1. Lieferscheine / Rechnungen
Ab der Version 3.03 werden in der Auftragsänderung im Kopfbildschirm auch die zum Auftrag gehörenden Lieferschein- und Rechnungsnummern angezeigt:
Durch Eingabe von "d" wird ein Fenster eröffnet, über das man die einzelnen Belege abrufen kann:
Gedruckt werden kann dann eine Abschrift für den Lieferschein oder für die Rechnung.
Wenn die Auftragsnummer nicht ganz bekannt ist, kann man auch durch Eingabe von "D" (Großschrift) sich alle aktuellen Aufträge des Kunden mit ihren Lieferschein- und Rechnungsnummern anzeigen lassen:
Über das Datum kann dann ggf. der betreffende Auftrag eingegrenzt und gefunden werden.
2. Rechnungen
Im Aufgabenkomplex "FAKTURIERUNG" kann man "BEARBEITEN VON RECHNUNGEN" abrufen und dort eine Rechnungsabschrift erstellen:
Mit dieser Funktion könnte man sich auch Abschriften für alle Rechnungen eines Tages erstellen.
3. Lieferscheine
In der AUFTRAGSBEARBEITUNG kann man über DRUCK LIEFERSCHEINE nicht nur Lieferscheine abrufen sondern auch Abschriften erstellen:
Voraussetzung ist aber, dass die Lieferscheinnummer bekannt ist, die aber ggf. aus der Rechnung entnommen werden kann.
4. Bestellungen
Über die BESTELLSCHREIBUNG und dann ABSCHRIFTEN können für einzelne Bestellungen Abschriften erstellt werden:
Dabei muss allerdings die Bestellnummer bekannt sein, die aber über die Bestellauskunft leicht ermittelt werden kann.
5. Angebote
Über DRUCK von ANGEBOTEN lassen sich auch für Angebote Abschriften erstellen:
Damit kann man in COMMERZ für alle Belege (außer für ABs, die nochmals gedruckt werden müssten) Abschriften erstellen, wobei in der Überschrift immer das Wort "ABSCHRIFT" automatisch eingefügt wird.
Wesentlich einfacher und eleganter geht das natürlich, wenn man DocuWare als integriertes Archivierungssystem einsetzt.
Diese Export-Schnittstelle kann aber auch für bereits bestehende andere Archivierungssysteme verwendet werden, sofern diese nur die Daten entsprechend verarbeiten können.
Besondere Empfehlung:
Zum 1.1.2012 die Schnittstelle bereits einsetzten und erst später in ein Archivierungssystem übernehmen. Damit werden alle Dokumente ab 1.1.2012 archivierungs-gerecht gespeichert und sind dann später alle im Archivierungssystem verfügbar.
Das heißt, wer in nächster Zeit plant, ein Archivierungssystem einzusetzen, sollte bereits jetzt schon (ab 1.1.2012) die Schnittstelle nutzen. Dabei gehen wir davon aus, dass ein Archivierungssystem für jeden Fachhändler in Zukunft unabdingbar sein wird.
Zwischenzeitig wurde auch die anlässlich der ERFA-Tagung bei Soennecken gewünschte Erweiterung "Direkter Aufruf von KIS aus COMMERZ" und umgekehrt über Funktionstaste (F7) realisiert.
Entscheidend ist, welche Wirtschaftsjahre aktuell zur Verfügung stehen. Normalerweise sollten dieses 2010 und 2011 sein. Für diesen Fall ist das Wirtschaftsjahr 2010 zunächst abzuschließen.
Normalerweise werden auch keine Debitoren- und Kreditoren-Salden übernommen, da dieses bereits viel früher erfolgt sein müsste.
Wenn aktuell die Wirtschaftsjahre 2011 und bereits 2012 zur Verfügung stehen, dann braucht man nichts abzuschließen.
Der nächste Schritt ist dann die Übernahme der Konten von 2011 auf 2012:
Das sollte man auch tun, wenn bereits früher einmal übernommen worden ist. Der Kontenrahmen für 2012 kann jetzt auch noch angepasst und verändert werden. Wenn man aber z.B. Sachkonten dort löscht, weil sie nicht mehr relevant sind, darf man die Kontenübernahme nicht nochmals durchführen.
Weitere wichtige Anmerkungen:
1. COMMERZ-FIBU zeigt immer an, mit welchen Wirtschaftsjahren etwas durchgeführt wird. Dieses sollte immer kontrolliert werden.
2. Nach diesen Aktionen sollte der Parametersatz 0 geprüft und die Vorgabe für das WJ und die BP ggf. angepasst werden.
3. Beim Abschließen eines Wirtschaftsjahres wird automatisch auch eine IDEA-Datei erzeugt (wenn Funktion installiert), die die für die Prüfung relevanten Daten des Wirtschaftsjahres beinhaltet.
4. Beim Abschließen eines Wirtschaftsjahres werden bei den Sachkonten Buchungen gelöscht und zwar aus dem davorliegenden Jahr (die Daten des gerade abgeschlossenen Jahres werden u.U. noch für Jahresvergleiche in BWA und Bilanz/G+V benötigt).
5. Beim Abschluss eines Wirtschaftsjahres werden auch alle Debitoren- und Kreditoren-Buchungen gelöscht, wenn sie ausgeglichen sind.
Also, sofern der Fachhändler mit COMMERZ geringe Voraussetzungen erfüllt, ist es überhaupt keine Problem der Hotline mit den Rechnern der Fachhändler zu kommunizieren und dabei neue Techniken/Verfahren zu zeigen, Datenkorrekturen durchzuführen oder Datenzustände zu überprüfen.
Wenn man z.B. nur die Felder ARTIKELGRUPPE und VK INKL. MWST (8 und 38) bearbeiten möchte, dann werden nacheinander die ausgewählten Artikel aufgerufen, aber nur diese beiden Felder zur Änderung angeboten:
Da die "2" für WEITER automatisch vorgegeben wird, kann man mit diesem Werkzeug ganz schnell einzelne Datenfelder prüfen und ggf. korrigieren.
a) POOLFORMAT
Dient als Vorgabe für den Aufruf der Vertragsabrechnung. Wenn man üblicherweise als Standard das Poolformat "1" verwendet, sollte hier eine "1" eingetragen sein.
b) STATISTIKDATEN IN WWS
Wenn dieses Feld auf "J" steht, können die Vorgaben für Vertriebsweg, Absatzbereiche u.a.m. eingetragen werden. Nur dann können in den Geschäftsdaten oder bei den einzelnen Kunden die Umsätze und Bruttonutzen aus TKD ausgewiesen werden. Damit sind dann alle (!) Umsätze und Ergebnisse getrennt in WWS abrufbar.
c) VARIABLE ZÄHLERTEXTE
Nur wenn dieses Feld auf "J" steht, können für gleiche Zähler bei verschiedenen Modellen entsprechend korrekte unterschiedliche (!) Bezeichnungen in den Vertragsabrechnungen ausgewiesen werden. Auch auf den E-Mails für die Zähleranforderungen und bei der Erfassung von Zählerständen werden die richtigen Bezeichnungen dargestellt.
d) NULLRECHNUNG DRUCKEN und NULL-POS.-ZÄHLER DRUCKEN
Diese beiden Felder entscheiden darüber, ob und was auf einer Zählerabrechnung gedruckt werden soll, wenn wegen überwiegenden Freien Einheiten eine "Nullrechnung" entstehen würde. Dabei wurden aber zusätzlich auch viele individuelle Ausgaben/Steuerungen programmiert.
e) STÖRCODE-/MODELLBEARBEITUNG (J/N) (leere Zeile rechts unten)
Dieser Text steht nur dann (noch) da, wenn diese Verarbeitung noch nicht eingeschaltet ist. Insbesondere die Modell-Bearbeitung ist wichtig, weil für jeden Artikel, der ein Gerät darstellt, spezielle Zusatzdaten (wie z.B. Vorgaben für Bezeichnung, Modell und Hersteller, Kopien pro Toner oder Geräteklassen erfasst werden können.
f) BB-PREISFINDUNG
Dieses Feld ist eigentlich der "General"-Schlüssel, der sperrt, dass eine in WWS angelegte umfassende Anlage von Preiskonditionen (z.B. Rabatte) überhaupt in TKD Verwendung findet.
g) PROVISIONS-DATEN IN WWS
Die sogenannte Provisionsdatei enthält für jede Berechnungsposition alle relevanten Daten dieser Position. Dabei muss die Position nicht unbedingt auch an den Kunden berechnet worden sein und insbesondere auch für Vertragspositionen werden Einträge in der Provisionsdatei gebildet. Aus diesen Daten werden an vielen Stellen wichtige Auskünfte bereitgestellt, wie z.B. auch Toner-Lieferungen über WWS oder TKD.
h) VERTRAGSDATEN IN HIST.
Nur wenn dieses Feld auf "J" steht, werden Daten in die Geräte-Historie abgestellt.
Diese Steuerungen sollten einmal überprüft und ggf. geändert werden. Bei Fragen, welche weitere Folgerung und Bedeutung einzelne Felder haben, hilft unsere Hotline gerne.
Wer also noch nicht bestellt hat und diesen Service in Anspruch nehmen möchte (EUR 75.00), sollte schnellstens einen Auftrag an die Hotline erteilen.
So können z.B. Nettopreise allein über 5 verschiedene Funktionen geändert werden:
1. Änderung in der Position
Dazu ist es erforderlich, die Angebotsnummer zu wissen; sie kann aber z.B. über die Eingabe der Kundenkurzbezeichnung gefunden werden:
Danach ergibt sich die Schwierigkeit, die Positionsnummer zu wissen, unter der der Nettopreis angelegt ist. Bei kleinen Nettopreisangeboten kann man sich noch mit der Anzeige über die Funktionstaste F3 behelfen:
Bei größeren Nettopreisangeboten kann man zur Not noch den folgenden Trick anwenden: Man erfasst den Artikel nochmals in der nächstfreien Position und bekommt die Meldung "PREIS SCHON DEFINIERT IN ANGEBOT yyy UND POSITION xxx" und hat somit die Position, die man ändern möchte.
2. Direkte Änderung
Über den Menüpunkt "NETTOPREIS-SCHNELLBEARBEITUNG" können Kunde und Artikel direkt eingegeben
und der Preis kann sofort geändert werden.
3. Auftragsänderung
Wird ein Nettopreisartikel in einem Auftrag eingegeben und der Preis dort geändert, kann man über die Eingabe von "N" in der untersten Zeile diesen neuen Preis auch gleich als aktuellen Nettopreis abspeichern. Es erfolgt zunächst die Abfrage "POSITION ALS NETTOPREIS ANLEGEN (J/N)" und bei "J" die weitere Abfrage "POSITION SCHON ANGELEGT, ÜBERSCHREIBEN (J/N)
und der neue Preis wird bei Eingaben von "J" gespeichert.
4. Preisauskunft
Auch über die Preisauskunft können Nettopreise geändert werden. Wird ein solcher Artikel aufgerufen, dann kann man wiederum über die Eingaben von "N" die Änderung veranlassen. Im Gegensatz zur Änderung in der Auftragsbearbeitung wird hier aber der neue Nettopreis angefordert:
5. Nettopreis-Export und -ReImport
Über ein Zusatzprogramm können die Artikel aus einem Nettopreis-Angebot mit den zugehörenden aktuellen EK-Preisen exportiert werden. Es entstehen csv-Dateien und die Daten können somit in EXCEL "bearbeitet" werden. Unter gewissen Auflagen können diese neuen Daten wieder als Nettopreise ins COMMERZ übernommen werden.
FAZIT
Damit gibt es für die verschiedensten Situationen in COMMERZ immer geeignete Verfahren, um Nettopreise schnell zu ändern. Dabei ist die unter 1. beschriebene Methode nur in Ausnahmesituationen (bei wenigen Positionen oder bei irgendwie bekannten Positionsnummern) geeignet.
Bitte unbedingt die Hotline vorher kontaktieren, wenn solche Erweiterungen geplant sind.
Die Hotline unterstützt sie gerne dabei.
Teil 2
Im zweiten Teil wurden die neuen Funktionen der Version 3.03 zum Teil mit Beispielen aus der Praxis dargestellt, wobei auch viele Randthemen angesprochen und diskutiert wurden. Dabei wurden auch alle Komponenten von COMMERZ, die Standard-Schnittstellen und die besonderen in COMMERZ verfügbaren individuellen Lösungen angesprochen.
Am Ende der ERFA-Tagung ging es um den Bereich TKD, der so intensiv behandelt wurde, dass die Tagung erst weit nach 18.00 beendet wurde.
Übereinstimmende Meinung war, dass diese ERFA-Tagungen unbedingt häufiger stattfinden sollten, ggf. auch noch intensiver in kleinerem Kreis als so eine Art Workshop.
Besonders bedanken müssen wir uns bei Soennecken eG, die für einen optimalen und reibungslosen Ablauf der Tagung gesorgt hat.
Teil 1
1. Begeisterung, dass logics mit COMMERZ weitermacht und dass deshalb der Druck des Zwangs zur Umstellung auf ein anderes WW-System "vom Tisch ist"
2. Weiter so ! Die neuen Funktionen der Version 3.03 haben gezeigt, dass es logics immer wieder gelingt, gerade die praxisbezogenen Erweiterungen anzupacken und zu integrieren
3. Bedauern über die COMMERZ-Anwender, die nicht an dieser ERFA-Tagung teilgenommen haben; sie habe viel versäumt.
Um jedoch zumindest einen annähernd realistischen Bruttonutzen den Verkäufen solcher Artikel zuzuordnen, wurde in COMMERZ folgendes Verfahren eingeführt:
In den ersten 3 Stellen der WAWI-Schlüssels im Artikelstamm kann man einen Prozentsatz hinterlegen:
Diese Prozentsatz wird dann immer auf den einzugebenden VK angewendet, d.h. der EK-Preis errechnet sich aus VK abzgl. Prozentsatz (hier 25,0%). An der Kasse macht sich das natürlich zunächst nicht bemerkbar.
Wenn man aber den Auftrag betrachtet, erkennt man, dass der EK-Preis
entsprechend errechnet wurde (VK-brutto (!) EUR 5,00, VK-netto EUR 4,20, abzgl. 25% = EUR 3,15).
Der Prozentsatz im WAWI-Schlüssel ist natürlich eine Annahme, die dem Bruttonutzen in etwa entsprechen sollte. Aber damit erreicht man zumindest einen annähernd stimmenden Bruttonutzen.
Ein weiterer Nutzen bei der Verwendung solcher Sammelartikel ist sicherlich auch der, dass man für eine ganze Gruppe von "ähnlichen" Artikeln nur einen einzigen Artikel anlegen muss.
Beispiel:
und nach F2 in Zeile 24 erscheint das entsprechende Bild auf dem Bildschirm:
Interessant vor allem dann, wenn der Artikel wenig bekannt ist und wenn es sich um Details des Artikel handelt.
Rechnungs-
nummer negativ
Leider kann es jetzt passieren, dass solche Aufträge einfach "hängen bleiben". Um diese zu erkennen, kann man in den HILFSPROGRAMMEN entweder den Menüpunkt SUCHEN RECHNUNGSNUMMERN oder SUCHEN NEGATIVE LIFERSCHEINNUMMERN aufrufen, über die die betreffenden Aufträge ausgewiesen werden.
Es empfiehlt sich, die Menüpunkte zumindest monatlich einmal aufzurufen.
Dazu ist es nicht erforderlich die letzte (fehlerhafte) Position wieder der Bearbeitung zuzuführen (F1 und Positionsnummer eingeben und dann Artikel löschen), sondern man muss lediglich bei der nächsten Position in der Menge ein "s" eingeben.
Ausgangssituation:
Artikel war total falsch und nach Eingabe von "s" bei Menge wird eine weitere Position automatisch erzeugt, die die betreffende Position genau storniert:
Dieses Sofortstorno ist "blitzschnell" zu erzeugen, es lässt sich aber nur auf eine gerade (fehlerhafte) erzeugte Position anwenden. Vorher erfasste Positionen müssen wie bisher gelöscht werden.
Um diese Konstellation abwickeln zu können, wurde in COMMERZ-TKD ein neues Feld integriert, in das die Kundennummer der Leasing-Firma einzutragen ist (WARTUNGSADRESSE):
Wenn man dort die Kundennummer der betreffenden Leasingfirma einträgt, dann kann die Wartung an die Leasing-Firma berechnet werden. Voraussetzung ist allerdings noch, dass man bei dem Abruf der Vertragsabrechnungen Reihenfolge und Konditionen einhält:
1. Die speziellen Rechnungen an die Leasing-Firma sollten immer als erstes abgerufen werden. Wenn dieses so nicht erfolgt, kann es passieren, dass durch generelle andere Abrufe die Wartung den Kunden berechnet wird.
2. Beim Abruf dieser Rechnungen sind MIETE und ZÄHLER auf "N" und WARTUNG auf "J" zu setzen. Dann ergibt sich die unten dargestellte Abfrage, die in diesem Fall mit "J" zu beantworten ist.
Sollte man mit der Konstellation "nur Wartung" die anderen Geräte abrechnen wollen, ist "N" einzugeben.
In COMMERZ gibt es aber eine wenig genutzte Funktion, die ein zeitlich aktuelles Bild der Kunden-Order wiedergibt, nämlich die sogenannte Auftragseingangsliste.
