Logics News 2011
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Beschreibung

20.12 allgemein Jahresende Die Mitarbeiter der logics systems gmbh wünschen allen ihren Kunden ein gesegnetes Weihnachtsfest und viel Erfolg in 2012. Die nächsten logics-news wird es erst wieder am 9.1.2012 geben. 
19.12 WWS Abschriften Leider kommt es häufig vor, dass man für Belege Abschriften benötigt. Das ist in COMMERZ eigentlich kein Problem, wobei allerdings vorausgesetzt wird, dass man irgendetwas über das Dokument weiß.
1. Lieferscheine / Rechnungen
Ab der Version 3.03 werden in der Auftragsänderung im Kopfbildschirm auch die zum Auftrag gehörenden Lieferschein- und Rechnungsnummern angezeigt:
  
Durch Eingabe von "d" wird ein Fenster eröffnet, über das man die einzelnen Belege abrufen kann:

Gedruckt werden kann dann eine Abschrift für den Lieferschein oder für die Rechnung.
Wenn die Auftragsnummer nicht ganz bekannt ist, kann man auch durch Eingabe von "D" (Großschrift) sich alle aktuellen Aufträge des Kunden mit ihren Lieferschein- und Rechnungsnummern anzeigen lassen:

Über das Datum kann dann ggf. der betreffende Auftrag eingegrenzt und gefunden werden.
2. Rechnungen
Im Aufgabenkomplex "FAKTURIERUNG" kann man "BEARBEITEN VON RECHNUNGEN" abrufen und dort eine Rechnungsabschrift erstellen:

Mit dieser Funktion könnte man sich auch Abschriften für alle Rechnungen eines Tages erstellen.
3. Lieferscheine
In der AUFTRAGSBEARBEITUNG kann man über DRUCK LIEFERSCHEINE nicht nur Lieferscheine abrufen sondern auch Abschriften erstellen:

Voraussetzung ist aber, dass die Lieferscheinnummer bekannt ist, die aber ggf. aus der Rechnung entnommen werden kann.
4. Bestellungen
Über die BESTELLSCHREIBUNG und dann ABSCHRIFTEN können für einzelne Bestellungen Abschriften erstellt werden:

Dabei muss allerdings die Bestellnummer bekannt sein, die aber über die Bestellauskunft leicht ermittelt werden kann.
5. Angebote
Über DRUCK von ANGEBOTEN lassen sich auch für Angebote Abschriften erstellen:


Damit kann man in COMMERZ für alle Belege (außer für ABs, die nochmals gedruckt werden müssten) Abschriften erstellen, wobei in der Überschrift immer das Wort "ABSCHRIFT" automatisch eingefügt wird. 
Wesentlich einfacher und eleganter geht das natürlich, wenn man DocuWare als integriertes Archivierungssystem einsetzt.
15.12 allgemein Archivierung logics favorisiert als Archivierungssystem DocuWare und hat dafür die entsprechenden Schnittstellen realisiert. Dabei können alle Dokumente, auch Kontoblätter, Kassenbons und spezielle Auswertungen ins DocuWare über die Cold-Schnittstelle übernommen werden. Zusätzlich zum eigentlichen Dokument werden aber auch in einem Vorsatz etwa 15 verschiedene Merkmale aus dem Dokument übergeben, die in DocuWare direkt zur Beschlagwortung verwendet werden.
Diese Export-Schnittstelle kann aber auch für bereits bestehende andere Archivierungssysteme verwendet werden, sofern diese nur die Daten entsprechend verarbeiten können.
Besondere Empfehlung:
Zum 1.1.2012 die Schnittstelle bereits einsetzten und erst später in ein Archivierungssystem übernehmen. Damit werden alle Dokumente ab 1.1.2012 archivierungs-gerecht gespeichert und sind dann später alle im Archivierungssystem verfügbar.
Das heißt, wer in nächster Zeit plant, ein Archivierungssystem einzusetzen, sollte bereits jetzt schon (ab 1.1.2012) die Schnittstelle nutzen. Dabei gehen wir davon aus, dass ein Archivierungssystem für jeden Fachhändler in Zukunft unabdingbar sein wird.    
14.12 allgemein CRM Bei der Firma Höll in Baden-Baden setzt man als Vertriebssteuerung das selbst entwickelte KIS (Kunden-Informations-System) ein, das auch bei anderen Fachhändlern bereits mehrere Jahre im Einsatz ist. Wenn ein Fachhändler im Vorfeld zu COMMERZ eine CRM-Software einsetzen möchte, sollte er prüfen, ob das mit COMMERZ integriert verbundene KIS für ihn geeignet ist (Ansprechpartner Herr Jürgen Höll). 
Zwischenzeitig wurde auch die anlässlich der ERFA-Tagung bei Soennecken gewünschte Erweiterung "Direkter Aufruf von KIS aus COMMERZ" und umgekehrt über Funktionstaste (F7) realisiert. 
13.12 FIBU Jahresende Bei vielen Fachhändlern stimmt das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr überein, sodass beim Übergang von 2011 auf 2012 einige Aufgaben durchzuführen sind. 
Entscheidend ist, welche Wirtschaftsjahre aktuell zur Verfügung stehen. Normalerweise sollten dieses 2010 und 2011 sein. Für diesen Fall ist das Wirtschaftsjahr 2010 zunächst abzuschließen. 

Normalerweise werden auch keine Debitoren- und Kreditoren-Salden übernommen, da dieses bereits viel früher erfolgt sein müsste.
Wenn aktuell die Wirtschaftsjahre 2011 und bereits 2012 zur Verfügung stehen, dann braucht man nichts abzuschließen.
Der nächste Schritt ist dann die Übernahme der Konten von 2011 auf 2012:

Das sollte man auch tun, wenn bereits früher einmal übernommen worden ist. Der Kontenrahmen für 2012 kann jetzt auch noch angepasst und verändert werden. Wenn man aber z.B. Sachkonten dort löscht, weil sie nicht mehr relevant sind, darf man die Kontenübernahme nicht nochmals durchführen. 
Weitere wichtige Anmerkungen:
1. COMMERZ-FIBU zeigt immer an, mit welchen Wirtschaftsjahren etwas durchgeführt wird. Dieses sollte immer kontrolliert werden. 
2. Nach diesen Aktionen sollte der Parametersatz 0 geprüft und die Vorgabe für das WJ und die BP ggf. angepasst werden.
3. Beim Abschließen eines Wirtschaftsjahres wird automatisch auch eine IDEA-Datei erzeugt (wenn Funktion installiert), die die für die Prüfung relevanten Daten des Wirtschaftsjahres beinhaltet.
4. Beim Abschließen eines Wirtschaftsjahres werden  bei den Sachkonten Buchungen gelöscht und zwar aus dem davorliegenden Jahr (die Daten des gerade abgeschlossenen Jahres werden u.U. noch für Jahresvergleiche in BWA und Bilanz/G+V benötigt).
5. Beim Abschluss eines Wirtschaftsjahres werden auch alle Debitoren- und Kreditoren-Buchungen gelöscht, wenn sie ausgeglichen sind.
12.12 allgemein Fernwartung (nochmals) Leider muss unserer Hotline manchmal immer noch feststellen, dass IT-Funktionen, die heutzutage zum Standard gehören, offenbar im Zusammenhang mit logics oder COMMERZ nicht erwartet werden. Neuster Fall war die feste Meinung eines Fachhändlers, dass logics nicht in der Lage ist, Fernwartung durchzuführen und/oder sich auf die Rechner ihrer Kunden aufzuschalten. Wir wissen nicht, wie solche Fehlinformationen entstehen (aus ganz früheren Zeiten, in denen es diese Funktionen nun wirklich noch nicht gab, dem Überlesen der vielen wichtigen logics-news, Fehl-Infos  vom Mitbewerb, Nicht-Teilnahme an ERFA-Tagungen oder ....).
Also, sofern der Fachhändler mit COMMERZ geringe Voraussetzungen erfüllt, ist es überhaupt keine Problem der Hotline mit den Rechnern der Fachhändler zu kommunizieren und dabei neue Techniken/Verfahren zu zeigen, Datenkorrekturen durchzuführen oder Datenzustände zu überprüfen.   
08.12 WWS Ändern Artikel Ein wenig genutzter Menüpunkt ist Funktion "ERFASSEN EINZELNE ARTIKEL-STAMMFELDER in den HILFSPROGRAMMEN. Er kann genutzt werden, wenn einzelne Felder für einen ganzen Artikelbereich schnell erfasst, überprüft oder geändert werden sollen. Dazu kann man zunächst festlegen, welche (wenige) Felder man ändern möchte:
 
Wenn man z.B. nur die Felder ARTIKELGRUPPE und VK INKL. MWST (8 und 38) bearbeiten möchte, dann werden nacheinander die ausgewählten Artikel aufgerufen, aber nur diese beiden Felder zur Änderung angeboten:

Da die "2" für WEITER automatisch vorgegeben wird, kann man mit diesem Werkzeug ganz schnell einzelne Datenfelder prüfen und ggf. korrigieren.  
07.12 TKD Steuerfelder Es gibt in TKD einige Steuerfelder, die unbedingt gesetzt sein sollten und die meist in den Parametersätzen von TKD enthalten sind. Wichtig wäre es,  diese Steuerdaten noch in 2011 zu setzten, um dann in 2012 verbesserte Informationen und umfassendere Ausgaben zu erhalten:

a) POOLFORMAT
Dient als Vorgabe für den Aufruf der Vertragsabrechnung. Wenn man  üblicherweise als Standard das Poolformat "1" verwendet, sollte hier eine "1" eingetragen sein.
b) STATISTIKDATEN IN WWS
Wenn dieses Feld auf "J" steht, können die Vorgaben für Vertriebsweg, Absatzbereiche u.a.m. eingetragen werden. Nur dann  können in den Geschäftsdaten oder bei den einzelnen Kunden die Umsätze und Bruttonutzen aus TKD ausgewiesen werden. Damit sind dann alle (!) Umsätze und Ergebnisse getrennt in WWS abrufbar.

c) VARIABLE ZÄHLERTEXTE
Nur wenn dieses Feld auf "J" steht, können für gleiche Zähler bei verschiedenen Modellen entsprechend korrekte unterschiedliche (!) Bezeichnungen in den Vertragsabrechnungen ausgewiesen werden. Auch auf den E-Mails für die Zähleranforderungen und bei der Erfassung von Zählerständen werden die richtigen Bezeichnungen dargestellt.
d) NULLRECHNUNG DRUCKEN und NULL-POS.-ZÄHLER DRUCKEN
Diese beiden Felder entscheiden darüber, ob und was auf einer Zählerabrechnung gedruckt werden soll, wenn wegen überwiegenden Freien Einheiten eine "Nullrechnung" entstehen würde. Dabei wurden aber zusätzlich auch viele individuelle Ausgaben/Steuerungen programmiert.
e) STÖRCODE-/MODELLBEARBEITUNG (J/N)  (leere Zeile rechts unten)
Dieser Text steht nur dann (noch) da, wenn diese Verarbeitung noch nicht eingeschaltet ist. Insbesondere die Modell-Bearbeitung ist wichtig, weil für jeden Artikel, der ein Gerät darstellt, spezielle Zusatzdaten (wie z.B. Vorgaben für Bezeichnung, Modell und Hersteller, Kopien pro Toner oder Geräteklassen erfasst werden können.

f) BB-PREISFINDUNG
Dieses Feld ist eigentlich der "General"-Schlüssel, der sperrt, dass eine in WWS angelegte umfassende Anlage von Preiskonditionen (z.B. Rabatte) überhaupt in TKD Verwendung findet. 
g) PROVISIONS-DATEN IN WWS
Die sogenannte Provisionsdatei enthält für jede Berechnungsposition alle relevanten Daten dieser Position. Dabei muss die Position nicht unbedingt auch an den Kunden berechnet worden sein und insbesondere auch für Vertragspositionen werden Einträge in der Provisionsdatei gebildet. Aus diesen Daten werden an vielen Stellen wichtige Auskünfte bereitgestellt, wie z.B. auch Toner-Lieferungen über WWS oder TKD. 

h) VERTRAGSDATEN IN HIST.
Nur wenn dieses Feld auf  "J" steht, werden Daten in die Geräte-Historie abgestellt. 

Diese Steuerungen sollten einmal überprüft und ggf. geändert werden. Bei Fragen, welche weitere Folgerung und Bedeutung einzelne Felder haben, hilft unsere Hotline gerne.

06.12 WWS Bürobest 2012 Wir haben eigentlich alle COMMERZ-Anwender, die der Soennecken eG angeschlossen sind, gemailt, dass wir auch in diesem Jahr wieder die Daten des Bürobest-Katalogs überarbeitet und für COMMERZ genormt liefern können. Aber offensichtlich haben die E-Mails nicht alle verantwortlichen Stellen erreicht. 
Wer also noch nicht bestellt hat und diesen Service in Anspruch nehmen möchte (EUR 75.00), sollte schnellstens einen Auftrag an die Hotline erteilen. 
05.12 WWS Nettopreise Für die Festlegung, Anlage, Berechnung, Überprüfung und Änderung von Nettopreisen gibt es in COMMERZ-ACTUELL eine Fülle von Funktionen.
So können z.B. Nettopreise allein über 5 verschiedene Funktionen geändert werden:
1. Änderung in der Position
Dazu ist es erforderlich, die Angebotsnummer zu wissen; sie kann aber z.B. über die Eingabe der Kundenkurzbezeichnung gefunden werden:

Danach ergibt sich die Schwierigkeit, die Positionsnummer zu wissen, unter der der Nettopreis angelegt ist. Bei kleinen Nettopreisangeboten kann man sich noch mit der Anzeige über die Funktionstaste F3 behelfen: 

Bei größeren Nettopreisangeboten kann man zur Not noch den folgenden Trick anwenden: Man erfasst den Artikel nochmals in der nächstfreien Position und bekommt die Meldung  "PREIS SCHON DEFINIERT IN ANGEBOT yyy UND POSITION xxx" und hat somit die Position, die man ändern möchte.
2. Direkte Änderung
Über den Menüpunkt "NETTOPREIS-SCHNELLBEARBEITUNG" können Kunde und Artikel direkt eingegeben 

und der Preis kann sofort geändert werden.
3. Auftragsänderung
Wird ein Nettopreisartikel in einem Auftrag eingegeben und der Preis dort geändert, kann man über die Eingabe von "N" in der untersten Zeile diesen neuen Preis auch gleich als aktuellen Nettopreis abspeichern. Es erfolgt zunächst die Abfrage "POSITION ALS NETTOPREIS ANLEGEN (J/N)" und bei "J" die weitere Abfrage "POSITION SCHON ANGELEGT, ÜBERSCHREIBEN (J/N)

und  der neue Preis wird bei Eingaben von "J" gespeichert.
4. Preisauskunft
Auch über die Preisauskunft können Nettopreise geändert werden. Wird ein solcher Artikel aufgerufen, dann kann man wiederum über die Eingaben von "N" die Änderung veranlassen. Im Gegensatz zur Änderung in der Auftragsbearbeitung wird hier aber der neue Nettopreis angefordert:

5. Nettopreis-Export und -ReImport
Über ein Zusatzprogramm können die Artikel aus einem Nettopreis-Angebot mit den zugehörenden aktuellen EK-Preisen exportiert werden. Es entstehen csv-Dateien und die Daten können somit in EXCEL "bearbeitet" werden. Unter gewissen Auflagen können diese neuen Daten wieder als Nettopreise ins COMMERZ übernommen werden.

FAZIT
Damit gibt es für die verschiedensten Situationen in COMMERZ immer geeignete Verfahren, um Nettopreise schnell zu ändern. Dabei ist die unter 1. beschriebene Methode nur in Ausnahmesituationen (bei wenigen Positionen oder bei irgendwie bekannten Positionsnummern) geeignet.
01.12 TK Schublade Die Kassenschublade öffnet sich normalerweise nur dann, wenn ein  Kassenvorgang durchgeführt wird. Es besteht aber auch die Möglichkeit, über Funktionstasten die Schublade direkt zu öffnen. Diese Funktion muss aber mit der Hotline gesondert abgestimmt und eingerichtet werden. 
30.11 allgemein Neue Hardware Bei einer Aufrüstung von Hardware und Betriebssystem ist darauf zu achten, dass nicht mehr aktuelle COMMERZ-Versionen (z.B. 16-Bit) auf neuesten Systemen nicht ablauffähig sind. Für solche Fälle ist eine Umrüstung von COMMERZ auf 32-/64-Bit erforderlich. 
Bitte unbedingt die Hotline vorher kontaktieren, wenn solche Erweiterungen geplant sind. 
29.11 WWS Inventur Bei vielen Fachhändlern ist zum 31.12.2011 wieder eine Inventur durchzuführen. Mit den Vorbereitungen sollte man bitte nicht erst am 31.12. beginnen, sondern bereits jetzt könnte man die Abläufe, die über COMMERZ durchzuführen sind, schon einmal probeweise (z.B. mit kleinem Datenbestand) abwickeln. 
Die Hotline unterstützt sie gerne dabei.
28.11 allgemein ERFA-Tagung
Teil 2
Zu Beginn der ERFA-Tagung wurde nochmals die Historie der letzten Jahre aufgezeigt und Zukunftsperspektiven für die weitere Zusammenarbeit dargestellt. Dabei wurde nachdrücklich hervorgehoben, dass logics mit großer Intensität und besonderem Engagement, COMMERZ weiter betreuen und weiterentwickeln wird.
Im zweiten Teil wurden die neuen Funktionen der Version 3.03 zum Teil mit Beispielen aus der Praxis dargestellt, wobei auch viele Randthemen angesprochen und diskutiert wurden. Dabei wurden auch alle Komponenten von COMMERZ, die Standard-Schnittstellen und die besonderen in COMMERZ verfügbaren  individuellen Lösungen angesprochen. 
Am Ende der ERFA-Tagung ging es um den Bereich TKD, der so intensiv behandelt wurde, dass die Tagung erst weit nach 18.00 beendet wurde.

Übereinstimmende Meinung war, dass diese ERFA-Tagungen unbedingt häufiger stattfinden sollten, ggf. auch noch intensiver in kleinerem Kreis als so eine Art Workshop. 

Besonders bedanken müssen wir uns bei Soennecken eG, die für einen optimalen und reibungslosen Ablauf der Tagung gesorgt hat. 

24.11 allgemein ERFA-Tagung
Teil 1
Die gestrige ERFA-Tagung bei Soennecken eG in Overath können wir als vollen Erfolg "verbuchen". Fast 25 Teilnehmer von etwa 15 Unternehmen nahmen daran teil und wurden ausführlich über die Zukunftsperspektiven der logics systems gmbh und die vielen Neuerungen in COMMERZ informiert. Die einhellige Meinung lässt sich auf 3 Punkte zusammenfassen:
1. Begeisterung, dass logics mit COMMERZ weitermacht und dass deshalb der Druck des Zwangs zur Umstellung auf ein anderes WW-System "vom Tisch ist"
2. Weiter so ! Die neuen Funktionen der Version 3.03 haben gezeigt, dass es logics immer wieder gelingt, gerade die praxisbezogenen Erweiterungen anzupacken und zu integrieren 
3. Bedauern über die  COMMERZ-Anwender, die nicht an dieser ERFA-Tagung teilgenommen haben; sie habe viel versäumt. 
23.11 TK Artikel ohne EK Gerade im Ladengeschäft gibt es häufig Artikel, die man nicht einzeln in der Artikeldatei gespeichert sind, die aber mit VK-Preisen (unterschiedlich) ausgezeichnet sind. Üblicherweise legt man dafür einen Sammelartikel an. wie man es z.B. für Karten verschiedenster Art tut. Da die VK-Preise unterschiedlich sind, kann man in diesen Sammelartikel auch keinen festen EK-Preis hinterlegen. In solche Sammelartikel wird üblicherweise kein EK- und auch kein VK-Preis hinterlegt. 
Um jedoch zumindest einen annähernd realistischen Bruttonutzen den Verkäufen solcher Artikel zuzuordnen, wurde in COMMERZ folgendes Verfahren eingeführt:
In den ersten 3 Stellen der WAWI-Schlüssels im Artikelstamm kann man einen Prozentsatz hinterlegen:
 
Diese Prozentsatz wird dann immer auf den einzugebenden VK angewendet, d.h. der EK-Preis errechnet sich aus VK abzgl. Prozentsatz (hier 25,0%). An der Kasse macht sich das natürlich zunächst nicht bemerkbar. 

Wenn man aber den Auftrag betrachtet, erkennt man, dass der EK-Preis 
entsprechend errechnet wurde (VK-brutto (!) EUR 5,00, VK-netto EUR 4,20, abzgl. 25% = EUR 3,15).
Der Prozentsatz im WAWI-Schlüssel ist natürlich eine Annahme, die dem Bruttonutzen in etwa entsprechen sollte. Aber damit erreicht man zumindest einen annähernd stimmenden Bruttonutzen.
Ein weiterer Nutzen bei der Verwendung solcher Sammelartikel ist sicherlich auch der, dass man für eine ganze Gruppe von "ähnlichen" Artikeln nur einen einzigen Artikel anlegen muss.
22.11 WWS Bilder In COMMERZ-ACTUELL-WWS kann man schon seit etlichen Jahren Bilder abrufen. Dazu ist es nur erforderlich, dass die Bilddaten und die Bildnamen über die PBSeasy-Datei gespeichert sind. Dann kann man über die Eingabe von F2 bei einer Auftragsposition das Bild direkt abrufen.
Beispiel:

und nach F2 in Zeile 24 erscheint das entsprechende Bild auf dem Bildschirm:

Interessant vor allem dann, wenn der Artikel wenig bekannt ist und wenn es sich um Details des Artikel handelt.
21.11 WWS Lieferschein- /
Rechnungs-
nummer negativ
Sehr "hellhörig" sollte man werden, wenn man negative Lieferschein- oder Rechnungsnummern sieht. Diese entstehen dann, wenn man ein  Formular abruft und den Druck nicht bestätigt (tritt aber lediglich bei Einzelabrufen auf). Die auf dem Dokument ausgegebene (Rechnungs-) Nummer darf nicht verloren gehen und wird im Auftrag hinterlegt. Zur Unterscheidung, dass diese Nummer noch nicht offiziell vergeben ist, wird sie einfach negativ gespeichert. Besonders wichtig in dieser Situation ist, dass das gedruckte Dokument (manuell) als ungültig gekennzeichnet werden muss, da es ja nochmals abgerufen werden kann (muss).
Leider kann es jetzt passieren, dass solche Aufträge einfach "hängen bleiben". Um diese zu erkennen, kann man in den HILFSPROGRAMMEN entweder den Menüpunkt SUCHEN RECHNUNGSNUMMERN oder SUCHEN NEGATIVE LIFERSCHEINNUMMERN aufrufen, über die die betreffenden Aufträge ausgewiesen werden. 
Es empfiehlt sich, die Menüpunkte zumindest monatlich einmal aufzurufen.   
17.11 TK Sofortstorno Mit dem COMMERZ-Kassensystem kann man (insbesondere mit Verwendung eines Scanners) eine sehr eindrucksvolle Geschwindigkeit bei Erfassen von Kassenpositionen erreichen. Fehleingaben sollten dabei auch schnellstens korrigiert werden können. Dieses geschieht am schnellsten mit einem Sofortstorno. 
Dazu ist es nicht erforderlich die letzte (fehlerhafte) Position wieder der Bearbeitung zuzuführen (F1 und Positionsnummer eingeben und dann Artikel löschen), sondern man muss lediglich bei der nächsten Position in der Menge ein "s" eingeben.
Ausgangssituation:

Artikel war total falsch und nach Eingabe von "s" bei Menge wird eine weitere Position automatisch erzeugt, die die betreffende Position genau storniert:

Dieses Sofortstorno ist "blitzschnell" zu erzeugen, es lässt sich aber nur auf eine gerade (fehlerhafte) erzeugte Position anwenden. Vorher erfasste Positionen müssen wie bisher gelöscht werden.  
16.11 TKD Wartung an Leasingfirma Es gibt Fälle, bei denen die Leasing-Firma nicht nur die Leasinggebühren sondern auch gleich den Wartungsbetrag dem Kunden berechnet. Hierfür ist es erforderlich, dass für die betreffenden Geräte eine Rechnung/Forderung an die Leasing erstellt wird. Die Rechnungsadresse im Gerätestammsatz kann dazu nicht verwendet werden, weil sie für Rechnungen an den Kunden (z.B. für  Zählerabrechnungen oder für berechenbare Technikerleistungen benötigt wird.
Um diese Konstellation abwickeln zu können, wurde in COMMERZ-TKD ein neues Feld integriert, in das die Kundennummer der Leasing-Firma einzutragen ist (WARTUNGSADRESSE):

Wenn man dort die Kundennummer der betreffenden Leasingfirma einträgt, dann kann die Wartung an die Leasing-Firma berechnet werden. Voraussetzung ist allerdings noch, dass man bei dem Abruf der Vertragsabrechnungen Reihenfolge und Konditionen einhält:
1. Die speziellen Rechnungen an die Leasing-Firma sollten immer als erstes abgerufen werden. Wenn dieses so nicht erfolgt, kann es passieren, dass durch generelle andere Abrufe die Wartung den Kunden berechnet wird.
2. Beim Abruf dieser Rechnungen sind MIETE und ZÄHLER auf "N" und WARTUNG auf "J" zu setzen. Dann ergibt sich die unten dargestellte Abfrage, die in diesem Fall mit "J" zu beantworten ist. 

