Es gibt bei unseren Anwendern auch Vertragskonditionen, bei denen der Kunde am Jahresende die nicht genutzten Kopien vergütet bekommt. Dieses kann man in COMMERZ-ACTUELL zumindest auf 2 Arten lösen:
1. Wenn man die Vertragsdaten erstmalig ins COMMERZ-TKD übernimmt, kann man statt einer Wartungspauschale auch die Abrechnung mit Abschlägen wählen. Bei der Zählerstands-Abrechnung am Jahresende ergibt sich dann automatisch ein zu berechnender Betrag oder eine Gutschrift. Der monatliche Abschlagsbetrag ist dabei so zu vereinbaren, dass er der zu erwartenden Zahl von Kopien entspricht.

2. Normaler Vertrag mit Wartung, Zähler und Freie Einheiten. Dann kann man am Jahresende sich über die Funktion "AUFGELAUFENE FREIKOPIEN" den Überhang ausweisen lassen. Über die Funktion "SONSTIGE ERLÖSE" (auch mit negativen Werten eingebbar) könnte dann z.B. bei etwaige Gutschriften die Wartungsbilanz entsprechend verändert werden, wenn man dem Kunden eine "neutrale" Gutschrift erstellt haben sollte.

         !

Ganz wichtig:
Ein MDE-Gerät muss nicht nur für die Inventur eingesetzt werden, sondern es kann z.B. auch verwendet werden, um Daten für eine Bestellung zu erfassen.

Die Bezeichnungen sind Standardnamen, die jeweils entsprechend angepasst werden können.
Hierfür ein Beispiel:
Die Zentrale, die die Lagerbestandsführung einsetzt, hat noch eine kleine Filiale, die aber nicht in COMMERZ eingebunden ist. Die Filiale bestellt so quasi als Kunde Artikel bei der Zentrale, in der die Mengen dann auch abgebucht werden. Wenn nun ein "Lieferschein"-Kunde in der Filiale Artikel mitnimmt, muss der handschriftlich erstellte Lieferschein zur Erfassung und zur Rechnungsstellung in der Zentrale erfasst werden. Dabei würde aber (wie bei einem normalen Auftrag) fälschlicherweise erneut vom Lager abgebucht werden. Um dieses zu verhindern, verwendet man die Auftragsarten 20-79, die in diesem Fall lediglich die Lagerbuchung verhindern, ein. Welche Verbuchungen bei den verschiedenen Auftragsarten unterdrückt werden, kann man in der Bedienungsanleitung nachlesen. 

Zusatzfrage:
Warum ist meist Bereich von 10 Auftragsarten für die gleiche Funktion vorgesehen ?
Manche Fachhändler möchten intern ihre Aufträge nach bestimmten Merkmalen (z.B. Kundenkreise, Art des Auftragseingangs, internes Erfassungsteam  u.a.) differenzieren. Deshalb kann man bei der Auftragserfassung die Vorgabe von Auftragsart = 00 in eine von 01 bis 09 ändern und hat immer noch die gleichen identischen Funktionen der Auftragserfassung wie für Auftragsart=00. Abrufen der differenzierten Umsätze und Nutzen kann man beispielsweise in den Geschäftsdaten.

Die Eingabe einer Artikelnummer erfolgt im COMMERZ immer nur an einer Stelle. Da nun aber verschiedene Suchbegriffe aus dem Artikelstamm (wie z.B. Zugriffsnummer, Artikelgruppe, EAN-Code, Text für Volltextsuche) eingegeben werden können, ist es erforderlich dem Programm kenntlich zu machen, welches Suchmerkmal folgt. Dafür wurden dann die Vorbuchstaben, wie "z", "a", "i" oder "v" eingeführt.
Für einige COMMERZ-ACTUELL-Anwender haben wir aber die Eingabe der Vorbuchstaben völlig eliminiert. Das bedeutet, dass diese Anwender ohne diese Buchstaben die Artikel finden.
Wie funktioniert das ?

Ganz einfach: Es wird eine Reihenfolge festgelegt, nach der die einzelnen Zugriffe nacheinander geprüft werden. Aber dabei muss natürlich vermieden werden, dass Artikel deshalb nicht gefunden werden, weil vorher über einen in der Reihenfolge vorhergehenden anderen Zugriff bereits ein "Treffer" erzielt wird und damit ein oder mehrere andere Artikel gefunden und angezeigt werden (und der gesuchte nicht).

Man muss also individuell prüfen, wie die aktuellen Zugriffsfelder normiert worden sind und welche Reihenfolge vorgegeben werden kann, um dann zu entscheiden, ob ein Finden von Artikeln auch ohne Vorbuchstaben immer zum Ziel führt.

Informationen dazu gerne bei der Hotline.

 J

Es gibt in COMMERZ-WWS unter 5.FAKTURIERUNG zwei Möglichkeiten Abschriften zu erstellen:

Dabei ist die zweite Möglichkeit (AUS DATEN) zum einen ein wenig veraltet und zum anderen auch davon abhängig, dass auch noch alle Daten zur Verfügung stehen. Zudem werden nicht alle Daten des Originals ausgegeben (es fehlen z.B. die Nummern der Lieferscheine). 

Die bessere Lösung ist sicherlich die erste Möglichkeit (AUS ORIGINAL), weil dort das gespeicherte Duplikat der Rechnung verwendet wird und dieses lediglich um den Zusatz ABSCHRIFT ergänzt wird. Abschriften aus Original sind erstellbar, solange sie nicht über die FUNKTION 3 (LÖSCHEN ABSCHRIFTEN) gelöscht wurden.

Eleganter ist sicherlich diese Funktion über DocuWare, dem in COMMERZ  integrierten Archivierungssystem, auszuführen.

In COMMERZ-TKD findet man die Ausgabe von Abschriften etwas versteckt unter 4.DRUCKEN VON RECHNUNGEN in der LEISTUNGSBEARBEITUNG:

Wichtig dabei ist, dass trotz Aufruf in der LEISTUNGSBEARBEITUNG auch Abschriften für Vertragsabrechnungen erstellt werden können.

Es gibt in WWS, OBJ und TKD festgelegte Steuerkennzeichen, die auch so für die FIBU von COMMERZ-ACTUELL bereitgestellt werden. Dabei wird das Steuerkennzeichen "0" für den Standardsteuersatz (19%), "1" für den reduzierten Steuersatz und "4" für "ohne Steuer" verwendet. 
In der FIBU selbst aber werden ganz andere Steuerkennzeichen z.B. für 19%, für 7% oder auch "ohne Steuer" vorgegeben (Parametersätze 3 und 4). Die Umschlüsselung bei der Übernahme von Rechnungen ist ganz einfach, weil COMMERZ-ACTUELL-FIBU einfach im betreffenden   Parametersatz z.B. nach dem Schlüssel für 19% Mehrwertsteuer sucht und dieses Steuerkennzeichen dann für die Weiterverarbeitung in der FIBU einträgt und weiterverarbeitet (sind mehrere vorhanden, wird der erste gefundene genommen).

Das hat zu einem - noch nicht gelösten - Problem geführt, weil in COMMERZ-WWS/TKD/OBJ zwei Typen von mehrwertsteuerfreien Ausgangsrechnungen entstehen können (EU und nicht-EU). Dabei findet COMMERZ-ACTUELL immer nur ein Steuerkennzeichen (das erste, was 0% und Mehrwertsteuer entspricht) und verbucht alle Umsätze unter diesem Steuerkennzeichen (erkennbar in der UStV). Differenzierbar sind die Umsätze immer noch, weil sie (definierbar in den Parametersätzen WWS und TKD) auf verschiedene Erlöskonten verbucht werden. 

Was nicht in den Sternen steht, ist die langfristige Betreuung und Weiterentwicklung von COMMERZ-ACTUELL durch logics systems GmbH: Sie ist gesichert.

Aber, sowohl auf den Bildschirmen als auch auf den Ausdrucken (auch auf den Formularen) werden häufig Sterne ("*") ausgegeben. Ein ganz wichtiger Stern ist beim Rechnungsdruck hinzugekommen, nämlich der hinter dem Rechnungsdatum. Dieser Stern bedeutet, dass diese Rechnung mit der ausgewiesenen Rechnungsnummer bereits schon einmal erzeugt (aber ohne Update nur gedruckt) worden ist.
Dazu ein Beispiel:

Man erstellt eine Rechnung aus der Auftragsbearbeitung heraus und bestätigt dann "DRUCK IN ORDNUNG" mit "N". Damit ist intern in COMMERZ die Rechnung nicht erstellt, aber die Rechnungsnummer (wegen der Lückenlosigkeit) bereits vergeben. Wenn dann später die Rechnung "echt" erstellt wird, erscheint hinter dem Datum dieser Stern (Auszug):
_____________________________________________

_____________________________________________

Solche Rechnungen sollten intensiv überprüft werden, weil nicht ausgeschlossen werden kann, dass der Erstdruck - trotz einer  entsprechender Arbeitsanweisung - versendet worden ist. 
Die interne Arbeitsanweisung sollte eigentlich heißen: "Wenn ein Rechnungsdruck nicht bestätigt worden ist, ist die Rechnung sofort als ungültig zu kennzeichnen".

Hinweise für den Techniker, der den nächsten Auftrag am Gerät durchführen wird, kann man in der Auftrags- und Leistungsbearbeitung über den Positionstyp H eingeben. Das macht Sinn, wenn der Techniker auf seinem Auftragsbeleg einen entsprechenden Hinweis notiert hat. 

Nicht immer bekannt ist, dass man im Aufgabenkomplex DATEIPFLEGE unter 13. TECHNIKERHINWEISE auch nachträglich, z.B. für alle Geräte eines Modells (Modifikation) oder auch ganz individuell für ein einzelnes Gerät solche Hinweise eingeben kann. 

und dann Punkt 13:



Wenn man bei GERÄT F3 eingibt (alle Geräte), kann man alle Geräte
eines Modells  über die Modellnummer (Artikelnummer des Gerätes) auswählen. Dann wird der Hinweistext, der nach der Eingabe einzugeben ist, bei allen diesen Geräten eingetragen.
Wenn aber z.B. eine Störungsmeldung bei einem kritischen Kunden gesondert behandelt werden soll, kann man mit dieser Funktion auch  einen entsprechenden Text hinterlegen (z.B. "Chef informieren"), der dann unter Techniker-Hinweis beim nächsten Auftrag automatisch erscheint, womit dann die Möglichkeit besteht, entsprechend zu reagieren. 

Und wie macht man das nun ?

Kundenindividuelle Nettopreise haben Vorrang vor allen anderen Preisen. Sie können lediglich noch geändert werden, wenn die Bestpreisfindung beim Kunden eingeschaltet ist. 
Das bedeutet, dass man unbedingt in der Angebotsbearbeitung ein Nettopreis-Angebot anlegen muss. Dieses kann aber auch wegen Punkt 4 nicht für den Kunden selbst erfasst werden. Deshalb erfasst man zunächst ein "normales" Angebot für den Kunden und kopiert dieses dann als Nettopreisangebot auf einen neutralen internen Kunden, wobei man den Kundenname entsprechend verändert. 
Dieses Nettopreisangebot kann man dann als Preisliste drucken.
Ist man sich mit dem Kunden einig, dann lässt man dieses normale Angebot (ggf. nach geringen Korrekturen)  wiederum durch Kopieren zu Nettopreisen für den Kunden werden.     

Bei TKD-Vertragsrechnungen werden links unten Zeichen ausgegeben, die die wesentlichen Eingabedaten beim Abruf der Rechnungen darstellen (Auszug aus Rechnung):
___________________________________________ _ _ _  _

___________________________________________ _ _ _  _

Die Daten stammen beispielsweise aus folgendem Abruf:

und bedeuten:
o 04/12 ist der ABRECHNUNGSMONAT
o JJJ sind die Eingaben bei ABRECHNUNG
Dieses Ausgabe wurde deshalb eingeführt, weil bei den Abrechnungen, bei denen Wartung an eine Leasing-Firma zu stellen ist, spezielle Eingaben erforderlich sind und diese häufig nicht eingehalten wurden.

o 0 ist das eingegeben Poolformat.
Damit kann nun jeder Anwender die Ausgangsdaten für die Vertragsabrechnungen selbst kontrollieren. Für die Hotline dienen sie dazu, etwaige Unstimmigkeiten besser kontrollieren zu können. 
Letztere können z.B. entstehen, wenn man die Poolrechnung und ein Rücksetzen mit verschiedenen Poolformaten durchführt.

"Die Hotline braucht zur Analyse von Problemen immer zu viel Zeit"
Die Hotline kann über Fernwartung direkt auf die Rechner der Fachhändler zugreifen und hat so die Möglichkeit, etwaige Fehler schnellstens zu finden. 

"COMMERZ-ACTUELL ist eine autonome Software, die keine Kommunikation mit anderen Systemen zulässt"
Direkte Zugriffe auf den LogServe-Rechner bei Soennecken, bei denen z.B. für LS3-Aufträgen die Verfügbarkeit und sonstige Besonderheiten angezeigt werden, belegen alleine die Einbindung in andere Systeme. Diverse sonstige Schnittstellen z.B. zu Logistikzentren, zu und von Webshops, zu CRM-Systemen, zu und von Finanzbuchhaltungen und viele andere zeigen, dass COMMERZ-ACTUELL als Mittelpunkt der EDV beim Fachhändler seine volle Berechtigung hat. Dieses ganz abgesehen von den umfangreichen funktionellen Eigenschaften von COMMERZ, die genau (und nicht mehr !!) die Anforderung der Fachhändler abdeckt.  

In COMMERZ-ACTUELL-FIBU können bei erfassten Buchungen über die Funktion "OP-KONDITIONEN ÄNDERN" OP-spezifische Daten, wie Valutadatum, Mahnungszähler oder auch die Zahlungsbedingung geändert werden. Diese Änderungen haben natürlich keinen Einfluss auf die "echte" Sachbuchhaltung, sind aber manchmal notwendig, wenn mit den Kunden oder den Lieferanten andere Absprachen nachträglich getroffen werden. So kann man z.B. den Zähler für die Mahnungen zurücksetzen, wenn man die Mahnung doch nicht verschickt hat oder man kann das Valuta-Datum zeitlich so (voraus) setzen, dass keine Mahnung mehr erstellt wird.  

Um eine Kontrolle über diese Änderungen zu erhalten, kann man sich bei den SERVICEPROGRAMMEN eine Liste mit den OP-ÄNDERUNGEN anfertigen lassen, die alle Änderungen im Detail enthält.

In WWS und in TKD kann beim Einstieg das Tagesdatum geändert werden. Dieses ist dann erforderlich, wenn man irgendwelche Tätigkeiten (wie zum Beispiel den Rechnungsdruck) einem anderen Tag zuordnen möchte. Letzteres wird z.B. häufig in TKD notwendig, wenn man Leistungen rückwirkend (Zähler) oder im Voraus (Wartung/Miete) später oder früher berechnen möchte.  Eine solche Änderung des Tagesdatums (nur wirksam an dem betreffenden Arbeitsplatz)  sollte jedoch ganz gezielt und mit besonderer Sorgfalt durchgeführt werden. Damit diese Änderung nicht von jedem Mitarbeiter durchgeführt werden kann, ist in WWS eine Sperrmöglichkeit in den Zugriffsberechtigungen vorgesehen:

Willkürliche Änderungen des Tagesdatums können zu erheblichen Verfälschungen der Statistiken führen.

Bitte einmal prüfen, wie das Feld DATUMÄNDERUNG in allen Zugriffsberechtigungen gesetzt ist.
In COMMERZ-ACTUELL-TKD ist diese Sperre nicht vorhanden, weil davon ausgegangen wird, dass der Rechnungsdruck meist nur von einer Person durchgeführt wird.

Es gibt zwei Artikelpreislisten, auf denen die VK-Preise inkl. MwSt dargestellt werden:

1. in den Auskünfte und Auswertungen

2. im Ladengeschäft

Bei der ersten kann wahlweise auch der Preis inkl. MwSt mit ausgegeben werden, während in der zweiten Auswertung immer der VK inkl. MwSt aus dem Artikelstamm gedruckt wird. Diese Preise können aber unterschiedlich sein (!), weil in der Auswertung 1 der VK inkl. MwSt sich aus dem VK errechnet, während in Auswertung 2 der Preis direkt aus dem Artikelstamm genommen wird (der an der Kasse ja auch im Normalfall verwendet wird). Unterschiede ergeben sich vor allem dann, wenn das Feld KALK VK+MWST auf "N" steht, weil dann die Relation zwischen den beiden Preisen nicht 19% betragen muss. 

Diese Konstellation gibt es dann öfters in COMMERZ, wenn man spezielle Ladenpreise festlegen möchte.

Es gibt eine spezielle Beschreibung, in der die Besonderheiten von COMMERZ-ACTUELL-TK (Terminalkasse) dargestellt sind. Nachfolgend das Inhaltsverzeichnis; bei Interesse bitte Info an die Hotline.  

2.   Besondere Standard-Funktionen in COMMERZ-ACTUELL-TK

2.01 Endbetrag in Großschrift

2.02 Wiederholung eines Bondruckes (Duplikat)

2.03 Eigene Erlöskonten

2.04 Parken von Aufträgen

2.05 Blättern im Anzeigebereich

2.06 EAN-Codes

2.07 Frequenzanalyse

2.08 Individueller Bonkopf

2.09 Kunden ändern

2.10 "Barzahler"

2.11 Löschen einer erfassten Position

2.12 Rücknahmen / Gutschriften

2.13 Gutscheine

2.14 Sammelquittung

2.15 Steuernummer auf Bon

2.16 Einkaufspreis bei Warengruppenartikel

2.17 Einkaufspreis bei Sonderartikel

2.18 VK-Preis aus EK-Preis

2.19 Werbetext auf Bon

2.20 Statistiken

2.21 Gesamtnachlass , Gesamtrabatt

2.22 Bestellungen

2.23 Preisauskunft zwischendurch

2.24 Ändern Kundendaten für Bon

2.25 Rechnungsinkasso und Rechnungsnummer und Betrag nicht bekannt

2.26 Warengruppen-Artikel

2.27 Unterschrift auf Lieferschein

2.28 Zeitschriften

2.30 Verkauf Geräte

2.31 Schublade öffnen (neu)
2.32 Erfassung EAN-Codes
2.33 Gesonderte VK-Preise

2.34 Steuerungen

2.35 Gesamtstorno eines Bons

3.   Besondere individuelle Funktionen

3.01 Scannen von Kundenkarten

3.02 Spezialerfassung für größere Anzahl von Positionen

3.03 TKD-Aufträge in der Warenwirtschaft

3.04 Vorgabe eines festen Lagers unabhängig vom Kunden

3.05 Berücksichtigung von Skonti

3.06 Felder in den Kopfdaten

3.07 Anzeige der nächsten Staffel

3.08 Archivierung

3.09 Vorgabe Kundennummer

3.10 Mengenkorrektur, Änderung der Reihenfolge Menge - Artikel

3.11 Eingabe Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer

3.12 Bon-Lieferschein ohne Preise

3.13 Sperren Abschlüsse

3.14 Bondruck mehrfach

3.15 Eigene Filial-Adresse auf Bon

3.16 Unterdrückung der Druckervorgabe

3.17 Unterdrückung "Provisionsdaten"

3.18 Kassen-Notbetrieb  

Neu ist nun, dass man Bilder auch auf Formularen, z.B. auf Angeboten  ausgeben kann. Bei Interesse bitte die Hotline kontaktieren.

