Logics News 2020

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Beschreibung

 

04.06 TKD Texte für Rechnungen Es gibt in COMMERZ-TKD in der DATEIFLEGE einen Menüpunkt "TEXTE VERTRAGSABRECHNUNG", den man nach der Anlaufphase von COMMERZ-TKD nicht mehr verändern sollte:

Der Menüpunkt ist für folgenden Zweck eingefügt worden:
Bei der Auslieferung von COMMERZ werden die Standardtexte, die auf den Vertragsabrechnungen ausgegeben werden, schon einmal als Standard vorgegeben. Wenn man dann selbst diese Texte so  ändert, dass Textzeilen auf Rechnungen überhaupt keinen Sinn mehr geben, dann kann man über diesen Menüpunkt den Standard wieder herstellen.
Sind die geänderten Texte in Ordnung und hat man auch noch weitere Textnummern hinzugefügt oder geändert, dann würde bei einem Aufruf dieses Menüpunktes die Texte sicherlich nicht mehr stimmig sein. 
Deshalb sollte für alle Benutzerkennungen dieser Menüpunkt (und auch andere) auf jeden Fall auf "N" setzen werden:
03.06 allgemein Systemtexte COMMERZ-ACTUELL arbeitet teilweise mit Verschlüsselungen, deren Bezeichnungen aber von Anwender individuell vorgegeben werden können. An vielen Stellen wurde COMMERZ-ACTUELL nun so erweitert, dass diese Bezeichnungen zur besseren Information des Öfteren auch angezeigt werden. Wenn bei einzelnen Anwendern plötzlich falsche oder gar keine Informationen ausgegeben werden, dann sollten in COMMERZ-WWS die SYSTEMTEXTE einmal überarbeitet werden:
1. Aufruf in WWS

2. Die verschiedenen Systemtexte

3. Beispiel Absatzbereiche
 
4. Beispiel Ausgabe 

Weiteres Beispiel:
so (völlig nichtssagend):

oder so (Daten selbsterklärend)

Die am Beispiel ABSATZBEREICHE dargestellten Bildschirmausgaben gelte auch für die anderen Systemtexte. 
Der COMMERZ-Anwender kann durch Nutzung der Systemtexte ganz wesentlich zu mehr Transparenz bei seinen Daten beitragen, auch für die anderen Mitarbeiter. Es lohnt sich deshalb, die Systemtexte (endlich) einmal "auf Vordermann zu bringen". 
02.06 WWS negative Nummern

Zum Teil wird in COMMERZ-ACTUELL der Druck von Lieferscheinen und Rechnungen in zwei Phasen (erst Druck, dann Update der Daten) durchgeführt, wobei dazwischen auch teilweise die Abfrage "DRUCK IN ORDNUNG" zu beantworten ist.

Eine nicht unkritische Situation kann entstehen, wenn man diese Abfrage mit "N" beantwortet und damit die Bearbeitung unterbricht (was durch entsprechende Beantwortung der Druckernummer erreichen kann):

Denn Lieferscheine oder Rechnungen, die bereits gedruckt sind, deren Daten aber noch nicht endgültig verändert worden sind, haben bereits eine feste (gedruckte) Lieferschein- oder Rechnungsnummer, die z.B. auch wegen der Lückenlosigkeit der Rechnungsnummern erhalten bleiben muss. 
Damit diese Nummer beim nächsten Druck wieder verwendet werden kann, wird sie als negative Zahl dem Auftrag zugeordnet.
Beispiel:
   
Hier wurde beim Auftrag 107 der Lieferschein 12 nicht korrekt  abgeschlossen, beim Auftrag 108 der Lieferschein 13 zwar korrekt beendet, aber die Rechnung 29 abgebrochen.

Wichtig ist auch:
In diesem Fall sollte unbedingt das gedruckte Formular unverzüglich vernichtet oder speziell gekennzeichnet werden, weil es ja nochmals gedruckt werden wird. 

Solche "hängenden" Aufträge kann man sich mit den Hilfsprogrammen anzeigen lassen. 

Dazu ist für Rechnungen der Menüpunkt 5 und für Lieferscheine der Menüpunkt 6 aufzurufen. 
Empfehlung deshalb: Ab und zu (mindestens einmal monatlich) die Programme dazu aufrufen. 
    

28.05 WWS Änderung "zu-fakt" Auftragspositionen können sich bezüglich der Mengenfelder in verschiedenen Zuständen befinden, die entsprechend den durchgeführten Aktivitäten (z.B. Belegabruf, Lieferschein-Druck) auch automatisch versorgt werden:
o nur Auftragsmenge erfasst
o "zu liefern" eingetragen
o "zu fakturieren" versorgt
Beispiel:

Die 3 Mengenfelder können mit Einschränkungen geändert werden, wobei jedoch das Feld "zu fakturieren" nur bedingt geändert werden sollte, weil nämlich automatisch auch das Feld "geliefert" verändert wird.
Deshalb ist eine entsprechende Sperre hier ganz wichtig.

Die Bearbeitung der Mengeneingaben beim Feld "zu fakturieren" eingeschränkt werden, wenn in der Zugriffsberechtigung der Untermenüpunkt 6. LÖSCHEN VON AUFTRÄGEN" auf "N" gesetzt wird. 

Mit dieser Sperre ist es dann nicht mehr möglich, eine bereits gelieferte Menge (die dann in "zu fakturieren" steht) rückgängig zu machen oder überhaupt zu verändern. Auch das Löschen einer solchen Position ist dann nicht erlaubt. Nur ein Mitarbeiter mit entsprechender Zugriffsberechtigung kann solche Positionen verändern. 
27.05 allgemein Sicherungen Leider ist das Thema "Sicherungen" immer wieder ein Dauerbrenner.

Konkreter aktueller Anlass bei einem COMMERZ-Anwender:
Massiver Systemabsturz erforderte die Wiedereinspielung der Datensicherung.
Aber: Es gab keine !!!.
Wir haben dann mühsam mit viel Aufwand versucht, aus den Datenbruchstücken wieder eine ablauffähige und korrekte COMMERZ-Version zu erstellen. 
Die Folge: Zeitverlust, Nacharbeitungen und Kosten.

Wir möchten alle COMMERZ-Anwender dringend bitten, ihr Konzept für die Datensicherung zu überprüfen. Dazu gehört auch, dass temporär geprüft wird, ob auf dem Sicherungsmedium auch wirklich die gesicherten Daten und Programme von COMMERZ-ACTUELL vorhanden und ablauffähig sind.   
26.05 WWS Rechnungsart und Kategorie Das Feld Rechnungsart (ursächlich im Kundenstamm) besteht aus zwei Teilen: Erste Stelle (nur 1 oder 2, steht für Einzel- oder Sammelrechnung) und der zweiten Stelle, der Kategorie (1 bis 9), die dazu dient bei der Fakturierung nur entsprechende Kunden (bzw. Aufträge mit speziellen Merkmalen) auswählen zu können.
Es gibt für die Kategorie  die Möglichkeit, Systemtexte für die verschiedenen Kategorien anzulegen:

Die Kategorien gelten als sowohl für die Einzel- als auch für die Sammelrechnungen gemeinsam.
Wichtig ist, dass die Beschreibung für die Kategorie gedacht ist, was z.B. beim Abruf von Rechnungen in der Fakturierung genutzt werden kann, hier wird nämlich die Kategorie mit F5 explizit angefordert:

Nicht direkt verwendbar ist der F5-Abruf, wenn man bei der Eingabe einer Rechnungsart ist, weil dazu ja zwei Zeichen einzugeben sind:
.
Hier kann man sich derzeit nur die Kategorie anzeigen lassen; dann muss man die Anzeige mit F1 verlassen und die vollständige Eingabe der vollständigen Rechnungsart manuell durchführen. Es ist also (noch) nicht möglich, durch Auswahl und RETURN nur die zweite Stelle zu übernehmen.
25.05 TKD zusätzliche Terminüberwachung Für jedes Gerät kann man im 7. Bildschirm eine Standard-Wartung eingeben, die in zeitlichen Intervallen durchzuführen ist. Diese Funktion wird aber eher selten genutzt und man kann stattdessen dort auch eine zusätzliche Terminüberwachung hinterlegen. Insbesondere wenn man kein konkretes Enddatum vorgegeben hat (sondern 31.12.49), kann eine Terminüberwachung (z.B. fiktives Enddatum oder Leasingende) nützlich seine, um rechtzeitig etwaige Prüfungen und Maßnahmen einzuleiten.
Die Daten der Standardwartung werden ersetzt durch Vertragsanfang und Vertragsende sowie einen Betrag (nur informativ):

In der Auswertung für "AUSLAUFENDE VERTRÄGE" ist ein zusätzlicher Menüpunkt integriert, über den alle Geräte ausgewiesen werden können, die bis zu einem vorgebbaren Datum enden.
Bei Bedarf bitte bei unserer Hotline melden
19.05 allgemein Termine Wegen dem Feiertag am 21.5.2020 (Himmelfahrt) ist unsere Hotline am 20.5. und am 22.5 nur bis letztlich 12:00 erreichbar.
Das nächste Datum für einen Beitrag zur logics-news ist der 25.5. 
18.05 WWS Abholschein Die Auftragsart 93 (Abholschein) ist dafür gedacht, dass sichergestellt werden kann, dass Fahrer nur Artikel zurücknehmen, wenn sie einen solchen Abholschein dafür haben. Damit ist dann ausgeschlossen, dass ohne die Zustimmung der "Verwaltung", (alte) Ware beliebigst wieder zurückgegeben werden kann. Zudem wird mit diesem Abholschein der Vorgang auch entsprechend abgewickelt und protokolliert. 

Nach dem Erfassen eines solchen Auftrages (die abzuholenden Mengen sind positiv einzugeben) kann ein Abholschein gedruckt werden, auf dem der Fahrer die Rücknahme quittieren kann. Ist die Ware im Haus, kann die Auftragsart in "10" (Gutschrift) geändert werden, sodass der Kunden auch eine entsprechende Gutschrift (Rechnungskorrektur) erhält. Genau zu diesem Zeitpunkt der Änderung der Auftragsart wird die Ware auch wieder dem Lager zu gebucht. 
14.05 TKD Auskunft über Modelle Die Geräte-Wartungsstatistik (als Bildschirmausgabe) gibt für jedes Gerät einen Überblick über den grundsätzlichen Status. Dieser Bildschirm zeigt zwar nicht die Daten im Detail, bietet aber eine gute Übersicht darüber, ob das Gerät gut oder schlecht "läuft" und wo die Schwerpunkte der Aufwendungen sind. Dabei kann man einzelne Geräte abrufen, aber auch die Daten aller Geräte eines Modells sich anzeigen lassen. Durch Eingabe der "Wundertaste" F3 bei Gerät kommt man zum Feld Modell, in das dann die Artikelnummer des Modells einzutragen ist.

Die Daten, die dann dargestellt werden, ergeben sich aus allen Geräten. Die Anzahl der Geräte wird oben angezeigt. Bei der Eingabe des "Modells" ist zu beachten, dass es nicht das im Gerät gesondert gespeichert Feld MODELL handelt, sondern hier die eindeutig dem Gerät zugeordnete Artikelnummer einzugeben ist.
13.05 allgemein Änderung von Parameterdaten Die Parametersätze in allen COMMERZ-Bausteinen enthalten wichtige allgemeine Steuerdaten. Sie brauchen eigentlich nach der Einrichtung von COMMERZ nur noch ganz selten geändert werden. Vielleicht möchte man aber zum Jahreswechsel die Nummernkreise für Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen neu anpassen. 

Wenn aber Parametersätze geändert werden müssen, dann sollte man beachten: 
o Diese möglichst nicht im laufenden Betrieb durchführen. 
Durch die Stammdaten-Funktion ÄNDERN wird der Parametersatz gesperrt und ist für andere nicht mehr aufrufbar. Beispielsweise können dann keine neuen Auftragsnummern oder Rechnungsnummern vergeben werden. Sollte die Änderung trotzdem im laufenden Betrieb durchgeführt werden, dann sollte man die Änderungsfunktion schnell wieder beenden.
o die Änderung wird meist erst nach einem Neustart von COMMERZ wirksam.
Deshalb sollte man alle Anwendungen neu starten.

Ganz wichtig ist, dass über die Zugriffsberechtigung Änderungen in den Parametersätzen nur für zuständige Mitarbeiter möglich sollten und dass diese Funktion somit für alle anderen gesperrt sein sollte.  
12.05 TK Staffelpreise an der Kasse Kunden verlangen häufig (und gerade im Ladengeschäft), dass sie Artikel zu Staffelpreisen erhalten, auch wenn sich die Artikel nur durch verschiedene Farben unterscheiden. Wenn beispielsweise ein Ordner ab 5 Stück statt EUR 3,07 nur noch EUR 2,96 kostet und der Kunde nimmt 4 blaue und 4 schwarze Ordner, dann möchte er für alle Ordner nur je EUR 2,96 bezahlen.
Im Streckengeschäft gibt es die Möglichkeit über den Menüpunkt 14. POSTIONEN KUMULIEREN für Aufträge gezielt solche Konstellationen zu erkennen und die Preise entsprechend anzupassen.
Im Ladengeschäft wurde diese Funktion auch integriert, womit dann  automatisch die bisherigen Positionen geprüft und die Preise danach gegebenenfalls nach Bestätigung direkt geändert werden:
Ausgangssituation (man sieht unten auch noch den nächsten Staffelpreis):

Nach Eingabe F2 (Erfassungsende):

Nach Kumulierung:

Einsatz dieser Funktion bitte (vor allem wegen der Erkennung gleichartiger Artikel) mit der Hotline absprechen. 
 
