Aufträgen
1. Getrennte Erfassung: PBS-Artikel in WWS, Toner in TKD. Wenn der Kunde Toner für mehrere Geräte haben möchte, dann müssen in TKD mehrere Aufträge angelegt werden; in WWS nur einer.
2. Nachfrage in der Technik bezüglich Konditionen (Toner im Vertrag enthalten oder nicht).
3. Verlass auf Kunden-Aussage: "den bekommen wir immer schon kostenlos".
4. Verlass auf Erfahrungen und Kenntnisse der PBS-Abteilung.
COMMERZ-ACTUELL hat dafür die optimale Lösung:
TKD-Aufträge in WWS
Im Prinzip läuft das einfach so, dass Toner in einem WWS-Auftrag (oder auch an der Kasse) erfasst werden kann, die Konditionen in TKD automatisch abgerufen werden und letztlich so getan wird, als ob der Auftrag in Bezug auf die Toner in TKD abgewickelt worden wäre (d.h. Verbuchung dieser Daten im TKD-Datenspektrum).
Dabei gibt in WWS aber erhebliche Unterstützung bei der Findung von Geräten und Tonern, sowie bei der Vermeidung von falschen Toner-Abgaben:
1. Es können die Geräte des Kunden mit Standort angezeigt werden (durch Eingabe der Geräteklasse auch nach Typen selektiert).
2. Geräte mit Wartungsverträgen sind gekennzeichnet.
3. Nach Auswahl eines Gerätes werden die Artikel (Toner) aus der zugehörenden Artikeltabelle angezeigt.
4. Nach Auswahl eines Artikels wird der VK-Preis ermittelt und angezeigt (100% Rabatt = kostenlos).
5. Bei der direkten Eingabe eines Toner-Artikels (Verrechnungsart 21 bis 29) werden die Geräte angezeigt, bei denen der Toner in der betreffenden Artikeldatei enthalten ist.
6. Druck von Lieferscheinen und Rechnungen hängen von der Konstellation der weiteren Positionen ab (LS3 und nur Toner aus eigenem Lager, nur Toner kostenlos etc.).
Die Vorteile dieser Funktion nutzen eine Vielzahl von Fachhändlern, die erkannt haben, dass sie Ihren Aufwand und die Fehlabgaben damit erheblich reduzieren konnten.
Danach werden alle angelegten Hauptkunden angezeigt. Wenn man einen Hauptkunden auswählt, werden die einzelnen Kostenstellen angezeigt:
Auf diese Weise kann man auch in der Auftragserfassung die Kostenstelle ermitteln, wenn die Kurzbezeichnung nicht ausreichend ist.
Wir haben jetzt bei allen wichtigen und häufig genutzten Eingaben, bei denen mehrere Bildschirme verwendet werden, die Eingabe in der untersten Zeile so erweitert, dass über CURSOR rechts oder links der NÄCHSTE bzw. der VORHERGEHENDE Bildschirm aufgerufen wird. Für diese Fälle erspart man sich also die ggf. mehrfache Eingabe von "ZIFFER" und ENTER.
In TKD gibt es bereits seit längerem die Möglichkeit, in einzelne Bildschirme direkt zu verzweigen.
Statistik
Die Daten, die dann dargestellt werden, ergeben sich aus allen Geräten. Die Anzahl der Geräte wird oben angezeigt. Bei der Eingabe des "Modells" ist zu beachten, dass es nicht das im Gerät gesondert gespeichert Feld MODELL handelt, sondern hier die eindeutig dem Gerät zugeordnete Artikelnummer handelt.
Das Kopieren von Angebots-/Auftragspositionen in COMMERZ-OBJ wird damit eingeleitet, dass man statt eines Artikels die Funktionstaste F2 eingibt:
und nach Eingabe von F2
kann man die Daten (Positionen aus Angeboten oder Aufträgen) eingeben, die ab der aktuellen Position einkopiert werden sollen.
Ausgangspunkt ist immer die Situation, dass ein Kundenauftrag erfasst worden ist und nun (z.B. nach Bereitstellung der Artikel auf Basis eines Kommissionierungsbeleges) der dazu gehörende Beleg abgerufen werden soll:
Bei diesem Bildschirm gibt es eine Fülle von "Tricks", u.a.:
1. Über die BELEGART RECHNUNGSART kann man Freigaben für Rechnungen steuern. Das funktioniert generell so, dass man die in den Kundenstämmen hinterlegte Kategorie (2. Stelle der Rechnungsart) nie in der Fakturierung nutzt, sondern immer eine andere, die man über den BELEGABRUF schnell ändern kann. Das ist z.B. erforderlich, wenn die Ware mit Lieferschein aufbereitet ist, die Tour aber erst später erfolgt. Dann darf (im Normalfall) die Rechnung erst nach der Tourenlieferung abgerufen (freigegeben) werden.
2. Über die BELEGART LFSCHEIN+RECHNUNG können nacheinander erst der Lieferschein und dann die Rechnung abgerufen werden.
3. Bei Positionsnummer kann man auch F3 (alle Positionen) eingeben. Diese Funktion kann man z.B. dann ausnutzen, wenn die Mengen für viele Positionen automatisch in Höhe der Auftrags(rest)mengen eingetragen werden sollen. Einzelne Positionen, die dann doch nicht in diesen Menge zu liefern/fakturieren sind, können dann direkt wieder zurückgesetzt werden.
Dieses kann dann direkt über die Eingabe bei 3=POSITION erfolgen:
Am Ende kann man sich mit der Eingabe von "4=AUSKUNFT" die geänderte Positionen zeilenweise zur Überprüfung nochmals anzeigen
lassen.
In diesem Beispiel wurde nach der Erfassung der 2. Position bei der Menge ein "s" eingegeben.
Auf dem Bon wird dann in der weiteren Position der Text "SOFORTSTORNO" ausgewiesen, der den Artikeltext ersetzt. Durch die automatisch erzeugte negative Menge wird die vorhergehende Position auch wertmäßig kompensiert.
Dieses Verfahren ist sicherlich schneller als eine Löschung der (falschen) Position. Auch der Bon ist nicht unübersichtlich, da die Korrektur direkt nach der Position folgt.
Diese Funktion geht aber nur unmittelbar nach der Erfassung der "fehlerhaften" Position und nicht in Nachhinein für bereits erfasste und gespeicherte Position. Soll so eine Position entfernt werden, muss man diese aufrufen und die Artikelnummer löschen.
Die DRUCKER-VERWALTUNG dient nun dazu, für die verschiedensten Ausgaben Drucker vorgegeben zu können. Damit ist es dann nicht mehr erforderlich, die entsprechende Druckernummer (zu suchen und) einzugeben:
Die Daten werden in der oben einzugebenden VORGABE-DATEI hinterlegt. Dieser Name ist dann in der Zugriffsberechtigung einzutragen. Damit ist es z.B. auch möglich, für den gleichen Ausgabetyp mitarbeiter- oder raumbezogene unterschiedliche Drucknummern vorzugeben.
In die Spalte NR ist die Druckernummer einzutragen, die für die spezielle Ausgabe verwendet werden soll. Eine Druckernummer "0" bedeutet: "keine Vorgabe"
Die Spalte ABF steht für Abfrage: Wenn diese ein "N" enthält, ist keine weitere Eingabe erforderlich; es wird sofort gedruckt. Dieses kann z.B. für Formulare verwendet werden, wenn diese immer nur auf einem Drucker ausgegeben werden sollen. Bei "J" wird der Drucker vorgegeben; er kann dann bestätigt, aber auch geändert werden.
Wichtig wird diese Druckervorgabe, wenn einem Drucker spezielle zusätzliche Funktionen zugeordnet sind und dieser Drucker grundsätzlich immer hierfür verwendet werden muss. Dieses kann z.B. bei Formularversand per E-Mail, Erstellung von pdf-Formularen oder sonstige Besonderheiten vorliegen.
1. Übernahme der Adressen aus Kundenstamm
a) Die im WWS-Verkaufsauftrag ggf. geänderten Adressen werden dem Gerät zugeordnet
b) Bei der Installation von Geräten in TKD kann die Adresse gleich geändert werden
c) mögliche Änderungen über Stammdaten GERÄTE oder über Änderung der INSTALLATION.
2. Sammelrechnungen und Pools
Die Rechnungsadresse wird nicht aus den Geräten (aus welchem auch), sondern aus dem Kundenstamm entnommen
3. Ändern Adressen im
Kundenstamm
Wenn in COMMERZ-ACTUELL-WWS eine Kundenadresse geändert und dabei
festgestellt wird, dass es für den Kunden Geräte gibt, dann wird abgefragt,
ob auch bei dessen Geräten diese Änderung durchgeführt werden soll:
Bei Eingabe von "J" werden dann die Änderungen auch in den Geräten
durchgeführt werden.
ABER:
Eine Änderung wird nur durchgeführt, wenn die ehemalige Adresse im
Kundenstamm total mit der aktuellen Geräteadresse übereinstimmt.
Damit wird z.B. vermieden, dass Änderungen in der Versandadresse im
Kundenstamm, die Geräteadresse automatisch verändern, wenn das Gerät ganz
woanders steht. Eine "totale" Übereinstimmung bedeutet, dass
wirklich alle Felder der Adresse identisch sein müssen.
Und dabei hapert es manchmal doch ganz gewaltig; und zwar an vielen Ecken und Kanten.
Wer seine EK-Preise nicht aktuell hält, darf sich nicht wundern, wenn der Bruttonutzen nicht stimmt, wer seine Artikelmengen nicht exakt führt, darf sich nicht beschweren, wenn eine Inventur plötzlich gänzlich andere Zahlen liefert und wer nicht in der Lage ist, die einzelnen Geschäftsbereiche gegenseitig abgrenzen kann, darf nicht überrascht sein, wenn er zu spät erkennt, dass einer seiner Geschäftsfelder schon längere Zeit rote Zahlen schreibt. Allein ein einziger Eingangswert, der massiv von einem plausiblen Wert abweicht, kann die gesamte Statistik gewaltig verfälschen.
Deshalb unser dringender Appell an unsere COMMERZ-Anwender: "Wenn Sie Zweifel an der Genauigkeit Ihren Ergebnis-Daten haben, prüfen Sie zunächst auch einmal Ihre Eingangsdaten".
Buchhaltung
Dieses Verfahren in der COMMERZ-FIBU ist sicherlich effizienter, als die Überweisung in einem Bankprogramm durchzuführen, weil man sich z.B. die doppelte Haltung von Lieferantendaten erspart oder Informationen über Ausnahmen (Reklamationen, Fehllieferungen oder Preiskorrekturen) nun gar nicht im Bankprogramm sondern viel eher in der Warenwirtschaft angesiedelt sein sollte.
Durch die Erfassung der (aller) Eingangsrechnungen (ggf. auch mit Verteilung auf verschiedene Wareneinkaufskonten) hat man auch noch eine zusätzliche Abgleichsmöglichkeit mit den Daten des Steuerberaters.
Zusätzlich hat man auch einen Überblick über alle noch offenen Lieferantenrechnungen.
Einsetzbar ist dieses Update-Werkzeug insbesondere dann, wenn man eine ganze Gruppe von Artikeln kontrollieren und bei Bedarf auch ändern möchte. Das Prinzip, das dieser Funktion zu Grunde liegt, ist dabei folgendes:
Es können bis zu 10 Artikelstammfelder ausgewählt werden, die kontrolliert/geändert werden sollen und danach der betreffende Artikelbereich (z.B. Artikel eines Lieferanten). Es werden dann im Schnellverfahren immer nur die ausgewählten Artikelfelder auf dem Bildschirm ausgegeben.
Mit diesem Verfahren konzentriert man sich auf die wenigen Artikelstammfelder und vermeidet die bei der Stammdatenverwaltung sonst erforderlichen Cursor- oder Mauseingaben.
1. Auswahl der Artikelfelder (z.B. für die Kontrolle der Artikelnummern)
2. Änderungsbildschirm
Die Eingabe in der untersten Zeile ist nicht immer erforderlich; mit ENTER gelangt man immer zum nächsten Artikel.
Aber schon in der Version 2.00 (1995) wurde die Funktion "Variable Zählertexte" integriert, mit der man zumindest auf Vertragsrechnung korrekte Bezeichnungen darstellen kann.
Anfang 2009 wurden dann die Text-Ausgaben für die verschiedenen Zähler variabel gestaltet. Damit wurde erreicht, dass vor allem auch auf den Anforderungen zur Zählerstandsmitteilung (Zählerstandsanforderungen, Faxbriefe oder E-Mails) eine exakte Bezeichnung ausgewiesen wird (z.B. A4-farbig, A3-schwarz oder Scan). Außerdem werden diese Bezeichnungen auch bei der Erfassung der Zählerstände mit ausgeben:
Die Überschriften ZÄHLER 1/2/3/4 wurden dann ersetzt oder erweitert um die genauen Bezeichnungen. Berücksichtigt werden muss dabei aber, dass die Funktion "VARIABLE ZÄHLERTEXTE" eingeschaltet ist.
Für die Anlage der verschiedenen Bezeichnungen wurden im Parametersatz 9 die Eingaben um Textnummern für "TEXT ZÄHLERBEZEICHNUNG" bei einem, zwei und vier Zähler erweitert:
Vor allem wenn den Kunden Zähleranforderungen per E-Mail erhalten, sollte diese Funktion unbedingt genutzt werden.
Unsere Hotline hilft auch gerne beim Einrichten, Ändern oder Korrigieren bei vermeintlich falschen Bezeichnungen.
Um an den Kassen permanent arbeiten zu können, kann in COMMERZ die sogenannte "Notsteuerung" eingesetzt werden:
Auf dem Kassensystem wird ein weiteres separates COMMERZ-Programm eingerichtet, deren Daten manuell über die entsprechenden Menüpunkte oder (viel besser) automatisiert z.B. täglich vom Hauptsystem aktualisiert werden. Aber dieses COMMERZ ruht und ist nicht aktiv. Nur bei einem Ausfall des Hauptsystems (bei einigen Anwendern auch ganztägig in einer Filiale) wird es aktiviert, sodass an der Kasse weiter gearbeitet werden kann.
Ist das Hauptsystem wieder aktiv, kann man über den Menüpunkt 9 AUFTRAGSERSTELLUNG die zwischenzeitlich an der Kasse entstandenen Ergebnisdaten ins Hauptsystem übertragen.
