Logics News 2021

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Datum

betrifft

Thema

Beschreibung

Unsere Hotline ist über die  Feiertage zu folgenden Zeiten nicht  erreichbar:
o Freitag, 24.12

o Freitag, 31.12

o Mittwoch, 5.1. ab 12:00

o Donnerstag, 6.1 (Feiertag in Bayern)

Die "News-Schreiber" gönnen sich eine längere Feiertagspause, sodass die nächsten Informationen erst in der 2. KW 2022 erscheinen werden.

Das gesamte logics-Team wünscht allen ein besinnliches Weihnachtsfest und ein gutes Jahr 2022.

Und vor allem, bleiben Sie gesund.

Fehler bei den Zählerabrechnungen werden immer dann erst erkannt, wenn die Rechnung bereits gedruckt worden ist. Dann muss man zum einen die Rechnung zurücksetzen und zum anderen aufwendige Buchungen in der FIBU durchführen (Rechnung und Korrektur werden wegen der Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung dorthin übernommen und müssen ausgeglichen werden). Zudem gehen viele Fachhändler dazu über, die Rechnung (und auch die Korrekturen) per E-Mail zu versenden, sodass auch der Kunde dann letztlich 3 Dokumente erhält, sofern man die Übertragung nicht noch stoppt. 
Also ein beträchtlicher Aufwand, der dabei entsteht.

Aus diesem Grunde wurde COMMERZ-ACTUELL-TKD um Auswertung für eine Art Zähler-Vorausberechnung erweitert, die neben zu erwartenden Zählerabrechnungen vergleichsweise auch die Daten der letzten Zähler-Abrechnung enthält.

Damit kann man auch fehlende Zählerstände oder vor allem unplausible Zählerstände erkennen. Eine weitere wichtige Information erhält man auch darüber, ob sich eine Zählerabrechnung überhaupt "lohnt" und ob man die Zählerabrechnung erst mit dem nächsten Intervall durchführen sollte. Insbesondere Pools können mit dieser Programmerweiterung intensiv und gezielt vorab analysiert werden.
Ein wichtiges Werkzeug, mit dem man erhebliche Aufwendungen einsparen kann.

Wenn ein Kassenauftrag erfasst worden ist, der Kunde aber noch weitere Artikel suchen und kaufen möchte, ist es natürlich nicht erforderlich, den begonnenen Auftrag zu löschen und danach wieder ganz neu einzugeben. Dieses auch nicht, wenn für andere Kunden Aufträge zwischendurch zu erfassen sind. 
Für diesen nicht selten vorkommenden Vorgang gibt es in COMMERZ die Funktion "PARKEN". Dazu muss man lediglich für den zu unterbrechenden Auftrag ANDERER ABSCHLUSS und dann 6. AUFTRAGSDATEN SPEICHERN aufrufen. 
 
Soll der Auftrag dann wieder aufgerufen werden, ist beim Kunden F3 einzugeben. COMMERZ-ACTUELL zeigt dann automatisch den letzten geparkten Auftrag an. Soll ein Auftrag wieder aktiviert werden, wenn mehrere Aufträge geparkt sind, dann ist die jeweilige Auftragsnummer einzugeben. Durch CURSOR DOWN und CURSOR UP kann aber der betreffende Auftrag auch leicht gefunden werden (zur schnelleren Identifizierung solcher Aufträge wird der Text GEPARKT angezeigt).

Alternativ dazu kann der Anwender aber auch in WINDOWS in ein weiteres Fenster verzweigen, das ebenfalls für die Kassenfunktion bereits geöffnet ist (diese Funktion geht nicht bei TSE-Installationen).  

In COMMERZ-ACTUELL-FIBU kann die Erfassung der Buchungen im Dialog (sofortige Verbuchung) oder im Stapel (Verbuchung erst nach Übernahme) erfolgen. Die Stapelerfassung ist eigentlich nur dazu da, die Buchungen nochmals vor der endgültigen Übergabe prüfen und ggf. Korrekturen noch einbringen zu können. Sie kann aber auch genutzt werden, wenn z.B. monatlich immer wiederkehrende Buchungen übernommen werden sollen, wie z.B. Forderungen oder kalkulatorische Kosten.

Dazu ist es lediglich erforderlich, einen spezielle Stapel anzulegen und diesen dann nach jeder Übergabe nicht zu löschen:

Und erneut zu übernehmen:

Dabei erhält man zwar eine Warnung, dass der Stapel bereits übernommen worden ist, die in diesem Fall aber zu ignorieren ist. Danach können dann noch die Daten für WJ, BP und Buchungstag geändert und der Stapel dann erneut übernommen werden. 

Für den Fall, dass es im Betrieb solche immer wiederkehrenden Buchungen gibt, erspart man sich mit diesem Verfahren, die ständig erneute Eingabe dieser Buchungen. Da auch der Stapel geändert werden kann, können auch Erweiterungen oder Löschungen von Buchungen auf einfache Weise in solch einem Stapel durchgeführt werden.

Es gibt zwei Artikelpreislisten, auf denen die VK-Preise inkl. MwSt dargestellt werden:

1. in den Auskünfte und Auswertungen

2. im Ladengeschäft

Bei der ersten Auswertung kann wahlweise auch der Preis inkl. MwSt mit ausgegeben werden, während in der zweiten Auswertung immer der VK inkl. MwSt aus dem Artikelstamm gedruckt wird. 
Diese Preise können aber unterschiedlich sein (!), weil in der Auswertung 1 der VK inkl. MwSt sich aus dem VK errechnet, während in Auswertung 2 der Preis direkt aus dem Artikelstamm genommen wird (so wie er an der Kasse ja auch im Normalfall verwendet wird). Unterschiede ergeben sich vor allem dann, wenn im Artikelstamm das Feld KALK VK+MWST auf "N" steht, weil dann die Relation zwischen den beiden Preisen nicht 19% betragen muss. Ein "N" bedeutet ja, dass im Feld VERKAUFSPREIS (+MWST) ein beliebiger ("geschönter") Verkaufspreis eingegeben werden kann.

Diese Konstellation gibt es vor allem dann öfters in COMMERZ, wenn man spezielle Ladenpreise festgelegt hat.

Sowohl in COMMERZ-ACTUELL-WWS als auch in -TKD kann man in der Stammdatenverwaltung unter TEXTE Werbetexte anlegen, die dann auf den Formularen gedruckt werden. 

o WWS
In COMMERZ-WWS sind das fest die Textnummern 98 (für Einzelrechnungen) und 99 (für Sammelrechnungen). Dabei ist zu beachten, dass lediglich die ersten 2 Zeilen ausgegeben werden, weil darüber die Zahlungsbedingung ggf. mit Skontobeträgen steht.
Es besteht aber auch die Möglichkeit, jeden Auftrag mit einer Textposition zu beginnen, die auch einen Werbetext enthalten kann. Einige Fachhändler beginnen die Erfassung von Aufträgen schon grundsätzlich immer mit einer Textposition, die aber einen Text wie z.B. "Vielen Dank für Ihren Auftrag; die Bearbeitung erfolgte durch unsere/n Frau/Herrn xyz"  enthält. 

o TKD
In TKD kann man beliebige Textnummern verwenden, die in den  Parametersätz1 0 und 9 hinterlegen sein müssen:
- Für Auftragsrechnungen bei Rechnungs-Zusatztext:

- Für Vertragsrechnungen:


o KASSE
An der Kasse wird auf den Bons am Ende der Text der Textnummer 85 als Werbetext ausgedruckt.  

Für den Druck von Werbetexte gibt es auch eine Fülle von individuellen Lösungen, die genutzt werden können. 

2. Die speziellen Schnittstellen
Für die Übergabe der Daten gibt es bereits folgende Schnittstellen:
a) Export Ausgangsrechnungen (Rechnungsausgangsbücher) und auch Kundenstammdaten zu DATEV
b) Import OP-Daten aus DATEV zur Mini-COMMERZ-FIBU
c) alle DATEV-Daten-Übernahmen z.B. auch für Punkt 1a) sind jeweils mit dem Steuerberater abzustimmen.
Die gesamte Thematik "Schnittstellen" ist je nach Konstellation, welche Daten zu übertagen sind, jeweils im Detail abzuklären. Dabei ist z.B. auch festzulegen, welche besonderen Funktionen an welchem Ort der Erfassung stattfinden sollen, wovon wiederum Umfang und Inhalt der Schnittstellen beeinflusst sein können. 


3. Sonstige Festlegungen
Der Einsatz der DATEV-FIBU erfordert eine vorherige und detaillierte Festlegung, welche Aufgaben an welcher Stelle auszuführen sind. Ein Beispiel dafür ist die Behandlung von Stornierungen von Lastschriften oder die Verteilung von komplexen Ausgleichsverfahren bei Offenen Posten.
Die Datentransfers müssen zum Teil automatisiert ablaufen. Hierzu sind für jedes System entsprechende Prozeduren zu erstellen, die sich automatisch starten.

4. Fazit
Mit dem Einsatz der DATEV-FIBU und einem eindeutig festgelegten Ablaufverfahren ist ein besonders lästiges und aufwendiges Thema auf jeden Fall gelöst:
"Wie bekommt man ohne großen Aufwand, vollständig und ohne Nacharbeiten die COMMERZ-Daten zum Steuerberater".

Letzteres wird durch eine Erweiterung in TKD unterstützt.

Für Kunden, die Vertrags- und/oder Auftragsrechnungen nicht per E-Mail sondern noch per Post erhalten, kann ein Portoaufschlag automatisch integriert werden. Die Funktion kann variabel gestaltet werden: 
o Portogebühr als Artikel (verschiedene Preise möglich)
o Ausnahmeregelung für spezielle Kunden im Kundenstamm
o Zusatzabfrage bei Auftragsrechnungen
Detailbeschreibung bitte bei unserer Hotline anfordern. 

Es gibt in TKD einige Steuerfelder, die unbedingt gesetzt sein sollten, weil sie erheblichen Einfluss auf schnellere Erfassung, detailliertere Speicherung oder Verbesserung der Abläufe haben. Vor allem aber werden automatisch mehr Informationen zum Abruf bereitgestellt. Im Wesentlichen sind diese Steuerfelder in den Parametersätzen enthalten: 

a) POOLFORMAT
Dient als Vorgabe für den Aufruf der Pool-Vertragsabrechnungen. Wenn man  üblicherweise als Standard das Poolformat "1" verwendet, sollte hier eine "1" eingetragen sein.
b) STATISTIKDATEN IN WWS
Wenn dieses Feld auf "J" steht, können die Vorgaben für Vertriebsweg, Absatzbereiche u.a.m. eingetragen werden. Nur dann  können z.B. in den Geschäftsdaten oder bei den einzelnen Kunden Umsätze und Bruttonutzen aus TKD entsprechend diesen Vorgaben dort eingetragen und werden. Damit sind dann alle (!) Umsätze und Ergebnisse getrennt nach Geschäftsbereich oder Vertriebswegen in WWS abrufbar.

c) VARIABLE ZÄHLERTEXTE
Nur wenn dieses Feld auf "J" steht, können für gleiche Zähler bei verschiedenen Modellen entsprechend korrekte unterschiedliche (!) Bezeichnungen in den Vertragsabrechnungen ausgewiesen werden. Auch auf den E-Mails für die Zähleranforderungen und bei der Erfassung von Zählerständen werden die richtigen Bezeichnungen dann korrekt und verständlich dargestellt.
d) NULLRECHNUNG DRUCKEN und NULL-POS.-ZÄHLER DRUCKEN
Diese beiden Felder entscheiden darüber, ob und was auf einer Zählerabrechnung gedruckt werden soll, wenn wegen überwiegenden Freien Einheiten eine "Nullrechnung" entstehen würde. Zu diesem Thema wurden aber auch zusätzlich viele individuelle Ausgaben/Steuerungen programmiert.
e) STÖRCODE-/MODELLBEARBEITUNG (J/N)
(leere Zeile rechts unten)
Dieser Text steht nur dann (noch) da, wenn diese Verarbeitung noch nicht eingeschaltet ist. Das Einschalten ist also nicht mehr ohne Hilfe der Hotline rückgängig zu machen. Vor allem die Modell-Bearbeitung ist wichtig, weil für jeden Artikel, der ein Gerät darstellt, spezielle Zusatzdaten (wie z.B. Vorgaben für Bezeichnung, Modell und Hersteller, Kopien pro Toner oder Geräteklassen einmalig erfasst werden können und bei neuen Geräte immer wieder vorgetragen werden. 

f) BB-PREISFINDUNG
Dieses Feld ist eigentlich der "General"-Schlüssel, der sperrt, dass eine in WWS angelegte umfassende Anlage von Preiskonditionen (z.B. Rabatte) überhaupt in TKD Verwendung findet. Wenn Kunden für über TKD gelieferte Artikel Sonderkonditionen erhalten, die in WWS definiert sind, muss dieses Feld auf "J" stehen. Dann ist es aber wichtig, dass für die anderen Kunden Wartungsvertragstypen angelegt werden, die eine WWS-Preisfindung ausschließt. 
g) PROVISIONS-DATEN IN WWS
Die sogenannte Provisionsdatei enthält für jede Berechnungsposition alle relevanten Daten dieser Position. Dabei muss die Position nicht unbedingt auch an den Kunden berechnet worden sein; für solch einen Fall wird dann nur der entstandene Aufwand eingetragen. Auch für Vertragspositionen werden Einträge in der Provisionsdatei gebildet. Aus diesen Daten werden an vielen Stellen wichtige Auskünfte bereitgestellt, wie z.B. auch Toner-Lieferungen über WWS oder TKD. 

h) VERTRAGSDATEN IN HIST.
Nur wenn dieses Feld auf "J" steht, werden Daten in die Geräte-Historie abgestellt. 

Diese Steuerungen sollten einmal überprüft und ggf. geändert werden. Bei Fragen, welche weitere Folgerung und Bedeutung einzelne Felder haben, hilft unsere Hotline gerne.

Bei der Bildschirmauskunft "Geschäftsergebnissen (aufrufbar über  8. AUSWERTUNGEN UND AUSKÜNFTE) und dann 8. GESCHÄFTS-INFORMATIONEN) gibt es insgesamt 5 generelle  Einstiegsmöglichkeiten, durch die bestimmt wird, welche Daten zusammengefasst werden sollen

1. Warensortiment
Die Geschäftsergebnisse werden nach Warengruppen gegliedert ausgegeben
2. Vertreter
Die Ergebnisse der einzelnen Vertreter werden dargestellt
3. Absatzbereiche
Diese Auskunft wird am häufigsten genutzt, weil sie die Daten der einzelnen Geschäftsbereiche (auch einschließlich TKD und OBJ) wiedergibt
4. Vertriebswege
Zeigt auf, über welche Vertriebswege Umsätze und Nutzen erzielt worden sind
5. Auftragsarten
Dient mehr der Kontrolle, ob spezielle Auftragsarten, wie zum Beispiel Gutschriften oder sonstige spezielle Auftragsarten verwendet worden sind

Weiterhin kann man entscheiden, welche Ergebnisse man sehen möchte:

1. Umsätze

2. Erträge

3. Umsätze und Erträge
Bei den ersten beiden Daten kann man zusätzlich noch angeben, mit welchen Daten aus früheren Zeiträumen diese verglichen werden sollen. Die Differenzen werden dann jeweils in EURO und Prozent ausgegeben.

Wesentlicher Vorteil dieser Auskunft: 
1. sie ist "blitzschnell" abrufbar
2. sie liefert Vergleichsdaten zu beliebigen früheren Zeiträumen
3. sie beinhaltet auch Daten aus TKD und OBJ. 

Bei allen Einstiegsmöglichkeiten kann man die Daten auch noch  warengruppenbezogen aufgliedern, sodass die zunächst dargestellten generellen Informationen noch weiter detailliert werden können.

Es gibt etliche Fachhändler, die gerade diese Informationen auf Geschäftsführerebene täglich sich ansehen. Vor allem auch deshalb, weil auch Vergleiche zu variabel definierbaren Zeiträumen abgerufen werden können. 

Interessante Zahlen ergeben sich immer wieder aus der in TK abrufbaren Frequenzanalyse. Über spezielle Eingaben, können auch Ausnahmesituationen berücksichtigt werden:

So können z.B. für einen längeren Zeitraum die Daten von einem einzelnen Wochentag ausgewählt werden (z.B. Samstage) oder einzelne Tage (weil Feiertage) ausgeschlossen werden. Das Zeitintervall ist immer eine Stunde, wobei aber der Beginn der Öffnungszeit vorgegeben werden kann. 

Ergebnis eines Beispiels:

Die Durchschnittsliste enthält mit ähnlichem Layout die täglichen Durchschnittsdaten, wobei alle ausgewählten Tage berücksichtigt werden.

Interessante Zahlen, insbesondere über die Anzahl der (kaufenden) Kunden, die wiederum Rückschlüsse über den eigenen Bedarf an Personal ermöglichen.

Einfach einmal abrufen; passiert ja nichts. Es sei denn, es ergeben sich danach entscheidende (positive) Veränderungen in Ihrem Personaleinsatz.

Sie können die Zahlen auch dazu verwenden, um Ihren Kunden mitzuteilen, wann für sie die beste Einkaufszeit ist.

"Die Hotline braucht zur Analyse von Problemen immer zu viel Zeit"
Unsere Hotline versucht die Fachhändler unkonventionell, spontan, persönlich und gegenwärtig bei etwaigen Problemen oder Fragen zu unterstützen. Es gibt keinen "Fehlercode" unter dem die Probleme und Fragen so lange langfristig gespeichert werden, bis sie nicht mehr aktuell bzw. vergessen sind.  
Die Hotline kann über Fernwartung direkt auf die Rechner der Fachhändler zugreifen und hat so die Möglichkeit, etwaige Fehler schnellstens zu finden. 

"COMMERZ-ACTUELL ist eine autonome Software, die keine Kommunikation mit anderen Systemen zulässt"
Direkte Zugriffe auf den Zentral-Rechner bei Soennecken, bei denen z.B. für LS3-Aufträge die Verfügbarkeit und sonstige Besonderheiten angezeigt werden, belegen alleine die Einbindung in andere Systeme. Diverse sonstige Schnittstellen z.B. zu Logistikzentren, zu und von Webshops, zu CRM-Systemen, zu und von Finanzbuchhaltungen und vielen anderen zeigen, dass COMMERZ-ACTUELL als Mittelpunkt der EDV beim Fachhändler seine volle Berechtigung hat. 

"COMMERZ deckt nur einen Teil der Branchen-Software ab"
Genau das Gegenteil ist der Fall. COMMERZ enthält durch die langjährige Entwicklung und Betreuung einen besonders umfangreichen Funktionsumfang, der auch ganz spezielle Aufgaben der Fachhändler in vollem Umfang enthält. Es ist nicht unbedingt Schuld der logics systems gmbh, wenn diese Details nicht genutzt werden. 

Wenn Fachhändler die Verkaufspreise gegenüber den Kunden auf Rabattbasis berechnen, kann es während der Auftragserfassung zu folgender Fehlermeldung/Warnung  kommen:

Diese Fehlermeldung (Warnung) wird immer dann ausgegeben, wenn der beim Kunden hinterlegte Rabatt dazu führt, dass der Gesamt-VK kleiner als der um den Mindestaufschlag erhöhten Einkaufspreis ist. In diesem Fall war der EK=3,00 und der VK=3,50. Die angezeigten Daten bedeuten:

Zeile 1 der Meldung:
20,0 ist der beim Kunden hinterlegte Rabatt
0,0 ist der noch zusätzlich wirkende Mindestaufschlag aus dem Artikel
Zeile 2 der Meldung:
3,75 ist der Mindestpreis, bei dem der Rabatt noch akzeptiert werden könnte 

Die Meldung ist sehr augenscheinlich und sollte eigentlich bewirken, dass der Auftragserfasser etwas tut. 
Aber .....
Wenn er die Position so belässt, dann wird der Kunde fragen, warum er statt 20% nun nur noch 14,3% erhält (mögliche Lösung: im ERW-Bildschirm RABATTDRUCK auf "N" setzen).
Wenn er den Rabatt von 20% einträgt und den VK auf 3,75 setzt, dann wird der Kunde fragen, warum er nicht den Katalogpreis von 3,50 bekommt.
Wenn er die 20% wieder einträgt, dann wird der geforderte Mindestaufschlag nicht erreicht bzw. es wird unter dem EK verkauft.
Die beste Lösung ist sicherlich, den Rabatt zu löschen, einen adäquaten Preis festzusetzten und diesen dann als Nettopreis zu deklarieren.

Für solche Fälle, die lediglich in Verbindung mit den Kundenrabatten auftreten können, sollten entsprechende Arbeitsanweisungen festgelegt werden.

28.10

allgemein

Post erhöht Porto

Nach Ankündigung der Post ist geplant, das Brief-Porto auf EUR 0,85 und auch andere Leistungen zum 1.1.2022 zu erhöhen. 
In COMMERZ können wir zwei Verfahren anbieten, womit die Kosten für Porto reduziert werden können:
1. Rechnungen und andere Dokumente auch per E-Mail
Etliche Fachhändler haben einmal gerechnet, was sie der Versand von Briefen kostet, und sich spontan für dieses Verfahren entschieden. Insbesondere im TKD-Bereich mit monatlichen Wartungsrechnungen kommt der Briefversand besonders teuer. Dabei sind auch die diversen Zusatztätigkeiten zu berücksichtigen, die mit diesem Verfahren weitgehend entfallen (bis hin zu automatischen Abspeicherung der Dokumente in ein Archivierungssystem).
2. Berechnung von Zusatzaufwendungen, wenn Kunde sich nicht an E-Mail-Versand beteiligen will
Für die Rechnungen kann man einen Zuschlag definieren, der auf jeder Rechnung an den betreffenden Kunden hinzuaddiert wird. Dieses Verfahren ist flexibel in COMMERZ integriert, sodass auch Ausnahmen entsprechend berücksichtigt werden können.  

27.10

TK

Rückgaben

Rücknahmen oder Stornorechnungen kann man an der Kasse auf zweierlei Arten durchführen:

1. Negative Mengen

Dann wird eine Kassenquittung (Überschrift auf Bon) mit negativen Beträgen erstellt.
Bei Rücknahmen innerhalb eines neuen Verkaufsvorganges verwendet man eigentlich immer negative Mengen.

2. Neue Auftragsart 

Bei Eingabe von zweimal F1 bei Menge kommt man in den oberen Bildschirmbereich und kann die Auftragsart auf 10 bis 19 ändern.
Dann wird eine Kassengutschrift (Überschrift auf Bon) mit positiven Beträgen erstellt.

Der Fachhändler kann also selbst entscheiden, was für ihn und seine Kunden transparenter und übersichtlicher ist. 

26.10

TKD

Kopienpreise in Poolgeräten

Bei Pools stehen für die Festlegung der zu verwendenden Kopienpreise für die verschiedenen Zähler mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, weil eigentlich in jedem einzelnen Gerät des Pools der Kopienpreis steht. In COMMERZ-ACTUELL-TKD wurde festgelegt, dass der Preis immer aus dem letzten Gerät des Pools entnommen wird. Es ist also wichtig, dass dort (auch wenn z.B. der Kopienpreis für 2. Zähler nicht genutzt wird, weil dieses Gerät nur einen Zähler hat) immer der Kopienpreis eingetragen ist.

Kontrollieren lassen sich die Pooldaten am besten mit der POOL-GERÄTE-ÜBERSICHT,


über die die wichtigsten Pooldaten in einer Liste dargestellt werden:



Einfach einmal checken.

25.10

FIBU

OP-Konditionen ändern

In COMMERZ-ACTUELL-FIBU können im Dialog erfasste oder aus einem Stapel übernommene Buchung nicht mehr geändert werden. Über die Funktion "OP-KONDITIONEN ÄNDERN" lassen sich aber OP-spezifische Daten, wie Valutadatum, Mahnungszähler oder auch die Zahlungsbedingung noch korrigieren. Diese Änderungen haben natürlich keinen Einfluss auf die "echte" Sachbuchhaltung, sind aber manchmal notwendig, wenn mit den Kunden oder den Lieferanten andere Absprachen nachträglich getroffen werden. So kann man z.B. den Zähler für die Mahnungen zurücksetzen, wenn man die Mahnung doch nicht verschickt hat, man kann das Valuta-Datum zeitlich so (voraus) setzen, dass keine Mahnung mehr erstellt wird, oder man kann für eine Lieferanten-Rechnung die Zahlungsart verändern.  

Um eine Kontrolle über diese Änderungen zu erhalten, kann man sich bei den SERVICEPROGRAMMEN eine Liste mit den OP-ÄNDERUNGEN anfertigen lassen, die alle Änderungen im Detail enthält.
Folgende Änderungen können nach Eingabe des Personenkontos und der Belegnummer durchgeführt werden:

21.10

WWS

Umsatz ist zwar notwendig, aber nicht alles

Wenn man Aufträge oder auch Angebote erfasst, wird der Umsatz des Auftrages oder des Angebotes rechts oben angezeigt:

Ein Auftrag über EUR 104,81 ist so schlecht ja auch nicht, aber um den Auftrag zu beurteilen, sind natürlich auch die EK-Preise noch zu berücksichtigen. Diese erhält man, wenn man bei der POSNR: F3 eingibt und dann auf die Ausgabe "PREISE" verzweigt:
 
Daran erkennt man dann sehr schnell, dass bei diesem Auftrag nur EUR 9,03 oder 8,6% übrig bleiben und dann wahrscheinlich noch allgemeine Kosten für Kommissionierung oder Lieferung abzuziehen sind.
Diese Überprüfung ist natürlich nicht für alle Aufträge (Angebote schon eher) erforderlich, aber kritischen Kunden, Artikeln oder Nettopreisen ganz sinnvoll, um ggf. den Auftrag noch zu verändern und positivere Artikel zu integrieren. 

20.10

WWS

Versandkosten

Standardfunktionen
In der Standardversion von COMMERZ-ACTUELL-WWS müssen die Versandkosten immer eingegeben werden. Hilfen erhält der Anwender dadurch, dass
1. angezeigt wird, was bereits eingegeben bzw. was bereits berechnet worden ist:

2. nach Beendigung der Auftragserfassung nochmals die Versandkosten angefordert werden (,um sie nicht zu vergessen):

Hier kann man z.B. auf Basis des Auftragswertes über die zu berechnenden Versandkosten "manuell" entscheiden. Dabei fehlen häufig weitere Informationen, wie z.B. "darf ich Versandkosten eingeben?", "wie hoch dürfen die Versandkosten sein?", "sind Versandkosten vom Auftrag (Rechnung) oder von der Lieferung abhängig?", "darf ich bei dem Kunden Versandkosten berechnen" oder "welchen Versandkosten dürfen berechnet werden, wenn die (Teil-) Lieferung über ein Logistikzentrum (z.B. LogServe) erfolgt ist?".  

Diese Abfrage kann über das Feld "VORGABE VERSANDKOSTEN" generell aus-oder eingeschaltet werden.


