = 0,900 Cent. Dabei stellt sich die Frage, auf was sich die Anzahl der Kopien eigentlich bezieht. Dieses wurde in TKD so festgelegt, dass die Kopienzahl sich auf das Zählerintervall aus dem 5. Bildschirm bezieht. Wenn also dieses Intervall 3 Monate umfasst, dann gilt im oben genannten Beispiel bessere Preis ab der 6001. Kopie, wenn innerhalb der 3 Monate mehr als 6000 Kopien gefertigt wurden. Aufpassen muss man aber dann, wenn z.B. das erste Intervall 2 Monate und die weiteren Intervalle 3 Monate umfassen. Dann muss man (um bei dem Beispiel zu bleiben) für die erste Abrechnung 4001 eingeben und dann diese Anzahl für die weiteren Abrechnungen auf 6001 ändern.
20.07	TK	schon vergessen?	In dem Anzeigenbereich über den Erfassungsfeldern werden immer nur bis zu 5 erfasste Artikelpositionen angezeigt. Das bedeutet, dass nach Eingabe der 6. Position die erste Position nach oben "rausgeschoben" wird, also nicht mehr sichtbar ist. Der Anwender kann aber in diesem Anzeigebereich auch blättern, wenn der zunächst mit F1 (oder Cursor up) zur Positionsnummer (PN) gelangt. Von dort kommt er dann erneut mit Cursor up (nicht F1) in den Anzeigebereich, in dem er mit Cursor up oder Cursor down blättern kann und sich somit alle erfassten Positionen nochmals anzeigen lassen kann. Verlassen kann man die Blätterfunktion mit F2 oder wenn man über die letzte erfasste Position (nach unten) "hinausblättert".
19.07	WWS	Vertreterzuordnung	Wozu braucht man eigentlich "Vertreterzuordnungen"? Einfache Antwort: Um bei der Auftragserfassung nach Wahl des Absatzbereiches (Geschäftsbereich) gleich den hierfür und für den Kunden richtigen Vertreter zuzuordnen. Dazu legt man eine oder mehrere Vertreterzuordnungen an, bei denen man den Absatzbereichen die betreffende Vertreter zuordnet: Diese Vertreterzuordnung wird dann bei den Kunden hinterlegt, bei denen diese Zuordnung richtig ist: Wenn in der Auftragserfassung der Absatzbereich (hier zum Beispiel 3) eingegeben wird, wird gleich der Vertreter 3 vorgeschlagen: Man kommt häufig mit einer einzigen Vertreterzuordnung aus und ist dann sicher, dass für die verschiedenen Geschäftsbereiche der zugeordneter Vertreter (änderbar) vorgeschlagen wird. Um eine einzige Vertreterzuordnung generell bei Kunden neu einzutragen, hilft unserer Hotline gerne.
18.07	OBJ	Textbausteine	Mit COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) ist es ganz einfach, beliebige Texte aus anderen Datenbeständen einzufügen, die man danach auch noch ergänzen und anpassen kann. Das liegt insbesondere daran, dass im Gegensatz zu COMMERZ-OBJ (alt) die Bearbeitung von Texten über WORD erfolgt. Ein ganz einfaches Beispiel soll das Verfahren verdeutlichen: Textvarianten werden einfach in einer zentralen Datei angelegt und bei Bedarf wird der einzukopierende Textbereich markiert: Innerhalb der Angebots- oder Auftragsbearbeitung kann man dann diesen Text durch EINFÜGEN ganz einfach einkopieren und die variablen Textstellen entsprechend ändern. Dieses Einkopieren kann man z.B. auch für variable Kopf- und Endetexte verwenden, wenn man verschiedene Formen hierfür vorgesehen hat.
14.07	TKD	Nullrechnung für Leistungen	Wenn man einem Kunden zeigen möchte, dass eine gesamte erbrachte Leistung für ihn kostenlos ist und welche Beträge er eigentlich hätte bezahlen müssen, kann man eine sogenannte Nullrechnung erstellen. Voraussetzung dazu ist zunächst, dass man im Auftragskopf das entsprechende Kennzeichen dafür auf "J" setzen: Die Vorgabe für dieses Feld ist standardmäßig auf "N" gesetzt, weil üblicherweise für kostenlose Aufwendungen im Rahmen eines Vertrages von Hause aus keine Rechnung erstellt wird. Die Positionen müssen dann alle die Kondition (KOND=Nachlass) auf 100% und das Feld RECHNUNG auf "J" gesetzt werden: Der Kunde erhält somit eine Rechnung mit allen Positionen und er sieht darauf auch die (nicht berechneten) VK-Preise. Eine Alternative dazu wäre, den Auftrag in einen Kostenvoranschlag zu kopieren und diesen dem Kunden zu übermitteln.
