Es gibt zwei Artikelpreislisten, auf denen die VK-Preise inkl. MwSt dargestellt werden:

1. in den Auskünfte und Auswertungen

2. im Ladengeschäft

Bei der ersten kann wahlweise auch der Preis inkl. MwSt mit ausgegeben werden, während in der zweiten Auswertung immer der VK inkl. MwSt gedruckt wird. Diese  Preise können aber unterschiedlich sein (!), weil in der Auswertung 1 der VK inkl. MwSt sich aus dem VK errechnet, während in Auswertung 2 der Preis direkt aus dem Artikelstamm genommen wird (der an der Kasse ja auch im Normalfall verwendet wird). Unterschiede ergeben sich vor allem dann, wenn das Feld KALK VK+MWST auf "N" steht, weil dann die Relation zwischen den beiden Preisen nicht 19% betragen muss. Diese Konstellation gibt es öfters in COMMERZ, wenn man spezielle Ladenpreise festlegen möchte.

Es kommt oft vor, dass die Abfragen „VON:“ und  „BIS:“ gleiche Inhalte haben, weil man z.B. die Daten nur eines Kunden, eines Geschäftsbereiches oder eines Kontos ansehen möchte. Dabei muss man bei „VON:“ die gewünschte Abfrage-Information eingeben, kann aber bei  „BIS:“ durch Eingabe von F2 erreichen, dass die VON-Information ins Feld  „BIS:“ kopiert wird.

Etliche COMMERZ-ACTUELL-Fachhändler haben mit der GfK einen Vertrag abgeschlossen, der beinhaltet, dass die monatlichen Verkaufszahlen einzelner Artikel an GfK geliefert werden. Sie erhalten dafür als Ergebnis von der GfK wichtige statistische Auswertungen, die Tendenzen und Zahlen für das allgemeine Kaufverhalten der Kunden wiedergeben. Von logics systems GmbH ist lediglich ein Export-Programm erforderlich, dass die monatlichen Daten zusammenstellt und ausliefert.

Informationen entweder direkt bei GfK oder bei unserer Hotline. 

Wenn man in vielen Aufträgen immer wieder die gleichen Artikel einzufügen hat, wie das z.B. bei Kleinmaterial, Fahrtkosten, Anfahrtspauschalen, sonstigen Standard-Artikel oder auch Vorgaben für Leistungsartikel, dann kann man diese Artikel in der DATEIPFLEGE unter BASIS-ARTIKEL-ANLEGEN vorgeben:

Bei Bedarf kann man dann im Auftrag über den POSITIONSTYP "B" diese Artikel abrufen. Die Positionsnummer wird danach auf 4 gesetzt, da in diesem Beispiel die ersten 3 Positionen automatisch eingefügt wurden:

Der Auftrag könnte dann in etwa so aussehen:

Mit diesem BASIS-ARTIKEL kann man sich also die Erfassung von gleichen (auftragsbezogen immer wiederkehrenden) Artikel ersparen.  

Wenn für einen Vertrag das Vertragsende erreicht ist, wird dieser in COMMERZ-ACTUELL-TKD nicht mehr abgerechnet (was soll TKD sonst auch tun). Das bedeutet aber, dass dieses Vertragsende vom Anwender auch kontrolliert und überwacht werden muss. Dazu gibt es die "LISTE AUSLAUFENDER VERTRÄGE", die ausreichende Informationen (auch für den Vertrieb) liefert und die eigentlich regelmäßig aufgerufen werden sollte.
Zudem besteht auch die Möglichkeit für jedes Gerät ein weiteres Datum zur Überwachung einzugeben (statt der Anlage von periodischen Aufträgen), das unabhängig ist von den Verträgen und das z.B. das Leasingende oder ein sonst relevantes Datum bedeuten könnte. Diese Geräteeingabe muss gesondert von der Hotline freigeschaltet werden (Überraschung: kostenfrei).

Einige Kunden verwenden für Ihre Aufträge an den Bürofachhändler Ihre eigenen internen Artikelnummern. Diese können unter zwei Voraussetzungen in COMMER-ACTUELL in fachhändlereigenen Artikelnummern automatisch umgesetzt werden:
1. Lizenz für Kostenstellen-/Großkundenbelieferung
2. Anlage von Nettopreisen und dabei Eingabe der Kunden-Artikelnummer:

Dazu muss das untere Feld auf "J" gesetzt werden (sollen auch spezielle Artikelbezeichnungen verwendet werden, dann muss in das vorletzte Feld ebenfalls ein "J" eingetragen werden).  Bei den Positionen ist dann jeweils die Kundenartikelnummer mit einzugeben.

Bei der Auftragserfassung kann man dann bei der Artikelnummer die kundeneigene Artikelnummer direkt eingeben. Sie wird durch die interne Artikelnummer ersetzt und die Kundenartikelnummer zur Kontrolle nochmals angezeigt. Nach Eingabe von 4711 bei ARTIKELNUMMER sieht der Bildschirm dann folgendermaßen aus:

Auf allen internen Belegen, wie z.B.  Komm-Belegen, wird stets die eigene interne Artikelnummer ausgegeben, während auf allen Belegen, die zum Kunden gehen, dessen individuelle Artikelnummer.

Bei (Groß-)Kunden tritt häufig das Problem auf, dass Neuanschaffungen z.B. für Drucker, PCs, Bildschirme nicht akzeptiert werden. Leichter durchsetzbar ist aber die Höhe der Wartungspauschale. Selbstverständlich sollte die Differenz zum erhöhten Wartungspreis dem Kunden zugutekommen. Für solch eine Konstellation steht in COMMERZ das Verfahren zur Bildung von Kontingenten zur Verfügung (kostenpflichtig). 
Ganz generell funktioniert das folgendermaßen:  Wartungspauschalen erhöhen das Kontingent und kostenlose Stundenleistungen schmälern das Kontingent. Der im "Topf" aufgelaufene Betrag, der permanent überwacht und abgerufen werden kann, reduziert sich z.B. durch eine (kostenlose) Warenlieferung). Dazu kann das Kontingent auch "manuell" verändert und angepasst werden.

Poolabrechnungen können beliebig komplex sein, weil die Geräte insgesamt betrachtet werden, beim einzelnen Gerät aber auch Ergebnisdaten gespeichert werden müssen. Ein einfaches Beispiel dafür:
Manchmal kommt es vor, dass bei Pool-Abrechnungen im letzten Gerät bei der Historie-Auskunft eine Zeile mit KORR ausgegeben wird. Diese Korrektur ist notwendig und lässt sich am besten an einem Beispiel erklären:

Ausgangssituation:

Kopienpreis: 1,000 Cent

GERÄT-1: 20.000 Freie Einheiten, kopiert 22.000

GERÄT-2: 10.000 Freie Einheiten, kopiert   5.000

Bei den Geräten verbucht:

GERÄT-1: 2.000 Kopien und EUR 20.00

GERÄT-2: keine Kopie  und EUR    0,00

Auf der Rechnung:

Keine wird keine Kopien-Nachberechnung ausgewiesen, weil die Summe Freier Einheiten größer als Verbrauch ist.

Pool-Gesamt-Erlös:

Wenn man die Geräte so belässt, ergibt sich ein Erlös von EUR 20,00, der aber gar nicht erzielt wurde. Um dieses wieder zu korrigieren, wird beim GERÄT-2 (letztes Gerät) ein KORR von EUR - 20,00 gebildet. Damit stimmt zwar das letzte Gerät auch nicht hundertprozentig, aber dafür der Pool insgesamt. 
Diese Korrekturen sind natürlich dann gravierend, wenn bei den einzelnen Geräten die Freien Einheiten nicht mit den realen Kopienzahlen korrespondieren. Größere KORR-Beträge kann man vermeiden, wenn die Freien Einheiten den einzelnen Pool-Geräten zugeordnet werden, was in COMMERZ-TKD automatisch über den Menüpunkt „POOL-AUSWERTUNGEN“ durchgeführt werden kann. 

In COMMERZ-ACTUELL-WWS gibt es mehrere Möglichkeiten, einen Auftrag zu finden, wenn die Auftragsnummer nicht bekannt ist. Diese Auswahl kann man sich mit F5 (weil Stern vor der Eingabe) anzeigen lassen:
.
Die bisher schon vorhandene Eingaben der Kundenkurzbezeichnung, über die die Aufträge eines Kunden angezeigt werden können, wurde ergänzt um die Suche über:

IHR ZEICHEN (z.B. Bestellnummer des Kunden)

VERTRETER

AUFTRAGSART (z.B. alle Gutschriften oder Kommissionsaufträge)

RECHNUNGSNUMMER

ARTIKEL IM AUFTRAG

GERÄTENUMMER IM AUFTRAG

HAUPTKUNDE  (alle Kostenstellen-Aufträge)
Damit existieren umfassende Suchverfahren, wenn eine Auftragsnummer für etwaige Änderungen nicht bekannt ist und irgendein Beleg dafür nicht vorliegt. Das gleiche Verfahren funktioniert auch bei der Funktion BELEGABRUF und auch bei der Angebotsänderung.

Bei den Geschäftsergebnissen gibt es insgesamt 5 Einstiegsmöglichkeiten, wobei die 3. über die Absatzbereiche (Geschäftsbereiche einschließlich TKD) wohl am meisten genutzt wird:

Wichtig ist aber auch der Einstieg über die Auftragsarten, um zu erkennen, wie der Status z.B. bei den Gutschriften, den Direktlieferungen oder sonstigen Auftragsarten aussieht. Bei allen Einstiegsmöglichkeiten kann man auch warengruppenbezogen "in die Tiefe" gehen, so dass die zunächst dargestellten generellen Information noch weiter detailliert werden können.

Es gibt etliche Fachhändler, die gerade die Informationen auf Geschäftsführerebene täglich sich ansehen. Vor allem auch deshalb, weil auch Vergleiche zu variabel definierbaren Zeiträumen abgerufen werden können. Letzteres wird häufig genutzt, um den Stand der Vertreter/Verkäufer abzufragen. 

Etliche COMMERZ-ACTUELL-Anwender haben neben der DATEV-Buchhaltung auch die OP-Buchhaltung von COMMERZ-ACTUELL ("Schmalspur-FIBU") im Einsatz. Diese dient dazu, ein schnelles und aktuelles Mahnwesen durchführen zu können und andererseits über die Erstellung von Zahlungsvorschlägen auch den Zahlungsverkehr gegenüber den Lieferanten abzuwickeln.

Zahlungen der Kunden müssen dazu führen, dass die Ausgangsrechnungen ausgeglichen werden. Dazu ist wichtig, dass man nur bei Teilzahlungen oder bei nicht akzeptierten Skonti "echt" gebucht werden muss. Ansonsten kann man die Offenen Posten (was viel schneller geht) auch über die Funktion "AUSGLEICH OFFENE POSTEN" einfach löschen. 

Bei den Verrechnungsarten gibt es zwei Besonderheiten:

1. Die Verrechnungsarten 00 bis 09 werden immer automatisch (!) mit zwei Stellen nach dem Dezimalpunkt bewertet, weil Stunden mit zwei Stellen nach dem Dezimalpunkt eingeben werden müssen. Diese Stellenberücksichtigung findet automatisch statt. Deshalb ist es wichtig, dass andere Artikel als Stunden (AWs) nie mit der Verrechnungsart 00 bis 09 versehen werden, weil die Mengenverbuchung dann nicht funktionieren kann.

2. Die Verrechnungsart 20 ist für alle anderen Artikel vorgesehen, die nicht im TKD als Leistungsartikel Berücksichtigung finden werden (reine PBS- oder Geräte-Artikel). Diese Verrechnungsart 20 wird beim Erfassen von Artikeln in WWS oder in ZPF automatisch gesetzt. 

In alle Artikeln aus einem Artikelbereiche kann man in TKD über "ÄNDERN VERRECHNUNGSART" gezielt eine bestimmte Verrechnungsnummer eintragen.

Wenn man für einen Kunden neue Nettopreise festlegen möchte, kann man das ganz einfach folgendermaßen machen:

Kopieren der bestehenden Nettopreise als Normal-Angebot für den gleichen Kunden.

Überarbeitung dieser Preise in diesem Normalangebot.

Drucken der neuen Preise in Form eines Angebotes, ggf. auch zur Abstimmung mit dem Kunden (Diese Preise kann man aber nicht in Form einer Preisliste drucken (weil seine bisherigen Nettopreise ja noch wirken. Wenn man dieses wollte, müsste man die neuen Preise auf einen anderen "neutralen" Kunden als Nettopreise kopieren).

Zum Beginntermin für die neuen Nettopreise: Löschen alte Nettopreise und Kopieren der neuen Preise als Kunden-Nettopreise.

Damit kann man bereits im Vorfeld die Preise abstimmen und termingerecht gültig werden lassen.
Zudem gibt es auch die Möglichkeit des Angebot-Exportes, Überarbeitung in EXCEL und Re-Import ins COMMERZ-ACTUELL.

Unsere Behauptung "Bei der Anwendung von WWS benötigt man keinen zusätzlichen Taschenrechner" ist zwar nicht ganz korrekt, aber in vielen Fällen kann man sich Beträge durch spezielle Eingabe auch errechnen lassen. Die Eingaben erfolgen immer an den Stellen, an denen man den Betrag eingeben möchte, und haben meist einen Vorbuchstaben, aus dem hervorgeht, welche Bedeutung der nachfolgende Betrag hat. Zum Beispiel eine Eingabe beim Auftrags-Positionsbetrag beginnend mit "b" bedeutet, dass der nachfolgende Betrag der Bruttopreis (VK inklusive MwSt) ist. Nach Eingabebestätigung wird die Mehrwertsteuer heraus gerechnet und der Nettopreis dargestellt. Oder eine Eingabe beginnend mit "e" bedeutet, dass der nachfolgende Wert den Prozentsatz darstellt, um den der EK-Preis erhöht werden soll, um dann zum VK-Preis zu werden. Ein VK-Preis, zu dem man "e0" eingibt, wird damit automatisch auf den Einkaufspreis gesetzt.

Auch in der Stammdatenverwaltung ARTIKEL kann man rechnen (lassen):
Wenn der Lieferantenrabatt und der Listen-EK-Preis bekannt sind, kann man an der Stelle EK-PREIS ein "l" und nachfolgend den Listen-EK-Preis eingeben. COMMERZ trägt diesen dann automatisch in das Feld LISTEN-EK ein und errechnet den EK-Preis entsprechend dem Lieferantenrabatt.

Sobald ein Taschenrechner in Verbindung mit WWS benutzt wird, sollte man prüfen, ob an der Stelle nicht eine automatische Berechnung möglich ist.

In WWS und in TKD kann beim Einstieg das Tagesdatum geändert werden. Dieses ist dann erforderlich, wenn man irgendwelche Tätigkeiten (wie zum Beispiel den Rechnungsdruck) einem anderen Tag zuordnen möchte. Letzteres wird z.B. häufig in TKD notwendig, wenn man Leistungen rückwirkend (Zähler) oder im Voraus (Wartung/Miete) später oder früher berechnen möchte.  Eine solche Änderung des Tagesdatums (nur wirksam an dem betreffenden Arbeitsplatz)  sollte jedoch ganz gezielt und mit besonderer Sorgfalt durchgeführt werden. Damit diese Änderung nicht von jedem Mitarbeiter durchgeführt werden kann, ist in WWS eine Sperrmöglichkeit in den Zugriffsberechtigungen vorgesehen. Willkürliche Änderungen des Tagesdatums können zu erheblichen Verfälschungen der Statistiken führen.

Bitte einmal prüfen, wie diese gesetzt ist. 

Das Bestellwesen wird für den Fachhändler immer wichtiger. Wussten Sie schon, dass es in COMMERZ-ACTUELL verschiedene Formen der Erstellung von Bestellvorschlägen gibt, die dann ohne besonderen Aufwand in eine Bestellung umgewandelt werden können:

o Automatischer Bestellvorschlag bei Lagerbestandsführung

o Einfaches Erfassen von Bestellvorschlägen für einzelne Lieferanten

o Automatischer Bestellvorschlag ohne Lagerführung (Vorratsbestellung)

o Schnellerfassung für einzelne Lieferanten

o Schnellerfassung Sammelvorschlag (mehrere Lieferanten und Auflösung)

o auftrags- und kommissionsbezogene Bestellvorschläge in OBJ

Zudem gibt es noch die automatische Generierung von Bestellungen direkt aus der Auftragsbearbeitung heraus (wesentliche Vereinfachung in der Version 3.02 !!!) und die Abwicklung der Kundenaufträge über Bestellungen an alle gängigen Logistikzentren. 

Wann fangen Sie mit dem Bestellwesen in COMMERZ-ACTUELL an, anstatt alles manuell mit Zettelchen zu machen ?

Wie bei PBSeasy können auch alle Ersatzteile, die z.B. per CD vom Hersteller geliefert werden, in eine Zusatzdatei abgestellt werden. Über die "Zentrale Artikelpflege" kann dann ein Update auf die wichtigsten Artikel in der COMMERZ-ACTUELL-Artikeldatei durchgeführt werden, um neu EK- und VK-Preise aktuell zu übernehmen. Die VK-Preise werden bei Ersatzteilen üblicherweise nicht mit geliefert, sind aber auf Basis von speziellen Vorgaben aus den EK-Preisen berechenbar und stehen damit für jeden Artikel auch gleich zur Verfügung. Auf diese Artikel kann auch in der Auftrags- und Leistungsbearbeitung zugegriffen werden, um einen solchen Artikel mit seinen Daten  in einen Auftrag einzubringen.

Mit diesem Verfahren stehen somit alle Ersatzteile eines Herstellers in direktem Zugriff aktuell zur Verfügung; auch im Bestellwesen kann auf diese direkt zugegriffen werden kann.