Dazu sind folgende wichtige Eingaben erforderlich:
o Vertreter/Verkäufer (oder alle)
o Zeitraum, den man betrachten möchte (hier: 45. KW, also vom 7. bis zum 12.11)
o davor liegender Zeitraum, den man mit dem Betrachtungszeitraum vergleichen möchte (hier 42. bis 44. KW, also vom 17.10 bis zum 5.11)
Die beiden Zeiträume können beliebig gewählt werden, so dass auch Monatszeiten betrachtet werden können. Üblicherweise ist der Vergleichszeitraum immer größer als der Betrachtungszeitraum.
o Um die Auftragseingänge richtig vergleichen zu können, müssen die Zeiträume gleich sein. Dazu erwartet COMMERZ die Eingabe eines Teilers, durch den die Auftragseingänge des Vergleichszeitraumes geteilt werden. Hier ist der Teiler gleich 3, weil der Betrachtungszeitraum eine Woche, der Vergleichszeitraum aber 3 Wochen umfasst. Wenn beide Zeiträume gleich groß sind, ist als Teiler eine "1" einzugeben.
o Auswertung kann dann noch durch die Eingabe von zwei Prozentsätzen eingeschränkt werden. Es werden nur die Kunden ausgegeben, die im Vergleich vom Betrachtungszeitraum zum Vergleichszeitraum einen Prozentsatz ergeben, der in diesen Prozentbereich fällt. Mit den hier vorgegebenen Werten würden alle Kunden ausgewiesen werden, die im Betrachtungszeitraum weniger Auftragseingänge haben als im Vergleichszeitraum.
Über eine Eingabe von 10 bis 100 erhält man alle Kunden, die mehr als 10% Zuwachs haben, über -999999 bis 10 alle Kunden, die weniger als 10% Zunahme zu verzeichnen haben.
Bitte das Verfahren überprüfen, dass u.a.
o täglich gesichert wird
o unterschiedliche Speichermedien verwendet werden
o zusätzliche Wochen-/Monatssicherungen angefertigt werden
o Sicherungen alle Daten enthalten und auch lesbar sind
o COMMERZ-Funktionen, die generelle Löschungen durchführen über die Zugriffsberechtigungen gesperrt werden
o beim Erkennen von fehlenden Daten die aktuelle Sicherung (z.B. vom Vortag) gesichert und nicht neu überschrieben wird.
Das Unangenehme an den Sicherungen ist, dass man sie erstellen muss, aber nur in ganz seltenen Fällen benötigt.
Über eine BS-Info kann man die wichtigen Eingaben beschreiben. Wichtig ist auch, dass der VK-Preis mit dem EK-Preis übereinstimmen sollte, was man über die entsprechende Eingabe bei den Positionen oder über eine Steuerung im Kundenstammsatz erreichen kann.
Durch die Funktion "ANFÜGEN ERLAUBT" kann auch erreicht werden, dass innerhalb eines Monats nur ein Auftrag entsteht, oder man setzt beim Kunden die Rechnungsart auf Sammelrechnung.
Wenn für solche Aufträge Rechnungen gedruckt werden, wird eine INTERNE RECHNUNG geschrieben, die nicht ins Rechnungsausgangsbuch abgespeichert und damit auch nicht an FIBU weitergegeben wird. Die Buchhaltung kann dann diese Belege als Eigenbedarf entsprechend verbuchen, wobei es dann wichtig ist, dass der VK-Preis dem EK-Preis (Eigenbedarf) entspricht.
Die Artikel werden ganz normal abgebucht und bei diesen keine Bruttoerlöse erzielt.
Trennen Sie sich bitte sofort (!) von ihrem "Systemspezialisten", wenn dieser behauptet, bei COMMERZ-ACTUELL handelt es sich um ein veraltetes DOS-Programm, das unbedingt abgelöst werden muss. Wer so etwas behauptet hat von der IT-Thematik aber nun überhaupt keine Ahnung:
COMMERZ-ACTUELL läuft auf allen aktuellen WINDOWS-Systemen (ohne spezielle Anforderungen) und (auslaufend) auch unter UNIX/LINIX. Die Datenhaltung kann auf Datenbankbasis erfolgen (SQL) und alle Schnittstellen aus oder ins COMMERZ-ACTUELL laufen Basis von genormten und standardisierten Verfahren ab.
Einziger Unterschied zu "modernen" Systemen ist die nicht-grafische Bedienungs-Oberfläche (obwohl auch mit der Maus gearbeitet werden kann), die aber gravierende Vorteile in der Erfassungsgeschwindigkeit und eine weitaus verbesserter Übersicht in der Datendarstellung bietet.
Wenn Ihr "Systemspezialist" dann immer noch von einem DOS-Programm spricht, dann sollten Sie ... (siehe oben).
Also suchen Sie sich einen neuen aber
kompetenten Betreuer, sofern dieses überhaupt erforderlich ist. Die
Hotline hat Ihnen in nahezu allen wichtigen Funktionen, wie Online-Wartung,
Installation neuer Programme, Daten-Kommunikation zwischen Ihnen und der
Hotline und vieles mehr, Ihre Aufgaben so einfach gemacht, sodass dafür keinen "Systemspezialist" mehr erforderlich ist. Zudem
kann unsere Hotline auch innerhalb der Online-Betreuung Anpassungen
vornehmen, die ein einfacheren und schnelleren Einsatz von COMMERZ-ACTUELL
bedeuten (kostenlos und nicht als Schulung deklariert).
Sicherlich muss der COMMERZ-Anwender auch selbständig tätig sein, z.B.
dann wenn es um Datensicherungen, um die Einbindung sonstiger Programme
und Funktionen, um die Einrichtung von spezieller Hardware oder
Systemkomponenten oder um die generellen Zugriffsberechtigungen und den
Datenschutz geht.
Aber im Bereich von COMMERZ-ACTUELL ist eigentlich kein (teurer) "Systemspezialist" erforderlich.
Die Standardeinstellung ist 43, wenn aber immer am unteren Rand zu viele Leerzeilen entstehen, dann kann man diese Zahl entsprechend erhöhen. Das bedeutet, dass eben mehr Positionen auf einer Seite gedruckt werden können.
Es ist aber erforderlich, hier ein wenig zu "experimentieren", um eine optimale Formularlänge herauszufinden.
Aber wir haben ein neues Angebot:
Die nächste ERFA-Tagung ist in Overath bei Soennecken geplant und zwar am 23.11.2011. Einladungen werden in Kürze versendet und wir gehen davon aus, dass allein Ort und Gastgeber (und logics) alleine eine ausreichende Teilnahmezahl garantieren.
Je nach Interesse an den ERFA-Tagungen werden wir über eine weitere im Norden von Deutschland entscheiden, die aber dann sicherlich erst in 2012 stattfinden wird.
1. Direkte Speicherung im Artikel:
Dieses Verfahren ist eigentlich das derzeit gängige, weil die Preisdaten immer häufiger direkt importiert werden (Artikelpflege, Kataloge etc.). Nachteilig ist es nur dann, wenn der Fachhändler die Pflege (noch) manuell durchführt und auf Basis geänderter EK-Preise auch neue Staffelpreise erfassen muss (z.B. einzeln bei allen gleichartigen Artikel unterschiedlicher Farbe).
2. Anlage von Rabattstaffeln
In der Stammdatenverwaltung "RABATTSTAFFELN" können Mengen und Prozente eingegeben werden:
Die Staffelnummer wird bei den Artikeln (Feld: RABATTSTAFFEL) hinterlegt, die genau diesen prozentualen Abschlag auf den aktuellen VK-Preise haben sollen:
Wenn sich nun der VK ändert, werden die Staffelpreise automatisch angepasst:
Es können beider Verfahren angewendet werden, jedoch in einem Artikel jeweils nur das eine oder das andere.
Wir können hier ein für uns ganz normales Ereignis protokollieren:
Zwei Fachhändler sind an dem Versuch gescheitert, ein neues WWS einzusetzen, und sind zu COMMERZ-ACTUELL zurückgekehrt. Derzeit laufen mit zwei weiteren ehemaligen COMMERZ-Anwendern Gespräche, die auch zum Ziel haben, COMMERZ als bewährte und solide Software wieder einzusetzen.
Wir denken ganz generell über die derzeitige Marktentwicklung nach:
o Sind neue WW-Systeme zu komplex und nur für ganz wenige große Fachhändler geeignet ?
o Ist der Aufwand für Lizenzen, Installation, Wartung und Schulung nicht zu teuer ?
o Rechtfertigt ein Minimum an Verbesserungen (welche überhaupt?) eine große Investition ?
o Ist es nicht effizienter, mit COMMERZ noch längere Zeit weiterzuarbeiten und das große Funktionsspektrum von COMMERZ intensiver zu nutzen ?
Fragen, die sich der Fachhändler selbst stellen sollte.
Nachdem auch Soennecken in ihrem Anschreiben an alle Anschlusshäuser darum bittet, sich auf ihre Empfehlung aus 2008 (wir erinnern uns: 1. Firma e.bootis mit ERP2. 2. Firma Wegscheider mit Concept Office und 3. Firma Kassaline mit Dynasoft) nicht mehr zu stützen, ist doch wohl unübersehbar, dass auf dem Markt der WW-Systeme für die Branche erhebliche Probleme zu Tage getreten sind.
Wir hatten uns damals, als wir noch ein festes WWS als Nachfolgeprodukt favorisiert hatten, vorgestellt, dass eine Umstellung von einem Tag auf den anderen erfolgen sollte, was mit einer guten Kooperation zum Nachfolger-Unternehmen zweifelsfrei auch machbar gewesen wäre . Die "Rückkehrer" sind heute aber sehr froh, dass sie eine Art Parallelbetrieb aufrecht erhalten hatten, der ein Wiedereinsetzen von COMMERZ problemlos zuließ. Deshalb kann man für den Fall, dass ein Fachhändler unbedingt umstellen möchte, ihm nur raten, einen längeren Zeitraum parallel zu arbeiten: Umso einfacher ist dann die Rückkehr zu COMMERZ !!!
Wir würden weitere Rückkehrer sehr begrüßen und könnten uns auch vorstellen, uns bezüglich der ggf. notwendigen Datenmigration etwas Besonderes einfallen zu lassen (das ist eben der Vorteil eines kleinen, effizienten und dynamischen Unternehmens). Vor allem empfehlen wir zum jetzigen Zeitpunkt, einfach abzuwarten bis sich der WWS-Markt der Branche in ein paar Jahren konsolidiert hat.
Was man aber auf jeden Fall machen sollte, ist den Vorgang über "ANDERER ABSCHLUSS" und EC-CASH zu verarbeiten:
Dann wird auch in den Kassenprotokollen ausgewiesen, welche Beträge nicht bar eingenommen wurden. Diese kann man dann auch noch mit dem EC-Terminal-Protokoll vergleichen.
Wenn man den Vorgang als normalen Kassenvorgang erfasst, hat man zu viele Bar-Einnahmen, die abgestimmt und durch AUSZAHLUNG erst wieder korrigiert werden müssen.
Warum nicht gleich die EC-Funktionen der Kasse nutzen.
Die Korrekturmöglichkeiten beschränken sich auf DATUM, ZÄHLERSTAND und MENGE, wobei Änderungen in der Menge (wohl sehr selten) zusätzlich manuell gebucht werden müssten.
Wichtiger ist, dass über diese Änderung ein korrekter zeitlicher Ablauf (wieder) hergestellt werden kann.
Dabei ist wichtig, dass der aktuelle Saldo erst dann ausgegeben wird, wenn man bei der nächsten Buchung das Gegenkonto (=die Bank) bestätigt. In diesem Beispiel war der ehemalige Saldo EUR 50,00 und die davorliegende Buchung über EUR 75,00. Nach Bestätigung des Gegenkontos erscheint dann erst der aktuelle Saldo (EUR 125,00) vor der neuen Buchung über EUR 250,00.
Übrigens: Wenn man mit KS (Kontrollsummen) arbeitet, wird automatisch nach jeder Buchung sofort der aktuelle Saldo angezeigt. Dieses Verfahren mit der Kontrollsumme ermöglicht auch, Überträge aus den Kontenblättern zwischendurch zu prüfen.
Bei der Bearbeitung von Rücksendungen können auch Folgeverarbeitungen hinterlegt werden und durch die Vorgabe von Wiedervorlage-Terminen diese auch terminlich überwacht werden.
Die Rechnungskontrolle für elektronisch übernommene Rechnungen enthält alle Funktionen, die für eine Nachbearbeitung erforderlich sind:
Die Positionen der Rechnung werden mit den Bestellpositionen abgeglichen und alle Differenzen protokolliert. Etwaige Korrekturen werden mit Datum, Mitarbeiter, Korrekturart u.a.m. den betreffenden Positionen der Bestellung zugeordnet, sodass diese jederzeit nachvollziehbar sind.
Weitere Detailinformationen gerne von der Hotline.
Bitte möglichst keine jpg-Daten oder sonstige Formate schicken.
Nur so zur Info: Über die Funktionstaste F4 bekommt man den Bildschirm gedruckt.
In COMMERZ-ACTUELL-WWS kann man beim Kunden (und änderbar im Auftrag) festlegen, ob Teillieferung erlaubt ist oder nicht. Ist dieses Kennzeichen auf "N" gesetzt, wird für einen unvollständigen Auftrag beim generellen Lieferscheindruck kein Lieferschein erzeugt, beim individuellen Abruf aus der Auftragsbearbeitung erst nach der entsprechenden Warnung und der Freigabe zum Druck.
Seit langem ist dieses Feld in der Stammdaten-Verwaltung Kunden aber so geändert worden, dass man dort zusätzlich auch eine Ziffer n (1 bis 3) eintragen kann.
Diese Ziffer bedeutet, dass zunächst Teillieferung möglich ist und erst nach der n-ten Lieferung eine Teillieferung nicht mehr erlaubt ist.
Das Feld im Auftragskopf wird dann automatisch angepasst:
Damit kann man erreichen, dass man einen Kundenauftrag nicht mit mehr als zwei Lieferungen abwickelt, wenn man dieses Feld z.B. auf "1" setzt. Dieses reduziert die Kosten und dient auch dem Image stets gut lieferfähig zu sein. Ausnahmen sind (wie oben beschrieben) natürlich immer noch möglich.
1. Das üblicherweise generell geltende Format, das bei nahezu allen Poolrechnungen verwendet werden soll, kann im Parametersatz bereits vorgegeben werden. Damit vermeidet man, dass bei jedem Abruf von Poolrechnungen das POOLFORMAT immer geändert werden muss.
2. Über das Pool-Format werden folgende Darstellungen gesteuert:
O Pool-Format = 0
Jedes Gerät des Pools wird einzeln betrachtet und ausgewiesen. Dabei können bei einzelnen Geräten auch negative Beträge entstehen, wenn bei denen die Freien Einheiten überwiegen. Das Format kann deshalb auch verwendet werden, wenn im Vertrag eine Vergütung nicht erreichter Kopien vereinbart wurde.
O Pool-Format = 1
Dieses Format ist im Standardfall zu verwenden. Bei den Geräten werden lediglich die Kopien ausgewiesen und am Ende die Gesamtzahl der Kopien und der Freien Einheiten.
O Pool-Format = 2
Wie Pool-Format 1, wobei zusätzlich bei jedem Gerät die Miet- und /oder Wartungsbeträge ausgewiesen werden, sofern enthalten und angesteuert.
3. Wenn eine Poolrechnung zurückgesetzt werden muss, dann ist unbedingt darauf zu achten, dass die dazu erforderliche Eingabe beim Feld POOLFORMAT immer identisch ist mit dem Poolformat, das bei der Rechnung verwendet worden ist. Poolformat 0 und 1 können nämlich zu unterschiedlichen Ergebnissen bei den Rechnungen führen, wenn in Summe wegen zu vielen Freien Einheiten bei Pool-Format = 0 sich ein negativer Endbetrag ergibt, bei Pool-Format = 1 aber eine Nullrechnung.
Da die Selektion auch datumsbezogen möglich ist, kann man sich ganz gezielt die "soeben" geänderten neuen Preise ausweisen lassen. Über die Eingaben bei KOMPL/FUNKTION kann ein bestimmter AUFGABENKOMPLEX und eine Unterfunktion ausgewählt werden, mit der die Preise geändert worden sind. Wurden diese beispielsweise im AUFGABENKOMPLEX "STAMMDATEN" und über die ARTIKEL-DATEI durchgeführt, dann ist hier 0904 einzugeben. Mit der Eingabe der "Wundertaste" F3 werden alle Änderungen, über welche Funktion auch immer, ausgewiesen.
Die Preisänderungsliste (11.SONDERPROGRAMME, 2.PREISPFLEGE) ist ein sehr gutes Werkzeug, um durchgeführte Preisänderungen nochmals zu kontrollieren
o der Kunde Gerät, Modell und Tonertyp nicht genau benennen kann,
o es für den Toner spezielle Konditionen geben kann, die im Gerät in COMMERZ-ACTUELL-TKD hinterlegt sein können,
o Ergebnisse einer Tonerlieferung in der Historie beim Gerät gespeichert werden müssen.
Diese Probleme sind sowohl in der Strecken-Auftragserfassung als auch an der Terminalkasse in COMMERZ-ACTUELL elegant und effizient gelöst.
Dabei lassen sich durch Eingabe von "g" bei der Artikelnummer alle Geräte des Kunden anzeigen:
Nach der Auswahl eines Gerätes werden die möglichen Toner-Artikel aus der Artikeltabelle des Gerätes zur Auswahl dargestellt:
Nach der Auswahl des Toners werden die in TKD hinterlegten Konditionen berücksichtigt (hier 100% = kostenlose Tonerlieferung):
Selbstverständlich kann man auch gleich den Toner-Artikel eingeben. Dann werden zur Auswahl die Geräte angezeigt, die diesen Artikel in der Artikeltabelle enthalten haben. Wahlweise können auch nur die Geräte berücksichtigt werden, denen ein Wartungsvertragstyp zugeordnet ist, da nur solche ggf. auch kostenlos abgegeben werden müssen.
