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Datum |
betrifft |
Thema |
Beschreibung |
| 15.12 | allgemein | Jahresende | Die Autoren der logics-news gönnen sich zum Jahresende eine "schöpferische" Pause, sodass die nächste logics-news erst wieder am 13.1.2015 vorliegen wird. Sie bedanken sich für das gemeinsame Interesse, COMMERZ-ACTUELL einerseits funktionell stets an alle aktuellen Anforderungen anzupassen und es andererseits effizient und mit vollen Funktionsumfang optimal einzusetzen. |
| 11.12 | allgemein | Hotline-Zeiten |
Über die Feiertage ist unsere Hotline an
folgenden Tagen besetzt: Montag, 22.12.14 von 8:00 bis 17:00 Dienstag, 23.12.14 von 8:00 bis 12:00 Mittwoch, 24.12.14 nicht besetzt Montag, 29.12.14 von 8:00 bis 17:00 Dienstag, 30.12.14 von 8:00 bis 12:00 Mittwoch 31.12.14 nicht besetzt Freitag, 02.01.15 von 8:00 bis 12:00 Montag, 05.01.15 von 8:00 bis 12:00 Dienstag, 06.01.15 nicht besetzt ab Mittwoch, den 07.01.2015, wieder normal von 8:00 bis 17:00 und freitags sowie vor Feiertagen von 8:00 bis 12:00. In dringenden Fällen sollte eine E-Mail an die Hotline gesendet werden (hotline@logicssystems.de) , da dieses Postfach auch außerhalb der Hotline-Zeiten regelmäßig geprüft wird. |
| 10.12 | TK | Lieferscheine |
Schützen Sie sich davor, dass an der Kasse
keine Lieferscheine für Barzahler abgerufen werden. Das können Sie ganz
einfach dadurch, dass Sie bei den Kunden die BS-INFO 900 hinterlegen. Auf
jeden Fall sollte der Standard-Kassenkunde diese BS-INFO haben. Im Gegensatz zu anderen BS-INFO-Texten wird der Text von 900 an der Kasse nicht angezeigt. Eine Meldung erscheint erst dann, wenn man versucht, entweder einen Lieferschein abzurufen oder eine Rechnung (zum Mitnehmen) zu erstellen. Versuch eines Lieferscheindrucks:  Wenn man für den Standardkunden Artikel erfasst hat und der Kunde "outet" sich erst später als Kunde, der auf Lieferschein einkaufen darf, dann braucht man den Erfassungsvorgang nicht abzubrechen und die Daten nochmals einzugeben, sondern man kann über KUNDENNUMMER ÄNDERN die erfassten Positionen diesem Kunden zuordnen. Dabei werden selbstverständlich auch etwaige Sonderkonditionen des Kunden in den Preisen entsprechend berücksichtigt. |
| 09.12 | TKD | Historie |
In die Historie werden die "echt"
erbrachten Leistungen hinterlegt. Das bedeutet, dass bei einer Rücksetzung
eines Auftrages oder einer Vertragsabrechnung die Daten dort wieder
ausgetragen werden. Beispiel mit einem Auftrag: Nach Abschluss Auftragsnummer 37:  Nach Rücksetzung des Auftrages 37:  Beim Rücksetzten werden alle Daten des Auftrages oder einer Vertragsabrechnung in allen Statistikfelder und auch in der Historie wieder ausgetragen. Lediglich im Rechnungsausgangsbuch (sofern) eine Rechnung erstellt worden ist) wird das Rücksetzen eingetragen. |
| 08.12 | WWS | Archiv |
In COMMERZ-ACTUELL-WWS werden Lieferscheine und
Rechnungen als PDF-Dokumente gespeichert und sind dann z.B. bei der
Auftragserfassung oder der Auftragsänderung über den "d"-Zugriff
abrufbar. Beispiel Eingabe "d" (Dokumente dieses Auftrages)  Beispiel Eingabe "D" (Dokumente des Kunden):  Nach Auswahl kann man sich dann das betreffende Dokument anzeigen lassen. Einige Anwender nutzen diese Daten bereits dazu, sie in spezielle Archivierungssysteme zu übernehmen. Sollten auch Sie daran Interesse haben, wenden Sie sich bitte gleich an unsere Hotline. |
| 04.12 | allgemein | Bürobest-Daten |
Wie jedes Jahr können die Daten des
Bürobest-Kataloges 20015 von uns aufbereitet und dann beim Fachhändler
direkt in das WWS COMMERZ-ACTUELL übernommen werden. Viele Anwender nutzen
diese Funktion bereits, um die mühevolle und fehleranfällige direkte Eingabe
zu vermeiden. Zum anderen stehen die Artikel-Daten auch noch in kürzester
Zeit vollständig für die Anwendung zur Verfügung. Wer sich diesen unnötigen Aufwand der manuellen Einarbeitung in die Artikeldatei ersparen möchte, sollte umgehend mit der Hotline Kontakt aufnehmen, um die erforderlichen Voraussetzungen prüfen und abzuklären zu lassen. |
| 03.12 | TKD |
Datum sperren (Version 4.00) |
In der Zugriffberechtigung
wurde ein Feld eingefügt |
| 02.12 | FIBU | Flexible Auswertungen |
Die
Struktur der BWA und der Bilanz bzw. der G+V
wird in der Stammdatenverwaltung bei den Sachkonten hinterlegt. Dabei ist
wichtig, dass die Werte der einzelnen Positionen nicht bereits beim
Buchen zugeordnet werden, sondern dass sich die Werte der Auswertungen auf
Basis der aktuellen in den Sachkonten definierten Struktur immer neu
bilden. Der Aufbau der Auswertungen wird über 4 Felder gesteuert, die angepasst oder geändert werden können:  BILANZ/G+V-ART entscheidet, wo Sachkonto ausgegeben werden soll BILANZ/G+V-TEXTNR Summenbildung aller Sachkonten mit gleicher Textnummer und Ausgabe mit dem Text BWA-ART Zuordnung zu Erlöse, Wareneinsatz, Kosten, neutrales Ergebnis oder nicht in BWA BWA-TEXTNR entsprechend wie BILANZ/G+V-TEXTNR Wenn man also die Strukturen verändern möchte, dann kann man diese Daten in den Sachkonten-Stammsätzen anpassen und dann auch noch Auswertungen für frühere Zeiträume (Buchungsperioden) abrufen, die dann in Form der neuen Struktur aufgebaut sind. Auch etwaige Fehler kann man so mühelos korrigieren. |
| 01.12 | WWS |
Belegabruf (neu in 4.00) |
Wenn man über den Belegabruf einzelne Mengen
zum Abruf von Lieferschein oder Rechnung eingegeben hat, möchte man die
Eingaben gerne noch einmal kontrollieren. Bisher musste man dazu in Änderung
oder Auskunft gehen und den Auftrag nochmals aufrufen. Das ist nun nicht mehr erforderlich. Die BS-Steuerung wurde um einen Punkt 4=AUSKUNFT erweitert:  Wenn man diesen aufruft, werden die einzelnen Positionen angezeigt und sie können sogar noch verändert werden:  Gleiche Funktion erzielt man, wenn man bei BS-STEUERUNG die "Wundertaste" F3 eingibt. |
| 27.11 | allgemein | Daten überarbeiten |
Je länger die Nutzung einer Software dauert,
desto mehr "Datenmüll" sammelt sich an. Diese Daten belasten zwar
Speicher und die Geschwindigkeit des Rechners nicht, aber sie erscheinen immer
wieder bei Bildschirmanzeigen oder Auswertungen, weil sie immer noch als
"vollwertige" Information gespeichert und angesehen werden. Wenn man
die bestehenden Suchmöglichkeiten nutzt kann man kaum vermeiden, dass etliche
"Leichen" immer wieder auftauchen. Es macht also schon irgendwie Sinn, den Datenbestand einmal zu bereinigen. Dazu hat logics auch die passenden Programme, mit denen man seinen Datenbestand ganz elegant bereinigen kann. Für die wichtigsten Daten laufen die Programme in etwa folgendermaßen ab: 1. Angabe von Ausschlussmerkmalen (z.B. bei Kunden: letzter Auftrag vor ..., bei Artikel: Lieferant xyz, oder bei Geräten: VK kleiner x EUR etc.). 2. COMMERZ prüft die Daten und vergibt, wenn die Merkmale zutreffen, diesen Daten ein Löschkennzeichen. Zudem erhalten diese Daten Hinweise, dass sie noch in anderen Datenbeständen benötigt werden (z.B. Artikel im Auftrag oder im Gerät). 3. Die zum Löschen vorgeschlagenen Daten können via EXCEL ausgewertet werden und das Löschkennzeichen ausgetragen werden. 4. Nach der Überarbeitung erfolgt dann die endgültige Löschung der Daten. Der wesentliche Vorteil dieses Verfahrens liegt darin, dass Löschen der nicht mehr benötigten Daten letztlich automatisch, aber durch die beliebige Eingabe der Ausschlussmerkmale und durch die noch mögliche Überarbeitung der vorgeschlagenen Daten eine eigenständige Überarbeitung immer noch gegeben ist. Wer seinen Datenbestand bereinigen möchte, sollte unbedingt diese Programme einsetzen. Weitere Infos gerne von unserer Hotline.
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| 26.11 | WWS |
Anzahlungen und Ratenzahlung
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Anzahlung Mit ein wenig Aufwand können mit COMMERZ-ACTUELL-WWS auch Anzahlungen für einen Auftrag abgewickelt werden: Dazu ist der Auftrag um zwei zusätzliche Artikel-Positionen zu ergänzen, in der ein Artikel mit entsprechendem Text und dem Mehrwertsteuer Kennzeichen "4" (=0%) einzutragen ist: o Erste Position z.B. mit Text "Anzahlung"; Auftragsmenge und "zu fakturieren" werden auf "1" gesetzt und ein Anzahlungsbetrag eingegeben.  o Zweite Position mit gleicher Artikelnummer und z.B. mit Text "Berechnete Anzahlung"; Auftragsmenge minus 1 und Betrag gleich Anzahlungsbetrag ("zu fakturieren" noch auf null).  Sofern die "echten" Positionen noch nicht bearbeitet sind und die Rechnung abgerufen wird, ergibt sich lediglich eine Rechnung über die Anzahlung. Nachdem diese Rechnung erstellt worden ist, ist in der zweiten Position "zu fakturieren" auf minus 1 zu setzen. Diese Position bewirkt, dass dann später bei der Berechnung der "echten" Positionen der Anzahlungsbetrag entsprechend berücksichtigt wird. In die FIBU werden zwei Rechnungen übergeben, wobei für die Positionen ohne MwSt möglichst über die Warengruppe der Artikel ein spezielles Erlöskonto vorgegeben werden sollte; trotz Reduzierung der 2. Rechnung um den Anzahlungsbetrag werden die "echten" Positionen auf die betreffenden Erlöskonten komplett korrekt gebucht. Ratenzahlung Im Prinzip gibt es zwei Lösungsmöglichkeiten: 1. Für jede Rate eine Rechnung erstellen Dabei ist zu beachten, dass die Mengen der Artikel bereits vom Lager weg sind und sich auch nicht gleichmäßig auf x Raten verteilen lassen. Es ist daher auch wegen der Verteilung auf die Statistikdaten auf jeden Fall eine Rechnung über den Gesamtauftrag zu erstellen. Wenn dann aber nun Ratenrechnungen erstellt werden, würde man den Gesamtbetrag letztlich zweimal berechnen. Man müsste deshalb (mit viel Aufwand) jeder Ratenrechnung auch wieder rücksetzen. Dann hätte aber auch die Buchhaltung ein Problem, weil der Kunden die Ratenrechnung bezahlt, die Zahlung aber der Gesamtrechnung zugeordnet werden müsste. Alternativ dazu könnte man aber auch die Gesamtrechnung (neutral, d.h. mit einer einzigen generellen Warengruppen-Position) wieder kompensieren und für die Ratenbeträge den gleichen Warengruppen-Artikel verwenden. Dazu kann man auch einen Auftrag anlegen, den man für weitere Ratenzahlungen einfach immer wieder kopiert. 2. Auf einer Rechnung in Textform die Ratenbeträge, Termine und Konditionen aufführen. Dieses ist sicherlich die bessere Lösung, auch wenn die MwSt zu früh abgeführt werden müsste. Fazit: Wegen des Aufwandes ist eigentlich die Lösung 2 vorzuziehen, obwohl man bei einzelnen Ratenrechnungen eine bessere Kontrolle über die Zahlungen hat (aber diese Rechnungen müssen auch immer regelmäßig erstellt werden). Empfehlung: |
| 25.11 | TKD | Version 4.00 |
In den Zugriffsberechtigungen kann jetzt
gesteuert werden, ob man das Tagesdatum, das beim Einstieg in TKD einzugeben
ist, geändert werden darf oder nicht: DATUMSÄNDERUNG (J/N). Dieses Datum ist für die Speicherung von Ergebnisdaten wichtig und sollte deshalb nur von kompetenten Mitarbeitern abgeändert werden können. Bei der Einspielung wird die Abfrage auf "J" gesetzt und kann dann ggf. individuell auf "N" geändert werden. |
| 24.11 | allgemein | BMEcat |
Wer seinen Kunden Katalogdaten in
BMEcat-Format liefern muss, kann diese auch direkt aus COMMERZ-ACTUELL
exportieren. Auch die von PBSeasy bereitgestellten Bilder und sonstige
Beschreibungen können den Artikeln beigefügt werden. Dieser Export ist
schon längere Zeit erfolgreich im Einsatz und ist üblicherweise
verknüpft mit der automatischen Übergabe von (Kostenstellen-)Aufträgen. Anfragen bitte an unsere Hotline. |
| 20.11 | WWS | Preisfindung |
Aus den Informationen Artikel und Menge
ermittelt COMMERZ unter Hinzuziehung weiterer Konditionen immer einen
Verkaufspreis. Wenn z.B. in einer Auftragsposition nachträglich die Menge
geändert wird, dann kann dieses zu einem neuen Verkaufspreis führen, wenn
eine entsprechende Staffel hinterlegt ist. Aber Vorsicht: Sobald entweder ein Rabatt oder ein Verkaufspreis erfasst bzw. geändert worden ist, unterbleibt diese automatische Preisfindung. COMMERZ geht dann davon aus, dass der Erfasser dann die volle Verantwortung für die Preisfindung (Eingabe) übernommen hat. Eine Änderung ist aber erst gegeben, wenn das betreffende Feld (Rabatt/Preis) mit Enter bestätigt worden ist. Es bleibt dann lediglich die Positionseingabe erneut durch Eingabe der gleichen Artikelnummer zu beginnen. Aber Vorsicht: Die Artikelnummer muss gelöscht und mit Enter bestätigt werden, sodass man wieder die Positionsnummer eingeben kann. Bei einer erneuten direkten Eingabe der gleichen Artikelnummer (auch beim Finden über andere Suchmerkmale) bleibt der Zustand "Preisfindung in Verantwortung des Erfassers" bestehen. |
| 19.11 | TKD |
Spezielle TKD- Aufträge |
Bei
TKD-Aufträgen können immer nur alle
Positionen abgeschlossen, geliefert oder berechnet werden. Häufig gibt es
aber auch Aufträge (vor allem im IT-Bereich), bei denen über einen längeren
Zeitraum verschiedene Positionen einzeln oder gruppiert abgewickelt werden
müssen, die aber als Gesamtauftrag bereits feststehen. In
TKD gibt es dafür eine Lösung, die im Prinzip so arbeitet, dass der
Gesamtauftrag (nur) in Form eines Kostenvoranschlages erfasst wird und
einzelne Positionen daraus in verschiedene Aufträge übernommen werden können.
Der Kostenvoranschlag stellt somit den Gesamtauftrag dar.
Die einzelnen Aufträge können (über die Nummer des
Kostenvoranschlages
verbunden) auch wieder zu Gesamtrechnungen zusammengeführt werden. Bei Interesse/Bedarf bitte bei der Hotline melden. |
| 18.11 | WWS | Kundenumsätze |
Aufgrund der Anforderungen wurde die Auskünfte
Kunden-Umsätze und Kunden-Bruttoerträge erweitert. Die Standardausgabe war
vielen Anwendern nicht aktuell und detailliert genug: Sie wurde ersetzt durch (Zahlen beispielhaft):  Hier werden dann die letzten 5 Jahre und vom letzten Jahr die letzten 3 Monate angezeigt. Welche Daten ausgegeben werden sollen, wird im Standard über das Feld "DETAILLIERT" gesteuert. Zu dieser Bildschirmausgabe gibt es zwei Anmerkungen: 1. Einige Fachhändler wollten die Abfrage über "DETAILLIERT" nicht haben. Sie haben sich für ein bestimmtes Format entschieden (vielleicht hätte man für diese bei "DETAILLIERT" eine Vorgabe ausgeben können, die nur noch bestätigt werden muss). 2. Die Daten für das detaillierte Format müssen immer noch zusammengestellt werden. Das kann bei Kunden mit vielen Aufträgen etwas länger dauern. |
| 17.11 | FIBU | Skontoabzüge |
Unter AUSKÜNFTE / AUSWERTUNGEN gibt es den
selten genutzten Menüpunkt 7. SKONTO-INFORMATIONEN mit folgenden
Unter-Menüpunkten: Über die ANZEIGE kann man z.B. für einzelne Kunden Informationen abrufen, wie diese sich bei Skontoabzügen verhalten haben:  Mit dem Untermenüpunkt 3. DRUCK SKONTO-LISTE erhält man z.B. alle Kunden, die den Skontobetrag überzogen haben, und kann dann daraus einzelne Kunden ansprechen. Die Ergebnisse werden beim Buchungstyp ZAHLUNGEN auf einfache Weise gespeichert, wobei es möglich ist, dass nicht alle Abzüge berücksichtigt werden (Ausbuchung von Skonti). Zumindest bieten die Daten eine gute Grundlage, um permanente "Verstöße" spezieller Kunden beim Skontoabzug zu erkennen. |
| 13.11 | allgemein | Rechnungen an Kunden per E-Mail |
Immer mehr Fachhändler versenden ihre
Rechnungen per E-Mail. Wir hatten auch noch am 15.10.2014 auf diese effiziente
Lösung hingewiesen. Gerade dieses Thema wurde in letzter Zeit intensiv
bearbeitet und eine Fülle von Ausnahmen, die es leider auch hier gibt, in
COMMERZ berücksichtigt. Hierunter fallen z.B. Lösungen für o Nullrechnungen in TKD o Prüfmöglichkeiten vorab o Verteilung in Archivierungssysteme o Erkennung des E-Mail-Versands auf dem Dokument o Abschriften versenden (J/N) o Rechnungen an Leasing und Kunden im TKD o Selektion: Nur Rechnungen mit E-Mail-Versand o gesonderte E-Mail-Adresse o Kein Druck, wenn Dokument ins Archivierungssystem abgestellt wird (papierlose Verwaltung). Die Funktion Rechnungen per E-Mail an Kunden setzt eine intensive Abstimmung voraus, die unsere Hotline aufgrund ihrer Erfahrung gerne mit den interessierten Fachhändlern durchführen möchte. |
| 12.11 | WWS | Kundennummern |
Wer in den Kundennummern eine spezielle Systematik haben möchte,
kann die Funktionen, die bei der Neu-Erfassung von
Kunden in der Stammdaten-Verwaltung KUNDEN vorgesehen
sind, nutzen: a) Durch Eingabe von F3 bei KUNDE wird die nächste Kundennummer vorgegeben. Die letzte vergebene Kundennummer steht im Parametersatz. Wenn man diese im Parametersatz entsprechend ändert (zurücksetzt), könnte man auch "freie" Kundennummern wieder "aufleben" lassen.  und bei Kundenerfassung mit F3:  b) Durch Eingabe der ersten 3 oder 4 Ziffern, die normalerweise die Buchstabengruppe darstellen, wird die nächste Zählnummer ermittelt und an diese Ziffernblock hinten angefügt. Beispiel: Eingabe 0105 führt dann z.B. zur Kundennummer 010523, wenn die Zählnummern 0 bis 22 bereits vergeben sind.  Dabei wird angenommen, dass 3- oder 4-stellige Kundennummern nicht angelegt werden. Sollte dieses doch einmal notwendig werden, sind führende Nullen mit einzugeben (also nicht "1" sondern "000001". Diese Funktionen für die automatische Vorgabe von Kundennummern müssen teilweise von der Hotline freigeschaltet werden. |
| 11.11 | allgemein | Adressen-Norm |
Für den Aufbau und den Inhalt der Adressen auf
den Formularen gilt die DIN 5008. Dabei gibt es zwei Besonderheiten: 1. Das Länderkennzeichen wird nicht mehr ausgegeben. Allerdings ist COMMERZ so pfiffig, bestimmte LKZs zu erkennen (wie z.B. "F" oder "NL") und daraus automatisch unter den Ort-1 das Land in Versalien (z.B. FRANKREICH oder NIEDERLANDE) auszudrucken. Ein "D" im Länderkennzeichen wird nicht mehr ausgegeben. 2. Zumindest der Ort-1 ist in der Sprache des Empfängerlandes auch in Versalien vorzugeben. |
| 10.11 | TKD/WWS | Zählerstand Version 4.00 |
Bei der Auftragserfassung in TKD wird aus zwei
wichtigen Gründen der letzte gemeldete Zählerstand schon einmal vorgegeben 1. Er ist häufig nicht bekannt (z.B. bei Tonerlieferungen) 2. Ein Zählerstand von Null würde historisch und mengenbezogen gesehen in den Auswertungen erhebliche Verzerrungen bewirken. Dieser Zählerstand mag nicht der aktuell richtige sein, aber er bedeutet zumindest einen ungefähren plausiblen Wert. Besser ist es sicherlich, immer den echten Zählerstand einzugeben, aber... Der aktuelle letzte gemeldete Zählerstand wird aus der Historie entnommen und kann sowohl aus einer Zählervertragsabrechnung als auch aus einem Technikerauftrag kommen. Neu ist nun in der Version 4.00, dass diese Vorgabe auch in WWS erfolgt, wenn die Funktion "TKD-Preisfindung" dort eingesetzt wird. Damit enthalten auch die in WWS erstellten TKD-Daten einen einigermaßen plausiblen Wert. |
| 06.11 | WWS | E-Rechnungen |
Soennecken bietet an, die
Rechnungen an die
Fachhändler (LS3, Lieferantenrechnungen mit Delkredere-Abrechnung und auch
direkte Lagerbestellungen) nun auch elektronisch zu übermitteln. Dadurch erspart man sich
natürlich ein erhebliches Maß an Aufwand, der für die Erfassung der
Papierbelege erforderlich ist. Auch Abstimmungen und
Kontrollen können
über diesen Datenbestand schnell und präzise durchgeführt werden. Auch der
Abgleich mit Bestellungen oder mit
LS3-Aufträgen ist dann leicht möglich,
weil die Daten diesen zugeordnet werden können.