Damit besteht die Möglichkeit, alle Ersatzteile eines Herstellers stets alle im direkten Zugriff zu haben.

Es gibt auch Vertragskonditionen, bei denen der Kunde am Jahresende die nicht genutzten Kopien vergütet bekommt. Dieses kann man in COMMERZ-ACTUELL zumindest auf 2 Arten lösen:
1. Statt der Wartungspauschale werden Abschläge berechnet und bei der Zählerstands-Abrechnung am Jahresende ergibt sich dann automatisch ein zu berechnender Betrag oder eine Gutschrift. Der monatliche Abschlagsbetrag ist dabei so zu vereinbaren, dass er der zu erwartenden Zahl von Kopien entspricht.

2. Normaler Vertrag mit Wartung, Zähler und Freie Einheiten. Dann kann man am Jahresende sich über die Funktion "AUFGELAUFENE FREIKOPIEN" den Überhang ausweisen lassen. Über die Funktion "SONSTIGE ERLÖSE" (auch mit negativen Werten eingebbar) könnte dann z.B. bei etwaige Gutschriften die Wartungsbilanz entsprechend verändert werden, wenn man dem Kunden eine "neutrale" Gutschrift erstellt haben sollte. 

05.08

TKD/MB

KWG "light"

Finanzierungsleasing und Finanzierungsvermietung fallen in Zukunft unter die Aufsicht der Bafin. Auch wenn jetzt die Größenordnungen und letzte Details noch nicht bekannt sind, sollte man in TKD/MB Vorsorge treffen, dass die Finanzierungen transparent ausgewiesen werden können. 
Das geschieht in TKD/MB normalerweise damit, dass man den Geräten einen eigenen Status zuordnet. Wenn man dann noch die Funktion FINANZIERUNG nutzt, kann man dann Auswertungen abrufen, die den aktuellen Status der einzelnen Geräte wiedergeben.
Bitte jetzt schon einmal Gedanken machen. 

04.08

allgemein

nochmals Lastschriften

Wir hatten am 28.5.2009 darauf hingewiesen, dass es auch Lastschriften gibt, die nicht mehr zurückgefordert werden können. Wichtige Information dazu:
Eine Änderung bedarf natürlich immer der Zustimmung der Kunden !!

03.08

allgemein

Lastschriften

Lastschriften werden in WWS und TKD erzeugt und die Daten dann auch an die FIBU weitergeleitet. Letzteres führt gleich dazu, dass die betreffenden Rechnungen auch automatisch ausgeglichen werden.
Früher musste man die Lastschrift-Daten noch per Diskette an die Banken senden. Das ist heute natürlich nicht mehr notwendig, weil diese über die genormten Schnittstellen auch elektronisch übertragen werden können. Wer also noch mit Disketten "hantiert", sollte schnellstens mit der Hotline Kontakt aufnehmen. Sie kann das schnellstens für Sie ändern. 

31.07

allgemein

Bildschirmfarben

Die Akzeptanz eines Programmes hängt auch von dem optischen Eindruck ab, der wiederum ganz maßstäblich durch die Wahl der Farben auf dem Bildschirm beeinflusst wird. Wir haben hier in Baldham manchmal das Gefühl, dass man in vielen Fällen mit viel zu krassen Farben und Einstellungen gearbeitet wird. Bitte einmal prüfen, die Farben lassen sich für jeden Arbeitsplatz einzeln einstellen.

30.07

TKD

Finanzierungs-
aufwand   

In TKD kann man für Eigen-Vermietung einen monatlichen Aufwand für die Finanzierung festlegen und diesen jeden Monat gegen die Mieteinnahmen "gegenrechnen" lassen. Dieser Finanzierungsaufwand wird im TKD – z.B. bei den Gerätedaten - in den betreffenden Monat gebucht, den man dort angibt. Wenn man aber (wie empfohlen) die Funktion "PROVISIONSDATEN IN WWS" auf "J" gesetzt hat, dann werden diese Daten in den Monat abgespeichert, der beim Aufruf der Berechnung des Finanzierungsaufwandes als TKD-Datum vorliegt. Damit das alles passt, ist unbedingt darauf zu achten, dass das Tagesdatum auch mit dem Abrechnungsmonat übereinstimmt. Gegebenenfalls müsste man das das Tagesdaten entsprechend zurück- oder vorsetzen. Gleiches gilt auch für die Vertragsabrechnungen. Stimmen diese Daten nicht überein, hat man Differenzen, wenn man die Daten in WWS und TKD mit einander vergleicht. 

29.07

WWS

Artikelgruppen

In der Stammdatenverwaltung Artikel gibt es ein häufig belegtes Feld "ARTIKELGRUPPE", das als Suchbegriff genutzt werden kann. Um zu wissen, welche Begriffe sich dahinter verbergen, kann man in der DATEIPFLEGE den Menüpunkt  11 aufrufen und man erhält dann eine Liste alle verwendeten Artikelgruppen.

28.07

WWS

Warum EK übernehmen ?

Bei der Anlage von Nettopreisen kann man die Abfrage EK-ÜBERNAHME (J/N) mit ja oder nein beantworten. 

Diese Abfrage ist nur dann wichtig, wenn man mit dem Lieferanten einen speziellen Einkaufspreise ausgehandelt hat und dieser für die Ermittlung des Bruttonutzens auch berücksichtigt werden soll. Wenn dann auch noch der mit dem Kunden vereinbarte Nettopreis kleiner ist als der EK-Preis im Artikel, dann würden sich sogar negative Bruttonutzen ergeben, die sich u.U. auch noch auf die Provision niederschlagen. Im Normalfall ("N") werden alle Daten in einer Auftragsposition bis auf den ggf. gestaffelten Nettopreis aus dem Artikelstamm entnommen. Nur wenn dieses Feld auf "J" steht, wird der bei der Anlage der Nettopreisposition eingetragene besondere EK-Preis in den Auftrag übernommen (gleiches gilt u.U. nur noch für das nächste Feld ART.-BEZ-ÜBERNAHME (J/N)).

7.07

TKD

Statistik stimmig ?

Bei der Leistungserfassung wird oft übersehen, dass es bezogen auf den Technikereinsatz eigentlich zwei Komponenten gibt:
1. die Technikerzeit 
2. die Fahrtkosten
Letzteres wird meist in Form von Zonen über Verrechnungsart 4x eingebracht (egal ob berechenbar oder nicht) und beinhalten für den Kunden meist auch die Fahrtzeit. Eigentlich müsste man (für den Kunden nicht sichtbar: KOND = 100 und RD = "N") jeweils eine zusätzliche Position für die Zeiten erfassen.
Wenn man aber lediglich die Fahrtkosten erfasst und die Technikerzeiten nicht, dann fehlen beim Techniker natürlich seine Zeiten und die Auswertung hierüber ist dann ziemlich nichtssagend. In diesem Fall müsste man die internen Kosten für die Zonen eigentlich auf die definitiven Kosten beschränken und zusätzlich immer auch die Fahrtzeiten korrekt  erfassen. Viele Anwender haben es sich hier etwas einfach gemacht; deshalb lohnt es sich, um die Statistiken und Auswertungen richtiger zu machen, einmal über dieses Thema nachzudenken. 

24.07

TK

Rechnungs-Inkasso

An der Kasse kann man auch die Bezahlung von Kundenrechnungen vornehmen (RECHNUNGSINKASSO): 
Wichtig dabei ist, dass die erfassten Daten nicht automatisch an die FIBU übergeben werden. Deshalb sollte man am Ende möglichst die "3" (BUCHEN MIT BELEGDRUCK) eingeben, damit für die Buchhaltung auch einen Beleg hat.
Die einzelnen Vorgänge (mit allen Eingaben) werden aber auch im Kassenvorgangsprotokoll ausgewiesen. 

23.07

TKD

Modell-Statistik

Die Geräte-Wartungsstatistik gibt für jedes Gerät einen Überblick über den grundsätzlichen Status. Dabei kann man einzelne Geräte abrufen, aber auch die Daten aller Geräte eines Modells sich anzeigen lassen. Durch Eingabe der "Wundertaste" F3 bei Gerät kommt man zum Feld Modell, in das dann die Artikelnummer des Modells einzutragen ist.

Die Daten, die dann dargestellt werden, ergeben sich aus allen Geräten. Die Anzahl der Geräte wird oben angezeigt. 

22.07

WWS

Löschen/Ändern  von Auftragspos. 

Auftragspositionen können sich in verschiedenen Zuständen befinden (nur Auftragsmenge erfasst, "zu liefern" eingetragen oder "zu fakturieren" versorgt). Dabei kann die Bearbeitung der Mengeneingaben beim Feld "zu fakturieren" eingeschränkt werden, wenn in der Zugriffsberechtigung der Untermenüpunkt 6. LÖSCHEN VON AUFTRÄGEN" auf "N" gesetzt wird. Mit dieser Sperre ist es dann nicht mehr möglich, eine bereits gelieferte Menge (die dann in "zu fakturieren" steht) rückgängig zu machen oder überhaupt zu verändern. Auch das Löschen einer solchen Position ist dann nicht erlaubt.

21.07

allgemein

Druckervorgaben 

Kritik eines Anwenders:
"Immer muss ich eine Druckernummer eingeben und da wir viele verschiedene Drucker oder Spoolausgaben und verschiedene Formulare im System haben, muss ich mir oft die Auswahl der Drucker erst anzeigen lassen, um einen auszuwählen".
Antwort der logics:
"Warum verwenden Sie denn nicht die Funktion: Druckervorgaben".
Diese Funktion ist extrem flexible und auch leicht einzurichten. Dabei ist wichtig, dass sogar für jede Benutzerkennung eigene Vorgaben eingerichtet werden können. Die Vorgaben werden über folgende Maske eingegeben:

Die VORGABE-DATEI ist ein 4-stelliger beliebiger Text, der dann in die entsprechende(n) Zugriffberechtigung(en) einzutragen ist. Für jede Vorgabe kann man noch festlegen, ob die vorgegebene Druckernummer noch bestätigt werden soll (ABF = "J") oder nicht. Wenn ABJ auf "N" steht, wird automatisch auf den Drucker ausgegeben. 

20.07

WWS

logics bringt Farbe ins Programm

Um bei einer Auswahl schnell die beste Lösung zu erkennen, werden solche Daten nun auch farbig dargestellt. Als ersten Ansatz dafür haben wir bei der Anzeige mehrerer EK-Preise beim Bestellvorschlag einen besseren EK-Preis farbig markiert:

Wir werden dieses Verfahren sukzessive auch an weiteren relevanten Stellen integrieren. 

17.07

FIBU

Belegnummer

Bei der Eingabe von Zahlungen aus den Bankbelegen muss man (wenn man nicht Bankboy einsetzt) immer wieder die Belegnummer (=Auszugsnummer) neu eingeben. Wir überlegen uns, ob es nicht sinnvoll ist, diese immer wieder aus der vorherigen Eingabe vorzugeben.
Bitte schnelle Info an die Hotline, ob wir das machen sollen (die Mehrheit entscheidet).

16.07

allgemein

Rechnungskontrolle

Brauchen Sie ein effizientes und umfassendes Werkzeug für die Kontrolle ihrer Eingangsrechnungen ?
IN COMMERZ hätten sie es. 
Dabei werden die elektronisch übermittelten Rechnungsdaten der Lieferanten  mit den Lieferungen aus den Bestellungen abgeglichen und Unstimmigkeiten vermeldet. Bei der Rechnung oder der Bestellung kann dann hinterlegt werden, welche Aktivität zur Behebung durchgeführt wird (worden ist): "Unser EK-Preis war falsch", "Menge hat doch gestimmt" oder "Gutschrift von Lieferant kommt". Damit werden nicht nur die Differenzen festgestellt, sondern auch die eingeleiteten Folgearbeiten für späteren Auskünften hinterlegt. 
Da diese Funktion nun elektronisch erfolgt, benötigt der Fachhändler kaum noch Aufwand, um die für ihn ggf. nachteiligen Differenzen zu erkennen und zu reklamieren. 

15.07

MB

Benutzerkennung

In COMMERZ-ACTUELL-MB gibt es einen Menüpunktpunkt in den SONDERPROGRAMMEN: LÖSCHEN DER MASCHINENDATEN. Dieser Menüpunkt ist eigentlich dafür gedacht, alte Verkäufe von Geräten mit geringem Preis aus dem Gerätebestand zu entfernen.
Aber es gibt ja die "Wundertaste" F3, über die man seinen Gerätebestand auf "Null bringen" kann. 
Deshalb ist angeraten: Sofortige Sperren dieses Menüpunktes. 

14.07

WWS

Kundeninformationen

Über den 4. Kunden-Stammdatenbildschirm kann man zusätzliche interne  Informationen über den Kunden anlegen:

Diese lassen sich an verschiedenen Stellen in COMMERZ anzeigen (z.B. in der Auftragserfassung). Erkennbar, dass eine solche Information bei Kunden hinterlegt ist, ist ein Stern nach der Kundennummer:
 
Wenn man dann "i" eingibt erscheint der beim Kunden hinterlegte Text:

Ganz wichtige Informationen kann man dann noch über die BS-INFO dem Erfasser mitteilen, in dem man ein BS-INFO beim Kunden hinterlegt, die auf einen speziellen Kundenzusatztext hinweist.
Übrigens:
Diese Information kann man natürlich entsprechend auch in TKD abrufen:

13.07

allgemein

Umstieg auf concept office

Zu unserem Bericht vom 26.5.2009 ist eigentlich nichts hinzuzufügen: Die Anzahl de COMMERZ-Anwender, die sich für Wegscheider office entschieden haben, sind nun wirklich marginal. Innerhalb von nun fast 4 Jahren lediglich etwa 15 Fachhändler, die COMMERZ anwenden, überzeugen zu können, dass concept office die Lösung für ihre Zukunft ist, muss auch andere Gründe haben als die derzeitige Konjunkturlage. Auch die kaltblütige Kündigung des Vertrages für die Überführung der COMMERZ-Anwender zu Concept-Office durch Firma WOS zeigt, dass es auch ganz extreme Kontakt- und Akzeptanzprobleme bei unseren Kunden gibt. Wir bemühen uns derzeit ganz intensiv, für unsere fast 200 COMMERZ-Anwender eine für sie und ihre Zukunft eine optimale Lösung zu finden. Nur so zur Information: Von Wegscheider Office Solution gibt es seit November 2008 nach der Kündigung derzeit keinerlei Aktivitäten mehr bezüglich einer weiteren Zusammenarbeit. Wir fragen uns ernsthaft, ob sie damit nun die anfänglichen Zielsetzungen "zu den Akten gelegt" haben.

10.07

TKD/MB

Lästige Meldung

In der Zugriffsberechtigung in TKD und MB gibt es ein Feld ZENTRALE, das steuert, dass alle Aktivitäten des Mitarbeiters mit dieser Zugriffsberechtigung sich immer auf die Zentrale oder auf eine bestimmte Filiale beziehen. 

Er kann also nur auf die Geräte zugreifen, die in "seinem" Lager stehen bzw. die das entsprechende Lagerkennzeichen im Gerät haben. Deshalb erscheint nach Eingabe der Benutzerkennung dann eine Warnung, wenn dieses Feld mit Ziffern von 0 bis 4 belegt ist. Wenn man bei diesem Feld jedoch eine "9" einträgt, werden alle Aktivitäten durch die Eingabemöglichkeit einer Filiale gesteuert und die Warnung entfällt.

Das Feld wird verwendet, wenn z.B. in einer "echten" Filiale im Normalbetrieb nur Geräte aus dieser Filiale bearbeitet werden sollen.

09.07

WWS/TKD

Sonderpreise

Wenn ein Kunden Werkstattleistungen (wie z.B. Toner) zu speziellen Sonderpreisen erhält, ist es nicht erforderlich, hierfür in TKD spezielle Artikel anzulegen, was ja die gesamte Lagerbestandsführung durcheinander bringen würde, oder über BS-INFOs den Erfasser darauf hinzuweisen. Vielmehr legt man die speziellen Preise in WWS als Nettopreise für den Kunden an. Dieses ist das aber allein noch nicht ausreichend, weil es in TKD "Bremsen" gibt, die verhindern, dass nicht alle Preiskonditionen, wie z.B. Rabatte ins TKD "durchschlagen". Zum einen gibt es im Parametersatz eine generelle Sperre, nämlich das Feld  "BB-PREISFINDUNG", das auf "J" gesetzt sein muss. 
Diese "J" "öffnet aber alle Schleusen", weil jegliche in WWS definierten Konditionen dann auch in WWS wirken. Wenn man das Feld schon auf "J" setzt, dann muss man bei den WARTUNGSVERTRAGSTYPEN  das Feld "BB", das die Sperre wieder wirken lässt oder die BB-Preisfindung zulässt entsprechende Eintragungen machen. Damit kann individuell eingestellt werden, ob und für welche Geräte (individuelle Wartungsvertragstypen), spezielle Preise wirken sollen.

08.07

TKD

Auftragsnummer

Wenn man ohne vorherige Erstellung eines Werkstatt-Auftrages gleich eine Leistung erfassen möchte, hat man das Problem, dass zunächst eine Auftragsnummer angefordert wird. 

Wenn man an der Stelle F3 eingibt, schlägt COMMERZ automatisch die nächste Auftragsnummer vor und man kann dann danach die Gerätenummer eingeben oder diese über die diversen gängigen Suchbegriffe finden.

07.07

allgemein

was verkaufen Sie nicht alles 

Neben den üblichen Mehrwertsteuersätzen von 19% und 7% gibt es leider auch Artikel mit 0%, z.B. für Briefmarken. Wenn man solche Artikel anlegen möchte, für die keine  Mehrwertsteuer auszuweisen ist, ist das Mehrwertsteuer-Kennzeichen "4" zu verwenden, z.B. im Artikel einzutragen. Bei einem Kassenauftrag werden die Beträge korrekt ausgewiesen, auch wenn 3 verschiedene Mehrwertsteuersätze (19, 7, 0%) auftreten. Auf einem Rechnungsformular aber können nur zwei verschiedene Mehrwertsteuer-Sätze dargestellt werden.

