Die nächste logics-news erscheint am 10.1.2011.
Keine Hotline am 24.12.2010 und am 31.12.2010, sowie am 7.1.2011 nur bis 12:00.
Das ist nun definitiv falsch.
Logics systems gmbh garantiert die Betreuung bis zum 31.12.2012, also noch mehr als 2 Jahre ........
Übrigens haben bis dato etwa 150 Fachhändler einen Wartungsvertrag über COMMERZ-ACTUELL.
Es ist also in COMMERZ-TKD nicht erforderlich, mühsam über AUSKÜNFTE UND AUSWERTUNGEN sich gesondert Informationen zu beschaffen, sondern man bekommt diese Daten direkt in der Auftragsbearbeitung.
In
COMMERZ-ACTUELL-FIBU kann die Erfassung der
Buchungen im Dialog (sofortige Verbuchung) oder im Stapel erfolgen. Die
Stapelerfassung ist eigentlich nur dazu da, die Buchungen nochmals vor der
endgültigen Übergabe zu prüfen und ggf. Korrekturen noch einzubringen.
Sie kann aber auch genutzt werden, wenn z.B. monatlich immer
wiederkehrende Buchungen übernommen werden sollen, wie z.B. Forderungen
oder kalkulatorische Kosten.
Dazu
ist es lediglich den Stapel nach der Übergabe nicht zu löschen und dann
erneut zu übernehmen.
Dabei erhält man zwar eine Warnung, dass der
Stapel bereits übernommen worden ist, die in diesem Fall aber zu
ignorieren ist. Danach können dann noch die Daten für WJ,
BP und Buchungstag geändert werden und der Stapel dann erneut übernommen
werden.
Für
den Fall, dass es im Betrieb solche immer wiederkehrenden Buchungen gibt,
erspart man sich mit diesem Verfahren, die ständig erneute Eingabe dieser
Buchungen. Da auch der Stapel geändert werden kann, können auch
Erweiterungen oder Löschungen von Buchungen auf einfache Weise durchgeführt
werden.
Er errechnet sich normalerweise aus dem Nettopreis und der dazu gehörenden Mehrwertsteuer, er kann aber auch - um spezielle Preise zu erhalten, die sich auf diese Weise nicht errechnen lassen - eingegeben werden. Für COMMERZ-ACTUELL war es immer schwierig zu erkennen, ob der Preis bei einer Änderung des Netto-VK-Preises neu errechnen soll oder nicht. Um hier eine Eindeutigkeit zu erreichen, wurde das Feld "KALK. VK+MWST (J/N)" eingefügt, über das der Anwender jetzt selbst bestimmen kann, ob der Laden-VK sich automatisch ändern soll oder nicht.
Wichtig wäre z.B. die SUMME SKONTO ÜBERZOGEN (absolut und in Prozent) um etwaige Nachforderungen geltend zu machen.
Der
Menüpunkt 14. POSITIONEN KUMULIERNEN in der Auftragsbearbeitung dient
dazu, die Preise einzelner Positionen auf die Möglichkeit der Verwendung
von Staffelpreisen zu überprüfen.
Im Normalfall wird der Staffelpreis bei Eingabe einer entsprechenden Menge
automatisch vorgeschlagen, aber dabei wird lediglich jede Position alleine
für sich betrachtet.
Wenn
aber beispielsweise jedem Artikel einer
Artikelgruppe (gleicher Artikel in unterschiedlichen Farben) eine
Staffel zugeordnet ist (z.B. ab 10 Stück) und der Kunde ordert 8 rote und
8 blaue, dann wird bei der Erfassung bei jeder Position kein Staffelpreis
eingetragen. Wenn dieser Auftrag nun über die Funktion "Position
kumulieren" geprüft wird, stellt COMMERZ-ACTUELL
fest, dass insgesamt 16 Stück geordert wurden und trägt bei den
betreffenden Positionen den Staffelpreis ein.
Die Abänderung des Preises unterliegt einer Vielzahl von Prüfungen, so
muss z.B. in allen Artikelstammsätzen die gleiche Staffel hinterlegt sein
oder der WAWI-Schlüssel darf sich nicht unterscheiden. Auch wenn der
Preis manuell geändert worden ist, findet keine Anpassung statt.
Diese Funktion kann derzeit nur eingesetzt werden, wenn die
Artikelnummern-Struktur von Soenneckenl (9
Stellen numerisch) oder das Verfahren mit dem Verbundkennzeichen
eingesetzt wird.
In der Standardversion müssen die einzelnen Aufträge aufgerufen werden,
individuell gibt es aber auch Automatismen, die die Anpassung sofort nach
Auftragsende durchführen.
Hat
jemand Interesse an der Verwaltung von Kunden-Kontingenten für
Dienstleistungen bei einzelnen Kunden ?
Kontingente sind letztlich "Geld"-Töpfe, die den Kunden über
seine Geräte zugeordnet sind.
Das
Verfahren läuft in etwa so ab:
1.
Geräte/Systeme können in das Verfahren einbezogen oder ausgeschlossen
werden.
2.
Kontingente werden in Stunden und EURO verwaltet.
3.
Jede Wartungsrechnung erhöht das Kontingent, (jede) Leistung reduziert
das Kontingent.
4.
Es gibt eine Historie über den Auf- und Abbaus des Kontingentes.
5.
Positive Kontingente können auch durch individuelle sonstige Lieferungen
ausgeglichen/reduziert werden.
6.
Einfache Auswertungen verschaffen einen Überblick über den Stand aller
Kontingente.
7.
Den Kunden können individuelle Stundensätze zugeordnet werden.
Ziel dieses Verfahrens ist es, mit dem Kunden über mehrere Geräte/Systeme eine einheitliche Betreuungsvereinbarung zu treffen. Mit diesem Verfahren kompensieren sich dann auch die unterschiedlichen Leistungen an verschiedenen Geräten. Überschüsse können ggf. in "Naturalien" ausgeglichen werden.
Die
Verbuchung von Rechnungen erfolgt immer zu dem Datum, mit dem man WWS,
TKD oder OBJ
aufgerufen hat. Wichtig wird dieses zum Beispiel zum Jahreswechsel, wenn
entschieden werden muss, ob z.B. Verträge im alten oder im neuen Jahr
verbucht werden sollen. Auch Kundenwünsche bezüglich eines speziellen
Datums lassen sich erledigen, wenn man (nur !) an einem Arbeitsplatz das
Datum entsprechend setzt (Sperren/Freigeben über die Zugriffsberechtigung
steuerbar) und nicht vergisst, danach das aktuelle Datum wieder
einzutragen.
Differenzen kann es aber bei Reparatur-Aufträgen geben, bei denen die Leistungen zum Tag der Reparatur verbucht werden, Rechnungen aber (und damit Umsätze) zum Tagesdatum. Unstimmigkeiten in den statistischen Daten sind meist die Folge von den verschiedenen zeitbezogenen Betrachtungsweisen.
Das betreffende kann z.B. über die Kundenkurzbezeichnung gefunden werden:
Nach der Auswahl des Angebotes wird eigentlich die Positionsnummer verlangt:
Man kann aber über F3 sich die Positionen auch anzeigen lassen und dort den betreffenden Artikel auswählen:
Dieses Verfahren ist sicherlich nur begrenzt einsetzbar, aber unter gewissen Voraussetzungen effizienter als die normale Erfassung.
Mit F2 bei einer Eingabe bei "BIS:" kann man den bei "VON:" eingegebenen Wert wiederholen. Das ist dann nützlich, wenn beide Werte identisch sind und man sich damit die erneute Eingabe ersparen kann.
Anfänglich war diese Funktion nur an wenigen Stellen enthalten, nun eigentlich überall, wo ein Bereich (VON - BIS) eingegeben werden muss.
In Anbetracht der späteren Umstellung auf ERP2-PBS (und auch sonst) empfiehlt logics, bereits jetzt schon von UNIX auf WINDOWS umzustellen. Bisherige Umstellungen (auch größere Installationen) haben gezeigt, dass diese problemlos sowohl in Bezug auf die lückenlose Datenübernahme als auch auf Zeitdauer durchgeführt werden können. Logics hat die Umstellungsverfahren im Laufe der Zeit so verbessert, dass nur mit geringem (bei einer Umstellung am Wochenende sogar mit keinem) zeitlichen Ausfall zu rechnen ist.
Wichtig ist vor allem aber auch, dass mit COMMERZ-ACTUELL auf WINDOWS-Basis dem Anwender in allen Belangen ein erheblich erweitertes Funktionsspektrum zur Verfügung steht.
Um sich rechtzeitig vorzubereiten, sollte man jetzt schon beginnen, sich mit dem Thema zu beschäftigen, indem man die speziellen Beschreibungen der Hotline nochmals durchliest und ggf. die Abläufe der Inventur (mit geringem Datenbestand) vorab einmal durchspielt. Sollten hierbei Fragen auftreten, dann können diese alle rechtzeitig von unserer Hotline beantwortet werden.
An einigen Stellen im COMMERZ-TKD, -WWS oder -MB ist aber eine Suche nach bestimmten Merkmalen nicht sinnvoll. Im Wesentlichen hängt das einfach davon ab, welche Funktion mit der Eingabe verknüpft ist.
Wenn man z.B. in einem WWS-Auftrag ein Gerät einbringen möchte, dann kann man sich z.B. über "v" alle derzeit verfügbaren Geräte anzeigen lassen.
Wenn man alle Probestellungen oder alle Gebrauchtgeräte sehen möchte, dann macht es Sinn, die Auswahl in COMMERZ-MB über "s" zutreffen.
Bei Aufträgen in TKD ist natürlich die Kurzbezeichnung des Kunden ("k") das bevorzugte Suchmerkmal. Hierbei ist aber auch das Problem gelöst, dass bei Kunden mit "endlos" vielen Geräten erst viele Bildschirme durchblättert werden müssen, um ein gewünschtes Gerät zu erhalten:
Durch Anfügen der Geräteklasse nach einem "*" werden nur die Gerate angezeigt, die das betreffende Geräteklassen-Kennzeichen haben.
Bei unterschiedlichen Gerätenummern (eigene Gerätenummer einerseits und Seriennummer andererseits) ist auch der Zugriff über "h" sehr wichtig.
o Steuerbuchungen bei Bezahlung von Versicherungsschäden
o Verbuchung von Steuern bei KFZ-Altteilen
o Falsche BP gewählt
o Falsche Erlöskonten
o MWST-Rechnung für Auslandskunde
Zum Teil gibt es bei logics Beschreibungen oder die Hotline liefert für spezielle Fälle einfache Beispiele, welche außergewöhnlichen Buchungen
zu einer korrekten Lösung führen.
Trauen Sie sich ruhig, spezielle Sonderfälle der Hotline mitzuteilen; sie findet sicherlich dazu eine Lösung.
Danach erscheint dann die Abfrage auf GESAMTSTORNO:
Neu ist, dass der nun gedruckte Beleg (KASSENSTORNO) erweitert wurde um die Möglichkeit, Stornogrund und Unterschrift manuell einzutragen.
AUSWAHL AUS KUNDENDATEN und
AUSWAHL AUS UMSATZDATEN
die eigentlich immer einzeln (also nicht beide gleichzeitig mit "J") aufgerufen werden:
Dabei ist die erste Selektion die weitaus wichtigere, um Adressen von Kunden auszuwählen und weiter zu verarbeiten. Wichtig dabei ist, dass durch die Eingabe von "J" bei WORD, die Adressdaten in eine csv-Datei abgestellt werden, die dann über EXCEL beliebig (z.B. für Serienbriefe oder für Etiketten) weiterverarbeitet werden können. In diesem Fall wird auch keine Liste ausgegeben.
Die weiteren (z.T. neuen) Selektionen bedeuten:
RA (Rechnungsart, z.B. alle Sammelrechnungskunden)
PKZ (Preiskennzeichen, z.B. alle A-Kunden)
BZ (Bankzahlung, Lastschriftkunden; diese Feld ist individuell auch anders belegt)
Feld PROVISIONSDATEN IN WWS auf "J" und
Feld VERTRAGSDATEN IN HIST auf "J".
Diese Daten sollten eigentlich auch ohne eine etwaige Datenmigration beide auf "J" stehen.
Im COMMERZ-TKD besteht die Artikelbezeichnung immer schon aus 4 Feldern, die dort auch entsprechend so verwendet werden.
Wenn man nun einen WWS-Artikel textbezogen erweitern möchte, dann kann man diesen einfach in die Artikel-Stammdatenverwaltung von TKD aufrufen und entsprechend ergänzen. In COMMERZ-WWS werden dann automatisch 4 Zeilen als Artikelbezeichnung ausgegeben.
Beispiel:
Die Zeilen 3 und 4 wurden in TKD ergänzt. Diese Zeilen werden bei den Standardauswertungen in WWS nicht überall mit ausgegeben, sie kommen aber zumindest in die Aufträge.
Zum einen kann man für jeden Kunden in Bezug auf den Auftragswert gestaffelte Versandkosten vorgeben, die zum anderen auch noch um einen Betrag für die Versicherung ergänzt werden können. Über eine neue Stammdatenverwaltung sind die Beträge vorgebebar:
Damit ergibt sich auch die Möglichkeit, zusätzliche Beträge unter der Überschrift "VERSICHERUNG" (oder auch andere Bezeichnung) zu erhalten. Die Konditionen lassen sich z.B. auch so einstellen, dass ab einem bestimmten Auftragswert nur noch der Betrag für die VERSICHERUNG ausgewiesen wird.
Die Schlüsselnummer (maximal 9 Varianten sind möglich) kann den Kunden zugeordnet werden und die Berechnung der Versandkosten (ggf. zuzüglich Versicherung) erfolgt dann automatisch bei der Rechnungsschreibung. Die Versandkosten werden (wie bisher) auf der ersten Rechnung einmalig ausgewiesen. Für Kostenstellen und Sammelrechnungen sind gesonderte Berechnungen festzulegen.
Weitere Informationen gerne durch unsere Hotline.
Beispiel (Auszug):
Vor Abruf der Vertragsabrechnungen ist unbedingt darauf zu achten, dass nicht Zählerstände für Geräte fehlen, die in einen Pool gehören.
