Logics News 2019

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Datum

betrifft

Thema

Beschreibung

 

17.10 FIBU Keine Mahnung für Rechnung/Kunde Wenn eine Rechnung nicht mehr angemahnt werden soll, kann man das dadurch verhindern, dass man das Valuta-Datum auf ein ganz spätes Datum setzt. Dieses kann man über OP-KONDITIONEN ÄNDERN eintragen:

Wenn man immer ein festes markantes Datum dabei verwendet, kann man sich alle solche Rechnungen über die "Liste offene Posten" ausweisen lassen.
 
Soll ein Kunde insgesamt nicht mehr gemahnt werden, dann muss man lediglich das MAHNKENNZEICHEN in der Stammdatenverwaltung auf null zu setzen:


Solche Änderungen sollte man nur durchführen, wenn der Vorgang anderweitig weiterbearbeitet und protokolliert wird.
16.10 WWS Bestellungen und Zuordnungen  COMMERZ-ACTUELL beinhaltet eine Fülle von Varianten der zur Erstellung von Bestellungen, u.a.:
1. Einfache lieferantenbezogene Erfassung
2. Automatischer Vorschlag auf Basis der Bestände
3. Automatischer Vorschlag auf Basis von aktuellen Aufträgen
4. Bestellung wegen Direktlieferung 
5. beliebige (Vor-)Eingabe bei Bedarfserkenntnis.
Mit diesen verschiedensten Varianten, ist das Bestellwesen eigentlich ein "Muss" für jeden COMMERZ-Anwender.
 
Ein ganz entscheidendes Steuerungselement ist das Feld "ZUORDNUNG", das anfänglich dazu verwendet wurde, um parallel Vorschläge verschiedener Abteilungen bei gleichem Lieferanten bearbeiten zu können:
 
Notwendig ist dieses zum Beispiel, wenn die Abteilung "Laden" und die Abteilung "Strecke" Bestellvorschläge beim gleichen Lieferanten mit unterschiedlichen Anforderungen getrennt bearbeiten möchte oder wenn die Technik parallel dazu Verbrauchsmaterial bestellen möchte.
Wenn verschiedene Abteilungen gleichzeitig bestellen können, sollte man für jede eine feste ZUORDNUNG (ab "2")  festlegen. Die ZUORDNUNG "1" und "9" sind für automatische Bestellvorschläge reserviert.
 
Im Laufe der Zeit wurde dieses Feld aber auch dazu genutzt, um spezielle Abwicklungen mit den Lieferanten durchführen zu können. Neben einigen  individuellen Bedeutungen kann das Feld für folgende Funktionen verwendet werden:
99 = Rückgabe an den Lieferanten mit Überwachungsmöglichkeiten z.B. für Gutschrifterstellung oder Ersatzlieferung
98 = Direktlieferung (auch aus Auftragserfassung direkt eingebbar)
97 = Anfrage an Lieferanten
90 = Sammler für beliebige Lieferanten
09 = Dispoliste, enthält alle Artikel des Lieferanten mit Bestell- und Verkaufsdaten
 
Insbesondere über die Zuordnung 99 kann man alle Rücksendungen erfassen und überwachen. 
15.10 TKD automatischer Portoaufschlag Die meisten Fachhändler versenden (gerade wegen den vielen immer wiederkehrenden Vertragsabrechnungen) die Rechnungen per E-Mail und versuchen dieses effiziente Verfahren bei fast allen ihren Kunden einzusetzen. Argumentationen können positiv sein, indem man die Vorteile betont, aber auch negativ, indem man für den eigenen internen Aufwand für die Brieferstellung Kostenbeteiligungen verlangt. 

Letzteres wird durch eine Erweiterung in TKD unterstützt.

Für Kunden, die Vertrags- und/oder Auftragsrechnungen nicht per E-Mail sondern noch per Post erhalten, kann ein Portoaufschlag automatisch integriert werden. Die Funktion kann variabel gestaltet werden: 
o Portogebühr als Artikel (verschiedene Preise möglich)
o Ausnahmeregelung für spezielle Kunden im Kundenstamm
o Zusatzabfrage bei Auftragsrechnungen
Detailbeschreibung bitte bei unserer Hotline anfordern

14.10 WWS Auftragsart wechseln Warum kann man die Auftragsart nicht mehr ändern, nachdem man mit der Erfassung von Positionen begonnen hat ?

Die Begründung dafür ist ganz einfach:
Sobald man die Bildschirme zur Positionserfassung (auch nur) aufgerufen hat, werden intern eine Fülle von Kennzeichen gesetzt, die genau auf die im Kopfsatz eingegebene Auftragsart abgestimmt sind. Zudem werden insbesondere bei den Artikeln Daten verändert, wenn z.B. eine Position abgeschlossen wird, und auch in verschiedenen anderen Datenbeständen werden Werte und Kennzeichen eingetragen. Der Aufwand das alles wieder rückgängig zu machen, wenn man z.B. aus einer Rechnung eine Gutschrift machen möchte, ist beträchtlich und wurde deshalb auch nicht realisiert. Hat man sich in der Auftragsart vertan, bleibt dann nur noch die Stornierung des Auftrages, wobei lediglich bereits erfasste Positionen wieder gelöscht werden müssten.
Je nach Anzahl der erfassten Daten kann es auch Sinn machen, vor dem Löschen den Auftrag zu kopieren, weil man dort die Auftragsart eingeben kann.

Es gibt aber in zwei Fällen die Möglichkeit der Änderung der Auftragsart:
1. Aus einer Probestellung (91) kann in Rechnung (00) oder in Rücknahme (92) gewechselt werden (je nachdem, ob der Kunden die Ware behalten oder zurückgeben möchte).
2. Aus einem Abholschein (93) kann in Gutschrift (10) gewechselt werden, wenn die Ware im Haus angekommen ist (zu diesem Zeitpunkt wird die Ware auch erst dem Lager zugebucht). 
10.10 allgemein Inventur jetzt vorbereiten Etliche Fachhändler müssen zum 31.12. wieder ihre Inventur durchführen. Es sind bis dahin zwar noch etwa 11 Wochen, aber mit den Vorbereitungen sollte bereits jetzt begonnen werden. Dieses insbesondere dann, wenn man die Inventur neuerdings unterstützt durch Barcode-Inventur-Scanner noch schneller und sicherer erledigen möchte.

Hierfür sind zwei Komponenten erforderlich:

1. Scanner mit Exportschnittstelle zu COMMERZ
Fachhändler können die Scanner auch mieten.

2. Zusatzfunktionen in COMMERZ zum Bearbeiten der Scan-Daten
Dabei wird COMMERZ-WWS um folgende Funktionen erweitert:
8. INVENTUR MIT MOBILER ERFASSUNG im Menüpunkt INVENTUR:

Dort stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Dazu nachfolgend eine kurze Beschreibung:
1. INITIALISIEREN
zum Beginn der Inventur
2. EINLESEN ERFASSTER ARTIKEL
Übernahme der gescannten Daten (EANs + Mengen), auch von mehreren MDEs
3.-6. LISTEN
Diverse Auswertungen, um mögliche Fehler aufzuzeigen. Diese können aber auch erheblich reduziert werden, wenn bereits im Vorfeld entsprechende Überarbeitungen durchgeführt werden (EANs, Testinventur)
7. BEARBEITUNG ERFASSTER ARTIKEL
Erfasste Daten können damit korrigiert werden
8. ÜBERNAHME IN DIE ZÄHLLISTE
Danach stehen die Daten so bereit, als wären sie manuell erfasst worden und sie können auch noch mit ÄNDERN EINZELARTIKEL weiterhin korrigiert werden
9. INITIALISIEREN NICHT ERFASSTER ARTIKEL
Bei allen Artikeln, die nicht erfasst wurden, werden die Mengenfelder auf null gesetzt (nicht gezählt = nicht mehr vorhanden).

Weitere Antworten (Weitere Details bezüglich der Inventur oder die anderweitige Verwendung der Scanner) gerne durch unsere Hotline.

Eine vorzeitige intensive Vorbereitung mit der Simulation der echten Inventur und schafft die Voraussetzung für eine reibungslose und fehlerlose spätere "echte" Inventur.  
09.10 TK Kunde ändern Nicht selten kommt es an der Kasse vor, dass man die Erfassung eines Auftrages mit dem Standardkunden beginnt und der Kunde erst später äußert, dass er doch für die Firma xyz einkauft. Sollten für diese Firma andere Preise gelten, ist der ganze Auftrag nicht korrekt, müsste storniert und neu erfasst werden. 
Das lässt sich aber vermeiden, wenn man nur über 3=ANDERER ABSCHLUSS die Funktion "KUNDENNUMMER ÄNDERN" aufruft. Dann wird für alle Positionen eine neue Preisfindung durchgeführt und etwaige Sonderkonditionen des Kunden damit entsprechend berücksichtigt. 
Die Funktion KUNDENNUMMER ÄNDERN kann man auch für folgende Situation nutzen:
Normalerweise ist der Standardkunde so eingerichtet, dass er nie nur auf Lieferschein einkaufen darf (BS-INFO =900). Wenn man sich einen zweiten (Standardkunden)Kunden anlegt, bei dem dieses aber erlaubt ist, dann kann man den erfassten Auftrag auf diesen "umschalten". 
Folgende Voraussetzungen sollten aber erfüllt sein:
1.Der Kunden hat keine besonderen Konditionen
2. Die echte Adresse muss eingetragen werden (2 * F1)
Diese Situation sollte aber immer die Ausnahme sein  
08.10 TKD Globale Pooländerungen

 

 

Bei vielen Fachhändlern hat sich die Anzahl der Geräte in den Pools drastisch erweitert. Deshalb ist es immer mit erheblichem Aufwand verbunden, wenn generelle Änderungen, wie z.B. Endtermine, Intervalle, Zahlungsbedingungen oder Kopienpreise in jedem Geräte zu ändern sind. Neben dem Aufwand besteht auch noch die Unsicherheit, ob nun auch alle Geräte richtig geändert worden sind. 

Die TKD-Erweiterung läuft so ab, dass bei Änderung eines relevanten Datenfeldes bei einem Poolgeräte abgefragt wird, ob diese Änderung auch bei den anderen Poolgeräten durchgeführt werden soll. Wenn ja, wird diese Änderung überall eingetragen, es sei denn der ursprüngliche Inhalt unterscheidet sich bei einem Poolgerät (z.B. könnte ein gänzlich anderes festes Enddatum bei einem Poolgerät schon eingetragen worden sein). Dann kann die Änderung wahlweise eingetragen werden oder nicht. 

Es lassen sich zwar nicht alle Gerätedaten global ändern, aber zumindest die für die Verträge wichtigen Informationen sind alle dabei.
Für Fachhändler im "riesigen" Pools ein optimales Werkzeug. 
07.10 WWS zusätzliche Werbeaktionen

Üblicherweise speichert man die Daten (Preise) von zeitlich begrenzten Aktionen als Kundengruppen-Nettopreise (A-J-Preise) ab. Diese Preise gelten dann, solange das Angebot existiert.
Dabei sind folgende Besonderheiten zu beachten:
1.Spezielle Kunden bekommen häufig noch bessere Preise als aus der Werbeaktion. Wenn diese als A-J-Preise definiert wurden, können durch den Einsatz der Bestpreis-Funktion etwaige Konflikte mit Preisen dieser Kunden vermieden werden.
2. Wenn die Standard-Katalogdaten in Form von A-J-Preisen angelegt worden sind, muss man das Preiskennzeichen im Parametersatz dazu nutzen, zusätzliche A-J-Preise zu definieren:
 
Das dort abgespeicherten Preiskennzeichen wird vor den Katalog-Nettopreisen als erste Priorität herangezogen.
Damit kann der Anwender z.B. den Hauptkatalog als A-Preise eingeben oder automatisch übernehmen und als B-Preise  Aktionspreise hinterlegen, wobei in den B-Nettopreisen auch Artikel aus den A-Nettopreisen enthalten sein können.

Das Ergebnis einer solchen Aktion (aber auch alle direkten Nettopreisangebote) kann man in COMMERZ-ACTUELL über  8.ANGEBOTSÜBERWACHUNG und dann über die  3.NETTOPREISAUSWERTUNG  erfahren. Dabei können die Daten (auch zwischenzeitlich) zusätzlich zur Listenausgabe auch am Bildschirm eingesehen werden.
Neuerdings werden auch die den Artikelpreisen zugeordnete Sollmengen mit ausgegeben.

Am Ende einer Aktion muss das Angebot "entfernt" werden, damit die speziellen Preise nicht mehr wirken. Auch wenn es schon gelöscht sein sollte, können die Daten immer noch zum Druck oder am Bildschirm abgerufen werden: Man muss nur die Angebotsnummer noch wissen.
 
Letzteres macht Sinn, weil man zu einem festen Termin die Aktion beenden möchte, aber erst später alle Ergebnisse der Aktion gerne bewerten möchte.

19.09 allgemein Oktoberfest In München beginnt das Oktoberfest. 
Die Autoren der logics news gönnen sich deshalb ein paar gemütliche Stunden (wohl eher Tage) und werden erst am 07.10.2019 weitere News verfassen. 
Bis dahin wünschen sie:  Hoabs fei a guade Zeid .
18.09 FIBU Abstimmung Steuer Beim Aufruf der Funktion "ABSTIMMUNG STEUER" ruft man diese üblicherweise auf, um die Umsatzsteuer-Voranmeldung zu verifizieren. 

Dazu wählt man bei AUSWAHL 2 normalerweise immer die Ziffer "1".

Wenn man jedoch dort die Ziffer "2" eingibt, dann werden die Salden der Sachkonten ausgewiesen und man kann diese mit der Summen- und Saldenliste vergleichen und abstimmen.  
17.09 WWS Zugriffs-
berechtigungen
Beim Aufruf eines COMMERZ-Bausteins ist die BENUTZERKENNUNG einzugeben, der dann jeweils eine die Zugrifffsberechtigung zugeordnet ist. Über diese Zugriffsberechtigung können spezielle Funktionen für einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen freigegeben oder gesperrt werden:

Die ersten 12 Zeilen steuern die Aufgabenkomplexe und deren Untermenüs durch Vorgaben von "J" (erlaubt) oder "N" (nicht erlaubt). Ausnahme ist hier der Untermenüpunkt  7 von AUS (AUSWERTUNGEN UND AUSKÜNFTE), nämlich die PREISAUSKUNFT, bei dem auch eine 1 oder 2 erlaubt sind, womit die Auskunft auf (nur) VK-Preise beschränkt werden kann.
Weiterhin kann bei dem Aufgabenkomplex SDV (STAMMDATEN) zusätzlich auch ein "A" vorgeben werden, womit dann nur die Funktion 4=BS-AUSGABE zugelassen wird.

Die unteren Felder steuern folgende Funktionen:
RECH.-DRUCK
"N" = Sperren der Ausgabe von Rechnungen und Gutschriften
DATUMSÄNDERUNG
"N" = Das Vorgabedatum beim Aufruf von COMMERZ kann nicht geändert werden
VORGABE ABSATZBEREICH
Automatische Vorgabe, wenn man bestimmte Geschäftsbereiche einem festen Absatzbereich zuordnen möchte (z.B. Kasse)
CODE LS3-FUNKTIONEN
Gewisse Änderungen in den LS3-Aufträgen sind zum Teil mit Folgetätigkeiten verbunden, die gezielt abzuarbeiten sind. In solchen Aktivitäten wird dann immer der CODE abgefragt
DRUCKERVORGABE
(siehe logics-news vom 26.04.2018)
CODE KASSENFUNKTIONEN
Steuert bestimmte Kassenfunktionen, die dann nicht jeder abrufen kann.
 

Die Zugriffberechtigungen können über das Untermenü 8 in den SONDERPROGRAMMEN angelegt, geändert und gelöscht werden:

Selbstverständlich ist, dass dieser Menüpunkt nur für Mitarbeiter mit besonderer Kompetenz freigeschaltet sein darf, weil sonst sich jeder  eine eigene Zugriffberechtigung definieren könnte.
Die Zugriffberechtigungen sollten unbedingt genutzt werden, um auch spezielle Funktionen, die Datenverluste bewirken und aus Versehen aufgerufen werden könnten, auszuschließen.
Wenn man im Untermenüpunkt 8 bei BENUTZKENNUNG die Wundertaste F3 eingibt, werden alle aktuellen Benutzerkennungen angezeigt
16.09 TKD Datumsvorgabe  sperren In der Zugriffberechtigung wurde ein Feld eingefügt DATUM ÄNDERN (J/N), über das gesteuert wird, ob der Mitarbeiter das Tagesdatum beim Einstieg in COMMERZ-ACTUELL-TKD ändern darf oder nicht. 
Dieses Tagesdatum hat z.T. entscheidende Bedeutung bei diversen Abwicklungen in COMMERZ-ACTUELL-TKD (Verbuchung Statistikdaten, Datum Techniker-Einsätze u.a.m.). Deshalb ist es wichtig, dass nicht jeder Mitarbeiter dieses Datum beliebig setzen kann. Bei der Auslieferung und Installation steht das Feld automatisch auf "J".
12.09 WWS Struktur von Aufträgen Die Rentabilität von Kunden-Aufträgen ergibt sich nicht nur aus den erzielten Bruttonutzen der einzelnen Artikel, sondern wird auch maßgeblich von Struktur der Aufträge, den Verfahren zur Auftragsabwicklung und der unmittelbaren Lieferfähigkeit bestimmt. So ist ein Kundenauftrag in einer Woche mit 10 Positionen besser als 10 Aufträge mit jeweils einer Position, andererseits sollten im Normalfall 10 Auftragspositionen nicht über mehr als 2 Lieferungen abgewickelt werden. 
Wie die Auftragsstrukturen im eigenen Unternehmen aussehen, lässt sich z.B. in den GESCHÄFTS-INFORMATIONEN im Menüpunkt TAGESDATEN abrufen. Bereits ohne ins Detail zu gehen kann man wichtige Daten über die Aufträge für einen vorgebbaren (auch längeren) Zeitpunkt und einzelne Absatzbereiche erkennen:

Beispielsweise kann man an diesen Daten feststellen, dass pro Auftrag im Schnitt 3.77 Positionen geordert wurden, dass aber auf jedem Lieferschein nur 2,58 Positionen im Schnitt enthalten waren. Rechnungen enthalten (bedingt durch Sammelrechnungen) jeweils 6,98 Positionen. Auch aus den Bestellungen ist abzuleiten, dass die Lieferanten von 10,99 Bestell-Positionen nur 7,69 Positionen (also nur etwa 30%) liefern. 
Wenn man die Auskunft vertieft (1=AUFTRÄGE), erhält man auch noch Informationen über die Erst- und Nachlieferungen (unterteilt auch noch nach Lager- und Nichtlager-Artikel).
Diese Daten entstehen automatisch und sollten schon einmal öfters kontrolliert werden, um ggf. geeignete Maßnahmen im Bereich der Auftragsbearbeitung und Auftragsabwicklung ergreifen zu können.
 
11.09 allgemein Bestellwesen

Das Bestellwesen wird für den Fachhändler immer wichtiger. Wussten Sie schon, dass es in COMMERZ-ACTUELL verschiedene Formen der Erstellung von Bestellvorschlägen gibt, die dann ohne besonderen Aufwand in eine Bestellung umgewandelt werden können?


o Automatischer Bestellvorschlag bei Lagerbestandsführung
  

o Einfaches Erfassen von Bestellvorschlägen für einzelne Lieferanten 

o Automatischer Bestellvorschlag ohne Lagerführung (Vorratsbestellung)

o Schnellerfassung für einzelne Lieferanten

o Schnellerfassung Sammelvorschlag (mehrere Lieferanten und Auflösung)

o auftrags- und kommissionsbezogene Bestellvorschläge in OBJ


Zudem gibt es noch die automatische Generierung von Bestellungen direkt aus der Auftragsbearbeitung heraus und die Abwicklung der Kundenaufträge über Bestellungen an gängigen Logistikzentren (z.B. LS3). 

Weitere Vorteile sind
o die Darstellung der EK-Preise bei anderen Lieferanten
o die Verteilung der Lieferungen auf offene Aufträge
o die Kontrolle über offene Bestellungen mit Mahnwesen
o Verfolgung von Reklamationen und Garantien
o Rechnungskontrolle
o das Bestellwesen kann auch nur für einige wenige Lieferanten mit großem Bestellvolumen eingesetzt werden.

In COMMERZ-OBJ gibt es ein auftragsbezogenes Bestellwesen, womit die Termine für die Lieferung von Artikeln, die von verschiedenen Lieferanten kommen, koordiniert werden können. 
  

Wann fangen Sie mit dem Bestellwesen in COMMERZ-ACTUELL an, anstatt alles manuell mit Zettelchen zu machen ?

10.09 MB Liefereingang Geräte Wie man am schnellsten einen ganzen Block von gleichen Geräten (z.B. 20 bis 300 Stück) ins COMMERZ einbringen kann. Dazu gibt es zwei Lösungen:

1. Liefer- und Rechnungseingang im Maschinenbuch
Der Erfassungs-Bildschirm für den Liefereingang enthält folgende Eingabefelder:

Sofern die Position nicht wechselt, muss man für jedes Gerät die (eigene) Gerätenummer und die Herstellergerätenummer (mit Funktionstaste F3 wird die Gerätenummer kopiert) eingeben.

2. Der Lieferant liefert die Gerätedaten auf Datenbasis (EXCEL oder so). Dafür hat logics ein Programm erstellt, das aus diesen Daten automatisch Gerätestammsätze erzeugt. Dazu ist es aber noch erforderlich, individuell weitere Daten festzulegen, die zusätzlich bei jedem Gerät einheitlich eingetragen werden sollen.  

Sind viele Geräte zu erfassen, rechnet sich auf jeden Fall die 2.  Lösung. Die Hotline liefert gerne weitere Details zu diesem Thema. 
09.09 FIBU OP-Informationen aus DATEV Wenn als Buchhaltung DATEV eingesetzt wird, fehlen in COMMERZ wichtige Informationen aus der Buchhaltung, die für eine Erfassung eines Auftrages von Wichtigkeit sein können. Diese Informationen können z.B. ein Hinweis auf Mahnungen:

oder ein Überblick über die Offenen Posten eines Kunden sein, die in der Auftragsbearbeitung abrufbar sind:


Beim Einsatz der COMERZ-FIBU sind diese Ausgaben automatisch enthalten, aber auch beim Einsatz der DATEV-Buchhaltungen können sie abgerufen werden. Nachfolgendes Bild zeigt das Verfahren, wie die Informationen bereitgestellt werden:

Die Rechnungen aus COMMERZ (WWS, TKD, OBJ) werden wie bisher in die DATEV-Buchhaltung übertragen. DATEV ist in der Lage, die OPs in ein für COMMERZ verarbeitbares Format zu exportieren. Die Daten werden dann in eine MINI-FIBU übernommen, aus der dann die Auskunft abgerufen wird. Die Übernahme der OPs kann man auch automatisieren, sodass z.B. einmal täglich ein aktueller Stand in COMMERZ zur Verfügung steht.
 
Weitere Informationen gerne durch unsere Hotline.

05.09 WWS Belegabruf Der Menüpunkt dient dazu, Belege (das sind Lieferscheine oder Rechnungen) für bestehende Aufträge schnell abrufen zu können.
Dabei geht man davon aus, dass aus einem Komm-Beleg (der Ausdruck eines Auftrages zur Kommissionierung im Lager) ein Lieferschein erstellt wird oder aus einem Lieferschein die Rechnung abgerufen werden soll. In beiden Fällen sind Mengen aus den Belegen einzugeben, wobei diese Erfassung im COMMERZ mit viel Komfort ausgestattet ist, um schnell zu den gewünschten Belegen zu kommen.
So werden z.B. mit F3 bei der Positionsnummer die Mengen bis zur jeweiligen Auftragsmenge für alle Positionen des Auftrages vorgegeben oder man kann über die BS-Steuerung über Punkt 4=AUSKUNFT sich alle eingegebenen Daten des Auftrages noch einmal kontrolliert ansehen:
 
Wenn man diesen aufruft, werden die einzelnen Positionen angezeigt und man kann diese (nach Markierung der Position) auch noch mengenmäßig verändern:

Gleiche Funktion erzielt man, wenn man bei BS-STEUERUNG die "Wundertaste" F3 eingibt.
04.09 TK Ladenpreise Die Verkaufspreise an der Terminalkasse werden im Normalfall immer aus der Artikelstammsatz aus dem Feld VERKAUFSPREIS (+MWST) entnommen. 