11.05 WWS IHR ZEICHEN Das Feld IHR ZEICHEN im Kundenstammsatz ist ursächlich dafür gedacht, in der Auftragserfassung optisch darzustellen, dass hier etwas einzugeben ist. Wenn z.B. der Kunde darauf besteht, dass immer seine Bestellnummer/Abteilung/Kostenstelle auf Lieferschein und Rechnung dargestellt sein muss, könnte man bei IHR ZEICHEN eine Vorgabe wie "BEST.-NUMMER ........" eintragen. Dieser Text erscheint dann bei jedem Auftrag des Kunden.  
Das Feld nutzen einige Anwender von COMMERZ aber auch so aus, dass dort immer den Namen des Mitarbeiters beim Kunden vorgibt, der üblicherweise immer den Auftrag erteilt bzw. übermittelt. 

Dieser Text wird dann bei der Auftragserfassung (änderbar) vorgegeben:

Dieses Feld wird dann auf Lieferschein und Rechnung mit ausgegeben, sodass man auch darauf einen eindeutigen zusätzlichen Hinweis auf den Auftraggeber hat, ohne eine weitere Eingabe tätigen zu müssen.

Zudem können bei der Auftragsänderung über IHR ZEICHEN auch Aufträge gesucht und gefunden werden. 
07.05 allgemein Datensicherung Wir hatten bereits mehrfach und auf Basis eines konkret aufgetretenen Datenproblems darauf hingewiesen, wie wichtig es ist, weitgehend aktuelle Sicherungen zur Verfügung zu haben. 

Wir haben aber
auch ausgeführt, dass die Sicherung von COMMERZ-Daten und -Programme nie im laufenden Betrieb erfolgen darf, da durch den zeitverschobenen Update unterschiedlicher Datenbestände diese nicht mehr konsistent sein können". 
Dazu nochmals zum Verständnis einige Details.

COMMERZ-Sicherungen laufen so ab, dass immer einzelne Datenbestände (wie Kundendaten, Auftragsdaten, Artikeldaten, Rechnungsdaten oder Statistikdaten) einzeln nacheinander gelesen und auf das Sicherungsmedium geschrieben werden.

Beispielsweise kann nun folgendes eintreten: 
1. Rechnungsausgangsbuch ist bereits gesichert, Auftragsdatei wird gerade gesichert
2. An einem PC wird ein Auftrag erfasst und die Rechnung erstellt.
Dann sind die Rechnungsdaten nicht auf dem Sicherungsmedium, ob die Auftragsdaten noch gespeichert werden, hängt von dem Status der aktuellen Sicherungsdatei der Aufträge ab.
3. Auf jeden Fall unterscheiden sich jetzt die aktuellen Daten von COMMERZ zu denen auf dem Sicherungsmedium. Sofern nun diese Sicherung wieder eingespielt werden müsste, sind fehlerhafte Daten vorprogrammiert.
 
Bitte beachten:
Dieses ist nur eine Beispiel zur Erläuterung, wie sich Original und Sicherung unterscheiden können. Je nach aktueller Daten-Aktivität können auch gravierende Differenzen auftreten.
Deshalb Sicherungen nie im laufenden Betrieb durchführen. 
06.05 TKD Beratungsaufträge

Es gibt in COMMERZ-TKD einen wenig genutzten Menüpunkt "BERATUNGSAUFTRÄGE", der dafür gedacht ist, mehrfache Beratungsleistungen an Geräten (oder auch nur für Kunden) zu erfassen und dann (z.B. monatlich) über die Berechnung zu entscheiden. 
Damit soll im Prinzip das Problem gelöst werden, dass stets einzelne Beratungstätigkeiten als gering erachtet und deshalb nicht als "berechnungswürdig" angesehen werden, als Summe sich über einen Zeitraum aber ein erhebliche Leistungserbringung ansammelt, die sehr wohl berechnet werden sollte.

Was sind Beratungsleistungen?
Sie entstehen immer dann, wenn an einem Gerät oder bei einem Kunden meist telefonischer Service erbracht wird. Diese Leistungen können auch Schulungstätigkeiten, Fehlersuche oder Hilfestellungen bei besonderen Ereignissen sein.

Über die Funktionen unter dem Menüpunkt "BERATUNGSAUFTRÄGE" lassen sich folgende Aufgaben durchführen:
 

Der wichtigste Menüpunkt ist die ERFASSUNG VON AUFTRÄGEN, über den die Tätigkeiten minutiös mit Störungsbeschreibung und Darstellung der Abhilfe (Beratung) erfasst werden. Die letzte  Tätigkeit ist immer noch sichtbar, Zeiten können auch direkt eingegeben werden.
Beispiel für eine Erfassung:

Die weiteren Menüpunkte werden üblicherweise zu festgesetzten Zeiten (z.B. zum Monatsende) aufgerufen. Dabei kann man sich über DRUCK AUFTRAGSLISTE zunächst einen Überblick über die geleisteten Tätigkeiten verschaffen, die nochmals überarbeiten können (BEARBEITEN VON AFTRÄGEN), und die Tätigkeiten, die berechnet werden sollen, zusammenstellen (RECHNUNGEN VORBEREITEN). Dabei werden die einzelnen Beratungsaufträge zu einem einzigen Auftrag zusammengefasst, wobei aber alle Details zusätzlich noch aufgeführt werden. Bei Rechnungsdruck werden die Ergebnisse dann den Geräten statistisch zugeordnet.
Die Beratungsaufträge, die nicht berechnet werden sollen, werden über ABSCHLUSS OHNE RECHNUNG als Aufwand bei den Geräten verbucht.

Wer also häufig (nicht berechnete) Beratungsaufträge ausführt und die Entscheidung über die Berechnung (auf Basis von Detaildaten) selbst treffen möchte, sollte diese TKD-Erweiterung unbedingt einsetzen. 
Mögen die Beträge einzelner Beratungen zur Berechnung zu gering sein, über einen gewissen Zeitraum können sich aber nicht unbeträchtliche Summen ergeben, die auch berechnet werden sollten.
Weitere Informationen und Beschreibungen gerne von unserer Hotline.

 

05.05 FIBU OP-Ausgleich In der integrierten COMMERZ-FIBU gibt es den Menüpunkt "AUSGLEICH OFFENE POSTEN, der hauptsächlich dazu gedacht ist, nachträglich nicht zugeordnete Buchungen (Zahlungen), Gutschriften und Rechnungen auszugleichen. Dieses ist z.B. dann erforderlich, wenn in WWS eine Rechnungs-Korrektur (früher Gutschrift) erstellt wird oder in TKD eine Rechnung zurückgesetzt worden ist. Auch für den Fall, dass man eine Zahlung nicht sofort auf die offenen Posten verteilen kann, weil der Betrag noch zu klären ist, und diese nun nach Rückfrage zuordnen kann, ist dieser Menüpunkt geeignet.

Dabei verändert sich der Gesamt-Saldo des Debitor/Kreditor-Kontos natürlich nicht. Bei den betreffenden Buchungen wird der Offene Posten entsprechend verändert und ggf. die gesamte Buchung als "ausgeglichen" vermerkt. 
Bei manchen COMMERZ-Anwendern, vornehmlich bei denen, die die COMMERZ-FIBU als OP-Verwaltung nutzen, gibt es bei WAHL auch die Möglichkeit einen offen Posten zu LÖSCHEN, wobei allerdings lediglich das Kennzeichen "AUSGEGLICHEN" auf "J" gesetzt wird. Da sich in der Sachbuchhaltung nichts ändert, entsteht natürlich eine Differenz zwischen dem aktuellen Saldo und der Summe der (restlichen, noch offenen) Buchungen, die häufig schon zu Anfragen bei der Hotline geführt haben.
Deshalb ganz wichtig: Funktion LÖSCHEN nie nutzen, wenn COMMERZ-FIBU als Vollbuchhaltung eingesetzt wird. Etwaige Ausgleiche sind immer über AUSGLEICH OFFENE POSTEN oder über entsprechende Buchungen zu erreichen, wie z.B. nachträgliche Ausbuchung von ungerechtfertigten Skontoabzügen. Wir haben vorsichtshalber bei den meisten FIBU-Anwendern die Löschfunktion aus Sicherheitsgründen gar nicht erst freigegeben. 
Anwender, die die FIBU lediglich als OP-Buchhaltung nutzen, sind natürlich mit dem LÖSCHEN schneller als mit der Erfassung einer Zahlungsbuchung, sie nehmen aber die Unstimmigkeit der OPs mit dem aktuellen Saldo in Kauf und können den aktuellen Kundensaldo auch nur über die OP-Listen beauskunften.
04.05 WWS Artikel finden

Eine ganz entscheidende Bedeutung für die Effizienz der Erfassung von Aufträgen ist, wie schnell findet man den vom Kunden gewünschten Artikel. COMMERZ-ACTUELL bietet dazu eine Vielzahl von Möglichkeiten an, die je nach Fachhändler auch unterschiedlich genutzt werden. Letztlich steht man bei der Erfassung an der Stelle, an der man den Artikel benötigt:

Über F5 kann man sich anzeigen lassen, welche generellen Möglichkeiten es gibt:
 
Dabei werden für den Zugriff über Z, A, L (oder vorher K), O, S, I oder B die entsprechenden Felder aus dem Artikelstammsatz genutzt.  

Zusätzlich gibt es aber noch die Eingabemöglichkeiten mit F3 an dieser Stelle. Damit können alle Artikel angezeigt werden, die der Kunde früher einmal gekauft hat:

Eingeschränkt werden können die Artikel dadurch, dass man eine Warengruppe eingibt (auch noch auswählbar mit Eingabe von F5, wenn die Systemtexte entsprechend angelegt sind). Bei einem direkten ENTER werden alle Artikel angezeigt werden.
Es werden dann alle Artikel angezeigt, die der Kunde bisher erhalten hat:

Es werden die Artikel lediglich einmal mit ihren letzten Daten angezeigt. Durch Anklicken eines Artikels wird dieser direkt in die aktuelle Position übernommen. 

29.04 WWS Status von Aufträgen Diese Zusammenstellung soll die Frage klären: In welchem Status (Zustand) können sich Aufträge befinden, was sind eigentlich "offene Aufträge" und mit welcher Auswertung erhält man Aufträge, die sich in einem bestimmten Zustand befinden ?

Aufträge können sich in verschiedenen Zuständen befinden, je nachdem, ob noch mindestens eine Position nur 
A. erfasst (nur die Auftragsmenge ist eingegeben worden)
B. kommissioniert (Menge wurde in zu liefern eingegeben)
C. geliefert (Lieferschein wurde geschrieben) 
D. zu fakturieren (geliefert)
E. fakturiert (Rechnung wurde geschrieben) ist.
Die Reihenfolge von A nach E entspricht auch dem normalen Ablauf eines Auftrages. Mehrere Positionen in einem Auftrag können auch verschiedene Zustände haben, wobei eine einzelne Position schon ausreicht, um den Auftrag in einer der nachfolgend aufgeführten Auswertung auszuweisen.

In COMMERZ wird unterschieden zwischen

o OFFENE AUFTRÄGE (z.B. 12. LISTE OFFENER AUFTRÄGE)  
Es werden die Aufträge ausgewiesen, bei denen mindestens eine Position enthalten ist, bei der lediglich die Auftragsmenge eingegeben wurden (A).
Damit erhält man Aufträge, die noch nicht bearbeitet wurden

o LIEFERFÄHIGE AUFTRÄGE
(z.B. 3. LISTE LIEFERFÄHIGE AUFTRÄGE in 4. KOMMISSIONIERUNG)
Es werden die Aufträge ausgewiesen, bei denen mindestens eine Position enthalten ist, die eine Menge im Feld "zu liefern" hat.
Damit erhält man Aufträge, für die noch Lieferscheine abzurufen sind (B).

o FAKTURIERFÄHIGE AUFTRÄGE (in 5. FAKTURIERUNG)
Es werden die Aufträge ausgewiesen, bei denen mindesten eine Position enthalten ist, die eine Menge im Feld "zu fakturieren" hat.
Damit erhält man Aufträge, die berechnet werden können (C+D).

o Änderbare Aufträge
in 5.AUFTRAGSÄNDERUNG
Bei einer Auswahl (z.B. über Kunden) werden nur die Aufträge angezeigt, bei denen mindestens noch eine Position vorhanden ist, die noch nicht in voller Auftragsmenge fakturiert worden ist. 

Bei den verschiedenen Auswertungen reicht es bereits, wenn nur eine einzelne Position eines Auftrages die Bedingung erfüllt, um diesen auszuweisen. 
28.04 FIBU IDEA-Export Beim Abschluss eines Wirtschaftsjahres werden automatisch die Daten für IDEA erstellt. Diese Daten können die Betriebsprüfer dann in ihr System zu weiteren Analysen problemlos übernehmen.
Für jedes Wirtschaftsjahr werden folgende Dateien im Verzeichnis COMMERZ erzeugt, wobei jj die zweistellige Jahreszahl bedeutet:
o KTOEXPjj.csv (Konten)
o BUHEXPjj.csv (Buchungen)
o STREXPjj.csv (Tabelle Steuerkennzeichen)
o BILEXPjj.csv (Bilanztexte)
o BWAEXPjj.csv (BWA-Texte)
o SAMEXPjj.csv (Sammelkonten-Definition)
Wer die IDEA-Schnittstelle einsetzt, sollte einmal prüfen, ob diese Dateien vorhanden sind; man könnte diese Daten auch einmal zur eigenen Prüfung und Abstimmung nutzen. Beschreibung der Details bitte bei unserer Hotline anfordern.
27.04 WWS Externe Aufträge In der Auftragsbearbeitung gibt es den Menüpunkt 20 (EXTERNE AUFTRÄGE), über den weitgehend beliebige Aufträge, die über andere elektronische Medien zum Fachhändler gelangen, ins COMMERZ übernommen werden können. 
 
