Logics News 2015

 

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Datum

betrifft

Thema

Beschreibung

 

16.12 allgemein Jahreswechsel Die "News-Schreiber" gönnen sich eine längere Feiertagspause, sodass die nächsten Informationen erst so um den 11.1.2016 erscheinen werden.

Das gesamte logics-Team wünscht allen ein besinnliches Weihnachtsfest und einen guten Rutsch ins Jahr 2016.

Es freut sich ganz besonders, die COMMERZ-Anwender auch weiterhin langfristig betreuen zu dürfen
15.12 allgemein Hotline zum Jahreswechsel Unsere Hotline wird in der Zeit vom 21.12.2015 bis zum 8.1.2016 an folgenden Tagen zur Verfügung stehen:

Montag, 21.12.2015 von 8:00 bis 17:00
Dienstag, 22.12.2015 von 8:00 bis 17:00
Mittwoch, 23.12.2015 von 8:00 bis 12:00
Donnerstag, 24.12.2015 (Heiligabend) nicht

Montag, 28.12.2015 von 8:00 bis 17:00
Dienstag, 29.12.2015 von 8:00 bis 17:00
Mittwoch, 30.12.2015 von 8:00 bis 12:00
Donnerstag, 31.12.2015 (Silvester) nicht

Montag, 4.1.2016 von 8:00 bis 17:00
Dienstag, 5.1.2016 von 8:00 bis 12:00
Mittwoch, 6.1.2016 (Heilige Drei Könige) nicht
Donnerstag, 7.1.2016 von 8:00 bis 17:00
Freitag, 8.1.2016 von 8:00 bis 12:00

Ab 11.1.2016 dann wieder zu den normalen Zeiten.

Bitte einplanen, in ganz dringenden Fällen bitte eine E-Mail an unsere Hotline hotline@logicssystems.de senden. 

Denken Sie auch rechtzeitig an die Vorbereitungen für Ihre Inventur!

14.12 TK Was ist eigentlich CODE? Auf dem Erfassungsbildschirm an der Kasse gibt es unten ein Feld mit der Bezeichnung CODE (und weitere Felder für MWST und PE.
Wozu werden die verwendet?

Im Normalfall werden die Artikel über den Scanner erfasst oder über weitere Zugriffsverfahren gefunden. Zudem hat man für allgemeine Artikel sich auch einige Standardartikel angelegt. Wenn man aber eine Artikelnummer eingibt und der Artikel ist nicht gespeichert, dann wird diese Position als Sonderartikel betrachtet. Dafür müssen aber einige Zusatzdaten eingegeben werden, wie z.B. der Mehrwertsteuersatz (0=19%), die Preiseinheit und der EK-Preis.
Dieser Preis ist netto, d.h. ohne Mehrwertsteuer, einzugeben. 

Diese Eingabe sollte aber möglichst vermieden werden, weil man durch Anlage von einigen Standardartikeln alle Konstellationen (auch der Berechnung eines ungefähren EK-Preises) abdecken kann. 
10.12 TKD Informationen bei TONERINFO Bei der Auftrags- und Leistungsbearbeitung kann man sich über den Stand der Toner informieren. Dazu muss man lediglich bei der Abfrage TONERINFO ein "J" eingeben:

Dann werden folgende Daten angezeigt:

1. Die letzten Tonerlieferungen im mittleren Bereich

2. Die aktuellen Daten im unteren Bereich mit
o GESAMTE KOPIEN, hier 250.000
o AKTUELLER ZÄHLERSTAND, hier 250.000
o KOPIEN PRO TONER, hier 50.000 als Vorgabe im Modell-Stammsatz
o GESAMTTONER, hier 7, die bisher geliefert wurden
o KOPIEN PRO TONER, hier 35714 ergehen sich aus KOPIEN durch     GESAMTTONER
o TONER-SOLL, hier 5,0, das sind die für die 250.000 Kopien benötigten Toner
o ÜBERHANG, hier 2,0, das ist der Toner, der noch vorrätig ist.

Hierzu braucht man keine "höhere Mathematik", denn bereits aus der Zahl, die bei ÜBERHANG ausgewiesen wird, kann man entscheiden, ob an den Kunden für das betreffende Gerät eigentlich noch Toner geliefert werden soll oder nicht.
Voraussetzung ist natürlich, dass auch die Annahmen wie z.B. über KOPIEN PRO TONER einigermaßen realistisch eingegeben worden sind.
09.12 allgemein  Grundfarbe der Bildschirme Wir haben festgestellt, dass die meisten Systemprogramme eine etwas hellere Hintergrundfarbe als die COMMERZ-Programme haben. Tests haben auch ergeben, dass bei hellerem Hintergrund die Zeichen deutlicher zu erkennen sind, aber die Schrift sich für die Augen als anstrengender darstellt. 
Wir planen deshalb, dass die Anwender an jedem Arbeitsplatz zwischen diesen beiden Darstellungen wählen können. Diese Funktion wird Anfang 2016 zur Verfügung stehen.
08.12 FIBU Benutzerkürzel Jeder Buchung wird automatisch ein Benutzerkürzel zugeordnet, das aus den ersten zwei Buchstaben der Zugriffsberechtigung gebildet wird. Das bedeutet, dass - wenn mehrere Mitarbeiter Buchungen eingeben oder übernehmen - die Zugriffsberechtigungen möglichst mit unterschiedlichen Zeichen beginnen sollten.
Wenn man in den Buchungsauskünften nur seine eigenen Buchungen ansehen möchte, muss man das eigene Kürzel oben eingeben:

Das Benutzerkürzel wird auch im Journal bei jeder Buchung ausgewiesen, sodass man zumindest noch dort erkennen kann, wer für die Buchung verantwortlich ist.
07.12 WWS Rabatt auf Nettopreise Es gibt in COMMERZ-ACTUELL-WWS eine Zusatzvariante, mit der man für Artikel, die als Nettopreis angelegt sind, für spezielle Kunden noch einen Rabatt festlegen kann. Die dazu erforderliche Erweiterung wird im 3. Kunden-Bildschirm unter NETTOPREISRABATT angelegt:

Dieser Kunde erhält dann auf definierte Nettopreise einen zusätzlichen Rabatt von 10%. Die weiteren Rabatt-Angaben beziehen sich dann auf die sonstigen Artikel.
Beispiel für einen Nettopreis von 12,50:
03.12 TKD Aufträge löschen Aufträge können in der Auftrags- und in der Leistungsbearbeitung gelöscht werden. In der Auftragsbearbeitung jedoch immer nur gezielt ein Auftrag, in der Leistungsbearbeitung auch gleich mehrere:
 
Die Funktion hier dient vor allem dazu, den Auftragsbestand zu "bereinigen", wenn  z.B. fertige Aufträge nicht mehr benötigt werden. 
Hinweis: Die Ergebnisse der Aufträge sind nach ihren Abschlüssen statistisch verbucht, Details können auch noch in der Historie angesehen werden.  
Relativ neu ist die AUSWAHL=3, über die Aufträge gelöscht werden, die Geräte enthalten, die nicht mehr in COMMERZ vorhanden sind, also gelöscht wurden. 
02.12 allgemein copy/paste In COMMERZ-ACTUELL ist es auch möglich, extern kopierte Daten in Datenfelder von COMMERZ einzufügen bzw. auszulesen. Als Beispiel hierfür die Übernahme einer E-Mail-Adresse:
Annahme: die E-Mail-Adresse ist kopiert
Erfassungsbildschirm für Kundenstammdaten:

Wenn man dann im oberen blauen Feld die rechte Maustaste drückt, erscheint folgendes Bild:

und bei Edit:

Wenn dann Paste angeklickt wird, dann wird der kopierte Text in das Feld, in dem der Cursor steht, übertragen:
 
Diese Funktion kann insbesondere auch nützlich in COMMERZ-OBJ (neu) für Texte verwendet werden oder auch um IBAN-Zeichen korrekt zu übernehmen.
01.12 WWS Preisfindung Normalerweise gibt COMMERZ aus den erfassten Daten Kunde, Artikel und Menge den Verkaufspreis (und ggf. den Rabatt) automatisch vor. Sobald aber in den Feldern Rabatt oder Preis etwas anders eingegeben wird, findet keine neue automatische Preisfindung mehr statt. Die Verantwortung liegt dann allein beim Erfasser.
Beispiel dafür:

Am Stern bei der Auftragsmenge ist zu erkennen, dass eine Staffel hinterlegt ist, die mit F3 angesehen werden kann:
 
Mit Eingabe der Menge von 5 wird der erste Staffelpreis vorgegeben:

Wenn man dann einen Rabatt von 10% einträgt:

und dann die Menge auf 20 ändert, um einen geringen Staffelpreis zu erhalten, kommt dieser nicht automatisch. 

COMMERZ übergibt damit die Preisfindung an den Erfasser des Auftrages. In diesem Fall könnte man z.B. neu mit der Position beginnen, nachdem man die Artikelnummer gelöscht hat.

Wichtig: Bei Änderungen der automatischen Vorgabe von Preis und Rabatt, sollte man wissen, dass dann keine Vorgaben von COMMERZ mehr in der Position gemacht werden.  
30.11 allgemein Logics-News Die Logics-News sind dafür gedacht, dass alle Anwender von COMMERZ-ACTUELL davon profitieren. Deshalb sollten nicht nur die Geschäftsführung sondern auch die Mitarbeiter diese Informationen direkt erhalten. Gerade diejenigen, die mit COMMERZ-ACTUELL täglich arbeiten, finden in den logics-news Anregungen und Techniken, wie sie die Arbeiten effizienter gestalten können.
 
Deshalb unser Appell: Die Mitarbeitern müssen die logics-news auch direkt erhalten.

Sie brauchen uns dafür lediglich deren E-Mail-Adressen einzeln zu benennen. 
26.11 TK Formulare Normalerweise werden an der Kasse die Lieferscheine oder die Bons immer auf dem Bon-Drucker gedruckt. Es geht aber auch anders, wenn der Kunde mit dem Ausgabe-Format des Bon-Drucks nicht einverstanden ist und er z.B. unbedingt eine "ordentliche" Rechnung haben möchte:
Die generelle Druckernummer des angeschlossenen Bondruckers wird im Kassenparameter hinterlegt:
 
Diese Druckernummer wird immer beim Druck von Lieferscheinen oder Bons vorgegeben:

Genau an dieser Stelle hat man die Möglichkeit, den Drucker zu wechseln. Wenn ein anderer Drucker eingegeben wird, erfolgt der Ausdruck in Formular-Format. Der Lieferschein hat dann das Aussehen wie beim Streckengeschäft und die Rechnung sieht dann aus wie eine normale Streckenrechnung, allerdings mit dem Hinweis "Bar-Rechnung".

Man muss also nur statt der Kassendruckernummer eine andere Druckernummer eingeben, auf dem aber auch Formulare gedruckt werden können. 
25.11 allgemein Druckernummer 99 Wenn man etwas ausgeben möchte, wird immer eine Druckernummer angefordert (es sei denn, man nutzt den Komfort mit den  Druckervorgaben). Die Eingabe einer Druckernummer ist die letzte Chance doch nicht zu drucken, zum Beispiel bei dem Druck des Rechnungsausgangsbuches: 

An dieser Stelle kann man die Druckernummer 99 eingeben, dann will man absolut nicht drucken, oder eine Leereingabe mit ENTER, dann wird nochmals abgefragt, ob man wirklich nicht drucken möchte oder vielleicht nur einen anderen Drucker wählen möchte:

Die Eingabe von "J" entspricht der "99", bei "N" folgt die Abfrage nach einem (anderen) Drucker.
24.11 TKD Verrechnungsarten Wozu braucht man eigentlich die Verrechnungsarten?
Sie werden im Wesentliche für 2 Funktionen benötigt:
o Einteilung der Aufwendungen
Um einen ungefähren Überblick zu erhalten, wie sich die  Leistungen und die Aufwendungen verteilen, die für ein Gerät, Geräte eines Modell oder insgesamt für alle Geräte erbracht worden sind, wurden diese in insgesamt 6 Gruppen , den Verrechnungsarten, eingeteilt:
00-09: Technikerleistungen (Stunden, Arbeitswerte)
10-19: Ersatzteile 
21-29: Verbrauchsmaterialien (20 ist reserviert für PBS-Artikel)
30-39: Fahrten nach km
40-49: Fahrten nach Zonen
50-59: Spesen und Sonstiges
Wichtig dabei sind die ersten 3 Gruppen, die restlichen kann man auch zusammenfassen. Die Texte für die verschiedenen Verrechnungsarten kann man über die Systemtext-Verwaltung in COMMERZ-WWS anlegen.

Durch diese Einteilung erfährt man z.B., ob an Geräten übermäßig viele Stunden angefallen sind, viele Ersatzteile benötigt worden sind oder der Schwerpunkt der Leistungen bei den Verbrauchsmaterialien liegt. 
Die Verrechnungsarten sind in jedem Artikel enthalten und zwar mit den oben dargestellten Ziffern. Damit erfolgt die Aufteilung in die verschiedenen Gruppen automatisch, weil man ja in der Auftrags- und Leistungsbearbeitung Artikel in den Werkstattauftrag einbringt.
o Steuerung der Berechnung von Werkstattleistungen
Geräteverträge beinhalten in den Wartungspauschalen alle oder ausgewählte Leistungen, sowohl bestimmte Gruppen (kostenloses Verbrauchsmaterial), als auch innerhalb der Gruppen (schwarzer Toner kostenlos, Farbtoner kostenpflichtig). Dieses Abbild des Wartungsvertrages kann man in den Wartungsvertragstypen hinterlegen, sodass COMMERZ automatisch die Berechnungsart (kostenlos oder kostenpflichtig) vorschlagen kann. 
Dadurch, dass für die einzelnen Verrechnungsarten bis zu 10 Unterteilungen möglich sind, kann auch innerhalb von ihnen differenzieren, was z.B. beim Verbrauchsmaterial ganz wichtig ist.    
23.11 WWS Was war auf  letzter Rechnung  oder letztem Lieferschein? Wenn man wissen möchte, welche Artikel und Mengen auf den letzten Formularen geliefert bzw. berechnet worden sind, braucht man lediglich in der AUFTRAGSÄNDERUNG den Auftrag aufrufen und in der untersten Zeile ein "d" eingeben:
  
Hier werden die Lieferscheine und Rechnungen angezeigt, sie sind aber nicht abrufbar.

Nach Eingabe von "d" öffnet sich ein Fenster und durch Anklicken einer Zeile wird das betreffende Dokument als Abschrift "gedruckt" und kann (mit WORD-Drucker) am Bildschirm direkt angesehen und ggf. auch echt gedruckt werden.
19.11 TKD  Auftragszeiten in der Historie In der Historie-Auskunft über Aufträge sind zwei Zeiten enthalten,  denen man verschiedene Bedeutungen zuordnen kann. Wichtig sind eigentlich drei Zeiten:
o Auftragseingang
o Leistungsbeginn
o Auftrags-/Leistungsende
Dabei ist die Zeitdifferenz zwischen Leistungsbeginn und Eingang die Reaktionszeit, die bei manchen Verträgen von besonderer Bedeutung sein kann.
  
o EING steht für Auftragseingang (Datum und Uhrzeit) und wird automatisch beim Erfassen des Auftrages eingetragen. Diese Zeit ist dann nicht der echte Auftragseingang, wenn sich die Erfassung (massiv) verschiebt und die Zeit nicht korrigiert wird. Eine notwendige Korrektur kann man im Erweiterten Kopfbildschirm durchführen.
o ENDE ist Datum und Zeit, die man bei der Leistungsbearbeitung eingibt:

Wenn die Reaktionszeit wichtig ist, dann muss man hier den Arbeitsbeginn eingeben. 
Wenn man statt dem Auftragseingang den Leistungsbeginn einträgt und bei TAG DER REPARATUR das Arbeitsende, dann erhält man den Zeitraum der Reparatur (der aber auch aus den Technikerzeiten herauslesbar ist).
Im Normalfall bedeuten die Zeiten:
EING = Auftragseingang und 
ENDE = Leistungsbeginn oder Leistungsende.  
18.11 allgemein Ändern Parametersätze Die Parametersätze brauchen eigentlich nach der Einrichtung von COMMERZ nur noch ganz selten geändert werden. Vielleicht möchte man die Nummernkreise für Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen beim Jahreswechsel neu anpassen. 
Wenn aber Parametersätze geändert werden müssen, dann sollte man beachten, dass 
o man dieses möglichst nicht im laufenden Betrieb durchführt
o die Änderungen schnell wieder beendet, weil andere Plätze keinen Zugriff auf den betreffenden Parametersatz haben
o die Änderung meist erst nach einem Neustart von COMMERZ wirksam wird.
Ganz wichtig ist, dass über die Zugriffsberechtigung Änderungen in den Parametersätzen nur für zuständige Mitarbeiter möglich sein sollten und diese Funktion für alle anderen gesperrt ist.     
17.11 WWS  Artikelnummern ändern Bei der selten genutzten Funktion ARTIKELNUMMERN ÄNDERN in der DATEIPFLEGE ist zu beachten, dass die Änderungen nicht in allen Datenbeständen durchgeführt werden. 

Stammdaten, Artikelumsätze oder Lagerbewegungen lassen sich dann über die neue Artikelnummer abrufen. Detail-Verkaufsdaten in der sog. Provisionsdatei enthalten aber immer noch die Daten unter der alten Artikelnummer. 
16.11 WWS Bürobest Zwischenzeitlich wurde das neue Verfahren zur Übergabe der Daten für den Bürobest-Katalog mit Soennecken abgestimmt und festgelegt. Dieses sieht vor, dass die für das Mitglied individuell bei Soennecken bereitstehenden Daten von ihm abgerufen (oder von Soennecken übergeben) werden und diese dann an unsere Hotline zu versenden sind. Diese liefert dann die umgesetzten und direkt in COMMERZ-ACTUELL einlesbaren Bürobest-Daten an den jeweiligen  Fachhändler. 
Die neuen Programme für die Umsetzung der Daten stehen in Kürze zur Verfügung. Unsere Hotline hat inzwischen die Bestellungen per E-Mail versendet und bittet um rechtzeitige Rücksendung. 
12.11 FIBU Blättern Beim Blättern in Bildschirmen braucht man nicht mehr eine Ziffer und dann RETURN einzugeben, sondern man kann mit CURSOR rechts und CURSOR links wesentlich schneller arbeiten. Diese Erweiterung geht o bei DIALOG- und STAPELAUSKUNFT (nur CURSOR rechts)
o AUSKUNFT OFFENE POSTEN
o KONTENAUSKUNFT
Die Erweiterung bei AUSGLEICH OFFENE POSTEN ist noch in Arbeit. 
11.11 allgemein Inventur jetzt vorbereiten Etliche Fachhändler müssen zum 31.12. wieder ihre Inventur durchführen. Es sind bis dahin zwar noch etwa 7 Wochen, aber mit den Vorbereitungen sollte bereits jetzt begonnen werden. Dieses insbesondere dann, wenn man die Inventur neuerdings unterstützt durch Barcode-Inventur-Scanner noch schneller und sicherer erledigen möchte.

Hierfür sind zwei Komponenten erforderlich:

1. Scanner mit Exportschnittstelle zu COMMERZ
Fachhändler, die die Inventur mit Scannern durchführen, haben diese bei der Firma ESTO Industrie Technik GmbH (0331/74883-0) gekauft oder gemietet.

2. Zusatzfunktionen in COMMERZ zum Bearbeiten der Scan-Daten
Dabei wird COMMERZ-WWS um folgende Funktionen erweitert:
8. INVENTUR MIT MOBILER ERFASSUNG im Menüpunkt INVENTUR:

Dort stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Dazu nachfolgend eine kurze Beschreibung:
1. INITIALISIEREN
zum Beginn der Inventur
2. EINLESEN ERFASSTER ARTIKEL
Übernahme der gescannten Daten (EANs + Mengen), auch von mehreren MDEs
3.-6. LISTEN
Diverse Auswertungen, um mögliche Fehler aufzuzeigen. Diese können aber auch erheblich reduziert werden, wenn bereits im Vorfeld entsprechende Überarbeitungen durchgeführt werden (EANs, Testinventur)
7. BEARBEITUNG ERFASSTER ARTIKEL
Erfasste Daten können damit korrigiert werden
8. ÜBERNAHME IN DIE ZÄHLLISTE
Danach stehen die Daten so bereit, als wären sie manuell erfasst worden und sie können auch noch mit ÄNDERN EINZELARTIKEL weiterhin korrigiert werden
9. INITIALISIEREN NICHT ERFASSTER ARTIKEL
Bei allen Artikeln, die nicht erfasst wurden, werden die Mengenfelder auf null gesetzt (nicht gezählt = nicht mehr vorhanden).

Weitere Antworten (Scannertyp von ESTO GmbH, weitere Details bezüglich der Inventur oder die anderweitige Verwendung der Scanner) gerne durch unsere Hotline.
10.11 TKD Nullrechnungen und E-Mails Sehr unterschiedlich wurde bei den Fachhändlern bisher schon die Versendung von Nullrechnungen an den Kunden behandelt. Diese entstehen in der Vertragsabrechnung immer dann, wenn die Freien Einheiten größer sind als die zu berechnenden Kopien. Einige Fachhändler versenden die Nullrechnungen überhaupt nicht, andere deshalb, weil dem Kunden damit berücksichtigte Zählerstände mitgeteilt werden.
In Verbindung mit der Versendung von Rechnungen per E-Mail ist das nochmals etwas komplexer geworden. Unsere Hotline hat auch für jede individuelle eine Lösung parat; es muss dann nur konkret festgelegt werden, unter welchen Bedingungen Rechnungen in welcher Form oder gar nicht erzeugt werden sollen. 
09.11 WWS Korrektur Lieferschein Ein nicht ganz seltener Fall aus der Praxis:
Teillieferschein gedruckt, aber Lieferung soll (noch) nicht stattfinden, weil Nutzen im Gegensatz zum Lieferaufwand zu gering, fehlende Positionen kommen nächstens oder Kunde erwartet diesmal Komplettlieferung.
Dazu gibt es u.a. drei Lösungsmöglichkeiten:
1. "Manuelle" Abwicklung
Ware wird mit Lieferschein an speziellen Lagerplatz deponiert und mit Ware der Restlieferung (2. Lieferschein) und/oder weiteren Auftrag ausgeliefert.
2. Neuer Auftrag
In den Liefer-Positionen des Lieferscheins werden die Mengen in "zu fakturieren" zurückgesetzt, der Auftrag kopiert und dann gelöscht. Der Auftrag kann dann neu unter der neuen Auftragsnummer weiter bearbeitet werden.
3. Nur "zu fakturieren" zurücksetzen
Dann kann die Position wieder neu bearbeitet werden.
Es wird aber auf späterer Rechnung eine Lieferscheinnummer für einen Lieferschein ausgewiesen, unter der nichts geliefert worden ist und über den der Kunde auch nichts erhalten hat. Nachdem der Lieferschein intern auch noch existent ist, sieht das (vor allem bei einer späteren Betrachtung und auch in Bezug auf steuerrelevante Prüfungen) etwas grenzwertig aus.

Wir tendieren deshalb für diese Situationen zu den Lösungen 1 oder 

Zusatzhinweis:
Das Löschen oder Ändern von "zu fakturieren" in einer Position darf natürlich nur von Mitarbeitern mit besonderer Kompetenz ausgeführt werden.
Die Funktion ist dann gesperrt, wenn in der Zugriffsberechtigung  der Menüpunkt 6 (LÖSCHEN VON AUFTRÄGEN) auf "N" steht. 
   

05.11 TK Blättern im Anzeigebereich Wenn mehr als 5 Positionen eingegeben werden, verschiebt COMMERZ-ACTUELL die Positionen im Anzeigefeld nach oben, sodass immer nur die letzten 5 Positionen sichtbar sind.
(fiktives) Beispiel:
 
Durch Eingabe von CURSOR UP bei PN (dort hin kommt man wie üblich mit Funktionstaste F1) verzweigt COMMERZ-ACTUELL in die Positionsnummern des Anzeigebereiches und mit weiteren CURSOR UP oder CURSOR DOWN kann dann im Anzeigenbereich geblättert werden. Mit PAGE DOWN oder wenn man mit CURSOR DOWN über die letzte erfasste Position hinauspositioniert kommt man wieder in den Erfassungsbereich zurück. 
04.11 allgemein Ergebnisdaten aus COMMERZ Viele Warenwirtschaftsprogramme versprechen die "totale Transparenz aller Daten". Dem ist nicht zu widersprechen, aber was dabei ganz einfach vergessen wird, ist, dass Ergebnisse ganz einfach von den Eingabedaten abhängig sind.
Und dabei hapert es manchmal doch ganz gewaltig; und zwar an vielen Ecken und Kanten.
Wer seine EK-Preise nicht aktuell hält, darf sich nicht wundern, wenn der Bruttonutzen nicht stimmt, wer seine Artikelmengen nicht exakt führt, darf sich nicht
beschweren, wenn eine Inventur plötzlich gänzlich andere Zahlen liefert und wer nicht in der Lage ist, die einzelnen Geschäftsbereiche  gegenseitig abgrenzen kann, darf nicht überrascht sein, wenn er zu spät erkennt, dass einer seiner Geschäftsfelder schon längere Zeit rote Zahlen schreibt. Allein ein einziger Eingangswert, der massiv von einem plausiblen Wert abweicht, kann die gesamte Statistik gewaltig verfälschen
Deshalb unser dringender Appell an unsere COMMERZ-Anwender: "Wenn Sie Zweifel an der Genauigkeit Ihren Ergebnis-Daten haben, prüfen Sie zunächst auch einmal Ihre Eingangsdaten"
03.11 WWS Preiseinheit auf Formular Die Preiseinheit (intern verschlüsselt von 0 bis 4 (Preis pro Stück, pro 10, pro 12, pro 100 und pro 1000)) wird auf den Formularen immer ausgegeben, um die korrekte Berechnung des Endbetrages eines Artikels zu belegen. Die Ziffern von 0 bis 4 sind aber für den Kunden nicht verständlich, sodass viele Fachhändler im unteren Bereich der Formulare diese nochmals erklärt haben.
Das ist aber völlig unnötig !
Denn im Parametersatz kann man festlegen, ob die Preiseinheiten in Ziffern ausgegeben werden sollen oder nicht:

Wenn man dieses Feld auf "N" setzt, werden die Preiseinheiten in allgemein verständliche Buchstaben ausgegeben:
Preiseinheit  Buchstabe
0                   leer
1                    Z
2                    D
3                    H
4                    T
Die Buchstaben sind dann selbsterklärend und man erspart sich den zusätzlichen Hinweis auf den Formularen, was die Ziffern der PE nun wohl bedeuten.
02.11 TKD Überschrift Auftragsformulare Die Texte für die Überschriften in Auftragsformularen kann  man selbst anpassen. Häufig wird der Standard belassen, bei dem in der Mengenspalte MENGE/STD steht, obwohl der Fachhändler seine Zeiten in Arbeitswerten oder Minuten berechnet. Dazu ist es lediglich erforderlich, im Parametersatz 10 den Text STD durch z.B. AW oder MIN auszutauschen (nichts verschieben !):

Eine Änderung im Parametersatz 10 wird erst wirksam, wenn TKD neu gestartet wird.
Die ÜBERSCHRIFTSZEILE FÜR AUFTRASPOSITINEN wird dann gedruckt, wenn im Auftrag mindestens eine P-Position mit Artikel auszugeben ist.
29.10 allgemein Nutzungsgrad Wir (und insbesondere unsere Hotline) beklagen uns immer wieder, dass die vielen nützlichen Funktionen in COMMERZ-ACTUELL nicht oder nur in geringem Umfang eingesetzt werden. 

Die letzte (auch für uns extrem negative) Erfahrung diesbezüglich mussten wir bei  einem Fachhändler machen, der COMMERZ wirklich minimalst einsetzt und der einen Unternehmensberater beauftragt hatte, sein Unternehmen zu analysieren. Das Ergebnis bezüglich des IT-Einsatzes war vernichtend und wir hatten alle Mühe, dem Berater klarzumachen, dass COMMERZ-ACTUELL alle seine Anforderungen in vollem Umfang erfüllen kann, wenn sie nur angewendet werden würden.