In COMMERZ-WWS sind bereits wesentliche
Funktionen für die Verarbeitung der Rechnungsdaten enthalten. Eine neue
genaue Abstimmung der Übergabedaten mit Soennecken ist aber noch
erforderlich, da das aktuelle allgemeine Konzept auch für andere Lieferanten
ausgelegt ist. |
| 05.11 | FIBU | Lastschrift zurück |
Wenn
Lastschriften nicht ausgeführt werden, dann wird das Bankkonto mit dem
Lastschriftbetrag und ggf. mit einer Gebühr belastet. Üblicherweise
würde man nun die Zahlung gegen den Kunden buchen, bei dem dann eine negative
Zahlung entsteht. Nur dann hat man beim Kunden in den offenen Posten immer
diese Zahlung, aber keine offene Rechnung mehr stehen (Mahnung = ??). Andererseits darf man ja auch nicht die Rechnung einfach nochmals eingeben, weil dieses Steuer und Erlöse verfälschen würde. Es gibt aber einen einfachen Weg solche Vorgänge so zu buchen, dass wiederum eine Rechnung beim Kunden entsteht. Dazu ist es lediglich erforderlich, die Bankbelastung nicht gegenüber dem Kunden zu buchen, sondern zunächst auf ein Zwischenkonto, wobei dieses Konto ohne Steuer zu bebuchen sein muss. Im nächsten Schritt ist dann eine Ausgangsrechnung (ohne Steuer) zu buchen, mit der das Zwischenkonto wieder entlastet wird. Dabei kann wahlweise als Betrag auch die Gebühr mit einbezogen werden. Etwas kompliziert wird es nur in dem unwahrscheinlichen Fall, dass der Kunde die Rechnung abzüglich Skonto bezahlt, weil dann bei einer normalen Zahlungsbuchung die Steuer aus dem Skontobetrag nicht korrekt berechnet wird (Lösung: getrennt buchen). Eine Beschreibung, die den genauen Saldenstand vor und nach den einzelnen Buchungsvorgängen wiedergibt, kann gerne bei der Hotline angefordert werden. |
| 04.11 | WWS | Rabattdruck (J/N) |
Mit dem Steuerungsfeld RABATTDRUCK (J/N) im
Kundenstamm (und änderbar im Auftragskopf)  können ganz unterschiedliche Preise entstehen. Normalerweise steht dieses Feld auf "J", weil man dem Kunden seinen vereinbarten Rabatt auch anzeigen möchte. Sollen die gewährten Rabatte einmal nicht ausgewiesen werden, kann man dieses Feld auch auftragsbezogen auf "N" setzen. Wichtig dabei ist nun, dass der Gesamtpreis einer Position unterschiedlich berechnet wird: a) Rabattdruck = "J" Positionsendpreis = (Menge* Einzelpreis) abzgl. Rabatt b) Rabattdruck = "N" Positionsendpreis = Menge * (Einzelpreis abzgl. Rabatt) Beispiel: Menge = 7, Einzelpreis = 5,74, Rabatt = 10) Dann ergibt sich für a) (7*5,74)=40,18 abzgl. 10% = 36,16 und für b) 7*5,17 = 36,19, wobei 5,17 der um den Rabatt reduzierte VK ist. Damit ergeben sich möglicherweise nur aufgrund unterschiedlicher Darstellungsformen unterschiedliche Positionsendpreise. Dieses ist aber auch korrekt, weil nur so die Position rechnerisch völlig in sich stimmig ist. Man muss es nur wissen, dass es zu solchen Differenzen kommen kann. |
| 03.11 | TKD | Vergütung nicht genutzte "Freie Einheiten" |
Einige Fachhändler haben mit ihren Kunden
Verträge abgeschlossen, bei denen in irgendeiner Form die nicht genutzten
Freien Einheiten für z.B. ein Kalenderjahr (rück)vergütet werden. Das
Problem ist nur, die Zahlen exakt zu ermitteln, denn zu berücksichtigen sind: o wie ermittelt man Anfangs- und Endzählerstand (z.B über alte Rechnungen) o zwischenzeitliche Änderung der FEs o Geräte im Pool o mehrfache Zählerabrechnung im Kalenderjahr o Teilabrechnungen im oder außerhalb des Kalenderjahres. Eine ganz wesentlich Hilfe dafür bietet die Erweiterung, die wir bereits am 11.2.2014 (unter einer anderen Problemstellung) vorgestellt hatten. Informationen gerne durch unsere Hotline |
| 30.10 | allgemein | SEPA |
Unsere Erweiterungen für Überweisungen und
Lastschriften im SEPA-Verfahren hat ihre Bewährungsprobe längst
überstanden. Besonders wichtig ist es, dass insbesondere bei den
Lastschriften kein Medienbruch notwendig ist. Denn wenn die Lastschriften z.B.
nachträglich noch in ein Bankprogramm eingegeben werden müssen, bedeutet
das, dass aus den Rechnungen (Papier) die Daten wieder eingegeben werden
müssen. Nachdem die Lastschriften ein bewährtes Verfahren ist, sollte es vermehrt auch mit Kunden vereinbart werden. Und dann erscheint es umso wichtiger, die integrierte SEPA-Lösung in COMMERZ einzusetzen. |
| 29.10 | WWS | Auftragseingang |
Für den
Fachhändler ist es besonders wichtig, Veränderungen im Kaufverhalten seiner
Kunden rechtzeitig zu erkennen. Leider sind die Umsatzzahlen dafür
weniger geeignet, weil sie erst zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung
gespeichert werden und diese z.T. auch erst am Monatsende beim Druck der Sammelrechnungen ausgegeben werden. In COMMERZ gibt es aber eine wenig genutzte Funktion, die ein zeitlich aktuelles Bild der Kunden-Order wiedergibt, nämlich die sogenannte Auftragseingangsliste. Dazu sind folgende wichtige Eingaben erforderlich:  o Vertreter/Verkäufer (oder alle) o Zeitraum, den man betrachten möchte (hier: 44. KW, also vom 27.10.14 bis zum 31.10.14) o davor liegender Zeitraum, den man mit dem Betrachtungszeitraum vergleichen möchte (hier 41. bis 43. KW, also vom 06.10.14 bis zum 24.10.14) Die beiden Zeiträume können beliebig gewählt werden, so dass auch Monatszeiten betrachtet werden können. Üblicherweise ist der Vergleichszeitraum immer größer als der Betrachtungszeitraum. o Um die Auftragseingänge richtig vergleichen zu können, müssen die Zeiträume gleich sein. Dazu erwartet COMMERZ die Eingabe eines Teilers, durch den die Auftragseingänge des Vergleichszeitraumes geteilt werden. Hier ist der Teiler gleich 3, weil der Betrachtungszeitraum eine Woche, der Vergleichszeitraum aber 3 Wochen umfasst. Wenn beide Zeiträume gleich groß sind, ist als Teiler eine "1" einzugeben. o Auswertung kann dann noch durch die Eingabe von zwei Prozentsätzen eingeschränkt werden. Es werden nur die Kunden ausgegeben, die im Vergleich vom Betrachtungszeitraum zum Vergleichszeitraum einen Prozentsatz ergeben, der in diesen Prozentbereich fällt. Mit den hier vorgegebenen Werten würden alle Kunden ausgewiesen werden, die im Betrachtungszeitraum weniger Auftragseingänge haben als im Vergleichszeitraum. Über eine Eingabe von 10 bis 100 erhält man alle Kunden, die mehr als 10% Zuwachs haben, über -999999 bis 10 alle Kunden, die weniger als 10% Zunahme zu verzeichnen haben. Weil mit dieser Auswertung keinerlei Daten verändert werden, empfehlen wir diese ganz einfach (eingeschränkt) einmal abzurufen. Die Ergebnisse werden Sie erstaunen. |
| 28.10 | TK | Jugendschutz | Zeitschriften, die dem Jugendschutz unterliegen, sind ab 1.1.2012 durch einen gesonderten Strichcode gekennzeichnet. In COMMERZ kann man deshalb zwei neue Artikel anlegen (19% und 7%), die dann über den Text einen speziellen Hinweis auf den Bildschirm bringen. Dabei ist das gleiche Verfahren wie bisher für die "normalen" Zeitschriften zu verwenden. |
| 27.10 | TKD | Vorausberechnung |
Einen ungefähren Überblick, welcher Umsatz mit
den Rechnungen für Miete und Wartung z.B. in 2015 zu erzielen sein wird, erhält
man, wenn man den Menüpunkt GERÄTE-VORAUSBERECHNUNG aufruft: Auch solche Informationen wie "welche Rechnungen für Mieten und/oder für Wartung können noch bis zum Monat xx oder im nächsten Monat erstellt werden", lassen sich damit abrufen. Ganz wichtig für die Auswertung ist dabei das Eingabefeld ABRECHNUNGSMONAT, denn als Ergebnis erhält man eine Zusammenstellung aller Geräte mit den Erlösen, die mit Rechnungen erzielt werden, die bis zum ABRECHNUNGSMONAT erstellt werden können. Dabei kann es auch passieren, dass Erlöse enthalten sind, die auch bereits für einen weiteren Zeitraum gelten, wenn nur der Termin für die Abrechnung vor dem angegebenen Datum liegt. Beim oben aufgeführten Beispiel kann es also sein, dass auch Geräte enthalten sind, die z.B. am 1.10.2015 für 6 Monate abzurechnen sind. Eingegebene Vertrags-Enddaten oder spätere Vertragsanfänge werden berücksichtigt, nachträgliche Kündigungen (da nicht bekannt) natürlich nicht. Zumindest erhält man über diese Auswertung einen ungefähren Überblick über die in Zukunft zu erzielenden Einnahmen bezüglich Mieten und Wartungen |
| 23.10 | allgemein | Änderungen von System und Hardware |
Wir hatten am 29.7.2014 über System-oder
Hardware-Änderungen bei unseren Anwendern berichtet: Unsere Hotline wird in letzter Zeit immer häufiger in Aufgaben einbezogen, die nicht im Standard-Wartungsvertrag abgedeckt sind. Häufig handelt es sich dabei um Hardware- und vor allem Systemunterstützungen, die nach Server-Wechsel oder System-Upgrades notwendig geworden sind. Wir empfehlen dringend, derartige Systemveränderungen im Vorfeld mit der Hotline abzustimmen und ggf. entsprechend notwendige Aufgaben zu delegieren. Auf jeden Fall werden alle Systemunterstützungen von uns berechnet, insbesondere dann, wenn durch den Systeminstallateur Vorort Fehler oder Unzulänglichkeiten entstanden sind. Leider müssen wir feststellen, dass unsere Hotline immer noch häufig Aufgaben durchführen muss, die überhaupt nicht in ihr Verantwortungsbereich fallen. Deshalb nochmals die dringende Bitte, Installationsänderungen vorab mit unserer Hotline abzustimmen. |
| 22.10 | WWS | Abrufaufträge |
Die
Funktion "Abrufaufträge" ist seit langem in COMMERZ enthalten.
Damit können dann die Abläufe "Anlage in WWS, Vorabrechnung und
Teillieferungen" komplett automatisiert abgewickelt werden. Die jeweils
angeforderten Lieferungen werden kontrolliert und der jeweilige Stand
angezeigt.
Die Abrufmenge
gibt man in der Position an; der Preis kann geändert werden und gilt dann
für diese Menge: Sobald der Artikel (auch innerhalb eines neuen anderen Auftrages) geordert wird, werden die aktuellen Daten des Abruf-Angebots angezeigt:
Man erkennt
daran, dass es sich um einen Abrufartikel handelt und welche Menge noch offen
ist. Auf dem Lieferschein wird für den Kunden als zusätzliche Information
auch die aktuelle Restmenge ausgegeben. Abrufaufträge können auch nachträglich geändert werden. Dieses wurde beispielsweise in der logics-news vom 11.3.2013 dargestellt. |
| 21.10 | TK | Bonformat |
Für die Kasse kann neben individuellen
Erweiterungen auch ein grundsätzlich anderes - unserer Meinung nach
übersichtlicheres Format gewählt werden. Als Beispiel der gleiche Bon im
alten Format:  Und im neuen Format:  Wesentliche Unterschiede sind: Bei Menge = 1 Ausgabe einzeilig Keine Überschriften (Daten selbsterklärend) Kundenname wird beim Standardkunden nicht ausgewiesen Boninformationen in einer Zeile (unten) Kompakteres Format Das neue Format kann bei der Hotline (kostenlos) geordert werden. |
| 20.10 | FIBU | Belegnummer |
Bei der Eingabe von Zahlungen kommt es häufig
vor, dass die Belegnummer für mehrere Buchungen immer gleich bleibt. In der
aktuellen FIBU-Version muss sie immer wieder eingegeben werden, weil lediglich
S/H-KENNZ, ST-KENNZ, GEGENKONTO und BELEGDAT wieder vorgegeben werden: Einige Fachhändler haben eine Version im Einsatz, bei der auch die BELEGNR vorgegeben wird. Bei Bedarf bitte durch unsere Hotline freischalten lassen. |
| 16.10 | WWS | Belegabruf |
Der Menüpunkt Belegabruf ist dafür gedacht,
ganz schnell die Mengendaten für "ZU LIEFERN" (für den Abruf des
Lieferscheines) oder "ZU FAKTURIERN" (für den Abruf der Rechnung)
eintragen zu können: Dabei wird nach der Eingabe der jeweiligen Menge immer wieder zu POSITION verzweigt, bis man dort nichts mehr eingibt. Eine wesentlich schnellere Eingabe als wenn man diese über die Auftragsänderung durchführen würde. Wenn man statt der Positionsnummer die "Wundertaste" F3 eingibt, kann man erreichen, dass bei allen Positionen des Auftrages die noch fehlenden Mengen bis hin zur Auftragsmenge eingetragen werden:  Diese Funktion kann z.B. aufgerufen werden, wenn für einen ganzen Auftrag oder für alle Restmengen der Lieferschein abgerufen werden soll. Nachträgliche Korrekturen einzelner Positionen können auch gleich durchgeführt werden, weil danach eine Positionsnummer angefordert wird:  Geplant ist mit einer weitere BS-STEUERUNG (4=AUSKUNFT) oder mit F3 die Positionen zur Kontrolle anzeigt zu bekommen. |
| 15.10 | allgemein | Anforderungen der Kunden |
In COMMERZ-ACTUELL haben wir eine Fülle von
Funktionen integriert, die dazu benötigt werden, die heutzutage immer mehr
und immer häufiger gestellten Forderungen und Wünsche der Kunden zu
erfüllen. Dazu gehören u.a. auch - der Austausch elektronischer Daten (einerseits Webshops oder sonstige Auftragseingänge und andererseits Versendung von Rechnungsdaten), - Versendung verschiedenster Belegen (von Angeboten über Liefer-Avise bis hin zu Rechnungen) via E-Mail - beidseitiger Datenaustausch mit Lieferanten. Mit COMMERZ-WWS ist man zudem neuerdings auch in der Lage, dem Kunden mitzuteilen, o welche Artikel gerade geliefert worden sind, o wo die Lieferung gerade befindet und o wann sie voraussichtlich eintreffen wird. Auch dieser Tracking-Service, der insbesondere bei Großkunden immer mehr gefordert wird, lässt sich spielend ins COMMERZ integrieren. Unsere Hotline vermittelt gerne weitere Informationen |
| 14.10 | TKD | Zonen |
Wenn man bei den Techniker-Aufträgen Zonen
verwendet, wobei je nach Entfernung verschiedene Zonen zur Anwendung kommen können,
dann kann man dieses auch automatisieren. Das Problem ist, dass man zum
Zeitpunkt der Auftrags- oder Leistungserfassung eigentlich den betreffenden
Artikel aufrufen muss, wobei man immer noch nicht weiß, in welcher Zone der
Kunden oder das Gerät eigentlich liegt. Zur Automatisierung ist es lediglich
erforderlich im 7. BS bei den Geräten die verschiedenen Zonenartikel
(FAHRTKOSTEN) einzugeben(hier z.B. 700200100): Bei der Auftrag- oder Leistungserfassung braucht man dann keinen Artikel mehr einzugeben, sondern lediglich die Verrechnungsart "40":  Nach Bestätigung wird dann der betreffende Artikel automatisch aus dem Gerätestamm eingetragen: 
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| 13.10 | TK | Schublade | Die Kassenschublade öffnet sich normalerweise nur dann, wenn ein Kassenvorgang durchgeführt wird. Es besteht aber auch die Möglichkeit, über Funktionstasten die Schublade direkt zu öffnen. Diese Funktion muss aber mit der Hotline gesondert abgestimmt und eingerichtet werden. |
| 09.10 | WWS | Teillieferungen |
In COMMERZ-ACTUELL-WWS kann man beim Kunden (und
änderbar im Auftrag) festlegen, ob Teillieferung erlaubt ist oder nicht. Ist
dieses Kennzeichen auf "N" gesetzt, wird für einen unvollständigen
Auftrag beim generellen Lieferscheindruck kein Lieferschein erzeugt, beim
individuellen Abruf aus der Auftragsbearbeitung erst nach der entsprechenden
Warnung und der Freigabe zum Druck. Seit langem ist dieses Feld in der Stammdaten-Verwaltung Kunden aber so erweitert worden, dass man dort zusätzlich auch eine Ziffer n (1 bis 3) eintragen kann.  Diese Ziffer bedeutet, dass zunächst Teillieferung möglich ist und erst nach der n-ten Lieferung eine Teillieferung nicht mehr erlaubt ist. Das Feld im Auftragskopf wird dann automatisch angepasst:  Damit kann man erreichen, dass man einen Kundenauftrag nicht mit mehr als zwei Lieferungen abwickelt, wenn man dieses Feld z.B. auf "1" setzt. Dieses reduziert die Kosten und dient auch dem Image, stets gut lieferfähig zu sein. Ausnahmen sind (wie oben beschrieben) natürlich immer noch möglich. |
| 08.10 | TKD | Demontage |
Bei der Demontage von Geräten werden in Version
4.00 nun auch die Nebengeräte berücksichtigt. Damit ist es nicht mehr
erforderlich, diese einzeln nachträglich vom Kunden zu trennen. Beispiel: Ausgangssituation:  Bei der Demontage (Abfrage Nebengeräte):  Zusatzinfo: Bei den Nebengeräten wird das Hauptgerät belassen, weil man die Kombination aus Haupt- und Nebengeräten als eine Einheit betrachtet. Sollen diese getrennt werden, muss man das Hauptgerät dort noch austragen. |
| 07.10 | allgemein | Datenbank |
Den Vorteil, COMMERZ-ACTUELL auf Datenbank-Basis
einzusetzen, nutzen immer mehr Anwender. Dieses vor allem auch deshalb, weil
man diese DB-Nutzung auch nur für einzelne Dateien einsetzen kann. So
könnte man z.B. für o Kunden Volltextsuche über die Adresse oder eigene Auswertungen der Kundenumsätze o Artikel Volltextsuche über die nun 4-zeiligen Artikelbezeichnungen oder eigene Artikelauswertungen o Provisionen (Auftragspositionsdetails) eigene Statistiken nutzen. Auch für weitere Datenbestände, wie Geräte, Lagerbewegungen, Aufträge oder Lieferanten kann die DB-Basis eingesetzt werden. Details dazu gerne über unsere Hotline. |
| 06.10 | FIBU | Bilanzen und Steuerberater |
Die Erstellung der jährlichen Bilanzen und die
Beteiligung von Steuerberatern wird bei unseren Anwendern, die die
COMMERZ-ACTUELL-FIBU im Einsatz haben sehr unterschiedlich gehandhabt: Einige machen alles im eigenen Unternehmen, andere übergeben die Jahres-Daten einmalig an einen Steuerberater zur Erstellung des Jahresabschlusses. Dabei ist auch entscheidend, ob die COMMERZ-FIBU als Vollversion oder nur als OP-Buchhaltung genutzt wird. Letzteres bedeutet, dass der Steuerberater die OP-Daten ein zweites Mal erfassen muss. Für diesen Fall bietet sich jetzt aber eine Alternative an, nämlich die Buchungsdaten aus der COMMERZ-FIBU dem Steuerberater als Datei zu übergeben. Dabei können aber auch andere erfasste Buchungen mit ausgeliefert werden, sodass der Steuerberater so mehr als "Kontrollstelle" fungiert. Unsere Hotline hat für einige bei den Steuerberater eingesetzte Buchhaltungen die Schnittstelle bereits realisiert. |
| 01.10 | allgemein | Version 4.0 |
Wir haben jedem Anwender einmal die
