Logics News 2006 
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Datum

Thema

Beschreibung

 

29.12.2006

Ausfall Internet

Von Freitag 11.00 bis Montag 8.00 hatten wir hier einen totalen Ausfall der Internet-Verbindung, so dass keine Kommunikation möglich war. Als Ursache stellte sich letztlich (nach mühsamen Recherchen) eine unsachgemäße Änderung im Hausverteiler durch einen neuen Mieter heraus. Die Telekom war uns dabei aber auch kein großer Helfer.

28.12.2006

Zum Thema vom 13.12.2006

Die logics systems GmbH entschuldigt sich bei allen Anwendern, die COMMERZ-ACTUELL effizient einsetzen und die auch die Details der Funktionen verstehen und nutzen, denn diese waren eigentlich gar nicht gemeint.

Vielmehr haben etliche Anwender mit der Hotline Kontakt aufgenommen, die wegen des Versionswechsel, des Jahreswechsels und der Mehrwertsteuer-Erhöhung gekoppelt mit den am 13.12. von uns monierten Einsatz-Zuständen quasi "notgedrungen" Informationen gebraucht haben. Von diesen (und es waren nicht wenige, die noch mit der Version 2.06 arbeiten) stammte ursächlich das am 13.12.2006 Festgestellte und nicht von unseren sehr engagierten COMMERZ-ACTUELL-Anwendern.

Aber vielleicht regt das Gesagte ja doch ein wenig an, über die Möglichkeiten der Kostenersparnis durch einen noch effizienteren COMMERZ-ACTUELL-Einsatz einmal nachzudenken.

27.12.2006

Jahreswechsel/MWST/Version3.01

Die Hotline empfiehlt, alle Vorgaben, wie sie in den oben genannten Spezifikationen beschrieben sind, sehr exakt und gewissenhaft  durchzuführen und bei etwaigen "Ungereimtheiten" oder außergewöhnlichen  Fehlermeldungen gleich die Hotline zu kontaktieren. Wenn trotz Fehlerhinweis weitergearbeitet wird, kann dieses zu erheblichen Problemen in allen Bereichen führen.

22.12.2006

Weihnachten 2006

Das logics-Team wünscht allen COMMERZ-ACTUELL-Anwendern ein frohes Weihnachtsfest und ein erfolgreiches 2007.

21.12.2006

Buchen in FIBU

In der FIBU stehen im Parametersatz 3 und 4 die Steuerkennzeichen für "bis 31.12.2006" und ab "1.1.2007" mit den zugeordneten Steuersätzen. Beim Buchen z.B. von Eingangsrechnungen kommt es auf das Buchungsdatum (nicht auf das WJ) an,  aus welchem Parametersatz der Steuersatz entnommen wird. 

20.12.2006

Staffel-VK-Preise

Wenn man Staffelpreise erfasst, erfolgt immer sofort eine Prüfung, ob die vorhergehende und die nachfolgende Preisdefinition plausibel ist. Plausibel heißt, dass in Relation zur  vorhergehenden Definition der Preis kleiner und die Menge größer sein muss. So muss z.B. bei einer Staffeldefinition von "Menge 5 und Preis 1,00" bei der nachfolgenden Position die Menge größer als 5 und der Preis kleiner als 1,00 sein. Entsprechendes gilt auch für die vorangegangene Staffeldefinition.

Nur wenn diese Vorschrift eingehalten wird, kann auch ein korrekter Staffelpreis gefunden werden.

Probleme treten immer dann auf, wenn gravierende Änderungen an Preisen und Mengen einzugeben sind. Dann kann es passieren, dass durch die Prüfungen keine Eingabe mehr möglich ist. Bei solchen Änderungen sollte man deshalb, erst die gesamte Staffel löschen (erste Menge löschen) und dann die Daten neu eingeben.

Logics systems GmbH prüft, ob man die Prüfung auf Plausibilität nicht auch nach der Eingabe des letzten Staffelpreises durchführen könnte, dann aber so, dass bei unplausiblen Eingaben die Bearbeitung der Staffeldaten nicht verlassen werden kann.

19.12.2006

Erlöskonten

Wenn die Verteilung auf  Erlöskonten in eine FIBU übernommen wird oder wenn man im Rechnungsausgangsbuch die Verteilung auf verschiedene Erlöskonten als Information weiterverarbeiten möchte, sind ab 1.7.2007 die Erlöskonten zu ändern.

Diese Erlöskonten sind in WWS in der Stamm-Datenverwaltung warengruppenbezogen vorgegeben und dort zu ändern. Für die Fälle aber , bei denen einer Position keine Warengruppe zugeordnet werden kann (z.B. Versandkosten oder ggf. auch die Vertragsrechnungen) gibt es weitere Erlöskonten in den Parametersätzen WWS (identisch mit OBJ) und TKD, die dann auch angepasst werden müssten.

COMMERZ-ACTUELL nimmt für 2006 und für 2007 immer den aktuellen Stand der Erlöskonten her. Ausnahme-Rechnungen (16% in 2007 oder 19% in 2006) müssen (wenn überhaupt erforderlich) manuell nachgearbeitet werden. Aus diesem Grunde wird empfohlen die Erlöskonten für 2007 erst dann zu ändern, wenn die Rechnungen aus 2006 weitgehend erstellt worden sind.

18.12.2006

Jahreswechsel

Unabhängig von den Aktivitäten zur Erhöhung der Mehrwertsteuer sollte auch der übliche Jahreswechsel durchgeführt werden, damit die Kunden- und Artikelstatistiken ab 1.1 2007 neu beginnen. Dazu setzt man sich datumsmäßig auf den 1.1.2007 und ruft die in WWS, OBJ und TKD enthaltenen Programme auf.

Aber beachten: Wer sowohl WWS als auch OBJ im Einsatz hat, darf den Jahreswechsel nur einmal in WWS und dann nicht noch einmal in OBJ aufrufen. Wer TKD im Einsatz hat, muss den Jahreswechsel in WWS/OBJ und TKD im direkten Anschluss durchführen.

Vor den Jahreswechseln sollte eine gesonderte Sicherung durchgeführt werden.

15.12.2006

Version 3.01

Frage mehrerer Anwender: Können wir die Version 3.01 auch später (also erst im Januar) einspielen ?

Im Prinzip ja, wenn man keine Ladenpreise verwendet werden  und man die FIBU nicht im Einsatz hat. Dabei ist zu beachten, dass das Verfahren zur Festlegung des Prozentsatzes der Mehrwertsteuer zwischen 3.00 und 3.01 sich unterscheidet (in 3.01 datumsabhängig oder abhängig von speziellen Benutzer-Kennungen, in 3.00 parameterabhängig).  

Empfohlen wird aber, die Version 3.01 jetzt schon zu übernehmen.

14.12.2006

Bürobest

Die Katalog-Daten für den Bürobest können über Logics systems GmbH bereitgestellt und ausgeliefert werden. Wer die Daten noch nicht bestellt hat, sollte sich bitte an die Hotline wenden.

13.12.2006

"Entsetzen" bei der Hotline

Wir haben uns alle Mühe gegeben, zum einen

COMMERZ-ACTUELL um die aus der Praxis an uns herangetragenen Wünsche zu erweitern und zum anderen diese und auch die erforderlichen Änderungen beim Wechsel der Mehrwertsteuer zu beschreiben.

Die Hotline muss leider feststellen, dass viele Anwender die Beschreibung der Erweiterungen nicht verstehen und auch nicht konsequent erarbeiten. Nach diversen Recherchen musste die Hotline dazu aber feststellen, dass die Ursache genau die ist, auf die sie  schon vielfach und eindringlich hingewiesen hat:

"Das Wissen über die Funktionen von COMMERZ-ACTUELL ist bei vielen Fachhändlern unterdurchschnittlich (extrem harmlos ausgedrückt)".

Fragen aus der FIBU, TKD und WWS zeigen deutlich, dass es - nun nicht bei allen - am Verständnis für den Gesamtablauf fehlt und dass man lediglich Routine-Arbeiten mit COMMERZ-ACTUELL abwickelt. Wer in der FIBU lediglich weiß, wie man Zahlungen verbucht und sonst buchhalterisch nichts kennt, hat natürlich jetzt Probleme die Erhöhung der Mehrwertsteuer vorzubereiten. Wer nie die Variabilität der Vertragsabrechnung genutzt hat, weiß natürlich auch nicht, wie man am

Jahresende 16% und 19% auseinander halten kann.

Die Hotline ist deshalb so frustriert, weil sie nun erkennen muss, dass all ihr Bestreben die Funktionalität von COMMERZ-ACTUELL auf einem hohen Level zu halten, durch die Nichtanwendung ad absurdum geführt wird.

Da auch permanente Schulungsangebote der Logics systems GmbH nicht genutzt bzw. völlig ignoriert werden, trägt die jetzige Erkenntnis über die Nutzung von COMMERZ-ACTUELL nicht einer besonders engagierter Motivation bei.

Wir hatten auch am 22.11.2006 bereits unsere Gedanken über den DV-Einsatz bei unseren Kunden dargelegt.

12.12.2006

DRUCK VON PREISLISTEN

Preislisten für Kunden werden üblicherweise aus speziellen Angeboten erstellt, in denen die Artikel mit den individuellen Preise des Kunden enthalten sind. Dabei ist jedoch zu  berücksichtigen, dass dieses Angebot nur dazu dient, die Artikel auszuwählen. Es findet für jeden dieser Artikel immer eine Preisfindung statt. Wenn das Angebot Kunden-Nettopreise darstellt, dann werden deshalb auch diese Nettopreise ausgewiesen. Wenn es sich aber um ein "normales" Angebot handelt und neben einem solchen Angebot auch noch spezielle Nettopreise existieren, kann es passieren, dass andere Preise als im Angebot gelistet werden. Gleiches könnte auch passieren, wenn die Bestpreis-Findung wirkt.

Das kann man z.B. dadurch beheben, dass man das Angebot als Nettopreise auf einen (sonst nicht verwendeten) Sammelkunden kopiert und dann die Preisliste druckt.

11.12.2006

TKD-Vertragsrechnungen

Am Jahressende werden oft Rechnungen gedruckt, bei denen der eine Teil sich auf einen zurückliegenden Zeitraum bezieht (z.B. Zählerabrechnungen)  und der andere Teil bereits in der Zukunft liegt (z.B. Wartungs-Pauschalen). Da beim Wechsel von 2006 auf 2007 eine Erhöhung der Mehrwertsteuer ansteht, sind hierfür zwei Rechnungen zu erstellen.

Das kann in COMMERZ-ACTUELL-TKD ganz einfach dadurch gelöst werden, dass man das entweder über die ZAHLWEISE oder über spezielle Eingaben bei den Feldern MIETE, WARTUNG und ZÄHLER steuert.

08.12.2006

Wartungsadresse in TKD

In COMMERZ-ACTUELL-TKD wurde die Möglichkeit integriert, die Wartungspauschalen an eine andere Adresse zu versenden (z.B. an eine Leasing). Dabei wurde vorgesehen, dass die Wartungs-Rechnung immer an die im Feld WARTUNGS-ADRESSE stehende Kundenummer (aus dem Kundenstammsatz !) zu senden ist, die aus dem Gerätestamm automatisch vorgetragen wird - und nicht mehr an die im Geräte-Stammsatz stehende Rechnungsadresse. Diese letztgenannte Möglichkeit muss aber erhalten bleiben und aus diesem Grunde wurde das Programm so geändert, dass  nur dann die Rechnung nicht an die im Gerätestammsatz stehende Adresse versendet, wenn sich die beiden Kundennummern unterscheiden.

Sofern dieses relevant ist, bitte neueste Version von TKD übernehmen.

07.12.2006

FIBU-Warnung

Beim Buchen in der Voll-Finanzbuchhaltung kann bei Zahlungen die Meldung "STEUERPROZENTSATZ RECHNUNG/ZAHLUNG NICHT IDENTISCH" auf dem Bildschirm erscheinen. Für diesen Fall ist unbedingt zu prüfen, ob für eine korrekte Verbuchung von Skonti nicht ein anderes Steuer-Kennzeichen eingegeben werden muss (z.B. das für 16 % MWST aus dem Parametersatz, der ab 1.1.2007 gilt). Eine erneute Warnung kann dann - aber nur dann - ignoriert werden.

Siehe auch Beschreibung "Mehrwertsteuer-Erhöhung".

06.12.2006

Drucker-Vorgaben

Ein ganz "heißer" Wunsch wurde in der Version 3.01 realisiert: Die Vorgabe von Druckernummern in Abhängigkeit von dem, was gedruckt werden soll. So kann man z.B. vorgeben, dass der Komm-Beleg immer auf einen festen Drucker ausgegeben werden soll, wobei diese Vorgabe entweder ganz unterdrückt werden kann (keine Bestätigung notwendig = automatischer Druck) oder in Abhängigkeit von Abteilung, Raum oder Mitarbeiter auch verschiedene Drucker vorgegeben werden können.

Wir würden es sehr begrüßen, wenn diese Vorgaben zur Verbesserung der Sicherheit und der Geschwindigkeit umfassend genutzt werden würden.

05.12.2006

OP-FIBU

Viele Fachhändler haben zusätzlich zur "offiziellen" Buchhaltung zur Verwaltung der OPs die COMMERZ-ACTUELL-FIBU mit reduziertem Funktionsumfang im Einsatz. Da hat sich in der Version 3.01 die Neuerung ergeben, dass es nämlich statt einem Übernahme-Kennzeichen jetzt für jede Buchhaltung ein eigenes Kennzeichen gibt. Dieses neue Kennzeichen kann beim ersten Einsatz einen nicht eindeutigen Inhalt haben und die Fachhändler sollten deshalb das Rechnungsausgangsbuch, in dem jetzt beide Felder ausgewiesen werden, vor den Übernahmen prüfen. Es muss in den Spalten ein "J" oder ein "N" ausgewiesen sein.

04.12.2006

MWST-Erhöhung und 3.01

Nachdem es nur geringe Rückfragen bezüglich den ganzen Beschreibungen zur MWST-Erhöhung und zur neuen Version 3.01 gegeben hat, können wir feststellen, dass unsere Anwender damit gut zurecht kommen. Voraussetzung ist natürlich, dass diese auch gezielt gelesen und die beschriebenen Funktionen und Abwicklungen auch mit ihren Bedeutungen nachvollzogen werden.

Wer da Probleme sieht, sollte sich an die Hotline wenden, bevor grundsätzliche Abläufe ggf. falsch gestartet werden. 

Die Version 3.01 läuft bereits bei vielen (auch großen Installationen), sie ist aber auch wesentliche Voraussetzung für die Aufgaben zur MWST-Erhöhung zum 1.1.2007

01.12.2006

Vorbuchstaben bei Artikeln

Für einige COMMERZ-ACTUELL-Anwender haben wir die Eingabe der Vorbuchstaben (z, b, a etc.) völlig eliminiert. Das bedeutet, dass diese Anwender ohne diese Buchstaben die Artikel finden. Wir funktioniert das ?

Ganz einfach, es wird einfach eine Reihenfolge festgelegt, nach der die einzelnen Zugriffe nacheinander geprüft werden.

Aber: Es muss vermieden werden, dass Artikel deshalb nicht gefunden werden, weil vorher über einen in der Reihenfolge vorhergehenden anderen Zugriff  bereits ein "Treffer" erzielt wird und ein oder mehrere andere Artikel gefunden und angezeigt werden (und der gesuchte nicht).

Man muss also individuell prüfen, wie die aktuellen Zugriffsfelder normiert worden sind und welche Reihenfolge vorgegeben werden kann, um dann zu entscheiden, ob ein Finden von Artikeln auch ohne Vorbuchstaben immer zum Ziel führt.

Informationen dazu bei der Hotline. 

30.11.2006

Frage an die Experten

Bei der Berechnung des VK-PREIS + MWST am 1.1.2007 kann es zu Rundungsproblemen kommen. Beispiel:

VK-PREIS + MWST  = EUR 1,99

Der Preis ohne MWST ergibt sich mit 1,7155.. und auf Cent-Basis gerundet mit 1,72.

Wenn man mit 1,7155... den 19%-Preis errechnet, ergibt das 2,04. Wenn man aber den Preis von 1,72 zugrunde legt, kommt 2,05 heraus.

Was ist richtig ?

Bitte mail an h.stollt@logicssystems.de  und bitte nicht erst am 2.1.2007

29.11.2006

Verrechnungsarten

Bei den Verrechnungsarten gibt es zwei Besonderheiten:

1. Die Verrechnungsarten 00 bis 09 werden immer mit zwei Stellen nach dem Dezimalpunkt bewertet, weil Stunden mit zwei Stellen nach dem Dezimalpunkt eingeben werden müssen. Diese Stellenberücksichtung findet automatisch statt. Deshalb ist es wichtig, dass andere Artikel als Stunden (AWs) nie mit der Verrechnungsart 00 bis 09 versehen werden, weil die Mengenverbuchung dann nicht funktionieren kann.

2. Die Verrechnungsart 20 ist für alle anderen Artikel vorgesehen, die nicht im TKD als Leistungsartikel Berücksichtigung finden werden (reine PBS- oder Geräte-Artikel). Diese Verrechnungsart 20 wird beim Erfassen in WWS oder in ZPF automatisch gesetzt.

28.11.2006

Anpassen VK-Preise inkl.

Mehrwertsteuer

Zusätzlich zur Beschreibung (Version 3.01, Seite 2 bis 4)  nochmals die generellen Funktionen:

 

1. An der Kasse wird im Normalfall immer der "VK-PREIS (+MWST)" aus dem Artikelstamm verwendet.

 

2. Dieser Preis kann ganz einfach über den zusätzlichen Menüpunkt "ANPASSEN VK und VK+MWST" zum 1.1.2007 so angepasst werden, dass statt 16% dann 19% eingerechnet werden (aus 1,16 werden dann automatisch 1,19).

 

3. Wenn bei bestimmten Artikeln diese Erhöhung nicht durchgeführt werden soll, dann kann man über den Menüpunkt "VORBEREITUNG MWST-ERHÖHUNG" einzelne Artikel oder ganze Artikelgruppen von der in Punkt 2 beschrieben Erhöhung ausschließen (erforderlich, wenn man schon vorab die MWST-Erhöhung eingerechnet hat und zum 1.1.2007 keine Erhöhung mehr durchführen möchte).

 

4. Eine Veränderung des "VK-PREIS+MWST" führt dazu, dass auch der für das Strecken-Geschäft verwendete VK-PREIS verändert wird. Da dieses bei der MWST-Erhöhung nicht durchgeführt werden sollte, kann man über das Feld "KALK. VK+MWST (J/N)"  und über "VK ANPASSEN (J/N)" diese Neukalkulation sperren. Dazu können ebenfalls über den Menüpunkt  "VORBEREITUNG MWST-ERHÖHUNG" diese Felder auf "N" gesetzt werden.

 

5. Die Steuerfelder im Artikelstamm:

KALK.VK+MWST (J/N)

VK+MWST ANPASSEN (J/N)

VK-ANPASSEN (J/N)

können auch direkt über die Stammdaten-Verwaltung geändert werden.

 

logics... oder ...

27.11.2006

Vorsicht bei Rechnungen ab 1.1.2007

Es reicht ab 1.1.2007 nicht mehr aus, einfach im Parametersatz den Prozentsatz von 16% auf 19% zu verändern, bzw. in Ausnahmefällen rückgängig zu machen. Dieser Prozentsatz ist nicht mehr relevant, weil ab 1.1.2007 nur noch das Rechnungsdatum entscheidend ist.

24.11.2006

Rechnungszeile inklusive Mehrwertsteuer

Über das Feld MWST/RECHN.-ZEILE kann gesteuert werden, ob der Betrag in der Zeile die Mehrwertsteuer enthalten soll oder nicht (normalerweise natürlich immer ohne MwSt.). Das kann bei Sammelrechnungen zu Problemen führen, wenn Aufträge mit verschiedenen Kennzeichen zu berechnen sind. Als Sicherheit muss bei einer Änderung des Vorgabewertes in der Auftragserfassung diese gesondert nochmals bestätigt werden. Außerdem wird das Kennzeichen in der "Liste fakturierfähiger Aufträge" ausgewiesen. Trotzdem ist Vorsicht geboten.

23.11.2006

Drucker

Die Vorgabe von Druckernummern beim Druck-Aufruf wurde sehr positiv aufgenommen, vor allem die Flexibilität der Definition. Wenn weitere Vorgaben gewünscht werden (ggf. auch individuell), sollten diese der Hotline mitgeteilt werden (hotline@logicssystems.de).

22.11.2006

Irrglaube ??

Wer bisher nicht in der Lage ist, seine Datenverarbeitung optimal einzusetzen, sollte nicht glauben, dass mit einer neuen Software schlagartig alles besser wird. Dieses würde nur zutreffen, wenn ganz gezielt neue Geschäftsbereiche, wie z.B. Möbel oder Einrichtung, unterstützt werden sollen, wofür die bestehende Software keine umfassenden Funktionen bietet. Die im Bereich PBS und TKD derzeit auf dem Markt angebotenen DV-Systeme sind funktionell alle weitgehend identisch, so dass sich ein Wechsel aus diesen Gründen keinesfalls rechnet, weil er neben neuen Lizenzkosten auch eine Menge nur sehr schwer kalkulierbarer Nebenkosten verursacht. Wer mit dem Nutzungsgrad seiner DV unzufrieden ist, sollte sich deshalb zunächst einmal (aber wirklich ernsthaft) Gedanken machen, wie er den Einsatz seiner Software verbessern kann, an welchen konkreten Gründen die vermeintliche Unzufriedenheit liegt und wie er diese (oft mit nur geringem Aufwand) abstellen kann. Pauschale Aussagen helfen hier überhaupt nichts.

