30.06
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TKD
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Rechnungsadresse
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Wenn bei der Vertragsabrechnung
Sammel- oder Pool-Rechnungen oder bei der Leistungsbearbeitung
Sammelrechnungen abgerufen werden, werden üblicherweise mehrere Geräte auf
der Rechnung ausgewiesen. Jedes Gerät hat zwar eine eigene Rechnungsadresse,
für die Sammel- oder Pool-Rechnungen benötigt man aber nur eine einzige.
Dieser Konflikt wird in COMMERZ-ACTUELL-TKD dadurch gelöst, dass die
Rechnungsadresse hierfür nicht aus den Geräten (möglich wäre gewesen,
das erste oder das letzte Gerät zu nehmen) sondern aus dem Kundenstamm
genommen wird.
Sollte bei diesen Rechnungstypen 'mal eine vermeintlich "falsche"
Rechnungsadresse auf der Rechnung stehen, dann liegt es mit Sicherheit daran,
dass dieses Verfahren nicht beachtet wurde.
Es besteht in COMMERZ-TKD aber auch die Möglichkeit, die Wartungsgebühren an
eine Leasing zu berechnen. Dazu muss man bei den Wartungsdaten unter
WARTUNGSADRESSE die Kundennummer der Leasing eintragen:
Wenn der Leasing gleich mehrere Geräte so berechnet werden sollen, dann muss
man diese in einem Pool zusammenfassen und bei jedem Gerät die gleiche
WARTUNGS-ADRESS hinterlegen
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29.06
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WWS
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Wer bekommt diesen Artikel?
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Häufige Situation: Lieferung eines
Artikels durch den Lieferanten und es ist nicht bekannt, wer diesen Artikel
bekommen soll:
Einfachste Lösung in COMMERZ:
Aufruf
der Rückstandsliste auf Bildschirm:

Damit lässt sich dann ganz schnell ermitteln, in welchen Aufträgen (bei
welchen Kunden) noch Rückstände für diesen Artikel vorhanden sind.
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28.06
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TK
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Zeitschriften und Jugendschutz
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Nahezu alle Zeitschriften haben
einen EAN-Code und lassen sich deshalb auch an der Kasse leicht einscannen.
Wenn Zeitschriften/Zeitungen an bestimmten Tagen (z.B. samstags) aber einen
anderen Preis haben, dann ist es in COMMERZ auch nicht erforderlich, diesen
permanent zu wechseln, sondern er ist im Normalfall im Strichcode mit
enthalten. An der Kasse kann deshalb dieser mit eingelesen und gleich als
Preis vorgegeben werden.
Notwendig dazu ist lediglich, zwei allgemeine
Artikel anzulegen mit den EAN-Codes beginnend mit 414 oder 419 (19 bzw. 7 %
MwSt), da die Strichcodes der Zeitungen/Zeitschriften im Normalfall immer mit
414 bzw. 419 anfangen. Wenn dann der Strichcode der Zeitschrift/Zeitung
gescannt wird, erkennt COMMERZ die ersten 3 Stellen als speziellen CODE und
übernimmt den im Strichcode ebenfalls enthaltenen Preis als VK-Preis. Damit
ist es auch nicht erforderlich, für Zeitungen, die unterschiedliche Preise
haben, mehrere Artikel anzulegen.
Den EK-Preis, der dann auch unterschiedlich sein wird, kann man über den
Prozentsatz im WAWI-Schlüssel sich automatisch errechnen lassen. Dazu ist es
lediglich erforderlich, in den ersten 3 Stellen des eigentlich 6-stelligen
WAWI-Schüssel einen Prozentsatz (z.B. 250 für 25%) hinterlegen, über den dann
der jeweils unterschiedliche EK-Preis errechnet wird.
Durch Anlage von zwei weiteren Artikeln mit den EAN-Codes, die mit 439 bzw.
434 beginnen, können Artikel erkannt werden, die dem Jugendschutz
unterliegen. Die haben üblicherweise immer einen EAN-Code der mit diesen
Ziffern beginnt. Werden solche Artikel erkannt, wird die im Artikel
hinterlegte Artikel-BSINFO auf dem Bildschirm als Warnung ausgegeben.
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27.06
|
allgemein
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|
Leider erleben wir immer wieder,
dass das Wissen über COMMERZ (die grundsätzlichen Abläufe, Details der
Nutzung, dem Unternehmen nützliche Funktionen, Datenflüsse, Neuerungen und
die Bedeutung einzelner Felder) nicht bekannt sind.
Das liegt vor allem daran, dass Mitarbeiter, die neu mit COMMERZ arbeiten
sollen, keine ausführliche Einweisung und Schulung erhalten, und damit das
Know-how bezüglich COMMERZ ständig abnimmt.
"Das haben wir bisher immer so gemacht, warum ist mir auch nicht so
bekannt"
"Das darf man nie machen, weil früher ging das einmal nicht"
"In dieses Feld muss immer eine "1" eingetragen sein, das hat
der Chef so gesagt; warum weiß so richtig keiner"
Was kann
man tun, um den Nutzungsgrad so zu verbessern, dass COMMERZ wieder optimal
eingesetzt wird?
Das hängt nun ganz davon ab, ob es sich um einen grundsätzlichen (auch sich
zwischenzeitlich veränderten) der Betriebsanforderung anzupassende Einsatz
von COMMERZ handelt oder ob darum geht, fehlendes Basiswissen vermittelt zu
bekommen, Funktionsabläufe zu verstehen und zu verbessern oder neue Lösungen
zu integrieren. Im ersten Fall ist sicherlich eine intensive
Organisationsberatung erforderlich, für den zweite Fall könnte man sich ganz
generell folgendes vorstellen:
o Eine ganz einfache erste praktische Lösung ist:
Wenn vor einem Eingabefeld ein Stern (*) steht, kann man die Funktionstaste
F5 eingeben und es wird angezeigt, was man an dieser Stelle für
Eingabemöglichkeiten hat.
Beispiel:

Man sollte
vor allem an Eingabestellen, die häufig verwendet werden, die F5-Ausgabe
einmal intensiv ansehen und die Bedeutung der einzelnen Eingaben
interpretieren. Dabei ist jedoch zu beachten, dass nicht immer alle
angezeigten Spezialeingaben in verschiedenen Aufgabenbereichen nicht immer
alle aufrufbar sind.
o Weiterhin könnte man auch das Handbuch zu Rate ziehen, das in COMMERZ-WWS
unter 12. SERVICEPROGRAMME zusammen mit den aktuellen Erweiterungen abgerufen
werden kann. Im Handbuch selbst stehen viele allgemeine Informationen,
die für das Verständnis von COMMERZ wichtig sind.
o Wesentlich effizienter sind natürlich Nachschulungen, weil dabei auf die
individuellen Problemkreise eingegangen werden kann.
Dabei können mit aktuellen eigenen Daten Abläufe nachvollzogen und Ergebnisse
geprüft und verifiziert werden. Vor allem wächst bei solchen Schulungen
zusätzlich auch das Verständnis für die COMMERZ-Funktionen und
-Datenverbindungen insgesamt.
Insbesondere wegen dem außerordentlich großen und vor allem branchenbezogenen
Funktionsumfang, der in vielen Fällen auch Detailabläufe beinhaltet, ist es
eigentlich nicht zufriedenstellend, wenn dieser nur minimalst genutzt wird.
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23.06
|
FIBU
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Flexible Auswertungen
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Die
Struktur der BWA und der Bilanz bzw. der
G+V wird in der
Stammdatenverwaltung bei den Sachkonten hinterlegt. Dabei ist wichtig, dass
die Werte der einzelnen Positionen nicht bereits beim Buchen
zugeordnet werden, sondern dass sich die Werte der Auswertungen auf Basis der
aktuellen in den Sachkonten definierten Struktur immer neu bilden.
Der Aufbau der Auswertungen wird über 4 Felder gesteuert, die angepasst oder
geändert werden können:

BILANZ/G+V-ART
entscheidet, wo Sachkonto ausgegeben werden soll
BILANZ/G+V-TEXTNR
Summenbildung aller Sachkonten mit gleicher Textnummer und Ausgabe mit dem
Text
BWA-ART
Zuordnung zu Erlöse, Wareneinsatz, Kosten, neutrales Ergebnis oder nicht in
BWA
BWA-TEXTNR
entsprechend wie BILANZ/G+V-TEXTNR
Wenn man also die Strukturen verändern möchte, dann kann man diese Daten in
den Sachkonten-Stammsätzen anpassen und dann auch noch Auswertungen für
frühere Zeiträume (Buchungsperioden) abrufen, die dann in Form der neuen
Struktur aufgebaut sind. Auch etwaige Fehler kann man so mühelos korrigieren.
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22.06
|
TKD
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Freie Einheiten
|
Definierte Freie Einheiten werden
bei verschiedenen Vertragsarten berücksichtigt. Dabei geschieht der Abzug der
Freien Einheiten je nach Vertragsart auch unterschiedlich:
1. Vertrag mit Wartungspauschale
Das Verfahren mit Wartung und Zähler ist eigentlich der klassische
Fall. Bei jeder Berechnung der Wartungspauschale werden die Freien Einheiten
addiert und bei einer (meist in größeren Intervallen abgerufenen)
Zählerabrechnung entsprechen berücksichtigt. Dabei ließe sich die so
aufgelaufenen Freien Einheiten im Bildschirm mit den Wartungsdaten erstens
ansehen, zweitens aber auch (mit Vorsicht) in extremen Ausnahmesituationen
auch noch verändern:

2. Nur Zähler-Vertrag
Freie Einheiten werden bei jeder Zählerabrechnung entsprechend dem
Zeitraum für die Zählerabrechnung berücksichtigt. Durch Änderung der Freien
Einheiten im 6. Bildschirm könnte man in der letzten Zählerabrechnung eines
Jahres auch noch etwaige Korrekturen vornehmen.
3. Mietvertrag und Zähler
Bei jeder Zählerabrechnung werden die Freien Einheiten (wie bei Punkt 2)
entsprechend berücksichtigt.
Wenn man also bei einem Zählervertrag Freie Einheiten abziehen möchte,
braucht man nicht unbedingt einen zusätzlichen Wartungsvertrag anzulegen.
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21.06
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WWS
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Tracking-Infos
|
Mit COMMERZ-WWS ist man auch in
der Lage, dem Kunden mitzuteilen,
o welche Artikel gerade geliefert
worden sind,
o wo die Lieferung gerade befindet und
o wann sie voraussichtlich eintreffen
wird.
Dieser Service, der insbesondere bei Großkunden immer mehr gefordert wird,
lässt sich spielend ins COMMERZ integrieren.
Die beispielweise von Soennecken
per E-Mail versendeten Liefer-Avise von LS3-Aufträgen (E-Mail-Adresse aus dem
Kundenstamm unter E-Mails für Lieferscheine) enthalten zusätzlich die
Tracking-Informationen, über die der Kunde den Tracking-Status dann abrufen
kann.

Unsere Hotline vermittelt gerne weitere Informationen.
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20.06
|
WWS
|
Rückstände bei einem Kunden aus
mehreren Aufträgen
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Wenn man wissen möchte, welche
Aufträge (Auftragspositionen) bei einem Kunden noch offen sind, gibt es in
COMMERZ-ACTUELL zwei Möglichkeiten:
1. AUFTRAGSAUSKUNFT
In der Auftragsauskunft kann man bei der Wahl der Aufträge auch den Wert
"2" (rückständige Aufträge) eingeben.

Dann erhält man einen Überblick über den Status der einzelnen Positionen, die
noch offen sind und durch Angabe möglicher Lieferschein- und Rechnungsdaten
auch Information darüber, ob bereits etwas geliefert oder berechnet worden
ist:

2. In der AUFTRAGSERFASSUNG
Wenn man im Kopfbildschirm bei AUSWAHL ein "r" eingibt, erhält man
folgende Informationen:

Hier hat man dann vor allem auch Informationen über die einzelnen
rückständigen Artikel mit ihren Bezeichnungen und Mengen.
Insofern ist diese Auskunft inhaltsreicher und
detaillierter als die Auskunft über rückständige Aufträge.
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14.06
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allgemein
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Feiertag
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Am 16. Juni ist u.a. in Bayern ein
Feiertag. Die nächsten logics-news werden deshalb erst am 20.6.2022 zur
Verfügung stehen.
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13.06
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TKD
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wichtige Steuerfelder
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Es gibt in TKD einige
Steuerfelder, die unbedingt gesetzt sein sollten, weil sie erheblichen
Einfluss auf schnellere Erfassung, auf detailliertere Speicherung, auf die
Verbesserung der Abläufe oder auf den Umfang von Auskünften und Auswertungen
haben. Im Wesentlichen sind diese Steuerfelder in den Parametersätzen
enthalten:

a) POOLFORMAT
Dient als Vorgabe für den Aufruf der Pool-Vertragsabrechnungen. Wenn
man üblicherweise als Standard das Poolformat "1" verwendet,
sollte hier eine "1" eingetragen sein.
b) STATISTIKDATEN IN WWS
Wenn dieses Feld auf "J" steht, können die Vorgaben für Vertriebsweg,
Absatzbereiche u.a.m. eingetragen werden. Nur dann können z.B. in den
Geschäftsdaten oder bei den einzelnen Kunden Umsätze und Bruttonutzen aus TKD
entsprechend diesen Vorgaben eingetragen dort werden. Damit sind dann alle
(!) Umsätze und Ergebnisse getrennt in WWS abrufbar.

c) VARIABLE ZÄHLERTEXTE
Nur wenn dieses Feld auf "J" steht, können für gleiche Zähler bei
verschiedenen Modellen entsprechend korrekte unterschiedliche (!)
Bezeichnungen in den Vertragsabrechnungen ausgewiesen werden. Auch auf den
E-Mails für die Zähleranforderungen und bei der Erfassung von Zählerständen
werden die richtigen Bezeichnungen dann korrekt und verständlich dargestellt.
d) NULLRECHNUNG DRUCKEN und NULL-POS.-ZÄHLER DRUCKEN
Diese beiden Felder entscheiden darüber, ob und was auf einer
Zählerabrechnung gedruckt werden soll, wenn wegen überwiegenden Freien
Einheiten eine "Nullrechnung" entstehen würde. Zu diesem Thema
wurden aber auch zusätzlich viele individuelle Ausgaben/Steuerungen
programmiert.
e) STÖRCODE-/MODELLBEARBEITUNG (J/N)
(leere Zeile rechts unten)
Dieser Text steht nur dann (noch) da, wenn diese Verarbeitung noch nicht
eingeschaltet ist. Das Einschalten ist also nicht mehr ohne Hilfe der Hotline
rückgängig zu machen. Vor allem die Modell-Bearbeitung ist wichtig, weil für
jeden Artikel, der ein Gerät darstellt, spezielle Zusatzdaten (wie z.B.
Vorgaben für Bezeichnung, Modell und Hersteller, Kopien pro Toner oder
Geräteklassen einmalig erfasst werden können und bei neuen Geräte immer
wieder vorgetragen werden.