13.07	allgemein	Anforderungen von Kunden	Wichtig für ein Unternehmen ist, dass es in der Lage ist, möglichst viele Wünsche der Kunden zu erfüllen. Das betrifft nicht nur die Preis- und Sortimentsgestaltung, die Lieferfähigkeit oder den Service insgesamt sondern auch Forderungen der Kunden, die sich aus dem DV-Einsatz ableiten. In COMMERZ-ACTUELL haben wir eine Fülle von Funktionen integriert, die dazu benötigt werden, um die heutzutage immer mehr und immer häufiger gestellten Forderungen und Wünsche der Kunden zu erfüllen. Dazu gehören u.a. auch - der Austausch elektronischer Daten (einerseits Webshops oder Einlesen sonstige Auftragseingänge und andererseits Versendung von Rechnungsdaten), - Versendung verschiedenster Belegen (von Angeboten über Liefer-Avise bis hin zu Rechnungen) via E-Mail - aktuelle Informationen über Lieferungen (Tracking) welche Artikel gerade geliefert worden sind, wo befindet sich die Lieferung gerade, wann wird sie voraussichtlich eintreffen - und weitere z.T. individuelle Erweiterungen .... Sollten ihre Kunden spezielle Wünsche oder Anforderungen haben, wenden Sie sich gleich an unsere Hotline. Wir finden sicherlich gemeinsam eine optimale Lösung. "Qualität ist, wenn der Kunde zurückkommt und nicht die Ware"
12.07	WWS	Was sind eigentlich Absatzbereiche und Vertriebswege?	Bei der Auftragsbearbeitung können im ersten Bildschirm u.a. zwei wichtige Datenfelder eingegeben werden: o ABSATZBEREICH und o VERTRIEBSWEG Dabei werden immer die unter der Ziffer "1" hinterlegten Daten vorgegeben und können dann bei Bedarf geändert werden. Grundsätzlich steuern die Eingaben die Speicherung in folgende Statistiken: o ABSATZBEREICH Aus welchem internen Geschäftsbereich kommt dieser Auftrag. Die Speicherung erfolgt beim Kunden, sodass zum Beispiel erkennbar ist, in welchen Geschäftsbereich ein Kunde kauft (oder nicht kauft). Wenn Aufträge Artikel aus verschiedenen Absatzbereichen enthalten (z.B. wenig PBS und einen Toner) dann ist der Absatzbereich einzutragen, der überwiegt. o VERTRIEBSWEG Wie wurde dieser Auftrag abgewickelt. Die Speicherung erfolgt beim Artikel, sodass zum Beispiel erkennbar wird, über welchen Weg wurde der Artikel verkauft (z.B. nie Laden, immer nur Strecke oder nur (oder auch mal) über TKD). Einzelne Kunden oder Artikel können dann in "AUSWERTUNGEN UND AUSKÜNFTE" abgerufen werden. Die aber viel wichtigeren Gesamtstatistiken in den verschiedenen möglichen Varianten können dann in den "GESCHÄFTSDATEN" bildschirmweise dargestellt werden: Um die Statistiken auch geschäftspolitisch auszuwerten und auf dieser Basis entsprechende Maßnahmen und Entscheidungen zu treffen, ist es unbedingt erforderlich, die Erfassungsdaten für diese beiden Datenfelder auch immer korrekt einzugeben.
11.07	TK	Rechnungen auf Formular	Wir hatten am 9.6. fälschlicherweise ausgeführt, dass Kassenbons auch auf Formular gedruckt werden können. Das geht leider wegen TSE, für die am Bonende die TSE-Daten ausgegeben werden müssen leider (noch) nicht. Lösungsansätze wurden bereits diskutiert, aber bisher gibt es keine entsprechende Erweiterung. Da es sich um einen Kassenvorgang handelt, ist es zwingend erforderlich, dass die TSE-Daten mit ausgegeben werden.
