Logics News

Logics News 2013

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Datum

betrifft

Thema

Beschreibung

19.12	allgemein	logics-news	Die "News-Schreiber" gönnen sich eine längere Feiertagspause, sodass die nächste Information erst ab der 2. Januarwoche 2014 erscheinen wird. Das gesamte logics-Team wünscht allen ein frohes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch ins 2014.
18.12	allgemein	SEPA	Die SEPA-Funktionen sind bei mehreren Anwendern erfolgreich im Einsatz. Wir hatten bereits ausgeführt, dass die Startphase mit den Abstimmungen zu Kunden und Lieferanten einige Zeit in Anspruch nimmt. Deshalb unsere Empfehlung möglichst bald die ersten Tests einzuleiten, damit zum 1.2.2014 der Echteinsatz keine Probleme bereitet.
17.12	WWS	Struktur der Aufträge	Die Einträglichkeit von Kunden-Aufträgen ergeben sich nicht nur aus den erzielten Bruttonutzen der einzelnen Artikel, sondern werden auch maßgeblich von Struktur der Aufträge, den Verfahren zur Auftragsabwicklung und den unmittelbaren Lieferfähigkeit bestimmt. So ist ein Kundenauftrag in einer Woche mit 10 Positionen besser als 10 Aufträge mit jeweils einer Position, andererseits sollten im Normalfall 10 Auftragspositionen nicht über mehr als 2 Lieferungen abgewickelt werden. Wie die Auftragsstrukturen im eigenen Unternehmen aussehen, lässt sich z.B. in den GESCHÄFTS-INFORMATIONEN im Menüpunkt TAGESDATEN abrufen. Bereits ohne ins Detail zu gehen kann man wichtige Daten über die Aufträge für einen vorgebbaren (auch längeren) Zeitpunkt und einzelne Absatzbereiche erkennen: Beispielsweise kann man an diesen Daten feststellen, dass pro Auftrag im Schnitt 3.77 Positionen geordert wurden, dass aber auf jedem Lieferschein nur 2,58 Positionen im Schnitt enthalten waren. Rechnungen enthalten (bedingt durch Sammelrechnungen) jeweils 6,98 Positionen. Auch aus den Bestellungen ist abzuleiten, dass die Lieferanten von 10,99 Bestell-Positionen nur 7,69 Positionen (also nur etwa 30%) liefern. Wenn man die Auskunft vertieft (1=AUFTRÄGE), erhält man auch noch Informationen über die Erst- und Nachlieferungen (unterteilt auch noch nach Lager- und Nichtlager-Artikel). Diese Daten entstehen automatisch und sollten schon einmal öfters kontrolliert werden, um ggf. Maßnahmen im Bereich der Auftragsbearbeitung und Auftragsabwicklung ergreifen zu können.
16.12	allgemein	Hotline-Zeiten zum Jahreswechsel	Die Hotline ist zum Jahreswechsel zu folgende Zeiten für Sie zu erreichen: Montag, 23.12.2013 von 8:00 bis 17:00 Freitag, 28.12.2013 von 8:00 bis 12:00 Montag, 30.12.2013 von 8:00 bis 17:00 Donnerstag, 02.01.2014 von 8:00 bis 17.00 Freitag, 03.01.2014 von 8:00 bis 12:00 Dann erst wieder zu gewohnten Zeiten ab 07.01.2014 (nicht aber am 06.01.2014): Montag von 8:00 bis 17:00 Freitag und vor Feiertagen von 8:00 bis 12:00
12.12	allgemein und OBJ	Texte einfügen	In COMMERZ-ACTUELL ist es auch möglich, extern kopierte Daten in Datenfelder von COMMERZ einzufügen bzw. auszulesen. Als Beispiel hierfür die Übernahme einer E-Mail-Adresse: Annahme: die E-Mail-Adresse ist kopiert Erfassungsbildschirm für Kundenstammdaten: Wenn man dann im oberen blauen Feld die rechte Maustaste drückt, erscheint folgendes Bild: und bei Edit: Wenn dann Paste angeklickt wird, dann wird der kopierte Text genau in das Feld, in dem der Cursor steht, übertragen: Diese Funktion kann insbesondere auch in COMMERZ-OBJ (neu) für Texte verwendet werden.
11.12	TKD	Enddatum rechnen lassen	Es gibt bei jedem Vertragstyp (Miete, Wartung, Zähler) die Möglichkeit, sich das Enddatum auf Basis der vereinbarten Dauer (in Monaten) errechnen zu lassen. Dazu ist das (etwas unscheinbare) Feld hinter dem VERTRAGSBEGINN (=MON) zu verwenden: Hier ist die Anzahl der Monate einzugeben und COMMERZ errechnet dann das VERTRAGSENDE automatisch:
10.12	WWS	Nettopreise und Kostenstellen	Wer die Programmerweiterung "Kostenstellen/Großkundenbelieferung" im Einsatz hat, braucht natürlich die Nettopreise nur einmal und zwar beim Hauptkunden anzulegen. Er braucht auch keine Verweise über Referenzkunden anzulegen. Allein die Zuordnung des Kunden-Stammsatzes der Kostenstelle zu dem Hauptkunden garantiert dass auch die Kostenstelle einen insgesamt vereinbarten Nettopreis erhält. Wenn aber eine Kostenstelle andere Nettopreise haben sollte, sind nur diese bei der Kostenstelle zusätzlich zu erfassen. Sie haben dann eine höhere Priorität als die dem Hauptkunden zugeordneten. Für die vielfach gewünschten Auswertungen gibt es einen gesonderten Menüpunkt 12. KOSTENSTELLEN-AUSWERTUNGEN, über den Auswertungen für den (Haupt-)Kunden erstellt werden können. Auch sonst gibt es differenzierte Auswertungen, wie z.B. KUNDEN-ARTIKEL-STATISTIK, über die man durch Eingabe einer Kostenstelle die Daten dieser Kostenstelle erhält und durch Eingabe des Hauptkunden alle Artikel aller Kostenstellen. Entsprechendes gilt auch für die Auskünfte für Umsätze und Bruttonutzen.
09.12	allgemein	IBAN/BIC auf Formular	Haben Sie schon neu Formulare drucken lassen, weil statt der Kontonummer und der Bankverbindung nun IBAN und BIC ausgegeben werden sollten? Wenn nein, dann sollten Sie prüfen, ob Sie nicht das Basisformular durch COMMERZ automatisch drucken lassen. Wie schon häufig beschreiben ist es lediglich erforderlich, das Formular in einem dot-file zu hinterlegen, das bei den betreffenden Druckern eingetragen wird. Ausgedruckt wird auf Blankopapier und immer wenn über diese Drucker ausgegeben wird, werden auch die Zeichen des dot-files zusammen mit den COMMERZ-Daten ein Formular gedruckt. Dabei können Linien, Firmen-Logo und weitere Informationen (für verschiedene Formulare auch unterschiedlich) vorgegeben werden. Im Prinzip gibt es zwei Möglichkeiten: a) Das ganze Formular ist komplett in einem dot-file hinterlegt und es wird auf Blankopier gedruckt b) Spezielle und z.B. mehrfarbigen Logos werden in der Druckerei erstellt, die restlichen (variablen) Daten in einem dot-file hinterlegt. Gedruckt wird dann auf den vorgedruckten A4-Blättern. Beispiele für eine übersichtliche Formulargestaltung liefern die von logics erstellten Wartungsrechnungen (auch sogar mit Wasserzeichen).
05.12	WWS	Bestellwesen	Die Nutzung des Bestellwesens in COMMERZ bietet im Gegensatz zu manuellen Abwicklungen eine Fülle von Vorteilen. Dieses vor allem auch deshalb weil praxisnahe Funktionen alle erforderlichen Abwicklungen optimal unterstützen. Das Funktionsspektrum geht dabei von verschiedene Verfahren zur Erstellung einer Bestellung, über den Liefereingang mit Auftragszuordnung, bis zur generellen Bestellüberwachung mit Rechnungskontrolle. Wichtigster Teil ist zunächst die Erstellung von Bestellungen, für die immer ein Bestellvorschlag erforderlich ist (der aber direkt (nach Kontrolle) in eine Bestellung umgewandelt werden kann). Dabei gibt es folgende Möglichkeiten: 1. Automatischer Vorschlag Die Nutzung dieser Funktion setzt voraus, dass die Lagerführung eingesetzt wird und in den Artikeln auch die Felder für Mindest- und Maximal-Menge versorgt sind. Möglich ist auch, dieses Verfahren (anfänglich) nur für eine Auswahl von Lieferanten genutzt wird. 2. Erfassen Vorschlag Hiermit kann man die zu bestellenden Artikel mit den gewünschten Mengen einfach eingeben und dann direkt eine Bestellung erstellen. 3. Schnellbearbeitung Vorschläge Über diesen Menüpunkt können zwei Erfassungen ausgeführt werden: a) Eine noch schnellere Erfassung statt bei der Erfassung Vorschlag, jedoch mit weniger Informationen und Funktionen b) Sammelerfassung Hierbei werden zunächst unabhängig von Lieferanten Artikel und Mengen eingegeben (gleich Erfassen statt Zettel), aus denen dann lieferantenbezogene Bestellungen generiert werden können. 4) Generelle Funktionen bei der Artikeleingabe o automatischer mengenvorschlag o Abruf Preisspiegel (Preise bei anderen Lieferanten) o Direktes "Verschieben" auf anderen Lieferanten o Ausgabe Artikelinformationen o Information über Umsätze und bisherige Bestellungen o Anzeige lfd. Bestellwert im Vergleich zum Mindestbestellwert o Hinweise auf fehlende Daten, Inkonsistenzen ....... Die Vorteile mit COMMERZ-Bestellungen zu arbeiten sind evident: a) Übersichten über die Bestellungen nach verschiedenen Kriterien (Liefertermine, Rückstände) b) Liefereingänge mit (teil-)automatischer Zuordnung zu den aktuellen Aufträgen und sofortige Lieferscheindruck c) Zentrale Verwaltung von Reklamationen und Rücksendungen, Mahnwesen d) Rechnungskontrolle, Verarbeitung elektronischer Rechnungen Es ist daher schon sehr wichtig zu prüfen, ob die Nutzung des Bestellwesens in COMMERZ nicht erhebliche Vorteile bringen würde. Dabei zu berücksichtigen, dass es auch eingesetzt werden kann, wenn man keine Lagerbestandführung hat oder wenn diese nicht korrekt ist. Im Zweifelsfall: Ruhig einmal testen, denn Bestellvorschläge lösen keine ungewollten Funktionen aus; man kann sie einfach wieder löschen.
04.12	TKD	Steuerfelder	Es gibt in TKD einige Steuerfelder, die unbedingt gesetzt sein sollten, weil sie erheblichen Einfluss auf schnellere Erfassung, detailliertere Speicherung oder Verbesserung der Abläufe haben. Im Wesentlichen sind diese Steuerfelder in den Parametersätzen enthalten: a) POOLFORMAT Dient als Vorgabe für den Aufruf der Pool-Vertragsabrechnungen. Wenn man üblicherweise als Standard das Poolformat "1" verwendet, sollte hier eine "1" eingetragen sein. b) STATISTIKDATEN IN WWS Wenn dieses Feld auf "J" steht, können die Vorgaben für Vertriebsweg, Absatzbereiche u.a.m. eingetragen werden. Nur dann können z.B. in den Geschäftsdaten oder bei den einzelnen Kunden Umsätze und Bruttonutzen aus TKD entsprechend diesen Vorgaben eingetragen dort werden. Damit sind dann alle (!) Umsätze und Ergebnisse getrennt in WWS abrufbar. c) VARIABLE ZÄHLERTEXTE Nur wenn dieses Feld auf "J" steht, können für gleiche Zähler bei verschiedenen Modellen entsprechend korrekte unterschiedliche (!) Bezeichnungen in den Vertragsabrechnungen ausgewiesen werden. Auch auf den E-Mails für die Zähleranforderungen und bei der Erfassung von Zählerständen werden die richtigen Bezeichnungen dann korrekt und verständlich dargestellt. d) NULLRECHNUNG DRUCKEN und NULL-POS.-ZÄHLER DRUCKEN Diese beiden Felder entscheiden darüber, ob und was auf einer Zählerabrechnung gedruckt werden soll, wenn wegen überwiegenden Freien Einheiten eine "Nullrechnung" entstehen würde. Zu diesem Thema wurden aber auch zusätzlich viele individuelle Ausgaben/Steuerungen programmiert. e) STÖRCODE-/MODELLBEARBEITUNG (J/N) (leere Zeile rechts unten) Dieser Text steht nur dann (noch) da, wenn diese Verarbeitung noch nicht eingeschaltet ist. Das Einschalten ist also nicht mehr ohne Hilfe der Hotline rückgängig zu machen. Vor allem die Modell-Bearbeitung ist wichtig, weil für jeden Artikel, der ein Gerät darstellt, spezielle Zusatzdaten (wie z.B. Vorgaben für Bezeichnung, Modell und Hersteller, Kopien pro Toner oder Geräteklassen einmalig erfasst werden können und bei neuen Geräte immer wieder vorgetragen werden. f) BB-PREISFINDUNG Dieses Feld ist eigentlich der "General"-Schlüssel, der sperrt, dass eine in WWS angelegte umfassende Anlage von Preiskonditionen (z.B. Rabatte) überhaupt in TKD Verwendung findet. g) PROVISIONS-DATEN IN WWS Die sogenannte Provisionsdatei enthält für jede Berechnungsposition alle relevanten Daten dieser Position. Dabei muss die Position nicht unbedingt auch an den Kunden berechnet worden sein; für solch einen Fall wird dann nur der entstandene Aufwand eingetragen. Auch für Vertragspositionen werden Einträge in der Provisionsdatei gebildet. Aus diesen Daten werden an vielen Stellen wichtige Auskünfte bereitgestellt, wie z.B. auch Toner-Lieferungen über WWS oder TKD. h) VERTRAGSDATEN IN HIST. Nur wenn dieses Feld auf "J" steht, werden Daten in die Geräte-Historie abgestellt. Diese Steuerungen sollten einmal überprüft und ggf. geändert werden. Bei Fragen, welche weitere Folgerung und Bedeutung einzelne Felder haben, hilft unsere Hotline gerne. Wichtig wäre es auch, diese Steuerdaten noch in 2013 zu setzten, um dann in 2014 verbesserte Informationen und umfassendere Ausgaben zu erhalten.
03.12	WWS	Bürobest	Wir haben die Daten von Soennecken erhalten und können sie für die Verwendung in COMMERZ-ACTUELL bereitstellen. Die betreffenden Anwender von COMMERZ-ACTUELL wurden bereits angeschrieben. Sollte dieses Schreiben nicht angekommen sein, wenden Sie sich bitte schnellstens an unsere Hotline, damit die Daten noch rechtzeitig eingespielt werden können.
02.12	allgemein	SEPA	Die ersten Praxistests mit den SEPA-Funktionen haben gezeigt, dass unbedingt eine Art Testphase vor dem Echtbetrieb erforderlich ist. Allein die korrekte Eingabe der SEPA-Daten und das Handling im Zusammenhang mit den Banken erfordert einen nicht zu unterschätzenden Aufwand. Zudem sind auch im Vorfeld Aufgaben wie Anforderung von Mandaten rechtzeitig einzuplanen.
28.11	FIBU	Jahreswechsel	Wenn das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, ist es jetzt Zeit, das alte Geschäftsjahr (2012) abzuschließen und das neue Geschäftsjahr zu eröffnen. Viele Anwender haben dieses aber (nicht notwendigerweise) bereits früher getan. Zunächst ist das frühere Wirtschaftsjahr abzuschließen: Wichtig dabei ist, dass bei diesem Abschluss auch die Export-Dateien für IDEA automatisch entstehen. Die 6 csv-Dateien werden im Verzeichnis "commerz" abgespeichert und enthalten im Dateinamen immer die Zeichen "expWJ", wobei WJ das jeweilige Wirtschaftsjahr darstellt. Danach ist dann der Kontenrahmen zu übernehmen: und die Konten aus Vorjahr(en) zu löschen. Die Übernahme der Debitoren- und Kreditoren-Salden führt man erst dann durch, wenn die wesentlichen Buchungen in 2013 erledigt sind. Hinweis: Dabei werden die Endsalden aus 2013 zu Eröffnungssalden in 2014. Diesen Vorgang kann man aber in 2014 auch mehrfach durchführen, weil immer nur noch die jeweiligen der Salden übernommen werden.
27.11	allgemein	Inventur	Eigentlich ist es jetzt langsam an der Zeit, sich über die Inventur am Jahresende Gedanken zu machen. Dabei findet die Möglichkeit, die Inventurerfassung auf Basis von MDEs (mobile Daten-Erfassung) durchzuführen, immer mehr Anklang. Bei Bedarf sollte man sich noch schnellstens an die Hotline wenden. Insgesamt ist ein hier offenbar vorhandenes Vorurteil auszuräumen, dass es nämlich für die Unterstützung der Inventur durch die vorhandenen Artikeldaten in COMMERZ erforderlich ist, dass die Artikel lagermäßig geführt werden. Das ist definitiv falsch. Nachdem die Artikel nun schon gezählt worden sind, hat der Fachhändler aber andererseits die Chance, mit diesem Bestand die Lagerführung zu beginnen. Die einfachste Art, heute die Inventur durchzuführen, ist ein Gang durchs Lager mit (mehreren (gemieteten)) MDEs, die Artikel zu zählen und die MDE-Daten dann als gezählten Bestand für die Inventur-Auswertung ins COMMERZ zu übernehmen. Alle anderen Verfahren mit externen EXCEL-Listen und sonstigen Hilfsmittel, die nicht durch COMMERZ unterstützt werden, sind nun wirklich nicht mehr "up to date".
26.11	WWS	Externe Aufträge	In der Auftragsbearbeitung gibt es den Menüpunkt 20 (EXTERNE AUFTRÄGE), über den weitgehend beliebige Aufträge, die über andere elektronische Medien zum Fachhändler gelangen, ins COMMERZ übernommen werden können. Typische Verwendung dafür sind Aufträge, die von Kunden über Webshops erfasst wurden. Aber auch Aufträge, die aus anderen Erfassungsprogrammen stammen, lassen sich über diese Schnittstelle automatisch in COMMERZ-Aufträge umwandeln. (Fehler-)Protokolle liefern dabei alle Informationen über die übernommenen Aufträge. Da es immer häufiger vorkommt, dass Kunden ihre Aufträge nicht mehr telefonisch oder über Fax sondern diese aus eigenen Bestellprogrammen heraus elektronisch übergeben, sollten diese Daten auch ohne Medienbruch direkt als COMMERZ-Aufträge übernommen werden. Logics hat dazu bereits eine Fülle von auch individuellen Verfahren und Abläufen realisiert. Wenn so ein Fall vorliegt, sollte man unbedingt sofort mit unserer Hotline Kontakt aufnehmen. Sie findet sicherlich eine Lösung, dass die Daten ohne Fehler und ohne Zusatzaufwand direkt ins COMMERZ übernommen werden können. Wenn der Kunde seine Bestellungen (in COMMERZ dann Aufträge) über ein spezielles Bestellprogramm erzeugt und dabei auch noch eigene Artikelnummern verwendet, dann ist auch dieses für COMMERZ kein Problem, weil man dort für jeden Artikel kundeeigene Artikelnummern anlegen kann.
25.11	TKD	Auftragshinweis	Zu jedem Gerät kann man einen Auftragshinweis eingeben, der für den Techniker gedacht ist. Er erscheint auf dem ersten Bildschirm, wenn man für das betreffende Gerät einen Auftrag erfasst: Je nach weiterer Abwicklung kann man diesen Hinweis dazu nutzen, um weitere Aktivitäten zu veranlassen. Wenn man aber Auftragsbelege aus COMMERZ erstellt und man möchte, dass der Hinweis dort ausgegeben wird, dann muss man im ERW-BS, den Druck gesondert freigeben: Diese Sperre, dass nicht jeder Hinweis gedruckt wird, wurde deshalb eingeführt, damit der Kunde die etwa für ihn nicht gedachten Informationen nicht liest.
21.11	allgemein	SEPA	Die Erweiterung von COMMERZ um die SEPA-Funktionen macht Fortschritte. Praxistests haben die Funktionalität bestätigt und auch gezeigt, dass noch einige Details haben integriert werden müssen: o "Prüflauf" Die Programme für das Lastschriftverfahren wurden um so eine Art Prüflauf erweitert. Damit kann man den Lastschriftexport starten und erhält die Standard-Übertragungs-Protokolle zur Überprüfung ohne dass weder etwas an die Bank versendet wird noch Daten verändert werden. Damit hat man (gerade wichtig in der Anfangsphase) die Möglichkeit, Lastschriften vor dem Echtlauf durch Änderung des Valutadatums noch auszuschließen oder andere auch noch einzubeziehen. o Umwandlung "FRST" (ERSTMALS) Nach der Versendung der Lastschrift-Daten an die Bank werden bei den Kunden, die SEPA-SEQUENZ "FRST" haben, diese dann in "RCUR" (WIEDERHOLUNG) umgesetzt. o Internes Fälligkeitsdatum Das interne Fälligkeitsdatum wird entsprechend der Konstellation LASTSCHRIFT-TYP (CORE oder B2B) und SEPA-SEQUENZ automatisch errechnet. o SEPA-SEQUENZ Beim Abruf der Lastschriften kann jetzt die SEPA-SEQUENZ vorgegeben werden (nur alle Lastschriften für "erstmalig", "wiederholt", "einmalig" oder "letztmalig"). o Zeichensatz Die Prüfprogramme der Banken reagieren ziemlich restriktiv auf Zeichen, die nicht erlaubt sind. Deshalb wurde ein Prüfprogramm integriert, dass nicht erlaubte Zeichen durch Zeichen aus dem vorgegebenen Zeichensatz ersetzt. Trotzdem sollte man die Daten, die im Lastschrift-Export übergeben werden, korrekt anlegen. Das betrifft z.B. Kunden- und Lieferantennamen oder auch die Mandatsreferenz.
20.11	WWS	gezielte Freigabe von Rechnungen	Wenn man ganze Aufträge (noch) nicht berechnen möchte, aber Gefahr läuft, dass diese durch den generellen Aufruf über die Fakturierung doch mit ausgegeben werden, dann sollte man die Sperre über die Rechnungsart machen. Dabei kann man dort in der zweiten Stelle eine Kategorie einfügen, die sonst nicht verwendet wird. Da bei Einzel- und bei Sammelrechnungen immer zuerst die Kategorie abgefragt wird, kann man verhindern, dass diese Kategorie nicht abgerufen wird. Das Ändern der Rechnungsart macht man am besten in der Auftragsbearbeitung unter BELEGABRUF, weil es dort einen ganz gezielten Aufruf gibt: Mit der BELEGART=3 kommt man direkt zum Feld RECHNUNGSART. Übrigens: Die Rechnungsart ist 2-stellig: In der ersten Stelle ist nur 1 für Einzelrechnung und 2 für Sammelrechnungen erlaubt. Die zweite Stelle (Kategorie genannt) dient dazu, verschiedene Gruppen von Rechnungen (z.B. intervallbezogen) getrennt für den Druck von Rechnungen abrufen zu können.
19.11	allgemein	nochmals: Formulare per E-Mail	Nachdem der Gesetzgeber mit dem Steuervereinfachungsgesetz die Hürden auch für die Versendung von Rechnungen per E-Mail deutlich gesenkt hat, wird der Bedarf bei unseren COMMERZ-Anwendern immer größer, diese Funktion kostensparend einzusetzen. Über bestimmte WORD-Drucker-Einstellungen kann man schon seit längerer Zeit direkt aus COMMERZ E-Mails und als Anhang Formulare im PDF-Format versenden. Dieses wurde bisher z.B. gerade im Einrichtungsbereich mit COMMERZ-OBJ (neu) für Angebote oder Auftragsbestätigungen vielfach genutzt. Voraussetzung für die Versendung per E-Mail ist der Einsatz von WORD ab 2007 (bitte mit unserer Hotline abstimmen), COMMERZ unter WINDOWS-32-Bit und die Nutzung des logics-eigenen Kommunikationsbausteins MfCenter. Es ist dann ein "Spezialdrucker" anzulegen und unter WORD ENDMAKRO diesen so zu kennzeichnen, dass ein PDF-File erzeugt wird (Hotline befragen). Die eigentliche E-Mail kann selbst formuliert werden. Die E-Mail wird aus dem (nun erweiterten) Kundenstammsatz entnommen: Beim Druck von Rechnungen ist also (immer) der spezielle Drucker anzugeben. Wenn im Kundenstammsatz dann eine E-Mail-Adresse gefunden wird, bedeutet das für COMMERZ, dass neben dem Druck (der über dem Adressteil als Information auch die E-Mail-Adresse enthält) die Rechnung auch zusätzlich per E-Mail versendet wird. Perfekt !!
18.11	FIBU	fehlende Rech- nungsnummern	COMMERZ in WWS, OBJ und TKD garantiert eigentlich die Lückenlosigkeit der Rechnungsnummern; es gibt aber Situationen, bei denen vermeintlich Rechnungsnummern fehlen: 1. Verwendung nur eines einzigen Nummernkreises für Rechnungen aus WWS/OBJ und TKD. Da die Rechnungsausgangsbücher für die Programmbausteine und nicht insgesamt ausgedruckt werden, fehlen natürlich immer die, die in dem anderen Baustein vergeben worden sind. 2. Wenn ein Rechnungsdruck nicht abgeschlossen wird (DRUCK IN ORDNUNG = "N" und ABBRUCH), weil z.B. aus irgendeinem Grund, die Rechnung erst im nächsten Monat geschrieben werden soll, dann fehlt diese Rechnungsnummer natürlich in dem betreffenden Monat, taucht aber im nächsten Monat wieder auf. Diese Situation kann man prüfen, wenn man in den Hilfsprogrammen den Punkt 5.SUCHEN RECHNUNGSNUMMERN (nicht abgeschlossene Rechnungen) aufruft. 3. Wenn die DATEV-Schnittstelle verwendet wird, dann können dort Rechnungen fehlen, weil etwaige "Null"-Rechnungen aus TKD nicht nach DATEV transferiert werden (führt angeblich zu Fehlern in DATEV) 4. Ansonsten können Rechnungsnummern nur fehlen, wenn außergewöhnliche Situationen (Abstürze oder unsachgemäße Wiederherstellungen von Datenzuständen) aufgetreten sind. Der Hinweis "fehlende Rechnungsnummer" kommt natürlich beim Druck des Rechnungsausgangsbuches nur dann, wenn dieses nach Rechnungsnummern sortiert ausgegeben wird.
