Datum

Thema

Beschreibung

06.12.2007

Nikolaus

Pünktlich zum Nikolaus erhielten wir quasi als Geschenk eine Androhung einer Einstweiligen Verfügung bezüglich einiger Textpassagen aus den logics news. Da uns diese auch von einer anderen Seite bereits angedroht worden ist, hatten wir uns eigentlich entschlossen, die logics news einzustellen. Da wir aber diese täglichen Mitteilungen für ein exzellentes und beispielloses Werkzeug halten, unsere vielen COMMERZ-ACTUELL-Anwender über wichtige Dinge zu informieren, werden wir dieses trotz erheblicher Frustration - aber erst Mitte Januar 2008 - fortsetzen.

In 30 Jahren, in denen wir maßgeblich auch Einfluss auf die gesamte DV-bezogene Entwicklung für den Bürofachhandel genommen haben, sind uns derartige Geschäftsgebaren nicht begegnet. Es zeigt eindeutig die Angst des Mitbewerb, dass ihre Schwachstellen - insbesondere die Schnittstellen-Bastelei - aufgedeckt werden, womit sie in modernen integrierten Lösungen erhebliche Nachteile haben und eigentlich als Lösung für die gesamte Branche schon disqualifiziert sind.    

05.12.2007

Ausweis Freie Einheiten

Bei der Berechnung der Wartungspauschale kann man die darin enthaltenen Freien Einheiten ausweisen lassen "Enthaltene Freie Einheiten ...". Das geht bisher nur dann, wenn das Gerät nur einen Zähler hat. Wir werden aber in der Version 3.02 auch die Freien Einheiten der anderen Zähler auswerten können. 

04.12.2007

Soennecken Hauptkatalog 2008

Heute haben wir folgende  E-Mail von Soennecken erhalten:

Dieses kommentarlos zu den Themen vom 29.11.2007, 26.11.2007 und vor allem auch vom 20.9.2007.

Wir werden nun die Daten wie erhalten an unsere COMMERZ-Anwender ausgeben.

03.12.2007

PBSeasy

Entsprechend der Info von PBSnetwork sind Änderungen im Seeburger erforderlich. Wir hatten schon mehrfach darauf hingewiesen, dass der Einsatz des Seeburgers in Verbindung mit der Telebox 400 nicht mehr empfehlenswert ist (Kosten für Spams und überhaupt, ausklingender und nicht mehr gegebener Support für Seeburger-Subelke, Aufwand für Neuinstallationen des Seeburgers u.a.m.) und dass wir unbedingt (und auch PBSnetwork) empfehlen, möglichst schnell PBSeasy-Mail einzusetzen (siehe auch 15.11.2007).  Vor allem auch deshalb, weil wir sehr intensiv mit PBSnetwork GmbH  zusammenarbeiten und damit alle Erweiterungen und Vorteile des PBSeasy-Systems sich in unserer PBSeasy-Mail-Lösung direkt niederschlagen.

30.11.2007

Katalogdienste

Der Name ist schon nicht ganz richtig, weil nicht nur Kataloge sondern auch sonstige Werbemittel darüber verteilt werden können. Im Prinzip umfasst dieses Zusatzprogramm folgende Funktionen:

1. Festlegung welcher Artikel (Katalog, Werbemittel, Einladung) dem nächsten Auftrag automatisch beigefügt werden soll.

2. Auswahl der Kunden, die diesen erhalten sollen.

3. Jedem Kunden wird bei seinem nächsten Auftrag der Artikel angefügt und damit ausgeliefert (, wenn die betreffende Position nicht storniert wird).

4. Nach einem selbst definierbaren Zeitraum können Etiketten für alle die Kunden erstellt werden, denen noch nichts geliefert worden ist, um diese dann separat zu versenden.

Diese Funktion kann aber auch in Verbindung mit Logistik-Zentren, wie Alka, Spicers, Kaut-Bullinger oder Büroring verwendet werden, wenn diese bei sich den betreffenden Artikel im Lager haben. Parallel können bis zu 5 Aktionen gleichzeitig abgewickelt werden.   

29.11.2007

nochmals Soennecken Hauptkatalog 2008

Wir hatten am 26.11. 2007 angekündigt, dass wir die neuen Katalog-Daten für den Soennecken-Hauptkatalog 2008 ausliefern können. Wir können..., aber leider kann (will) uns niemand bei Soennecken bestätigen, dass die Daten vollständig und in Ordnung sind. Wir sind da nun in der prekären Situation, dass wir u.U. fehlerhafte Daten ausliefern und etwaige Fehler uns dann angekreidet werden. Wir bitten Sie deshalb um Verständnis, dass sich die Auslieferung solange verzögert, bis wir von Soennecken eine genehme Bestätigung erhalten haben. 

28.11.2007

Kostenstellen

Eine Liste aller Kostenstellen, die zu einem Hauptkunden gehören, kann man sich über die Kunden-Stammdaten-Verwaltung mit der Funktion 5=Druckausgabe und entsprechender Eingabe verschaffen.

27.11.2007

Aktionen

Viele Fachhändler bieten über Aktionen spezielle Artikel zu Sonderpreisen an, die sie dann den Kunden über Flyer oder sonstige Werbungsmitteln versenden. Solche Aktionen mit ihren speziellen Preisen werden in COMMERZ-ACTUELL ganz einfach in Form von Gruppennettopreisen (z.B. A-Preise) angelegt. Damit erhält dann jeder Kunde, der einen solchen Artikel ordert, den Aktionspreis.

Aber: "Rechnet" sich die Aktion auch ?

Das kann man ganz einfach erfahren, wenn man nur  in der ANGEBOTSÜBERWACHUNG den Menüpunkt NETTOPREISAUSWERTUNG aufruft. Dort erfährt man, welcher Artikel in welcher Menge, mit welchem Umsatz und welchen Bruttonutzen verkauft wurde. Dieses Ergebnis ist dann den Aufwendungen der Aktion gegenüberzustellen. 

Übrigens: Diese Auswertung kann man auch für die Nettopreise eines Kunden abrufen, um zu erfahren, welche Artikel geordert worden sind. Eine ganz nützliche Auswertung, um den Stand etwaiger Abnahme-Vereinbarungen zu überprüfen.  

26.11.2007

Soennecken-Hauptkatalog 2008

Von Soennecken erhalten wir die Daten für den Bürobest-Katalog. Diese Daten können wir entsprechend aufbereitet für die direkte Eingabe ins COMMERZ-ACTUELL bereitstellen. Wir haben bereits Fax-Angebote an die Fachhändler versendet, die diese Leistung wegen des sonst beträchtlichen Aufwandes gerne angenommen haben. Wer bisher noch kein Fax-Angebot erhalten hat, sollte sich schnellstens an unsere Hotline wenden. 

23.11.2007

Sicherheit

Vor der Übernahme von COMMERZ-Programmen und auch bei allen generellen Abläufen, wie z.B. Reorganisation oder auch Jahreswechsel sollte unbedingt immer eine Datensicherung erstellt werden. Weiterhin sollten beim Einspielen von Programmen immer nur die von der Hotline benannten Programme übernommen werden (und auch nur die und keine anderen/weiteren !).  In diesem Zusammenhang möchten wir nochmals auf die Möglichkeit der Fernwartung hinweisen, wobei dann die Hotline die korrekte Übernahme übernimmt und garantiert.

22.11.2007

FIBU-Daten

Wir gehen davon aus, dass jeder Fachhändler, der COMMERZ-ACTUELL-FIBU einsetzt, auch die Export-Schnittstelle zu IDEA zur Verfügung hat. Betriebsprüfer bestehen heute nahezu immer darauf, die FIBU-Daten in elektronischer Form zur Verfügung gestellt zu bekommen (ein Verwerfen der Buchhaltung wird schon manchmal angedroht). Dieser Export ist mit unserer IDEA-Schnittstelle möglich und hat sich schon mehrfach bewährt.

Derzeit prüfen wir gerade, ob diese Schnittstelle nicht auch dazu genutzt werden kann, um die FIBU-Daten eines Jahres dem Steuerberater zur Verfügung zu stellen, der dann mit diesen Daten direkt die Bilanz vorbereiten kann. 

Wer hieran Interesse hat, sollte sich bei der Hotline melden, damit wir auch abstimmen können, wie und ob der Steuerberater diese Daten lesen kann. 

21.11.2007

Abschriften in TKD

Auch in COMMERZ-ACTUELL-TKD können Rechnungs-Abschriften erstellt werden. Diese Funktion ist etwas versteckt; man findet sie in 3. LEISTUNGSBEARBEITUNG, 4. DRUCK VON RECHNUNGEN und dann 4. RECHNUNGABSCHRIFTEN.

Darunter findet man auch den Menüpunkt zum Löschen der TKD-Rechnungen (dann Abschrift nicht mehr möglich), der eigentlich (wie auch in WWS) regelmäßig aufgerufen werden sollte. Löschungen sind  datumsbezogen, sodass aktuelle Rechnungen immer noch weiter zur Verfügung stehen.

20.11.2007

Auftragsprotokoll

Wozu braucht man eigentlich ein Auftragsprotokoll ?

Dieses Protokoll enthält für jeden Auftrag alle relevanten Daten, somit auch die EK-Preise und den Nutzen pro Position und insgesamt. Diese Daten lassen sich aber auch am Bildschirm anzeigen, sodass dieses Protokoll eigentlich nur noch in Ausnahmesituationen, z.B. bei größeren diffizilen Aufträgen genutzt werden könnte.  

19.11.2007

Freie Einheiten

Es gibt (alle möglichen) Vertragskonditionen, bei denen der Kunde am Jahresende die nicht genutzten Kopien vergütet bekommt. Dazu gibt es in COMMERZ-ACTUELL zumindest zwei gängige Lösungen:

1. Statt der Wartungspauschale werden Abschläge berechnet, und bei der Zählerstands-Abrechnung am Jahresende ergibt sich dann automatisch ein zu berechnender Betrag oder eine Gutschrift

2. Normaler Vertrag mit Wartung, Zähler und Freie Einheiten. Dann kann man am Jahresende sich über die Funktion "AUFGELAUFENE FREIKOPIEN" den Überhang ausweisen lassen. Über die Funktion "SONSTIGE ERLÖSE" (auch mit negativen Werten eingebbar) könnte dann z.B. bei etwaige sonstige Gutschriften die Wartungsbilanz entsprechend verändert werden. 

Fazit: Unter Nutzung der in TKD vielschichtig vorhandenen Funktionen können auch Ausnahmen leicht abgewickelt werden. Sollten Sie solche speziellen Vertragskonditionen bei sich haben, finden wir sicherlich dafür im Standardumfang von TKD gemeinsam auch eine Lösung dafür.

16.11.2007

Angebote

Wenig genutzt wird offenbar die Funktion "ERSTELLEN VON ANGEBOTEN", obwohl diese Funktion erlaubt, aus bestehenden Datenbeständen für beliebige Weiterverarbeitung Angebote zu erstellen. Wichtig dabei ist, dass auch die Möglichkeit besteht, den Angebotspreis vorgeben zu können.

So kann man z.B. bestehende Nettopreise prozentual erhöhen oder ein Angebot erstellen mit allen Artikeln, die ein Kunde innerhalb eines vorgebbaren Zeitraumes geordert hat, um daraus ggf. ein Nettopreisangebot zu erzeugen.

Mit dieser Funktion erhält man zumindest eine Basis mit Artikeln und Preisen, mit der dann weitergearbeitet werden kann. 

15.11.2007

PBSeasy-Mail

Wir hatten bereits mehrfach auf die Problematiken mit PBSeasy-Direkt hingewiesen: Immer wieder steigende Kosten (z.B. durch die Verwendung der Telebox 400) und Entwicklungs- und Supportende des Seeburger-Programms SUBELKE. Wir haben dieses erkannt und können als Ersatz unser PBSeasy-Mail mit verbesserten Funktionen anbieten. Wir gehen davon aus, dass sich der Wechsel bereits innerhalb eines Jahres amortisiert. Für denjenigen, der also mit uns noch 3 bis 5 Jahre zusammenarbeiten möchte, "rechnet" sich ein Wechsel auf jeden Fall.  

14.11.2007

Verteilung Rechnungen in der FIBU

Wenn Ausgangsrechnungen in die FIBU übernommen werden, dann werden sie direkt auf die verschiedenen Erlöskonten verteilt. Voraussetzung dazu ist lediglich, dass in WWS und TKD die dafür erforderlichen Voraussetzungen geschaffen worden sind. Eingangsrechnungen müssen in der FIBU eingegeben, aber auch hier besteht die Möglichkeit, diese auf verschiedene WE- oder Kostenkonten aufzuteilen. Dazu ist es erforderlich ein Sammel-WE-Konto einzurichten und beim Buchen beim Gegenkonto F3 einzugeben. Danach können bis zu 5 Aufteilungskonten mit den Beträgen eingegeben werden.

13.11.2007

Intensiv-Workshop

Der nächste Intensiv-Workshop, um die Funktionen und die Techniken von Concept Office genauer kennenzulernen, findet am 27.11.2007 (WWS und die dazugehörenden Randthemen) und am 28.11.2007 (TKD/MB) in Langenfeld (bei Düsseldorf) statt. Bitte schnellstens anmelden und die Chance nutzen, sich über das Nachfolgeprodukt von COMMERZ-ACTUELL sowie die problemlosen Übergangsverfahren (Datenmigration) im Detail zu informieren. 

12.11.2007

Volltextsuche

Wir hatten bereits am 22.1.2007 darauf hingewiesen, dass durch den Einsatz der zusätzlichen parallelen Speicherung der Artikel in eine Datenbank die Artikelsuche auch über die Artikelbezeichnung möglich ist. Diese Funktion steht nun auch für die Kunden zur Verfügung. so dass durch Eingabe von Daten der Adresse der Kunde gefunden werden kann. 

Info bitte bei der Hotline anfordern.  

09.11.2007

"Hängende" Lieferscheine und Rechnungen

Zum Teil wird in COMMERZ-ACTUELL der Druck von Lieferscheinen und Rechnungen in zwei Phasen (erst Druck, dann Update der Daten) durchgeführt, wobei dazwischen auch teilweise die Abfrage "DRUCK IN ORDNUNG" zu beantworten ist. Aufträge, die bereits gedruckt sind, deren Daten aber noch nicht verändert sind, haben bereits eine feste Lieferschein- oder Rechnungsnummer, die erhalten bleiben muss. Sie wird intern als negative Zahl dargestellt. Wenn man nun die obige Abfrage mit "N" beantwortet und dann die Bearbeitung verlässt, bleiben die vergebenen Nummern intern erhalten. In diesem Fall sollte unbedingt das gedruckte Formular unverzüglich vernichtet oder speziell gekennzeichnet werden, weil es ja nochmals gedruckt werden wird. 

Solche "hängenden" Aufträge kann man sich mit den Hilfsprogrammen anzeigen lassen. Empfehlung deshalb: Ab und zu (mindestens einmal monatlich) die Programme dazu aufrufen.    

08.11.2007

Lästige Meldung

Wer beim Aufruf von TKD oder MB die Meldung "ZUGRIFF NUR AUF MASCHINEN AUFTRÄGE VON LAGER x" bekommt, kann diese dadurch vermeiden, dass er in der Zugriffsberechtigung das Kennzeichen für ZENTRALE/FILALE auf 9 (Eingabe F3) setzt. Die Warnung ist dafür gedacht, dass man z.B. in einer Filiale lediglich auf die "eigenen" Daten zugreifen kann; sie erscheint aber nur dann, wenn COMMERZ-ACTUELL für mehr als ein (Zentral-)Lager freigegeben ist.   

07.11.2007

Änderung von Abrufaufträgen

Abrufaufträge, für die bereits eine Vorabrechnung erstellt worden ist, können auch nachträglich erhöht werden. Dazu folgendes Beispiel:

Ausgangssituation:

Abrufauftrag mit 100.000 Blatt Kopierpapier ist gespeichert und Rechnung vorab gedruckt. Kunde hat bereits 30.000 Blatt erhalten und möchte den Abrufauftrag auf 150.000 erhöhen. 

Verfahren:

Abrufposition löschen, neu erfassen mit Menge 50.000 und Vorab-Rechnung drucken.

Dann Abrufmenge auf 120.000 (150.00 minus bereits erhaltene 30.000) setzen.

Leider lässt sich keine zweite Position mit gleichem Artikel als ein neuer Abrufauftrag eingeben, weil der VK-Preis bei der Abrufposition als Nettopreis interpretiert wird und für einen Artikel dieser nur einmal angelegt sein darf.   

06.11.2007

Rechnung an Leasing

Wenn Kunden größere Aufträge (Geräte, Einrichtungen) über Leasing bezahlen wollen, dann kann dieses in WWS auf ganz einfache Weise durchgeführt werden: Man muss lediglich im Auftragskopf die Rechnungsadresse verändern, aber nicht durch Überschreiben (FUNKTION =  1 oder 2) sondern durch Eingabe der Kunden- (Debitoren-)Nummer der Leasingfirma (FUNKTION = 3). Dann werden die Umsätze beim Kunden gebucht (auch etwa enthaltene Geräte werden dem Kunden zugeordnet), die Rechnung und die an die FIBU übergebenen Daten enthalten aber die Daten der Leasingfirma. Es entsteht in der FIBU damit eine korrekte Forderung n die Leasing und nicht an den Kunden.     

05.11.2007

Erlöskonten

Um bereits im Vorfeld richtig zugeordnete Daten an die FIBU übergeben zu können, ist es wichtig, die Erlöskonten in WWS (Kasse ggf. gesondert) und in TKD korrekt und umfassend anzulegen. Ganz besondere Bedeutung fällt dabei den Warengruppen aus den Artikeln zu, über die die Erlöskonten zugeordnet werden. So ist es z.B. unbedingt erforderlich, allen Artikeln mit 7% Mehrwertsteuer spezielle Warengruppen zuzuordnen, damit diese in der FIBU dann auch auf ein Erlöskonto mit 7% "landen". Es gibt eine spezielle Zusammenstellung von logics, die das generelle Verfahren "wie werden Erlöskonten zugeordnet" beschreibt und das bei der Hotline angefordert werden kann. 

01./02.11

Feier- und Brückentag

31.10.2007

Lückenlose Technikerzeiten

Mit der Verwendung der Funktion "TÄGLICHE ARBEITSZETTEL" kann man sehr gut erreichen, dass alle Technikerzeiten erfasst werden, damit nicht erst am Monatsende festgestellt wird, dass Stunden "fehlen". Arbeits- und Fahrtzeiten, die damit erfasst werden, brauchen in der Leistungserfassung nicht nochmals eingegeben werden, weil die Stunden gleich den Aufträgen zugeordnet werden können.

Eine Prüfung, ob diese Funktion genutzt werden kann, ist es sicherlich wert. 

30.10.2007

Ablösung EVATIC durch COMMERZ-ACTUELL-TKD

29.10.2007

"schon vergessen" ?

Innerhalb der Auftragsbearbeitung und des Bestellwesens kann man mit der Eingabe von "s" sich den Preisspiegel der Lieferanten anzeigen lassen (Anzeige aller Lieferanten mit ihren Staffel-EK-Preisen) und daraus den geeigneten auswählen. Damit kann man direkt entscheiden, bei welchem Lieferant man den Artikel bestellen möchte.

Generell sollte man sich an den Stellen, bei denen vor der Eingabe ein Stern (*) steht, ab und zu einmal anzeigen lassen, welche Eingaben hier möglich sind und welche Information man hier abrufen kann. Routinemäßig wird man zum Beispiel bei der Kundennummer nicht mehr die Alternativen mit F5 abrufen, welche Eingaben möglich sind, da man sie kennt, aber an besonderen Stellen lohnt es sich schon, sich die Alternativen aufzeigen zu lassen. COMMERZ ist so ausgelegt, dass eigentlich bei jeder Funktion die hierfür wichtigen Informationen auf dem Bildschirm bereitgestellt werden. Man sollte sich mit Eingabe von F5 schon einmal informieren, welche Daten auf dem Bildschirm bereitgestellt werden können. Dann weiß man erst, welche besondere  "Informations-Power" stets auf Abruf zur Verfügung steht.

Die Eingabe von F5 schadet übrigens keinesfalls, da man jedes Angebotsfenster auch wieder mit F1 schließen kann.     

26.10.2007

Version 3.02

Der logics-news aus November 2007 wird eine Beschreibung beigefügt sein, die die viele29.10.2007weiterungen, die in der Version 3.02 enthalten sind, ausführlich darstellt. Die Auslieferung der neuen Version ist für Anfang 2008 geplant.

25.10.2007

Import Artikel

Wenn man zusätzlich von Lieferanten oder Herstellern Artikel ins COMMERZ-ACTUELL übernehmen möchte, dann kann man das ganz einfach über die "ZENTRALE ARTIKELPFLEGE" durchführen. Dazu sind die Artikeldaten (meist in EXCEL-Format) lediglich in ein Standardformat umzuwandeln; danach stehen die vielschichtigen Funktionen aus ZPF zur weiteren Pflege der Artikeldaten zur Verfügung. Einlesen kann man beispielsweise Ersatzteile oder Artikel von Lieferanten, die nicht über PBSeasy ihre Daten bereitstellen.  

24.10.2007

WORD-Drucker

Bei einem WORD-Drucker sind zwei Eingaben wichtig: 

1. Die Zeichengröße (Sz) sollte für Listen auf 06 gewählt werden, weil dann die Liste komplett auf den Bildschirm kommt (kein automatischer Umbruch beim Zeilenende)

2. Die Anzahl Zeilen sollte gesetzt sein, weil über sie  die Anzahl der auf ein Blatt auszugebenden Zeile bestimmt wird. Mit dieser Eingabe kann man vermeiden, dass nach den Standardzeilen ein Blattvorschub erfolgt und damit unten im Blatt eine Vielzahl von Leerzeilen entstehen (beim Druck über WORD auf DIN A4 können mehr als 65 Zeilen gedruckt werden).

23.10.2007

IDEA-Schnittstelle

Wir gehen davon aus, dass unsere Empfehlung, Jahressicherungen der FIBU-Daten aufzuheben, überall befolgt worden ist. Jetzt ist allerdings bei den Fachhändlern ein Problem aufgetreten, die von UNIX auf WINDOWS umgestellt haben, weil sie ihre UNIX-Daten nicht mehr exportieren können. Unsere Hotline kann in diesem Fall weiterhelfen, in dem sie die UNIX-Daten (gegen eine geringe Bearbeitungsgebühr) entsprechend konvertiert, sofern die Sicherungsbänder und unsere Streamer dieses zulassen. Bitte ganz schnell reagieren.  

22.10.2007

Intensiv-Workshops in Langenfeld/Düsseldorf

Bitte schnellstens anmelden zu den Intensiv-Workshops Concept Office

27.11.2007: WWS und Randthemen (PBS, Kasse etc.)

28.11.2007: TKD und Randthemen (MB, VST etc.) 