Bei der Auswahl 20. EXTERNE AUFTRÄGE können dann die verschiedenen Importvarianten aufgerufen werden. Auch die Schnittstelle WEBSHOP ist ggf. dabei enthalten. Die Programme, die dann aufgerufen werden können, lesen die externen Auftragsdaten ein und generieren entsprechende COMMERZ-ACTUELL-Aufträge. Ein Protokoll, das abgerufen werden kann, weist die Aufträge aus und zeigt auch mögliche Fehler an.

Typische Verwendung dafür sind Aufträge, die von Kunden über Webshops erfasst wurden. Aber auch Aufträge, die aus anderen Bestellprogrammen der Kunden stammen, lassen sich über diese Schnittstelle automatisch in COMMERZ-Aufträge umwandeln. 

Da es immer häufiger vorkommt, dass Kunden ihre Aufträge nicht mehr telefonisch oder über Fax sondern diese aus eigenen Bestellprogrammen heraus elektronisch übergeben, sollten diese Daten auch ohne Medienbruch direkt als COMMERZ-Aufträge übernommen werden. Logics hat dazu bereits eine Fülle von auch individuellen Verfahren und Abläufen realisiert. Wenn so ein Fall vorliegt, sollte man unbedingt sofort mit unserer Hotline Kontakt aufnehmen. Sie findet sicherlich eine Lösung, dass die Daten ohne Fehler und ohne Zusatzaufwand direkt ins COMMERZ übernommen werden können.
Wenn der Kunde seine Bestellungen (in COMMERZ dann Aufträge) über ein spezielles Bestellprogramm erzeugt und dabei auch noch eigene Artikelnummern verwendet, dann ist auch dieses für COMMERZ kein Problem, weil man dort für jeden Artikel kundeneigene Artikelnummern anlegen kann.
23.04 allgemein Preiseinheiten auf Formular Oft sieht man immer noch die für den Kunden wenig verständliche Ausgabe der Preiseinheiten in Ziffern (0 = Stückpreis bis 4= 1000er Preis). Um den Kunden diese Verschlüsselung zu erklären, wird die Bedeutung der Ziffern meist in einem gesonderten Block unten im Formular dargestellt. 
Das ist aber zumindest seit etwa 2000 nicht mehr nötig:
Wenn man im Parametersatz von WWS den DRUCK PREISEINHEITEN IN ZIFFERN auf "N" setzt, werden statt der Ziffern Buchstaben ausgegeben.( 0 --> leer, 1 --> Z, 2 --> D, 3 --> H, 4 --> T), die sich eigentlich von selbst erklären. Dieses gilt dann sowohl für WWS- als auch für TKD-Formulare. 
22.04 WWS Funktionstaste F2 Die Funktionstaste F2 hat von früher noch die Bedeutung, aus einem Erfassungsbildschirm zur weiteren Fortsetzung in die unterste Zeile zu verzweigen. So kann man z.B. in der Stammdatenverwaltung zur Änderung eines Feldes dieses mit der Maus anklicken, die Änderung durchführen und dann mit F2 die Weiterverarbeitung in der untersten Zeile festlegen. 
Mittlerweile wurde sukzessiv eingeführt, dass man F2 auch beim Abruf von Auswertungen verwenden kann. Dazu muss man lediglich F2 im ersten Feld eingegeben und es werden Standardvorgaben in die Felder eingetragen. Beispiel "Liste offene Aufträge":

Wenn man bei der danach folgenden Abfrage "IN ORDNUNG (J/N)" ein  "N" eingibt, können einzelne Felder noch verändert werden.
Hinweis: Wenn man dann doch nichts drucken möchte, muss man bei dem ersten Feld den Wert löschen (und bestätigen) oder F1 eingeben.
21.04 OBJ Einfaches Beispiel Zwischensummen In OBJ kann man die Angebote und die Aufträge gruppieren und für  die einzelnen Gruppen auch Zwischensummen bilden. Dabei werden die Gruppen dadurch gekennzeichnet, dass sie alle im Feld POSGRP den gleichen Text enthalten:

Diesen Text kann man dann noch überarbeiten und durch reale Begriffen ersetzen.
Ein Angebot sieht dann (einfachste Struktur, ohne Langtexte und ohne eigene individuelle Firmen-Schablone) in etwa folgendermaßen aus:
20.04 TKD Informationen über Freie Einheiten Die üblicherweise in der Wartung enthaltenen Freien Einheiten bedürfen in Bezug auf die genutzten Kopien in vielen Fällen einer umfassenden Kontrolle. Bei einem  krassen Missverhältnis (entweder hohe Überhang-Berechnungen oder Freie Einheiten werden massiv nicht ausgenutzt) entsteht häufig Handlungsbedarf zur Änderung der Verträge.
Aufruf der Auswertung:

Das Programm liefert Detaildaten (u.a. mit Kopienverbrauch und die  dabei berücksichtigten Freie Einheiten) jeder Zählerabrechnung in einem vorgebbaren Zeitintervall und summiert die Daten nach Zählern, Geräten, Kunden oder Pools. Damit ist dann schnell erkennbar, bei welchem dieser Summen bedeutende Differenzen aufgetreten sind. Sollte ein Kunden am Jahresende nicht genutzte Freie Einheiten rückvergütet bekommen, können diese ganz einfach schnell und detailliert ermittelt werden.
Bitte Detail-Beschreibung anfordern bei unserer Hotline
16.04 TK Vorgaben beim Abruf von  Kassenvorgängen Beim Druck von Kassenvorgängen, den man ja eigentlich täglich abruft, muss man vorher etliche Vorgaben zur Auswahl eingeben. Ähnlich wie bei der Auftragsauskunft kann man durch Eingabe von F2 eine Standardvorgabe erreichen, die üblicherweise immer eingegeben wird:
  
 
Bei Eingabe von "N" bei IN ORDNUNG bleiben die Vorgaben bestehen und es können einzelne Daten geändert werden. Als VON/BIS DATUM wird das aktuelle Tagesdatum vorgegeben. 
Wenn man nun die Auswertung doch nicht abrufen möchte, muss man im ersten Eingabefeld F1 eingeben (man kann aber auch den Inhalt (hier "5") löschen und dann die Leereingabe mit RETURN  bestätigen).
15.04 allgemein noch einmal:
Spoolverwaltung
Nochmals ein paar grundsätzliche Hinweise zur SPOOL-Verwaltung

1. Wozu

Die Spoolverwaltung in COMMERZ wurde nur für die Druckausgaben eingeführt, bei denen parallel zum Druck auch gleichzeitig Daten verändert werden. Der Vorteil ist, dass ein Druck seitengenau wiederholt werden kann, wenn der Drucker selbst nicht korrekt arbeitet. Diese Wiederholung des Drucks durch erneuten Aufruf des Druckprogrammes ist natürlich logischerweise nicht nochmals möglich, weil sich ja die Daten während des Drucks verändert haben.
 

2. Verfahren
Bei Druckausgaben, bei denen parallel zum Druck auch Daten verändert werden, wird immer ein SPOOLNAME angefordert unter dem die Druckausgabe wieder aufgerufen werden kann. In der SPOOLVERWALTUNG, die in den Bausteinen von COMMERZ enthalten sind, können die Spools bearbeitet, also gezielt gedruckt oder gelöscht werden.

  
3. Probleme
Wir sehen bei der Anwendung der Spoolverwaltung mehrere  gravierende Probleme. 
Zunächst erscheint die Anwendung irgendwie lästig zu sein, da man zum einen eine Namen vergeben und zum anderen nach korrektem Druck die Spooldatei eigenverantwortlich wieder löschen muss. 
Aus diesem Gründen wird die Spoolverwaltung ausgeschaltet oder beliebige "Spool-Namen" vergeben, bei denen keiner mehr weiß, welche Daten dort gespeichert sind. Damit unterbleibt dann das Löschen und wir finden bei einigen Anwendern bis zu 2000 Spools. 
In letzter Zeit erscheint beim Aufruf von COMMERZ zudem auch noch eine (lästige) Meldung, dass in der Spoolverwaltung fehlerhafte  Spools vorhanden sind. 
Problematisch ist auch, dass die Spools im Normalfall überhaupt nicht mehr benötigt werden. Andererseits wäre es nicht zulässig, Spools bei denen eine Seitennummer größer null eingetragen ist, bei denen der Update auf "OK" steht und die keine Fehlermeldung unter STATUS enthalten automatisch nach Druckende zu löschen. 
Denn: COMMERZ weiß ja immer noch nicht, ob die Druckausgabe korrekt war.


4. Hilfen und Empfehlungen bei der Anwendung

4.1 Namensvergabe
Wenn bei einem COMMERZ-Anwender von verschiedenen Mitarbeitern viele Spools erstellt werden, ist es unerlässlich, die jeweils zu vergebenden Spoolnamen zu normieren. Dieses ist schon deswegen notwendig, um seine eigenen Spools finden und löschen zu können. Der 8-stellige Spoolname sollte deshalb immer mit dem (eindeutigen) Kürzel des Mitarbeiters beginnen und danach eine Information über den Inhalt enthalten. 
4.2 Löschen 
Eine solche Struktur des Spoolnamens ermöglicht auch die gleichzeitige Löschung mehrerer Spooldateien
, entweder "bis Datum" oder "Spoolname beginnt mit "xyz". 
N
achfolgendes Beispiel nur zur Verdeutlichung des Verfahrens:

o Bei NR "Wundertaste" F3 eingeben und bei Namen Kürzel und Sterne:

o Dann noch ggf. Datum (um nur alte Spool zu löschen) oder F3 (alle) eingeben.

Löscht dann alle Spools, die mit "hst" beginnen.
Hinweis: In diesem Beispiel würde nichts gelöscht werden, weil nicht abgeschlossene Spool (z.B. UPDATE nicht OK) explizit und einzeln gelöscht werden müssen und bei einer "Sammellöschung" nicht berücksichtigt werden.
 
4.3 Warnungen über fehlerhafte Spools
Im Normalfall sind die Ergebnisse eines Spooldrucks immer in Ordnung. Das bedeutet, dass eine Seitenzahl eingetragen ist, der Status einen korrekten Hinweis über den Druck enthält und in der Spalte UPDATE ein OK vermerkt ist.
Ein ernsthaftes Problem ist innerhalb der Spoolverwaltung immer dann aufgetreten, wenn beim Aufruf von COMMERZ die Meldung:

erscheint.
Dann sollte man unbedingt sofort die Spoolverwaltung aufrufen und diese kontrollieren. 
Diese Meldung wird ausgegeben, wenn 
A. in der Spalte UPDATE Fragezeichen stehen
nach dem Druck werden die Daten nicht korrekt oder nicht vollständig verändert
B. keine Seite gedruckt worden ist (SEITEN = 0)
ein Druck wurde angestoßen, aber nichts gedruckt, warum?
C. DRUCK UNVOLLSTÄNDIG (SEITEN = ??????)
der Druck wurde nicht beendet als Folge von z.B. Rechner-Absturz
oder Rechner-Ausschaltung.
Nachfolgendes (nicht-repräsentatives) Beispiel zeigen diese Ursachen nochmals auf:
 
Die monierten Spools müssen nach Prüfung und ggf. Abstimmung mit der Hotline einzeln gelöscht werden.
 

5. Fazit
Die Spoolverwaltung sollte normgerecht (wie beschrieben) eingesetzt werden. Die Namensvergabe sollte strikt eingehalten werden, um ein gezieltes Löschen mehrerer Spools zu ermöglichen. Bei einer Meldung über fehlerhafte Spools sollte unbedingt schnellstens nachgeforscht werden, was die Ursache hierfür ist. 

14.04 TKD Korrektur Historie- Sowohl die Auftrags- als auch die Vertragsdaten werden in der Historie gesammelt und können beauskunftet oder gelistet werden. Die einzelnen Aufträge und Auftragspositionen sollten einen chronologischen Ablauf darstellen, der aber ganz wesentlich von den Daten bei der Leistungserfassung abhängt. Da zu diesem Zeitpunkt häufig der Tag der konkreten Lieferung/Leistungserbringung oder der Zählerstand nicht bekannt sind und somit nicht eingegeben werden (können), ist es erforderlich, diese ggf. nachträglich korrigieren zu können. Hierzu wurde in der DATEIPFLEGE der Menüpunkt KORREKTUR HISTORIEDATEN eingefügt:

Die Korrekturmöglichkeiten beschränken sich auf DATUM, ZÄHLERSTAND und MENGE, wobei Änderungen in der Menge (wohl sehr selten) zusätzlich noch manuell nachgebucht werden müssten.
Wichtiger ist, dass über diese Änderung ein korrekter zeitlicher Ablauf und ein kontinuierlicher Zählerstandsverlauf (wieder) hergestellt werden kann. 
02.04 allgemein Termine logics-news-Schreiber gönnen sich einen Osterurlaub, sodass der nächste news-Eintrag erst nach Ostern erscheinen wird.
Die Hotline ist am Donnerstag, 9.4.2020, nur bis 12:00 besetzt.
01.04 WWS Referenzkunden

Wenn ein Kunde (z.B. die Filiale eines Kunden) die gleichen Preise erhalten soll wie die der Zentrale, dann braucht man die Nettopreise nur  einmal (z.B. beim Hauptkunden) anzulegen. Den Verweis auf diese Nettopreise steuert man bei den anderen Kunden (Filiale) über das Feld  "NETTOPR.REFERENZKUNDE" im Kundenstammsatz, in dem man dort die Kundennummer des Hauptkunden einträgt, unter dem die Nettopreise angelegt worden sind:

Selbstverständlich können bei solchen Kunden bei Bedarf auch noch individuelle Nettopreise angelegt werden, die bei mehrfacher Definition Priorität haben. Einen Nachteil gibt es allerdings, denn bei der NETTOPREIS-AUSWERTUNG sind dann alle Verkäufe aller dieser so verbundenen Kunden enthalten.