14.11	WWS/TKD	Vermietung	Über die Auftragsart 96 "Vermietungen" können Aufträge abgewickelt werden, bei denen Artikel (z.B. Geräte) nur vermietet werden: Die Funktion der Vermietung ließe sich zwar auch über die Auftragsart 90 "Kommissionsauftrag" abwickeln, weil ja lediglich ein Lieferschein benötigt wird. Die Auftragsart 96 beinhalten aber zusätzlich, dass die Daten in die Provisionen einfließen. Dazu ist bei den Positionen neben dem vorhandenen EK-Preis auch ein fiktiver VK-Preis einzugeben. Bei dem Verkäufer werden dann die beiden Werte in seiner Provisionsabrechnung entsprechend berücksichtigt. Dieses erfolgt jedoch ohne dass weitere Umsätze verbucht werden. Insofern dient diese Auftragsart lediglich dazu, die Provisionen der Verkäufer gleich mit der Eingabe des Auftrages korrekt zu erfassen. Die Alternative dazu (ein ganz anderes Provisionsverfahren) wäre für das Gerät zu den Mietvertragsdaten einen speziellen Mietvertragsartikel, wie z.B. "Mieterlöse Herr Huber", hinzuzufügen, auf den dann bei jeder Mietrechnung in TKD diese Erlöse automatisch verbucht werden, um daraus die Provision zu errechnen.
13.11	WWS	Gutschriften	Wenn in COMMERZ-ACTUELL-WWS über den Aufgabenkomplex FAKTURIERUNG und BEARBEITUNG VON RECHNUNGEN für einzelne Rechnungen Gutschriften erstellt werden, dann wird auch hier nach dem Druck abgefragt, ob der Ausdruck OK ist. Bei einer Eingabe von "N" kann man aber bei der nachfolgenden erneuten Druckeranfrage keinen Abbruch durch Leereingabe oder durch Drucker 99 erzwingen, sondern man muss immer einen definierten Drucker angeben und den Druck letztlich mit "J" bestätigen. Dieses Verfahren wurde ganz gezielt deshalb so eingeführt, damit für den Papierausdruck der Gutschrift intern auch immer eine nachvollziehbare Verbuchung erzwungen wird. Wenn man also eine Gutschrift mit dieser Funktion zu erstellen beginnt, muss man wissen, dass auf jeden Fall diese Gutschrift auch beendet und abgeschlossen werden muss.
12.11	allgemein	schnelleres Arbeiten	Insbesondere in der Stammdatenverwaltung ist es häufig so, dass man nächste oder vorherige Bildschirme aufrufen muss. Dazu war es bisher nur möglich durch Eingabe einer entsprechenden Ziffer und ENTER in diese Bildschirme zu verzweigen. Statt dieser Eingabe kann man nun auch über Cursor links oder Cursor rechts den nächsten oder den vorherigen Bildschirm erreichen.
11.11	TKD	Daten für Bilanz	Wenn man in der Auftragsbearbeitung mit korrekten und plausiblen Auftragsarten arbeitet, kann man sich die monatlichen Werte der einzelnen Auftragsarten ausgeben lassen. Den Aufruf der Auswertung findet man unter SONSTIGE LISTEN und dann 8.LEISTUNGEN NACH AUFTRAGSARTEN: Dabei kann man insbesondere die Werte für Garantien und für Reklamationen dazu verwenden, etwaige Rückstellungen dem Finanzamt plausibel zu machen.
07.11	allgemein	Artikel finden	Die Eingabe einer Artikelnummer erfolgt im COMMERZ immer nur an einer Stelle. Dieses ist ein ganz wichtiger Punkt, warum z.B. die Erfassung von Aufträgen in COMMERZ-ACTUELL so schnell ist. Zum einen muss man nicht erst mit der Maus auf ein spezielles Eingabefeld gehen, um dort einen speziellen Suchbegriff aus dem Artikelstamm einzugeben, und zum anderen kann man durch geschickte Eingabe erreichen, dass nicht erst eine Fülle von Artikeln zur Auswahl angeboten werden, sondern der gewünschte Artikel direkt gefunden wird. Der Nachteil ist aber, dass man über einen Vorbuchstaben COMMERZ mitteilen muss, über welches Suchmerkmal aus dem Artikelstamm (Zugriffsnummer, Artikelgruppe, EAN-Code, Bestellnummer, Text für Volltextsuche, Katalognummern oder Katalogseiten) gesucht werden soll. Dafür wurden dann die Vorbuchstaben, wie "z", "a", "i", "b", "v", "s" oder "o" eingeführt, wobei bei einem Zugriff über die eindeutige DV-Artikelnummer diese ohne Vorbuchstaben einzugeben ist. Für einige COMMERZ-ACTUELL-Anwender haben wir aber die Eingabe der Vorbuchstaben völlig eliminiert. Das bedeutet, dass diese Anwender ohne diese Buchstaben die Artikel finden. Wie funktioniert das ? Ganz einfach: Es wird eine Reihenfolge festgelegt, nach der die einzelnen Zugriffe nacheinander geprüft werden. Aber dabei muss natürlich vermieden werden, dass Artikel deshalb nicht gefunden werden, weil vorher über einen in der Reihenfolge vorhergehenden anderen Zugriff bereits ein "Treffer" erzielt wird und damit ein oder mehrere andere Artikel gefunden und angezeigt werden (und der gesuchte nicht). Man muss also individuell prüfen, wie die aktuellen Zugriffsfelder normiert worden sind und welche Reihenfolge vorgegeben werden kann, um dann zu entscheiden, ob ein Finden von Artikeln auch ohne Vorbuchstaben immer zum Ziel führt. Informationen gerne dazu bei der Hotline.
06.11	FIBU	Kontenauskunft	In der Kontenauskunft kann man nach der Auswahl WJ, BP und DATUM und nach der Eingabe der Kontonummer die einzelnen Buchungen ansehen: Danach kann man über 2=NÄCHSTER BILDSCHIRM und bei mehreren Bildschirmen 4=VORHERGEHENDER BILDSCHIM in den einzelnen Buchungen Blättern. Diese Funktionen (2 und 4) können jetzt auch über CURSOR rechts bzw. links durchgeführt werden. Damit ist es möglich, auch ganz schnell auf den letzten Bildschirm zu gelangen, um die Summen aller angezeigten Buchungswerte zu beauskunften (kein ENTER erforderlich, Dauertaste CURSOR): Wichtig bei diesen Daten ist, dass sie nicht den aktuellen Saldo des Kontos insgesamt darstellen, sondern nur die Gesamtwerte alle Buchungen einer Buchungsperiode. Die generellen Werte des Kontos dagegen sind immer im oberen Teil des Bildschirmes dargestellt. Wenn man für mehrere Konten die Werte einer Buchungsperiode benötigt, kann man auch schnell eine Summen- und Saldenliste erstellen.
05.11	TKD	Sonstige Erlöse	In der Vertragsabrechnung gibt es den Menüpunkt 12. SONSTIGE ERLÖSE, über den man unabhängig den Vertragsabrechnungen zusätzliche Erlöse bei den Geräten verbuchen kann: Das kann z.B. bei eigenen Münzkopierern der Fall sein oder bei etwaigen Korrekturen. Der Betrag kann auch negativ eingegeben werden, sodass auch etwaige Gutschriften hiermit berücksichtigt werden können.
04.11	WWS	Kundenlisten	Über die Sonderprogramme und dann über 7. KUNDENLISTE können Kundenlisten mit weitgehend beliebigen Auswahlmerkmalen erstellt werden: Dabei gibt es (wie aus dem Bild ersichtlich) eine (kostenpflichtige) Erweiterung über die Abfrage WORD (J/N). Wird dieses Feld mit "J" beantwortet, wird keine Liste erstellt, sondern die Kundendaten werden in eine cvs-Datei abgestellt, die dann dazu verwendet werden kann, um für die ausgewählten Kunden (gegebenenfalls nach Überarbeitung) z.B. Serienbriefe in WORD zu erstellen oder anderswie auszuwerten. Für die Eingabe zur Auswahl ein paar Hinweise. a) Die Kundenauswahl kann alternativ aus den Kundenstammsätzen oder aus den Umsätzen erfolgen (üblicherweise ersteres) b) BZ bedeutet Bankeinzug c) PKZ bedeutet Preiskennzeichen (z.B. A(-Kunden)).
30.10	OBJ	Bilder im Formular	Angebote oder auch Auftragsbestätigungen können in COMMERZ-OBJ längst schon Bilder der Artikel enthalten. Damit wird natürlich das Layout dieser Formulare erheblich verbessert. Aber nicht nur für Einrichtungsgegenstände sondern auch für Geräte oder Zubehör können Bilder ausgegeben werden.
29.10	FIBU	E-Bilanz	Den Finanzämtern sind alle Bilanzen für die Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2012 begonnen haben, in elektronischer Form zu übermitteln. Logics systems wird die betreffenden Sachkonten und Saldenlisten exportieren können und Programmen zur Verfügung stellen, die daraus das für die Finanzämter lesbare Format erzeugen. Wichtig ist aber, dass auch innerhalb des Sachkontenplan Änderungen erforderlich sind. Bitte Informationen beim Steuerberater einholen.
28.10	TKD	Abschriften	Etwas "versteckt" ist die Funktion ABSCHRIFTEN, sie kann über die LEISTUNGSBEARBEITUNG unter 4. DRUCKEN VON RECHNUNGEN aufgerufen werden: Dabei können Abschriften sowohl für Auftragsrechnungen als auch für Vertragsabrechnungen erstellt werden.
24.10	WWS	Vorabrechnung	Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, Vorabrechnungen zu erstellen: 1. Über Abrufaufträge (dort ist das sowieso gängig) 2. Über Rechnungsdruck und Auftragsart 95 (interner Lieferschein) Details: 1. Abrufaufträge a) Erstellung eines Abrufauftrages in der Angebotsbearbeitung mit der Angebotsart 10 mit den einzelnen Artikeln und Mengen. b) Nach Erfassungsende Druck der Vorabrechnung. c) Erfassung eines Auftrages mit den gleichen Artikeln (Kopieren des Abrufangebots ist leider (noch) nicht möglich) mit den zu liefernden Mengen. Bei jeder Position erkennt COMMERZ, dass es sich um einen Abrufartikel handelt und reduziert die Position im Abrufangebot entsprechend. d) Abruf des Lieferscheins, eine Rechnung wird nicht mehr erstellt, wenn nicht andere Artikel hinzugefügt worden sind. 2. Rechnung und interner Lieferschein a) Erfassung eines Auftrages mit den vorgesehenen Artikeln und Menge, Versorgung "zu fakturieren". b) Druck Rechnung. c) Erfassung eines weiteren gleichen Auftrages mit Auftragsart 95 und Versorgung "zu liefern". d) Druck Lieferschein, eine Rechnung wird für Auftragsart 95 nicht erstellt. Beide Verfahren sind ähnlich. Der Nachteil bei 2. ist nur der, dass die Lagerbestandsführung nachträglich noch korrigiert werden muss, weil die Mengen zweifach abgebucht worden sind.
23.10	FIBU	Eingangs- rechnungen	Über die SONDERPROGRAMME und 8. LISTE EINGANGSRECHNUNGEN kann man sich einen Überblick über erfasste Eingangsrechnungen verschaffen. Die Eingangsrechnungen können dann nach Datum und BP ausgewählt werden: Die Auswertung enthält in jeweils einer Zeile die wichtigsten Daten der Eingangsrechnungen; am Ende werden die Summen über Wareneinsatz, Vorsteuer und Rechnungsbeträge ausgewiesen.
22.10	allgemein	Rechnungen - Gutschriften	Das Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz wurde am 29.6.2013 im Bundesgesetzblatt verkündet. Damit sind zahlreiche Regelungen zum 30.6.2013 in Kraft getreten. Damit sind zahlreiche Neuregelungen aus dem Bundesgesetzblatt ab dem 30.6.2013 anzuwenden. Dieses betrifft vor allem das Thema "Gutschriften", das wir in den COMMERZ-Programmen bereits entsprechend berücksichtigt haben. Bitte die nun gesetzlich vorgeschriebenen Änderungen beachten. Hinweis: In COMMERZ-ACTUELL-WWS kann man auch negative Mengen eingeben. Dann entsteht eine Rechnung mit einem negativen Endbetrag.
21.10	TK	Frequenzanalyse	Interessante Zahlen ergeben sich immer wieder aus der in TK abrufbaren Frequenzanalyse. Über spezielle Eingaben, können auch Ausnahmesituationen berücksichtigt werden: Beispiel: Die Durchschnittsliste enthält mit ähnlichem Layout die täglichen Durchschnittsdaten, wobei alle ausgewählten Tage berücksichtigt werden.
17.10	WWS	"fragwürdiger" Artikel	Häufige Situation: Lieferung eines Artikels und es ist nicht bekannt, wer diesen Artikel bekommen soll: Einfachste Lösung in COMMERZ: Aufruf der Rückstandsliste auf Bildschirm: Damit lässt sich dann ganz schnell ermitteln, in welchen Aufträgen (bei welchen Kunden) noch Rückstände für diesen Artikel vorhanden sind.
16.10	allgemein	Drucker	Es ist kaum zu glauben, dass langjährige COMMERZ-Anwender immer noch nicht wissen, dass man Drucker einrichten kann, die sofort und unmittelbar ein WORD-Dokument erzeugen, das dann direkt am Bildschirm angezeigt wird. Einfacher kann es nicht gehen. Wir appellieren an alle COMMERZ-Anwender, die keinen sogenannten WORD-Drucker bei sich installiert haben, sich schnellstens bei unserer Hotline zu melden, um dann gemeinsam diesen Drucker-Komfort einzurichten.
15.10	TKD	Historie	In der Praxis kommt es oft vor, dass man sich bei der Erfassung eines TKD-Auftrages Informationen über die bisherigen Tätigkeiten am Gerät ansehen möchte. Dazu wurde innerhalb der Positionserfassung die Eingabe von "G" eingeführt: Dabei werden zunächst allgemeine Daten bezüglich der Aufträge für dieses Gerät angezeigt. Mit Eingabe von 1=HISTORIE kann man sich dann die Details anzeigen lassen: Zudem besteht über diese Funktion auch die Möglichkeit, die Historie-Daten ab einem vorgebbaren Datum (für den Techniker) auszudrucken. Es ist also in COMMERZ-TKD nicht erforderlich, mühsam über AUSKÜNFTE UND AUSWERTUNGEN sich gesondert Informationen zu beschaffen, sondern man bekommt diese Daten direkt in der Auftragsbearbeitung.
14.10	WWS	Super-Info über LS3-Lieferscheine	Über die Eingabe von "d" können jetzt auch die Lieferscheine von LogServe angezeigt werden. Damit weiß man nun ganz genau und direkt im COMMERZ, welche Lieferung über LS3 an den Kunden gegangen ist. Man braucht als nicht mehr zusätzliche Programme aufzurufen, um die LogServe-Lieferung zu beauskunften.
10.10	FIBU	Toleranzen	Wozu braucht man eigentlich Toleranzen? Im Parametersatz 1 können Toleranzen angegeben werden: Diese bewirken, dass gewisse Grenzen ohne zusätzliche (lästige) Warnung akzeptiert werden. Die Werte für TAGE, BETRAG und PROZENT beziehen sich auf die Zahlungen von Kunden. So kommt z.B. keine Warnung, wenn der Kunde seinen Zahlungstermin um 5 Tage überschreitet oder den Skontoabzug um EUR 1,00 überzieht. Die prozentualen Toleranzgrenzen sind für größere bzw. kleinere Beträge wichtig, da bei einem Skontobetrag von z.B. EUR 100,00 eine Überziehung von über EUR 1,00 nicht mehr so bedeutsam ist. Der maximale Skontobetrag ist dafür gedacht, dass man bei einer Überschreitung eines (solch) großen Betrages zur detaillieren Prüfung der Einhaltung der Konditionen aufgefordert werden möchte.
09.10	WWS	Artikelpflege	Ein wenig genutzter Menüpunkt ist Funktion "ERFASSEN EINZELNE ARTIKEL-STAMMFELDER in den HILFSPROGRAMMEN. Er kann genutzt werden, wenn einzelne Felder für einen ganzen Artikelbereich schnell erfasst, überprüft oder geändert werden sollen. Dazu kann man zunächst festlegen, welche (wenige) Felder man ändern möchte: Wenn man z.B. nur die Felder ARTIKELGRUPPE und VK INKL. MWST (8 und 38) bearbeiten möchte, dann werden nacheinander die ausgewählten Artikel aufgerufen, aber nur diese beiden Felder zur Änderung angeboten: Da die "2" für WEITER automatisch vorgegeben wird, kann man mit diesem Werkzeug ganz schnell einzelne Datenfelder prüfen und ggf. korrigieren.
08.10	WWS/TKD	Löschen Spools	Spooldaten muss man nicht einzeln löschen, sondern man kann dieses auch "gruppenweise" machen. So wie nachfolgend dargestellt sollten die Spoolnamen aber nicht gebildet werden. Vielmehr sollte der Spoolname mit dem Kürzel des Mitarbeiters beginnen, damit man "seine" Spools erkennen kann. Dazu ist zunächst bei NR die Funktionstaste F3 (alle) einzugeben. Danach kann der Spoolname eingegeben werden. Hier hat man die Möglichkeit wiederum F3 (alle) einzugeben oder die ersten Zeichen der zu löschenden Spools gefolgt bis zum Feldende von Sternen ("*"). Danach kann noch ein Datum eingegeben werden, mit dem gesteuert werden kann, dass jüngere Spools noch erhalten bleiben. Bei diesem gruppenweisen Löschen werden aber nur die korrekten Spools gelöscht; nicht gedruckte Spools oder Spools mit Update-Kennzeichen "??" müssen kontrolliert einzeln gelöscht werde
07.10	TKD	variable Texte	Schon vor 10 Jahren wurden in TKD die variablen Zählertexte eingeführt. Sie bewirken, dass auf den Vertragsrechnungen die korrekten Zählerbezeichnungen ausgegeben werden und dass auch auf den E-Mails für die Zählerabfragen eine für den Kunden verständliche Zählerbezeichnung ausgegeben wird. Leider wird diese Funktion nicht oft genutzt. Die Problematik tritt ganz einfach dann auf, wenn bei Geräten mit 2 Zählern der Zähler 2 einmal "Farbe" und beim anderen Gerät Scans zählt. Dann kann man sich ohne die variablen Zählertexte nur damit behelfen, dass man die Zähler mit nichtssagenden Z2 bezeichnet. Mit den variablen Zählertexten ist man in der Lage für die eine Gruppe von Geräten die Bezeichnung "Farbe" und für die andere Gruppe "Scans" auf den Vertragsrechnungen auszugegeben. Also: Unbedingt die variablen Zählertext einsetzen; unsere Hotline hilft gerne bei Fragen oder Problemen.
01.10	WWS/TK	VK-Preis errechnen	VK-Preise werden sowohl ohne MwSt. (WWS) als auch inklusive MwSt. (Terminalkasse) benötigt. Was ist, wenn der Preis gerade nur in der anderen Form bekannt ist? Das kann z.B. vorkommen, wenn in einen WWS-Auftrag ein Ladenartikel erfasst werden soll oder wenn an der Kasse ein Artikel verkauft werden soll, bei dem nur der VK ohne MwSt. bekannt ist. Ganz einfach: Man lässt COMMERZ rechnen: Beispiel 1: In WWS setzt man vor den (Brutto-)Preis ein "b" (für brutto) und COMMERZ rechnet daraus den Nettopreis aus: Beispiel 2: An der Kasse stellt man vor dem VK-Preis ein "n" (für netto) und COMMERZ rechnet dann den Preis inklusive MwSt. aus: Übrigens: Durch den Vorbuchstaben "e" und einem nachfolgenden Prozentsatz rechnet COMMERZ einen VK-Preis aus, der sich aus EK-Preis und prozentualem Aufschlag ergibt. Diese Berechnung ist dann besonders nützlich, wenn man einen Artikel aus der PBSeasy-Datei in einen Auftrag einbringt. Fazit: Beim Arbeiten mit COMMERZ braucht man (nur ganz selten) einen Taschenrechner.
30.09	TKD	Vertrags- Dokumente	Für einen Fachhändler haben wir folgende Funktion ins COMMERZ integriert: "Anzeige der Vertragsdokumente innerhalb von COMMERZ". Dazu haben wir folgendes Verfahren realisiert. Die Verträge müssen im Verzeichnis "gerpdf.d" im pdf-Format abgestellt sein. Der Dateinamen muss wahlweise die Gerätenummer oder der Kunde sein. Die Anzeige der Vertragsunterlagen erfolgt dadurch, dass man in der Auftrags- und Leistungsbearbeitung in der untersten Zeile ein "p" eingibt: Danach wird dann das gespeicherte Dokument ausgegeben: Damit können beliebige Dokumente (auch Zusatzinformationen zum Vertrag) direkt in COMMERZ angezeigt werden und man braucht nicht, Informationen mühsam aus dem "Vertragsordner" herauszusuchen. Auf Wunsch des Fachhändlers werden wir diese Funktion noch erweitern, z.B. einen Aufruf auch innerhalb der Installationsverwaltung erlauben oder die Zugriffe auf die pdf-Dateien weiter differenzieren. Diese Funktion ist in der Version 3.03 verfügbar. Anregungen zu diesem Thema gerne an die Hotline.
26.09	WWS	"Gutschriften"	Gutschriften (wenn sie dann überhaupt noch laut EU-Gesetz so ausgegeben werden dürfen) sollten nur von Mitarbeitern mit gewisser Kompetenz erstellt werden können. Eine Überwachung kann man folgendermaßen durchführen: Einem Kunden kann man auf zwei Arten etwas gutschreiben: 1. Auftrag mit Auftragsart 10 (bis 19) 2. Auftrag mit Auftragsart 00 bis 09 mit Position und negativer Menge. Wenn man diese Gutschriften zwischendurch einmal prüfen möchte, kann dieses über die Auftragsprüfliste erfolgen: Damit erhält man alle Positionen, die aus der genannten Konstellation entstanden sind. Ob überhaupt Aufträge (Gutschriften) mit den anderen Auftragsarten (11 bis 19) oder noch andere Auftragsarten erfasst wurden, kann man über die Geschäftsdaten ermitteln, indem man dort für die Datengruppe 5=AUFTRAGSART wählt. Wenn ja, dann müsste man die Prüfliste nochmals mit den anderen Auftragsarten erstellen.
25.09	TKD	Bezeichnungen von Zählern	Anfangs wurden die Zähler-Bezeichnungen einfach mit ZÄHLER 1/2/3/4 dargestellt, wobei es sowohl für den Kunden als auch für den Fachhändler selbst schwierig war, genau zu wissen, was dann mit dem Zähler gezählt wird. Anfang 2009 wurden dann die Text-Ausgaben für die verschiedenen Zähler variabel gestalten. Damit wurde erreicht, dass auf den Anforderungen zur Zählerstandsmitteilung (Zählerstandsanforderungen, Faxbriefe oder E-Mails) eine exakte Bezeichnung ausgewiesen wird (z.B. A4-farbig, A3-schwarz oder Scan). Außerdem werden diese Bezeichnungen auch bei der Erfassung der Zählerstände mit ausgeben: Die Überschriften ZÄHLER 1/2/3/4 wurden dann ersetzt oder erweitert um die genauen Bezeichnungen. Berücksichtigt werden muss dabei auch, dass die Funktion "VARIABLE ZÄHLERTEXTE" eingeschaltet ist, die ja schon seit langem die Möglichkeit bietet, auf den Vertragsrechnungen korrekte Zählertexte auszugegeben. Für die Anlage der verschiedenen Bezeichnungen wurden im Parametersatz 9 die Eingaben um Textnummern für "TEXT ZÄHLERBEZEICHNUNG" bei einem, zwei und vier Zähler erweitert: Vor allem wenn den Kunden Zähleranforderungen per E-Mail erhalten, sollte diese Funktion genutzt werden.
24.09	allgemein	Vorgabe Drucker	Über die DRUCKER-VERWALTUNG können für die verschiedensten Ausgaben Drucker vorgegeben werden. Damit ist es dann nicht erforderlich, die entsprechende Druckernummer (zu suchen und) einzugeben: Die Daten werden in der oben einzugebenden Vorgabe-Datei hinterlegt. Dieser Name ist dann in der Zugriffsberechtigung einzutragen. Damit ist es z.B. auch möglich, für den gleichen Ausgabetyp mitarbeiter- oder raumbezogene unterschiedliche Drucknummern vorzugeben. Die Spalte ABF steht für Abfrage: Wenn diese ein "N" enthält, ist keine weitere Eingabe erforderlich; es wird sofort gedruckt. Dieses kann z.B. Formulare verwendet werden, wenn diese immer nur auf einem Drucker ausgegeben werden. Bei "J" wird der Drucker vorgegeben; er kann dann bestätigt, aber auch geändert werden.
23.09	WWS	Kopien	Üblicherweise werden Formulare, die man auch als Kopien haben möchte, über die Druckersteuerung automatisch erstellt (KOPIENSCHACHT und/oder ANZAHL KOPIEN): Wenn aber ein einzelner Kunde gesonderte zusätzliche Kopien der Lieferscheine oder der Rechnungen haben möchte, dann kann man dieses im Kundestamm unter ANZ. KOPIEN RECH/LIEF hinterlegen: Wichtig dabei ist, dass die Anzahl die zusätzlich zum Original auszugebenden Kopien bedeutet.
19.09	TKD	Freie Einheiten	Es gibt (alle möglichen) Vertragskonditionen, bei denen der Kunde am Jahresende die nicht genutzten Kopien (Freie Einheiten) vergütet bekommen soll. Dazu gibt es in COMMERZ-ACTUELL zumindest zwei gängige Lösungen: 1. Statt der Wartungspauschale werden Abschläge berechnet, und bei der Zählerstands-Abrechnung am Jahresende ergibt sich dann automatisch ein zu berechnender Betrag oder eine Gutschrift. Beispiel für monatliche Abschläge und jährliche Zählerabrechnung: 2. Normaler Vertrag mit Wartung, Zähler und Freie Einheiten. Dann kann man am Jahresende sich über die Funktion "AUFGELAUFENE FREIKOPIEN" (in 4. VERTRAGSABRECHNUNG) den Überhang ausweisen lassen. Über die Funktion "SONSTIGE ERLÖSE" (auch mit negativen Werten eingebbar) könnte dann z.B. bei etwaigen sonstigen Gutschriften die Wartungsbilanz entsprechend verändert werden. Fazit: Unter Nutzung der in TKD vielschichtig vorhandenen Funktionen können auch Ausnahmen leicht abgewickelt werden. Sollten Sie solche speziellen Vertragskonditionen bei sich haben, finden wir sicherlich dafür im Standardumfang von TKD gemeinsam auch eine Lösung dafür.
18.09	allgemein	Funktionstaste F2	An nun fast allen Stellen kann man bei der BIS-Eingabe (z.B. VON KUNDE .... BIS KUNDE ...) die F2-Taste verwenden, um den VON-Wert zu kopieren. Da es oft vorkommt, dass man nur einen Kunden, einen Artikel, ein Gerät oder einen Auftrag auswählen möchte, erleichtert diese Eingabe die Erfassung doch ganz beträchtlich (man muss es nur anwenden).