06.07

FIBU

Lastschriften und Monatswechsel

Wenn in WWS oder TKD Lastschriften erzeugt werden, dann wird dort lediglich ein Kennzeichen gesetzt, dass bei einer Übernahme in die FIBU eine Zahlung zu erzeugen ist. Es wird aber nicht vermerkt, wann die Lastschrift erstellt worden ist. Das kann jetzt dazu führen, dass Lastschriften, die zu Beginn eines Monats erstellt wurden, als Zahlung in den Vormonat geraten, wenn man bei der Rechnungsübernahme auch noch Daten aus dem Vormonat im Rechnungsausgangsbuch erwartet und dieses bei der Übernahme so entsprechend vorgibt. Damit stimmt dann der Monatsendsaldo von Geldkonto und von den Forderungen nicht mit dem tatsächlichen Wert überein. 
Um dieses zu verhindern sollte man Lastschriften erst erstellen, nachdem die sonstigen Daten des Vormonats übernommen worden sind und dann nach der Erstellung der Lastschriften eine erneute Übernahme in den aktuellen (!) Monat durchführen. 
Hinweis: Beim Jahreswechsel ist diese Reihenfolge ganz besonders zu beachten.  

03.07

WWS

Vorabpreise

Wenn Preise erst zu einem späteren Zeitpunkt gelten sollen, kann man die Preise aber auch bereits im Vorfeld anlegen und überprüfen. Dabei ist zu unterscheiden, ob es sich um Nettopreise handelt oder ob die Preise im Artikelstamm zu ändern sind. Im ersten Fall wird man eine (nicht wirkende) Kopie der Nettopreise erstellen und diese entsprechend bearbeiten. Im zweiten Fall kann man die Vorabpreise über die Preiskorrektur erfassen:
    
Und danach zu einem vorgegebenen Zeitpunkt die Vorabpreise über den Menüpunkt 2 " zu "echten" Preisen werden lassen:

Kontrollieren kann man die Vorabpreise z.B. durch Druck einer Artikelpreisliste, bei der man die Vorabpreise gezielt abrufen kann. 

02.07

TKD

Verrechnungsarten

Ein ganz wichtiges Feld in TKD ist die Verrechnungsart, die man jedem Artikel zuordnen muss. Dabei ist nicht nur die Einteilung nach den verschiedenen Artikelgruppen, wie nach Stunden, E-Teile oder Verbrauchsmaterial, von Bedeutung, sondern auch die weitere Unterteilung innerhalb der Gruppen.

Das Feld dient im Wesentlichen dazu über die Wartungsvertragstypen festzulegen, ob ein Artikel aus der Gruppe zu bezahlen ist oder ob dieser im rahmen des Wartungsvertrages kostenlos zu leisten oder zu liefern ist. Daneben gibt es aber auch diverse Statistiken, die nach Verrechnungsarten selektiert werden können. Man kann also z.B. die Verrechnungsart Stunden noch weiter einteilen, dass auch spezielle Leistungen, wie Zeiten für Fahrten, Schulungen, Installationen, Einweisungen oder sonstige spezielle Tätigkeiten mit eigenen Verrechnungsarten belegt werden (die müssen lediglich in den betreffenden Artikeln eingetragen werden) und schon kann man auswerten, welcher Techniker solche Leistungen wann, wo und wie lange erbracht hat. Dazu kann man z.B. die Techniker-Detailliste oder auch die Dienstleistungsstatistik nutzen.
Ganz wichtig: Die Verrechnungsart "20" ist für alle Artikel einzusetzen, die üblicherweise nicht in den Positionen im Techniker-Auftrag verwendet werden, also z.B. alle PBS- und Möbel-Artikel. Bei Erfassen eines Artikels in WWS oder über die zentrale Artikelpflege wird automatisch bereits "20" eingetragen. 

01.07

WWS

Auftragsarten 40-79

Wozu gibt es eigentlich die Auftragsarten 40 bis 79 ?
Die Abläufe und das Verbuchen von Ergebnisdaten sind beim Bürofachhandel sehr vielschichtig und müssen ohne besonderen Aufwand auch alle  abzuwickeln sein. Insofern beinhalten die Auftragsarten 40 bis 79 ganz spezielle Funktionen.
Hierfür ein Beispiel:
Die Zentrale, die die Lagerbestandsführung einsetzt, hat noch eine kleine Filiale, die aber nicht in COMMERZ eingebunden ist. Die Filiale bestellt so quasi als Kunde Artikel bei der Zentrale, in der die Mengen dann auch abgebucht werden. Wenn nun ein "Lieferschein"-Kunde in der Filiale Artikel mitnimmt, muss der handschriftlich erstellte Lieferschein zur Erfassung und zur Rechnungsstellung in der Zentrale erfasst werden. Dabei würde aber (wie bei einem normalen Auftrag) fälschlicherweise erneut vom Lager abgebucht werden. Um dieses zu verhindern, verwendet man die Auftragsarten 40-79, die in diesem Fall lediglich die Lagerbuchung verhindern, ein. Welche Verbuchungen bei den verschiedenen Auftragsarten unterdrückt werden, kann man in der Bedienungsanleitung nachlesen. 

30.06

allgemein

Büroring

Nach Soennecken ist auch Büroring gerade dabei, Empfehlungen für den Einsatz von Warenwirtschafts-Systemen zu geben. Diese sollten unbedingt abgewartet werden, bevor man sich jetzt schon für eine neue Software entscheidet.  

29.06

WWS

Einkaufspreise

Sowohl innerhalb der Auftragsbearbeitung als auch im Bestellwesen können die EK-Preise aller dem Artikel zugeordneten Lieferanten angezeigt werden. Dazu kann man in der Auftragsbearbeitung  durch Eingabe von "s" (Preisspiegel) sich die (gestaffelten) EK-Preise ansehen: 
Neu ins COMMERZ werden wir aufnehmen, dass durch Eingabe eines Lieferanten oder eines Logistikzentrums der gesamte Auftrag so bewertet wird, als ob alle Artikel über diesen geliefert werden würden. Damit kann man dann ermitteln, bei welchem Lieferanten/Logistikzentrum der gesamte Auftrag am günstigsten bestellt werden kann.
Im Bestellwesen werden die weiteren 2 Lieferanten automatisch angezeigt:

Man kann sich aber auch hier sich den Preisspiegel durch Eingabe von "s" anzeigen lassen.

26.06

WWS

Webshops

In COMMERZ-ACTUELL gibt es diverse Schnittstellen in verschiedensten Ausprägungen zu und von Webshops. Neu ist, dass auch die aktuellen Verfügbarkeitsdaten übertragen werden können, die dann im Webshop angezeigt werden können. 
Weitere Informationen gerne durch unsere Hotline.

25.06

TKD

Historie

Auf die Mitteilung "Wir haben ein Problem bei den Vertragsabrechnungen" fordert die Hotline manchmal auch die Historie der Vertragsabrechnungen an.

Antwort von letzter Woche: "Da steht nichts auf dem Bildschirm".

Eindeutige Situation:  Im Parametersatz steht das Feld "VERTRAGSDATEN IN HIST." auf "N".

Dringende Anforderung an die Anwender: Überprüfung des Parameterfeldes; ein "J" schadet nichts, im Gegenteil es verhilft zu wichtigen Informationen im Bereich der Vertragsabrechnung.

24.06

FIBU

OP-Konditionen

In COMMERZ-ACTUELL-FIBU können bei erfassten Buchungen über die Funktion "OP-KONDITIONEN ÄNDERN" OP-spezifische Daten, wie Valutadatum, Mahnungszähler oder auch die Zahlungsbedingung geändert werden. Diese Änderungen haben natürlich keinen Einfluss auf die Buchhaltung, sind aber manchmal notwendig, wenn mit den Kunden oder den Lieferanten andere Absprachen nachträglich getroffen werden. So kann man z.B. den Zähler für die Mahnungen zurücksetzen, wenn man die Mahnung doch nicht verschickt hat oder man kann das Valuta-Datum zeitlich so (voraus) setzen, dass keine Mahnung mehr erstellt wird.  

Um eine Kontrolle über diese Änderungen zu erhalten, kann man sich bei den SERVICEPROGRAMMEN eine Liste mit den OP-ÄNDERUNGEN anfertigen lassen, die alle Änderungen im Detail enthält.

23.06

allgemein

Erwartungswerte

Viele Warenwirtschaftsprogramme versprechen die "totale Transparenz aller Daten". Dem ist nicht zu widersprechen, aber was dabei ganz einfach vergessen wird, ist, dass Ergebnisse ganz einfach von den Eingabedaten abhängig sind.
Und dabei hapert es manchmal doch ganz gewaltig; und zwar an vielen Ecken und Kanten.
Wer seine EK-Preise nicht aktuell hält, darf sich nicht wundern, wenn der Bruttonutzen nicht stimmt, wer seine Artikelmengen nicht exakt führt, darf sich nicht beschweren, wenn eine Inventur plötzlich gänzlich andere Zahlen liefert und wer nicht in der Lage ist, die einzelnen Geschäftsbereiche  gegenseitig abgrenzen kann, darf nicht überrascht sein, wenn er zu spät erkennt, dass einer seiner Geschäftsfelder schon längere Zeit rote Zahlen schreibt. Allein ein einziger Eingangswert, der massiv von einem plausiblen Wert abweicht, kann die gesamte Statistik gewaltig verfälschen. 
Deshalb unser dringender Appell an unsere COMMERZ-Anwender: "Wenn Sie Zweifel an der Genauigkeit Ihren Ergebnis-Daten haben, prüfen Sie zunächst auch einmal Ihre Eingangsdaten". 

22.06

WWS

WAWI-Schlüssel

Der WAWI-Schlüssel im Artikelstamm steuert artikelbezogen die Preisfindung. Dabei ist die Vorbesetzung mit "0" der Standard und bedeutet, dass alle möglichen Rabatte und Staffelpreise wirken. Wenn ein Artikel einen gebundenen Preis hat, dann ist im WAWI eine "1" einzutragen. Das bedeutet, dass auch etwaige Kundenrabatte nicht angewendet werden. Diese Konstellation ist z.B. für Bücher einzusetzen. 
Eine Zwischenlösung bildet der WAWI-Schlüssel "7", bei dem auch keine Kundenrabatte angesetzt werden, aber mögliche Staffelpreise wirken. 
Etwas "unlogics" sind deshalb ein WAWI mit "1" und die Anlage von Staffelpreisen, die dann nie zur Wirkung kommen. 

19.06

FIBU

Bankboy

Alle Anwender, die den Bankboy einsetzen, haben festgestellt, dass damit eine enorme Kostenreduzierung und eine verbesserte Sicherheit beim Buchen festzustellen ist. Letzteres vor allem deshalb, weil die Bankbuchungen eigentlich alle komplett übernommen werden. Bankboy rechnet sich schon dann, wenn nur eine geringe tägliche Arbeitsersparnis gegeben ist. Zur Info haben wir nachfolgend eine pauschale Tabelle zusammengestellt, unter welchen Konditionen sich der Einsatz von Bankboy innerhalb nur eines Jahres amortisiert: 

Zu berücksichtigen ist dabei auch, dass die COMMERZ-FIBU auch bei einem Wechsel der Warenwirtschaft weiter eingesetzt werden kann. Angebote gerne von der Hotline.

18.06

Allgemeines

Felder löschen

Wenn man alle Daten eines Feldes löschen möchte, geht das nahezu überall mit der Eingabe von CTRL x.  Wenn das Datenfeld links mit Zeichen belegt ist, dann kann man auch durch Eingabe der Leertaste erreichen, dass alle Zeichen aus dem Feld entfernt werden. Diese Funktion geht aber nicht immer, so dass für solche Fälle die Eingabe von CRTL x zu empfehlen ist.

17.06

FIBU

Wiederkehrende Buchungen

In COMMERZ-ACTUELL-FIBU kann die Erfassung der Buchungen im Dialog (sofortige Verbuchung) oder im Stapel erfolgen. Die Stapelerfassung ist eigentlich nur dazu da, die Buchungen nochmals vor der endgültigen Übergabe zu prüfen und ggf. Korrekturen noch einzubringen. Sie kann aber auch genutzt werden, wenn z.B. monatlich immer wiederkehrende Buchungen übernommen werden sollen, wie z.B. Forderungen oder kalkulatorische Kosten.

Dazu ist es lediglich den Stapel nach der Übergabe nicht zu löschen und dann erneut zu übernehmen. Dabei erhält man zwar eine Warnung, dass der Stapel bereits übernommen worden ist, die in diesem Fall aber zu ignorieren ist. Danach können dann noch die Daten für WJ, BP und Buchungstag geändert werden und der Stapel dann erneut übernommen werden:

Für den Fall, dass es im Betrieb solche immer wiederkehrenden Buchungen gibt, erspart man sich mit diesem Verfahren, die ständig erneute Eingabe dieser Buchungen. Da auch der Stapel geändert werden kann, können auch Erweiterungen oder Löschungen von Buchungen auf einfache Weise durchgeführt werden.

16.06

allgemein

Rechnungsdatum

Bei der Erstellung von Rechnungen ist besonders auf das Rechnungsdatum zu achten. COMMERZ nimmt in allen Programmen immer das Datum, das beim Einstieg unter DATUM vor- oder eingegeben worden ist:

Dabei ist es besonders wichtig, wenn man z.B. am Monatsende einen ganzen Block von Rechnungen schreibt oder wenn man Zählerstände rückwirkend berechnet. Bei letzteren befindet man sich meist bereits im Folgemonat (z.B. im Juli) und muss die Rechnungen auf den 30.6. datieren.
Eine Änderung des DATUMs gilt nur für den betreffenden Bildschirm (Fenster), nicht also für alle anderen und sollte nach der Erstellung der Rechnung wieder auf das aktuelle Tagesdatum gesetzt werden. 

15.06

TKD/WWS

Zählerstände

Wenn Toner an der Kasse ausgegeben oder gemeinsam mit PBS-Artikeln geordert werden, dann gibt es ein Problem mit den Zählerständen.  Da zu diesem Zeitpunkt der Zählerstand nicht erfassbar ist, kann COMMERZ entweder den letzten gemeldeten oder eine Null als Zählerstand eintragen. Beides ist nicht korrekt, wobei der letzte bekannte Zählerstand noch irgendwie plausibel erscheint. Auf der anderen Seite  würde man einen Zählerstand von Null sofort erkennen und ihn wie am 19.5.2009 beschrieben (auf was ?)  korrigieren können.
Bitte Info an die Hotline, wie wir in diesem Fall verfahren sollten. 

12.06

allgemein

Brückentag

Heute ist ein Brückentag, deshalb keine news

11.06

allgemein

Fronleichnam

Heute ist ein Feiertag, deshalb keine news

10.06

TK

Sperren 

An der Kasse gibt es Funktionen, die lediglich von autorisierten Mitarbeitern durchgeführt werden dürfen. Damit andere Mitarbeiter diese nicht aufrufen können, sind diese über Code-Worte geschützt. Allerdings sind für alle Mitarbeiter, die die Kassenfunktionen aufrufen können, Codes einzutragen. Sobald im Feld CODE nichts enthalten ist, kann man auf alle Funktionen zugreifen:

09.06

TKD

Zählerbezeichnungen

IN TKD wird häufig lediglich die Bezeichnung ZÄHLER 1, ZÄHLER 2 ... verwendet, ohne genau anzugeben, welche Kopien oder Vorgänge eigentlich gezählt werden. In der Version 3.03 kann man zumindest für Zählererfassung und bei der Versendung der Zählerabfrage per E-Mail die genaue Bezeichnung sich ausgeben lassen. Dazu wird das Verfahren "VARIABLE ZÄHLERTEXTE" entsprechend genutzt, wozu man zusätzlich im Parametersatz 9 die verschiedenen Bezeichnungen einsetzen kann.
Beispiel für die Zählerstandserfassung:
Entsprechend sieht das dann auch bei der E-Mail-Versendung aus.

08.06

WWS

Vorabrechnungen

Vorabrechnungen kann man über die Funktion "Abrufaufträge" lösen. Dazu ist es lediglich erforderlich, in der Angebotsbearbeitung einen solchen Abruf einzugeben und die Rechnung dort gleich zu erstellen. Wenn man für den Kunden (später) den Auftrag erfasst und den (die) betreffenden Artikel eingibt, wird automatisch der Abrufauftrag berücksichtigt und auch keine Rechnung dafür geschrieben.
Beispiel:
Erstellen Abrufangebot:
 
Artikel mit Menge:

Erstellen Vorabrechnung:

Beim Auftrag Artikel aufrufen und Lieferschein erstellen. Es wird dann keine Rechnung hierfür mehr erstellt:

05.06

FIBU

Benutzer-Kürzel

In der FIBU gibt es neben den Druckausgaben generell zwei Möglichkeiten, sich die Buchungen am Bildschirm anzusehen: 
o Eingabe von "L" beim Buchen als ABLAUFKENNZEICHEN  -> dann werden die letzten 5 erfassten Buchungen angezeigt. 
o Aufruf AUSKUNFT, mit der man tagesgenau die erfassten Buchungen ansehen kann. Hierbei ist vor allem das Feld BENUTZER-KÜRZEL wichtig, weil man damit die Ausgabe der Buchungen einschränken kann. Dieses Kürzel wird automatisch aus den ersten 2 Buchstaben der BENUTZERKENNUNG gebildet und kann deshalb so verwendet werden, dass jeder Erfasser von Buchungen ein eigenes BENUTZER-KÜRZEL erhält. Damit kann man sich dann genau nur die Buchungen ansehen, die man selbst erfasst hat.
Das bedeutet, dass man für den Einstieg in die FIBU BENUTZERKENNUNGEN verwendet sollte die sich in den ersten zwei Zeichen unterscheiden (sofern denn mehrere Mitarbeiter Buchungen erfassen).  