17.07

TKD/WWS

Tonersuche

In der Auftragserfassung wurde zum Finden von Tonern eine weitere Funktion integriert. Beim Feld ARTIKELNUMMER kann man nun auch ein "m" und die Modellbezeichnung eingeben, woraufhin alle Artikel aus der Artikeltabelle dieses Modells angezeigt werden. Gedacht ist diese Funktion für den Fall, dass ein Kunde beispielsweise  "ich brauche Toner für Kyocera FS-C5015N" ordert.
Beispiel:
o Eingabe "m" und Modell

o Anzeige Toner 

Nach Auswahl eines Toners werden die Geräte des Kunden angezeigt, aus denen man sich das betreffende auswählen kann:
 
Durch spezielle Steuerungen ist es auch möglich,
1. den Toner keinem Gerät zuzuordnen, weil der Kunde den Toner für ein "nicht-gespeichertes" Gerät haben möchte,
2. nur die Geräte anzuzeigen, bei denen der ausgewählte Toner auch einsetzbar ist,
3. den Toner auch einem Kunden zuzuordnen, der kein Gerät hat.

Bei dieser Funktion ist es besonders wichtig, die nur modellweise anzulegenden ARTIKELTABELLEN korrekt und vollständig mit Tonerartikel zu bestücken. Nachdem die ARTIKELTABELLEN allein auch schon in COMMERZ-ACTUELL-TKD von besonderem Nutzen sind, ist aber davon auszugehen, dass die ARTIKELTABELLEN lediglich überarbeitet oder ergänzt werden müssten.

16.07

allgemein

Wenn man den Kommunikations-Baustein MFcenter (meist bereits wegen PBSeasy-mail schon vorhanden) einsetzt, kann man diesen auch nutzen, um  aus COMMERZ-ACTUELL PDF-Formulare zu erstellen und diese direkt per E-Mail an den Kunden oder an den Lieferanten zu senden. Das kann man z.B. nutzen, um in COMMERZ erstellte Angebote dem Kunden direkt zu übermitteln, aber auch um Liefer-Avise oder Rechnungen (auch z.B. Abschriften von Belegen) an den Kunden zu versenden. Auch Bestellungen können auf diese Weise zum Lieferanten übertragen werden.
Im Prinzip ist es lediglich erforderlich einen speziellen Drucker einzurichten, der dann alles weitere übernimmt.
Weitere detaillierte Informationen gerne durch unsere Hotline. 

12.07

OBJ

Einsatz OBJ

Der Baustein COMMERZ-ACTUELL-OBJ wurde extra für die Abwicklung von Einrichtungsaufträgen entwickelt, da zum Standardbaustein  COMMERZ-ACTUELL-WWS wesentliche Unterschiede vorliegen:
1. Positionen können Beschreibungen enthalten, d.h. es ist ein "Langtext" erforderlich
2. Es gibt neben den Positionen gestaffelte Unterpositionen (Schreibtisch bestehend aus ..)
3. Das Bestellwesen ist nicht lager- sondern auftragsbezogen
4. Das Layout von Formularen muss flexibel gestaltbar sein
5. Daten aus Planungswerkzeugen für Einrichtungen müssen in beliebigen Status übernehmbar sein.
COMMERZ-ACTUELL-OBJ erfüllt alle die Anforderungen und kann deshalb optimal auch dann eingesetzt werden, wenn CAD-Systeme im Vorfeld nicht verwendet werden. Durch die Superfunktion "Kopieren von Positionen" können aus bestehenden Angeboten oder Aufträgen einzelne Positionen oder Positionsgruppen übernommen und ggf. entsprechend angepasst werden.
Nachdem COMMERZ-ACTUELL-OBJ in alle Daten von COMMERZ integriert ist, verteilen sich auch alle Ergebnisse in die angelegten Statistikfelder bis hin zur Übergabe an die FIBU.

Wer also nicht unbedingt seinen Geschäftsschwerpunkt im Einrichtungsbereich hat, jedoch öfters Angebote und Aufträge hieraus abzuwickeln hat, sollte COMMERZ-ACTUELL-OBJ einsetzen. Als Ersatz dafür z.B. WORD einzusetzen halten wir nicht für sehr optimal. 

11.07

TKD

TKD-Aufträge

Bei der Entwicklung von COMMERZ-ACTUELL-TKD ist man davon ausgegangen, dass jeder TKD-Auftrag (vor allem auch wegen einer vollständigen Übersicht)  über 2.AUFTRAGBEARBEITUNG erfasst, für Arbeitsleistungen ein Technikerauftrag erstellt und die erbrachte Leistung in 3. LEISTUNGSBEARBEITUNG erfasst wird. Damit liegt dann für die Erfassung von Leistungen einen gespeicherten Auftrag vor, auf den sich die Leistungen beziehen. Deshalb erwartet COMMERZ auch bei der Leistungserfassung die Eingabe der Auftragsnummer:

Wichtig ist nun, dass wenn kein Auftrag vorliegt, man trotzdem die Leistungen hier erfassen kann: Man muss nur statt der Auftragsnummer die "Wundertaste" F3 eingeben. Dann wird die nächste Auftragsnummer ermittelt und unter dieser werden dann die erfassten Daten abgestellt. 
Man braucht als nicht erst in die Auftragsbearbeitung gehen, um einen neuen Auftrag anzulegen. Leistungen lassen sich aber auch in der Auftragsbearbeitung erfassen und mit dem Rechnungsdruck auch abschließen. Nur kann man dort nicht direkt entscheiden, ob der Auftrags abgeschlossen werden soll oder nicht.  

10.07

WWS

LogServe-Lager


 (schon wieder:)
        J  

In der aktuellen Version von COMMERZ-ACTUELL-WWS wird bei der Auftragsbearbeitung jetzt auch der aktuelle Lagerbestand bei LogServe direkt angezeigt (SOE-LAGER:):

Dieser Lagerbestand erscheint immer, wenn es sich um einen eigenen Auftrag oder einen LS3-Auftrag handelt, sofern der Artikel im LogServe-Lager gespeichert ist (LC-Kennzeichen="J"). Damit kann man insbesondere bei eigener Lagerbestandsführung entscheiden, aus welchem Lager der Artikel (schnell) geliefert werden soll. 
Die bereits seit längeren in der COMMERZ-ACTUELL-Version 3.03 ausgegebenen Informationen über den Status von Artikeln (Auslauf, nicht mehr lieferbar, etc.) werden natürlich immer noch zusätzlich dargestellt.  

09.07

allgemein

Schnellerfassung

logics systems gmbh ist immer bemüht, bei der Eingabe von Daten die Erfassungsgeschwindigkeit zu verbessern. So kann man z.B. innerhalb einer Erfassungsmaske mit F1 oder mit CURSOR UP wieder zum vorhergehenden Feld kommen oder sich mit F2 oder BILD DOWN zur Weiterverarbeitung in die unterste Zeile verzweigen. Auch wenn man schon in der untersten Zeile sich befindet, kann man mit F1 von unten zurück in den Bildschirm.

Beispiel:
Der Kunde soll nicht durch das Logistikcenter beliefert werden, sondern durch das eigene Lager. Dazu ist die Leistungsstufe auf Null zu setzen:

Wenn man jetzt bei AUSWAHL eine "1" eingibt, muss man 12 Eingabefelder quittieren, zu dem Feld zu gelangen (bei 13 muss man dann das Spiel nochmals machen):
Bei Eingabe von F1 in der untersten Zeile kommt man direkt zum Feld LEISTUNGS-STUFE und kann dieses Feld ändern:


Bei Bildschirmen mit vielen Daten (z.B. Stammdaten) kann man auch mit der Maus sich auf das Feld setzen und das (eine Feld) direkt ändern.

05.07

WWS

Schon vergessen? Belege anzeigen

Bei der Auftragsänderung werden in der Bildschirmdarstellung der Kopfdaten die Nummern der Lieferscheine und der Rechnungen jeweils mit Datum angezeigt:

Diese Anzeige dient zunächst einmal zur generellen Information, welche Belege bereits erstellt worden sind. Man kann sich diese Dokumente aber auch im Detail ansehen. Dazu ist es lediglich erforderlich bei AUSWAHL ein (kleines) "d" einzugeben:
 
Danach öffnet sich ein Fenster und man kann mit Cursor-Tasten den gewünschten Beleg auswählen, das dann direkt auf dem Bildschirm als WORD-Dokument ausgegeben wird. Der Beleg wird automatisch als ABSCHRIFT gekennzeichnet, sodass er auch direkt weiterverarbeitet werden könnte. Der Abruf dieser Belege kann vor allem bei Teillieferungen oder Teilrechnung wichtig sein. 
Zur Information nochmals die Funktionen, die man bei AUSWAHL zusätzlich noch aufrufen kann (Eingabe Funktionstaste F5), wobei allerdings einige lediglich bei den Positionsbildschirmen frei geschaltet sind: 

Wichtig könnten aber die Eingaben von (groß) "D" und "F" sein, über die einerseits alle Belege oder die FIBU-Daten des Kunden angezeigt werden. Die ersteren sind nach Auftrags-Datum sortiert, sodass die jüngsten Belege zuerst zur Auswahl bereitstehen. FIBU-Daten (OPs) kommen direkt aus der COMMERZ-ACTUELL-FIBU, können aber auch aus der DATEV-FIBU (z.B. täglich einmal) übernommen werden. 

04.07

ZPF

Übernahme Lagerpreisliste

Soennecken liefert täglich eine EXCEL-Datei mit den VK-Preisen, die als Ergänzung für variable Preise des Bürobest anzusehen sind. In der ZENTRALEN ARTIKELPFLEGE können diese Daten direkt eingelesen werden, wenn man die Soennecken-Artikelpflege aufruft:
 
Die über der Menüpunkt 8 übernommenen VK-Preise (ggf. auch mit Staffeln) können direkt in die Artikelstammdaten eingetragen werden. 
Interesse (?), dann gleich mit der Hotline Kontakt aufnehmen. 

03.07

TKD

Rechnungs- adresse

Bei Vertragssammel- oder Pool-Rechnungen werden mehrere Geräte auf einer Rechnung zusammengefasst. Jedes Gerät kann nun aber eine andere eigene Rechnungsadresse haben, für die Sammel- oder Pool-Rechnung benötigt man aber nur eine einzige Adresse. Dieser Konflikt wird dadurch gelöst, dass die Rechnungsadresse hierfür nicht aus den Geräten (möglich wäre auch gewesen, das erste oder das letzte Gerät zu nehmen)  sondern aus dem Kundenstamm genommen wird. 
Sollte eine vermeintlich "falsche" Rechnungsadresse auf der Rechnung stehen, dann liegt es mit Sicherheit daran, dass dieses Verfahren nicht beachtet wurde. 

02.07

WWS

Preisauskunft

       J

Die Preisauskunft wurde jetzt so erweitert, dass nun alle Artikel, die ein Kunde berechnet bekommen hat, angezeigt werden. Dazu ist bei ARTIKELNR die "Wundertaste" F3 einzugeben:

Danach wird dann die Warengruppe angefordert, wobei auch hier F3 für alle Warengruppen möglich ist:

Dann werden alle betreffenden Artikel angezeigt
 
und ein bestimmter Artikel kann für die Preisauskunft angezeigt werden. 
Wir hatten bereits am 19.6.2012 berichtet, dass bei Artikeln von LogServe nun auch in der Preisauskunft die aktuell dort verfügbare Menge automatisch angezeigt wird, weil wir über unseren Kommunikationsbaustein MfCenter einen direkten Zugriff realisiert haben..

28.06

allgemein

Betreuung und Weiterentwickl.

Wir hatten uns vor etwa einem Jahr entschieden, nicht mehr auf ein einzelnes Nachfolgeprogramm zu setzen, sondern den Service und die Weiterentwicklung von COMMERZ-ACTUELL eigenständig weiterzuführen. Und wir müssen erkennen, dass dieses genau ein Schritt in die richtige Richtung gewesen ist. Etliche Fachhändler haben in der Zwischenzeit entweder individuelle Erweiterungen oder weitere Komponenten geordert bzw. ihren eigenen Einsatz von COMMERZ-ACTUELL bei sich im Unternehmen auf Effizienz prüfen lassen. Die Tendenz zeigt, dass sich Investitionen in COMMERZ-ACTUELL immer noch lohnen.
Für uns entsteht daraus natürlich eine besondere Verpflichtung, die Betreuung und Weiterentwicklung langjährig fortzusetzen. 
Und das wollen wir auch gerne tun, die Weichen dafür sind gestellt.  

27.06

WWS 

Referenzkunden

Für mehrere Kunden, die die gleichen Nettopreise erhalten (z.B. weitere Filialen), brauchen die Nettopreise nur einmal bei einem Kunden angelegt werden. Den Verweis auf diese Nettopreise steuert man bei den anderen Kunden über das Feld  "NETTOPR.REFERENZKUNDE im Kundenstammsatz, in dem man dort die Kundennummer des Kunden einträgt, unter dem die Nettopreise angelegt worden sind:

Selbstverständlich können bei solchen Kunden bei Bedarf auch noch individuelle Nettopreise für gleiche Artikel angelegt werden, die bei mehrfacher Definition Priorität haben. Einen Nachteil gibt es allerdings, denn bei der NETTOPREIS-AUSWERTUNG sind dann alle Verkäufe aller dieser so  verbundenen Kunden enthalten.  

Die Nettopreisauswertung ist ein exzellentes Werkzeug, um zu erkennen, welche und in welchen Mengen die als Nettopreis angelegten Artikel vom Kunden geordert worden sind.  Diese Auswertung kann auch dazu dienen, bei der nächsten Preisrunde oder auch zwischendurch dem Kunden Differenzen in Bezug auf Plan und Ist aufzuzeigen. Nachdem nun auch vereinbarte Sollmengen für die Abnahme (vielleicht auch nur bei einigen Artikeln) vorgegeben werden können, werden damit auch etwaige diese Differenzen gleich konkret sichtbar ausgewiesen. 
Die Nettopreisauswertung findet man in der ANGEBOTSBEARBEITUNG unter 8:ANGEBOTSÜBERWACHUNG:

Sie liefert (auch schon zwischenzeitlich) wichtige Informationen bezüglich der Abnahme von Artikeln, für die Nettopreise angelegt worden sind.

26.06

WWS

gelieferte Mengen

Der Menüpunkt RECHNUNGSKONTROLLE in der BESTELLÜBERWACHUNG ist eigentlich nur für den Abgleich der Rechnung mit den betreffenden Lieferungen vorgesehen (die Überprüfung mit Rechnungen, die elektronisch übermittelt worden sind, findet man unter ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN in der BESTELLVERWALTUNG). Er kann aber auch verwendet werden, wenn man wissen möchte, welche Mengen einer Bestellposition mit welcher Lieferung wann eingegangen sind. Dabei werden zunächst die allgemeinen Daten einzelner Lieferungen angezeigt:

und nach Aufruf einer Lieferung die Daten hierzu:

Damit erhält man eine Übersicht über die verschiedenen Lieferungen (auch einer einzigen Position).
Ein Grund mehr, das Bestellwesen auch zu nutzen.

25.06

TKD

Wartungs-
vertragstypen

Die Wartungsvertragstypen, die den Geräten zugeordnet werden können, steuern eine Vielzahl von Funktionen, auch außerhalb von COMMERZ-TKD, wie z.B. in COMMERZ-WWS und an der Kasse. Ursächlich wurden die Wartungsvertragstypen eingeführt, um in COMMERZ-TKD automatisch die Konditionen für den VK-Preis in den Positionen von Werkstattaufträgen vorzuschlagen. COMMERZ gibt diese in Form eines Nachlasses (KOND) in Prozent vor, der bei 100% kostenlos und bei 0% voll kostenpflichtig bedeutet.
Üblicherweise hat man (je nach eigenen Vertragskonditionen) in etwa 4 bis 8 Wartungsvertragstypen, die über die Stammdatenverwaltung angelegt werden:
  
Zur Steuerung, welche Artikel mit welchen KOND zu bewerten sind, dient das in jedem Artikel enthaltene Feld VERRECHNUNGSART (Spalte V), von 00 bis 59. Hiermit kann man z.B. auch zwischen schwarzen und farbigen Toner unterscheiden, wenn diesen unterschiedliche KONDs zugeordnet werden sollen.
Der Vorschlag von KOND für eine TKD-Auftragsposition ist nun im Standardfall ganz einfach:
1. Ein Auftrag setzt immer ein Gerät voraus. Aus diesem Gerät wird der Wartungsvertragstyp entnommen (ist keiner vorhanden, ist immer alles kostenpflichtig).
2. Aus dem Positions-Artikel, wird die Verrechnungsart entnommen und mit dieser aus der oben dargestellten Tabelle KOND ermittelt und vorgeschlagen. Diese KONDs sollten für den Normalfall immer korrekt sein, sie können aber in Ausnahmefällen auch noch geändert werden.

Über dieses Verfahren erspart sich der Anwender alle manuellen Tätigkeiten, ob und in welchem Umfang eine TKD-Leistung kostenlos oder kostenpflichtig ist.