Sollte man mit der Konstellation "nur Wartung" die anderen Geräte abrechnen wollen, ist "N" einzugeben.
15.11 WWS Auftragseingang Für den Fachhändler kann es wichtig sein, Veränderungen im Kaufverhalten seiner Kunden rechtzeitig zu erkennen. Leider sind die Umsatzzahlen dafür weniger geeignet, weil sie erst zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung gespeichert werden und die z.T. auch erst am Monatsende in Form von Sammelrechnungen ausgegeben werden. 
In COMMERZ gibt es aber eine wenig genutzte Funktion, die ein zeitlich aktuelles Bild der Kunden-Order wiedergibt, nämlich die sogenannte  Auftragseingangsliste.
Dazu sind folgende wichtige Eingaben erforderlich: 

o Vertreter/Verkäufer (oder alle)
o Zeitraum, den man betrachten möchte (hier: 45. KW, also  vom 7. bis zum  12.11)
o davor liegender Zeitraum, den man mit dem Betrachtungszeitraum vergleichen möchte (hier 42. bis 44. KW, also vom 17.10 bis zum 5.11)
Die beiden Zeiträume können beliebig gewählt werden, so dass auch Monatszeiten betrachtet werden können. Üblicherweise ist der Vergleichszeitraum immer größer als der Betrachtungszeitraum.
o Um die Auftragseingänge richtig vergleichen zu können, müssen die Zeiträume gleich sein. Dazu erwartet COMMERZ die Eingabe eines Teilers, durch den die Auftragseingänge des Vergleichszeitraumes geteilt werden. Hier ist der Teiler gleich 3, weil der Betrachtungszeitraum eine Woche, der Vergleichszeitraum aber 3 Wochen umfasst. Wenn beide Zeiträume gleich groß sind, ist als Teiler eine "1" einzugeben.
o Auswertung kann dann noch durch die Eingabe von zwei Prozentsätzen eingeschränkt werden. Es werden nur die Kunden ausgegeben, die im Vergleich vom Betrachtungszeitraum zum Vergleichszeitraum einen Prozentsatz ergeben, der in diesen Prozentbereich fällt. Mit den hier vorgegebenen Werten würden alle Kunden ausgewiesen werden, die im Betrachtungszeitraum weniger Auftragseingänge haben als im Vergleichszeitraum. 
Über eine Eingabe von 10 bis 100 erhält man alle Kunden, die mehr als 10% Zuwachs haben, über -999999 bis 10 alle Kunden, die weniger als 10% Zunahme zu verzeichnen haben. 
14.11 allgemein ERFA-Tagung Die nächste ERFA-Tagung wird am 23.11.2011 bei Soennecken eG in Overath stattfinden. Wir freuen uns sehr, dass Soennecken eG sich angeboten hat, die in ihrem Hause stattfinden zu lassen. 
10.11 allgemein Sicherungen Aus aktuellem Anlass nochmals eine Warnung bezüglich der Datensicherung:
Bitte das Verfahren überprüfen, dass u.a.
o täglich gesichert wird
o unterschiedliche Speichermedien verwendet werden
o zusätzliche Wochen-/Monatssicherungen angefertigt werden
o Sicherungen alle Daten enthalten und auch lesbar sind
o COMMERZ-Funktionen, die generelle Löschungen durchführen über die Zugriffsberechtigungen gesperrt werden
o beim Erkennen von fehlenden Daten die aktuelle Sicherung (z.B. vom Vortag) gesichert und nicht neu überschrieben wird.
Das Unangenehme an den Sicherungen ist, dass man sie erstellen muss, aber nur in ganz seltenen Fällen benötigt. 
09.11 WWS Eigenbedarf Eigenbedarf lässt sich über die Auftragsart 95 (INTERNER LS, gesondert freizuschalten) optimal erfassen und auswerten. Dazu ist z.B. die Abteilung als Kunde anzulegen und Entnahmen als Auftrag zu erfassen:

Über eine BS-Info kann man die wichtigen Eingaben beschreiben. Wichtig ist auch, dass der VK-Preis mit dem EK-Preis übereinstimmen sollte, was man über die entsprechende Eingabe bei den Positionen oder über eine Steuerung im Kundenstammsatz erreichen kann.
Durch die Funktion "ANFÜGEN ERLAUBT" kann auch erreicht werden, dass innerhalb eines Monats nur ein Auftrag entsteht, oder man setzt beim Kunden die Rechnungsart auf Sammelrechnung. 
Wenn für solche Aufträge Rechnungen gedruckt werden, wird eine INTERNE RECHNUNG geschrieben, die nicht ins Rechnungsausgangsbuch abgespeichert und damit auch nicht an FIBU weitergegeben wird. Die Buchhaltung kann dann diese Belege als Eigenbedarf entsprechend verbuchen, wobei es dann wichtig ist, dass der VK-Preis dem EK-Preis (Eigenbedarf) entspricht. 
Die Artikel werden ganz normal abgebucht und bei diesen keine Bruttoerlöse erzielt.
08.11 allgemein DV-Beratung Häufig werden die Bürofachhändler von sogenannten "Systemspezialisten" betreut. Dazu haben wir eine ganz feststehende Meinung:
Trennen Sie sich bitte sofort (!) von ihrem "Systemspezialisten", wenn dieser behauptet, bei COMMERZ-ACTUELL handelt es sich um ein veraltetes DOS-Programm, das unbedingt abgelöst werden muss. Wer so etwas behauptet hat von der IT-Thematik aber nun überhaupt keine Ahnung: 

COMMERZ-ACTUELL läuft auf allen aktuellen WINDOWS-Systemen (ohne spezielle Anforderungen) und (auslaufend) auch unter UNIX/LINIX. Die Datenhaltung kann auf Datenbankbasis erfolgen (SQL) und alle Schnittstellen aus oder ins COMMERZ-ACTUELL laufen Basis von genormten und standardisierten Verfahren ab. 
Einziger Unterschied zu "modernen" Systemen ist die nicht-grafische Bedienungs-Oberfläche (obwohl auch mit der Maus gearbeitet werden kann), die aber gravierende Vorteile in der Erfassungsgeschwindigkeit und eine weitaus verbesserter Übersicht in der Datendarstellung bietet.

Wenn Ihr "Systemspezialist" dann immer noch von einem DOS-Programm spricht, dann sollten Sie ... (siehe oben).

Also suchen Sie sich einen neuen aber kompetenten Betreuer, sofern dieses überhaupt erforderlich ist. Die Hotline hat Ihnen in nahezu allen wichtigen Funktionen, wie Online-Wartung, Installation neuer Programme,  Daten-Kommunikation zwischen Ihnen und der Hotline und vieles mehr, Ihre Aufgaben so einfach gemacht, sodass dafür keinen "Systemspezialist" mehr erforderlich ist. Zudem kann unsere Hotline auch innerhalb der Online-Betreuung Anpassungen vornehmen, die ein einfacheren und schnelleren Einsatz von COMMERZ-ACTUELL bedeuten (kostenlos und nicht  als Schulung deklariert).
Sicherlich muss der COMMERZ-Anwender auch selbständig tätig sein, z.B. dann wenn es um Datensicherungen, um die Einbindung sonstiger Programme und Funktionen, um die Einrichtung von spezieller Hardware oder Systemkomponenten oder um die generellen Zugriffsberechtigungen und den Datenschutz geht. 
Aber im Bereich von COMMERZ-ACTUELL ist eigentlich kein (teurer)  "Systemspezialist" erforderlich. 

07.11 TKD Formularlänge In COMMERZ-ACTUELL-TKD kann man die Zeilenzahl der Formulare vorgeben:

Die Standardeinstellung ist 43, wenn aber immer am unteren Rand zu viele Leerzeilen entstehen, dann kann man diese Zahl entsprechend erhöhen. Das bedeutet, dass eben mehr Positionen auf einer Seite gedruckt werden können. 
Es ist aber erforderlich, hier ein wenig zu "experimentieren", um eine optimale Formularlänge herauszufinden.
03.11 allgemein ERFA-Tagung Leider mussten wir die ERFA-Tagung am 26.10.2011 in München absagen. Die Teilnehmerzahl hätte noch gerade gereicht, aber die Themen der Teilnehmer war so gegensätzlich (WWS gegen TKD und OBJ; Artikelpflege gegen Daten der Geschäftsführung; Terminalkasse gegen Besonderheiten der Vertragsabrechnung u.a.m.), dass Teilnehmer sich sicherlich zu mehr als 75% nicht am Thema hätte beteiligen können. 
Aber wir haben ein neues Angebot:
Die nächste ERFA-Tagung ist in Overath bei Soennecken geplant und zwar am 23.11.2011. Einladungen werden in Kürze versendet und wir gehen davon aus, dass allein Ort und Gastgeber (und logics) alleine eine ausreichende  Teilnahmezahl garantieren.
Je nach Interesse an den ERFA-Tagungen werden wir über eine weitere im Norden von Deutschland entscheiden, die aber dann sicherlich erst in 2012 stattfinden wird.  
02.11 WWS Staffelpreise Es gibt in COMMERZ-ACTUELL zwei Möglichkeiten VK-Staffelpreise den Artikeln zuzuordnen:
1. Direkte Speicherung  im Artikel:

Dieses Verfahren ist eigentlich das derzeit gängige, weil die Preisdaten immer häufiger direkt importiert werden (Artikelpflege, Kataloge etc.). Nachteilig ist es nur dann, wenn der Fachhändler die Pflege (noch) manuell durchführt und auf Basis geänderter EK-Preise auch neue Staffelpreise erfassen muss (z.B. einzeln bei allen gleichartigen Artikel unterschiedlicher  Farbe).
2. Anlage von Rabattstaffeln
In der Stammdatenverwaltung "RABATTSTAFFELN" können Mengen und Prozente eingegeben werden:

Die Staffelnummer wird bei den Artikeln (Feld: RABATTSTAFFEL) hinterlegt, die genau diesen prozentualen Abschlag auf den aktuellen VK-Preise haben sollen:

Wenn sich nun der VK ändert, werden die Staffelpreise automatisch angepasst:

Es können beider Verfahren angewendet werden, jedoch in einem Artikel jeweils nur das eine oder das andere.  
31.10 allgemein Brückentag .... deshalb keine News
27.10 allgemein Rückkehr zu COMMERZ Anbieter von Warenwirtschaft-Systemen für die Branche Büro- und Maschinenfachhandel begrüßen oft auf ihrer Homepage ihre neuen Kunden. 
Wir können hier ein für uns ganz normales Ereignis protokollieren:

Zwei Fachhändler sind an dem Versuch gescheitert, ein neues WWS einzusetzen, und sind zu COMMERZ-ACTUELL zurückgekehrt. Derzeit laufen mit zwei weiteren ehemaligen COMMERZ-Anwendern Gespräche, die auch zum Ziel haben, COMMERZ als bewährte und solide Software wieder  einzusetzen.

Wir denken ganz generell über die derzeitige Marktentwicklung nach: 
o Sind neue WW-Systeme zu komplex und nur für ganz wenige große Fachhändler geeignet ?
o Ist der Aufwand für Lizenzen, Installation, Wartung  und Schulung nicht zu teuer ?
o Rechtfertigt ein Minimum an Verbesserungen (welche überhaupt?) eine  große Investition ?
o Ist es nicht effizienter, mit COMMERZ noch längere Zeit weiterzuarbeiten und das große Funktionsspektrum von COMMERZ  intensiver zu nutzen ?  
Fragen, die sich der Fachhändler selbst stellen sollte.

Nachdem auch Soennecken in ihrem Anschreiben an alle Anschlusshäuser  darum bittet, sich auf ihre Empfehlung aus 2008 (wir erinnern uns: 1. Firma e.bootis mit ERP2. 2. Firma Wegscheider mit Concept Office und 3. Firma Kassaline mit Dynasoft) nicht mehr zu stützen, ist doch wohl unübersehbar, dass auf dem Markt der WW-Systeme für die Branche erhebliche Probleme zu Tage getreten sind.  

Wir hatten uns damals, als wir noch ein festes WWS als Nachfolgeprodukt favorisiert hatten, vorgestellt, dass eine Umstellung von einem Tag auf den anderen erfolgen sollte, was mit einer guten Kooperation zum Nachfolger-Unternehmen zweifelsfrei auch machbar gewesen wäre . Die "Rückkehrer" sind heute aber sehr froh, dass sie eine Art Parallelbetrieb aufrecht erhalten hatten, der ein Wiedereinsetzen von COMMERZ problemlos zuließ. Deshalb kann man für den Fall, dass ein Fachhändler unbedingt umstellen möchte, ihm nur raten, einen längeren Zeitraum parallel zu arbeiten: Umso einfacher ist dann die Rückkehr zu COMMERZ !!!

Wir würden weitere Rückkehrer sehr begrüßen und könnten uns auch vorstellen, uns bezüglich der ggf. notwendigen Datenmigration etwas Besonderes einfallen zu lassen (das ist eben der Vorteil eines kleinen, effizienten und dynamischen Unternehmens).  Vor allem empfehlen wir zum jetzigen Zeitpunkt, einfach abzuwarten bis sich der WWS-Markt der Branche in ein paar Jahren konsolidiert hat.   

26.10 TK EC-Karte In der Terminalkasse gibt es derzeit (noch) keine direkte Kommunikation mit einem EC-Terminal. Das bedeutet, dass der angezeigte Betrag dort nochmals eingegeben werden muss. 
Was man aber auf jeden Fall machen sollte, ist den Vorgang über "ANDERER ABSCHLUSS" und EC-CASH zu verarbeiten:

Dann wird auch in den  Kassenprotokollen ausgewiesen, welche Beträge nicht bar eingenommen wurden. Diese kann man dann auch noch mit dem  EC-Terminal-Protokoll vergleichen. 
Wenn man den Vorgang als normalen Kassenvorgang erfasst, hat man zu viele Bar-Einnahmen, die abgestimmt und durch AUSZAHLUNG erst wieder korrigiert werden müssen.
Warum nicht gleich die EC-Funktionen der Kasse nutzen. 
25.10 TKD Korrektur Historie Sowohl die Auftrags- als auch die Vertragsdaten werden in der Historie gesammelt und können beauskunftet oder gelistet werden. Die einzelnen Aufträge und Auftragspositionen sollten einen chronologischen Ablauf darstellen, der aber ganz wesentlich von den Daten bei der Leistungserfassung abhängt. Da zu diesem Zeitpunkt häufig der Tag der konkreten Lieferung/Leistungserbringung oder der Zählerstand nicht bekannt sind und somit nicht eingegeben werden (können), ist es erforderlich, diese ggf. nachträglich korrigieren zu können. Hierzu wurde in der DATEIPFLEGE der Menüpunkt KORREKTUR HISTORIEDATEN eingefügt:

Die Korrekturmöglichkeiten beschränken sich auf DATUM, ZÄHLERSTAND und MENGE, wobei Änderungen in der Menge (wohl sehr selten) zusätzlich manuell gebucht werden müssten.
Wichtiger ist, dass über diese Änderung ein korrekter zeitlicher Ablauf (wieder) hergestellt werden kann. 
24.10 FIBU Anzeige Saldo Bei der Erfassung von Zahlungen wird der aktuelle Saldo des Bankkontos angezeigt:

Dabei ist wichtig, dass der aktuelle Saldo erst dann ausgegeben wird, wenn man bei der nächsten Buchung das Gegenkonto (=die Bank) bestätigt. In diesem Beispiel war der ehemalige Saldo EUR 50,00 und die davorliegende Buchung über EUR 75,00. Nach Bestätigung des Gegenkontos erscheint dann erst der aktuelle Saldo (EUR 125,00) vor der neuen Buchung über EUR 250,00.

Übrigens: Wenn man mit KS (Kontrollsummen) arbeitet, wird automatisch nach jeder Buchung sofort der aktuelle Saldo angezeigt. Dieses Verfahren mit der Kontrollsumme ermöglicht auch, Überträge aus den Kontenblättern zwischendurch zu prüfen.
20.10 WWS Kontrolle von Eing.-Rechnungen Neben dem Verfahren zur Unterstützung der Abläufe und zur Kontrolle von Rücksendungen (Untermenüpunkt 11)  beinhaltet COMMERZ auch die Möglichkeit elektronisch gelieferte Eingangsrechnungen mit den Bestellungen abzugleichen und etwa erkannte Differenzen zu korrigieren und zu protokollieren (Untermenüpunkt 12):

Bei der Bearbeitung von Rücksendungen können auch Folgeverarbeitungen hinterlegt werden und durch die Vorgabe von Wiedervorlage-Terminen diese auch terminlich überwacht werden. 
Die Rechnungskontrolle für elektronisch übernommene Rechnungen enthält alle Funktionen, die für eine Nachbearbeitung erforderlich sind:

Die Positionen der Rechnung werden mit den Bestellpositionen abgeglichen und alle Differenzen protokolliert. Etwaige Korrekturen werden mit Datum, Mitarbeiter, Korrekturart u.a.m. den betreffenden Positionen der Bestellung zugeordnet, sodass diese jederzeit nachvollziehbar sind.
Weitere Detailinformationen gerne von der Hotline.  
19.10 allgemein Ausgaben zur hotline Unsere Hotline fordert manchmal Ausgaben (Bildschirm-Ausdruck, kurze Druckausgaben oder Dokumente, wie Lieferscheine oder Rechnungen) an, um etwaige Fragen oder Problemfälle besser beantworten bzw. analysieren zu können.  Das beste Verfahren, diese Informationen über E-Mail an die Hotline zu senden, ist immer der Ausdruck in WORD. Ein so entstandenes Word-Dokument kann dann auch gleich in WORD über Senden an die Hotline übermittelt werden. Mehrere verschiedene Dokumente müsste man dann ggf. vorher noch über WORD-Funktionen zusammenstellen (oder einzeln senden).
Bitte möglichst keine jpg-Daten oder sonstige Formate schicken.

Nur so zur Info: Über die Funktionstaste F4 bekommt man den Bildschirm gedruckt.
18.10 WWS Teillieferung Schon vergessen ?
In COMMERZ-ACTUELL-WWS kann man beim Kunden (und änderbar im Auftrag) festlegen, ob Teillieferung erlaubt ist oder nicht. Ist dieses Kennzeichen auf "N" gesetzt, wird für einen unvollständigen Auftrag beim generellen Lieferscheindruck kein Lieferschein erzeugt, beim individuellen Abruf aus der Auftragsbearbeitung erst nach der entsprechenden Warnung und der Freigabe zum Druck.
Seit langem ist dieses Feld in der Stammdaten-Verwaltung Kunden aber so geändert worden, dass man dort zusätzlich auch eine Ziffer n (1 bis 3) eintragen kann. 

Diese Ziffer bedeutet, dass zunächst Teillieferung möglich ist und erst nach der n-ten Lieferung eine Teillieferung nicht mehr erlaubt ist.
Das Feld im Auftragskopf wird dann automatisch angepasst:

Damit kann man erreichen, dass man einen Kundenauftrag nicht mit mehr als zwei Lieferungen abwickelt, wenn man dieses Feld z.B. auf "1" setzt. Dieses reduziert die Kosten und dient auch dem Image stets gut lieferfähig zu sein. Ausnahmen sind (wie oben beschrieben) natürlich immer noch möglich. 
17.10 TKD Pool-Formate Verschiedene Abrechnungsformate für Poolrechnungen werden über das vorzugebende POOLFORMAT (0, 1 oder 2, siehe auch Anwenderhandbuch) gesteuert. Dabei sind zwei Besonderheiten zu beachten:
1. Das üblicherweise generell geltende Format, das bei nahezu allen Poolrechnungen verwendet werden soll, kann im Parametersatz bereits vorgegeben werden. Damit vermeidet man, dass bei jedem Abruf von Poolrechnungen das POOLFORMAT immer geändert werden muss.
2. Über das Pool-Format werden folgende Darstellungen gesteuert:
O Pool-Format = 0
Jedes Gerät des Pools wird einzeln betrachtet und ausgewiesen. Dabei können bei einzelnen Geräten auch negative Beträge entstehen, wenn bei denen die Freien Einheiten überwiegen. Das Format kann deshalb auch verwendet werden, wenn im Vertrag eine Vergütung nicht erreichter Kopien vereinbart wurde.
O Pool-Format = 1
Dieses Format ist im Standardfall zu verwenden. Bei den Geräten werden lediglich die Kopien ausgewiesen und am Ende die Gesamtzahl der Kopien und der Freien Einheiten.
O Pool-Format = 2
Wie Pool-Format 1, wobei zusätzlich bei jedem Gerät die Miet- und /oder Wartungsbeträge ausgewiesen werden, sofern enthalten und angesteuert.
3. Wenn eine Poolrechnung zurückgesetzt werden muss, dann ist unbedingt darauf zu achten, dass die dazu erforderliche Eingabe beim Feld POOLFORMAT immer identisch ist mit dem Poolformat, das bei der Rechnung verwendet worden ist. Poolformat 0 und 1 können nämlich zu unterschiedlichen Ergebnissen bei den Rechnungen führen, wenn in Summe wegen zu vielen Freien Einheiten bei Pool-Format = 0 sich ein negativer Endbetrag ergibt, bei Pool-Format = 1 aber eine Nullrechnung. 
13.10 WWS Preisänderungen Wenn Preise manuell oder elektronisch geändert worden sind, kann man sich über die Änderungsliste die alten und die neuen Preise zur Kontrolle nochmals ausgeben lassen. 

Da die Selektion auch datumsbezogen möglich ist, kann man sich ganz gezielt die "soeben" geänderten neuen Preise ausweisen lassen. Über die Eingaben bei KOMPL/FUNKTION kann ein bestimmter AUFGABENKOMPLEX und eine Unterfunktion ausgewählt werden, mit der die Preise geändert worden sind. Wurden diese beispielsweise im AUFGABENKOMPLEX "STAMMDATEN" und über die ARTIKEL-DATEI durchgeführt, dann ist hier 0904 einzugeben. Mit der Eingabe der "Wundertaste" F3 werden alle Änderungen, über welche Funktion auch immer, ausgewiesen.
Die Preisänderungsliste (11.SONDERPROGRAMME, 2.PREISPFLEGE) ist ein sehr gutes Werkzeug, um durchgeführte Preisänderungen nochmals zu kontrollieren
12.10 TK/WWS Toner Auch an der Kasse kann man zusammen mit anderen Artikeln Toner ausliefern bzw. auch berechnen. Das Problem an dieser Stelle ist, dass
o der Kunde Gerät, Modell und Tonertyp nicht genau benennen kann,
o es für den Toner spezielle Konditionen geben kann, die im Gerät in  COMMERZ-ACTUELL-TKD hinterlegt sein können,
o Ergebnisse einer Tonerlieferung in der Historie beim Gerät gespeichert werden müssen. 

Diese Probleme sind  sowohl in der Strecken-Auftragserfassung als auch an der Terminalkasse in COMMERZ-ACTUELL elegant und effizient gelöst.

Dabei lassen sich durch Eingabe von "g" bei der Artikelnummer alle Geräte des Kunden anzeigen: 

Nach der Auswahl eines Gerätes werden die möglichen Toner-Artikel aus der Artikeltabelle des Gerätes zur Auswahl dargestellt: 

Nach der Auswahl des Toners werden die in TKD hinterlegten Konditionen berücksichtigt (hier 100% = kostenlose Tonerlieferung):

Selbstverständlich kann man auch gleich den Toner-Artikel eingeben. Dann werden zur Auswahl die Geräte angezeigt, die diesen Artikel in der Artikeltabelle enthalten haben. Wahlweise können auch nur die Geräte berücksichtigt werden, denen ein Wartungsvertragstyp zugeordnet ist, da nur solche ggf. auch kostenlos abgegeben werden müssen. 
Mit dieser Lösung ist es ganz einfach möglich, Toner auch über Strecke oder Terminalkasse abzuwickeln, ohne gesondert ins TKD verzweigen und ohne etwaige Gesamtaufträge trennen zu müssen. Alleinige Voraussetzung hierfür ist die Lizenz "TKD-Aufträge in WWS".
11.10 WWS Gutschriftenl-

 

Die Erstellung von Gutschriften für Kunden ist ein sensibles Thema und diese sollten nur unter Auflagen erstellt werden können und auch gewissen  Kontrollen unterliegen.
Im Normalfall werden Gutschriften durch Änderung der Auftragsart auf 10 bis 19 erstellt, es können in einem normalen Auftrag aber auch negative Mengen indirekt zu einer Gutschrift führen. Solche Positionen können über die Auftragsprüfliste überwacht werden, wenn man folgende Eingaben vorgibt:

Nachdem Gutschriften über verschiedene Auftragsarten angelegt werden können, eignet sich die Auftragsprüfliste nicht dazu, um diese zu ermitteln. Aber über die Geschäftsdaten mit Auswahl der DATENGRUPPE 5=AUFTRAGSARTEN würde man zunächst einmal herausbekommen, welche Auftragsarten überhaupt verwendet worden sind (auch die Auftragsarten 30 bis 39, 50 bis 59 und 70 bis 79 führen trotz anders gelagerten Verbuchungen letztlich zu Gutschriften). 

Danach könnte man z.B. über die Auftragswertliste sich die einzelnen Aufträge ausweisen lassen.
10.10 TKD Zähler-Vertrag Über die im Parametersatz enthaltenen Steuerfelder NULLRECHNUNG DRUCKEN (=a) und NULL-POS-ZÄHLER DRUCKEN (=b) kann man steuern, ob Zählerdaten ausgegeben werden oder nicht. Entscheidend ist dabei, ob etwas ausgegeben werden soll, wenn die Freien Einheiten überwiegen. 

(Der Name NULL-POS-ZÄHLER DRUCKEN bedeutet ganz einfach die Steuerung, ob Zählerdaten gedruckt werden sollen, wenn für den Zähler wegen den überwiegenden Freien Einheiten sich der Betrag von Null ergibt.)
Die Steuerung ist insofern nicht ganz einfach, weil bei neben der Abrechnung für Zähler auch noch Wartungspauschalen auf einer Rechnung stehen können (dann ist das immer keine Nullrechnung) und bei mehreren Zählern der eine zu berechnen ist und der andere vielleicht nicht.