Vorgaben für Versandkosten
1. Generelle Vorgaben
Zumindest die Vorgaben können aber in COMMERZ-ACTUELL-WWS automatisiert werden. Dazu kann man bis zu 9 verschiedene Konstellationen über eine zusätzliche Stammdatenverwaltung vorgeben:

Die Schlüsselnummer kann dann im Kundenstamm hinterlegt werden. Zusätzlich kann auch ein Betrag für Zusatzleistungen, wie z.B. Versicherung vorgegeben werden, der dann auf der Rechnung getrennt von den Versandkosten ausgewiesen wird. Im oben aufgeführten Beispiel werden dem Kunden ab EUR 50,01 keine Versandkosten mehr berechnet.
Die Versandkosten werden (wie bisher) auf der ersten Rechnung einmalig ausgewiesen. Für Kostenstellen und Sammelrechnungen sind gesonderte Berechnungen festzulegen

2. Versandkosten für LS3
Auch für die automatische Berechnung der Versandkosten bei z.B. LS3-Aufträgen gibt es bereits Lösungen, die zumindest plausible Beträge der Versandkosten vorgeben. Meist sind diese jedoch individuell von unserer Hotline einzurichten. 
Weitere Informationen gerne durch unsere Hotline.

19.10

TKD

Vertragserhöhung

Im Aufgabenkomplex 4. VERTRAGSABRECHNUNG gibt es einen Menüpunkt 13. VERTRAGSERHÖHUNG, über den die Verträge der Geräte erhöht werden können:

Über die dann aufrufbaren Unterpunkte lassen sich die Abläufe einer generellen Erhöhung der Verträge abrufen:

Zunächst können über den ersten Menüpunkt die Geräte ausgewählt und die Daten für die Erhöhung festgelegt werden. Aus diesen Daten kann dann eine EXCEL-Datei erstellt werden, die für jedes Gerät alle relevanten Daten enthält. Diese kann dazu genutzt werden, ein individuelles Anschreiben für die Ankündigung der Erhöhung (gleich mit den neuen Daten) zu erstellen und dieses den Kunden zuzusenden.   
Aus den Rückläufern können sich noch weitere Veränderungen ergeben, die dann über 2. ÄNDERUNG DER GERÄTE zu erfassen sind. Letztlich wird mit 4. ÄNDERUNG DER VERTRAGSDATEN die neuen Vertragskonditionen eingetragen. Diesen Menüpunkt muss man ggf. mehrfach aufrufen, da eine Änderung der Kopienpreise nicht sofort sondern erst nach der letzten Zählerabrechnung mit den alten Preisen durchgeführt werden darf.
Das lizenzpflichtige Programm ist flexibel anwendbar (Auswahl der Geräte, Berücksichtigung von Ausnahmen, Korrekturmöglichkeiten) und entspricht genau den Abläufen von Vertragserhöhungen (Ankündigung und danach zeitgenau die automatische Änderung). 
Unsere Hotline sendet Ihnen gerne eine weitaus detailliertere Beschreibung zu.

18.10

allgemein

Speicherung von Dokumenten

In COMMERZ-ACTUELL besteht die Möglichkeit, alle in WWS, OBJ oder TKD erstellten Formulare in PDF/A-Format im Verzeichnis commerz zu speichern. Es ersetzt zwar kein zertifiziertes Dokumentensystem, aber es kann z.B. dazu genutzt werden, um diese Daten zu beauskunften oder in ein eigenes Dokumentensystem zu überführen, wenn eine direkte Schnittstelle aus COMMERZ nicht existiert.
Unsere Hotline berät Sie gerne über den Einsatz dieser Funktion. 

14.10

OBJ

Einsatz von COMMERZ-OBJ (neu)

Ein wenig verkannt wird immer noch der Nutzen des Einsatzes von COMMERZ.ACTUELL.OBJ  für den Geschäftsbereich "Einrichtungen", aber zusätzlich auch für spezielle Abwicklungen in TKD (Angebote).
Allein schon wegen den  Möglichkeiten
- Langtexte einzusetzen
- Positionen oder auch Positionsgruppen kopieren zu können
- die Formulare weitgehend variabel zu gestalten 
- Strukturen mit Zwischensummen zu bilden
- Bilder in Formulare zu integrieren
- PBS-Artikel aus der Artikeldatei direkt zu verwenden
- Daten aus CAD-Dateien zu übernehmen 
lohnt sich der Einsatz von OBJ (neu) allemal. Spezielle Konditionen gibt es, wenn bereits eine Lizenz für OBJ (alt) vorhanden ist und nur ein Upgrade auf OBJ (neu) erforderlich ist.

Zusätzlich kann man aber auch Daten aus CAD-Systemen direkt übernehmen, sodass man alle weiteren Abwicklungen einheitlich in COMMERZ-ACTUELL durchführen kann. CAD-Daten können dabei als Angebot oder als Auftrag weiterverarbeitet werden, wobei auch "Strukturen" (Unterpositionen) erhalten bleiben.

Besonders wichtig ist auch die Kopierfunktion einzelner Positionen oder ganzer Positionsgruppen aus bestehenden Angeboten oder Aufträgen. Damit erspart man sich erheblichen Aufwand, wenn man wiederkehrende Einrichtungsgegenstände lediglich anpassen und nicht gänzlich neu erfassen muss.

Der Einsatz von COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) ist insgesamt betrachtet wesentlich effizienter als Angebote erst in WORD zu erstellen und später (als Auftrag) nochmals in COMMERZ zu erfassen.  

Weitere Infos und Beschreibungen gerne von unserer Hotline.

13.10

TKD

Auskunft über Modelle

Die Geräte-Wartungsstatistik (als Bildschirmausgabe) gibt für jedes Gerät einen Überblick über den grundsätzlichen Status. Dieser Bildschirm zeigt zwar nicht die Daten im Detail, bietet aber eine gute Übersicht darüber, ob das Gerät gut oder schlecht "läuft" und wo die Schwerpunkte der Aufwendungen sind. Dabei kann man einzelne Geräte abrufen, aber auch die Daten aller Geräte eines Modells sich anzeigen lassen. Durch Eingabe der "Wundertaste" F3 bei Gerät kommt man zum Feld Modell, in das dann die Artikelnummer des Modells einzutragen ist.

Die Daten, die dann dargestellt werden, ergeben sich aus allen Geräten. Die Anzahl der Geräte wird oben angezeigt. Bei der Eingabe des "Modells" ist zu beachten, dass es nicht das im Gerät gesondert gespeichert Feld MODELL handelt, sondern hier die eindeutig dem Gerät zugeordnete Artikelnummer einzugeben ist.

12.10

TK

Artikel ohne EK-Preis

Gerade im Ladengeschäft gibt es häufig Artikel, die man nicht einzeln in der Artikeldatei gespeichert sind, die aber mit VK-Preisen (unterschiedlich) ausgezeichnet sind. Üblicherweise legt man dafür einen Sammelartikel an, wie man es z.B. für Karten verschiedenster Art tut. Da die VK-Preise unterschiedlich sind, kann man in diesen Sammelartikel auch keinen festen EK-Preis hinterlegen. In solche Sammelartikel werden üblicherweise kein EK- und auch kein VK-Preis hinterlegt. 
Der VK-Preis wird dann immer eingegeben, aber ein EK-Preis von EUR 0,00 verfälscht natürlich den Bruttonutzen ungemein. Um jedoch zumindest einen annähernd realistischen Bruttonutzen den Verkäufen solcher Artikel zuzuordnen, wurde in COMMERZ folgendes Verfahren eingeführt:
In den ersten 3 Stellen der WAWI-Schlüssels im Artikelstamm kann man einen Prozentsatz hinterlegen (zweistellig, zusätzlich mit einer Dezimalstelle, ohne Komma)
 
Diese Prozentsatz wird dann immer auf den einzugebenden VK angewendet, d.h. der EK-Preis errechnet sich aus VK abzgl. Prozentsatz (hier beispielsweise 25,0%). An der Kasse macht sich das natürlich zunächst nicht direkt bemerkbar. 

Wenn man aber den Auftrag betrachtet, erkennt man, dass der EK-Preis entsprechend errechnet wurde (VK-brutto (!) EUR 5,00, VK-netto EUR 4,20, abzgl. 25% = EUR 3,15).

Der Prozentsatz im WAWI-Schlüssel ist natürlich eine Annahme, die dem Bruttonutzen in etwa entsprechen sollte. Damit erreicht man zumindest einen annähernd stimmenden Bruttonutzen.
Ein weiterer Nutzen bei der Verwendung solcher Sammelartikel ist sicherlich auch der, dass man für eine ganze Gruppe von "ähnlichen" Artikeln nur einen einzigen Artikel anlegen muss.

11.10

WWS

Finden Artikel im Auftrag

Eine selten genutzte (vielfach auch nicht bekannte) Funktion ist das Auffinden eines Artikels in den Aufträgen (entsprechend auch in Angeboten). Dazu kann diese Funktion mit "n" und der Artikelnummer bei AUFTRAG aufrufen werden:

1. Übersicht der Möglichkeiten mit F3 bei Auftrag:
 

2. Eingabe Artikelnummer:

3. Anzeige


Es werden zeilenweise die relevanten Daten jeder Auftragsposition angezeigt, in der der Artikel erfasst worden ist.  
Selbstverständlich eignet sich die Funktion nur bei Artikeln, die selten verwendet werden. Aber vielleicht möchte man wissen, welche Kunden einen exotischen Ladenhüter einmal geordert haben.

07.10

allgemein

schneller erfassen

In COMMERZ-ACTUELL kommt es, wie in der Stammdatenverwaltung (WWS) oder in der Installationsverwaltung (TKD), häufig vor, dass die zu bearbeitenden Daten auf mehrere Bildschirme verteilt sind. Den  Wechsel zu den einzelnen Bildschirmen und der Aufruf anderer Funktionen kann man in der untersten Zeile durch Eingabe einer Ziffer veranlassen:

Um den Wechsel zu beschleunigen, wurden bei allen wichtigen und häufig genutzten Erfassungsmasken, bei denen mehrere Bildschirme verwendet werden, die Eingabe in der untersten Zeile so erweitert, dass über CURSOR rechts oder links der NÄCHSTE bzw. der VORHERGEHENDE Bildschirm aufgerufen wird. Für diese Fälle erspart man sich also die ggf. mehrfache  Eingabe von "ZIFFER" und ENTER.  
Dieses gilt auch in COMMERZ-ACTUELL WWS innerhalb der Angebots- und Auftragsbearbeitung, um zwischen den Standard- und den Erweiterten-Bildschirmen schnell zu wechseln.
Wie auch bekannt (?) kann man in COMMERZ-ACTUELL-TKD (bedingt durch die Vielzahl der Bildschirme) gezielt zu beliebigen Bildschirmen verzweigen, indem man zusätzlich zur Richtung (NÄCHSTER oder VORHERIGER BILDSCHIRM) auch noch die Nummer des Bildschirmes angibt, zu dem man verzweigen möchte.
Zudem kann man auch mit der Maus in der untersten Bildschirmzeile die  gewünschte Fortsetzung veranlassen.
Mit diesen Erweiterungen ist man nun in der Lage, die Erfassungs- oder Änderungsaufgaben direkt und schnellstens durchzuführen, man muss sie nur auch nutzen.

06.10

FIBU

Salden der Personenkonten

Die Salden der Personenkonten im Sachkontenbereich müssen mit der Summe aller zugehörigen offenen Posten übereinstimmen. Dieses ist im Normalfall in der FIBU auch gewährleistet, wenn man Rechnungen und Zahlungen korrekt bucht. 
In der Liste Offener Posten werden zusätzlich zu den einzelnen offenen Posten (Rechnungen und Zahlungen) auch immer die Salden der Konten ausgegeben. 
Wenn die Summe der OPs nun nicht mit dem Saldo übereinstimmt, werden zur Kenntlichmachung drei Sterne ausgewiesen. Dieser Fall kann aber auch dann auftreten, wenn bei der Rechnungsstellung die Adresse geändert wurde (Sammelkunden). Dann werden die Rechnungen einzeln dargestellt, der Saldo aber ist der vom entsprechenden Kunden insgesamt und die werden dann nicht übereinstimmen.

Zur Kontrolle bitte einmal prüfen und Unstimmigkeiten schnellstens beheben.

05.10

TKD

Keine Abrechnung von Zählern

COMMERZ-ACTUELL-TKD erwartet, dass genau zum Zeitpunkt, an dem die nächste Zählerabrechnung stattfinden wird, auch die Zählerstände eingegeben worden sind.

So würde bei
a) abgerechnet bis: 1220
b) Intervall = 3
c) Zählerstandsmeldung zum 0121  (???)
keine Zählerabrechnung durchgeführt werden. Bei der Eingabe von c) wird bei der Erfassung von Zählerständen zusätzlich auch noch eine Fehlermeldung (Warnung) ausgegeben. 
Eine Ausnahme gibt es aber: Wenn das Enddatum des Vertrages kleiner ist als das Datum der Zählerstandsmeldung, dann muss trotzdem eine Zählerrechnung erstellt werden. In diesem Beispiel würde z.B. bei einem Enddatum 31.01.21 der Zähler abgerechnet werden.

Man muss also die Zähler immer genau zu den von COMMERZ-TKD vorgegebenen Zeiten bereitstellen. Dabei wird der Anwender aber auch durch TKD (z.B. über die LISTE FEHLENDER ZÄHLERSTÄNDE) ausreichend unterstützt.    

04.10

WWS/TKD

Lastschriften

Kunden, deren Rechnungen per SEPA-Lastschrift eingezogen werden dürfen, erhalten üblicherweise das Kennzeichen im Stammsatz des Kunden im Feld ZAHL.ART gesetzt:

Damit erhält jeder Auftrag des Kunden dieses Kennzeichen und die Lastschriften werden innerhalb der Fakturierung erstellt.
Wenn in Ausnahmefällen keine Lastschrift erstellt werden soll, gibt es zwei Möglichkeiten dieses zu erreichen:
1. Auftragsbearbeitung 
In der Auftragsbearbeitung kann im ERW-Bildschirm das Kennzeichen auf NORMALE RECHNUNG zurückgesetzt werden:

2. Fakturierung
Wenn die Rechnung bereits erstellt wurde und die Lastschrift noch nicht generiert worden ist, kann man über 
5. FAKTURIERUNG
4. RECHNUNGSAUSGANGSBUCH 
4. ÄNDERN RECHNUNGSAUSGANGSBUCH
das Lastschriftkennzeichen entfernen:
 
Ist die SEPA-Lastschriftdatei erzeugt, kann an dieser selbst nichts mehr geändert werden, weil Kontrollsummen einen geschlossenen Datenbestand überwachen. Letzte Hilfe wäre nur, wenn über die Bank die Lastschrift noch direkt storniert werden könnte.

30.09

allgemein

DV-Anforderungen der Kunden

Durch die unaufhaltsam fortschreitende Digitalisierung auch in der Bürowelt, stellen die Kunden unserer Fachhändler immer wieder neue Anforderung an die Datenverarbeitung, d.h. letztlich an COMMERZ. 

... und wir haben Lösungen dafür.

In COMMERZ-ACTUELL haben wir eine Fülle von Funktionen integriert, die unumgänglich sind, um die heutzutage immer mehr und immer häufiger gestellten Forderungen und Wünsche der Kunden zu erfüllen. 
Dazu gehören u.a. auch 
- der Austausch elektronischer Daten (einerseits Webshops oder sonstige Auftragseingänge und andererseits Versendung von Liefer- und Rechnungsdaten auf elektronischer Basis),
- Versendung verschiedenster Belegen (von Angeboten über Liefer-Avise bis hin zu Rechnungen) via E-Mail
- beidseitiger Datenaustausch mit Lieferanten (Bestellungen, Lieferungen, Bestellüberwachungen und Verwaltung von Reklamationen und Garantieleistungen
- elektronischer und automatisierter Datenaustausch zwischen Werkstatt , beliebigen Geräten und Technikern und Abrechnung der Leistungen
 
Mit COMMERZ-WWS ist man zudem neuerdings auch in der Lage, dem Kunden mitzuteilen,
o welche Artikel gerade geliefert worden sind,
o wo sich die Lieferung gerade befindet und
o wann sie voraussichtlich eintreffen wird.
Auch dieser Tracking-Service, der insbesondere bei Großkunden immer mehr gefordert wird, lässt sich spielend ins COMMERZ integrieren.

Das sind nur einige wenige Beispiele, wie in COMMERZ aktuelle Anforderungen der Kunden integriert worden sind.
Unsere Hotline vermittelt gerne weitere

29.09

TK

Skonto an der Kasse 

Wenn einem Kunden eine Zahlungsbedingung mit Skonto zugeordnet ist, dann werden die Abzüge nicht generell vom Endbetrag sondern bei jeder Position berücksichtigt. Nachfolgender Kunde hat eine ZBD mit 2% Skonto:

und der Bon sieht dann folgendermaßen aus:

            --------------------------------------
            
            --------------------------------------
Die 2% würden bei jeder Position ausgegeben werden. 

Anders ist es, wenn man einen Sonderrabatt eingibt. Dieser wird am Ende des Bons dargestellt und berücksichtigt wird.

28.09

TKD

Auftragszeiten

Für jeden Auftrag werden (bisher) 2 Zeiten gespeichert, die auch in der Historie-Auskunft jetzt ausgewiesen werden:
1. Auftragseingangsdatum und Uhrzeit (automatisch im erweiterten Kopfbildschirm)

Sofern Aufträge zeitnah erfasst werden, stellt dieses Datum auch den Auftragseingang dar. Datum und Zeit können aber auch geändert werden.
2. Reparaturdatum mit Uhrzeit, eingebbar bei der Leistungserfassung.

Wenn das erste Datum den Auftragseingang darstellt und das zweite  Datum das Reparatur(ende)datum, dann kann man daraus ermitteln, wie schnell auf eine Störung reagiert wurde und wann der Techniker beim Kunden erschien (Endezeit minus Technikerzeit). Für eine vollständige Speicherung der Auftragsabläufe ist eigentlich noch die Zeit des Reparaturbeginns erforderlich. Diese Zeit müsste derzeit (noch) als Textposition erfasst werden, sofern sie denn notwendig ist. Sie ist aber auch in den Positionen enthalten, die den Zeitaufwand dokumentieren.
Aber allein durch die kompakte Ausgabe in der Historie hat der Fachhändler jetzt schon einen ganz guten Überblick über den Auftragsablauf:

Siehe auch Ausführung in logics-news vom 25.11.2020. 

27.09

FIBU

OP-Ausgleich

In der integrierten COMMERZ-FIBU gibt es den Menüpunkt "AUSGLEICH OFFENE POSTEN, der hauptsächlich dazu gedacht ist, nachträglich nicht zugeordnete Buchungen (Zahlungen), Gutschriften und Rechnungen auszugleichen. Dieses ist z.B. dann erforderlich, wenn in WWS eine Rechnungs-Korrektur (früher Gutschrift) erstellt wird oder in TKD eine Rechnung zurückgesetzt worden ist. Auch für den Fall, dass man eine Zahlung nicht sofort auf die offenen Posten verteilen kann, weil der Betrag noch zu klären ist, und diese nun nach Rückfrage zuordnen kann, ist dieser Menüpunkt geeignet.

Dabei verändert sich der Gesamt-Saldo des Debitor/Kreditor-Kontos natürlich nicht. Bei den betreffenden Buchungen wird der Offene Posten entsprechend verändert und ggf. die gesamte Buchung als "ausgeglichen" vermerkt. 
Bei manchen COMMERZ-Anwendern, vornehmlich bei denen, die die COMMERZ-FIBU als OP-Verwaltung nutzen, gibt es bei WAHL auch die Möglichkeit einen offen Posten zu LÖSCHEN, wobei allerdings lediglich das Kennzeichen "AUSGEGLICHEN" auf "J" gesetzt wird. Da sich in der Sachbuchhaltung nichts ändert, entsteht natürlich eine Differenz zwischen dem aktuellen Saldo und der Summe der (restlichen, noch offenen) Buchungen, die häufig schon zu Anfragen bei der Hotline geführt haben.
Deshalb ganz wichtig: Funktion LÖSCHEN nie nutzen, wenn COMMERZ-FIBU als Vollbuchhaltung eingesetzt wird. Etwaige Ausgleiche sind immer über AUSGLEICH OFFENE POSTEN oder über entsprechende Buchungen zu erreichen, wie z.B. nachträgliche Ausbuchung von ungerechtfertigten Skontoabzügen. Wir haben vorsichtshalber bei den meisten FIBU-Anwendern die Löschfunktion aus Sicherheitsgründen gar nicht erst freigegeben. 
Anwender, die die FIBU lediglich als OP-Buchhaltung nutzen, sind natürlich mit dem LÖSCHEN schneller als mit der Erfassung einer Zahlungsbuchung, sie nehmen aber die Unstimmigkeit der OPs mit dem aktuellen Saldo in Kauf und können den aktuellen Kundensaldo auch nur über die OP-Listen beauskunften.

23.09

WWS

Lagerdaten

Wenn man in COMMERZ-ACTUELL die Lagerführung nicht nutzt, sollte man trotzdem das Lagerführungskennzeichen für alle Artikel auf "1" oder "2" setzten. 
Das bewirkt, dass bei allen Artikeln bei jedem Verkauf (Lieferung) die Menge entsprechend der Auftragsmenge reduziert wird. Man erhält dann (als negativen Wert) die verkaufte Menge. Dabei sind nicht nur die Artikel interessant, die Werte enthalten, sondern auch die Artikel, deren Lagerstand immer noch auf null steht (ev. Ladenhüter).

Setzen Lagerführungskennzeichen in HILFSPROGRAMME:

Wenn die Mengen z.B. am Jahresanfang wieder neu gezählt werden sollen (also die Mengen auf null gesetzt werden sollen), dann geht das nur über einen kleinen Trick:
1. Lagerführungskennzeichen von "1" und/oder "2" auf "0" setzen (Hilfsprogramme). Dabei werden dann alle Mengen gelöscht.
2. Mit Hilfsprogramm wieder auf Lagerführung "1" oder "2" zurücksetzen. 

22.09

allgemein

Verwaltung von E-Mails

Nachdem immer mehr Anwender von COMMERZ-ACTUELL die Funktion "Versenden von Dokumenten per E-Mail" nutzen, war es notwendig, eine Erweiterung in COMMERZ zu integrieren, über die diese E-Mails generell verwaltet werden können. Über Menüpunkt 12. SERVICE-PROGRAMME kann diese Verwaltung in WWS aufgerufen werden:

Dabei kann zunächst ausgewählt werden, aus welchem Programm die E-Mails stammen und ob nur E-Mails mit einem bestimmten Status ausgewiesen werden sollen. Weiterhin kann die Auswahl noch über Datum und Kunden eingeschränkt werden. 
Die ausgewählten E-Mail-Daten werden dann in etwa wie folgt dargestellt (Testbeispiel):
 
Für jede E-Mail wird angezeigt:
o aktuelle Status (änderbar)
o Kundennummer
o E-Mail-Adresse
o abgerufen aus Baustein (WWS,OBJ,TKD
o Dokumentenart (Lieferschein, Rechnung, AB, Angebot)
o Datum 
o Sendezeit (Datum, Uhrzeit)
Über die unterste Zeilen können Aktionen über alle oder einzelne E-Mail-Daten durchgeführt werden; mit der Funktionstaste F10 kann ein markiertes Dokument auf dem Bildschirm dargestellt werden.

Details dieser E-Mail-Verwaltung sind in einer gesonderten Dokumentation beschrieben und diese kann bei unserer Hotline abgerufen werden. 

21.09

WWS

Gutschriften

Wenn in COMMERZ-ACTUELL-WWS über den Aufgabenkomplex FAKTURIERUNG und BEARBEITUNG VON RECHNUNGEN für einzelne Rechnungen Gutschriften erstellt werden, dann wird auch hier nach dem Druck abgefragt, ob der Ausdruck OK ist. Bei einer Eingabe von "N" kann man aber bei der nachfolgenden erneuten Druckeranfrage keinen Abbruch durch Leereingabe oder durch Drucker 99 erzwingen, sondern man muss immer einen definierten Drucker angeben und den Druck letztlich mit "J" bestätigen.

Dieses Verfahren wurde ganz gezielt deshalb so eingeführt, damit für den Papierausdruck der Gutschrift intern auch immer eine nachvollziehbare Verbuchung erzwungen wird. 

Wenn man also eine Gutschrift mit dieser Funktion zu erstellen beginnt, muss man wissen, dass auf jeden Fall diese Gutschrift auch beendet und abgeschlossen werden muss.

20.09

TKD

Aufträge löschen

Aufträge können in der Auftrags- und in der Leistungsbearbeitung gelöscht werden. In der Auftragsbearbeitung jedoch immer nur gezielt ein Auftrag, in der Leistungsbearbeitung auch gleich mehrere:
 
Die Funktion hier dient vor allem dazu, den Auftragsbestand zu "bereinigen", wenn  z.B. fertige Aufträge nicht mehr benötigt werden. 
Hinweis: Die Ergebnisse der Aufträge sind nach ihren Abschlüssen statistisch verbucht, Details können auch noch in der Historie angesehen werden.  
Relativ neu ist die AUSWAHL=3, über die Aufträge gelöscht werden, die Geräte enthalten, die nicht mehr in COMMERZ-TKD vorhanden sind, also gelöscht wurden. 

16.09

FIBU

DATEV

Einige Fachhändler haben sich entschlossen für die Finanzbuchhaltung DATEV einzusetzen. Das hat folgende Vorteile:
1. Mitarbeiter kennen sich in DATEV aus
2. Der Datentransfer zum Steuerberater ist besonders einfach möglich
3. In COMMERZ-ACTUELL stehen alle Funktionen zur Verfügung, die eine Auskunft in allen Bereichen ermöglichen:
o Daten von COMMERZ nach DATEV (Übergabe Stammdaten und Rechnungsausgangsbuch)
o Daten von DATEV nach COMMERZ (täglicher OP-Status)

Details zu den Schnittstellen müssten entsprechend den individuellen Anforderungen abgesprochen werden. Entscheidend ist auch, ob die Finanzbuchhaltung im Unternehmen selbst oder beim Steuerberater stattfindet (für beide Varianten stehen Schnittstellen zur Verfügung). 
Es ist sicherlich eine Überlegung wert, für die Zukunft auch jetzt schon  als Finanzbuchhaltung ein Standardsystem einzusetzen.  

15.09

WWS

Adressen von Kunden

In COMMERZ-WWS wurden die Adressen der Kunden ganz wesentlich erweitert. Zum einen kann man in den Stammdaten sowohl in der Rechnungs- als auch in der Versandadresse die früheren 2 Namenszeilen jetzt um 3 weitere Zeilen ergänzen und zum anderen zusätzliche Lieferadresse (bis ca. 99) dem Kunden zuordnen.
o Stammdaten: Weitere Namenszeilen
In der Stammdatenverwaltung Kunden kann man bei NAME1 oder NAME2 in der Rechnungsadresse die "Wundertaste" F3 eingeben:

und kann dann 3 weitere Adresszeilen eingeben. 