21.06

WWS 

Versandkosten

Leider passiert es öfters, dass die Anrechnung von Versandkosten "vergessen" oder diese falsch eingegeben wird.  Deshalb lässt sich in COMMERZ-ACTUELL-WWS die Vorgabe der Versandkosten automatisieren, wobei diese auch noch um eine zweite Komponente (z.B. Versicherung) erweitert werden kann. 
Über eine zusätzliche Stammdatenverwaltung können bis zu 9 Varianten unter einer SCHLÜSSELNUMMER angelegt werden, wobei diese beim Kunden hinterlegt werden muss:
 
Die Versandkosten können nach Auftragswert gestaffelt werden, wobei es z.B. auch möglich ist, dass diese ab einem bestimmten Auftragswert nicht mehr berechnet werden. 
Zusätzlich kann eine zweite Komponente (hier VERSICHERUNG) mit Werten belegt werden, die dann zusammen mit den Versandkosten (getrennt) ausgewiesen werden. Damit ergibt sich auch die Möglichkeit, zusätzliche Beträge unter der Überschrift "VERSICHERUNG" (oder andere Bezeichnung) berechnen zu können. 
Die Konditionen lassen sich z.B. auch so einstellen, dass ab einem bestimmten Auftragswert nur noch der Betrag für die VERSICHERUNG  ausgewiesen wird. 
Die Berechnung der Versandkosten  (ggf. zuzüglich Versicherung) erfolgt dann automatisch bei der Rechnungsschreibung. Die Versandkosten werden (wie bisher) auf der ersten Rechnung einmalig ausgewiesen. Für Kostenstellen und Sammelrechnungen sind gesonderte Berechnungen festzulegen. 
Weitere Informationen gerne durch unsere Hotline.

20.06

WWS

Erlöskonten

In der Stammdatenverwaltung Erlöskonten werden für die 3-stelligen Warengruppen die Erlöskonten vorgegeben. 

Dabei bedeutet die 2. Stelle bei ERLÖSKONTO die erste Stelle, die Zeilen die 2. Stelle und die Spalten die 3. Stelle der Warengruppe. So ist z.B. das Erlöskonto für die Warengruppe 148 gleich 8100.
Die 1.Stelle des ERLÖSKONTO kann genutzt werden, wenn man spezielle Erlöskonten für verschiedene Lager oder für verschiedene Kassen einrichten und nutzen möchte, wobei die Null generell für die Erlöskonten (oder für Lager = 0) gilt. Mit den Ziffern 1 bis 4 in der ersten Stelle werden Erlöskonten für die Lager 1 bis 4 definiert, ab 5 einzelne Kassen. 
Wenn für alle Kassen gemeinsame Erlöskonten verwendet werden sollen, kann dieses von unserer Hotline leicht eingerichtet werden.    

19.06

WWS

Lager LogServe

     J

In der Auftragsbearbeitung von LS3-Aufträgen wurde schon seit längerer Zeit  (Version 3.03) ein direkter Zugriff auf den Rechner von  LogServe integriert. Der Fachhändler erhält darüber Informationen über die Lieferbarkeit (z.B. verfügbare Mengen). 
Diese Funktion wurde jetzt auch in die Preisauskunft integriert, sodass man auch dort die Information über die aktuelle Lieferbarkeit erhält.  

18.06

FIBU

UStV

Über den Aufgabenkomplex 2.ABSCHLUSS kann man sich die Daten für die Umsatzsteuer-Voranmeldung ausgeben lassen. 

Wichtig dabei ist, dass diese für eine Buchungsperiode auch mehrfach gedruckt werden kann (z.B. am Monatsende zur Beantwortung der Frage: "Haben wir noch Eingangsrechnungen zu buchen?").
Zusätzlich zur UStV sollte man immer die ABSTIMMUNG STEUER drucken und die Daten mit der UStV vergleichen. Diese Auswertung, die Umsätze und Steuern enthält,  ist grundsätzlich so aufgebaut, dass  
1. für jedes Konto die bei diesem verwendeten Steuerkennzeichen mit Summen ausgewiesen werden (dabei kann man schon erkennen, ob ein Steuerkennzeichen nicht zu einem Konto "passt")
2. am Ende eine Zusammenfassung über die Steuerkennzeichen ausgegeben wird (Direktvergleich mit UStV).
 
Bei der Auswahl 1 sollte man anfangs immer  2=komprimiert wählen. Erst wenn man ein bestimmtes Konto oder ein spezielles Steuerkennzeichen betrachten möchte, sollte man 1=detailliert eingeben, weil dann jede einzelne Buchung aufgezeigt wird. 
Zum Vergleich mit der UStV ist bei der Auswahl 2 STEUERRELEVANTE auszuwählen. Mit 2=ALLE BUCHUNGEN erhält man alle zusätzlichen Buchungen, in denen z.B. ein bestimmtes Steuerkennzeichen berücksichtigt wurde, die sich aber nicht umsatzsteuerbezogen auswirken.  Wenn man beispielsweise alle Buchungen mit 7% Mehrwertsteuer auswählt, kommen dann auch Buchungen der Geldkonten, bei denen Skonto abgezogen worden ist.

Die Abstimmung Steuer ist ein sehr gutes Werkzeug, um die Buchhaltung nach verschiedenen Gesichtspunkten zu prüfen und sollte deshalb immer genutzt werden.

14.06

allgemein

Mehrwertsätze

Neben den üblichen Mehrwertsteuersätzen von 19% und 7% gibt es leider auch Artikel mit 0%, z.B. für Briefmarken. Wenn man solche Artikel anlegen möchte, für die keine  Mehrwertsteuer zu berechnen  ist, ist das Mehrwertsteuer-Kennzeichen "4" zu verwenden, z.B. im Artikel einzutragen. Bei einem Kassenauftrag werden die Beträge korrekt ausgewiesen, auch wenn 3 verschiedene Mehrwertsteuersätze (19, 7, 0%) auftreten. Auf einem Rechnungsformular aber können nur zwei verschiedene Mehrwertsteuer-Sätze dargestellt werden. 

13.06

TKD

Bezeichnungen für Zähler

In COMMERZ-ACTUELL-TKD werden intern sehr häufig lediglich die Bezeichnungen ZÄHLER 1, ZÄHLER 2 ... verwendet, ohne genau zu definieren, welche Kopien oder Vorgänge eigentlich gezählt werden bzw. gemeint sind. Ab der Version 3.03 kann man sich zumindest für Zählererfassung und bei der Versendung der Zählerabfrage per E-Mail die genaue Bezeichnung sich ausgeben lassen. Dazu wird das Verfahren "VARIABLE ZÄHLERTEXTE" entsprechend genutzt, wozu man zusätzlich im Parametersatz 9 die Textnummern für die verschiedenen Bezeichnungen einsetzen muss:

Die Textnummer für die Bezeichnungen der Zähler ist unter TEXT ZÄHLERBEZEICHNUNG einzugeben. Dabei ist zu beachten, dass Texte auch für 2 und für (bis) 4 Zähler vorgegeben werden müssen.
Bei einer Zählerstandserfassung könnte der Bildschirm dann beispielsweise folgendermaßen aussehen:

Entsprechend sieht das dann auch bei der E-Mail-Versendung aus, sodass der Kunde sofort weiß, welcher Zähler er wo eintragen muss.

12.06

FIBU

OP-Buchhaltung

Etliche COMMERZ-ACTUELL-Anwender haben neben der DATEV-Buchhaltung auch die OP-Buchhaltung von COMMERZ-ACTUELL ("Schmalspur-FIBU") im Einsatz. Diese dient dazu, einerseits ein schnelles und aktuelles Mahnwesen durchführen zu können und andererseits über die Erstellung von Zahlungsvorschlägen auch den Zahlungsverkehr gegenüber den Lieferanten abzuwickeln zu können.
Dazu ist es erforderlich, die Zahlungen der Kunden zu erfassen, wobei es hierzu zwei Möglichkeiten gibt:

1. Buchungen
Die Buchung der Zahlungen erfolgt über den Menüpunkt BUCHUNGEN, wobei später auch die Zahlungen mit Datum und Belegnummer erkennbar sind. 
2. Löschen Buchung
Über den Menüpunkt AUSGLEICH OFFENE POSTEN kann man einzelne Rechnungen löschen, so dass sie nicht mehr als "noch offen" geführt werden.

Der Vorteil bei der 2. Variante liegt im Wesentlichen darin, dass sie erheblich schneller ist, um eine Rechnung "auszugleichen". Allerdings ist eine besondere Sorgfalt erforderlich, um die richtige Rechnung auszuwählen.
Bei Teil- oder Anzahlungen sowie bei nicht akzeptierten Abzügen für Skonti kommt man jedoch nicht umhin, diese über den Menüpunkt BUCHUNGEN eingeben zu müssen.

11.06

WWS

Erweiterung von Adressen

In der Kunden-Stammdaten-Verwaltung in COMMERZ-ACTUELL-WWS kann man die Namen der Kunden um 3 Zeilen erweitern. Diese weiteren Daten werden dann auch in die Angebots und Auftragsbearbeitung übernommen. Dazu braucht man nur bei NAME2 die "Wundertaste" F3 eingeben:

und man kann 3 weitere Zeilen eingeben:

In der Auftragsbearbeitung äußert sich das dann so:

Zum Änderungen oder auch zur Eingabe von individuelle Erweiterungen der Adressen  muss man lediglich die Funktion "1" eingeben und dann bei NAME 1 die Funktionstaste F3 drücken.

Entsprechendes gilt auch für die Versandadresse.

05.06

allgemein

Rechnungsdatum

Bei der Erstellung von Rechnungen ist besonders auf das Rechnungsdatum zu achten. COMMERZ nimmt in allen Programmen immer das Datum, das beim Einstieg unter DATUM vor- oder eingegeben worden ist:

Da immer das aktuelle Tagesdatum beim Aufruf der Programme von  COMMERZ vorgegeben wird, ist häufig eine Änderung dann notwendig, wenn z.B. man am Monatsende einen ganzen Block von Rechnungen schreibt, die aber noch in den Vormonat sollten, oder wenn man Zählerstände rückwirkend berechnet. Bei letzteren befindet man sich meist bereits im Folgemonat (z.B. im Juli) und muss die Rechnungen dann auf den 30.6. setzen.

Ganz besonders wichtig ist, dass eine Änderung des DATUMs nur für den betreffenden Bildschirm (Fenster) gilt, nicht also für alle anderen laufenden Programme. Vergessen sollte man auch nicht, nach einer Datumsänderung dieses wieder auf das aktuelle Tagesdatum zu setzen.

Wichtig ist auch, dass man in WWS über die Zugriffsberechtigung eine Änderung des Datums generell sperren kann, um versehentliche Änderungen zu verhindern.  

04.06

TKD

Artikeltabellen

Um in der Auftrags- oder Leistungsbearbeitung ganz schnell Artikel (z.B. der richtigen Toner) finden zu können, wurden in COMMERZ-TKD die Artikeltabellen eingeführt.

Dabei sind folgende Punkte zu beachten:

1. Name der Tabelle
Die Bezeichnung der (modellbezogenen) Tabelle sollte den Namen des Modells beinhalten.
2. Modellstammsatz
Artikeltabellen sollten im Modellstammsatz hinterlegt sein, damit diese jedem neuen Gerät gleich zugeordnet wird (auch in alle bestehenden Geräte lassen sich ganz elegant die Artikeltabellen nachträglich integrieren).
3. Finden und auswählen
Bei der Auftrags- und Leistungserfassung muss man nicht unbedingt den Artikelplatz wissen, sondern man kann sich die Artikel der Tabelle auch über den Positionstyp "X" anzeigen lassen und daraus den Toner auswählen:

  
Die Artikeltabellen sind ein extrem nützliches Werkzeug, zudem sie auch zur Prüfung in WWS und an der Kasse (u.a. dort auch zur Preisfindung z.B. für kostenlose Lieferung) verwendet werden. Dort kann man sich auch alle Geräte mit Wartungsverträgen aufzeigen lassen und dann nach Wahl eines Gerätes aus den angezeigten (zum Modell gehörenden) Tonern den betreffenden Artikel auswählen.
 
Somit sind die Artikeltabellen ein ganz wichtiges Werkzeug zum Finden des richtigen Toners, zumal er auch automatisch für die korrekte Preisfindung sorgt. 

31.05

allgemein

Aufwand reduzieren

Die logics hat immer die Philosophie vertreten, dass für häufig wiederkehrende Funktionen, die einen beträchtlichen Aufwand verursachen,  schnellstens eine entsprechende Lösung in COMMERZ realisiert wird. 
Häufig hört die Hotline, dass wiederholt lästige Eingaben oder umständliche Abwicklungen bei unseren Kunden stattfinden. Sie würde hier gerne helfen, benötigt aber dazu entsprechende Informationen. Sie kann dann Ratschläge auf Abhilfe geben oder Lösungen realisieren.
Deshalb unser Appell: Bitte die Hotline informieren, wenn scheinbar unnötige Aufgaben mit viel Aufwand erledigt werden oder wenn Abläufe umständlich erscheinen (am besten mit einer kurzen Beschreibung: "Wir müssen immer ......, wenn  wir ......").

Dieses gilt insbesondere auch dafür, wenn aufwendig Daten aus COMMERZ-ACTUELL manuell in andere Systeme (z.B. in EXCEL für spezielle Auswertungen) übernommen werden. Hierzu gibt es in COMMERZ diverse Auswertungen und Exporte, die auch völlig automatisiert ablaufen können. 

30.05

WWS

Lieferanten im Artikelstamm

Über die Artikelpflege oder auch manuell können den Artikeln mehrere Lieferanten zugeordnet werden. Dabei werden diese in der Reihenfolge des nach Eingang nacheinander im Artikel gespeichert. Dabei kommt es aber häufig vor, dass der oder die wichtigsten Lieferanten nicht an eine obere Stelle gespeichert werden.  Diese Reihenfolge kann man durch Vertauschen selbst ändern:

Zu dem Feld REIHENFOLGE ... gelangt man, wenn man in der unteren Zeile F1 eingibt:

Mit dieser Funktion ist es auch möglich, den Hauptlieferanten auszutauschen. Dabei werden auch die Daten des 1. Bildschirmes (Lieferant) und die des 2. Bildschirmes (EK-Preis) übernommen.
Hinweis: Die rote Farbe beim 2. Lieferanten zeigt, dass dieser Lieferant den kleinsten Einkaufspreis hat.

29.05

WWS

Geschäftsergeb.

Bei den Geschäftsergebnissen gibt es insgesamt 5 Einstiegsmöglichkeiten, wobei die 3. über die Absatzbereiche (Geschäftsbereiche einschließlich TKD) wohl am meisten genutzt wird:

Wichtig ist aber auch der Einstieg über die Auftragsarten, um zu erkennen, wie der Status z.B. bei den Gutschriften, den Direktlieferungen oder sonstigen Auftragsarten aussieht. Auch die Datengruppe "VERTRETER" kann genutzt werden, wenn man z.B. Informationen über  monatliche Umsätze und Nutzen im Vergleich ausgewiesen haben möchte.

Wesentlicher Vorteil dieser Auskunft: Sie ist "blitzschnell" abrufbar. 

Bei allen Einstiegsmöglichkeiten kann man auch warengruppenbezogen "in die Tiefe" gehen, sodass die zunächst dargestellten generellen Informationen noch weiter detailliert werden können.

Es gibt etliche Fachhändler, die gerade die Informationen auf Geschäftsführerebene täglich sich ansehen. Vor allem auch deshalb, weil auch Vergleiche zu variabel definierbaren Zeiträumen abgerufen werden können. 

24.05

WWS

Hauptkunden und Referenzkunden

Wenn man wissen möchte, welche Kunden zu einem Hauptkunden gehören oder welche Kunden die gleichen Nettopreise wie der Referenzkunde erhalten, dann kann man diese Information über die 
STAMMDATENVERWALTUNG  KUNDEN  erhalten:

Über die FUNKTION 5 (DRUCKAUSGABE) und F3 bei Kunde (2x) können nach Eingabe des Referenzkunden (das ist der Kunde, für den die Nettopreise angelegt sind, die auch für andere Kunden gleichermaß gelten sollen) oder des Kostenstellenhauptkunden werden alle zugehörigen Kunden ausgedruckt.
Damit hat man dann eine vollständige Liste der zugeordneten Kunden. 

Übrigens: Wenn man wissen möchte, welche Hauptkunden es überhaupt gibt, muss man nur bei der Eingabe zum Fakturierabruf Sammelrechnungen statt einem Hauptkunden die "Wundertaste" F3 eingeben (Rechnungsart/Kategorie beachten):
 

23.05

allgemein

unnötige Meldung

Wenn man einen COMMERZ-Baustein verlässt, erscheint bei einigen Bildschirmen die folgende Meldung:

Diese muss auch noch immer jeweils  mit OK bestätigt werden. Die Meldung kann man selbst entfernen, wenn man in (allen) betreffenden COMMERZ-Bausteinen mit der Maus auf den oberen blauen Rand geht, die linke Maustaste betätigt und dann "Settings" aufruft. Dort sind dann alle Felder mit einem Häkchen zu versehen

und das Fenster mit OK zu verlassen.

22.05

WWS

Suche nach Angeboten

Wenn man bei der ÄNDERUNG VON ANGEBOTEN statt der Angebotsnummer A mit nachfolgender Angebotsart eingibt, werden alle Angebote dieser Angebotsart zur Auswahl angeboten. Das ist bei Nettopreisen (Angebotsart = 20) natürlich nicht unbedingt sinnvoll, wenn sehr vielen Kunden Nettopreis zugeordnet sind. Aber man kann z.B. über A10 sich alle aktuellen Abrufaufträge und mit A11 alle Reservierungen, die ja im Normalfall im begrenzten Umfang vorliegen, anzeigen lassen und dann auswählen.

Eine weitere Möglichkeit wäre, nicht nur die Angebotsart 0 zu verwenden, sondern für spezielle Kunde/Angebote die Angebotsarten 1 bis 9, die ja ebenfalls nur "normale" Angebote darstellen, und dann über Ax sich diese anzeigen zu lassen.

21.05

TKD

Bei TKD-Aufträgen können immer nur alle Positionen abgeschlossen, geliefert oder berechnet werden. Häufig gibt es aber auch Aufträge (vor allem im IT-Bereich), bei denen über einen längeren Zeitraum verschiedene Positionen einzeln oder gruppiert abgewickelt werden müssen, die aber als Gesamtauftrag bereits feststehen.

In TKD gibt es dafür eine Lösung, die im Prinzip so arbeitet, dass der Gesamtauftrag (nur) in Form eines Kostenvoranschlages erfasst wird und daraus einzelne Positionen in verschiedene Aufträge übernommen werden können.
Entscheidend bei der Erfassung der "KVs" ist das Feld KV/AUF, über das die Definition von Gesamtaufträgen gesteuert wird.

Wird der Auftrags-KV gedruckt wird als Überschrift "AUFTRAG" statt "KOSTENVORANSCHLAG" ausgegeben.
Bei der Übernahme zu "echten" Teilaufträgen kann man Positionen auswählen:

Die einzelnen Aufträge können (über die Nummer des  Kostenvoranschlages verbunden) auch wieder zu Gesamtrechnungen zusammengeführt werden:

 

Bei Interesse/Bedarf bitte bei der Hotline melden.