17.09	WWS	Auskunft offene Posten	Bisher konnte man sich die OFFENEN POSTEN eines Kunden nur dann anzeigen lassen, wenn die COMMERZ-ACTUELL-FIBU im Einsatz war. Dazu war es lediglich erforderlich, im Kopfbildschirm die "Wundertaste" F3 eizugeben: In den einzelnen OFFENEN POSTEN werden auch die Fälligkeit und die Mahnstufen angezeigt; auch der gesamte Saldo wird oben ausgewiesen. Zudem wird automatisch dann eine Information auf den Bildschirm ausgegeben, wenn der Kunden für eine Rechnung bereits die 2. Mahnung erhalten hat. Neu ist jetzt, dass diese Funktion auch beim Einsatz der DATEV-FIBU möglich ist. Dazu sind in regelmäßigen zeitlichen Abständen (z.B. täglich, nachts) aus DATEV die OPs zu exportieren und in eine "Mini"-COMMERZ-FIBU zu übertragen. Diese Funktionen können so automatisiert werden, dass kein weiterer Arbeitsprozess erforderlich ist. Weitere Informationen gerne durch die Hotline.
16.09	FIBU	SEPA-Einsatz	Wer COMMERZ-ACTUELL-FIBU einsetzt, sollte auch die Generierung von Zahlungen und die Versendung an die Banken im SEPA-Format nutzen. Da die Eingangsrechnungen auf jeden Fall in der FIBU erfasst werden und damit auch alle Zahlungsdaten zur Verfügung stehen, wäre es nun ganz einfach, die Zahlungen zu generieren und diese über die Bankenschnittstellen den Banken zuzuleiten. Den Weg, die Zahlungen in einem Bankenprogramm gesondert nochmals zu erfassen, halten wir für völlig unnötig. Er ist zum einen aufwendig (Doppelerfassung) und zum anderen damit auch noch fehleranfällig. Über die Generierung von bis zu 3 Zahlungsvorschlägen, bei denen aus den Zahlungsbedingung auch gleich Skonti berücksichtigt werden und die zudem noch beliebig überarbeitet werden können, entstehen letztlich die Zahlungen im SEPA-Format. Diese Zahlungsdaten braucht man dann nur noch dem Bankprogramm zum Transfer zu übergeben. Und noch ein Vorteil: Die Zahlungen werden in einen FIBU-Stapel abgelegt, der genutzt werden kann, um die betreffenden Rechnungen automatisch auszugleichen. Eine Detailerfassung der Zahlungen aus dem Kontoauszug entfällt somit völlig. Also: Wer COMMERZ-FIBU einsetzt, der sollte auch gleich die SEPA-Schnittstelle nutzen. Einfacher geht es nicht.
12.09	TK	EC-Karte	In der Terminalkasse gibt es derzeit (noch) keine direkte Kommunikation mit einem EC-Terminal. Das bedeutet, dass der angezeigte Betrag dort nochmals eingegeben werden muss. Was man aber auf jeden Fall machen sollte, ist den Vorgang über "ANDERER ABSCHLUSS" und EC-CASH zu verarbeiten: Dann wird auch in den Kassenprotokollen ausgewiesen, welche Beträge nicht bar eingenommen wurden. Diese kann man dann auch noch mit dem EC-Terminal-Protokoll vergleichen. Wenn man den Vorgang als normalen Kassenvorgang erfasst, hat man zu viele Bar-Einnahmen, die abgestimmt und durch AUSZAHLUNG erst wieder korrigiert werden müssen. Warum nicht gleich die EC-Funktionen der Kasse nutzen.
11.09	FIBU	Salden der Personenkonten	Die Salden der Personenkonten im Sachkontenbereich müssen mit der Summe aller zugehörigen offenen Posten übereinstimmen. Dieses ist im Normalfall in der FIBU auch gewährleistet, wenn man Rechnungen und Zahlungen korrekt bucht. In der Liste Offener Posten werden zusätzlich zu den einzelnen offenen Posten (Rechnungen und Zahlungen) auch immer die Salden der Konten ausgegeben. Wenn die Summe der OPs nun nicht mit dem Saldo übereinstimmt, werden zur Kenntlichmachung drei Sterne ausgewiesen. Dieser Fall kann aber auch dann auftreten, wenn bei der Rechnungsstellung die Adresse geändert wurde (Sammelkunden). Dann werden die Rechnungen einzeln dargestellt, der Saldo aber vom entsprechenden Kunden; und die müssen dann nicht übereinstimmen. Zur Kontrolle bitte einmal prüfen und Unstimmigkeiten schnellstens beheben.
10.09	allgemein	Statistiken	In allen Bausteinen von COMMERZ-ACTUELL lässt sich eine Vielzahl von Statistiken abrufen. Dabei sind die Ergebnisse natürlich ganz entscheidend von der Güte und der Differenzierung der Eingangsdaten abhängig. In vielen Fällen bilden sich die Statistikdaten auch automatisch, ohne dass zusätzliche Eingaben erforderlich sind. Die Voraussetzungen und die daraus resultierenden Ergebnisse sind nachfolgend am Beispiel der Bildschirm Ausgabe GESCHÄFTSERGEBNISSE einmal dargestellt: Die Geschäftsdaten können nach 5 verschiedenen Statistiken abgerufen werden: 1. Warensortiment (Warengruppe) Wird immer automatisch versorgt, da in jedem Artikel eine Warengruppe enthalten ist. Wichtig dabei ist, dass die Warengruppe hierarchisch strukturiert ist). 2. Vertreter Wird automatisch über den Absatzbereich (und dieser auch über die Zugriffsberechtigung) und die Vertreterzuordnung in den Auftrag eingebracht, ggf. bei TKD aus der Definition im Parametersatz 3. Absatzbereich Wird automatisch aus der Zugriffsberechtigung oder für TKD aus dem Parametersatz entnommen 4. Vertriebsweg Kann für Strecke, Laden und TKD getrennt vorgegeben werden 5. Auftragsart Jedem Auftrag ist eine Auftragsart zugeordnet. Unterschieden werden kann z.B. zwischen "normalen" Aufträge, Gutschriften oder Eigenbedarf). Fazit: Die Statistikdaten fließen automatisch in die zugehörigen "Töpfe", ohne besondere zusätzliche Eingaben erforderlich sind. Die Auskunft über die Absatzbereiche (Geschäftsbereiche) kann dann in etwa so aussehen: Über FUNKTION können die Warengruppenaufteilungen einzelner Geschäftsbereiche dargestellt werden oder auch gleich Vergleiche mit anderen Zeiträumen abgerufen werden: Ergebnis: So einfach erhält man ohne zusätzliche Eingaben über COMMERZ-ACTUELL die für das Unternehmen wichtige Steuerungs-Daten, überall und nicht nur bei diesen Geschäftsdaten. Vorausgesetzt wird nur, dass die wenigen steuernden Daten korrekt zur Verfügung stehen oder vorgegeben werden.
09.09	WWS	Liefer-Image	Entscheidend für ein gutes Liefer-Image eines Fachhändlers ist nicht nur das Sortiment sondern ganz entscheidend auch, mit wie vielen Lieferungen ein Kundenauftrag abgewickelt wird. Sind für einen normalen Auftrag von beispielweise 10 Positionen 3 Lieferungen notwendig, kommen nicht nur berechtigte Zweifel bezüglich der Lieferfähigkeit beim Kunden auf sondern auch der Fachhändler selbst produziert dadurch nur zusätzliche Kosten. COMMERZ hat dafür - wie für vieles - eine ganz einfache Lösung. In COMMERZ-ACTUELL-WWS kann man beim Kunden (und änderbar im Auftrag) festlegen, ob Teillieferung erlaubt ist oder nicht (Eingabe "J" oder "N"). Ist dieses Kennzeichen auf "N" gesetzt, wird für einen unvollständigen Auftrag beim generellen Lieferscheindruck kein Lieferschein erzeugt, beim individuellen Abruf in der Auftragsbearbeitung erst nach der entsprechenden Warnung und der Freigabe zum Druck. Seit langem ist dieses Feld in der Stammdaten-Verwaltung Kunden aber so geändert worden, dass man dort zusätzlich auch eine Ziffer n (1 bis 3) eintragen kann. Diese Ziffer bedeutet, dass zunächst Teillieferung möglich ist und erst nach der n-ten Lieferung eine Teillieferung nicht mehr erlaubt ist. Das Feld im Auftragskopf wird dann automatisch nach der Lieferung angepasst: Damit kann man erreichen, dass man einen Kundenauftrag nicht mit mehr als zwei Lieferungen abwickelt, wenn man dieses Feld z.B. auf "1" setzt. Ausnahmen sind (wie oben beschrieben oder durch Änderung im Auftrag) natürlich immer noch möglich.
05.09	TK	Preise ohne EK	Gerade im Ladengeschäft gibt es Artikel, die man nicht einzeln in der Artikeldatei speichern möchte, die aber mit verschiedenen VK-Preisen ausgezeichnet sind. Üblicherweise legt man für solche Artikel einen Sammelartikel an, der aber keinen VK und keinen EK enthält (da beide unterschiedlich). Den VK kann man ja immer eingeben, aber was ist mit dem EK-Preis? An der Kasse sollte man damit wenig "hantieren" und ein EK von Null verfälscht alle Nutzenberechnungen. Um jedoch zumindest einen annähernd realistischen Bruttonutzen den Verkäufen solcher Artikel zuzuordnen, wurde in COMMERZ folgendes Verfahren eingeführt: In den ersten 3 Stellen der WAWI-Schlüssels im Artikelstamm kann man einen Prozentsatz hinterlegen: Diese Prozentsatz wird dann immer auf den einzugebenden VK angewendet, d.h. der EK-Preis errechnet sich aus VK abzgl. Prozentsatz (hier 25,0%). An der Kasse macht sich das natürlich zunächst nicht bemerkbar. Wenn man aber den Auftrag betrachtet, erkennt man, dass der EK-Preis entsprechend errechnet wurde (VK-brutto (!) EUR 5,00, VK-netto EUR 4,20, abzgl. 25% = EUR 3,15). Der Prozentsatz im WAWI-Schlüssel ist natürlich eine Annahme, die dem Bruttonutzen in etwa entsprechen sollte. Aber damit erreicht man zumindest einen annähernd stimmenden Bruttonutzen. Ein weiterer Nutzen bei der Verwendung solcher Sammelartikel ist sicherlich auch der, dass man für eine ganze Gruppe von "ähnlichen" Artikeln nur einen einzigen Artikel anlegen muss.
04.09	TKD	Geräte- Wartungsstatistik	Sowohl für einzelne Geräte und auch zur Betrachtung einzelner Pools kann man die Geräte-Wartungs-Statistik abrufen: und (ganz wichtig für Pools): Während es bei den Poolstatistiken keine weitere Geräte-Selektion gibt, kann man die Ausgabe bei den einzelnen Geräten auf bestimmte Geräte einschränken. Die Statistiken 1 und 2 unterscheiden sich in der Zeile PRÜFUNGSUMFANG: o GERÄTE-WARTUNGS-STATISTIK-1 Grundsätzlich kann man mit einer Eingabe bei NUTZEN % genau die Geräte auswählen, die einen kleineren Nutzen aufweisen (also die Geräte, die nicht so gut laufen). Geprüft wird dabei 1=Daten des laufenden Jahres 2=Daten des Vorjahres 3=alle Daten insgesamt 4=es werden die ersten 3 Daten einzeln betrachtet, und wenn ein Wert einen kleineren Nutzen ausweist, wird das Gerät ausgegeben. o GERÄTE-WARTUNGS-STATISTIK-2 In dieser Statistik werden die Kosten pro Kopie betrachtet und alle Geräte ausgewählt, bei denen die Kosten größer sind als der vorgegeben Wert in CENT/KOPIE.
03.09	allgemein	SEPA	Die Zusatzentwicklungen für SEPA machen weiter Fortschritte; die Lastschriften werden gerade intensiv getestet. Wir gehen von einer Auslieferung im Oktober aus, sodass für die betreffenden Anwender auch noch genügend Testzeit verbleibt.
02.09	WWS	Mehrwertsteuer	Was bedeutet eigentlich MWST/RECH.ZEILE? Im Kundestamm gibt es das Feld MWST/RECH.ZEILE, das bei einer Kundenneuanlage als Normalfall immer mit "N" vorbelegt wird. Für Kunden aber, die auf der Rechnung die Preise der einzelnen Artikelpreise (RECHNUNGSZEILEN) inklusive Mehrwertsteuer ausgewiesen haben wollen, kann dort ein "J" eingetragen werden. Die Rechnung entspricht dann in etwa einem Kassenbon. Das Feld kann in der Auftragsbearbeitung auch individuell verändert werden, wenn ein Kunde ausnahmsweise einmal eine andere Rechnung haben möchte: In einem solchen Fall muss man aber verhindern, dass solche Aufträge mit anderen (normalen) Aufträgen auf einer Sammelrechnung zusammen ausgegeben werden. Im obigen Beispiel muss dann entweder für diesen Auftrag sofort eine Einzelrechnung (nach Auftragsende) abgerufen werden oder das Kennzeichen für die Rechnungsart entsprechend auf Einzelrechnung geändert werden.
29.08	OBJ	Bestellwesen	Die Bausteine COMMERZ-WWS und COMMERZ-OBJ unterscheiden sich nicht nur durch die Möglichkeiten Langtexte zu verwenden sondern auch darin, dass das Bestellwesen ein gänzlich anders ist. Wird in WWS die Bestellung meist lagerbezogen vorgeschlagen, ist sie in OBJ immer auftragsbezogen: Dabei werden die späteren Bestellungen nach Lieferant und Auftrag getrennt ausgewiesen. Die Funktionen im Menüpunkt BESTELLVERWALTUNG beinhalten genau die Abwicklungen eines Einrichtungsauftrages, die sich über die BESTELLÜBERWACHUNG noch optimal kontrollieren lassen: Sind in einem Auftrag Lieferungen von mehreren Lieferanten enthalten, kann nach dem Erhalt der Auftragsbestätigungen ein Plantermin festgelegt werden und dem Kunden der Termin in Form einer Kunden-Auftragsbestätigung mitgeteilt werden. Nach dem Verbuchen von Liefereingängen können dann Kundenlieferscheine erstellt werden. Beide Formulare lassen sich direkt im Bestellwesen (also genau dort, wo die entsprechende Eingabe gerade erfasst worden ist) abrufen. Mit dieser Funktionen lassen sich Einrichtungsaufträge optimal abwickeln; vor allem auch deshalb weil durch WORD-Integration in OBJ-neu viele Möglichkeiten der Gestaltung von Formularen gegeben sind.
28.08	WWS	Nettopreise	Für die Festlegung, Anlage, Berechnung, Überprüfung und Änderung von Nettopreisen gibt es in COMMERZ-ACTUELL eine Fülle von Funktionen. So können z.B. Nettopreise allein über 6 verschiedene Funktionen geändert werden: 1. Änderung in der Position Dazu ist es erforderlich, die Angebotsnummer zu wissen; sie kann aber z.B. über die Eingabe der Kundenkurzbezeichnung gefunden werden: Danach ergibt sich die Schwierigkeit, die Positionsnummer zu wissen, unter der der Nettopreis angelegt ist. Bei kleinen Nettopreisangeboten kann man sich noch mit Auswahl des Angebotes und dann Anzeige über die Funktionstaste F3 bei der Positionsnummer behelfen: Bei größeren Nettopreisangeboten kann man zur Not noch den folgenden Trick anwenden: Man erfasst den Artikel nochmals in der nächstfreien Position und bekommt die Meldung "PREIS SCHON DEFINIERT IN ANGEBOT yyy UND POSITION xxx" und hat somit die Position, die man ändern möchte. 2. Direkte Änderung Über den Menüpunkt "NETTOPREIS-SCHNELLBEARBEITUNG" können Kunde und Artikel direkt eingegeben und der Preis kann sofort geändert werden. Diese Funktion wird wohl am meisten genutzt, weil man ja Kunde und Artikel kennt. 3. Auftragsänderung Wird ein Nettopreisartikel in einem Auftrag eingegeben und der Preis dort geändert, kann man über die Eingabe von "N" in der untersten Zeile diesen neuen Preis auch gleich als aktuellen Nettopreis abspeichern. Es erfolgt zunächst nach Eingabe von "N" die Abfrage "POSITION ALS NETTOPREIS ANLEGEN (J/N)" und bei "J" die weitere Abfrage "POSITION SCHON ANGELEGT, ÜBERSCHREIBEN (J/N) und der neue Preis wird bei Eingaben von "J" gespeichert. 4. Preisauskunft Auch über die Preisauskunft können Nettopreise geändert werden. Wird ein solcher Artikel aufgerufen, dann kann man wiederum über die Eingaben von "N" die Änderung veranlassen. Im Gegensatz zur Änderung in der Auftragsbearbeitung wird hier aber der neue Nettopreis angefordert: 5. Nettopreis-Export und -ReImport Über ein Zusatzprogramm können die Artikel aus einem Nettopreis-Angebot mit den zugehörenden aktuellen EK-Preisen exportiert werden. Es entstehen csv-Dateien und die Daten können somit in EXCEL "bearbeitet" werden. Unter gewissen Auflagen können diese neuen Daten wieder als Nettopreise ins COMMERZ übernommen werden. 6. Nettopreisanpassung Mit dieser Funktion kann man ein ganzes Nettopreisangebot anpassen. Dabei wird der im Nettopreis hinterlegte EK-Preis mit dem aktuellen EK-Preis im Artikelstamm verglichen und der Nettopreis dann prozentual angepasst: Den im Nettopreis hinterlegte (ggf. veraltete) EK-Preis kann man aktualisieren, in dem man bei VK ÄNDERN ein "N" eingibt. Dann wird lediglich der EK-Preis aus dem Artikelstammsatz ins Nettopreisangebot übertragen. FAZIT Damit gibt es für die verschiedensten Situationen in COMMERZ immer geeignete Verfahren, um Nettopreise schnell zu ändern. Dabei ist die unter 1. beschriebene Methode nur in Ausnahmesituationen (bei wenigen Positionen oder bei irgendwie bekannten Positionsnummern) geeignet. Im Menüpunkt NETTOPREISAUSWERTUNGEN lassen sich zudem die Nettopreise im Vergleich zu den aktuellen Preiskonstellationen überwachen und man kann den aktuellen Stand der Abnahme der einzelnen Artikel (auch auf Basis von Sollmengen) kontrollieren. Über die Menüpunkte KOPIEREN VON ANGEBOTEN und ERSTELLEN VON ANGEBOTEN können außerdem ganze Angebote übernommen werden.
27.08	allgemein	Frust bei unserer Hotline	Unsere Hotline war heute echt "bedient", als sie erfahren hatte, dass ein großer renommierter Fachhändler, der bereits mehr als 30 Jahre mit COMMERZ arbeitet, die Funktionalität des WORD-Drucker nicht kannte, geschweige diese denn einsetzt. Diese Funktion gibt es nun schon seit über 10 Jahre und erlaubt eine schnelle direkte Information über alle Druckausgaben. Die Effizienz des Einsatzes eines Warenwirtschaftssystems hängt ganz entscheidend von der Nutzung der angebotenen Funktionen ab. Dabei sollte man nicht verkennen, dass damit eine Fülle von unnötigen Tätigkeiten eingespart werden kann, was wiederum zu einer erheblichen Reduzierung der Kosten beiträgt.
26.08	TK	Zusatztext	Der Name des Ladenkunden wird üblicherweise im oberen Teil des Bons ausgedruckt. Statt dem Namen kann man auch einen beliebigen Text in der Stammdatenverwaltung dieses Kunden anlegen: Wenn man nur NAME1 und NAME2 belegt, wird auch die Kundennummer nicht gedruckt. Dieser Text, der auch ein zusätzlicher Werbetext sein kann, wird dann im oberen Teil des Bons ausgegeben wird: Der untere Teil kann dann - wie üblich - über die Textnummer 85 (4 Zeilen) für weitere Texte verwendet werden.
22.08	WWS	Dokumente	Innerhalb der Auftragsänderung kann man die bereits erstellten Dokumente (Lieferscheine und Rechnungen (so wie sie ausgegeben wurden) abrufen. Dafür gibt es im Wesentlichen zwei Gründe: 1. Der Kunde benötigt ein Dokument nochmal (im Dokument wird automatisch der Zusatz "ABSCHRIFT" eingefügt) 2. Man möchte intern wissen, mit welchen Dokumenten der Auftrag abgewickelt worden ist, z.B. wann und in welchen Teillieferungen ein Artikel geliefert und berechnet worden ist. Zum Abrufen der Dokumente braucht man lediglich im Kopfbildschirm in der untersten Zeile ein "d" einzugeben: Dann werden die Lieferschein- und Rechnungsnummern in einem Fenster angezeigt. Mit dem Cursor kann man ein Dokument auswählen, das dann in WORD zur beliebigen Weiterverarbeitung ausgegeben wird. Wenn man statt "d" ein "D" eingibt, dann werden alle Aufträge des Kunden (sortiert nach Datum, jüngster Auftrag zuerst) angezeigt. Diese Eingabe geht auch bei der Auftragserfassung.
21.08	allgemein	Sicherungen	Schon wieder: (Fast alle) Daten futsch. Bei einem Anwender war durch generellen System-/Stromausfall das gesamte Rechnersystem ausgefallen und es wurde bedenkenlos weitergearbeitet, obwohl der Datenbestand nicht korrekt war. Erst nach 2 Tagen wurde unsere Hotline kontaktiert. Das Problem war nun, dass zwar eine tägliche Sicherung erstellt wurde, diese beinhaltete aber nach 2 Tagen bereits den durch den Ausfall verursachten fehlerhaften Datenbestand. Mit Mühe gelang es unserer Hotline, die Daten wieder so einigermaßen zu rekonstruieren. Fazit: Bei gravierenden Systemausfällen oder auch bei Zweifel bezüglich der Korrektheit der Daten sollte unbedingt sofort Kontakt mit der Hotline aufgenommen werden. Diese ist am ehesten in der Lage, die Situation zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen. Hinweis: Das Thema Sicherungen wurde in der logics-news letztens am 18.6.13 behandelt (auch nochmals bitte lesen).
20.08	FIBU	Mahntexte	Die Mahntexte in der FIBU bestehen eigentlich aus (nur) 6 Zeilen, sie können aber auch verlängert werden. Ausgegeben wird je nach Mahnstufe der Mahntext 1 bis üblicherweise 3. Diese können in der Stammdatenverwaltung angelegt werden. Wenn die 6 Zeilen nicht ausreichen, kann man weitere Zeilen in den Mahntexten ab Textnummer 41 anlegen. Diese Zeilen werden dann anschließend an die Zeilen aus Mahntext 1 bis 3 ausgegeben. Beispiel dafür: Mahntext 1 Mahntext 41 Auf den ersten Mahnungen werden dann insgesamt 10 Zeilen als Mahntext ausgegeben.
19.08	TKD	PROV-NUMMER	Wozu braucht man eigentlich die PROV-Nummern? Im Parametersatz von TKD gibt es zwei Nummernkreise, die vom Anwender vorbelegt werden können (LETZTE PROV-RECHNUNGSNR und LETZTE PROV-AUFTRAGSNR): Diese Nummern werden verwendet, wenn Ergebnisdaten aus TKD in die sogenannte Provisionsdatei eingetragen werden sollen. Dieses aber nur in Ausnahmefällen. Die Provisionsdaten waren ursprünglich (wie der Name schon sagt) in COMMERZ-ACTUELL-WWS dafür gedacht, die Provisionsdaten für die Verkäufer zu speichern und letztlich daraus die Provisionen zu errechnen. Dazu war es erforderlich, für jede Rechnungsposition alle Detaildaten zu speichern. Diese Daten enthalten also Informationen über Auftrag, Auftragsposition, Rechnungsnummer, Preise und Rabatte und vieles mehr. Nach und nach wurde dieser Datenbestand in COMMERZ immer stärker dazu verwendet, beliebige Auswertungen daraus zu erzeugen. Der Name Provisionsdaten sollte demnach eher Rechnungsdetaildaten heißen. Um diese Auswertungen umfassender zu gestalten, besteht auch die Möglichkeit über die Abfrage PROVISIONS-DATEN IN WWS (sollte eigentlich immer auf "J" stehen) auch TKD-Ergebnisdaten in die Provisionsdatei abzustellen. Dabei gibt es aber das Problem, dass nicht wie in WWS für jede Rechnungsposition eine Auftrags- und eine Rechnungsnummer eindeutig vorliegen. So haben beispielsweise Vertragsrechnungen keine Auftragsnummer und Leistungen der Werkstatt, die nicht zu berechnen sind (aber auch abgestellt werden müssen) auch keine Rechnungsnummer. Und genau für diese Fälle werden dann die PROV-Nummern verwendet, um den Eintrag in die Provisionsdatei zu vervollständigen. Empfehlenswert ist es diese Nummernkreise so zu belegen, dass sie sich von den Standardnummern unterscheiden.
13.08	allgemein	WINDOWS XP	Wenn der Support für WINDOWS XP zum 8.4.2014 ausläuft, hat das für den Einsatz von COMMERZ-ACTUELL auch bezüglich etwaiger Systemschnittstellen überhaupt keine Auswirkungen. COMMERZ-ACTUELL läuft unter allen gängigen WINDOWS-Versionen, also z.B. auch unter WINDOWS 8 auf 64-Bit-Basis. Wie bereits häufig ausgeführt ist COMMERZ-ACTUELL eine von Betriebssystemen unabhängige einsetzbares Software (und vor allem kein wie häufig vom Mitbewerb propagiertes DOS-Produkt). Spezielle Fragen beantwortet gerne unsere Hotline.
12.08	WWS	Eigenmarken	Wenn der Fachhändler im Logistik-Zentrum (Soennecken, Büroring, Spicers, ALKA oder andere) eigene Artikel lagert und damit Kunden beliefern lässt, entsteht bezüglich des Einkaufspreises für die Abrechnung mit dem Logistikzentrum einerseits und der internen Statistik (Provision) andererseits ein Problem: Das Logistikzentrum wird nur einen geringen Preis (für Lagerung / Kommissionierung / Lieferung) berechnen, der bei einer elektronischen Rechnungsübernahme übermittelt wird. Dieser Preis ist aber nicht der, der im Artikelstamm für die Berechnung des Bruttonutzens verwendet wird. Aus diesem Grunde gibt es immer Unstimmigkeiten bei der (elektronischen) Prüfung der Eingangsrechnungen. Hier wurden in COMMERZ spezielle Verfahren integriert, die zur Verfügung stehen aber individuell mit der Hotline abgestimmt werden müssen.