Die Steuerung, was oder was nicht gedruckt wird, erfolgt in Abhängigkeit von den Daten der Rechnung:

- a) wirkt immer nur dann, wenn die gesamte Rechnung Null ist. Das kann nur passieren, wenn eine reine Zählerrechnung vorliegt und wenn der Verbrauch kleiner ist als die Freien Einheiten. Wenn jedoch zusätzlich zur Zählerabrechnung ein weiterer Vertrag (Miete oder Wartung) berechnet wird, dann ist der Rechnungsbetrag nicht gleich Null. In diesem Fall wird, auch bei einem Verbrauch kleiner als die Freien Einheiten, die Zählerposition (mit Nullbetrag) ausgewiesen.
Um im letzten Fall die Zähler bei Verbrauch kleiner
Freie Einheiten trotzdem zu unterdrücken, kann der  Anwender das Feld unter b) auf „N“ setzen. Dann wird unter der genannten Konstellation die Zählerabrechnung stets unterdrückt. Ein „N“ bei b) wirkt aber nur dann, wenn auch a) auf „N“ gesetzt ist.


Die nachfolgende Zusammenstellung verdeutlicht nochmals
die Zusammenhänge dieser beiden Felder. Dabei bedeutet ABR1 eine reine  Zählerabrechnung, bei der der Verbrauch kleiner als die Freien Einheiten ist, ABR2 eine Abrechnung wie ABR1, jedoch mit einer zusätzlichen Miet- oder Wartungsposition. 


 
              NULLRECHNUNG         NULL-POS-ZÄHLER        Ergebnis

                   DRUCKEN                    DRUCKEN

 ABR1                 J                               J                   druckt

                         J                               N                  druckt

                        N                               J                  druckt nicht

                        N                               N                  druckt nicht

            

 ABR2                J                                J                   druckt alles

                        J                               N                   druckt alles

                       N                                J                   druckt alles

                       N                                N                  druckt Zähler

                                                                             nicht

Zum Ausweis der Daten, wenn die Freien Einheiten überwiegen, gibt es  insbesondere bei Pools und bei Geräten mit mehreren Zählern etliche individuelle Varianten. Diese können von der Hotline bei Bedarf freigeschaltet werden. Sollte ein Anwender hier eine gesonderte Lösung haben wollen, bitte Abstimmung mit unserer Hotline.


Das Unterdrücken von Zählerrechnungen hat einerseits den
Vorteil, dass der Kunde nicht sieht, dass er die Freien Einheiten nicht ausnutzt, anderseits den Nachteil, dass „Lücken“ in den abgerechneten Zählerständen entstehen. 

06.10 TKD Auftragsauskunft Die Auftragsauskunft wurde dahingehend erweitert, dass nun nicht nur die erste Zeile einer Position angezeigt wird, sondern für alle Position der gesamte relevante Text. Das bedeutet, dass man nun auch den gesamten Artikeltext und die Textpositionen selbst in allen Details jetzt sieht.
05.10 WWS Was soll das ? Beim Menüpunkt "NETTOPREISANPASSUNG" gibt es eine Abfrage für VK ÄNDERN (J/N). 

Wozu kann die nützlich sein?
Die Nettopreisanpassung ist dafür gedacht, die Nettopreise entsprechend einer zwischenzeitlichen Veränderung der VK-Preise anzupassen. Wenn sich also der EK-Preis von EUR 1,00 auf nun 1,10 erhöht hat, verändert sich der Nettopreis entsprechend der Erhöhung um 10%. Dabei werden zwei EK-Preise berücksichtigt: Der EK-Preis aus dem Artikelstamm und der EK-Preis, der beim Nettopreis hinterlegt ist. Ersterer stellt eigentlich immer den aktuellen EK-Preis dar, der letztere ist aber ein Preis, der irgendwann dort hinterlegt wurde (z.B. zum Zeitpunkt der Anlage eines Nettopreises). 
Wenn nun aber ein neuer Nettopreis errechnet werden soll, würde die Erhöhung völlig falsch werden, wenn die beiden EK-Preise nicht irgendwie realistisch sind.
Deshalb kann man über die Abfrage "VK ÄNDERN" mit "N" erreichen, dass lediglich die aktuellen EK-Preise aus dem Artikelstamm in die Nettopreise übernommen werden, um dann (später) aktuellere Ausgangsdaten für einen Anpassung vorliegen zu haben.
Übrigens wird man die Funktion "NETTOPREISANPASSUNG" nie auf der Basis eines aktuell gültigen Nettopreis-Angebotes durchführen, sondern man wird dafür immer eine Kopie anfertigen und bearbeiten. Nach der endgültigen Bearbeitung ersetzt sie dann das aktuelle Nettopreis-Angebot, und zwar zeitpunktgenau.
04.10 allgemein ERFA-Tagungen Nachdem offenbar auf dem DV-Sektor für die Bürofachhandelsbranche einiges in Bewegung geraten ist und auch Soennecken rät, sich nicht mehr auf ihre ehemalige Empfehlung aus 2008 für ein Warenwirtschaftssystem zu stützen, halten wir es für unbedingt erforderlich, wieder einmal eine  ERFA-Veranstaltung durchzuführen. 
Wesentliches Ziel ist es, unseren vielen  Anwendern  die (langjährigen) Zukunftsperspektiven aufzuzeigen, Details über den aktuellen Programmstand darzustellen und einen Ausblick zu vermitteln, welche Funktionen in nächster Zukunft realisiert werden sollen. Wir denken, dass diese Themen für alle Anwender von ganz besonderer genereller Wichtigkeit sind, sie ersetzen aber nicht die (Nach-) Schulung vor Ort mit entsprechenden Org-Beratungen. 
Wir wollen am 28.10.2011 in "München" beginnen und im November 2011 je eine Veranstaltung im Raum Köln und Hannover durchführen. Einladungen werden noch rechtzeitig versendet werden. 
29.09 allgemein Neue Software ?? Nachdem die logics systems gmbh garantiert, die Betreuung und die Weiterentwicklung langjährig weiter durchzuführen, und mit COMMERZ ACTUELL umfassende, aber auch detaillierte branchenspezifische Funktionen zur Verfügung stehen, ist unserer Meinung nach der Umstieg auf eine neue (?) Warenwirtschaft aufs gründlichste zu überlegen. Nicht nur die direkten Kosten für Lizenzen, Installation und Schulungen sondern die immensen meist nicht eingerechneten internen Aufwendungen sind nur dann gerechtfertigt, wenn ein wirklicher Vorteil gegeben ist. Wir sind gerne bereit, diesen auf Basis unseres Fachwissens (wie bereits mehrfach bei einzelnen Fachhändlern durchgeführt) gemeinsam mit Ihnen zu erarbeiten.
 
Bei den wenigen Umstellungen (nur ca. 18 in über 6 Jahren) auf die von uns ehemals favorisierten Nachfolgesysteme mussten wir immer wieder erkennen, dass die vermeintlichen Vorteile sich als wesentlich geringer als erwartet dargestellt haben und durch intensivere Nutzung der vorhandenen COMMERZ-Funktionen mehr als kompensiert hätten werden konnten. Mehrfach wurden wir auch gebeten, über einen Wiedereinsatz von COMMERZ konkret nachzudenken (einmal sogar mit richtigem Erfolg). Zudem sollte man auch einmal bei den nicht als Referenz aufgeführten Umsteigern intensiv nachfragen, ob sie mit der Umstellung und der neuen Software wirklich (!) zufrieden sind. 

Jeder Wechsel der Software ist mit nicht unerheblichem Aufwand und mit häufig nicht zu kalkulierenden Kosten verbunden und eine Entscheidung dafür sollte deshalb nicht leichtfertig getroffen werden. Manch Fachhändler ist dadurch sogar in eine existenzgefährdende Situation geraten.  

Warum nicht einfach abwarten, den Markt beobachten und gemeinsam mit der logics systems gmbh die weiteren Schritte planen. Dazu hatten wir auch bereits am 20.9.2011 in der logics-news Anregungen aufgezeichnet.      
28.09 FIBU BP Beim Buchen in der FIBU werden das Tagesdatum, die Buchungsperiode und das Wirtschaftsjahr automatisch vorgegeben; alle Daten können aber individuell beim Buchen geändert werden. Dabei kommt die Vorgabe für das Tagesdatum aus dem Datum, das man beim Einstieg in die FIBU bestätigt (oder ändert), die Vorgaben für Buchungsperiode und Wirtschaftsjahr aus dem Parametersatz "1". 

Dieser Parametersatz wird aber beim Abschluss einer BP und beim Wirtschaftsjahresende "angepasst". Diese Anpassung versucht die BP immer auf die kleinste noch mögliche BP zu setzen, was nicht immer richtig sein muss. Deshalb sollte nach dem Aufruf einer dieser Funktionen "ABSCHLUSS BUCHUNGSPERIODE" die Vorgabe im Parametersatz stets kontrolliert werden, um bei der Erfassung von Buchungen nicht eine falsche BP zu verwenden.
27.09 allgemein Drucker und
Word 7

Wenn PCs mit WORD ab 2007 eingesetzt werden, ist darauf zu achten, dass bei diesen in der Standardeinstellung in Absatzabstand-Nach eine Null eingetragen ist. Ist dieses nicht so, werden zusätzliche Leerzeilen bei den Druckausgaben erzeugt.
Nachzulesen auch in unserer Mailbox unter InstallDrucker.doc. 

26.09 FIBU E-Rechnungen In den SONDERPROGRAMMEN kann man sich über den Menüpunkt "LISTE EINGANGSRECHNUNGEN" einen Überblick über alle in einem Zeitintervall oder in einer Buchungsperiode erfassten Eingangsrechnungen verschaffen.
22.09 WWS Lagerdaten von Soennecken Diese Funktion, die seit längerer Zeit schon voll im COMMERZ enthalten ist, ist offenbar nicht so bekannt, hat aber den ganz wichtigen Vorteil, dass bei der Auftragsbearbeitung direkt auf die aktuellen Soennecken-Daten zugegriffen wird:
In COMMERZ-ACTUELL gibt es jetzt einen direkten Zugriff auf die Daten im Soennecken-Lager. Wenn man einen LS3-Auftrag mit einem LS3-Artikel erfasst, wird automatisch eine Anfrage erzeugt und die entsprechende Rückmeldung angezeigt. Diese Meldung kann sehr vielschichtig sein, nachfolgend einige Beispiele.
Rote Markierung (bleibt auch bei Änderungen erhalten) und Text:
 
oder:

Grüne Markierung, wenn Daten und Menge OK:

Wenn Menge erhöht wird:

Damit ist es nicht mehr notwendig, an einem anderen Arbeitsplatz vorab die Verfügbarkeit oder sonstige Hinweise, wie "Artikel nicht mehr lieferbar", "Auslaufartikel" oder "Ersatzartikel ist ..." zu prüfen. 
Diese Funktion die als Basis schon einmal verfügbar ist, wird erweitert um die Detaillierung der Meldungen, um Informationen im Bestellwesen und für andere Logistikzentren z.B. Spicers).
21.09 TKD FREIKOPIEN AUSWEISEN Im Bildschirm mit den Wartungs-Vertrags-Daten gibt es des Feld FREIKOPIEN AUSWEISEN (J/N). Damit wird gesteuert, ob bei der Berechnung der Wartungspauschale die darin enthaltenen Freien Einheiten ausgewiesen werden sollen oder nicht. 

Es wird dabei aber davon ausgegangen, dass ein permanenter Wechsel zwischen "J" und "N" nicht durchgeführt wird. 
Dieses Feld ist aber auch gekoppelt, an die bisher aufgelaufenen Freien Einheiten, die bei einem Wechsel von "N" auf "J" neu aktuell eingetragen werden müssen.  
Wir werden in der nächsten Version eine "Entkopplung" durchführen, sodass die Steuerung "FREIKOPIEN AUSWEISEN" sich im Wesentlichen nur noch auf den Druck in der Vertragsrechnung bezieht.
20.09 allgemein Funktionen "Was, das gibt es in COMMERZ; ist ja super".
Dieses Statement hören wir jetzt immer öfters, offenbar deshalb, weil sich viele Anwender durch die Aufhebung des Endtermins für den Service und die Weiterentwicklung zum 31.12.2012 für einen langjährigen Einsatz von COMMERZ-ACTUELL entschieden haben und sich dabei über die eigene Nutzung der bewährten COMMERZ-Software ernsthafte Gedanken machen. Dabei gibt es etliche Fachhändler, die die logics-news Punkt für Punkt intensiv lesen und die beschriebenen Verfahren und Abläufe auf Einsetzbarkeit im eigenen Unternehmen prüfen.
Merklich für die logics ist diese Tendenz auch daran, dass über Einsatzberatung und Schulungen nachgedacht wird und Zusatzmodule geordert werden. Letzteres insbesondere für die Anbindung von CAD-Systemen an COMMERZ (auch pCon.basket!), damit man integrierte Gesamtdaten über alle Geschäftsbereiche zur Verfügung gestellt bekommt. 
Nachdem die logics nun eine weitere langfristige Weiterentwicklung und Betreuung garantiert, stellt sich für viele COMMERZ-Anwender gar nicht erst die Frage, ob Sie den mühsamen und kostenintensiven Weg für den Einsatz einer neuen Software gehen wollen. 
19.09 WWS Saison-Artikel Wir hatten bereits am 11.1.2011 die Verfahren mit Saison-Artikeln kurz dargestellt. Nachfolgend noch einige Details dazu:
Ausgangsdaten (Artikel mit Saison-Kennzeichen):

und

Abläufe beim automatischen Bestellvorschlag oder auch beim Erfassen Vorschlag:
1. Solange das Datum 01.02.12 nicht erreicht ist, wird entsprechend dem verfügbaren Bestand und den Werten von Min. und Max die zu bestellende Anzahl vorgeschlagen. Hier gibt es aber auch schon Speziallösungen im Einsatz, die die Vorschlagsmenge auf Basis von realen Tendenzen ermittelt.
2. Nach dem 01.02.12 wird der Artikel nicht mehr vorgeschlagen, wenn noch Mengen verfügbar sind. Wird der verfügbare Bestand durch neue Aufträge negativ, wird nur noch die für die Aufträge erforderliche Menge vorgeschlagen.
Mit diesem Verfahren kann nun bei Saison-Artikeln die Vorschlagsmenge für  Bestellungen entsprechend gesteuert und "nicht-realistische" Bestellungen vermieden werden. 
15.09 WWS GfK Seit über 10 Jahren gibt es in COMMERZ-ACTUELL-WWS die Anbindung zum GfK-Panel. Dabei werden die Verkaufsdaten exportiert und der GfK zur Verfügung gestellt. Der Fachhändler erhält damit wichtige Informationen über seine und auch über generelle Umsatzzahlen einzelner Artikel und ganzer Sortimente. 
Detaillierte Informationen über die Hotline oder die GfK
14.09 TKD variable Texte Die auf den Vertragsabrechnungen ausgegebenen Texte kann der Fachhändler über die Änderung in der Stammdatenverwaltung Texte selbst festlegen (welcher Text jeweils ausgegeben werden wird, ist aus dem  Parametersatz 9 erkennbar.
Probleme gibt es, wenn die gleiche Zählernummer bei verschiedenen Modellen unterschiedliche Bedeutung haben (z.B. Zähler 2 DIN-A3 oder COLOR). Früher hat man sich damit beholfen, eine generelle Bezeichnung zu verwenden (einfach: "Z2"). 
Mit der bereits in der Version 2.05 enthaltenen Funktion "VARIABLE  ZÄHLERTEXTE" ist dieses Problem längst lösbar. So kann man z.B. für den gleichen Zähler bei einem Modell die Texte mit "DIN-A3" und bei einem anderen Modell die Texte mit "COLOR" ausgeben. 
Neu ist nun, dass man sich auch an relevanten Stellen die Bezeichnung auf dem Bildschirm mit der korrekten Zählerbezeichnung ausgeben lassen kann. Außerdem wird die Zählerbezeichnung (statt Z1, Z2 ...) auch auf der Zählerstandsabfrage per E-Mail mit ausgegeben. Damit kann der Kunde dann auch den Zählerstand richtig zuordnen. 
13.09 WWS Anzeige von Dokumenten Seit der Version 3.03 kann man sich in WWS (nächstens auch in TKD) Dokumente (Lieferscheine und Rechnungen) direkt anzeigen lassen. Bei der  Änderung eines Auftrages werden zu generellen Information immer in 3 Zeilen das Datum und die Lieferschein- bzw. Rechnungsnummer angezeigt:
   
Möchte man ein Dokument sehen, kann man "d" eingeben:

In diesem Fenster kann man dann mit dem Cursor auf eine Dokument gehen und dieses mit ENTER dann z.B. über WORD auf dem Bildschirm ausgeben.
Die Dokumente sind immer als Abschrift gekennzeichnet.
Wenn man (z.B. auch bei der Auftragserfassung) ein "D" eingibt, werden alle Dokumente des Kunden im Fenster angezeigt:
 
Diese (Super-)Funktion ist nur mit WINDOWS 32-Bit möglich. 
12.09 TKD/WWS Lagerbuchung Die Lagermenge (auch z.B. von Geräten) wird automatisch nur erhöht, wenn man den Liefereingang entweder im WWS-Bestellwesen oder im Maschinenbuch durchführt. Bei Verwendung der Funktionen Stammdatenverwaltung Geräte, Installieren von Geräten, Erfassung von Aufträgen und an anderen Stellen, über die neue Geräte eingegeben werden können, wird zwar ein Gerätestammsatz angelegt, aber die Lagermenge nicht angepasst. 
Wenn also die Zubuchung nicht über den Liefereingang erfolgt, muss man um einen korrekten Lagerbestand zu erhalten, in der Lagerbestandsführung die Mengen entsprechend korrigieren. 
08.09 WWS/TK EAN-Codes Zur Prüfung (vor allem für die Fachhändler mit Ladengeschäften oder Fachmärkten), ob bei Artikeln EAN-Codes fehlen, kann man am besten die ARTIKEL-REFERENZ-LISTE verwenden. Bei einer Sortierung nach EAN-Nummern kommen alle Artikel, die keinen EAN-Code haben ganz an den Anfang, und können dann entsprechend überarbeitet werden.

Auch doppelte EANs können über diese Funktion erkannt und ggf. korrigiert werden.
07.09 FIBU Rechnung vom Rechtsanwalt Es gibt manchmal Rechnungen, die lediglich die Steuer enthalten und die intern als Vorsteuerabzug geltend gemacht werden können. Einen solchen Buchungsvorgang kann man auch ganz einfach in der COMMERZ-FIBU durchführen: 
Voraussetzung ist die Anlage eines eigenen Steuerkennzeichen (hier =9), damit die Vorsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung ausgewiesen wird (SORTIERUNG und spezielles Sammelkonto nicht vergessen!) und nicht mit den Werten der anderen Steuerkennzeichen vermischt wird:
 
Buchung 1:

1. Eingangsrechnung

2. Betrag = 0

3. Eigenes Steuerkennzeichen

4. Gegenkonto: Sachkonto mit STEUERCODE = „1“ (irgendein entsprechendes Verrechnungskonto)

5. Konto = RA
Nach „Buchung nicht in Ordnung“ kann der Steuerbetrag geändert werden.

Auf dem Konto RA entsteht eine Buchung mit Betrag =0, aber kein OP

 

Buchung 2:

1. Zahlung

2. Betrag = Steuerbetrag

3. Gegenkonto Bank

4. Konto = Gegenkonto aus Buchung 1

Damit ist dann das Verrechnungskonto wieder ausgeglichen und der Steuerbetrag auf dem in den Sammelkonten speziell angelegten Konto verbucht.

06.09 WWS Liefereingang Wenn man wissen möchte, welche Mengen einer Bestellposition mit welcher Lieferung wann eingegangen sind, kann man dieses am besten über den Menüpunkt RECHNUNGSKONTROLLE erreichen. Dort werden im ersten Bildschirm die Lieferungen ausgewiesen: 

Und im weiteren Bildschirm die einzelnen Positionen der Lieferung mit ihren Mengen.
05.09 TKD Wir brauchen HILFE aus der Praxis Wir würden gerne die Ertrags-Ergebnisse eines Kopierers mit mehr als einem Zähler noch weiter detaillieren und haben dabei folgendes Problem:

Ausgangsdaten sind folgende:
Es gibt die Daten in der Bildschirmausgabe GERÄTE-WARTUNGS-STATISTIK:

  
und die Daten aus den Modell-Stammdaten:

In den Modelldaten können jetzt auch die vom Hersteller im Durchschnitt zu erwartenden Kosten pro Kopie für bis zu 4 Zähler eingetragen werden.

Leider haben wir es mit zweierlei Daten zu tun: Die Aufwendungen sind generell und können ganz selten oder überhaupt nicht den Zählern zugeordnet werden; die Vorgabe für die Plankosten sind zählerbezogen. Wenn ein Kopierer nur einen Zähler hat können wir in der vorletzten Zeile in der GERÄTE-WARTUNGS-STATISTIK so etwas wie
AUFW. PLAN/TSD.EINH:  und dann die KOSTEN/KOPIE * VERBR.EINHEITEN
ausgeben und man hätte dann einen Vergleich zwischen den Ist- und Soll-Werten.

Die Frage bei mehr als einem Zähler ist einfach nur die, wie  man die Aufwendungen auf die Zähler verteilen kann. 
Bitte Info an unsere Hotline (auch jede Anregung zu diesem Thema ist für uns nützlich) und Dank dafür im Voraus.
01.09 WWS Sollmengen Die am 22.08.2011 angekündigte Erweiterung ist fertiggestellt. Damit kann man jetzt auch in bestehende Nettopreis-Angebote nachträglich  Sollmengen einfügen.  Die Auskunft über die Nettopreisauswertung am Bildschirm sieht folgendermaßen aus:

Sie lässt sich auch als Liste ausgeben. 
31.08 TKD Technikerauftrag In COMMERZ-ACTUELL kann man nach der Auftragserfassung einen Techniker-Auftrag ausgeben (1=AUFTRAGSBELEG). Einige Fachhändler haben über WORD oder auch über Daten im TKD-Parametersatz 10 die von COMMERZ ausgegebenen Daten, wie Adresse, Gerät oder Störung um weitere Ausgaben erweitert, damit der Techniker dort Eintragungen vornehmen kann. Dieser Platz ist aber nicht unbegrenzt und deshalb die Idee, die Techniker-Aufträge nicht ganz normal auf Papier zu drucken, das auf der Rückseite bereits vorgedruckte Vorgaben für die Eintragungen des Technikers hat. Diese Rückseite (wenn nicht da die AGBs stehen) kann man dann auch als Blanko-Formular verwenden, wenn dem Techniker der Auftrag sonst wie übermittelt worden ist.
30.08 WWS/TKD Spool-Daten Spooldaten muss man nicht einzeln löschen, sondern man kann dieses auch "gruppenweise" machen (so wie nachfolgend dargestellt sollten die Spoolnamen aber nicht gebildet werden):
  
Dazu ist zunächst bei NR die Funktionstaste F3 (alle) einzugeben. Danach kann der Spoolname eingegeben werden. Hier hat man die Möglichkeit wiederum F3 (alle) einzugeben oder die ersten Zeichen der zu löschenden Spools gefolgt bis zum Feldende von Sternen ("*"). Danach kann noch ein Datum eingegeben werden, mit dem gesteuert werden kann, dass jüngere Spools noch erhalten bleiben. Bei diesem gruppenweisen Löschen werden aber nur die korrekten Spools gelöscht; nicht gedruckte Spools oder Spools mit Update-Kennzeichen "??" müssen kontrolliert einzeln gelöscht werden. 
29.08 TK Notbetrieb Wer die Terminalkasse integriert in COMMERZ-ACTUELL einsetzt, sollte unbedingt auch die Funktion "Notbetrieb" installiert haben. Diese Funktion ist deshalb so wichtig, weil bei einem Ausfall des Gesamtsystems an den Kassen weiter gearbeitet werden kann. 
Das Prinzip ist einfach: Über eine Prozedur werden (z.B. täglich, nachts) die kassenrelevanten Daten und Programme vom System auf die Kassen-PCs kopiert. Bei einem Ausfall des Systemrechners arbeiten die Kassen-PCs in stand-alone-Modus. Ist das System wieder einsatzbereit, werden die zwischenzeitlich an den Kassen erstellten Daten über spezielle Programme in den Datenbestand von COMMERZ-ACTUELL übernommen, sodass keine Daten verloren gehen.
Bitte einmal überprüfen, ob der Notbetrieb installiert ist. Das geht am besten, wenn man beim Barverkauf den Menüpunkt 9. SONDERPROGRAMM aufrufen kann. 
25.08 OBJ Schnittstelle Wer den pCon.planner oder den pCon.configurator einsetzt, kann die dort erzeugten Daten problemlos ins COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) übernehmen und dort weiterverarbeiten (Auftragsbestätigungen, Bestellungen (mit Überwachung), Lieferscheine und Rechnungen (mit Abspeicherung in die Geschäftsdaten und mit Übernahme in die FIBU). Da man in OBJ (neu) nun auch Positionsblöcke kopieren kann, besteht auch die Möglichkeit, Daten von verschiedenen Herstellern (planner) wieder zusammenzuführen.
Der Einsatz dieser Schnittstelle hat sich bereits vielfach bewährt und ist wesentlich effizienter als das bei einigen Fachhändlern noch übliche Nacherfassen.
24.08 WWS Struktur der Aufträge Über den Menüpunkt GESCHÄFTSDATEN kann man die Tagesdaten abrufen. 
Bereits ohne ins Detail zu gehen kann man wichtige Daten über die Aufträge für einen vorgebbaren (auch längeren) Zeitpunkt erkennen:

Ganz wichtig ist dabei z.B. die Anzahl der Positionen pro Vorgang. Wenn diese Zahl z.B. nur für den Absatzbereich PBS sehr klein ist, dann ist der Aufwand für diesen Vorgang eigentlich zu groß. 
Wenn man die Auskunft vertieft (1=AUFTRÄGE), erhält man auch noch Informationen über  die Erst- und Nachlieferungen (unterteilt auch noch nach Lager- und Nichtlager-Artikel).
Diese Daten entstehen automatisch und sollten schon einmal öfters kontrolliert werden, um ggf. Maßnahmen im Bereich der Auftragsbearbeitung und Auftragsabwicklung ergreifen zu können.
23.08 TKD Zählerstände Beim Aufruf der LISTE ZÄHLERSTÄNDE gibt es für die Auswahl drei Möglichkeiten:

1. FEHLENDE
Diese Auswertung kann zum einen als Basis für die ist Abfrage der Zählerstände verwendet werden, zum anderen aber auch, um festzustellen, ob vor dem Abruf der Rechnungen noch Zählerstände fehlen. Letzteres sollte immer durchgeführt werden; vor allem um zu vermeiden, dass Pools mit Geräten berechnet werden, bei denen Zähler noch nicht gemeldet sind.
2. GESCHÄTZE 
Mit dieser Auswertung hat man einen Überblick, bei welchen Geräten die Zählerstände als geschätzt eingegeben worden sind.
3. GEMELDETE
Nach der Erfassung der Zählerstände kann man mit dieser Auswertung die Eingaben der Zählerstände nochmals überprüfen. Auch die aus E-MAILS automatisch übernommenen Zählerstände können damit nochmals überprüft werden.
Nachdem alle Auswertungen in COMMERZ (unter WINDOWS) über die Druckersteuerung als WORD-Datei dargestellt werden können, ist es einfach diese Auswertungen schnell zu erstellen und am Bildschirm zu kontrollieren.    
22.08 WWS Sollmengen Schon genutzt ?
In der Version 3.03 kann man jetzt für die Nettopreise auch (mit dem Kunden vereinbarte) Sollmengen vorgeben, die dann ständig überwacht werden. Dazu ist im Kopfbildschirm bei VORGABE SOLLMENGE ein "J" einzutragen: 

Danach wird bei jeder Position zusätzlich die Sollmenge angefordert:

Bei der Auftragserfassung wird dann immer angezeigt, wie viel der Kunden noch abnehmen muss, um die Sollmenge zu erreichen:

Bei der NETTOPREISAUSWERTUNG werden alle Soll- und Ist-Mengen zur Kontrolle ausgewiesen.
Bitte beachten: Derzeit geht die Eingabe nur bei neuen Nettopreis-Anlagen; die Funktion wird aber kurzfristig so erweitert, dass auch bei bestehenden Nettopreisen nachträglich die Sollmengen eingetragen werden können.
18.08 WWS/TKD Provisionsdatei Es erscheint erforderlich, dass wir den Begriff "Provisionen" und alle damit zusammenhängenden Begriffe einmal erläutern bzw. richtig stellen. In den "Urzeiten" von COMMERZ wurde derzeit festgelegt, dass für die Vertreter Provisionen zu berechnen sind. Was war einfacher, als die dazu erforderlichen Daten in eine sogenannte Provisionsdatei abzustellen. Diese Datei hatte nun den Vorteil, dass sämtliche Daten einer Position sehr detailliert dort gespeichert werden müssen und sie deshalb auch vielfach zu Auskünften am Bildschirm verwendet werden.
Der Name des Datenbestandes müsste eigentliche eher Positionsdetaildaten statt Provisionsdaten heißen.
Da auch über die Parametersteuerung die TKD-Daten (auch Positionen der Verträge) dort gespeichert werden, enthält dieser Datenbestand sehr umfassende Detaildaten:
  
Auch hier wird (noch) der Begriff Provision verwendet. Die Vorgaben für Rechnungs- und Auftragsnummern sind übrigens für die Positionen im TKD erforderlich, denen keine solche Nummer zugeordnet wird (z.B. kostenlose  TKD-Aufträge oder Vertragspositionen). 
17.08 FIBU Bilanz/GuV Wer die COMMERZ-FIBU einsetzt, sollte auch unbedingt die Auswertungen für Bilanz/GuV und für BWA nutzen. Die Anlage in den Sachkonten ist sehr einfach, weil man z.B. für die BILANZ/GuV auch von DATEV (am besten in Abgleich mit dem Steuerberater) über die Sachkontenpläne Vorgaben erhalten kann. 
Wenn man bei der Eingabe der Strukturen Fehler gemacht hat oder Konten vergessen hat, kann man dieses immer noch korrigieren, weil jede Auswertung immer die aktuelle Vorgabe des Aufbaus von Bilanz/GuV und der BWA zugrunde legt. Damit ist es auch möglich Mitte eines Geschäftsjahres mit diesen Auswertungen zu beginnen, weil man dann auch nachträglich für die voran gegangenen Buchungsperioden noch die Auswertungen abrufen kann.
  
Als Ergebnis erhält man zumindest eine aktuelle Übersicht über den Stand der Geschäftstätigkeiten.
16.08 WWS Gutschriften,
Kontrolle
Gutschriften an Kunden werden üblicherweise über die Auftragsart 10 (bis 19) erstellt. Für diesen Fall prüft COMMERZ auch, ob beim Kunden seine Steuernummer hinterlegt ist, die dann auch auf die Rechnung automatisch mit ausgegeben wird. Man kann aber auch einen normalen Auftrag erstellen und dann negative Mengen zu verwenden. In diesem Fall wird dann eine Rechnung erstellt (mit negativem Gesamtbetrag) und die Steuernummer wird nicht mit ausgegeben. Der letzte Fall wird eigentlich immer nur dann verwendet, wenn man etwaige Rückgaben in einen (neuen) aktuellen Auftrag einbringen möchte.
Es ist wichtig, diese Vorgänge kontrollieren und überwachen zu können, wenn man nicht entsprechende Kompetenzen vergeben hat. Dazu bietet sich die AUFTRAGSPRÜFLISTE an, über die Aufträge mit speziellen Auftragsarten ausgewiesen und über die aber auch durch die Abfrage BETRAG IN DER POSITION KLEINER ALS der Wert 0,00 negative Positionen  gelistet werden können:
 
Damit können dann solch spezielle Aufträge auch überwacht werden.
11.08 TKD/MB/ WWS Geräte Geräte müssen "irgendwie" im gesamten Aufgabenbereich von COMMERZ eingebracht/angelegt werden. Dazu gibt es mehrere (gute und schlechte)  Möglichkeiten:
1. Es wurde (auch nachträglich) eine WWS-Bestellung über Geräte erstellt:
Dann erfolgt die Anlage der Geräte durch den Liefereingang im Bestellwesen, bei dem jeweils auch die Gerätenummern gleich angefordert werden.

2. Die Bestellung wurde nicht in WWS angelegt, sondern z.B. telefonisch oder per E-Mail/Fax:
Dann erfolgt die Anlage durch Liefereingang im Maschinenbuch, wobei aber auch gleich der "echte" EK-Preis mit eingegeben werden sollte.

3. Gerät ist einfach vorhanden und die Gerätenummer wird in der Auftragsbearbeitung angefordert.
Dann kann sie dort eingegeben werden und es wir ein Gerätestammsatz angelegt. Diese Variante ist aber nicht zu empfehlen, weil die Geräteverwaltung dabei nicht ordentlich und konsequent genutzt wird.

4. Geräte wird in der Stammdatenverwaltung "GERÄTE" angelegt.
Ganz schlecht, weil die Lagermenge nicht angepasst wird.

5. Gerät nicht bekannt und Anlage über INSTALLATION VON GERÄTEN, wie z.B. bei Fremdgeräten.
Das ist so machbar.

Nur bei den Punkten 1 und 2 wird die Lagermenge entsprechend angepasst, was in den Punkten 3 und 5 nicht erforderlich ist, aber über den Punkt 4 (obwohl notwendig) überhaupt nicht erfolgt.
10.08 allgemein Kooperation mit e.bootis AG Der Kooperationsvertrag mit Firma e.bootis wurde beendet. Nachdem auch der geplante Endtermin 31.12.2012 bereits seit 31.1.2011 nicht mehr gilt, freuen wir uns auf eine weitere und vor allem langjährige Zusammenarbeit mit unseren COMMERZ-Anwendern. 
09.08 WWS schneller zum Beleg Im Aufgabenkomplex AUFTRAGSBEARBEITUNG wurde extra der Menüpunkt 7. BELEGABRUF integriert, um ganz schnell die für einen Beleg (Lieferschein oder Rechnung) erforderlichen Daten eingeben und den Beleg drucken zu können. Alternativ dazu kann man auch 5. AUFTRAGÄNDERUNG verwenden, jedoch mit erheblich mehr Eingaben, jedoch mit der Möglichkeit,  auch noch andere Änderungen am Auftrag vornehmen zu können.
Ausgangspunkt ist immer die Situation, dass ein Kundenauftrag erfasst worden ist und nun (z.B. nach Bereitstellung der Artikel auf Basis eines Kommissionierungsbeleges) der dazu gehörende Beleg abgerufen werden soll:

Bei diesem Bildschirm gibt es eine Fülle von "Tricks", u.a.:
1. Über die BELEGART RECHNUNGSART kann man Freigaben für Rechnungen steuern. Das funktioniert generell so, dass man die in den Kundenstämmen hinterlegte Kategorie (2. Stelle der Rechnungsart) nie in der Fakturierung nutzt, sondern immer eine andere, die man über den BELEGABRUF schnell ändern kann. Das ist z.B. erforderlich, wenn die Ware mit Lieferschein aufbereitet ist, die Tour aber erst später erfolgt. Dann darf (im Normalfall) die Rechnung erst nach der Tourenlieferung abgerufen (freigegeben) werden.
2. Über die BELEGART LFSCHEIN+RECHNUNG können nacheinander erst der Lieferschein und dann die Rechnung abgerufen werden.
3. Bei Positionsnummer kann man auch F3 (alle Positionen) eingeben. Diese Funktion kann man z.B. dann ausnutzen, wenn die Mengen für viele Positionen automatisch in Höhe der Auftrags(rest)mengen eingetragen werden sollen. Einzelne Positionen, die dann doch nicht in diesen Menge zu liefern/fakturieren sind, können dann direkt wieder zurückgesetzt werden. 
Dieses kann dann direkt über die Eingabe bei 3=POSITION erfolgen:
08.08 TKD Artikeltabellen Ganz wichtig für die Findung des "geeigneten" Toners ist die Anlage von Artikeltabellen. Dazu kann man in der Stammdatenverwaltung z.B. unter der Modellbezeichnung die Anlagen und dort die Artikel hinterlegen. Wenn man diese Artikeltabelle dann in den Modell-Stammsatz hinterlegt, gelten diese für alle Geräte dieses Modells. Die Artikel aus der Tabelle können dann sowohl in TKD oder auch in WWS jeweils innerhalb der Auftragsbearbeitung abgerufen werden.
Wenn man dann noch in die Tabellen weitere Artikel für zugehörige  Verbrauchsmaterialien anlegt, verfügt man über ein schnelles und sicheres Verfahren jeweils den richtigen Artikel zu finden.
Für alle Anwender, die TKD im Einsatz haben, ist die Verwendung der Artikeltabellen eigentlich Pflicht. 
04.08 OBJ Bestellungen Obwohl funktionell und praxisbezogen ausgefeilt wird das Bestellwesen in OBJ nur wenig genutzt. Dabei können aus den OBJ-Aufträgen automatisch Bestellungen generiert werden (auch mehrere, wenn mehr als ein  Lieferant  betroffen ist). Für diese können dann die Liefer-Bestätigungen der Lieferanten eingegeben und überwacht werden. Aus diesen lassen sich dann auch Termine für den Kunden ermitteln, die dann auch in Form einer Kunden-Auftragsbestätigung diesen mitgeteilt werden können. Aus der  Erfassung der Lieferung können dann wiederum Lieferscheine für den Kunden abgerufen werden; wobei auch die Liefertermine der Lieferanten überwacht werden. 
Voraussetzung ist lediglich, dass der Auftrag in COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) vorliegt; dieses kann aber einfach über die CAD-Schnittstelle realisiert werden. Da dann die Rechnungen in COMMERZ erstellt werden, sind diese Daten  dann integriert für alle Auswertungen und Abfragen verfügbar und können einheitlich (z.B. in der FIBU) weiter verarbeitet werden.
03.08 TKD  Technikerhinweise Hinweise für den Techniker, der den nächsten Auftrag am Gerät durchführen wird, kann man in der Auftrags- und Leistungsbearbeitung über den Positionstyp H eingeben. Dieser Hinweis erscheint immer dann, wenn man für das Gerät einen neuen Auftrag eingibt:

Nicht immer bekannt ist, dass man im Aufgabenkomplex DATEIPFLEGE unter 13. TECHNIKERHINWEISE auch nachträglich, für alle Geräte eines Modells (Modifikation) oder auch ganz individuell solche Hinweise eingeben kann. Wenn z.B. eine Störungsmeldung bei einem kritischen Kunden gesondert behandelt werden soll, kann man damit einen entsprechenden Text hinterlegen, der dann unter Techniker-Hinweis beim nächsten Auftrag automatisch erscheint:

Dieser Hinweis gilt für ein bestimmtes Gerät.
Wenn man beim GERÄT F3 eingibt und danach das Modell, kann man in alle Geräte dieses Modells einen Technikerhinweis eintragen lassen.
Technikerhinweise können auch (wohl abhängig vom Inhalt) auf dem Auftragsformular gesondert ausgegeben werden. Dazu muss das Feld "TECH-HINWEIS DRUCKEN" aber gezielt auf "J" gesetzt werden:

Technikerhinweise werden nach der Erfassung eines Auftrages gelöscht, können aber auch erhalten bleiben (2=TECH-HINW. FÜR NÄCHST. AUFTRAG ERHALTEN.
02.08 WWS Bestellungen

Wer die Bestellvorschläge sich nicht über den "Automatischen Vorschlag" vorgeben lässt, sondern die einzelnen Artikel und Mengen einfach erfasst, kann dieses über  "2. ERFASSEN VORSCHLAG" aber auch über "10 SCHNELLBEARBEITUNG"  durchführen. Die zweite Variante bietet dabei den Vorteil, dass man lediglich Artikel und Menge eingeben braucht, die Positionen am Bildschirm zeilenweise sieht und mit Cursor-Eingaben ganz leicht auch Korrekturen durchführen kann:

Die Weiterverarbeitung kann dann auch über "2. ÄNDERN VORSCHLAG" durchgeführt werden, man kann aber auch direkt aus der Erfassung heraus eine Bestellung erzeugen.

Für einfache Erfassungen von Bestellvorschlägen ist dieses Verfahren sicherlich ganz effizient. 

01.08 WWS/TKD Lastschriften

Lastschriften werden in COMMERZ-ACTUELL in WWS und TKD erstellt, weil nur dort die erforderlichen zusätzlichen Daten zur Verfügung stehen. In die FIBU werden die Rechnungen und die Lastschrift-Daten für die weiterer Verarbeitung übergeben. Der Druck der Lastschriften selbst wird natürlich maßgeblich bestimmt durch die zugeordnete Zahlungsbedingung. Diese Zahlungsbedingung sollte im Text einen Hinweis auf die Abbuchung enthalten. Beinhaltet diese einen Skontoabzug, dann wird die Lastschrift mit einem Skontoabzug erst zu dem Zeitpunkt erstellt, wenn die Skontofähigkeit gerade aufgehört hat (das entspricht zwar nicht immer, aber so in etwa dem angenommenen Zahlungsverhalten der Kunden). Aus diesem Grunde kann sich damit auch die Ausgabe der Lastschriften verzögern.

Es gibt noch einen anderen Grund, wenn einmal Lastschriften nicht erstellt werden, nämlich dann, wenn es für den Kunden Gutschriften gibt, die noch zu berücksichtigen sind. Nicht erstellte Lastschriften können über den Druck Rechnungsausgangsbuch in der Spalte "L" erkannt werden. Zudem wurde der Druck des Rechnungsausgangsbuches erweitert, damit lediglich die Rechnungen mit Lastschriften ausgewiesen werden:

Damit erhält man dann einen Überblick über alle noch offenen Lastschriften.

28.07 Allgemein Version 3.03 Die Version 3.03, die bereits bei einigen Anwendern längere Zeit schon im Einsatz ist, kann ab 8.8..11 abgeholt werden. Dazu werden wir in der kommenden Woche die fast 50-seitige Beschreibung direkt per Mail verschicken. Selbstverständlich ist diese dann auch  in WWS über 12. SERVICEPROGR. und 7. HANDBÜCHER abrufbar.
Die neue Version enthält viele Erweiterungen, die sich aus dem praktischen Einsatz von COMMERZ ergeben haben. Es lohnt sich sicherlich, die Beschreibung intensiv zu lesen und auf Anwendung und vor allem auf Nutzen zu prüfen.
27.07 Allgemein Daten löschen In der logics-Mailbox ist unter WIN und unter UNIX eine Beschreibung abrufbar (loedat.doc), die darstellt, wie welche Daten geprüft und ggf. gelöscht werden können. 
Bitte abholen und auch anwenden.
26.07 WWS Datum In allen Programm-Bausteinen von COMMERZ wird beim Aufruf das Systemdatum angezeigt und es muss bestätigen oder kann geändert werden. Eine Änderung kann aber gravierende Folgen für die Verbuchung der Daten haben und sollte deshalb nur in Ausnahmefälle durchgeführt werden. 
In COMMERZ-WWS gibt es sogar ein Sperre in den Zugriffsberechtigungen:
 
Nur wenn dort ein "J" eingetragen ist, kann das Eingangsdatum geändert werden.
25.07 TKD Abschriften In COMMERZ-TKD kann man sowohl für Rechnungen als auch für Lieferscheine nachträglich Abschriften drucken. Dabei sind Abschriften von Rechnungen  (auch Vertragsabrechnungen) in der LEISTUNGSBEARBEITUNG unter DRUCK VON RECHNUNGEN abzurufen, Lieferscheinabschriften können in der AUFTRAGSBEARBEITUNG unter DRUCK LIEFERSCHEINE/ABSCHRIFTEN erstellt werden. Letztere Funktion erst in der Version 3.03.
21.07 WWS Dokumente eines Auftrages, auch Nachverfolgung Von vielen Anwendern wenig registriert wurde die Erweiterung in der Auftragsbearbeitung, über die man sich alle Dokumente eines Auftrages direkt in WWS ansehen kann; eine Superfunktion, um auch nachträglich alle (Teil-)Lieferscheinen und (Teil-)Rechnungen kompakt vorliegen zu haben.
Hier nochmals die Beschreibung des Verfahrens:

Bei der Auftragsänderung werden in der Bildschirmdarstellung der Kopfdaten die Nummern der Lieferscheine und der Rechnungen angezeigt:

Damit sieht man schon einmal, welche Dokumente erzeugt worden sind. Diese Dokumente kann man sich auch ansehen. Über F5 werden die Möglichkeiten angezeigt, die aber auch alle direkt gleich aufgerufen werden können:

Neu ist dabei sind d (Dokumente dieses Auftrages), D (Dokumente des Kunden) und F (Offene Posten). Bei der Eingabe von "d" kann man das betreffende Dokument auswählen (hier z.B. den Lieferschein 116):
 
Es wird dann direkt auf dem Bildschirm (als Abschrift) angezeigt.
20.07 WWS Auskunft über Artikel Innerhalb der Auftragserfassung oder der Auftragsänderung kann man sich die vom Kunden bereits gekauften Artikel oder nach der Artikelauswahl die Mengen und Preise einzelner Aufträge ansehen. Bislang wurde zwischen berechneten und noch nicht berechneten Positionen unterschieden, wozu man ggf. zweimal F3 eingeben musste. Diese Funktion wurde nun wesentlich verbessert:
o F3 bei Artikelnummer
 
Abfrage Warengruppe (auch mit F5 und Textanzeige der Warengruppen aus den Systemtexten).

Anzeige der Artikel (jeder Artikel einmalig mit den letzten Daten)

Nach Auswahl eines Artikels:
Anzeige der Auftragspositionen für den ausgewählten Artikel. Diese Ausgabe geht bei jedem Feld der Auftragsposition. Wenn der Artikel Staffelpreise hat (erkennbar an einem Stern), werden aber beim Feld Auftragsmenge stattdessen die Staffeln angezeigt. 
19.07 WWS Rechnung vergessen Beim Rechnungsdruck gibt es für die Auswahl der Aufträge, die berechnet werden sollen, vielfältige Möglichkeiten.

Damit kann man z.B. 
o
über die Kategorie steuern, dass nur bestimmte Kunden/Aufträge ausgewählt werden sollen
o Rechnungen nur für bestimmte Kunden abrufen
o über das Datum verhindern, dass ganz neue Aufträge zu früh  berücksichtigt werden 
o "Klein"-Aufträge noch nicht ausgegeben werden, alte jedoch irgendwann doch.
Ganz entscheidend ist jedoch, dass man bei einer Selektion später die ausgeschlossenen nicht zu berechnen vergisst, wie letztlich bei einem Fachhändler. Der hatte immer Klein-Aufträge ausgeschlossen und nie eingegeben, dass ältere Aufträge OHNE BETRAGSPRÜFUNG doch gedruckt werden sollen.
Welche Kontrollen gibt es ? 
1. Liste fakturierbarer Aufträge
2. Nicht abgeschlossene Lieferscheine (zwar gedruckt, aber nicht bestätigt)
3. Nicht abgeschlossene Rechnungen (Zwar gedruckt, aber nicht bestätigt)
4. Auftragswertliste (Werte sichtbar in Spalte "zu fakturieren")
5. Positionen mit Rechnungssperre über Auftragsprüfliste ausweisen lassen.
Auch nachträgliche Schulungen helfen in solchen Fällen mehr als eine neue Software.  
18.07 allgemein Statistiken In allen Bausteinen von COMMERZ-ACTUELL lässt sich eine Vielzahl von Statistiken abrufen. Dabei sind die Ergebnisse natürlich ganz entscheidend von der Güte und der Differenzierung der Eingangsdaten abhängig. In vielen Fällen bilden sich die Statistikdaten auch automatisch, ohne dass  zusätzliche Eingaben erforderlich sind. Die Voraussetzungen und die daraus resultierenden Ergebnisse sind nachfolgend am Beispiel der Bildschirm- Ausgabe GESCHÄFTSERGEBNISSE einmal dargestellt:
Die Geschäftsdaten können nach 5 verschiedenen Statistiken abgerufen werden:
 
1. Warensortiment (Warengruppe)
Wird immer automatisch versorgt, da in jedem Artikel eine Warengruppe enthalten ist
2. Vertreter
Wird automatisch über den Absatzbereich (und dieser auch über die Zugriffsberechtigung) und die Vertreterzuordnung in den Auftrag eingebracht, ggf. bei TKD aus der Definition im Parametersatz
3. Absatzbereich
Wird automatisch aus der Zugriffsberechtigung oder für TKD aus dem Parametersatz entnommen
4. Vertriebsweg
Kann für Strecke, Laden und TKD getrennt vorgegeben werden
5. Auftragsart
Jedem Auftrag ist eine Auftragsart zugeordnet.

Fazit: Die Statistikdaten fließen automatisch in die zugehörigen "Töpfe", ohne besondere zusätzliche Eingaben erforderlich sind.

Die Auskunft über die Absatzbereiche (Geschäftsbereiche) kann dann in etwa so aussehen:

Über FUNKTION können die Warengruppenaufteilungen einzelner Geschäftsbereiche dargestellt werden oder auch gleich Vergleiche mit anderen Zeiträumen abgerufen werden:
 
Ergebnis: So einfach erhält man ohne zusätzliche Eingaben über COMMERZ-ACTUELL die für das Unternehmen wichtige Steuerungs-Daten, überall und nicht nur bei diesen Geschäftsdaten. Vorausgesetzt wird nur, dass die wenigen steuernden Daten korrekt zur Verfügung stehen.
14.07 TKD Rechnungsart Über die Vertragsart kann bei den Geräten auch festgelegt werden, ob die Rechnungen für die verschiedenen Vertragsarten (Miete, Wartung, Zähler) jeweils auf einer gemeinsamen Rechnung oder auf maximal zwei getrennte Rechnungen ausgegeben werden sollen. Dazu sind dann im 6. Bildschirm eine oder zwei Rechnungsarten einzugeben:

Dabei ist zwischen Einzelrechnung (=1), Sammelrechnung (=2) oder Pool (10 bis 99) jede Kombination erlaubt, bis auf die Einschränkung, dass nicht zwei verschiedene Poolnummern verwendet werden dürfen. Das bedeutet, dass die Poolnummern immer identisch sein müssen. 
Wenn man eine (Pool-) Rechnungsart ändern möchte, weil man z.B. das Gerät in einen anderen Kundenpool verlagern möchte, dann geht das nur dadurch, dass man die  Rechnungsarten zwischenzeitlich auf "1" setzt.
13.07 WWS GfK

Etliche COMMERZ-ACTUELL-Fachhändler haben mit der GfK einen Vertrag abgeschlossen, der beinhaltet, dass die monatlichen Verkaufszahlen an GfK geliefert werden und dafür als Ergebnis von der GfK wichtige statistische Auswertungen geliefert werden, die Tendenzen und Zahlen für das allgemeine Kaufverhalten der Kunden wiedergeben. Von logics systems GmbH ist lediglich ein Export-Programm erforderlich, das die monatlichen Daten zusammenstellt und ausliefert.

Informationen entweder bei GfK oder bei der Hotline

12.07 allgemein Funktionstaste F5 Die Hotline stellt häufig fest, dass insbesondere die Schnellinformationen, die an markanten Stellen abgerufen werden können, nicht bekannt sind. Im ganzen COMMERZ-ACTUELL kann man sich durch Eingabe von F5 anzeigen lassen, welche Informationen oder Funktionen möglich sind. F5 kann immer dann eingegeben werden, wenn vor dem Eingabefeld ein Stern (*) steht.

Beispiel (F5 bei AUSWAHL in der Auftragserfassung/Auftragsänderung):

Die Eingabe der Funktionstaste F5 zeigt an, welche Buchstaben man für einzelne Funktionen/Informationen eingeben kann. Selbstverständlich kann man (wenn bekannt) den Buchstaben auch gleich direkt eingeben. So kann man sich beispielsweise durch Eingabe von "d" die bisherigen Dokumente des Auftrages  (Lieferscheine und Rechnungen) auf den Bildschirm anzeigen lassen.

