Datum

Thema

Beschreibung

23.12.2005

Weihnachten

Das logics-Team wünscht allen ein frohes Weihnachtsfest und ein gutes und erfolgreiches Jahr 2006.

22.12.2005

Zeitplan 27.12.05 bis 6.1.06

Die Hotline ist in beiden Wochen zu den üblichen Zeiten zu erreichen (6.1. ist allerdings verdientermaßen bei uns ein Feiertag). Jahreswechsel- und Inventur-Fragen bitte möglichst rechtzeitig stellen.

In der Zeit vom 27.12 bis zum 6.1. gibt es keine Informationen in der logics-news. Über Anregungen und zu behandelnde Themen würden wir uns sehr freuen.

21.12.2005

Modelle

Für die Artikel, die Geräte "darstellen", müssen in TKD unter der Stammdaten-Verwaltung 13. MODELLE Modellinformationen hinterlegt werden. Dabei sind folgende Felder von besonderer Bedeutung und sind für einen optimalen Einsatz von COMMERZ-ACTUELL-TKD eigentlich unerlässlich:

1. KOPIEN PRO TONER (dient der Überwachung von Tonerlieferungen)

2. MAX. ZÄHLERSTAND (Anzahl der Zählerstellen)

3. GERÄTEKLASSE (Selektion von Geräten, z.B. bei Störungsmeldungen)

4. ARTIKELTABELLE (schnelles und sicheres Finden von Artikeln (z.B. Toner))

Wenn man die Daten nachträglich erst versorgt, werden diese Daten in die bestehenden Geräte nicht automatisch eingetragen. Über den Menüpunkt 9. DATEIPFLEGE, 10. GERÄTE INSPEKTION und 6. MODELLDATEN NACH   GERÄTE  können diese Daten aber auch in die "ALT-"Geräte eingetragen werden. Dabei bleiben aber Felder im Gerätestammsatz, die nicht leer sind, erhalten. Nur in Felder, die noch keinen Inhalt haben, werden die Daten aus den Modellstamm-Sätzen eingetragen.

20.12.2005

Jahresende

Bitte rechtzeitig planen: Abläufe in COMMERZ-ACTUELL zum Jahreswechsel. Ganz generell:

Jahreswechsel in WWS/OBJ und TKD durchführen (Datum=010106 !). Wenn WWS und OBJ beide eingesetzt werden, den Jahreswechsel nur (!) in WWS durchführen.

In der FIBU neues Wirtschaftsjahr vorbereiten.

Inventur rechtzeitig planen: Abläufe (aus dem Vorjahr noch bekannt ?) festlegen.

Ggf. Daten bereinigen.

Bei Fragen: Mail oder Fax an die Hotline. 

19.12.2005

Feste Formulartexte

In der Stammdaten-Verwaltung "TEXTE" kann man in COMMERZ-ACTUELL-WWS unter den Textnummern 82 bis 99 Texte anlegen, die an festen Stellen in den Formularen oder auf den Bons ausgegeben werden. Sind unter diesen Nummern keine Texte angelegt, wird auch nichts gedruckt. Es empfiehlt sich deshalb, einmal die TEXTE-Stammdaten zu prüfen (Beschreibung im Handbuch oder Erweiterungen in dieser logics-news), ob diese angelegt sind. Dabei gibt es wichtige, wie z.B. die Texte für die Vorgabe für die Lieferschein-Unterschrift oder die Werbetexte, die genutzt werden sollten.

Zu beachten ist, dass diese Texte durch die Vorgabe vom Anwender selbst eingestellt werden können. Es sind also keine festen Texte, die starr von COMMERZ-ACTUELL vorgegeben sind. Wenn man mit diesen Vorgaben derzeit nicht zufrieden ist, sollten man daran denken, dass man sie selbst ändern kann. 

16.12.2005

"Wiederholtaste"

Es kommt oft vor, dass man bei der Abfrage "VON: ... BIS:...." zwei gleiche Werte einzugeben hat. Den ersten Wert hat man z.B. über Matchcode gefunden und den zweiten könnte man ebenfalls so ermitteln oder man gibt ihn einfach ein.

Einfacher ist es jedoch, bei "BIS:.." die F2-Taste zu betätigen, was bewirkt, dass der "VON-Wert" als "BIS-Wert" kopiert wird. Diese Funktion geht an den meisten Stellen problemlos; die Stellen, die noch nicht so funktionieren wird logics systems GmbH sukzessive entsprechend anpassen.

15.12.2005

Wiederkehrende Aufträge

Immer wiederkehrende Aufträge mit gleichen Positionen kann man durch die Funktion KOPIEREN AUS ANGEBOT/AUFTRAG schnell erzeugen. Dabei kann die einzugebende Auftrags- oder Angebotsnummer auch durch Eingabe des Kunden (Kundenkurzbezeichnung) gesucht und gefunden werden.

14.12.2005

nochmals Rechnungsdatum

Die Verbuchung von Rechnungen erfolgt immer zu dem Datum, mit dem man WWS, TKD oder OBJ aufgerufen hat. Wichtig wird dieses zum Beispiel zum Jahreswechsel, wenn entschieden werden muss, ob z.B. Verträge im alten oder im neuen Jahr verbucht werden sollen.

Differenzen kann es auch bei Reparatur-Aufträgen geben, bei denen die Leistungen zum Tag der Reparatur verbucht werden, Rechnungen aber zum Tagesdatum.

Unstimmigkeiten in den statistischen Daten sind meist die Folge von den verschiedenen zeitbezogenen Betrachtungsweisen.

13.12.2005

Druck in WORD

Über die Druckersteuerung kann man auch Drucker einrichten, die Auswertungen in WORD-Format erzeugen und auch gleich WORD aufrufen. Dabei ist es wichtig, bereits in der Druckersteuerung Vorgaben für den Schriftgrad vorzugeben, damit die Auswertungen auch sofort das richtige Format haben und nicht noch nachträglich bearbeitet werden müssen. So sollte man für die LISTEN unter Sz den Schriftgrad so einstellen, dass kein Zeilenüberlauf durchgeführt wird.

12.12.2005

Artikelübernahme aus der PBSeasy-Datei

Fachhändler, die PBSeasy-direkt oder PBSeasy-Mail einsetzen, haben parallel zu der eigenen COMMERZ-ACTUELL-Artikeldatei in der sog. PBSeasy-Datei die vollen Sortimente der Lieferanten verfügbar. Auf die einzelnen Artikel kann man z.B. bei Bedarf über den p-Zugriff auch innerhalb Auftragsbearbeitung zugreifen. Um einen solchen PBSeasy-Artikel in den COMMERZ-ACTUELL-Bestand zu übernehmen (weil der Artikel ins Sortiment eingegliedert werden soll), sollte man dieses nicht in der Zentralen Artikelpflege (COMMERZ-ACTUELL-ZPF) durchführen, sondern ganz einfach in der Stammdaten-Verwaltung Artikel. Dabei wählt man die Funktion AUFNAHME, ruft den betreffenden Artikel über den p-Zugriff auf, gibt ggf. eine Artikelnummer ein, unter der der Artikel im COMMERZ-ACTUELL-Bestand geführt werden soll, ergänzt die bereits aus der PBSeasy-Datei vorgegebenen Daten und speichert letztlich den Artikel einfach ab.