Erweiterungen in der Version 4.0 mit der Bitte zugesendet, diese an die
betreffenden Mitarbeiter zu verteilen. Sollten die Beschreibung nicht
vorliegen, gibt es drei Möglichkeiten, diese zu erhalten: 1. intern nachfragen 2. unsere Hotline kontaktieren 3. selbst abrufen unter 12. SONDERPROGRAMME, 7. HANDBÜCHER Bitte einmal intensiv lesen, denn die Beschreibung enthält auch viele sonstige Anregungen zur Verbesserung der Abläufe und Verfahren mit unserem bewährten COMMERZ-ACTUELL. |
| 30.09 | TKD | Technikerzeiten |
Die Erfassung der Technikerzeiten erfolgt im
Normalfall in der Leistungsbearbeitung, wenn die Daten aus dem
Technikerbericht eingegeben werden. Das setzt aber voraus, dass es dafür
Aufträge gibt, die man aber in der Leistungserfassung auch gleich
anlegen könnte. Leider gibt es aber Zeiten, für die keine Aufträge angelegt
werden, wie z.B. Schulung, Urlaub, Krankheit oder interne Arbeiten. Wenn diese
Zeiten nicht erfasst werden, lassen sich nahezu keine genauen Auswertungen über
die Tätigkeiten der Techniker, wie z.B. Arbeitszeit insgesamt, Arbeiten an
Geräten mit Wartungsverträgen, bezahlte Tätigkeiten, Fahrtzeiten und
anderes mehr abrufen. Wichtig ist auch die zeitnahe Erfassung der Stunden/Arbeitswerte. Für die Erfassung der "sonstigen" Zeiten gibt es zwei Möglichkeiten: 1. Um alle Zeiten der Techniker zu erfassen, die nicht einem Gerät oder einem Kunden-Auftrag zugeordnet werden können, legt man einfach Sammelgeräte, wie z.B. "Lehrgang", "Interne Tätigkeit", aber auch "Urlaub", "Arbeit für andere Abteilung" oder "Krankheit an. Auf diese Geräte werden dann die betreffenden Zeiten gebucht und man hat damit einen Überblick über die sogenannten "sonstigen Stunden". Damit lässt sich auch das Verhältnis von produktiven und sonstigen Stunden zumindest annähernd leicht ermitteln. 2. Ein weiteres Hilfsmittel dazu stellt die Eingabe über den Menüpunkt TÄGLICHE ARBEITSZETTEL dar, bei der alle Zeiten eines jeden Tages (manuell vom Techniker erstellt) erfasst werden.  Dabei können auch Aufteilungen an Fahrtzeiten auf verschiedene Aufträge vorgenommen werden und die Zeiten für "sonstige" Aufträge über feste fiktive Aufträge erfasst werden. Zeiten für "echte" Aufträge, die mit dieser Funktion erfasst wurden, brauchen nicht nochmals über die Leistungserfassung eingegeben werden, sie werden gleich in den angegebenen Auftrag übernommen. |
| 29.09 | WWS | CODE bei Preisauskunft |
Bei der Preisauskunft wird als erstes ein
CODE abgefragt, der die Ziffern 1 bis 3 beinhalten kann: Diese CODE-Zahl entscheidet darüber, welche Daten auf dem Bildschirm ausgegeben werden sollen. Dabei kann die Vorgabe bereits über die Zugriffsberechtigung des betreffenden Mitarbeiters vorgegeben werden, so dass z.B. an der Kasse immer nur die "1" zugelassen ist. Wenn man an der Kasse die Preisauskunft direkt aufruft (F8 nach Kundennummer), dann wird automatisch die "1" vorgegeben. Die CODEs bedeuten: 1=nur normaler VK-Preis 2=alle weiteren VK-Preise 3=alle VK- und alle EK-Preise Je nach Standort und der Kompetenz des Mitarbeiters kann damit festgelegt werden, welche Preise in der Preisauskunft dargestellt werden sollen. |
| 20.09 | allgemein | Oktoberfest | Heute beginnt das Oktoberfest in München. Die Autoren der logics news gönnen sich ein paar gemütliche Stunden und werden erst am 29.09.2014 weitere News verfassen. |
| 18.09 | TK | gesonderter Absatzbereich für Ladengeschäft |
Über die 9 möglichen Absatzbereiche kann der
Fachhändler seine Umsätze und Nutzen so verteilen, dass diese automatisch
seinen Geschäftsbereichen zugeordnet werden. Übliche Strukturierungen sind
z.B. Differenzierungen nach: PBS, Einrichtungen, Geräte-Verkäufe oder Vermietung, Wartung und Werkstatt. Es ist aber auch möglich, den Laden als eigenen Absatzbereich einzurichten. Dazu ist es nur erforderlich, eine Zugriffsberechtigung anzulegen und COMMERZ-ACTUELL an der Kasse immer mit dieser Benutzerkennung aufzurufen:  Mit dieser Benutzerkennung würden z.B. alle Kassenvorgänge dem Absatzbereich 6 zugeordnet werden. Ausnahme hiervon natürlich die Tonerverkäufe an der Kasse, die Geräten zugeordnet wurden, und die somit dem in TKD angelegten Absatzbereich zugeordnet werden. |
| 17.09 | TKD | Lagerbuchungen |
In COMMERZ-TKD finden Lagerbuchungen nur für
Artikel statt, die in der Auftrags- und Leistungsbearbeitung verwendet werden.
Das bedeutet, dass z.B. bei Installation oder Demontage der Bestand nicht
verändert wird. Bei der Rücknahme eines Gerätes wieder auf Lager ist deshalb entweder ein Auftrag als RÜCKNAHME oder als ABHOLUNG zu erstellen, oder die Lagerbuchung manuell durchzuführen. Wegen den nicht unbedingt passenden Zusatzfunktionen bei RÜCKNAHME und ABHOLUNG ist eigentlich eine manuelle Lagerbuchung zu empfehlen. Logics wird die Demontage und die Demontage mit Kopie um die Abfrage "LAGERBUCHUNG (J/N)" erweitern. |
| 16.09 | FIBU | Verteilung auf Einkaufskonten |
Wenn Eingangsrechnungen auf verschiedene
Einkaufskonten verteilt werden müssen (Eingabe von F3 bei GEGENKONTO) dann
wird jetzt der verbleibende Restbetrag bei DIFFERENZ angezeigt: Damit hat man die Möglichkeit, etwaige minimale Differenzbeträge mit der letzten Verteilung zu korrigieren. |
| 15.09 | WWS | Haupt- und Referenzkunden |
Die Verwendung der Funktionen bezüglich Kostenstellen und Referenzkunden nutzen immer mehr Anwender von COMMERZ. Hauptkunden wollen immer häufiger wissen, was einzelne Kostenstellen ordern, aber auch welche Daten im Detail insgesamt über die Geschäftsbeziehung entstehen. Auch Budget-Begrenzungen der Kostenstellen möchten einige Kunden überwacht haben. Da das Finden der Kostenstellen-Kunden oft ein Problem darstellt, wenn man nicht die Kunden-Volltextsuche einsetzt oder beim Eintrag in die Kunden-Kurzbezeichnung ein geschicktes Verfahren nutzt, wurde die Eingabe bei der Kundennummer erweitert: Statt der Eingabe einer
Kundennummer kann man zusätzlich zu den bekannten Suchbegriffen auch „H“
oder „R“ eingeben. Bei der Eingabe von „H“ werden alle
Hauptkunden, bei „R“ alle Referenzkunden angezeigt: 
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| 11.09 | allgemein | Nutzung COMMERZ |
Leider muss unsere Hotline immer wieder
erfahren, dass Funktionen, die die Anwendung von COMMERZ erheblich verbessern,
nicht genutzt werden, weil sie häufig auch nicht bekannt sind. Das letzte
krasse Beispiel war, dass ein langjähriger Anwender von COMMERZ-ACTUELL nicht
einmal wusste, dass man beim Belegabruf bei den Positionen auch die
Wundertaste F3 eingeben kann (er hatte mühsam immer jede Position einzeln
eingegeben): Mit F3 wird erreicht, dass alle Positionen des Auftrages mit ihren offenen Mengen in die Felder "zu liefern" oder "zu fakturieren" eingetragen werden. Dazu zwei allgemeine wichtige Hinweise: 1. Wenn man in COMMERZ feststellt, dass eine Tätigkeit langsam, mühsam oder lästig ist (und somit viel Zeit in Anspruch nimmt), dann sollte man unbedingt sich trauen, die Hotline anzurufen. Nachdem es ein besonderes Anliegen der logics ist, mit COMMERZ äußerst effizient und schnell arbeiten zu können, gibt es sicherlich hierfür eine Lösung 2. Wenn man die Funktionen einer Software nur minimalst einsetzt, dann sollte man nicht meinen, dass es mit einer neuen Software anders wird. |
| 10.09 | TKD |
Vertragsnummer auf Rechnungen |
In COMMERZ-ACTUELL-TKD kann man für jedes Gerät
eine Vertragsnummer eingeben. Diese Vertragsnummern können auch auf den
Vertrags-Abrechnungen gedruckt werden, aber dazu sind zwei Voraussetzungen zu
erfüllen: Zum einen ist im Parametersatz-0 das Feld VERTRAGSNR. AUF ABRECHNUNG auf "J" zu setzen:  und zum anderen ist im Parametersatz-10 unter VERTRAGSNR.-TEXT AUF ABRECHNUNG ein Text einzugeben, der auf den Abrechnungen vor der Vertragsnummer ausgegeben wird:  Dieser Text wird aber dann nicht gedruckt, wenn beim Gerät keine Vertragsnummer hinterlegt ist. Damit kann man erreichen, dass nur für bestimmte Geräte oder Kunden die Vertragsnummer gedruckt wird und für die anderen nichts ausgegeben wird. Zudem besteht damit die Möglichkeit durch Vorgabe eines "neutralen" Textes im Parametersatz-10 auch andere Hinweise für spezielle Geräte auszuweisen. |
| 09.09 | TK |
Preise ohne echten EK-Preis |
Gerade im
Ladengeschäft gibt es häufig Artikel, die nicht einzeln in der
Artikeldatei gespeichert sind, die aber mit VK-Preisen (unterschiedlich)
ausgezeichnet sind. Üblicherweise legt man dafür einen Sammelartikel an,
wie man es z.B. für Karten verschiedenster Art tut. Da die VK-Preise
unterschiedlich sind, kann man in diesen Sammelartikel auch keinen festen
EK-Preis hinterlegen. In solche Sammelartikel werden üblicherweise kein
EK- und auch kein VK-Preis hinterlegt. Um jedoch zumindest einen annähernd realistischen Bruttonutzen den Verkäufen solcher Artikel zuzuordnen, wurde in COMMERZ folgendes Verfahren eingeführt: In den ersten 3 Stellen der WAWI-Schlüssels im Artikelstamm kann man einen Prozentsatz hinterlegen:  Diese Prozentsatz wird dann immer auf den einzugebenden VK angewendet, d.h. der EK-Preis errechnet sich aus VK abzgl. Prozentsatz (hier 25,0%). An der Kasse macht sich das natürlich zunächst nicht bemerkbar.  Wenn man aber den Auftrag betrachtet, erkennt man, dass der EK-Preis entsprechend errechnet wurde (VK-brutto (!) EUR 5,00, VK-netto EUR 4,20, abzgl. 25% = EUR 3,15).  Der Prozentsatz im WAWI-Schlüssel ist natürlich eine Annahme, die dem Bruttonutzen in etwa entsprechen sollte. Aber damit erreicht man zumindest einen annähernd stimmenden Bruttonutzen. Ein weiterer Nutzen bei der Verwendung solcher Sammelartikel ist sicherlich auch der, dass man für eine ganze Gruppe von "ähnlichen" Artikeln nur einen einzigen Artikel anlegen muss. |
| 08.09 | allgemein |
Version 4.00 J |
Diese Woche liefern wir an alle die Beschreibung
der Erweiterungen in der neuen Version 4.00 aus. Eingefügt haben wir
auch kurze Darstellungen spezieller Funktionen, die eine erhebliche
Verbesserung der Anwendung von COMMERZ-ACTUELL bringen können. Bitte einmal
intensiv lesen und auf Nutzung prüfen. Nicht in der Beschreibung enthalten ist eine Änderung beim Löschen von Aufträgen in COMMERZ-ACTUELL-TKD: Wer seine Aufträge länger aufheben möchte, hat bei der bisherigen Abfrage in der LEISTUNGSBEARBEITUNG keine Chance, den Auftragsbestand um nicht mehr benötigte Aufträge zu löschen (Datum und der Auftragsstatus sind nicht ausreichend). Deshalb wurde eine dritte Abfrage eingefügt:  Damit können dann alle Aufträge mit Geräten gelöscht werden, in denen das Gerät nicht mehr in COMMERZ-ACTUELL-TKD existent ist. |
| 04.09 | WWS | Versand Kataloge oder Flyer |
In COMMERZ-ACTUELL-WWS kann man auf einfachste
Weise Kataloge, Flyer oder sonstige Werbemittel den Auslieferungen beifügen.
Dabei ist wichtig, dass z.B. Soennecken diese auch bei LS3-Aufträgen
mitschicken kann. Was muss man tun ? 1. Anlage entsprechender Artikels 2. Zuordnung der Artikel zu Aktionen 3. Festlegung, wer welchen Artikel erhalten soll dann folgt automatisch: Beim nächsten Kundenauftrag wird der Artikel als Vorschlag eingefügt und es wird dann vermerkt, dass dieser Kunden den Zusatzartikel erhalten hat, sodass er diesen nur einmalig erhält. Nach beliebiger Zeit kann man die Kunden listen, die bisher noch keinen Artikel erhalten haben und bei Bedarf die Versendung dann ohne Kundenauftrag veranlassen. ... und das ist alles. Nachfolgendes Beispiel soll die Funktionen und den Ablauf nochmals verdeutlichen: 1. Anlage Artikel mit VK=0,00  2. Es können bis zu 5 Zusatzartikel parallel definiert werden:  3. Zuordnung, wer den Zusatzartikel haben soll  4. Auftrag von Kunde Meier  Je nach Beschaffenheit des Auftrages kann man die aktuelle Auslieferung auch auf den nächsten Auftrag verschieben. Wenn dieser Auftrag z.B. über Soennecken abgewickelt wird (LS3), dann liefert Soennecken (nach Absprache !) auch gleich an den Kunden aus. Die Zusatzfunktion "KATALOGDIENSTE" (lizenzpflichtig) umfasst folgende Funktionen:  Hierbei können noch nicht "versorgte" Kunden über Menüpunkt 2 oder 3 nachträglich beliefert werden. |
| 03.09 | allgemein | Volltextsuche |
Insbesondere für die Suche nach Artikeln (aber
auch nach Kunden) wird es immer wichtiger, die zugehörenden
Daten auch über Teile der Stammdaten(texte) finden zu können. Dazu kann
man für COMMERZ-ACTUELL insgesamt (WWS, TKD, Kasse) die COMMERZ
Datenbank-Version auch nur alleine für Artikel ordern. Damit kann man dann
über die Eingabe von z.B. "Ordner rot" sich alle Artikel anzeigen
lassen, die genau diese Begriffe in der Bezeichnung haben. Aufruf mit Vorbuchstabe "v":  Ergebnis:  Bedarf, Interesse ? Dann bitte gleich unsere hotline kontaktieren. |
| 02.09 | TKD | Zusatzkosten für Verweigerer des Einzugsverfahren |
Fachhändler erhöhen zum Teil die Wartungs-
oder Mietpauschale, wenn diese nicht per Lastschrift eingezogen werden darf.
Eine solche Erhöhung kann man auf der Rechnung folgendermaßen ausweisen: 1. Anlage eines Textes über die Stammdatenverwaltung "TEXTE":  Dabei ist wichtig, dass die letzte Zeile des Texte einen Hinweis auf die nachfolgend automatisch von COMMERZ auf der Rechnung ausgegebene Information über das Zeitintervall beinhaltet. 2. Speichern der Textnummer in POSITIONSTEXT  Dann würde die Position auf der Rechnung folgendermaßen aussehen (Ausschnitt): ______________________________________ _ _  _______________________________________ _ _ _ Diese zusätzlichen Erlöse würden den Topf "Wartungserlöse" entsprechend erhöhen. Zu berücksichtigen ist, dass die Erhöhung des WARTUNGSBETRAGes abhängig vom abzurechnenden Intervall ist !! |
| 01.09 | WWS | Vertreter auf Formularen |
Auf
Angeboten und Auftragsbestätigungen wird aus dem Mitarbeiter-Stammsatz ANREDE
und NAME ausgegeben. Auf den Lieferscheinen werden Vertreterdaten nicht
gedruckt. Auf den COMMERZ-ACTUELL-Rechnungen wird im oberen Teil auch der Vertreter/Verkäufer mit ausgegeben. Dabei war immer ein Problem, was ausgegeben werden soll: Die (eigentlich nur intern bedeutsame) Vertreternummer oder etwa der Vertretername (der bezüglich Rechnungsrückfragen eigentlich gar nicht mehr so zuständig ist). Was nun letztlich ausgegeben wird, das kann Fachhändler dadurch selbst bestimmen, indem er das Feld KURZZEICHEN in der Stammdatenverwaltung MITARBEITER entsprechend belegt.  Denn genau dieses Feld wird immer auf Rechnungen ausgewiesen. Die (wenigen) Mitarbeiterdaten sollten diesbezüglich einmal überprüft werden. |
| 28.08 | allgemein | Vorgabe Drucker |
Über die DRUCKER-VERWALTUNG können für die
verschiedensten Ausgaben Drucker vorgegeben werden. Damit ist es dann nicht
erforderlich, die entsprechende Druckernummer (zu suchen und) einzugeben: Die Daten werden in der oben einzugebenden Vorgabe-Datei hinterlegt. Dieser Name ist dann in der Zugriffsberechtigung einzutragen. Damit ist es z.B. auch möglich, für den gleichen Ausgabetyp mitarbeiter- oder raumbezogene unterschiedliche Drucknummern vorzugeben. Die Spalte ABF steht für Abfrage: Wenn diese ein "N" enthält, ist keine weitere Eingabe erforderlich; es wird sofort gedruckt. Dieses kann z.B. für Formulare verwendet werden, wenn diese immer nur auf einem Drucker ausgegeben werden. Bei "J" wird der Drucker vorgegeben; er kann dann bestätigt, aber auch geändert werden. Wichtig wird diese Druckervorgabe, wenn einem Drucker spezielle zusätzliche Funktionen zugeordnet sind und dieser Drucker grundsätzlich immer hierfür verwendet werden muss. Dieses kann z.B. bei Formularversand per E-Mail, Erstellung von pdf-Formularen oder sonstige Besonderheiten vorliegen. |
| 27.08 | allgemein | SEPA-Nutzung |
Warum sollten die Überweisungen und die
Lastschriften möglichst innerhalb der COMMERZ-ACTUELL-Programme durchgeführt
werden ? Ganz einfach: Weil man sie dort direkt, automatisiert und vor allem ohne zusätzliche Eingaben abwickeln kann. 1. Beispiel Überweisungen Eingangsrechnungen werden sowieso erfasst, über den Menüpunkt Zahlungsvorschlag können die Überweisungen vorgeschlagen und ggf. noch korrigiert werden und sie können dann in eine für die Banken lesbare SEPA-Datei abgestellt werden. Diese Datei kann dann direkt über ein Bankenprogramm zur Bank übertragen werden. Es werden nur Überweisungen für die Lieferanten erzeugt, die für SEPA eingerichtet sind. Voraussetzung ist natürlich der Einsatz der COMMERZ-FIBU.  2. Beispiel Lastschriften Hier ist der SEPA-Einsatz in den COMMERZ-ACTUELL-Programmen noch zwingender (insbesondere beim Einsatz von TKD mit den vielen Vertragsrechnungen), da die Rechnung z.B. in einem Bankprogramm nochmals erfasst werden muss. Zwar kann man die Lastschriften über Vorlagen ein wenig vorbereiten, aber durch den Medienbruch sind Tür und Tor geöffnet für Fehler und Aufwand. In den COMMERZ-ACTUELL-Programmen kann man direkt die Lastschriften erzeugen und die so entstandene SEPA-Datei ganz einfach einem Bankenprogramm zur Weiterverarbeitung übergeben. Der Prozess läuft innerhalb von COMMERZ-ACTUELL fast voll automatisch ab. Man braucht nur die Generierung der Lastschriften anzustoßen, wobei über die Abfrage PRÜFLAUF im Vorfeld auch noch die Möglichkeit besteht, ohne Ausgaben der SEPA-Datei, die Daten und die Ergebnisse auf Fehler zu prüfen:  Wir können den Einsatz der SEPA-Funktionen innerhalb von COMMERZ-ACTUELL nur empfehlen. Weitere Informationen gerne über unsere Hotline. |
| 26.08 | TKD | Rechnungsadresse |
Wenn bei der Vertragsabrechnung Sammel- oder
Pool-Rechnungen oder bei der Leistungsbearbeitung Sammelrechnungen abgerufen
werden, werden üblicherweise mehrere Geräte auf der Rechnung ausgewiesen.