Mit diesen Anzeige- und Auswahlfunktionen können sicherlich viele Aufwendungen und Kosten gespart werden, wie das folgende Beispiel bei einem Fachhändler zeigt:
Es sollte ein Auftrag eines bekannten Kunden geändert werden. Dazu ist man in die Auftragsauskunft gegangen, hat den Auftrag gefunden und sich die Auftragsnummer notiert (oder vielleicht auch gemerkt). Dann ist man in die Auftragsänderung gegangen und konnte dann die Änderung im jetzt bekannten Auftrag durchführen.
Einfacher wäre es gewesen, wenn man das Suchen des Auftrages gleich durch Eingabe der Kundennummer oder der Kundenkurzbezeichnung direkt schon bei der Auftragsänderung gemacht hätte:
  

Empfehlung: Man sollte bei der täglichen Arbeit mit COMMERZ-ACTUELL bei jedem Feld, bei dem F5 erlaubt ist, einmal intensiv ansehen, welche Daten abrufbar sind und prüfen, welchen Nutzen man daraus ableiten kann.
11.07 TK Löschen von Kassenaufträgen Bei jedem Kassenauftrag wird eine Auftragsnummer vergeben und die Daten als Auftrag auch gespeichert. Wenn das Kassenprogramm intensiv genutzt wird, entstehen dadurch natürlich entsprechend viele Aufträge, die jedoch nicht weiter benötigt werden, da statistische Daten zusätzlich automatisch hinterlegt werden. Dieses betrifft vor allem die Kassenvorgänge der normalen Ladenkunden.
Aus diesem Grunde wurde das Löschen fertiger Kassenaufträge so geändert, dass wahlweise nur alle Aufträge, bei denen PLZ und STRASSE leer sind, gelöscht werden. Das bedeutet, dass die Kassenaufträge, die gezielt für einen Kunden erfasst wurden, stehen bleiben und alle Kassenaufträge, die für die Ladenkunden erfasst wurden, gelöscht werden. 
Sofern die Abfrage nicht enthalten ist, Hotline kontaktieren.
07.07 WWS Bestellungen und ZUORDNUNG COMMERZ-ACTUELL beinhaltet eine Fülle von Varianten der zur Erstellung von Bestellungen, u.a.:
1. Einfache lieferantenbezogene Erfassung
2. Automatischer Vorschlag auf Basis der Bestände
3. Automatischer Vorschlag auf Basis von aktuellen Aufträgen
4. Bestellung wegen Direktlieferung 
5. beliebige (Vor-)Eingabe bei Bedarfserkenntnis.
Ein ganz entscheidendes Steuerungselement ist das Feld "ZUORDNUNG", das anfänglich dazu verwendet wurde, um parallel Vorschläge verschiedener Abteilungen bei gleichem Lieferanten bearbeiten zu können:
 
Notwendig ist dieses zum Beispiel, wenn die Abteilung "Laden" und die Abteilung "Strecke" Bestellvorschläge beim gleichen Lieferanten mit unterschiedlichen Anforderungen getrennt bearbeiten möchte.

Im Laufe der Zeit wurde dieses Feld aber auch dazu genutzt, um spezielle Abwicklungen mit den Lieferanten durchführen zu können. Neben einigen  individuellen Bedeutungen kann das Feld für folgende Funktionen verwendet werden:
99 = Rückgabe an den Lieferanten mit Überwachungsmöglichkeiten z.B. für Gutschrifterstellung oder Ersatzlieferung
98 = Direktlieferung (auch aus Auftragserfassung direkt eingebbar)
97 = Anfrage an Lieferanten
09 = Dispoliste, enthält alle Artikel des Lieferanten mit Bestell- und Verkaufsdaten
 
Insbesondere über die Zuordnung 99 kann man alle Rücksendungen erfassen und überwachen. 
06.07 TKD Technikerzeiten Die Erfassung der Technikerzeiten erfolgt in der Leistungsbearbeitung, wenn die Daten aus dem Technikerbericht eingegeben werden. Das setzt aber voraus, dass es dafür Aufträge gibt, die man aber in der Leistungserfassung  auch gleich anlegen könnte. Leider gibt es aber Zeiten, für die normalerweise keine Aufträge angelegt werden, wie z.B. Schulung, Urlaub, Krankheit oder interne Arbeiten. Wenn diese Zeiten nicht erfasst werden, lassen sich nahezu keine genauen Auswertungen über die Tätigkeiten der Techniker, wie z.B. Arbeitszeit insgesamt, Arbeiten an Geräten mit Wartungsverträgen, bezahlte Tätigkeiten, Fahrtzeiten und anderes mehr abrufen.
Wichtig dabei ist auch die zeitnahe Erfassung der Stunden/Arbeitswerte. Ein Hilfsmittel dazu stellt die Eingabe über den Menüpunkt TÄGLICHE ARBEITSZETTEL dar, bei der alle Zeiten eines jeden Tages erfasst werden.

Dabei können auch Aufteilungen an Fahrtzeiten auf verschiedene Aufträge vorgenommen werden und die Zeiten für "sonstige" Aufträge über feste fiktive Aufträge erfasst werden. Zeiten für "echte" Aufträge, die mit dieser Funktion erfasst wurden, brauchen nicht nochmals über die Leistungserfassung eingegeben werden.   
05.07 WWS Kostenstellen Wer die Programm-Erweiterung "Kostenstellen- und Großkunden" im Einsatz hat, braucht eine Zusammenstellung aller Kunden, die zu einem Hauptkunden gehören. Diese ist über die Stammdaten-Verwaltung "KUNDEN" abrufbar:

Dazu ist bei KUNDE zweimal F3 und bei HAUPTKUNDE die Kundennummer des Hauptkunden einzugeben. Weitere Informationen über die Aufträge und die gekauften Artikel der einzelnen Kostenstellen oder aller Kostenstellen sind unter AUSKÜNFTE UND AUSWERTUNGEN abrufbar.
Übrigens: Über REFERENZKUNDEN kann man steuern, ob andere Kunden (z.B. Filialen) auch die gleichen Nettopreise erhalten sollen, die bei einem anderen Kunden hinterlegt sind. Man erspart sich dabei die mehrfache Anlage und vor allem aufwendige und fehleranfällige Korrekturen der Preise.  
04.07 FIBU Salden der Personenkonten Die Salden der Personenkonten müssen für jedes Konto mit der  Summe aller zugehörigen offenen Posten übereinstimmen. Dieses ist im Normalfall in der FIBU auch gewährleistet, wenn man Rechnungen und Zahlungen korrekt bucht. 
In der Liste Offener Posten werden zusätzlich zu den einzelnen offenen Posten (Rechnungen und Zahlungen) auch immer die Salden der Konten ausgegeben. Wenn die Summe der OPs nun nicht mit dem Saldo übereinstimmt, werden zur Kenntlichmachung drei Sterne ausgewiesen. Dieser Fall kann auch dann auftreten, wenn bei der Rechnungserstellung die Adresse geändert wurde (Sammelkunden), da diese in der OP-Liste immer einzeln dargestellt werden.
Wenn die Sterne nicht korrekt so ausgewiesen werden, bitte neue FIBU abholen, da diese an dieser Stelle geändert worden ist.   
30.06 OBJ CAD-Daten Wenn man im Geschäftsbereich "Möbel und Einrichtungen" ein CAD-System einsetzt, sollte man für die Betriebsauswertungen und für die einheitliche Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zumindest die Rechnung in COMMERZ-ACTUELL erstellen. Vielfach unbekannt ist, dass die Daten aus den CAD-Systemen auch in COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) direkt übernommen werden können, wobei Strukturen erhalten bleiben und auch Daten, wie Bestellnummern oder Langtexte übertragen werden. Damit ist es auch möglich, bereits nach Auftragserteilung die gesamte weitere Abwicklung (Erstellung Auftragsbestätigung, Bestellung mit komfortabler Bestellüberwachung, Lieferung und Rechnungserstellung in COMMERZ-OBJ abzuwickeln.
Bitte Kontakt mit der Hotline aufnehmen, um zu prüfen, ob der Export aus dem CAD-System in COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) einlesbar ist. 
29.06 WWS Preisänderungen Preisänderungen werden zunehmend automatisch durchgeführt, entweder durch die Einspielung von EK-Preisen von Lieferanten oder durch die Übernahme von VK-Preisen aus Katalogen. Über die Funktion "Kalkulieren VK-Preise" können sich auch Änderungen in den EK- als auch in den VK-Preisen ergeben, da damit aus einem geänderten EK-Preis gleich ein neuer VK-Preis errechnet wird.
Zur Überprüfung kann man die Funktion "PREISÄNDERUNGSLISTE" verwenden:

Die Auswertung zeigt neben den neuen Preisen auch die bisherigen an, wobei bei den VK-Preisen auch die Preise inklusive Mehrwertsteuer, also die Ladenpreise, mit ausgewiesen werden. Über die Lieferanten-Auswahl kann man gezielt die Preisänderungen einzelner Lieferanten überwachen.  
28.06 TKD Pool-Infos Pools haben das Problem, dass sie einerseits als Ganzes betrachtet werden müssen, andererseits aber auch Daten und Ergebnisse der einzelnen Geräte von Bedeutung. In COMMERZ-ACTUELL-TKD sind diese Anforderungen zum einen durch die vielschichtigen Auswertungen einzelner Geräte und zum anderen durch spezielle Menüpunkte in "POOL-AUSWERTUNGEN" abgedeckt. Insbesondere über die Poolauswertungen lassen sich etliche einen Pool betreffende Auswertungen abrufen:

Neben den Auswertungen ist darunter auch die Verteilung der Freien Einheiten entsprechend dem Kopiendurchschnitt auf die einzelnen Geräte abrufbar, um diesen einigermaßen aktuelle Erlöse zuordnen zu können. Über die letzten beiden Menüpunkte können die ganzen Pools beziehungsweise die Details der Poolgeräte gelistet werden. Letzteres z.B. dafür geeignet, um zu überprüfen, ob identische Pooldaten vorliegen.
27.06 FIBU Fälligkeitsliste In der FIBU gibt es zwei wichtige Druckausgaben, die für Debitoren und für Kreditoren die Offenen Posten darstellen: OP-Liste und Fälligkeitsliste.
Gerade letztere ist für die Überwachung der OPs sehr geeignet, weil die ältesten und damit kritischen Rechnungen an den Anfang gestellt werden:
   
Am besten wird die Auswertung mit der 1=EINZELN aufgerufen, da man im anderen Fall nur Gesamtwerte in vorgebbaren Intervallen erhält (welchen Zahlungseingang ist alle 10 Tage zu erwarten oder bei Kreditoren: welche Geldmittel benötigen wir alle 7 Tage immer montags).  
Bei den Auswertungen werden die einzelnen Beträge am rechten Rand addiert und ergeben zum Schluss die Summe aller Offene Posten.
21.06 allgemein Vorgabe Drucker Über die DRUCKER-VERWALTUNG können für die verschiedensten Ausgaben Drucker vorgegeben werden. Damit ist es dann nicht erforderlich, die entsprechende Druckernummer (zu suchen und) einzugeben:

Die Daten werden in der oben einzugebenden Vorgabe-Datei hinterlegt. Dieser Name ist dann in der Zugriffsberechtigung einzutragen. Damit ist es z.B. auch möglich, für den gleichen Ausgabetyp mitarbeiter- oder raumbezogene unterschiedliche Drucknummern vorzugeben. 
Die Spalte ABF steht für Abfrage: Wenn diese ein "N" enthält, ist keine weitere Eingabe erforderlich; es wird sofort gedruckt. Dieses kann z.B. Formulare verwendet werden, wenn diese immer nur auf einem Drucker ausgegeben werden.
20.06 TKD/WWS Toner-Lieferung in WWS Die Programm-Erweiterung "TKD-Aufträge in WWS", die hauptsächlich dazu genutzt wird, Toner-Lieferungen entweder getrennt oder zusammen mit PBS-Artikeln über einen WWS-Auftrag zu liefern, hat bisher das Problem, dass kostenlose Lieferungen erst bei einem Rechnungsdruck (bei dem aber keine Rechnung erzeugt wird) verbucht werden. Ohne diesen Anstoß zum Rechnungsdruck wird auch beim Gerät nicht hinterlegt, dass wiederum Toner geliefert worden ist.  Das bedeutet, dass nach dem Lieferscheindruck (jetzt auch mit Standort des Gerätes) unbedingt der Rechnungsdruck nochmals angestoßen werden musste.

Das ist jetzt nicht mehr notwendig !!! 

COMMERZ-WWS wurde so erweitert, dass nun bei Lieferscheindruck bereits die Verbuchung der kostenlosen Toner-Lieferungen durchgeführt wird.  Das bedeutet, dass für diese Positionen eines Auftrages so getan wird, als ob die Rechnung erstellt worden ist und damit auch die Speicherung der Toner-Lieferung in die Historie des Gerätes erfolgt.  

16.06 WWS eigene Nummern für Artikel Insbesondere Großkunden bestellen oft Artikel mit ihrer eigenen Artikelnummer. Das ist in COMMERZ-ACTUELL überhaupt kein Problem, wenn diese Artikel - was ja auch meist der Fall ist - als Nettopreise angelegt werden. Zur Eingabe ist es nur erforderlich, im Kopfsatz des Nettopreisangebotes das Feld KUNDEN-ARTIKELNR auf "J" zu setzen:

Danach ist bei jeder Position die betreffende kundeneigene Artikelnummer einzugeben (neuerdings auch mit einer Sollmenge):

Bei der Auftragserfassung kann dann direkt bei ARTIKELNUMMER die kundeneigene Artikelnummer eingegeben werden. Wenn der Artikel gefunden ist, wird die Artikelnummer ausgetauscht und zur Kontrolle die kundeneigene Artikelnummer unten nochmals angezeigt:

Auf allen Formularen, die an den Kunden gehen, wird selbstverständlich auch immer die kundeneigene Artikelnummer mit ausgedruckt; intern, z.B. auf den Komm-Belege, wird die eigene Artikelnummer verwendet.
Mit diesem Verfahren erspart man sich das Arbeiten mit Referenzlisten und ggf. eine manuelle Korrektur der Formulare, um die kundeneigene Artikelnummer einzubringen. 
Mit der Hotline ist abzustimmen, wenn die kundeneigene Artikelnummer zu lang ist.
Auch wenn der Kunde mit seiner eigenen Artikelnummer elektronisch bestellt, wird dem Artikel die interne Artikelnummer des Fachhändlers automatisch zugeordnet.
15.06 TK gekaufte Artikel Mit der "Wundertaste" F3 statt der Eingabe einer Artikelnummer kann man sich jetzt auch an der Kasse die bisher gekauften Artikel des Kunden anzeigen lassen. 

Das macht natürlich nur Sinn, wenn es sich nicht um den generellen Ladenkunden handelt, sondern um einen ausgewählten Kunden.
Diese Funktion ist dann wichtig, wenn der Kunde den Artikel wieder haben möchte, den er schon einmal gekauft hat. 
Die Funktion steht kostenlos (!) zur Verfügung (Hotline kontaktieren). 
14.06 WWS/TKD Rechnungen über
Leasing-Firma
Es gibt zwei wesentliche Stellen, an denen der Kunde die Finanzierung über eine Leasing-Firma durchgeführt haben möchte:
1. Kauf eines Investitionsgutes in WWS/OBJ 
2. Vertragsabrechnung gemeinsam über Miete und Wartung.
Für beide Fälle gibt es in COMMERZ exzellente Lösungen:
1. Man braucht den Auftrag nur ganz normal für den Kunden zu erfassen, muss aber im Erweiterten Kopfbildschirm die Rechnungsadresse ändern. Diese Änderung aber darf nur so erfolgen, dass man die Kundenummer der Leasing-Firma eingeben muss (Funktion=3). Auch hier kann man natürlich den Kunden über die Kundenkurzbezeichnung finden. Nur über diese Eingabe der Kundennummer ist es möglich, die Forderung an die Leasing-Firma der FIBU zu übergeben. 

Der Umsatz selbst wird bei der Rechnungsstellung dabei ordnungsgemäß dem Kunden zugeordnet. 
2. Bei den Vertragsabrechnungen stellt üblicherweise die Leasing-Firma dem Kunden die Leasinggebühr und die Wartung in Rechnung und der Fachhändler muss eine Wartungsrechnung an die Leasing-Firma stellen. Das bedeutet, dass bei den Vertragsdaten im Gerät zwei verschiedene Empfänger für die Rechnungen zu speichern sind, weil ja Abrechnungen für Zähler und für Werkstattleistungen direkt an den Kunden zu stellen sind. Dieses Problem wird im COMMERZ dadurch gelöst, dass bei den Daten für die Wartung eine zusätzliche Kundennummer eingegeben werden kann:

Bei der Rechnungsstellung ist jedoch darauf zu achten, dass derartige Konstellationen zuerst abzurechnen sind und dass diese Rechnungen nur mit spezieller Eingabe erzeugt werden.
09.06 TKD/MB/
WWS
Status Wer intensiv die Status-Varianten in den Geräten nutzt, kann sich auch am Bildschirm die Geräte mit einem bestimmten Status ansehen. Dazu ist an der Stelle, an der eigentlich eine Gerätenummer einzugeben, ein "s" und dann die Statusnummer einzugeben. Diese Funktion kann man auch innerhalb der Auftragsbearbeitung verwenden, wenn man z.B. nur Gebrauchtgeräte (Status = 10) sich anzeigen lassen möchte:

Alle gebrauchten Schreibmaschinen vom Modell "Gabriele":

Wenn man aber beim Gerät ein "v" (verfügbar) eingibt, werden alle Geräte angezeigt, die verfügbar sind:

In der Spalte ST wird auch der Status (und das Lager) angezeigt, sodass auch erkennbar ist, ob es sich um ein Neugerät oder ein gebrauchtes Gerät handelt. 
Im Maschinenbuch kann man nach der zeilenweisen Anzeige der Geräte die Detaildaten eines Gerätes ansehen; nützlich z.B. um herauszufinden, bei wem ein bestimmtes Gerät wie lange schon auf Probestellung ist. 
08.06 TKD "Letzte" TKD- Abrechnung Das Verfahren für die Vertragsabrechnung bei der Rücknahme eines Gerätes ist in COMMERZ-ACTUELL relativ einfach. Im Normalfall sind bei solchen Geräten Pauschalen im Voraus berechnet worden und es wird eine tagesgenaue Restabrechnung erwartet. Dazu ist es nur erforderlich, die letzte Rechnung zu stornieren (RECHNUNG ZURÜCKSETZEN), wobei ggf. lediglich die WARTUNG zurückzusetzen ist  (Eingabe bei ABRECHNUNG). Damit wird eine Gutschrift erstellt, die die gesamte Wartung wieder kompensiert. 
Danach ist dann das Enddatum (für alle Verträge) auf das vereinbarte Datum zusetzen, der aktuelle Zählerstand einzugeben und eine (letzte) Rechnung abzurufen. Über die Demontage können dann die Vertragsdaten und ggf. auch die Statistikdaten gelöscht werden und das Gerät dem Lagerbestand zugeführt werden (Gebrauchtgerät
07.06 WWS Versandadressen Bei einem Kunden kann man bis zu 9 Versandadressen hinterlegen, die in der Auftragsbearbeitung abgerufen werden können. Diese Funktion ersetzt aber nicht die Kostenstellen- und Großkundenbelieferung mit ihren vielen speziellen Funktionen. Die zusätzlichen Versandadressen werden in der Stammdatenverwaltung KUNDEN gesteuert über das Feld FKT eingegeben. So ist z.B. die 2. Adresse über FKT=2 einzugeben:
 
Bei der Auftrags- oder Angebots-Bearbeitung kann man dann durch die Tasten Cursor rechts und links beim Feld FUNKTION die einzelnen Adressen schnell durchblättern und eine bestimmte auswählen:

Diese Funktion ist sicherlich schneller und sicherer, als wenn man eine neue Adresse immer neu eingeben muss.
06.06 WWS Kopien Üblicherweise werden Formulare, die man auch als Kopien haben möchte, über die Druckersteuerung automatisch erstellt (KOPIENSCHACHT und/oder ANZAHL KOPIEN):

Wenn aber ein einzelner Kunde gesonderte zusätzliche Kopien der Lieferscheine oder der Rechnungen haben möchte, dann kann man dieses im Kundestamm unter ANZ. KOPIEN RECH/LIEF hinterlegen:

Wichtig dabei ist, das die Anzahl die zusätzlich zum Original auszugebenden Kopien bedeutet.  
01.06 TKD Geräteklasse Die Bedeutung der Geräteklasse ist in COMMERZ-ACTUELL anders als wie man sie üblicherweise bei Kopierern als so eine Art Leistungsklasse verwendet.  Sie wird genutzt, um die Geräte in beliebige Gruppen einzuteilen, die einerseits darüber statistisch zusammengefasst werden können oder anderseits bei der Auswahl von Geräten diese entsprechend einschränken. Die normale Vorgabe für die Geräteklasse ist in den Modellen angesiedelt:

Das zweistellige Feld kann vom Anwender beliebig belegt werden. Typische Begriffe sind beispielsweise sc für Schreibmaschine, kp für Kopierer oder bs für Bildschirm. Die Anzahl der Klassen richtet sich nach der individuellen Nutzung des Feldes. Benötigt wird es beispielsweise beim Suchen eines Gerätes: 
Wenn man beim GERÄT die Kundenkurzbezeichnung eingibt, erscheinen alle Geräte dieses Kunden (oft sehr viele, wenn man Zubehör und alle sonstigen Geräte beim Kunden hinterlegt hat): 


Wenn man aber nach der Kurzbezeichnung nach einem Stern "*" die zwei Zeichen der Geräteklasse eingibt, dann werden nur die Geräte angezeigt, die diese Geräteklasse auch im Gerätestamm haben. Auf diese Weise kann man z.B. mit KDKURZ*kp sich nur die Geräte der Geräteklasse kp des Kunden zur Auswahl anzeigen lassen:

Weitere Verwendung findet die Geräteklasse auch bei den meisten Auswertungen, die nach Geräteklassen selektiert werden können. Wenn man den Farbkopierern z.B. die Geräteklasse fk zuordnet, kann man eine Statistik abrufen, die lediglich diesen Geräten (unabhängig vom Lieferanten oder vom Modell) enthält.
Wichtig: Bei einer nachträglichen Nutzung des Feldes "Geräteklasse" muss man nicht alle Geräte einzeln ändern, sondern man kann das über die Funktion "MODELLDATEN NACH GERÄTE" automatisch durchführen lassen. Unsere Hotline hilft da gerne.
31.05 allgemein Highlights Als Anhang an die monatliche Versendung der logics news werden wir jeweils die wichtigste Info eines Monats nochmals zusammenstellen. Wir denken, dass damit die ganz wichtigen Themen nochmals in Erinnerung bringen können. 
30.05 allgemein Expo Wir werden nicht auf der Soennecken EXPO vertreten sein, stehen aber hier in Baldham für alle Fragen gerne zur Verfügung.  
26.05 WWS Webshop Die Webshops im Bürofachhandel werden immer intensiver genutzt. Man möchte ja auch einen Kunden nicht verlieren, der außerhalb der Bürozeit nichts (es sei denn per Fax) bestellen kann und der dann deshalb bei einem anderen Fachhändler ordert, der ihm ein einfaches Medium zum Bestellen ermöglicht. Man kann den Kunden, der über Webshop auch spezielle Konditionen einräumen, weil sich der Aufwand durch die automatische Abwicklung in COMMERZ zudem auch noch kostengünstiger darstellt (siehe 16.05).
COMMERZ unterstützt den Datenaustausch mit den Webshops, unsere Hotline berät gerne bei spezielle Fragen oder zusätzlichen Anforderungen. 
25.05 TKD PRÜFUMFANG Bei der GERÄTE-WARTUNGSSTATISTIK-1 gibt es die Abfrage nach dem PRÜFUNGSUMFANG und NUTZEN %:
 
Diese Abfrage wurde integriert, um nur ganz gezielt Geräte auswerten zu können. Dazu sind 2 Eingaben erforderlich:
NUTZEN %
Es werden nur die Geräte ausgewiesen, die einen Nutzen erzielt haben, der kleiner ist als der eingegebene Prozentsatz. Bei einer Eingabe von 5,0 würden dann alle Geräte angezeigt werden, deren Nutzen eben kleiner ist als diese 5,0%.
PRÜFUMFANG 
Hier ist einzugeben, welche Daten geprüft werden sollen:
1=nur die Daten des laufenden Jahres
2=nur die Daten des Vorjahres
3=alle Daten (Summe aus lfd. Jahr, Vorjahr und frühere Jahre)
4=alle Daten (lfd. Jahr, Vorjahr und restliche Jahre werden einzeln geprüft und wenn nur ein Wert kleiner ist als der Prozentsatz wird das Gerät ausgewiesen. 
Bruttonutzen:
Übrigens wird der Bruttonutzen, der mit dem Prozentsatz verglichen wird, aus Nutzen / Erlös berechnet. Bei einem Einsatzwert von EUR 80,00 einem Erlös von EUR 100,00 beträgt der Nutzen 20,00/100,00 = 20,0%.
Sonstiges
Auch in der Gerätewartungsstatistik-2 gibt es eine ähnliche Abfrage für den Prüfungsumfang, allerdings werden dort die Kosten pro Kopie geprüft.
24.05 allgemein Auskünfte auf dem Bildschirm Die logics systems gmbh war immer bemüht, die Bildschirme für die Erfassung und die Bearbeitung so effizient wir nur möglich zu gestalten. Effizient heißt, so wenig unübersichtliche Informationen wie möglich, aber hinreichend wie notwendig. Damit kann man sich stets auf das wesentliche konzentrieren und hat nicht eine Fülle von Daten auf dem Bildschirm, die gar nicht oder höchst selten benötigt werden. Wer braucht schon den Laden-Verkaufspreis, wenn ein Streckenauftrag erfasst wird, und was soll eine permanente Bruttonutzen-Kalkulation auf dem Bildschirm, wenn der Kunde sowieso vereinbarte Nettopreise erhält?  
Die Technik der Darstellung der COMMERZ-Bildschirme erlaubt aber,  genau diese selten benötigten Informationen bei Bedarf auch stets  abrufen zu können. Über die Eingabe von F5  wird angezeigt, was abrufbar ist, über die Eingabe des Buchstabens, der natürlich auch gleich (wenn bekannt) direkt eingegeben werden kann, werden dann meist in einem Fenster die angeforderten Daten angezeigt.
Wir halten gerade diese Darstellung und Technik in COMMERZ-ACTUELL für besonders wirkungsvoll, da dadurch auch die Geschwindigkeit der Bearbeitung erheblich gesteigert werden kann. Die Maus kann zwar in COMMERZ-ACTUELL verwendet werden, aber eine Tastatur-Eingabe in die meist wenigen relevanten Felder ist doch bedeutend schneller.
23.05 WWS EK-Preise Wenn Artikel erst bestellt werden müssen, ist es wichtig zu wissen, zu welchen Konditionen einzelne Lieferanten diese liefern können. Dabei ist ganz wichtig, dass über PBSeasy-Mail die EK-Preise verschiedener Lieferanten automatisch ins COMMERZ-ACTUELL gelangen. Damit stehen diese Daten auch immer aktuell zur Verfügung.
Sowohl in der Auftragsbearbeitung als auch im Bestellwesen können Preisspiegel abgerufen werden:
Auftragsbearbeitung:
Innerhalb der Position kann man unter anderen Eingaben mit "s" den Preisspiegel abrufen (mit F5 erhält man die möglichen Eingaben für die verschiedenen Bildschirmabrufe angezeigt):