Mit dieser Lösung ist es ganz einfach möglich, Toner auch über Strecke oder Terminalkasse abzuwickeln, ohne gesondert ins TKD verzweigen und ohne etwaige Gesamtaufträge trennen zu müssen. Alleinige Voraussetzung hierfür ist die Lizenz "TKD-Aufträge in WWS".
Im Normalfall werden Gutschriften durch Änderung der Auftragsart auf 10 bis 19 erstellt, es können in einem normalen Auftrag aber auch negative Mengen indirekt zu einer Gutschrift führen. Solche Positionen können über die Auftragsprüfliste überwacht werden, wenn man folgende Eingaben vorgibt:
Nachdem Gutschriften über verschiedene Auftragsarten angelegt werden können, eignet sich die Auftragsprüfliste nicht dazu, um diese zu ermitteln. Aber über die Geschäftsdaten mit Auswahl der DATENGRUPPE 5=AUFTRAGSARTEN würde man zunächst einmal herausbekommen, welche Auftragsarten überhaupt verwendet worden sind (auch die Auftragsarten 30 bis 39, 50 bis 59 und 70 bis 79 führen trotz anders gelagerten Verbuchungen letztlich zu Gutschriften).
Danach könnte man z.B. über die Auftragswertliste sich die einzelnen Aufträge ausweisen lassen.
(Der Name NULL-POS-ZÄHLER DRUCKEN bedeutet ganz einfach die Steuerung, ob Zählerdaten gedruckt werden sollen, wenn für den Zähler wegen den überwiegenden Freien Einheiten sich der Betrag von Null ergibt.)
Die Steuerung ist insofern nicht ganz einfach, weil bei neben der Abrechnung für Zähler auch noch Wartungspauschalen auf einer Rechnung stehen können (dann ist das immer keine Nullrechnung) und bei mehreren Zählern der eine zu berechnen ist und der andere vielleicht nicht.
Die Steuerung, was oder was nicht gedruckt wird, erfolgt in Abhängigkeit von den Daten der Rechnung:
- a) wirkt immer nur
dann, wenn die gesamte Rechnung
Null ist. Das kann nur
passieren, wenn eine reine
Zählerrechnung vorliegt und
wenn der Verbrauch kleiner ist als
die Freien Einheiten. Wenn jedoch zusätzlich
zur Zählerabrechnung ein weiterer Vertrag (Miete
oder Wartung) berechnet wird, dann ist der Rechnungsbetrag
nicht gleich Null. In diesem Fall wird, auch
bei einem Verbrauch kleiner als die Freien Einheiten,
die Zählerposition (mit Nullbetrag) ausgewiesen.
Um im letzten Fall die Zähler bei Verbrauch kleiner
Freie Einheiten trotzdem zu
unterdrücken, kann der
Anwender das Feld unter b) auf
„N“ setzen. Dann wird
unter der genannten
Konstellation die Zählerabrechnung
stets unterdrückt. Ein „N“ bei b)
wirkt aber nur dann, wenn auch a) auf
„N“ gesetzt ist.
Die nachfolgende Zusammenstellung verdeutlicht nochmals
die Zusammenhänge dieser
beiden Felder. Dabei bedeutet
ABR1 eine reine Zählerabrechnung,
bei der der Verbrauch kleiner als die
Freien Einheiten ist, ABR2 eine Abrechnung
wie ABR1, jedoch mit einer zusätzlichen
Miet- oder Wartungsposition.
NULLRECHNUNG
NULL-POS-ZÄHLER
Ergebnis
DRUCKEN DRUCKEN
ABR1 J J druckt
J N druckt
N J druckt nicht
N N druckt nicht
ABR2 J J druckt alles
J N druckt alles
N J druckt alles
N N druckt Zähler
nicht
Zum Ausweis der Daten, wenn die Freien Einheiten überwiegen, gibt es insbesondere bei Pools und bei Geräten mit mehreren Zählern etliche individuelle Varianten. Diese können von der Hotline bei Bedarf freigeschaltet werden. Sollte ein Anwender hier eine gesonderte Lösung haben wollen, bitte Abstimmung mit unserer Hotline.
Das Unterdrücken von Zählerrechnungen hat einerseits den
Vorteil, dass der Kunde nicht
sieht, dass er die Freien
Einheiten nicht ausnutzt,
anderseits den Nachteil, dass „Lücken“
in den abgerechneten Zählerständen entstehen.
Wozu kann die nützlich sein?
Die Nettopreisanpassung ist dafür gedacht, die Nettopreise entsprechend einer zwischenzeitlichen Veränderung der VK-Preise anzupassen. Wenn sich also der EK-Preis von EUR 1,00 auf nun 1,10 erhöht hat, verändert sich der Nettopreis entsprechend der Erhöhung um 10%. Dabei werden zwei EK-Preise berücksichtigt: Der EK-Preis aus dem Artikelstamm und der EK-Preis, der beim Nettopreis hinterlegt ist. Ersterer stellt eigentlich immer den aktuellen EK-Preis dar, der letztere ist aber ein Preis, der irgendwann dort hinterlegt wurde (z.B. zum Zeitpunkt der Anlage eines Nettopreises).
Wenn nun aber ein neuer Nettopreis errechnet werden soll, würde die Erhöhung völlig falsch werden, wenn die beiden EK-Preise nicht irgendwie realistisch sind.
Deshalb kann man über die Abfrage "VK ÄNDERN" mit "N" erreichen, dass lediglich die aktuellen EK-Preise aus dem Artikelstamm in die Nettopreise übernommen werden, um dann (später) aktuellere Ausgangsdaten für einen Anpassung vorliegen zu haben.
Übrigens wird man die Funktion "NETTOPREISANPASSUNG" nie auf der Basis eines aktuell gültigen Nettopreis-Angebotes durchführen, sondern man wird dafür immer eine Kopie anfertigen und bearbeiten. Nach der endgültigen Bearbeitung ersetzt sie dann das aktuelle Nettopreis-Angebot, und zwar zeitpunktgenau.
Wesentliches Ziel ist es, unseren vielen Anwendern die (langjährigen) Zukunftsperspektiven aufzuzeigen, Details über den aktuellen Programmstand darzustellen und einen Ausblick zu vermitteln, welche Funktionen in nächster Zukunft realisiert werden sollen. Wir denken, dass diese Themen für alle Anwender von ganz besonderer genereller Wichtigkeit sind, sie ersetzen aber nicht die (Nach-) Schulung vor Ort mit entsprechenden Org-Beratungen.
Wir wollen am 28.10.2011 in "München" beginnen und im November 2011 je eine Veranstaltung im Raum Köln und Hannover durchführen. Einladungen werden noch rechtzeitig versendet werden.
Bei den wenigen Umstellungen (nur ca. 18 in über 6 Jahren) auf die von uns ehemals favorisierten Nachfolgesysteme mussten wir immer wieder erkennen, dass die vermeintlichen Vorteile sich als wesentlich geringer als erwartet dargestellt haben und durch intensivere Nutzung der vorhandenen COMMERZ-Funktionen mehr als kompensiert hätten werden konnten. Mehrfach wurden wir auch gebeten, über einen Wiedereinsatz von COMMERZ konkret nachzudenken (einmal sogar mit richtigem Erfolg). Zudem sollte man auch einmal bei den nicht als Referenz aufgeführten Umsteigern intensiv nachfragen, ob sie mit der Umstellung und der neuen Software wirklich (!) zufrieden sind.
Jeder Wechsel der Software ist mit nicht unerheblichem Aufwand und mit häufig nicht zu kalkulierenden Kosten verbunden und eine Entscheidung dafür sollte deshalb nicht leichtfertig getroffen werden. Manch Fachhändler ist dadurch sogar in eine existenzgefährdende Situation geraten.
Warum nicht einfach abwarten, den Markt beobachten und gemeinsam mit der logics systems gmbh die weiteren Schritte planen. Dazu hatten wir auch bereits am 20.9.2011 in der logics-news Anregungen aufgezeichnet.
Dieser Parametersatz wird aber beim Abschluss einer BP und beim Wirtschaftsjahresende "angepasst". Diese Anpassung versucht die BP immer auf die kleinste noch mögliche BP zu setzen, was nicht immer richtig sein muss. Deshalb sollte nach dem Aufruf einer dieser Funktionen "ABSCHLUSS BUCHUNGSPERIODE" die Vorgabe im Parametersatz stets kontrolliert werden, um bei der Erfassung von Buchungen nicht eine falsche BP zu verwenden.
Word 7
Wenn PCs mit WORD ab
2007
eingesetzt werden, ist darauf zu achten, dass bei diesen in der
Standardeinstellung in Absatzabstand-Nach eine Null eingetragen ist. Ist
dieses nicht so, werden zusätzliche Leerzeilen bei den Druckausgaben
erzeugt.
Nachzulesen auch in unserer Mailbox unter InstallDrucker.doc.
In COMMERZ-ACTUELL gibt es jetzt einen direkten Zugriff auf die Daten im Soennecken-Lager. Wenn man einen LS3-Auftrag mit einem LS3-Artikel erfasst, wird automatisch eine Anfrage erzeugt und die entsprechende Rückmeldung angezeigt. Diese Meldung kann sehr vielschichtig sein, nachfolgend einige Beispiele.
Rote Markierung (bleibt auch bei Änderungen erhalten) und Text:
oder:
Grüne Markierung, wenn Daten und Menge OK:
Wenn Menge erhöht wird:
Damit ist es nicht mehr notwendig, an einem anderen Arbeitsplatz vorab die Verfügbarkeit oder sonstige Hinweise, wie "Artikel nicht mehr lieferbar", "Auslaufartikel" oder "Ersatzartikel ist ..." zu prüfen.
Diese Funktion die als Basis schon einmal verfügbar ist, wird erweitert um die Detaillierung der Meldungen, um Informationen im Bestellwesen und für andere Logistikzentren z.B. Spicers).
Es wird dabei aber davon ausgegangen, dass ein permanenter Wechsel zwischen "J" und "N" nicht durchgeführt wird.
Dieses Feld ist aber auch gekoppelt, an die bisher aufgelaufenen Freien Einheiten, die bei einem Wechsel von "N" auf "J" neu aktuell eingetragen werden müssen.
Wir werden in der nächsten Version eine "Entkopplung" durchführen, sodass die Steuerung "FREIKOPIEN AUSWEISEN" sich im Wesentlichen nur noch auf den Druck in der Vertragsrechnung bezieht.
Dieses Statement hören wir jetzt immer öfters, offenbar deshalb, weil sich viele Anwender durch die Aufhebung des Endtermins für den Service und die Weiterentwicklung zum 31.12.2012 für einen langjährigen Einsatz von COMMERZ-ACTUELL entschieden haben und sich dabei über die eigene Nutzung der bewährten COMMERZ-Software ernsthafte Gedanken machen. Dabei gibt es etliche Fachhändler, die die logics-news Punkt für Punkt intensiv lesen und die beschriebenen Verfahren und Abläufe auf Einsetzbarkeit im eigenen Unternehmen prüfen.
Merklich für die logics ist diese Tendenz auch daran, dass über Einsatzberatung und Schulungen nachgedacht wird und Zusatzmodule geordert werden. Letzteres insbesondere für die Anbindung von CAD-Systemen an COMMERZ (auch pCon.basket!), damit man integrierte Gesamtdaten über alle Geschäftsbereiche zur Verfügung gestellt bekommt.
Nachdem die logics nun eine weitere langfristige Weiterentwicklung und Betreuung garantiert, stellt sich für viele COMMERZ-Anwender gar nicht erst die Frage, ob Sie den mühsamen und kostenintensiven Weg für den Einsatz einer neuen Software gehen wollen.
Ausgangsdaten (Artikel mit Saison-Kennzeichen):
und
Abläufe beim automatischen Bestellvorschlag oder auch beim Erfassen Vorschlag:
1. Solange das Datum 01.02.12 nicht erreicht ist, wird entsprechend dem verfügbaren Bestand und den Werten von Min. und Max die zu bestellende Anzahl vorgeschlagen. Hier gibt es aber auch schon Speziallösungen im Einsatz, die die Vorschlagsmenge auf Basis von realen Tendenzen ermittelt.
2. Nach dem 01.02.12 wird der Artikel nicht mehr vorgeschlagen, wenn noch Mengen verfügbar sind. Wird der verfügbare Bestand durch neue Aufträge negativ, wird nur noch die für die Aufträge erforderliche Menge vorgeschlagen.
Mit diesem Verfahren kann nun bei Saison-Artikeln die Vorschlagsmenge für Bestellungen entsprechend gesteuert und "nicht-realistische" Bestellungen vermieden werden.
Detaillierte Informationen über die Hotline oder die GfK
Probleme gibt es, wenn die gleiche Zählernummer bei verschiedenen Modellen unterschiedliche Bedeutung haben (z.B. Zähler 2 DIN-A3 oder COLOR). Früher hat man sich damit beholfen, eine generelle Bezeichnung zu verwenden (einfach: "Z2").
Mit der bereits in der Version 2.05 enthaltenen Funktion "VARIABLE ZÄHLERTEXTE" ist dieses Problem längst lösbar. So kann man z.B. für den gleichen Zähler bei einem Modell die Texte mit "DIN-A3" und bei einem anderen Modell die Texte mit "COLOR" ausgeben.
Neu ist nun, dass man sich auch an relevanten Stellen die Bezeichnung auf dem Bildschirm mit der korrekten Zählerbezeichnung ausgeben lassen kann. Außerdem wird die Zählerbezeichnung (statt Z1, Z2 ...) auch auf der Zählerstandsabfrage per E-Mail mit ausgegeben. Damit kann der Kunde dann auch den Zählerstand richtig zuordnen.
Möchte man ein Dokument sehen, kann man "d" eingeben:
In diesem Fenster kann man dann mit dem Cursor auf eine Dokument gehen und dieses mit ENTER dann z.B. über WORD auf dem Bildschirm ausgeben.
Die Dokumente sind immer als Abschrift gekennzeichnet.
Wenn man (z.B. auch bei der Auftragserfassung) ein "D" eingibt, werden alle Dokumente des Kunden im Fenster angezeigt:
Diese (Super-)Funktion ist nur mit WINDOWS 32-Bit möglich.
Wenn also die Zubuchung nicht über den Liefereingang erfolgt, muss man um einen korrekten Lagerbestand zu erhalten, in der Lagerbestandsführung die Mengen entsprechend korrigieren.
Auch doppelte EANs können über diese Funktion erkannt und ggf. korrigiert werden.
Voraussetzung ist die Anlage eines eigenen Steuerkennzeichen (hier =9), damit die Vorsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung ausgewiesen wird (SORTIERUNG und spezielles Sammelkonto nicht vergessen!) und nicht mit den Werten der anderen Steuerkennzeichen vermischt wird:
Buchung 1:
1. Eingangsrechnung
2. Betrag = 0
3. Eigenes
Steuerkennzeichen
4. Gegenkonto:
Sachkonto mit STEUERCODE = „1“ (irgendein entsprechendes
Verrechnungskonto)
5. Konto = RA
Nach „Buchung nicht in Ordnung“ kann der Steuerbetrag geändert
werden.
Auf dem Konto RA
entsteht eine Buchung mit Betrag =0, aber kein OP
Buchung 2:
1. Zahlung
2. Betrag =
Steuerbetrag
3. Gegenkonto Bank
4. Konto = Gegenkonto
aus Buchung 1
Damit ist dann das Verrechnungskonto wieder ausgeglichen und der
Steuerbetrag auf dem in den Sammelkonten speziell angelegten Konto
verbucht.
Und im weiteren Bildschirm die einzelnen Positionen der Lieferung mit ihren Mengen.
Ausgangsdaten sind folgende:
Es gibt die Daten in der Bildschirmausgabe GERÄTE-WARTUNGS-STATISTIK:
und die Daten aus den Modell-Stammdaten:
In den Modelldaten können jetzt auch die vom Hersteller im Durchschnitt zu erwartenden Kosten pro Kopie für bis zu 4 Zähler eingetragen werden.
Leider haben wir es mit zweierlei Daten zu tun: Die Aufwendungen sind generell und können ganz selten oder überhaupt nicht den Zählern zugeordnet werden; die Vorgabe für die Plankosten sind zählerbezogen. Wenn ein Kopierer nur einen Zähler hat können wir in der vorletzten Zeile in der GERÄTE-WARTUNGS-STATISTIK so etwas wie
AUFW. PLAN/TSD.EINH: und dann die KOSTEN/KOPIE * VERBR.EINHEITEN
ausgeben und man hätte dann einen Vergleich zwischen den Ist- und Soll-Werten.
Die Frage bei mehr als einem Zähler ist einfach nur die, wie man die Aufwendungen auf die Zähler verteilen kann.
Bitte Info an unsere Hotline (auch jede Anregung zu diesem Thema ist für uns nützlich) und Dank dafür im Voraus.
Sie lässt sich auch als Liste ausgeben.
Dazu ist zunächst bei NR die Funktionstaste F3 (alle) einzugeben. Danach kann der Spoolname eingegeben werden. Hier hat man die Möglichkeit wiederum F3 (alle) einzugeben oder die ersten Zeichen der zu löschenden Spools gefolgt bis zum Feldende von Sternen ("*"). Danach kann noch ein Datum eingegeben werden, mit dem gesteuert werden kann, dass jüngere Spools noch erhalten bleiben. Bei diesem gruppenweisen Löschen werden aber nur die korrekten Spools gelöscht; nicht gedruckte Spools oder Spools mit Update-Kennzeichen "??" müssen kontrolliert einzeln gelöscht werden.