Dieses simple Verfahren erscheint zunächst etwas aufwendig, weil man die Artikel einzeln übernehmen muss, aber bei einem gut gepflegten Sortiment, kommt es nicht so häufig vor, dass viele zusätzliche Artikel zu übernehmen sind.

Zudem ist es besser als die eigene COMMERZ-ACTUELL-Artikeldatei mit den vollen Sortimenten der Lieferanten zu belasten. 

09.12.2005

Rechnungsnummern-Kreise

Es werden in COMMERZ-ACTUELL in den Bausteinen WWS, OBJ und TKD Rechnungen geschrieben. Während die Rechnungsnummern bei WWS und OBJ immer aus dem selben Nummernkreis entnommen werden, gibt es für TKD normalerweise einen eigenen Rechnungsnummernkreis. Es gibt aber auch die Variante, dass die TKD-Rechnungen aus dem WWS-/OBJ-Nummernkreis entnommen werden. Dieses hat aber den nicht unerheblichen Nachteil, dass in den Ausdrucken der einzelnen Rechnungsausgangsbücher Lücken in den Rechnungsnummern enthalten sind und das man an der Rechnungsnummer (durch geschickte Wahl der Nummernkreise) nicht gleich erkennen kann, aus welchem Bereich eine Rechnung stammt.

08.12.2005

Sonderartikel oder Sammelartikel

Sicherlich ist es erforderlich, bei der Auftragserfassung Sonderartikel (das sind Artikel, die nicht in der Artikeldatei von COMMERZ-ACTUELL vorhanden sind) einzusetzen, wenn man Artikel verkaufen möchte, die nicht im Sortiment enthalten sind. Andererseits kann man auch Sammelartikel (das sind Artikel, die nur mit geringen Daten in der Artikeldatei gespeichert sind und die bei der Auftragserfassung noch entsprechend ergänzt werden) verwenden. Letzteres ist zum Beispiel an der Kasse notwendig, wo sogenannte Warengruppen-Artikel unumgänglich sind.

Diese Artikel sollte man aber nicht verwenden, wenn das Auffinden eines gespeicherten Artikels Probleme bereitet und es einfacher erscheint, schnell einen solchen Artikel einzusetzen. Dadurch werden auf jeden Fall die Auskünfte und die statistischen Ergebnisse erheblich ungenauer. Wenn die Lagerbestandsführung eingesetzt wird, können damit außerdem falsche Lagermengen entstehen.

Überprüfen kann man die Verwendung dieser Artikelarten über die AUFTRAGS-PRÜFLISTE, über die man z.B. über einen Monatszeitraum alle verwendeten Sonderartikel  oder den Einsatz spezieller Sammelartikel ausgewiesen bekommt.

07.12.2005

ABO-Verwaltung

Wir können jetzt auch die Funktion "ABO-Verwaltung" anbieten, bei der die erfassten ABOs bei Auslieferung flexibel abgewickelt werden können (Lieferschein, Rechnung (einzeln oder integriert), Benachrichtigung) und bei der auch die Historie am Bildschirm dargestellt werden kann. Weitere Auswertungen geben einen Überblick über alle aktuellen ABOs. Diese ABO-Verwaltung lässt sich auch für Zeitschriften einsetzen.

Information über die Hotline.

06.12.2005

Fehlerhafte alte (!) Zählerabrechnungen

Leider gibt es Fälle, bei denen ein zu großer Zählerstand abgerechnet wurde, der Kunde nicht sofort reklamiert und bei der nächsten Zählererfassung erst gemerkt wird, dass der nun gemeldete Zählerstand niedriger ist als der bereits berechnete. Wenn die erste Abrechnung nicht mehr rücksetzbar ist, konnte man bisher die nächsten Zählerabrechnungen nur manuell verfolgen.

Eine Lösung hierfür bietet eine temporär – nur für die aktuelle Zählerstandsabrechnung - einzusetzende Abschlagzahlung, und zwar durch Eingabe eines fiktiven bereits bezahlten Abschlages, der genau dem Betrag der zu viel gezahlten ersten Zählerabrechnung entspricht. Durch Änderung des "berechneten Zählerstandes" auf den richtigen Wert erhält man dann eine korrekte 2. Abrechnung,.

05.12.2005

Mehr als 5 Kassen-Positionen

In dem Anzeigenbereich über den Erfassungsfeldern werden immer nur bis zu 5 erfasste Artikelpositionen angezeigt. Das bedeutet, dass nach Eingabe der 6. Position die erste Position nach oben "rausgeschoben" wird, also nicht mehr sichtbar ist. Der Anwender kann aber in diesem Anzeigebereich auch blättern, wenn der zunächst mit F1 (oder Cursor up)  zur Positionsnummer (PN) gelangt. Von dort kommt er dann erneut  mit Cursor up (nicht F1) in den Anzeigebereich, in dem er mit Cursor up oder Cursor down blättern kann und sich somit alle erfassten Positionen nochmals anzeigen lassen kann.

02.12.2005

Bürobest 2006

Branion wird in Kürze die Daten für den Bürobest-2006 liefern. Wie bisher wird logics systems GmbH die Daten auf Struktur und Plausibilität prüfen und in ein für die Import-Schnittstelle erforderliches Format aufbereiten. Diese Daten stellen wir dann den Anwendern zur Verfügung, die dann über ZPF (Zentrale Artikelpflege) die Daten unmittelbar einlesen können. In letzter Zeit haben wir nur bei den Fachhändlern angefragt, ob sie diesen Service wieder haben wollen, wenn sich diese bereits früher einmal daran beteiligt haben.

Branion-Mitglieder, die  kein Fax bekommen haben, diesen Service (EUR 55,00) aber in Anspruch nehmen wollen,  sollten sich flugs an die Hotline wenden.

01.12.2005

Sicherungen

Aus gegebenem Anlass: Prüfen Sie unbedingt einmal, ob und wie ihre Daten gesichert werden; vor allem auch, ob diese auf mehreren Medien und in Abständen auch außerhalb des Büros gelagert werden.

Der aktuelle Fall: Der Fachhändler sicherte vermeintlich täglich die COMMERZ-Daten nur auf einem anderen Rechner, immer auf die "gleiche" Stelle. Dabei wurde die Sicherungs-Prozedur früher irgendwie einmal so geändert, dass COMMERZ überhaupt nicht gesichert wurde, was aber keinem bewusst war. Auch weitere Sicherungen wurden nicht durchgeführt.

Die Folge: Es kam dann, wie es kommen musste: Der Rechner gab seinen Geist auf und die aktuellen COMMERZ-Daten waren nicht mehr lesbar. "Kein Problem: Wir haben ja noch die Sicherung, die wir dann auf einem neuen Rechner wieder einspielen können; zwar nicht ganz aktuell, aber dann müssen wir eben ein wenig nacharbeiten".