15.05

FIBU

Stimmigkeit der FIBU

Um etwaige Differenzen frühzeitig zu erkennen, sollte man in der FIBU zwischenzeitlich einige Abstimmungen vornehmen bzw. Auswertungen, die sowieso erstellt werden, intensiver prüfen: Hier einige Beispiele:
1. Der Sachkontensaldo beim Journal muss immer Null sein.
Die FIBU erstellt am Ende des Journals die Buchungen für die Sammelkonten. Erst mit diesen ergibt sich, dass die Soll- und die Haben-Buchungen gleich werden. 
2. Der Sachkontensaldo in der  SuSaLi (Summen- und Saldenliste) muss immer Null sein.
Der aktuelle Saldo der Konten wird bei jeder Buchung verändert. Auch wenn die Journalbuchungen für die Sammelkonten noch fehlen, weist dieser immer den korrekten Wert aus. Deshalb muss bei der SuSaLi im Sachkontenbereich die Salden für Soll- und Habensummen auch identisch sein.  
3. Die Summe der Forderungen und der Verbindlichkeiten im Bereich Sachkonten muss mit dem Gesamtsaldo aus den OP-Listen für Debitoren und Kreditoren übereinstimmen.
Alle Offenen Posten müssen mit den Werten in der Sachbuchhaltung übereinstimmen. Differenzen in der OP-Liste zwischen dem aktuellen Saldo und der Summe der OPs sind mit drei Sternen markiert. Bitte beachten: Rechnungen mit abweichenden Rechnungsadressen werden in den OP-Listen separat ausgewiesen und da könnte der aktuelle Saldo natürlich abweichen. 
4. Die OP-Listen für Debitoren und Kreditoren müssen mit den Fälligkeitslisten übereinstimmen, wenn letztere mit "ohne Skonto" ausgegeben worden sind.
Fälligkeitslisten zeigen für die Debitoren den erwarteten Geldeingang, für die Kreditoren erforderlichen Geldmittel im zeitlichen Ablauf an. Am rechten Rand laufen die Beträge auf bis am Ende der Auswertungen der Gesamtbetrag an Forderungen und Verbindlichkeiten ausgewiesen wird. Diese Beträge müssen auch mit den korrespondierenden Sachkonten übereinstimmen.  
5. Umsatzsteuer-Voranmeldung muss mit den Daten "Abstimmung Steuer" übereinstimmen. 
Die Auswertung "Abstimmung Steuer" ist ein wichtiges Werkzeug um die Werte der UStV zu verifizieren. Sie kann z.B. auch als Nachweis dienen, aus welchen Konten und Beträgen sich die in der UStV aufgeführten Vorsteuerbeträge zusammensetzen. 

Bei etwaigen Abweichungen sollte man schnellstens eine Prüfung veranlassen.

14.05

TK

EAN an der Kasse

Wenn an der Kasse ein Artikel eingescannt wird und die Meldung   "KEINE SÄTZE VORHANDEN" erscheint, bedeutet das, dass in dem  Artikel der EAN-Code nicht gespeichert ist. 

Der Artikel muss dann über andere Such- und Zugriffsverfahren gefunden werden. Das bedeutet, dass der Artikel dann über sonstige Zugriffsverfahren gefunden werden muss (Hinweis: Mit F3 bei der Artikelnummer werden die Artikel des Kunden angezeigt). 
Enthält dieser Artikel keinen EAN-Code, verlangt COMMERZ die Eingabe des EAN-Codes über den Scanner:
 
Durch Scannen wird dann der EAN-Code gelesen und automatisch im Artikel-Stammsatz abgelegt, so dass der Artikel beim nächsten Mal über den EAN-Code auch gefunden werden kann. 
EAN-Codes werden auch angefordert, wenn ein Artikel ohne Scannen eingegeben wurde, der keinen EAN-Code hat.
Mit dieser Funktion kann die Pflege der EAN-Codes automatisch auch an der Kasse erfolgen. Geplant ist, diese Funktion dahingehend zu erweitern, dass beim Suchen eines Artikels über Einscannen auch ein EAN-Codes angefordert wird, wenn bereits ein anderer EAN-Code bei Artikel hinterlegt ist. Damit würde dann die EAN-Code-Pflege sich für den Fall verbessern, dass der gleiche Artikel plötzlich (z.B. durch andere Produktionsstätte) mehr als einen EAN-Code hat.  

10.05

WWS

Vertreter

Üblicherweise ist ein kompletter Auftrag auch einem einzigen Vertreter zugeordnet. Durch Eingabe des Absatzbereiches wird über die Vertreterzuordnung der betreffende Vertreter/Verkäufer ausgewählt. Wenn nun eine oder mehrere Positionen nicht diesem einen Vertreter zugeordnet werden sollen, kann man diesen in den ERW-Bildschirmen bei jeder Position ändern:
 
COMMERZ-ACTUELL ist auch so flexibel, dass diese Vertreteränderung auch an der Kasse möglich ist (Kunde kauft etliche PBS-Artikel und ein Gerät):

Besonderer Hinweis: Auch wenn man keine Differenzierung nach Verkäufer/Vertreter benötigt, kann man dieses Feld für andere wichtige statistische Auswertungen verwenden. 

09.05

TKD 

Intervalle

Bei den Vertragsdaten für Miete, Wartung und Zähler kann man jeweils 2 Intervalle (in Monaten) angeben. Diese zwei Eingaben wurden deshalb eingeführt, um sich an zeitliche Intervalle anpassen zu können. Wird beispielsweise die Zählerstandsabrechnung immer zum Quartalsende durchgeführt und ein Vertrag aber ab dem 2. Monat des Quartals begonnen, dann setzt man das erste Intervall auf "2" (oder "5") und das 2. Intervall auf "3":

Wann wird nun das erste und ab wann das zweite Intervall verwendet ?

Entscheidend hierfür sind die Daten in den Feldern VERTRAGSBEGINN und ABGERECHNET BIS, sowie der beim Abruf der Vertragsrechnung einzugebende ABRECHNUNGSMONAT. 
Wenn zwischen diesen keine zeitliche Lücke vorhanden, wird das 1. Intervall, sonst immer das 2. Intervall angesetzt. In diesem Beispiel ist bis 31.01.2012 abgerechnet (wird auch automatisch gesetzt) und der Vertrag beginnt am 01.02.2012 --> keine zeitliche Lücke --> 1. Intervall. 
Nach der ersten Wartungsabrechnung verändert sich ABGERECHNET BIS auf 0312, sodass eine Zeitdifferenz zum VERTRAGSBEGINN vorliegt und später immer das 2. Intervall verwendet wird. 

Etwas problematischer wird es, wenn der Vertragsbeginn nicht auf dem 1. eines Monats liegt:

Dann wird das 1. Intervall verwenden, wenn der Abrechnungsmonat noch kleiner ist als die (zeitliche) Summe von ABGERECHNET BIS + 1. INTERVALL (was eigentlich immer der normale Fall ist). Das bedeutet, dass ein Abrechnungsmonat 0212 das 1. Intervall nutzt, ein Abrechnungsmonat größer als 0212 das 1 und das 2.Intervall verwendet.

Wenn in Ausnahmefällen Verträge nicht erwartungsgemäß erstellt werden, liegt das meist an der Konstellation dieser Daten. Deshalb sollte man bei manuellen nachträglichen Änderungen eine besondere Sorgfalt walten lassen.
Bei der Erfassung eines neuen Vertrages wird ABGERECHNET BIS automatisch auf Basis von VERTRAGSBEGINN berechnet und vorgegeben.

08.05

allgemein

Rechnungs-
nummern

Die Rechnungsnummern werden von COMMERZ eigentlich immer lückenlos vergeben. Eine Kontrolle dazu bietet der Druck des Rechnungsausgangsbuches, wenn man es mit der Sortierung "RECHNUNGSNUMMER" ausgibt. Fehlen dann Rechnungen, wird ein entsprechender Hinweis ausgedruckt (RECHNUNGSNUMMER FEHLT).
Lücken können sich aber ergeben, wenn für WWS-/OBJ und für TKD-Rechnungen ein gemeinsamer Nummernkreis verwendet wird, weil jeweils nur die Rechnungen aus WWS/OBJ oder aus TKD (aber nicht beide zusammen) ausgegeben werden. 
Lücken können aber auch dadurch entstehen, dass ein Rechnungsdruck nach der Abfrage "DRUCK in ORDNUNG" verneint wird. Dabei wird die Rechnungsnummer bereits vergeben und wenn die Rechnung dann nicht abgerufen wird, fehlt die Rechnungsnummer in der Auswertung. Solche Fälle kann man über die "LISTE FAKTURIERFÄHIGER AUFTRÄGE" dokumentieren, in der auch die bereits vergebene Rechnungsnummer (negativ) dargestellt wird. 
Alternativ dazu kann man auch in den HILFSPROGRAMMEN den Menüpunkt "SUCHEN NICHT VERBUCHTE RECHNUNGSNUMMERN"  aufrufen:

Auf jeden Fall sollte man bei einer Fehlermeldung/Warnung (RECHNUNGSNUMMER FEHLT) seinen Datenbestand unbedingt prüfen.   

07.05

WWS

Ändern von Abrufaufträgen

Abrufaufträge, für die bereits eine Vorabrechnung erstellt worden ist, können auch nachträglich erhöht werden. Dazu folgendes Beispiel.

Ausgangssituation:

Abrufauftrag mit 100.000 Blatt Kopierpapier ist gespeichert und Rechnung vorab gedruckt. Kunde hat bereits 30.000 Blatt erhalten und möchte den Abrufauftrag auf insgesamt 150.000 erhöhen. Der Abrufauftrag hat dann nach Erstellung der Vorabrechnung z.B. folgende Struktur: 

Vorgehensweise:
Abrufposition löschen, neu erfassen mit Menge 50.000 und Vorab-Rechnung drucken, damit sind dann 150.000 in Rechnung gestellt.

Dann Abrufmenge auf 120.000 (150.00 minus bereits erhaltene 30.000) setzen. Dann sieht der Abrufauftrag folgendermaßen aus:

Leider lässt sich keine zweite Position mit gleichem Artikel als ein neuer Abrufauftrag eingeben, weil der VK-Preis bei der Abrufposition als Nettopreis interpretiert wird und dieser für einen Artikel nur einmal angelegt sein darf. 

03.05

OBJ

Vorgabe von Texten

In COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) können Text über WORD erfasst, geändert oder eingefügt werden. Das bedeutet, dass man auch spezielle WORD-Funktionen nutzen kann. WORD-Texte können in den Angeboten und Aufträgen als Kopf- oder Endetexte sowie in die Positionen eingebracht werden. 
Wenn man als Kopf- oder Endetext verschiedene Ausführungen (z.B.  je nach Kunde oder Angebot/Auftrag) einsetzen möchte, kann man sich diese in eine eigene Datei speichern, aufrufen, markieren und kopieren. 
Dazu ist es lediglich erforderlich, die verschiedenen Kopftexte oder auch sonstige Texte in eine Word-Datei abzustellen. 

02.05

TK

Staffelpreise an der Kasse

Kunden verlangen häufig (und gerade im Ladengeschäft), dass sie Artikel zu Staffelpreisen erhalten, auch wenn sich die Artikel nur durch verschiedene Farben unterscheiden. Wenn beispielsweise ein Ordner ab 12 Stück statt EUR 3,65 nur noch EUR 3,35 kostet und der Kunde nimmt 6 rote und 6 blaue Ordner, dann möchte er für alle Ordner nur je EUR 3,35 bezahlen.
Im Streckengeschäft gibt es die Möglichkeit über den Menüpunkt 14. POSTIONEN KUMULIEREN für Aufträge gezielt solche Konstellationen zu erkennen und die Preise entsprechend anzupassen.
Neu im Ladengeschäft wurde jetzt die Funktion integriert, dass automatisch die bisherigen Positionen geprüft und die Preise dann gegebenenfalls direkt geändert werden.
Diese Funktion ist bezogen auf den Einsatzzeitpunkt mit der Hotline noch abzusprechen.  

26.04

TKD

Techniker Stunden

In TKD werden die erbrachten Leistungen normalerweise bei Geräten, Techniker oder in den weiteren Statistikdaten zum Zeitpunkt des Abschlusses eines Auftrages abgespeichert. Ausnahmen dazu sind das Verbuchen von Mengen (verfügbare Bestände) und die Technikerstunden. 
Beim Verbuchen von Technikerstunden ist es wichtig, das im Auftragskopf und dann auch in der betreffenden Position das richtige Datum eingetragen ist, damit unter anderem die so wichtige "TECHNIKERAUSWERTUNG" richtige Daten beinhaltet. 
Beim Verbuchen der Technikerstunden gibt es aber zwei Varianten, die über das Feld STD-VERBUCH. AUFT-BEARB.(J/N) gesteuert werden:

Bei "J" werden die Stunden sofort bei der Erfassung verbucht, während bei "N" dieses erst beim ABSCHLUSS durchgeführt wird. Das "j" ist dann wichtig, wenn man Aufträge über das Monatsende noch nicht abschließen kann, aber Stunden geleistet worden sind. "Fehler" in den stundebezogenen Statistiken sind häufig dadurch zu erklären, dass diese Steuerung nicht beachtet wurde oder dass die Datumsangaben im Auftrag nicht korrekt sind.

25.04

TK

Kundenkarten

COMMERZ-ACTUELL kann zwar keine Kundenkarten erstellen, aber diese an der Kasse einlesen. Viele Anwender mit Ladengeschäften nutzen dieses Verfahren, um Kunden an sich zu binden. Die Anwendung ist ganz einfach: Man muss lediglich die Kundenkarte an der Stelle, an der die Kundenummer erwartet wird, einscannen.
Die Funktion sollte aber unbedingt vorab mit der Hotline abgestimmt werden, damit die Daten auch entsprechend gespeichert und gelesen werden können. 

24.04

WWS

Kostenstellen

COMMERZ-ACTUELL unterstützt alle Abwicklungen mit Großkunden oder mit Kostenstellenkunden mit Standardlösungen und mit zum Teil individuellen Erweiterungen. Dabei ist eine Fülle von verschiedenen Varianten im täglichen Einsatz. Wenn Sie solche Kunden (neu) haben, sollten Sie unbedingt mit unserer Hotline abstimmen, wie Sie die Wünsche Ihrer Kunden bezüglich der elektronischen Kommunikation erfüllen können (Übernahme der Aufträge, Versenden von Liefer-Avise, Webshop-Einbindung, Rechnungsstellung, BMEcat, Statistikdaten über Kostenstellen und vieles mehr). Entscheidend für die Definition von Kostenstellen ist das Feld KENNZ.KOST/HAUPT, über das festgelegt wird, ob es sich um einen "normalen" Kunden, eine Kostenstelle oder einen Hauptkunden, der als Sammelkunde für die Kostenstellen eines Kunden fungiert, handelt. 

Je nach Typ können dann die verschiedenen Steuerungsdaten eingetragen werden:
Hauptkunde:

Kostenstelle:

23.04

allgemein

Wechsel von Bildschirmen

In der untersten Bildschirmzeile wird bei vielen Bildschirmen die Fortsetzung der Arbeitsabläufe über die Eingabe einer Ziffer bestimmt. Diese Zifferneingabe ist aber in vielen Fällen nicht mehr nötig, weil man durch Eingabe von Cursor rechts oder Cursor links auf weitere Bildschirme vor- oder rückwärts verzweigen kann. Damit ist man doch um einiges schneller als durch die Eingabe einer Ziffer (und der Enter-Taste). 
Dabei gibt es zwei Besonderheiten:
1. Beim Ändern von Auftragspositionen kann man durch Cursor rechts direkt in den ERW-Bildschirm der Position verzweigen, ohne dass man erst mit 1=ÄNDERN zunächst in den STD-Bildschirm gelangt:

2. Zusätzlich kann man bei den Gerätebildschirmen in MB und in TKD durch eine zweiziffrige Eingabe direkt auf einen bestimmten Bildschirm verzweigen. 

Eine Eingabe von 26 bedeutet z.B.: "2=nächster Bildschirm und 6=Bildschirm-Nr. 6". Diese Eingabe setzt voraus, dass man weiß, welche Daten sich auf den 6. Bildschirm befinden, aber nach mehr als 20-jähriger Anwendung ist das wohl kein Problem. 

19.04

FIBU

wiederkehrende Buchungen

In COMMERZ-ACTUELL-FIBU kann die Erfassung der Buchungen im Dialog (sofortige Verbuchung) oder im Stapel erfolgen. Die Stapelerfassung ist eigentlich nur dazu da, die Buchungen nochmals vor der endgültigen Übergabe zu prüfen und ggf. Korrekturen noch einzubringen. Sie kann aber auch genutzt werden, wenn z.B. monatlich immer wiederkehrende Buchungen übernommen werden sollen, wie z.B. Forderungen oder kalkulatorische Kosten.

Dazu ist es lediglich erforderlich, den Stapel nach der Übergabe nicht zu löschen und dann erneut zu übernehmen.

Dabei erhält man zwar eine Warnung, dass der Stapel bereits übernommen worden ist, die in diesem Fall aber zu ignorieren ist. Danach können dann noch die Daten für WJ, BP und Buchungstag geändert werden und der Stapel dann erneut übernommen werden. 

Für den Fall, dass es im Betrieb solche immer wiederkehrenden Buchungen gibt, erspart man sich mit diesem Verfahren, die ständig erneute Eingabe dieser Buchungen. Da auch der Stapel geändert werden kann, können auch Erweiterungen oder Löschungen von Buchungen auf einfache Weise durchgeführt werden.

18.04

WWS

Historie von Aufträgen

Ab der Version 3.03 können die Dokumente (Lieferscheine und Rechnungen) nachträglich nochmals in Form von Abschriften am Bildschirm abgerufen werden. Damit kann man z.B. bei Rückfragen des Kunden direkt am Bildschirm sehen, was auf einem Lieferschein oder auf einer Rechnung vielleicht fehlerhaft ausgewiesen wurde. Erforderlich ist dazu nur, dass in der Auftragsänderung die Auftragsnummer eingegeben wird (auffindbar auch z.B. über den Kunden) und dass die Kopfposition aufgerufen wurde:

An diesem Bildschirm sieht man schon, welche Lieferscheine und welche Rechnungen wann erstellt worden sind. Wenn man dann bei der Auswahl "d" eingibt, wird ein Fenster auf dem Bildschirm dargestellt, über das man die einzelnen Belege zum Druck abrufen kann:

Selbstverständlich wird man die Ausgabe über einen "WORD-Drucker" durchführen, um das Dokument direkt am Bildschirm betrachten zu können.

Wenn man statt "d" ein "D" eingibt, werden alle Dokumente des Kunden angezeigt (das aktuellste Dokument zuerst). Dieser Aufruf kann auch in der Auftragserfassung erfolgen.