Das Prinzip ist einfach: Über eine Prozedur werden (z.B. täglich, nachts) die kassenrelevanten Daten und Programme vom System auf die Kassen-PCs kopiert. Bei einem Ausfall des Systemrechners arbeiten die Kassen-PCs in stand-alone-Modus. Ist das System wieder einsatzbereit, werden die zwischenzeitlich an den Kassen erstellten Daten über spezielle Programme in den Datenbestand von COMMERZ-ACTUELL übernommen, sodass keine Daten verloren gehen.
Bitte einmal überprüfen, ob der Notbetrieb installiert ist. Das geht am besten, wenn man beim Barverkauf den Menüpunkt 9. SONDERPROGRAMM aufrufen kann.
Der Einsatz dieser Schnittstelle hat sich bereits vielfach bewährt und ist wesentlich effizienter als das bei einigen Fachhändlern noch übliche Nacherfassen.
Bereits ohne ins Detail zu gehen kann man wichtige Daten über die Aufträge für einen vorgebbaren (auch längeren) Zeitpunkt erkennen:
Ganz wichtig ist dabei z.B. die Anzahl der Positionen pro Vorgang. Wenn diese Zahl z.B. nur für den Absatzbereich PBS sehr klein ist, dann ist der Aufwand für diesen Vorgang eigentlich zu groß.
Wenn man die Auskunft vertieft (1=AUFTRÄGE), erhält man auch noch Informationen über die Erst- und Nachlieferungen (unterteilt auch noch nach Lager- und Nichtlager-Artikel).
Diese Daten entstehen automatisch und sollten schon einmal öfters kontrolliert werden, um ggf. Maßnahmen im Bereich der Auftragsbearbeitung und Auftragsabwicklung ergreifen zu können.
1. FEHLENDE
Diese Auswertung kann zum einen als Basis für die ist Abfrage der Zählerstände verwendet werden, zum anderen aber auch, um festzustellen, ob vor dem Abruf der Rechnungen noch Zählerstände fehlen. Letzteres sollte immer durchgeführt werden; vor allem um zu vermeiden, dass Pools mit Geräten berechnet werden, bei denen Zähler noch nicht gemeldet sind.
2. GESCHÄTZE
Mit dieser Auswertung hat man einen Überblick, bei welchen Geräten die Zählerstände als geschätzt eingegeben worden sind.
3. GEMELDETE
Nach der Erfassung der Zählerstände kann man mit dieser Auswertung die Eingaben der Zählerstände nochmals überprüfen. Auch die aus E-MAILS automatisch übernommenen Zählerstände können damit nochmals überprüft werden.
Nachdem alle Auswertungen in COMMERZ (unter WINDOWS) über die Druckersteuerung als WORD-Datei dargestellt werden können, ist es einfach diese Auswertungen schnell zu erstellen und am Bildschirm zu kontrollieren.
In der Version 3.03 kann man jetzt für die Nettopreise auch (mit dem Kunden vereinbarte) Sollmengen vorgeben, die dann ständig überwacht werden. Dazu ist im Kopfbildschirm bei VORGABE SOLLMENGE ein "J" einzutragen:
Danach wird bei jeder Position zusätzlich die Sollmenge angefordert:
Bei der Auftragserfassung wird dann immer angezeigt, wie viel der Kunden noch abnehmen muss, um die Sollmenge zu erreichen:
Bei der NETTOPREISAUSWERTUNG werden alle Soll- und Ist-Mengen zur Kontrolle ausgewiesen.
Bitte beachten: Derzeit geht die Eingabe nur bei neuen Nettopreis-Anlagen; die Funktion wird aber kurzfristig so erweitert, dass auch bei bestehenden Nettopreisen nachträglich die Sollmengen eingetragen werden können.
Der Name des Datenbestandes müsste eigentliche eher Positionsdetaildaten statt Provisionsdaten heißen.
Da auch über die Parametersteuerung die TKD-Daten (auch Positionen der Verträge) dort gespeichert werden, enthält dieser Datenbestand sehr umfassende Detaildaten:
Auch hier wird (noch) der Begriff Provision verwendet. Die Vorgaben für Rechnungs- und Auftragsnummern sind übrigens für die Positionen im TKD erforderlich, denen keine solche Nummer zugeordnet wird (z.B. kostenlose TKD-Aufträge oder Vertragspositionen).
Wenn man bei der Eingabe der Strukturen Fehler gemacht hat oder Konten vergessen hat, kann man dieses immer noch korrigieren, weil jede Auswertung immer die aktuelle Vorgabe des Aufbaus von Bilanz/GuV und der BWA zugrunde legt. Damit ist es auch möglich Mitte eines Geschäftsjahres mit diesen Auswertungen zu beginnen, weil man dann auch nachträglich für die voran gegangenen Buchungsperioden noch die Auswertungen abrufen kann.
Als Ergebnis erhält man zumindest eine aktuelle Übersicht über den Stand der Geschäftstätigkeiten.
Kontrolle
Es ist wichtig, diese Vorgänge kontrollieren und überwachen zu können, wenn man nicht entsprechende Kompetenzen vergeben hat. Dazu bietet sich die AUFTRAGSPRÜFLISTE an, über die Aufträge mit speziellen Auftragsarten ausgewiesen und über die aber auch durch die Abfrage BETRAG IN DER POSITION KLEINER ALS der Wert 0,00 negative Positionen gelistet werden können:
Damit können dann solch spezielle Aufträge auch überwacht werden.
1. Es wurde (auch nachträglich) eine WWS-Bestellung über Geräte erstellt:
Dann erfolgt die Anlage der Geräte durch den Liefereingang im Bestellwesen, bei dem jeweils auch die Gerätenummern gleich angefordert werden.
2. Die Bestellung wurde nicht in WWS angelegt, sondern z.B. telefonisch oder per E-Mail/Fax:
Dann erfolgt die Anlage durch Liefereingang im Maschinenbuch, wobei aber auch gleich der "echte" EK-Preis mit eingegeben werden sollte.
3. Gerät ist einfach vorhanden und die Gerätenummer wird in der Auftragsbearbeitung angefordert.
Dann kann sie dort eingegeben werden und es wir ein Gerätestammsatz angelegt. Diese Variante ist aber nicht zu empfehlen, weil die Geräteverwaltung dabei nicht ordentlich und konsequent genutzt wird.
4. Geräte wird in der Stammdatenverwaltung "GERÄTE" angelegt.
Ganz schlecht, weil die Lagermenge nicht angepasst wird.
5. Gerät nicht bekannt und Anlage über INSTALLATION VON GERÄTEN, wie z.B. bei Fremdgeräten.
Das ist so machbar.
Nur bei den Punkten 1 und 2 wird die Lagermenge entsprechend angepasst, was in den Punkten 3 und 5 nicht erforderlich ist, aber über den Punkt 4 (obwohl notwendig) überhaupt nicht erfolgt.
Ausgangspunkt ist immer die Situation, dass ein Kundenauftrag erfasst worden ist und nun (z.B. nach Bereitstellung der Artikel auf Basis eines Kommissionierungsbeleges) der dazu gehörende Beleg abgerufen werden soll:
Bei diesem Bildschirm gibt es eine Fülle von "Tricks", u.a.:
1. Über die BELEGART RECHNUNGSART kann man Freigaben für Rechnungen steuern. Das funktioniert generell so, dass man die in den Kundenstämmen hinterlegte Kategorie (2. Stelle der Rechnungsart) nie in der Fakturierung nutzt, sondern immer eine andere, die man über den BELEGABRUF schnell ändern kann. Das ist z.B. erforderlich, wenn die Ware mit Lieferschein aufbereitet ist, die Tour aber erst später erfolgt. Dann darf (im Normalfall) die Rechnung erst nach der Tourenlieferung abgerufen (freigegeben) werden.
2. Über die BELEGART LFSCHEIN+RECHNUNG können nacheinander erst der Lieferschein und dann die Rechnung abgerufen werden.
3. Bei Positionsnummer kann man auch F3 (alle Positionen) eingeben. Diese Funktion kann man z.B. dann ausnutzen, wenn die Mengen für viele Positionen automatisch in Höhe der Auftrags(rest)mengen eingetragen werden sollen. Einzelne Positionen, die dann doch nicht in diesen Menge zu liefern/fakturieren sind, können dann direkt wieder zurückgesetzt werden.
Dieses kann dann direkt über die Eingabe bei 3=POSITION erfolgen:
Wenn man dann noch in die Tabellen weitere Artikel für zugehörige Verbrauchsmaterialien anlegt, verfügt man über ein schnelles und sicheres Verfahren jeweils den richtigen Artikel zu finden.
Für alle Anwender, die TKD im Einsatz haben, ist die Verwendung der Artikeltabellen eigentlich Pflicht.
Voraussetzung ist lediglich, dass der Auftrag in COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) vorliegt; dieses kann aber einfach über die CAD-Schnittstelle realisiert werden. Da dann die Rechnungen in COMMERZ erstellt werden, sind diese Daten dann integriert für alle Auswertungen und Abfragen verfügbar und können einheitlich (z.B. in der FIBU) weiter verarbeitet werden.
Nicht immer bekannt ist, dass man im Aufgabenkomplex DATEIPFLEGE unter 13. TECHNIKERHINWEISE auch nachträglich, für alle Geräte eines Modells (Modifikation) oder auch ganz individuell solche Hinweise eingeben kann. Wenn z.B. eine Störungsmeldung bei einem kritischen Kunden gesondert behandelt werden soll, kann man damit einen entsprechenden Text hinterlegen, der dann unter Techniker-Hinweis beim nächsten Auftrag automatisch erscheint:
Dieser Hinweis gilt für ein bestimmtes Gerät.
Wenn man beim GERÄT F3 eingibt und danach das Modell, kann man in alle Geräte dieses Modells einen Technikerhinweis eintragen lassen.
Technikerhinweise können auch (wohl abhängig vom Inhalt) auf dem Auftragsformular gesondert ausgegeben werden. Dazu muss das Feld "TECH-HINWEIS DRUCKEN" aber gezielt auf "J" gesetzt werden:
Technikerhinweise werden nach der Erfassung eines Auftrages gelöscht, können aber auch erhalten bleiben (2=TECH-HINW. FÜR NÄCHST. AUFTRAG ERHALTEN.
Wer
die Bestellvorschläge sich nicht über den "Automatischen
Vorschlag" vorgeben lässt, sondern die einzelnen Artikel und Mengen
einfach erfasst, kann dieses über "2. ERFASSEN VORSCHLAG"
aber auch über "10 SCHNELLBEARBEITUNG" durchführen. Die
zweite Variante bietet dabei den Vorteil, dass man lediglich Artikel und
Menge eingeben braucht, die Positionen am Bildschirm zeilenweise sieht und
mit Cursor-Eingaben ganz leicht auch Korrekturen durchführen kann:
Die Weiterverarbeitung kann dann auch über "2. ÄNDERN VORSCHLAG" durchgeführt werden, man kann aber auch direkt aus der Erfassung heraus eine Bestellung erzeugen.
Für einfache Erfassungen von Bestellvorschlägen ist dieses Verfahren sicherlich ganz effizient.
Lastschriften werden in COMMERZ-ACTUELL in WWS und TKD erstellt, weil nur dort die erforderlichen zusätzlichen Daten zur Verfügung stehen. In die FIBU werden die Rechnungen und die Lastschrift-Daten für die weiterer Verarbeitung übergeben. Der Druck der Lastschriften selbst wird natürlich maßgeblich bestimmt durch die zugeordnete Zahlungsbedingung. Diese Zahlungsbedingung sollte im Text einen Hinweis auf die Abbuchung enthalten. Beinhaltet diese einen Skontoabzug, dann wird die Lastschrift mit einem Skontoabzug erst zu dem Zeitpunkt erstellt, wenn die Skontofähigkeit gerade aufgehört hat (das entspricht zwar nicht immer, aber so in etwa dem angenommenen Zahlungsverhalten der Kunden). Aus diesem Grunde kann sich damit auch die Ausgabe der Lastschriften verzögern.
Es
gibt noch einen anderen Grund, wenn einmal Lastschriften nicht erstellt
werden, nämlich dann, wenn es für den Kunden Gutschriften gibt, die noch
zu berücksichtigen sind. Nicht erstellte Lastschriften können über den
Druck Rechnungsausgangsbuch in der Spalte "L" erkannt werden. Zudem
wurde der Druck des Rechnungsausgangsbuches erweitert, damit lediglich die
Rechnungen mit Lastschriften ausgewiesen werden:
Damit erhält man dann einen Überblick über alle noch offenen
Lastschriften.
Die neue Version enthält viele Erweiterungen, die sich aus dem praktischen Einsatz von COMMERZ ergeben haben. Es lohnt sich sicherlich, die Beschreibung intensiv zu lesen und auf Anwendung und vor allem auf Nutzen zu prüfen.
Bitte abholen und auch anwenden.
In COMMERZ-WWS gibt es sogar ein Sperre in den Zugriffsberechtigungen:
Nur wenn dort ein "J" eingetragen ist, kann das Eingangsdatum geändert werden.
Hier nochmals die Beschreibung des Verfahrens:
Bei der Auftragsänderung werden in der Bildschirmdarstellung der Kopfdaten die Nummern der Lieferscheine und der Rechnungen angezeigt:
Damit sieht man schon einmal, welche Dokumente erzeugt worden sind. Diese Dokumente kann man sich auch ansehen. Über F5 werden die Möglichkeiten angezeigt, die aber auch alle direkt gleich aufgerufen werden können:
Neu ist dabei sind d (Dokumente dieses Auftrages), D (Dokumente des Kunden) und F (Offene Posten). Bei der Eingabe von "d" kann man das betreffende Dokument auswählen (hier z.B. den Lieferschein 116):
Es wird dann direkt auf dem Bildschirm (als Abschrift) angezeigt.
o F3 bei Artikelnummer
Abfrage Warengruppe (auch mit F5 und Textanzeige der Warengruppen aus den Systemtexten).
Anzeige der Artikel (jeder Artikel einmalig mit den letzten Daten)
Nach Auswahl eines Artikels:
Anzeige der Auftragspositionen für den ausgewählten Artikel. Diese Ausgabe geht bei jedem Feld der Auftragsposition. Wenn der Artikel Staffelpreise hat (erkennbar an einem Stern), werden aber beim Feld Auftragsmenge stattdessen die Staffeln angezeigt.
Damit kann man z.B.
o über die Kategorie steuern, dass nur bestimmte Kunden/Aufträge ausgewählt werden sollen
o Rechnungen nur für bestimmte Kunden abrufen
o über das Datum verhindern, dass ganz neue Aufträge zu früh berücksichtigt werden
o "Klein"-Aufträge noch nicht ausgegeben werden, alte jedoch irgendwann doch.
Ganz entscheidend ist jedoch, dass man bei einer Selektion später die ausgeschlossenen nicht zu berechnen vergisst, wie letztlich bei einem Fachhändler. Der hatte immer Klein-Aufträge ausgeschlossen und nie eingegeben, dass ältere Aufträge OHNE BETRAGSPRÜFUNG doch gedruckt werden sollen.
Welche Kontrollen gibt es ?
1. Liste fakturierbarer Aufträge
2. Nicht abgeschlossene Lieferscheine (zwar gedruckt, aber nicht bestätigt)
3. Nicht abgeschlossene Rechnungen (Zwar gedruckt, aber nicht bestätigt)
4. Auftragswertliste (Werte sichtbar in Spalte "zu fakturieren")
5. Positionen mit Rechnungssperre über Auftragsprüfliste ausweisen lassen.
Auch nachträgliche Schulungen helfen in solchen Fällen mehr als eine neue Software.
Die Geschäftsdaten können nach 5 verschiedenen Statistiken abgerufen werden:
1. Warensortiment (Warengruppe)
Wird immer automatisch versorgt, da in jedem Artikel eine Warengruppe enthalten ist
2. Vertreter
Wird automatisch über den Absatzbereich (und dieser auch über die Zugriffsberechtigung) und die Vertreterzuordnung in den Auftrag eingebracht, ggf. bei TKD aus der Definition im Parametersatz
3. Absatzbereich
Wird automatisch aus der Zugriffsberechtigung oder für TKD aus dem Parametersatz entnommen
4. Vertriebsweg
Kann für Strecke, Laden und TKD getrennt vorgegeben werden
5. Auftragsart
Jedem Auftrag ist eine Auftragsart zugeordnet.
Fazit: Die Statistikdaten fließen automatisch in die zugehörigen "Töpfe", ohne besondere zusätzliche Eingaben erforderlich sind.
Die Auskunft über die Absatzbereiche (Geschäftsbereiche) kann dann in etwa so aussehen:
Über FUNKTION können die Warengruppenaufteilungen einzelner Geschäftsbereiche dargestellt werden oder auch gleich Vergleiche mit anderen Zeiträumen abgerufen werden:
Ergebnis: So einfach erhält man ohne zusätzliche Eingaben über COMMERZ-ACTUELL die für das Unternehmen wichtige Steuerungs-Daten, überall und nicht nur bei diesen Geschäftsdaten. Vorausgesetzt wird nur, dass die wenigen steuernden Daten korrekt zur Verfügung stehen.
Dabei ist zwischen Einzelrechnung (=1), Sammelrechnung (=2) oder Pool (10 bis 99) jede Kombination erlaubt, bis auf die Einschränkung, dass nicht zwei verschiedene Poolnummern verwendet werden dürfen. Das bedeutet, dass die Poolnummern immer identisch sein müssen.
Wenn man eine (Pool-) Rechnungsart ändern möchte, weil man z.B. das Gerät in einen anderen Kundenpool verlagern möchte, dann geht das nur dadurch, dass man die Rechnungsarten zwischenzeitlich auf "1" setzt.