Leider kann man aus dieser Gegebenheit auch daraus schließen,  dass indirekt durch geringe Nutzung von COMMERZ-ACTUELL ein negatives Image für unsere Software entsteht. Wir würden (und müssen eigentlich auch) etwas dagegen tun wollen, sind aber auch auf die Hilfe unserer COMMERZ-Anwender angewiesen. Wir werden in Kürze einen einfachen Fragebogen mit Vorschlägen, wie wir das Wissen über die COMMERZ-Funktionen und den Nutzungsgrad im eigenen Unternehmen verbessern können, versenden und bitten um viele kreative und fundierte Antworten.     
28.10 WWS Lohnt sich die Lieferung?  Insbesondere bei Teillieferungen tritt häufig der Fall auf, dass der geringe Lieferwert nicht im Verhältnis zu den Lieferkosten steht. Dabei sind natürlich immer wieder speziellen Konstellationen zu berücksichtigen:
o Kunde braucht diese Artikel dringend
o letzte Teillieferung und kein anderer offener Kundenauftrag
o offene Positionen können u.U. nächstens geliefert werden
o der Kunde akzeptiert auch eine kurze Verzögerung.
Eine Hilfslösung ist es, wenn man den aktuellen Auftragswert der Artikel, die mit dem Lieferschein ausgeliefert werden sollen, auf diesen mit ausweist.
Gegen geringen Obolus kann die Hotline diese spezielle Ausgabe gerne bereitstellen.  
27.10 allgemein Planen für 2016 Bereits etliche unserer COMMERZ-Anwender nutzen die Vorteile der Kombination "Rechnungen per E-Mail" und "SEPA-Lastschriften", um sich Aufwand und Kosten zu ersparen. Nachdem die Post wohl zum 1.1.2016 die Portogebühren erhöht und die Fachhändler durch die Nutzung des Lastschrift-Verfahrens die Zahlungen der Ausgangsrechnungen eher  selbst beeinflussen können, sollte man ab 2016 diese Funktionen unbedingt einsetzen. Zudem auch Kunden häufig bereits Forderungen stellen, moderne Techniken im gegenseitigen Datenaustausch zu nutzen zu wollen. 

In COMMERZ steht alles bereit, aber auch für die Einführung sind einige Aufgaben im Vorfeld zu erledigen:
o welcher Kunden akzeptiert welche Rechnungen per E-Mail
o welche Voraussetzungen sind hierzu zu erfüllen
o bei welchem Kunden dürfen welche Rechnungen per Einzug bezahlt werden
o Muss ein Mandat vereinbart und abgeschlossen werden......

Wenn man sich also zum 1.1.2016 dem Kunden gegenüber als Fachhändler, der moderne DV-Techniken einsetzt, präsentieren will, sollte man möglichst gleich damit beginnen, die Voraussetzungen dafür zu schaffen. Die logics systems gmbh kann dazu gerne auch nützliche Tipps geben.
26.10 WWS Aufträge prüfen Die täglich erfassten Aufträge können abends überwacht werden. 

Dazu ist es nicht erforderlich, die einzelnen Felder mit entsprechenden Daten immer neu einzugeben, sondern man braucht nur bei "VON AUFTRAG" die Funktionstaste F2 einzugeben und das Datum auf das Tagesdatum zurückzusetzen (ab der Version 4.00 wird das Tagesdatum automatisch als AB DATUM vorgegeben) und dann einen vorher angelegten Schlüssel einzugeben, der dafür sorgt, dass die Prüfkriterien automatisch vorgegeben werden. 
Damit hat man täglich einen Bericht über "kritische" Aufträge, bei denen z.B. der VK-Preis nicht stimmt oder bei denen Preise/Rabatte geändert worden sind.
22.10 TKD Vorausberechnung Zähler Nichts ist lästiger und mit sehr viel Aufwand verbunden als eine Zählerabrechnung (insbesondere Pools) wegen Eingabefehler nachträglich zu korrigieren: 
o Fehler selbst feststellen (oder schlimmer noch der Kunde moniert Rechnung)
o Rücksetzen der Rechnung
o Daten korrigieren und neue Rechnung erstellen, dabei intensive Prüfung, um Zweitfehler zu vermeiden
o Information an die Buchhaltung
Besondere Aktionen, wenn der Kunde die Rechnung per E-Mail erhält.

Deshalb wurde der Menüpunkt GERÄTE-VORAUSBERECHNUNG, der bisher nur für Mieten und Wartung galt (Frage für die Planung 2016: welche Miet- und Wartungseinnahmen  sind in 2016 zu erwarten), um eine Art Zähler-Vorausberechnung erweitert worden. Die Zielsetzung ist hierbei aber zu ermitteln, welche Beträge sich im Vergleich zur letzten Abrechnung aus der nächsten Zählerabrechnung ergeben werden. Das setzt voraus, dass die Zählerstände dafür bereits erfasst worden sind.
Aus dieser Auswertung lassen sich dann vor allem gravierende Abweichungen leicht erkennen.
Über die flexible Eingabe lassen sich beliebige Prüfungen aktivieren:

Eine detaillierte Beschreibung der Funktionen kann bei unserer Hotline angefordert werden.
21.10 WWS Direktlieferung durch Lieferant Zusätzlich zur generellen Abwicklung von Kundenaufträgen über Logistikzentren (z.B. LS3) besteht in COMMERZ zusätzlich auch die Möglichkeit, einen einzelnen Kundenauftrag durch einen bestimmten  Lieferanten abwickeln zu lassen.
Im Grundsatz sind dabei folgende Abläufe erforderlich:
1. Erfassung eines Auftrages mit der Auftragsart 98
2. Über "Automatischer Bestellvorschlag" wird hierfür eine Bestellung erzeugt
3. Durch Information über Lieferung ist Bestellung erledigt und Mengen werden automatisch im Auftrag in "zu fakt" eingetragen.   

Ein wenig detailliertere Beschreibung:
1. Auftragserfassung
 
Dabei gibt es ein paar Regeln zu beachten:
a) Im Artikel muss ein Lieferant vorhanden sein
b) es dürfen nur Artikel des gleichen Lieferanten erfasst werden
c) es sind keine negativen Mengen erlaubt
d) Sonderartikel und Textpositionen sind nicht zugelassen
e) es ist für die Artikel lediglich die Auftragsmenge einzugeben
f) Die Kundenlieferadresse muss stimmig sein.

2. Bestellung
Im Menü "AUTOMATISCHER VORSCHLAG" Punkt 3 auswählen
 
und betreffende Auftragsnummer eingeben.
Der Bestellvorschlag kann nur in den Kopfdaten geändert werden:

Aus dem Bestellvorschlag wird dann eine Bestellung erstellt und diese unterscheidet sich durch die Zuordnung 98 von den "normalen" Bestellungen.

3. Lieferung
Der Fachhändler erhält in welcher Form auch immer die Information, dass die Lieferung stattgefunden hat. Die Eingabe der gelieferten  Mengen führen dazu, dass 
o die Bestellung als erledigt gekennzeichnet wird
o die Mengen im Auftrag als "zu fakturieren" eingetragen werden und somit die Rechnung geschrieben werden kann. Mehr- oder Mindermengen führen zu Veränderung der Auftragsmenge.
Bestellungen für Direktlieferungen können gezielt überwacht werden.

Die Funktion "Direktbestellung" muss gesondert freigegeben werden.
Mit ihr verfügt der Fachhändler aber über eine einheitliche und integrierte Abwicklung innerhalb des gesamten Funktionsspektrums von COMMERZ.

20.10 allgemein Info an Hotline Bitte alle Fragen und Informationen, die Hotline-Themen betreffen, immer nur an unsere Hotline-mail-Adresse
hotline@logicssystems.de 
senden.
Alle anderen E-Mails-Adressen der logics werden nicht regelmäßig gecheckt, sodass es gerade bei zeitkritischen Problemen zu erheblichen Verzögerungen kommen kann.
19.10 WWS Bürobest Die VK-Preise für Bürobest werden lt. Soennecken definitiv nicht mehr über die bisher bestehende Schnittstelle geliefert werden. Unsere Hotline ist derzeit am Recherchieren, in welcher Form diese dann nun an die Mitglieder übermittelt werden sollen. Sie geht aber davon von aus, dass die Daten noch rechtzeitig für den Katalog 2016 zur Verfügung stehen werden.

15.10

FIBU

Planzahlen für BWA

Vergleiche mit den Vorjahreszahlen können zwar ganz nützlich sein, aber für ein Unternehmen ist es ebenso wichtig, Planzahlen für das Geschäftsjahr festzulegen und diese dann mit den aktuellen Werten zu vergleichen. Diese Möglichkeit besteht in der COMMERZ-FIBU für die BWA. Die Planzahlen werden im Menüpunkt 3. BWA unter SOLLVORGABEN eingegeben. Dabei sollte man für jedes relevante Sachkonto, das in der BWA ausgewiesen wird, einen Planwert anlegen. Welche Konten betroffen sind, kann man z.B. durch einen Ausdruck der Sachkonten in der Stammdatenverwaltung herausfinden.

Bei der Eingabe kann man einen Jahreswert angeben, der dann automatisch auf die einzelnen Monate verteilt wird. Dieses Feld dient nur zur einmaligen Berechnung und Vorgabe der Monatswerte. Einzelne Monate kann man dann noch bei Bedarf entsprechend anpassen:

Wenn man in der BWA die aktuellen Werte mit den Planwerten vergleichen möchte, braucht man dann lediglich bei VERGLEICH eine "2" einzugeben:


Diese Eingaben bieten sich vor allem zum Beginn des Geschäftsjahres (z.B. zum 1.1.2016) an. Nachdem sowieso jede kompetente Geschäftsführung diese Zahlen vorab ermittelt, können sie auch zusätzlich gleich in die FIBU eingegeben werden. Die dann im Lauf des Jahres auftretenden Differenzen können sehr schnell erkannt  und notwendige Maßnahmen dann noch rechtzeitig ergriffen werden.

14.10

TKD

Auftragsbelege mit Preisen

Normalerweise werden die Techniker-Aufträge ohne Preise ausgegeben. Will man diese aber einmal mit ausgewiesen haben, dann muss man im ERW-Bildschirm das Feld AUFTR. MIT PREIS auf "J" setzen:

So kann man z.B. über den Technikerauftrag dem Kunden auch gleich die etwaigen Kosten mitteilen.

13.10

TK

Neue Vorschriften

Ab 1.1.2016 gelten (mit Schonfrist bis zum 31.12.2016) für alle  Registrierkassen im Wesentlichen für die Speicherung und für die Nachvollziehbarkeit sämtlicher Kassenvorgänge verschärfte Anforderungen. Dieses betrifft am Rande auch die im Einsatz befindlichen COMMERZ-Terminalkassen (keine Registrierkasse!), die aber im Gegensatz zu (einfachen) Registrierkassen bereits alle relevanten Anforderungen erfüllen.
Es werden derzeit bereits alle Vorgänge im Detail gespeichert und diese sind auch auswertbar. Offen sind derzeit nur noch Details zu:
1. Sicherung gegen nachträgliche Veränderungen (Archivierung)
2. Formate für die Daten-Übergabe an die Prüfer der Finanzämter
3. Gelten die Vorschriften (welche) auch für PC-Kassen.
Logics wird bis Ende 2015 diese Themen prüfen und Vorschläge für Lösungsmöglichkeiten erarbeiten.
 

12.10

WWS

Kalkulationsschema

Über die Stammdatenverwaltung 15. KALKULATIONSCHEMA kann man festlegen, wie der Verkaufspreise z. B. aus dem EK-Preis berechnet werden soll. Der Vorteil ist der, dass bei einer Änderung des EK-Preises im Artikelstammsatz sich auch der VK-Preis automatisch anpasst. Dazu ist es aber erforderlich, dass dieses Kalkulationsschema auch im Artikelstammsatz eingetragen ist. 

Man kann das Kalkulationsschema manuell eintragen oder über den Menüpunkt  17. KALKULATION PREISE in 10. DATEIPFLEGE durchführen. Dort kann man das Kalkulationsschema zusätzlich auch noch anpassen:

1=NEIN
Es wird keine Änderung durchgeführt, mit dem im Artikelstammsatz gefundenen Kalkulationsschema wird kalkuliert
2=ERSETZEN
Ersetzt alle Kalkulationsschemata durch das nachfolgend eingegebene Kalkulationsschema. Es werden alle Artikel geändert und mit dem neuen Kalkulationsschema neu kalkuliert
3=EINFÜGEN
Fügt in alle Artikelstammsätze, die bisher keinen Eintrag hatten, ein Kalkulationsschema ein und kalkuliert die Preise neu
4=LÖSCHEN
Löscht die Kalkulationsschemata aus den ausgewählten Artikeln, und zwar das, das nachfolgend eingegeben wird.

Wichtig ist, dass bei Änderungen in einem Kalkulationsschema immer dieser Menüpunkt mit ÄNDERUNG DES KALKULATIONSSCHEMA = NEIN aufgerufen werden muss.

08.10

TKD

Gesamtauftrag

Ein TKD-Auftrag muss sich nicht unbedingt als eine kurze nur eine Störung betreffende Leistung darstellen sondern er kann auch aus diversen Komponenten und Teilaufträgen bestehen. Dabei können auch Teilleistungen aus einem Gesamtauftrag erbracht und in Rechnung gestellt werden.
Bei TKD-Aufträgen ist es nun leider so, dass in der Standardversion immer nur alle Positionen abgeschlossen, geliefert oder berechnet werden können.

In TKD gibt es dafür eine Lösung, die im Prinzip so arbeitet, dass der Gesamtauftrag (nur) in Form eines Kostenvoranschlages erfasst wird und daraus dann gezielt einzelne Positionen in verschiedene Aufträge übernommen werden können.
Entscheidend bei der Erfassung der "KVs" ist das Feld KV/AUF, über das die Definition von Gesamtaufträgen gesteuert wird (KV = normaler Kostenvoranschlag, AUF = Gesamtauftrag).

Wird der Auftrags-KV gedruckt wird als Überschrift "AUFTRAG" statt "KOSTENVORANSCHLAG" ausgegeben.
Bei der Übernahme zu "echten" Teilaufträgen kann man Positionen auswählen:

Damit kann man dann beliebige Teilaufträge mit Geräten, Technikerleistungen oder sonstige Aufwendungen zusammenstellen.  
Die einzelnen Aufträge können (über die Nummer des  Kostenvoranschlages verbunden) auch wieder zu Gesamtrechnungen zusammengeführt werden:

Da die Aufträge immer komplexer werden und sich nicht nur auf die alleinige Lieferung eines Gerätes beschränken, hat man mit dieser Erweiterung eine exzellente Möglichkeit auch größere Aufträge  abzuwickeln. 
Interesse/Bedarf bitte bei der Hotline melden.

07.10

WWS

Rechnungsart

Die Rechnungsart kann aufgrund von Änderungen von Abläufen auch noch nachträglich geändert werden. Damit kann man z.B. Aufträge, die eigentlich über Sammelrechnungen zu berechnen sind, zu Einzelrechnungen werden lassen. Das alleinige Ändern der Rechnungsart eines Auftrages geht an schnellsten im Menüpunkt BELEGABRUF statt in der AUFTRAGSÄNDERUNG.
 
Eigentlich wurde diese schnelle Änderungsmöglichkeit dafür eingeführt, die Freigaben von Rechnung über die Rechnungsart zu steuern bzw. zu veranlassen. Dazu trägt man beim Kunden eine Kategorie ein, die man bei der Fakturierung nicht (nie!) verwendet und setzt dann nach Lieferung das Rechnungsarten-Kennzeichen um. 
Verwendung kann dieses Verfahren auch finden, wenn man Touren vorkommissioniert und ins Regal mit Lieferschein ablegt, weil man dann Gefahr läuft, dass der Kunde die Rechnung vor der Lieferung erhält. Die Vorerstellung des Lieferscheins macht auch irgendwie Sinn, weil dadurch die Information "AUF LAGER" stimmig wird. Verwendet man verschiedene Kategorien, dann sollte man aber immer ein Schema für die Umwandlung festlegen.

06.10

TK

Inkasso

In der Kasse kann man auch die Bezahlung von Kundenrechnungen vornehmen (RECHNUNGSINKASSO):
 
Wichtig dabei ist, dass die erfassten Daten nicht automatisch an die FIBU übergeben werden. Deshalb sollte man am Ende möglichst die "3" (BUCHEN MIT BELEGDRUCK) eingeben, damit für die Buchhaltung auch einen Beleg erstellt wird.
Die einzelnen Vorgänge (mit allen Eingaben) werden aber auch im Kassenvorgangsprotokoll ausgewiesen, das man z.B. nur für die Inkasso-Vorgänge auch gezielt abrufen kann.

05.10

WWS

Nettopreise eines Kunden

Um einen Kunden seine Nettopreis mitzuteilen gibt es zwei mehr oder weniger gute Möglichkeiten:
o Druck des Nettopreisangebot als Angebot 
Nachteil: Die Überschrift heißt ANGEBOT, obwohl es keines mehr ist.
Beachten: Unbedingt Text unter Textnr. 91 anlegen, der immer gedruckt wird und einen Hinweis enthalten sollte, dass alle Preise in EURO sind.
o Druck als Preisliste (11. SONDERPROGRAMME, 3. PREISLISTEN) mit verschiedenen Varianten, z.B. Gesamtüberschrift  mit beliebigen Text ("IHRE NEUEN NETTOPREIS").
Dieses ist eigentlich die bessere Lösung.

Am besten beide Lösungen an einem kleinen Bespiel einmal testen.

Leider werden  für einen Kunden häufig mehrere Nettopreisangebote angelegt, sodass man dann nicht eine einzige Preisliste ausgeben kann. Dieses geschieht oft dann, wenn das bestehende Angebot nicht bekannt ist. Dieses ist aber leicht zu finden, indem man in der ANGEBOTSÄNDERUNG über die Kundennummer oder die Kurzbezeichnung sich alle Angebote des Kunden anzeigen lassen und das betreffende Angebot dann auswählen kann.

28.09

allgemein

Oktoberfest

In München ist Oktoberfest.

Die Autoren der logics news gönnen sich deshalb ein paar gemütliche Stunden (Tage) und werden erst am 05.10.2015 weitere News verfassen. 

24.09

allgemein 

aktuelle Themen

Die Weiterentwicklung von COMMERZ-ACTUELL hat gerade in letzter Zeit dazu geführt, dass etliche Anforderungen aus der Praxis realisiert worden sind. Nachfolgend einige Beispiele (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

o COMMERZ-ACTUELL-WWS

- Rechnungsversand im pdf-Format per E-Mail

- individueller Auftragsimport 

- individueller Rechnungsdatenexport

- Abwicklung Gutschriftverfahren

- SEPA-Lastschriften

- Lieferschein mit Tracking-Informationen

- Katalogdaten in XML-Format

- Webshop-Integrationen mit Direktzugriff zu COMMERZ-Daten
- Liefer-Avise per E-Mail

- Direktzugriff zu Buchdaten von libri / KNV

o COMMERZ-ACTUELL-TKD

- Rechnungsversand im pdf-Format per E-Mail

- Zähler-Vorausberechnung

- autom. Gerätedatenimport(Zählerstände, Störungen, Tonerbedarf)

- SEPA-Lastschriften
- Auswertung Freie Einheiten

o Sonstiges

- Auswertungen in EXCEL-Dateien. Die Daten der Auswertungen werden dabei in einzelne EXCEL-Sätze zur individuellen Beauskunftung exportiert.

- SEPA-Überweisungen

Wenn einige dieser Funktionen auch in Ihren Unternehmen die Effizienz der Abläufe verbessern kann oder die Kosten senken könnte, wenden Sie sich bitte gleich an unsere Hotline.

23.09

OBJ

WORD-Texte

In COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) können Text über WORD erfasst, geändert oder eingefügt werden. Das bedeutet, dass man auch spezielle WORD-Funktionen in OBJ (neu) nutzen kann. WORD-Texte können zum Beispiel in den Angeboten und Aufträgen als Kopf- oder Endetexte sowie in die Positionen eingebracht werden. 
Wenn man als Kopf- oder Endetext verschiedene Ausführungen (z.B.  je nach Kunde oder Angebot/Auftrag) einsetzen möchte, kann man sich diese in eine eigene Datei speichern, aufrufen, markieren und kopieren. 
Dazu ist es lediglich erforderlich, die verschiedenen Kopftexte oder auch sonstige Texte in eine spezielle Word-Datei abzustellen. 

Hinweis:
COMMERZ-ACTUELL-OBJ ist nicht nur im Geschäftsbereich "Möbel" einsetzbar, sondern kann auch im Geschäftsbereich "Geräte" für die Erstellung von Angeboten und Aufträgen genutzt werden. Dazu  könnte man z.B. eine Textmaske vordefinieren, in die dann für Kopiersysteme die wichtigsten (variablen) Kennzahlen eingetragen werden können. Auch Bilder können in die Angebote/Aufträge integriert werden. 

22.09

allgemein

Druckervorgaben

Über die DRUCKER-VERWALTUNG können für die verschiedensten Ausgaben Drucker vorgegeben werden. Damit ist es dann nicht erforderlich, die entsprechende Druckernummer (zu suchen und) einzugeben:
http://www.logicssystems.de/images/2013-09-24.jpg
Die Daten werden in der oben einzugebenden Vorgabe-Datei hinterlegt. Dieser Name ist dann in der Zugriffsberechtigung einzutragen. Damit ist es z.B. auch möglich, für den gleichen Ausgabetyp mitarbeiter- oder raumbezogene unterschiedliche Drucknummern vorzugeben. 
Die Spalte ABF steht für Abfrage: Wenn diese ein "N" enthält, ist keine weitere Eingabe erforderlich; es wird sofort gedruckt. Dieses kann z.B. für Formulare verwendet werden, wenn diese immer nur auf einem Drucker ausgegeben werden sollen. Bei "J" wird der Drucker vorgegeben; er kann dann bestätigt, aber auch geändert werden.

Wichtig wird diese Druckervorgabe, wenn einem Drucker spezielle zusätzliche Funktionen zugeordnet sind und dieser Drucker grundsätzlich immer hierfür verwendet werden muss. Dieses kann z.B. bei Formularversand per E-Mail, Erstellung von pdf-Formularen oder sonstige Besonderheiten vorliegen.

21.09

TKD

Aufwand für Nebenkosten

COMMERZ-ACTUELL-TKD liefert für jedes Gerät Informationen über Aufwand und Erträge und somit auch über das Gesamtergebnis in Bezug auf positiven oder negativen Nutzen. Dabei werden die Vertragserlöse und die in in Rechnung gestellten Leistungen als Einnahmen zusammengefasst und den Aufwendungen der Werkstatt gegenüber gestellt. 
Wie unsere Hotline häufig feststellt, werden bei den Aufwendungen aber einige gar nicht und andere nur unvollständig  berücksichtigt. Relativ einfach ist es bei Ersatzteilen oder Verbrauchsmaterialien, weil hier die EK-Preise herangezogen werden. Schwieriger wird es aber bei den Technikerstunden, den Fahrtkosten (Zonen), Fahrtzeiten oder sonstiger Aufwand für z.B. Kleinmaterial, Entsorgung oder ähnliche Leistungen. 
Um ein relativ exaktes Gesamtergebnis für ein Gerät zu erhalten, sollten diese Aufwendungen auch mit einbezogen (also als Auftragsposition erfasst) werden. Dabei ist natürlich zu berücksichtigen, in welcher Relation diese Posten zu den anderen Aufwendungen, wie Verbrauchsmaterialen, Ersatzteile oder Stunden der Techniker stehen und ob sie nicht auch vernachlässigt werden könnten. Fahrtzeiten sollten aber wohl immer als Aufwand einbezogen werden.

Es lohnt sich sicherlich, einmal zu prüfen, ob nicht berücksichtigte  Leistungen nicht das Gesamtergebnis eines Gerätes in erheblichem Maße verfälschen und daraus dann falsche Schlüsse und Entscheidungen gezogen bzw. getroffen werden.   

17.09

WWS

Wer bekommt diesen Artikel?

Häufige Situation: Lieferung eines Artikels und es ist nicht bekannt, wer diesen Artikel bekommen soll.
Einfachste Lösung in COMMERZ (natürlich unter der Annahme, dass ein Auftrag erfasst worden ist):
Aufruf
der Rückstandsliste auf Bildschirm:

Damit lässt sich dann ganz schnell ermitteln, in welchen Aufträgen (bei welchen Kunden) noch Rückstände für diesen Artikel vorhanden sind.

16.09

WWS

Textnummer 91

Wie bekannt (oder etwa nicht?) haben die Textnummern im 80er- und 90er-Bereich feste Bedeutung und werden an vorgegebenen Stellen im Formular ausgegeben. Nicht ganz unwichtig ist die Textnummer 91, die man in der Stammdatenverwaltung TEXTE mit einem Text belegen sollte, dass alle Beträge in EUR dargestellt sind. Ein solcher Hinweis ist notwendig, wenn Auftragsbestätigungen oder Angebote (z.B. Nettopreise) ohne Summenzeile erstellt werden. Denn nur in der Summenzeile wird das Wort "EUR" ausgegeben, das dann darauf hinweist, dass dann alle Beträge in EURO dargestellt sind.  

15.09

FIBU

Ausbuchung als Skonto

Wenn ein erhöhter Skontobetrag nicht anerkannt wird, bleibt der Rest als Offener Posten bestehen:
Beispiel für eine zu geringe Zahlung:

Die EUR 3,05 bleiben vorerst offen.
Wenn man dann diesen Betrag später doch als Skonto akzeptierten möchte, ist lediglich folgende Buchung einzugeben:
 
Auf dem Konto 1310 entsteht wegen dem Betrag von 0,00 EUR kein Umsatz. Das Konto gewährte Skonti erhöht sich aber entsprechend. Man könnte alternativ auch den Betrag von EUR 3,05 eingeben und als Gegenkonto ein speziell angelegtes Konto für "Ausbuchungen" verwenden.

14.09

allgemein

WINDOWS 10

Wir hatten bereits am 2.7.2015 auf mögliche Konsequenzen beim Wechsel auf WINDOWS 19 hingewiesen (siehe dort). Inzwischen hat die Hotline bei sich erste Tests mit COMMERZ unter WINDOWS 10 erfolgreich absolviert. Die Hotline empfiehlt diese weiteren Tests abzuwarten oder einen Termin mit der Hotline abzustimmen, um ggf. gemeinsam eine Umstellung zu vorzubereiten.

10.09

TKD

Vertrags-Artikel

Wozu braucht man eigentlich die Vertrags-Artikel für Miete, Wartung und Zähler?
Generelle Antwort: Um weitere detailliertere Statistiken automatisch zu erstellen und abrufen zu können.
Bei der Anlage von Verträgen gibt in den einzelnen Bildschirmen für Miete, Wartung und Zähler immer die Möglichkeit, einen Artikel einzugeben. Auf diesen Artikel werden dann alle Umsätze des betreffenden Vertrages gebucht. Beispielsweise könnte man die Kopierer unterteilen und die Wartungserträge dann durch Vorgabe verschiedener Artikelnummern (unabhängig von Hersteller oder Kunde) entsprechend verteilt bekommen. Auch wenn man wissen möchte, welche Maschinentypen welche Mieteinnahmen erbringen, könnte man dieses durch entsprechend verschiedene Artikel leicht sich auswerten lassen. 
Wichtig ist nur, dass die Wahl der Artikelnummern so geschickt gewählt wird, dass man die Ergebnisse möglichst mit einer Artikelauswertung direkt ausgewiesen bekommt. 
Wer also seine Statistiken mit noch detaillierteren Daten haben möchte, sollte diese Vertrags-Artikel nutzen.
Hinweis: In der Stammdatenverwaltung MODELLE können bereits Vorgaben für diese Artikel eingegeben werden, sodass neue Geräte automatisch die richtigen Artikel gleich eingetragen bekommen (auch in bestehende Geräte können diese Artikel übernommen werden (Verfahren bei Hotline erfragen)).

09.09

WWS

Rücksendungen an Lieferanten

Wenig bekannt ist, dass man im Bestellwesen auch Rückgaben an Lieferanten erfassen und verwalten kann. Dazu braucht man lediglich einen Bestellvorschlag mit der Zuordnung 99 (RÜCKGABE) zu erstellen und diesen dann sofort in eine "Bestellung" umwandeln:
 
Spezielle Hinweise kann man unter KONDITIONEN/ZUSATZTEXT eintragen (wird dann oben auf dem Formular ausgegeben) oder man erfasst zusätzliche zu den Artikeln gesonderte Textpositionen. 
Die Rückgabe wird auf normalem Formular ausgegeben und gesondert gespeichert. Alle Rückgaben können in der BESTELLVERWALTUNG unter 11. BEARBEITEN RÜCKSENDUNGEN  gelistet und bearbeitet werden:

Beim Bearbeiten kann man z.B. das Datum der Wiedervorlage ändern, ein Gutschriftsdatum eintragen oder die Rückgabe als erledigt kennzeichnen.
Über die Auswertung können alle noch aktuellen Rückgaben gelistet oder die erledigten auf ein Gutschriftsdatum geprüft werden.