Diese Funktion ist ein hervorragendes Werkzeug, um sich schnell am Bildschirm einen Überblick über die erstellten Lieferscheine und Rechnungen zu informieren, ohne erst in Ordnern suchen zu müssen.
Eine Alternative dazu ist natürlich auch der Einsatz vom Archivierungssystem DocuWare.

17.04

TKD

Weitere Gerätedaten

Schon seit längerem wurde in TKD die Gerätedaten-Ausgabe um einen weiteren (9.) Bildschirm erweitert. Die dort ausgegebenen Informationen waren bisher lediglich in COMMERZ-MB abrufbar, sodass mit dieser Erweiterung ein zusätzlicher MB-Aufruf nicht mehr erforderlich wird.

In diesen Bildschirm kommt man entweder über die INSTALLATION oder über die GERÄTE-STAMMDATENVERWALTUNG. Dabei nicht vergessen durch Eingabe von 29 ("2" = nächster BS und "9" = Bildschirmnummer) kann man direkt in diesen Bildschirm verzweigen.
Ausgegeben werden sowohl die Einkaufsdaten (Lieferant, Lieferung) als auch die Verkaufsdaten (Auftrag, Liefer- und Rechnungsdaten).   

16.04

WWS

Überwachung 
Nettopreise

Häufig gibt es Nettopreise für Artikel, deren Einkaufspreise sich permanent ändern. Wenn sich diese Artikel durch die Auswahl eines Lieferantenbereiches oder eines Warengruppen-(Artikel-)bereiches einschränken lassen, dann kann man über die ANGEBOTSPRÜFLISTE eine reduzierte Auswertung zur Prüfung abrufen:

Die Auswertung enthält dann alle (!) Nettopreise der ausgewählten Artikel. In der Auswertung selbst wird für jede Nettopreis-Anlage
a) der generelle Artikel-VK-Preis
b) der aktuelle Artikel-EK-Preis
c) der aktuelle Bruttonutzen der Artikelpreise
d) der Nettopreis
e) der EK-Preis zum Zeitpunkt der Nettopreisanlage
f) der Bruttonutzen, der sich aus aktuellem Artikel-EK-Preis und dem Nettopreis derzeit ergibt
Insbesondere der Wert für f) ist dabei natürlich wichtig, denn ist dieser (zu) klein oder sogar  negativ, dann passt der Nettopreis nicht mehr zum aktuellen EK-Preis.

Nachdem in der Auswertung Kunde, Angebots- und Positionsnummer angezeigt werden, kann man leicht gezielte Anpassungen der Nettopreise vornehmen. Dazu stehen ANGEBOTSÄNDERUNG (oder besser noch)  NETTOPREIS-SCHNELLBEARBEITUNG zur Verfügung. 

12.04

allgemein

Werbetexte

Sowohl in COMMERZ-ACTUELL-WWS als auch in TKD kann man in der Stammdatenverwaltung unter TEXTE Werbetexte anlegen, die dann auf den Formularen gedruckt werden. In COMMERZ-WWS sind das fest die Textnummern 98 und 99, während man in TKD die beliebige  Werbetextnummer im Parametersatz 0 und 9 hinterlegen muss.

Es besteht aber auch die Möglichkeit, jeden Auftrag mit einer Textposition zu beginnen, die auch einen Werbetext enthalten kann. Einige Fachhändler beginnen die Erfassung von Aufträgen schon grundsätzlich immer mit einer Textposition, die aber einen Text wie z.B. "Vielen Dank für Ihren Auftrag; die Bearbeitung erfolgte durch unsere/n Frau/Herrn xyz"  enthält. 

Manche Anwender nutzen auch die Zeilen 3 und 4 der Textnummer 82 aus, deren Text ursächlich für den Hinweis auf den Liefertermin gedacht ist.  

Für den Druck von Werbetexte gibt es auch eine Fülle von individuellen Lösungen, die genutzt werden können. 

11.04

WWS/TKD
TK/OBJ 

Zahlungsbedin-
gungen

Für jeden Kunden kann man für WWS eine Zahlungsbedingung und für TKD zwei weitere Zahlungsbedingungen in den jeweiligen  Stammsätzen für Kunden vorgeben. Üblicherweise erfasst man neue Kunden in WWS und dort zunächst auch die ZBD für die Verkäufe in WWS/OBJ. Für TKD müsste man eigentlich zusätzlich 2 weitere  Zahlungsbedingungen (für Vertragsabrechnungen und für Werkstattaufträge) in der Stammdatenverwaltung TKD anlegen. Dieses ist aber nicht erforderlich, weil man im Parametersatz 0 (für Aufträge) 

und im Parametersatz 9 (für Werkstatt-Aufträge) 

Standard-Zahlungsbedingungen hinterlegen kann, die immer dann verwendet werden, wenn im Kundenstammsatz keine explizite Zahlungsbedingung gefunden wird. 

Für die Vertragsabrechnungen können auch individuell für jedes Gerät Zahlungsbedingungen vorgegeben werden. Das wäre zum Beispiel notwendig, wenn einzelne Geräte des gleichen Kunden unterschiedliche Zahlungsbedingungen haben sollen oder wenn die Wartung per Lastschrift bezahlt wird, die Zähler aber nicht. Aber auch in den Geräten müssen keine Vorgaben eingegeben werden: Wenn im Gerät keine Zahlungsbedingung gefunden wird, wird die ZDB aus dem Kundenstammsatz genommen; wenn dort keine enthalten ist, die aus dem Parametersatz.
Es ist daher ganz wichtig, Standard-Zahlungsbedingungen in den TKD-Parametersätzen vorzugeben, und bei Kunden und/oder Geräten nur dann eine ZBD einzutragen, wenn diese nicht dem Standard entspricht.
 
Auf dem Kassenbon wird keine ZBD ausgegeben; ebenso dann nicht, wenn statt dem Bon eine Barrechnung gedruckt wird. Lediglich dann, wenn der Kunde an der Kasse eine Rechnung (zur späteren Bezahlung) erstellt wird, enthält diese auch die ZBD des Kunden.

10.04

FIBU

Bilanz

Wer die bewährte integrierte COMMERZ-FIBU einsetzt, lässt üblicherweise die Bilanz durch einen Steuerberater erstellen. Dazu können dem Steuerberater über die IDEA-Schnittstelle auch die Kontendaten und die einzelnen Buchungen zur Verfügung gestellt werden; eine wesentliche Erleichterung für die Arbeiten des Steuerberaters, wobei er aber in der Lage sein muss, die Exportdaten lesen und weiterverarbeiten zu können.
Interesse, dann bitte Info an die Hotline. 

04.04

WWS

Spicers

Wir hatten gar nicht gedacht, dass das von uns unterstützte Verfahren zur Preis- und Rabattfindung für Spicers-Artikel noch einmal zum Tragen kommen würde, aber es gibt doch diesbezüglich neue Anfragen.

Grundsätzlich funktioniert das Verfahren folgendermaßen:
1. Spicers versorgt die Artikel mit einem Rabattkennzeichen (z.B. Buchstaben). Diese Kennzeichen sind in etwa nach erzielbarem Bruttonutzen strukturiert. Dieses Kennzeichen ist auch änderbar.
2. Der Fachhändler kann bis zu 9 verschiedene Tabellen anlegen, in denen für jedes Kennzeichen ein Rabatt einzutragen ist.
3. Im Kundenstamm kann die Nummer der Tabelle eingetragen werden.
Der Rabatt wird nun folgendermaßen gefunden:
Über das Rabattkennzeichen im Artikelstamm und die Tabellennummer beim Kunden wird der Rabatt aus der Tabelle entnommen.

Das Verfahren ist sehr flexibel, weil man 
o einem Kunden schnell z.B. bessere (schlechtere) Rabatte zuordnen kann (nur Änderung der Talellennummer beim Kunden)
o Änderung der Kennzeichen durch Spicers (nur Tabellen anpassen).
Beschreibung gerne von der Hotline.

03.04

TKD/WWS

Gebrauchtgeräte

Für die Gebrauchtgeräte sollte immer der Status 10 verwendet werden, weil nur bei diesem zwischen Einkaufspreis, Inzahlungnahme und Überholung unterschieden wird. 

Der neue Einkaufspreis bildet sich automatisch über die bekannten Funktionen in WWS und TKD aus Inzahlungnahme und Aufwand für die Überholung. Dabei ist für die Inzahlungnahme ein Auftrag in WWS mit der Auftragsart 94 zu erstellen, den Überholungsaufwand erfasst man über einen TKD-Auftrag mit der Auftragsart 9. Aufwendungen  aus dem TKD-Auftrag werden dabei nicht als Wartungsaufwand verbucht, sondern kommen nach Abschluss des Auftrages automatisch in den "Topf" Überholung. 
Der neue EK-Preis kann im Maschinenbuch auch angepasst oder eingegeben werden. Beim Ändern ist darauf zu achten, dass sich der Preis für die Inzahlungnahme aus der Differenz zwischen Einkaufspreis und Überholung automatisch bildet.

In der Auswertung "LISTE GEBRAUCHTGERÄTE" werden die Daten ebenfalls einzeln ausgewiesen. 

02.04

WWS

Artikelmengen

In der Lagerbestandsführung können unter 5. LAGERBESTANDS - INITIALISIERUNG die für das Lager relevanten Mengendaten gezielt angepasst werden:

Damit besteht die Möglichkeit, individuelle Korrekturen schnell durchzuführen. Aufpassen muss man allerdings, wenn man die Daten für Lager, verfügbar und für bestellt ändert. Während Lager und bestellt irgendwie konkret vorgegeben werden können, ist bei verfügbar zu berücksichtigen, ob es ggf. offene Aufträge für den Artikel gibt, deren Mengen zu berücksichtigen sind. Herausbekommen kann man das, wenn man in der Auftragsänderung statt der Eingabe der Auftragsnummer den "N"-Zugriff wählt, über die die Aufträge angezeigt werden können, in denen der betreffende Artikel enthalten ist.

29.03

OBJ

"Renner"

Der "Renner" bei den von unseren Kunden derzeit geplanten und getätigten Erweiterungen ihrer COMMERZ-Installation ist der Einsatz von COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu). Schon allein wegen den  Möglichkeiten
- Langtexte einzusetzen
- Positionen oder auch Positionsgruppen aus beliebigen Angeboten oder Aufträgen kopieren zu können
- die Formulare weitgehend variabel zu gestalten 
- Strukturen mit Zwischensummen zu bilden
lohnt sich der Einsatz bzw. der Upgrade von COMMERZ-OBJ (alt).

Zusätzlich kann man aber auch Daten aus CAD-Systemen direkt übernehmen, sodass man alle weiteren Abwicklungen einheitlich in COMMERZ-ACTUELL durchführen kann. CAD-Daten können dabei als Angebot oder als Auftrag weiterverarbeitet werden, wobei auch "Strukturen" (Unterpositionen) erhalten bleiben. Geplant ist auch, nächstens die zugehörigen Bilder mit zu übernehmen und in die COMMERZ-Formulare zu integrieren.

Weitere Infos und Beschreibungen gerne von unserer Hotline.    

28.03

allgemein

Formulare
WWS/TKD/OBJ

Über die Anlage einer WORD-Dokumentvorlage (dot-file) können alle Formulare in COMMERZ ergänzt werden. Dazu ist es lediglich erforderlich, diese Vorlage zu erstellen, als dot-file zu hinterlegen und in dem betreffenden Drucker die Adresse, unter der das dot-file hinterlegt ist, einzutragen. 
Beispiel dazu:

Änderungen im Formular können immer in den Bereichen durchgeführt werden, in denen COMMERZ nichts ausgibt. Das sind insbesondere in den WWS-Formularen die Kopf- und Fuß-Bereiche, aber auch zwischen den Positionsfeldern kann man Linien einziehen (siehe Wartungsrechnung von uns). Dabei können auch die Firmen-Logos mit integriert werden, sodass keine vorgedruckten Formulare mehr  verwendet werden müssen. 
Lieferscheine, die häufig nur auf einfache DIN-A4-Blätter gedruckt werden, können um weitere Angaben und Hinweise erweitert werden. 
In COMMERZ-TKD können die Techniker-Aufträge durch Vorgaben zum Eintragen der erbrachten Leistungen ergänzt werden. 
In COMMERZ-OBJ werden Ausgaben nicht über dot-files sondern über mitgelieferte Schablonen gesteuert. Darin kann der Anwender auch weitgehend selbst festlegen, wie sein Formular gestaltet sein soll.

27.03

WWS

Ergebnisse von Aktionen

Üblicherweise speichert man die Daten (Preise) von zeitlich begrenzten Aktionen als Kundengruppen-Nettopreise (A-J-Preise) ab. Dieses Angebot wirkt dann, solange das Angebot existiert, wobei aber durch den Einsatz der Bestpreis-Funktion etwaige Konflikte mit Preisen der Nettopreiskunden vermieden werden können. 
Das Ergebnis einer solchen Aktion (aber auch alle direkten Nettopreisangebote) kann man in COMMERZ-ACTUELL über  8.ANGEBOTSÜBERWACHUNG und dann  3.ANGEBOTSAUSWERTUNG erfahren. Dabei können die Daten (zwischenzeitlich) zusätzlich zur Listenausgabe auch am Bildschirm eingesehen werden.
Neuerdings werden auch die den Artikeln zugeordnete Sollmengen mit ausgegeben.
Auch wenn das Nettopreis-Angebot wegen dem Ende der Aktion schon gelöscht sein sollte, können die Daten immer noch zum Druck abgerufen werden: Man muss nur die Angebotsnummer noch wissen.

26.03

TKD

Abschläge 

Wenn ein Kunde die nicht genutzten "Freien Einheiten" vergütet bekommen soll, kann man dieses am besten mit der Nutzung von Abschlägen realisieren. Die Höhe des Abschlags entspricht der Wartungspauschale, der Abschlag wird dann beispielsweise monatlich in Rechnung gestellt. Bei der nächsten Zählerabrechnung werden von dem sich aus der Kopienanzahl ergebende Betrag die aufgelaufenen Abschläge abgezogen. Ist er positiv, wird dem Kunden die Differenz in Rechnung gestellt, ist er negativ, erhält der Kunde darüber eine Gutschrift (Rechnung mit negativen Werten).
Abschläge werden beim Gerät sofort als Erlöse gespeichert, sie kommen aber nicht in die Historie. Die Historie erhält erst dann einen Eintrag, wenn die Zählerabrechnung mit Berücksichtigung der Abschläge erstellt wird.    

22.03

WWS

Auftrag suchen

Wenn man Aufträge ändern möchte, ist oft die Auftragsnummer nicht bekannt. Deshalb kann man statt der Eingabe der Auftragsnummer den gesuchten Auftrag auch über andere Merkmale finden:

Dabei ist sicherlich die Suche über die Kundenkurzbezeichnung am wichtigsten, da auch die Aufträge des Kunden nach Auftragsnummern sortiert (ältester zuerst) angezeigt werden. 
IHR ZEICHEN wird man nur verwenden können, wenn dort immer spezielle Informationen (z.B. Abteilungsnummern) eingetragen werden. 
Für ARTIKEL IM ANGEOT/AUFTRAG ist die Stamm-Artikelnummer erforderlich, wobei diese Suche sich nur für "seltene" Artikel als sinnvoll erweist.
Wenn ein Kunde durch Angabe einer Rechnungsnummer etwas wissen will, kann man über "R" den betreffenden Auftrag schnell finden.
Gleiches gilt auch, wenn man einen Auftrag sucht, in dem ein Gerät  enthalten ist.

21.03

TKD

Wie in WWS können auch in TKD für bekannte Rechnungsnummern Abschriften erstellt werden. Den Menüpunkt  findet man in 3.LEISTUNGSBEARBEITUNG,  4.DRUCK VON RECHNUNGEN und dann 4.RECHNUNGSABSCHRIFTEN. 

Die Abschriften können dabei für die Auftragsrechnungen als auch für die Vertragsabrechnungen erstellt werden. 
Unter diesem Menüpunkt kann man über 2.LÖSCHEN RECHNUNGSNUMMER "alte" Rechnungsabschriften z.B. datumsbezogen löschen. 

20.03

allgemein

Erlöskonten

Für die generelle Betriebsanalyse ist es ganz wichtig zu wissen, mit welchen Produkten welche Umsätze und Nutzen erzielt werden. Dabei geht es zwar auch um einzelne Artikel, aber auch viel mehr um die Zusammenfassung zu Warengruppen. In der Finanzbuchhaltung wird allerdings häufig erst eine Zusammenfassung von Warengruppen zu Erlöskonten betrachtet. COMMERZ-ACTUELL ist dabei außerordentlich flexibel, weil alle Strukturen abgebildet werden können. Dieses erfolgt auf Basis der folgenden generellen Definitionsmöglichkeiten:

Jeder Artikel und damit letztlich auch jede Auftragsposition enthält eine max. 3-stelligeb Warengruppe. Über die Stammdaten-Verwaltung Erlöskonten könnte jeder (!) Warengruppe Erlöskonten zugeordnet werden. Für außerordentliche Erlöse, wie z.B. Versandkosten, EU-Umsätze oder Laden/Filialen können spezielle Vorgaben für diese Erlöse definiert werden. 

Die Vergabe von Erlöskonten basiert auf folgendem Prinzip: 

1. Jeder auf einer Rechnung stehenden Position aus WWS, TKD und OBJ wird ein Erlöskonto zugeordnet.

2. Zusätzlich ausgewiesene Beträge für

     o Versandkosten (Fracht) und

     o Kleinauftragszuschläge, sowie für

     o EG-Rechnungen und

     o Auslandsrechnungen

werden auf speziellen Erlöskonten übergeben, die in den Parametersätzen zu hinterlegen sind. Bei den letzten beiden Erlösen erfolgt in der Standardversion von COMMERZ keine Aufteilung nach Warengruppen.

3. Das Erlöskonto wird vorrangig aus den in der Stammdatenverwaltung  ERLÖSKONTEN in COMMERZ-ACTUELL-WWS einzugebenden Erlöskonten gebildet, die warengruppenbezogen vorzugeben sind. Voraussetzung dabei ist, dass in der Position ein Artikel enthalten ist, aus dem eine Warengruppe entnommen werden kann (jeder Artikel hat immer eine Warengruppe). Dieses ist bei WWS und OBJ immer so.