Anders gelagert ist natürlich die Umstellung von COMMERZ-ACTUELL auf concept office, bei dem eine optimale Datenumsetzung dafür sorgt, dass ein problemloser Übergang "quasi von einem Tag auf den anderen" erfolgen kann.

Jede Software kann weit mehr; man muss diese "Mehr" nur wissen und auch anwenden. Wir helfen da gerne.

21.11.2006

TKD-Statistiken

Es werden manchmal Differenzen in den TKD- und WWS-Statistiken gemeldet, die sich meist als Probleme bei der unterschiedlichen Verwendung von "Abrechnungsmonat" und "Tagesdatum" herausstellen. Wenn diese beiden Angaben nicht konform sind (z.B. am 5.1.2007 Zählerabrechnung für den Zeitraum 4. Quartal 2006) dann werden im Rechnungsausgangsbuch sowie in allen datumsbezogenen Statistiken die Erlöse im Januar 2007 verbucht, bei den Geräten (ersichtlich z.B. in der Gerätewartungs-Statistik) selbst aber in 2006. Bei einem Vergleich der Statistiken ergeben sich dann natürlich Differenzen. 

Man sollte deshalb immer darauf achten, dass diese beiden Datumsangaben möglichst konform gesetzt werden.

20.11.2006

Mails an die Hotline

Alle Fragen oder Probleme, die über E-Mail an logics gesendet werden, müssen ausschließlich an hotline@logicssystems.de gesendet werden,  wenn man nicht einen erheblichen Zeitverzug auf sich nehmen will.

17.11.2006

"Dauerrechnungen"

Es gibt offenbar neue Vorschriften für die Berechnung von Dauerrechnungen (z.B. für Mieten), für die es 3 Möglichkeiten gibt:

1. Keine Rechnung schreiben (Daten im Vertrag) und abbuchen 

2. Erste Rechnung schreiben und dann abbuchen

3. jeden Monat berechnen

Problem bei der Sache ist, ob der Kunde die Vorsteuer auch geltend machen kann, was nur bei einer ordnungsgemäßen Rechnung gilt.

Punkt 3: ist kein Problem, aber zu aufwändig.

Punkt 2: Es ist offen, ob weitere Informationen

auf dieser Rechnung stehen müssen, wie z.B. Laufzeiten. An sich wird dieses Verfahren aber voll anerkannt.

Punkt 1: Anerkenntnis fragwürdig, wenn im Vertrag nicht alle rechnungsrelevanten Daten enthalten sind.

Wer weiß mehr ?

Bitte dringend und schnellstens melden. 

16.11.2006

Artikel-Volltextsuche

Die COMMERZ-ACTUELL-Version auf Datenbank-Basis ist noch nicht komplett fertig gestellt, aber bereits für die Artikel-Stammdaten im Einsatz. Logics systems GmbH kann daher ein spezielles Angebot unterbreiten, dass die Artikeldaten parallel zur aktuellen Speicherform auf Datenbank-Basis gespeichert werden und dass damit das Finden von Artikeln auch über die Artikelbezeichnung möglich ist. Dann ist bei ARTIKELNR: ein "v" und der Text einzugeben, was z.B. durch die Eingabe vordner rot" dazu führt, dass alle roten Ordner angezeigt werden (sofern die Artikelbezeichnungen auch entsprechend genormt sind). 

15.11.2006

VK-Preise inkl. MWST

In der Version 3.01 kann man diese Laden-VK-Preise gesondert (schon jetzt) verändern und dann auch verhindern, dass diese am 1.1.2007 dadurch verändert werden, dass statt 16% nun 19% zu berücksichtigen ist.

Wer die Version 3.01 noch nicht einspielen möchte, kann diese Funktionen aber auch einzeln vorab erhalten.

14.11.2006

Betriebsprüfungen

Aus aktuellem Anlass möchten wir nochmals darauf hinweisen, dass die Betriebsprüfer vermehrt darauf bestehen, die elektronisch gespeicherten FIBU-Daten direkt zu erhalten. Das geht nicht, wenn man lediglich die jährlichen FIBU-Daten im Original aufhebt, weil aus diesen Daten die Übergabe an die Daten-Struktur der IDEA-Programme nicht möglich ist. logics systems GmbH hat extra ein Export-Programm entwickelt, das aus den Jahresdaten IDEA-kompatible Daten erstellt.  

13.11.2006

Version 3.01

Die Beschreibung für die Übernahme der Programme für die Version 3.01 kann aus der logics-mailbox unter unix, dos oder WIN abgeholt werden. Sie ist als pdf-Datei unter  "version3.01-übernahmebeschreibung" gespeichert und ist für alle 3 Betriebsystem-Varianten identisch. Sie enthält aber innerhalb der Beschreibung die für die unterschiedlichen Betriebssysteme speziell durchzuführenden Aufgaben. 

Es ist vor der Übernahme unbedingt eine gesonderte Gesamt-Sicherung zu erstellen. Sollten sich nach der Übernahme der neuen Programme irgendwelche Probleme zeigen, ist unbedingt die Hotline zu kontaktieren bzw. die Gesamtsicherung wieder einzuspielen.

10.11.2006

Version 3.01

Ab Montag (mittags) kann die neue Version V3.01 aus der Mailbox abgeholt und übernommen werden. Details dazu am Montag.

9.11.2006

Vorsicht bei Verwendung des Kalkulationsschemas

Wenn in einem Artikel ein Kalkulationsschema hinterlegt ist und der Ausgangspreis für die Kalkulation ändert sich, dann wird immer das Kalkulationsschema angewendet. Auch wenn man z.B. den Verkaufspreis über die Stammdaten-Verwaltung ändert, wird beim Abspeichern der Artikeldaten der kalkulierte Preis eingetragen.

8.11.2006

"Sichten" in COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu)

In COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) wurde innerhalb der WORD-Bearbeitung von Angeboten oder Aufträgen eine Funktion integriert, über die man Angebot oder Auftragsbestätigung so auf den Bildschirm bringen kann, wie diese später gedruckt werden. Es ist geplant, dass man hier dann auch Steuerungseingaben eingeben kann, die z.B. einen Seitenumbruch lokalisieren und der dann auch dem Dokument erhalten bleibt.

7.11.2007

Stunden verbuchen in TKD

In TKD werden die Leistungen normalerweise bei Geräten, Techniker oder den weiteren Statistikdaten zum Zeitpunkt des Abschlusses eines Auftrages abgespeichert. Ausnahmen dazu sind das Verbuchen von Mengen (verfügbare Bestände) und die Technikerstunden. Das Verbuchen der Technikerstunden wird über das Feld STD-VERBUCH. AUFT-BEARB.(J/N) gesteuert. Bei "J" werden die Stunden sofort bei der Erfassung verbucht, während bei "N" dieses erst beim ABSCHLUSS durchgeführt wird. Diese Funktion ist wichtig, um am Monatsende die geleisteten Technikerstunden in den Techniker-Auswertungen bereits zur Verfügung zu haben, auch wenn der Auftrag noch nicht erledigt ist. "Fehler" in den stundebezogenen Statistiken sind häufig dadurch zu erklären, dass diese Steuerung nicht beachtet wurde.

6.11.2006

Artikelnummer

Der häufigste Zugriff auf einen Artikel ist der über die Artikelnummer (Zugriff). Dabei sollte man wissen, das man statt dem "z" als Vorbuchstabe auch ein "+" eingeben kann, wobei man die Zifferntastatur verwenden kann. Für den Zugriff über die Katalognummer-1 kann man statt dem "o" auch ein "," oder ein "." verwenden, was aber nur geht, wenn man die numerischen neunstelligen Artikelnummern verwendet.

5.11.2006

Mehrwertsteuer

In der logics-Mailbox kann eine Spezifikation in pdf-Format "Mehrwertsteuer-Erhöhung" abgeholt werden, die als Leitfaden für die Aufgaben zur Mehrwertsteuer-Erhöhung zum 1.1.2007 verwendet werden kann. Darin sind die wichtigsten Varianten und die aktuellen Änderungen zu diesem Thema beschrieben. Weitere Anregungen oder Ergänzungen von unseren Anwendern werden wir integrieren. Dieses ist zum einen am Datum des Dokuments (erste Fassung 5.11.2006) erkennbar, es wird aber auch in den logics news nochmals darauf hingewiesen werden.

2.11.2006

Beschreibung Version 3.01

Die Beschreibungen der Erweiterungen in der

Version 3.01 können ab heute aus der logics-Mailbox unter 301com.pdf abgeholt werden.

1.11.2006

Allerheiligen

Heute ist in Bayern Feiertag und es gibt deshalb keine logics news.

31.10.2006

Rabattstaffel im Artikel-Stamm

Das Feld RABATTSTAFFEL im Artikelstamm kann eine Staffelnummer enthalten, bei der die prozentualen Abschläge auf den VK-Preis und die dazu gehörenden Mengen gespeichert sind (Stammdatenverwaltung Rabattstaffeln). Der Vorteil dieser Definition von Staffelkonditionen ist der, dass bei einer Änderung des VK-Preises sofort neue Staffelpreise entstehen.

Nachdem jedoch immer mehr die VK-Staffeln elektronisch z.B. aus Katalogen übernommen werden und auch direkt gespeichert oder geändert werden können, wird dieses Feld nur noch sehr selten verwendet. Nachteil ist auch, dass für verschiedenste Mengenkonstellationen und unterschiedliche Prozente jeweils eine eigene Staffel angelegt werden muss und bei festen Staffelpreisen der Prozentsatz mühsam bestimmt werden muss. Auch Änderungen bedeuten einen erheblichen Aufwand.

Deshalb sollte diese Art der Staffeldefinition möglichst nicht mehr verwendet werden.

30.10.2006

Änderungssperre in Stapeln

Wenn ein Stapel in der COMMERZ-ACTUELL-FIBU aus dem Zahlungsverkehr (Datenträger-Austausch) entstanden ist, kann man diesen nicht mehr ändern oder ergänzen. Diese Einschränkung ist auch sinnvoll, weil der Stapel ja mit den Daten auf dem Datenträger überein stimmen sollte.

27.10.2006

concept office

Wer sich jetzt schon mit dem Gedanken trägt, die Programme concept office einzusetzen, sollte sich direkt mit uns in Verbindung setzten. Wir veranlassen dann alles weitere. 

26.10.2006

Status für Geräte

Über den Status, der jedem Gerät zugeordnet ist, kann man seine Geräte in zusätzliche Gruppen einteilen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Statusziffern 1, 4, 5, 6 und 7 automatisch von den COMMERZ-ACTUELL-Programmen gesetzt werden, alle anderen aber manuell eingetragen werden müssen (auch 2 und 3 kann man dabei (anders) nutzen). Verwendung finden unterschiedliche Statusziffern zum Beispiel der Einteilung in verschiedene Leasing-Firmen, über die Geräte abgewickelt worden sind,  in Eigenbedarf  befindliche Geräte oder in der Kennzeichnung von Geräten, die entsorgt worden sind. Auch für Gebrauchtgeräte sollte man einen Status (10) verwenden, auf keinen Fall aber gesonderte Artikelnummern.

Wichtig ist auch, dass man im Parametersatz die  Daten richtig vorgibt.

25.10.2006

Standardtext in OBJ (neu)

In die Vor- und Nachtexte und auch in die Artikel-Langtexte können - da in WORD - auch aus bestehenden Textbausteinen Textpassagen einkopiert werden. Dazu muss man nur diese gesammelten Texte in einem weiteren Fenster zur Verfügung stellen, dort den gewünschten Text markieren und in den OBJ-Text einkopieren.

Wichtig dabei ist aber, dass Schriftgröße und andere Attribute mit dem OBJ-WORD-Format übereinstimmen; sie werden ggf. entsprechend angepasst.

24.10.2006

Vorbereitung neue Nettopreise

Wenn man für einen Kunden neue Nettopreise festlegen möchte, kann man das ganz einfach folgendermaßen machen:

Kopieren der bestehenden Nettopreise als Normal-Angebot für den gleichen Kunden.

Überarbeitung dieser Preise.

Drucken der neuen Preise in Form eines Angebotes, ggf. auch zur Abstimmung mit dem Kunden (Diese Preise kann man nicht in Form einer Preisliste drucken, dazu müsste man diese

Preise auf einen anderen "neutralen" Kunden als Nettopreise kopieren).

Zum Beginntermin für die neuen Nettopreise: Löschen alte Nettopreise und Kopieren der neuen Preise als Kunden-Nettopreise.

Damit kann man bereits im Vorfeld die Preise abstimmen und termingerecht gültig werden lassen.

23.10.2006

Provisionen

Wenn bei einem WWS-Auftrag zwei Verkäufer beteiligt sind, dann kann man artikelweise den im Kopfsatz vorgegebenen Vertreter im ERW-Bildschirm der Positionen auch ändern.

20.10.2006

Erfassen TKD-Auftrag

Nachdem man die Gerätenummer eingegeben hat, gibt es 2 Möglichkeiten den Auftrag zu erfassen:

1. AUFTRAG ERFASSEN

2. TECHNIKERHINWEIS FÜR AUFTRAG ERHALTEN

Den Punkt 2 benötigt man nur dann, wenn ein Technikerhinweis vorliegt (auf Bildschirm ersichtlich) und wenn der Auftrag nur für eine (Toner-)Lieferung verwendet wird. Der Technikerhinweis steht nämlich beim Punkt 1 für den nächsten Auftrag nicht mehr zur Verfügung. Deshalb müsste der Punkt 2 korrekterweise eigentlich heißen:

TECHNIKERHINWEIS FÜR NÄCHSTEN AUFTRAG ERHALTEN.

19.10.2006

Rechnungen zum Jahreswechsel

Selbstverständlich kann man auch noch in 2007 Rechnungen mit 16% Mehrwertsteuer erstellen. Das ist z.B. gerade in COMMERZ-ACTUELL-TKD unumgänglich, wenn die Zähler für 2006 abgerechnet werden sollen, die Zähler aber erst Anfang Januar 2007 bekannt werden.

Andererseits kann jetzt schon die Notwendigkeit bestehen, in 2006 Rechnungen mit 19% MWST erstellen zu müssen (über den 1.1.2007 hinausgehende Mietrechnungen oder Wartungsrechnungen). Hier muss man so verfahren, dass man kurzfristig (!) im Parametersatz den Prozentsatz auf 19% setzt und die Rechnung(en) druckt. Dazu ist aber vorab in der FIBU ein Steuerkennzeichen mit 19% festzulegen und auch Sachkonten für 19%-MWST und 19%-Skonto anzulegen. Der gesamte Vorgang der Erstellung einer 19%-Rechnung muss auch mit Übergabe an die FIBU separat und vollständig erfolgen. Erst dann kann der Prozentsatz im Parametersatz wieder zurückgesetzt werden. Das Rechnungsausgangsbuch darf zudem keine Rechnungen enthalten, die noch nicht übernommen worden sind.

18.10.2006

Nettopreisauswertung

In dem Aufgabekomplex ANGEBOTS-BEARBEITUNG kann man sich über den Menüpunkt ANGEBOTSÜBERWACHUNG nicht nur auf Drucker sondern auch am Bildschirm über den Status von Nettopreis-Angeboten informieren. Diese Ausgabe kann vor allem auch für Aktionen genutzt werden, um zwischenzeitlich sich über den aktuellen Stand einzelner Artikel oder der gesamten Aktion zu informieren.

17.10.2006

Version 3.01 und Preise inklusive MWST

Die Auslieferung der Version 3.01 wird sich ein wenig verzögern, weil wir einige gute Anregungen aus den ERFA-Tagungen gleich mit integrieren wollen. Wer jetzt aber schon die Erweiterungen bezüglich der Behandlung von "VK-Preise inklusive MWST" haben möchte, kann diese Funktionen vorab bei der Hotline anfordern.

16.10.2006

Gerät aus Pool "entfernen"

Poolverträge haben meist die Besonderheit, dass Wartungspauschalen in kürzeren Abständen (z.B. monatlich) berechnet werden, Abrechnung der Zähler aber in größeren Abständen (z.B. halbjährlich) durchgeführt werden. Dabei tritt dann ein Problem ein, wenn ein Gerät vor der Zählerabrechnung aus dem Pool entnommen und z.B. durch ein anderes ersetzt wird, weil dieses Gerät für die nächste Zählerberechnung noch mit einbezogen werden muss. Schlimmstenfalls wird das entnommene Gerät davor noch bei einem anderen Kunden mit einem gänzlich anderen Vertrag eingesetzt, sodass die alten Daten überhaupt nicht mehr zur Verfügung stehen.

Die "Superlösung" dafür ist in TKD im Menüpunkt "DEMONTAGE MIT DUPLIKAT" enthalten. Dabei werden die Daten des auszugliedernden Gerätes auf ein neues (fiktives) Gerät kopiert, wobei auch gleichzeitig die Endtermine eingetragen werden können. Das auszugliedernde Gerät wird normal demontiert und die Kopie dient dazu die nächste Zählerabrechnung korrekt und vollständig durchzuführen. Dabei ist lediglich zu beachten, dass die Gerätenummer Ähnlichkeit mit dem Original haben sollte (z.B. Anhängen von "d") und es ist zu entscheiden, was mit dem Duplikat am Ende der Zählerabrechnung geschehen soll. Es kann gelöscht werden oder zum Zwecke der vollständigen Poolstatistik auch bestehen bleiben. Wenn man für diese (fiktiven) Geräte noch einen gesonderten Status vergibt, dann kann man diese auch aus den allgemeinen sonstigen Statistiken heraushalten. 

13.10.2006

Regelmäßige Programmläufe

In COMMERZ-ACTUELL gibt es eigentlich nur ein Programm, dass regelmäßig aufgerufen werden muss: "JAHRESWECHSEL" zum 1.1. eines neuen Kalenderjahres. Wenn man aber in COMMERZ-ACTUELL-TKD die Vertragsenden mit Verlängerungen definiert hat oder wenn man Mietaufwendungen angelegt hat, dann sind in TKD die Programme VERTRAGSVERLÄNGERUNG und FINANZIERUNGSAUFWAND regelmäßig (also eigentlich monatlich) aufzurufen. In beiden Fällen wird ein ABRECHNUNGSMONAT angefordert, so dass auch mehrfache Aufruf mit dem gleichen Abrechnungsmonat nicht zu falschen Ergebnissen führen.

12.10.2006

Kasse

Die Terminal-Kassensoftware kann nun auch auf einer "Kompakt-Kasse" eingesetzt werden (Epson 700). Bei dieser Kasse ist Bildschirm, Tastatur, Schublade, Scanner und Display als Einheit zusammengefasst und besteht somit nicht aus "Einzelteilen".

11.10.2006

DocuWare

Auch für die Software concept office ist DocuWare voll einsetzbar. Deshalb steht einem jetzigen Einsatz in COMMERZ-ACTUELL auch nichts im Wege. Wir betrachten den Einsatz des Archivierungssystems (vor allem auch im Hinblick auf die Forderungen des Gesetzgebers) heutzutage eigentlich als ein unabdingbares Muss. Vor allem aber auch deshalb, weil es in erheblichem Maße Kosten spart und sich die Investitionen in kurzer Zeit amortisieren.  

10.10.2006

"Textkonserven"

Im neuen Programmbaustein OBJ-NEU wurde WORD integriert, so dass Vortexte, Nachtexte oder auch die den Artikeln zugeordneten Langtexte in WORD erfasst und geändert werden können. Auch Zwischentexte, die an den Anfang oder ans Ende einer Artikelposition eingefügt werden sollen, können über WORD bearbeitet werden.

Wenn man bestimmte Texte - ganz verschiedener Art - ständig zum Einfügen verwenden möchte, kann man diese in ein WORD-Dokument hinterlegt und dieses in einem weiteren Fenster parallel zur OBJ-Bearbeitung zur Verfügung stellen. Wenn man dann einen solchen Text einfügen möchte, markiert man diesen dort ganz einfach und fügt ihn dann in OBJ-NEU an der gewünschten Stelle ein. Dabei ist aber zu beachten, dass man bei den "Textkonserven" Schriftarten und Schriftgrade wählt, die das Formular nicht verändern.

9.10.2006

Vorabpreise

Vorabpreise für Preise im Artikelstamm lassen sich nur über die PREISPFLEGE anlegen. Diese Preise können dann über die ARTIKELPREIS-LISTE ausgewertet und über den Menüpunkt ÜBERNAHME VORABPREISE in den Artikelstamm übernommen werden. Damit besteht für den Anwender die Möglichkeit, Preisänderungen bereits frühzeitig durchzuführen (ohne dass sie bereits wirken) und zu einem Stichtag dann insgesamt als neue VK-Preise gelten zu lassen.

6.10.2006

"Hängen geblieben" in "zu liefern"

Aufträge, für die die Mengen in "zu liefern" eingetragen wurden, sind weder offen noch sind sie fakturierbar. Wenn versehentlich "zu liefern" versorgt wird, der Lieferschein dann aber nicht abgerufen worden ist, kann man diese Aufträge über die Auswertung "LIEFERFÄHIGE AUFTRÄGE" (gezielt)  oder aber auch über die AUFTRAGSWERTLISTE sich ausgeben lassen.

Empfehlung: Einfach einmal aufrufen, vielleicht kann man ja noch etwas liefern und fakturieren.

5.10.2006

Gerätenummern ändern

Wenn versehentlich ein Gerät unter einer falschen Gerätenummer angelegt worden ist, dann kann man in TKD in der DATEIPFLEGE über den Menüpunkt 5. GERÄTENUMMERN ÄNDERN dessen Daten unter einer anderen (einzugebender) Gerätenummer abspeichern lassen.  Dabei werden alle Gerätedaten und auch aktuelle Aufträge sowie die Historie-Daten übernommen.