Wenn nämlich nur ein Gerät im Pool fehlt, ist die ganze Abrechnung nicht korrekt und muss auf jeden Fall zurückgesetzt werden.
Geräte mit Einzelrechnung können aber auch noch später problemlos abgerechnet werden.
1. NETTOPREISAUSWERTUNG
zeigt an, welche Artikel aus einem Nettopreis-Angebot in welcher Menge abgenommen wurden (Bildschirm oder Auswertung):
Damit erhält man eine Übersicht auch über die Artikel, dessen Preise (mühsam) vereinbart wurden, die aber vom Kunden überhaupt nicht geordert wurden. Wichtig auch, dass man ab Version 3.03 auch Sollmengen vorgeben kann, sodass man auch erkennen kann, ob die Zielmenge auch erreicht wurde.
Diese Auswertung sollte man auch zwischendurch für die Gespräche mit dem Kunden abrufen.
2. ANGEBOTSPRÜFLISTE
Mit dieser Auswertung ist es möglich, die Artikel in den bestehenden Nettopreisangeboten in Bezug auf ihren Bruttonutzen zu überprüfen. Das ist besonders wichtig, wenn sich die EK-Preise verändert haben sollten:
Nach Festlegung der Auswahldaten werden für jeden Artikel u.a. die folgenden Daten ausgegeben:
o aktueller EK und VK aus dem Artikelstamm
o EK (Zeitpunkt Angebotserstellung oder Anpassung) und Nettopreis
o aktueller Nutzen aus den Artikelpreisen in Prozent
o aktueller Nutzen aus dem Nettopreisdaten in Prozent
o Relation aktueller EK zu Nettopreis in Prozent
Insbesondere die letzte Zahl ist wichtig, weil sie den derzeit aktuellen Nutzen aufzeigt.
Durch die eingebbaren Werte zur Auswahl kann man auch erreichen, dass z.B. sämtliche Nettopreise dargestellt werden, die Artikel von einem bestimmten Lieferanten enthalten, wenn dieser gerade seine EK-Preise verändert hat.
Auch diese Auswertung sollte man von Zeit zu Zeit (intern) abrufen, um schlechte Margen entsprechend erkennen und korrigieren zu können.
3. KOPIEREN VON ANGEBOTEN
Zur Vorbereitung neuer Nettopreise kann man die aktuellen Nettopreise in ein Zwischenangebot kopieren, dort überarbeiten und zu einem festen Zeitpunkt zu neuen Nettopreisen werden lassen.
4. ERSTELLEN VON ANGEBOTEN
Diese Funktion stellt eine Erweiterung von KOPIEREN VON ANGEBOTEN dar, weil die Artikelauswahl z.B. auch die Verkäufe an den Kunden beinhalten kann und zusätzlich auch die Berechnung des Nettopreises vorgegeben werden kann.
Auch hiermit wird zunächst ein Zwischenangebot erstellt, das dann noch zu bearbeiten ist.
5. NETTOPREIS-SCHNELLBEARBEITUNG
Diese Funktion dient zur Korrektur von Nettopreisen, wenn (wie im Normalfall) Kunden und Artikel bekannt sind.
6. NETTOPREIS EXPORT und RE-IMPORT
Individuell gibt es auch die Möglichkeit, Nettopreise zu exportieren, in EXCEL zu überarbeiten und dann wieder ins COMMERZ zu übernehmen.
Dabei werden die eingegebenen Konditionen der Eingangsrechnungen bzw. die den Ausgangsrechnungen zugeordneten Zahlungsbedingungen berücksichtigt. Da am rechten Rand der Auswertung jeweils die bisher aufgelaufene Summe ausgewiesen wird, kann man erkennen, welche Finanzmittel zu bestimmten Terminen erforderlich sind, oder welche Zahlungseingänge zu erwarten sind.
Die Auswertung kann man tagesgenau (1=EINZELN) oder in vorgebbaren Intervallen (2=ZUSAMMENFASSUNG, z.B. alle 10 Tage) erhalten. Neben der LISTE OFFENER POSTEN ist diese Auswertung vor allem auch deshalb wichtig, weil die (ur)alten Rechnungen immer am Anfang der Auswertung aufgeführt sind.
Dabei ist das Feld "AB DATUM" von besonderer Bedeutung: Hier ist ein Datum einzutragen, ab dem "KEIN UMSATZ" erst berücksichtigt werden soll. Damit kann man vermeiden, dass die Kunden die schon ganz lange keinen Umsatz mehr getätigt haben, nicht mit ausgewiesen werden.
Beispiel:
mit OHNE UMSATZ SEIT: 010710 und AB DATUM 010110
kommen alle Kunden, die ab 1.7.10 ohne Umsatz sind, aber nicht die, die ihren letzten Umsatz vor dem 1.1.10 getätigt haben.
Wenn man die Datumseingaben gleichsetzt (z.B. 010710), dann werden alle Kunden, die ab diesem Datum keinen Umsatz haben, ausgewiesen.
Liste
(wieder einmal)
Ein ganz einfaches Beispiel für eine Auswertung, die man z.B. am Ersten eines Monats (z.B. am 1.11.2010) durchführen könnte, wäre eine Liste über Kunden zu erhalten, die im Vormonat (z.B. Oktober) weniger Umsatz gemacht haben als im Vorvormonat (September). Die Eingaben würden dann in etwa so aussehen:
Der Betrachtungszeitraum ist der Oktober, der Vergleichszeitraum der September und Kunden werden ausgewiesen, die im Oktober weniger Umsatz gemacht haben (Umsatz von minus 999999 bis 0). In diesem Fall wird ein gleiches Zeitintervall betrachtet (einen Monat) und deshalb der Teiler auf 1 gesetzt. Wenn das Betrachtungsintervall kleiner ist als das Vergleichsintervall (z.B. wenn man eine(n) Woche/Monat mit den 3 davor liegenden Wochen/Monaten betrachten möchte, dann muss der Teiler auf 3 gesetzt werden. Dadurch wird durch Durchschnittsbildung der Vergleichszeitraum dem Betrachtungszeitraum angepasst. Über die Wahl der Prozentsätze für die Umsätze kann man auch Kunden mit den stärksten Steigerungen oder mit gleichbleibender Tendenz sich auswerten lassen.
Der wesentliche Vorteil diese Auswertung ist der, dass sie sich auf den Auftragseingang bezieht, egal wann der Umsatz über die Rechnung erst verbucht wird. Insofern ist diese Auswertung aktuell und kann dazu genutzt werden, Änderungen im Umsatzverhalten von Kunden schnell zu erkennen und darauf zu reagieren.
Vorschlag: Einfach einmal drucken, aber Vorsicht: Suchtgefahr nach diesen Informationen.
Damit erhält man dann eine Auswertung, die nur die Rechnungen zeigt, die mit Lastschriftkennzeichen versehen sind, und man kann diese dann entsprechend überprüfen.
automatisiert
Der automatische Update wird nur durchgeführt, wenn das Feld "ALS AUTOMATIK ANLEGEN" auf "J" gesetzt ist. Damit kann man z.B. erreichen, dass alle EK-Änderungen (KIPs) von allen Lieferanten direkt in die COMMERZ-ARTIKEL-Datei abgestellt werden.
Wenn
der Fachhändler im Logistik-Zentrum (Soennecken, Büroring, Spicers, ALKA
oder andere) eigene Artikel lagert und damit Kunden beliefern lässt,
entsteht bezüglich des Einkaufspreises für die Abrechnung mit dem
Logistikzentrum einerseits und der internen Statistik (Provision)
andererseits ein Problem:
Das Logistikzentrum wird nur einen geringen Preis (für Lagerung /
Kommissionierung / Lieferung) berechnen, der bei einer elektronischen
Rechnungsübernahme übermittelt wird. Dieser Preis ist aber nicht der,
der im Artikelstamm für die Berechnung des Bruttonutzens verwendet wird.
Aus diesem Grunde gibt es immer Unstimmigkeiten bei der (elektronischen)
Prüfung der Eingangsrechnungen.
Hier wurden in COMMERZ spezielle Verfahren integriert, die zur Verfügung stehen aber individuell mit der Hotline abgestimmt werden müssen.
Der Punkt 2 dient dazu den möglicherweise vorhandenen (sichtbaren) Technikerhinweis für den nächsten Auftrag beibehalten zu können (,weil der aktuelle Auftrag vielleicht nur eine Tonerlieferung ist). Wenn aber kein Technikerhinweis vorliegt, kann man natürlich mit "1" oder "2" die Erfassung des Auftrages fortsetzen.
Trends und konkrete Zahlen lassen sich ganz einfach in der ÜBERSICHT ARTIKELUMSÄTZE anzeigen:
Wenn die Artikelnummern-Struktur von
Soennecken verwendet wird, kann man auch nur die ersten 7 Stellen mit
nachfolgenden "xx" eingeben. Dann erhält man eine Übersicht
über die Summe gleichartiger Artikel mit unterschiedlichen Ausprägungen
(Farben, Härtegrade etc.).
Über die BS-Steuerung können dann aber auch die weiteren Informationen über den Umsatz in EUR oder auch über die Zugänge (Liefereingänge) direkt abgerufen werden.
Artikelnummer (aus welchem Grund auch immer) ändert.
Es gibt zwar in WWS den Menüpunkt SATZ-KOPIEN unter dem man auch die Funktion "ARTIKELNUMMER ÄNDERN" findet.
Dort kann man die alte und die neue Artikelnummer eintragen, aber die Änderung findet dann nur in der Stammdatenverwaltung ARTIKEL statt. Weder aktuelle Aufträge noch Nettopreise oder Ergebnisdaten werden verändert.
Das ist natürlich nicht ausreichend und deshalb wurde eine Funktion in der ZPF (Zentralen Artikelpflege) installiert, die einen grundsätzlichen Austausch aller "alten" Artikelnummern in allen Datenbeständen vornimmt.
Unter SONDERPROGRAMME kann man die folgenden Funktionen aufrufen:
Das Verfahren läuft so, dass man nicht nur jeweils eine Artikelnummer sondern gleich beliebig viele zur Änderung eingeben kann. Diese Daten werden in einer Zuordnungsdatei gespeichert, die man auswerten und auch noch nachträglich ändern kann. Bei der Eingabe wird auch geprüft, ob die neue Artikelnummer nicht schon vorhanden ist und ob es andere Konflikte geben könnte. Erst mit dem Menüpunkt 4.UMSETZEN ARTIKELNUMMERN findet der Austausch in allen Datenbeständen statt.
Ein unbedingt notwendiges Werkzeug, wenn viele Artikelnummern zu ändern sind (ist aber leider lizenzpflichtig, aber für den erzielbaren Nutzen nicht zu teuer).
Viele Anwender nutzen die Auskunftsmöglichkeiten und Suchmechanismen in COMMERZ-ACTUELL nur sehr eingeschränkt, weil sie nur die ihnen bekannten Wege und Verfahren kennen. Ein ganz wesentliches Merkmal in COMMERZ-ACTUELL ist die Funktionstaste F5:
COMMERZ-ACTUELL erlaubt die Eingabe dieser Funktionstaste F5 immer dann, wenn vor der Eingabe ein Stern steht. Durch F5 wird dann angezeigt, welche Eingaben an dieser Stelle möglich sind, also so eine Art Bedienungsanleitung in Kurzform. Ganz wichtig dabei ist, dass man mit F1 aus diesen Anzeige-Fenstern "neutral" zurück zur Eingabestelle kommt).
Man sollte deshalb einmal bewusst an den mit Stern markierten Eingabestellen F5 eingeben, um herauszufinden, welche Auskünfte oder Eingabemöglichkeiten an der Stelle angeboten werden. Man wird erstaunt sein, was man alles abrufen kann und welche bisher nicht bekannte Suchverfahren und Ausgabevarianten möglich sind.
Sollte eine vermeintlich "falsche" Rechnungsadresse auf der Rechnung stehen, dann liegt es mit Sicherheit daran, dass dieses Verfahren nicht beachtet wurde.
verschiedenen Abteilungen haben möchte, kann den Baustein KOSTENRECHNUNG einsetzen. Dabei sind in der FIBU die Sachkonten entweder um "echte" Kostenstellen oder um Sammelkostenstellen zu erweitern. Alle Buchungen mit Kostenstellen fließen in die Kostenrechnung ein und können dort ggf. auch noch automatisch verteilt werden. Entsprechende Auswertungen liefern dann die Ergebnisse der einzelnen Kostenstellen (Abteilungen) mit z.B. Erlösen, Wareneinsätzen und Kosten.
Hilfsweise kann man entsprechende Auswertungen (BWA und Bilanz/G+V) auch in der FIBU erzeugen, wenn man den Kontenrahmen und die BWA-Texte bzw. die Bilanz/G+V-Texte geschickt aufbaut. Bei den Auswertungen ist dann immer das Feld "1. Stelle BWA-Nummer" oder "1. Stelle BILANZ/G+V-Nummer" entsprechend zu setzen, um die Ergebnisse einer Abteilung oder eine Gesamtauswertung zu bekommen.
Die Hotline hilft gerne beim Einrichten der Struktur.
Hiermit lassen sich ganz gezielt fehlende oder nicht korrekte Informationen in den Artikelstämmen ermitteln. Das obige Beispiel ergibt eine Auswertung, in der alle mehrfach vorkommende EAN-Nummern aufgezeigt werden. Sortiert man eine Auswertung z.B. nach Artikelnummer(Zugriff) oder nach Artikelnummer (Bestellung), kommen die Artikel, die dort nichts gespeichert haben, an den Anfang und man kann diese entsprechend erkennen und korrigieren.
Auch ein Vergleich mit der PBS-Datei ist möglich, um die Artikel zu ermitteln, die dort nicht vorhanden sind.
Damit stellt dieser Menüpunkt ein nützliches Werkzeug zur Überprüfung der Zugriffsfelder im Artikelstamm dar (solte man auch einmal nutzen!).