Die Verwendung von Referenzkunden dient somit letztlich lediglich der Preisfindung. Gespeichert werden die Umsätze bei beiden Kunden, aber nicht getrennt bei dem Nettopreisangebot; deshalb kann man Referenzkunden nicht verwenden, wenn Sollmengen definiert worden sind.

31.03 allgemein Datenversand an Kunden

 

Immer mehr Kunden der Fachhändler stellen Anforderungen, Lieferscheine (Avise) und Rechnungen auf elektronischer Basis zu erhalten. Die dafür erforderlichen Erweiterungen wurden mit großer (teilweise aber auch individueller) Variabilität ins COMMERZ (WWS und TKD) integriert und haben sich bei etlichen Fachhändlern längst bewährt. Der Fachhändler selbst vermittelt damit, moderne Technik einzusetzen und spart zusätzlich auch noch Papier- Druck- und Portokosten, sowie kostbare Arbeitszeit. 

Wann fordern Ihre Kunden diese schon zur Standard gewordene Technik? 

In COMMERZ-ACTUELL sind neben den Standardfunktionen auch viele zusätzliche Varianten enthalten, wie z.B. 
o Kein Druck, wenn Dokument ins Archivierungssystem abgestellt wird (papierlose Verwaltung).
o Berücksichtigung von Nullrechnungen in TKD
o Erkennung des E-Mail-Versands auf dem Dokument
o Abschriften versenden (J/N)
o Selektionen: Nur Rechnungen mit E-Mail-Versand 
o Prüfmöglichkeiten vorab und Überprüfung über Protokoll
o gesonderte E-Mail-Adressen bei Kunden und in TKD bei Geräten
Kunden:

Geräte (für Zählerabfragen):

Die Funktion Rechnungen per E-Mail an Kunden setzt eine intensive Abstimmung voraus, die unsere Hotline aufgrund ihrer Erfahrung gerne mit den interessierten Fachhändlern durchführen kann.
30.03 FIBU DATEV Beim Einsatzes von Finanzbuchhaltungen sind entsprechend den individuellen Anforderungen verschiedene Modelle im Einsatz:
1. COMMERZ-ACTUELL-FIBU als Vollbuchhaltung
Bilanzerstellung im eigenen Haus oder Übergaben FIBU-relevanter über kompakte normierte Schnittstelle an der Steuerberater.
2. COMMERZ-ACTUELL-FIBU als aktuelle OP-Buchhaltung, "echte" FIBU beim Steuerberater.
3. COMMERZ-ACTUELL-FIBU als aktuelle OP-Buchhaltung, "echte" FIBU im Haus.
4. eigene alleinige FIBU im Haus.

Wichtige Vor- und Nachteile ergeben sich, wenn folgende Themen betrachtet werden:
o Aufwand für Datentransfers 
o ständige Auskunft über alle aktuellen FIBU-Daten
o Verfügbarkeit aller die Buchhaltung betreffenden Unterlagen
o Exporte zur Bilanzerstellung
o fachliche Buchhaltungs-Kompetenz im Haus.
o Direkte Beauskunftung von FIBU-Daten in WWS, wie zum Beispiel Offene Posten, Mahnungen, Überschreitung Kreditlimit.

Wenn als Finanzbuchhaltung DATEV (im eigenen Haus) eingesetzt wird, bietet sich folgende Erweiterung an:
Täglicher automatisierter Export der OPs aus DATEV in die sonst nicht verwendete COMMERZ-FIBU und damit aktuelle Beauskunftung der Debitoren-Daten in COMMERZ-WWS. 
26.03 WWS SONDERTEXT1+2 Wozu braucht man eigentlich die zwei Zeilen SONDERTEXT?
Im Auftragskopf kann man zwei Zeilen Text eingeben (oder einen Text durch Eingabe einer Textnummer einfügen).

Diese Textzeilen werden dann in der Auftragsbestätigung, auf dem Lieferschein und auf der Rechnung im unteren Teil des Formulars ausgegeben. 
Beispiel Rechnung:

Die Zeilen können zum Beispiel dazu dienen, den Kunden auf etwas Individuelles für ihn hinzuweisen (Werbetext). Mit der Funktionstaste F5 können die in der Stammdatenverwaltung TEXTE vorgegebenen Texte angezeigt werden.
25.03 MB Neuer Preis für Gebrauchtgeräte Bei Gebrauchtgeräten ist es erforderlich, einen neuen EK-Preis festzulegen. Dieser setzt sich aus dem Preis für die Inzahlungnahme und den Kosten für die Wiederaufbereitung zusammen. Diese beiden Werte können in COMMERZ automatisch erzeugt werden: Einerseits, dass man in WWS die Auftragsart "INZAHLUNGNAHME" wählt, und andererseits, dass man die Leistungen der Werkstatt über die Auftragsart "9" (Überholung) erfasst. Wenn eine  Inzahlungnahme wegen einer Reduzierung beim Neukauf nicht erfolgt ist, dann kann man die Daten trotzdem nachträglich im Maschinenbuch eintragen. Wenn lediglich die Überholung erfolgt ist, könnte der neue EK-Preis wie folgt aussehen:

Um den Preis der Inzahlungnahme einzubringen, muss man diesen (noch) zum EK-Preis addieren, da eine direkte Eingabe dort (noch) nicht möglich ist:

Die Inzahlungnahme wird dann automatisch errechnet und eingetragen.
24.03 TKD Datum sperren In der Zugriffberechtigung wurde ein Feld eingefügt
DATUM
ÄNDERN (J/N), über das gesteuert wird, ob der Mitarbeiter das Tagesdatum beim Einstieg in COMMERZ-ACTUELL-TKD ändern darf oder nicht. 
Dieses Tagesdatum hat z.T. entscheidende Bedeutung bei diversen Abwicklungen in COMMERZ-ACTUELL-TKD (Verbuchung Statistikdaten, Datum Techniker-Einsätze u.a.m.). Deshalb ist es wichtig, dass nicht jeder Mitarbeiter dieses Datum beliebig setzen kann. Bei der Auslieferung und Installation steht das Feld automatisch auf "J".
23.03 TK gekaufte Artikel Mit der "Wundertaste" F3 statt der Eingabe einer Artikelnummer kann man sich auch an der Kasse die bisher gekauften Artikel des Kunden anzeigen lassen. 

Das macht natürlich nur Sinn, wenn es sich nicht um den generellen Ladenkunden handelt, sondern um einen ausgewählten Kunden.
Diese Funktion ist dann wichtig, wenn der Kunde den Artikel wieder haben möchte, den er schon einmal gekauft hat.
19.03 WWS LS3-Aufträge Nachfolgend haben wir nochmals die Grundzüge und Besonderheiten der Abwicklung von LS3-Aufträgen aufgezeichnet. Die Abläufe von LS3-Aufträgen stellen sich vom Grundsatz her wie folgt dar:


Besondere Funktion in Stichworten:

1. Kundenaufträge
Im Kunden- und Artikelstamm ist hinterlegt, ob der Kunde über LS3 beliefert werden soll und ob der Artikel überhaupt über LS3 lieferbar ist. Änderung bei der Auftragsbearbeitung möglich.
Verschiedene Abwicklungen (LS3 oder Eigenlieferung in einem Auftrag möglich.
Anzeige der aktuellen Lagerdaten bei Soennecken sowie wichtige Zusatzdaten (Auslaufartikel, Ersatzartikel, nächste Lieferbarkeit, Losgrößenprobleme etc.).
Hinweis für Soennecken-Lieferschein über spezielle Lieferarten sowie Tracking-Informationen und E-Mail-Benachrichtigung.  

2. Übergabe an Soennecken

Automatische Versendung der LS3-Auftragsdaten an Soennecken.

Möglichkeit der nachträglichen Korrektur der Aufträge (auch noch vor dem Versand).

3. Lieferung an Kunden
Direkte Lieferung durch Soennecken an Kunden.

4. Information über Lieferung
Soennecken liefert elektronische Daten über die Lieferung, die mit den Auftragsdaten abgeglichen werden. 
Fehlerprotokolle liefern Differenzen und Fehler.
Automatisches Eintragen der Liefermenge in "zu fakturieren".

5. Information über Rechnungen
Soennecken liefert elektronische Daten über ihre Rechnungen für die einzelnen Aufträge (keine Rechnung in Papierform mehr notwendig).
Abgleich mit den betreffenden Auftragsdaten und Erstellung eines Fehlerprotokolls.  

Punkt 1: Kundenaufträge 

Ausgangspunkt für die Verwendung der Funktion von
"LS3-Aufträge" sind die Stammdaten von Kunden und Artikeln:
Im Kundenstammsatz kann man eintragen, dass .der Kunden
auch über LS3 beliefert werden soll:

Und im Artikelstammsatz kann man eintragen, dass dieser Artikel über LS3 lieferbar ist:

Bei Verwendung des Aufgabenkomplexes "Zentrale Artikelpflege" wird auch dieses Feld automatisch gesetzt. 

Bei der Erfassung wird angezeigt, dass dieser Kunde ein LS3-Kunde ist:

Diese Ausgabe kann man auch wieder auf "0" ändern, womit sich ein eigener Auftrag (ohne LS3) ergibt.
Im ERW-Bildschirm gibt es eine zusätzliche Feld LIEFEROPTION-LC, über das spezielle Abwicklungen des Auftrages gesteuert werden können. Die Werte für diese Funktion werden von Soennecken festgelegt.
 

Jede Auftragsposition enthält einen änderbaren Hinweis, ob es sich um einen Artikel, der über LS3 geliefert werden kann oder nicht (LC=J): 
 
Auch dieses Feld ist änderbar, wenn man den Artikel aus dem eigenen Lager liefern möchte (Änderung von "J" auf "N" bitte direkt mit Eingabe von F1).
Nachdem erkannt worden ist, dass es sich um einen LS3-Artikel handelt, werden direkt Informationen vom Soennecken-Rechner abgeholt und wichtige Informationen über den Artikel und weitere Daten zur Prüfung bereitgestellt und ausgegeben. Unter anderem werden z.B. die aktuelle verfügbare Menge des Artikels, Hinweise auf Lieferfähigkeiten (Auslaufartikel) oder Mengeneinheiten-Fehler angezeigt.

Wenn man sich die Positionen eines Auftrages mit F3 anzeigen lässt, kann man auch direkt erkennen, welche Positionen nicht über LS3 abgewickelt werden sollen ("N" nach der Positionsnummer).
    
Für diese Positionen (und nur für diese) kann dann z.B. ein eigener Komm-Beleg erstellt werden und die Lieferung aus dem eigenen Lager durchgeführt werden.


Punkt 2: Übergabe an SOENNECKEN

Die Versendung der LS3-Aufträge erfolgt durch einen speziellen Aufruf in 11.SONDERPROGRAMME, 13.LOGISIK-ONLINE und 1.LOGSERVE-ONLINE mit 1.ERSTELLEN LOGSERVE-AUFTRAGSDATEI:

Dabei werden alle noch nicht gesendeten LS3-Aufträge zur weiteren Verarbeitung zu SOENNECKEN versendet. Dabei wird jede Position nochmals auf aktuelle Plausibilität geprüft, nicht korrekte Daten angezeigt und können von der Versendung noch ausgeschlossen werden. 

Fazit: Allein mit diese integrierte Lösung ist allemal besser als mit PBSeasy-direkt die LS3-Aufträge quasi zweimal zu erfassen. Weitere Vorteile bieten sich dann weiterhin mit den Informationen, die von SOENNECKEN automatisch in COMMERZ integriert werden (Liefer-Avise und Rechnungsdaten).
 

Punkt 3: Lieferung am Kunden 
Punkt 4: Information über Lieferung

Lieferungen
Über den Menüpunkt 11. SONDERPROGRAMME, 13. LOGISIK-ONLINE und 1. LOGSERVE-ONLINE kommt man zu folgendem Bildschirm:

Hierüber können die weiteren Verarbeitungsschritte durchgeführt werden:
Über den Menüpunkt 3 werden die von Soennecken automatisch gelieferten Daten übernommen und über den Menüpunkt 4 in die Aufträge
eingearbeitet. Letzteres führt dazu, dass die über LogServe gelieferten Positionen sofort (ohne weiteren manuellen Eingriff) auf "zu fakturieren" gesetzt werden und somit sofort die Rechnung abgerufen werden kann. Ein Fehlerprotokoll informiert über den Status der einzelnen Auftragspositionen und etwaige Fehler.
Insbesondere der Automatismus "Erfassung LS3-Auftrag" (wenn nicht sogar über Webshop) bis hin zur Eintragung von "zu fakturieren" erspart eine Menge von unnützen Aufwand und dient auch dazu, Fehler durch Medienbrüche zu vermeiden. 