Die Einladungen wurden vorige Woche per E-Mail verschickt (an richtiger Stelle angekommen ?).

19.10.2007

Zusätzliche Geräteüberwachung

Wahlweise kann man statt der Funktion "Standardwartung", die dafür gedacht ist, automatisiert zeitbezogene Aufträge in TKD vorab (z.B. für den nächsten Monat) zu erzeugen, auch eine zusätzliche Zeitüberwachung integrieren. Dazu kann man zum Gerät ein Datum (z.B. Zeitpunkt einer vorzeitigen Vertragskontrolle, Ablauf von Leasingverträgen u.a.m.) eingeben, das dann entsprechend überwacht werden kann. Sinnvoll ist diese Funktion aber nur, wenn die weiteren Vertragsdaten (VERTRAGSENDE) nicht ausreichen, wie z.B. dann, wenn man als ENDDATUM stets den 31.12.49 eingegeben hat.

Die Hotline kann das bei Bedarf für Sie einstellen. 

18.10.2007

Fernwartung ?

Kein Problem bei logics 

Wir haben bereits mit etlichen COMMERZ-Anwendern vereinbart, dass wir den Service bezüglich Wartung, Analysen und Betreuung auch über Fernwartung durchführen können (dürfen). Voraussetzung dabei ist aber, dass beim Fachhändler auch die dafür erforderlichen Voraussetzungen eingerichtet sind. Wer diesen Vorteil nutzen möchte, sollte sich mit der Hotline in Verbindung setzen, um die doch sehr einfache Einrichtung zu vereinbaren. Dieses sollte möglichst jetzt schon im Vorfeld erfolgen und nicht zu einem Zeitpunkt, zu dem "ganz schnell" etwas durchzuführen ist.  

17.10.2007

Kunde kauft Toner im Laden oder im Fachmarkt

Nicht immer genutzt bei unseren Fachhändlern wird die Funktion "TKD-Aufträge in WWS/Kasse", die die Anforderung "Kunde ordert Toner und andere Artikel über Strecke oder im Laden" komplett abdeckt. Dabei erfolgt zwar die Toner-Abwicklung in der WWS/Kasse, aber alle Funktionen werden so verarbeitet, als ob diese im TKD-Programm erfolgt wären. Normalerweise werden Tonerlieferungen gemeinsam mit sonstigen Technikeraufträgen in TKD abgewickelt, aber der Kunden muss auch seinen "gemischten" Auftrag in einer einzigen Abwicklung durchgeführt bekommen können. 

TKD-verdächtige Artikel werden an der Verrechnungsart erkannt, so dass Toner-Aufträge gesondert behandelt und verarbeitet werden können. Es werden die Geräte mit Verträgen zur Auswahl angezeigt und über die Artikeltabelle auch geprüft, ob der Toner für das betreffende Gerät auch geeignet ist. Existiert ein Wartungsvertrag, dann wird automatisch der VK auf Null gesetzt und der Aufwand (Einkaufspreis) beim Gerät hinterlegt. Weitere Feinheiten steuern die richtige Verbuchung der zusätzlichen Statistikdaten.

Eine derartige Abwicklung lässt sich natürlich effizient und transparent nur in einer voll integrierten Software realisieren. Man stelle sich nur vor, dass allein solche doch sehr einfache Funktion mit  individuellen Bausteinen und mit Schnittstellen zwischen verschiedener Software für WWS, Kasse und TKD abgewickelt werden soll: Das Chaos ist vorprogrammiert, vor allem wenn man auch noch die Lagerführung und das Bestellwesen einbezieht. An diesem einfachen Beispiel ist doch sehr gut zu erkennen, dass das, was wir immer schon propagiert haben, nämlich dass nur eine integrierte DV-Lösung aus einer Hand, die alle Geschäftsbereiche abdeckt, für alle Fachhändler die einzig wahre Lösung sein kann.

Sollten Sie "TKD-Aufträge in WWS/Kasse" noch nicht im Einsatz haben, sollten Sie sich am besten gleich an unsere Hotline wenden.     

16.10.2007

schon vergessen ?

Wenn man in der Auftragserfassung WWS ist, dann kann man bei der Bearbeitung einer Position mit Cursor rechts und Cursor links in der untersten Zeile ganz schnell vom Standard-Bildschirm in den Erweiterten Bildschirm hin und wieder zurück verzweigen. Ein ganz wichtiger Fall ist dann gegeben, wenn man in der Auftragsänderung eine Position aufgerufen hat, weil man dort (ohne erst die AUSWAHL 1=ÄNDERUNG aufgerufen zu haben) mit Cursor rechts sofort in den erweiterten Bildschirm kommt. Geht man dann zurück, ist man gleich im Zustand "Änderung der Position". Mit diesen Cursor-Funktionen kann man erheblich schneller Bildschirmwechsel durchführen. 

15.10.2007

Lastschriften

Fachhändler, die die COMMERZ-FIBU einsetzen, haben für die automatisierte Generierung und die elektronische Weiterverarbeitung von Lastschriften überhaupt kein Problem, weil alle Funktionalitäten umfassend zur Verfügung stehen. Anders ist es bei den Fachhändlern, die eine Fremd-FIBU im Einsatz haben, weil die Generierung der Lastschriften in WWS bzw. TKD und nicht in der FIBU erfolgt. Die Exportschrittstelle enthält zwar die Information, dass für eine Rechnung eine Lastschrift zu erstellen ist, aber nicht zusätzliche Informationen über Zusatztexte (Geräte-/Vertrags-Angaben u.a.m.), die den Lastschriften zusätzlich hinzu zu fügen sind. 

Wenn ein Fachhändler die COMMERZ-FIBU nicht im Einsatz hat, dann sollte er in WWS und TKD zumindest die Rechnungen, die ja auch eine spezielle Zahlungsbedingung haben, als Lastschrift-Rechnung kennzeichnen. Dann kann er entweder für diese Rechnungen in WWS oder/und in TKD entweder die Lastschriften ausdrucken oder einen Datenträger erzeugen. In beiden Fällen wird ein Protokoll erstellt, das dann als Basis gelten kann für die (manuelle) Erstellung der Lastschriften, z.B. in der Fremd-FIBU. 

Beim Generieren der Lastschriften werden alle Konditionen (Zeitpunkt, Skonto) berücksichtigt, so dass diese auch ausgewiesen und entsprechend weiterbearbeitet werden können.     

12.10.2007

Delkredere Vereinbarung mit Soennecken eG

Nur zur Information:

Wir haben den Lieferanten-Vertrag mit Soennecken gekündigt, weil dieser Vertrag für uns in keinster Weise mehr förderlich ist. Zudem besagt der bereits im Jahre 1982 mit büro actuell abgeschlossene Vertrag, dass lediglich Schulungen, Entwicklungen von Software-Komponenten (Lizenzen) sowie der Verkauf von Rechnern und Programmen  der Delkredere-Abrechnung unterliegen. Darunter fallen ganz eindeutig nicht die Rechnungen für unsere Wartungen, sodass diese - wie auch bereits mitgeteilt und unabhängig von einem Kündigungstermin - direkt an uns zu bezahlen sind. Wir bitten alle, die uns jahrelang gewogen gewesen sind, um entsprechende Beachtung.

Zwischenzeitlich hat Soennecken eG mitgeteilt, dass die Kündigung erst zum Novembr 2008 wirksam sei und dass auch Wartungen der Delkredere-Abrechnung unterliegen. Eine Einigung ist noch nicht erzielt.

11.10.2007

Auftragsabwicklung TKD

Bisher war es im TKD so, dass Positionen, die im Auftrag erfasst wurden, immer mit ihren Mengen auch auf dem Techniker-Auftrag ausgegeben wurden. Neu ist jetzt, dass wahlweise bei Positionen der Verrechnungsart 00-09 als Überschrift AW (Arbeitswerte), MA (Mitarbeiter) und ZEIT (VON BIS) und bei den Positionen selbst lediglich Punkte für manuelle Eintragungen ausgegeben werden. Damit können z.B. die verschiedenen Aufgaben textlich in einzelnen Positionen vorgegeben werden, die geleisteten Zeiten eingetragen und der Techniker-Auftrag vom Kunden unterschrieben werden. Positionen der anderen Verrechnungsarten werden wie bisher dargestellt.

Da zudem noch die Möglichkeit besteht, Gesamtaufträge als Kostenvoranschläge zu erfassen und diese als AUFTRAG auch zu drucken, kann man dort den gesamten Auftrag definieren, einzelne Positionen als Auftrag übernehmen und dann auch eine Gesamtrechnung (Sammelrechnung) über alle aus dem Gesamtauftrag erstellten einzelnen Techniker-Aufträge erstellen. Letzteres erfolgt über die zusätzliche Eingabe der KV-Nummer, sodass andere Aufträge des Kunden nicht mit einfließen. 

Einzelheit und Beispiele bei Bedarf bitte anfordern.

10.10.2007

Inventur

Bei vielen Fachhändlern wird zum 31.12.2007 die Stichtagsinventur fällig. Wenn man diese über ein MDE oder ein spezielles Notebook durchführen möchte, dann müssen die Inventur-Programme in COMMERZ-ACTUELL eventuell entsprechend angepasst werden. Um nicht in Zeitdruck zu kommen und die Verfahren im Vorfeld schon einmal zu testen, sollten schon jetzt Überlegungen angestellt werden, wie die Inventur ablaufen soll. Die Hotline unterstützt Sie gerne dabei. 

9.10.2007

PBSeasy-Direkt

Wir haben von etlichen Fachhändlern, die (noch) mit PBSeasy-Direkt über Seeburger und über die Telebox 400 die Daten austauschen, erfahren, dass die Kosten sich in letzter Zeit stark erhöht haben. Das liegt zum Teil daran, dass in der Telebox 400 jegliche E-Mails, die auf diese Adresse reflektieren, gespeichert werden, und das können eben auch eine Fülle von Spam-Mails sein.

Wir empfehlen deshalb (erneut) dringend auf PBSeasy-Mail umzustellen.

8.10.2007

Druck von Preislisten

Bei den Sonderprogrammen gibt es die Möglichkeit, Preislisten für Kunden zu drucken (mit oder ohne Orderspalte). Dabei ist wichtig, dass die Auswahl der Artikel auch durch Angebote bestimmt werden kann. Damit kann man dann zum Beispiel nach einer Änderung von Nettopreisen dem Kunden eine neue Preisliste für seine individuellen Nettopreise erstellen. Diese Funktion kann man beispielsweise auch nutzen, um eine Preisliste für Schulen zu erstellen, indem man ein Angebot mit den betreffenden Schulartikeln anlegt. Wichtig dabei ist aber, dass bei einer Erstellung einer Preisliste für mehrere Kunden (z.B. Schulen) für jeden Kunden eine individuelle Preisfindung stattfindet, so dass genau die Preise aufgeführt werden, die der Kunde letztlich auch bezahlen muss. "Neutrale" Preislisten kann man dadurch erzeugen, dass man diese für einen allgemeinen Kunden erstellt. 

4.10.2007

Brückentage

Aufgrund des optimal liegenden Feiertages haben wir erneut verlängerte Brückentage. Nächste Logics news am 8.10.2007.  

02.10.2007

Spezielle Preise in TKD

Neben der Möglichkeit, Nettopreise und Konditionen aus WWS in TKD zu verwenden, kann man auch innerhalb von TKD spezielle Artikel mit kundenindividuellen Preisen verwenden. Dazu ist im 7. Bildschirm der Geräte vorgesehen, dass man dort Artikel für besondere Technikerleistungen (Stunden) oder für Fahrtkosten (Zonen) hinterlegen kann. Diese Artikel werden dann in einen Auftrag eingebracht, wenn man bei ARTIKEL-NR ENTER eingibt und bei der VERRECHNUNGSART 00 oder 40. Wenn das bisher noch nicht genutzt wurde, dann sollte man für die Anwendung eine entsprechende BS-INFO hinterlegen, wie z.B.: "Fahrtkostenpauschale immer über  Verrechnungsart 40 eingeben".

01.10.2007

Spezielle Erlöskonten

Sowohl für einzelne Lager (Filialen) als auch für die Kasse können spezielle Erlöskonten angelegt werden. Dazu ist in der Stammdatenverwaltung "ERLÖSKONTEN" beim zweistelligen Schlüssel die erste Stelle mit der Lagernummer (1 bis 4) oder mit einer "5" (für die Kasse)  zu belegen und die warengruppenbezogenen Erlöskonten wie sonst auch einzutragen. Jeder für ein Lager (Filiale) oder an der Kasse erstellten Rechnung werden dann die entsprechenden Erlöskonten zugeordnet. Damit kann man, wenn man z.B. die täglichen Geldeingänge an der Kasse auf spezielle Erlöskonten bucht, den Kassenrechnungen die gleichen Erlöskonten automatisch zuordnen. Man  erhält dann einen Gesamtstand aller Erlöse an der Kasse in der Buchhaltung ohne eine Trennung in den Rechnungen machen zu müssen.   

28.9.2007

Logistik-Abwicklung

In Vorbereitung für die nächste Version ist, dass man bei der Übergabe von Kundenaufträgen an ein Logistikzentrum nicht mehr einen speziellen Menüpunkt (13. LOGISTIK-ONLINE) aufrufen muss (und das ggf. noch öfters am Tag), sondern, dass die betreffenden Aufträge automatisch abgestellt und über eine gesonderte Prozedur an das Logistikzentrum übertragen werden. Dabei gibt es dann für die Aufträge zwei Zustände (1. Kann übermittelt werden und 2. Ist noch nicht ganz fertig). dabei dürfen nur die ersten übertragen werden, während die zweiten noch zurückgehalten werden müssen. Gesteuert wird das, dadurch, dass man Aufträge "Parken" kann, die dann solange nicht weitergeleitet werden, bis sie freigegeben werden. Auswertungen am Bildschirm erlauben auch, die noch im Parkzustand befindlichen Aufträge sich anzusehen.

Mit diesem Verfahren wird die Kommunikation mit den Logistikzentren wesentlich einfacher und sicher gemacht.  

27.9.2007

Spool-Verwaltung

Bei Löschen von Spooldaten muss man nicht jede Datei einzeln löschen, sondern man kann Gruppen von Dateien und/oder die Spools auch datumsbezogen löschen. Dazu ist es zunächst erforderlich, dass man bei NR die "Wundertaste" F3 eingibt. Danach kann man dann die ersten Zeichen des Spoolnamens eingeben und bei BIS DATUM ein Enddatum. Nach Bestätigung werden dann alle Spooldateien gelöscht, die mit dem eingegebenen SPOOLNAMEN beginnen und die älter sind als das DATUM. Es bleiben aber alle Spools erhalten, die noch nicht gedruckt sind oder bei denen irgendein Fehler aufgetreten ist; diese müssen dann bei Bedarf einzeln gelöscht werden.

Wichtig ist natürlich, dass bei der Eingabe des Spoolnamens beim Drucken dieser einer  gewissen Norm entspricht: Er sollte möglichst mit dem Kürzel des Mitarbeiters beginnen, damit dieser seine von ihm erzeugten Dateien mit dieser schnellen Methode löschen kann. 

26.9.2007

Auftragshinweise in TKD

An TKD-Aufträge können auch Informationen angehängt werden, die über den Ablauf eines länger laufenden Auftrages Auskunft geben. Diese Daten kann man erfassen oder ändern, wenn man im Auftragskopf-Bildschirm in der untersten Zeile F3 eingibt. Diese Informationen könnten z.B. wie folgt aussehen: 

Bei der Auftragsauskunft kann man ebenfalls mit F3 sich die Informationen anzeigen lassen; gleiches gilt auch für die Leistungserfassung.

Gedacht sind diese Daten dafür, dass jeder Mitarbeiter über den Status eines Werkstatt-Auftrages Auskunft geben kann. Voraussetzung ist natürlich, dass diese Daten bei längerfristigen Aufträgen auch versorgt werden. 

25.9.2007

Änderung Parametersätze

Wenn (überhaupt) in COMMERZ-ACTUELL Parametersätze manuell geändert werden, sollte das betreffende COMMERZ-Programm stets neu gestartet werden. Erst dann werden die Änderungen auch wirksam. Dieses trifft insbesondere für die TKD-Parameter 9 und 10 zu.

24.9.2007

Postleitzahlen an der Kasse

Es gibt eine Erweiterung an der Kasse, die eine direkte schnelle Erfassung der PLZ für die allgemeinen Ladenkunden und eine zeitbezogene Auswertung nach diesen PLZs erlaubt. Ist diese PLZ nicht eingebbar, wird eine Art Sammel-PLZ gebildet. Bei Streckenkunden wird die PLZ aus dem Kundenstamm entnommen. Die Auswertungen  entsprechen der Frequenzanalyse, bei der statt den Zeitintervallen die Postleitzahlen zeilenweise aufgeführt sind und die Umsätze und Kundenzahlen auswiesen werden. 

Informationen gerne über die Hotline.

21.9.2007

Kundeneigene Artikelnummer

Es gibt immer wieder Kunden der Fachhändler, die auf Basis ihrer eigenen Artikelnummer (z.B. SAP)  bestellen. Diese können in COMMERZ-ACTUELL auch direkt eingegeben werden, was aber voraussetzt, dass diese bei der (wohl üblichen) Definition von Nettopreisen mit eingegeben werden.  

Dabei ist zunächst im Kopfsatz des Angebotes das Feld KUNDEN-ARTNR auf "J" zu setzen.

und bei jedem betreffenden Artikel die kundeneigene Artikelnummer einzugeben.

Bei der Auftragserfassung kann bei ARTIKELNUMMER die kundeneigen Artikelnummer eingegeben werden, der Artikel wird gefunden und die kundeneigene Artikelnummer wird zu Kontrollzwecken unten nochmals angezeigt.

Auf allen Belegen, die zum Kunden gehen, wird auch die kundeneigene Artikelnummer mit ausgewiesen.

20.9.2007

Soennecken-Daten

19.9.2007

Drucken in Datei

Zumindest ein Drucker pro Arbeitsplatz sollte so eingerichtet sein, dass man die Ausgaben direkt in WORD umlenkt, so dass man sich die WORD-Ausgabe ansehen kann und dieses nur bei Bedarf entweder komplett oder auch in Auszügen "echt" druckt. Wer bereits WORD-Drucker installiert hat, die direkt auf Drucker ausgeben, müsste lediglich einen weiteren Drucker mit gleichen Merkmalen anlegen, der sich aber in der Spalte "V" durch ein "J" unterscheidet.

Über dieses "J" in Spalte "V" wird die Ausgabe lediglich ins WORD übernommen und noch nicht gedruckt, alle weiteren Verarbeitungsschritte liegen dann in der Verantwortung des Anwenders. Daher ist es wichtig, dass man lediglich die statistischen Auswertungen auf solch einen Drucker ausgibt und auf keinen Fall die Formulare.

18.9.2007

Pool-Verträge

Bei Poolverträgen ist generell darauf zu achten, dass in allen Geräten alle relevanten Daten eingetragen werden, so als ob dieses Gerät auch alleine abzurechnen wäre. Dieses kann am besten über die POOL-GERÄTE-ÜBERSICHT geprüft werden. Weiterhin ist es erforderlich, dass bei Poolverträgen, die Geräte mit mehr als 2 Zähler enthalten, die maximale Zahl der Zähler auch bei den Geräten eingetragen wird, die weniger Zähler haben. Derzeit erscheint auf der Rechnung dann für diese Zähler als Anfang und als Ende jeweils eine Null; die Vertragsabrechnung soll aber in nächster Zeit so geändert werden, dass diese Zeilen unterdrückt werden. Auch bei der Liste fehlender Zählerstände und bei Erfassen der Zählerstände sollen bei diesen Geräten, die weniger Zählerhaben als die Maximalzahl, der Ausweis unterbleiben bzw. der Zähler nicht mehr angefordert werden. Die Anzahl der Zähler wird dabei aus dem Modell-Stammsatz entnommen, der für jeden Gerätetyp (Modell) eigentlich immer vorhanden sein soll. 

17.9.2007

Nettopreis finden

An die Nettopreise werden bezüglich Auskunft und Änderung häufig verschiedene Anforderungen gestellt. Dabei ist ganz entscheidend, ob man dabei auch gleich Änderungen durchführen möchte oder nicht. Die Frage, ob für einen Kunden ein Nettopreis existiert kann man am besten über die Preisauskunft beantworten. Wenn man jedoch gleich den Nettopreis ändern möchte. macht man das normalerweise über die Nettopreis-Schnellbearbeitung, über die auch der EK-Preis, die PEs und die Artikelbezeichnung geändert werden könnten.  Erst wenn sonst etwas in der Definition eines Nettopreises geändert werden soll, nimmt man die Angebotsänderung zur Hilfe. Dabei gibt es jedoch das Problem, dass man die Angebotsposition wissen muss, die aber durch Anlageversuch mit dem betreffenden Artikel auf dem Bildschirm angezeigt wird. Dieses Verfahren setzt man auch ein, wenn man ein Nettopreis für einen Artikel anlegen möchte, sich aber nicht sicher ist, ob dieser schon definiert ist. 

14.9.2007

Lagerbewegungen

Es hat sich in letzter Zeit immer öfters herausgestellt, dass der Fachhändler genau im Detail wissen wollte, wie sich ein Artikel "gedreht" hat. Das ist bei höherwertigen Artikel sicherlich wichtiger als bei den "normalen". Durch Einschaltung des Lagerführungs-Kennzeichens auf "2", wird jede Lager-Bewegung des betreffenden Artikels in ein gesondertes Protokoll abgestellt, das artikel- und zeitgenau abgerufen werden kann. Damit hat man dann einen genauen Überblick mit welchem Auftrag z.B. sich das Lager reduziert hat und mit welcher Bestellung sich der Lagerbestand erhöht hat. Diese Informationen die man sowohl für den Lagerbestand als auch für den "verfügbaren Bestand" abrufen kann, ist immer dann sehr wichtig, wenn man Differenzen im Lager aufdecken und erkennen möchte, für höherwertige Artikel eigentlich unerlässlich. 

Da jedoch hier sehr viele Daten anfallen können, sollte man von Zeit zu Zeit diesen Datenbestand entsprechend bereinigen. Die Umsetzung von Lagerführung "1" auf "2" kann man generell in den Hilfsprogrammen durchführen, sodass nicht jeder Artikel einzeln verändert werden muss.  

13.9.2007

Techniker-Aufträge

Mal so eine Frage: Warum kann man die Techniker-Aufträge nicht ganz normal aus TKD auf Papier drucken, das auf der Rückseite bereits vorgedruckte Vorgaben für die Techniker-Eintragungen hat ? Diese Rückseite (wenn nicht da die AGBs stehen) kann man dann auch als Blanko-Formular verwenden, wenn dem Techniker der Auftrag sonstwie übermittelt worden ist.