Was dabei oft übersehen wird, ist dass man mit der Nutzung des Bestellwesens auch arbeiten kann, wenn man keine Lagerbestandsführung durchführt und keine elektronische Kommunikation mit den Lieferanten eingerichtet ist. Wenn man also eine Bestellung erstellen möchte, geht man ganz einfach in die Erfassung von Bestellvorschlägen, aus denen dann sofort nach Abschluss Bestellungen erzeugt werden können:
Nach Eingabe der Artikelnummer kommt man über DIESER BS direkt zur Menge. Auf diese Weise kann man alle zu bestellenden Artikel erfassen, wobei man auch noch den Vorteil hat, dass man oben rechts die beiden Werte für MINDEST-BESTELLWERT (sofern beim Lieferanten hinterlegt) und AKTUELLER BESTELLWERT zum Vergleich angezeigt werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass Artikelnummer des Lieferanten automatisch aus der Artikeldatei übernommen und auf die Bestellung ausgegeben wird. Nach dem letzten Artikel kann man den Bestellvorschlag (zur nochmaligen Gesamtkontrolle) oder auch gleich die Bestellung drucken.
Das Bestellwesen in COMMERZ-ACTUELL bietet dem Fachhändler viele weitere Funktionen, die hingehen bis zur elektronischen Überwachung der Lieferantenrechnungen, aber auch die dargestellte einfache Nutzung des Bestellwesens bringt dem Fachhändler schon erhebliche Vorteile.
Vorschlag deshalb: Einfach einmal probieren (die Bestellung hat keinen Einfluss auf die sonstigen Abläufe und kann auch wieder löschen werden).
Notwendig dazu ist lediglich, zwei allgemeine Artikel anzulegen mit den EAN-Codes beginnend mit 414 oder 419 (19 bzw. 7 % MwSt), da die Strichcodes der Zeitungen/Zeitschriften im Normalfall immer mit 414 bzw. 419 anfangen. Wenn dann der Strichcode der Zeitschrift/Zeitung gescannt wird, erkennt COMMERZ die ersten 3 Stellen als speziellen CODE und übernimmt den im Strichcode ebenfalls enthaltenen Preis als VK-Preise Damit ist es auch nicht erforderlich, für Zeitungen, die unterschiedliche Preis haben mehrere Artikel anzulegen.
Eine Superlösung, die bereits seit etwa 5 Jahren zur Verfügung steht.
Was ist aber, wenn das Rücksetzen nicht mehr möglich ist, weil beispielweise eine weitere Rechnung erstellt worden ist ?
Dann kann man sich folgendermaßen behelfen:
1. BERECHNETER ZÄHLERSTAND und ABGERECHNET BIS auf den Stand vor der Rechnung mit geschätzten Werten ändern
2. "Echten" Zähler eingeben
3. Rechnung drucken
4. In GERÄTE-INSPEKTION die Werte aus der Zählerrechnung mit den geschätzten Zählern heraus rechnen
5. In der Buchhaltung Rechnung mit geschätzten Zählern stornieren
Diese Korrektur führt dazu, dass die Ertragswerte beim Gerät korrekt sind, aber die Umsätze z.B. beim Kunden oder in den Geschäftsdaten erhöht sind. Auch in der Historie taucht die Rechnung mit den geschätzten Werten auf.
Dafür bekommt der Kunde aber eine korrekte neue Rechnung und die nächste Abrechnung setzt auf korrekten Daten auf.
Unsere Hotline steht gerade für solche speziellen Einzelfälle immer mit einer Lösung gerne beratend zur Verfügung.
Rote Markierung (bleibt auch bei Änderungen erhalten) und Text:
oder:
Grüne Markierung, wenn Daten und Menge OK:
Wenn Menge erhöht wird:
Damit ist es nicht mehr notwendig, an einem anderen Arbeitsplatz vorab die Verfügbarkeit oder sonstige Hinweise, wie "Artikel nicht mehr lieferbar", "Auslaufartikel" oder "Ersatzartikel ist ..." zu prüfen.
Diese Funktion die als Basis schon einmal verfügbar ist, wird erweitert um die Detaillierung der Meldungen, um Informationen im Bestellwesen und für andere Logistikzentren z.B. Spicers).
Wenn man immer an die gleiche Stelle sichert (z.B. auf einen anderen Rechner), dann kann es passieren, dass temporäre Dateien im Sicherungsbereich erhalten bleiben, die im aktuellen Bestand überhaupt nicht mehr verwendet werden (dürfen). Das ist solange kein Problem, bis man Rücksichern muss, denn dann kann es passieren, dass diese "alten" temporären Dateien von COMMERZ-ACTUELL plötzlich "genutzt" werden, was zu Fehlern führen kann.
Bitte einmal das Sicherungskonzept überprüfen und ggf. mit der Hotline abstimmen.
Ausgangssituation:
Nach Änderung der Rechnungsadresse:
Nach Eingabe von F3 bei NAME1:
Diese Funktion geht auch in COMMERZ-ACTUELL-TKD entsprechend.
wachung
Wahlweise
kann man statt der Funktion "Standardwartung", die dafür
gedacht ist, automatisiert zeitbezogene Aufträge in TKD vorab (z.B. für
den nächsten Monat) zu erzeugen, auch eine zusätzliche Zeitüberwachung
integrieren. Dazu kann man zum Gerät ein Datum (z.B. Zeitpunkt einer
vorzeitigen Vertragskontrolle, Ablauf von Leasingverträgen u.a.m.)
eingeben, das dann entsprechend überwacht werden kann.
Für die Überwachung wurde der Menüpunkt AUSLAUFENDE VERTRÄGE
entsprechend erweitert:
Sinnvoll ist diese
Funktion aber nur, wenn die vorhandenen Vertragsdaten (VERTRAGSENDE) nicht
ausreichen, wie z.B. dann, wenn man als ENDDATUM stets den 31.12.49
eingegeben hat.
Die Hotline kann das bei Bedarf für Sie (kostenlos !) einstellen.
Dort werden die Summen auf alle Erlöskonten dargestellt. Wenn man diese Auswertung am Monatsende erstellt, kann man die Summen mit den Übernahmen in die FIBU abstimmen.
Wichtig ist auch (wie hier), wenn man Werte für das Erlöskonto 00000 findet. Dieses bedeutet, dass für diesen Betrag kein Erlöskonto gefunden worden ist. Die zugehörige(n) Rechnungen kann man in dieser Auswertung auch ermitteln, indem man dort nach einem Erlöskonto 00000 sucht.
Dies Fragen können ganz einfach über die STAMMDATENVERWALTUNG KUNDEN beantwortet werden:
Über die FUNKTION 5 (DRUCKAUSGABE) und F3 bei Kunde (2x) können nach Eingabe des Referenzkunden (das ist der Kunde, für den die Nettopreise angelegt sind, die auch für andere Kunden gleichermaß gelten sollen) oder des Kostenstellenhauptkunden werden alle zugehörigen Kunden ausgedruckt.
Damit hat man dann eine vollständige Liste der zugeordneten Kunden.
Einfachste Lösung in COMMERZ:
Aufruf der Rückstandsliste auf Bildschirm:
Damit lässt sich dann ganz schnell ermitteln, in welchen Aufträgen (bei welchen Kunden) noch Rückstände für diesen Artikel vorhanden sind.
Vielmehr legt man die speziellen Preise in WWS als Nettopreise für den Kunden an. Dieses ist das aber allein noch nicht ausreichend, weil es in TKD "Bremsen" gibt, die verhindern, dass nicht alle Preiskonditionen, wie z.B. Rabatte ins TKD "durchschlagen". Zum einen gibt es im Parametersatz eine generelle Sperre "BB-PREISFINDUNG", die auf "J" gesetzt sein muss:
Weiterhin gibt es in den WARTUNGSVERTRAGSTYPEN das Feld "BB", das die Sperre wieder wirken lässt oder die BB-Preisfindung zulässt ("N" oder leer bzw. "J"):
Damit kann individuell eingestellt werden, ob und für welche Geräte (individuelle Wartungsvertragstypen), spezielle Preise wirken sollen. Vorsicht ist geboten, wenn man die Parametersperre abrupt aufhebt, weil dann bei bestehenden Verträgen WWS-Konditionen plötzlich wirken könnten. Für diesen Fall ist zu prüfen, ob bei allen bestehenden WARTUNGSVERTRAGSTYPEN das Feld BB immer auf "leer" oder "N" steht.
Dazu ist der Auftrag um zwei zusätzliche Artikel-Positionen zu ergänzen, in der ein Artikel mit entsprechendem Text und dem Mehrwertsteuer Kennzeichen "4" (=0%) einzutragen ist:
o Erste Position z.B. mit Text "Anzahlung"; Auftragsmenge und "zu fakturieren" werden auf "1" gesetzt und ein Anzahlungsbetrag eingegeben.
o Zweite Position mit gleicher Artikelnummer und z.B. mit Text "Berechnete Anzahlung"; Auftragsmenge minus 1 und Betrag gleich Anzahlungsbetrag ("zu fakturieren" noch auf Null).
Sofern die "echten" Positionen noch nicht bearbeitet sind und die Rechnung abgerufen wird, ergibt sich lediglich eine Rechnung über die Anzahlung. Nachdem diese Rechnung erstellt worden ist, ist in der zweiten Position "zu fakturieren" auf minus 1 zu setzen. Diese Position bewirkt, dass dann später bei der Berechnung der "echten" Positionen der Anzahlungsbetrag entsprechend berücksichtigt wird.
Mit F3 wird erreicht, dass alle Positionen des Auftrages mit ihren offenen Mengen in die Felder "zu liefern" oder "zu fakturieren" eingetragen werden.
Dazu zwei allgemeine wichtige Hinweise:
1. Wenn man in COMMERZ feststellt, dass eine Tätigkeit langsam, mühsam oder lästig ist (und somit viel Zeit in Anspruch nimmt), dann sollte man unbedingt sich trauen, die Hotline anzurufen. Nachdem es ein besonderes Anliegen der logics ist, mit COMMERZ äußerst effizient und schnell arbeiten zu können, gibt es sicherlich hierfür eine Lösung
2. Wenn man die Funktionen einer Software nur minimalst einsetzt, dann sollte man nicht meinen, dass es mit einer neuen Software anders wird.
Damit kann man z.B. auch ausschließlich nur die Daten für ECLASS einmalig übernehmen.
Weitere Informationen gerne durch unsere Hotline
Zu jedem Gerät kann man eine gesonderte Vertragsnummer eingeben:
Damit diese auch ausgegeben wird, muss im Parametersatz 0 das Feld VERTRAGSNR AUF ABRECHNUNG auf "J" gesetzt werden und im Parametersatz 10 im Feld VERTRAGSNR-TEXT eine Vorgabe für die Überschrift festgelegt werden (z.B. KOPIERERVERTRAG:). Sobald das Feld VERTRAGSNR im Gerätestammsatz nicht leer ist, wird dann diese Vertragsnummer ausgegeben. Bei Geräten, die keine VERTRAGSNR haben, wird auch die Überschrift unterdrückt.
Vielfach übersehen wird auch die Erweiterung zum Drucken im Format DIN A4 quer:
Bei der Druckersteuerung wurde dafür eine neue Spalte eingefügt (=Q für quer). Wenn man beim Listendruck dort ein ""J" eingibt, werden die Auswertungen quer gedruckt. Das bedeutet, dass die Druckseiten ausgefüllt sind und die Zeichen in "normaler" Schrift ausgegeben werden können.
Wer diese neue Funktion nutzen möchte, der sollte dafür einen gesonderten Drucker anlegen, da bei diesem ggf. die Anzahl der Zeilen noch angepasst werden müssen.
Hier nochmals in Kurzform die Möglichkeiten für die extrem flexiblen Einstellungen:
WORD KOMMENTAR: Ist nur die Überschrift für die Zeilen darunter
WORD ÜBERSCHRIFT: Schriftart und Größe für die Formularüberschriften WORD FORMULAR/LISTE:
Sz (size). Schriftgröße
F: Fettdruck (Überschriften)
V:(visuell) J=Druck in eine WORD-Datei (ansehen, bearbeiten)
n=direkter Druck auf den Drucker (Formulare immer so)
Or,Ur,Lr,Rr: Ränder in Punkten
Q: Querdruck (J/N)
Danach können die einzelne Dateien aufgerufen werden:
Als Beispiel für die Auswahl zu löschender Kunden können folgende Merkmale eingegeben werden:
Dabei arbeitet man zunächst mit VORSCHLAGEN, kann dann in der entsprechenden EXCEL-Datei noch Daten ausschließen bis letztlich die zu löschenden in der betreffenden Daten stehen bleiben. Diese werden dann mit einem erneuten Aufruf, aber mit 2=LÖSCHEN dazu verwendet diese Datensätze zu löschen.
In der EXCEL-Datei werden auch Hinweise auf mögliche Querverweise zu anderen Dateien ausgewiesen, die u.U. ein Löschen nicht erlauben.
In der dazu gehörenden Spezifikation ist auch beschrieben, wie der Fachhändler mit "Bordwerkzeugen" (bereits in COMMERZ-ACTUELL vorhandene Funktionen) selbst seinen Datenbestand prüfen und bereinigen kann. Diese DATENPFLEGE kann man selbstverständlich auch jetzt schon (weit vor dem Zeitpunkt des Einsatzes einer neuen Software) einsetzen, um seine Daten zu "bereinigen".
Die Lizenzen für diese Funktionen kosten pro Datei EUR 250,00.
Voraussetzung ist nur, dass man an dem PC ins Internet kommen kann.
Noch ein allgemeiner Hinweis: Wir hatten am 3.5.2010 bereits mitgeteilt, dass es an Tagen vor den Wochenenden und vor Feiertage kein Eintrag in die logics-news gibt. Also nicht wundern, wenn an Freitagen der Eintrag fehlt.
BETRAG eingetragen
1. Hinterlegung von Kalkulations-Schemas im Artikelstamm, die bewirken, dass sich der VK-Preis entsprechend neu kalkuliert. Dieses Verfahren hat aber den Nachteil, dass man wegen den verschiedensten Spannen diverse Schemas braucht.