Denkste...

Die Hilfe: Logics systems GmbH konnte mit den Bruchstücken der COMMERZ-ACTUELL-Daten mühsam einen weitgehend aktuellen Stand wieder herstellen (das muss aber nicht immer so glimpflich ablaufen).

Das Fazit: Bitte prüfen Sie selbst einmal ganz intensiv, ob Ihr Sicherungssystem in Ordnung  ist und stellen Sie sich dabei auch die möglichen Ausfälle einmal vor. Diese passieren zwar nur äußerst selten oder nie, aber wenn .....

30.11.2005

Datum Finanzierungsaufwand und Vertragsabrechnung

In TKD kann man für Eigen-Vermietung einen monatlichen Finanzierungsaufwand anlegen und jeden Monat gegen die Mieteinnahmen "gegenrechnen" lassen. Dieser Finanzierungsaufwand wird im TKD – z.B. bei den Gerätedaten - in den betreffenden Monat gebucht, den man dort angibt. Wenn man aber die Funktion "PROVISIONSDATEN IN WWS" auf "J" gesetzt hat, dann kommen diese Daten in den Monat, der beim Aufruf der Berechnung des Finanzierungsaufwandes als TKD-Datum vorliegt. Damit das alles passt, ist unbedingt darauf zu achten, dass das Tagesdatum auch mit dem Abrechnungsmonat übereinstimmt. Gleiches gilt auch für die Vertragsabrechnungen. Stimmen diese Daten nicht überein, hat man Differenzen, wenn man die Daten in WWS und TKD vergleicht. 

29.11.2005

Vorgaben über Benutzerkennungen

Über den Menüpunkt "ZUGRIFFSBERECHTIGUNG" kann neben den Freigaben und Sperren von einzelnen Untermenüpunkten in COMMERZ-ACTUELL-WWS neuerdings auch ein Absatzbereich vorgegeben werden. Damit wird erreicht, dass in der Auftragserfassung durch die Eingabe des Kunden, der richtige Absatzbereich übernommen  wird und dass bei Anwendung der Vertreterzuordnung im betreffenden Kunden auch gleich der richtige Vertreter/Verkäufer vorgeschlagen wird. Beide Vorgaben sind selbstverständlich für den aktuellen Auftrag noch änderbar.

28.11.2005

Zusatzdaten Lieferant

Wie auch beim Kunden gibt es auch bei den Lieferanten einen "letzten" Bildschirm, in dem beliebige Informationen hinterlegt werden können. Diese Daten werden beim Druck eines Bestellvorschlages immer am Ende ausgegeben, sie können aber auch durch die Eingabe von "I" bei der Erfassung oder bei der Änderung eines Bestellvorschlages zur Anzeige auf dem Bildschirm abgerufen werden. Hinterlegt werden beim Lieferanten meist zusätzliche Details, die für eine Bestellung wichtig sind.

25.11.2005

Kontingente in TKD

Hat jemand Interesse an der Verwaltung von Kunden-Kontingenten für Dienstleistungen bei einzelnen Kunden ?

Das Verfahren läuft in etwa so ab:

1. Geräte/Systeme können in das Verfahren einbezogen oder ausgeschlossen werden.

2. Kontingente werden in Stunden und EURO verwaltet.

3. Jede Wartungsrechnung erhöht das Kontingent, (jede) Leistung reduziert das Kontingent.

4. Es gibt ein Historie über den Auf- und Abbaus des Kontingentes.

5. Positive Kontingente können auch durch individuelle sonstige Lieferungen ausgeglichen/reduziert werden.

6. Einfache Auswertungen verschaffen einen Überblick über den Stand aller Kontingente.

7. Den Kunden können individuelle Stundensätze zugeordnet werden.

Ziel dieses Verfahrens ist es, mit dem Kunden über mehrere Geräte/Systeme eine einheitlichen Betreuungsvereinbarung zu treffen.

24.11.2005

Positionen kumulieren?  Wozu?

Dieser Menüpunkt in der Auftragsbearbeitung dient dazu, die Preise einzelner Positionen auf die Möglichkeit der Verwendung von Staffelpreisen zu überprüfen. Im Normalfall wird der Staffelpreis bei Eingabe einer entsprechenden Menge automatisch vorgeschlagen, aber dabei wird lediglich jede Position alleine für sich betrachtet.

Wenn aber beispielsweise jedem Artikel einer  Artikelgruppe (gleicher Artikel in unterschiedlichen Farben) eine Staffel zugeordnet ist (z.B. ab 10 Stück) und der Kunde ordert 8 rote und 8 blaue, dann wir bei jeder Position kein Staffelpreis eingetragen. Wenn dieser Auftrag nun über die Funktion "Position kumulieren" geprüft wird, stellt COMMERZ-ACTUELL fest, dass insgesamt 16 Stück geordert wurden und trägt bei den betreffenden Positionen den Staffelpreis ein.

Diese Funktion kann derzeit nur eingesetzt werden, wenn die Artikelnummern-Struktur von Büro Actuell (9 Stellen numerisch) eingesetzt wird.

23.11.2005

Aktueller Status

Den aktuellen Stand der Aufträge in WWS und OBJ kann man über den Menüpunkt AKTUELLER STATUS in den GESCHÄFTSDATEN abrufen. Dabei werden die Werte von "zu fakturieren", "zu liefern" und "offen" für jeden einzelnen Absatzbereich ausgegeben. Diese Funktion ist insbesondere für OBJ (Möbel) interessant, weil man damit erfährt, was an Aufträgen noch offen ist. Leider werden diese Daten nicht permanent mitgeführt, sondern müssen erst über ERMITTELN AKTUELLER STATUS aufbereitet werden. Das lässt sich aber bei einer WINDOWS-Installation leicht morgens in einem separaten im Hintergrund durchführen.

22.11.2005

Vertragsende

Wenn für einen Vertrag das Vertragsende erreicht ist, wird dieser in COMMERZ-ACTUELL-TKD nicht mehr abgerechnet (was soll TKD sonst auch tun). Das bedeutet aber, dass dieses Vertragsende vom Anwender auch kontrolliert und überwacht werden muss. Dazu gibt es die "LISTE AUSLAUFENDER VERTRÄGE", die ausreichende Informationen (auch für den Vertrieb) liefert und die eigentlich regelmäßig aufgerufen werden sollte.

21.11.2005

Verbundkennzeichen

COMMERZ-ACTUELL-Anwender, die mit alphanumerischen Artikelnummern (EDV-Nummer) arbeiten, haben das Problem, dass sie bei der Anlage von Nettopreisen jeden Artikel mit allen Farben einzeln anlegen müssen, da der Kunde ja z.B. jede Farbe ordern könnte. Dieses ist bei Anwendern, die mit der sogenannten büro-actuell-Nummernstruktur arbeiten, nicht erforderlich, weil sie bei der Nettopreis-Definition in die letzten Stellen "xx" eingeben können und COMMERZ-ACTUELL dann dieses als "Nettopreis für alle Farben" erkennt.