12.9.2007

Was ist eigentlich "Genereller Skonto"

Im Kundenstamm gibt es ein (neues) Feld "GENER. SKONTO", das man auf "J" oder "N" setzen kann. Dieses Feld bewirkt - wenn auf  "J" gesetzt -, dass auch für die nicht-skontofähigen Positionen die Beträge als skontofähig betrachtet werden. Gedacht ist diese Funktion dafür, dass bei bestimmten Kunden auf den Rechnungen der Skontoabzug sich immer auf den vollen Gesamtpreis bezieht, unabhängig davon, ob nicht-skontofähige Positionen enthalten sind. Ist dieses Feld auf "N" gesetzt, dann ist der ausgewiesene mit Skontoabzug zu zahlende Betrag um die Beträge erhöht, die sich aus den nicht-skontofähigen Positionen ergeben.

Kompliziert ? Na dann ein Beispiel:

Position 1: EUR 100,00 (skontofähig)

Position 2: EUR 100,00 (nicht-skontofähig)

3 % Skonto

--> GENER.SKONTO = "J"  --> BIS XX.XX.:XX EUR 194,00

--> GENER.SKONTO = "N" -->  BIS XX.XX.XX  EUR 197,00   

11.9.2007

Detail-Workshops für Concept-Office

Die bisher in Fürth durchgeführten Workshops zum Kennenlernen der Arbeitsweise und des Funktionsumfanges der Concept-Office-Programme waren bisher sehr erfolgreich. Wir werden jetzt auch dem mehrfach geäußerten Wunsch nachkommen, weitere Workshops auch regional (Hannover und Düsseldorf) anzubieten. Diese werden im 4. Quartal, so ab 15.10.2007 stattfinden. Wir haben bereits etliche Anfragen erhalten; bitte um Kontaktaufnahme mit uns, wer sich noch nicht "gemeldet" hat.

10.9.2007

Überwachung Farbtoner

Wir haben im Vorfeld bereits integriert, dass in den Modell-Stammsätzen auch die Anzahl der Kopien pro Toner für die Zähler 2 bis 4 vorgegeben werden können. Weiterhin kann man bei der Lieferung von Farbtonern durch Eingabe des Farbzähler-Standes und durch Eingabe der Zählernummer sich den Stand der Tonerlieferungen in Bezug auf die Kopien über die Funktion TONER-INFO = "J" anzeigen lassen. 

Diese Funktionen werden wir schnellstens erweitern, damit der Farbtoner auch entsprechend überwacht werden kann. 

7.9.2007

Abschriften

Warum kann man eigentlich bei der Bearbeitung von Rechnungen "MEHRERE ABSCHRIFTEN" abrufen?

Diese Funktion wurde für einige Fachhändler integriert, die am Tagesende nochmal Kopien für alle erstellten Rechnungen haben wollten. Diese sind durch Eingabe eines Rechnungsnummern-Intervalls oder durch Zeitraumes leicht abrufbar. 

6.9.2007

Artikeltyp

Das Feld ARTIKELTYT im Artikelstammsatz steuert, ob der Artikel ein "normaler" Artikel ist oder ob er ein Gerät (Modell) darstellt. Dazu kann dort eine "0" für einen Standardartikel und eine "1" für einen Gerätartikel eingegeben werden. Diese Eingabe wurde erweitert, so dass nun auch eine "2" zugelassen ist. Artikel mit Artikeltyp = 2 verhalten sich (nur) beim Liefereingang anders: Statt die Eingabe einer Seriennummer wird automatisch eine eigene Seriennummer generiert. Dieses Verfahren ist gedacht für Ersatzteile oder Zubehör, die üblicherweise keine eigene Gerätenummer haben, aber die man beim Einbau z.B. wegen Garantien (auch gegenüber dem Lieferanten)  überwachen möchte. Diese Funktion muss mit der Hotline abgestimmt werden, um die Struktur der automatischen Seriennummer festzulegen; sie kann z.B. aus Tagesdatum und Lieferantennummer gebildet werden.

5.9.2007

Textzeilen im Auftrag

Wenn in einem Auftrag Textzeilen (T-Positionen) eingefügt werden, dann gehören diese immer zur vorhergehenden Artikelposition. Wenn diese Artikel dann in einem Beleg nicht ausgegeben werden, dann wird auch der Text nicht gedruckt. Ein Problem kann es hierbei geben, wenn diese T-Positionen eine Art Überschrift für folgende Positionen darstellen und wenn dann die davor liegende Position nicht gedruckt wird. 

Eine Ausnahme hierzu ist ein Text in der Position 1, der immer gedruckt wird.

4.9.2007

Verbundkennzeichen

Wer alphanumerische Artikelnummern als EDV-Identifikation verwendet, hat das Problem, dass man bei der Anlage von Nettopreisen Artikel, die in verschiedenen Ausprägungen (Farben, Härtegrade etc.) vorliegen, jeden einzelnen Artikel erfassen muss, weil der Kunde ja jede Variante bestellen könnte. Der Aufwand entsteht nicht nur beim erstmaligen Erfassen sondern besonders auch beim Ändern.

Hierfür wurde COMMERZ nun so erweitert, dass man im Artikelstamm bei allen Artikeln, die sich nur in der Ausprägung unterscheiden, ein gleiches Verbundkennzeichen eingetragen werden kann. In den Nettopreisen ist dann der Preis nur einmal über einen einzigen Artikel (textlich vielleicht sogar auf "neutral" geändert) anzulegen. Wird ein anderer Artikel im Auftrag eingetragen, der ein Verbundkennzeichen enthält, dann wird geprüft, ob ein Nettopreis für einen beliebigen Artikel mit gleichem Verbundkennzeichen vorliegt und der Nettopreis ggf. übernommen.

Mit diesem Verfahren erspart man sich die vielfache Anlage von Nettopreisen und deren Korrekturen. Bezüglich der Preisfindung sind geringfügige Einschränkungen mit dem Einsatz dieses Verfahrens verbunden, die entsprechend abgestimmt werden müssen.  

3.9.2007

Modellauskünfte

In der Geräte-Wartungsstatistik kann man sich die Ergebnisdaten eines Gerätes anzeigen lassen. Diese Auskunft zeigt einen grundsätzlichen Status über das Gerät in Bezug auf die Wartungserlöse und die Wartungsaufwendungen nach den verschiedenen Gruppen an. Wenn man aber bei dem GERÄT F3 angibt, dann wird man aufgefordert, eine Modellnummer (=Artikelnummer) anzugeben und COMMERZ sucht dann alle Geräte dieses Modells, die in die Statistik einbezogen werden sollen, und errechnet die Gesamtsummen. Damit hat man dann einen Überblick über den Status aller Geräte eines Modells.  

Es gibt für diesen Bildschirm auch einen "NÄCHSTEN BS", der Informationen enthält, die sich auf die Störcodes beziehen und die man dazu einsetzten müsste.  

31.8.2007

VK-Preise des Mitbewerbs

Wenn ein Fachhändler bei einem Angebot "nicht zum Zuge" gekommen ist und dieses Angebot im COMMERZ erstellt worden ist, sollte es nicht unbedingt gleich gelöscht werden, sondern für spätere Information (nächste Ausschreibung) erhalten bleiben. Sofern man die Katalog-Daten des Mitbewerbs (auch der Versender) erhalten kann, könnte man diese auch ins COMMERZ übernehmen, indem man diesen einen fiktiven Lieferanten zuordnet und statt des Einkaufspreises den VK-Preis übernimmt. Über die Auskunft "PREISSPIEGEL", aufrufbar mit "S", kann man dann z.B. in der Preisauskunft oder in der  Auftragsbearbeitung  die VK-Katalog-Preise des Mitbewerbs direkt sich ansehen und den eigenen VK-Preis entsprechend anpassen oder ändern.    

30.8.2007

GERÄTE-INSPEKTION

Der Menüpunkt GERÄTE-INSPEKTION in TKD sollte für die normale Anwendung immer gesperrt sein, da damit die Ergebnisdaten von einzelnen Geräten verändert werden können. Er wird aber benötigt, wenn zum Beispiel Vertragsabrechnungen fehlgelaufen sind und durch Rücksetzen nicht mehr korrigiert werden können. Außerdem ist über diesen Menüpunkt erkennbar, wie sich die Wartungseinnahmen zusammensetzen, weil diese hier getrennt nach Wartungs- und nach Zählererlösen ausgewiesen werden.

29.8.2007

PROVISIONS-KORREKTUR

Innerhalb des Aufgabenkomplexes "PROVISIONEN" kann man die in die sogenannte Provisionsdatei abgestellten Detaildaten von fakturierten Positionen verändern. Das geschieht mit 5.PROVISIONS-ABRECHNUNG und dann 1.PROVISIONS-KORREKTUR. Dazu benötigt man die Rechnungsnummer, die Auftragsnummer und die Position (wobei aber über die Rechnungsnummer die anderen Daten angezeigt werden können). Wichtig bei etwaigen Änderungen ist, dass dadurch andere Statistiken, wie z.B. die Tagesdaten, die Geschäftsdaten oder die Kunden- oder Artikelumsätze nicht verändert werden, aber alle Auswertungen und Bildschirmanzeigen, die die Provisionsdatei als Basis verwenden, die neuen geänderten Daten anzeigen. Letzteres ist z.B. bei den Bildschirmauskünften über die Preise der Fall.

Die Änderung der Provisionsdaten ist deshalb mit besonderer Vorsicht anzuwenden. 

28.8.2007

Ändern der Rechnungsart

Das alleinige Ändern der Rechnungsart eines Auftrages geht an schnellsten im Menüpunkt BELEGABRUF statt in der AUFTRAGSÄNDERUNG. Eigentlich wurde diese schnelle Änderungsmöglichkeit dafür eingeführt, die Freigaben von Rechnung über die Rechnungsart zu steuern bzw. zu veranlassen. Dazu trägt man beim Kunden eine Kategorie ein, die man bei der Fakturierung nicht verwendet und setzt dann nach Lieferung das Rechnungsarten-Kennzeichen um. Verwendung kann nach  dieses Verfahren finden, wenn man Touren vorkommissioniert und ins Regal mit Lieferschein ablegt, weil man dann Gefahr läuft, dass der Kunde die Rechnung vor der Lieferung erhält. Die Vorerstellung des Lieferscheins macht auch irgendwie Sinn, weil dadurch die Information "AUF LAGER" stimmig wird. Verwendet man verschiedene Kategorien, dann sollte man ein Schema für die Umwandlung festlegen.

27.08.2007

Bürobest

Der Daten des neuen Bürobest-Kataloges können ins COMMERZ-ACTUELL übernommen werden. Wer bisher kein Fax erhalten hat, sollte sich bei der Hotline melden.

24.08.2007

Pech gehabt ??

Total ausgebucht ist das Docuware-Seminar am 4.9.2007, in dem die Neuerungen und die gravierenden Verbesserungen der Version 5.1 dargestellt werden sollen. Wer sich bisher noch nicht angemeldet hat, hat zunächst einmal Pech, dass er diese wichtigen Informationen nicht sofort erfährt und sie vor allem auch nicht gleich effizient nutzen kann. Der Trost: Das Seminar wird wiederholt, wobei ein Termin jedoch noch nicht genau feststeht. Dass das Seminar so schnell ausgebucht war, ist für uns ein Zeichen dafür, wie wichtig heute eine auch vom Finanzamt anerkannte Archivierung ist. Eine zusätzliche Besonderheit ist sicherlich auch, dass in Concept Office DocuWare sofort problemlos eingesetzt und fortgeführt werden kann. 

23.08.2007

PBSeasy-mail

Der Einsatz von PBSeasy-Mail statt PBSeasy-direkt mit dem Seeburger-Koverter wird immer effizienter. Nicht nur die Kosten für die Telebox 400 sondern auch die sporadisch erforderlichen Änderungen im Seeburger (wie ging das eigentlich noch mal ??) verursachen erhebliche nicht notwendige Aufwändungen. Mit PBSeasy-Mail und dem dazu gehörenden Kommunikationsprogramm stehen logics-Programme zur Verfügung, die von der Hotline voll und ganz betreut werden und die sich nahtlos in die anderen COMMERZ-Programme einfügen. Die zu zahlenden neuen Lizenzgebühren amortisieren sich schon in kurzer Zeit. 

22.08.2007

Wartung an Leasing

Ab der Version 3.01 besteht in TKD die Möglichkeit, die Wartungspauschalen an eine andere Adresse als die Standard-Geräte-Adresse zu versenden. Das wird dadurch erreicht, dass man bei den Wartungsdaten eine andere Adresse (z.B. die einer Leasingfirma) eingibt. Dabei ist aber beim Abruf der Rechnungen zu beachten, dass derartige Wartungsabrechnungen nur erstellt werden, wenn beim Rechnungsdruck ABRECHNUNG  WARTUNG auf "J" steht und MIETE und ZÄHLER auf "N" stehen. Man kann also die Wartung nicht gemeinsam mit dem Zähler berechnen.           Entsprechendes gilt beim Rücksetzen solcher Rechnungen. Bei jeder anderen Kombination dieser Eingabedaten werden die Rechnung der Standard-Geräte-Adresse zugeordnet.

Siehe auch Beschreibung "Erweiterungen für die Version 3.01".

21.08.2007

Auftragsüberschrift in TKD

Wenn man die Überschrift auf den TKD-Auftragsformularen ändern möchte, dann kann man dieses im Parametersatz 10 durchführen. Das ist z.B. notwendig, wenn in Arbeitswerten abgerechnet und die Überschrift noch das Wort STD enthält. Dabei sind zwei Dinge zu beachten: 1. nach einer Änderung muss COMMERZ-ACTUELL-TKD neu aufgerufen werden und 2. die Stellenzahl bei der Überschrift muss exakt eingehalten werden.

20.08.2007

Teillieferung

Das Feld TEILLIEFERUNG ERLAUBT (J/N) im Kundenstammsatz ist erweitert worden. Dort kann man nun nicht nur "J" oder "N" sondern auch eine Ziffer von 1 bis 3 eingeben. Diese Ziffern bedeuten zunächst, dass Teillieferung erlaubt ist, aber nach der x. Lieferung diese verboten ist. Trägt man dort zum Beispiel eine "1" ein, dann kann die erste Lieferung noch eine Teillieferung sein, nach dieser ist dann nur noch eine Komplettlieferung erlaubt. So kann man erreichen, dass der Kunde nur eine Teillieferung erhält, aber dann den Rest immer komplett ausgeliefert bekommt. Selbstverständlich kann man für solchen Fall gezielt auch eine weitere Teillieferung erstellen oder dieses dadurch auch automatisieren, dass man im Kopfsatz des Auftrages das Feld TEILLIEFERUNG wieder auf "J" setzt. 

16./17.08.07

Brückentag

Es gibt kurze und lange Brücken(tage). Dieses mal ist es eine lange Brücke.....

15.08.2007

Feiertag 

Heute keine news wegen des Feiertages

14.08.2007

COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu)

In das neue COMMERZ-ACTUELL-OBJ wurde WORD integriert. Das bedeutet, dass in Bezug auf die Beschreibungen und auch auf die Vorgaben in den Artikel-Langtexten ganz erhebliche Verbesserungen vorliegen. Auch die Formulargestaltung ist komfortabler und bei der Angebots- und der Auftragsbearbeitung können auch ganz Positionsbereich aus dem gleichen oder aus ganz anderen Angeboten oder Aufträgen einkopiert werden. Kettenrabatte unterstützen die automatische Preisfindung zum Lieferanten oder zum Kunden. COMMERZ-ACTUELL-OBJ(neu)  ist als Upgrade zu den bestehenden OBJ lieferbar, wobei bestehende Texte entsprechend in WORD umgewandelt werden. Und ganz wichtig: Es beinhaltet auch eine Schnittstelle zu den Planungswerkzeugen von Wegscheider office solution (Concept Office).

13.08.2007

Druckervorgaben

Die Drucker lassen sich in der Version 3.01 für bestimmte Ausgaben vorgeben, wobei auch festgelegt werden kann, ob die Druckernummer vorgegeben werden soll oder ob ohne weitere Eingabe/Bestätigung gedruckt werden soll. Die Vorgaben können für jede Benutzerkennung verschieden oder für Gruppen von Benutzerkennungen auch gleichartig vorgegeben werden. Die Anlage der Druckervorgaben erfolgt über den nachfolgend dargestellten Bildschirm, wobei die VORGABE-DATEI bei der oder den Anwenderkennungen zu hinterlegen ist.

Mit diesem Verfahren kann das Drucken wesentlich schneller und sicherer gemacht werden. Wenn bei ABF ein "N" eingetragen ist, erfolgt der Druck sofort auf den  eingetragenen Drucker. Ist dieser nicht bereit, muss ein anderer Drucker ausgewählt werden.

10.08.2007

"Eiserner" Bestand

Die am 28.6.2007 beschriebene kundengenaue Reservierung von Artikeln lässt sich auch ausnutzen, um einen "Eisernen" Bestand schaffen. Dazu ist es lediglich erforderlich, für sich selbst als Kunde diese Reservierungen für die gewünschten Artikel anzulegen. Diese Mengen werden dann bei der Auftragsbearbeitung und im Bestellwesen entsprechend berücksichtigt.

09.08.2007

Stammdaten in MB

Die Stammdaten in COMMERZ-ACTUELL-MB sollten nur zu Auskunftszwecken verwendet werden. Lediglich der Parametersatz 1 mit den Statusangaben sollten damit ggf. geändert werden; alle anderen Stammdaten müssen in WWS oder in TKD bearbeitet werden.

08.08.2007

Artikelzugriffe

Es ist wichtig, dass man Artikel schnell und ohne Aufwand (Suchmasken) findet. Oft scheitert das daran, dass die Suchbegriffe in den Stammdaten nicht einheitlich sind oder gänzlich fehlen. Ein gutes Kontrollwerkzeug zur Überprüfung dieser Daten ist dabei die ARTIKEL-REFERENZ-LISTE, über die man sich Informationen über die einzelnen Suchbegriffe verschaffen kann. Dazu sollte man in der Bedienungsanleitung nachlesen, welche Sortierung für die einzelnen Felder anzugeben ist, und die Ausgabe sollte auf jeden Fall in eine WORD-Datei erfolgen.  

07.08.2007

Kommunikation mit Kunden

In COMMERZ-ACTUELL sind eine Vielzahl von Kommunikation-Varianten zwischen Fachhändler und Kunden unter Einbindung von Lieferanten (Logistikzentren) und Versendern vorhanden, wobei alle diese Verfahren voll automatisiert und elektronisch unterstützt eingebunden werden können. Die Funktionen reichen von der einfachen Übernahme von Kunden-Aufträgen über die Erstellung Liefer-Avise und Rechnungen bis hin zur Versandverfolgung. Letztlich sind damit alle möglichen Anforderungen bezüglich der elektronischen Kommunikation mit COMMERZ-ACTUELL in beliebigen Ausprägungen verfügbar. Auch spezielle individuelle Verfahren wurden bereits integriert, sodass damit auch die Basis vorhanden ist, dass jeglichen Datenaustausch mit COMMERZ-ACTUELL und beliebigen externen Partnern problemlos realisiert werden kann. Wenn Sie solche Anforderungen haben, sollten Sie unbedingt mit der Hotline Kontakt aufnehmen. 

06.08.2007

Tastatur-Eingaben

In allen COMMERZ-ACTUELL-Programmen kann man durch geschickte Verwendung der speziellen Tasten, wie Funktions- und Cursor-Tasten, die Erfassungsgeschwindigkeit deutlich verbessern. So kann man z.B. an vielen Stellen die mehrfache Bestätigung der Felder durch die ENTER-Taste (um nach unten zu kommen) die F2- oder besser noch die Cursor-down-Taste verwenden. 

Fenster sollte man immer mit F1 verlassen, wenn man nichts auswählen oder sich nur die Eingabemöglichkeiten ansehen möchte.

Die ESC-Taste wird in COMMERZ-ACTUELL eigentlich nicht unterstützt, kann aber auch als ENTER-Taste verwendet werden. 

Im Normalfall führt die Bestätigung eines leeren Feldes durch die Enter-Taste dazu, dass in die nächst höhere Ebene oder in das davor liegende Feld zurückverzweigt wird (das gilt aber nicht für die Datenerfassungs-Bildschirme, wie Auftragserfassung oder Stammdaten). An manchen Stellen, an denen diese Eingabe nicht funktioniert (wie z.B. an der Kasse), ist stattdessen die F1-Taste zu verwenden. 

03.08.2007

Lagerbestands-Initialisierung

Im Aufgabenkomplex "LAGERBESTANDSFÜHRUNG" gibt es unter 5. den Menüpunkt LAGERBESTANDS-INITIALISIERUNG. Damit kann man für einzelne Artikel alle lagerrelevanten Daten ändern. Dabei ist aber insbesondere bei den Feldern AUF LAGER und VERFÜGBAR  besondere Vorsicht geboten, weil diese Felder von einander abhängig sind: Alle erfassten und noch nicht gelieferten Mengen bilden die Differenz zwischen LAGER und VERFÜGBAR. Wenn z.B. AUF LAGER=10 und VERFÜGBAR=10 ist und ein Auftrag mit 3 Stück erfasst wird, reduziert sich sofort VERFÜGBAR auf 7. 

Wenn man also über die LAGERBESTANDS-INITIALISIERUNG diese Felder ändert, ist immer zu prüfen, ob es für den betreffenden Artikel nicht noch aktuelle nicht gelieferte Aufträge gibt. Das kann man z.B. über die RÜCKSTANDSLISTE mit Ausgaben auf Bildschirm für einzelne Artikel sich anzeigen lassen. 

02.08.2007

Kontrollsumme beim Buchen

Wenn man in der FIBU Bankbelege bucht, hätte man gerne immer den aktuellen Saldo des Bankkontos angezeigt bekommen, um z.B. bei Überträgen ihn abstimmen zu können. Dieses kann man dadurch erreichen, dass man beim ABLAUFKENNZEICHEN "ks" (Kontrollsumme) eingibt und dann das Bankkonto sowie den aktuellen (Anfangs-)Saldo mit einem Extrafeld für Soll/Haben (!). Dann zeigt die FIBU nach jeder Buchung oben den aktuellen Saldo an. Gleiches kann man auch verwenden, wenn man eine Vielzahl von Eingangsrechnungen einzugeben hat und diese vorher (auf Streifen mit sporadischen Zwischensummen) addiert. 

01.08.2007

Auftragseingänge

Die Auftragseingangsliste wurde überarbeitet und stellt nun ein wichtiges Werkzeug dar, um schnellstens zu erkennen, ob und welche Kunden ihr normales übliches Auftragsvolumen verändern. Dazu kann ein aktueller Zeitraum (Betrachtungszeitraum) gewählt werden (z.B. die letzte Woche) und ein davor liegender Vergleichszeitraum (z.B. die letzten 4 Wochen). Durch die Angabe eines Teilers (hier z.B. 4)  werden die Auftragseingänge des Vergleichszeitraumes auf den gleichen Zeitraum wie der aktuelle zu betrachtende Zeitraum angepasst. Das Programm ermittelt dann für alle Kunden die Steigerungen oder die Minderungen der Auftragseingänge in Prozent. Durch Eingabe von Einschränkungen bei den Prozentsätzen kann auch z.B. eine Auswertung abgerufen werden, die von +5,0% bis hin zu "kein Umsatz" (F3 eingeben) alle Kunden ausweist, die nicht unbedingt zunehmende bis hin zu stark abnehmende Auftragseingänge haben.