Damit können dann alle Rückgaben einheitlich und ordentlich verwaltet werden.
Vorschlag: Einfach einmal ausprobieren.

08.09

TK

Werbetext im oberen Teil des Bons

Der Name des Ladenkunden wird üblicherweise im oberen Teil des Bons ausgedruckt. Statt dem Namen kann man auch einen beliebigen Text in der Stammdatenverwaltung dieses Kunden anlegen (wenn man nur NAME1 und NAME2 belegt, wird auch die Kundennummer nicht gedruckt), der dann im oberen Teil des Bons ausgegeben wird.

Der untere Teil kann dann - wie üblich - über die Textnummer 85 (4 Zeilen) für weitere Texte verwendet werden. 

07.09

TKD

Bezeichnungen für Zähler

Leider sieht unsere Hotline öfters einmal Vertragsrechnungen, bei denen die Zählerbezeichnungen nichtssagend mit ZÄHLER1 ALT oder ähnlichen Bezeichnungen dargestellt sind. Dieses war auch ganz früher so, als noch die Zähler-Bezeichnungen einfach nur mit ZÄHLER 1/2/3/4 dargestellt werden konnten. Dabei war es sowohl für den Kunden als auch für den Fachhändler selbst schwierig, genau zu wissen, was dann mit dem Zähler nun gezählt wird. 
Aber schon in der Version 2.00 (1995) wurde die Funktion "Variable Zählertexte" integriert, mit der man zumindest auf Vertragsrechnung korrekte Bezeichnungen darstellen kann.  
Anfang 2009 wurden dann die Text-Ausgaben für die verschiedenen Zähler variabel gestaltet. Damit wurde erreicht, dass vor allem auch auf den Anforderungen zur Zählerstandsmitteilung (Zählerstandsanforderungen, Faxbriefe oder E-Mails) eine exakte Bezeichnung ausgewiesen wird (z.B. A4-farbig, A3-schwarz oder Scan). Außerdem werden diese Bezeichnungen auch bei der Erfassung der Zählerstände mit ausgeben:


Die Überschriften ZÄHLER 1/2/3/4 wurden dann ersetzt oder erweitert um die genauen Bezeichnungen. Berücksichtigt werden muss dabei aber, dass die Funktion "VARIABLE ZÄHLERTEXTE" eingeschaltet ist.
Für die Anlage der verschiedenen Bezeichnungen wurden im Parametersatz 9 die Eingaben um Textnummern für "TEXT ZÄHLERBEZEICHNUNG" bei einem, zwei und vier Zähler erweitert:

Vor allem wenn den Kunden Zähleranforderungen per E-Mail erhalten, sollte diese Funktion unbedingt genutzt werden.

03.09

WWS

Preiseingaben

Die Verkaufspreise für spezielle Artikel können auch mit oder ohne MwSt eingegeben werden:
o Terminalkasse
Hier werden die Preis immer inkl. Mehrwertsteuer eingegeben und angezeigt. Wenn für einen speziellen Artikel (der nicht in der Artikelstammdatei ist) nur der Nettopreis bekannt ist, dann kann man diesen mit einem vorangestellten "n" (für netto) eingeben. COMMERZ errechnet dann den Verkaufspreis mit MwSt, nachdem zuvor der MwSt-Satz eingegeben worden ist.
o Auftragsbearbeitung
Dieser Vorgang kommt öfters vor, wenn nämlich ein Artikel aus dem Laden in einen Auftrag eingebracht werden soll. Dann ist der Preis meist inklusive Mehrwertsteuer ausgezeichnet. 
Kein Problem, durch Eingabe dieses Preises mit eine vorangestellten "b" (für brutto) wird dann der Netto-Verkaufspreis automatisch errechnet.
Also: Kein Taschenrechner für diese Fälle erforderlich.

02.09

allgemein

Dateibelegung

Empfehlenswert ist es, sich ab und zu einmal die Dateibelegung anzusehen:

Daran kann man ganz gut erkennen, welche Datenbestände relativ zu viele Daten enthalten. 
Bei diesem Beispiel ist zu erkennen, dass es bald erforderlich sein wird, aktuelle Aufträge in das Auftragsarchiv zu übertragen, weil die Grenze von 99.999 Aufträgen bald erreicht sein wird. 
Außerdem sollten wohl die auch Geräte überarbeitet werden, denn
bei 30.000 Geräten sind wohl sicherlich massenhaft Altbestände enthalten.
Die Provisionsdaten (ein Eintrag ist eine verarbeitete Auftragszeile) scheint Daten aus mehr als 6 Jahre zu enthalten, die wenig Nutzen bei Auskünften bringen.
Die Kundendatei enthält wohl nicht nur echte Kunden sondern auch etliche Interessenten.

Zu große Datenmengen  belasten die heutigen Rechner nicht besonders stark, aber es können bei Bild-Auskünften dann häufig Daten ausgewiesen werden, die völlig uninteressant sind. So zum Beispiel werden bei Geräten eines Kunden uralte Maschinen angezeigt oder bei Artikel eine Kunden auch die Verkäufe vor 5 Jahren mit ausgewiesen.

Es lohnt sich also die Dateibelegung öfters einmal anzusehen. Bei Bedarf interpretiert unsere Hotline auch gern Ihre Dateibelegung und gibt Ihnen Ratschläge zur Verbesserung.

01.09

WWS

Anfügen an Aufträgen

Wenn Kunden täglich mehrfach Aufträge erteilen oder wenn Aufträge auf Kundenwunsch zusammengefasst werden sollen, dann gibt es in COMMERZ dafür eigentlich zwei geeignete Lösungen:
1. Kunde bekommt Sammelrechnungen
2. Nutzung der Funktion "ANFÜGEN ERLAUBT"

Letztere läuft folgendermaßen ab:
1. Im Kundenstamm kennzeichnen, dass Anfügen erlaubt ist.
2. Auftragserfassung normal aufrufen

Dann wird sofort der letzte noch offene Auftrag zum Anfügen angezeigt. Selbstverständlich werden nur Aufträge angeboten, die noch nicht vollständig abgeschlossen sind. Wählt man dann 1=ANFÜGEN, wird automatisch eine Textposition generiert, die ergänzt werden kann und die den Beginn eines neuen Auftrages in der späteren Rechnung kennzeichnet:

Gerade für Kunden, die öfters (am Tag) bestellen, ist diese Lösung optimal geeignet. Das Problem, dass man die geänderte Abfrage in der untersten Zeile übersieht, kann man durch eine geeignete BS-INFO lösen. 

31.08

allgemein

Lästige Arbeiten

Die logics hat immer die Philosophie vertreten, dass für häufig wiederkehrende Funktionen, die einen beträchtlichen (meist manuellen) Aufwand verursachen,  schnellstens eine entsprechende Lösung in COMMERZ realisiert wird. 
Häufig hört die Hotline, dass wiederholt lästige Eingaben oder umständliche Abwicklungen bei unseren Kunden stattfinden.
Sie würde hier gerne helfen, benötigt aber dazu entsprechende Informationen. Sie kann dann Ratschläge auf Abhilfe geben oder Lösungen realisieren.
Deshalb unser Appell: Bitte die Hotline informieren, wenn scheinbar unnötige Aufgaben mit viel Aufwand erledigt werden oder wenn Abläufe umständlich erscheinen (am besten mit einer kurzen Beschreibung: "Wir müssen immer ......, wenn  wir ......").

Dieses gilt insbesondere auch dafür, wenn aufwendig Daten aus COMMERZ-ACTUELL manuell in andere Systeme (z.B. in EXCEL für spezielle Auswertungen) übernommen werden. Hierzu gibt es in COMMERZ diverse Auswertungen und Exporte, die auch völlig automatisiert ablaufen können.
 

27.08

TKD

Miete/Wartung noch nicht berechnet?

Ein kleiner Trick, um festzustellen, ob Mieten und/oder Wartungen nicht abgerechnet wurden, ist, die Funktion GERÄTE-VORAUSBERECHNUNG zu nutzen. Wenn man dort als ABRECHNUNGSMONAT das Datum eingibt, bis zu dem man meint, alles abgerechnet zu haben, erscheinen genau die Geräte, die eben doch nicht berechnet worden sind.
Dieses Verfahren ist sicherlich besser, als "auf Verdacht" eine Vertragsabrechnung anzustoßen, weil dabei keine Veränderungen in den Geräten gemacht werden und lediglich Informationen geliefert werden.

26.08

WWS

Kundenadressen

In COMMERZ-WWS wurden die Adressen der Kunden ganz wesentlich erweitert. Zum einen kann man in den Stammdaten sowohl in der Rechnungs- als auch in der Versandadresse die früheren 2 Namenszeilen jetzt um 3 weitere Zeilen ergänzen und zum anderen zusätzliche Lieferadresse (bis ca. 99) dem Kunden zuordnen.
o Stammdaten: Weitere Namenszeilen
In der Stammdatenverwaltung Kunden kann man bei NAME1 oder NAME2 in der Rechnungsadresse die "Wundertaste" F3 eingeben:

und kann dann 3 weitere Adresszeilen eingeben. 

Gleiches gilt auch gilt bei der Versandadresse; hier aber nur bei NAME2, weil F3 bei NAME1 bekannterweise die Daten der Rechnungsadresse in die Versandadresse kopiert.
Wichtig ist, dass die weiteren Namenszeilen nur auf den Formularen oben ausgegeben werden, sonst aber nicht relevant sind.  

o Stammdaten: Weitere Versandadressen
Bei der Versandadresse bedeutet die Ziffer hinter ADR die Nummer unter der eine Versandadresse abgespeichert ist:

Mit F5 kann man sich die Adressen ansehen und ggf. ändern

Durch Eingabe der nächstfreien Ziffer (diese wird automatisch vorgeschlagen, wenn man eine große Zahl eingibt) kann man eine weitere Adresse hinzufügen.

o Auftragsbearbeitung: Weitere Namenszeilen
Wenn weitere Namenszeilen eingefügt werden sollen, dann muss man zunächst 1=ÄNDERN aufrufen:

und kann dann (wie in der Stammdatenverwaltung) mit F3 die Eingabe von NAME 3 bis 5 öffnen:
 
o Auftragsbearbeitung: Weitere Versandadressen
Wenn man im Feld ADR die Funktionstaste F5 eingibt, dann werden die gespeicherten Adressen angezeigt und man kann sich eine daraus auswählen:
   
Wenn eine ganz neue Versandadresse einzugeben ist, dann muss man wie bisher die FKT 1,2 oder 3 verwenden.

25.08

allgemein

langsames WORD  ???? 

Die Druckausgaben über WORD "umzuleiten" bringt für den Anwender eine Vielzahl von Vorteilen:
Nur relevanten Daten auswählen und selektiv Statistiken ansehen, automatisch pdf-Dokumente erzeugen für den E-Mail-Versand oder auch die nachträgliche Erstellung von Abschriften. 
Da nun aber bei einer Druckausgabe WORD aufgerufen werden muss, haben einige wenige Anwender Zeitprobleme festgestellt, sodass es z.B. nach dem Druck eines einzelnen Lieferscheins etwas dauert, bevor man seine Arbeit fortsetzen kann.
Unsere Hotline hat zur Verbesserung der Geschwindigkeiten Lösungen, die aber wegen der Verschiedenartigkeit der einzelnen Installationen nicht generell sondern nur individuell eingesetzt werden können. Das bedeutet, dass zunächst einmal die Installation geprüft werden muss.
Sollte zufälligerweise auch bei Ihnen dieser Zeitverzug eintreten, nehmen Sie bitte gleich Kontakt mit unserer Hotline auf.   

24.08

TKD/WWS

Aufwand für Installationen

Installationsaufwand, der von der Werkstatt erbracht wird, wird normalerweise nicht in dem betreffenden Verkaufsauftrag berücksichtigt. In vielen Fällen ist es jedoch sinnvoll und notwendig, dass solche Aufwendungen automatisch den Bruttonutzen des Gesamtauftrages schmälern und solche Leistungen auch gleich beim Gerät zu hinterlegt werden.

 

Dazu gibt es in COMMERZ-ACTUELL folgende Lösung:


1. WWS-Verkaufsauftrag

Im WWS-Auftrag ist unter einer mit der Hotline zu vereinbarenden

Artikelnummer (z.B. mit Text "Installation") als Position zu erfassen.

EK- und VK-Preise sind zunächst noch Null, obwohl je nach der

Vereinbarung mit dem Kunden auch ein VK-Preis festgelegt worden sein kann.

 

2. Werkstatt Leistungen

In COMMERZ-ACTUELL-TKD ist der Installations-Aufwand als Auftrag/Leistung unter dem betreffenden Gerät (auch verschiedene) zu erfassen und zwar mit der Auftragsart "21". Diese Aufwendungen  kommen in COMMERZ-ACTUELL-TKD beim Gerät in einen speziellen "Aufwandstopf". Die Beträge können auch in der GERÄTEINSPEKTION eingesehen und geändert werden. Die Aufträge sind nach der Erfassung abzuschließen.

 

3. Abschluss Verkaufsauftrag
Wird in COMMERZ-ACTUELL-WWS für den Verkaufsauftrag die Rechnung geschrieben, dann werden die "Aufwandstöpfe" addiert (sofern mehrere Geräte betroffen sind) und als EK-Preis dem besonderen Artikel zugeordnet.

Damit reduziert sich der Bruttoertrag des Gesamtauftrages automatisch um die Installationsaufwendungen und ggf. auch die Provision des Vertreters.


Wichtig dabei ist, die Reihenfolge der Erfassung einzuhalten.  

 

Diese Spezialfunktion muss von der logics systems gmbh gesondert freigegeben werden und es ist dabei für den speziellen Artikel eine verbindliche eigene Artikelnummer zu vereinbaren, die in die Programme von COMMERZ-ACTUELL integriert werden muss.

20.08

TK

Frequenzanalyse

Interessante Zahlen ergeben sich immer wieder aus der in TK abrufbaren Frequenzanalyse. Über spezielle Eingaben, können auch Ausnahmesituationen berücksichtigt werden:

So können z.B. für einen längeren Zeitraum die Daten von einem einzelnen Wochentag ausgewählt werden oder einzelne Tage (weil Feiertage) ausgeschlossen werden. Das Zeitintervall ist immer eine Stunde, wobei aber der Beginn der Öffnungszeit vorgegeben werden kann. 

Beispiel:


Die Durchschnittsliste enthält mit ähnlichem Layout die täglichen Durchschnittsdaten, wobei alle ausgewählten Tage berücksichtigt werden.

19.08

TKD

tagesgenaue Abrechnung

Etwas schwer nachzuvollziehen sind TKD-Vertragsabrechnungen für Miete, Wartung oder Abschläge, die nicht am Monatsanfang beginnen bzw. die nicht am Monatsende enden. 
COMMERZ-ACTUELL-TKD rechnet da folgendermaßen:

1. Für den Zeitraum, der nicht einen Monat umfasst, wird der entsprechende Betrag durch die Anzahl der "echten" Monatstage geteilt und mit der Anzahl der zu berechnenden Tage multipliziert.
Dabei sind drei Besonderheiten zu beachten:
a) Der Tagessatz im Februar ist teurer als der im Januar, weil durch 28 bzw. 29 im Februar und durch 31 im Januar geteilt wird
b) wenn ein Vertrag in der Monatsmitte beginnt, ist üblicherweise der 16. und nicht der 15. vorzugeben
c) das Datum für Vertragsbeginn bzw. Vertragsende zählen als Tag mit (vom 15.01 bis zum 31.01 sind es beispielsweise 17 Tage)
  
2. Volle Monate werden mit dem Monatsbetrag berücksichtigt (ohne eine tagesgenaue Berechnung) 

Ob der Punkt 1a) so ganz korrekt ist, ist sicherlich Auslegungssache. Ursächlich hatten wir die Monate pauschal (wie die Banken) durch 30 geteilt, wurden aber von einem Kunden eines Fachhändlers belehrt, dass dieses nicht korrekt sei (der hatte die tagesgenaue Berechnung genau für einen Monat mit 31 Tagen). 

18.08

WWS

Auftragsstatus

Einzelne Positionen in den WWS-Aufträgen können sich insgesamt in vier verschiedenen Zuständen befinden, die sich durch das Eintragen in die 5 möglichen Mengenfelder ergeben:

o Offen: nur AUFTRAGSMENGE versorgt

   Auswertung mit "Rückstandsliste" oder  "Liste offene Aufträge"

o In Lieferung: "ZU LIEFERN" versorgt

   Auswertung über LIEFERFÄHIGE AUFTRÄGE

o Geliefert: "ZU FAKTURIEREN" versorgt

   Auswertung mit "LISTE FAKTURIERFÄHIGER AUFTRÄGE"

o Fakturiert: "FAKTURIERT" versorgt

   Auswertung über die AUFTRAGSAUSKUNFT

Damit besteht für jeden Status auch die Möglichkeit, sich die betreffenden Positionen ausweisen zu lassen. Dabei kann eine Auftragsposition sich wegen Teillieferungen oder Teilrechnungen auch in mehreren Zuständen befinden.

17.08

FIBU

generell

Eine besondere Anforderung an die Buchhaltung ist deren Aktualität.
Diese hängt nun weitgehend davon ab, wie und wann die Buchungsdaten verarbeitet werden. Dabei geht es nicht täglich um betriebswirtschaftliche Auswertungen aber schon um den Status gegenüber Kunden und Lieferanten. Generell gibt es eigentlich neben beliebigen Mischformen drei Varianten:

1. Eigene Buchhaltung im Haus
Dabei ist es eigentlich unbedeutend, ob die COMMERZ-FIBU oder eine Fremd-FIBU eingesetzt wird. Die Daten aus COMMERZ (WWS, OBJ oder TKD) können jederzeit übernommen werden. Die Aktualität ist also jederzeit gegeben.
2. Buchhaltung beim Steuerberater mit zeitnaher Übergabe der Buchungsdaten
Einigermaßen aktuelle Informationen über die Buchhaltung sind nur dann gegeben, wenn die Daten des Steuerberaters im Hause online  abgerufen werden können. Arbeitsweisen und Arbeitszeiten des Steuerberaters beschränken aber die Aktualität wieder ein.
3. Buchhaltung beim Steuerberater mit verzögerter Übergabe der Buchungsdaten (z.B. nur monatlich)
Hierbei ist die Aktualität der Buchhaltung (insbesondere der OPs) absolut nicht gewährleistet, wenn zudem die Ergebnisse vom Steuerberater noch verzögert kommen.

Wenn man also besonders hohe Anforderungen an die Aktualität der Daten aus der Buchhaltung hat (wobei auch zu unterscheiden ist zwischen der Finanzbuchhaltung und der OP-Buchhaltung), dann ist es erforderlich, hierfür besondere Zusatzprogramme einzusetzen.

... und die stehen in COMMERZ zur Verfügung:

Insbesondere der Einsatz einer internen "Schmalspur-FIBU" ist meist die Basis aktuelle FIBU-Daten permanent zur Verfügung zu haben.
Der Mehraufwand des zusätzlichen Erfassens der Zahlungen für die OP-Buchhaltung kann durch direkte Übernahme dieser Daten aus der "Echt"-Buchhaltung weitgehend kompensiert werden.

Unsere Hotline berät Sie gerne bei der Konzeption zum Thema "Aktuelle Buchhaltungsdaten".   

13.08

WWS

Bücher-Verkauf

Wir hatten bereits im Januar auf die Möglichkeit hingewiesen, dass auch der Buchverkauf optimal von COMMERZ-ACTUELL unterstützt wird. Diese Funktion hat sich nun weiter stabilisiert und ist auch entsprechend erweitert worden. Schnittstellen zu KNV oder Libri erlauben u.a. auch den direkten Zugriff auf die dort vorliegenden Buchdaten.

1. Terminalkasse
Die einfachste Anwendung ist der Verkauf von Büchern an der Kasse:
Statt der Artikelnummer kann die ISBN eingegeben (besser noch gescannt) werden. COMMERZ erkennt, dass es sich um ein Buch handelt, stellt "pfeilschnell" die Verbindung zum KNV-/Libri-Rechner her und importiert die zu diesem Buch gehörenden Buchdaten. Diese werden (wie z.B. Titel, Autor, Thema oder Preis) in die Position übernommen. 
2. Artikelpflege und Lagerbestandsführung
Durch die Informationen aus den von KNV/Libri gelieferten Büchern kann sukzessive auch der Artikel-Bestand in COMMERZ erweitert werden. Diese Funktion könnte auch so ausgebaut werden, dass die von KNV/Libri elektronisch übermittelten Lieferungen einen automatischen Update in der Artikeldatei durchführen. Letztlich kann man dann in Verbindung mit dem Verkauf (siehe Punkt 1) auch eine korrekte Lagerbestandsführung erreichen.
3. Bestellwesen
Die Schnittstelle zu KNV/Libri kann man auch dazu nutzen, Bücher über das COMMERZ-ACTUELL-Bestellwesen zu bestellen. Dazu ist es aber notwendig, die ISBN zu kennen, wenn die Bücher nicht in der Artikeldatei von COMMERZ enthalten sind.

Sofern der Fachhändler auch Bücher in seinem Sortiment hat, ist es gerade an der COMMERZ-Kasse wichtig, dort auch Bücher erfassen zu können, vor allem dann, wenn der Kunde auch noch andere Bürobedarf-Artikel dazu einkaufen möchte.

Die Integration der "Bücher"-Funktionen ins COMMERZ ist ein ganz wesentlicher Schritt, auch weitere Geschäftsbereiche in das  Gesamtspektrum von COMMERZ-ACTUELL einzubeziehen.

12.08

allgemein

Erlöskonten

Um nicht nachträglich in der Buchhaltung aus oft nicht gesicherten Auswertungen Umbuchungen auf verschiedene Erlöskonten machen zu müssen, ist es besser gleich in WWS, TKD oder OBJ diese den einzelnen Positionen zuzuordnen. 
Und das geht beim Einsatz von COMMERZ-FIBU sowieso, aber auch bei Verwendung einer Fremd-FIBUs.
Nachfolgend ist im Detail dargestellt, wie sie definiert und verwendet werden:

1. Jeder auf einer Rechnung stehenden Position aus WWS, TKD und OBJ wird ein Erlöskonto zugeordnet.

2. Zusätzlich ausgewiesene Beträge für
o Versandkosten (Fracht) und
o Kleinauftragszuschläge, sowie für
o EG-Rechnungen und
o Auslandsrechnungen
werden auf spezielle Erlöskonten übergeben, die in den jeweiligen Parametersätzen zu hinterlegen sind. Bei den letzten beiden Erlösen erfolgt keine Aufteilung nach Warengruppen.
WWS:

TKD:


3. Das Erlöskonto wird vorrangig aus den in der Stammdatenverwaltung ERLÖSKONTEN in COMMERZ-ACTUELL-WWS einzugebenden warengruppenbezogenen Erlöskonten gebildet.

Voraussetzung dabei ist, dass in der Position ein Artikel enthalten ist, aus dem eine Warengruppe entnommen werden kann (jeder Artikel hat immer eine Warengruppe). Dieses ist bei WWS und OBJ immer so. Wenn die Position keinen Artikel enthält (das ist z.B. bei Verträgen so, wenn nicht ein MIET-ARTIKEL, ein WARTUNGS-ARTIKEL oder ein ZÄHLER-ARTIKEL dem Vertrag zugeordnet worden ist), dann wird das Erlöskonto über die im PARAMETERSATZ=0 in TKD anzugebenden Warengruppen über die oben genannte ERLÖSKONTEN-Definition ermittelt:

Dieses kann auch vorkommen, wenn bei einer Leistungserfassung kein Artikel (weil z.B. dieses Ersatzteil nicht in der Artikeldatei enthalten ist), sondern lediglich die VERRECHNUNGSART eingegeben wird.

5. Erlöskonten für die Kasse
In der Stammdatenverwaltung ERLÖSKONTEN können für die Warengruppen 100 bis 999 spezielle Erlöskonten eingegeben werden. Dazu ist die Filiale 5 zu verwenden (Schlüssel sind dann 51, 52 .... 59). Allen Kassenvorgängen (auch den späteren Rechnungen für Kassenlieferscheine) werden diese Erlöskonten zugeordnet. Die Auswertung ist über DRUCK RECHNUNGSAUSGANGSBUCH (WWS) mit Typ = 2 (Kasse) abrufbar. Dabei werden nur die Erlöskonten-Summen ausgewiesen. 

6. Die Erlöskonten können "beliebig" eingegeben werden. Es findet keine Prüfung statt, ob diese auch in der FIBU vorhanden sind.

7. Sonstiges
a) Für die Artikel mit 7% sind spezielle Erlöskonten in der Stammdatenverwaltung "ERLÖSKONTEN" anzulegen. Dazu ist es erforderlich, die betreffenden Warengruppen herauszufinden 
b) Umsatzsteuerfreie Erlöse an der Kasse (z.B. Lotto) sollten auf einen Artikel gebucht werden, der das Mehrwertsteuerkennzeichen = 4 enthält und der einer speziellen Warengruppe (und damit einem speziellen Erlöskonto) zugeordnet ist.

Bei exakter Definition erhält man somit automatisch eine korrekte Verteilung auf die Erlöskonten in der FIBU, ohne auf spezielle zusätzliche und mühsam ermittelte Auswertungen zurückgreifen zu müssen.

11.08

MB/TKD/
WWS

Neuer EK-Preis für Gebrauchtgeräte

Bei Gebrauchtgeräten ist es erforderlich, einen neuen EK-Preis festzulegen. Dieser setzt sich aus dem Preis für die Inzahlungnahme und den Kosten für die Wiederaufbereitung zusammen. Diese beiden Werte können in COMMERZ automatisch erzeugt werden: Einerseits, dass man in WWS die Auftragsart "INZAHLUNGNAHME" wählt, und andererseits, dass man die Leistungen der Werkstatt über die Auftragsart "9" (Überholung) erfasst. Wenn eine  Inzahlungnahme wegen einer Reduzierung beim Neukauf nicht erfolgt ist, dann kann man die Daten trotzdem nachträglich im Maschinenbuch eintragen. Wenn lediglich die Überholung erfolgt ist, könnte der neue EK-Preis wie folgt aussehen:

Um den Preis der Inzahlungnahme einzubringen muss man diesen (noch) zum EK-Preis addieren, da eine direkte Eingabe dort (noch) nicht möglich ist:

Die Inzahlungnahme wird dann automatisch errechnet und eingetragen.

10.08

TK

Rücknahmen

Rücknahmen oder Stornorechnungen kann man an der Kasse auf zweierlei Arten durchführen:

1. Negative Mengen

Dann wird eine Kassenquittung (Überschrift auf Bon) mit negativen Beträgen erstellt.
Bei Rücknahmen innerhalb eines neuen Verkaufsvorganges verwendet man eigentlich immer negative Mengen.

2. Neue Auftragsart 

Bei Eingabe von zweimal F1 bei Menge kommt man in den oberen Bildschirmbereich und kann die Auftragsart auf 10 bis 19 ändern.
Dann wird eine Kassengutschrift (Überschrift auf Bon) mit positiven Beträgen erstellt.

Der Fachhändler kann also selbst entscheiden, was für ihn und seine Kunden transparenter und übersichtlicher ist. 