08.08	TKD	Sonstige Zeiten von Technikern	Um alle Zeiten der Techniker zu erfassen, die nicht einem Gerät oder einem Kunden-Auftrag zugeordnet werden können, legt man einfach Sammelgeräte, wie z.B. "Lehrgang", "Interne Tätigkeit", aber auch "Urlaub", "Arbeit für andere Abteilung" oder "Krankheit" an. Auf diese Geräte werden dann die betreffenden Zeiten gebucht und man hat damit einen Überblick über die sogenannten "sonstigen Stunden". Damit lässt sich auch das Verhältnis von produktiven und sonstigen Stunden zumindest annähernd leicht ermitteln.
07.08	WWS	Zugangsdaten für Soennecken	In COMMERZ-ACTUELL-WWS kann man in der Auftragsbearbeitung eine direkte Kommunikation mit dem DV-System der Soennecken aufbauen und man erhält für die Artikel z.B. Informationen über den aktuellen Lagerbestand oder über den Status der Artikel, wie "nicht mehr lieferbar" oder "Ersatzartikel ist ...". Neuerdings ist dieser Zugriff nur noch über individuell für das Mitglied von Soennecken festgelegte Zugangsdaten möglich. COMMERZ wurde deshalb so erweitert, dass die Zugangsdaten eingegeben werden können und beim Zugriff automatisch mit übermittelt wird. Die Zugangsdaten erhält der Fachhändler von Soennecken.
05.08	allgemein	auch einmal in die Serviceprogramme sehen	Die SERVICEPROGRAMME in COMMERZ-WWS enthalten bereits seit längerem 3 Menüpunkte, die einerseits bisher fehlende Informationen für den Fachhändler bereitstellen und andererseits die Kommunikation zwischen Hotline und Händler wesentlich verbessern und vor allem schneller machen. 7. HANDBÜCHER Über diesen menüpunkt können die Handbücher der einzelnen Bausteine abgerufen werden: Basis dieser Handbücher ist die Version 3.00. Wenn ein Handbuch noch nicht gespeichert ist, wird es zunächst aus der logics-Mailbox automatisch abgeholt. Wenn es dann vorhanden ist (pdf-Format) kann es direkt aufgerufen werden. Erweiterungen könne über den Menüpunkt 6 zusätzlich abgerufen werden. Sie sind nach den einzelnen Versionen gegliedert. Mit diesem Menüpunkt 7. HANDBÜCHER kann jeder Anwender die Handbücher und die aktuelle Erweiterungen bei sich speichern und beauskunften. In den pdf-Dateien kann auch nach Merkmalen gesucht werden. 8. LOGICS NEWS Bei Aufruf dieses Menüpunktes wird zunächst die Homepage der logics aufgerufen und man gelangt dann "Logics News" zur aktuellen Ausgaben der logics-news. 9. LOGICS FERNWARTUNG Dieser Menüpunkt dient dazu die Verbindung zwischen dem Rechner des Fachhändlers und dem Rechner der Hotline herzustellen. Ist die Verbindung zustande gekommen, können von Baldham aus (für den Fachhändler sichtbare) Vorgänge auf dem Fachhändler-Rechner durchgeführt werden. Es können dabei auch neue Programme direkt online übernommen oder auch speziellen Abläufen vorgeführt werden. Dieser Status dient zudem dazu, die Datenbestände auf etwaige Fehler zu prüfen und diese ggf. gleich zu korrigieren.
01.08	TK	Sammelquittung	An der Kasse lassen sich auch Sammel-Bons erstellen, die lediglich aus einer Zeile mit vorgebbaren Text und dem Gesamtbetrag bestehen. Vorteil ist, dass man die Artikel (z.B. wegen Lagerführung oder Umsatzstatistiken) korrekt einzeln erfasst, der Kunde aber nur einen kurzen Beleg erhält. Dazu ist lediglich erforderlich unter Textnummer 83 Vorgaben für 3 Bezeichnungen zu erstellen: Die 4. Zeile bleibt frei für individuelle Eingaben an der Kasse. An der Kasse erfasst man den Auftrag mit den einzelnen Artikeln und druckt einen Bon. Direkt danach muss man lediglich sofort bei KUNDE die Funktionstaste F2 drücken und es erscheint dann folgende Erfassungsmaske: Mit Eingabe von 1 bis 3 wählt man den vorgegebenen Text, mit 4 kann man einen beliebigen Text eingeben. Wichtiger Hinweis: Der erste Bon mit den Detaildaten darf nicht zusätzlich an den Kunden ausgegeben werden. Diese Funktion dient lediglich dazu einen Sammel-Bon zu erstellen, die Verbuchung aller Statistikdaten erfolgt bereits mit Druck des ersten Bons.
31.07	WWS	Auftragseingang	Für den Fachhändler kann es wichtig sein, Veränderungen im Kaufverhalten seiner Kunden rechtzeitig zu erkennen. Leider sind die Umsatzzahlen dafür weniger geeignet, weil sie erst zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung gespeichert werden und die z.T. auch erst am Monatsende in Form von Sammelrechnungen ausgegeben werden. In COMMERZ gibt es aber eine wenig genutzte Funktion, die ein zeitlich aktuelles Bild der Kunden-Order wiedergibt, nämlich die sogenannte Auftragseingangsliste. Dazu sind folgende wichtige Eingaben erforderlich: o Vertreter/Verkäufer (oder alle) o Zeitraum, den man betrachten möchte (hier: 30 KW, also vom 22.07.13 bis zum 26.07.13) o davor liegender Zeitraum, den man mit dem Betrachtungszeitraum vergleichen möchte (hier 27. bis 29. KW, also vom 01.07.13 bis zum 19.07.13) Die beiden Zeiträume können beliebig gewählt werden, so dass auch Monatszeiten betrachtet werden können. Üblicherweise ist der Vergleichszeitraum immer größer als der Betrachtungszeitraum. o Um die Auftragseingänge richtig vergleichen zu können, müssen die Zeiträume gleich sein. Dazu erwartet COMMERZ die Eingabe eines Teilers, durch den die Auftragseingänge des Vergleichszeitraumes geteilt werden. Hier ist der Teiler gleich 3, weil der Betrachtungszeitraum eine Woche, der Vergleichszeitraum aber 3 Wochen umfasst. Wenn beide Zeiträume gleich groß sind, ist als Teiler eine "1" einzugeben. o Auswertung kann dann noch durch die Eingabe von zwei Prozentsätzen eingeschränkt werden. Es werden nur die Kunden ausgegeben, die im Vergleich vom Betrachtungszeitraum zum Vergleichszeitraum einen Prozentsatz ergeben, der in diesen Prozentbereich fällt. Mit den hier vorgegebenen Werten würden alle Kunden ausgewiesen werden, die im Betrachtungszeitraum weniger Auftragseingänge haben als im Vergleichszeitraum. Über eine Eingabe von 10 bis 100 erhält man alle Kunden, die mehr als 10% Zuwachs haben, über -999999 bis 10 alle Kunden, die weniger als 10% Zunahme zu verzeichnen haben. Weil mit dieser Auswertung keinerlei Daten verändert werden, empfehlen wir diese ganz einfach (eingeschränkt) einmal abzurufen. Die Ergebnisse werden Sie erstaunen.
30.07	allgemein	Extra-Aufwand	Es ist seit jeher Ziel der logics systems gmbh, den Fachhändler in der Praxis in allen Belangen der Datenverarbeitung intensiv zu unterstützen. Deshalb wurden in COMMERZ eine Fülle von Funktionen und Hilfsmittel integriert, die den Aufwand minimieren und die dazu führen, schnell zu Ergebnissen zu kommen. Leider müssen wir häufig feststellen, dass diese nicht ausreichend genutzt werden. Sei es bei der Anlage/Änderung von Nettopreisen, beim Finden oder der Änderung von Artikeln oder bei der mühsamen Erfassung von Aufträgen aus CAD mit T-Positionen und anderes mehr. Auch das zusätzliche "Abkupfern" aus Bildschirmen und Listen in EXCEL-Dateien sind völlig unnötig, weil über zusammenfassende Exporte die Daten blitzschnell zusammengestellt und ausgewertet werden können. Und dabei gibt es eine ganz einfache Lösung: Sobald man erkennt, dass eine Tätigkeit in COMMERZ mit viel Aufwand verbunden ist, sollte man dieses umgehend unserer Hotline mitteilen. Wir sind dabei sicher, dass diese gemeinsam mit dem Fachhändler eine elegante (meist kostenlose) Lösung findet, sodass dieser Zeit, Aufwand und Kosten spart. Also, schnellstens Kontakt aufnehmen, wenn solche lästigen Arbeiten auch bei Ihnen auftreten.
29.07	TKD	OBJ-neu auch für TKD	Der COMMERZ-Baustein OBJ war ehemals konzipiert für die Abwicklung im Geschäftsbereich "Einrichtungen". Der Unterschied zu WWS liegt im Wesentlich darin, dass in OBJ mit Langtexten gearbeitet werden kann und dass die Bestellungen auftrags- und nicht lagerbezogen erstellt werden. Mit der wesentlich verbesserten Version OBJ-neu, insbesondere mit der WORD-Einbindung, kann dieser Baustein aber auch für alle Abwicklungen eingesetzt werden, bei denen um Texte erweiterte Kundenbelege erforderlich sind, also auch für Angebot und Verkauf von "Technikartikeln". Dazu braucht man lediglich die Geräteartikel um Langtexten zu erweitern und ggf. Formblätter in WORD zur Beilage für die Darstellung der Miet- und Wartungskonditionen erstellen. Mit COMMERZ-OBJ-neu ist es z.B. auch möglich o Positionen mit Alternativartikeln anzulegen o für Gerät und Zubehör einen (neuen) Gesamtpreis auszuweisen, ohne die Einzelpreis aufzuführen o Bilder zu integrieren o Sonstige WORD-Dokumente einzufügen o positionsweises Kopien aus anderen Angebote oder Aufträgen o einheitliche Angebots-, Auftrags- und Bestellüberwachung o Nutzung der Artikeldaten und der Kundenkonditionen o und und .... Beispiel von der Erfassung einer Angebotsposition: Mit der Nutzung von COMMERZ-OBJ-neu auch im Geschäftsbereich "Vertrieb Geräte" ist eine weitere integrierte Nutzung der Bausteine von COMMERZ-ACTUELL optimal gegeben. Unsere Hotline berät gerne über die detaillierten Einsatzmöglichkeiten.
25.07	FIBU	"hängende" Lastschriften	Lastschriften zur Übergabe an die Banken werden in WWS und TKD erstellt. Dabei kann es vorkommen, dass für eine Rechnung keine Lastschrift erzeugt wird, obwohl das Lastschrift-Kennzeichen gesetzt ist. Dieser Fall kann dann eintreten, wenn zum Beispiel die Summe der Lastschriften für einen Kunden negativ ist (Gutschrift über wiegt). Einen Überblick über "hängende" Lastschriften kann man sich über das Rechnungsausgangsbuch verschaffen, wenn man beim Druck das Feld NUR LASTSCHRIFTEN mit "J" belegt: Bei einer Sortierung nach KUNDE hätte man alle aktuellen Lastschriften eines Kunden beieinander. Es werden immer alle Rechnungen mit Lastschrift-Kennzeichen ausgegeben, unabhängig davon, ob diese bereits erstellt worden sind oder nicht.
24.07	TK	Ladenpreise	Die Verkaufspreise an der Terminalkasse werden im Normalfall immer aus der Artikelstammsatz aus dem Feld VERKAUFSPREIS (+MWST) entnommen. Ausnahme davon ist nur gegeben, wenn für die Konstellation Kunde und Artikel ein Nettopreis vorliegt. Da Nettopreise immer eine höhere Priorität haben, werden diese dann statt dem VK-PREIS (+MWST) vorgegeben. Die Bestpreisfindung wird an der Kasse aber nur dann berücksichtigt, wenn das Feld KALK. VK-MWST auf "J" steht, da dann der normale VK einbezogen wird. Dieses Feld steuert, ob die Relation zwischen VERKAUFSPREIS und VERKAUFSPREIS (+MWS) immer genau die Mehrwertsteuer ausmacht. Diese ist für eine Belegung mit "J" immer gegeben. Es gibt aber zwei Gründe, warum man diese Kalkulation an der Kasse nicht haben möchte: 1. Man hat ein ganz anderes Preisgefüge an der Kasse als im Streckengeschäft 2. Es gibt VK-Preise inkl. MwSt, die sich nicht aus einem VK-ohne-MwSt (wegen Rundungen bei kleinen Preisen) errechnen lassen, die man aber an der Kasse nutzen möchte. Ein Beispiel ist ein Preis inkl. MwSt. von EUR 0,97, denn ein VK von 0,81 führt zu 0,96 und ein VK von 0,82 führt zu EUR 0,98. Hier könnte dann nur z.B. eine PE von 1 (Zehnerpreis) helfen. Für COMMERZ-ACTUELL war es früher immer schwierig zu erkennen, ob der Ladenpreis bei einer Änderung des VK-PREISES neu errechnet werden soll oder nicht. Um hier eine Eindeutigkeit zu erreichen, wurde das Feld "KALK. VK+MWST (J/N)" eingefügt, über das der Anwender jetzt selbst bestimmen kann, ob der Laden-VK sich automatisch ändern soll oder nicht.
23.07	TKD	Vertragsdaten	In COMMERZ-ACTUELL-TKD sind die Vorgaben für die Beträge (z.B. Pauschalen) und die Freien Einheiten immer monatlich einzugeben. Das bedeutet, dass man Verträge möglichst auf dieser Basis vereinbaren sollte, um "ungenaue" Ergebnisdaten zu vermeiden. Für eine jährliche Wartung von EUR 500,00 muss man einen monatlichen Betrag von EUR 41,66 (führt zu EUR 499,92 oder 41,67 (führt zu EUR 500,04) eingeben. Da ist es dann schon besser, gleich einen monatlichen Wert von 41,60 (oder so) zu vereinbaren.
22.07	WWS	Abholschein	Die Auftragsart 93 (Abholschein) ist dafür gedacht, dass Fahrer nur Artikel zurücknehmen dürfen, wenn sie einen solchen Abholschein dafür habe. Damit ist dann ausgeschlossen, dass ohne die Zustimmung der Verwaltung, (alte) Ware beliebigst wieder zurückgegeben werden kann. Zudem wird mit diesem Abholschein der Vorgang auch entsprechend protokolliert. Nach dem Erfassen eines solchen Auftrages (die abzuholenden Mengen sind positiv einzugeben) kann ein Abholschein gedruckt werden, auf dem der Fahrer die Rücknahme quittieren kann. Ist die Ware im Haus, kann die Auftragsart in "10" (Gutschrift) geändert werden, sodass der Kunden auch eine entsprechende Gutschrift erhält. Genau zu diesem Zeitpunkt erst wird die Ware auch wieder dem Lager zu gebucht.
18.07	TKD	Abschläge in Historie	In COMMERZ-TKD kann man für eine spätere Zählerabrechnung (z.B. monatliche) Abschläge berechnen, die dann mit der Kopienabrechnung (positiv oder negativ) verrechnet werden. Dabei ist wichtig, dass diese Abschlagsrechnungen nicht in die Historie übernommen werden, da ja der endgültige Status mit der Zählerabrechnung eingetragen wird. Wenn man die Stand der geleisteten Abschläge wissen möchte, kann man dieses über das Gerät im Bildschirm 5 erfahren:
17.07	WWS	Was ist CODE bei Preisauskunft ?	Bei der Preisauskunft wird als erstes ein CODE abgefragt, der die Ziffern 1 bis 3 beinhalten kann. Diese CODE-Zahl entscheidet darüber, welche Daten auf dem Bildschirm ausgegeben werden sollen. Dabei kann die Vorgabe bereits über die Zugriffsberechtigung des betreffenden Mitarbeiters vorgegeben werden, so dass z.B. an der Kasse immer nur die "1" zugelassen ist, um zu verhindern, dass dort EK-Preise "sichtbar" werden: Diese Sperre wird in den Zugriffsberechtigungen dadurch erreicht, dass man im Kreuzungspunkt AUS ( = Auskünfte) und 07 ( = Preisauskunft die CODE-Ziffer einträgt, die maximal für den Benutzer erlaubt ist (bei Auskunftseinschränkungen also üblicherweise 1 oder 2): Die CODEs bedeuten: 1=nur normaler VK-Preis 2=alle weiteren VK-Preise 3=alle VK- und alle EK-Preise Je nach Standort und der Kompetenz des Mitarbeiters kann damit festgelegt werden, welche Preise in der Preisauskunft dargestellt werden sollen.
16.07	allgemein	SEPA	Für das SEPA-Verfahren ist statt Kontonummer und Bankleitzahl dann IBAN und BIC erforderlich. In der Kunden-Stammdatenverwaltung wird aus Konto und BLZ (sofern diese im ersten Bildschirm eingegeben sind) automatisch die IBAN gebildet: und daraus wird dann (vorläufiger Aufbau des Bildschirms): Das bedeutet, dass die IBAN nicht eingegeben werden muss, wenn bereits Konto und BLZ beim Kunden gespeichert sind. Wichtig dabei ist allerdings, dass lediglich deutsche Konten umgesetzt werden. Diese erkennt COMMERZ daran, dass im Länderkennzeichen entweder ein "D" oder kein Wert enthalten ist. Lediglich die BIC ist einzugeben. Ob diese überhaupt ab 1.2.2014 benötigt wird (oder nur für Ausland) ist noch nicht definitiv entschieden. Sicherheitshalber sollte man diese aber eingeben.
15.07	TKD	Freie Einheiten im Pool	Wir hatten bereits am 2.7.2013 dargestellt, welche Möglichkeiten es für die Speicherung der Freien Einheiten im Pool gibt. Zu diesem Thema nochmals eine erneute Ausführung (aus 5.5.2010), warum eine Korrektur der Erlöse erforderlich ist: Bei Pool-Abrechnungen kann es passieren, dass im letzten Gerät bei der Historie-Auskunft eine Zeile mit KORR ausgegeben wird. Diese Korrektur ist für folgenden Fall erforderlich und lässt sich am besten an einem Beispiel erklären: Ausgangssituation: Kopienpreis: 1,000 ct GERÄT-1: 20.000 Freie Einheiten, kopiert 22.000 GERÄT-2: 10.000 Freie Einheiten, kopiert 5.000 Bei den Geräten verbucht: GERÄT-1: 2.000 Kopien und EUR 20.00 GERÄT-2: keine Kopie und EUR 0,00 Auf der Rechnung: Keine Kopien-Nachberechnung, weil Summe Freie Einheiten insgesamt größer als Verbrauch Pool-Gesamt-Erlös: Wenn man die Geräte so belässt, ergibt sich für den Pool ein Erlös von EUR 20,00, der aber nicht erzielt wurde. Um dieses wieder zu korrigieren, wird beim GERÄT-2 (immer im letzten Gerät) ein KORR von EUR - 20,00 gebildet. Größere KORR-Beträge kann man vermeiden, wenn die Freien Einheiten den einzelnen Pool-Geräten zugeordnet werden. In TKD können die FREIEN EINHEITEN im Menüpunkt „POOL-AUSWERTUNGEN“ auf Basis der Historie automatisch auf die einzelnen Geräte verteilt werden.
11.07	WWS	Gutschriften	Gutschriften sollten nur von Mitarbeitern mit gewisser Kompetenz erstellt werden können. Einem Kunden kann man auf zwei Arten etwas gutschreiben: 1. Auftrag mit Auftragsart 10 (bis 19) 2. Auftrag mit Auftragsart 00 bis 09 mit Position und negativer Menge. Wenn man diese Gutschriften zwischendurch einmal prüfen möchte, kann dieses folgendermaßen durchführen: Für Punkt 1: Ob überhaupt Aufträge (Gutschriften) mit den Auftragsarten (10 bis 19) oder noch andere Auftragsarten erfasst wurden, kann man über die Geschäftsdaten ermitteln, indem man als DATENGRUPPE die AUFTRAGSART wählt. Wenn man solche Aufträge findet, müsste man die Prüfliste (siehe unten) nur mit diesen Auftragsarten erstellen. Für Punkt 2: Aufruf der Auftragsprüfliste mit: Damit erhält man alle Positionen, die aus der genannten Konstellation entstanden sind.
10.07	TK	Parken von Aufträgen	Wenn ein Kassenauftrag erfasst worden ist und der Kunde aber noch weitere Artikel suchen und kaufen möchte, ist es natürlich nicht erforderlich, den Auftrag zu löschen und danach wieder ganz neu einzugeben. Dieses auch nicht, wenn für andere Kunden Aufträge zwischendurch zu erfassen sind. Für diesen nicht selten vorkommenden Vorgang gibt es in COMMERZ die Funktion "PARKEN". Dazu muss man lediglich für den zu unterbrechenden Auftrag ANDERER ABSCHLUSS und dann 6. AUFTRAGSDATEN SPEICHERN aufrufen. Soll der Auftrag dann wieder aufgerufen werden, ist beim Kunden F3 einzugeben. COMMERZ-ACTUELL zeigt dann automatisch den letzten geparkten Auftrag an. Soll ein Auftrag wieder aktiviert werden, wenn mehrere Aufträge geparkt sind, dann ist die jeweilige Auftragsnummer einzugeben. Durch CURSOR DOWN und CURSOR UP kann aber der betreffende Auftrag auch leicht gefunden werden (zur schnelleren Identifizierung solcher Aufträge wird der Text GEPARKT angezeigt). Alternativ dazu kann der Anwender aber auch in WINDOWS in ein weiteres Fenster verzweigen, das ebenfalls für die Kassenfunktion bereits geöffnet ist.
09.07	WWS	Artikel ändern	Ein teilweise schon vergessenes Werkzeug für generelle Änderungen von Artikelstammdaten findet man in den HILFSPROGRAMMEN unter 13.ERFASSEN EINZELNE ARTIKELSTAMM-FELDER. Diese Funktion ist aber nur erforderlich, wenn die Artikeldatei nicht auf Datenbank eingesetzt wird. Einsetzbar ist dieses Update-Werkzeug insbesondere dann, wenn man eine ganze Gruppe von Artikeln kontrollieren und bei Bedarf auch ändern möchte. Das Prinzip, das dieser Funktion zu Grunde liegt, ist dabei folgendes: Es können bis zu 10 Artikelstammfelder ausgewählt werden, die kontrolliert/geändert werden sollen und danach der betreffende Artikelbereich (z.B. Artikel eines Lieferanten). Es werden dann im Schnellverfahren immer nur die ausgewählten Artikelfelder auf dem Bildschirm ausgegeben. Mit diesem Verfahren konzentriert man sich auf die wenigen Artikelstammfelder und vermeidet die bei der Stammdatenverwaltung sonst erforderlichen Cursor- oder Mauseingaben. 1. Auswahl der Artikelfelder (z.B. für die Kontrolle der Artikelnummern) 2. Änderungsbildschirm Die Eingabe in der untersten Zeile ist nicht immer erforderlich; mit ENTER gelangt man immer zum nächsten Artikel.
08.07	allgemein	Ausgaben für die Hotline	Unsere Hotline fordert manchmal Ausgaben (Bildschirm-Ausdruck, kurze Druckausgaben oder Dokumente, wie Lieferscheine oder Rechnungen) an, um etwaige Fragen oder Problemfälle besser beantworten bzw. analysieren zu können. Das beste Verfahren, diese Informationen über E-Mail an die Hotline zu senden, ist immer der Ausdruck in WORD. Ein so entstandenes Word-Dokument kann dann auch gleich in WORD über Senden (auch als pdf) an die Hotline übermittelt werden. Mehrere verschiedene Dokumente müsste man dann ggf. vorher noch über WORD-Funktionen zusammenstellen (oder einzeln senden). Bitte möglichst keine jpg-Daten oder sonstige Formate schicken. Nur noch einmal so zur Info: Über die Funktionstaste F4 bekommt man den Bildschirm gedruckt.
04.07	MB	Geräte nach Vertreter	Über die Auswertung LISTE INSTALLIERTER MASCINEN können die Geräte auch nach Vertreter ausgewiesen werden. Will man die Liste für mehrere Vertreter haben, muss die Auswertung mehrfach jeweils mit den betreffenden Vertretern aufgerufen werden. Wichtig bei dieser und auch bei weiteren Auswertungen in COMMERZ-MB ist die Abfrage nach dem DATUM: Hier wird angenommen, dass in dem Datumsfeld auch kein echtes Datum sondern eine Null enthalten sein kann. Das kann z.B. passieren, wenn die Funktion in COMMERZ, die das Datum üblicherweise versorgt, nicht aufgerufen wurde. Wenn man eine solche Abfrage mit "J" beantwortet, dann werden nur Geräte berücksichtigt, die ein "echtes" Datum enthalten; bei "N" würden auch Geräte einbezogen werden, die dort kein "echtes" Datum gespeichert haben.
03.07	WWS	Preisänderungen	Wenn Preise manuell oder elektronisch geändert werden, möchte man gerne die Änderungen nochmals kontrollieren. Dazu eignet sich die Preisänderungsliste, die in den SONDERPROGRAMMEN unter PREISPFLEGE aufgerufen werden kann. In dieser Auswertung werden sowohl die alten als die neuen (aktuellen) Preise zur Kontrolle ausgewiesen. Die Selektion ist vielschichtig, sodass man über eine datumsbezogene Selektion ganz gezielt die "soeben" geänderten neuen Preise sich ausweisen lassen kann. Auch die Preisänderungen eines einzelnen Artikels sind abrufbar. Über die Eingaben bei KOMPL/FUNKTION kann ein bestimmter AUFGABENKOMPLEX und eine Unterfunktion ausgewählt werden, mit der die Preise geändert worden sind. Wurden diese beispielsweise im AUFGABENKOMPLEX "09.STAMMDATEN" und dann über die "04.ARTIKEL-DATEI durchgeführt, dann ist hier 0904 einzugeben. Mit der Eingabe der "Wundertaste" F3 werden alle Änderungen, über welche Funktion auch immer, ausgewiesen. Dabei sind auch die Änderungen enthalten, die über die "Zentrale Artikelpflege" (auch automatisch) durchgeführt worden sind. Die Preisänderungsliste ist ein sehr gutes Werkzeug, um durchgeführte (vor allem auch automatisiert durchgeführte) Preisänderungen nochmals zu kontrollieren, weil neben den neuen Preisen auch die alten Preise ausgewiesen werden. Um nicht immer "uralte" Änderungen ausgewiesen zu bekommen, sollte man ab und zu die Funktion 2 mit entsprechend gewählten Datum aufrufen.