Die aktuelle Auftragseingangsliste der Version 3.01 ist dafür nicht verwendbar.             

31.07.2007

Intensiv-Workshop-

Veranstaltungen

Zwischenzeitlich haben die ersten Intensiv-Workshops in Fürth stattgefunden. Dabei konnten die Teilnehmer im Detail erfahren, wie die Abwicklungen in Concept Office im Vergleich zu COMMERZ-ACTUELL erfolgen werden. Wesentliche Erkenntnisse waren:

1. Concept Office ist als integrierte Gesamtlösung einzusetzen, so dass komplexe und fehleranfällige Schnittstellen nicht erforderlich sind. Alle Bausteine für PBS, TKD, Möbel, Ladengeschäft und Vertriebssteuerung haben eine einzige Datenbank als Datenbasis.

2. Flexible und umfassende Auskunftsmöglichkeiten über alle Datenbereiche stehen zum einen vielfältig zur Verfügung, lassen sich zum anderen aber durch den Fachhändler auch ganz einfach gezielt erweitern bzw. neu definieren.

3. Die Umstellung der Daten sollte nicht durch einen längeren Parallellauf sondern durch eine schnelle und vollständige Migration erfolgen.

4. Funktionell lassen sich alle Abläufe aus COMMERZ-ACTUELL auch in Concept Office durchführen, wobei durch die Verwendung der Microsoft-Techniken ein wesentlich schnellerer Wechsel der Aufgabenbereiche und der Auskunfts-Bildschirme möglich ist.

Wir gehen davon aus, dass diese Workshops auch weiterhin stattfinden werden, weil sie dem Fachhändler die Möglichkeit geben, in Zusammenarbeit mit Kollegen die Unterschiede und die Verbesserungen intensiv und im Detail kennenzulernen.

30.07.2007

Was macht man wo ?

In COMMERZ-ACTUELL-TKD kann man die Auftragsbearbeitung und auch die Erfassung der Leistungen im Aufgabekomplex "AUFTRAGSBEARBEITUNG oder in "LEISTUNGSBEARBEITUNG" für einfache Aufgaben alleine in einem dieser Menüpunkte durchführen. Jedoch gibt es einige Funktionen, die spezifisch sind und die nur in einem der Aufgabenkomplexe enthalten sind. So können z.B. in der LEISTUNGSBEARBEITUNG keine Lieferscheine und keine Techniker-Aufträge erstellt werden und in der AUFTRAGSBEARBEITUNG Aufträge nur durch RECHNUNGSDRUCK, aber nicht explizit, abgeschlossen werden. Die Untermenüpunkte in den beiden Aufgabenkomplexen sind eigentlich auf die dort auszuführenden Aufgaben abgestimmt, so dass sie auch nacheinander verwendet werden sollten. 

Hinweis: Wenn in der Leistungsbearbeitung einen Auftrag erfassen möchte, wird nach Eingabe von F3 bei AUFTRAG (Auftragsnummer) die nächste Auftragsnummer automatisch vorgegeben. 

27.07.2007

Provision für Vermietungen

Wenn Aufträge erfasst werden, bei denen der Fachhändler die Artikel (vornehmlich Geräte) selbst vermietet, ist keine Rechnung zu erstellen, weil die Mieten ja über die Verträge in TKD berechnet werden. Wenn nun aber der Verkäufer für den Auftrag (und nicht etwa für die monatliche Miete) Provision erhalten soll, dann kann man das ganz einfach dadurch lösen, dass man die Auftragsart 96 (VERMIETUNG) verwendet. Dabei werden die (fiktiven) EK- und VK-Werte dem Verkäufer in seiner Provisionsabrechnung zugeordnet, ohne aber den Gesamtumsatz im System zu verändern.  

26.07.2007

Suchen von Daten

Es werden immer bessere Werkzeuge offeriert, die das Finden von bestimmten Daten (z.B. Kunde, Artikel, Aufträge, Geräte u.a.m.) erleichtern sollen. Dabei kann man beliebige Suchbegriffe formulieren und man erhält dann eine Auswahl von Daten, aus denen man sich den gewünschten Datensatz (ggf. nach mehreren Scrolleingaben)  heraussuchen kann.  Diese Methode hat aber einen ganz erheblichen Nachteil, zumindest dann, wenn sie als Standard permanent angewendet wird: Sie kostet Zeit und verursacht damit eine Menge an Kosten, vor allem dann noch, wenn damit noch ein ständiger Wechsel zwischen Tastatur und Maus verbunden ist. Diese Suchverfahren sollten immer erst dann eingesetzt  werden, wenn die direkte Eingabe kein Ergebnis gebracht hat. Auf keinen Fall sollte das Suchen mit Auswahlfenstern als primäres erstes Verfahren genutzt werden. 

25.07.2007

COMMERZ-FIBU

Wer derzeit die COMMERZ-FIBU einsetzt, kann diese auch später in Verbindung zu Concept Office nutzen. Die erforderlichen Schnittstellen sind vorhanden und bereits im Einsatz. Mit der Verlängerung der Nutzung rechnet sich auch der Erwerb der unbedingt erforderlichen Lizenz für die IDEA-Schnittstelle.

Übrigens: Bei einem Fachhändler wurde gerade die Betriebsprüfung abgeschlossen und der 

Prüfer konnte mit den über die IDEA-Schnittstelle exportierten FIBU-Daten alle geforderten Daten und Informationen problemlos abrufen. Ob zum Vor- oder zum Nachteil des Fachhändlers ist uns allerdings nicht bekannt.

24.07.2007

Was ist eigentlich POSITIONEN KUMULIEREN

Artikel können gestaffelte Verkaufspreise haben. Wenn nun bei Artikeln, die sich nur in den Farben unterscheiden, solche Staffeln hinterlegt sind, dann kann es passieren, dass jede Einzelposition nicht für einen Staffelpreis ausreicht, insgesamt aber (wenn man die Mengen der Artikel addiert, die sich nur in den Farben unterscheiden) sich ein Staffelpreis ergeben würde. Bei dieser Konstellation könnte der Kunde auf die Idee kommen, den entsprechenden Staffelpreis einfordern zu wollen. In COMMERZ-ACTUELL gibt es dazu keinen Automatismus, weil es auch Gründe gibt, den Staffelpreis nicht allen Positionen zuordnen zu wollen. Deshalb muss der Fachhändler den Menüpunkt POSITIONEN KUMULIEREN gesondert aufrufen. Nach Eingabe der Auftragsnummer prüft COMMERZ-ACTUELL die gesamten Positionen auf die oben genannte Konstellation und verändert ggf. den VK-Preis der betreffenden Positionen auf den entsprechenden Staffelpreis. Dabei werden gleichartige Artikel daran erkannt, dass ihre Artikelnummer in den ersten 7 Stellen identisch ist. Letzteres bedeutet, dass nur der Fachhändler diese Funktion nutzen kann, der als Artikel-EDV-Nummer die sogenannte büro-actuell-Struktur verwendet. Logics systems GmbH wird aber in Zukunft über ein zusätzliches Verbundkennzeichen die Zugehörigkeit der Artikel auch noch anders definieren können. 

Der Fachhändler kann mit dieser Funktion also selbst entscheiden, ob der Kunde Staffel-Preise erhalten soll oder nicht. Selbstverständlich ändert sich nichts an den Preisen, wenn diese besondere Konstellation nicht erkannt wird.      

23.07.2007

Zeiten errechnen in TKD

Wenn man bei der Leistungsbearbeitung bei einer Position, die Stunden darstellt, bei MENGE/STD die "Wundertaste" F3 eingibt, dann kann man die Anfangs- und die Endzeit eingeben (SSMM). COMMERZ-ACTUELL errechnet dann die Anzahl an Stunden automatisch. Wichtig dabei ist aber, dass man einigermaßen "genormte" Werte einträgt, weil sich sonst nicht gewünschte Dezimalstellen bilden.

20.07.2007

Ersatzteile

Vielen unbekannt ist, dass in COMMERZ-ACTUELL auch alle Ersatzteile eines oder mehrerer Hersteller eingegeben (aus den übergebenen Datensätzen komplett übernommen) werden können, die aber so in eine zusätzliche Artikeldatei übernommen werden, dass sie bei Bedarf mit direktem Zugriff im COMMERZ-ACTUELL übernommen und verarbeitet werden können. Damit hat der Fachhändler die "gängigen" Artikel in seiner COMMERZ-Artikeldatei im direkten Zugriff, z.B. mit Lagerführung zu Verfügung und die anderen (weniger gängige) jederzeit inklusivem kalkuliertem VK aus der Zusatzdatei quasi auch im direkten Zugriff.

Interesse ? Bei der Hotline anfragen.

19.07.2007

STATUS bei Geräten

Die Information STATUS, die jedem Gerät zugeordnet ist, ist insbesondere für Statistik-Auswertungen von besonderer Bedeutung. Darüber lassen sich neben den Standardvorgaben für Status-Werte die Geräte letztlich nach beliebigen Klassifikationen einteilen und auswerten. Neben den Standardwerten, die sich automatisch den Situationen anpassen, können weitere Statusziffern (Zustände)  beliebig vergeben werden. Da man an der Stelle GERÄT auch die "s"-Funktion zur Verfügung hat, kann man sich auf einen Schlag alle Geräte eines speziellen Status anzeigen lassen, um dann in die Details zu verzweigen. Über den Parametersatz "1" können die Status-Werte eingegeben oder angepasst werden.

18.07.2007

(Arglistige) Täuschung ??

IN COMMERZ-ACTUELL gibt es etliche Eingabestellen, bei denen etwas angefordert wird, was man eigentlich nicht hat. Ein typisches Beispiel dafür ist die Stelle, an der man bei der BILDSCHIRMAUSGABE BESTELLUNGEN aufgefordert wird, die (nicht bekannte) Bestellnummer einzugeben. An dieser Stelle kann man z.B. über "k" und Kurzbezeichnung sich zunächst einmal die Bestellungen eines Lieferanten anzeigen lassen, um dann weiter auszuwählen.

Auch beim Ändern eines Bestellvorschlages kann man z.B. über F3 sich alle Positionen anzeigen lassen.

So gibt es in COMMERZ-ACTUELL eine Fülle von Stellen, an denen die erwartete Eingabe nicht unbedingt erforderlich ist, und an denen man über andere Eingaben zu Auswahlmöglichkeiten kommt.     

17.07.2007

Schon wieder: IDEA

Es häufen sich derzeit massiv die Forderungen der Betriebsprüfer, die FIBU-Daten elektronisch exportiert zu bekommen. Dabei kommt es z.T. zu erheblichen Kostenaufwendungen, wenn dieses nicht erfüllt werden kann. Das bedeutet letztlich, dass nicht nur für alle aktuellen sondern auch für alle früheren Wirtschaftsjahre diese Daten zur Verfügung stehen müssen. Auch wer in früheren Jahren die COMMERZ-FIBU im Einsatz gehabt hat und auf eine andere FIBU umgestiegen ist, muss diesen Export gewährleisten können. Die Betriebsprüfer werden unserer Erfahrung nach (entsprechend den Berichten unserer Anwender) in diesem Punkt immer "aggressiver". 

Deshalb ist es immer wichtiger jahresbezogene Sicherungen aufzuheben (mit den Programmen) und auch gleich die Exporte für IDEA, die logics anbietet, zu ordern.

16.07.2007

LOGSERVE-DIREKT (oder so)

Einige (wenige) Anwender haben in Verbindung zu Büro actuell (--> Branion, --> Soennecken) die sogenannte "alte" Schnittstelle (LogServe-direkt) eingesetzt. Soennecken wird diese Schnittstelle zukünftig (bis letztlich 31.8.2007) nicht mehr unterstützen. Wer also diese Schnittstelle noch nutzt, sollte unbedingt schnellsten die Standards von  COMMERZ-ACTUELL einsetzen. Der Termin ist - wie uns benannt - unumstößlich. Deshalb sollten sich alle Fachhändler, die diese "alte" Schnittstelle noch einsetzen, sich schnellstens an die Hotline wenden. 

13.07.2007

Lastschriften

Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten, Lastschriften (Datenträger) zu erzeugen:

1. Parallel zu den oder auf Basis der Rechnungen

2. In einer  FIBU (nicht in der COMMERZ-ACTUELL-FIBU)

3. Manuell

In COMMERZ-ACTUELL wird die Möglichkeit 1.angewendet, weil damit eine direkte Kopplung an die Rechnung gegeben ist und auch zusätzliche Daten der Rechnung in den Übergabesatz als  Information für den Kunden eingetragen werden (das ist z.B. bei TKD nicht unwichtig). Die Ausgabe der Lastschriften wird gekennzeichnet und diese Information an die FIBU übergeben. In der COMMERZ-FIBU werden dabei gleich Zahlungen generiert und die Rechnungen damit ausgeglichen (lediglich bei Rücklastschriften ist dann noch etwas zu tun). 

Die 2. Möglichkeit erheblich aufwendiger, weil die Rechnungen manuell herausgesucht werden müssen (Kunden können verschiedene Zahlungsvarianten haben) und die Daten einzugeben sind. 

Die 3. Möglichkeit wird wohl heute nicht mehr angewandt oder ....

Damit verfügt die Gesamtlösung COMMERZ-ACTUELL über eine höchst elegante Lösung für das Lastschriftverfahren, wobei bereits bei der Erstellung der Rechnungen über die Zahlungsart entschieden werden kann ("die Rechnung für diesen Auftrag bitte nicht einziehen" oder "mtl. Wartungspauschalen ja, aber Zählerabrechnungen nein") und bei der das Lastschriftkennzeichen auch nachträglich noch geändert werden kann, wenn bereits die Rechnung geschrieben worden ist. 

12.07.2007

Schnellerfassung von Bestellvorschlägen

Wenn man die Bestellvorschläge nicht über den Menüpunkt 1.AUTOMATISCHER VORSCHLAG sich generieren lässt, sondern den Menüpunkt ERFASSEN VORSCHLAG dazu verwendet, um die Artikel für einen Bestellvorschlag einzugeben, kann man dieses auch - wesentlich schneller - über den Menüpunkt 10.SCHNELLBEARBEITUNG VORSCHLÄGE durchführen. Dabei sind die einzelnen Artikel zeilenweise lediglich mit den relevanten Daten (Artikelnummer, Menge) einzugeben, geändert werden kann lediglich der EK-Preis. Mit CURSOR-Tasten kann man auch zu bereits eingegebenen Datenfelder verzweigen und diese noch verändern; Positionen können auch wieder gelöscht werden. Der einzige Nachteil ist der, dass  Informationen über den Artikel nicht ausgegeben werden, die z.B. beim ERFASSEN oder ÄNDERN VORSCHLAG sichtbar sind. 

Da aber ein ganz normaler Bestellvorschlag mit dieser Schnellerfassung entsteht, kann man diesen später natürlich auch mit 3. ÄNDERN VORSCHLAG weiter bearbeiten.  

Wer also schnell eine Bestellung braucht, kommt mit dieser Schnellerfassung wesentlich schneller zum Ziel, wenn die Daten nur entsprechend vorbereitet sind.

Einfach einmal probieren ....

11.07.07

Auskünfte bei der Auftrags-Bearbeitung

Innerhalb der Bearbeitung einer Auftragsposition gibt es diverse Auskunftsmöglichkeiten:

F3 bei ARTIKELNUMMER 

--> jeder einzelne Artikel einmal (der letzte), den der Kunde geordert hat (diese Daten kommen aus den (noch) vorhandenen Aufträgen !!)

F3 bei AUFTRAGSMENGE, wenn nach der Menge ein Stern steht

--> Staffelpreise

F3 sonst oder bei AUFTRAGSMENGE ohne Stern

--> alle aktuellen Auftragspositionen dieses Artikels und danach alle fakturierten Positionen 

F3 bei PREIS

--> alle fakturierten Positionen des Artikels

Zusätzlich kann man mit F5 bei AUSWAHL weitere Informationen über den Artikel erhalten bzw. gleich Nettopreise anlegen.

Am besten einfach einmal ausprobieren.

10.07.07

OP-Informationen 

Zum Thema OP-Informationen in COMMERZ-ACTUELL gibt es mehrere (neue) Varianten:

1. Wenn die COMMERZ-ACTUELL-FIBU eingesetzt wird, kann man in WWS mit F3 sich die offenen Posten des Kunden ansehen.

2. In TKD (neu) und in WWS erscheint ein Hinweis, wenn der Kunde eine aktuelle Mahnung erhalten hat und die Mahnstufe einer einzigen Rechnung größer 1 ist.

3. Wer nur DATEV einsetzt, kann diese Funktionen aus den Punkten 1 und 2 nun aber auch nutzen. Das setzt lediglich voraus, dass er den in DATEV möglichen OP-Export nutzt und eine COMMERZ-FIBU mit geringstem Funktionsumfang einsetzt. Die DATEV-OP-Daten werden automatisiert z.B. einmal täglich (nachts) in die FIBU übernommen und stehen dann genau so zur Verfügung, als wenn man die COMMERZ-FIBU voll einsetzten würde. Die COMMERZ-FIBU wird lediglich dazu genutzt, die OP-Daten einzulesen und bereitzustellen.

09.07.07

Geräte-MB-Daten in TKD 

Es gibt jetzt in TKD einen weiteren Zusatz-Bildschirm, der alle relevanten MB-Daten des Gerätes aufzeigt. Damit erspart man sich, zusätzlich noch COMMERZ-ACTUELL-MB aufzurufen (auch noch mit erneuter Eingabe der Gerätenummer), wenn man die Einkaufs- oder die Verkaufsdaten sehen möchte. Diese Daten stehen im 9. Bildschirm.

Übrigens: Es gibt auch einen 8. Bildschirm, in dem der Fachhändler allgemeine wichtige Informationen bezüglich des Gerätes hinterlegen und abrufen kann. Schon genutzt ?     

06.07.2007

Versionen von COMMERZ-ACTUELL

Die aktuelle Version von COMMERZ-ACTUELL ist die 3.01. Sie sollte unbedingt eingesetzt werden, weil darin zum einen ein paar Fehler(chen) behoben sind und zum anderen auch der Funktionsumfang erheblich erweitert worden ist. Der Versionswechsel von 3.00 auf 3.01 ist problemlos durch Einspielen der Version 3.01 möglich. Vorsorglich möchten wir darauf hinweisen, dass ältere Versionen als die 3.00 nicht mehr betreut und gewartet werden und dass bei einem Upgrade auf 3.01 Kosten für den Anwender entstehen.

Bitte prüfen Sie dringend den Stand Ihrer Version: 

Ist er 3.00, dann schnellstens auf 3.01 aufrüsten

Ist er kleiner als 3.00, dann sofort Kontakt mit der Hotline aufnehmen.  

05.07.2007

Zählerstandsbriefe

Das Feld ORT-2 wurde zwischenzeitlich intern für andere Zwecke verwendet. Es wird aber auf den Zählerstandsbriefen ausgedruckt und enthält ggf. undefinierte Werte. Falls dieses so ist, sollte man den Fax-Brief (Datei cazbrief) entsprechend ändern.

04.07.2007

Schon wieder: Sicherungen

Mit diesem Thema wird sich wohl die logics-news ewig befassen müssen (das Wort "Sicherung" kommt übrigens in allen logics-news schon fast 50 mal vor). Gegebener Anlass: Sicherung 3 Tage alt, Platten-Totalausfall mit der Konsequenz, alles mühsam nochmals nachvollziehen zu müssen (wesentliches Problem: "Nummernsalat"). Zwei Hinweise: Für stabile und in sich  abgesicherte Hard- und Systemsoftware sorgen und regelmäßig sichern (und auch kontrollieren). 

03.07.2007

"Quantensprung" bei DocuWare

Ausnahmslos alle COMMERZ-ACTUELL-Anwender, die DocuWare im Einsatz haben, sind von der Funktionalität und dem blitzschnellen Auffinden von beliebigen Informationen in den gespeicherten Dokumenten begeistert. Mühsame "manuelle" Recherchen in Ordnern (möglichst noch im Keller) gehören längst der Vergangenheit an. Da sich die Kosten für die Investition schon in kürzester Zeit amortisieren und DocuWare auch problemlos in Concept Office weiter verwendet werden kann, ist uns eigentlich unverständlich, dass nicht so langsam alle Anwender von COMMERZ-ACTUELL schnellstens DocuWare einsetzen.

Dieses um so mehr, weil DocuWare mit der neuen Version 5.1 ganz erhebliche Funktionssteigerungen anbietet, die die Nutzung dieses heuzutage unentbehrlichen DV-Werkzeuges noch effizienter machen. 

Informationen erhalten Sie durch unseren Partner Herrn Pöhnl von et cetera gmbh, der auch für die vielen aktuellen Nutzer von Docuware in einem Seminar am 4.9.2007 die Upgrades präsentieren wird (Tel. 069-855061). 

02.07.2007

Angebotsauskunft

Wenn man bei der ÄNDERUNG VON ANGEBOTEN statt der Angebotsnummer A mit nachfolgender Angebotsart eingibt, werden alle diese Angebote zur Auswahl angeboten. Das ist bei Nettopreisen (Angebotsart = 20) natürlich nicht sehr sinnvoll, aber man kann z.B. über A10 sich alle aktuellen Abrufaufträge und mit A11 alle Reservierungen, die ja im Normalfall im begrenzten Umfang vorliegen, anzeigen lassen und dann auswählen. 

29.06.2007

Letzter Geräte-Kunde

Bei einer Demontage bleibt die Adresse des letzten Kunden im Gerät stehen (Maschinenbuch, 3. Bildschirm). Dass das Gerät dem Kunden nicht mehr zu geordnet ist, erkennt man an der Kunden-Nummer, die auf Null gesetzt wird. Diese Information über den letzten Kunden kann man deshalb sofort über die Bildschirmaus-Auskunft abrufen, ohne erst die Historie des Gerätes abrufen zu müssen.

28.6.2007

Reservierungen

Leider hat es für die Funktion „Reservierungen“ keinerlei Anfragen oder Wünschen von allen unseren Kunden gegeben. Daher ist zu schließen, dass die Funktion nicht erforderlich ist und wir diese als individuell und deshalb als kostenpflichtig betrachten müssen. Wir verstehen das ganze zwar nicht, weil es doch zu einem speziellen Service gehört, bestimmte Mengen von Artikeln für einzelne Kunden immer sofort verfügbar zu haben, man denke daran nur an bestimmte spezielle Toner. Aber offenbar wird eine solche Anforderung von Kunden an die Fachhändler nicht gestellt oder von diesen ignoriert bzw. mit Aufwand individuell verwaltet.