Gleiches gilt auch gilt bei der Versandadresse; hier aber nur bei NAME2, weil F3 bei NAME1 bekannterweise die Daten der Rechnungsadresse in die Versandadresse kopiert.
Wichtig ist, dass die weiteren Namenszeilen nur auf den Formularen oben ausgegeben werden, sonst aber nicht relevant sind.  

o Stammdaten: Weitere Versandadressen
Bei der Versandadresse bedeutet die Ziffer hinter ADR die Nummer unter der eine Versandadresse abgespeichert ist:

Mit F5 kann man sich die Adressen ansehen und ggf. ändern

Durch Eingabe der nächstfreien Ziffer (diese wird automatisch vorgeschlagen, wenn man eine große Zahl eingibt) kann man eine weitere Adresse hinzufügen.

o Auftragsbearbeitung: Weitere Namenszeilen
Wenn weitere Namenszeilen eingefügt werden sollen, dann muss man zunächst 1=ÄNDERN aufrufen:

und kann dann (wie in der Stammdatenverwaltung) mit F3 die Eingabe von NAME 3 bis 5 öffnen:
 
o Auftragsbearbeitung: Weitere Versandadressen
Wenn man im Feld ADR die Funktionstaste F5 eingibt, dann werden die gespeicherten Adressen angezeigt und man kann sich eine daraus auswählen:
   
Wenn eine ganz neue Versandadresse einzugeben ist, dann muss man wie bisher die FKT 1,2 oder 3 verwenden.

14.09

MB

Neuer Preis für Gebrauchtgeräte

Bei Gebrauchtgeräten ist es erforderlich, einen neuen EK-Preis festzulegen. Dieser setzt sich aus dem Preis für die Inzahlungnahme und den Kosten für die Wiederaufbereitung zusammen. Diese beiden Werte können in COMMERZ automatisch erzeugt werden: Einerseits, dass man in WWS die Auftragsart "INZAHLUNGNAHME" wählt, und andererseits, dass man die Leistungen der Werkstatt über die Auftragsart "9" (Überholung) erfasst. Wenn eine  Inzahlungnahme wegen einer Reduzierung beim Neukauf nicht erfolgt ist, dann kann man die Daten trotzdem nachträglich im Maschinenbuch eintragen. Wenn lediglich die Überholung erfolgt ist, könnte der neue EK-Preis wie folgt aussehen:

Um den Preis der Inzahlungnahme einzubringen, muss man diesen (noch) zum EK-Preis addieren, da eine direkte Eingabe dort nicht möglich ist:

Die Inzahlungnahme wird dann automatisch errechnet und eingetragen.

13.09

TK

TSE

Die COMMERZ-Anwender, die COMMERZ-ACTUELL-TK (Terminalkasse) einsetzen, arbeiten so ab den 1.4.2021 mit der TSE-Erweiterung. Es sind  auch unsererseits ein paar Nacharbeiten erforderlich gewesen, die zum Teil aber auch durch die nicht gerade modernste System- und Hardware-Installationen der Kassenterminals bedingt waren. Es haben sich dadurch im Wesentlichen einige Zeitprobleme ergeben. 

Wir haben noch eine Bitte: Uns interessiert, was ein Prüfer vom Finanzamt an ggf. nicht ausreichenden Informationen moniert. Deshalb wäre es wichtig, dass wir dieses erfahren und nachbessern können. Sie können auch gerne eine direkte Verbindung zwischen uns und dem Prüfer herstellen.

09.09

TKD

Geräteklassen

Wenig genutzt wird das Feld GERÄTEKLASSE im Gerätestammsatz. Über dieses nur 2-stellige Feld, das vom Anwender beliebig belegt werden kann, kann man die Geräte in "Klassen" einteilen. Typische Begriffe sind beispielsweise "sc" für Schreibmaschine, "kp" für Kopierer oder "bs" für Bildschirm. Die Anzahl der Klassen richtet sich nach der individuellen Nutzung des Feldes.

Benötigt wird es beispielsweise beim Suchen eines Kopierers. Wenn man bei GERÄT die Kundenkurzbezeichnung eingibt, erscheinen alle Geräte dieses Kunden (oft sehr viele, wenn man Zubehör und alle sonstigen Geräte beim Kunden hinterlegt hat). Wenn man aber nach der Kurzbezeichnung nach einem Stern "*" die zwei Zeichen der Geräteklasse eingibt, dann werden nur die Geräte angezeigt, die diese Geräteklasse auch im Gerätestamm haben. Auf diese Weise kann man z.B. mit KDKURZ*kp sich nur die Geräte der Geräteklasse kp des Kunden zur Auswahl anzeigen lassen.
Weitere Verwendung findet die Geräteklasse auch bei den Auswertungen, die nach Geräteklassen selektiert werden können. Wenn man den Farbkopierern z.B. die Geräteklasse "fk" zuordnet, kann man eine Statistik mit lediglich diesen Geräten abrufen - unabhängig vom Lieferanten oder vom Modell.
Wichtig ist, dass dieses Feld bereits im Modellstammsatz vorgegeben werden kann, sodass auch alle neuen Geräte die gleiche Klasse erhalten:

Wenn man die bestehenden Geräte neu mit dem Feld Geräteklasse versorgen möchte, ist dieses über die Funktion "6.MODELLDATEN NACH GERÄTE" ganz einfach machbar; bei Fragen hilft die Hotline  gerne.

08.09

WWS

Historie von Aufträgen

Lieferscheine und Rechnungen) können nachträglich nochmals in Form von Abschriften am Bildschirm abgerufen werden. Damit kann man z.B. bei Rückfragen des Kunden direkt am Bildschirm sehen, was auf einem Lieferschein oder auf einer Rechnung vielleicht fehlerhaft ausgewiesen wurde. Erforderlich ist dazu nur, dass in der Auftragsänderung die Auftragsnummer eingegeben wird (auffindbar auch z.B. über den Kunden) und dass die Kopfposition aufgerufen wurde:

An diesem Bildschirm sieht man schon, welche Lieferscheine und welche Rechnungen wann erstellt worden sind. Wenn man dann bei der Auswahl "d" eingibt, wird ein Fenster auf dem Bildschirm dargestellt, über das man die einzelnen Belege zum Druck abrufen kann:

Selbstverständlich wird man die Ausgabe über einen "WORD-Drucker" durchführen, um das Dokument direkt am Bildschirm betrachten zu können.

Wenn man statt "d" ein "D" eingibt, werden alle Dokumente des Kunden angezeigt (das aktuellste Dokument zuerst). Dieser Aufruf kann auch in der Auftragserfassung erfolgen.

Diese Funktion ist ein hervorragendes Werkzeug, um sich schnell am Bildschirm einen Überblick über die erstellten Lieferscheine und Rechnungen zu informieren, ohne erst in Ordnern suchen zu müssen.
Eine Alternative dazu ist natürlich auch der Einsatz eines integrierten  Archivierungssystems.

31.08

allgemein

Urlaub

Die Schreiberlinge der logics-news gönnen sich bei dem zu erwartenden schönen Wetter einen Kurzurlaub. Deshalb wird die nächste logics-news erst am 8.9.2021 erscheinen.

30.08

WWS

gezielte Sperre für Rechnungen 

Wenn man ganze Aufträge (noch) nicht berechnen möchte, aber Gefahr läuft, dass diese durch den generellen Aufruf über die Fakturierung doch mit ausgegeben werden, dann sollte man die Sperre über die Rechnungsart nutzen. Dabei kann man dort in der zweiten Stelle eine Kategorie einfügen, die sonst nicht verwendet wird. Da bei Einzel- und bei Sammelrechnungen immer zuerst die Kategorie abgefragt wird, kann man verhindern, dass diese Kategorie nicht abgerufen wird.
Das Ändern der Rechnungsart macht man am besten in der Auftragsbearbeitung unter BELEGABRUF, weil es dort einen ganz gezielten Aufruf gibt:

Mit der BELEGART=3 kommt man direkt zum Feld RECHNUNGSART.
Übrigens:
Die Rechnungsart ist 2-stellig: In der ersten Stelle ist nur 1 für Einzelrechnung und 2 für Sammelrechnungen erlaubt. Die zweite Stelle (Kategorie genannt) dient dazu, verschiedene Gruppen von Rechnungen (z.B. intervallbezogen) getrennt für den Druck von Rechnungen abrufen zu können.

26.08

TKD

Spezielle Zeichen auf TKD- Rechnungen

Bei TKD-Vertragsrechnungen werden links unten Zeichen ausgegeben, die die wesentlichen Eingabedaten beim Abruf der Rechnungen darstellen (Auszug aus einer Rechnung):
___________________________________________ _ _ _  _

___________________________________________ _ _ _  _

Die Daten stammen beispielsweise aus folgendem Abruf

und bedeuten:
o 04/12 ist der ABRECHNUNGSMONAT
o JJJ sind die Eingaben bei ABRECHNUNG
Dieses Ausgabe wurde deshalb eingeführt, weil bei den Abrechnungen, bei denen Wartung an eine Leasing-Firma zu stellen ist, spezielle Eingaben erforderlich sind und diese häufig nicht eingehalten wurden.

o 0 ist das eingegeben Poolformat.
Damit kann nun jeder Anwender (insbesondere bei Rücksetzungen) die Ausgangsdaten für die Vertragsabrechnungen selbst kontrollieren. Für die Hotline dienen sie dazu, etwaige Unstimmigkeiten besser kontrollieren zu können. 
Letztere können z.B. dann entstehen, wenn man die Poolrechnung und ein Rücksetzen mit verschiedenen Poolformaten durchführt.

25.08

FIBU

Abstimmungen in der FIBU

Um etwaige Differenzen frühzeitig zu erkennen, sollte man in der FIBU zwischenzeitlich einige Abstimmungen vornehmen bzw. Auswertungen, die sowieso erstellt werden, intensiver prüfen: Hier einige Beispiele:
1. Der Sachkontensaldo beim Journal muss immer null sein.
Die FIBU erstellt am Ende des Journals die Buchungen für die Sammelkonten. Erst mit diesen ergibt sich, dass die Soll- und die Haben-Buchungen gleich werden. 
2. Der Sachkontensaldo in der  SuSaLi (Summen- und Saldenliste) muss immer null sein.
Der aktuelle Saldo der Konten wird bei jeder Buchung verändert. Auch wenn die Journalbuchungen für die Sammelkonten noch fehlen, weist dieser immer den korrekten Wert aus. Deshalb muss bei der SuSaLi im Sachkontenbereich die Salden für Soll- und Habensummen auch identisch sein.  
3. Die Summe der Forderungen und der Verbindlichkeiten im Bereich Sachkonten muss mit dem Gesamtsaldo aus den OP-Listen für Debitoren und Kreditoren übereinstimmen.
Alle Offenen Posten müssen mit den Werten in der Sachbuchhaltung übereinstimmen. Differenzen in der OP-Liste zwischen dem aktuellen Saldo und der Summe der OPs sind mit drei Sternen markiert. Bitte beachten: Rechnungen mit abweichenden Rechnungsadressen werden in den OP-Listen separat ausgewiesen und da könnte der aktuelle Saldo natürlich abweichen. 
4. Die OP-Listen für Debitoren und Kreditoren müssen mit den Fälligkeitslisten übereinstimmen, wenn letztere mit "ohne Skonto" ausgegeben worden sind.
Fälligkeitslisten zeigen für die Debitoren den erwarteten Geldeingang, für die Kreditoren erforderlichen Geldmittel im zeitlichen Ablauf an. Am rechten Rand laufen die Beträge auf bis am Ende der Auswertungen der Gesamtbetrag an Forderungen und Verbindlichkeiten ausgewiesen wird. Diese Beträge müssen auch mit den korrespondierenden Sachkonten übereinstimmen.  
5. Umsatzsteuer-Voranmeldung muss mit den Daten "Abstimmung Steuer" übereinstimmen. 
Die Auswertung "Abstimmung Steuer" ist ein wichtiges Werkzeug um die Werte der UStV zu verifizieren. Sie kann z.B. auch als Nachweis dienen, aus welchen Konten und Beträgen sich die in der UStV aufgeführten Vorsteuerbeträge zusammensetzen. 
6. Status Sachkonten
In den SERVICEPROGRAMMEN kann man unter 3.STATUS SACHKONTEN die Soll-/Habenwerte und den Saldo für 
o KONTOBLÄTTER
o AKTUELLER SALDO
o SUSALI-SALDO 
abrufen. Die Salden müssen immer null sein.

Bei etwaigen Abweichungen sollte man schnellstens eine Prüfung veranlassen.

24.08

WWS

Was ist eigentlich KUMULIEREN

Staffelpreise, die über die Stammdaten Artikel oder über die Anlage von Nettopreisen definiert worden sind, werden immer berücksichtigt, wenn eine vorgegebene Menge erreicht oder überschritten wird. Dieses geschieht aber immer nur positionsweise. Wenn jedoch die Mengen gleichartiger Artikel insgesamt berücksichtigt werden sollen, dann ist die Kumulierung in die Auftragsbearbeitung unter dem Menüpunkt 14. POSITIONEN KUMULIERNEN in die Auftragsbearbeitung aufzurufen. Er dient also dazu, die Preise einzelner Positionen auf die Möglichkeit der Verwendung von Staffelpreisen zu überprüfen und die Positionspreise entsprechend zu verändern.

Wenn beispielsweise jedem Artikel einer Artikelgruppe (gleicher Artikel in unterschiedlichen Farben) eine Staffel zugeordnet ist (z.B. ab 10 Stück) und der Kunde ordert 8 rote und 8 blaue, dann wird bei der Erfassung bei jeder Position kein Staffelpreis eingetragen. Wenn dieser Auftrag nun über die Funktion "Position kumulieren" geprüft wird, stellt COMMERZ-ACTUELL fest, dass insgesamt 16 Stück geordert wurden und trägt bei den betreffenden Positionen automatisch den Staffelpreis ein.
Die Abänderung des Preises unterliegt einer Vielzahl von Prüfungen, so muss z.B. in allen Artikelstammsätzen die gleiche Staffel hinterlegt sein oder der WAWI-Schlüssel darf sich nicht unterscheiden. Auch wenn der Preis manuell geändert worden ist, findet keine Anpassung mehr statt.

Diese Funktion kann derzeit nur eingesetzt werden, wenn die Artikelnummern-Struktur von Soennecken (9 Stellen numerisch) oder das Verfahren mit dem Verbundkennzeichen eingesetzt wird. Im ersten Fall erkennt COMMERZ "gleichartige" Artikel daran, dass die ersten 7 Stellen der Artikelnummer identisch sind. 

In der Standardversion müssen die einzelnen Aufträge aufgerufen werden. Das bedeutet, dass der Erfasser darüber entscheiden kann (ggf. je nach Kunde), ob diese Kumulierung für einen Auftrag stattfinden soll oder nicht. Individuell gibt es aber auch Installationen, die die Anpassung sofort nach Auftragsende automatisch durchführen.

Übrigens: Diese Funktion ist auch an der Kasse verfügbar. Dabei wird dann, wenn "gleichartige" Artikel vorhanden sind, abgefragt, ob die Kumulierung stattfinden soll oder nicht (siehe auch 12.05.2020).

19.08

TKD

PROV-Nummern

Wozu braucht man eigentlich die PROV-Nummern?
Im Parametersatz von TKD gibt es zwei Nummernkreise, die vom Anwender vorbelegt werden können (LETZTE PROV-RECHNUNGSNR und LETZTE PROV-AUFTRAGSNR):

Diese Nummern werden verwendet, wenn in Ausnahmefällen Ergebnisdaten aus TKD in die sogenannte Provisionsdatei (WWS) eingetragen werden sollen. Diese sogenannte Datei beinhaltet jedes Detail einer Auftragspositionsposition aus WWS und wahlweise auch aus TKD.  

Die Provisionsdaten waren ursprünglich (wie der Name schon sagt) in COMMERZ-ACTUELL-WWS dafür gedacht, die Provisionsdaten für die Verkäufer zu speichern und letztlich daraus die Provisionen zu errechnen. Dazu war es erforderlich, für jede Rechnungsposition alle Detaildaten zu speichern. Diese Daten enthalten also Informationen über Auftrag, Auftragsposition, Rechnungsnummer, Preise und Rabatte und vieles mehr. Nach und nach wurde dieser Datenbestand in COMMERZ immer stärker dazu verwendet, beliebige Auswertungen daraus zu erzeugen. Der Name Provisionsdaten sollte demnach eher Rechnungs- oder Auftragsdetaildaten heißen.

Um diese Auswertungen umfassender zu gestalten, besteht auch die Möglichkeit über die Abfrage PROVISIONS-DATEN IN WWS (sollte eigentlich immer auf "J" stehen) auch TKD-Ergebnisdaten in die Provisionsdatei abzustellen. Dabei gibt es aber das Problem, dass nicht wie in WWS für jede Rechnungsposition eine Auftrags- und eine Rechnungsnummer eindeutig vorliegen. So haben beispielsweise Vertragsrechnungen keine Auftragsnummer und Leistungen der Werkstatt, die nicht zu berechnen sind (aber auch abgestellt werden müssen) auch keine Rechnungsnummer. Und genau für diese Fälle werden dann die PROV-Nummern verwendet, um den Eintrag in die Provisionsdatei zu vervollständigen. 
Empfehlenswert ist es diese Nummernkreise so zu belegen, dass sie sich von den Standardnummern unterscheiden.

18.08

allgemein

Verwaltung von E-Mails

Wir hatten bereits mehrfach über die neue Funktion für die Verwaltung von E-Mails berichtet. Damit hat man jeweils die wichtigsten  Daten der E-Mails auf dem Bildschirm und hat dann mit entsprechender Auswahl die Möglichkeit
o einen Überblick über den Status aller E-Mails zu erhalten
(gesendet, freigegeben oder offen jeweils mit Datum ...) 
o die Versendungen in verschiedenen Varianten noch zu beeinflussen 
(freigeben, wiederholt senden, löschen ...) 
o mit Maus-Klick das entsprechende Dokument auf den Bildschirm direkt anzusehen.
Diese Funktion wurde in letzter Zeit entschieden verfeinert und ist somit ein wichtiges Werkzeug für alle COMMERZ-Anwender, die den E-Mail-Versand von Dokumenten im Einsatz haben.

Eine Detailbeschreibung kann bei unserer Hotline angefordert werden.

17.08

Kopien von Rechnungen und Lieferscheine

Üblicherweise werden Formulare, die man auch als Kopien haben möchte, über die Druckersteuerung automatisch erstellt (KOPIENSCHACHT und/oder ANZAHL KOPIEN):

Wenn aber ein einzelner Kunde gesonderte zusätzliche Kopien der Lieferscheine oder der Rechnungen haben möchte, dann kann man dieses im Kundestamm unter ANZ. KOPIEN RECH/LIEF hinterlegen:

Wichtig dabei ist, dass die Anzahl die zusätzlich zum Original auszugebenden Kopien bedeutet.

12.08

WWS

Mengen mit "Komma"

Wenn man Artikel verkauft, bei denen die Mengen auch Stellen nach dem Komma haben können (wie z.B. Meter, Liter, u.a.m.), dann lassen sich diese  in COMMERZ ganz einfach mit den Kommastellen erfassen. Grundsätzlich sind die Mengeneingaben in COMMERZ immer ganzzahlig. Wenn man Stellen nach dem Komma benötigt, dann muss man lediglich eine entsprechende Mengeneinheit anlegen und diese beim Artikel 
hinterlegen

Angenommen dem Artikel 60060000 ist diese Mengeneinheit zugeordnet, dann werden die Mengenfelder bei der Auftragserfassung entsprechend angepasst:
 
Zudem werden im ganzen COMMERZ bei jeder Mengendarstellung, zum Beispiel auch in den Statistiken, die Werte immer mit den zwei Stellen hinter dem Komma ausgewiesen. Auch Angebote können so hinterlegt werden.
Es ist also nicht notwendig, bei solchen Artikeln für den Kunden häufig nicht zu verstehende "Klimmzüge" mit Einheiten in Zentimeter oder Milliliter machen zu müssen.

11.08

TK

Toner an der Kasse

Ergänzung zum Thema am 29.7.2021
Auch an der Kasse kann man zusammen mit anderen Artikeln Toner ausliefern bzw. auch berechnen. Das Problem an dieser Stelle ist, dass
o der Kunde Gerät, Modell und Tonertyp nicht genau benennen kann,
o es für den Toner spezielle Konditionen geben kann, die im Gerät in  COMMERZ-ACTUELL-TKD hinterlegt sein können,
o Ergebnisse einer Tonerlieferung in der Historie beim Gerät gespeichert werden müssen. 

Diese Probleme sind  sowohl in der Strecken-Auftragserfassung als auch an der Terminalkasse in COMMERZ-ACTUELL elegant und effizient gelöst.

Dabei lassen sich durch Eingabe von "g" bei der Artikelnummer alle Geräte des Kunden anzeigen: 

Nach der Auswahl eines Gerätes (z.B. über Standort) werden die möglichen Toner-Artikel aus der Artikeltabelle des Gerätes zur Auswahl dargestellt: 

Nach der Auswahl des Toners werden die in TKD hinterlegten Konditionen berücksichtigt (hier 100% = kostenlose Tonerlieferung):

Selbstverständlich kann man auch gleich den Toner-Artikel eingeben. Dann werden zur Auswahl die Geräte angezeigt, die diesen Artikel in der Artikeltabelle enthalten haben. Wahlweise können auch nur die Geräte berücksichtigt werden, denen ein Wartungsvertragstyp zugeordnet ist, da nur solche ggf. auch kostenlos abgegeben werden müssen. 
Mit dieser Lösung ist es ganz einfach möglich, Toner auch über Strecke oder Terminalkasse abzuwickeln, ohne gesondert ins TKD verzweigen und ohne etwaige Gesamtaufträge trennen zu müssen. Alleinige Voraussetzung hierfür ist die Lizenz "TKD-Aufträge in WWS".

10.08

TKD

Abschriften

Etwas "versteckt" ist in TKD die Funktion ABSCHRIFTEN: Sie kann über die LEISTUNGSBEARBEITUNG unter 4. DRUCKEN VON RECHNUNGEN aufgerufen werden:

Dabei können Abschriften sowohl für Auftragsrechnungen als auch für Vertragsabrechnungen erstellt werden:

Bekannt sein muss aber die Rechnungsnummer. Ist sie das nicht, könnte man sich notfalls bezüglich der Inhalte auch mit Rücksetzen von Aufträgen oder von (aktuellen) Vertragsrechnungen behelfen.

09.08

FIBU

SEPA und Gutschriften

Das SEPA-Verfahren erlaubt nur positive EURO-Beträge. Das bedeutet, dass Gutschriften (Rechnungen mit negativen Beträgen nicht berücksichtigt werden. Eine mögliche Lösung, diese doch noch einzubeziehen, wäre das folgende Verfahren:

Aus dem Druck des Zahlungsvorschlages kann man erkennen, ob Gutschriften darin enthalten sind. Wenn ja, dann kann man diese mit einer (wertmäßig größeren) Rechnung ausgleichen (AUSGLEICH OFFENE POSTEN). 

Beispiel:

o Eingangsrechnungen:


o Ausgleich


o Vermerk für Lieferant

Bei dieser nun betragsmäßig reduzierten Rechnung kann man über OP-KONDITIONEN ÄNDERN in den Buchungstext ein Hinweis auf die

Reduzierung eintragen, der dann auch zum Lieferanten übertragen wird.

Dieses Verfahren lässt sich natürlich nicht anwenden, wenn einem Lieferanten viele Gutschriften zugeordnet sind. Dann könnte man (die Gutschriften zusammenfassend) ggf. entsprechende Zahlung vom Lieferanten anfordern. 

05.08

WWS

Aufträge rechtzeitig prüfen

Die täglich erfassten Aufträge können abends über die Funktion AUFTRAGSPRÜFLISTE ganz einfach und schnell überwacht werden. 

Dazu ist es nicht erforderlich, die einzelnen Felder mit entsprechenden Daten immer neu einzugeben, sondern man braucht nur bei "VON AUFTRAG" F2 einzugeben, das Datum auf das Tagesdatum zurückzusetzen (neuerdings ist die Datumsvorgabe automatisch das Tagesdatum) und einen vorher angelegten Schlüssel einzugeben, der dafür sorgt, dass die dazu hinterlegten Prüfkriterien automatisch vorgeben werden, sodass man diese nicht nochmals immer wieder eingeben muss. 
Damit hat man täglich einen Bericht über "kritische" Aufträge, bei denen z.B. der VK-Preis nicht stimmt oder bei denen Preise/Rabatte geändert worden sind, der VK gleich null ist oder der EK größer VK ist. 
Für verschiedene Prüfungen können auch mehrere SCHLÜSSEL angelegt werden.
Lieber die Aufträge vorher prüfen. als später Reklamationen und Korrekturen bearbeiten.

04.08

allgemein

Kommunikation mit unserer Hotline

Bitte senden Sie alle E-Mails, die die Hotline betreffen, immer an hotline@logicssystems.de.
Bei Zusendung an andere logics-E-Mail-Adressen laufen Sie Gefahr, dass diese nicht umgehend bearbeitet werden.
Auch in Zeiten, in denen unsere Hotline telefonisch nicht zur Verfügung steht, sollten Sie eine E-Mail an diese Adresse senden.

03.08

TKD

Zonen

Wenn man bei den Techniker-Aufträgen Zonen verwendet, wobei je nach Entfernung verschiedene Zonen zur Anwendung kommen können, dann kann man dieses auch bei der Leistungserfassung automatisieren. Das Problem ist, dass man zum Zeitpunkt der Auftrags- oder Leistungserfassung eigentlich den betreffenden Artikel aufrufen muss, wobei man immer noch nicht weiß, in welcher Zone der Kunden oder das Gerät eigentlich liegt. 
Zur Automatisierung ist es lediglich erforderlich im 7. BS bei den Geräten die verschiedenen Zonenartikel (FAHRTKOSTEN) einzugeben (hier z.B. 700200100):

Dieses Feld ist leider gerätespezifisch, weil die Geräte eines Kunden in verschiedenen Zonen liegen können.

Bei der Auftrag- oder Leistungserfassung braucht man dann keinen Artikel mehr einzugeben, sondern lediglich die Verrechnungsart "40" (sofort ENTER statt Artikelnummer):

Nach Bestätigung wird dann der betreffende Artikel automatisch aus dem Gerätestamm eingetragen:

02.08

WWS

Kataloge und Flyer

Kataloge können insofern ein Problem werden, wenn sie über 1000 g wiegen und dann als Päckchen versendet werden müssen.
Wir gehen einfach einmal davon aus, dass Einkaufsverbände, wie auch Soennecken wohl in der Lage sind, über Logistik-Aufträge auch die eigenen individuellen Kataloge der Fachhändler mit zu versenden. 
Erforderlich dazu ist dann (z.B. für Soennecken) lediglich, in die LS3-Aufträgen eine Position "Katalog" einzubringen, wobei die Steuerung optimal über die Katalogdienste in COMMERZ erfolgen kann. 