Mit diesem Verfahren ist also ein sogenannter "Notbetrieb" möglich, wobei die dabei entstandenen Daten nicht verloren gehen, sondern auch ins Hauptsystem für weitere Arbeitsschritte (z.B. Rechnungs-Erstellung für Kassen-Lieferschein) und auch für die statistischen Daten übernommen werden.
Die für diese Funktion erforderlichen COMMERZ-Aufrufe sind in SONDERFUNKTIONEN zu finden:
Die dahinter stehenden Funktionen sind:
Dabei sollten die Menüpunkte 1 bis 6 oder 7 besser über eine Prozedur automatisiert werden, die täglich abläuft. Ist das Hauptsystem wieder aktiv, kann man über den Menüpunkt 8 AUFTRAGSERSTELLUNG (auf dem Server abzurufen !!) die zwischenzeitlich an der Kasse entstandenen Ergebnisdaten ins Hauptsystem übertragen.
Für die Sicherheit der permanenten Verfügbarkeit der Kassen ist diese Funktion eigentlich unerlässlich.
Daran kann man ganz gut erkennen, welche Datenbestände relativ zu viele Daten enthalten.
Bei diesem Beispiel ist zu erkennen, dass
o bei Artikeln ein übliches Sortiment enthalten ist, Ersatzteile für TKD wohl nur in geringer Zahl
o die Anzahl der Kunden wohl zu hoch ist (entweder sind uralte Kunden noch enthalten oder Interessenten wurden ohne Selektion übernommen)
o die Zahl der Angebote viel zu hoch. Häufige Ursache dafür ist, dass für den gleichen Kunden mehrere Nettopreisangebote erstellt werden (statt Ändern von Angeboten wird dann Erfassen eines (neuen) Angebotes aufgerufen)
o die Anzahl der aktuellen Aufträge irgendwann u.U. ein Problem werden wird, da die Grenze bei 99.999 liegt (rechts davon steht die Anzahl der Positionen). Aktuelle Aufträge müssen dann rechtzeitig in das Auftragsarchiv übertragen werden.
o die Anzahl der Bestellvorschläge bei null, die Bestellungen relativ hoch sind, darauf schließen lässt, dass "ordentlich" mit dem Bestellwesen gearbeitet wird (für jede Bestellung benötigt man zuvor einen Bestellvorschlag) Die Anzahl der Bestellungen erscheint aber zu hoch zu sein.
o R-Abschriften (WWS+TKD), L-Abschriften (WWS+TKD (neu) wohl gerade erst eingerichtet wurden. Diese Daten dienen dazu, Abschriften abzurufen
o derzeit nur wenige Rechnungen (WWS+TKD) in den Rechnungsausgangsbüchern vorhanden sind. Ist die Zahl zu groß, müsste man die abgeschlossenen Rechnungen datumsbezogen löschen. Unnötige Rechnungen im Rechnungsausgangsbuch können auch die Übergabe an die FIBU verlangsamen.
o die Anzahl der Provisionsdaten (ein Eintrag ist eine verarbeitete Auftragszeile, wenn eingerichtet auch aus TKD) zu groß ist und dort wohl Daten aus vielen Vorjahren enthalten sind. Eine plausible Größe kann man über die Funktion TAGESDATEN ermitteln
o die Anzahl der "Erweiterten Umsätze" auch zu groß ist. Hinzu kommt, dass diese Daten fast nicht mehr benötigt werden und deshalb auch gelöscht werden könnten
Lagerbewegungsdaten, das Auftragsarchiv und die Kassenbons je nach Artikelumsatz eine plausible Größe haben
o die Anzahl der Geräte darauf schließen lässt, dass (früher) auch "Kleinstgeräte" erfasst worden sind, deren Daten heute nicht mehr benötigt werden. Die Gerätedatei sollte überarbeitet werden, weil sie sicherlich massenhaft Altbestände enthält
o die TKD-Auftragsdatei viel zu viele Altaufträge enthält, die nicht mehr benötigt werden. Hier ist eine Überarbeitung dringend anzuraten
o die Historie schlecht abzuschätzen ist, da sie sowohl Daten aus den Aufträgen als auch aus den Verträgen enthält
Zu große Datenmengen belasten die heutigen Rechner nicht besonders stark, aber es können bei Bild-Auskünften und bei Auswertungen dann häufig Daten ausgewiesen werden, die völlig uninteressant sind. So zum Beispiel werden bei Geräten eines Kunden uralte Maschinen angezeigt oder bei Artikel eine Kunden auch die Verkäufe vor 5 Jahren mit ausgewiesen.
Es lohnt sich also die Dateibelegung öfters einmal anzusehen. Bei Bedarf interpretiert unsere Hotline auch gern Ihre Dateibelegung und gibt Ihnen Ratschläge zur Verbesserung.
Es stehen aber auch spezielle Löschprogramme zu Verfügung, die die Dateien nach vorgebbaren Merkmalen durchsuchen und einzelne Daten zum Löschen vorschlägt.
Gleiches gilt auch für CA-TKD.
Die Funktion der Vermietung ließe sich zwar auch über die Auftragsart 90 "Kommissionsauftrag" abwickeln, weil ja lediglich ein Lieferschein benötigt wird. Die Auftragsart 96 beinhalten aber zusätzlich, dass die Daten in die Provisionen einfließen. Dazu ist bei den Positionen neben dem vorhandenen EK-Preis auch ein fiktiver VK-Preis einzugeben. Bei dem Verkäufer werden dann die beiden Werte in seiner Provisionsabrechnung entsprechend berücksichtigt. Dieses erfolgt jedoch ohne dass weitere Umsätze verbucht werden. Insofern dient diese Auftragsart lediglich dazu, die Provisionen der Verkäufer gleich mit der Eingabe des Auftrages korrekt zu erfassen.
Die Alternative dazu (ein ganz anderes Provisionsverfahren) wäre für das Gerät zu den Mietvertragsdaten einen speziellen Mietvertragsartikel, wie z.B. "Mieterlöse Herr Huber", hinzuzufügen, auf den dann bei jeder Mietrechnung in TKD diese Erlöse automatisch verbucht werden, um daraus die Provision zu errechnen.
o Absatzbereiche
Teilt beim Kunden grob ein, in welchem Geschäftsbereich dieser Aufträge erteilt hat
o Vertriebswege
Teilt bei Artikeln grob ein, auf welchen "Wegen" diese verkauft wurden.
Ausgangspunkt für Vorgabe und Änderung ist der Kopfsatz der Aufträge, bei dem die allgemeine Vorgabe immer "1" ist:
o Absatzbereiche
o Vertriebswege
Weitere Details
Die Vorgabe beim Absatzbereich kann über die Zugriffsberechtigung geändert werden (beispielsweise, wenn "müller" immer Artikel aus dem Bereich "Geräte-Verkauf" eingibt), lautet die Vorgabe dann immer "4".
Bei einer Kundenauskunft ist zu erkennen, aus welchen Geschäftsbereichen der Kunden kauft:
Die Daten für Absatzbereiche und Vertriebswege werden automatisch zu den Geschäftsergebnissen verdichtet. Dort ergeben sich dann ganz wichtige Information für die Geschäftsführung:
o Aufruf:
Ergebnisse:
und
Kleine Ungenauigkeiten gibt es dann, wenn in einem Auftrag Artikel aus verschiedenen Geschäftsbereichen enthalten sind. Dann muss man sich für einen Absatzbereich entscheiden, der im Auftrag überwiegend ist. Detaillierte Statistiken erhält man wenn, man die Warengruppen aus den Artikeln als Basis nimmt.
Aus dieser kleinen Abhandlung soll die Wichtigkeit der beiden Felder deutlich gemacht werden. Es lohnt sich also bei der Erfassung von Aufträgen diese auch gleich korrekt zu versorgen.
o Kunden
Volltextsuche über die Adresse oder eigene Auswertungen der Kundenumsätze
o Artikel
Volltextsuche über die nun 4-zeiligen Artikelbezeichnungen oder eigene Artikelauswertungen
o Provisionen (Auftragspositionsdetails)
eigene Statistiken
nutzen.
Auch für weitere Datenbestände, wie Geräte, Lagerbewegungen, Aufträge oder Lieferanten kann die DB-Basis eingesetzt werden. Details dazu gerne über unsere Hotline.
In den einzelnen OFFENEN POSTEN werden auch die Fälligkeit und die Mahnstufen angezeigt; auch der gesamte Saldo wird oben ausgewiesen.
Zudem wird dann eine Information automatisch auf dem Bildschirm ausgegeben, wenn der Kunden für eine Rechnung bereits die 2. Mahnung erhalten hat oder wenn das Kreditlimit überschritten ist.
Letzteres wird ausgegeben, wenn zu Beginn der Erfassung oder am Ende der Erfassung (durch die neuen Positionen) die Bedingung für eine Meldung gegeben ist.
Neu ist jetzt, dass diese Funktion auch beim Einsatz der DATEV-FIBU möglich ist. Dazu sind in regelmäßigen zeitlichen Abständen (z.B. täglich, nachts) aus DATEV die OPs zu exportieren und in eine "Mini"-COMMERZ-FIBU zu übertragen. Diese Funktionen können so automatisiert werden, dass kein weiterer Arbeitsprozess erforderlich ist.
Vielleicht wäre das Vorhandensein dieser Schnittstelle auch ein Anlass, nun eine normierte DATEV-FIBU einzusetzen.
Weitere Informationen gerne durch die Hotline.
Das kann z.B. bei eigenen Münzkopierern der Fall sein oder bei etwaigen Korrekturen. Der Betrag kann auch negativ eingegeben werden, sodass auch etwaige Gutschriften hiermit berücksichtigt werden können.
Die Beträge verändern die beim Gerät hinterlegten Werte für Miet- oder Wartungseinnahmen entsprechend und werden auch (als VERTRAGSDATEN) in die Historie eingetragen.
Die Basis für die Ausgangsdaten kann sein:
1. verkaufte Artikel
Damit könnte man z.B. ein Grundstock von Artikeln für Nettopreise schaffen, weil dort zunächst einmal alle Artikel enthalten sind, die der Kunde in einem vorgebbaren Zeitintervall gekauft hat.
2. Artikel
Auswahl z.B. aller Artikel einer Warengruppe
3. Angebot
z.B. ein bestehendes Nettopreisangebot, das modifiziert werden soll.
Zusätzlich zur Auswahl der Artikel kann auch gleich eine Preisbasis vorgeschlagen werden, wobei diese auch gleich entsprechend prozentual erhöht werden können. So lassen sich mit diesem Werkzeug z.B. auch erhöhte Nettopreise vorschlagen. Für die nachträgliche Bearbeitung können diese "Angebote" dann in EXCEL exportiert und danach wieder importiert werden.
1. COMMERZ-OBJ wurde zwar für die Abwicklung von Einrichtungen konzipiert, ist aber ebenso gut für alle Geschäftsbereiche einsetzbar, in denen mit längeren Artikelbeschreibungen gearbeitet wird
2. Verwendung von Langtexten, die bereits beim Artikel hinterlegt sein können
3. Textbearbeitung immer mit WORD, Nutzung der Funktion "Einfügen"
4. COMMERZ-OBJ "rechnet" (kein zusätzlicher Taschenrechner erforderlich, um Positions- und Endsummen, Nachlässe und Skonti zu berechnen)
5. Kopieren von Angebots-/Auftragspositionen aus beliebigen Angeboten/Aufträgen (auch aus dem, das gerade bearbeitet wird)
6. Bildung von Gesamtpreisen aus mehreren Positionen (z.B. Kopierer oder Schreibtisch bestehend aus .... zu einem Preis von.....)
7. Flexible Formulargestaltung (Anpassung auch durch Anwender selbst)
8 Direkte Verwendung der Stammdaten (Kunden, Interessenten, Artikel, Geräte, Vertreter und ihre Konditionen)
9. Darstellung und Berücksichtigung von Alternativ-Positionen
10. Vorgabe und Einbeziehung von Kettenrabatten bei Kunden und Lieferanten
11. Integriert in Gesamtlösung COMMERZ (WWS, TKD, FIBU etc.)
12. Weiterverarbeitung als Auftrag, Bestellungen auch über möbelspezifisches spezielles Bestellwesen
13. Zwischensummenbildung für Positionsblöcke, z.B. zur Trennung von Produktgruppen und Dienstleistung
14. Integration von Bildern
15. Ganz besonders wichtig: Direkte Übernahme von CAD-Daten
und, und , und .....
Wir senden Ihnen gerne detaillierte Unterlagen, damit auch Sie den Nutzungsgrad von COMMERZ-ACTUELL noch steigern können
Nachteilig wirken sich diese Daten immer dann aus, wenn sie bei einer Auswahl angezeigt werden oder auf Auswertungen mit ausgewiesen werden.
Zur "Bereinigung" der Gerätedatei kann man ein von logics systems entwickeltes Löschprogramm einsetzen (lizenzpflichtig), das in 2 Phasen abläuft:
1. Selektion der zu löschenden Geräte (Eingabe: "1" VORSCHLAGEN)
Hierzu kann man Merkmale angeben, welche Geräte gelöscht werden sollen (derzeit aktueller Stand):
Sobald ein Gerät die eingegebenen Bedingungen erfüllt, wird es zur Löschung vorgeschlagen. Alle so ausgewählten Geräte werden in eine EXCEL-Liste eingetragen, die nochmals geprüft und bearbeitet werden kann. Bearbeitet bedeutet, dass einzelne Geräte, die doch nicht gelöscht werden sollen, aus der Liste entfernt werden.
2. Löschung (Eingabe: "2" LÖSCHEN)
Nach der Überarbeitung der EXCEL-Liste werden dann die verbleibenden Geräte gelöscht.
Mit diesem Verfahren ist ein schnelles, aber auch kontrolliertes Löschen der nicht mehr benötigten Geräte auf einfache Art und Weise möglich. Gleiche Verfahren gibt es auch für Artikel, Kunden, Lieferanten und Angebote.
1. Verwendung der von einer Druckerei erstellten Formulare (schlimmstenfalls auch noch mit Durchschlägen)
2. Hinterlegung des Formulars bei der Drucker-Definition in COMMERZ.
Für beide Varianten gibt es Vor- und Nachteile (Kosten, Farben, LOGO-Darstellung, Flexibilität bei Änderungen u.a.m.).