06.08

WWS

Daten prüfen

Eine zentrale Aufgabe in COMMERZ-ACTUELL ist das Erfassen von Aufträgen, entweder in WWS, an der Kasse, mit OBJ oder in TKD.
Dazu werden ganz zentral immer Kunden und Artikel benötigt und es ist daher besonders wichtig, diese stets auf einfach Art und Weise treffend und schnell aufrufen zu können. Dazu ist es unbedingt erforderlich, dass die Suchbegriffe für Kunden und Artikel normiert und korrekt vorliegen. Etliche davon kann man folgendermaßen prüfen:
o allgemein
Wer COMMERZ-ACTUELL auf Datenbankbasis einsetzt, kann eigene geeignete Auswertungen anfertigen
o Kunden
Durch folgende Eingaben in 11. SONDERPROGRAMME kann man eine Auswertung erstellen, die in der ersten Spalte die Daten für die Kundenkurzbezeichnung enthält. Auch Name, Ort und Straße können damit geprüft werden
 
Wer die Lizenz für den WORD-Export hat (WORD J/N), erhält statt der Liste eine EXCEL-Datei, die dann beliebig aufbereitet werden kann.
o Artikel
In 10. DATEIPFLEGE gibt es die ARTIKEL-REFERENZLISTE:

Dabei ist wichtig, dass das Feld nachdem sortiert wird, immer ganz rechts ausgewiesen wird. Man erhält also die Artikel, die in diesem Feld kein Eintrag haben, auf den ersten Seiten. Auch eine Liste mit doppelten oder fehlenden EAN lässt sich über diesen Menüpunkt erstellen.

05.08

TKD

automatisch mehr Informationen und weniger Eingaben

Es gibt in TKD einige Steuerfelder, die unbedingt gesetzt sein sollten, weil sie erheblichen Einfluss auf schnellere Erfassung, detailliertere Speicherung oder Verbesserung der Abläufe haben. Vor allem aber werden automatisch mehr Informationen zum Abruf bereitgestellt. Im Wesentlichen sind diese Steuerfelder in den Parametersätzen enthalten: 

a) POOLFORMAT
Dient als Vorgabe für den Aufruf der Pool-Vertragsabrechnungen. Wenn man  üblicherweise als Standard das Poolformat "1" verwendet, sollte hier eine "1" eingetragen sein.
b) STATISTIKDATEN IN WWS
Wenn dieses Feld auf "J" steht, können die Vorgaben für Vertriebsweg, Absatzbereiche u.a.m. eingetragen werden. Nur dann  können z.B. in den Geschäftsdaten oder bei den einzelnen Kunden Umsätze und Bruttonutzen aus TKD entsprechend diesen Vorgaben dort eingetragen und werden. Damit sind dann alle (!) Umsätze und Ergebnisse getrennt nach Geschäftsbereich oder Vertriebswegen in WWS abrufbar.

c) VARIABLE ZÄHLERTEXTE
Nur wenn dieses Feld auf "J" steht, können für gleiche Zähler bei verschiedenen Modellen entsprechend korrekte unterschiedliche (!) Bezeichnungen in den Vertragsabrechnungen ausgewiesen werden. Auch auf den E-Mails für die Zähleranforderungen und bei der Erfassung von Zählerständen werden die richtigen Bezeichnungen dann korrekt und verständlich dargestellt.
d) NULLRECHNUNG DRUCKEN und NULL-POS.-ZÄHLER DRUCKEN
Diese beiden Felder entscheiden darüber, ob und was auf einer Zählerabrechnung gedruckt werden soll, wenn wegen überwiegenden Freien Einheiten eine "Nullrechnung" entstehen würde. Zu diesem Thema wurden aber auch zusätzlich viele individuelle Ausgaben/Steuerungen programmiert.
e) STÖRCODE-/MODELLBEARBEITUNG (J/N)
(leere Zeile rechts unten)
Dieser Text steht nur dann (noch) da, wenn diese Verarbeitung noch nicht eingeschaltet ist. Das Einschalten ist also nicht mehr ohne Hilfe der Hotline rückgängig zu machen. Vor allem die Modell-Bearbeitung ist wichtig, weil für jeden Artikel, der ein Gerät darstellt, spezielle Zusatzdaten (wie z.B. Vorgaben für Bezeichnung, Modell und Hersteller, Kopien pro Toner oder Geräteklassen einmalig erfasst werden können und bei neuen Geräte immer wieder vorgetragen werden. 

f) BB-PREISFINDUNG
Dieses Feld ist eigentlich der "General"-Schlüssel, der sperrt, dass eine in WWS angelegte umfassende Anlage von Preiskonditionen (z.B. Rabatte) überhaupt in TKD Verwendung findet. Wenn Kunden für über TKD gelieferte Artikel Sonderkonditionen erhalten, die in WWS definiert sind, muss dieses Feld auf "J" stehen. Dann ist es aber wichtig, dass für die anderen Kunden Wartungsvertragstypen angelegt werden, die eine WWS-Preisfindung ausschließt. 
g) PROVISIONS-DATEN IN WWS

Die sogenannte Provisionsdatei enthält für jede Berechnungsposition alle relevanten Daten dieser Position. Dabei muss die Position nicht unbedingt auch an den Kunden berechnet worden sein; für solch einen Fall wird dann nur der entstandene Aufwand eingetragen. Auch für Vertragspositionen werden Einträge in der Provisionsdatei gebildet. Aus diesen Daten werden an vielen Stellen wichtige Auskünfte bereitgestellt, wie z.B. auch Toner-Lieferungen über WWS oder TKD. 

h) VERTRAGSDATEN IN HIST.
Nur wenn dieses Feld auf "J" steht, werden Daten in die Geräte-Historie abgestellt. 

Diese Steuerungen sollten einmal überprüft und ggf. geändert werden. Bei Fragen, welche weitere Folgerung und Bedeutung einzelne Felder haben, hilft unsere Hotline gerne.

04.08

WWS

Bilder

In COMMERZ-ACTUELL-WWS kann man schon seit langem Bilder der Artikel abrufen. Voraussetzung ist lediglich, dass die Bilddaten zur Verfügung stehen. Die Bilder können z.B. in der Angebots- oder Auftragsbearbeitung oder in der Stammdatenverwaltung auf den Bildschirm gebracht werden. Dazu braucht man nur in der untersten Zeile die Funktionstaste F2 einzugeben.
Damit lassen sich schnell Fragen wie "wie viele Ordner gehen in die Archivbox 6081" beantworten:

und nach Eingabe von F2:

Man kann sich damit bei jedem Bedenken, ob man die richtigen Artikel ausgewählt hat, durch die Bildausgabe von der Korrektheit überzeugen.

03.08

allgemein

Unnötigen Aufwand vermeiden

Es ist seit jeher Ziel der logics systems gmbh, den Fachhändler in der Praxis in allen Belangen der Datenverarbeitung intensiv zu unterstützen. Deshalb wurden in COMMERZ eine Fülle von Funktionen und Hilfsmittel integriert, die den Aufwand minimieren und die dazu führen, schnell zu Ergebnissen zu kommen.
Leider müssen wir häufig feststellen, dass diese nicht ausreichend genutzt werden. Sei es bei der Anlage/Änderung von Nettopreisen, beim Finden oder der Änderung von Artikeln oder bei der mühsamen Erfassung von Aufträgen aus CAD mit T-Positionen und anderes mehr.

Auch das zusätzliche "Abkupfern" aus Bildschirmen und Listen in EXCEL-Dateien sind völlig unnötig, weil über zusammenfassende Exporte die Daten blitzschnell zusammengestellt und ausgewertet werden können.
 
Und dabei gibt es eine ganz einfache Lösung:
Sobald man erkennt, dass eine Tätigkeit in COMMERZ mit viel Aufwand verbunden ist, sollte man dieses umgehend unserer Hotline mitteilen. Wir sind dabei sicher, dass diese gemeinsam mit dem Fachhändler eine elegante (meist kostenlose) Lösung findet, sodass dieser Zeit, Aufwand und Kosten spart.
Also, schnellstens Kontakt aufnehmen, wenn solche lästigen Arbeiten auch bei Ihnen auftreten.

30.07

TKD

Gerätenummer (noch einmal !!!)

Für jedes Gerät gibt es in COMMERZ zwei Gerätenummern, die Herstellergerätenummer (meist die vom Hersteller zugeordnete Seriennummer, die bis zu 20 Stellen lang sein kann) und die frei zu vergebene sog. Gerätenummer (bis zu 9 Stellen). Auch wenn die Anzahl der Stellen unterschiedlich sind, werden häufig beide Nummern mit identischen Zeichen belegt. Wichtig ist dann, dass in solchen Fällen bei der Anlage eines neuen Gerätes die Gerätenummer nicht zweifach eingegeben werden muss, die zweite Gerätenummer, die Herstellergerätenummer, kann aus der Ersteingabe kopiert werden. Dazu muss man lediglich bei der Hersteller-Gerätenummer die "Wundertaste" F3 eingeben.

Die 9-stellige Gerätenummer fungiert auch häufig als sogenannte Servicenummer; bei einigen Fachhändler ist sie auch nur etwa 4-stellig nummerisch, also leicht zu merken und einzugeben.

29.07

WWS

Probleme mit Skonto

Rechnungen, auf denen auch Positionen enthalten sind, die nicht skontofähig sind, enthalten unten einen zu zahlenden Betrag der nicht mit dem ebenfalls dargestellten Skonto-Prozentsatz korrespondiert. Beispiel mit Skonto von 3%:
Position 1 = brutto 100,00 skontofähig
Position 2 = brutto   50,00 nicht skontofähig -->
Zu zahlender Betrag ohne Skontoabzug = EUR 150,00
Zu zahlender Betrag mit Skontoabzug   = EUR 147,00
Häufig zahlt der Kunde aber EUR 145,50 (3% auf EUR 150,00) und keiner merkt es.
Das Problem ist, dass diese Information (derzeit) nicht an die COMMERZ-Fibu übergeben wird und auch bei anderen FIBUs eine solche Schnittstelle häufig nicht existiert. Man müsste eigentlich den möglichen Skontobetrag mit in die FIBU übertragen und dort mit dem Skontoabzug des Kunden abgleichen.  
Hilfsweise haben wir (individuell schaltbar) bei der Fakturierung bei Einzel- und Sammelrechnungen die Möglichkeit zur Trennung integriert:

COMMERZ erkennt die Rechnungen bei denen Positionen mit oder ohne Skontoabzug gemeinsam vorliegen und druckt dann zwei Rechnungen aus: eine mit den Artikeln ohne und eine mit den Artikeln, die skontofähig sind, allerdings verbunden mit Aufwand für Kunden und die FIBU.  

28.07

allgemein

Werbetexte

Sowohl in COMMERZ-ACTUELL-WWS als auch in TKD kann man in der Stammdatenverwaltung unter TEXTE Werbetexte anlegen, die dann auf den Formularen gedruckt werden. 

o WWS
In COMMERZ-WWS sind das fest die Textnummern 98 (für Einzelrechnungen) und 99 (für Sammelrechnungen). Dabei ist zu beachten, dass lediglich die ersten 2 Zeilen ausgegeben werden, weil darüber die Zahlungsbedingung ggf. mit Skontobeträgen steht.
Es besteht aber auch die Möglichkeit, jeden Auftrag mit einer Textposition zu beginnen, die auch einen Werbetext enthalten kann. Einige Fachhändler beginnen die Erfassung von Aufträgen schon grundsätzlich immer mit einer Textposition, die aber einen Text wie z.B. "Vielen Dank für Ihren Auftrag; die Bearbeitung erfolgte durch unsere/n Frau/Herrn xyz"  enthält. 
Manche Anwender nutzen auch die Zeilen 3 und 4 der Textnummer 82 aus, deren Text ursächlich für den Hinweis auf den Liefertermin gedacht ist.

o TKD
In TKD kann man beliebige Textnummern verwenden, die in den  Parametersätz1 0 und 9 hinterlegen sein müssen:
- Für Auftragsrechnungen bei Rechnungs-Zusatztext:

- Für Vertragsrechnungen:


o KASSE
An der Kasse wird auf den Bons am Ende der Text der Textnummer 85 als Werbetext ausgedruckt.  

Für den Druck von Werbetexte gibt es auch eine Fülle von individuellen Lösungen, die genutzt werden können. 

27.07

OBJ

Kopieren von Positionen

Es kommt sicherlich vor, dass man in neue Angebote/Aufträge ganze Positionen oder auch ganze Positionsbereiche aus anderen Angeboten/Aufträgen übernehmen möchte. Das geht vor allem in COMMERZ-OBJ, wo man zum Teil ganze Textpassagen oder ganze Kombinationen schone einmal beschrieben hat und nun (ggf. mit geringen Veränderungen) wieder nutzen möchte. 
Diese Kopierfunktion kann aber auch innerhalb des gerade in Arbeit befindlichem Angebot/Auftrag verwendet werden. 
Dazu ist es lediglich erforderlich, statt einer Artikelnummer die Funktionstaste F2 einzugeben:
 
Dann kann man entweder eine Angebots- oder eine Auftragsnummer und den zu kopierenden Positionsbereich eingeben. Die angegebenen Positionen werden dann einschließlich der Langtexte einkopiert und können dann noch beliebig geändert werden. Der einzufügende Positionsbereich muss vorher bekannt sein. Man könnte diesen z.B. durch einen 2. OBJ-Aufruf am gleichen Bildschirm ermitteln.

Eine optimale Funktion, die gerade wegen den vielen beschreibenden Texten unnötige Erfassungen erspart.

23.07

TKD

Was sind Basis-
Artikel?

Wenn man in vielen Aufträgen immer wieder die gleichen Artikel einzufügen hat, wie das z.B. bei Kleinmaterial, Fahrtkosten, Anfahrtspauschalen, sonstigen Standard-Artikel oder auch Vorgaben für Leistungsartikel, dann kann man diese Artikel in der DATEIPFLEGE unter 12. BASIS-ARTIKEL-ANLEGEN vorgeben:

Bei Bedarf kann man dann im Auftrag über den POSITIONSTYP "B" diese Artikel abrufen. Die Positionsnummer wird danach auf 4 gesetzt, da in diesem Beispiel die ersten 3 Positionen automatisch eingefügt wurden:

Der Auftrag könnte dann in etwa so aussehen:

Mit diesem BASIS-ARTIKEL kann man sich also die Erfassung von gleichen (auftragsbezogen immer wiederkehrenden) Artikel erleichtern. Es lässt sich aber nur ein einziger BASIS-ARTIKEL anlegen.

22.07

WWS

Ändern im ERW-
Bildschirm

Es kommt häufig vor, dass man Informationen aus einer Auftragsposition benötigt oder in dieser etwas ändern möchte. Dazu ruft man normalerweise den Auftrag über die Auftragsänderung wieder auf und gibt die Positionsnummer ein:

Wenn sich die Daten nun auf dem ERW-Bildschirm befinden (wie z.B. EK-Preis, Rechnungssperre, gelieferte Mengen, fakturierte Mengen oder Lieferant), dann musste man früher 1=ÄNDERUNG eingeben, dann F2 drücken, um wieder in die unterste Zeile zu gelangen, und erst dann konnte man über 2=ERW-BS die Daten des ERW-Bildschirm ansehen bzw. ändern 
  
Das sind insgesamt (mit ENTER) 5 Tastatur-Eingaben.
Deshalb wurde der Weg zum ERW-Bildschirm dadurch erheblich schneller gemacht, dass man nach Aufruf der Position gleich mit CURSOR RECHTS in diesen verzweigen kann (und mit CURSOR LINKS auch wieder zurückkommt).

21.07

allgemein

Funktionstaste F2

An nun fast allen Stellen kann man bei der BIS-Eingabe (z.B. VON KUNDE ....   BIS KUNDE ...) die F2-Taste verwenden, um den VON-Wert zu kopieren. Da es oft vorkommt, dass man nur einen Kunden, einen Artikel, ein Gerät oder einen Auftrag auswählen möchte, erleichtert diese Eingabe die Erfassung doch ganz beträchtlich (man muss es nur anwenden).

Beispiel:


Nach Eingabe von F2:

20.07

WWS

Lieferscheine für LS3 sichten

Wenn eingerichtet, kann man auch die LS3-Lieferscheine, wie sie an den Kunden gegangen sind, in COMMERZ-ACTUELL aufrufen. Dazu ist es lediglich erforderlich, ein "d" in der untersten Bildschirmzeile im Kopfbildschirm einzugeben. Danach werden zur Auswahl alle zum Auftrag gehörenden Dokumente zur Auswahl angeboten. Sofern ein gemischter Auftrag vorliegt (teilweise LS3 und teilweise eigene Auslieferung würden dann auch beide Lieferscheine abgerufen werden können.
Damit kann man in COMMERZ-ACTUELL erfahren, welche Artikel über LS3 ausgeliefert worden sind. 

Besonders wichtig:
Es ist also nicht mehr erforderlich, zusätzliche Programme aufzurufen, um die LS3-Lieferung zu beauskunften. Man kann alles einheitlich in COMMERZ-ACTUELL erledigen.
   

16.07

TK

Parken von Aufträgen

Wenn ein Kassenauftrag erfasst worden ist, der Kunde aber noch weitere Artikel suchen und kaufen möchte, ist es natürlich nicht erforderlich, den Auftrag zu löschen und danach wieder ganz neu einzugeben. Dieses auch nicht, wenn für andere Kunden Aufträge zwischendurch zu erfassen sind. 
Für diesen nicht selten vorkommenden Vorgang gibt es in COMMERZ die Funktion "PARKEN". Dazu muss man lediglich für den zu unterbrechenden Auftrag ANDERER ABSCHLUSS und dann 6. AUFTRAGSDATEN SPEICHERN aufrufen. 
 
Soll der Auftrag dann wieder aufgerufen werden, ist beim Kunden F3 einzugeben. COMMERZ-ACTUELL zeigt dann automatisch den letzten geparkten Auftrag an. Soll ein Auftrag wieder aktiviert werden, wenn mehrere Aufträge geparkt sind, dann ist die jeweilige Auftragsnummer einzugeben. Durch CURSOR DOWN und CURSOR UP kann aber der betreffende Auftrag auch leicht gefunden werden (zur schnelleren Identifizierung solcher Aufträge wird der Text GEPARKT angezeigt).


Alternativ dazu kann der Anwender aber auch in WINDOWS in ein weiteres Fenster verzweigen, das ebenfalls für die Kassenfunktion bereits geöffnet ist.

15.07

TKD

Vorsicht mit den Verrechnungsarten

Die Verrechnungsart ist ein Feld im Artikelstamm, um im TKD die Aufwendungen z.B. nach Techniker-Zeiten, Ersatzteilen oder auch nach Verbrauchmaterialien einteilen zu können. Zudem kann man über die Verrechnungsarten auch noch steuern, ob für Gruppen von Artikeln Nachlässe (z.B. 100% = kostenlos) bei einem Gerät eingeräumt werden sollen oder nicht.

Bei den Verrechnungsarten gibt es zwei Besonderheiten:


1. Die Verrechnungsarten 00 bis 09 werden immer automatisch (!) mit zwei Stellen nach dem Dezimalpunkt bewertet, weil Stunden mit zwei Stellen nach dem Dezimalpunkt eingeben werden müssen. Diese Stellenberücksichtigung findet automatisch statt. Deshalb ist es wichtig, dass andere Artikel als Stunden (AWs) nie mit der Verrechnungsart 00 bis 09 versehen werden, weil die Mengenverbuchung dann nicht funktionieren kann.


2. Die Verrechnungsart 20 ist für alle anderen Artikel vorgesehen, die nicht im TKD als Leistungsartikel Berücksichtigung finden werden (reine PBS- oder Geräte-Artikel). Diese Verrechnungsart 20 wird beim Erfassen von Artikeln in WWS oder in ZPF automatisch gesetzt. 


In alle Artikeln aus einem Artikelbereiche kann man in TKD über "ÄNDERN VERRECHNUNGSART" gezielt eine bestimmte Verrechnungsart eintragen.

14.07

WWS

Anpassung Nettopreise

Nettopreise kann man "manuell" oder auch "automatisiert" an die aktuellen EK-Preise anpassen. Für eine generelle Anpassung steht der Menüpunkt 9. NETTOPREISANPSSUNG zur Verfügung:

Die grundsätzlichen Funktionen sind im Handbuch ausführlich beschrieben. Folgende Besonderheiten sind aber wichtig:

1. Aktualisierung der EK-Preise
Bei der Anpassung wird die Spanne im Nettopreis-Angebot ermittelt und mit dieser Spanne aus dem Artikel-EK-Preis der neue Nettopreis ermittelt und dieser und der aktuelle EK-Preis in das Angebot eingetragen. 
Da sich die Spanne aus dem EK-Preis im Nettopreisangebot errechnet, sollte dieser einigermaßen realistisch sein. Die Übernahme nur der EK-Preise aus dem Artikelstamm kann man erreichen, wenn man bei VK ÄNDERN ein "N" einträgt.

2. Verfahren zur Prüfung und zur Kontrolle neuer Nettopreise

Bei der Nettopreisanpassung wirken die neuen EK-Preise sofort.
Um sicher zu gehen und diese neuen Preis vorab prüfen zu können, kann man folgendes Verfahren anwenden:
a) man kopiert das Nettopreis-Angebot auf einen "neutralen" Kunden und führt bei dem die Nettopreisanpassung durch. Nicht korrekte Nettopreise kann man entsprechend verändern und anpassen. 
b) zum Zeitpunkt, zu dem die neuen Nettopreise wirken sollen, löscht man die aktuellen Nettopreise des Kunden und kopiert die bearbeiteten Nettopreise auf den betreffenden Kunden.
c) Sind mehrere Nettopreis so anzupassen, muss man natürlich mehrere "neutrale" Kunden angelegt haben. Man kann aber auch zwischendurch die geplanten Nettopreise beim Kunden selbst als "normales" Angebot hinterlegen und dieses dann durch Kopieren zu Nettopreisen werden lassen. 

13.07

WWS

Abholschein

Die Auftragsart 93 (Abholschein) ist dafür gedacht, dass Fahrer nur Artikel zurücknehmen dürfen, wenn sie einen solchen Abholschein dafür habe. Damit ist dann ausgeschlossen, dass ohne die Zustimmung der Verwaltung, (alte) Ware beliebigst wieder zurückgegeben werden kann. Zudem wird mit diesem Abholschein der Vorgang auch entsprechend protokolliert. 

Nach dem Erfassen eines solchen Auftrages (die abzuholenden Mengen sind positiv einzugeben) kann ein Abholschein gedruckt werden, auf dem der Fahrer die Rücknahme quittieren kann. Ist die Ware im Haus, kann die Auftragsart in "10" (Gutschrift) geändert werden, sodass der Kunden auch eine entsprechende Gutschrift (Rechnungskorrektur) erhält. Genau zu diesem Zeitpunkt der Änderung der Auftragsart wird die Ware auch wieder dem Lager zu gebucht.

09.07

FIBU

Kreditoren-
Buchhaltung

Auch mit der "kleinen" FIBU-Lösung, die viele Anwender nur für die Kontrolle der Ausgangsrechnungen verwenden, kann man auch die Lieferantenseite im eigenen Haus abwickeln. Dazu muss man nur die   Lieferanten-Rechnungen erfassen und kann sich dann im Menüpunkt  ZAHLUNGSVERKEHR entsprechende Zahlungsvorschläge erarbeiten lassen. Über die SEPA-Schnittstelle können die Überweisungen dann auch direkt zur Bank übertragen werden:
 
Dieses Verfahren in der COMMERZ-FIBU ist sicherlich effizienter, als die Überweisung in einem Bankprogramm durchzuführen, weil man sich z.B. die doppelte Haltung von Lieferantendaten erspart oder Informationen über Ausnahmen (Reklamationen, Fehllieferungen oder Preiskorrekturen) nun gar nicht im Bankprogramm sondern viel eher in der Warenwirtschaft angesiedelt sein sollte.
 
Durch die Erfassung der (aller) Eingangsrechnungen (ggf. auch mit Verteilung auf verschiedene Wareneinkaufskonten) hat man auch noch eine zusätzliche Abgleichsmöglichkeit mit den Daten des Steuerberaters.

08.07

allgemein

Bestellungen

Das Bestellwesen wird für den Fachhändler immer wichtiger. Wussten Sie schon, dass es in COMMERZ-ACTUELL verschiedene Formen der Erstellung von Bestellvorschlägen gibt, die dann ohne besonderen Aufwand in eine Bestellung umgewandelt werden können:


o Automatischer Bestellvorschlag bei Lagerbestandsführung

o Einfaches Erfassen von Bestellvorschlägen für einzelne Lieferanten

o Automatischer Bestellvorschlag ohne Lagerführung (Vorratsbestellung)

o Schnellerfassung für einzelne Lieferanten

o Schnellerfassung Sammelvorschlag (mehrere Lieferanten und Auflösung)

o auftrags- und kommissionsbezogene Bestellvorschläge in OBJ


Zudem gibt es noch die automatische Generierung von Bestellungen direkt aus der Auftragsbearbeitung heraus und die Abwicklung der Kundenaufträge über Bestellungen an gängigen Logistikzentren. 

Weitere Vorteile sind
o die Verteilung der Lieferungen auf offene Aufträge
o die Kontrolle über offene Bestellungen mit Mahnwesen
o Verfolgung von Reklamationen und Garantien
o Rechnungskontrolle
 

Wann fangen Sie mit dem Bestellwesen in COMMERZ-ACTUELL an, anstatt alles manuell mit Zettelchen zu machen ?

07.07

TKD

Auftragszeiten

Für jeden Auftrag werden (bisher) 2 Zeiten gespeichert, die auch in der Historie-Auskunft jetzt ausgewiesen werden:
1. Auftragseingangsdatum und Uhrzeit (automatisch im erweiterten Kopfbildschirm)

Sofern Aufträge zeitnah erfasst werden, stellt dieses Datum auch den Auftragseingang dar. Datum und Zeit können aber auch geändert werden.
2. Reparaturdatum mit Uhrzeit, eingebbar bei der Leistungserfassung.

Wenn das erste Datum den Auftragseingang darstellt und das zweite  Datum das Reparatur(ende)datum, dann kann man daraus ermitteln, wie schnell auf eine Störung reagiert wurde und wann der Techniker beim Kunden erschien (Endezeit minus Technikerzeit). Für eine vollständige Speicherung der Auftragsabläufe ist eigentlich noch die Zeit des Reparaturbeginns erforderlich. Diese Zeit müsste derzeit (noch) als Textposition erfasst werden, sofern sie denn notwendig ist. Sie ist aber auch in den Positionen enthalten, die den Zeitaufwand dokumentieren.
Aber allein durch die kompakte Ausgabe in der Historie hat der Fachhändler jetzt schon einen ganz guten Überblick über den Auftragsablauf:

06.07

WWS

Vertreter-
zuordnungen

Wozu braucht man eigentlich "Vertreterzuordnungen"?
Einfache Antwort: Um bei der Auftragserfassung nach Wahl des Absatzbereiches (Geschäftsbereich) gleich den hierfür und für den Kunden richtigen Vertreter zuzuordnen.
Dazu legt man eine oder mehrere Vertreterzuordnungen an, bei denen man den Absatzbereichen die betreffende Vertreter zuordnet:
 
Diese Vertreterzuordnung wird dann bei den Kunden hinterlegt, bei denen diese Zuordnung richtig ist:

Wenn in der Auftragserfassung der Absatzbereich (hier zum Beispiel 3) eingegeben wird, wird gleich der Vertreter 3 vorgeschlagen:

Man kommt häufig mit einer einzigen Vertreterzuordnung aus und ist dann sicher, dass für die verschiedenen Geschäftsbereiche der zugeordneter Vertreter (änderbar) vorgeschlagen wird. Um eine einzige Vertreterzuordnung generell bei Kunden neu einzutragen, hilft unserer Hotline gerne. 

02.07

allgemein

WINDOWS 10

Vorsorglich möchten wir darauf hinweisen, dass der Umstieg auf das neue Betriebssystem WINDOWS 10 mit besonderer Sorgfalt und Vorsicht durchgeführt werden muss. Bei diesem Update kann es passieren, dass Programme nicht mehr vorhanden sind oder  Software von Drittherstellern durch eigene ersetzt werden. 
Man sollte also jedes genutzte Programm vorab prüfen, ob es weiter funktionsfähig ist. 
Wir werden in Kürze die Funktionsfähigkeit der COMMERZ-Programme intensiv unter WINDOWS 10 prüfen und weiter über den Stand berichten.

01.07

FIBU

"blöde" Abfrage

Wenn bei dieser Buchung:

die Meldung:

erscheint, dann liegt das am Feld MAXIMALER SKONTOBETRAG, das zu niedrig gewählt worden ist:

Der dort einzugebende Skontobetrag ist dafür gedacht, dass man bei einem relativ hohen Skontoabzug (neben anderen Warnungen) einen zusätzlichen Hinweis erhält, um die Rechtmäßigkeit des Skontos zu überprüfen. Eine Null bewirkt natürlich, dass jeder Skontoabzug zu einer Warnung führt.  