4.10.2006

Farbiger Toner

Die Überwachung von farbigen Tonern wird immer wichtiger. Logics systems GmbH wird daher versuchen, noch in die Version 3.01 Funktionen einzubringen, die den Kopienverbrauch auch der weiteren Zähler 2 bis 4 in Relation zu den dafür gelieferten Tonermengen setzt, Damit wäre dann auch ein Überwachung der Toner für diese Zähler separat möglich. 

2.10.2006

"Brückentag"

Heute keine News

29.9.2006

ERFA-Tagungen

Nachdem gestern die für dieses Jahr letzte ERFA-Tagung in Düsseldorf stattgefunden hat, ist folgendes Resümee zu ziehen:

1. Die vorgestellten Erweiterungen für die Version 3.01 wurden mit viel Beifall und Anerkennung aufgenommen. Wichtige  Anregungen werden noch in die Version 3.01 einfließen.

2. Die zukünftigen Planungen für Erweiterungen fanden in Bezug auf ihre Notwendigkeiten (z.B. Mehrwertsteuererhöhung) und ihre Praxisbezogenheit einhellig Zustimmung.

3. Die vorgetragenen Folgerungen aus der Kooperation mit der Firma Wegscheider office solution GmbH wurden als zukunftsweisende Perspektive positiv aufgenommen. Dabei wurden die Software-Produkte "concept office" als die künftige Gesamtsoftware benannt und Umstellungsvarianten vorgetragen. Wesentlich dabei war, dass dafür ein längerer Zeitraum vorgesehen ist (ca. 3 bis 5 Jahre wurde genannt), dass Datenübernahmen aller Daten (nahezu 100%) möglich sein sollen und dass logics systems Gmbh auch weiterhin ihre Kunden langfristig voll betreuen wird. 

Insgesamt sind wir mit den ERFA-Tagungen zufrieden, hätten uns aber in Anbetracht der Publizierung der Zukunftsperspektiven eine größere Beteiligung gewünscht. Vereinbart wurde auch, dass im Frühjahr 2007 gemeinsame Veranstaltungen mit der Firma Wegscheider office solution GmbH stattfinden sollen.

28.9.2006

SORTIERUNG DER BELEGE

Diese Feld kann im Parametersatz ("0") gesetzt werden. Es steuert die Positions-Sortierung der Komm-Belege. Die möglichen Vorgaben sind die Ziffern von 1 bis 4 mit folgender Bedeutung:

1 = Positionsnummer

2 = Artikelnummer

3 = Artikelnummer (Zugriff)

4 = Lagerort (ist eigentlich der Standard)

Diese Ziffern entsprechen denen, die man innerhalb des Untermenüpunktes "KOMMISSIONIERUNG" beim Druck von Komm-Belegen angeben kann.

27.9.2006

Anzahlungen

Anzahlungen lassen sich über eine zusätzliche Position lösen, in der ein Artikel mit entsprechendem Text und dem Mehrwertsteuer-Kennzeichen "4" (=0%) einzutragen ist. Auftragsmenge und "zu fakturieren" werden auf "1" gesetzt und ein Anzahlungsbetrag eingegeben. Die weiteren Positionen können für die Bestellung oder die Kommissionierung erfasst werden und die Rechnung, die dann lediglich die Anzahlungsposition enthält, kann gedruckt werden. Nach dem Rechnungsdruck ist der Auftrag um den gleichen Anzahlungsartikel, jetzt aber mit negativer Menge,  zu ergänzen. Das bewirkt, dass bei der Abschlussrechnung die Anzahlung automatisch wieder abgezogen wird.

26.9.2006

Artikelpreisliste

Über die Artikelpreisliste in AUSKÜNFTE UND AUSWERTUNGEN lassen sich schnell "Ausreißer" in Bezug auf EK- und VK-Preise erkennen, weil am rechten Rand die Relation der Preise in Prozent ausgegeben wird. Dabei ist natürlich wichtig, die Auswertung als WORD-Dokument zu drucken.

Ein andere Möglichkeit ist, den (kostenpflichtigen) Artikel-Export und -Reimport zu nutzen und dann selbst in der EXCEL-Datei die Relationen darzustellen bzw. spezielle Rechenvorschriften für Kalkulationen festzulegen 

25.9.2006

Kundengarantie

In der neuen Version 3.01 kann in der Auftrags-Erfassung bei der Eingabe einer Gerätenummer auch gleich die (z.T. unterschiedliche) Kunden-Garantie eingegeben und beim Gerät hinterlegt werden. Dazu wird die im MODELL-Stammsatz enthaltene und dann ins Gerät übernommene generelle Kundengarantie zunächst vorgegeben.

22.9.2006

Lieferanten-Änderung im Auftrag

Im erweiterten Positionsbildschirm in der Auftragsbearbeitung wird der Lieferant aus dem Artikel angezeigt und ist auch änderbar. Eine solche Änderung führt aber nicht unbedingt dazu, dass der Artikel dann auch bei diesem Lieferanten bestellt wird. Das ist lediglich dann der Fall, wenn beim Artikel die Lagerführung ausgeschaltet ist oder wenn es sich um einen Sonderartikel handelt. Weiterhin ist erforderlich, dass der Bestellvorschlag über einen AUTOMATISCHEN VORSCHLAG erstellt wird.  

21.9.2006

OP-Buchhaltung

Etliche COMMERZ-ACTUELL-Anwender haben neben der DATEV-Buchhaltung auch die OP-Buchhaltung von COMMERZ-ACTUELL im Einsatz. Diese dient dazu, ein schnelles und aktuelles Mahnwesen durchführen zu können und andererseits auch den Zahlungsverkehr gegenüber den Lieferanten abzuwickeln.

Zahlungen der Kunden müssen ausgeglichen werden. Dabei ist es wichtig, dass man nur bei Teilzahlungen oder bei nicht akzeptierten Skonti "echt" buchen muss. Ansonsten kann man den Offenen Posten auch über die Funktion "AUSGLEICH OFFENE POSTEN" einfach löschen.

20.9.2006

TKD-Verträge

In letzter Zeit mussten wir erkennen, dass die Vertragsgestaltungen für Geräte komplexer werden. Dabei lassen sich diese Vertragsformen teilweise in COMMERZ-ACTUELL-TKD abwickeln (manchmal mit einem kleinen Trick), teilweise jedoch nicht. Wir würden gerne die verschiedenen Vertragsgestaltungen in COMMERZ-ACTUELL-TKD auch abbilden können und möchten unsere Anwender bitten, uns außergewöhnliche neue Vertragsformen in Kurzform mitzuteilen.

Nutzen Sie die Chance, dass wir das für Sie realisieren. 

19.9.2006

"Rechnen lassen" (Ergänzung zum 7.9.2006)

Am 7.9.2006 haben wir darauf hingewiesen, dass man sich Beträge (z.B. Preise) auch errechnen lassen kann, in dem man bei dem betreffenden Feld ein Buchstabe voranstellt und dann einen Prozentsatz angibt. Das geht in der Stammdatenverwaltung Artikel nicht so, wenn man über einen vorgegebenen Prozentsatz (LIEFERANTENRABATT) aus dem bekannten und einzugebenden Listenpreis sich den VK errechnen lassen möchte. Hier muss man so vorgehen, dass man den LISTEN-VK zunächst übergeht und beim VK ein "l" mit nachfolgendem Listen-VK eingibt. Dann berechnet COMMERZ-ACTUELL den VK und trägt beide Preise in die richtigen Felder ein.

18.9.2006

Meldung bei Aufruf von TKD oder MB

Wenn eine Meldung "Zugriff auf Maschinen/Aufträge von Lager x" erscheint, dann ist das ein Hinweis, dass nur dieses Lager bearbeitet werden kann. Wenn aber in allen Lager gearbeitet werden soll, muss in der betreffenden Zugriffsberechtigung das Lager auf "9" gesetzt werden. Diese Meldung kommt nur dann, wenn COMMERZ-ACTUELL für mehrere Lager/Filialen freigegeben ist.

15.9.2006

Verkaufspreise inkl. MWST

Wer bereits jetzt diese Preise unabhängig von den VK-ohne-MWST "anpassen" möchte, benötigt unbedingt die Erweiterung um die Abfrage "KALK. VK+MWST (J/N)" schon jetzt, weil  sonst die Änderung des Verkaufspreises inkl. MWST auch eine Änderung des VK-netto zur Folge hat (Präsentation auf den ERFA-Tagungen). Wer nicht auf die Auslieferung der Version 3.01 warten möchte, sollte die Erweiterung bei der Hotline anfordern.

14.9.2006

TKD-Verträge

Mit COMMERZ-ACTUELL kann man auch Verträge mit folgender Gestaltung abrechnen:

1. monatliche Zählerabrechnung

2. jährliche Rückrechnung, z.B. Erstellung von Gutschriften oder Nachberechnungen, wenn vereinbarte Zählerkontingente nicht erreicht bzw. überschritten werden oder nachträgliche Angleichung an Jahresvereinbarungen.

Beispiel und Verfahren bei der Hotline anfordern.

13.9.2006

Verteiler der logics-news

Die logics-news wird monatlich über E-Mail versendet. Es bedeutet deshalb keinen Aufwand, weitere Verteiler aufzunehmen. Wenn also in einer Firma weitere Mitarbeiter auch die logics-news erhalten sollen, reicht eine kurze Information an uns.

12.9.2006

Preise des Mitbewerbs

Wenn man (auf welchem Weg auch immer) Preise des Mitbewerbs erfahren hat, die dieser einem Kunden angeboten hat, kann man diese Daten schon einmal als "normales" Angebot oder als nicht-wirkende Nettopreise (z.B. G-Preise oder so) für den Kunden speichern und bei einer späteren erneuten Anfrage als Basis für die Kalkulation nutzen. Allerdings ist hier Aufwand gegen Nutzen abzuwägen.

11.9.2006

Version 3.01

Die Version 3.01 mit den auf den ERFA-Tagungen dargestellten Erweiterungen wird Mitte bis Ende Oktober 2006 ausgeliefert werden können. Dabei werden (soweit möglich) auch noch die Anregungen aus den ERFA-Tagungen berücksichtigt. Ein Beispiel hierfür ist die Erweiterung Abrufaufträge, bei denen nun auch noch die Restmengen auf den Lieferschein ausgegeben werden und für die eine zusätzliche Auswertung alle Abrufaufträge mit ihren aktuellen Daten aufzeichnet.

8.9.2006

Formulargestaltung

Wenn die COMMERZ-ACTUELL-Installation so eingerichtet ist, dass man über WORD drucken kann, dann sollte man überlegen, ob man nicht eigene Formulare entwickelt und die Formularausgaben dann auf (farbigem) Blanko-Papier ausgibt. Dabei können auch Farbdrucker Verwendung finden, so dass das gesamte Formular wie bisher aussieht. Durch die flexible Druckersteuerung können auch Kopien in andere Schächte ausgegeben werden. 

7.9.2006

Rechnen (lassen) in WWS

Unsere Behauptung "Bei der Anwendung von WWS benötigt man keinen zusätzlichen Taschenrechner" ist zwar nicht ganz korrekt, aber in vielen Fällen kann man sich Beträge durch spezielle Eingabe auch errechnen lassen. Die Eingaben erfolgen immer an den Stellen, an denen man den Betrag eingeben möchte, und haben meist einen Vorbuchstaben, aus dem hervorgeht, welche Bedeutung der nachfolgende Betrag hat. Zum Beispiel eine Eingabe beim Auftrags-Positionsbetrag beginnend mit "b" bedeutet, dass der nachfolgende Betrag der Bruttopreis (VK inklusive MwSt) ist. Nach Eingabebestätigung wird die Mehrwertsteuer herausgerechnet und der Nettopreis dargestellt. Oder eine Eingabe beginnend mit "e" bedeutet, dass der nachfolgende Betrag den Einkaufspreis darstellt und entsprechend der Eingabestelle umgerechnet werden soll. Ein VK-Preis, zu dem man "e0" eingibt, wird automatisch auf den Einkaufspreis gesetzt.

Sobald ein Taschenrechner in Verbindung mit WWS benutzt wird, sollte man prüfen, ob an der Stelle nicht eine automatische Berechnung möglich ist.

6.9.2006

ERFA-Tagung

Die gestrige ERFA-Tagung hat erneut gezeigt, dass die zwischenzeitlich von logics fertig gestellten Zusatzentwicklungen genau die Themen betreffen, die aus der Praxis heraus erforderlich sind. Ein wesentlicher Diskussionspunkt war die Vorstellung der SO! Business GmbH und die sich daraus ergebenden Zukunftsentwicklungen. Wir sind gespannt, wie dieses Thema in den nächsten 3 ERFA-Tagungen aufgenommen wird.

5.9.2006

Erlöskonten

Um die erforderliche Gleichheit zwischen Rechnungsbeleg und FIBU-Übergabedaten zu erreichen, ist es unbedingt erforderlich, für alle Artikel, die mit 7% MwSt zu berechnen sind, auch entsprechende Erlöskonten einzugeben. Falls dieses nicht gemacht wird, werden auf der Rechnung 7% ausgewiesen, in die Buchhaltung diese aber auf ein Erlöskonto mit 16% verbucht. Das bedeutet, dass alle Artikel mit 7% gesonderte Warengruppen erhalten müssen, damit diesen dann auch Erlöskonten mit 7% zugeordnet werden können. 

4.9.2006

Ersatzgeräte

Über den Menüpunkt ERSATZGERÄTE können Lieferschein und Rücknahmeschein für ein Ersatzgeräte gedruckt werden. Dazu sind Texte anzulegen, die dann automatisch mitgedruckt werden. Die Textnummern dieser Texte sind im Parametersatz 10 zu hinterlegen.

Die einzugebende Gerätenummer des Ersatzgerätes wird lediglich gedruckt, es werden aber in den Gerätestammsatz keine weiteren Daten abgestellt (diese müssen ggf. manuell nachgetragen werden).  

1.9.2006

ERFA Darmstadt

Die ERFA-Tagung in Darmsatdt findet im RAMADA-Hotel, Eschollbrücker Straße 16 (tel. 06151/385-0) statt.

31.08.2006

Mehrwertsteuer-Erhöhung

Das Programm zur Steuerung der "vorzeitigen" Preisanpassung der VK-Preise inklusive MwSt. ist fertig und zusammen mit den Erweiterungen der Version 3.01 auslieferbar.

30.08.2006

"Wer bekommt diesen Artikel ?"

Wenn bei einer Lieferung ein Artikel einem Auftrag nicht zugeordnet werden kann oder wenn man schnell wissen möchte, wer bekommt denn diesen Artikel, dann kann man über die Rückstandsliste am Bildschirm sich gezielt die Information verschaffen, in welchen Aufträgen (bei welchen Kunden) noch Rückstände für diesen Artikel vorhanden sind.

29.08.2006

Zwei Finanzbuchhaltungen

Viele Anwender haben neben der DATEV-FIBU auch noch die COMMERZ-ACTUELL-FIBU im Einsatz, wobei letztere ausschließlich für die Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung, z.B. für ein aktuelles Mahnwesen verwendet wird. Das Problem bei dieser Lösung war bisher, dass die Ausgangsrechnungen sowohl in die COMMERZ-ACTUELL-FIBU als in die DATEV-FIBU zu übernehmen sind und es aber nur ein Kennzeichen gab, das verhindert, dass Rechnungen mehrfach übernommen werden. Um hier eine genaue Abwicklung durchzuführen, musste bisher bei der Übernahme etwas "getrickst" werden.

Dieses ist jetzt nicht mehr notwendig, weil ein zweites Kennzeichen eingeführt wurde, dass jeweils anzeigt , ob und in welche FIBU die Daten bereits übernommen sind.

28.08.2006

ERFA-Tagung Hannover

Die ERFA-Tagung findet am 5.9.2006 statt, nachdem sich nachträglich doch noch sehr viele angemeldet haben. Tagungsort ist - wie seit 15 Jahren - Mövenpick direkt im Flughafengebäude zwischen Terminal A und B in der 2 Etage (Aushang beachten).

25.08.2006

Gebrauchtgeräte

In COMMERZ-ACTUELL-MB gibt es eine gesonderte Auswertung für Gebrauchtgeräte. In dieser wird auch der neue EK-Preis addiert aus  der Inzahlungnahme-Preis und dem Wiederaufbereitungs-Preis (sofern eingetragen) ausgewiesen. Diese Auswertung  enthält neuerdings auch eine Summenzeile, so dass auch der gesamte EK-Wert aller Gebrauchtgeräte (fürs Finanzamt?) ausgewiesen wird.

24.08.2006

Externe Artikeldaten übernehmen

Im Programm-Baustein COMMERZ-ACTUELL-ZPF (Zentrale Artikelpflege) gibt es die Möglichkeit, über genormte Standard-Schnittstellen Artikeldaten ins COMMERZ-ACTUELL zu übernehmen. Die Daten können z.B. über PBSeasy bereitgestellt werden oder von gängigen Logistikzentren übermittelt worden sein.

Es gibt aber in ZPF auch die Möglichkeit, Artikel-Daten von anderen Lieferanten/Herstellern zu übernehmen. Dazu ist es (nur) erforderlich, die Artikeldaten von den verschiedensten Lieferanten (z.B. über EXCEL) in eine für ZPF geeignete Form zu bringen. Dabei können sie im Vorfeld (z.B. durch Kalkulation der VK-Preise) auch schon entsprechend überarbeitet werden Danach kann man dann die umfassenden Funktionen der Zentralen Artikelpflege voll nutzen. Einziger Nachteil: Diese Erweiterung ist lizenzpflichtig.  

23.08.2006

schon vergessen ?

Wenn man in der Auftrags-Erfassung bei der Artikelnummer F3 eingibt, werden alle Artikel angezeigt, die der Kunde schon einmal geordert hat. Aber:

1. Es wird ein Artikel auch bei mehreren Käufen nur einmal angezeigt (letzter Auftrag)

2. Basis der Auskunft ist die Auftragsdatei. Das bedeutet, dass nach dem Löschen von fertigen Aufträgen ggf. nicht  mehr alle Artikel angezeigt werden.

Trotzdem kann dies Auskunft - vor allem bei Kunden mit geringem Auftragsvolumen - ganz nützlich sein, wenn der Kunden "den gleichen Artikel wie damals"  haben möchte.

22.08.2006

ERFA-Tagungen

Trotz Urlaubszeit erreichten uns viele Zusagen zum Besuch der ERFA-Tagungen. Insbesondere in Düsseldorf und in Darmstadt ist mit einem "vollen Haus" zu rechnen. Das rege Interesse ist sicherlich vor allem auf die wichtigen Punkte in der Tagesordnung zurückzuführen, ist aber auch dadurch begründet, dass dabei vor allem die Möglichkeit besteht, sich über die zukünftigen Entwicklungen im Detail informieren zu lassen.

Allerdings hat die ERFA-Tagung in Hannover wenig Resonanz gefunden, so dass wir diese ggf. absagen werden (Entscheidung 28.8.2006).

21.08.2006

Liefereingang Geräte

Den Liefereingang von Geräten sollte man immer in COMMERZ-ACTUELL-WWS im Bestellwesen (wenn eine Bestellung zugrunde liegt) oder in COMMERZ-ACTUELL-MB mit dem Menüpunkt "LIEFEREINGANG" machen. Auf keinen Fall sollte man das über die Stammdatenverwaltung GERÄTE durchführen, weil dabei nicht die Lagermenge erhöht wird und auch die relevanten - ggf. für die Garantie notwendigen - Daten nicht versorgt werden.

18.08.2006

Löschen von Auftragspositionen

Auftragspositionen können sich in verschiedenen Zuständen befinden (nur Auftragsmenge erfasst, "zu liefern" eingetragen oder "zu fakturieren" versorgt). Dabei kann die Bearbeitung der Mengeneingaben beim Feld "zu fakturieren" eingeschränkt werden, wenn in der Zugriffsberechtigung der Untermenüpunkt 6. LÖSCHEN VON AUFTRÄGEN" auf "N" gesetzt wird. Mit dieser Sperre ist es dann nicht mehr möglich, eine bereits gelieferte Menge (die dann in "zu fakturieren" steht) rückgängig zu machen oder überhaupt zu verändern. Auch das Löschen einer solchen Position ist dann nicht erlaubt.

17.08.006

COMMERZ-ACTUELL-Abbrüche

Um versehentliche Abbrüche aus COMMERZ-ACTUELL zu verhindern, wurde in den neuen Windows-Versionen das Schließen des Programms mit dem Kreuz (rechts oben) gesperrt. Diese Sperren geht bei allen neueren Windows-Versionen. Damit kann man die COMMERZ-ACTUELL-Programme  nur noch auf dem vorgeschriebenen Weg (Datum löschen und ENTER) verlassen. 

16.08.2006

Nettopreiskontrolle

Es ist für die nächste Preisvereinbarung mit dem Kunden wissenswert, welche Artikel er in welcher Menge von den Artikeln mit ehemals vereinbarten Nettopreisen abgenommen hat. Aber auch zwischendurch ist es ganz nützlich, zu erfahren, wie die Umsatz- und Ertragszahlen bei den Nettopreisartikeln liegen. Diese Informationen bekommt man ganz einfach in der NETTOPREIS-AUSWERTUNG, die man innerhalb der ANGEBOTSÜBERWACHUNG aufrufen kann. Dabei kann man aber nicht nur die Nettopreis-Artikel eines einzelnen Kunden sondern auch die Aktions-Artikel im Nachhinein auswerten. Beides geht übrigens auch dann noch, wenn das Nettopreis-Angebot bereits gelöscht wurde (nur die Angebotsnummer muss man noch wissen).

Einfach einmal aufrufen: Sie werden (hoffentlich positiv) überrascht sein von den Ergebnissen. 

