Logics News 2010
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Datum

betrifft

Thema

Beschreibung

23.12 allgemein Wünsche Das logics-Team wünscht allen ein besinnliches Weihnachtsfest und einen guten Start ins 2011.
Die nächste logics-news erscheint am 10.1.2011.
22.12 allgemein Hotline Die Besetzung unserer Hotline ist für das Jahresende 2010 und den Jahresbeginn 1011 wegen den (un)günstig liegenden Feiertagen relativ übersichtlich:
Keine Hotline am 24.12.2010 und am 31.12.2010, sowie am 7.1.2011 nur bis 12:00.
21.12 allgemein nicht-korrekte Informationen Wir haben in den letzten Tagen mehrfach von unseren Kunden gehört, dass die Betreuung von COMMERZ-ACTUELL nur noch bis 2012 durchgeführt werden soll. Dabei wird offenbar vom Mitbewerb suggeriert, dass es schon Anfang 2012, als ab 1.1.2012, keinen Service mehr gibt.
Das ist nun definitiv falsch.
Logics systems gmbh garantiert die Betreuung bis zum 31.12.2012, also noch mehr als 2 Jahre ........
Übrigens haben bis dato etwa 150 Fachhändler einen Wartungsvertrag über COMMERZ-ACTUELL. 
20.12 TKD Historie In der Praxis kommt es oft vor, dass man sich bei der Erfassung eines TKD-Auftrages Informationen über die bisherigen Tätigkeiten am Gerät ansehen möchte. Dazu wurde innerhalb der Positionserfassung die Eingabe von "G" eingeführt, über die man sich die Historie ansehen kann (jüngste Tätigkeiten kommen natürlich zuerst). Zudem besteht über diese Funktion auch die Möglichkeit, die Historie-Daten ab einem vorgebbaren Datum (für den Techniker) auszudrucken.
Es ist also in COMMERZ-TKD nicht erforderlich, mühsam über AUSKÜNFTE UND AUSWERTUNGEN sich gesondert Informationen zu beschaffen, sondern man bekommt diese Daten direkt in der Auftragsbearbeitung. 
16.12 FIBU Wiederkehrende Buchungen

In COMMERZ-ACTUELL-FIBU kann die Erfassung der Buchungen im Dialog (sofortige Verbuchung) oder im Stapel erfolgen. Die Stapelerfassung ist eigentlich nur dazu da, die Buchungen nochmals vor der endgültigen Übergabe zu prüfen und ggf. Korrekturen noch einzubringen. Sie kann aber auch genutzt werden, wenn z.B. monatlich immer wiederkehrende Buchungen übernommen werden sollen, wie z.B. Forderungen oder kalkulatorische Kosten.

Dazu ist es lediglich den Stapel nach der Übergabe nicht zu löschen und dann erneut zu übernehmen.

 Dabei erhält man zwar eine Warnung, dass der Stapel bereits übernommen worden ist, die in diesem Fall aber zu ignorieren ist. Danach können dann noch die Daten für WJ, BP und Buchungstag geändert werden und der Stapel dann erneut übernommen werden. 

Für den Fall, dass es im Betrieb solche immer wiederkehrenden Buchungen gibt, erspart man sich mit diesem Verfahren, die ständig erneute Eingabe dieser Buchungen. Da auch der Stapel geändert werden kann, können auch Erweiterungen oder Löschungen von Buchungen auf einfache Weise durchgeführt werden.  

15.12 WWS Preise Wenn man (auf welchem Weg auch immer) Preise des Mitbewerbs erfahren hat, die dieser einem Kunden angeboten hat, kann man diese Daten schon einmal als "normales" Angebot oder als nicht-wirkende Nettopreise (z.B. G-Preise oder so) für den Kunden speichern und bei einer späteren erneuten Anfrage als Basis für die Kalkulation nutzen. Allerdings ist auch hier Aufwand gegen Nutzen abzuwägen.
14.12 TK Ladenpreise Im Artikelstammsatz gibt es ein gesondertes Feld für den VK-Preis inklusive Mehrwertsteuer. Dieser Preis wird automatisch immer im Ladengeschäft vorgegeben:

Er errechnet sich normalerweise aus dem Nettopreis  und der dazu gehörenden Mehrwertsteuer, er kann aber auch - um spezielle Preise zu erhalten, die sich auf diese Weise nicht errechnen lassen - eingegeben werden. Für COMMERZ-ACTUELL war es immer schwierig zu erkennen, ob der Preis bei einer Änderung des Netto-VK-Preises  neu errechnen soll oder nicht. Um hier eine Eindeutigkeit zu erreichen, wurde das Feld "KALK. VK+MWST (J/N)" eingefügt, über das der Anwender jetzt selbst bestimmen kann, ob der Laden-VK sich automatisch ändern soll oder nicht.
13.12 WWS/OBJ Provisionen Über den Kunden und die dort hinterlegte Vertreterzuordnung wird für jeden Auftrag der Verkäufer/Vertreter zugeordnet. Wenn bei einem WWS-Auftrag zwei Verkäufer beteiligt sind, dann kann man artikelweise den im Kopfsatz vorgegebenen Vertreter im ERW-Bildschirm der Positionen auch ändern. Leider geht es (noch) nicht, dass man eine Position für die Provisionsabrechnung prozentual auf mehrere Vertreter verteilt. Für solch eine Situation muss man dann einen neuen Vertreter anlegen (Vertreter A mit Vertreter B) und die Provision entsprechend umlegen. 
09.12 FIBU Skontoüberziehung In COMMERZ-ACTUELL-FIBU kann man seit langem schon für die Kunden das Zahlungsverhalten in Bezug auf den Skontoabzug überwachen. Diese Statistik läuft parallel einfach mit und kann dann abgerufen werden, wobei dann für zwei aktuelle Geschäftsjahre die folgenden Daten ausgegeben werden:

Wichtig wäre z.B. die SUMME SKONTO ÜBERZOGEN (absolut und in Prozent) um etwaige Nachforderungen geltend zu machen. 
08.12 WWS Positionen kumulieren

Der Menüpunkt 14. POSITIONEN KUMULIERNEN in der Auftragsbearbeitung dient dazu, die Preise einzelner Positionen auf die Möglichkeit der Verwendung von Staffelpreisen zu überprüfen.
 
Im Normalfall wird der Staffelpreis bei Eingabe einer entsprechenden Menge automatisch vorgeschlagen, aber dabei wird lediglich jede Position alleine für sich betrachtet.

Wenn aber beispielsweise jedem Artikel einer  Artikelgruppe (gleicher Artikel in unterschiedlichen Farben) eine Staffel zugeordnet ist (z.B. ab 10 Stück) und der Kunde ordert 8 rote und 8 blaue, dann wird bei der Erfassung bei jeder Position kein Staffelpreis eingetragen. Wenn dieser Auftrag nun über die Funktion "Position kumulieren" geprüft wird, stellt COMMERZ-ACTUELL fest, dass insgesamt 16 Stück geordert wurden und trägt bei den betreffenden Positionen den Staffelpreis ein.
Die Abänderung des Preises unterliegt einer Vielzahl von Prüfungen, so muss z.B. in allen Artikelstammsätzen die gleiche Staffel hinterlegt sein oder der WAWI-Schlüssel darf sich nicht unterscheiden. Auch wenn der Preis manuell geändert worden ist, findet keine Anpassung statt.
Diese Funktion kann derzeit nur eingesetzt werden, wenn die Artikelnummern-Struktur von Soenneckenl (9 Stellen numerisch) oder das Verfahren mit dem Verbundkennzeichen eingesetzt wird.
In der Standardversion müssen die einzelnen Aufträge aufgerufen werden, individuell gibt es aber auch Automatismen, die die Anpassung sofort nach Auftragsende durchführen.

07.12 TKD Kontingente

Hat jemand Interesse an der Verwaltung von Kunden-Kontingenten für Dienstleistungen bei einzelnen Kunden ?
Kontingente sind letztlich "Geld"-Töpfe, die den Kunden über seine Geräte zugeordnet sind. 

Das Verfahren läuft in etwa so ab:

1. Geräte/Systeme können in das Verfahren einbezogen oder ausgeschlossen werden.

2. Kontingente werden in Stunden und EURO verwaltet.

3. Jede Wartungsrechnung erhöht das Kontingent, (jede) Leistung reduziert das Kontingent.

4. Es gibt eine Historie über den Auf- und Abbaus des Kontingentes.

5. Positive Kontingente können auch durch individuelle sonstige Lieferungen ausgeglichen/reduziert werden.

6. Einfache Auswertungen verschaffen einen Überblick über den Stand aller Kontingente.

7. Den Kunden können individuelle Stundensätze zugeordnet werden.

Ziel dieses Verfahrens ist es, mit dem Kunden über mehrere Geräte/Systeme eine einheitliche Betreuungsvereinbarung zu treffen. Mit diesem Verfahren kompensieren sich dann auch die unterschiedlichen Leistungen an verschiedenen Geräten. Überschüsse können ggf. in "Naturalien" ausgeglichen werden.

06.12 allgemein Rechnungsdatum

Die Verbuchung von Rechnungen erfolgt immer zu dem Datum, mit dem man WWS, TKD oder OBJ aufgerufen hat. Wichtig wird dieses zum Beispiel zum Jahreswechsel, wenn entschieden werden muss, ob z.B. Verträge im alten oder im neuen Jahr verbucht werden sollen. Auch Kundenwünsche bezüglich eines speziellen Datums lassen sich erledigen, wenn man (nur !) an einem Arbeitsplatz das Datum entsprechend setzt (Sperren/Freigeben über die Zugriffsberechtigung steuerbar) und nicht vergisst, danach das aktuelle Datum wieder einzutragen.

Differenzen kann es aber bei Reparatur-Aufträgen geben, bei denen die Leistungen zum Tag der Reparatur verbucht werden, Rechnungen aber (und damit Umsätze) zum Tagesdatum. Unstimmigkeiten in den statistischen Daten sind meist die Folge von den verschiedenen zeitbezogenen Betrachtungsweisen. 

02.12 WWS Kundenaufträge Wenn ein Kunde häufig immer die gleichen Artikel bestellt, dann kann man die Erfassung u.U. dadurch beschleunigen, dass man für diese Artikel ein "normales" Angebot anlegt und die Erfassung dann über KOPIEREN AUS ANGEBOT durchführt:
Das betreffende kann z.B. über die Kundenkurzbezeichnung gefunden werden:

Nach der Auswahl des Angebotes wird eigentlich die Positionsnummer verlangt:

Man kann aber über F3 sich die Positionen auch anzeigen lassen und dort den betreffenden Artikel auswählen:

Dieses Verfahren ist sicherlich nur begrenzt einsetzbar, aber unter gewissen Voraussetzungen effizienter als die normale Erfassung.
01.12 allgemein Funktionstaste F2 Schon vergessen ?
Mit F2 bei einer Eingabe bei "BIS:" kann man den bei "VON:" eingegebenen Wert wiederholen. Das ist dann nützlich, wenn beide Werte identisch sind und man sich damit die erneute Eingabe ersparen kann. 
Anfänglich war diese Funktion nur an wenigen Stellen enthalten, nun eigentlich überall, wo ein Bereich (VON - BIS) eingegeben werden muss.
30.11 allgemein UNIX 

In Anbetracht der späteren Umstellung auf ERP2-PBS  (und auch sonst) empfiehlt logics, bereits jetzt schon von UNIX auf WINDOWS umzustellen. Bisherige Umstellungen (auch größere Installationen) haben gezeigt, dass diese problemlos  sowohl in Bezug auf die lückenlose Datenübernahme als auch auf Zeitdauer durchgeführt werden können. Logics hat die Umstellungsverfahren im Laufe der Zeit so verbessert, dass nur mit geringem (bei einer Umstellung am Wochenende sogar mit keinem) zeitlichen Ausfall zu rechnen ist. 

Wichtig ist vor allem aber auch, dass mit COMMERZ-ACTUELL auf WINDOWS-Basis dem Anwender in allen Belangen ein erheblich erweitertes Funktionsspektrum zur Verfügung steht.  

29.11 WWS Inventur Viele Fachhändler müssen zum 31.12. ihre Inventur durchführen und dann entstehen unmittelbar vor dem Beginn die Fragen: "Wie war das denn noch im letzten Jahr?". 
Um sich rechtzeitig vorzubereiten, sollte man jetzt schon beginnen, sich mit dem Thema zu beschäftigen, indem man die speziellen Beschreibungen der Hotline nochmals durchliest und ggf. die Abläufe der Inventur (mit geringem Datenbestand) vorab einmal durchspielt. Sollten hierbei Fragen auftreten, dann können diese alle rechtzeitig von unserer Hotline beantwortet werden.  
25.11 TKD Geräte finden Wenn in COMMERZ ein Gerät angefordert wird, kann man über bestimmte Vorbuchstaben nach verschiedenen Merkmalen in den Geräten suchen:

An einigen Stellen im COMMERZ-TKD, -WWS oder -MB ist aber eine Suche nach bestimmten Merkmalen nicht sinnvoll. Im Wesentlichen hängt das einfach davon ab, welche Funktion mit der Eingabe verknüpft ist. 

Wenn man z.B. in einem WWS-Auftrag ein Gerät einbringen möchte, dann kann man sich z.B. über "v" alle derzeit verfügbaren Geräte anzeigen lassen. 

Wenn man alle Probestellungen oder alle Gebrauchtgeräte sehen möchte, dann macht es Sinn, die Auswahl in COMMERZ-MB über "s" zutreffen. 

Bei Aufträgen in TKD ist natürlich die Kurzbezeichnung des Kunden ("k") das bevorzugte Suchmerkmal. Hierbei ist aber auch das Problem gelöst, dass bei Kunden mit "endlos" vielen Geräten erst viele Bildschirme durchblättert werden müssen, um ein gewünschtes Gerät zu erhalten:
Durch Anfügen der Geräteklasse nach einem "*" werden nur die Gerate angezeigt, die das betreffende Geräteklassen-Kennzeichen haben.  

Bei unterschiedlichen Gerätenummern (eigene Gerätenummer einerseits und Seriennummer andererseits) ist auch der Zugriff über "h" sehr wichtig. 
24.11 FIBU Sonderfälle Es gibt in der FIBU manchmal ganz spezielle Sonderfälle, die vom Gesetzgeber gefordert werden oder die bedingt durch nicht ganz korrekte Eingaben einer Korrektur bedürfen. Dabei lassen sich diese Fälle häufig nicht durch einfache Stornos "bereinigen", weil zudem auch mehrere Konten betroffen sind. Solche Fälle können z.B. sein:
o Steuerbuchungen bei Bezahlung von Versicherungsschäden
o Verbuchung von Steuern bei KFZ-Altteilen
o Falsche BP gewählt
o Falsche Erlöskonten
o MWST-Rechnung für Auslandskunde
Zum Teil gibt es bei logics Beschreibungen oder die Hotline liefert für spezielle Fälle einfache Beispiele, welche außergewöhnlichen Buchungen 
zu einer korrekten Lösung führen.
Trauen Sie sich ruhig, spezielle Sonderfälle der Hotline mitzuteilen; sie findet sicherlich dazu eine Lösung.
23.11 TK Storno Wenn ein bereits erstellter Kassenbeleg storniert werden soll, geht man ganz einfach so vor, dass man beim KUNDEN die Wundertaste F3 eingibt, die Auftragsnummer bestätigt oder ändert (sie steht auch auf dem zu stornierenden Bon) und dann die Abfrage auf nochmaligen Druck verneint:

Danach erscheint dann die Abfrage auf GESAMTSTORNO:
Neu ist, dass der nun gedruckte Beleg (KASSENSTORNO) erweitert wurde um die Möglichkeit, Stornogrund und Unterschrift manuell einzutragen. 
22.11 WWS Kundenliste Bei der Kundenliste gibt es zwei grundsätzliche Auswahlmöglichkeiten, welche Kunden selektiert werden sollen:
AUSWAHL AUS KUNDENDATEN  und
AUSWAHL AUS UMSATZDATEN
die eigentlich immer einzeln (also nicht beide gleichzeitig mit "J") aufgerufen werden:

Dabei ist die erste Selektion die weitaus wichtigere, um Adressen von Kunden auszuwählen und weiter zu verarbeiten. Wichtig dabei ist, dass durch die Eingabe von "J" bei WORD, die Adressdaten in eine csv-Datei abgestellt werden, die dann über EXCEL beliebig (z.B. für Serienbriefe oder für Etiketten) weiterverarbeitet werden können. In diesem Fall wird auch keine Liste ausgegeben.
Die weiteren (z.T. neuen) Selektionen bedeuten:
RA (Rechnungsart, z.B. alle Sammelrechnungskunden)
PKZ (Preiskennzeichen, z.B. alle A-Kunden)
BZ (Bankzahlung, Lastschriftkunden; diese Feld ist individuell auch anders belegt)
18.11 TKD Datenmigration Auch wenn die Statistikdaten in COMMERZ nicht so intensiv wie notwendig genutzt werden, sollte man auf jeden Fall die Möglichkeit schaffen, diese Daten in die neue Warenwirtschaft übernehmen zu können. Dazu sind lediglich zwei Felder im TKD-Parametersatz zu setzen, die für die internen Abwicklungen in COMMERZ nahezu keine Bedeutung haben, aber doch für Statistiken und sonstige Informationen äußerst wichtig sind:

Feld PROVISIONSDATEN IN WWS auf "J" und

Feld VERTRAGSDATEN IN HIST auf "J".
Diese Daten sollten eigentlich auch ohne eine etwaige Datenmigration beide auf "J" stehen.
17.11 allgemein Version 3.03 Viele in der logics-news beschriebene Funktionen und Erweiterungen  betreffen die neue Version 3.03. Diese Version wir Anfang 2011 zur Verfügung stehen. Die Beschreibung der Erweiterungen versuchen wir noch im Dezember ausliefern zu können.
16.11 WWS Trick mit Artikel- Bezeichnung  In COMMERZWWS ist die Artikelbezeichnung üblicherweise auf 2 Felder mit jeweils 30 Stellen begrenzt (es gibt aber individuell etliche Änderungen, die weitere 2 Felder als Bezeichnung nutzen).
Im COMMERZ-TKD besteht die Artikelbezeichnung immer schon aus 4 Feldern, die dort auch entsprechend so verwendet werden. 
Wenn man nun einen WWS-Artikel textbezogen erweitern möchte, dann kann man diesen einfach in die Artikel-Stammdatenverwaltung  von TKD aufrufen und entsprechend ergänzen. In COMMERZ-WWS werden dann automatisch 4 Zeilen als Artikelbezeichnung ausgegeben. 
Beispiel:
  
Die Zeilen 3 und 4 wurden in TKD ergänzt. Diese Zeilen werden bei den Standardauswertungen in WWS nicht überall mit ausgegeben, sie kommen aber zumindest in die Aufträge.
15.11 WWS Versandkosten und so Häufig wird die Berechnung von Versandkosten "vergessen" oder diese falsch eingegeben. In COMMERZ-ACTUELL lässt sich die Zuordnung dieser Zusatzerlöse jetzt automatisieren. 
Zum einen kann man für jeden Kunden in Bezug auf den Auftragswert gestaffelte Versandkosten vorgeben, die zum anderen auch noch um einen Betrag für die Versicherung ergänzt werden können. Über eine neue Stammdatenverwaltung sind die Beträge vorgebebar:
 
Damit ergibt sich auch die Möglichkeit, zusätzliche Beträge unter der Überschrift "VERSICHERUNG" (oder auch andere Bezeichnung) zu erhalten. Die Konditionen lassen sich z.B. auch so einstellen, dass ab einem bestimmten Auftragswert nur noch der Betrag für die VERSICHERUNG  ausgewiesen wird. 
Die Schlüsselnummer (maximal 9 Varianten sind möglich) kann den Kunden zugeordnet werden und die Berechnung der Versandkosten (ggf. zuzüglich Versicherung) erfolgt dann automatisch bei der Rechnungsschreibung. Die Versandkosten werden (wie bisher) auf der ersten Rechnung einmalig ausgewiesen. Für Kostenstellen und Sammelrechnungen sind gesonderte Berechnungen festzulegen. 
Weitere Informationen gerne durch unsere Hotline.
11.11 TKD Rechnungsart und fehlende Zähler Bei der Liste fehlender Zähler wird unter RA die Rechnungsart ausgewiesen (E=Einzelrechnung, S=Sammelrechnung, P=Pool).
Beispiel (Auszug):

Vor Abruf der Vertragsabrechnungen ist unbedingt darauf zu achten, dass nicht Zählerstände für Geräte fehlen,  die in einen Pool gehören. 
Wenn nämlich nur ein Gerät im Pool fehlt, ist die ganze Abrechnung nicht korrekt und muss auf jeden Fall zurückgesetzt werden. 
Geräte mit Einzelrechnung können aber auch noch später problemlos abgerechnet werden. 
10.11 WWS Überwachung Nettopreise Häufig werden Preisvereinbarungen bis zum Jahresende getroffen und müssen zum Jahresbeginn wieder erneut vereinbart werden. Dabei unterstützt COMMERZ den Fachhändler mit folgenden Auswertungen und Funktionen:
1. NETTOPREISAUSWERTUNG
zeigt an, welche Artikel aus einem Nettopreis-Angebot in welcher Menge abgenommen wurden (Bildschirm oder Auswertung):
 
Damit erhält man eine Übersicht auch über die Artikel, dessen Preise (mühsam) vereinbart wurden, die aber vom Kunden überhaupt nicht geordert wurden. Wichtig auch, dass man ab Version 3.03 auch Sollmengen vorgeben kann, sodass man auch erkennen kann, ob die Zielmenge auch erreicht wurde.
Diese Auswertung sollte man auch zwischendurch für die Gespräche mit dem Kunden abrufen.
2. ANGEBOTSPRÜFLISTE
Mit dieser Auswertung ist es möglich, die Artikel in den bestehenden Nettopreisangeboten in Bezug auf ihren Bruttonutzen zu überprüfen. Das ist besonders wichtig, wenn sich die EK-Preise verändert haben sollten:

Nach Festlegung der Auswahldaten werden für jeden Artikel u.a. die folgenden Daten ausgegeben:
o aktueller EK und VK aus dem Artikelstamm
o EK (Zeitpunkt Angebotserstellung oder Anpassung) und Nettopreis
o aktueller Nutzen aus den Artikelpreisen in Prozent
o aktueller Nutzen aus dem Nettopreisdaten in Prozent
o Relation aktueller EK zu Nettopreis in Prozent
Insbesondere die letzte Zahl ist wichtig, weil sie den derzeit aktuellen Nutzen aufzeigt.
Durch die eingebbaren Werte zur Auswahl kann man auch erreichen, dass z.B. sämtliche Nettopreise dargestellt werden, die Artikel von einem bestimmten Lieferanten enthalten, wenn dieser gerade seine EK-Preise verändert hat.
Auch diese Auswertung sollte man von Zeit zu Zeit (intern) abrufen, um schlechte Margen entsprechend erkennen und korrigieren zu können. 
3. KOPIEREN VON ANGEBOTEN
Zur Vorbereitung neuer Nettopreise kann man die aktuellen Nettopreise in ein Zwischenangebot kopieren, dort überarbeiten und zu einem festen Zeitpunkt zu neuen Nettopreisen werden lassen.
4. ERSTELLEN VON ANGEBOTEN
Diese Funktion stellt eine Erweiterung von KOPIEREN VON ANGEBOTEN dar, weil die Artikelauswahl z.B. auch die Verkäufe an den Kunden beinhalten kann und zusätzlich auch die Berechnung des Nettopreises vorgegeben werden kann. 
 