Mit dieser Funktion kann man folgendes abwickeln:

Der Name ist schon nicht ganz richtig, weil nicht nur Kataloge sondern auch sonstige Werbemittel darüber verteilt werden können. Im Prinzip umfasst dieses Zusatzprogramm folgende Funktionen:

o Über Menüpunkt 4 erfolgt die Festlegung, welcher Artikel (Katalog, Werbemittel, Einladung) dem nächsten Auftrag automatisch beigefügt werden soll. Dazu sind entsprechende Artikel anzulegen:

o Die Auswahl der Kunden, die diesen erhalten sollen, wird über Menüpunkt 1 durchgeführt. Dort können die Kunden nach etlichen Merkmalen ausgewählt werden

o Jedem Kunden wird bei seinem nächsten Auftrag der Artikel angefügt und damit ausgeliefert, wenn die betreffende Position nicht storniert wird oder er bereits einen Katalog erhalten hat. Außerdem kann man die Zusatzposition auch wieder entfernen, wenn der Gesamtauftrag nicht für den Zusatzartikel (z.B. Katalog) geeignet ist.

o Nach einem selbst definierbaren Zeitraum können Etiketten über Punkt 3 für alle die Kunden erstellt werden, denen noch nichts geliefert worden ist, um diese dann separat zu versenden.

Diese Funktion kann aber auch in Verbindung mit anderen Logistik-Zentren verwendet werden, wenn diese bei sich den betreffenden Artikel im Lager haben. 

Es können parallel bis zu 5 Aktionen gleichzeitig abgewickelt werden.

Damit würde man dann mit einer (geeigneten) Auftrags-Lieferung auch gleich den Katalog versenden. Das er an die Einkaufsabteilung gelangt, ist dann nur noch von dem Ideenreichtum und der Kreativität des Verkaufes beim Fachhändlers abhängig. 

29.07

WWS/TKD

Toner in WWS-
Aufträgen

Die Konditionen für die Abgabe von Tonern sind eigentlich in TKD in Verbindung mit dem betreffenden Gerät festgelegt. Kunden ordern aber auch neben PBS-Artikeln auch Toner und da gibt es dann ein Problem mit beliebig aufwendigen und nachteiligen Lösungen:
1. Getrennte Erfassung: PBS-Artikel in WWS, Toner in TKD. Wenn der Kunde Toner für mehrere Geräte haben möchte, dann müssen in TKD mehrere Aufträge angelegt werden; in WWS nur einer.
2. Nachfrage in der Technik bezüglich Konditionen (Toner im Vertrag enthalten oder nicht).
3. Verlass auf Kunden-Aussage: "den bekommen wir immer schon kostenlos".
4. Verlass auf Erfahrungen und Kenntnisse der PBS-Abteilung.

COMMERZ-ACTUELL hat dafür die optimale Lösung:

                           TKD-Aufträge in WWS

Im Prinzip läuft das einfach so, dass Toner in einem WWS-Auftrag (oder auch an der Kasse)  erfasst werden kann, die Konditionen in TKD automatisch abgerufen werden und letztlich so getan wird, als ob der Auftrag in Bezug auf die Toner in TKD abgewickelt worden wäre (d.h. Verbuchung dieser Daten im TKD-Datenspektrum). 

Dabei gibt in WWS aber erhebliche Unterstützung bei der Findung von Geräten und Tonern, sowie bei der Vermeidung von falschen Toner-Abgaben:
1. Es können die Geräte des Kunden mit Standort angezeigt werden (durch Eingabe der Geräteklasse auch nach Typen selektiert).
2. Geräte mit Wartungsverträgen sind gekennzeichnet.
3. Nach Auswahl eines Gerätes werden die Artikel (Toner) aus der zugehörenden Artikeltabelle angezeigt.
4. Nach Auswahl eines Artikels wird der VK-Preis ermittelt und angezeigt (100% Rabatt = kostenlos).
5. Bei der direkten Eingabe eines Toner-Artikels (Verrechnungsart 21 bis 29) werden die Geräte angezeigt, bei denen der Toner in der betreffenden Artikeldatei enthalten ist. 
6. Druck von Lieferscheinen und Rechnungen hängen von der Konstellation der weiteren Positionen ab (LS3 und nur Toner aus eigenem Lager, nur Toner kostenlos etc.).

Die Vorteile dieser Funktion nutzen eine Vielzahl von Fachhändlern, die erkannt haben, dass sie Ihren Aufwand und die Fehlabgaben damit erheblich reduzieren konnten. 

28.07

WWS

Kostenstelle finden

An der Stelle an der eine Kundennummer einzugeben ist, kann man auch ein "h" eingeben (z.B. in der Stammdatenverwaltung):
 
Danach werden alle angelegten Hauptkunden angezeigt. Wenn man einen Hauptkunden auswählt, werden die einzelnen Kostenstellen angezeigt:

Auf diese Weise kann man auch in der Auftragserfassung die Kostenstelle ermitteln, wenn die Kurzbezeichnung nicht ausreichend ist.

27.07

allgemein

schnelleres Arbeiten

In COMMERZ-ACTUELL kommt es, wie in der Stammdatenverwaltung (WWS) oder in der Installationsverwaltung (TKD), häufig vor, dass die zu bearbeitenden Daten auf mehrere Bildschirme verteilt sind. Den  Wechsel zu den einzelnen Bildschirmen und der Aufruf anderer Funktionen konnte man in der untersten Zeile durch Eingabe einer Ziffer veranlassen:

Wir haben jetzt bei allen wichtigen und häufig genutzten Eingaben, bei denen mehrere Bildschirme verwendet werden, die Eingabe in der untersten Zeile so erweitert, dass über CURSOR rechts oder links der NÄCHSTE bzw. der VORHERGEHENDE Bildschirm aufgerufen wird. Für diese Fälle erspart man sich also die ggf. mehrfache  Eingabe von "ZIFFER" und ENTER. 
In TKD gibt es bereits seit längerem die Möglichkeit, in einzelne Bildschirme direkt zu verzweigen.

26.07

TKD

Geräte-Wartungs-
Statistik

Die Geräte-Wartungsstatistik gibt für jedes Gerät einen Überblick über den grundsätzlichen Status. Dieser Bildschirm zeigt zwar nicht die Daten im Detail, bietet aber eine gute Übersicht darüber, ob das Gerät gut oder schlecht "läuft" und wo die Schwerpunkte der Aufwendungen sind. Dabei kann man einzelne Geräte abrufen, aber auch die Daten aller Geräte eines Modells sich anzeigen lassen. Durch Eingabe der "Wundertaste" F3 bei Gerät kommt man zum Feld Modell, in das dann die Artikelnummer des Modells einzutragen ist.

Die Daten, die dann dargestellt werden, ergeben sich aus allen Geräten. Die Anzahl der Geräte wird oben angezeigt. Bei der Eingabe des "Modells" ist zu beachten, dass es nicht das im Gerät gesondert gespeichert Feld MODELL handelt, sondern hier die eindeutig dem Gerät zugeordnete Artikelnummer handelt.

22.07

OBJ

Kopieren von Positionen

Ein besonderes Highlight in COMMERZ-OBJ ist das Kopieren von einzelnen Positionen oder auch Positionsgruppen. Da auch etwaige Langtexte mit kopiert werden, können einmal beschriebene Artikel, die öfter (auch in ähnlicher Konstellation) verkauft werden, ganz einfach in anderen Angebote oder Aufträge eingebracht werden. Kopieren kann man auch aus den Positionen, die man gerade erfasst hat, was z.B. nützlich ist, wenn gleiche Artikel in andere Räumlichkeiten positioniert werden sollen. 
Das Kopieren von Angebots-/Auftragspositionen in COMMERZ-OBJ wird damit eingeleitet, dass man statt eines Artikels die Funktionstaste F2 eingibt:

und nach Eingabe von F2
 
kann man die Daten (Positionen aus Angeboten oder Aufträgen) eingeben, die ab der aktuellen Position einkopiert werden sollen.

21.07

WWS

schneller Abruf von LS und Rng.

Im Aufgabenkomplex AUFTRAGSBEARBEITUNG wurde extra der Menüpunkt 7. BELEGABRUF integriert, um ganz schnell die für einen Beleg (Lieferschein oder Rechnung) erforderlichen Daten eingeben und den Beleg drucken zu können. Alternativ dazu könnte man auch 5. AUFTRAGÄNDERUNG verwenden, jedoch mit erheblich mehr Eingaben, aber mit der Möglichkeit, noch andere Änderungen am Auftrag vornehmen zu können.
Ausgangspunkt ist immer die Situation, dass ein Kundenauftrag erfasst worden ist und nun (z.B. nach Bereitstellung der Artikel auf Basis eines Kommissionierungsbeleges) der dazu gehörende Beleg abgerufen werden soll:

Bei diesem Bildschirm gibt es eine Fülle von "Tricks", u.a.:
1. Über die BELEGART RECHNUNGSART kann man Freigaben für Rechnungen steuern. Das funktioniert generell so, dass man die in den Kundenstämmen hinterlegte Kategorie (2. Stelle der Rechnungsart) nie in der Fakturierung nutzt, sondern immer eine andere, die man über den BELEGABRUF schnell ändern kann. Das ist z.B. erforderlich, wenn die Ware mit Lieferschein aufbereitet ist, die Tour aber erst später erfolgt. Dann darf (im Normalfall) die Rechnung erst nach der Tourenlieferung abgerufen (freigegeben) werden.
2. Über die BELEGART LFSCHEIN+RECHNUNG können nacheinander erst der Lieferschein und dann die Rechnung abgerufen werden.
3. Bei Positionsnummer kann man auch F3 (alle Positionen) eingeben. Diese Funktion kann man z.B. dann ausnutzen, wenn die Mengen für viele Positionen automatisch in Höhe der Auftrags(rest)mengen eingetragen werden sollen. Einzelne Positionen, die dann doch nicht in diesen Menge zu liefern/fakturieren sind, können dann direkt wieder zurückgesetzt werden. 
Dieses kann dann direkt über die Eingabe bei 3=POSITION erfolgen:

Am Ende kann man sich mit der Eingabe von "4=AUSKUNFT" die geänderte  Positionen zeilenweise zur Überprüfung nochmals anzeigen
lassen.

20.07

TK

Sofortstorno an der Kasse

Wenn man sich an der Kasse in einer Position vertippt hat (falsche Menge oder falscher Artikel) und diese bereits abgeschlossen hat, dann kann man durch sofortige Eingabe von "s" (steht für "Storno) bei der Menge erreichen, dass eine weitere Position aus der vorhergehenden (falschen) Position mit umgekehrten Mengen erzeugt wird.

In diesem Beispiel wurde nach der Erfassung der 2. Position bei der Menge ein "s" eingegeben.
Auf dem Bon wird dann in der weiteren Position der Text "SOFORTSTORNO" ausgewiesen, der den Artikeltext ersetzt. Durch die automatisch erzeugte negative Menge wird die vorhergehende Position auch wertmäßig kompensiert.
Dieses Verfahren ist sicherlich schneller als eine Löschung der  (falschen) Position. Auch der Bon ist nicht unübersichtlich, da die Korrektur direkt nach der Position folgt. 
Diese Funktion geht aber nur unmittelbar nach der Erfassung der "fehlerhaften" Position und nicht in Nachhinein für bereits erfasste und gespeicherte Position. Soll so eine Position entfernt werden, muss man diese aufrufen und die Artikelnummer löschen.

19.07

allgemein

Vorgabe von Druckern

Wenig genutzt, aber besonders effizient, ist die Funktion der Drucker-Verwaltung. Normalerweise muss man für jeden Ausdruck eine Druckernummer eingeben, was besonders dann problematisch wird, wenn zum einen viele Drucker installiert sind und diesen zum anderen auch noch verschiedene Funktionen zugeordnet worden sind. 
Die DRUCKER-VERWALTUNG dient nun dazu, für die verschiedensten Ausgaben Drucker vorgegeben zu können. Damit ist es dann nicht mehr erforderlich, die entsprechende Druckernummer (zu suchen und) einzugeben:

Die Daten werden in der oben einzugebenden VORGABE-DATEI hinterlegt. Dieser Name ist dann in der Zugriffsberechtigung einzutragen. Damit ist es z.B. auch möglich, für den gleichen Ausgabetyp mitarbeiter- oder raumbezogene unterschiedliche Drucknummern vorzugeben. 

In die Spalte NR ist die Druckernummer einzutragen, die für die spezielle Ausgabe verwendet werden soll. Eine Druckernummer "0" bedeutet: "keine Vorgabe"

Die Spalte ABF steht für Abfrage: Wenn diese ein "N" enthält, ist keine weitere Eingabe erforderlich; es wird sofort gedruckt. Dieses kann z.B. für Formulare verwendet werden, wenn diese immer nur auf einem Drucker ausgegeben werden sollen. Bei "J" wird der Drucker vorgegeben; er kann dann bestätigt, aber auch geändert werden.

Wichtig wird diese Druckervorgabe, wenn einem Drucker spezielle zusätzliche Funktionen zugeordnet sind und dieser Drucker grundsätzlich immer hierfür verwendet werden muss. Dieses kann z.B. bei Formularversand per E-Mail, Erstellung von pdf-Formularen oder sonstige Besonderheiten vorliegen.  

15.07

TKD

Adressen in Geräten

Die Adressen, die im Kundenstammsatz noch Rechnungs- und Versandadresse heißen, sind auch sinngemäß in den installierten Geräten enthalten, und zwar als Rechnungs- und Geräteadresse. Nur wirken sie im COMMERZ-ACTUELL-TKD etwas anders als in WWS. Die generelle Verbindung zum Kunden besteht aber immer über die Kundennummer.

1. Übernahme der Adressen aus Kundenstamm
a) Die im WWS-Verkaufsauftrag ggf. geänderten Adressen werden dem Gerät zugeordnet
b) Bei der Installation von Geräten in TKD kann die Adresse gleich geändert werden
c) mögliche Änderungen über Stammdaten GERÄTE oder über Änderung der INSTALLATION.

2. Sammelrechnungen und Pools
Die Rechnungsadresse wird nicht aus den Geräten (aus welchem auch), sondern aus dem Kundenstamm entnommen

3. Ändern Adressen im Kundenstamm
Wenn in COMMERZ-ACTUELL-WWS eine Kundenadresse geändert und dabei festgestellt wird, dass es für den Kunden Geräte gibt, dann wird abgefragt, ob auch bei dessen Geräten diese Änderung durchgeführt werden soll:

Bei Eingabe von "J" werden dann die Änderungen auch in den Geräten durchgeführt werden.
ABER:
Eine Änderung wird nur durchgeführt, wenn die ehemalige Adresse im Kundenstamm total mit der aktuellen Geräteadresse übereinstimmt.
Damit wird z.B. vermieden, dass Änderungen in der Versandadresse im Kundenstamm, die Geräteadresse automatisch verändern, wenn das Gerät ganz woanders steht. Eine "totale" Übereinstimmung bedeutet, dass wirklich alle Felder der Adresse identisch sein müssen.

14.07

allgemein

Ergebnisdaten aus COMMERZ

Viele Warenwirtschaftsprogramme versprechen die "totale Transparenz aller Daten". Dem ist nicht zu widersprechen, aber was dabei ganz einfach vergessen wird, ist, dass Ergebnisse ganz einfach von den Eingabedaten abhängig sind.
Und dabei hapert es manchmal doch ganz gewaltig; und zwar an vielen Ecken und Kanten.
Wer seine EK-Preise nicht aktuell hält, darf sich nicht wundern, wenn der Bruttonutzen nicht stimmt, wer seine Artikelmengen nicht exakt führt, darf sich nicht beschweren, wenn eine Inventur plötzlich gänzlich andere Zahlen liefert und wer nicht in der Lage ist, die einzelnen Geschäftsbereiche  gegenseitig abgrenzen kann, darf nicht überrascht sein, wenn er zu spät erkennt, dass einer seiner Geschäftsfelder schon längere Zeit rote Zahlen schreibt. Allein ein einziger Eingangswert, der massiv von einem plausiblen Wert abweicht, kann die gesamte Statistik gewaltig verfälschen. 
Deshalb unser dringender Appell an unsere COMMERZ-Anwender: "Wenn Sie Zweifel an der Genauigkeit Ihren Ergebnis-Daten haben, prüfen Sie zunächst auch einmal Ihre Eingangsdaten". 

13.07

FIBU

Kreditoren-
Buchhaltung

Auch mit der "kleinen" FIBU-Lösung, die viele Anwender nur für die Kontrolle der Ausgangsrechnungen verwenden, kann man die Lieferantenseite im eigenen Haus abwickeln. Dazu muss man nur die   Lieferanten-Rechnungen erfassen und kann sich dann im Menüpunkt  ZAHLUNGSVERKEHR entsprechende Zahlungsvorschläge erarbeiten lassen. Über die SEPA-Schnittstelle können die Überweisungen dann auch direkt zur Bank übertragen werden:

Dieses Verfahren in der COMMERZ-FIBU ist sicherlich effizienter, als die Überweisung in einem Bankprogramm durchzuführen, weil man sich z.B. die doppelte Haltung von Lieferantendaten erspart oder Informationen über Ausnahmen (Reklamationen, Fehllieferungen oder Preiskorrekturen) nun gar nicht im Bankprogramm sondern viel eher in der Warenwirtschaft angesiedelt sein sollte.  
Durch die Erfassung der (aller) Eingangsrechnungen (ggf. auch mit Verteilung auf verschiedene Wareneinkaufskonten) hat man auch noch eine zusätzliche Abgleichsmöglichkeit mit den Daten des Steuerberaters.
Zusätzlich hat man auch einen Überblick über alle noch offenen Lieferantenrechnungen.

12.07

WWS/TKD

Artikeldaten ändern

Ein teilweise schon vergessenes Werkzeug für generelle Änderungen von Artikelstammdaten findet man in den HILFSPROGRAMMEN unter 13.ERFASSEN EINZELNE ARTIKELSTAMM-FELDER. Diese Funktion ist aber nur erforderlich, wenn die Artikeldatei nicht auf Datenbank eingesetzt wird.
Einsetzbar ist dieses Update-Werkzeug insbesondere dann, wenn man eine ganze Gruppe von Artikeln kontrollieren und bei Bedarf auch ändern möchte. Das Prinzip, das dieser Funktion zu Grunde liegt, ist dabei folgendes:
Es können bis zu 10 Artikelstammfelder ausgewählt werden, die kontrolliert/geändert werden sollen und danach der betreffende Artikelbereich (z.B. Artikel eines Lieferanten). Es werden dann im Schnellverfahren immer nur die ausgewählten Artikelfelder auf dem Bildschirm ausgegeben.
Mit diesem Verfahren konzentriert man sich auf die wenigen Artikelstammfelder und vermeidet die bei der Stammdatenverwaltung sonst erforderlichen Cursor- oder Mauseingaben.
1. Auswahl der Artikelfelder (z.B. für die Kontrolle der Artikelnummern)
  
2. Änderungsbildschirm

Die Eingabe in der untersten Zeile ist nicht immer erforderlich; mit ENTER gelangt man immer zum nächsten Artikel.

08.07

TKD

Bezeichnung für Zähler

Leider sieht unsere Hotline öfters einmal Vertragsrechnungen, bei denen die Zählerbezeichnungen nichtssagend mit ZÄHLER1 ALT oder ähnlichen Bezeichnungen dargestellt sind. Dieses war auch ganz früher so, als noch die Zähler-Bezeichnungen einfach nur mit ZÄHLER 1/2/3/4 dargestellt werden konnten. Dabei war es sowohl für den Kunden als auch für den Fachhändler selbst schwierig, genau zu wissen, was dann mit dem Zähler nun gezählt wird. 
Aber schon in der Version 2.00 (1995) wurde die Funktion "Variable Zählertexte" integriert, mit der man zumindest auf Vertragsrechnung korrekte Bezeichnungen darstellen kann.  
Anfang 2009 wurden dann die Text-Ausgaben für die verschiedenen Zähler variabel gestaltet. Damit wurde erreicht, dass vor allem auch auf den Anforderungen zur Zählerstandsmitteilung (Zählerstandsanforderungen, Faxbriefe oder E-Mails) eine exakte Bezeichnung ausgewiesen wird (z.B. A4-farbig, A3-schwarz oder Scan). Außerdem werden diese Bezeichnungen auch bei der Erfassung der Zählerstände mit ausgeben:

Die Überschriften ZÄHLER 1/2/3/4 wurden dann ersetzt oder erweitert um die genauen Bezeichnungen. Berücksichtigt werden muss dabei aber, dass die Funktion "VARIABLE ZÄHLERTEXTE" eingeschaltet ist.
Für die Anlage der verschiedenen Bezeichnungen wurden im Parametersatz 9 die Eingaben um Textnummern für "TEXT ZÄHLERBEZEICHNUNG" bei einem, zwei und vier Zähler erweitert:

Vor allem wenn den Kunden Zähleranforderungen per E-Mail erhalten, sollte diese Funktion unbedingt genutzt werden. 
Unsere Hotline hilft auch gerne beim Einrichten, Ändern oder Korrigieren bei vermeintlich falschen Bezeichnungen.

07.07

TK

Notbetrieb

Besonders im Fachmarkt oder im Laden, in denen die Kasse eingesetzt wird, ist es wichtig die Funktionen dauerhaft verfügbar zu haben. In den meisten Fällen ist die Kasse direkt an den Server angebunden und ist damit unmittelbar von diesem abhängig: Wenn der Server aus welchem Grund auch immer nicht verfügbar ist, kann auch die Kasse nicht arbeiten.
Um an den Kassen permanent arbeiten zu können, kann in COMMERZ die sogenannte "Notsteuerung" eingesetzt werden:

Auf dem Kassensystem wird ein weiteres separates COMMERZ-Programm  eingerichtet, deren Daten manuell über die entsprechenden Menüpunkte oder (viel besser) automatisiert z.B. täglich vom Hauptsystem aktualisiert werden. Aber dieses COMMERZ ruht und ist nicht aktiv. Nur bei einem Ausfall des Hauptsystems (bei einigen Anwendern auch ganztägig in einer Filiale) wird es aktiviert, sodass an der Kasse weiter gearbeitet werden kann. 
Ist das Hauptsystem wieder aktiv, kann man über den Menüpunkt 9 AUFTRAGSERSTELLUNG die zwischenzeitlich an der Kasse entstandenen Ergebnisdaten ins Hauptsystem übertragen.
Mit diesem Verfahren ist also ein sogenannter "Notbetrieb" möglich, wobei die dabei entstandenen Daten nicht verloren gehen, sondern auch ins Hauptsystem für weitere Arbeitsschritte (z.B. Rechnungs-Erstellung für   Kassen-Lieferschein) und auch für die statistischen Daten übernommen werden. 

Die für diese Funktion erforderlichen COMMERZ-Aufrufe sind in SONDERFUNKTIONEN zu finden:

Die dahinter stehenden Funktionen sind:

Dabei sollten die Menüpunkte 1 bis 6 oder 7 besser über eine Prozedur automatisiert werden, die täglich abläuft. Ist das Hauptsystem wieder aktiv, kann man über den Menüpunkt 8 AUFTRAGSERSTELLUNG (auf dem Server abzurufen !!) die zwischenzeitlich an der Kasse entstandenen Ergebnisdaten ins Hauptsystem übertragen.

Für die Sicherheit der permanenten Verfügbarkeit der Kassen ist diese Funktion eigentlich unerlässlich.

06.07

allgemein

Dateibelegung

Empfehlenswert ist es, sich ab und zu einmal die Dateibelegung anzusehen:

Daran kann man ganz gut erkennen, welche Datenbestände relativ zu viele Daten enthalten. 
Bei diesem Beispiel ist zu erkennen, dass 
o bei Artikeln ein übliches Sortiment enthalten ist, Ersatzteile für TKD wohl nur in geringer Zahl
o die Anzahl der Kunden wohl zu hoch ist (entweder sind uralte Kunden noch enthalten oder Interessenten wurden ohne Selektion übernommen)
o die Zahl der Angebote viel zu hoch. Häufige Ursache dafür ist, dass für den gleichen Kunden mehrere Nettopreisangebote erstellt werden (statt Ändern von Angeboten wird dann Erfassen eines (neuen) Angebotes aufgerufen)
o die Anzahl der aktuellen Aufträge irgendwann u.U. ein Problem werden wird, da die Grenze bei 99.999 liegt (rechts davon steht die Anzahl der Positionen).  Aktuelle Aufträge müssen dann rechtzeitig in das Auftragsarchiv übertragen werden.
o die Anzahl der Bestellvorschläge bei null, die Bestellungen relativ hoch sind, darauf schließen lässt, dass "ordentlich" mit dem Bestellwesen gearbeitet wird (für jede Bestellung benötigt man zuvor einen Bestellvorschlag) Die Anzahl der Bestellungen erscheint aber zu hoch zu sein.
o R-Abschriften (WWS+TKD), L-Abschriften (WWS+TKD (neu) wohl gerade erst eingerichtet wurden. Diese Daten dienen dazu, Abschriften abzurufen
o derzeit nur wenige Rechnungen (WWS+TKD) in den Rechnungsausgangsbüchern vorhanden sind. Ist die Zahl zu groß, müsste man die abgeschlossenen Rechnungen datumsbezogen löschen. Unnötige Rechnungen im Rechnungsausgangsbuch können auch die Übergabe an die FIBU verlangsamen.
o die Anzahl der Provisionsdaten (ein Eintrag ist eine verarbeitete Auftragszeile, wenn eingerichtet auch aus TKD) zu groß ist und dort wohl Daten aus vielen Vorjahren  enthalten sind. Eine plausible Größe kann man über die Funktion  TAGESDATEN ermitteln
o die Anzahl der "Erweiterten Umsätze" auch zu groß ist. Hinzu kommt, dass diese Daten fast nicht mehr benötigt werden und deshalb auch gelöscht werden könnten
Lagerbewegungsdaten, das Auftragsarchiv und die Kassenbons je nach Artikelumsatz eine plausible Größe haben
o die Anzahl der Geräte darauf schließen lässt, dass (früher) auch "Kleinstgeräte" erfasst worden sind, deren Daten heute nicht mehr benötigt werden. Die Gerätedatei sollte überarbeitet werden, weil sie sicherlich massenhaft Altbestände enthält
o die TKD-Auftragsdatei viel zu viele Altaufträge enthält, die nicht mehr benötigt werden. Hier ist eine Überarbeitung dringend anzuraten
o die Historie schlecht abzuschätzen ist, da sie sowohl Daten aus den Aufträgen als auch aus den Verträgen enthält 

Zu große Datenmengen  belasten die heutigen Rechner nicht besonders stark, aber es können bei Bild-Auskünften und bei Auswertungen dann häufig Daten ausgewiesen werden, die völlig uninteressant sind. So zum Beispiel werden bei Geräten eines Kunden uralte Maschinen angezeigt oder bei Artikel eine Kunden auch die Verkäufe vor 5 Jahren mit ausgewiesen.