Jedes Gerät hat zwar eine eigene Rechnungsadresse, für die Sammel- oder
Pool-Rechnungen benötigt man aber nur eine. Dieser Konflikt wird in
COMMERZ-ACTUELL-TKD dadurch gelöst, dass die Rechnungsadresse hierfür nicht
aus den Geräten (möglich wäre gewesen, das erste oder das letzte Gerät
zu nehmen) sondern aus dem Kundenstamm genommen wird. Sollte bei diesen Rechnungstypen 'mal eine vermeintlich "falsche" Rechnungsadresse auf der Rechnung stehen, dann liegt es mit Sicherheit daran, dass dieses Verfahren nicht beachtet wurde. |
| 25.08 | WWS | Bilder |
In COMMERZ-ACTUELL-WWS kann man schon seit
etlichen Jahren Bilder abrufen. Dazu ist es nur erforderlich, dass die
Bilddaten und die Bildnamen über die PBSeasy-Datei gespeichert sind. Dann
kann man über die Eingabe von F2 bei einer Auftragsposition das Bild direkt
abrufen. Beispiel:  und nach F2 in Zeile 24 erscheint das entsprechende Bild auf dem Bildschirm:  Interessant vor allem dann, wenn der Artikel wenig bekannt ist und wenn es sich um Details des Artikel handelt. |
| 21.08 | allgemein | Druckernummern |
Bei der Anlage von Druckern sollte man zwei
Dinge beachten: 1. Die Druckernummer sollte beim Suchen mit F5 mit ausgegeben werden 2. Der Drucker sollte so exakt wie möglich beschrieben sein Das könnte dann in etwa so aussehen:  Bitte einmal überprüfen und auch alle nicht mehr verwendeten Drucker entfernen. |
| 20.08 | TKD | Auftrags-Info |
Innerhalb
der Auftrags- und Leistungsbearbeitung kann man in der untersten Zeile die
"Wundertaste" F3 eingeben, um weitere Informationen über den Auftrag
einzugeben oder abzurufen: Vor allem, wenn Aufträge länger dauern, kann man damit den aktuellen Status des Auftrages dokumentieren, sodass jeder Mitarbeiter in der Lage ist, dem Kunden bei Nachfrage eine entsprechende Auskunft zu geben. |
| 19.08 | WWS/FIBU | OP-Auskunft |
Bisher konnte man sich die OFFENEN POSTEN
eines Kunden nur dann anzeigen lassen, wenn die COMMERZ-ACTUELL-FIBU im
Einsatz war. Dazu war es lediglich erforderlich, im Kopfbildschirm ein
"F" in der untersten Zeile einzugeben. In den einzelnen OFFENEN POSTEN werden auch die Fälligkeit und die Mahnstufen angezeigt; auch der gesamte Saldo wird oben ausgewiesen. Zudem wird dann eine Information automatisch auf dem Bildschirm ausgegeben, wenn der Kunden für eine Rechnung bereits die 2. Mahnung erhalten hat oder wenn das Kreditlimit überschritten ist. Letzteres wird ausgegeben, wenn zu Beginn der Erfassung oder am Ende der Erfassung (durch die neuen Positionen) die Bedingung für eine Meldung gegeben ist.  Die OP-Auskunft kann auch in der Angebotsbearbeitung und in der Preisauskunft aufgerufen werden. Häufig ist die Aufforderung zum Abruf der OPs eines Kunden mit einer entsprechenden BS-INFO, wie z.B. "Immer erst OPs prüfen" verbunden. Neu ist jetzt, dass diese Funktion auch beim Einsatz der DATEV-FIBU möglich ist. Dazu sind in regelmäßigen zeitlichen Abständen (z.B. täglich, nachts) aus DATEV die OPs zu exportieren und in eine "Mini"-COMMERZ-FIBU zu übertragen. Diese Funktionen können so automatisiert werden, dass kein weiterer Arbeitsprozess erforderlich ist. Weitere Informationen gerne durch die Hotline. |
| 18.08 | allgemein | Rechnungsdatum |
Bei der Erstellung von Rechnungen
ist besonders auf das Rechnungsdatum zu achten. COMMERZ nimmt in allen
Programmen immer das Datum, das beim Einstieg unter DATUM vor- oder
eingegeben worden ist:
Da immer das aktuelle System-Tagesdatum beim Aufruf der Programme von COMMERZ vorgegeben wird, ist häufig eine Änderung dann notwendig, wenn z.B. man am Monatsende einen ganzen Block von Rechnungen schreibt, die aber noch in den Vormonat sollten, oder wenn man Zählerstände rückwirkend berechnet. Bei letzteren befindet man sich meist bereits im Folgemonat (z.B. im Juli) und muss die Rechnungen dann auf den 30.6. setzen. Die Statistikdaten werden entsprechend dem Rechnungsdatum gespeichert. Ganz besonders wichtig ist, dass eine Änderung des DATUMs nur für den betreffenden Bildschirm (Fenster) gilt, nicht also für alle anderen laufenden Programme. Vergessen sollte man auch nicht, nach einer Datumsänderung dieses wieder auf das aktuelle Tagesdatum zu setzen. Wichtig ist auch, dass man in WWS über die Zugriffsberechtigung eine Änderung des Datums generell sperren kann, um versehentliche Änderungen zu verhindern. |
| 14.08 | allgemein | News | Heute keine News, weil morgen ein Feiertag ist. |
| 13.08 | WWS | Versandadressen |
Das Verfahren bis zu 8 weitere Versandadressen
zu erfassen und im Auftrag zu nutzen, wurde erheblich verbessert (siehe
logics-news vom 7.2.2013). Hier noch ein Hinweis: Wenn nach ADR: ein Stern angezeigt wird, dann gibt es weitere Versandadressen, die mit F5 angezeigt werden können.  Der Stern vor dem Eingabefeld bedeutet ja, dass F5-Eingabe hier möglich ist, und die ist nur sinnvoll, wenn es weitere Adressen gibt. Damit kann man dann schnell erkennen, ob man eine neue Adresse eingeben muss oder auf bereits gespeicherte zurückgreifen kann. |
| 12.08 | WWS | Artikelname 3+4 |
Wir hatten am 20.3.2014 darüber berichtet, wie
man auch in WWS die Artikelbezeichnung 3 und 4 nutzen kann. Dabei hat sich
jetzt ein Problem ergeben, wenn so ein Artikel auch noch als Nettopreis
angelegt wird. In diesem Fall muss man das Feld ART-BEZ. ÜBERNAHME
unbedingt auf "J" setzen, damit die Zeilen 3 und 4 auch in einen
Auftrag übernommen werden. Wenn aber dem Artikel im Nettopreis eine
VK-Staffel zugeordnet ist, werden die Zeilen 3+4 nicht
übernommen. Für einzelne Fachhändler wurde die Nutzung von Name 3+4 direkt in WWS (also ohne TKD) integriert. Bei Interesse bitte mit unserer Hotline Kontakt aufnehmen. |
| 11.08 | allgemein | Die Grundzüge von COMMERZ |
Leider mussten wir in letzter Zeit immer wieder
feststellen, dass nicht korrekte Meinungen über COMMERZ-ACTUELL (vor allem
über die systemseitige Anbindungen und den Funktionsumfang) kundgetan
werden. Wesentliche Punkte sind: "COMMERZ ist ja nur ein DOS-Programm" Wer so etwas kundtut, dem sind sämtliche fachliche Kompetenzen abzuerkennen. Was soll denn wohl ein DOS-Programm ein ? Die Diffamierung hat offenbar lediglich ihre Ursache darin, dass die Bildschirmoberfläche in COMMERZ-ACTUELL nicht grafischer Natur ist sondern eben zeichengenau. Dabei wird häufig verkannt, dass über den Aufruf von Fenstern gerade die in diesem Moment benötigte Information aufgerufen werden kann und der Bildschirm nicht durch völlig unnötige Daten total überfrachtet und unübersichtlich ist. Auch das Arbeiten mit der Maus ist in COMMERZ-ACTUELL zwar möglich, reduziert aber die Geschwindigkeit der Bildschirmarbeit beträchtlich. COMMERZ-ACTUELL läuft (in der 32/64-Bit-Version) auf allen gängigen WINDOWS-Versionen. "COMMERZ-ACTUELL hat eine veraltete Datenhaltung" In der Standardversion werden die Daten in herkömmlichen Dateien gespeichert, die einen schnellen gezielten Zugriff und eine sichere Speicherung der Daten garantieren. Wahlweise können auch Lizenzen erworben werden, über die die wesentlichsten Datenbestände in SQL-Datenbank gespeichert werden. Das hat den Vorteil, dass der Zugriff noch schneller ist und dass der Fachhändler auch beliebigen Lesezugriff zu diesen Daten hat, um ggf. spezielle Informationen daraus abzuleiten. Gekoppelt an diese SQL-Datenbasis ist auch, dass man für die Zugriffe auf Artikel und Kunden ein Volltext-Suche möglich ist, um einen noch umfassenderen Zugriff zu erhalten. "Die Hotline braucht zur Analyse von
Problemen immer zu viel Zeit" "COMMERZ-ACTUELL ist eine autonome
Software, die keine Kommunikation mit anderen Systemen zulässt" |
| 07.08 | TKD | Bedeutung der Zeichen auf einer TKD-Rechnung |
Bei
TKD-Vertragsrechnungen werden links unten Zeichen ausgegeben, die die
wesentlichen Eingabedaten beim Abruf der Rechnungen darstellen (Auszug aus
Rechnung):
und
bedeuten: o
0 ist das eingegeben Poolformat. |
| 06.08 | TK | Notbetrieb |
Besonders im Fachmarkt oder im Laden, in
denen die Kasse eingesetzt wird, ist es wichtig die Funktionen dauerhaft
verfügbar zu haben. In den meisten Fällen ist die Kasse direkt an den
Server angebunden und ist damit unmittelbar von diesem abhängig: Wenn der
Server aus welchem Grund auch immer nicht verfügbar ist, kann auch die
Kasse nicht arbeiten. Um an den Kassen permanent arbeiten zu können, kann in COMMERZ die sogenannte "Notsteuerung" eingesetzt werden: Auf dem Kassensystem wird ein weiteres separates COMMERZ-Programm eingerichtet, deren Daten manuell über die entsprechenden Menüpunkte oder (viel besser) automatisiert z.B. täglich vom Hauptsystem aktualisiert werden. Aber dieses COMMERZ ruht und ist nicht aktiv. Nur bei einem Ausfall des Hauptsystems (bei einigen Anwendern auch ganztägig in einer Filiale) wird es aktiviert, sodass an der Kasse weiter gearbeitet werden kann. Ist das Hauptsystem wieder aktiv, kann man über den Menüpunkt 9 AUFTRAGSERSTELLUNG die zwischenzeitlich an der Kasse entstandenen Ergebnisdaten ins Hauptsystem übertragen. Mit diesem Verfahren ist also ein sogenannter "Notbetrieb" möglich, wobei die dabei entstandenen Daten nicht verloren gehen, sondern auch ins Hauptsystem für weitere Arbeitsschritte (z.B. Rechnungs-Erstellung für Kassen-Lieferschein) und auch für die statistischen Daten übernommen werden. Die für diese Funktion erforderlichen COMMERZ-Aufrufe sind in SONDERFUNKTIONEN zu finden:  Die dahinter stehenden Funktionen sind:  Dabei sollten die Menüpunkte 1 bis 6 oder 7 besser über eine Prozedur automatisiert werden, die täglich abläuft. Ist das Hauptsystem wieder aktiv, kann man über den Menüpunkt 8 AUFTRAGSERSTELLUNG (auf dem Server abzurufen !!) die zwischenzeitlich an der Kasse entstandenen Ergebnisdaten ins Hauptsystem übertragen. Für die Sicherheit der
permanenten Verfügbarkeit der Kassen ist diese Funktion eigentlich
unerlässlich. |
| 05.08 | WWS | Warnung bzgl. LS3-Aufträge |
Soennecken liefert zu einigen Artikeln kostenlos
passendes Zubehör. Dabei wird der LS3-Auftrag bei Soennecken erweitert und
stimmt nicht mehr mit dem Original-COMMERZ-Auftrag überein. Deshalb hat es
bei einigen Fachhändlern Probleme mit dem Eintrag der elektronisch
übermittelten Lieferdaten gegeben. Zwischenzeitlich wurde vereinbart, dass
Soennecken den Export so anpasst, dass nach Änderung in COMMERZ eine
eindeutige Zuordnung wieder gegeben ist und der Auftrag sich automatisch um
zusätzliche Positionen erweitert. Bitte achten Sie dringend auf etwaige Fehlermeldungen und fordern Sie bei unserer Hotline die geänderte Version an. |
| 04.08 | WWS |
Tracking-Infos
J |
- neu - Für die Soennecken-Mitglieder besteht jetzt die Möglichkeit, dem Kunden die Tracking-Nummer mitzuteilen, damit dieser erfahren kann, wo sich seine Lieferung gerade befindet. Dazu wird im Kundenstammsatz eine E-Mail-Adresse (des Kunden) hinterlegt und diese zusammen mit den Auftragsdaten zu Soennecken übermittelt. Soennecken sendet dann an diese E-Mail-Adresse die Lieferdaten sowie auch die (positionsbezogenen auch unterschiedliche !) Tracking-Nummern. Gleiche Informationen erhält man auch selbst, wenn man für das eigene Lager bei Soennecken Ware bestellt. In COMMERZ ist geplant, diese Tracking-Information auch für eigene Lieferungen dem Kunden zu übermitteln. |
| 31.07 | allgemein | Umfrage von Soennecken | Die Soennecken-Umfrage bezüglich der DV-Funktionen, die eine Datenkommunikation zwischen Soennecken und den Fachhändlern ermöglichen, hat gezeigt, dass mit COMMERZ-ACTUELL eine Vielzahl der Abläufe bereits realisiert und im Einsatz ist. Logics systems wird auch in Zukunft alle neueren Anforderungen auf notwendige Praxistauglichkeit prüfen und ggf. realisieren. |
| 30.07 | TKD | geschätzte Zählerstände |
Für den Fall, dass Zählerstände nicht
ermittelt werden können, wurde in COMMERZ-ACTUELL das Verfahren mit
"geschätzten Zählerständen" integriert. Der geschätzte
Zählerstand wird immer aus den Daten der Historie ermittelt: Für die Ausgabe auf der Rechnung gibt es eigentlich zwei alternative Möglichkeiten: 1. Der intern aus den Historiedaten ermittelte geschätzte Zählerstand wird automatisch in die Rechnung übernommen 2. COMMERZ errechnet den geschätzten Zählerstand, der ausgedruckt werden kann, und der Fachhändler muss diesen (oder einen entsprechend geänderten) Zählerstand nochmals eingegeben. In COMMERZ-ACTUELL-TKD wurde die 2. Alternative integriert, weil häufig der errechnete Zählerstand noch "geschönt" werden sollte. Die Vorgaben für die geschätzten Zählerstände erhält man mit:  Dabei werden alle Geräte ausgewiesen, für die zum Abrechnungsmonat noch keine Zählerstände erfasst wurden. Dieser Vorschlag ist über den Menüpunkt ERFASSEN ZÄHLERSTÄNDE (ggf. korrigiert) einzugeben und dabei das Feld GESCH(ÄTZT) auf "J" zu setzen. Dann wird auf der Rechnung auch ein Hinweis ausgegeben, dass es sich hier um einen geschätzten Wert handelt. |
| 29.07 | allgemein | Änderungen von Systemsoftware und Hardware |
Unsere
Hotline wird in letzter Zeit immer häufiger in Aufgaben einbezogen, die nicht
im Standard-Wartungsvertrag abgedeckt sind. Häufig handelt es sich dabei um
Hardware- und vor allem Systemunterstützungen, die nach Server-Wechsel oder
System-Upgrades notwendig geworden sind. Wir empfehlen dringend, derartige Systemveränderungen im Vorfeld mit der Hotline abzustimmen und ggf. entsprechend notwendige Aufgaben zu delegieren. Auf jeden Fall werden alle Systemunterstützungen von uns berechnet, insbesondere dann, wenn durch den Systeminstallateur Vorort Fehler oder Unzulänglichkeiten entstanden sind. |
| 28.07 | WWS | Erweiterung von Adressen |
Schon vergessen ? In der Kunden-Stammdaten-Verwaltung COMMERZ-ACTUELL-WWS kann man die Namen der Kunden um 3 Zeilen erweitern. Diese weiteren Daten werden dann auch in die Angebots- und Auftragsbearbeitung übernommen. Dazu braucht man nur bei NAME2 die "Wundertaste" F3 eingeben: 
und man kann 3 weitere Zeilen eingeben:  In der Auftragsbearbeitung äußert sich das dann so:  Zum Änderungen oder auch zur Eingabe von individuelle Erweiterungen der Adressen muss man lediglich die Funktion "1" eingeben und dann bei NAME 1 die Funktionstaste F3 drücken. Entsprechendes gilt auch für die Versandadresse. |
| 24.07 | TKD | Geräteklasse |
Wenig genutzt wird das Feld
GERÄTEKLASSE im Gerätestammsatz. Über dieses nur 2-stellige Feld, das vom
Anwender beliebig belegt werden kann, kann man die Geräte in
"Klassen" einteilen. Typische Begriffe sind beispielsweise "sc" für Schreibmaschine, "kp" für
Kopierer oder "bs" für Bildschirm. Die Anzahl der
Klassen richtet sich nach der individuellen Nutzung des Feldes. Benötigt wird es beispielsweise beim Suchen eines Kopierers. Wenn man beim GERÄT die Kundenkurzbezeichnung eingibt, erscheinen alle Geräte dieses Kunden (oft sehr viele, wenn man Zubehör und alle sonstigen Geräte beim Kunden hinterlegt hat). Wenn man aber nach der Kurzbezeichnung nach einem Stern "*" die zwei Zeichen der Geräteklasse eingibt, dann werden nur die Geräte angezeigt, die diese Geräteklasse auch im Gerätestamm haben. Auf diese Weise kann man z.B. mit KDKURZ*kp sich nur die Geräte der Geräteklasse kp des Kunden zur Auswahl anzeigen lassen. Weitere Verwendung findet die Geräteklasse auch bei den Auswertungen, die nach Geräteklassen selektiert werden können. Wenn man den Farbkopierern z.B. die Geräteklasse "fk" zuordnet, kann man eine Statistik mit lediglich diesen Geräten abrufen - unabhängig vom Lieferanten oder vom Modell. Wichtig ist, dass dieses Feld bereits im Modellstammsatz vorgegeben werden kann, sodass auch alle neuen Geräte die gleiche Klasse erhalten:  Wenn man die bestehenden Geräte neu mit dem Feld Geräteklasse versorgen möchte, ist dieses über die Funktion "6.MODELLDATEN NACH GERÄTE" ganz einfach machbar; bei Fragen hilft die Hotline gerne. |
| 23.07 | WWS | verschiedene Versandadressen |
In der Stammdatenverwaltung KUNDEN konnten schon
immer bis zu 8 weitere Versand-Adressen eingegeben, die dann in der Auftragsbearbeitung
abgerufen werden können. In der Stammdatenverwaltung kann man bei ADR (Adressnummer) die Funktionstaste F5 eingeben (weil ein Stern davor steht):  Damit werden alle bestehenden Adressen angezeigt und man kann mit dem Cursor zu der Adresse verzweigen, die man z.B. ändern möchte:  Neue Adressen fügt man durch Eingabe der nächst freien ADR ein (man kann auch "9" eingeben, weil dann die nächst freie ADR-Nummer automatisch vorgegeben wird. Zum Löschen von Adressen muss man in alle Felder Leerstellen eingeben. In der Auftragsbearbeitung kann man bei ADR die Funktionstaste F5 eingeben. Es werden dann alle Adressen angezeigt (ggf. mit Blättern) und man die gewünschte Adresse einfach anklicken:  |
| 22.07 | TK | Sofortstorno einer Position |
Wenn man sich an der Kasse in einer Position
vertippt hat (falsche Menge oder falscher Artikel) und diese bereits
abgeschlossen hat, dann kann man durch sofortige Eingabe von "s" bei der Menge erreichen, dass eine weitere
Position aus der vorhergehenden (falschen) Position mit umgekehrten Mengen
erzeugt wird. In diesem Beispiel wurde nach der Erfassung der 2. Position bei der Menge ein "s" eingegeben. Auf dem Bon wird dann in der weiteren Position der Text "SOFORTSTORNO" ausgewiesen, der den Artikeltext ersetzt. Durch die automatisch erzeugte negative Menge wird die vorhergehende Position auch wertmäßig kompensiert. Dieses Verfahren ist sicherlich schneller als eine Löschung der (falschen) Position. Auch der Bon ist nicht unübersichtlich, da die Korrektur direkt nach der Position folgt. Diese Funktion geht aber nur unmittelbar nach der Erfassung der "fehlerhaften" Position und nicht in Nachhinein für bereits erfasste und gespeicherte Position. Soll so eine Position entfernt werden, muss man diese aufrufen und die Artikelnummer löschen. |
| 21.07 | WWS | Lieferanten im Artikelstamm |
Über
die Artikelpflege oder auch manuell können den Artikeln mehrere Lieferanten
zugeordnet werden. Dabei werden diese in der Reihenfolge des nach Eingang
nacheinander im Artikel gespeichert. Dabei kommt es aber häufig vor, dass der
oder die wichtigsten Lieferanten nicht an eine obere Stelle gespeichert
werden. Diese Reihenfolge kann man durch Vertauschen selbst ändern:
Zu dem Feld REIHENFOLGE ... gelangt man, wenn man in der unteren Zeile F1 eingibt:  Mit dieser Funktion ist es auch möglich, den Hauptlieferanten (01) auszutauschen. Dabei werden auch die Daten des 1. Bildschirmes (Lieferant) und die des 2. Bildschirmes (EK-Preis) übernommen. Hinweis: Die rote Farbe beim 2. Lieferanten zeigt, dass dieser Lieferant den kleinsten Einkaufspreis hat. |
| 17.07 | allgemein | Systemtexte |
COMMERZ-ACTUELL arbeitet teilweise mit
Verschlüsselungen, deren Bezeichnungen aber von Anwender individuell
vorgegeben werden können. An vielen Stellen wurde COMMERZ-ACTUELL nun so
erweitert, dass diese Bezeichnungen zur besseren Information des Öfteren auch
angezeigt werden. Wenn bei einzelnen Anwendern plötzlich falsche oder gar
keine Informationen ausgegeben werden, dann sollten in COMMERZ-WWS die SYSTEMTEXTE
einmal überarbeitet werden: 1. Aufruf in WWS  2. Die verschiedenen Systemtexte  3. Beispiel Absatzbereiche  4. Beispiel Ausgabe  Weiteres Beispiel: so (völlig nichtssagend):  oder so (Daten selbsterklärend)  Der COMMERZ-Anwender kann durch Nutzung der Systemtexten ganz wesentlich zu mehr Transparenz bei seinen Daten beitragen. |
| 16.07 | WWS/TKD | Abschriften von Rechnungen |
Es kommt häufig vor, dass man für einen Kunden
oder für eigene Belange Rechnungsabschriften benötigt. Dazu ist es immer
erforderlich, die Rechnungsnummer zu wissen, die aber (sofern nicht bekannt)
über verschiedene Wege im COMMERZ ermittelt werden kann. Abschriften können
in WWS und in TKD erstellt werden:
Dabei ist die zweite Möglichkeit (AUS DATEN) zum einen ein wenig veraltet und zum anderen auch davon abhängig, dass auch noch alle Daten zur Verfügung stehen. Zudem werden nicht alle Daten des Originals ausgegeben (es fehlen z.B. die Nummern der Lieferscheine). Die bessere Lösung ist sicherlich die erste Möglichkeit (AUS ORIGINAL), weil dort das gespeicherte Duplikat der Rechnung verwendet wird und dieses lediglich um den Zusatz ABSCHRIFT ergänzt wird. Abschriften aus Original sind erstellbar, solange sie nicht über die FUNKTION 3 (LÖSCHEN ABSCHRIFTEN) gelöscht wurden. Eleganter
ist sicherlich diese Funktion über DocuWare, dem in COMMERZ
integrierten Archivierungssystem, auszuführen. |
| 15.07 | allgemein | Formulare WWS TKD OBJ |
Über die Anlage einer
WORD-Dokumentvorlage (dot-file) können alle
Formulare in COMMERZ ergänzt werden. Dazu ist es lediglich erforderlich,
diese Vorlage zu erstellen, als dot-file zu
hinterlegen und in dem betreffenden Drucker die Adresse, unter der das dot-file hinterlegt ist, einzutragen. Beispiel dazu: 
Änderungen im Formular können immer in den Bereichen durchgeführt werden, in denen COMMERZ nichts ausgibt. Das sind insbesondere in den WWS-Formularen die Kopf- und Fuß-Bereiche, aber auch zwischen den Positionsfeldern kann man Linien einziehen (siehe Wartungsrechnung von uns). Dabei können auch die Firmen-Logos mit integriert werden, sodass keine vorgedruckten Formulare mehr verwendet werden müssen. Lieferscheine, die häufig nur auf einfache DIN-A4-Blätter gedruckt werden, können um weitere Angaben und Hinweise erweitert werden. In COMMERZ-TKD können die Techniker-Aufträge durch Vorgaben zum Eintragen der erbrachten Leistungen ergänzt werden. In COMMERZ-OBJ werden Ausgaben nicht über dot-files sondern über mitgelieferte Schablonen gesteuert. Darin kann der Anwender auch weitgehend selbst festlegen, wie sein Formular gestaltet sein soll. Hinweis: Bestehende vorgedruckte Formulare können auch zeilenweise ergänzt werden. So könnte man auch IBAN und BIC als Hinweise zusätzlich ausgeben. |
| 14.07 | TK | EAN-Erfassen an der Kasse |
Wenn an der Kasse ein Artikel
eingescannt wird und die Meldung "KEINE SÄTZE
VORHANDEN" erscheint, bedeutet das, dass in dem Artikel der
EAN-Code nicht gespeichert ist. 