Über die Anlage einer WORD-Dokumentvorlage (dot-file) können Formulare in COMMERZ entweder vollständig definiert werden, sie können aber auch nur ein bestehendes Druck-Formular ergänzen. Dazu ist es lediglich erforderlich, diese Vorlage zu erstellen, als dot-file zu hinterlegen und in dem betreffenden Drucker die Adresse, unter der das dot-file hinterlegt ist, einzutragen.
Beispiel dazu:
Änderungen und Vorgabe im Formular können immer in den Bereichen durchgeführt werden, in denen COMMERZ nichts ausgibt. Das sind insbesondere in den WWS-Formularen die Kopf- und Fuß-Bereiche, aber auch zwischen den Positionsfeldern kann man Linien einziehen (siehe Wartungsrechnung von uns). Dabei können auch die Firmen-Logos mit integriert werden, sodass keine vorgedruckten Formulare mehr verwendet werden müssen.
Lieferscheine, die häufig nur auf einfache DIN-A4-Blätter gedruckt werden, können um weitere Angaben und Hinweise erweitert werden.
In COMMERZ-TKD können die Techniker-Aufträge durch Vorgaben zum Eintragen der erbrachten Leistungen ergänzt werden.
In COMMERZ-OBJ werden Ausgaben nicht über dot-files sondern über mitgelieferte Schablonen gesteuert. Darin kann der Anwender auch weitgehend selbst festlegen, wie sein Formular gestaltet sein soll.
Hinweis:
Bestehende vorgedruckte Formulare können auch zeilenweise ergänzt werden. So könnte man auch IBAN und BIC als Hinweise zusätzlich ausgeben, wobei auch die Schriftart und die Schriftgröße speziell gewählt werden können. Das dot-file besteht dann z.B. nur aus der IBAN, die aber genau an die richtige Stelle platziert werden muss.
Umso wichtiger ist es, die Änderungen in den VK-Preisen überprüfen zu können. Das geschieht in COMMERZ-WWS über die PREISÄNDERUNGSLISTE oder über die AUFTRAGSPRÜFLISTE.
o PREISÄNDERUNGSLISTE
Wenn Preise manuell oder elektronisch geändert werden, kann man sich über die Preisänderungsliste die alten und die neuen Preise zur Kontrolle nochmals ausgeben lassen. Sie ist abrufbar unter 11.SONDERPROGRAMME, 2.PREISPFLEGE, 3:PREISÄNDERUNGSLISTE.
Da man die Selektion auch datumsbezogen machen kann, kann man ganz gezielt nur die "soeben" geänderten neuen Preise sich ausweisen lassen. Über die Eingaben bei KOMPL/FUNKTION kann ein bestimmter AUFGABENKOMPLEX und eine Unterfunktion ausgewählt werden, mit der die Preise geändert worden sind. Wurden diese beispielsweise im AUFGABENKOMPLEX "09.STAMMDATEN" und dann über die "04.ARTIKEL-DATEI durchgeführt, dann ist hier 0904 einzugeben. Mit der Eingabe der "Wundertaste" F3 werden alle Änderungen, über welche Funktion auch immer, ausgewiesen. Dabei sind auch die Änderungen enthalten, die über die "Zentrale Artikelpflege" (auch automatisch) durchgeführt worden sind.
Die Preisänderungsliste ist ein sehr gutes Werkzeug, um durchgeführte (vor allem auch automatisiert übernommene) Preisänderungen nochmals zu kontrollieren, weil neben den neuen Preisen auch die alten Preise ausgewiesen werden.
o AUFTRAGSPRÜFLISTE
Die täglich erfassten Aufträge können z.B. abends über folgenden Aufruf überwacht werden:
Dazu ist es nicht erforderlich, die einzelnen Felder mit entsprechenden Daten immer neu einzugeben, sondern man braucht nur bei "VON AUFTRAG" F2 einzugeben, das Datum auf das Tagesdatum zurückzusetzen (neuerdings ist die Datumsvorgabe automatisch das Tagesdatum) und einen vorher angelegten Schlüssel einzugeben, der dafür sorgt, dass die Prüfkriterien automatisch vorgeben werden.
Damit hat man täglich einen Bericht über "kritische" Aufträge, bei denen z.B. der VK-Preis nicht stimmt oder bei denen Preise/Rabatte geändert worden sind.
Vor Abruf der Vertragsabrechnungen ist unbedingt darauf zu achten, dass nicht Zählerstände für Geräte fehlen, die in einen Pool gehören.
Wenn nämlich nur ein Gerät im Pool fehlt, ist die ganze Abrechnung nicht korrekt und muss auf jeden Fall zurückgesetzt werden.
Geräte mit Einzelrechnung können aber auch noch später problemlos abgerechnet werden.
"1. STELLE BWA-NUMMER"
und
"1.STELLE BILANZ-/GUV-NUMMER"
Wo braucht man das eigentlich?
Über diese Abfrage kann man z.B. die Auswertungen für einzelne Bereiche oder Kostenstellen getrennt abrufen. Dazu ist es notwendig, die erforderlichen Konten für die Bereiche getrennt anzulegen und ihnen jeweils in der vierstelligen Textnummer eine feste 1. Stelle zuzuordnen (z.B. der Bereich A die Ziffer 1 und der Bereich B die Ziffer 2.
Auf diese Weise bekommt man so eine BWA oder eine Bilanz/GuV für den Bereich A und eine für den Bereich B. Wenn man bei der Abfrage F3 eingibt, dann werden alle Konten berücksichtigt. Die Auswertung ist aber insofern nachteilig, weil die Sortierung erst nach der Textnummer und dann nach der Kontonummer erfolgt.
Für eine "echte" Kostenstellen-Ergebnis-Auswertung sollte immer der
Baustein COMMERZ-ACTUELL-KOST eingesetzt werden.
Artikeldaten können vielschichtig sein (Beispiele):
a) wer liefert die Artikeldaten Hersteller, Lieferant, Logistikzentrum)
b) welche Daten werden bereitgestellt (EK, VK, Staffeln)
c) welche Sonderkonditionen gibt es (individuelle EKs, zeitbezogene Preise)
d) welche VKs sollen gelten (Kataloge, Aktionspreise, Kundenpreise)
Aufgrund der langjährigen Erfahrung der logics und der permanenten Beschäftigung mit der Thematik "Artikelpflege" können nahezu alle Varianten der Artikelpflege in COMMERZ-ACTUELL weitgehend automatisiert abgewickelt werden. Dieses aber nicht "manuell" sondern durch elektronische Übernahme von Artikeldaten aus den verschiedensten Artikelpools.
Es ist heute deshalb nicht mehr erforderlich, dass die Artikeldaten manuell gepflegt werden, was mit erheblichem Aufwand und einer relativ hohen Fehleranfälligkeit verbunden ist. Problematisch sind auch die häufig vorkommenden kurzfristigen Preisänderungen.
Wer heute die Artikeldaten noch mühsam "zu Fuß" pflegt und damit der Vorteil der elektronischen Pflege nicht nutzt, sollte sich schnellstens an unsere Hotline wenden, um diese Aufgaben zur Pflege wesentlich effizienter zu gestalten.
Stammdaten, Artikelumsätze oder Lagerbewegungen lassen sich dann über die neue Artikelnummer abrufen. Detail-Verkaufsdaten in der sog. Provisionsdatei enthalten aber immer noch die Daten unter der alten Artikelnummer.
logics verfügt aber auch über Spezialprogramme, über die alle Artikelnummern in allen Datenbeständen ersetzt werden.
Positionsweise wird aber unter POSITIONSWERT der Betrag der jeweiligen Position angezeigt.
Wenn man nun nachträglich wissen möchte, was eine bereits erfasste Position insgesamt kostet, braucht man diese durch Aufruf der Position nur wieder auf den Bildschirm bringen
und erfährt, dass diese mit EUR 5,50 im Gesamtbetrag von EUR 7.70 enthalten ist.
Die
Aufwendungen für Fahrtkosten und für Fahrtzeiten werden häufig nicht
korrekt erfasst und führen dann dazu, dass die Aufwendungen in den Geräten
nicht ganz stimmig sind. Wichtig dabei ist, dass es zwei Komponenten sind, die
einzugeben sind:
Fahrtzeiten sollten immer erfasst werden, um vor allem die Arbeitszeit
der Techniker vollständig belegen zu können. Dabei ist als EK-Preis der
generelle Stundensatz oder der individuelle Stundensatz der einzelnen
Techniker zu verwenden.
Fahrtkosten
können im COMMERZ-TKD nach Zonen oder nach KM erfasst werden. Auch hier ist
ein entsprechender EK-Preis vorzugegeben: bei Zonen ein vorab kalkulierter
Aufwand, bei KM die Kosten pro KM.
Ob die jeweiligen Aufwendungen berechnet werden können und ob die Positionen
(wenn für den Kunden kostenlos) auf der Rechnung ausgegeben werden sollen, lässt
sich in TKD umfassend steuern.
Welche Aktionen man bezüglich des falschen Auftrages durchführen muss, hängt davon ab, was bereits mit dem Auftrag durchgeführt worden ist (nur erfasst, Lieferschein und /oder Rechnung erstellt). In den beiden letzten Zuständen muss man auf jeden Fall diese Aktionen rückgängig machen (z.B. mit Erstellen einer Gutschrift).
Wenn der Auftrag lediglich erfasst worden ist, sollte man auf keinen Fall im "Erweiterten Kopfbildschirm" die Adresse ändern, weil alle Umsätze trotzdem auf den falschen Kunden verbucht werden.
Um den Auftrag erneut (mit richtigen Kunden) zu erstellen, muss man den Auftrag nicht nochmals gänzlich neu erfassen, sondern man kann über KOPIEREN AUS ANGEBOT/AUFTRAG die Positionen des alten Auftrages komplett übernehmen.
Dabei findet gleichzeitig auch eine neue Preisfindung statt, die gewährleistet, dass der neue Kunde auch seine aktuellen Preise erhält.
Diese Funktion des Kopierens kann man aber auch dann sehr gut verwenden, wenn man aus einem (großen) Auftrag einzelne Positionen gutschreiben möchte (Positionsauswahl = "J").
Sobald aber in den Feldern Rabatt oder Preis etwas anders eingegeben worden ist, findet keine neue automatische Preisfindung durch COMMERZ mehr statt. Die Verantwortung liegt dann allein beim Auftragserfasser.
Beispiel dafür:
Am Stern bei der Auftragsmenge ist zu erkennen, dass eine Staffel hinterlegt ist, die mit F3 angesehen werden kann:
Mit Eingabe der Menge von 5 wird der erste Staffelpreis vorgegeben:
Wenn man dann einen Rabatt von 10% einträgt:
und dann die Menge auf 20 ändert, um einen geringeren Staffelpreis zu erhalten, kommt dieser nicht mehr automatisch.
COMMERZ übergibt damit die Preisfindung an den Erfasser des Auftrages. Um wieder zu einer automatischen Preisfindung zurück zu kommen, müsste man in diesem Fall ganz neu mit der Position beginnen, nachdem man die Artikelnummer gelöscht hat.
Wichtig ist also: Bei Änderungen der automatischen Vorgabe von Preis und Rabatt, sollte man wissen, dass dann keine Vorgaben von COMMERZ mehr in der Position gemacht werden.
Die Anwendung ist ganz einfach: Man muss lediglich die Kundenkarte an der Stelle, an der die Kundenummer erwartet wird, einscannen.
Der Einsatz von Kundenkarten sollte aber vorab mit unserer Hotline abgestimmt werden, damit die Daten auch entsprechend gespeichert und gelesen werden können.
1. Arbeitsplatz A ruft den Kunden XYZ zu Änderung auf und ändert die Rechnungsadresse am Bildschirm
2. Arbeitsplatz B ruft ebenfalls den Kunden XYZ auf (immer noch mit der alten Rechnungsadresse) und ändert die Zahlungsbedingungen am Bildschirm
3. Arbeitsplatz A beendet die Änderung und schreibt die Kundendaten in die Kundendatei zurück (die Rechnungsadresse ist jetzt die neue, die Zahlungsbedingung noch die alte)
4. Arbeitsplatz B beendet die Änderung und schreibt die Kundendaten in die Kundendatei zurück (dabei wird jetzt die Zahlungsbedingung geändert, aber die alte Rechnungsadresse wieder eingetragen).
Um solche Konflikte zu vermeiden, wurden im ganzen COMMERZ Sperren integriert, die aber bei einem normalen Ablauf zeitlich so gesteuert sind, dass sie
o nur in einem minimalen Zeitraum wirken
o eine Meldung ausgeben, wenn ein Konflikt aufzutreten droht.
COMMERZ lässt eine Weiterverarbeitung so lange nicht zu, bis die Sperre wieder aufgehoben ist (Beenden der entsprechenden Funktion).
Im Laufe der Zeit wurden die Informationen über solche Sperren wesentlich verbessert:
1. Die Meldung "....GESPERRT" enthält jetzt einen Hinweis, an welchem Arbeitsplatz der Datensatz gesperrt ist
Sie bedeutet, dass in COMMERZ-WWS im Aufgabenkomplex 9 (STAMMDATENVERWALTUNG) im Untermenüpunkt 1 (KUNDEN) am Bildschirm mit dem Namen LOGICS-HSThst) der Kunde gerade gesperrt ist (weil z.B. dort gerade der Kunde geändert wird).
2. In den Hilfsprogrammen können alle gesperrte Datensätze (zum Beispiel vor dem Ausschalten des Systems ) ansehen kann:
und bei Auswahl 3:
Beim Einsatz der Techniker ist es heutzutage unumgänglich,
moderne
IT-Verfahren zu verwenden. Durch Nutzung von Internet, APPS und
Tablet-Computern kann der gesamte Bereich des Vorort-Service effizienter,
kostengünstiger und flexibler gestaltet werden. Die speziellen dafür
erforderlichen Funktionen sind in COMMERZ-ACTUELL integriert.
1. Abläufe
Die nachfolgende Darstellung zeigt die grundsätzlichen Abläufe
eines Technikereinsatzes unter Nutzung moderner IT-Verfahren:
1
Kunde oder System meldet Störung, Fehler oder Ausfall. Dieses kann manuell
oder vom Kopiersystem auch direkt erfolgen. Telefonische Meldungen müssen
erfasst werden, bei elektronischen Meldungen wird automatisch ein TKD-Auftrag
generiert.
2
Aufträge werden ggf. mit weiteren Hinweisen auf das Tablet des Technikers
versendet.