Es werden dann aus der Artikeldatei die Daten der Lieferanten angezeigt:

Dabei wir der Lieferant, bei dem der Artikel in der Auftragsmenge am preisgünstigsten ist, rot markiert (in diesem Beispiel zu EUR 2,80, weil die Auftragsmenge 250 ist).
Bestellwesen 
Den Preisspiegel kann man auch hier durch Eingabe von "S" sich anzeigen lassen:

Auch hier wird der preisgünstigste Lieferant rot markiert:

Wenn der Artikel nun bei einem anderen Lieferanten bestellt werden soll, kann man durch Eingabe von 7=WECHSELN diese Position in einen anderen Bestellvorschlag übertragen.
19.05 FIBU OP-Daten OP-Buchungen (Rechnungen und Zahlungen) fließen in die Sachbuchhaltung ein und dürfen eigentlich nicht mehr geändert werden. In den Buchungen selbst sind aber Daten enthalten, die die Sachbuchhaltungen nicht tangieren und die lediglich für die OP-Verwaltung erforderlich sind.
Deshalb gibt es in COMMERZ-FIBU die Möglichkeit, solche Daten auch nachträglich ändern zu können:

Änderungen können z.B. erforderlich sein, wenn 
o eine Mahnung nicht versendet wurde und der Mahnungszähler zurückgesetzt werden muss
o die Zahlungsbedingung sich geändert hat
o das Valutadatum so weit in die Zukunft gesetzt werden soll, damit der Kunde für diese Rechnung keine Mahnung mehr erhalten soll
o ein spezieller Buchungstext eingegeben werden soll.
Alle Änderungen über diese Funktionen können in den SERVICE-Programmen abgerufen werden, damit man darüber auch ein Protokoll hat.  
18.05 TK Artikel ohne EK Im Ladengeschäft gibt es häufig Artikel, für die es nur einen einzigen Artikel gibt und des halb auch eine Eingabe der verschiedenen EK-Preise nicht möglich ist. Das lässt sich an dem Beispiel "Glückwunschkarten" leicht verdeutlichen:
Es gibt nur einen Artikel "Glückwunschkarten", aber die einzelnen Karten haben verschiedene VK-Preise. Um eine weitgehend korrekte Statistik für den Bruttonutzen zu erhalten, ist aber ein EK-Preis erforderlich. Da im Artikel nur ein EK-Preis hinterlegt werden kann, müsste theoretisch (aber total praxisfremd) der EK-Preis (ermittelt und) eingegeben werden. 
Für dieses Problem hat COMMERZ aber eine elegante Lösung:
Im Artikelstamm kann ein Prozentsatz hinterlegt werden, der den an der Kasse eingegebenen VK-Preis entsprechend reduziert und als EK-Preis hinterlegt.

Der Prozentsatz wird in den ersten drei Stellen des WAWI-Schlüssels hinterlegt, wobei die dargestellte Ziffernfolge 250 einen Prozentsatz von 25,0 bedeutet. Der EK- und der VK-Preis sind auf Null zu belassen.
Ein Kassenvorgang könnte dann folgendermaßen aussehen:

Der dieser Position zugeordnete Einkaufs-Preis kann man z.B. in der Auftragsbearbeitung ansehen:

und

Der VK-Preis von EUR 3,00 (ohne MwST) wurde um 25% reduziert, sodass sich ein EK-Preis von EUR 2,25 ergibt.
Der Prozentsatz selbst ist natürlich nur ein durchschnittlicher Satz, der aber zumindest einen weitgehend realistischen EK-Preis zuordnet. Ganz schlecht für eine Betrachtung der an der Kasse erzielten Bruttonutzen ist, wenn man die EK-Preis auf Null belässt.   
17.05 TKD Auftragszeiten Für jeden Auftrag werden (bisher) 2 Zeiten gespeichert, die auch in der Historie-Auskunft jetzt ausgewiesen werden:
1. Auftragseingangsdatum und Uhrzeit (automatisch im erweiterten Kopfbildschirm)

Sofern Aufträge zeitnah erfasst werden, stellt dieses Datum auch den Auftragseingang dar. Datum und Zeit können aber auch geändert werden.
2. Reparaturdatum mit Uhrzeit, eingebbar bei der Leistungserfassung.

Wenn das erste Datum den Auftragseingang darstellt und das zweite  Datum das Reparatur(ende)datum, dann kann man daraus ermitteln, wie schnell auf eine Störung reagiert wurde und wann der Techniker beim Kunden erschien (Endezeit minus Technikerzeit). Für eine vollständige Speicherung der Auftragsabläufe ist eigentlich noch die Zeit des Reparaturbeginns erforderlich. Diese Zeit müsste derzeit (noch) als Textposition erfasst werden, sofern sie denn notwendig ist.
Aber allein durch die kompakte Ausgabe in der Historie hat der Fachhändler jetzt schon einen ganz guten Überblick über den Auftragsablauf:
16.05 allgemein "da brauchen wir ja nur noch Rechnungen schreiben" Das ist so richtig, denn COMMERZ-ACTUELL unterstützt automatisch auf elektronischer Basis den gesamten Ablauf eines Kundenauftrages. Das folgende Bild zeigt den generellen Ablauf:



Ganz allgemein läuft ein solcher Kundenauftrag folgendermaßen ab: 

1. Die Webshop-Aufträge werden automatisch übernommen, Aufträge können protokolliert werden, etwaige Fehler werden erkannt und ausgewiesen. 
2. Der gesamte Auftrag (oder nur ein Teil davon, wenn Artikel nicht durch das Logistikzentrum geliefert werden kann) wird an das Logistikzentrum weitergeleitet.
3. Der Kunde erhält die Ware vom Logistikzentrum.
4. Der Fachhändler erhält die Information, was geliefert worden ist, bzw. etwaige Hinweise über Nichtlieferung oder Ersatz in Form eines Liefer-Avises. Diese Daten können wiederum protokolliert werden und werden dazu verwendet, die Mengen in "zu fakturieren" einzutragen.
5. Der Fachhändler erhält die Rechnungsdaten, die ebenfalls in COMMERZ verarbeitet werden können.
6. Der Fachhändler braucht dann nur noch die Rechnung abzurufen.

Dieser Ablauf läuft vollautomatisiert ab, kann aber auch gezielt überwacht werden und enthält auch Änderungen in COMMERZ-ACTUELL, um das Verfahren noch effizienter zu gestalten.  

12.05  WWS Gutschriften Gutschriften sollten nur auf von Mitarbeitern mit gewisser Kompetenz erstellt werden können. Eine Überwachung kann man folgendermaßen durchführen: 
Einem Kunden kann man auf zwei Arten etwas gutschreiben:
1. Auftrag mit Auftragsart 10  (bis 19)
2. Auftrag mit Auftragsart 00 bis 09 mit Position und negativer Menge.
Wenn man diese Gutschriften zwischendurch einmal prüfen möchte, kann dieses über die Auftragsprüfliste erfolgen:

Damit erhält man alle Positionen, die aus der genannten Konstellation entstanden sind. Ob überhaupt Aufträge (Gutschriften) mit den anderen Auftragsarten (11 bis 19) oder noch andere Auftragsarten erfasst wurden, kann man über die Geschäftsdaten ermitteln. Wenn ja, dann müsste man die Prüfliste nochmals mit den anderen Auftragsarten erstellen.       
11.05 allgemein Lästige Arbeiten Es ist seit jeher  Ziel der logics systems gmbh, den Fachhändler in der Praxis in allen Belangen der Datenverarbeitung intensiv zu unterstützen. Deshalb wurden in COMMERZ eine Fülle von Funktionen und Hilfsmittel integriert, die den Aufwand minimieren und die dazu führen, schnell zu Ergebnissen zu kommen.
Leider müssen wir häufig feststellen, dass diese nicht ausreichend genutzt werden. Sei es bei der Anlage/Änderung von Nettopreisen, beim Finden oder der Änderung von Artikeln oder bei der mühsamen Erfassung von Aufträgen aus CAD mit T-Positionen und anderes mehr.
Und dabei gibt es eine ganz einfache Lösung:
Sobald man erkennt, dass eine Tätigkeit in COMMERZ mit viel Aufwand verbunden ist, sollte man dieses umgehend unserer Hotline mitteilen. Wir sind dabei sicher, dass diese gemeinsam mit dem Fachhändler eine elegante (meist kostenlose) Lösung findet, sodass dieser Zeit, Aufwand und Kosten spart.
Also, schnellstens Kontakt aufnehmen, wenn solche lästigen Arbeiten auch bei Ihnen auftreten.
10.05 TKD Vertragsrechnung Was bedeutet eigentlich "NULL-POS-ZÄHLER DRUCKEN" im Parametersatz genau ? 

Generell geht es darum, Zählerabrechnungen nicht auszugeben, wenn die Freien Einheiten überwiegen und somit für die Kopien nichts abzurechnen ist.
Die Steuerung über "NULL-POS-ZÄHLER DRUCKEN" beim Rechnungsdruck für Verträge ist in Zusammenhang mit dem Feld "NULLRECHNUNG DRUCKEN" zu sehen. Letzeres war zunächst vorgesehen, um den Rechnungsdruck zu unterdrücken, wenn am Ende sich ein Rechnungsbetrag von Null ergibt. Das hat aber dann in der Praxis nicht ausgereicht, weil Rechnungen mit Zähler und Wartung/Miete auf jeden Fall einen Betrag grösser Null ergeben und dann doch wieder Zählerdaten mit einem Betrag von Null gedruckt wurden.
Deshalb wurde das Feld "NULL-POS-ZÄHLER DRUCKEN" hinzugefügt, das nun steuert, ob Zählerpositionen mit einem Wert von Null gedruckt werden sollen oder nicht. 
Die Kombination der beiden Felder steuert den Druck der Zählerergebnisse, wenn diese nun Null sind:
o Nur Zähler-Abrechnung auf der Rechnung: 
nur "NULL-RECHNUNG (J/N) entscheidet.
o  Zähler und Wartung/Miete auf der Rechnung
nur wenn beide Felder auf "N" stehen werden die Zählerdaten nicht gedruckt.
09.05 WWS/TK Nettopreise Bei der Anlage von Nettopreisen (kunden- oder kundengruppenbezogen) ist es eigentlich erforderlich, dass für jeden Artikel ein Preis eingegeben werden müsste. Das ist natürlich sehr aufwendig, wenn man z.B. für einen Artikel, der in verschiedenen Farben lieferbar ist, für alle Farben einen (gleichen) Nettopreis anlegen muss. 
Aber auch da hat COMMERZ-ACTUELL eine Lösung:
Ganz entscheidend ist, welche Artikelnummernstruktur der Fachhändler verwendet:
1. Struktur von büro actuell / Soennecken
Hier kann man das bekannte Verfahren verwenden, mit dem man durch Eintragung von "xx" in den letzten 2 Stellen der Artikelnummer bestimmt, dass diese nur einmal erforderliche Definition für alle Farben gilt.
2. Alphanumeriche Artikelnummernstruktur
Hier kann man mit sogenannten Verbundkennzeichen arbeiten, über das gleichartige Artikel kenntlich gemacht werden. Dazu muss man lediglich in ein noch freies Feld in den Artikelstämmen (z.B. KATALOG-2) gleichartiger Artikel ein gleiches Merkmal (z.B. Teil der Artikelnummer, wie 1080) eintragen. 

Dann genügt es, bei der Anlage der Nettopreise einen beliebigen Artikel zu nehmen und dort den Preis zu hinterlegen. COMMERZ findet dann automatisch diesen Nettopreis auch, wenn ein anderer Artikel (mit gleichem Verbundkennzeichen) im Auftrag oder an der Kasse eingegeben wird. 
Diese verkürzten Definitionen sollten unbedingt verwendet werden, um den erheblichen Aufwand für Erfassung und auch Änderung zu reduzieren.
Übrigens:
Der Text des Artikels in der Nettopreisanlage kann auch so geändert werden, dass er nicht eine bestimmte Farbe enthält, sondern z.B. den Text "alle Farben". 
und:
Die in den Nettopreisanlagen enthaltenen Artikel dienen lediglich dazu, den Preis zu definieren; Details über die Verkäufe verschiedener Farben erhält man über die anderen Statistiken.
Aber:

Es muss allerdings mit der hotline abgestimmt werden, welches Feld im Artikelstamm für das Verbundkennzeichen verwendet werden soll.
05.05 FIBU OP-Salden In der integrierten COMMERZ-FIBU gibt es den Menüpunkt "AUSGLEICH OFFENE POSTEN, der hauptsächlich dazu gedacht ist, nachträglich nicht zugeordnete Buchungen oder Gutschriften und Rechnungen auszugleichen:

Dabei verändert sich der Saldo des Kontos natürlich nicht. 
Bei machen COMMERZ-Anwendern, vornehmlich die, die die COMMERZ-FIBU als OP-Verwaltung nutzen, gibt es bei WAHL auch die Möglichkeit einen offen Posten zu löschen, wobei allerdings lediglich das Kennzeichen "AUSGEGLICHEN" auf "J" gesetzt wird. Da sich in der Sachbuchhaltung nichts ändert, entsteht natürlich eine Differenz zwischen dem aktuellen Saldo und der Summe der (restlichen) Buchungen, die häufig schon zu Anfragen bei der Hotline geführt haben.
Deshalb ganz wichtig: Funktion Löschen nie nutzen, wenn COMMERZ-FIBU als Vollbuchhaltung eingesetzt wird. Etwaige Differenzen sind immer über entsprechende Buchungen zu erreichen, wie z.B. nachträgliche Ausbuchung von Skontobeträgen. Wir haben vorsichtshalber bei den meisten FIBU-Anwendern die Löschfunktion nicht freigegeben. 
04.05 WWS Zugriffs-
berechtigungen
Ein ganz wichtiges Instrument zur Verhinderung von Daten-Missbrauch, von versehentlichen Aufrufen von unangebrachten Funktionen oder der Zugriff zu relevanten Daten ist die Anlage von Benutzerkennungen. Leider muss die Hotline häufig feststellen, dass dieses Werkzeug gar nicht oder nur sehr eingeschränkt genutzt wird.
Über den Menüpunkt ZUGRIFFSBERECHTIGUNG kann man Benutzerkennungen anlegen, die Voraussetzungen sind, um COMMERZ überhaupt starten zu können. Die Benutzerkennungen steuern Freigaben oder Sperren von Funktionen und bieten die Möglichkeit spezielle Vorgaben festzulegen, die dann innerhalb des Arbeitens mit COMMERZ nicht mehr explizit eingegeben werden müssen. Beispiel aus COMMERZ-ACTUELL-WWS, andere Bausteine entsprechend:

Im Einzelnen können folgende Vorgaben angelegt werden:
1. Menüpunkte
Für jeden Menüpunkt der 12 Aufgabenkomplexe kann der Aufruf gesperrt (N)  oder freigegeben (J) werden. 
Ausnahmen:
o Bei SDV kann auch ein "A" (=AUSKUNFT) eingetragen werden, sodass lediglich die Funktion 4 (Auskunft) möglich ist. 
o Bei AUS und 07 (=PREISAUSKUNFT) können auch die Ziffern 1, 2 oder 3 eingegeben werden, die als verbindliche Vorgabe für CODE gelten. Damit kann man steuern, dass bei einer bestimmten Benutzerkennung (z.B. Kasse) beim Aufruf der Preisauskunft nur die VK und keine EK-Preise angezeigt werden.
2. RECHN.-DRUCK
Sperrt den Rechnungsdruck nach der Auftragsbearbeitung. Sonstige Möglichkeiten des Rechnungsdrucks sind zusätzlich über die Menüpunkte zu sperren.
3. DRUCKVORGABE
Name der Vorgabe-Datei, unter dem die Druckernummern für spezielle Ausgaben vordefiniert werden können (siehe Druckerdefinitionen).
4. DATUMSÄNDERUNG
Steuert, ob das beim Start zu bestätigende Datum geändert werden darf oder nicht (sollte nur für kompetente Mitarbeiter freigeschaltet sein).
4. VORGABE ABSATZBEREICH
Bei der Angebots- oder Auftragsbearbeitung wird dann dieser Absatzbereich vorgegeben. Sinnvoll z.B. für Kassen, der Ergebnisse damit einem speziellen Absatzbereich zugeordnet werden sollen, oder auch für OBJ-Aufträge, wenn der (spezielle) Mitarbeiter mit dieser Benutzerkennung COMMERZ aufruft.
5. CODE KASSENFUNKTION
Code-Wort, dass bei bestimmten Funktionen zusätzlich angefordert wird, um die Funktion aufrufen zu können.
  

Die Zugriffsberechtigungen schützen Ihre Daten und bewirken durch die möglichen Vorgaben, dass die Anwendung von COMMERZ sicherer und effizienter wird. 
03.05 TKD Verträge Für einen Fachhändler haben wir folgende Funktion ins COMMERZ integriert: "Anzeige der Vertragsdokumente innerhalb von COMMERZ".
Dazu haben wir folgendes Verfahren realisiert.
Die Verträge müssen im Verzeichnis "gerpdf.d" im pdf-Format abgestellt sein. Der Dateinamen muss wahlweise die Gerätenummer oder der Kunde sein. Die Anzeige der Vertragsunterlagen erfolgt dadurch, dass man in der  Auftrags- und Leistungsbearbeitung in der untersten Zeile ein "p" eingibt:
Danach wird dann das gespeicherte Dokument ausgegeben:
  
Damit können beliebige Dokumente (auch Zusatzinformationen zum Vertrag) direkt angezeigt werden.
Auf Wunsch des Fachhändlers werden wir diese Funktion noch erweitern, z.B. einen Aufruf auch innerhalb der Installationsverwaltung erlauben oder die Zugriffe auf die pdf-Dateien weiter differenzieren.
Diese Funktion ist in der Version 3.03 (oder auf Wunsch auch früher) verfügbar. Anregungen zu diesem Thema gerne an die Hotline.
02.05 WWS Webshop Die Verwendung von Webshops nimmt bei unseren COMMERZ-Anwendern immer mehr zu. Die dazu erforderlichen Funktionen, wie Bereitstellung von Artikeldaten beliebigster Art und die automatische Übernahme der Webshop-Aufträge als WWS-Auftrag stehen seit längerer Zeit bereits zur Verfügung und im Einsatz. 
Dazu gibt es aktuell folgende Problematik und Lösung:
Die übernommenen Webshop-Aufträge werden natürlich geprüft und können auch protokolliert werden. Bei der Prüfung, ob der Artikel auch im COMMERZ vorhanden ist, wird vorrangig der EAN-Code zu Grunde gelegt. Dieser ist aber bei etlichen Anwendern (oder in den Webshop-Daten) nicht immer korrekt versorgt. Die Folge ist, dass Artikel als fehlerhaft ausgewiesen werden. 
Wahlweise kann man aber auch die Artikelnummer selbst zum Vergleich verwenden, was insbesondere bei Soennecken-Artikel im Webshop eine höhere Trefferzahl ergibt.
Die Hotline kann dieses auf Wunsch gerne einstellen.  
28.04 WWS Teillieferung Im Kundenstammsatz kann man im Feld TEILLIEFERUNG ERLAUBT neben "J" und "N" auch eine Ziffer 1, 2 oder 3 eingeben. Eine solche Eingabe wirkt sich auf die Aufträge des Kunden dergestalt aus, dass anfangs Teillieferung erlaubt ist, nach 1 bis 3 Lieferungen (je nach Ziffer) aber diese nicht mehr zugelassen wird. Dazu wird das Kennzeichen im Auftrag automatisch auf "N" gesetzt, kann aber selbstverständlich auch wieder geändert werden. 
Nützlich ist dieses Kennzeichen, wenn man z.B. bei bestimmten Kunden nicht mehr als 2 Teillieferungen zulassen möchte. In diesem Fall ist dort eine "1" einzutragen. Das bewirkt, dass nach der ersten (Teil-)Lieferung der Kunde die nächste Lieferung nur komplett erhält (sicherlich eine Image-Frage für den Fachhändler oder ?).
27.04 TKD Zähler-Bezeichn. Anfangs wurden die Zähler-Bezeichnungen einfach mit ZÄHLER 1/2/3/4 dargestellt, wobei es sowohl für den Kunden als auch für den Fachhändler selbst schwierig war, genau zu wissen, was dann mit dem Zähler gezählt wird. Anfang 2009 wurden dann die Text-Ausgaben für die verschiedenen Zähler variabel gestalten. Damit wurde erreicht, dass auf den Anforderungen zur Zählerstandsmitteilung (Zählerstandsanforderungen, Faxbriefe oder E-Mails) eine exakte Bezeichnung ausgewiesen wird (z.B. A4-farbig, A3-schwarz oder Scan). Außerdem werden diese Bezeichnungen auch bei der Erfassung der Zählerstände mit ausgeben:

Die Überschriften ZÄHLER 1/2/3/4 wurden dann ersetzt oder erweitert um die genauen Bezeichnungen. Berücksichtigt werden muss dabei auch, dass die Funktion "VARIABLE ZÄHLERTEXTE" eingeschaltet ist, die ja schon seit langem die Möglichkeit bietet, auf den Vertragsrechnungen korrekte Zählertexte auszugegeben.
Für die Anlage der verschiedenen Bezeichnungen wurden im Parametersatz 9 die Eingaben um Textnummern für "TEXT ZÄHLERBEZEICHNUNG" bei einem, zwei und vier Zähler erweitert.
26.04 WWS Abholschein Die Auftragsart 93 (Abholschein) ist dafür gedacht, dass Fahrer nur Artikel zurücknehmen dürfen, wenn sie einen solchen Abholschein dafür habe. Damit ist dann ausgeschlossen, dass ohne die Zustimmung der Verwaltung, (alte) Ware beliebigst wieder zurückgenommen wird und dass der Vorgang auch entsprechend protokolliert wird. 
Nach dem Erfassen eines solchen Auftrages kann ein Abholschein gedruckt werden, auf dem der Fahrer die Rücknahme quittieren kann. Ist die Ware im Haus, kann die Auftragsart in "10" (Gutschrift) geändert werden, sodass der Kunden auch eine entsprechende Gutschrift erhält.   
20.04 TKD Freie Einheiten

Es gibt (alle möglichen) Vertragskonditionen, bei denen der Kunde am Jahresende die nicht genutzten Kopien (Freie Einheiten) vergütet bekommen soll.
Dazu gibt es in COMMERZ-ACTUELL zumindest zwei gängige Lösungen:

1. Statt der Wartungspauschale werden Abschläge berechnet, und bei der Zählerstands-Abrechnung am Jahresende ergibt sich dann automatisch ein zu berechnender Betrag oder eine Gutschrift. Beispiel für monatliche Abschläge und jährliche Zählerabrechnung:

2. Normaler Vertrag mit Wartung, Zähler und Freie Einheiten. Dann kann man am Jahresende sich über die Funktion "AUFGELAUFENE FREIKOPIEN" den Überhang ausweisen lassen. Über die Funktion "SONSTIGE ERLÖSE" (auch mit negativen Werten eingebbar) könnte dann z.B. bei etwaigen sonstigen Gutschriften die Wartungsbilanz entsprechend verändert werden. 

Fazit: Unter Nutzung der in TKD vielschichtig vorhandenen Funktionen können auch Ausnahmen leicht abgewickelt werden. Sollten Sie solche speziellen Vertragskonditionen bei sich haben, finden wir sicherlich dafür im Standardumfang von TKD gemeinsam auch eine Lösung dafür.