Der Artikel muss dann über andere Such- und Zugriffsverfahren gefunden werden. Wenn der Artikel dann gefunden ist, verlangt COMMERZ die Eingabe des EAN-Codes über den Scanner:  Durch Scannen wird dann der EAN-Code gelesen und automatisch im Artikel-Stammsatz abgelegt, so dass der Artikel beim nächsten Mal über den EAN-Code auch gefunden werden kann. EAN-Codes werden auch angefordert, wenn ein Artikel ohne Scannen eingegeben wurde, der keinen EAN-Code hat. Mit dieser Funktion kann die Pflege der EAN-Codes automatisch auch an der Kasse erfolgen. Geplant ist, diese Funktion dahingehend zu erweitern, dass beim Suchen eines Artikels über Einscannen auch dann ein EAN-Codes angefordert wird, wenn bereits ein anderer EAN-Code bei Artikel hinterlegt ist. Damit würde sich die Pflege der EAN-Codes auch für den Fall verbessern, dass der gleiche Artikel plötzlich (z.B. durch andere Produktionsstätte) mehr als einen EAN-Code hat. |
| 10.07 | WWS | Lieferoptionen |
Die
Soennecken LS3-Aufträge wurden um ein Feld
erweitert, über das spezielle Abwicklungen des Auftrages bei Soennecken gekennzeichnet und gesteuert werden können.
Benötigt wird dieses Kennzeichen z.B. dafür, um von der Norm abweichende
Lieferverfahren durchführen zu können (nur vormittags liefern, ggf. nebenan
abgeben u.a.m.). In COMMERZ-ACTUELL-WWS ist dieses Feld im erweiterten
Kopf-Bildschirm unter LIEFEROPTION-LC einzugeben:
Das Kennzeichen kann eine Fülle von Werten annehmen, die von Soennecken festgelegt und erweitert werden. Da diese Werte noch einer ständigen Ergänzung unterliegen und diese spezielle Steuerung auch die Ausnahme ist, kann die Funktionstaste F5 hier nicht verwendet werden. Deshalb sollte u.U. der Wert in einer BSINFO vorgegeben werden. |
| 09.07 | TKD | Rechnungsarten |
Die
Rechnungsart steuert bei den Vertragsabrechnungen, ob für das Gerät eine
Einzelrechnung erstellt werden soll ("1"), das Gerät mit anderen
auf eine Sammelrechnung kommen soll ("2") oder ob es sich um ein
Poolgerät handelt ("10" bis "99"), bei dem seine Daten
mit anderen Gerätedaten gemeinsam zu berücksichtigen sind. Der wesentliche
Unterschied zwischen Sammelrechnung und Pool ist der, dass die auf
Sammelrechnungen ausgewiesenen Geräte immer völlig separat (quasi als
Einzelberechnung) dargestellt werden. Damit sind Sammelrechnungen
letztlich so etwas wie eine Zusammenfassung von Einzelrechnungen. Da Miete, Wartung und Zähler auch getrennt auf maximal 2 Rechnungen ausgegeben werden können, gibt es dafür die verschiedensten Kombinationen, wie z.B. o Miete von mehreren Geräten auf Sammelrechnung, Wartung und Zähler aber auf Einzelrechnungen:  oder o Miete auf Einzelrechnung, Wartung/Zähler auf Poolrechnung:  Was in COMMERZ (noch) nicht geht, ist dass man die Aufteilung von Miete, Wartung und Zähler so gestalten kann, dass Geräte in zwei verschiedenen Pools darstellt werden. Das wäre erreichbar, wenn man für die beiden Rechnungsarten unterschiedliche (Pool-)Rechnungsarten angibt:  Diese Eingabe ist derzeit (noch nicht) möglich. Prüfen sollte man für diesen Fall, ob man nicht eine der Rechnungen als Sammelrechnung darstellen könnte. Liegen beim Fachhändler solche oder andere spezielle Vertragsformen vor, sollte er mit der Hotline Kontakt aufnehmen: Sie findet dann sicherlich eine Lösung für eine übersichtliche Darstellung der Rechnungen. |
| 08.07 | allgemein | Volltextsuche |
Schon seit langem besteht in COMMERZ-ACTUELL die
Möglichkeit, Daten über eine Art Volltextsuche zu finden. Insbesondere für die Suche nach Artikeln (aber auch nach Kunden) wird es immer wichtiger, die zugehörenden Daten auch über Teile der Stammdaten(texte) finden zu können. Dazu kann man für COMMERZ-ACTUELL insgesamt (WWS, TKD, Kasse) die COMMERZ Datenbank-Version auch nur alleine für Artikel ordern. Damit kann man dann über die Eingabe von z.B. "Ordner rot" sich alle Artikel anzeigen lassen, die genau diese Begriffe in der Bezeichnung haben. Aufruf mit Vorbuchstabe "v":  Ergebnis:  Bedarf, Interesse ? Dann unsere hotline kontaktieren. |
| 07.07 | FIBU | SEPA und Gutschriften |
Das SEPA-Verfahren erlaubt nur positive EURO-Beträge. Das bedeutet, dass
Gutschriften (Rechnungen mit negativen Beträgen nicht berücksichtigt werden.
Eine mögliche Lösung, diese doch noch einzubeziehen, wäre das folgende
Verfahren: Aus dem Druck des
Zahlungsvorschlages kann man erkennen, ob Gutschriften
darin enthalten sind. Wenn ja, dann kann
man diese mit einer (wertmäßig größeren) Rechnung ausgleichen (AUSGLEICH
OFFENE POSTEN). o Eingangsrechnungen: Reduzierung eintragen, der
dann auch zum Lieferanten übertragen wird. |
| 03.07 | WWS | Status von Aufträgen |
Diese
Zusammenstellung soll die Frage klären: In welchem Status (Zustand) können
sich Aufträge befinden, was sind eigentlich "offene Aufträge" und mit welcher Auswertung
erhält man Aufträge, die sich in einem bestimmten Zustand befinden ? Aufträge können sich in verschiedenen Zuständen befinden, je nachdem, ob noch mindestens eine Position nur A. erfasst (nur die Auftragsmenge ist eingegeben worden) B. kommissioniert (Menge wurde in zu liefern eingegeben) C. geliefert (Lieferschein wurde geschrieben) D. zu fakturieren (geliefert) E. fakturiert (Rechnung wurde geschrieben) ist. Die Reihenfolge von A nach E entspricht auch dem normalen Ablauf eines Auftrages. Mehrere Positionen in einem Auftrag können auch verschiedene Zustände haben, wobei eine einzelne Position schon ausreicht, um den Auftrag in einer der nachfolgend aufgeführten Auswertung auszuweisen. In COMMERZ wird unterschieden zwischen o OFFENE AUFTRÄGE (z.B. LISTE OFFENER AUFTRÄGE) Es werden die Aufträge ausgewiesen, bei denen mindestens eine Position enthalten ist, bei der lediglich die Auftragsmenge eingegeben wurden (A). Damit erhält man Aufträge, die noch nicht bearbeitet wurden o LIEFERFÄHIGE AUFTRÄGE (z.B. LISTE LIEFERFÄHIGE AUFTRÄGE) Es werden die Aufträge ausgewiesen, bei denen mindestens eine Position enthalten ist, die eine Menge im Feld "zu liefern" hat. Damit erhält man Aufträge, für die noch Lieferscheine abzurufen sind (B). o FAKTURIERFÄHIGE AUFTRÄGE (in 5. FAKTURIERUNG) Es werden die Aufträge ausgewiesen, bei denen mindesten eine Position enthalten ist, die eine Menge im Feld "zu fakturieren" hat. Damit erhält man Aufträge, die berechnet werden können. o Änderbare Aufträge in 5.AUFTRAGSÄNDERUNG Bei einer Auswahl (z.B. über Kunden) werden nur die Aufträge angezeigt, bei denen mindestens noch eine Position vorhanden ist, die noch nicht in voller Auftragsmenge fakturiert worden ist. Bei den verschiedenen Auswertungen reicht es bereits, wenn nur eine einzelne Position eines Auftrages die Bedingung erfüllt, um diesen auszuweisen. |
| 02.07 | allgemein | nochmals WINDOWS XP |
Wir hatten bereits am 12.6.2014 auf die
Problematiken der weiteren Verwendung von WINDOWS XP vor allem im Zusammenhang
mit den Sicherheitslücken und der Anfälligkeit gegenüber
Manipulationen hingewiesen. Anlass zu einer erneuten Kommentierung sind
mehrere Presseveröffentlichungen, die wir hier kurz zusammenfassen wollen: o Alle Unternehmen mit DV-Einsatz sind per Gesetz dem Datenschutz und der Einhaltung von aktuellen IT-Sicherheitstandards verpflichtet. o Ein veraltetes und nicht mehr gewartetes Betriebssystem kann keine Sicherheitsstandards erfüllen. o Die Schnittstellenfunktionen zwischen COMMERZ-ACTUELL und WINDOWS XP ist nicht mehr gewährleistet. o Anwender, die weiterhin WINDOWS XP arbeiten, laufen Gefahr, dass Ergebnisse gegenüber Wirtschaftsprüfern oder Finanzbehörden überhaupt nicht mehr anerkannt werden. Fazit: Sofort auf ein "gängiges" Betriebssystem umstellen (COMMERZ in der 32/64-Bit-Version läuft unter allen aktuellen Versionen von WINDOWS). Logics systems gmbh lehnt grundsätzlich alle Regressforderungen und alle Schadensansprüche, die aus der Anwendung von COMMERZ-ACTUELL unter WINDOWS XP entstanden sein könnten, ab. |
| 01.07 | TKD | Technikerhinweise |
Hinweise für den Techniker, der den nächsten
Auftrag am Gerät durchführen wird, kann man in der Auftrags- und
Leistungsbearbeitung über den Positionstyp H eingeben. Das macht Sinn, wenn
der Techniker auf seinem Auftragsbeleg einen entsprechenden Hinweis notiert
hat, der für die weitere Betreuung wichtig ist. Nicht immer bekannt ist, dass man im Aufgabenkomplex DATEIPFLEGE unter 13. TECHNIKERHINWEISE auch nachträglich, z.B. für alle Geräte eines Modells (Modifikation) oder auch ganz individuell für ein einzelnes Gerät solche Hinweise eingeben kann. 