Punkt 5: Information über Rechnungen

Rechnungen
Im Hauptmenü "BESTELLWESEN" kann man  in der Bestellverwaltung den Menüpunkt 13.ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN aufrufen:

Dort kann man dann auswählen:

Über EINLESEN RECHNUNGEN werden die von Soennecken bereitgestellten Rechnung übernommen und stehen zur Verarbeitung zur Verfügung.

Beim Einlesen der Rechnungsdaten werden die Rechnungspositionen automatisch mit den LS3-Aufträgen abgeglichen, wenn diese im Commerz existieren.
Passen Auftragsmenge und Preise einer Position überein, wird der Status  9 = OK  vergeben. Sind alle Positionen in Ordnung, wird die komplette Rechnung auf Status 9 = OK gesetzt.
In der Bildschirmausgabe können alle, nur offene oder nur fertige Rechnungen angezeigt werden, die man zusätzlich aber noch nach Rechnungsnummer, Datum und Lieferant eingrenzen kann. 

Beispielhaft und auszugsweise werden nachfolgend einige Funktionen der Bearbeitung von Eingangsrechnungen dargestellt. Die gesamten Funktionen decken alle Aufgaben zum Abgleich der LS3-Aufträge mit den Rechnungen ab.

Mit der Auswahl 4=BESTELLNR, werden alle Rechnungen eines LS3-Auftrages angezeigt, z.B. bei Nachlieferungen oder Gutschriften.


Fertig abgeglichene Rechnungen erkennt man am Status OK am rechten Rand. Offene Rechnungen können nur manuell abgeglichen werden, da es sich oft um telefonische Änderungen oder ähnliches handelt, für die es in Commerz kein LS3-Auftrag gibt.

Ein „G“ vor der Rechnungsnummer weist auf eine Gutschrift/Korrektur hin.

Für den manuellen Abgleich kann man die Rechnung auswählen, so dass die Positionsansicht erscheint und man die einzelnen Positionen genau überprüfen kann.

Mit F10 öffnen Sie die Original-Rechnung von Soennecken im PDF Format, sodass man sofort alle Informationen am Bildschirm sehen und die Rechnung mit dem LS3-Auftrag überprüfen kann.

Wenn alles in Ordnung ist, kann die  Rechnung mit F8 auf den Status OK gesetzt werden.  

Sollen nur einzelne Positionen abgeglichen werden, kann man diese auswählen und mit F7 auf OK setzen.  Dann wird noch der alte Status  1 = falscher Preis oder 2 = falsche Menge angezeigt, z.B. wenn der Liefereingang noch nicht gebucht wurde.

Sind alle Positionen auf Status OK, wird auch der komplette Auftrag automatisch auf OK gesetzt.

Die Positionen werden mit einem Status wie folgt versehen:

Status = 1  -> "POS NICHT GEFUNDEN".

Status = 2  -> "MENGE FALSCH ".

Status = 3  -> "PREIS FALSCH ".

Status = 4  -> "NICHT DEFINIERT".

Status = 5  -> "MENGE+PREIS FALSCH".

Status = 6  -> "ARTNUMMER FALSCH".

Status = 7  -> "SCHON BERECHNET".

Status = 8  -> "NICHT ABGEGLICHEN".

Status = 9  -> "POSITION O.K.".  

Mit dem Abgleich und der Bearbeitung mit den Eingangsrechnungen 
ist es nicht mehr erforderlich, diese manuell abzugleichen. Eine ganz wichtige Funktion, die zur Datentransparenz und zur Sicherheit in den Abrechnungen maßgeblich beiträgt.
 

18.03 allgemein Nutzung von COMMERZ Leider erleben wir immer wieder, dass das Wissen über COMMERZ  (die grundsätzlichen Abläufe, Details der Nutzung, dem Unternehmen nützliche Funktionen, Datenflüsse, Neuerungen und die Bedeutung einzelner Felder) nicht bekannt sind.
Das liegt vor allem daran, dass Mitarbeiter, die neu mit COMMERZ arbeiten sollen, keine ausführliche Einweisung und Schulung erhalten, und damit das Know-how bezüglich COMMERZ ständig abnimmt. 
"Das haben wir bisher immer so gemacht, warum ist mir auch nicht so bekannt"
"Das darf man nie machen, weil früher ging das einmal nicht"
"In dieses Feld muss immer eine "1" eingetragen sein, das hat der Chef so gesagt; warum weiß so richtig keiner"

Was kann man tun, um den Nutzungsgrad so zu verbessern, dass COMMERZ wieder optimal eingesetzt wird?
Das hängt nun ganz davon ab, ob es sich um einen grundsätzlichen (auch sich zwischenzeitlich veränderten) der Betriebsanforderung anzupassende Einsatz von COMMERZ handelt oder ob darum geht, fehlendes Basiswissen vermittelt zu bekommen, Funktionsabläufe zu verstehen und zu verbessern oder neue Lösungen zu integrieren. Im ersten Fall ist sicherlich eine intensive Organisationsberatung erforderlich, für den zweite Fall könnte man sich ganz generell folgendes vorstellen:

o Eine ganz einfache erste praktische Lösung ist:
Wenn vor einem Eingabefeld ein Stern (*) steht, kann man die Funktionstaste F5 eingeben und es wird angezeigt, was man an dieser Stelle für Eingabemöglichkeiten hat. 
Beispiel:   

Man sollte vor allem an Eingabestellen, die häufig verwendet werden, die F5-Ausgabe einmal intensiv ansehen und die Bedeutung der einzelnen Eingaben interpretieren.

o Weiterhin könnte man auch das Handbuch zu Rate ziehen, das in COMMERZ-WWS unter 12. SERVICEPROGRAMME zusammen mit den aktuellen Erweiterungen abgerufen werden kann. Im Handbuch selbst stehen viele allgemeine Informationen, die für das Verständnis von COMMERZ wichtig sind.

o Wesentlich effizienter sind natürlich Nachschulungen, weil dabei auf die individuellen Problemkreise eingegangen werden kann. 
Dabei können mit aktuellen eigenen Daten Abläufe nachvollzogen und Ergebnisse geprüft und verifiziert werden. Vor allem wächst bei solchen Schulungen zusätzlich auch das Verständnis für die COMMERZ-Funktionen und -Datenverbindungen insgesamt.  

17.03 WWS Erlöskonten Das Thema Erlöskonten ist nicht unbedingt vorrangig in WWS zu sehen, sondern es gehört eher in den Bereich der FIBU. Wenn man aber die Erlöskonten differenziert und gut gegliedert anlegt, kann man auch Rückschlüsse aus der FIBU für WWS daraus ableiten.
Auf jeden Fall sollte man die Erlöskonten so anlegen, dass auch in der FIBU keinerlei Nacharbeiten mehr erforderlich sind.

Ausgangspunkt für die Erlöskonten sind die den Artikeln in der Stammdatenverwaltung oder durch COMMERZ angeforderte dreistellige Erlöskonten, die von 100 bis 999 definiert werden können. In der Stammdatenverwaltung Erlöskonten kann man für jede dieser Warengruppen ein Erlöskonto anlegen. 

Dabei bedeutet die 2. Stelle bei ERLÖSKONTO die erste Stelle, die Zeilen die 2. Stelle und die Spalten die 3. Stelle der Warengruppe.
Kompliziert?
Nein, hier ein einfaches Beispiel:
So ist z.B. das Erlöskonto für die Warengruppe 148 gleich 8100:
o Die zweite Stelle oben bei ERLÖSKONTO ist 1
o die 4 in der Warengruppe 148 bedeutet Zeile, die mit 4 beginnt
o die 8 in der Warengruppe 148 bedeutet Spalte unter der 8
... und siehe da, da steht ein Erlöskonto 8100.

Um für alle möglichen Warengruppen Erlöskonten anzulegen, braucht man also insgesamt 9 solcher Bildschirme, die dann in der
2. Stelle von ERLÖSKONTO die Ziffern 1 bis 9 beinhalten.
Ein kleiner Trick:
Da häufig die Erlöskonten für eine Reihe Erlöskonten identisch sind, kann man mit der Funktionstaste F3 die vorherige Warengruppe kopieren, ohne si eingeben zu müssen. 

Die 1.Stelle bei ERLÖSKONTO kann genutzt werden, wenn man spezielle Erlöskonten für verschiedene Lager oder für verschiedene Kassen einrichten und nutzen möchte, wobei die Null generell für die Erlöskonten (oder für Lager = 0) gilt. Mit den Ziffern 1 bis 4 in der ersten Stelle werden Erlöskonten für die Lager 1 bis 4 definiert, ab 5 einzelne Kassen. 

Wenn für alle Kassen gemeinsame Erlöskonten verwendet werden sollen, kann dieses von unserer Hotline leicht eingerichtet werden.  
16.03 TKD Nullrechnungen und E-Mails Sehr unterschiedlich wurde bei den Fachhändlern bisher schon die Versendung von Nullrechnungen an den Kunden behandelt. Diese entstehen in der Vertragsabrechnung immer dann, wenn die Freien Einheiten größer sind als die zu berechnenden Kopien. Einige Fachhändler versenden die Nullrechnungen überhaupt nicht, andere deshalb, weil dem Kunden damit berücksichtigte Zählerstände mitgeteilt werden.
In Verbindung mit der Versendung von Rechnungen per E-Mail, was längst zum Standard bei der Nutzung von COMMERZ-TKD zählt, ist das nochmals etwas komplexer geworden. Unsere Hotline hat auch für jede individuelle Anwendung eine Lösung parat; es muss dann nur konkret festgelegt werden, unter welchen Bedingungen Rechnungen in welcher Form oder z.B auch gar nicht erzeugt werden sollen. 
12.03 MB Liefereingang Geräte In letzter Zeit wurde bei unserer Hotline vermehrt nachgefragt, wie man am schnellsten einen ganzen Block von gleichen Geräten (500 bis 1000 Stück) ins COMMERZ einbringen kann. Dazu gibt es zwei Lösungen:

1. Liefer- und Rechnungseingang im Maschinenbuch
Der Erfassungs-Bildschirm für den Liefereingang enthält folgende Eingabefelder:

Sofern die Position nicht wechselt, muss man für jedes Gerät die (eigene) Gerätenummer und die Herstellergerätenummer eingeben.

2. Der Lieferant liefert die Gerätedaten auf Datenbasis (EXCEL oder so). Dafür hat logics ein Programm erstellt, das aus diesen Daten automatisch Gerätestammsätze erzeugt. Dazu ist es aber noch erforderlich, individuell weitere Daten festzulegen, die zusätzlich bei jedem Gerät einheitlich eingetragen werden sollen.  

Sind viele Geräte zu erfassen, rechnet sich auf jeden Fall die 2.  Lösung. Die Hotline liefert gerne weitere Details zu diesem Thema. 

Die Funktion "Liefereingang" im Maschinenbuch eignet generell auch, wenn überhaupt Geräte neu erfasst werden sollen. Denn im Anschluss daran können auch die weiteren Rechnungsdaten automatisch in die Geräte eingetragen werden. 
11.03 TK TSE-Integration in Kassensoftware Der Gesetzgeber schreibt vor, dass ab 1.1.2020 alle Kassenvorgänge so auf eine "technische Sicherheitseinrichtung" (TSE) gespeichert werden müssen, dass diese 
o nicht mehr verändert, 
o von Prüfern direkt gelesen und übernommen und
o daraus auch wieder zur Kontrolle Layouts der Bons erzeugt 
werden können. 
Eine "Nichtbeanstandungsregelung" bis 30.9.2020 wurde zwar eingeräumt, aber nur dann, wenn die TSE-Integration nachweislich "in Arbeit" ist.
   
Das bedeutet, dass unsere Kassensoftware (COMMERZ-ACTUELL-TK) hätte erheblich erweitert werden müssen, insbesondere auch deshalb, weil der Gesetzgeber aufwendige Zertifizierungen und spezielle Abnahmen vorschreibt.

Die Anwender von Kassensystemen waren vorrangig in der Pflicht nachzuweisen, dass die TSE-Integration ab 1.1.2020 vorhanden ist. Uns wurden dazu Anfragen so Ende 2019 lediglich von nur zwei Anwendern der Terminalkasse gestellt und diese auch nur sehr halbherzig.

Wir haben dann die Initiative ergriffen und von uns aus auf die Bedeutung und die Notwendigkeit der TSE-Installation hingewiesen. Dazu haben wir ein Konzept vorgestellt, wie die Erweiterung der Kassen-Lizenzen zeitlich und finanziell durchgeführt werden kann.
Die Reaktion war sehr enttäuschend, denn trotz zwischenzeitlichem Nachfassen haben sich bis zum Stichtag am 6.3.2020 lediglich 4 Fachhändler (18%) für die Beteiligung an der Entwicklung der TSE-Integration entschieden. 
Wir haben dann am 7.3.2020 die Entscheidung getroffen, dass die Erweiterung der Kassensoftware auf dieser Basis nicht durchführbar ist.
     
10.03 allgemein Dateneingaben im COMMERZ-ACTUELL Die Änderung von Datenfeldern erfolgt nach den üblichen Standards:
Sobald das erste Zeichen eines Eingabefeldes geändert oder neu eingegeben wird, wird das gesamte Datenfeld gelöscht.