Ausnahme davon ist nur gegeben, wenn für die Konstellation Kunde und Artikel ein Nettopreis vorliegt. Da Nettopreise immer eine höhere Priorität haben, werden diese dann statt dem VK-PREIS (+MwSt) vorgegeben. Die Bestpreisfindung wird an der Kasse aber nur dann berücksichtigt, wenn das Feld KALK. VK-MWST auf "J" steht, da dann der normale VK einbezogen wird.
Dieses Feld steuert, ob die Relation zwischen VERKAUFSPREIS und VERKAUFSPREIS (+MwSt) immer genau die Mehrwertsteuer ausmacht. Diese ist für eine Belegung mit "J" (fast) immer gegeben. Es gibt aber zwei Gründe, warum man diese Kalkulation an der Kasse nicht haben möchte:
1. Man hat ein ganz anderes Preisgefüge an der Kasse als im Streckengeschäft
2. Es gibt VK-Preise inkl. MwSt, die sich nicht aus einem VK-ohne-MwSt (wegen Rundungen bei kleinen Preisen) errechnen lassen, die man aber an der Kasse nutzen möchte. Ein Beispiel ist ein Preis inkl. MwSt. von EUR 0,97, denn ein VK von 0,81 führt zu 0,96 und ein VK von 0,82 führt zu EUR 0,98. 

Für COMMERZ-ACTUELL war es früher immer schwierig zu erkennen, ob der Ladenpreis bei einer Änderung des VK-PREISES neu errechnet werden soll oder nicht. Um hier eine Eindeutigkeit zu erreichen, wurde das Feld "KALK. VK+MWST (J/N)" eingefügt, über das der Anwender jetzt selbst bestimmen kann, ob der Laden-VK sich automatisch ändern soll oder nicht, wenn der Strecken-VK (=VERKAUFSPREIS) sich ändert.  
03.09 TKD automatische Generierung von wichtigen  Ergebnisdaten Es gibt im Parametersatz Steuerfelder, die unbedingt auch besetzt werden sollten, um (und zwar automatisch!!) wichtige Statistik-und Ergebnisdaten zu erhalten. Nur in ganz wenigen Ausnahmen sollten diese nicht verwendet werden. 

Es beginnt bereits im ersten Parameter-Bildschirm mit dem Feld STATISTIKDATEN IN WWS:

Bei "J" können Absatzbereiche und der Vertriebsweg gewählt werden. Das bewirkt z.B. dass beim Kunden oder bei den Geschäftsdaten alle (!) Umsätze und Nutzen differenziert ausgewiesen werden können. Man erfährt damit z.B., dass ein Kunde einen Kopierer gekauft hat, aber die Werkstatt und auch bezüglich Verträge nicht in Anspruch nimmt, oder dass ein Toner in welchen Mengen über WWS oder über TKD geliefert worden ist.
Zusätzliche Hilfsfelder sind ein spezielle TKD-Sammelvertreter und die Vorgaben für Warengruppen, wenn in TKD generelle Positionen ohne Artikel verwendet werden. 
Ein "J" bei STATISTIKDATEN IN WWS beeinträchtigt die Statistik aus WWS nur insofern, dass zusätzliche (wichtige) Informationen dargestellt werden.

Nächstes Steuerungsfeld ist PROVISIONSDATEN IN WWS:
 
Wir hatten schon mehrfach darauf hingewiesen, dass der Ausdruck "Provisionsdaten" historischer Natur ist, weil die Daten ursächlich einmal nur für die Ermittlung der Vertreterprovision vorgesehen war. Das ist zwar immer noch so und deshalb enthält dieser spezielle Datenbestand in WWS alle Detaildaten einer Auftrags- oder Rechnungsposition. Damit lassen sich aber viele ganz bestimmte detaillierte Informationen am Bildschirm abrufen oder in Auswertungen darstellen. 
Über ein "J" im TKD-Parametersatz werden dann auch alle Details der TKD-Aufträge und auch der TKD-Verträge in die Datei abgestellt und können vielfältig in die Statistiken und Bildschirm-Ausgaben einbezogen werden. 

Letztes Steuerungsfeld, das mit "J" belegt sein sollte, ist das Feld VERTRAGSDATEN IN HISTORIE:

Die Historiedaten waren ursächlich nur gedacht, um die an einem Gerät erfolgten Technikerleistungen aufzuzeigen. Nachträglich wurden aber auch die Vertragsdaten immer wichtiger, sodass diese dann auch in die Historie abgespeichert werden konnten. Damit ist es jetzt möglich, alle für das Gerät erstellten Vertragsrechnungen am Bildschirm abzurufen. 

Diese 3 wichtigen Steuerungen sollten auf jeden Fall auf "J" gesetzt sein, da damit automatisch wichtige Informationen abrufbar sind. Bitte dringend prüfen.
02.09 WWS Finden Auftrag über LS/RNG Wenn die Lieferschein-Nummer oder die Rechnungs-Nummer bekannt sind, kann man damit ganz schnell den oder die dazugehörenden Aufträge ermitteln. Dazu muss man in der Auftragsänderung ein "l" und die Lieferscheinnummer oder ein "r" und die Rechnungsnummer eingeben:
1. Lieferscheinnummer bekannt:
 
2. Rechnungsnummer bekannt

In diesem Beispiel werden die Aufträge der Sammelrechnung 21 aufgezeigt und eine ältere Rechnung, die auch unter der gleichen Rechnungsnummer verbucht worden ist.
 
Der angezeigte (bzw. ausgewählte) Auftrag kann dann direkt aufgerufen und bearbeitet (beauskunftet) werden.
29.08 TKD Aufwand bei Fahrten

Die Aufwendungen für Fahrtkosten und für Fahrtzeiten werden häufig nicht korrekt erfasst und führen dann dazu, dass die Aufwendungen in den Geräten nicht ganz stimmig sind. Wichtig dabei ist, dass es zwei Komponenten sind, die einzugeben sind:

Fahrtzeiten sollten immer erfasst werden, um vor allem die Arbeitszeit der Techniker vollständig belegen zu können. Dabei ist als EK-Preis der generelle Stundensatz oder der individuelle Stundensatz der einzelnen Techniker zu verwenden.

Fahrtkosten können im COMMERZ-TKD nach Zonen oder nach KM erfasst werden. Auch hier ist ein entsprechender EK-Preis vorzugegeben: bei Zonen ein vorab kalkulierter Aufwand, bei KM die Kosten pro KM.   

Ob die jeweiligen Aufwendungen berechnet werden können und ob die Positionen (wenn für den Kunden kostenlos) auf der Rechnung ausgegeben werden sollen, lässt sich in TKD umfassend steuern.

28.08 allgemein SEPA-Lastschriften ganz einfach Für alle Rechnungen, die in WWS, OBJ oder TKD erstellt wurden, können SEPA-Lastschriften erstellt werden. Dabei wird letztlich bei jedem Aufruf eine Datei erzeugt, die direkt der Bank überstellt oder in das aktuelle Bankprogramm übernommen werden kann.

COMMERZ benötigt dazu lediglich folgende Informationen
o im Parametersatz die Gläubiger-Identifikationsnummer
o spezielle
Zahlungsbedingungen, die für SEPA-Lastschriften verwendet werden und die bewirken, dass auf der Rechnung ein Hinweis ausgegeben, dass die Lastschrift ab dem Datum der Netttofälligkeit abgebucht werden wird
o Kundendaten, wie z.B. vereinbartes Lastschriftverfahren (CORE oder B2B), Daten zum Abbuchungskonto beim Kunden, die Mandatsreferenz oder die aktuelle SEPA-Sequenz (erste, letzte, einmalige oder wiederholte Abbuchung)
Der Abruf der Lastschriften erfolgt über folgenden Bildschirm:

Über das Feld PRÜFLAUF kann man mit "J" erreichen, dass auf Basis der Rechnungsdaten nur das Protokoll zur Prüfung abgerufen wird, aber noch keine Ausgabedatei für die Bank erstellt wird. Damit kann man die zu generierenden Lastschriften vorab einmal prüfen.
Die Rechnungs-Daten für die Lastschriften werden aus den Rechnungsausgangbüchern entnommen, die bei Bedarf (Betrag soll ausnahmsweise doch nicht eingezogen werden) über die Funktion BEARBEITEN VON RECHNUNGEN geändert werden könnten. 

Die Lastschriftsdaten werden im xml-Format im Verzeichnis commerz im Unterverzeichnis sepa.d abgestellt. Der Dateiname der xml-Datei wird als lcxjjmmtt-hhmmss, mit x=SEPA-SEQUENZ-Nummer 1 bis 4,  jjmmtt (Jahr Monat Tag) und hhmmss (Stunde Minute Sekunde) gebildet. Er dient bei der Übertragung auch als eindeutige Identifikation der Transaktion.


Das SEPA Lastschrift-Verfahren in COMMERZ hat sich längst bewährt. Vor allem sind
keine aufwendigen und fehleranfälligen Zusatzerfassungen in anderen (Bank-)Programmen erforderlich, wenn man die Lastschriften direkt über COMMERZ abwickelt. 
Warum sich also mit unnützer Arbeit (Kosten und Aufwand) belasten, wenn man es viel einfacher haben könnte?   
 

Es gibt auch schon Fachhändler, die sich auf TKD-Rechnungen eine  kostenpflichtige Zusatzposition generieren lassen, wenn der Kunde einer SEPA-Lastschrift nicht zustimmt. 

27.08 OBJ Bilder auf Formular Angebote oder auch Auftragsbestätigungen können in COMMERZ-OBJ längst schon Bilder der Artikel enthalten. Damit wird natürlich das Layout dieser Formulare erheblich verbessert. Aber nicht nur für Einrichtungsgegenstände sondern auch für Geräte oder Zubehör können Bilder ausgegeben werden.
Unsere Hotline macht gerne einen Vorschlag, um diese Verbesserung des Layouts von z.B. Angeboten zu integrieren.
26.08 WWS Rechnung "zu früh" Wenn zu liefernde Aufträge vorkommissioniert zunächst im Lager bleiben und erst später über spezielle Tour ausgeliefert werden, läuft man Gefahr, dass die Rechnung durch einen pauschalen Abruf der Rechnungen in der Fakturierung bereits zwischenzeitlich dem Kunden zugestellt wird. Das liegt daran, dass meist der Lieferschein schon abgerufen worden ist und die Positionen somit fakturierbar sind.
 
Wie kann man das verhindern?
Die vorzeitige Rechnungsstellung lässt sich in solchen Fällen nur verhindern, indem man bei den betreffenden Aufträgen die Rechnungsart, eigentlich nur die Kategorie, ändert.

Exkurs: Das Kennzeichen für die Rechnungsart, ursächlich im Kundenstamm, besteht aus zwei nummerischen Ziffern: 
1. Stelle. (1 oder 2), Kunde bekommt Einzel oder Sammelrechnungen
2. Stelle: genannt Kategorie (individuelle Einteilung in 9 zeitliche oder sonstige Differenzierung für unterschiedliche Abrufe bei der Fakturierung (z.B. tägliche, wöchentliche oder monatliche Rechnungen). Die Bedeutungen der einzelnen Kategorie können in der Systemtextverwaltung vorgegeben werden (Abruf dann mi F5).

Man kann sich also eine Kategorie ausdenken, die "gesperrt für Fakturierung" bedeutet und diese Kategorie wird in der Fakturierung dann nie aufgerufen. 

Wie erkennt man die "gesperrten" Aufträge?
Ganz einfach über die "Liste fakturierfähige Aufträge", bei der man genau die Kategorie angibt, die eigentlich den gesperrten Aufträgen zugeordnet sind. Das Ändern der Kategorie (Rechnungsart) macht man am schnellsten im Belegabruf (über Änderung der Rechnungsart) und nicht über die Änderung von Aufträgen:

Einige Fachhändler haben dieses Verfahren so ausgebaut, dass erst beim Rücklauf des unterschriebenen Lieferscheins eine Freigabe zur Rechnungsschreibung gesondert durch Änderung der Kategorie eingegeben werden muss. Details hierzu gerne durch unsere Hotline. 
22.08 TK Was ist eigentlich "CODE" Auf dem Erfassungsbildschirm an der Kasse gibt es unten ein Feld mit der Bezeichnung CODE (und weitere Felder für MWST und PE.
Wozu werden die verwendet?

Im Normalfall werden die Artikel über den Scanner erfasst oder über weitere Zugriffsverfahren gefunden. Zudem hat man für allgemeine Artikel sich auch einige Standardartikel angelegt. Wenn man aber eine Artikelnummer eingibt und der Artikel ist nicht gespeichert, dann wird diese Position als Sonderartikel betrachtet. Dafür müssen aber einige Zusatzdaten eingegeben werden, wie z.B. der Mehrwertsteuersatz (0=19%), die Preiseinheit und bei "CODE" der EK-Preis. Dieser Preis ist netto, d.h. ohne Mehrwertsteuer, einzugeben. Statt der Eingabe eines absoluten EK-Preises kann man an dieser Stelle auch den Buchstaben "v" (steht für VK-Preis) und direkt nachfolgend einen ganzzahligen Prozentsatz eingeben. Der EK-Preis wird dann aus dem VK-Preis abzüglich Prozentsatz errechnet. 

Diese Eingabe sollte aber möglichst vermieden werden, weil man durch Anlage von einigen Standardartikeln alle Konstellationen (auch der Berechnung eines ungefähren EK-Preises) abdecken kann. 

Der Begriff "CODE" wurde damals verwendet um nicht das Wort EK-PREIS auf dem (teilweise für Kunden sichtbaren) Bildschirm darstellen zu müssen.
21.08 allgemein Datenaustausch mit Kunden Immer mehr Kunden der Fachhändler stellen Anforderungen, Lieferscheine (Avise) und Rechnungen auf elektronischer Basis zu erhalten. Die dafür erforderlichen Erweiterungen wurden mit großer (teilweise aber auch individueller) Variabilität ins COMMERZ (WWS und TKD) integriert und haben sich bei etlichen Fachhändlern längst bewährt. Der Fachhändler selbst vermittelt damit, moderne Technik einzusetzen und spart zusätzlich auch noch Papier- Druck- und Portokosten. 

Wann fordern Ihre Kunden diese schon zur Standard gewordene Technik? 

In COMMERZ-ACTUELL sind neben den Standardfunktionen auch viele zusätzliche Varianten enthalten, wie z.B. 
o Kein Druck, wenn Dokument ins Archivierungssystem abgestellt wird (papierlose Verwaltung).
o Berücksichtigung von Nullrechnungen in TKD
o Erkennung des E-Mail-Versands auf dem Dokument
o Abschriften versenden (J/N)
o Selektionen: Nur Rechnungen mit E-Mail-Versand 
o Prüfmöglichkeiten vorab und Überprüfung über Protokoll
o gesonderte E-Mail-Adressen bei Kunden und in TKD bei Geräten
Kunden:

Geräte (für Zählerabfragen):

Die Funktion Rechnungen per E-Mail an Kunden setzt eine intensive Abstimmung voraus, die unsere Hotline aufgrund ihrer Erfahrung gerne mit den interessierten Fachhändlern durchführen möchte.
20.08 WWS Geänderte Preise kontrollieren  Wenn Preise manuell oder elektronisch geändert werden, möchte man gerne die Änderungen nochmals kontrollieren. Dazu eignet sich die Preisänderungsliste, die in den SONDERPROGRAMMEN unter PREISPFLEGE aufgerufen werden kann. In dieser Auswertung werden sowohl die alten als die neuen (aktuellen) Preise zur Kontrolle ausgewiesen. 

Die Selektion ist vielschichtig, sodass man über eine datumsbezogene Selektion ganz gezielt die "soeben" geänderten neuen Preise sich ausweisen lassen kann. Auch die Preisänderungen eines einzelnen Artikels sind abrufbar.
Über die Eingaben bei KOMPL/FUNKTION kann ein bestimmter AUFGABENKOMPLEX und eine Unterfunktion ausgewählt werden, mit der die Preise geändert worden sind. Wurden diese beispielsweise im AUFGABENKOMPLEX "09.STAMMDATEN" und dann über die "04.ARTIKEL-DATEI durchgeführt, dann ist hier 0904 einzugeben. Mit der Eingabe der "Wundertaste" F3 werden alle Änderungen, über welche Funktion auch immer, ausgewiesen. Dabei sind auch die Änderungen enthalten, die über die "Zentrale Artikelpflege" (auch automatisch) durchgeführt worden sind.

Die Auswertung zeigt das Datum mit Uhrzeit, Kennzeichen (nicht die Benutzerkennung !!) des Mitarbeiters,  den Ort der Änderung und die Preise. Es werden immer alle Preisänderungen im Artikelstamm dargestellt. Um nicht immer "uralte" Änderungen ausgewiesen zu bekommen, sollte man ab und zu die Funktion 2 mit entsprechend gewählten Datum aufrufen.

Die Preisänderungsliste ist ein sehr gutes Werkzeug, um durchgeführte (vor allem auch automatisiert durchgeführte) Preisänderungen nochmals zu kontrollieren, weil neben den neuen Preisen auch die alten Preise ausgewiesen werden.
19.08 TKD "Bereinigung" von Gerätedaten Im Lauf der Zeit sind bei vielen Anwendern in der Gerätedatei Geräte enthalten, die nicht mehr benötigt werden. Dabei handelt es sich meist um Geräte, die längst nicht mehr im Einsatz sind, oder um Geräte, die nur zur Kontrolle der Garantie oder Gewährleistung früher einmal aufgenommen worden sind. Da das Finden zum Löschen zum Teil sehr aufwendig ist, unterbleibt meist die Bereinigung der Daten.
Nachteilig wirken sich diese Daten immer dann aus, wenn sie bei einer Auswahl angezeigt werden oder auf Auswertungen mit  ausgewiesen werden.
Zur "Bereinigung" der Gerätedatei kann man ein von logics systems entwickeltes Löschprogramm einsetzen (lizenzpflichtig), das in 2 Phasen abläuft:
1. Selektion der zu löschenden Geräte (Eingabe: "1" VORSCHLAGEN)
Hierzu kann man Merkmale angeben, welche Geräte gelöscht werden sollen (derzeit aktueller Stand):
 
Sobald ein Gerät die eingegebenen Bedingungen erfüllt, wird es zur Löschung vorgeschlagen. Alle so ausgewählten Geräte werden in eine EXCEL-Liste eingetragen, die nochmals geprüft und bearbeitet werden kann. Bearbeitet bedeutet, dass einzelne Geräte, die doch nicht gelöscht werden sollen, aus der Liste entfernt werden.
2. Löschung (Eingabe: "2" LÖSCHEN)
Nach der Überarbeitung der EXCEL-Liste werden dann die verbleibenden Geräte gelöscht.

Mit diesem Verfahren ist ein schnelles, aber auch kontrolliertes Löschen der nicht mehr benötigten Geräte auf einfache Art und Weise möglich. Gleiche Verfahren gibt es auch für Artikel, Kunden, Lieferanten und Angebote.
13.08 WWS Sterne in den WWS-Rechnungen Rechts hinter dem Gesamtbetrag einer Position wird dann ein Stern ausgewiesen, wenn bei der Auftragsbearbeitung der Preis geändert worden ist.
Viele solcher Sterne weisen darauf hin, dass die Preisfindung nicht in Ordnung oder nicht vollständig genutzt wird, weil permanent der Preis verändert werden muss.
Bitte einmal einen Blick in die Rechnungen werfen und prüfen wie viele Sterne, bei welchen Artikeln oder welchen Kunden diese ausgewiesen werden. 

COMMERZ enthält ein exzellentes Preisfindungsverfahren mit vielen Varianten, man muss es auch nur nutzen.  Es muss schon ein erheblicher (unnützer) Aufwand sein, häufig einen anderen Preis als vorgeschlagen zu finden und diese einzutragen.  
12.08 allgemein Feiertag In München ist am Donnerstag ein Feiertag (Maria Himmelfahrt).
Die Hotline ist am Mittwoch nur bis 12:00 erreichbar und dann erst wieder am Freitag (ebenfalls bis 12:00).
08.08 TK Aufträge parken (Schulbeginn) Wir hatten am 27.03.2019 ein Verfahren beschrieben, wie man die Kassenaufträge für Schüler optimal abwickeln könnte. Dabei hat sich aber herausgestellt, dass es Problem mit den vorerfassten Aufträgen gibt, weil diese in anderen Auswertungen (z.B. offene Aufträge) oder bei Verfahren, wie das Bestellwesen, berücksichtigt werden und damit dort zu falschen Aussagen/Reaktionen führen können. 
Deshalb: Auswirkungen prüfen oder zusätzliche Steuerung integrieren lassen.  
07.08 allgemein Rechnungsdatum Bei der Erstellung von Rechnungen ist besonders auf das Rechnungsdatum zu achten. COMMERZ nimmt in allen Programmen immer das Datum, das beim Einstieg unter DATUM vor- oder eingegeben worden ist:

Da immer das aktuelle System-Tagesdatum beim Aufruf der Programme von  COMMERZ vorgegeben wird, ist häufig eine Änderung dann notwendig, wenn man z.B. am Monatsanfang einen ganzen Block von Rechnungen schreibt, die aber noch in den Vormonat sollen, oder wenn man Zählerstände rückwirkend berechnet. Bei letzteren befindet man sich meist bereits im Folgemonat (z.B. im Juli) und muss das Rechnungsdatum dann auf den 30.6. setzen.

Die Statistikdaten werden entsprechend dem Rechnungsdatum gespeichert. 

Ganz besonders wichtig ist, dass eine Änderung des DATUMs nur für den betreffenden Bildschirm (Fenster) gilt, nicht also für alle anderen laufenden Programme. Vergessen sollte man auch nicht, nach einer Datumsänderung das Datum wieder auf das aktuelle Tagesdatum zu setzen.

Wichtig ist auch, dass man in COMMERZ-ACTUELL-WWS über die Zugriffsberechtigung eine Änderung des Datums generell sperren kann, um versehentliche Änderungen zu verhindern.  
06.08 FIBU IDEA-Export Beim Abschluss eines Wirtschaftsjahres werden automatisch die Daten für IDEA erstellt. Diese Daten können die Betriebsprüfer dann in ihr System zu weiteren Analysen problemlos übernehmen.
Für jedes Wirtschaftsjahr werden folgende Dateien im Verzeichnis COMMERZ erzeugt, wobei jj die zweistellige Jahreszahl bedeutet:
o KTOEXPjj.csv (Konten)
o BUHEXPjj.csv (Buchungen)
o STREXPjj.csv (Tabelle Steuerkennzeichen)
o BILEXPjj.csv (Bilanztexte)
o BWAEXPjj.csv (BWA-Texte)
o SAMEXPjj.csv (Sammelkonten-Definition)
Wer die IDEA-Schnittstelle einsetzt, sollte einmal prüfen, ob diese Dateien vorhanden sind; man könnte diese Daten auch einmal zur eigenen Prüfung und Abstimmung nutzen. Beschreibung der Details bitte bei unserer Hotline anfordern.
05.08 TKD Kontrolle der Pooldaten Um die Ausgangsdaten von Pools (bei Neuanlagen oder vor allem auch nach Änderungen) zu prüfen, ruft man am besten die POOL-GERÄTE-ÜBERSICHT auf:

Nach Eingabe des Kunden und der Poolnummern werden dann die relevanten Pooldaten ausgewiesen und können geprüft werden:

Wichtig dabei ist auch zu kontrollieren, ob die generellen Daten des Pools auch alle identisch sind.  
01.08 WWS Wer bekommt diesen Artikel? Häufige Situation: Lieferung eines Artikels durch den Lieferanten und es ist nicht bekannt, wer diesen Artikel bekommen soll:
Einfachste Lösung in COMMERZ:
Aufruf der Rückstandsliste auf Bildschirm:

Damit lässt sich dann ganz schnell ermitteln, in welchen Aufträgen (bei welchen Kunden) noch Rückstände für diesen Artikel vorhanden sind.   
31.07 TKD Bezeichnungen für Zähler Leider sieht unsere Hotline öfters einmal Vertragsrechnungen, bei denen die Zählerbezeichnungen nichtssagend mit ZÄHLER1 ALT oder ähnlichen Bezeichnungen dargestellt sind. Dieses war auch ganz früher so, als noch die Zähler-Bezeichnungen einfach nur mit ZÄHLER 1/2/3/4 dargestellt werden konnten. Dabei war es sowohl für den Kunden als auch für den Fachhändler selbst schwierig, genau zu wissen, was dann mit dem Zähler nun gezählt wird. 
Aber schon in der Version 2.00 (1995) wurde die Funktion "Variable Zählertexte" integriert, mit der man zumindest auf Vertragsrechnung korrekte Bezeichnungen darstellen kann.  
Anfang 2009 wurden dann die Text-Ausgaben für die verschiedenen Zähler variabel gestaltet. Damit wurde erreicht, dass vor allem auch auf den Anforderungen zur Zählerstandsmitteilung (Zählerstandsanforderungen, Faxbriefe oder E-Mails) eine exakte Bezeichnung ausgewiesen wird (z.B. A4-farbig, A3-schwarz oder Scan). Außerdem werden diese Bezeichnungen auch bei der Erfassung der Zählerstände mit ausgeben:


Die Überschriften ZÄHLER 1/2/3/4 wurden dann ersetzt oder erweitert um die genauen Bezeichnungen. Berücksichtigt werden muss dabei aber, dass die Funktion "VARIABLE ZÄHLERTEXTE" eingeschaltet ist.
Für die Anlage der verschiedenen Bezeichnungen wurden im Parametersatz 9 die Eingaben um Textnummern für "TEXT ZÄHLERBEZEICHNUNG" bei einem, zwei und vier Zähler erweitert:


Vor allem wenn den Kunden Zähleranforderungen per E-Mail erhalten, sollte diese Funktion unbedingt genutzt werden. 
Unsere Hotline hilft auch gerne beim Einrichten, Ändern oder Korrigieren bei vermeintlich falschen Bezeichnungen.
30.07 allgemein Werbetexte

Sowohl in COMMERZ-ACTUELL-WWS als auch in TKD kann man in der Stammdatenverwaltung unter TEXTE Werbetexte anlegen, die dann auf den Formularen gedruckt werden. 

o WWS
In COMMERZ-WWS sind das fest die Textnummern 98 (für Einzelrechnungen) und 99 (für Sammelrechnungen). Dabei ist zu beachten, dass lediglich die ersten 2 Zeilen ausgegeben werden, weil darüber die Zahlungsbedingung ggf. mit Skontobeträgen steht.
Es besteht aber auch die Möglichkeit, jeden Auftrag mit einer Textposition zu beginnen, die auch einen Werbetext enthalten kann. Einige Fachhändler beginnen die Erfassung von Aufträgen schon grundsätzlich immer mit einer Textposition, die aber einen Text wie z.B. "Vielen Dank für Ihren Auftrag; die Bearbeitung erfolgte durch unsere/n Frau/Herrn xyz"  enthält. 

o TKD
In TKD kann man beliebige Textnummern verwenden, die in den  Parametersätz1 0 und 9 hinterlegen sein müssen:
- Für Auftragsrechnungen bei Rechnungs-Zusatztext:

- Für Vertragsrechnungen:


o KASSE
An der Kasse wird auf den Bons am Ende der Text der Textnummer 85 als Werbetext ausgedruckt.  