4. Wenn die Position keinen Artikel enthält (das ist z.B. bei Verträgen so, wenn nicht ein MIET-ARTIKEL, ein WARTUNGS-ARTIKEL oder ein ZÄHLER-ARTIKEL dem Vertrag zugeordnet worden ist), dann wird das Erlöskonto aus den im PARAMETERSATZ=0 in TKD anzugebenden Erlöskonten genommen. Dieses kann auch vorkommen, wenn bei einer Leistungserfassung kein Artikel (weil z.B. dieses Ersatzteil nicht in der Artikeldatei enthalten ist), sondern lediglich die VERRECHNUNGSART eingegeben wird.

5. Erlöskonten für die Kasse
In der Stammdatenverwaltung ERLÖSKONTEN können hierfür für die Warengruppen 100 bis 999 spezielle Erlöskonten eingegeben werden. Dazu ist die Filiale 5 zu verwenden (Schlüssel sind dann 51, 52 .... 59). Allen Kassenvorgängen - auch den späteren Rechnungen für Kassen-Lieferscheine – werden diese Erlöskonten zugeordnet. Die Auswertung ist über DRUCK RECHNUNGSAUSGANGSBUCH (WWS) mit Typ = k (Kasse) abrufbar. Dabei werden nur die Summen der Erlöskonten ausgewiesen.

6. Die Erlöskonten können "beliebig" eingegeben werden. Es findet keine Prüfung statt, ob diese auch in der FIBU vorhanden sind.

7. Sonstiges

a) Für die Artikel mit 7% sind spezielle Erlöskonten in der Stammdatenverwaltung "ERLÖSKONTEN" anzulegen. Dazu ist es erforderlich, die betreffenden Warengruppen (Bürobest) herauszufinden.

b) Umsatzsteuerfreie Erlöse an der Kasse (z.B. Lotto) sollten auf einen Artikel gebucht werden, der das Mehrwertsteuerkennzeichen = 4 enthält und dem eine speziellen Warengruppe (und damit ein spezielles Erlöskonto) zugeordnet ist.
8. Die Erlöskonten-Daten werden so auch in die FIBU übergeben, sodass weitere Umbuchungen nicht mehr erforderlich sind. Die COMMERZ-FIBU ist zusätzlich auch so "pfiffig", aus den Positions-EK-Preisen Wareneinsatzkosten zu übernehmen und damit auch die entsprechenden Wareneinsatzkonten zu versorgen.

19.03

TK

Werbetext

Auch auf dem Kassenbon kann man einen Werbetext ausgeben. Dazu ist dieser nur unter Textnummer 85 anzulegen. Etliche Anwender verwenden diesen Text aber auch, um Hinweis bezüglich Reklamation oder Umtausch auf den Bons zu platzieren. Weitere Standardausgaben an festgelegten Ausgabestellen sind in der Bedienungsanleitung unter Stammdatenverwaltung TEXTE beschrieben. Bitte einmal intensiv durchlesen (ist nicht so lang).

15.03

WWS

falscher Kunde

Wenn bei der Auftragserfassung ein Auftrag auf einen falschen Kunden erfasst wurde, kann man dieses in COMMERZ ganz einfach korrigieren. Dazu ist auf jeden Fall das "KOPIERNEN AUS AUFTRAG" als effizientes Werkzeug zu verwenden: 

Es können dabei u.a. Kunden geändert werden oder auch einzelne Positionen ausgewählt werden.
 
Wichtig ist, in welchem "Zustand" sich der Auftrag grundsätzlich befindet:
1. Nur erfasst
Hierfür würde man den Auftrag mit neuem Kunden kopieren und den alten Auftrag gleich löschen.
2. Lieferschein geschrieben
Dazu müssen vor dem Kopieren die Mengen in den Feldern "zu fakturieren" gelöscht werden. COMMERZ enthält hierfür Sperren, die diese Funktion nur mit einer gewissen Berechtigung erlauben. Danach kann man dann die Funktion "KOPIEREN AUS AUFTRAG" aufrufen.
3. Rechnung geschrieben
Zunächst muss für die Rechnung eine Gutschrift erstellt werden (FAKTURIERUNG / BEARBEITEN VON RECHNUNGEN). Dann kann man den Auftrag mit neuem Kunden kopieren, wobei ggf. auch gleich die Mengenfelder "zu liefern" oder "zu fakturieren" versorgt werden können. 

Auf jeden Fall ist es nicht erforderlich, den Auftrag nicht nochmals gänzlich neu erfassen, sondern man kann über KOPIEREN AUS ANGEBOT/AUFTRAG die Positionen des alten Auftrages (verbunden mit dem dann korrekten Kunden) übernehmen. 

Diese Funktion des Kopierens kann man aber auch dann sehr gut verwenden, wenn man aus einem (großen) Auftrag einzelne Positionen gutschreiben möchte. Dazu ist dann bei der AUFTRAGSART 10 bis 19 (GUTSCHRIFT) einzugeben.

14.03

allgemein

Version

Die aktuelle COMMERZ-ACTUELL ist seit langem die Version 3.03. Aller Service und alle Hotline-Aktivitäten legen zugrunde, dass diese Version auch im Einsatz ist. 
Bitte Version überprüfen (steht rechts oben auf den Bildschirmen) und ggf. schnellstens die Version 3.03 abholen und einsetzen, bevor nachteilige Zusatzaufwendungen durch die Hotline entstehen. 

13.03

TKD

auslaufende Verträge

Bisher wurden bei Eingabe eines Enddatums alle Geräte ausgedruckt, deren Enddatum kleiner als dieses Datum ist. Das hatte zur Folge, dass auch "uralte" Geräte mit ausgewiesen wurden, obwohl man eigentlich nur wissen möchte, welche Verträge (z.B. ab heute) im nächsten Zeitraum enden.
Die Abfrage wurde um eine weitere Datumsangabe (NICHT BERÜCKSICHT. BIS) erweitert:

Wenn man hier z.B. das Tagesdatum eingibt, werden nur die Geräte ausgewiesen, die ab heute bis zum vorgegebenen VERTRAGSENDE auslaufen. Wenn man aber z.B. dort ein Datum in der Zukunft (z.B. den 1.1. des Folgejahres) eingibt, erhält man alle Geräte die erst ab diesem Datum auslaufen. 

12.03

TK,WWS

VK inkl. MwSt

Im Artikelstamm gibt es u.a. zwei Verkaufspreise (VERKAUFSPREIS und VERKAUFSPREIS+MWST). Im Normalfall werden die VK-Preise über Preispflegen geändert und damit auch gleichzeitig der VK inkl. MwSt. angepasst. Letzteres ist aber aus zwei Gründen nicht immer gewünscht:
1. Es gibt Ladenpreise, die sich nicht aus dem VK errechnen lassen (z.B. kann ein Ladenpreis von EUR 8,99 nicht automatisch errechnet werden, weil ein Netto-VK von 7,55 einen Brutto-VK von 8,98, ein Netto-VK von 7,56 einen von 9,00.
Der einzige "Trick" den man hier anwenden könnte, wäre den Netto-VK auf z.B. 75,55 zu setzen und die PE auf 10 Stück, was aber wohl der Preisdarstellung und dem Preisverständnis widerspricht.  
2. Es sollen gänzlich andere Preise im Laden verwendet werden.

Solche speziellen Preise können eingegeben werden, wenn man das Feld "KALK. VK+MWST" bei den betreffenden Artikeln auf "N" setzt:

In diesem Fall findet keine automatisch Berechnung des VK inkl. MwSt. statt; dafür ist der Anwender dann aber auch für die Eingabe und die Pflege dieser Preise selbst verantwortlich.  

08.03

WWS

externe Aufträge

In der Auftragsbearbeitung gibt es den Menüpunkt 20 (EXTERNE AUFTRÄGE), über den weitgehend beliebige Aufträge, die über andere elektronische Medien zum Fachhändler gelangen, ins COMMERZ übernommen werden können. 

Typische Verwendung dafür sind Aufträge, die von Kunden über Webshops erfasst wurden. Aber auch Aufträge, die aus anderen Erfassungsprogrammen stammen, lassen sich über diese Schnittstelle automatisch in COMMERZ-Aufträge umwandeln. (Fehler-)Protokolle liefern dabei alle Informationen über die übernommenen Aufträge.

Da es immer häufiger vorkommt, dass Kunden ihre Aufträge nicht mehr telefonisch oder über Fax sondern diese aus eigenen Bestellprogrammen heraus elektronisch übergeben, sollten diese Daten auch ohne Medienbruch direkt als COMMERZ-Aufträge übernommen werden. Logics hat dazu bereits eine Fülle von auch individuellen Verfahren und Abläufen realisiert. Wenn so ein Fall vorliegt, sollte man unbedingt sofort mit unserer Hotline Kontakt aufnehmen. Sie findet sicherlich eine Lösung, dass die Daten ohne Fehler und ohne Zusatzaufwand direkt ins COMMERZ übernommen werden können.

07.03

TKD

interner Std-Satz

Für die Erfassung von Leistungen in den Werkstattaufträgen werden üblicher immer Artikel verwendet. Dabei wird der Aufwand für eine Auftragsposition aus dem EK-Preis des Artikels ermittelt. Wenn aber eine Position Stunden, Zeiten oder Arbeitswerte enthält (Verrechnungsart von 00 bis 09), gibt es für die Ermittlung des Aufwandes (internen Stundensatz) zwei Möglichkeiten:

1. Es wird der EK-Preis aus dem des Stundenartikels genommen

2. Es wird der beim Techniker hinterlegte int. Stundensatz verwendet. 

Für beide Verfahren gibt es Vor- und Nachteile: Der Stundensatz im Artikelstamm ist pauschal und als Durchschnittspreis einfach zu bestimmen, die Verwendung technikerbezogene Stundensätze ist genauer, weil z.B. bei gleichem Zeitaufwand die Kosten für den Meister höher angerechnet werden als wenn ein Azubi die Arbeit durchgeführt hätte.
Der Fachhändler kann individuell das eine oder das andere Verfahren verwenden.

Welche Verfahren eingesetzt werden soll,  wird in COMMERZ-TKD  im Parametersatz 10 festgelegt:

Im Feld INT. STUNDEN-SATZ kann ein A (Artikel) oder ein T (Techniker) eingetragen werden. Während über die Verwendung von "A"  jedem Techniker der gleiche EK-Preis zugeordnet wird, kann mit "T" der Aufwand wesentlich differenzierter in die Statistikdaten einfließen. Das erstere könnte auch erreicht werden, wenn man für die unterschiedlichen Ausbildungen der Techniker unterschiedliche Stundenartikel verwenden würde, dieses aber mit erheblich mehr Aufwand und einer wohl höheren Fehleranfälligkeit. 

Somit kann der Fachhändler über die Eingabe im Parametersatz 10 selbst entscheiden, welchen internen Stundensatz er als Aufwand ansetzten möchte.

Ganz entscheidend ist aber, dass die Vorgabedaten beim Techniker und im Artikel vollständig angelegt sind, um zu vermeiden, dass sich ein Aufwand von Null ergibt. Das ist z.B. beim Verfahren "T" der Fall, wenn der interne Stundensatz bei einem Techniker nicht eingetragen ist oder wenn überhaupt kein Techniker eingegeben worden ist. Beim Verfahren "A"  z.B. dann, wenn kein Artikel eingegeben wird sondern lediglich die Verrechnungsart und wenn dann kein Techniker oder bei diesem kein interner Stundensatz vorliegt.   

Der Interne Stundensatz des Technikers wird übrigens aber dann benötigt, wenn man bei der Erfassung von Leistungen keinen Artikel sondern lediglich die Verrechnungsart (00 bis 09) und einen Techniker eingibt.
Wenn ein interner Satz von Null sich ergibt, kann dieses die gesamte Statistik erheblich verfälschen. Deshalb hier besonders darauf achten, dass alle relevanten Vorgabedaten auch korrekt gespeichert sind und dass bei dem Verfahren "T" auch immer ein Techniker eingegeben wird.  

06.03

WWS/TKD

Mögliche Verwendung von EAN-Codes

In COMMERZ-ACTUELL können neben dem Haupt-EAN-Code für jeden Artikel insgesamt 45 weitere EAN-Nummern gespeichert werden, über die der Artikel gefunden werden kann. Man erreicht die Eingabe der weiteren EAN-Codes dadurch, dass man beim Haupt-EAN-Code F3
eingibt:

Ein "*" hinter dem Haupt-EAN-Code besagt, dass es bereits weitere EANs gibt:

Die weiteren EANs werden auch automatisch über die zentrale Artikelpflege in COMMERZ-ACTUELL-ZPF eingetragen, wenn festgestellt wird, dass dem Artikel auch weitere EANs zugeordnet sind (z.B. Produktion im Ausland).

Der Zugriff über die EAN-Codes erfolgt immer durch den Vorbuchstaben "i", der üblicherweise bei den Scannern automatisch generiert wird.

Da aber nicht festgelegt ist, dass ein "echter" EAN-Code einzutragen ist, kann man stattdessen auch andere Zugriffsinformationen  hinterlegen und dann über den i-Zugriff die Artikel finden. Ein typisches Verfahren ist z.B. bei Toner zusätzlich zu den EANs die Modelle zu hinterlegen, bei denen dieser Toner überall verwendet werden kann. Auf der anderen Seite kann das Modell dann aber auch bei anderen Tonern eingetragen werden, sodass alle für ein Modell gängige Toner nach Eingabe des Modells über den i-Zugriff angezeigt werden.

Statt bei Tonern kann man sich aber auch andere Suchkriterien vorstellen, die im Artikelstamm mehrfach einzutragen sind und über die Artikel spielend gefunden werden können.

05.03

allgemein

Artikel finden

Die Eingabe einer Artikelnummer erfolgt im COMMERZ immer nur an einer Stelle. 
Dieses ist ein ganz wichtiger Punkt, warum z.B. die Erfassung von Aufträgen in COMMERZ-ACTUELL so schnell ist. Zum einen muss man nicht erst mit der Maus auf ein spezielles Eingabefeld gehen, um dort einen speziellen Suchbegriff aus dem Artikelstamm einzugeben, und zum anderen kann man durch geschickte Eingabe erreichen, dass nicht erst eine Fülle von Artikeln zur Auswahl angeboten werden, sondern der gewünschte Artikel direkt gefunden wird. 
Der Nachteil ist aber, dass man über einen Vorbuchstaben COMMERZ mitteilen muss, über welches Suchmerkmal aus dem Artikelstamm (Zugriffsnummer, Artikelgruppe, EAN-Code, Bestellnummer, Text für Volltextsuche, Katalognummern oder Katalogseiten) gesucht werden soll. Dafür wurden dann die Vorbuchstaben, wie "z", "a", "i", "s", "o" oder "v" eingeführt, wobei bei einem Zugriff über die eindeutige DV-Artikelnummer diese ohne Vorbuchstaben einzugeben ist.

Für einige COMMERZ-ACTUELL-Anwender haben wir aber die Eingabe der Vorbuchstaben völlig eliminiert. Das bedeutet, dass diese Anwender ohne diese Buchstaben die Artikel finden.

Wie funktioniert das ?

Ganz einfach: Es wird eine Reihenfolge festgelegt, nach der die einzelnen Zugriffe nacheinander geprüft werden. Aber dabei muss natürlich vermieden werden, dass Artikel deshalb nicht gefunden werden, weil vorher über einen in der Reihenfolge vorhergehenden anderen Zugriff  bereits ein "Treffer" erzielt wird und damit ein oder mehrere andere Artikel gefunden und angezeigt werden (und der gesuchte nicht).

Man muss also individuell prüfen, wie die aktuellen Zugriffsfelder normiert worden sind und welche Reihenfolge vorgegeben werden kann, um dann zu entscheiden, ob ein Finden von Artikeln auch ohne Vorbuchstaben immer zum Ziel führt.

Informationen gerne dazu bei der Hotline. 

01.03

allgemein

Jubiläum

Heute vor 8 Jahren wurde zum ersten Mal ein Eintrag in die logics-news abgestellt (es ging damals darum, dass die neuen vom Gesetzgeber erlassenen Vorschriften für die Rechnungen auch ins COMMERZ übernommen werden) und damit (fast) täglich den Anwendern von COMMERZ-ACTUELL wichtige Informationen bereitgestellt. Das bedeutet, dass nahezu 2000 Einträge entstanden sind, wobei sich aber einige auch vom Thema her wiederholen, wenn diese von besonderer Wichtigkeit waren oder wenn die logics systems gmbh etwas mit Nachdruck darstellen wollte. 
Bezüglich der logics-news haben sich im Laufe der Zeit auch einige Verbesserungen ergeben: 
o Über die Spalte Thema kann man gleich erkennen, ob die Information für einen wichtig ist
o Bildschirm-Darstellungen verdeutlichen und unterstützen die Informationen
o monatlich wird die logics-news zusammengefasst nochmals verschickt.
Wir hatten vor etwa 2 Jahren einmal eine Umfrage gestartet, ob die logics-news nicht entfallen könnte (sie ist ja auch für uns mit einigem Arbeitsaufwand verbunden), aber die einhellige Antwort war: "Bitte weitermachen".
... und so wird die logics-news ihr 10-jähriges wohl mit Sicherheit noch erreichen.  

29.02

FIBU

Lastschrift zurück

Wenn Lastschriften nicht ausgeführt werden, dann wird das Bankkonto mit dem Lastschriftbetrag und ggf.  mit einer Gebühr belastet. Üblicherweise würde man nun die Zahlung gegen den Kunden buchen, bei dem dann eine negative Zahlung entsteht. Nur dann hat man beim Kunden in den offenen Posten immer diese Zahlung, aber keine offene Rechnung mehr stehen (Mahnung = ??). 
Andererseits darf man ja auch nicht die Rechnung einfach nochmals eingeben, weil dieses Steuer und Erlöse verfälschen würde. 
Es gibt aber einen einfachen Weg solche Vorgänge so zu buchen, dass wiederum eine Rechnung beim Kunden entsteht. Dazu ist es lediglich erforderlich, die Bankbelastung nicht gegenüber dem Kunden zu buchen, sondern zunächst auf ein Zwischenkonto, wobei dieses Konto ohne Steuer zu bebuchen sein muss. Im nächsten Schritt ist dann eine Ausgangsrechnung (ohne Steuer) zu buchen, mit der das Zwischenkonto wieder entlastet wird. Dabei kann wahlweise als Betrag auch die Gebühr mit einbezogen werden. 
Etwas kompliziert wird es nur in dem unwahrscheinlichen Fall, dass der Kunde die Rechnung abzüglich Skonto bezahlt, weil dann bei einer normalen Zahlungsbuchung die Steuer aus dem Skontobetrag nicht korrekt berechnet wird (Lösung: getrennt buchen).

Eine Beschreibung, die den genauen Saldenstand vor und nach den einzelnen Buchungsvorgängen wiedergibt, kann gerne bei der Hotline angefordert werden.