Logics systems GmbH wird im Artikelstamm ein Verbundkennzeichen einführen (wahrscheinlich in KATALOGNR-1 oder –2), in das man für alle gleichartigen Artikel, die sich nur in der Farbe unterscheiden, den gleichen Begriff einfügen muss (z.B. "1080"). Bei der Anlage von Nettopreisen wird dieses erkannt und führt dazu, dass automatisch für alle diese Artikel Nettopreise angelegt werden.

Diese Funktion wird im ersten Quartal 2006 zur Verfügung stehen.

18.11.2005

Nettopreisanpassung

Über diese Funktion im Aufgabenkomplex ANGEBOTSBEARBEITUNG können Nettopreise an die EK-Veränderung angepasst werden, sofern das mit dem Kunden abgestimmt ist. Dabei wird der aktuelle EK-Preis und der EK-Preis in der Nettopreis-Definition verglichen und der Nettopreis automatisch prozentual angepasst. Gleichzeitig wird der aktuelle EK-Preis eingetragen. Ein Problem macht hier der EK-Preis in der Nettopreisdefinition, wenn dieser nicht besonders aktuell ist und die Nettopreis-Anpassung deswegen zu nicht plausiblen Ergebnissen führt.

Um diesen EK-Preis zu aktualisieren, kann man die Nettopreis-Anpassung auch aufrufen und die Abfrage "VK ÄNDERN" mit "N" beantworten. Dann findet keine Nettopreisveränderung statt und es wird lediglich der aktuelle EK-Preis in die Nettopreis-Definition übernommen. Diese Anpassung auf der EK-Seite muss natürlich früher stattfinden, denn bei einer Bearbeitung mit "N" sind ja in diesem Augenblick beide EK-Preise identisch..

17.11.2005

Wiederkehrende Buchungen

In COMMERZ-ACTUELL-FIBU kann die Erfassung der Buchungen im Dialog (sofortige Verbuchung) oder im Stapel erfolgen. Die Stapelerfassung ist eigentlich nur dazu da, die Buchungen nochmals vor der endgültigen Übergabe zu prüfen und ggf. Korrekturen noch einzubringen. Sie kann aber auch genutzt werden, wenn z.B. monatlich immer wiederkehrende Buchungen übernommen werden sollen, wie z.B. Forderungen oder kalkulatorische Kosten.

Dazu ist es lediglich den Stapel nach der Übergabe nicht zu löschen und dann erneut zu übernehmen. Dabei erhält man zwar eine Warnung, dass der Stapel bereits übernommen worden ist, die in diesem Fall aber zu ignorieren ist. Danach können dann noch die Daten für WJ, BP und Buchungstag geändert werden und der Stapel dann erneut übernommen werden.

Für den Fall, dass es im Betrieb solche immer wiederkehrenden Buchungen gibt, erspart man sich mit diesem Verfahren, die ständig erneute Eingabe dieser Buchungen. Da auch der Stapel geändert werden kann, können auch Erweiterungen oder Löschungen von Buchungen auf einfache Weise durchgeführt werden.

16.11.2005

Inventur

Nicht vergessen: Wer seine Inventur über MDE erfassen und die Daten dann automatisch als gezählten Bestand ins COMMERZ-ACTUELL übernommen haben möchte, sollte sich umgehend mit der Hotline in Verbindung setzen, um die Schnittstellen abzuklären (siehe news vom 19.9.2005).

15.11.2005

Schneller Wechsel

In allen COMMERZ-ACTUELL-Bausteinen tritt häufig der Fall auf, dass in weitere Bildschirme – vorwärts oder rückwärts – geblättert werden kann. Dazu wird in der untersten Zeile stets die entsprechende Ziffer für das Blättern angezeigt (z.B. 2=NÄCHSTER BS oder 2=ERW-BS). In vielen Fällen kann man statt einer Eingabe der Ziffer auch die Tasten für CURSOR rechts oder links verwenden oder bei Installationen auf WINDOWS-32-Bit-Basis mit der Maus den Text "anklicken".

Diese Funktion ist besonders wichtig bei der Auftragsänderung in COMMERZ-ACTUELL-WWS, da man darüber unmittelbar in der ERW-Bildschirm einer Position gelangen kann.

Diese Eingaben sind wesentlich schneller aus die Eingabe einer Ziffer und die dann noch erforderliche Bestätigung mit der ENTER-Taste.

Also: Nutzen.

14.11.2005

Wenig genutzt: Auftragsinformationen

In COMMERZ-ACTUELL-TKD kann man über F3 in der untersten Zeile bei den Kopfdaten in einen Bildschirm wechseln, der für eine freie Texteingabe vorgesehen ist und in den man wichtige Informationen über Besonderheiten der Auftragsabwicklung eintragen kann, wie zum Beispiel: "Ersatzteil angefordert, Ersatzgerät gestellt, Modalitäten für Ersatzgerät, Voraussichtliche Fertigstellung".

Damit kann sich jeder (!) am Bildschirm bei etwaigen Rückfragen über den Zustand eines Auftrages informieren, sofern man diese Funktion auch nutzt.

11.11.2005

Rückgaben an Lieferanten

Im Bestellwesen lassen sich durch spezielle ZUORDNUNGEN auch besondere Verfahren mit den Lieferanten abwickeln. So kann z.B. über die Zuordnung "99" für eine Rückgabe an den Lieferanten ein Rückgabe-Beleg gedruckt werden. Wahlweise wird eine entsprechende Lagerbuchung durchgeführt oder – falls noch keine Zubuchung erfolgt ist – unterdrückt.

Bisher wird die Rückgabe nach dem Druck gelöscht, so dass eine Kontrolle eine möglichen Gutschrift "manuell" erfolgen muss. 

10.11.2005

Automatische Übernahme von Eingangsrechnungen

In COMMERZ-ACTUELL-FIBU gibt es neuerdings eine Schnittstelle, über die elektronisch übermittelte Rechnungen von Verbänden oder sonstigen Abrechnungsstellen eingelesen werden können und als Buchungsstapel in die FIBU übernommen werden können. Die einzelnen Rechnungsdaten werden geprüft und ein Buchungsstapel erst dann erzeugt, wenn kein Fehler mehr vorhanden ist. Mit dieser Schnittstelle und dem Menüpunkt GENERIEREN ZAHLUNGSSTAPEL können die einzelnen Lieferantenrechnungen übernommen , die Zahlung simuliert und diese damit gleich ausgeglichen werden. Die "echte" Gesamtrechnung des Verbandes  muss dann nur noch erfasst und verarbeitet werden.

9.11.2005

Büroeinrichter-Kongress der BBW

Bei der gestrige Veranstaltung in Köln waren wir mit unserem Vertriebspartner SO! Business GmbH vertreten. Wir konnten in den Pausen interessante Gespräch mit Kunden und Interessenten führen und unser neues Vertriebskonzept vermitteln.