Etliche
COMMERZ-ACTUELL-Fachhändler haben mit der GfK einen Vertrag
abgeschlossen, der beinhaltet, dass die monatlichen Verkaufszahlen an GfK
geliefert werden und dafür als Ergebnis von der GfK wichtige statistische
Auswertungen geliefert werden, die Tendenzen und Zahlen für das
allgemeine Kaufverhalten der Kunden wiedergeben. Von logics systems GmbH
ist lediglich ein Export-Programm erforderlich, das die monatlichen Daten
zusammenstellt und ausliefert.
Informationen entweder bei GfK oder bei der Hotline
Beispiel (F5 bei AUSWAHL in der Auftragserfassung/Auftragsänderung):
Die Eingabe der Funktionstaste F5 zeigt an, welche Buchstaben man für einzelne Funktionen/Informationen eingeben kann. Selbstverständlich kann man (wenn bekannt) den Buchstaben auch gleich direkt eingeben. So kann man sich beispielsweise durch Eingabe von "d" die bisherigen Dokumente des Auftrages (Lieferscheine und Rechnungen) auf den Bildschirm anzeigen lassen.
Mit diesen Anzeige- und Auswahlfunktionen können sicherlich viele Aufwendungen und Kosten gespart werden, wie das folgende Beispiel bei einem Fachhändler zeigt:
Es sollte ein Auftrag eines bekannten Kunden geändert werden. Dazu ist man in die Auftragsauskunft gegangen, hat den Auftrag gefunden und sich die Auftragsnummer notiert (oder vielleicht auch gemerkt). Dann ist man in die Auftragsänderung gegangen und konnte dann die Änderung im jetzt bekannten Auftrag durchführen.
Einfacher wäre es gewesen, wenn man das Suchen des Auftrages gleich durch Eingabe der Kundennummer oder der Kundenkurzbezeichnung direkt schon bei der Auftragsänderung gemacht hätte:
Empfehlung: Man sollte bei der täglichen Arbeit mit COMMERZ-ACTUELL bei jedem Feld, bei dem F5 erlaubt ist, einmal intensiv ansehen, welche Daten abrufbar sind und prüfen, welchen Nutzen man daraus ableiten kann.
Aus diesem Grunde wurde das Löschen fertiger Kassenaufträge so geändert, dass wahlweise nur alle Aufträge, bei denen PLZ und STRASSE leer sind, gelöscht werden. Das bedeutet, dass die Kassenaufträge, die gezielt für einen Kunden erfasst wurden, stehen bleiben und alle Kassenaufträge, die für die Ladenkunden erfasst wurden, gelöscht werden.
Sofern die Abfrage nicht enthalten ist, Hotline kontaktieren.
1. Einfache lieferantenbezogene Erfassung
2. Automatischer Vorschlag auf Basis der Bestände
3. Automatischer Vorschlag auf Basis von aktuellen Aufträgen
4. Bestellung wegen Direktlieferung
5. beliebige (Vor-)Eingabe bei Bedarfserkenntnis.
Ein ganz entscheidendes Steuerungselement ist das Feld "ZUORDNUNG", das anfänglich dazu verwendet wurde, um parallel Vorschläge verschiedener Abteilungen bei gleichem Lieferanten bearbeiten zu können:
Notwendig ist dieses zum Beispiel, wenn die Abteilung "Laden" und die Abteilung "Strecke" Bestellvorschläge beim gleichen Lieferanten mit unterschiedlichen Anforderungen getrennt bearbeiten möchte.
Im Laufe der Zeit wurde dieses Feld aber auch dazu genutzt, um spezielle Abwicklungen mit den Lieferanten durchführen zu können. Neben einigen individuellen Bedeutungen kann das Feld für folgende Funktionen verwendet werden:
99 = Rückgabe an den Lieferanten mit Überwachungsmöglichkeiten z.B. für Gutschrifterstellung oder Ersatzlieferung
98 = Direktlieferung (auch aus Auftragserfassung direkt eingebbar)
97 = Anfrage an Lieferanten
09 = Dispoliste, enthält alle Artikel des Lieferanten mit Bestell- und Verkaufsdaten
Insbesondere über die Zuordnung 99 kann man alle Rücksendungen erfassen und überwachen.
Wichtig dabei ist auch die zeitnahe Erfassung der Stunden/Arbeitswerte. Ein Hilfsmittel dazu stellt die Eingabe über den Menüpunkt TÄGLICHE ARBEITSZETTEL dar, bei der alle Zeiten eines jeden Tages erfasst werden.
Dabei können auch Aufteilungen an Fahrtzeiten auf verschiedene Aufträge vorgenommen werden und die Zeiten für "sonstige" Aufträge über feste fiktive Aufträge erfasst werden. Zeiten für "echte" Aufträge, die mit dieser Funktion erfasst wurden, brauchen nicht nochmals über die Leistungserfassung eingegeben werden.
Dazu ist bei KUNDE zweimal F3 und bei HAUPTKUNDE die Kundennummer des Hauptkunden einzugeben. Weitere Informationen über die Aufträge und die gekauften Artikel der einzelnen Kostenstellen oder aller Kostenstellen sind unter AUSKÜNFTE UND AUSWERTUNGEN abrufbar.
Übrigens: Über REFERENZKUNDEN kann man steuern, ob andere Kunden (z.B. Filialen) auch die gleichen Nettopreise erhalten sollen, die bei einem anderen Kunden hinterlegt sind. Man erspart sich dabei die mehrfache Anlage und vor allem aufwendige und fehleranfällige Korrekturen der Preise.
In der Liste Offener Posten werden zusätzlich zu den einzelnen offenen Posten (Rechnungen und Zahlungen) auch immer die Salden der Konten ausgegeben. Wenn die Summe der OPs nun nicht mit dem Saldo übereinstimmt, werden zur Kenntlichmachung drei Sterne ausgewiesen. Dieser Fall kann auch dann auftreten, wenn bei der Rechnungserstellung die Adresse geändert wurde (Sammelkunden), da diese in der OP-Liste immer einzeln dargestellt werden.
Wenn die Sterne nicht korrekt so ausgewiesen werden, bitte neue FIBU abholen, da diese an dieser Stelle geändert worden ist.
Bitte Kontakt mit der Hotline aufnehmen, um zu prüfen, ob der Export aus dem CAD-System in COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) einlesbar ist.
Zur Überprüfung kann man die Funktion "PREISÄNDERUNGSLISTE" verwenden:
Die Auswertung zeigt neben den neuen Preisen auch die bisherigen an, wobei bei den VK-Preisen auch die Preise inklusive Mehrwertsteuer, also die Ladenpreise, mit ausgewiesen werden. Über die Lieferanten-Auswahl kann man gezielt die Preisänderungen einzelner Lieferanten überwachen.
Neben den Auswertungen ist darunter auch die Verteilung der Freien Einheiten entsprechend dem Kopiendurchschnitt auf die einzelnen Geräte abrufbar, um diesen einigermaßen aktuelle Erlöse zuordnen zu können. Über die letzten beiden Menüpunkte können die ganzen Pools beziehungsweise die Details der Poolgeräte gelistet werden. Letzteres z.B. dafür geeignet, um zu überprüfen, ob identische Pooldaten vorliegen.
Gerade letztere ist für die Überwachung der OPs sehr geeignet, weil die ältesten und damit kritischen Rechnungen an den Anfang gestellt werden:
Am besten wird die Auswertung mit der 1=EINZELN aufgerufen, da man im anderen Fall nur Gesamtwerte in vorgebbaren Intervallen erhält (welchen Zahlungseingang ist alle 10 Tage zu erwarten oder bei Kreditoren: welche Geldmittel benötigen wir alle 7 Tage immer montags).
Bei den Auswertungen werden die einzelnen Beträge am rechten Rand addiert und ergeben zum Schluss die Summe aller Offene Posten.
Die Daten werden in der oben einzugebenden Vorgabe-Datei hinterlegt. Dieser Name ist dann in der Zugriffsberechtigung einzutragen. Damit ist es z.B. auch möglich, für den gleichen Ausgabetyp mitarbeiter- oder raumbezogene unterschiedliche Drucknummern vorzugeben.
Die Spalte ABF steht für Abfrage: Wenn diese ein "N" enthält, ist keine weitere Eingabe erforderlich; es wird sofort gedruckt. Dieses kann z.B. Formulare verwendet werden, wenn diese immer nur auf einem Drucker ausgegeben werden.
Das ist jetzt nicht mehr notwendig !!!
COMMERZ-WWS wurde so erweitert, dass nun bei Lieferscheindruck bereits die Verbuchung der kostenlosen Toner-Lieferungen durchgeführt wird. Das bedeutet, dass für diese Positionen eines Auftrages so getan wird, als ob die Rechnung erstellt worden ist und damit auch die Speicherung der Toner-Lieferung in die Historie des Gerätes erfolgt.
Danach ist bei jeder Position die betreffende kundeneigene Artikelnummer einzugeben (neuerdings auch mit einer Sollmenge):
Bei der Auftragserfassung kann dann direkt bei ARTIKELNUMMER die kundeneigene Artikelnummer eingegeben werden. Wenn der Artikel gefunden ist, wird die Artikelnummer ausgetauscht und zur Kontrolle die kundeneigene Artikelnummer unten nochmals angezeigt:
Auf allen Formularen, die an den Kunden gehen, wird selbstverständlich auch immer die kundeneigene Artikelnummer mit ausgedruckt; intern, z.B. auf den Komm-Belege, wird die eigene Artikelnummer verwendet.
Mit diesem Verfahren erspart man sich das Arbeiten mit Referenzlisten und ggf. eine manuelle Korrektur der Formulare, um die kundeneigene Artikelnummer einzubringen.
Mit der Hotline ist abzustimmen, wenn die kundeneigene Artikelnummer zu lang ist.
Auch wenn der Kunde mit seiner eigenen Artikelnummer elektronisch bestellt, wird dem Artikel die interne Artikelnummer des Fachhändlers automatisch zugeordnet.
Das macht natürlich nur Sinn, wenn es sich nicht um den generellen Ladenkunden handelt, sondern um einen ausgewählten Kunden.
Diese Funktion ist dann wichtig, wenn der Kunde den Artikel wieder haben möchte, den er schon einmal gekauft hat.
Die Funktion steht kostenlos (!) zur Verfügung (Hotline kontaktieren).
Leasing-Firma
1. Kauf eines Investitionsgutes in WWS/OBJ
2. Vertragsabrechnung gemeinsam über Miete und Wartung.
Für beide Fälle gibt es in COMMERZ exzellente Lösungen:
1. Man braucht den Auftrag nur ganz normal für den Kunden zu erfassen, muss aber im Erweiterten Kopfbildschirm die Rechnungsadresse ändern. Diese Änderung aber darf nur so erfolgen, dass man die Kundenummer der Leasing-Firma eingeben muss (Funktion=3). Auch hier kann man natürlich den Kunden über die Kundenkurzbezeichnung finden. Nur über diese Eingabe der Kundennummer ist es möglich, die Forderung an die Leasing-Firma der FIBU zu übergeben.
Der Umsatz selbst wird bei der Rechnungsstellung dabei ordnungsgemäß dem Kunden zugeordnet.
2. Bei den Vertragsabrechnungen stellt üblicherweise die Leasing-Firma dem Kunden die Leasinggebühr und die Wartung in Rechnung und der Fachhändler muss eine Wartungsrechnung an die Leasing-Firma stellen. Das bedeutet, dass bei den Vertragsdaten im Gerät zwei verschiedene Empfänger für die Rechnungen zu speichern sind, weil ja Abrechnungen für Zähler und für Werkstattleistungen direkt an den Kunden zu stellen sind. Dieses Problem wird im COMMERZ dadurch gelöst, dass bei den Daten für die Wartung eine zusätzliche Kundennummer eingegeben werden kann:
Bei der Rechnungsstellung ist jedoch darauf zu achten, dass derartige Konstellationen zuerst abzurechnen sind und dass diese Rechnungen nur mit spezieller Eingabe erzeugt werden.
WWS
Alle gebrauchten Schreibmaschinen vom Modell "Gabriele":
Wenn man aber beim Gerät ein "v" (verfügbar) eingibt, werden alle Geräte angezeigt, die verfügbar sind:
In der Spalte ST wird auch der Status (und das Lager) angezeigt, sodass auch erkennbar ist, ob es sich um ein Neugerät oder ein gebrauchtes Gerät handelt.
Im Maschinenbuch kann man nach der zeilenweisen Anzeige der Geräte die Detaildaten eines Gerätes ansehen; nützlich z.B. um herauszufinden, bei wem ein bestimmtes Gerät wie lange schon auf Probestellung ist.
Danach ist dann das Enddatum (für alle Verträge) auf das vereinbarte Datum zusetzen, der aktuelle Zählerstand einzugeben und eine (letzte) Rechnung abzurufen. Über die Demontage können dann die Vertragsdaten und ggf. auch die Statistikdaten gelöscht werden und das Gerät dem Lagerbestand zugeführt werden (Gebrauchtgerät
Bei der Auftrags- oder Angebots-Bearbeitung kann man dann durch die Tasten Cursor rechts und links beim Feld FUNKTION die einzelnen Adressen schnell durchblättern und eine bestimmte auswählen:
Diese Funktion ist sicherlich schneller und sicherer, als wenn man eine neue Adresse immer neu eingeben muss.
Wenn aber ein einzelner Kunde gesonderte zusätzliche Kopien der Lieferscheine oder der Rechnungen haben möchte, dann kann man dieses im Kundestamm unter ANZ. KOPIEN RECH/LIEF hinterlegen:
Wichtig dabei ist, das die Anzahl die zusätzlich zum Original auszugebenden Kopien bedeutet.
Das zweistellige Feld kann vom Anwender beliebig belegt werden. Typische Begriffe sind beispielsweise sc für Schreibmaschine, kp für Kopierer oder bs für Bildschirm. Die Anzahl der Klassen richtet sich nach der individuellen Nutzung des Feldes. Benötigt wird es beispielsweise beim Suchen eines Gerätes:
Wenn man beim GERÄT die Kundenkurzbezeichnung eingibt, erscheinen alle Geräte dieses Kunden (oft sehr viele, wenn man Zubehör und alle sonstigen Geräte beim Kunden hinterlegt hat):
Wenn man aber nach der Kurzbezeichnung nach einem Stern "*" die zwei Zeichen der Geräteklasse eingibt, dann werden nur die Geräte angezeigt, die diese Geräteklasse auch im Gerätestamm haben. Auf diese Weise kann man z.B. mit KDKURZ*kp sich nur die Geräte der Geräteklasse kp des Kunden zur Auswahl anzeigen lassen:
Weitere Verwendung findet die Geräteklasse auch bei den meisten Auswertungen, die nach Geräteklassen selektiert werden können. Wenn man den Farbkopierern z.B. die Geräteklasse fk zuordnet, kann man eine Statistik abrufen, die lediglich diesen Geräten (unabhängig vom Lieferanten oder vom Modell) enthält.
Wichtig: Bei einer nachträglichen Nutzung des Feldes "Geräteklasse" muss man nicht alle Geräte einzeln ändern, sondern man kann das über die Funktion "MODELLDATEN NACH GERÄTE" automatisch durchführen lassen. Unsere Hotline hilft da gerne.
COMMERZ unterstützt den Datenaustausch mit den Webshops, unsere Hotline berät gerne bei spezielle Fragen oder zusätzlichen Anforderungen.
Diese Abfrage wurde integriert, um nur ganz gezielt Geräte auswerten zu können. Dazu sind 2 Eingaben erforderlich:
NUTZEN %
Es werden nur die Geräte ausgewiesen, die einen Nutzen erzielt haben, der kleiner ist als der eingegebene Prozentsatz. Bei einer Eingabe von 5,0 würden dann alle Geräte angezeigt werden, deren Nutzen eben kleiner ist als diese 5,0%.
PRÜFUMFANG
Hier ist einzugeben, welche Daten geprüft werden sollen:
1=nur die Daten des laufenden Jahres
2=nur die Daten des Vorjahres
3=alle Daten (Summe aus lfd. Jahr, Vorjahr und frühere Jahre)
4=alle Daten (lfd. Jahr, Vorjahr und restliche Jahre werden einzeln geprüft und wenn nur ein Wert kleiner ist als der Prozentsatz wird das Gerät ausgewiesen.
Bruttonutzen:
Übrigens wird der Bruttonutzen, der mit dem Prozentsatz verglichen wird, aus Nutzen / Erlös berechnet. Bei einem Einsatzwert von EUR 80,00 einem Erlös von EUR 100,00 beträgt der Nutzen 20,00/100,00 = 20,0%.
Sonstiges
Auch in der Gerätewartungsstatistik-2 gibt es eine ähnliche Abfrage für den Prüfungsumfang, allerdings werden dort die Kosten pro Kopie geprüft.
Die Technik der Darstellung der COMMERZ-Bildschirme erlaubt aber, genau diese selten benötigten Informationen bei Bedarf auch stets abrufen zu können. Über die Eingabe von F5 wird angezeigt, was abrufbar ist, über die Eingabe des Buchstabens, der natürlich auch gleich (wenn bekannt) direkt eingegeben werden kann, werden dann meist in einem Fenster die angeforderten Daten angezeigt.
Wir halten gerade diese Darstellung und Technik in COMMERZ-ACTUELL für besonders wirkungsvoll, da dadurch auch die Geschwindigkeit der Bearbeitung erheblich gesteigert werden kann. Die Maus kann zwar in COMMERZ-ACTUELL verwendet werden, aber eine Tastatur-Eingabe in die meist wenigen relevanten Felder ist doch bedeutend schneller.