Es lohnt sich also die Dateibelegung öfters einmal anzusehen. Bei Bedarf interpretiert unsere Hotline auch gern Ihre Dateibelegung und gibt Ihnen Ratschläge zur Verbesserung. 
Es stehen aber auch spezielle Löschprogramme zu Verfügung, die die Dateien nach vorgebbaren Merkmalen durchsuchen und einzelne Daten zum Löschen vorschlägt.

Gleiches gilt auch für CA-TKD.

05.07

WWS/TKD

Vermietung

Über die Auftragsart 96 "Vermietungen" können Aufträge abgewickelt werden, bei denen Artikel (z.B. Geräte) nur vermietet werden:

Die Funktion der Vermietung ließe sich zwar auch über die Auftragsart 90 "Kommissionsauftrag" abwickeln, weil ja lediglich ein Lieferschein benötigt wird. Die Auftragsart 96 beinhalten aber zusätzlich, dass die Daten in die Provisionen einfließen. Dazu ist bei den Positionen neben dem vorhandenen EK-Preis auch ein fiktiver VK-Preis einzugeben. Bei dem Verkäufer werden dann die beiden Werte in seiner Provisionsabrechnung entsprechend berücksichtigt. Dieses erfolgt jedoch ohne dass weitere Umsätze verbucht werden. Insofern dient diese Auftragsart lediglich dazu, die Provisionen der Verkäufer gleich mit der Eingabe des Auftrages korrekt zu erfassen.
 
Die Alternative dazu (ein ganz anderes Provisionsverfahren) wäre für das Gerät zu den Mietvertragsdaten einen speziellen Mietvertragsartikel, wie z.B. "Mieterlöse Herr Huber", hinzuzufügen, auf den dann bei jeder Mietrechnung in TKD diese Erlöse automatisch verbucht werden, um daraus die Provision zu errechnen.

01.07

WWS

Wichtige Steuerfelder

Es gibt in COMMERZ-WWS Eingabedaten, die die Verteilung der Ergebnisse in statistische Auswertung steuern. Zwei davon sind besonders wichtig, weil über sie schon einmal eine grundsätzliche allgemeine Einteilung vorgenommen wird:
o Absatzbereiche
Teilt beim Kunden grob ein, in welchem Geschäftsbereich dieser Aufträge erteilt hat
o Vertriebswege
Teilt bei Artikeln grob ein, auf welchen "Wegen" diese verkauft wurden.

Ausgangspunkt für Vorgabe und Änderung ist der Kopfsatz der Aufträge, bei dem die allgemeine Vorgabe immer "1" ist:
o Absatzbereiche 

o Vertriebswege


Weitere Details
Die Vorgabe beim Absatzbereich kann über die Zugriffsberechtigung geändert werden (beispielsweise, wenn "müller" immer Artikel aus dem Bereich "Geräte-Verkauf" eingibt), lautet die Vorgabe dann immer "4".

Bei einer Kundenauskunft ist zu erkennen, aus welchen Geschäftsbereichen der Kunden kauft:

Die Daten für Absatzbereiche und Vertriebswege werden automatisch zu den Geschäftsergebnissen verdichtet. Dort ergeben sich dann ganz wichtige Information für die Geschäftsführung:
o Aufruf:

Ergebnisse:

und

Kleine Ungenauigkeiten gibt es dann, wenn in einem Auftrag Artikel aus verschiedenen Geschäftsbereichen enthalten sind. Dann muss man sich für einen Absatzbereich entscheiden, der im Auftrag überwiegend ist. Detaillierte Statistiken erhält man wenn, man die Warengruppen aus den Artikeln als Basis nimmt.  

Aus dieser kleinen Abhandlung soll die Wichtigkeit der beiden Felder deutlich gemacht werden. Es lohnt sich also bei der Erfassung von Aufträgen diese auch gleich korrekt zu versorgen.    

30.06

allgemein

COMMERZ auf Datenbankbasis

Den Vorteil, COMMERZ-ACTUELL auf Datenbank-Basis einzusetzen, nutzen immer mehr Anwender. Dieses vor allem auch deshalb, weil man diese DB-Nutzung auch nur für einzelne Dateien einsetzen kann. So könnte man z.B. für 
o Kunden  
Volltextsuche über die Adresse oder eigene Auswertungen der Kundenumsätze
o Artikel
Volltextsuche über die nun 4-zeiligen Artikelbezeichnungen oder eigene Artikelauswertungen
o Provisionen (Auftragspositionsdetails)
eigene Statistiken
nutzen.
Auch für weitere Datenbestände, wie Geräte, Lagerbewegungen, Aufträge oder Lieferanten kann die DB-Basis eingesetzt werden. Details dazu gerne über unsere Hotline.

29.06

OP-Auskunft in WWS mit DATEV-FIBU

Bisher konnte man sich die OFFENEN POSTEN eines Kunden nur dann anzeigen lassen, wenn die COMMERZ-ACTUELL-FIBU im Einsatz war. Dazu war es lediglich erforderlich, im Kopfbildschirm die Funktion "F" zu wählen:

In den einzelnen OFFENEN POSTEN werden auch die Fälligkeit und die Mahnstufen angezeigt; auch der gesamte Saldo wird oben ausgewiesen.
Zudem wird dann eine Information automatisch auf dem Bildschirm ausgegeben, wenn der Kunden für eine Rechnung bereits die 2. Mahnung erhalten hat oder wenn das Kreditlimit überschritten ist.
Letzteres wird ausgegeben, wenn zu Beginn der Erfassung oder am Ende der Erfassung (durch die neuen Positionen) die Bedingung für eine Meldung gegeben ist. 

Neu ist jetzt, dass diese Funktion auch beim Einsatz der DATEV-FIBU möglich ist. Dazu sind in regelmäßigen zeitlichen Abständen (z.B. täglich, nachts) aus DATEV die OPs zu exportieren und in eine "Mini"-COMMERZ-FIBU zu übertragen. Diese Funktionen können so automatisiert werden, dass kein weiterer Arbeitsprozess erforderlich ist.
Vielleicht wäre das Vorhandensein dieser Schnittstelle auch ein Anlass, nun eine normierte DATEV-FIBU einzusetzen.  
Weitere Informationen gerne durch die Hotline.

28.06

TKD

Sonstige Erlöse

In der Vertragsabrechnung gibt es den Menüpunkt 12. SONSTIGE ERLÖSE, über den man unabhängig den Vertragsabrechnungen zusätzliche Erlöse (für Mieten oder Wartung) bei den Geräten verbuchen kann:

Das kann z.B. bei eigenen Münzkopierern der Fall sein oder bei etwaigen Korrekturen. Der Betrag kann auch negativ eingegeben werden, sodass auch etwaige Gutschriften hiermit berücksichtigt werden können.
Die Beträge verändern die beim Gerät hinterlegten Werte für Miet- oder Wartungseinnahmen entsprechend und werden auch (als VERTRAGSDATEN) in die Historie eingetragen.  

24.06

WWS

Erstellen von "Angeboten"

Diesen Menüpunkt (11. in der ANGEBOTSBEARBEITUNG) kann man gut gebrauchen, wenn man aus bestehenden Daten ein neues Angebot erstellen möchte. Dabei ist der Begriff "Angebot", wie auch sonst, als eine Zusammenfassung von Artikeln zu verstehen:

Die Basis für die Ausgangsdaten kann sein:
1. verkaufte Artikel
Damit könnte man z.B. ein Grundstock von Artikeln für Nettopreise schaffen, weil dort zunächst einmal alle Artikel enthalten sind, die der Kunde in einem vorgebbaren Zeitintervall gekauft hat. 
2. Artikel
Auswahl z.B. aller Artikel einer Warengruppe
3. Angebot
z.B. ein bestehendes Nettopreisangebot, das modifiziert werden soll.

Zusätzlich zur Auswahl der Artikel kann auch gleich eine Preisbasis  vorgeschlagen werden, wobei diese auch gleich entsprechend prozentual erhöht werden können.  So lassen sich mit diesem Werkzeug z.B. auch erhöhte Nettopreise vorschlagen. Für die nachträgliche Bearbeitung können diese "Angebote" dann in EXCEL exportiert und danach wieder importiert werden.

23.06

OBJ

allgemeine Verwendung

Wer derzeit seine Geräte-, Möbel- oder Dienstleistungsangebote noch direkt über WORD erstellt, sollte wissen, dass mit COMMERZ-OBJ (neu) ein Programm zur Verfügung steht, das ganz wesentliche Vorteile bietet und auch direkt für die Erstellung von Angebote genutzt werden kann:
 1.  COMMERZ-OBJ wurde zwar für die Abwicklung von Einrichtungen konzipiert, ist aber ebenso gut für alle Geschäftsbereiche einsetzbar, in denen mit längeren Artikelbeschreibungen gearbeitet wird
 2.  Verwendung von Langtexten, die bereits beim Artikel hinterlegt sein können
 3.  Textbearbeitung immer mit WORD, Nutzung der Funktion "Einfügen"
 4.  COMMERZ-OBJ "rechnet" (kein zusätzlicher Taschenrechner erforderlich, um Positions- und Endsummen, Nachlässe und Skonti zu berechnen) 
 5.  Kopieren von Angebots-/Auftragspositionen aus beliebigen Angeboten/Aufträgen (auch aus dem, das gerade bearbeitet wird)
 6.  Bildung von Gesamtpreisen aus mehreren Positionen (z.B. Kopierer oder Schreibtisch bestehend aus ....  zu einem Preis von.....)
 7.  Flexible Formulargestaltung (Anpassung auch durch Anwender selbst)
 8  Direkte Verwendung der Stammdaten (Kunden, Interessenten, Artikel, Geräte, Vertreter und ihre Konditionen)
 9.  Darstellung und Berücksichtigung von Alternativ-Positionen 
10.  Vorgabe und Einbeziehung von Kettenrabatten bei Kunden und Lieferanten
11.  Integriert in Gesamtlösung COMMERZ (WWS, TKD, FIBU  etc.) 
12. Weiterverarbeitung als Auftrag, Bestellungen auch über möbelspezifisches spezielles  Bestellwesen
13. Zwischensummenbildung für Positionsblöcke, z.B. zur Trennung von Produktgruppen und Dienstleistung
14. Integration von Bildern 
15. Ganz besonders wichtig: Direkte Übernahme von CAD-Daten  
und, und , und .....
Wir senden Ihnen gerne detaillierte Unterlagen, damit auch Sie den Nutzungsgrad von COMMERZ-ACTUELL noch steigern können 

22.06

TKD

"Bereinigung" von Gerätedaten

Im Lauf der Zeit sind bei vielen Anwendern in der Gerätedatei Geräte enthalten, die nicht mehr benötigt werden. Dabei handelt es sich meist um Geräte, die längst nicht mehr im Einsatz sind, oder um Geräte, die nur zur Kontrolle der Garantie oder Gewährleistung früher einmal aufgenommen worden sind. Da das Finden zum Löschen zum Teil sehr aufwendig ist, unterbleibt meist die Bereinigung der Daten.
Nachteilig wirken sich diese Daten immer dann aus, wenn sie bei einer Auswahl angezeigt werden oder auf Auswertungen mit  ausgewiesen werden.
Zur "Bereinigung" der Gerätedatei kann man ein von logics systems entwickeltes Löschprogramm einsetzen (lizenzpflichtig), das in 2 Phasen abläuft:
1. Selektion der zu löschenden Geräte (Eingabe: "1" VORSCHLAGEN)
Hierzu kann man Merkmale angeben, welche Geräte gelöscht werden sollen (derzeit aktueller Stand):
 
Sobald ein Gerät die eingegebenen Bedingungen erfüllt, wird es zur Löschung vorgeschlagen. Alle so ausgewählten Geräte werden in eine EXCEL-Liste eingetragen, die nochmals geprüft und bearbeitet werden kann. Bearbeitet bedeutet, dass einzelne Geräte, die doch nicht gelöscht werden sollen, aus der Liste entfernt werden.
2. Löschung (Eingabe: "2" LÖSCHEN)
Nach der Überarbeitung der EXCEL-Liste werden dann die verbleibenden Geräte gelöscht.

Mit diesem Verfahren ist ein schnelles, aber auch kontrolliertes Löschen der nicht mehr benötigten Geräte auf einfache Art und Weise möglich. Gleiche Verfahren gibt es auch für Artikel, Kunden, Lieferanten und Angebote.

21.06

allgemein

Druck auf Formular

17.06

TK

Meldepflicht für Kassen

Unternehmen, die Terminalkassen im Einsatz haben, müssen ihre Kassen auf amtlichem Vordruck beim Finanzamt melden. Es fehlt aber derzeit noch an einer elektronischen Übermittlungsfunktion, sodass die Meldepflicht erst einmal ausgesetzt ist. Es wird vermutet, dass die Übermittlungsmöglichkeit erst im Jahr 2023 zur Verfügung stehen wird; ein konkreter Zeitpunkt wird noch gesondert bekannt gegeben. 

16.06

WWS

Kontrolle geänderter VK-Preise

VK-Preise können an diversen Stellen entweder "dauerhaft" oder auch spontan geändert werden. Dabei hat nicht nur der VK selbst Einfluss auf den letztlich auf der Rechnung stehende VK-Preis, sondern auch z.B. Rabatte oder Staffelpreise, also auf alle Daten, die in die Preisfindung eingehen. Auch das Preiskennzeichen, das beim Kunden hinterlegt ist, kann durch Änderung im Auftrag zu geänderten VK-Preisen führen. 
Umso wichtiger ist es,  die Änderungen in den VK-Preisen überprüfen zu können. Das geschieht in COMMERZ-WWS über die PREISÄNDERUNGSLISTE oder über die AUFTRAGSPRÜFLISTE.
o PREISÄNDERUNGSLISTE
Wenn Preise manuell oder elektronisch geändert werden, kann man sich über die Preisänderungsliste die alten und die neuen Preise zur Kontrolle nochmals ausgeben lassen. Sie ist abrufbar unter 11.SONDERPROGRAMME, 2.PREISPFLEGE, 3:PREISÄNDERUNGSLISTE.

Da man die Selektion auch datumsbezogen machen kann, kann man ganz gezielt nur die "soeben" geänderten neuen Preise sich ausweisen lassen. Über die Eingaben bei KOMPL/FUNKTION kann ein bestimmter AUFGABENKOMPLEX und eine Unterfunktion ausgewählt werden, mit der die Preise geändert worden sind. Wurden diese beispielsweise im AUFGABENKOMPLEX "09.STAMMDATEN" und dann über die "04.ARTIKEL-DATEI durchgeführt, dann ist hier 0904 einzugeben. Mit der Eingabe der "Wundertaste" F3 werden alle Änderungen, über welche Funktion auch immer, ausgewiesen. Dabei sind auch die Änderungen enthalten, die über die "Zentrale Artikelpflege" (auch automatisch)  durchgeführt worden sind.
Die Preisänderungsliste ist ein sehr gutes Werkzeug, um durchgeführte (vor allem auch automatisiert übernommene) Preisänderungen nochmals zu kontrollieren, weil neben den neuen Preisen auch die alten Preise ausgewiesen werden.
o AUFTRAGSPRÜFLISTE
Die täglich erfassten Aufträge können z.B. abends über folgenden Aufruf überwacht werden: 

Dazu ist es nicht erforderlich, die einzelnen Felder mit entsprechenden Daten immer neu einzugeben, sondern man braucht nur bei "VON AUFTRAG" F2 einzugeben, das Datum auf das Tagesdatum zurückzusetzen (neuerdings ist die Datumsvorgabe automatisch das Tagesdatum) und einen vorher angelegten Schlüssel einzugeben, der dafür sorgt, dass die Prüfkriterien automatisch vorgeben werden. 
Damit hat man täglich einen Bericht über "kritische" Aufträge, bei denen z.B. der VK-Preis nicht stimmt oder bei denen Preise/Rabatte geändert worden sind.

15.06

TKD

fehlende Zählerstände

Wenn man meint, alle Zählerstände erfasst zu haben, sollte man unbedingt noch einmal die "Liste fehlender Zählerstände" ausdrucken. Dabei ist eine Ausgabe von besonderer Bedeutung, nämlich die Rechnungsart, die unter RA ausgewiesen wird (E=Einzelrechnung, S=Sammelrechnung, P=Pool).
Vor Abruf der Vertragsabrechnungen ist unbedingt darauf zu achten, dass nicht Zählerstände für Geräte fehlen, die in einen Pool gehören. 
Wenn nämlich nur ein Gerät im Pool fehlt, ist die ganze Abrechnung nicht korrekt und muss auf jeden Fall zurückgesetzt werden. 
Geräte mit Einzelrechnung können aber auch noch später problemlos abgerechnet werden.

14.06

FIBU

spezielle Auswertungen

Beim Abruf der BWA und der Bilanz/GuV gibt es jeweils eine Abfrage, die bewirkt, dass nur spezielle Konten abgerufen werden:
"1. STELLE BWA-NUMMER" 
und "1.STELLE BILANZ-/GUV-NUMMER"

Wo braucht man das eigentlich?
Über diese Abfrage kann man z.B. die Auswertungen für einzelne Bereiche oder Kostenstellen getrennt abrufen. Dazu ist es notwendig, die erforderlichen Konten für die Bereiche getrennt anzulegen und ihnen jeweils in der vierstelligen Textnummer eine feste 1. Stelle zuzuordnen (z.B. der Bereich A die Ziffer 1 und der Bereich B die Ziffer 2.
Auf diese Weise bekommt man so eine BWA oder eine Bilanz/GuV für den Bereich A und eine für den Bereich B. Wenn man bei der Abfrage F3 eingibt, dann werden alle Konten berücksichtigt. Die Auswertung ist aber insofern nachteilig, weil die Sortierung erst nach der Textnummer und dann nach der Kontonummer erfolgt.

Für eine "echte" Kostenstellen-Ergebnis-Auswertung sollte immer der
Baustein COMMERZ-ACTUELL-KOST eingesetzt werden. 

10.06

allgemein

Artikelpflege

Mit den Funktionen in COMMERZ-ACTUELL stehen den Anwendern jede Menge Möglichkeiten zur Verfügung, ihre Artikelpflege zu automatisieren bzw. sich dabei unterstützten zu lassen. 

Artikeldaten können vielschichtig sein (Beispiele):
a) wer liefert die Artikeldaten Hersteller, Lieferant, Logistikzentrum)
b) welche Daten werden bereitgestellt (EK, VK, Staffeln)
c) welche Sonderkonditionen gibt es (individuelle EKs, zeitbezogene Preise)
d) welche VKs sollen gelten (Kataloge, Aktionspreise, Kundenpreise)

Aufgrund der langjährigen Erfahrung der logics und der permanenten Beschäftigung mit der Thematik "Artikelpflege" können nahezu alle Varianten der Artikelpflege in COMMERZ-ACTUELL weitgehend automatisiert abgewickelt werden. Dieses aber nicht "manuell" sondern durch elektronische Übernahme von Artikeldaten aus den verschiedensten Artikelpools.

Es ist heute deshalb nicht mehr erforderlich, dass die Artikeldaten manuell gepflegt werden, was mit erheblichem Aufwand und einer relativ hohen Fehleranfälligkeit verbunden ist.  Problematisch sind auch die häufig vorkommenden kurzfristigen Preisänderungen.
Wer heute die Artikeldaten noch mühsam "zu Fuß" pflegt und damit der Vorteil der elektronischen Pflege nicht nutzt, sollte sich schnellstens an unsere Hotline wenden, um diese Aufgaben zur Pflege wesentlich effizienter zu gestalten.      

09.06

WWS

Artikelnummern ändern

Bei der selten genutzten Funktion ARTIKELNUMMERN ÄNDERN in der DATEIPFLEGE ist zu beachten, dass die Änderungen nicht in allen Datenbeständen durchgeführt werden. 

Stammdaten, Artikelumsätze oder Lagerbewegungen lassen sich dann über die neue Artikelnummer abrufen. Detail-Verkaufsdaten in der sog. Provisionsdatei enthalten aber immer noch die Daten unter der alten Artikelnummer. 
logics verfügt aber auch über Spezialprogramme, über die alle Artikelnummern in allen Datenbeständen ersetzt werden.  

08.06

TK

Preisanzeige

An der Kasse wird normalerweise immer der Einzelpreis des Artikels unabhängig von der Menge angezeigt:
 
Positionsweise wird aber unter POSITIONSWERT der Betrag der jeweiligen Position angezeigt. 
Wenn man nun nachträglich wissen möchte, was eine bereits erfasste Position insgesamt kostet, braucht man diese durch Aufruf der Position nur wieder auf den Bildschirm bringen

und erfährt, dass diese mit EUR 5,50 im Gesamtbetrag von EUR 7.70 enthalten ist.

07.06

TKD

Fahrt-Aufwand

Die Aufwendungen für Fahrtkosten und für Fahrtzeiten werden häufig nicht korrekt erfasst und führen dann dazu, dass die Aufwendungen in den Geräten nicht ganz stimmig sind. Wichtig dabei ist, dass es zwei Komponenten sind, die einzugeben sind:

Fahrtzeiten sollten immer erfasst werden, um vor allem die Arbeitszeit der Techniker vollständig belegen zu können. Dabei ist als EK-Preis der generelle Stundensatz oder der individuelle Stundensatz der einzelnen Techniker zu verwenden.

Fahrtkosten können im COMMERZ-TKD nach Zonen oder nach KM erfasst werden. Auch hier ist ein entsprechender EK-Preis vorzugegeben: bei Zonen ein vorab kalkulierter Aufwand, bei KM die Kosten pro KM.   

Ob die jeweiligen Aufwendungen berechnet werden können und ob die Positionen (wenn für den Kunden kostenlos) auf der Rechnung ausgegeben werden sollen, lässt sich in TKD umfassend steuern.

01.06

WWS

Auftragsdaten falsch, was tun?

Wenn bei der Auftragserfassung ein Auftrag auf einen falschen Kunden erfasst worden ist, dann kann man das in COMMERZ-ACTUELL-WWS ganz einfach wieder korrigieren. 
Welche Aktionen man bezüglich des falschen Auftrages durchführen muss, hängt davon ab, was bereits mit dem Auftrag durchgeführt worden ist (nur erfasst, Lieferschein und /oder Rechnung erstellt). In den beiden letzten Zuständen muss man auf jeden Fall diese Aktionen rückgängig machen (z.B. mit Erstellen einer Gutschrift).

Wenn der Auftrag lediglich erfasst worden ist, sollte man auf keinen Fall im "Erweiterten Kopfbildschirm" die Adresse ändern, weil alle Umsätze trotzdem auf den falschen Kunden verbucht werden.
Um den Auftrag erneut (mit richtigen Kunden) zu erstellen, muss man den Auftrag nicht nochmals gänzlich neu erfassen, sondern man kann über KOPIEREN AUS ANGEBOT/AUFTRAG die Positionen des alten Auftrages komplett übernehmen.
 
Dabei findet gleichzeitig auch eine neue Preisfindung statt, die gewährleistet, dass der neue Kunde auch seine aktuellen Preise erhält. 
Diese Funktion des Kopierens kann man aber auch dann sehr gut verwenden, wenn man aus einem (großen) Auftrag einzelne Positionen gutschreiben möchte (Positionsauswahl = "J").

31.05

WWS

Preisfindung

Normalerweise gibt COMMERZ aus den erfassten Daten (Kunde, Artikel und Menge) den Verkaufspreis (und ggf. den Rabatt) automatisch vor und zeigt auch an, wie dieser Preis zustande gekommen ist. 
Sobald aber in den Feldern Rabatt oder Preis etwas anders eingegeben worden ist, findet keine neue automatische Preisfindung durch COMMERZ mehr statt. Die Verantwortung liegt dann allein beim Auftragserfasser.

Beispiel dafür:

Am Stern bei der Auftragsmenge ist zu erkennen, dass eine Staffel hinterlegt ist, die mit F3 angesehen werden kann:
 

Mit Eingabe der Menge von 5 wird der erste Staffelpreis vorgegeben:

Wenn man dann einen Rabatt von 10% einträgt:

und dann die Menge auf 20 ändert, um einen geringeren Staffelpreis zu erhalten, kommt dieser nicht mehr automatisch. 

COMMERZ übergibt damit die Preisfindung an den Erfasser des Auftrages. Um wieder zu einer automatischen Preisfindung zurück zu kommen, müsste man in diesem Fall ganz neu mit der Position beginnen, nachdem man die Artikelnummer gelöscht hat.

Wichtig ist also: Bei Änderungen der automatischen Vorgabe von Preis und Rabatt, sollte man wissen, dass dann keine Vorgaben von COMMERZ mehr in der Position gemacht werden.  

27.05

TK

Kundenkarten

26.05

allgemein

Konflikte bei parallelen Änderungen

25.05

TKD

Einsatz von Technikern

Beim Einsatz der Techniker ist es heutzutage unumgänglich,

moderne IT-Verfahren zu verwenden. Durch Nutzung von Internet, APPS und Tablet-Computern kann der gesamte Bereich des Vorort-Service effizienter, kostengünstiger und flexibler gestaltet werden. Die speziellen dafür erforderlichen Funktionen sind in COMMERZ-ACTUELL integriert.

1. Abläufe

Die nachfolgende Darstellung zeigt die grundsätzlichen Abläufe

eines Technikereinsatzes unter Nutzung moderner IT-Verfahren:

1 Kunde oder System meldet Störung, Fehler oder Ausfall. Dieses kann manuell oder vom Kopiersystem auch direkt erfolgen. Telefonische Meldungen müssen erfasst werden, bei elektronischen Meldungen wird automatisch ein TKD-Auftrag generiert.

2 Aufträge werden ggf. mit weiteren Hinweisen auf das Tablet des Technikers versendet.

3 Der Techniker repariert beim Kunden das Kopier-System und erfasst die von ihm erbrachten Leistungen auf seinem Tablet. Dabei werden die Technikerzeiten auch dazu verwendet, um z.B. einen Wochenbericht zu erstellen.
4 Die Leistungen werden elektronisch ins COMMERZ-ACTUELL-TKD übertragen und führen dort auf Basis der dem Gerät zugeordneten Konditionen zu entsprechender Weiterverarbeitung (wie z.B. Aufwandsverbuchung, Rechnungserstellung).

2. Vorteile

Zwischen dem Eingang einer Störung und der Rechnungserstellung befinden sich eine Vielzahl von Vorgängen und Schnittstellen, die mit diesem Verfahren optimiert werden. Medienbrüche und manuelle Erfassungen auf Basis von Techniker-Berichten werden vermieden, der gesamte Prozess kann effizienter, schneller und vor allem auch kostengünstiger abgewickelt werden.
Der Techniker hat Zugriff auf den Lagerbestand, fehlende Ersatzteile können schnellstens bestellt werden.

3. Voraussetzungen

Neben den speziellen Erweiterungen in COMMERZ-ACTUELL-TKD ist es erforderlich, die Techniker mit Tablets auszustatten und auf denen eine entsprechende Software zu installieren. Diese Software kann entweder selbst erstellt werden oder man kann ein im Einsatz befindliches und mit COMMERZ kommunizierendes bewährtes Programm verwenden.