Reservierung können kundenindividuell erfasst und berücksichtigt werden (nicht nur insgesamt auf den Artikel bezogen !!). Damit wird für jeden einzelne Kunden der Artikel, der auch von anderen Kunden reserviert ist, individuell betrachtet. Das erfolgt dadurch, dass die Bestände bei der Auftragserfassung entsprechend   reduziert werden und im Bestellwesen automatisch die Grenzwerte erhöht werden, um immer einen über den reservierten Gesamtstand hinaus immer verfügbaren Lagerbestand zu haben.

Tolle Funktion, aber offenbar nicht erforderlich.

27.6.2007

Warum eigentlich Anzeige aktueller Angebote ?

Wenn man Aufträge erfasst,  werden im Kopfbildschirm gleich die aktuellen Angebote angezeigt. Dabei handelt es sich nicht um Nettopreis-Angebote, sondern um ganz „normale“ Angebote, die dem Kunden übermittelt wurden. Zweck dieser Anzeige ist es,  dass der Erfasser erfahren kann, ob ein aktuelles Angebot beim Kunden vorliegt, das ggf.  zu berücksichtigen wäre. Wenn man dann in der untersten Zeile ein „A“ eingibt, werden die Angebote angezeigt und man kann prüfen, ob es für den georderten Artikel ein aktuelles Angebot gibt, dessen Preis u.U. zu beachten ist.

Auch hier ist wieder ganz entscheidend, wie gut die Datenpflege beim Fachhändler ist: Wenn alte Angebot entsprechend der Gültigkeit nicht gelöscht werden oder wenn zwischenzeitlich Nettopreise angelegt worden sind, dann sind die Informationen  natürlich völlig irrelevant. Auch die Anzahl der Angebote ist auf höchstens 10 zu begrenzen (so viele einzelne und aktuelle (!) Angebot kommen sowieso nur höchst selten vor). Wenn aber die Pflege funktioniert, können diese Angebotshinweise schon von Wichtigkeit sein, um einen korrekten Preis für den Kunden zu ermitteln.

26.06.2007

Datenbereinigung

Im Rahmen der Migration (Datenumsetzung zu Concept Office) entstehen bei uns gerade Programme, die eine Analyse der Daten mit nachfolgender Löschung von nicht mehr relevanten Daten erlauben. Dabei kann der Anwender „Merkmale“ vorgeben, die nicht mehr benötigte Daten beschreiben (z.B. letzter Umsatz älter als). Die so gefundenen Datensätze werden markiert und gelistet , das Kennzeichen zur Löschung kann aber vor der endgültigen Löschung noch wieder umgesetzt werden. Zusätzlich werden auch alle Querverweis zu anderen Datenbeständen ausgewiesen.

Diese Programme sind eigentlich für die Migration bestimmt, damit die Fachhändler mit einem „bereinigten“ Datenbestand beginnen können, sie können aber auch jetzt schon eingesetzt werden. 

Fertigstellung der Programme sukzessive bis etwa August 2007.

25.06.2007

DATEV-Schnittstelle

Wer als FIBU DATEV einsetzt konnte bisher lediglich den Daten-Austausch in einer Richtung durchführen: Übergabe der Ausgangs-Rechnungen aus COMMERZ-ACTUELL nach DATEV. Es gibt aber in DATEV auch eine Export-Funktion, über die die offenen Posten und die Mahnstufen bereitgestellt werden können. Mit dem Einsatz einer Minimal-Konfiguration der COMMERZ-ACTUELL-FIBU, in die dann diese Daten eingelesen werden, besteht jetzt die Möglichkeit, z.B. in COMMERZ-ACTUELL-WWS die OPs der Kunden sich anzeigen zu lassen oder eine Warnung über die x-te Mahnung zu erhalten, so als ob die COMMERZ-ACTUELL-FIBU im Einsatz wäre. Die Daten-Bereitstellung und die Einarbeitung kann über geeignete Prozeduren nachts automatisiert durchgeführt werden, so dass die Daten tagesgenau zur Verfügung stehen.

22.06.2007

Rücksendungen an Lieferanten

Die Verwaltung von Rücksendungen an Lieferanten wird immer aufwendiger, vor allem dann, wenn es sich auch noch um Abwicklungen mit Logistikzentren handelt.  Im Bestellwesen konnten man immer schon über die Zuordnung 99 Rücksendungen an Lieferanten abwickeln, aber dabei wurde lediglich ein Rücknahme-Beleg erstellt, der nach dem Druck sofort wieder gelöscht wurde. Neu in COMMERZ-ACTUELL ist jetzt, dass eine solche Rücksendung erhalten bleibt, diese auch ein Kennzeichen erhalten, ob der Vorgang erledigt oder noch offen ist (einschließlich Datum für eine Wiedervorlage) und ihnen auch Informationen in Form von T-Positionen, die lediglich intern Verwendung finden, zugeordnet werden können. Diese internen Texte können z.B. besondere Hinweise auf die  Folgeverarbeitungen , wie z.B. „Kunde bekommt noch eine Gutschrift“ oder „Austausch des Artikels abwarten“ beinhalten. Auch Reklamationsnummern lassen sich (auch nachträglich) solchen Rücksendungen zuordnen. Alle noch offenen Rücksendungen können über eine spezielle Auswertung gelistet werden, so das man jederzeit einen Überblick über alle noch zu verarbeitenden Rücksendungen erhält.

21.06.2007

Abrufaufträge

Die Funktion zur Definition und zur Abwicklung von Abrufaufträgen (einschließlich Vorausberechnung) wurde jetzt so erweitert, dass diese Anlage auch für Hauptkunden möglich ist. Damit werden dann alle Aufträge der Kostenstellen entsprechend berücksichtigt.

20.06.2007

Reservierungen

Reservierungen für bestimmte Kunden und Artikel (z.B. spezielle Toner) gehören zum Standard der Leistungsfähigkeit eines Bürofachhändlers. In COMMERZ-ACTUELL wird diese Funktionalität innerhalb der Auftragsbearbeitung und beim Bestellwesen unterstützt, wenn man nur kundenbezogen diese Reservierungen vorgibt. Das Konzept dafür ist nahezu fertig, Anregungen noch dringend erwünscht. Wir denken, dass die Funktion Ende Juni 2007 zum Einsatz kommen wird.

Interesse ? Dann her mit Ihren Wünschen. Wir können  Ihnen auch schon einmal unsere Vorgehensweise als Konzept übermitteln.

19.06.2007

IDEA-Schnittstelle

Die Betriebsprüfer verlangen neuerdings nicht nur für die generelle Betriebsprüfung, dass  die Buchungsdaten elektronisch bereit gestellt müssen, sondern dieses auch bereits bei einer einfacheren  Lohnsteuerprüfung. Deshalb wird es immer wichtiger, die FIBU-Daten zum einen mit den Programmen und zum anderen in für den Prüfer lesbarerer Form verfügbar zu haben. Diese Daten können über die von uns zur Verfügung gestellten Exportprogramme ins IDEA-Programm der Prüfer eingelesen werden.

Bitte Konsequenzen prüfen, was passieren kann, wenn Sie die Daten nicht IDEA-gerecht bereitstellen können .

18.06.2007

Zugriffsberechtigungen

Es ist selbstverständlich, dass über die Zugriffsberechtigungen Funktionen gesperrt werden, die nicht oder nur ganz gezielt aufgerufen werden dürfen. Zusätzlich können aber in die Zugriffs-Berechtigungen auch weitere Steuerungen und Vorgaben initiiert werden:

RECHN.-DRUCK  = N

Ausgabe von Rechnungen nicht erlaubt; die Menüpunkte, über die

direkt auch noch Rechnungen erstellt werden können (z.B. in der FAKTURIERUNG), sind zusätzlich zu sperren

DATUMSÄNDERUNG = N

Das beim Aufruf von COMMERZ-ACTUELL-WWS vorgegebene Datum kann nicht geändert werden

VORGABE ABSATZBEREICH

Wenn ein Mitarbeiter stets nur Aufträge eines Absatzbereiches eingibt (z.B. Möbel-Aufträge oder Geräte-Verkäufe) wird der betreffende Absatzbereich gleich korrekt vorgegeben

DRUCKVORGABEN (eigentlich eher DRUCKERVORGABEN

Unter diesem Namen können Standard-Druckernummern  in der DRUCKERVERWALTUNG vorgegeben werden.

CODE KASSENSTORNO

Nur wer diesen Code kennt, darf Kassenvorgänge, für die bereits ein Bon gedruckt wurde, stornieren. Weiterhin wird der Code benötigt, um den Kassenparameter zu ändern und spezielle Kassenstatistiken aufzurufen.

15.06.2007

Preisauskunft

Wenig bekannt: Aus der Erfassung im Ladengeschäft und in der Auftragsbearbeitung kann man mit F8 direkt in die Preisauskunft verzweigen. Dabei muss man im Ladengeschäft bei KUNDE und in der Auftragsbearbeitung beim VK-PREIS stehen. Mit einer ENTER-Eingabe bei WEITER kommt man dann aus der Preisauskunft wieder zurück.

14.06.2007

Vertreter auf Rechnung ??

Auf den COMMERZ-ACTUELL-Rechnungen wird im oberen Teil auch der Vertreter/Verkäufer mit ausgegeben. Dabei war immer ein Problem, was ausgegeben werden soll: Die (eigentlich nur intern bedeutsame)  Vertreternummer  oder etwa der Vertretername (der bezüglich Rechnungsrückfragen eigentlich gar nicht mehr so zuständig ist). Was nun letztlich ausgegeben wird, das kann Fachhändler dadurch selbst bestimmen, indem er das Feld KURZZEICHEN in der Stammdatenverwaltung MITARBEITER entsprechend belegt. Denn genau dieses Feld wird immer auf den Rechnungen ausgewiesen.

13.06.2007

Tägliche Arbeitszettel - wozu ?

Wer sich einmal die TECHNIKER-AUSWERTUNG im Detail angesehen hat, wird feststellen, dass die tägliche Soll-Arbeitszeit fast immer nicht erreicht wird. Der wesentliche Grund dafür ist, dass nicht alle Technikerzeiten erfasst werden. Um dieses sicherzustellen, werden die Zeiten der Techniker nicht aus den auftragsbezogenen Technikerberichten entnommen, sondern aus den täglichen Arbeitszetteln, bei denen ja die Sollarbeitszeit (irgendwie) erreicht wird. Die über den Menüpunkt  12. TÄGLICHE ARBEITSZETTEL erfassten Zeiten brauchen in der Leistungs-Verarbeitung nicht nochmals erfasst werden: Da reicht es aus, nur noch die Verbrauchsmaterialien oder die E-Teile einzugeben.

Ein weiterer Vorteil ist auch, dass z.B. Fahrtzeiten den einzelnen Aufträgen korrekt zugeordnet werden können, weil sie auf einem Blick auf dem täglichen Arbeitszettel ersichtlich sind.

12.06.2007

Elegante Lösung für Direktlieferungen

In COMMERZ-ACTUELL ist es nicht mehr erforderlich, Direktlieferungen über eine spezielle Auftragsart zu erfassen und dann im Bestellwesen gesondert die Direktbestellung auszulösen, sondern sie können innerhalb des Auftrages sogar positionsweise erfasst werden. Dabei wird auch gleich die dazugehörende Bestellung erstellt, die bei Ausgabe über WORD ggf. auch noch textlich ergänzt werden kann.

Gesteuert wird das dadurch, dass im positionsbezogene Feld „LC“ auch die Eingabe von „D“ (für Direktlieferung) erlaubt ist. Damit können pro Auftrag mehrere Direktlieferungen auch an verschiedene Lieferanten erstellt werden. Die Nutzung dieser Funktion setzt voraus, dass zumindest eine Logistik-Abwicklung installiert ist. Die Erweiterung ist für geringe Lizenzkosten zu erwerben.

11.06.2007

concept office

Haben Sie schon den Bericht in BusinessPartner PBS über uns gelesen ?

Empfehlenswert für alle Ihre weiteren Aktivitäten.

08.06.2007

„Brückentag“

Keine News heute

07.06.2007

Fronleichnam

Feiertag

06.06.2007

Auswertung „Kasse“

Unter ABSCHLUSS stehen seit der Version 3.01 weitere wichtige Auswertungen zur Verfügung, die vielfältige Hinweise auf die Abwicklungen im Laden geben.

Schon einmal aufgerufen ?

05.06.2007

„Gutschriften“

Es gibt verschiedene grundsätzliche Varianten für Gutschriften:

1. Kunde gibt alles zurück

--> Gutschrift für erstellte Rechnung über 5. FAKTURIERUNG

2. Preis für eine Position war falsch

--> Auftrag erfassen (Gutschrift oder Rechnung) mit einer positiven und einer negativen Position.

3. Wertgutschrift (ohne Artikel)

--> Speziellen gespeicherten Sonderartikel verwenden, Text ggf. anpassen.

4. Wertgutschrift (oder auch Rechnung) ohne Lagerbuchung

--> Auftragsart 60 verwenden. Kontrolle über z.B. Geschäftsdaten, Kapitel 5.3.2 der Bedienungsanleitung nachlesen, ob die Speicherung der Daten so in Ordnung ist

5. Kunde gibt Teilposition dem Ausfahrer gleich zurück

--> Wenn Rechnung noch nicht erstellt, Position mit negativer Menge an Auftrag anhängen.

6. Auftragsart „Abholschein“

--> Gutschrift entsteht automatisch, wenn Ware im Haus und  Umwandlung Auftragsart 93 in 10 erfolgt ist

04.06.2007

Lieferschein-Abschrift

Seit der Version 3.01  besteht auch die Möglichkeit, für bereits ausgegebene Lieferscheine Abschriften zu erstellen. Aufruf in der AUFTRAGSBEARBEITUNG unter 9. DRUCK LIEFERSCHEINE. Dazu muss die Lieferscheinnummer (zu entnehmen z.B. aus der Rechnung) bekannt sein. Die Überschrift „LIEFERSCHEIN-ABSCHRIFT“ kennzeichnet diesen Beleg als Kopie.

01.06.2007

Texte auf Komm-Belegen

In der Auftragsbearbeitung können auch T-Positionen mit bestimmten Kennzeichen eingegeben werden, die lediglich auf den Komm-Belegen, nicht aber auf den Kundenformularen, gedruckt werden. Dieses dient dazu, den Kommissionierern etwas besonderes mitzuteilen.

31.05.2007

Variable Texte in TKD

Bei den Vertragsabrechnungen können den verschiedenen Zählern jeweils auch individuelle Texte zugeordnet werden, die dem Zählertyp entsprechen. Gesteuert wird dieses über drei Eingaben:

1. Parametersatz: VARIABLE ZÄHLERTEXTE auf „J“ setzten

2. In die Vertragstexte (ab Textnummer 950) in die Zeilen 2 bis 4 entsprechende zählertypbezogene Texte eingeben, wie z.B.

TEXT ZEILE 1: ZÄHLERSTAND ALT S/W

TEXT-ZEILE 2: ZÄHLERSTAND ALT COLOR

TEXT-ZEILE 3: ZÄHLERSTAND ALT SCAN

3. Bei den Geräten für die einzelnen Zähler die Zeilennummer(n) im ersten Bildschirm vorgeben.

Die Vorgehensweise zur Nutzung dieser variablen Texte ist am besten die, dass man sich den Parametersatz 9 ausdruckt und über die Stammdatenverwaltung TEXTE die Vertragstexte ausgibt. Wichtig dabei ist, dass man

1. die Textnummern ändert, die auch je nach Zählerzahl gedruckt werden (Überschriften im Parametersatz 9 beachten)

2. insbesondere bei Pools darauf achtet, dass in allen Geräten die entsprechende Zeilenzahlen eingegeben sind.

Wenn die Texte auf der Zählervertragsabrechnung nicht korrekt erscheinen, hilft die Hotline gerne weiter.

30.5.2007

„Gewissensfrage“

Wie wird bei Ihnen eigentlich der Vertrieb „gesteuert“ ?

Soweit wir feststellen konnten,  gibt es in diesem für jedes Unternehmen so wichtigen Bereich ganz erhebliche Defizite. Allein die Fragen

1. Werden alle Vertriebsdaten zentral gespeichert ?

2. Weiß jeder Vertriebsmitarbeiter  über alle Aktivitäten und alle Daten von Kunden und Interessenten Bescheid ?

3. Sind die Vertriebsdaten beim Ausscheiden eines Vertriebsmitarbeiters „einfach nur weg“ ?

4. Sind Sie über alle zukünftige Aktivitäten aller Vertriebsmitarbeiter voll informiert und können Sie diese bei einem spontanen Ausfall problemlos übernehmen ?

5. Können Sie ganz einfach Aktionen mit Wiedervorlagen generieren ?

sollten alle positiv beantwortet werden. Wenn nicht, sollten Sie sich schnellstens um eine integrierte Vertriebssteuerung bemühen.

Logics bietet Ihnen dazu Concept Active an, die Vertriebssteuerung, die auch jetzt schon im Vorgriff auf des Nachfolgeprogramm  Concept Active  in Verbindung mit COMMERZ-ACTUELL optimal eingesetzt werden kann. 

29.5.2007

WINDOWS-64-Bit

Wenn COMMERZ-ACTUELL unter WINDOWS-64-Bi eingesetzt werden soll, dann ist zweck Abstimmung vorher Kontakt mit der Hotline aufzunehmen. Grundsätzlich gibt es keine Probleme, aber es sind einige Maßnahmen und Konditionen einzuleiten bzw. einzuführen  und es sind Installationsvarianten zu überprüfen.

25.5.2007

Datenkontrolle nicht vergessen

Über den Menüpunkt „DATEIBELEGUNG“ erhält der COMMERZ-ACTUELL-Anwender jetzt einen umfassenden Überblick über seine Daten. Insbesondere die Anzahl der ABSCHRIFTEN und RECHNUNGEN, aber auch die der AUFTRÄGE sollte kontrolliert werden.

Wenn die Interpretation der Anzahl der Datensätze schwierig ist, hilft auch die Hotline gerne, wenn man ihr die DATEIBELEGUNG als Hardkopie zur Verfügung stellt.

24.5.2007

DIREKTFAKTURIERUNG

Was ist eigentlich im Aufgabenkomplex „FAKTURIERUNG“ die „DIREKTFAKTURIERUNG“ ?

Diese Funktion beinhaltet das Drucken einer Rechnung, die die gleiche Struktur wie die normalen WWS-Rechnungen hat, bei der  aber keinerlei Daten verändert werden. Das bedeutet auch, dass die Rechnungsnummer einzugeben ist. Sofern Kundenummer und Artikelnummer eingegeben werden, greift das Programm auf die Stammdaten zu und bietet diese als Vorgaben an. 

Eine sinnvolle Verwendung war früher (als man noch nicht Abschriften in WORD ausgeben konnte) schon für besondere Rechnungserstellung gegeben. Heute könnte der Menüpunkt eigentlich entfallen (gesperrt werden).

23.5.2007

Spezielle TKD-Aufträge

Bei TKD-Aufträgen können immer nur alle Positionen abgeschlossen, geliefert oder berechnet werden. Häufig gibt es aber auch Aufträge (vor allem im IT-Bereich), bei denen über einen längeren Zeitraum verschiedene Positionen einzeln oder gruppiert  abgewickelt werden müssen.

In TKD gibt es dafür eine Lösung, die im Prinzip so arbeitet, dass der Gesamtauftrag (nur) in Form eines Kostenvoranschlages erfasst wird und einzelne Positionen daraus in verschiedene Aufträge übernommen werden können. Der Kostenvoranschlag stellt somit den Gesamtauftrag dar.  Die einzelnen Aufträge können über die Kostenvoranschlags-Nummer verbunden auch wieder zu Gesamtrechnungen führen.

Bei Interesse bitte bei der Hotline melden.

22.5.2007

Individuelle Kundendaten in der FIBU

Die Felder TELEFON und ANSPRECHPARTNER können in der FIBU mit individuellen Informationen belegt werden, die die gleichen Datenfelder in WWS nicht tangieren. Lediglich beim Anlegen eines neuen Kunden in WWS werden die dort eingegebenen Daten für diese zwei Felder auch in die FIBU übernommen; sie können dann

individuell in der FIBU geändert werden.

Das Feld FAXNUMMER ist jedoch für WWS und für FIBU nicht getrennt.

21.5.2007

Lästige Meldung

Bei einigen Anwendern erscheint beim Aufruf von TKD und MB die Meldung „ZUGRIFF NUR AUF MASCHINEN/AUFTRÄGE VON LAGER 0“. Diese Meldung erscheint nur, wenn in der Zugriffsberechtigung unter ZENTRALE/FILIALE eine „0“ eingetragen ist. Setzt man dieses Feld auf „9“ (F3), dann unterbleibt die Meldung beim Aufruf.  Notwendig ist dieses Feld für den Fall, dass mehrere Lager (Filialen) eingesetzt werden und Mitarbeiter nur auf die Geräte aus einem bestimmten Lager zugreifen dürfen.

18.5.2007

„Brückentag“

Heute ist ein „Brückentag“; deshalb kein News.

16.5.2007

Concept Active

Im Rahmen unserer Kooperation mit der Firma wegscheider office solution gmbh ist geplant (wie auf den Info-Veranstaltungen detailliert vorgetragen), Concept Office als Nachfolgeprogramm für  COMMERZ-ACTUELL einzusetzen (siehe auch logics-news vom 30.4.2006). Neben Concept Office, dass letztlich die Bereiche WWS, TKD und OBJ abdeckt, gibt es das integrierte Vertriebs-Steuerungsprogram Concept Active. Einige Fachhändler planen diese Produkt bereits im Vorfeld einzusetzen, erwarten dann aber eine Schnittstelle aus COMMERZ-ACTUELL.

Heute Frage: Wer hat Interesse am Einsatz von Concept Active ?

15.5.2007

kundenindividuelle Artikelnummern

Vielfach bestehen (größere) Kunden darauf, dass sie ihre eigenen Artikelnummern beim Bestellen verwendet können und dass auf allen Belegen diese Artikelnummern auch ausgegeben werden. Das ist in COMMERZ-ACTUELL problemlos möglich, setzt aber nur voraus, dass diese (bei mehreren Kunden auch unterschiedliche) Artikelnummern angelegt werden. Das erfolgt ganz einfach dadurch, dass man bei der Anlage der Nettopreise im Kopfsatz das Feld KUNDEN-ARTNR auf „J“ setzt, was dann bewirkt, dass für jeden Artikel die  kundenindividuellen Artikelnummern angefordert wird. Beim Auftragserfassen kann man direkt bei der ARTIKELNR die kundenindividuelle Artikelnummern eingeben und COMMERZ-ACTUELL findet den entsprechenden Artikelstammsatz zur weiteren Verarbeitung. Auch die Ausgabe auf Formularen erfolgt automatisch. 