3
Der Techniker repariert beim Kunden das Kopier-System und erfasst die von ihm
erbrachten Leistungen auf seinem Tablet. Dabei werden die Technikerzeiten auch
dazu verwendet, um z.B. einen Wochenbericht zu erstellen.
4 Die Leistungen werden elektronisch ins COMMERZ-ACTUELL-TKD übertragen und führen
dort auf Basis der dem Gerät zugeordneten Konditionen zu entsprechender
Weiterverarbeitung (wie z.B. Aufwandsverbuchung, Rechnungserstellung).
2.
Vorteile
Zwischen
dem Eingang einer Störung und der Rechnungserstellung befinden sich eine
Vielzahl von Vorgängen und Schnittstellen, die mit diesem Verfahren optimiert
werden. Medienbrüche und manuelle Erfassungen auf Basis von
Techniker-Berichten werden vermieden, der gesamte Prozess kann effizienter,
schneller und vor allem auch kostengünstiger abgewickelt werden.
Der Techniker hat Zugriff auf den Lagerbestand, fehlende Ersatzteile können
schnellstens bestellt werden.
3.
Voraussetzungen
Neben den speziellen Erweiterungen in COMMERZ-ACTUELL-TKD ist es erforderlich, die Techniker mit Tablets auszustatten und auf denen eine entsprechende Software zu installieren. Diese Software kann entweder selbst erstellt werden oder man kann ein im Einsatz befindliches und mit COMMERZ kommunizierendes bewährtes Programm verwenden.
Zu dem Feldern REIHENFOLGE (01-03) ÄNDERN (J/N) gelangt man, wenn man in der unteren Zeile F1 eingibt:
Mit dieser Funktion ist es auch möglich, den Hauptlieferanten, der immer bei LFNR(01) steht, auszutauschen. Dabei werden dann auch die Daten des 1. Bildschirmes (Lieferant) und die des 2. Bildschirmes (EK-Preis) übernommen.
Hinweis: Die rote Farbe beim 2. Lieferanten zeigt, dass dieser Lieferant den kleinsten Einkaufspreis hat. Dieses erfährt man auch in der Auftragsbearbeitung oder im Bestellwesen, wenn man dort durch Eingabe von "S" die Funktion "PREISSPIEGEL" aufruft.
"Wir kennen für einige Artikel die Bestellnummer, uns fehlt aber zum Aufruf die Artikelnummer, können sie die bitte herausfinden".
Ratschlag unserer Hotline: Findet die Artikel doch über den B-Zugriff"
Antwort: "Was ist das denn, das kennen wir ja überhaupt nicht".
Antwort auf Nachfrage der Hotline: "Wir finden Artikel immer nur über die Eingabe der 9-stelligen Artikelnummer"
Fazit unserer Hotline:
Leider erleben wir immer wieder, dass das Wissen über COMMERZ (die grundsätzlichen Abläufe, Details der Nutzung, dem Unternehmen nützliche Funktionen, Datenflüsse, Neuerungen und die Bedeutung einzelner Felder) nicht bekannt sind.
Das liegt vor allem daran, dass Mitarbeiter, die neu mit COMMERZ arbeiten sollen, keine ausführliche Einweisung und Schulung erhalten, und damit das Know-how bezüglich COMMERZ ständig abnimmt.
"Das haben wir bisher immer so gemacht, warum ist mir auch nicht so bekannt"
"Das darf man nie machen, weil früher ging das einmal nicht"
"In dieses Feld muss immer eine "1" eingetragen sein, das hat der Chef so gesagt; warum weiß so richtig keiner"
Was
kann man tun, um den Nutzungsgrad so zu verbessern, dass COMMERZ wieder
optimal eingesetzt wird?
Das hängt nun ganz davon ab, ob es sich um einen grundsätzlichen (auch sich
zwischenzeitlich veränderten) der Betriebsanforderung anzupassende Einsatz
von COMMERZ handelt oder ob darum geht, fehlendes Basiswissen vermittelt zu
bekommen, Funktionsabläufe zu verstehen und zu verbessern oder neue Lösungen
zu integrieren. Im ersten Fall ist sicherlich eine intensive
Organisationsberatung erforderlich, für den zweite Fall könnte man sich ganz
generell folgendes vorstellen:
o Eine ganz einfache erste Lösung ist:
Wenn vor einem Eingabefeld ein Stern (*) steht, kann man die Funktionstaste F5
eingeben und es wird angezeigt, was man an dieser Stelle für Eingabemöglichkeiten
hat (das hätte unserem Fachhändler allein schon geholfen).
Beispiel:
Man sollte vor allem an Eingabestellen, die häufig
verwendet werden, die F5-Ausgabe einmal intensiv ansehen und die Bedeutung der
einzelnen Eingaben interpretieren.
o Weiterhin könnte man auch das Handbuch zu Rate ziehen, das in COMMERZ-WWS
unter 12. SERVICEPROGRAMME zusammen mit den aktuellen Erweiterungen abgerufen
werden kann. Im Handbuch selbst stehen viele allgemeine Informationen,
die für das Verständnis von COMMERZ wichtig sind.
o Wesentlich effizienter sind natürlich Nachschulungen, weil dabei auf die
individuellen Problemkreise eingegangen werden kann.
Dabei können mit aktuellen eigenen Daten Abläufe nachvollzogen und
Ergebnisse geprüft und verifiziert werden. Vor allem wächst bei solchen
Schulungen zusätzlich auch das Verständnis für die COMMERZ-Funktionen und
-Datenverbindungen insgesamt.
Zunächst werden die Gesamtsummen mit Warenwert, steuerpflichtige Betrag, die Mehrwertsteuer und der Rechnungsbetrag ausgewiesen.
Danach wird der Warenwert aufgeteilt in die verschiedenen Erlöskonten dargestellt (Voraussetzung ist natürlich, dass die Erlöskonten für die Warengruppen angelegt sind).
Letztlich werden die Werte noch aufgeteilt in die verschiedenen Mehrwertsteuer-Sätze ausgewiesen.
Diese Kasseninformationen können dazu dienen, die Erlöse am Monatsende auf die zugehörigen Erlöskonten zu buchen und andere Kontrollen durchzuführen. Am besten, einfach einmal ausdrucken und ansehen.
In der Stammdatenverwaltung kann man bei ADR (Adressnummer) die Funktionstaste F5 eingeben (weil ein Stern davor steht):
Damit werden alle bestehenden Adressen angezeigt und man kann mit dem Cursor zu der Adresse verzweigen, die man z.B. ändern möchte:
Neue Adressen fügt man durch Eingabe der nächst freien ADR ein (man kann auch "9" eingeben, weil dann die nächst freie ADR-Nummer automatisch vorgegeben wird. Zum Löschen von Adressen muss man in alle Felder Leerstellen eingeben.
In der Auftragsbearbeitung kann man bei ADR die Funktionstaste F5 eingeben. Es werden dann alle Adressen angezeigt (ggf. mit Blättern) und man die gewünschte Adresse einfach anklicken:
Nachteilig sind auf jeden Fall solche Lösungen wie:
a) Man könnte in TKD spezielle Artikel anlegen, die dann verwendet werden. Aber wie soll man das kennzeichnen und zudem würde ja die gesamte Lagerbestandsführung durcheinander gebracht werden.
oder
b) Auch eine BS-INFO, um den Erfasser der Aufträge auf spezielle Konditionen hinzuweisen, bringt nichts, weil diese nicht ausreichend sein wird.
Die beste Lösung ist, wenn man die speziellen Preise in WWS als Nettopreise für den Kunden anlegt. Dieses ist auf jeden Fall erforderlich, wenn man die Funktion "Toner-Lieferung in WWS-Auftrag" einsetzt, bei der Toner-Lieferungen in WWS und an der Kasse automatisch so abgewickelt werden, als wenn man diese in TKD erfasst hätte. Diese Anlage von Nettopreisen ist aber allein noch nicht ausreichend, weil es in TKD "Sperren" gibt, die verhindern, dass nicht alle Preiskonditionen, wie z.B. Rabatte, Sonderpreise etc. ins TKD "durchschlagen". Zum einen gibt es im Parametersatz eine generelle Sperre "BB-PREISFINDUNG", die auf "J" gesetzt sein muss:
Steht dieses Feld auf "N" werden keine in WWS definierten Preiskonditionen ins TKD übernommen. Wenn man dieses Feld nun plötzlich auf "J" setzt, würden aber alle Preisdefinitionen aller Kunden aus WWS plötzlich wirken. Um dieses zu verhindern, gibt es eine weitere Sperre in den WARTUNGSVERTRAGSTYPEN (WV-TYP), die ja normalerweise jedem Gerät zugeordnet sind. Dort gibt es das Feld "BB", das die Sperre wieder wirken lässt oder die BB-Preisfindung zulässt ("N" oder leer bzw. "J"):
Damit kann durch Anlage eines neuen WV-TYPs individuell eingestellt werden, für welche (Kunden-)Geräte und VERRECHNUNGS-ARTEN die WWS-Preisfindung wirken soll.
Wenn man das Feld BB-PREISFINDUNG von "N" auf "J" setzt, sollte man auch unbedingt prüfen, ob bei allen bestehenden WV-TYPen das Feld BB immer auf "leer" oder "N" steht.
Über die AUSWAHL können zum Beispiel
1. alle Artikel ausgewählt werden, die der Kunden gekauft hat (damit erhält man eine kompakte Datenzusammenstellung, die z.B. für die Anlage von Nettopreisen geeignet sein kann)
2. eine Auswahl aus den Artikeln (z.B. Schulbedarf, Toner) getroffen werden
3. die Daten eines bestehenden beliebigen Angebotes verwendet werden (im unteren Teil des Bildschirmes kann man eingeben, wie z.B. bestehende Nettopreise verändert vorgeschlagen werden sollen).
Wenn man dann noch den Zusatzbaustein EXPORT/IMPORT VON ANGEBOTEN einsetzt, kann man die Angebotsdaten auch über EXCEL noch entsprechend anpassen und wieder ins COMMERZ übergeben.
Damit kann vermieden werden, dass irgendeine andere Funktion aus COMMERZ-ACTUELL überhaupt aufgerufen werden kann.
Einrichtung dieser Sonderfunktion durch unsere Hotline.
OP-Auskunft:
Kontenauskunft:
Die Bedeutung ist folgende:
Alle Buchungen mit einem Punkt am rechten Rand sind nicht mehr in vollem Umfang offen. In diesem Beispiel ist an der OP-Auskunft zu erkennen, dass lediglich noch EUR 95,00 offen sind. Bei der Kontenauskunft erkennt man dieses Detail nicht, aber dafür steht bei der Zahlung ein Kennzeichen "A" für "Ausgeglichen".
COMMERZ errechnet den geschätzten Zählerstand, der ausgedruckt werden kann, und der Fachhändler muss diesen (oder einen entsprechend geänderten) Zählerstand noch eingegeben.
Die Vorgaben für die geschätzten Zählerständer erhält man mit:
Dabei werden alle Geräte ausgewiesen, für die zum Abrechnungsmonat noch keine Zählerstände erfasst wurden. Die Auswertung enthält am rechten Rand einen Schätzwert, der sich aus der Historie der Geräte ergibt.
Dieser Vorschlag ist dann über den Menüpunkt ERFASSEN ZÄHLERSTÄNDE (ggf. korrigiert) einzugeben und dabei ist das Feld GESCH(ÄTZT) auf "J" zu setzen.
Auf
der Rechnung auch ein Hinweis ausgegeben, dass es sich hier um einen
geschätzten Wert handelt.
Da zu erwarten ist, dass der Kunde den geschätzten Zählerstand meist nicht
akzeptieren wird, sollte man die Zählerabrechnung auch gleich zurücksetzen
und dann später (mit verbindlichen Werten) neu erstellen.
Im Grundsatz sind dabei folgende Abläufe erforderlich:
1. Erfassung eines Auftrages mit der Auftragsart 98 (DIREKTLIEFERUNG)
2. Über "Automatischer Bestellvorschlag" wird hierfür eine Bestellung erzeugt
3. Durch Information über Lieferung ist die Bestellung erledigt und Mengen werden automatisch im Auftrag in "zu fakt" eingetragen.
Ein wenig detailliertere Beschreibung:
1. Auftragserfassung
Dabei gibt es ein paar Regeln zu beachten:
a) Im Artikel muss ein Lieferant vorhanden sein
b) es dürfen nur Artikel des gleichen Lieferanten erfasst werden
c) es sind keine negativen Mengen erlaubt
d) Sonderartikel und Textpositionen sind nicht zugelassen
e) es ist für die Artikel lediglich die Auftragsmenge einzugeben
f) Die Kundenlieferadresse muss stimmig sein.
2. Bestellung
Im Menü "AUTOMATISCHER VORSCHLAG" Punkt 3 auswählen
und betreffende Auftragsnummer eingeben.
Der Bestellvorschlag kann nur in den Kopfdaten geändert werden:
Aus dem Bestellvorschlag wird dann eine Bestellung erstellt und diese unterscheidet sich durch die Zuordnung 98 von den "normalen" Bestellungen.
3. Lieferung
Der Fachhändler erhält in welcher Form auch immer die Information, dass die Lieferung stattgefunden hat. Die Eingabe der gelieferten Mengen führen dazu, dass
o die Bestellung als erledigt gekennzeichnet wird
o die Mengen im Auftrag als "zu fakturieren" eingetragen werden und somit die Rechnung geschrieben werden kann. Mehr- oder Mindermengen führen zu Veränderung der Auftragsmenge.
Bestellungen für Direktlieferungen können gezielt überwacht werden.
Die Funktion "Direktbestellung"
muss gesondert freigegeben werden.
Mit ihr verfügt der Fachhändler aber über eine einheitliche und integrierte
Abwicklung innerhalb des gesamten Funktionsspektrums von COMMERZ.
Auftragserfassung
Sobald in der Auftragsbearbeitung ein Auftrag erfasst wird, können folgende Daten verändert werden:
1. Lagerdaten
Nach Erfassung einer Position wird der verfügbare Bestand entsprechend reduziert:
Ausgangssituation: Lager und verfügbar jeweils 8
Nach Eingabe der Menge 2 in der Position 1 reduziert sich der verfügbare Bestand auf 6:
2. Stunden/Arbeitswerte
Wenn im Parametersatz das Feld "STUNDEN VERBUCH AUFT.BEARB auf "J" steht, werden die Stunden (nur diese) sofort beim Techniker eingetragen.