20.05

Lieferanten im Artikelstammsatz

Über die Artikelpflege oder auch manuell können den Artikeln mehrere Lieferanten zugeordnet werden. Dabei werden diese in der Reihenfolge nach Eingang nacheinander im Artikel gespeichert. Häufig kommt es aber häufig vor, dass der oder die wichtigsten Lieferanten nicht an eine obere Stelle gespeichert werden.  Diese Reihenfolge kann man durch Vertauschen selbst ändern:

Zu dem Feldern REIHENFOLGE (01-03) ÄNDERN (J/N) gelangt man, wenn man in der unteren Zeile F1 eingibt:

Mit dieser Funktion ist es auch möglich, den Hauptlieferanten, der immer bei LFNR(01) steht, auszutauschen. Dabei werden dann auch die Daten des 1. Bildschirmes (Lieferant) und die des 2. Bildschirmes (EK-Preis) übernommen.
Hinweis: Die rote Farbe beim 2. Lieferanten zeigt, dass dieser Lieferant den kleinsten Einkaufspreis hat. Dieses erfährt man auch in der Auftragsbearbeitung oder im Bestellwesen, wenn man dort durch Eingabe von "S" die Funktion "PREISSPIEGEL" aufruft.

19.05

nachlassendes Know-how über COMMERZ

Unsere Hotline wurde letztens von Mitarbeitern eines Fachhändlers, der COMMERZ mehr als 17 Jahre einsetzt, mit der Frage konfrontiert: 
"Wir kennen für einige Artikel die Bestellnummer, uns fehlt aber zum Aufruf die Artikelnummer, können sie die bitte herausfinden".

Ratschlag unserer Hotline: Findet die Artikel doch über den B-Zugriff"

Antwort: "Was ist das denn, das kennen wir ja überhaupt nicht".

Antwort auf Nachfrage der Hotline: "Wir finden Artikel immer nur über die Eingabe der 9-stelligen Artikelnummer"

Fazit unserer Hotline:
Leider erleben wir immer wieder, dass das Wissen über COMMERZ  (die grundsätzlichen Abläufe, Details der Nutzung, dem Unternehmen nützliche Funktionen, Datenflüsse, Neuerungen und die Bedeutung einzelner Felder) nicht bekannt sind.
Das liegt vor allem daran, dass Mitarbeiter, die neu mit COMMERZ arbeiten sollen, keine ausführliche Einweisung und Schulung erhalten, und damit das Know-how bezüglich COMMERZ ständig abnimmt. 
"Das haben wir bisher immer so gemacht, warum ist mir auch nicht so bekannt"
"Das darf man nie machen, weil früher ging das einmal nicht"
"In dieses Feld muss immer eine "1" eingetragen sein, das hat der Chef so gesagt; warum weiß so richtig keiner"

Was kann man tun, um den Nutzungsgrad so zu verbessern, dass COMMERZ wieder optimal eingesetzt wird?
Das hängt nun ganz davon ab, ob es sich um einen grundsätzlichen (auch sich zwischenzeitlich veränderten) der Betriebsanforderung anzupassende Einsatz von COMMERZ handelt oder ob darum geht, fehlendes Basiswissen vermittelt zu bekommen, Funktionsabläufe zu verstehen und zu verbessern oder neue Lösungen zu integrieren. Im ersten Fall ist sicherlich eine intensive Organisationsberatung erforderlich, für den zweite Fall könnte man sich ganz generell folgendes vorstellen:

o Eine ganz einfache erste Lösung ist:
Wenn vor einem Eingabefeld ein Stern (*) steht, kann man die Funktionstaste F5 eingeben und es wird angezeigt, was man an dieser Stelle für Eingabemöglichkeiten hat (das hätte unserem Fachhändler allein schon geholfen). 
Beispiel:   

Man sollte vor allem an Eingabestellen, die häufig verwendet werden, die F5-Ausgabe einmal intensiv ansehen und die Bedeutung der einzelnen Eingaben interpretieren.

o Weiterhin könnte man auch das Handbuch zu Rate ziehen, das in COMMERZ-WWS unter 12. SERVICEPROGRAMME zusammen mit den aktuellen Erweiterungen abgerufen werden kann. Im Handbuch selbst stehen viele allgemeine Informationen, die für das Verständnis von COMMERZ wichtig sind.

o Wesentlich effizienter sind natürlich Nachschulungen, weil dabei auf die individuellen Problemkreise eingegangen werden kann. 
Dabei können mit aktuellen eigenen Daten Abläufe nachvollzogen und Ergebnisse geprüft und verifiziert werden. Vor allem wächst bei solchen Schulungen zusätzlich auch das Verständnis für die COMMERZ-Funktionen und -Datenverbindungen insgesamt. 

18.05

Verteilung auf Erlöskonten

Wenn man im DRUCKEN RECHNUNGSAUSGANGSBUCH den TYP auf 2=KASSE setzt (und mit BUCHUNGSDATEN auf "J"), dann erhält man ein Datenblatt mit Kasseninformation aus dem angegebenen Zeitraum
Zunächst werden die Gesamtsummen mit Warenwert, steuerpflichtige Betrag, die Mehrwertsteuer und der Rechnungsbetrag ausgewiesen.
Danach wird der Warenwert aufgeteilt in die verschiedenen Erlöskonten dargestellt (Voraussetzung ist natürlich, dass die Erlöskonten für die Warengruppen angelegt sind).
Letztlich werden die Werte noch aufgeteilt in die verschiedenen Mehrwertsteuer-Sätze ausgewiesen.

Diese Kasseninformationen können dazu dienen, die Erlöse am Monatsende auf die zugehörigen Erlöskonten zu buchen und andere Kontrollen durchzuführen. Am besten, einfach einmal ausdrucken und ansehen. 

17.05

Verschiedene Versandadressen

In der Stammdatenverwaltung KUNDEN konnten schon immer bis zu 8 weitere Versand-Adressen eingegeben, die dann in der Auftragsbearbeitung abgerufen werden können. 
In der Stammdatenverwaltung kann man bei ADR (Adressnummer) die Funktionstaste F5 eingeben (weil ein Stern davor steht):

Damit werden alle bestehenden Adressen angezeigt und man kann mit dem Cursor zu der Adresse verzweigen, die man z.B. ändern möchte:

Neue Adressen fügt man durch Eingabe der nächst freien ADR ein (man kann auch "9" eingeben, weil dann die nächst freie ADR-Nummer automatisch vorgegeben wird. Zum Löschen von Adressen muss man in alle Felder Leerstellen eingeben.

In der Auftragsbearbeitung kann man bei ADR die Funktionstaste F5 eingeben. Es werden dann alle Adressen angezeigt (ggf. mit Blättern) und man die gewünschte Adresse einfach anklicken:

TKD

Manchmal ist es (leider) notwendig, dass Kunden vom Standardpreis abweichende Sonderpreise für TKD-Leistungen erhalten. Das können ein anders vereinbarter Stundensatz für den Techniker oder häufig auch VB-Artikel, wie z.B. Toner, sein. Um Fehler bei der Berechnung solcher Preise gleich zu vermeiden, sollte man die genau dafür vorhandenen Funktionen in COMMERZ nutzen. Damit kann man erreichen, dass Sonderpreise automatisch vorgeschlagen werden.

Nachteilig sind auf jeden Fall solche Lösungen wie:
a) Man könnte in TKD spezielle Artikel anlegen, die dann verwendet werden. Aber wie soll man das kennzeichnen und zudem würde ja die gesamte Lagerbestandsführung durcheinander gebracht werden. 
oder
b) Auch eine BS-INFO, um den Erfasser der Aufträge auf spezielle Konditionen hinzuweisen, bringt nichts, weil diese nicht ausreichend sein wird. 

Die beste Lösung ist, wenn man die speziellen Preise in WWS als Nettopreise für den Kunden anlegt. Dieses ist auf jeden Fall erforderlich, wenn man die Funktion "Toner-Lieferung in WWS-Auftrag" einsetzt, bei der Toner-Lieferungen in WWS und an der Kasse automatisch so abgewickelt werden, als wenn man diese in TKD erfasst hätte. Diese Anlage von Nettopreisen ist aber allein noch nicht ausreichend, weil es in TKD "Sperren" gibt, die verhindern, dass nicht alle Preiskonditionen, wie z.B. Rabatte, Sonderpreise etc. ins TKD "durchschlagen". Zum einen gibt es im Parametersatz eine generelle Sperre "BB-PREISFINDUNG", die auf "J" gesetzt sein muss:

Steht dieses Feld auf "N" werden keine in WWS definierten Preiskonditionen ins TKD übernommen. Wenn man dieses Feld nun plötzlich auf "J" setzt, würden aber alle Preisdefinitionen aller Kunden aus WWS plötzlich wirken. Um dieses zu verhindern, gibt es eine weitere Sperre in den WARTUNGSVERTRAGSTYPEN (WV-TYP), die ja normalerweise jedem Gerät zugeordnet sind. Dort gibt es das Feld  "BB", das die Sperre wieder wirken lässt oder die BB-Preisfindung zulässt ("N" oder leer bzw. "J"): 

Damit kann durch Anlage eines neuen WV-TYPs individuell eingestellt werden, für welche (Kunden-)Geräte und VERRECHNUNGS-ARTEN die WWS-Preisfindung wirken soll. 
Wenn man das Feld BB-PREISFINDUNG von "N" auf "J" setzt, sollte man auch unbedingt prüfen, ob bei allen bestehenden WV-TYPen das Feld BB immer auf "leer" oder "N" steht.  

WWS

Artikelverkäufe an Kunden

Neben den diversen Auswertungen über die Verkäufe von Artikeln an Kunden gibt es in COMMERZ-ACTUELL auch die Möglichkeit, aus diesen einen Datenbestand in Form eines Angebotes zu erstellen, der dann weiterverarbeitet werden kann. Diese Funktion kann in der ANGEBOTSBEARBEITUNG unter 11. ERSTELLEN VON ANGEBOTEN aufgerufen werden:

Über die AUSWAHL können zum Beispiel
1. alle Artikel ausgewählt werden, die der Kunden gekauft hat (damit erhält man eine kompakte Datenzusammenstellung, die z.B. für die Anlage von Nettopreisen geeignet sein kann)
2. eine Auswahl aus den Artikeln (z.B. Schulbedarf, Toner) getroffen werden
3. die Daten eines bestehenden beliebigen Angebotes verwendet werden (im unteren Teil des Bildschirmes kann man eingeben, wie z.B.  bestehende Nettopreise verändert vorgeschlagen werden sollen). 

Wenn man dann noch den Zusatzbaustein EXPORT/IMPORT VON ANGEBOTEN einsetzt, kann man die Angebotsdaten auch über EXCEL noch entsprechend anpassen und wieder ins COMMERZ übergeben.

06.05

Sperre an der Kasse

Den Aufruf der Funktion LADENGESCHÄFT kann man auch so steuern, dass bei jedem Aufruf von COMMERZ-ACTUELL-WWS direkt in den Barverkauf verzweigt wird und nach Abschluss auch COMMERZ unmittelbar wieder verlassen wird.
Damit kann vermieden werden, dass irgendeine andere Funktion aus COMMERZ-ACTUELL überhaupt aufgerufen werden kann.
Einrichtung dieser Sonderfunktion durch unsere Hotline.  

05.05

Punkte bei Auskünfte

Bei der Konten- und der OP-Auskunft erscheinen am rechten Rand manchmal Punkte:
OP-Auskunft:

Kontenauskunft:

Die Bedeutung ist folgende:
Alle Buchungen mit einem Punkt am rechten Rand sind nicht mehr in vollem Umfang offen. In diesem Beispiel ist an der OP-Auskunft zu erkennen, dass lediglich noch EUR 95,00 offen sind. Bei der Kontenauskunft erkennt man dieses Detail nicht, aber dafür steht bei der Zahlung ein Kennzeichen "A" für "Ausgeglichen". 

04.05

Für den Fall, dass Zählerstände nicht ermittelt werden können, wurde in COMMERZ-ACTUELL das Verfahren mit "geschätzten Zählerständen" integriert. Dabei wird ein fiktiver Zählerstand erfasst und dieser als solcher gekennzeichnet in der Zählerabrechnung ausgewiesen.  
COMMERZ errechnet den geschätzten Zählerstand, der ausgedruckt werden kann, und der Fachhändler muss diesen (oder einen entsprechend geänderten) Zählerstand noch eingegeben.

Die Vorgaben für die geschätzten Zählerständer erhält man mit:

Dabei werden alle Geräte ausgewiesen, für die zum Abrechnungsmonat noch keine Zählerstände erfasst wurden. Die Auswertung enthält am rechten Rand einen Schätzwert, der sich aus der Historie der Geräte ergibt.
Dieser Vorschlag ist dann über den Menüpunkt  ERFASSEN ZÄHLERSTÄNDE (ggf. korrigiert) einzugeben und dabei ist das Feld GESCH(ÄTZT) auf "J" zu setzen.  

Auf der Rechnung auch ein Hinweis ausgegeben, dass es sich hier um einen geschätzten Wert handelt.

Da zu erwarten ist, dass der Kunde den geschätzten Zählerstand meist nicht akzeptieren wird, sollte man die Zählerabrechnung auch gleich zurücksetzen und dann später (mit verbindlichen Werten) neu erstellen.  

03.05

Zusätzlich zur generellen Abwicklung von Kundenaufträgen über Logistikzentren (z.B. LS3) besteht in COMMERZ zusätzlich auch die Möglichkeit, einen einzelnen Kundenauftrag durch einen bestimmten  Lieferanten abwickeln zu lassen.
Im Grundsatz sind dabei folgende Abläufe erforderlich:
1. Erfassung eines Auftrages mit der Auftragsart 98 (DIREKTLIEFERUNG)
2. Über "Automatischer Bestellvorschlag" wird hierfür eine Bestellung erzeugt
3. Durch Information über Lieferung ist die Bestellung erledigt und Mengen werden automatisch im Auftrag in "zu fakt" eingetragen.   

Ein wenig detailliertere Beschreibung:
1. Auftragserfassung
 
Dabei gibt es ein paar Regeln zu beachten:
a) Im Artikel muss ein Lieferant vorhanden sein
b) es dürfen nur Artikel des gleichen Lieferanten erfasst werden
c) es sind keine negativen Mengen erlaubt
d) Sonderartikel und Textpositionen sind nicht zugelassen
e) es ist für die Artikel lediglich die Auftragsmenge einzugeben
f) Die Kundenlieferadresse muss stimmig sein.

2. Bestellung
Im Menü "AUTOMATISCHER VORSCHLAG" Punkt 3 auswählen
 
und betreffende Auftragsnummer eingeben.
Der Bestellvorschlag kann nur in den Kopfdaten geändert werden:

Aus dem Bestellvorschlag wird dann eine Bestellung erstellt und diese unterscheidet sich durch die Zuordnung 98 von den "normalen" Bestellungen.

3. Lieferung
Der Fachhändler erhält in welcher Form auch immer die Information, dass die Lieferung stattgefunden hat. Die Eingabe der gelieferten  Mengen führen dazu, dass 
o die Bestellung als erledigt gekennzeichnet wird
o die Mengen im Auftrag als "zu fakturieren" eingetragen werden und somit die Rechnung geschrieben werden kann. Mehr- oder Mindermengen führen zu Veränderung der Auftragsmenge.
Bestellungen für Direktlieferungen können gezielt überwacht werden.

Die Funktion "Direktbestellung" muss gesondert freigegeben werden.
Mit ihr verfügt der Fachhändler aber über eine einheitliche und integrierte Abwicklung innerhalb des gesamten Funktionsspektrums von COMMERZ.

29.04

TKD

Beim Erfassen von Werkstatt-Aufträgen und den Leistungen werden an verschiedenen Stellen und Situationen Daten in andere Dateien abgestellt. 
Auftragserfassung
Sobald in der Auftragsbearbeitung ein Auftrag erfasst wird, können folgende Daten verändert werden:
1. Lagerdaten
Nach Erfassung einer Position wird der verfügbare Bestand entsprechend reduziert:
Ausgangssituation: Lager und verfügbar jeweils 8

Nach Eingabe der Menge 2 in der Position 1 reduziert sich der verfügbare Bestand auf 6:

2. Stunden/Arbeitswerte
Wenn im Parametersatz das Feld "STUNDEN VERBUCH AUFT.BEARB auf "J" steht, werden die Stunden (nur diese) sofort beim Techniker eingetragen.
Erfassung Stunden:

Speicherung beim Techniker


Ausgaben Lieferschein
Die Auftragsmenge wird vom Lagerbestand abgebucht.

Abschluss Auftrag
Es werden alle Daten entsprechend verbucht bis auf den Eintrag ins Rechnungsausgangsbuch. Dieses erfolgt erst beim Abruf der Rechnung oder gar nicht, wenn der Auftrag nicht kostenpflichtig ist.

28.04

allgemein

Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummern werden von COMMERZ eigentlich immer lückenlos vergeben. Eine Kontrolle dazu bietet der Druck des Rechnungsausgangsbuches mit der Sortierung "RECHNUNGSNUMMER". Fehlen dann Rechnungen, wird ein entsprechender Hinweis ausgedruckt (RECHNUNGSNUMMER FEHLT).

Lücken können sich aber ergeben, wenn für WWS-/OBJ und für TKD-Rechnungen ein gemeinsamer Nummernkreis verwendet wird, weil jeweils nur die Rechnungen aus WWS/OBJ oder aus TKD (aber nicht beide zusammen) ausgegeben werden. 

Lücken können aber auch dadurch entstehen, dass ein Rechnungsdruck nach der Abfrage "DRUCK in ORDNUNG" verneint wird. Dabei wird die Rechnungsnummer bereits vergeben und wenn die Rechnung dann nicht abgerufen wird, fehlt die Rechnungsnummer in der Auswertung. Solche Fälle kann man über die "LISTE FAKTURIERFÄHIGER AUFTRÄGE" dokumentieren, in der auch die bereits vergebene Rechnungsnummer (negativ) dargestellt wird. 
Alternativ dazu kann man auch in den HILFSPROGRAMMEN den Menüpunkt "SUCHEN NICHT VERBUCHTE RECHNUNGSNUMMERN"  aufrufen:

Auf jeden Fall sollte man bei einer Fehlermeldung/Warnung (RECHNUNGSNUMMER FEHLT) seinen Datenbestand unbedingt prüfen.

27.04

WWS

In der Kundenstammdatenverwaltung kann man im 3. Bildschirm einen Nettopreis-Referenzkunden eingeben, dessen Nettopreise auch für den aktuellen Kunden wirken sollen. 

Dieses kann z.B. erforderlich sein, wenn Filialen des Kunden gleiche Nettopreise erhalten sollen. Man erspart sich dabei die Anlage und die Pflege von "gleichen" Nettopreisen. Für den aktuellen Kunden  können aber auch zusätzliche Nettopreise angelegt werden. Sind  Nettopreise für einen Artikel sowohl beim aktuellen Kunden als auch beim Nettopreiskunden hinterlegt, haben erstere Priorität.

Die Verwendung von Referenzkunden dient letztlich lediglich der Preisfindung. Gespeichert werden die Umsätze bei beiden Kunden, aber nicht getrennt bei dem Nettopreisangebot; deshalb kann man Referenzkunden nicht verwenden, wenn Sollmengen definiert worden sind.

26.04

MB

Im Maschinenbuch lassen sich etliche Auswertungen über den Status der Geräte abrufen.

Entscheidend ist nur, ob auch der STATUS, der jedem Gerät zugeordnet werden kann und für einige Auswertungen erforderlich ist, richtig gepflegt ist:

Die Status-Definitionen sind unter PARAMETER=1 abrufbar. Dort kann man auch festlegen, ob ein Status die Zustände INSTALLIERT, VERFÜGBAR oder AUSGELAGERT erhalten soll.
Man sollte einmal die Auswertungen mit wenigen Daten einmal abrufen, um zu erkennen, ob diese nicht für Vertrieb und Abwicklung ganz nützlich sein könnten 

22.04

TKD

Leistungserfassung ohne Auftrag

Das übliche Verfahren, um einen Werkstattauftrag abzuwickeln, ist 
o die Aufnahme der "Stör-Meldung" des Kunden, 
o die Erfassung eines entsprechenden Auftrages, 
o die Ausgabe eines Auftragsbeleges für den Techniker 
o und dann die Erfassung der erbrachten Leistungen.
Häufig wird aber der Techniker ohne einen Auftrag zu erfassen zum Kunden geschickt und dann müssen die erbrachten Leistungen, ohne einen gespeicherten Auftrag zu haben, erfasst werden. 
Dazu gibt es zwei mögliche Verfahren:
1. Man erfasst die Leistungen in der AUFTRAGSBEARBEITUNG
(dann kann man diesen allerdings nicht nur abschließen, um später blockweise Rechnungen abzurufen, sondern man kann nur direkt eine Rechnung abrufen)
2. Man erfasst die Leistungen in der LEISTUNGSBEARBEITUNG 
(dann kann man keinen Auftragsbeleg und keinen Lieferschein mehr ausgeben, die aber sowieso nicht mehr benötigt werden).
Hier wird man aber aufgefordert, eine Auftragsnummer einzugeben, die man aber nicht hat:

Wenn man da die Funktionstaste F3 eingibt, wird automatisch die nächste Auftragsnummer vorgegeben, unter der die Leistungen dann erfasst werden können.

21.04

WWS

Was sind  Zuordnungen im Bestellwesen

COMMERZ-ACTUELL beinhaltet eine Fülle von Varianten der zur Erstellung von Bestellungen, u.a.:
1. Einfache lieferantenbezogene Erfassung
2. Automatischer Vorschlag auf Basis der Bestände
3. Automatischer Vorschlag auf Basis von aktuellen Aufträgen
4. Bestellung wegen Direktlieferung (von Lieferant zu Kunde)
5. beliebige (Vor-)Eingabe bei Bedarfserkenntnis.
Ein ganz entscheidendes Steuerungselement ist das Feld "ZUORDNUNG", das anfänglich dazu verwendet wurde, um parallel Vorschläge verschiedener Abteilungen bei gleichem Lieferanten bearbeiten zu können:
 
Notwendig ist dieses zum Beispiel, wenn die Abteilung "Laden" und die Abteilung "Strecke" Bestellvorschläge beim gleichen Lieferanten mit unterschiedlichen Anforderungen getrennt bearbeiten möchte.

Im Laufe der Zeit wurde dieses Feld aber auch dazu genutzt, um spezielle Abwicklungen mit den Lieferanten durchführen zu können. Neben einigen  individuellen Bedeutungen kann das Feld für folgende Funktionen verwendet werden:
01 = für automatische Bestellvorschläge
99 = Rückgabe an den Lieferanten mit Überwachungsmöglichkeiten z.B. für Gutschrifterstellung oder Ersatzlieferung
98 = Direktlieferung (auch aus Auftragserfassung direkt eingebbar)
97 = Anfrage an Lieferanten
90 = Sammler (Vorab-Erfassung Bestellvorschläge unabhängig vom Lieferant und spätere Auflösung)
09 = Dispoliste, enthält alle Artikel des Lieferanten mit Bestell- und Verkaufsdaten
 
Insbesondere über die Zuordnung 99 kann man alle Rücksendungen erfassen und vor allem auch genau überwachen.

20.04

OBJ/TKD

OBJ-Einsatz im TKD-Vertrieb

Der COMMERZ-Baustein OBJ war ehemals konzipiert für die Abwicklung im Geschäftsbereich "Einrichtungen". Der Unterschied zu WWS liegt im Wesentlich darin, dass in OBJ mit Langtexten gearbeitet werden kann und dass die Bestellungen auftrags- und nicht lagerbezogen erstellt werden.
Mit der wesentlich verbesserten Version OBJ-neu, insbesondere mit der WORD-Einbindung, kann dieser Baustein aber auch für alle Abwicklungen eingesetzt werden, bei denen um Texte erweiterte Kundenbelege erforderlich sind, also auch für Angebot und Verkauf von "Technikartikeln".
Dazu braucht man lediglich die Geräteartikel um Langtexten zu erweitern und ggf. Formblätter in WORD zur Beilage für die Darstellung der Miet- und Wartungskonditionen erstellen. 
Mit COMMERZ-OBJ-neu ist es z.B. auch möglich
o Positionen mit Alternativartikeln anzulegen
o für Gerät und Zubehör einen (neuen) Gesamtpreis auszuweisen, ohne die Einzelpreis aufzuführen
o Bilder zu integrieren
o Sonstige WORD-Dokumente einzufügen
o positionsweises Kopien aus anderen Angebote oder Aufträgen
o einheitliche Angebots-, Auftrags- und Bestellüberwachung 
o Nutzung der Artikeldaten und der Kundenkonditionen
o und und ....

Beispiel von der Erfassung einer Angebotsposition:

Mit der Nutzung von COMMERZ-OBJ-neu auch im Geschäftsbereich "Vertrieb Geräte" ist eine weitere integrierte Nutzung der Bausteine von COMMERZ-ACTUELL optimal gegeben. Unsere Hotline berät gerne über die detaillierten Einsatzmöglichkeiten.

19.04

allgemein

Daten überarbeiten

Je länger die Nutzung einer Software dauert, desto mehr "Datenmüll" sammelt sich an. Diese Daten belasten zwar Speicher und die Geschwindigkeit des Rechners nicht unbedingt, aber sie erscheinen immer wieder bei Bildschirmanzeigen oder Auswertungen, weil sie immer noch als "vollwertige" Information gespeichert und angesehen werden. Wenn man die bestehenden Suchmöglichkeiten nutzt kann man kaum vermeiden, dass etliche "Leichen" immer wieder auftauchen. 
Es macht also schon irgendwie Sinn, den Datenbestand einmal zu bereinigen.

Dazu hat logics auch die passenden Programme, mit denen man seinen Datenbestand ganz elegant bereinigen kann. Für die wichtigsten Daten laufen die Programme in etwa folgendermaßen ab:
1. Angabe von Ausschlussmerkmalen (z.B. bei Kunden: letzter Auftrag vor ..., bei Artikel: Lieferant xyz, oder bei Geräten: VK kleiner x EUR  etc.).
2. COMMERZ prüft die Daten und vergibt, wenn die Merkmale zutreffen, diesen Daten ein Löschkennzeichen. Zudem erhalten diese Daten Hinweise, dass sie noch in anderen Datenbeständen benötigt werden (z.B. Artikel im Auftrag oder im Gerät). 
3. Die zum Löschen vorgeschlagenen Daten können via EXCEL ausgewertet werden und das Löschkennzeichen ausgetragen werden.
4. Nach der Überarbeitung erfolgt dann die endgültige Löschung der Daten. 

Der wesentliche Vorteil dieses Verfahrens liegt darin, dass Löschen der nicht mehr benötigten Daten letztlich automatisch, aber durch die beliebige Eingabe der Ausschlussmerkmale und durch die noch mögliche Überarbeitung der vorgeschlagenen Daten eine eigenständige Überarbeitung immer noch gegeben ist.