2. Kennzeichnung im Artikelstamm: "VK-ANPASSUNG". Ist dieses (neue) Feld gesetzt, dann wird bei der Übernahme des neuen EK-Preises in der Zentralen Artikelpflege die bisher bestehende Spanne ermittelt und der VK entsprechend angepasst. Mit diesem Verfahren kann man zum Beispiel für alle Artikel, deren VKs in einem Katalog als variabel gekennzeichnet sind, stets die gleiche Spanne erhalten, ohne dass man (täglich !!) manuelle Korrekturen durchführen muss.
Dieses Verfahren muss aber von der Hotline gesondert eingerichtet werden, weil ein spezielles Feld im Artikelstamm ausgewählt und festgelegt werden muss.
In der Druckerverwaltung gibt es für "WORD-Drucker" im 2. Bildschirm das Feld ANZAHL ZEILEN. Dort kann man nach dem "z" eine zweistellige Ziffer als maximale Zeilenzahl für die Seiten auf Listen eingeben.
Damit
können dann die üblicherweise auf DIN A4 ausgegebenen Auswertungen so
gesteuert werden, dass sie das gesamte Blatt ausnutzen. Diese Zeilenangabe
sollte natürlich nur für Auswertungen in Listenform vorgegeben werden, wobei
man ggf. etwas probieren muss, um eine optimale Ausnutzung zu erhalten.
Eventuell sind auch neue Drucker für spezielle Auswertungen anzulegen. Auf
jeden Fall können damit jetzt die Ausgaben so gesteuert werden, dass nicht
1/3 der Blätter leer bleiben.
In vielen Fällen werden die eigentlich "breiten" Auswertungen (bis
132 Zeichen pro Zeile) auf Ausgaben im Format DIN A4 verkleinert. Dabei bleibt
dann z.T. der untere Teil leer, den man dann aber mit der entsprechenden
Eingabe bei ANZAHL ZEILEN wieder nutzen kann.
Sie bedeutet, dass in COMMERZ-WWS im Aufgabenkomplex 9 (STAMMDATENVERWALTUNG) im Untermenüpunkt 1 (KUNDEN) am Bildschirm mit dem Namen LOGICS-HSThst) der Kunde gerade gesperrt ist (weil z.B. dort gerade der Kunde geändert wird).
Neu ist jetzt, dass man sich in den Hilfsprogrammen alle gesperrte Datensätze (zum Beispiel vor dem Ausschalten des Systems ) ansehen kann:
und bei Auswahl 3:
Diese muss auch noch immer jeweils bestätigt werden. Die Meldung kann man selbst entfernen, wenn man in (allen) betreffenden COMMERZ-Bausteinen mit der Maus auf den oberen blauen Rand geht, die linke Maustaste betätigt und dann "Settings" aufruft. Dort sind dann alle Felder mit einem Häkchen zu versehen
und das Fenster mit OK zu verlassen.
1. Monatliche Zählerabrechnung mit enthaltenen FREIE EINHEITEN
2. Wenn Mindestkopien am Jahresende nicht erreicht werden, erhält
der Kunde eine Gutschrift.
Die am Jahresende
durchzuführenden manuellen Tätigkeiten sind nicht so gering, dass man
diese für viele Verträge durchführen sollte, aber für einzelne
wichtige Kunden/Geräte ist es ein Weg, dem Kunden die nicht in Anspruch
genommenen Freien Einheiten zu vergüten.
Bei Bedarf bitte Beschreibung bei der Hotline anfordern.
Eine weitere Idee ist, nicht nur die Angebotsart 0 zu verwenden, sondern für spezielle Kunde/Angebote die Angebotsarten 1 bis 9, die ja ebenfalls nur "normale" Angebote darstellen und dann über Ax sich diese anzeigen zu lassen.
Das Speichern fertiger Kassenaufträge kann wahlweise so gesteuert werden, dass alle Aufträge, bei denen PLZ und STRASSE leer sind, nicht gespeichert werden. Das bedeutet, dass die Kassenaufträge, die gezielt für einen Kunden erfasst wurden, stehen bleiben und alle Kassenaufträge, die für den Ladenkunden erfasst wurden (der ja normalerweise auch keine PLZ und Straße hat), nicht gespeichert werden.
Nachteil ist allerdings, dass die Bons für diese Aufträge dann nicht mehr reproduziert werden können.
Erkennen kann man diese Rechnungen in der OP-Liste auch daran, dass sie mit drei Sternen markiert werden, weil der aktuelle Saldo des Kunden nicht mit den Rechnungssummen übereinstimmt.
Bei
TKD-Aufträgen können immer nur alle
Positionen abgeschlossen, geliefert oder berechnet werden. Häufig gibt es
aber auch Aufträge (vor allem im IT-Bereich), bei denen über einen längeren
Zeitraum verschiedene Positionen einzeln oder gruppiert abgewickelt werden
müssen, die aber als Gesamtauftrag bereits feststehen.
In
TKD gibt es dafür eine Lösung, die im Prinzip so arbeitet, dass der
Gesamtauftrag (nur) in Form eines Kostenvoranschlages erfasst wird und
einzelne Positionen daraus in verschiedene Aufträge übernommen werden können.
Der Kostenvoranschlag stellt somit den Gesamtauftrag dar.
Die einzelnen Aufträge können (über die Nummer des
Kostenvoranschlages
verbunden) auch wieder zu Gesamtrechnungen zusammengeführt werden.
Bei Interesse/Bedarf bitte bei der Hotline melden.
Wenn man einen Nettopreis ändern möchte, dann kann man das natürlich über die Angebotsänderung durchführen. Dabei gibt es aber das Problem, dass man dazu die Angebots-Positionsnummer benötigt.
Den Trick, den viele Anwender dann machen, ist der, dass man (aufwendigerweise) eine neue Position mit dem gleichen Artikel erfasst und dabei natürlich die Meldung erhält, dass dieser Artikel bereits als Nettopreis angelegt ist.
Und siehe da: Es wird auch die Position angezeigt. Diese muss man sich jetzt merken, und mit dieser die Angebotsposition zur Änderung aufrufen.
Diesen Trick braucht man nun (schon lange) nicht mehr:
Viel einfacher und eleganter geht es mit dem Untermenüpunkt "NETTOPREIS-SCHNELLBEARBEITUNG", bei dem man direkt den zu ändernden Artikel eingeben kann.
Alternativ dazu gibt es auch die (kostenpflichtige) Alternative, die Nettopreise eines Kunden zu exportieren, sie z.B. in EXCEL zu bearbeiten, und dann wieder zu re-importieren.
1. Der Sachkontensaldo beim Journal muss immer Null sein.
2. Der Sachkontensaldo in der SuSaLi (Summen- und Saldenliste) muss immer Null sein.
3. Die Summe der Forderungen und der Verbindlichkeiten im Bereich Sachkonten muss mit dem Gesamtsaldo aus den OP-Listen für Debitoren und Kreditoren übereinstimmen:
4. Die OP-Listen für Debitoren und Kreditoren müssen mit den Fälligkeitslisten übereinstimmen, wenn letztere mit "ohne Skonto" ausgegeben worden sind.
5. Umsatzsteuer-Voranmeldung muss mit den Daten "Abstimmung Steuer" übereinstimmen.
Bei etwaigen Abweichungen sollte man schnellstens eine Prüfung veranlassen.
Bei er Auftrag- oder Leistungserfassung braucht man dann keinen Artikel einzugeben, sondern lediglich die Verrechnungsart "40":
Nach Bestätigung wird dann der betreffende Artikel automatisch aus dem Gerätestamm eingetragen:
Auf jeden Fall ist wichtig, dass man eine nichtproportionale Schriftart, wie Courier new oder letter gothic verwendet. Bei proportionalen Schriftarten, bei denen jedes Zeichen die Breite einnimmt, die es optisch braucht, verschieben sich die Spalten, sodass die Auswertung oder das Formular kaum noch lesbar sind. Auch die Breite der Schriftart (unter Sz) kann für die Auswertung wichtig sein.
Ziel muss es sein, dass eine Auswertung ohne Nacharbeiten direkt in Word oder gedruckt zur Verfügung steht. Über die Druckersteuerung in COMMERZ ist dieses leicht einstellbar, ggf. kann man auch für verschiedene Auswertungen weitere Drucker anlegen.
Je nach weiterer Abwicklung kann man diesen Hinweis dazu nutzen, um weitere Aktivitäten zu veranlassen. Wenn man aber Auftragsbelege aus COMMERZ erstellt und man möchte, dass der Hinweis dort ausgegeben wird, dann muss man im ERW-BS, den Druck gesondert freigeben:
Diese Sperre, dass nicht jeder Hinweis gedruckt wird, wurde deshalb eingeführt, damit der Kunde etwa für ihn nicht gedachte Informationen (z.B. "keine Diskussionen mit dem (cholerische) Chef starten" oder "nur nicht auf Frau Huber hören, versteht überhaupt nichts") nicht liest.
Dieses darf man aber nicht durch Überschreiben (FUNKTION = 1 oder 2) durchführen, sondern man muss die Kunden-(Debitoren-)Nummer der Leasingfirma über FUNKTION = 3 eingeben):
Dann werden die Umsätze beim Kunden gebucht (auch etwa enthaltene Geräte werden dem Kunden zugeordnet), die Rechnung und die an die FIBU übergebenen Informationen enthalten aber die Daten der Leasingfirma. Es entsteht in der FIBU damit eine (korrekte) Forderung an die Leasing und nicht an den Kunden.
Eine echt praxisnahe Lösung oder ?
"neue, aber bewährte Software, aufbauend auf aktuellen modernsten Technologien".
Der vielfach geäußerte Wunsch von den
Fachhändlern, eine langfristige Investition
in eine neue Software zu
garantieren, ist dann schon Makulatur, wenn man sich für
Software-Produkte als Nachfolge entscheidet, die ihren Zenit längst
überschritten haben, und denen man mühsam versucht hat, einen "modernen" Touch zu
verpassen.
Deshalb unser Ratschlag: Prüfen Sie bitte ganz intensiv, wann die
angebotene Software ihren Ersteinsatz gehabt hat; alle Software, die dann
älter als 5 Jahre ist, können Sie für eine Neuinstallation gleich als
"erledigt" betrachten. Wer das nicht beachtet, wird schon sehr bald eine
neue
weitere teure Investition tätigen müssen.
Anfragen bitte an unsere Hotline.
Das ist aber nicht unbedingt notwendig !!
Letztlich gibt es in COMMERZ 2 Lösungen dafür:
1. Der Artikelzugriff kann auch so erfolgen, dass nur der betreffende Suchbegriff eingegeben wird. Dazu ist es aber erforderlich, intern eine Reihenfolge festzulegen, in der nach dem Matchbegriff gesucht werden soll. Zum Beispiel kann zunächst nach der Zugriffsnummer, dann nach der Artikelnummer selbst und danach nach der Bestellnummer gesucht werden. Immer wenn nichts gefunden wird, erfolgt die Suche nach einem anderen Matchcode.
Wenn z.B. die Suche über EAN-Code die letzte Priorität haben sollte, dann wird man diesen Code nicht unter in den anderen Matchcodes finden, aber letztlich unter den EANs.
Die Match-Begriffe sind im Normalfall auch sehr unterschiedlich, sodass es eigentlich auch keine Konflikte (Artikel nicht gefunden) geben kann.
Ein Konflikt könnte dann entstehen, wenn ein Treffer bereits in einer vorrangigen Ebene vorliegt, der Suchbegriff aber für eine untere Ebene gedacht gewesen ist.
2. Es gibt immer noch die Volltextsuche, bei der jeder Begriff aus der Artikelbezeichnung Suchbegriff ist. So würde z.B. die Eingabe von "ordner rot leitz" alle roten Ordner von Leitz liefern.
Diese Funktion ist noch nicht lange im Einsatz, sodass frühere Tonerlieferungen für den Zähler 2 nicht registriert wurden. Damit erhält man nur für neuere Geräte bei entsprechender Eingabe auch aktuelle und korrekte Werte.
1. Auftrag sperren
Setzen des Rechnungsarten-Kennzeichen auf eine Kategorie, die bei der Fakturierung nicht verwendet wird. Das kann man über die Auftragsänderung machen, schneller geht es aber über den Belegabruf:
Welche Aufträge auf diese Art und Weise gesperrt sind, kann man z.B. über die LISTE FAKTURIERFÄHIGER AUFTRÄGE ermitteln, wenn man dort die betreffende Kategorie eingibt.
2. Position sperren
Dafür gibt es im ERW-Bildschirm ein gesondertes Feld, das man gezielt auf "J" setzen kann:
Über die Auftragsprüfliste kann man sich alle gesperrten Positionen ausweisen lassen.
Klar, dass man die Eingaben über einen Schlüssel (hier:gesperrte) speichert, damit man diese nicht immer wieder eingeben muss.
Diese Variante muss über die Hotline gesondert eingestellt werden.
Weiter Informationen gerne durch unsere Hotline.
Ist dieses erfolgt und hat der Artikel keinen EAN-Code, dann fordert COMMERZ die Eingabe des EAN-Codes an.
Durch Scannen wird dann der EAN-Code gelesen und automatisch im Artikel-Stammsatz abgelegt, so dass der Artikel beim nächsten Mal über den EAN-Code auch gefunden werden kann.
a) Durch Eingabe von F3 bei KUNDE wird die nächste Kundennummer vorgegeben. Die letzte vergebene Kundennummer steht im Parametersatz. Wenn man diese im Parametersatz entsprechend ändert (zurücksetzt), könnte man auch "freie" Kundennummern wieder "aufleben" lassen.
b) Durch Eingabe der ersten 3 oder 4 Ziffern, die normalerweise die Buchstabengruppe darstellen, wird die nächste Zählnummer ermittelt und an diese Ziffernblock hinten angefügt.
Beispiel: Eingabe 0101 führt dann z.B. zur Kundennummer 010127, wenn die Zählnummern 0 bis 26 bereits vergeben sind.
Diese Funktionen für die automatische Vorgabe von Kundennummern müssen teilweise von der Hotline freigeschaltet werden.
Wozu braucht man so etwas?