02.07	TKD	Freie Einheiten	Wo hinterlegt man Freie Einheiten in Geräten, die zu einem Pool gehören? Im Prinzip gibt es zwei Möglichkeiten mit Vor- und Nachteilen: 1. Die Summe aller Freien Einheiten wird einem (beliebigen) Gerät zugeordnet. Das ist sicherlich die einfachste Methode, bei der man nur beachten muss, die Summe der Freien Einheiten entsprechend (?) zu verändern, wenn ein Gerät hinzugefügt oder entfernt wird. Zudem muss man aufpassen, dass nicht gerade dieses Gerät aus dem Pool genommen wird (dann muss man eben die Summe der Freien Einheiten einem anderen Gerät zuordnen). Erheblich Nachteile entstehen aber, wenn man den Status der einzelnen Geräte z.B. mit der GERÄTE-WARTUNGS-STATISTIK (Gegenüberstellung der Wartungserlösen gegen Aufwendungen) betrachten möchte: o Geräte ohne Freie Einheiten haben höhere Erlöse, weil die Kopien ohne Abzug der Freien Einheiten voll als Erlös angerechnet werden. o das Gerät mit den Freien Einheiten hat geringere Erlöse, weil zu viele Freie Einheiten angerechnet werden. Eine Lösung dieses Problems wäre, ein Dummy-Gerät anzulegen, in dem z.B. die Summe aller Freien Einheiten hinterlegt wird. Dabei entstehen allerdings bei den "echten" Geräten zu hohe Erlöse und zudem hat man Geräte im System, die es konkret eigentlich gar nicht gibt. 2. Die Freien Einheiten werden bei einzelnen Geräten hinterlegt. Das Problem ist hier ganz eindeutig die Zuordnung der Freien Einheiten zu jedem Gerät. Das kann man zwar bei einem neu hinzukommenden Gerät noch einigermaßen festlegen, aber die Nutzung von Kopierern ist eigentlich in keiner Weise vorherbestimmbar. Wenn nun aber die Freien Einheiten dem Kopiervolumen bei jedem Gerät entsprechen, dann hat man auch weitgehend korrekte Statistikdaten in Bezug auf die Erlöse durch das Gerät, vor allem wenn man dann noch als Aufwand auch die Toner einigermaßen zuordnen kann. Aber wer kann bei einem permanenten Wechsel des Kopiervolumens bei den einzelnen Geräten die entsprechenden Freien Einheiten vorgeben und jeweils anpassen ? Da kann man sich auf COMMERZ verlassen: Über die POOLAUSWERTUNGEN können 2 Menüpunkte aufgerufen werden: Über LISTE ZUORDNUNG FREIKOPIEN kann man sich einen Überblick verschaffen, wie die Gesamtzahl der Freien Einheiten auf die einzelnen Geräte verteilt werden könnte (sollte man einmal drucken, weil dabei keinerlei Veränderungen bei den Geräten durchgeführt werden. Dabei wird die Historie der Geräte in Bezug auf das Kopiervolumen zugrunde gelegt. Über den Menüpunkt ÜBERNAHME NEUE FREIKOPIEN werden die neu festgelegten Freien Einheiten bei den Geräten eingetragen. Wichtig dabei ist: o Die Summe der Freien Einheiten bleibt immer erhalten o Den Menüpunkt 5 sollte man direkt vor der Pool-Abrechnung aufrufen (dazu ist Menüpunkt 4 nicht erforderlich) o Auf der Poolrechnung im üblichen Poolformat 1 werden die einzelnen Freien Einheiten nicht ausgewiesen, sondern lediglich am Ende die Summe. o Die Korrektur-Differenz (KORR) im letzten Gerät verringert sich auf einen minimalen (unbedeutenden) Wert. Mit dieser Funktion kann man also die Information (Erlöse gegen Aufwand) gerätebezogen wesentlich verbessern.
01.07	allgemein	Tracking	Mit COMMERZ-WWS ist man neuerdings auch in der Lage, dem Kunden mitzuteilen, o welche Artikel gerade geliefert worden sind, o wo die Lieferung gerade befindet und o wann sie voraussichtlich eintreffen wird. Dieser Service, der insbesondere bei Großkunden immer mehr gefordert wird, lässt sich spielend ins COMMERZ integrieren. Unsere Hotline vermittelt gerne weitere Informationen.
30.06	allgemein	Ende eines Firmenabschnitts	Nein, nicht schon wieder ... Der Firmenabschnitt, der am 30.6.2013 endet, bedeutet lediglich, dass unser Unternehmen mit dem heutigen Tag 35 Jahre alt geworden ist. Wir werden auch weiterhin mit viel Engagement und Motivation unserer bewährten COMMERZ-ACTUELL-Programme praxisnahe weiterentwickeln und unseren Anwendern mit unserer Hotline mit Rat und Tat zur Verfügung stehen. Wir denken, dass gerade die individuelle Betreuung in letzter Zeit zu einer sehr guten Zusammenarbeit mit unseren Kunden geführt hat. Und so soll es auch langfristig bleiben.
27.06	OBJ	Bestellwesen	Anders als in COMMERZ-ACTUELL-WWS werden die Bestellvorschläge und damit auch die Bestellungen auftragsbezogen ermittelt und erstellt. So können sich aus einem Auftrag z.B. mehrere Bestellungen bei verschiedenen Lieferanten ergeben, die einzeln in Bezug auf Lieferanten-AB, Plantermin und Lieferung überwacht werden können, die aber auch als Einheit (über die Auftragsnummer) als Ganzes betrachtet werden können. Somit kann aus den verschiedenen Lieferterminen ein gemeinsamer Auslieferungstermin bestimmt werden. Zudem lassen sich im Bestellwesen direkt Auftragsbestätigungen (nach Kenntnis aller Liefertermine) oder auch Lieferscheine (nach Lieferung) erstellen ohne in die Auftragsbearbeitung zurückgehen zu müssen. Das Bestellwesen in OBJ unterstützt somit genau die Arbeitsweisen von Einrichtungsaufträgen.
26.06	allgemein	keine neuen Formulare	Formulare bilden einen nicht unwichtigen Teil der Visitenkarte eines Unternehmens. Deshalb ist es auch so wichtig, dass diese strukturiert und übersichtlich gestaltet werden. Im Rahmen der SEPA-Einführung stehen nun vielfach Änderungen an, weil statt Kontonummer und Bankleitzahl nun IBAN und BIC zumindest auf der Rechnung stehen müssen. In COMMERZ können über dot-files Vorlagen spezifiziert werden, die neben den Standard-Informationen auch Strukturen oder Logos beinhalten können und die zusätzlich zu den von COMMERZ ausgegebenen Daten auf Blankopapier gedruckt werden und damit ein vollständiges Formular darstellen. Statt nun wegen der SEPA-Änderung neue Formular-Drucke in einer Druckerei in Auftrag zu geben, empfehlen wir, die Lösung über die dot-files zu nutzen (damit sind auch spätere Formularänderungen spielend selbst machbar). Wir hatten am 12.3.2013 bereits auf dieses Verfahren hingewiesen und auch angeboten, Hilfestellung zu leisten. Nutzen Sie die Chance zur flexiblen Formulargestaltung, die sich durch die SEPA-Änderung Ihnen nun bietet !!!
25.06	WWS	Kunden ohne Umsatz	Es mag einen glücklich machen, in der Kundendatei ganz viele Kunden gespeichert zu haben, auch wenn diese nichts oder nicht mehr kaufen. Trotzdem sollte man gelegentlich einmal die Kundendatei prüfen und die Kunden löschen, die nun wirklich nichts mehr kaufen werden. Mit dem Menüpunkt "KUNDEN OHNE UMSATZ" kann man die Kunden herausfiltern, die seit einem vorgebbaren Datum keine Umsätze mehr getätigt haben. Dazu können folgende Selektionen eingegeben werden: Dabei ist das Feld "AB DATUM" von besonderer Bedeutung: Hier ist ein Datum einzutragen, ab dem "KEIN UMSATZ" erst berücksichtigt werden soll. Damit kann man vermeiden, dass die Kunden die schon ganz lange keinen Umsatz mehr getätigt haben, mit ausgewiesen werden. Beispiel: mit Eingabe "OHNE UMSATZ SEIT: 010413" und "AB DATUM 010113" werden alle Kunden ausgewiesen, o die ab 1.4.13 ohne Umsatz sind, aber vom 1.1.13 bis 31.3.13 noch Umsatz hatten aber nicht o die vor 1.1.13 ihren letzten Umsatz hatten. Damit wird erkenntlich, wer in letzter Zeit keinen Umsatz (ab 1.4.13) getätigt hat, der aber direkt davor noch Umsatz hatte (1. Quartal). Damit wird die Auswertung auf die wesentlichen Daten reduziert. Wenn man die Datumseingaben gleichsetzt (z.B. 010413), dann werden alle Kunden, die genau ab diesem Datum keinen Umsatz haben, ausgewiesen.
24.06	allgemein	SEPA	Die erforderlichen Änderungen für Überweisungen über die gänzlich neue SEPA-Schnittstelle sind soweit realisiert, dass lediglich noch Endtests durchzuführen sind. Diese sind jedoch leider noch etwas aufwendiger als geplant, weil bei den Banken verschiedene Versionen im Einsatz sind und auch die "SEPA-Check-Programme" nicht die neueste gültige Version beinhalten. Die Prüfung von Überweisungen im SEPA-Format ergab zumindest bei unserer HypoVereinsbank keine Fehler. Trotzdem ist hier noch einiges an Testaufwand erforderlich. Die weitaus schwierigeren Programme für die SEPA-Lastschriften sind weitgehend fertig und befinden sich im Ersttest.
20.06	WWS	Suche nach Angeboten oder Aufträgen	Wenn man bei der ÄNDERUNG VON ANGEBOTEN statt der Angebotsnummer ein "A" mit nachfolgender Angebotsart eingibt, werden alle diese Angebote mit dieser Angebotsart zur Auswahl angeboten. Das ist bei Nettopreisen (Angebotsart = 20) natürlich nicht sehr sinnvoll, aber man kann sich z.B. über A10 alle aktuellen Abrufaufträge und mit A11 alle Reservierungen, die ja beide im Normalfall im begrenzten Umfang vorliegen, anzeigen lassen und dann ein bestimmtes Angebot auswählen. Eine weitere Idee ist, die Angebotsart 0 nicht generell für alle Angebote zu verwenden, sondern für spezielle Kunde/Angebote die Angebotsarten 1 bis 9, die ja ebenfalls nur "normale" Angebote darstellen. Dann kann man über Ax sich diese speziellen Angebote anzeigen zu lassen. Gleiches Verfahren geht auf in der Auftragsbearbeitung, sodass man sich z.B. über A91 alle Probestellungen oder über A95 alle Internen Lieferscheine (Eigenbedarf) ansehen kann.
19.06	TKD	Endtermin	Häufig wird übersehen, dass man sich bei den Vertragsdaten das Enddatum auch errechnen lassen kann. Da gibt es das Feld MON nach VERTRAGSBEGINN: Wenn man dort die Anzahl der Monate eingibt, errechnet sich das VERTRAGSENDE automatisch:
18.06	allgemein	Sicherungen	Wir müssen uns leider schon wieder einmal wiederholen: "Bitte prüfen Sie Ihre Sicherungen". Ein Fall aus der Praxis: Es wurde aufgrund eines massiven Hardware-Problems notwendig, die Sicherung wieder einspielen zu müssen. Eine Prüfung der Daten danach ergab, dass ein Stand von vor etwa 2 Jahren übernommen worden war. Was war passiert ? Die täglichen ablaufenden Prozeduren zur Sicherung waren nicht korrekt (z.B. durch Systemänderungen nicht mehr aktuell), sodass überhaupt nie etwas gesichert wurde. Was sollte man tun ? Nicht zum Test die eigene Sicherung in den aktuellen Datenbestand übernehmen, denn dann könnte das gleiche wie oben passieren. Sie sollten Ihren Systemverwalter überprüfen lassen, was wann und wie gesichert wird. Gegebenenfalls sollte während der Sicherung auch ein Protokoll ausgegeben werden, dass überprüft werden kann. Aufgrund der verschiedenartigen Installationen (Laufwerke, verschieden Sicherungsverfahren etc.) bei unseren COMMERZ-Anwendern kann die Hotline hierzu leider keine allgemein gültige Empfehlung geben. Aber es lohnt sich vielleicht, doch einmal eine Überprüfung vorzunehmen.
17.06	WWS	Kostenstellen	COMMERZ-ACTUELL unterstützt alle Abwicklungen mit Großkunden oder mit Kostenstellenkunden mit Standardlösungen und mit zum Teil individuellen Erweiterungen. Dabei ist eine Fülle von verschiedenen Varianten im täglichen Einsatz. Wenn Sie solche Kunden (neu) haben, sollten Sie unbedingt mit unserer Hotline abstimmen, wie Sie die Wünsche Ihrer Kunden auch und vor allem bezüglich der elektronischen Kommunikation erfüllen können: o Übernahme der Kunden-Aufträge o Webshop-Einbindung o Aufbau und Inhalt, sowie Versendung der Rechnungen o Versenden von Liefer-Avise o Bereitstellung Artikeldaten mit Preisen (BMEcat) o spezielle Statistikdaten über Kostenstellen o .... und vieles mehr. Häufig haben Kunden da ihre ganz speziellen Anforderungen, die aber in COMMERZ-ACTUELL sicherlich erfüllt werden können. Entscheidend für die Definition von Kostenstellen ist das Feld KENNZ.KOST/HAUPT im Kundenstamm, über das festgelegt wird, ob es sich um einen "normalen" Kunden, eine Kostenstelle oder einen Hauptkunden, der als Sammelkunde für die Kostenstellen eines Kunden fungiert, handelt. Je nach Typ können dann die verschiedenen Steuerungsdaten eingetragen werden. o Hauptkunde o Kostenstelle Generelle Statistiken sind für die einzelnen Kostenstellen aber auch als Summe aller Kostenstellen abrufbar.
13.06	allgemein	Funktionstaste F5	Leider stellt unsere Hotline (viel zu) oft fest, dass Auskunfts- und Suchmechanismen in COMMERZ-ACTUELL nur sehr eingeschränkt verwendet werden. Dieses kommt häufig daher, dass diese Mechanismen nicht bekannt sind. Dabei ist es so einfach, sich darüber zu informieren: COMMERZ-ACTUELL erlaubt die Eingabe der Funktionstaste F5 immer dann, wenn vor der Eingabe ein Stern steht. Damit wird dann angezeigt, welche Eingaben an dieser Stelle möglich sind (mit F1 kommt man aus diesen Auswahl-Fenstern "neutral" zurück zur Eingabestelle, wenn man nichts zusätzlich abrufen möchte). Man sollte deshalb einmal bewusst an den Eingabestellen mit vorangestelltem Stern F5 eingeben, um herauszufinden, welche Auskünfte oder Eingabemöglichkeiten an der Stelle angeboten werden. Man wird erstaunt sein, was man alles abrufen kann und welche bisher nicht bekannten Suchverfahren möglich sind. Ein ganz, ganz einfaches Beispiel nach Eingabe von F5 bei KUNDE: Ach, man kann den Kunden ja sogar über die Eingabe der Straße finden.
12.06	TK	Lieferscheine an der Kasse	Schützen Sie sich davor, dass an der Kasse nicht Lieferscheine für Barzahler abgerufen werden. Das können Sie ganz einfach dadurch, dass Sie bei den Kunden die BS-INFO 900 hinterlegen. Auf jeden Fall sollte der Standard-Kassenkunde die BS-INFO haben. Im Gegensatz zu anderen BS-INFO-Texten wir der Text von 900 an der Kasse nicht angezeigt. Eine Meldung erscheint erst dann, wenn man versucht, entweder einen Lieferschein abzurufen oder eine Rechnung (zum Mitnehmen) zu erstellen. Wenn man für den Standardkunden Artikel erfasst haben und der Kunde "outet" sich als Kunde, der auf Lieferschein einkaufen darf, dann braucht man den Erfassungsvorgang nicht abzubrechen sondern man kann über KUNDENNUMMER ÄNDERN die erfassten Positionen diesem Kunden zuordnen. Dabei werden selbstverständlich auch etwaige Sonderkonditionen in den Preisen entsprechend berücksichtigt.
11.06	WWS/TKD	Zahlungs- bedingungen	Für die Programme WWS (und OBJ) sowie TKD können für jeden Kunden zwei Zahlungsbedingungen vorgegeben werden. Entsprechend dem Verfahrensablauf bei einem Neukunden wird dieser zunächst in WWS erfasst und die Zahlungsbedingung (ZBD) für WWS (und OBJ) im Kundenstamm eingetragen: Diese ZBD wird dann bei allen Verkäufen (auch z.B. beim Verkauf eines Gerätes) WWS vorgeschlagen, ist aber auftragsbezogen änderbar. Wenn der Kunden auch Leistungen in TKD abrufen kann (Verträge oder Dienstleistungen), dann wird bei Geräten des Kunden die ZBD aus dem TKD-Kundenstammsatz eingetragen und entsprechend verwendet: Dabei kann man noch zwischen (Werkstatt-)Aufträgen und Verträgen unterscheiden. Sobald also ein Gerät einem Kunden zugeordnet wird, werden dort die ZBDen aus dem TKD-Kundenstammsatz eingetragen. Damit diese Zahlungsbedingungen überhaupt in jeden Gerätestamm eines Kunden gelangen, müssten also die TKD-Zahlungsbedingungen in jedem betreffenden TKD-Kundestammsatz eingetragen sein. Dieses wäre aber viel zu umständlich und fehleranfällig. Deshalb gibt es in COMMERZ folgende Lösung: Wenn zum Zeitpunkt der Gerätezuordnung zum Kunden im Kundenstamm keine ZBD gefunden wird, dann wird die ZBD eingetragen, die im Parametersatz 9 hinterlegt ist: Das bedeutet: 1. Im Parametersatz 9 sollte unbedingt die Standard-ZBD eingetragen sein 2. nachdem diese Standard-ZBD fast für alle Rechnungen gilt, ist es nicht erforderlich, im Kundenstamm eine ZBD einzutragen (es sei denn der Kunde bekommt für TKD-Rechnungen generell eine gänzlich andere) 3. individuelle ZBDs für Verträge können auch noch eingegeben werden, wenn Gerätedaten eingegeben werden 4. bei individuellen ZBDs für Aufträge muss aber im TKD-Kundestamm die betreffende ZBD eingetragen sein (oder es erfordert ein Anpassung während der Auftrags- oder Leistungsbearbeitung) und 5. nur in wenigen Ausnahmen ist eine ZBD im TKD-Kundenstammsatz überhaupt erforderlich.
10.06	FIBU	BWA / G+V	Die Struktur der BWA und der Bilanz bzw. der G+V wird in der Stammdatenverwaltung bei den Sachkonten hinterlegt. Dabei ist wichtig, dass die Werte der einzelnen Positionen nicht bereits beim Buchen zugeordnet werden, sondern dass sich die Werte der Auswertungen auf Basis der aktuellen in den Sachkonten definierten Struktur immer neu bilden. Wenn man also die Strukturen verändern möchte, dann kann man dieses in den Stammdaten tun und dann auch noch Auswertungen für frühere Zeiträume (WJ, Buchungsperioden) abrufen, die dann in Form der neuen Struktur aufgebaut sind. Auch etwaige Fehler kann man so mühelos korrigieren.
06.06	TKD	Techniker -Stunden	In TKD werden die Leistungen normalerweise bei Geräten, Techniker oder in den weiteren Statistikdaten zum Zeitpunkt des Abschlusses eines Auftrages abgespeichert. Ausnahmen dazu sind das Verbuchen von Mengen (verfügbare Bestände) und die Technikerstunden. Beim Verbuchen von Technikerstunden ist es wichtig, dass im Auftragskopf und dann auch und vor allem in der betreffenden Position das richtige Datum eingetragen ist, damit die so wichtige "TECHNIKERAUSWERTUNG" richtige Daten beinhaltet. Beim Verbuchen der Technikerstunden gibt es aber zwei Varianten, die über das Feld STD-VERBUCH. AUFT-BEARB. (J/N) gesteuert werden: Bei "J" werden die Stunden sofort bei der Erfassung verbucht, während bei "N" dieses erst beim ABSCHLUSS durchgeführt wird. Das "J" ist dann wichtig, wenn man Aufträge über das Monatsende noch nicht abschließen kann, aber Stunden geleistet worden sind. "Fehler" in den stundenbezogenen Statistiken sind häufig dadurch zu erklären, dass diese Steuerung nicht beachtet wurde oder dass die Datumsangaben im Auftrag nicht korrekt sind.
05.06	allgemein	Erlöskonten	Um nicht nachträglich in der Buchhaltung aus oft nicht gesicherten Auswertungen Umbuchungen auf verschiedene Erlöskonten machen zu müssen, ist es besser gleich in WWS, TKD oder OBJ diese den einzelnen Positionen zuzuordnen. Nachfolgend ist im Detail dargestellt, wie sie definiert und verwendet werden: 1. Jeder auf einer Rechnung stehenden Position aus WWS, TKD und OBJ wird ein Erlöskonto zugeordnet. 2. Zusätzlich ausgewiesene Beträge für o Versandkosten (Fracht) und o Kleinauftragszuschläge, sowie für o EG-Rechnungen und o Auslandsrechnungen werden auf speziellen Erlöskonten übergeben, die in den jeweiligen Parametersätzen zu hinterlegen sind. Bei den letzten beiden Erlösen erfolgt keine Aufteilung nach Warengruppen. WWS: TKD: 3. Das Erlöskonto wird vorrangig aus den in der Stammdatenverwaltung ERLÖSKONTEN in COMMERZ-ACTUELL-WWS einzugebenden warengruppenbezogenen Erlöskonten gebildet. Voraussetzung dabei ist, dass in der Position ein Artikel enthalten ist, aus dem eine Warengruppe entnommen werden kann (jeder Artikel hat immer eine Warengruppe). Dieses ist bei WWS und OBJ immer so. Wenn die Position keinen Artikel enthält (das ist z.B. bei Verträgen so, wenn nicht ein MIET-ARTIKEL, ein WARTUNGS-ARTIKEL oder ein ZÄHLER-ARTIKEL dem Vertrag zugeordnet worden ist), dann wird das Erlöskonto aus den im PARAMETERSATZ=0 in TKD anzugebenden Erlöskonten genommen. Dieses kann auch vorkommen, wenn bei einer Leistungserfassung kein Artikel (weil z.B. dieses Ersatzteil nicht in der Artikeldatei enthalten ist), sondern lediglich die VERRECHNUNGSART eingegeben wird. 5. Erlöskonten für die Kasse In der Stammdatenverwaltung ERLÖSKONTEN können für die Warengruppen 100 bis 999 spezielle Erlöskonten eingegeben werden. Dazu ist die Filiale 5 zu verwenden (Schlüssel sind dann 51, 52 .... 59). Allen Kassenvorgängen (auch den späteren Rechnungen für Kassenlieferscheine) werden diese Erlöskonten zugeordnet. Die Auswertung ist über DRUCK RECHNUNGSAUSGANGSBUCH (WWS) mit Typ = k (Kasse) abrufbar. Dabei werden nur die Erlöskonten-Summen ausgewiesen. 6. Die Erlöskonten können "beliebig" eingegeben werden. Es findet keine Prüfung statt, ob diese auch in der FIBU vorhanden sind. 7. Sonstiges a) Für die Artikel mit 7% sind spezielle Erlöskonten in der Stammdatenverwaltung "ERLÖSKONTEN" anzulegen. Dazu ist es erforderlich, die betreffenden Warengruppen herauszufinden b) Umsatzsteuerfreie Erlöse an der Kasse (z.B. Lotto) sollten auf einen Artikel gebucht werden, der das Mehrwertsteuerkennzeichen = 4 enthält und der einer speziellen Warengruppe (und damit einem speziellen Erlöskonto) zugeordnet ist.
04.06	WWS	Fehlermeldung bei Rabatten	Wenn Fachhändler die Verkaufspreise gegenüber den Kunden auf Rabattbasis berechnen kann es während der Auftragserfassung zu folgender Fehlermeldung/Warnung kommen: Diese Fehlermeldung (Warnung) wird immer dann ausgegeben, wenn der beim Kunden hinterlegte Rabatt dazu führt, dass der Gesamt-VK kleiner als der um den Mindestaufschlag erhöhten Einkaufspreis ist. In diesem Fall war der EK=3,00 und der VK=3,50. Die angezeigten Daten bedeuten: Zeile 1 der Meldung: 20,0 ist der beim Kunden hinterlegte Rabatt 0,0 ist der noch zusätzlich wirkende Mindestaufschlag aus dem Artikel Zeile 2 der Meldung: 3,75 ist der Mindestpreis, bei dem der Rabatt noch akzeptiert werden könnte Die Meldung ist sehr augenscheinlich und sollte eigentlich bewirken, dass der Auftragserfasser etwas tut. Wenn er die Position so belässt, dann wird der Kunde fragen, warum er statt 20% nun nur noch 14,3% erhält. Wenn er den Rabatt von 20% einträgt und den VK auf 3,75 setzt, dann wird der Kunde fragen, warum er nicht den Katalogpreis von 3,50 bekommt. Wenn er die 20% wieder einträgt, dann wird der geforderte Mindestaufschlag nicht erreicht bzw. es wird unter dem EK verkauft. Die beste Lösung ist sicherlich, den Rabatt zu löschen, einen adäquaten Preis festzusetzten und diesen dann als Nettopreis zu deklarieren. Für solche Fälle, die lediglich in Verbindung mit den Kundenrabatten auftreten können, sollten entsprechende Arbeitsanweisungen festgelegt werden.
03.06	OBJ-neu	Standardtexte	Texte kann man in COMMERZ-ACTUELL-OBJ an verschiedensten Stellen eingeben: 1. Vor- und Nachtexte für Angebote und Aufträge (ABs) 2. Vor und Nachtexte zu Positionen und/oder Unterpositionen 3. Positionen selbst Insbesondere für die Texte aus Punkt 1 benötigt man verschiedene Standardtexte, die dann von Fall zu Fall eingesetzt werden. Um sie jedoch nicht jeweils neu eingeben zu müssen, kann man ausnutzen, dass die Erfassung dieser Texte über WORD erfolgt und damit auch die Kopierfunktion voll zur Verfügung steht. Man braucht daher nur ein WORD-Dokument anzulegen und dort die verschiedenen Texte zu speichern. Durch Markieren und Einfügen kann man dann schnell einen ausgewählten Text in das Angebot oder den Auftrag einbringen. Ein kleines Beispiel soll diese Technik erläutern: Anlage verschiedener Standardtexte unter WORD in einer Datei: Öffnen der Datei mit WORD parallel zur Bearbeitung in COMMERZ-OBJ (neu), suchen, markieren, kopieren und dann z.B. in Angebot Kopftext einfügen:
28.05	allgemein	Wozu braucht man SPOOLs ?	Die Ausgabe auf Drucker macht immer dann Probleme, wenn gleichzeitig Daten verändert werden. Wenn dann der Drucker nicht korrekt arbeitet, kann man den Druck eigentlich nicht wiederholen, da ein anderer Datenzustand vorliegt. Das betrifft im Wesentlichen den Formulardruck, während Statistiken und sonstige Auswertungen ganz einfach bei Druckerproblemen wiederholt werden können. Um die Möglichkeit einer Druckwiederholung zu haben, werden diese Ausgaben zusätzlich zum Ausdruck auch noch in eine Spool-Datei abgestellt, aus der dann ein Ausdruck seitengenau wiederholt werden kann. Diese Spools sind also quasi erledigt, wenn festgestellt worden ist, dass der gesamte Ausdruck in Ordnung war. Leider nehmen unsere COMMERZ-Anwender das nicht so genau und lassen die Spools "ewig" stehen. Eine Übersicht und eine sinngebende Vergabe der Spoolnamen sind dann nicht mehr gegeben. Aus diesem Grunde wird beim Aufruf von COMMERZ geprüft, ob löschbare Spools vorliegen und dann die Meldung ausgegeben. Zudem kommt diese Meldung auch, wenn festgestellt wird, dass Spools vorliegen, die noch nicht gedruckt sind oder bei denen das UPDATE-Kennzeichen nicht auf "OK" steht. Es ist also schon wichtig, diese Meldung zu beachten und ggf. die Spoolverwaltung entsprechend zu überprüfen.