15.08.2006

Feiertag

Heute keine logics-news, weil Feiertag

14.08.2006

Artikeldatei

Die Hotline stellt immer wieder fest, da Die Hotline stellt immer wieder fest, dass die COMMERZ-ACTUELL-Artikeldatei häufig Artikel enthält, die "uralt" sind oder die doppelt - wenn nicht sogar mehrfach - unter verschiedenen Artikelnummern gespeichert sind. Oft entstehen diese Situationen durch inkonsequente Systematiken in den Artikelnummern (Artikel nicht gefunden, also (nochmalige) Aufnahme) oder durch Übernahme ganzer Sortimente eines Lieferanten über PBSeasy oder einer sonstigen Artikelpflege. Diese Artikel belasten zwar nicht die normalen Abläufe, aber sie erscheinen dann plötzlich zum Beispiel unvermittelt bei Match-Zugriffen, bei Artikelauswertungen oder in der Inventur-Zählliste.

n Artikel kein generelles Programm, weiLogics systems GmbH hat für eine generelle Löschung kein Standardprogramm, weil das immer sehr individuell betrachtet werden muss. Normalerweise werden für eine Bereinigung die Kriterien mit dem Anwender festgelegt, die zur generellen Löschung von Artikels führen sollen. Auf Wunsch kann man die Löschung auch in zwei Phasen durchführen: Vorbereitung und Prüfung mit der Möglichkeit der Änderung und dann erst die endgültige Löschung. 

11.08.2006

Auftragsbelege in TKD

Bei der Verwendung von WORD-Druckern können über dot-files für die Auftragsbelege im unteren Teil Vorgaben für die Techniker-Eintragungen ausgegeben werden. Vorteil ist, dass diese dot-files ebenfalls in WORD erstellt werden und somit ganz individuell in variabler Schriftgröße, mit Umrahmung oder Fettdruck erstellt werden können. Damit wird dann kein zweiter zusätzlicher Beleg benötigt, auf dem der Techniker die erbrachte Leistung aufschreiben müsste. Einige Anwender haben damit ganz spezielle Formulare entwickelt.

10.08.2006

Übernahme PBSeasy-Artikel

Wenn man einzelne Artikel aus der großen PBSeasy-Artikeldatei in die COMMERZ-ACTUELL-Artikeldatei übernehmen möchte, sollte das immer über die Stammdatenverwaltung ARTIKEL gemacht werden. Über die Funktion 1 (AUFNAHME) kann man bei Artikelnummer über den P-Zugriff den Artikel aufrufen. Dabei werden die dort vorhandenen Daten, wie z.B. Bezeichnung, EAN-Code, Lieferant oder EK-Preis, bereits eingetragen und müssen nur noch um die individuellen Daten, wie z.B. VK-Preis oder Lagerort ergänzt werden. Die aus der PBSeasy-Datei vorgegeben Artikelnummer kann gleich geändert und somit der eigenen Struktur angepasst werden.

9.08.2006

Ändern Nettopreise

Das Ändern von einzelnen Nettopreisen (sowohl kundenindividuell als auch kundengruppen-bezogen) macht man natürlich in der NETTOPREIS-SCHNELLBEARBEITUNG und nicht mehr über ÄNDERN VON ANGEBOTEN. Während man beim Ändern von Angebotspositionen die Positionsnummer des zu ändernden Artikels benötigt, kann man bei der Schnellbearbeitung direkt Kunde und Artikel eingeben.

8.08.2006

Druck Versandpapiere (Paketaufkleber)

Den Druck von (verschiedenen) Paketaufklebern kann man über spezielle Nummern bei den VERSANDHINWEISEN so steuern, dass diese direkt nach der Eingabe beim BELEGABRUF  ausgegeben werden. Diese automatische Steuerung ist aber mit der Hotline abzusprechen, weil zum einen weitere Eingaben  (z.B. Anzahl Pakete) erforderlich sein können und zum anderen eine zusätzliche Speicherung (z.B. für die Paketverfolgung) auch gleich genutzt werden könnten. Der Druck von Versandpapieren über den gesonderten Menüpunkt bleibt natürlich erhalten und dient dazu in Ausnahmesituationen zusätzliche Aufkleber zu erstellen. 

7.08.2006

Vertragsauskunft

Die Vertragauskunft (erstellte Miet-, Wartungs- und Zählerabrechnungen) kann nicht nur über die HISTORIE bei AUSWERTUNGEN UND AUSKÜNFTE sondern zusätzlich auch gleich in der VERTRAGSABRECHNUNG angesehen werden. Hier sogar in vereinfachter Form, weil man nicht mehr zusätzlich gefragt wird, ob man die Auftragsdaten oder die Vertragsdaten betrachten will; aber Info vom 24.7.2006 beachten.

4.08.2006

SONDERPREISE

In der Stammdatenverwaltung gibt es neben dem "normalen" VK-Preis noch 3 weitere VK-Preise, die (über das PREISKENNZEICHEN im Kundenstamm gesteuert) Verwendung finden können. Etliche Anwender nutzen diese Preise, um für spezielle Kunden (z.B. Ladenkunden) gezielt andere Preise zu verwenden. Dazu kann man die zusätzlichen Preise auch nur gezielt bei bestimmten Artikeln vorgeben, denn wenn ein solcher Preis Null ist, wird automatisch der "normale" VK-Preis herangezogen.

3.08.2006

Buchungen ansehen

In der FIBU gibt es zwei Möglichkeiten gerade erfasste Buchungen sich anzusehen. Die erste ist über die Eingabe von "L" (Letzte Buchungen) beim ABLAUFKENNZEICHEN, über die man sich die letzten 5 Buchungen auf dem Bildschirm ansehen kann. Die zweite ist durch Übergang in ein zweites FIBU-Fenster und den Aufruf der BUCHUNGS-AUSKUNFT. Dort erhält man dann auf dem Bildschirm die Buchungen eines Zeitintervalls (z.B. eines Tages) und durch entsprechende Nutzung und Eingabe des BENUTZER-KÜRZELS auch nur die "eigenen" Buchungen. 

2.08.2006

Änderung Stammdaten

Über den Menüpunkt GEÄNDERTE STAMMDATEN im Aufgabenkomplex DATEIPFLEGE kann man sich die Stammdaten drucken lassen oder auf den Bildschirm ansehen, die sich in einem vorgebbaren Zeitraum geändert haben. Dabei wird aber nur die Kunden-, Lieferanten- oder die Artikelnummer und das letzte Änderungsdatum ausgewiesen. Nicht erkennbar ist, was geändert worden ist. Aber auch ein Hinweis, dass an einem Stammsatz etwas verändert worden ist, kann schon wichtig sein. Preisänderungen im Artikelstammsätzen (EK oder VK) lassen sich aber im Detail in der PREISPFLEGE unter PREISÄNDERUNGSLISTE  nachvollziehen. Dieser Menüpunkt ist auch besonders wichtig, wenn die Preispflege automatisiert z.B. über PBSeasy oder über das Einlesen von Katalogen erfolgt, um genau zu wissen, welche Preise sich dabei verändert haben.

1.08.2006

Sonderartikel

Sowohl in WWS/OBJ als auch in TKD kann man in Aufträgen Artikel verwenden, die nicht in der Artikeldatei gespeichert sind. Wegen der unterschiedlichen Nutzung differieren auch die Eingaben. IN WWS/OBJ gibt man ganz einfach eine Artikelnummer ein, für die es keinen Stammsatz gibt. Wahlweise kann man dort auch gleich direkt in die Stammdatenverwaltung verzweigen, um en Artikel anzulegen. Im TKD gibt man keine Artikelnummer ein (gleich RETURN) und das Programm erwartet dann die Eingabe einer Verrechnungsart, die wichtig ist, um festzustellen, ob der Artikel kostenlos oder kostenpflichtig ist.

Sonderartikel werden nur für den Auftrag benötigt, ihre Umsätze und Nutzen werden auf interne Sammelartikel gebucht und gehen somit der Statistik auch nicht verloren. Sie werden aber auch bei den Kunden-Artikel-Auskünften einzeln ausgewiesen.

31.07.2006

ERFA-Tagungen

Die ERFA-Tagung in Darmstadt findet im Ramada-Hotel am 19.9.2006 statt.

Wir halten die Teilnahme an diesen Veranstaltungen für besonders wichtig, weil unsere Kunden damit zum einen Informationen über den Stand der Programme und (besonders wichtig) über die zukünftigen Entwicklungen erhalten und zum anderen durch regen Meinungsaustausch gegenseitig auch Erfahrungen austauschen können.

Die Logics systems GmbH hat auch diesmal die Koordination der Veranstaltungen übernommen, obwohl die ERFA-Tagungen eigentlich auf Initiative der Anwender stattfinden. Sie betrachtet sich somit nicht als Veranstalter sondern mehr als Gast.

28.07.2006

Geschäftsergebnisse

Bei den Geschäftsergebnissen gibt es insgesamt 5 Einstiegsmöglichkeiten, wobei die 3. über die Absatzbereiche (Geschäftsbereiche einschließlich TKD) wohl am meisten genutzt wird. Wichtig ist aber auch der Einstieg über die Auftragsarten, um zu erkennen, wie der Status z.B. bei den Gutschriften, den Direktlieferungen oder sonstigen Auftragsarten aussieht. Bei allen Einstiegsmöglichkeiten kann man auch warengruppenbezogen "in die Tiefe" gehen, so dass die zunächst dargestellten generellen Information noch weiter detailliert werden können.

Es gibt etliche Fachhändler, die gerade die Informationen auf Geschäftsführerebene täglich sich ansehen. Vor allem auch deshalb, weil auch Vergleiche zu variabel definierbaren Zeiträumen abgerufen werden können. Letzteres wird häufig genutzt, um den Stand der Vertreter/Verkäufer abzufragen.

27.07.2006

Import Bankdaten

Im Programm "Bankboy" werden die aus der FIBU übergebenen Offenen Posten und die von den Banken erhaltenen Auszugsdaten so verarbeitet, dass die Zahlungen den Personenkonten, aber auch den Sachkonten automatisch zugeordnet werden. Damit sind dann etwa 80% der Zahlungsbuchungen beim Rück-Import in die FIBU vollständig erledigt, ggf. auch noch mehr, wenn man die dann noch offenen Buchungen im Bankboy-Programm entsprechend nachbearbeitet.

Zusätzlich zum Bankboy-Programm können wir jetzt auch ein weiteres integriertes Programm "Automatisches Verbuchen" anbieten, dass die gleichen Funktionen beinhaltet.

Diese beiden Programme sind unserer Meinung nach unumgänglich, wenn man in diesem Bereich Kosten sparen möchte.

26.07.2006

Lieferanten-Reklamationen

Wir hatten am 12.5.2006 darauf hingewiesen, dass ein weiterer Zusatzbaustein entwickelt wird, der die Reklamationen gegenüber den Lieferanten verwaltet und überwacht. Leider haben wir bisher keine weitere Anforderung zu diesem Thema erhalten; offenbar, weil diese Verwaltung der Reklamationen mit ihren gesamten Nachfolgetätigkeiten (Gutschriften gegenüber Kunden und/oder Lieferanten, Ersatzlieferungen, Lagerbuchungen u.a.m.) bei unseren Anwendern keinen Aufwand bzw. Kosten verursacht.

Die Programme sind fertig gestellt und können bestellt werden (Lizenzkosten). Weitere Informationen durch unsere Hotline. 

25.07.2006

Lagerbuchungen

Im  Menüpunkt "LAGERBUCHUNGEN" sollte man immer den angeforderten Grund der Buchung exakt angeben. Dieses ist deshalb so wichtig, weil er im Lagerbewegungsprotokoll auch mit ausgegeben wird und somit eine Umbuchung deutlich mit Begründung dargestellt wird.

24.07.2006

Verständlich und doch wieder unverständlich

Wir verstehen ja (ein wenig), wenn jemand behauptet, dass spezielle Informationen nur schwerlich aus COMMERZ-ACTUELL abrufbar sind. Was wir aber nicht verstehen ist, wenn jemand solches behauptet und nicht einmal die einfachsten Steuerungen zum Erhalt von Informationen nutzt.

Konkretes Beispiel: Ein langjähriger COMMERZ-ACTUELL-Anwender benötigte Auskünfte über die für Geräte geschriebenen Vertrags-Rechnungen. Die Beschwerde kam dann prompt zur Hotline wegen mühsamen Recherchen in Rechnungsordnern oder im eingesetzten Archivierungssystem. Dabei hätte er alle Rechnungen auf dem Bildschirm direkt abrufen können, wenn er nur im Parametersatz das Feld "VERTRAGSDATEN IN HIST." auf "J" gesetzt hätte.

Leider gibt es solche Fälle immer wieder (bei Ihnen vielleicht auch?).

21.07.2006

BMEcat

Für Großkunden können wir aus den COMMERZ-ACTUELL-Daten nun auch Kataloge in BMEcat erzeugen. Dazu sind aber vom Fachhändler

noch weitere Zusatzdaten bereitzustellen (z.B. Bilddaten oder Produktgruppen).

20.07.2006

ERFA-Tagungen 2006

Folgende Termin liegen jetzt für die nächsten ERFA-Tagungen fest:

05.09.2006 in Hannover/Flughafen

21.09.2006 Baldham/Zorneding (Hotel Neuwirt)

28.09.2006 Düsseldorf/Sorat-Hotel

Details und Einladungen werden wir in nächster Zeit versenden.

19.07.2006

Bücher-Verkauf und Erweiterungen an der Kasse

Die Integration von KNV-Daten (auch andere Bücher-Daten sind möglich) in die Abläufe des Ladengeschäftes ist nun voll einsatzbereit. Damit können an der Kasse auch "gemischte" Aufträge (PBS-Artikel und Bücher) abgewickelt werden. Weitere zusätzliche Erweiterungen sind  bereits im Einsatz:

o Gutscheinverwaltung (Verkauf und Einsatz)

o Bestellungen direkt aus dem Kassenauftrag mit Anzahlung und Abholschein (Abholinformationen)

o ABO-Verwaltung (auch für Zeitschriften)

Damit wurde auch der Funktionsumfang im Ladengeschäft ganz erheblich erweitert.

18.07.2006

Stromausfall

Bei einer abrupten Unterbrechung ist nicht sichergestellt, dass System und Daten einen in sich konsistenten Stand aufweisen. Dieses ist auch schwer festzustellen und kann sich auch erst nach Tagen bemerkbar machen. Die Logics systems GmbH empfiehlt in solchen Fällen, dass sie unbedingt angerufen wird und dass dann gemeinsam entschieden wird, wie fortzufahren ist. Schlimmstenfalls ist auf Basis der letzten Sicherung wieder aufzusetzen (ein ganz wesentlicher Grund auch dafür, stets aktuelle Sicherungen zu erstellen). Aber das ist oft besser, als nach Tagen festzustellen, dass die Daten ernsthaft beschädigt sind und eine manuelle Rekonstruktion mit noch viel mehr Aufwand nun erforderlich wird.

17.07.2006

spezielle Preise in TKD

Wenn gerätebezogene Leistungen (Stundensätze, Verbrauchsmaterial u.a.) zu individuell mit dem Kunden vereinbarten Preisen zu berechnen sind, dann müssen diese Preise in Form von Nettopreisen in COMMERZ-ACTUELL-WWS angelegt werden. Damit sie in TKD auch wirken, muss zum einen das Feld BB-PREISFINDUNG im Parametersatz auf "J" gesetzt werden (Vorsicht, denn jetzt können auch andere in WWS vereinbarte Konditionen "durchschlagen") und zum anderen in dem betreffenden WARTUNGSVERTRAGSTYP im Feld BB ebenfalls ein  "J" eingetragen werden.

Diese Lösung ist wesentlich besser als für solche Konstellationen individuelle Artikel anzulegen, die dann oft nicht verwendet werden und die Probleme mit der Lagerbestandsführung mit sich bringen.  

14.07.2006

19% MWST

Wir hatten am 4.7.2006 darum gebeten, Wünsche bezüglich der Mehrwertsteuer-Erhöhung zum 1.1.2007 in Zusammenhang mit den Ladenpreisen an uns zu melden. Offenbar gibt es keine, da bisher nichts hier eingegangen ist. Das bedeutet, dass wir zum 1.1.2007 lediglich ein Programm bereitstellen, dass alle VK-Preise inkl. Mwst auf Basis 19% umrechnet, und dass wir später eingehende Zusatzwünsche als individuelle Software-Entwicklung betrachten müssen.

Bitte schnellstens Gedanken machen, wie Sie mit Ihren Ladenpreisen in 2006 umgehen wollen.

13.07.2006

Referenzkunden / Kostenstellenkunden

Alle Kunden, die einen Verweis auf die Nettopreise eines Kunden haben, können über die Stammdatenverwaltung KUNDEN mit der Funktion 5 (Druckausgabe) gelistet werden. Gleiches gilt auch für alle Kostenstellen-Kunden, die zu einem Hauptkunden gehören. 

12.07.2006

Bestpreisfindung

Vorsicht bei Bestpreisfindung. Nicht nur wegen des schlechteren Bruttonutzens, sondern weil wirklich der beste Preis dem Artikel zugeordnet wird, was manchmal für etwas Verwirrung sorgt. COMMERZ-ACTUELL prüft auf Basis der Konstellation Kunde - Artikel - Menge alle Preise und nimmt letztlich den für den Kunden besten Preis. So kann z.B. ein kundenindividueller Nettopreis nicht genommen werden, weil der normale VK abzüglich Rabatt besser ist oder weil ein aktueller Aktionspreis billiger ist.

Bestpreisfindung kann individuell ein- oder ausgeschaltet werden, so dass man sie auch nur bei Kunden einschalten muss, die alle Preise kritisch prüfen.

11.07.2006

Kopienpreis gestaffelt

Wenn man die Funktion gestaffelte Kopienpreise in TKD nutzt, muss man darauf achten, dass sich die Staffelmengen (ab Kopie) auf das Intervall der Zählerabrechnung bezieht. Wenn z.B. monatlich ab der 2001. Kopie ein anderer Kopienpreis gelten soll und das Intervall für die  Zählerabrechnung 3 Monate beträgt, dann ist als Staffelmenge eben 6001 einzutragen. Dabei muss darauf geachtet werden, dass diese Mengen auch angepasst werden, wenn das 1. Intervall von den weiteren Intervallen abweicht.

10.07.2006

Kunde wird Kostenstelle

Wenn ein bestehender Kunde  Kostenstellen-Kunde werden soll, dann gibt es dann ein Problem, wenn dieser Kunde bereits Umsätze hat. Da die Umsatzdaten sowohl beim Kostenstellen-Kunden als auch beim Hauptkunden hinterlegt werden, fehlen diese dann beim Hauptkunden. Es wird eine Warnung ausgegeben, dass ein spezielles Programm erforderlich ist, das auf Anleitung der Hotline aufzurufen ist. Erfolgt dieses nicht, entstehen Differenzen zwischen der Summe aller Kostenstellen und den Ergebnissen beim Hauptkunden.

07.07.06

Was kauft ein Kunde nicht

Diese Auskunft kann sich natürlich nur auf Warengruppen und nicht auf individuelle Artikel beziehen. In COMMERZ-ACTUELL-WWS ist solche Auswertung (derzeit noch) nicht vorhanden. Man kann aber über den Export der Verkaufdaten sich auf einfache Weise diese Auskünfte beschaffen, wenn man diese Daten entsprechend aufbereitet und mit verschiedenen Abfragen versieht.

Damit lassen sich dann z.B. beantworten:

Alle Kunden die in einem vorgebbaren Zeitraum nichts in den Warengruppe von 800 bis 899  (z.B. Einrichtungen)  gekauft haben.

Mit dem Export der Verkaufsdaten lassen sich aber auch diverse andere statistische Auswertungen erstellen (Lizenzkosten EURO 650,-- zzgl. mtl. Wartung)  

06.07.06

MODELLE

In COMMERZ-ACTUELL-TKD gibt es die Stammdatenverwaltung "MODELLE", die als Ergänzung zum Artikelstamm zu betrachten ist, wenn der Artikel ein Gerät darstellt. In dieser Stammdatenverwaltung gibt es eine Fülle von wichtigen Steuerungsdaten, die für Vorgaben und statistische Auswertungen erforderlich sind. Daher sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass über diese Stammdatenverwaltung die gerätespezifischen Zusatz-Daten auch immer angelegt sind. 

05.06.2006

Nettopreise

Über die Funktion "ERSTELLEN VON ANGEBOTEN" kann man aus bestehenden Nettopreisen ein neues Angebot mit z.B. um x% erhöhten Preisen für den Kunden generieren. Wenn man dann noch die Funktion "Export und Re-Import von Angeboten" zur Verfügung hat, kann man ganz schnell diese Preise überarbeiten und daraus letztlich neue Nettopreise für den Kunden festlegen. Die Auswahl der Artikel muss aber nicht über die Angebotsnummer (Nettopreise) erfolgen, sondern kann auch über alle vom Kunden in einem vorgebbaren Zeitpunkt gekauften Artikel durchgeführt werden.

04.07.2006

Mehrwertsteuer 19%

Wir hatten uns die Mehrwertsteuererhöhung zum 1.1.2007 in COMMERZ-ACTUELL-WWS offensichtlich zu einfach vorgestellt. In Zusammenhang mit den Laden-VK-Preisen bekommen wir derzeit etliche Anregungen, die darauf abzielen, diese Preise nicht zum 1.1.2007 entsprechend der Mehrwertsteuer-Erhöhung einfach zu erhöhen, sondern bei einer vorzeitigen Preisanpassung, den Preis auch bestehen zu lassen.

Wir werden in Kürze ein Konzept hierfür liefern können, möchten aber darum bitten, Wünsche in schriftlicher Form schnellstens an uns zu übermitteln.

03.07.2006

Bürobest

Wir sind in der Lage, Ihnen die Daten des neue Kataloges Bürobest in Ihre COMMERZ-ACTUELL-Artikeldatei zu überspielen. Falls Sie kein Fax von uns erhalten haben und Interesse an diesem Service (EUR 55,--) haben, melden Sie sich bitte gleich bei der Hotline. Sie ersparen sich eine Menge Arbeit und Fehler bei der manuellen Eingabe.