Zum Kongress selbst hatten wir eigentlich mehr Fachhändler erwartet, die im Möbelsektor tätig sind, weil eine Fülle von wichtigen Themen behandelt wurden und auch viele Anregungen für neue Vertriebsideen dargestellt wurden, die für die Zukunft von immenser Bedeutung sind.

Wir selbst haben dabei viel gelernt, wie wir auch über die EDV dem Fachhändler bei seiner Zukunftsgestaltung helfen können.

08.11.2005

Status von Geräten

Jedem Gerät ist immer ein Status zugeordnet, nach dem die Geräte auch bei Bildschirmausgaben oder Auswertungen selektiert werden können. Die Status-Angaben von 1 bis 7 und 10 (Gebrauchtgeräte) sind fest zugeordnet, die restlichen kann der Fachhändler frei vergeben. Dabei ist wichtig, dass er einen Status für Geräte vorsieht, die nicht mehr existent sind (entsorgt etc.), damit er bei Nachfragen (Finanzamt) nachweisen kann, dass diese Geräten zwar im Bestand waren, aber keinen Wert mehr besitzen.

07.11.2005

COMMERZ-ACTUELL-OBJ

Im Angebot von uns ist das "neue" Programm für Objekt/Möbel/Kopierer- und System-Verkäufe. Im Gegensatz zum bisherigen Programm gibt im wesentlichen  5 erhebliche Verbesserungen:

1. Integration von WORD statt dem bisher eingesetzten Editor

2. Kopieren von Positionen oder von ganzen Blöcken von Positionen aus gleichem oder anderen Angeboten/Aufträgen

3. Kettenrabatte

4. Variable Formulargestaltung

5. Erweiterte Zwischensummenbildung

Bei allen Angeboten und Aufträgen, bei denen irgendwie Langtexte verwendet werden müssen, kann dieses (integrierte) neue Programm eingesetzt werden.

Anforderungen über detaillierte Informationen über unserer Hotline, Fax oder E-Mail.

04.11.2005

Artikel-Stammdaten

Über den Menüpunkt ARTIKEL-ZUSATZDATEIEN ERSTELLEN in COMMERZ-ACTUELL-ZPF können auch Daten von Lieferanten eingelesen werden, die nicht am PBSeasy-Verfahren teilnehmen. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

Der Lieferant ist bekannt, was z.B. bei den Logistikzentren oder Verbänden der Fall ist. Dann kennt COMMERZ-ACTUELL auch die Datenstruktur  und  die Daten können direkt übernommen werden.

Handelt es sich um einen für COMMERZ-ACTUELL unbekannten Lieferanten dann müssen die gelieferten Artikeldaten vom Fachhändler in eine genormte Form gebracht werden, um eingelesen werden zu können.

Wichtig bei dieser Übernahme ist, dass  die Artikeldaten immer zunächst in eine Zwischendatei eingebracht werden und der Update der betreffenden Artikel dann ganz gezielt über die weiteren Werkzeuge von COMMERZ-ACTUELL-ZPF durchgeführt werden kann. Soll ein Artikel aus dieser Zwischendatei in die COMMERZ-ACTUELL-Artikeldatei übernommen werden, dann kann man dieses wie gewohnt über die Stammdatenverwaltung durchführen. Die einzelnen Einlese-Programme müssen gesondert freigeschaltet werden (lizenzpflichtig).

03.11.2005

Geräte-Zusatzdaten

Der Geräte-Stammsatz wurde um einen 8. Bildschirm erweitert, in den beliebiger Text eingetragen werden kann. Informationen, die dort hinterlegt werden können, sind zum Beispiel Garantie-  und Gewährleistungszeiten und die dazu gehörenden Konditionen oder Beschreibung der Gesamtkonstellation bei  Geräte- und PC-Systemen.  Die Informationen können bei der Installationsverwaltung oder bei der Stammdaten-Verwaltung eingegeben, gelesen und geändert werden.

Mit diesem neuen Bildschirm erweitert sich die Möglichkeit, beliebige Informationen einem Gerät zuzuordnen, ganz beträchtlich.

02.11.2005

Paketaufkleber

Es gibt eine Vielzahl von Varianten bei der Versendung von selbst kommissionierten Kundenaufträgen. Dabei ist es wichtig, die zusammengestellten Artikel auch mit entsprechenden Versandpapieren zu versehen. In COMMERZ-ACTUELL-WWS gibt es dazu - in Abhängigkeit von der Versendeart - etliche Varianten, die auch in den organisatorischen Ablauf der Auftragsbearbeitung integriert sind. Die Steuerung, welche Versandpapiere (Aufkleber) in welcher Menge gedruckt werden sollen, erfolgt meist über den Schlüssel "VERSANDHINWEISE", der dann darüber entscheidet, ob einfache Paketaufkleber oder Begleitpapiere für UPS, DPD oder andere gedruckt werden sollen. Die Aufkleber können über einen gesonderten Menüpunkt abgerufen werden, sie können aber auch gleich beim Abruf der Lieferscheine beim BELEGABRUF erstellt werden. Für die Einbindung spezieller Verfahren zum Druck von Paketaufklebern sind zusätzlich zu den grundsätzlich vorhandenen Abläufen gesonderte Steuerungen erforderlich, die jeweils mit der Hotline abzusprechen sind.

01.11.2005

Allerheiligen

Keine News, weil (verdientermaßen) Feiertag.

31.10.2005

PBSeasy-Mail

Unsere Strategie, neben PBSeasy-Direkt auch PBSeasy-Mail anzubieten, hat sich voll bewährt. Nahezu alle neuen Kunden nehmen PBSeasy-Mail und auch mehrere Ablösungen von PBSeasy-Direkt konnten wir bereits verzeichnen. Insbesondere durch die Ablösung können Kosten gespart werden (Wartung und alle Aufwendungen Telebox 400). Wir empfehlen jedem Anwender von PBSeasy-Direkt dringend, einmal die Gesamtkosten zusammenzustellen und zu prüfen, welche Kostenersparnis möglich ist.

Der Konverter (d.h. mit PBSeasy-Direkt) wird aber immer noch dann benötigt, wenn über ihn auch weitere Kommunikationen mit speziellen Kunden-Systemen durchgeführt werden. Die Hotline berät gerne über eine Umstellung.

28.10.2005

Eingangsrechnungen

In der COMMERZ-ACTUELL-FIBU gibt es einen wenig beachteten Menüpunkt "LISTE RECHNUNGSEINGÄNGE", über den man datumsbezogen oder nach Buchungsperioden selektiert alle eingegangenen Eingangsrechnungen listen kann. Diese Auswertung ist nach Rechnungsdatum sortiert und enthält als Summen auch die Vorsteuerbeträge, getrennt  nach den verschiedenen Steuersätzen. Damit kann man sich schnell einen Überblick über alle eingegangenen Rechnungen verschaffen.

27.10.2005

Kooperation mit SO!