19.04 WWS/OBJ Vermietung Über die Auftragsart 96 "Vermietungen" können Aufträge abgewickelt werden, bei denen Artikel (z.B. Geräte) nur vermietet werden:

Das ließe sich zwar auch über die Auftragsart 90 "Kommissionsauftrag" abwickeln, weil ja lediglich ein Lieferschein benötigt wird. Die Auftragsart 96 beinhalten aber zusätzlich, dass die Daten in die Provisionen einfließen. Dazu ist bei den Positionen neben dem vorhandenen EK-Preis auch ein fiktiver VK-Preis einzugeben. Bei dem Verkäufer werden dann die beiden Werte in seiner Provisionsabrechnung entsprechend berücksichtigt. Dieses erfolgt jedoch ohne dass weitere Umsätze verbucht werden. Insofern dient diese Auftragsart lediglich dazu, die Provision der Verkäufer gleich mit der Eingabe des Auftrages korrekt zu erfassen. 
Die Alternative dazu wäre für das Gerät zu den Mietvertragsdaten einen speziellen Mietvertragsartikel, wie z.B. "Mieterlöse Herr Huber", hinzuzufügen, auf den dann bei jeder Mietrechnung diese Erlöse automatisch verbucht werden, um daraus die Provision zu errechnen.    
18.04 allgemein Kommunikation mit Hotline Bitte alle E-Mails, die unsere Hotline betreffen, immer an hotline@logicssystems.de versenden; andere E-Mail-Adressen werden ggf. nicht aktuell bearbeitet.
14.04 WWS Wechsel der Auftragsart Warum kann man die Auftragsart nicht mehr ändern, nachdem man mit der Erfassung von Positionen begonnen hat ?
Sobald man die die Bildschirme zur Positionserfassung (auch nur) aufgerufen hat, wird intern eine Fülle von Kennzeichen gesetzt, die genau auf die im Kopfsatz eingegebene Auftragsart abgestimmt sind. Zudem werden  insbesondere bei den Artikeln Daten verändert, wenn z.B. eine Position abgeschlossen wird. Der Aufwand das alles wieder rückgängig zu machen, wenn man z.B. aus einer Rechnung eine Gutschrift machen möchte ist beträchtlich und wurde deshalb auch nicht realisiert. Hat man sich in der Auftragsart vertan, bleibt dann nur nach die Stornierung des Auftrages, wobei lediglich bereits erfasste Positionen wieder gelöscht werden müssten.
Es gibt aber in zwei Fällen die Möglichkeit der Änderung der Auftragsart:
1. Aus einer Probestellung (91) kann in Rechnung (00) oder in Rücknahme gewechselt werden (je nachdem, ob der Kunden die Ware behalten oder zurückgeben möchte).
2. Aus einem Abholschein (93) kann in Gutschrift (10) gewechselt werden, wenn die Ware im Haus angekommen ist. 
13.04 OBJ(neu) Kopieren In COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) kann man bei der Bearbeitung von Angeboten oder Aufträge einzelne Positionen oder Positionsbereiche kopieren. Bei Eingabe von F2 statt einer Artikelnummer kann man folgende Daten eingeben:

Über die ersten beiden Eingabemöglichkeiten können Positionen übernommen werden, die aus vorgelagerten CAD-Systemen stammen. Über die nächsten Felder kann entweder ein Auftrag oder ein Angebot ausgewählt werden, aus denen Positionen übernommen werden sollen. Kopieren kann man damit auch bereits erfasste Positionen aus dem gerade in Bearbeitung befindlichen  Angebot oder Auftrag. Damit können dann z.B. wiederkehrende Beschreibungen (gleicher Schreibtisch in verschiedenen Räumen) einkopiert werden und es ist dann nicht mehr erforderlich, die einzelnen Position nochmals (mehrfach) einzugeben.
Auch Standardausführungen, die sich z.B. aus mehreren Artikeln zusammensetzen, können vordefiniert werden und ganz einfach in neue Angebote oder Aufträge eingebracht werden. 
Diese Funktion des Einkopierens kann sehr vielschichtig eingesetzt werden und erspart erheblichen Aufwand an Erfassungsarbeit.
12.04 FIBU Mahnungen

In der FIBU wird generell davon ausgegangen, dass die Mahnungen in einem zeitlichen Abstand erstellt werden (z.B. alle 14 Tage). Es gibt aber in der FIBU auch die Variante, dass der Mahnlauf täglich oder zumindest in kurzen Abständen durchgeführt wird und (über einen vordefinierten Zeitabstand) geregelt, nur die Kunden gemahnt werden, die dann fällige Rechnungen haben.
Diese Variante muss über die Hotline gesondert eingestellt werden
11.04 allgemein Schnellere Eingaben An nun fast allen Stellen kann man bei der BIS-Eingabe (z.B. VON KUNDE ....   BIS KUNDE ...) die F2-Taste verwenden, um den VON-Wert zu kopieren. Da es oft vorkommt, dass man nur einen Kunden, einen Artikel, ein Gerät  oder einen Auftrag auswählen möchte, erleichtert diese Eingabe die Erfassung doch ganz beträchtlich (man muss es nur anwenden).
07.04 TKD Vertragsnummer auf Rechnung In COMMERZ-ACTUELL-TKD kann man für jedes Gerät eine Vertragsnummer eingeben. Diese Vertragsnummern können auch auf den Vertrags-Abrechnungen gedruckt werden, aber dazu sind zwei Voraussetzungen zu erfüllen:
Zum einen ist im Parametersatz-0 das Feld VERTRAGSNR. AUF ABRECHNUNG auf "J" zu setzen:

und zum anderen ist im Parametersatz-10 unter VERTRAGSNR.-TEXT AUF ABRECHNUNG ein Text einzugeben, der auf den Abrechnungen vor der Vertragsnummer ausgegeben wird:

Dieser Text wird aber dann nicht gedruckt, wenn beim Gerät keine Vertragsnummer hinterlegt ist. Damit kann man erreichen, dass nur für bestimmte Geräte oder Kunden die Vertragsnummer gedruckt wird und für die anderen nichts ausgegeben wird. Zudem besteht damit die Möglichkeit durch Vorgabe eines "neutralen" Textes im Parametersatz-10 auch andere Hinweise für spezielle Geräte auszuweisen. 
06.04 WWS Gutschriften

Wenn in COMMERZ-ACTUELL-WWS über den Aufgabenkomplex FAKTURIERUNG über BEARBEITUNG VON RECHNUNGEN für einzelne Rechnungen Gutschriften erstellt werden, dann wird  auch hier nach dem Druck abgefragt, ob der Ausdruck OK ist. Bei einer Eingabe von "N" kann man aber bei der nachfolgenden erneuten Druckeranfrage keinen Abbruch durch Leereingabe oder durch  Drucker 99 erzwingen, sondern man muss immer einen definierten Drucker angeben und den Druck letztlich mit "J" bestätigen.

Dieses Verfahren wurde deshalb so eingeführt, damit für den Papierausdruck der Gutschrift intern auch immer eine nachvollziehbare Verbuchung erzwungen wird. 

Wenn man also eine Gutschrift mit dieser Funktion zu erstellen beginnt, muss man wissen, dass auf jeden Fall diese Gutschrift auch beendet und abgeschlossen werden muss.

05.04 WWS OP-Auskunft Bisher konnte man sich die OFFENEN POSTEN eines Kunden nur dann anzeigen lassen, wenn die COMMERZ-ACTUELL-FIBU im Einsatz war. Dazu war es lediglich erforderlich,  im Kopfbildschirm die "Wundertaste" F3 eizugeben:

In den einzelnen OFFENEN POSTEN werden auch die Fälligkeit und die Mahnstufen angezeigt; auch der gesamte Saldo wird oben ausgewiesen.
Zudem wird dann eine Information auf den Bildschirm ausgegeben, wenn der Kunden für eine Rechnung bereits die 2. Mahnung erhalten hat.
Neu ist jetzt, dass diese Funktion auch beim Einsatz der DATEV-FIBU möglich ist. Dazu sind in regelmäßigen zeitlichen Abständen (z.B. täglich, nachts) aus DATEV die OPs zu exportieren und in eine "Mini"-COMMERZ-FIBU zu übertragen. Diese Funktionen können so automatisiert werden, dass kein weiterer Arbeitsprozess erforderlich ist.
Weitere Informationen gerne durch die Hotline. 
04.04 TKD Online-Kunden-
Center
Logics hat den Auftrag eines Fachhändlers erhalten, für den TKD-Bereich ein Online Kundencenter zu integrieren. Funktionell sollen dabei 3 Aufgaben abgewickelt werden:
1. Bestellungen PBS (so wie Webshops)
2. Bestellung von Verbrauchsmaterial (durch Anzeige der Kundengeräte und der dazu möglichen Artikel aus der Artikeltabelle)
3. Mitteilung vom Kunden über Störungen oder sonstige Informationen
Hat jemand Interesse an diesen Funktionen?
Dann  bitte schnellstens Info an uns.
31.03 TKD Kosten-
voranschlag
Der Kostenvoranschlag kann nun auch entsprechend wie Abrechnungsbelege auch mit den EK-Preisen (zusammengefasst über die Verrechnungsarten) ausgegeben werden. Damit lassen sich die Konditionen eines KV besser kontrollieren.
30.03 FIBU fehlende Rech- nungsnummern In COMMERZ wird eigentlich die Lückenlosigkeit der Rechnungsnummern garantiert; es gibt aber Situationen, bei denen vermeintlich Rechnungsnummern fehlen:

1. Verwendung nur eines Nummernkreises für Rechnungen aus WWS/OBJ und TKD. Da die Rechnungsausgangsbücher für die Programmbausteine und nicht insgesamt ausgedruckt werden, fehlen natürlich immer die, die in dem anderen Baustein vergeben worden sind.
2. Wenn ein Rechnungsdruck nicht abgeschlossen wird (DRUCK IN ORDNUNG = "N" und ABBRUCH),  weil aus irgendeinem Grund, die Rechnung erst im nächsten Monat geschrieben werden soll, dann fehlt diese Rechnungsnummer natürlich in dem betreffenden Monat, taucht aber im nächsten Monat wieder auf. Diese Situation kann man prüfen, wenn man in den Hilfsprogrammen den Punkt 5.SUCHEN RECHNUNGSNUMMERN aufruft.
3. Wenn die DATEV-Schnittstelle verwendet wird, dann können dort Rechnungen fehlen, weil etwaige "Null"-Rechnungen aus TKD nicht nach DATEV transferiert werden (führt angeblich zu Fehlern in DATEV)
4. Ansonsten können Rechnungsnummern nur fehlen, wenn außergewöhnliche Situationen (Abstürze oder unsachgemäße Wiederherstellungen von Datenzuständen) aufgetreten sind. 

Der Hinweis "fehlende Rechnungsnummer" kommt natürlich beim Druck des Rechnungsausgangsbuches nur dann, wenn dieser nach Rechnungsnummern sortiert wird.   
29.03 TKD Farbtoner Auch die Farbtoner lassen sich überwachen. Dazu ist es aber erforderlich, bei der Auftragserfassung nach Möglichkeit auch für den 2. Zähler den aktuellen Zählerstand einzugeben:

und noch viel wichtiger ist, beim Positionsbildschirm die Zählernummer einzugeben (hier natürlich dann "2"):

Danach kann man sich dann (hier nur als Beispiel) die Historie und den Status des Toners ansehen:
 
28.03 allgemein andere Preise ohne Taschenrechner Üblicherweise werden an der Kasse immer die Preise inkl. Mehrwertsteuer und in der Auftragsbearbeitung die Preise ohne Mehrwertsteuer verwendet. Es kann aber vorkommen, dass man diese gerade in der anderen Darstellung zur Verfügung hat:
An der Kasse wird ein Artikel verkauft, dessen Preis aus dem Katalog (also ohne MwSt) entnommen wurde, oder im Auftrag wird ein Artikel aus dem Laden eingebracht, der inklusive Mehrwertsteuer ausgezeichnet ist.
Dann braucht man den Preis nicht erst über einen Taschenrechner ermitteln, sondern kann in sich ganz einfach errechnen lassen:
1. Kasse (ab Version 3.03 oder individuell)
Dazu muss man lediglich vor dem VK-Preise ein "n" setzen und COMMERZ errechnet dann den Preis inkl. MwSt:
Ausgangssituation
:

Eingabe "n" und Preis ohne MwSt:
 
Ergebnis:


Auftrag:
Ausgangssituation:

Eingabe: "b" und Preis mit MwSt:

Ergebnis:


Fazit: Man braucht in COMMERZ (auch an anderen Stellen) keinen Taschenrechner !!!
  
24.03 FIBU IDEA-
Schnittstelle
Die Betriebsprüfer akzeptieren nur noch in ganz seltenen Fällen, dass ihnen die Buchungsdaten nicht in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Insbesondere wenn bekannt ist, dass diese sich aus der COMMERZ-FIBU über die IDEA-Schnittstelle auch erstellen lassen. Zwischenzeitlich wurde diese Schnittstelle auch so erweitert, dass beim Abschluss eines Wirtschaftsjahres automatisch der Export generiert und gespeichert wird. So entstehen dann sukzessive für alle Jahre die von Prüfer erwarteten Daten, die im Verzeichnis COMMERZ auch für frühere Jahre immer abrufbar sind. 
Dieser Export wurde bereits mehrfach von Prüfern verwendet und nicht beanstandet. 
Wer diese Schnittstelle bisher nicht installiert hat, sollte dieses unverzüglich tun, weil durch die Veränderung der Datenstrukturen eine Generierung früherer Jahre (wenn überhaupt) nur mit erheblichem Aufwand möglich ist.  
23.03 allgemein E-Mails  Über bestimmte WORD-Drucker-Einstellungen kann man auch direkt aus COMMERZ E-Mails als Anhang im PDF-Format versenden. Dieses kann z.B. gerade im Einrichtungsbereich mit COMMERZ-OBJ (neu) für Angebote oder Auftragsbestätigungen ganz nützlich sein. 
Voraussetzung ist der Einsatz von WORD ab 2007 (mit unserer Hotline abstimmen), COMMERZ unter WINDOWS-32-Bit und die Nutzung des logics-eigenen Kommunikationsbausteins MfCenter. Es ist dann ein "Spezialdrucker" anzulegen und unter WORD ENDMAKRO diesen so zu kennzeichnen, dass ein PDF-File erzeugt wird.
  
Wenn im Kundenstamm eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, wird diese vorgeschlagen, sie kann aber auch geändert werden. Ist keine E-Mail-Adresse vorhanden, kann sie direkt auch eingegeben werden.
22.03 WWS Überarbeitung von Kunden Wenn man (alle, viele) Kunden überarbeiten oder prüfen möchte, kann man einen kleinen Trick anwenden: Wenn man den ersten Kunden mit ABBRUCH oder ENDE abgeschlossen hat, wird eigentlich eine neue Kundennummer erwartet. Man kann aber stattdessen auch sofort CURSOR DOWN eingeben und erhält dann die Daten des nächsten Kunden auf dem Bildschirm angezeigt, den man wiederum entsprechend abschließen muss. Man erspart sich also die Eingabe des nächsten Kunden (, dessen Kundennummer man vielleicht auch gar nicht weiß).
Übrigens: Das geht auch mit CURSOR UP, dann aber mit absteigenden Kundennummern. 
21.03 allgemein Jubiläum Im März jährt sich jetzt die Ausgabe der logics-news zum 7. Mal. Über 1500 Beiträge wurden veröffentlicht, wobei auch der Mitbewerb die Themen als Anregung nutzt, um nicht funktionell weiter ins Hintertreffen zu geraten. Manchmal wünschen wir uns mehr Feedback von unseren Kunden, um die Bedürfnisse und Notwendigkeiten aus der Praxis noch mehr unterstützen zu können. Wir meinen aber, dass wir in Zusammenarbeit mit unseren Kunden  gerade auf diesem Gebiet der täglichen praxisnahen Abwicklung viel erreicht haben und dass die (in der Branche einmaligen) logics-news hierzu auch einen großen Teil beigetragen haben.
Wir sind zuversichtlich, dass wir auch das 10-jährige noch schaffen werden.  
17.03 TKD "Null"-Rechnungen Sogenannte "Null"-Rechnungen entstehen bei der Vertragsabrechnung immer dann, wenn die Freien Einheiten größer sind als die kopierten Seiten und deshalb nichts zu berechnen ist. Diese "Null"-Rechnungen kann man gesteuert über den Parametersatz auch unterdrücken, sodass auch keine Rechnung in die FIBU übertragen wird. Wird eine "Null"-Rechnung erzeugt, muss diese wegen der Lückenlosigkeit der Rechnungsnummern auch in die FIBU übernommen und dort gesondert ausgebucht werden.
Eine Unterdrückung der Ausgabe der "Null"-Rechnungen führt nun leider dazu,  dass der Kunde bei der Prüfung der Zählerstände Probleme bekommt.
Beispiel:
1. Letzter Zählerstand auf letzter Rechnung: 40.000
2. Neu gemeldet: 44.000 
3. Bei Freikopien von 5.000 bekommt der Kunde keine Rechnung
4. Nächste Meldung: 54.000
5. Dann bekommt der Kunde eine Rechnung mit:
   
alter Zählerstand = 44.000 (und den kennt der Kunde nicht, weil er   
   nie einen Beleg darüber erhalten hat)......
Aus diesem Grunde versenden viele Fachhändler die "Null"-Rechnung auch an  (ausgewählte) Kunden.
Wir planen hier eine Erweiterung, die wir gerne abstimmen möchten:
Statt der ´"Null"-Rechnung wird ein Beleg ausgegeben, der genau so aussieht wie die Rechnung, der aber nicht "RECHNUNG" sondern "ZÄHLER-INFO" heißt, der keine Rechnungsnummer enthält und deren Daten auch nicht in die FIBU übertragen werden.
Wir bitten um Anregungen und Lösungen (wie soll z.B. verfahren werden, wenn bezogen auf den Zähler nichts zu berechnen ist, aber die Wartung auf der gleichen Rechnung steht oder sollte man die Steuerung der "Null"-Rechnungen auf die Geräte-Ebene herunterziehen).    
16.03 WWS ERW-Bildschirm im Auftrag Es kommt häufig vor, dass man Informationen aus einer Auftragsposition benötigt oder in dieser etwas ändern möchte. Dazu ruft man normalerweise den Auftrag wieder auf und gibt die Positionsnummer ein:

Wenn sich die Daten nun auf dem ERW-Bildschirm befinden (wie z.B. EK-Preis oder Lieferant), dann musste man früher 1=ÄNDERUNG eingeben, dann F2 drücken, um wieder in die unterste Zeile zu gelangen, und erst dann konnte man über 2=ERW-BS die Daten des ERW-Bildschirm ansehen bzw. ändern 
  
Das sind insgesamt (mit ENTER) 5 Tastatur-Eingaben.
Deshalb wurde der Weg zum ERW-Bildschirm dadurch erheblich schneller gemacht, dass man nach Aufruf der Position gleich mit CURSOR RECHTS in diesen verzweigen kann (und mit CURSOR LINKS auch wieder zurückkommt). 
15.03 allgemein Eigene Formulare Viele Anwender verwenden für Angebote, Auftragsbestätigungen Lieferscheine, Rechnungen und Bestellungen (verschiedene)  "eigene" Formulare. Dabei wird auf Blanko-DINA4 gedruckt und das Layout in dem dem  speziellen Drucker zugeordneten dot-file hinterlegt (siehe Druckerverwaltung). Änderungen an Adresse, Firmierung oder Bankverbindung können damit bei Bedarf selbst schnell vorgenommen werden. 
Über den Menüpunkt DRUCK(ER)VORGABEN in der DRUCKERVERWALTUNG können die Druckernummern, die spezielle Layouts haben, vorgegeben werden, sodass z.B. beim Rechnungsdruck der spezielle Drucker richtig vorgeschlagen wird:
 
Diese Vorgabe ist sogar benutzerbezogen variable einstellbar, sodass als Druckervorgaben z.B. der Bearbeiter von PBS für den Lieferscheindruck ein anderes Layout haben kann als der Mitarbeiter der Einrichtungs-Lieferscheine druckt. Dieses geschieht dadurch, dass man den Namen der Vorgabe-Datei 
(hier logi) bei der betreffenden Benutzerkennung hinterlegt. 
14.03 TKD/WWS
TK
Finden Gerät für Toner Für das Finden von (richtigem) Toner wurde WWS um eine "Super-"Funktion  erweitert:
Wer die Zusatzfunktion "TKD-Aufträge in WWS" einsetzt, kann jetzt in der Auftragserfassung (Strecke und auch Kasse) beim Artikel ein "g" eingeben. Das "g" steht für Gerät und kann ergänzt werden um die Gerätenummer oder auch die Geräteklasse. Danach werden alle relevanten Geräte der Kunden angezeigt, wobei Geräte mit Wartungsvertrag (vor der Gerätenummer)  gesondert markiert sind:

Nach Auswahl eines Gerätes werden die Toner-Artikel aus der zugehörigen Artikeltabelle zur Auswahl angeboten, aus denen dann der betreffende Toner ausgewählt werden kann.
Mit dieser Funktion wurde die Reihenfolge der Erfassung von TKD-Aufträgen (erst Gerät und dann Artikel) ins WWS verlagert (Lizenzkosten EUR 125,00). 
Voraussetzung ist die oben genannte Zusatzfunktion und Speicherung der Toner in den Artikeltabellen. Wer letzteres  (noch) nicht verwendet, kann über spezielle Hilfsmittel in TKD ganz schnell dafür sorgen, dass die Artikeltabellen in die Geräte abgespeichert werden.
Weitere Detail-Information (Beschreibung) und Freischaltung durch die Hotline
10.03 allgemein Eigene Artikel aus Logistikzentrum

Wenn der Fachhändler in einem Logistik-Zentrum (Soennecken, Büroring, Spicers, ALKA und weitere) eigene Artikel (z.B. auch Kataloge) dort lagert und damit Kunden über LC-Aufträge (z.B. LS3)  beliefert, entsteht bezüglich des Einkaufspreises für die Abrechnung mit dem Logistikzentrum einerseits und der internen Statistik (Provision) andererseits ein Problem. Das Logistikzentrum wird nur einen geringen Preis (Lagerung / Kommissionierung / Lieferung) berechnen, der bei einer elektronischen Rechnungsübernahme übermittelt wird, der EK-Preis selbst ist aber oft bedeutend höher.

Hier wurden in COMMERZ spezielle Verfahren integriert, die zur Verfügung stehen aber individuell mit der Hotline abgestimmt werden müssen.

09.03 WWS Rechnung sperren Wenn Ware bereits geliefert wurde und der gesamter Auftrag oder auch nur eine Position des Auftrages (aus welchem Grund auch immer) noch nicht fakturiert werden soll, dann kann man das mit folgender Abwicklung durchführen:
1. Auftrag sperren
Setzen des Rechnungsarten-Kennzeichen auf eine Kategorie (das ist die 2. Stelle der RECHNUNGSART), die bei der Fakturierung nicht verwendet wird. 

Welche Aufträge auf diese Art und Weise gesperrt sind, kann man z.B. über die LISTE FAKTURIERFÄHIGER AUFTRÄGE ermitteln, wenn man dort die betreffende Kategorie als Auswahl eingibt.
2. Position sperren
Dafür gibt es im ERW-Bildschirm ein gesondertes Feld, das man gezielt auf "J" setzen kann:

Über die Auftragsprüfliste kann man sich gezielt alle gesperrten Positionen ausweisen lassen. 
08.03 allgemein Fasching Aus München heute erst recht keine News
07.03 allgemein Rosenmontag Heute kein News
03.03 TKD Artikeltabellen Um in der Auftrags- oder Leistungsbearbeitung ganz schnell Artikel (z.B. der richtigen Toner) finden zu können, wurden in COMMERZ-TKD die Artikeltabellen eingeführt. Wichtig dabei sind drei Dinge:
1. Die Bezeichnung der (modellbezogenen) Tabelle sollte den Namen des Modells beinhalten.
2. Artikeltabellen sollten im Modellstammsatz hinterlegt sein, damit diese jedem neuen Gerät gleich zugeordnet werden (auch in alle bestehenden Geräte lassen sich ganz elegant die Artikeltabellen nachträglich integrieren).
3. Bei der Auftrags- und Leistungserfassung muss man nicht unbedingt den Artikelplatz wissen, sondern man kann sich die Artikel der Tabelle auch über den Positionstext "X" anzeigen lassen.  
Die Artikeltabellen sind ein extrem nützliches Werkzeug, zudem sie auch zur Prüfung in WWS und an der Kasse verwendet werden.
Ihre Anwendung ist heute zur Selbstverständlichkeit geworden oder bei Ihnen etwa nicht ?? 
02.03 WWS falsche Rechnung Wenn bei der Auftragserfassung ein Auftrag auf einen falschen Kunden erfasst worden ist, dann kann man das in COMMERZ-ACTUELL-WWS ganz einfach wieder korrigieren. 
Welche Aktionen man bezüglich des falschen Auftrages durchführen muss, hängt davon ab, was bereits mit dem Auftrag durchgeführt worden ist (nur erfasst, Lieferschein und /oder Rechnung erstellt). Auf jeden Fall muss man diese Aktionen rückgängig machen (z.B. mit Erstellen einer Gutschrift). Wenn der Auftrag lediglich erfasst worden ist, sollte man auf keinen Fall im "Erweiterten Kopfbildschirm" die Adresse ändern, weil alle Umsätze trotzdem auf den falschen Kunden verbucht werden.
Um den Auftrag erneut (mit richtigen Kunden) zu erstellen, muss man den Auftrag nicht nochmals gänzlich neu erfassen, sondern man kann über KOPIEREN AUS ANGEBOT/AUFTRAG die Positionen des alten Auftrages komplett übernehmen.
 