30.06

allgemein

Poststreik

Auch Sie können Ihre Kunden begeistern, wenn Sie Ihre Rechnungen nicht mehr per Brief, sondern per E-Mail versenden würden. Zudem ersparen Sie sich damit auch Zahlungsverzögerungen und Diskussionen über Ihre Rechnungen, die durch den Poststreik nicht oder verspätet angekommen sind.
Mit COMMERZ-ACTUELL stehen alle Funktionen für eine Versendung Ihrer Rechnungen als E-Mail voll zur Verfügung, durch die Sie auch noch Ihre Portokosten reduzieren würden.
Was steht denn noch im Wege; unsere Hotline berät Sie gerne über den Einsatz dieses immer aktueller werdenden Rechnungsversands. 

29.06

TKD

Zähler-Voraus-
Berechnung

Wir hatten bereits am 23.3.2015 von diesem neuen Werkzeug berichtet, das jetzt fertiggestellt wurde. In Anbetracht des Aufwandes, der durch Rücksetzten und Korrektur der Rechnungen (insbesondere von Pool-Verträgen) entstehen und der auch beim Kunden einen nicht gerade positiven Eindruck hinterlässt,  ist diese neue Funktion sicherlich eine sinnvolle Ergänzung, um Fehler bereits im Vorfeld zu erkennen und zu korrigieren.
Eine Beschreibung sendet Ihnen unsere Hotline gerne zu.   

25.06

FIBU

Saldo-Anzeige

Ab der Version 3.03, also auch in der aktuellen Version 4.00, wird bei der Erfassung von Zahlungen der aktuelle Saldo des Bankkontos angezeigt:

Dabei ist wichtig, dass der aktuelle Saldo erst dann ausgegeben wird, wenn man bei der nächsten Buchung das Gegenkonto (=die Bank) bestätigt. In diesem Beispiel war der ehemalige Saldo EUR 50,00 und die davorliegende Buchung über EUR 75,00. Nach Bestätigung des Gegenkontos erscheint dann erst der aktuelle Saldo (EUR 125,00) vor der neuen Buchung über EUR 250,00.

Übrigens: Wenn man mit KS (Kontrollsummen) arbeitet, wird automatisch nach jeder Buchung sofort der aktuelle Saldo angezeigt. Dieses Verfahren mit der Kontrollsumme ermöglicht auch, Überträge aus den Kontenblättern zwischendurch zu prüfen.

Wenn der aktuelle Saldo nicht angezeigt wird, sollte man unbedingt schnellstens die aktuelle Version (4.00) einspielen. 

24.06

allgemein

Lastschriften mit SEPA

Lastschriften sollte man nicht separat in FIBU-Programmen oder in Bankprogrammen sondern direkt in COMMERZ erstellen. Dabei wichtig ist das Wort "direkt", denn die in den Programmbausteinen WWS, TKD oder OBJ enthaltenen Daten können unmittelbar an die Banken übermittelt werden, ohne dass eine zusätzliche Erfassung notwendig ist. Die Stammdaten der Kunden enthalten bereits alle bankrelevanten Daten und aus den Rechnungen werden Texte, Beträge und Rechnungsnummer automatisch hinzugefügt. Die zugeordnete Zahlungsbedingung steuert zudem Skonti und die Zeitpunkte der Abbuchungen. 
Die Erstellung der Lastschriften kann in WWS und in TKD aufgerufen werden:

Bei SEPA-LASTSCHRIFT sind dann folgende Vor- und Eingaben erforderlich:
 
Ganz wichtig ist, dass man zunächst im Vorfeld einen Prüflauf starten kann, über den (ohne Erstellung der SEPA-Export-Datei) die Daten und die Ergebnisse auf Fehler geprüft werden können.
 

Es sind keine aufwendigen und fehleranfälligen Zusatzerfassungen in anderen Programmen erforderlich, wenn man die Lastschriften direkt über COMMERZ abwickelt. 
Warum sich also mit unnützer Arbeit (Kosten und Aufwand) belasten, wenn man es viel einfacher haben könnte?   
 

23.06

WWS

"hängende" Lieferscheine und Rechnungen 

Zum Teil wird in COMMERZ-ACTUELL der Druck von Lieferscheinen und Rechnungen in zwei Phasen (erst Druck, dann Update der Daten) durchgeführt, wobei dazwischen auch teilweise die Abfrage "DRUCK IN ORDNUNG" zu beantworten ist. Aufträge, die bereits gedruckt sind, deren Daten aber noch nicht verändert sind, haben bereits eine feste (gedruckte) Lieferschein- oder Rechnungsnummer, die z.B. auch wegen der Lückenlosigkeit der Rechnungsnummern erhalten bleiben muss. Sie wird intern nach dem Druck als negative Zahl dargestellt. 
Wenn man nun die obige Abfrage mit "N" beantwortet und dann die Bearbeitung verlässt (was man durch entsprechende Beantwortung der Druckernummer erreichen kann), bleiben die vergebenen Nummern intern erhalten. In diesem Fall sollte unbedingt das gedruckte Formular unverzüglich vernichtet oder speziell gekennzeichnet werden, weil es ja nochmals gedruckt werden wird. 

Solche "hängenden" Aufträge kann man sich mit den Hilfsprogrammen anzeigen lassen. 

Dazu ist für Rechnungen der Menüpunkt 5 und für Lieferscheine der Menüpunkt 6 aufzurufen. 
Empfehlung deshalb: Ab und zu (mindestens einmal monatlich) die Programme dazu aufrufen. 

22.06

TKD

Sonstige Erlöse

In der Vertragsabrechnung gibt es den Menüpunkt 12. SONSTIGE ERLÖSE, über den man unabhängig den Vertragsabrechnungen zusätzliche Erlöse (für Mieten oder Wartung) bei den Geräten verbuchen kann:

Das kann z.B. bei eigenen Münzkopierern der Fall sein oder bei etwaigen Korrekturen. Der Betrag kann auch negativ eingegeben werden, sodass auch etwaige Gutschriften hiermit berücksichtigt werden können.
Die Beträge verändern die beim Gerät hinterlegten Werte für Miet- oder Wartungseinnahmen entsprechend.

18.06

WWS

Auftragsänderung

Häufig wird verkannt, dass die Auftragsänderung auch dazu genutzt werden kann, Aufträge, die spezielle Daten enthalten, zu finden, sich anzusehen und ggf. auch gleich zu ändern.
Bei Anzeige mit F5 werden bei der Auftragsänderung folgende Möglichkeiten angeboten:

Von besonderer Bedeutung sind dabei:
"I"
Häufig werden in Webshop-Aufträge besondere Daten in IHR ZCH abgestellt oder die Auftragserfassung versorgt dieses Feld mit  
speziellen Kunden(bestell)informationen.
"A"
Wenn man für besondere Angebote oder Aufträge spezielle  Angebots- bzw. Auftragsarten verwendet (z.B. 01 bis 09 statt 00), kann man nach diesen suchen.
"R"
Ist nur die Rechnungsnummer bekannt, kann der betreffende Auftrag angezeigt werden. Bei Sammelrechnungen werden alle betreffenden Aufträge dargestellt.
"N"
Wenn ein bestimmter (seltener) Artikel verwendet wurde, können die Aufträge angezeigt werden, die diesen enthalten.
"G"
Mit zusätzlicher Eingabe der Gerätenummer kann man erfahren, in welchem Auftrag das Gerät enthalten ist.
"L" (neu, wird noch nicht bei F5 angezeigt)
Mit zusätzlicher Eingabe der Lieferscheinnummer wird der Auftrag angezeigt, der mit diesem Lieferschein geliefert worden ist.   

17.06

allgemein

Statistiken

Für zukunftsweisende und nachhaltige Planungen sind neben der Definition von Zielsetzungen auch die Analysen der bisherigen Geschäftsergebnisse von besonderer Bedeutung. Es ist daher sehr wichtig, die COMMERZ-ACTUELL-Ergebnisdaten entsprechend den Anforderungen auszuwerten. Dazu stehen in den einzelnen Bausteinen (in COMMERZ-WWS auch auf alle Geschäftsbereiche bezogene) generelle aber auch detaillierte Bildschirmauskünfte und Auswertungen zur Verfügung. 

Allerdings können die Daten nur so gut sein, wie die Ausgangsdaten und ihre möglichen (gewünschten) Verteilungen.

Die Anforderungen an Statistikdaten sind aber aus vielen Gründen bei unseren COMMERZ-Anwendern sehr unterschiedlich. Sie hängen ab vom Umsatzvolumen, von der Firmengröße, von der Intensität der Nutzung verschiedener Geschäftsbereiche, aber auch vom individuellen Anspruch der Geschäftsführung an aussagekräftigen Statistikdaten. 
Dabei lassen sich die COMMERZ-Anwender in Bezug auf die Wünsche an Statistikdaten in etwa so einteilen:
1. Ich brauche keine Daten, uns geht es (wie lange noch?) sehr gut. Die Informationen aus der FIBU reichen mir völlig.
2. Die in COMMERZ bereitgestellten Daten genügen mir völlig; wenn ich einmal Details brauche, habe ich ja noch meine sonstigen Unterlagen.
3. Ich nutze die Auskünfte und Auswertungen aus COMMERZ, aber oft weiß ich nicht, wo ich weitere Einzelheiten finden kann. Deshalb übertrage ich manuell und mühsam die COMMERZ-Daten in EXCEL und habe dann weitere Statistikdaten.
4. Die generellen, aber auch tiefgreifenden Statistikdaten in COMMERZ reichen mir nicht aus, ich brauche weitere (ganz andere) Daten, die ich durch den Einsatz von COMMERZ unter Datenbank oder durch von logics bereitgestellte Exporte selbst übernehmen und auswerten kann. 

Dazu der logics-Kommentar:
Wer zur Gruppe 1 oder 2 gehört, sollte als erstes unbedingt die in COMMERZ vorhandenen Möglichkeiten für Statistik-Informationen prüfen. Bei speziellen Anforderungen ("wie bekomme ich denn die Information über ....") hilft unsere Hotline gerne.
Die Gruppe 3 macht sich eine Fülle unnützer Arbeit, denn die Statistikinformationen ließen sich sicherlich auch in COMMERZ abrufen. Das haben die Anwender der Gruppe 4 bereits erkannt, denn diese haben das Angebot der logics  angenommen, entweder spezielle Exportdaten aus COMMERZ bereitgestellt zu bekommen oder COMMERZ unter Datenbank einzusetzen. In beiden Fällen setzt das aber voraus, dass entsprechendes Know-how für die weiteren Auswertungen im Haus zur Verfügung steht.

16.06

WWS

kundeneigene Artikelnummern

Insbesondere Großkunden bestellen oft Artikel mit ihrer eigenen Artikelnummer. Das ist in COMMERZ-ACTUELL überhaupt kein Problem, wenn diese Artikel - was ja auch meist der Fall ist - als Nettopreise angelegt werden. Zur Eingabe ist es nur erforderlich, im Kopfsatz des Nettopreisangebotes das Feld KUNDEN-ARTIKELNR auf "J" zu setzen:

Danach ist bei jeder Position die betreffende kundeneigene Artikelnummer einzugeben (gegebenenfalls auch mit einer Sollmenge=Planmenge):

Bei der Auftragserfassung kann dann direkt bei ARTIKELNUMMER die kundeneigene Artikelnummer eingegeben werden. Wenn der Artikel gefunden ist, wird die Artikelnummer ausgetauscht und zur Kontrolle die kundeneigene Artikelnummer unten nochmals angezeigt:

Auf allen Formularen, die an den Kunden gehen, wird selbstverständlich auch immer die kundeneigene Artikelnummer mit ausgedruckt; auf internen Belegen, z.B. auf den Komm-Belege, wird die eigene Artikelnummer verwendet.
Mit diesem Verfahren erspart man sich das Arbeiten mit 

Referenzlisten und ggf. eine manuelle Korrektur der Formulare, um die kundeneigene Artikelnummer einzubringen. 
Mit der Hotline ist abzustimmen, wenn die kundeneigene Artikelnummer zu lang ist.
Auch wenn der Kunde mit seiner eigenen Artikelnummer elektronisch bestellt, wird dem Artikel die interne Artikelnummer des Fachhändlers automatisch zugeordnet.
 

15.06

TK

Zeitungen, Jugendschutz

Nahezu alle Zeitschriften haben einen EAN-Code und lassen sich deshalb auch an der Kasse leicht einscannen. Wenn Zeitschriften/Zeitungen an bestimmten Tagen (z.B. samstags) aber einen anderen Preis haben, dann ist es in COMMERZ nicht erforderlich diesen permanent zu wechseln, sondern er ist im Normalfall im Strichcode mit enthalten. An der Kasse kann deshalb dieser mit eingelesen und gleich als Preis vorgegeben werden. 

Notwendig dazu ist lediglich, zwei allgemeine Artikel anzulegen mit den EAN-Codes beginnend mit 414 oder 419 (19 bzw. 7 % MwSt), da die Strichcodes der Zeitungen/Zeitschriften im Normalfall immer mit 414 bzw. 419 anfangen. Wenn dann der Strichcode der Zeitschrift/Zeitung gescannt wird, erkennt COMMERZ die ersten 3 Stellen als speziellen CODE und übernimmt den im Strichcode ebenfalls enthaltenen Preis als VK-Preis. Damit ist es auch nicht erforderlich, für Zeitungen, die unterschiedliche Preise haben, mehrere Artikel anzulegen.

Den EK-Preis, der dann auch unterschiedlich sein wird, kann man über den Prozentsatz im WAWI-Schlüssel sich automatisch errechnen lassen. Dazu ist es lediglich erforderlich, in den ersten 3 Stellen des eigentlich 6-stelligen WAWI-Schüssel einen Prozentsatz (z.B. 250 für 25%) hinterlegen, über den dann der jeweils unterschiedliche EK-Preis errechnet wird.

Durch Anlage von zwei weiteren Artikeln mit den EAN-Codes, die mit 439 bzw. 434 beginnen, können Artikel erkannt werden, die dem Jugendschutz unterliegen. Die haben üblicherweise immer einen EAN-Code der mit diesen Ziffern beginnt. Werden solche Artikel erkannt, wird die im Artikel hinterlegte Artikel-BSINFO auf dem Bildschirm als Warnung ausgegeben.

11.06

TKD

Rücknahmeschein

Die Funktion "ERSATZGERÄT", für die man eine Empfangsbestätigung und einen Rücknahmeschein erstellen kann, lässt sich auch für die generelle Rücknahme verwenden. Der Vorteil ist, dass beim Rückgabegerät durch den Druck keine Veränderungen durchgeführt werden.
Um diese Funktion zu nutzen muss man zunächst zwei Texte anlegen. Die vier Zeilen des ersten Textes werden auf dem Rücknahmeschein vor die Gerätenummer, die des zweiten Textes danach ausgegeben. Die Texte können z.B. auch Vorgaben für Zählerstände und Unterschriften haben. Diese Textnummern müssen in den Parametersatz 10 bei RÜCKNAHMESCHEIN eingetragen werden
(Hinweis: TKD muss danach neu gestartet werden):
  
Nun erfasst man für das zurückzunehmende Gerät einen Auftrag, ggf. mit weiteren Anweisungen für den Techniker und trägt in den ERW-Bildschirm bei ERSATZ-GERÄT die Gerätenummer nochmals ein:

Danach kann man (soweit erforderlich) den Auftragsbeleg drucken und über Menüpunkt 11 (ERSATZGERÄTE) dann unter Punkt 2 den Rücknahmeschein abrufen.

Weil mit dieser Funktion keine Daten verändert werden, bleibt das Gerät immer noch beim Kunden installiert. Weitere Maßnahmen (z.B. letzte Abrechnung) können dann nach Zulieferung durchgeführt werden. 

Die Verwendbarkeit dieser Funktion kann man schnell selbst einmal testen.      

10.06

FIBU

RESUM in EXCEL

Über ein Zusatzprogramm können die Druckausgaben der Rechnungsausgangsbücher in WWS und TKD in eine EXCEL-Datei zusätzlich abgestellt werden. Dabei werden alle Daten einer Rechnung in einer Zeile dargestellt.
Vorteil ist, dass weitere individuelle Auswertungen damit erstellt werden können. An der Übergabe in die Finanzbuchhaltung ändert sich dabei nichts.  

09.06

WWS

Vorabrechnung

Es gibt mehrere Möglichkeiten eine Vorabrechnung zu erstellen und die Auslieferung dann erst durchzuführen, wenn der Kunde bezahlt hat.

1. Rechnung und Gutschrift
a) Erstellung der Rechnung
b) sofortige Gutschrift (ist dann auch OK, wenn Kunde nicht zahlt
c) Nach Bezahlung Kopieren des Auftrages und erneute Rechnung
Diese Rechnung ist dann mit der Gutschrift auszugleichen.

2. Rechnung und interner Lieferschein
a) Erfassung eines Auftrages mit den vorgesehenen Artikeln und Menge, Versorgung "zu fakturieren".
b) Druck Rechnung.
c) Erfassung eines weiteren gleichen Auftrages mit Auftragsart 95 und Versorgung "zu liefern".
d) Druck Lieferschein, eine Rechnung wird für Auftragsart 95 nicht erstellt.
Der Nachteil ist hier, dass die Lagerbestandsführung nachträglich noch korrigiert werden muss, weil die Mengen zweifach abgebucht worden sind.

3. Auftragsarten 40 bis 79
Auch mit diesen speziellen Auftragsarten könnte man das Verfahren Vorabrechnung durchführen, jedoch sind hiermit Einschränkungen oder Zusatzaufwendungen erforderlich. Letzteres ist abhängig vom Anspruch auf korrekte Detail-Statistiken.

4. Abrufaufträge
Hier sind die Vorabrechnungen automatisch mit integrierbar.

Auch weitere Zwischenlösungen für Vorabrechnungen sind denkbar, auch z.B. die, dass der Kunde auf Basis der Auftragsbestätigung vorab bezahlt.

08.06

allgemein

schnelleres Arbeiten

In COMMERZ-ACTUELL kommt es, wie in der Stammdatenverwaltung (WWS) oder in der Installationsverwaltung, häufig vor, dass die zu bearbeitenden Daten auf mehrere Bildschirme verteilt sind. Den  Wechsel zu den einzelnen Bildschirmen und der Aufruf anderer Funktionen konnte man in der untersten Zeile durch Eingabe einer Ziffer veranlassen:

Wir haben jetzt bei allen wichtigen und häufig genutzten Eingaben, bei denen mehrere Bildschirme verwendet werden, die Eingabe in der untersten Zeile so erweitert, dass über CURSOR rechts oder links der NÄCHSTE bzw. der VORHERGEHENDE Bildschirm aufgerufen wird. Für diese Fälle erspart man sich also die ggf. mehrfache  Eingabe von "ZIFFER" und ENTER.

02.06

TKD

wiederkehrende Toner

Ganz entscheidend ist (auch in COMMERZ-ACTUELL-WWS), dass für ein bestimmtes Gerät ganz schnell (und nicht über andere externe Hilfsprogramme) der richtige Toner gefunden wird. Üblicherweise arbeitet man dabei mit den bewährten Artikeltabellen, die für Modelle angelegt, die gängigen Artikel enthalten und die direkt in TKD (und auch in WWS) aufgerufen werden können. 
Zum Beispiel in der Auftrags- und Leistungsbearbeitung können die Artikeltabellen mit der Eingabe von "x" aufgerufen und Artikel ausgewählt werden:
   
und dann Anzeige für Auswahl:


Wenn man allerdings keine Artikeltabellen eingerichtet hat (es soll noch einige wenige geben), dann kann man über die Eingabe von "y" sich die Artikel anzeigen lassen, die diesem Gerät früher einmal verwendet worden sind:

Diese Auswahl ist natürlich nicht umfassend, aber vielleicht ist ja gerade der Toner dabei, den man aktuell braucht.

01.06

WWS

EK-ÜBERNAHME (J/N)

Wozu braucht man eigentlich diese Abfrage bei der Anlage von Nettopreisen? 

Diese Abfrage ist nur dann wichtig, wenn nicht der generelle EK-Preis sondern ein spezieller mit einem Lieferanten für diesen Kunden ausgehandelter EK-Preis (z.B. für die Bruttonutzenauswertung) berücksichtigt werden soll. Dieser Fall tritt z.B. dann öfters ein, wenn für Großabnahmen ein EK-Pries vereinbart wird, der (weit) unter dem generellen EK-Preis liegt. Wenn dann auch noch der mit dem Kunden vereinbarte Nettopreis kleiner ist als der generelle EK-Preis im Artikel, dann würden sich (wenn der aktuelle EK für diesen Artikel (Kunden) nicht berücksichtigt werden würde) sogar negative Bruttonutzen ergeben, die sich u.U. auch noch auf die Provision niederschlagen.

Für den Fall, dass hier ein "J" eingetragen ist, wird bei Bearbeiten (Erfassen) von Aufträgen statt dem EK-Preis aus dem Artikelstamm der bei der Anlage der Nettopreisposition eingetragene besondere EK-Preis in den Auftrag übernommen 

Hinweis:
Im Normalfall ("N") werden alle Daten in einer Auftragsposition bis auf den (ggf. gestaffelten)   Nettopreis aus dem Artikelstammsatz  entnommen. Die einzige weitere Ausnahme kann über die Eingabe  ART.-BEZ-ÜBERNAHME (J/N)) gesteuert werden. Wenn diese Eingabe auf "J" steht, wird nicht die Artikelbezeichnung aus dem Stammsatz sondern die bei der Nettopreis-Definition hinterlegte in den Auftrag übernommen.  
Mit dieser Funktion kann man für ausgewählte Kunden spezielle Artikelbezeichnungen (z.B. in anderer Sprache) auf die Formulare ausgeben.

28.05

allgemein

Version 4.00

Seit September 2014 ist die Version 4.00 offiziell im Einsatz. Wer also die neuesten Funktionen nutzen möchte, sollte unbedingt diese Version bei sich installieren. 
Dabei müssen wir immer wieder auf folgende Vorgehensweise bei neuen Versionen hinweisen: Nahezu alle neuen Funktionen sind vorher im Praxistest mehrere Monate im Einsatz gewesen und laufen  deshalb auch stabil und sind deshalb weitgehend getestet. Wer also jetzt die aktuellen Programme einsetzen möchte, läuft nicht Gefahr, sich durch lapidare Software-Fehler Probleme und unnütze Aufwendungen einzuhandeln.
Neue Versionen (wie auch die Version 4.00, siehe Beschreibung in WWS: 12. SERVICEPROGRAMME, 7. HANDBÜCHER) haben immer erhebliche Vorteile. Nutzen auch Sie diese schnellstens.
Unsere Hotline hilft Ihnen auch gerne bei der Installation. 

27.05

TKD,OBJ, WWS

Rechnungen an Leasing

Wenn Kunden größere Aufträge (Geräte, Einrichtungen) über Leasing bezahlen wollen, dann kann dieses in WWS auf ganz einfache Weise durchgeführt werden: Man muss lediglich im Auftragskopf im ERW-BS die Rechnungsadresse verändern:

Dieses darf man aber nicht durch Überschreiben (FUNKTION =  1 oder 2) durchführen, sondern man muss die Kunden-(Debitoren-)Nummer der Leasingfirma über FUNKTION = 3 eingeben):

Dann werden die Umsätze beim Kunden gebucht (auch etwa enthaltene Geräte werden dem Kunden zugeordnet), die Rechnung und die an die FIBU übergebenen Informationen enthalten aber die Daten der Leasingfirma. Es entsteht in der FIBU damit eine (korrekte) Forderung an die Leasing-Firma und nicht an den Kunden. 
Auf dem Lieferschein wird unten als Rechnungsadresse die der Leasing eingetragen, sodass der Kunde entsprechend informiert ist. Auf der Rechnung wird unten die Lieferadresse ausgegeben, sodass die Leasingfirma weiß an den die Ware gegangen ist. Etwaige sonstige Leasing-Hinweise müssten gegebenenfalls als Textposition hinzugefügt werden.

PS. Auch die Abrechnungsverfahren, wenn die Leasingfirma die Wartungspauschalen einzieht, ist elegant in COMMERZ-TKD gelöst. 

26.05

WWS

VK-Preise auf EK-Basis

Wenn man Preise auf Basis des EK-Preises in einen Auftrag einbringen möchte, gibt es im Prinzip 3 Möglichkeiten:

1. In der betreffenden Position ist im ERW-Bildschirm der aktuelle EK-Preis erkennbar und man kann dann im STD-Bildschirm einen über einen Taschenrechner errechneten neuen VK-Preis eintragen. 
Das wird wohl heute keiner mehr so machen, oder ....

2. Beim VK-Preis gibt man nicht den neuen VK-Preis ein, sondern lässt sich diesen berechnen. Das geschieht über die Eingabe des Buchstabens "e" mit nachfolgenden Prozentsatz, um den der aktuellen EK-Preis erhöht werden soll:

Bei einem EK-Preis von EUR 2,00 ergibt sich dann für den VK:

Diese Funktion eignet sich, wenn man sporadisch für spezielle Kunden oder für Mitarbeiter einen auf den EK-Preise basierenden VK-Preis braucht. Die Eingabe von e0 bedeutet eine Abgabe zum EK-Preis. Negative Prozentsätze (Verkauf unter EK-Preis) sind aber nicht zugelassen.
Es wird der EK-Preis verwendet der im ERW-Bildschirm (ursächlich natürlich aus dem Artikelstamm) steht.

3. Wenn für mehrere Kunden dieses Preisfindungs-Verfahren angewendet werden soll (eigene Filialen, befreundete Unternehmen), dann sollte man die Erweiterung im Kundenstamm einsetzen. Mit dem Feld "PREISBASIS EK" werden aus den Rabattfeldern Aufschlagsfelder, sodass man auch noch warengruppenbezogen unterschiedliche Aufschläge definieren kann:

Die Preisfindung erfolgt dann immer automatisch auf Basis des EK-Preises aus dem Artikelstamm. Genutzt wird diese Funktion speziell für die Belieferung von Filialen in Zusammenhang mit den Abläufen für interne Lieferscheine und interne Rechnungen.  

21.05

TK

Vorgaben Kassenvorgänge

Beim Druck von Kassenvorgängen, den man ja eigentlich täglich abruft, muss man vorher etliche Vorgaben zur Auswahl eingeben. Ähnlich wie bei der Auftragsauskunft kann man durch Eingabe von F2 eine Standardvorgabe erreichen, die üblicherweise immer eingegeben wird:
  


Bei Eingabe von "N" bei IN ORDNUNG bleiben die Vorgaben bestehen und es können einzelne Daten geändert werden. Als VON/BIS DATUM wird das aktuelle Tagesdatum vorgegeben. 
Wenn man nun die Auswertung doch nicht abrufen möchte, muss man im ersten Eingabefeld F1 eingeben (man kann aber auch den Inhalt (hier "5") löschen und dann die Leereingabe mit RETURN  bestätigen).

20.05

allgemein 

Rechnungen per E-Mail

Einhellige Zustimmung von Kunden der Fachhändler, die COMMERZ und das nun schon längst bewährte Verfahren zur Versendung von Rechnungen per E-Mail einsetzen. Der Fachhändler selbst vermittelt damit, moderne Technik einzusetzen und spart zusätzlich auch noch Papier- Druck- und Portokosten.  
Wann fordern Ihre Kunden diese schon zur Standard gewordene Technik? 
In COMMERZ-ACTUELL sind neben den Standardfunktionen auch viele zusätzliche Aufgaben enthalten, wie z.B. Versendung digitaler Rechnungen oder Speicherung in Archiven.
Informationen gerne durch unsere Hotline.

19.05

WWS allgemein

Auskünfte

Um einen schnellen Überblick über den allgemeinen Status der Umsätze und Erträge zu bekommen, sollte man in COMMERZ-WWS den Menüpunkt BS-AUSKUNFT GESCHÄFTSERGEBNISSE aufrufen.

Das könnte dann z.B. so aussehen:

Diese Bildschirmausgabe ist ungemein flexibel, weil sie zunächst 5 verschiedene  Einstiegsmöglichkeiten hat, wobei die 3. über die Absatzbereiche (Geschäftsbereiche einschließlich TKD) wohl am meisten genutzt wird:

Zudem kann man innerhalb der generellen Auswahl "in die Tiefe gehen", um die Ergebnisse nach Warengruppen sich anzeigen zu lassen 
Wichtig ist aber auch der Einstieg über die Auftragsarten, um zu erkennen, wie der Status z.B. bei den Gutschriften, den Direktlieferungen oder sonstigen Auftragsarten aussieht. Auch die Datengruppe "VERTRETER" kann genutzt werden, wenn man z.B. Informationen über  monatliche Umsätze und Nutzen im Vergleich ausgewiesen haben möchte.