Letztlich um eine zusätzlich detailliertere Statistik zu bekommen. Wenn man z.B. die Wartungserlöse nach bestimmten Größenklassen der Kopierer getrennt haben möcht, dann hat man ohne die Artikel das Problem, dass man diese Werte zwar für verschiedene Hersteller oder Modelle einzeln ermitteln kann, diese aber wiederum mühsam zusammen gefasst werden müssen. Wenn man stattdessen verschiedene Artikel Wartungserlöse Kleinkopierer, Farbkopierer oder Digitalkopierer anlegt und bei den betreffenden Geräten hinterlegt kann man dann über diese Artikel die einzelnen Erlösgruppen sich ansehen.
Wichtig dabei ist, dass man die Artikel nicht mühsam bei jedem Gerät nachträglich eintragen muss, sondern dieses pauschal über die Stammdaten MODELLE und die GERÄTEINSPEKTION automatisch durchführen lassen kann.
Die Geschäftsführung wird sicherlich dankbar sein für jede weitere detaillierte Statistik.
Diese Darstellung hat den Vorteil, dass zusätzlich auch Name-2 und die Straße mit angezeigt wird. Bei vielen gleichartigen Kundennamen sicherlich von Vorteil, wenn auch die Anzahl der Kunden auf dem Bildschirm weniger sind und man ggf. öfters blättern muss.
Rückfragen/Installation durch unsere Hotline.
Wenn man diese Auswertung mit der AUSGABE = EINZELN abruft, erhält man alle Offenen Posten sortiert nach dem Fälligkeitsdatum. Damit hat man am Anfang der Auswertung (und das ist besonders wichtig und im Gegensatz zur normalen OP-Liste) genau die Kunden/Rechnungen, die schon lange (oder immer noch) nicht bezahlt haben und die sicherlich einer besonderen Bearbeitung bedürfen.
Ein "J" bewirkt lediglich, dass in die sogenannten Provisionsdaten (Detailstatistiken über jede Rechnungs- und Aufwandsposition) auch aus TKD Daten abgestellt werden. Die allgemeine Statistik aus WWS kann weiterhin abgerufen werden, weil sie von den TKD-Daten z.B. über Absatzbereich oder Vertreter getrennt werden kann.
Wenn
man Staffelpreise erfasst, erfolgt immer sofort eine Prüfung, ob die
vorhergehende und die nachfolgende Mengen- und Preisdefinition plausibel
sind. Plausibel heißt, dass in Relation zur vorhergehenden
Definition der Preis kleiner und die Menge größer sein muss. So muss
z.B. bei einer Staffeldefinition von "Menge 5 und Preis 1,00"
bei der nachfolgenden Position die Menge größer als 5 und der Preis
kleiner als 1,00 sein. Entsprechendes gilt auch für die vorangegangene
Staffeldefinition.
Nur
wenn diese Vorschrift eingehalten wird, kann auch ein korrekter
Staffelpreis gefunden werden.
Probleme können dann auftreten, wenn die Staffel (fehlerhaft) von Extern übernommen werden. Dann kann es passieren, dass durch die Prüfungen keine Eingabe mehr möglich ist. In solchen Fällen sollte man dann, erst die gesamte Staffel löschen (erste Menge löschen) und dann die Daten neu eingeben.
Insbesondere auch bei den vielschichtigen Steuerungsfelder im TKD wurde sehr viel Mühe aufgewendet, damit Verträge unmittelbar weiter abgerechnet und alle Daten aus der Historie übernommen werden können.
Wir sind wirklich überrascht, mit welchem Engagement die Firma e.bootis die Migration der Daten angeht. Uns wird jetzt auch klar, warum beim "Nachfolge-Vorgänger" die Datenmigrationen mit erheblichen Aufwendungen und Kosten fr den Umsteiger verbunden waren, wenn man nur (wie dort geschehen) ein Minimum an Daten übernimmt.
In den einzelnen OFFENEN POSTEN werden auch die Fälligkeit und die Mahnstufen angezeigt; der gesamte Saldo wird oben ausgewiesen.
Neu ist jetzt, dass diese Funktion auch beim Einsatz der DATEV-FIBU möglich ist. Dazu sind in regelmäßigen zeitlichen Abständen (z.B. täglich, nachts) aus DATEV die OPs zu exportieren und in eine "Mini"-COMMERZ-FIBU zu übertragen. Diese Funktionen können so automatisiert werden, dass kein weiterer Arbeitsprozess erforderlich ist.
Weitere Informationen gerne durch die Hotline.
Dieses Verfahren ist sicherlich besser, als "auf Verdacht" eine Vertragsabrechnung anzustoßen, weil keine Veränderungen in den Geräten gemacht werden und lediglich Informationen geliefert werden.
(schon wieder)
In diesem Beispiel wurde vor der Erfassung der 3. Position bei der Menge ein "s" eingegeben.
Auf dem Bon wird dann der Texte "SOFORTSTORNO" ausgewiesen, der den Artikeltext ersetzt.
Dieses Verfahren ist sicherlich schneller als eine Löschung der (falschen) Position, auch der Bon ist nicht unübersichtlich, da die Korrektur direkt nach der Position folgt.
1. Summen/Saldenliste Sachkonten:
Saldo = 0
2. Summen/Saldenliste Debitoren und Kreditoren:
Gesamtsalden müssen mit den Sachkonten Forderungen und
Verbindlichkeiten übereinstimmen
3. OP-Listen Debitoren und Kreditoren oder Fälligkeitsliste:
müssen mit den Salden aus 2. übereinstimmen.
4. Das Forderungs-Übernahme-Konto:
muss Null sein.
5. Journale:
Sachkontensaldo am Ende muss Null sein.
Sollte eines dieser Merkmale nicht erfüllt sein, sollte unbedingt eine weitere Prüfung durchgeführt werden.
Durch die Einschränkungen kann man auch ganz gezielt einen Lieferanten oder ein Zeitintervall auswählen. Die Auswahl KOMP/FUNKT. schränkt die Artikel weiter ein; einzugeben ist der Menüpunkt und der Untermenüpunkt, über den die Änderung erfolgt ist. Wenn man beispielsweise nur Preisänderungen über die Stammdatenverwaltung auswerten möchte, ist hier dann ein 0904 einzugeben.
Ausgewiesen werden immer der alte und der neue Preis.
Über die Stammdaten GERÄTE oder über die INSTALLATION kann man (wenn man das Gerät aufgerufen hat) diesen (9.) Bildschirm ansehen; am schnellsten natürlich durch Eingabe von 29 bei WAHL (2=nächster BS und 9=BS-Nummer).
Es ist also nicht mehr erforderlich, für diese Daten COMMERZ-MB gesondert aufzurufen.
Und im neuen Format:
Wesentliche Unterschiede sind:
Bei Menge = 1 Ausgabe einzeilig
Keine Überschriften (Daten selbsterklärend)
Kundenname wird beim Standardkunden nicht ausgewiesen
Boninformationen in einer Zeile (unten)
Kompakteres Format
Das neue Format kann bei der Hotline (kostenlos) geordert werden.
Ein Problem ergibt sich dann, wenn unterschiedliche Aufträge, also welche mit "J" und welche mit "N", in einer Sammelrechnung gedruckt werden sollen, weil das Ergebnis schlichtweg falsch wird.
Wie kann man sich dagegen schützen ?
1. Der Wechsel innerhalb eines Kunden ist höchst selten. In solch einen Fall sollte man möglichst gleich für die Ausnahme die Rechnung separat als Einzelrechnung abrufen. Alternativ dazu kann man auch die Rechnungsart auf Einzelrechnung ändern.
2. In der Liste fakturierfähige Aufträge wird in einer Spalte MZ die Besetzung des Feldes (J/N) ausgewiesen.
Da jedoch die Liste nicht immer abgerufen wird, sollte man sich angewöhnen, bereits bei der Erfassung eines Auftrages und bei der Änderung des Feldes, gleich die Schritte wie unter 1. beschrieben durchzuführen.
Wenn man über WWS durch Erstellung einer Gutschrift oder einer Inzahlungnahme das Gerät vom Kunden "entfernt", wird zwar die Kundennummer gelöscht, die Adresse bleibt aber bestehen. Damit kann man über diesen Bildschirm immer noch den letzten Kunden, bei dem das Gerät zuletzt stand, ersehen.
Bei einer Demontage in TKD jedoch, wird auch die Adresse gelöscht. Die Hotline bemüht sich derzeit, das zu vereinheitlichen.
Dabei können zwei Fehler auftreten:
1. Das in WWS eingetragene Erlöskonto gibt es in der FIBU nicht. Dann wird dieser Fehler im Fehlerprotokoll ausgewiesen.
2. Es wird überhaupt kein Erlöskonto übergeben. Dann wird kein Hinweis im Fehlerprotokoll ausgegeben.
In beiden Fällen erfolgt keine Verteilung auf echte Erlöskonten, aber die Buchung wird als Ausgangsrechnung ganz normal übernommen. Die nicht umbuchbaren Beträge bleiben auf dem als Zwischenkonto anzugebenden ERLÖSKONTO (hier 8999) "hängen". Sie müssten eigentlich später auf "echte" Erlöskonten umgebucht werden.
Es ist als wichtig, das ERLÖSKONTO sich einmal anzusehen und (sofern der Saldo nicht gleich Null ist) die entsprechenden Verteilungen durchzuführen
Diese Funktion ist soweit fertiggestellt und kann eingesetzt werden.
Die Basis für die Ausgangsdaten können sein:
1. verkaufte Artikel
Damit könnte man z.B. ein Grundstock von Artikeln für Nettopreise schaffen, weil dort zunächst einmal alle Artikel enthalten sind, die der Kunde in einem vorgebbaren Zeitintervall gekauft hat.
2. Artikel
Auswahl z.B. aller Artikel einer Warengruppe
3. Angebot
z.B. ein bestehendes Nettopreisangebot, das modifiziert werden soll.
Zusätzlich zur Auswahl der Artikel kann auch gleich eine Preisbasis vorgeschlagen werden, die auch entsprechend prozentual erhöht werden kann. So lassen sich mit diesem Werkzeug z.B. auch erhöhte Nettopreise vorschlagen. Für die nachträgliche Bearbeitung können diese Angebote dann in EXCEL exportiert und danach wieder importiert werden.
.Damit ergibt sich eine weit bessere generelle Information über den Kunden.
Das Verfahren, um die Texte anzulegen und auszugeben entspricht der Technik "VARIABLE ZÄHLERTEXTE". Die Textnummern, unter der die Texte abzulegen sind, sind im Parametersatz 9 unter "TEXT ZÄHLERBEZEICHNUNG" einzutragen.
Auch hier beachten, dass dieses für einen Zähler, für 2 Zähler und für vier Zähler erforderlich ist.
1. Mitarbeiter A ändert in einen Kundenstammsatz die Rechnungsadresse.
2. Gleichzeitig ändert Mitarbeiter B bei gleichen Kunden die Rabatte.
3. Beiden Mitarbeiter wird der Kundenstammsatz, wie er ursächlich war, identisch zur Änderung bereitgestellt.
4. Wenn Mitarbeiter A zuerst die Kundenänderung abschließt, wird seine Änderung durch das nachfolgende Abspeichern durch Mitarbeiter B wieder überschrieben.
5. Umgekehrt, wenn Mitarbeiter B zuerst abschließt, wird die Änderung der Rabatte durch Mitarbeiter A wieder überschrieben.
6. Und keine wüsste, dass seine Änderung gar nicht durchgeführt worden ist.
Deshalb die internen Sperren, von denen man normalerweise nichts merkt, die auch wieder gelöscht werden, wenn die Änderung beendet ist.
Leider gibt es aber Ausnahme-Situationen, bei denen die Sperre manuell wieder zurückgesetzt werden muss. Dazu gibt es in den Hilfsprogrammen den Menüpunkt "ENTSPERREN VON ....", bei dem vorsorglich ein CODE angefordert wird.
Neuerdings muss dieser CODE bei der Hotline angefordert werden, weil die wissen muss, warum ein Entsperren notwendig ist. Übrigens werden auch alle Sperren entfernt, wenn alle COMMERZ verlassen haben.
o Keine Leerzeilen in der Anschrift
o Kein Länderkennzeichen
o Der Ort wird in der Landessprache, also "LIEGE", "FIRENZE" oder "BUCURESTI" geschrieben, wenn möglich. Der Ort wird in Versalien (Großbuchstaben) geschrieben.
o Das Bestimmungsland steht ohne Leerzeile in deutscher Sprache in Versalien unterhalb des Bestimmungsorts
Wichtigste Vorschrift ist wohl, dass das Länderkennzeichen nicht verwendet wird.
Unsere Hotline berät Sie gerne über die Funktionen dieser Programme, mit denen alle relevanten COMMERZ-Daten überarbeitet werden können.
Damit hat man einen genauen Überblick, über die Kopien auch der anderen Zähler.
Deshalb kann man statt der Bestellummer auch den Lieferanten (entweder über die Lieferantennummer mit einem "#" davor oder über die Kurzbezeichnung) eingeben:
Nach der Auswahl des Lieferanten werden dann die Bestellungen dieses Lieferanten angezeigt:
und eine Bestellung kann zur Ansicht ausgewählt werden:
Wichtig bei dieser Auskunft (und vielen nicht bekannt) ist, dass man hierfür nicht die Bestellnummer benötigt.
Der untere Teil kann dann - wie üblich - über die Textnummer 85 (4 Zeilen) für weitere Texte verwendet werden.
Also: Mit COMMERZ sind Sie für eine sicherlich kommende Erhöhung voll gerüstet.
Beispiel:
Auftragsposition mit VK=430,00 und EK=350 und Auftragsart=Vermietung (96)
Nach Druck des Lieferscheins gehen diese Werte automatisch in die Provisionsabrechnung des Verkäufers ein.
Ganz wichtig: Auch für den Standard-Ladenkunde sollte immer eine BS-INFO größer 899 eingetragen sein, damit für diesen nicht Ware ohne Barzahlung ausgegeben werden kann.
Beispiel (Auszug aus Rechnung) ohne Parametertext:
Beispiel (Auszug aus Rechnung) mit Parametertext:
Damit wird noch einmal deutlich
ausgewiesen, wie viele Kopien gemacht worden sind.