04.06

WWS

Nachlieferung

Mehrfachlieferungen verursachen enorme Kosten und deshalb sollten Nachlieferungen möglichst vermieden werden. Dazu gibt es in COMMERZ schon jetzt einige Ansätze:
1. Teillieferung auf zum Beispiel "1" setzen, dann ist ab der zweiten Lieferung die Teillieferung nicht erlaubt (bei Setzen auf "2" entsprechend nach der 2. Lieferung)
2. Wenn die Nachlieferung einen (wertbezogen) geringen Betrag ausmacht, kann man diese Lieferung in einem Regal "deponieren" und ein spezielles Kennzeichen über den BELEGABRUF dem Auftrag zuordnen. Dieses Kennzeichen bewirkt, dass auf dem nächsten Komm-Beleg es Kunden die Information mit ausgegeben wird, dass weitere Ware zu liefern ist. Das Kennzeichen muss dann wieder gelöscht werden. 
Dieser 2. Ansatz zwar nicht so "rund", aber eine Automatisierung ist hier nur sehr schwer möglich, weil das Programm nicht wissen kann, ob der Kunde die Nachlieferung doch dringend benötigt und ab welchem Nutzen eine weitere Nachlieferung unterbleiben soll.
Weitere Anregungen zu diesem Thema bitte schnellstens an die Hotline.  

03.06

TKD/MB

Status-Feld

Da man Geräte bei Bildschirmauskünften und Auswertungen über den Status auswählen kann, ist zu empfehlen, dieses Feld stärker zu nutzen, um ganz gezielt spezielle Geräte zusammengefasst zu haben. Einige Anwender haben spezielle Statusnummern für Finanzierungen (Leasingfirmen) eingerichtet oder für Gerätetypen eingerichtet (obwohl das auch über das Feld GERÄTEKLASSE besser möglich wäre). Bei Eigenvermietungen könnte man auch wegen einer möglicherweise notwendigen Sicherheitsstellung die refinanzierende Bank über den Status kennzeichnen.
Leider gibt es nur 15 Statusnummern, die vergeben werden können. Wir arbeiten daran, die Zahl zu erhöhen.

02.06

allgemein

"uns packt Verzweiflung"

Anfrage eines Mitarbeiters, der schon längere Zeit mit COMMERZ arbeitet:
"Was kann ich eigentlich bei ARTIKELTYP eingeben? Da immer im Handbuch nachzusehen ist mir einfach zu lästig".
Fazit: Der Mitarbeiter hatte noch nie etwas von der Funktionstaste F5 gehört und wusste demnach auch nicht, dass man sich damit die möglichen Eingaben anzeigen lassen kann. Kommentar überflüssig.
Ein Stern vor der Eingabe zeigt an, dass F5 möglich ist, z.B. auch nach der Erfassung einer Position:
 
Über F5 kann man sich dann über die EK-Preise anderer Lieferanten oder über die aktuellen Bestellungen informieren oder sogar gleich einen Nettopreis anlegen.

Wichtig bei F5 ist aber, dass man das Auswahlfenster immer mit F1 verlassen muss, wenn man nichts auswählen möchte.

29.05

allgemein

Vorbuchstaben bei Artikeln

Die Eingabe einer Artikelnummer erfolgt im COMMERZ immer nur an einer Stelle. Da nun aber verschiedene Suchbegriffe aus dem Artikelstamm (wie z.B. Zugriffsnummer, Artikelgruppe, EAN-Code, Text für Volltextsuche) eingegeben werden können, ist es erforderlich dem Programm kenntlich zu machen, welches Suchmerkmal folgt. Dafür wurden dann die Vorbuchstaben, wie "z", "a", "i" oder "v" eingeführt.
Für einige COMMERZ-ACTUELL-Anwender haben wir aber die Eingabe der Vorbuchstaben völlig eliminiert. Das bedeutet, dass diese Anwender ohne diese Buchstaben die Artikel finden.
Wie funktioniert das ?

Ganz einfach: Es wird eine Reihenfolge festgelegt, nach der die einzelnen Zugriffe nacheinander geprüft werden. Aber dabei muss natürlich vermieden werden, dass Artikel deshalb nicht gefunden werden, weil vorher über einen in der Reihenfolge vorhergehenden anderen Zugriff  bereits ein "Treffer" erzielt wird und damit ein oder mehrere andere Artikel gefunden und angezeigt werden (und der gesuchte nicht).

Man muss also individuell prüfen, wie die aktuellen Zugriffsfelder normiert worden sind und welche Reihenfolge vorgegeben werden kann, um dann zu entscheiden, ob ein Finden von Artikeln auch ohne Vorbuchstaben immer zum Ziel führt.

Informationen dazu bei der Hotline.

28.05

WWS

Lastschriftart

Neu im Kundenstammsatz ist das Feld LART (Lastschriftart):

Dieses Feld, dass standardmäßig die Werte 4 oder 5 beinhalten kann, dient dazu, bei der Generierung des Lastschrift-Datenträgers diese Werte zur Bank zu übertragen. Bei den Lastschriften gibt es Unterscheidungen, ob der Kunde die Lastschrift rückgängig machen kann oder nicht, und genau dieses steuern die Werte 4 oder 5. 
Wer intensiv das Lastschriftverfahren einsetzt sollte sich bei der Bank erkundigen und dann natürlich möglichst nur das Verfahren ohne Rückgabe mit dem Kunden vereinbaren.

27.05

MB/TKD

Geräte Löschen

Bei vielen Anwendern befinden sich in der Gerätedatei häufig "uralte" Geräte, die man gerne löschen möchte. Außer der individuellen Löschung einzelner Geräte gibt es in COMMERZ-MB auch die Möglichkeit, verkaufsdatums- und artikelbezogen ganze Gruppen von Geräten zu löschen:

und dann...

Damit könnte man z.B. alle Taschenrechner oder alle Diktiergeräte bis zu einem bestimmten VK-Datum löschen. 
In Zusammenhang mit den Migrationsprogrammen verfügt logics systems GmbH aber auch auf Spezialprogramme, die das Löschen von Geräten (und auch von anderen Daten, wie z.B. Kunden, Artikel, Lieferanten etc.) erst dann durchführen, wenn weitere Merkmale erfüllt sind. Dabei erfolgt das Löschen in zwei Phasen: Setzen Löschkennzeichen mit Änderungsmöglichkeit durch den Anwender und dann erst endgültiges Löschen). Damit kann man z.B. alle Geräte löschen, deren EK-Preis kleiner als x EURO ist und die von einem bestimmten Lieferanten xyz stammen. 
Das ist natürlich wesentlich flexibler als das oben genannte Verfahren. Die Hotline berät sie gerne, wenn sie ihren Datenbestand einmal ernsthaft (!) bereinigen möchten (müssen). 

26.05

allgemein

Concept Office

Von der Firma Wegscheider Office Solution wurden uns seit 2 Monaten keine neuen Umsteiger auf Concept Office gemeldet. Begonnen haben in diesem Jahr die Firmen Hussock in Rangsdorf und Papier-Ludwig in Wiesbaden. Diese zählen aber noch zu den am 19.2.2009 (siehe dort) genannte insgesamt 15 Umsteigern, die sich entschlossen haben statt COMMERZ nun Concept office einzusetzen.

25.05

WWS

Ausgangsrechnungen

In COMMERZ-ACTUELL gibt es die verschiedensten Varianten, um für spezielle Kunden die Ausgangsrechnungen auch auf elektronischem Weg zu versenden. Gerade größere Kunden bestehen immer mehr darauf, dass diese Daten auch zu Kontrollzwecken (und vielleicht auch zur schnelleren Bezahlung) per Datei übermittelt werden.
Die Hotline berät hierzu gerne speziell zu den möglichen Verfahren.  

22.05

allgemein

Brückentag

heute keine news

21.05

allgemein

Himmelfahrt

heute keine news 

20.05

WWS

Nettopreise

Wir hatten am 13.8.2008 nochmals (!) darauf hingewiesen, dass man über ein Verbundkennzeichen sich die Speicherung und Verwaltung von Nettopreisen ganz erheblich vereinfachen kann. Leider wird diese Funktion viel zu wenig von den Anwendern genutzt, die nicht das Nummernsystem von büro actuell einsetzten, also alphanummerische Artikelnummern verwenden.
Wenn man für einen Artikel, der in vielen Ausführungen (Farben) vorliegt, Nettopreise anlegt, dann muss man dieses für jede Farbe tun, weil ja der Kunden jede Farbe ordern könnte.  Das ist zumal bei der Anlage aufwändig, aber auch bei nachträglichen Korrekturen und Preisanpassungen. Zudem wird auf der Preisliste, wenn man diese auf Basis der Nettopreisdaten ausdruckt, jede Farbe einzeln aufgeführt.
Ganz anders bei dem Einsatz eines Verbundkennzeichens (siehe Beschreibung Version 3.02). Dort ist der Artikel nur einmal im Nettopreis enthalten und kann auch einen verallgemeinerten Text ("alle Farben") haben.
Bitte schnellstens einmal prüfen, welcher Aufwand mit dieser unnötigen Nettopreisanlage entsteht. Nach solch einer Prüfung ist die Nutzung des Verbundkennzeichens sicherlich kein Thema mehr (Einsatz unbedingt sofort).  

19.05

TKD

Historiedaten

Wenn man bei der Erfassung der Leistung Daten nicht korrekt eingegeben hat, dann kann man in der Historie diese Daten noch teilweise korrigieren. Dazu ist in der DATEIPFLEGE der Menüpunkt 15. KORREKTUR HISTORIEDATEN aufzurufen:
 
Nach Eingabe des Gerätes werden die Positionen der Aufträge (letzter Auftrag zuerst) einzeln nacheinander angezeigt und man kann das Datum, den Zählerstand und die Menge verändern.
Ganz wichtig dabei: Diese Änderung wird nur in der Historie durchgeführt. Deshalb kann es manchmal besser sein, den Auftrag zurückzusetzen, zu korrigieren und erneut abzuschließen, aber mit dem Nachteil, dass bei einem berechneten Auftrag automatisch eine Gutschrift erstellt wird. 

18.05

allgemein

Bildschirme 

Nachdem wir uns über die Fernwartung des Öfteren auf die Rechner der COMMERZ-Anwender aufschalten, haben wir festgestellt, dass die Einstellung der Ausgaben auf den Bildschirmen in vielen Fällen verbessert werden könnte. Uns gefällt das nachfolgend dargestellte Layout eigentlich sehr gut, aber jeder hat auch einen anderen Geschmack:
 
Besonders wichtig ist, dass 
o sich die Masken und die Datenfelder farblich unterscheiden
o die Länge der Felder angezeigt wird
o die Daten des Eingabefeldes eine andere Farbe haben (hier rot), um zu erkennen, wo die nächste Eingabe zu tätigen ist.
Alles lässt sich PC-bezogen (also weitgehend individuell) einstellen. Die Hotline hilft da gerne weiter. 

15.05

WWS

Durchschnittspreis-
Bildung  

Im Parametersatz gibt es die Einstellung DURCHSCHNITTS-EKPREIS, die man auf "J" oder "N" setzen kann. Bei "N" wird immer der aktuelle EK-Preis zur Ermittlung des Bruttonutzens herangezogen, während bei "J" der gesondert berechnete und gespeicherte Durchschnitts-Einkaufspreis berücksichtigt wird.

Dazu folgende Hinweise:
1. Wir kennen keinen Kunden, der mit dem Durchschnitts-EK-Preis arbeitet 
2. Mit dem Durchschnitts-EK-Preis wird die Berechnung des Bruttonutzens zwar genauer, aber das setzt voraus, dass jegliche Lagerbewegung mit einem korrekten EK-Preis behaftet sein muss. Dieses ist vor allem bei "manuellen" Lagerbewegungen, wie spätere Rückgaben vom Kunden, Rücksendung an Lieferant oder Umbuchungen nach Zählungen u.a.m. unbedingt erforderlich. Denn sobald hierfür einmal ein nicht zeitgenauer EK-Preis verwendet wird, verfälscht dieser den Durchschnittspreis mehr oder weniger
3. Es wird für die Ermittlung des Bruttonutzens der Durchschnitts-EK-Preis verwendet, der durch permanente Neuberechnung einen nicht mehr nachvollziehbaren Wert annimmt. Damit ist eine gewisse Unsicherheit verbunden, ob dieser Preis auch überhaupt realistisch und korrekt ist.
4. Die Änderung des Wertes für DURCHSCHNITTS-EKPREIS sollte nur nach Rücksprache mit der Hotline durchgeführt werden.
Nachdem die aktuellen EK-Preise über PBSeasy so ziemlich zeitnah übernommen werden können, ist die Verwendung des Durchschnittspreises nicht unbedingt erforderlich. Übrigens: Bei Geräten wird nicht der EK-Preis aus dem Artikelstamm genommen sondern der beim Gerät gespeicherte (aktuellere) EK-Preis verwendet.

14.05

FIBU

DATEV-Schnittstelle

Einig Anwender setzen statt der integrierten COMMERZ-ACTUELL-FIBU die DATEV-Finanzbuchhaltung ein. Um die Ausgangsrechnungen dort nicht manuell eingeben zu müssen, steht eine entsprechende Schnittstelle zur Verfügung, über die auch etwaige Aufteilungen einer Rechnung in verschiedene Erlöskonten übergeben werden. Zudem besteht auch die Möglichkeit, alle Änderungen der Kunden und Lieferanten aus COMMERZ-ACTUELL (und damit auch neue) ins DATEV-System zu übertragen.
Neu ist, dass es auch eine Schnittstelle aus DATEV zu COMMERZ gibt, über die der aktuelle Stand der Offenen Posten der Kunden übernommen werden kann. Bei einem Einsatz der COMMERZ-FIBU besteht immer schon die Möglichkeit, dass man in der Auftragsbearbeitung 
1. sich die OPs  des Kunden anzeigen lassen kann
2. eine Prüfung auf ein vorgebbares Kreditlimit stattfindet 
3. Warnungen erhält, wenn der Kunde mehr als eine Mahnung erhalten hat.
Über diese neue Schnittstelle können jetzt auch die Punkte 1 und 2 bei einem Einsatz der DATEV-FIBU in der Auftragsbearbeitung abgerufen werden.

13.05

TKD

Rechnungsart

Die Rechnungsart steuert bei den Vertragsabrechnungen, ob für das Gerät eine Einzelrechnung erstellt werden soll ("1"), das Gerät mit anderen auf eine Sammelrechnung kommen soll ("2") oder ob es sich um ein Poolgerät handelt ("10" bis "99"). Da Miete, Wartung und Zähler auch getrennt auf maximal 2 Rechnungen ausgegeben werden können, gibt es dafür die verschiedensten Kombinationen, wie z.B.
o Miete von mehreren Geräten auf Sammelrechnung, Wartung und Zähler aber auf Einzelrechnungen oder
o Miete auf Einzelrechnung, Wartung/Zähler auf Poolrechnung.
Was in COMMERZ (noch) nicht geht, ist dass man die Aufteilung von Miete, Wartung und Zähler so gestalten kann, dass Geräte in zwei verschiedenen Pools darstellt werden. Das wäre erreichbar, wenn man für die beiden Rechnungsarten unterschiedliche (Pool-)Rechnungsarten angibt, was aber bisher nicht möglich ist. Prüfen sollte man für diesen Fall, ob man nicht eine der Rechnung als Sammelrechnung darstellen könnte.
Liegen beim Fachhändler solch spezielle Vertragsformen vor, sollte er mit der Hotline Kontakt aufnehmen: Sie findet dann sicherlich eine Lösung.

12.05

ZPF

PBSeasy-Daten

Die Übernahme von PBSeasy-Daten erfolgt im Wesentlichen "vollautomatisch", wenn unser Kommunikationsbaustein MFcenter eingesetzt wird bzw. auch noch mit dem Seeburger. Welche Daten dann aber in die aktuelle Artikeldatei von COMMERZ zu übernehmen ist, das kann nur der Anwender entscheiden.
Dabei steht im der folgende Bildschirm zur Verfügung, dem bereits Einstellungen für den Standard-Ablauf vorgegeben sind.
 
Damit werden die Artikel entsprechend - meist nur EK-seitig - verändert, was für die Einkaufsabteilung zunächst einmal wichtig ist. Wenn der VK-Preis vom EK-Preis abhängig ist, dann kann man im Artikel ein Kalkulationsschema hinterlegen, durch das dann auch dieser Preis jeweils automatisch angepasst wird.
Wir prüfen derzeit, ob lieferantenbezogen die beispielsweise tagesgenauen EK-Preise und KIPs nicht ohne die PBS-ARTIKELÜBERNAHME direkt übernommen werden können. Dann würde man sich den zum Teil täglich erforderlichen Aufruf weitgehend ersparen können.
Bitte um Kommentare und Anregungen.     

11.05

WWS

Anzeige Angebote und Angebotspreise

Wenn man Aufträge erfasst,  werden im Kopfbildschirm gleich die aktuellen Angebote des Kunden angezeigt:

Dabei werden nicht die Nettopreisangebote, sondern die ganz „normalen“ Angebote und mögliche Reservierungsangebote aufgeführt. Diese Anzeige wurde deshalb integriert, um dem COMMERZ-Anwender zunächst ganz generell anzuzeigen, dass es parallel zum Auftrag ein oder mehrere Angebote gibt.
Bei der Erfassung von Positionen erhält er dann eine Zusatzinformation, dass genau dieser Artikel im Angebot enthalten ist:

Dabei wird auch der angebotene Preis mit ausgegeben und er kann sich dann entscheiden, welcher Preis für die Kunden relevant ist.