Wesentlicher Vorteil dieser Auskunft: Sie ist "blitzschnell" abrufbar. 

Es gibt etliche Fachhändler, die gerade die Informationen auf Geschäftsführerebene täglich sich ansehen. Vor allem auch deshalb, weil auch Vergleiche zu variabel definierbaren Zeiträumen abgerufen werden können. 

18.05

TKD

Aufträge abschließen 

Wo dient eigentlich die Funktion "Aufträge abschließen"?

Ganz generell als "Bremse" für den Rechnungsdruck (und auch für die Auftragsbeendigung, wenn der Auftrag kostenfrei ist).

Aufträge können sich in verschiedenen Zuständen befinden:
1.  Positionen erfasst, aber noch nicht vollständig (Rückfragen beim Techniker erforderlich)
2.  Positionen erfasst, aber Werkstattleiter muss diese noch über DRUCK ABRECHNUNGSBELEGE  kontrollieren
3. Rechnungsdruck soll verzögert werden.
Wenn diese "Bremse" nicht wäre, würden für solche Aufträge u.U. Rechnungen erstellt werden, wenn man den Rechnungsdruck z.B. über "DRUCK VON RECHNUNGEN" und alle Aufträge anstößt.

Abschließen von Aufträgen kann man in der Leistungsbearbeitung gezielt durchführen:
a) Menüpunkt 3

b) Nach Auftragsbearbeitung


Aufträge werden aber auch automatisch abgeschlossen, wenn man z.B. einen Lieferschein erstellt hat, bevor man nach Änderungen oder Erfassung von Positionen Rechnungen ausgeben möchte.

Aufträge die das Kennzeichen "abgeschlossen" haben, können nicht mehr bearbeitet werden, sie müssen "zurückgesetzt" werden.  

12.05

WWS

Prüfen Nettopreise

Häufig gibt es Nettopreise für Artikel, deren Einkaufspreise sich permanent ändern. Wenn sich diese Artikel durch die Auswahl eines Lieferantenbereiches oder eines Warengruppen-(Artikel-)Bereiches einschränken lassen, dann kann man über die ANGEBOTSPRÜFLISTE eine reduzierte Auswertung zur Prüfung abrufen:

Die Auswertung enthält dann alle (!) Nettopreise der ausgewählten Artikel. In der Auswertung selbst wird für jede Nettopreis-Anlage
a) der generelle Artikel-VK-Preis
b) der aktuelle Artikel-EK-Preis
c) der aktuelle Bruttonutzen der Artikelpreise
d) der Nettopreis
e) der EK-Preis zum Zeitpunkt der Nettopreisanlage
f) der Bruttonutzen, der sich aus aktuellem Artikel-EK-Preis und dem Nettopreis derzeit ergibt
Insbesondere der Wert für f) ist dabei natürlich wichtig, denn ist dieser (zu) klein oder sogar  negativ, dann passt der Nettopreis nicht mehr zum aktuellen EK-Preis.

Nachdem in der Auswertung Kunde, Angebots- und Positionsnummer angezeigt werden, kann man leicht gezielte Anpassungen der Nettopreise vornehmen. Dazu stehen ANGEBOTSÄNDERUNG (oder besser noch)  NETTOPREIS-SCHNELLBEARBEITUNG zur Verfügung. 

11.05

allgemein

Änderung Parametersätze

Die Parametersätze in allen COMMER-ACTUELL-Bausteinen enthalten wichtige generelle Informationen, die für den Ablauf der Programme benötigt werden.

Wenn Änderungen in Parametersätzen erforderlich sind, sollte folgendes berücksichtigt werden:
1. Kein anderes COMMERZ-Programm sollte geöffnet sein (hängt davon ab, welche Änderung durchzuführen ist)
2. Änderungen werden erst wirksam, wenn COMMERZ-Programme neu gestartet werden
3. Die Änderung (wenn überhaupt erforderlich) sollte kurzzeitig durchgeführt werden, weil für alle anderen Programme der Parametersatz gesperrt ist. Dieser wird z.B. benötigt für die Vergabe von Auftrags-, Lieferschein- oder Rechnungsnummern.

Wenn man aktuelle Informationen aus den Parametersätzen benötigt, sollte man dafür immer die FUNKTION 4 (BS-AUSGABE) verwenden.

07.05

FIBU

Auskünfte

Auch in COMMERZ-ACTUELL-FIBU wurden die  Bildschirm-Auskünfte sukzessive angepasst, sodass jetzt mit CURSOR-Tasten geblättert werden kann. 
Beispiel (Buchungsauskunft):
  
Entscheidend dabei ist auch, dass nun auch rückwärts geblättert werden kann.   

06.05

TKD

Werkstattaufträge

Werkstattaufträge kann man eigentlich in zwei Gruppen unterteilen:
1. Lieferungen (z.B. Toner, sonstiges Verbrauchsmaterial, Teile)
2. Techniker-Einsätze
Einheitlich ist, dass solche Aufträge immer eine Zuordnung zu einem Gerät erhalten (müssen). Unterschiedlich ist aber die die Stelle, an der man solche Aufträge in COMMERZ erfasst und bearbeitet.

1. Lieferungen
Ganz wichtig ist, dass solche Aufträge nicht nur in COMMERZ-TKD sondern auch in COMMERZ-WWS (z.B. gemeinsam mit anderen PBS-Positionen) erfasst werden können. Dabei stehen alle wichtigen Daten aus COMMERZ-TKD in WWS zur Verfügung und es werden solche Positionen genauso abgehandelt als wären sie in TKD erfasst worden. Gerade diese Funktion wurde in letzter Zeit mit sehr viel Komfort ausgestattet, damit Geräte und z.B. auch Toner schnell gefunden werden können.  
Wenn ein Lieferschein in einem TKD-Auftrag benötigt wird, muss man die Erfassung in der Auftragsbearbeitung beginnen.

2. Techniker-Aufträge
Hier gibt es zwei mögliche Verfahren, die beide im Einsatz sind:
a) Jede eingehende Auftrag wird in der Auftragsbearbeitung sofort erfasst und ggf. ein Techniker-Auftrag gedruckt. Vorteil ist, dass jeder Auftrag registriert ist und irgendwie bearbeitet werden muss, also nicht "verloren" geht. Die Leistung des Technikers wird dann in der Leistungsbearbeitung erfasst.
b) Eingehende Aufträge werden "handschriftlich vermerkt" und die Leistung dann in der Leistungsbearbeitung erfasst.  Da es noch keinen COMMERZ-Auftrag gibt, kann die nächste freie Auftragsnummer mit F3 angefordert werden.  

Man muss sich nicht für einen festen Ablauf entscheiden, je nach Situation kann man in COMMERZ diesen oder einen anderen Weg der Auftragserfassung wählen.

05.05

FIBU

fehlende Rech- nungsnummern

COMMERZ in WWS, OBJ und TKD garantiert eigentlich die Lückenlosigkeit der Rechnungsnummern; es gibt aber Situationen, bei denen vermeintlich Rechnungsnummern fehlen:

1. Verwendung nur eines einzigen Nummernkreises für Rechnungen aus WWS/OBJ und TKD. Da die Rechnungsausgangsbücher für die Programmbausteine und nicht insgesamt ausgedruckt werden, fehlen natürlich immer die, die in dem anderen Baustein vergeben worden sind.
2. Wenn ein Rechnungsdruck nicht abgeschlossen wird (DRUCK IN ORDNUNG = "N" und ABBRUCH), weil z.B. aus irgendeinem Grund, die Rechnung erst im nächsten Monat geschrieben werden soll, dann fehlt diese Rechnungsnummer natürlich in dem betreffenden Monat, taucht aber im nächsten Monat wieder auf. Diese Situation kann man prüfen, wenn man in den Hilfsprogrammen den Punkt 5.SUCHEN RECHNUNGSNUMMERN (nicht abgeschlossene Rechnungen) aufruft.
3. Wenn die DATEV-Schnittstelle verwendet wird, dann können dort Rechnungen fehlen, weil etwaige "Null"-Rechnungen aus TKD nicht nach DATEV transferiert werden (führt angeblich zu Fehlern in DATEV)
4. Extreme Ausnahmesituation: Einzelrechnung gedruckt und diese nicht abgeschlossen, weil Kunde Sammelrechnung erhält. Dabei wird eine Rechnungsnummer vergeben. Wenn aber für die spätere Sammelrechnung eine andere Rechnungsnummer vergeben wird, fehlt diese dann im Rechnungsausgangsbuch.
5. Ansonsten können Rechnungsnummern nur fehlen, wenn außergewöhnliche Situationen (Abstürze oder unsachgemäße Wiederherstellungen von Datenzuständen) aufgetreten sind. 

Der Hinweis "fehlende Rechnungsnummer" kommt natürlich beim Druck des Rechnungsausgangsbuches nur dann, wenn dieses nach Rechnungsnummern sortiert ausgegeben wird. Wenn diese Meldung nicht erklärlich ist, sollte unbedingt unsere Hotline den Fall prüfen. 

04.05

WWS

"e"-Eingabe bei VK-Preisen

Es gibt oft Situationen, bei denen man einen VK-Preis auf Basis des EK-Preises ermitteln und erfassen möchte. Typisches Beispiel: Der VK soll 12,5% über dem EK liegen.
In COMMERZ-ACTUELL ist für diese komplexe Rechenaufgabe kein Taschenrechner erforderlich, sondern man kann die "e"-Funktion dafür nutzen.

o Wie funktioniert das?
Statt der Eingabe eines neuen VK-Preises gibt man einfach ein "e" und danach den Prozentsatz ein. COMMERZ errechnet dann den neuen VK aus EK und Prozentsatz aus und ersetzt die ehemalige Eingabe.

o Wo funktioniert das?
- Stammdaten Artikel
Eingabe:

Ergebnis:


-Angebots- und Auftragsbearbeitung
Eingabe:
 
Ergebnis (bei einem EK von 4,09):


Diese "e"-Funktion ist natürlich besonders bei der Anlage von Nettopreisen ganz nützlich. 
Der Prozentsatz kann auch Null sein, womit man erreicht, dass der VK gleich dem EK-Preis wird (wichtig z.B. bei Entnahme für Eigenbedarf).     

30.04

allgemein

Zeilenzahl

In der Druckerverwaltung gibt es für "WORD-Drucker" im 2. Bildschirm das Feld ANZAHL ZEILEN. Dort kann man nach dem "z" eine zweistellige Ziffer als maximale Zeilenzahl für die Seiten auf Listen eingeben. 

Damit können dann die üblicherweise auf DIN A4 ausgegebenen Auswertungen so gesteuert werden, dass sie das gesamte Blatt ausnutzen. Diese Zeilenangabe sollte natürlich nur für Auswertungen in Listenform vorgegeben werden, wobei man ggf. etwas probieren muss, um eine optimale Ausnutzung zu erhalten. Eventuell sind auch neue Drucker für spezielle Auswertungen anzulegen. Auf jeden Fall können damit jetzt die Ausgaben so gesteuert werden, dass nicht 1/3 der Blätter leer bleiben.  
In vielen Fällen werden die eigentlich "breiten" Auswertungen (bis 132 Zeichen pro Zeile) auf Ausgaben im Format DIN A4 verkleinert. Dabei bleibt dann z.T. der untere Teil leer, den man dann aber mit der entsprechenden Eingabe bei ANZAHL ZEILEN wieder nutzen kann.  
Eine weitere Eingabe, "Q",  steuert, ob die Ausgabe normal oder auf Querformat gedruckt werden soll. Auch damit kann man den Druck von Auswertungen weiter anpassen.

29.04

TKD

Enddatum

Häufig wird übersehen, dass man sich bei den Vertragsdaten das Enddatum auch errechnen lassen kann. Da gibt es das (etwas versteckte) Feld MON nach VERTRAGSBEGINN:

Wenn man dort die Anzahl der Monate eingibt, errechnet sich das VERTRAGSENDE automatisch:

28.04

allgemein

Kundenan-
forderungen

Die Bürofachhändler werden immer häufiger wegen einer Intensivierung des Datenaustausches zwischen Ihnen und dem Fachhändler angesprochen. Dabei kann dieser Datenaustausch in beiden Richtungen gewünscht sein (Auszug aus den diversen bereits vorhandenen Schnittstellen):

o Daten an Kunden
- Artikeldaten mit Nettopreisen
- Liefer-Avise mit Tracking-Informationen
- Ausgangsrechnungen in PDF-Format
- Ausgangsrechnungen (Detaildaten in XML-Format)
- Katalogdaten (BMEcat)
- Statistikdaten über Artikelumsätze (Kostenstellen, Budgets)
- Zählerstandsanforderungen per E-Mail

o Daten von Kunden
- Webshop-Aufträge
- Aufträge mit individuellen Formaten
- Zahlungen im Gutschriftsverfahren
- Zählerstände
- Toner-Anforderungen, Störungsmeldungen

o indirekte Daten über Dritte
- Informationen zu und aus Logistikcentren (z.B. LS3)
- Buchungen von Banken (Bankboy)
- Lastschriftverfahren     

Für alle diese Ex- und Importe sind in den COMMERZ-Programmen Schnittstellen vorhanden, die entweder direkt eingesetzt werden können oder die als Basis für individuelle Anpassungen verwendet werden können. 

27.04

WWS

Gutschrifts-
Verfahren

Wir haben ein Konzept erstellt, wie die Abwicklung und der Ausgleich der Forderungen mit Kunden, mit denen eine Bezahlung über ein  Gutschriftsverfahren vereinbart ist, erfolgen kann. Dazu sind grundsätzlich folgende Funktionen vorgesehen:
1. Der Kunde erteilt (elektronisch) Auftrag und COMMERZ-ACTUELL generiert daraus einen Auftrag. Dabei wird in IHR ZCH die  kundeneigene Bestellnummer (KEBN) eingetragen, die später zum Ausgleich herangezogen wird.
2. Die Ware wird geliefert und dem Kunden ggf. auch elektronisch mitgeteilt. 
3. Der Kunde zahlt und liefert dazu Einzelheiten elektronisch; im Wesentlichen KEBN und Betrag.
4. Der Fachhändler erstellt Rechnung (ggf. auch ohne Druck, dann Ergebnisse in
einem speziellen Protokoll). Die Rechnungsdaten werden im Rechnungsausgangsbuch wie üblich hinterlegt, wobei zusätzlich die KEBN eingetragen wird. Außerdem erhalten diese Rechnungen das Lastschriftkennzeichen (Lastschrift noch zu erstellen). 
5. Die Daten aus Punkt 3 werden verwendet, um bei allen Rechnungen das Lastschrift-Kennzeichen „Lastschrift erstellt" einzutragen.
6. Bei der Übergabe in die FIBU wird automatisch
Rechnung und Zahlung übergeben und die Rechnung somit gleich ausgeglichen.

Das Lastschriftverfahren wird natürlich nicht direkt verwendet, es wird nur dazu genutzt, um die Bezahlung zu kennzeichnen.

Damit ist die einzige Tätigkeit für den Fachhändler, die vom Kunden erhaltenen Zahlungsdaten bereitzustellen, damit diese mit dem Rechnungsausgangsbuch abgeglichen und verarbeitet werden. Aber auch dieser Prozess kann automatisiert werden.

Ein Riesen-Vorteil, für Fachhändler, die Kunden haben, die mit ihnen im Gutschriftsverfahren ihre Bezahlung abwickeln.

Bei Interesse bitte gleich Kontakt mit der Hotline aufnehmen, damit noch Details abgestimmt werden können.

23.04

TK

gleichartige Artikel

An der Kasse sollte man die Artikelerfassung möglichst über den EAN-Code durchführen. Probleme bereiten dabei Artikel, die sich lediglich in den Motiven oder in den Farben unterscheiden, bei denen aber eine Lagerbestandsführung einzeln nicht erforderlich ist. Eigentlich müsste man trotzdem für jeden Artikel einen Stammsatz anlegen, weil die Artikel alle unterschiedliche EAN-Codes haben.
Das ist aber mit COMMERZ nicht erforderlich, weil in einem Artikelstammsatz bis zu  45 EAN-Codes hinterlegt werden können.
Dazu ist es lediglich erforderlich, bei dem Feld EAN-NUMMER F3 einzugeben:
 
Dann können weitere EAN-Codes erfasste werden (Scanner?):

Bei jedem Zugriff über eine dieser EAN-Codes wird immer auf den gleichen Artikel zugegriffen.
Diese mehrfachen EAN-Codes sind auch erforderlich, wenn für das (echt) gleiche Produkt, das sich ggf. nur durch das Herstellerland unterscheidet,  mehrere EAN-Codes zugeordnet worden sind.  

22.04

WWS

Schnelle Erfassung

Schon vergessen?
In der Angebots-/Auftragsbearbeitung und den wichtigsten Stammdaten gibt es die Funktion "DIESER BILDSCHIRM" in der untersten Zeile. Um jetzt eine Änderung in den Bildschirmdaten, die im unteren Teil des Bildschirmes liegen, durchzuführen, müsste diese Funktion aufrufen und etliche Felder lediglich mit ENTER quittiert werden.
Das ist aber nicht erforderlich, denn wenn man statt der Funktion die Funktionstaste F1 eingibt, kommt man zur Änderung in das letzte Feld des Bildschirmes (und mit weiteren F1 auch weiter nach oben). 
Das ist allemal schneller als viele Felder mit ENTER zu bestätigen, um endlich zu dem zu ändernden Feld zu gelangen.
Man kann natürlich auch stattdessen das Feld mit der Maus ansteuern.

21.04

WWS

Finden Auftrag über LS/RNG

Neue schnelle Funktion:
Wenn die Lieferschein-Nummer oder die Rechnungs-Nummer bekannt sind, kann man damit ganz schnell den oder die dazugehörenden Aufträge ermitteln. Dazu muss man in der Auftragsänderung ein "l" und die Lieferscheinnummer oder ein "r" und die Rechnungsnummer eingeben:
1. Lieferscheinnummer bekannt:
 
2. Rechnungsnummer bekannt

In diesem Beispiel werden die Aufträge der Sammelrechnung 21 aufgezeigt und eine ältere Rechnung, die auch unter der gleichen Rechnungsnummer verbucht worden ist.
 
Der angezeigte (bzw. ausgewählte) Auftrag kann dann direkt aufgerufen und bearbeitet (beauskunftet) werden.

20.04

allgemein

Spoolnamen

Die Abspeicherung von Dokumenten in die Spooldateien dient dazu, bei Druckerfehlern diese seitengenau noch einmal drucken zu können. Ist der Druck ordnungsgemäß erstellt worden (das weiß natürlich COMMERZ nicht), dann sollte die Spooldatei vom Anwender gelöscht werden. 
Wenn bei einem COMMERZ-Anwender von verschiedenen Mitarbeitern viele Spools erstellt werden, ist es unerlässlich, die jeweils zu vergebenden Spoolnamen zu normieren. Dieses ist schon deswegen notwendig, um seine eigenen Spools finden und löschen zu können. Der 8-stellige Spoolname sollte deshalb immer mit dem (eindeutigen) Kürzel des Mitarbeiters beginnen und danach eine Information über den Inhalt enthalten. 
Eine solche Struktur des Spoolnamens ermöglicht auch die gleichzeitige Löschung mehrerer Spooldateien (Beispiel nur zur Verdeutlichung des Verfahrens):
o 4=LÖSCHEN

o Bei NR "Wundertaste" F3 eingeben und bei Namen Kürzel und Sterne:

o Dann noch ggf. Datum oder F3 eingeben, um nur alte Spool zu löschen.

Löscht dann alle Spools, die mit "hst" beginnen.

Hinweis: In diesem Beispiel würde nichts gelöscht werden, weil nicht abgeschlossene Spool (z.B. UPDATE nicht OK) explizit und einzeln gelöscht werden müssen und bei einer "Sammellöschung" nicht berücksichtigt werden.

16.04

FIBU

Toleranzen

Im Parametersatz 1 können Toleranzen eingegeben werden. Diese dienen dazu, permanenten Warnungen bei Skontoüberziehungen, die vom Grunde her gering sind, zu unterdrücken und diese damit automatisch zu akzeptieren. Als Toleranzen kann man 3 Werte eingeben:
 
a) Überziehungstage
Nur wenn die Zahlung n (hier 3) Tage nach Ende der Skontofähigkeit erfolgt, wird Warnung ausgegeben.
b) Betrag
Wenn der ungerechtfertigte Skontoabzug kleiner ist als dieser Betrag, wird keine Warnung ausgegeben.
c) Prozent
Wenn der ungerechtfertigte Skontobetrag prozentual kleiner ist als angegeben, wird keine Warnung ausgegeben.

Dabei wirken aber b) und c) zusammen:
o Wenn der Skontobetrag größer ist als unter b) vorgegeben, aber noch unterhalb des Prozentsatzes, wird ebenfalls keine Warnung ausgegeben.  
Beispiel: Rechnung 1000,00, 2%Skonto, Kunde zieht 23,00 Skonto ab. Dann ist zwar der Toleranz-Betrag von 2,50 überzogen, aber nicht die 0,33%
o Wenn der Skontobetrag korrekt ist, der Prozentsatz  aus c) aber überschritten wird, dann wird eine Warnung ausgegeben.
Beispiel: Rechnung 10,00, 2% Skonto, Kunde zieht 1,50 Skonto ab. Dann ist der Skontobetrag zwar noch kleiner als die 2,50, aber der Prozentsatz viel zu hoch.

15.04

TKD

keine Abrechnung der Zähler

COMMERZ-ACTUELL-TKD erwartet, dass genau zum Zeitpunkt, an dem die nächste Zählerabrechnung stattfinden soll, auch die Zählerstände eingegeben worden sind.

So würde bei
a) abgerechnet bis: 1214
b) Intervall = 3
c) Zählerstandsmeldung zum 0115  (???)
keine Zählerabrechnung durchgeführt werden. Bei der Eingabe von c) wäre zusätzlich auch noch eine Fehlermeldung ausgegeben worden. 
Eine Ausnahme gibt es aber: Wenn das Enddatum des Vertrages kleiner ist als Datum der Zählerstandsmeldung, dann muss trotzdem eine Zählerrechnung erstellt werden. In diesem Beispiel würde z.B. bei einem Enddatum 31.01.15 der Zähler abgerechnet werden.

Man muss also die Zähler immer genau zu den von COMMERZ-TKD vorgegebenen Zeiten bereitstellen. Dabei wird der Anwender aber auch durch TKD (z.B. über die LISTE FEHLENDER ZÄHLERSTÄNDE) ausreichend unterstützt.    

14.04

WWS

Kontrolle geänderter Preise

Wenn Preise manuell oder elektronisch geändert werden, kann man sich über die Preisänderungsliste die alten und die neuen Preise zur Kontrolle nochmals ausgeben lassen. Sie ist abrufbar unter 11.SONDERPROGRAMME, 2.PREISPFLEGE, 3:PREISÄNDERUNGSLISTE.

Da man die Selektion auch datumsbezogen machen kann, kann man ganz gezielt die "soeben" geänderten neuen Preise sich ausweisen lassen. Über die Eingaben bei KOMPL/FUNKTION kann ein bestimmter AUFGABENKOMPLEX und eine Unterfunktion ausgewählt werden, mit der die Preise geändert worden sind. Wurden diese beispielsweise im AUFGABENKOMPLEX "09.STAMMDATEN" und dann über die "04.ARTIKEL-DATEI durchgeführt, dann ist hier 0904 einzugeben. Mit der Eingabe der "Wundertaste" F3 werden alle Änderungen, über welche Funktion auch immer, ausgewiesen. Dabei sind auch die Änderungen enthalten, die über die "Zentrale Artikelpflege" (auch automatisch)  durchgeführt worden sind.
Die Preisänderungsliste ist ein sehr gutes Werkzeug, um durchgeführte (vor allem auch automatisiert übernommene) Preisänderungen nochmals zu kontrollieren, weil neben den neuen Preisen auch die alten Preise ausgewiesen werden.

13.04

allgemein

Updates von Programmen

Es wird vielfach die Meinung vertreten, dass unsere Hotline automatisch Programm-Updates bei den COMMERZ-Anwendern einspielt, ohne dass diese darüber informiert werden.

Dem ist nicht so.

Üblicherweise holen sich die Anwender neue Versionsstände oder mit Abstimmung der Hotline auch einmal einzelne Programme  aus der Mailbox ab und spielen diese bei sich ein.

In Ausnahmefällen kann es aber passieren, dass unsere Hotline anlässlich einer Fernwartung Programme überträgt. Diese Fernwartung setzt aber voraus, dass der COMMERZ-Anwender dieser zugestimmt hat. Weiterhin werden dabei zusätzlich auch immer telefonisch alle von der Hotline durchgeführten Aktionen besprochen und abgestimmt.

Es gibt also keine "heimlichen" Updates der COMMERZ-Programme.

31.03

allgemein

Ostern

Die nächste Logics-News erscheint wegen des Osterurlaubs erst wieder am 13.04.2015.

30.03

TKD

Zusatztexte

Wenn der Kunde auf den Vertragsabrechnungen (gerätebezogen) weitere Texte oder Hinweise, wie z.B. seine Kostenstelle oder seine Auftragsnummer, ausgewiesen haben möchte, kann man sich mit den POSITIONSTEXT behelfen. Dazu ist es lediglich notwendig, einen entsprechenden Text in der Stammdatenverwaltung TEXTE anzulegen
 
und diese Textnummer beim betreffenden Gerät einzutragen
 
Zu beachten dabei ist aber, dass dieser POSITIONSTEXT den Originaltext vollständig ersetzt. Ist dieser z.B. WARTUNG FÜR ZEITRAUM, dann muss man diesen in die letzte Text-Zeile ebenfalls eintragen. 

26.03

OBJ

Einsätze

Der "Renner" bei den bei unseren Kunden integrierten Erweiterungen   ist der Einsatz von COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu). Schon allein wegen den  Möglichkeiten
- Langtexte einzusetzen
- Positionen oder auch Positionsgruppen aus beliebigen Angeboten oder Aufträgen kopieren zu können
- die Formulare weitgehend variabel zu gestalten 
- Strukturen mit Zwischensummen zu bilden
- Bilder in Formulare zu integrieren
- Daten aus CAD-Dateien zu übernehmen 
lohnt sich der Einsatz von OBJ (neu) allemal. Spezielle Konditionen gibt es, wenn bereits eine Lizenz für OBJ (alt) vorhanden ist und nur ein Upgrade auf OBJ (neu) erforderlich ist.

Zusätzlich kann man aber auch Daten aus CAD-Systemen direkt übernehmen, sodass man alle weiteren Abwicklungen einheitlich in COMMERZ-ACTUELL durchführen kann. CAD-Daten können dabei als Angebot oder als Auftrag weiterverarbeitet werden, wobei auch "Strukturen" (Unterpositionen) erhalten bleiben.

Der Einsatz von COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) ist insgesamt betrachtet wesentlich effizienter als Angebote erst in WORD zu erstellen und später (als Auftrag) nochmals in COMMERZ zu erfassen.  Dann lieber gleich COMERZ-ACTUELL (neu).

Weitere Infos und Beschreibungen gerne von unserer Hotline. 

25.03

WWS

Kostenstellen

Die Zusatzfunktion "Kostenstellen- und Großkundenbelieferung" sollte immer eingesetzt werden, wenn Kunden Filialen haben oder wenn Aufträge des "gleichen" Kunden von verschiedenen Standorten eingehen. Häufig werden zusätzlich vom Kunden Die Anlage der Kunden ist einfach, da man lediglich einen Hauptkunden auch noch Informationen über die Käufe einzelner kostenstellen/Filialen erwartet, sowie ein Rechnungsdruck mit Zusammenfassung nach Kostenstellen. Die Anlage der Kunden ist denkbar einfach, da man lediglich einen Hauptkunden und für jede Kostenstelle/Filiale einen Kostenstellenkunden anlegen muss. Die Zugehörigkeit eines Kostenstellenkunden zum Hauptkunden wird dadurch erreicht, dass man in den Kostenstellenkunden jeweils die Kundennummer des Hauptkunden einträgt. 