Das ist natürlich ganz gut, wenn man gänzlich andere Daten eingeben oder im Datenfeld etwas ändern möchte, aber immer dann ein Problem, wenn man nun wirklich nur das erste Zeichen z.B. eines Textfeldes ändern möchte und der Rest aber bestehen bleiben soll.
Es gibt dafür eine schnelle Lösungsmöglichkeit, nämlich vor der Änderung einmal CURSOR rechts und dann CURSON links eingeben. Dann steht man im Datenfeld wieder auf dem ersten Zeichen, das man ohne den Rest zu löschen nun ändern kann.
Beispiel:
Der Name sollte in PETER MEIER geändert werden:
 
Sofortige Eingabe von "P"
, führt zum Löschen des Restes:

Eingabe von "P" nach Cursor-Eingaben:
09.03 WWS Genereller Skonto Im Artikelstamm kann über das Feld SKONTOFÄHIG entschieden werden, ob bei entsprechender Zahlungsbedingung ein Skonto vorgegeben werden soll oder nicht: 

Im Kundenstamm wiederum kann über das Feld GENER.SKONTO ein "N" bei SKONTOFÄHIG wieder aufgehoben werden:


Dabei bedeutet
ein "J", dass der Kunde auf alle Artikel - also auch auf nicht-skontofähige - der Skonto-Prozentsatz berücksichtigt wird, sofern die Zahlungsbedingungen einen Prozentsatz enthält. Bei Neuanlage von Kunden wird "N" als Standardwert vorgegeben. Ein "J" ist dann unter Umständen problematisch, wenn der Gesetzgeber auf bestimmte Artikel einen Skontoabzug verbietet.

05.03 FIBU Mahnungen unterdrücken Wenn eine Rechnung nicht mehr angemahnt werden soll, kann man das dadurch verhindern, dass man das Valuta-Datum auf ein ganz spätes Datum setzt. Dieses kann man über OP-KONDITIONEN ÄNDERN eintragen:

Soll ein Kunde insgesamt nicht mehr gemahnt werden, dann muss man lediglich das MAHNKENNZEICHEN in der Stammdatenverwaltung beim Kunden auf null zu setzen:

Solche Änderungen sollte man nur durchführen, wenn der Vorgang auch anderweitig weiterbearbeitet und protokolliert wird.
 
04.03 TKD Toner finden Ganz entscheidend (auch in COMMERZ-ACTUELL-WWS) ist, dass für ein bestimmtes Gerät ganz schnell (und nicht über andere externe Hilfsprogramme) der richtige Toner gefunden wird. Üblicherweise arbeitet man dabei mit den bewährten Artikeltabellen, die für Modelle angelegt, die gängigen Artikel enthalten und die direkt in TKD (und auch in WWS) aufgerufen werden können. 
Zum Beispiel in der Auftrags- und Leistungsbearbeitung können die Artikeltabellen mit der Eingabe von "x" aufgerufen und Artikel ausgewählt werden:
   
und dann Anzeige für Auswahl:


Wenn man allerdings keine Artikeltabellen eingerichtet hat (es soll noch einige wenige Anwender geben), dann kann man über die Eingabe von "y" sich die Artikel anzeigen lassen, die für dieses  Gerät früher einmal verwendet worden sind (jeder verwendete Artikel wird aber nur einmal ausgewiesen):

Diese Auswahl ist natürlich nicht umfassend, aber vielleicht ist ja gerade der Toner dabei, den man aktuell braucht.
03.03 TK Funktionstasten Ziemlich unbekannt ist die Verwendung von Funktionstasten innerhalb von  COMMERZ-TK, obwohl nützliche Funktionen damit verbunden sind.
Ein wichtiges Thema ist die Preisauskunft an der Kasse:
Bisher war es möglich einen Artikel zu erfassen (zu scannen) und nach Benennung des Preises über Abbruch die Position und den gesamten Auftrag wieder zu löschen. Die Funktionen "2 ABBRUCH" und "4 KEIN BON" sind eigentlich seit längerem, zumindest ab 1.1.2020 unter anderem wegen GoBD gesperrt.

Welche Lösungen gibt es?

1. Zweites Fenster
Öffnen eines weiteren WINDOW-Fensters und dort auf die Preisauskunft stellen. Dort bekommt man dann durch Eingabe von  Kunde und Artikel die Preisvarianten angezeigt.

2. Automatisches Verzweigen in die Preisauskunft
Durch Eingabe der Funktionstaste F8 nach der Eingabe der Kundennummer wird direkt die Preisauskunft aufgerufen: 



Dort kann dann die Artikelnummer eingegeben werden. Alternativ dazu kann (nach geringfügiger Änderung durch die Hotline) auch der Scanner so eingerichtet werden, dass über ihn der EAN-Code direkt eingelesen werden kann. 
02.03 WWS Kundenrechnung über Leasing

Wenn Kunden größere Aufträge (Geräte, Einrichtungen) über Leasing bezahlen wollen, dann kann dieses in WWS auf ganz einfache Weise durchgeführt werden: Man muss lediglich im Auftragskopf im ERW-BS die Rechnungsadresse verändern:

Dieses darf man aber nicht durch Überschreiben (FUNKTION =  1 oder 2) durchführen, sondern man muss die Kunden-(Debitoren-)Nummer der Leasingfirma über FUNKTION = 3 eingeben):

Dann werden die Umsätze beim Kunden gebucht (auch etwa enthaltene Geräte werden dem Kunden zugeordnet), die Rechnung und die an die FIBU übergebenen Informationen enthalten aber die Daten der Leasingfirma. Es entsteht in der FIBU damit eine (korrekte) Forderung an die Leasing-Firma und nicht an den Kunden. 
Auf dem Lieferschein wird unten als Rechnungsadresse die der Leasing eingetragen, sodass der Kunde entsprechend informiert ist. Auf der Rechnung wird unten die Lieferadresse ausgegeben, sodass die Leasingfirma weiß an den die Ware gegangen ist. Etwaige sonstige Leasing-Hinweise müssten gegebenenfalls als Textposition hinzugefügt werden.

PS. Auch die Abrechnungsverfahren, wenn die Leasingfirma die Wartungspauschalen einzieht, ist elegant in COMMERZ-TKD.

20.02 allgemein Fasching/Karneval Auch in diesem Jahr wollen die "Schreiberlinge" der logics-news wieder so richtig in den Karneval-/Fasching-Trubel eingreifen. Deshalb erscheint der nächste Eintrag in den logics-news erst nach dem Aschermittwoch.
19.02 OBJ Formular-Ansicht In COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) wurde innerhalb der WORD-Bearbeitung von Angeboten oder Aufträgen eine Funktion integriert, über die man Angebot oder Auftragsbestätigung so auf den Bildschirm bringen kann, wie diese später gedruckt werden. 

Dazu ist die Funktion "Ansicht" aufzurufen.
Damit kann man rechtzeitig überprüfen, wie das Formular dann später gedruckt aussehen wird. 
18.02 WWS Vorabrechnung

Es gibt mehrere Möglichkeiten eine Vorabrechnung zu erstellen und die Auslieferung dann erst durchzuführen, wenn der Kunde bezahlt hat.

1. Rechnung und Gutschrift
a) Erstellung der Rechnung
b) sofortige Gutschrift (ist dann auch OK, wenn Kunde nicht zahlt
c) Nach Bezahlung Kopieren des Auftrages und erneute Rechnung
Diese Rechnung ist dann mit der Gutschrift auszugleichen.

2. Rechnung und interner Lieferschein
a) Erfassung eines Auftrages mit den vorgesehenen Artikeln und Menge, Versorgung "zu fakturieren".
b) Druck Rechnung.
c) Erfassung eines weiteren gleichen Auftrages mit Auftragsart 95 und Versorgung "zu liefern".
d) Druck Lieferschein, eine Rechnung wird für Auftragsart 95 nicht erstellt.
Der Nachteil ist hier, dass die Lagerbestandsführung nachträglich noch korrigiert werden muss, weil die Mengen zweifach abgebucht worden sind.

3. Auftragsarten 40 bis 79
Auch mit diesen speziellen Auftragsarten könnte man das Verfahren Vorabrechnung durchführen, jedoch sind hiermit Einschränkungen oder Zusatzaufwendungen erforderlich. Letzteres ist abhängig vom Anspruch auf korrekte Detail-Statistiken.

4. Abrufaufträge
a) Erstellung eines Abrufauftrages in der Angebotsbearbeitung mit der Angebotsart 10 mit den einzelnen Artikeln und Mengen.
b) Nach Erfassungsende Druck der Vorabrechnung. 
Hinweis: Diese Vorabrechnung ist gedacht, dass der Kunde die Abrufmengen vorab bezahlt; dabei wird aber keine Menge verändert, denn das passiert erst, wenn Mengen abgerufen werden. 
c) Erfassung eines Auftrages mit den gleichen Artikeln (Kopieren des Abrufangebots ist leider (noch) nicht möglich) mit den zu liefernden Mengen. Bei jeder Position erkennt COMMERZ, dass es sich um einen Abrufartikel handelt und reduziert die Position im Abrufangebot entsprechend.
d) Abruf des Lieferscheins, eine Rechnung wird nicht mehr erstellt, wenn nicht andere Artikel hinzugefügt worden sind.

Auch weitere Zwischenlösungen für Vorabrechnungen sind denkbar, auch z.B. die, dass der Kunde auf Basis der Auftragsbestätigung vorab bezahlt.

17.02 TKD Miete/Wartung noch offen? Ein kleiner Trick, um festzustellen, ob Mieten und/oder Wartungen nicht abgerechnet wurden, ist die Funktion GERÄTE-VORAUSBERECHNUNG zu nutzen. Wenn man dort als ABRECHNUNGSMONAT das Datum eingibt, bis zu dem man meint, alles abgerechnet zu haben, erscheinen genau die Geräte, die eben doch nicht berechnet worden sind (Menüpunkt 9 bei 5. SONSTIGE LISTEN).

Dieses Verfahren ist sicherlich besser, als "auf Verdacht" eine Vertragsabrechnung anzustoßen, weil bei der VORAUSBERECHNUNG keine Veränderungen in den Geräten gemacht und lediglich Informationen für mögliche Nachberechnungen geliefert werden.  
13.02 allgemein SEPA-Lastschriften ganz einfach Für alle Rechnungen, die in WWS, OBJ oder TKD erstellt wurden, können SEPA-Lastschriften erstellt werden. Dabei wird letztlich bei jedem Aufruf eine Datei erzeugt, die direkt der Bank überstellt oder in das aktuelle Bankprogramm übernommen werden kann.

COMMERZ benötigt dazu lediglich folgende Informationen:

o im Parametersatz die Gläubiger-Identifikationsnummer

o spezielle
Zahlungsbedingungen, die für SEPA-Lastschriften verwendet werden und die bewirken, dass auf der Rechnung ein Hinweis ausgegeben, dass die Lastschrift ab dem Datum der Netttofälligkeit abgebucht werden wird

o Kundendaten, wie z.B. vereinbartes Lastschriftverfahren (CORE oder B2B), Daten zum Abbuchungskonto beim Kunden, die Mandatsreferenz oder die aktuelle SEPA-Sequenz (erste, letzte, einmalige oder wiederholte Abbuchung).

Der Abruf der Lastschriften erfolgt über folgenden Bildschirm:

Über das Feld PRÜFLAUF kann man mit "J" erreichen, dass auf Basis der Rechnungsdaten nur das Protokoll zur Prüfung abgerufen wird, aber noch keine Ausgabedatei für die Bank erstellt wird. Damit kann man die zu generierenden Lastschriften vorab einmal prüfen.
Die Rechnungs-Daten für die Lastschriften werden aus den Rechnungsausgangbüchern entnommen, die bei Bedarf (Betrag soll ausnahmsweise doch nicht eingezogen werden) über die Funktion BEARBEITEN VON RECHNUNGEN geändert werden könnten. 

Die Lastschriftsdaten werden im xml-Format im Verzeichnis commerz im Unterverzeichnis sepa.d abgestellt. Der Dateiname der xml-Datei wird als lcxjjmmtt-hhmmss, mit x=SEPA-SEQUENZ-Nummer 1 bis 4,  jjmmtt (Jahr Monat Tag) und hhmmss (Stunde Minute Sekunde) gebildet. Er dient bei der Übertragung auch als eindeutige Identifikation der Transaktion.


Das SEPA Lastschrift-Verfahren in COMMERZ hat sich längst bewährt. Vor allem sind
keine aufwendigen und fehleranfälligen Zusatzerfassungen in anderen (Bank-)Programmen erforderlich, wenn man die Lastschriften direkt über COMMERZ abwickelt. 
Warum sich also mit unnützer Arbeit (Kosten und Aufwand) belasten, wenn man es viel einfacher haben könnte?   
 

Es gibt auch schon Fachhändler, die sich auf TKD-Rechnungen eine  kostenpflichtige Zusatzposition generieren haben lassen, wenn der Kunde einer SEPA-Lastschrift nicht zustimmt.  

12.02 TKD weitere Gerätedaten In COMMERZ-TKD wurde die Gerätedaten-Ausgabe um einen weiteren (9.) Bildschirm erweitert. Die dort ausgegebenen Informationen waren bisher lediglich in COMMERZ-MB abrufbar, sodass mit dieser Erweiterung ein zusätzlicher MB-Aufruf nicht mehr erforderlich wird. 