27.05	FIBU/WWS TKD		Wenn man das Rechnungsausgangsbuch mit "MIT BUCHUNGSDATEN" ausgibt, wird für jede Rechnung die Verteilung auf die Erlöskonten und die Wertsteuer ausgewiesen. Interessant ist vor allen aber das Ende der Auswertung: Dort werden nämlich die Summen von allen betroffenen Erlöskonten dargestellt. Wenn man diese Auswertung am Monatsende erstellt, kann man die Summen auch noch mit den Übernahmen in die FIBU abstimmen. Wichtig ist auch (wie hier), wenn man Werte für das Erlöskonto 00000 findet. Dieses bedeutet, dass für diesen Betrag kein Erlöskonto gefunden worden ist. Die zugehörige(n) Rechnungen kann man in dieser Auswertung auch ermitteln, indem man dort nach einem Erlöskonto 00000 sucht.
23.05	WWS	VK-Preis des Mitbewerbs	Die Ausgabe des Preisspiegels kann man auch dazu verwenden, um die Preise des Mitbewerbs transparent zur Verfügung zu haben. Dazu ist es lediglich notwendig, unter einem fiktiven Lieferanten die VK-Preise (!!), die man z.B. über elektronisch gelieferte Katalogdaten erhalten kann, automatisch quasi als EK-Preis zu übernehmen. Im Artikelstamm würde das dann etwa so aussehen: Bei der Auftragserfassung würde dann bei Bedarf (neben den eigenen EK-Preisen bei verschiedenen Lieferanten) auch eine oder mehrere Zeile(n) mit den Preisen des Mitbewerbs angezeigt werden. So kann man z.B. sehen, dass der eigene Preis von EUR 0,60 teurer ist als der VK-Preis beim Mitbewerb Firma "xyz", den man sich durch Eingabe von "s" anzeigen lassen kann: Diese Funktion kann man auch in der Angebotsbearbeitung z.B. bei der Anlage von Nettopreisen für einen Kunden nutzen.
22.05	allgemein	E-Mails an die Hotline	Bitte alle E-Mails, die unsere Hotline betreffen, immer an hotline@logicssystems.de versenden; andere E-Mail-Adressen werden ggf. nicht aktuell bearbeitet.
21.05	WWS	Postleitzahlen	Wenn die Postleitzahlen-Datei installiert ist, wird nach Eingabe der PLZ automatisch der Ort in ORT1 eingetragen. Wenn es mehrere Ort mit gleicher PLZ gibt, werden diese zur Auswahl angeboten: Diese Funktion geht auch bei der Lieferadresse und bei ERFASSUNG und bei ÄNDERUNG (wenn die PLZ geändert wird).
16.05	TKD	Auskunft über Modelle	Die Geräte-Wartungsstatistik gibt für jedes Gerät einen Überblick über den grundsätzlichen Status. Dieser Bildschirm zeigt zwar nicht die Daten im Detail, bietet aber eine gute Übersicht darüber, ob das Gerät gut oder schlecht "läuft" und wo die Schwerpunkte der Aufwendungen sind. Dabei kann man einzelne Geräte abrufen, aber auch die Daten aller Geräte eines Modells sich anzeigen lassen. Durch Eingabe der "Wundertaste" F3 bei Gerät kommt man zum Feld Modell, in das dann die Artikelnummer des Modells einzutragen ist. Die Daten, die dann dargestellt werden, ergeben sich aus allen Geräten. Die Anzahl der Geräte wird oben angezeigt. Bei der Eingabe des "Modells" ist zu beachten, dass es nicht das im Gerät gesondert gespeichert Feld MODELL handelt, sondern hier die eindeutig dem Gerät zugeordnete Artikelnummer einzugeben ist.
15.05	allgemein	Nachtrag zur ERFA-Tagung	Am 24. und 25.4. 2013 fand in Celle eine weitere ERFA-Tagung statt, auf der zum einen fertige und auch geplante Neuentwicklungen zum Teil auch im Detail von uns dargestellt wurden und zum anderen wichtige Themen für den Einsatz von COMMERZ auch unter den Teilnehmern ausgetauscht und diskutiert wurden. Die wichtigsten und die noch offenen Punkte wurden in einer Spezifikation zusammengefasst und an die Teilnehmer versendet. Bei Interesse können wir diese auch gerne an Nichtteilnehmer überlassen. Nachfolgend eine Zusammenfassung der auch in dieser Spezifikation nicht so ausführlich behandelten Themen: 1. Zukunftsperspektiven Die logics systems gmbh steht für eine weitere langjährige Betreuung und Weiterentwicklung der COMMERZ-Programme. Auf Basis des aktuellen Mitarbeiterstamms und der aktuellen Anzahl bestehender Installationen kann sie dieses auch weiterhin voll garantieren. Insofern besteht für die Anwender von COMMERZ auch kein Handlungsbedarf, auf eine andere Software zu wechseln. 2. Neue und geplante Funktionen (Auszug) o SEPA-Schnittstelle . in FIBU für Überweisungen . in WWS und TKD für Lastschriften o FIBU mit "Elektronische Bilanz" o COMMERZ auf Datenbank-Basis o COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) mit . WORD-Integration . Formulargestaltung mit Bildern . positionsgenaues Kopieren . Datenübernahme aus Planungssystemen (pCon.planner) o elektronische Kommunikation mit Kunden . Liefer-Avise . Rechnungsdaten . Tracking-Daten . Anforderung von Zählerständen o Einsatz MDE . Inventur . Liefereingangskontrolle . Lieferausgangskontrolle o elektronische Kommunikation mit Lieferanten . Rechnungsdaten und Rechnungskontrolle 3. Anbindungen o PBSeasy o Webshops o Archivierungssystem Docuware o Factoring-Schnittstellen o CRM-Schnittstellen o Finanzbuchhaltungen o diverse Logistikzentren mit direkten Zugriffen o IDEA-Schnittstelle für Finanzamt-Prüfungen Details dazu liefert gerne unsere Hotline.
14.05	OBJ (neu)	Alternativen und Gruppenbildung	In Angeboten können Positionen einschließlich ihren Unterpositionen als ALTERNATIVE deklariert werden: Das hat dann zur Folge, dass diese Position(en) nicht mit in den Gesamtpreis des Angebote eingerechnet werden, bei der Übernahme vom Angebot zum Auftrag aber auch zur "echten" Position gemacht werden können. Andererseits gibt es das Feld POSGRP, über das eine Summenbildung über zusammenhängende Positionen gebildet und ausgewiesen werden kann: Dabei werden alle Positionen mit gleicher POSGRP addiert und nach einem Wechsel der POSGRP (z.B. auch auf "leer") als Zwischensumme ausgewiesen. Damit kann man z.B. einzelne Räume (oder auch ganze Alternativen) insgesamt mit einem separaten Angebotspreis belegen. Dieses Feld gibt es auch in der Auftragserfassung/bearbeitung, sodass auch auf der Rechnung dann entsprechende Teilsummen dargestellt werden können.
13.05	WWS	Schneller zum ERW-Bildschirm	Es kommt häufig vor, dass man Informationen aus einer Auftragsposition benötigt oder in dieser etwas ändern möchte. Dazu ruft man normalerweise den Auftrag wieder auf und gibt die Positionsnummer ein: Wenn sich die Daten nun auf dem ERW-Bildschirm befinden (wie z.B. EK-Preis oder Lieferant), dann musste man früher 1=ÄNDERUNG eingeben, dann F2 drücken, um wieder in die unterste Zeile zu gelangen, und erst dann konnte man über 2=ERW-BS die Daten des ERW-Bildschirm ansehen bzw. ändern Das sind insgesamt (mit ENTER) 5 Tastatur-Eingaben. Deshalb wurde der Weg zum ERW-Bildschirm dadurch erheblich schneller gemacht, dass man nach Aufruf der Position gleich mit CURSOR RECHTS in diesen verzweigen kann (und mit CURSOR LINKS auch wieder zurückkommt).
07.05	FIBU	OP-Ausgleich	In der integrierten COMMERZ-FIBU gibt es den Menüpunkt "AUSGLEICH OFFENE POSTEN, der hauptsächlich dazu gedacht ist, nachträglich nicht zugeordnete Buchungen (Zahlungen), Gutschriften und Rechnungen auszugleichen. Dieses ist z.B. dann erforderlich, wenn in WWS eine Rechnungs-Korrektur (früher Gutschrift) erstellt wird oder in TKD eine Rechnung zurückgesetzt worden ist. Auch für den Fall, dass man eine Zahlung nicht sofort auf die offenen Posten verteilen kann, weil der Betrag noch zu klären ist, und diese nun nach Rückfrage zuordnen kann, ist dieser Menüpunkt geeignet. Dabei verändert sich der Gesamt-Saldo des Debitor/Kreditor-Kontos natürlich nicht. Bei den betreffenden Buchungen wird der Offene Posten entsprechend verändert und ggf. die gesamte Buchung als "ausgeglichen" vermerkt. Bei manchen COMMERZ-Anwendern, vornehmlich bei denen, die die COMMERZ-FIBU als OP-Verwaltung nutzen, gibt es bei WAHL auch die Möglichkeit einen offen Posten zu LÖSCHEN, wobei allerdings lediglich das Kennzeichen "AUSGEGLICHEN" auf "J" gesetzt wird. Da sich in der Sachbuchhaltung nichts ändert, entsteht natürlich eine Differenz zwischen dem aktuellen Saldo und der Summe der (restlichen, noch offenen) Buchungen, die häufig schon zu Anfragen bei der Hotline geführt haben. Deshalb ganz wichtig: Funktion LÖSCHEN nie nutzen, wenn COMMERZ-FIBU als Vollbuchhaltung eingesetzt wird. Etwaige Ausgleiche sind immer über AUSGLEICH OFFENE POSTEN oder über entsprechende Buchungen zu erreichen, wie z.B. nachträgliche Ausbuchung von ungerechtfertigten Skontoabzügen. Wir haben vorsichtshalber bei den meisten FIBU-Anwendern die Löschfunktion aus Sicherheitsgründen gar nicht erst freigegeben. Anwender, die die FIBU lediglich als OP-Buchhaltung nutzen, sind natürlich mit dem LÖSCHEN schneller als mit der Erfassung einer Zahlungsbuchung, sie nehmen aber die Unstimmigkeit der OPs mit dem aktuellen Saldo in Kauf und können den aktuellen Kundensaldo auch nur über die OP-Listen beauskunften.
06.05	WWS/TKD	Rechnung an Leasing	Wenn der Kunde seine Rechnung(en) über Leasing bezahlen möchte, kann man dieses problemlos in COMMERZ abwickeln: 1. Kauf über Leasing Dazu ist es lediglich im erweiterten Kopfbildschirm die Kundennummer (nicht über Änderung sondern Eingabe der Nummer) der Leasing einzugeben: Bei der Rechnungsstellung wird eine Rechnung an die Leasing erstellt (im unteren Teil steht zur Information der Leasing die Lieferadresse), Die Forderung in der FIBU geht an die Leasing, die ggf. auch eine Mahnung erhalten würde, der Umsatz wird aber beim Kunden verbucht. Auf dem Lieferschein steht unten links die Leasing-Firma, sodass der Kunde informiert ist, dass die Rechnung an die Leasing geht. 2. Wartungseinzug durch Leasing Wenn die Leasingfirma neben der Leasingrate auch die Pauschale für die Wartung einzieht, muss der Fachhändler dieses Betrag bei der Leasing geltend machen (Rechnung / Forderung erstellen). Dazu ist es lediglich erforderlich in dem Wartungsbildschirm eine zweite Adresse, nämlich die der Leasing, einzugeben: Damit wird erreicht, dass die Wartungsrechnung (und nur diese) zur Leasing geht, alle anderen Vertrags- und Werkstattrechnungen aber zum Kunden. Lediglich bei dem Abruf dieser speziellen Wartungsrechnungen ist eine spezielle Eingabe erforderlich und die Reihenfolge der Abrechnungen zu berücksichtigen.
29.04	allgemein	Brückentage	Durch die "günstige" Lage des 1. Mai entstehen optimale Brückentage, sodass es in dieser Woche keine logics-news geben wird
25.04	allgemein	ERFA-Tagung	Heute Abend endete die regionale ERFA-Tagung in Celle. Über 30 Teilnehmer (WWS-Thema 21 und TKD-Thema 10) konnten dabei erfahren, wie sich logics systems gmbh die weitere langjährige Zusammenarbeit vorstellt, welche neuen Funktionen realisiert wurden und welche Projekte in der Zukunft angegangen werden sollen. Zudem gab es auch regen Gedankenaustausch bezüglich des variablen Einsatzes von COMMERZ und viele Anregungen für neue wichtige Funktionen. Aus logics-Sicht eine sehr positive und überaus harmonische Veranstaltung, die auch in anderen Regionen durchführen werden sollte.
24.04	WWS	OP-Auskunft	Bisher konnte man sich die OFFENEN POSTEN eines Kunden nur dann anzeigen lassen, wenn die COMMERZ-ACTUELL-FIBU im Einsatz war. Dazu war es lediglich erforderlich, im Kopfbildschirm die "Wundertaste" F3 eizugeben: In den einzelnen OFFENEN POSTEN werden auch die Fälligkeit und die Mahnstufen angezeigt; auch der gesamte Saldo wird oben ausgewiesen. Zudem wird dann eine Information automatisch auf dem Bildschirm ausgegeben, wenn der Kunden für eine Rechnung bereits die 2. Mahnung erhalten hat oder wenn das Kreditlimit überschritten ist. Letzteres wird ausgegeben, wenn zu Beginn der Erfassung oder am Ende der Erfassung (durch die neuen Positionen) die Bedingung für eine Meldung gegeben ist. Neu ist jetzt, dass diese Funktion auch beim Einsatz der DATEV-FIBU möglich ist. Dazu sind in regelmäßigen zeitlichen Abständen (z.B. täglich, nachts) aus DATEV die OPs zu exportieren und in eine "Mini"-COMMERZ-FIBU zu übertragen. Diese Funktionen können so automatisiert werden, dass kein weiterer Arbeitsprozess erforderlich ist. Weitere Informationen gerne durch die Hotline.
23.04	allgemein	Formulare per E-Mail	Über bestimmte WORD-Drucker-Einstellungen kann man auch direkt aus COMMERZ E-Mails und als Anhang Formulare im PDF-Format versenden. Dieses kann z.B. gerade im Einrichtungsbereich mit COMMERZ-OBJ (neu) für Angebote oder Auftragsbestätigungen ganz nützlich sein. Voraussetzung ist der Einsatz von WORD ab 2007 (mit unserer Hotline abstimmen), COMMERZ unter WINDOWS-32-Bit und die Nutzung des logics-eigenen Kommunikationsbausteins MfCenter. Es ist dann ein "Spezialdrucker" anzulegen und unter WORD ENDMAKRO diesen so zu kennzeichnen, dass ein PDF-File erzeugt wird (Hotline befragen). Wenn im Kundenstamm eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, wird diese vorgeschlagen, sie kann aber auch geändert werden. Ist keine E-Mail-Adresse vorhanden, kann sie direkt auch eingegeben werden.
22.04	WWS	Rechnung unterdrücken	Es kommt manchmal vor, dass Ware zwar geliefert worden ist, die Rechnung aber noch nicht geschrieben werden soll. Das kann z.B. bedeuten, dass ein ganzer Auftrag, aber auch einzelne Positionen noch nicht berechnet werden sollen. Letzteres z.B. wenn der Preis für eine Anfertigung oder spezielle Konstellation noch nicht bekannt ist, der Rest der Positionen aber berechnet werden soll. Diese Sperren kann man in COMMERZ folgendermaßen einrichten: 1. Auftrag sperren Setzen des Rechnungsarten-Kennzeichen auf eine Kategorie (das ist die 2. Stelle der RECHNUNGSART), die bei der Fakturierung nicht verwendet wird (z.B. "9"). Welche Aufträge auf diese Art und Weise gesperrt sind, kann man z.B. über die LISTE FAKTURIERFÄHIGER AUFTRÄGE ermitteln, wenn man dort die betreffende Kategorie als Auswahl eingibt. 2. Position sperren Dafür gibt es im ERW-Bildschirm ein gesondertes Feld, das man gezielt auf "J" setzen kann: Über die Auftragsprüfliste kann man sich alle gesperrten Positionen ausweisen lassen: Wenn dann die Position berechnet werden kann, muss man nur das Kennzeichen wieder auf "N" setzen.
18.04	TK	"Notbetrieb"	Besonders im Fachmarkt oder im Laden, in denen die Kasse eingesetzt wird, ist es wichtig die Funktionen dauerhaft verfügbar zu haben. In den meisten Fällen ist die Kasse direkt an den Server angebunden und ist damit unmittelbar von diesem abhängig: Wenn der Server aus welchem Grund auch immer nicht verfügbar ist, kann auch die Kasse nicht arbeiten. Um an den Kassen permanent arbeiten zu können, kann in COMMERZ die sogenannte "Notsteuerung" eingesetzt werden: Auf dem Kassensystem wird ein weiteres separates COMMERZ-Programm eingerichtet, deren Daten manuell über die entsprechenden Menüpunkt oder (viel besser) automatisiert z.B. täglich vom Hauptsystem aktualisiert werden. Aber diese COMMERZ ruht und ist nicht aktiv. Nur bei einem Ausfall des Hauptsystems (bei einigen Anwendern auch ganztägig) wird es aktiviert, sodass an der Kasse weiter gearbeitet werden kann. Ist das Hauptsystem wieder aktiv, kann man über den Menüpunkt 9 AUFTRAGSERSTELLUNG die zwischenzeitlich an der Kasse entstandenen Ergebnisdaten ins Hauptsystem übertragen. Mit diesem Verfahren ist also ein sogenannter "Notbetrieb" möglich, wobei die damit entstandenen Daten nicht verloren gehen, sondern auch ins Hauptsystem für weitere Arbeitsschritte (z.B. Rechnungs-Erstellung für Kassen-Lieferschein) und auch für die statistischen Daten übernommen werden. Die für diese Funktion erforderlichen COMMERZ-Aufrufe sind in SONDERFUNKTIONEN zu finden: Die dahinter stehenden Funktionen sind: Dabei sollten die Menüpunkte 1 bis 6 oder 7 besser über eine Prozedur automatisiert werden, die täglich abläuft. Ist das Hauptsystem wieder aktiv, kann man über den Menüpunkt 9 AUFTRAGSERSTELLUNG (auf dem Server abzurufen !!) die zwischenzeitlich an der Kasse entstandenen Ergebnisdaten ins Hauptsystem übertragen. Für die Sicherheit der permanenten Verfügbarkeit der Kassen ist diese Funktion eigentlich unerlässlich.
17.04	TKD	Zusätzliche Termin- Überwachung	Für jedes Gerät kann man im 7. Bildschirm eine Standard-Wartung eingeben, die in zeitlichen Intervallen durchzuführen ist. Diese Funktion wird aber eher selten genutzt und man kann stattdessen dort auch eine zusätzliche Terminüberwachung hinterlegen. Insbesondere wenn man kein konkretes Enddatum vorgegeben hat (sondern 31.12.49), kann eine Terminüberwachung (z.B. fiktives Enddatum oder Leasingende) nützlich seine, um rechtzeitig etwaige Prüfungen und Maßnahmen einzuleiten. Die Daten der Standardwartung werden ersetzt durch Vertragsanfang und Vertragsende sowie einen Betrag (nur informativ): In der Auswertung für "AUSLAUFENDE VERTRÄGE" ist ein zusätzlicher Menüpunkt integriert, über den alle Geräte ausgewiesen werden können, die bis zu einem vorgebbaren Datum enden. Bei Bedarf bitte bei unserer Hotline melden.
16.04	WWS	Kostenstellen / Großkunden	COMMERZ-ACTUELL unterstützt alle Abwicklungen mit Großkunden oder mit Kostenstellenkunden mit Standardlösungen und mit zum Teil individuellen Erweiterungen. Dabei ist eine Fülle von verschiedenen Varianten im täglichen Einsatz. Wenn Sie solche Kunden (neu) haben, sollten Sie unbedingt mit unserer Hotline abstimmen, wie Sie die speziellen Wünsche Ihrer Kunden bezüglich der elektronischen Kommunikation erfüllen können (Übernahme der Aufträge, Versenden von Liefer-Avise, Webshop-Einbindung, Rechnungsstellung, BMEcat, Statistikdaten über Kostenstellen und vieles mehr). Entscheidend für die Definition von Kostenstellen ist das Feld KENNZ.KOST/HAUPT, über das festgelegt wird, ob es sich um einen "normalen" Kunden, eine Kostenstelle oder einen Hauptkunden, der als Sammelkunde für die Kostenstellen eines Kunden fungiert, handelt. Je nach Typ können dann die verschiedenen Steuerungsdaten eingetragen werden. Individuelle Kundenwünsche sind dann mit der Hotline abzustimmen.
15.04	TKD	Erfassen von Leistungen	COMMERZ-TKD wurde so konzipiert, dass man bei Aufträgen für die Technik zunächst einen Auftrag erfasst (2. AUFTRAGSBEARBEITUNG), für den Techniker einen Auftragsbeleg erstellt und dann nach geleisteter Arbeit diese in 3. LEISTUNGSBEARBEITUNG erfasst. Damit hat man auch einen permanenten Überblick über den aktuellen Bestand der noch offenen Aufträge. In der Praxis wird aber in vielen Fällen der erste Schritt, die Auftragserfassung, ausgelassen und lediglich direkt die erbrachten Leistungen erfasst. COMMERZ-TKD erwartet aber beim ERFASSEN VON LEISTUNGEN die Eingabe einer Auftragsnummer: Somit würde es eigentlich erforderlich sein, erst einen Auftrag zu erfassen. Das ist aber nicht notwendig: Wenn kein Auftrag vorliegt, kann man trotzdem die Leistungen hier erfassen: Man muss nur statt der Auftragsnummer die "Wundertaste" F3 eingeben. Dann wird die nächste Auftragsnummer ermittelt und unter dieser werden dann die erfassten Daten abgestellt. Man braucht also nicht erst in die Auftragsbearbeitung zu gehen, um einen neuen Auftrag anzulegen.
11.04	TK	Kunde ändern	Nicht selten kommt es an der Kasse vor, dass man die Erfassung eines Auftrages mit dem Standardkunden beginnt und der Kunde erst später äußert, dass er doch für die Firma xyz einkauft. Sollten für diese Firma andere Preise gelten, ist der ganze Auftrag nicht korrekt, müsste storniert und neu erfasst werden. Das lässt sich aber vermeiden, wenn man nur über 3=ANDERER ABSCHLUSS die Funktion "KUNDENNUMMER ÄNDERN" aufruft. Dann wird für alle Positionen eine neue Preisfindung durchgeführt und etwaige Sonderkonditionen des Kunden damit entsprechend berücksichtigt.
10.04	FIBU	Abstimmungen in der FIBU	Um etwaige Differenzen frühzeitig zu erkennen, sollte man in der FIBU zwischenzeitlich einige Abstimmungen vornehmen bzw. Auswertungen, die sowieso erstellt werden, intensiver prüfen: Hier einige Beispiele: 1. Der Sachkontensaldo beim Journal muss immer Null sein. Die FIBU erstellt am Ende des Journals die Buchungen für die Sammelkonten. Erst mit diesen ergibt sich, dass die Soll- und die Haben-Buchungen gleich werden. 2. Der Sachkontensaldo in der SuSaLi (Summen- und Saldenliste) muss immer Null sein. Der aktuelle Saldo der Konten wird bei jeder Buchung verändert. Auch wenn die Journalbuchungen für die Sammelkonten noch fehlen, weist dieser immer den korrekten Wert aus. Deshalb muss bei der SuSaLi im Sachkontenbereich die Salden für Soll- und Habensummen auch identisch sein. 3. Die Summe der Forderungen und der Verbindlichkeiten im Bereich Sachkonten muss mit dem Gesamtsaldo aus den OP-Listen für Debitoren und Kreditoren übereinstimmen. Alle Offenen Posten müssen mit den Werten in der Sachbuchhaltung übereinstimmen. Differenzen in der OP-Liste zwischen dem aktuellen Saldo und der Summe der OPs sind mit drei Sternen markiert. Bitte beachten: Rechnungen mit abweichenden Rechnungsadressen werden in den OP-Listen separat ausgewiesen und da könnte der aktuelle Saldo natürlich abweichen. 4. Die OP-Listen für Debitoren und Kreditoren müssen mit den Fälligkeitslisten übereinstimmen, wenn letztere mit "ohne Skonto" ausgegeben worden sind. Fälligkeitslisten zeigen für die Debitoren den erwarteten Geldeingang, für die Kreditoren erforderlichen Geldmittel im zeitlichen Ablauf an. Am rechten Rand laufen die Beträge auf bis am Ende der Auswertungen der Gesamtbetrag an Forderungen und Verbindlichkeiten ausgewiesen wird. Diese Beträge müssen auch mit den korrespondierenden Sachkonten übereinstimmen. 5. Umsatzsteuer-Voranmeldung muss mit den Daten "Abstimmung Steuer" übereinstimmen. Die Auswertung "Abstimmung Steuer" ist ein wichtiges Werkzeug um die Werte der UStV zu verifizieren. Sie kann z.B. auch als Nachweis dienen, aus welchen Konten und Beträgen sich die in der UStV aufgeführten Vorsteuerbeträge zusammensetzen. Bei etwaigen Abweichungen sollte man schnellstens eine Prüfung veranlassen.
09.04	WWS	"Trick 17"	In COMMERZWWS ist die Artikelbezeichnung üblicherweise auf 2 Felder mit jeweils 30 Stellen begrenzt (es gibt aber individuell einige Anwender, die weitere 2 Felder als Bezeichnung nutzen). Im COMMERZ-TKD besteht die Artikelbezeichnung immer schon aus 4 Feldern mit jeweils 30 Stellen), die dort auch entsprechend so verwendet werden. Wenn man nun einen WWS-Artikel textbezogen erweitern möchte, dann kann man diesen einfach in die Artikel-Stammdatenverwaltung von TKD aufrufen und entsprechend ergänzen. In COMMERZ-WWS werden dann automatisch 4 Zeilen als Artikelbezeichnung ausgegeben. Beispiel: Die Zeilen 3 und 4 wurden in TKD ergänzt. Diese Zeilen werden bei den Standardauswertungen in WWS nicht überall mit ausgegeben, sie kommen aber zumindest in die Aufträge.