f) BB-PREISFINDUNG
Dieses Feld ist eigentlich der "General"-Schlüssel, der sperrt,
dass eine in WWS angelegte umfassende Anlage von Preiskonditionen (z.B.
Rabatte) überhaupt in TKD Verwendung findet.
g) PROVISIONS-DATEN IN WWS
Die sogenannte Provisionsdatei enthält für jede Berechnungsposition alle
relevanten Daten dieser Position. Dabei muss die Position nicht unbedingt
auch an den Kunden berechnet worden sein; für solch einen Fall wird dann nur
der entstandene Aufwand eingetragen. Auch für Vertragspositionen werden
Einträge in der Provisionsdatei gebildet. Aus diesen Daten werden an vielen
Stellen wichtige Auskünfte bereitgestellt, wie z.B. auch Toner-Lieferungen
über WWS oder TKD.

h) VERTRAGSDATEN IN HIST.
Nur wenn dieses Feld auf "J" steht, werden Daten in die
Geräte-Historie abgestellt.
Diese
Steuerungen sollten einmal überprüft und ggf. geändert werden. Bei Fragen,
welche weitere Folgerung und Bedeutung einzelne Felder haben, hilft unsere
Hotline gerne.
Wichtig wäre es auch, diese Steuerdaten noch in 2018 zu setzten, um dann in
2019 verbesserte Informationen und umfassendere Ausgaben zu erhalten.
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09.05
|
TK
|
Formulare an der Kasse
|
Wenn Kunden an der Kasse statt
eines Bons einen Lieferschein oder eine Rechnung auf Formular haben möchten,
dann lässt sich das an der Kasse ganz einfach realisieren:
Dazu muss man lediglich die Druckernummer, die im Kassenparameter vorgegeben
ist, entsprechend ändern und einen Drucker angeben, der in der Nähe ist
und der Formular-Papier enthält bzw. der über dot-files gesteuert das
Formular selbst erzeugt.
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08.06
|
WWS
|
Lieferanten im Artikelstamm
|
Über
die Artikelpflege oder auch manuell können den Artikeln mehrere Lieferanten
zugeordnet werden. Dabei werden diese in der Reihenfolge nach Eingang
nacheinander im Artikel gespeichert. Häufig kommt es aber häufig vor, dass
der oder die wichtigsten Lieferanten nicht an eine obere Stelle gespeichert
werden. Diese Reihenfolge kann man durch Vertauschen selbst ändern:

Zu dem Feldern REIHENFOLGE (01-03) ÄNDERN (J/N) gelangt man, wenn man in der
unteren Zeile F1 eingibt:

Mit dieser Funktion ist es auch möglich, den Hauptlieferanten, der immer bei
LFNR(01) steht, auszutauschen. Dabei werden dann auch die Daten des 1.
Bildschirmes (Lieferant) und die des 2. Bildschirmes (EK-Preis) übernommen.
Hinweis: Die rote Farbe beim 2. Lieferanten
zeigt, dass dieser Lieferant den kleinsten Einkaufspreis hat. Dieses erfährt
man auch in der Auftragsbearbeitung oder im Bestellwesen, wenn man dort durch
Eingabe von "S" die Funktion "PREISSPIEGEL" aufruft.
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07.06
|
FIBU
|
Anzeige Saldo
|
Bei Zahlungen wird der aktuelle
Saldo angezeigt:

Dabei ist wichtig zu wissen dass der aktuelle Saldo erst dann ausgegeben
wird, wenn man bei der nächsten Buchung das Gegenkonto (=die Bank) bestätigt.
In diesem Beispiel war der ehemalige Saldo EUR 50,00 und die davorliegende
Buchung über EUR 75,00. Nach Bestätigung des Gegenkontos erscheint dann erst
der aktuelle Saldo (EUR 125,00) vor der neuen Buchung über EUR 250,00.

Übrigens: Wenn man mit ABLAUF-KENNZ = KS (Kontrollsummen) arbeitet, wird
automatisch nach jeder Buchung dort sofort der aktuelle Saldo
angezeigt. Dieses Verfahren mit der Kontrollsumme ermöglicht auch, Überträge
aus den Kontenblättern zwischendurch zu prüfen.
Einzugeben sind
GEGENKONTO (Bank oder so)
KS (aktueller Stand des Gegenkontos; wird bei Eingabe geprüft)
S/H (entsprechend dem internen Stand des Gegenkontos)
ENDSALDO und S/H (wird am Ende geprüft)
Kontrollsummen können auch beim
Erfassen von Eingangs- oder Ausgangsrechnungen verwendet werden. Dann ist nur
die Kontrollsumme einzugeben (kein Endsaldo). Sie wird bei jeder Buchung
entsprechend reduziert und im Feld rechts davon werden die Beträge laufend
addiert.
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02.06
|
TKD
|
Kontrolle Pooldaten
|
Um die Ausgangsdaten von Pools
(bei Neuanlagen oder vor allem auch nach Änderungen) zu prüfen, ruft man am
besten die POOL-GERÄTE-ÜBERSICHT auf:

Nach Eingabe des Kunden und der Poolnummern werden dann die relevanten
Pooldaten ausgewiesen und können geprüft werden:

Wichtig dabei ist auch zu kontrollieren, ob die generellen Daten des Pools
auch alle identisch sind.
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01.06
|
WWS
|
Positionen mit MwSt
|
Einige Kunden wünschen, dass in
Ausnahmefällen die Preise in den einzelnen Positionen auf der Rechnung
bereits die Mehrwertsteuer enthält. Das kann bereits im Kundenstamm
vorgegeben, aber auch auftragsbezogen geändert werden. Über das Feld MWST/RECHN.-ZEILE
kann dabei festgelegt werden, ob der Betrag in der Zeile die
Mehrwertsteuer enthalten soll oder nicht (normalerweise natürlich immer ohne
MwSt.). Ein Problem kann dann auftreten, wenn bei Sammelrechnungen Aufträge
mit verschiedenen Kennzeichen zu berechnen sind. Als Sicherheit muss bei
einer Änderung des Vorgabewertes in der Auftragserfassung diese gesondert
nochmals bestätigt werden (das schützt ein wenig bei versehentlichen
Fehleingaben). Zudem sollte man bei einer Änderung vom Standard den Auftrag
immer als Einzelrechnung festlegen (Änderung der Rechnungsart im gleichen
Bildschirm). Zur weiteren Kontrolle wird das Kennzeichen auch in der
"Liste fakturierfähiger Aufträge" ausgewiesen. Trotzdem sollte man
bei dieser Änderungen sehr sorgfältig arbeiten.
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31.05
|
TKD
|
Preisfindung
in TKD
|
Bei der Auftragserfassung in WWS,
OBJ und TKD werden die VK-Preise ursächlich aus den Artikelstämmen entnommen.
Sie können verändert werden oder durch entsprechende Konditionen auch
geändert vorgegeben werden. Für die Preisfindung in TKD gilt zunächst, dass
die Vorgaben aus den Artikelstämmen nur manuell geändert werden können, aber
es können auch Konditionen aus WWS einbezogen werden. Letzteres ist z.B.
erforderlich, wenn Rabatte wirken sollen oder wenn für bestimmte Artikel
Nettopreise vereinbart worden sind.
Grundsätzlich ist es also so, dass in TKD keine eigenen Preiskonditionen
angelegt werden können und dass immer der im Artikel hinterlegte VK-Preis
gilt. Eine Ausnahme davon gibt es nur, wenn man über die Anlage im
WARTUNGSVERTRAGSTYP einen prozentualen Abschlag (z.B. auch 100% = kostenlos)
hinterlegt hat.
Wie kann man nun die Preis-Definitionen aus WWS in TKD wirken lassen, wenn
man z.B. mit einem Kunden für einen Toner einen festen Nettopreis vereinbar
hat?
Zunächst gibt es im TKD-Parametersatz das Feld BB-PREISFINDUNG, das auf
"J" gesetzt sein muss:
Aber Vorsicht beim Ändern von "N" auf "J", denn dann
wirken alle (!) in WWS angelegten Preiskonditionen (z.B. auch Rabatte) in
TKD. Um gezielt für einzelne Kunden/Geräte die BB-Preisfindung ein- oder auszuschließen,
ist es erforderlich, dafür spezielle WARTUNGS-VERTRAGSTYPEN anzulegen, weil
dort über die Spalte BB gesteuert werden kann, ob die BB-Preisfindung wirken
soll oder nicht:
Ist das Feld leer, bedeutet das "N".
Der so definierte Wartungsvertragstyp ist dann bei den betreffenden Geräten
zu hinterlegen.
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30.05
|
WWS
|
Wechseln
von Bestellpositionen
|
Wenn man festgestellt hat, dass
ein Artikel in einem Bestellvorschlag doch nicht bei diesem Lieferanten
bestellt werden sollte, dann kann man über 7=WECHSELN diese Position in einen
anderen Vorschlag kopieren. Das kann zum Beispiel dann erforderlich werden,
wenn man einen automatischen Vorschlag erstellt hat (bei dem immer der
Hauptlieferant verwendet wird) und man einzelne Artikel doch lieber bei einem
anderen Lieferanten bestellen möchte.
Beispiel:
Über die Auswahl 7=WECHSELN wird die Position unter einem neuen Lieferant und
einer wählbaren Zuordnung abgespeichert. Dabei wird entweder ein gänzlich
neuer Bestellvorschlag für den Lieferanten angelegt oder die Position an
einen bestehenden Bestellvorschlag angefügt.
Nach WECHSELN wird in diesem Bestellvorschlag die Bestellmenge auf null
gesetzt, was dazu führt, dass diese Position nicht bei diesem Lieferanten
bestellt wird:

Das Verfahren, solche Positionen im Bestellvorschlag zu belassen und mit
einer Menge=0 zu kennzeichnen, wurde extra so eingeführt, um die Struktur zu
erhalten. Wenn man beispielsweise die Positionen 2, 7, und 10 in einem
Bestellvorschlag löschen würde, stellt sich ganz einfach die Frage, was ist
denn nun die ehemalige Position 8.
Man darf dann nur nicht vergessen, den Bestellvorschlag für den anderen
Lieferanten weiter zu bearbeiten.
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24.05
|
TK
|
Inkasso
|
In
der Kasse kann man auch die Bezahlung von Kundenrechnungen vornehmen
(RECHNUNGSINKASSO):
Wichtig dabei ist, dass die erfassten Daten nicht automatisch an die FIBU
übergeben werden. Deshalb sollte man am Ende möglichst die "3"
(BUCHEN MIT BELEGDRUCK) eingeben, damit für die Buchhaltung auch einen Beleg
erstellt wird.
Die einzelnen Vorgänge (mit allen Eingaben) werden aber auch im
Kassenvorgangsprotokoll ausgewiesen, das man z.B. nur für die
Inkasso-Vorgänge auch gezielt abrufen kann.
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23.05
|
allgemein
|
|
Es gibt in COMMERZ-WWS
beispielsweise eine Bildschirmauskunft, die einen guten Überblick über die
Umsatz- und Nutzendaten gibt, nämlich die GESCHÄFTSDATEN. Sie ist speziell
auch für die Geschäftsführung gedacht, um sich einen schnellen Überblick über
den aktuellen Status zu verschaffen.
Leider sieht diese Auskunft und auch andere Ausgaben häufig in etwa so aus:

Was ist denn nun der Absatzbereich 9, der so negativ aussieht?
Wie hoch ist denn nun der Umsatz im Bereich Technik?
Besser ist es schon, wenn diese Auskunft deutlicher gestaltet ist (Beispiel):
Dann weiß man wenigstens, dass der Absatzbereich 9 die Werkstatt ist, die ja
im Rahmen der Wartungsverträge vieles kostenlos durchführen muss.
Diese Beschreibungen können in den SERVICE-PROGRAMMEN unter
SYSTEM-TEXT-VERWALTUNG angelegt werden und können dann auch teilweise mit F5
(z.B. Absatzbereich in der Auftragsbearbeitung) abgerufen werden.
Also: Bitte einmal die SYSTEMTEXTE prüfen, um transparentere Daten auf den
Bildschirm zu bekommen.
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19.05
|
TKD
|
Zusätzliche
Terminüberwachung
|
Für
jedes Gerät kann man im 7. Bildschirm eine Standard-Wartung eingeben, die in
zeitlichen Intervallen durchzuführen ist. Diese Funktion wird aber eher
selten genutzt und man kann stattdessen dort auch eine zusätzliche
Terminüberwachung hinterlegen. Insbesondere wenn man kein konkretes Enddatum
vorgegeben hat (sondern 31.12.49), kann eine Terminüberwachung (z.B. fiktives
Enddatum oder Leasingende) nützlich seine, um rechtzeitig etwaige Prüfungen
und Maßnahmen einzuleiten.
Die Daten der Standardwartung werden ersetzt durch Vertragsanfang und
Vertragsende sowie einen Betrag (nur informativ):

In der Auswertung für "AUSLAUFENDE VERTRÄGE" ist ein zusätzlicher
Menüpunkt integriert, über den alle Geräte ausgewiesen werden können, die bis
zu einem vorgebbaren Datum enden.
Bei Bedarf bitte bei unserer Hotline melden
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18.05
|
WWS
|
Wechsel der Auftragsart
|
Warum kann man die Auftragsart
nicht mehr ändern, nachdem man mit der Erfassung von Positionen begonnen hat
?
Sobald man die die Bildschirme zur Positionserfassung (auch nur) aufgerufen
hat, wird intern eine Fülle von Kennzeichen gesetzt, die genau auf die im Kopfsatz
eingegebene Auftragsart abgestimmt sind. Zudem werden insbesondere bei
den Artikeln Daten verändert, wenn z.B. eine Position abgeschlossen wird. Der
Aufwand das alles wieder rückgängig zu machen, wenn man z.B. aus einer
Rechnung eine Gutschrift machen möchte ist beträchtlich und wurde deshalb
auch nicht realisiert. Hat man sich in der Auftragsart vertan, bleibt dann
nur noch die Stornierung des Auftrages, wobei lediglich bereits erfasste
Positionen wieder gelöscht werden müssten.
Es gibt aber in zwei Fällen die Möglichkeit der Änderung der Auftragsart:
1. Aus einer Probestellung (91) kann in Rechnung (00) oder in Rücknahme
gewechselt werden (je nachdem, ob der Kunden die Ware behalten oder
zurückgeben möchte).
2. Aus einem Abholschein (93) kann in Gutschrift (10) gewechselt werden, wenn
die Ware im Haus angekommen ist.
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17.05
|
FIBU
|
Verschiedene Steuerkennzeichen
|
Es gibt in WWS, OBJ und TKD
festgelegte Steuerkennzeichen, die auch so für die FIBU von COMMERZ-ACTUELL
bereitgestellt werden. Dabei wird das Steuerkennzeichen "0" für den
Standardsteuersatz (19%), "1" für den reduzierten Steuersatz und
"4" für "ohne Steuer" verwendet. Jede
Auftragsposition enthält (meistens eingetragen durch die Vorgaben im
Artikelstamm) ein Steuerkennzeichen.
In der FIBU selbst aber werden ganz andere Steuerkennzeichen z.B. für 19%,
für 7% oder auch "ohne Steuer" vorgegeben (Parametersätze 3 und 4):

Die Umschlüsselung bei der Übernahme von Rechnungen
ist ganz einfach, weil COMMERZ-ACTUELL-FIBU einfach im
betreffenden Parametersatz z.B. nach dem Schlüssel für 19%
Mehrwertsteuer sucht und dieses Steuerkennzeichen dann für die
Weiterverarbeitung in der FIBU einträgt (sind mehrere vorhanden, wird das
erste gefundene genommen).
Für die Übergaben an andere Finanzbuchhaltung wird jeweils eine spezielle Umschlüsselung integriert.
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16.05
|
WWS
|
Nettopreise
|
Es
gibt für den Geltungsbereich von Nettopreisen eigentlich vier verschiedene
Arten:
a) Kundengruppe
Sie gelten für eine ganze Gruppe von Kunden (ggf. auch alle). Dann werden
diese Nettopreise als A-J-Preise mit der Angebotsart 30 bis 39) angelegt und im
Kundenstamm das Feld PREISKENNZEICHEN entsprechend auf A bis J gesetzt.
Hinweis: Diese Nettopreise können auch durch eine andere Preisliste
(A-J-Preise) mit höherer Priorität überlagert werden, wenn dieses
Preiskennzeichen im Parametersatz hinterlegt ist.