Auch hiermit wird zunächst ein Zwischenangebot erstellt, das dann noch zu bearbeiten ist.
5. NETTOPREIS-SCHNELLBEARBEITUNG
Diese Funktion dient zur Korrektur von Nettopreisen, wenn (wie im Normalfall) Kunden und Artikel bekannt sind.
6. NETTOPREIS EXPORT und RE-IMPORT
Individuell gibt es auch die Möglichkeit, Nettopreise zu exportieren, in EXCEL zu überarbeiten und dann wieder ins COMMERZ zu übernehmen. 
09.11 FIBU Fälligkeitsliste Die Fälligkeitsliste liefert den chronologischen Verlauf der Zahlungen an Lieferanten oder den (möglichen) Eingaben von Zahlungen von Kunden.
Dabei werden die eingegebenen Konditionen der Eingangsrechnungen bzw. die den Ausgangsrechnungen zugeordneten Zahlungsbedingungen berücksichtigt. Da am rechten Rand der Auswertung jeweils die bisher aufgelaufene Summe ausgewiesen wird, kann man erkennen, welche Finanzmittel zu bestimmten Terminen erforderlich sind, oder welche Zahlungseingänge zu erwarten sind. 

Die Auswertung kann man tagesgenau (1=EINZELN) oder in vorgebbaren Intervallen (2=ZUSAMMENFASSUNG, z.B. alle 10 Tage) erhalten. Neben der LISTE OFFENER POSTEN ist diese Auswertung vor allem auch deshalb wichtig, weil die (ur)alten Rechnungen immer am Anfang der Auswertung aufgeführt sind.
08.11 WWS Kunden ohne Umsatz Mit diesem Menüpunkt kann man die Kunden herausfiltern, die seit einem vorgebbaren Datum keine Umsätze mehr getätigt haben. Dazu können folgende Selektionen eingegeben werden:
 
Dabei ist das Feld "AB DATUM" von besonderer Bedeutung: Hier ist ein Datum einzutragen, ab dem "KEIN UMSATZ" erst berücksichtigt werden soll. Damit kann man vermeiden, dass die Kunden die schon ganz lange keinen Umsatz mehr getätigt haben, nicht mit ausgewiesen werden.
Beispiel:
mit OHNE UMSATZ SEIT: 010710 und AB DATUM 010110
kommen alle Kunden, die ab 1.7.10 ohne Umsatz sind, aber nicht die, die ihren letzten Umsatz vor dem 1.1.10 getätigt haben.
Wenn man die Datumseingaben gleichsetzt (z.B. 010710), dann werden alle Kunden, die ab diesem Datum keinen Umsatz haben, ausgewiesen. 
04.11 TKD Der Trick mit den Sammelgeräten Um alle Zeiten der Techniker zu erfassen, die nicht einem Gerät oder einem Kunden-Auftrag zugeordnet werden können, legt man einfach Sammelgeräte, wie z.B. "Lehrgang", "Interne Tätigkeit", aber auch "Urlaub", "Arbeit für andere Abteilung"  oder "Krankheit an. Auf diese Geräte werden dann die betreffenden Zeiten gebucht und man hat damit einen Überblick über die sogenannten "sonstigen Stunden". Damit lässt sich auch das Verhältnis von produktiven und sonstigen Stunden zumindest annähernd  leicht ermitteln. 
03.11 allgemein Kommunikation mit der Hotline Alle Fragen an die Hotline sollten per Telefon an die 08106/354035 oder per E-Mail an hotline@logicsssystems.d gerichtet werden. Insbesondere bei E-Mails kann es passieren, dass diese sonst nicht rechtzeitig zur Hotline gelangen.
02.11 WWS Auftragseingangs-
Liste
(wieder einmal)
Ganz wichtig für den Fachhändler ist, zeitnah zu wissen, wie die Umsatzzahlen bei einzelnen Kunden in Relation zu früheren Zeitpunkten sind. Dazu wurde in COMMERZ extra unter AUFTRAGSSTATISTIKEN die Funktion AUFTRAGSEINGANGSLISTE integriert:
 
Ein ganz einfaches Beispiel für eine Auswertung, die man z.B. am Ersten eines Monats (z.B. am 1.11.2010) durchführen könnte, wäre eine Liste über Kunden zu erhalten, die im Vormonat (z.B. Oktober) weniger Umsatz gemacht haben als im Vorvormonat (September). Die Eingaben würden dann in etwa so aussehen:
 
Der Betrachtungszeitraum ist der Oktober, der Vergleichszeitraum der September und Kunden werden ausgewiesen, die im Oktober weniger Umsatz gemacht haben (Umsatz von minus 999999 bis 0). In diesem Fall wird ein gleiches Zeitintervall betrachtet (einen Monat) und deshalb der Teiler auf 1 gesetzt. Wenn das Betrachtungsintervall kleiner ist als das Vergleichsintervall (z.B. wenn man eine(n) Woche/Monat mit den 3 davor liegenden Wochen/Monaten betrachten möchte, dann muss der Teiler auf 3 gesetzt werden. Dadurch wird durch Durchschnittsbildung der  Vergleichszeitraum  dem Betrachtungszeitraum angepasst. Über die Wahl der Prozentsätze für die Umsätze kann man auch Kunden mit den stärksten Steigerungen oder mit gleichbleibender Tendenz sich auswerten lassen.
Der wesentliche Vorteil diese Auswertung ist der, dass sie sich auf den Auftragseingang bezieht, egal wann der Umsatz über die Rechnung erst verbucht wird. Insofern ist diese Auswertung aktuell und kann dazu genutzt werden, Änderungen im Umsatzverhalten von Kunden schnell zu erkennen und darauf zu reagieren.  
Vorschlag: Einfach einmal drucken, aber Vorsicht: Suchtgefahr nach diesen Informationen.
28.10 WWS Auskünfte Wir hatten am 30.09 und am 6.5.2010 über besondere Auskünfte in WWS in der logics-news berichtet. Zum einen über die direkte Auskunft über die Lieferfähigkeit einzelner Artikel, wenn ein LS3-Artikel zu liefern ist,  und zum anderen über die Auskunft über Dokumente (Lieferscheine, Rechnungen etc.), wenn man einen Auftrag beauskunftet/ändert. Diese Funktionen gehören eigentlich zur Version 3.03, die im Januar 2011 komplett zur Verfügung gestellt wird, können aber bei Bedarf auch schon früher bereitgestellt werden. Dazu bitte nur eine kurze Info an unsere Hotline.
27.10 FIBU Lastschriften Lastschriften werden in COMMERZ-ACTUELL in WWS und TKD erstellt. Dazu ist es aber auch erforderlich, dass eine Lastschrift auch gerechtfertigt ist. Dieses ist z.B. nicht der Fall, wenn für den gleichen Kunden noch eine größere Gutschrift (ebenfalls mit Lastschrift-Kennzeichen) vorliegt. Um solche Fälle zu ermitteln, wurde der Druck des Rechnungsausgangsbuches um die Abfrage nach "NUR LASTSCHRIFTEN" erweitert: 

Damit erhält man dann eine Auswertung, die nur die Rechnungen zeigt, die mit Lastschriftkennzeichen versehen sind, und man kann diese dann entsprechend überprüfen.
26.10 ZPF Artikel-Update
automatisiert
Die von PBSnetwork gelieferten Artikel-Updates werden immer automatisch in die parallel zu COMMERZ-ACTUELL-Artikeldatei geführten PBSeasy-Artikel eingebracht. Das bedeutet, dass zumindest dort immer aktuelle Daten verfügbar sind. In der Zentralen Artikelpflege (ZPF) kann man aber auch einen zusätzlichen Automatismus integrieren, der dafür sorgt, dass auch die COMMERZ-ACTUELL-Artikeldatei gleichzeitig verändert wird. Dazu kann man zum Beispiel folgende Vorgaben machen:
  
Der automatische Update wird nur durchgeführt, wenn das Feld "ALS AUTOMATIK ANLEGEN" auf "J" gesetzt ist. Damit kann man z.B. erreichen, dass alle EK-Änderungen (KIPs) von allen Lieferanten direkt in die COMMERZ-ARTIKEL-Datei abgestellt werden. 
25.10 WWS LOG/SERVE-Daten Wir hatten am 30.9.2010 berichtet, dass es eine direkte Kommunikation aus COMMERZ-ACTUELL zu LOG/SERVE gibt, sodass bei der Erfassung von LS3-Aufträgen unmittelbar Hinweise und auch Lagedaten angezeigt werden. Mittlerweile haben einige Fachhändler diese Version im Einsatz und sind ganz hingerissen von dieser Funktion. Wir würden diese gerne erweitern (weitere Detail und weitere Logistikzentren) und bitten deshalb um Informationen und Anforderungen zu diesem Thema.   
21.10 WWS "Eigenmarken"

Wenn der Fachhändler im Logistik-Zentrum (Soennecken, Büroring, Spicers, ALKA oder andere) eigene Artikel lagert und damit Kunden beliefern lässt, entsteht bezüglich des Einkaufspreises für die Abrechnung mit dem Logistikzentrum einerseits und der internen Statistik (Provision) andererseits ein Problem:
Das Logistikzentrum wird nur einen geringen Preis (für Lagerung / Kommissionierung / Lieferung) berechnen, der bei einer elektronischen Rechnungsübernahme übermittelt wird. Dieser Preis ist aber nicht der, der im Artikelstamm für die Berechnung des Bruttonutzens verwendet wird. Aus diesem Grunde gibt es immer Unstimmigkeiten bei der (elektronischen) Prüfung der Eingangsrechnungen. 

Hier wurden in COMMERZ spezielle Verfahren integriert, die zur Verfügung stehen aber individuell mit der Hotline abgestimmt werden müssen.

20.10 TKD Eingabe egal Bei der Erfassung von TKD-Aufträgen gibt es nach der ersten Eingabe die Abfrage, wie fortgesetzt werden soll:

Der Punkt 2 dient dazu den möglicherweise vorhandenen (sichtbaren) Technikerhinweis für den nächsten Auftrag beibehalten zu können (,weil der aktuelle Auftrag vielleicht nur eine Tonerlieferung ist). Wenn aber kein Technikerhinweis vorliegt, kann man natürlich mit "1" oder "2" die Erfassung des Auftrages fortsetzen. 
19.10 allgemein Artikelauskunft

Trends und konkrete Zahlen lassen sich ganz einfach in der ÜBERSICHT ARTIKELUMSÄTZE anzeigen:


Wenn die Artikelnummern-Struktur von Soennecken verwendet wird, kann man auch nur die ersten 7 Stellen mit nachfolgenden "xx" eingeben. Dann erhält man eine Übersicht über die Summe gleichartiger Artikel mit unterschiedlichen Ausprägungen (Farben, Härtegrade etc.).

Über die BS-Steuerung können dann aber auch die weiteren Informationen über den Umsatz in EUR oder auch über die Zugänge (Liefereingänge) direkt abgerufen werden.

18.10 WWS Artikelnummern ändern In COMMERZ-ACTUELL wird der Artikelnummer eine ganz besondere Bedeutung zugemessen. Sie ist eindeutig und unter dieser Nummer werden auch alle Daten abgespeichert. Umso schlimmer ist es, wenn sich diese
Artikelnummer (aus welchem Grund auch immer) ändert. 
Es gibt zwar in WWS den Menüpunkt SATZ-KOPIEN unter dem man auch die Funktion "ARTIKELNUMMER ÄNDERN" findet. 

Dort kann man die alte und die neue Artikelnummer eintragen, aber die Änderung findet dann nur in der Stammdatenverwaltung ARTIKEL statt. Weder aktuelle Aufträge noch Nettopreise oder Ergebnisdaten werden verändert.
Das ist natürlich nicht ausreichend und deshalb wurde eine Funktion in der ZPF (Zentralen Artikelpflege) installiert, die einen grundsätzlichen Austausch aller "alten" Artikelnummern in allen Datenbeständen vornimmt.
Unter SONDERPROGRAMME kann man die folgenden Funktionen aufrufen:

Das Verfahren läuft so, dass man nicht nur jeweils eine Artikelnummer sondern gleich beliebig viele zur Änderung eingeben kann. Diese Daten werden in einer Zuordnungsdatei gespeichert, die man auswerten und auch noch nachträglich ändern kann. Bei der Eingabe wird auch geprüft, ob die neue Artikelnummer nicht schon vorhanden ist und ob es andere Konflikte geben könnte. Erst mit dem Menüpunkt 4.UMSETZEN ARTIKELNUMMERN findet der Austausch in allen Datenbeständen statt.
Ein unbedingt notwendiges Werkzeug, wenn viele Artikelnummern zu ändern sind (ist aber leider lizenzpflichtig, aber für den erzielbaren Nutzen nicht zu teuer).
14.10 allgemein  F5 Auch einmal anwenden:
Viele Anwender nutzen die Auskunftsmöglichkeiten und Suchmechanismen in COMMERZ-ACTUELL nur sehr eingeschränkt, weil sie nur die ihnen bekannten Wege und Verfahren kennen. Ein ganz wesentliches Merkmal in COMMERZ-ACTUELL ist die Funktionstaste F5: 
COMMERZ-ACTUELL erlaubt die Eingabe dieser Funktionstaste F5 immer dann, wenn vor der Eingabe ein Stern steht. Durch F5 wird dann angezeigt, welche Eingaben an dieser Stelle möglich sind, also so eine Art Bedienungsanleitung in Kurzform. Ganz wichtig dabei ist, dass man mit F1 aus diesen Anzeige-Fenstern "neutral" zurück zur Eingabestelle kommt). 
Man sollte deshalb einmal bewusst an den mit Stern markierten Eingabestellen F5 eingeben, um herauszufinden, welche Auskünfte oder Eingabemöglichkeiten an der Stelle angeboten werden. Man wird erstaunt sein, was man alles abrufen kann und welche bisher nicht bekannte Suchverfahren und Ausgabevarianten möglich sind.
13.10 TKD Rechnungsadresse Bei Vertragssammel- oder Pool-Rechnungen werden mehrere Geräte auf einer Rechnung zusammengefasst. Jedes Gerät hat nun eine eigene Rechnungsadresse, für die Sammel- oder Pool-Rechnung benötigt man aber nur eine. Dieser Konflikt wird dadurch gelöst, dass die Rechnungsadresse hierfür nicht aus den Geräten (möglich wäre auch gewesen, das erste oder das letzte Gerät zu nehmen)  sondern aus dem Kundenstamm genommen wird. 
Sollte eine vermeintlich "falsche" Rechnungsadresse auf der Rechnung stehen, dann liegt es mit Sicherheit daran, dass dieses Verfahren nicht beachtet wurde. 
12.10 FIBU Abteilungen / Kostenstellen Wer neben der COMMERZ-ACTUELL-FIBU auch eine Übersicht über die
verschiedenen Abteilungen haben möchte, kann den Baustein KOSTENRECHNUNG einsetzen. Dabei sind in der FIBU die Sachkonten entweder um "echte" Kostenstellen oder um Sammelkostenstellen zu erweitern. Alle Buchungen mit Kostenstellen fließen in die Kostenrechnung ein und können dort ggf. auch noch automatisch verteilt werden. Entsprechende Auswertungen liefern dann die Ergebnisse der einzelnen Kostenstellen (Abteilungen) mit z.B. Erlösen, Wareneinsätzen und Kosten.
Hilfsweise kann man entsprechende Auswertungen (BWA und Bilanz/G+V) auch in der FIBU erzeugen, wenn man den Kontenrahmen und die BWA-Texte bzw. die Bilanz/G+V-Texte geschickt aufbaut. Bei den Auswertungen ist dann immer das Feld "1. Stelle BWA-Nummer" oder "1. Stelle BILANZ/G+V-Nummer" entsprechend zu setzen, um die Ergebnisse einer Abteilung oder eine Gesamtauswertung zu bekommen.

Die Hotline hilft gerne beim Einrichten der Struktur.
11.10 WWS Artikel Es gibt in dem Aufgabenkomplex "10. DATEIPFLEGE" den Menüpunkt "14.ARTIKEL-REFERENZLISTE, der dazu gedacht ist, die verschiedenen Zugriffsfelder auf die Artikel überprüfen zu können:

Hiermit lassen sich ganz gezielt fehlende oder nicht korrekte Informationen in den Artikelstämmen ermitteln. Das obige Beispiel ergibt eine Auswertung, in der alle mehrfach vorkommende EAN-Nummern aufgezeigt werden. Sortiert man eine Auswertung z.B. nach Artikelnummer(Zugriff) oder nach  Artikelnummer (Bestellung), kommen die Artikel, die dort nichts gespeichert haben, an den Anfang und man kann diese entsprechend erkennen und  korrigieren.
Auch ein Vergleich mit der PBS-Datei ist möglich, um die Artikel zu ermitteln, die dort nicht vorhanden sind.
Damit stellt dieser Menüpunkt ein nützliches Werkzeug zur Überprüfung der Zugriffsfelder im Artikelstamm dar (solte man auch einmal nutzen!).
7.10 TKD M+W In COMMERZ-ACTUELL-TKD besteht die Möglichkeit, Miet- und Wartungs-Beträge als eine Summe auf den Rechnungen auszuweisen. Damit erfährt der Kunde nicht, wie hoch die einzelnen Beträge sind. Für die korrekte Verbuchung ist es jedoch erforderlich, dass beide Beträge getrennt eingegeben werden. So sind zunächst die Mietdaten zu erfassen und danach die Wartungsdaten. Bei letzteren ist vom oberen Teil lediglich der Betrag für die Wartung einzugeben, da die Daten für Termine ja identisch sein müssen. Nachträgliche Änderungen bezüglich dieser Termindaten sind deshalb auch nur in den Mietdaten durchzuführen.  
6.10 WWS Bestellungen Die Hotline hat (leider) festgestellt, dass etliche Fachhändler das Bestellwesen überhaupt nicht nutzen und ihre Bestellung "zu Fuß" erstellen und versenden.
Was dabei oft übersehen wird, ist dass man mit der Nutzung des Bestellwesens auch arbeiten kann, wenn man keine Lagerbestandsführung durchführt und keine elektronische Kommunikation mit den Lieferanten eingerichtet ist. Wenn man also eine Bestellung erstellen möchte, geht man ganz einfach in die Erfassung von Bestellvorschlägen, aus denen dann sofort nach Abschluss Bestellungen erzeugt werden können:

Nach Eingabe der Artikelnummer kommt man über DIESER BS direkt zur Menge. Auf diese Weise kann man alle zu bestellenden Artikel erfassen, wobei man auch noch den Vorteil hat, dass man
oben rechts die beiden Werte für MINDEST-BESTELLWERT (sofern beim Lieferanten hinterlegt) und AKTUELLER BESTELLWERT zum Vergleich angezeigt werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass Artikelnummer des Lieferanten automatisch aus der Artikeldatei übernommen und auf die Bestellung ausgegeben wird. Nach dem letzten Artikel kann man den Bestellvorschlag (zur nochmaligen Gesamtkontrolle) oder auch gleich die Bestellung drucken.
Das Bestellwesen in COMMERZ-ACTUELL bietet dem Fachhändler viele weitere Funktionen, die hingehen bis zur elektronischen Überwachung der Lieferantenrechnungen, aber auch die dargestellte einfache Nutzung des Bestellwesens bringt dem Fachhändler schon erhebliche Vorteile.
Vorschlag deshalb: Einfach einmal probieren (die Bestellung hat keinen Einfluss auf die sonstigen Abläufe und kann auch wieder löschen werden). 
5.10 TK Zeitschriften / Zeitungen Nahezu alle Zeitschriften haben einen EAN-Code und lassen sich deshalb auch an der Kasse leicht einscannen. Wenn Zeitschriften/Zeitungen an bestimmten Tagen (z.B. samstags) aber einen anderen Preis haben, dann ist es in COMMERZ nicht erforderlich diesen permanent zu wechseln, sondern er ist im Normalfall im Strichcode mit enthalten. An der Kasse kann deshalb dieser mit eingelesen und gleich als Preis vorgegeben werden. 
Notwendig dazu ist lediglich, zwei allgemeine Artikel anzulegen mit den EAN-Codes beginnend mit 414 oder 419 (19 bzw. 7 % MwSt), da die Strichcodes der Zeitungen/Zeitschriften im Normalfall immer mit 414 bzw. 419 anfangen. Wenn dann der Strichcode der Zeitschrift/Zeitung gescannt wird, erkennt COMMERZ die ersten 3 Stellen als speziellen CODE und übernimmt den im Strichcode ebenfalls enthaltenen Preis als VK-Preise Damit ist es auch nicht erforderlich, für Zeitungen, die unterschiedliche Preis haben mehrere Artikel anzulegen.
Eine Superlösung, die bereits seit etwa 5 Jahren zur Verfügung steht.
   