In diesen Bildschirm kommt man entweder über die INSTALLATION oder über die GERÄTE-STAMMDATENVERWALTUNG. Dabei beachten: Durch Eingabe von 29 ("2" = nächster BS und "9" = Bildschirmnummer) kann man direkt in diesen Bildschirm verzweigen.
Ausgegeben werden sowohl die Einkaufsdaten (Lieferant, Lieferung) als auch die (letzten) Verkaufsdaten (Auftrag, Liefer- und Rechnungsdaten).
11.02 FIBU Fälligkeitsliste In der FIBU gibt es zwei wichtige Druckausgaben, mit denen für Debitoren und für Kreditoren die Offenen Posten darstellen können: OP-Liste und Fälligkeitsliste. 
Während die erste Liste nach Kunden/Lieferanten  sortiert ist, also alle Offene Posten der Kunden/Lieferanten en bloc enthält, ist die andere Auswertung grundsätzlich nach Datum sortiert. Deshalb ist die letztere im Debitorenbereich für die Überwachung der OPs sehr geeignet, weil die ältesten und damit kritischen Rechnungen an den Anfang gestellt werden. Für die Kreditoren liefert sie wichtige Hinweise, welche Geldmittel zu welchem Zeitpunkt verfügbar sein sollten:
   
Am besten wird die Auswertung mit 1=EINZELN aufgerufen, da man im anderen Fall (ZUSAMMENFASSUNG) nur Gesamtwerte in vorgebbaren Intervallen erhält (bei Debitoren: welchen Zahlungseingang ist alle 10 Tage zu erwarten oder bei Kreditoren: welche Geldmittel benötigen wir alle 7 Tage immer montags).  Dazu wird zusätzlich ein Startdatum und dann ein Intervall in Tagen angefordert. 
Bei den Auswertungen werden die einzelnen Beträge am rechten Rand laufend addiert und ergeben zum Schluss die Summe aller Offenen Posten.
Aufgabe: Einfach einmal ausgeben lassen und auf Verwendbarkeit prüfen.
  
10.02 WWS Rückstände aus mehreren Aufträgen Wenn man wissen möchte, welche Aufträge (Auftragspositionen) bei einem Kunden noch offen sind, gibt es in COMMERZ-ACTUELL zwei Möglichkeiten:
1. AUFTRAGSAUSKUNFT
In der Auftragsauskunft kann man bei der Wahl der Aufträge auch den Wert "2" (rückständige Aufträge) eingeben.

Dann erhält man einen Überblick über den Status der einzelnen Positionen, die noch offen sind und durch Angabe möglicher Lieferschein- und Rechnungsdaten auch Information darüber, ob bereits etwas geliefert oder berechnet worden ist:

2. In der AUFTRAGSERFASSUNG
Wenn man im Kopfbildschirm bei AUSWAHL ein "r" eingibt, erhält man folgende Informationen:

Hier hat man dann vor allem auch Informationen über die einzelnen rückständigen Artikel mit ihren Bezeichnungen und Mengen.
Insofern ist diese Auskunft inhaltsreicher und detaillierter als die Auskunft über rückständige Aufträge.
06.02 TK gleichartige Artikel An der Kasse sollte man die Artikelerfassung möglichst über den EAN-Code durchführen. Probleme bereiten dabei aber Artikel, die sich lediglich in den Motiven oder in den Farben unterscheiden, bei denen aber eine Lagerbestandsführung einzeln nicht erforderlich ist. Eigentlich müsste man trotzdem für jeden Artikel einen Stammsatz anlegen, weil die Artikel alle unterschiedliche EAN-Codes haben.
Das ist aber mit COMMERZ nicht erforderlich, weil in einem Artikelstammsatz bis zu  45 EAN-Codes hinterlegt werden können.
Dazu ist es lediglich erforderlich, bei dem Feld EAN-NUMMER die Wundertaste F3 einzugeben:

 
Dann können weitere EAN-Codes erfasst werden (Scanner?):

Bei jedem Zugriff über eine dieser EAN-Codes wird immer auf den gleichen Artikel zugegriffen. Der Artikeltext müsste dann eine allgemeine Bezeichnung haben. Wenn die 45 EANs nicht ausreichen, kann man auch weitere Artikel anlegen.
Diese mehrfachen EAN-Codes sind auch erforderlich, wenn für das (echt) gleiche Produkt, das sich ggf. nur durch das Herstellerland unterscheidet,  mehrere EAN-Codes zugeordnet werden müssen.
05.02 TKD Freie Einheiten im Pool

Die Erlöse aus Zählerabrechnung fließen in das Gesamtergebnis der einzelnen Geräte des Pools ein. Ganz entscheidend dabei ist, welchen Geräten die Freien Einheiten zugeordnet worden sind und wie sie verteilt sind. Unzureichend (aber einfach) ist es auf jeden Fall, die Gesamtzahl der Freien Einheiten nur einem Gerät zuzuordnen, weil dann dieses Gerät wohl keine Zählererlöse hat, die anderen Pool-Geräte aber ungerechtfertigte Einnahmen haben.


Die Summe der Freien Einheiten sollte deshalb entsprechend ihres Kopienaufkommens auf die einzelnen Geräte verteilt werden. Um dieses zu erreichen braucht man nur den Menüpunkt "POOL-AUSWERTUNGEN" aufzurufen:

Dort kann man sich unter "LISTE ZUORDNUNG FREIKOPIEN" die aktuelle Verteilung ansehen oder mit "ÜBERNAHME NEUE FREIKOPIEN" die Verteilung in die Geräte gleich durchführen. COMMERZ-TKD ermittelt die Verteilung über die in der Historie hinterlegten Daten über den Kopien-Verbrauch.
Damit wird zumindest eine wesentlich verbesserte Zuordnung der Zählererlöse auf die einzelnen Poolgeräte erreicht, als wenn man die Freien Einheiten nur bei einem einzelnen Gerät hinterlegt. Änderungen in der Gesamtzahl der Freien Einheiten (Hinzufügung oder Entfernung von Pool-Geräten) kompensieren sich dann, wenn man vor jeder Zählerabrechnung die oben genannten Programme aufruft.

04.02 allgemein Funktionstaste F2 Die Funktionstaste F2 war ursächlich dafür gedacht, bei der Erfassung von Daten aus einem beliebigen Erfassungsfeld schnell in die untere Steuerzeile zu gelangen, um dort die weiteren Funktionen (z.B. ENDE, NÄCHSTER BS u.a.) aufrufen zu können.

Nachträglich wurden aber weitere Funktionen der Funktionstaste F2 zugeordnet.

Dabei ist wohl die wichtigste Funktion die, die eine Kopie des Werte "VON" auf den Wert von "BIS" durchführt. Es kommt gerade bei Auswertungen häufig vor, dass
diese nur für einen Artikel, einen Kunden oder einen Auftrag abgerufen werden soll.
Beispiel:

Wenn man dann statt mühsam die 9 Ziffern fehlerfrei einzugeben oder über einen anderen Zugriff erst wieder eine Auswahl angezeigt zu bekommen, die F2-Taste betätigt,

dann wird die Artikelnummer als "BIS"-Wert einkopiert. 
Diese Funktion wurde in den meisten (häufig verwendeten, aber nicht in allen) Auswahl-Bildschirmen integriert. 

Weitere Beispiele für F2:
o Anzeigen von Bildern (F2 in der untersten Zeile einer Position)
Sofern die Bilddatei über die Artikel im COMMERZ hinterlegt ist, kann man sich die einzelnen Artikel als Bild ansehen.

o Kopieren von Angebots-/Auftragspositionen in OBJ (F2 statt Artikel-Eingabe)

und nach Eingabe von F2
 
kann man die Daten (Positionen aus Angeboten oder Aufträgen) eingeben, die kopiert werden sollen.

o Generelle Standard-Vorgaben bei Auswertungen (F2 im ersten Feld), z.B. Auftragsprüfliste, Liste offener Aufträge, Druck Kassenvorgänge u.a. 
Beispiel:

Bei Eingabe von "N" bei IN ORDNUNG bleiben die Daten stehen und  COMMERZ verzweigt zu "VON KUNDE" und es können einzelne Daten verändert werden. 
 
o Skonto-Eingabe bei Ausgleich von mehreren Rechnungen
Bei Eingabe von F2 beim BETRAG wird diese Vorgabe zunächst gelöscht, ein Skontobetrag kann eingegeben werden und es wird der Zahlungsbetrag so neu errechnet, dass der Rechnungsbetrag erreicht wird.

Nicht gewusst?
Dann: Details dazu wurden jeweils in den logics-news beschrieben; bitte nachlesen oder Info/Fragen an unsere Hotline
 

03.02 WWS Rechnungen zu früh Wenn zu liefernde Aufträge vorkommissioniert zunächst im Lager bleiben und erst später über spezielle Tour ausgeliefert werden, läuft man Gefahr, dass die Rechnung durch einen pauschalen Abruf der Rechnungen in der Fakturierung bereits zwischenzeitlich dem Kunden zugestellt wird. Das liegt daran, dass meist der Lieferschein schon abgerufen worden ist und die Positionen somit fakturierbar sind.
 
Wie kann man das verhindern?
Die vorzeitige Rechnungsstellung lässt sich in solchen Fällen nur verhindern, indem man bei den betreffenden Aufträgen die Rechnungsart, eigentlich nur die Kategorie, ändert.

Exkurs: Das Kennzeichen für die Rechnungsart, ursächlich im Kundenstamm, besteht aus zwei nummerischen Ziffern: 
1. Stelle. (1 oder 2), Kunde bekommt Einzel oder Sammelrechnungen
2. Stelle: genannt Kategorie (individuelle Einteilung in 9 zeitliche oder sonstige Differenzierung für unterschiedliche Abrufe bei der Fakturierung (z.B. tägliche, wöchentliche oder monatliche Rechnungen). Die Bedeutungen der einzelnen Kategorie können in der Systemtextverwaltung vorgegeben werden (Abruf dann mi F5).

Man kann sich also eine Kategorie ausdenken, die "gesperrt für Fakturierung" bedeutet und diese Kategorie in der Fakturierung dann nie aufgerufen wird. 

Wie erkennt man die "gesperrten" Aufträge?
Ganz einfach über die "Liste fakturierfähige Aufträge", bei der man genau die Kategorie angibt, die eigentlich den gesperrten Aufträgen zugeordnet sind. Das Ändern der Kategorie (Rechnungsart) macht man am schnellsten im Belegabruf (über Änderung der Rechnungsart) und nicht über die Änderung von Aufträgen:

Einige Fachhändler haben dieses Verfahren so ausgebaut, dass erst beim Rücklauf des unterschriebenen Lieferscheins eine Freigabe zur Rechnungsschreibung gesondert durch Änderung der Kategorie eingegeben werden muss. Details hierzu gerne durch unsere Hotline. 
30.01 TK TSE Logics systems gmbh wird bis 7.2.2020 ein Konzept für die Erweiterung der Kassensoftware in COMMERZ-ACTUELL individuell an die Fachhändler ausliefern, die diese Software im Einsatz haben.
29.01 TKD fehlende Zählerstände Wenn man meint, alle Zählerstände erfasst zu haben, sollte man unbedingt trotzdem noch einmal die "Liste fehlender Zählerstände" ausdrucken: 

Dabei ist eine Ausgabe von besonderer Bedeutung, nämlich die der Rechnungsart, die unter RA ausgewiesen wird (E=Einzelrechnung, S=Sammelrechnung, P=Pool).
Vor Abruf der Vertragsabrechnungen ist unbedingt darauf zu achten, dass nicht Zählerstände für Geräte fehlen, die zu einem Pool gehören. 
Wenn nämlich nur ein Gerät im Pool fehlt, ist die ganze Abrechnung nicht korrekt und muss auf jeden Fall zurückgesetzt werden. 
Geräte mit Einzelrechnung können aber auch noch später problemlos abgerechnet werden. 
28.01 allgemein Spools: Namen und Löschungen Die Abspeicherung von Dokumenten in die Spooldateien dient dazu, bei Druckerfehlern diese seitengenau noch einmal drucken zu können. Ist der Druck ordnungsgemäß erstellt worden (das weiß natürlich COMMERZ nicht), dann sollte die Spooldatei vom Anwender gelöscht werden. 
Wenn bei einem COMMERZ-Anwender von verschiedenen Mitarbeitern viele Spools erstellt werden, ist es unerlässlich, die jeweils zu vergebenden Spoolnamen zu normieren. Dieses ist schon deswegen notwendig, um seine eigenen Spools finden und löschen zu können. Der 8-stellige Spoolname sollte deshalb immer mit dem (eindeutigen) Kürzel des Mitarbeiters beginnen und danach eine Information über den Inhalt enthalten. 
Eine solche Struktur des Spoolnamens ermöglicht auch die gleichzeitige Löschung mehrerer Spooldateien (Beispiel nur zur Verdeutlichung des Verfahrens):
o 4=LÖSCHEN

o Bei NR "Wundertaste" F3 eingeben und bei Namen Kürzel und Sterne:

o Dann noch ggf. Datum oder F3 eingeben, um nur alte Spool zu löschen.

Löscht dann alle Spools, die mit "hst" beginnen.

Hinweis: In diesem Beispiel würde nichts gelöscht werden, weil nicht abgeschlossene Spool (z.B. UPDATE nicht OK) explizit und einzeln gelöscht werden müssen und bei einer "Sammellöschung" nicht berücksichtigt werden.
 