Erfassung Stunden:
Speicherung beim Techniker
Ausgaben Lieferschein
Die Auftragsmenge wird vom Lagerbestand abgebucht.
Abschluss Auftrag
Es werden alle Daten entsprechend verbucht bis auf den Eintrag ins Rechnungsausgangsbuch. Dieses erfolgt erst beim Abruf der Rechnung oder gar nicht, wenn der Auftrag nicht kostenpflichtig ist.
Lücken können sich aber ergeben, wenn für WWS-/OBJ und für TKD-Rechnungen ein gemeinsamer Nummernkreis verwendet wird, weil jeweils nur die Rechnungen aus WWS/OBJ oder aus TKD (aber nicht beide zusammen) ausgegeben werden.
Lücken können aber auch dadurch entstehen, dass ein Rechnungsdruck nach der Abfrage "DRUCK in ORDNUNG" verneint wird. Dabei wird die Rechnungsnummer bereits vergeben und wenn die Rechnung dann nicht abgerufen wird, fehlt die Rechnungsnummer in der Auswertung. Solche Fälle kann man über die "LISTE FAKTURIERFÄHIGER AUFTRÄGE" dokumentieren, in der auch die bereits vergebene Rechnungsnummer (negativ) dargestellt wird.
Alternativ dazu kann man auch in den HILFSPROGRAMMEN den Menüpunkt "SUCHEN NICHT VERBUCHTE RECHNUNGSNUMMERN" aufrufen:
Auf jeden Fall sollte man bei einer Fehlermeldung/Warnung (RECHNUNGSNUMMER FEHLT) seinen Datenbestand unbedingt prüfen.
Referenzkunde
Dieses kann z.B. erforderlich sein, wenn Filialen des Kunden gleiche Nettopreise erhalten sollen. Man erspart sich dabei die Anlage und die Pflege von "gleichen" Nettopreisen. Für den aktuellen Kunden können aber auch zusätzliche Nettopreise angelegt werden. Sind Nettopreise für einen Artikel sowohl beim aktuellen Kunden als auch beim Nettopreiskunden hinterlegt, haben erstere Priorität.
Die Verwendung von Referenzkunden dient letztlich lediglich der Preisfindung. Gespeichert werden die Umsätze bei beiden Kunden, aber nicht getrennt bei dem Nettopreisangebot; deshalb kann man Referenzkunden nicht verwenden, wenn Sollmengen definiert worden sind.
Entscheidend ist nur, ob auch der STATUS, der jedem Gerät zugeordnet werden kann und für einige Auswertungen erforderlich ist, richtig gepflegt ist:
Die Status-Definitionen sind unter PARAMETER=1 abrufbar. Dort kann man auch festlegen, ob ein Status die Zustände INSTALLIERT, VERFÜGBAR oder AUSGELAGERT erhalten soll.
Man sollte einmal die Auswertungen mit wenigen Daten einmal abrufen, um zu erkennen, ob diese nicht für Vertrieb und Abwicklung ganz nützlich sein könnten
o die Aufnahme der "Stör-Meldung" des Kunden,
o die Erfassung eines entsprechenden Auftrages,
o die Ausgabe eines Auftragsbeleges für den Techniker
o und dann die Erfassung der erbrachten Leistungen.
Häufig wird aber der Techniker ohne einen Auftrag zu erfassen zum Kunden geschickt und dann müssen die erbrachten Leistungen, ohne einen gespeicherten Auftrag zu haben, erfasst werden.
Dazu gibt es zwei mögliche Verfahren:
1. Man erfasst die Leistungen in der AUFTRAGSBEARBEITUNG
(dann kann man diesen allerdings nicht nur abschließen, um später blockweise Rechnungen abzurufen, sondern man kann nur direkt eine Rechnung abrufen)
2. Man erfasst die Leistungen in der LEISTUNGSBEARBEITUNG
(dann kann man keinen Auftragsbeleg und keinen Lieferschein mehr ausgeben, die aber sowieso nicht mehr benötigt werden).
Hier wird man aber aufgefordert, eine Auftragsnummer einzugeben, die man aber nicht hat:
Wenn man da die Funktionstaste F3 eingibt, wird automatisch die nächste Auftragsnummer vorgegeben, unter der die Leistungen dann erfasst werden können.
1. Einfache lieferantenbezogene Erfassung
2. Automatischer Vorschlag auf Basis der Bestände
3. Automatischer Vorschlag auf Basis von aktuellen Aufträgen
4. Bestellung wegen Direktlieferung (von Lieferant zu Kunde)
5. beliebige (Vor-)Eingabe bei Bedarfserkenntnis.
Ein ganz entscheidendes Steuerungselement ist das Feld "ZUORDNUNG", das anfänglich dazu verwendet wurde, um parallel Vorschläge verschiedener Abteilungen bei gleichem Lieferanten bearbeiten zu können:
Notwendig ist dieses zum Beispiel, wenn die Abteilung "Laden" und die Abteilung "Strecke" Bestellvorschläge beim gleichen Lieferanten mit unterschiedlichen Anforderungen getrennt bearbeiten möchte.
Im Laufe der Zeit wurde dieses Feld aber auch dazu genutzt, um spezielle Abwicklungen mit den Lieferanten durchführen zu können. Neben einigen individuellen Bedeutungen kann das Feld für folgende Funktionen verwendet werden:
01 = für automatische Bestellvorschläge
99 = Rückgabe an den Lieferanten mit Überwachungsmöglichkeiten z.B. für Gutschrifterstellung oder Ersatzlieferung
98 = Direktlieferung (auch aus Auftragserfassung direkt eingebbar)
97 = Anfrage an Lieferanten
90 = Sammler (Vorab-Erfassung Bestellvorschläge unabhängig vom Lieferant und spätere Auflösung)
09 = Dispoliste, enthält alle Artikel des Lieferanten mit Bestell- und Verkaufsdaten
Insbesondere über die Zuordnung 99 kann man alle Rücksendungen erfassen und vor allem auch genau überwachen.
Mit der wesentlich verbesserten Version OBJ-neu, insbesondere mit der WORD-Einbindung, kann dieser Baustein aber auch für alle Abwicklungen eingesetzt werden, bei denen um Texte erweiterte Kundenbelege erforderlich sind, also auch für Angebot und Verkauf von "Technikartikeln".
Dazu braucht man lediglich die Geräteartikel um Langtexten zu erweitern und ggf. Formblätter in WORD zur Beilage für die Darstellung der Miet- und Wartungskonditionen erstellen.
Mit COMMERZ-OBJ-neu ist es z.B. auch möglich
o Positionen mit Alternativartikeln anzulegen
o für Gerät und Zubehör einen (neuen) Gesamtpreis auszuweisen, ohne die Einzelpreis aufzuführen
o Bilder zu integrieren
o Sonstige WORD-Dokumente einzufügen
o positionsweises Kopien aus anderen Angebote oder Aufträgen
o einheitliche Angebots-, Auftrags- und Bestellüberwachung
o Nutzung der Artikeldaten und der Kundenkonditionen
o und und ....
Beispiel von der Erfassung einer Angebotsposition:
Mit der Nutzung von COMMERZ-OBJ-neu auch im Geschäftsbereich "Vertrieb Geräte" ist eine weitere integrierte Nutzung der Bausteine von COMMERZ-ACTUELL optimal gegeben. Unsere Hotline berät gerne über die detaillierten Einsatzmöglichkeiten.
Es macht also schon irgendwie Sinn, den Datenbestand einmal zu bereinigen.
Dazu hat logics auch die passenden Programme, mit denen man seinen Datenbestand ganz elegant bereinigen kann. Für die wichtigsten Daten laufen die Programme in etwa folgendermaßen ab:
1. Angabe von Ausschlussmerkmalen (z.B. bei Kunden: letzter Auftrag vor ..., bei Artikel: Lieferant xyz, oder bei Geräten: VK kleiner x EUR etc.).
2. COMMERZ prüft die Daten und vergibt, wenn die Merkmale zutreffen, diesen Daten ein Löschkennzeichen. Zudem erhalten diese Daten Hinweise, dass sie noch in anderen Datenbeständen benötigt werden (z.B. Artikel im Auftrag oder im Gerät).
3. Die zum Löschen vorgeschlagenen Daten können via EXCEL ausgewertet werden und das Löschkennzeichen ausgetragen werden.
4. Nach der Überarbeitung erfolgt dann die endgültige Löschung der Daten.
Der wesentliche Vorteil dieses Verfahrens liegt darin, dass Löschen der nicht mehr benötigten Daten letztlich automatisch, aber durch die beliebige Eingabe der Ausschlussmerkmale und durch die noch mögliche Überarbeitung der vorgeschlagenen Daten eine eigenständige Überarbeitung immer noch gegeben ist.
Wer seinen Datenbestand bereinigen möchte, sollte unbedingt diese Programme einsetzen. Weitere Infos gerne von unserer Hotline.
Wir haben versucht, alle angeforderten Funktionen des Gesetzgebers zu integrieren, konnten aber zu einigen Themen keine Details erhalten. Wir sind deshalb jetzt gemeinsam mit unseren TK-Anwendern darauf angewiesen, welche Anforderungen ein Prüfen im Einzelnen an die Lösung stellt. Deshalb sollten wir umgehend kontaktiert werden, wenn ein Prüfer Fragen stellt oder bestimmte Informationen wünscht. Wir können dann sicherlich schnell helfen.
Vergleiche
mit den Vorjahreszahlen können zwar ganz nützlich sein, aber für ein
Unternehmen ist es ebenso wichtig, Planzahlen für das Geschäftsjahr
festzulegen und diese dann mit den aktuellen Werten zu vergleichen. Diese Möglichkeit
besteht in der COMMERZ-FIBU für die BWA. Die Planzahlen werden im Menüpunkt
3. BWA unter SOLLVORGABEN eingegeben. Dabei sollte man für jedes relevante
Sachkonto, das in der BWA ausgewiesen wird, einen Planwert anlegen. Welche
Konten betroffen sind, kann man z.B. durch einen Ausdruck der Sachkonten in
der Stammdatenverwaltung herausfinden.
Bei
der Eingabe kann man einen Jahreswert angeben, der dann automatisch auf die
einzelnen Monate verteilt wird. Dieses Feld dient nur zur einmaligen
Berechnung und Vorgabe der Monatswerte. Einzelne Monate kann man dann noch bei
Bedarf entsprechend anpassen:
Wenn
man in der BWA die aktuellen Werte mit den Planwerten vergleichen möchte,
braucht man dann lediglich bei VERGLEICH eine "2" einzugeben:
Diese Eingaben bieten sich vor allem zum Beginn des Geschäftsjahres an.
Nachdem sowieso jede kompetente Geschäftsführung diese Zahlen vorab
ermittelt, können sie auch zusätzlich gleich in die FIBU eingegeben werden.
Die dann im Lauf des Jahres auftretenden Differenzen können sehr schnell
erkannt und notwendige Maßnahmen dann noch rechtzeitig ergriffen
werden.
1. Vorausberechnung Vertragsabrechnung (Zähler)
Damit kann man etwaige Fehler (vor allem bei Pool-Abrechnungen) vorab erkennen und erheblichen Aufwand vermeiden. Es werden die aktuellen (zu erwartenden) Daten und die Daten der vorher gehenden Rechnung ausgewiesen. Das Programm kann für einzelne Geräte, Gerätegruppen oder auch für einzelne Pools aufgerufen werden.
2. Auswertung Freie Einheiten
Abgleich der echten Kopien mit den dazu gehörenden Freien Einheiten. Damit kann man erkennen, ob die ehemals festgelegten freien Einheiten im Einklang mit den Kopien stehen. Bei gravierenden Abweichungen sollte man die Vertragsdaten prüfen und ggf. ändern.
3. Globale Pool-Änderungen
Ändert sich ein bestimmtes Feld in allen Geräten eines Pools, dann kann mit diesem Programme die Änderung in allen Geräten des Pools automatisch durchführen. Bisher müssen alle Geräte einzeln aufgerufen und geändert werden. Das Programm erkennt auch Abweichungen in den Geräten, wenn der Ursprungswert in einem Gerät anders ist.
4. Lastschrift-Verfahren
Die Daten von TKD-Rechnungen (insbesondere Mieten oder Wartungen) werden entsprechend dem SEPA-Vorschriften so aufbereitet, dass sie direkt in Bankprogramme übertragen werden können.
5. Zähler-Abfrage per E-Mail
An den Kunden wird eine E-Mail versendet, die ihn auffordert die Zählerstände seiner Geräte zurückzusenden. Letzte Zählerstände werden mit ausgegeben, der Kunde kann in dem Anhang seine Daten eintragen und zurücksenden. Diese Daten werden dann automatisch (ohne Zusatzeingabe) als Zählerstand ins COMMERZ übernommen.
6. Rechnungen per E-Mail
TKD-Rechnungen können als Anhang im pdf-Format den Kunden übermittelt werden. Spezielle Steuerungen berücksichtigen die Ausgabe bzw. die Nicht-Ausgabe für die verschiedensten Fälle, wie zum Beispiel:
- Kein Druck auf Formular, wenn E-Mail-Versand
- Null-Rechnungen (nicht) versenden
- Kopien auf verschiedenen Druckern/Schächten (blanko).
7. Störungen und Anforderungen von Kopiersystemen
Meldungen (z.B. Tonerbedarf) führen automatisch zu einem Auftrag in COMMERZ-TKD.
8. Jährliche Kopien
Für jedes Gerät werden die Daten für mehrere Jahre in eine csv-Datei abgestellt, die dann in EXCEL umgewandelt zur eigenen Auswertung zur Verfügung stehen. Dabei lassen sich Vergleiche über verschiedene Jahre oder Tendenzen für Kunden, Modelle oder Geräte ableiten.
9. Techniker-Einsatz
Die mit Tablets ausgestatteten Techniker erhalten ihre Aufträge aus COMMERZ elektronisch und senden die erbrachten Leistungen ebenso zurück. Manuelle Erfassung der Technikerberichte sind dann nicht mehr erforderlich bzw. reduzieren sich erheblich.
10. Beratungs- und Großaufträge
Anlage eines gesamten Auftrages und Teilabruf einzelner Positionen
mit der Möglichkeit des Abrufes von Teillieferscheinen und Teilrechnungen.