Für den Druck von Werbetexte gibt es auch eine Fülle von individuellen Lösungen, die genutzt werden können. 

29.07 FIBU Zahlungen 
verbuchen
Wenn man bei der Eingabe von Zahlungen folgende oder eine ähnliche Situation hat, dann gibt es im Prinzip für die weitere Erfassung zwei Möglichkeiten:

Üblicherweise wird man hier die "4" wählen und dann die entsprechende unter BELNR stehende Rechnungsnummer eingeben. Andererseits besteht aber auch die Möglichkeit, über "5" AUSGLEICH die Zahlung der Rechnung zuzuordnen.
Der Unterschied liegt darin, dass im ersten Fall das Lesen und Eingeben von vor allem langer Rechnungsnummern Zeit kostet, während man im zweiten Fall nur ganz einfache Folgen von Eingaben tätigen muss.
Vielleicht ist dieser Hinweis einmal eine Prüfung wert; auf jeden Fall muss man sich sicherlich von Fall zu Fall für die eine oder die andere Alternative entscheiden.
25.07 allgemein Virenscanner, Bildschirmschoner Uns werden derzeit verstärkt System-Fehler gemeldet, die durch Installation von Updates von Virenscannern verursacht worden sind. Diese Virenscanner sperren offensichtlich temporär den Zugriff der COMMERZ-Programme auf ihre eigenen  COMMERZ-Daten. Bitte veranlassen sie unbedingt folgendes:
1. Wenden Sie sich an den Lieferanten des Virenscannners für eine entsprechende Korrektur (z.B. Ausschluss von COMMERZ)
2. Arbeiten Sie nie direkt im COMMERZ weiter, um zusätzliche Datenfehler zu vermeiden (sofort Hotline kontaktieren)
3. Vielleicht helfen Ihnen bezüglich Ihres Virenscanners die diversen Einträge im Internet weiter.
Auch Bildschirmschoner und Verlagerung in den Energiesparmodus können Fehler verursachen; bitte auch ausschalten und meiden.
24.07 WWS "hängende" Aufträge und Lieferscheine

Zum Teil wird in COMMERZ-ACTUELL der Druck von Lieferscheinen und Rechnungen in zwei Phasen (erst Druck, dann Update der Daten) durchgeführt, wobei dazwischen auch teilweise die Abfrage "DRUCK IN ORDNUNG" zu beantworten ist.

Eine nicht unkritische Situation kann entstehen, wenn man diese Abfrage mit "N" beantwortet und damit die Bearbeitung unterbricht (was durch entsprechende Beantwortung der Druckernummer erreichen kann):

Denn Lieferscheine oder Rechnungen, die bereits gedruckt sind, deren Daten aber noch nicht endgültig verändert worden sind, haben bereits eine feste (gedruckte) Lieferschein- oder Rechnungsnummer, die z.B. auch wegen der Lückenlosigkeit der Rechnungsnummern erhalten bleiben muss. 
Damit diese Nummer beim nächsten Druck wieder verwendet werden kann, wird sie als negative Zahl dem Auftrag zugeordnet.
 
Wichtig ist auch:
In diesem Fall sollte unbedingt das gedruckte Formular unverzüglich vernichtet oder speziell gekennzeichnet werden, weil es ja nochmals gedruckt werden wird. 

Solche "hängenden" Aufträge kann man sich mit den Hilfsprogrammen anzeigen lassen. 

Dazu ist für Rechnungen der Menüpunkt 5 und für Lieferscheine der Menüpunkt 6 aufzurufen. 
Empfehlung deshalb: Ab und zu (mindestens einmal monatlich) die Programme dazu aufrufen. 

23.07 TK Blättern im Anzeigebereich Wenn mehr als 5 Positionen eingegeben werden, verschiebt COMMERZ-ACTUELL die Positionen im Anzeigefeld nach oben, sodass immer nur die letzten 5 Positionen sichtbar sind.
(fiktives) Beispiel:
 
Durch Eingabe von CURSOR UP bei PN (dort hin kommt man wie üblich mit Funktionstaste F1 bei MENGE) verzweigt COMMERZ in die Positionsnummern des Anzeigebereiches und mit weiteren CURSOR UP oder CURSOR DOWN kann dann im Anzeigenbereich geblättert werden. Mit PAGE DOWN oder wenn man mit CURSOR DOWN über die letzte erfasste Position hinaus positioniert kommt man wieder in den Erfassungsbereich zurück. 
Leider kann man eine markierte Position beim Blättern nicht direkt in den Erfassungsbereich (einfach nur ENTER) übernehmen. Um eine solche Position zu ändern, muss man wieder zur Erfassung zurückkehren und die Position dann direkt durch Eingabe der Positionsnummer (im Feld "PN") aufrufen.
22.07 TKD Auftragsauskunft Über die Auftragsauskunft, die in der Auftragsbearbeitung und in der Leistungsbearbeitung aufrufbar ist, kann man sich schnell über aktuelle oder abgeschlossene Aufträge informieren. 
Der Einstieg erfolgt entweder
über die Auftragsnummer direkt, über den Kunden oder über das Gerät:

Im ersten Fall wird lediglich der gewünschte
Auftrag angezeigt, während in den anderen beiden Fällen eine Auswahl von Aufträgen bereitgestellt wird, aus der sich der Anwender einen oder weitere Aufträge auswählen kann. Zuvor sind noch weitere Auswahldaten, wie Auftragsstatus oder Anzeigedaten einzugeben.  
Bei der Eingabe Kunde oder Gerät werden im Auskunftsbildschirm ggf. mehrere Aufträge angezeigt:

Bei der Auswahl eines Auftrages werden dann die Positionen dieses Auftrages angezeigt:

Mit dieser Auskunft kann man sich (auch nachträglich) über  Details von Aufträgen informieren.

18.07 allgemein Dokumente per E-Mail Nicht nur die Portoerhöhung durch die Post erfordert wie am 3.6.19 in der logics-news dargestellt jetzt den Einsatz der entsprechenden Programmerweiterungen in COMMERZ, sondern auch die vermehrt auftretenden Forderungen der Kunden, z.B. alle Rechnungen elektronisch zu erhalten. 
Unsere Hotline berät Sie gerne, wie Sie schnellsten diese Forderung Ihrer Kunden erfüllen können. 
17.07 WWS was sind eigentlich
Absatzbereiche und Vertriebswege
Bei der Auftragsbearbeitung können im ersten Bildschirm u.a. zwei wichtige Datenfelder eingegeben werden:
o ABSATZBEREICH und
o VERTRIEBSWEG
Dabei werden immer die unter der Ziffer "1" hinterlegten Daten  vorgegeben und können dann bei Bedarf geändert werden. Grundsätzlich steuern die Eingaben die Speicherung in folgende Statistiken:

o ABSATZBEREICH

Aus welchem internen Geschäftsbereich kommt dieser Auftrag. Die Speicherung erfolgt beim Kunden, sodass zum Beispiel erkennbar ist, in welchen Geschäftsbereich ein Kunde kauft (oder nicht kauft).
Wenn Aufträge Artikel aus verschiedenen Absatzbereichen  enthalten (z.B. wenig PBS und einen Toner) dann ist der Absatzbereich einzutragen, der überwiegt.  
  
o VERTRIEBSWEG

Wie wurde dieser Auftrag abgewickelt. Die Speicherung erfolgt beim Artikel, sodass zum Beispiel erkennbar wird, über welchen Weg wurde der Artikel verkauft (z.B. nie Laden, immer nur Strecke oder nur über TKD).

Einzelne Kunden oder Artikel können dann in "AUSWERTUNGEN UND AUSKÜNFTE" abgerufen werden. Die aber viel wichtigeren Gesamtstatistiken in den verschiedenen möglichen Varianten können dann in den "GESCHÄFTSDATEN" bildschirmweise dargestellt werden:

Um die Statistiken auch geschäftspolitisch auszuwerten und auf dieser Basis entsprechende Maßnahmen und Entscheidungen zu treffen, ist es unbedingt erforderlich die Erfassungsdaten für diese beiden Datenfelder auch immer korrekt einzugeben.  

16.07 OBJ Besser als mit WORD

 

 

 

 

 

Mit dem Baustein COMMERZ-OBJ steht dem Fachhändler ein Programm zur Verfügung, das alle Aufgaben unterstützt, bei denen Langtexte in den Positionen für Angebote, Auftragsbestätigungen oder letztlich auch Rechnungen verwendet werden. Dieser Baustein wurde ursächlich für die Abwicklung im Geschäftsbereich "Möbel und Einrichtungen" konzipiert und eingesetzt. Es gibt aber oft andere Bereiche, bei denen COMMERZ-OBJ optimal genutzt werden kann, wenn Angebote oder Aufträge mit längeren Texten erstellt werden müssen. Man denke nur an die Angebote und Folgebearbeitungen  allein im Bereich "Technischer Kundendienst".

Häufig stellt unsere Hotline fest, dass solche Aufgaben zunächst über den Einsatz von WORD bewerkstelligt werden und danach mit viel Aufwand und parallelen Datenspeicherungen erst COMMERZ zum Einsatz kommt. Schon allein wegen den  Möglichkeiten
- bestehende Daten zu nutzen (Kunden, Artikel u.a.m.)
- vorhandene Langtexte einzusetzen
- Positionen oder auch Positionsgruppen kopieren zu können
- die Formulare weitgehend variabel (mit eigenem Logo) zu gestalten 
- Strukturen mit Zwischensummen zu bilden
- Bilder in Formulare zu integrieren
- Daten aus CAD-Dateien zu übernehmen 
- firmenspezifische Statistiken insgesamt zur Verfügung haben
lohnt sich der Einsatz von OBJ (neu) allemal. Spezielle Konditionen gibt es, wenn bereits eine Lizenz für OBJ (alt) vorhanden ist und nur ein Upgrade auf OBJ (neu) erforderlich ist.

Zusätzlich kann man aber auch Daten aus CAD-Systemen direkt übernehmen, sodass man alle weiteren Abwicklungen einheitlich in COMMERZ-ACTUELL durchführen kann. CAD-Daten können dabei als Angebot oder als Auftrag weiterverarbeitet werden, wobei auch "Strukturen" (Unterpositionen) erhalten bleiben.

Der Einsatz von COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) ist insgesamt betrachtet wesentlich effizienter als Angebote erst in WORD zu erstellen und später (als Auftrag) nochmals in COMMERZ zu erfassen (und dann nur noch in Kurzform und ohne Langtexte).  

Weitere Infos und Beschreibungen gerne von unserer Hotline
15.07 TKD Freie Einheit in Pool-Geräten

Die Erlöse aus Zählerabrechnung fließen in das Gesamtergebnis der einzelnen Geräte des Pools ein. Ganz entscheidend dabei ist, welchen Geräten die Freien Einheiten zugeordnet worden sind und wie sie verteilt sind. Unzureichend (aber einfach) ist es auf jeden Fall, die Gesamtzahl der Freien Einheiten nur einem Gerät zuzuordnen, weil dann dieses Gerät wohl keine Zählererlöse hat, die anderen Pool-Geräte durch ihre eigene Zählerabrechnung aber ohne Freie Einheiten  ungerechtfertigte Einnahmen haben.

 

Die Summe der Freien Einheiten sollte deshalb entsprechend ihres Kopienaufkommens auf die einzelnen Geräte verteilt werden. Das wäre natürlich manuell durchzuführen bei besonders großen Pools ein Problem, weil sich auch die Anzahl der Kopien für jedes Gerät im Laufe der Zeit ändert. Deshalb gibt es in COMMERZ eine Lösung, die die Verteilung automatisch durchführt. 
Um dieses zu erreichen braucht man nur den Menüpunkt "POOL-AUSWERTUNGEN" aufzurufen:

Dort kann man sich unter "LISTE ZUORDNUNG FREIKOPIEN" nur die mögliche aktuelle Verteilung ansehen oder mit "ÜBERNAHME NEUE FREIKOPIEN" die Verteilung in die Geräte gleich durchführen. COMMERZ-TKD ermittelt die Verteilung über die in der Historie hinterlegten Daten über den Kopien-Verbrauch.


Damit wird zumindest eine wesentlich verbesserte Zuordnung der Zählererlöse auf die einzelnen Poolgeräte erreicht, als wenn man die Freien Einheiten nur bei einem einzelnen Gerät hinterlegt. Änderungen in der Gesamtzahl der Freien Einheiten (Hinzufügung oder Entfernung von Pool-Geräten) kompensieren sich dann, wenn man vor jeder Zählerabrechnung die oben genannten Programme aufruft.

11.07 allgemein bodenloser Leichtsinn In alle COMMERZ-Programme wurden vor allem in den letzten Jahren immer weiter Funktionen integriert, die die Ablaufsicherheit innerhalb von COMMERZ gewährleisten. Die Programme sind aber nicht gefeit gegen äußere Einflüsse, wie zum Beispiel Systemabstürze, Ausfall Internet, Netzwerkfehler sowie auch Abschaltung von PCs oder von peripheren Geräten im laufenden Betrieb.

COMMERZ hat sich aber auch insofern verbessert, dass es etwaige Störung erkennt und dann betreffende Meldungen ausgibt (leider nicht alle und nicht immer sofort). Diese kann auch bereits einen Hinweis auf die Störung enthalten.

Auf jeden Fall ist dann immer eine Reaktion beim Anwender von COMMERZ erforderlich:
o gegebenenfalls kann der Systemadministrator einbezogen werden
o zur weiteren Klärung könnte auch Kontakt mit der Hotline aufgenommen werden, um das Verfahren zur Fortsetzung von COMMERZ nach möglichen Korrekturen abzustimmen.

Der eingetretene Fehler ist dann besonders wichtig, wenn der Zusatz "SOFORT LOGICS ANRUFEN" erscheint. In diesem Fall darf (um weiteren Datenschaden zu verhindern) auf keinen Fall weiter mit COMMERZ gearbeitet werden.
Leider musste unsere Hotline in letzter Zeit mehrfach erfahren, dass solche Fehlermeldungen nicht beachtet werden und (ggf. nach Neustart) einfach weitergearbeitet wird: "es geht ja wieder". 
Dass unter Umständen durch den Fehler Daten zerstört oder verfälscht sein können und die Folgen daraus sich vielleicht erst später zeigen, wird einfach ignoriert.
Ganz einfach, wie gesagt: Bodenloser Leichtsinn

10.07 TKD Aufwand für Nebenkosten COMMERZ-ACTUELL-TKD liefert für jedes Gerät Informationen über Aufwand und Erträge und somit auch über das Gesamtergebnis in Bezug auf positiven oder negativen Nutzen. Dabei werden die Vertragserlöse und die in Rechnung gestellten Leistungen als Einnahmen zusammengefasst und den Aufwendungen der Werkstatt gegenüber gestellt.
 
Wie unsere Hotline häufig feststellt, werden bei den Aufwendungen aber einige gar nicht und andere nur unvollständig  berücksichtigt. Relativ einfach ist es bei Ersatzteilen oder Verbrauchsmaterialien, weil hier die EK-Preise herangezogen werden. Schwieriger wird es aber bei den Technikerstunden, den Fahrtkosten (Zonen), Fahrtzeiten oder sonstiger Aufwand für z.B. Kleinmaterial, Entsorgung oder ähnliche Leistungen.
 
Um ein relativ exaktes Gesamtergebnis für ein Gerät zu erhalten, sollten diese Aufwendungen auch mit einbezogen (also als Auftragsposition erfasst) werden. Dabei ist natürlich zu berücksichtigen, in welcher Relation diese Posten zu den anderen Aufwendungen, wie Verbrauchsmaterialen, Ersatzteile oder Stunden der Techniker stehen und ob sie nicht auch vernachlässigt werden könnten. Fahrtzeiten sollten aber wohl immer als Aufwand einbezogen werden.
Bei der Leistungsbearbeitung kann man den Aufwand so erfassen, dass die betreffende Position nicht auf einer Rechnung erscheint, indem man KOND auf 100% und RECHNUNG auf "N" setzt:

Für spezielle Artikel kann man diese Vorgaben auch bereits im Artikel vornehmen:

Damit kann auf jeden Fall die Erfassung von geleistetem Aufwand verbessert werden.

Es lohnt sich sicherlich, einmal zu prüfen, ob nicht berücksichtigte  Leistungen nicht das Gesamtergebnis eines Gerätes in erheblichem Maße verfälschen und daraus dann falsche Schlüsse und Entscheidungen gezogen bzw. getroffen werden.   
09.07 WWS Was stand auf Lieferschein oder Rechnung? Eine häufige Frage, die leider meist dazu führt, dass diese Belege erst mühsam aus den betreffenden Ordnern gesucht werden müssen. Auch die Erstellung einer Kopie des Lieferscheins oder der Rechnung führt oft zu gleichen Aufwendungen.

Das ist aber mit COMMERZ nicht mehr notwendig.

Wenn man wissen möchte, welche Artikel und Mengen auf den letzten Formularen geliefert bzw. berechnet worden sind, braucht man lediglich in der AUFTRAGSÄNDERUNG den Auftrag aufrufen und im ersten Bildschirm (Kopfdaten) in der untersten Zeile ein "d" eingeben:
  
Hier werden dann die Lieferscheine und Rechnungen zu diesem angezeigt:

Mit dem Cursor kann man zeilenweise blättern. Durch Anklicken einer Zeile wird das betreffende Dokument als Abschrift "gedruckt" und kann (mit WORD-Drucker) am Bildschirm direkt angesehen und ggf. auch echt gedruckt werden.

Auch LS3-Lieferscheine von Soennecken können mit gleichem Verfahren angezeigt werden. 
Hierzu bitte mit unserer Hotline Kontakt aufnehmen.
08.07 TK Preisauskunft an der Kasse

Es ist an der Kasse häufig erforderlich, dass die Preisauskunft  aufgerufen werden muss. Da ein Verlassen des Bildschirmes für die Kassenerfassung nicht sinnvoll ist, sollte hierfür permanent ein zweites Fenster zur Verfügung stehen, über das die Preisauskunft direkt aufgerufen werden kann und aus dem man schnell wieder zurück in die Kassen-Auftragserfassung gelangen kann.

Man kann die Preisauskunft für den Ladenkunden aber auch direkt aus der Kassenerfassung abrufen. Das ist z.B. erforderlich wenn, ein Kunde nur nach dem Preis eines Artikels fragt.
Dabei muss man statt der Bestätigungen der Kundennummer mit  ENTER nach der Kundennummer die Funktionstaste F8 eingeben:
Ausgangssituation:

Nach Eingabe F8:

Dabei wird der Kunde in die Preisauskunft "mitgenommen" und CODE auf "1" gesetzt, sodass EK-Preise nicht angezeigt werden. Eine Besonderheit steht jetzt auch zur Verfügung: Wenn der Scanner so programmiert ist, dass er automatisch ein ENTER und ein "i" (für Zugriff über EAN) erzeugt, dann kann man den Artikel auch in der Preisauskunft jetzt einscannen. 
Nach Eingabe der Artikelnummer stehen dann die Preisdaten auf dem Bildschirm:

Wenn man bei der Artikelnummer lediglich ENTER eingibt, kommt man direkt in die Kassenerfassung zurück.
Man kann auch für "echte" Kunden in die Preisauskunft verzweigen, man muss aber dazu die Kundennummer eingeben und mit F8 abschließen.

04.07 FIBU Verschiedene Steuerkennzeichen in WWS/TKD/OBJ und FIBU

Es gibt in WWS, OBJ und TKD festgelegte Steuerkennzeichen, die auch so für die FIBU von COMMERZ-ACTUELL bereitgestellt werden. Dabei wird das Steuerkennzeichen "0" für den Standardsteuersatz (19%), "1" für den reduzierten Steuersatz und "4" für "ohne Steuer" verwendet. Jede Auftragsposition enthält (meistens eingetragen durch die Vorgaben im Artikelstamm) ein Steuerkennzeichen.

In der FIBU selbst aber werden ganz andere Steuerkennzeichen z.B. für 19%, für 7% oder auch "ohne Steuer" vorgegeben (Parametersätze 3 und 4):

Die Umschlüsselung bei der Übernahme von Rechnungen ist ganz einfach, weil COMMERZ-ACTUELL-FIBU einfach im betreffenden   Parametersatz z.B. nach dem Schlüssel für 19% Mehrwertsteuer sucht und dieses Steuerkennzeichen dann für die Weiterverarbeitung in der FIBU einträgt (sind mehrere vorhanden, wird der erste gefundene genommen).
Für die Übergaben an andere Finanzbuchhaltung wird jeweils eine spezielle Umschlüsselung integriert.

03.07 allgemein Nummernsystem in COMMERZ In COMMERZ werden etliche Nummern automatisch vergeben, aus denen man aber bei geschickter Nutzung einige Merkmale (z.B. Generierungszeiten) ableiten kann. Im Wesentlichen betrifft das 

o in WWS/OBJ
- Angebotsnummer
- Auftragsnummer
- Lieferscheinnummer_
- Rechnungsnummer
- Bestellnummer
- Kassenabrechnungsnummer
- Barverkaufsnummer


o in TKD
- Kostenvoranschlagsnummer
- Auftragsnummer (ist auch Lieferscheinnummer)
- Rechnungsnummer

- PROV-Auftragsnummer (siehe 16.6.2016)
- PROV-Rechnungsnummer (siehe 16.6.2016)


Die Nummern werden immer fortlaufend vergeben, allerdings mit der Ausnahme, dass die zu vergebende Nummer nicht noch vorhanden ist. Letzteres kann eintreten, wenn zum Beispiel alte Aufträge noch vorliegen. Es gibt aber in allen Programmen von COMMERZ diverse Auswertungen, die solche nicht bis zur Löschung (bzw. nicht mehr Nutzung) abgearbeiteten "Nummer" ausweisen, wie z.B. die Auftragswertliste in WWS oder die Auftragsliste in TKD.