08.05

allgemein

neue Programme

Es passiert des Öfteren (insbesondere bei individuellen Erweiterungen), dass unsere COMMERZ-Anwender von der Hotline die Mitteilung erhalten, ein bestimmtes Programm abzuholen und einzuspielen. Das bedeutete immer, dass alle Mitarbeiter COMMERZ verlassen mussten - zum Teil ein mühsames Unterfangen, um auch den letzten Mitarbeiter zu finden, der noch mit COMMERZ arbeitet oder den Rechner einfach hat "stehen lassen".
Dieses Verfahren wurde nun ganz entscheidend optimiert:
Nach dem Abholen von Programmen werden diese zunächst in ein Zwischenverzeichnis abgelegt und es wird dann automatisch geprüft, wann der erste Mitarbeiter erstmals COMMERZ aufruft. Das geschieht üblicherweise an irgendeinem Bildschirm am Morgen. In diesem Moment werden alle COMMERZ-Aufrufe gesperrt und die Programme aus dem Zwischenverzeichnis ins COMMERZ-Verzeichnis übernommen. Da dieses nur einen ganz kurzen Augenblick in Anspruch nimmt, merkt man diese Übernahme eigentlich überhaupt nicht. 
Mit diesem Verfahren verzögert sich zwar die Verfügbarkeit eines neuen Programmes um einen Tag, aber häufig sind die Verbesserungen ja auch nicht zeitkritisch.
Übrigens: Wenn man die Programme abgeholt hat und wenn dann gleich alle Mitarbeiter COMMERZ-ACTUELL verlassen, dann stehen die Änderung auch sofort zur Verfügung.
Eine deutliche Verbesserung gegenüber dem bestehenden Verfahren, oder ...

07.05

TKD

Tonerinformationen

COMMERZ-ACTUELL-TKD liefert genügend Informationen, um zu bestimmen, ob ein Kunde für ein Gerät noch Toner bekommen soll oder nicht. Als Beispiel nur folgende Auskunft, die bei der Auftragserfassung abrufbar ist:

In diesem Beispiel wurde der aktuelle Zählerstand von 45.000 im Kopfbildschirm eingegeben, der auch gleich entsprechend berücksichtigt. wird.  Diese Auskunft ist auch in TONER-VERBRAUCHSAUSKUNFT gesondert abrufbar. 
Die Zahlen über TONER-SOLL (wie viel Toner würden im Standard für die Anzahl der Kopien benötigt) und ÜBERHANG (wie viel Toner müsste der Kunde für das Gerät noch vorrätig haben)  und seine neue Toneranforderung können entscheidende Merkmale dafür sein, das Kopierverhalten bei dem Kunden einmal zu überprüfen.
Bei gezielter, korrekter und vollständiger Dateneingabe liefert COMMERZ wichtige und exakte Hinweise über den Tonerverbrauch.
Nutzen Sie diese Funktion (vor allem für Farbtoner) etwa nicht ????

06.05

WWS

Abruf von Rechnung oder Lieferschein

Wenn man für einen bestimmten Auftrag gezielt einen Lieferschein oder eine Rechnung abrufen möchte, macht man das am besten über das Ändern von Aufträgen. Voraussetzung dabei ist allerdings, dass die Daten für die Ausgabe bereits entsprechend gesetzt sind (zu liefern oder zu fakturieren). Dazu kann man die erforderliche Auftragsnummer entweder eingeben oder über die diversen Suchverfahren finden:
 
Wenn dann der Auftrag gefunden ist, steht die Eingabe auf POSNR und wenn man dort direkt RETURN eingibt, kommt in die unterste Zeile, in der man sofort Lieferschein oder Rechnung abrufen kann.
Dieses Verfahren ist sicherlich schneller, als wenn man für einen Auftrag die Menüpunkte 9 oder 10 aufruft und dort noch weitere Eingaben tätigen muss, um letztlich ein Beleg abzurufen.  

05.05

WWS

Erstellen von Angeboten

Neben der Funktion "KOPIEREN VON ANGEBOTEN", mit der man z.B. ganz schnell auch Nettopreise eines Kunden als Basis für die Nettopreise eines neuen Kunden vorgeben kann, gibt es auch die Funktion "ERSTELLEN VON ANGEBOTEN". Damit können auf Basis von Ergebnisdaten oder sonstigen Daten Angebote erstellt werden. Dabei sollte man den Begriff "Angebot" auch mehr als "Zusammenstellung von Artikeln" sehen, mit der dann weitere Funktionen abgerufen werden können:

Diese Funktion könnte man z.B. nutzen, um
o Eine Zusammenstellung aller in einem Zeitraum von ein Kunden gekauften Artikel zu erhalten, um daraus später Nettopreise zu generieren
o Nettopreise für eine Kunden zunächst einmal generell um x% zu erhöhen, um dann diese danach einzeln noch zu überarbeiten
o Nettopreise auf EK-Basis zusätzlich x% für die Filiale zu erstellen
o Angebote zu kopieren

04.05

allgemein

Vertriebssteuerung

Eine Vertriebsteuerung, die ein Fachhändler einsetzten möchte, setzt absolut voraus, dass eine intensive Kommunikation mit dem bei ihm eingesetzten Warenwirtschaftsystem stattfinden kann. Was nützt eine Vertriebsteuerung, wenn nicht Adress-, Umsatz- und Gerätedaten (in allen Varianten) dem Vertrieb unmittelbar zur Verfügung gestellt werden können?  
Einfache Antwort:  Gar nichts. 
Mit unserer Schnittstelle zu cobra, einer der führenden und meist eingesetzten Software aus diesem Bereich, steht dem COMMERZ-Anwender eine zutiefst integrierte Schnittstelle zur Verfügung. Wir werden in den nächsten Tagen hierfür konkrete Spezifikationen und Angebote für unsere COMMERZ-Kunden zur Verfügung stellen können. 
Bitte treffen Sie ohne unsere Beratung keine voreilige Entscheidung zu zunächst singulären Lösungen, die nur darauf abzielen, Ihnen später eine "Gesamtlösung aufs Auge zu drücken".

30.04

TKD

Leistungserfassung 

Wenn man keinen Auftrag angelegt hat, aber gleich eine erbrachte Leistung erfassen möchte, dann kann man bei der Auftragsnummer F3 eingeben und COMMERZ-ACTUELL bietet dann sofort die nächste freie Auftragsnummer an, unter der dann die Leistung zu erfassen ist. Man braucht also für diesen Fall nicht erst einen Auftrag anzulegen.

29.04

WWS

Lagerbewegungen

Das Lagerbewegungsprotokoll wurde um eine Abfrage "3.BEIDES" erweitert.
Warum ist es eigentlich interessant, neben den Bewegungen im Lager auch die Bewegung des Verfügbaren Bestandes ausgewiesen zu bekommen ?
Im Wesentlichen kann man daran erkennen, ob und in welcher Menge der Verfügbare Bestand ins Negative gerutscht ist. Dieses ist ein Zeichen dafür, dass Aufträge mit dem betreffenden Artikel nicht bedient werden konnten.  

28.04

FIBU

BWA/Bilanz/GuV

Wer die COMMERZ-ACTUELL-FIBU voll einsetzt, sollte unbedingt auch die Auswertungen für BWA und Bilanz/GuV nutzen. Die Anlage der Struktur ist sehr einfach, weil auch die DATEV in ihren Beschreibungen für die Kontenrahmen bereits Vorgaben macht, die als Basis schon einmal übernommen werden können. Die COMMERZ-ACTUELL-FIBU ist zudem so flexibel aufgebaut, dass bei nachträglichen Korrekturen in der Struktur die Auswertungen auch noch für frühere Zeiträume abgerufen werden können. Deshalb sind Fehler in der Struktur der BWA und der Bilanz/GuV immer sehr leicht korrigierbar.

Die Auswertungen (vor allem die BWA) bieten wichtige Informationen über den Stand des Unternehmens und lassen sich auch noch jederzeit zwischendurch abrufen. 

27.04

WWS

vergessen ?

Im erweiterten Positionsbildschirm bei der Auftragsbearbeitung gibt es immer schon das Feld RECHNUNGS-SPERRE, über das der Rechnungsdruck für genau diese Position verhindert werden kann.
Diese Funktion kann man z.B. anwenden, wenn der Preis noch nicht genau festliegt, die Rechnung für die anderen Positionen aber bereits erstellt werden soll.
Übrigens: Alle Positionen, die aktuell so gesperrt sind, kann man sich über die Auftragsprüfliste ermitteln lassen.
Wenn man einen gesamten Auftrag für die generelle Rechnungsschreibung in der FAKTURIERUNG sperren möchte, ändert man über den BELEGABRUF einfach die Kategorie.

24.04

allgemein

Breite Zustimmung

Die Festlegung der logics systems Gmbh die Betreuung der Programme von COMMERZ noch weitere Jahre aufrecht zu erhalten, hat allerseits Anklang und Zustimmung gefunden. Nachdem die wirtschaftliche Konjunktur so langsam auch beim Mittelstand und bei den privaten Kunden angekommen ist und die Folgerungen nicht konkret abschätzbar sind, dürften hohe Investitionen in eine neue Software nur dann gerechtfertigt sein, wenn sich nun wirklich gravierende Vorteile ergeben. Und die müssten erst einmal im Detail festgestellt werden....
Auch die derzeit stagnierende Zahl der Umsteller auf Concept Office belegen zudem, dass unsere COMMERZ-Kunden in Bezug auf eine neue Software- (ggf. auch Hardware-) Investition eher zurückhaltend sind.
Deshalb immer wieder unsere Empfehlung, den Nutzungsgrad von COMMERZ zu verbessern und die vielen besonderen Funktionen in COMMERZ intensiver anzuwenden.  

23.04

TKD

Wo für braucht man PROV-Nummern?

Im Parametersatz können für Rechnungen und für Aufträge vom Anwender Nummernkreise vorgegeben:

Diese Nummernkreise sind dann erforderlich, wenn der Anwender die Daten aus TKD auch in die sogenannte Provisionsdatei abspeichern möchte. Diese Funktion, die auch über das Feld "PROVISIONSDATEN IN WWS (J/N)"  gesteuert wird,  sollte eigentlich immer eingeschaltet sein, um die TKD-Daten in einer Gesamtstatistik zur Verfügung zu haben. 
Nun gibt es in TKD aber Erlöse oder Aufwendungen, für die kein Auftrag vorliegt bzw. für die keine Rechnung erstellt wird. Ersteres ist z.B. bei allen Vertragsabrechnungen der Fall und keine Rechnung wird z.B. gedruckt, wenn  Lastschriften ohne Rechnungsdruck erstellt werden oder wenn Aufträge der Werkstatt nicht berechnet werden. 
Bei allen diesen Fällen wird dann die fiktive Auftragsnummer  bzw. die Rechnungsnummer aus diesem Nummernkreis entnommen. Der Anwender hat durch die Eingabe die Möglichkeit, auch gezielt einen speziellen Nummernkreis vorzugeben, der sich von den anderen Auftrags- bzw. Rechnungsnummern unterscheidet.

22.04

TK

Löschen von Kassenvorgängen

Hier gibt es eine von der Hotline gesondert einzurichtende Besonderheit: Es werden nur die Kassenvorgänge gelöscht, bei denen PLZ und Ort leer sind. Da man normalerweise in den Stammdaten für den "normalen" Ladenkunden diese Felder leer lässt, bleiben dann alle Kassenaufträge erhalten, die  "echten" Kunden zuzuordnen sind.  

21.04

WWS

"hängende" Lieferscheine und Rechnungen

Zum Teil wird in COMMERZ-ACTUELL der Druck von Lieferscheinen und Rechnungen in zwei Phasen (erst Druck, dann Update der Daten) durchgeführt, wobei dazwischen auch teilweise die Abfrage "DRUCK IN ORDNUNG" zu beantworten ist. Aufträge, die bereits gedruckt sind, deren Daten aber noch nicht verändert sind, haben bereits eine feste Lieferschein- oder Rechnungsnummer, die z.B. auch wegen der Lückenlosigkeit der Rechnungsnummern erhalten bleiben muss. Sie wird intern als negative Zahl dargestellt. Wenn man nun die obige Abfrage mit "N" beantwortet und dann die Bearbeitung verlässt (was man durch entsprechende Beantwortung der Druckernummer erreichen kann), bleiben die vergebenen Nummern intern erhalten. In diesem Fall sollte unbedingt das gedruckte Formular unverzüglich vernichtet oder speziell gekennzeichnet werden, weil es ja nochmals gedruckt werden wird. 

Solche "hängenden" Aufträge kann man sich mit den Hilfsprogrammen anzeigen lassen. 

Dazu ist für Rechnungen der Menüpunkt 5 und für Lieferscheine der Menüpunkt 6 aufzurufen. 
Empfehlung deshalb: Ab und zu (mindestens einmal monatlich) die Programme dazu aufrufen. 

20.04

allgemeines

Online-Wartung

Sehr bewährt hat sich in letzter Zeit die schon seit längeren bestehende Möglichkeit, sich von Baldham aus auf die Rechner der COMMERZ-Anwender "aufzuschalten". Dazu bedarf es lediglich geringe Erweiterungen beim Anwender; weitere Informationen gerne durch unsere Hotline.   

17.04

WWS

Umsatzstatistik

Die am 16.3.2009 bereits beschriebene angekündigte neue Bildschirm-Ausgabe für die Kundenumsatz-Statistik sieht jetzt als Beispiel folgendermaßen aus:

Dabei werden die Daten, die nur noch in vollen EURO dargestellt werden, in Abhängigkeit vom Tagesdatum ausgewählt.

16.04

TKD

Überschrift auf Formular

Wenn man die Überschrift auf den TKD-Auftragsformularen ändern möchte, dann kann man dieses im Parametersatz 10 durchführen:

Das ist z.B. notwendig, wenn in Arbeitswerten abgerechnet und die Überschrift noch das Wort STD enthält. Dabei sind zwei Dinge zu beachten: 1. nach einer Änderung muss COMMERZ-ACTUELL-TKD neu aufgerufen werden und 2. die Stellenzahl bei der Überschrift muss exakt eingehalten werden.

15.04

WWS

Kostenstellen

Eine Liste aller Kostenstellen, die zu einem Hauptkunden gehören, erhält man, wenn man bei der Stammdatenverwaltung die Funktion DRUCKAUSGABE aufruft:

Dabei sollte man bei Kunde zweimal F3 eingeben, damit auch alle Kostenstellen ausgegeben werden.

14.04

TK

Zeitschriften

Nahezu alle Zeitschriften haben einen EAN-Code und lassen sich deshalb auch an der Kasse leicht einscannen. Wenn Zeitschriften an bestimmten Tagen (z.B. samstags) aber einen anderen Preis haben, dann ist es in COMMERZ nicht erforderlich diesen permanent zu wechseln, sondern er ist im Normalfall im Strichcode mit enthalten. An der Kasse kann deshalb dieser mit eingelesen und gleich als Preis vorgegeben werden.  

09.04

allgemein

Änderungen in Parametersätzen

Wenn Änderungen in Parametersätzen erforderlich sind, sollte folgendes berücksichtigt werden:
1. Kein anderes COMMERZ-Programm sollte geöffnet sein (hängt davon ab, welche Änderung durchzuführen ist)
2.Änderungen werden erst wirksam, wenn COMMERZ-Programme neu gestartet werden
3. Die Änderung sollte kurzzeitig durchgeführt werden, weil für alle anderen der Parametersatz gesperrt ist. Dieser wird z.B. benötigt für die Vergabe von Auftrags-, Lieferschein- oder Rechnungsnummern.

08.04

TKD

Zusätzliche Überwachung 

Wahlweise kann man statt der Funktion "Standardwartung", die dafür gedacht ist, automatisiert zeitbezogene Aufträge in TKD vorab (z.B. für den nächsten Monat) zu erzeugen, auch eine zusätzliche Zeitüberwachung integrieren. Dazu kann man zum Gerät ein Datum (z.B. Zeitpunkt einer vorzeitigen Vertragskontrolle, Ablauf von Leasingverträgen u.a.m.) eingeben, das dann entsprechend überwacht werden kann. Sinnvoll ist diese Funktion aber nur, wenn die weiteren Vertragsdaten (VERTRAGSENDE) nicht ausreichen, wie z.B. dann, wenn man als ENDDATUM stets den 31.12.49 eingegeben hat.

Die Hotline kann das bei Bedarf für Sie einstellen. 

07.04

WWS

Lagerführung

Das Kennzeichen für Lagerführung kann auf 0, 1 oder 2 gesetzt werden. Wichtig dabei ist, dass jede Kennzeichnung eine besondere Bedeutung haben kann. 
a) Lagerführung wird üblicherweise bei den Artikeln auf Null gesetzt, die nicht zu Kernsortiment gehören
b) Lagerführung auf "1" ist für die "klassische" Lagerführung gedacht
c) Lagerführung = "2" ist eine Steigerung von b) und bietet den Vorteil die Bewegungen im Lager detailliert ausgewiesen zu bekommen.
Wichtig ist, dass das Lagerführungskennzeichen bei etlichen Funktionen eine Rolle spielt (z.B. in der Renner/Penner-Liste oder in der Inventur) und entscheidenden Einfluss im Bestellwesen hat. Insofern ist die Belegung des Feldes Lagerbestandsführung sorgfältig zu überlegen.

06.04

WWS/TK

Bücher

An der Kasse können auch Bücher über die ISBN eingescannt werden. Wenn COMMERZ die Buchdatei (z.B. VLB oder KNO) zur Verfügung steht, werden dann auch die weiteren Informationen über das Buch ermittelt und in die betreffende Auftragsposition eingetragen (Verlag, Autor, Preis u.a.m.). Die Buchdatei kann dabei auf dem Rechner des Fachhändlers stehen, was einen permanenten Update erfordert. Die Daten können aber auch "per Leitung" aus eine zentralen Datei abgerufen werden, was einen aktuellen Stand der der Daten garantiert.   