Diese Funktion des Kopierens kann man aber auch dann sehr gut verwenden, wenn man aus einem (großen) Auftrag einzelne Positionen gutschreiben möchte.
01.03 TK Beschreibung Wir hatten im Februar eine neue Beschreibung für "Besonderheiten" bei der Anwendung des Terminalkasse-Systems per E-Mail verschickt, sind uns aber nicht ganz sicher, ob diese auch an die Mitarbeiter, die intensiv an den Kassen arbeiten,  verteilt worden ist. Wir stellen diese Beschreibung gerne bei Bedarf erneut zur Verfügung.  
28.02 allgemein Preise des Mitbewerbs Die Ausgabe des Preisspiegels (siehe 17.2.) kann man auch dazu verwenden, um die Preise des Mitbewerbs transparent zur Verfügung zu haben. Dazu ist es lediglich notwendig, unter einem fiktiven Lieferanten die VK-Preise (!!), die man z.B. über elektronisch gelieferte Katalogdaten erhalten kann, automatisch quasi als EK-Preis zu übernehmen.  Bei der Auftragserfassung würde dann bei Bedarf (neben den eigenen EK-Preisen bei verschiedenen Lieferanten) auch eine oder mehrere Zeile(n) mit den Preisen des Mitbewerbs angezeigt werden. 
24.02 TKD Zeiten errechnen Wenn man bei der Leistungsbearbeitung bei einer Position, die Stunden darstellt, bei MENGE/STD die "Wundertaste" F3 eingibt, dann kann man die Anfangs- und die Endzeit eingeben (SSMM):

Nach Eingabe von F3:

Und nach Eingabe der Endzeit:

COMMERZ-ACTUELL errechnet dann die Anzahl an Stunden automatisch. Wichtig dabei ist aber, dass man einigermaßen "genormte" Werte einträgt, weil sich sonst nicht gewünschte Dezimalstellen bilden.
23.02 TK Postleitzahlen Wenn für die Erfassung der Kassenaufträge die PLZ-Erfassung eingeschaltet ist, dann wird diese bei jedem Kassenvorgang des Ladenkunden angefordert (bei Eingabe einer gespeicherten Kundennummer wird die PLZ aus dem Kundenstamm automatisch übernommen), und man kann die Auswertungen über die Frequenzanalyse abrufen. Man erhält dann eine Zusammenfassung pro PLZ, die die Anzahl der Kassenaufträge und die Umsätze darstellen.
Die PLZ-Statistik kann einen wichtigen Hinweis auf regionale Verteilung der Kunden geben und kann erforderliche Vertriebsaktivitäten steuern. 
22.02 allgemein Hotline Die SERVICEPROGRAMME in COMMERZ-WWS wurden um 3 Menüpunkte erweitert:

Zum einen kann man jetzt die Handbücher und die Erweiterungen der Funktionen, die in Versionsbeschreibungen dargestellt sind, zur Anzeige abrufen. In den PDF-Dateien kann man blättern und auch suchen.
Die logics-news kann man ebenfalls jetzt direkt in COMMERZ-WWS abrufen und auch die Kommunikation für die Fernwartung aktivieren. 
In den DIENSTPROGRAMMEN kann man u.a. auch gezielt Daten mit der Hotline austauschen oder neue Programme installieren. 
Mit diesen Funktionen konnte der Komfort des Informationsaustausches doch erheblich verbessert werden. 
21.02 TKD Gesamtauftrag TKD

Bisher war es im TKD so, dass Positionen, die im Auftrag erfasst wurden, immer mit ihren Mengen auch auf dem Techniker-Auftrag ausgegeben wurden.
Damit konnte man aber keinen Gesamtauftrag definieren, der dann einzelnen in mehreren Aufträgen abzuwickeln ist
.  
Neu ist jetzt, dass man den Gesamtauftrag in Form eines speziellen Kostenvoranschlages anlegen, einzelne Positionen als Auftrag abrufen und auch eine Gesamtrechnung über die Teilaufträge erstellen kann. 

Einzelheiten und Beispiele bei Bedarf bitte bei unserer Hotline anfordern.

17.02 WWS Preisspiegel Wenn in der Artikeldatei mehrere Lieferanten für einen Artikel gespeichert sind, kann man sich in der Auftragserfassung über die Eingabe von "s"  die Preise dieser Lieferanten anzeigen lassen:

Damit könnte man z.B. steuern, bei welchem Lieferanten oder welchem Logistikzentrum der Artikel (oder der gesamte Auftrag) bestellt werden sollte.
Aber auch - und hier besonders wichtig - in dem Bestellwesen kann man die Daten der anderen Lieferanten angezeigt bekommen und ggf. auch gleich den Lieferanten wechseln:
In beiden Fällen werden die Daten des Lieferanten mit den kleinsten Einkaufspreisen in rot dargestellt. Für die Nachbearbeitung innerhalb der Auftragsbearbeitung wird es zukünftig auch Zusammenfassungen geben, die Hinweise geben, zu welchen Konditionen der gesamte Auftrag abgewickelt werden kann, wenn man diesen insgesamt an verschiedene Lieferanten oder Logistikzentren gibt.
16.02 WWS Katalogdienst

Der Name ist schon nicht ganz richtig, weil nicht nur Kataloge sondern auch sonstige Werbemittel darüber verteilt werden können. Im Prinzip umfasst dieses Zusatzprogramm folgende Funktionen:

1. Über Menüpunkt 4 erfolgt die Festlegung, welcher Artikel (Katalog, Werbemittel, Einladung) dem nächsten Auftrag automatisch beigefügt werden soll:

2. Die Auswahl der Kunden, die diesen erhalten sollen, wird über Menüpunkt 1 durchgeführt.

3. Jedem Kunden wird bei seinem nächsten Auftrag der Artikel angefügt und damit ausgeliefert, wenn die betreffende Position nicht storniert wird oder er bereits einen Katalog erhalten hat.

4. Nach einem selbst definierbaren Zeitraum können Etiketten über Punkt 3 für alle die Kunden erstellt werden, denen noch nichts geliefert worden ist, um diese dann separat zu versenden.

Diese Funktion kann aber auch in Verbindung mit Logistik-Zentren, wie Alka, Spicers, Kaut-Bullinger oder Büroring verwendet werden, wenn diese bei sich den betreffenden Artikel im Lager haben. Parallel können bis zu 5 Aktionen gleichzeitig abgewickelt werden. 

15.02 MB/TKD Bildschirme In COMMERZ-ACTUELL-TKD wurde die Bildschirme der Geräte um die Bildschirme 8 und 9 erweitert. Im 8. Bildschirm kann man beliebigen Text hinterlegen, der innerhalb der Auftragsbearbeitung auch abrufbar ist:

Im 9. Bildschirm sind die Einkaufs- und Verkaufsdaten des Gerätes enthalten, die sonst lediglich im Maschinenbuch ersichtlich gewesen sind:
 
Ganz wichtig: Bei WAHL kann man durch Eingabe von 2x oder 5x, wobei die "2" oder die "5" NÄCHSTER oder VORHERIGER BILDSCHIRM bedeutet und "x" die Bildschirmnummer darstellt, direkt einen Bildschirm aufrufen. Um z.B. vom
ersten Bildschirm sich die VK/EK-Daten anzeigen zulassen, braucht man also nur "29" einzugeben. Die Hotline geht dabei davon aus, dass bei häufiger Verwendung dieser Daten, die Bildschirmnummern auch bekannt sind oder ....
14.02 WWS Wer hat denn diesen Preis geändert ? Diese Frage lässt sich in COMMERZ-ACTUELL leicht beantworten. In den SONDERPROGRAMMEN und der PREISPFLEGE kann der Untermenüpunkt  3.PREISÄNDERUNGSLISTE aufgerufen werden:

Die Ausgabe enthält für die betreffenden Artikel (auch mehrere) Änderungen mit den alten und den neuen Werten, über welche Funktion die Änderung durchgeführt wurde und auch einen (verschlüsselten) Hinweis auf die Benutzerkennung. 
Diese Auswertung ist aber auch wichtig, wenn automatische Korrekturen in den Preisen durchgeführt worden sind (z.B. neue KIPs vom Lieferanten xyz), um die Änderungen zu kontrollieren.   
10.02 TK Sonderfunktionen In den Menüpunkten für die Kasse gibt es den Punkt Sonderfunktionen:

Darunter verbergen sich alle Funktionen, die zum einen erlauben, dass die Kasse auch ohne direkte Anbindung an das Hauptsystem genutzt werden kann und die zum anderen einen zwischenzeitlich entstandene Daten ins Hauptsystem eingearbeitet werden. Die Notwendigkeit des Arbeitens auf dem Kassensystem ist zum Beispiel gegeben, wenn das Hauptsystem ausfällt oder nicht zur Verfügung steht. Damit für diesen Fall dann gesichert, dass an der Kasse weitergearbeitet werden kann.  
Die dahinter stehenden Funktionen sind einfach:

Auf dem Kassensystem wird ein weiteres separates COMMERZ-Programm  eingerichtet, deren Daten manuell über die entsprechenden Menüpunkt oder (viel besser) automatisiert z.B. täglich vom Hauptsystem aktualisiert werden. Aber diese COMMERZ ruht und ist nicht aktiv. Nur bei einem Ausfall des Hauptsystems (bei einigen Anwendern auch ganztägig) wird es aktiviert, sodass an der Kasse weiter gearbeitet werden kann. 
Ist das Hauptsystem wieder aktiv, kann man über den Menüpunkt 9 AUFTRAGSERSTELLUNG die zwischenzeitlich an der Kasse entstandenen Ergebnisdaten ins Hauptsystem übertragen.
Mit diesem Verfahren ist also ein sogenannter "Notbetrieb" möglich, wobei die damit entstandenen Daten nicht verloren gehen, sondern auch ins Hauptsystem für weitere Arbeitsschritte (z.B. Rechnungs-Erstellung für   Kassen-Lieferschein) und auch für die statistischen Daten übernommen werden.
 
09.02 TKD Poolabrechnungen Immer wieder bereiten Poolabrechnungen Probleme, wenn die Freien Einheiten nur insgesamt zur Verfügung stehen und eigentlich auf die einzelnen Geräte verteilt werden müssten. Wird dieses so nicht gemacht, verfälschen sich die Erlöse bei den einzelnen Poolgeräten z.T. sehr beträchtlich. 
Der Komfort in COMMERZ-TKD besteht nun darin, dass dieses auch voll automatisch durchgeführt werden kann. Dabei werden bei den einzelnen Geräten die bisherigen Verbräuche bewertet und die Gesamtzahl der Freien Einheiten entsprechend verteilt. Durchführen kann man das in 6.POOL-AUSWERTUNGEN über die Menüpunkte 
4. LISTE ZUORDNUNG FREIKOPIEN
zeigt die aktuelle Verteilung zunächst nur an.
5. ÜBERNAHME FREIKOPIEN
übernimmt die Werte in die einzelnen Geräte.
Wenn man diese Programme jeweils vor der Poolabrechnung laufen lässt, ergeben sich weitgehend bessere und vor allem genauere Statistikdaten, als wenn man die Summe der freien Einheiten auf ein Gerät anlegt.
Letztlich ein extrem geringer Aufwand, um exakte Zahlen zu erhalten.
08.02 WWS Ersatzartikel Probleme bereitet immer wieder die Situation, wenn ein Logistikzentrum statt dem angeforderten Artikel dem Kunden ein Ersatzartikel liefert. Hier ist z.B. offen, was bei solch einer automatischen Rückmeldung vom Logistikzentrum in COMMERZ passieren sollte. Derzeit wird eine Fehlermeldung ausgegeben und der Auftrag aber mit dem nicht mehr lieferbaren Artikel belassen. Der Fachhändler muss (kann) dann den Artikel austauschen (Preis = ?), bevor er die Rechnung schreibt. 
Anregungen zu diesem Thema gerne an unsere Hotline. 
07.02 allgemein Erlöskonten Bei der Hotline kann eine Spezifikation angefordert werden, in der die Ermittlung der Erlöskonten für die verschiedenen möglichen  Konstellationen beschreiben ist. Dargestellt ist z.B. welche Erlöskonten verwendet werden, wenn nur generelle oder keine Hinweise auf eine Warengruppe vorliegen oder welche Erlöskonten bei EU oder bei sonstigem Ausland herangezogen werden. Auch die Möglichkeit, spezielle Erlöskonten für Filialen zu verwenden, ist dort beschrieben.
Derzeit wird zu diesem Thema gerade überlegt, wie man statt der Verwendung eines einzelnen Erlöskontos für Ausland/EG hier eine Differenzierung nach den unterschiedlichen Warengruppen erreichen kann. 
03.02 TKD Gerätenummern Für jedes Gerät gibt es zwei Gerätenummern:
Die individuell zu vergebende Gerätenummer (Stellplatznummer oder so) und die Herstellergerätenummer (Seriennummer). Die Anwendung dieser Nummern ist bei unseren Fachhändlern sehr unterschiedlich. Wer aber nur eine Nummer vergeben und nutzen möchte, sollte folgendes beachten:
1. Die Gerätenummer ist 9-stellig, die Seriennummer 20-stellig. Ist die letztere länger als neun Stellen, muss diese für die Gerätenummer so gekürzt werden, dass nur die letzten 9 Stellen verwendet werden.
2. Bei der Erfassung neuer Geräte werden beide Nummern angefordert, mit der Wundertaste F3 kann die einmal eingegebene Nummer für die andere kopiert werden. Beispiel Liefereingang über das Bestellwesen:
Bei Erkennen eines Geräteartikels werden automatisch zusätzliche Daten angefordert:
 
Nach Eingabe der Gerätenummer wird die Herstellergerätenummer erwartet:

Durch Eingabe von F3 wird diese dann kopiert und kann ggf. noch korrigiert (erweitert) werden:

Diese F3-Funktion ist auch an allen anderen Stellen vorhanden, an denen eine neue Gerätenummer einzugeben ist.
02.02 TK verzweifelt gesucht Unsere Hotline erhält auch manchmal ganz amüsante Probleme geschildert. Ein Fall aus der Praxis:
"Wir haben gerade eine Auszahlung an der Kasse getätigt, die aber falsch war. Wie können wir die wieder stornieren? Wir finden aber keine Möglichkeit mit "Storno Auszahlung oder so". Was können wir jetzt tun?
Lösung natürlich, aber auch schwer zu finden: "Einzahlung des gleichen Betrages".
01.02 WWS Textpositionen Häufig kommt es vor, dass der Kommissionierer für einzelne Positionen oder auch für einen Auftrag insgesamt besondere Abwicklungen durchführen sollen. Diese Information soll dann auf einem Kommissionierungsbeleg stehen, aber nicht mehr auf Lieferschein und Rechnung gedruckt werden. Deshalb können ab der Version 3.02 auch Textpositionen eingegeben werden, die nur auf den Komm-Belegen ausgedruckt werden. Dazu ist statt dem "T" dann ein "TK" einzugeben. Folgendes Beispiel besteht aus 3 Positionen (1. Position: Text auf  Komm-Beleg, 2. Position: Artikel, 3. Position: Text auf Formular und Komm-Beleg):

Komm-Beleg dazu:

Lieferschein: 

Die Texte - insbesondere für den Komm-Beleg - können durch Leerzeilen oder Unterstreichungen noch deutlicher als in diesem Beispiel gestalten werden. 
31.01 allgemein zukünftige Betreuung

Vermehrte Anfragen erhalten wir in der letzten Zeit darüber, was nun am 31.12.2012 mit der Betreuung der COMMERZ-ACTUELL-Anwender geschieht, die dann noch immer mit unserer bewährten Software arbeiten. 


Grundsätzlich ist es in der nun schon fast 35 Jahren kontinuierlich andauernden Firmengeschichte immer Firmenphilosophie der logics systems Gmbh gewesen, ihre Kunden fachgerecht und nachhaltig zu betreuen.

Dieser Anspruch sollte auch weiterhin gelten und deshalb laufen derzeit die Planungen für eine Abgabe der Serviceleistungen an einen kompetenten Partner, sodass auch nach dem 31.12.2012 die Betreuung gewährleistet sein wird. 

Derzeit gibt es einen Ansatz, dass die Firma logics consulting gmbh (GF Renate Stollt), die derzeit die Betreuung von DocuWare-Kunden koordiniert, diese Aufgaben ab 1.1.2013 für eine begrenzte Zeit übernehmen wird.

Diese mögliche Variante ändert aber nichts an unserer ausdrücklichen Empfehlung, als Nachfolgeprogramm von COMMERZ-ACTUELL nur ERP2-PBS von der Firma e.bootis/KASSALINE einzusetzen. 

Über Details dazu werden wir rechtzeitig informieren.

27.01 allgemein Bildschirme Nachdem wir uns über die Fernwartung des Öfteren auf die Rechner der COMMERZ-Anwender aufschalten, haben wir festgestellt, dass die Einstellung der Ausgaben auf den Bildschirmen in vielen Fällen verbessert werden könnte. Uns gefällt das nachfolgend dargestellte Layout eigentlich sehr gut, aber jeder hat auch einen anderen Geschmack:
 
Besonders wichtig ist, dass 
o sich die Masken und die Datenfelder farblich unterscheiden
o die Länge der Felder angezeigt wird
o die Daten des Eingabefeldes eine andere Farbe haben (hier rot), um zu erkennen, wo die nächste Eingabe zu tätigen ist.
Alles lässt sich PC-bezogen (also weitgehend individuell) einstellen. Die Hotline hilft da gerne weiter. 
26.01 WWS Nettopreise und Kostenstellen Wer die Programmerweiterung "Kostenstellen und Großkundenbelieferung" im Einsatz hat, braucht natürlich die Nettopreise nur einmal und zwar beim Hauptkunden anzulegen. Wenn  eine Kostenstelle andere Nettopreise haben sollte, sind nur diese bei der Kostenstelle zusätzlich zu erfassen. Sie haben dann eine höhere Priorität als die dem Hauptkunden zugeordneten. Für die vielfach gewünschten Auswertungen gibt es einen gesonderten Menüpunkt 12. KOSTENSTELLEN-AUSWERTUNGEN. Auch sonst gibt es differenzierte Auswertungen, wie z.B. KUNDEN-ARTIKEL-STATISTIK, über die man durch Eingabe einer Kostenstelle die Daten dieser Kostenstelle erhält und durch Eingabe des Hauptkunden alle Artikel aller Kostenstellen. Entsprechendes gilt auch für die Auskünfte für Umsätze und Bruttonutzen. 
25.01 TKD   Die Geräte-Wartungsstatistik gibt für jedes Gerät einen Überblick über den grundsätzlichen Status. Dieser Bildschirm zeigt zwar nicht die Daten im Detail, bietet aber eine gute Übersicht darüber, ob das Gerät gut oder schlecht "läuft" und wo die Schwerpunkte der Aufwendungen sind. Dabei kann man einzelne Geräte abrufen, aber auch die Daten aller Geräte eines Modells sich anzeigen lassen. Durch Eingabe der "Wundertaste" F3 bei Gerät kommt man zum Feld Modell, in das dann die Artikelnummer des Modells einzutragen ist.

Die Daten, die dann dargestellt werden, ergeben sich aus allen Geräten. Die Anzahl der Geräte wird oben angezeigt. Bei der Eingabe des "Modells" ist zu beachten, dass es nicht das im Gerät gesondert gespeichert Feld MODELL handelt, sondern hier die eindeutig dem Gerät zugeordnete Artikelnummer handelt.
24.01 FIBU Jahreswechsel Die für den Jahreswechsel in der FIBU durchzuführenden Aufgaben sind im Allgemeinen bekannt. Folgende Dinge sind jedoch besonders zu beachten:
1. Bei den Menüpunkten zum Jahreswechsel sollte man immer darauf achten, welches Jahr von der FIBU vorgegeben wird, und prüfen, ob das das richtige ist.
2. Die Übernahme der Debitoren- und Kreditorensalden kann mehrfach durchgeführt werden. Die jeweiligen im Protokoll ausgewiesenen Salden sind dann ggf. mehrfach als E-Bilanzen auf Forderungen bzw. Verbindlichkeiten einzugeben.
3. Das "alte" Wirtschaftjahr sollte nicht zu früh gelöscht werden. Erst wenn ein weiteres Wirtschaftsjahr (also 1012) eröffnet werden soll, muss 1010 gelöscht werden.
4. Es entsteht automatisch beim Abschluss des Wirtschaftjahres der Export für die IDEA-Daten.
Unsere bewährte Hotline berät gerne bei weiteren Fragen.     
20.01 WWS Reservierungen Haben auch Sie Kunden, die einen bestimmten Artikel sofort geliefert haben möchten, und können Sie sicherstellen, dass dieser zu einem beliebigen Zeitpunkt in ausreichendem Umfang auch auf Lager ist ?
Mit COMMERZ ist das alles kein Problem, weil diese Mengen kundenindividuell vorgebbar sind und die so reservierten Bestände nicht für alle andern Kunden zu Verfügung gestellt werden. Bei dem Bestellwesen werden diese Reservierungen auch entsprechend berücksichtigt.
Details dazu gerne von der Hotline.
19.01 allgemein Drucker, schon vergessen ? Zwei Besonderheiten wurden in die Druckersteuerung integriert:
1. Definition der Zeilenzahl für eine Auswertung
Damit kann man jetzt auch den unteren (große) Rand einer Auswertung bedrucken.
2. Definition für Querformat
Damit können jetzt Auswertungen, die etwa 130 Zeichen pro Zeile haben, mit einer größeren Schrift dargestellt werden. 

Die Anzahl der Zeilen gibt man unter ANZAHL ZEILEN an; die Auswertungen sollten vorab nochmals getestet werden, um die richtige Zeilenzahl ermitteln zu können.
Will man eine Auswertung in Querformat haben, ist unter Q ein "J" einzutragen. Für diese speziellen Druckvarianten empfiehlt es sich, eigene Druckernummern anzulegen.
18.01 WWS Auslaufartikel In Zusammenhang mit den Logistikzentren, über die die Kunden der Fachhändler beliefert werden können, ist derzeit noch das Thema der Behandlung von Auslaufartikeln offen. Derzeit wird in COMMERZ angezeigt, dass es sich um einen Auslaufartikel handelt und der Fachhändler kann entscheiden, ob der Artikel im Auftrag belassen bleiben soll oder nicht. Wenn ja, gibt es (derzeit) noch die Sperre PBSeasy, die solche Artikel abweist. 
Wir denken, dass hier ein grundsätzliches Verfahren vereinbart werden muss; COMMERZ ist - wie immer - flexibel für jede Änderung.
17.01 TKD Vertragsnummer Zu jedem Gerät kann man eine gesonderte Vertragsnummer eingeben, unter der die Vertragskonditionen schriftlich vereinbart und festgelegt worden sind. Diese Vertragsnummer kann auch (wenn gewünscht) bei den Vertragsabrechnungen mit ausgegeben werden:
Dazu ist zunächst im Parametersatz das Feld VERTRAGSNR AUF ABRECHNUNG auf "J" zu setzen und im Parametersatz 10 im Feld VERTRAGSNR-TEXT eine Vorgabe für die Überschrift festzulegen. Sobald das Feld VERTRAGNR im Gerätestammsatz nicht leer ist, wird dann diese Vertragsnummer ausgegeben. Damit kann man aber auch Besonderheiten der Verträge textlich ausgeben, wenn man nur in das Feld VERTRAGNR-TEXT einen allgemeinen Begriff, wie z.B. "BEMERKUNG" oder ähnliches eingibt.
13.01 OBJ (Möbel) Kopieren von Positionen In COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) kann man bei der Bearbeitung von Angeboten oder Aufträge einzelne Positionen oder Positionsbereiche kopieren. Bei Eingabe von F2 statt einer Artikelnummer kann man folgende Daten eingeben:

Über die ersten beiden Eingabemöglichkeiten können Positionen übernommen werden, die aus vorgelagerten CAD-Systemen stammen. Über die nächsten Felder kann entweder ein Auftrag oder ein Angebot ausgewählt werden, aus denen Positionen übernommen werden sollen. Damit können dann z.B. wiederkehrende Beschreibungen (gleicher Schreibtisch in verschiedenen Räumen) einkopiert werden und es ist nicht mehr erforderlich, die einzelnen Position nochmals (mehrfach) einzugeben. Diese Kopierfunktion ist auch innerhalb eines gerade in Bearbeitung befindlichen Auftrages/Angebotes möglich, wenn man Poaitionen, die man bereits erfasst hat, duplizieren möchte. 
Auch Standardausführungen, die sich z.B. aus mehreren Artikeln zusammensetzen, können vordefiniert, in einem generellen Angebot angelegt  und ganz einfach in neue Angebote oder Aufträge eingebracht werden. 
Diese Funktion des Einkopierens kann sehr vielschichtig eingesetzt werden und erspart erheblichen Aufwand an Erfassungsarbeit.
12.01 WWS Wunsch nach neuer Software

Wir finden es ja verständlich, wenn ein COMMERZ-Anwender eine andere Software einsetzen möchte, weil er sich erhebliche Verbesserungen verspricht. Kein Verständnis aber haben wir aber dann, wenn ein Fachhändler diese Verbesserungen auch spielend mit COMMERZ erreichen könnte, wenn er nur die immense Funktionalität von COMMERZ besser ausnutzen würde. 
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Fachhändler, der mehr als 10 Jahre COMMERZ einsetzt, geht bei Auftragsänderungen folgendermaßen vor:
1. Auftragsauskunft (Suchen des Auftrages über die Kunden-Kurzbezeichnung)
2. Notieren der Auftragsnummer
3. Auftragsänderung mit Eingabe der Auftragsnummer

Dabei ließe sich die Bereitstellung des Auftrages zur Änderung allein in der Auftragsänderung ganz einfach durchführen.
Wir denken, dass es besonders wichtig ist, die Funktionen in COMMERZ erst einmal  intensiv zu nutzen. Deshalb auch die Bitte, die logics-news auch den Mitarbeitern "aus der Praxis" zukommen zu lassen.  

11.01 WWS Saisonartikel In die Artikelstammdatei wurden zwei neue Felder eingefügt, die sich beim Bestellwesen auf die Bestellvorschläge auswirken:

Bei einem "J" bei SAISON kann man ein Datum eingeben, wie lange der Artikel noch bei einem automatischen Vorschlag berücksichtigt werden soll. Liegt  dieses Datum nach dem aktuellen Tagesdatum, wird der Artikel nicht mehr vorgeschlagen.
Mit dieser Funktion kann man erreichen, dass Saisonartikel (z.B. Kalender) ab einem vorgebbaren Datum nicht mehr automatisch in einen Bestellvorschlag ausgewiesen werden.
Auftragsbezogene Bestellungen sind hiervon jedoch nicht betroffen.
10.01 allgemein Neues Jahr

Das logics-Team wünscht allen ein erfolgreiches 2011. Wir freuen uns auf ein weiteres Jahr guter Zusammenarbeit.