11. Programm: "automatischer Portoaufschlag"
Für Kunden, die Vertrags- und/oder Auftragsrechnungen nicht per E-Mail sondern noch per Post erhalten, kann ein Portoaufschlag automatisch integriert werden. Die Funktion kann variabel gestaltet werden:
o Portogebühr als Artikel
o Ausnahmeregelung für spezielle Kunden im Kundenstamm
o Zusatzabfrage bei Auftragsrechnungen
12. Programm: "Fleet-Kosten mit Wartungspauschalen berechnen"
Wenn man Fleet-Kosten den Kunden berechnen kann, dann können diese über wenige zusätzliche Eingaben zusammen mit den Wartungspauschalen berechnet werden:
Sie werden aber gesondert als zusätzliche Position ausgegeben. Durch die Eingabe von Faktoren lassen sich diese Kosten auch bei Sammelrechnungen oder Pools für mehrere Geräte zusammenfassend berechnen. Es können mehrere Fleet-Artikel angelegt werden und somit auch unterschiedliche Preise berechnet werden.
13. Programm: "Spezielle Poolauswertung"
Über dieses Spezialprogramm können letztlich die Kosten pro Kopie eines jeden Poolgerätes ausgewiesen werden. Dabei wird keine Auswertung erstellt, sondern es werden die Daten zur individuellen Weiterverarbeitung in EXCEL als csv-Datei bereitgestellt.
Interesse/Bedarf? Wir senden ihnen gerne Detailbeschreibungen.
Denn genau dieses Feld wird immer auf den Rechnungen ausgewiesen.
Hinweis für andere Formulare:
Auf Angeboten und Auftragsbestätigungen wird aus dem Mitarbeiter-Stammsatz ANREDE und NAME ausgegeben. Auf den Lieferscheinen werden Vertreterdaten nicht gedruckt.
Ausgangspunkt ist entweder die Erfassung der letzten Leistungen oder individuell die gezielte Eingabe eines solchen Hinweises:
o Leistungserfassung
Über "H" kann ein 4-zeiliger Hinweis eingegeben werden.
o Individuelle sonstige Hinweise
In der DATEIPFLEGE kann man unter 13. TECNIKERHINWEISE für ein Gerät, aber auch für alle Geräte eines Modells Technikerhinweise eingeben:
oder (für alle Geräte eines Modells)
Die Hinweise werden beim nächsten Auftrag für die Geräte angezeigt:
Bei WAHL kann jetzt entschieden werden, ob der Techniker-Hinweis für den nächsten (!) Auftrag erhalten bleiben soll. Das ist z.B. wichtig, wenn es sich bei dem Auftrag nur um eine Tonerlieferung handelt.
Normalerweise werden Hinweise nicht auf den Techniker-Aufträgen ausgegeben. Soll dieses doch erfolgen, kann das im ERW-Bildschirm geändert werden:
1. Abholung
Über die Auftragsart 93 (ABHOLSCHEIN) wird der gesamte Vorgang insgesamt abgewickelt:
a) Erstellung eines Abholscheines
b) Nach Eingang der Ware nur Umwandlung der Auftragsart von 93 in 10 (Gutschrift) und es erfolgt Lagerbuchung und Gutschrift.
2. Gutschrift
Für die Erstellung einer Gutschrift gibt es mehrere Möglichkeiten:
a) Wenn die Rückgabe eine Position in einem Auftrag betrifft, für den noch keine Rechnung erstellt worden ist, kann man an diesen eine Position mit negativer Menge und entsprechendem Vermerk anfügen.
b) Für eine gesonderte individuelle Gutschrift gibt es zwei Varianten:
o Auftrag erfassen mit Auftragsart 10
o Wenn die neuerdings erforderliche Bezeichnung
RECHNUNGS-KORREKTUR vermieden werden soll, kann man auch einen normalen Auftrag mit negativen Mengen erfassen. Dann erhält der Kunde eine Rechnung mit negativem Endbetrag, die er aber als Gutschrift interpretieren muss.
In allen Fällen wird der Lagerbestand entsprechend korrigiert.
Beschreibungen und Informationen gerne durch unsere Hotline.
Probleme
bereiten die Geräte, die zu einem beliebigen Zeitpunkt aus einem Pool
entfernt (demontiert) werden, die im
Pool (z.B. wegen Zählerstandsabrechnung) noch abzurechnen sind und
die aber bereits bei einem anderen Kunden sofort wieder eingesetzt werden.
Die
übliche Verfahrensweise in COMMERZ-ACTUELL ist die, dass das Gerät kopiert
wird, die Kopie im Pool belassen wird, bezüglich der Verträge entsprechend
angepasst wird und das Original neu installiert wird.
Mit
dem Menüpunkt DEMONTAGE MIT DUPLIKAT vereinfachen sich
diese
Abläufe erheblich:
o
Es ist zunächst das Gerät einzugeben, das demontiert werden soll und die Gerätenummer
für das Duplikat (für die fiktive Gerätenummer des Duplikates empfiehlt es
sich, die gleiche Nummer mit einem zusätzlichen Endzeichen (hier
"k" zu verwenden:
o
Nach Eingabe der letzten Gerätenummer (Duplikat) werden alle
Gerätedaten (Vertrags- und Statistikdaten) in den Pool übernommen.
Der Kunde kann dann nur an der etwas geänderten Gerätenummer erkennen, dass
das nicht mehr das Originalgerät ist.
o
Danach schlägt COMMERZ-ACTUELL für die aktuellen Verträge jeweils ein
Enddatum vor. Der Anwender kann diese bestätigen oder korrigieren. Wichtig
ist, dass sie der
Schlussabrechnung dieses Gerätes im Pool entsprechen:
Nach der letzten Pool-Abrechnung (meist eine Zählerabrechnung) kann das Duplikat-Gerät gelöscht werden.
Dieses Verfahren geht natürlich auch bei Einzelgeräten.
Die grundsätzlichen Funktionen sind im Handbuch ausführlich beschrieben. Folgende Besonderheiten sind aber wichtig:
1. Aktualisierung der EK-Preise
Bei der Anpassung wird die Spanne im Nettopreis-Angebot ermittelt (Nettopreis zu EK-Preis, der bei Anlage oder Änderung in der Nettopreis-Definition im Angebot gespeichert ist) und mit dieser Spanne aus dem Artikel-EK-Preis der neue Nettopreis ermittelt. Dieser und der aktuelle EK-Preis werden in das Angebot eingetragen.
Das Verfahren geht also davon aus, dass der ehemalige Aufschlag auf den EK-Preis erhalten bleiben soll.
Beispiel:
Im Artikel VK = 2,50, EK = 2,00
Im Nettopreis-Angebot EK = 2,00, Nettopreis = 2,3o
Durch Preisanpassung später im Artikelstamm: VK = 2,60, EK = 2,10
Mit der automatischen Preisanpassung ergibt sich eine Spanne von 15% (Differenz (2,30 - 2,00) / 2,00), die auf den aktuellen EK-Preis aus dem Artikelstamm aufgeschlagen wird. Als neuen Nettopreis wird dann 2,42 zusammen mit dem neuen aktuellen EK-Preis von 2,15 eingetragen.
Da sich die Spanne aus dem EK-Preis im Nettopreisangebot errechnet, sollte dieser einigermaßen realistisch sein. Die Übernahme nur der EK-Preise aus dem Artikelstamm kann man erreichen, wenn man bei VK ÄNDERN ein "N" einträgt.
2. Verfahren zur Prüfung und zur Kontrolle neuer Nettopreise
Bei der Nettopreisanpassung wirken die neuen EK-Preise sofort.
Um sicher zu gehen und diese neuen Preis vorab prüfen zu können, kann man folgendes Verfahren anwenden:
a) man kopiert das Nettopreis-Angebot auf einen "neutralen" Kunden und führt bei dem die Nettopreisanpassung durch. Nicht korrekte Nettopreise kann man entsprechend verändern und anpassen.
b) zum Zeitpunkt, zu dem die neuen Nettopreise wirken sollen, löscht man die aktuellen Nettopreise des Kunden und kopiert die bearbeiteten Nettopreise auf den betreffenden Kunden.
c) Sind mehrere Nettopreis so anzupassen, muss man natürlich mehrere "neutrale" Kunden angelegt haben. Man kann aber auch zwischendurch die geplanten Nettopreise beim Kunden selbst als "normales" Angebot hinterlegen und dieses dann durch Kopieren zu Nettopreisen werden lassen.
Es beginnt bereits im ersten Parameter-Bildschirm mit dem Feld STATISTIKDATEN IN WWS:
Bei "J" können Absatzbereiche und der Vertriebsweg gewählt werden. Das bewirkt z.B. dass beim Kunden oder bei den Geschäftsdaten alle (!) Umsätze und Nutzen differenziert ausgewiesen werden können. Man erfährt damit z.B., dass ein Kunde einen Kopierer gekauft hat, aber die Werkstatt und auch bezüglich Verträge nicht in Anspruch nimmt, oder dass ein Toner in welchen Mengen über WWS oder über TKD geliefert worden ist.
Zusätzliche Hilfsfelder sind ein spezielle TKD-Sammelvertreter und die Vorgaben für Warengruppen, wenn in TKD generelle Positionen ohne Artikel verwendet werden.
Ein "J" bei STATISTIKDATEN IN WWS beeinträchtigt die Statistik aus WWS nur insofern, dass zusätzliche (wichtige) Informationen dargestellt werden.
Nächstes Steuerungsfeld ist PROVISIONSDATEN IN WWS:
Wir hatten schon mehrfach darauf hingewiesen, dass der Ausdruck "Provisionsdaten" historischer Natur ist, weil die Daten ursächlich einmal nur für die Ermittlung der Vertreterprovision vorgesehen war. Das ist zwar immer noch so und deshalb enthält dieser spezielle Datenbestand in WWS alle Detaildaten einer Auftrags- oder Rechnungsposition. Damit lassen sich aber viele ganz bestimmte detaillierte Informationen am Bildschirm abrufen oder in Auswertungen darstellen.
Über ein "J" im TKD-Parametersatz werden dann auch alle Details der TKD-Aufträge und auch der TKD-Verträge in die Datei abgestellt und können vielfältig in die Statistiken und Bildschirm-Ausgaben einbezogen werden.
Letztes Steuerungsfeld, das mit "J" belegt sein sollte, ist das Feld VERTRAGSDATEN IN HISTORIE:
Die Historiedaten waren ursächlich nur gedacht, um die an einem Gerät erfolgten Technikerleistungen aufzuzeigen. Nachträglich wurden aber auch die Vertragsdaten immer wichtiger, sodass diese dann auch in die Historie abgespeichert werden konnten. Damit ist es jetzt möglich, alle für das Gerät erstellten Vertragsrechnungen am Bildschirm abzurufen.
Diese 3 wichtigen Steuerungen sollten auf jeden Fall auf "J" gesetzt sein, da damit automatisch wichtige Informationen abrufbar sind. Bitte dringend prüfen.
Jahrelang
hat ein COMMERZ-Anwender noch bis heute statt Umlaute irgendwelche
Hieroglyphen auf seinen Formularen und auch auf den Kassenbons ausgegeben. Das
ist für uns und auch für die Kunden ein ganz klarer Beweis dafür, dass die
EDV dieses Fachhändlers nicht dem aktuellen Stand der Technik entspricht. Da
kommen Zweifel auf, ob die Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und Kassenbons
überhaupt korrekt sein können.
Ein
minimaler Hinweis unserer Hotline hat die Umlaute wieder erscheinen lassen.
Unsere
Meinung war immer, dass alle Belege, die der Kunde erhält, ein Spiegelbild
der gesamten Reputation des Fachhändlers darstellt. Deshalb sollte jeder
einmal seine Belege kritisch betrachten; in COMMERZ gibt es genügend Möglichkeiten
diese auch zu verbessern.
Der untere Teil kann dann - wie üblich - über die Textnummer 85 (4 Zeilen) für weitere (Werbe-)Texte verwendet werden.
1. Kennzeichen "ANFÜGEN ERLAUBT!" beim Kunden auf "J" setzen. Dann werden die Aufträge, die noch nicht bearbeitet sind, vorgeschlagen und man kann weitere Positionen anfügen. Vor die erste neue Position wird automatisch eine Textposition eingefügt, mit einem Hinweis, dass jetzt neue Auftragspositionen folgen. Nachteil dieses Verfahrens ist, dass immer wenn noch Aufträge offen sind, ein Vorschlag unterbreitet wird (zusätzliche Abfrage und Eingabe).
2. Wenn man weiß, dass ein Kunde "unbearbeitete" Aufträge hat, kann man über die Auftragsänderung und die Eingabe des Kunden (Kurzbezeichnung oder Kundennummer) sich diese anzeigen lassen, einen (letzten) Auftrag auswählen und weitere Positionen anfügen. Bei der Auftragsänderung werden nur die Aufträge zur Auswahl angeboten, die noch "offen" sind (d.h. bei denen nicht alle Positionen komplett fakturiert sind).
An einigen Stellen im COMMERZ-TKD, -WWS oder -MB ist aber eine Suche nach bestimmten Merkmalen nicht sinnvoll. Im Wesentlichen hängt das einfach davon ab, welche Funktion mit der Eingabe verknüpft ist.
Wenn man z.B. in einem WWS-Auftrag ein Gerät einbringen möchte, dann kann man sich z.B. über "v" alle derzeit verfügbaren Geräte anzeigen lassen.
Wenn man alle Probestellungen oder alle Gebrauchtgeräte sehen möchte, dann macht es Sinn, die Auswahl in COMMERZ-MB über "s" zutreffen.
Bei Aufträgen in TKD ist natürlich die Kurzbezeichnung des Kunden ("k") das bevorzugte Suchmerkmal. Hierbei ist aber auch das Problem gelöst, dass bei Kunden mit "endlos" vielen Geräten erst viele Bildschirme durchblättert werden müssen, um ein gewünschtes Gerät zu erhalten:
Durch Anfügen der Geräteklasse (aus Modell-Stammsatz) nach einem "*" werden nur die Gerate angezeigt, die das betreffende Geräteklassen-Kennzeichen haben.
Bei unterschiedlichen Gerätenummern (eigene Gerätenummer einerseits und Seriennummer andererseits) ist auch der Zugriff über "h" sehr wichtig.
Es gibt deshalb in COMMERZ praxisbezogene Verfahren, um Geräte schnell zu finden. Dazu ist es natürlich erforderlich, die dazu notwendigen Zugriffe auch entsprechend zu pflegen.