Unsere Kooperation mit SO!Business GmbH wurde extrem positiv aufgenommen. Vor allem, weil wir das Angebotsspektrum erweitert haben und weil wir mit den Programmen von SO! endlich auch den Bereich Möbelplanung konkret abdecken können. Wir werden regelmäßig von den Erfolgen der Kooperation berichten.

26.10.2005

Fax defekt

Gestern konnten wir keine Faxe empfangen. Wenn keine entsprechende Rückmeldung bei Ihnen eingetroffen ist, bitte nochmals probieren oder Kontakt mit der Hotline aufnehmen.

25.10.2005

Eingabemöglichkeiten

Bei Eingabefeldern, bei denen ein Stern vor der Eingabe steht, kann mit F5 angezeigt werden, welche Eingaben hier erlaubt sind. Vor allem nach der Übernahme einer neuen Version sollte man hiervon ab und zu Gebrauch machen, weil ggf. neue Eingabemöglichkeiten hinzugekommen sind.

Beispiele hierfür sind die Positionstypen in TKD, die um "x" und "y" ergänzt wurden, oder die Auftragsänderung in WWS, wo jetzt angezeigt wird, auf welche Weise ein Auftrag gefunden werden kann.

24.10.2005

Provisionen

In der Standard-Version von COMMERZ-ACTUELL werden für jeden Vertreter die Umsätze und die erzielten Bruttonutzen ermittelt und können im Aufgaben-Komplex PROVISIONEN oder in den Geschäftsdaten gesichtet oder ausgewertet werden. Für einige Anwender wurden aber auch ihre individuellen Provisionsverfahren integriert. Wenn die Provisionen bei Ihnen noch mühsam "zu Fuß" ermittelt werden, sollten Sie mit der Hotline Kontakt aufnehmen, um eine automatische Vorgabe zur Provision zu erhalten.

Wenn die Provisionsabrechnung überhaupt nicht erforderlich ist, kann man die Bedeutung des Feldes VERTRETER z.B. auch in Gebiet oder Kundenklasse verändern. Damit erhält man dann zusätzliche detaillierte Informationen über diese Datenaufteilung – auch direkt am Bildschirm.

21.10.2005

Status-Zugriff

Jedem Gerät ist immer ein Status zugeordnet. Dabei gibt es Stati, die häufig vorkommen (1=auf Lager, 7=verkauft), aber auch solche, unter denen nur wenige Geräte zu finden sind. Insbesondere für diese Geräte gibt es die Möglichkeit, am Bildschirm durch Eingabe des Status ("s" voranstellen) alle diese Geräte sich anzeigen zu lassen und dann (z.B. im Maschinenbuch) die Daten der einzelnen Geräte aufzurufen (z.B. alle Details von Probestellungen).

Eine  Status-Abfrage gibt es auch bei vielen Auswertungen.

Nachdem eigene Stati auch vom Anwender selbst vergeben werden können (8 bis 15, wobei 10 für Gebrauchtgeräte vorgesehen sein sollte), kann man damit gezielt Geräte mit spezifischen Merkmalen zuordnen und schnell finden. 

20.10.2005

Benutzerkennung

Über die Zugriffsberechtigung können einzelne Untermenüpunkte für den Anwender, der mit der entsprechenden Benutzerkennung COMMERZ-ACTUELL aufruft, gesperrt oder freigegeben werden. Zusätzlich können aber noch auch weitere Steuerungen damit aktiviert werden:

1. Bei den Menüpunkten für die Stammdatenverwaltung statt "J" oder "N"  auch "A" --> nur die Funktion BS-AUSGABE ist erlaubt

2. Bei der Preisauskunft statt "J" oder "N" auch "1" oder"2" --> CODE-Eingabe  nur "1" oder "2" erlaubt, z.B. an der Kasse

3. RECHN-DRUCK "J" oder "N" --> Mitarbeiter ist nicht befugt, Rechnungen zu schreiben. Die Menüpunkte, die direkt eine Rechnungsschreibung erlaubt, sind zusätzlich zu sperren

4. DATUMSÄNDERUNG (J/N) --> Mitarbeiter kann das Tagesdatum beim Einstieg ins COMMERZ-ACTUELL nicht ändern

5. Über  VORGABE ABSATZBEREICH kann für einen Anwender (z.B. Maschinen- oder Möbelverkauf) bereits ein Absatzbereich und dann über die entsprechende Vertreter-Zuordnung auch gleich ein Vertreter vorgegeben werden.

6. Die Vorgabe für CODE KASSENSTORNO dient dazu, einen Kassenstorno nur durch die Eingaben eines CODEs zu erlauben.

Diese Steuerungen sollte unbedingt auch genutzt werden. Prüfen Sie bitte einmal Ihre Vorgaben !!

19.10.2005

Kooperation

 logics systems GmbH - SO! Business GmbH  - Software-Concept GmbH 

Pressemitteilung

Baldham/Fürth 18. Oktober 2005

Logics systems GmbH und SO! Business GmbH beschließen Kooperation

Die beiden großen Anbieter im Bereich der Software für den Bürobedarfs- und Büromöbelhandel haben einen Kooperationsvertrag über den gemeinschaftlichen Vertrieb der Programme des Herstellers Software-Concept, Chemnitz vereinbart. Dieses teilen beide Geschäftsleitungen mit.

Mit einer gemeinsamen Strategie wird man das Know-how aus den unterschiedlichen Arbeitsbereichen bündeln. Entsprechend den Geschäftsfeldern, auf denen die beiden Kooperationspartner maßgeblich tätig sind, werden auch vorrangig die Vertriebsaktivitäten angesiedelt sein: Logics systems GmbH im Bereich von PBS und Technik, SO! Business auf dem Gebiet Büromöbel.

Die Kooperation hat sich für beide Seiten zwangsläufig ergeben, weil es immer mehr Anforderungen aus dem Markt der Vollsortimenter gibt, die in beiden Geschäftsbereichen tätig sind. Bisher wurden bei Logics solche Anforderungen mittels Einbindung von Fremdprodukten und Schnittstellen erfüllt. Nun steht den Logics-Kunden erstmalig und zusätzlich zum bewährten und stark verbreiteten COMMERZ-ACTUELL eine integrierte Lösung auf einer einheitlichen Datenbasis zur Verfügung. Damit können auch alle Möbellösungen der SO! Business verwendet werden.

Die Auswahl der Lösung fiel eindeutig auf die Produktreihe Concept Office/Active des Chemnitzer Entwicklers Software-Concept, die bisher exklusiv von der SO! Business vertrieben wurde. Die technologisch moderne Software hat sich in zahlreichen Installationen bereits in der Praxis bewährt. Durch die von beiden Kooperationspartnern erkannten Überschneidungen im Software-Einsatz bei den Fachhändlern, sollen die mit dieser Zusammenarbeit entstehenden großen Synergieneffekte bei Entwicklung, Support und Vertrieb dazu genutzt werden, um eine optimale und integrierte Basissoftware für die Fachhändler bereit zu stellen.