14.5.2007

Geänderte Stammdaten

Im Aufgabenkomplex „DATEIPFLEGE“ gibt es einen Menüpunkt „GEÄNDERTE STAMMDATEN“. Über diesen kann man am Bildschirm oder auf Drucker sich ausweisen lassen, welcher Stammsatz (KUNDE. LIEFERANT oder/und ARTIKEL) wann geändert worden ist. Da aber bei den Artikeln viele Änderungen in einem vorgebbaren Zeitraum sich geändert haben werden, macht diese Ausgabe eigentlich nur Sinn für die Kunden und die Lieferanten. Damit kann man sich dann aber z.B. einen Überblick verschaffen, welche Kunden geändert bzw. neu angelegt worden sind.

11.5.2007

Aktueller Saldo in FIBU

Der aktuelle Saldo bei der Kontenauskunft stimmt normalerweise mit der Summe der Buchungen auf das betreffende Konto überein. Das ist bei Sammelkonten jedoch anders, weil dort die Buchungen erst beim Abruf des Journals erzeugt werden. Wichtig ist aber, dass der aktuelle Saldo dem wirklichen aktuellen Stand des Kontos entspricht. Wenn man sich als z.B. den Stand aller aktuellen  Forderungen (1400 oder 1200) ansehen möchte, dann wird dieser im Feld AKT- SALDO dargestellt.

Erst wenn (alle) Journale geschrieben sind, dann stimmen die Summen der Buchungen mit dem Wert in AKT. SALDO überein.

10.5.2007

Mehr als ein WWS-Lager

COMMERZ-ACTUELL kann auch so eingerichtet werden, dass bis zu 4 Lager verwaltet werden können. Dieses kann Verwendung finden,  wenn z.B. Filialen mit eigenen Lagerführungen integriert werden sollen oder wenn man das Haupt-Lager vom Ladengeschäft trennen möchte. Wenn weitere Lager (lizenzpflichtig) eingerichtet sind, übernehmen spezielle Abfragen die Steuerungen z.B. in der Auftragsbearbeitung oder auch im Bestellwesen, damit auch die richtige Lagerbuchung durchgeführt wird. Generelle Umbuchungen von einem Lager zum anderen lassen sich durch sogenannte „interne Lieferscheine“ leicht durchführen.

In COMMERZ-ACTUELL-TKD können zusätzlich und unabhängig zu diesen Lagern für die Techniker-Autos weitere Lager eingerichtet werden.  

9.5.2007

Was sind eigentlich periodische Aufträge ?

Das sind ganz einfach Aufträge, die nach vorgebbaren Zeit-Intervallen immer wieder durchgeführt werden müssen. Beispiel:

Eichen von medizinischen Geräten alle zwei Jahre.

Generelle Auftragsdaten kann man im 7. Geräte-BS anlegen und sich z.B. am Monatsende alle Aufträge für den Folgemonat automatisch generieren lassen.

Generell kann man diese Funktion aber auch für allgemeine Aufgaben verwenden, die regelmäßig durchzuführen sind. Dazu braucht man ledig ein „Sammelgerät“, das die Aufgabe beschreibt. Damit fungiert das das Ganze dann in etwa so wie eine immer wiederkehrenden Wiedervorlage. 

Diese periodischen Aufträge kommen bei den Kopieren selten vor, da diese zeitbezogen sind. Für Kopierer kann man stattdessen aber die Kopie-Kit-Abrechnung einsetzten, bei der das Zeitintervall durch ein Zählerintervall ersetzt ist. 

8.5.2007

Rechnungsausgangs-Bücher

Die Rechnungsausgangsbücher enthalten eine Menge von wichtigen Informationen, die auch für die Weiterverarbeitung interessant sein können:

1. Sortiert nach Rechnungsnummern werden Lücken in den Rechnungsnummern ausgewiesen (dürfen eigentlich gar nicht vorkommen)

2. Bei Druck mit Erlöskonten-Aufteilung werden in den Endsummen die Erlöskonten-Summen ausgewiesen (bei Erlöskonto=Null fehlen Zuordnungen)

3. Hinweise auf Lastschriften (auch nicht erzeugte, weil Gutschrift noch vorliegt)

4. Hinweise auf doppelte Vergabe einer Rechnungsnummer, wenn mehr als ein Mehrwertsteuersatz auf der Rechnung enthalten ist.

5. Monatsendbeträge, da die Rechnungsausgangsbücher sowohl zwischenzeitlich als auch nach dem Monatsende gedruckt werden können.

und und und.... (am besten: Einmal richtig ansehen)

7.5.2007

PBSeasy-Mail

Es verstärkt sich immer mehr die Tendenz die Lösung PBSeasy-direkt mit Seeburger und Telebox-400 durch die wesentlich einfachere und kostengünstigere Lösung PBSeasy-mail zu ersetzen.

Da es zusätzlich zu PBSeasy-mail auch einen Kommunikations-Baustein gibt, der die Seeburger-Funktionen fast nahtlos ersetzt, ist auch die Nach-Installation oder die Betreuung des Seeburgers nicht mehr erforderlich.

Angebote und Kostenvergleiche gerne über unsere Hotline.

4.5.2007

„Superlösung“ Drucker-Vorgaben

Die in der Version 3.01 neu zur Verfügung gestellte Möglichkeit, für  die gesamten installierten und COMMERZ-ACTUELL zugänglichen Drucker Vorgaben so einzurichten, dass je nach Bedarf diese automatisch vorgegeben werden, wird unserer Meinung nach zu selten genutzt. Jede Auswahl und jede Eingabe ist zeit- und kostenintensiv und sollte vermieden werden (auch im Wechsel zwischen Tastatur und Maus) . Warum sollte man immer den Drucker noch auswählen müssen, wenn der KOMM-Beleg stets auf den gleichen Drucker im Lager ausgegeben werden soll oder warum muss man sich noch für einen Drucker entscheiden, wenn man eine Auswertung immer auf den im Raum befindlichen Drucker und ins eigene WORD ausgegeben werden soll.

Die Möglichkeiten der individuellen Vorgabe von Druckern wurde auf Wunsch vieler Anwender integriert, leider nutzen nur sehr wenige diesen besonderen Komfort.

3.5.2007

Spool-Ausgaben

Wenn Druckausgaben über die Spoolverwaltung abgewickelt werden, dann werden parallel oder im Nachlauf meist auch Daten verändert. Diese Datenveränderung ist nur dann korrekt abgelaufen, wenn in der Spoolverwaltung unter der Überschrift UPDATE auch das „OK“ eingetragen ist. Wenn dort noch Fragezeichen sind und bleiben, dann ist der Datenupdate nicht korrekt durchgeführt worden. Welche Maßnahmen einzuleiten sind, hängt von aktuellen Situation ab, ggf. ist Kontakt mit der Hotline aufzunehmen.

Auf keinen Fall darf einfach weitergearbeitet werden, weil der Datenzustand mit Sicherheit inkonsistent ist.

2.5.2007

Mailbox

Unsere Mailbox ist ab sofort nur noch über FTP erreichbar (nicht mehr über Fritz-Data).

30.4.2007

Info-Veranstaltungen

In den letzten 14 Tagen fanden insgesamt 4 regionale Info-Veranstaltungen statt, die zum Ziel hatten, das Nachfolge-Programm concept office detailliert vorzustellen und auch die Abläufe für die Umstellung von COMMERZ-ACTUELL näher zu erläutern. Ergebnisse dieser Veranstaltung in aller Kürze waren:

1. concept office verfügt bereits heute - auf Basis moderner Technologie - einen umfassenden Funktionsumfang, bei dem alle Geschäftsbereiche integriert einbezogen sind. Die verschiedensten - auch individuelle - Auskünfte stehen über die eingebundene SQL-Datenbank in beliebigsten Ausführungen (global oder detailliert) permanent auf Abruf zur Verfügung.

2. Die Datenmigration aus COMMERZ-ACTUELL ist wegen der „nicht-feindlichen“ Übernahme so umfassend möglich, dass nahezu alle Daten übernommen werden können und diese Umsetzung ohne besondere Aufwands- und Zeit-Probleme zu bewältigen ist.

3. Der Einsatz von concept office statt COMMERZ-ACTUELL ist ohne besonderen Zeitdruck möglich; logics systems GmbH wird COMMERZ-ACTUELL noch 3 bis 5 Jahre weiter betreuen und selbstverständlich auch Erweiterungen durchführen.

4. COMMERZ-ACTUELL-Anwender erhalten einen Bonus bei den Lizenzkosten für concept office.

Die über 100 Teilnehmer an den Veranstaltungen beurteilten die Migration in ihrer Ausgewogenheit und in ihrer professionellen und planbaren Vorgehensweise ausnahmslos als sehr positiv.

Weitere Informationen gerne auf Anfrage.

27.4.2007

Bilder in COMMERZ-ACTUELL-WWS

Wenn man in der Auftragsposition, in der Stammdaten-Verwaltung oder in der Bestellposition ist, kann man sich bei Eingabe von F2 in der untersten Zeile ein aktuelle Bild des Artikels auf dem Bildschirm anzeigen lassen. Voraussetzung ist „nur“ die PBSeasy-Datei und die dazugehörende Bilddatei. COMMERZ-ACTUELL ermittelt über den EAN den entsprechenden PBSeasy-Artikel, holt sich dort die Bildnummer und sucht das Bild dann in der Bilddatei. Diese Funktion kann eigentlich jeder so verwenden, der mit PBSeasy arbeitet.

26.4.2007

„Nullrechnung“ in TKD

Bei TKD-Aufträgen kann man bei jeder einzelnen Position entscheiden, ob sie auf der Rechnung ausgewiesen werden soll oder nicht. Das betrifft natürlich nur Positionen, die kostenlos sind, d.h. bei denen KOND auf 100% gesetzt ist; alle sonstigen Positionen stehen natürlich immer auf der Rechnung.

Wenn nun alle Positionen auf 100% stehen, wird im Normalfall keine Rechnung gedruckt, auch wenn alle Null-Positionen auf RECHNUNGSDRUCK = J stehen. Erst wenn zumindest eine Position zu berechnen ist, werden solche Positionen auch mit ausgegeben.

Wenn jedoch alle Positionen KOND=100% angelegt sind, dann wird nur dann eine (Null-)Rechnung gedruckt, wenn im ERW-BS des Auftragskopfes das betreffende Feld auf „J“ gesetzt worden ist.

25.4.2007

Ausbuchung Skonto

Nachträgliche Akzeptierung eines Skontobetrages bucht man ganz einfach so aus, dass man den Betrag auf Null setzt, über die Referenznummer die betreffende Rechnung bestimmt und den auszubuchenden Skontobetrag bei SKONTO eingibt. Auf das vorzugebende GEGENKONTO (eigentlich bei einer „normalen“ Buchung die Bank) wird wegen des Betrages von Null nichts saldiert. Man kann dafür ein beliebiges (festes) Verrechnungskonto verwenden.

24.4.2007

Sortierung Komm-Belege

Wenn Kommissionierungsbelege über 4.KOMMISSIONIERUNG abgerufen werden, kann man die Sortierung dort selbst bestimmen. Wenn aber nach einer Auftragserfassung ein Komm-Beleg direkt abgerufen wird, dann wäre es zu aufwendig, auch noch eine Sortierung eingeben zu müssen. Deshalb wird für diesen Fall die Sortierung im Parametersatz unter SORTIERUNG KOMM-BELEG (1-4) vordefiniert. Dabei entspricht die einzugebende Zahl der POSITIONSSORTIERUNG, wie sie unter 4.KOMMISSIONIERUNG eingegeben werden kann. Eine „4“ ergibt somit eine Sortierung nach Lagerort.

23.4.2007

Abrufaufträge

Wenn nach der Erfassung eines Abruf-Auftrages (mit Angebotsart 10 in Angebotsbearbeitung) eine Vorabrechnung ausgegeben wird, dann kann man zwar im betreffenden Angebot die Menge erhöhen, aber keine neue Vorabrechnung drucken. Andererseits lässt sich für den gleichen Artikel auch kein zweiter Abrufauftrag anlegen, wenn der erste nicht gelöscht ist. Für solch einen Fall müsste man die ehemalige Abrufmenge auf die bereits gelieferte setzen, ein neues Abrufangebot mit der noch zu liefernden Gesamtmenge anlegen und dafür einer Rechnung schreiben. Über die reduzierte - nicht gelieferte - Menge muss eine gesonderte Gutschrift erstellt werden.

20.4.2007

Verschiedene Pools

Den Wunsch, Geräte bei einer Trennung nach M/W und Z  in verschiedene Pools berechnen zu können, können wir derzeit in TKD nicht erfüllen. Diese Anforderung ergibt sich z.B. daraus, dass Kunden für M/W die Geräte in mehrere Gruppen eingeteilt  haben möchten (dazu müsste man bei diesen Geräten verschiedene Pool-Nummern eintragen), die Zählerabrechnung aber wieder gemeinsam für alle Geräte erfolgen soll. Wie bereits sicherlich von einigen Fachhändlern festgestellt, kann man im 6. BS nicht zwei verschiedene Poolnummern eingeben.

Wir arbeiten dran. 

19.4.2007

„Nächstes“ Fenster

Statt der Eingabe „x=NÄCHSTER BILDSCHIRM“ kann häufig die Eingabe „CURSOR RECHTS“ verwendet werden. Das geht (noch) nicht an allen Stellen, wird aber sukzessive so integriert werden. Wenn ein Fenster angezeigt wird, muss man nicht mit „CURSOR DOWN“ in die einzelnen Zeilen springen, sondern man das Fenster direkt  mit „BILD RUNTER“ wechseln.

18.4.2007

Erlöskonten

Für eine Strukturierung der Erlöse ist es wichtig, dass die Erlöskonten in COMMERZ-ACTUELL-WWS, -TKD oder -OBJ korrekt und vollständig vorgegeben werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die COMMERZ-ACTUELL-FIBU eingesetzt wird oder eine andere FIBU, da auch in diese die Erlöskonten-Aufteilung der Rechnungen mit übergeben werden.

Fehlende Erlöskonten kann man am Ende des Rechnungs-Ausgangsbuches an einem Erlöskonto gleich Null erkennen, wenn man dieses  „MIT ERLÖSKONTEN“ abruft. Die WG-bezogenen Erlöskonten legt man in der Stammdatenverwaltung ERLÖSKONTEN in WWS an (ggf. auch getrennt für das Ladengeschäft), die weiteren speziellen Erlöskonten in den Parametersätzen von WWS und TKD.

17.4.2007

Import Artikeldaten

Um Artikeldaten, die nicht über PBSeasy oder über Standard-Schnittstellen der Verbände dem Fachhändler geliefert werden, übernehmen zu können, gibt es zwei  (lizenzpflichtige) Zusatz-Programme:

1. Allgemeine Artikel-Schnittstelle

2. Ersatzteile

Bei dem ersten Programm muss der Fachhändler die EXCEL- oder CSV-Artikeldaten in eine generelle Struktur bringen, so dass die Daten dann über die normierte Schnittstelle gelesen werden können. Der Ablauf ist dann entsprechend den bekannten Verfahren in COMMERZ-ACTUELL-ZPF. Dieses Programm kann z.B. für die Artikel von kleineren Lieferanten genutzt werden.

Beim zweiten Programm werden  wesentlich mehr Daten erwartet und deshalb werden die Ersatzteil-Artikel in eine zusätzliche Datei abgestellt, auf die aus WWS und TKD direkt zugegriffen werden kann. Das Verfahren entspricht in etwa dem von PBSeasy, bei dem ja auch die gesamten Sortimente der Lieferanten in der zusätzlichen PBSeasy-Datei zur Verfügung stehen. Gängige Ersatzteile werden dann - auch wegen der Lagerbestandsführung - in die COMMERZ-ACTUELL-Artikeldatei übernommen.

Mit dieses beiden Programmen hat der Fachhändler die Möglichkeit, auch die Artikeldaten von weiteren Lieferanten automatisiert ins COMMERZ-ACTUELL zu übernehmen.

16.4.2007

Mtl. Detail-Auswertung

Bei den Auskünften und Auswertungen kann man unter Punkt 4 die „MONATL. DETAIL-BRUTTOERTRAGSAUSWERTUNG“ aufrufen. Diese Auswertung ist dann ganz nützlich, wenn man ganz bestimmte einzelne Positionen auswählen und einsehen möchte. Die Auswahl kann für Absatzbereich, Vertriebsweg oder Datum festgelegt werden. Eine weitere Selektion wird durch das SORTIERKRITERIUM-1 bestimmt.  Wenn dort z.B. 1=ARTIKEL eingegeben wird, dann kann zusätzlich noch ein Artikel- und ein Warengruppen-Bereich vorgegeben werden.

Wenn die Übergabe der TKD-Daten eingeschaltet ist, dann können auch die abgeschlossenen Positionen aus TKD-Aufträge mit ausgewiesen werden (z.B. alle Trommeln oder Toner, wenn diese eindeutigen Warengruppen zugeordnet sind). Ausgewiesen werden zeilenweise alle wichtigen Positionsdaten.

Dieser Menüpunkt 4 stellt somit ein Werkzeug dar, über das gezielt ganz spezielle Informationen abgerufen werden können.

13.4.2007

Wir haben aus Versehen ..

..den Jahreswechsel angestoßen und ablaufen lassen. Damit sind nun etliche Daten nicht mehr vorhanden und nicht mehr abrufbar.

Trotz permanenten Warnungen von uns, wichtige Menüpunkte über die Zugriffsberechtigung zu sperren, passieren solche Dinge leider immer noch. Deshalb nochmals: Nutzen Sie die Funktionen der Zugriffsberechtigungen !!!

12.4.2007

Kassenstatistiken

Ab der Version 3.01 gibt es für die Ladengeschäfte, die mit der COMMERZ-ACTUELL-Kassensoftware arbeiten, gänzlich neue wichtige Statistiken, die Überblick über die Kassenvorgänge geben.

Schon einmal angesehen ?

11.4.2007

Prüfen Sicherungen

Wir erhalten öfters CDs, die bei einigen Anwendern offenbar als „Sicherung“ verwendet werden. Dabei haben wir festgestellt, dass diese CDs häufig nicht lesbar sind.

Um bei einer möglicherweise notwendigen Rücksicherung (auch von Teilbereichen) auch eine lesbare und vollständige Daten-Sicherung vorliegen zu haben, sollten die Datensicherungen öfters einmal geprüft werden. Diese Prüfung sollte man aus Sicherheitsgründen aber nie durch Überschreiben des Originalbestandes durchführen (... denn die Sicherung kann defekt sein), sondern auf einen gesonderten PC. 

10.4.2007

neue Versionen

Wenn neue Versionen „eingespielt“ werden sollen, sind zwei Voraussetzungen unabdingbar erforderlich:

1. Es darf kein COMMERZ-ACTUELL aktiv sein

2. Um Punkt 1 zu erfüllen, sollte das System heruntergefahren

    werden.

Diese gilt vor allem, wenn ganze Verzeichnisse übernommen werden sollen. Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, kann es passieren, dass lediglich Teile der Programme übernommen werden und damit eine völlig uneinheitliche Version entsteht.

Noch ein Hinweis zu Sicherungen: Auch hier sollte bevor die

Sicherung gestartet wird, das System heruntergefahren werden. Denn nur so kann (auch nachts) garantiert werden, dass kein Anwender mehr „aus Versehen“ sich noch in COMMERZ-ACTUELL befindet.

5.4.2007

Vorausberechnung

In COMMERZ-ACTUELL-TKD kann man vorausberechnen lassen, wie viele Miet- und/oder Wartungseinnahmen bis zu einem vorgebbaren Zeitpunkt erzielt werden würden. Eine sicherlich interessante Auswertung - vor allen am Jahresanfang. Dabei ist jedoch zu beachten, dass das einzugebende Datum eine besondere Bedeutung hat: Es werden alle Miet- und Wartungsabrechnungen berücksichtigt, die einschließlich diesem Datum gestellt werden können. Deshalb darf man (eine Vorausberechnung der Verträge vorausgesetzt) nicht das Datum 12xx vorgeben sondern 11xx, wenn man die bis zum Jahresende zu erwartenden Beträge ausgewiesen haben möchte (bei 12xx werden ja schon wieder Beträge für das nächste Jahr abgerufen !).

Da die gesamten betroffenen Geräte mit ihren einzelnen Daten  ausgewiesen werden, hat man auch eine guten Überblick über die Erlöse der einzelnen Geräte.

Übrigens: Logics systems GmbH wird eine weitere Auswertung zur Verfügung stellen, die für jedes Gerät neben den aufgelaufenen jährlichen  Wartungserlöse auch die erzielten Umsätze aus den Zählern darstellt. 

4.4.2007

Auch einmal an F2 denken

Es kommt oft vor, dass die Abfragen „VON:“ und  „BIS:“ gleiche Inhalte haben, weil man z.B. die Daten nur eines Kunden, eines Geschäftsbereiches oder eines Kontos ansehen möchte. Dabei muss man bei „VON:“ die gewünschte Abfrage-Information eingeben, kann aber bei  „BIS:“ durch Eingabe von F2 erreichen, dass die VON-Information ins Feld  „BIS:“ kopiert wird.

Diese Funktion wurde nachträglich integriert und so gibt es noch einige (wenige) Stellen, an denen das Kopieren nicht wirkt.

3.4.2007

Info-Veranstaltungen für concept office

Die Tagungsstätten für die vier Info-Veranstaltungen  liegen

jetzt fest:

17.4.2007 Hotel Neuwirt in Zorneding (wie früher)

19.4.2007 Mövenpick im Flughafen Hannover (wie immer)

24.4.2007 Hotel Contel, Otto-Röhm-Strasse 90, Darmstadt

26.4.2007 Hotel Mondial, Solinger Str. 188, 40764 Langenfeld

Die Teilnehmer werden nochmals gesondert informiert.

Derzeitiger Teilnehmerstand:

Zorneding: 17, Hannover: 26, Darmstadt: 17 und Langenfeld (Düsseldorf): 11 Teilnehmer.

2.4.2007

„hängende“ Aufträge

Zu den regelmäßig durchzuführenden Aufgaben gehört es auch, die Auftragsdatei zumindest monatlich zu überprüfen. Dazu sind abzurufen:

1. AUFTRAGSWERTLISTE  (OFFENE AUFTRÄGE)

2. SUCHEN RECHNUNGSNUMMERN (NICHT VERBUCHTE)

3. SUCHEN NEGATIVE LIEFERSCHEINNUMMERN

4. POSITIONEN MIT RECHNUNGSSPERRE

und gegebenenfalls:

1. AUFTRAGSPRÜFLISTE nach weiteren Kriterien

2. AUFTRAGSSTATISTIK

3. TAGESDATEN

Mit diesen Werkzeugen erhält man regelmäßig einen aktuellen Stand über die Aufträge.