Wer seinen Datenbestand bereinigen möchte, sollte unbedingt diese Programme einsetzen. Weitere Infos gerne von unserer Hotline.   

15.04

TK

TSE

Die Ergänzung der Terminalkasse mit den TSE-Funktionen ist weitgehend reibungsfrei nun abgeschlossen.  Leider haben sich von den zunächst etwa über 20 Anwendern von unserem Kassensystem etwas weniger als 25% entschlossen andere Wege zu gehen. Viele hatten dabei die Funktion "Ladengeschäft" nur noch so nebenbei im Einsatz und arbeiten nun mit einer "Zigarrenkisten-Lösung", andere setzen die Terminalkasse (wohl gesetzeswidrig) nun ohne TSE-Integration ein. 
Wir haben versucht, alle angeforderten Funktionen des Gesetzgebers zu integrieren, konnten aber zu einigen Themen keine Details erhalten. Wir sind deshalb jetzt gemeinsam mit unseren TK-Anwendern darauf angewiesen, welche Anforderungen ein Prüfen im Einzelnen an die Lösung stellt. Deshalb sollten wir umgehend kontaktiert werden, wenn ein Prüfer Fragen stellt oder bestimmte Informationen wünscht. Wir können dann sicherlich schnell helfen. 

14.04

FIBU

Planzahlen für BWA

Vergleiche mit den Vorjahreszahlen können zwar ganz nützlich sein, aber für ein Unternehmen ist es ebenso wichtig, Planzahlen für das Geschäftsjahr festzulegen und diese dann mit den aktuellen Werten zu vergleichen. Diese Möglichkeit besteht in der COMMERZ-FIBU für die BWA. Die Planzahlen werden im Menüpunkt 3. BWA unter SOLLVORGABEN eingegeben. Dabei sollte man für jedes relevante Sachkonto, das in der BWA ausgewiesen wird, einen Planwert anlegen. Welche Konten betroffen sind, kann man z.B. durch einen Ausdruck der Sachkonten in der Stammdatenverwaltung herausfinden.

Bei der Eingabe kann man einen Jahreswert angeben, der dann automatisch auf die einzelnen Monate verteilt wird. Dieses Feld dient nur zur einmaligen Berechnung und Vorgabe der Monatswerte. Einzelne Monate kann man dann noch bei Bedarf entsprechend anpassen:

Wenn man in der BWA die aktuellen Werte mit den Planwerten vergleichen möchte, braucht man dann lediglich bei VERGLEICH eine "2" einzugeben:

Diese Eingaben bieten sich vor allem zum Beginn des Geschäftsjahres an. Nachdem sowieso jede kompetente Geschäftsführung diese Zahlen vorab ermittelt, können sie auch zusätzlich gleich in die FIBU eingegeben werden. Die dann im Lauf des Jahres auftretenden Differenzen können sehr schnell erkannt  und notwendige Maßnahmen dann noch rechtzeitig ergriffen werden.

13.04

TKD

Wichtige Neuerungen

12.04

WWS

Vertreter auf Formular

Auf den COMMERZ-ACTUELL-WWS-Rechnungen wird im oberen Teil auch der Vertreter/Verkäufer mit ausgegeben. Dabei ist immer ein Problem, was ausgegeben werden soll: Die (eigentlich nur intern bedeutsame) Vertreternummer  oder etwa der Vertretername (der bezüglich Rechnungsrückfragen eigentlich gar nicht mehr so zuständig ist). Was nun letztlich ausgegeben wird, das kann Fachhändler dadurch selbst bestimmen, indem er das Feld KURZZEICHEN in der Stammdatenverwaltung MITARBEITER entsprechend belegt. 

Denn genau dieses Feld wird immer auf den Rechnungen ausgewiesen.

Hinweis für andere Formulare:
Auf Angeboten und Auftragsbestätigungen wird aus dem Mitarbeiter-Stammsatz ANREDE und NAME ausgegeben. Auf den  Lieferscheinen werden Vertreterdaten nicht gedruckt.  

31.03

allgemein

Osterurlaub

Wegen Urlaub erscheint der nächste Eintrag in den logics-news erst wieder am 12.04.2021. 

30.03

TKD

Technikerhinweise

Der Techniker-Hinweis dient dazu, eine Information für den nächsten Auftrag für das Gerät zu übermitteln oder um generelle (aber auch gezielte) Hinweise auf Modifikationen (Beseitigung genereller Fehler) oder spezielle Geräte-Überwachung zu erhalten.
Ausgangspunkt ist entweder die Erfassung der letzten Leistungen oder individuell die gezielte Eingabe eines solchen Hinweises:

o Leistungserfassung

Über "H" kann ein 4-zeiliger Hinweis eingegeben werden.

o Individuelle sonstige Hinweise
In der DATEIPFLEGE kann man unter 13. TECNIKERHINWEISE für ein Gerät, aber auch für alle Geräte eines Modells Technikerhinweise eingeben:
 
oder (für alle Geräte eines Modells)


Die Hinweise werden beim nächsten Auftrag für die Geräte angezeigt:
 
Bei WAHL kann jetzt entschieden werden, ob der Techniker-Hinweis für den nächsten (!) Auftrag erhalten bleiben soll. Das ist z.B. wichtig, wenn es sich bei dem Auftrag nur um eine Tonerlieferung handelt.
Normalerweise werden Hinweise nicht auf den Techniker-Aufträgen ausgegeben. Soll dieses doch erfolgen,  kann das im ERW-Bildschirm geändert werden:

29.03

WWS

Rückgabe von Kunden

25.03

ZPF

Der Programmbaustein ZPF (Zentrale Artikelpflege) ist für den Update der Artikeldaten einsetzbar. Dabei können Daten von Logserve, PBSeasy, Spicers oder auch anderen Lieferanten eingelesen und damit die eigenen Artikeldaten aktualisiert werden. Ein exzellentes Werkzeug vor allem dann, wenn die Artikeldaten sich täglich verändern und der Update weitgehend automatisch erfolgt. Diverse Kontroll- und Überwachungsfunktionen, die sich im Laufe des langjährigen Einsatzes entwickelt haben, garantieren einen immer korrekten Artikelstamm. 
Beschreibungen und Informationen gerne durch unsere Hotline.

24.03

TKD

Probleme bereiten die Geräte, die zu einem beliebigen Zeitpunkt aus einem Pool entfernt (demontiert) werden, die im Pool (z.B. wegen Zählerstandsabrechnung) noch abzurechnen sind und die aber bereits bei einem anderen Kunden sofort wieder eingesetzt werden.

Die übliche Verfahrensweise in COMMERZ-ACTUELL ist die, dass das Gerät kopiert wird, die Kopie im Pool belassen wird, bezüglich der Verträge entsprechend angepasst wird und das Original neu installiert wird.

Mit dem Menüpunkt DEMONTAGE MIT DUPLIKAT vereinfachen sich

diese Abläufe erheblich:

o Es ist zunächst das Gerät einzugeben, das demontiert werden soll und die Gerätenummer für das Duplikat (für die fiktive Gerätenummer des Duplikates empfiehlt es sich, die gleiche Nummer mit einem zusätzlichen Endzeichen (hier "k" zu verwenden:

o Nach Eingabe der letzten Gerätenummer (Duplikat) werden alle Gerätedaten (Vertrags- und Statistikdaten) in den Pool übernommen. Der Kunde kann dann nur an der etwas geänderten Gerätenummer erkennen, dass das nicht mehr das Originalgerät ist.

o Danach schlägt COMMERZ-ACTUELL für die aktuellen Verträge jeweils ein Enddatum vor. Der Anwender kann diese bestätigen oder korrigieren. Wichtig ist, dass sie der Schlussabrechnung dieses Gerätes im Pool entsprechen:

Nach der letzten Pool-Abrechnung (meist eine Zählerabrechnung) kann das Duplikat-Gerät gelöscht werden.  

Dieses Verfahren geht natürlich auch bei Einzelgeräten.

23.03

WWS

Nettopreise kann man "manuell" oder auch "automatisiert" an die aktuellen EK-Preise anpassen. Für eine generelle Anpassung steht der Menüpunkt 9. NETTOPREISANPSSUNG zur Verfügung:

Die grundsätzlichen Funktionen sind im Handbuch ausführlich beschrieben. Folgende Besonderheiten sind aber wichtig:

1. Aktualisierung der EK-Preise
Bei der Anpassung wird die Spanne im Nettopreis-Angebot ermittelt (Nettopreis zu EK-Preis, der bei Anlage oder Änderung in der Nettopreis-Definition im Angebot gespeichert ist) und mit dieser Spanne aus dem Artikel-EK-Preis der neue Nettopreis ermittelt. Dieser und der aktuelle EK-Preis werden in das Angebot eingetragen. 
Das Verfahren geht also davon aus, dass der ehemalige Aufschlag auf den EK-Preis erhalten bleiben soll.

Beispiel:
Im Artikel VK = 2,50, EK = 2,00
Im Nettopreis-Angebot EK = 2,00, Nettopreis = 2,3o
Durch Preisanpassung später im Artikelstamm: VK = 2,60, EK = 2,10
Mit der automatischen Preisanpassung ergibt sich eine Spanne von 15% (Differenz (2,30 - 2,00) / 2,00), die auf den aktuellen EK-Preis aus dem Artikelstamm aufgeschlagen wird. Als neuen Nettopreis wird dann 2,42 zusammen mit dem neuen aktuellen EK-Preis von 2,15 eingetragen.
 
Da sich die Spanne aus dem EK-Preis im Nettopreisangebot errechnet, sollte dieser einigermaßen realistisch sein. Die Übernahme nur der EK-Preise aus dem Artikelstamm kann man erreichen, wenn man bei VK ÄNDERN ein "N" einträgt.

2. Verfahren zur Prüfung und zur Kontrolle neuer Nettopreise
Bei der Nettopreisanpassung wirken die neuen EK-Preise sofort.
Um sicher zu gehen und diese neuen Preis vorab prüfen zu können, kann man folgendes Verfahren anwenden:
a) man kopiert das Nettopreis-Angebot auf einen "neutralen" Kunden und führt bei dem die Nettopreisanpassung durch. Nicht korrekte Nettopreise kann man entsprechend verändern und anpassen. 
b) zum Zeitpunkt, zu dem die neuen Nettopreise wirken sollen, löscht man die aktuellen Nettopreise des Kunden und kopiert die bearbeiteten Nettopreise auf den betreffenden Kunden.
c) Sind mehrere Nettopreis so anzupassen, muss man natürlich mehrere "neutrale" Kunden angelegt haben. Man kann aber auch zwischendurch die geplanten Nettopreise beim Kunden selbst als "normales" Angebot hinterlegen und dieses dann durch Kopieren zu Nettopreisen werden lassen. 

22.03

TK

Die Installation der TSE-Erweiterungen von COMMERZ-ACTUELL geht zügig voran. Die Anwender können nach der Einrichtung der zusätzlichen Programme sofort weiterarbeiten. Die Speicherung der TSE-Daten erfolgt im Hintergrund und für den Anwender eigentlich nicht bemerkbar. Lediglich die Ergänzung auf den Bons um die TSE-Daten lassen erkennen, dass die TSE im Einsatz ist.  

18.03

TKD

Automatische Generierung von Statistikdaten

Es gibt im Parametersatz Steuerfelder, die unbedingt auch besetzt werden sollten, um (und zwar automatisch!!) wichtige Statistikdaten zu erhalten. Nur in ganz wenigen Ausnahmen sollten diese nicht verwendet werden. 

Es beginnt bereits im ersten Parameter-Bildschirm mit dem Feld STATISTIKDATEN IN WWS:

Bei "J" können Absatzbereiche und der Vertriebsweg gewählt werden. Das bewirkt z.B. dass beim Kunden oder bei den Geschäftsdaten alle (!) Umsätze und Nutzen differenziert ausgewiesen werden können. Man erfährt damit z.B., dass ein Kunde einen Kopierer gekauft hat, aber die Werkstatt und auch bezüglich Verträge nicht in Anspruch nimmt, oder dass ein Toner in welchen Mengen über WWS oder über TKD geliefert worden ist.
Zusätzliche Hilfsfelder sind ein spezielle TKD-Sammelvertreter und die Vorgaben für Warengruppen, wenn in TKD generelle Positionen ohne Artikel verwendet werden. 
Ein "J" bei STATISTIKDATEN IN WWS beeinträchtigt die Statistik aus WWS nur insofern, dass zusätzliche (wichtige) Informationen dargestellt werden.

Nächstes Steuerungsfeld ist PROVISIONSDATEN IN WWS:
 
Wir hatten schon mehrfach darauf hingewiesen, dass der Ausdruck "Provisionsdaten" historischer Natur ist, weil die Daten ursächlich einmal nur für die Ermittlung der Vertreterprovision vorgesehen war. Das ist zwar immer noch so und deshalb enthält dieser spezielle Datenbestand in WWS alle Detaildaten einer Auftrags- oder Rechnungsposition. Damit lassen sich aber viele ganz bestimmte detaillierte Informationen am Bildschirm abrufen oder in Auswertungen darstellen. 
Über ein "J" im TKD-Parametersatz werden dann auch alle Details der TKD-Aufträge und auch der TKD-Verträge in die Datei abgestellt und können vielfältig in die Statistiken und Bildschirm-Ausgaben einbezogen werden. 

Letztes Steuerungsfeld, das mit "J" belegt sein sollte, ist das Feld VERTRAGSDATEN IN HISTORIE:

Die Historiedaten waren ursächlich nur gedacht, um die an einem Gerät erfolgten Technikerleistungen aufzuzeigen. Nachträglich wurden aber auch die Vertragsdaten immer wichtiger, sodass diese dann auch in die Historie abgespeichert werden konnten. Damit ist es jetzt möglich, alle für das Gerät erstellten Vertragsrechnungen am Bildschirm abzurufen. 

Diese 3 wichtigen Steuerungen sollten auf jeden Fall auf "J" gesetzt sein, da damit automatisch wichtige Informationen abrufbar sind. Bitte dringend prüfen.

17.03

allgemein

bitte dringend einmal prüfen !!!

Jahrelang hat ein COMMERZ-Anwender noch bis heute statt Umlaute irgendwelche Hieroglyphen auf seinen Formularen und auch auf den Kassenbons ausgegeben. Das ist für uns und auch für die Kunden ein ganz klarer Beweis dafür, dass die EDV dieses Fachhändlers nicht dem aktuellen Stand der Technik entspricht. Da kommen Zweifel auf, ob die Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und Kassenbons überhaupt korrekt sein können.
Ein minimaler Hinweis unserer Hotline hat die Umlaute wieder erscheinen lassen. 
Unsere Meinung war immer, dass alle Belege, die der Kunde erhält, ein Spiegelbild der gesamten Reputation des Fachhändlers darstellt. Deshalb sollte jeder einmal seine Belege kritisch betrachten; in COMMERZ gibt es genügend Möglichkeiten diese auch zu verbessern. 

16.03

TK

Kundennamen mit Text belegen

Der Name des Ladenkunden wird üblicherweise im oberen Teil des Bons ausgedruckt. Statt dem Namen kann man auch einen beliebigen Text in der Stammdatenverwaltung dieses Kunden anlegen (wenn man nur NAME1 und NAME2 belegt, wird auch die Kundennummer nicht gedruckt), der dann im oberen Teil des Bons ausgegeben wird.

Der untere Teil kann dann - wie üblich - über die Textnummer 85 (4 Zeilen) für weitere (Werbe-)Texte verwendet werden.

15.03

WWS

täglich viele Aufträge von einem Kunden

Wenn gleiche Kunden am gleichen Tag mehrfach Aufträge erteilen und diese auch jeweils erfasst werden, entstehen zu viele Aufträge für den Kunden, für die zumindest auch noch einzelne Lieferscheine erstellt werden. Um dieses zu verhindern, gibt es in COMMERZ-ACTUELL zwei Möglichkeiten:
1. Kennzeichen "ANFÜGEN ERLAUBT!" beim Kunden auf "J" setzen. Dann werden die Aufträge, die noch nicht bearbeitet sind, vorgeschlagen und man kann weitere Positionen anfügen. Vor die erste neue Position wird automatisch eine Textposition eingefügt, mit einem Hinweis, dass jetzt neue Auftragspositionen folgen. Nachteil dieses Verfahrens ist, dass immer wenn noch Aufträge offen sind,  ein Vorschlag unterbreitet wird (zusätzliche Abfrage und Eingabe).
2. Wenn man weiß, dass ein Kunde "unbearbeitete" Aufträge hat, kann man über die Auftragsänderung und die Eingabe des Kunden (Kurzbezeichnung oder Kundennummer) sich diese anzeigen lassen, einen (letzten) Auftrag auswählen und weitere Positionen anfügen. Bei der Auftragsänderung werden nur die Aufträge zur Auswahl angeboten, die noch "offen" sind (d.h. bei denen nicht alle Positionen komplett fakturiert sind).   

11.03

allgemein

Verschiedene Sätze bei  MwSt

Neben den üblichen Mehrwertsteuersätzen von 19% und 7% gibt es leider auch Artikel mit 0%, z.B. für Briefmarken. Wenn man solche Artikel anlegen möchte, für die keine  Mehrwertsteuer auszuweisen ist, ist das Mehrwertsteuer-Kennzeichen "4" zu verwenden, z.B. im Artikel einzutragen. Bei einem Kassenauftrag werden die Beträge korrekt ausgewiesen, auch wenn 3 verschiedene Mehrwertsteuersätze (19, 7, 0%) auftreten. Auf einem Rechnungsformular aber können nur zwei verschiedene Mehrwertsteuer-Sätze dargestellt werden.

10.03

TKD

Geräte finden

Wenn in COMMERZ ein Gerät angefordert wird, kann man über bestimmte Vorbuchstaben nach verschiedenen Merkmalen in den Geräten suchen:

An einigen Stellen im COMMERZ-TKD, -WWS oder -MB ist aber eine Suche nach bestimmten Merkmalen nicht sinnvoll. Im Wesentlichen hängt das einfach davon ab, welche Funktion mit der Eingabe verknüpft ist. 

Wenn man z.B. in einem WWS-Auftrag ein Gerät einbringen möchte, dann kann man sich z.B. über "v" alle derzeit verfügbaren Geräte anzeigen lassen. 

Wenn man alle Probestellungen oder alle Gebrauchtgeräte sehen möchte, dann macht es Sinn, die Auswahl in COMMERZ-MB über "s" zutreffen. 

Bei Aufträgen in TKD ist natürlich die Kurzbezeichnung des Kunden ("k") das bevorzugte Suchmerkmal. Hierbei ist aber auch das Problem gelöst, dass bei Kunden mit "endlos" vielen Geräten erst viele Bildschirme durchblättert werden müssen, um ein gewünschtes Gerät zu erhalten:
Durch Anfügen der Geräteklasse (aus Modell-Stammsatz) nach einem "*" werden nur die Gerate angezeigt, die das betreffende Geräteklassen-Kennzeichen haben.  

Bei unterschiedlichen Gerätenummern (eigene Gerätenummer einerseits und Seriennummer andererseits) ist auch der Zugriff über "h" sehr wichtig. 

Es gibt deshalb in COMMERZ praxisbezogene Verfahren, um Geräte schnell zu finden. Dazu ist es natürlich erforderlich, die dazu notwendigen Zugriffe auch entsprechend zu pflegen.

09.03

FIBU

Ausgabe Stapel

Bei der Ausgabe von Stapelbuchungen auf Drucker können zwei verschiedene Formate gewählt werden:

Diese unterscheiden sich lediglich dadurch, dass bei Eingabe von "1" die buchhalterischen Daten, wie Kostenstelle, Skonto und Steuer und bei "2" die Kunden-, Lieferanten- oder Kontenbezeichnung ausgegeben wird. 
Sofern man das Rechnungsausgangsbuch auf Drucker ausgegeben hat, ist eigentlich das Format "1" nicht mehr notwendig, weil es besser ist, zu jeder Buchung die Kontenbezeichnung ausgewiesen zu bekommen.

08.03

WWS

Artikelverkäufe an Kunden

Neben den diversen Auswertungen über die Verkäufe von Artikeln an Kunden gibt es in COMMERZ-ACTUELL auch die Möglichkeit, aus diesen einen Datenbestand in Form eines Angebotes zu erstellen, der dann weiterverarbeitet werden kann. Diese Funktion kann in der ANGEBOTSBEARBEITUNG unter 11. ERSTELLEN VON ANGEBOTEN aufgerufen werden:

Über die AUSWAHL können zum Beispiel
1. alle Artikel ausgewählt werden, die der Kunden gekauft hat (damit erhält man eine kompakte Datenzusammenstellung, die z.B. für die Anlage von Nettopreisen geeignet sein kann)
2. eine Auswahl aus den Artikeln (z.B. Schulbedarf, Toner) getroffen werden
3. die Daten eines bestehenden beliebigen Angebotes verwendet werden (im unteren Teil des Bildschirmes kann man eingeben, wie z.B.  bestehende Nettopreise verändert vorgeschlagen werden sollen). 

Wenn man dann noch den Zusatzbaustein EXPORT/IMPORT VON ANGEBOTEN einsetzt, kann man die Angebotsdaten auch über EXCEL noch entsprechend anpassen und wieder ins COMMERZ übergeben.

04.03

TK

TSE

Wir sind jetzt soweit, dass wir in der nächste Woche die erste Installation der TSE-Erweiterung durchführen werden. Anweisungen für die Installation, Beschreibung für die besonderen TSE-Funktion und die Änderungen in den normalen Kassiervorgängen sind weitgehend fertiggestellt. Wir werden diese nach der ersten Installation vorab an die von den Anwendern benannten Verantwortlichen versenden. 
In der darauf folgenden Woche werden wir dann Termine für die weiteren Installationen vereinbaren.  

03.03

allgemein

Rechnungen per E-Mail

Die Rechnungen, die aus COMMERZ automatisch per E-Mail versendet werden, enthalten einen textlichen Hinweis auf die Versendeform.
Einige Kunden möchten diesen Hinweis jedoch nicht ausgedruckt haben. Unsere Hotline kann stattdessen (dann generell für alle solche Kunden) individuell einen anderen Hinweis (z.B. nur "E") ausgeben, um auch intern zu erkennen, dass dieses Dokument per E-Mail versendet worden ist.
Dabei ist jedoch zu berücksichtigen, dass alle rechtlichen Vorschriften eingehalten werden, die für den Versand von Rechnungen per E-Mail erforderlich sind. 

02.03

TKD

weitere Gerätedaten

01.03

WWS

Anzeige Lager Soennecken

25.02

allgemein

TSE-Integration

Wir gehen davon aus, dass die Integration der TSE-Funktionen in der nächsten Woche fertiggestellt ist und wir nur noch ein paar Tests durchführen müssen. Die Beschreibung für Installation und Anwendung ist dann auch weitgehend fertiggestellt ist.
Spannend wird es ab 1.4.2021 für die wenigen COMMERZ-Anwender mit Terminalkasse, die die TSE-Erweiterung nicht einsetzen wollen, denn eine Nutzung dieser nicht den Gesetzen entsprechenden Kasse ist grundsätzlich nicht mehr erlaubt. Einzige Lösung wäre dann nur noch eine "Zigarrenkisten-Kasse".  

24.02

WWS

Auftragsarten ab 90

Neben den Standardwerten für Auftragsarten gibt es weitere, über die ganz spezielle Abläufe durchgeführt werden können:

90 KOMMISSIONS(beleg)
Die Auftragsart 90 stellt einen Spezialfall dar, der für die Abwicklung von Aufträgen über Kommissionsware gedacht ist. Umsätze dieser Art werden nur im Lager berücksichtigt (in Abhängigkeit vom Lager-Kennzeichen), es finden keine Umsatzbuchungen statt. Aufträge mit dieser Auftragsart gelten als abgeschlossen, wenn die Auftragsmenge komplett ausgeliefert worden ist. 
Denkbar für die Anwendung dieser Auftragsart ist z.B. für den Fall, dass Artikel als Ersatz kostenlos geliefert werden sollen.

91. PROBESTELLUNG
Die Auftragsart 91 dient dazu, Probestellungen - insbesondere im Maschinen-/Gerätebereich - abzuwickeln und zu verwalten. Angegebene Mengen werden nur mengenmäßig verbucht, bei Geräten, deren Seriennummern eingegeben wurden, wird der Status automatisch auf "4" (Probestellung) gesetzt und die Kunden- und Auftragsdaten eingetragen.
Aufträge der Auftragsart 91 können in der Auftragsart geändert werden:
o in Auftragsart 00 bis 09, wenn der Kunde die Probestellung behalten möchte. Die Mengenfelder werden beim Wechsel und Durchlaufen der Position(en) automatisch in "zu fakturieren" umgesetzt, sodass sofort die Rechnung abgerufen werden kann.
o Auftragsart 92 (RÜCKNAHME), wenn die Probestellung zurückgenommen werden soll. Beim Druck des Abholscheines werden die Mengen dem Lager wieder hinzugefügt, Geräte erhalten wieder den Status "1" (auf Lager).

92. RÜCKNAHME
Die Auftragsart 92 (Rücknahme) wird normalerweise aus Aufträgen  der Auftragsart 91 erzeugt (sonstige Rücknahmen lassen sich besser über den Abholschein (Auftragsart 93) durchführen.
Es ist zu beachten, dass sofort beim Erfassen des Auftrages der  verfügbare Bestand erhöht wird und beim Druck des Beleges die Mengen dem Lager zugeschlagen werden, obwohl die Waren normalerweise noch nicht im Lager sind.

93. ANHOLSCHEIN
Die Auftragsart 93  steuert und verwaltet das Verfahren von Rücknahmen. Dabei wird davon ausgegangen, dass der Kunde die Ware erhalten und berechnet bekommen hat. Beim Erfassen mit der Auftragsart 93 (positive Mengen) und dem Druck des Abholscheines wird mengen- und umsatzbezogen noch nichts verbucht. Erst beim Eingang der Ware kann die Auftragsart von 93 auf 10 bis 19 (Gutschrift) umgewandelt werden. Genau zu diesem Zeitpunkt erfolgt die lagermäßige Zubuchung und die Versorgung der Felder "zu fakturieren", so dass dann automatisch die Gutschrift abgerufen w erden kann.

94. INZAHLUNGNAHME
Die Auftragsart 94 ist in Verbindung mit Geräten anzuwenden. Mengen und Geräte, die mit dieser Auftragsart erfasst werden, führen letztlich zu einer Gutschrift für den Kunden.
Nach der Erfassung, bei der der verfügbare Lagerbestand entsprechend  erhöht wird, kann der Lieferschein abgerufen werden, der automatisch dazu führt, dass der Lagerbestand erhöht wird. Danach kann eine Gutschrift erstellt werden, die jedoch auch durch Versorgung der "zu fakturierenden" direkt erzeugt werden könnte.
Befinden sich Geräte in den Auftragspositionen, dann werden die betreffenden Gutschriftsbeträge als eine Komponente für einen neuen Einkaufspreis automatisch beim Gerät eingetragen. Die weitere Aufwandskomponente für den neuen Einkaufspreis kann dann über COMMERZ-ACTUELL-TKD als "Wiederaufbereitung" hinzugefügt werden.