Zum Beispiel der Beginn eines Wirtschaftsjahres und der generelle Jahresanfang sind dafür prädestiniert, mit neuen Nummernkreisen zu beginnen und diese in den Parametersätzen neu festzulegen. Man kann dann anhand der Nummer gleich erkennen, aus welchem Zeitraum die Daten stammen. Aber auch hier gilt es, die Vorgaben so anzupassen, dass gesetzliche Vorschriften nicht verletzt werden oder reale Informationen aus den neuen Nummern abgeleitet werden können.
02.07 TKD Finanzierungs-
aufwand
In TKD kann man zum Beispiel für Eigen-Vermietung einen monatlichen Aufwand für die Finanzierung festlegen und diesen jeden Monat gegen die Mieteinnahmen "gegenrechnen" lassen. Die Eingabe der Daten erfolgt bei den Mietvertragsdaten:
Dort lassen sich auch einmalige Kosten sowie auch gänzlich andere Intervalle als die des Mietvertrages eingeben.
Um die Finanzierungsaufwendungen zu berechnen, muss monatlich das Programm 9. FINANZIERUNGSAUFWAND in der VERTRAGSABRECHNUNG aufgerufen werden:

Durch die Eingabe eines ABRECHNUNGSMONATS kann man den Finanzierungsaufwand in den betreffenden Monat buchen, in dem auch der Mieterlös verbucht wird.
Wenn man aber (wie empfohlen) die Funktion "PROVISIONSDATEN IN WWS" auf "J" gesetzt hat, dann werden diese Daten dort in den Monat abgespeichert, der beim Aufruf der Berechnung des Finanzierungsaufwandes als TKD-Datum vorliegt. Damit das alles passt, ist unbedingt darauf zu achten, dass das Tagesdatum auch mit dem Abrechnungsmonat übereinstimmt. Gegebenenfalls müsste man das das Tagesdaten entsprechend zurück- oder vorsetzen. Gleiches gilt auch für die Vertragsabrechnungen. Stimmen diese Daten nicht überein, hat man Differenzen, wenn man die Daten in WWS und TKD mit einander vergleicht. 

Über die Bildschirmauskunft "GERÄTE-ERTRAGS-STATISTIK" können Mieterlöse und Mietaufwendungen beauskunftet werden. Auch die Auswertung ""GERÄTE-ERTRAGS-STATISTIK" liefert diese Daten über die betreffenden Geräte. Dabei sollte man aber zur Selektion bei diesen Geräten einen eigenen Miet-Artikel verwenden.  
01.07 WWS Bearbeitung der zu fakturierende Menge Auftragspositionen können sich in verschiedenen Zuständen befinden (nur Auftragsmenge erfasst, "zu liefern" eingetragen oder "zu fakturieren" versorgt). Dabei ist das Feld "ZU FAKTURIERN", das ja genau die Menge enthält, die geliefert worden ist, von besonderer Wichtigkeit. Deshalb ist auch eine Sperre möglich, die eine nachträgliche Änderung ausschließt: 

Die Bearbeitung der Mengeneingaben beim Feld "ZU FAKTURIERN" eingeschränkt werden, wenn in der Zugriffsberechtigung der Untermenüpunkt 6. LÖSCHEN VON AUFTRÄGEN" auf "N" gesetzt wird.

Ist diese Sperre gesetzt, kann das Feld nicht mehr geändert werden:

Mit dieser Sperre ist es dann nicht mehr möglich, eine bereits gelieferte Menge (die dann in "zu fakturieren" steht) rückgängig zu machen oder überhaupt zu verändern. Auch das Löschen einer solchen Position ist dann nicht erlaubt. Nur ein Mitarbeiter mit entsprechender Zugriffsberechtigung kann solche Positionen verändern.
27.06 allgemein Rechnungskontrolle

 

Brauchen Sie ein effizientes und umfassendes Werkzeug für die Kontrolle ihrer Eingangsrechnungen ?
In COMMERZ hätten sie es. 
Dabei werden die elektronisch übermittelten Rechnungsdaten der Lieferanten  mit den Lieferungen aus den Bestellungen abgeglichen und Unstimmigkeiten vermeldet. Bei der Rechnung oder der Bestellung kann dann hinterlegt werden, welche Aktivität zur Behebung durchgeführt wird (worden ist): "Unser EK-Preis war falsch", "Menge hat doch gestimmt" oder "Gutschrift von Lieferant kommt". Damit werden nicht nur die Differenzen festgestellt, sondern auch die eingeleiteten Folgearbeiten für spätere Auskünfte hinterlegt. 
Da diese Funktion nun elektronisch erfolgt, benötigt der Fachhändler kaum noch Aufwand, um die für ihn ggf. nachteiligen Differenzen zu erkennen und zu reklamieren. 
Diese Funktion gilt eigentlich für alle Lieferanten, sofern sie die Rechnungsdaten liefern können. Für Soennecken wurden aber auch die LS3-Aufträge mit einbezogen, womit sich diese Funktion nun als extrem effizientes DV-Werkzeug darstellt, mit dem man sich ganz erhebliche Kosten und Aufwendungen ersparen kann.  
26.06 WWS Erlöskonten

 

Das Thema Erlöskonten ist nicht unbedingt vorrangig in WWS zu sehen, sondern es gehört eher in den Bereich der FIBU. Wenn man aber die Erlöskonten differenziert und gut gegliedert anlegt, kann man auch Rückschlüsse aus der FIBU für WWS, OBJ und TKD daraus ableiten.
Auf jeden Fall sollte man die Erlöskonten so anlegen, dass in der FIBU keinerlei oder nur minimale Nacharbeiten erforderlich werden.

Ausgangspunkt für die Erlöskonten sind die in den Artikeln angelegte  oder (falls ein Sonderartikel verwendet wird) die durch COMMERZ angeforderte dreistellige Warengruppe. Diese kann Werte von 100 bis 999 annehmen. In der Stammdatenverwaltung Erlöskonten kann man für jede dieser Warengruppen ein Erlöskonto anlegen. 

Dabei bedeutet die 2. Stelle bei ERLÖSKONTO die erste Stelle, die Zeilen die 2. Stelle und die Spalten die 3. Stelle der Warengruppe.
Kompliziert?
Nein, hier ein einfaches Beispiel:
So ist z.B. das Erlöskonto für die Warengruppe 148 gleich 8100:
o Die zweite Stelle oben bei ERLÖSKONTO ist 1
o die 4 in der Warengruppe 148 bedeutet Zeile, die mit 4 beginnt
o die 8 in der Warengruppe 148 bedeutet Spalte unter der 8
... und siehe da, da steht ein Erlöskonto 8100.

Um für alle möglichen Warengruppen Erlöskonten anzulegen, braucht man also insgesamt 9 solcher Bildschirme, die dann in der
2. Stelle von ERLÖSKONTO die Ziffern 1 bis 9 beinhalten.
Ein kleiner Trick:
Da häufig die Erlöskonten für eine Reihe Erlöskonten identisch sind, kann man mit der Funktionstaste F3 das vorherige Erlöskonto  kopieren, ohne es eingeben zu müssen. 

Die 1.Stelle bei ERLÖSKONTO kann genutzt werden, wenn man spezielle Erlöskonten für verschiedene Lager oder für verschiedene Kassen einrichten und nutzen möchte, wobei die Null generell für die Erlöskonten (oder für Lager = 0) gilt. Mit den Ziffern 1 bis 4 in der ersten Stelle werden Erlöskonten für die Lager 1 bis 4 definiert, ab 5 einzelne Kassen. 

Wenn für alle Kassen gemeinsame Erlöskonten verwendet werden sollen, kann dieses von unserer Hotline leicht eingerichtet werden.  
25.06 TKD Vertragsdokumente Für einen Fachhändler haben wir folgende Funktion ins COMMERZ integriert: "Anzeige der Vertragsdokumente innerhalb von COMMERZ".
Dazu haben wir folgendes Verfahren realisiert.
Die Verträge müssen im Verzeichnis "gerpdf.d" im pdf-Format abgestellt sein. Der Dateinamen muss wahlweise die Gerätenummer oder der Kunde sein. Die Anzeige der Vertragsunterlagen erfolgt dadurch, dass man in der Auftrags- und Leistungsbearbeitung in der untersten Zeile ein "p" eingibt: 

Danach wird dann das gespeicherte Dokument ausgegeben:
  
Damit können beliebige Dokumente (auch Zusatzinformationen zum Vertrag) direkt in COMMERZ angezeigt werden und man braucht nicht, Informationen mühsam aus dem "Vertragsordner" herauszusuchen.
Auf Wunsch des Fachhändlers werden wir diese Funktion noch erweitern, z.B. um einen Aufruf auch innerhalb der Installationsverwaltung, und auch die Zugriffe auf die pdf-Dateien weiter differenzieren.
Diese Funktion ist in der Version 4.00 verfügbar. Anregungen zu diesem Thema gerne an die Hotline.
24.06 allgemein Felder löschen Wenn man alle Daten eines Feldes löschen möchte, geht das nahezu überall mit der Eingabe von CTRL x.  Wenn das Datenfeld links mit Zeichen belegt ist, dann kann man auch durch Eingabe der Leertaste erreichen, dass alle Zeichen aus dem Feld entfernt werden. Dieses geht aber nur dann, wenn man "neu" auf einem Eingabefeld steht und nicht wenn man bereits mitten im Feld Änderungen durchgeführt hat. In diesen Fällen ist dann die Eingabe von CRTL x zu empfehlen ist. Das ist zudem besser als das Feld mit Leerstellen zu füllen, wobei man dann auch noch den Cursor wieder an die linke Stelle bringen muss. 
18.06 WWS Fehlermeldungen bei Rabatten

Wenn Fachhändler die Verkaufspreise gegenüber den Kunden auf Rabattbasis berechnen, kann es während der Auftragserfassung zu folgender Fehlermeldung/Warnung  kommen:

Diese Fehlermeldung (Warnung) wird immer dann ausgegeben, wenn der beim Kunden hinterlegte Rabatt dazu führt, dass der Gesamt-VK kleiner als der um den Mindestaufschlag erhöhten Einkaufspreis ist. In diesem Fall war der EK=3,00 und der VK=3,50. Die angezeigten Daten bedeuten:

Zeile 1 der Meldung:
20,0 ist der beim Kunden hinterlegte Rabatt
0,0 ist der noch zusätzlich wirkende Mindestaufschlag aus dem Artikel
Zeile 2 der Meldung:
3,75 ist der Mindestpreis, bei dem der Rabatt noch akzeptiert werden könnte 

Die Meldung ist sehr augenscheinlich und sollte eigentlich bewirken, dass der Auftragserfasser etwas tut. 
Aber .....
Wenn er die Position so belässt, dann wird der Kunde fragen, warum er statt 20% nun nur noch 14,3% erhält (mögliche Lösung: im ERW-Bildschirm RABATTDRUCK auf "N" setzen).
Wenn er den Rabatt von 20% einträgt und den VK auf 3,75 setzt, dann wird der Kunde fragen, warum er nicht den Katalogpreis von 3,50 bekommt.
Wenn er die 20% wieder einträgt, dann wird der geforderte Mindestaufschlag nicht erreicht bzw. es wird unter dem EK verkauft.
Die beste Lösung ist sicherlich, den Rabatt zu löschen, einen adäquaten Preis festzusetzten und diesen dann als Nettopreis zu deklarieren.

Für solche Fälle, die lediglich in Verbindung mit den Kundenrabatten auftreten können, sollten entsprechende Arbeitsanweisungen festgelegt werden.

 

17.06 TKD Zählerstandsbriefe per E-Mail Um zu bestimmten Terminen die aktuellen Zählerstände für die Zählerabrechnung zu bekommen, gibt es in COMMERZ diverse Möglichkeiten:
1. Liste fehlende Zählerstände und telefonisch erfragen
2. Zählerstandsbriefe 
3. Zählerstands-Anforderung per Fax
4. Zählerstandsanforderung per E-Mail mit automatischen Übernahme der Zählerstände aus den Rück-Mails
5. über Fleetmanagement melden Kopierer Zählerstand selbst

Neu ist nun, dass die Zählerstandsbriefe auch direkt per E-Mail versendet werden können und diese dann nicht mehr per Brief verschickt werden müssen. 
13.06 allgemein Dateibelegung Empfehlenswert ist es, sich ab und zu einmal die Dateibelegung anzusehen:

Daran kann man ganz gut erkennen, welche Datenbestände relativ zu viele Daten enthalten. 
Bei diesem Beispiel ist zu erkennen, dass 
o bei Artikeln ein übliches Sortiment enthalten ist, Ersatzteile für TKD wohl nur in geringer Zahl
o die Anzahl der Kunden wohl zu hoch ist (entweder sind uralte Kunden noch enthalten oder Interessenten wurden ohne Selektion übernommen)
o die Zahl der Angebote viel zu hoch. Häufige Ursache dafür ist, dass für den gleichen Kunden mehrere Nettopreisangebote erstellt werden (statt Ändern von Angeboten wird dann Erfassen eines (neuen) Angebotes aufgerufen)
o die Anzahl der aktuellen Aufträge irgendwann u.U. ein Problem werden wird, da die Grenze bei 99.999 liegt (rechts davon steht die Anzahl der Positionen).  Aktuelle Aufträge müssen dann rechtzeitig in das Auftragsarchiv übertragen werden.
o die Anzahl der Bestellvorschläge bei null, die Bestellungen relativ hoch sind, darauf schließen lässt, dass "ordentlich" mit dem Bestellwesen gearbeitet wird (für jede Bestellung benötigt man zuvor einen Bestellvorschlag) Die Anzahl der Bestellungen erscheint aber zu hoch zu sein.
o R-Abschriften (WWS+TKD), L-Abschriften (WWS+TKD (neu) wohl gerade erst eingerichtet wurden. Diese Daten dienen dazu, Abschriften abzurufen
o derzeit nur wenige Rechnungen (WWS+TKD) in den Rechnungsausgangsbüchern vorhanden sind. Ist die Zahl zu groß, müsste man die abgeschlossenen Rechnungen datumsbezogen löschen. Unnötige Rechnungen im Rechnungsausgangsbuch können auch die Übergabe an die FIBU verlangsamen.
o die Anzahl der Provisionsdaten (ein Eintrag ist eine verarbeitete Auftragszeile, wenn eingerichtet auch aus TKD) zu groß ist und dort wohl Daten aus vielen Vorjahren  enthalten sind. Eine plausible Größe kann man über die Funktion  TAGESDATEN ermitteln
o die Anzahl der "Erweiterten Umsätze" auch zu groß ist. Hinzu kommt, dass diese Daten fast nicht mehr benötigt werden und deshalb auch gelöscht werden könnten
Lagerbewegungsdaten, das Auftragsarchiv und die Kassenbons je nach Artikelumsatz eine plausible Größe haben
o die Anzahl der Geräte darauf schließen lässt, dass (früher) auch "Kleinstgeräte" erfasst worden sind, deren Daten heute nicht mehr benötigt werden. Die Gerätedatei sollte überarbeitet werden, weil sie sicherlich massenhaft Altbestände enthält
o die TKD-Auftragsdatei viel zu viele Altaufträge enthält, die nicht mehr benötigt werden. Hier ist eine Überarbeitung dringend anzuraten
o die Historie schlecht abzuschätzen ist, da sie sowohl Daten aus den Aufträgen als auch aus den Verträgen enthält 

Zu große Datenmengen  belasten die heutigen Rechner nicht besonders stark, aber es können bei Bild-Auskünften und bei Auswertungen dann häufig Daten ausgewiesen werden, die völlig uninteressant sind. So zum Beispiel werden bei Geräten eines Kunden uralte Maschinen angezeigt oder bei Artikel eine Kunden auch die Verkäufe vor 5 Jahren mit ausgewiesen.

Es lohnt sich also die Dateibelegung öfters einmal anzusehen. Bei Bedarf interpretiert unsere Hotline auch gern Ihre Dateibelegung und gibt Ihnen Ratschläge zur Verbesserung. 
Es stehen aber auch spezielle Löschprogramme zu Verfügung, die die Dateien nach vorgebbaren Merkmalen durchsuchen und einzelne Daten zum Löschen vorschlägt.
12.06 TK Vorgaben bei Kassenvorgänge Beim Druck von Kassenvorgängen, den man ja eigentlich täglich abruft, muss man vorher etliche Vorgaben zur Auswahl eingeben. Ähnlich wie bei der Auftragsauskunft kann man durch Eingabe von F2 bei VORGANGSARTEN eine Standardvorgabe erreichen, die üblicherweise immer eingegeben wird:
  
 
Bei Eingabe von "N" bei IN ORDNUNG bleiben die Vorgaben bestehen und es können einzelne Daten geändert werden. Als VON/BIS DATUM wird das aktuelle Tagesdatum vorgegeben. 
Wenn man nun die Auswertung doch nicht abrufen möchte, muss man im ersten Eingabefeld F1 eingeben (man kann aber auch den Inhalt (hier "5") löschen und dann die Leereingabe mit RETURN  bestätigen).
11.06 WWS Preiseingaben Die Verkaufspreise für spezielle Artikel können auch mit oder ohne MwSt eingegeben werden:
o Terminalkasse
Hier werden die Preis immer inkl. Mehrwertsteuer eingegeben und angezeigt. Wenn für einen speziellen Artikel (der nicht in der Artikelstammdatei ist) nur der Nettopreis bekannt ist, dann kann man diesen mit einem vorangestellten "n" (für netto) eingeben. COMMERZ errechnet dann den Verkaufspreis mit MwSt, nachdem zuvor der erforderliche MwSt-Satz eingegeben worden ist.
o Auftragsbearbeitung
Dieser Vorgang kommt öfters vor, wenn nämlich ein Artikel aus dem Laden in einen Auftrag eingebracht werden soll. Dann ist der Preis meist inklusive Mehrwertsteuer ausgezeichnet. 
Kein Problem, durch Eingabe dieses Preises mit eine vorangestellten "b" (für brutto) wird dann der Netto-Verkaufspreis automatisch errechnet.
Also: Kein Taschenrechner für diese Fälle erforderlich.
06.06 FIBU Stimmigkeit der FIBU

Um etwaige Differenzen frühzeitig zu erkennen, sollte man in der FIBU zwischenzeitlich einige Abstimmungen vornehmen bzw. Auswertungen, die sowieso erstellt werden, intensiver prüfen: Hier einige Beispiele:
1. Der Sachkontensaldo beim Journal muss immer null sein.
Die FIBU erstellt am Ende des Journals die Buchungen für die Sammelkonten. Erst mit diesen ergibt sich, dass die Soll- und die Haben-Buchungen gleich werden.
 
2. Der Sachkontensaldo in der  SuSaLi (Summen- und Saldenliste) muss immer null sein.
Der aktuelle Saldo der Konten wird bei jeder Buchung verändert. Auch wenn die Journalbuchungen für die Sammelkonten noch fehlen, weist dieser immer den korrekten Wert aus. Deshalb muss bei der SuSaLi im Sachkontenbereich die Salden für Soll- und Habensummen auch identisch sein.  
3. Die Summe der Forderungen und der Verbindlichkeiten im Bereich Sachkonten muss mit dem Gesamtsaldo aus den OP-Listen für Debitoren und Kreditoren übereinstimmen.
Alle Offenen Posten müssen mit den Werten in der Sachbuchhaltung übereinstimmen. Differenzen in der OP-Liste zwischen dem aktuellen Saldo und der Summe der OPs sind mit drei Sternen markiert. Bitte beachten: Rechnungen mit abweichenden Rechnungsadressen werden in den OP-Listen separat ausgewiesen und da könnte der aktuelle Saldo natürlich abweichen. 
4. Die OP-Listen für Debitoren und Kreditoren müssen mit den Fälligkeitslisten übereinstimmen, wenn letztere mit "ohne Skonto" ausgegeben worden sind.
Fälligkeitslisten zeigen für die Debitoren den erwarteten Geldeingang, für die Kreditoren erforderlichen Geldmittel im zeitlichen Ablauf an. Am rechten Rand laufen die Beträge auf bis am Ende der Auswertungen der Gesamtbetrag an Forderungen und Verbindlichkeiten ausgewiesen wird. Diese Beträge müssen auch mit den korrespondierenden Sachkonten übereinstimmen.  
5. Umsatzsteuer-Voranmeldung muss mit den Daten "Abstimmung Steuer" übereinstimmen. 
Die Auswertung "Abstimmung Steuer" ist ein wichtiges Werkzeug um die Werte der UStV zu verifizieren. Sie kann z.B. auch als Nachweis dienen, aus welchen Konten und Beträgen sich die in der UStV aufgeführten Vorsteuerbeträge zusammensetzen. 
6. Status Sachkonten
In den SERVICEPROGRAMMEN kann man unter 3.STATUS SACHKONTEN die Soll-/Habenwerte und den Saldo für 
o KONTOBLÄTTER
o AKTUELLER SALDO
o SUSALI-SALDO 
abrufen. Die Salden müssen immer null sein.

Bei etwaigen Abweichungen sollte man schnellstens eine Prüfung veranlassen.

05.06 TKD  Installations-
Aufwand

"TKD-Installationsaufwand schmälert WWS-Nutzen im WWS-Auftrag"
Installationsaufwand, der von der Werkstatt erbracht wird, wird normalerweise nicht in dem betreffenden Verkaufsauftrag berücksichtigt. In vielen Fällen ist es jedoch sinnvoll, dass solche Aufwendungen automatisch den Bruttonutzen des Gesamtauftrages schmälern und somit u.U. auch Einfluss auf die Provision der Vertreter nehmen.

 

Dazu gibt es in COMMERZ-ACTUELL folgende Lösung:

 

1. Im WWS-Verkaufs-Auftrag ist unter einer mit der Hotline zu vereinbarenden Artikelnummer (z.B. mit Text "Installation") eine zusätzliche Position zu erfassen. EK- und VK-Preise sind zunächst noch Null, obwohl je nach Vereinbarung mit dem Kunden auch ein VK-Preis festgelegt worden sein kann.

 

2. In COMMERZ-ACTUELL-TKD ist der Installations-Aufwand als Auftrag/Leistung unter dem betreffenden Gerät (auch verschiedene) zu erfassen und zwar mit der Auftragsart "21". Diese Aufwendungen kommen in COMMERZ-ACTUELL-TKD beim Gerät in einen speziellen "Aufwandstopf". Die Beträge können auch in der GERÄTEINSPEKTION eingesehen und geändert werden. Die Aufträge sind nach der Erfassung abzuschließen.

 

3. Wird in COMMERZ-ACTUELL-WWS für den Verkaufsauftrag die Rechnung geschrieben, dann werden die "Aufwandstöpfe" addiert  (sofern mehrere Geräte betroffen sind) und als EK-Preis beim besonderen Artikel eingetragen. Damit reduziert sich der Bruttoertrag des Gesamtauftrages automatisch um die Installationsaufwendungen.

Wichtig dabei ist, die Reihenfolge der Erfassung einzuhalten.  

 

Diese Spezialfunktion muss von der logics systems gmbh gesondert freigegeben werden (kostenpflichtig) und es ist dabei für den speziellen Artikel eine verbindliche eigene Artikelnummer zu vereinbaren, die in die Programme von COMMERZ-ACTUELL integriert werden muss.
Ein Weg, um zu realistischen Ergebnis-Werten für den Verkauf von Geräten mit technischem Zusatzaufwand zu bekommen.

04.06 WWS Teillieferungen In COMMERZ-ACTUELL-WWS kann man beim Kunden (und änderbar im Auftrag) festlegen, ob Teillieferung erlaubt ist oder nicht. Ist dieses Kennzeichen auf "N" gesetzt, wird für einen unvollständigen Auftrag beim generellen Lieferscheindruck kein Lieferschein erzeugt, beim individuellen Abruf aus der Auftragsbearbeitung erst nach der entsprechenden Warnung und der Freigabe zum Druck.
Seit langem ist dieses Feld in der Stammdaten-Verwaltung Kunden aber so erweitert worden, dass man dort zusätzlich auch eine Ziffer n (1 bis 3) eintragen kann. 

Diese Ziffer bedeutet, dass zunächst eine Teillieferung möglich ist und erst nach der n-ten Lieferung eine Teillieferung nicht mehr erlaubt ist.
Das Feld im Auftragskopf wird dann nach dem Lieferscheindruck automatisch angepasst:

Damit kann man erreichen, dass man einen Kundenauftrag nicht mit mehr als zwei Lieferungen abwickelt, wenn man dieses Feld z.B. auf "1" setzt. Dieses reduziert die Kosten und dient auch dem Image, stets gut lieferfähig zu sein. Ausnahmen sind (wie oben beschrieben) natürlich immer noch möglich. 
Offene Aufträge können in der AUFTRAGSBEARBEITUNG über die LISTE OFFENER AUFTRÄGE ausgewiesen werden.
03.06 allgemein Portoerhöhung Nun ist es definitiv: Die Post wird ab 1.7.2019 das Briefporto erhöhen. Wir hatten letztlich in den logics-news vom 29.4.2019 und 14.5.2019 über die COMMERZ-Erweiterung, dem Einsatz und die Verwaltung von Dokumenten (insbesondere Rechnungen) per E-Mail, berichtet, die wir nun dringend empfehlen. 
Bitte bei der Kalkulation realistisch rechnen:
o Nicht
ach nur 10 Cent mehr, das packen wir schon
o sondern
ab 1.7.2019 kostet jeder Brief EUR 0,80 und das macht bei uns im Monat in etwa EUR ..... aus.
28.05 allgemein Drucker 99 Wenn man etwas ausgeben möchte, wird immer eine Druckernummer angefordert (es sei denn, man nutzt den Komfort mit den  Druckervorgaben, siehe logics-news vom 26.4.2018)). Die Eingabe einer Druckernummer ist die letzte Chance sich zu entscheiden,
o zu drucken oder
o doch nicht zu drucken. 
Folgendes Beispiel bei dem Druck des Rechnungsausgangsbuches: 

An dieser Stelle kann man 
o eine passende Druckernummer eingeben
o die Druckernummer 99 eingeben: dann will man absolut nicht drucken, COMMERZ löscht die Vorgabedaten und verzweigt in die vorhergehende Ebene 
o eine Leereingabe mit ENTER, eingeben: dann wird nochmals abgefragt, ob man wirklich nicht drucken möchte oder vielleicht nur einen anderen Drucker wählen möchte:

Die Eingabe von "J" entspricht der "99", bei "N" folgt die Abfrage nach einem (anderen) Drucker (falls man sich beim ersten Drucker nun vertan haben sollte).