04.10 TKD geschätzte Zählerstände Wenn man für einen Kunden eine Zählerrechnung mit geschätzten Werten erstellt hat und dieser (nach geraumer Zeit) den echten (wohl kleineren) Zählerstand meldet, dann braucht man nur die letzte Zählerrechnung zurückzusetzen, den neuen Zählerstand einzutragen und eine neue Rechnung zu erstellen.
Was ist aber, wenn das Rücksetzen nicht mehr möglich ist, weil beispielweise eine weitere Rechnung erstellt worden ist ?
Dann kann man sich folgendermaßen behelfen:
1. BERECHNETER ZÄHLERSTAND und ABGERECHNET BIS auf den Stand vor der Rechnung mit geschätzten Werten ändern
2. "Echten" Zähler eingeben
3. Rechnung drucken
4. In GERÄTE-INSPEKTION die Werte aus der Zählerrechnung mit den geschätzten Zählern heraus rechnen
5. In der Buchhaltung Rechnung mit geschätzten Zählern stornieren
Diese Korrektur führt dazu, dass die Ertragswerte beim Gerät korrekt sind, aber die Umsätze z.B. beim Kunden oder in den Geschäftsdaten erhöht sind. Auch in der Historie taucht die Rechnung mit den geschätzten Werten auf. 
Dafür bekommt der Kunde aber eine korrekte neue Rechnung und die nächste Abrechnung setzt auf korrekten Daten auf.
Unsere Hotline steht gerade für solche speziellen Einzelfälle immer mit einer Lösung gerne beratend zur Verfügung.
30.09 WWS sensationelle Erweiterung In COMMERZ-ACTUELL gibt es jetzt einen direkten Zugriff auf die Daten im Soennecken-Lager. Wenn man einen LS3-Auftrag mit einem LS3-Artikel erfasst, wird automatisch eine Anfrage erzeugt und die entsprechende Rückmeldung angezeigt. Diese Meldung kann sehr vielschichtig sein, nachfolgend einige Beispiele.
Rote Markierung (bleibt auch bei Änderungen erhalten) und Text:
 
oder:

Grüne Markierung, wenn Daten und Menge OK:

Wenn Menge erhöht wird:

Damit ist es nicht mehr notwendig, an einem anderen Arbeitsplatz vorab die Verfügbarkeit oder sonstige Hinweise, wie "Artikel nicht mehr lieferbar", "Auslaufartikel" oder "Ersatzartikel ist ..." zu prüfen. 
Diese Funktion die als Basis schon einmal verfügbar ist, wird erweitert um die Detaillierung der Meldungen, um Informationen im Bestellwesen und für andere Logistikzentren z.B. Spicers).
29.09 allgemein Sicherung Es kann beim Sichern folgendes Problem auftreten:
Wenn man immer an die gleiche Stelle sichert (z.B. auf einen anderen Rechner), dann kann es passieren, dass temporäre Dateien im Sicherungsbereich erhalten bleiben, die im aktuellen Bestand überhaupt nicht mehr verwendet werden (dürfen). Das ist solange kein Problem, bis man Rücksichern muss, denn dann kann es passieren, dass diese "alten" temporären Dateien von COMMERZ-ACTUELL plötzlich "genutzt" werden, was zu Fehlern führen kann. 
Bitte einmal das Sicherungskonzept überprüfen und ggf. mit der Hotline abstimmen.
28.09 WWS/TKD Kunden ändern Wenn sich Adressen bei Kunden ändern, ist man häufig gezwungen neben der Rechnungsadresse auch die Lieferadresse anzupassen. Sofern die beiden Daten identisch sind, kann man mit der Eingabe der Wundertaste F3 erreichen, dass die Rechnungsadresse in die Versandadresse kopiert wird. 
Ausgangssituation:

Nach Änderung der Rechnungsadresse:

Nach Eingabe von F3 bei NAME1:

Diese Funktion geht auch in COMMERZ-ACTUELL-TKD entsprechend.
27.09 TKD Zusätzliche Terminüber-
wachung

Wahlweise kann man statt der Funktion "Standardwartung", die dafür gedacht ist, automatisiert zeitbezogene Aufträge in TKD vorab (z.B. für den nächsten Monat) zu erzeugen, auch eine zusätzliche Zeitüberwachung integrieren. Dazu kann man zum Gerät ein Datum (z.B. Zeitpunkt einer vorzeitigen Vertragskontrolle, Ablauf von Leasingverträgen u.a.m.) eingeben, das dann entsprechend überwacht werden kann.

Für die Überwachung wurde der Menüpunkt AUSLAUFENDE VERTRÄGE entsprechend erweitert:

Sinnvoll ist diese Funktion aber nur, wenn die vorhandenen Vertragsdaten (VERTRAGSENDE) nicht ausreichen, wie z.B. dann, wenn man als ENDDATUM stets den 31.12.49 eingegeben hat.

Die Hotline kann das bei Bedarf für Sie (kostenlos !) einstellen. 

23.09 WWS/FIBU Erlöskonten Wenn man das Rechnungsausgangsbuch mit "MIT BUCHUNGSDATEN" ausgibt, wird für jede Rechnung die Verteilung auf die Erlöskonten ausgewiesen. Interessant ist vor allen aber das Ende der Auswertung:


Dort werden die Summen auf alle Erlöskonten dargestellt. Wenn man diese Auswertung am Monatsende erstellt, kann man die Summen mit den Übernahmen in die FIBU abstimmen.
Wichtig ist auch (wie hier), wenn man Werte für das Erlöskonto 00000 findet. Dieses bedeutet, dass für diesen Betrag kein Erlöskonto gefunden worden ist. Die zugehörige(n) Rechnungen kann man in dieser Auswertung auch ermitteln, indem man dort nach einem Erlöskonto 00000 sucht.  
22.09 WWS Kostenstellen und Referenzkunden "Welche Kunden gehören eigentlich zum Hauptkunden" oder "welche Kunden erhalten die gleichen Nettopreise wie der Refenzkunde" ?
Dies Fragen können ganz einfach über die STAMMDATENVERWALTUNG  KUNDEN beantwortet werden:

Über die FUNKTION 5 (DRUCKAUSGABE) und F3 bei Kunde (2x) können nach Eingabe des Referenzkunden (das ist der Kunde, für den die Nettopreise angelegt sind, die auch für andere Kunden gleichermaß gelten sollen) oder des Kostenstellenhauptkunden werden alle zugehörigen Kunden ausgedruckt.
Damit hat man dann eine vollständige Liste der zugeordneten Kunden.  
21.09 allgemein Soennecken EXPO Die logics systems gmbh ist auf der Soennecken EXPO in Köln auf den Stand von e.bootis (nur am Mittwoch, den 29.9.2010) vertreten. Bitte rechtzeitig Termine vereinbaren. 
20.09 WWS wer bekommt diesen Artikel ? Häufige Situation: Lieferung eines Artikels und es ist nicht bekannt, wer diesen Artikel bekommen soll:
Einfachste Lösung in COMMERZ:
Aufruf der Rückstandsliste auf Bildschirm:

Damit lässt sich dann ganz schnell ermitteln, in welchen Aufträgen (bei welchen Kunden) noch Rückstände für diesen Artikel vorhanden sind.
16.09 TKD Sonderpreise in TKD Wenn ein Kunden Werkstattleistungen (wie z.B. Toner) zu speziellen Sonderpreisen erhält, ist es nicht erforderlich, hierfür in TKD spezielle Artikel anzulegen, denn dieses würde ja die gesamte Lagerbestandsführung durcheinander bringen. Auch eine BS-INFOs, um  den Erfasser des Auftrages auf spezielle Konditionen hinzuweisen bringt nichts, weil diese nicht ausreichend sein wird. 

Vielmehr legt man die speziellen Preise in WWS als Nettopreise für den Kunden an. Dieses ist das aber allein noch nicht ausreichend, weil es in TKD "Bremsen" gibt, die verhindern, dass nicht alle Preiskonditionen, wie z.B. Rabatte ins TKD "durchschlagen". Zum einen gibt es im Parametersatz eine generelle Sperre "BB-PREISFINDUNG", die auf "J" gesetzt sein muss:

Weiterhin gibt es in den WARTUNGSVERTRAGSTYPEN  das Feld "BB", das die Sperre wieder wirken lässt oder die BB-Preisfindung zulässt ("N" oder leer bzw. "J"): 

Damit kann individuell eingestellt werden, ob und für welche Geräte (individuelle Wartungsvertragstypen), spezielle Preise wirken sollen. Vorsicht ist geboten, wenn man die Parametersperre abrupt aufhebt, weil dann bei bestehenden Verträgen WWS-Konditionen plötzlich wirken könnten. Für diesen Fall ist zu prüfen, ob bei allen bestehenden WARTUNGSVERTRAGSTYPEN das Feld BB immer auf "leer" oder "N" steht.
15.09 allgemein logics-news Die logics-news werden zusätzlich monatlich über E-Mail versendet. Es bedeutet deshalb keinen Aufwand, weitere Verteiler aufzunehmen. Wenn also in einer Firma weitere Mitarbeiter auch die logics-news per E-Mail erhalten sollen, reicht eine kurze Information an uns.
14.09 WWS         Anzahlungen Mit COMMERZ-ACTUELL-WWS können auch Anzahlungen für einen Auftrag berücksichtigt werden:
Dazu ist der Auftrag um zwei zusätzliche Artikel-Positionen zu ergänzen, in der ein Artikel mit entsprechendem Text und dem Mehrwertsteuer Kennzeichen "4" (=0%) einzutragen ist:
o Erste Position z.B. mit Text "Anzahlung"; Auftragsmenge und "zu fakturieren" werden auf "1" gesetzt und ein Anzahlungsbetrag eingegeben.

o Zweite Position mit gleicher Artikelnummer und z.B.  mit Text "Berechnete Anzahlung"; Auftragsmenge minus 1 und Betrag gleich Anzahlungsbetrag ("zu fakturieren" noch auf Null). 

Sofern die "echten" Positionen noch nicht bearbeitet sind und die Rechnung abgerufen wird, ergibt sich lediglich eine Rechnung über die Anzahlung. Nachdem diese Rechnung erstellt worden ist, ist in der zweiten Position "zu fakturieren" auf minus 1 zu setzen. Diese Position bewirkt, dass dann später bei der Berechnung der "echten" Positionen der Anzahlungsbetrag entsprechend berücksichtigt wird.
13.09 Allgemein Verzweiflung Leider muss unsere Hotline immer wieder erfahren, dass Funktionen, die die Anwendung von COMMERZ erheblich verbessern nicht genutzt werden, weil sie häufig auch nicht bekannt sind. Das letzte krasse Beispiel war, dass ein langjähriger Anwender von COMMERZ-ACTUELL nicht einmal wusste, dass man beim Belegabruf bei den Positionen auch die Wundertaste F3 eingeben kann (er hatte mühsam immer jede Position einzeln eingegeben):
 
Mit F3 wird erreicht, dass alle Positionen des Auftrages mit ihren offenen Mengen in die Felder "zu liefern" oder "zu fakturieren"  eingetragen werden. 
Dazu zwei allgemeine wichtige Hinweise:
1. Wenn man in COMMERZ feststellt, dass eine Tätigkeit langsam, mühsam oder lästig ist (und somit viel Zeit in Anspruch nimmt), dann sollte man unbedingt sich trauen, die Hotline anzurufen. Nachdem es ein besonderes Anliegen der logics ist, mit COMMERZ äußerst effizient und schnell arbeiten zu können, gibt es sicherlich hierfür eine Lösung
2. Wenn man die Funktionen einer Software nur minimalst einsetzt, dann sollte man nicht meinen, dass es mit einer neuen Software anders wird. 
09.09 ZPF E-CLASS Die Bedeutung von E-Class wird für die Sortimentseinteilung (z.B. für Webshops und für Vergleiche) immer wichtiger. Daher wurde in der ZENTRALEN ARTIKELPFLEGE die Möglichkeit geschaffen, die Daten hierfür gezielt über PBSeasy übernehmen zu können:

Damit kann man z.B. auch ausschließlich nur die Daten für ECLASS einmalig übernehmen.
08.09 WWS PDFs an Kunden / Lieferanten Wenn man den Kommunikations-Baustein MFcenter (meist bereits vorhanden wegen PBSeasy-mail) einsetzt, kann man auch aus COMMERZ-ACTUELL gezielt oder automatisiert PDF-Formulare erstellen und diese direkt per E-Mail an den Kunden oder an den Lieferanten senden. Das kann man z.B. nutzen, um in COMMERZ erstellte Angebote dem Kunden direkt zu übermitteln, aber auch um Liefer-Avise oder Rechnungen an den Kunden zu versenden. Auch Bestellungen können auf diese Weise zum Lieferanten übertragen werden.
Weitere Informationen gerne durch unsere Hotline
07.09 TKD Vertragsnummern Viele Fachhändler vergeben für die TKD-Verträge eine eigene Vertragsnummer, die natürlich auf den Abrechnungen mit ausgewiesen werden sollte. Dazu ist in COMMERZ-TKD nur folgendes erforderlich:
Zu jedem Gerät kann man eine gesonderte Vertragsnummer eingeben:

Damit diese auch ausgegeben wird, muss im Parametersatz 0 das Feld VERTRAGSNR AUF ABRECHNUNG auf "J" gesetzt werden und im Parametersatz 10 im Feld VERTRAGSNR-TEXT eine Vorgabe für die Überschrift festgelegt werden (z.B. KOPIERERVERTRAG:). Sobald das Feld VERTRAGSNR im Gerätestammsatz nicht leer ist, wird dann diese Vertragsnummer ausgegeben. Bei Geräten, die keine VERTRAGSNR haben, wird auch die Überschrift unterdrückt.
06.09 allgemein Drucker Ergänzung zum 26.8.2010:
Vielfach übersehen wird auch die Erweiterung zum Drucken im Format DIN A4 quer:
 
Bei der Druckersteuerung wurde dafür eine neue Spalte eingefügt (=Q für quer). Wenn man beim Listendruck dort ein ""J" eingibt, werden die Auswertungen quer gedruckt. Das bedeutet, dass die Druckseiten ausgefüllt sind und die Zeichen in "normaler" Schrift ausgegeben werden können.
Wer diese neue Funktion nutzen möchte, der sollte dafür einen gesonderten Drucker anlegen, da bei diesem ggf. die Anzahl der Zeilen noch angepasst werden müssen.
Hier nochmals in Kurzform die Möglichkeiten für die extrem flexiblen Einstellungen:
WORD KOMMENTAR: Ist nur die Überschrift für die Zeilen darunter
WORD ÜBERSCHRIFT: Schriftart und Größe für die Formularüberschriften WORD FORMULAR/LISTE:
Sz (size). Schriftgröße
F: Fettdruck (Überschriften)
V:(visuell) J=Druck in eine WORD-Datei (ansehen, bearbeiten)
              n=direkter Druck auf den Drucker (Formulare immer so)
Or,Ur,Lr,Rr: Ränder in Punkten
Q: Querdruck (J/N)
  
02.09 allgemein Datenmigration Ganz wichtig beim Einsatz einer neuen Software und bei der Übernahme der Daten ist, dass man diese Migrationsdaten im Vorfeld "bereinigt". Nichts ist schlimmer als die "Datenleichen" und die uralten Daten in eine neue Software zu übernehmen. Wir haben deshalb Werkzeuge entwickelt, mit denen man einzelne Datenbestände prüfen und auf einen aktuellen Stand anpassen kann. Diese Funktion ist in der WWS-DATENPFLEGE unter Punkt 18 aufrufbar:

Danach können die einzelne Dateien aufgerufen werden:

Als Beispiel für die Auswahl zu löschender Kunden können folgende Merkmale eingegeben werden:

Dabei arbeitet man zunächst mit VORSCHLAGEN, kann dann in der entsprechenden EXCEL-Datei noch Daten ausschließen bis letztlich die zu löschenden in der betreffenden Daten stehen bleiben. Diese werden dann mit einem erneuten Aufruf, aber mit 2=LÖSCHEN dazu verwendet diese Datensätze zu löschen. 
In der EXCEL-Datei werden auch Hinweise auf mögliche Querverweise zu anderen Dateien ausgewiesen, die u.U. ein Löschen nicht erlauben.
In der dazu gehörenden Spezifikation ist auch beschrieben, wie der Fachhändler mit "Bordwerkzeugen" (bereits in COMMERZ-ACTUELL vorhandene Funktionen) selbst seinen Datenbestand prüfen und bereinigen kann. Diese DATENPFLEGE kann man selbstverständlich auch jetzt schon (weit vor dem Zeitpunkt des Einsatzes einer neuen Software) einsetzen, um seine Daten zu "bereinigen".
Die Lizenzen für diese Funktionen kosten pro Datei EUR 250,00. 
01.09 allgemein logics-news Die in logics-news wird (manchmal leider auch in größeren Abständen) täglich ein Beitrag eingetragen, sodass man auch zwischendurch dort etwas erfahren kann. Die monatliche Aussendung ist eigentlich ein zusätzlicher Service. Neuerdings kann man auch in WWS direkt auf die logics-news zugreifen. Dazu muss man nur in der SERVICEPROGRAMMEN den Punkt 8. LOCICS NEWS aufrufen:
 
Voraussetzung ist nur, dass man an dem PC ins Internet kommen kann.
Noch ein allgemeiner Hinweis: Wir hatten am 3.5.2010 bereits mitgeteilt, dass es an Tagen vor den Wochenenden und vor Feiertage kein Eintrag in die logics-news gibt. Also nicht wundern, wenn an Freitagen der Eintrag fehlt.
31.08 FIBU Zahlungseingang + Skonto Wenn mit einer Zahlung mehrere Rechnungen auszugleichen sind, ist oft nur der Skontobetrag, nicht aber der für die einzelne Rechnung gedachte Zahlungsbetrag bekannt. In einem solchen Fall kann man mit F2 bei BETRAG den vorgegebenen Betrag löschen und kommt dann zum Feld SKONTO, wo der Skontobetrag eingegeben werden kann. Danach errechnet sich der Zahlungsbetrag automatisch aus und wird ins Feld

BETRAG eingetragen

30.08 WWS Preispflege Bei der Preispflege über PBSeasy werden vor allem neue EK-Preise übermittelt. Das führt jetzt dazu, dass sich die Spanne zwischen EK und VK ständig (nicht sofort merkbar und leider auch zum Nachteil des Fachhändlers) verändert. Um den VK-Preis entsprechend anzupassen, gibt es zwei Möglichkeiten:
1. Hinterlegung von Kalkulations-Schemas im Artikelstamm, die bewirken, dass sich der VK-Preis entsprechend neu kalkuliert. Dieses Verfahren hat aber den Nachteil, dass man wegen den verschiedensten Spannen diverse Schemas braucht.
2. Kennzeichnung im Artikelstamm: "VK-ANPASSUNG". Ist dieses (neue) Feld gesetzt, dann wird bei der Übernahme des neuen EK-Preises in der Zentralen Artikelpflege die bisher bestehende Spanne ermittelt und der VK entsprechend angepasst. Mit diesem Verfahren kann man zum Beispiel für alle Artikel, deren VKs in einem Katalog als variabel gekennzeichnet sind, stets die gleiche Spanne erhalten, ohne dass man (täglich !!) manuelle Korrekturen durchführen muss.  
Dieses Verfahren muss aber von der Hotline gesondert eingerichtet werden, weil ein spezielles Feld im Artikelstamm ausgewählt und festgelegt werden muss. 
26.08 allgemein  Zeilenzahl

In der Druckerverwaltung gibt es für "WORD-Drucker" im 2. Bildschirm das Feld ANZAHL ZEILEN. Dort kann man nach dem "z" eine zweistellige Ziffer als maximale Zeilenzahl für die Seiten auf Listen eingeben. 

Damit können dann die üblicherweise auf DIN A4 ausgegebenen Auswertungen so gesteuert werden, dass sie das gesamte Blatt ausnutzen. Diese Zeilenangabe sollte natürlich nur für Auswertungen in Listenform vorgegeben werden, wobei man ggf. etwas probieren muss, um eine optimale Ausnutzung zu erhalten. Eventuell sind auch neue Drucker für spezielle Auswertungen anzulegen. Auf jeden Fall können damit jetzt die Ausgaben so gesteuert werden, dass nicht 1/3 der Blätter leer bleiben.  
In vielen Fällen werden die eigentlich "breiten" Auswertungen (bis 132 Zeichen pro Zeile) auf Ausgaben im Format DIN A4 verkleinert. Dabei bleibt dann z.T. der untere Teil leer, den man dann aber mit der entsprechenden Eingabe bei ANZAHL ZEILEN wieder nutzen kann.  

25.08 allgemein Sperren Wir hatten am 15.6.2010 bereits darüber berichtet, dass bei einem Zugriff auf einen gesperrten Datensatz eine Meldung ausgegeben wird, die einen Hinweis enthält, an welchem Bildschirm dieser Datensatz gerade verwendet wird. Diese Meldung könnte z.B. folgendermaßen aussehen:
 
Sie bedeutet, dass in COMMERZ-WWS im Aufgabenkomplex 9 (STAMMDATENVERWALTUNG) im Untermenüpunkt 1 (KUNDEN) am   Bildschirm mit dem Namen LOGICS-HSThst) der Kunde gerade gesperrt ist (weil z.B. dort gerade der Kunde geändert wird). 
Neu ist jetzt, dass man sich in den Hilfsprogrammen alle gesperrte Datensätze (zum Beispiel vor dem Ausschalten des Systems ) ansehen kann:


und bei Auswahl 3:
24.08 allgemein unnötige Meldung Wenn man einen COMMERZ-Baustein verlässt, erscheint bei einigen Bildschirmen die folgende Meldung:

Diese muss auch noch immer jeweils bestätigt werden. Die Meldung kann man selbst entfernen, wenn man in (allen) betreffenden COMMERZ-Bausteinen mit der Maus auf den oberen blauen Rand geht, die linke Maustaste betätigt und dann "Settings" aufruft. Dort sind dann alle Felder mit einem Häkchen zu versehen

und das Fenster mit OK zu verlassen.
23.08 TKD Spezieller Vertrag Es gibt eine Beschreibung, wie man in COMMERZ-TKD die folgende Vertragsform am Jahresende entsprechend berichtigen kann:

1. Monatliche Zählerabrechnung mit enthaltenen FREIE EINHEITEN

2. Wenn Mindestkopien am Jahresende nicht erreicht werden, erhält

   der Kunde eine Gutschrift.

Die am Jahresende durchzuführenden manuellen Tätigkeiten sind nicht so gering, dass man diese für viele Verträge durchführen sollte, aber für einzelne wichtige Kunden/Geräte ist es ein Weg, dem Kunden die nicht in Anspruch genommenen Freien Einheiten zu vergüten.
Bei Bedarf bitte Beschreibung bei der Hotline anfordern.  

19.08 WWS Angebotssuche Wenn man bei der ÄNDERUNG VON ANGEBOTEN statt der Angebotsnummer A mit nachfolgender Angebotsart eingibt, werden alle diese Angebote zur Auswahl angeboten. Das ist bei Nettopreisen (Angebotsart = 20) natürlich nicht sehr sinnvoll, aber man kann z.B. über A10 sich alle aktuellen Abrufaufträge und mit A11 alle Reservierungen, die ja im Normalfall im begrenzten Umfang vorliegen, anzeigen lassen und dann auswählen.

Eine weitere Idee ist, nicht nur die Angebotsart 0 zu verwenden, sondern für spezielle Kunde/Angebote die Angebotsarten 1 bis 9, die ja ebenfalls nur "normale" Angebote darstellen und dann über Ax sich diese anzeigen zu lassen.
18.08 TK Kassenaufträge Für jeden Kassenauftrag wird intern auch ein "echter" Auftrag erstellt. Das bedeutet natürlich, dass bei vielen Kassenvorgängen die schon begrenzte Anzahl von Aufträgen bald erreicht wird. Dazu gibt es aber eine Speziallösung:
Das  Speichern fertiger Kassenaufträge kann wahlweise so gesteuert werden, dass alle Aufträge, bei denen PLZ und STRASSE leer sind, nicht gespeichert werden. Das bedeutet, dass die Kassenaufträge, die gezielt für einen Kunden erfasst wurden, stehen bleiben und alle Kassenaufträge, die für den Ladenkunden erfasst wurden (der ja normalerweise auch keine PLZ und Straße hat), nicht gespeichert werden.
Nachteil ist allerdings, dass die Bons für diese Aufträge dann nicht mehr  reproduziert werden können.
17.08 FIBU OP-Liste Wenn man die Liste Offener Posten genauer betrachtet, wird einem auffallen, dass manchmal für den gleichen Kunden mehrere getrennte Zusammenstellungen ausgewiesen werden. Der Grund dafür ist, dass bei der Rechnungserstellung die Rechnungsadresse geändert wurde und eine solche Rechnungen (insbesondere wegen den Mahnungen) in der FIBU auch getrennt behandelt werden müssen. Bei der OP-Auskunft und auch bei der Eingabe von Zahlungen werden selbstverständlich diese speziellen Rechnungen auch unter der Kundennummer komplett mit angezeigt.
Erkennen kann man diese Rechnungen in der OP-Liste auch daran, dass sie mit drei Sternen markiert werden, weil der aktuelle Saldo des Kunden nicht mit den Rechnungssummen übereinstimmt. 
16.08 TKD Spezielle TKD-Aufträge

Bei TKD-Aufträgen können immer nur alle Positionen abgeschlossen, geliefert oder berechnet werden. Häufig gibt es aber auch Aufträge (vor allem im IT-Bereich), bei denen über einen längeren Zeitraum verschiedene Positionen einzeln oder gruppiert abgewickelt werden müssen, die aber als Gesamtauftrag bereits feststehen.