07.07	FIBU	Erweiterung der Mahntexte	Die Mahntexte in der FIBU bestehen eigentlich aus (nur) 6 Zeilen, sie können aber auch verlängert werden. Ausgegeben wird je nach Mahnstufe der Mahntext 1 bis üblicherweise 3. Diese können in der Stammdatenverwaltung angelegt werden. Wenn die 6 Zeilen nicht ausreichen, kann man weitere Zeilen in den Mahntexten ab Textnummer 41 anlegen. Diese Zeilen werden dann anschließend an die Zeilen aus Mahntext 1 bis 3 ausgegeben. Beispiel dafür: Mahntext 1 Mahntext 41 Auf den ersten Mahnungen werden dann insgesamt 10 Zeilen als Mahntext ausgegeben. Die Mahntexte 42 und 43 gelten dann entsprechend für die Mahnungen 2 und 3.
06.07	TKD	Pool-Kontrolle	Um die Ausgangsdaten von Pools (bei Neuanlagen oder vor allem auch nach Änderungen) zu prüfen, ruft man am besten die POOL-GERÄTE-ÜBERSICHT auf: Nach Eingabe des Kunden und der Poolnummern werden dann die relevanten Pooldaten ausgewiesen und können geprüft werden: Wichtig dabei ist auch zu überprüfen, ob die generellen Daten des Pools auch alle identisch sind.
05.07	WWS	nachträgliche Kopie von LS und Rng.	Innerhalb der Auftragsänderung kann man die bereits erstellten Dokumente (Lieferscheine und Rechnungen (so wie sie ausgegeben wurden)) abrufen. Dafür gibt es im Wesentlichen zwei Gründe: 1. Der Kunde benötigt ein Dokument nochmal (im Dokument wird allerdings automatisch der Zusatz "ABSCHRIFT" eingefügt) 2. Man möchte intern wissen, mit welchen Dokumenten der Auftrag abgewickelt worden ist, z.B. wann und in welchen Teillieferungen ein Artikel geliefert und berechnet worden ist. Zum Abrufen der Dokumente braucht man lediglich im Kopfbildschirm in der untersten Zeile ein "d" einzugeben: Dann werden die Lieferschein- und Rechnungsnummern des Auftrages in einem Fenster angezeigt. Mit dem Cursor kann man ein Dokument auswählen, das dann in WORD zur beliebigen Weiterverarbeitung ausgegeben wird. Wenn man statt "d" ein "D" eingibt, dann werden alle Aufträge des Kunden (sortiert nach Datum, jüngster Auftrag zuerst) angezeigt. Diese Eingabe geht auch bei der Auftragserfassung.
30.06	TKD	Rechnungsadresse	Wenn bei der Vertragsabrechnung Sammel- oder Pool-Rechnungen oder bei der Leistungsbearbeitung Sammelrechnungen abgerufen werden, werden üblicherweise mehrere Geräte auf der Rechnung ausgewiesen. Jedes Gerät hat zwar eine eigene Rechnungsadresse, für die Sammel- oder Pool-Rechnungen benötigt man aber nur eine einzige. Dieser Konflikt wird in COMMERZ-ACTUELL-TKD dadurch gelöst, dass die Rechnungsadresse hierfür nicht aus den Geräten (möglich wäre gewesen, das erste oder das letzte Gerät zu nehmen) sondern aus dem Kundenstamm genommen wird. Sollte bei diesen Rechnungstypen 'mal eine vermeintlich "falsche" Rechnungsadresse auf der Rechnung stehen, dann liegt es mit Sicherheit daran, dass dieses Verfahren nicht beachtet wurde. Es besteht in COMMERZ-TKD aber auch die Möglichkeit, die Wartungsgebühren an eine Leasing zu berechnen. Dazu muss man bei den Wartungsdaten unter WARTUNGSADRESSE die Kundennummer der Leasing eintragen: Wenn der Leasing gleich mehrere Geräte so berechnet werden sollen, dann muss man diese in einem Pool zusammenfassen und bei jedem Gerät die gleiche WARTUNGS-ADRESS hinterlegen
29.06	WWS	Wer bekommt diesen Artikel?	Häufige Situation: Lieferung eines Artikels durch den Lieferanten und es ist nicht bekannt, wer diesen Artikel bekommen soll: Einfachste Lösung in COMMERZ: Aufruf der Rückstandsliste auf Bildschirm: Damit lässt sich dann ganz schnell ermitteln, in welchen Aufträgen (bei welchen Kunden) noch Rückstände für diesen Artikel vorhanden sind.