Die Eingabe der Druckernummer 99 dient also dazu, den Druck sofort zu unterbinden. 
27.05 WWS Kunden ohne Umsatz Es mag einen glücklich machen, in der Kundendatei ganz viele Kunden gespeichert zu haben, auch wenn diese nichts oder nicht mehr kaufen. Trotzdem sollte man gelegentlich einmal die Kundendatei prüfen und die Kunden löschen, die nun wirklich nichts mehr kaufen werden. Mit dem Menüpunkt "KUNDEN OHNE UMSATZ" kann man die Kunden herausfiltern, die seit einem vorgebbaren Datum keine Umsätze mehr getätigt haben. Dazu können folgende Selektionen eingegeben werden: 

Dabei ist das Feld "AB DATUM" von besonderer Bedeutung: Hier ist ein Datum einzutragen, ab dem "KEIN UMSATZ" erst berücksichtigt werden soll. Damit kann man vermeiden, dass die Kunden die schon ganz lange keinen Umsatz mehr getätigt haben, mit ausgewiesen werden.

Beispiel:
mit Eingabe "OHNE UMSATZ SEIT: 010419" und "AB DATUM 010119"
werden alle Kunden ausgewiesen, 
o die ab 1.4.19 ohne Umsatz sind, aber vom 1.1.19 bis 31.3.19 noch Umsatz hatten
aber nicht
o die vor 1.1.19 ihren letzten Umsatz hatten oder noch nie Umsatz getätigt haben.
Damit wird erkenntlich, wer in letzter Zeit keinen Umsatz (ab 1.4.19) getätigt hat, der aber direkt davor noch Umsatz hatte (1. Quartal).
Damit wird die Auswertung auf die wesentlichen Daten reduziert.

Wenn man die Datumseingaben gleichsetzt (z.B. 010419), dann werden alle Kunden, die genau ab diesem Datum keinen Umsatz haben, ausgewiesen.

23.05 TK Korrektur einer erfassten Position Noch vor dem Abschluss eines Kassenvorganges kann man einzelne Positionen auch noch korrigieren. Dazu muss man nur bei der Menge die Funktionstaste F1 eingeben und dann bei "PN" die zu ändernde Positionsnummer eingeben. Danach werden die Daten dieser Position wieder in den Erfassungsbereich übernommen und können geändert werden (z.B. auch Löschung einer Position durch Löschen der Artikelnummer). 
Sollte die zu ändernde Position nicht mehr im Anzeigenbereich sichtbar sein, weil mehr als 5 Kassenpositionen erfasst wurden, dann kann man sich die zu ändernde Position mit CURSOR UP/DOWN auf den Bildschirm bringen. 
22.05 allgemein COMMERZ auf Datenbank-Basis Den Vorteil, COMMERZ-ACTUELL auf Datenbank-Basis einzusetzen, nutzen immer mehr Anwender. Dieses vor allem auch deshalb, weil man diese DB-Nutzung auch nur für einzelne Dateien einsetzen kann. So könnte man z.B. für 
o Kunden  
Volltextsuche über die Adresse oder eigene Auswertungen der Kundenumsätze
o Artikel
Volltextsuche über die nun 4-zeiligen Artikelbezeichnungen oder eigene Artikelauswertungen
o Provisionen (Auftragspositionsdetails)
eigene Statistiken
nutzen.
Auch für weitere Datenbestände, wie Geräte, Lagerbewegungen, Aufträge oder Lieferanten kann die DB-Basis eingesetzt werden. Details dazu gerne über unsere Hotline.
21.05 TKD Leistungserfassung ohne Auftrag

 

Das übliche Verfahren, um einen Werkstattauftrag abzuwickeln, ist 
o die Aufnahme der "Stör-Meldung" des Kunden, 
o die Erfassung eines entsprechenden Auftrages, 
o die Ausgabe eines Auftragsbeleges für den Techniker 
o und dann die Erfassung der erbrachten Leistungen.
Häufig wird aber der Techniker ohne einen Auftrag zu erfassen zum Kunden geschickt und dann müssen die erbrachten Leistungen, ohne einen gespeicherten Auftrag zu haben, erfasst werden. 
Dazu gibt es zwei mögliche Verfahren:
1. Man erfasst die Leistungen in der AUFTRAGSBEARBEITUNG
(dann kann man diesen allerdings nicht nur abschließen, um später blockweise Rechnungen abzurufen, sondern man kann nur direkt eine Rechnung abrufen)
2. Man erfasst die Leistungen in der LEISTUNGSBEARBEITUNG 
(dann kann man keinen Auftragsbeleg und keinen Lieferschein mehr ausgeben, die aber sowieso nicht mehr benötigt werden).
Hier wird man aber aufgefordert, eine Auftragsnummer einzugeben, die man aber nicht hat:

Wenn man da die Funktionstaste F3 eingibt, wird automatisch die nächste Auftragsnummer vorgegeben, unter der die Leistungen dann erfasst werden können.
20.05 WWS nicht-ganzzahlige Mengen Wenn man Artikel verkauft, bei denen die Mengen auch Stellen nach dem Komma haben können (wie z.B. Meter, Liter, u.a.m.), dann lassen sich diese in COMMERZ-ACTUELL-WWS ganz einfach auch mit den Nachkomma-Stellen erfassen. Grundsätzlich sind die Eingaben von Mengen in COMMERZ immer ganzzahlig. Wenn man Stellen nach dem Komma benötigt, dann muss man lediglich eine entsprechende Mengeneinheit in der STAMMDATENVERWALTUNG anlegen und diese beim Artikel hinterlegen:

Angenommen dem Artikel 60060000 ist diese Mengeneinheit zugeordnet, dann werden die Mengenfelder bei der Auftragserfassung entsprechend angepasst:
 
Zudem werden im ganzen COMMERZ bei jeder Mengendarstellung, zum Beispiel auch in den Statistiken, die Werte immer mit den zwei Stellen hinter dem Komma ausgewiesen. Auch Angebote können so hinterlegt werden.
Es ist also nicht notwendig, bei solchen Artikeln Klimmzüge mit Einheiten in Zentimeter oder Deziliter machen zu müssen und eine Preiseinheit von z.B. 3 (Preis für 100) zu verwenden, was sicherlich zur Verwirrung beim Kunden führen wird.
16.05 OBJ Beispiel Zwischensummen In OBJ kann man die Angebote und die Aufträge gruppieren und für  die einzelnen Gruppen auch Zwischensummen bilden. Dabei werden die Gruppen dadurch gekennzeichnet, dass sie alle im Feld POSGRP den gleichen Text enthalten:

Diesen Text kann man dann noch überarbeiten und durch reale Begriffen ersetzen.
Ein Angebot sieht dann (einfachste Struktur, ohne Langtexte und ohne eigene individuelle Firmen-Schablone) in etwa folgendermaßen aus:
15.05 TKD Spezielle Zeichen auf der TKD-Rechnung

Bei TKD-Vertragsrechnungen werden links unten Zeichen ausgegeben, die die wesentlichen Eingabedaten beim Abruf der Rechnungen darstellen (Auszug aus einer Rechnung):
___________________________________________ _ _ _  _

___________________________________________ _ _ _  _


Die Daten stammen beispielsweise aus folgendem Abruf

und bedeuten:
o 04/12 ist der ABRECHNUNGSMONAT
o JJJ sind die Eingaben bei ABRECHNUNG
Dieses Ausgabe wurde deshalb eingeführt, weil bei den Abrechnungen, bei denen Wartung an eine Leasing-Firma zu stellen ist, spezielle Eingaben erforderlich sind und diese häufig nicht eingehalten wurden.

o 0 ist das eingegeben Poolformat.
Damit kann nun jeder Anwender (insbesondere bei Rücksetzungen) die Ausgangsdaten für die Vertragsabrechnungen selbst kontrollieren. Für die Hotline dienen sie dazu, etwaige Unstimmigkeiten besser kontrollieren zu können. 
Letztere können z.B. dann entstehen, wenn man die Poolrechnung und ein Rücksetzen mit verschiedenen Poolformaten durchführt.

14.05 allgemein optimale E-Mail-Verwaltung Wir hatten bereits am 12.11.2018 über die neue Funktion für die Verwaltung von E-Mails berichtet. Damit hat man jeweils die wichtigsten  Daten der E-Mails auf dem Bildschirm und hat dann mit entsprechender Auswahl die Möglichkeit
o einen Überblick über den Status aller E-Mails zu erhalten
(gesendet, freigegeben oder offen jeweils mit Datum ...) 
o die Versendungen in verschiedenen Varianten noch zu beeinflussen 
(freigeben, wiederholt senden, löschen ...) 
o mit Maus-Klick das entsprechende Dokument auf den Bildschirm direkt anzusehen.

Diese Funktion wurde in letzter Zeit entschieden verfeinert und ist somit ein wichtiges Werkzeug für alle COMMERZ-Anwender, die den E-Mail-Versand von Dokumenten im Einsatz haben.
Offene Frage: Wer hat das denn noch nicht im Einsatz (siehe auch  logics-news vom 29.4.19 (wegen Portoerhöhung) und vom 18.10.18 (Kundenanforderungen an den Fachhändler)?

Eine Detailbeschreibung kann bei unserer Hotline angefordert werden.
13.05 WWS Druck von Textpositionen Textpositionen, die man über die T oder TK (Text nur auf dem Kommissionierungsbeleg) erfasst hat, belegen eine Positionsnummer. Dabei gehört die Position immer zur vorhergehenden Artikelposition. Wenn diese Artikelposition auf Formularen wie Lieferscheine oder Rechnungen nicht gedruckt wird, wird auch die Textposition nicht ausgegeben. Das gilt nicht, wenn die Textposition die erste Auftragsposition ist. Diese wird immer gedruckt.
Wenn man statt der Artikelnummer ein "T" oder ein "TK" eingibt, kann man im unteren Bereich einen beliebigen Zusatztext eingeben.
Man kann aber auch (wenn die Textnummern einigermaßen bekannt sind) einen unter einer Textnummer in der Stammdatenverwaltung angelegten Text direkt aufrufen ("T" und danach die Textnummer, hier Nummer "1"):

Dann wird genau dieser Text als Textposition angelegt:

Das Verfahren mit der Textnummer funktioniert auch, wenn eine Textposition nur auf den Komm-Beleg ausgegeben werden soll:
09.05 allgemein aufwändige Tätigkeiten Die logics hat immer die Philosophie vertreten, dass für häufig wiederkehrende Funktionen, die einen beträchtlichen Aufwand verursachen,  schnellstens eine entsprechende Lösung in COMMERZ realisiert wird. 
Häufig hört die Hotline, dass mühsame lästige Eingaben oder umständliche Abwicklungen bei unseren Kunden stattfinden. Sie würde hier gerne helfen, benötigt aber dazu entsprechende Informationen. Sie kann dann Ratschläge auf Abhilfe geben oder Lösungen realisieren.
Deshalb unser Appell: Bitte die Hotline informieren, wenn scheinbar unnötige Aufgaben mit viel Aufwand erledigt werden oder wenn Abläufe umständlich erscheinen (am besten mit einer kurzen Beschreibung: "Wir müssen immer ......, wenn  wir ......").
08.05 FIBU Druck von Stapeln Wenn man einen Buchungsstapel, der nach der Übernahme aus WWS oder TKD Rechnungen enthält, ausdrucken möchte, kann es nützlich sein, das DRUCKFORMAT "2" zu wählen: 
In diesem Fall wird statt
Kostenstelle, Steuer- und Skontobetrag die Kontobezeichnungen ausgegeben.
07.05 TK Monatsdaten Wenn es notwendig ist, Monatsdaten am Ende eines Monats in Form einer Auswertung (z.B. für den Steuerberater) zur Verfügung zu stellen, dann kann man dieses am besten über den DRUCK VON KASSENVORGÄNGEN erreichen (beispielsweise alle INKASSO-Daten eines Monats):

Genauso können auch EIN- und AUSZAHLUNGEN zusammengefasst protokolliert werden.
06.05 TKD Aufwand für Technikerstunden

Für die Erfassung von Leistungen in den Werkstattaufträgen werden üblicherweise immer Artikel verwendet. Dabei wird der Aufwand für eine Auftragsposition aus dem EK-Preis des Artikels ermittelt. Wenn aber eine Position Stunden, Zeiten oder Arbeitswerte enthält (Verrechnungsart von 00 bis 09), gibt es für die Ermittlung des Aufwandes (internen Stundensatz) zwei Möglichkeiten:
1. Es wird der EK-Preis aus dem des Stundenartikels genommen
2. Es wird der beim Techniker hinterlegte int. Stundensatz verwendet. 

Für beide Verfahren gibt es Vor- und Nachteile: Der Stundensatz im Artikelstamm ist pauschal und als Durchschnittspreis einfach zu bestimmen, die Verwendung technikerbezogene Stundensätze ist genauer, weil z.B. bei gleichem Zeitaufwand die Kosten für den Meister höher angerechnet werden als wenn ein Azubi die Arbeit durchgeführt hätte.
Der Fachhändler kann individuell das eine oder das andere Verfahren verwenden.

Welche Verfahren eingesetzt werden soll,  wird in COMMERZ-TKD  im Parametersatz 10 festgelegt:

 

Im Feld INT. STUNDEN-SATZ kann ein A (Artikel) oder ein T (Techniker) eingetragen werden. Während über die Verwendung von "A" jedem Techniker der gleiche EK-Preis zugeordnet wird, kann mit "T" der Aufwand wesentlich differenzierter in die Statistikdaten einfließen. Das erstere könnte auch erreicht werden, wenn man für die unterschiedlichen Ausbildungen der Techniker unterschiedliche Stundenartikel verwenden würde, dieses aber mit erheblich mehr Aufwand und einer wohl höheren Fehleranfälligkeit. 

Somit kann der Fachhändler über die Eingabe im Parametersatz 10 selbst entscheiden, welchen internen Stundensatz er als Aufwand ansetzten möchte.

Ganz entscheidend ist aber, dass die Vorgabedaten beim Techniker und im Artikel vollständig angelegt sind, um zu vermeiden, dass sich ein Aufwand von Null ergibt. Das ist z.B. beim Verfahren "T" der Fall, wenn der interne Stundensatz bei einem Techniker nicht eingetragen ist oder wenn überhaupt kein Techniker eingegeben worden ist. Beim Verfahren "A"  z.B. dann, wenn kein Artikel eingegeben wird sondern lediglich die Verrechnungsart und wenn dann kein Techniker oder bei diesem kein interner Stundensatz vorliegt.   

Der Interne Stundensatz des Technikers wird übrigens aber dann benötigt, wenn man bei der Erfassung von Leistungen keinen Artikel sondern lediglich die Verrechnungsart (00 bis 09) und einen Techniker eingibt.
Wenn ein interner Satz von Null sich ergibt, kann dieses die gesamte Statistik erheblich verfälschen. Deshalb ist hier besonders darauf achten, dass alle relevanten Vorgabedaten auch korrekt gespeichert sind und dass bei dem Verfahren "T" auch immer ein Techniker eingegeben wird. 

02.05 WWS Katalogdienste

Hätten wir das nur eingesetzt !?
Kataloge können insofern ein Problem werden, wenn sie über 1000 g wiegen und dann als Päckchen versendet werden müssen.
Wir gehen einfach einmal davon aus, dass Einkaufsverbände, wie auch Soennecken wohl in der Lage sind, über Logistik-Aufträge auch die eigenen individuellen Kataloge der Fachhändler mit zu versenden. 
Erforderlich dazu ist dann (z.B. für Soennecken) lediglich, in die LS3-Aufträgen eine Position "Katalog" einzubringen, wobei die Steuerung optimal über die Katalogdienste in COMMERZ erfolgen kann. 

Mit dieser Funktion kann man folgendes abwickeln:

Der Name ist schon nicht ganz richtig, weil nicht nur Kataloge sondern auch sonstige Werbemittel darüber verteilt werden können. Im Prinzip umfasst dieses Zusatzprogramm folgende Funktionen:

1. Über Menüpunkt 4 erfolgt die Festlegung, welcher Artikel (Katalog, Werbemittel, Einladung) dem nächsten Auftrag automatisch beigefügt werden soll:

2. Die Auswahl der Kunden, die diesen erhalten sollen, wird über Menüpunkt 1 durchgeführt.

3. Jedem Kunden wird bei seinem nächsten Auftrag der Artikel angefügt und damit ausgeliefert, wenn die betreffende Position nicht storniert wird oder er bereits einen Katalog erhalten hat. Außerdem kann man die Zusatzposition auch wieder entfernen, wenn der Gesamtauftrag nicht für den Zusatzartikel (z.B. Katalog) geeignet ist.

4. Nach einem selbst definierbaren Zeitraum können Etiketten über Punkt 3 für alle die Kunden erstellt werden, denen noch nichts geliefert worden ist, um diese dann separat zu versenden.

Diese Funktion kann aber auch in Verbindung mit anderen Logistik-Zentren verwendet werden, wenn diese bei sich den betreffenden Artikel im Lager haben. 
Parallel können bis zu 5 Aktionen gleichzeitig abgewickelt werden.

Damit würde man dann mit eine (geeigneten) Auftrags-Lieferung auch gleich den Katalog versenden. Das er an die Einkaufsabteilung gelangt, ist dann nur noch von dem Ideenreichtum und der Kreativität des Verkaufes beim Fachhändlers abhängig. 
Hätten wir das nur schon vorher gewusst.

29.04 allgemein Portoerhöhung Nach Ankündigung der Post ist geplant, das Brief-Porto zum 1.7.2019 auf bis zu EUR 0,90 zu erhöhen. 
In COMMERZ können wir zwei Verfahren anbieten, womit die Kosten für Porto reduziert werden können:
1. Rechnungen und andere Dokumente auch per E-Mail
Etliche Fachhändler haben einmal gerechnet, was sie der Versand von Briefen kostet, und sich spontan für dieses Verfahren entschieden. Insbesondere im TKD-Bereich mit monatlichen Wartungsrechnungen kommt der Briefversand besonders teuer. Dabei sind auch die diversen Zusatztätigkeiten zu berücksichtigen, die mit diesem Verfahren weitgehend entfallen (bis hin zu automatischen Abspeicherung der Dokumente in ein Archivierungssystem).
2. Berechnung von Zusatzaufwendungen, wenn Kunde sich nicht an E-Mail-Versand beteiligen will
Für die Rechnungen kann man einen Zuschlag definieren, der auf jeder Rechnung an den betreffenden Kunden hinzuaddiert wird. Dieses Verfahren ist flexibel in COMMERZ integriert, sodass auch Ausnahmen entsprechend berücksichtigt werden können.  
25.04 TKD Rücksetzung bei Wartungsrechnung an Leasing Wer die Funktion nutzt, dass Wartungspauschalen statt an den Kunden an eine Leasing-Firma berechnet werden, weil diese neben der Leasinggebühr auch die Wartung berechnet, braucht im Gerät bei den Wartungsdaten nur die Kundennummer der Leasing-Firma einzutragen:

Im Normalfall werden diese "Wartungsrechnungen" vorab dadurch erstellt, dass man beim Abruf der Vertragsabrechnungen die zusätzliche Abfrage mit "J" beantwortet:


Wenn die Rechnung für ein einzelnes Gerät nicht korrekt ist, dann darf man nicht das einfache Rücksetzen für 1. EINZELNE GERÄTE, sonders das für 2. GERÄTEGRUPPE/POOLS aufrufen. Denn nur dort wird dann auch wieder auf "UNTERSCHIEDLICHE WARTUNGSADRESSE" abgefragt:

24.04 TK "Notbetrieb" Besonders im Fachmarkt oder im Laden, in denen die Kasse eingesetzt wird, ist es wichtig die Funktionen dauerhaft verfügbar zu haben. In den meisten Fällen ist die Kasse direkt an den Server angebunden und ist damit unmittelbar von diesem abhängig: Wenn der Server aus welchem Grund auch immer nicht verfügbar ist, kann auch die Kasse nicht arbeiten.
Um an den Kassen permanent arbeiten zu können, kann in COMMERZ die sogenannte "Notsteuerung" eingesetzt werden:

Auf dem Kassensystem wird ein weiteres separates COMMERZ-Programm  eingerichtet, deren Daten manuell über die entsprechenden Menüpunkte oder (viel besser) automatisiert z.B. täglich vom Hauptsystem aktualisiert werden. Aber dieses COMMERZ ruht und ist nicht aktiv. Nur bei einem Ausfall des Hauptsystems (bei einigen Anwendern auch ganztägig in einer Filiale) wird es aktiviert, sodass an der Kasse weiter gearbeitet werden kann. 
Ist das Hauptsystem wieder aktiv, kann man über den Menüpunkt 9 AUFTRAGSERSTELLUNG die zwischenzeitlich an der Kasse entstandenen Ergebnisdaten ins Hauptsystem übertragen.
Mit diesem Verfahren ist also ein sogenannter "Notbetrieb" möglich, wobei die dabei entstandenen Daten nicht verloren gehen, sondern auch ins Hauptsystem für weitere Arbeitsschritte (z.B. Rechnungs-Erstellung für   Kassen-Lieferschein) und auch für die statistischen Daten übernommen werden. 


Die für diese Funktion erforderlichen COMMERZ-Aufrufe sind in SONDERFUNKTIONEN zu finden:
Die dahinter stehenden Funktionen sind:

Dabei sollten die Menüpunkte 1 bis 6 oder 7 besser über eine Prozedur automatisiert werden, die täglich abläuft. Ist das Hauptsystem wieder aktiv, kann man über den Menüpunkt 8 AUFTRAGSERSTELLUNG (auf dem Server abzurufen !!) die zwischenzeitlich an der Kasse entstandenen Ergebnisdaten ins Hauptsystem übertragen.

Für die Sicherheit der permanenten Verfügbarkeit der Kassen ist diese Funktion eigentlich unerlässlich.

23.04 WWS Schnellere Auftragsauskunft Häufig benötigt man eine Auskunft über Aufträge eines Kunden. Diese kann über die Funktion "AUFTRAGSAUSKUNFT" abgerufen werden:

Für eine gezielte Auswahl müssen dazu aber etliche Daten erst  eingegeben werden. 
Wenn man im Feld AUSWAHL die Funktionstaste F2 eingibt, verzweigt COMMERZ direkt in den nächsten Bildschirm, die Auswahldaten werden mit Standardwerten vorbelegt und

man kann dann direkt sofort den Kunden eingeben. 

Über die nachfolgende Auswahl bei "AB AUFTRAG" kann man die Aufträge auf die "letzten" Aufträge beschränken. 
Man braucht also für diese Schnellauskunft nicht die Auswahldaten des Ausgangsbildschirms (mühsam) einzugeben.  
17.04 TKD Spezielle Poolauswertungen Über dieses Spezialprogramm können letztlich die Kosten pro Kopie eines jeden Poolgerätes ausgewiesen werden. Dabei wird keine direkte Auswertung erstellt, sondern es werden die Daten zur individuellen Weiterverarbeitung in EXCEL als csv-Datei bereitgestellt.
Es werden u.a. folgende Daten pro Gerät eines Pools ausgegeben:
o Gerätenummer

o Kundennummer

o Poolnummer

o Zählernummer

o Zähler alt + neu (erfasst bei Zählerstandseingabe) für Z1 + Z2

o Differenz = Zähler neu minus Zähler alt

o Freikopien

o zu berechnen = Kopien neu minus Freikopien * Kopienpreis

o Wartungspauschale

o Aufwand  VB, Entwickler, E-Teile, Arbeitslohn je nach Z1 und Z2

o Kopienkosten = Summe VB+E-Teile+Entwickler+Arbeitslohn geteilt durch Zähler neu

Die Steuerung, welcher Aufwand in welche Rubrik einfließt, erfolgt durch die Zählernummer bei der Leistungserfassung und über die Verrechnungsarten. 
Leistungen, die nicht Zähler 1 oder 2 zuordbar sind, werden (z.B. Technikerstunden) auf beide Zähler verteilt; der Anteil (Prozentsatz) ist vorgebbar.