08.04	allgemein	Preisermittlung	Für die in COMMERZ-WWS einzugebenden Preise gibt es zwei verschiedene "Arten": 1. Preis mit Mehrwertsteuer an der Kasse 2. Preis ohne Mehrwertsteuer in der Auftragserfassung Wenn nun gerade der andere Preis bekannt ist, ist es in COMMERZ nicht erforderlich, den angeforderten über Taschenrechner erst auszurechnen und dann einzugeben, sondern man kann dieses auch berechnen lassen. Solche Fälle entstehen z.B. wenn ein mit Ladenpreis ausgezeichneter (Sonder-)Artikel in einen Auftrag eingebracht werden soll. Dazu muss man beim Verkaufspreis lediglich ein "b" (für brutto) voranstellen und den Preis inkl. MwSt eingeben: COMMERZ rechnet dann automatisch die Mehrwertsteuer heraus: Andererseits kann man an der Kasse auch den Preis ohne MwSt eingeben. Um den Preis ohne Mehrwertsteuer errechnen zu lassen, ist ein "n" (für netto) voranzustellen: COMMERZ errechnet dann den erforderlichen Preis inkl. MwSt automatisch:
04.04	WWS	Kundenliste	Bei der Kundenliste gibt es zwei grundsätzliche Auswahlmöglichkeiten, aus welchen Daten die Kunden selektiert werden sollen: AUSWAHL AUS KUNDENDATEN (Normalfall) und AUSWAHL AUS UMSATZDATEN die eigentlich immer einzeln (also nicht beide gleichzeitig mit "J") aufgerufen werden: Dabei ist die erste Selektion die weitaus wichtigere, um Adressen von Kunden auszuwählen und weiter zu verarbeiten. Statt einer Liste können durch die Eingabe von "J" bei WORD die Adressdaten aber auch in eine csv-Datei abgestellt werden, die dann über EXCEL beliebig (z.B. für Serienbriefe oder für Etiketten) weiterverarbeitet werden können. In diesem Fall wird keine Liste ausgegeben. Die weiteren Selektionen bedeuten: RA (Rechnungsart, z.B. alle Sammelrechnungskunden) PKZ (Preiskennzeichen, z.B. alle A-Kunden) BZ (Bankzahlung, Lastschriftkunden; diese Feld ist individuell auch anders belegt). Die WORD-Abfrage muss gesondert freigeschaltet werden; bitte bei Bedarf Kontakt mit der Hotline aufnehmen.
03.04	TKD	Kontingente	Hat jemand Interesse an der Verwaltung von Kunden-Kontingenten für Dienstleistungen bei einzelnen Kunden ? Kontingente sind letztlich "Geld"-Töpfe, die den Kunden über seine Geräte zugeordnet sind. Das Verfahren läuft in etwa so ab: 1. Geräte/Systeme können in das Verfahren einbezogen oder ausgeschlossen werden. 2. Kontingente werden in Stunden und EURO verwaltet. 3. Jede Wartungsrechnung erhöht das Kontingent, (jede) Leistung reduziert das Kontingent. 4. Es gibt eine Historie über den Auf- und Abbaus des Kontingentes. 5. Positive Kontingente können auch durch individuelle sonstige Lieferungen ausgeglichen/reduziert werden. 6. Einfache Auswertungen verschaffen einen Überblick über den Stand aller Kontingente. 7. Den Kunden können individuelle Stundensätze zugeordnet werden. Ziel dieses Verfahrens ist es, mit dem Kunden über mehrere Geräte/Systeme eine einheitliche Betreuungsvereinbarung zu treffen. Mit diesem Verfahren kompensieren sich dann auch die unterschiedlichen Leistungen an verschiedenen Geräten. Überschüsse können ggf. in "Naturalien" ausgeglichen werden.
02.04	TK	Ladenpreise	Im Artikelstammsatz gibt es ein gesondertes Feld für den VK-Preis inklusive Mehrwertsteuer. Dieser Preis wird automatisch immer im Ladengeschäft vorgegeben: Er errechnet sich normalerweise aus dem Nettopreis und der dazu gehörenden Mehrwertsteuer, er kann aber auch - um spezielle Preise zu erhalten, die sich auf diese Weise nicht errechnen lassen - eingegeben werden. Für COMMERZ-ACTUELL war es immer schwierig zu erkennen, ob der Preis bei einer Änderung des Netto-VK-Preises neu errechnen soll oder nicht. Um hier eine Eindeutigkeit zu erreichen, wurde das Feld "KALK. VK+MWST (J/N)" eingefügt, über das der Anwender jetzt selbst bestimmen kann, ob der Laden-VK sich automatisch ändern soll oder nicht. Ist das Feld mit "N" belegt, wirken sich Änderungen des (Netto-) Verkaufspreises nicht aus. Der Anwender ist dann selbst für die Pflege verantwortlich.
28.03	allgemein	SEPA	Wir sind auf dem guten Weg, das SEPA-Verfahren bald unterstützen zu können. Wir haben letztens erst ein Anfrageformular versendet, wer sich a) wegen Lastschriften und b) wegen Überweisungen an Lieferanten daran beteiligen möchte. Leider haben wir noch nicht alle Fragebogen zurückerhalten und bitten hiermit nochmals um schnellste Rücksendung. Wir gehen davon aus, dass nachträgliche Anmeldungen mit zusätzlichem Aufwand verbunden sein werden. Zur technischen Umsetzung ist wichtig zu wissen, dass die Daten für IBAN und BIC für Kunden (Lastschriften) und Lieferanten (Überweisungen) bald über eine Programmerweiterung von Ihnen erfasst werden können. Dabei wird die deutsche IBAN automatisch vom Programm aus Kontonummer und Bankleitzahl errechnet. Sie muss also nicht mehr mühsam eingegeben sondern nur kontrolliert werden.
27.03	allgemein	interessante Informationen	Wir freuen uns auf die ERFA-Tagung am 24. und 25. April in Celle, bei der wir ganz ausführlich eine Fülle von Neuigkeiten für den täglichen Einsatz von COMMERZ-ACTUELL darstellen wollen. Besondere Bedeutung hat die ERFA-Tagung aber auch dafür, dass man auch von anderen Unternehmen erfährt, wie diese COMMERZ einsetzen, um Kosten und unnötigen Aufwand zu sparen. Die ERFA-Tagung ist gut besucht, trotzdem kann man sich noch kurzfristig anmelden. Interesse, dann nutzen Sie die Chance, um durch die Nutzung von den umfassenden Funktionen mehr Effizienz im Betrieb zu erreichen und um endlich die Frage zu lösen, wie Sie mehr unternehmerische und damit (überlebens)wichtige Informationen aus COMMERZ erhalten können.
26.03	WWS	Anzahlungen	Mit ein wenig Aufwand können mit COMMERZ-ACTUELL-WWS auch Anzahlungen für einen Auftrag abgewickelt werden: Dazu ist der Auftrag um zwei zusätzliche Artikel-Positionen zu ergänzen, in der ein Artikel mit entsprechendem Text und dem Mehrwertsteuer Kennzeichen "4" (=0%) einzutragen ist: o Erste Position z.B. mit Text "Anzahlung"; Auftragsmenge und "zu fakturieren" werden auf "1" gesetzt und ein Anzahlungsbetrag eingegeben. o Zweite Position mit gleicher Artikelnummer und z.B. mit Text "Berechnete Anzahlung"; Auftragsmenge minus 1 und Betrag gleich Anzahlungsbetrag ("zu fakturieren" noch auf null). Sofern die "echten" Positionen noch nicht bearbeitet sind und die Rechnung abgerufen wird, ergibt sich lediglich eine Rechnung über die Anzahlung. Nachdem diese Rechnung erstellt worden ist, ist in der zweiten Position "zu fakturieren" auf minus 1 zu setzen. Diese Position bewirkt, dass dann später bei der Berechnung der "echten" Positionen der Anzahlungsbetrag entsprechend berücksichtigt wird. In die FIBU werden zwei Rechnungen übergeben, wobei für die Positionen ohne MwSt möglichst über die Warengruppe der Artikel ein spezielles Erlöskonto vorgegeben werden sollte; trotz Reduzierung der 2. Rechnung um den Anzahlungsbetrag werden die "echten" Positionen auf die betreffenden Erlöskonten komplett gebucht.
25.03	allgemein	Sperren	Ganz generell für die gesamte Datenverarbeitung gilt, dass gespeicherte Informationen nicht von mehr als einem Arbeitsplatz gleichzeitig geändert werden dürfen, sofern es wie in Datenbanken nicht feldweise passiert. Dieses kann man an einem kleinen Beispiel schnell erläutern: 1. Arbeitsplatz A ruft den Kunden XYZ zu Änderung auf und ändert die Rechnungsadresse am Bildschirm 2. Arbeitsplatz B ruft ebenfalls den Kunden XYZ auf (immer noch mit der alten Rechnungsadresse) und ändert die Zahlungsbedingungen am Bildschirm 3. Arbeitsplatz A beendet die Änderung und schreibt die Kundendaten in die Kundendatei zurück (die Rechnungsadresse ist jetzt die neue, die Zahlungsbedingung noch die alte) 4. Arbeitsplatz B beendet die Änderung und schreibt die Kundendaten in die Kundendatei zurück (dabei wird jetzt die Zahlungsbedingung geändert, aber die alte Rechnungsadresse wieder eingetragen). Um solche Konflikte zu vermeiden, wurden im ganzen COMMERZ Sperren integriert, die aber bei einem normalen Ablauf zeitlich so gesteuert sind, dass sie o nur in einem minimalen Zeitraum wirken o eine Meldung ausgeben, wenn ein Konflikt aufzutreten droht. COMMERZ lässt eine Weiterverarbeitung so lange nicht zu, bis die Sperre wieder aufgehoben ist (Beenden der entsprechenden Funktion). Im Laufe der Zeit wurden die Informationen über solche Sperren wesentlich verbessert: 1. Die Meldung "....GESPERRT" enthält jetzt einen Hinweis, an welchem Arbeitsplatz der Datensatz gesperrt ist Sie bedeutet, dass in COMMERZ-WWS im Aufgabenkomplex 9 (STAMMDATENVERWALTUNG) im Untermenüpunkt 1 (KUNDEN) am Bildschirm mit dem Namen LOGICS-HSThst) der Kunde gerade gesperrt ist (weil z.B. dort gerade der Kunde geändert wird). 2. In den Hilfsprogrammen können alle gesperrte Datensätze (zum Beispiel vor dem Ausschalten des Systems ) ansehen kann: und bei Auswahl 3:
21.03	WWS	Rechnung an Leasing statt an Kunden	Wenn Kunden größere Aufträge (Geräte, Einrichtungen) über Leasing bezahlen wollen, dann kann dieses in WWS auf ganz einfache Weise durchgeführt werden: Man muss lediglich im Auftragskopf im ERW-BS die Rechnungsadresse verändern: Dieses darf man aber nicht durch Überschreiben (FUNKTION = 1 oder 2) durchführen, sondern man muss die Kunden-(Debitoren-)Nummer der Leasingfirma über FUNKTION = 3 eingeben): Dann werden die Umsätze beim Kunden gebucht (auch etwa enthaltene Geräte werden dem Kunden zugeordnet), die Rechnung und die an die FIBU übergebenen Informationen enthalten aber die Daten der Leasingfirma. Es entsteht in der FIBU damit eine (korrekte) Forderung an die Leasing und nicht an den Kunden. Auf dem Lieferschein wird unten als Rechnungsadresse die der Leasing eingetragen, sodass der Kunde entsprechend informiert ist. Auf der Rechnung wird unten die Lieferadresse ausgegeben, sodass die Leasingfirma weiß an den die Ware gegangen ist. Etwaige sonstige Leasing-Hinweise müssten gegebenenfalls als Textposition hinzugefügt werden.
20.03	TKD	Fahrtpauschalen (Zonen)	Fahrtkosten können nach Kilometer oder nach Zonen abgerechnet werden, wobei ersteres häufig zu Problemen führt, wenn der Techniker mehrere Kunden besucht. Wenn man bei den Techniker-Aufträgen nach verschiedenen Zonen abrechnet, dann muss man immer wissen, welche Zone dem Standort des Gerätes zugeordnet ist. Falsche Eingaben führen leider meist zu Reklamationen der Kunden. In COMMERZ-ACTUELL-TKD lassen sich dafür aber Vorgaben anlegen, sodass das immer der korrekte Zonenartikel vorgegeben wird. Zur Automatisierung ist es lediglich erforderlich im 7. BS bei den Geräten die verschiedenen Zonenartikel (FAHRTKOSTEN) einzugeben: Bei der Auftrag- oder Leistungserfassung braucht man dann keinen Artikel einzugeben, sondern lediglich die Verrechnungsart "40": (zu dem Feld VERR-ART gelangt man ganz einfach, indem man die ARTIKEL-NR leer lässt und mit ENTER bestätigt). Ist im Gerät kein Artikel für FAHRTKOSTEN angelegt, erscheint kein Artikel und man kann die Daten für die Zonenartikel direkt eingeben. Dieses kann auch so gewertet werden, als ob für dieses Gerät dann keine Zonen zu berechnen sind.
19.03	TK	Rücknahmen	Rücknahmen oder Stornorechnungen kann man an der Kasse auf zweierlei Arten durchführen: 1. Negative Mengen Dann wird eine Kassenquittung (Überschrift auf Bon) mit negativen Beträgen erstellt. 2. Neue Auftragsart Bei Eingabe von zweimal F1 bei Menge kommt man in den oberen Bildschirmbereich und kann die Auftragsart auf 10 bis 19 ändern. Dann wird eine Kassengutschrift (Überschrift auf Bon) mit positiven Beträgen erstellt. Der Fachhändler kann also selbst entscheiden, was für ihn und seine Kunden transparenter und übersichtlicher ist. Bei Rücknahmen innerhalb eines neuen Verkaufsvorganges verwendet man eigentlich immer negative Mengen.
18.03	allgemein	Rechnungen	Die Rechnungsnummern müssen eigentlich immer lückenlos vergeben werden. Eine Kontrolle dazu bietet das Rechnungsausgangsbuch, wenn man es mit der Sortierung "RECHNUNGSNUMMER" ausgibt. Fehlen dann Rechnungsnummern, wird ein entsprechender Hinweis ausgedruckt. Lücken können sich aber ergeben, wenn für WWS- und für TKD-Rechnungen ein Nummernkreis verwendet wird, weil jeweils nur die Rechnungen aus WWS oder aus TKD (aber nicht beide zusammen ausgegeben) werden. Lücken können auch dadurch entstehen, dass ein Rechnungsdruck nach der Abfrage "DRUCK in ORDNUNG" verneint wird. Dabei wird die Rechnungsnummer bereits vergeben und wenn die Rechnung dann nicht doch abgerufen wird, fehlt die Rechnungsnummer in der Auswertung. Solche Fälle kann man über die Auswertung "LISTE FAKTURIERFÄHIGER AUFTRÄGE" dokumentieren, in der auch die bereits vergebenen Rechnungsnummern (negativ) dargestellt werden (oder auch über SUCHEN RECHNUNGSNUMMER in den HILFSPROGRAMMEN). Auf jeden Fall sollte man bei solch einer Fehlermeldung/Warnung seinen Datenbestand unbedingt prüfen. Zusatzhinweise: 1. TYP (nur in WWS) Beim Feld TYP kann man F3 (Normalfall) oder "K" (steht für Kasse) eingeben. Bei "K" wird eine spezielle Auswertung erzeugt, die alle Bon summiert und nach den verschiedenen Erlöskonten ausgibt. Diese Auswertung kann dann als Basis für die Eingab in die FIBU verwendet werden. 2. Nur Lastschriften Wenn man das Feld "NUR LASTSCHRIFTEN" mit "J" beantwortet, werden nur alle Rechnungen, die ein Lastschrift-Kennzeichen haben, ausgegeben. Damit erhält man eine Kontrollliste über alle noch offene Lastschriften.
14.03	TK	Kassenbons ins DocuWare	Auch Kassenbon und Kassenlieferscheine können ins DocuWare übernommen und dort archiviert werden. Auskünfte bei unserer Hotline oder Firma et cetera (Herr Pöhnl).
13.03	TKD	Nachweis fürs Finanzamt	Wenn man die Auftragsarten bei Reklamationen und Garantien richtig einsetzt, kann man sich monatsweise die dazu erbrachten Aufwendungen ausweisen lassen. Diese Daten können dann z.B. als Basis für Rückstellungen verwendet werden. Aufrufen kann man diese Auswertung unter 5. SONSTIGE LISTEN und dann 8. LEISTUNGEN NACH AUFTRAGSARTEN.
12.03	allgemein	Formulare	Unsere Hotline erhält öfters mal Ausdrucke auf Formularen, die zum Kunden versendet werden bzw. dem Kunden mitgegeben werden. Das betrifft Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen sowohl in WWS, TKD und OBJ, aber auch die Kassenbons. Dabei stellt sie oft fest, dass das Layout (im Wesentlichen der Teil, der nicht von COMMERZ bedruckt wird) teilweise sehr zu wünschen lässt. Unsere Meinung ist, dass diese Belege schon so etwas wie die "Visitenkarte" des Unternehmens darstellen. Deshalb unsere Empfehlung: Analysieren Sie Ihre Belege einmal ganz kritisch. Wir haben in vielen News-Beiträgen erläutert, mit welchen Verfahren man eine wesentliche Verbesserung erreichen kann. Zudem kann Ihnen auch unsere Hotline helfen, wenn Sie uns nur etwaige Änderungswünsche konkret mitteilen würden.
11.03	WWS	Abrufaufträge und ändern	Die Funktion "Abrufaufträge" ist seit langem in COMMERZ enthalten. Damit können dann die Abläufe "Anlage in WWS, Vorabrechnung und Teillieferungen" komplett automatisiert abgewickelt werden. Die jeweils angeforderten Lieferungen werden kontrolliert und der jeweilige Stand angezeigt. Ein wenig aufwändig ist es, wenn ein Abrufauftrag geändert werden muss, z.B. die Abrufmenge erhöht werden soll. Dann kann man folgendermaßen vorgehen: Ausgangssituation: Abrufauftrag mit 100.000 Blatt Kopierpapier ist gespeichert und Rechnung vorab gedruckt. Kunde hat bereits 70.000 Blatt erhalten und möchte den Abrufauftrag auf insgesamt 150.000 erhöhen. Der Abrufauftrag hat dann nach Erstellung der Vorabrechnung z.B. folgende Struktur: Vorgehensweise: Abrufposition löschen, neu erfassen mit Menge 50.000 und Vorab-Rechnung drucken (damit werden dann die weiteren 50.000 berechnet, auch z.B. zu einem anderen Preis). Dann Abrufmenge auf 80.000 (150.00 minus bereits erhaltene 70.000) setzen (weil ja noch 80.000 zu liefern sind), die offene Abrufmenge wird damit automatisch auf 80.000 gesetzt). Leider lässt sich keine zweite Position mit gleichem Artikel als ein neuer Abrufauftrag eingeben, weil der VK-Preis bei der Abrufposition als Nettopreis interpretiert wird und dieser pro Kunden für einen Artikel nur einmal angelegt sein darf.
07.03	TKD	Fehlender Zähler	Wenn man meint, alle Zählerstände erfasst zu haben, sollte man unbedingt noch einmal die "Liste fehlender Zählerstände" ausdrucken. Dabei ist eine Ausgabe von besonderer Bedeutung, nämlich die Rechnungsart, die unter RA ausgewiesen wird (E=Einzelrechnung, S=Sammelrechnung, P=Pool). Vor Abruf der Vertragsabrechnungen ist unbedingt darauf zu achten, dass nicht Zählerstände für Geräte fehlen, die in einen Pool gehören. Wenn nämlich nur ein Gerät im Pool fehlt, ist die ganze Abrechnung nicht korrekt und muss auf jeden Fall zurückgesetzt werden. Geräte mit Einzelrechnung können aber auch noch später problemlos abgerechnet werden.
06.03	WWS	Wozu braucht man POSITIONEN KUMULIEREN ?	Der Menüpunkt 14. POSITIONEN KUMULIERNEN in der Auftragsbearbeitung dient dazu, die Preise einzelner Positionen auf die Möglichkeit der Verwendung von Staffelpreisen zu überprüfen. Dieses ist dann wichtig, wenn Staffelpreise für ganze Sortimente gelten sollen. Dieses kommt dann vor, wenn der Kunde Artikel in verschiedenen Ausprägungen (z.B. verschiedenen Farben) ordert und einzelne Positionen nicht, aber die gesamte Anzahl zu einem Staffelpreis führen würde. Im Normalfall wird der Staffelpreis bei Eingabe einer entsprechenden Menge automatisch vorgeschlagen, wobei aber lediglich jede Position alleine für sich betrachtet wird. Wenn beispielsweise jedem Artikel einer Artikelgruppe (gleicher Artikel in unterschiedlichen Farben) eine Staffel zugeordnet ist (z.B. ab 10 Stück) und der Kunde ordert 8 rote und 8 blaue, dann wird bei der Erfassung bei jeder Position kein Staffelpreis eingetragen. Wenn dieser Auftrag nun über die Funktion "Position kumulieren" geprüft wird, stellt COMMERZ-ACTUELL fest, dass insgesamt 16 Stück geordert wurden und trägt bei den betreffenden Positionen automatisch den Staffelpreis ein. Die Abänderung des Preises unterliegt einer Vielzahl von Prüfungen, so muss z.B. in allen Artikelstammsätzen die gleiche Staffel hinterlegt sein oder der WAWI-Schlüssel darf sich nicht unterscheiden. Auch wenn der Preis manuell geändert worden ist, findet keine Anpassung mehr statt. Diese Funktion kann derzeit nur eingesetzt werden, wenn die Artikelnummern-Struktur von Soennecken (9 Stellen numerisch) oder das Verfahren mit dem Verbundkennzeichen eingesetzt wird. In der Standardversion müssen die einzelnen Aufträge aufgerufen werden. Das bedeutet, dass der Erfasser darüber entscheiden kann, ob diese Kumulierung für einen Auftrag stattfinden soll oder nicht. Individuell gibt es aber auch Installationen, die die Anpassung sofort nach Auftragsende automatisch durchführen. Übrigens: Diese Funktion ist auch an der Kasse verfügbar. Dabei wird dann, wenn "gleichartige" Artikel vorhanden sind, abgefragt, ob die Kumulierung stattfinden soll oder nicht.
05.03	FIBU	Wiederkehrende Buchungen	In COMMERZ-ACTUELL-FIBU kann die Erfassung der Buchungen im Dialog (sofortige Verbuchung) oder im Stapel erfolgen. Die Stapelerfassung ist eigentlich nur dazu da, die Buchungen nochmals vor der endgültigen Übergabe zu prüfen und ggf. Korrekturen noch einzubringen. Sie kann aber auch genutzt werden, wenn z.B. monatlich immer wiederkehrende Buchungen übernommen werden sollen, wie z.B. Forderungen oder kalkulatorische Kosten. Dazu ist es lediglich erforderlich, den Stapel nach der Übergabe nicht zu löschen: Und erneut zu übernehmen: Dabei erhält man zwar eine Warnung, dass der Stapel bereits übernommen worden ist, die in diesem Fall aber zu ignorieren ist. Danach können dann noch die Daten für WJ, BP und Buchungstag geändert werden und der Stapel dann erneut übernommen werden. Für den Fall, dass es im Betrieb solche immer wiederkehrenden Buchungen gibt, erspart man sich mit diesem Verfahren, die ständig erneute Eingabe dieser Buchungen. Da auch der Stapel geändert werden kann, können auch Erweiterungen oder Löschungen von Buchungen auf einfache Weise durchgeführt werden.
04.03	WWS	Funktionstaste F2	Die Funktionstaste F2 hat von früher noch die Bedeutung, aus einem Erfassungsbildschirm zur weiteren Fortsetzung in die unterste Zeile zu verzweigen. So kann man z.B. in der Stammdatenverwaltung zur Änderung eines Feldes dieses mit der Maus anklicken, die Änderung durchführen und dann mit F2 die Weiterverarbeitung in der untersten Zeile festlegen. Mittlerweile wurde sukzessiv eingeführt, dass man F2 auch beim Abruf von Auswertungen verwenden kann. Dazu muss man lediglich F2 im ersten Feld eingegeben und es werden Standardvorgaben in die Felder eingetragen. Beispiel "Liste offene Aufträge": Wenn man bei der danach folgenden Abfrage "IN ORDNUNG (J/N)" ein "N" eingibt, können einzelne Felder noch verändert werden. Hinweis: Wenn man dann doch nichts drucken möchte, muss man bei dem ersten Feld den Wert löschen (und bestätigen) oder F1 eingeben.
28.02	allgemein	Jubiläum	Heute jährt sich zum neunten Mal die Ausgabe der logics-news. Seit 1.3.2004 haben wir werktäglich fast an jeden Tag ein Thema aufbereitet und zusammengestellt, um unsere COMMERZ-Anwender mit wichtigen Informationen zu versorgen. Das sind nun fast 2000 einzelne Punkte, wobei wir versucht haben, uns auch nicht zu oft zu wiederholen (letzteres eigentlich nur dann, wenn es um besonders gravierende Dinge ging, denen wir etwas Nachdruck verleihen wollten/mussten). Wir hatten in unserer Monatsausgabe Dezember 2012 um Kommentare, Anregungen oder Wünsche gebeten und dann genau 6 Antworten erhalten. Unser erneuter Appell am 31.1.2013 hat nun doch zu einem wesentlich verbesserten Respons geführt, sodass wir dieses Verfahren gerne weitere Jahre fortsetzen wollen (ggf. mit leicht reduzierter Anzahl der monatlichen Beiträge). Wir würden uns sehr freuen, wenn unsere Anregungen in den news zur Verbesserung des Einsatzes von COMMERZ-ACTUELL auch nur ein wenig beitragen können. Wir wissen jedoch, dass sie interne Schulungen oder die Teilnahme an ERFA-Tagungen keinesfalls ersetzen können.
27.02	TK	Kundenkarten	COMMERZ-ACTUELL kann zwar keine Kundenkarten erstellen, aber diese können an der Kasse einlesen werden und führen dazu, dass der Kunden (und seine möglicherweise vorhandenen Sonderkonditionen) erkannt wird. Viele Anwender mit Ladengeschäften nutzen dieses Verfahren, um Kunden an sich zu binden. Die Anwendung ist ganz einfach: Man muss lediglich die Kundenkarte an der Stelle, an der die Kundenummer erwartet wird, einscannen. Der Einsatz von Kundenkarten sollte aber vorab mit unserer Hotline abgestimmt werden, damit die Daten auch entsprechend gespeichert und gelesen werden können.