Diese unterscheiden sich lediglich dadurch, dass bei Eingabe von "1" die buchhalterischen Daten, wie Kostenstelle, Skonto und Steuer und bei "2" die Kunden-, Lieferanten- oder Kontenbezeichnung ausgegeben wird.
Sofern man das Rechnungsausgangsbuch auf Drucker ausgegeben hat, ist eigentlich das Format "1" nicht mehr notwendig, weil es besser ist, zu jeder Buchung die Kontenbezeichnung ausgewiesen zu bekommen.
Über die AUSWAHL können zum Beispiel
1. alle Artikel ausgewählt werden, die der Kunden gekauft hat (damit erhält man eine kompakte Datenzusammenstellung, die z.B. für die Anlage von Nettopreisen geeignet sein kann)
2. eine Auswahl aus den Artikeln (z.B. Schulbedarf, Toner) getroffen werden
3. die Daten eines bestehenden beliebigen Angebotes verwendet werden (im unteren Teil des Bildschirmes kann man eingeben, wie z.B. bestehende Nettopreise verändert vorgeschlagen werden sollen).
Wenn man dann noch den Zusatzbaustein EXPORT/IMPORT VON ANGEBOTEN einsetzt, kann man die Angebotsdaten auch über EXCEL noch entsprechend anpassen und wieder ins COMMERZ übergeben.
In der darauf folgenden Woche werden wir dann Termine für die weiteren Installationen vereinbaren.
Einige Kunden möchten diesen Hinweis jedoch nicht ausgedruckt haben. Unsere Hotline kann stattdessen (dann generell für alle solche Kunden) individuell einen anderen Hinweis (z.B. nur "E") ausgeben, um auch intern zu erkennen, dass dieses Dokument per E-Mail versendet worden ist.
Dabei ist jedoch zu berücksichtigen, dass alle rechtlichen Vorschriften eingehalten werden, die für den Versand von Rechnungen per E-Mail erforderlich sind.
Bildschirm 8
In diesen Bildschirm kann man
a) wichtige Geräteinformationen speichern, die man in der Auftrags- oder Leistungsbearbeitung durch Eingabe von "g" abrufen kann (hier mit Hinweis, dass es eine solche Information gibt):
b) Eingabefelder für die erforderlichen Daten eingeben, wenn man mit dem Kunden via Internet kommuniziert oder wenn die Rechnungen per PDF gesendet werden sollen.
Bildschirm 9
Dieser Bildschirm enthält die Einkaufs- und Verkaufsdaten, die früher nur im Maschinenbuch (COMMERZ-MB) abrufbar gewesen sind.
Nicht vergessen: Mit der Eingabe von "28" bzw. "29" in der untersten Zeile kann man direkt in diese Bildschirme verzweigen.
("28" bedeutet z.B.: 2:Nächster Bildschirm, 8:der 8. Bildschirm).
Für den Aufbau der Verbindung, die Bereitstellung der Daten und die Übertragung wird Zeit benötigt, die bei ganz schnellen Erfassern von Aufträgen lästig sein kann. Deshalb kann man selbst einstellen, an welchen Stellen die Daten übertragen und ausgegeben werden sollen:
Rechts unten im Parametersatz kann man festlegen, an welchen Stellen die Daten angezeigt werden sollen.
Spannend wird es ab 1.4.2021 für die wenigen COMMERZ-Anwender mit Terminalkasse, die die TSE-Erweiterung nicht einsetzen wollen, denn eine Nutzung dieser nicht den Gesetzen entsprechenden Kasse ist grundsätzlich nicht mehr erlaubt. Einzige Lösung wäre dann nur noch eine "Zigarrenkisten-Kasse".
90 KOMMISSIONS(beleg)
Die Auftragsart 90 stellt einen Spezialfall dar, der für die Abwicklung von Aufträgen über Kommissionsware gedacht ist. Umsätze dieser Art werden nur im Lager berücksichtigt (in Abhängigkeit vom Lager-Kennzeichen), es finden keine Umsatzbuchungen statt. Aufträge mit dieser Auftragsart gelten als abgeschlossen, wenn die Auftragsmenge komplett ausgeliefert worden ist.
Denkbar für die Anwendung dieser Auftragsart ist z.B. für den Fall, dass Artikel als Ersatz kostenlos geliefert werden sollen.
91. PROBESTELLUNG
Die Auftragsart 91 dient dazu, Probestellungen - insbesondere im Maschinen-/Gerätebereich - abzuwickeln und zu verwalten. Angegebene Mengen werden nur mengenmäßig verbucht,
Aufträge der Auftragsart 91 können in der Auftragsart geändert werden:
o in Auftragsart 00 bis 09, wenn der Kunde die Probestellung behalten möchte. Die Mengenfelder werden beim
o Auftragsart 92 (RÜCKNAHME), wenn die Probestellung zurückgenommen
92. RÜCKNAHME
Die Auftragsart 92 (Rücknahme) wird normalerweise aus Aufträgen der Auftragsart 91 erzeugt (sonstige Rücknahmen lassen sich
Es ist zu beachten, dass sofort beim Erfassen des Auftrages der verfügbare Bestand erhöht wird und beim Druck des Beleges die Mengen dem
93. ANHOLSCHEIN
Die Auftragsart 93 steuert und verwaltet das
94. INZAHLUNGNAHME
Die Auftragsart 94 ist in Verbindung mit
Nach der Erfassung, bei der der verfügbare Lagerbestand entsprechend erhöht wird, kann der Lieferschein abgerufen werden, der automatisch dazu
führt, dass
Befinden sich Geräte in den Auftragspositionen, dann werden die betref
95. INTERNER LIEFERSCHEIN
Sobald mehrere Lager/Filialen eingesetzt werden, können über
96. VERMIETUNG
Diese Auftragsart steuert die Verbuchung von Provisionsdaten bei den
Vertretern und muss gesondert freigegeben werden. Sie
kann verwendet werden, wenn z.B. Geräte nur vermietet werden,
97. RÜCKNAHME VERMIETUNG
Wie Auftragsart 96, aber nur für Rücknahmen.
98. DIREKTLIEFERUNG
Die Auftragsart 98 steuert Aufträge, bei denen die Ware nicht vom Fachhändler
sondern vom Lieferanten direkt an den
Die Verarbeitung der Auftragsart 98 muss von logics systems
Jede dieser speziellen Auftragsarten hat auch zusätzliche Details, die die
Abläufe in ihren Abläufen der Praxis anpassen. Unsere Hotline gibt gerne
Auskunft über etwaige Besonderheiten.
Fachhändler nutzt einen über 15 Jahre alten Server, an dem nicht nur alle externen Kommunikationen sondern auch weitere PCs, z.B. auch Kassenplätze hängen.
o Was passiert, kann man sich leicht vorstellen:
"Server gibt den Geist" und ist nicht mehr reparabel
o was ist die Folge:
Hektische und unkoordinierte Aktivitäten, um einen neuen Server zu besorgen und zu installieren (zwischenzeitliche nur noch manuelle Abwicklungen, wo ist der aktuelle Datenbestand, was muss auf dem neuen Server installiert werden ... und, und und)
o was kann man tun
1. Man sollte die Gesamtinstallation mehrfach kritisch analysieren und Schwachstellen aufdecken und beheben
2. Die Notwendigkeit des Austausches zeitnah erkennen und entsprechende Aktivitäten einleiten
3. Alle Vorbereitungen für einen Austausch rechtzeitig vornehmen. Dazu gehört auch eine zeitliche Planung und die Einbeziehung der Hotline von logics (es ist mindestens eine terminliche Abstimmung erforderlich, wann eine Neuinstallation durchgeführt werden soll)
4. Bei nicht kalkulierbaren Abstürzen dafür Sorge tragen, dass aktuelle (Komplett-)Sicherungen immer vorhanden sind.
Den vermeintlichen trügerischen Eindruck "es läuft ja alles wie gestern noch" sollte man immer kritisch hinterfragen, sonst hat man morgen schon vielleicht das Chaos beieinander.
Um diese Konstellation abwickeln zu können, wurde in COMMERZ-TKD ein neues Feld integriert, in das die Kundennummer der Leasing-Firma einzutragen ist (WARTUNGSADRESSE):
Wenn man dort die Kundennummer der betreffenden Leasingfirma einträgt, dann kann die Wartung an die Leasing-Firma berechnet werden. Voraussetzung ist allerdings noch, dass man bei dem Abruf der Vertragsabrechnungen Reihenfolge und Konditionen einhält:
1. Die speziellen Rechnungen an die Leasing-Firma sollten immer als erste abgerufen werden. Wenn dieses so nicht erfolgt, kann es passieren, dass durch generelle andere Abrufe die Wartung den Kunden berechnet wird.
2. Beim Abruf dieser Rechnungen sind MIETE und ZÄHLER auf "N" und WARTUNG auf "J" zu setzen. Dann ergibt sich die unten dargestellte Abfrage, die in diesem Fall mit "J" zu beantworten ist.
Sollte man mit der Konstellation "nur Wartung" die anderen Geräte abrechnen wollen, ist "N" einzugeben.
verfahren
Dazu sind grundsätzlich folgende Funktionen vorgesehen:
1. Der Kunde erteilt (elektronisch) Auftrag und COMMERZ-ACTUELL generiert daraus einen WWS-Auftrag. Dabei wird in IHR ZCH die kundeneigene Bestellnummer (KEBN) eingetragen, die später zum Ausgleich herangezogen wird.
2. Die Ware wird geliefert und dem Kunden ggf. auch elektronisch mitgeteilt.
3. Der Kunde zahlt und liefert dazu Einzelheiten elektronisch; im Wesentlichen KEBN und Betrag.
4. Der Fachhändler erstellt Rechnung (ggf. auch ohne Druck, dann Ergebnisse in einem speziellen Protokoll). Die Rechnungsdaten werden im Rechnungsausgangsbuch wie üblich hinterlegt, wobei zusätzlich die KEBN eingetragen wird. Außerdem erhalten diese Rechnungen das Lastschriftkennzeichen (Lastschrift noch zu erstellen).
5. Die Daten aus Punkt 3 werden verwendet, um bei allen Rechnungen das Lastschrift-Kennzeichen „Lastschrift erstellt" einzutragen.
6. Bei der Übergabe in die FIBU wird automatisch Rechnung und Zahlung übergeben und die Rechnung somit gleich ausgeglichen.
Das Lastschriftverfahren wird natürlich nicht direkt verwendet, es wird nur dazu genutzt, um die Bezahlung zu kennzeichnen.
Damit ist die einzige Tätigkeit für den Fachhändler, die vom Kunden erhaltenen Zahlungsdaten bereitzustellen, damit diese mit dem Rechnungsausgangsbuch abgeglichen und verarbeitet werden. Aber auch dieser Prozess kann automatisiert werden.
Ein Riesen-Vorteil für Fachhändler, die Kunden haben, die mit ihnen im Gutschriftsverfahren ihre Bezahlungen abwickeln.
Bei Interesse bitte gleich Kontakt mit der Hotline aufnehmen, damit noch Details abgestimmt werden können.
Ach, geht ja gar nicht, weil alles abgesagt ist. Das bietet jetzt aber die Gelegenheit, sich ein wenig vom Stress zu erholen. Deshalb erscheint der nächste Eintrag in den logics-news erst nach dem Aschermittwoch.
Ganz generell als "Bremse" für den Rechnungsdruck (und auch für die Auftragsbeendigung, wenn der Auftrag kostenfrei ist).
Aufträge können sich in verschiedenen Zuständen befinden:
1. Positionen erfasst, aber noch nicht vollständig (Rückfragen beim Techniker erforderlich)
2. Positionen erfasst, aber Werkstattleiter muss diese noch über DRUCK ABRECHNUNGSBELEGE kontrollieren
3. Rechnungsdruck soll verzögert werden.
Wenn diese "Bremse" nicht wäre, würden für solche Aufträge u.U. Rechnungen erstellt werden, wenn man den Rechnungsdruck z.B. über "DRUCK VON RECHNUNGEN" und alle Aufträge anstößt.
Abschließen von Aufträgen kann man in der Leistungsbearbeitung gezielt durchführen:
a) Menüpunkt 3
b) Nach Auftragsbearbeitung
Aufträge werden aber auch automatisch abgeschlossen, wenn man z.B. einen Lieferschein erstellt hat, bevor man nach Änderungen oder Erfassung von Positionen Rechnungen ausgeben möchte.
Aufträge die das Kennzeichen "abgeschlossen" haben, können nicht mehr bearbeitet werden, sie müssen erst "zurückgesetzt" werden.
1. Verwendung der von einer Druckerei erstellten Formulare
2. Hinterlegung des Formulars bei der Drucker-Definition in COMMERZ.
Für beide Varianten gibt es Vor- und Nachteile (Kosten, Farben, LOGO-Darstellung, Flexibilität bei Änderungen u.a.m.).
Über die Anlage einer WORD-Dokumentvorlage (dot-file) können Formulare in COMMERZ entweder vollständig definiert werden, sie können aber auch nur ein bestehendes Druck-Formular ergänzen. Dazu ist es lediglich erforderlich, diese Vorlage zu erstellen, als dot-file zu hinterlegen und in dem betreffenden Drucker die Adresse, unter der das dot-file hinterlegt ist, einzutragen.
Beispiel dazu:
Änderungen im Formular können immer in den Bereichen durchgeführt werden, in denen COMMERZ nichts ausgibt. Das sind insbesondere in den WWS-Formularen die Kopf- und Fuß-Bereiche, aber auch zwischen den Positionsfeldern kann man Linien einziehen (siehe Wartungsrechnung von uns). Dabei können auch die Firmen-Logos mit integriert werden, sodass keine vorgedruckten Formulare mehr verwendet werden müssen.
Lieferscheine, die häufig nur auf einfache DIN-A4-Blätter gedruckt werden, können um weitere Angaben und Hinweise erweitert werden.
In COMMERZ-TKD können die Techniker-Aufträge durch Vorgaben zum Eintragen der erbrachten Leistungen ergänzt werden.
In COMMERZ-OBJ werden Ausgaben nicht über dot-files sondern über mitgelieferte Schablonen gesteuert. Darin kann der Anwender auch weitgehend selbst festlegen, wie sein Formular gestaltet sein soll.