Über diese spezielle Poolauswertung lassen sich differenziertere Auswertungen über einzelne Pools als bisher abrufen. Dabei ist allerdings wichtig, dass die Vorgaben (z.B. Verrechnungsarten) und Eingaben bei der Leistungserfassung (z.B. Zählernummern) exakt   
stimmen bzw. eingehalten werden. 
Details zu diesem Pool-Export sind individuell abzustimmen.
Beschreibung bitte anfordern.

16.04 FIBU OP-fähige Sachkonten Bei den Sachkonten gibt es das Feld OP-STATUS, das folgendermaßen genutzt werden kann:

Das Feld legt fest, ob sich das Konto wie ein offener Posten wirkt  (OP-STATUS=1) oder nicht (OP-STATUS=0). Die OP-Fähigkeit eines Sachkontos bedeutet, dass es sich wie ein Debitor oder Kreditor verhält und dass z.B. bei Zahlungen die noch offenen Buchungen angezeigt und ausgeglichen werden können. Außerdem können in der OP-Verwaltung die offenen Posten des Sachkontos beauskunftet oder gelistet werden. Ein typisches Sachkonto, dass bisher häufig als OP-fähig deklariert wurde, ist das Scheck-Zwischenkonto, das dann z.B. alle noch nicht eingelösten Schecks verwaltet. 
So ein Sachkonto könnte man auch für alle Zahlungen, die über SEPA abgewickelt werden, einrichten.
15.04 WWS  Vorsicht bei speziellen Auftragsarten Im Normalfall werden die Auftragsarten 00 (für Rechnungen) und 10 (für Gutschriften) verwendet. Die anderen Auftragsart ab 20 sind für  ganz besondere Abwicklungen vorgesehen und führen zum Teil auch dazu, dass einige Verbuchungen nicht durchgeführt werden. Aus der nachfolgenden Tabelle (aus WWS-Handbch, Punkt 5.3) ist ersichtlich, 
welche Speicherungen bei den verschiedenen Abläufen durchgeführt werden (x) und welche nicht (o):
Es kann daher bei (versehentlicher?) Nutzung einer solchen speziellen Auftragsart die Lagerbuchung oder die Erhöhung des Kundenumsatzes nicht durchgeführt wird. 
Sporadisch oder monatlich kontrollieren kann man das ü

ber die Geschäftdaten, wenn man die Datengruppe Auftragsart auswählt.

11.04 OBJ WORD-Texte In COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) können Text über WORD erfasst, geändert oder eingefügt werden. Das bedeutet, dass man auch spezielle WORD-Funktionen in OBJ (neu) nutzen kann. WORD-Texte können zum Beispiel in den Angeboten und Aufträgen als Kopf- oder Endetexte sowie in die Positionen eingebracht werden. 
Wenn man als Kopf- oder Endetext verschiedene Ausführungen (z.B.  je nach Kunde oder Angebot/Auftrag) einsetzen möchte, kann man sich diese in eine eigene Datei speichern, aufrufen, markieren,  kopieren und einfügen. 
Dazu ist es lediglich erforderlich, die verschiedenen Kopftexte oder auch sonstige Texte in eine spezielle Word-Datei abzustellen.
Beispiel (Datei mit verschiedenen Textbausteinen,

aus der dann der jeweils passende Text ausgewählt werden kann). 

Zusätzlicher Hinweis:
COMMERZ-ACTUELL-OBJ ist nicht nur im Geschäftsbereich "Möbel" einsetzbar, sondern kann auch im Geschäftsbereich "Geräte" für die Erstellung von Angeboten und Aufträgen genutzt werden. Dazu  könnte man z.B. eine Textmaske vordefinieren, in die dann für Kopiersysteme die wichtigsten (variablen) Kennzahlen eingetragen werden können. Auch Bilder können in die Angebote/Aufträge integriert werden. 
10.04 TKD Zähler-Voraus-
berechnung

Fehler bei den Zählerabrechnungen werden immer dann erst erkannt, wenn die Rechnung bereits gedruckt worden ist. Dann muss man zum einen die Rechnung zurücksetzen und zum anderen aufwendige Buchungen in der FIBU durchführen (Rechnung und Korrektur werden wegen der Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung dorthin übernommen und müssen ausgeglichen werden). Zudem gehen viele Fachhändler dazu über, die Rechnung (und auch die Korrekturen) per E-Mail zu versenden, sodass auch der Kunde dann letztlich 3 Dokumente erhält, sofern man die Übertragung nicht noch stoppt. 
Also ein beträchtlicher Aufwand, der dabei entsteht.

Aus diesem Grunde wurde COMMERZ-ACTUELL-TKD um Auswertung für eine Art Zähler-Vorausberechnung erweitert, die neben zu erwartenden Zählerabrechnungen vergleichsweise auch die Daten der letzten Zähler-Abrechnung enthält.

Damit kann man auch fehlende Zählerstände oder vor allem unplausible Zählerstände erkennen. Eine weitere wichtige Information erhält man auch darüber, ob sich eine Zählerabrechnung überhaupt "lohnt" und ob man die Zählerabrechnung erst mit dem nächsten Intervall durchführen sollte. Insbesondere Pools können mit dieser Programmerweiterung intensiv und gezielt vorab analysiert werden.
Ein wichtiges Werkzeug, mit dem man erhebliche Aufwendungen einsparen kann.

09.04 allgemein Daten-Export aus COMMERZ Wenn Daten aus COMMERZ exportiert werden, um sie in anderen Programmen oder für andere Auswertungen zu verwenden, gibt es grundsätzlich zwei Verfahren:
1. logics liefert die Daten, wie sie für die weitere Nutzung exakt benötigt werden, über eine spezielle (standardisierte oder auch  individuelle) Schnittstelle
2. Der Anwender "zapft" die Daten an oder verwendet brauchbare (meist nur bedingt passende)  Auswertungen, um daraus die Daten "zu gewinnen".

Für diese beiden Lösungen gibt es ganz eindeutige Vorteile und ganz erhebliche Nachteile:

Lösung 1 (logics-Schnittstelle)

a) die Schnittstelle ist genau an die entsprechenden Anforderung angepasst, wobei auch Zusatzinformationen mitgeliefert werden können
b) logics übernimmt die Garantie für die Daten, auch bei internen Veränderungen in den COMMERZ-Programmen oder im Layout der Auswertungen
c) bei Änderung der Schnittstelle passt logics diese entsprechend an (Beispiele: DATEV, pCon-planner, Logistik-Aufträge (z.B. LS3), Liefer-Avise, elektronische Rechnungsdaten ... und vieles vieles mehr)

Lösung 2 (Export aus Daten oder Listen)

a) Daten meist unvollständig (zum Beispiel bei Export Auswertung  Rechnungsausgangsbuch fehlt bei Rechnungen an Sammelkunden die Adresse der Rechnung
b) Änderungen in Daten und Auswertungen können zu gravierenden Fehlern in den Folgeprogrammen führen. Logics ändert diese permanent, je nach Anforderung und Bedarf (ohne Verpflichtung einer entsprechenden Mitteilung)
c) Zusätzliche Anforderungen aus dem Import-Programm sind häufig nicht über einen Export abgedeckt (Daten fehlen einfach, obwohl in COMMERZ vorhanden und über Lösung 1 problemlos bereitstellbar)
d) meist beträchtlicher Aufwand um die Daten entsprechend aufzubereiten.

Zusammenfassung:

Auf Basis dieser Vor- und Nachteile ist es eigentlich nicht zu vertreten, die Lösung 2 überhaupt zu diskutieren. Einen sicheren  und ständig korrekten Daten Daten-Export kann man nur erhalten, wenn man die Lösung 1 einsetzt. Das Risiko des Einsatzes der Lösung 2 führt(e) letztlich meist doch zu dem normierten Export durch logics; Kosten, die man gleich hätte vermeiden können.
Deshalb wenden Sie sich lieber gleich an unsere Hotline, die Ihnen gerne getestete und umfassende Exporte bereitstellen kann.
08.04 WWS OP-Auskunft in WWS Bisher konnte man sich die OFFENEN POSTEN eines Kunden nur dann anzeigen lassen, wenn die COMMERZ-ACTUELL-FIBU im Einsatz war. Dazu war es lediglich erforderlich, im Kopfbildschirm die "Wundertaste" F3 eizugeben:

In den einzelnen OFFENEN POSTEN werden auch die Fälligkeit und die Mahnstufen angezeigt; auch der gesamte Saldo wird oben ausgewiesen.
Zudem wird dann eine Information automatisch auf dem Bildschirm ausgegeben, wenn der Kunden für eine Rechnung bereits die 2. Mahnung erhalten hat oder wenn das Kreditlimit überschritten ist.
Letzteres wird ausgegeben, wenn zu Beginn der Erfassung oder am Ende der Erfassung (durch die neuen Positionen) die Bedingung für eine Meldung gegeben ist. 

Neu ist jetzt, dass diese Funktion auch beim Einsatz der DATEV-FIBU möglich ist. Dazu sind in regelmäßigen zeitlichen Abständen (z.B. täglich, nachts) aus DATEV die OPs zu exportieren und in eine "Mini"-COMMERZ-FIBU zu übertragen. Diese Funktionen können so automatisiert werden, dass kein weiterer Arbeitsprozess erforderlich ist.
Weitere Informationen gerne durch die Hotline.
04.04 FIBU Lastschrift zurück Wenn Lastschriften nicht ausgeführt werden, dann wird das Bankkonto mit dem Lastschriftbetrag und ggf.  mit einer Gebühr belastet. Üblicherweise würde man nun die Zahlung gegen den Kunden buchen, bei dem dann eine negative Zahlung entsteht. Nur dann hat man beim Kunden in den offenen Posten immer diese Zahlung, aber keine offene Rechnung mehr stehen (Mahnung = ??). 
Andererseits darf man ja auch nicht die Rechnung einfach nochmals eingeben, weil dieses Steuer und Erlöse verfälschen würde. 
Es gibt aber einen einfachen Weg solche Vorgänge so zu buchen, dass wiederum eine Rechnung beim Kunden entsteht. Dazu ist es lediglich erforderlich, die Bankbelastung nicht gegenüber dem Kunden zu buchen, sondern zunächst auf ein Zwischenkonto, wobei dieses Konto ohne Steuer zu bebuchen sein muss. Im nächsten Schritt ist dann eine Ausgangsrechnung (ohne Steuer) zu buchen, mit der das Zwischenkonto wieder entlastet wird. Dabei kann wahlweise als Betrag auch die Gebühr mit einbezogen werden. 
Etwas kompliziert wird es nur in dem unwahrscheinlichen Fall, dass der Kunde nachher die Rechnung abzüglich Skonto bezahlt, weil dann bei einer normalen Zahlungsbuchung die Steuer aus dem Skontobetrag nicht korrekt berechnet wird (Lösung: getrennt buchen).

Eine Beschreibung, die den genauen Saldenstand vor und nach den einzelnen Buchungsvorgängen wiedergibt, kann gerne bei der Hotline angefordert werden.
03.04 TK Rechnungs-Inkasso In der Kasse kann man auch die Bezahlung von Kundenrechnungen vornehmen, die der Kunde auf Basis von normalen WWS-Aufträgen erhalten hat (RECHNUNGSINKASSO):
 
Wichtig dabei ist, dass die erfassten Daten nicht automatisch an die FIBU übergeben werden, sondern nur den Kassenbestand erhöhen. Deshalb sollte man am Ende möglichst die "3" (BUCHEN MIT BELEGDRUCK) eingeben, damit für die Buchhaltung auch einen Beleg erstellt wird.
Die einzelnen Vorgänge (mit allen Eingaben) werden aber auch im Kassenvorgangsprotokoll ausgewiesen, das man z.B. nur für die Inkasso-Vorgänge auch gezielt abrufen kann.
02.04 TKD Information über Freie Einheiten Die üblicherweise in der Wartung enthaltenen Freien Einheiten bedürfen in Bezug auf die genutzten Kopien in vielen Fällen einer umfassenden Kontrolle. Bei einem  krassen Missverhältnis (entweder hohe Überhang-Berechnungen oder Freie Einheiten werden massiv nicht ausgenutzt) entsteht häufig Handlungsbedarf zur Änderung der Verträge.
Aufruf der Auswertung:

Das Programm liefert Detaildaten (u.a. mit Kopienverbrauch und die  dabei berücksichtigten Freie Einheiten) jeder Zählerabrechnung in einem vorgebbaren Zeitintervall und summiert die Daten nach Zählern, Geräten, Kunden oder Pools. Damit ist dann schnell erkennbar, bei welchem dieser Summen bedeutende Differenzen aufgetreten sind. Sollte ein Kunden am Jahresende nicht genutzte Freie Einheiten rückvergütet bekommen, können diese ganz einfach schnell und detailliert ermittelt werden.
Bitte Detail-Beschreibung anfordern bei unserer Hotline
01.04 WWS Preisspiegel Wenn in der Artikeldatei mehrere Lieferanten für einen Artikel gespeichert sind, kann man sich in der Auftragserfassung über die Eingabe von "s"  (=Spiegel) die Preise dieser Lieferanten anzeigen lassen:

Damit könnte man z.B. steuern, bei welchem Lieferanten oder bei  welchem Logistikzentrum der Artikel (oder der gesamte Auftrag) bestellt werden sollte.
Aber auch - und hier besonders wichtig - in dem Bestellwesen kann man die Daten der anderen Lieferanten angezeigt bekommen und ggf. auch gleich den Lieferanten wechseln: 

In beiden Fällen werden die Daten des Lieferanten mit den kleinsten Einkaufspreisen in rot dargestellt. Für die Nachbearbeitung innerhalb der Auftragsbearbeitung wird es zukünftig auch Zusammenfassungen geben, die Hinweise geben, zu welchen Konditionen der gesamte Auftrag abgewickelt werden kann, wenn man diesen insgesamt an verschiedene Lieferanten oder Logistikzentren gibt.
28.03 allgemein Konflikte bei parallelen Änderungen

 

Ganz generell für die gesamte Datenverarbeitung gilt, dass gespeicherte Informationen nicht von mehr als einem Arbeitsplatz gleichzeitig geändert werden dürfen, sofern es wie in Datenbanken nicht feldweise passiert. Dieses kann man an einem kleinen Beispiel schnell erläutern:
1. Arbeitsplatz A ruft den Kunden XYZ zu Änderung auf und ändert die Rechnungsadresse am Bildschirm
2. Arbeitsplatz B ruft ebenfalls den Kunden XYZ auf (immer noch mit der alten Rechnungsadresse) und ändert die Zahlungsbedingungen am Bildschirm
3. Arbeitsplatz A beendet die Änderung und schreibt die Kundendaten in die Kundendatei zurück (die Rechnungsadresse ist jetzt die neue, die Zahlungsbedingung noch die alte)
4. Arbeitsplatz B beendet die Änderung und schreibt die Kundendaten in die Kundendatei zurück (dabei wird jetzt die Zahlungsbedingung geändert, aber die alte Rechnungsadresse wieder eingetragen).

Um solche Konflikte zu vermeiden, wurden im ganzen COMMERZ Sperren integriert, die aber bei einem normalen Ablauf zeitlich so gesteuert sind, dass sie
o nur in einem minimalen Zeitraum wirken
o eine Meldung ausgeben, wenn ein Konflikt aufzutreten droht.
COMMERZ lässt eine Weiterverarbeitung so lange nicht zu, bis die Sperre wieder aufgehoben ist (Beenden der entsprechenden Funktion).
Im Laufe der Zeit wurden die Informationen über solche Sperren wesentlich verbessert:
1. Die Meldung "....GESPERRT" enthält jetzt einen Hinweis, an welchem Arbeitsplatz der Datensatz gesperrt ist  
 
Sie bedeutet, dass in COMMERZ-WWS im Aufgabenkomplex 9 (STAMMDATENVERWALTUNG) im Untermenüpunkt 1 (KUNDEN) am   Bildschirm mit dem Namen LOGICS-HSThst) der Kunde gerade gesperrt ist (weil z.B. dort gerade der Kunde geändert wird). 
2. In den Hilfsprogrammen können alle gesperrte Datensätze (zum Beispiel vor dem Ausschalten des Systems ) ansehen kann:


und bei Auswahl 3:
27.03 TK Parken von Aufträgen (Schulbeginn)

Wenn ein Kassenauftrag erfasst worden ist, der Kunde aber noch weitere Artikel suchen und kaufen möchte, ist es natürlich nicht erforderlich, den Auftrag zu löschen und danach wieder ganz neu einzugeben. Dieses auch nicht, wenn für andere Kunden Aufträge zwischendurch zu erfassen sind. 
Für diesen nicht selten vorkommenden Vorgang gibt es in COMMERZ die Funktion "PARKEN". Dazu muss man lediglich für den zu unterbrechenden Auftrag ANDERER ABSCHLUSS und dann 6. AUFTRAGSDATEN SPEICHERN aufrufen. 
 
Soll der Auftrag dann wieder aufgerufen werden, ist beim Kunden F3 einzugeben. COMMERZ-ACTUELL zeigt dann automatisch den letzten geparkten Auftrag an. Soll ein Auftrag wieder aktiviert werden, wenn mehrere Aufträge geparkt sind, dann ist die jeweilige Auftragsnummer einzugeben. Durch CURSOR DOWN und CURSOR UP kann aber der betreffende Auftrag auch leicht gefunden werden (zur schnelleren Identifizierung solcher Aufträge wird der Text GEPARKT angezeigt).


Alternativ dazu kann der Anwender aber auch in WINDOWS in ein weiteres Fenster verzweigen, das ebenfalls für die Kassenfunktion bereits geöffnet ist.
     

Für den Schulbeginn kann man sich folgendes Verfahren über die Funktion "Parken" vorstellen:

 

1. Schüler übergeben einen Anforderungszettel mit allen Artikeln für das nächste Schuljahr.

 

2. Die Artikel werden kommissioniert und in der Kasse als Auftrag  erfasst (Schülername, Telefon etc.) und geparkt; die Auftragsnummer wird auf dem Schülerbeleg vermerkt. Bei Bedarf könnte man für alle geparkten Aufträge in der AUFTRAGSBEARBEITUNG zum Abgleich auch noch eine Auftragsbestätigung erstellen.
Diese Arbeiten können alle im Vorfeld "in Ruhe" durchgeführt werden. 

 

3. Wenn die Schüler am nächsten Tag die Artikel abholen, muss lediglich der geparkte Auftrag wieder aktiviert und als normaler Kassenauftrag bearbeitet werden. Die Erfassung der gesamten Aufträge ist somit nicht erforderlich, etwaige Änderungen oder Ergänzungen können direkt eingebracht werden. Verbleibende geparkte Aufträge können danach speziell behandelt werden.

26.03 WWS Kundeneigene Artikelnummern Insbesondere Großkunden bestellen oft Artikel mit ihren eigenen Artikelnummern. Das ist in COMMERZ-ACTUELL überhaupt kein Problem, wenn diese Artikel - was ja auch meist der Fall ist - als Nettopreise angelegt werden. Zur Eingabe ist es nur erforderlich, im Kopfsatz des Nettopreisangebotes das Feld KUNDEN-ARTIKELNR auf "J" zu setzen:

Danach ist bei jeder Position die betreffende kundeneigene Artikelnummer einzugeben (gegebenenfalls auch mit einer Sollmenge=Planmenge):

Bei der Auftragserfassung kann dann direkt bei ARTIKELNUMMER die kundeneigene Artikelnummer eingegeben werden. Wenn der Artikel gefunden ist, wird die Artikelnummer ausgetauscht und zur Kontrolle die kundeneigene Artikelnummer unten nochmals angezeigt:

Auf allen Formularen, die an den Kunden gehen, wird selbstverständlich auch immer die kundeneigene Artikelnummer mit ausgedruckt; auf internen Belegen, z.B. auf den Komm-Belege, wird die eigene Artikelnummer verwendet.
Mit diesem Verfahren erspart man sich das Arbeiten mit  Referenzlisten und ggf. eine manuelle Korrektur der Formulare, um die kundeneigene Artikelnummer einzubringen. 
Mit der Hotline ist abzustimmen, wenn die kundeneigene Artikelnummer zu lang ist.
Auch wenn der Kunde mit seiner eigenen Artikelnummer elektronisch bestellt, wird dem Artikel die interne Artikelnummer des Fachhändlers automatisch zugeordnet.
 
25.03 TKD Miete/Wartung noch offen? Ein kleiner Trick, um festzustellen, ob Mieten und/oder Wartungen nicht abgerechnet wurden, ist die Funktion GERÄTE-VORAUSBERECHNUNG zu nutzen. Wenn man dort als ABRECHNUNGSMONAT das Datum eingibt, bis zu dem man meint, alles abgerechnet zu haben, erscheinen genau die Geräte, die eben doch nicht berechnet worden sind (Menüpunkt 5 bei 5. SONSTIGE LISTEN).
Dieses Verfahren ist sicherlich besser, als "auf Verdacht" eine Vertragsabrechnung anzustoßen, weil bei der VORAUSBERECHNUNG keine Veränderungen in den Geräten gemacht werden und lediglich Informationen für mögliche Nachberechnungen geliefert werden.  
21.03 OBJ Nutzen auch ohne CAD Wer mit der Angebots- und Auftragsbearbeitung längere Textpassagen verarbeiten möchte, sollte unbedingt die neue WORD-Version von OBJ einsetzen. Der wesentliche Vorteil ist, dass alle Daten ausschließlich innerhalb von COMMERZ verarbeitet werden. Das bedeutet, dass über die Stammdaten (Kunden, Artikel, Geräte) alle relevanten Daten verfügbar und auch gleich transparent abrufbar sind und dass auch bei der Rechnungserstellung die Daten unmittelbar auf die Statistiken und die weiterführenden Dateien (z.B. Kundenumsätze, Geräte oder  Rechnungsausgangsbücher) verteilt werden.
Die Vorteile gegenüber der Vorgängerversion von OBJ-alt sind gravierend und mehrfach dargestellt worden (Beschreibung anfordern). 
Diese Version ersetzt natürlich nicht eine ausführliche CAD-Version, aber wer seine zum Kunden gehenden Formulare gut gestalten möchte, findet mit OBJ-neu eine komfortable und flexible (und vor allem integrierte) Lösung, um z.B. Angebote und Aufträge aus dem Bereichen Einrichtung und Geräte abzuwickeln. Die häufig verwendete Lösung dieses allein in WORD durchzuführen und dann mühsam im COMMERZ nach zu erfassen, halten wir für wenig (oder überhaupt gar nicht) effektiv.
20.03 WWS Versand Katalog und Flyer In COMMERZ-ACTUELL-WWS kann man auf einfachste Weise Kataloge, Flyer oder sonstige Werbemittel den Auslieferungen beifügen. Dabei ist wichtig zu wissen, dass z.B. Soennecken diese auch bei LS3-Aufträgen mitschicken kann.

Was muss man tun ?
1. Anlage entsprechender Artikels
2. Zuordnung der Artikel zu Aktionen
3. Festlegung, wer welchen Artikel erhalten soll
dann folgt automatisch: 
Beim nächsten Kundenauftrag wird der Artikel als Vorschlag eingefügt und es wird dann vermerkt, dass dieser Kunden den Zusatzartikel erhalten hat, sodass er diesen nur einmalig erhält. Nach beliebiger Zeit kann man die Kunden listen, die bisher noch keinen Artikel erhalten haben und bei Bedarf die Versendung dann ohne Kundenauftrag veranlassen.
... und das ist alles.

Nachfolgendes Beispiel soll die Funktionen und den Ablauf nochmals verdeutlichen:
1. Anlage Artikel mit VK=0,00
  
2. Es können bis zu 5 Zusatzartikel parallel definiert werden:

3. Zuordnung, wer den Zusatzartikel haben soll
 
4. Auftrag von Kunde Meier

Je nach Beschaffenheit des Auftrages kann man die aktuelle Auslieferung auch auf den nächsten Auftrag verschieben. Wenn dieser Auftrag z.B. über Soennecken abgewickelt wird (LS3), dann liefert Soennecken (nach Absprache !) auch gleich an den Kunden aus.
Die Zusatzfunktion "KATALOGDIENSTE" (lizenzpflichtig) umfasst folgende Funktionen:

Hierbei können noch nicht "versorgte" Kunden über Menüpunkt 2 oder 3 nachträglich beliefert werden. 
19.03 allgemein Bezeichnungen für Informationen Es gibt in COMMERZ-WWS beispielsweise eine Bildschirmauskunft, die einen guten Überblick über die Umsatz- und Nutzendaten gibt, nämlich die GESCHÄFTSDATEN. Sie ist speziell auch für die Geschäftsführung gedacht, um sich einen schnellen Überblick über den aktuellen Status zu verschaffen.
Leider sieht diese Auskunft und auch andere Ausgaben häufig in etwa so aus:


Was ist denn nun der Absatzbereich 9, der so negativ aussieht?
Wie hoch ist denn nun der Umsatz im Bereich Technik?