In TKD gibt es dafür eine Lösung, die im Prinzip so arbeitet, dass der Gesamtauftrag (nur) in Form eines Kostenvoranschlages erfasst wird und einzelne Positionen daraus in verschiedene Aufträge übernommen werden können. Der Kostenvoranschlag stellt somit den Gesamtauftrag dar.  Die einzelnen Aufträge können (über die Nummer des  Kostenvoranschlages verbunden) auch wieder zu Gesamtrechnungen zusammengeführt werden.

Bei Interesse/Bedarf bitte bei der Hotline melden.

12.08 WWS Vertreter auf Rechnung Auf den COMMERZ-ACTUELL-Rechnungen wird im oberen Teil auch der Vertreter/Verkäufer mit ausgegeben. Dabei war immer ein Problem, was ausgegeben werden soll: Die (eigentlich nur intern bedeutsame)  Vertreternummer oder etwa der Vertretername (der bezüglich Rechnungsrückfragen eigentlich gar nicht mehr so zuständig ist). Was nun letztlich ausgegeben wird, das kann der Fachhändler dadurch selbst bestimmen, indem er das Feld KURZZEICHEN in der Stammdatenverwaltung MITARBEITER entsprechend belegt. Denn genau dieses Feld wird immer auf den Rechnungen ausgewiesen.
11.08 WWS Nettopreise "Der Trick ist überholt"
Wenn man einen Nettopreis ändern möchte, dann kann man das natürlich über die Angebotsänderung durchführen. Dabei gibt es aber das Problem, dass man dazu die Angebots-Positionsnummer benötigt.
Den Trick, den viele Anwender dann machen, ist der, dass man (aufwendigerweise) eine neue Position mit dem gleichen Artikel erfasst und dabei natürlich die Meldung erhält, dass dieser Artikel bereits als Nettopreis angelegt ist. 

Und siehe da: Es wird auch die Position angezeigt. Diese muss man sich jetzt merken, und mit dieser die Angebotsposition zur Änderung aufrufen. 
Diesen Trick braucht man nun (schon lange) nicht mehr:
Viel einfacher und eleganter geht es mit dem Untermenüpunkt "NETTOPREIS-SCHNELLBEARBEITUNG", bei dem man direkt den zu ändernden Artikel eingeben kann.
Alternativ dazu gibt es auch die (kostenpflichtige) Alternative, die Nettopreise eines Kunden zu exportieren, sie z.B. in EXCEL zu bearbeiten, und dann wieder zu re-importieren. 
10.08 FIBU Abstimmungen Um etwaige Differenzen frühzeitig zu erkennen, sollte man in der FIBU zwischenzeitlich einige Abstimmungen vornehmen bzw. Auswertungen, die sowieso erstellt werden, intensiver prüfen: Hier einige Beispiele:
1. Der Sachkontensaldo beim Journal muss immer Null sein.
2. Der Sachkontensaldo in der  SuSaLi (Summen- und Saldenliste) muss immer Null sein.
3. Die Summe der Forderungen und der Verbindlichkeiten im Bereich Sachkonten muss mit dem Gesamtsaldo aus den OP-Listen für Debitoren und Kreditoren übereinstimmen:
4. Die OP-Listen für Debitoren und Kreditoren müssen mit den Fälligkeitslisten übereinstimmen, wenn letztere mit "ohne Skonto" ausgegeben worden sind.
5. Umsatzsteuer-Voranmeldung muss mit den Daten "Abstimmung Steuer" übereinstimmen. 
Bei etwaigen Abweichungen sollte man schnellstens eine Prüfung veranlassen. 
09.08 TKD Zonen Wenn man bei den Techniker-Aufträgen Zonen verwendet, wobei je nach Entfernung verschiedene Zonen zur Anwendung kommen können, dann kann man dieses auch automatisieren. Das Problem ist, dass man zum Zeitpunkt der Auftrags- oder Leistungserfassung eigentlich den betreffenden Artikel aufrufen muss, wobei man immer noch nicht weiß, in welcher Zone der Kunden oder das Gerät eigentlich liegt. Zur Automatisierung ist es lediglich erforderlich im 7. BS bei den Geräten die verschiedenen Zonenartikel (FAHRTKOSTEN) einzugeben:

Bei er Auftrag- oder Leistungserfassung braucht man dann keinen Artikel einzugeben, sondern lediglich die Verrechnungsart "40":

Nach Bestätigung wird dann der betreffende Artikel automatisch aus dem Gerätestamm eingetragen:
08.08 allgemein Auswertungen und Formulare Die Ausgabe von Auswertungen auf Drucker kann jeder Anwender über die Druckersteuerung selbst festlegen. Entscheidend dafür sind die Einträge im 2.Bildschirm unter WORD LISTE:

Auf jeden Fall ist wichtig, dass man eine nichtproportionale Schriftart, wie Courier new oder letter gothic verwendet. Bei proportionalen Schriftarten, bei denen jedes Zeichen die Breite einnimmt, die es optisch braucht, verschieben sich die Spalten, sodass die Auswertung oder das Formular kaum noch lesbar sind. Auch die Breite der Schriftart (unter Sz) kann für die Auswertung wichtig sein.
Ziel muss es sein, dass eine Auswertung ohne Nacharbeiten direkt in Word oder gedruckt zur Verfügung steht. Über die Druckersteuerung in COMMERZ ist dieses leicht einstellbar, ggf. kann man auch für verschiedene Auswertungen weitere Drucker anlegen.   
04.08 TKD Auftragshinweis Zu jedem Gerät kann man einen Auftragshinweis eingeben, der für den Techniker gedacht ist. Er erscheint auf dem ersten Bildschirm, wenn man für das betreffende Gerät einen Auftrag erfasst:

Je nach weiterer Abwicklung kann man diesen Hinweis dazu nutzen, um weitere Aktivitäten zu veranlassen. Wenn man aber Auftragsbelege aus COMMERZ erstellt und man möchte, dass der Hinweis dort ausgegeben wird, dann muss man im ERW-BS, den Druck gesondert freigeben: 
  
Diese Sperre, dass nicht jeder Hinweis gedruckt wird, wurde deshalb eingeführt, damit der Kunde etwa für ihn nicht gedachte Informationen (z.B. "keine Diskussionen mit dem (cholerische) Chef starten" oder "nur nicht auf Frau Huber hören, versteht überhaupt nichts") nicht liest.
03.08 WWS Rechnung an Leasing Wenn Kunden größere Aufträge (Geräte, Einrichtungen) über Leasing bezahlen wollen, dann kann dieses in WWS auf ganz einfache Weise durchgeführt werden: Man muss lediglich im Auftragskopf im ERW-BS die Rechnungsadresse verändern:

Dieses darf man aber nicht durch Überschreiben (FUNKTION =  1 oder 2) durchführen, sondern man muss die Kunden-(Debitoren-)Nummer der Leasingfirma über FUNKTION = 3 eingeben):

Dann werden die Umsätze beim Kunden gebucht (auch etwa enthaltene Geräte werden dem Kunden zugeordnet), die Rechnung und die an die FIBU übergebenen Informationen enthalten aber die Daten der Leasingfirma. Es entsteht in der FIBU damit eine (korrekte) Forderung an die Leasing und nicht an den Kunden.   
Eine echt praxisnahe Lösung oder ?  
02.08 allgemein Nachfolge Unabhängig von allen bereits genannten Argumenten, als Nachfolge von COMMERZ ACTUELL nun ERP2-PBS von e.bootis einzusetzen, gibt es einen häufig nicht genannten, aber um so wichtigeren Grund, sich für ERP2-PBS zu entscheiden:

"neue, aber bewährte Software, aufbauend auf aktuellen modernsten Technologien".

Der vielfach geäußerte Wunsch von den Fachhändlern, eine langfristige Investition in eine neue Software zu garantieren, ist dann schon Makulatur, wenn man sich für Software-Produkte als Nachfolge entscheidet, die ihren Zenit längst überschritten haben, und denen man mühsam versucht hat, einen "modernen" Touch zu verpassen. 
Deshalb unser Ratschlag:
Prüfen Sie bitte ganz intensiv, wann die angebotene Software ihren Ersteinsatz gehabt hat; alle Software, die dann älter als 5 Jahre ist, können Sie für eine Neuinstallation gleich als "erledigt" betrachten. Wer das nicht beachtet, wird schon sehr bald eine neue weitere teure Investition tätigen müssen.  

29.07 allgemein BMEcat Wer seinen Kunden Katalogdaten in BMEcat-Format liefern muss, kann diese auch direkt aus COMMERZ-ACTUELL exportieren. Auch die von PBSeasy bereitgestellten Bilder und sonstige Beschreibungen können den Artikeln beigefügt werden. Dieser Export ist schon längere Zeit erfolgreich im Einsatz und ist üblicherweise verknüpft mit der automatischen Übergabe von (Kostenstellen-)Aufträgen.
Anfragen bitte an unsere Hotline. 
28.07 TK Kundenkarten Über den Scanner können auch (an der Stelle KUNDE) Kundenkarten gelesen werden. Voraussetzung ist lediglich, dass die Kundennummer dort enthalten ist. "Hinter" diesen Kunden könnten sich dann besondere Konditionen verbergen, die dann automatisch zum Tragen kommen.
27.07 allgemein immer dieses blöde "z" oder so ..... Beim Suchen von Artikeln über einen Matchcode (Zugriffsnummer, Artikelnummer des Lieferanten, EAN-Code und weitere) ist es erforderlich, dass davor jeweils ein Buchstabe eingegeben werden muss. Dieser Buchstabe wird benötigt, um COMMERZ mitzuteilen, in welchen Matchdateien gesucht werden soll.

Das ist aber nicht unbedingt notwendig !!

Letztlich gibt es in COMMERZ 2 Lösungen dafür:
1. Der Artikelzugriff kann auch so erfolgen, dass nur der betreffende Suchbegriff eingegeben wird. Dazu ist es aber erforderlich, intern eine Reihenfolge festzulegen, in der nach dem Matchbegriff gesucht werden soll. Zum Beispiel kann zunächst nach der Zugriffsnummer, dann nach der Artikelnummer selbst und danach nach der Bestellnummer gesucht werden. Immer wenn nichts gefunden wird, erfolgt die Suche nach einem anderen Matchcode.
Wenn z.B. die Suche über EAN-Code die letzte Priorität haben sollte, dann wird man diesen Code nicht unter in den anderen Matchcodes finden, aber letztlich unter den EANs.
Die Match-Begriffe sind im Normalfall auch sehr unterschiedlich, sodass es eigentlich auch keine Konflikte (Artikel nicht gefunden) geben kann.
Ein Konflikt könnte dann entstehen, wenn ein Treffer bereits in einer vorrangigen Ebene vorliegt, der Suchbegriff aber für eine untere Ebene gedacht gewesen ist.
2. Es gibt immer noch die Volltextsuche, bei der jeder Begriff aus der Artikelbezeichnung Suchbegriff ist. So würde z.B. die Eingabe von "ordner rot leitz" alle roten Ordner von Leitz liefern.
26.07 TKD Toner für Zähler 2 Auch den Toner für den 2. Zähler kann man überwachen und sich den aktuellen Zählerstand anzeigen lassen. Dazu ist es aber unbedingt notwendig, bei ZÄHLER die Zählernummer 2 einzugeben:
 
Diese Funktion ist noch nicht lange im Einsatz, sodass frühere Tonerlieferungen für den Zähler 2 nicht registriert wurden. Damit erhält man nur für neuere Geräte bei entsprechender Eingabe auch aktuelle und korrekte Werte.
22.07 WWS Rechnungssperre Wenn ein gesamter Auftrag oder auch nur eine Position eines Auftrages (aus welchem Grund auch immer) noch nicht fakturiert werden soll, dann kann man das mit folgender Abwicklung durchführen:
1. Auftrag sperren
Setzen des Rechnungsarten-Kennzeichen auf eine Kategorie, die bei der Fakturierung nicht verwendet wird. Das kann man über die Auftragsänderung machen, schneller geht es aber über den Belegabruf:

Welche Aufträge auf diese Art und Weise gesperrt sind, kann man z.B. über die LISTE FAKTURIERFÄHIGER AUFTRÄGE ermitteln, wenn man dort die betreffende Kategorie eingibt.
2. Position sperren
Dafür gibt es im ERW-Bildschirm ein gesondertes Feld, das man gezielt auf "J" setzen kann:

Über die Auftragsprüfliste kann man sich alle gesperrten Positionen ausweisen lassen. 

Klar, dass man die Eingaben über einen Schlüssel (hier:gesperrte) speichert, damit man diese nicht immer wieder eingeben muss.
21.07 FIBU Mahnungen In der FIBU wird generell davon ausgegangen, dass die Mahnungen in einem zeitlichen Abstand erstellt werden (z.B. alle 14 Tage). Es gibt aber in der FIBU auch die Variante, dass der Mahnlauf täglich oder zumindest in kurzen Abständen durchgeführt werden kann. Durch Eingabe eines zeitlichen Mahnabstandes in Tagen, wird gesteuert, dass erst nach Überschreitung dieses Zeitraumes eine weitere Mahnung erstellt wird. Intern wird bei jeder Rechnung vermerkt, an welchem Datum sie zuletzt gemahnt worden ist.
Diese Variante muss über die Hotline gesondert eingestellt werden.
20.07 Allgemein PDF-Formulare Wenn man den Kommunikations-Baustein MFcenter (meist bereits wegen PBSeasy-mail schon vorhanden) einsetzt, kann man diesen auch nutzen, um  aus COMMERZ-ACTUELL PDF-Formulare zu erstellen und diese direkt per E-Mail an den Kunden oder an den Lieferanten zu senden. Das kann man z.B. nutzen, um in COMMERZ erstellte Angebote dem Kunden direkt zu übermitteln, aber auch um Liefer-Avise oder Rechnungen an den Kunden zu versenden. Auch Bestellungen können auf diese Weise zum Lieferanten übertragen werden.
Weiter Informationen gerne durch unsere Hotline. 
19.07 TK EAN an der Kasse Folgende Situation: Es soll ein Artikel über den Scanner erfasst werden. COMMERZ meldet aber "KEINE SÄTZE VORHANDEN". Das bedeutet, dass der Artikel über sonstige Zugriffsverfahren gefunden werden muss.

Ist dieses erfolgt und hat der Artikel keinen EAN-Code, dann fordert COMMERZ die Eingabe des EAN-Codes an. 

Durch Scannen wird dann der EAN-Code gelesen und automatisch im Artikel-Stammsatz abgelegt, so dass der Artikel beim nächsten Mal über den EAN-Code auch gefunden werden kann.  
15.07 WWS Kundennummern Wer in den Kundennummern eine spezielle Systematik haben möchte, kann die Funktionen, die bei der Neu-Erfassung von Kunden in der Stammdaten-Verwaltung KUNDEN vorgesehen sind,  nutzen:
a)  Durch Eingabe von F3 bei KUNDE wird die nächste Kundennummer vorgegeben. Die letzte vergebene Kundennummer steht im Parametersatz. Wenn man diese im Parametersatz entsprechend ändert (zurücksetzt), könnte man auch "freie" Kundennummern wieder "aufleben" lassen.

b) Durch Eingabe der ersten 3 oder 4 Ziffern, die normalerweise die Buchstabengruppe darstellen, wird die nächste Zählnummer ermittelt und an diese Ziffernblock hinten angefügt.
Beispiel: Eingabe 0101 führt dann z.B. zur Kundennummer 010127, wenn die Zählnummern 0 bis 26 bereits vergeben sind.
Diese Funktionen für die automatische Vorgabe von Kundennummern
müssen teilweise von der Hotline freigeschaltet werden.
14.07 TKD Vertragsartikel Für jeden Vertrag kann man wahlweise auch einen Artikel angeben, auf den die Erlöse des Vertrages verbucht werden:
Wozu braucht man so etwas?
Letztlich um eine zusätzlich detailliertere Statistik zu bekommen. Wenn man z.B. die Wartungserlöse nach bestimmten Größenklassen der Kopierer getrennt haben möcht, dann hat man ohne die Artikel das Problem, dass man diese Werte zwar für verschiedene Hersteller oder Modelle einzeln ermitteln kann, diese aber wiederum mühsam zusammen gefasst werden müssen. Wenn man stattdessen verschiedene Artikel Wartungserlöse Kleinkopierer, Farbkopierer oder Digitalkopierer anlegt und bei den betreffenden Geräten hinterlegt kann man dann über diese Artikel die einzelnen Erlösgruppen sich ansehen. 
Wichtig dabei ist, dass man die Artikel nicht mühsam bei jedem Gerät nachträglich eintragen muss, sondern dieses pauschal über die Stammdaten MODELLE und die GERÄTEINSPEKTION automatisch  durchführen lassen kann.
Die Geschäftsführung wird sicherlich dankbar sein für jede weitere detaillierte Statistik.  
13.07 Allgemein Kundensuche Wahlweise können jetzt bei einer Kundensuche über Matchcode (z.B. über die Kundenkurzbezeichnung) die gefundenen Kunden auch 2-zeilig ausgegeben werden:

Diese Darstellung hat den Vorteil, dass zusätzlich auch Name-2 und die Straße mit angezeigt wird. Bei vielen gleichartigen Kundennamen sicherlich von Vorteil, wenn auch die Anzahl der Kunden auf dem Bildschirm weniger sind und man ggf. öfters blättern muss.
Rückfragen/Installation durch unsere Hotline.
12.07 FIBU Liquidität Neben der üblichen LISTE OFFENER POSTEN gibt es in COMMERZ-FIBU auch noch die FÄLLIGKEITSLISTE. Sie wurde eigentlich dazu erstellt, um bezüglich der Kreditoren, den Finanzbedarf in vorgebbaren Zeitintervallen aufzuzeigen und bei den Debitoren einen zu erwartenden Geldeingang dagegensetzen zu können. Diese Auswertung lässt sich aber auch nicht nur für ein Zeitintervall (z.B. alle 8, 10 oder 14 Tage) abrufen sondern auch einzeln im Detail.
 
Wenn man diese Auswertung mit der AUSGABE = EINZELN abruft, erhält man alle Offenen Posten sortiert nach dem Fälligkeitsdatum. Damit hat man am Anfang der Auswertung (und das ist besonders wichtig und im Gegensatz zur normalen OP-Liste) genau die Kunden/Rechnungen, die schon lange (oder immer noch)  nicht bezahlt haben und die sicherlich einer besonderen Bearbeitung bedürfen.
08.07 TKD Migration Wenn man exakte Statistiken aus COMMERZ ins ERP2-PBS von e.bootis übernehmen will und wenn man TKD im Einsatz hat, ist es unbedingt erforderlich, dass das Feld "PROVISIONS-DATEN IN WWS" auf "j" gesetzt zu haben. Aus diesen Daten werden eine Fülle von Statistiken ermittelt und in ERP2 vorgetragen.   
 
Ein "J" bewirkt lediglich, dass in die sogenannten Provisionsdaten (Detailstatistiken über jede Rechnungs- und Aufwandsposition) auch aus TKD Daten abgestellt werden. Die allgemeine Statistik aus WWS kann weiterhin abgerufen werden, weil sie von den TKD-Daten z.B. über Absatzbereich oder Vertreter getrennt werden kann.  
07.07 WWS Staffelpreise

Wenn man Staffelpreise erfasst, erfolgt immer sofort eine Prüfung, ob die vorhergehende und die nachfolgende Mengen- und Preisdefinition plausibel sind. Plausibel heißt, dass in Relation zur vorhergehenden Definition der Preis kleiner und die Menge größer sein muss. So muss z.B. bei einer Staffeldefinition von "Menge 5 und Preis 1,00" bei der nachfolgenden Position die Menge größer als 5 und der Preis kleiner als 1,00 sein. Entsprechendes gilt auch für die vorangegangene Staffeldefinition.

Nur wenn diese Vorschrift eingehalten wird, kann auch ein korrekter Staffelpreis gefunden werden.

Probleme können dann auftreten, wenn die Staffel (fehlerhaft) von Extern übernommen werden. Dann kann es passieren, dass durch die Prüfungen keine Eingabe mehr möglich ist. In solchen Fällen sollte man dann, erst die gesamte Staffel löschen (erste Menge löschen) und dann die Daten neu eingeben.

06.07 allgemein Daten-Migration zu ERP2-PBS Wir möchten hier der Firma e.bootis ein ganz besonders Lob aussprechen: Die Leistungen bezüglich der Daten-Migration, um die Daten aus COMMERZ-ACTUELL ins ERP2-PBS zu übernehmen sind ganz außerordentlich. Im Gegensatz zu dem ehemaligen Nachfolgesystem  kümmert sich e.bootis um jede Einzelheit, um zu erreichen, dass die nun wirklich nicht notwendigen Aufwendung und Kosten bei der Umstellung auf die "Faszination ERP2-PBS" von e.bootis so gering wie nur möglich gehalten werden. 
Insbesondere auch bei den vielschichtigen Steuerungsfelder im TKD wurde sehr viel Mühe aufgewendet, damit Verträge unmittelbar weiter abgerechnet und alle Daten aus der Historie übernommen werden können. 
Wir sind wirklich überrascht, mit welchem Engagement die Firma e.bootis die Migration der Daten angeht. Uns wird jetzt auch klar, warum beim "Nachfolge-Vorgänger" die Datenmigrationen mit erheblichen Aufwendungen und Kosten fr den Umsteiger verbunden waren, wenn man nur (wie dort geschehen) ein Minimum an Daten übernimmt.  
05.07 WWS OP-Auskunft Bisher konnte man sich die OFFENEN POSTEN eines Kunden nur dann anzeigen lassen, wenn die COMMERZ-ACTUELL-FIBU im Einsatz war. Dazu war es lediglich erforderlich,  im Kopfbildschirm die "Wundertaste" F3 eizugeben:

In den einzelnen OFFENEN POSTEN werden auch die Fälligkeit und die Mahnstufen angezeigt; der gesamte Saldo wird oben ausgewiesen.
Neu ist jetzt, dass diese Funktion auch beim Einsatz der DATEV-FIBU möglich ist. Dazu sind in regelmäßigen zeitlichen Abständen (z.B. täglich, nachts) aus DATEV die OPs zu exportieren und in eine "Mini"-COMMERZ-FIBU zu übertragen. Diese Funktionen können so automatisiert werden, dass kein weiterer Arbeitsprozess erforderlich ist.
Weitere Informationen gerne durch die Hotline. 
01.07 TKD Wartung/Miete vergessen Ein kleiner Trick, um festzustellen, ob Mieten und/oder Wartungen nicht abgerechnet wurden, ist, die Funktion GERÄTE-VORAUSBERECHNUNG zu nutzen. Wenn man dort als ABRECHNUNGSMONAT das Datum eingibt, bis zu dem man meint, alles abgerechnet zu haben, erscheinen genau die Geräte, die eben doch nicht berechnet worden sind.
Dieses Verfahren ist sicherlich besser, als "auf Verdacht" eine Vertragsabrechnung anzustoßen, weil keine Veränderungen in den Geräten gemacht werden und lediglich Informationen geliefert werden.
30.06 TK
(schon wieder)
Sofortstorno Wenn man sich an der Kasse in einer Position vertippt hat (falsche Menge oder falscher Artikel), dann kann man durch Eingabe von "s" bei der Menge erreichen, dass eine weitere Position aus der vorhergehenden (falschen) Position mit umgekehrten Mengen erzeugt wird. 