03.04

TKD

TÄGLICHE ARBEITSZETTEL

Was sind eigentlich tägliche Arbeitszettel? 
Die Funktion wurde eingeführt, weil die über die TECHNIKER-AUSWERTUNGEN ausgewiesenen täglich geleisteten Stunden/AWs häufig nicht den Tatsachen entsprechen. Meist wird die Standard-Arbeitszeit überhaupt nicht erreicht, was auch daran liegt, dass z.B. Fahrtzeiten oder interne Arbeiten nicht oder nur unzureichend erfasst werden. 
Die Nutzung der Funktion "Tägliche Arbeitszettel" setzt voraus, dass die Techniker täglich alle geleisteten Stunden gesondert aufschreiben und diese Daten dann erfasst werden. Dabei ist auch die  betreffende Auftragsnummer zu notieren (für z.B.  interne Arbeiten oder Schulungen sind gesonderte Aufträge vorzusehen). Wenn diese Daten eingegeben werden, werden sie auch gleich in die betreffenden Aufträge als Leistung übernommen und müssen nicht nochmals erfasst werden. Das heißt, bei der Leistungserfassung sind dann nur noch "Teile" einzugeben.
Der ganz wesentliche Vorteil dieser Funktion ist der, dass man einen sehr differenzierten Überblick über die Verteilung der Stunden erhält. Zudem sind auch Fahrtzeiten auf die einzelnen durchgeführten Aufträge exakt zugeordnet.

02.04

WWS

Nettopreisartikel

Wenn man wissen möchte, für welche Kunden es für einen bestimmten Artikel Nettopreise gibt, muss man lediglich in die Angebotsänderung statt der Angebotsnummer die Artikelnummer (mit vorangestelltem "N") eingeben.

Danach werden die Angebote angezeigt:

Übrigens: Man kann die Angebote auch über andere Merkmale finden (dabei  
gehen aber nicht alle angezeigten Funktionen):

01.04

WWS

"Horten" Aufträge

Wenn gleiche Kunden am gleichen Tag mehrfach Aufträge erteilen und diese auch jeweils erfasst werden, entstehen zu viele Aufträge für den Kunden. Um dieses zu verhindern, gibt es in COMMERZ-ACTUELL zwei Möglichkeiten:
1. Kennzeichen "ANFÜGEN ERLAUBT!" beim Kunden auf "J" setzen. Dann werden die Aufträge, die noch nicht bearbeitet sind, vorgeschlagen und man kann weitere Positionen anfügen. Vor die erste neue Position wird automatisch eine Textposition eingefügt, mit einem Hinweis, dass jetzt neue Auftragspositionen folgen. Nachteil dieses Verfahrens ist, dass immer wenn noch Aufträge offen sind,  ein Vorschlag unterbreitet wird (zusätzliche Abfrage und Eingabe).
2. Wenn man weiß, dass ein Kunde "unbearbeitet" Aufträge hat, kann man über die Auftragsänderung und die Eingabe des Kunden (Kurzbezeichnung oder Kundennummer) sich diese anzeigen lassen, einen (letzten) Auftrag auswählen und weitere Positionen anfügen.  

31.03

TKD 

Was sind eigentlich "Basis-Artikel ?

Basis-Artikel werden in Form einer Artikeltabelle unter dem Namen basis-art in den Dateipflege-Programmen angelegt und enthalten Artikel, die bei einem Auftrag standardmäßig immer eingefügt werden. Diese sind z.B. Kleinmaterial und ähnliche. Das Einkopieren der Artikel in einen Auftrag erfolgt dann einfach durch eine Eingabe von "b" bei Positionstyp.   

30.03

WWS/TK

Preisauskunft

Mit der Funktionstaste F8 kann man (immer schon) auch aus der Kasse die Preisauskunft aufrufen. Dabei muss man statt der Bestätigungen der Kundennummer mit ENTER gleich die Funktionstaste F8 eingeben. Dabei wird der Kunde in die Preisauskunft "mitgenommen", so dass nicht nur für den Ladenkunden sondern auch für einen individuellen Kunden die Preise angezeigt werden. Eine Besonderheit steht jetzt auch zur Verfügung: Wenn der Scanner so programmiert ist, dass er automatisch ein ENTER und ein "i" (für Zugriff über EAN) erzeugt, dann kann man den Artikel auch in der Preisauskunft jetzt einscannen. 
Eine weitere Funktion Preise abzufragen, wäre die Preisauskunft über ein am Kassen-PC bereitgestelltes weiteres WINDOW-Fenster aufzurufen. Keinesfalls sollte man die Preisauskunft über Erfassung eines Kassenauftrages und dann "ABBRUCH" durchführen, weil die Funktion "ABBRUCH" zukünftig über CODE gesperrt wein wird.  

27.03

allgemein

Drucker

Zwei Besonderheiten wurden in letzter Zeit in die Druckersteuerung integriert:
1. Definition der Zeilenzahl für eine Auswertung
Damit kann man jetzt auch den unteren (große) Rand einer Auswertung bedrucken.
2. Definition für Querformat
Damit können jetzt Auswertungen, die etwa 130 Zeichen pro Zeile haben, mit einer größeren Schrift dargestellt werden. 

26.03

allgemein

Nachtrag zum 4.3.

Nachdem einige Leser nicht mehr die Ausgabe von 2006 zur Verfügung haben nachfolgend noch einmal das, was wir am 22.11.2006  zum Thema "Irrglaube ???" geschrieben hatten (Auszug):

Wer bisher nicht in der Lage ist, seine Datenverarbeitung optimal einzusetzen, sollte nicht glauben, dass mit einer neuen Software schlagartig alles besser wird. Dieses würde nur zutreffen, wenn ganz gezielt neue Geschäftsbereiche, wie z.B. Möbel oder Einrichtung, unterstützt werden sollen, wofür die bestehende Software keine umfassenden Funktionen bietet. Die im Bereich PBS und TKD derzeit auf dem Markt angebotenen DV-Systeme sind funktionell alle weitgehend identisch, so dass sich ein Wechsel aus diesen Gründen keinesfalls rechnet, weil er neben neuen Lizenzkosten auch eine Menge nur sehr schwer kalkulierbaren Nebenkosten verursacht. Wer mit dem Nutzungsgrad seiner DV unzufrieden ist, sollte sich deshalb zunächst einmal (aber wirklich ernsthaft) Gedanken machen, wie er den Einsatz seiner Software verbessern kann, an welchen konkreten Gründen die vermeintliche Unzufriedenheit liegt und wie er diese (oft mit nur geringem Aufwand) abstellen kann. Pauschale Aussagen helfen hier überhaupt nichts.

Jede Software kann weit mehr; man muss diese "Mehr" nur wissen und auch anwenden. Wir helfen da gerne

Schon damals eine wichtige Feststellung; heute umso mehr, nachdem  logics systems gmbh beschlossen hat, den Support für COMMERZ noch längere Zeit aufrecht zu erhalten.

25.03

TKD

Rechnung an Leasingfirma

Über die Eingabe einer Kundennummer (die der Leasingfirma) in das Feld WARTUNGS-ADRESSE kann man die Wartungsrechnung an die Leasingfirma erzeugen, alle anderen Rechnungen gehen an den Kunden:

Dabei ist zu beachten, dass diese Wartungsrechnungen zuerst (vor allen anderen Wartungsrechnungen) abgerufen werden müssen und dass sie nur erstellt werden, wenn MIETE und ZÄHLER auf "N" und WARTUNG auf "J" gesetzt werden. 
Rechnungen werden auch nicht erzeugt, wenn man eine Vertragsart gewählt hat, bei der Miete und Wartung addiert werden, weil ja mit der oben genannten Eingabe die Miete nicht abgerufen wird. 

24.03

WWS

"Sterndeutung"

In COMMERZ-ACTUELL werden häufig Sterne "*" ausgegeben, die zum Teil wichtige Hinweise auf besondere Funktionen oder Daten geben. Wenn in der Auftragsbearbeitung hinter der AUFTRAGSMENGE ein Stern steht, dann bedeutet das, dass es für den Artikel eine VK-Staffel gibt.

Wenn man sich die Staffel anzeigen lassen möchte, braucht man lediglich dort die "Wundertaste" F3 einzugeben:

23.03

WWS/TK

BS-INFO

An der Kasse und bei der Auftragsbearbeitung wirken die bei den Kunden hinterlegten BS-INFO-Texte unterschiedlich. Während in der Auftragsbearbeitung nach der Ausgabe des Textes ein Weiterarbeiten möglich ist, sind in der Terminalkasse Sperren integriert. Diese Sperren wirken dort ab Textnummer 900 folgendermaßen:
BS-INFO-TEXT 900:
Text wird nicht ausgegeben, Lieferschein und Rechnungsmitnahme sind gesperrt. Diese Textnummer wird üblicherweise bei dem allgemeinen Ladenkunden eingetragen.
BS-INFO-TEXT 901 bis 999:
Der BS-INFO-TEXT wird ausgegeben, aber sowohl Lieferschein als auch Rechnungsmitnahme sind gesperrt.
Mit diesen BS-INFO-Textnummern kann man also elegant verhindern, dass ein Kunde an der Kasse Ware bekommt ohne bar zu bezahlen.
Hat der Ladenkunde die BS-INFO 900 und man möchte dem Kunden trotzdem Ware auf Lieferschein mitgeben, dann geht das nur durch Wechsel des Kunden. Kommt diese öfters vor, dann könnte man sich z.B. einen zweiten allgemeinen Kunden anlegen, der keine BS-INFO hat. Diese Umsätze könnte man auch über die Kundennummer überwachen, aber Vorsicht: Immer die Adresse eintragen (Hinweis könnte in spezieller BS-INFO stehen)   

20.03

WWS

Ändern Nettopreise

Einzelne Korrekturen bei den Nettopreisen macht man immer über die NETTOPREIS-SCHNELLBEARBEITUNG.
 
Dabei kann man auch gleich Staffelpreise verändern.
Anders ist das mit den Staffelpreisen, wenn man in der Auftragsbearbeitung mit Eingabe von "N" in der untersten Zeile den Nettopreis ändern möchte. 

Hier werden die Staffelpreise nicht verändert, sondern sogar gelöscht !!

19.03

TK

Bon-Infos

Auf den Kassenbons gibt es zwei Möglichkeiten, variable Texte/Daten auszugeben:
1. ES BEDIENTE SIE: (danach wird ANREDE und NAME des KASSIERERS gedruckt.
2. Werbetext: Der Text, der unter Textnummer 85 gespeichert ist, wird am Ende des Bons ausgegeben. Viele Anwender haben hier einen Hinweis auf beschränkte Rückgaberechte eingetragen, wie z.B. "Rückgabe nur innerhalb von 10 Tagen unter Vorlage des Kassenzettels".
Die Daten für die eigene Firma wird aus dem Parametersatz entnommen, wenn 
sie wegen anderer Filialadresse nicht individuell eingerichtet oder über Lagernummer aus weiteren Parametersätzen kommt.

18.03

TKD

Freie Einheiten

Die Auswertung "Aufgelaufene Freie Einheiten" dient eigentlich dazu einen Überblick zu erhalten, welches Volumen bei nächsten Zählerabrechnungen nicht mehr berechnet werden wird, weil es über die Wartungspauschale bereits berechnet wurde (enthaltene freie Einheiten). Diese Auswertung wurde nun um zwei Spalten erweitert: 

1. zu berechnende Kopien
2. Differenz zwischen zu berechnende Kopien und den aufgelaufenen Freien Einheiten.

Die erste Spalte ist die Differenz zwischen Zählerstand gemeldet und Zählerstand abgerechnet.
Die zweite Spalte ist positiv, wenn etwas zu berechnen ist, und sie ist negativ, wenn die Freien Einheiten überwiegen.
Erkennen kann man an dieser Auswertung, ob es "Ausreißer" in beiden Richtungen gibt. Wichtig ist aber auch, dass diese Spalten natürlich nur dann relevante Daten enthalten, wenn man die Zählerstände erfasst hat und direkt vor der Abrechnung steht. Um auch Pools vorab prüfen zu können, wurde eine zusätzliche Abfrage auf Poolnummern integriert. Am Ende der Auswertung werden die Summen der neuen Spalten ausgewiesen (wichtig z.B. bei Pools). 

17.03

WWS

Komm-Belege

Innerhalb eines Kommissionierungsbeleges können die einzelnen Artikel nach verschiedenen Merkmalen sortiert werden. Die Möglichkeiten dazu kann man erkennen, wenn man die Komm-Belege direkt abruft:

Die übliche Sortierung ist dabei "4" (nach Lagerort).
Nun werden die Komm-Belege aber häufig unmittelbar nach der Erfassung eines Auftrages erstellt und da wäre es sehr lästig, wenn man immer noch die Sortierung angeben müsste. Aus diesem Grunde wurde im Parametersatz das Feld "SORTIERUNG KOMM-BELEG" eingeführt, das als Vorgabe für die Sortierung beim sofortigen Abruf eines Komm-Belegs aus der Auftragserfassung dient:

Dieses Feld sollte eigentlich auf "4" stehen. Wenn man dann ausnahmsweise einmal einen anders sortierten Komm-Beleg benötigt, muss man diesen über 4.KOMMISSIONIERUNG direkt abrufen, weil man dort die Sortierung vorgeben kann (siehe Bild 1). 

16.03

WWS

Kunden-Umsatz-
Auskunft  

Die Bildschirm-Ausgabe für die Kundenumsätze wurde erweitert. Es werden dabei nicht nur (für jeden Absatzbereich) die Werte für den aktuellen Monat, das aktuelle Jahr und das Vorjahr angezeigt, sondern die letzen 3 Monate und die letzten 4 Jahre. Damit sind Tendenzen im Verkaufsverhalten der Kunden besser zu erkennen. Diese neue Auskunft ersetzt die bestehende und steht ab April 2009 zur Verfügung.
Wir werden auch die weiteren Bildschirmauskünfte und Auswertungen prüfen und ggf. verbessern. 

13.03

allgemein

Adressenänderung

Wenn man in WWS eine Kundenadresse ändert, wird man nach Abschluss der Änderung gefragt, ob auch die Adressen in den Geräten geändert werden sollen. Bei Eingabe von "J" wird dieses durchgeführt, aber mit folgender Einschränkung: 
1. Wenn die ursprüngliche Kundenadresse nicht mit der Geräteadresse (100%)  übereinstimmt, erfolgt keine Änderung
2. Es wird lediglich die Rechnungsadresse geändert; die Geräteadresse, die meist irgendeinen Hinweis auf den Standort enthält, bleibt immer gleich.   

12.03

TKD

Zählerbezeichnung

Über weitere Texte können jetzt für die verschiedenen Zählertypen auch unterschiedliche Zählerbezeichnungen vorgegeben werden. Diese werden derzeit bei der Erfassung von Zählerständen und in den E-Mails für die Zählerstandsabfrage per Internet ausgegeben. 
Bitte Beschreibung bei der Hotline anfordern. 

11.03

WWS

Preislisten

Bei der Ausgabe von Preislisten ist unbedingt zu berücksichtigen, dass für jeden Artikel eine individuelle Preisfindung stattfindet. Die Auswahl der Artikel erfolgt  üblicherweise durch die Angabe eines Angebotes. Dieses Angebot kann z.B. die Artikel einer Ausschreibung, eine Zusammenstellung von speziellen Artikeln für eine Branche (z.B. Schule) oder auch die Nettopreis-Artikel eines Kunden beinhalten.
Enthält das Angebot die Nettopreis-Artikel eines Kunden, dann werden im Normalfall die Nettopreise ausgewiesen. Wenn aber für den Kunden die Bestpreisfindung eingeschaltet ist, dann kann es passieren, dass für einen Artikel auch ein (besserer) Preis ausgewiesen wird. Es ist also bei der Preisliste Vorsicht geboten. Über die Angebotskopierfunktion und das Ein- oder Ausschalten Steuerungsfeldern kann man aber ganz gezielte Preislisten erzeugen.

10.03

TKD

Zählerstände

Die Liste fehlender Zählerstände wurde erweitert, damit man sich jetzt auch noch vor dem Abruf der Zählerstands-Rechnungen einen Überblick über die gemeldeten Zähler verschaffen kann:

Schon immer gab es die Möglichkeit, für nicht gemeldete Zählerstände aus COMMERZ einen Vorschlag zu erhalten (2=GESCHÄTZTE), der aus den Historie-Daten ermittelt wird. Dieser Vorschlag ist über den Menüpunkt  ERFASSEN ZÄHLERSTÄNDE (ggf. korrigiert) einzugeben und dabei das Feld GESCHÄTZT auf "J" zu setzen. Dann wird auf der Rechnung auch ein Hinweis ausgegeben, dass es sich hier um einen geschätzten Wert handelt. 

09.03

WWS

Lastschriften

Lastschriften werden in WWS und TKD erstellt und die Ergebnisse (d.h. die "Zahlung") auch gleich an die FIBU übermittelt. Dort führt das dann dazu, dass die Rechnung auch gleich ausgeglichen wird (nur eine Buchung des Gesamtbetrages ist noch erforderlich). Die für die Lastschriften anstehenden Daten sind im Rechnungsausgangsbuch enthalten und können sowohl Rechnungen als auch Gutschriften darstellen. Das kann jetzt dazu führen, dass die Gutschriften höher sind als die Lastschriften (Summenbildung) bzw. mit der Summe aller Rechnungen übereinstimmen. Für diesen Fall werden dann keine Lastschriften erstellt. 
Da diese Situation aus der Ausgabe des Rechnungsausgangsbuches nur sehr schwer zu erkennen ist, wird logics für den Druck eine Kundenselektion integrieren. Dann kann man sehr schnell erkennen, welche offen Rechnungen und Gutschriften für den Kunden für die Lastschriftausgabe noch anstehen.