Besser ist es schon, wenn diese Auskunft deutlicher gestaltet ist (Beispiel):

 
Dann weiß man wenigstens, dass der Absatzbereich 9 die Werkstatt ist, die ja im Rahmen der Wartungsverträge vieles kostenlos durchführen muss.

Diese Beschreibungen können in den SERVICE-PROGRAMMEN unter SYSTEM-TEXT-VERWALTUNG angelegt werden und können dann auch teilweise mit F5 (z.B. Absatzbereich in der Auftragsbearbeitung) abgerufen werden.

Also: Bitte einmal die SYSTEMTEXTE prüfen, um transparentere Daten auf den Bildschirm zu bekommen.
 
18.03 TKD Auftrags-Infos Innerhalb der Auftrags- und Leistungsbearbeitung kann man in der untersten Zeile die "Wundertaste" F3 eingeben, um weitere Informationen über den Auftrag einzugeben oder abzurufen:
 
Dieser spezielle Auftragstext kann auch in der AUFTRAGSAUSKUNFT  abgerufen werden.
Vor allem, wenn Aufträge länger dauern, kann man damit den aktuellen Status des Auftrages dokumentieren, sodass jeder Mitarbeiter in der Lage ist, dem Kunden bei Nachfrage eine entsprechende Auskunft zu geben.
14.03 TK Parken von Aufträgen

Wenn ein Kassenauftrag erfasst worden ist, der Kunde aber noch weitere Artikel suchen und kaufen möchte, ist es natürlich nicht erforderlich, den Auftrag zu löschen und danach wieder ganz neu einzugeben. Dieses auch nicht, wenn für andere Kunden Aufträge zwischendurch zu erfassen sind. 
Für diesen nicht selten vorkommenden Vorgang gibt es in COMMERZ die Funktion "PARKEN". Dazu muss man lediglich für den zu unterbrechenden Auftrag ANDERER ABSCHLUSS und dann 6. AUFTRAGSDATEN SPEICHERN aufrufen. 
 
Soll der Auftrag dann wieder aufgerufen werden, ist beim Kunden F3 einzugeben. COMMERZ-ACTUELL zeigt dann automatisch den letzten geparkten Auftrag an. Soll ein Auftrag wieder aktiviert werden, wenn mehrere Aufträge geparkt sind, dann ist die jeweilige Auftragsnummer einzugeben. Durch CURSOR DOWN und CURSOR UP kann aber der betreffende Auftrag auch leicht gefunden werden (zur schnelleren Identifizierung solcher Aufträge wird der Text GEPARKT angezeigt).


Alternativ dazu kann der Anwender aber auch in WINDOWS in ein weiteres Fenster verzweigen, das ebenfalls für die Kassenfunktion bereits geöffnet ist.
 

13.03 WWS Kostenstelle finden An der Stelle an der eine Kundennummer einzugeben ist, kann man auch ein "h" eingeben (z.B. in der Stammdatenverwaltung):
 
Danach werden alle angelegten Hauptkunden angezeigt. Wenn man einen Hauptkunden auswählt werden die einzelnen Kostenstellen angezeigt:

Auf diese Weise kann man auch in der Auftragserfassung die Kostenstelle ermitteln, wenn die Kurzbezeichnung nicht ausreichend ist.
12.03 FIBU aktueller Saldo bei Sammelkonten Die in der FIBU anzulegenden Sammelkonten dienen dazu, dass für diese Sachkonten nicht jede einzelne Buchung gespeichert wird, sondern dass dafür "gesammelte" Buchungen entstehen und ausgewiesen werden. Es handelt sich dabei im Wesentlichen um Sachkonten für Steuern, Skonti, Forderungen oder Verbindlichkeiten.

Das Verfahren dazu läuft so ab, dass jeweils bei Druck des Journals am Ende diese Sammelbuchungen entstehen. Wichtig ist aber, dass
bei der Kontenauskunft die intern aufgelaufenen Beträge im den  aktuellen Salden enthalten sind:
  
Die Buchungen aus der Buchungsperiode 1 (EUR 38,00) ist noch kleiner als der aktuelle Saldo von EUR 92,92. 
Nach Journalschreibung für die BP 2 entsteht dann eine weitere Buchung und in diesem Augenblick stimmen die Summen aus den Buchungen mit den Salden oben überein:


Wichtig ist also, dass bei der Auskunft von Sammelkonten der aktuelle Saldo alle (!) bisherigen Buchungen immer beinhaltet.
11.03 TKD tagesgenaue Abrechnungen Wenn der Vertragsanfang nicht am Ersten eines Monats ist oder das Vertragsende nicht auf ein Monatsende fällt, dann werden Miete oder Wartung, aber auch z.B. die zu berücksichtigenden Freien Einheiten tagesgenau berechnet. Die Berechnung erfolgt dabei nach folgendem Verfahren:
Die im Abrechnungsintervall enthaltenen ganzen Monate werden mit den im Vertrag definierten monatlichen Beträgen gewertet. Nur der Anfangsmonat und/oder der Endmonat werden tagesgenau dazu hinzugerechnet. Dabei ist wichtig, dass die Monate entsprechend ihrer Tageszahl bewertet werden. So ist der tägliche Betrag im Januar (31 Tage) kleiner als der im April (30 Tage).

Beispielsweise ergibt eine Abrechnung vom 1.1.2016 bis 12.2.2016 zu einem Monatsbetrag von EUR 65,00 einen Gesamtbetrag von EUR 91,90:
Januar 2016: EUR 65,00
Februar 2016: 12 Tage zu 65,00/29 = 12*2,241379 = EUR 26,90 

Tagesgenaue Abrechnungen sind gar nicht so unsinnig: Warum sollte man bei einer Installation am 6. eines Monats mit der Berechnung der Wartungsgebühr erst im nächsten Monat beginnen???  
27.02 allgemein Fasching/Karneval Die "Schreiberlinge" der logics-news wollen in diesem Jahr so richtig in den Karneval-/Fasching-Trubel eingreifen. Deshalb erscheint der nächste Eintrag in den logics-news erst nach dem Aschermittwoch.
26.02 WWS Rechnungen von Soennecken COMMERZ-ACTUELL kann schon seit längerer Zeit Rechnungen von Lieferanten datenmäßig einlesen, diese mit den Bestellungen abgleichen und etwaige Fehler zu melden. 
Das gilt auch für alle Rechnungen von Soennecken, sei es ins eigene Lager oder für LS3-Aufträge. 
Rechnungen werden mit ihren Detaildaten übernommen und können dann in den einzelnen Positionen geprüft und abgeglichen werden. Zusätzlich können aber auch die Rechnungen selbst als pdf-Datei übertragen werden und bei Bedarf abgerufen werden. 

Damit entfällt z.B. der mühsame Abgleich der Rechnungen von Soennecken für viele LS3-Aufträge mit den Kundenaufträgen: Ein ganz wichtiger Punkt, um Kosten und Aufwand zu sparen.

Der nächste Schritt, die Übergabe an die FIBU, ist für diejenigen, die die COMMERZ-FIBU einsetzen, bis auf Endtests realisiert, für die Übergabe an andere FIBU-Systeme (z.B. DATEV) nahezu fertig gestellt. 

Mit dieser Software-Entwicklung kann man durch die automatische Datenübernahme zwei ganz wesentliche lästige Tätigkeiten (die Kontrolle der Soennecken-Rechnungen und die Speicherung in die FIBU) weitgehend als erledigt betrachten. Ein weiterer Schnitt, die DV so richtig kostensparend einzusetzen. 
25.02 allgemein Rechnungsdatum Bei der Erstellung von Rechnungen ist besonders auf das Rechnungsdatum zu achten. COMMERZ nimmt in allen Programmen immer das Datum, das beim Einstieg unter DATUM vor- oder eingegeben worden ist:

Da immer das aktuelle System-Tagesdatum beim Aufruf der Programme von  COMMERZ vorgegeben wird, ist häufig eine Änderung dann notwendig, wenn man z.B. am Monatsanfang einen ganzen Block von Rechnungen schreibt, die aber noch in den Vormonat sollten, oder wenn man Zählerstände rückwirkend berechnet. Bei letzteren befindet man sich meist bereits im Folgemonat (z.B. im Juli) und muss das Rechnungsdatum dann auf den 30.6. setzen.

Die Statistikdaten werden entsprechend dem Rechnungsdatum gespeichert

Ganz besonders wichtig ist, dass eine Änderung des DATUMs nur für den betreffenden Bildschirm (Fenster) gilt, nicht also für alle anderen laufenden Programme. Vergessen sollte man auch nicht, nach einer Datumsänderung dieses wieder auf das aktuelle Tagesdatum zu setzen.

Wichtig ist auch, dass man in COMMERZ-ACTUELL-WWS über die Zugriffsberechtigung eine Änderung des Datums generell sperren kann, um versehentliche Änderungen zu verhindern.  
21.02 WWS Direktlieferung COMMERZ-WWS unterstützt auch die Funktion "Direktlieferung durch den Lieferanten" optimal. Wenn also eine Auftragsposition (z.B. mehrere Paletten Kopierpapier) nicht aus dem eigenen Lager sondern direkt vom Lieferant geliefert werden soll, kann man diese Position mit der speziellen Auftragsart 98 erfassen und im Bestellwesen daraus direkt eine Bestellung mit der Lieferadresse des Kunden erstellen:
 
Erhält man vom Lieferant die Mitteilung, dass geliefert worden ist, muss man lediglich den Liefereingang in die Bestellung eintragen (selbstverständlich erfolgen dabei keine Lagerbewegungen). In der Auftragsposition werden dabei automatisch die Werte "geliefert" und "zu fakturieren" eingetragen, sodass der Auftrag sofort zur Rechnungsschreibung ansteht. Auch Minder- oder Mehrlieferungen werden dabei  berücksichtigt und führen dazu, dass die Auftragsmenge entsprechend verändert wird.

Damit wird der gesamte Vorgang dieser besonderen Abwicklung eines Auftrages optimal durch COMMERZ voll unterstützt. 

Zur Freigabe der Funktion bitte mit unserer Hotline Kontakt aufnehmen. 
20.02 TKD Intervalle Bei den Vertragsdaten für Miete, Wartung und Zähler kann man jeweils 2 Intervalle (in Monaten) angeben. Diese zwei Eingaben wurden deshalb eingeführt, um die Abrechnung an zeitliche Intervalle anpassen zu können. Wird beispielsweise die Zählerstandsabrechnung immer zum Quartalsende durchgeführt und ein Vertrag aber ab dem 2. Monat des Quartals begonnen, dann setzt man das erste Intervall auf "2" (oder "5") und das 2. Intervall auf "3":


Wann wird aber nun das erste und ab wann das zweite Intervall verwendet ?

Entscheidend hierfür sind die Daten in den Feldern VERTRAGSBEGINN und ABGERECHNET BIS, sowie der beim Abruf der Vertragsrechnung einzugebende ABRECHNUNGSMONAT. 
Wenn zwischen diesen keine zeitliche Lücke vorhanden ist, wird das 1. Intervall, sonst immer das 2. Intervall angesetzt. In diesem Beispiel ist bis 31.01.2012 abgerechnet (wird auch automatisch gesetzt) und der Vertrag beginnt am 01.02.2012 --> keine zeitliche Lücke --> 1. Intervall. 
Nach der ersten Wartungsabrechnung verändert sich ABGERECHNET BIS auf 0312, sodass eine Zeitdifferenz zum VERTRAGSBEGINN vorliegt und später immer das 2. Intervall verwendet wird. 

Etwas problematischer wird es, wenn der Vertragsbeginn nicht auf dem 1. eines Monats liegt:

Dann wird das 1. Intervall verwenden, wenn der Abrechnungsmonat noch kleiner ist als die (zeitliche) Summe von ABGERECHNET BIS + 1. INTERVALL (was eigentlich immer der normale Fall ist). Das bedeutet, dass ein Abrechnungsmonat 0212 das 1. Intervall nutzt, ein Abrechnungsmonat größer als 0212 das 1 und das 2.Intervall verwendet.

Wenn in Ausnahmefällen Vertragsabrechnungen scheinbar nicht erwartungsgemäß erstellt werden, liegt das meist an der Konstellation dieser Daten. Deshalb sollte man bei manuellen nachträglichen Änderungen eine besondere Sorgfalt walten lassen.
Bei der Erfassung eines neuen Vertrages wird ABGERECHNET BIS automatisch auf Basis von VERTRAGSBEGINN berechnet und vorgegeben.
19.02 allgemein Vorgabe von Druckern Wenig genutzt, aber besonders effizient, ist die Funktion der Drucker-Verwaltung. Normalerweise muss man für jeden Ausdruck eine Druckernummer eingeben, was besonders dann problematisch wird, wenn zum einen viele Drucker installiert sind und diesen zum anderen auch noch verschiedene Funktionen zugeordnet worden sind. 
Die DRUCKER-VERWALTUNG dient nun dazu, für die verschiedensten Ausgaben Drucker vorgegeben zu können. Damit ist es dann nicht erforderlich, die entsprechende Druckernummer (zu suchen und) einzugeben:

Die Daten werden in der oben einzugebenden Vorgabe-Datei hinterlegt. Dieser Name ist dann in der Zugriffsberechtigung einzutragen. Damit ist es z.B. auch möglich, für den gleichen Ausgabetyp mitarbeiter- oder raumbezogene unterschiedliche Drucknummern vorzugeben. 
Die Spalte ABF steht für Abfrage: Wenn diese ein "N" enthält, ist keine weitere Eingabe erforderlich; es wird sofort gedruckt. Dieses kann z.B. für Formulare verwendet werden, wenn diese immer nur auf einem Drucker ausgegeben werden sollen. Bei "J" wird der Drucker vorgegeben; er kann dann bestätigt, aber auch geändert werden.

Wichtig wird diese Druckervorgabe, wenn einem Drucker spezielle zusätzliche Funktionen zugeordnet sind und dieser Drucker grundsätzlich immer hierfür verwendet werden muss. Dieses kann z.B. bei Formularversand per E-Mail, Erstellung von pdf-Formularen oder sonstige Besonderheiten vorliegen.
 
18.02 WWS Finden Artikel im Auftrag Eine selten genutzte (vielfach auch nicht bekannte) Funktion ist das Auffinden eines Artikels in den noch offenen Aufträgen (entsprechend auch Angebote). Dazu kann diese Funktion mit "n" und der Artikelnummer aufrufen:
1. Übersicht der Möglichkeiten mit F3 bei Auftrag:
 
2. Eingabe Artikelnummer:

3. Anzeige:
Es werden zeilenweise die relevanten Daten jeder Auftragsposition angezeigt, in der der Artikel erfasst worden ist.  
Selbstverständlich eignet sich die Funktion nur bei Artikeln, die selten verwendet werden. Aber vielleicht möchte man wissen, welche Kunden einen exotischen Ladenhüter einmal geordert haben.
14.02 TKD Vertragsende mit Verlängerung Es gibt in COMMERZ-TKD drei Möglichkeiten, das Vertragende eines Vertrages anzulegen:
1. maximales Enddatum: 311249 (wird automatisch vorgegeben)
2. gezieltes Enddatum, wenn der Vertrag bestimmt ausläuft
3. vorläufiges Enddatum mit Verlängerung 

Bezüglich der Vertragsabrechnung ist COMMERZ-TKD sehr genau:
Wenn das Enddatum erreicht wird, wird nichts mehr abgerechnet. 

Insbesondere bei den Punkten 2 und 3 ist deshalb darauf zu achten, dass das Enddatum auch korrekt ist.
Wenn man die Variante 3 nutzt, ist besonders wichtig, dass man auch regelmäßig (monatlich) den Menüpunkt "Vertragsverlängerung" aufruft, damit sich nicht gekündigte Verträge auch verlängern.

Es ist offen, welche Variante die bessere ist:
1. Enddatum am 31.12.49.
Verträge werden immer abgerechnet; Hinweis auf ein "echtes" Enddatum muss anderswo in COMMERZ-TKD eingetragen werden.
2. Bestimmtes Enddatum
Auswertung "auslaufende Verträge" abrufbar; Neusetzung des Enddatums könnte vergessen werden.
13.02 FIBU wiederkehrende Buchungen

In COMMERZ-ACTUELL-FIBU kann die Erfassung der Buchungen im Dialog (sofortige Verbuchung) oder im Stapel (Verbuchung erst nach Übernahme) erfolgen. Die Stapelerfassung ist eigentlich nur dazu da, die Buchungen nochmals vor der endgültigen Übergabe prüfen und ggf. Korrekturen noch einbringen zu können. Sie kann aber auch genutzt werden, wenn z.B. monatlich immer wiederkehrende Buchungen übernommen werden sollen, wie z.B. Forderungen oder kalkulatorische Kosten.

Dazu ist es lediglich erforderlich, einen spezielle Stapel anzulegen und diesen dann nach jeder Übergabe nicht zu löschen:

Und erneut zu übernehmen:

Dabei erhält man zwar eine Warnung, dass der Stapel bereits übernommen worden ist, die in diesem Fall aber zu ignorieren ist. Danach können dann noch die Daten für WJ, BP und Buchungstag geändert und der Stapel dann erneut übernommen werden. 

Für den Fall, dass es im Betrieb solche immer wiederkehrenden Buchungen gibt, erspart man sich mit diesem Verfahren, die ständig erneute Eingabe dieser Buchungen. Da auch der Stapel geändert werden kann, können auch Erweiterungen oder Löschungen von Buchungen auf einfache Weise in solch einem Stapel durchgeführt werden.

12.02 WWS Kostenstellen und Großkunden COMMERZ-ACTUELL unterstützt alle Abwicklungen mit Großkunden oder mit Kostenstellenkunden mit Standardlösungen und mit zum Teil individuellen Erweiterungen. Dabei ist eine Fülle von verschiedenen Varianten im täglichen Einsatz.
Wenn Sie solche Kunden (neu) haben, sollten Sie unbedingt mit unserer Hotline abstimmen, wie Sie die speziellen Wünsche Ihrer Kunden bezüglich der elektronischen Kommunikation erfüllen können (Übernahme der Aufträge, Versenden von Liefer-Avise, Webshop-Einbindung, Rechnungsstellung, BMEcat, Statistikdaten über Kostenstellen und vieles mehr).  
Entscheidend für die Definition von Kostenstellen ist das Feld KENNZ.KOST/HAUPT, über das festgelegt wird, ob es sich um einen "normalen" Kunden, eine Kostenstelle oder einen Hauptkunden, der als Sammelkunde für die Kostenstellen eines Kunden fungiert, handelt.  

Je nach Typ können dann die verschiedenen Steuerungsdaten eingetragen werden. Individuelle Kundenwünsche sind dann mit der Hotline abzustimmen.  

Nachdem auch die für den Kunden wichtigen Daten transparent und ausführlich zur Verfügung stehen, ist der Einsatz dieser Funktion schon bei kleineren Kostenstellen-Kunden dringend zu empfehlen.
  
11.02 allgemein Änderung von Parametersätzen Die Parametersätze in allen COMMERZ-Bausteinen enthalten wichtige allgemeine Steuerdaten. Sie brauchen eigentlich nach der Einrichtung von COMMERZ nur noch ganz selten geändert werden. Vielleicht möchte man aber zum Jahreswechsel die Nummernkreise für Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen neu anpassen. 

Wenn aber Parametersätze geändert werden müssen, dann sollte man beachten: 
o Diese möglichst nicht im laufenden Betrieb durchführen. 
Durch die Stammdaten-Funktion ÄNDERN wird der Parametersatz gesperrt und ist für andere nicht mehr aufrufbar. Beispielsweise können dann keine neuen Auftragsnummern oder Rechnungsnummern vergeben werden. Sollte die Änderung trotzdem im laufenden Betrieb durchgeführt werden, dann sollte man die Änderungsfunktion schnell wieder beenden.
o die Änderung wird meist erst nach einem Neustart von COMMERZ wirksam.
Deshalb sollte man alle Anwendungen neu starten.

Ganz wichtig ist, dass über die Zugriffsberechtigung Änderungen in den Parametersätzen nur für zuständige Mitarbeiter möglich sollten und dass diese Funktion somit für alle anderen gesperrt sein sollte.  
07.02 TK Toner-Verkauf an der Kasse Auch an der Kasse kann man zusammen mit anderen Artikeln Toner ausliefern bzw. auch berechnen. Das Problem an dieser Stelle ist, dass
o der Kunde Gerät, Modell und Tonertyp nicht genau benennen kann,
o es für den Toner spezielle Konditionen geben kann, die im Gerät in  COMMERZ-ACTUELL-TKD hinterlegt sein können,
o Ergebnisse einer Tonerlieferung in der Historie beim Gerät gespeichert werden müssen. 

Diese Probleme sind  sowohl in der Strecken-Auftragserfassung als auch an der Terminalkasse in COMMERZ-ACTUELL elegant und effizient gelöst.

Dabei lassen sich durch Eingabe von "g" bei der Artikelnummer alle Geräte des Kunden anzeigen: 

Wenn der Standort gut versorgt ist, wird der Kunden auch das Gerät wohl benennen können.
Nach der Auswahl eines Gerätes werden die möglichen Toner-Artikel aus der Artikeltabelle des Gerätes zur Auswahl dargestellt: 

Nach der Auswahl des Toners werden die in TKD hinterlegten Konditionen berücksichtigt (hier 100% = kostenlose Tonerlieferung):

Selbstverständlich kann man auch gleich den Toner-Artikel eingeben. Dann werden zur Auswahl die Geräte angezeigt, die diesen Artikel in der Artikeltabelle enthalten haben. Wahlweise können auch nur die Geräte berücksichtigt werden, denen ein Wartungsvertragstyp zugeordnet ist, da nur solche ggf. auch kostenlos abgegeben werden müssen.
Nach Abschluss des Auftrages werden die Daten auch in die Historie des Gerätes hinterlegt.
 
Mit dieser Lösung ist es ganz einfach möglich, Toner auch über Strecke oder Terminalkasse abzuwickeln, ohne gesondert ins TKD verzweigen und ohne etwaige Gesamtaufträge trennen zu müssen. Alleinige Voraussetzung hierfür ist die Lizenz "TKD-Aufträge in WWS".
06.02 TKD Abschließen von Aufträgen Wo dient eigentlich die Funktion "Aufträge abschließen"?

Ganz generell: Als "Bremse" für den Rechnungsdruck (und auch für die Auftragsbeendigung, wenn der Auftrag kostenfrei ist).

Aufträge können sich in verschiedenen Zuständen befinden:
1.  Positionen erfasst, aber noch nicht vollständig (Rückfragen beim Techniker erforderlich)
2.  Positionen erfasst, aber Werkstattleiter muss diese noch über DRUCK ABRECHNUNGSBELEGE  kontrollieren
3. Rechnungsdruck soll verzögert werden.

Wenn diese "Bremse" nicht wäre, würden für solche Aufträge u.U. Rechnungen erstellt werden, wenn man den Rechnungsdruck z.B. über "DRUCK VON RECHNUNGEN" und alle Aufträge anstößt.

Abschließen von Aufträgen kann man in der Leistungsbearbeitung gezielt durchführen:
a) Menüpunkt 3

b) Nach Auftragsbearbeitung


Aufträge werden aber auch automatisch abgeschlossen, wenn man z.B. einen Lieferschein erstellt hat, bevor man nach Änderungen oder Erfassung von Positionen Rechnungen ausgeben möchte.