Sowohl in der Auftragsbearbeitung als auch im Bestellwesen können Preisspiegel abgerufen werden:
Auftragsbearbeitung:
Innerhalb der Position kann man unter anderen Eingaben mit "s" den Preisspiegel abrufen (mit F5 erhält man die möglichen Eingaben für die verschiedenen Bildschirmabrufe angezeigt):
Es werden dann aus der Artikeldatei die Daten der Lieferanten angezeigt:
Dabei wir der Lieferant, bei dem der Artikel in der Auftragsmenge am preisgünstigsten ist, rot markiert (in diesem Beispiel zu EUR 2,80, weil die Auftragsmenge 250 ist).
Bestellwesen
Den Preisspiegel kann man auch hier durch Eingabe von "S" sich anzeigen lassen:
Auch hier wird der preisgünstigste Lieferant rot markiert:
Wenn der Artikel nun bei einem anderen Lieferanten bestellt werden soll, kann man durch Eingabe von 7=WECHSELN diese Position in einen anderen Bestellvorschlag übertragen.
Deshalb gibt es in COMMERZ-FIBU die Möglichkeit, solche Daten auch nachträglich ändern zu können:
Änderungen können z.B. erforderlich sein, wenn
o eine Mahnung nicht versendet wurde und der Mahnungszähler zurückgesetzt werden muss
o die Zahlungsbedingung sich geändert hat
o das Valutadatum so weit in die Zukunft gesetzt werden soll, damit der Kunde für diese Rechnung keine Mahnung mehr erhalten soll
o ein spezieller Buchungstext eingegeben werden soll.
Alle Änderungen über diese Funktionen können in den SERVICE-Programmen abgerufen werden, damit man darüber auch ein Protokoll hat.
Es gibt nur einen Artikel "Glückwunschkarten", aber die einzelnen Karten haben verschiedene VK-Preise. Um eine weitgehend korrekte Statistik für den Bruttonutzen zu erhalten, ist aber ein EK-Preis erforderlich. Da im Artikel nur ein EK-Preis hinterlegt werden kann, müsste theoretisch (aber total praxisfremd) der EK-Preis (ermittelt und) eingegeben werden.
Für dieses Problem hat COMMERZ aber eine elegante Lösung:
Im Artikelstamm kann ein Prozentsatz hinterlegt werden, der den an der Kasse eingegebenen VK-Preis entsprechend reduziert und als EK-Preis hinterlegt.
Der Prozentsatz wird in den ersten drei Stellen des WAWI-Schlüssels hinterlegt, wobei die dargestellte Ziffernfolge 250 einen Prozentsatz von 25,0 bedeutet. Der EK- und der VK-Preis sind auf Null zu belassen.
Ein Kassenvorgang könnte dann folgendermaßen aussehen:
Der dieser Position zugeordnete Einkaufs-Preis kann man z.B. in der Auftragsbearbeitung ansehen:
und
Der VK-Preis von EUR 3,00 (ohne MwST) wurde um 25% reduziert, sodass sich ein EK-Preis von EUR 2,25 ergibt.
Der Prozentsatz selbst ist natürlich nur ein durchschnittlicher Satz, der aber zumindest einen weitgehend realistischen EK-Preis zuordnet. Ganz schlecht für eine Betrachtung der an der Kasse erzielten Bruttonutzen ist, wenn man die EK-Preis auf Null belässt.
1. Auftragseingangsdatum und Uhrzeit (automatisch im erweiterten Kopfbildschirm)
Sofern Aufträge zeitnah erfasst werden, stellt dieses Datum auch den Auftragseingang dar. Datum und Zeit können aber auch geändert werden.
2. Reparaturdatum mit Uhrzeit, eingebbar bei der Leistungserfassung.
Wenn das erste Datum den Auftragseingang darstellt und das zweite Datum das Reparatur(ende)datum, dann kann man daraus ermitteln, wie schnell auf eine Störung reagiert wurde und wann der Techniker beim Kunden erschien (Endezeit minus Technikerzeit). Für eine vollständige Speicherung der Auftragsabläufe ist eigentlich noch die Zeit des Reparaturbeginns erforderlich. Diese Zeit müsste derzeit (noch) als Textposition erfasst werden, sofern sie denn notwendig ist.
Aber allein durch die kompakte Ausgabe in der Historie hat der Fachhändler jetzt schon einen ganz guten Überblick über den Auftragsablauf:
.
Ganz allgemein läuft ein solcher Kundenauftrag folgendermaßen ab:
1. Die Webshop-Aufträge
werden automatisch übernommen, Aufträge können protokolliert werden,
etwaige Fehler werden erkannt und ausgewiesen.
2. Der gesamte Auftrag (oder nur ein Teil davon, wenn Artikel nicht durch
das Logistikzentrum geliefert werden kann) wird an das Logistikzentrum
weitergeleitet.
3. Der Kunde erhält die Ware vom
Logistikzentrum.
4. Der Fachhändler erhält die Information, was geliefert worden ist,
bzw. etwaige Hinweise über Nichtlieferung oder Ersatz in Form eines Liefer-Avises.
Diese Daten können wiederum protokolliert werden und werden dazu
verwendet, die Mengen in "zu fakturieren" einzutragen.
5. Der Fachhändler erhält die Rechnungsdaten,
die ebenfalls in COMMERZ verarbeitet werden können.
6. Der Fachhändler braucht dann nur noch die
Rechnung abzurufen.
Dieser Ablauf läuft vollautomatisiert ab, kann aber auch gezielt
überwacht werden und enthält auch Änderungen in COMMERZ-ACTUELL, um das
Verfahren noch effizienter zu gestalten.
Einem Kunden kann man auf zwei Arten etwas gutschreiben:
1. Auftrag mit Auftragsart 10 (bis 19)
2. Auftrag mit Auftragsart 00 bis 09 mit Position und negativer Menge.
Wenn man diese Gutschriften zwischendurch einmal prüfen möchte, kann dieses über die Auftragsprüfliste erfolgen:
Damit erhält man alle Positionen, die aus der genannten Konstellation entstanden sind. Ob überhaupt Aufträge (Gutschriften) mit den anderen Auftragsarten (11 bis 19) oder noch andere Auftragsarten erfasst wurden, kann man über die Geschäftsdaten ermitteln. Wenn ja, dann müsste man die Prüfliste nochmals mit den anderen Auftragsarten erstellen.
Leider müssen wir häufig feststellen, dass diese nicht ausreichend genutzt werden. Sei es bei der Anlage/Änderung von Nettopreisen, beim Finden oder der Änderung von Artikeln oder bei der mühsamen Erfassung von Aufträgen aus CAD mit T-Positionen und anderes mehr.
Und dabei gibt es eine ganz einfache Lösung:
Sobald man erkennt, dass eine Tätigkeit in COMMERZ mit viel Aufwand verbunden ist, sollte man dieses umgehend unserer Hotline mitteilen. Wir sind dabei sicher, dass diese gemeinsam mit dem Fachhändler eine elegante (meist kostenlose) Lösung findet, sodass dieser Zeit, Aufwand und Kosten spart.
Also, schnellstens Kontakt aufnehmen, wenn solche lästigen Arbeiten auch bei Ihnen auftreten.
Generell geht es darum, Zählerabrechnungen nicht auszugeben, wenn die Freien Einheiten überwiegen und somit für die Kopien nichts abzurechnen ist.
Die Steuerung über "NULL-POS-ZÄHLER DRUCKEN" beim Rechnungsdruck für Verträge ist in Zusammenhang mit dem Feld "NULLRECHNUNG DRUCKEN" zu sehen. Letzeres war zunächst vorgesehen, um den Rechnungsdruck zu unterdrücken, wenn am Ende sich ein Rechnungsbetrag von Null ergibt. Das hat aber dann in der Praxis nicht ausgereicht, weil Rechnungen mit Zähler und Wartung/Miete auf jeden Fall einen Betrag grösser Null ergeben und dann doch wieder Zählerdaten mit einem Betrag von Null gedruckt wurden.
Deshalb wurde das Feld "NULL-POS-ZÄHLER DRUCKEN" hinzugefügt, das nun steuert, ob Zählerpositionen mit einem Wert von Null gedruckt werden sollen oder nicht.
Die Kombination der beiden Felder steuert den Druck der Zählerergebnisse, wenn diese nun Null sind:
o Nur Zähler-Abrechnung auf der Rechnung:
nur "NULL-RECHNUNG (J/N) entscheidet.
o Zähler und Wartung/Miete auf der Rechnung
nur wenn beide Felder auf "N" stehen werden die Zählerdaten nicht gedruckt.
Aber auch da hat COMMERZ-ACTUELL eine Lösung:
Ganz entscheidend ist, welche Artikelnummernstruktur der Fachhändler verwendet:
1. Struktur von büro actuell / Soennecken
Hier kann man das bekannte Verfahren verwenden, mit dem man durch Eintragung von "xx" in den letzten 2 Stellen der Artikelnummer bestimmt, dass diese nur einmal erforderliche Definition für alle Farben gilt.
2. Alphanumeriche Artikelnummernstruktur
Hier kann man mit sogenannten Verbundkennzeichen arbeiten, über das gleichartige Artikel kenntlich gemacht werden. Dazu muss man lediglich in ein noch freies Feld in den Artikelstämmen (z.B. KATALOG-2) gleichartiger Artikel ein gleiches Merkmal (z.B. Teil der Artikelnummer, wie 1080) eintragen.
Dann genügt es, bei der Anlage der Nettopreise einen beliebigen Artikel zu nehmen und dort den Preis zu hinterlegen. COMMERZ findet dann automatisch diesen Nettopreis auch, wenn ein anderer Artikel (mit gleichem Verbundkennzeichen) im Auftrag oder an der Kasse eingegeben wird.
Diese verkürzten Definitionen sollten unbedingt verwendet werden, um den erheblichen Aufwand für Erfassung und auch Änderung zu reduzieren.
Übrigens:
Der Text des Artikels in der Nettopreisanlage kann auch so geändert werden, dass er nicht eine bestimmte Farbe enthält, sondern z.B. den Text "alle Farben".
und:
Die in den Nettopreisanlagen enthaltenen Artikel dienen lediglich dazu, den Preis zu definieren; Details über die Verkäufe verschiedener Farben erhält man über die anderen Statistiken.
Aber:
Es muss allerdings mit der hotline abgestimmt werden, welches Feld im Artikelstamm für das Verbundkennzeichen verwendet werden soll.
Dabei verändert sich der Saldo des Kontos natürlich nicht.
Bei machen COMMERZ-Anwendern, vornehmlich die, die die COMMERZ-FIBU als OP-Verwaltung nutzen, gibt es bei WAHL auch die Möglichkeit einen offen Posten zu löschen, wobei allerdings lediglich das Kennzeichen "AUSGEGLICHEN" auf "J" gesetzt wird. Da sich in der Sachbuchhaltung nichts ändert, entsteht natürlich eine Differenz zwischen dem aktuellen Saldo und der Summe der (restlichen) Buchungen, die häufig schon zu Anfragen bei der Hotline geführt haben.
Deshalb ganz wichtig: Funktion Löschen nie nutzen, wenn COMMERZ-FIBU als Vollbuchhaltung eingesetzt wird. Etwaige Differenzen sind immer über entsprechende Buchungen zu erreichen, wie z.B. nachträgliche Ausbuchung von Skontobeträgen. Wir haben vorsichtshalber bei den meisten FIBU-Anwendern die Löschfunktion nicht freigegeben.
berechtigungen
Über den Menüpunkt ZUGRIFFSBERECHTIGUNG kann man Benutzerkennungen anlegen, die Voraussetzungen sind, um COMMERZ überhaupt starten zu können. Die Benutzerkennungen steuern Freigaben oder Sperren von Funktionen und bieten die Möglichkeit spezielle Vorgaben festzulegen, die dann innerhalb des Arbeitens mit COMMERZ nicht mehr explizit eingegeben werden müssen. Beispiel aus COMMERZ-ACTUELL-WWS, andere Bausteine entsprechend:
Im Einzelnen können folgende Vorgaben angelegt werden:
1. Menüpunkte
Für jeden Menüpunkt der 12 Aufgabenkomplexe kann der Aufruf gesperrt (N) oder freigegeben (J) werden.
Ausnahmen:
o Bei SDV kann auch ein "A" (=AUSKUNFT) eingetragen werden, sodass lediglich die Funktion 4 (Auskunft) möglich ist.
o Bei AUS und 07 (=PREISAUSKUNFT) können auch die Ziffern 1, 2 oder 3 eingegeben werden, die als verbindliche Vorgabe für CODE gelten. Damit kann man steuern, dass bei einer bestimmten Benutzerkennung (z.B. Kasse) beim Aufruf der Preisauskunft nur die VK und keine EK-Preise angezeigt werden.
2. RECHN.-DRUCK
Sperrt den Rechnungsdruck nach der Auftragsbearbeitung. Sonstige Möglichkeiten des Rechnungsdrucks sind zusätzlich über die Menüpunkte zu sperren.
3. DRUCKVORGABE
Name der Vorgabe-Datei, unter dem die Druckernummern für spezielle Ausgaben vordefiniert werden können (siehe Druckerdefinitionen).
4. DATUMSÄNDERUNG
Steuert, ob das beim Start zu bestätigende Datum geändert werden darf oder nicht (sollte nur für kompetente Mitarbeiter freigeschaltet sein).
4. VORGABE ABSATZBEREICH
Bei der Angebots- oder Auftragsbearbeitung wird dann dieser Absatzbereich vorgegeben. Sinnvoll z.B. für Kassen, der Ergebnisse damit einem speziellen Absatzbereich zugeordnet werden sollen, oder auch für OBJ-Aufträge, wenn der (spezielle) Mitarbeiter mit dieser Benutzerkennung COMMERZ aufruft.
5. CODE KASSENFUNKTION
Code-Wort, dass bei bestimmten Funktionen zusätzlich angefordert wird, um die Funktion aufrufen zu können.
Die Zugriffsberechtigungen schützen Ihre Daten und bewirken durch die möglichen Vorgaben, dass die Anwendung von COMMERZ sicherer und effizienter wird.
Dazu haben wir folgendes Verfahren realisiert.
Die Verträge müssen im Verzeichnis "gerpdf.d" im pdf-Format abgestellt sein. Der Dateinamen muss wahlweise die Gerätenummer oder der Kunde sein. Die Anzeige der Vertragsunterlagen erfolgt dadurch, dass man in der Auftrags- und Leistungsbearbeitung in der untersten Zeile ein "p" eingibt:
Danach wird dann das gespeicherte Dokument ausgegeben:
Damit können beliebige Dokumente (auch Zusatzinformationen zum Vertrag) direkt angezeigt werden.
Auf Wunsch des Fachhändlers werden wir diese Funktion noch erweitern, z.B. einen Aufruf auch innerhalb der Installationsverwaltung erlauben oder die Zugriffe auf die pdf-Dateien weiter differenzieren.
Diese Funktion ist in der Version 3.03 (oder auf Wunsch auch früher) verfügbar. Anregungen zu diesem Thema gerne an die Hotline.
Dazu gibt es aktuell folgende Problematik und Lösung:
Die übernommenen Webshop-Aufträge werden natürlich geprüft und können auch protokolliert werden. Bei der Prüfung, ob der Artikel auch im COMMERZ vorhanden ist, wird vorrangig der EAN-Code zu Grunde gelegt. Dieser ist aber bei etlichen Anwendern (oder in den Webshop-Daten) nicht immer korrekt versorgt. Die Folge ist, dass Artikel als fehlerhaft ausgewiesen werden.
Wahlweise kann man aber auch die Artikelnummer selbst zum Vergleich verwenden, was insbesondere bei Soennecken-Artikel im Webshop eine höhere Trefferzahl ergibt.
Die Hotline kann dieses auf Wunsch gerne einstellen.
Nützlich ist dieses Kennzeichen, wenn man z.B. bei bestimmten Kunden nicht mehr als 2 Teillieferungen zulassen möchte. In diesem Fall ist dort eine "1" einzutragen. Das bewirkt, dass nach der ersten (Teil-)Lieferung der Kunde die nächste Lieferung nur komplett erhält (sicherlich eine Image-Frage für den Fachhändler oder ?).
Die Überschriften ZÄHLER 1/2/3/4 wurden dann ersetzt oder erweitert um die genauen Bezeichnungen. Berücksichtigt werden muss dabei auch, dass die Funktion "VARIABLE ZÄHLERTEXTE" eingeschaltet ist, die ja schon seit langem die Möglichkeit bietet, auf den Vertragsrechnungen korrekte Zählertexte auszugegeben.
Für die Anlage der verschiedenen Bezeichnungen wurden im Parametersatz 9 die Eingaben um Textnummern für "TEXT ZÄHLERBEZEICHNUNG" bei einem, zwei und vier Zähler erweitert.
Nach dem Erfassen eines solchen Auftrages kann ein Abholschein gedruckt werden, auf dem der Fahrer die Rücknahme quittieren kann. Ist die Ware im Haus, kann die Auftragsart in "10" (Gutschrift) geändert werden, sodass der Kunden auch eine entsprechende Gutschrift erhält.
Es
gibt (alle möglichen) Vertragskonditionen, bei denen der Kunde am
Jahresende die nicht genutzten Kopien (Freie Einheiten) vergütet bekommen
soll.
Dazu gibt es in COMMERZ-ACTUELL zumindest zwei gängige Lösungen:
1.
Statt der Wartungspauschale werden Abschläge berechnet, und bei der Zählerstands-Abrechnung
am Jahresende ergibt sich dann automatisch ein zu berechnender Betrag oder
eine Gutschrift.