28.02

TK/WWS

BS-INFO

An der Kasse und bei der Auftragsbearbeitung wirken die bei den Kunden hinterlegten BS-INFO-Texte unterschiedlich. Während in der Auftragsbearbeitung nach der Ausgabe des Textes und einer Abfrage ein Weiterarbeiten möglich ist, sind in der Terminalkasse Sperren integriert. 
Diese Sperren wirken sich dort ab Textnummer 900 folgendermaßen:
BS-INFO-TEXT = 900:
Text wird nicht ausgegeben, Lieferschein und Rechnungsmitnahme sind gesperrt. Diese Textnummer wird üblicherweise bei dem allgemeinen Ladenkunden eingetragen.
BS-INFO-TEXT = 901 bis 999:
Der BS-INFO-TEXT wird ausgegeben, aber sowohl Lieferschein als auch Rechnungsmitnahme sind gesperrt.
Mit diesen BS-INFO-Textnummern kann man also elegant verhindern, dass ein allgemeiner Kunde an der Kasse Ware bekommt ohne bar zu bezahlen.

Hat der Ladenkunde die BS-INFO=900 und man möchte dem Kunden trotzdem Ware auf Lieferschein mitgeben (weil es sich doch um einen "gelisteten" Kunden handelt), dann geht das nur durch Wechsel der Kundennummer. Kommt diese öfters vor, dann könnte man sich z.B. einen zweiten allgemeinen Kunden anlegen, der keine BS-INFO hat. Diese Umsätze könnte man auch noch über die Kundennummer überwachen, aber Vorsicht bei dieser Variante: Immer die Adresse des Kunden eintragen. Hinweis könnte in spezieller BS-INFO (<900) des zweiten allgemeinen Kunden stehen). 

27.02

WWS

Sortierung Komm-Belege 

Wozu wird eigentlich das Feld SORTIERUNG KOMM-BELEG (1-4) im Parametersatz verwendet ?
Innerhalb eines Kommissionierungsbeleges können die einzelnen Artikel nach verschiedenen Merkmalen sortiert werden. Die Möglichkeiten dazu kann man erkennen, wenn man die Komm-Belege direkt über 4.KOMMISSIONIERUNG und dann 2.KOMMISSIONIERUNGSBELEG abruft:

Die übliche Sortierung ist dabei "4" (nach Lagerort).

Nun werden die Komm-Belege aber häufig unmittelbar nach der Erfassung eines Auftrages erstellt und da wäre es sehr lästig, wenn man immer noch die Sortierung angeben müsste. Aus diesem Grunde wurde im Parametersatz das Feld "SORTIERUNG KOMM-BELEG" eingeführt, das als Vorgabe für die Sortierung beim sofortigen Abruf eines Komm-Belegs aus der Auftragserfassung dient:
Dieses Feld sollte eigentlich auf "4" stehen. Wenn man dann ausnahmsweise einmal einen anders sortierten Komm-Beleg benötigt, muss man diesen über 4.KOMMISSIONIERUNG direkt abrufen, weil man dort die Sortierung vorgeben kann (siehe Bild 1). 

23.02

allgemein

WORD-Drucker 
Systemänderung 
(!!!)

Bitte beachten:
Wenn WORD-Drucker verwendet werden und WORD ab 2010 eigesetzt wird, ist darauf zu achten, dass bei der Eingabe im Feld ANSCHLUSS in der Druckerverwaltung nun zwischen Groß- und Kleinschreibung zu unterscheiden ist. Der lokale Drucker, gekennzeichnet mit einem "#" bei ANSCHLUSS, ist natürlich nicht davon betroffen. Wenn jedoch die Adresse eines Netzwerkdruckers dort eingetragen ist, sind diese und ggf. weitere Definitionen im Netz entsprechend anzupassen.  
Beispiel:

22.02

OBJ

Einsatz von OBJ (neu)

Wer derzeit seine Geräte-, Möbel- oder Dienstleistungsangebote noch direkt über WORD erstellt, sollte wissen, dass mit COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) ein Programm zur Verfügung steht, das ganz wesentliche Vorteile bietet und auch direkt für die Erstellung von Angebote genutzt werden kann:
 1.  Verwendung von Langtexten, die bereits beim Artikel hinterlegt sein können
 2.  Textbearbeitung immer mit WORD, Nutzung der Funktion "Einfügen"
 3.  Kopieren von Angebots-/Auftragspositionen aus beliebigen Angeboten/Aufträgen (auch aus dem, das gerade bearbeitet wird)
 4.  Bildung von Gesamtpreisen aus mehreren Positionen (z.B. Kopierer oder Schreibtisch bestehend aus ....  zu einem Preis von.....)
 5.  Flexible Formulargestaltung (Anpassung auch durch Anwender selbst)
 6.  Direkte Verwendung der Stammdaten (Kunden, Interessenten, Artikel, Geräte, Vertreter und ihre Konditionen)
 7.  Darstellung und Berücksichtigung von Alternativ-Positionen 
 8.  Vorgabe und Einbeziehung von Kettenrabatten bei Kunden und Lieferanten
 9.  Integriert in Gesamtlösung COMMERZ (WWS, TKD, FIBU  etc.) 
10. Weiterverarbeitung als Auftrag, Bestellungen auch über möbelspezifisches spezielles  Bestellwesen
11. Zwischensummenbildung für Positionsblöcke, z.B. zur Trennung von Produktgruppen und Dienstleistung
12. Ganz besonders wichtig: Direkte Übernahme von CAD-Daten  
und, und , und .....
Wir senden Ihnen gerne detaillierte Unterlagen, damit auch Sie den Nutzungsgrad von COMMERZ-ACTUELL noch steigern können 

21.02

allgemein

Fasching

In Baldham wird heute wegen Faschingsdienstag nicht gearbeitet, deshalb wieder keine news.

20.02

allgemein

Rosenmontag

leider keine news.

16.02

TKD

Vertrags-
Dokumente

Wenn die Vertragsdokumente in pdf-Format vorliegen, können sie auch innerhalb von COMMERZ-ACTUELL-TKD abgerufen werden. Die Dokumente müssen im COMMERZ-ACTUELL-Verzeichnis gerpdf.de

unter der „gerätenr“.pdf (z.B. für Einzelverträge) oder unter

„kundennummer“.pdf (z.B. für Sammelverträge, Pools) gespeichert sein. 
Die Auskunft ist in der Auftragserfassung in der untersten Zeile durch Eingabe von „p“ für Geräte- und „P“ für Kunden-Dokumente möglich. Gerätenummer und Kundennummer werden aus den bisherigen (oben stehenden)  Eingaben entnommen.
Aufruf (p oder P bei WAHL):

PDF-Dokument:

Damit kann man sich  ganz schnell innerhalb der Auftragserfassung Informationen über Vertragskonditionen beschaffen. Aber auch andere Dokumente können auf diese Art schnell abgerufen werden.
In Zukunft sollen die Aufrufstellen erweitert und ggf. Dokumente direkt auch aus DocuWare einbezogen werden.

15.02

TK

Blättern

Am Kassenarbeitsplatz werden immer nur die letzten 5 Positionen angezeigt, was für die meisten Fälle auch ausreichend ist. Wenn man die davorliegenden Positionen ansehen und diese ggf. auch noch ändern möchte, kann man dieses durch F1 bei MENGE und CURSOR UP erreichen.
Ausgangssituation (6 Positionen erfasst und Frage: "Was ist in Position 1"):

Mit der üblichen Eingabe von F1 kommt man zunächst zur Positionsnummer (PN, dort wo jetzt die 7 steht), bei der man 3 Möglichkeiten hat:
1. Nochmals F1: Eingabemöglichkeit im oberen Teil, z.B. für Namenseingaben
2. Eingabe einer Positionsnummer: Die Daten der betreffenden Position werden zum Bearbeiten in den unteren Teil ausgegeben
3. CURSOR UP: Eingabemöglichkeit bei der Positionsnummer. Mit CURSOR UP oder DOWN kann man in den einzelnen Positionen blättern, und so auch zur Position 1 gelangen:

14.02

WWS

Kostenstellen/
Großkunden

COMMERZ-ACTUELL unterstützt alle Abwicklungen mit Großkunden oder mit Kostenstellenkunden mit Standardlösungen und mit zum Teil individuellen Erweiterungen. Dabei ist eine Fülle von verschiedenen Varianten im täglichen Einsatz. Wenn Sie solche Kunden (neu) haben, sollten Sie unbedingt mit unserer Hotline abstimmen, wie Sie die Wünsche Ihrer Kunden bezüglich der elektronischen Kommunikation erfüllen können:
o Übernahme der Aufträge
o Versenden von Liefer-Avise
o Webshop-Einbindung
o verschiedenartige Rechnungsstellungen
o BMEcat
o Statistikdaten über Kostenstellen 
o Budget-Überwachung
                                                 und vieles mehr.
Im Wesentlichen werden größere Kunden über die Funktion Kostenstellen und Großkunden abgewickelt (kostenpflichtig). Dabei kann man den Hauptkunden und die einzelnen Kostenstellen durch Eingaben im Kundenstamm als solche kennzeichnen:
Hauptkunde:

Kostenstelle:

Die Zugehörigkeit der Kostenstelle zum Hauptkunden wird über die Eingabe des Hauptkunden bei jeder Kostenstelle definiert. Bei einem "normalen" Kunden ist das Feld KENNZ.KOST/HAUPT leer zu lassen. Details sind in einer gesonderten Spezifikation beschrieben, bitte bei der Hotline anfordern.     

13.02

allgemein

Lastschriften

Leider stellen wir immer wieder fest, dass es immer noch Anwender von COMMERZ-ACTUELL gibt, die noch Lastschriften drucken oder (schlimmer noch) die das integrierte Lastschrift-Verfahren überhaupt nicht anwenden. Dabei stehen alle Funktionen (und auch die elektronische Übergabe an die Bankprogramme) zur Verfügung. Wenn man nun schon (insbesondere im TKD in Bezug auf die monatlichen Miet- und Wartungsrechnungen) Lastschriften erzeugt, dann aber nur so, dass diese Informationen auch gleich unmittelbar zur Bank gehen; der Druck von Lastschriftzetteln ist nun wirklich überholt.
Informationen über das was zur Bank geht, werden in Form von Protokollen ausgewiesen, sodass man auch einen kompletten Überblick über die Vorgänge hat.
Also, Lastschriftverfahren unbedingt einsetzen und wenn, dann aber mit Datenträger-Austausch und nicht mehr mit "Lastschriftzetteln".
Bei Nutzung der COMMERZ-ACTUELL-FIBU hat man noch den Vorteil, dass Lastschriften dort gleich automatisch zum Ausgleich der Rechnungen führen, sodass sich hier ein erhebliches Maß an Zeit- und Kostenersparnis ergibt.

09.02

TKD 

Gerätedaten

Die nachträgliche Ergänzung um Daten bei bereits bestehenden Geräten wird häufig unterlassen, weil man meint, dass der Aufwand nun jedes Gerät zu verändern zu groß ist. Klar, wenn man in jedes Gerät nachträglich z.B. die Artikeltabelle oder die Geräteklasse einfügen muss, dann ist das bei einem Bestand von 1000 Geräte schon eine erhebliche Mühe.
Aber auch dafür gibt es selbstverständlich in COMMERZ-ACTUELL eine Lösung, nämlich die Funktion "MODELLDATEN NACH GERÄTE", die an folgendem Beispiel erläutert werden soll:

Angenommen es sollen für die wichtigsten Modelle die Artikeltabellen eingebracht werden (siehe auch 1.2.2012). Dann ist es natürlich zunächst erforderlich, die Artikeltabellen mit den relevanten Artikeln anzulegen und diese in die entsprechenden Modell-Stammsätze einzutragen. Im Menüpunkt 9. DATEIPFLEGE findet man unter 10. GERÄTE-INSPEKTION dann die Funktion 6. MODELLDATEN NACH GERÄTE:

Hier kann man dann noch Modell und Geräte auswählen. 
Wird das Programm gestartet, werden in allen ausgewählten Geräten die in den Modellstammsätzen enthaltenen Daten in die Geräte übernommen. Dabei gibt es aber eine entscheidende Ausnahme: Nur wenn im Gerätestammsatz das betreffende Datenfeld noch leer ist, werden die Modelldaten eingetragen. Dadurch bleiben alle bereits eingetragene Daten in den Gerätestammsätzen erhalten. 
Da der Modellstammsatz nun die Artikeltabellen enthält, werden diese auch automatisch in alle neuen vom Lieferanten gelieferten Geräte eingetragen.

Auf die gleiche Art können beispielsweise auch die Daten für die Geräteklasse oder  die Artikelnummern für detaillierte Statistiken (MIET-, WART- oder ZÄHLER-ARTIKEL) ohne sonderlichen Aufwand nachträglich eingebracht werden.

08.02

WWS

Artikel finden

Wir hatten am 1.2.2012 darauf hingewiesen, dass es einen eleganten Weg in COMMERZ-ACTUELL gibt, um direkt in COMMERZ Toner zu finden. Leider mussten wir feststellen, dass ähnliche Verfahren auch in WWS stattfinden, um den Status von Artikeln in Logistikzentren (z.B. LogServe) zu ermitteln. Man verwendet also ein gesondertes Programm, nur um Informationen über Artikel im Logistikzentrum zu erhalten.

Das ist aber in nahezu 100% der Fälle völlig überflüssig !!

Denn auch hierfür gibt es in COMMERZ-ACTUELL spezielle Funktionen, über die  direkt in der Auftragserfassung Informationen über Lieferbarkeit, Ausnahmen oder sonstige Besonderheiten vom Logistikzentrum automatisch abgeholt und in der Erfassungsmaske dargestellt werden. COMMERZ-ACTUELL kommuniziert also direkt mit den LogServe-Rechnern. Nach dieser "Überprüfung" kann man dann über die weitere Abwicklung bezüglich des betreffenden Artikels entscheiden. 
Wir hatten bereits am 22.09.2011 ausgeführt, dass mit der Version 3.03 eine (zunächst für  LS3-Aufträge) ein automatischer Zugriff auf die LogServe-Daten erfolgt, wenn man einen LS3-Auftrag erfasst. Unter anderem wird auch mitgeteilt, ob es sich um einen Beschaffungsartikel handelt, dessen Lieferung man vielleicht selbst durchführen möchte.
Wer nun immer noch mit anderen Programmen außerhalb von COMMERZ arbeitet, sollte schnellstens prüfen, ob er die Version 3.03 und unseren Kommunikationsmodul MFcenter im Einsatz hat (letzterer ist sicherlich vorhanden, da ohne diesen auch die Übertragung der LS3-Aufträge nicht funktionieren würde).  

07.02

allgemein

Funktionstaste F2

Die Funktionstaste F2 kann immer dann verwendet werden, wenn bei Abfragen VON...  BIS... die beiden Werte identisch sind. Dabei ist der Wert nur bei VON... der Wert einzugeben, mit F2 bei BIS... wird er dort hin dupliziert.

06.02

WWS

WAWI-Schlüssel

In der Stammdaten-Verwaltung Artikel gibt es den WAWI-Schlüssel, der wesentlichen Einfluss auf die Preisfindung haben kann:

Der gesamte Schlüssel besteht aus insgesamt 6 Stellen, die folgendermaßen belegt sein können:
a) Stellen 1 bis 3 
Kann einen Prozentsatz enthalten, der an der Kasse als Abschlag auf einen dort eingegebenen VK-Preis den zuzuordnenden EK-Preis ergibt. Verwendet wird dieses beispielsweis bei "ähnlichen" Artikeln, die nicht einzeln sondern als eine Art Sammelartikel gespeichert sind (z.B.  Glückwunschkarten etc.). Bei diesen ist lediglich der VK-Preis bekannt, der EK aber unterschiedlich und im Sammelartikel natürlich nicht einzeln speicherbar. Deshalb kalkuliert man einen ungefähren Abschlag, gibt ihn beim WAWI-Schlüssel ein und lässt EK- und VK-Preis dabei auf Null. Der sich errechnende EK-Preis ist zwar nicht der exakte EK, aber er ist immerhin noch besser als Null.  
Sobald ein Prozentsatz im Artikel enthalten ist wird an der Kasse immer der EK-Preis neu berechnet, in der Auftragsbearbeitung nur dann, wenn der EK-Preis des (Sammel-)Artikels auf Null steht. Wichtig ist auch, dass der Prozentsatz, der in 10tel Prozent anzugeben ist, immer an den Stellen 1 bis 3 steht.
b) Stellen 4 bis 5
Werden nur individuell und nicht generell genutzt.
c) Stelle 6
Kann enthalten:
0: alle Rabatte können wirken
1: absoluter gebundener Preis, keine Rabatte wirken, es gelten auch keine Staffelpreise
7: Gebundener Preis, keine Rabatte wirken, aber Staffelpreise (egal ob direkt oder als Prozentsatz definiert) gelten.
Damit lassen sich über den WAWI-Schlüsse nicht unerhebliche Steuerungen in der Preisfindung durchführen und es ist so, dass meist angebliche Fehler in der Preisfindung ihre Ursache im ggf. falsch gesetzten WAWI haben.

02.02

WWS

Auftragsdaten

Die Auftragsdaten sind insbesondere von ganz besonderer Bedeutung, weil sie nun ganz entscheidenden Anteil an den Ergebnissen (an Gewinn oder Verlust) des Unternehmens haben. Umso mehr ist es wichtig, diese regelmäßig zu prüfen. In COMMERZ steht dazu das Programm AUFTRAGSPRÜFLISTE zur Verfügung, über das Aufträge analysiert werden können

Dieses Programm sollte  z.B. immer zum Monatsende (dann ist es vielleicht zu spät), über AB DATUM gesteuert wöchentlich oder auch vor generellen Rechnungsschreibungen aufgerufen werden.
Was sollte zumindest geprüft werden ?
a) EK=0
solche Auftragspositionen verfälschen den Bruttonutzen
b) VK=0
Ist der Artikel für diesen Kunden wirklich kostenlos ?
c) EK>VK
Wollen wir wirklich unter EK verkaufen ?
d) BETRAG POSITION > EUR
Gibt es Positionen mit ziemlich großem Wert, die geprüft werden sollten ?
e) SONDERARTIKEL
Die Verwendung von zu vielen Sonderartikel kostet Zeit und Aufwand, besser: Artikel pflegen 
f) POS MIT RECHNUNGSSPERRE
Warum werden Positionen vor Rechnungsdruck "geschützt" ?
g) AUFTRAGSART 
Gibt es Gutschriften ?
Da man nur eine Auftragsart (hier wohl die "10") eingeben kann, sollten Gutschriften über die Geschäftsdaten geprüft werden. 