In diesem Beispiel wurde vor der Erfassung der 3. Position bei der Menge ein "s" eingegeben.
Auf dem Bon wird dann der Texte "SOFORTSTORNO" ausgewiesen, der den Artikeltext ersetzt.
Dieses Verfahren ist sicherlich schneller als eine Löschung der  (falschen) Position, auch der Bon ist nicht unübersichtlich, da die Korrektur direkt nach der Position folgt.  
29.06 FIBU Daten prüfen Wichtig für die grundsätzliche "Stimmigkeit" der FIBU sind ein paar Merkmale, die öfters einmal auch kontrolliert werden sollten:
1. Summen/Saldenliste Sachkonten: 
    Saldo = 0
2. Summen/Saldenliste Debitoren und Kreditoren:  
    Gesamtsalden müssen mit den Sachkonten Forderungen und 
   Verbindlichkeiten übereinstimmen
3. OP-Listen Debitoren und Kreditoren oder Fälligkeitsliste:
   
müssen mit den Salden aus 2. übereinstimmen.
4. Das Forderungs-Übernahme-Konto:
    muss Null sein.
5. Journale:
    Sachkontensaldo am Ende muss Null sein.
Sollte eines dieser Merkmale nicht erfüllt sein, sollte unbedingt eine weitere Prüfung durchgeführt werden.
28.06 WWS Preisänderungen Über die Auswertung PREISÄNDERUNGSLISTE kann man sich die in COMMERZ direkt eingegebenen Änderungen an EK-Preis, Listen-EK und VK-Preis ausweisen lassen:

Durch die Einschränkungen kann man auch ganz gezielt einen Lieferanten oder ein Zeitintervall auswählen. Die Auswahl KOMP/FUNKT. schränkt die Artikel weiter ein; einzugeben ist der Menüpunkt und der Untermenüpunkt, über den die Änderung erfolgt ist. Wenn man beispielsweise nur Preisänderungen über die Stammdatenverwaltung auswerten möchte, ist hier dann ein 0904 einzugeben.
Ausgewiesen werden immer der alte und der neue Preis.
24.06 allgemein Datenmengen Insbesondere bei der Migration der COMMERZ-Daten für den Einsatz von ERP2 von e.bootis stellen wir immer wieder fest, dass eine Fülle von unnötigen Daten in COMMERZ gespeichert wird. Über den Menüpunkt DATEI-BELEGUNG kann man sich einen Überblick über die Anzahl der gespeicherten Daten verschaffen. Die Hotline berät Sie gerne, wenn Sie ihr eine Hardcopy des Ergebnis-Bildschirmes mailen. 
23.06 TKD Gerätedaten COMMERZ-ACTUELL speichert Gerätedaten sowohl in TKD als auch im MB. Dabei sind in MB die Daten über Einkauf und Verkauf enthalten, während in TKD die Vertragsdaten und die Historie gespeichert sind. Da es oft vorkommt, dass MB-Daten auch in TKD benötigt werden, wurde an den letzten Geräte-Bildschirm ein weiterer Bildschirm angehängt, der die MB-Daten ausweist:

Über die Stammdaten GERÄTE oder über die  INSTALLATION kann man (wenn man das Gerät aufgerufen hat) diesen (9.) Bildschirm ansehen; am schnellsten natürlich durch Eingabe von 29 bei WAHL (2=nächster BS und 9=BS-Nummer).
Es ist also nicht mehr erforderlich, für diese Daten COMMERZ-MB gesondert aufzurufen. 
22.06 TK Bon-Format Für die Kasse kann neben individuellen Erweiterungen jetzt auch ein grundsätzlich anderes Format gewählt werden. Als Beispiel der gleiche Bon im alten Format:  

    

Und im neuen Format:

    

Wesentliche Unterschiede sind:
Bei Menge = 1 Ausgabe einzeilig
Keine Überschriften (Daten selbsterklärend)
Kundenname wird beim Standardkunden nicht ausgewiesen
Boninformationen in einer Zeile (unten)
Kompakteres Format

Das neue Format kann bei der Hotline (kostenlos) geordert werden.
21.06 WWS MWST/RECH.ZEILE Im Kundenstamm wird das Feld MWST/RECH.ZEILE standardmäßig mit "N" vorbelegt. Ein "J" bedeutet, dass auf der Rechnung für diesen Kunden der Verkaufspreis in der Positionszeile die Mehrwertsteuer bereits enthält. Dieses Feld ist auch auftragsbezogen änderbar.

Ein Problem ergibt sich dann, wenn unterschiedliche Aufträge, also welche mit "J" und welche mit "N",  in einer Sammelrechnung gedruckt werden sollen, weil das Ergebnis schlichtweg falsch wird. 
Wie kann man sich dagegen schützen ?
1. Der Wechsel innerhalb eines Kunden ist höchst selten. In solch einen Fall sollte man möglichst gleich für die Ausnahme die Rechnung separat als Einzelrechnung abrufen. Alternativ dazu kann man auch die Rechnungsart auf Einzelrechnung ändern. 
2. In der Liste fakturierfähige Aufträge wird in einer Spalte MZ die Besetzung des Feldes (J/N) ausgewiesen.
Da jedoch die Liste nicht immer abgerufen wird, sollte man sich angewöhnen, bereits bei der Erfassung eines Auftrages und bei der Änderung des Feldes, gleich die Schritte wie unter 1. beschrieben durchzuführen.     
17.06 MB Letzter Kunde In COMMERZ-ACTUELL-MB kann man im 3. Bildschirm die aktuellen Verkaufsdaten (Auftrag, Lieferung, Rechnung) eine Gerätes, sowie die Adressen ansehen. 

Wenn man über WWS durch Erstellung einer Gutschrift oder einer Inzahlungnahme das Gerät vom Kunden "entfernt", wird zwar die Kundennummer gelöscht, die Adresse bleibt aber bestehen. Damit kann man über diesen Bildschirm immer noch den letzten Kunden, bei dem das Gerät zuletzt stand, ersehen. 
Bei einer Demontage in TKD jedoch, wird auch die Adresse gelöscht. Die Hotline bemüht sich derzeit, das zu vereinheitlichen. 
16.06 FIBU Erlöskonten Über die Angabe von Erlöskonten über die Stammdatenverwaltung in COMMERZ-ACTUELL-WWS und in den Parametersätzen WWS und TKD werden den Rechnungen automatisch Erlöskonten zugeordnet. Diese werden dann bei der RECHNUNGSÜBERNAHME an die FIBU übergeben und führen dazu, dass dort einen gewünschte Verteilung auf die verschiedenen Erlöskonten stattfindet. Dieses Verfahren geht übrigens auch, wenn man andere Finanzbuchhaltungen einsetzt.
 
Dabei können zwei Fehler auftreten:
1. Das in WWS eingetragene Erlöskonto gibt es in der FIBU nicht. Dann wird dieser Fehler im Fehlerprotokoll ausgewiesen.
2. Es wird überhaupt kein Erlöskonto übergeben. Dann wird kein Hinweis im Fehlerprotokoll ausgegeben.
In beiden Fällen erfolgt keine Verteilung auf echte Erlöskonten, aber die Buchung wird als Ausgangsrechnung ganz normal übernommen. Die nicht umbuchbaren Beträge bleiben auf dem als Zwischenkonto anzugebenden ERLÖSKONTO (hier 8999) "hängen". Sie müssten eigentlich später auf "echte" Erlöskonten umgebucht werden. 
Es ist als wichtig, das ERLÖSKONTO sich einmal anzusehen und (sofern der Saldo nicht gleich Null ist) die entsprechenden Verteilungen  durchzuführen 
15.06 allgemein Sperren Wir hatten am 7.6.2010 etwas über die Notwendigkeit von Sperren berichtet. Der Argumentation "ich weiß doch bei unseren 40 Arbeitsplätzen nicht wer gerade was gesperrt hat" haben wir den Wind aus den Segel genommen, weil wir jetzt bei einem solchen Hinweis auf einen gesperrten Datensatz (Kunde, Artikel, Auftrag, Bestellung u.a.m.) gleich mit ausgeben, an welchem Bildschirm der Satz gerade in Arbeit ist. Es ist also nur noch erforderlich, an diesem Bildschirm die Sperre aufzuheben.  
Diese Funktion ist soweit fertiggestellt und kann eingesetzt werden. 
14.06 WWS "zu liefern" Auftragspositionen, bei denen im Feld Mengen eingetragen sind, zählen nicht zu den "offenen" Positionen. Damit erscheinen auch Aufträge, bei denen diese Felder versorgt sind, zum Beispiel nicht mehr in der "Liste offener Aufträge". Das ist auch nicht so ganz "unlogics", weil das Eintragen in die Felder "zu liefern" ja voraussetzt, dass die Waren da ist und im nächsten Moment der Lieferschein abzurufen ist.  
10.06 WWS Erstellen von Angeboten Diesen Menüpunkt kann man gut gebrauchen, wenn man aus bestehenden Daten ein neues Angebot erstellen möchte. Dabei ist der Begriff "Angebot", wie auch sonst, als eine Zusammenfassung von Artikeln zu verstehen:

Die Basis für die Ausgangsdaten können sein:
1. verkaufte Artikel
Damit könnte man z.B. ein Grundstock von Artikeln für Nettopreise schaffen, weil dort zunächst einmal alle Artikel enthalten sind, die der Kunde in einem vorgebbaren Zeitintervall gekauft hat. 
2. Artikel
Auswahl z.B. aller Artikel einer Warengruppe
3. Angebot
z.B. ein bestehendes Nettopreisangebot, das modifiziert werden soll.

Zusätzlich zur Auswahl der Artikel kann auch gleich eine Preisbasis  vorgeschlagen werden, die auch entsprechend prozentual erhöht werden kann. So lassen sich mit diesem Werkzeug z.B. auch erhöhte Nettopreise vorschlagen. Für die nachträgliche Bearbeitung können diese Angebote dann in EXCEL exportiert und danach wieder importiert werden.
09.06 WWS Kundenumsatz Die Auskunft über die Kundenumsätze wurde so erweitert, dass nun auch die letzten 3 Monate und bis zu 5 Jahre ausgegeben werden:
.
Damit ergibt sich eine weit bessere generelle Information über den Kunden.
08.06 TKD Zählernamen Über die Stammdatenverwaltung TEXTE kann man die Bezeichnung für die Zähler vorgeben. Damit erscheint beispielsweise beim Erfassen von Zählerständen gleich eine korrekte Bezeichnung und nicht nur ZÄHLER 1 oder 2.

Das Verfahren, um die Texte anzulegen und auszugeben entspricht der Technik "VARIABLE ZÄHLERTEXTE". Die Textnummern, unter der die Texte abzulegen sind, sind im Parametersatz 9 unter "TEXT ZÄHLERBEZEICHNUNG" einzutragen.
Auch hier beachten, dass dieses für einen Zähler, für 2 Zähler und für vier Zähler erforderlich ist.
07.06 WWS/TKD Sperren Für eine korrekte Datenhaltung ist es erforderlich, dass Daten, die gerade von einem Mitarbeiter bearbeitet werden, nicht gleichzeitig von anderen Mitarbeitern geändert werden können. Dafür wurden in COMMERZ-ACTUELL Sperren integriert, die dieses verhindern. Ein Beispiel soll verdeutlichen, was passieren kann, wenn diese Sperren nicht vorhanden wären:

1. Mitarbeiter A ändert in einen Kundenstammsatz die Rechnungsadresse.
2. Gleichzeitig ändert Mitarbeiter B bei gleichen Kunden die Rabatte.  
3. Beiden Mitarbeiter wird der Kundenstammsatz, wie er ursächlich war, identisch zur Änderung bereitgestellt.
4.
Wenn Mitarbeiter A zuerst die Kundenänderung abschließt, wird seine Änderung durch das nachfolgende Abspeichern durch Mitarbeiter B wieder überschrieben.
5. Umgekehrt, wenn Mitarbeiter B zuerst abschließt, wird die Änderung der Rabatte durch Mitarbeiter A wieder überschrieben.
6. Und keine wüsste, dass seine Änderung gar nicht durchgeführt worden ist.

Deshalb die internen Sperren, von denen man normalerweise nichts merkt, die auch wieder gelöscht werden, wenn die Änderung beendet ist.

Leider gibt es aber Ausnahme-Situationen, bei denen die Sperre manuell wieder zurückgesetzt werden muss. Dazu gibt es in den Hilfsprogrammen den Menüpunkt "ENTSPERREN VON ....", bei dem vorsorglich ein CODE angefordert wird. 

Neuerdings muss dieser CODE bei der Hotline angefordert werden, weil die wissen muss, warum ein Entsperren notwendig ist. Übrigens werden auch alle Sperren entfernt, wenn alle COMMERZ verlassen haben.
    
01.06 allgemein Auslandsadressen Für Auslandsadressen gibt es in den DIN-5008-Richtlinien genaue Vorschriften:
o Keine Leerzeilen in der Anschrift
o
Kein Länderkennzeichen
o
Der Ort wird in der Landessprache, also "LIEGE", "FIRENZE" oder "BUCURESTI" geschrieben, wenn möglich. Der Ort wird in Versalien (Großbuchstaben) geschrieben.
o
Das Bestimmungsland steht ohne Leerzeile in deutscher Sprache in Versalien unterhalb des Bestimmungsorts
Wichtigste Vorschrift ist wohl, dass das Länderkennzeichen nicht verwendet wird.
31.05 allgemein Datenprüfung Zusätzlich zu den Migrationsprogrammen, die eine nahezu lückenlose Übernahme aller COMMERZ-Dateien in das ERP2-PBS-Programm von e.bootis möglich machen, haben wir auch Prüfprogramme entwickelt, die die COMMERZ-Daten analysieren und Vorschläge für mögliche Bereinigungen der Daten machen. Ziel ist es, bei einem Wechsel zu ERP2-PBS mit einem aktuellen Datenbestand zu beginnen. Diese Programme kann man auch jetzt schon im Vorfeld einsetzen, damit man rechtzeitig seinen Datenbestand "auf Vordermann" bringen kann. 
Unsere Hotline berät Sie gerne über die Funktionen dieser Programme, mit denen alle relevanten COMMERZ-Daten überarbeitet werden können.  
27.05 TKD Kopien-Verbrauch Bei der Geräteinspektion wird nun auch die Kopien-Verbrauch der weiteren Zähler angezeigt, und zwar für laufendes Jahr (LJ), das Vorjahr (VJ) und die restlichen Jahre (RJ):

Damit hat man einen genauen Überblick, über die Kopien auch der anderen Zähler. 
26.05 WWS Bestell-Auskunft Um Informationen über eine Bestellung zu erhalten, kann man den Menüpunkt BS-AUSKUNFT BESTELLUNG aufrufen. Dort wird man dann aufgefordert, die Bestellnummer einzugeben, die aber in vielen Fällen gar nicht bekannt ist. 

Deshalb kann man statt der Bestellummer auch den Lieferanten (entweder über die Lieferantennummer mit einem "#" davor oder über die Kurzbezeichnung) eingeben:
 
Nach der Auswahl des Lieferanten werden dann die Bestellungen dieses Lieferanten angezeigt:

und eine Bestellung kann zur Ansicht ausgewählt werden:
 
Wichtig bei dieser Auskunft (und vielen nicht bekannt) ist, dass man hierfür nicht die Bestellnummer benötigt.
25.05 TK Der Trick mit dem Werbetext Der Name des Ladenkunden wird üblicherweise im oberen Teil des Bons ausgedruckt. Statt dem Namen kann man auch einen beliebigen Text in der Stammdatenverwaltung dieses Kunden anlegen (wenn man nur NAME1 und NAME2 belegt, wird auch die Kundennummer nicht gedruckt), der dann im oberen Teil des Bons ausgegeben wird.

Der untere Teil kann dann - wie üblich - über die Textnummer 85 (4 Zeilen) für weitere Texte verwendet werden. 

20.05 allgemein MwSt-Erhöhung Keine Angst vor einer MwSt-Erhöhung. Die exzellenten Vorbereitungsprogramme sind noch vorhanden und können jederzeit wieder eingesetzt werden. Insbesondere die "Simulation" der Erhöhung bereits im Vorfeld zur Unterstützung der Argumentation "Eine MwSt-Erhöhung geben wir doch nicht an unsere Kunden weiter" oder zur Vorbereitung "geschönter" Preise bereits vor dem eigentlichen Erhöhung-Termin wurden bei der letzten Erhöhung intensiv genutzt.
Also: Mit COMMERZ sind Sie für eine sicherlich kommende Erhöhung voll gerüstet. 
19.05 WWS/TKD Eigen-Vermietung Wenn Aufträge erfasst werden, bei denen der Fachhändler die Artikel (vornehmlich Geräte) selbst vermietet, ist keine Rechnung zu erstellen, weil die Mieten ja über die Verträge in TKD berechnet werden. Wenn nun aber der Verkäufer für den Auftrag (und nicht etwa für die monatliche Miete) Provision erhalten soll, dann kann man das ganz einfach dadurch lösen, dass man die Auftragsart 96 (VERMIETUNG) verwendet. Dabei werden die EK-Werte und die (fiktiven) VK-Werte dem Verkäufer in seiner Provisionsabrechnung zugeordnet, ohne aber den Gesamtumsatz im System zu verändern.  
Beispiel:
Auftragsposition mit VK=430,00 und EK=350 und Auftragsart=Vermietung (96)

Nach Druck des Lieferscheins gehen diese Werte automatisch in die Provisionsabrechnung des Verkäufers ein.
18.05 WWS/TK BS-INFO Die Hinterlegung von Textnummern beim Kunden dient dazu, beim Aufruf des Kunden gleich über Besonderheiten informiert zu sein. Texte wie z.B. "Liefersperre" oder "Erst Buchhaltung fragen" können verhindern, dass entgegen etwaiger Anweisungen gehandelt wird. An der Kasse sind solche Informationen aber nicht gewünscht, wenn die Kunden (auch andere)  den Bildschirm einsehen können. Deshalb gibt es die besondere Textnummer 900, deren Text an der Kasse nicht ausgewiesen wird, aber die Erfassung so steuert, dass die Ware nur mit Barzahlung ausgeliefert werden kann. Wie bei allen anderen BS-INFO-Textnummern größer 899 sind Lieferscheine oder Rechnungen mit späterer Bezahlung dann nicht möglich.  
Ganz wichtig: Auch für den Standard-Ladenkunde sollte immer eine BS-INFO größer 899  eingetragen sein, damit für diesen nicht Ware ohne Barzahlung ausgegeben werden kann.
17.05 allgemein logics - e.bootis - Kassaline In der Presse wurde das Zusammengehen von e.bootis und Kassaline bekannt gegeben. Dabei wurde in der Pressenotiz u.a. ausgeführt: "Unter dem Dach der neuen Gesellschaft sollen alle Bestandskunden der Logicssystems GmbH aus einer Hand betreut werden". Dieser Satz hat bei unseren COMMERZ-Anwendern zu erheblichen Missverständnissen geführt, da er vermehrt so interpretiert wurde, dass die neue Gesellschaft die COMMERZ-Betreuung übernimmt. Dieses ist aber nicht der Fall, denn logics systems wird mindestens bis zum Ende 2012 die Weiterentwicklung und die Betreuung der COMMERZ-Programme und der COMMERZ-Anwender weiterführen. Gemeint war mit diesem Satz, dass die Bestandskunden dann übernommen werden, wenn sie ERP2-PBS (ggf. ergänzt um die Kassenlösung von Kassaline) einsetzen. 
14.05  allgemein Brückentag und Freitag Heute deshalb keine News.
11.05 TKD Verbrauchte Einheiten Bei der Zählerstandsabrechnung kann man die Verbrauchten Einheiten auch in einer zusätzlichen Zeile ausgeben. Dazu ist es aber erforderlich, über die Stammdatenverwaltung TEXTE zunächst einen geeigneten Text anzulegen und dann die Textnummer im Parametersatz 10 zu hinterlegen.
Beispiel (Auszug aus Rechnung) ohne Parametertext:

Beispiel (Auszug aus Rechnung) mit Parametertext:

 

Damit wird noch einmal deutlich ausgewiesen, wie viele Kopien gemacht worden sind.
Übrigens: Die vorgegebenen Texte für die Vertragsrechnungen können über die Stammdatenverwaltung "TEXTE" auch geändert werden. Hier z.B. "BERECHNETE EINHEITEN" (alt) durch "ZU BERECHNENDE EINHEITEN" (neu)

10.05 allgemein Büroring-
Lieferantenausst.
Am 7.5.2010 fand in Berlin die Büroring-Lieferanten-Ausstellung statt, an der logics das Nachfolgeprogramm ERP2-PBS von e.bootis präsentierte. Dabei gab es nicht nur interessante Gespräche mit Anwendern von COMMERZ-ACTUELL sondern auch andere Fachhändler zeigten reges Interesse für das auf modernster Technologie aufgebaute ERP-Systems. Wir sind überzeugt, dass wir auch dort vermitteln konnten, dass diese Branchen-Software eine langfristige Investition bestens geeignet ist und allen Anforderungen aus vielschichtigen Aufgaben der einzelnen Geschäftsbereiche optimal abdeckt.   
06.05 WWS Beleg-Anzeige (das ist ja super !) Bei der Auftragsänderung werden in der Bildschirmdarstellung der Kopfdaten die Nummern der Lieferscheine und der Rechnungen angezeigt:

Diese Dokumente kann man sich auch ansehen. Über F5 werden die Möglichkeiten angezeigt, die aber auch alle direkt gleich eingegeben werden können:

Neu ist dabei sind d (Dokumente dieses Auftrages), D (Dokumente des Kunden) und F (Offene Posten). Bei der Eingabe von "d" kann man das betreffende Dokument auswählen (hier z.B. den Lieferschein 116):
 
Es wird dann direkt auf dem Bildschirm (als Abschrift) angezeigt. So kann man sich alle Belege des Auftrages (wichtig vor allem auch bei Teillieferungen und Teilrechnungen)  auf dem Bildschirm ansehen.
05.05 TKD Wiederholung aus 2007

Wegen etlichen Nachfragen bezüglich der Korrektur von Poolverträgen nochmals unsere Ausführungen aus 2007:

Bei Pool-Abrechnungen kann es passieren, dass im letzten Gerät bei der Historie-Auskunft eine Zeile mit KORR ausgegeben wird. Diese Korrektur ist für folgenden Fall erforderlich und lässt sich am besten an einem Beispiel erklären:

Ausgangssituation:

Kopienpreis: 1,000 ct

GERÄT-1: 20.000 Freie Einheiten, kopiert 22.000

GERÄT-2: 10.000 Freie Einheiten, kopiert   5.000

Bei den Geräten verbucht:

GERÄT-1: 2.000 Kopien und EUR 20.00

GERÄT-2: keine Kopie  und EUR    0,00

Auf der Rechnung:

Keine Kopien-Nachberechnung weil Summe Freie Einheiten größer als Verbrauch

Pool-Gesamt-Erlös:

Wenn man die Geräte so belässt, ergibt sich ein Erlös von EUR 20,00, der aber nicht erzielt wurde. Um dieses wieder zu korrigieren, wird beim GERÄT-2 ein KORR von EUR - 20,00 gebildet.