Nachfolgend ein paar "Tricks" und Besonderheiten beim Einsatz von Kostenstellen:

1. Ausgabe alle Hauptkunden
An der Stelle an der eine Kundennummer einzugeben ist, kann man auch ein "h" eingeben (z.B. in der Stammdatenverwaltung):
 
Danach werden alle angelegten Hauptkunden angezeigt. Wenn man einen Hauptkunden auswählt werden die einzelnen Kostenstellen angezeigt:

Auf diese Weise kann man auch in der Auftragserfassung die Kostenstelle ermitteln, wenn die Kurzbezeichnung nicht ausreichend ist.

2. Nettopreise
Nettopreise braucht man lediglich beim Hauptkunden zu hinterlegen. Wenn für einzelne Kostenstellen andere Preise gelten, dann sind diese zusätzlich für die Kostenstellen anzulegen. Gerade bei Kostenstellen kommt es häufig vor, dass diese individuelle Artikelnummern haben: Kein Problem für COMMERZ-ACTUELL

3. Auskünfte
Auskünfte über Umsätze, erzielten Nutzen oder georderte Artikel kann man für einzelne Kostenstellen oder auch insgesamt dadurch abrufen, dass man entweder den Kostenstellenkunden oder den Hauptkunden eingibt.

4. Auswertungen
Über den Menüpunkt 12. KOSTENSTELLEN-AUSWERTUNGEN lassen sich (bei Kundenwunsch) die Budgets der Kostenstellen überwachen und einzelne variable Auswertungen abrufen. Gerade die Auswertung KOSTENSTELLEN-ARTIKELLISTE bietet auch für den Kunden wichtige Informationen:

Über verschiedene Sortierungen und Zusammenfassungen können weitgehen beliebige Informationen bereitgestellt werden. Die Auswahl ZUSAMMENFASSUNG bedeutet, dass nicht jede Auftragsposition sondern die Summen einzelner Artikel oder über eine Zusammenfassung der Ausführung (z.B. Härtegrad oder Farbe) dargestellt werden. 

5. Rechnungen
Rechnungen werden normalerweise für den Hauptkunden erstellt, sie sind grundsätzlich nach Kostenstellen sortiert und haben auch entsprechende Zwischensummen pro Kostenstellen. Individuelle Lösung bieten auch zusätzliche Zusammenfassungen und Sortierungen.


Die Funktionen für die Kostenstellen-Belieferungen sind extrem umfangreich, genau praxisbezogen abgestimmt und erfüllen auch die häufig gestellten speziellen Anforderungen der Kunden. Insbesondere diese Kundenwünsche sind direkt abrufbar und müssen nicht noch über zusätzliche EXCEL-Listen mühsam, zeitaufwendig und kostenintensiv zusammengestellt werden.

Fazit: Jeder Fachhändler, der auch ansatzweise Kunden mit kostenstellen-ähnlichen Strukturen hat, sollte unbedingt die Lösung "Kostenstellen und Großkundenbelieferung" einsetzen.

24.03

allgemein

Kommunikation mit unserer Hotline

Es gibt mehrere Wege, mit unserer Hotline zu kommunizieren: von der Buschtrommel bis zur Internet. Dabei ist wohl ersterer kaum geeignet, letzterer umso mehr.
Dazu einige Anregungen und Anmerkungen:
1. E-Mail
Bitte alle E-Mails an die Hotline immer an hotline@logicssystems.de versenden. Andere logics-Adressen werden nicht ständig gelesen und verlängern so die Reaktionszeiten.
2. Anhänge an E-Mails
Wenn Beispiel als Anhang mit gesendet werden sollen, dann erstellt man diese am besten über Funktionstaste F4 oder über Alt/Druck mit Kopie in ein Word-Dokument.
3. Telefon
Bitte immer Telefonnummer 08106-3540-35 wählen
4. Reihenfolge
Kommunikation ist natürlich abhängig von der Priorität und der Wichtigkeit des Problems oder der Anfrage. Unsere Hotline kann sich aber am besten einstellen, wenn sie zunächst einmal Informationen per E-Mail erhält: Deshalb möglichst zunächst eine E-Mail ggf. mit Anhang.

23.03

TKD

So eine Art Vorausberechnung

Fehler bei den Zählerabrechnungen werden immer dann erst erkannt, wenn die Rechnung bereits gedruckt worden ist. Dann muss man zum einen die Rechnung zurücksetzen und zum anderen aufwendige Buchungen in der FIBU durchführen (Rechnung und Korrektur werden wegen der Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung dorthin übernommen und müssen ausgeglichen werden). Zudem gehen viele Fachhändler dazu über, die Rechnung (und auch die Korrekturen) per E-Mail zu versenden, sodass auch der Kunde dann letztlich 3 Dokumente erhält, sofern man die Übertragung nicht noch stoppt. 

Also ein beträchtlicher Aufwand, der dabei entsteht.

Wir haben uns nun Gedanken gemacht, wie man dieses Problem lösen kann, dabei aber die zunächst geplante und angedachte Lösung "Rechnung auf Probe" wegen eines zu hohen Aufwandes verworfen. Stattdessen kann man nach Erfassung der Zählerstände eine Auswertung abrufen, die für vorgebbare Kunden, Geräte oder Pools für jedes Gerät die aktuellen Daten (Kopien, Freie Einheiten, zu berechnender Betrag) und zum Vergleich die gleichen Daten der letzten Abrechnung zeilenweise ausweist. Hat ein Gerät mehr als einen Zähler, werden die Daten für die einzelnen Zähler in mehreren Zeilen dargestellt. Stellt das Programm gravierende Unterschiede fest, wird am rechten Rand ein Kennzeichen ausgegeben. Bei Pools wird nach den einzelnen Geräten zusätzlich auch eine Summenzeile ausgewiesen.
Durch die mögliche Selektion kann man wie letztlich auch beim Abruf der Rechnungen entsprechende Gruppen von Geräten bilden und genau diese Daten kontrollieren.
Neben dieser Auswertung kann man die erfassten Zählerstände auch über "LISTE ZÄHLERSTÄNDE" und "3=GEMELDETE" (aber längst nicht so detailliert) prüfen.  

Beschreibung dieser neuen Auswertung kann gerne bei der Hotline angefordert werden. 

19.03

allgemein

Button für andere COMMERZ-Version

Einige Anwender haben auf ihren Bildschirmen zusätzliche Buttons, über die sie eine alte COMMERZ-Version oder eine Testversion aufrufen können. 
Probleme dabei sind:
o Notwendigkeit nicht unbedingt gegeben
Relevante Daten sind üblicherweise noch in COMMERZ abrufbar oder in Archivierungssystemen enthalten. Deshalb sollte man prüfen, auf welche Daten, die angeblich nicht mehr vorhanden sind,  man noch zugreifen möchte und ggf. mit der Hotline abklären, wie dieser Zugriff in der aktuellen COMMERZ-Version möglich gemacht werden könnte. 
o Verwechselungen
Da die COMMERZ-Versionen häufig identisch aussehen, besteht die Gefahr, dass man versehentlich statt in der aktuellen in einer alten Version das Arbeiten anfängt. Es sollte zumindest ein Unterschied in den Farben zwischen aktueller und den anderen Versionen vorhanden sein (mittels F6, ev. mit der Hotline den Zugriff freischalten).
o COMMERZ-Standard ist ausreichend
In COMMERZ können alle Dokumente (auch über viele Jahre) abgerufen werden, Summendaten sind für ausreichend lange Zeiträume gespeichert und auch Details der Verkäufe lassen sich für längere Zeiten noch beauskunften

Demzufolge ist es nicht notwendig, frühere Versionen von COMMERZ für alle Mitarbeiter freizugeben. Unabhängig davon ist es aber schon erforderlich, entsprechende Jahressicherungen zu erstellen und gesondert gesichert abzustellen.  

18.03

WWS

verschiedene Auftragsarten

Wozu gibt es eigentlich die Auftragsarten 20 bis 79 ?
Die Abläufe und das Verbuchen von Ergebnisdaten sind beim Bürofachhandel sehr vielschichtig und müssen ohne besonderen Aufwand auch alle  abzuwickeln sein. Insofern beinhalten die Auftragsarten 20 bis 79 neben den Standard-Auftragsarten ganz spezielle Funktionen.

Die Bezeichnungen sind Standardnamen, die jeweils entsprechend angepasst werden können.
Hierfür ein Beispiel:
Die Zentrale, die die Lagerbestandsführung einsetzt, hat noch eine kleine Filiale, die aber nicht in COMMERZ eingebunden ist. Die Filiale bestellt so quasi als Kunde Artikel bei der Zentrale, in der die Mengen dann auch abgebucht werden. Wenn nun ein "Lieferschein"-Kunde in der Filiale Artikel mitnimmt, muss der handschriftlich erstellte Lieferschein zur Erfassung und zur Rechnungsstellung in der Zentrale erfasst werden. Dabei würde aber (wie bei einem normalen Auftrag) fälschlicherweise erneut vom Lager abgebucht werden. Um dieses zu verhindern, verwendet man die Auftragsarten 20-79, die in diesem Fall lediglich die Lagerbuchung verhindern. Welche Verbuchungen bei den verschiedenen Auftragsarten unterdrückt werden, kann man in der Bedienungsanleitung nachlesen. 

Zusatzfrage:
Warum ist meist Bereich von 10 Auftragsarten für die gleiche Funktion vorgesehen ?
Manche Fachhändler möchten intern ihre Aufträge nach bestimmten Merkmalen (z.B. Kundenkreise, Art des Auftragseingangs, internes Erfassungsteam  u.a.) differenzieren. Deshalb kann man bei der Auftragserfassung die Vorgabe von Auftragsart = 00 in eine von 01 bis 09 ändern und hat immer noch die gleichen identischen Funktionen der Auftragserfassung wie für Auftragsart=00. Abrufen der differenzierten Umsätze und Nutzen kann man beispielsweise in den Geschäftsdaten

17.03

allgemein

Systemänderung

Leider häufen sich in letzter Zeit die Anfragen, dass unsere Hotline neu auftretende Unzulänglichkeiten, die nach Änderung von Hardware, Systemsoftware oder Vernetzung bei der Nutzung von COMMERZ-ACTUELL auftreten, beheben soll. In vielen Fällen wird die Hotline dabei auch noch über die durchgeführte Änderungen unzureichend informiert, sodass es für sie äußerst schwierig ist, Hilfestellung überhaupt zu geben zu können. Zudem sind solche Tätigkeiten nicht im Wartungsvertrag enthalten und müssen demzufolge extra vergütet werden.
Unumgänglich dabei ist aber, dass unsere Hotline vorab über die Änderungen informiert wird, damit sie rechtzeitig auf mögliche Probleme hinweisen kann und sich ggf. auch zeitlich auf etwaige Hilfestellungen einstellen kann.    

16.03

TKD

geschätzte Zählerstände

Für den Fall, dass Zählerstände nicht ermittelt werden können, wurde in COMMERZ-ACTUELL das Verfahren mit "geschätzten Zählerständen" integriert. Dabei wird ein fiktiver Zählerstand erfasst und dieser als solcher gekennzeichnet in der Zählerabrechnung ausgewiesen.  Da der zu erwartende Zählerstand meist nicht bekannt ist, wird er aus der Historie durch COMMERZ ermittelt. Für die Erstellung der Rechnung gibt es dann zwei Möglichkeiten:

1. Der intern aus den Historiedaten ermittelte geschätzte Zählerstand wird automatisch in die Rechnung übernommen
2. COMMERZ errechnet den geschätzten Zählerstand, der ausgedruckt werden kann, und der Fachhändler muss diesen (oder einen entsprechend geänderten) Zählerstand nochmals eingegeben.

In COMMERZ-ACTUELL-TKD wurde die 2. Alternative integriert, weil häufig der errechnete Zählerstand noch "geschönt" werden sollte.
 
Die Vorgaben für die geschätzten Zählerständer erhält man mit:

Dabei werden alle Geräte ausgewiesen, für die zum Abrechnungsmonat noch keine Zählerstände erfasst wurden.
Dieser Vorschlag ist über den Menüpunkt  ERFASSEN ZÄHLERSTÄNDE (ggf. korrigiert) einzugeben und ist dabei das Feld GESCH(ÄTZT) auf "J" zu setzen. Dann wird auf der Rechnung auch ein Hinweis ausgegeben, dass es sich hier um einen geschätzten Wert handelt.

Da zu erwarten ist, dass der Kunde den geschätzten Zählerstand meist nicht akzeptieren wird, sollte man die Zählerabrechnung auch gleich zurücksetzen und dann später (mit verbindlichen Werten) neu erstellen.

12.03

WWS

Eigenbedarf

Gegenüber dem Finanzamt ist es auch wichtig, die Entnahmen für den Eigenbedarf nachweisen zu können. Eigenbedarf lässt sich über die Auftragsart 95 (INTERNER LS, gesondert freizuschalten) optimal erfassen und auswerten. Dazu ist z.B. die Abteilung als Kunde anzulegen und Entnahmen als Auftrag zu erfassen. Über eine BS-Info kann man die wichtigen Eingaben vorschreiben:

Durch den Auftrag wird automatisch vom Lager abgebucht und er steht auch zur Fakturierung an. 
Wenn dann aber für solche Aufträge Rechnungen gedruckt werden, wird nur eine INTERNE RECHNUNG geschrieben, die nicht ins Rechnungsausgangsbuch abgespeichert und die damit auch nicht als normale Ausgangsrechnung an FIBU weitergegeben wird. Die Buchhaltung kann dann diese Belege aber als Eigenbedarf entsprechend verbuchen Dabei ist aber wichtig, dass der VK-Preis dem EK-Preis (Eigenbedarf) entspricht.  
Letzteres kann man durch entsprechende Eingabe bei den Positionen (siehe BS-INFO) oder über eine Steuerung im Kundenstammsatz erreichen.
Durch die Funktion "ANFÜGEN ERLAUBT" kann auch erreicht werden, dass innerhalb eines Monats nur ein Auftrag entsteht. Alternativ dazu kann man beim Kunden die Vorgabe für die Rechnungsart auch auf Sammelrechnung setzen. 
Die Artikel werden ganz normal abgebucht und es werden dann bei diesem Vorgang auch keine Bruttoerlöse erzielt.

11.03

TK

gekaufte Artikel

Mit der "Wundertaste" F3 statt der Eingabe einer Artikelnummer kann man sich auch an der Kasse die bisher gekauften Artikel des Kunden anzeigen lassen. 

Das macht natürlich nur Sinn, wenn es sich nicht um den generellen Ladenkunden handelt, sondern um einen ausgewählten Kunden.
Diese Funktion ist dann wichtig, wenn der Kunde den Artikel wieder haben möchte, den er schon einmal gekauft hat.

10.03

allgemein

Bezeichnungen für Informationen 

Es gibt in COMMERZ-WWS beispielsweise eine Bildschirmauskunft, die einen guten Überblick über die Umsatz- und Nutzendaten gibt, nämlich die GESCHÄFTSDATEN.
Aber meinen Sie, dass man mit dieser Bildschirmausgabe der GESCHÄFTSDATEN etwas anfangen kann?

Was ist denn nun der Absatzbereich 9, der so negativ aussieht?

Besser ist es schon, wenn diese Auskunft deutlicher gestaltet ist (Beispiel):
 
Dann weiß man wenigstens, dass der Absatzbereich 9 die Werkstatt ist, die ja im Rahmen der Wartungsverträge kostenlos vieles durchführen muss.

Diese Beschreibungen können in den SERVICE-PROGRAMMEN unter SYSTEM-TEXT-VERWALTUNG angelegt werden und können dann auch teilweise mit F5 (z.B. Absatzbereich in der Auftragsbearbeitung) abgerufen werden.

Also: Bitte einmal die SYSTEMTEXTE prüfen, um transparentere Daten auf dem Bildschirm zu bekommen.

09.03

WWS

 

Einzelpreise mit Mehrwertsteuer

Im Kundenstamm wird das Feld MWST/RECH.ZEILE standardmäßig mit "N" vorbelegt. Ein "J" bedeutet, dass auf der Rechnung für diesen Kunden der Verkaufspreis in der Positionszeile die Mehrwertsteuer bereits enthält. Dieses Feld ist auch auftragsbezogen änderbar. 

Diese Art der Rechnung wird immer dann benötigt, wenn der Kunde die Preise der einzelnen Artikel inklusive Mehrwertsteuer ausgewiesen haben möchte. Der gesamte Mehrwertsteuerbetrag einer solchen Rechnung wird unten korrekt errechnet und ausgedruckt. 
Das interne Verbuchen eines solchen Auftrages erfolgt ganz normal, lediglich die Darstellung auf der Rechnung ist eine andere.
Diese Darstellung wird auch auf Auftragsbestätigungen und auf Angeboten entsprechend ausgewiesen.
  
Ein Problem ergibt sich dann, wenn unterschiedliche Aufträge, also welche mit "J" und welche mit "N",  in einer Sammelrechnung gedruckt werden sollen, weil das Ergebnis schlichtweg falsch wird. 
Wie kann man sich dagegen schützen ?
1. Der Wechsel innerhalb eines Kunden ist höchst selten. In solch einem Fall sollte man möglichst gleich für die Ausnahme die Rechnung separat als Einzelrechnung abrufen. Alternativ dazu kann man auch die Rechnungsart auf Einzelrechnung ändern. 
2. In der Liste fakturierfähige Aufträge wird in einer Spalte MZ die Besetzung des Feldes (J/N) ausgewiesen.
Da jedoch die Liste nicht immer abgerufen wird, sollte man sich angewöhnen, bereits bei der Erfassung eines Auftrages und bei der Änderung des Feldes, gleich die Schritte wie unter 1. beschrieben durchzuführen.     

05.03

FIBU

Abschluss-Daten

COMMERZ-ACTUELL-FIBU vergibt in jeder Buchungsperiode interne Buchungsnummern, zählt auch die Journalseiten und kennzeichnet Buchungsperioden als offen oder bereits abgeschlossen. Diese Daten können in der Stammdatenverwaltung Parameter unter 5 bzw. 6 abgerufen und gedruckt werden:

Diese Daten sollten am Ende eines Wirtschaftsjahres dokumentiert werden, denn sie belegen pro Buchungsperiode
o welche letzte interne Buchungsnummer vergeben wurde (Kontrolle mit letztem Journal)
o wie viele Journalseiten vorhanden sein müssen
o ob überhaupt ein Journal erstellt worden ist
o ob auch in zusätzlichen Buchungsperioden (13 bis 16) Buchungen erstellt wurde.
Dieser Beleg ist dann ein weiterer Beleg für die Ordnungsmäßigkeit der FIBU. 

04.03

TKD

Vertragsende

Das Vertragsende für die verschiedenen Vertragsarten wird bei unseren Fachhändlern unterschiedlich verwendet:
1. Ohne Vertragsende
Es wird dann das Datum 31.12.2049 automatisch vorgegeben. Hierbei ist dann keine zeitliche Überwachung möglich, da der Vertrag "ewig" läuft. Wenn dann ein wirkliches Vertragsende bekannt ist, wird es nur noch für eine letzte Abrechnung eingegeben.
2. "echtes" Vertragsende
Das mit dem Kunden vereinbarte Vertragsende wird auch eingegeben. Das bedeutet aber, dass dieses Vertragsende vom Anwender auch kontrolliert und überwacht werden muss. Dazu gibt es die "LISTE AUSLAUFENDER VERTRÄGE", die ausreichende Informationen (auch frühzeitig für den Vertrieb) liefert und die eigentlich regelmäßig aufgerufen werden sollte.
Denn wenn für einen Vertrag das Vertragsende erreicht ist, wird dieser in COMMERZ-ACTUELL-TKD nicht mehr abgerechnet (was soll TKD sonst auch tun) !!!
Bei dieser Art Vertragsende kann man auch die Funktion der VERTRAGSVERLÄNGERUNG nutzen, um das Enddatum zu verlängern, sofern der Vertrag nicht gekündigt ist.
3. Sonstige Überwachung
Es besteht aber auch die Möglichkeit für jedes Gerät ein weiteres Datum zur Überwachung einzugeben (im 7. BS statt der Anlage von periodischen Aufträgen), das unabhängig von den Vertragsenden ist und das z.B. das Leasingende oder ein sonst wichtiges Datum bedeuten könnte. Insbesondere wenn man kein konkretes Enddatum vorgegeben hat (sondern 31.12.49), kann eine Terminüberwachung (z.B. fiktives Enddatum oder Leasingende) nützlich sein, um rechtzeitig etwaige Prüfungen und Maßnahmen einleiten zu können.
Die Daten der Standardwartung werden ersetzt durch Vertragsanfang und Vertragsende sowie einen Betrag (nur informativ):

In der Auswertung für "AUSLAUFENDE VERTRÄGE" ist ein zusätzlicher Menüpunkt integriert, über den alle Geräte ausgewiesen werden können, die bis zu diesem vorgegebenen Datum enden.
Diese zusätzliche Vorgabe eines Enddatums muss gesondert von der Hotline freigeschaltet werden (Überraschung: kostenfrei).
Bei Bedarf bitte bei unserer Hotline melden.  

03.03

WWS

schon vergessen ?

Vor allem in der Auftragsbearbeitung kommt es häufig vor, zwischen den Standard-Bildschirm und dem Erweiterten Bildschirm umschalten zu müssen. COMMERZ-ACTUELL bietet dazu immer an, über die Eingabe in der untersten Zeile entsprechen zu wechseln:

Hier zum Beispiel mit "2" um zu den Daten des Erweiterten Bildschirms zu gelangen. Diese Eingabe von "2" ist aber nicht notwendig, weil man mit CURSOR rechts gleiches erreicht und dann mit CURSOR links wieder zurückkommt. 
Viel wichtiger ist aber diese Eingaben mit dem CURSOR bei Änderung von Positionen, wenn man dort direkt in den ERW-BILDSCHIM gelangen möchte:
Eigentlich müsste man in dieser Situation

erst 1=ÄNDERUNG eingeben, mit F2 in die unterste Zeile gehen und kann dann erst mit 2=ERW-BS in den Erweiterten Bildschirm verzweigen.
Stattdessen kann man aber hier direkt mit CURSOR rechts sofort in den Erweiterten Bildschirm gelangen.

Übrigens: Das mit dem CURSOR links oder rechts geht auch in der Stammdatenverwaltung um zum nächsten oder dem vorhergehenden Bildschirm zu gelangen.

Insgesamt bedeutet diese Funktion eine wesentlich schnellere und effizientere Eingabe, wenn man sie nur nutzt. 

02.03

allgemein

Jubiläum

Heute keine News, weil wir feiern.
Vor ziemlich genau 11 Jahren haben wir die erste logics-news veröffentlicht. Zwischenzeitlich an etwa 2.500 Tagen, wobei aber
auch Wiederholungen erforderlich waren. Letzteres um (beliebige Reihenfolge)
o die vermeintlich tollen Neuentwicklungen wegen fehlender Nachfrage nochmals mehrfach anzubieten
o nicht georderte Schulungen für (insbesondere neue) Mitarbeiter zu kompensieren (ist aber kein Ersatz)
o intensive Hinweise auf Funktionen zu geben, die unbedingt eingesetzt werden sollten
o Themen, die offenbar beim Anwender von COMMERZ-ACTUELL  in "Vergessenheit" geraten sind
o Vorfälle, die immer wieder von der Hotline gemeldet werden
o massiv Anreize für einen effizienteren Einsatz von COMMERZ zu geben.
Wir sind überzeugt, dass in unseren logics-news trotzdem genügend neue Informationen über aktuelle und zukünftige Entwicklungen enthalten bleiben werden, um  auch weiterhin langjährig interessante Themen und Ideen für eine immer weitere Verbesserung der DV-Unterstützung durch COMMERZ zu bieten.

26.02

allgemein

SEPA

Warum sollten die Überweisungen und die Lastschriften möglichst innerhalb der COMMERZ-ACTUELL-Programme durchgeführt werden ?
Ganz einfach: Weil man sie dort direkt, automatisiert und vor allem ohne zusätzliche Eingaben abwickeln kann.

1. Beispiel Überweisungen
Eingangsrechnungen werden sowieso erfasst, über den Menüpunkt Zahlungsvorschlag können die Überweisungen vorgeschlagen und ggf. noch korrigiert werden und sie können dann in eine für die Banken lesbare SEPA-Datei abgestellt werden. Diese Datei kann dann direkt über ein Bankenprogramm zur Bank übertragen werden. Es werden nur Überweisungen für die Lieferanten erzeugt, die für SEPA eingerichtet sind. Voraussetzung ist natürlich der Einsatz der COMMERZ-FIBU.


2. Beispiel Lastschriften 
Hier ist der SEPA-Einsatz in den COMMERZ-ACTUELL-Programmen noch zwingender (insbesondere beim Einsatz von TKD mit den vielen Vertragsrechnungen), da die Rechnung z.B. in einem Bankprogramm nochmals erfasst werden muss. Zwar kann man die Lastschriften über Vorlagen ein wenig vorbereiten, aber durch den Medienbruch sind Tür und Tor geöffnet für Fehler und Aufwand.
In den COMMERZ-ACTUELL-Programmen kann man direkt die Lastschriften erzeugen und die so entstandene SEPA-Datei ganz einfach einem Bankenprogramm zur Weiterverarbeitung übergeben.  
Der Prozess läuft innerhalb von COMMERZ-ACTUELL fast voll automatisch ab. Man braucht nur die Generierung der Lastschriften anzustoßen, wobei über die Abfrage PRÜFLAUF im Vorfeld auch noch die Möglichkeit besteht, ohne Ausgaben der SEPA-Datei, die Daten und die Ergebnisse auf Fehler zu prüfen: 


Wir können den Einsatz der SEPA-Funktionen innerhalb von COMMERZ-ACTUELL nur empfehlen. Weitere Informationen gerne über unsere Hotline.

25.02

WWS

Rücksendungen

Über die Zuordnung 99 kann eine Rückgabe an einen Lieferanten initiiert werden, aus der eine Rückgabe-Beleg erstellt werden kann und über den dann auch eine Überwachung und die Einleitung von besonderen Aktivitäten (Gutschrift an Kunden, Ersatz u.a.m.) möglich ist.
Bei jeder Position gibt es ein Feld, das steuert, ob die Lagerführung durchgeführt werden soll oder nicht (LAGERBUCHUNG):

Dieses Feld wurde deswegen eingeführt, damit man Ware, die noch nicht zugebucht worden ist, ohne Veränderung der Lagermengen zurückschicken zu können.

24.02

TK

Kunden ändern

Nicht selten kommt es an der Kasse vor, dass man die Erfassung eines Auftrages mit dem Standardkunden beginnt und der Kunde erst später äußert, dass er doch für die Firma xyz einkauft. Sollten für diese Firma andere Preise gelten, ist der ganze Auftrag nicht korrekt, müsste storniert und neu erfasst werden. 
Das lässt sich aber vermeiden, wenn man nur über 3=ANDERER ABSCHLUSS die Funktion "KUNDENNUMMER ÄNDERN" aufruft. Dann wird für alle Positionen eine neue Preisfindung durchgeführt und etwaige Sonderkonditionen des Kunden damit entsprechend berücksichtigt. 
Die Funktion KUNDENNUMMER ÄNDERN kann man auch für folgende Situation nutzen:
Normalerweise ist der Standardkunde so so eingerichtet, dass er nie nur auf Lieferschein einkaufen darf (BS-INFO =900). Wenn man sich einen zweiten (Standardkunden)Kunden anlegt, bei dem dieses aber erlaubt ist, dann kann man den erfassten Auftrag auf diesen "umschalten". 
Folgende Voraussetzungen sollten aber erfüllt sein:
1.Der Kunden hat keine besonderen Konditionen
2. Die echte Adresse muss eingetragen werden (2 * F1)
Diese Situation sollte aber immer die Ausnahme sein.   

23.02

allgemein WWS

Artikel finden

Eine ganz entscheidende Bedeutung für die Effizienz der Erfassung von Aufträgen ist, wie schnell findet man den vom Kunden gewünschten Artikel. COMMERZ-ACTUELL bietet dazu eine Vielzahl von Möglichkeiten an, die je nach Fachhändler auch unterschiedlich genutzt werden. Letztlich steht man bei der Erfassung an der Stelle, an der man den Artikel benötigt:

Über F5 kann man sich anzeigen lassen, welche generellen Möglichkeiten es gibt:
 
Dabei werden für den Zugriff über Z, A, L (oder vorher K), O, S, I oder B die entsprechenden Felder aus dem Artikelstammsatz genutzt.  