und dann Punkt 13: |
| 30.06 | WWS | Vorläufige Nettopreise |
Was macht man eigentlich, wenn man einem Kunden
für eine Anzahl von Artikeln Nettopreise anbieten möchte, die aber
noch nicht gleich gelten sollen ? Randbedingungen können dabei z.B. sein: 1. Der Kunde soll erst nach Bestätigung diese Nettopreis erhalten, d.h. Nettopreise für den Kunden dürfen nicht sofort wirken 2. Nach Bestätigung sollen (ggf. mit geringen Korrekturen) ohne weiteren Aufwand Nettopreise angelegt werden 3. Die Nettopreise sollen vorab in Form einer Preisliste dem Kunden übermittelt werden, die nur die betreffenden Artikel und die geplanten Nettopreise inkl. Staffelpreise enthält (diese Preislisten können z.B. auch nach der Bezeichnung sortiert werden) 4. Für den Kunden könnten schon Nettopreise für die neuen Nettopreise angelegt sein. Bei dieser Aufgabe ist zu berücksichtigen, dass bei der Erstellung der Preisliste (Aufgabenkomplex 11.SONDERPROGRAMME und dann 3.PREISLISTEN) für die ausgewählten Artikel immer eine Preisfindung stattfindet. Und wie macht man das nun ? |
| 26.06 | FIBU | OP-KONDITIONEN ÄNDERN |
In COMMERZ-ACTUELL-FIBU
können bei erfassten Buchungen über die Funktion "OP-KONDITIONEN
ÄNDERN" OP-spezifische Daten, wie Valutadatum, Mahnungszähler oder auch
die Zahlungsbedingung geändert werden. Diese Änderungen haben natürlich
keinen Einfluss auf die "echte" Sachbuchhaltung, sind aber manchmal notwendig, wenn mit
den Kunden oder den Lieferanten andere Absprachen nachträglich getroffen
werden. So kann man z.B. den Zähler für die Mahnungen zurücksetzen, wenn man
die Mahnung doch nicht verschickt hat oder man kann das Valuta-Datum zeitlich
so (voraus) setzen, dass keine Mahnung mehr erstellt wird. Um eine Kontrolle über diese Änderungen
zu erhalten, kann man sich bei den SERVICEPROGRAMMEN eine Liste mit den OP-ÄNDERUNGEN anfertigen lassen, die alle
Änderungen im Detail enthält. |
| 25.06 | WWS | IHR ZEICHEN |
Das Feld IHR ZEICHEN im Kundenstammsatz ist
ursächlich dafür gedacht, in der Auftragserfassung optisch darzustellen,
dass hier etwas einzugeben ist. Wenn z.B. der Kunde darauf besteht, dass immer
seine Bestellnummer/Abteilung/Kostenstelle auf Lieferschein und Rechnung
dargestellt sein muss, könnte man bei IHR ZEICHEN eine Vorgabe wie
"BEST.-NUMMER ........" eintragen. Dieser Text erscheint dann bei
jedem Auftrag des Kunden. Das Feld nutzen einige Anwender von COMMERZ aber auch so aus, dass dort immer den Namen des Mitarbeiters beim Kunden vorgibt, der üblicherweise immer den Auftrag erteilt bzw. übermittelt.  Dieser Text wird dann bei der Auftragserfassung (änderbar) vorgegeben:  Dieses Feld wird dann auf Lieferschein und Rechnung mit ausgegeben, sodass man auch darauf einen eindeutigen zusätzlichen Hinweis auf den Auftraggeber hat, ohne eine weitere Eingabe tätigen zu müssen. Zudem können bei der Auftragsänderung über IHR ZEICHEN auch Aufträge gesucht und gefunden werden. |
| 24.06 | allgemein | Unsere Hotline und logics-news |
Bezüglich
der Kommunikation mit unserer Hotline sollte folgendes beachtet werden: 1. Möglichst Informationen, Anfrage oder Wünsche per E-Mail versenden. Dabei aber alle immer an hotline@logicssystems.de (bei anderen E-Mail-Adressen kann es Zeitverzögerungen geben). 2. Das Medium E-Mail sollte vorrangig genutzt werden, weil es permanent "abgefragt" wird. Bei Anfragen
kommt es häufig vor, dass die Hotline sich gerne die exakten Daten eines
Bildschirmes ansehen möchte. Wenn dieses nun per Fernwartung
gerade nicht möglich ist, sollte die Daten per E-Mail an die Hotline versendet
werden. Dazu ist es lediglich notwendig, über die Eingabe von ALT DRUCK den
Bildschirm zu speichern und in ein WORD-Dokument zu kopieren. Das könnte man
dann auch für mehrere Bildschirme machen. |
| 23.06 | allgemein | Sicherungen |
Die Sicherungskonzepte für die
COMMERZ-ACTUELL-Programme und ihre Daten sind bei einigen Anwendern doch zum
Teil sehr
überholungsbedürftig. Grundsätzlich lassen sich 6 Regeln aufstellen: 1. Zielbereich der Sicherungen Häufig erfolgt die Sicherung (zeitlich über eine Prozedur gesteuert) automatisch auf einen anderen Netzrechner. Dabei ist zu beachten, dass es keine Konflikte mit anderen Datentransfers (automatische Artikelpflege) geben darf und dass die Sicherung nicht ständig in den gleichen Datenbereich abgestellt werden sollte. Letzteres kann dazu führen, dass nicht sofort festgestellte unbemerkte Datenproblem den noch korrekten Datenbestand der vorherigen Sicherung überschreiben, sodass dann keinerlei korrekte Daten/Programme mehr zur Verfügung stehen. 2. Externe Sicherung In regelmäßigen Abständen sollte eine Sicherung so ausgelagert werden, dass bei einem größeren Schaden (Wasser, Feuer, totaler Systemabsturz und ähnliches) zumindest noch ein weitgehend aktueller Stand zur Verfügung steht. 3. Sicherung für Zeitabschnitte Nach dem Abschluss von Zeitabschnitte, wie Monate (bedingt) oder Geschäftsjahre sollte dieser Stand gesondert gesichert werden. Diese Sicherungen können dann auch für etwaig notwendige Nachweise gegenüber dem Finanzamt verwendet werden. 4. Sicherheit der Sicherungen Die Sicherungen enthalten üblicherweise den gesamten Datenbestand des Unternehmens. Deshalb sind sie zusätzlich gesondert zu schützen. 5. Sonstige Daten Die Sicherungen von COMMERZ können auch in die Sicherungen anderer Datenbestände integriert und auch über Systemsicherungen durchgeführt werden. Nicht empfehlenswert aber sind Teilsicherungen von COMMERZ, die z.B. nur die Daten der letzten Änderungen oder einzelne Datenbestände beinhalten. 6. Prüfen der Sicherungen Die Sicherungen sollten in Abständen auch dahingehend geprüft werden, ob auf dem Datenträger auch wirklich alle Daten vorhanden und lesbar sind. Dazu könnte man die COMMERZ-Sicherungen auf einem anderen (!!!) Rechner einspielen und prüfen. Unsere Hotline kann zwar mit Aufwand einiges wiederherstellen, aber wenn nichts mehr da ist, dann ....... Deshalb sollte man das eigene Sicherungsverfahren einmal kritisch durchleuchten und ggf. entsprechende Änderungen schnellstens einführen. Die Notwendigkeit, eine Rücksicherung durchführen zu müssen, kommt zwar höchst selten vor, aber wenn .... Nur
so zur Info: Letztens hat ein Fachhändler mehr als EUR 25.000 wegen fehlender
Sicherungen dafür bezahlt, um die Daten mit ganz speziellen
Rekonstruktionsmitteln wieder zu generieren. |
| 17.06 | allgemein | Abfrage entfernen |
Wenn man einen COMMERZ-Baustein
verlässt, erscheint bei einigen Bildschirmen die folgende Meldung:
Diese muss auch noch immer jeweils mit OK bestätigt werden. Die Meldung kann man selbst entfernen, wenn man in (allen) betreffenden COMMERZ-Bausteinen mit der Maus auf den oberen blauen Rand geht, die linke Maustaste betätigt und dann "Settings" aufruft. Dort sind dann alle Felder mit einem Häkchen zu versehen  und das Fenster mit OK zu verlassen. |
| 16.06 | TKD | Zählerintervalle |
Bei den Vertragsdaten für Miete,
Wartung und Zähler kann man jeweils 2 Intervalle (in Monaten) angeben. Diese
zwei Eingaben wurden deshalb eingeführt, um sich an zeitliche
Intervalle anpassen zu können. Wird beispielsweise die Zählerstandsabrechnung
immer zum Quartalsende durchgeführt und ein Vertrag aber ab dem 2. Monat des
Quartals begonnen, dann setzt man das erste Intervall auf "2" (oder
"5") und das 2. Intervall auf "3":
Wann wird nun das erste und ab wann das zweite Intervall verwendet ? Entscheidend hierfür sind die Daten in den Feldern VERTRAGSBEGINN und ABGERECHNET BIS, sowie der beim Abruf der Vertragsrechnung einzugebende ABRECHNUNGSMONAT. Wenn zwischen diesen keine zeitliche Lücke vorhanden, wird das 1. Intervall, sonst immer das 2. Intervall angesetzt. In diesem Beispiel ist bis 31.01.2012 abgerechnet (wird auch automatisch gesetzt) und der Vertrag beginnt am 01.02.2012 --> keine zeitliche Lücke --> 1. Intervall. Nach der ersten Wartungsabrechnung verändert sich ABGERECHNET BIS auf 0312, sodass eine Zeitdifferenz zum VERTRAGSBEGINN vorliegt und später immer das 2. Intervall verwendet wird. Etwas problematischer wird es, wenn der Vertragsbeginn nicht auf dem 1. eines Monats liegt:  Dann wird das 1. Intervall verwenden, wenn der Abrechnungsmonat noch kleiner ist als die (zeitliche) Summe von ABGERECHNET BIS + 1. INTERVALL (was eigentlich immer der normale Fall ist). Das bedeutet, dass ein Abrechnungsmonat 0212 das 1. Intervall nutzt, ein Abrechnungsmonat größer als 0212 das 1 und das 2.Intervall verwendet. Wenn in Ausnahmefällen Verträge nicht erwartungsgemäß erstellt werden, liegt das meist an der Konstellation dieser Daten. Deshalb sollte man bei manuellen nachträglichen Änderungen eine besondere Sorgfalt walten lassen. Bei der Erfassung eines neuen Vertrages wird ABGERECHNET BIS automatisch auf Basis von VERTRAGSBEGINN berechnet und vorgegeben. |
| 12.06 | allgemein | WINDOWS 8 und WINDOWS XP | Wenn COMMERZ-ACTUELL als 32-Bit-Version im Einsatz ist, kann es auch auf den Windows-Versionen größer 7 eingesetzt werden. Sollte COMMERZ-ACTUELL noch unter XP eingesetzt werden, empfehlen wir dringend wegen der Support-Einstellung und der Viren-Gefahr einen Umstieg auf eine voll unterstützte Windows-Version. |
| 11.06 | WWS | Angebote finden |
Wenn man bei der ÄNDERUNG VON
ANGEBOTEN statt der Angebotsnummer A mit nachfolgender Angebotsart eingibt,
werden alle Angebote dieser Angebotsart zur Auswahl angeboten. Das ist bei
Nettopreisen (Angebotsart = 20) natürlich nicht unbedingt sinnvoll, wenn sehr
vielen Kunden Nettopreis zugeordnet sind. Aber man kann z.B. über A10 sich
alle aktuellen Abrufaufträge und mit A11 alle Reservierungen, die ja im
Normalfall im begrenzten Umfang vorliegen, anzeigen lassen und dann ein
spezielles Angebot auswählen.
Eine weitere Möglichkeit wäre, nicht nur die Angebotsart 0 zu verwenden, sondern für spezielle Kunde/Angebote die Angebotsarten 1 bis 9, die ja ebenfalls nur "normale" Angebote darstellen, und dann über Ax sich diese anzeigen zu lassen. |
| 10.06 | FIBU | Übernahme von Rechnungen |
Bei der Übernahme der WWS- oder TKD-Rechnungen
in die COMMERZ-FIBU wird ein Buchungstext für die Rechnungen und für die
Gutschriften angefordert.  Hierbei ist darauf zu achten, dass dieser Text auch "sinnvoll" ist, weil er ggf. auf den Mahnungen wieder erscheint. Er lässt sich aber bei Bedarf für einzelne Rechnungen auch noch über OP-KONDITIONEN nachträglich verändern: 
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| 05.06 | TK/WWS | Staffelpreise |
Probleme bei der Preisfindung ergeben sich immer
dann, wenn für Artikel in verschiedenen Ausprägungen (z.B. Farben)
Staffelpreise vorliegen und der Kunde erst über verschiedene Artikel eine
Staffelgrenze erreicht. Beispiel: o roter und blauer Ordner: VK = 3,07, VK ab 12 = 2,86 Da die Ordner (z.B. je 7) in verschiedenen Positionen erfasst werden, wird für jede Position der der VK auf 3,07 festgelegt. Der Kunde könnte aber den VK von 2,86 fordern, weil er 14 "gleiche" Artikel geordert hat. Ein weiteres Problem ergibt sich hier zusätzlich, wenn z.B. die Staffelpreise sich auf Verpackungen beziehen, wobei dann der Artikel wieder einzeln zu betrachten ist. COMMERZ-ACTUELL hat dafür die verschiedensten Lösungen, wobei zu unterscheiden ist, ob es sich um einen Streckenauftrag oder um einen Vorgang an der Kasse handelt: A. Streckenauftrag Im Aufgabenkomplex AUFTRAGBEARBEITUNG gibt es den Menüpunkt 14. POSITIONEN KUMILIEREN:  Wenn dieser aufgerufen wird, prüft COMMERZ alle Positionen und verändert die VK-Preise entsprechend. Für einige Bürofachhändler wurde integriert, dass bereits nach Abschluss eines Auftrages automatisch (oder auch nach Abfrage) das Kumulieren direkt aufgerufen wird. B. Kassenauftrag |
| 04.06 | allgemein | PDF-Formulare versenden |
Wenn man den
Kommunikations-Baustein MFcenter (meist bereits wegen PBSeasy-mail schon
vorhanden) einsetzt, kann man diesen auch nutzen, um aus
COMMERZ-ACTUELL PDF-Formulare zu erstellen und diese direkt per E-Mail an den
Kunden oder an den Lieferanten zu senden. Das kann man z.B. nutzen, um in
COMMERZ erstellte Angebote dem Kunden direkt zu übermitteln, aber auch um
Liefer-Avise oder Rechnungen (auch z.B. Abschriften von Belegen) an den
Kunden zu versenden. Auch Bestellungen können auf diese Weise zum Lieferanten
übertragen werden. Im Prinzip ist es lediglich erforderlich einen speziellen Drucker einzurichten, der dann alles weitere übernimmt. Weitere detaillierte Informationen gerne durch unsere Hotline. |
| 03.06 | TKD | Vertrags- Verlängerung |
Anwender von COMMERZ-ACTUELL-TKD haben in Bezug
auf den Endtermin von Verträgen zwei Möglichkeiten: 1. vorgegebenes größtmögliches Enddatum belassen (31.12.49) 2. Enddatum entsprechend Vertrag eingeben Beide Möglichkeiten werden von Fachhändlern genutzt. Wenn sich der Vertrag verlängert, braucht man bei Möglichkeit 1 nicht tun, bei Möglichkeit 2 gibt es wiederum 2 Alternativen: 1. Manuelle Änderung des Enddatums 2. Funktion "VERTRAGSVERLÄNGERUNG" aufrufen, wobei aber die Felder VERTRAG VERLÄNGERN (UM MON.), KÜNDIGUNGSZEIT und GEKÜNDIGT (J/N) gesetzt sein müssen. Diese 2. Lösung ist wesentlich besser als Lösung 1, weil die Verträge (mit Protokoll) sich dabei automatisch verlängern. Der Aufruf der Vertragsverlängerung erfolgt im Aufgabenkomplex VERTRAGSABRECHNUNG:  Entscheidend für die Auswahl der Geräte, deren Verträge zu verlängern sind, ist das Feld ABRECHNUNGSMONAT: Verlängert werden Verträge, wenn dieses Datum größer ist als das aktuelle Endedatum (Vorsicht: Dieses Feld berücksichtigt nicht den Inhalt von ABGERECHNET BIS und sollte besser nur DATUM heißen). Wenn man also ein zu großes Datum dort eingibt, kann es passieren, dass zu viele Verträge verlängert werden. |
| 02.06 | WWS | gelieferte Mengen |
Der Menüpunkt RECHNUNGSKONTROLLE
in der BESTELLÜBERWACHUNG ist eigentlich nur für den Abgleich der Rechnung
mit den betreffenden Lieferungen vorgesehen (die
Überprüfung mit Rechnungen, die elektronisch übermittelt worden sind,
findet man unter ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN in der BESTELLVERWALTUNG).
Er kann aber auch verwendet werden, wenn man wissen möchte, welche Mengen
einer Bestellposition mit welcher Lieferung wann eingegangen sind. Dabei
werden zunächst die allgemeinen Daten einzelner Lieferungen angezeigt:
und nach Aufruf einer Lieferung die Daten hierzu:  Damit erhält man eine Übersicht über die verschiedenen Lieferungen (auch einer einzigen Position). Ein Grund mehr, das Bestellwesen auch zu nutzen. |
| 27.05 | allgemein | Wartung COMMERZ |
Wir denken gerade intensiv über die Sicherheit
der Betreuung unserer COMMERZ-ACTUELL-Anwender nach und würden gerne die
folgenden grundsätzlichen Eckpunkte damit verbinden:
1. Logics garantiert
die Betreuung für mindestens noch 5 Jahre |
| 26.05 | TKD | tagesgenaue Abrechnung |
Etwas schwer nachzuvollziehen sind
TKD-Vertragsabrechnungen für Miete, Wartung oder Abschläge, die nicht am
Monatsanfang beginnen bzw. die nicht am Monatsende enden. COMMERZ-ACTUELL-TKD rechnet da folgendermaßen: 1. Für den Zeitraum, der nicht einen Monat umfasst, wird der entsprechende Betrag durch die Anzahl der "echten" Monatstage geteilt und mit der Anzahl der zu berechnenden Tage multipliziert. Dabei sind drei Besonderheiten zu beachten: a) Der Tagessatz im Februar ist teurer als der im Januar, weil durch 28 bzw. 29 im Februar und durch 31 im Januar geteilt wird b) wenn ein Vertrag in der Monatsmitte beginnt, ist üblicherweise der 16. und nicht der 15. vorzugeben c) das Datum für Vertragsbeginn bzw. Vertragsende zählen als Tag mit (vom 15.01 bis zum 31.01 sind es beispielsweise 17 Tage) 2. Volle Monate werden mit dem Monatsbetrag berücksichtigt (ohne eine tagesgenaue Berechnung) Alles klar? |
| 22.05 | WWS | Versandkosten |
Hintergrund:
Vielleicht lohnt es sich, einmal über die "Versandkosten" nachzudenken, um diese echt entstehenden Kosten ein wenig zu minimieren. In der Standardversion von COMMERZ-ACTUELL-WWS
müssen die Versandkosten immer eingegeben werden. Hilfen erhält der Anwender
dadurch, dass Zumindest die Vorgaben können aber in
COMMERZ-ACTUELL-WWS automatisiert werden. Dazu kann man bis zu 9 verschiedene
Konstellationen über eine zusätzliche Stammdatenverwaltung vorgeben: |
| 21.05 | allgemein | SEPA |
Der 1. August 2014 kommt
schneller als gedacht. Zu diesem Zeitpunkt soll das SEPA-Verfahren endgültig
für Überweisungen und Lastschriften eingeführt werden. Viele unserer
Anwender nutzen das Verfahren bereits erfolgreich; Kleinigkeiten und
Verbesserungen wurden bereits durch unsere Hotline integriert. Wer bisher noch das alte DTAUS-Verfahren nutzt, sollte jetzt schnellstens Vorkehrungen für den SEPA-Einsatz treffen. Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass für die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten ein nicht unerhebliches Maß an Zeit und Aufwand erforderlich ist. |
| 20.05 | OBJ | WORD-Texte integrieren |
In COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu)
können Text über WORD erfasst, geändert oder eingefügt werden. Das bedeutet,
dass man auch spezielle WORD-Funktionen in OBJ (neu) nutzen kann. WORD-Texte können in den
Angeboten und Aufträgen als Kopf- oder Endetexte sowie in die Positionen
eingebracht werden. Wenn man als Kopf- oder Endetext verschiedene Ausführungen (z.B. je nach Kunde oder Angebot/Auftrag) einsetzen möchte, kann man sich diese in eine eigene Datei speichern, aufrufen, markieren und kopieren. Dazu ist es lediglich erforderlich, die verschiedenen Kopftexte oder auch sonstige Texte in eine spezielle Word-Datei abzustellen. |
| 19.05 | TK | Spezielle BS-INFO an der Kasse |
An
der Kasse und bei der Auftragsbearbeitung wirken die bei den Kunden
hinterlegten BS-INFO-Texte unterschiedlich. Während in der
Auftragsbearbeitung nach der Ausgabe des Textes und einer Abfrage ein
Weiterarbeiten möglich ist, sind in der Terminalkasse Sperren
integriert. Diese Sperren wirken sich dort ab Textnummer 900 folgendermaßen: BS-INFO-TEXT = 900: Text wird nicht ausgegeben, Lieferschein und Rechnungsmitnahme sind gesperrt. Diese Textnummer wird üblicherweise bei dem allgemeinen Ladenkunden eingetragen. BS-INFO-TEXT = 901 bis 999: Der BS-INFO-TEXT wird ausgegeben, aber sowohl Lieferschein als auch Rechnungsmitnahme sind gesperrt. Mit diesen BS-INFO-Textnummern kann man also elegant verhindern, dass ein allgemeiner Kunde an der Kasse Ware bekommt ohne bar zu bezahlen. Hat der Ladenkunde die BS-INFO=900 und man möchte dem Kunden trotzdem Ware auf Lieferschein mitgeben (weil es sich doch um einen "gelisteten" Kunden handelt), dann geht das nur durch Wechsel der Kundennummer. Kommt dieser Vorgang öfters vor, dann könnte man sich z.B. einen zweiten allgemeinen Kunden anlegen, der keine BS-INFO hat. Diese Umsätze könnte man auch noch über die Kundennummer überwachen. Aber Vorsicht: Bei dieser Variante: Immer die Adresse des Kunden eintragen. Hinweis könnte in spezieller BS-INFO (<900) des zweiten allgemeinen Kunden stehen). |
| 15.05 | WWS | Einbindung von Webshops |
Über
COMMERZ-ACTUELL können auch Webshop angebunden werden. Die bereits
installierten Varianten reichen dabei von den Standards der Logistikzentren (z.B. Soennecken-Webshops) bis hin zu individuellen Webshops, die sich einzelne Fachhändler selbst haben
entwickeln lassen. In COMMERZ-ACTUELL gibt es zur Einbindung von Webshops im Wesentlichen zwei Menüpunkte: Wenn man einen geschlossenen Webshop einsetzten möchte, können innerhalb der Angebotsbearbeitung eigene Artikelgruppen zusammengestellt und dem Webshop bereitgestellt werden: 
Die vom Webshop bereitgestellten Aufträge werden innerhalb der Auftragsbearbeitung übernommen, geprüfte, protokolliert und in COMMERZ-Aufträge umgewandelt. Sofern der Kunde über ein Logistikzentrum beliefert werden soll, werden die entsprechenden Daten in den COMMERZ-Auftrag übernommen und dieser dann ans Logistikzentrum automatisch weitergeleitet. Nachdem auch die Informationen über die Lieferung direkt ins COMMERZ übermittelt wird, braucht der Fachhändler nur noch die Rechnung abzurufen. |
| 14.05 | FIBU | Buchen mit Kontrollsummen |
Abstimmungen verschiedenster Art sind in der
FIBU unerlässlich, um frühzeitig etwaige Fehler schon bei der Eingabe
erkennen und korrigieren zu können. Deshalb kann man in der COMMERZ-FIBU bei
der Eingabe von KS beim
ABLAUF-KENNZEICHEN Kontrollsummen eingeben, die einen ganzen Erfassungsvorgang
mit überwachen helfen. Die Kontrollsumme stellt entweder die Summe aller zu
erfassenden Beträge, die separat addiert worden sind, oder Stand zum
Kontoanfang und zum Kontoende eines Geldkontos dar. Das Verfahren Kontrollsummen kann man
sowohl in der Dialogerfassung als auch in der
Stapelverarbeitung einsetzen. Die Kontrollsummen sind aber abhängig vom Buchungstyp: 1. Buchungstyp = Eingangsrechnungen (z.B. mit vorheriger Summierung der Eingangsrechnungen). Die Kontrollsumme bezieht sich auf das Konto und ist deshalb mit einem H(aben)-Kennzeichen zu versehen:  Nach einer Buchung reduziert sich die linke Kontrollsumme und die rechte Kontrollsumme erhöht sich entsprechend. Beispiel für eine Kontrollsumme von 1000,00 und nach einer Buchung von 200,00:  Nach der letzten Buchung sollte die linke Kontrollsumme deshalb gleich Null sein und die rechte Kontrollsumme den Ausgangswert enthalten. Wenn man die Rechnungen "auf Streifen" summiert, sollte man öfters einmal Zwischensummen drucken, die man dann mit den Kontrollsummen vergleichen kann. 2. Buchungstyp=Zahlungen (Zahlungen) Nach der Anforderung der Kontonummer des Bankkontos ist der aktuelle (letzte gebuchte) Saldo des Bankkontos bei KS einzugeben, der mit dem in der FIBU vorliegenden abgeprüft wird. Als Endsaldo ist der Saldo des letzten Kontoauszugs einzugeben.  Nach einer Kundenzahlung über EUR 200,00 sehen die Kontrollsummen dann folgendermaßen aus:  Die Kontrollsumme für Bankkonten ist nicht mehr unbedingt erforderlich, weil der Saldo unter AKT.SALDO GEGENKONTO angezeigt wird oder weil man die Superfunktion von Bankboy nutzt, bei der die Bankbuchungen komplett und weitgehend zugeordnet automatisch in die FIBU einfließen. |
| 13.05 | allgemein | Tagesdatum (nochmals) |
In
Ergänzung zur News vom 27.3.2014 aus aktuellem Anlass (alle Monatsrechnungen
wurden mit falschem Datum erstellt) nochmals etwas zum Thema Tagesdatum. Bitte
einmal prüfen, wie das Feld DATUMSÄNDERUNG in allen Zugriffsberechtigungen
gesetzt ist. |
| 12.05 | WWS | Ändern Leistungsstufe |
Wenn man bei
der Auftragserfassung (nur) die Leistungsstufe ändern möchte, geht das am
schnellsten, mit der Funktionstaste F1. Ausgangssituation:  Eingabe von F1 (Feld zurück):  und Cursor steht auf LEISTUNGSSTUFE. Übrigens: Die Eingabe von F1 in der untersten Zeile geht auch bei anderen Erfassungsbildschirmen (z.B. Stammdatenverwaltung), um zu vermeiden, dass man mit "DIESER BS" in das oberste Eingabefeld gelangt und dann mit vielen ENTER-Eingaben in eines der unteren Felder (oder darüber hinaus) kommt. Auch mit der Maus (wenn im Einsatz) kann man gezielt auf bestimmte Felder verzweigen. |
| 08.05 | TKD | auslaufende Verträge |
Es ist in TKD besonders wichtig,
rechtzeitig Informationen über den Auslauf von Verträgen zu erhalten.