Beispiel für monatliche Abschläge und jährliche Zählerabrechnung:
2.
Normaler Vertrag mit Wartung, Zähler und Freie Einheiten. Dann kann man
am Jahresende sich über die Funktion "AUFGELAUFENE FREIKOPIEN"
den Überhang ausweisen lassen. Über die Funktion "SONSTIGE ERLÖSE"
(auch mit negativen Werten eingebbar) könnte dann z.B. bei etwaigen
sonstigen Gutschriften die Wartungsbilanz entsprechend verändert werden.
Fazit: Unter Nutzung der in TKD vielschichtig vorhandenen Funktionen können auch Ausnahmen leicht abgewickelt werden. Sollten Sie solche speziellen Vertragskonditionen bei sich haben, finden wir sicherlich dafür im Standardumfang von TKD gemeinsam auch eine Lösung dafür.
Das ließe sich zwar auch über die Auftragsart 90 "Kommissionsauftrag" abwickeln, weil ja lediglich ein Lieferschein benötigt wird. Die Auftragsart 96 beinhalten aber zusätzlich, dass die Daten in die Provisionen einfließen. Dazu ist bei den Positionen neben dem vorhandenen EK-Preis auch ein fiktiver VK-Preis einzugeben. Bei dem Verkäufer werden dann die beiden Werte in seiner Provisionsabrechnung entsprechend berücksichtigt. Dieses erfolgt jedoch ohne dass weitere Umsätze verbucht werden. Insofern dient diese Auftragsart lediglich dazu, die Provision der Verkäufer gleich mit der Eingabe des Auftrages korrekt zu erfassen.
Die Alternative dazu wäre für das Gerät zu den Mietvertragsdaten einen speziellen Mietvertragsartikel, wie z.B. "Mieterlöse Herr Huber", hinzuzufügen, auf den dann bei jeder Mietrechnung diese Erlöse automatisch verbucht werden, um daraus die Provision zu errechnen.
Sobald man die die Bildschirme zur Positionserfassung (auch nur) aufgerufen hat, wird intern eine Fülle von Kennzeichen gesetzt, die genau auf die im Kopfsatz eingegebene Auftragsart abgestimmt sind. Zudem werden insbesondere bei den Artikeln Daten verändert, wenn z.B. eine Position abgeschlossen wird. Der Aufwand das alles wieder rückgängig zu machen, wenn man z.B. aus einer Rechnung eine Gutschrift machen möchte ist beträchtlich und wurde deshalb auch nicht realisiert. Hat man sich in der Auftragsart vertan, bleibt dann nur nach die Stornierung des Auftrages, wobei lediglich bereits erfasste Positionen wieder gelöscht werden müssten.
Es gibt aber in zwei Fällen die Möglichkeit der Änderung der Auftragsart:
1. Aus einer Probestellung (91) kann in Rechnung (00) oder in Rücknahme gewechselt werden (je nachdem, ob der Kunden die Ware behalten oder zurückgeben möchte).
2. Aus einem Abholschein (93) kann in Gutschrift (10) gewechselt werden, wenn die Ware im Haus angekommen ist.
Über die ersten beiden Eingabemöglichkeiten können Positionen übernommen werden, die aus vorgelagerten CAD-Systemen stammen. Über die nächsten Felder kann entweder ein Auftrag oder ein Angebot ausgewählt werden, aus denen Positionen übernommen werden sollen. Kopieren kann man damit auch bereits erfasste Positionen aus dem gerade in Bearbeitung befindlichen Angebot oder Auftrag. Damit können dann z.B. wiederkehrende Beschreibungen (gleicher Schreibtisch in verschiedenen Räumen) einkopiert werden und es ist dann nicht mehr erforderlich, die einzelnen Position nochmals (mehrfach) einzugeben.
Auch Standardausführungen, die sich z.B. aus mehreren Artikeln zusammensetzen, können vordefiniert werden und ganz einfach in neue Angebote oder Aufträge eingebracht werden.
Diese Funktion des Einkopierens kann sehr vielschichtig eingesetzt werden und erspart erheblichen Aufwand an Erfassungsarbeit.
Diese Variante muss über die Hotline gesondert eingestellt werden
Zum einen ist im Parametersatz-0 das Feld VERTRAGSNR. AUF ABRECHNUNG auf "J" zu setzen:
und zum anderen ist im Parametersatz-10 unter VERTRAGSNR.-TEXT AUF ABRECHNUNG ein Text einzugeben, der auf den Abrechnungen vor der Vertragsnummer ausgegeben wird:
Dieser Text wird aber dann nicht gedruckt, wenn beim Gerät keine Vertragsnummer hinterlegt ist. Damit kann man erreichen, dass nur für bestimmte Geräte oder Kunden die Vertragsnummer gedruckt wird und für die anderen nichts ausgegeben wird. Zudem besteht damit die Möglichkeit durch Vorgabe eines "neutralen" Textes im Parametersatz-10 auch andere Hinweise für spezielle Geräte auszuweisen.
Wenn in COMMERZ-ACTUELL-WWS über den Aufgabenkomplex FAKTURIERUNG über BEARBEITUNG VON RECHNUNGEN für einzelne Rechnungen Gutschriften erstellt werden, dann wird auch hier nach dem Druck abgefragt, ob der Ausdruck OK ist. Bei einer Eingabe von "N" kann man aber bei der nachfolgenden erneuten Druckeranfrage keinen Abbruch durch Leereingabe oder durch Drucker 99 erzwingen, sondern man muss immer einen definierten Drucker angeben und den Druck letztlich mit "J" bestätigen.
Dieses Verfahren wurde deshalb so eingeführt, damit für den Papierausdruck der Gutschrift intern auch immer eine nachvollziehbare Verbuchung erzwungen wird.
Wenn man also eine Gutschrift mit dieser Funktion zu erstellen beginnt, muss man wissen, dass auf jeden Fall diese Gutschrift auch beendet und abgeschlossen werden muss.
In den einzelnen OFFENEN POSTEN werden auch die Fälligkeit und die Mahnstufen angezeigt; auch der gesamte Saldo wird oben ausgewiesen.
Zudem wird dann eine Information auf den Bildschirm ausgegeben, wenn der Kunden für eine Rechnung bereits die 2. Mahnung erhalten hat.
Neu ist jetzt, dass diese Funktion auch beim Einsatz der DATEV-FIBU möglich ist. Dazu sind in regelmäßigen zeitlichen Abständen (z.B. täglich, nachts) aus DATEV die OPs zu exportieren und in eine "Mini"-COMMERZ-FIBU zu übertragen. Diese Funktionen können so automatisiert werden, dass kein weiterer Arbeitsprozess erforderlich ist.
Weitere Informationen gerne durch die Hotline.
Center
1. Bestellungen PBS (so wie Webshops)
2. Bestellung von Verbrauchsmaterial (durch Anzeige der Kundengeräte und der dazu möglichen Artikel aus der Artikeltabelle)
3. Mitteilung vom Kunden über Störungen oder sonstige Informationen
Hat jemand Interesse an diesen Funktionen?
Dann bitte schnellstens Info an uns.
voranschlag
1. Verwendung nur eines Nummernkreises für Rechnungen aus WWS/OBJ und TKD. Da die Rechnungsausgangsbücher für die Programmbausteine und nicht insgesamt ausgedruckt werden, fehlen natürlich immer die, die in dem anderen Baustein vergeben worden sind.
2. Wenn ein Rechnungsdruck nicht abgeschlossen wird (DRUCK IN ORDNUNG = "N" und ABBRUCH), weil aus irgendeinem Grund, die Rechnung erst im nächsten Monat geschrieben werden soll, dann fehlt diese Rechnungsnummer natürlich in dem betreffenden Monat, taucht aber im nächsten Monat wieder auf. Diese Situation kann man prüfen, wenn man in den Hilfsprogrammen den Punkt 5.SUCHEN RECHNUNGSNUMMERN aufruft.
3. Wenn die DATEV-Schnittstelle verwendet wird, dann können dort Rechnungen fehlen, weil etwaige "Null"-Rechnungen aus TKD nicht nach DATEV transferiert werden (führt angeblich zu Fehlern in DATEV)
4. Ansonsten können Rechnungsnummern nur fehlen, wenn außergewöhnliche Situationen (Abstürze oder unsachgemäße Wiederherstellungen von Datenzuständen) aufgetreten sind.
Der Hinweis "fehlende Rechnungsnummer" kommt natürlich beim Druck des Rechnungsausgangsbuches nur dann, wenn dieser nach Rechnungsnummern sortiert wird.
und noch viel wichtiger ist, beim Positionsbildschirm die Zählernummer einzugeben (hier natürlich dann "2"):
Danach kann man sich dann (hier nur als Beispiel) die Historie und den Status des Toners ansehen:
An der Kasse wird ein Artikel verkauft, dessen Preis aus dem Katalog (also ohne MwSt) entnommen wurde, oder im Auftrag wird ein Artikel aus dem Laden eingebracht, der inklusive Mehrwertsteuer ausgezeichnet ist.
Dann braucht man den Preis nicht erst über einen Taschenrechner ermitteln, sondern kann in sich ganz einfach errechnen lassen:
1. Kasse (ab Version 3.03 oder individuell)
Dazu muss man lediglich vor dem VK-Preise ein "n" setzen und COMMERZ errechnet dann den Preis inkl. MwSt:
Ausgangssituation:
Eingabe "n" und Preis ohne MwSt:
Ergebnis:
Auftrag:
Ausgangssituation:
Eingabe: "b" und Preis mit MwSt:
Ergebnis:
Fazit: Man braucht in COMMERZ (auch an anderen Stellen) keinen Taschenrechner !!!
Schnittstelle
Dieser Export wurde bereits mehrfach von Prüfern verwendet und nicht beanstandet.
Wer diese Schnittstelle bisher nicht installiert hat, sollte dieses unverzüglich tun, weil durch die Veränderung der Datenstrukturen eine Generierung früherer Jahre (wenn überhaupt) nur mit erheblichem Aufwand möglich ist.
Voraussetzung ist der Einsatz von WORD ab 2007 (mit unserer Hotline abstimmen), COMMERZ unter WINDOWS-32-Bit und die Nutzung des logics-eigenen Kommunikationsbausteins MfCenter. Es ist dann ein "Spezialdrucker" anzulegen und unter WORD ENDMAKRO diesen so zu kennzeichnen, dass ein PDF-File erzeugt wird.
Wenn im Kundenstamm eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, wird diese vorgeschlagen, sie kann aber auch geändert werden. Ist keine E-Mail-Adresse vorhanden, kann sie direkt auch eingegeben werden.
Übrigens: Das geht auch mit CURSOR UP, dann aber mit absteigenden Kundennummern.
Wir sind zuversichtlich, dass wir auch das 10-jährige noch schaffen werden.
Eine Unterdrückung der Ausgabe der "Null"-Rechnungen führt nun leider dazu, dass der Kunde bei der Prüfung der Zählerstände Probleme bekommt.
Beispiel:
1. Letzter Zählerstand auf letzter Rechnung: 40.000
2. Neu gemeldet: 44.000
3. Bei Freikopien von 5.000 bekommt der Kunde keine Rechnung
4. Nächste Meldung: 54.000
5. Dann bekommt der Kunde eine Rechnung mit:
alter Zählerstand = 44.000 (und den kennt der Kunde nicht, weil er
nie einen Beleg darüber erhalten hat)......
Aus diesem Grunde versenden viele Fachhändler die "Null"-Rechnung auch an (ausgewählte) Kunden.
Wir planen hier eine Erweiterung, die wir gerne abstimmen möchten:
Statt der ´"Null"-Rechnung wird ein Beleg ausgegeben, der genau so aussieht wie die Rechnung, der aber nicht "RECHNUNG" sondern "ZÄHLER-INFO" heißt, der keine Rechnungsnummer enthält und deren Daten auch nicht in die FIBU übertragen werden.
Wir bitten um Anregungen und Lösungen (wie soll z.B. verfahren werden, wenn bezogen auf den Zähler nichts zu berechnen ist, aber die Wartung auf der gleichen Rechnung steht oder sollte man die Steuerung der "Null"-Rechnungen auf die Geräte-Ebene herunterziehen).
Wenn sich die Daten nun auf dem ERW-Bildschirm befinden (wie z.B. EK-Preis oder Lieferant), dann musste man früher 1=ÄNDERUNG eingeben, dann F2 drücken, um wieder in die unterste Zeile zu gelangen, und erst dann konnte man über 2=ERW-BS die Daten des ERW-Bildschirm ansehen bzw. ändern
Das sind insgesamt (mit ENTER) 5 Tastatur-Eingaben.
Deshalb wurde der Weg zum ERW-Bildschirm dadurch erheblich schneller gemacht, dass man nach Aufruf der Position gleich mit CURSOR RECHTS in diesen verzweigen kann (und mit CURSOR LINKS auch wieder zurückkommt).
Über den Menüpunkt DRUCK(ER)VORGABEN in der DRUCKERVERWALTUNG können die Druckernummern, die spezielle Layouts haben, vorgegeben werden, sodass z.B. beim Rechnungsdruck der spezielle Drucker richtig vorgeschlagen wird:
Diese Vorgabe ist sogar benutzerbezogen variable einstellbar, sodass als Druckervorgaben z.B. der Bearbeiter von PBS für den Lieferscheindruck ein anderes Layout haben kann als der Mitarbeiter der Einrichtungs-Lieferscheine druckt. Dieses geschieht dadurch, dass man den Namen der Vorgabe-Datei
(hier logi) bei der betreffenden Benutzerkennung hinterlegt.
TK
Wer die Zusatzfunktion "TKD-Aufträge in WWS" einsetzt, kann jetzt in der Auftragserfassung (Strecke und auch Kasse) beim Artikel ein "g" eingeben. Das "g" steht für Gerät und kann ergänzt werden um die Gerätenummer oder auch die Geräteklasse. Danach werden alle relevanten Geräte der Kunden angezeigt, wobei Geräte mit Wartungsvertrag (vor der Gerätenummer) gesondert markiert sind:
Nach Auswahl eines Gerätes werden die Toner-Artikel aus der zugehörigen Artikeltabelle zur Auswahl angeboten, aus denen dann der betreffende Toner ausgewählt werden kann.
Mit dieser Funktion wurde die Reihenfolge der Erfassung von TKD-Aufträgen (erst Gerät und dann Artikel) ins WWS verlagert (Lizenzkosten EUR 125,00).
Voraussetzung ist die oben genannte Zusatzfunktion und Speicherung der Toner in den Artikeltabellen. Wer letzteres (noch) nicht verwendet, kann über spezielle Hilfsmittel in TKD ganz schnell dafür sorgen, dass die Artikeltabellen in die Geräte abgespeichert werden.
Weitere Detail-Information (Beschreibung) und Freischaltung durch die Hotline
Wenn der Fachhändler in einem Logistik-Zentrum (Soennecken, Büroring, Spicers, ALKA und weitere) eigene Artikel (z.B. auch Kataloge) dort lagert und damit Kunden über LC-Aufträge (z.B. LS3) beliefert, entsteht bezüglich des Einkaufspreises für die Abrechnung mit dem Logistikzentrum einerseits und der internen Statistik (Provision) andererseits ein Problem. Das Logistikzentrum wird nur einen geringen Preis (Lagerung / Kommissionierung / Lieferung) berechnen, der bei einer elektronischen Rechnungsübernahme übermittelt wird, der EK-Preis selbst ist aber oft bedeutend höher.
Hier wurden in COMMERZ spezielle Verfahren integriert, die zur Verfügung stehen aber individuell mit der Hotline abgestimmt werden müssen.
1. Auftrag sperren
Setzen des Rechnungsarten-Kennzeichen auf eine Kategorie (das ist die 2. Stelle der RECHNUNGSART), die bei der Fakturierung nicht verwendet wird.
Welche Aufträge auf diese Art und Weise gesperrt sind, kann man z.B. über die LISTE FAKTURIERFÄHIGER AUFTRÄGE ermitteln, wenn man dort die betreffende Kategorie als Auswahl eingibt.
2. Position sperren
Dafür gibt es im ERW-Bildschirm ein gesondertes Feld, das man gezielt auf "J" setzen kann:
Über die Auftragsprüfliste kann man sich gezielt alle gesperrten Positionen ausweisen lassen.
1. Die Bezeichnung der (modellbezogenen) Tabelle sollte den Namen des Modells beinhalten.
2. Artikeltabellen sollten im Modellstammsatz hinterlegt sein, damit diese jedem neuen Gerät gleich zugeordnet werden (auch in alle bestehenden Geräte lassen sich ganz elegant die Artikeltabellen nachträglich integrieren).
3. Bei der Auftrags- und Leistungserfassung muss man nicht unbedingt den Artikelplatz wissen, sondern man kann sich die Artikel der Tabelle auch über den Positionstext "X" anzeigen lassen.
Die Artikeltabellen sind ein extrem nützliches Werkzeug, zudem sie auch zur Prüfung in WWS und an der Kasse verwendet werden.
Ihre Anwendung ist heute zur Selbstverständlichkeit geworden oder bei Ihnen etwa nicht ??
Welche Aktionen man bezüglich des falschen Auftrages durchführen muss, hängt davon ab, was bereits mit dem Auftrag durchgeführt worden ist (nur erfasst, Lieferschein und /oder Rechnung erstellt). Auf jeden Fall muss man diese Aktionen rückgängig machen (z.B. mit Erstellen einer Gutschrift). Wenn der Auftrag lediglich erfasst worden ist, sollte man auf keinen Fall im "Erweiterten Kopfbildschirm" die Adresse ändern, weil alle Umsätze trotzdem auf den falschen Kunden verbucht werden.