Die Partner werden zukünftig in einem gemeinsamen Vertrieb am Markt vorgehen. Beide Geschäftsleitungen betonen ausdrücklich den Grundgedanken, für Ihre Kunden auch zukünftig langfristige Lösungen mit hoher Investitionssicherheit anbieten zu können.

Weitere Information:

logics systems GmbH, Karl-Böhm-Straße 1, 85598 Baldham, Tel: 08106-35400
SO! Business GmbH, Industriestrasse 12, 90765 Fürth-Bislohe, Tel: 0911-9364360

18.10.2005

Kooperation

Morgen erhalten Sie hier die Pressemitteilung, die wir anlässlich unserer Kooperation mit SO! herausgegeben haben. Darin sind die Erweiterungen, die wir mit SO! Business GmbH und Software Concept getroffen haben, dargestellt. Im Prinzip gibt es für uns alle keine Änderung, höchstens die, dass das Angebotsspektrum der logics systems GmbH für zukunftsweisende Software erheblich erweitert worden ist.

17.10.2005

Zählerabrechnungen

Derzeit gibt es keine effiziente Lösung für eine Zählerabrechnung mit mehr als einem Zähler, wenn diese in verschiedenen Zeitintervalle abgerechnet werden sollen (z.B. Farbzähler alle 3 Monate und A4-Zähler jährlich). Man kann dieses derzeit damit lösen, dass man die Erfassung des 1. Zählers dreimal unterdrückt, erhält dann aber diesen auch ausgewiesen mit einem Verbrauch von Null und bei der jährlichen Abrechnung wird nicht der jährliche Zeitraum, sondern das letzte Quartal (gilt ja richtigerweise für den Farbzähler) dargestellt. Eine andere Lösung wäre, ein Duplikat anzulegen, womit verschiedene Zeitintervalle definiert werden können, und diese Geräte über Sammelrechnung  zu koppeln.

Wir hätten gerne Informationen, ob diese Art der Vertragsabrechnung ein neuer Standard ist oder ob es sich um eine individuelle Vertragsabwicklung handelt.

14.10.2005

Gliederung von Sammelrechnungen

Sammelrechnungen werden bei dem Einsatz des Programms "Kostenstellen-Belieferung" nach Kostenstellen sortiert, so dass der Kunde gleich eine Aufstellung für seine Kostenstellen hat. Diese Gliederung kann auch ohne diesen Baustein erreicht werden, wenn man das Feld IHR ZCH besonders verwendet. Informationen über die Hotline.

13.10.2005

Löschen Spooldaten

Wenn man (alle eigenen) Spooldaten löschen möchte, muss man bei NR: die Funktionstaste F3 eingeben. Bei SPOOLNAME kann man sein Kürzel angeben und den Rest mit Sternen auffüllen. Wenn man dann noch bei BIS DATUM wiederum F3 eingibt, werden alle Spooldaten, die mit dem Kürzel beginnen, gelöscht. Wenn man beim SPOOLNAMEN die vorgegebenen Sterne belässt, würden alle Spools gelöscht werden.

Um gezielt die eigenen Spools löschen zu können, ist es wichtig, den Spoolnamen immer mit dem eigenen Kürzel beginnen zu lassen.

12.10.2005

Generelle Preiserhöhung

Eine prozentuale Preiserhöhung von ausgewählten Artikel lässt sich ganz leicht im Aufgabenkomplex "PREISKORREKTUR" durchführen. Der Vorteil dabei ist zudem noch der, dass die neuen Preise zunächst als Vorabpreise gespeichert, ausgewertet und korrigiert werden können, ohne dass die aktuellen Preise verändert werden. Erst zu einem festen Zeitpunkt kann man dann die Vorabpreise automatisch zu Echtpreise werden lassen.

11.10.2005

Reparaturzeit

Es gibt in COMMERZ-ACTUELL-TKD bei den Aufträge vier Felder, die genutzt werden können, um die Reparaturzeit zu ermitteln:

o AUFTRAGSDATUM

o ZEIT

o TAG DER REPARATUR

o ZEIT

Sofern diese Daten korrekt versorgt sind (Auftragsdatum und Auftragszeit ist der Zeitpunkt der Erfassung des Auftrages), kann man diese Zahlen nutzen, um Informationen über die Reparaturzeiten zu erhalten. Diese Auswertungen lassen sich zwar nicht in COMMERZ-ACTUELL-TKD abrufen, sind aber im Zusatzprogramm "AUFTRAGSEXPORT" enthalten und können darüber entsprechend ausgewertet werden.

10.10.2005

Artikelpflegen

Die Artikelpflegen, die über PBSeasy durchgeführt werden, laufen eigentlich problemlos und ersparen den Fachhändlern eine Menge Aufwand und Kosten. Aber auch für die Artikel/Preispflege für die Lieferanten, die nicht über PBSeasy ihre Daten liefern, gibt es in COMMERZ-ACTUELL umfangreiche Lösungen. Zum einen besteht die Möglichkeit das Zusatzprogramm "E-Teile" einzusetzen, das ähnlich wie das PBSeasy-Verfahren erlaubt, die Herstellerdaten in einer Zusatzdatei zu halten und nur die relevanten Artikel im COMMERZ-ACTUELL zu speichern. Zum anderen kann eine allgemeine Schnittstelle im Programmbaustein COMMERZ-ACTUELL-ZPF eingesetzt werden. Dabei ist es lediglich erforderlich, die von einem Lieferanten/Hersteller (z.B. in EXCEL) erhaltenen  Artikeldaten in eine normierte Struktur zu bringen und einzulesen. Dann stehen alle wichtigen Funktionen in ZPF – wie bei den anderen Pflegen – zur Weiterverarbeitung bereit. Einige Herstellerdaten, wie z.B. Konica-Minolta lassen sich auch noch über den Menüpunkt "DATENTRÄGER EINLESEN" verarbeiten.

Diese Verfahren kann man auch nutzen, um tagesgenaue EK-Preise permanent zur Verfügung zu haben.

Damit stehen in COMMERZ-ACTUELL ausreichende effiziente Werkzeuge zur Automatisierung der Artikel- und Preispflege bereit. Man muss sie nur nutzen.

7.10.2005

Schnellübersicht Umsätze

Getätigte und berechnete Umsätze kann man sich datumsbezogen u.a. über die Bildschirmausgabe des Rechnungsausgangsbuches anzeigen lassen. Andere Möglichkeiten sind die Geschäftsdaten (monatsbezogen) oder die Tagesdaten (tagesbezogen).

In der  Auswertung GESCHÄFTSDATEN innerhalb des Untermenüpunktes 8. GESCHÄFTSINFORMATIONEN sind die täglichen Umsätze, die Anzahl der geschriebenen Rechnungen und der damit erzielte Bruttonutzen ersichtlich. Diese Auswertung kann man sich z.B. für einen ganzen Monat abrufen.

Sofern die Daten eines Monats komplett in die COMMERZ-ACTUELL-FIBU übernommen worden sind, können die Umsätze auch dort z.B. über die BWA abgerufen werden.