Deshalb gibt es unter der VERTRAGSABRECHNUNG den Menüpunkt AUSLAUFENDE
VERTRÄGE:  Damit wurden früher bei Eingabe eines Enddatums im Feld VERTRAGSENDE alle Geräte ausgedruckt, deren Enddatum kleiner als dieses Datum ist. Das hatte aber zur Folge, dass auch "uralte" Geräte mit ausgewiesen wurden, obwohl man eigentlich nur wissen möchte, welche Verträge (z.B. ab heute) in nächster Zeit enden. Die Abfrage wurde deshalb um eine weitere Datumsangabe (NICHT BERÜCKSICHTIGEN BIS) erweitert. Wenn man hier z.B. das Tagesdatum eingibt, werden nur die Geräte ausgewiesen, die ab heute bis zum vorgegebenen VERTRAGSENDE auslaufen. Wenn man aber z.B. dort ein Datum in der Zukunft (z.B. den 1.1. des Folgejahres) eingibt, erhält man alle Geräte deren Verträge erst ab diesem Datum auslaufen. |
| 07.05 | WWS | Ergebnisse von Aktionen |
Üblicherweise speichert man die
Daten (Preise) von zeitlich begrenzten Aktionen als Kundengruppen-Nettopreise
(A-J-Preise) ab. Dieses Angebot wirkt dann, solange das Angebot existiert,
wobei aber durch den Einsatz der Bestpreis-Funktion etwaige Konflikte mit
Preisen der Nettopreiskunden vermieden werden können (Kunde bekommt dann auch
den ggf. besseren Aktionspreis). Das Ergebnis einer solchen Aktion (aber auch alle direkten Nettopreisangebote) kann man in COMMERZ-ACTUELL-WWS über 8.ANGEBOTSÜBERWACHUNG und dann 3.NETTOPREISAUSWERTUNG erfahren:  Die Daten können gelistet oder auch auf Bildschirm dargestellt werden:  Hinweis: Rechte Spalte enthält unter einander den Nutzen in Prozent und den Nutzen der Position in EURO. Sind den Artikeln Sollmengen zugeordnet, werden diese zusätzlich mit ausgegeben. Die Ergebnisse können auch zwischendurch jederzeit abgerufen werden, um sich einen Überblick über eine Aktion oder die Nettopreise der Kunden anzusehen. Auch wenn das Nettopreis-Angebot wegen dem Ende der Aktion schon gelöscht sein sollte, können die Daten immer noch zum Druck abgerufen werden: Man muss nur die Angebotsnummer noch wissen. |
| 06.05 | allgemein | Infos zur Hotline |
Bei Anfragen
kommt es häufig vor, dass die Hotline sich gerne die exakten Daten eines
Bildschirmes ansehen möchte. Wenn diese nun per Fernwartung nicht
gerade möglich ist, sollte die Daten per E-Mail an die Hotline versendet
werden. Dazu ist es lediglich notwendig, über die Eingabe von ALT DRUCK den
Bildschirm zu speichern und in ein WORD-Dokument zu kopieren. Das könnte man
dann auch für mehrere Bildschirme machen. Das WORD-Dokument kann man dann über "Speichern und Senden" an eine E-Mail anhängen, in die man vor dem Senden an die Hotline ggf. noch Kommentare einfügen kann. |
| 05.05 | WWS/TKD | Toner finden |
Leider
stellt unsere Hotline immer noch manchmal fest, dass Anwender von COMMERZ-ACTUELL
über ein separates (!) Programm die Toner
für ein bestimmtes Modell suchen, um dann in COMMERZ in TKD oder bei Einsatz
der sogenannten TKD-Preisfindung in WWS den Toner-Artikel einzugeben
und so in den Auftrag einzubringen. Wir sind
der Meinung, dass ein separates Programm zur Tonersuche schon erforderlich
sein kann, aber nur für den Fall, dass ein Kunde einen ganz ausgefallenden
Tonerwunsch hat. |
| 29.04 | allgemein | Erweitern um Logistik-Zentren |
Viele Fachhändler wickeln die Kundenaufträge
entweder weitgehend vollständig oder auch nur teilweise über Logistikzentren
ab. COMMERZ-ACTUELL unterstützt dabei die gesamte Abwicklung durch
praxisbezogene Funktionen und umfassenden Datenaustausch, sodass der
Fachhändler im Idealfall lediglich die Aufträge erfassen (sofern sie nicht
automatisch über Webshops übernommen werden) und die Rechnungen an den
Kunden abrufen muss. Nachdem auch Artikelpflegen durch die Logistikzentren sowie direkte Zugriffe auf Rechner der Logistikzentren (um z.B. aktuelle Verfügbarkeiten oder Artikelhinweise zu erhalten) möglich sind, findet diese Verfahren immer mehr Anwendung in der Praxis. COMMERZ-ACTUELL beinhaltet die Nutzung der Logistikzentren von Soennecken, Büroring, Spicers, ALKA, und verfügt auch über Schnittstellen zu anderen Logistikzentren. Damit ergeben sich für den Fachhändler zwei wichtige Möglichkeiten. Er kann das Logistikzentrum wechseln und (was noch effizienter ist), er könnte seine Aufträge nicht nur über ein sondern auch über zwei Logistikzentren abwickeln lassen. Die Artikeldaten der einzelnen Logistikzentren würden über verschiedene Lieferanten gespeichert sein, sodass auch ein direkter Preisvergleich über den PREISSPIEGEL aktuell immer möglich ist, um bessere Konditionen zu erhalten. |
| 28.04 | WWS | Verkäufe an Kunden |
Neben
den diversen Auswertungen über die Verkäufe von Artikeln an Kunden gibt es
in COMMERZ-ACTUELL auch die Möglichkeit, aus diesen einen Datenbestand in
Form eines Angebotes zu erstellen, der dann weiterverarbeitet werden kann.
Diese Funktion kann in der ANGEBOTSBEARBEITUNG unter 11. ERSTELLEN VON
ANGEBOTEN aufgerufen werden: Über die AUSWAHL können zum Beispiel 1. alle Artikel ausgewählt werden, die der Kunden gekauft hat (damit erhält man eine kompakte Datenzusammenstellung, die z.B. für die Anlage von Nettopreisen geeignet sein kann) 2. eine Auswahl aus den Artikeln (z.B. Schulbedarf, Toner) getroffen werden 3. die Daten eines bestehenden beliebigen Angebotes verwendet werden (im unteren Teil des Bildschirmes kann man eingeben, wie z.B. bestehende Nettopreise verändert vorgeschlagen werden sollen). Wenn man dann noch den Zusatzbaustein EXPORT/IMPORT VON ANGEBOTEN einsetzt, kann man die Angebotsdaten auch über EXCEL noch entsprechend anpassen und wieder ans COMMERZ übergeben. |
|
24.04
|
TKD | Wer erhält Toner kostenlos? |
Wenn man die Steuerungsdaten in TKD konsequent
und korrekt gepflegt hat, kann man in WWS auswerten, welche Kunden Toner
kostenlos oder berechnet erhaltet haben. Dazu ist es wichtig, vier
Steuerfelder im Parametersatz von TKD festzulegen und nicht anders zu nutzen: 1. STATISTIKDATEN IN WWS auf "J" 2. ABSATZBEREICH FÜR AUFTRAG (z.B. = 9) 3. VERTRIEBSWEG AUFTRAG/VERTRAG (z.B. = 2) 4. PROVISIONS-DATEN IN WWS auf "J" Dann kann man in COMMERZ-ACTUELL-WWS über den Menüpunkt DETAIL-BRUTTOERTRAGSAUSWERTUNG mit folgenden Eingaben  eine Auswertung abrufen, die nach Kunden und Artikel sortiert alle TKD-Auftragspositionen mit EK und VK enthält. Ein Problem ergibt sich dann, wenn ein Kunde Toner direkt über WWS erhält, weil dann (wenn nicht (aufwendig) geändert) der Absatzbereich und der Vertriebsweg aus WWS genommen wird. Durch den Einsatz der Erweiterung "TKD-Aufträge in WWS" ist das aber gelöst, weil damit automatische verbunden ist, dass die Steuerdaten aus dem TKD-Parameter genommen werden. |
| 23.04 | FIBU | "Letzte Chance" |
Zahlungen
über Datenträger oder SEPA lassen sich nachträglich auch noch stoppen. Zu
spät ist es allerdings, wenn entweder die Daten bereits der Bank übergeben
wurden oder der Zahlungsstapel in die Buchhaltung übernommen wurde. 1. Ausgangspunkt ist der Zahlungsvorschlag, der gedruckt und bearbeitet werden kann. 2. Bei der Erstellung des Datenträgers (DATENTRÄGERAUSTAUSCH oder ERZEUGEN SEPA-ÜBERWEISUNG) werden die zu übergebenden Daten gedruckt. Hier hat man die Möglichkeit, nach Überprüfung die Erstellung der Daten abzubrechen und über 1. noch Korrekturen durchzuführen. 3. Sind die Bankdaten und der Zahlungsstapel nur erstellt, darf man bei Feststellung eines Fehlers die Bankdaten nicht versenden und muss auch den Stapel löschen. Die Eingangsrechnungen haben aber alle ein Kennzeichen, dass sie mittels Datenträger/SEPA bezahlt worden sind. Dieses Kennzeichen (ZAHLUNGSART) muss man für jede Rechnung über OP-KONDITIONEN ÄNDERN wieder zurück auf Null setzen. Dann kann man wiederum über 1. etwaige Korrekturen anbringen oder einen gänzlich neuen Zahlungsstapel erzeugen. |
| 22.04 | WWS | Überwachung von Nettopreisen |
Bei Artikel, die auch als
Nettopreis angelegt sind, gibt es dann ein Problem, wenn sich der
Einkaufspreis (gravierend) verändert. Ohne Überwachung kann es passieren,
dass dann irgendwann der EK-Preis größer ist als der Nettopreis. Wenn sich diese Artikel
durch die Auswahl eines Lieferantenbereiches (Lieferant xyz ändert Preise) oder eines
Warengruppen-(Artikel-)bereiches einschränken
lassen, dann kann man über die ANGEBOTSPRÜFLISTE eine reduzierte Auswertung
zur Prüfung abrufen. Auch zur Überprüfung eines speziellen Angebotes
(Angebotsnummer) ist diese Auswertung geeignet:
Die Auswertung enthält dann alle (!) Nettopreise der ausgewählten Artikel. In der Auswertung selbst wird für jede Nettopreis-Anlage a) der generelle Artikel-EK-Preis aus dem Artikelstamm b) der aktuelle Artikel-VK-Preis aus dem Artikelstamm c) der aktuelle Bruttonutzen der Artikelpreise d) der EK-Preis zum Zeitpunkt der Nettopreisanlage e) der Nettopreis f) der Bruttonutzen, der sich aus aktuellem Artikel-EK-Preis aus dem Artikelstamm und dem Nettopreis derzeit ergibt Insbesondere der Wert für f) ist dabei natürlich wichtig, denn ist dieser (zu) klein oder sogar negativ, dann passt der Nettopreis nicht mehr zum aktuellen EK-Preis. Nachdem in der Auswertung Kunde, Angebots- und Positionsnummer angezeigt werden, kann man leicht gezielte Anpassungen der Nettopreise vornehmen. Dazu stehen ANGEBOTSÄNDERUNG (oder besser noch) NETTOPREIS-SCHNELLBEARBEITUNG zur Verfügung. |
| 16.04 | TKD | Kontrolle freie Einheiten |
Wir
hatten am 11.2.14 in der logics-news eine Programmerweiterung angeboten, über
die die Relation zwischen den festgelegten Freien Einheiten und den letztlich
berechneten Überhängen dargestellt wird. Diese Auswertung kann als Grundlage
für etwaig notwendige Vertragsänderung verwendet werden, wenn zwischen
Pauschale, Freie Einheiten und Überhänge krasse Missverhältnisse auftreten. Wir sind überzeugt, dass diese Erweiterung dazu beträgt, die Verträge entsprechend anzupassen. Leider wurde dieses Angebot bisher kaum genutzt; deshalb nochmals dieser Hinweis. Unsere Hotline schickt Ihnen gerne Informationen und Beispiele. |
| 15.04 | OBJ | Besser als mit WORD |
Der "Renner" bei den von
unseren Kunden derzeit geplanten und getätigten Erweiterungen ihrer
COMMERZ-Installation ist der Einsatz von COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu). Schon
allein wegen den Möglichkeiten - Langtexte einzusetzen - Positionen oder auch Positionsgruppen aus beliebigen Angeboten oder Aufträgen kopieren zu können - die Formulare weitgehend variabel zu gestalten - Strukturen mit Zwischensummen zu bilden - Bilder in Formulare zu integrieren - Daten aus CAD-Dateien zu übernehmen lohnt sich der Einsatz von OBJ (neu) allemal. Spezielle Konditionen gibt es, wenn bereits eine Lizenz für OBJ (alt) vorhanden ist und nur ein Upgrade auf OBJ (neu) erforderlich ist. Zusätzlich kann man aber auch Daten aus CAD-Systemen direkt übernehmen, sodass man alle weiteren Abwicklungen einheitlich in COMMERZ-ACTUELL durchführen kann. CAD-Daten können dabei als Angebot oder als Auftrag weiterverarbeitet werden, wobei auch "Strukturen" (Unterpositionen) erhalten bleiben. Der Einsatz von COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) ist insgesamt betrachtet wesentlich effizienter als Angebote erst in WORD zu erstellen und später (als Auftrag) nochmals in COMMERZ zu erfassen. Weitere Infos und Beschreibungen gerne von unserer Hotline. |
| 14.04 | allgemein | Werbetexte |
Sowohl in COMMERZ-ACTUELL-WWS als
auch in TKD kann man in der Stammdatenverwaltung unter TEXTE Werbetexte
anlegen, die dann auf den Formularen gedruckt werden. In COMMERZ-WWS sind das
für Einzel- und für Sammelrechnungen fest die Textnummern 98 und 99, während man in TKD die beliebige
Werbetextnummer im Parametersatz 0 für Aufträge und 9 für Vertragsrechnungen  hinterlegen muss. Es besteht aber auch die Möglichkeit, jeden Auftrag stets mit einer Textposition zu beginnen, die auch einen Werbetext enthalten kann. Einige Fachhändler beginnen die Erfassung von Aufträgen in WWS grundsätzlich immer mit einer Textposition, die aber einen Text wie z.B. "Vielen Dank für Ihren Auftrag; die Bearbeitung erfolgte durch unsere/n Frau/Herrn xyz" enthält. Manche Anwender nutzen auch die Zeilen 3 und 4 der Textnummer 82 aus, deren Text ursächlich für den Hinweis auf den Liefertermin gedacht ist. Für den Druck von Werbetexte gibt es auch eine Fülle von individuellen Lösungen, die genutzt werden können. |
|
10.04 |
TKD |
Korrektur Historie |
Sowohl
die Auftrags- als auch die Vertragsdaten werden in der Historie gesammelt und
können beauskunftet oder gelistet werden. Die einzelnen Aufträge und Auftragspositionen
sollten einen chronologischen Ablauf darstellen, der aber ganz wesentlich von
den Daten bei der Leistungserfassung abhängt. Da zu diesem Zeitpunkt häufig
der Tag der konkreten Lieferung/Leistungserbringung oder der Zählerstand
nicht bekannt sind und somit nicht eingegeben werden (können), ist es
erforderlich, diese ggf. nachträglich korrigieren zu können. Hierzu wurde in
der DATEIPFLEGE der Menüpunkt KORREKTUR HISTORIEDATEN eingefügt: |
|
09.04 |
TK |
Preisanzeige |
An
der Kasse wird normalerweise immer der Einzelpreis des Artikels unabhängig
von der Menge angezeigt: |
|
08.04 |
WWS |
Schellerfassung |
In
der Auftragsbearbeitung gibt es über den Menüpunkt 3 die
AUFTRAGSSCHNELLBEARBEITUNG. Sie dient dazu Aufträge (mit Einschränkung der
Flexibilität) schneller zu erfassen. Dabei gibt es zwei ganz verschiedene
Varianten, die im Parametersatz über das Feld AUFTRAGSSCHNELLBEARBEITUNG
gesteuert werden: |
|
07.04 |
FIBU |
Fälligkeiten |
In
der FIBU gibt es zwei wichtige Druckausgaben, mit denen für Debitoren und für
Kreditoren die Offenen Posten darstellen können: OP-Liste und
Fälligkeitsliste. Während die erste Liste nach Kunden/Lieferanten
sortiert ist, also alle Offene Posten der Kunden/Lieferanten en bloc enthält,
ist die andere Auswertung nach Datum sortiert. Deshalb ist die letztere im
Debitorenbereich für die Überwachung der OPs sehr geeignet, weil die ältesten
und damit kritischen Rechnungen an den Anfang gestellt werden. Für die
Kreditoren liefert sie wichtige Hinweise, welche Geldmittel zu welchem
Zeitpunkt verfügbar sein sollten: |
|
03.04 |
allgemein |
Lastschriften |
Lastschriften
sollte man nicht separat in FIBU-Programmen oder in Bankprogrammen sondern
direkt in COMMERZ erstellen. Dabei wichtig ist das Wort "direkt",
denn die in den Programmbausteinen WWS, TKD oder OBJ enthaltenen Daten können
unmittelbar an die Banken übermittelt werden, ohne dass
eine zusätzliche Erfassung notwendig ist. Die Stammdaten der Kunden enthalten
bereits alle bankrelevanten Daten und aus den Rechnungen werden Texte,
Beträge und Rechnungsnummer automatisch hinzugefügt. Die zugeordnete
Zahlungsbedingung steuert zudem Skonti und die Zeitpunkte der
Abbuchungen. |
|
02.04 |
WWS |
Externe Aufträge |
In
der Auftragsbearbeitung gibt es den Menüpunkt 20 (EXTERNE AUFTRÄGE), über den
weitgehend beliebige Aufträge, die über andere elektronische Medien zum
Fachhändler gelangen, ins COMMERZ übernommen werden können. |
|
01.04 |
TKD |
Automatisch mehr
Informationen |
Es
gibt im Parametersatz Steuerfelder, die unbedingt auch besetzt werden
sollten, um (und zwar automatisch!!) wichtige Statistikdaten zu erhalten. Nur
in ganz wenigen Ausnahmen sollten diese nicht verwendet werden. |
|
31.03 |
FIBU |
BWA |
Vergleiche mit den Vorjahreszahlen
können zwar ganz nützlich sein, aber für ein Unternehmen ist es ebenso
wichtig, Planzahlen für das Geschäftsjahr festzulegen und diese dann mit den
aktuellen Werten zu vergleichen. Diese Möglichkeit besteht in der
COMMERZ-FIBU für die BWA. Die Planzahlen werden im Menüpunkt 3. BWA unter
SOLLVORGABEN eingegeben. Dabei sollte man für jedes relevante Sachkonto, das
in der BWA ausgewiesen wird, einen Planwert anlegen. Welche Konten betroffen
sind, kann man z.B. durch einen Ausdruck der Sachkonten in der
Stammdatenverwaltung herausfinden. Bei der
Eingabe kann man einen Jahreswert angeben, der dann automatisch auf die
einzelnen Monate verteilt wird. Dieses Feld dient nur zur einmaligen
Berechnung und Vorgabe der Monatswerte. Einzelne Monate kann man dann noch
bei Bedarf entsprechend anpassen: Wenn man in der BWA die aktuellen Werte
mit den Planwerten vergleichen möchte, braucht man dann lediglich bei
VERGLEICH eine "2" einzugeben: |
|
27.03 |
allgemein |
Tagesdatum |
Beim
Einstieg in einen COMMERZ-Baustein wird immer das Tagesdatum des Systems
vorgegeben. Dieses Datum ist insofern wichtig, weil alle folgenden
Aktivitäten auf dieses Datum verbucht werden. Das gilt insbesondere auch für
den Rechnungsdruck, wobei alle Rechnungen mit diesem Datum gedruckt und gespeichert
werden. In WWS kann man über die Zugriffsberechtigung Änderungen dieses Datum
sperren, sodass nicht aus Versehen Aktivitäten
einem falschen Datum zugeordnet werden können. |
|
26.03 |
OBJ |
Formulare |
Die
für jeden COMMERZ-OBJ-Anwender individuell gestaltbaren Formulare werden im
COMMERZ-ACTUELL im Verzeichnis VORLAGEN hinterlegt. Dabei werden für alle
Formulartypen auch die Erst- und die Folgeseiten sowie mögliche Logos in dot-files dort eingetragen. Anfangs wird eine generelle
Struktur ausgeliefert und der Anwender kann auch Änderungen bezüglich der
Daten (welche Information soll ausgegeben werden) und seine Position (wo soll
gedruckt werden) selbst durchführen. Bei komplexen Layouts empfiehlt die
Hotline, dass sie selbst den Aufbau und die Anlage
in VORLAGEN festlegt und testet. |
|
25.03 |
WWS |
WAWI-Schlüssel |
Wozu
braucht man eigentlich den WAWI-Schlüssel im Artikel? |
|
24.03 |
TKD |
Preisfindung |
Die
Preisfindung in TKD (z.B. für Toner) kann entweder allein in TKD erfolgen
oder es können auch Konditionen aus Daten aus WWS einbezogen werden.