Genereller Hinweis: Spools werden eigentlich nur so lange benötigt, bis sichergestellt ist, dass die Druckausgabe erfolgreich abgeschlossen ist. Allein in der FIBU könnte man sich vorstellen, dass generelle Auswertungen als Spool erhalten bleiben, aber man könnte diese durch erneuten Druck auch in ein dafür zuständiges Verzeichnis übertragen.
27.01 WWS zusätzliche Nettopreise

Aus besonderem Anlass nochmals News vom 7.10.2019:

Üblicherweise speichert man die Daten (Preise) von zeitlich begrenzten Aktionen als Kundengruppen-Nettopreise (A-J-Preise) ab. Diese Preise gelten dann, solange das Angebot existiert für alle Kunden mit einem entsprechenden Kundenkennzeichen.

Dabei sind folgende Besonderheiten zu beachten:
1.Spezielle Kunden bekommen häufig noch bessere Preise als aus der Werbeaktion. Wenn diese als A-J-Preise definiert wurden, können durch den Einsatz der Bestpreis-Funktion etwaige Konflikte mit Preisen dieser Kunden vermieden werden.
Der Kunde erhält dann aus beiden nettopreis-Definitionen immer den besten Preis.

2. Wenn die Standard-Katalogdaten in Form von A-J-Preisen angelegt worden sind, kann man das Preiskennzeichen im Parametersatz dazu nutzen, zusätzliche A-J-Preise zu definieren:
 
Das dort abgespeicherten Preiskennzeichen wird vor den Katalog-Nettopreisen als erste Priorität herangezogen.

Damit kann der Anwender z.B. den Hauptkatalog als A-Preise eingeben (oder automatisch übernehmen) und als B-Preise  Aktionspreise hinterlegen, wobei in den B-Nettopreisen auch Artikel aus den A-Nettopreisen enthalten sein können.

Das Ergebnis einer solchen Aktion (aber auch alle direkten Nettopreisangebote) kann man in COMMERZ-ACTUELL über  8.ANGEBOTSÜBERWACHUNG und dann über die  3.NETTOPREISAUSWERTUNG  erfahren. Dabei können die Daten (auch zwischenzeitlich) zusätzlich zur Listenausgabe auch am Bildschirm eingesehen werden.
Neuerdings werden auch die den Artikelpreisen zugeordnete Sollmengen mit ausgegeben.

Am Ende einer Aktion muss das Angebot "entfernt" werden, damit die speziellen Preise nicht mehr wirken. Auch wenn es schon gelöscht sein sollte, können die Daten immer noch zum Druck oder am Bildschirm abgerufen werden: Man muss nur die Angebotsnummer noch wissen.
 
Letzteres macht Sinn, weil man zu einem festen Termin die Aktion beenden möchte, aber erst später alle Ergebnisse der Aktion gerne bewerten möchte.

 

23.01 TKD Teilrechnungen Bei TKD-Aufträgen können immer nur alle Positionen abgeschlossen, geliefert oder berechnet werden. Häufig gibt es aber auch Aufträge (vor allem im IT-Bereich), bei denen über einen längeren Zeitraum verschiedene Positionen einzeln oder gruppiert abgewickelt werden müssen, die aber als Gesamtauftrag bereits feststehen.
In TKD gibt es dafür eine Lösung, die im Prinzip so arbeitet, dass der Gesamtauftrag (nur) in Form eines Kostenvoranschlages erfasst wird und daraus einzelne Positionen in verschiedene Aufträge übernommen werden können.
Entscheidend bei der Erfassung der "KVs" ist das Feld KV/AUF, über das die Definition von Gesamtaufträgen gesteuert wird (2=AUFTRAG).

Wird der Auftrags-KV gedruckt wird als Überschrift "AUFTRAG" statt "KOSTENVORANSCHLAG" ausgegeben.
Bei der Übernahme zu "echten" Teilaufträgen kann man Positionen auswählen:

Die einzelnen Aufträge können (über die Nummer des  Kostenvoranschlages verbunden) auch wieder zu Gesamtrechnungen zusammengeführt werden:

Bei Interesse/Bedarf bitte bei der Hotline melden.
22.01 WWS Rabattdruck Mit dem Steuerungsfeld RABATTDRUCK (J/N) im Kundenstamm

(und änderbar im Auftragskopf)

können ganz unterschiedliche Preise entstehen. Normalerweise steht dieses Feld auf "J", weil man dem Kunden seinen vereinbarten Rabatt auch anzeigen möchte. Sollen die gewährten Rabatte einmal nicht ausgewiesen werden, kann man dieses Feld auch auftragsbezogen auf "N" setzen. Wichtig dabei ist nun, dass der Gesamtpreis einer Position unterschiedlich berechnet wird:
a) Rabattdruck = "J"
Positionsendpreis = (Menge* Einzelpreis) abzgl. Rabatt
b) Rabattdruck = "N"
Positionsendpreis = Menge * (Einzelpreis abzgl. Rabatt)
Beispiel: Menge = 7, Einzelpreis = 5,74, Rabatt = 10)
Dann ergibt sich für 
a) (7*5,74)=40,18 abzgl. 10% = 36,16 
und für
b) 7*5,17 = 36,19, wobei 5,17 der um den Rabatt reduzierte VK ist.

Damit ergeben sich möglicherweise nur aufgrund unterschiedlicher Darstellungsformen unterschiedliche Positionsendpreise. Dieses ist aber auch korrekt, weil nur so die Position rechnerisch völlig in sich stimmig ist. Man muss es nur wissen, dass es zu solchen Differenzen kommen kann.
21.01 allgemein Sicherungen Sie sind lästig, sie werden nur seltenst genutzt und nehmen im Allgemeinen einen nur sehr geringen Stellenwert in der Gesamt-DV eines Unternehmens ein:

                     DIE SICHERUNGEN.

Aber wenn sie dann benötigt werden nach einem Crash oder einer Virus-Infizierung, dann stellt sich häufig heraus, dass sie überhaupt nicht oder nur teilweise verwendet werden kann, um einen aktuellen Datenbestand wieder herzustellen.  
Da die Systeminstallationen für COMMERZ extrem unterschiedlich sind, kann unsere Hotline zwar generelle Vorschläge zur Datensicherung unterbreiten, aber letztlich ist es Aufgabe des eigenen Systemadministrators, eine solide und funktionierende Datensicherung zu  installieren. Diese sollte auch zwischenzeitlich gecheckt werden, um sicherzustellen, dass die Daten alle wie konzipiert verfügbar und lesbar sind.

Deshalb eine dringende Aufforderung: Überprüfen Sie umgehend das Sicherungskonzept und prüfen sie auch die Sicherung selbst.
20.01 TK PLZ-bezogene Umsätze Mit COMMERZ-TK kann man auch eine Auswertung abrufen, die die Umsätze nach PLZ ausweist.
Erste Voraussetzung ist, dass im Parametersatz das Feld PLZ-ERFASSUNG auf "J" gesetzt ist. Dann werden die Umsätze, die  durch Aufruf eines Kunden entstehen, dessen PLZ zugeordnet, bei den Umsätzen des  "LADEN-KUNDEN" kann die PLZ nach Abfrage beim Kunden eingegeben werden.
Die Auswertung ist gekoppelt an eine Frequenzanalyse, die vorher ausgegeben wird und folgendermaßen aufgerufen werden muss:
3. BARVERKAUF
    5. ABSCHLUSS
        7. TAGESSTATISTIK
            2. FREQUENZANALYSE
Dort kann man dann eingeben:

Die eingegebenen Daten gelten dann auch für die PLZ-Auswertung.
Diese enthält für jede PLZ die PLZ-Nummer, den Ort, den Umsatz und die Anzahl der Vorgänge/Kunden. 
16.01 WWS Ändern "zu fakturieren" Wenn Artikel auf dem Lieferschein in gewisser Menge ausgewiesen sind, betrachtet COMMERZ-ACTUELL diese Menge auch als geliefert und setzt sie in "zu fakturieren" ein. Diese Menge darf eigentlich nicht mehr geändert werden, es sei denn, der Kunde gibt vor der Erstellung der Rechnung etwas zurück und dieses soll gleich berücksichtigt werden (man kann aber stattdessen auch eine Position mit negativer Menge an den Auftrag anfügen). 
Es erscheint also sinnvoll, dass lediglich Mitarbeiter mit entsprechender Kompetenz eine solche Änderung durchführen dürfen. Deshalb wurde in COMMERZ-ACTUELL auch eine Sperrmöglichkeit integriert, die folgendermaßen eingesetzt werden kann:    
Wenn in der Zugriffsberechtigung der Untermenüpunkt 6. LÖSCHEN VON AUFTRÄGEN" auf "N" gesetzt ist, dann ist auch eine Änderung der Menge in "zu fakturieren" nicht möglich:
Ausgangsituation:

Versuch der Änderung:

Meldung:
                 
Mit dieser Sperre ist es dann nicht mehr möglich, eine bereits gelieferte Menge (die dann in "zu fakturieren" steht) rückgängig zu machen oder überhaupt zu verändern. Auch das Löschen einer solchen Position ist dann nicht erlaubt.
Diese Funktion sollte für den Normalfall gesperrt sein, denn wenn zugleich auch die Auftragsmenge entsprechend geändert wird, dann erhält der Kunde (ohne dass man etwas merkt) mehr als er letztlich bezahlen muss.
15.01 FIBU Ändern Rechnungen vorab Die in WWS und TKD erstellten Rechnungen werden mit ihren für die FIBU relevanten Daten im Rechnungsausgangsbuch gespeichert und von dort mit dem FIBU-Aufruf "9. RECHNUNGSÜBERNAHME in die Finanzbuchhaltung übernommen. 
In WWS und TKD können die Daten des Rechnungsausgangsbuches (sofern sie nicht steuerrelevant sind) noch geändert werden, bevor sie in die FIBU übernommen werden. Das geht mit der Funktion ÄNDERN RECHNUNGSAUSGANGSBUCH:

Dabei können die oben dargestellten Werte geändert werden, die unteren dienen nur zur Information. Eine Änderung kann z.B. erforderlich werden, wenn eine Rechnung doch nicht per Lastschrift eingezogen werden soll. 
Der Menüpunkt ist eigentlich mehr für die Buchhaltung gedacht und sollte unbedingt über die Zugriffberechtigung auch nur für diese aufrufbar sein. 
14.01 TKD Leistungen nach
Auftragsarten
Wenn man in der Auftragsbearbeitung mit korrekten und plausiblen Auftragsarten arbeitet, kann man sich die monatlichen Werte der einzelnen Auftragsarten ausgeben lassen. Den Aufruf der Auswertung findet man unter SONSTIGE LISTEN und dann 8.LEISTUNGEN NACH AUFTRAGSARTEN:

 
Dabei kann man insbesondere die Werte für Garantien und für Reklamationen dazu verwenden, etwaige Rückstellungen dem Finanzamt plausibel zu machen.
13.01 WWS Preisänderung Wenn Preise manuell oder elektronisch geändert werden, möchte man gerne die Änderungen nochmals kontrollieren. Diese Prüfung ist natürlich gerade bei dem Einsatz neuer Kataloge zum Jahresende besonders wichtig.
Dazu eignet sich die Preisänderungsliste, die in den SONDERPROGRAMMEN unter PREISPFLEGE aufgerufen werden kann. In dieser Auswertung werden sowohl die alten als die neuen (aktuellen) Preise zur Kontrolle ausgewiesen. 

Die Selektion ist vielschichtig, sodass man über eine datumsbezogene Selektion ganz gezielt die "soeben" geänderten neuen Preise sich ausweisen lassen kann. Auch die Preisänderungen eines einzelnen Artikels sind abrufbar.
Über die Eingaben bei KOMPL/FUNKTION kann ein bestimmter AUFGABENKOMPLEX und eine Unterfunktion ausgewählt werden, mit der die Preise geändert worden sind. Wurden diese beispielsweise im AUFGABENKOMPLEX "09.STAMMDATEN" und dann über die "04.ARTIKEL-DATEI durchgeführt, dann ist hier 0904 einzugeben. Mit der Eingabe der "Wundertaste" F3 werden alle Änderungen, über welche Funktion auch immer, ausgewiesen. Dabei sind auch die Änderungen enthalten, die über die "Zentrale Artikelpflege" (auch automatisch) durchgeführt worden sind.

Die Preisänderungsliste ist ein sehr gutes Werkzeug, um durchgeführte (vor allem auch automatisiert durchgeführte) Preisänderungen nochmals zu kontrollieren, weil neben den neuen Preisen auch die alten Preise ausgewiesen werden.

Es werden immer alle Änderungen an einem Artikel ausgewiesen, wenn man nicht eine Einschränkung über DATUM machen kann. Zusätzlich kann man aber auch (um nicht immer "uralte" Änderungen ausgewiesen zu bekommen) die Funktion 2 mit entsprechend gewähltem Datum aufrufen. Dann werden alle Preis-Änderungen, die damit gelöscht worden sind, nie mehr wieder ausgegeben.
   
10.01 allgemein WINDOWS 10 In letzter Zeit habe viele Anwender auf WINDOWS 10 umgestellt und mit den Druckern Probleme bekommen. Die Ursache war ein spezielles Feld in den WINDOS Einstellungen bei "Drucker + Scanner". Dort muss nämlich das Feld "WINDOWS verwaltet Standarddrucker" auf "AUS" gestellt werden, bzw. darf kein Häkchen haben.
09.01 allgemein Jahresanfang Das logics-Team wünscht allen ein gute und erfolgreiches 2020 und freut sich auch ein weiteres Jahr auf eine harmonische Zusammenarbeit mit ihren Kunden.