6.10.2005

Garantie von Geräten

Verkaufen Sie (gelegentlich) auch Geräte und möchten die Verkaufsdaten auf Abruf gespeichert haben ?

Dann sollten Sie COMMERZ-ACTUELL-MB (Maschinenbuch) einsetzen, weil dann alle Aktionen in COMMERZ-ACTUELL-WWS bezüglich der Geräteverkäufe dort automatisch abgespeichert werden und zur Beauskunftung bereitstehen.

5.10.2005

Ladenverkäufe

Im Menüpunkt BARVERKAUF gibt es unter ABSCHLÜSSE etliche Auswertungen, die Informationen über den Umsatz im Ladengeschäft enthalten. So kann z.B. eine Verkaufs-Auswertung abgerufen werden, die als Basis für die Nachbestellung bestimmter Artikel aus der Zentrale verwendet werden. Auch tägliche Umsatzzahlen nach Warengruppen lassen sich dort abrufen.

Empfehlung: Einfach einmal mit begrenzten Umfang drucken und prüfen, ob nützlich.

4.10.2005

OP-Konditionen

In COMMERZ-ACTUELL-FIBU können bei erfassten Buchungen über die Funktion "OP-KONDITIONEN ÄNDERN" OP-spezifische Daten, wie Valutadatum, Mahnungszähler oder auch die Zahlungsbedingung geändert werden. Diese Änderungen haben natürlich keinen Einfluss auf die Buchhaltung, sind aber manchmal notwendig, wenn mit den Kunden oder den Lieferanten andere Absprachen nachträglich getroffen werden.

Um eine Kontrolle über diese Änderungen zu erhalten, kann man sich bei den SERVICEPROGRAMMEN eine Liste mit den OP-ÄNDERUNGEN anfertigen lassen, die alle Änderungen im Detail enthält.  

30.9.2005

Suchen von Aufträgen

Wenn man bei der Auftragänderung bei der Auftragsnummer F5 eingibt, wird angezeigt, nach welchen Merkmalen Aufträge gefunden werden können. Wichtig ist dabei z.B. die Auswahl nach Auftragsart (alle Gutschriften, alle Kommissionsaufträge oder alle aktuellen Abholscheine), nach einer speziellen Gerätenummer oder nach einer (Teil)Rechnung. Mit dieser Auswahl wird das Finden von Aufträgen erheblich erleichtert.

29.9.2005

Artikeltabellen

Die Artikeltabellen in COMMERZ-ACTUELL-TKD dienen ursprünglich dazu, bei der Erfassung von Leistungen in COMMERZ-ACTUELL-TKD den speziellen Artikel schnell und sicher zu finden. Diese Artikel können Verbrauchsmaterialien darstellen, aber auch spezielle Stundensätze beinhalten. Die Artikeltabellen wirken aber auch bei der Funktion "TKD-AUFTRÄGE IN WWS", die erlaubt, dass in COMMERZ-ACTUELL-WWS gemischte Positionen - d.h. PBS-Artikel und TKD-Leistungsartikel in einem Auftrag - verarbeitet werden können. Solche Aufträge, bei denen neben PBS-Artikel auch noch Toner bestellt werden, sind insbesondere bei Vollsortimentern nicht untypisch. Wenn ein solcher TKD-Artikel nun in einem WWS-Auftrag erfasst wird, dann ist es immer wichtig, dass der richtige Toner für das festgelegte Gerät genommen wird. Hierbei wirkt nun die Artikeltabelle: Es wird nämlich automatisch geprüft, ob der TKD-Artikel auch in der Artikeltabelle, die dem Gerät zugeordnet ist, vorhanden ist.

Die Anlage der Artikeltabellen innerhalb von COMMERZ-ACTUELL-TKD  ist deshalb für diese Funktion von besonderer Relevanz.

28.9.2005

Kosten sparen mit PBSeasy-Mail

Wer PBSeasy-Direkt einsetzt und damit die oft nicht unerheblichen Kosten für die Telebox-400 vermeiden möchte, kann jetzt stattdessen PBSeasy-mail  einsetzten. Bei dieser Lösung erfolgt der Austausch der Daten über E-Mails.

27.9.2005

Falscher Kunde

Wenn man in COMMERZ-ACTUELL-WWS einen Auftrag erfasst oder die Erfassung mit mehreren Positionen begonnen hat und dann merkt, dass man den Auftrag für einen falschen Kunden begonnen hat, dann ist es sehr einfach die Erfassung zu "retten". Man muss dazu lediglich in den Menüpunkt "KOPIEREN AUS AUFTRAG/ANGEBOT" gehen und dort eine Kopie des Auftrages mit der Funktion Kundenänderung gleich "ja" erstellen. Bei diesem Kopiervorgang findet auch gleichzeitig eine Preisfindung statt, so dass auch die möglicherweise für den neuen Kunden vorhandenen Preiskonditionen Berücksichtigung finden. Vergessen dabei darf man nicht, den ursprünglichen Auftrag zu löschen.

Wichtig ist auch, dass diese Funktion  an der Kasse ebenfalls entsprechend funktioniert. Dort muss man aber lediglich innerhalb der Kassenerfassung die Funktion KUNDENNUMMER ÄNDERN aufrufen.

26.9.2005

Auftrags-Generierung

COMMERZ-ACTUELL verfügt über eine große Anzahl von Varianten, über die externe Aufträge auf elektronischem Weg in COMMERZ-ACTUELL-Aufträge umgewandelt werden. Dieser Import kann über normierte Webshop-Schnittstellen, aber auch über ganz individuell gestaltete Datenübergaben erfolgen. Im wesentlichen setzt COMMERZ-ACTUELL – aber nicht notwendigerweise – voraus, dass ihr die Daten in einer Datei bereitgestellt werden, Aber auch für ein zusätzliches in COMMERZ-ACTUELL integriertes  Kommunikationsverfahren gibt es jetzt schon eine Vielzahl von Anwendungen. COMMERZ-ACTUELL-Anwender, die mit ihren Kunden über derartige Verfahren verhandeln, können somit sicher sein, dass es in COMMERZ-ACTUELL auf jeden Fall eine Lösung gibt.

23.9.2005

Kopieren in COMMERZ-ACTUELL-OBJ

Im neuen COMMERZ-ACTUELL-OBJ-Programm steht jetzt eine ganz besonders wichtige Funktion zur Verfügung, nämlich das Kopieren von Positionen innerhalb der Auftrags- oder Angebotsbearbeitung. Dabei können an der aktuellen Position durch Auswahl der Auftrags- oder Angebotsnummer und des Positionsintervalls eine beliebige Anzahl von Positionen einkopiert werden. Diese Kopierfunktion geht selbstverständlich auch innerhalb des gerade bearbeiteten Auftrages/Angebotes, wenn z.B. ein Möbelteil – definiert in mehreren Positionen – mehrfach erfasst werden muss. Diese Funktion erleichtert die Erfassung und die Änderung ganz erheblich.