Letzteres ist z.B. erforderlich, wenn Rabatte wirken sollen oder wenn für
bestimmte Artikel Nettopreise vereinbart worden sind. |
|
20.03 |
WWS |
Artikelname 3+4 |
In
COMMERZ-WWS ist die Artikelbezeichnung üblicherweise auf 2 Felder mit jeweils
30 Stellen begrenzt (es gibt aber individuell einige Anwender, die weitere 2
Felder als Bezeichnung nutzen). |
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19.03 |
allgemein |
logics-Ziele |
Die
logics hat immer die Philosophie vertreten, dass für häufig wiederkehrende Funktionen, die einen
beträchtlichen (meist manuellen) Aufwand verursachen, schnellstens eine
entsprechende Lösung in COMMERZ realisiert wird. |
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18.03 |
TK |
Skonto an der TK |
Wenn einem Kunden eine Zahlungsbedingung mit Skonto
zugeordnet ist, dann werden die Abzüge nicht generell vom Endbetrag sondern
bei jeder Position berücksichtigt. Nachfolgender Kunde hat eine ZBD mit 2%
Skonto: |
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17.03 |
WWS |
Kostenstellen |
Die Zusatzfunktion
"Kostenstellen- und Großkundenbelieferung" sollte immer eingesetzt
werden, wenn Kunden Filialen haben oder wenn Aufträge des
"gleichen" Kunden von verschiedenen Standorten eingehen. Die Anlage
der Kunden ist einfach, da man lediglich einen Hauptkunden und für jede
Kostenstelle/Filiale Kostenstellenkunden definieren muss.
Die Zugehörigkeit eines Kostenstellenkunden zum Hauptkunden wird dadurch
erreicht, dass man in den Kostenstellenkunden
jeweils die Kundennummer des Hauptkunden einträgt.
5. Rechnungen |
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13.03 |
FIBU/TKD/ |
Abstimmungen |
Für
Zahlen, die von einem System zum anderen übertragen werden, sollten
Kontrollen und Abstimmungen vorhanden sein. Eine wichtige ist z.B. der
Abgleich der Umsätze in WWS/TKD und die Verbuchung in einer Finanzbuchhaltung
vor allem auch in Bezug auf die Erlöskonten. Wenn man das
Rechnungsausgangsbuch mit "MIT BUCHUNGSDATEN" ausgibt, wird für
jede Rechnung die Verteilung auf die Erlöskonten und die Wertsteuer
ausgewiesen. Interessant ist vor allen aber das Ende der Auswertung: |
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12.03 |
TK |
Staffelpreise an der Kasse |
Kunden
verlangen häufig (und gerade im Ladengeschäft), dass
sie Artikel zu Staffelpreisen erhalten, auch wenn sich die Artikel nur durch
verschiedene Farben unterscheiden. Wenn beispielsweise ein Ordner ab 5 Stück
statt EUR 3,07 nur noch EUR 2,96 kostet und der Kunde nimmt 4 blaue und 4
schwarze Ordner, dann möchte er für alle Ordner nur je EUR 2,96 bezahlen. |
|
11.03 |
WWS |
Sperre für Druck von Rechnungen |
Es kommt häufig vor, dass die Positionen eines Auftrages bereits geliefert
sind, die Rechnung aber noch nicht erstellt werden soll. Wenn man dann aber
die üblichen Fakturierung über Fazit |
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10.03 |
TKD |
Teilrechnungen |
Bei
TKD-Aufträgen können immer nur alle
Positionen abgeschlossen, geliefert oder berechnet werden. Häufig gibt es aber
auch Aufträge (vor allem im IT-Bereich), bei denen über einen längeren
Zeitraum verschiedene Positionen einzeln oder gruppiert abgewickelt werden
müssen, die aber als Gesamtauftrag bereits feststehen. |
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06.03 |
allgemein |
Jubiläum |
Heute
vor 10 Jahren (genau genommen am 1.3.2004) wurde zum ersten Mal ein Eintrag
in die logics-news via Internet
abgestellt, nachdem die logics news
auch bereits vorher bereits als Druckausgabe verschickt wurde. Das bedeutet, dass nahezu 2500 Einträge entstanden sind, wobei sich
aber einige auch vom Thema her wiederholen, wenn diese von besonderer
Wichtigkeit waren oder wenn die logics systems gmbh etwas mit
Nachdruck darstellen wollte. |
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05.03 |
WWS |
Zugriffsberecht. |
Für
jeden Programmbaustein besteht die Möglichkeit über die Definition von
Zugriffberechtigungen Funktionen und Abläufe vor versehentliche Ausführungen
zu schützen oder nicht für eine allgemeine Verwendung freizugeben. Dabei
können einzelne Menüpunkte gesperrt, aber auch bestimmte Funktionen
ausgeschlossen werden. Als Beispiel die Möglichkeiten in WWS: |
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04.03 |
allgemein |
Faschingsdienstag |
Heute
wird in München Faschingsdienstag gefeiert; deshalb auch heute keine logics news. Hotline fast gar
nicht verfügbar; ggf. E-Mail schicken. |
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03.03 |
allgemein |
Rosenmontag |
Heute
keine logics-news. Hotline nur bedingt verfügbar. |
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27.02 |
allgemein |
Formulare, SEPA,IBAN,BIC |
Nochmals aus aktuellem Anlass unsere logics-news vom
9.12.203: Haben Sie schon neu Formulare drucken
lassen, weil statt der Kontonummer und der Bankverbindung nun IBAN und BIC
ausgegeben werden sollten? |
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26.02 |
TKD |
Nullrechnung für Leistungen |
Wenn
man einem Kunden zeigen möchte, dass eine gesamte
erbrachte Leistung für ihn kostenlos ist und welche Beträge er eigentlich
hätte bezahlen müssen, kann man eine sogenannte Nullrechnung erstellen.
Voraussetzung dazu ist zunächst, dass man im
Auftragskopf das entsprechende Kennzeichen dafür auf "J" setzen: |
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25.02 |
FIBU |
Rechnungen ohne MwSt |
Ausgangsrechnungen
ohne MwSt können für EU-Kunden oder für
Auslandskunden erstellt werden. Für das Verbuchen bzw. die Weitergabe an eine
andere Finanzbuchhaltung ist folgendes zu beachten: |
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24.02 |
WWS/TK |
VK-Preis inkl. MwSt |
Im
Artikelstamm gibt es u.a. zwei Verkaufspreise (VERKAUFSPREIS und
VERKAUFSPREIS+MWST). Verwendung finden diese Preise an unterschiedlichen
Stellen in COMMERZ: Der VK inkl. MwSt wird im
Aufgabenkomplex LADENGESCHÄFT, der "normale" VK sonst an allen
anderen Stellen verwendet. Im Normalfall werden die VK-Preise über
Preispflegen geändert und damit auch gleichzeitig der VK inkl. MwSt. angepasst. Letzteres ist aber aus zwei Gründen nicht immer
gewünscht: |
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20.02 |
TKD |
interner Stunden- |
Für die Erfassung
von Leistungen in den Werkstattaufträgen werden üblicherweise immer Artikel
verwendet. Dabei wird der Aufwand für eine Auftragsposition aus dem EK-Preis
des Artikels ermittelt. Wenn aber eine Position Stunden, Zeiten oder
Arbeitswerte enthält (Verrechnungsart von 00 bis 09), gibt es für die
Ermittlung des Aufwandes (internen Stundensatz) zwei Möglichkeiten: Für beide Verfahren gibt es Vor- und
Nachteile: Der Stundensatz im Artikelstamm ist pauschal und als
Durchschnittspreis einfach zu bestimmen, die Verwendung technikerbezogene Stundensätze
ist genauer, weil z.B. bei gleichem Zeitaufwand die Kosten für den Meister
höher angerechnet werden als wenn ein Azubi die Arbeit durchgeführt hätte. Welche Verfahren eingesetzt werden soll, wird in COMMERZ-TKD im Parametersatz 10 festgelegt:
Im Feld INT. STUNDEN-SATZ kann ein A (Artikel) oder ein T (Techniker) eingetragen werden. Während über die Verwendung von "A" jedem Techniker der gleiche EK-Preis zugeordnet wird, kann mit "T" der Aufwand wesentlich differenzierter in die Statistikdaten einfließen. Das erstere könnte auch erreicht werden, wenn man für die unterschiedlichen Ausbildungen der Techniker unterschiedliche Stundenartikel verwenden würde, dieses aber mit erheblich mehr Aufwand und einer wohl höheren Fehleranfälligkeit. Somit kann der Fachhändler über die Eingabe im Parametersatz 10 selbst entscheiden, welchen internen Stundensatz er als Aufwand ansetzten möchte. Ganz entscheidend ist aber, dass die Vorgabedaten beim Techniker und im Artikel vollständig angelegt sind, um zu vermeiden, dass sich ein Aufwand von Null ergibt. Das ist z.B. beim Verfahren "T" der Fall, wenn der interne Stundensatz bei einem Techniker nicht eingetragen ist oder wenn überhaupt kein Techniker eingegeben worden ist. Beim Verfahren "A" z.B. dann, wenn kein Artikel eingegeben wird sondern lediglich die Verrechnungsart und wenn dann kein Techniker oder bei diesem kein interner Stundensatz vorliegt. Der Interne
Stundensatz des Technikers wird übrigens aber dann benötigt, wenn man bei der
Erfassung von Leistungen keinen Artikel sondern lediglich die Verrechnungsart
(00 bis 09) und einen Techniker eingibt. |
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19.02 |
allgemein |
Artikel finden |
Die Eingabe einer Artikelnummer erfolgt im COMMERZ immer nur an einer
Stelle. Ganz
einfach: Es wird eine Reihenfolge festgelegt, nach der die einzelnen Zugriffe
nacheinander geprüft werden. Aber dabei muss
natürlich vermieden werden, dass Artikel deshalb
nicht gefunden werden, weil vorher über einen in der Reihenfolge
vorhergehenden anderen Zugriff bereits ein "Treffer" erzielt wird
und damit ein oder mehrere andere Artikel gefunden und angezeigt werden (und
der gesuchte nicht). Informationen gerne dazu bei der Hotline. |
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18.02 |
WWS |
Sortierung Komm- |
Um
die Lieferung eines Kundenauftrages zusammenzustellen, wird meistens ein Komm-Beleg
erstellt, der dann die einzelnen Artikel, die Mengen und ggf. auch Hinweise
für den Kommissionierer enthält. Innerhalb eines Kommissionierungsbeleges
können die einzelnen Artikel nach verschiedenen Merkmalen sortiert werden,
womit die dem Kunden bekannte Artikelreihenfolge im Auftrag erhalten bleibt.
Die Möglichkeiten kann man erkennen, wenn man die Komm-Belege direkt über
4.KOMMISSIONIERUNG und dann 2.KOMMISSIONIERUNGSBELEG abruft: |
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17.02 |
allgemein |
SEPA |
Lastschriftverfahren
und Überweisungen über das SEPA-Verfahren laufen gut an. Unsere Hotline
sammelt derzeit ein paar Wünsche, die sie dann koordinieren und realisieren
wird. Themen sind |
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13.02 |
WWS |
Verwendung EAN |
In
COMMERZ-ACTUELL können neben dem Haupt-EAN-Code für jeden Artikel insgesamt
45 weitere EAN-Nummern gespeichert werden, über die der Artikel gefunden
werden kann. Man erreicht die Eingabe der weiteren EAN-Codes dadurch, dass man beim Haupt-EAN-Code F3 Da aber nicht
festgelegt ist, dass ein "echter"
EAN-Code einzutragen ist, kann man stattdessen auch
andere Zugriffsinformationen hinterlegen und dann über den i-Zugriff die
Artikel finden. Ein typisches Verfahren ist z.B. bei Toner zusätzlich zu den
EANs die Modelle zu hinterlegen, bei denen dieser Toner überall verwendet
werden kann (wenn man nicht die wesentlich komfortablere Funktion
TKD-Preisfindung einsetzt). |
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12.02 |
FIBU |
E-Bilanz
für 2013 |
Wer
die bewährte integrierte COMMERZ-FIBU einsetzt, lässt
üblicherweise die Bilanz durch einen Steuerberater erstellen. Dazu können dem
Steuerberater über die IDEA-Schnittstelle auch die Kontendaten und die
einzelnen Buchungen zur Verfügung gestellt werden; eine wesentliche
Erleichterung für die Arbeiten des Steuerberaters, wobei er aber in der Lage
sein muss, die Exportdaten lesen und
weiterverarbeiten zu können. |
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11.02 |
TKD |
Kontrolle Freie Einheiten |
Die üblicherweise in der Wartung enthaltenen
Freien Einheiten bedürfen in Bezug auf die genutzten Kopien in vielen Fällen
einer umfassenden Kontrolle. Bei einem krassen Missverhältnis
(entweder hohe Überhang-Berechnungen oder Freie Einheiten werden massiv nicht
ausgenutzt) sind ggf. Überwachungen und Änderungen erforderlich. Zum anderen
gibt es auch Verträge, bei denen der Kunde nicht genutzten Freien Einheiten
(in welcher Form auch immer) vergütet bekommt. |
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10.02 |
WWS |
kundeneigene Artikelnummern |
Insbesondere
Großkunden bestellen oft Artikel mit ihrer eigenen Artikelnummer. Das ist in COMMERZ-ACTUELL
überhaupt kein Problem, wenn diese Artikel - was ja auch meist der Fall ist -
als Nettopreise angelegt werden. Zur Eingabe ist es nur erforderlich, im
Kopfsatz des Nettopreisangebotes das Feld KUNDEN-ARTIKELNR auf "J"
zu setzen: |
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06.02 |
TKD/WWS/ |
Artikeltabellen |
Um
in der Auftrags- oder Leistungsbearbeitung ganz schnell Artikel (z.B. der
richtigen Toner) finden zu können, wurden in COMMERZ-TKD die Artikeltabellen
eingeführt. . Dort
kann man sich auch alle Geräte mit Wartungsverträgen aufzeigen lassen und
dann nach Wahl eines Gerätes aus den angezeigten (zum Modell gehörenden)
Tonern den betreffenden Artikel auswählen. |
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05.02 |
allgemein |
Mehrwertsteuer |
Neben den üblichen Mehrwertsteuersätzen
von 19% und 7% gibt es leider auch Artikel mit 0%, z.B. für Briefmarken. Wenn
man solche Artikel anlegen möchte, für die keine Mehrwertsteuer zu berechnen
ist, muss man das Mehrwertsteuer-Kennzeichen
"4" dazu verwenden, z.B. im Artikel einzutragen. Bei einem
Kassenauftrag werden die Beträge korrekt einzeln ausgewiesen, auch wenn 3
verschiedene Mehrwertsteuersätze (19, 7, 0%) auftreten. Auf einem
Rechnungsformular aber können nur zwei verschiedene Mehrwertsteuer-Sätze dargestellt
werden, rechnerisch wird die Steuer aber korrekt berechnet. |
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04.02 |
WWS |
Aufträge finden |
Wenn man Aufträge ändern möchte,
ist oft die Auftragsnummer nicht bekannt. Deshalb kann man statt der Eingabe der
Auftragsnummer den gesuchten Auftrag auch über andere Merkmale finden: Wichtig bei den angezeigten Ergebnissen ist, dass bei #, K, V, A und H immer nur Aufträge aufgeführt werden, die noch änderbar sind (noch nicht alle Positionen fakturiert), währen bei den anderen alle passenden angezeigt werden. |
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03.02 |
FIBU |
Zahlungen |
Wenn
man bei der Eingabe von Zahlungen folgende oder eine ähnliche Situation hat,
dann gibt es im Prinzip für die weitere Erfassung zwei Möglichkeiten: |
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30.01 |
OBJ |
allgemeine Verwendung |
Wer
derzeit seine Geräte-, Möbel- oder Dienstleistungsangebote noch direkt über WORD
erstellt, sollte wissen, dass mit COMMERZ-OBJ (neu)
ein Programm zur Verfügung steht, das ganz wesentliche Vorteile bietet und
auch direkt für die Erstellung von Angebote genutzt werden kann: |
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29.01 |
allgemein |
Kontrolle Artikel |
Der
EAN-Code ist ein ganz wesentliches Merkmal, um bei automatisch
durchzuführender Artikelpflege den betreffenden dafür geeigneten Artikel zu
finden. Leider ist die Eindeutigkeit der EAN-Codes immer noch nicht so, wie
sie eigentliche sein sollte (z.B. länderspezifische EANs für den gleichen
Artikel) und deshalb sollte man zumindest im eigenen Artikelbestand für einen
einigermaßen EAN-Stand Sorge tragen. |
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28.01 |
TKD |
Dokumente |
Wenn
die Vertragsdokumente in pdf-Format
vorliegen, können sie auch innerhalb von COMMERZ-ACTUELL-TKD abgerufen
werden. Die Dokumente müssen im COMMERZ-ACTUELL-Verzeichnis gerpdf.de unter
der „gerätenr“.pdf
(z.B. für Einzelverträge) oder unter „kundennummer“.pdf
(z.B. für Sammelverträge, Pools)
gespeichert sein. |
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27.01 |
WWS/TKD |
Rechnungen |
Beim
Bearbeiten von Rechnungsdaten, die im Rechnungsausgangsbuch hinterlegt sind,
können die Kennzeichen für Lastschrift und FIBU-Übernahme geändert werden.
Dieses kann dann in seltenen Fällen erforderlich sein, wenn Übergaben und
Lastschriften wiederholt oder nicht ausgeführt werden sollen. |
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23.01 |
TK |
Preisauskunft |
Es ist an der
Kasse häufig erforderlich, dass die
Preisauskunft aufgerufen werden muss. Da ein
Verlassen des Bildschirmes für die Kassenerfassung nicht sinnvoll ist, sollte
hierfür permanent ein zweites Fenster zur Verfügung stehen, über das die
Preisauskunft direkt aufgerufen werden kann und aus dem man schnell wieder
zurück in die Kassen-Auftragserfassung gelangen kann. Man
kann die Preisauskunft für den Ladenkunden
aber auch direkt aus
der Kassenerfassung abrufen. Das ist z.B.
erforderlich wenn, ein Kunde nur nach dem Preis eines Artikels fragt. |
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22.01 |
TKD |
Weitere Gerätedaten |
Schon
vergessen ? |
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21.01 |
WWS |
Nettopreise |
Wenn
man einen Kunden über seine (neuen) Nettopreise informieren möchte, erstellt
man am besten eine Preisliste aus den Angebotsartikeln. Das ist wesentlich
besser als der Ausdruck eines Angebotes, weil u.a. auch die Staffelpreise
ausgegeben werden können: |
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20.01 |
allgemein |
Fenstertechnik |
In
letzter Zeit wurden wieder einigen Bildschirme mit Datenauswahl auf die neue
"Fenstertechnik" umgestellt. Damit entfällt die Eingabe von
Ziffern, wie z.B. "2" für nächster oder "5" vorheriger
Bildschirm. Die Fenster sehen in etwa folgendermaßen aus: |
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16.01 |
FIBU |
DATEV |
Beim
Einsatzes von Finanzbuchhaltungen sind entsprechend den individuellen
Anforderungen verschiedene Modelle im Einsatz: |
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15.01 |
WWS/TKD |
Systemtexte |
Über
den Menüpunkt SYSTEMTEXTE können für die meisten der in COMMERZ verwendeten
über Ziffern verschlüsselten Begriffe Texte hinterlegt werden: |
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14.01 |
allgemein |
Jahreswünsche |
Das
logics-Team wünscht allen ein erfolgreiches Jahr
2014. |