Aufträge die das Kennzeichen "abgeschlossen" haben, können nicht mehr bearbeitet werden, sie müssen erst noch "zurückgesetzt" werden. Dabei ist wichtig zu wissen, dass damit auch der Eintrag in der Historie gelöscht wird und er erst beim nächsten "Abschließen" wieder eingetragen wird. 
05.02 WWS Eigenbedarf Gegenüber dem Finanzamt ist es auch wichtig, die Entnahmen für den Eigenbedarf nachweisen zu können. Eigenbedarf lässt sich über die Auftragsart 95 (INTERNER LS, gesondert freizuschalten) optimal erfassen und auswerten. Dazu ist z.B. die Abteilung als Kunde anzulegen und Entnahmen als Auftrag zu erfassen. Über eine BS-Info kann man die wichtigen Eingaben vorschreiben (e0 bedeutet, dass COMMERZ den VK-Preis durch den EK-Preis zzgl. 0% ersetzt):

Durch den Auftrag wird automatisch vom Lager abgebucht und er steht auch zur Fakturierung an. 
Wenn dann aber für solche Aufträge Rechnungen gedruckt werden, wird nur eine INTERNE RECHNUNG geschrieben, die nicht ins Rechnungsausgangsbuch abgespeichert und die damit auch nicht als normale Ausgangsrechnung an FIBU weitergegeben wird. Die Buchhaltung kann dann diese Belege aber als Eigenbedarf entsprechend verbuchen Dabei ist aber wichtig, dass der VK-Preis dem EK-Preis (Eigenbedarf) entspricht.  
Letzteres kann man durch entsprechende Eingabe bei den Positionen (siehe BS-INFO) oder über eine Steuerung im Kundenstammsatz erreichen.
Durch die Funktion "ANFÜGEN ERLAUBT" kann auch erreicht werden, dass innerhalb eines Monats nur ein Auftrag entsteht. Alternativ dazu kann man beim Kunden die Vorgabe für die Rechnungsart auch auf Sammelrechnung setzen. 
Die Artikel werden ganz normal abgebucht und es werden dann bei diesem Vorgang auch keine Bruttoerlöse erzielt.
04.02 FIBU Ausbuchen von Skonti Wenn ein erhöhter Skontobetrag nicht anerkannt wird, bleibt der Rest als Offener Posten bestehen:
Beispiel für eine zu geringe Zahlung:

Die EUR 3,05 bleiben vorerst offen.
Wenn man dann diesen Betrag später doch als Skonto akzeptierten möchte, ist lediglich folgende Buchung einzugeben:
 
Auf dem Konto 1310 entsteht wegen dem Betrag von 0,00 EUR kein Umsatz. Das Konto gewährte Skonti erhöht sich aber entsprechend. Man könnte alternativ auch den Betrag von EUR 3,05 eingeben und als Gegenkonto ein speziell angelegtes Konto für "Ausbuchungen" verwenden.
31.01 allgemein ineffiziente Tätigkeiten Unsere Hotline stellen immer wieder fest, dass Anwender von COMMERZ in ihren Unternehmen aufwändige, kostenintensive und auch mit Fehlern behaftetet Tätigkeiten durchführen, die mit dem Einsatz von COMMERZ entweder völlig gelöst werden können oder die mit geringstem Kostenaufwand erheblich effizienter durchgeführt werden könnten. 
Zu gehört die Anfertigung "spezieller" Listen, das mühsame Nacherfassen von Daten aus COMMERZ-Auswertungen in andere Auswertungssysteme oder genauso auch eine manuelle Preispflege. 

COMMERZ enthält eine Fülle von Funktionen, Auskünften und Auswertungen, die diese unnötigen Tätigkeiten völlig ersetzen. Man muss nur wissen, wie und wo man sie einsetzt. 

Wenn Sie solche Tätigkeiten auch in Ihrem Unternehmen feststellen, sollten Sie unbedingt schnellstens mit unserer Hotline Kontakt aufnehmen. Sie findet sicherlich gemeinsam mit Ihnen einen Weg, Ihnen solche unnötigen Tätigkeiten zu ersparen oder diese wesentlich effizienter zu gestalten  
30.01 WWS nachträglich Kopien von Lieferschein und Rechnung Innerhalb der Auftragsänderung kann man die bereits erstellten Dokumente (Lieferscheine und Rechnungen (so wie sie ausgegeben wurden)) abrufen.
Dafür gibt es im Wesentlichen zwei Gründe:
1. Der Kunde benötigt ein Dokument nochmal (im Dokument wird allerdings automatisch der Zusatz "ABSCHRIFT" eingefügt)
2. Man möchte intern wissen, mit welchen Dokumenten der Auftrag abgewickelt worden ist, z.B. wann und in welchen Teillieferungen ein Artikel geliefert und berechnet worden ist.
Zum Abrufen der Dokumente braucht man lediglich im Kopfbildschirm in der untersten Zeile ein "d" einzugeben:

Dann werden die Lieferschein- und Rechnungsnummern in einem Fenster angezeigt. Mit dem Cursor kann man ein Dokument auswählen, das dann in WORD zur beliebigen Weiterverarbeitung ausgegeben wird.
Wenn man statt "d" ein "D" eingibt, dann werden alle Aufträge des Kunden (sortiert nach Datum, jüngster Auftrag zuerst) angezeigt. Diese Eingabe geht auch bei der Auftragserfassung.
29.01 TKD Poolformate Verschiedene Abrechnungsformate für Poolrechnungen werden über das vorzugebende POOLFORMAT (0, 1 oder 2, siehe auch Anwenderhandbuch) gesteuert. Dabei sind zwei Besonderheiten zu beachten:

1. Das üblicherweise generell geltende Format, das bei nahezu allen Poolrechnungen verwendet werden soll, kann im Parametersatz bereits vorgegeben werden. Damit vermeidet man, dass bei jedem Abruf von Poolrechnungen das POOLFORMAT immer geändert werden muss.

2. Über das Pool-Format werden folgende Darstellungen gesteuert:
Pool-Format = 0
Jedes Gerät des Pools wird einzeln betrachtet und ausgewiesen. Dabei können bei einzelnen Geräten bei Zählerabrechnungen mit Freien Einheiten auch negative Beträge entstehen, wenn bei denen die Freien Einheiten überwiegen. Das Format kann deshalb auch verwendet werden, wenn im Vertrag eine Vergütung nicht erreichter Kopien vereinbart wurde, da die Summe aller Zählerabrechnungen der einzelnen Geräte auch negativ werden kann.
Pool-Format = 1
Dieses Format ist im Standardfall zu verwenden. Bei den Geräten werden lediglich die Kopien ausgewiesen und am Ende die Gesamtzahl der Kopien und der Freien Einheiten.
Pool-Format = 2
Wie Pool-Format 1, wobei zusätzlich bei jedem Gerät die Miet- und /oder Wartungsbeträge ausgewiesen werden. Sie werden dann nicht als Summe am Ende ausgewiesen.

3. Wenn eine Poolrechnung zurückgesetzt werden muss, dann ist unbedingt darauf zu achten, dass die dazu erforderliche Eingabe beim Feld POOLFORMAT immer identisch ist mit dem Poolformat, das bei der Rechnung verwendet worden ist. Poolformat 0 und 1 können nämlich zu unterschiedlichen Ergebnissen bei den Rechnungen führen, wenn in Summe wegen zu vielen Freien Einheiten bei Pool-Format = 0 sich ein negativer Endbetrag ergibt, bei Pool-Format = 1 aber eine Nullrechnung. Das Poolformat wird auf der Rechnung unten als letzte Stelle ausgewiesen. 
28.01 WWS Abrufaufträge

Mit der Funktion "Abrufaufträge" können diese besondere Form von Aufträgen optimal und umfassend in COMMERZ-WWS abgewickelt werden. 
Ausgangssituation ist immer ein Kundenauftrag über eine größere Menge eines Artikels, der aber nicht sofort und vollständig ausgeliefert werden soll, sondern bei dem der Kunde immer Teile des Kontingents nacheinander entsprechend seinem Bedarf abruft.
Ziel diese Funktion ist es also, dem Kunden auf seine Anforderung hin Teile eines vereinbarten ganzen Kontingentes auszuliefern und die (Rest-)Mengen zu überwachen. Wahlweise können Vorab-Rechnungen erstellt werden; der Status der Aufträge ist immer transparent für Fachhändler und Kunde ersichtlich.
 
Erfasst werden die Abrufaufträge in der Angebotsbearbeitung mit der Angebotsart 10:

Die Abrufmenge gibt man in der Position an; der Preis kann geändert werden und gilt dann für diese Menge:

Wahlweise kann auch eine Vorabrechnung erstellt werden, wenn nicht dann wird der Artikel bei jeder Lieferung berechnen:

Sobald der Artikel  (auch innerhalb eines neuen anderen Auftrages) geordert wird, werden die aktuellen Daten des Abruf-Angebots angezeigt:

 

Man erkennt daran, dass es sich um einen Abrufartikel handelt und welche Menge noch offen ist. Auf dem Lieferschein wird für den Kunden als zusätzliche Information auch die aktuelle Restmenge ausgegeben.
Über die Angebotsauskunft kann man sich einen Überblick über die noch zu liefernden Restmengen verschaffen.

 

Ein wenig aufwendig ist es, wenn ein Abrufauftrag geändert werden muss, z.B. die Abrufmenge erhöht werden soll. Dann kann man folgendermaßen vorgehen: 

Ausgangssituation:

Abrufauftrag mit 100.000 Blatt Kopierpapier ist gespeichert und Rechnung vorab gedruckt. Kunde hat bereits 70.000 Blatt erhalten und möchte den Abrufauftrag auf insgesamt 150.000 erhöhen. Der Abrufauftrag hat dann nach Erstellung der Vorabrechnung z.B. folgende Struktur: 

Vorgehensweise:
Abrufposition löschen, neu erfassen mit Menge 50.000 und Vorab-Rechnung drucken (damit werden dann die weiteren 50.000 berechnet, auch z.B. zu einem anderen Preis).

Dann Abrufmenge auf 80.000 (150.00 minus bereits erhaltene 70.000) setzen (weil ja noch 80.000 zu liefern sind), die offene Abrufmenge wird damit automatisch auf 80.000 gesetzt). 
Leider lässt sich keine zweite Position mit gleichem Artikel als ein neuer Abrufauftrag eingeben, weil der VK-Preis bei der Abrufposition als Nettopreis interpretiert wird und dieser pro Kunden für einen Artikel nur einmal angelegt sein darf.

Mit der Funktion "Abrufaufträge" erspart man sich die aufwendige und fehleranfällige manuelle Verwaltung von solchen Aufträgen.

24.01 OBJ Kopieren von Positionen Ein besonderes Highlight in COMMERZ-OBJ ist das Kopieren von einzelnen Positionen oder auch Positionsgruppen. Da auch etwaige Langtexte mit kopiert werden, können einmal beschriebene Artikel, die öfter (auch in ähnlicher Konstellation) verkauft werden, ganz einfach in anderen Angebote oder Aufträge eingebracht werden. Kopieren kann man auch aus den Positionen, die man gerade erfasst hat, was z.B. nützlich ist, wenn gleiche Artikel in andere Räumlichkeiten positioniert werden sollen. 
Das Kopieren von Angebots-/Auftragspositionen in COMMERZ-OBJ wird damit eingeleitet, dass man statt eines Artikels die Funktionstaste F2 eingibt:


und nach Eingabe von F2
 
kann man die Daten (Positionen aus Angeboten oder Aufträgen) eingeben, die ab der aktuellen Position einkopiert werden sollen.
23.01 WWS Mengen mit Komma Wenn man Artikel verkauft, bei denen die Mengen auch Stellen nach dem Komma haben können (wie z.B. Meter, Liter, u.a.m.), dann lassen sich diese  in COMMERZ ganz einfach mit den Kommastellen erfassen. Grundsätzlich sind die Mengeneingaben in COMMERZ immer ganzzahlig. Wenn man Stellen nach dem Komma benötigt, dann muss man lediglich eine entsprechende Mengeneinheit anlegen und diese beim Artikel hinterlegen:

Angenommen dem Artikel 60060000 ist diese Mengeneinheit zugeordnet, dann werden die Mengenfelder bei der Auftragserfassung entsprechend angepasst:
 
Zudem werden im ganzen COMMERZ bei jeder Mengendarstellung, zum Beispiel auch in den Statistiken, die Werte immer mit den zwei Stellen hinter dem Komma ausgewiesen. Auch Angebote können so hinterlegt werden.
Es ist also nicht notwendig, bei solchen Artikeln
für den Kunden häufig nicht zu verstehende "Klimmzüge" mit Einheiten in Zentimeter oder Milliliter machen zu müssen.
22.01 allgemein Porto-Erhöhung Nach Ankündigung der Post ist geplant, das Brief-Porto zum 1.4.2019 auf EUR 0,80 zu erhöhen. 
In COMMERZ können wir zwei Verfahren anbieten, womit die Kosten für Porto reduziert werden können:
1. Rechnungen und andere Dokumente auch per E-Mail
Etliche Fachhändler haben einmal gerechnet, was sie der Versand von Briefen kostet, und sich spontan für dieses Verfahren entschieden. Insbesondere im TKD-Bereich mit monatlichen Wartungsrechnungen kommt der Briefversand besonders teuer. Dabei sind auch die diversen Zusatztätigkeiten zu berücksichtigen, die mit diesem Verfahren weitgehend entfallen (bis hin zu automatischen Abspeicherung der Dokumente in ein Archivierungssystem).
2. Berechnung von Zusatzaufwendungen, wenn Kunde sich nicht an E-Mail-Versand beteiligen will
Für die Rechnungen kann man einen Zuschlag definieren, der auf jeder Rechnung an den betreffenden Kunden hinzuaddiert wird. Dieses Verfahren ist flexibel in COMMERZ integriert, sodass auch Ausnahmen entsprechend berücksichtigt werden können.  
21.01 TKD Freie Einheiten Definierte Freie Einheiten werden bei verschiedenen Vertragsarten berücksichtigt. Dabei geschieht der Abzug der Freien Einheiten auch unterschiedlich:  
1. Vertrag mit Wartungspauschale
Das Verfahren mit Wartung und Zähler ist eigentlich der klassische Fall. Bei jeder Berechnung der Wartungspauschale werden die Freien Einheiten addiert und bei einer (meist in größeren Intervallen abgerufenen) Zählerabrechnung entsprechen berücksichtigt. Dabei ließe sich die so aufgelaufenen Freien Einheiten im Bildschirm mit den Wartungsdaten erstens ansehen, zweitens aber auch (mit Vorsicht) in extremen Ausnahmesituationen auch noch verändern:

2. Nur Zähler-Vertrag
Freie Einheiten werden bei jeder Zählerabrechnung entsprechend dem
Zeitraum für die Zählerabrechnung berücksichtigt. Durch Änderung der Freien Einheiten im 6. Bildschirm könnte man in der letzten Zählerabrechnung eines Jahres auch noch etwaige Korrekturen vornehmen.
3. Mietvertrag und Zähler
Bei jeder Zählerabrechnung werden die Freien Einheiten (wie bei Punkt 2) entsprechend berücksichtigt.

Wenn man also bei einem Zählervertrag Freie Einheiten abziehen möchte, braucht man nicht unbedingt einen zusätzlichen Wartungsvertrag anzulegen.
17.01 WWS schnellere Erfassung Schon vergessen?
In der Angebots-/Auftragsbearbeitung und den wichtigsten Stammdaten gibt es die Funktion "DIESER BILDSCHIRM" in der untersten Zeile. Um jetzt eine Änderung in den Bildschirmdaten, die im unteren Teil des Bildschirmes liegen, durchzuführen, müsste diese Funktion aufrufen und etliche Felder lediglich mit ENTER quittiert werden.
Das ist aber nicht erforderlich, denn wenn man statt der Funktion die Funktionstaste F1 eingibt, kommt man zur Änderung in das letzte Feld des Bildschirmes (und mit weiteren F1 auch weiter nach oben). 
Das ist allemal schneller als viele Felder mit ENTER zu bestätigen, um endlich zu dem zu ändernden Feld zu gelangen.
Man kann natürlich auch stattdessen das Feld mit der Maus ansteuern.
16.01 TKD/WWS Artikeltabellen Um in der Auftrags- oder Leistungsbearbeitung ganz schnell Artikel (z.B. der richtigen Toner) finden zu können, wurden in COMMERZ-TKD die Stammdatenverwaltung "Artikeltabellen" eingeführt.

Dabei sind folgende Punkte zu beachten:

1. Name der Tabelle
Die Bezeichnung der (modellbezogenen) Tabelle sollte den Namen des Modells beinhalten, sie kann beliebig gewählt werden.
Die Artikeltabelle ist im Gerätestammsatz eingetragen.
2. Modellstammsatz
Artikeltabellen sollten im Modellstammsatz hinterlegt sein, damit diese jedem neuen Gerät gleich zugeordnet wird (auch in alle bestehenden Geräte lassen sich ganz elegant die Artikeltabellen nachträglich integrieren). 
3. Finden und auswählen
Bei der Auftrags- und Leistungserfassung muss man nicht unbedingt den Artikelplatz wissen, sondern man kann sich die Artikel der Tabelle auch über den Positionstyp "X" anzeigen lassen und daraus den Toner auswählen:

  
Die Artikeltabellen sind ein extrem nützliches Werkzeug, zumal sie auch zur Prüfung in WWS und an der Kasse (u.a. dort auch zur Preisfindung z.B. für kostenlose Lieferung) verwendet werden. Dort kann man sich auch alle Geräte mit Wartungsverträgen aufzeigen lassen und dann nach Wahl eines Gerätes aus den angezeigten (zum Modell gehörenden) Tonern den betreffenden Artikel auswählen.
 
Somit sind die Artikeltabellen ein ganz wichtiges Werkzeug zum Finden des richtigen Toners, zumal durch sie auch noch automatisch die Vorgabe der korrekten Preisfindung erfolgt.
15.01 allgemein FIBU fehlende Rechnungs-
nummern
COMMERZ in WWS, OBJ und TKD garantiert eigentlich die Lückenlosigkeit der Rechnungsnummern. Es gibt aber Situationen, bei denen (teilweise nur) vermeintlich Rechnungsnummern fehlen:

1. Verwendung eines einzigen Nummernkreises für Rechnungen aus WWS/OBJ und TKD. Da die Rechnungsausgangsbücher für die Programmbausteine und nicht insgesamt ausgedruckt werden, fehlen natürlich immer die, die in dem anderen Baustein vergeben worden sind.
2. Wenn ein Rechnungsdruck nicht abgeschlossen wird (DRUCK IN ORDNUNG = "N" und ABBRUCH), weil z.B. aus irgendeinem Grund, die Rechnung erst im nächsten Monat geschrieben werden soll, dann fehlt diese Rechnungsnummer natürlich in dem betreffenden Monat, taucht aber im nächsten Monat wieder auf. Diese Situation kann man prüfen, wenn man in den Hilfsprogrammen den Punkt 5.SUCHEN RECHNUNGSNUMMERN (nicht abgeschlossene Rechnungen) aufruft.
3. Wenn die DATEV-Schnittstelle verwendet wird, dann können dort Rechnungen fehlen, weil etwaige "Null"-Rechnungen aus TKD nicht nach DATEV transferiert werden (führt angeblich zu Fehlern in DATEV)
4. Extreme Ausnahmesituation: Einzelrechnung gedruckt und diese nicht abgeschlossen, weil Kunde Sammelrechnung erhält. Dabei wird eine Rechnungsnummer vergeben. Wenn aber für die spätere Sammelrechnung eine andere Rechnungsnummer vergeben wird, fehlt diese dann im Rechnungsausgangsbuch.
5. Ansonsten können Rechnungsnummern nur fehlen, wenn außergewöhnliche Situationen (Abstürze oder unsachgemäße Wiederherstellungen von Datenzuständen) aufgetreten sind. 

Der Hinweis "fehlende Rechnungsnummer" kommt natürlich beim Druck des Rechnungsausgangsbuches nur dann, wenn dieses nach Rechnungsnummern sortiert ausgegeben wird. Wenn diese Meldung nicht erklärlich ist, sollte unbedingt unsere Hotline den Fall prüfen. 
14.01 TK Staffelpreise Kunden verlangen häufig (und gerade im Ladengeschäft), dass sie Artikel zu Staffelpreisen erhalten, auch wenn sich die Artikel nur durch verschiedene Farben unterscheiden. Wenn beispielsweise ein Ordner ab 5 Stück statt EUR 3,07 nur noch EUR 2,96 kostet und der Kunde nimmt 4 blaue und 4 schwarze Ordner, dann möchte er für alle Ordner nur je EUR 2,96 bezahlen.
Im Streckengeschäft gibt es die Möglichkeit über den Menüpunkt 14. POSTIONEN KUMULIEREN für Aufträge gezielt solche Konstellationen zu erkennen und die Preise entsprechend anzupassen.
Im Ladengeschäft wurde diese Funktion auch integriert, womit dann  automatisch die bisherigen Positionen geprüft und die Preise danach gegebenenfalls nach Bestätigung direkt geändert werden:
Ausgangssituation (man sieht unten auch noch den nächsten Staffelpreis):

Nach Eingabe F2 (Erfassungsende):

Nach Kumulierung:

Einsatz dieser Funktion bitte (vor allem wegen der Erkennung gleichartiger Artikel) mit der Hotline absprechen. 
 
10.01 allgemein Rechnungen per E-Mail Die Rechnungen, die aus COMMERZ automatisch per E-Mail versendet werden, enthalten einen textlichen Hinweis auf die Versendeform.
Einige Kunden möchten diesen Hinweis jedoch nicht ausgedruckt haben. Unsere Hotline kann stattdessen (dann generell für alle solche Kunden) individuell einen anderen Hinweis (z.B. nur "E") ausgeben, um auch intern zu erkennen, dass dieses Dokument per E-Mail versendet worden ist.
Dabei ist jedoch zu berücksichtigen, dass alle rechtlichen Vorschriften eingehalten werden, die für den Versand von Rechnungen per E-Mail erforderlich sind. 

09.01

TKD

Stunden berechnen lassen

Wenn man bei der Leistungsbearbeitung bei einer Position, die Stunden darstellt, MENGE/STD die "Wundertaste" F3 eingibt, dann kann man die Anfangs- und die Endzeit eingeben (SSMM):

Nach Eingabe von F3:

Und nach Eingabe der Endzeit:

COMMERZ-ACTUELL errechnet dann die Anzahl an Stunden automatisch. Wichtig dabei ist aber, dass man einigermaßen "genormte" Werte einträgt, weil sich sonst nicht gewünschte Dezimalstellen bilden.
Am besten lässt sich mit Viertelstunden arbeiten, weil sich damit dann auch plausible Stunden, wie z.B. 3,75, 1,50 oder 2,25 ergeben.

08.01

WWS

Versandkosten

Standardfunktionen
In der Standardversion von COMMERZ-ACTUELL-WWS müssen die Versandkosten immer eingegeben werden. Hilfen erhält der Anwender dadurch, dass
1. angezeigt wird, was bereits eingegeben bzw. was bereits berechnet worden ist:

2. nach Beendigung der Auftragserfassung nochmals die Versandkosten angefordert werden (,um sie nicht zu vergessen):

Hier kann man z.B. auf Basis des Auftragswertes über die zu berechnenden Versandkosten "manuell" entscheiden. Dabei fehlen häufig weitere Informationen, wie z.B. "darf ich Versandkosten eingeben?", "wie hoch dürfen die Versandkosten sein?", "sind Versandkosten vom Auftrag (Rechnung) oder von der Lieferung abhängig?", "darf ich bei dem Kunden Versandkosten berechnen" oder "welchen Versandkosten dürfen berechnet werden, wenn die (Teil-)Lieferung über ein Logistikzentrum (z.B. LogServe) erfolgt?".  

Diese Abfrage kann über den das Feld "VORGABE VERSANDKOSTEN" generell aus-oder eingeschaltet werden.


Vorgaben für Versandkosten
1. Generelle Vorgaben

Zumindest die Vorgaben können aber in COMMERZ-ACTUELL-WWS automatisiert werden. Dazu kann man bis zu 9 verschiedene Konstellationen über eine zusätzliche Stammdatenverwaltung vorgeben:

Die Schlüsselnummer kann dann im Kundenstamm hinterlegt werden. Zusätzlich kann auch ein Betrag für Zusatzleistungen, wie z.B. Versicherung vorgegeben werden, der dann auf der Rechnung getrennt von den Versandkosten ausgewiesen wird. Im oben aufgeführten Beispiel werden dem Kunden ab EUR 50,01 keine Versandkosten mehr berechnet.
Die Versandkosten werden (wie bisher) auf der ersten Rechnung einmalig ausgewiesen. Für Kostenstellen und Sammelrechnungen sind gesonderte Berechnungen festzulegen

2. Versandkosten für LS3
Auch für die automatische Berechnung der Versandkosten bei z.B. LS3-Aufträgen gibt es bereits Lösungen, die zumindest plausible Beträge der Versandkosten vorgeben. Meist sind diese jedoch individuell von unserer Hotline einzurichten. 
Weitere Informationen gerne durch unsere Hotline.

07.01

allgemein

Datenbank

Schon seit langem besteht in COMMERZ-ACTUELL die Möglichkeit, Daten über eine Art Volltextsuche zu finden. 
Insbesondere für die Suche nach Artikeln (aber auch nach Kunden) wird es immer wichtiger, die zugehörenden Daten auch über Teile der Stammdaten(texte) finden zu können. Dazu kann man z.B. für COMMERZ-ACTUELL insgesamt (WWS, TKD, Kasse) die COMMERZ  Datenbank-Version auch nur alleine für Artikel und/oder Kunden  ordern. Damit kann man sich dann über die Eingabe von z.B. "Ordner rot" alle Artikel anzeigen lassen, die genau diese Begriffe in der Bezeichnung haben.
Beispiel:
Aufruf mit Vorbuchstabe "v" (steht für Volltext):

Ergebnis:

Damit lassen sich leichter und schneller Artikel oder auch Kunden finden