Größere KORR-Beträge kann man vermeiden, wenn die Freien Einheiten den einzelnen Pool-Geräten zugeordnet werden, was in TKD automatisch im Menüpunkt „POOL-AUSWERTUNGEN“ durchgeführt werden kann.

04.05 WWS Artikelpreisliste Die Artikelpreisliste wurde dahingehend erweitert, dass nun auch die Daten der Nebenlieferanten (EK-Preise und ggf. EK-Staffeln) mit ausgegeben werden. Der jeweils beste EK-Preis ist mit einem Stern gekennzeichnet.
03.05 allgemein logics-news Die Hotline ist seit Jahren schon vor Feiertagen (Wochenenden) nur bis 12.00 besetzt. Da reicht die Zeit nicht aus, um auch noch einen Tagesbericht für die logics-news zu erstellen. Deshalb wird in Zukunft an solchen Tagen keine Einträge geben.
30.04 allgemein Büroring logics systems gmbh und e.bootis stellen auf der Lieferantenausstellung von Büroring am 7.5.2010 gemeinsam aus. Über einen Besuch auf unserem Stand 71 würden wir uns sehr freuen.
29.04 WWS Entsperren von Aufträgen u.a. Es gibt in WWS Menüpunkte, die gesperrte Datensätze wieder freigeben. Diese Funktionen sind aber ausschließlich dazu bestimmt, in Ausnahmefällen einen bestimmten Datensatz wieder freizugeben. Eigentlich sollte dabei immer die Hotline einbezogen werden. Anderweitige Nutzung dieser Funktion kann zu schwerwiegenden Fehlern im Datenbestand führen. 
Die Hotline wird in Zukunft ein variables Code-Wort integrieren, das dann bei ihr angefordert werden muss. 
28.04 TKD Hinweise auch Ernst nehmen Wenn bei einer Änderung der Vertragsart die folgende Meldung erscheint

dann sollten unbedingt die "alten" Vertragskonditionen vor (!) der Änderung nochmals geprüft werden. Die Meldung wird zwar nur vorsorglich ausgegeben, aber zum einen könnten wirklich noch Verträge abzurechnen sein und zum anderen könnten durch "stehenbleibende" Daten weitere Abrechnungen verfälscht werden. Prüfen sollte man, ob nicht z.B. Abschlagszahlungen noch offen sind, die dann später angerechnet werden,  oder ob Freie Einheiten noch aufgelaufen sind, die nicht mehr berücksichtigt werden sollen.  
27.04 WWS ein alter Hut, Bilder in WWS Sofern die Bilder der Artikel COMMERZ zur Verfügung stehen (PBSeasy), können diese innerhalb von WWS (übrigens schon seit Jahren) auch abgerufen werden. 
Beispiel in der Preisauskunft:

Wenn man dann in der untersten Zeile F2 eingibt, erscheint das Bild des Artikels auf dem Bildschirm:

Diese Funktion geht u.a. auch in der Angebotsbearbeitung, im Bestellwesen, in der Auftragsbearbeitung und in der Stammdatenverwaltung.
26.04 WWS/TK KNV (Bücher) Die Bücherschnittstelle ist nun vollständig im Echteinsatz und kann genutzt werden. Anfragen bezüglich Funktionen und Beschreibungen bitte an unsere  Hotline
23.04 TKD Brauchen Sie keine Auswertungen ? 

Oft stellt die Hotline fest, dass die wichtigen Steuerungsparameter in COMMERZ-ACTUELL-TKD nicht ausreichend gesetzt sind, um entsprechende Informationen automatisch zu speichern und abrufen zu können. Es sollten folgende Felder im Parametersatz einmal überprüft werden:

1. STATISTIKDATEN IN WWS
Speichert z.B. TKD-Ergebnisdaten bei Kunden, Artikel oder Geschäftsdaten

2. STÖRCODE -/MODELLBEARB.
Modellbearbeitung erlaubt wichtige Vorgaben für Modelle

3. PROVISIONSDATEN IN WWS

Damit sind sämtliche Rechnungspositionen aus dem ganzen COMMERZ abrufbar und können integriert ausgewertet werden 

4. VERTRAGSDATEN IN HIST
Nur wenn dieses Feld auf "J" steht werden auch alle Vertragsrechnungen gespeichert und können beauskunftet werden.

Alle Felder sollten eigentlich auf "J" stehen. Die Auswirkungen auf die Speicherung der Statistikdaten können in der TKD-Dokumentation und in den Ergänzungen nachgelesen werden.

22.04 FIBU Belegnummer

In der Kontenauskunft FIBU werden neben den anderen Buchungstypen für die Debitoren und die Kreditoren zeilenweise auch die Zahlungen angezeigt. Diese Auskunftszeilen enthalten eine Spalte mit BELEG-NR. Nun ist die Belegnummer normalerweise bei Zahlungen die Bankauszugsnummer, die im Normalfall dort auch ausgewiesen wird. Intern steht aber auch die dieser Zahlung zugeordnete Rechnungsnummer zur Verfügung, die auch dargestellt  werden könnte. Bei einem Verzicht auf die Bankauszugsnummer (Belegdatum könnte zur Identifizierung ausreichend sein) kann die FIBU auch so eingerichtet werden, dass die Rechnungsnummer dort ausgegeben wird.

Falls gewünscht, bitte Info an die Hotline.

21.04 allgemein F5 und Maus Sobald ein "*" vor einer Eingabe steht, kann man sich mögliche Eingaben durch F5 anzeigen lassen. Dieses geht an vielen Stellen auch mit der Maus, wenn man den Cursor direkt auf dem Stern stehen hat.
20.04 WWS/TKD Geräteadresse Über den Zusatzbaustein "TKD-Preisfindung in WWS" ist es möglich, innerhalb eines WWS-Auftrages (Strecke oder Kasse) z.B. auch Toner zu erfassen und dabei die Positionsdaten gleich dem betreffenden Gerät zuzuordnen (Aufwand, Erlös, Historie etc.). Wichtig dabei ist auch, dass die in TKD gespeicherten Daten über die Konditionen (z.B. Toner kostenlos) gleich für die Preisfindung verwendet werden. 
Oft nicht bekannt ist, dass in solchem Fall auch die Lieferadresse aus dem Gerät in den Auftrag eingetragen wird. Damit würde bei einem Auftrag über nur eine Tonerposition der Lieferschein gleich mit der korrekten Lieferanschrift erstellt werden. Die Rechnungsadresse wird nicht geändert. Bitte Vorsicht bei Toner-Aufträgen  für verschiedene Geräte oder mit "gemischten" Artikeln, da die Lieferadresse des letzten Gerätes übernommen wird.
19.04 WWS Zusatzdaten bei Lieferanten Wie auch beim Kunden gibt es auch bei den Lieferanten einen "letzten" Bildschirm, in dem beliebige Informationen hinterlegt werden können. Diese Daten werden beim Druck eines Bestellvorschlages immer am Ende ausgegeben, sie können aber auch durch die Eingabe von "I" bei der Erfassung oder bei der Änderung eines Bestellvorschlages zur Anzeige auf dem Bildschirm abgerufen werden. Diese Eingabe von "I" ist bei den Kopfdaten, aber auch bei jeder Position möglich, wenn man in der untersten Zeile steht. 

Hinterlegt werden beim Lieferanten meist zusätzliche Details, die für eine Bestellung wichtig sind
16.04 FIBU Flexible Auswertung Die Struktur der BWA und der Bilanz bzw. der G+V wird in der Stammdatenverwaltung bei den Sachkonten hinterlegt. Dabei ist wichtig, dass die Werte der einzelnen Positionen nicht bereits beim Buchen zugeordnet werden, sondern dass sich die Werte der Auswertungen auf Basis der aktuellen in den Sachkonten definierten Struktur immer neu bilden. Wenn man also die Strukturen verändern möchte, dann kann man dieses in den Stammdaten tun und dann auch noch Auswertungen für frühere Zeiträume (Buchungsperioden) abrufen, die dann in Form der neuen Struktur aufgebaut sind. Auch etwaige Fehler kann man so mühelos korrigieren.
15.04 WWS Vertreter Üblicherweise ist ein kompletter Auftrag auch einem einzigen Vertreter zugeordnet. Durch Eingabe des Absatzbereiches wird über die Vertreterzuordnung der betreffende Vertreter/Verkäufer ausgewählt. Wenn nun eine oder mehrere Positionen nicht diesem Vertreter zugeordnet werden sollen, kann man in den ERW-Bildschirmen bei jeder Position diesen ändern:
 
COMMERZ-ACTUELL ist auch so flexibel, dass diese Vertreteränderung auch an der Kasse möglich ist (Kunde kauft etliche PBS-Artikel und ein Gerät).
In diesem Zusammenhang noch eine Anmerkung: Es gibt bei einigen Anwendern auch die Variante, dass auch der Absatzbereich positionsweise geändert werden kann. Bedarf ? Dann gleich unsere Hotline kontaktieren.
14.04 allgemein F2-Funktionstaste Bei vielen Abfragen kann man zur Auswahl ein Intervall eingeben, wobei aber häufig die Situation auftritt, dass VON und BIS identisch sind. Die Hotline hat nun (eigentlich) lückenlos die Eingabe von F2 bei BIS eingefügt, wodurch der VON-Wert auch zum BIS-Wert wird. 
Diese spezielle Funktion wurde extra eingeführt, um die Erfassung schneller zu machen: Also auch intensiv nutzen. 
13.04 TKD Intervalle  Wann wird eigentlich das erste und ab wann das zweite Intervall verwendet ?

Entscheidend hierfür sind die Daten in den Feldern VERTRAGSBEGINN und ABGERECHNET BIS. Wenn zwischen diesen keine zeitliche Lücke vorhanden ist, wird das 1. Intervall, sonst immer das 2. Intervall angesetzt. In diesem Beispiel ist bis 31.01.2010 abgerechnet (wird auch automatisch gesetzt) und der Vertrag beginnt am 01.02.2010 --> keine zeitliche Lücke --> 1. Intervall. 
Nach der ersten Wartungsabrechnung verändert sich ABGERECHNET BIS auf 0310, sodass eine Zeitdifferenz zum VERTRAGSBEGINN vorliegt und später immer das 2. Intervall verwendet wird. 
Etwas problematischer wird es, wenn der Vertragsbeginn nicht auf dem 1. eines Monats liegt:

Dann wird das 1. Intervall verwenden, wenn der Abrechnungsmonat noch kleiner ist als die (zeitliche) Summe von ABGERECHNET BIS + 1. INTERVALL (was eigentlich immer der normale Fall ist). Das bedeutet, dass ein Abrechnungsmonat 0210 das 1. Intervall nutzt, ein Abrechnungsmonat größer als 0210 das 1 und das 2.Intervall verwendet.
Wenn in Ausnahmefällen Verträge nicht erwartungsgemäß erstellt werden, liegt das meist an der Konstellation dieser Daten. Deshalb sollte man bei manuellen nachträglichen Änderungen eine besondere Sorgfalt walten lassen.
12.04 WWS Preisfindung Wenn man Preise auf Basis des EK-Preises in einen Auftrag einbringen möchte, gibt es 3 Möglichkeiten:
1. In der betreffenden Position ist im ERW-Bildschirm der aktuelle EK-Preis erkennbar und man kann dann einen über einen Taschenrechner errechneten neuen VK-Preis eintragen. 
Das wird wohl heute keiner mehr so machen, oder ....
2. Beim VK-Preis gibt man nicht den neuen VK-Preis ein, sondern lässt sich diesen berechnen. Das geschieht über die Eingabe des Buchstabens "e" mit nachfolgenden Prozentsatz, um den der aktuellen EK-Preis erhöht werden soll:

Bei einem EK-Preis von EUR 2,00 ergibt sich dann für den VK:

Diese Funktion eignet sich, wenn man sporadisch für spezielle Kunden oder für Mitarbeiter einen EK-basierenden VK-Preis braucht.
3. Wenn für ganze Kunden dieses Preisfindungs-Verfahren angewendet werden soll (Filialen, befreundete Unternehmen), dann sollte man die Erweiterung im Kundestamm einsetzen. Mit dem Feld "PREISBASIS EK" werden aus den Rabattfeldern Aufschlagsfelder, sodass man auch noch warengruppenbezogen unterschiedliche Aufschläge definieren kann:

Die Preisfindung erfolgt dann immer automatisch auf Basis des EK-Preises aus dem Artikelstamm
. Genutzt wird diese Funktion speziell für die Belieferung von Filialen in Zusammenhang mit den Abläufen für interne Lieferscheine und interne Rechnungen.  
01.04 allgemein Osterurlaub Die nächste logics news erscheint wegen des Osterurlaubs erst am 12.4.2010.
31.03 WWS Ändern der Rechnungsart Die Rechnungsart, die man bei dem Menüpunkt "FAKTURIERUNG" zum Abruf ganz bestimmter Rechnungen nutzt, kann aufgrund von Änderungen von Abläufen auch noch nachträglich geändert werden. Damit kann man u.a. Aufträge, die eigentlich über Sammelrechnungen zu berechnen sind, zu Einzelrechnungen werden lassen. Das alleinige Ändern der Rechnungsart eines Auftrages geht an schnellsten im Menüpunkt BELEGABRUF statt in der AUFTRAGSÄNDERUNG.
 
Eigentlich wurde diese schnelle Änderungsmöglichkeit dafür eingeführt, die Freigaben von Rechnung über die Rechnungsart zu steuern bzw. zu veranlassen. Dazu trägt man beim Kunden eine Kategorie ein, die man bei der Fakturierung nicht verwendet und setzt dann nach Lieferung das Rechnungsarten-Kennzeichen um. Verwendung kann dieses Verfahren auch finden, wenn man Touren vorkommissioniert und ins Regal mit Lieferschein ablegt, weil man dann Gefahr läuft, dass der Kunde die Rechnung vor der Lieferung erhält. Die Vorerstellung des Lieferscheins macht auch irgendwie Sinn, weil dadurch die Information "AUF LAGER" stimmig wird. Verwendet man verschiedene Kategorien, dann sollte man ein Schema für die Umwandlung festlegen.
30.03 allgemein ERP2-PBS von e.bootis AG Nachdem der eigentliche Vertrieb für das von uns empfohlene Nachfolge- Programm ERP2-PBS von der e.bootis AG erst in diesem Jahr so richtig begonnen hat, haben bereits bis Mitte März schon eine Reihe von Fachhändlern sich definitiv entschlossen, COMMERZ-ACTUELL abzulösen. So werden die Firmen Albers aus Papenburg, Viehausen + Gartz aus Erkelenz, Klünder aus Wittstock, Schmidt & Co aus Frankfurt und Artec aus Krefeld kurzfristig die neue Software einführen.
Wichtig für alle ist, dass der intensive Informationsaustausch über die Datenmigration zwischen uns und Firma e.bootis dazu geführt hat, dass eine umfassende Datenübernahme nun so möglich ist, die ein extrem geringes Nacharbeiten erfordert und die auch eine Übernahme von Detaildaten umfasst. 
29.03 TK Blättern an der Kasse Am Kassenarbeitsplatz werden immer die letzten 5 Positionen angezeigt. Wenn man die davorliegenden Positionen ansehen und diese ggf. ändern möchte, kann man dieses durch F1 und CURSOR UP erreichen.
Ausgangssituation (6 Positionen erfasst und Frage: "Was ist in Position 1"):

Mit der üblichen Eingabe von F1 kommt man zunächst zur Positionsnummer, bei der man 3 Möglichkeiten hat:
1. Nochmals F1: Eingabemöglichkeit im oberen Teil, z.B. für Namenseingaben
2. Eingabe einer Positionsnummer : Die Daten der betreffenden Position werden zum Bearbeiten in den unteren Teil dargestellt
3. CURSOR UP: Eingabemöglichkeit bei der Positionsnummer. Mit CURSOR UP oder DOWN kann man in den einzelnen Positionen blättern, und so auch zur Position 1 gelangen:
26.03 allgemein Schriftarten-
wechsel
Ab und zu erhält die Hotline Belege, bei denen plötzlich die Zeichen in einer anderen Schriftart dargestellt werden und wodurch der Rest des Formulars ziemlich unleserlich wird. Ursache für dieses Phänomen sind Steuerzeichen, die sich im Artikeltext "eingeschlichen" haben, die dazu führen, dass der Drucker diese als Wechsel der Schriftart interpretiert. Um weitere Fehler solcher Art zu vermeiden, sollte man den Artikel, bei dem die Schriftart sich geändert hat, genauestens untersuchen. Da es sich meist um nicht-abdruckbare Zeichen handelt, kann man diese auch nicht sofort erkennen. Deshalb sollte der Text ganz löscht und neu eingeben werden). Dieses sollte man aber nicht nur im Auftrag, sondern auch  in der Stammdatenverwaltung Artikel durchführen.
25.03 WWS Ändern von Abruf-Aufträgen

Abrufaufträge, für die bereits eine Vorabrechnung erstellt worden ist, können auch nachträglich erhöht werden. Dazu folgendes Beispiel:

Ausgangssituation:

Abrufauftrag mit 100.000 Blatt Kopierpapier ist gespeichert und Rechnung vorab gedruckt. Kunde hat bereits 30.000 Blatt erhalten und möchte den Abrufauftrag auf insgesamt 150.000 erhöhen. Der Abrufauftrag hat dann nach Erstellung der Vorabrechnung z.B. folgende Struktur: 

Vorgehensweise:
Abrufposition löschen, neu erfassen mit Menge 50.000 und Vorab-Rechnung drucken.

Dann Abrufmenge auf 120.000 (150.00 minus bereits erhaltene 30.000) setzen.

Leider lässt sich keine zweite Position mit gleichem Artikel als ein neuer Abrufauftrag eingeben, weil der VK-Preis bei der Abrufposition als Nettopreis interpretiert wird und für einen Artikel dieser nur einmal angelegt sein darf. 

24.03 allgemein Sicherungen Wir müssen uns leider schon wieder einmal wiederholen:
"Bitte prüfen Sie Ihre Sicherungen". 
Ein Fall aus der Praxis: Es wurde aufgrund eines massiven Hardware-Problems notwendig, die Sicherung wieder einzuspielen. Nach Prüfung der Daten wurde festgestellt, dass ein Stand von vor etwa 2 Jahren übernommen worden war.
Was war passiert ? 
Die täglichen ablaufenden Prozeduren zur Sicherung waren nicht korrekt, sodass überhaupt nie etwas gesichert wurde. 
Was sollte man tun ?
Nicht zum Test die eigene Sicherung in den aktuellen Datenbestand übernehmen, denn dann könnte das gleiche wie oben passieren. Sie sollten Ihren Systemverwalter überprüfen lassen, was wann und wie gesichert wird. Gegebenenfalls sollte während der Sicherung auch ein Protokoll ausgegeben werden, dass überprüft werden kann. Aufgrund der verschiedenartigen Installationen (Laufwerke, verschieden Sicherungsverfahren etc. ) bei unseren COMMERZ-Anwendern kann die Hotline hierzu leider keine allgemein gültige Empfehlung geben. Aber es lohnt sich vielleicht doch, einmal eine Überprüfung vorzunehmen.
23.03 TKD TKD-Stunden In TKD werden die Leistungen normalerweise bei Geräten, Techniker oder den weiteren Statistikdaten zum Zeitpunkt des Abschlusses eines Auftrages abgespeichert. Ausnahmen dazu sind das Verbuchen von Mengen (verfügbare Bestände) und die Technikerstunden. 
Beim Verbuchen von Technikerstunden ist es wichtig, das im Auftragskopf und dann auch in der betreffenden Position das richtige Datum eingetragen ist, damit die so wichtige "TECHNIKERAUSWERTUNG" richtige Daten beinhaltet. 
Beim Verbuchen der Technikerstunden gibt es aber zwei Varianten, die über das Feld STD-VERBUCH. AUFT-BEARB.(J/N) gesteuert werden:

Bei "J" werden die Stunden sofort bei der Erfassung verbucht, während bei "N" dieses erst beim ABSCHLUSS durchgeführt wird. Das "j" ist dann wichtig, wenn man Aufträge über das Monatsende noch nicht abschließen kann, aber Stunden geleistet worden sind. "Fehler" in den stundebezogenen Statistiken sind häufig dadurch zu erklären, dass diese Steuerung nicht beachtet wurde oder dass die Datumsangaben im Auftrag nicht korrekt sind.
22.03 WWS Erlöskonten Im Parametersatz kann jetzt auch für die Kleinauftragszuschläge 7% ein Erlöskonto vorgegeben werden. 
19.03 allgemein F5-Taste Leider stellt unsere Hotline (viel zu) oft fest, dass Auskunfts- und Suchmechanismen in COMMERZ-ACTUELL nur sehr eingeschränkt verwendet werden. Dieses kommt häufig daher, dass diese Mechanismen nicht bekannt sind. Dabei ist es so einfach, sich darüber zu informieren:
COMMERZ-ACTUELL erlaubt die Eingabe der Funktionstaste F5 immer dann, wenn vor der Eingabe ein Stern steht. Damit wird dann angezeigt, welche Eingaben an dieser Stelle möglich sind (mit F1 kommt man aus diesen Fenstern "neutral" zurück zur Eingabestelle). 
Man sollte deshalb einmal bewusst an den Eingabestellen mit vorangestelltem Stern F5 eingeben, um herauszufinden, welche Auskünfte oder Eingabemöglichkeiten an der Stelle angeboten werden. Man wird erstaunt sein, was man alles abrufen kann und welche bisher nicht bekannte Suchverfahren möglich sind.  
18.03 WWS/TK nochmals: Toner finden Für das Finden von (richtigem) Toner wurde WWS um eine "Super-"Funktion  erweitert:
Wer die Zusatzfunktion "TKD-Aufträge in WWS" einsetzt, kann jetzt in der Auftragserfassung (Strecke und auch Kasse) beim Artikel ein "g" eingeben. Das "g" steht für Gerät und kann ergänzt werden um die Gerätenummer oder auch die Geräteklasse. Danach werden alle relevanten Geräte der Kunden angezeigt, wobei Geräte mit Wartungsvertrag gesondert markiert sind. Nach Auswahl eines Gerätes werden die Toner-Artikel aus der zugehörigen Artikeltabelle zur Auswahl angeboten, aus denen dann der betreffende Toner ausgewählt werden kann und gleichzeitig angezeigt, ob der Toner im Rahmen des Vertrages für die Wartung kostenlos ist oder ob der Kunden ihm bezahlen muss.
Mit dieser Funktion wurde die Reihenfolge der Erfassung von TKD-Aufträgen (erst Gerät und dann Artikel) ins WWS verlagert (Lizenzkosten EUR 125,00). 
Voraussetzung ist die oben genannte Zusatzfunktion und Speicherung der Toner in den Artikeltabellen. Wer letzteres  (noch) nicht verwendet, kann über spezielle Hilfsmittel in TKD ganz schnell dafür sorgen, dass die Artikeltabellen in die Geräte abgespeichert werden.
Weitere Detail-Information (Beschreibung) und Freischaltung durch die Hotline. Eleganter, schneller und sicherer kann man die Tonerlieferung (vor allem an der Kasse) nicht machen.  
17.03 WWS Auftragsprüfliste Die täglich erfassten Aufträge können abends überwacht werden. 