Zusätzlich gibt es aber noch 4 weitere Eingabemöglichkeiten an dieser Stelle:

1. Eingabe der "Wundertaste" F3
Damit können alle Artikel angezeigt werden, die der Kunde früher einmal gekauft hat:

Eingeschränkt werden können die Artikel dadurch, dass man eine Warengruppe eingibt (auch noch auswählbar mit Eingabe von F5, wenn die Systemtexte entsprechend angelegt sind). Bei einem direkten ENTER werden alle Artikel angezeigt werden.

2. Eingabe von "G" (bedeutet Gerät)
Wenn die Erweiterung "TKD-Preisfindung in WWS" können damit alle Geräte des Kunden angezeigt werden (gekennzeichnet mit oder ohne Wartungsvertrag) und nach Auswahl eines Gerätes werden die zugeordneten Artikel aus der Artikeltabelle (z.B. die Toner) zur Auswahl angeboten. 
Zusatzhinweis: Wenn man als Artikel einen Toner eingibt (die Verrrechnungsart muss 21 bis 29 sein!!), dann werden alle Geräte des Kunden angezeigt. Nach der Auswahl eines Gerätes wird der Ausgangsartikel mit den in der zugeordneten Artikeltabelle befindlichen Artikeln verglichen und etwaige Fehler ausgewiesen (Toner passt nicht zu Gerät(Modell)). 

3. Eingabe von "V" (bedeutet Volltext)

Nachfolgend können die Textbegriffe aus der Artikelbezeichnung eingegeben werden (z.B. ordner leitz rot) und COMMERZ-ACTUELL bietet dann nur alle die Artikel an, bei denen diese Suchbegriffe enthalten sind. Die Nutzung dieser Funktion setzt voraus, dass COMMERZ-ACTUELL zumindest bezüglich der Artikel auf Basis Datenbank läuft.

4. Eingabe von T oder TK
Diese Eingabe dient nicht zum Suchen/Finden von Artikeln sondern kennzeichnen die Position als zusätzliche Textposition (Bei Eingabe von TK wird dieser Text lediglich auf dem Kommissionierungsbeleg gedruckt).

Insbesondere das Suchen über die mit F5 angezeigten Daten aus den Artikelstämmen setzt natürlich eine exzellente Pflege dieser Daten voraus. Aber auch dazu gibt es in COMMERZ etliche Hilfsmittel.

19.02

TKD

Meldungen von Geräten

Kopiergeräte können sich in Bezug auf vorbeugende Maßnahmen z.T. selbst überwachen. Dieses trifft z.B. für die Notwendigkeit zu, Toner anzufordern oder auf generelle Service-Leistungen hinzuweisen. Üblicherweise erhält der Fachhändler dafür eine entsprechende E-Mail. 
Nachdem die E-Mail im Anhang auch normierte Daten enthalten kann, ist es einfach für COMMERZ-TKD daraus automatisch einen entsprechenden TKD-Auftrag zu generieren, der wie bei einer normalen Auftragserfassung auch die gespeicherten Gerätedaten entsprechend  berücksichtigt. Gesondert abrufbare Protokolle enthalten zusätzlich alle so erstellten Aufträge und weisen auch auf mögliche Fehler hin.

Wir haben die Basis für diese Funktion erstellt und  würden gerne zusammen mit einem Fachhändler die gesamte Abwicklung im Detail weiter forcieren. 
Bei Interesse bitte schnellstens Info an unserer Hotline. 

18.02

WWS

EXCEL-Export

Unsere Hotline hat damit begonnen, statt der Listenausgabe die Daten in eine EXCEL-Datei abzustellen. Damit ist eine flexiblere Auswertung durch den Anwender möglich. Einzeilige Auswertungen lassen sich leicht in EXCEL überführen, aber bei mehrzeiligen ist dieses nur mit Aufwand möglich. 
Beispiele hierfür sind unter anderen die Angebotsprüfliste oder die Kunden-Umsatzstatistik (Menüpunkt 8.1.3). Auch die Daten der Artikel-Referenzliste lassen sich in EXCEL ausgeben.
In der EXCEL-Datei der Angebotsprüfliste werden z.B. zeilenweise u.a. folgende Spalten ausgegeben:
o Vertreter/Mitarbeiter
o Angebotsnummer
o Angebotsart (normales Angebot, Nettopreise etc.)
o gültig bis
o Kundennummer
o Kundenname
o Positionsnummer im Angebot
o Artikelnummer
o Artikelbezeichnung-1
o Artikelbezeichnung-2
o Preiseinheit EK (aus Artikel)
o Preiseinheit VK (aus Artikel)
o Artikel-EK-Preis
o Artikel-VK-Preis
o Artikel-Ertrag (Relation EK-VK aus Artikel-Daten)
o Preiseinheit EK (aus Angebot)
o Preiseinheit VK (aus Angebot)'
o EK-Preis aus Angebot
o VK-Preis aus Angebot
o Artikel-Ertrag (Relation EK-VK aus Angebot)
o Artikel-Ertrag (Relation EK-Artikel zu VK-Angebot)
o entsprechende Daten für bis zu 5 Angebotsstaffelpreise
Diese EXCEL-Daten können dann beliebig geprüft und ausgewertet werden.

Für die speziellen Exporte sind Zusatzlizenzen erforderlich. Unsere Hotline liefert gerne weitere Informationen, auch über die einzelnen in EXCEL dann ausgewiesenen Spalten.

17.02

allgemein

...... und heute ist in Baldham Faschings-Dienstag

16.02

allgemein

na ja, Sie wissen schon..... (Rosenmontag)

12.02

WWS

Tracking

Mit COMMERZ-WWS ist man neuerdings auch in der Lage, dem Kunden mitzuteilen,
o welche Artikel gerade geliefert worden sind,
o wo die Lieferung gerade befindet und
o wann sie voraussichtlich eintreffen wird.
Dieser Service, der insbesondere bei Großkunden immer mehr gefordert wird, lässt sich spielend ins COMMERZ integrieren.
Die beispielweise von Soennecken per E-Mail versendeten Lieferscheine enthalten zusätzlich eine E-Mail-Adresse, unter der der Kunde die Tracking-Informationen abrufen kann.
Unsere Hotline vermittelt gerne weitere Informationen. 

11.02

allgemein

Bestellungen

Das Bestellwesen wird für den Fachhändler immer wichtiger und aus diesem Grunde wird das gesamte Verfahren (von der vielfältigen Erstellung von Bestellvorschlägen bis hin zur elektronischen Rechnungskontrolle oder zur Rückgabe-Kontrolle) auch besonders in COMMERZ-ACTUELL unterstützt. Allein schon die Erstellung von Bestellvorschlägen, aus denen dann nach Überarbeitung unmittelbar Bestellungen erstellt werden können, erfüllt alle für den praktischen Einsatz wichtigen Anforderungen. Dabei sind auch gemischte Anwendungen möglich und auch die Daten aus COMMERZ-TKD (Verbrauchsmaterial oder E-Teile) können einbezogen werden.
Bestellvorschläge kann man auf folgende Art und Weise erstellen: 

o Automatischer Bestellvorschlag bei Lagerbestandsführung

o Direktes Erfassen von Bestellvorschlägen für einzelne Lieferanten

o Automatischer Bestellvorschlag auch ohne Lagerführung (Vorratsbestellung)

o Schnellerfassung für einzelne Lieferanten


o Schnellerfassung Sammelvorschlag (beliebige
Lieferanten und spätere  Auflösung)


o auftrags- und kommissionsbezogene Bestellvorschläge in OBJ

Zudem gibt es noch die automatische Generierung von Bestellungen direkt aus der Auftragsbearbeitung heraus und die Abwicklung der Kundenaufträge über Bestellungen an alle gängigen Logistikzentren. 

Nachdem auch die Folgeverarbeitung für Bestellungen (Auskünfte, Liefereingang mit Kopplung an bestehende Aufträge, Mahnungen und vieles mehr) umfassend integriert ist, sollte man unbedingt das Bestellwesen in COMMERZ-ACTUELL einsetzen (ggf. auch nur mit wenigen Lieferanten beginnend), anstatt alles noch manuell mit Zettelchen zu machen.

10.02

TKD

Rückstellungen

Wenn man die Auftragsarten bei Reklamationen und Garantien richtig einsetzt, kann man sich monatsweise die dazu erbrachten Aufwendungen ausweisen lassen. Diese Daten können dann z.B. als Basis für Rückstellungen verwendet werden. Aufrufen kann man diese Auswertung unter 5. SONSTIGE LISTEN und dann 8. LEISTUNGEN NACH AUFTRAGSARTEN.
Damit hat man zumindest eine gute belegbare Basis für mögliche Rückstellungen. 

09.02

WWS

Rechnung zu früh

Wenn zu liefernde Aufträge vorkommissioniert zunächst im Lager bleiben und erst später über spezielle Tour ausgeliefert werden, läuft man Gefahr, dass die Rechnung durch einen pauschalen Abruf der Rechnungen in der Fakturierung bereits zwischenzeitlich dem Kunden zugestellt wird. Das liegt daran, dass meist der Lieferschein schon abgerufen worden ist ist und die Positionen somit fakturierbar sind.
 
Wie kann man das verhindern?
Die vorzeitige Rechnungsstellung lässt sich in solchen Fällen nur verhindern, indem man bei den betreffenden Aufträgen die Rechnungsart, eigentlich nur die Kategorie, ändert.

Exkurs: Das Kennzeichen für die Rechnungsart, ursächlich im Kundenstamm, besteht aus zwei nummerischen Ziffern: 
1. Stelle. (1 oder 2), Kunde bekommt Einzel oder Sammelrechnungen
2. Stelle: genannt Kategorie (individuelle Einteilung in 9 zeitliche oder sonstige Differenzierung für unterschiedliche Abrufe bei der Fakturierung (z.B. tägliche, wöchentliche oder monatliche Rechnungen). Die Bedeutungen der einzelnen Kategorie können in der Systemtextverwaltung vorgegeben werden (Abruf dann mi F5).

Man kann sich also eine Kategorie ausdenken, die "gesperrt für Fakturierung" bedeutet und diese Kategorie in der Fakturierung dann nie aufgerufen wird. 

Wie erkennt man die "gesperrten" Aufträge?
Ganz einfach über die "Liste fakturierfähige Aufträge", bei der man genau die Kategorie angibt, die eigentlich den gesperrten Aufträgen zugeordnet sind. Das Ändern der Kategorie (Rechnungsart) macht man am schnellsten im Belegabruf (über Änderung der Rechnungsart) und nicht über die Änderung von Aufträgen:

Einige Fachhändler haben dieses Verfahren so ausgebaut, dass erst beim Rücklauf des unterschriebenen Lieferscheins eine Freigabe zur Rechnungsschreibung gesondert durch Änderung der Kategorie eingegeben werden muss. Details hierzu gerne durch unsere Hotline. 

05.02

FIBU

Abstimmung Steuer

Der Menüpunkt "Abstimmung Steuer" dient dazu, die in der UStV aufgeführten Gesamtbeträge nachweisen zu können. Dabei werden (je nach Auswahl) maximal alle Buchungen mit Umsatz und Steuer ausgewiesen, die steuerrelevant sind. Die Endsummen am Ende der Auswertung müssen deshalb auch mit den Zahlen der UStV übereinstimmen. Einschränken kann man die Auswertung, wenn man lediglich einzelne Steuerkennzeichen oder Konten nachvollziehen möchte:

Wenn man bei AUSWAHL-1 "DETAILLIERT" wählt, erhält man jede einzelne Buchung, bei "KOMPRIMIERT" lediglich die Summen pro Steuerkennzeichen und Konto. Um schnell zu erkennen, ob auf ein Konto mit einem falschen Steuerkennzeichen gebucht worden ist (wenn das nicht über die Sachkonten verhindert worden ist), sollte man zunächst die komprimierte Version verwenden und dann bei dem betreffenden Konto die Details sich ausgeben lassen.
Bei der AUSWAHL-2 kann man auch "ALLE BUCHUNGEN" auswählen. Damit werden dann auch die Buchungen ausgewiesen, die "ohne Steuer" verbucht worden sind. Die Salden dieser Konten können mit der SuSaLi abgestimmt werden.

04.02

allgemein

WORD-Drucker;
noch ein Hinweis

In der Standard Version des WORD-Druckers werden nur jeweils 200 Seiten in eine Datei abgestellt. Werden also mehr als 200 Seiten ausgegeben, dann entstehen zumindest 2 WORD-Dateien. Über die Seitennummerierung lassen sich diese leicht erkennen und ggf. bei Bedarf zu einer einzigen zusammenfassen.

03.02

WWS

OP-Auskunft in WWS mit DATEV

Die Informationen in WWS über Offene Posten eines Kunden, der Hinweis, dass der Kunde schon eine Mahnung erhalten hat, und die Prüfung eines Kreditlimits gingen früher nur, wenn die FIBU von COMMERZ eingesetzt wurde. Nun ist aber diese Funktion auch beim Einsatz der DATEV-FIBU möglich. Dazu sind in regelmäßigen zeitlichen Abständen (z.B. täglich, nachts) aus DATEV die OPs zu exportieren und in eine "Mini"-COMMERZ-FIBU zu übertragen. Diese Funktionen können so automatisiert werden, dass kein weiterer Arbeitsprozess für die Datenübertragung erforderlich ist.
Weitere Informationen gerne durch die Hotline

02.02

TKD

Gerätenummern

Für jedes Gerät gibt es für jedes Gerät zwei Gerätenummern, die Herstellergerätenummer (meist die vom Hersteller zugeordnete Seriennummer) und die frei zu vergebene sog. Gerätenummer. Auch wenn die Anzahl der Stellen unterschiedlich sind, werden häufig beide Nummern identisch  In vielen Fällen werden diese beiden Nummern mit identischen Zeichen belegt. 
Wichtig ist nun, dass in solchen Fällen bei der Anlage eines neuen Gerätes die Gerätenummer nicht zweifach eingegeben werden muss, die zweite Gerätenummer aus der Ersteingabe kopiert werden kann.
Dazu muss man lediglich bei der zweiten Gerätenummer die "Wundertaste" F3 eingeben.
Beispiel beim Liefereingang im Maschinenbuch:
Nach Eingabe Gerätenummer: 
 
Nach Eingabe F3:

Oder in der Installationsverwaltung (nach Eingabe von F3):

Oder im Bestellwesen (nach Eingabe von F3):

Dieser Kopiervorgang ist letztlich an allen Stellen möglich, an denen beide Gerätenummern einzugeben sind und bedeutet eine schnellere und sichere Erfassung der zweiten Gerätenummer.

29.01

allgemein

Selbstschulung über F5

Sobald vor einer Eingabe ein Stern "*" steht, kann man über die Funktionstaste F5 sich anzeigen lassen, welche besonderen Eingabemöglichkeiten an dieser Stelle zugelassen sind. 
Einfaches Beispiel bei der Auftragsänderung:

Man kann also an dieser Stelle den oder die Aufträge finden, die ein bestimmtes Gerät beinhalten oder die einen ausgewählten Artikel enthalten.
Nichts ist einfacher als ab und zu einmal die F5-Funktionstaste zu drücken, um zu erfahren, welche zusätzlichen Möglichkeiten es an der betreffenden Stelle noch gibt. 
Und das sollte man auch öfters einmal tun, um COMMERZ-ACTUELL dann - mit mehr Wissen - effizienter nutzen zu können.

28.01

TKD

"Bereinigung" von
Gerätedaten 

Im Lauf der Zeit sind bei vielen Anwendern in der Gerätedatei Geräte enthalten, die nicht mehr benötigt werden. Dabei handelt es sich meist um Geräte, die längst nicht mehr im Einsatz sind, oder um Geräte, die nur zur Kontrolle der Garantie oder Gewährleistung früher einmal aufgenommen worden sind. Da das Finden zum Löschen zum Teil sehr aufwendig ist, unterbleibt meist die Bereinigung der Daten.
Nachteilig wirken sich diese Daten immer dann aus, wenn sie bei einer Auswahl angezeigt werden oder auf Auswertungen mit  ausgewiesen werden.
Zur "Bereinigung" der Gerätedatei kann man ein von logics systems entwickeltes Löschprogramm einsetzen (lizenzpflichtig), das in 2 Phasen abläuft:
1. Selektion der zu löschenden Geräte
Hierzu kann man Merkmale angeben, welche Geräte gelöscht werden sollen (derzeit aktueller Stand):
 
Sobald ein Gerät die eingegebenen Bedingungen erfüllt, wird es zur Löschung vorgeschlagen. Alle so ausgewählten Geräte werden in eine EXCEL-Liste eingetragen, die nochmals geprüft und bearbeitet werden kann. Bearbeitet bedeutet, dass einzelne Geräte, die doch nicht gelöscht werden sollen, aus der Liste entfernt werden.
2. Löschung
Nach der Überarbeitung der EXCEL-Liste werden dann die verbleibenden Geräte gelöscht.

Mit diesem Verfahren ist ein schnelles, aber auch kontrolliertes Löschen der nicht mehr benötigten Geräte auf einfache Art und Weise möglich. Gleiche Verfahren gibt es auch für Artikel, Kunden, Lieferanten und Angebote.

27.01

TK

Kassensturz

COMMERZ-ACTUELL unterstützt auch das Zählen von Geldbeträgen:
Über die Zählhilfe kann man ganz schnell den aktuellen Bestand ermitteln:

Man braucht lediglich die einzelnen Sorten der Münzen und Scheine zu zählen und einzugeben. Ein Protokoll kann bei Bedarf über die Funktion Hardcopy (Funktionstaste F4) erstellt werden.

26.01

WWS

Rücksendungen erstellen und überwachen

Im Bestellwesen kann man über die Erfassung eines Vorschlages und die Zuordnung "99" ganz einfach und schnell eine Rücksendung erfassen.
Beispiel
1. Erfassung
o Kopfsatz 

o
Position 1 mit dem zurückzugebenden Artikel:
o Position 2 mit Hinweisen oder weitere Artikel:
Danach kann man sofort den Rückgabebeleg auf Standard-Formular drucken.
2. Überwachung (Zusatzlizenz erforderlich)
In der Bestellverwaltung gibt es den Menüpunkt BEARBEITEN RÜCKSENDUNGEN:

Einen Überblick über z.B. alle "offenen" Rücksendungen kann man sich über den Menüpunkt 2 verschaffen. Der Menüpunkt 1 erlaubt die Änderung einzelnen Rücksendungspositionen:

Dabei können spezielle Termine eingegeben oder die Rückgabe als erledigt gekennzeichnet werden. Diese Daten können in der Auswertung entsprechend selektiert werden.
Fazit: Ein einfaches und effizientes Verfahren für die Kontrolle von Rückgaben.
 

22.01

 

 

Benutzer-Kürzel

Mit dem Benutzter-Kürzel kann man die erfassten Buchungen bei der Auskunft selektieren. Damit kann man erreichen, dass man lediglich die von einem selbst erfassten Buchungen ausgewiesen bekommt.
Das Benutzer-Kürzel wird bei der Auskunft (Dialog oder Stapel) angefordert:
 
Bei der Erfassung von Buchungen wird das Kürzel automatisch jeder Buchung zugeordnet. Es wird aus den ersten 2 Zeichen der Benutzerkennung gebildet. Bei mehreren FIBU-Bearbeitern muss man nur darauf achten, dass diese 2 Zeichen immer unterschiedlich sind. Das Benutzer-Kürzel wird zusätzlich auch  im Journal unter BEN ausgewiesen, sodass man auch dort erkennen kann, wer die Buchung erfasst hat.

21.01

WWS

Ergebnisse von Aktionen

Üblicherweise speichert man die Daten (Preise) von zeitlich begrenzten Aktionen als Kundengruppen-Nettopreise (A-J-Preise) ab. Dieses Angebot wirkt dann, solange das Angebot existiert, wobei aber durch den Einsatz der Bestpreis-Funktion etwaige Konflikte mit Preisen der Nettopreiskunden vermieden werden können.
 
Das Ergebnis einer solchen Aktion (aber auch alle direkten Nettopreisangebote) kann man in COMMERZ-ACTUELL über  8.ANGEBOTSÜBERWACHUNG und dann  3.NETTOPREISAUSWERTUNG  erfahren. Dabei können die Daten (auch zwischenzeitlich) zusätzlich zur Listenausgabe auch am Bildschirm eingesehen werden.
Neuerdings werden auch die den Artikeln zugeordnete Sollmengen mit ausgegeben.

Am Ende einer Aktion muss das Angebot "entfernt" werden, damit die speziellen Preise nicht mehr wirken. Auch wenn es schon gelöscht sein sollte, können die Daten immer noch zum Druck oder am Bildschirm abgerufen werden: Man muss nur die Angebotsnummer noch wissen.

20.01

allgemein

WORD-Drucker

Leider muss unsere Hotline häufig feststellen, dass der sogenannte WORD-Drucker nicht wie eigentlich erwartet eingerichtet und somit auch nicht genutzt wird.

... und dabei bietet der WORD-Drucker ganze Reihe von Vorteilen und ist ganz leicht einzurichten.

Zielsetzung
Bei einer Ausgabe auf den WORD-Drucker werden die Daten nicht direkt an den Drucker gesendet sondern es wird erst ein WORD-Dokument erzeugt, das dann automatisch dem Drucker übergeben werden kann. Die Einschränkung "kann" bedeutet, dass das WORD-Dokument nur erstellt wird, am Bildschirm direkt angezeigt und vom Anwender dann beliebig weiterverarbeitet (und auch noch gedruckt) werden kann. Die Bearbeitung ist dann wie die eines normalen WORD-Dokumentes. 
Typische Beispiel sind die Ausdrucke von Auswertungen, dann nicht erst "echt" gedruckt werden müssen, sondern sofort am Bildschirm eingesehen werden können.

Einrichtung
Die Einrichtung eines WORD-Druckers ist ganz einfach:
1. Bildschirm 
 
Das Zeichen "#" identifiziert diesen Drucker als WORD-Drucker.
2. Bildschirm

Für die einzelnen erforderlichen Felder gibt es von unserer Hotline eine Kurzbeschreibung, wobei im Normalfall die Standardbelegung völlig ausreichend ist.
Ein besondere Eingabe ist unter der Spalte "V" (steht für visible, also sichtbar) möglich: Ein "N" bedeutet, dass das WORD-Dokument direkt auf dem Drucker ausgegeben wird, ein "J" jedoch, dass das WORD-Dokument unter WORD auf dem Bildschirm angezeigt wird. 

Unverständlich, wenn diese Funktion nicht genutzt wird.

19.01

TKD

Zähler-
bezeichnung     

Über die Steuerung "VARIABLE ZÄHLERTEXTE (J/N)" im Parameter kann erreichen, dass entsprechend passende Bezeichnungen in den Vertragsabrechnungen ausgewiesen werden, auch wenn gleiche Zähler(nummern) bei unterschiedlichen Modellen andere Einheiten zählen. Was selten genutzt wird, ist der Text für Zählerbezeichnung (3mal anlegen für Zähler 1, 2 und 3+4, Textlänge 8 Zeichen maximal)

Diese Bezeichnungen werden bei der Erfassung von Zählerständen ausgegeben und der Erfasser kann gemeldete Zählerstände damit besser und eindeutig zuordnen.:

Wesentlich wichtiger sind diese Daten bei dem E-Mail-Verfahren zur Abfrage und Bereitstellung der Zählerstände, denn auch hier werden diese Bezeichnungen (für den Kunden eigentlich unabdingbar) mit übertragen (und nicht nur Bezeichnungen wie Z1 oder ZÄHLER 1).

15.01

WWS

Bücher

Auch der Verkauf von Büchern kann mit COMMERZ-ACTUELL abgewickelt werden. Schnittstellen zu KNV oder Libri erlauben u.a. auch den direkten Zugriff auf die dort vorliegenden Buchdaten.

1. Terminalkasse
Die einfachste Anwendung ist der Verkauf von Büchern an der Kasse:
Statt der Artikelnummer kann die ISBN eingegeben (besser noch gescannt) werden. COMMERZ erkennt, dass es sich um ein Buch handelt, stellt "pfeilschnell" die Verbindung zum KNV-/Libri-Rechner her und importiert die zu diesem Buch gehörenden Buchdaten. Diese werden (wie z.B. Titel, Autor, Thema oder Preis) in die Position übernommen. 
2. Artikelpflege und Lagerbestandsführung
Durch die Informationen aus den von KNV/Libri gelieferten Büchern kann sukzessive auch der Artikel-Bestand in COMMERZ erweitert werden. Diese Funktion könnte auch so ausgebaut werden, dass die von KNV/Libri elektronisch übermittelten Lieferungen einen automatischen Update in der Artikeldatei durchführen. Letztlich kann man dann in Verbindung mit dem Verkauf (siehe Punkt 1) auch eine korrekte Lagerbestandsführung erreichen.
3. Bestellwesen
Die Schnittstelle zu KNV/Libri kann man auch dazu nutzen, Bücher über das COMMERZ-ACTUELL-Bestellwesen zu bestellen. Dazu ist es aber notwendig, die ISBN zu kennen, wenn die Bücher nicht in der Artikeldatei von COMMERZ enthalten sind.

Sofern der Fachhändler auch Bücher in seinem Sortiment hat, ist es gerade an der COMMERZ-Kasse wichtig, dort auch Bücher erfassen zu können, vor allem dann, wenn der Kunde auch noch andere Bürobedarf-Artikel dazu einkaufen möchte.

Die Integration der "Bücher"-Funktionen ins COMMERZ ist ein ganz wesentlicher Schritt, auch weitere Geschäftsbereiche in das  Gesamtspektrum von COMMERZ-ACTUELL einzubeziehen.  

14.01

allgemein 

Artikelpflege

Mit den Funktionen in COMMERZ-ACTUELL stehen den Anwendern jede Menge Möglichkeiten zur Verfügung, ihre Artikelpflege zu automatisieren bzw. sich dabei unterstützten zu lassen. 

Artikeldaten können vielschichtig sein (Beispiele):
a) wer liefert die Artikeldaten Hersteller, Lieferant, Logistikzentrum) b) welche Daten werden bereitgestellt (EK, VK, Staffeln)
c) welche Sonderkonditionen gibt es (individuelle EKs, zeitbezogene Preise)
d) welche VKs sollen gelten (Kataloge, Aktionspreise, Kundenpreise)

Aufgrund der langjährigen Erfahrung der logics und der permanenten Beschäftigung mit der Thematik "Artikelpflege" können nahezu alle Varianten der Artikelpflege in COMMERZ-ACTUELL weitgehend automatisiert abgewickelt werden. Dieses aber nicht "manuell" sondern durch elektronische Übernahme von Artikeldaten aus den verschiedensten Artikelpools.

Es ist heute deshalb nicht mehr erforderlich, dass die Artikeldaten manuell gepflegt werden, was mit erheblichem Aufwand und einer relativ hohen Fehleranfälligkeit verbunden ist.  Problematisch sind auch die häufig vorkommenden kurzfristigen Preisänderungen.
Wer heute die Artikeldaten noch mühsam "zu Fuß" pflegt und damit der Vorteil der elektronischen Pflege nicht nutzt, sollte sich schnellstens an unsere Hotline wenden, um diese Aufgaben zur Pflege wesentlich effizienter zu gestalten.      

13.01

allgemein

Jahresanfang

"A guat`s Neues" wünscht die logics-crew aus Baldham allen, die unsere bewährte DV-Lösung COMMERZ-ACTUELL im Einsatz haben.

Auch wenn im Normalfall zu einem Jahresanfang immer zum Teil auch gravierende Neuerungen, Änderungen oder der Wechsel früherer Zielsetzungen angedacht werden, werden diese bei logics systems nicht erforderlich sein. Grund dafür ist insbesondere das äußerst positiv verlaufende Vorjahr 2014. Unsere Hotline hat mit ihrem motivierten und auch bei den Anwendern motivierenden Engagement dazu beigetragen, dass Probleme schnellsten gelöst, Erweiterungen im Funktionsumfang realisiert und die Anwender von COMMERZ-ACTUELL umfassend beraten und unterstützt wurden.
Auch das Feedback aus dem Anwenderkreis ist besonders positiv, sodass für die weitere Zukunft keine gravierenden Änderungen erforderlich sind.
Die logics systems gmbh wird deshalb auch weiterhin engagiert für die Belange ihrer Kunden eintreten und freut sich auf eine weitere gute und harmonische Zusammenarbeit.