Damit kann man z.B. zusätzliche Sonderangebote in die Preisfindung
automatisch mit einbeziehen.
b) Einzelner Kunde
Sie gelten für einen Kunden. Dazu müssen kundenindividuell Nettopreise mit
der Angebotsart "20" angelegt werden. Diese Preise haben immer
absolute Priorität.
c) Kostenstellen
Sie gelten für alle Kostenstellen. Dann braucht man diese Nettopreise nur
beim Hauptkunden einmalig zu hinterlegen. Unabhängig davon könnten aber auch
für einzelne Kostenstellen zusätzliche Nettopreise (Angebotsart 20) angelegt
sein.
d) Nebenkunden, Filialen
Ein Kunde (z.B. die Filiale eines Kunden) soll die gleichen Preise erhalten
wie die Zentrale. Dann braucht man die Nettopreise nur einmal (z.B.
beim Hauptkunden) anlegen. Den Verweis auf diese Nettopreise steuert man bei
den anderen Kunden (Filiale) über das Feld "NETTOPR.REFERENZKUNDE"
im Kundenstammsatz, in dem man dort die Kundennummer des Hauptkunden
einträgt, unter dem die Nettopreise angelegt worden sind:

Selbstverständlich können bei solchen Kunden bei Bedarf auch noch
individuelle Nettopreise angelegt werden, die bei mehrfacher Definition
Priorität haben. Einen Nachteil gibt es allerdings, denn bei der
NETTOPREIS-AUSWERTUNG sind dann alle Verkäufe aller dieser so verbundenen
Kunden enthalten.
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12.05
|
TKD
|
Variable Zähler-
bezeichnungen
|
Bei zwei oder mehr Zählern kommt es vor,
dass die gleichen Zähler (Zählernummern) bei verschiedenen Modellen
unterschiedliche "Aktionen" zählen. Ein Beispiel hierfür ist der
Zähler 2, der bei einem Modell (noch) A3 und bei anderen Modellen Farbkopien
zählt. Dann sollten die Texte bei der Vertragsabrechnung so ausgewiesen
werden, dass sie auch genau beschreiben, was gezählt worden ist.
Bei
den Vertragsabrechnungen können den verschiedenen Zählern jeweils auch
individuelle Texte zugeordnet werden, die dem Zählertyp entsprechen.
Gesteuert wird dieses über drei Eingaben:
1.
Parametersatz: VARIABLE ZÄHLERTEXTE auf „J“ setzten
2.
In die Vertragstexte (ab Textnummer 950) in die Zeilen 2 bis 4 entsprechende
zählertypbezogene Texte eingeben, wie z.B.
TEXT
ZEILE 1: ZÄHLERSTAND ALT S/W
TEXT-ZEILE
2: ZÄHLERSTAND ALT COLOR
TEXT-ZEILE
3: ZÄHLERSTAND ALT SCAN
3.
Bei den Geräten für die einzelnen Zähler die Zeilennummer(n) im ersten
Bildschirm vorgeben.
Die
Vorgehensweise zur Nutzung dieser variablen Texte ist am besten die, dass man
sich den Parametersatz 9 ausdruckt und über die Stammdatenverwaltung TEXTE
die Vertragstexte ausgibt. Wichtig dabei ist, dass man
1.
die Textnummern ändert, die auch je nach Zählerzahl gedruckt werden
(Überschriften im Parametersatz 9 beachten)
2.
insbesondere bei Pools darauf achtet, dass in allen Geräten die entsprechenden Zeilenzahlen eingegeben sind.
Wenn
die Texte auf der Zählervertragsabrechnung nicht korrekt erscheinen, hilft
die Hotline gerne weiter.
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11.05
|
WWS
|
IHR ZEICHEN
|
Das Feld IHR ZEICHEN im
Kundenstammsatz ist ursächlich dafür gedacht, in der Auftragserfassung
optisch darzustellen, dass hier etwas einzugeben ist. Wenn z.B. der Kunde
darauf besteht, dass immer seine Bestellnummer/Abteilung/Kostenstelle auf
Lieferschein und Rechnung dargestellt sein muss, könnte man bei IHR ZEICHEN
eine Vorgabe wie "BEST.-NUMMER ........" eintragen. Dieser Text
erscheint dann bei jedem Auftrag des Kunden.
Das Feld nutzen einige Anwender von COMMERZ aber auch so aus, dass dort immer
den Namen des Mitarbeiters beim Kunden vorgibt, der üblicherweise immer den
Auftrag erteilt bzw. übermittelt.

Dieser Text wird dann bei der Auftragserfassung (änderbar) vorgegeben:

Dieses Feld wird dann auf Lieferschein und Rechnung mit ausgegeben, sodass
man auch darauf einen eindeutigen zusätzlichen Hinweis auf den Auftraggeber
hat, ohne eine weitere Eingabe tätigen zu müssen.
Zudem können bei der Auftragsänderung über IHR ZEICHEN auch Aufträge gesucht
und gefunden werden.

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10.05
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allgemein
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Schulungsdefizite
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Leider muss unsere Hotline immer
wieder erfahren, dass Funktionen, die die Anwendung von COMMERZ erheblich
verbessern nicht genutzt werden, weil sie häufig auch nicht bekannt sind. Das
letzte krasse Beispiel war, dass ein langjähriger Anwender von
COMMERZ-ACTUELL nicht einmal wusste, dass man beim Belegabruf bei den
Positionen auch die Wundertaste F3 eingeben kann (er hatte mühsam immer jede
Position einzeln eingegeben):

Mit F3 wird erreicht, dass alle Positionen des Auftrages mit ihren offenen
Mengen in die Felder "zu liefern" oder "zu
fakturieren" eingetragen werden.
Dazu zwei allgemeine wichtige Hinweise:
1. Wenn man in COMMERZ feststellt, dass eine Tätigkeit langsam, mühsam oder
lästig ist (und somit viel Zeit in Anspruch nimmt), dann sollte man unbedingt
sich trauen, die Hotline anzurufen. Nachdem es ein besonderes Anliegen der
logics ist, mit COMMERZ äußerst effizient und schnell arbeiten zu können,
gibt es sicherlich hierfür eine Lösung
2. Wenn man die Funktionen einer Software nur minimalst einsetzt, dann sollte
man nicht meinen, dass es mit einer neuen Software anders wird.
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09.05
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WWS
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OP-Auskunft in WWS
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Bisher konnte man sich die OFFENEN
POSTEN eines Kunden nur dann anzeigen lassen, wenn die COMMERZ-ACTUELL-FIBU
im Einsatz war. Dazu war es lediglich erforderlich, im Kopfbildschirm die
"Wundertaste" F3 eizugeben:

In den einzelnen OFFENEN
POSTEN werden auch die Fälligkeit und die Mahnstufen angezeigt; auch der
gesamte Saldo wird oben ausgewiesen.
Zudem wird dann eine Information automatisch auf dem Bildschirm ausgegeben,
wenn der Kunden für eine Rechnung bereits die 2. Mahnung erhalten hat oder
wenn das Kreditlimit überschritten ist.
Letzteres wird ausgegeben, wenn zu Beginn der Erfassung oder am Ende der
Erfassung (durch die neuen Positionen) die Bedingung für eine Meldung gegeben
ist.

Neu ist jetzt, dass diese Funktion auch beim Einsatz der DATEV-FIBU möglich
ist. Dazu sind in regelmäßigen zeitlichen Abständen (z.B. täglich, nachts)
aus DATEV die OPs zu exportieren und in eine "Mini"-COMMERZ-FIBU zu
übertragen. Diese Funktionen können so automatisiert werden, dass kein
weiterer Arbeitsprozess erforderlich ist.
Weitere Informationen gerne durch die Hotline.
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05.05
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TK
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Was ist eigentlich
"CODE"?
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Auf dem Erfassungsbildschirm an
der Kasse gibt es unten ein Feld mit der Bezeichnung CODE (und weitere Felder
für MWST und PE.
Wozu werden die verwendet?
Im Normalfall werden die Artikel über den Scanner erfasst oder über weitere
Zugriffsverfahren gefunden. Zudem hat man für allgemeine Artikel sich auch
einige Standardartikel angelegt. Wenn man aber eine Artikelnummer eingibt und
der Artikel ist nicht gespeichert, dann wird diese Position als Sonderartikel
betrachtet. Dafür müssen aber einige Zusatzdaten eingegeben werden, wie z.B.
der Mehrwertsteuersatz (0=19%), die Preiseinheit und bei "CODE" der
EK-Preis. Dieser Preis ist netto, d.h. ohne Mehrwertsteuer,
einzugeben. Statt der Eingabe eines absoluten EK-Preises kann man an
dieser Stelle auch den Buchstaben "v" (steht für VK-Preis) und
direkt nachfolgend einen ganzzahligen Prozentsatz eingeben. Der EK-Preis wird
dann aus dem VK-Preis abzüglich Prozentsatz errechnet.
Diese Eingabe sollte aber möglichst vermieden werden, weil man durch Anlage
von einigen Standardartikeln alle Konstellationen (auch der Berechnung eines
ungefähren EK-Preises) abdecken kann.
Der Begriff "CODE" wurde damals verwendet um nicht das Wort
EK-PREIS auf dem (teilweise für Kunden sichtbaren) Bildschirm darstellen zu
müssen.
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04.05
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TKD
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Zählerintervalle
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Bei den Vertragsdaten für Miete,
Wartung und Zähler kann man jeweils 2 Intervalle (in Monaten) angeben. Diese
zwei Eingaben wurden deshalb eingeführt, um sich an zeitliche Intervalle
anpassen zu können. Wird beispielsweise die Zählerstandsabrechnung
immer zum Quartalsende durchgeführt und ein Vertrag aber ab dem 2. Monat des
Quartals begonnen, dann setzt man das erste Intervall auf "2" (oder
"5") und das 2. Intervall auf "3":

Wann wird nun das erste und ab wann das zweite Intervall verwendet ?
Entscheidend hierfür sind die Daten in den Feldern VERTRAGSBEGINN und ABGERECHNET
BIS, sowie der beim Abruf der Vertragsrechnung einzugebende
ABRECHNUNGSMONAT.
Wenn zwischen diesen keine zeitliche Lücke vorhanden, wird das 1. Intervall,
sonst immer das 2. Intervall angesetzt. In diesem Beispiel ist bis 31.01.2012
abgerechnet (wird auch automatisch gesetzt) und der Vertrag beginnt am
01.02.2012 --> keine zeitliche Lücke --> 1. Intervall.
Nach der ersten Wartungsabrechnung verändert sich ABGERECHNET BIS auf 0312,
sodass eine Zeitdifferenz zum VERTRAGSBEGINN vorliegt und später immer das 2.
Intervall verwendet wird.
Etwas problematischer wird es, wenn der Vertragsbeginn nicht auf dem 1. eines
Monats liegt:

Dann wird das 1. Intervall verwenden, wenn der Abrechnungsmonat noch kleiner
ist als die (zeitliche) Summe von ABGERECHNET BIS + 1. INTERVALL (was
eigentlich immer der normale Fall ist). Das bedeutet, dass ein
Abrechnungsmonat 0212 das 1. Intervall nutzt, ein Abrechnungsmonat größer als
0212 das 1 und das 2.Intervall verwendet.
Wenn in Ausnahmefällen Verträge nicht erwartungsgemäß erstellt werden, liegt
das meist an der Konstellation dieser Daten. Deshalb sollte man bei manuellen
nachträglichen Änderungen eine besondere Sorgfalt walten lassen.
Bei der Erfassung eines neuen Vertrages wird ABGERECHNET BIS automatisch auf
Basis von VERTRAGSBEGINN berechnet und vorgegeben.
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03.05
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WWS
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Vorabrechnung
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Es gibt mehrere Möglichkeiten eine
Vorabrechnung zu erstellen und die Auslieferung dann erst durchzuführen, wenn
der Kunde bezahlt hat.
1. Rechnung und Gutschrift
a) Erstellung der Rechnung
b) sofortige Gutschrift (ist dann auch OK, wenn Kunde nicht zahlt
c) Nach Bezahlung Kopieren des Auftrages und erneute Rechnung
Diese Rechnung ist dann mit der Gutschrift auszugleichen.
2. Rechnung und interner Lieferschein
a) Erfassung eines Auftrages mit den vorgesehenen Artikeln und Menge,
Versorgung "zu fakturieren".
b) Druck Rechnung.
c) Erfassung eines weiteren gleichen Auftrages mit Auftragsart 95 und
Versorgung "zu liefern".
d) Druck Lieferschein, eine Rechnung wird für Auftragsart 95 nicht erstellt.
Der Nachteil ist hier, dass die Lagerbestandsführung nachträglich noch
korrigiert werden muss, weil die Mengen zweifach abgebucht worden sind.
3. Auftragsarten 40 bis 79
Auch mit diesen speziellen Auftragsarten könnte man das Verfahren
Vorabrechnung durchführen, jedoch sind hiermit Einschränkungen oder
Zusatzaufwendungen erforderlich. Letzteres ist abhängig vom Anspruch auf
korrekte Detail-Statistiken.
4. Abrufaufträge
a) Erstellung eines Abrufauftrages in der Angebotsbearbeitung mit der
Angebotsart 10 mit den einzelnen Artikeln und Mengen.
b) Nach Erfassungsende Druck der Vorabrechnung.
Hinweis: Diese Vorabrechnung ist gedacht, dass der Kunde die Abrufmengen
vorab bezahlt; dabei wird aber keine Menge verändert, denn das passiert erst,
wenn Mengen abgerufen werden.
c) Erfassung eines Auftrages mit den gleichen Artikeln (Kopieren des
Abrufangebots ist leider (noch) nicht möglich) mit den zu liefernden Mengen.
Bei jeder Position erkennt COMMERZ, dass es sich um einen Abrufartikel
handelt und reduziert die Position im Abrufangebot entsprechend.
d) Abruf des Lieferscheins, eine Rechnung wird nicht mehr erstellt, wenn
nicht andere Artikel hinzugefügt worden sind.
Auch weitere Zwischenlösungen für Vorabrechnungen
sind denkbar, auch z.B. die, dass der Kunde auf Basis der Auftragsbestätigung
vorab bezahlt.
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28.04
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WWS
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Zeitschriften und Jugendschutz
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Nahezu alle Zeitschriften und
Zeitungen haben einen EAN-Code und lassen sich deshalb auch an der Kasse
leicht einscannen. Wenn Zeitschriften/Zeitungen an bestimmten Tagen (z.B.
samstags) aber einen anderen Preis haben, dann ist es in COMMERZ auch nicht
erforderlich, diesen permanent zu wechseln, sondern er ist im Normalfall im
Strichcode mit enthalten. An der Kasse kann deshalb dieser mit eingelesen und
gleich als Preis vorgegeben werden.
Notwendig dazu ist lediglich, zwei allgemeine
Artikel anzulegen mit den EAN-Codes beginnend mit 414 oder 419 (19 bzw. 7 %
MwSt), da die Strichcodes der Zeitungen/Zeitschriften im Normalfall immer mit
414 bzw. 419 anfangen. Wenn dann der Strichcode der Zeitschrift/Zeitung
gescannt wird, erkennt COMMERZ die ersten 3 Stellen als speziellen CODE und
übernimmt den im Strichcode ebenfalls enthaltenen Preis als VK-Preis. Damit
ist es auch nicht erforderlich, für Zeitungen, die unterschiedliche Preise
haben, mehrere Artikel anzulegen.
Den EK-Preis, der dann auch unterschiedlich sein wird, kann man über den
Prozentsatz im WAWI-Schlüssel sich automatisch errechnen lassen. Dazu ist es
lediglich erforderlich, in den ersten 3 Stellen des eigentlich 6-stelligen
WAWI-Schüssel einen Prozentsatz (z.B. 250 für 25%) hinterlegen, über den dann
der jeweils unterschiedliche EK-Preis errechnet wird.
Durch Anlage von zwei weiteren Artikeln mit den EAN-Codes, die mit 439 bzw.
434 beginnen, können Artikel erkannt werden, die dem Jugendschutz
unterliegen. Die haben üblicherweise immer einen EAN-Code der mit diesen
Ziffern beginnt. Werden solche Artikel erkannt, wird die im Artikel
hinterlegte Artikel-BSINFO auf dem Bildschirm als Warnung ausgegeben.
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27.04
|
allgemein
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Rechnungsdatum
|
Bei der Erstellung von Rechnungen
ist besonders auf das Rechnungsdatum zu achten. COMMERZ nimmt in allen
Programmen immer das Datum, das beim Einstieg unter DATUM vor- oder
eingegeben worden ist:

Da immer das aktuelle System-Tagesdatum beim Aufruf der Programme von
COMMERZ vorgegeben wird, ist häufig eine Änderung dann notwendig, wenn man
z.B. am Monatsanfang einen ganzen Block von Rechnungen schreibt, die aber
noch in den Vormonat sollen, oder wenn man Zählerstände rückwirkend
berechnet. Bei letzteren befindet man sich meist bereits im Folgemonat (z.B.
im Juli) und muss das Rechnungsdatum dann auf den 30.6. setzen.
Die Statistikdaten werden entsprechend dem Rechnungsdatum gespeichert.
Ganz besonders wichtig ist, dass eine Änderung des DATUMs nur für den
betreffenden Bildschirm (Fenster) gilt, nicht also für alle anderen laufenden
Programme. Vergessen sollte man auch nicht, nach einer Datumsänderung das
Datum wieder auf das aktuelle Tagesdatum zu setzen.
Wichtig ist auch, dass man in COMMERZ-ACTUELL-WWS über die
Zugriffsberechtigung eine Änderung des Datums generell sperren kann, um
versehentliche Änderungen zu verhindern.
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26.04
|
WWS
|
Struktur von Aufträgen
|
Die Rentabilität von
Kunden-Aufträgen ergibt sich nicht nur aus den erzielten Bruttonutzen der
einzelnen Artikel, sondern wird auch maßgeblich von Struktur der Aufträge,
den Verfahren zur Auftragsabwicklung und der unmittelbaren Lieferfähigkeit
bestimmt. So ist ein Kundenauftrag in einer Woche mit 10 Positionen besser
als 10 Aufträge mit jeweils einer Position, andererseits sollten im
Normalfall 10 Auftragspositionen nicht über mehr als 2 Lieferungen
abgewickelt werden.
Wie die Auftragsstrukturen im eigenen Unternehmen aussehen, lässt sich z.B.
in den GESCHÄFTS-INFORMATIONEN im Menüpunkt TAGESDATEN abrufen. Bereits ohne
ins Detail zu gehen kann man wichtige Daten über die Aufträge für einen
vorgebbaren (auch längeren) Zeitpunkt und einzelne Absatzbereiche erkennen:

Beispielsweise kann man an diesen Daten feststellen, dass pro Auftrag im
Schnitt 3.77 Positionen geordert wurden, dass aber auf jedem Lieferschein nur
2,58 Positionen im Schnitt enthalten waren. Rechnungen enthalten (bedingt
durch Sammelrechnungen) jeweils 6,98 Positionen. Auch aus den Bestellungen
ist abzuleiten, dass die Lieferanten von 10,99 Bestell-Positionen nur 7,69
Positionen (also nur etwa 30%) liefern.
Wenn man die Auskunft vertieft (1=AUFTRÄGE), erhält man auch noch
Informationen über die Erst- und Nachlieferungen (unterteilt auch noch nach
Lager- und Nichtlager-Artikel).
Diese Daten entstehen automatisch und sollten schon
einmal öfters kontrolliert werden, um ggf. geeignete Maßnahmen im Bereich der
Auftragsbearbeitung und Auftragsabwicklung ergreifen zu können.
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25.04
|
TKD
|
Auslaufende Verträge
|
Es ist in TKD besonders wichtig,
rechtzeitig Informationen über den Auslauf von Verträgen zu erhalten. Deshalb
gibt es unter der VERTRAGSABRECHNUNG den Menüpunkt AUSLAUFENDE
VERTRÄGE:

Damit wurden früher bei Eingabe eines Enddatums im Feld VERTRAGSENDE alle
Geräte ausgedruckt, deren Enddatum kleiner als dieses Datum ist. Das hatte
aber zur Folge, dass auch "uralte" Geräte mit ausgewiesen wurden,
obwohl man eigentlich nur wissen möchte, welche Verträge (z.B. ab heute) in
nächster Zeit enden.
Die Abfrage wurde deshalb um eine weitere Datumsangabe (NICHT BERÜCKSICHTIGEN
BIS) erweitert. Wenn man hier z.B. das Tagesdatum eingibt, werden nur die
Geräte ausgewiesen, die ab heute bis zum vorgegebenen VERTRAGSENDE
auslaufen.
Wenn man z.B. bei NICHT BERÜCKSICHTIGEN BIS ein Datum in der Zukunft (z.B.
den 1.1. des Folgejahres) eingibt, erhält man alle Geräte deren Verträge erst
ab diesem Datum auslaufen.
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12.04
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allgemein
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Ferien
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Wegen den Osterferien erscheint
der nächste Eintrag in den logics-news erst wieder am 25.4.2022.
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11.04
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TK
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Staffelpreis an der Kasse
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Kunden verlangen
häufig (und gerade im Ladengeschäft), dass sie Artikel zu Staffelpreisen
erhalten, auch wenn sich die Artikel nur durch verschiedene Farben
unterscheiden. Wenn beispielsweise ein Ordner ab 5 Stück statt EUR 3,07 nur
noch EUR 2,96 kostet und der Kunde nimmt 4 blaue und 4 schwarze Ordner, dann
möchte er für alle Ordner nur je EUR 2,96 bezahlen.
Im Streckengeschäft gibt es die Möglichkeit über den Menüpunkt 14. POSTIONEN
KUMULIEREN für Aufträge gezielt solche Konstellationen zu erkennen und die
Preise entsprechend anzupassen.
Im Ladengeschäft wurde diese Funktion auch integriert, womit dann
automatisch die bisherigen Positionen geprüft und die Preise danach
gegebenenfalls nach Bestätigung direkt geändert werden:
Ausgangssituation (man sieht unten auch noch den nächsten Staffelpreis):

Nach Eingabe F2 (Erfassungsende):

Nach Kumulierung:

Einsatz dieser Funktion bitte (vor allem wegen der Erkennung gleichartiger
Artikel) mit der Hotline absprechen.
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07.04
|
WWS
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schneller
zum ERW-Bildschirm
|
Es kommt häufig vor, dass man
Informationen aus einer Auftragsposition benötigt oder in dieser etwas ändern
möchte. Dazu ruft man normalerweise den Auftrag wieder auf und gibt die
Positionsnummer ein:

Wenn sich die Daten nun auf dem ERW-Bildschirm befinden (wie z.B. EK-Preis
oder Lieferant), dann musste man früher 1=ÄNDERUNG eingeben, dann F2 drücken,
um wieder in die unterste Zeile zu gelangen, und erst dann konnte man über
2=ERW-BS die Daten des ERW-Bildschirm ansehen bzw. ändern
Das sind insgesamt (mit ENTER) 5 Tastatur-Eingaben.
Deshalb wurde der Weg zum ERW-Bildschirm dadurch erheblich
schneller gemacht, dass man nach Aufruf der Position gleich mit CURSOR
RECHTS in diesen verzweigen kann (und mit CURSOR LINKS auch wieder
zurückkommt).
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06.04
|
FIBU
|
Buchen
mit Kontrollsummen
|
Abstimmungen verschiedenster Art
sind in der FIBU unerlässlich, um frühzeitig etwaige Fehler schon bei der
Eingabe erkennen und korrigieren zu können. Deshalb kann man in der
COMMERZ-FIBU bei der Eingabe von KS beim ABLAUF-KENNZEICHEN Kontrollsummen
eingeben, die einen ganzen Erfassungsvorgang mit überwachen helfen. Die
Kontrollsumme stellt entweder die Summe aller zu erfassenden Beträge, die
separat addiert worden sind, oder Stand zum Kontoanfang und zum Kontoende
eines Geldkontos dar. Das Verfahren Kontrollsummen kann man sowohl in der
Dialogerfassung als auch in der Stapelverarbeitung einsetzen.
Die Kontrollsummen sind aber abhängig vom Buchungstyp:
1. Buchungstyp = Eingangsrechnungen
(z.B. mit vorheriger Summierung der Eingangsrechnungen). Die Kontrollsumme
bezieht sich auf das Konto und ist deshalb mit einem H(aben)-Kennzeichen
zu versehen:

Nach einer Buchung reduziert sich die linke Kontrollsumme und die rechte
Kontrollsumme erhöht sich entsprechend.
Beispiel für eine Kontrollsumme von 1000,00 und nach einer Buchung von
200,00:

Nach der letzten Buchung sollte die linke Kontrollsumme deshalb gleich Null
sein und die rechte Kontrollsumme den Ausgangswert enthalten. Wenn man die
Rechnungen "auf Streifen" summiert, sollte man öfters einmal
Zwischensummen drucken, die man dann mit den Kontrollsummen vergleichen
kann.
2. Buchungstyp=Zahlungen (Zahlungen)
Nach der Anforderung der Kontonummer des Bankkontos ist der aktuelle (letzte
gebuchte) Saldo des Bankkontos bei KS einzugeben, der mit dem in der FIBU
vorliegenden abgeprüft wird. Als Endsaldo ist der Saldo des letzten
Kontoauszugs einzugeben.
Nach einer Kundenzahlung über EUR 200,00 sehen die Kontrollsummen dann
folgendermaßen aus:

Die Kontrollsumme für Bankkonten ist nicht mehr unbedingt erforderlich, weil
der Saldo unter AKT.SALDO GEGENKONTO angezeigt wird oder weil man die
Superfunktion von Bankboy nutzt, bei der die
Bankbuchungen komplett und weitgehend zugeordnet automatisch in die FIBU
einfließen.
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05.04
|
TKD
|
Globale
Pooländerungen
|
Bei vielen Fachhändlern hat sich
die Anzahl der Geräte in den Pools drastisch erweitert. Deshalb ist es immer
mit erheblichem Aufwand verbunden, wenn generelle Änderungen, wie z.B.
Endtermine, Intervalle, Zahlungsbedingungen oder Kopienpreise
in jedem Geräte zu ändern sind. Neben dem Aufwand besteht auch noch die
Unsicherheit, ob nun auch alle Geräte richtig geändert worden sind.
Die TKD-Erweiterung läuft so ab, dass bei Änderung eines relevanten
Datenfeldes bei einem Poolgeräte abgefragt wird, ob diese Änderung auch bei
den anderen Poolgeräten durchgeführt werden soll. Wenn ja, wird diese
Änderung überall eingetragen, es sei denn der ursprüngliche Inhalt
unterscheidet sich bei einem Poolgerät (z.B. könnte ein gänzlich anderes
festes Enddatum bei einem Poolgerät schon eingetragen worden sein). Dann kann
die Änderung wahlweise eingetragen werden oder nicht.
Es lassen sich zwar nicht alle Gerätedaten global ändern, aber zumindest die
für die Verträge wichtigen Informationen sind alle dabei.
Für Fachhändler im "riesigen" Pools ein
optimales Werkzeug.
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04.04
|
WWS
|
Auftragswertliste
|
Ein wichtiges Werkzeug, um
Aufträge zu ermitteln, die irgendwie "hängengeblieben" sind, ist
die AUFTRAGSWERTLISTE. Sie kann in der AUFTRAGSBEARBEITUNG über den Menüpunkt
16 mit folgenden Auswahlmöglichkeiten aufgerufen werden:

Ganz entscheidend dabei ist die Eingabe bei UMFANG, denn dort kann man über
"2" alle Aufträge sich ausgeben lassen, bei denen der Auftragswert
nicht dem fakturierten Wert entspricht. Dabei können z.B. Aufträge aufgezeigt
werden, die noch überhaupt nicht bearbeitet wurden, für die kein Lieferschein
abgerufen wurde oder für die nicht alles berechnet wurde. Eine Auswertung mit
kleinerem Umfang erhält man über den UMFANG "4", nämlich alle Aufträge
die noch nicht fakturiert worden sind.
Für jeden Auftrag werden die Werte für
o Auftragswert
o Restwert
o Wert in "zu liefern"
o Wert in "zu fakturieren"
o Wert in fakturiert
ausgewiesen.
Über den Datumsbereich kann man die neuesten Aufträge, die ja gerade noch in
Bearbeitung sind, ausschließen oder die Aufträge älteren Datums gezielt
auswählen.
Diese Auswertung sollten Sie unbedingt des
Öfteren einmal abrufen, um auch die "vergessenen" (nicht
vollständig oder gar nicht bearbeiteten) Aufträge noch rechtzeitig
abschließen zu können.
Bei vielen COMMERZ-Anwendern hat sich dabei herausgestellt, dass etliche
Aufträge zwar geliefert, aber nie berechnet worden sind, oder dass Aufträge
nur erfasst , aber überhaupt nicht weiterbearbeitet worden sind.
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31.03
|
allgemein
|
Bestellwesen
|
Das Bestellwesen wird für den Fachhändler
immer wichtiger. Wussten Sie schon, dass es in COMMERZ-ACTUELL verschiedene
Formen der Erstellung von Bestellvorschlägen gibt, die dann ohne besonderen
Aufwand in eine Bestellung umgewandelt werden können?
o Automatischer Bestellvorschlag bei Lagerbestandsführung
o Einfaches Erfassen von Bestellvorschlägen
für einzelne Lieferanten

o Automatischer Bestellvorschlag ohne
Lagerführung (Vorratsbestellung)
o Schnellerfassung für einzelne
Lieferanten
o Schnellerfassung Sammelvorschlag
(mehrere Lieferanten und Auflösung)

o auftrags- und kommissionsbezogene
Bestellvorschläge in OBJ

Zudem gibt es noch die automatische Generierung von Bestellungen direkt aus
der Auftragsbearbeitung heraus und die Abwicklung der Kundenaufträge über
Bestellungen an gängigen Logistikzentren (z.B. LS3).
Weitere Vorteile sind
o die Darstellung der EK-Preise bei anderen Lieferanten
o die Verteilung der Lieferungen auf offene Aufträge
o die Kontrolle über offene Bestellungen mit Mahnwesen
o Verfolgung von Reklamationen und Garantien
o Rechnungskontrolle
o das Bestellwesen kann auch nur für einige wenige Lieferanten mit großem
Bestellvolumen eingesetzt werden.
In COMMERZ-OBJ gibt es ein auftragsbezogenes Bestellwesen, womit die Termine
für die Lieferung von Artikeln, die von verschiedenen Lieferanten kommen,
koordiniert werden können.
Wann
fangen Sie mit dem Bestellwesen in COMMERZ-ACTUELL an, anstatt alles manuell
mit Zettelchen zu machen
?
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30.03
|
TKD
|
Korrektur Historie
|
Sowohl die Auftrags- als auch die
Vertragsdaten werden in der Historie gesammelt und können beauskunftet
oder gelistet werden. Die einzelnen Aufträge und Auftragspositionen sollten
einen chronologischen Ablauf darstellen, der aber ganz wesentlich von den
Daten bei der Leistungserfassung abhängt. Da zu diesem Zeitpunkt häufig der
Tag der konkreten Lieferung/Leistungserbringung oder der Zählerstand nicht
bekannt sind und somit nicht eingegeben werden (können), ist es erforderlich,
diese ggf. nachträglich korrigieren zu können. Hierzu wurde in der
DATEIPFLEGE der Menüpunkt KORREKTUR HISTORIEDATEN eingefügt:

Die Korrekturmöglichkeiten beschränken sich auf DATUM, ZÄHLERSTAND und MENGE,
wobei Änderungen in der Menge (wohl sehr selten) zusätzlich noch manuell
nachgebucht werden müssten.
Wichtiger ist, dass über diese Änderung ein korrekter zeitlicher Ablauf und
ein kontinuierlicher Zählerstandsverlauf
(wieder) hergestellt werden kann.
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29.03
|
TK
|
Kunde ändern
|
Nicht
selten kommt es an der Kasse vor, dass man die Erfassung eines Auftrages mit dem
Standardkunden beginnt und der Kunde erst später äußert, dass er doch für die
Firma xyz einkauft.
Sollten für diese Firma andere Preise gelten, ist der ganze Auftrag nicht
korrekt, müsste storniert und neu erfasst werden.
Das lässt sich aber vermeiden, wenn man nur über 3=ANDERER ABSCHLUSS die
Funktion "KUNDENNUMMER ÄNDERN" aufruft. Dann wird für alle
Positionen eine neue Preisfindung durchgeführt und etwaige Sonderkonditionen
des Kunden damit entsprechend berücksichtigt.
Die Funktion KUNDENNUMMER ÄNDERN kann man auch für folgende Situation nutzen:
Normalerweise ist der Standardkunde so eingerichtet, dass er nie nur auf
Lieferschein einkaufen darf (BS-INFO =900). Wenn man sich einen zweiten
(Standardkunden)Kunden anlegt, bei dem dieses aber erlaubt ist, dann kann man
den erfassten Auftrag auf diesen "umschalten".
Folgende Voraussetzungen sollten aber erfüllt sein:
1.Der Kunden hat keine besonderen Konditionen
2. Die echte Adresse muss eingetragen werden (2 * F1)
Diese Situation sollte aber immer die Ausnahme sein.
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28.03
|
WWS
|
externe Aufträge
|
In der Auftragsbearbeitung gibt es
den Menüpunkt 20 (EXTERNE AUFTRÄGE), über den weitgehend beliebige Aufträge,
die über andere elektronische Medien zum Fachhändler gelangen, ins COMMERZ
übernommen werden können.

Bei der Auswahl 20. EXTERNE AUFTRÄGE können dann die verschiedenen
Importvarianten aufgerufen werden. Auch die Schnittstelle WEBSHOP ist ggf.
dabei enthalten. Die Programme, die dann aufgerufen werden können, lesen die
externen Auftragsdaten ein und generieren entsprechende
COMMERZ-ACTUELL-Aufträge. Ein Protokoll, das abgerufen werden kann, weist die
Aufträge aus und zeigt auch mögliche Fehler an.
Typische Verwendung dafür sind Aufträge, die von Kunden über Webshops erfasst
wurden. Aber auch Aufträge, die aus anderen Bestellprogrammen der Kunden
stammen, lassen sich über diese Schnittstelle automatisch in COMMERZ-Aufträge
umwandeln.
Da es immer häufiger vorkommt, dass Kunden ihre Aufträge nicht mehr
telefonisch oder über Fax sondern diese aus eigenen Bestellprogrammen heraus
elektronisch übergeben, sollten diese Daten auch ohne
Medienbruch direkt als COMMERZ-Aufträge übernommen werden. Logics hat
dazu bereits eine Fülle von auch individuellen Verfahren und Abläufen
realisiert. Wenn so ein Fall vorliegt, sollte man unbedingt sofort mit
unserer Hotline Kontakt aufnehmen. Sie findet sicherlich eine Lösung, dass
die Daten ohne Fehler und ohne Zusatzaufwand direkt
ins COMMERZ übernommen werden können.
Wenn der Kunde seine Bestellungen (in COMMERZ dann Aufträge) über ein
spezielles Bestellprogramm erzeugt und dabei auch noch eigene Artikelnummern
verwendet, dann ist auch dieses für COMMERZ kein Problem, weil man dort für
jeden Artikel kundeneigene Artikelnummern anlegen kann.
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24.03
|
TKD
|
Korrektur
Zählerabrechnung
|
Wenn ein Kunden die
Zählerabrechnung moniert, weil ein zu hoher Zählerstand angenommen wurde und
die Abrechnung wegen weiteren Vertragsabrechnungen (z.B. Wartung) nicht mehr
rückzusetzen ist, denn gibt es in COMMERZ-ACTUELL keine direkte Korrektur
dieser Vertragsabrechnung. Lösungen dazu sind gesonderte Gutschriften oder
(negative) SONSTIGE ERLÖSE.
Es gibt aber eine Lösung, bei der dem Kunden die zu viel berechneten Kopien
gutgeschrieben werden und bei der auch die statistischen Daten wieder auf
einen stimmigen Stand gebracht werden können.
Das Verfahren nutzt die Freien Einheiten aus, die bei Poolformat 0 auch zu
negativen Abrechnungswerten führen können. Dazu sind bei dem betreffenden
Gerät die Daten zwischenzeitlich zu ändern und danach wieder einzutragen. Wie
im nachfolgenden Beispiel dargestellt werden dem Kunden dann Zählerstände
(hier 10.000) durch negative Rechnung gutgeschrieben:
Es gibt eine ausführliche Beschreibung des Verfahrens mit Beispielen
(negative-zähler-abrechnung.doc), bei Bedarf bitte bei unserer Hotline anfordern.
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23.03
|
WWS
|
falsche
Rechnung
|
Wenn bei der Auftragserfassung ein
Auftrag auf einen falschen Kunden erfasst worden ist, dann kann man das in
COMMERZ-ACTUELL-WWS ganz einfach wieder korrigieren.
Welche Aktionen man bezüglich des falschen Auftrages durchführen muss, hängt
davon ab, was bereits mit dem Auftrag abgewickelt worden ist (nur
erfasst, Lieferschein und /oder Rechnung erstellt). Auf jeden Fall muss man
diese Aktionen rückgängig machen (z.B. mit Erstellen einer Gutschrift). Wenn
der Auftrag lediglich erfasst worden ist, sollte man auf keinen Fall im
"Erweiterten Kopfbildschirm" die Adresse einfach ändern, weil alle
Umsätze dann auf den falschen Kunden verbucht werden.
Um den Auftrag erneut (mit richtigen Kunden) zu erstellen, muss man den
Auftrag nicht nochmals gänzlich neu erfassen, sondern man kann über KOPIEREN
AUS ANGEBOT/AUFTRAG die Positionen des alten Auftrages komplett übernehmen.
Diese Funktion des Kopierens kann man aber auch dann sehr gut verwenden, wenn
man aus einem (großen) Auftrag einzelne Positionen gutschreiben möchte oder
daraus einen neuen Auftrag erstellen möchte.
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22.03
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OBJ
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Bestellwesen
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Die Bausteine COMMERZ-WWS und
COMMERZ-OBJ unterscheiden sich nicht nur durch die Möglichkeiten Langtexte zu
verwenden sondern auch darin, dass das Bestellwesen ein gänzlich anders ist.
Wird in WWS die Bestellung meist lagerbezogen vorgeschlagen, ist sie in OBJ
immer auftragsbezogen:

Dabei werden die späteren Bestellungen nach Lieferant und Auftrag getrennt
ausgewiesen.
Die Funktionen im Menüpunkt BESTELLVERWALTUNG beinhalten genau die
Abwicklungen eines Einrichtungsauftrages,

die sich über die BESTELLÜBERWACHUNG noch optimal kontrollieren lassen:

Sind in einem Auftrag Lieferungen von mehreren Lieferanten enthalten,
kann nach dem Erhalt der Auftragsbestätigungen ein Plantermin festgelegt
werden und dem Kunden der Termin in Form einer Kunden-Auftragsbestätigung
mitgeteilt werden. Nach dem Verbuchen von Liefereingängen können dann
Kundenlieferscheine erstellt werden. Beide Formulare lassen sich direkt im
Bestellwesen (also genau dort, wo die entsprechende Eingabe gerade erfasst
worden ist) abrufen.
Mit dieser Funktionen lassen sich Einrichtungsaufträge optimal abwickeln; vor
allem auch deshalb weil durch WORD-Integration in OBJ-neu viele Möglichkeiten
der Gestaltung von Formularen gegeben sind.
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21.03
|
FIBU
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Steuerkennzeichen
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Wie funktioniert eigentlich das mit den
Steuerkennzeichen, die ja in WWS, OBJ und TKD anders belegt sind als in
der FIBU?
In WWS, OBJ und TKD kann man unter MWST-SCHLÜSSEL die 3 üblichen Mehrwertsteuern
verschlüsseln, nämlich
0 für den Standard-Mehrwertsteuersatz (19%)
1 für den reduzierten Mehrwertsteuersatz
(7%)
4 für den Mehrwertsteuersatz 0%.
So werden die Ausgaben auch im Rechnungsausgangsbuch gespeichert.
In der FIBU kann man im Parametersatz 3 und 4 Kennzeichen für die Steuern
definieren:
Dabei wird auch unterschieden zwischen Mehrwertsteuer und Vorsteuer
(Steuerart). Die Steuerkennzeichen können beliebig (ohne Berücksichtigung der
Mehrwertsteuer-Schlüssel aus WWS, OBJ oder TKD) vergeben werden.
Bei der Übernahme der Ausgangsrechnungen in die FIBU findet nun eine
Umsetzung statt. Wenn eine Ausgangsrechnung z.B. mit dem
Mehrwertsteuer-Schlüssel 0 (für 19%) behaftet ist, dann sucht das
FIBU-Programm diese Tabelle ab nach Prozentsatz = 19,0% und Steuerart=1
(Mehrwertsteuert) und findet so das Kennzeichen gleich 1, das dann in die FIBU-Buchung
eingetragen wird. Ebenso würde ein Mehrwertsteuer-Schlüssel 1 (7%) zu einem
Steuerkennzeichen von 2 führen.
Die Parametersätze 3 und 4 werden von
oben nach unten durchsucht, sind mehrere gleiche Kombinationen vorhanden,
wird das erste gefundene Steuerkennzeichen genommen.
Es gibt zwei Bildschirme für die Anlage
der Steuerkennzeichen, die auf verschiedene Datumsbereiche beziehen können
(GÜLTIG AB). Damit kann man sich in verschiedenen Jahre verschiedenen
Steuersätzen vorgeben lassen.
Wichtig ist auch die Spalte SORTIERUNG, denn wenn dort eine Null steht, wird
die Zeile nicht in der UStV ausgewiesen.
Das Suchverfahren hat zu einem - noch
nicht gelösten - Problem geführt, weil in COMMERZ-WWS/TKD/OBJ zwei Typen von
mehrwertsteuerfreien Ausgangsrechnungen entstehen können (EU und nicht-EU).
Dabei findet COMMERZ-ACTUELL immer nur ein Steuerkennzeichen (das erste, das
0% und Mehrwertsteuer entspricht) und verbucht alle Umsätze unter diesem
Steuerkennzeichen (erkennbar in der UStV).
Differenzierbar sind die Umsätze immer noch, weil sie (definierbar in den
Parametersätzen WWS und TKD) üblicherweise auf verschiedene Erlöskonten
verbucht werden.
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17.03
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WWS
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Auftragsstrukturen
|
Für
den Fachhändler ist es nicht unwichtig zu wissen, wie zum einen die
Auftragsstrukturen seiner WWS-Aufträge aussehen und zum anderen welche Daten
(Positionen) auf Lieferscheinen und Rechnungen ausgegeben werden. Er kann
zwar nicht maßgeblich das Auftragsverhalten der Kunden ändern, aber er kann
schon in gewisser Weise etwas Einfluss darauf nehmen. Auch eine kritische
Prüfung schon bei der Auftragserfassung ist angesagt, damit nicht
LS3-Aufträge über 3 Bleistifte (EUR 0,24) erfasst werden, wenn der Kunde
dafür noch EUR 4,95 für Versand bezahlen muss. Entscheidend ist aber auch,
dass er sich zunächst einmal ein Bild über die Struktur der Aufträge und der
Formularausgaben macht.
Eine Möglichkeit ist der Abruf der AUFTRAGSSTATISTIK:

Zum Beispiel mit folgendem Ergebnis:

Detailliertere Informationen erhält man über die TAGESDATEN:

An diesem Beispiel ist zu erkennen, dass Aufträge mit nur 1,35 Positionen
erfasst wurden, Lieferscheine mit 1,42 und Rechnungen mit 1,63 Positionen
erstellt wurden.
Weiterhin kann man auch die Aufträge detaillierter betrachten:

Man erhält dann Informationen über Erstlieferung und Nachlieferung und in wie
weit Lagerartikel und Bestellartikel bei beiden betroffen waren. Die Werte
für die Rechnungen differieren hier, weil bei den Auftragsdaten Gutschriften
nicht berücksichtigt worden sind (nur Auftragsart 0 bis 9).
Eine direkte Möglichkeit, Kleinstaufträge zu verhindern, ist das Setzen von
"ANFÜGEN ERLAUBT" bei "besonderen" Kunden. Dabei prüft
COMMERZ-ACTUELL, ob noch (neue, unbearbeitete) Aufträge vorhanden sind und
fügt dann (getrennt durch eine Textposition) weitere Positionen an.
Wir empfehlen auf jeden Fall, die
genannten Auswertungen einmal abzurufen, die Zahlen zu überprüfen und ggf.
entsprechende Maßnahmen zu veranlassen.
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16.03
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TKD
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Tonerstatus
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COMMERZ-ACTUELL-TKD liefert
genügend Informationen, um zu bestimmen, ob ein Kunde für ein Gerät noch
Toner bekommen soll oder nicht. Als Beispiel nur folgende Auskunft, die bei
der Auftragserfassung, Auftragsänderung oder Leistungserfassung
abrufbar ist (TONERINFO auf "J" setzen):

In diesem Beispiel wurde der aktuelle Zählerstand von 45.000 im
Kopfbildschirm eingegeben, der auch gleich entsprechend berücksichtigt.
wird.
Die Zahlen über TONER-SOLL (wie viel Toner würden im Schnitt für die Anzahl
der Kopien benötigt) und ÜBERHANG (wie viel Toner müsste der Kunde für das
Gerät noch vorrätig haben) und seine neue Toneranforderung können
Entscheidungsmerkmale dafür sein, ob der Kunden für dieses Gerät schon wieder
Toner benötigt oder nicht.
Zudem werden im oberen Teil die einzelnen Tonerlieferungen angezeigt, aber
nur dann wenn der betreffende Auftrag auch abgeschlossen ist.
Bei gezielter, korrekter und vollständiger Dateneingabe liefert COMMERZ
wichtige und exakte Hinweise über den Tonerverbrauch.
Die Berechnung des Tonerverbrauchs in Abhängigkeit von den Kopien genau zu
ermitteln, ist jedoch erschwert, weil zwei Faktoren häufig nicht aktuell zur
Verfügung stehen:
1. Aktueller Zählerstand
Dieser ist zwar bei einem Technikerbesuch oder bei einer Zählermeldung exakt,
aber meist dann nicht mehr, wenn der Kunde wieder Toner anfordert.
2. "Gehorteter" Toner
Die Menge an Toner, die noch im Schrank beim Kunden "schlummert",
ist ebenfalls nicht exakt bekannt.
3. Die Angabe im Modell-Stammsatz von "Kopien pro Toner" ist ein
Durchschnittswert und mag für bestimmte Einsätze nicht stimmig sein.
Die Auskunft über die Toner-Lieferungen ist auch in der
TONER-VERBRAUCHSAUSKUNFT gesondert abrufbar.
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15.03
|
allgemein
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Sperren von Daten
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Ganz generell für die gesamte
Datenverarbeitung gilt, dass gespeicherte Informationen nicht von mehr als
einem Arbeitsplatz gleichzeitig geändert werden dürfen, sofern es wie in
Datenbanken nicht feldweise passiert.
Dieses kann man an einem kleinen Beispiel schnell erläutern, das davon
ausgeht, dass eben keine Sperren wirken:
1. Arbeitsplatz A ruft den Kunden XYZ zu Änderung auf und ändert die Rechnungsadresse
am Bildschirm
2. Arbeitsplatz B ruft ebenfalls den Kunden XYZ auf (immer noch mit der alten
Rechnungsadresse) und ändert die Zahlungsbedingungen am Bildschirm
3. Arbeitsplatz A beendet die Änderung und schreibt die Kundendaten in die
Kundendatei zurück (die Rechnungsadresse ist jetzt die neue, die
Zahlungsbedingung noch die alte)
4. Arbeitsplatz B beendet die Änderung und schreibt die Kundendaten in die
Kundendatei zurück (dabei wird jetzt die Zahlungsbedingung geändert, aber die
alte Rechnungsadresse wieder eingetragen).
Um solche Konflikte zu vermeiden, wurden im ganzen COMMERZ Sperren
integriert, die aber bei einem normalen Ablauf zeitlich so gesteuert sind,
dass sie
o nur in einem minimalen Zeitraum wirken
o eine Meldung ausgeben, wenn ein Konflikt aufzutreten droht.
COMMERZ lässt eine Weiterverarbeitung so lange nicht zu, bis die Sperre
wieder aufgehoben ist (Beenden der entsprechenden Funktion).
Im Laufe der Zeit wurden die Informationen über solche Sperren wesentlich
verbessert:
1. Die Meldung "....GESPERRT" enthält jetzt einen Hinweis, an
welchem Arbeitsplatz der Datensatz gesperrt ist
Sie bedeutet, dass in COMMERZ-WWS im Aufgabenkomplex 9 (STAMMDATENVERWALTUNG)
im Untermenüpunkt 1 (KUNDEN) am Bildschirm mit dem Namen LOGICS-HSThst) der Kunde gerade gesperrt ist (weil z.B. dort
gerade der Kunde geändert wird).
2. In den Hilfsprogrammen können alle gesperrte Datensätze (zum Beispiel vor
dem Ausschalten des Systems) ansehen kann:

und bei Auswahl 3:

In diesem Untermenü ist auch das gezielte Entsperren möglich (im Untermenü 2
auch für Kunden, Artikel und Lieferanten). Diese Funktion sollte aber nur
dann eingesetzt werden, wenn die Sperre nicht durch das Verlassen der
Funktion aufgehoben werden kann (solche Situation kann z.B. durch den
"Absturz" eines PCs entstehen). Auf keinen
Fall sollte man das Entsperren starten, wenn die Sperre durch Verlassen der
Funktion aufgehoben werden kann.
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14.03
|
TK
|
Inkasso an der Kasse
|
In
der Kasse kann man auch die Bezahlung von Kundenrechnungen vornehmen
(RECHNUNGSINKASSO):
Wichtig dabei ist, dass die erfassten Daten nicht automatisch an die FIBU
übergeben werden. Deshalb sollte man am Ende möglichst die "3"
(BUCHEN MIT BELEGDRUCK) eingeben, damit für die Buchhaltung auch einen Beleg
erstellt wird.
Die einzelnen Vorgänge (mit allen Eingaben) werden aber auch im
Kassenvorgangsprotokoll ausgewiesen, das man z.B. nur für die
Inkasso-Vorgänge auch gezielt abrufen kann.
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10.03
|
WWS
|
Kundeneigene Artikelnummern
|
Insbesondere Großkunden bestellen oft Artikel mit ihren eigenen Artikelnummern. Das ist in COMMERZ-ACTUELL
überhaupt kein Problem, wenn diese Artikel - was ja auch meist der Fall ist -
als Nettopreise angelegt werden. Zur Eingabe ist es nur erforderlich, im Kopfsatz
des Nettopreisangebotes das Feld KUNDEN-ARTIKELNR auf "J" zu
setzen:

Danach ist bei jeder Position die betreffende kundeneigene Artikelnummer
einzugeben (gegebenenfalls auch mit einer Sollmenge=Planmenge):

Bei der Auftragserfassung kann dann direkt bei ARTIKELNUMMER die kundeneigene
Artikelnummer eingegeben werden. Wenn der Artikel gefunden ist, wird die
Artikelnummer ausgetauscht und zur Kontrolle die kundeneigene Artikelnummer
unten nochmals angezeigt:

Auf allen Formularen, die an den Kunden gehen, wird selbstverständlich auch
immer die kundeneigene Artikelnummer mit ausgedruckt; auf internen Belegen,
z.B. auf den Komm-Belege, wird die eigene Artikelnummer verwendet.
Mit diesem Verfahren erspart man sich das Arbeiten mit Referenzlisten
und ggf. eine manuelle Korrektur der Formulare, um die kundeneigene
Artikelnummer einzubringen.
Mit der Hotline ist abzustimmen, wenn die kundeneigene Artikelnummer zu lang
ist.
Auch wenn der Kunde mit seiner eigenen Artikelnummer elektronisch
bestellt, wird dem Artikel die interne Artikelnummer des Fachhändlers
automatisch zugeordnet.
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09.03
|
FIBU
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Abstimmung Steuer
|
Die Funktion "ABSTIMMUNG
STEUER" ruft man üblicherweise auf, um die Umsatzsteuer-Voranmeldung zu
verifizieren und um etwa falsche Steuerzuordnungen zu erkennen und beheben zu
können.
Dazu wählt man bei AUSWAHL 2 normalerweise immer die Ziffer "1".

Wenn man jedoch dort die Ziffer "2" eingibt, dann werden die Salden
der Sachkonten ausgewiesen und man kann diese mit der Summen- und Saldenliste
vergleichen und abstimmen.
Durch die Auswahl des
Steuerkennzeichens kann man sich gezielt die Buchungen ausweisen
lassen, die z.B. eine außergewöhnliche Steuer enthalten.
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08.03
|
TKD
|
Gerätenummern
|
Für jedes Gerät gibt es für jedes
Gerät zwei Gerätenummern, die Herstellergerätenummer (meist die vom
Hersteller zugeordnete Seriennummer) in einer Länge von 20 Zeichen und
die frei zu vergebene sog. Gerätenummer in einer Länge von 9 Zeichen.
Auch wenn die Anzahl der Stellen unterschiedlich sind, werden häufig beide
Nummern identisch belegt.
Wichtig ist nun, dass in solchen Fällen bei der Anlage eines neuen Gerätes
die Gerätenummer nicht zweifach eingegeben werden muss, die zweite
Gerätenummer aus der Ersteingabe kopiert werden kann.
Dazu muss man lediglich bei der zweiten Gerätenummer die
"Wundertaste" F3 eingeben.
Beispiel beim Liefereingang im Maschinenbuch:
Nach Eingabe Gerätenummer:
Nach Eingabe F3:

Oder in der Installationsverwaltung (nach Eingabe von F3):

Oder im Bestellwesen (nach Eingabe von F3):

Dieser Kopiervorgang ist letztlich an allen Stellen möglich, an denen beide
Gerätenummern einzugeben sind und bedeutet eine schnellere und sichere
Erfassung der zweiten Gerätenummer.
Die 9-stellige Gerätenummer
fungiert auch häufig als sogenannte Servicenummer; bei einigen Fachhändler
ist sie auch nur etwa 4-stellig nummerisch, also leicht zu merken und
einzugeben.
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07.03
|
WWS
|
Rechnungsausgangs- buch drucken
|
Zum Druck des
Rechnungsausgangsbuches sind folgende Eingaben erforderlich:

Wichtig dabei sind die folgenden
Felder:
SORTIERUNG
Wählt man die Sortierung RECHNUNGSNUMMER, werden fehlende Rechnungsnummern
ausgewiesen (RECHNUNGSNUMMER FEHLT). Diese Situation dürfte eigentlich nicht
vorkommen, kann aber auch durch die Wahl bei DATUM und KUNDE eintreten. Ggf.
sollte man am Monatsende diese Auswertung zur Kontrolle einmal abrufen.
MIT BUCHUNGSDATEN (J/N)
Bei Eingabe von "J" wird für jede Rechnung die Verteilung der
Nettobeträge auf verschiedene Erlöskonten ausgewiesen. Wichtig dabei ist,
dass dann auch am Ende die Summen dargestellt werden, die auf die einzelnen
Erlöskonten verbucht werden. Wenn dabei ein Betrag unter dem Erlöskonto
"00000" aufgeführt ist, konnte bei einer oder mehreren Rechnungen
ein Erlöskonto nicht zugeordnet werden.
Diese Auswertung sollte man am Monatsende abrufen, um einen Vergleich mit den
FIBU-Erlöskonten machen zu können.
TYP
Mit "1" werden die Rechnungen aus der Auftragsbearbeitung
ausgewiesen, aber auch Kassenaufträge, wenn die Rechnung nur mitgenommen wird
oder wenn dort ein Lieferschein erstellt wird und die Rechnung später in der
Auftragsbearbeitung oder der Fakturierung geschrieben wird.
Mit "2" erhält man eine Aufteilung der Kassenaufträge nach den
verschiedenen Erlöskonten. Diese Daten können dazu dienen am Monatsende die
endgültige Umbuchung der Kassenerlöse auf die korrekten Erlöskonten
durchzuführen.
NUR LASTSCHRIFTEN
Es werden alle Rechnungen ausgegeben, die über Lastschriften eingezogen
werden. Damit hat man einen Überblick über alle solche Rechnungen.
NUR OFFENE
Damit reduziert sich die vorhergehende Auswertung auf die Rechnungen, deren
Daten noch nicht an das Lastschriftverfahren übergeben worden sind. Diese
Auswertung ist besonders wichtig, wenn Lastschriften nicht erstellt werden,
weil noch überwiegende Gutschriften des Kunden vorliegen.
Durch die verschiedenen Ausgabevarianten macht es schon Sinn, die Daten des
Rechnungsausgangsbuches zur Überprüfung zumindest am Monatsende (aber auch
einmal zwischen durch) zu drucken. Über den Druck in eine WORD-Datei kann man
sich diese schnell überprüfen und dann auch wieder verwerfen.
Auch die Summenbildung am Druckende kann wichtige Daten liefern.
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23.02
|
allgemein
|
allgemein
|
Die "Schreiberlinge" der
logics-news wollen in diesem Jahr so richtig in den Karneval-/Fasching-Trubel
eingreifen. Deshalb erscheint der nächste Eintrag in den logics-news erst
nach dem Aschermittwoch
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22.02
|
WWS
|
VK-Preis inkl. Mehrwertsteuer
|
Im Artikelstamm gibt es u.a. zwei
Verkaufspreise (VERKAUFSPREIS und VERKAUFSPREIS+MWST). Verwendung finden
diese Preise an unterschiedlichen Stellen in COMMERZ:
Der VERKAUFSPREIS+MWST wird im Aufgabenkomplex LADENGESCHÄFT, der
VERKAUFSPREIS sonst an allen anderen Stellen verwendet. Im Normalfall werden
die VK-Preise über Preispflegen geändert und damit werden auch gleichzeitig
die Werte in VERKAUFSPREIS+MWST angepasst. Letzteres ist aber aus zwei
Gründen nicht immer gewünscht:
1. Es gibt Ladenpreise, die sich nicht aus dem VERKAUFSPREIS errechnen lassen
(z.B. kann ein Ladenpreis von EUR 8,99 nicht automatisch errechnet werden,
weil ein Netto-VK von 7,55 einen Brutto-VK von 8,98, ein Netto-VK von 7,56
einen von 9,00 ergibt.
Wir haben zu diesem Thema noch keine konkrete Lösung gefunden. Wenn so ein
Artikel nicht die einzige Position eines Auftrages ist, dann wird die
Mehrwertsteuer mit anderen Artikeln vermischt und fällt nicht weiter auf.
Wenn aber dieser Artikel als einzelne Auftragsposition vorliegt, dann ergibt
sich auf der Rechnung entweder EUR 8,98 oder 9,00, aber nicht 8,99.
Ggf. müsste man diese eine Position im Ladengeschäft erfassen und nur eine
Rechnung dafür drucken.
Wir denken weiter darüber nach (über Lösungsvorschläge würden wir uns ganz
besonders freuen).
2. Es sollen gänzlich andere Preise im Laden verwendet werden.
Solche speziellen Preise können eingegeben werden, wenn man das Feld
"KALK. VK+MWST (J/N)" bei den betreffenden Artikeln auf
"N" setzt:

In diesem Fall findet nach Änderung beim VERKAUFSPREIS keine automatische
Berechnung des VERKAUFSPREIS+MWST statt.
Dann ist der Anwender aber auch für die Eingabe und
die Pflege dieser Preise selbst verantwortlich.
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21.02
|
TKD
|
Auftragshinweis
|
Es
kann bei der Erfassung von TKD-Aufträgen schon sehr wichtig sein, generelle
Information über das Gerät zu erhalten. Deshalb werden die bestimmt Felder
aus dem Gerätestamm gleich im ersten Bildschirm bei der Erfassung von
TKD-Aufträgen angezeigt:
Dabei können folgende Daten hinterlegt sein:
O GERÄTEZUSATZTEXT
Neben allgemeinen Information könnte auch vermerkt sein, dass beim Geräte
Nebengeräte installiert sind.
O AUFTRAGSHINWEIS
Besondere (allgemeine) Informationen, die bei der Bearbeitung des Auftrages
zu beachten sind.
O TECHNIKERHINWEIS
Spezielle Information vom letzten Auftrag für das Gerät. Dazu ist bei der
Leistungserfassung zum letzten Auftrag (oder nachträglich auch direkt) ein
entsprechender Technikerhinweis einzugeben.
In der Standard-Version von TKD werden die Daten nicht auf dem
Techniker-Auftrag ausgedruckt. Man kann aber die Ausgabe individuell
erwirken, wenn man im ERWEITERTEN BILDSCHIRM die betreffenden Felder auf
"J" setzt.

Die Vorgaben (alle "N") können auch von der Hotline anders
vorbelegt werden (z.B. AUFTRAGSHINWEIS immer drucken).
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17.02
|
FIBU
|
Skontoüberziehung
|
Sobald ein nicht zulässiger
Skontoabzug bei einer Zahlung erfasste wird, wird eine Warnung ausgegeben.
Die Warnung kann sich auf die Überziehung von Tagen oder vom maximal
erlaubten Skontoabzug beziehen. Im nachfolgenden Beispiel wird ausgewiesen:
1. Die Überziehung des maximal erlaubten Skontobetrages (2,00)
2. Welcher Skontobetrag zulässig gewesen wäre (3,00)
Welcher Skontobetrag erlaubt wäre, wenn er zeitlich korrekt abgezogen worden
wäre.

Bei dieser Warnung werden aber er
die Parametersatz 1 hinterlegten Toleranzen berücksichtigt, damit nicht
bei minimalen Überziehungen immer eine Entscheidung getroffen werden muss:

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16.02
|
WWS
|
Rabatte auf Nettopreise
|
Es gibt in COMMERZ-ACTUELL-WWS eine Zusatzvariante, mit der
man für Artikel, die als Nettopreis angelegt sind, für spezielle Kunden noch
einen Rabatt festlegen kann. Die dazu erforderliche Erweiterung wird im 3.
Kunden-Bildschirm unter NETTOPREISRABATT angelegt:

Dieser Kunde erhält dann auf definierte Nettopreise einen
zusätzlichen Rabatt von 10%. Die weiteren Rabatt-Angaben beziehen sich dann
auf die sonstigen Artikel.
Beispiel für einen Nettopreis von 12,50:

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15.02
|
TKD
|
Gesamtaufträge
|
Ein TKD-Auftrag muss
sich nicht unbedingt als eine kurze nur eine Störung betreffende Leistung
darstellen sondern er kann auch aus diversen Komponenten und Teilaufträgen
bestehen. Dabei können auch Teilleistungen aus einem Gesamtauftrag erbracht
und in Rechnung gestellt werden.
Bei TKD-Aufträgen ist es nun leider so, dass in
der Standardversion immer nur alle Positionen eines Auftrages abgeschlossen,
geliefert oder berechnet werden können.
Aber es gibt In TKD dafür eine Lösung, die im
Prinzip so arbeitet, dass der Gesamtauftrag erfasst wird und daraus dann
gezielt einzelne Positionen in verschiedene Aufträge übernommen werden
können. Dabei wurden bestehende TKD-Funktionen erweitert und erfüllen dann
genau die Anforderungen von Gesamtaufträgen.
Im Prinzip wird der Gesamtauftrag als Art
Kostenvoranschlag erfasst, aus dem dann beliebige Positionen als Auftrag
ausgewählt und übernommen werden können.
Entscheidend bei der Erfassung der
"KVs" ist das Feld KV/AUF, über das die Definition von
Gesamtaufträgen gesteuert wird (KV = normaler Kostenvoranschlag, AUF =
Gesamtauftrag).

Wird der Auftrags-KV gedruckt wird als Überschrift
"AUFTRAG" statt "KOSTENVORANSCHLAG" ausgegeben.
Bei der Übernahme zu "echten"
Teilaufträgen kann man Positionen auswählen:

Damit kann man dann beliebige Teilaufträge mit
Geräten, Technikerleistungen oder sonstige Aufwendungen auswählen und
zusammenstellen.
Die einzelnen Aufträge können (aufgerufen über
die Nummer des Kostenvoranschlages) auch wieder zu Gesamtrechnungen
zusammengeführt werden:

Da die Aufträge immer komplexer werden und sich
nicht nur auf die alleinige Reparatur oder Lieferung und Installation eines
Gerätes beschränken, hat man mit dieser Erweiterung eine exzellente
Möglichkeit auch größere Aufträge abzuwickeln.
Interesse/Bedarf bitte bei der Hotline melden.
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10.02
|
TK
|
Preisauskunft
|
Es ist an der Kasse häufig erforderlich, dass die
Preisauskunft aufgerufen werden muss. Da ein Verlassen des Bildschirmes
für die Kassenerfassung nicht sinnvoll ist, sollte hierfür permanent ein
zweites Fenster zur Verfügung stehen, über das die Preisauskunft direkt
aufgerufen werden kann und aus dem man schnell wieder zurück in die
Kassen-Auftragserfassung gelangen kann.
Man kann die Preisauskunft für
den Ladenkunden aber auch direkt aus der
Kassenerfassung abrufen. Das ist z.B. erforderlich wenn, ein Kunde nur nach dem
Preis eines Artikels fragt.
Dabei muss man statt der Bestätigungen der Kundennummer mit ENTER nach
der Kundennummer die Funktionstaste F8 eingeben:
Ausgangssituation:

Nach Eingabe F8:

Dabei wird der Kunde in die Preisauskunft "mitgenommen" und CODE
auf "1" gesetzt, sodass EK-Preise nicht angezeigt werden. Eine
Besonderheit steht jetzt auch zur Verfügung: Wenn der Scanner so programmiert
ist, dass er automatisch ein ENTER und ein "i" (für Zugriff über
EAN) erzeugt, dann kann man den Artikel auch in der Preisauskunft jetzt
einscannen.
Nach Eingabe der Artikelnummer stehen dann die Preisdaten auf dem Bildschirm:

Wenn man bei der Artikelnummer lediglich ENTER eingibt, kommt man direkt in
die Kassenerfassung zurück.
Man kann auch für "echte" Kunden in die Preisauskunft verzweigen,
man muss aber dazu die Kundennummer eingeben und mit F8 abschließen.
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09.02
|
allgemein
|
ineffiziente Tätigkeiten
|
Unsere Hotline stellen immer wieder fest, dass Anwender von
COMMERZ in ihren Unternehmen aufwändige, kostenintensive und auch mit Fehlern
behaftetet Tätigkeiten durchführen, die mit dem Einsatz von COMMERZ entweder
völlig gelöst werden können oder die mit geringstem
Kostenaufwand erheblich effizienter durchgeführt werden könnten.
Zu gehört die Anfertigung "spezieller" Listen,
das mühsame Nacherfassen von Daten aus COMMERZ-Auswertungen in andere
Auswertungssysteme oder genauso auch eine manuelle Preispflege.
COMMERZ enthält eine Fülle von Funktionen, Auskünften und
Auswertungen, die diese unnötigen Tätigkeiten völlig ersetzen. Man muss nur
wissen, wie und wo man sie einsetzt.
Wenn Sie solche Tätigkeiten auch in Ihrem Unternehmen
feststellen, sollten Sie unbedingt schnellstens mit unserer Hotline Kontakt aufnehmen. Sie findet sicherlich gemeinsam mit Ihnen einen Weg, Ihnen
solche unnötigen Tätigkeiten zu ersparen oder diese wesentlich effizienter zu
gestalten.
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08.02
|
WWS
|
Preisspiegel der Lieferanten
|
Wenn in der Artikeldatei mehrere Lieferanten für einen
Artikel gespeichert sind, kann man sich in der Auftragserfassung über die
Eingabe von "s" (=Spiegel) die Preise dieser Lieferanten anzeigen lassen:

Damit könnte man z.B. steuern, bei welchem Lieferanten oder
bei welchem Logistikzentrum der Artikel (oder der gesamte Auftrag)
bestellt werden sollte.
Aber auch - und hier besonders wichtig - in dem
Bestellwesen kann man die Daten der anderen Lieferanten angezeigt bekommen
und ggf. auch gleich den Lieferanten wechseln:

In beiden Fällen werden die Daten des Lieferanten mit den
kleinsten Einkaufspreisen in rot dargestellt. Für die Nachbearbeitung
innerhalb der Auftragsbearbeitung wird es zukünftig auch Zusammenfassungen
geben, die Hinweise geben, zu welchen Konditionen der gesamte Auftrag
abgewickelt werden kann, wenn man diesen insgesamt an verschiedene
Lieferanten oder Logistikzentren gibt.
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07.02
|
FIBU
|
Skonto ausbuchen
|
Wenn ein erhöhter
Skontoabzug nicht anerkannt wird, bleibt der Rest als Offener Posten stehen:
Beispiel für eine zu geringe Zahlung:

Die EUR 3,05 bleiben vorerst offen.
Wenn man dann diesen Betrag später doch als Skonto akzeptierten möchte, ist
lediglich folgende Buchung einzugeben:
Auf dem Konto 1310 entsteht wegen dem Betrag von 0,00 EUR kein Umsatz. Das Konto
gewährte Skonti erhöht sich aber entsprechend. Man könnte alternativ auch den
Betrag von EUR 3,05 eingeben und als Gegenkonto ein speziell angelegtes Konto
für "Ausbuchungen" verwenden.
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03.02
|
TKD
|
Auftragshinweis
|
Zu jedem Gerät kann man einen Auftragshinweis eingeben, der
für den Techniker gedacht ist. Er erscheint auf dem ersten Bildschirm, wenn
man für das betreffende Gerät einen Auftrag erfasst:

Je nach weiterer Abwicklung kann man diesen Hinweis dazu
nutzen, um weitere Aktivitäten zu veranlassen. Wenn man aber Auftragsbelege
aus COMMERZ erstellt und man möchte, dass der Hinweis dort ausgegeben wird,
dann muss man im ERW-BS, den Druck gesondert freigeben:
Diese Sperre, dass nicht jeder Hinweis gedruckt wird, wurde
deshalb eingeführt, damit der Kunde die etwa für ihn nicht gedachten
Informationen nicht liest.
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02.02
|
WWS
|
Kostenstellen / Großkunden
|
COMMERZ-ACTUELL unterstützt alle
Abwicklungen mit Großkunden oder mit Kostenstellenkunden mit Standardlösungen
und mit zum Teil individuellen Erweiterungen. Dabei ist eine Fülle von
verschiedenen Varianten im täglichen Einsatz.
Wenn Sie solche Kunden (neu) haben, sollten Sie unbedingt mit unserer Hotline
abstimmen, wie Sie die speziellen Wünsche Ihrer Kunden bezüglich der
elektronischen Kommunikation erfüllen können (Übernahme der Aufträge,
Versenden von Liefer-Avise, Webshop-Einbindung, Rechnungsstellung, BMEcat, Statistikdaten über Kostenstellen und vieles
mehr).
Entscheidend für die Definition von Kostenstellen ist das Feld
KENNZ.KOST/HAUPT, über das festgelegt wird, ob es sich um einen
"normalen" Kunden, eine Kostenstelle oder einen Hauptkunden, der
als Sammelkunde für die Kostenstellen eines Kunden fungiert, handelt.