Dazu ist es nicht erforderlich, die einzelnen Felder mit entsprechenden Daten immer neu einzugeben, sondern man braucht nur bei "VON AUFTRAG" F2 einzugeben, das Datum auf das Tagesdatum zurückzusetzen und einen vorher angelegten Schlüssel einzugeben, der dafür sorgt, dass die Prüfkriterien automatisch vorgeben werden. 
Damit hat man täglich einen Bericht über "kritische" Aufträge, bei denen z.B. der VK-Preis nicht stimmt oder bei denen Preise/Rabatte geändert worden sind.  
16.03 WWS/TKD Eingaben editieren  Bei einer Eingabe von Daten, die für eine spezielle Funktion benötigt werden, wir am Ende immer abgefragt "IN ORDNUNG J/N". Bei "N" wird die gesamte Eingabe gelöscht und der Anwender muss alle Daten nochmals eingeben. Das ist besonders lästig, wenn man viele Daten (z.B. Auftragsnummern) einzugeben hat. An etlichen Stellen gibt es dafür jetzt eine Lösung, die an folgendem Beispiel erläutert wird:
Ausgangssituation 
Es sollen für etliche Aufträge Rechnungen abgerufen werden, wobei nach der letzten Auftragsnummer bei der dann folgenden gleich RETURN eingegeben wurde:
 
Bei Eingabe von "J" werden die Rechnungen gedruckt; bei Eingabe von "N" bleiben alle Auftragsnummern erhalten und es wird zur erste Auftragsnummer verzweigt. Die Auftragsnummern können nun einzeln bestätigt oder korrigiert werden. Wenn eine Auftragsnummer nicht gewünscht wird kann man eine Null eingeben:

Sobald man diese Null mit RETURN bestätigt, werden alle folgenden nach vorne verschoben.

Mit F1 oder Cursor up kann man auch von hinten wieder an ggf. falsche Auftragsnummern gelangen und diese dann löschen oder korrigieren. 
Was mache ich aber, wenn ich nun doch nicht drucken will ?
Ganz einfach: Mit Eingabe von F1 bei der ersten Auftragsnummer wird alles gelöscht und man ist da, wo man früher mit der Eingabe von "N" bei "IN ORDNUNG J/N" war.
Wir werden diese Funktion auch an weiteren Stellen integrieren, bei denen solche Eingaben häufig sind. Anregungen und Wünsche der Anwender würden uns helfen, solch wichtige Stellen zu finden.  
15.03 FIBU Bilanzen Wer die bewährte COMMERZ-FIBU einsetzt, lässt üblicherweise die Bilanz durch einen Steuerberater erstellen. Um dem Steuerberater die Arbeit zu erleichtern, kann man ihm über die IDEA-Schnittstelle auch die Kontendaten und die einzelnen Buchungen zur Verfügung stellen. Dabei ist allerdings vorab zu prüfen, ob der Steuerberater diese Daten auch einlesen und dann verarbeiten kann. Bei Interesse bitte Info an die Hotline. 
12.03 WWS/TKD Lastschriften Wenn man Rechnungen erstellt hat, die das Kennzeichen "Lastschrift" haben, diese aber doch nicht eingezogen werden sollen, kann man dieses über "ÄNDERN RECHNUNGSAUSGANGBUCH" erreichen. 

Dazu ist es lediglich erforderlich, ZAHLUNGSART auf "0" und das LASTSCHRIFT-KENNZ auf "N" zu setzen. Dann wird weder eine Lastschrift erzeugt, noch danach eine Zahlung in die FIBU übernommen. 
11.03 WWS CODE bei der Preisauskunft Bei der Preisauskunft wird als erstes ein CODE abgefragt, der die Ziffern 1 bis 3 beinhalten kann. Diese CODE-Zahl entscheidet darüber, welche Daten auf dem Bildschirm ausgegeben werden sollen. Dabei kann die Vorgabe bereits über die Zugriffsberechtigung des betreffenden Mitarbeiters vorgegeben werden, so dass z.B. an der Kasse immer nur die "1" zugelassen ist.
Die CODEs bedeuten:
1=nur normaler VK-Preis
2=alle weiteren VK-Preise
3=alle VK- und alle EK-Preise
Je nach Standort und der Kompetenz des Mitarbeiters kann damit festgelegt werden, welche Preise in der Preisauskunft dargestellt werden sollen.
10.03 TK Rücknahmen, Gutschriften Rücknahmen oder Gutschriften kann man an der Kasse auf zweierlei Wegen durchführen:
1. Negative Mengen

Dann wird eine Kassenquittung (Überschrift auf Bon) mit negativen Beträgen erstellt.

2. Neue Auftragsart 

Dann wird eine Kassengutschrift (Überschrift auf Bon) mit positiven Beträgen erstellt.

Der Fachhändler kann also selbst entscheiden, was für ihn und seine Kunden transparenter und übersichtlicher ist. Bei Rücknahmen innerhalb eines neuen Verkaufsvorganges verwendet man eigentlich immer negative Mengen.
09.03 FIBU spezielle Buchungen In der COMMERZ-FIBU können auch ganz spezielle Buchungen erfasst und bearbeitet werden. Dazu zählen zum Beispiel die Mehrwertsteuer-Verbuchung von Altteilen bei einer KFZ-Reparatur oder die Steuerverbuchung bei Regulierung von KFZ-Schäden über eine Versicherung. Sollte ein konkreter Fall vorliegen, bitte Info an die Hotline. 
08.03 allgemein Versionen Wir sehen ja ein, dass man bei der Einspielung einer neuen Version etwas zögerlich ist, weil darin ggf. noch Anfangsfehler enthalten sein könnten. Nicht akzeptieren können wir, dass einige Fachhändler noch mit Versionen arbeiten, die nun schon mehr als 3 Jahre alt sind. Damit fehlen ihnen nicht nur alle neuen Funktionen und Verbesserungen sondern auch unsere Hotline hat damit Schwierigkeiten, weil sie solche Versionen nur mit erheblichem Aufwand betreuen kann. 
Bitte einmal die Version prüfen; sie steht immer rechts oben. Die aktuelle Version ist die 3.02 (Version 3.03 ist in Vorbereitung).
05.03 TKD verbrauchte Einheiten In der Geräte-Wartungsstatistik-2 wird jetzt auch der Verbrauch für den Zähler 2 ausgewiesen. Da am Ende auch Summen dargestellt werden, kann man z.B. den Gesamtverbrauch des (Vor-)Jahres mit dem Tonereinsatz abgleichen.
04.03 WWS Löschen Angebote Innerhalb der Angebotsüberwachung wurde ein neuer Menüpunkt eingefügt, über den man nicht nur ein sondern gleich mehrere (Nettopreis-)Angebote löschen kann:
 
Diese Funktion kann z.B. verwendet werden, wenn die Gültigkeit von Preisvereinbarungen abgelaufen ist.
03.03 allgemein Rechnungsnummern Die Rechnungsnummern müssen eigentlich immer lückenlos vergeben werden. Eine Kontrolle dazu bietet des Rechnungsausgangsbuch, wenn man es mit der Sortierung "RECHNUNGSNUMMER" ausgibt. Fehlen dann Rechnungen, wird ein entsprechender Hinweis ausgedruckt.
Lücken können sich aber ergeben, wenn für WWS- und für TKD-Rechnungen ein Nummernkreis verwendet wird, weil jeweils nur die Rechnungen aus WWS oder aus TKD (aber nicht beide zusammen ausgegeben) werden. Lücke können aber auch dadurch entstehen, dass ein Rechnungsdruck nach der Abfrage "DRUCK in ORDNUNG" verneint wird. Dabei wird die Rechnungsnummer bereits vergeben und wenn die Rechnung dann nicht doch abgerufen wird, fehlt die Rechnungsnummer in der Auswertung. Solche Fälle kann man über die "LISTE FAKTURIERFÄHIGER AUFTRÄGE" dokumentieren, in der auch die bereits vergebene Rechnungsnummer (negativ) dargestellt wird. 
Auf jeden Fall sollte man bei solch einer Fehlermeldung/Warnung seinen Datenbestand unbedingt prüfen.   
02.03 allgemein Spools Die Ausgabe auf Drucker macht immer dann Probleme, wenn gleichzeitig Daten verändert werden. Wenn dann der Drucker nicht korrekt arbeitet, kann man den Druck eigentlich nicht wiederholen, da ein anderer Datenzustand vorliegt. Das betrifft im wesentlichen den Formulardruck, während Statistiken und sonstige Auswertungen ganz einfach bei Druckerproblemen wiedeholt werden können. Um die Möglichkeit einer Druckwiederholung zu haben, werden diese Ausgaben zusätzlich zum Ausdruck auch noch in eine Spool-Datei abgestellt, aus der dann ein Ausdruck seitengenau wiederholt werden kann. Diese Spools sind also quasi erledigt, wenn festgestellt worden ist, dass der gesamte Ausdruck in Ordnung war. Leider nehmen unsere COMMERZ-Anwender das nicht so genau und lassen die Spools "ewig" stehen. Eine Übersicht und eine sinngebende Vergabe der Spoolnamen ist dann nicht mehr gegeben. Aus diesem Grunde wird beim Aufruf von COMMERZ geprüft, ob löschbare Spools vorliegen und dann die Meldung

ausgegeben. Zudem kommt diese Meldung auch, wenn festgestellt wird, dass Spools vorliegen, die noch nicht gedruckt sind oder bei denen das Kennzeichen nicht auf "OK" steht.
Es ist also schon wichtig, diese Meldung zu beachten und die Spoolverwaltung entsprechend zu überprüfen.
01.03 TK DocuWare Nicht bekannt ?
Auch Kassenbon und Kassenlieferscheine können ins DocuWare übernommen und dort archiviert werden. Auskünfte bei unserer Hotline.
26.02 allgemein logics-news

Heute jährt sich zum sechsten Mal die Ausgabe der logics-news. Seit 1.3.2004 haben wir werktäglich fast an jeden Tag ein Thema aufbereitet und  zusammengestellt, um unsere COMMERZ-Anwender mit wichtigen Informationen zu versorgen. 

Das sind nun über 1500 einzelne Punkte, wobei wir versucht haben, uns auch nicht zu wiederholen (letzteres eigentlich nur dann, wenn es um besonders gravierende Dinge ging, denen wir etwas Nachdruck verleihen wollten/mussten).

Wir wollen dieses Verfahren gerne  weitere Jahre fortsetzen und würden uns sehr freuen, wenn unsere Anregungen zur Verbesserung des Einsatzes von COMMERZ-ACTUELL ein wenig  beitragen würden.

25.02 allgemein  e.bootis und TKD Die Ergänzung von ERP2-PBS um die ganz spezifischen TKD-Funktionen geht in riesigen Schritten voran. Heute und morgen sind wir in Essen, um den aktuellen Stand zu prüfen und um die (letzten)  Details festzulegen. Geplant ist, dass wir den jeweils aktuellen Stand in Baldham testen und dabei intensiv prüfen, ob auch COMMERZ-Funktionen vorhanden sind.  
24.02 TKD Modelle Die Stammdatenverwaltung MODELLE, deren Daten eigentlich eine Ergänzung zum betreffenden Artikelstammsatz darstellen, wurde bei vielen Anwendern erst nachträglich eingeführt. Dieses hat zur Folge, dass zwar diese Daten bei allen neuen Geräten eingefügt werden, die bestehenden "ALT"-Geräte aber Daten nicht beinhalten. Dafür gibt es aber seit Einführung der MODELLE eine Lösung:
In 9. DATEIPFLEGE und 10.GERÄTE-INSPEKTION gibt es den Untermenüpunkt 6.MODELLDATEN NACH GERÄTE:
 
Dort kann man GERÄTE und MODELL auswählen (am besten: alle mit F3). COMMERZ sucht dann alle betreffenden Geräte und trägt die Modelldaten dort ein. Ganz wichtig dabei ist allerdings: Das Eintragen erfolgt nur dann, wenn das Feld im Gerätestammsatz noch leer oder Null ist. Damit wird verhindert, dass u.U. bereits vorhandene Daten überschrieben werden. 
Ein typisches Beispiel, dass diese Funktion auch nachträglich genutzt werden kann, ist:
Es soll das Feld GERÄTEKLASSE (bisher nicht verwendet) nun doch genutzt werden. Dann trägt man in die Modell-Stammsätze die betreffende 2-stellige Geräteklasse ein und startet das Programm "MODELLDATEN NACH GERÄTE". Da das Feld bisher leer war, werden damit dann automatisch alle Geräte mit dem Kennzeichen für Geräteklasse versorgt (Neugeräte sowieso dann automatisch).
23.02 WWS Anfügen von 
Aufträgen
Der Zufall bringt es an den Tag:
Bei der Analyse einer WWS-Rechnung trauten wir unseren Augen nicht. Der Fachhändler hatte für einen Kunden mehrere Kunden-Bestellungen in einem Auftrag zusammengefasst. Dabei wurden die einzelnen Bestellungen durch Positionstexte getrennt, in die auch die Lieferscheinnummer (nachträglich !!) eingetragen wurde. Welch Aufwand (Suchen letzter Auftrag, Texte erfassen, Lieferschein drucken, Texte ändern ...!!)

Dabei gibt es in COMMERZ dafür eigentlich zwei geeignete Lösungen:
1. Kunde bekommt Sammelrechnungen
2. Nutzung der Funktion "ANFÜGEN ERLAUBT"

Letzere läuft folgendermaßen ab:
1. Im Kundenstamm kennzeichnen, dass Anfügen erlaubt ist.
2. Auftragserfassung normal aufrufen

Dann wird sofort der letzte noch offene Auftrag zum Anfügen angezeigt. Selbstverständlich werden nur Aufträge angeboten, die noch nicht vollständig abgeschlossen sind. Wählt man dann 1=ANFÜGEN, wird automatisch eine Textposition generiert, die ergänzt werden kann und die den Beginn einer neuen Bestellung in der späteren Rechnung kennzeichnet:

Gerade für Kunden, die öfters (am Tag) bestellen, ist diese Lösung optimal geeignet. 

Insgesamt wieder einmal ein typisches Beispiel dafür, dass man aus Unwissenheit lieber gewaltigen manuellen Aufwand in Kauf nimmt anstatt die eleganten und vielschichtigen Funktionen von COMMERZ zu nutzen.
22.02 WWS  Nettopreis- 
Auswertung
Die Nettopreisauswertung ist ein exzellentes Werkzeug, um zu erkennen, welche und in welchen Mengen die als Nettopreis angelegten Artikel vom Kunden geordert worden sind.  Diese Auswertung kann auch dazu dienen, bei der nächsten Preisrunde oder auch zwischendurch dem Kunden Differenzen in Bezug auf Plan und Ist aufzuzeigen. Wir planen, diese Auswertung auch noch um Sollmengen zu erweitern, damit diese Differenzen gleich konkret sichtbar werden (Version 3.03). 
Die Nettopreisauswertung findet man in der ANGEBOTSBEARBEITUNG unter 8:ANGEBOTSÜBERWACHUNG:

Sie liefert jetzt schon wichtige Informationen bezüglich der Abnahme von Artikeln, für die Nettopreise angelegt worden sind.
19.02 allgemein Presse Haben Sie schon die neuen Berichte in der Presse (Business Partner 1/2010, Seite 60. und 11/2009, Seite 40, sowie office & paper 11-12/2009) gelesen?
Sie erfahren dort auch für Sie ganz wichtige Informationen über unsere Kooperation mit e.bootis. Schnellstens besorgen und nachlesen.
18.02 WWS Nettopreise Für mehrere Kunden, die die gleichen Nettopreise erhalten (z.B. weitere Filialen), brauchen die Nettopreise nur einmal bei einem Kunden angelegt werden. Den Verweis auf diese Nettopreise steuert man bei den anderen Kunden über das Feld  "NETTOPR.REFERENZKUNDE im Kundenstammsatz, in dem man dort die Kundennummer des Kunden einträgt, unter dem die Nettopreise angelegt worden sind:

Selbstverständlich können bei solchen Kunden bei Bedarf auch noch individuelle Nettopreise angelegt werden, die bei mehrfacher Definition Priorität haben. Einen Nachteil gibt es allerdings, denn bei der NETTOPREIS-AUSWERTUNG sind dann alle Verkäufe aller dieser so  verbundenen Kunden enthalten (siehe auch 22.2.).   
17.02 TKD  verbrauchte
Einheiten
Die verbrauchten Einheiten werden nur zum Zeitpunkt der Erfassung von Zählern  bzw. bei der Auftragserfassung errechnet und gespeichert (also nicht etwa beim Rücksetzen einer Vertragsrechnung). Wenn diese Zähler (trotz Warnung) falsch eingegeben werden (Zähler alt größer als Zähler neu) und dann z.B. eine Zählerabrechnung durchgeführt wird, dann werden zu viele Kopien berechnet, weil COMMERZ annimmt, dass über die maximale Zählerzahl hinaus zu berechnen wäre. Ist dieses falsch, dann muss man sofort die Rechnung zurücksetzen und auch über die Zählerstandserfassung den korrekten Wert erfassen. Damit stimmen die verbrauchten Einheiten dann wieder korrekt. 
Ein Problem ergab sich aus der Praxis aber bei folgender Situation:
Zu niedriger Zähler erfasst und abgerechnet. Der Grund für den Eingabefehler war, dass der Anfangszählerstand aus welchem Grund auch immer zu hoch war. Die Rechnung wurde gleich zurückgesetzt und nur der Anfangszählerstand über die Stammdaten oder die Installationsverwaltung im 6. Bildschirm so gesetzt, dass er nun niedriger war als der gemeldete. Die Vertragsabrechnung war dann auch OK, aber die verbrauchten Einheiten waren falsch. In so einem Fall hätte man nach dem Zurücksetzen zunächst über die Erfassung von Zählerständen den Zähler wieder auf  seinen ursprünglichen Stand bringen müssen und nach der Korrektur des Anfangszählerstandes diesen wieder neu erfassen müssen. 
Es ist also wichtig zu wissen, dass in solchen Situationen nur über die Erfassung von Zählerständen die verbrauchten Einheiten richtig korrigiert werden. Dieses ist ja auch der Normalfall, wenn eine übermäßige Rechnung durch falsche Zählerstände produziert worden ist.  
16.02 allgemein Faschings-
dienstag
Heute ist Faschingsdienstag und da gibt es aus Baldham erst recht keine news
15.02 allgemein Rosenmontag Heute ist Rosenmontag und da gibt es keine news
12.02 WWS Kostenstellen-/
Großkunden 
COMMERZ-ACTUELL unterstützt alle Abwicklungen mit Großkunden oder mit Kostenstellenkunden mit Standardlösungen und mit zum Teil individuellen Erweiterungen. Dabei sind eine Fülle von verschiedenen Varianten im täglichen Einsatz. Wenn Sie solche Kunden (neu) haben, sollten Sie unbedingt mit unserer Hotline abstimmen, wie Sie die Wünsche Ihrer Kunden bezüglich der elektronischen Kommunikation erfüllen können (Übernahme der Aufträge, Versenden von Liefer-Avise, Webshop-Einbindung, Rechnungsstellung, BMEcat, Statistikdaten über Kostenstellen und vieles mehr). Entscheidend für die Definition von Kostenstellen ist das Feld KENNZ.KOST/HAUPT, über das festgelegt wird, ob es sich um einen "normalen" Kunden, eine Kostenstelle oder einen Hauptkunden, der als Sammelkunde für die Kostenstellen eines Kunden fungiert, handelt.  

Je nach Typ können dann die verschiedenen Steuerungsdaten eingetragen werden.  
11.02 TKD Vertragsnummer Viele Fachhändler vergeben für die Verträge mit ihren Kunden eine eigene Vertragsnummer, die auch auf jeder Rechnung über die Vertragsabrechnungen mit ausgewiesen werden sollte. Dazu sind zwei Voraussetzungen zu erfüllen: Zum einen ist im Parametersatz-0 das Feld VERTRAGSNR. AUF ABRECHNUNG auf "J" zu setzen und zum anderen ist im Parametersatz-10 ein individueller Text unter  VERTRAGSNR.-TEXT AUF ABRECHNUNG einzugeben, der dann auf allen Abrechnungen vor der Vertragsnummer ausgegeben wird. Dieser Text wird nicht gedruckt, wenn beim Gerät keine Vertragsnummer hinterlegt ist. Damit kann man erreichen, dass nur für bestimmte Geräte oder Kunden die Vertragsnummer gedruckt wird, für die anderen jedoch nichts ausgegeben wird.
10.02 TK Kundenkarten COMMERZ-ACTUELL kann zwar keine Kundenkarten erstellen, aber diese an der Kasse einlesen. Viele Anwender mit Ladengeschäften nutzen dieses Verfahren, um Kunden an sich zu binden. Die Anwendung ist ganz einfach: Man muss lediglich die Kundenkarte an der Stelle, an der die Kundenummer erwartet wird, einscannen.
Die Funktion sollte vorab mit der Hotline abgestimmt werden, damit die Daten auch entsprechend gespeichert und gelesen werden können. 
09.02 WWS gelieferte Mengen Der Menüpunkt RECHNUNGSKONTROLLE in der BESTELLÜBERWACHUNG ist eigentlich nur für den Abgleich der Rechnung mit den betreffenden Lieferungen vorgesehen (die Überprüfung mit Rechnungen, die elektronisch übermittelt worden sind, findet man unter ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN in der BESTELLVERWALTUNG). Er kann aber auch verwendet werden, wenn man wissen möchte, welche Mengen einer Bestellposition mit welcher Lieferung eingegangen sind. Dabei werden zunächst die allgemeinen Daten einzelner Lieferungen angezeigt

und nach Aufruf einer Lieferung die Daten hierzu.