30.3.2007

KORR bei Pool-Abrechnungen

Bei Pool-Abrechnungen kann es passieren, dass im letzten Gerät bei der Historie-Auskunft eine Zeile mit KORR ausgegeben wird. Diese Korrektur ist für folgenden Fall erforderlich und lässt sich am besten an einem Beispiel erklären:

Ausgangssituation:

Kopienpreis: 1,000 ct

GERÄT-1: 20.000 Freie Einheiten, kopiert 22.000

GERÄT-2: 10.000 Freie Einheiten, kopiert   5.000

Bei den Geräten verbucht:

GERÄT-1: 2.000 Kopien und EUR 20.00

GERÄT-2: keine Kopie  und EUR    0,00

Auf der Rechnung:

Keine Kopien-Nachberechnung weil Summe Freie Einheiten größer als Verbrauch

Pool-Gesamt-Erlös:

Wenn man die Geräte so belässt, ergibt sich ein Erlös von EUR 20,00, der aber nicht erzielt wurde. Um dieses wieder zu korrigieren, wird beim GERÄT-2 ein KORR von EUR - 20,00 gebildet.

Größere KORR-Beträge kann man vermeiden, wenn die Freien Einheiten den einzelnen Pool-Geräten zugeordnet werden, was in TKD automatisch im Menüpunkt „POOL-AUSWERTUNGEN“ durchgeführt werden kann.

29.3.2007

Trick für Vorab-Rechnung

In COMMERZ-ACTUELL gilt das Prinzip „erst Lieferung, dann Rechnung“, obwohl man natürlich auch gleich ohne Lieferschein eine Rechnung abrufen kann. Einzige Ausnahme von dieser Regel sind die Abruf-Aufträge, für die man auch vor der Lieferung bereits eine Rechnung erstellen kann (für die späteren Lieferscheine wird dann nichts mehr berechnet). Dieses Verfahren kann man auch ausnutzen, wenn man in Ausnahmefällen einmal vor der Lieferung eine Rechnung benötigt, was z.B. bei Maschinen- oder Einrichtungsaufträgen schon einmal vorkommen kann.  Dazu erstellt man ein Abruf-Angebot (Angebotsart=10) und druckt die Rechnung aus. Leider muss man den Auftrag in der Auftragserfassung nochmals neu erfassen, weil man Abruf-Aufträge nicht kopieren kann. Bei dieser Auftragserfassung wird dann die bereits erstellte Rechnung berücksichtigt und lediglich noch der Lieferschein erstellt.

28.03.2007

RENNER/PENNER

Die Auswertung RENNER/PENNER-LISTE gibt sowohl für die Renner-Artikel als auch für die Penner-Artikel wichtige Hinweise über das Verhalten von Artikeln. Da man die Artikel in dieser Auswertung nach vielen Merkmalen selektieren kann, können damit auch ganz gezielt nur bestimmte Artikelbereiche betrachtet werden. Die Auswertung kann deshalb auch als begleitendes Werkzeug beim Bestellwesen eingesetzt werden.

27.03.2007

Vorstellung concept office

Die Termine für die Präsentation von concept office liegen jetzt fest (siehe Termine). Wir freuen uns auf eine rege Teilnahme.

26.3.2007

Nochmals: Fehlende Zählerstände

Derzeit in Arbeit ist die elektronische Übermittlung der fehlenden Zählerstande. Dazu wird in COMMERZ-ACTUELL-TKD ein Zählerstands-Export-Programm die aktuell betroffenen Geräte selektieren (E-Mail-Adresse im 8. BS) und ausgeben. Andererseits erwartet COMMERZ-ACTUELL die Zählerstände als Datei zurück. Der Zwischenschritt, die Versendung an den Kunden und die Aufbereitung der Zählerstände ist (derzeit noch)  Aufgabe des Fachhändlers.

Wer hat Interesse ?

Wer möchte eine Kurzbeschreibung haben? Wer kann weitere Wünsche/Anregungen liefern ?

23.3.2007

Artikelpflege DATENTRÄGER EINLESEN

Die 51 vorgegebenen Lieferanten werden bis auf wenige Ausnahmen nur noch aus historischem Grund ausgewiesen (früher gab es für jeden dieser Lieferanten eine eigene Diskettenstruktur).

Logics systems GmbH wird diese Anzeige in nächster Zeit auf das notwendige Maß reduzieren, da nahezu alle Anwender mit PBSeasy arbeiten, mit der eine normierte und einheitliche Datenstruktur möglich ist. 

22.3.2007

Fehlende Zählerstände

In der Liste fehlender Zählerstände wird bei jedem Gerät die Rechnungsart mit ausgegeben(E,S,P). Das ist z.B. für Pools wichtig, weil allein ein Gerät ohne Zähler die ganze Poolabrechnung nichtig macht. Also in der Liste vor Rechnungsdruck ganz besonders auf „P“ achten.

21.3.2007

Ändern Nettopreise

Das Ändern von Nettopreisen macht man (wenn nicht sonstige Daten auch geändert werden müssen) immer über die NETTOPREIS-SCHNELLBEARBEITUNG. Die Änderung über den Menüpunkt ÄNDERN VON ANGEBOTEN setzt voraus, dass man die Angebots- und die Positionsnummer wissen muss.

In diesem Zusammenhang: Es gibt auch ein Sonderprogramm zum EXPORT und zum RE-IMPORT von Nettopreisen in EXCEL-Format. Damit kann man auch Ausschreibungen bearbeiten, weil beim Export auch der EK-Preis mit ausgegeben wird:

Schnellerfassung der Ausschreibungs-Artikel (ohne weitere Daten), Export des Angebotes, Überarbeitung (Preise) und Re-Import.

Aber auch eine normale Überarbeitung von bestehenden Nettopreisen ist mit diesem Programm möglich.

20.3.2007

Löschen Kassenaufträge

Das  Löschen fertiger Kassenaufträge kann wahlweise so gesteuert werden, dass nur alle Aufträge, bei denen PLZ und STRASSE leer sind, gelöscht werden. Das bedeutet, dass die Kassenaufträge, die gezielt für einen Kunden erfasst wurden, stehen bleiben und alle Kassenaufträge, die für die den Ladenkunden erfasst wurde, gelöscht werden.

19.03.2007

Datenkontrolle

In allen COMMERZ-ACTUELL-Programmen gibt es eine Fülle von Programmen, die dazu dienen, den Datenbestand zu überprüfen. Wichtig dabei sind immer wieder „hängende“ (nicht bis zum Abschluss konsequent verarbeitete) Vorgänge. Dieses können Angebote, Aufträge (auch aus TKD), Bestellungen und andere mehr sein. Wenn solche Vorgänge  vermehrt auftreten, ist unbedingt der entsprechende Verfahrensablauf zu überprüfen, denn irgendwie wird nicht mit der nötigen Sorgfalt im Umgang mit den Daten gearbeitet.  Datenkontrolle kann aber auch bedeuten,  sich  einmal die Preiskonstellationen in den verschiedenen Varianten ausweisen zu lassen.

Also: Öfters einmal zwischendurch die vorhanden Kontrollwerkzeuge nutzen.

16.03.2007

Rechnungsnummern bei TKD-Rechnungen

Im Normalfall werden die TKD-Daten für die Gesamtstatistik des Unternehmens auch ins WWS übertragen (das wird ganz einfach im Parametersatz von TKD gesteuert). Nun gibt es in TKD aber Erlöse oder Aufwendungen, für die keine Rechnung geschrieben wird (z.B. Lastschriften ohne Rechnungsdruck). Dafür werden in TKD aus einem gesonderten "Topf" eigene Rechnungsnummern vergeben und die Daten dann z.B. in die Detaildaten abgestellt. Dieser Vergabe der Rechnungsnummer passiert bei jedem Vorgang in TKD - bis auf die Daten, die über den Finanzierungsaufwand entstehen. Hier wird für einen Lauf immer die gleiche Rechnungsnummer vorgegeben, was etwas problematisch in der Vertreter-Provisions-Auswertung aussieht, weil dort unter diese Rechnungsnummer ein ggf. großer Betrag ausgewiesen wird, der aber korrekt ist.

15.03.2007

Artikelpreislisten

Es gibt zwei Artikelpreislisten:

1. Auskünfte und Auswertungen

2. Ladengeschäft

Bei der ersten kann wahlweise auch der Preis inkl. MwSt mit ausgegeben werden, während in der zweiten Auswertung immer der VK inkl. MwSt gedruckt wird. Diese  Preise können aber unterschiedlich sein (!), weil in der Auswertung 1 der VK inkl. MwSt sich aus dem VK errechnet, während in Auswertung 2 der Preis direkt aus dem Artikelstamm genommen wird (der an der Kasse ja auch im Normalfall verwendet wird).

14.03.2007

Toner für Zähler

Verbrauchsmaterialien zählerbezogen zu erfassen bzw. zu beauskunften. Damit kann man jetzt auch für den Farbzähler - getrennt von dem Normalzähler - die Tonerlieferungen in Vergleich zu den Farb-Zählerständen überwachen. Erforderlich ist zunächst die konsequente Zuordnung der Tonerlieferung zu den Zähler(nummern), um erst einmal die korrekte Basis für die Information zu erhalten.

13.3.2007

Systemfehler-Meldungen

Diese Fehlermeldungen deuten immer auf eine extrem außergewöhnliche Situation im Ablauf von COMMERZ-ACTUELL hin. Sie treten derzeit verhäuft bei Installationen auf, bei denen im Bereich der System-Installationen (z.B. wegen der Verwendung von inkompatiblen PC-Systemen oder wegen fehlerhaften oder unangepassten  Netzwerk-Installationen) keine oder nur ungenügende fachmännisch Beratung hinzugezogen wurde.

Sobald eine solche Fehlermeldung auf dem Bildschirm erscheint, ist es unbedingt erforderlich, sofort Kontakt mit der Hotline aufzunehmen. Fortsetzungen in den COMMERZ-ACTUELL-Programmen können zu weiteren gravierenden Folgefehlern führen, die dann nur mit erheblichem Aufwand korrigiert werden können.

12.3.2007

Maus "klemmt"

Es gibt einige wenige Bildschirm-Felder in den COMMERZ-ACTUELL-Programmen, an die man mit der Maus nicht hinkommt. Meist sind das Felder, in deren Umgebung  individuelle  Erweiterungen durchgeführt worden sind oder bei denen sehr tief "verschachtelte" Funktionen integriert worden sind. Man kann sich in solchen Fällen aber dadurch behelfen, dass man mit der Maus zumindest in ein in der Nähe liegendes Feld geht und dann mit der normalen Tastatur zum betreffenden Feld weiter oder zurück geht.

9.3.2007

Liste fakturierbarer Aufträge

Beim Erstellen von Rechnungen in dem Menüpunkt "FAKTURIERUNG" werden üblicherweise über einen einzigen Aufruf gleich mehrere Rechnungen (z.B. Sammel-Rechnungen am Monatsende) gedruckt. Um sich vorher darüber zu informieren, welche Aufträge in die Rechnungen einbezogen werden, kann die LISTE FAKTURIERBARER AUFTRÄGE ausgegeben werden.

Diese Auswertung enthält aber nicht nur die Aufträge und die fakturierbaren Beträge sondern auch etliche Hinweise auf mögliche Auftragszustände. die zum Beispiel zu "nicht gewollten" Rechnungen führen. Es macht also durchaus Sinn, diese Auswertung (z.B. als WORD-Dokument) vorher abzurufen und kurz zu prüfen. Dieses um so mehr, je größer die Anzahl der abzurufenden Rechnungen ist.

8.3.2007

Warum kann man eigentlich die  Rechnungsart beim Belegabruf ändern ?

Mit BELEGART=3 kann man im Belegabruf die Rechnungsart ändern. Dieses Feld ist direkt nach der Eingabe der Nummer des Auftrages änderbar. Da die Rechnungsart mit der darin enthaltenen Kategorie ganz wesentlich den Rechnungsdruck (Auswahl der Aufträge) steuert, kann man dieses Feld auch ausnutzen, um einen Auftrag insgesamt vor den Rechnungsdruck "zu schützen". Man gibt dann einfach eine Kategorie ein, die beim Fakturierung nie abgerufen wird. Um solche Änderung sehr schnell durchführen zu können (alternativ müsste man das aufwendigere ÄNDERN VON AUFTRÄGEN  verwenden), wurde diese Möglichkeit zur Änderung beim Belegabruf integriert.

Manche Anwender nutzen diese Funktion für gezielte Freigaben zu Fakturierung in Verbindung mit Touren:

Tour am Mittwoch, Auftrag wird am Freitag erfasst, kommissioniert und Lieferschein geschrieben. Um zu verhindern, dass die Rechnung (z.B. Rechnungslauf am Montag) vor der Lieferung an den Kunden versendet wird, erfolgt die Freigabe (durch Änderung der Rechnungsart) erst nach Rücklauf des Lieferscheins. Dazu kann man sich dann wegen den verschiedenen verwendeten Kategorien auch ein Änderungsschema einfallen lassen.  

7.3.2007

Auftragssperren

Vor allem mit dem Einsatz der COMMERZ-ACTUELL-FIBU (auch wenn man sie zusätzlich nur als Debitoren-/Kreditoren-Buchhaltung einsetzt) können Aufträge an Kunden, die nicht mehr bedient werden sollen,  weitgehend verhindern.

Ein erstes wichtiges Werkzeug ist das Feld BSINFO im Kundenstamm, über das z.B. dem Erfasser von Aufträgen etwas über den Kunden (z.B. Liefersperre) mitgeteilt werden kann.  An der Kasse kann man damit grundsätzlich verhindern, dass dort Lieferscheine überhaupt erstellt werden können (TEXTNUMMER=900). Diese BSINFO-Texte können direkt in der FIBU gesetzt werden, also an der Stelle, die eigentlich solche Sperren veranlasst.

Das Feld KREDITLIMIT prüft am Anfang und am Ende einer Auftragserfassung (auch an der Kasse) ob dieses überschritten ist (Prüfung: Aktuelle Aufträge, Daten in  den Rechnungs-Ausgangsbüchern, OPs in der FIBU).

Bei den Kostenstellen-Kunden kann man BUDGETS vorgeben, deren Überschreitung ebenfalls gemeldet wird.

Haben Kunden die 2. Mahnung erhalten (und ist diese Rechnung noch offen), erscheint beim Erfassungsbeginn eine entsprechende Meldung.

Die Offenen Posten eines Kunden können in der Auftragserfassung über Wundertaste F3 auf dem Bildschirm ausgegeben werden (an der Kasse ist es derzeit noch etwas umständlich: Über den direkten Aufruf der Preisauskunft (F8) und dann erst  Aufruf der OPs).

Wenn man diese Steuerungs-Werkzeuge richtig einsetzt, können Lieferungen an kritische Kunden erheblich reduziert werden.

6.3.2007

Stundenerfassung in TKD

Bei der Eingabe von Leistungen über Artikel mit Verrechnungsart 00 bis 09 muss man die Anzahl der Stunden (ggf. auch mit Dezimalstellen) eintragen. Jetzt ist dort auch F3 zugelassen und man wird dann aufgefordert, die Anfangs- und die Endzeit  einzugeben. COMMERZ-ACTUELL errechnet dann automatisch die Stunden und übernimmt sie in das Erfassungsfeld. Dieses Funktion geht bei externen und bei internen Stunden.

5.3.2007

Tagesdatum

Aus aktuellem Anlass:

Bitte prüfen, ob in den allgemein gültigen Zugriffsberechtigungen in WWS die Sperre zum Ändern des Tagesdatums gesetzt ist. Sonst kann es passieren, dass alle Aktivitäten auf ein völlig falsches (aber sonst korrektes) Datum laufen oder sogar Rechnungen ein falsches Datum erhalten.

2.3.2007

"Wundertaste" bei Preisauskunft

Nicht vergessen: Bei der Preisauskunft kann man in der untersten Zeile auch die "Wundertaste" F3 eingeben. Dann erhält man entweder die Auskunft über die "Offenen Posten" des Kunden (aber nur, wenn die COMMERZ-ACTUELL-FIBU im Einsatz ist) oder man kann für die aktuelle Kombination (Kunde - Artikel - Preis (jetzt auch eingebbar)) einen Nettopreis anlegen.

1.3.2007

Rechnungsnummer bei Lastschriften in TKD

In COMMERZ-ACTUELL-TKD kann man Lastschriften für Vertragsabrechnungen erstellen, ohne dass eine Rechnung gedruckt wird (wird nicht unbedingt von uns empfohlen). Dabei ist es wichtig, dass das  Feld RECHNR BEI LASTSCHR = 1 auf "J" gesetzt wird, weil nur damit eine eindeutige Rechnungsnummer vergeben wird. Bei "N" trägt das Programm die letzte vergebene Rechnungsnummer ein und übergibt diese so auch an die FIBU.

Damit ist dann eine Rechnungsnummer mehrfach vorhanden, was sicherlich der Ordnungsmäßigkeit der Erstellung von Rechnung widerspricht.

28.2.2007

Historisches Datum

Heute jährt sich zum dritten Mal die Ausgabe der logics-news. Seit 1.3.2004 haben wir werktäglich jeden Tag Themen aufbereitet und  zusammengestellt, um unsere Anwender mit wichtigen Informationen zu versorgen.

Das sind nun über 750 einzelne Punkte, wobei wir versucht haben, uns auch nicht zu wiederholen (letzteres eigentlich nur dann, wenn es um besonders gravierende Dinge ging, denen wir etwas Nachdruck verleihen wollten).

Wir wollen dieses Verfahren gerne  weitere Jahre fortsetzen und würden uns sehr freuen, wenn unsere Anregungen zur Verbesserung des Einsatzes von COMMERZ-ACTUELL ein wenig  beitragen würden.

27.2.2007

Stammdaten Erlöskonten

Diese Stammdaten steuern zusammen mit den generellen Erlöskonten in den Parametersätzen die Vergabe der Erlöskonten in Abhängigkeit von den möglicherweise verschiedenen Warengruppen aus den Artikeln in den Rechnungspositionen. Damit das dann auch korrekt in die FIBU übernommen wird, ist darauf zu achten, dass neben den normalerweise vorhandenen Einteilungen nach z.B. PBS, Einrichtung oder Werkstatt auch die Artikel mit 7% berücksichtigt werden. Dazu ist es erforderlich, für die in diesen Artikeln enthaltenen  Warengruppen zumindest ein gesondertes Erlöskonto in die Stammdaten Erlöskonten einzutragen. Wenn diese nicht so angelegt werden und die Daten direkt in die FIBU übernommen werden, läuft man Gefahr, zu viel MwSt zu bezahlen. Das wären bei einem Rechnungsbetrag von EUR  107,00 bereits mehr als EUR 10,00.

26.2.2007

Kontrollen in der FIBU

In der COMMERZ-ACTUELL-FIBU gibt es etliche Möglichkeiten, die Korrektheit der FIBU-Daten zu überprüfen. Wie z.B.:

1. STATUS SACHKONTEN

Liefert einen Hinweis, ob die Summen aller Soll-/Haben-Salden aller Sachkonten identische Werte ergeben

2. SUSALI (Summen-/Saldenliste)

Sollte öfters einmal gedruckt werden. Liefert Werte für Forderungen und Verbindlichkeiten, die mit den Salden der Personenkonten identisch sein müssen.

3. LISTEN VON OPs

Liefert Hinweis, ob aktueller Saldo mit der Summe aller offenen Rechnungen und Zahlungen übereinstimmt.

4. JOURNAL und SUSALI (Sachkonten)

Saldo Soll-Haben muss immer Null ergeben.

5. ABSTIMMUNG STEUER

Details zu UStV.

Öfters einmal eine Zwischenkontrolle ist besser als erst am Jahresende Fehler festzustellen.

23.2.2007

Vertriebsunterstützung

Es gibt viele wichtige Gründe, den Vertrieb  durch Werkzeuge auf DV-Basis zu unterstützen:

1. Transparenz  aller Aktivitäten auch für alle anderen Geschäftsbereiche und alle anderen Vertriebsmitarbeiter und vor allem auch für die Geschäftsführung

2. individuelle Termin- und Ersatzplanung

3. Vertriebsauskünfte durch Datenübergaben aus COMMERZ-ACTUELL

4. Verfolgung vom Aktivitäten bei Kunden und Interessenten

5. Beliebige Selektionsmöglichkeiten nach verschiedensten Kriterien und Merkmalen und Veranlassung von gezielten Vertriebs-Aktivitäten. 

Logics systems GmbH hat Schnittstellen zu verschiedenen DV-Vertriebsteuerungen anzubieten. Den Vorteil (und vor allem auch die Notwendigkeit) des Einsatzes solcher Steuerungen sollte man unbedingt schnellstens nutzen.

Angebote einholen bei der Hotline !!!

22.2.2007

Gebrauchtgeräte

Geräte, die als gebraucht ins Lager zurückkommen, sollten unbedingt unter der gleichen Artikelnummer wie die Neugeräte erfasst werden. Die Unterscheidung wird dann über den STATUS erreicht. Das hat den gravierenden Vorteil, dass man bei einer Geräte-Suche über den Artikel gleich alle Geräte (mit STATUS) aufgeführt bekommt. Bei der Verwendung eigener Artikelnummern für Gebrauchtgeräte kann man diese nur schwerlich finden.

21.2.2007

Daten fort

Heute erreichte uns ein Hilferuf von einem Anwender von COMMERZ-ACTUELL, der selbständig einzelne Dateien gesichert und wieder eingespielt bzw. eine Sicherung auf unterster Ebene in einem Zustand gestartet hatte, in dem einzelnen Dateien dafür gesperrt waren. Dabei hatte er sich dann einige Daten so richtig "zerschossen".  Eine Sicherung war (wie so üblich) nicht aktuell. Wir werden uns nun bemühen müssen, den aktuellen Stand so gut wie nur möglich wieder hin zu bekommen. Dabei werden aber sicherlich einige Informationen nicht mehr rekonstruierbar und damit falsch oder gar nicht vorhanden sein.

Deshalb:

1. Immer die offiziell eingerichtete Sicherungsprozedur verwenden.  

2. Sicherungskonzept generell überprüfen

(wird auch wirklich alles gesichert ??).

3. Beschreibungen für Sicherung und auch  für ein Wieder-Einspielen anlegen.

4. Sichern auch auf verschiedene Medien

(z.B. für externe Lagerung) vorsehen.

5. Zwischensicherungen (Monatsende, Wochenende, vor/nach Abschluss-Arbeiten, Übernahme neuer Versionen/Programme  u.a.m.) durchführen.

20.2.2007

Faschingsdienstag

Heute ist in München Faschingsdienstag und da sind wir nicht in der Lage, etwas Gescheites (Geschertes) zu schreiben.