Um den Auftrag erneut (mit richtigen Kunden) zu erstellen, muss man den Auftrag nicht nochmals gänzlich neu erfassen, sondern man kann über KOPIEREN AUS ANGEBOT/AUFTRAG die Positionen des alten Auftrages komplett übernehmen.
Diese Funktion des Kopierens kann man aber auch dann sehr gut verwenden, wenn man aus einem (großen) Auftrag einzelne Positionen gutschreiben möchte.
Nach Eingabe von F3:
Und nach Eingabe der Endzeit:
COMMERZ-ACTUELL errechnet dann die Anzahl an Stunden automatisch. Wichtig dabei ist aber, dass man einigermaßen "genormte" Werte einträgt, weil sich sonst nicht gewünschte Dezimalstellen bilden.
Die PLZ-Statistik kann einen wichtigen Hinweis auf regionale Verteilung der Kunden geben und kann erforderliche Vertriebsaktivitäten steuern.
Zum einen kann man jetzt die Handbücher und die Erweiterungen der Funktionen, die in Versionsbeschreibungen dargestellt sind, zur Anzeige abrufen. In den PDF-Dateien kann man blättern und auch suchen.
Die logics-news kann man ebenfalls jetzt direkt in COMMERZ-WWS abrufen und auch die Kommunikation für die Fernwartung aktivieren.
In den DIENSTPROGRAMMEN kann man u.a. auch gezielt Daten mit der Hotline austauschen oder neue Programme installieren.
Mit diesen Funktionen konnte der Komfort des Informationsaustausches doch erheblich verbessert werden.
Bisher
war es im TKD so, dass Positionen, die im Auftrag erfasst wurden, immer
mit ihren Mengen auch auf dem Techniker-Auftrag ausgegeben wurden.
Damit konnte man aber keinen Gesamtauftrag definieren, der dann einzelnen
in mehreren Aufträgen abzuwickeln ist.
Neu ist jetzt, dass man den Gesamtauftrag in Form eines speziellen
Kostenvoranschlages anlegen, einzelne Positionen als Auftrag abrufen und
auch eine Gesamtrechnung über die Teilaufträge erstellen kann.
Einzelheiten und Beispiele bei Bedarf bitte bei unserer Hotline anfordern.
Damit könnte man z.B. steuern, bei welchem Lieferanten oder welchem Logistikzentrum der Artikel (oder der gesamte Auftrag) bestellt werden sollte.
Aber auch - und hier besonders wichtig - in dem Bestellwesen kann man die Daten der anderen Lieferanten angezeigt bekommen und ggf. auch gleich den Lieferanten wechseln:
In beiden Fällen werden die Daten des Lieferanten mit den kleinsten Einkaufspreisen in rot dargestellt. Für die Nachbearbeitung innerhalb der Auftragsbearbeitung wird es zukünftig auch Zusammenfassungen geben, die Hinweise geben, zu welchen Konditionen der gesamte Auftrag abgewickelt werden kann, wenn man diesen insgesamt an verschiedene Lieferanten oder Logistikzentren gibt.
Der
Name ist schon nicht ganz richtig, weil nicht nur Kataloge sondern auch
sonstige Werbemittel darüber verteilt werden können. Im Prinzip umfasst
dieses Zusatzprogramm folgende Funktionen:
1.
Über Menüpunkt 4 erfolgt die Festlegung, welcher Artikel (Katalog,
Werbemittel, Einladung) dem nächsten Auftrag automatisch beigefügt
werden soll:
2. Die Auswahl der Kunden, die diesen erhalten sollen, wird über Menüpunkt 1 durchgeführt.
3. Jedem Kunden wird bei seinem nächsten Auftrag der Artikel angefügt und damit ausgeliefert, wenn die betreffende Position nicht storniert wird oder er bereits einen Katalog erhalten hat.
4. Nach einem selbst definierbaren Zeitraum können Etiketten über Punkt 3 für alle die Kunden erstellt werden, denen noch nichts geliefert worden ist, um diese dann separat zu versenden.
Diese Funktion kann aber auch in Verbindung mit Logistik-Zentren, wie Alka, Spicers, Kaut-Bullinger oder Büroring verwendet werden, wenn diese bei sich den betreffenden Artikel im Lager haben. Parallel können bis zu 5 Aktionen gleichzeitig abgewickelt werden.
Im 9. Bildschirm sind die Einkaufs- und Verkaufsdaten des Gerätes enthalten, die sonst lediglich im Maschinenbuch ersichtlich gewesen sind:
Ganz wichtig: Bei WAHL kann man durch Eingabe von 2x oder 5x, wobei die "2" oder die "5" NÄCHSTER oder VORHERIGER BILDSCHIRM bedeutet und "x" die Bildschirmnummer darstellt, direkt einen Bildschirm aufrufen. Um z.B. vom
ersten Bildschirm sich die VK/EK-Daten anzeigen zulassen, braucht man also nur "29" einzugeben. Die Hotline geht dabei davon aus, dass bei häufiger Verwendung dieser Daten, die Bildschirmnummern auch bekannt sind oder ....
Die Ausgabe enthält für die betreffenden Artikel (auch mehrere) Änderungen mit den alten und den neuen Werten, über welche Funktion die Änderung durchgeführt wurde und auch einen (verschlüsselten) Hinweis auf die Benutzerkennung.
Diese Auswertung ist aber auch wichtig, wenn automatische Korrekturen in den Preisen durchgeführt worden sind (z.B. neue KIPs vom Lieferanten xyz), um die Änderungen zu kontrollieren.
Darunter verbergen sich alle Funktionen, die zum einen erlauben, dass die Kasse auch ohne direkte Anbindung an das Hauptsystem genutzt werden kann und die zum anderen einen zwischenzeitlich entstandene Daten ins Hauptsystem eingearbeitet werden. Die Notwendigkeit des Arbeitens auf dem Kassensystem ist zum Beispiel gegeben, wenn das Hauptsystem ausfällt oder nicht zur Verfügung steht. Damit für diesen Fall dann gesichert, dass an der Kasse weitergearbeitet werden kann.
Die dahinter stehenden Funktionen sind einfach:
Auf dem Kassensystem wird ein weiteres separates COMMERZ-Programm eingerichtet, deren Daten manuell über die entsprechenden Menüpunkt oder (viel besser) automatisiert z.B. täglich vom Hauptsystem aktualisiert werden. Aber diese COMMERZ ruht und ist nicht aktiv. Nur bei einem Ausfall des Hauptsystems (bei einigen Anwendern auch ganztägig) wird es aktiviert, sodass an der Kasse weiter gearbeitet werden kann.
Ist das Hauptsystem wieder aktiv, kann man über den Menüpunkt 9 AUFTRAGSERSTELLUNG die zwischenzeitlich an der Kasse entstandenen Ergebnisdaten ins Hauptsystem übertragen.
Mit diesem Verfahren ist also ein sogenannter "Notbetrieb" möglich, wobei die damit entstandenen Daten nicht verloren gehen, sondern auch ins Hauptsystem für weitere Arbeitsschritte (z.B. Rechnungs-Erstellung für Kassen-Lieferschein) und auch für die statistischen Daten übernommen werden.
Der Komfort in COMMERZ-TKD besteht nun darin, dass dieses auch voll automatisch durchgeführt werden kann. Dabei werden bei den einzelnen Geräten die bisherigen Verbräuche bewertet und die Gesamtzahl der Freien Einheiten entsprechend verteilt. Durchführen kann man das in 6.POOL-AUSWERTUNGEN über die Menüpunkte
4. LISTE ZUORDNUNG FREIKOPIEN
zeigt die aktuelle Verteilung zunächst nur an.
5. ÜBERNAHME FREIKOPIEN
übernimmt die Werte in die einzelnen Geräte.
Wenn man diese Programme jeweils vor der Poolabrechnung laufen lässt, ergeben sich weitgehend bessere und vor allem genauere Statistikdaten, als wenn man die Summe der freien Einheiten auf ein Gerät anlegt.
Letztlich ein extrem geringer Aufwand, um exakte Zahlen zu erhalten.
Anregungen zu diesem Thema gerne an unsere Hotline.
Derzeit wird zu diesem Thema gerade überlegt, wie man statt der Verwendung eines einzelnen Erlöskontos für Ausland/EG hier eine Differenzierung nach den unterschiedlichen Warengruppen erreichen kann.
Die individuell zu vergebende Gerätenummer (Stellplatznummer oder so) und die Herstellergerätenummer (Seriennummer). Die Anwendung dieser Nummern ist bei unseren Fachhändlern sehr unterschiedlich. Wer aber nur eine Nummer vergeben und nutzen möchte, sollte folgendes beachten:
1. Die Gerätenummer ist 9-stellig, die Seriennummer 20-stellig. Ist die letztere länger als neun Stellen, muss diese für die Gerätenummer so gekürzt werden, dass nur die letzten 9 Stellen verwendet werden.
2. Bei der Erfassung neuer Geräte werden beide Nummern angefordert, mit der Wundertaste F3 kann die einmal eingegebene Nummer für die andere kopiert werden. Beispiel Liefereingang über das Bestellwesen:
Bei Erkennen eines Geräteartikels werden automatisch zusätzliche Daten angefordert:
Nach Eingabe der Gerätenummer wird die Herstellergerätenummer erwartet:
Durch Eingabe von F3 wird diese dann kopiert und kann ggf. noch korrigiert (erweitert) werden:
Diese F3-Funktion ist auch an allen anderen Stellen vorhanden, an denen eine neue Gerätenummer einzugeben ist.
"Wir haben gerade eine Auszahlung an der Kasse getätigt, die aber falsch war. Wie können wir die wieder stornieren? Wir finden aber keine Möglichkeit mit "Storno Auszahlung oder so". Was können wir jetzt tun?
Lösung natürlich, aber auch schwer zu finden: "Einzahlung des gleichen Betrages".
Komm-Beleg dazu:
Lieferschein:
Die Texte - insbesondere für den Komm-Beleg - können durch Leerzeilen oder Unterstreichungen noch deutlicher als in diesem Beispiel gestalten werden.
Vermehrte Anfragen erhalten wir in der letzten Zeit darüber, was nun am 31.12.2012 mit der Betreuung der COMMERZ-ACTUELL-Anwender geschieht, die dann noch immer mit unserer bewährten Software arbeiten.
Grundsätzlich ist es in der nun schon fast 35 Jahren kontinuierlich
andauernden Firmengeschichte immer Firmenphilosophie der logics systems
Gmbh gewesen, ihre Kunden fachgerecht und nachhaltig zu betreuen.
Dieser Anspruch sollte auch weiterhin gelten und deshalb laufen derzeit die Planungen für eine Abgabe der Serviceleistungen an einen kompetenten Partner, sodass auch nach dem 31.12.2012 die Betreuung gewährleistet sein wird.
Derzeit
gibt es einen Ansatz, dass die Firma logics consulting gmbh (GF Renate
Stollt), die derzeit die Betreuung von DocuWare-Kunden koordiniert, diese
Aufgaben ab 1.1.2013 für eine begrenzte Zeit übernehmen wird.
Diese mögliche Variante ändert aber nichts an unserer ausdrücklichen Empfehlung, als Nachfolgeprogramm von COMMERZ-ACTUELL nur ERP2-PBS von der Firma e.bootis/KASSALINE einzusetzen.
Über Details dazu werden wir rechtzeitig informieren.
Besonders wichtig ist, dass
o sich die Masken und die Datenfelder farblich unterscheiden
o die Länge der Felder angezeigt wird
o die Daten des Eingabefeldes eine andere Farbe haben (hier rot), um zu erkennen, wo die nächste Eingabe zu tätigen ist.
Alles lässt sich PC-bezogen (also weitgehend individuell) einstellen. Die Hotline hilft da gerne weiter.
Die Daten, die dann dargestellt werden, ergeben sich aus allen Geräten. Die Anzahl der Geräte wird oben angezeigt. Bei der Eingabe des "Modells" ist zu beachten, dass es nicht das im Gerät gesondert gespeichert Feld MODELL handelt, sondern hier die eindeutig dem Gerät zugeordnete Artikelnummer handelt.
1. Bei den Menüpunkten zum Jahreswechsel sollte man immer darauf achten, welches Jahr von der FIBU vorgegeben wird, und prüfen, ob das das richtige ist.
2. Die Übernahme der Debitoren- und Kreditorensalden kann mehrfach durchgeführt werden. Die jeweiligen im Protokoll ausgewiesenen Salden sind dann ggf. mehrfach als E-Bilanzen auf Forderungen bzw. Verbindlichkeiten einzugeben.
3. Das "alte" Wirtschaftjahr sollte nicht zu früh gelöscht werden. Erst wenn ein weiteres Wirtschaftsjahr (also 1012) eröffnet werden soll, muss 1010 gelöscht werden.
4. Es entsteht automatisch beim Abschluss des Wirtschaftjahres der Export für die IDEA-Daten.
Unsere bewährte Hotline berät gerne bei weiteren Fragen.
Mit COMMERZ ist das alles kein Problem, weil diese Mengen kundenindividuell vorgebbar sind und die so reservierten Bestände nicht für alle andern Kunden zu Verfügung gestellt werden. Bei dem Bestellwesen werden diese Reservierungen auch entsprechend berücksichtigt.
Details dazu gerne von der Hotline.
1. Definition der Zeilenzahl für eine Auswertung
Damit kann man jetzt auch den unteren (große) Rand einer Auswertung bedrucken.
2. Definition für Querformat
Damit können jetzt Auswertungen, die etwa 130 Zeichen pro Zeile haben, mit einer größeren Schrift dargestellt werden.
Die Anzahl der Zeilen gibt man unter ANZAHL ZEILEN an; die Auswertungen sollten vorab nochmals getestet werden, um die richtige Zeilenzahl ermitteln zu können.
Will man eine Auswertung in Querformat haben, ist unter Q ein "J" einzutragen. Für diese speziellen Druckvarianten empfiehlt es sich, eigene Druckernummern anzulegen.
Wir denken, dass hier ein grundsätzliches Verfahren vereinbart werden muss; COMMERZ ist - wie immer - flexibel für jede Änderung.
Dazu ist zunächst im Parametersatz das Feld VERTRAGSNR AUF ABRECHNUNG auf "J" zu setzen und im Parametersatz 10 im Feld VERTRAGSNR-TEXT eine Vorgabe für die Überschrift festzulegen. Sobald das Feld VERTRAGNR im Gerätestammsatz nicht leer ist, wird dann diese Vertragsnummer ausgegeben. Damit kann man aber auch Besonderheiten der Verträge textlich ausgeben, wenn man nur in das Feld VERTRAGNR-TEXT einen allgemeinen Begriff, wie z.B. "BEMERKUNG" oder ähnliches eingibt.
Über die ersten beiden Eingabemöglichkeiten können Positionen übernommen werden, die aus vorgelagerten CAD-Systemen stammen. Über die nächsten Felder kann entweder ein Auftrag oder ein Angebot ausgewählt werden, aus denen Positionen übernommen werden sollen. Damit können dann z.B. wiederkehrende Beschreibungen (gleicher Schreibtisch in verschiedenen Räumen) einkopiert werden und es ist nicht mehr erforderlich, die einzelnen Position nochmals (mehrfach) einzugeben. Diese Kopierfunktion ist auch innerhalb eines gerade in Bearbeitung befindlichen Auftrages/Angebotes möglich, wenn man Poaitionen, die man bereits erfasst hat, duplizieren möchte.
Auch Standardausführungen, die sich z.B. aus mehreren Artikeln zusammensetzen, können vordefiniert, in einem generellen Angebot angelegt und ganz einfach in neue Angebote oder Aufträge eingebracht werden.
Diese Funktion des Einkopierens kann sehr vielschichtig eingesetzt werden und erspart erheblichen Aufwand an Erfassungsarbeit.
Wir
finden es ja verständlich, wenn ein COMMERZ-Anwender eine andere Software
einsetzen möchte, weil er sich erhebliche Verbesserungen verspricht. Kein
Verständnis aber haben wir aber dann, wenn ein Fachhändler diese
Verbesserungen auch spielend mit COMMERZ erreichen könnte, wenn er nur
die immense Funktionalität von COMMERZ besser ausnutzen würde.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Fachhändler, der mehr als 10 Jahre
COMMERZ einsetzt, geht bei Auftragsänderungen folgendermaßen vor:
1. Auftragsauskunft (Suchen des Auftrages über die
Kunden-Kurzbezeichnung)
2. Notieren der Auftragsnummer
3. Auftragsänderung mit Eingabe der Auftragsnummer
Dabei
ließe sich die Bereitstellung des Auftrages zur Änderung allein in der
Auftragsänderung ganz einfach durchführen.
Wir denken, dass es besonders wichtig ist, die Funktionen in COMMERZ erst
einmal intensiv zu nutzen. Deshalb auch die Bitte, die logics-news
auch den Mitarbeitern "aus der Praxis" zukommen zu
lassen.
Bei einem "J" bei SAISON kann man ein Datum eingeben, wie lange der Artikel noch bei einem automatischen Vorschlag berücksichtigt werden soll. Liegt dieses Datum nach dem aktuellen Tagesdatum, wird der Artikel nicht mehr vorgeschlagen.
Mit dieser Funktion kann man erreichen, dass Saisonartikel (z.B. Kalender) ab einem vorgebbaren Datum nicht mehr automatisch in einen Bestellvorschlag ausgewiesen werden.
Auftragsbezogene Bestellungen sind hiervon jedoch nicht betroffen.
Das logics-Team wünscht allen ein erfolgreiches 2011. Wir freuen uns auf ein weiteres Jahr guter Zusammenarbeit.