95. INTERNER LIEFERSCHEIN
Sobald mehrere Lager/Filialen eingesetzt werden, können über die Auftragsart 95 Umbuchungen zwischen Zentral-Lager und Filialen durchgeführt werden. Dazu kann bei der Erfassung das Lager eingegeben werden, von dem die Ware abgebucht werden soll. Dieses erfolgt zum Zeitpunkt des Drucks des "Internen Lieferscheins". Über die Funktion "Lagerbuchungen" kann durch Angabe der Auftragsnummer die Lieferung komplett und schnell einem anderen Lager/Filiale zugebucht werden.

96. VERMIETUNG
Diese Auftragsart steuert die Verbuchung von Provisionsdaten bei den Vertretern und muss gesondert freigegeben werden. Sie kann verwendet werden, wenn z.B. Geräte nur vermietet werden, der Verkäufer aber Provision auf Umsatz und / oder Nutzen sofort angerechnet bekommen soll. Der Auftrag ist nach dem Druck des Lieferscheins, bei dem auch die Umsatzdaten (nur für die Provisionen) abgespeichert werden, abgeschlossen.

97. RÜCKNAHME VERMIETUNG
Wie Auftragsart 96, aber nur für Rücknahmen.

98. DIREKTLIEFERUNG  
Die Auftragsart 98 steuert Aufträge, bei denen die Ware nicht vom Fachhändler sondern vom Lieferanten direkt an den Kunden geliefert wird. Beim Erfassen von Artikelpositionen, die alle von einem Lieferanten stammen und alle auch direkt geliefert werden sollen, wird der verfügbare Bestand nicht reduziert, um das normale Bestellwesen nicht zu beeinflussen.
Die Verarbeitung der Auftragsart 98 muss von logics systems gmbh gesondert freigegeben werden.  

Jede dieser speziellen Auftragsarten hat auch zusätzliche Details, die die Abläufe in ihren Abläufen der Praxis anpassen. Unsere Hotline gibt gerne Auskunft über etwaige Besonderheiten.  

23.02

allgemein

Systemänderung, Installationen

Negatives Beispiel aus der Praxis:
Fachhändler nutzt einen über 15 Jahre alten Server, an dem nicht nur alle externen Kommunikationen sondern auch weitere PCs, z.B. auch Kassenplätze hängen.
o Was passiert, kann man sich leicht vorstellen: 
"Server gibt den Geist" und ist nicht mehr reparabel
o was ist die Folge:
Hektische und unkoordinierte Aktivitäten, um einen neuen Server zu besorgen und zu installieren (zwischenzeitliche nur noch manuelle  Abwicklungen, wo ist der aktuelle Datenbestand, was muss auf dem neuen Server installiert werden ... und, und und)
o was kann man tun
1. Man sollte die Gesamtinstallation mehrfach kritisch analysieren und Schwachstellen aufdecken und beheben
2. Die Notwendigkeit des Austausches zeitnah erkennen und entsprechende Aktivitäten einleiten
3. Alle Vorbereitungen für einen Austausch rechtzeitig vornehmen. Dazu gehört auch eine zeitliche Planung und die Einbeziehung der Hotline von logics (es ist mindestens eine terminliche Abstimmung erforderlich, wann eine Neuinstallation durchgeführt werden soll)
4. Bei nicht kalkulierbaren Abstürzen dafür Sorge tragen, dass aktuelle (Komplett-)Sicherungen immer vorhanden sind.

Den vermeintlichen trügerischen Eindruck "es läuft ja alles wie gestern noch" sollte man immer kritisch hinterfragen, sonst hat man morgen schon vielleicht das Chaos beieinander.

22.02

TKD

Wartung an Leasingfirma

Es gibt Fälle, bei denen die Leasing-Firma nicht nur die Leasinggebühren sondern auch gleich den Wartungsbetrag dem Kunden berechnet. Hierfür ist es erforderlich, dass für die betreffenden Geräte eine Rechnung/Forderung an die Leasing erstellt wird. Die Rechnungsadresse im Gerätestammsatz kann dazu nicht verwendet werden, weil sie für Rechnungen an den Kunden (z.B. für  Zählerabrechnungen oder für berechenbare Technikerleistungen benötigt wird.
Um diese Konstellation abwickeln zu können, wurde in COMMERZ-TKD ein neues Feld integriert, in das die Kundennummer der Leasing-Firma einzutragen ist (WARTUNGSADRESSE):

Wenn man dort die Kundennummer der betreffenden Leasingfirma einträgt, dann kann die Wartung an die Leasing-Firma berechnet werden. Voraussetzung ist allerdings noch, dass man bei dem Abruf der Vertragsabrechnungen Reihenfolge und Konditionen einhält:
1. Die speziellen Rechnungen an die Leasing-Firma sollten immer als erste abgerufen werden. Wenn dieses so nicht erfolgt, kann es passieren, dass durch generelle andere Abrufe die Wartung den Kunden berechnet wird.
2. Beim Abruf dieser Rechnungen sind MIETE und ZÄHLER auf "N" und WARTUNG auf "J" zu setzen. Dann ergibt sich die unten dargestellte Abfrage, die in diesem Fall mit "J" zu beantworten ist. 

Sollte man mit der Konstellation "nur Wartung" die anderen Geräte abrechnen wollen, ist "N" einzugeben.

18.02

WWS

Gutschrifts-
verfahren

Wir haben ein Konzept erstellt, wie die Abwicklung und der Ausgleich der Forderungen mit Kunden, mit denen eine Bezahlung über ein  Gutschriftsverfahren vereinbart ist, erfolgen kann.
Dazu sind grundsätzlich folgende Funktionen vorgesehen:
1. Der Kunde erteilt (elektronisch) Auftrag und COMMERZ-ACTUELL generiert daraus einen WWS-Auftrag. Dabei wird in IHR ZCH die  kundeneigene Bestellnummer (KEBN) eingetragen, die später zum Ausgleich herangezogen wird.
2. Die Ware wird geliefert und dem Kunden ggf. auch elektronisch mitgeteilt. 
3. Der Kunde zahlt und liefert dazu Einzelheiten elektronisch; im Wesentlichen KEBN und Betrag.
4. Der Fachhändler erstellt Rechnung (ggf. auch ohne Druck, dann Ergebnisse in einem speziellen Protokoll). Die Rechnungsdaten werden im Rechnungsausgangsbuch wie üblich hinterlegt, wobei zusätzlich die KEBN eingetragen wird. Außerdem erhalten diese Rechnungen das Lastschriftkennzeichen (Lastschrift noch zu erstellen). 
5. Die Daten aus Punkt 3 werden verwendet, um bei allen Rechnungen das Lastschrift-Kennzeichen „Lastschrift erstellt" einzutragen.
6. Bei der Übergabe in die FIBU wird automatisch Rechnung und Zahlung übergeben und die Rechnung somit gleich ausgeglichen.

Das Lastschriftverfahren wird natürlich nicht direkt verwendet, es wird nur dazu genutzt, um die Bezahlung zu kennzeichnen.

Damit ist die einzige Tätigkeit für den Fachhändler, die vom Kunden erhaltenen Zahlungsdaten bereitzustellen, damit diese mit dem Rechnungsausgangsbuch abgeglichen und verarbeitet werden. Aber auch dieser Prozess kann automatisiert werden.

Ein Riesen-Vorteil für Fachhändler, die Kunden haben, die mit ihnen im Gutschriftsverfahren ihre Bezahlungen abwickeln.

Bei Interesse bitte gleich Kontakt mit der Hotline aufnehmen, damit noch Details abgestimmt werden können.

11.02

allgemein

Fasching/Karneval

Auch in diesem Jahr wollen die "Schreiberlinge" der logics-news wieder so richtig in den Karneval-/Fasching-Trubel eingreifen.
Ach, geht ja gar nicht, weil alles abgesagt ist. Das bietet jetzt aber die Gelegenheit, sich ein wenig vom Stress zu erholen.  Deshalb erscheint der nächste Eintrag in den logics-news erst nach dem Aschermittwoch.

10.02

TKD

Aufträge abschließen 

09.02

allgemein

Formulare in WWS und TKD

08.02

WWS

Versandkosten

In der Standardversion von COMMERZ-ACTUELL-WWS müssen die Versandkosten immer eingegeben werden. Hilfen erhält der Anwender dadurch, dass
1. angezeigt wird, was bereits eingegeben bzw. was bereits berechnet worden ist:

2. nach Beendigung der Auftragserfassung nochmals die Versandkosten angefordert werden (,um sie nicht zu vergessen):

Hier kann man z.B. auf Basis des Auftragswertes über die zu berechnenden Versandkosten "manuell" entscheiden. Dabei fehlen häufig weitere Informationen, wie z.B. "darf ich Versandkosten eingeben?", "wie hoch dürfen die Versandkosten sein?", "sind Versandkosten vom Auftrag (Rechnung) oder von der Lieferung abhängig?", "darf ich bei dem Kunden Versandkosten berechnen" oder "welchen Versandkosten dürfen berechnet werden, wenn die (Teil-)Lieferung über ein Logistikzentrum (z.B. LogServe) erfolgt?".  

Zumindest die Vorgaben können aber in COMMERZ-ACTUELL-WWS automatisiert werden. Dazu kann man bis zu 9 verschiedene Konstellationen über eine zusätzliche Stammdatenverwaltung vorgeben:

Die Schlüsselnummer kann dann im Kundenstamm hinterlegt werden. Zusätzlich kann auch ein Betrag für Zusatzleistungen, wie z.B. Versicherung vorgegeben werden, der dann auf der Rechnung getrennt von den Versandkosten ausgewiesen wird. Im oben aufgeführten Beispiel werden dem Kunden ab EUR 50,01 keine Versandkosten mehr berechnet.
Die Versandkosten werden (wie bisher) auf der ersten Rechnung einmalig ausgewiesen. Für Kostenstellen und Sammelrechnungen sind gesonderte Berechnungen festzulegen und auch für die Berechnung der Versandkosten bei z.B. LS3-Aufträgen gibt es bereits Lösungen, die zumindest plausible Beträge der Versandkosten vorgeben. 
Weitere Informationen gerne durch unsere Hotline.

04.02

TK

Lieferscheine an der Kasse

Lieferscheine an der Kasse können statt auf Bon auch auf Formular ausgegeben werden. Dazu muss man lediglich die Druckernummer entsprechend ändern und einen Drucker angeben, der in der Nähe ist und der Formular-Papier enthält bzw. der über dot-files gesteuert das Formular selbst erzeugt.

03.02

TKD

Diverse Erweiterungen

Wir hatten in unregelmäßigen Abständen ab August 2017 über besondere Erweiterung in COMMERZ-TKD berichtet, die unserer Meinung nach für ein effizienteres Arbeiten mit TKD ganz wichtig sind. Nachfolgend nochmals eine Zusammenstellung mit jeweils kurzen Erläuterungen:
o 22.08.2017 
Auswertung über die Freien Einheiten im Vergleich zu den getätigten Kopien, um Missverhältnisse zu erkennen und zu korrigieren. 
Bestehende (langfristige) Verträge könnten angepasst werden.
o 29.08.2017
Globale Pooländerungen, womit durch eine einzige Änderung diese auch gleich in die anderen Poolgeräte eingetragen wird. Das zu ändernde Feld wird zusätzlich dahingehend geprüft, ob der gleiche Ausgangswert vorliegt (Warnung). 
o 04.09.2017
Berechnung eines Aufschlages (Portokosten) bei Vertrags- und Auftragsrechnungen, wenn diese nicht per E-Mail versendet werden können. Diverse Möglichkeiten für mögliche Ausnahmen.
12.09.2017
Zähler-Vorausberechnung mit Vergleich zu letzten Abrechnung. Das Ergebnis entspricht so in etwa einer "Rechnung auf Probe" und ist insbesondere für Pools besonders geeignet.
05.10.2017
Verwaltung von Lizenzen und Zuordnung zu den Geräten als Nebengerät. Sofern bestimmten Geräten auch gleich Lizenznummern zugeordnet werden müssen, werden diese aus einem Kontingent vorgeschlagen.
25.10.2017
Fleetkostenberechnung zusammen mit der Abrechnung von Wartung.
Diese Berechnung kann auch bei Pools eingesetzt werden.
14.11.2017
Spezieller EXCEL-Export von Gerätedaten mit Berechnung der Kosten pro Kopie für Zähler 1 und 2. Dabei werden Zählerabrechnungen und auch Auftragsleistungen entsprechend berücksichtigt. Durch den EXCEL-Export, kann der Anwender auch andere Gruppierungen bilden
05.12.2017 
Zähleranforderungen per E-Mail und automatische Zuordnung des gemeldeten Zählerstand aus der rückgesendeten E-Mail ins Gerät, sodass keinerlei manuelle Tätigkeiten mehr erforderlich sind. 
13.12.2017
Berücksichtigung des Erstaufwandes bei einem Verkaufsauftrag. Dadurch wird der Bruttonutzen des WWS/OBJ-Auftrages automatisch geschmälert.

Bei Interesse kann unsere Hotline gerne auch Detailbeschreibungen versenden. Über neue Erweiterungen werden wir weiterhin in kürze berichten.

02.02

FIBU

Verteilung einer 
Eingangsrechnung

Beim Buchen von Eingangsrechnungen kann man die Beträge auch gleich auf maximal 5 Wareneingangs-Konten verteilen: Dazu ist es erforderlich, statt eines direkten Eingangskonto beim Gegenkonto die "Wundertaste" F3 einzugeben:

Danach wird man aufgefordert, ein diverses Einkaufskonto einzugeben, auf das die einzelnen Posten zwischen gebucht werden. Die einzelnen Beträge sind als Nettowerte einzugeben, d.h. dass man die einzelnen Posten aus der Rechnung nur zu addieren braucht. Weiterhin ist zu beachten, dass Rechnungen mit zwei Mehrwertsteuersätzen nicht als Ganzes eingegeben werden können; hier sind dann zwei Buchungen erforderlich.

Wenn Eingangsrechnungen auf verschiedene Einkaufskonten verteilt werden müssen, dann wird jetzt auch der verbleibende Restbetrag bei DIFFERENZ angezeigt:
 
Damit hat man die Möglichkeit, etwaige minimale Differenzbeträge mit der letzten Verteilung zu korrigieren.

01.02

WWS

Textpositionen im 
Auftrag

Häufig kommt es vor, dass der Kommissionierer für einzelne Positionen oder auch für einen Auftrag insgesamt besondere Abwicklungen durchführen sollen. Diese Information soll dann auf einem Kommissionierungsbeleg stehen, aber nicht mehr auf Lieferschein und Rechnung gedruckt werden. Deshalb können auch Textpositionen eingegeben werden, die nur auf den Komm-Belegen ausgedruckt werden. Dazu ist statt dem "T" dann ein "TK" einzugeben. Folgendes Beispiel besteht aus 3 Positionen (1. Position: Text auf  Komm-Beleg, 2. Position: Artikel, 3. Position: Text auf Formular und Komm-Beleg):

Komm-Beleg dazu:

Lieferschein: 

Die Texte - insbesondere für den Komm-Beleg - können durch Leerzeilen oder Unterstreichungen noch deutlicher als in diesem Beispiel gestalten werden. 
Zusätzlich können nach "T" und "TK" auch Ziffern eingegeben werden, die auf feste Texte in STAMMDATENVERARBEITUNG TEXTE verweisen, die dann automatisch einkopiert werden.

Ganz wichtig: Textpositionen belegen eine Positionsnummer; der Text gehört immer zur vorhergehenden Artikelposition. Wenn diese auf Formularen wie Lieferscheine oder Rechnungen nicht gedruckt wird, wird auch die Textposition nicht ausgegeben. Das gilt nicht, wenn die Textposition die erste Auftragsposition ist. Diese wird immer gedruckt.

28.01

TK

Zwischenbericht
TSE

Wir haben die ersten Lese- und Schreibversuche mit dem TSE-Stick erfolgreich abgeschlossen und sind dabei, in den relevanten COMMERZ-TK-Stellen die Daten aufzubereiten und ggf. zu ergänzen. 

27.01

allgemein

Ergebnisdaten

Viele Warenwirtschaftsprogramme versprechen die "totale Transparenz aller Daten". Dem ist nicht zu widersprechen, aber was dabei ganz einfach vergessen wird, ist, dass Ergebnisse ganz einfach von den Eingabedaten abhängig sind.
Und dabei hapert es manchmal doch ganz gewaltig; und zwar an vielen Ecken und Kanten.
Wer seine EK-Preise nicht aktuell hält, darf sich nicht wundern, wenn der Bruttonutzen nicht stimmt, wer seine Artikelmengen nicht exakt führt, darf sich nicht beschweren, wenn eine Inventur plötzlich gänzlich andere Zahlen liefert und wer nicht in der Lage ist, die einzelnen Geschäftsbereiche  gegenseitig abgrenzen kann, darf nicht überrascht sein, wenn er zu spät erkennt, dass einer seiner Geschäftsfelder schon längere Zeit rote Zahlen schreibt. Allein ein einziger Eingangswert, der massiv von einem plausiblen Wert abweicht, kann die gesamte Statistik gewaltig verfälschen. 
Deshalb unser dringender Appell an unsere COMMERZ-Anwender:
"Wenn Sie Zweifel an der Genauigkeit Ihren Ergebnis-Daten haben, prüfen Sie zunächst auch einmal Ihre Eingangsdaten.

26.01

TKD

Enddatum über Zeitraum vorgeben

Es gibt bei jedem Vertragstyp (Miete, Wartung, Zähler) die Möglichkeit, sich das Enddatum auf Basis der vereinbarten Dauer (in Monaten) errechnen zu lassen. Dazu ist das (etwas unscheinbare) Feld hinter dem VERTRAGSBEGINN (=MON) zu verwenden:

Hier ist die Anzahl der Monate einzugeben und COMMERZ errechnet dann das VERTRAGSENDE automatisch:

25.01

WWS

kundeneigene Artikelnummern

Insbesondere Großkunden bestellen oft Artikel mit ihren eigenen Artikelnummern. Das ist in COMMERZ-ACTUELL überhaupt kein Problem, wenn diese Artikel - was ja auch meist der Fall ist - als Nettopreise angelegt werden. Zur Eingabe ist es nur erforderlich, im Kopfsatz des Nettopreisangebotes das Feld KUNDEN-ARTIKELNR auf "J" zu setzen:

Danach ist bei jeder Position die betreffende kundeneigene Artikelnummer einzugeben (gegebenenfalls auch mit einer Sollmenge=Planmenge):

Bei der Auftragserfassung kann dann direkt bei ARTIKELNUMMER die kundeneigene Artikelnummer eingegeben werden. Wenn der Artikel gefunden ist, wird die Artikelnummer ausgetauscht und zur Kontrolle die kundeneigene Artikelnummer unten nochmals angezeigt:

Auf allen Formularen, die an den Kunden gehen, wird selbstverständlich auch immer die kundeneigene Artikelnummer mit ausgedruckt; auf internen Belegen, z.B. auf den Komm-Belege, wird die eigene Artikelnummer verwendet.
Mit diesem Verfahren erspart man sich das Arbeiten mit  Referenzlisten und ggf. eine manuelle Korrektur der Formulare, um die kundeneigene Artikelnummer einzubringen. 
Mit der Hotline ist abzustimmen, wenn die kundeneigene Artikelnummer zu lang ist.
Auch wenn der Kunde mit seiner eigenen Artikelnummer elektronisch bestellt, wird dem Artikel die interne Artikelnummer des Fachhändlers automatisch zugeordnet.  

21.01

TK

TSE-Anbindung

Zum 31.03.2021 ist es zwingend erforderlich, dass die Kassen mit einer TSE (technische Sicherheitseinrichtung) ausgestattet sein müssen. Wir haben mit den Vorbereitungen begonnen und die Stellen in unseren COMMER-TK-Programmen festgelegt, an denen mit dem TSE-Modul kommuniziert werden muss. Der nächste Schritt ist, die für die TSE zusätzlichen Daten festzulegen oder bestehende zu erweitern.
Wir gehen davon aus, dass wir bis Mitte/Ende Februar die wesentlichen Tests durchführen können und eine Beschreibung zur Installation und zur Nutzung der TSE fertig gestellt haben. Dann verbleibt noch etwa ein Monat für die Einrichtung bei den TK-Anwendern.
Derzeit testen wir mit zertifiziertem TSE-Stick die Schnittstelle zur Kommunikation mit diesem Stick.
Wir werden über den Status der TSE-Einrichtung weiter in den logics-news berichten.  

20.01

allgemein

Sicherungen

Leider ist das Thema "Sicherungen" immer wieder ein Dauerbrenner.

Konkreter aktueller Anlass bei einem COMMERZ-Anwender:
Massiver Systemabsturz erforderte die Wiedereinspielung der Datensicherung.
Aber: Es gab keine !!!.
Wir haben dann mühsam mit viel Aufwand versucht, einen früheren Stand wieder zu aktivieren und zur Verfügung zu stellen. 
Die Folge: Zeitverlust, Nacharbeitungen und Kosten.

Wir möchten alle COMMERZ-Anwender dringend bitten, ihr Konzept für die Datensicherung zu überprüfen. Dazu gehört auch, dass temporär geprüft wird, ob auf dem Sicherungsmedium auch wirklich die gesicherten Daten und Programme von COMMERZ-ACTUELL vorhanden und ablauffähig sind.  

19.01

FIBU 

Daten bei Mahnungen

Was bedeuten eigentlich die Daten und Tage beim Aufruf von Mahnungen?
 

o ZAHLUNGEN BERÜCKSICHTIGEN BIS: 

Das einzugebende Datum kann als Datum eines Stichtages

verstanden werden. Es werden nur die Rechnungen angemahnt, die bis zu diesem Stichtag ihre Nettofälligkeit verloren haben. Alle Rechnungen, die zwischen diesem Stichtag und dem Tag des Mahnungslaufes (und später) fällig werden, werden deshalb nicht angemahnt, weil in diesem Zeitraum der Kunden noch bezahlt haben könnte. Auf der Mahnung wird dieses Datum als „Zahlungen berücksichtigt bis ......“ ausgewiesen.

o MAHNTOLERANZTAGE ALLGEMEIN:

Diese Tageszahl wird auf die Nettofälligkeit der Rechnung (die noch nicht angemahnt wurde) „heimlich“ aufaddiert und der Mahnungstermin damit um diese Toleranz verschoben.  Diese Toleranztage, die auch Null sein können, verzögern deshalb den Ausdruck der betreffenden Rechnung als „gemahnt“.

o TOLERANZTAGE SOFORTFÄLLIGE RECHNUNGEN:

Rechnung, denen die Zahlungsbedingung „sofort rein netto“ (d.h. in der Zahlungsbedingung steht Nettofälligkeit auf null oder es ist keine Zahlungsbedingung vorhanden) zugeordnet ist, würden (falls der Mahnlauf gerade stattfindet) schlimmstenfalls noch am selben Tag gemahnt werden. Deshalb kann der Anwender für diesen Fall Toleranztage eingeben, die die Mahnung zunächst verhindern.

18.01

TKD

Korrektur Zählerabrechnung

Wenn ein Kunden die Zählerabrechnung moniert, weil ein zu hoher Zählerstand angenommen wurde und die Abrechnung wegen weiteren Vertragsabrechnungen (z.B. Wartung) nicht mehr rückzusetzen ist, denn gibt es in COMMERZ-ACTUELL keine direkte Korrektur dieser Vertragsabrechnung. Lösungen dazu sind gesonderte Gutschriften oder (negative) SONSTIGE ERLÖSE. 
Es gibt aber eine Lösung, bei der dem Kunden die zu viel berechneten Kopien gutgeschrieben werden und bei der auch die statistischen Daten wieder auf einen stimmigen Stand gebracht werden können. 
Das Verfahren nutzt die Freien Einheiten aus, die bei Poolformat 0 auch zu negativen Abrechnungswerten führen können. Dazu sind bei dem betreffenden Gerät die Daten zwischenzeitlich zu ändern und danach wieder einzutragen. Wie im nachfolgenden Beispiel dargestellt werden dem Kunden dann Zählerstände (hier 10.000) durch negative Rechnung  gutgeschrieben:
  
Es gibt eine ausführliche Beschreibung des Verfahrens; bei Bedarf bitte bei unserer Hotline anfordern.

14.01

WWS

Werbeaktionen

Üblicherweise speichert man die Daten (Preise) von zeitlich begrenzten Aktionen als Kundengruppen-Nettopreise (A-J-Preise) ab. Diese Preise gelten dann, solange das Angebot existiert.
Dabei sind folgende Besonderheiten zu beachten:
1.Spezielle Kunden bekommen häufig noch bessere Preise als aus der Werbeaktion. Wenn diese als A-J-Preise definiert wurden, können durch den Einsatz der Bestpreis-Funktion etwaige Konflikte mit Preisen dieser Kunden vermieden werden.
2. Wenn die Standard-Katalogdaten in Form von A-J-Preisen angelegt worden sind, muss man das Preiskennzeichen im Parametersatz dazu nutzen, zusätzliche A-J-Preise zu definieren:
 
Das dort abgespeicherte Preiskennzeichen wird vor den Katalog-Nettopreisen als erste Priorität herangezogen.
Damit kann der Anwender z.B. den Hauptkatalog als A-Preise eingeben oder automatisch übernehmen und als B-Preise  Aktionspreise hinterlegen, wobei in den B-Nettopreisen auch Artikel aus den A-Nettopreisen enthalten sein können.

Das Ergebnis einer solchen Aktion (aber auch von allen direkten Nettopreisangeboten) kann man in COMMERZ-ACTUELL über  8.ANGEBOTSÜBERWACHUNG und dann über die  3.NETTOPREISAUSWERTUNG  erfahren. Dabei können die Daten (auch zwischenzeitlich) zusätzlich zur Listenausgabe auch am Bildschirm eingesehen werden.
Neuerdings werden auch die den Artikelpreisen zugeordnete Sollmengen mit ausgegeben.

Am Ende einer Aktion muss das Angebot "entfernt" werden, damit die speziellen Preise nicht mehr wirken. Auch wenn es schon gelöscht sein sollte, können die Daten immer noch zum Druck oder am Bildschirm abgerufen werden: Man muss nur die Angebotsnummer noch wissen.  
Letzteres macht Sinn, weil man zu einem festen Termin die Aktion beenden möchte, aber erst später alle Ergebnisse der Aktion gerne bewerten möchte.

13.01

allgemein

Start ins 2021

Nach einer längeren Pause heute wieder die erste tägliche logics-news. Corona-bedingt müssen wir zunächst die neuen Daten aus 2021 als Fortsetzung von 2020 betrachten. Wir werden sie später dann trennen.
Wir wünschen allen ein erfolgreiches und vor allem gesundes neues Jahr.