Zu prüfen und zu entscheiden ist, welche Punkte man in einem Durchlauf prüfen lässt und welche getrennt und einzeln durchgeführt werden sollen. 
Wichtig auch, dass man für die Vorgaben einen Schlüssel vergeben kann und diese dann durch Eingabe bei SCHLÜSSEL vorgetragen werden. Damit erspart man sich die jeweilige (mühsame ?) Eingabe.

Nachdem wir bei einigen Fachhändlern einmal die Prüfungen gestartet hatten, war festzustellen, dass durch eine intensivere Artikelpflege die auch Geschäftsergebnisse verbessert werden können.    

01.02

TKD/WWS

Toner finden

Leider hat unsere Hotline schon wieder einen Anwender von COMMERZ-ACTUELL "entdeckt", der über ein separates (?) Programm die Toner für ein bestimmtes Modell sucht, um dann in COMMERZ in TKD oder bei Einsatz der sogenannten  TKD-Preisfindung in WWS den Toner-Artikel einzugeben und in den Auftrag einzubringen.
Häufig muss der Toner dann auch noch in COMMERZ gesucht werden, weil die Artikelnummern nicht übereinstimmen, schlimmstenfalls schreibt man sich die Artikelnummer auch noch auf !!

Und dabei gibt es in COMMERZ einen ganz eleganten Weg, um hier Aufwand, Zeit und Kosten zu sparen:

Man muss nur für die einzelnen Modelle entsprechende Artikeltabellen anlegen, in die die einzelnen verwendbaren Toner eingetragen werden:
 
Da die Anzahl der Modelle begrenzt ist, kann man sicherlich mit wenig Aufwand 95% alle Toneraufträge damit abdecken.  

Wenn man die Artikeltabellen in den Modellstammsätzen hinterlegt, hat man automatisch die Verbindung der Tabelle zu jedem einzelnen Gerät des betreffenden Modells:


Nun muss man lediglich in der Auftragsbearbeitung TKD die Artikeltabelle aufblenden und den Toner auswählen:

Diese Artikeltabelle lässt sich auch in COMMERZ-WWS beim Einsatz von "TKD-Preisfindung" anzeigen und zur Auswahl verwenden.

Ganz wichtig: Über die Funktion "MODELLDATEN NACH GERÄTE" lassen sich die Daten für Modelle und Artikeltabelle auch automatisch in alle bestehende Geräte eintragen. Somit ist eine individuelle Änderung der einzelnen Geräte nicht erforderlich !!

Wir sind der Meinung, dass ein separates Programm zur Tonersuche schon erforderlich ist, aber nur für den Fall, dass ein Kunde einen ganz ausgefallenden Tonerwunsch hat. Übrigens lassen sich die Daten auch für die Ergänzung im COMMERZ ganz gut verwenden. 

31.01

allgemein

Hotline

Die Hotline hat insofern ein nicht unerhebliches Problem, weil sie bei manchen Fehlermeldungen einen riesigen Aufwand hat, wenn sie nichts von der eigentlichen Ursache erfährt. Typische Fälle sind z.B.
O  "COMMERZ ist plötzlich ganz langsam" oder "Drucker xx druckt ganz anders", wobei nichts darüber erwähnt wurde, dass gerade der Systemberater oder der Techniker Änderungen durchgeführt hat und z.B. einen neuen Drucker installiert hat.
O "Die Kundenumsatzzahlen sind nicht mehr da" (Ursache: Jahreswechsel gestartet)
O "alle Spools sind weg" (Ursache: Anderer Mitarbeiter hat diese gerade gelöscht)
O "COMMERZ lässt sich nicht mehr starten", nachdem ein neues Betriebssystem oder eine neue Hardware installiert wurde.

Bei solch pauschalen Informationen tut sich jede Hotline schwer, wenn sie nicht genau erfährt, was aktuell geändert worden ist (manchmal fällt es natürlich auch schwer, eigene Fehler zu benennen).

Deshalb eine große Bitte: Bei etwaigen Fehlermeldungen nicht nur über die Auswirkungen in COMMERZ informieren, sondern auch über möglich Ursachen berichten. 
Zudem sollten Kontakte zur Hotline immer über die Hotline-Telefonnummer (08106-3540-35), über  E-Mail der Hotline (hotline@logicssystems.de) oder auch per Fax (08106-3540-40) erfolgen. Bei allen anderen Kontakt-Adressen kann es zu Verzögerungen kommen !! 
Dankeschön. 

30.01

TKD/MB

Geräte eingeben

Es gibt verschieden Möglichkeiten Geräte, in das COMMERZ-System einzubringen, die sich aber in ihren Auswirkungen teilweise gravierend unterscheiden:

1. Liefereingang im Bestellwesen WWS/OBJ
2. Liefereingang in MB
3. Stammdatenverwaltung Geräte
4. Installieren von Geräten in TKD
5. Neuanlage in der Auftragsbearbeitung WWS/OBJ
6. Kopieren von Geräten in TKD 

Dazu ist folgendes anzumerken:
O Punkt 1 und 2 sind die normale Verfahren, die verwendet werden sollten und die einzige, bei denen auch die Lagerführung entsprechend verändert wird. Wenn man Geräte über eine COMMERZ-Bestellung geordert hat, dann verwendet man den Punkt 1, sonst Punkt 2. 
O Mit Punkt 3 sollte man eigentlich nie Geräte anlegen.
O Den Punkt 4 sollte man nur bedingt verwenden, wenn gleich und sofort auch ein Vertrag einzugeben ist (aber auch eher nicht). Punkt 4 kann aber Verwendung finden, wenn man neue Geräte aus Firmenübernahmen, die bereits beim Kunden stehen, erfassen möchte.
O Die Punkte 5 und 6 sollte man nur in extremen Ausnahmefällen verwenden. 

Der normale Weg ist also Punkt 1 oder 2, je nachdem ob eine Bestellung vorliegt (WWS) oder nicht (MB), weil damit auch die Lagerbestandsführung korrekt klappt. 

26.01

TK

MWST-Preise

Im Artikelstamm gibt es zwei Verkaufspreise (VERKAUFSPREIS und VERKAUFSPREIS+MWST), die bei der Preisfindung eine wichtige Rolle spielen, wenn es nicht für die Kombination "Kunde-Artikel-Menge" einen Nettopreis gibt. Dabei wird der VERKAUFSPREIS+MWST immer an der Kasse, der sonst andere  verwendet. 
Im Normalfall werden die VK-Preise über Preispflegen geändert und damit auch gleichzeitig der VK inkl. MwSt. angepasst. Letzteres ist aber aus zwei Gründen nicht immer gewünscht:
1. Es gibt Ladenpreise, die sich nicht aus dem VK errechnen lassen (z.B. gibt ein VK von 7,55 einen Brutto-VK von 8,98, ein VK von 7,56 einen von 9,00, was bedeutet, dass ein Ladenpreis von 8,99 nicht errechnet werden kann). 
2. Es sollen gänzlich andere Preise im Laden verwendet werden.
Solche speziellen Preise können eingegeben werden, wenn man das Feld 
"KALK. VK+MWST" bei den betreffenden Artikeln auf "N" setzt:
 
In diesem Fall findet keine automatisch Berechnung des VK inkl. MwSt. statt; dafür ist der Anwender aber auch für die Eingabe und die Pflege dieser Preise selbst verantwortlich.  

25.01

TKD

Geräteklasse

Wenig genutzt wird das Feld GERÄTEKLASSE im Gerätestammsatz. Über dieses nur 2-stellige Feld, das vom Anwender beliebig belegt werden kann, kann man die Geräte in "Klassen" einteilen. Typische Begriffe sind beispielsweise sc für Schreibmaschine, kp für Kopierer oder bs für Bildschirm. Die Anzahl der Klassen richtet sich nach der individuellen Nutzung des Feldes.

Benötigt wird es beispielsweise beim Suchen eines Kopierers. Wenn man beim GERÄT die Kundenkurzbezeichnung eingibt, erscheinen alle Geräte dieses Kunden (oft sehr viele, wenn man Zubehör und alle sonstigen Geräte beim Kunden hinterlegt hat). Wenn man aber nach der Kurzbezeichnung nach einem Stern "*" die zwei Zeichen der Geräteklasse eingibt, dann werden nur die Geräte angezeigt, die diese Geräteklasse auch im Gerätestamm haben. Auf diese Weise kann man z.B. mit KDKURZ*kp sich nur die Geräte der Geräteklasse kp des Kunden zur Auswahl anzeigen lassen.
Weitere Verwendung findet die Geräteklasse auch bei den Auswertungen, die nach Geräteklassen selektiert werden können. Wenn man den Farbkopierern z.B. die Geräteklasse fk zuordnet, kann man eine Statistik mit lediglich diesen Geräten abrufen - unabhängig vom Lieferanten oder vom Modell.
Wichtig ist, dass dieses Feld bereits im Modellstammsatz vorgegeben werden kann, sodass auch alle neuen Geräte die gleiche Klasse erhalten:

Wenn man die bestehenden Geräte neu mit dem Feld Geräteklasse versorgen möchte, ist dieses über die Funktion "6.MODELLDATEN NACH GERÄTE" ganz einfach machbar; bei Fragen hilft die Hotline  gerne.

24.01

WWS

Aufträge an Logistik-Zentren

Das Verfahren der Kommunikation mit Logistik-Zentren (LS3, ALKA, Spicers und weiteren) kann in COMMERZ-ACTUELL sehr vielschichtig abgewickelt werden. Dabei ist zwischen der Übergabe der Aufträge und dem Empfang der Lieferdaten zu unterscheiden:
1. Aufträge
Die derzeitige Standardversion erfordert (noch) einen speziellen Aufruf in COMMERZ, um die Daten zu den Logistikzentren zu versenden. Viele Anwender arbeiten aber bereits mit der automatisierten Version, bei der die Aufträge (sofern sie nicht, weil z.B. noch unvollständig, in COMMERZ "geparkt" werden) direkt nach der Auftragserfassung übertragen werden.
2. Liefer-Avise
Auch für die Liefer-Avise (was hat das Logistik-Zentrum geliefert) gibt es als Standard einen speziellen Aufruf um die Daten abzurufen und zu verarbeiten. Diese Funktion kann aber auch automatisiert werden, sodass ohne speziellen Aufruf, die Daten in die betreffenden COMMERZ-Aufträge eingearbeitet werden ohne dass ein extra Aufruf erforderlich ist.
Derzeit fast realisiert ist die Übernahme der Rechnungsdaten für Logistik-Aufträge (z.B. Spicers), die dann mit den Auftragsdaten abgeglichen werden.
Der Fachhändler, der also seine Logistik-Abwicklung noch weiter  automatisieren möchte, dem stehen im COMMERZ-ACTUELL alle Voraussetzungen  dafür zur Verfügung. Unsere Hotline hilft dabei sehr gerne.

23.01

WWS

LS3-Aufträge

Die Soennecken LS3-Aufträge wurden um ein Feld erweitert, über das spezielle Abwicklungen des Auftrages bei Soennecken gekennzeichnet und gesteuert werden können. Benötigt wird dieses Kennzeichen z.B. dafür, um von der Norm abweichende Lieferverfahren durchführen zu können (nur vormittags liefern, ggf. nebenan abgeben u.a.m.). In COMMERZ-ACTUELL-WWS ist dieses Feld im erweiterten Kopf-Bildschirm unter LIEFEROPTION-LC einzugeben:

Das Kennzeichen kann eine Fülle von Werten annehmen, die von Soennecken festgelegt und erweitert werden. Da diese Werte noch einer ständigen Ergänzung unterliegen und diese spezielle Steuerung auch die Ausnahme ist, kann die Funktionstaste F5 hier nicht verwendet werden. Deshalb sollte u.U. der Wert in einer BSINFO vorgegeben werden.  

19.01

WWS

Nettopreise

Wenn man einen Kunden über seine (neuen) Nettopreise informieren möchte, erstellt man am besten eine Preisliste aus den Angebotsartikeln. Das ist wesentlich besser als der Ausdruck eines Angebotes, weil u.a. auch die Staffelpreise ausgegeben werden können:

Diese Funktion kann auch genutzt werden, um für mehrere Kunden die gleiche Preisliste zu erstellen (deshalb die Eingaben für die Auswahl der Kunden). Zudem können die Preise mit oder ohne  MwSt ausgegeben, eine Orderspalte zur Eintragung von Menge hinzugefügt und durch eine variable Überschrift die Preisliste gesondert kennzeichnet werden.

18.01

allgemein

Fenster

In unserer Beschreibung zu den Neuerungen in der Version 3.03 hatten wir geschrieben, dass in COMMERZ Detailausgaben in Form von Fenstern dargestellt werden. Damit entfällt die Eingabe von Ziffern, wie z.B. "2" für nächster oder "5" vorheriger Bildschirm. Die Fenster sehen in etwa folgendermaßen aus:

Um bildschirmweise zu blättern, gibt es 2 Möglichkeiten:
1. Taste "Bild rauf" oder "Bild runter"
2. Über die Maus  den Cursor auf die Pfeile in der untersten Zeile setzen und bestätigen.
An den Ausgaben in der untersten Zeile erkennt man auch, welche Daten im Fenster dargestellt werden: 
o Links das Wort ANFANG: Es sind die ersten Auswahldaten.
o Rechts das Wort ENDE: Es sind die letzten Auswahldaten.
o Links ein Pfeil: es gibt noch Daten vor den Fensterdaten.
o Rechts ein Pfeil: Es gibt noch weitere Auswahldaten.
Diese Fenstertechnik ist noch nicht überall integriert, aber dafür an den wichtigsten, häufig benutzten Stellen bereits vorhanden. 

17.01

WWS

Kundenaufträge

Für die Erfassung von Kundenaufträgen in COMMERZ-ACTUELL können verschiedene Wege gewählt werden, die je nach Konstellation auch genutzt werden sollten. Zusammenfassend ist nachfolgend dargestellt, welche Möglichkeiten COMMERZ bietet:
1. Standarderfassung über die Auftragserfassung mit Anzeige, welche Artikel der Kunde bisher geordert hat und/oder wann, in welcher Menge und zu welchem Preis er einen Artikel bezogen hat.
2. Wenn ein Kunde vornehmlich immer die gleichen Artikel aus einem begrenzten Sortiment ordert, kann man die Erfassung dadurch beschleunigen, indem man diese Artikel in ein normales Angebot zusammenstellt und dann die Funktion "KOPIEREN AUS ANGEBOT" verwendet. Zur telefonischen Abfrage kann man sich auch ein ORDERBLATT auf Basis des Angebotes erstellen.
3. Webshop-Aufträge können automatisch über den Menüpunkt 20 in der Auftragsbearbeitung übernommen werden.
4. Für die Übernahme von "elektronischen" Aufträgen gibt es eine Vielzahl von individuellen Lösungen in COMMERZ, die ggf. nur angepasst werden müssen, wenn sie nicht einem Standard entsprechen. 

16.01

TKD

Nullrechnung

Wenn man für eine Werkstatt-Leistung eine Nullrechnung erstellen möchte, um z.B. die kostenlose Leistung zu unterstreichen, dann muss man im Auftragskopf lediglich das entsprechende Kennzeichen auf "J" setzen:

Die Vorgabe für dieses Feld ist standardmäßig auf "N" gesetzt.
Will man eine einzelne Position, die eigentlich kostenlos ist, ausgeben, dann kann man das in der betreffenden Position durch Eingabe von "J" selbst steuern:
 
Mit diesen beiden Kennzeichen kann man somit ganze Rechnungen oder auch Positionen ausgeben, die eigentlich im Normalfall nicht gedruckt werden würden. 

12.01

TK

Jugendschutz

Zeitschriften, die dem Jugendschutz unterliegen, sind ab 1.1.2012 durch einen gesonderten Strichcode gekennzeichnet. In COMMERZ kann man deshalb zwei neue Artikel anlegen (19% und 7%), die dann über den Text einen speziellen Hinweis auf den Bildschirm bringen. Dabei ist das gleiche Verfahren wie bisher für die "normalen" Zeitschriften zu verwenden. 

11.01

FIBU

Zahlungen

Wenn man bei der Eingabe von Zahlungen folgende oder eine ähnliche Situation hat, dann gibt es im Prinzip für die weitere Erfassung zwei Möglichkeiten:

Üblicherweise wird man hier die "4" wählen und dann die entsprechende unter BELNR stehende Rechnungsnummer eingeben. Andererseits besteht auch die Möglichkeit, über "5" AUSGLEICH die Zahlung der Rechnung zuzuordnen.
Der Unterschied liegt darin, dass im ersten Fall das Lesen und Eingeben von vor allem langer Rechnungsnummern Zeit kostet, während man im zweiten Fall nur ganz einfache Folgen von Eingaben tätigen muss.
Vielleicht ist dieser Hinweis einmal eine Prüfung wert, auf jeden Fall muss man sich sicherlich von Fall zu Fall für die eine oder die andere Alternative entscheiden.
Logics wird in einer nächsten Version das Verfahren so ändern, dass man lediglich die Belegnummer mit der Maus anzuklicken braucht. Aber auch diese Funktion ist sicherlich nicht unumstritten, weil doch dabei die Maus erst wieder in die Hand genommen werden muss.

10.01

WWS

Webshops

Über COMMERZ-ACTUELL können auch Webshop angebunden werden. Die bereits installierten Varianten reichen von den Standards der Logistikzentren (z.B. Soennecken-Webshops) bis hin zu individuellen Webshops einzelner Fachhändler. 
In COMMERZ-ACTUELL gibt es dazu im Wesentlichen zwei Menüpunkte:
Wenn man einen geschlossenen Webshop einsetzten möchte, können innerhalb der Angebotsbearbeitung eigene Artikelgruppen zusammengestellt und dem Webshop bereitgestellt werden:

Die vom Webshop bereitgestellten Aufträge werden innerhalb der Auftragsbearbeitung übernommen, geprüfte, protokolliert und in COMMERZ-Aufträge umgewandelt.
Sofern der Kunde über ein Logistikzentrum beliefert werden soll, werden die entsprechenden Daten in den COMMERZ-Auftrag übernommen und dieser dann ans Logistikzentrum automatisch weitergeleitet. Nachdem auch die Informationen über die Lieferung direkt ins COMMERZ übermittelt wird, braucht der Fachhändler nur noch die Rechnung abzurufen. 

09.01

allgemein

Jahresanfang

Wir wünschen allen unseren Kunden ein erfolgreiches 2012. Nachdem wir uns entschlossen haben, die Betreuung auch weiterhin langjährig für COMMERZ-ACTUELL durchzuführen, möchten wir auch an dieser Stelle nochmals ausführen, dass Ihnen mit der logics systems gmbh ein engagierter und höchst motivierter Partner zur Seite steht.