Übrigens: Die vorgegebenen Texte für die
Vertragsrechnungen können über die Stammdatenverwaltung
"TEXTE" auch geändert werden. Hier z.B. "BERECHNETE
EINHEITEN" (alt) durch "ZU BERECHNENDE EINHEITEN" (neu)
Lieferantenausst.
Diese Dokumente kann man sich auch ansehen. Über F5 werden die Möglichkeiten angezeigt, die aber auch alle direkt gleich eingegeben werden können:
Neu ist dabei sind d (Dokumente dieses Auftrages), D (Dokumente des Kunden) und F (Offene Posten). Bei der Eingabe von "d" kann man das betreffende Dokument auswählen (hier z.B. den Lieferschein 116):
Es wird dann direkt auf dem Bildschirm (als Abschrift) angezeigt. So kann man sich alle Belege des Auftrages (wichtig vor allem auch bei Teillieferungen und Teilrechnungen) auf dem Bildschirm ansehen.
Wegen etlichen Nachfragen bezüglich der Korrektur von Poolverträgen nochmals unsere Ausführungen aus 2007:
Bei
Pool-Abrechnungen kann es passieren, dass im letzten Gerät bei der
Historie-Auskunft eine Zeile mit KORR ausgegeben wird. Diese Korrektur ist
für folgenden Fall erforderlich und lässt sich am besten an einem
Beispiel erklären:
Ausgangssituation:
Kopienpreis:
1,000 ct
GERÄT-1:
20.000 Freie Einheiten, kopiert 22.000
GERÄT-2:
10.000 Freie Einheiten, kopiert
5.000
Bei den Geräten verbucht:
GERÄT-1:
2.000 Kopien und EUR 20.00
GERÄT-2:
keine Kopie und EUR
0,00
Auf der Rechnung:
Keine
Kopien-Nachberechnung weil Summe Freie Einheiten größer als Verbrauch
Pool-Gesamt-Erlös:
Wenn
man die Geräte so belässt, ergibt sich ein Erlös von EUR 20,00, der
aber nicht erzielt wurde. Um dieses wieder zu korrigieren, wird beim GERÄT-2
ein KORR von EUR - 20,00 gebildet.
Größere KORR-Beträge kann man vermeiden, wenn die Freien Einheiten den einzelnen Pool-Geräten zugeordnet werden, was in TKD automatisch im Menüpunkt „POOL-AUSWERTUNGEN“ durchgeführt werden kann.
Die Hotline wird in Zukunft ein variables Code-Wort integrieren, das dann bei ihr angefordert werden muss.
dann sollten unbedingt die "alten" Vertragskonditionen vor (!) der Änderung nochmals geprüft werden. Die Meldung wird zwar nur vorsorglich ausgegeben, aber zum einen könnten wirklich noch Verträge abzurechnen sein und zum anderen könnten durch "stehenbleibende" Daten weitere Abrechnungen verfälscht werden. Prüfen sollte man, ob nicht z.B. Abschlagszahlungen noch offen sind, die dann später angerechnet werden, oder ob Freie Einheiten noch aufgelaufen sind, die nicht mehr berücksichtigt werden sollen.
Beispiel in der Preisauskunft:
Wenn man dann in der untersten Zeile F2 eingibt, erscheint das Bild des Artikels auf dem Bildschirm:
Diese Funktion geht u.a. auch in der Angebotsbearbeitung, im Bestellwesen, in der Auftragsbearbeitung und in der Stammdatenverwaltung.
Oft
stellt die Hotline fest, dass die wichtigen Steuerungsparameter in COMMERZ-ACTUELL-TKD
nicht ausreichend gesetzt sind, um entsprechende
1.
STATISTIKDATEN IN WWS
Speichert z.B. TKD-Ergebnisdaten bei Kunden, Artikel oder Geschäftsdaten
2.
STÖRCODE -/MODELLBEARB.
Modellbearbeitung erlaubt wichtige Vorgaben für Modelle
3. PROVISIONSDATEN IN WWS
Damit
sind sämtliche Rechnungspositionen
4.
VERTRAGSDATEN IN HIST
Nur wenn dieses Feld auf "J" steht werden auch alle
Vertragsrechnungen gespeichert und können beauskunftet werden.
Alle
Felder sollten eigentlich auf "J" stehen. Die Auswirkungen auf
die Speicherung der Statistikdaten können in der TKD-Dokumentation
und in den Ergänzungen nachgelesen werden.
In
der Kontenauskunft FIBU werden neben den
anderen Buchungstypen für die Debitoren und die Kreditoren zeilenweise
auch die Zahlungen angezeigt. Diese Auskunftszeilen enthalten eine Spalte
mit BELEG-NR. Nun ist die Belegnummer
normalerweise bei Zahlungen die Bankauszugsnummer, die im Normalfall dort
auch ausgewiesen wird. Intern steht aber auch die dieser Zahlung
zugeordnete Rechnungsnummer zur Verfügung, die auch dargestellt
werden könnte. Bei einem Verzicht auf die Bankauszugsnummer
(Belegdatum könnte zur Identifizierung ausreichend sein) kann die FIBU
auch so eingerichtet werden, dass die Rechnungsnummer dort ausgegeben
wird.
Falls
gewünscht, bitte
Oft nicht bekannt ist, dass in solchem Fall auch die Lieferadresse aus dem Gerät in den Auftrag eingetragen wird. Damit würde bei einem Auftrag über nur eine Tonerposition der Lieferschein gleich mit der korrekten Lieferanschrift erstellt werden. Die Rechnungsadresse wird nicht geändert. Bitte Vorsicht bei Toner-Aufträgen für verschiedene Geräte oder mit "gemischten" Artikeln, da die Lieferadresse des letzten Gerätes übernommen wird.
Hinterlegt werden beim Lieferanten meist zusätzliche Details, die für eine Bestellung wichtig sind
COMMERZ-ACTUELL ist auch so flexibel, dass diese Vertreteränderung auch an der Kasse möglich ist (Kunde kauft etliche PBS-Artikel und ein Gerät).
In diesem Zusammenhang noch eine Anmerkung: Es gibt bei einigen Anwendern auch die Variante, dass auch der Absatzbereich positionsweise geändert werden kann. Bedarf ? Dann gleich unsere Hotline kontaktieren.
Diese spezielle Funktion wurde extra eingeführt, um die Erfassung schneller zu machen: Also auch intensiv nutzen.
Entscheidend hierfür sind die Daten in den Feldern VERTRAGSBEGINN und ABGERECHNET BIS. Wenn zwischen diesen keine zeitliche Lücke vorhanden ist, wird das 1. Intervall, sonst immer das 2. Intervall angesetzt. In diesem Beispiel ist bis 31.01.2010 abgerechnet (wird auch automatisch gesetzt) und der Vertrag beginnt am 01.02.2010 --> keine zeitliche Lücke --> 1. Intervall.
Nach der ersten Wartungsabrechnung verändert sich ABGERECHNET BIS auf 0310, sodass eine Zeitdifferenz zum VERTRAGSBEGINN vorliegt und später immer das 2. Intervall verwendet wird.
Etwas problematischer wird es, wenn der Vertragsbeginn nicht auf dem 1. eines Monats liegt:
Dann wird das 1. Intervall verwenden, wenn der Abrechnungsmonat noch kleiner ist als die (zeitliche) Summe von ABGERECHNET BIS + 1. INTERVALL (was eigentlich immer der normale Fall ist). Das bedeutet, dass ein Abrechnungsmonat 0210 das 1. Intervall nutzt, ein Abrechnungsmonat größer als 0210 das 1 und das 2.Intervall verwendet.
Wenn in Ausnahmefällen Verträge nicht erwartungsgemäß erstellt werden, liegt das meist an der Konstellation dieser Daten. Deshalb sollte man bei manuellen nachträglichen Änderungen eine besondere Sorgfalt walten lassen.
1. In der betreffenden Position ist im ERW-Bildschirm der aktuelle EK-Preis erkennbar und man kann dann einen über einen Taschenrechner errechneten neuen VK-Preis eintragen.
Das wird wohl heute keiner mehr so machen, oder ....
2. Beim VK-Preis gibt man nicht den neuen VK-Preis ein, sondern lässt sich diesen berechnen. Das geschieht über die Eingabe des Buchstabens "e" mit nachfolgenden Prozentsatz, um den der aktuellen EK-Preis erhöht werden soll:
Bei einem EK-Preis von EUR 2,00 ergibt sich dann für den VK:
Diese Funktion eignet sich, wenn man sporadisch für spezielle Kunden oder für Mitarbeiter einen EK-basierenden VK-Preis braucht.
3. Wenn für ganze Kunden dieses Preisfindungs-Verfahren angewendet werden soll (Filialen, befreundete Unternehmen), dann sollte man die Erweiterung im Kundestamm einsetzen. Mit dem Feld "PREISBASIS EK" werden aus den Rabattfeldern Aufschlagsfelder, sodass man auch noch warengruppenbezogen unterschiedliche Aufschläge definieren kann:
Die Preisfindung erfolgt dann immer automatisch auf Basis des EK-Preises aus dem Artikelstamm. Genutzt wird diese Funktion speziell für die Belieferung von Filialen in Zusammenhang mit den Abläufen für interne Lieferscheine und interne Rechnungen.
Eigentlich wurde diese schnelle Änderungsmöglichkeit dafür eingeführt, die Freigaben von Rechnung über die Rechnungsart zu steuern bzw. zu veranlassen. Dazu trägt man beim Kunden eine Kategorie ein, die man bei der Fakturierung nicht verwendet und setzt dann nach Lieferung das Rechnungsarten-Kennzeichen um. Verwendung kann dieses Verfahren auch finden, wenn man Touren vorkommissioniert und ins Regal mit Lieferschein ablegt, weil man dann Gefahr läuft, dass der Kunde die Rechnung vor der Lieferung erhält. Die Vorerstellung des Lieferscheins macht auch irgendwie Sinn, weil dadurch die Information "AUF LAGER" stimmig wird. Verwendet man verschiedene Kategorien, dann sollte man ein Schema für die Umwandlung festlegen.
Wichtig für alle ist, dass der intensive Informationsaustausch über die Datenmigration zwischen uns und Firma e.bootis dazu geführt hat, dass eine umfassende Datenübernahme nun so möglich ist, die ein extrem geringes Nacharbeiten erfordert und die auch eine Übernahme von Detaildaten umfasst.
Ausgangssituation (6 Positionen erfasst und Frage: "Was ist in Position 1"):
Mit der üblichen Eingabe von F1 kommt man zunächst zur Positionsnummer, bei der man 3 Möglichkeiten hat:
1. Nochmals F1: Eingabemöglichkeit im oberen Teil, z.B. für Namenseingaben
2. Eingabe einer Positionsnummer : Die Daten der betreffenden Position werden zum Bearbeiten in den unteren Teil dargestellt
3. CURSOR UP: Eingabemöglichkeit bei der Positionsnummer. Mit CURSOR UP oder DOWN kann man in den einzelnen Positionen blättern, und so auch zur Position 1 gelangen:
wechsel
Abrufaufträge, für die bereits eine Vorabrechnung erstellt worden ist, können auch nachträglich erhöht werden. Dazu folgendes Beispiel:
Ausgangssituation:
Abrufauftrag
mit 100.000 Blatt Kopierpapier ist gespeichert und Rechnung vorab
gedruckt. Kunde hat bereits 30.000 Blatt erhalten und möchte den
Abrufauftrag auf insgesamt 150.000 erhöhen. Der Abrufauftrag hat
dann nach Erstellung der Vorabrechnung z.B. folgende Struktur:
Vorgehensweise:
Abrufposition löschen, neu erfassen mit Menge 50.000 und Vorab-Rechnung
drucken.
Dann
Abrufmenge auf 120.000 (150.00 minus bereits erhaltene 30.000) setzen.
Leider lässt sich keine zweite Position mit gleichem Artikel als ein neuer Abrufauftrag eingeben, weil der VK-Preis bei der Abrufposition als Nettopreis interpretiert wird und für einen Artikel dieser nur einmal angelegt sein darf.
"Bitte prüfen Sie Ihre Sicherungen".
Ein Fall aus der Praxis: Es wurde aufgrund eines massiven Hardware-Problems notwendig, die Sicherung wieder einzuspielen. Nach Prüfung der Daten wurde festgestellt, dass ein Stand von vor etwa 2 Jahren übernommen worden war.
Was war passiert ?
Die täglichen ablaufenden Prozeduren zur Sicherung waren nicht korrekt, sodass überhaupt nie etwas gesichert wurde.
Was sollte man tun ?
Nicht zum Test die eigene Sicherung in den aktuellen Datenbestand übernehmen, denn dann könnte das gleiche wie oben passieren. Sie sollten Ihren Systemverwalter überprüfen lassen, was wann und wie gesichert wird. Gegebenenfalls sollte während der Sicherung auch ein Protokoll ausgegeben werden, dass überprüft werden kann. Aufgrund der verschiedenartigen Installationen (Laufwerke, verschieden Sicherungsverfahren etc. ) bei unseren COMMERZ-Anwendern kann die Hotline hierzu leider keine allgemein gültige Empfehlung geben. Aber es lohnt sich vielleicht doch, einmal eine Überprüfung vorzunehmen.
Beim Verbuchen von Technikerstunden ist es wichtig, das im Auftragskopf und dann auch in der betreffenden Position das richtige Datum eingetragen ist, damit die so wichtige "TECHNIKERAUSWERTUNG" richtige Daten beinhaltet.
Beim Verbuchen der Technikerstunden gibt es aber zwei Varianten, die über das Feld STD-VERBUCH. AUFT-BEARB.(J/N) gesteuert werden:
Bei "J" werden die Stunden sofort bei der Erfassung verbucht, während bei "N" dieses erst beim ABSCHLUSS durchgeführt wird. Das "j" ist dann wichtig, wenn man Aufträge über das Monatsende noch nicht abschließen kann, aber Stunden geleistet worden sind. "Fehler" in den stundebezogenen Statistiken sind häufig dadurch zu erklären, dass diese Steuerung nicht beachtet wurde oder dass die Datumsangaben im Auftrag nicht korrekt sind.