28.06	TK	Zeitschriften und Jugendschutz	Nahezu alle Zeitschriften haben einen EAN-Code und lassen sich deshalb auch an der Kasse leicht einscannen. Wenn Zeitschriften/Zeitungen an bestimmten Tagen (z.B. samstags) aber einen anderen Preis haben, dann ist es in COMMERZ auch nicht erforderlich, diesen permanent zu wechseln, sondern er ist im Normalfall im Strichcode mit enthalten. An der Kasse kann deshalb dieser mit eingelesen und gleich als Preis vorgegeben werden. Notwendig dazu ist lediglich, zwei allgemeine Artikel anzulegen mit den EAN-Codes beginnend mit 414 oder 419 (19 bzw. 7 % MwSt), da die Strichcodes der Zeitungen/Zeitschriften im Normalfall immer mit 414 bzw. 419 anfangen. Wenn dann der Strichcode der Zeitschrift/Zeitung gescannt wird, erkennt COMMERZ die ersten 3 Stellen als speziellen CODE und übernimmt den im Strichcode ebenfalls enthaltenen Preis als VK-Preis. Damit ist es auch nicht erforderlich, für Zeitungen, die unterschiedliche Preise haben, mehrere Artikel anzulegen. Den EK-Preis, der dann auch unterschiedlich sein wird, kann man über den Prozentsatz im WAWI-Schlüssel sich automatisch errechnen lassen. Dazu ist es lediglich erforderlich, in den ersten 3 Stellen des eigentlich 6-stelligen WAWI-Schüssel einen Prozentsatz (z.B. 250 für 25%) hinterlegen, über den dann der jeweils unterschiedliche EK-Preis errechnet wird. Durch Anlage von zwei weiteren Artikeln mit den EAN-Codes, die mit 439 bzw. 434 beginnen, können Artikel erkannt werden, die dem Jugendschutz unterliegen. Die haben üblicherweise immer einen EAN-Code der mit diesen Ziffern beginnt. Werden solche Artikel erkannt, wird die im Artikel hinterlegte Artikel-BSINFO auf dem Bildschirm als Warnung ausgegeben.
27.06	allgemein		Leider erleben wir immer wieder, dass das Wissen über COMMERZ (die grundsätzlichen Abläufe, Details der Nutzung, dem Unternehmen nützliche Funktionen, Datenflüsse, Neuerungen und die Bedeutung einzelner Felder) nicht bekannt sind. Das liegt vor allem daran, dass Mitarbeiter, die neu mit COMMERZ arbeiten sollen, keine ausführliche Einweisung und Schulung erhalten, und damit das Know-how bezüglich COMMERZ ständig abnimmt. "Das haben wir bisher immer so gemacht, warum ist mir auch nicht so bekannt" "Das darf man nie machen, weil früher ging das einmal nicht" "In dieses Feld muss immer eine "1" eingetragen sein, das hat der Chef so gesagt; warum weiß so richtig keiner" Was kann man tun, um den Nutzungsgrad so zu verbessern, dass COMMERZ wieder optimal eingesetzt wird? Das hängt nun ganz davon ab, ob es sich um einen grundsätzlichen (auch sich zwischenzeitlich veränderten) der Betriebsanforderung anzupassende Einsatz von COMMERZ handelt oder ob darum geht, fehlendes Basiswissen vermittelt zu bekommen, Funktionsabläufe zu verstehen und zu verbessern oder neue Lösungen zu integrieren. Im ersten Fall ist sicherlich eine intensive Organisationsberatung erforderlich, für den zweite Fall könnte man sich ganz generell folgendes vorstellen: o Eine ganz einfache erste praktische Lösung ist: Wenn vor einem Eingabefeld ein Stern (*) steht, kann man die Funktionstaste F5 eingeben und es wird angezeigt, was man an dieser Stelle für Eingabemöglichkeiten hat. Beispiel: Man sollte vor allem an Eingabestellen, die häufig verwendet werden, die F5-Ausgabe einmal intensiv ansehen und die Bedeutung der einzelnen Eingaben interpretieren. Dabei ist jedoch zu beachten, dass