Je nach Typ können dann die verschiedenen Steuerungsdaten eingetragen werden.
Individuelle Kundenwünsche sind dann mit der Hotline abzustimmen.
Nachdem auch die für den Kunden wichtigen Daten transparent und ausführlich
zur Verfügung stehen, ist der Einsatz dieser Funktion schon bei kleineren
Kostenstellen-Kunden dringend zu empfehlen.
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31.01
|
TKD
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Eigenvermietung
|
Wenn Aufträge erfasst werden,
bei denen der Fachhändler die Artikel (vornehmlich Geräte) selbst vermietet,
ist keine Rechnung zu erstellen, weil die Mieten ja über die Verträge in TKD
berechnet werden. Wenn nun aber der Verkäufer für den Auftrag (und nicht etwa
für die monatliche Miete) Provision erhalten soll, dann kann man das ganz
einfach dadurch lösen, dass man die Auftragsart 96 (VERMIETUNG) verwendet.
Dabei werden die EK-Werte und die (fiktiven) VK-Werte dem Verkäufer nur in seiner Provisionsabrechnung zugeordnet,
ohne aber den Gesamtumsatz im System zu verändern.
Beispiel:
Auftragsposition mit VK=430,00 und EK=350,00 und Auftragsart=Vermietung (96)



Nach Druck des Lieferscheins gehen diese Werte automatisch
in die Provisionsabrechnung des Verkäufers ein.
Zusätzlich ist dann noch in TKD für das Gerät ein entsprechender Miet-Vertrag
anzulegen, der dafür sorgt, dass die z.B. monatliche Miete in Rechnung
gestellt oder über SEPA abgebucht wird.
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27.01
|
allgemein
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Drucker 99
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Wenn man etwas ausgeben möchte,
wird immer eine Druckernummer angefordert (es sei denn, man nutzt den Komfort
mit den Druckervorgaben). Die Eingabe einer Druckernummer ist die
letzte Chance doch nicht zu drucken, zum Beispiel bei dem Druck des
Rechnungsausgangsbuches:

An dieser Stelle kann man die Druckernummer 99 eingeben, dann will man
absolut nicht drucken, oder eine Leereingabe mit ENTER, dann wird nochmals
abgefragt, ob man wirklich nicht drucken möchte oder vielleicht nur einen
anderen Drucker wählen möchte:

Die Eingabe von "J" entspricht der "99", bei
"N" folgt die Abfrage nach einem (anderen) Drucker (falls man sich
beim ersten Drucker nun vertan haben sollte).
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26.01
|
WWS
|
Abrufaufträge
|
Mit der Funktion
"Abrufaufträge" können diese besondere Form von Aufträgen optimal
und umfassend in COMMERZ-WWS abgewickelt werden.
Ausgangssituation ist immer ein Kundenauftrag über eine größere Menge eines
Artikels, der aber nicht sofort und vollständig ausgeliefert werden soll,
sondern bei dem der Kunde immer Teile des Kontingents nacheinander
entsprechend seinem Bedarf abruft.
Ziel diese Funktion ist es also, dem Kunden auf seine Anforderung hin Teile eines vereinbarten ganzen Kontingentes auszuliefern und die (Rest-)Mengen zu überwachen. Wahlweise können Vorab-Rechnungen
erstellt werden; der Status der Aufträge ist immer transparent für
Fachhändler und Kunde ersichtlich.
Erfasst werden die Abrufaufträge in der Angebotsbearbeitung mit der
Angebotsart 10:

Die Abrufmenge gibt man in der Position
an; der Preis kann geändert werden und gilt dann für diese Menge:

Wahlweise kann auch eine Vorabrechnung erstellt werden, wenn nicht dann wird
der Artikel bei jeder Lieferung berechnen:

Sobald der Artikel (auch innerhalb
eines neuen anderen Auftrages) geordert wird, werden die aktuellen Daten des
Abruf-Angebots angezeigt:
Man erkennt daran, dass es sich um einen
Abrufartikel handelt und welche Menge noch offen ist. Auf dem Lieferschein
wird für den Kunden als zusätzliche Information auch die aktuelle Restmenge
ausgegeben.
Über die Angebotsauskunft kann man sich einen Überblick über die noch zu
liefernden Restmengen verschaffen.
Ein wenig aufwendig ist es, wenn ein
Abrufauftrag geändert werden muss, z.B. die Abrufmenge erhöht werden soll.
Dann kann man folgendermaßen vorgehen:
Ausgangssituation:
Abrufauftrag mit 100.000 Blatt
Kopierpapier ist gespeichert und Rechnung vorab gedruckt. Kunde hat bereits
70.000 Blatt erhalten und möchte den Abrufauftrag auf insgesamt 150.000
erhöhen. Der Abrufauftrag hat dann nach Erstellung der Vorabrechnung
z.B. folgende Struktur:

Vorgehensweise:
Abrufposition löschen, neu erfassen mit Menge 50.000 und Vorab-Rechnung
drucken (damit werden dann die weiteren 50.000 berechnet, auch z.B. zu einem
anderen Preis).
Dann Abrufmenge auf 80.000 (150.00 minus
bereits erhaltene 70.000) setzen (weil ja noch 80.000 zu liefern sind), die
offene Abrufmenge wird damit automatisch auf 80.000 gesetzt).
Leider lässt sich keine zweite Position mit gleichem Artikel als ein neuer
Abrufauftrag eingeben, weil der VK-Preis bei der Abrufposition als Nettopreis
interpretiert wird und dieser pro Kunden für einen Artikel nur einmal
angelegt sein darf.
Mit der Funktion "Abrufaufträge" erspart
man sich die aufwendige und fehleranfällige manuelle Verwaltung von solchen
Aufträgen.
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25.01
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OBJ
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Vorteile COMMERZ-OBJ
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Wer derzeit seine Geräte-, Möbel-
oder Dienstleistungsangebote noch direkt über WORD erstellt, sollte wissen, dass
mit COMMERZ-OBJ (neu) ein Programm zur Verfügung steht, das ganz wesentliche
Vorteile bietet und auch direkt für die Erstellung von Angebote genutzt
werden kann:
1. COMMERZ-OBJ wurde zwar für die Abwicklung von Einrichtungen
konzipiert, ist aber ebenso gut für alle
Geschäftsbereiche einsetzbar, in denen mit längeren
Artikelbeschreibungen gearbeitet wird
2. Verwendung von Langtexten, die
bereits beim Artikel hinterlegt sein können
3. Textbearbeitung immer mit WORD,
Nutzung der Funktion "Einfügen"
4. COMMERZ-OBJ "rechnet"
(kein zusätzlicher Taschenrechner erforderlich, um Positions- und Endsummen,
Nachlässe und Skonti zu berechnen
5. Kopieren von
Angebots-/Auftragspositionen aus beliebigen
Angeboten/Aufträgen (auch aus dem, das gerade bearbeitet wird)
6. Bildung von Gesamtpreisen aus
mehreren Positionen (z.B. Kopierer oder Schreibtisch bestehend aus ....
zu einem Preis von.....)
7. Flexible Formulargestaltung (Anpassung
auch durch Anwender selbst)
8 Direkte Verwendung der Stammdaten
(Kunden, Interessenten, Artikel, Geräte, Vertreter und ihre Konditionen)
9. Darstellung und Berücksichtigung von Alternativ-Positionen
10. Vorgabe und Einbeziehung von Kettenrabatten
bei Kunden und Lieferanten
11. Integriert in Gesamtlösung COMMERZ
(WWS, TKD, FIBU etc.),
insbesondere in Statistiken und gemeinsame Auswertungen
12. Weiterverarbeitung als Auftrag,
Bestellungen auch über möbelspezifisches spezielles Bestellwesen
13. Zwischensummenbildung für
Positionsblöcke, z.B. zur Trennung von Produktgruppen und Dienstleistung
14. Integration von Bildern
15. Ganz besonders wichtig: Direkte Übernahme von
CAD-Daten
und, und , und .....
Wir senden Ihnen gerne detaillierte Unterlagen, damit auch Sie den Nutzungsgrad von COMMERZ-ACTUELL noch steigern können
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24.01
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TK
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"Kassensturz"
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COMMERZ-ACTUELL unterstützt auch
das Zählen von Geldbeträgen:
Über die Zählhilfe kann man ganz schnell den aktuellen Bestand ermitteln:

Man braucht lediglich die einzelnen Sorten der Münzen und Scheine zu zählen
und einzugeben. Ein Protokoll kann bei Bedarf über die Funktion Hardcopy
(Funktionstaste F4) erstellt werden.
Die Zählhilfe kann über 5. ABSCHLUSS aufgerufen werden:
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20.01
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TKD
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Diverse Erweiterungen
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Wir hatten in unregelmäßigen Abständen ab August 2017 über
besondere Erweiterung in COMMERZ-TKD berichtet, die unserer Meinung nach für
ein effizienteres Arbeiten mit TKD ganz wichtig sind. Nachfolgend nochmals
eine Zusammenstellung mit jeweils kurzen Erläuterungen:
o 22.08.2017
Auswertung über die
Freien Einheiten im Vergleich zu den getätigten Kopien, um
Missverhältnisse zu erkennen und zu korrigieren.
Bestehende (langfristige) Verträge könnten angepasst werden.
o 29.08.2017
Globale Pooländerungen, womit durch eine einzige Änderung diese auch
gleich in die anderen Poolgeräte eingetragen wird. Das zu ändernde Feld wird
zusätzlich dahingehend geprüft, ob der gleiche Ausgangswert vorliegt
(Warnung).
o 04.09.2017
Berechnung eines Aufschlages (Portokosten) bei Vertrags- und Auftragsrechnungen, wenn
diese nicht per E-Mail versendet werden können. Diverse Möglichkeiten für
mögliche Ausnahmen.
12.09.2017
Zähler-Vorausberechnung mit Vergleich zu letzten Abrechnung. Das
Ergebnis entspricht so in etwa einer "Rechnung auf Probe" und ist
insbesondere für Pools besonders geeignet.
05.10.2017
Verwaltung von Lizenzen und Zuordnung zu den Geräten als Nebengerät. Sofern
bestimmten Geräten auch gleich Lizenznummern zugeordnet werden müssen, werden
diese aus einem Kontingent vorgeschlagen.
25.10.2017
Fleetkostenberechnung zusammen mit der Abrechnung von Wartung.
Diese Berechnung kann auch bei Pools eingesetzt werden.
14.11.2017
Spezieller EXCEL-Export von Gerätedaten mit Berechnung der Kosten pro Kopie für Zähler 1 und 2. Dabei werden
Zählerabrechnungen und auch Auftragsleistungen entsprechend berücksichtigt.
Durch den EXCEL-Export, kann der Anwender auch andere Gruppierungen bilden
05.12.2017
Zähleranforderungen per
E-Mail und automatische Zuordnung des gemeldeten Zählerstand
aus der rückgesendeten E-Mail ins Gerät, sodass keinerlei manuelle
Tätigkeiten mehr erforderlich sind.
13.12.2017
Berücksichtigung des
Erstaufwandes bei einem Verkaufsauftrag. Dadurch wird der
Bruttonutzen des WWS/OBJ-Auftrages automatisch geschmälert.
Bei Interesse kann unsere Hotline gerne auch
Detailbeschreibungen versenden. Über neue Erweiterungen werden wir weiterhin
in kürze berichten.
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19.01
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WWS
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Preise ansehen
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Wenn man in der
Auftragsbearbeitung die Preiskonstellation eines Artikels ansehen möchte,
braucht man lediglich beim Feld PREIS die Funktionstaste F8 einzugeben:
Danach verzweigt COMMERZ-ACTUELL direkt in die Preisauskunft

und mit einem ENTER wieder zurück in die Auftragsbearbeitung zum Feld PREIS
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18.01
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FIBU
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OP-STATUS
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Bei den Sachkonten
gibt es das Feld OP-STATUS, das folgendermaßen genutzt werden kann:

Das Feld legt fest, ob sich das Konto wie ein offener Posten verhalten soll
(OP-STATUS=1) oder nicht (OP-STATUS=0). Die OP-Fähigkeit eines Sachkontos
bedeutet, dass es sich wie ein Debitor oder Kreditor verhält und dass z.B.
bei Zahlungen die noch offenen Buchungen angezeigt und ausgeglichen werden
können. Außerdem können in der OP-Verwaltung die offenen Posten des
Sachkontos beauskunftet oder gelistet
werden. Ein typisches Sachkonto, dass bisher häufig als OP-fähig deklariert
wurde, ist das Scheck-Zwischenkonto, das dann z.B. alle noch nicht
eingelösten Schecks verwaltet.
So ein Sachkonto könnte man auch für alle Zahlungen, die über SEPA
abgewickelt werden einrichten.
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17.01
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TKD
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Finanzierungsaufw.
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In TKD kann man zum Beispiel für Eigen-Vermietung einen monatlichen
Aufwand für die Finanzierung festlegen und diesen jeden Monat gegen die
Mieteinnahmen "gegenrechnen" lassen. Die Eingabe der Daten erfolgt
bei den Mietvertragsdaten:
Dort lassen sich auch einmalige Kosten sowie auch gänzlich
andere Intervalle als die des Mietvertrages eingeben.
Um die Finanzierungsaufwendungen zu berechnen, muss
monatlich das Programm 9. FINANZIERUNGSAUFWAND in der VERTRAGSABRECHNUNG
aufgerufen werden:

Durch die Eingabe eines ABRECHNUNGSMONATS kann man den
Finanzierungsaufwand in den betreffenden Monat buchen, in dem
auch der Mieterlös verbucht wird.
Wenn man aber (wie empfohlen) die Funktion "PROVISIONSDATEN IN WWS"
auf "J" gesetzt hat, dann werden diese Daten dort in den Monat
abgespeichert, der beim Aufruf der Berechnung des Finanzierungsaufwandes als
TKD-Datum vorliegt. Damit das alles passt, ist unbedingt darauf zu achten,
dass das Tagesdatum auch mit dem Abrechnungsmonat übereinstimmt.
Gegebenenfalls müsste man das das Tagesdaten entsprechend zurück- oder
vorsetzen. Gleiches gilt auch für die Vertragsabrechnungen. Stimmen diese
Daten nicht überein, hat man Differenzen, wenn man die Daten in WWS und TKD
mit einander vergleicht.
Über die Bildschirmauskunft "GERÄTE-ERTRAGS-STATISTIK" können
Mieterlöse und Mietaufwendungen beauskunftet
werden. Auch die Auswertung ""GERÄTE-ERTRAGS-STATISTIK"
liefert diese Daten über die betreffenden Geräte. Dabei sollte man aber zur
Selektion bei diesen Geräten einen eigenen Miet-Artikel verwenden.
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13.01
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WWS
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Kunden ohne Umsatz
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Es mag einen glücklich
machen, in der Kundendatei ganz viele Kunden gespeichert zu haben, auch wenn
diese nichts oder nicht mehr kaufen. Trotzdem sollte man gelegentlich einmal
die Kundendatei prüfen und die Kunden löschen, die nun wirklich nichts mehr
kaufen werden. Mit dem Menüpunkt "KUNDEN OHNE UMSATZ" kann man die
Kunden herausfiltern, die seit einem vorgebbaren Datum keine Umsätze mehr
getätigt haben. Dazu können folgende Selektionen eingegeben werden:

Dabei ist das Feld "AB DATUM" von besonderer Bedeutung: Hier ist
ein Datum einzutragen, ab dem "KEIN UMSATZ" erst berücksichtigt
werden soll. Damit kann man vermeiden, dass die Kunden die schon ganz lange
keinen Umsatz mehr getätigt haben, mit ausgewiesen werden.
Beispiel:
mit Eingabe "OHNE UMSATZ SEIT: 010421" und "AB DATUM
010121"
werden alle Kunden ausgewiesen,
o die ab 1.4.21 ohne Umsatz sind, aber vom 1.1.21 bis 31.3.21 noch Umsatz hatten
aber nicht
o die vor 1.1.21 ihren letzten Umsatz hatten.
Damit wird erkenntlich, wer in letzter Zeit keinen Umsatz (ab 1.4.21)
getätigt hat, der aber direkt davor noch Umsatz hatte (1. Quartal).
Damit wird die Auswertung auf die wesentlichen Daten reduziert.
Wenn man die Datumseingaben gleichsetzt (z.B. 010421), dann
werden alle Kunden, die genau ab diesem Datum keinen Umsatz haben,
ausgewiesen.
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12.01
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allgemein
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Jahresbeginn
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Nach einer längeren Pause heute wieder
die erste tägliche logics-news.
Wir wünschen allen ein erfolgreiches und vor allem gesundes neues Jahr.
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