30.6.2006

0% MWST

Wenn man Artikel anlegen möchte, für die keine  Mehrwertsteuer auszuweisen ist (Briefmarken oder Gutscheine), ist das Mehrwertsteuer-kennzeichen "4" zu verwenden, z.B. im Artikel einzutragen. Bei einem Kassenauftrag werden die Beträge korrekt ausgewiesen, auch wenn 3 verschiedene Mehrwertsteuersätze (16, 7, 0%) auftreten. Auf einem Rechnungsformular aber können nur zwei verschiedene Mehrwertsteuer-Sätze ausgewiesen werden.  

29.6.2006

Geänderte Vertragsdaten

Innerhalb der INSTALLATIONSVERWALTUNG gibt es einen Menüpunkt "5. GEÄNDERTE VERTRAGSDATEN". Damit können alle Geräte ausgewiesen werden, bei denen sich die Vertragsdaten ab einem vorgebbaren Zeitpunkt geändert haben oder neu hinzugekommen sind. Diese Funktion ist wichtig, um nochmals zu kontrollieren, welche Änderungen z.B. nach der letzten Vertragsabrechnungen durchgeführt worden sind. Die kompakte Auswertung zeigt zwar nicht an, welche Daten im Detail geändert worden sind, aber sie gibt zumindest einen Hinweis, welche Geräte betroffen sind. 

28.6.2006

BWA, Bilanz und G+V

Die Struktur der BWA und der Bilanz bzw. der G+V wird in der Stammdatenverwaltung bei den Sachkonten hinterlegt. Dabei ist wichtig, dass die Werte der einzelnen Positionen nicht bereits beim Buchen zugeordnet werden, sondern dass sich die Werte auf Basis der aktuellen in den Sachkonten definierten Struktur immer neu bilden. Wenn man also die Strukturen verändern möchte, dann kann man dieses in den Stammdaten tun und dann auch noch Auswertungen für frühere Zeiträume (Buchungsperioden) abrufen, die dann in Form der neuen Struktur aufgebaut sind. Auch etwaige Fehler kann man so mühelos korrigieren.

27.6.2006

Benutzerkennungen

Wenn noch so geheim gehaltene Benutzer-Kennungen bekannt geworden sind, dann muss man nicht in der Zugriffsberechtigung die Daten neu eingeben, sondern man kann über die Kopierfunktion einer bestehenden Konstellation ganz einfach einen neuen Namen (Benutzerkennung) geben, der dann statt dem alten Namen gilt.

26.6.2006

Nutzungsgrad von COMMERZ-ACTUELL

Leider müssen wir immer wieder feststellen, dass der Nutzungsgrad beim Einsatz von COMMERZ-ACTUELL erschreckend gering ist. Dieses kommt zum großen Teil daher, dass Funktionen, die erhebliche Vorteile und Kostenersparnisse bringen, überhaupt nicht bekannt sind oder nicht in erforderlichem Maß genutzt werden.

Das hat dann auch zur Folge, dass die für die Geschäftsführung benötigten Daten nicht oder nur unvollständig zur Verfügung stehen.

Durch eine individuelle intensive Analyse vor Ort können diese Schwachstellen schnell beseitigt werden. Dieses ist erheblich kostengünstiger und effizienter als ein gänzlich unbekanntes neues Software-Produkt einzusetzen. Funktionell ist COMMERZ-ACTUELL ein Spitzenprodukt, man muss es nur richtig einsetzen.

23.6.2006

Schon einmal nach Status gesucht ?

Wir gehen davon aus, dass die Anwender die Status-Definitionen individuell genutzt haben und damit Geräte in speziellen, beliebig vorgebbaren "Zuständen" eingruppieren. In COMMERZ-ACTUELL-MB kann man sich alle Geräte mit einem bestimmten Status auf den Bildschirm anzeigen lassen (s..) und dann die Details des Gerätes auf den Bildschirm darstellen. Insbesondere für Stati, die wenige Geräte beinhalten (z.B. Probestellungen), ist diese Art der Beauskunftung unerlässlich.

22.6.2006

Kopien bei Formulardruck

Über die in COMMERZ-ACTUELL integrierte Druckersteuerung kann die Anzahl der Kopien für die Formulare, sowie auch der Ort der Ausgabe (Schacht) vorgegeben werden. Damit ist der Anwender extrem flexibel, wenn es um die Ausgabe von Formularen geht.

21.6.2006

Kosten sparen

Die Datenverarbeitung ist ein ganz außerordentliches Werkzeug, um Kosten zu sparen. Man hält es nicht für möglich, welche aufwändigen Aufgaben überhaupt nicht mehr notwendig sind, wenn man nur seine Datenverarbeitung geschickt einsetzt oder diese durch Zusatzbausteine ergänzt. COMMERZ-ACTUELL liefert dazu die gesamte (!) Basis, wenn man den Funktionsumfang nur entsprechend nutzt. Dazu gehört natürlich das betreffende detaillierte (!) Wissen über die Funktionalität, die speziellen Anforderungen an Daten, die die Geschäftsführung stellt, und  der Wille und die Zeit dieses auch gezielt umzusetzen.

Den gesamten "Zirkus" mit zusätzlichen Erfassungen in EXCEL oder Datenbanken kann man getrost vergessen !!!

Bei einer optimalen Integration und Abbildung der organisatorischen Abläufe des Unternehmens in die Funktionen von COMMERZ-ACTUELL lassen sich alle, aber auch alle Informationen, die für den Betrieb wichtig sind, ableiten.

Die Logics systems GmbH führt gerne auch Unternehmensberatungen durch, um einen effizienten Einsatz von COMMERZ-ACTUELL zu gewährleisten.

20.6.2006

Gutschein-Verkauf

An der Kasse wurde der Verkauf und die Einlösung von Gutscheinen integriert. Streit gibt es derzeit, ob diese Gutscheine die Steuer enthalten (dürfen). die dann auch gesondert auszuweisen ist. Wir haben ein wenig recherchiert und sind der Meinung, dass die Gutscheine lediglich als ein anderes  Zahlungsmittel zu betrachten sind. Rechnungen mit Mehrwertsteuer-Ausweis dürfen nur gestellt werden, wenn diese mit einer "Leistung" des Unternehmers verbunden sind. Diese liegen aber hier nicht vor, sondern kommen erst bei Einlösen der Gutscheine, d.h. beim normalen Verkauf zum tragen.

Ihre Meinung zu diesem Thema würde uns sehr interessieren. Melden Sie sich doch einmal.

19.6.2006

Betriebsprüfungen

Nochmals ein wichtiger Hinweis: Betriebprüfer verlangen bei Betriebsprüfungen ab 2002 (ggf. auch schon früher), dass ihnen die Daten "normiert", d.h. IDEA-kompatibel und unmittelbar zur Verfügung gestellt werden. Wer dieses in Zukunft nicht kann, läuft Gefahr, dass die gesamte Buchhaltung verworfen wird oder dass mit immensen Kosten eine elektronische Bereitstellung nachvollzogen werden muss.

Sichern Sie rechtzeitig die FIBU-Daten aller Geschäftsjahre in einem IDEA-kompatiblen Format, wie es logics systems gmbh über Zusatzprogramme bereitstellen kann. 

16.6.2006

Vorgabe Gerätenummer

Es gibt eine individuelle Programmerweiterung, über die beim Liefereingang die Gerätenummer automatisch generiert wird. Das macht z.B. dann Sinn, wenn man Teile nicht unbedingt mit Ihren "echten" Seriennummern erfassen möchte, diese aber als Gerät wegen der Garantie als solche doch verwalten möchte. Die automatisch zugeordnete Gerätenummer besteht normalerweise aus einem Kürzel und dem aktuellen Tagesdatum. Damit ist bereits aus der Gerätenummer erkenntlich, wann dieses Teil eingekauft wurde , und da auch der Lieferant hinterlegt wird, ist auch die Rückverfolgung auf diesen gewährleistet.

15.6.2006

COMMERZ-ACTUELL-OBJ

Ein ganz besonderes Highlight der neuen Version von COMMERZ-ACTUELL-OBJ ist die Kopierfunktion, mit der man sich aus dem aktuellen Angebot/Auftrag oder aus einem beliebigen sonstigen Angebot/Auftrag eine beliebige Anzahl von Positionen in das aktuelle Angebot oder in den aktuellen Auftrag kopieren kann. Diese kopierten Positionen kann man dann entsprechend den individuellen Konditionen zum Kunden und zu den Lieferanten entsprechend noch anpassen.

Dadurch erspart man sich eine Menge von Zusatzaufwand, die für das permanente Neuschreiben von Langtexten erforderlich ist. 

14.6.2006

Werkstatt-Leistungen zu Sonderpreisen

Wenn ein Kunden Werkstattleistungen (wie z.B. Toner) zu speziellen Sonderpreisen erhält, ist es nicht erforderlich, hierfür in TKD spezielle Artikel anzulegen, was ja die gesamte Lagerbestandsführung durcheinander bringen würde, oder über BS-INFOs den Erfasser darauf hinzuweisen. Vielmehr legt man die speziellen Preise in WWS als Nettopreise für den Kunden an. Dieses ist das aber allein noch nicht ausreichend, weil es in TKD "Bremsen" gibt, die verhindern, dass nicht alle Preiskonditionen, wie z.B. Rabatte ins TKD "durchschlagen". Zum einen gibt es im Parametersatz eine generelle Sperre "BB-PREISFINDUNG", die auf "J" gesetzt sein muss, und dann noch bei den WARTUNGSVERTRAGSTYPEN  das Feld "BB", das die Sperre wieder wirken lässt oder die BB-Preisfindung zulässt. Damit kann individuell eingestellt werden, ob und für welche Geräte (individuelle Wartungsvertragstypen), spezielle Preise wirken sollen.

13.6.2006

Kommunikation mit Hotline

Der Austausch von Programmen und Daten wurde für die WINDOWS-Anwender erheblich verbessert: In den SERVICE-PROGRAMMEN kann man jetzt unter 6. DIENSTPROGRAMME und dann 3. COMMERZ-UPDATE die von der Hotline benannten Programme direkt übernehmen ohne den Umweg über die zusätzlichen Systemprogramme machen zu müssen. Auch hier gilt beim Übernehmen neuer Programme: Stets nur das abholen, was von der Hotline benannt worden ist. 

12.6.2006

was ist eigentlich "TYP"

Beim Druck des Rechnungsausgangsbuches wird eine Eingabe im Feld "TYP" erwartet. Dieses Feld steuert, ob das Rechnungsausgangsbuch für alle "normalen" Ausgangsrechnungen erstellt werden soll oder ob man die Ergebnisse an der Kasse gesondert ausgewertet haben möchte (Eingabe "k"). Die Eingabe von "k" bewirkt, dass lediglich ein kurzes Protokoll gedruckt wird, das die Aufteilung der Kassenvorgänge nach verschiedenen Erlöskonten ausweist, um diese dann in die FIBU eingeben zu können. Diese Verteilung kann man auch monatlich einmal am Monatsende vornehmen.  

9.6.2006

Lastschriften, Gutschriften und Löschen Rechnungsausgangsbuch

Die Übernahme und die Verbuchungen von Ausgangsrechnungen in COMMERZ-ACTUELL-FIBU, für die Lastschriften erzeugt worden sind, verlangt eigentlich keinen Aufwand mehr in der FIBU, da die Rechnungen - auch bei nachträglicher Lastschrift-Erstellung - automatisch als bezahlt gebucht werden. Bei der Erstellung von Lastschriften wird geprüft, ob nicht noch Gutschriften für den Kunden vorliegen und diese werden entsprechend berücksichtigt. Lastschriften werden dabei erst erzeugt, wenn die Rechnungen wieder überwiegen. Wenn nun aus Fehl-Gutschriften größere Beträge entstanden sind, kann es passieren, dass längere Zeit keine Lastschriften erzeugt werden und die betreffenden Rechnungen im Rechnungsausgangsbuch auch stehen bleiben. Gutschriften mit Lastschriftkennzeichen werden im Protokoll des Rechnungsausgangsbuches in der Spalte "L" mit einem "*" gekennzeichnet, sind also auch dort sofort erkennbar.

8.6.2006

Perfekte Kooperation

Die Kooperation mit SO! Business GmbH hat sich bisher hervorragend bewährt. Vor allem  Fachhändler mit einem konkreten Geschäftsbereich Büromöbel und Einrichtungen profitieren von der integrierten fachlichen Kompetenz beider Kooperationspartner.

7.6.2006

Trennung von Kostenstellen-rechnungen

In der Stammdatenverwaltung KUNDEN kann man bei einem Kostenstellen-Kunden eine

Kostenstellen-Gruppe hinterlegen. Diese dient dazu, die Aufträge eines Hauptkunden danach zu trennen. Damit kann man für einen Hauptkunden mehrere Sammelrechnungen erzeugen, die dann genau nur die Kostenstellen mit der gleichen Kostenstellengruppe enthalten. Nutzen kann man das z.B., wenn eine Firma mehrere Filialen hat, die wiederum mehrere Kostenstellen enthalten, und die Sammelrechnungen nach Filialen getrennt erstellt werden sollen.

6.6.2006

Auswertungen in TKD

In COMMERZ-ACTUELL-TKD und -MB gibt es eine Fülle von - oft nicht bekannten und deshalb auch nicht genutzten - Auskünften und Auswertungen. Dabei spielt es natürlich eine Rolle, ob man geeignete Ausgangsdaten dem Programm auch zur Verfügung stellt, wenn man bestimmte Auswertungen erhalten möchte. Die Hotline erhält in dieser Richtung häufig Anfragen, die aber meist mit einem Hinweis auf eine vorhandene Bildschirm-Auskunft oder eine verfügbare Druckausgabe beantwortet werden können.

Wenn man nun ganz spezielle statistische Informationen haben möchte, bleibt immer noch die Möglichkeit des Exports von Geräte-Daten. Diese Daten, die eigentlich alle aktuellen Geräte-Informationen enthalten und die auch für den Export in die integrierten Vertriebssteuerungs-Programme genutzt werden, kann man dann beliebig zu weiteren Auskunftsauskünften verwenden. Dazu ist es aber erforderlich, sich in der Anwendung von Datenbanken und ihren Abfragesprachen auszukennen.

2.6.2006

Suchen von speziellen Aufträgen

Bei der Auftragsänderung kann man sich über die Funktionstaste F5 statt der Eingabe einer Auftragsnummer anzeigen lassen, nach welchen Suchbegriffen Aufträge gefunden und angezeigt werden sollen. Diese Funktion ist ganz nützlich, wenn man einen Auftrag mit bestimmter Bestellnummern in IHR ZCH oder solchen, der eine feste Gerätenummern enthält, finden möchte. Teilweise werden dort aber nur die noch änderbaren Aufträge angezeigt (z.B. beim Suchen über die Kundenkurzbezeichnung), teilweise aber auch zusätzlich die bereits abgeschlossenen.

1.6.2006

Mehrwertsteuer-Erhöhung zum 1.1.2007

Nachdem die Erhöhung der Mehrwertsteuer nun offenbar beschlossen ist, sind jetzt auch schon Vorkehrungen für die Verarbeitung in den COMMERZ-ACTUELL-Programmen zu treffen. Geringe Änderungen wird es in den Programmen WWS, TKD und OBJ geben, weil dort lediglich der entsprechend neue Steuersatz  einzutragen ist. "Rückdatierte" Rechnungen (wer macht denn so etwas ?) müssen dann gesondert behandelt werden. Gegebenenfalls müssen aber die Schnittstellen zu Fremd-FIBUs angepasst werden.

Aufwendiger sind allerdings die Auswirkung auf COMMERZ-ACTUELL-FIBU, wobei die bereits integrierten Funktionen für die letzte Mehrwertsteuer-Erhöhung genutzt und lediglich nochmals geprüft werden müssen.

Auf jeden Fall wird Logics systems GmbH die erforderlichen Änderungen und die dazu gehörenden Beschreibungen rechtzeitig zur Verfügung stellen.

31.5.2006

Laden-VK-Preis

Im Artikelstammsatz gibt es eine gesondertes Feld für den VK-Preis inklusive Mehrwertsteuer. Dieser Preis wird automatisch immer im Ladengeschäft vorgegeben. Er errechnet sich normalerweise aus dem Nettopreis  und der dazu gehörenden Mehrwertsteuer, er kann aber auch - um spezielle Preise zu erhalten, die sich auf diese Weise nicht errechnen lassen - eingegeben werden. Für COMMERZ-ACTUELL war es immer schwierig zu erkennen, ob der Preis bei einer Änderung des Netto-VK-Preises  neu errechnen soll oder nicht. Um hier eine Eindeutigkeit zu erreichen, wurde ein neues Feld "KALK. VK+MWST (J/N)" eingefügt, über das der Anwender jetzt selbst bestimmen kann, ob der Laden-VK sich automatisch ändern soll oder nicht.

30.5.2006

Geräte suchen

Wenn man in COMMERZ-ACTUELL-WWS oder in COMMERZ-ACTUELL-OBJ ein Gerät in einen Auftrag einbringen möchte, kann man sich mit "v" (steht für "verfügbar") alle Geräte anzeigen lassen, über die man derzeit verfügen kann. Dabei werden auch die den Geräten zugeordnete Statusangaben und bei Installationen mit Filialen auch Lager/Filiale angezeigt. Da auch das Lieferdatum ausgegeben  wird, kann auch auf dieser Basis ein geeignetes Gerät ausgewählt werden.

29.5.2006

Wohin mit der Ware ?

Wir gehen davon aus, dass alle COMMERZ-ACTUELL-Anwender mit dem WWS-Bestellwesen arbeiten (oder ??). Das bedeutet, dass man auch einen Liefereingang verbuchen muss, damit die Bestellung irgendwie abgearbeitet wird. Damit man aber weiß, welche Mengen man welchen Aufträgen zuordnen kann und welche Mengen aufs Lager gehen, sollte man zumindest die Rückstandsverweisliste ausgeben. Aus der ist ganz einfach zu entnehmen, welche Mengen den offenen Aufträgen zugeordnet werden sollten. Eine Steigerung des Verfahrens ist dann der sofortige Druck von Lieferscheinen, möglichst nicht nur mit dem Liefereingang von einem Lieferanten, sondern gleich mit Informationen aus Lieferung von weiteren Lieferanten.

26.5.2006

Preisauskunft

Die Preisauskunft lässt sich mit F8 auch direkt aus der Kassenerfassung aufrufen. Demnächst steht diese Funktion auch in der Auftragsbearbeitung zur Verfügung.

24.5.2006

Gerätenummern

In COMMERZ-ACTUELL können für jedes Gerät 2 Gerätenummern vergeben werden, wobei die Gerätenummer, die unter GERÄT eingegeben wird, eindeutig sein muss und zudem mit einem Großbuchstaben beginnen muss. Die  Herstellergerätenummer, die beliebig sein kann, ist unbedingt erforderlich, weil sie auf den Kundenbelegen ausgegeben wird. Wenn man auf eigene Nummern bei GERÄT verzichtet und stattdessen die (ggf. auf 9 Stellen reduzierte) Seriennummer verwendet möchte, ist wichtig zu wissen, dass beim Liefereingang oder bei der Installationsverwaltung mit der "Wundertaste"  F3 die einmal eingegebene Nummer kopiert werden kann. Man muss also für diesen Fall die Nummer nicht zweimal eingeben.

23.5.2006

BESTPREIS

Das Feld BESTPREIS im Kundenstammsatz steuert - wenn auf "J" gesetzt - nicht nur die Ermittlung des für den Kunden besten Preises, sondern führt auch dazu, dass in der Preisauskunft dieser beste Preis angezeigt wird. Das bedeutet, dass dann z.B. ein für den Kunden definierter Nettopreis, der schlechter ist als ein anderer Preis, nicht einmal mehr angezeigt wird. Die Preise unter "FÜR DIESEN KUNDEN" entsprechen genau den Preisen, die für den Kunden bei der Auftragsbearbeitung vorgeschlagen werden.   

22.5.2006

ON-TOP-Daten

Die Übernahme der ONTOP-Katalog-Daten wurde neu konzipiert. Wer hat Interesse an einer neuen automatisierten Einspielung der neuen Katalog-Daten ?

19.5.2006

DIENSTPROGRAMME

In COMMERZ-ACTUELL-WWS wurde unter 12. SERVICEPROGRAMME in der ein neuer Menüpunkt 6. DIENSTPROGRAMME eingefügt, über den u.a. auch die Übernahme neuer Programme aus der logics-Mailbox erheblich erleichtert wurde. Unter 3. COMMERZ-UPDATE können dabei Programme oder Daten wechselseitig ausgetauscht werden.

18.5.2006

Alle Geräte einfach weg

Nachdem COMMERZ-ACTUELL im Normalfall keine Daten eigenmächtig löscht, muss es Menüpunkte geben, über die der Anwender seinen Datenbestand individuell "bereinigen" kann. Solche Menüpunkt müssen aber immer über die Zugriffsberechtigungen gesondert gesperrt werden. Dabei hat ein Fachhändler nicht bedacht, dass es in COMMERZ-ACTUELL-MB den Menüpunkt LÖSCHEN DER MASCHINENDATEN" gibt und ruck zuck waren seine Gerätedaten fort. Das war nicht ganz so schlimm, weil mit diesem Datenbestand nicht unbedingt viel gearbeitet wurde und über eine Rücksicherung ein einigermaßen aktueller Datenbestand wieder hergestellt werden konnte. Aber es gibt auch Datenbestände, die sich permanent verändern ........