19.2.2007

Rosenmontag

Heute ist Rosenmontag und da wird kaum jemand die logics-news lesen. Deshalb gibt es heute keinen Eintrag

16.2.2007

Bildschirm-Informationen

In vielen Fällen kann man über F5 sich anzeigen lassen, was man an der betreffenden Stelle eingeben kann. Dabei gibt es feste Texte (z.B. bei KUNDE) oder es werden Stammdaten abgezeigt (z.B. bei ZAHLUNGSBEDINGUNG). In manchen Fällen werden aber auch Texte angezeigt, die unter SYSTEMTEXTE anzulegen sind (z.B. ABSATZBEREICHE). Um diese Daten auch auf den Bildschirm ausgewiesen zu bekommen, ist es natürlich notwendig, die betreffenden (für COMMERZ-ACTUELL individuellen) Texte unter SYSTEMTEXTE auch angelegt zu haben.

Daher sollten Sie einmal prüfen, ob diese auch vollständig angelegt sind.

15.2.2007

BWA und Bilanz / GuV

Wer die COMMERZ-ACTUELL-FIBU voll einsetzt, sollte unbedingt auch die Auswertungen BWA und Bilanz/GuV nutzen. Die Anlage der Struktur ist sehr einfach, weil auch die DATEV in ihren Beschreibungen für die Kontenrahmen bereits Vorgaben macht, die als Basis schon einmal übernommen werden können. Die COMMERZ-ACTUELL-FIBU ist zudem so flexibel aufgebaut, dass bei nachträglichen Korrekturen in der Struktur die Auswertungen auch noch für frühere Zeiträume abgerufen werden können. Deshalb sind Fehler in der Struktur der BWA und der Bilanz/GuV immer sehr leicht korrigierbar.

Die Auswertungen (vor allem die BWA) bieten wichtige Informationen über den Stand des Unternehmens und lassen sich auch noch jederzeit zwischendurch abrufen. 

14.2.2007

"Ladenhüter" TKD-Aufträge

Über die AUFTRAGLISTE können alle aktuellen TKD-Aufträge gelistet werden. Diese Auswertung ist in sofern nicht unwichtig, weil man dort auch die Aufträge ausgewiesen bekommt, die irgendwie "liegen geblieben" sind. Da kann man sich dann entscheiden, ob man diese löschen oder weiterbearbeiten soll. Auch die "uralten" und abgeschlossenen Aufträge sind auf dieser Auswertung enthalten und können gezielt gelöscht werden. Damit erhält man dann (endlich einmal) einen TKD-Auftragsbestand in COMMERZ-ACTUELL, der aktuell ist.

13.2.2007

Erfassungs-Geschwindigkeit

Die Erfassung in COMMERZ-ACTUELL wurde generell so gestaltet, dass man mit speziellen Eingaben eine sehr hohe Effizienz erreichen kann. In vielen Fällen haben wir festgestellt, dass diese besonderen Eingaben gar nicht oder nur begrenzt genutzt werden.

Man sollte also immer, wenn man z.B. die RETURN-Taste, mit der jede Eingabe abgeschlossen werden muss, nacheinander zu häufig eingibt, prüfen, ob es nicht einen schnelleren Weg gibt, um die Erfassung fortzusetzen (hier z.B. F2 oder "Page down". Oft hat man sich zwar an bestimmte Erfassungs-Prozeduren gewöhnt, aber trotzdem wäre es einmal sinnvoll, diese kritisch zu  analysieren, ob es nicht schnelle Erfassungsvarianten gibt. Dieses ist besonders bei den Funktionen wichtig, die man häufig verwendet, wie z.B. die Auftragserfassung oder die Buchungserfassung.  

12.2.2007

Ansicht in OBJ (neu)

In COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) kann man sich jetzt auch das Layout des Angebotes oder der Auftragsbestätigung auf dem Bildschirm ansehen. Geplant ist, dass man dort auch Seitenumbrüche (wie in OBJ (alt)) eingeben kann, so dass man die Formulare gleich richtig strukturieren kann.

9.2.2007

Korrektur Lagermengen

Die beste Möglichkeit, Lagermengen zu korrigieren, ist die Inventur, weil man damit - nach einer sowie erforderlichen Zählung - für alle Artikel gleich den aktuellen Lagerbestand eingetragen bekommt. Sollen einzelne Artikel angepasst werden, kann man das über zwei verschiedene Menüpunkte durchführen, bei denen aber spezielle Besonderheiten zu berücksichtigen sind:

1. LAGERBUCHUNG

Hierzu muss man die Differenz zwischen COMMERZ-Bestand dem aktuellen neuen Bestand wissen. Dafür verändert sich korrekterweise bei eine Buchung auch gleich der "Verfügbare Bestand".

2. LAGERBESTANDS-INITIALISIERUNG

Hier kann man direkt den aktuellen neuen Lagerbestand eingeben, aber man muss dabei auch den "Verfügbaren Bestand" entsprechend selbst anpassen. Wenn man den "Verfügbaren Bestand" als nicht korrekt ansieht, dann man immer noch in den HILFSPROGRAMMEN das Programm KORRIGIEREN LAGERMENGEN aufrufen, dass den "Verfügbaren Bestand" unter der Voraussetzung anpasst, dass die Lagermengen alle korrekt sind.

8.2.2007

Leistungserfassung in TKD

Wenn man keinen Auftrag angelegt hat, aber gleich eine erbrachte Leistung erfassen möchte, dann kann man bei der Auftragsnummer F3 eingeben und COMMERZ-ACTUELL bietet dann sofort die nächste freie Auftragsnummer an, unter der dann die Leistung zu erfassen ist. Man braucht also für diesen Fall nicht erst einen Auftrag zu erfassen.

7.2.2007

Büroring-Artikel

Soweit wir informiert wurden, hat Büroring bei etwa 400 Artikeln die Artikelnummer geändert, womit die bisherige eindeutige Zuordnung in unserer Artikelpflege nicht mehr unbedingt gegeben ist (EAN-Code oft nicht eindeutig, Kombination Lieferant und Lieferanten-Bestellnummer nicht immer exakt gepflegt).

Bitte schnellstens melden, wenn es Unstimmigkeiten gibt. Wir versuchen dann entsprechende Hilfestellung beim Update oder beim Austausch der Artikel(nummer) zu geben.

Das Problem könnte auch die Artikel-Pflege PBSeasy betreffen !!

6.2.2007

Artikel eines Kunden

F3 bei der Artikelnummer in der Auftrags- oder Angebotsbearbeitung zeigt zeilenweise alle Artikel an, die der Kunde gekauft hat. Dabei wird jeder Artikel nur einmal (letzter Verkauf) dargestellt.

Diese Funktion kann bei Kunden genutzt werden, die wenig Artikel kaufen und die den gleichen Artikel "wie damals" bestellen  möchten.

Details und auch alle dazugehörenden Zusatzdaten lassen sich aber viel besser, viel umfassender und vor allem auch  blitzschnell über DocuWare abrufen.

5.2.2007

Pools

Pools für einen Kunden sollten (müssen) bezogen auf die Struktur und die Daten im Großen und Ganzen einheitlich sein. Dazu kann man die POOL-GERÄTE-ÜBERSICHT abrufen, über die etwaige Unstimmigkeiten schnell erkannt werden können. Die Auswertung LISTE POOLAUSKUNFT liefert einen Überblick über alle in COMMERZ-ACTUELL-TKD vorhandene Pools.

Diese Auswertungen sollte man von Zeit zu Zeit einmal abrufen, um etwaige Probleme rechtzeitig im Vorfeld zu erkennen.

2.2.2007

SPAMs in der Artikelpflege

Artikel-Daten, die über E-Mails oder die Telebox-400 (zum Seeburger-Konverter) geliefert werden, enthalten zunehmend auch Informationen, die nicht von den Artikel-Lieferanten stammen. Diese werden zwar als "unbekannter Lieferant" erkannt, aber sind irgendwie doch lästig. In dem Kommunikationsbaustein für PBSeasy-Mail wird logics entsprechende Prüfungen integrieren, so dass die Daten gleich entfernt werden und die Meldungen nicht mehr erscheinen.

Zusatzfrage: Warum setzen Sie immer noch PBSeasy-direkt mit Seeburger und Telebox-400 ein, wenn es doch eine letztlich preislich wesentlich günstiger Alternative mit PBSeasy-Mail gibt ?

1.2.2007

Kundeninformation

Im 4. Kundenbildschirm können weitere Kundendaten hinterlegt werden, die z.B. bei der Angebotsbearbeitung, bei der Auftragsbearbeitung oder bei der Preisauskunft über "i" abgerufen werden können. Dass solche Informationen vorhanden sind, kann man an einem "*" vor dem Kundennamen erkennen. Wenn es sich um für die Auftragserfassung besonders wichtige Informationen handelt, kann man zusätzlich noch eine entsprechende BS-INFO dem Kunden zuordnen, die einen Hinweis enthält, dass  die Kundeninformation unbedingt gelesen werden sollte. 

31.1.2007

Techniker-Formular

Wenn man einen Techniker-Auftrag druckt, kann man über die Druckersteuerung auch ein dot-file hinterlegen, was bewirkt, dass  im unteren Teil des Formulars ein Text-Block gedruckt wird, der z.B. als Erfassungs-Maske für Aufzeichnung der Technikerleistungen genutzt werden kann. 

30.1.2007

Erweiterung der Adresszeilen

Im Kundenstamm können nur zwei Namenszeilen eingegeben werden. Logics systems GmbH ist dabei diese zu erweitern und hat zwischenzeitlich eine Hilfslösung bei der Auftrags- und Angebotsbearbeitung in die Version 3.01 integriert (siehe Beschreibung). Die Versand-Adresse und Rechnungs-Adresse werden aber nur im Adressfeld des Formulars erweitert, nicht der Hinweis links unten. Wenn man eine entsprechende BS-INFO anfertigt, kann man den Bearbeiter auch darauf hinweisen, dass die Adresse zu erweitern ist; ggf. kann man diese Adresse auch in den 4. Bildschirm eintragen, der über "i" abrufbar ist.

29.1.2007

Ende PaperWorld 2007

Auch diese PaperWorld kann wiederum als Erfolg verbucht werden. Der Besuch auf unserem Gemeinschaftsstand mit den Firmen Wegscheider office solution (concept office) und et cetera (DocuWare) war um einiges größer als in 2006. Etliche COMMERZ-ACTUELL-Anwender haben die Gelegenheit genutzt, sich ein Bild vom Programmsystem concept office zu machen, das mit grafischer Oberfläche voll und integriert auf SQL-Datenbank aufbaut.

Erstaunt waren wir ein wenig davon, dass sich viele für das Archivierungssystem DocuWare interessiert haben, offenbar weil sie doch erkannt haben, dass solche Programme im Betrieb heutzutage unbedingt erforderlich sind und sich dabei auch noch "rechnen".

26.1.2007

GS in 2007 mit 16%

Eine solche Gutschrift kann man nur erzeugen, wenn man COMMERZ-ACTUELL über die Benutzerkennung "16%" aufruft. Dann wird die Gutschrift automatisch mit 16% Mehrwertsteuer erstellt. Ein Verändern des Prozentsatzes im Parametersatz von 19% auf 16% reicht nicht aus, weil "normale" Rechnungen und Gutschriften in 2007 automatisch immer mit 19% erstellt werden.

Wenn man mit der Benutzerkennung "16%" als Ausnahme eine Gutschrift oder eine Rechnung erstellt hat, darf man nicht vergessen, COMMERZ-ACTUELL wieder zu verlassen und mit einer Standard-Kennung erneut aufzurufen, weil sonst alle nachfolgenden Rechnungen oder Gutschriften mit 16% behaftet werden.

25.1.2007

GfK

Etliche COMMERZ-ACTUELL-Fachhändler haben mit der GfK einen Vertrag abgeschlossen, der beinhaltet, dass die monatlichen Verkaufszahlen an GfK geliefert werden und dafür als Ergebnis von der GfK wichtige statistische Auswertungen geliefert werden, die Tendenzen und Zahlen für das allgemeine Kaufverhalten der Kunden wiedergeben. Von logics systems GmbH ist lediglich ein Export-Programm erforderlich, dass die monatlichen Daten zusammenstellt und ausliefert.

Informationen entweder bei GfK oder bei der Hotline.

24.1.2007

Einkaufspreise von Branion

Wenn die EK-Preise von Branion elektronisch ins COMMERZ-ACTUELL übernommen werden, dann werden dabei zumindest 3 verschiedene EK-Preise übergeben (B, C, und D). Damit der für den Fachhändler richtige EK-Preis auch eingetragen wird, ist im Parametersatz unter BRANION-EK-STAFFEL-TYP der betreffende Buchstabe einzutragen. Nur so kann gewährleistet werden, dass der dem Fachhändler zugeordnete EK-Preis auch eingetragen wird.

23.1.2007

8. Geräte-Bildschirm

An die Geräte-Stammsätze wurde ein 8. Bildschirm angehängt. Dieser dient dazu, weitere (verbale) Informationen zu hinterlegen. Zudem wurde ein Feld für die E-Mail-Adresse eingefügt. Dieses Feld ist derzeit noch ohne Bedeutung, findet dann aber Verwendung, wenn die Zählerstands-Abfragen per E-Mail versendet und empfangen werden können.

22.1.2007

Volltextsuche Artikel

Die Erweiterung der Datenhaltung in COMMERZ-ACTUELL auf Datenbankbasis kann auch dazu genutzt werden, dass lediglich die Artikel auf dieser Basis gespeichert werden. Dann kann man die Artikel auch über "v" (steht für Volltext) finden.

Angebot für die Erweiterung bei der Hotline.

19.1.2007

PaperWorld

Haben Sie schon einen Termin auf der PaperWorld mit uns vereinbart. Wenn nicht, bitte schnellstens nachholen.

18.1.2007

Funktionstaste F5

Die Funktionstaste F5 dient dazu, die möglichen Eingaben anzuzeigen. Dabei gibt es zwei unterschiedliche Anzeigen:

1. Nur Info (z.B. beim Feld KUNDE)

2. Info mit Auswahl (z.B. ZBD)

Die erste Anzeige, die immer mit F1 beendet werden sollte, wird eigentlich nur anfänglich oder an Stellen, die selten aufgerufen werden, verwendet. Später weiß man ja aus Erfahrung, was eingegeben werden kann, und gibt dann den Wert oder den Buchstaben direkt (ohne vorherige Eingabe von F5) ein.

Bei der zweiten Anzeige kann man mit dem Cursor eine angezeigte Zeile ansteuern und bei Eingabe von ENTER wird die betreffende Information als Eingabe übernommen. Wichtig dabei ist, dass durch Eingabe von F1 das Fenster "neutral" verlassen wird und der Originalwert des Feldes erhalten bleibt.

17.1.2007

VK und VK+MWST

Es wurden im Artikelstamm drei neue Felder eingeführt, wobei die letzten zwei lediglich für die Mehrwertsteuer-Erhöhung erforderlich sind und mit den nächsten Versionen wieder entfernt werden. Das Feld "KALK. VK+MWST (J/N)" ist aber für alle Anwender mit Kassensystemen von besonderer Bedeutung: Ehemals wurde vorausgesetzt, dass die Relation zwischen diesen beiden Feldern immer nur durch die Mehrwertsteuer bestimmt ist. Ändert sich der VK wurde auch gleich das Feld VK+MWST entsprechend angepasst und umgekehrt bei Änderung des VK+MWST auch der Strecken-VK verändert. Damit war es nicht möglich "unabhängige" Ladenpreise festzulegen. Dieses kann jetzt dadurch erreicht werden, dass man das Feld auf "N" setzt, wobei die gegenseitige Berechnung ausgeschaltet ist. Damit muss der Anwender aber diesen Ladenpreis auch selbst pflegen.

Der VK+MWST wird immer an der Kasse vorgegeben, sofern kein Nettopreis für den Artikel gefunden wird.

16.1.2007

Saldenübernahme

In der FIBU dient der Menüpunkt "ÜBERNAHME DEBITOREN/KREDITOREN-SALDEN" dazu, den Saldenstand aus dem Vorjahr ins aktuelle Wirtschaftsjahr zu übernehmen. Das dabei ausgegebene Protokoll zeigt die Gesamtbeträge an, die als E-Bilanzen für Forderungen und Verbindlichkeiten einzubuchen sind. Diese Übernahme kann auch mehrfach durchgeführt werden, wenn sich im alten Wirtschaftsjahr noch nachträgliche Buchungen ergeben haben. Das Protokoll weist dann lediglich die erneuten Differenzen aus, die wiederum als weitere E-Bilanzen einzubuchen sind.

Prüfen kann man diese Saldenübernahme am besten über den Ausdruck der Summen- und Saldenlisten.

15.1.2007

Abschläge bei Verträgen

Wenn eine Zählervertrag vereinbart ist, bei dem der Kunde z.B. monatliche Pauschalen zahlt und bei der jährlichen Abrechnung erst entschieden wird, ob der Kunde nachzahlen muss oder ob er eine Gutschrift erhält, lässt sich dieses ganz einfach über die im 5. Bildschirm einzugebenden Daten für die Abschläge durchführen. Dabei wird als Vertragsart lediglich "NUR ZÄHLERABRECHNUNG" (=20)  vorgegeben, zudem können auch FREIE EINHEITEN zusätzlich berücksichtigt werden.

Wichtig dabei ist aber:

Abschlags-Rechnungen werden nicht in die Historie hinterlegt, sie werden aber bei den Geräten sofort als Erlöse verbucht und bei der "Jahres"-Abrechnung entsprechend berücksichtigt. 

12.1.2007

Mehrwertsteuer-Erhöhung

Die von Logics Systems GmbH schon frühzeitig bereitgestellten Erweiterungen  für die Mehrwertsteuer-Erhöhung wurden  von allen COMMERZ-ACTUELL-Anwendern erfolgreich übernommen und eingespielt. Es gab nur geringe Nachfragen, die sich fast ausschließlich auf die FIBU bezogen. Damit hat Logics Systems GmbH wieder einmal gezeigt, dass sie stets in der Lage ist, ihre COMMERZ-ACTUELL-Programme entsprechend den Anforderungen des Marktes oder des Gesetzgebers durch geeignete und umfassende Erweiterungen termingerecht anzupassen. 

11.1.2007

Ändern Kundenadressen

Wenn in COMMERZ-ACTUELL-WWS Kundenadressen geändert werden, dann wird abgefragt, ob die Adressen in den Geräten des Kunden auch geändert werden sollen. Beantwortet man diese Abfrage mit "j" dann werden die Geräte-Adressen nur geändert, wenn die ursprüngliche Kunden-Stamm-Adresse mit der Geräte-Adresse vollständig übereinstimmt. Geringste Unterschiede führen bereits dazu, dass keine Änderung im Gerät stattfindet. Deshalb sollten die Geräte nach solcher Anpassung nochmals überprüft werden.

Übrigens: Wenn man in WWS die Rechnungsadresse ändert und wenn die Versand-Adresse ebenfalls so geändert werden soll, dann führt eine Eingabe von F3 bei NAME1 zum Kopieren der neuen Rechnungs-Adresse in die Versand-Adresse.

10.1.2007

Kopieren von Nettopreisen

Neben dem Menüpunkt 7 (KOPIEREN VON ANGEBOTEN) kann man auch den Menüpunkt 11 (ERSTELLEN VON ANGEBOTEN) verwenden. Der Vorteil ist der, dass man dabei gleich die Nettopreise z.B. auf Basis der alten Nettopreise generell verändern kann. Man muss nur darauf achten, dass man die Angebotsart nicht gleich setzt, weil sonst wegen der Prüfung auf mehrfache Nettopreisanlage das Angebot garnicht erstellt wird. Das bedeutet, dass man z.B. zunächst für die Überarbeitung ein Angebot mit der Angebotsart "0" erstellen sollte.

9.1.2007

FREIE EINHEITEN ausweisen

Das Feld "FREIKOPIEN AUSWEISEN" bei der Anlage von Wartungsvertrags-Konditionen hat nichts mit dem Ausdruck bei Zählerverträgen zu tun. Wird dieses Feld mit "J" belegt, dann wird bei der Berechnung der Wartungspauschale lediglich ausgewiesen, wie viele Freie Einheiten in dieser enthalten sind.  Was letztlich bei der Zählerabrechnung ausgedruckt wird, wenn die Freien Einheiten überwiegen, entscheiden die Angaben im Parametersatz. 

8.1.2007

Vorgabe Drucker

Bei den Druckervorgaben für die verschiedenen Formulartypen kann auch jeweils festgelegt werden, ob überhaupt eine Abfrage der Druckernummer erfolgen soll oder nicht. Wenn nicht, dann wird automatisch gleich auf den vordefinierten Drucker ausgegeben. Ist dieser nicht bereit oder ist die Abfrage "DRUCK IN ORDNUNG" mit "N" beantwortet worden, dann wird nicht immer wieder auf den vordefinierten Drucker ausgegeben, sondern für diesen Fall wird natürlich eine Druckernummer angefordert.

5.1.2007

Katalog- und sonstige Artikeldaten

Die meisten COMMERZ-ACTUELL-Anwender erhalten die Artikeldaten der Logistikzentren oder ihrer Kataloge auf elektronischem Weg. Für die gängigsten Artikelimporten stehen spezielle Programme zur Verfügung, nicht so oft genutzte spezielle Artikeldaten kann man über eine allgemeine Schnittstelle ins COMMERZ-ACTUELL übernehmen. Letzteres wird z.B. häufig für kleinere Lieferanten angewendet, die ihre Daten nicht über PBSeasy übermitteln.

Damit können alle elektronisch gelieferten Artikeldaten übernommen werden und über den Baustein COMMERZ-ACTUELL-ZPF als Update oder als neue Artikel eingebracht werden.   

4.1.2007

Übernahme in die FIBU

Wenn bei der Übernahme in die FIBU (alle)  Rechnungen abgewiesen werden, dann wurden die erforderlichen Daten in der FIBU nicht entsprechend den Beschreibungen angelegt. Man kann diesen Übernahmelauf auch wiederholen, in dem man bei jeder Rechnung in WWS oder TKD das Übernahme-Kennzeichen von "j" wieder auf "n" setzt. Wenn es zu viele Rechnungen sind, hilft die Hotline mit einem Programm, dass alle Rechnungen (ab Rechnungsnummer) automatisch wieder auf "n" setzt.

3.1.2007

F5 bei Auftragspositionen

Wenn man bei der Erfassung einer Auftragsposition in der untersten Zeile steht, kann man sich durch F5 anzeigen lassen, welche Auskünfte möglich sind (oder diese durch Eingabe eines Buchstabens auch direkt aufrufen). Diese Möglichkeit gibt es bei Änderung von Positionen nicht, sie wird aber frei geschaltet, wenn man einmal die Position ändert. Dieses kleine Manko werden wir schnellstens beheben.

2.1.2007

Rechnungsart bei Verträgen

Wenn getrennte Rechnungen zu erstellen sind, dann werden zwei Rechnungsarten angefordert. Bei Pool-Verträgen müssen diese identisch sein. Wenn man die  Rechnungsart ändern möchte, dann geht das nur dadurch, dass man eine der Rechnungsarten zwischenzeitlich  auf "1" setzt.