06.03

WWS

Abschriften

In WWS lassen sich für folgende Belege Abschriften erstellen:

o Rechnungen 
(5. FAKTURIERUNG, 9. BEARBEITEN VON RECHNUNGEN):

Damit könnte man z.B. auch so eine Art Rechnungskopie für alle Rechnungen eines Tages erstellen.

o Lieferscheine
(2. AUFTRAGSBEARBEITUNG, 9. DRUCK LIEFERSCHEINE)

Für die Abschrift von Lieferscheinen ist die Eingabe der Lieferscheinnummer erforderlich, die normalerweise aus der Rechnung entnommen werden kann.

o Bestellungen
(4. BESTELLWESEN, 2. BESTELLSCHREIBUNG, 8. ABSCHRIFTEN)


o Angebote
(1. ANGEBOTSBEARBEITUNG, 4. DRUCK VON ANGEBOTEN)


Damit können bis auf Auftragsbestätigungen, die nochmals direkt aufgerufen werden müssen, für alle Belege Abschriften erzeugt werden.
Wesentlich eleganter und einfacher ist es natürlich, wenn man DocuWare einsetzt !!

05.03

WWS

Rechnung an Leasing-Firma 

Wenn in WWS oder OBJ die Rechnung nicht an den Kunden sondern an eine Leasing-Firma geht, kann man dieses ganz einfach durchführen. Voraussetzung ist lediglich, dass die Leasing-Firma als Kunde (Debitor) angelegt ist. 
Dann braucht man nur im erweiterten Kopfbildschirm die Rechnungsadresse durch Eingabe der Leasing-Kundennummer (!) ändern. Die Folge ist dann:
o Rechnung geht an Leasing-Firma
o in der Finanzbuchhaltung entsteht die Forderung bei der Leasing-Firma 
o der Umsatz wird dem Kunden zugeordnet.
Perfekter und einfacher geht es nicht !! 

04.03

allgemein

Jubiläum

Am 1.3.2004 haben wir zum ersten Mal einen Eintrag in den logics news veröffentlicht. Wir feiern also das 5-jährige Bestehen dieser wohl einmaligen aktuellen Informationsdarstellung in der DV-Welt. Das macht so insgesamt ca. 1.250 Berichte. Manchmal (aber selten) wiederholen sie sich auch, aber dann sind wir der Meinung, dass ein Thema sehr wichtig ist, aber diesem nicht die nötige Bedeutung zugemessen wird. 

Technische Dauerthemen sind hier vor allem:
o Einsatz PBSeasy-mail statt PBSeasy-direkt (5.11.2008)
o Einsatz von IDEA-Schnittstelle (5.2.2009)
o Nutzung OBJ(neu) auch für Abwicklung Geräte-Verkäufe (26.2.2009)
o WINDOWS-32-Bit (3.12.2008 und 16.5.2008)
o WORD-Drucker (12.1.2009)
o Einsatz DocuWare mit erheblichen Kosteneinsparungen 

Firmenpolitische Themen dazu sind z.B.: 
o Weitere Betreuung COMMERZ durch logics (19.2.2009)
o Nachfolgeprogramm (15.01.2009)
o Verbesserung des Nutzungsgrades (permanentes Thema, wenn man so bei manchen Anwendern den Einsatz von COMMERZ nur einmal ganz allgemein betrachtet). Heißer Kommentar dazu am 22.11.2006 (sollte man unbedingt einmal lesen; oben einfach auf 2006 schalten).

Aber wir denken, dass wir auch viele praktische Ratschläge in den logics-news geben konnten.
Auch die Zukunft der logics-news ist trotz der schwierigen Konjunkturlage (wie so alles bei logics) voll gesichert.  

03.03.

TKD

Tonerverbrauch

Alle Systeme tun sich schwer, den Tonerverbrauch in Abhängigkeit von den Kopien genau zu ermitteln, weil immer zwei Faktoren nicht aktuell zur Verfügung stehen:
1. Aktueller Zählerstand
Dieser ist zwar bei einem Technikerbesuch oder bei einer Zählermeldung exakt aber meist nicht mehr, wenn der Kunde wieder Toner anfordert. 
2. "Gehorteter" Toner
Die Menge an Toner, die noch im Schrank beim Kunden "schlummert", ist ebenfalls nicht bekannt.

Wenn ein Kunde z.B. für ein Gerät (z.B. 8000 Kopien pro Toner) noch keinen Zählerstand gemeldet hat und bei Zählerstand 7500 einen zweiten Toner anfordert, dann ist das eigentlich alles korrekt. Rein rechnerisch würde man aber zu dem Schluss kommen, dass der Toner überhaupt noch nicht notwendig ist.
Wir prüfen derzeit eine Funktion, bei der dem COMMERZ-Programm für kritische Geräte oder Kunden die relevanten Daten exakt gemeldet werden, damit wir dann aus den vorhandenen Historie-Daten korrekte Daten ermitteln und ausweisen können.
Über jede Information und Anregung hierzu würden wir uns sehr freuen.

02.03

WWS

PDF-Formulare

Wenn man den Kommunikations-Baustein MFcenter (meist bereits vorhanden wegen PBSeasy-mail) einsetzt, kann man auch aus COMMERZ-ACTUELL PDF-Formulare erstellen und diese direkt per E-Mail an den Kunden oder an den Lieferanten senden. Das kann man z.B. nutzen, um in COMMERZ erstellte Angebote dem Kunden direkt zu übermitteln, aber auch um Liefer-Avise oder Rechnungen an den Kunden zu versenden. Auch Bestellungen können auf diese Weise zum Lieferanten übertragen werden.
Weiter Informationen gerne durch unsere Hotline.  

27.02

WWS

Kategorie und F5

Das Feld Rechnungsart (ursächlich im Kundenstamm) besteht aus zwei Teilen: Erste Stelle (1 oder 2, steht für Einzel- oder Sammelrechnung) und der Kategorie (1 bis 9), die dazu dient bei der Fakturierung nur entsprechende Kunden auszuwählen.
Es gibt für die Kategorie  die Möglichkeit, Systemtexte für die verschiedenen Kategorien anzulegen:

Wichtig ist, dass die Beschreibung für die Kategorie gedacht ist, was z.B. beim Abruf von Rechnungen in der Fakturierung genutzt werden kann, hier wird nämlich die Kategorie explizit angefordert:

Nicht direkt verwendbar ist der F5-Abruf, wenn man bei der Eingabe einer Rechnungsart ist, weil dazu ja zwei Zeichen einzugeben sind:
.
Hier kann man sich derzeit nur die Kategorie anzeigen lassen; dann muss man die Anzeige mit F1 verlassen und die vollständige Eingabe der vollständigen Rechnungsart manuell durchführen. Es ist also (noch) nicht möglich, durch Auswahl und RETURN nur die zweite Stelle zu übernehmen.

26.02

OBJ

Einsatz OBJ-neu

Wer derzeit seine Geräte-, Möbel- oder Dienstleistungsangebote noch direkt über WORD erstellt, sollte wissen, dass mit COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) ein Programm zur Verfügung steht, das ganz wesentliche Vorteile bietet:
1.  Verwendung von Langtexten, die bereits beim Artikel hinterlegt sein können
2.  Textbearbeitung immer mit WORD, Nutzung der Funktion "Einfügen"
3.  Kopieren von Angebots-/Auftragspositionen aus beliebigen Angeboten/Aufträgen (auch aus dem, das gerade bearbeitet wird)
4.  Bildung von Gesamtpreisen aus mehreren Positionen (z.B. Kopierer oder Schreibtisch bestehend aus ....  zu einem Preis von.....)
5.  Flexible Formulargestaltung (Anpassung durch Anwender selbst)
6.  Verwendung der Stammdaten (Kunden, Interessenten, Artikel, Geräte, Vertreter und ihre Konditionen
7.  Darstellung von Alternativ-Positionen 
8.  Vorgabe von Kettenrabatten bei Kunden und Lieferanten
9.  Integriert in Gesamtlösung COMMERZ (WWS, TKD etc.) 
10. Weiterverarbeitung als Auftrag, Bestellungen auch über möbelspezifisches  spezielles  Bestellwesen
11. Direkte Übernahme von CAD-Daten  
12. Zwischensummenbildung für Positionsblöcke
und, und , und .....
Wir senden Ihnen gerne detaillierte Unterlagen, damit auch Sie den Nutzungsgrad von COMMERZ-ACTUELL noch steigern können 

25.02

TKD

Auftragszeiten

Für jeden Auftrag werden (bisher) 2 Zeiten gespeichert, die auch in der Historie-Auskunft jetzt ausgewiesen werden:
1. Auftragseingangsdatum und Uhrzeit (automatisch im erweiterten Kopfbildschirm)
2. Reparaturdatum (eingebbar bei der Leistungserfassung) mit Uhrzeit.
Wenn das erste Datum den Auftragseingang darstellt und das zweite  Datum das Reparatur(ende)datum, dann kann man daran nur allgemein ermitteln, wie schnell auf eine Störung reagiert wurde und wann der Techniker beim Kunden erschien. Für eine vollständige Speicherung der Auftragsabläufe ist eigentlich noch die Zeit des Reparaturbeginns erforderlich. Diese Zeit müsste derzeit (noch) als Textposition erfasst werden, sofern sie denn notwendig ist.
Aber allein durch die kompakte Ausgabe in der Historie hat der Fachhändler jetzt schon einen ganz guten Überblick über den Auftragsablauf.  

24.02

Allgemein

Keine news

Heute ist Faschingsdienstag in München (!) und da gibt es erst recht keine 
News

23.02

Allgemein

Keine news

Heute ist Rosenmontag und daher gibt es heute keine News

20.02

WWS

Versandkosten

Häufig wird die Berechnung von Versandkosten "vergessen" oder diese falsch eingegeben. In COMMERZ-ACTUELL lässt sich die Zuordnung dieser Zusatzerlöse jetzt automatisieren. 
Zum einen kann man für jeden Kunden in Bezug auf den Auftragswert gestaffelte Versandkosten vorgeben, die zum anderen auch noch um einen Betrag für die Versicherung ergänzt werden können. Über eine neue Stammdatenverwaltung sind die Beträge vorgebebar:
 
Die Schlüsselnummer (maximal 9 Varianten sind möglich) kann den Kunden zugeordnet werden und die Berechnung der Versandkosten (ggf. zuzüglich Versicherung) erfolgt dann automatisch bei der Rechnungsschreibung. Für Kostenstellen und Sammelrechnungen sind gesonderte Berechnungen festzulegen. 
Weitere Informationen gerne durch unsere Hotline.

19.02

Allgemein

ERFA-Tagung

Gestern fand wieder eine COMMERZ-ACTUELL-ERFA-Tagung statt. Dabei haben sich ganz wesentliche Folgerungen ergeben:
Auf Basis der völlig unsicheren Konjunkturlage, dem Wunsch vieler COMMERZ-Anwender folgend und der Tatsache, dass bisher lediglich etwa 15 COMMERZ-Anwender auf Concept-Office umgestiegen sind, wird logics systems Ihre COMMERZ-Anwender auch weiterhin betreuen (müssen). Dabei ist als Nachfolgeprogramm - trotz der einseitigen Kündigung durch die Firma Wegscheider Office Solution GmbH (siehe 15.1.2009) - concept office immer noch der Favorit. Generelle Änderungen werden wir (sofern sie eintreten)  schnellstens bekannt geben; weitere ERFA-Tagungen sind nach dem positiven Ergebnissen und dem harmonischen Ablauf von gestern in Planung.
Die Erweiterungen in der Version 3.02 (erste Auslieferung Ende 2007) wurden erläutert und Wünsche der Anwender aufgenommen. Der umfassende Funktionsumfang von COMMERZ-ACTUELL, der den Mitbewerbs-Produkten nicht nachsteht und diese zum Teil auch übertrifft, wurde besonders hervorgehoben, auch wenn die "klassische Bildschirm-Oberfläche" nicht gerade zu Beifallstürmen motivierte. 
Insgesamt betrachtet: Eine für alle sehr erfolgreiche Veranstaltung.

18.02

TKD/MB

nicht vergessen

Die Geräte-Informationen wurden um einen 9. Bildschirm erweitert, auf dem die wichtigsten MB-Daten des Gerätes stehen:

Damit ist es nicht mehr erforderlich ins MB zu wechseln, wenn man lediglich den EK- oder den VK-Preis erfahren möchte. Auch alle Lieferdaten (Eingang und Ausgang) sind - wenn erfasst - ersichtlich. 

17.02

FIBU

G+V/Bilanz + BWA

Wer die COMMERZ-FIBU einsetzt, sollte auch unbedingt die Auswertungen für G+V/Bilanz und für BWA nutzen. Die Anlage in den Sachkonten ist sehr einfach, weil man z.B. für die G+V/Bilanz auch von DATEV (am besten in Abgleich mit dem Steuerberater) Vorgaben erhalten kann. 
Wenn man bei der Eingabe der Strukturen Fehler gemacht hat oder Konten vergessen hat, kann man dieses immer noch korrigieren, weil jede Auswertung immer die aktuelle Vorgabe des Aufbaus von G+V/Bilanz und der BWA zugrunde legt. Damit ist es auch möglich Mitte eines Geschäftsjahres mit diesen Auswertungen zu beginnen, weil man dann auch nachträglich für die voran gegangenen Buchungsperioden noch die Auswertungen abrufen kann.  

16.02

WWS

Wechsel Auftragsart

Warum kann man die Auftragsart nicht mehr ändern, nachdem man mit der Erfassung von Positionen begonnen hat ?
Sobald man die die Bildschirme zur Positionserfassung (auch nur) aufgerufen hat, werden intern eine Fülle von Kennzeichen gesetzt, die genau auf die im Kopfsatz eingegebene Auftragsart abgestimmt sind. Zudem werden insbesondere bei den Artikeln Daten verändert, wenn z.B. eine Position abgeschlossen wird. Der Aufwand das alles wieder rückgängig zu machen, wenn man z.B. aus einer Rechnung eine Gutschrift machen möchte ist beträchtlich und wurde deshalb auch nicht realisiert. Hat man sich in der Auftragsart vertan, bleibt dann nur nach die Stornierung des Auftrages, wobei lediglich bereits erfasste Positionen wieder gelöscht werden müssten.
Es gibt aber in zwei Fällen die Möglichkeit der Änderung der Auftragsart:
1. Aus einer Probestellung (91) kann in Rechnung (00) oder in Rücknahme gewechselt werden (je nachdem, ob der Kunden die Ware behalten oder zurückgeben möchte).
2. Aus einem Abholschein (93) kann in Gutschrift (10) gewechselt werden, wenn die Ware im Haus angekommen ist. 

13.02

TKD

Auftrags-Infos

Allen Aufträgen - vor allem denen, die länger dauern - kann man Informationen über die Auftragsabwicklung zuordnen und bei Bedarf abrufen. Der Abruf ist immer dann möglich, wenn man die Auftrags-Kopfdaten auf dem Bildschirm hat und in der untersten Zeile F3 eingibt:
 
nach F3:

Dieser Bildschirm kann auch in der Auftragsänderung und bei der Erfassung von Leistungen aufgerufen werden. Dabei können auch gleich etwaige Ergänzungen erfasst bzw. Änderungen durchgeführt werden.
Übrigens an der Stelle kann man statt F3 auch "g" eingeben.
Eingabe "g" (Gerätedaten aus dem 8. Bildschirm des Gerätes):

12.02

WWS/OBJ

Vermietungen

Über die Auftragsart 96 "Vermietungen" können Aufträge abgewickelt werden, bei denen Artikel (z.B. Geräte) nur vermietet werden. Das ließe sich zwar auch über die Auftragsart 90 "Kommissionsauftrag" abwickeln, weil ja lediglich ein Lieferschein benötigt wird. Die Auftragsart 96 beinhalten aber zusätzlich, dass die Daten in die Provisionen einfließen. Dazu ist bei den Positionen neben dem vorhandenen EK-Preis auch ein fiktiver VK-Preis einzugeben, bei dem Verkäufer werden dann die beiden Werte in seiner Provisionsabrechnung entsprechend berücksichtigt. Dieses erfolgt jedoch ohne dass weitere Umsätze verbucht werden. Insofern dient diese Auftragsart lediglich dazu, die Provision der Verkäufer gleich mit der Eingabe des Auftrages korrekt zu erfassen.  

11.02

OBJ

Texte

Durch die WORD-Einbindung von COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu!) kann man auch in die Vortexte oder in die Nachtexte von Angeboten oder Aufträgen ganz einfach vorgefertigte Text einkopieren. Die Spezialisten dafür legen sich einen generellen Textbaustein an, der eine Fülle von variablen Texten enthält. Dieser Text wird parallel zum Angebot oder zum Auftrag aufgerufen, der erforderliche Text markiert und in das COMMERZ-Dokument kopiert. Dieser generelle Textbaustein kann auch sukzessive mit allen mögliche Anfangs-, Zwischen- oder Endtexten bestückt werden, die dann entsprechend den Erfordernissen einkopiert und auch noch individuell bearbeitet werden können.
Eine tolle Funktion zur variablen Gestaltung von Angeboten oder Aufträgen.   

10.02

WWS

reservierte Bestände

Haben auch Sie Kunden, die einen bestimmten Artikel sofort geliefert haben möchten, und können Sie sicherstellen, dass dieser zu einem beliebigen Zeitpunkt in ausreichendem Umfang auch auf Lager ist ?
Mit COMMERZ ist das alles kein Problem, weil diese reservierten Bestände nicht für alle andern Kunden zu Verfügung gestellt werden und das Bestellwesen diese Reservierungen auch entsprechend berücksichtigt.
Details dazu gerne von der Hotline.