nicht immer alle angezeigten Spezialeingaben in verschiedenen Aufgabenbereichen nicht immer alle aufrufbar sind. o Weiterhin könnte man auch das Handbuch zu Rate ziehen, das in COMMERZ-WWS unter 12. SERVICEPROGRAMME zusammen mit den aktuellen Erweiterungen abgerufen werden kann. Im Handbuch selbst stehen viele allgemeine Informationen, die für das Verständnis von COMMERZ wichtig sind. o Wesentlich effizienter sind natürlich Nachschulungen, weil dabei auf die individuellen Problemkreise eingegangen werden kann. Dabei können mit aktuellen eigenen Daten Abläufe nachvollzogen und Ergebnisse geprüft und verifiziert werden. Vor allem wächst bei solchen Schulungen zusätzlich auch das Verständnis für die COMMERZ-Funktionen und -Datenverbindungen insgesamt. Insbesondere wegen dem außerordentlich großen und vor allem branchenbezogenen Funktionsumfang, der in vielen Fällen auch Detailabläufe beinhaltet, ist es eigentlich nicht zufriedenstellend, wenn dieser nur minimalst genutzt wird.
23.06	FIBU	Flexible Auswertungen	Die Struktur der BWA und der Bilanz bzw. der G+V wird in der Stammdatenverwaltung bei den Sachkonten hinterlegt. Dabei ist wichtig, dass die Werte der einzelnen Positionen nicht bereits beim Buchen zugeordnet werden, sondern dass sich die Werte der Auswertungen auf Basis der aktuellen in den Sachkonten definierten Struktur immer neu bilden. Der Aufbau der Auswertungen wird über 4 Felder gesteuert, die angepasst oder geändert werden können: BILANZ/G+V-ART entscheidet, wo Sachkonto ausgegeben werden soll BILANZ/G+V-TEXTNR Summenbildung aller Sachkonten mit gleicher Textnummer und Ausgabe mit dem Text BWA-ART Zuordnung zu Erlöse, Wareneinsatz, Kosten, neutrales Ergebnis oder nicht in BWA BWA-TEXTNR entsprechend wie BILANZ/G+V-TEXTNR Wenn man also die Strukturen verändern möchte, dann kann man diese Daten in den Sachkonten-Stammsätzen anpassen und dann auch noch Auswertungen für frühere Zeiträume (Buchungsperioden) abrufen, die dann in Form der neuen Struktur aufgebaut sind. Auch etwaige Fehler kann man so mühelos korrigieren.
22.06	TKD	Freie Einheiten	Definierte Freie Einheiten werden bei verschiedenen Vertragsarten berücksichtigt. Dabei geschieht der Abzug der Freien Einheiten je nach Vertragsart auch unterschiedlich: 1. Vertrag mit Wartungspauschale Das Verfahren mit Wartung und Zähler ist eigentlich der klassische Fall. Bei jeder Berechnung der Wartungspauschale werden die Freien Einheiten addiert und bei einer (meist in größeren Intervallen abgerufenen) Zählerabrechnung entsprechen berücksichtigt. Dabei ließe sich die so aufgelaufenen Freien Einheiten im Bildschirm mit den Wartungsdaten erstens ansehen, zweitens aber auch (mit Vorsicht) in extremen Ausnahmesituationen auch noch verändern: 2. Nur Zähler-Vertrag Freie Einheiten werden bei jeder Zählerabrechnung entsprechend dem Zeitraum für die Zählerabrechnung berücksichtigt. Durch Änderung der Freien Einheiten im 6. Bildschirm könnte man in der letzten Zählerabrechnung eines Jahres auch noch etwaige Korrekturen vornehmen. 3. Mietvertrag und Zähler Bei jeder Zählerabrechnung werden die Freien Einheiten (wie bei Punkt 2) entsprechend berücksichtigt. Wenn man also bei einem Zählervertrag Freie Einheiten abziehen möchte, braucht man nicht unbedingt einen zusätzlichen Wartungsvertrag anzulegen.
21.06	WWS	Tracking-Infos	Mit COMMERZ-WWS ist man auch in der Lage, dem Kunden mitzuteilen,