17.5.2006

Bestellung für Auftrag

Innerhalb des Menüpunktes AUTOMATISCHER VORSCHLAG kann man auch für Aufträge Bestellvorschläge erzeugen. Das macht z.B. Sinn, wenn man ganz gezielt für einen bestimmten Auftrag (möglichst mit Artikel für nur einen Lieferanten) schnell eine Bestellung benötigt. Es wird dann ein Bestellvorschlag mit der Zuordnung 92 erzeugt, der entsprechend weiterverarbeitet werden kann.

16.5.2006

Wer erstellt Gutschriften ?

Um herauszufinden, welche Gutschriften in einem vorgebbaren Zeitraum erstellt worden sind, kann man die Auftragswertliste nutzen, indem man dort nur Auftragsarten von 10 bis 19 ausweisen lässt. Die weiteren Informationen kann man dann über die Auftragsbearbeitung herausfinden.

15.5.2006

Nochmals IDEA

Nur noch einmal zur Information, damit wir das auch ganz deutlich gesagt haben: Ab 2002 (wenn der Beginn des Prüfungszeitraums früher liegt und auch 2002 beinhaltet, dann auch bereits für die früheren Jahre) müssen den Betriebsprüfern die FIBU-Daten in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden können. Dabei reicht es keinesfalls aus, die Daten mit den Programmen von COMMERZ-ACTUELL-FIBU bereitzustellen, sondern die Betriebsprüfer übernehmen die FIBU-Daten zur weiteren Bearbeitung und Prüfung in ihr eigenes Programm.

Und genau dazu ist der von uns angebotene Export so wichtig, weil nur damit die Übernahme möglich ist.

12.5.2006

Lieferanten-Reklamationen

Wir sind dabei, die Rücklieferungen an Lieferanten so zu erweitern, dass diese zusätzliche Informationen enthalten, gespeichert bleiben, beauskunftbar sind und auch Hinweise auf etwaige Verfahren mit Kunden beinhalten. Auch eine Terminüberwachung ist vorgesehen. Wenn jemand hierzu Anregungen haben sollte, her damit.

11.5.2006

BBW-Arbeitstagung

Gestern fand in Würzburg die 33. Arbeitstagung forum bürowirtschaft unter dem Thema "Wachsen in schrumpfenden Märkten, es geht" mit einigen hochinteressanten Vorträgen statt. Auch wenn die Logics systems GmbH da nicht direkt betroffen ist, so konnte man auch für unsere Geschäftspolitik etliche Anregungen mitnehmen. Für die Fachhändler dürfte sich die Veranstaltung wieder einmal ganz besonders gelohnt haben.

10.5.2006

COMMERZ-ACTUELL-TK

Das Terminal-Kassen-Programm wurde in letzter Zeit wieder erheblich erweitert. Unter anderem können jetzt Gutschein-Verkauf und Gutschein-Einlösung durchgeführt werden, Ergebnisse nach Warengruppen separiert abgerufen werden, Bestellungen erstellt und hierfür Abholscheine mit Ausweis von Vorauszahlungen generiert sowie Bücher durch Scanner des ISBN-Codes direkt verarbeitet werden.

9.5.2006

IDEA

Die Export-Programme für IDEA wurde bisher schon mehrfach bei Betriebsprüfungen genutzt. Wichtig für alle Anwender, die die integrierte COMMERZ-ACTUELL-FIBU einsetzten, ist, dass nach Abschluss aller Buchungen eines Wirtschaftsjahres diese in die IDEA-verwertbare Struktur gesichert werden müssen. Nur so können den Betriebsprüfern die FIBU-Daten auf elektronischem Weg zur Verfügung gestellt werden. Die Lizenzkosten für diesen Export betragen EUR 495,-- zzgl. mtl. Wartung.

Hinweis: Die Betriebsprüfer bestehen vermehrt auf die elektronische Bereitstellung der FIBU-Daten auch aus früheren Jahren. Auch wenn eine aktuelle Prüfung nicht ansteht, sollte man jetzt schon Vorsorge treffen, um die Daten auch bereitstellen zu können.

8.5.2006

Drucker

COMMERZ-ACTUELL ist in bezug auf die Druckausgaben äußerst flexibel. Insbesondere können für Formularausgaben eine variable Anzahl von Kopien oder Vorgaben für Schächte oder Kopie auf andere Drucker vorgegeben werden. Dieses wird alles in der Druckersteuerung innerhalb von COMMERZ-ACTUELL vorgegeben und führt zu den beliebigsten Ausgabevarianten. Auch Druckvorlagen können in COMMERZ-ACTUELL vorgegeben werden, so dass die Ausgaben ohne vorgefertigte Formulare erfolgen kann.

Nutzen Sie die besondere Flexibilität der Formulargestaltung und der dadurch erreichbaren Kostenreduzierung für den gesonderten Formulardruck durch die Druckerei  und durch die Nachbearbeitung durch mühsames Einzel-Kopieren von Formularen.

5.5.2006

Lagerbuchungen und Werkstattwagen

Für die Werkstattwagen in COMMERZ-ACTUELL-TKD gibt es im wesentlichen zwei Buchungen:

o Zubuchung zum KFZ aus Zentrallager

o Abbuchung bei Leistungserfassung

In COMMERZ-ACTUELL gibt es dafür zwei verschiedene Verfahren, die beide ihre Vorteile haben:

A. Beim Zubuchen aus dem Zentrallager bleibt der Lagerbestand im Zentrallager unberührt; beim Abbuchen wird vom KFZ und vom Zentrallager abgebucht.

B. Beim Zubuchen aus dem Zentrallager wird der Lagerbestand im Zentrallager verändert; beim Abbuchen wird nur noch vom KFZ abgebucht.

Beide Versionen sind im Einsatz und die Vorteile und Nachteile sind bei der Lagerauskunft, dem Bestellwesen und der Inventur zu sehen:

Bei A sieht man im Zentrallager den Gesamtbestand, was für das Bestellwesen wichtig wäre. Bei der Inventur zählt man allerdings weniger und korrigiert u.U. den Lagerbestand falsch.

Bei B hat man in jedem Lager den richtigen Bestand, was für die Inventur wichtig ist; bei einer Bestellung im Zentrallager bleiben aber die KFZs unberücksichtigt, was zu einer Überbestellung führen könnte.

Die verschiedenen Verfahren müssen von Logics systems GmbH eingestellt werden und sollten nur zum Zeitpunkt der Inventur verändert werden. 

4.5.2006

Gutschriften in WWS

Für Gutschriften kann es verschiedene Gründe geben, die man aber auch in COMMERZ-ACTUELL-WWS differenziert ausweisen kann. Dazu ist es lediglich erforderlich, den Auftragsarten 10 bis 19 verschiedene Bedeutungen zuzuordnen (leider geht da F5 nicht) und die Auswertung über die GESCHÄFTSDATEN (Auswahl Auftragsarten) abzurufen. Damit erfährt man dann u.a., welche Beträge aus welchen Gründen gut geschrieben worden sind.

3.5.2006

nochmals Nettopreise

Bei der Anlage von Nettopreisen gibt es dann ein Problem, wenn ein Artikel in mehreren Farben vorliegt, weil dann nämlich für jede Farbe ein Nettopreis angelegt werden muss. Dieses Problem stellt sich bei den Anwendern nicht, die als Artikelnummer die so genannte Büroaktuell-Struktur verwenden, weil sie durch die Eingaben von "xx" in den letzten beiden Stellen einen einzigen Nettopreis für alle Farben  anlegen können. Bei allen anderen (alphanumerischen) Artikelnummern geht so etwas nicht.

Um jedoch auch hierfür eine Lösung anbieten zu können, wurde COMMERZ-ACTUELL-WWS so erweitert, dass für die in Katalog-Nummer-2 enthaltenen gleichen Merkmale automatisch auch Nettopreise angelegt werden, wenn der erste Artikel erfasst wird. Damit wird zwar für z.B. 10 Farben nicht ein einzige Nettopreis sondern automatisch 9 weitere angelegt. Diese Funktion muss von der Hotlien gesondert freigegeben werden.

2.5.2006

Nettopreise

Nettopreise werden in COMMERZ-ACTUELL in Form eines Angebotes angelegt. Im Normalfall werden aus diesen Definitionen nur diese Preise in einen Auftrag automatisch eingetragen, wenn man nicht die im ersten Bildschirm möglichen Spezialfälle (EK-Preis und Bezeichnung) auf "J" setzt. Wenig bekannt ist, dass auch der Lieferant in den Auftrag übernommen wird, so dass für den Auftrag dann ein spezieller Lieferant vorgegeben wird. Das kann in Ausnahmefällen zu Problemen bei der Rückstandsverweisliste führen, wenn der im Angebot enthaltene Lieferant nicht als einer der 10 im Artikel hinterlegten Lieferanten enthalten ist. 

28.4.2006

ERFA-Tagungen

Wir haben uns entschlossen, die ERFA-Tagungen, die eigentlich jetzt im Frühling hätten stattfinden sollen, in den frühen Herbst zu verlegen. Wir haben zu diesem Zeitpunkt wesentlich mehr zu berichten als jetzt. Wesentliche Themen werden sicherlich sein:

- COMMERZ-ACTUELL unter WINDOWS-32-BIT

- COMMERZ-ACTUELL mit Datenbank

- Erweiterungen in der 3.01

- Kooperation mit  SO! Business

- DocuWare Neuerungen

- Vertriebssteuerungen

- und, und, und ...

Termin werden rechtzeitig bekannt gegeben.

27.4.2006

Geräteabwicklung mit Filialen

In der Zugriffsberechtigung in -TKD und -MB gibt es ein Feld ZENTRALE/FILIALE, das steuert, dass alle Aktivitäten des Mitarbeiters mit dieser Zugriffsberechtigung sich immer auf die Zentrale oder auf eine bestimmte Filiale beziehen. Dadurch erscheint nach Eingabe der Benutzerkennung dann eine Warnung, wenn dieses Feld mit Ziffern von 0 bis 4 belegt ist. Wenn man bei diesem Feld jedoch eine "9" einträgt, werden alle Aktivitäten durch die Eingabemöglichkeit einer Filiale gesteuert und die Warnung entfällt.

Das Feld wird verwendet, wenn z.B. in einer "echten" Filiale im Normalbetrieb nur Geräte aus dieser Filiale bearbeitet werden sollen.

26.4.2006

PBSeasy-Mail

Die Entwicklung von PBSeasy-Mail zusätzlich zu PBSeasy-Direkt hat sich bewährt. Etliche Anwender, die bisher "Direkt" eingesetzt haben, nutzen jetzt das kostengünstigere "Mail". Zwischenzeitlich wurden auch weitere Funktionen, die bisher nur in "Direkt" zur Verfügung standen, in "Mail" integriert, so dass lediglich die Anwender, die den Seeburger noch für andere Funktionen nutzen, auch weiterhin "Direkt" einsetzen müssen.

25.4.2006

Stammdaten in COMMERZ-ACTUELL-MB

Die Stammdaten in COMMERZ-ACTUELL-MB dienen lediglich dazu, sich die Daten dieser Stammdaten anzeigen zu lassen (FUNKTION = 4), aber nicht dazu, neue Stammdaten zu erfassen oder Korrekturen vorzunehmen. Deshalb sollten auch über die Zugriffsberechtigungen die anderen Funktionen immer ausgeschlossen werden.

24.4.2006

Sammelrechnungen in TKD

In COMMERZ-ACTUELL-TKD können für Werkstatt-Leistungen Sammelrechnungen erstellt werden, wobei jedoch die einzige Selektion der Kunde selbst ist. Das macht dann Probleme, wenn man einzelne ausgewählte Aufträge des Kunden gemeinsam berechnen möchte.  Zur Steuerung, welche Aufträge zusammengefasst werden sollen, kann man aber das Kennzeichen für RECHNUNG verwenden, das man gezielt pro Auftrag auf Einzel- oder Sammelrechnung setzen kann, oder das Kennzeichen für ABSCHLIESSEN VON AUFTRÄGEN, das dann für alle Aufträge gesetzt werden muss, für die eine Sammelrechnung abgerufen werden soll.

21.4.2006

Rundungsdifferenzen

Wenn man Artikel in der Auftragsbearbeitung eingibt, bei denen nur der Bruttopreis bekannt ist (Eingabe b...) oder bei solchen Positionen nicht die Menge eins vorgibt, kann es passieren, dass der Endpreis (inklusive Mehrwertsteuer) sich nicht aus der Summe der einzelnen Positionen zusammensetzt. Das liegt einfach daran, dass die Mehrwertsteuer aus der Summe der einzelnen Positionen berechnet wird. Ein einfaches Beispiel hierfür ist eine Menge von 2 und ein Artikel mit brutto 3,00 EURO: Der Endbetrag ist dann nicht EUR 6,00 sondern EUR 6,01.

Diese Rundungsdifferenz (Problem bei Büchern) kann vermieden werden, wenn man die Funktion "MWST RECH-ZEILE" im Auftrag auf "J" setzt. Dabei muss man allerdings unbedingt darauf achten, dass dieser Auftrag immer als Einzelrechnung abgerechnet wird und nicht gemeinsam mit anderen über Sammelrechnungen berechnet wird. 

20.4.2006

Teillieferung

Wir hatten bereits am 2.11.2004 von einer Zusatzfunktion berichtet, die dafür Sorge tragen kann, dass nicht zu viele Teillieferungen für einen Auftrag zum Kunden gehen. Dafür wurde jetzt die Möglichkeit geschaffen, beim Kundenkennzeichen "TEILLIEFERUNG ERLAUBT" nicht nur "J" oder "N" einzugeben, sondern auch eine Ziffer von 1 bis 3. Diese Ziffer "n" setzt nach der n-ten Lieferung das Kennzeichen TEILLIEFERUNG automatisch auf "N". Das bedeutet, dass man z.B. bei einem Kunden nach der ersten bei anderen Kunden nach der zweiten Teillieferung nur noch komplette Lieferungen folgen.

19.4.2006

Vorabrechnung

In nächster Zeit wird es in COMMERZ-ACTUELL die Möglichkeit geben, für die Abrufaufträge auch gleich Vorabrechnungen zu drucken. Das bedeutet, dass bei der Lieferung nur noch vom Bestand abgebucht wird, aber die Teil-Lieferung  nicht mehr fakturiert wird. Dabei ist allerdings Voraussetzung, dass der Abrufauftrag komplett berechet wird, es also nicht wiederum zusätzliche Teilrechnungen für (welche ?) Lieferungen gibt.

18.4.2006

Daten-Exporte

Es gibt eine Fülle von (zu großen Teil nicht genutzten) Bildschirm-Auskünften und Druck-Ausgaben in allen COMMERZ-ACTUELL-Programmbausteinen. Wenn jemand noch zusätzlichen Bedarf an spezielle Informationen hat, dann kann man diese dadurch bereitstellen, dass man die Daten-Export-Programme nutzt, die Logics systems GmbH (meist lizenzpflichtig) zur Verfügung stellt. So kann man z.B. über den Export von detaillierten Verkaufsdaten, die auch die TKD-Daten beinhalten können, beliebigste Statistiken selbst erstellen.

13.4.2006

Ostern

Das logics-Team wünscht allen ein "Frohes Osterfest".

Besondere Ostereier (Kosten sparende Funktionen und effiziente Unterstützung der Abläufe in allen Geschäftsbereichen) finden Sie in jedem Programmbaustein von COMMERZ-ACTUELL. Sie müssen sie nur erst entdecken.

Lassen Sie sich beim "Suchen - Finden - Nutzen" durch Schulungen unterstützen.

12.4.2006

Kopienpreise bei Pools

Für den gleichen Zähler können bei mehreren Geräten unterschiedliche Kopienpreise eingegeben worden sein. Dann weiss das TKD-Programm nicht, zu welchem Preis die gesamten Kopien der verschiedenen Geräte abzurechnen sind. Um dieses eindeutig zu gestalten, wurde vereinbart, dass der abzurechnende Kopienpreis aus dem letzten Gerät der Poolabrechnung genommen wird. Letztes Gerät bedeutet hier das Gerät, das auch einen solchen Zähler hat. Deshalb ist es wichtig, in das "letzte" Gerät (am besten in alle) unbedingt den Kopienpreis für den Zähler zu hinterlegen.  

11.4.2006

Neue Artikelnummern ?

Die DV-Artikelnummer ist die Basis für die Speicherung von Artikelstammdaten. Sie ist eindeutig anzulegen und wird auf Bildschirm und Druckausgaben stets mit ausgegeben. Wenn diese Artikelnummer geändert werden soll, ist zu berücksichtigen, dass die (alte)  Artikelnummer auch in vielen anderen Datenbeständen abgespeichert worden ist (z.B. in den Nettopreisen, in den Preisen, die ein Kunde einmal für den Artikel bezahlt hat, oder in den Geräten), und dass ein simpler Austausch im Artikelstamm deshalb nicht ausreichen kann.

Logics systems GmbH hat dazu extra ein spezielles (lizenzpflichtiges) Zusatz-Programm erstellt, das einen vollständigen Austausch von Artikelnummern in allen Datenbeständen gestattet.

Informationen bei der Hotline.

10.4.2006

VK berechnen lassen

Bei der Angebots- und der Auftragsbearbeitung wird nach Eingabe der Artikelnummer auch der VK-Preis vorgegeben. Dieser kann durch Überschreiben geändert werden, aber man kann sich den VK-Preis auch errechnen lassen:

Durch Eingabe von "e" und einem direkt angefügten Prozentsatz wird der VK-Preis aus EK-Preis zuzüglich Prozent berechnet. Bei Eingabe von "e0" (Null Prozent) wird der EK-Preis direkt vorgeschlagen. Diese Berechnung kann man ganz gut z.B. bei der Anlage oder Überarbeitung von Nettopreisen anwenden.

Durch Eingabe von "b" und einem direkt angefügten VK-Preis inklusive MwSt wird die Mehrwertsteuer rausgerechnet und der Preis ohne MwSt eingetragen. Diese Berechnung ist dann sinnvoll, wenn lediglich der Preis inklusive Mehrwertsteuer (Ladenware) bekannt ist.

7.4.2006

Vorbereitung DocuWare

Es ist zu erwarten, dass jeder Fachhändler in nächster Zeit dazu übergehen wird, allein aus Kostengründen seine Dokumente elektronisch archivieren zu müssen. Wie bekannt, favorisieren wir als Archivierungs-Software DocuWare, mit der wir - vor allem auch wegen der exzellenten Betreuung durch Herrn Pöhnl - nur die besten Erfahrungen gesammelt haben. Wer in nächster Zeit mit DocuWare beginnen möchten, dem können wir eine sehr nützliche Programmerweiterung anbieten, über die bereits heute alle  Formulardaten so gespeichert werden, dass sie später problemlos nachträglich ins DocuWare übernommen werden können. Damit stehen  zum Zeitpunkt des echten DocuWare-Einsatzes bereits Daten aus der Vergangenheit im Archiv und können beauskunftet werden. Die Zusatz-Software kostet EUR 350,--; der Betrag wird bei Lizenzerwerb später voll angerechnet.  

6.4.2006

Vertriebssteuerungen

Vertriebssteuerungen sind heute ein unerlässliches Werkzeug, um sich auf dem Markt zu behaupten. Dabei ist eine Integration in die Warenwirtschaft - beim Maschinen-Fachhandel auch zu den TKD-Daten - unbedingt erforderlich. Dem Vertrieb stehen damit nicht nur Aktivitäten und Wiedervorlagen zur Verfügung, sondern auch alle wichtigen Daten aus WWS und TKD.

Mit dem Programm Concept Active unseres Vertriebspartners SO! Business steht ein solches, weiteres Werkzeug zur Verfügung, das in COMMERZ-ACTUELL integriert werden kann und den Vertrieb damit optimal unterstützt.

Ganz einfach einmal Infos bei uns anfordern. 

5.4.2006

Status Stapel

Diese Funktion wurde integriert, um sich alle Stapel anzeigen lassen zu können, die noch vorhanden sind. Sie wird aber eigentlich nicht mehr benötigt, weil man sich bei der Eingabe-Aufforderung für einen Stapelnamen mit F5 alle Stapel anzeigen lassen kann.

4.4.2006

Bildschirmausgaben

In etlichen Bildschirmausgaben werden lediglich die Schlüsselziffern ausgegeben und man weiss dann nicht, welche Umsätze z.B. in den  Absatzbereich 5 eingeflossen sind oder welche Verrechnungsart einem schwarzen Toner zuzuordnen ist. Dieses kann man leicht ändern, indem man in den SERVICE-PROGRAMMEN die SYSTEMTEXT-VERWALTUNG aufruft und dort die entsprechenden Vorgaben einträgt.

Bitte einmal überprüfen, ob das alles dort auch richtig (oder überhaupt nicht) eingetragen ist.

3.4.2006

Warnungen in TKD

Bei der Erfassung von Zählerständen werden bei nicht korrekten Eingaben Fehlermeldungen auf dem Bildschirm ausgegeben, die ganz besonders zu beachten sind. Zum Beispiel wird gewarnt, wenn der neue Zählerstand kleiner ist als der bereits berechnete. Wenn man diese Warnung ignoriert ergibt sich eine (schöne) große Rechnung, weil der Verbrauch über den maximalen Zählerstand hinaus ermittelt wird. Auch die Meldung "KEIN ABRECHNUNGSMONAT FÜR DIESES GERÄT" ist zu beachten, weil eine Zählerabrechnung zu diesem Zeitpunkt nicht erfolgen kann (z.B. quartalsmäßige Abrechnung und Zählermeldung zum Februar).

31.3.2006

ERFA-Tagungen

Schon einmal einplanen: Die nächsten ERFA-Tagungen werden Ende April/Anfang Mai stattfinden.