COMMERZ-ACTUELL erlaubt die Eingabe der Funktionstaste F5 immer dann, wenn vor der Eingabe ein Stern steht. Damit wird dann angezeigt, welche Eingaben an dieser Stelle möglich sind (mit F1 kommt man aus diesen Fenstern "neutral" zurück zur Eingabestelle).
Man sollte deshalb einmal bewusst an den Eingabestellen mit vorangestelltem Stern F5 eingeben, um herauszufinden, welche Auskünfte oder Eingabemöglichkeiten an der Stelle angeboten werden. Man wird erstaunt sein, was man alles abrufen kann und welche bisher nicht bekannte Suchverfahren möglich sind.
Wer die Zusatzfunktion "TKD-Aufträge in WWS" einsetzt, kann jetzt in der Auftragserfassung (Strecke und auch Kasse) beim Artikel ein "g" eingeben. Das "g" steht für Gerät und kann ergänzt werden um die Gerätenummer oder auch die Geräteklasse. Danach werden alle relevanten Geräte der Kunden angezeigt, wobei Geräte mit Wartungsvertrag gesondert markiert sind. Nach Auswahl eines Gerätes werden die Toner-Artikel aus der zugehörigen Artikeltabelle zur Auswahl angeboten, aus denen dann der betreffende Toner ausgewählt werden kann und gleichzeitig angezeigt, ob der Toner im Rahmen des Vertrages für die Wartung kostenlos ist oder ob der Kunden ihm bezahlen muss.
Mit dieser Funktion wurde die Reihenfolge der Erfassung von TKD-Aufträgen (erst Gerät und dann Artikel) ins WWS verlagert (Lizenzkosten EUR 125,00).
Voraussetzung ist die oben genannte Zusatzfunktion und Speicherung der Toner in den Artikeltabellen. Wer letzteres (noch) nicht verwendet, kann über spezielle Hilfsmittel in TKD ganz schnell dafür sorgen, dass die Artikeltabellen in die Geräte abgespeichert werden.
Weitere Detail-Information (Beschreibung) und Freischaltung durch die Hotline. Eleganter, schneller und sicherer kann man die Tonerlieferung (vor allem an der Kasse) nicht machen.
Dazu ist es nicht erforderlich, die einzelnen Felder mit entsprechenden Daten immer neu einzugeben, sondern man braucht nur bei "VON AUFTRAG" F2 einzugeben, das Datum auf das Tagesdatum zurückzusetzen und einen vorher angelegten Schlüssel einzugeben, der dafür sorgt, dass die Prüfkriterien automatisch vorgeben werden.
Damit hat man täglich einen Bericht über "kritische" Aufträge, bei denen z.B. der VK-Preis nicht stimmt oder bei denen Preise/Rabatte geändert worden sind.
Ausgangssituation
Es sollen für etliche Aufträge Rechnungen abgerufen werden, wobei nach der letzten Auftragsnummer bei der dann folgenden gleich RETURN eingegeben wurde:
Bei Eingabe von "J" werden die Rechnungen gedruckt; bei Eingabe von "N" bleiben alle Auftragsnummern erhalten und es wird zur erste Auftragsnummer verzweigt. Die Auftragsnummern können nun einzeln bestätigt oder korrigiert werden. Wenn eine Auftragsnummer nicht gewünscht wird kann man eine Null eingeben:
Sobald man diese Null mit RETURN bestätigt, werden alle folgenden nach vorne verschoben.
Mit F1 oder Cursor up kann man auch von hinten wieder an ggf. falsche Auftragsnummern gelangen und diese dann löschen oder korrigieren.
Was mache ich aber, wenn ich nun doch nicht drucken will ?
Ganz einfach: Mit Eingabe von F1 bei der ersten Auftragsnummer wird alles gelöscht und man ist da, wo man früher mit der Eingabe von "N" bei "IN ORDNUNG J/N" war.
Wir werden diese Funktion auch an weiteren Stellen integrieren, bei denen solche Eingaben häufig sind. Anregungen und Wünsche der Anwender würden uns helfen, solch wichtige Stellen zu finden.
Dazu ist es lediglich erforderlich, ZAHLUNGSART auf "0" und das LASTSCHRIFT-KENNZ auf "N" zu setzen. Dann wird weder eine Lastschrift erzeugt, noch danach eine Zahlung in die FIBU übernommen.
Die CODEs bedeuten:
1=nur normaler VK-Preis
2=alle weiteren VK-Preise
3=alle VK- und alle EK-Preise
Je nach Standort und der Kompetenz des Mitarbeiters kann damit festgelegt werden, welche Preise in der Preisauskunft dargestellt werden sollen.
1. Negative Mengen
Dann wird eine Kassenquittung (Überschrift auf Bon) mit negativen Beträgen erstellt.
2. Neue Auftragsart
Dann wird eine Kassengutschrift (Überschrift auf Bon) mit positiven Beträgen erstellt.
Der Fachhändler kann also selbst entscheiden, was für ihn und seine Kunden transparenter und übersichtlicher ist. Bei Rücknahmen innerhalb eines neuen Verkaufsvorganges verwendet man eigentlich immer negative Mengen.
Bitte einmal die Version prüfen; sie steht immer rechts oben. Die aktuelle Version ist die 3.02 (Version 3.03 ist in Vorbereitung).
Diese Funktion kann z.B. verwendet werden, wenn die Gültigkeit von Preisvereinbarungen abgelaufen ist.
Lücken können sich aber ergeben, wenn für WWS- und für TKD-Rechnungen ein Nummernkreis verwendet wird, weil jeweils nur die Rechnungen aus WWS oder aus TKD (aber nicht beide zusammen ausgegeben) werden. Lücke können aber auch dadurch entstehen, dass ein Rechnungsdruck nach der Abfrage "DRUCK in ORDNUNG" verneint wird. Dabei wird die Rechnungsnummer bereits vergeben und wenn die Rechnung dann nicht doch abgerufen wird, fehlt die Rechnungsnummer in der Auswertung. Solche Fälle kann man über die "LISTE FAKTURIERFÄHIGER AUFTRÄGE" dokumentieren, in der auch die bereits vergebene Rechnungsnummer (negativ) dargestellt wird.
Auf jeden Fall sollte man bei solch einer Fehlermeldung/Warnung seinen Datenbestand unbedingt prüfen.
ausgegeben. Zudem kommt diese Meldung auch, wenn festgestellt wird, dass Spools vorliegen, die noch nicht gedruckt sind oder bei denen das Kennzeichen nicht auf "OK" steht.
Es ist also schon wichtig, diese Meldung zu beachten und die Spoolverwaltung entsprechend zu überprüfen.
Auch Kassenbon und Kassenlieferscheine können ins DocuWare übernommen und dort archiviert werden. Auskünfte bei unserer Hotline.
Heute jährt sich zum sechsten Mal die Ausgabe der logics-news. Seit 1.3.2004 haben wir werktäglich fast an jeden Tag ein Thema aufbereitet und zusammengestellt, um unsere COMMERZ-Anwender mit wichtigen Informationen zu versorgen.
Das sind nun über 1500 einzelne Punkte, wobei wir versucht haben, uns auch nicht zu wiederholen (letzteres eigentlich nur dann, wenn es um besonders gravierende Dinge ging, denen wir etwas Nachdruck verleihen wollten/mussten).
Wir wollen dieses Verfahren gerne weitere Jahre fortsetzen und würden uns sehr freuen, wenn unsere Anregungen zur Verbesserung des Einsatzes von COMMERZ-ACTUELL ein wenig beitragen würden.
In 9. DATEIPFLEGE und 10.GERÄTE-INSPEKTION gibt es den Untermenüpunkt 6.MODELLDATEN NACH GERÄTE:
Dort kann man GERÄTE und MODELL auswählen (am besten: alle mit F3). COMMERZ sucht dann alle betreffenden Geräte und trägt die Modelldaten dort ein. Ganz wichtig dabei ist allerdings: Das Eintragen erfolgt nur dann, wenn das Feld im Gerätestammsatz noch leer oder Null ist. Damit wird verhindert, dass u.U. bereits vorhandene Daten überschrieben werden.
Ein typisches Beispiel, dass diese Funktion auch nachträglich genutzt werden kann, ist:
Es soll das Feld GERÄTEKLASSE (bisher nicht verwendet) nun doch genutzt werden. Dann trägt man in die Modell-Stammsätze die betreffende 2-stellige Geräteklasse ein und startet das Programm "MODELLDATEN NACH GERÄTE". Da das Feld bisher leer war, werden damit dann automatisch alle Geräte mit dem Kennzeichen für Geräteklasse versorgt (Neugeräte sowieso dann automatisch).
Aufträgen
Bei der Analyse einer WWS-Rechnung trauten wir unseren Augen nicht. Der Fachhändler hatte für einen Kunden mehrere Kunden-Bestellungen in einem Auftrag zusammengefasst. Dabei wurden die einzelnen Bestellungen durch Positionstexte getrennt, in die auch die Lieferscheinnummer (nachträglich !!) eingetragen wurde. Welch Aufwand (Suchen letzter Auftrag, Texte erfassen, Lieferschein drucken, Texte ändern ...!!)
Dabei gibt es in COMMERZ dafür eigentlich zwei geeignete Lösungen:
1. Kunde bekommt Sammelrechnungen
2. Nutzung der Funktion "ANFÜGEN ERLAUBT"
Letzere läuft folgendermaßen ab:
1. Im Kundenstamm kennzeichnen, dass Anfügen erlaubt ist.
2. Auftragserfassung normal aufrufen
Dann wird sofort der letzte noch offene Auftrag zum Anfügen angezeigt. Selbstverständlich werden nur Aufträge angeboten, die noch nicht vollständig abgeschlossen sind. Wählt man dann 1=ANFÜGEN, wird automatisch eine Textposition generiert, die ergänzt werden kann und die den Beginn einer neuen Bestellung in der späteren Rechnung kennzeichnet:
Gerade für Kunden, die öfters (am Tag) bestellen, ist diese Lösung optimal geeignet.
Insgesamt wieder einmal ein typisches Beispiel dafür, dass man aus Unwissenheit lieber gewaltigen manuellen Aufwand in Kauf nimmt anstatt die eleganten und vielschichtigen Funktionen von COMMERZ zu nutzen.
Auswertung
Die Nettopreisauswertung findet man in der ANGEBOTSBEARBEITUNG unter 8:ANGEBOTSÜBERWACHUNG:
Sie liefert jetzt schon wichtige Informationen bezüglich der Abnahme von Artikeln, für die Nettopreise angelegt worden sind.
Sie erfahren dort auch für Sie ganz wichtige Informationen über unsere Kooperation mit e.bootis. Schnellstens besorgen und nachlesen.
Selbstverständlich können bei solchen Kunden bei Bedarf auch noch individuelle Nettopreise angelegt werden, die bei mehrfacher Definition Priorität haben. Einen Nachteil gibt es allerdings, denn bei der NETTOPREIS-AUSWERTUNG sind dann alle Verkäufe aller dieser so verbundenen Kunden enthalten (siehe auch 22.2.).
Einheiten
Ein Problem ergab sich aus der Praxis aber bei folgender Situation:
Zu niedriger Zähler erfasst und abgerechnet. Der Grund für den Eingabefehler war, dass der Anfangszählerstand aus welchem Grund auch immer zu hoch war. Die Rechnung wurde gleich zurückgesetzt und nur der Anfangszählerstand über die Stammdaten oder die Installationsverwaltung im 6. Bildschirm so gesetzt, dass er nun niedriger war als der gemeldete. Die Vertragsabrechnung war dann auch OK, aber die verbrauchten Einheiten waren falsch. In so einem Fall hätte man nach dem Zurücksetzen zunächst über die Erfassung von Zählerständen den Zähler wieder auf seinen ursprünglichen Stand bringen müssen und nach der Korrektur des Anfangszählerstandes diesen wieder neu erfassen müssen.
Es ist also wichtig zu wissen, dass in solchen Situationen nur über die Erfassung von Zählerständen die verbrauchten Einheiten richtig korrigiert werden. Dieses ist ja auch der Normalfall, wenn eine übermäßige Rechnung durch falsche Zählerstände produziert worden ist.
dienstag
Großkunden
Je nach Typ können dann die verschiedenen Steuerungsdaten eingetragen werden.
Die Funktion sollte vorab mit der Hotline abgestimmt werden, damit die Daten auch entsprechend gespeichert und gelesen werden können.
und nach Aufruf einer Lieferung die Daten hierzu.
Damit erhält man eine Übersicht über die verschiedenen Lieferungen (auch einer einzigen Position).
Damit lassen sich die folgenden Funktionen ausführen:
7. HANDBÜCHER
Direkter Zugriff auf die Handbücher und die Beschreibungen der Erweiterungen von den einzelnen Versionen. Ausgewählt werden kann:
Wenn die Handbücher noch nicht im Verzeichnis commerz vorhanden sind, werden sie automatisch aus der logics-Mailbox abgeholt und stehen dann als pdf-Dateien (Adope Acrobat) direkt zur Verfügung.
8. LOGICS NEWS
Verzweigt direkt auf die Homepage der logics, in der man dann direkt die aktuelle logics news aufrufen kann.
9. LOGICS FERNWARTUNG
Startet den Verbindungsaufbau zu unserer Hotline, so dass wir direkt auf dem Rechner/System des Anwenders Abläufe oder Eingaben mit verfolgen oder selbst Eingaben tätigen können. Voraussetzungen auf dem Rechner/System müssen vorher geprüft werden; das Programm darf auch nur nach direktem telefonischen Kontakt mit der Hotline aufgerufen werden.
Wenn kein Auftrag vorliegt, kann man trotzdem die Leistungen hier erfassen: Man muss nur statt der Auftragsnummer die "Wundertaste" F3 eingeben. Dann wird die nächste Auftragsnummer ermittelt und unter dieser werden dann die erfassten Daten abgestellt.
Man braucht als nicht erst in die Auftragsbearbeitung gehen, um einen neuen Auftrag anzulegen. Leistungen lassen sich aber auch in der Auftragsbearbeitung erfassen und mit dem Rechnungsdruck auch abschließen. Nur kann man dort nicht direkt entscheiden, ob der Auftrags abgeschlossen werden soll oder nicht.