Hinweis:
Bestehende vorgedruckte Formulare können auch zeilenweise ergänzt werden. So könnte man auch IBAN und BIC als Hinweise zusätzlich ausgeben, wobei auch die Schriftart und die Schriftgröße speziell gewählt werden können. Das dot-file besteht dann z.B. nur aus der IBAN, die aber genau an die richtige Stelle platziert werden muss.
In
der Standardversion von COMMERZ-ACTUELL-WWS müssen die Versandkosten immer
eingegeben werden. Hilfen erhält der Anwender dadurch, dass
1. angezeigt wird, was bereits eingegeben bzw. was bereits berechnet worden
ist:
2. nach Beendigung der Auftragserfassung nochmals die Versandkosten
angefordert werden (,um sie nicht zu vergessen):
Hier kann man z.B. auf Basis des Auftragswertes über die zu berechnenden
Versandkosten "manuell" entscheiden. Dabei fehlen häufig weitere
Informationen, wie z.B. "darf ich Versandkosten eingeben?",
"wie hoch dürfen die Versandkosten sein?", "sind Versandkosten
vom Auftrag (Rechnung) oder von der Lieferung abhängig?", "darf ich
bei dem Kunden Versandkosten berechnen" oder "welchen Versandkosten
dürfen berechnet werden, wenn die (Teil-)Lieferung über ein Logistikzentrum
(z.B. LogServe) erfolgt?".
Zumindest
die Vorgaben können aber in COMMERZ-ACTUELL-WWS automatisiert werden. Dazu
kann man bis zu 9 verschiedene Konstellationen über eine zusätzliche
Stammdatenverwaltung vorgeben:
Die Schlüsselnummer kann dann im Kundenstamm hinterlegt werden. Zusätzlich
kann auch ein Betrag für Zusatzleistungen, wie z.B. Versicherung vorgegeben
werden, der dann auf der Rechnung getrennt von den Versandkosten ausgewiesen
wird. Im oben aufgeführten Beispiel werden dem Kunden ab EUR 50,01 keine
Versandkosten mehr berechnet.
Die Versandkosten werden (wie bisher) auf der ersten Rechnung einmalig
ausgewiesen. Für Kostenstellen und Sammelrechnungen sind gesonderte
Berechnungen festzulegen und auch für die Berechnung der Versandkosten bei
z.B. LS3-Aufträgen gibt es bereits Lösungen, die zumindest plausible Beträge
der Versandkosten vorgeben.
Weitere Informationen gerne durch unsere Hotline.
o 22.08.2017
Auswertung über die Freien Einheiten im Vergleich zu den getätigten Kopien, um Missverhältnisse zu erkennen und zu korrigieren.
Bestehende (langfristige) Verträge könnten angepasst werden.
o 29.08.2017
Globale Pooländerungen, womit durch eine einzige Änderung diese auch gleich in die anderen Poolgeräte eingetragen wird. Das zu ändernde Feld wird zusätzlich dahingehend geprüft, ob der gleiche Ausgangswert vorliegt (Warnung).
o 04.09.2017
Berechnung eines Aufschlages (Portokosten) bei Vertrags- und Auftragsrechnungen, wenn diese nicht per E-Mail versendet werden können. Diverse Möglichkeiten für mögliche Ausnahmen.
12.09.2017
Zähler-Vorausberechnung mit Vergleich zu letzten Abrechnung. Das Ergebnis entspricht so in etwa einer "Rechnung auf Probe" und ist insbesondere für Pools besonders geeignet.
05.10.2017
Verwaltung von Lizenzen und Zuordnung zu den Geräten als Nebengerät. Sofern bestimmten Geräten auch gleich Lizenznummern zugeordnet werden müssen, werden diese aus einem Kontingent vorgeschlagen.
25.10.2017
Fleetkostenberechnung zusammen mit der Abrechnung von Wartung.
Diese Berechnung kann auch bei Pools eingesetzt werden.
14.11.2017
Spezieller EXCEL-Export von Gerätedaten mit Berechnung der Kosten pro Kopie für Zähler 1 und 2. Dabei werden Zählerabrechnungen und auch Auftragsleistungen entsprechend berücksichtigt. Durch den EXCEL-Export, kann der Anwender auch andere Gruppierungen bilden
05.12.2017
Zähleranforderungen per E-Mail und automatische Zuordnung des gemeldeten Zählerstand aus der rückgesendeten E-Mail ins Gerät, sodass keinerlei manuelle Tätigkeiten mehr erforderlich sind.
13.12.2017
Berücksichtigung des Erstaufwandes bei einem Verkaufsauftrag. Dadurch wird der Bruttonutzen des WWS/OBJ-Auftrages automatisch geschmälert.
Bei Interesse kann unsere Hotline gerne auch Detailbeschreibungen versenden. Über neue Erweiterungen werden wir weiterhin in kürze berichten.
Eingangsrechnung
Danach wird man aufgefordert, ein diverses Einkaufskonto einzugeben, auf das die einzelnen Posten zwischen gebucht werden. Die einzelnen Beträge sind als Nettowerte einzugeben, d.h. dass man die einzelnen Posten aus der Rechnung nur zu addieren braucht. Weiterhin ist zu beachten, dass Rechnungen mit zwei Mehrwertsteuersätzen nicht als Ganzes eingegeben werden können; hier sind dann zwei Buchungen erforderlich.
Wenn Eingangsrechnungen auf verschiedene
Einkaufskonten verteilt werden müssen, dann wird jetzt auch der verbleibende
Restbetrag bei DIFFERENZ angezeigt:
Damit hat man die Möglichkeit, etwaige minimale Differenzbeträge mit der
letzten Verteilung zu korrigieren.
Auftrag
Komm-Beleg dazu:
Lieferschein:
Die Texte - insbesondere für den Komm-Beleg - können durch Leerzeilen oder Unterstreichungen noch deutlicher als in diesem Beispiel gestalten werden.
Zusätzlich können nach "T" und "TK" auch Ziffern eingegeben werden, die auf feste Texte in STAMMDATENVERARBEITUNG TEXTE verweisen, die dann automatisch einkopiert werden.
Ganz wichtig: Textpositionen belegen eine Positionsnummer; der Text gehört immer zur vorhergehenden Artikelposition. Wenn diese auf Formularen wie Lieferscheine oder Rechnungen nicht gedruckt wird, wird auch die Textposition nicht ausgegeben. Das gilt nicht, wenn die Textposition die erste Auftragsposition ist. Diese wird immer gedruckt.
TSE
Und dabei hapert es manchmal doch ganz gewaltig; und zwar an vielen Ecken und Kanten.
Wer seine EK-Preise nicht aktuell hält, darf sich nicht wundern, wenn der Bruttonutzen nicht stimmt, wer seine Artikelmengen nicht exakt führt, darf sich nicht beschweren, wenn eine Inventur plötzlich gänzlich andere Zahlen liefert und wer nicht in der Lage ist, die einzelnen Geschäftsbereiche gegenseitig abgrenzen kann, darf nicht überrascht sein, wenn er zu spät erkennt, dass einer seiner Geschäftsfelder schon längere Zeit rote Zahlen schreibt. Allein ein einziger Eingangswert, der massiv von einem plausiblen Wert abweicht, kann die gesamte Statistik gewaltig verfälschen.
Deshalb unser dringender Appell an unsere COMMERZ-Anwender:
"Wenn Sie Zweifel an der Genauigkeit Ihren Ergebnis-Daten haben, prüfen Sie zunächst auch einmal Ihre Eingangsdaten.
Hier ist die Anzahl der Monate einzugeben und COMMERZ errechnet dann das VERTRAGSENDE automatisch:
Danach ist bei jeder Position die betreffende kundeneigene Artikelnummer einzugeben (gegebenenfalls auch mit einer Sollmenge=Planmenge):
Bei der Auftragserfassung kann dann direkt bei ARTIKELNUMMER die kundeneigene Artikelnummer eingegeben werden. Wenn der Artikel gefunden ist, wird die Artikelnummer ausgetauscht und zur Kontrolle die kundeneigene Artikelnummer unten nochmals angezeigt:
Auf allen Formularen, die an den Kunden gehen, wird selbstverständlich auch immer die kundeneigene Artikelnummer mit ausgedruckt; auf internen Belegen, z.B. auf den Komm-Belege, wird die eigene Artikelnummer verwendet.
Mit diesem Verfahren erspart man sich das Arbeiten mit Referenzlisten und ggf. eine manuelle Korrektur der Formulare, um die kundeneigene Artikelnummer einzubringen.
Mit der Hotline ist abzustimmen, wenn die kundeneigene Artikelnummer zu lang ist.
Auch wenn der Kunde mit seiner eigenen Artikelnummer elektronisch bestellt, wird dem Artikel die interne Artikelnummer des Fachhändlers automatisch zugeordnet.
Wir gehen davon aus, dass wir bis Mitte/Ende Februar die wesentlichen Tests durchführen können und eine Beschreibung zur Installation und zur Nutzung der TSE fertig gestellt haben. Dann verbleibt noch etwa ein Monat für die Einrichtung bei den TK-Anwendern.
Derzeit testen wir mit zertifiziertem TSE-Stick die Schnittstelle zur Kommunikation mit diesem Stick.
Wir werden über den Status der TSE-Einrichtung weiter in den logics-news berichten.
Konkreter aktueller Anlass bei einem COMMERZ-Anwender:
Massiver Systemabsturz erforderte die Wiedereinspielung der Datensicherung.
Aber: Es gab keine !!!.
Wir haben dann mühsam mit viel Aufwand versucht, einen früheren Stand wieder zu aktivieren und zur Verfügung zu stellen.
Die Folge: Zeitverlust, Nacharbeitungen und Kosten.
Wir möchten alle COMMERZ-Anwender dringend bitten, ihr Konzept für die Datensicherung zu überprüfen. Dazu gehört auch, dass temporär geprüft wird, ob auf dem Sicherungsmedium auch wirklich die gesicherten Daten und Programme von COMMERZ-ACTUELL vorhanden und ablauffähig sind.
o ZAHLUNGEN
BERÜCKSICHTIGEN BIS:
Das
einzugebende Datum kann als Datum eines Stichtages
verstanden
werden. Es werden nur die Rechnungen angemahnt, die bis zu diesem Stichtag
ihre Nettofälligkeit verloren haben.
Alle Rechnungen, die zwischen diesem Stichtag
und dem Tag des Mahnungslaufes (und später) fällig
werden, werden deshalb nicht angemahnt, weil in
diesem Zeitraum der Kunden noch bezahlt haben könnte.
Auf der Mahnung wird dieses Datum als „Zahlungen berücksichtigt bis
......“ ausgewiesen.
o MAHNTOLERANZTAGE
ALLGEMEIN:
Diese
Tageszahl wird auf die Nettofälligkeit der Rechnung (die noch nicht angemahnt
wurde) „heimlich“ aufaddiert und
der Mahnungstermin damit um diese Toleranz verschoben.
Diese Toleranztage, die auch Null sein können, verzögern
deshalb den Ausdruck der betreffenden Rechnung als „gemahnt“.
o TOLERANZTAGE
SOFORTFÄLLIGE RECHNUNGEN:
Rechnung,
denen die Zahlungsbedingung „sofort rein netto“ (d.h. in der
Zahlungsbedingung steht Nettofälligkeit auf null oder es ist keine
Zahlungsbedingung vorhanden) zugeordnet ist, würden (falls der Mahnlauf
gerade stattfindet) schlimmstenfalls noch am selben Tag gemahnt werden.
Deshalb kann der Anwender für diesen
Fall Toleranztage eingeben, die die
Mahnung zunächst verhindern.
Es gibt aber eine Lösung, bei der dem Kunden die zu viel berechneten Kopien gutgeschrieben werden und bei der auch die statistischen Daten wieder auf einen stimmigen Stand gebracht werden können.
Das Verfahren nutzt die Freien Einheiten aus, die bei Poolformat 0 auch zu negativen Abrechnungswerten führen können. Dazu sind bei dem betreffenden Gerät die Daten zwischenzeitlich zu ändern und danach wieder einzutragen. Wie im nachfolgenden Beispiel dargestellt werden dem Kunden dann Zählerstände (hier 10.000) durch negative Rechnung gutgeschrieben:
Es gibt eine ausführliche Beschreibung des Verfahrens; bei Bedarf bitte bei unserer Hotline anfordern.
Üblicherweise
speichert man die Daten (Preise) von zeitlich begrenzten Aktionen als
Kundengruppen-Nettopreise (A-J-Preise) ab. Diese Preise gelten dann, solange
das Angebot existiert.
Dabei sind folgende Besonderheiten zu beachten:
1.Spezielle Kunden bekommen häufig noch bessere Preise als aus der
Werbeaktion. Wenn diese als A-J-Preise definiert wurden, können durch den
Einsatz der Bestpreis-Funktion etwaige Konflikte mit Preisen dieser Kunden
vermieden werden.
2. Wenn die Standard-Katalogdaten in Form von A-J-Preisen angelegt worden
sind, muss man das Preiskennzeichen im Parametersatz dazu nutzen, zusätzliche
A-J-Preise zu definieren:
Das dort abgespeicherte Preiskennzeichen wird vor den Katalog-Nettopreisen als
erste Priorität herangezogen.
Damit kann der Anwender z.B. den Hauptkatalog als A-Preise eingeben oder
automatisch übernehmen und als B-Preise Aktionspreise hinterlegen,
wobei in den B-Nettopreisen auch Artikel aus den A-Nettopreisen enthalten sein
können.
Das
Ergebnis einer solchen Aktion (aber auch von allen direkten Nettopreisangeboten)
kann man in COMMERZ-ACTUELL über 8.ANGEBOTSÜBERWACHUNG und dann über
die 3.NETTOPREISAUSWERTUNG erfahren. Dabei können die Daten (auch
zwischenzeitlich) zusätzlich zur Listenausgabe auch am Bildschirm eingesehen
werden.
Neuerdings werden auch die den Artikelpreisen zugeordnete Sollmengen mit
ausgegeben.
Am Ende einer Aktion muss das Angebot "entfernt" werden, damit die
speziellen Preise nicht mehr wirken. Auch wenn es schon gelöscht sein sollte,
können die Daten immer noch zum Druck oder am Bildschirm abgerufen werden:
Man muss nur die Angebotsnummer noch wissen.
Letzteres
macht Sinn, weil man zu einem festen Termin die Aktion beenden möchte, aber
erst später alle Ergebnisse der
Aktion gerne bewerten möchte.
Wir wünschen allen ein erfolgreiches und vor allem gesundes neues Jahr.