09.02

allgemein

ERFA-Tagungen

Nach dem überraschend (unserer Meinung nach der heutigen Konjunkturlage aber doch verständlichen) regen Zuspruch für die ERFA-Tagung in "München" werden wir die von früher bekannten ERFA-Tagungen auch regional weiterführen. Diese sollen im Wesentlichen den umfassenden Funktionsumfang von COMMERZ, die derzeitigen Entwicklungen und die Zukunftsperspektiven im Detail aufzeigen. Offenbar haben unsere logics-news vom 27.11.2008 doch so manchen dazu bewogen, über vielleicht nicht gerade notwendige Investitionen nachzudenken, um dann doch zunächst ganz einfach bei Bewährtem zu bleiben.  
Wir werden Sie in den nächsten Tagen (nach dem 18.2.2009 und mit wichtigen  Informationen aus dieser ERFA-Tagung) gerne dazu einladen. Geplant sind eine ERFA-Tagung im Raum Frankfurt/Köln und eine im Raum Hannover. Über Anregungen dazu würden wir uns auch bereits jetzt schon sehr freuen. 

06.02

WWS/TKD

Kundendaten

Kunden-Stammdaten werden in WWS erfasst, weil dort die meisten Daten enthalten sind. Leider gibt es aber auch ein paar Kundendaten, die für TKD benötigt werden, und wofür man gesondert noch eine nachträglich Änderung in TKD machen müsste. Da aber diese Daten zum Teil erst bei der Eingabe eines Vertrages relevant werden, ist hierfür nur in ganz seltenen Fällen Aufwand erforderlich.
    
Wichtige Felder:
o ADRESSEN (werden beim VK-Auftrag erfasst bzw. übernommen)
o ANFAHRT-KM (nur wichtig, wenn nach KM abgerechnet wird)
o AUFTRAGS-ZBD (wenn nichts eingegeben, kommt ZBD aus Parametersatz 
o VERTRAGSDATEN (werden bei Installation erfasst)

Wichtige Felder:
BSINFO (kann auch schon in WWS gesetzt werden)
Damit ist das einzig wichtige Feld die ZBD für Werkstattaufträge, aber nur dann, wenn der Kunde nicht die Standard-ZBD bekommen soll.

05.02

allgemein

IDEA-Trugschluss ?

In Bezug auf den genormten FIBU-Export für die Betriebsprüfer entsprechend GDPdU reicht es nicht aus, wenn man sich COMMERZ-Jahressicherungen aufbewahrt und im Falle einer Prüfung unsere Schnittstelle ordert. Dieses deshalb nicht, weil sich sowohl die Datenstruktur in der FIBU als auch die Exportdaten-Struktur zwischenzeitlich ändern kann. Deshalb ist nicht gewährleistet, dass die aktuellen IDEA-Export-Programme mit gesicherten FIBU-Daten voriger Jahre kompatibel sind. Logics kann nur garantieren, dass aktuelle FIBU-Daten mit aktuellen Exportprogramme die von den Prüfern geforderten Daten ergeben. Dafür sorgt letztlich der Wartungsvertrag, der eine permanente Anpassung aller Programme gewährleistet. 

04.02

WWS

Gutschriften

Gutschriften an Kunden werden üblicherweise über die Auftragsart 10 (bis 19) erstellt. Für diesen Fall prüft COMMERZ auch, ob beim Kunden seine Steuernummer hinterlegt ist, die dann auch auf die Rechnung automatisch mit ausgegeben wird. Weniger häufig ist, einen normalen Auftrag zu erstellen und dann negative Mengen zu verwenden. In diesem Fall wird dann eine Rechnung erstellt (mit negativem Gesamtbetrag) und die Steuernummer nicht mit ausgegeben. Der letzte Fall wird eigentlich immer nur dann verwendet, wenn man etwaige Rückgaben in einen aktuellen Auftrag einbringen möchte.  

03.02

TKD

Vertragsnummer

Zu jedem Gerät kann man eine gesonderte Vertragsnummer eingeben, unter der die Vertragskonditionen schriftlich vereinbart und festgelegt worden sind. Diese Vertragsnummer kann auch (wenn gewünscht) bei den Vertragsabrechnungen mit ausgegeben werden:
Dazu ist zunächst im Parametersatz das Feld VERTRAGSNR AUF ABRECHNUNG auf "J" zu setzen und im Parametersatz 10 im Feld VERTRAGSNR-TEXT eine Vorgabe für die Überschrift festzulegen. Sobald das Feld VERTRAGNR im Gerätestammsatz nicht leer ist, wird dann diese Vertragsnummer ausgegeben.

02.02

WWS

Rechnungssperre

Wenn ein gesamter Auftrag oder auch nur eine Position eines Auftrages (aus welchem Grund auch immer) noch nicht fakturiert werden soll, dann kann man das mit folgender Abwicklung durchführen:
1. Auftrag sperren
Setzen des Rechnungsarten-Kennzeichen auf eine Kategorie, die bei der Fakturierung nicht verwendet wird. Welche Aufträge auf diese Art und Weise gesperrt sind, kann man z.B. über die LISTE FAKTURIERFÄHIGER AUFTRÄGE ermitteln, wenn man dort die betreffende Kategorie eingibt.
2. Position sperren
Dafür gibt es im ERW-Bildschirm ein gesondertes Feld, das man gezielt auf "J" setzen kann. Über die Auftragsprüfliste kann man sich alle gesperrten Positionen ausweisen lassen. 

30.01

TK

Postleitzahlen

Die Erfassung von Kassenvorgängen kann um eine Postleitzahl-Statistik erweitert werden. Dazu wird beim individuellen Kunden die PLZ aus der Adresse entnommen, bei Barverkaufskunden kann sie erfasst werden. Zeitbezogen kann dann eine Statistik abgerufen werden, die den Anteil der Kunden aus den verschiedenen PLZ-Bereichen ausweist. Diese Statistik kann dann dazu genutzt werden, um gezielte Vertriebsaktivitäten einzuleiten.

29.01 

TKD

Ersatzgeräte

Wenn Ersatzstellung erforderlich ist, dann gibt es in COMMERZ 2 Möglichkeiten diese abzuwickeln: 
1. Innerhalb des Auftrages des defekten Gerätes
Durch Eingabe eines ERSATZGERÄTES und vorheriger Festlegung von Texten für dem Lieferschein und die Rücknahme im Parametersatz "10" können die betreffenden Belege gedruckt werden. Allerdings muss man beim Ersatzgerät die Daten noch manuell nachtragen.
2. Probestellung  in WWS
Über die Auftragsart 91 und spätere Umwandlung in Auftragsart 92 kann ein Lieferschein (allerdings mit Titel "PROBESTELLUNG") und ein Rücknameschein erstellt werden. Die Daten werden beim betreffenden Gerät ein- und wieder ausgetragen. 
Empfehlenswert ist eigentlich die Variante 2, weil über die Auskunft über Status 4 alle solche Leihstellungen übersichtlich angezeigt werden können und das Leihgerät auch ohne zusätzliche Eingaben immer den korrekten Staus hat. Solange das Gerät noch dem Kunden zugeordnet ist, können auch individuelle Vertragsabrechnungen (Kopienverbrauch) einfach berechnet werden.  

28.01

allgemein

ERFA-Tagung

Am 18.2.2009 findet wieder eine ERFA-Tagung in "München" statt, die vor allem dazu dienen soll, die COMMERZ-Anwender über den aktuellen Stand der Programme zu informieren. Insbesondere soll die außerordentlich große funktionelle Breite dargestellt werden, um den Einsatz effizienter zu gestalten. Derzeit haben mehr als 20 Teilnehmer von über 12 Firmen ihre Teilnahme zugesagt. Wir halten diese ERFA-Tagung bezüglich der zukünftigen DV-Strategie für jede einzelne Firma für besonders wichtig und würden uns über weitere Teilnehmer sehr freuen.     

27.01

WWS/TKD

Erlöskonten

Damit die Ergebnisse aus COMMERZ-ACTUELL ohne weitere Zwischenschritte in der FIBU direkt auf die richtigen Erlöskonten verbucht werden, ist es notwendig, diese auch korrekt vorzugeben. Grundsätzlich ist es so, dass über die in der  Stammdatenverwaltung in WWS (13. ERLÖSKONTEN)  warengruppenbezogen vorgebbaren Erlöskonten für jede Rechnungsposition, die einen Artikel enthält, ein Erlöskonto festgelegt und zugeordnet wird. Dabei kann es dann für eine einzelne Rechnung auch mehrere Erlöskonten-Zuordnungen geben. 
Leider gibt es aber auch Rechnungen und Rechnungspositionen, die für EU oder Ausland bestimmt sind oder für die es keinen Artikel und somit auch keine Warengruppe gibt. Letzteres kommt vor allem in den Vertragsabrechnungen in TKD  häufig vor. Für diese Fälle müssen spezielle Erlöskonten in WWS und TKD in den Parametersätzen angelegt werden:
WWS:

TKD:

Wenn hier ein Erlöskonto nicht angelegt ist, wird kein Erlöskonto in die FIBU übergeben, was dort wiederum zu Fehlermeldungen führt. Erkennbar sind fehlende Erlöskonten auch in den Endzeilen des Rechnungsausgangsbuches, in denen die Verteilung auf die verschiedenen Erlöskonten als Summe dargestellt ist.
Wichtig vor allem in WWS ist in diesem Zusammenhang, dass Artikel mit 7% über spezielle Warengruppen auf die richtigen Erlöskonten verbucht werden. 
Durch die Vorgabe exakter Erlöskonten erübrigt sich somit jegliche Umbuchung in der FIBU. Ein Punkt der Aufwand, Kosten und Fehler ganz leicht ersparen lässt.   

26.01

allgemein

Fernwartung

Mittlerweile wird die Fernwartung (der direkte Zugriff der Hotline auf den Rechner des COMMERZ-Anwenders) zum Standard. Dieses funktioniert sogar auch bei  UNIX-Installationen. Einzige wichtige Voraussetzung ist ein Internet-Anschluss, den wohl inzwischen alle Fachhändler zur Verfügung haben.  

23.01

allgemein

Paperworld 2009

Wir werden an der paperworld 2009 nicht teilnehmen. Soweit uns bekannt, werden auch andere namhafte Software-Anbieter dort nicht vertreten sein.
Stattdessen werden wir uns auf die ERFA-Tagungen konzentrieren. Hier scheint erheblicher Bedarf an Informationen über die zukünftige Entwicklungen vorhanden zu sein (siehe auch 27.11.2008 und 15.1.2009). Es ist auch an den Anmeldungen zum 18.2.2009 nach München deutlich zu erkennen, dass die Sicherheit (in allen Belangen) im Bereich der Datenverarbeitung einen hohen Stellenwert besitzt. Wir werden in Kürze weitere regionale Termin bekanntgeben

22.01

FIBU

Mahnungen

In der FIBU wird generell davon ausgegangen, dass die Mahnungen in einem zeitlichen Abstand erstellt werden (z.B. alle 14 Tage). Es gibt aber in der FIBU auch die Variante, dass der Mahnlauf täglich oder zumindest in kurzen Abständen durchgeführt wird und (über einen vordefinierten Zeitabstand) geregelt, nur die Kunden gemahnt werden, die dann fällige Rechnungen haben.
Diese Variante muss über die Hotline gesondert eingestellt werden. 

21.01

OBJ (Möbel)

Kopieren von Positionen

In COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) kann man bei der Bearbeitung von Angeboten oder Aufträge einzelne Positionen oder Positionsbereiche kopieren. Bei Eingabe von F2 statt einer Artikelnummer kann man folgende Daten eingeben:

Über die ersten beiden Eingabemöglichkeiten können Positionen übernommen werden, die aus vorgelagerten CAD-Systemen stammen. Über die nächsten Felder kann entweder ein Auftrag oder ein Angebot ausgewählt werden, aus denen Positionen übernommen werden sollen. Damit können dann z.B. wiederkehrende Beschreibungen (gleicher Schreibtisch in verschiedenen Räumen) einkopiert werden und es ist nicht mehr erforderlich, die einzelnen Position nochmals (mehrfach) einzugeben.
Auch Standardausführungen, die sich z.B. aus mehreren Artikeln zusammensetzen, können vordefiniert werden und ganz einfach in neue Angebote oder Aufträge eingebracht werden. 
Diese Funktion des Einkopierens kann sehr vielschichtig eingesetzt werden und erspart erheblichen Aufwand an Erfassungsarbeit.

20.01

WWS/TK

VK-Preise

Im Artikelstamm gibt es u.a. 2 relevante VK-Preise (VERKAUFSPREIS und den VERKAUFPREIS + MWST). Diese beiden Preise hängen in soweit zusammen, dass bei einer Änderung des einen der andere entsprechend dem Mehrwertsteuersatz auch gleich angepasst wird, wenn man nicht das Feld KALK. MWST+MWST auf "N" gesetzt hat. Letzteres ist dann sinnvoll, wenn man anders kalkulierte Ladenpreise verwenden möchte. Dieses ist möglich, weil der VERKAUFSPREIS immer in der normalen Auftragsbearbeitung verwendet wird, während an der Kasse immer der VERKAUFSPREIS+MWST herangezogen wird.
Dieses ist auch unabhängig vom Feld MWST/RECH.ZEILE, das lediglich die in der normalen Auftragsbearbeitung erfassten Auftragspositionen so ausdruckt, dass auf den Rechnungen in der Artikelzeile der Preis zzgl. MwSt ausgegeben wird. Diese seltene Darstellungsform ist für spezielle Kunden gedacht, die pro Position den Preis inkl. MwSt dargestellt haben möchten.

19.01

TKD

Positionstexte

Für alle drei Vertragsarten (Miete, Wartung, Zähler) kann man bei Bedarf eigene spezielle Textnummern eingeben, der Texte dann statt den Standardtexten ausgegeben werden. Dieses ist eigentlich nur in Ausnahmefällen erforderlich, wenn der Kunde auf besondere Texte besteht. Dabei muss man aber den Zusammenhang zu den Folgezeilen beachten. Wenn der Standardtext z.B. heißt:
WARTUNG FÜR ZEITRAUM, dann folgt als nächstes das Zeitintervall. Deshalb sollte ein Spezialtext hierfür am Ende immer auch den Hinweis auf dieses Zeitintervall haben: VEREINBARTE SERVICELEISTUNG FÜR DATUMSBEREICH.

16.01

WWS

Nettopreis-Kontrolle

Schon vergessen ?
Über 8. ANGEBOTSÜBERWACHUNG und 1. ANGEBOTSPRÜFLISTE ist es ganz einfach, die Artikel in den bestehenden Nettopreisangeboten in Bezug auf ihren Bruttonutzen zu überprüfen. Das ist besonders wichtig, wenn sich die EK-Preise verändert haben sollten.

Nach Festlegung der Auswahldaten werden für jeden Artikel u.a. die folgenden Daten ausgegeben:
o aktueller EK und VK aus dem Artikelstamm
o EK (Zeitpunkt Angebotserstellung oder Anpassung) und Nettopreis
o aktueller Nutzen aus den Artikelpreisen in Prozent
o aktueller Nutzen aus dem Nettopreisdaten in Prozent
o Relation aktueller EK zu Nettopreis in Prozent
Insbesondere die letzte Zahl ist wichtig, weil sie den aktuellen Nutzen aufzeigt.
Diese Auswertung kann auch verwendet werden, wenn man die Daten von z.B. neuen Ausschreibungen überprüfen möchte.

15.01

allgemein

Neuer Status beim Kooperationsvertrag

Der am 14.10.2005 abgeschlossene Kooperationsvertrag wurde Ende 2008 von der Geschäftsführung der wegscheider office solution gmbh gekündigt. Dieses ist ein Grund mehr, dass wir uns verpflichtet sehen, unsere langjährigen - noch fast 200 - Kunden auch weiterhin in einem außergewöhnlichen Umfang zu unterstützen. In den nächsten logics-internen ERFA-Tagungen werden wir Ihre speziellen Wünsche und Anregungen gerne aufnehmen und diese mit Sicherheit zu aller Zufriedenheit realisieren.  

14.01

WWS

Preisspiegel

Wie bereits in der Auftragsbearbeitung und dem Bestellwesen kann man sich jetzt auch in der Preisauskunft über die Auswahl "S" (Spiegel) die Konditionen der einzelnen Lieferanten, die dem Artikel zugeordnet sind, sich auf dem Bildschirm anzeigen lassen. Damit kann man bereits innerhalb eines Kundengesprächs klären, ob nicht vielleicht geforderte Preise durch die Nutzung anderer Lieferanten möglich wären. Der Preisspiegel innerhalb der Auftragsbearbeitung, der mit dieser neuen Ausgabe identisch ist, sieht z.B. folgendermaßen aus:

Diese Funktion gibt es auch im Bestellwesen, um zu klären, ob der Artikel nicht woanders billiger erworben werden könnte.
Fazit: COMMERZ kann mehr als man generell meint.

13.01

allgemein

Hotline

Wir haben in den letzten Tagen auch einige (wenige) dringende E-Mails erhalten, aber diese kamen nicht an der richtigen Stelle an und führten deshalb zu Verzögerungen. Alle Anfragen und aktuellen Wünsche sollten immer an die E-Mail-Adresse der Hotline hotline@logicssystems.de gesendet werden.

12.01

allgemein

Drucker

Bei der Druckersteuerung wurde eine neue Spalte eingefügt (=Q für quer). Wenn man beim Listendruck dort ein ""J" eingibt, werden die Auswertungen quer gedruckt. Das bedeutet, dass die Druckseiten ausgefüllt sind und die Zeichen in "normaler" Schrift ausgegeben werden.
Wer diese neue Funktion nutzen möchte, der sollte dafür einen gesonderten Drucker anlegen, bei dem ggf. die Anzahl der Zeilen noch angepasst werden müssen.