30.3.2006

Aktionen

Die Preise für Aktionen hinterlegt man üblicherweise in Form eines gesonderten Nettopreis-Angebots, z.B. als A-Preise. Wenn die generelle Preisfindung bereits durch A-Preise belegt ist, dann wählt man ein anderes Preiskennzeichen (B bis J) und hinterlegt im Parametersatz unter PREISKENNZEICHEN dieses Kennzeichen. Diese neue Preisliste hat dann Priorität vor den A-Preisen.

Wichtig bei Aktionen ist, am Ende eine Auswertung zu erhalten, die Umsatz und Nutzen der einzelnen Artikel und der Aktion insgesamt wiedergibt. Dazu kann man dann die ANGEBOTSÜBERWACHUNG einsetzen.

Die Aktionspreise wirken so lange, bis sie gelöscht werden. Verblüffend dabei ist, dass die Auswertung in der Angebotsüberwachung auch noch nach dem Löschen möglich ist. Das liegt daran, dass das Angebot erhalten bleibt, aber  für alle anderen Funktionen nicht mehr zur Verfügung steht. Aber: Man muss zum Aufruf die Angebotsnummer noch wissen.

29.3.2006

Preiskontrolle

Für die Preiskontrolle nach Änderungen gibt es zwei besondere Menüpunkte: ARTIKELPREISLISTE und PREISÄNDERUNGSLISTE. Die erste Auswertung zeigt die Relation zwischen den EK-Preisen und den VK-Preisen an, während die zweite Auswertung aufzeigt, wann bei welchen Artikeln Preisänderungen vorgenommen worden (elektronisch oder auch manuell) sind.

Am besten: Einfach einmal mit kleinem Datenbestand aufrufen.

28.3.2006

Dienstleistungskontingente

Hat jemand Interesse an der kundenbezogenen Verwaltung von solchen Kontingenten ?

Funktion ganz generell: Wartungspauschalen erhöhen das Kontingent und kostenlose Stundenleistungen schmälern das Kontingent. Der im "Topf" aufgelaufene Betrag kann auch anderweitig (z.B. durch Warenlieferung) reduziert werden.

Hintergrund: Wartungsverträge sind innerbetrieblich leichter durchzusetzen als Neuanschaffungen.

27.3.2006

Benutzerkürzel in FIBU

Bei der Buchungserfassung werden die ersten 2 Stellen der Benutzerkennung, mit der man die FIBU aufruft, als Benutzerkürzel der Buchung zugeordnet. Wenn man die Benutzerkennung für verschiedene Mitarbeiter mit unterschiedlichen Anfangsbuchstaben beginnen lässt, dann kann man zum einen die Buchungen bei der Auskunft danach selektieren und zum anderen auch im Journal noch erkennen, wer eine bestimmte Buchung eingegeben hat.

24.3.2006

Cursortasten nicht vergessen

In COMMERZ-ACTUELL wurde an vielen Stellen, an denen eigentlich in der untersten Zeile zur Fortsetzung eine Ziffer eingegeben werden müsste, die Möglichkeit geschaffen, über Cursor-Eingaben die Erfassung/Änderung wesentlich schneller zu machen. Dieses gilt z.B. für die Stammdatenverwaltungen, aber auch für die Auftragserfassung, in der man z.B. über Cursor up in die untersten Erfassungsfelder des Bildschirmes gelangen kann.

23.3.2006

Gerätedaten in MB

Wenn man sich die generellen Gerätedaten ansehen möchte, macht man dieses am besten im Maschinenbuch unter AUSKÜNFTE AM BILDSCHIRM und dann MASCHINENDATEN. Danach wird zwar sofort die Gerätenummer verlangt, aber diese kann man über entsprechend bekannte Matchcodes leicht finden. Möglichkeit hierbei sind z.B. Kundenkurzbezeichnung mit angehängter Geräteklasse (alle Geräte, die Farbkopierer sind) oder Status (alle Geräte in Probestellung oder in Lieferung). COMMERZ-ACTUELL zeigt die Auswahl von Geräten an und bei Wahl eines Gerätes die generellen Einkaufs- und Verkaufsdaten, vor allem auch den Kunden, bei dem das Gerät steht. 

22.03.2006

Schnellerfassung Bestellvorschläge

Unter dem Menüpunkt Bestellvorschläge gibt es auch den Punkt SCHNELLBEARBEITUNG VORSCHLÄGE, über den sowohl gezielt für einzelne Lieferanten als auch für mehrere Lieferanten gemischt Bestellvorschlagspositionen erfasst werden können. Dabei finden zwar die für PBSeasy erforderlichen Prüfungen nicht statt, aber dafür ist die Eingabe und Bearbeitung wesentlich einfacher. Wenn man zum Beispiel die zu bestellenden Artikel für einen Lieferanten vorbereitet hat, kann man diese auch über diese Schnellbearbeitung eingegeben.

Empfehlung: Einfach einmal testen, den Bestellvorschlag kann man ja immer noch wieder löschen oder ihn über den Menüpunkt ÄNDERN BESTELLVORSCHLAG überarbeiten. 

21.03.2006

TKD-Formular

Im Parametersatz "10" kann man in TKD einige Einstellungen für die Formulare durchführen. Insbesondere besteht dort auch die Möglichkeit, die Überschriftzeilen zu ändern, z.B. AE (Arbeitseinheiten) statt STD. Gegebenenfalls kann man auch diese Zeilen den eigenen Anforderungen entsprechend anpassen. Auch die Länge des Formulars kann man hier festlegen.

20.03.2006

Presse

Haben Sie schon die beiden Berichte über unseren gemeinsamen Auftritt mit SO! Business auf der Paperworld 2006 in BOSS und PBSreport gelesen ?

Empfehlenswert...

17.03.2006

Konkreter Anlass

Bitte nutzen Sie die Zugriffsberechtigungen, damit nicht jeder alles machen kann. Konkreter

Fall: Löschen von Artikeln im Aufgabenkomplex DATEIPFLEGEPROGRAMME oder in den HILFSPROGRAMMEN wurde aus "Versehen" aufgerufen und plötzlich waren keine Artikel mehr da. Das wurde zwar schnell bemerkt und konnte durch eine Rücksicherung einigermaßen behoben werden.

Aber das muss ja nicht sein und hätte auch schlimmer ausgehen können, wenn lediglich einzelne Artikelbereiche gelöscht worden wären.

16.03.2006

Nicht konsequent ?

Mit der Zusatzfunktion "TKD-Positionen in WWS" können in einem WWS-Auftrag auch z.B. Toner-Auslieferungen integriert werden. Dabei wurde immer der Standpunkt vertreten, dass die Funktionen, vor allem die Datenspeicherung, so zu erfolgen haben, als ob die Tonerlieferung in TKD erfasst worden wäre. Das hat nun leider dazu geführt, dass auch die Rechnungsdaten (auch wenn kostenlos) TKD-spezifisch gespeichert wurden, was wiederum zur Folge hatte, dass auf Abschriften oder Gutschriften bezüglich  der WWS-Rechnung diese TKD-Positionen nicht mit ausgewiesen wurden.

Logics systems GmbH hat deshalb das Programm so geändert, dass solch eine Position  nun (nur bezogen auf die Rechnungsschreibung) als WWS-Position angesehen wird. Damit stimmen dann auch Abschrift und Gutschrift mit dem Original überein.   

Manchmal muss man eben auch einmal inkonsequent sein.

15.03.2006

FIBU-Kennzeichen

Im Rechnungsausgangsbuch gibt es ein FIBU- Kennzeichen, das zunächst auf "N" steht und erst bei der Übergabe der Rechnung in die FIBU zur Vermeidung von Mehrfachübernahmen auf "J" gesetzt wird. Das Kennzeichen ist eindeutig, wenn man mit einer einzigen Buchhaltung arbeitet. Viele COMMERZ-ACTUELL-Anwender setzen aber zur schnellen Reaktion bezüglich der Offenen Posten zwei Buchhaltungen ein:

z.B. DATEV als offizielle Buchhaltung über den Steuerberater und die OP-Buchhaltung von COMMERZ-ACTUELL zur Verwaltung von OPs.

Dabei musste man immer mit dem einen Kennzeichen "jonglieren", dass nicht Buchungen mehrfach in die COMMERZ-ACTUELL-FIBU übernommen werden.

Logics systems GmbH hat deshalb (endlich) ein zweites Kennzeichen eingeführt, das die Übergabe an die einzelnen Buchhaltungen steuert. 

14.03.2006

Sonstige Erlöse in TKD

Dieser Menüpunkt im Aufgabenkomplex VERTRAGSABRECHNUNG ist ursächlich eigentlich dafür integriert worden, Erlöse, für die keine Vertragsrechnung erstellt worden ist, zu verbuchen. Das kann z.B. bei Münz-Kopierern der Fall sein.

Über diesen Menüpunkt kann man aber auch etwa notwendige Korrekturen durchführen, da die (auch negativen) Beträge die Vertragserlöse entsprechend verändern. Eingaben sind aber auch in Vertragsauskunft sichtbar, sie unterscheiden sich aber von den offiziellen Vertragsabrechnungen dadurch, dass die Rechnungsnummer gleich Null ist.

13.03.2006

IDEA

Es kommen vermehrt Anfragen bezüglich der Exportmöglichkeit der FIBU-Daten für eine Weiterverarbeitung in IDEA auf uns zu. Die dazu erforderlichen Exportprogramme stehen zur Verfügung, derzeit wird gerade an konkreten Fällen getestet, ob die Daten so übernehmbar und ausreichend sind.

Ganz besonders wichtig ist aber, den Datenbestand nach jedem Jahresabschluss zu exportieren und aufzubewahren, da frühere Jahre in der FIBU gelöscht werden bzw. nicht mehr aufrufbar sind. Jetzt wäre in etwa der Zeitpunkt gekommen, die Daten aus 2005 zu exportieren.  

10.03.2006

Rechnungsabschriften

Seit dem in COMMERZ-ACTUELL-WWS und in COMMERZ-ACTUELL-TKD alle erstellten Rechnungen im Original gespeichert werden, hat sich herausgestellt, dass dieser Datenbestand nur sehr selten überarbeitet wird, d.h. (ur)alte Rechnungen nicht gelöscht werden. Diese Daten dienen lediglich dazu, bei Bedarf Abschriften zu erzeugen, sie werden also eigentlich nach etwa 3 bis 6 Monaten nicht mehr benötigt.

Es ist deshalb zu empfehlen, diese Daten regelmäßig zu löschen.

09.03.2006

Anzahl Lieferanten

Logics systems GmbH hat die Anzahl der Lieferanten pro Artikel auf 10 erhöht und dabei auch gleich alle lieferantenrelevanten Daten, die bisher lediglich dem Hauptlieferanten zugeordnet werden konnten, jetzt auch für die Nebenlieferanten eingebbar gemacht. Die grundsätzliche Eingabe ist fertig gestellt, Details müssen noch programmiert werden.

Anregungen erwünscht !! 

08.03.2006

Aus der Praxis: Trugschluss

Es gibt eine (selten verwendete) Funktion zur prozentualen Erhöhung oder Reduzierung der Maximal- und Minimalmengen. Wenn man aber für einen Saisonzeitraum z.B. eine Erhöhung um 100% eingibt und berechnen lässt, darf man natürlich beim Zurücksetzen nicht 100% sondern nur 50% eingeben.

07.03.2006

Ändern Tagesdatum

Das Tagesdatum kann beim Aufruf von COMMERZ-ACTUELL (insbesondere WWS) geändert werden. Versehentlich Änderungen können fatale Fehler bezüglich Statistik und Verbuchung zur Folge haben. Nicht immer bekannt ist, dass man über die Zugriffs-Berechtigung steuern kann, ob eine Änderung überhaupt möglich ist oder nicht. Diese Funktion sollte unbedingt genutzt werden, um Datenfehler zu vermeiden. 

06.03.2006

Auftragsnummern

Der Nummernkreis für die Aufträge in WWS ist auf 99.999 begrenzt, wobei nach Erreichen dieser Grenze die Auftragsnummern automatisch wieder bei "1" beginnen (sofern sie nicht im Parametersatz zwischenzeitlich geändert wurden). Bei intensivem Ladengeschäft werden viele Auftragsnummern für die Kassenaufträge reserviert, da diese auch als "normale" WWS-Aufträge behandelt und gespeichert werden. Logics systems GmbH hat ein Konzept entwickelt, dass die Vergabe von Auftragsnummern - verbunden allerdings mit geringen Einschränkungen - für "normale" Kassenaufträge unterdrückt.

Hat jemand Interesse an dieser Lösung ?

Wenn ja, Konzept anfordern.

03.03.2006

Rückstandsliste

Die Rückstandsliste ist artikelbezogen jetzt auch auf dem Bildschirm darstellbar. Damit kann man schnell erkennen, wer einen bestimmten Artikel noch zu bekommen hat. Neben den einzelnen Auftragspositionen wird auch ausgewiesen, wie viele Positionen betroffen sind und welche Menge insgesamt rückständig ist.

02.03.2006

COMMERZ-FIBU

Die integrierte COMMERZ-ACTUELL-FIBU bietet nicht unerhebliche Vorteile, die beim Einsatz  einer Fremd-FIBU nicht vorhanden sind. Zum einen müssen Adressen von Kunden und Lieferanten nur einmal erfasst bzw. geändert werden und zum anderen gibt es integrierte Funktionen, wie z.B.

o Vorgabe von Kreditlimit und entsprechende Warnung beim Überschreiten

o Auskunft "Offene Posten" in WWS beim Erfassen eines Auftrages/Angebotes

o Hinweis, dass Kunde bereits die 2. Mahnung erhalten hat.

o Einbeziehen von laufenden Bestellungen in die Fälligkeitsliste

Leider werden diese Funktion zum großen Teil aus Unkenntnis zu wenig genutzt.

01.03.2006

Enthaltene Freikopien

Die werden bei der Berechnung von Wartungspauschalen nur dann ausgegeben, wenn das Gerät nur einen Zähler hat. Hat ein Gerät mehrere Zähler, dann kann dieses Feld im Geräte-Wartungs-Bildschirm auch nicht auf "J" gesetzt werden. Sollen die Freien Einheiten trotzdem ausgewiesen werden, dann kann man sich mit einem entsprechenden Positionstext behelfen.

28.02.2006

Fasching

Heute ist Faschings-Dienstag und da gibt es aus München keine neuen News.

27.02.2006

Mehrere Versandadressen

In der Stammdatenverwaltung KUNDEN können insgesamt 9 verschiedene Versandadressen für einen Kunden vorgegeben und in der Auftragsbearbeitung abgerufen werden. Dazu ist bei FKT die Adressennummer (1 bis 9) einzugeben. Wenn man eine weitere Adresse (2 bis 9) eingegeben oder geändert hat, geht der Cursor immer wieder zu FKT. Um die Erfassung / Änderung zu verlassen, kann man F2 oder "Bild runter" eingeben, wobei dann aber in die unterste Zeile verzweigt wird. Wenn man bei FKT aber wieder die Adresse "1" eingibt, dann kommt man auch zu den weiteren Feldern, wie KD-KURZ und folgende. Gleiches geht auch, wenn man die Maus vor Eingabe bei ORT-2 auf ein Erfassungsfeld setzt.

 24.02.2006

Abschriften, Gutschriften

Die Hotline wird häufig damit konfrontiert, dass Abschriften (aus Daten) oder Gutschriften (kommen immer aus Daten) nicht mit der Originalrechnung übereinstimmen. Der Grund dafür war immer, dass zwischenzeitlich der betreffende Auftrag in seiner Struktur geändert wurde (z.B. nicht lieferbare Positionen wurden gelöscht oder andere Artikel wurden eingesetzt). Diese Fehler sind immer nur sehr aufwendig zu finden.

Es ist eigentlich unabdingbar, dass eine Abschrift oder eine Gutschrift mit der Originalrechnung übereinstimmen muss. COMMERZ-ACTUELL wird deshalb jetzt so erweitert werden, dass eine Gutschrift oder Abschrift  nicht mehr abrufbar ist, wenn die Struktur des Auftrages nicht mehr erhalten geblieben ist. Damit kann man dann aber immer noch den "Trick" mit der geänderten Rechnungsadresse durchführen.

23.02.2006

RAFFUNG in der FIBU

Die Möglichkeit der Raffung in der FIBU wurde eingerichtet, weil man für bestimmte Konten, denen sehr viele Buchungen zugeordnet sind, auf den Kontoblättern nicht jede einzelne Buchung gedruckt haben möchte. Das setzt aber voraus, dass man anderswo einen Nachweis über die Buchungen hat, wie es z.B. bei den Bankkonten der Fall ist. Nachdem die Kontoblätter üblicherweise nur noch auf Endlos-Papier gedruckt werden oder automatisch ins DokuWare-Archiv abgespeichert werden, ist eine Raffung eigentlich nicht mehr erforderlich. Die Buchhaltung selber wird auch in bezug auf die Auskünfte am Bildschirm viel transparenter, wenn man die einzelnen Buchungen noch sieht. Die unter SAMMELKONTEN vorgegebenen Sachkonten werden automatisch „gerafft“, so dass man hier auch das Raffungskennzeichen auf „N“ setzen sollte. 

22.02.2006

Lieferscheinnummern in TKD

Es ist bisher den wenigsten aufgefallen, dass es auf den Lieferscheinen, die in COMMERZ-ACTUELL-TKD erstellt werden, keine Lieferscheinnummern gibt. Zum einen werden hier nicht so viele Lieferscheine geschrieben und zum anderen dient die Auftragsnummer als eindeutiger Verweis, wenn für die Lieferung einmal eine Rechnung geschrieben wird. Damit ist auch den gesetzlichen Vorschriften genüge getan.

21.2.2006

Abruf von Belegen

Es kommt in WWS öfters vor, dass man für einen Auftrag schnell einen Lieferschein oder eine Rechnung benötigt, ohne dass aber noch Daten zu verändern sind. Das kann man zum einen über den Menüpunkt BELEGABRUF durchführen oder zum anderen über die Menüpunkte zum Druck von Lieferscheinen oder Rechnungen abwickeln. Bei beiden Verfahren sind aber zusätzliche Eingaben erforderlich, die eigentlich gar nicht benötigt werden.

Ein schnellerer Weg ist, die Belege über die AUFTRAGSÄNDERUNG  zu erstellen. Dazu muss man lediglich die Auftragsnummer eingeben (oder über Matchcode finden) und dann bei der Positionsnummer gleich mit RETURN zu bestätigen. Sodann kann man über die Eingabe in der untersten Zeile direkt das gewünschte Formular abrufen.

20.2.2006

Status

Jedem Gerät kann ein Status zugeordnet werden, wobei die Statusangaben von 1 bis 7 und 10 (Gebrauchtgeräte) vom COMMERZ-ACTUELL-Programm automatisch gesetzt werden. Die Statusangaben 8 bis 15 (außer 10) sind für den Anwender frei vergebbar. Wie wir festgestellt haben, wird das Statusfeld intensiv genutzt (bei einigen Anwendern reichen die 15 bestehenden Möglichkeiten nicht einmal aus). Wichtig bei der Verwendung der Status-Angaben ist, dass man statt einer Eingabe eines Gerätes auch „sxx“ eingeben kann, wobei xx die Statusnummer darstellt. Man erhält dann alle Geräte angezeigt, die diesen Status haben. Das ist z.B. wichtig im Maschinenbuch, wenn man sich alle Probestellungen ansehen oder alle Geräte, die in der Ausstellung sind, ausgewählt bekommen möchte.  In vielen Fällen gibt es auch bei den Auswertungen die Abfrage nach Status, so dass man sich z.B. alle Geräte listen lassen kann, die über eine Leasing-Firma finanziert wurden oder die unter Eigenvermietung laufen (sofern man diesen einen bestimmten Statuswert zugeordnet hat). Bei der Auswahl von Geräten bei der Auftragserfassung in WWS und OBJ  kann man sich über „v“ (verfügbar) alle Geräte anzeigen lassen, die derzeit verfügbar sind. Da dort auch der Status mit angezeigt wird, kann man leicht erkennen, ob es sich um ein Neugerät oder um ein Gebrauchtgerät handelt.

17.02.2006

Kopien von Formularen

Kopien von Formularen können in COMMERZ-ACTUELL-WWS über zwei Steuerungen automatisch erzeugt werden. Zum einen kann in der Druckerverwaltung bei den betreffenden Druckern unter ANZAHL KOPIEN eingetragen werden, wie viele Kopien für Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Bestellungen gedruckt werden sollen. Die Kopien sind dabei mit dem Original identisch. Zum anderen kann in der Stammdatenverwaltung KUNDEN unter ANZ. KOPIEN RECH./LIEF für Einzelrechnungen und für Lieferscheine die Anzahl der Kopien vorgegeben werden. Hierbei unterscheidet sich die Kopie vom Original durch das Wort DUPLIKAT unter LIEFERSCHEIN und RECHNUNG (individuell einrichtbar). Bei Sammelrechnungen wirkt diese Vorgabe nicht; hier ist die Anzahl der Kopien dann über spezielle Rechnungsarten zu steuern und dann beim Abruf der Sammelrechnungen vorzugeben.

16.02.2006

Systemsicherheit

Der Anwender kann selbst dafür Sorge tragen, dass sein System sicherer läuft, indem er einmal seine Hardware und die darauf laufenden Betriebssysteme überprüft. Die Hotline musste in letzter Zeit vermehrt feststellen, dass Inkompatibilitäten zwischen Rechnern mit aktuellen Systemen und solchen mit (ur)alten Betriebsystemen auftreten. Wie die logics systems GmbH feststellen konnte, sind - leichtsinnigerweise - noch Systeme unter WIN 95 und WIN 98 im Einsatz. Diese Inkompatibilitäten können zu Abstürzen und abrupten Unterbrechungen oder auch dazu führen, dass gewisse Funktionen nicht ablauffähig sind. Solche Situationen können auch zu Datenverlusten führen oder erfordern aufwendige Nacharbeiten.