Damit erhält man eine Übersicht über die verschiedenen Lieferungen (auch einer einzigen Position).
08.02 allgemein Das ist ja super Der Aufgabenkomplex SERVICEPROGRAMME wurde um 3 zusätzliche Menüpunkte erweitert, die nur unter WINDOWS-32-Bit aufrufbar sind: 


Damit lassen sich die folgenden Funktionen ausführen:

7. HANDBÜCHER
Direkter Zugriff auf die Handbücher und die Beschreibungen der Erweiterungen von den einzelnen Versionen. Ausgewählt werden kann:

Wenn die Handbücher noch nicht im Verzeichnis commerz vorhanden sind, werden sie automatisch aus der logics-Mailbox abgeholt und stehen dann als pdf-Dateien (Adope Acrobat) direkt zur Verfügung. 

8. LOGICS NEWS
Verzweigt direkt auf die Homepage der logics, in der man dann direkt die aktuelle logics news aufrufen kann.

9. LOGICS FERNWARTUNG
Startet den Verbindungsaufbau zu unserer Hotline, so dass wir direkt auf dem Rechner/System des Anwenders Abläufe oder Eingaben mit verfolgen oder selbst Eingaben tätigen können. Voraussetzungen auf dem Rechner/System müssen vorher geprüft werden; das Programm darf auch nur nach direktem telefonischen Kontakt mit der Hotline aufgerufen werden. 
05.02 TKD Erfassen von Leistungen Üblicherweise geht man davon aus, dass man für die Erfassung von Leistungen einen gespeicherten Auftrag vorliegen hat, auf den sich die Leistungen beziehen. Deshalb erwartet COMMERZ auch bei der Leistungserfassung die Eingabe der Auftragsnummer:

Wenn kein Auftrag vorliegt, kann man trotzdem die Leistungen hier erfassen: Man muss nur statt der Auftragsnummer die "Wundertaste" F3 eingeben. Dann wird die nächste Auftragsnummer ermittelt und unter dieser werden dann die erfassten Daten abgestellt. 
Man braucht als nicht erst in die Auftragsbearbeitung gehen, um einen neuen Auftrag anzulegen. Leistungen lassen sich aber auch in der Auftragsbearbeitung erfassen und mit dem Rechnungsdruck auch abschließen. Nur kann man dort nicht direkt entscheiden, ob der Auftrags abgeschlossen werden soll oder nicht.  
04.02 allgemein Drucker In der Druckerverwaltung sind für "WORD-Drucker" zwei wichtige Funktionen hinzugekommen:
1. Anzahl Zeilen
2. Querdruck
Damit werden folgende Nachteile des Drucks kompensiert:
Üblicherweise druckt man Auswertungen auf Blanko A4 (und nicht mehr wie früher auf breitem Tabellierpapier). Da aber etliche Auswertungen eine Breite von mehr als 125 Zeichen haben, muss man die Schriftgröße entsprechend kleiner setzen, was wiederum die Lesbarkeit wesentlich verschlechtert. 
Zudem sind die Auswertungen meist so aufgebaut, dass etwa 50 Zeilen ausgegeben werden. Damit ist oft der untere Rand auf dem A4-Blatt leer.
 
Diese Steuerungen sind im 2. Bildschirm der Druckerverwaltung einzugeben:


1. Anzahl Zeilen
Im Feld ANZAHL ZEILEN kann man nach dem "z" eine zweistellige Ziffer als maximale Zeilenzahl für die Listen eingeben.
Damit können dann die üblicherweise auf DIN A4 in kleinerer Schrift ausgegebenen Auswertungen so gesteuert werden, dass sie das gesamte Blatt ausnutzen. Diese Zeilenangabe sollte natürlich nur für Auswertungen in Listenform vorgegeben werden, wobei man ggf. etwas probieren muss, um eine optimale Ausnutzung zu erhalten. Eventuell sind auch neue Drucker für spezielle Auswertungen anzulegen. Auf jeden Fall können damit jetzt die Ausgaben so gesteuert werden, dass nicht 1/3 der Blätter leer bleiben. 
2. Querformat
Durch Eintragung eines "J" in der Spalte Q (nur bei LISTE) wird erreicht, dass die Ausgabe im Querformat erfolgt. Damit kann man normale Schriftgröße beibehalten, muss aber die Anzahl der Zeilen entsprechend anpassen.
3. Tests 
Diese Funktionen lassen sich leicht einrichten, wenn man einen ganz neuen Drucker anlegt und über diesen testweise einige Listen ausdruckt.

FIBU Verteilung von Eing.-Rechnungen Beim Buchen von Eingangsrechnungen kann man die Beträge auch gleich auf maximal 5 Wareneingangs-Konten verteilen: Dazu ist es erforderlich, statt eines direkten Eingangskonto die "Wundertaste" F3 einzugeben:

Danach wird man aufgefordert, ein diverses Einkaufskonto einzugeben, auf das die einzelnen Posten zwischen gebucht werden. Die einzelnen Beträge sind als Nettowerte einzugeben, d.h. dass man die einzelnen Posten aus der Rechnung nur zu addieren braucht. Weiterhin ist zu beachten, dass Rechnungen mit zwei Mehrwertsteuersätzen nicht als Ganzes eingegeben werden können; hier sind dann zwei Buchungen erforderlich.
02.02 WWS Bestseller Die Daten für den Bestseller I/2010 stehen bereit und können bei der Hotline bestellt werden. 
01.02 allgemein Virenscanner Uns werden derzeit verstärkt System-Fehler gemeldet, die durch Installation von Updates von Virenscannern verursacht worden sind. Diese Virenscanner sperren offensichtlich temporär den Zugriff der COMMERZ-Programme auf ihre eigenen  COMMERZ-Daten. Bitte veranlassen sie unbedingt folgendes:
1. Wenden Sie sich an den Lieferanten des Virenscannners für eine entsprechende Korrektur 
2. Arbeiten Sie nie direkt im COMMERZ weiter, um zusätzliche Datenfehler zu vermeiden (Hotline)
3. Vielleicht helfen Ihnen bezüglich Ihres Virenscanners die diversen Einträge im Internet weiter.
Auch Bildschirmschoner und Verlagerung in den Energiesparmodus können Fehler verursachen; bitte auch ausschalten und meiden.   
Wir versuchen auch von hier eine Lösung für Sie zu finden.
29.01 WWS Fehlermeldung Während der Auftragserfassung kann es zu folgender Fehlermeldung/Warnung  kommen:

Diese Fehlermeldung (Warnung) wird immer dann ausgegeben, wenn der beim Kunden hinterlegte Rabatt dazu führt, dass der Gesamt-VK kleiner als der um den Mindestaufschlag erhöhten Einkaufspreis ist. In diesem Fall war der EK=3,00 und der VK=3,50. Die angezeigten Daten bedeuten:

Zeile 1 der Meldung:
20,0 ist der beim Kunden hinterlegte Rabatt
0,0 ist der noch zusätzlich wirkende Mindestaufschlag aus dem Artikel
Zeile 2 der Meldung:
3,75 ist der Mindestpreis, bei dem der Rabatt noch akzeptiert werden könnte 

Die Meldung ist sehr augenscheinlich und sollte eigentlich bewirken, dass der Auftragserfasser etwas tut. 
Wenn er die Position so belässt, dann wird der Kunde fragen, warum er statt 20% nun nur noch 14,3% erhält.
Wenn er den Rabatt von 20% einträgt und den VK auf 3,75 setzt, dann wird der Kunde fragen, warum er nicht den Katalogpreis von 3,50 bekommt.
Wenn er die 20% wieder einträgt, dann wird der geforderte Mindestaufschlag nicht erreicht bzw. es wird unter dem EK verkauft.

Für solche Fälle, die lediglich in Zusammenhang mit den Kundenrabatten auftreten können, sollten entsprechende Arbeitsanweisungen festgelegt werden.
28.01 TKD Bezeichnung für Zähler Sowohl bei den E-Mails für die Abfrage der Zählerstände als auch bei der Erfassung der Zählerstände kann man jetzt die Zählerbezeichnung mit ausgeben: 

Das Texte werden in der Stammdatenverwaltung TEXTE unter Textnummern angelegt, die dann im Parametersatz "9" einzutragen sind. Die Auswahl welche Zeile verwendet werden soll, entspricht dem Verfahren wie bei den "Variablen Zählertexten".
27.01 allgemein e.bootis Nachdem sich schon mehrere Fachhändler, die nicht COMMERZ-ACTUELL eingesetzt haben, für ERP2-PBS von e.bootis entschieden haben und bereits erfolgreich einsetzen, liegen jetzt auch schon die ersten Umstellungsaufträge von COMMERZ-ACTUELL-Anwendern vor. Die gravierenden Gründe für die logics-Kunden sich für ERP2-PBS zu entscheiden, sind sicherlich
o Investitionssicherheit durch aktuellsten Stand der DV-Technik
o umfassender und branchenspezifischer Funktionsumfang
o Spitzenreiter bei der Soennecken-Studie
o nahezu komplette Datenmigration ohne Nacharbeiten in minimalem Zeitraster 
o einsatzbewährte Software durch nahezu 1200 Installationen 
o Leistungsfähigkeit der Firma e.bootis mit etwa 120 Mitarbeitern

Letztlich ist auch besonders wichtig, dass e.bootis garantiert, dass der in COMMERZ-ACTUELL vorhandene Funktionsumfang auch in ERP2-PBS zur Verfügung steht.
Auch die Zusammenarbeit mit e.bootis insgesamt hat uns gezeigt, dass wir nun endlich ein Nachfolgeprogramm für COMMERZ-ACTUELL anbieten können, bei dem das Produkt selbst, der Entwickler und die Software-Betreuung (und Zuständigkeit) sich als außerordentlich professionell und zukunftsweisend präsentieren.
26.01 FIBU Zahlungsbed. Bei der Übergabe der Rechnungen in die integrierten COMMERZ-ACTUELL-FIBU wird neben den relevanten Rechnungsdaten auch die Zahlungsbedingung (ZBD)  übernommen. Dieses erfolgt so, dass lediglich die Nummer der ZBD und nicht die einzelnen Daten der ZBD übertragen werden. Bei Mahnungen und bei Prüfung der Skonti wird dann auf die aktuell in der Stammdaten-Verwaltung ZBD stehenden Konditionen zugegriffen. Das kann dann zu Problemen führen, wenn man diese zwischenzeitlich ändert, weil dann in der FIBU ganz andere Konditionen angenommen werden, als auf der Rechnung vermerkt.
25.01 WWS/TK  

Wenn man in COMMERZ-ACTUELL-WWS einen Auftrag erfasst oder die Erfassung mit mehreren Positionen begonnen hat und dann merkt, dass man den Auftrag für einen falschen Kunden begonnen hat, dann ist es sehr einfach die Erfassung zu "retten". Man muss dazu lediglich in den Menüpunkt "KOPIEREN AUS AUFTRAG/ANGEBOT" gehen und dort eine Kopie des Auftrages mit der Funktion Kundenänderung gleich "ja" erstellen. 

Bei diesem Kopiervorgang findet auch gleichzeitig eine Preisfindung statt, so dass auch die möglicherweise für den neuen Kunden vorhandenen Preiskonditionen Berücksichtigung finden. Vergessen dabei darf man nicht, den ursprünglichen Auftrag zu löschen, wozu aber normalerweise auch gleich das Feld AUFTRAG LÖSCHEN mit "J" belegt werden kann.

Wichtig ist auch, dass diese Funktion  an der Kasse ebenfalls entsprechend funktioniert. Dort muss man aber lediglich innerhalb der Kassenerfassung die Funktion KUNDENNUMMER ÄNDERN aufrufen

Dahin gelangt man über die Standardfunktion ANDERER ABSCHLUSS. Diese Funktion ist an der Kasse besonders wichtig, wenn sich der Kunde erst nach der Erfassung als gespeicherter Kunde "outet" und man alle Positionen unter dem normalen Kassenkunden erfasst hat. Auch hier wird eine neue Preisfindung durchgeführt.

22.01  WWS Feste Texte

In COMMERZ-ACTUELL besteht die Möglichkeit, Texte für unterschiedliche Verwendung unter festen Textnummern (von 1 bis 999) anzulegen. Dabei sind allerdings die Textnummern 80 bis 99 für feste Stellen in den Formularen vorgesehen, so dass der Anwender variable Texte für diese Ausgaben vorsehen kann. Diese Textnummern dürfen deshalb nicht für andere variable Texte (z.B. für BS-INFOTEXTE) verwendet werden. Nachfolgend nochmals die Beschreibung der Textnummern, denen eine besondere Ausgabe zugeordnet ist.

Vielleicht finden einige Anwender auch noch "Lücken" in den Formularen, in denen ein entsprechender genereller Text eigentlich erforderlich wäre.    

o Textnr. 82
Hinweistext, dass Lieferscheindatum dem Tag der Lieferung entspricht.
o Textnr. 83
Warengruppenbezeichnungen für "Gefälligkeits"-Rechnungen, wie z.B. Bürobedarf oder Fachzeitschriften an der Kasse. Vorgegeben werden können nur die ersten 3 Zeilen, die 4. Zeile kann an der Kasse variabel eingegeben werden.
o Textnr. 84
Unterschriftsmöglichkeit des Kunden für den Erhalt der Ware im Laden, bei Kreditvorgängen und Lieferscheindruck über den Bondrucker (4 mal 30 Zeichen) o Textnr. 85
Werbungstext an Ende des Kassenbons (4 mal 30 Zeichen)
o Textnr. 86
Überschrift bei Angeboten Zeile 1. Es werden die ersten 2 Zeilen, also insgesamt 60 Zeichen, in die erste Überschriftzeile des Angebotes gedruckt. Textzeile 2 wird dabei direkt an Textzeile 1 angesetzt.
o Textnr. 87
Überschrift bei Angeboten Zeile 2. Es werden - wie Zeile 1 - 60 Zeichen einzeilig gedruckt
o Textnr. 88
Unterschrift bei Bestellungen
o Textnr. 89
Überschrift bei Auftragsbestätigungen .  Es werden die ersten 2 Zeilen, also insgesamt  60 Zeichen, in die erste Überschriftzeile der  Auftragsbestätigung gedruckt. Textzeile 2 wird dabei direkt an Textzeile 1 angesetzt.
o Textnr. 90
Überschrift bei Auftragsbestätigungen. Es werden - wie Zeile 1 - 60 Zeichen einzeilig gedruckt
o Textnr. 91
MWST-Hinweis bei Auftragsbestätigungen und Angeboten im unteren Formularblock. Dieser Text wird dann ausgegeben, wenn auf diesen Formularen die Summenzeile (die sonst die Mehrwertsteuer ausweist) nicht gedruckt werden soll
o Textnr. 92
Unterschrift bei Bestellmahnungen. Es wird lediglich Zeile 1 und Zeile 2 ausgegeben.
oTextnr. 93 bis 97
5 Zeilen mit je 42 Stellen für den rechten Teil im unteren Formularblockes bei Lieferscheinen. Ausgegeben werden von den 5 Textnummern jeweils die erste Textzeile und von der 2. Textzeile noch 12 Zeichen.
o Textnr. 98
Sondertext (Werbetext) bei Einzelrechnungen Zeile 1 und Zeile 2
o Textnr. 99
Sondertext (Werbetext) bei Sammelrechnungen Zeile 1 und Zeile 2               

21.01 allgemein schon vergessen ? Die unterste Bildschirmzeile wird bei vielen Bildschirmen die Fortsetzung der Arbeitsabläufe über die Eingabe einer Ziffer bestimmt. Diese Zifferneingabe ist aber in vielen Fällen nicht mehr nötig, weil man durch Eingabe von Cursor rechts oder Cursor links auf weitere Bildschirme vor oder rückwärts verzweigen kann. Damit ist man doch um einiges schneller als durch die Eingabe einer Ziffer (und der Enter-Taste). 
Dazu zusätzlich kann man bei den Gerätebildschirmen in MB und in TKD durch eine zweizifferige Eingabe direkt auf einen bestimmten Bildschirm verzweigen. Eine Eingabe von 26 bedeutet z.B.: "2=nächster Bildschirm und 6=Bildschirm-Nr 6). Diese Eingabe setzt voraus, dass man weiß, welche Daten sich auf den 6. Bildschirm befinden, aber nach mehr als 20-jähriger Anwendung ist das wohl kein Problem. 
20.01 WWS aktueller Status Den aktuellen Stand der Aufträge in WWS und OBJ kann man über den Menüpunkt AKTUELLER STATUS in den GESCHÄFTSDATEN abrufen. 

Dabei werden die Werte von "zu fakturieren", "zu liefern" und "offen" für jeden einzelnen Absatzbereich ausgegeben. Diese Funktion ist insbesondere für OBJ (Möbel) interessant, weil man damit erfährt, was an langlaufenden Aufträgen noch offen ist. Leider werden diese Daten nicht permanent mitgeführt, sondern müssen erst über ERMITTELN AKTUELLER STATUS aufbereitet werden. Das lässt sich aber bei einer WINDOWS-Installation leicht morgens in einem separaten im Hintergrund durchführen.
19.01 TKD Kopienzahl für weitere Zähler Die Anzahl der verbrauchten Einheiten wurde bisher immer für alle Zähler addiert. Das macht auch dann Sinn, wenn man den gesamten Aufwand am Gerät betrachtet, der ja im wesentlichen unabhängig von den einzelnen Zählern ist. Eine Differenzierung ist aber erforderlich, wenn man z.B. den eingesetzten (Farb-)Toner in Relation zu der Kopienzahl z.B. des Zählers 2 wissen möchte.
Derzeit werden gerade die Programme geändert, so dass es dann möglich ist, die verbrauchten Einheiten auch für die weiteren Zähler ausgewiesen zu bekommen (derzeit nur für Zähler 2).
Es ist geplant, dass wir diese Erweiterung (zumindest für die separate Speicherung) schon in der Zählerabrechnung Ende Januar zur Verfügung zu stellen. Für etwaige Auswertungen werden noch Wünsche angenommen.  
18.01 allgemein Systeminstallation Bei Vernetzungen kann es durch automatische Umschaltung in den Energie- Sparmodus zu Situationen kommen, in denen eine wechselseitige Kommunikation von COMMERZ zwar erwartet, aber nicht durchgeführt werden kann. Vorsorglich sollten diese Automatismen ausgeschaltet werden. 
15.01 allgemein Lastschriften Nicht nur gerüchteweise sondern auch konkret soll es Anwender von COMMERZ-ACTUELL geben, die noch Lastschriften drucken oder schlimmer noch, die das integrierte Lastschrift-Verfahren überhaupt nicht anwenden. Dabei stehen alle Funktionen (und auch die elektronische Übergabe an die Bankprogramme) zur Verfügung. Wenn man nun schon (insbesondere im TKD in Bezug auf die monatlichen Miet- und Wartungsrechnungen) Lastschriften erzeugt, dann aber nur so, dass diese Informationen auch gleich unmittelbar zur Bank gehen; der Druck von Lastschriftzetteln ist nun wirklich überholt.
Informationen über das was zur Bank geht, werden in Form von Protokollen ausgewiesen, sodass man auch einen kompletten Überblick über die Vorgänge hat.
Also, Lastschriftverfahren unbedingt einsetzen und wenn, dann aber mit Datenträger-Austausch und nicht mehr mit "Lastschriftzetteln".
Bei Nutzung der COMMERZ-ACTUELL-FIBU hat man noch den Vorteil, dass Lastschriften dort gleich automatisch zum Ausgleich der Rechnungen führen, sodass sich hier ein erhebliches Maß an Zeit- und Kostenersparnis ergibt.
14.01 TK Zeitschriften Tageszeitungen enthalten im EAN-Code auch den aktuellen Preis. Dieser Preis kann unterschiedlich sein, wenn z.B. die Ausgabe zum Wochenende teurer ist. In unserer COMMERZ-ACTUELL-Kassen-Software wird dieser Preis beim Scannen mit eingelesen und als VK-Preis übernommen. Den EK-Preis, der dann auch unterschiedlich sein wird, kann man über den Prozentsatz im WAWI-Schlüssel sich automatisch errechnen lassen.
Auch die möglicherweise verschiedenen Mehrwertsteuersätze für Zeitschriften sind am Strichcode erkennbar und werden in COMMERZ-ACTUELL korrekt verarbeitet. 

Schon vergessen?
Bei Sammelartikel, bei denen lediglich der Verkaufspreis eingegeben wird, kann man in den ersten 3 Stellen des eigentlich 6-stelligen WAWI-Schüssel einen Prozentsatz (z.B. 250 für 25%) hinterlegen, über den dann der jeweils unterschiedliche EK-Preis errechnet wird. 
13.01 WWS "Auftragshänger" In der Praxis ergibt sich manchmal die Situation, dass in einem Auftrag das Feld "ZU LIEFERN" versorgt wird, aber vergessen wird den Lieferschein abzurufen. Da man den Lieferscheindruck üblicherweise auch nicht über einen Auftragsbereich abruft (z.B. über alle Aufträge), kommt es hier zu einem "Auftragshänger". Da solche Auftragspositionen nicht rückständig sind, werden sie auch bei der  RÜCKSTANDSLISTE oder bei der LISTE OFFENE AUFTRÄGE nicht ausgegeben. Es gibt aber bei 4. KOMMISSIONIERUNG den Unterpunkt 3. LIEFERFÄHIGE AUFTRÄGE. Nur dort werden genau solche Positionen gelistet.
Es ist deshalb zu empfehlen, diesen Menüpunkt in regelmäßigen Abständen aufzurufen, um solche Auftrage rechtzeitig zu erkennen.
12.01 allgemein Abschriften Sowohl in WWS als auch in TKD können Abschriften von Rechnungen und Lieferscheinen (nur WWS, in TKD ist üblicherweise die Auftragsnummer die Identifikation auf der Rechnung) erstellt werden. In WWS erstellt man Abschriften von Rechnungen im Aufgabenkomplex 5.FAKTURIERUNG, von Lieferscheinen in der Auftragsbearbeitung unter 9. DRUCK LIEFERSCHEINE:



Rechnungsabschriften in TKD können über 3. LEISTUNGSBEARBEITUNG und dann 4. DRUCK VON RECHNUNGEN abgerufen werden:



Nur so zur Info: Selbstverständlich können auch von Kassenbons Abschriften erstellt werden.

Wesentlich einfacher und eleganter geht das natürlich, wenn man das Archivierungssystem DocuWare einsetzt, weil dort auch optimale Such- und Versendefunktionen gleich mit integriert sind. Damit kann man zum Beispiel eine Abschrift direkt zum Kunden per E-Mail versenden. Da auch Kassenbons archiviert werden können, kann man auch für diese über DocuWare Abschriften erstellen.
Übrigens: DocuWare kann auch weiter im ERP2-PBS-System von e.bootis eingesetzt werden.  
11.01 allgemein Jahreswünsche Das logics-Team wünscht allen ein erfolgreiches neues Jahr. Wir sind davon überzeugt:

                                       Es wird ein gutes
                                              vor allem mit e.bootis