1. Anzahl Zeilen
2. Querdruck
Damit werden folgende Nachteile des Drucks kompensiert:
Üblicherweise druckt man Auswertungen auf Blanko A4 (und nicht mehr wie früher auf breitem Tabellierpapier). Da aber etliche Auswertungen eine Breite von mehr als 125 Zeichen haben, muss man die Schriftgröße entsprechend kleiner setzen, was wiederum die Lesbarkeit wesentlich verschlechtert.
Zudem sind die Auswertungen meist so aufgebaut, dass etwa 50 Zeilen ausgegeben werden. Damit ist oft der untere Rand auf dem A4-Blatt leer.
Diese Steuerungen sind im 2. Bildschirm der Druckerverwaltung einzugeben:
1. Anzahl Zeilen
Im Feld ANZAHL ZEILEN kann man nach dem "z" eine zweistellige Ziffer als maximale Zeilenzahl für die Listen eingeben. Damit können dann die üblicherweise auf DIN A4 in kleinerer Schrift ausgegebenen Auswertungen so gesteuert werden, dass sie das gesamte Blatt ausnutzen. Diese Zeilenangabe sollte natürlich nur für Auswertungen in Listenform vorgegeben werden, wobei man ggf. etwas probieren muss, um eine optimale Ausnutzung zu erhalten. Eventuell sind auch neue Drucker für spezielle Auswertungen anzulegen. Auf jeden Fall können damit jetzt die Ausgaben so gesteuert werden, dass nicht 1/3 der Blätter leer bleiben.
2. Querformat
Durch Eintragung eines "J" in der Spalte Q (nur bei LISTE) wird erreicht, dass die Ausgabe im Querformat erfolgt. Damit kann man normale Schriftgröße beibehalten, muss aber die Anzahl der Zeilen entsprechend anpassen.
3. Tests
Diese Funktionen lassen sich leicht einrichten, wenn man einen ganz neuen Drucker anlegt und über diesen testweise einige Listen ausdruckt.
Danach wird man aufgefordert, ein diverses Einkaufskonto einzugeben, auf das die einzelnen Posten zwischen gebucht werden. Die einzelnen Beträge sind als Nettowerte einzugeben, d.h. dass man die einzelnen Posten aus der Rechnung nur zu addieren braucht. Weiterhin ist zu beachten, dass Rechnungen mit zwei Mehrwertsteuersätzen nicht als Ganzes eingegeben werden können; hier sind dann zwei Buchungen erforderlich.
1. Wenden Sie sich an den Lieferanten des Virenscannners für eine entsprechende Korrektur
2. Arbeiten Sie nie direkt im COMMERZ weiter, um zusätzliche Datenfehler zu vermeiden (Hotline)
3. Vielleicht helfen Ihnen bezüglich Ihres Virenscanners die diversen Einträge im Internet weiter.
Auch Bildschirmschoner und Verlagerung in den Energiesparmodus können Fehler verursachen; bitte auch ausschalten und meiden.
Wir versuchen auch von hier eine Lösung für Sie zu finden.
Diese Fehlermeldung (Warnung) wird immer dann ausgegeben, wenn der beim Kunden hinterlegte Rabatt dazu führt, dass der Gesamt-VK kleiner als der um den Mindestaufschlag erhöhten Einkaufspreis ist. In diesem Fall war der EK=3,00 und der VK=3,50. Die angezeigten Daten bedeuten:
Zeile 1 der Meldung:
20,0 ist der beim Kunden hinterlegte Rabatt
0,0 ist der noch zusätzlich wirkende Mindestaufschlag aus dem Artikel
Zeile 2 der Meldung:
3,75 ist der Mindestpreis, bei dem der Rabatt noch akzeptiert werden könnte
Die Meldung ist sehr augenscheinlich und sollte eigentlich bewirken, dass der Auftragserfasser etwas tut.
Wenn er die Position so belässt, dann wird der Kunde fragen, warum er statt 20% nun nur noch 14,3% erhält.
Wenn er den Rabatt von 20% einträgt und den VK auf 3,75 setzt, dann wird der Kunde fragen, warum er nicht den Katalogpreis von 3,50 bekommt.
Wenn er die 20% wieder einträgt, dann wird der geforderte Mindestaufschlag nicht erreicht bzw. es wird unter dem EK verkauft.
Für solche Fälle, die lediglich in Zusammenhang mit den Kundenrabatten auftreten können, sollten entsprechende Arbeitsanweisungen festgelegt werden.
Das Texte werden in der Stammdatenverwaltung TEXTE unter Textnummern angelegt, die dann im Parametersatz "9" einzutragen sind. Die Auswahl welche Zeile verwendet werden soll, entspricht dem Verfahren wie bei den "Variablen Zählertexten".
o Investitionssicherheit durch aktuellsten Stand der DV-Technik
o umfassender und branchenspezifischer Funktionsumfang
o Spitzenreiter bei der Soennecken-Studie
o nahezu komplette Datenmigration ohne Nacharbeiten in minimalem Zeitraster
o einsatzbewährte Software durch nahezu 1200 Installationen
o Leistungsfähigkeit der Firma e.bootis mit etwa 120 Mitarbeitern
Letztlich ist auch besonders wichtig, dass e.bootis garantiert, dass der in COMMERZ-ACTUELL vorhandene Funktionsumfang auch in ERP2-PBS zur Verfügung steht.
Auch die Zusammenarbeit mit e.bootis insgesamt hat uns gezeigt, dass wir nun endlich ein Nachfolgeprogramm für COMMERZ-ACTUELL anbieten können, bei dem das Produkt selbst, der Entwickler und die Software-Betreuung (und Zuständigkeit) sich als außerordentlich professionell und zukunftsweisend präsentieren.
Wenn
man in COMMERZ-ACTUELL-WWS einen Auftrag
erfasst oder die Erfassung mit mehreren Positionen begonnen hat und dann
merkt, dass man den Auftrag für einen falschen Kunden begonnen hat, dann
ist es sehr einfach die Erfassung zu "retten". Man muss dazu
lediglich in den Menüpunkt "KOPIEREN AUS AUFTRAG/ANGEBOT" gehen
und dort eine Kopie des Auftrages mit der Funktion Kundenänderung
gleich "ja" erstellen.
Bei diesem Kopiervorgang findet auch gleichzeitig eine Preisfindung statt,
so dass auch die möglicherweise für den neuen Kunden vorhandenen
Preiskonditionen Berücksichtigung finden. Vergessen dabei darf man nicht,
den ursprünglichen Auftrag zu löschen, wozu aber normalerweise auch
gleich das Feld AUFTRAG LÖSCHEN mit "J" belegt werden kann.
Wichtig
ist auch, dass diese Funktion an
der Kasse ebenfalls entsprechend funktioniert. Dort muss man aber
lediglich innerhalb der Kassenerfassung die Funktion KUNDENNUMMER ÄNDERN
aufrufen
Dahin gelangt man über die Standardfunktion ANDERER ABSCHLUSS. Diese
Funktion ist an der Kasse besonders wichtig, wenn sich der Kunde erst nach
der Erfassung als gespeicherter Kunde "outet" und man alle
Positionen unter dem normalen Kassenkunden erfasst hat. Auch hier wird
eine neue Preisfindung durchgeführt.
In COMMERZ-ACTUELL besteht die Möglichkeit, Texte für unterschiedliche Verwendung unter festen Textnummern (von 1 bis 999) anzulegen. Dabei sind allerdings die Textnummern 80 bis 99 für feste Stellen in den Formularen vorgesehen, so dass der Anwender variable Texte für diese Ausgaben vorsehen kann. Diese Textnummern dürfen deshalb nicht für andere variable Texte (z.B. für BS-INFOTEXTE) verwendet werden. Nachfolgend nochmals die Beschreibung der Textnummern, denen eine besondere Ausgabe zugeordnet ist.
Vielleicht finden einige Anwender auch noch "Lücken" in den Formularen, in denen ein entsprechender genereller Text eigentlich erforderlich wäre.
o
Textnr. 82
Hinweistext, dass Lieferscheindatum dem Tag der Lieferung entspricht.
o Textnr. 83
Warengruppenbezeichnungen für "Gefälligkeits"-Rechnungen, wie
z.B. Bürobedarf oder Fachzeitschriften an der Kasse. Vorgegeben werden können
nur die ersten 3 Zeilen, die 4. Zeile kann an der Kasse variabel
eingegeben werden.
o Textnr. 84
Unterschriftsmöglichkeit des Kunden für den Erhalt der Ware im Laden,
bei Kreditvorgängen und Lieferscheindruck über den Bondrucker (4 mal 30
Zeichen) o Textnr. 85
Werbungstext an Ende des Kassenbons (4 mal 30 Zeichen)
o Textnr. 86
Überschrift bei Angeboten Zeile 1. Es werden die ersten 2 Zeilen, also
insgesamt 60 Zeichen, in die erste Überschriftzeile des Angebotes
gedruckt. Textzeile 2 wird dabei direkt an Textzeile 1 angesetzt.
o Textnr. 87
Überschrift bei Angeboten Zeile 2. Es werden - wie Zeile 1 - 60 Zeichen
einzeilig gedruckt
o Textnr. 88
Unterschrift bei Bestellungen
o Textnr. 89
Überschrift bei Auftragsbestätigungen .
Es werden die ersten 2 Zeilen, also insgesamt
60 Zeichen, in die erste Überschriftzeile der
Auftragsbestätigung gedruckt. Textzeile 2 wird dabei direkt an
Textzeile 1 angesetzt.
o Textnr. 90
Überschrift bei Auftragsbestätigungen. Es werden - wie Zeile 1 - 60
Zeichen einzeilig gedruckt
o Textnr. 91
MWST-Hinweis bei Auftragsbestätigungen und Angeboten im unteren
Formularblock. Dieser Text wird dann ausgegeben, wenn auf diesen
Formularen die Summenzeile (die sonst die Mehrwertsteuer ausweist) nicht
gedruckt werden soll
o Textnr. 92
Unterschrift bei Bestellmahnungen. Es wird lediglich Zeile 1 und Zeile 2
ausgegeben.
oTextnr. 93 bis 97
5 Zeilen mit je 42 Stellen für den rechten Teil im unteren
Formularblockes bei Lieferscheinen. Ausgegeben werden von den 5
Textnummern jeweils die erste Textzeile und von der 2. Textzeile noch 12
Zeichen.
o Textnr. 98
Sondertext (Werbetext) bei Einzelrechnungen Zeile 1 und Zeile 2
o Textnr. 99
Sondertext (Werbetext) bei Sammelrechnungen Zeile 1 und Zeile 2
Dazu zusätzlich kann man bei den Gerätebildschirmen in MB und in TKD durch eine zweizifferige Eingabe direkt auf einen bestimmten Bildschirm verzweigen. Eine Eingabe von 26 bedeutet z.B.: "2=nächster Bildschirm und 6=Bildschirm-Nr 6). Diese Eingabe setzt voraus, dass man weiß, welche Daten sich auf den 6. Bildschirm befinden, aber nach mehr als 20-jähriger Anwendung ist das wohl kein Problem.
Dabei werden die Werte von "zu fakturieren", "zu liefern" und "offen" für jeden einzelnen Absatzbereich ausgegeben. Diese Funktion ist insbesondere für OBJ (Möbel) interessant, weil man damit erfährt, was an langlaufenden Aufträgen noch offen ist. Leider werden diese Daten nicht permanent mitgeführt, sondern müssen erst über ERMITTELN AKTUELLER STATUS aufbereitet werden. Das lässt sich aber bei einer WINDOWS-Installation leicht morgens in einem separaten im Hintergrund durchführen.
Derzeit werden gerade die Programme geändert, so dass es dann möglich ist, die verbrauchten Einheiten auch für die weiteren Zähler ausgewiesen zu bekommen (derzeit nur für Zähler 2).
Es ist geplant, dass wir diese Erweiterung (zumindest für die separate Speicherung) schon in der Zählerabrechnung Ende Januar zur Verfügung zu stellen. Für etwaige Auswertungen werden noch Wünsche angenommen.
Informationen über das was zur Bank geht, werden in Form von Protokollen ausgewiesen, sodass man auch einen kompletten Überblick über die Vorgänge hat.
Also, Lastschriftverfahren unbedingt einsetzen und wenn, dann aber mit Datenträger-Austausch und nicht mehr mit "Lastschriftzetteln".
Bei Nutzung der COMMERZ-ACTUELL-FIBU hat man noch den Vorteil, dass Lastschriften dort gleich automatisch zum Ausgleich der Rechnungen führen, sodass sich hier ein erhebliches Maß an Zeit- und Kostenersparnis ergibt.
Auch die möglicherweise verschiedenen Mehrwertsteuersätze für Zeitschriften sind am Strichcode erkennbar und werden in COMMERZ-ACTUELL korrekt verarbeitet.
Schon vergessen?
Bei Sammelartikel, bei denen lediglich der Verkaufspreis eingegeben wird, kann man in den ersten 3 Stellen des eigentlich 6-stelligen WAWI-Schüssel einen Prozentsatz (z.B. 250 für 25%) hinterlegen, über den dann der jeweils unterschiedliche EK-Preis errechnet wird.
Es ist deshalb zu empfehlen, diesen Menüpunkt in regelmäßigen Abständen aufzurufen, um solche Auftrage rechtzeitig zu erkennen.
Rechnungsabschriften in TKD können über 3. LEISTUNGSBEARBEITUNG und dann 4. DRUCK VON RECHNUNGEN abgerufen werden:
Nur so zur Info: Selbstverständlich können auch von Kassenbons Abschriften erstellt werden.
Wesentlich einfacher und eleganter geht das natürlich, wenn man das Archivierungssystem DocuWare einsetzt, weil dort auch optimale Such- und Versendefunktionen gleich mit integriert sind. Damit kann man zum Beispiel eine Abschrift direkt zum Kunden per E-Mail versenden. Da auch Kassenbons archiviert werden können, kann man auch für diese über DocuWare Abschriften erstellen.
Übrigens: DocuWare kann auch weiter im ERP2-PBS-System von e.bootis eingesetzt werden.
Es wird ein gutes
vor allem mit e.bootis