Vermeiden Sie solche Zustände und überprüfen Sie einmal Ihre Systeme, ob da nicht noch einige antiquierte Hardware- und System-Komponenten im Einsatz sind, und entfernen sie diese schnellstens.

Logics systems GmbH kann für Aufwendungen, die durch solche Inkompatibilitäten entstehen, nicht aufkommen. Kosten für mühsame Daten-Rekonstruktionen trägt dann immer der Anwender.

15.02.2006

Gerätevorausberechnung

In COMMERZ-ACTUELL-TKD gibt es einen Menüpunkt, der erlaubt, die zu erwartenden Miet- und Wartungserlöse bis zu einem vorgebbaren Endtermin sich ausweisen zu lassen. Dabei ist aber zu berücksichtigen, dass diese Datumsangabe das Datum bedeutet, mit dem die Rechnungen abgerufen werden. Wenn also z.B. die Wartungspauschalen monatlich im voraus abgerechnet werden und man möchte eine Vorausberechnung bis zum Jahresende haben, dann ist als Enddatum 1106 einzugeben, weil mit dieser Abrechnung der Monat Dezember 06 abgerechnet wird.

Es werden alle Geräte einzeln ausgewiesen, so dass diese Auswertung auch zu Kontrollzwecken für die Mieten und Wartungen herangezogen werden kann. 

14.2.2006

Übergabe der logicsnews

In der letzten Woche war es leider nicht möglich, die täglichen Texte ins Internet zu stellen. Nun geht es wieder.

13.2.2006

Abschluss WJ

In der FIBU sollte man das vergangene Wirtschaftsjahr nicht so schnell abschließen, damit man noch nachträgliche Korrekturen - auch auf den Personenkonten - einbringen kann. Die Gefahr, dass aus Versehen Buchungen für dieses WJ erfasst werden, kann man durch die Eingabe der aktuellen Daten für WJ und BP im Parametersatz „1“ vermeiden.

10.2.2006

Geräte-Einnahmen

Es ist wichtig zu wissen, dass die Felder für WARTUNGS-EINNAHMEN in COMMERZ-ACTUELL-TKD immer alle Einnahmen umfassen, also die Summe aus Einnahmen aus Wartungsverträgen und Zählerabrechnungen sowie aus den  Werkstatterlösen darstellen. Eine Einteilung, aus welchen Komponenten sich die Einnahmen gerätebezogen im Detail zusammensetzen, erhält man im 2. Bildschirm bei der GERÄTE-INSPEKTION.

09.02.2006

Lastschrift-Kennzeichen

Das Lastschrift-Kennzeichen („ZAHLUNGSART“) im Kundenstamm steuert, ob die Rechnung beim Kunden eingezogen werden soll oder nicht (auftragsbezogen noch änderbar). Früher konnte man die die Felder für die Bankverbindung nur eingeben, wenn ZAHLUNGSART auf „J“ („1“) stand.

Neuerdings kann man diese Felder unabhängig hiervon erfassen und somit vorsorglich schon einmal die Bankverbindung eingeben. Lastschriften werden erst dann gebildet, wenn das Kennzeichen im Kundenstamm oder in einem Auftrag auf „J“ gesetzt wird.

08.02.2006

Export Verkaufsdaten

Wem die vielen Auswertungen in COMMERZ-ACTUELL-WWS nicht aureichend sind, kann das (kostenpflichtige) Zusatzprogramm „Export Verkaufsdaten“ einsetzen. Diese Exportfunktion liefert eine CSV-Datei, die man dann in beliebige andere Formate umwandeln kann (EXCEL, Datenbank u.a). Die Datei enthält für jede Rechnungszeile einen Eintrag mit allen relevanten Daten, wie z.B. Kunden, Auftragsnummer, Rechnungsnummer, Artikel, Verkäufer, EK-Preis, VK-Preis oder Rabatte.

Auch die TKD-Daten können über dieses Programm exportiert werden, wenn die Exportfunktion zur Übergabe in die „Provisionsdatei“ im Parametersatz eingeschaltet ist. Dabei werden auch die „Positionen“ übergeben, die z.B. bei einem Werkstattauftrag lediglich Aufwand darstellen. Damit lassen sich dann über EXCEL oder Datenbank auch zusätzliche Auswertungen über die Werkstatt und die Verträge abrufen.

Voraussetzung für den Einsatz ist aber, dass im Hause des Anwenders das entsprechende know-how über die Weiterverarbeitung der Daten vorhanden ist. 

07.02.2006

BS-INFOs

Sowohl im Kundestamm als auch im Artikelstamm können für interne Zwecke Bildschirm-Informationen hinterlegt werden, die beim Aufruf des Kunden oder des Artikels auf dem Bildschirm angezeigt werden. Um herauszufinden, welchem Kunden man z.B. eine Liefersperre zugeordnet hat, kann in den Hilfsprogrammen der Menüpunkt 11 aufgerufen werden, der dann alle Kunden mit bestimmten (oder allen) Texten ausweist. Zusätzlich können hier aber auch noch die Kunden, die ein Lastschrift-Kennzeichen haben oder die eine bestimmte Zahlungsbedingung enthalten, ermittelt werden.

Bildschirm-Texte in den Artikeln - teilweise auch automatisch gesetzt über PBSeasy - können in dem Aufgabenkomplex „DATEIPFLEGEPROGRAMME“ ermittelt werden.   

06.02.2006

Bankboy

In einem Testversuch haben wir bei einem Anwender den Einsatz von Bankboy simuliert und erneut ein hervorragendes Ergebnis erzielt. Die automatische Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen oder Sachkonten lag bei etwa 65%, ist aber durch die Eingabe von Vorgaben im Bankboy-Programm leicht auf über 80% steigerbar.

Wann setzten Sie dieses Programm ein, um Ihre Buchhaltung effizienter und sicherer zu gestalten ? 

03.02.2006

Bestellvorschläge

Bei ständiger Bearbeitung von Bestellvorschlägen kann es – besonders wenn mehrere individuelle Bestellvorschläge in Bearbeitung sind - schon einmal vorkommen, dass man ein wenig die Übersicht verliert. Die Auswertung „LISTE LAUFENDER BESTELLVORSCHLÄGE“ ist dabei ein gutes Werkzeug, sich einen Überblick über alle aktuellen Bestellvorschläge zu verschaffen.

02.02.2006

Rundungsvorschriften

Über den Parametersatz „1“ können Rundungsvorschriften eingegeben werden, die sich auf den Verkaufspreis inklusive Mehrwertsteuer beziehen. Dabei können aber keine „geschönten“ Preise automatisch errechnet werden, sondern die Preise werden je nach Vorgabe nur auf, ab oder kaufmännisch gerundet.

Über ein neues Feld in der Stammdatenverwaltung ARTIKEL kann der Anwender ab der nächsten Version festlegen, ob bei einem Artikel eine Änderung des Netto-Verkaufspreises zu einer Änderung der VK-Preises inklusive Mehrwertsteuer führen soll oder nicht.  

01.02.2006

Paperworld 2006

Auf der Paperworld war logics systems GmbH wieder vertreten, diesmal mit einem Gemeinschaftsstand zusammen mit ihrem Kooperationspartner SO! Business GmbH. Fazit:

1. Gute Gespräche mit neuen Interessenten

2. Einhellige Zustimmung zur Kooperation bei Kunden und Interessenten

3. Intensive Fachgespräche mit Kunden

Insgesamt kann logics systems gmbh die Paperworld 2006 als erneut erfolgreiche Messe verbuchen, auch wenn die Anzahl der Besucher unserer Meinung nach hätte größer sein können.

31.01.2006

Nochmals: Sicherungen

Erneut mussten wir feststellen, wie leichtsinnig Firmen mit den Sicherungen umgehen. Konkreter Fall:

Die einzige Sicherung von COMMERZ-ACTUELL wurde so eingerichtet, dass sie nachts die Daten auf einen anderen Rechner überspielen sollte (dieses Verfahren ist schon fahrlässig, weil damit immer nur eine Sicherung existiert und diese auch nicht ausgelagert wurde). Aus irgendwelchen Gründen wurde die Sicherungsprozedur bei einer Systemänderung nicht mehr aufgerufen. Als der Fall der Notwendigkeit einer Rücksicherung nun eintrat, überspielte man zunächst einmal den aktuellen Stand (da hätte man noch etwas draus machen können) mit einem Stand, der etwa 9 Monate zurücklag. Folge: Alle aktuellen Daten waren nicht mehr aufrufbar.

Uns ist unverständlich, wie man so leichtfertig mit seinen (über)lebenswichtigen Daten umgehen kann. Unter WINDOWS ist es auch kein Problem, einmal zu prüfen, ob die gesicherten Daten auch wirklich gespeichert werden, indem man die Sicherung auf einen anderen Rechner einmal einspielt und (nur) auf Aktualität und Vollständigkeit prüft.

30.01.2006

Lieferdatum in TKD

Der Hinweis, dass das Lieferscheindatum dem Datum der Leistungserfüllung entspricht kann auch auf den Lieferscheinen aus COMMERZ-ACTUELL-TKD ausgegeben werden. Dazu ist in TKD (!) unter Textnummer 82 der entsprechende Text zu erfassen und dann das am 12.1.2006 beschriebene Verfahren anzuwenden.

27.01.2006

OP-Status

Warum gibt es eigentlich bei den Sachkonten die Möglichkeit, diese "OP-fähig" zu machen ?

Eigentlich ganz einfach und am besten am Beispiel Schecks zu erklären:

Wenn das Zwischenkonto "Offene Schecks", auf dem alle erstellten Schecks gespeichert werden, als OP-fähig angelegt ist, dann kann man bei der Bankbuchung bei der Belastung eines Schecks sich alle noch nicht eingelösten Schecks anzeigen lassen und den betreffenden Scheck ausgleichen. Dieses Verfahren geht also genauso wie beim Ausgleich von Rechnungen. Über die OP-Auskunft kann man sich außerdem alle noch nicht eingelösten Schecks anzeigen lassen.

Diese Funktion geht für alle Sachkonten, auf denen einzelne Buchungen mit Identitätsmerkmalen versehen sind, die man dann einzeln wieder "ausbuchen" möchte.

26.01.2006

Matchcodes für Artikel

Der Menüpunkt ARTIKEL-REFERENZLISTE innerhalb des Aufgabenkomplexes DATEIPFLEGEPROGRAMME liefert eine Übersicht über die in den Artikeln gespeicherten Zugriffsfelder. Je nach Sortierung lassen sich verschiedene Matchcode-Felder auswählen und die Inhalte überprüfen. Diese Auswertung ist eine weitere Möglichkeit, die Zugriffe zu den Artikeln auf einen korrekten Stand zu bringen. So lassen sich z.B. auch die EAN-Codes (auch in Verbindung zur PBSeasy-Datei) damit optimal kontrollieren. Wegen der großen Seitezahl der Auswertung ist ein Ausdruck in eine Datei statt auf einen Drucker selbstverständlich (WORD-Druck). Gegebenfalls kann man die Auswertung auch lieferantenweise abrufen.

25.01.2006

Sicherungen

Aus aktuellem Anlass möchten wir nochmals darauf hinweisen, das Sichern der COMMERZ-Daten und der Programme regelmäßig durchzuführen. Regelmäßig bedeutet zum einen, dass dieses mindestens einmal täglich erfolgt und zum anderen, dass in Abständen eine Sicherung auch "außer Haus" gelagert wird. Vor jeder besonderen Datentransaktion, wie z.B. Jahreswechsel oder Reorganisation ist eine Sicherung Pflicht. Auch zum Monats- oder Jahreswechsel sollte eine Sicherung erstellt werden, die aber zyklisch überschreiben werden kann. Dieses trifft jedoch nicht bei der FIBU und dem Jahresabschluss zu: Diese Daten und Programme sind längere Zeit aufzuheben.

Wir konnten konkret 4 Fälle vermerken, bei denen die Jahreswechsel-Programm trotz Warnung mehrfach oder unkorrekt aufgerufen worden sind und bei denen teilweise keine Sicherung vor dem Lauf erstellt wurden. Eine  Rekonstruktion der Daten ist dann nicht mehr möglich. 

24.01.2006

Erlöskonten

In allen Programmbausteinen von COMMERZ-ACTUELL können die Vorgaben für die Erlöskonten so eingestellt werden, dass ohne weiteren Aufwand alle Verkäufe und Leistungen auf die vorgegebenen Erlöskonten gesammelt werden. Dieses Verfahren ist in zweierlei Hinsicht wichtig: Zum einen können die Daten auf den Erlöskonten automatisch in die FIBU übernommen werden und zum anderen hat man eine Abstimmungsmöglichkeit zwischen COMMERZ-ACTUELL und der FIBU. Die Vorgabe der Erlöskonten sollte dabei aber sehr exakt durchgeführt werde; der Zeitaufwand dafür ist gering. Wichtig ist auch, dass man verschiedene Erlöskonten für einzelne Filialen und für das Ladengeschäft anlegen kann, so dass diese dann auch in der FIBU entsprechend verteilt sind.

23.01.2006

Paperworld 2006

Am Mittwoch (25. Januar) beginnt die Paperworld 2006. Wir sind gemeinsam mit unserem Kooperationspartner SO! Business in Halle 4.1, Stand 23 bis 25 zu finden. Sollten Sie uns besuchen wollen, stimmen Sie bitte unbedingt vorab einen Termin mit uns ab.

20.01.2006

Lagerdaten

Der Menüpunkt 5. LAGERBESTANDSINITIALISIERUNG innerhalb des Aufgabenkomplexes LAGERBESTANDSFÜHRUNG dient dazu, die Stammdaten, die für die Lagerbestandsführung erforderlich sind, über einen einzigen Bildschirm einzugeben bzw. zu korrigieren. Dabei ist zu beachten, das die Mengen für AUF LAGER und VERFÜGBAR in einem Zusammenhang stehen und dieses bei etwaigen Änderungen auch berücksichtigt werden muss:

AUF LAGER ist die Menge, die sich aktuell im Lager befindet. Sie wird beim Lieferscheindruck oder bei der Eingabe bei "ZU FAKTURIEREN" verändert

VERFÜGBAR ist die Menge AUF LAGER abzüglich der Mengen in erfassten Aufträgen. Sie wird sofort nach der Erfassung einer Position verändert.

Bei Änderung von diesen Mengen sind also die noch in Aufträgen befindlichen Mengen, für die noch kein Lieferschein geschrieben wurde, zu berücksichtigen.

19.01.2006

Keine Reparaturen

Für die Werkstatt (und den Vertrieb) ist es nicht unwichtig zu erfahren, ob die Werkstatt-Leistungen bei einem Kunden (oder bei einem Gerät) noch in Anspruch genommen werden oder nicht. Dazu kann man in COMMERZ-ACTUELL-TKD eine Auswertung abrufen, die alle Geräte ausweist, bei denen seit einem vorgebbaren Datum kein Werkstattauftrag mehr erteilt wurde. Sie ist abrufbar in der DATEIPFLEGE unter 11. GERÄTELISTE REPARATURDATUM. Mit dieser Auswertung kann man sich auch über die Geräte/Kunden freuen, bei denen lange Zeit eine Notwendigkeit für eine Werkstattleistung nicht erforderlich war.

18.01.2006

Datenexport

COMMERZ-ACTUELL verfügt über etliche – z.T. kostenpflichtige - Export-Programme, die dazu genutzt werden können, um individuelle Auswertungen erstellen zu können. Drei der wichtigsten sind die Exporte für Kunden, für Geräte und für die sogenannten Provisionsdaten. Letztere enthält für jede berechnete Position alle wichtigen Daten, wie z.B. Auftragsnummer, Rechnungsnummer, Artikelnummer, Preise, Rabatte, Vertreter oder Absatzbereiche. Diese Export-Datei kann dann für beliebige komprimierte oder detaillierte Auswertungen verwendet werden, wobei beim Einsatz von COMMERZ-ACTUELL-TKD auch alle dort entstehenden Ergebnisdaten einfließen. Sie steht in der Datenbank-Version von COMMERZ-ACTUELL im Datenbank-Format zur Verfügung und kann damit auch gleich für Auskünfte genutzt werden.

Weitere Exporte gibt es für Artikel, Angebote oder auch TKD-Aufträge. Beschreibungen können bei der Hotline abgerufen werden. 

17.01.2006

Abschriften

Sowohl in WWS als auch in TKD werden die Rechnungen im Original gespeichert. Deshalb ist es in WWS auch besser Abschriften "AUS ORIGINAL" und nicht "AUS DATEN" zu erstellen, weil bei letzteren nicht alle Informationen ausgegeben werden (z.B. fehlen dort die Lieferschein-Informationen). Noch besser ist es sicherlich, das Archivierungssystem DocuWare einzusetzen, weil man damit solch eine Abschrift unmittelbar auch gleich versenden kann (Fax, E-Mail).

16.01.2006

Kundeneigene Artikelnummern

Wenn ein Kunde seine Aufträge nur über eigene Artikelnummern übermittelt, ist dieses für COMMERZ-ACTUELL-WWS kein Problem. Voraussetzung ist aber der Einsatz der Erweiterung "Kostenstellen- und Großkundenbelieferung" und ein Abspeichern der kundenindividuellen Artikelnummern als Nettopreise.

Bei der Auftragserfassung kann dann direkt die Artikelnummer des Kunden eingegeben werden und der Artikel wird darüber gefunden. Auf den internen Belegen , wie z.B.  Komm-Belegen wird stets die eigene interne Artikelnummer ausgegeben, während auf allen Belegen, die zum Kunden gehen, dessen individuelle Artikelnummer.

Zusätzlich besteht über das gleiche Verfahren auch noch die Möglichkeit, kundenindividuelle Artikelbezeichnungen zu speichern und auszugeben.

13.01.2006

Rücksetzen von TKD-Zählerabrechnungen

Das Rücksetzen einer vorletzten Zählerabrechnung ist automatisch nicht mehr machbar, da nur eine letzte Abrechnung zurückgesetzt werden kann. Diese Notwendigkeit hierfür tritt dann ein, wenn bei der vorletzten Abrechnung ein zu großer Zählerstand eingegeben wurde, der Kunden nicht sofort reklamiert, bei der nächsten Abrechnung die Fehlermeldung (Zählerstand kleiner als ...) ignoriert wird und dann ein falsche Rechnung erstellt wird.

Solch einen Fall kann man im Prinzip dadurch lösen, dass man einen einmalige Abschlagsbetrag in Höhe der zu viel berechneten Kopien eingibt und den berechneten Zählerstand auf den korrekten der vorletzten Abrechnung und den gemeldeten auf den aktuell gemeldeten setzt.  

12.01.2006

Leistungsdatum

Es muss auf Lieferschein oder (!) Rechnung vermerkt werden, dass das Lieferscheindatum auch das Datum der Leistungserfüllung ist (Normalfall). Aus diesem Grunde wurde die Textnummer 82 belegt und ein dort enthaltener Text auf den Lieferscheinen automatisch ausgedruckt. Einige Kunden der Fachhändler bestehen aber darauf, dass diese Information auf der Rechnung zu stehen hat. Da auf den Rechnungen der Text immer gedruckt wird, der als Entgelt-Text beim Kunden hinterlegt ist, kann man bei diesen Kunden den Text 82 dort eintragen, so dass dieser dann auch auf den Rechnungen für diesen Kunden mit ausgegeben wird.

11.01.2006

Paperworld 2006

Die Vorbereitungen bezüglich der Paperworld 2006 laufen bisher ganz  normal. Da wir aber auf unserem gemeinsamen Stand mit SO! Business GmbH zusammen die zukünftige integrierte Branchen-Software für die Fachhändler präsentieren, werden,  erwarten wir einen richtigen Boom auf unserem Stand. Alle interessierten Kunden sollten sich deshalb möglichst terminlich jetzt schon anmelden; Einladungen werden aber auch noch gesondert versendet.

10.01.2006

Löschen von Daten

Der Jahreswechsel ist auch immer ein guter Zeitpunkt, nicht mehr benötigte Daten zu löschen. Dabei hilft die neue Form der Anzeige der Dateibelegung in WWS, die einen genauen Überblick über den aktuellen Stand vermittelt. Sollte dem Anwender die Zahlen nichts (oder sehr wenig) sagen, hilft die Hotline gerne, die Größenordnung der Daten zu erklären.

Diese Dateibelegung sollte aber auch zwischenzeitlich einmal aufgerufen werden:

Aktuelles Beispiel: Meldung eines Anwenders: "Sowohl an der Kasse als auch in der Auftragserfassung für die Strecke kann ich keinen Auftrag mehr erfassen" .

Grund: Die Auftragsdatei hatte mehr als 99.998 aktuelle Aufträge, so dass keine weitere Auftragsnummer vergeben werden konnte.

Lösung: Aufträge ins Archiv übernehmen.   

Auch andere Daten können mit der Dateibelegung rechtzeitig kontrolliert werden. Hierbei ist besonders auf die ABSCHRIFTEN zu achten (das sind die gespeicherten  Rechnungsausdrucke), die dann gelöscht werden sollten, wenn eine Abschrift nicht mehr erforderlich ist (oder aus DocuWare oder als Kopie erstellt werden kann). Diese Abschriften lassen sich datumsbezogen (in WWS und in TKD) gezielt löschen.

09.01.2006

Jahreswechsel

Wie am 20.12.2005 bereits ausgeführt, sollte am 1.1.2006 das Programm mit dem "Jahreswechsel" ablaufen. Wer das bisher nicht getan hat und es nun bald durchführt, hat lediglich damit Probleme, dass die bereits getätigten Umsätze in 2006 dem Januar 2005 zugeschlagen werden.

Also ganz wichtig: Jahreswechsel durchführen (ein Menüpunkt, der für alle Mitarbeiter (und auch für die Chefs) absolut über die Zugriffsberechtigungen gesperrt sein muss).