26.02	allgemein	E-Mails und Bankverbindung	Nachdem immer häufiger die Kommunikation aus COMMERZ zum Kunden eingesetzt wird, war es notwendig, die E-Mail-Adressen des Kunden entsprechend der Nutzung zu erweitern: Auf dem gleichen Bildschirm können zusätzlich auch die Kundendaten für IBAN und BIC für die Lastschriften erfasst werden. Für die Umstellung auf das SEPA-Verfahren stellen wir uns vor, dass die Anwender zunächst für alle Kunden die Daten für IBAN und BIC eingeben. Danach kann zu einem beliebigen Stichtag auf das zwischenzeitlich von logics erstellte Exportprogramm umgestellt werden. Bis zu diesem Stichtag ist das alte Verfahren noch einzusetzen. Gleichzeitig sind auch die Lieferantendaten für IBAN und BIC für die Lieferantenzahlungen in der FIBU zu erfassen.
25.02	allgemein	ERFA-Tagung	Die nächste ERFA-Tagung ist für den 24. und 25. April 2013 in der Nähe von Celle geplant. Dabei liegt der Schwerpunkt am 1. Tag auf WWS, am 2. Tag auf TKD. Wir wollen damit ganz maßgeblich dazu beitragen, dass der Nutzungsgrad der Anwendung von COMMERZ erheblich gesteigert wird, "brachliegende" Funktionen genutzt werden und durch ein besseres Verständnis für die umfassenden Funktionen von COMMERZ, mehr Effizienz und Kostenersparnis möglich wird. Bitte schon einmal vormerken, Einladungen mit Ablaufbeschreibung kommen schnellstens (27.2.2013: sind schon versendet).
21.02	WWS	Auftragsprüfliste	Die täglich erfassten Aufträge können abends überwacht werden. Dazu ist es nicht erforderlich, die einzelnen Felder mit entsprechenden Daten immer neu einzugeben, sondern man braucht nur bei "VON AUFTRAG" F2 einzugeben, das Datum auf das Tagesdatum zurückzusetzen (neuerdings ist die Datumsvorgabe automatisch das Tagesdatum) und einen vorher angelegten Schlüssel einzugeben, der dafür sorgt, dass die Prüfkriterien automatisch vorgeben werden. Damit hat man täglich einen Bericht über "kritische" Aufträge, bei denen z.B. der VK-Preis nicht stimmt oder bei denen Preise/Rabatte geändert worden sind.
20.02	TKD	Sonderpreise in TKD	Manchmal ist es (leider) notwendig, dass Kunden vom Standardpreis abweichende Sonderpreise für TKD-Leistungen erhalten. Das können ein anders vereinbarter Stundensatz für den Techniker oder häufig auch VB-Artikel, wie z.B. Toner, sein. Um Fehler bei der Berechnung solcher Preise gleich zu vermeiden, sollte man die genau dafür vorhandenen Funktionen in COMMERZ nutzen. Nachteilig sind auf jeden Fall solche Lösungen wie: a) Man könnte in TKD spezielle Artikel anzulegen, die dann verwendet werden. Aber wie soll man das kennzeichnen und zudem würde ja die gesamte Lagerbestandsführung durcheinander gebracht werden. oder b) Auch eine BS-INFOs, um den Erfasser der Aufträge auf spezielle Konditionen hinzuweisen, bringt nichts, weil diese nicht ausreichend sein wird. Die beste Lösung ist, wenn man die speziellen Preise in WWS als Nettopreise für den Kunden anlegt. Dieses ist auf jeden Fall erforderlich, wenn man die Funktion "Toner-Lieferung in WWS-Auftrag" einsetzt. Diese Anlage ist aber allein noch nicht ausreichend, weil es in TKD "Bremsen" gibt, die verhindern, dass nicht alle Preiskonditionen, wie z.B. Rabatte, Sonderpreise etc. ins TKD "durchschlagen". Zum einen gibt es im Parametersatz eine generelle Sperre "BB-PREISFINDUNG", die auf "J" gesetzt sein muss: Steht dieses Feld auf "N" werden keine in WWS definierten Preiskonditionen ins TKD übernommen. Wenn man dieses Feld nun plötzlich auf "J" setzt, würden aber alle Preisdefinitionen aller Kunden aus WWS plötzlich wirken. Um dieses zu verhindern, gibt es eine weitere Sperre in den WARTUNGSVERTRAGSTYPEN (WV-TYP), die ja normalerweise jedem Gerät zugeordnet sind. Dort gibt es das Feld "BB", das die Sperre wieder wirken lässt oder die BB-Preisfindung zulässt ("N" oder leer bzw. "J"): Damit kann durch Anlage eines neuen WV-TYPs individuell eingestellt werden, für welche (Kunden-)Geräte und VERRECHNUNGS-ARTEN die WWS-Preisfindung wirken soll. Wenn man das Feld BB-PREISFINDUNG von "N" auf "J" setzt, sollte man auch unbedingt prüfen, ob bei allen bestehenden WV-TYPen das Feld BB immer auf "leer" oder "N" steht.
19.02	TKD/WWS	Eigenvermietung	Wenn Aufträge erfasst werden, bei denen der Fachhändler die Artikel (vornehmlich Geräte) selbst vermietet, ist keine Rechnung zu erstellen, weil die Mieten ja über die Verträge in TKD berechnet werden. Wenn nun aber der Verkäufer für den Auftrag (und nicht etwa für die monatliche Miete) Provision erhalten soll, dann kann man das ganz einfach dadurch lösen, dass man die Auftragsart 96 (VERMIETUNG) verwendet. Dabei werden die EK-Werte und die (fiktiven) VK-Werte dem Verkäufer nur in seiner Provisionsabrechnung zugeordnet, ohne aber den Gesamtumsatz im System zu verändern. Beispiel: Auftragsposition mit VK=430,00 und EK=350 und Auftragsart=Vermietung (96) Nach Druck des Lieferscheins gehen diese Werte automatisch in die Provisionsabrechnung des Verkäufers ein.
18.02	WWS	Nettopreise	Es gibt für den Geltungsbereich von Nettopreisen eigentlich vier verschiedene Arten: a) Sie gelten für eine ganze Gruppe von Kunden (ggf. auch alle). Dann werden diese Nettopreise als A-J-Preise mit der Angebotsart 30 bis 39) angelegt und im Kundenstamm das Feld PREISKENNZEICHEN entsprechend auf A bis J gesetzt. Hinweis: Diese Nettopreise können auch durch eine andere Preisliste (A-J-Preise) mit höherer Priorität überlagert werden, wenn dieses Preiskennzeichen im Parametersatz hinterlegt ist. Damit kann man z.B. zusätzliche Sonderangebote in die Preisfindung automatisch mit einbeziehen. b) Sie gelten für einen Kunden. Dazu müssen kundenindividuell Nettopreise mit der Angebotsart "20" angelegt werden. Diese Preise haben immer absolute Priorität. c) Sie gelten für alle Kostenstellen. Dann braucht man diese Nettopreise nur beim Hauptkunden einmalig zu hinterlegen. Unabhängig davon könnten aber auch für einzelne Kostenstellen zusätzliche Nettopreise (Angebotsart 20) angelegt sein. d) Ein Kunde (z.B. die Filiale eines Kunden) soll die gleichen Preise erhalten wie die Zentrale. Dann braucht man die Nettopreise nur einmal (z.B. beim Hauptkunden) anlegen. Den Verweis auf diese Nettopreise steuert man bei den anderen Kunden (Filiale) über das Feld "NETTOPR.REFERENZKUNDE" im Kundenstammsatz, in dem man dort die Kundennummer des Kunden einträgt, unter dem die Nettopreise angelegt worden sind: Selbstverständlich können bei solchen Kunden bei Bedarf auch noch individuelle Nettopreise angelegt werden, die bei mehrfacher Definition Priorität haben. Einen Nachteil gibt es allerdings, denn bei der NETTOPREIS-AUSWERTUNG sind dann alle Verkäufe aller dieser so verbundenen Kunden enthalten.
14.02	allgemein	gesetzliche Änderungen	Durch die EU ergeben sich für die Zukunft einige Erweiterungen, weil der Gesetzgeber Veränderungen beschlossen hat. Im Einzelnen sind diese: 1. SEPA-Verfahren (siehe auch logics-news vom 22.01.2013) Auch die innerdeutschen Überweisungen und Lastschriften müssen ab 1.2.2014 im neuen Format übertragen werden. Wir planen die Erweiterungen möglichst frühzeitig zu integrieren, weil Banken dieses Format normalerweise auch bereits verarbeiten können. Das Verfahren für die Lastschriften ändert sich, weil hierfür u.U. ein Mandat erforderlich wird. Unsere dringende Empfehlung: Rechtzeitig die neuen Vorschriften analysieren und Maßnahmen einleiten. 2. Abgabe der Bilanz nur noch elektronisch Wer die COMMERZ-FIBU nicht nur für die OP-Verwaltung einsetzt, muss seine Bilanz ab für Buchhaltungen, die nach dem 31.12.12 beginnen, in elektronischer Form abgeben. Dazu sind zwei Dinge erforderlich. a) Die Export-Möglichkeiten über die IDEA-Schnittstelle reichen nicht mehr aus; sie ist aber für Betriebsprüfungen weiterhin unerlässlich. Deshalb müssen wir einen gänzlich neuen Export erstellen. b) Der Gesetzgeber verlangt die z.T. differenziertere Verteilungen auf unterschiedliche (neue) Konten. Unsere dringende Empfehlung: Analysieren Sie die neuen E-Bilanz-Pflichten und passen Sie die Buchungserfassung schnellstens entsprechend an. 3. Neue Vorschriften für Rechnungen Die neuen Vorschriften für die Rechnungen (wie auch z.B. die Verkürzung der Aufbewahrungszeiten) waren im Entwurf zum Jahressteuergesetz 2013 enthalten, wurden aber nicht rechtskräftig. Nachdem es sich jedoch bei der Änderung von (auch elektronischen) Rechnungen um eine EU-Vorschrift handelt, die ab 1.1.2013 eingeführt werden muss, ist davon auszugehen, dass dieser Teil in nächster Zeit auch verbindlich anzuwenden ist. Im Wesentlichen haben wir in den aktuellen COMMERZ-Versionen die nicht mehr wie bisher zu verwendende "Gutschrift" auf den Formularen schon einmal textlich geändert.
13.02	WWS	"Wundertaste" F3	Die "Wundertaste" F3 kann an diversen Stellen eingesetzt werden, aber leider gibt es bisher keine Zusammenstellung, wo diese Funktionstaste überall verwendet werden kann. Nachfolgend für die Auftragsbearbeitung die wichtigsten Stellen: 1. Staffel anzeigen Wenn bei AUFTRAGSMENGE ein Stern ausgegeben wird, heißt das, dass es für diesen Artikel eine Staffel gibt. Mit F3 --> Anzeige der Staffel: 2. Verkäufe anzeigen Mit F3 in jedem Erfassungsfeld kann man sich die Positionen der Aufträge des Kunden mit dieser Artikelnummer ansehen, um z.B. den letzten Preis zu ermitteln. 3. Preisspiegel ansehen Mit F3 beim Feld LIEFERANT im ERW(eiterten) Bildschirm kann man sich die Einkaufspreise der verschiedenen Lieferanten ansehen. 4. Alle Positionen auf "zu liefern" oder "zu fakturieren" setzen Alle Positionen werden ausgehend von der Restmenge bis hin zur Auftragsmenge in die betreffenden Felder eingetragen (addiert). Ursächlich war die Funktionstaste F3 für die automatische Vorgabe vom kleinsten und vom größten Wert bei VON-BIS-Abfragen gedacht. Dieses geht an den betreffenden Stellen natürlich immer noch.
12.02	allgemein	Fasching	Wir gehen lieber zum Viktualienmarkt, um uns trotz Schnee und Kälte den traditionellen Tanz der Marktweiber anzusehen. Deshalb zum Schreiben einer News keine Zeit.
11.02	allgemein	nichts los	Heute ist Rosenmontag, da gibt es keine News
07.02	WWS	Versandadressen	In der Stammdatenverwaltung KUNDEN konnten schon immer bis zu 8 weitere Adressen eingegeben und in der Auftragsbearbeitung abgerufen werden. Die Funktion war etwas kompliziert anzuwenden und wurde nun erheblich verbessert. In der Stammdatenverwaltung kann man bei ADR (Adressnummer) die Funktionstaste F5 eingeben (weil ein Stern davor steht): Damit werden alle bestehenden Adressen angezeigt und man kann mit dem Cursor zu der Adresse verzweigen, die man z.B. ändern möchte: Neue Adressen fügt man durch Eingabe der nächst freien ADR ein (man kann auch "9" eingeben, weil dann die nächst freie ADR-Nummer automatisch vorgegeben wird. Zum Löschen von Adressen muss man in alle Felder Leerstellen eingeben. In der Auftragsbearbeitung kann man nun bei ADR die Funktionstaste F5 eingeben. Es werden dann alle Adressen angezeigt (ggf. mit Blättern) und man die gewünschte Adresse einfach anklicken: Ist doch eine wesentliche Verbesserung gegenüber dem früheren Verfahren oder ?
06.02	TKD	Wo kommt die Rechnungsadresse her ?	Wenn bei der Vertragsabrechnung Sammel- oder Pool-Rechnungen oder bei der Leistungsbearbeitung Sammelrechnungen abgerufen werden, werden üblicherweise mehrere Geräte auf der Rechnung ausgewiesen. Jedes Gerät hat zwar eine eigene Rechnungsadresse, für die Sammel- oder Pool-Rechnungen benötigt man aber nur eine. Dieser Konflikt wird in COMMERZ-ACTUELL-TKD dadurch gelöst, dass die Rechnungsadresse hierfür nicht aus den Geräten (möglich wäre gewesen, das erste oder das letzte Gerät zu nehmen) sondern aus dem Kundenstamm genommen wird. Sollte bei diesen Rechnungstypen 'mal eine vermeintlich "falsche" Rechnungsadresse auf der Rechnung stehen, dann liegt es mit Sicherheit daran, dass dieses Verfahren nicht beachtet wurde.
05.02	allgemein	Ändern von Artikelnummern	In COMMERZ-ACTUELL hat der Artikelnummer, die z.B. bei der Erfassung neuer Artikel eingegeben werden muss, eine ganz besondere Bedeutung. Sie ist immer eindeutig und unter dieser Nummer werden auch alle Daten abgespeichert. Ein Problem entsteht aber immer dann, wenn sich diese Artikelnummer (aus welchem Grund auch immer) ändert. Es gibt zwar in WWS den Menüpunkt SATZ-KOPIEN, unter dem man auch die Funktion "ARTIKELNUMMER ÄNDERN" findet. Dort kann man die alte und die neue Artikelnummer eintragen, aber der wesentliche Nachteil ist, dass die Änderung dann nur in der Stammdatenverwaltung ARTIKEL stattfindet. Damit wird der Artikel nur dort unter seiner neuen Artikelnummer abgespeichert und es werden weder aktuelle Aufträge noch Nettopreise oder Ergebnisdaten geändert. Sie enthalten also immer noch die alte Artikelnummer. Das ist natürlich nicht ausreichend und deshalb wurde eine Funktion in der ZPF (Zentralen Artikelpflege) installiert, die einen grundsätzlichen Austausch aller "alten" Artikelnummern in allen Datenbeständen vornimmt. Unter SONDERPROGRAMME kann man die folgenden Funktionen aufrufen: Das Verfahren läuft so, dass man über ZUORDNEN ARTIKEL nicht nur jeweils eine Artikelnummer sondern gleich beliebig viele zur Änderung eingeben kann. Diese Daten werden dann in einer Zuordnungsdatei gespeichert, die man über DRUCK KONTROLL-LISTE auswerten und ggf. auch noch nachträglich ändern kann. Bei der Eingabe wird auch geprüft, ob die neue Artikelnummer nicht schon vorhanden ist und ob es andere Konflikte geben könnte. Erst mit dem Menüpunkt 4.UMSETZEN ARTIKELNUMMERN findet letztlich der Austausch in allen Datenbeständen statt. Diese (lizenzpflichtige) Funktion ist dann ein unbedingt notwendiges Werkzeug, wenn viele Artikelnummern zu ändern sind. Es besteht auch die Möglichkeit, die Zuordnungsdatei aus anderen Datenbeständen extern individuell zu erstellen; Formate sind mit der Hotline abzustimmen.
04.02	allgemein	Datenbank	COMMERZ-ACTUELL ist auch unter SQL-Datenbank einsetzbar. Dabei gibt es die Besonderheit, dass man diese Datenbankstruktur auch dateibezogen einsetzen kann. So ist es z.B. möglich, nur für die Kunden-oder die Artikeldatei die Datenbank zu verwenden. Der Vorteil liegt vor allem darin, dass man über den v-Zugriff eine Volltextsuche zusätzlich zur Verfügung hat. Beispiel aus dem Kundenbereich: Kunde 1 Kunde 2: Wenn man nun weiß, dass der Kunde Meier heißt und etwas mit Blumen zu tun hat, kann man z.B. "vmeier blumen"" eingeben und erhält zum Beispiel in der Auftragserfassung alle Kunden zur Auswahl, die diese Begriffe enthalten: In die Volltextsuche beim Kunden werden Name1, Name2, Straße und Ort einbezogen. Es können auch Teile von Begriffen eingegeben werden, wie zum Beispiel diese (theoretische) Sucheingabe zeigt: "blu" in Blumenfachhandel und Zuchtblumen "ier" in Meier und Meier "and" in Handel und Versand Ähnlich wie bei Kunden (und Lieferanten) lässt sich die Volltextsuche auch bei Artikeln über die Artikelbezeichnungen einsetzen. Weitere (auch indirekte Felder, wie z.B. Lieferanten-Kurzbezeichnungen) lassen sich auch noch nachträglich leicht integrieren. Neben der Volltextsuche kann die Datenbank auch genutzt werden, um sich die Stammdaten für Kunden, Lieferanten oder Artikel bereitstellen zu lassen. Informationen zu diesem Thema gerne von unserer Hotline.
31.01	OBJ	Jetzt auch mit Bildern	In COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) können die Dokumente (z.B. Angebote oder Auftragsbestätigungen) jetzt auch mit Bildern versehen werden. Dazu ist es lediglich erforderlich, das Layout des Formulars etwas anzupassen und die betreffenden Bildtext-Nummern zur Verfügung zu stellen. Wenn die Daten aus einer CAD-Anwendung kommen, liefert diese normalerweise auch zugehörende Bildtext-Nummern mit. Damit kann man jetzt vor allem Angebote optisch wesentlich besser gestalten, auch wenn die Bilder natürlich keine "Prospektgröße" haben. Weitere Details dazu in Kürze durch unsere Hotline.
30.01	allgemein	logics-news	Wir hatten in unserer logics-news am 28.11.12 um Kommentare über die logics-news gebeten: Wir tun uns nach fast 9 (neun !!) Jahre logics news schwer, ein Fazit über die Tauglichkeit dieses Werkzeuges zu ziehen, weil wir eigentlich zu wenig Respons darüber erhalten. Wir würden uns sehr darüber, wenn bei uns mehr Kritiken, Anregungen, Wünsche bezüglich Themen und Tiefe der Darstellungen oder Gestaltung eingehen würden. Deshalb unser Wunsch zum Nikolaus (6. Dezember 2012) oder auch wenig später: Einfach einmal auf die November-Ausgabe mit entsprechenden Kommentaren antworten. Auch nur ein "weiter so" würde uns zusätzlich motivieren. Vielen Dank dafür. Um es positiv darzustellen: Die 6 (sechs !!) Rückantworten (von über 100 COMMERZ-ACTUELL-Anwendern) waren alle sehr positiv, vielen Dank dafür. Andererseits könnte man auch schließen, dass über 95% der Anwender entweder die logics-news nicht lesen oder sie so einfach "hinnehmen". Aber gerade von dieser Gruppe hatten wir doch sehr viel mehr Kritiken und Anregungen erwartet. Auch ein positives Statement hätte uns schon sehr viel weitergeholfen. Was tun? - Einstellen ? - nur einmal im Monat eine Seite mit den wichtigsten Informationen verschicken ? - nur an die 6 Rückantwortler verteilen ? - doch weitermachen ? Wir werden uns in den nächsten Tagen entscheiden (vielleicht helfen ein paar zusätzliche Kommentare).
29.01	WWS	Kreditlimit	Wenn ein Kunde nicht einen festen Betrag zu zahlen offen haben soll, dann kann man beim Kunden ein Kreditlimit anlegen: Wenn dann ein Auftrag für den Kunden erfasst wird, kommt bei einer Überschreitung folgende Meldung: Der Auftragserfasser kann dann entscheiden, ob er einen neuen Auftrag erfassen soll oder nicht. Wenn zu Beginn einer Auftragserfassung das Kreditlimit nicht erreicht ist, sondern dieses erst durch die eingegebenen Auftragspositionen überschritten wird, wird die entsprechende Meldung am Ende der Auftragserfassung (nicht zwischendurch) ausgegeben. Wenn der Auftrag dann nicht akzeptiert wird, muss man diesen (sofort) wieder löschen. Die zweite Position zeigt die offenen Rechnungen in der FIBU an. Das ist kein Problem, wenn man die COMMERZ-FIBU verwendet oder wenn man die Schnittstelle aus DATEV (OPs --> COMMERZ) einsetzt. Bei anderen Buchhaltungen müsste man zusätzlich noch den FIBU-Stand (manuell) abfragen.
28.01	TKD	Miete/Wartung vergessen ?	Um festzustellen, ob für einzelne Geräte Mieten und/oder Wartungen nicht abgerechnet wurden, kann man folgenden Trick anwenden: Die Funktion GERÄTE-VORAUSBERECHNUNG ermittelt eigentlich die noch zu erwartenden Erlöse bis zu einem vorgebbaren Zeitpunkt. Wenn man nun aber dort als ABRECHNUNGSMONAT das Datum eingibt, bis zu dem man meint, alles abgerechnet zu haben, erscheinen genau die Geräte, die eben doch nicht berechnet worden sind. Alternativ dazu könnte man "auf Verdacht" auch eine Abrechnung der Verträge starten, aber dabei würden ggf. Daten verändert werden, die dann u.U. wieder korrigiert (rückgesetzt) werden müssten. Bei der GERÄTE-VORAUSBERECHNUNG erhält man nur eine Auswertung mit den betroffenen Geräten.
24.01	TK	Sofortstorno einer Position	Wenn man sich an der Kasse in einer Position vertippt hat (falsche Menge oder falscher Artikel), dann kann man durch Eingabe von "s" bei der Menge erreichen, dass eine weitere Position aus der vorhergehenden (falschen) Position mit umgekehrten Mengen erzeugt wird. In diesem Beispiel wurde nach der Erfassung der 2. Position bei der Menge ein "s" eingegeben. Auf dem Bon wird dann der Texte "SOFORTSTORNO" ausgewiesen, der den Artikeltext ersetzt. Dieses Verfahren ist sicherlich schneller als eine Löschung der (falschen) Position, auch der Bon ist nicht unübersichtlich, da die Korrektur direkt nach der Position folgt. Diese Funktion geht aber nur unmittelbar nach der Erfassung der "fehlerhaften" Position und nicht in Nachhinein für bereits erfasste und gespeicherte Position. Soll so eine Position entfernt werden, muss man diese aufrufen und die Artikelnummer löschen.
23.01	WWS	Versandkosten	In der Standardversion von COMMERZ-ACTUELL-WWS müssen die Versandkosten immer eingegeben werden. Hilfen erhält der Anwender dadurch, dass 1. angezeigt wird, was bereits eingegeben bzw. was bereits berechnet worden ist: 2. nach Beendigung der Auftragserfassung nochmals die Versandkosten angefordert werden: Hier kann man z.B. auf Basis des Auftragswertes über die zu berechnenden Versandkosten "manuell" entscheiden. Dabei fehlen häufig weitere Informationen, wie z.B. "darf ich Versandkosten eingeben?", "wie hoch dürfen die Versandkosten sein?", "sind Versandkosten vom Auftrag (Rechnung) oder von der Lieferung abhängig?" oder "welchen Versandkosten dürfen berechnet werden, wenn die (Teil-)Lieferung über ein Logistikzentrum (z.B. LogServe) erfolgt?". Zumindest die Vorgaben können aber in COMMERZ-ACTUELL-WWS automatisiert werden. Dazu kann man bis zu 9 verschiedene Konstellationen über eine zusätzliche Stammdatenverwaltung vorgeben: Die Schlüsselnummer kann dann im Kundenstamm hinterlegt werden. Zusätzlich kann auch ein Betrag für Zusatzleistungen, wie z.B. Versicherung vorgegeben werden, der dann auf der Rechnung zusammen mit den Versandkosten ausgewiesen wird. Die Versandkosten werden (wie bisher) auf der ersten Rechnung einmalig ausgewiesen. Für Kostenstellen und Sammelrechnungen sind gesonderte Berechnungen festzulegen und auch für die Berechnung der Versandkosten bei z.B. LS3-Aufträgen gibt es bereits Lösungen, die zumindest plausible Beträge der Versandkosten vorgeben. Weitere Informationen gerne durch unsere Hotline. Vielleicht lohnt es sich, einmal über die "Versandkosten" nachzudenken, um diese echt entstehenden Kosten ein wenig zu minimieren.
22.01	allgemein	SEPA-Verfahren	Bis zum 31.1.2014 werden Überweisungen und Lastschriften nur noch im SEPA-Format möglich sein. Es ist daher erforderlich, die Exporte an die Banken anzupassen. Für den Anwender ist wesentlich, dass statt der Kontonummer und der Bankleitzahl nun IBAN- und BIC für die Kunden (Lastschriften) und Lieferanten (Zahlungen in der FIBU) erforderlich werden. Wir sind derzeit dabei, die Programme in zwei Bereichen entsprechend zu erweitern: 1. Zusätzliche Eingabemöglichkeit für IBAN und BIC: Damit kann erreicht werden, dass bereits frühzeitig IBAN und BIC erfasst werden können. Dabei besteht auch die Möglichkeit, dass IBAN aus Kontonummer und Bankleitzahl automatisch errechnet und vorgegeben werden können. 2. Neuerstellung der Programme für den Export an die Banken Die derzeit bestehenden DTA-Formate müssen völlig neu konzipiert, programmiert und getestet werden. Zusätzlich werden wir noch etwas "Komfort" in die Abwicklung einbringen. Wir gehen davon aus, dass der Anwender zu einem von ihm festgelegten Zeitpunkt (IBAN und BIC für die betreffenden Kunden und Lieferanten alle vorhanden) nur noch das neue Verfahren nutzt.
21.01	FIBU	Vereinfachung Skontoeingabe	Üblicherweise rechnet die FIBU den abgezogenen Skontobetrag dann automatisch aus, wenn der Zahlungsbetrag eingegeben wurde und die dazu gehörende Rechnung ausgewählt wurde. COMMERZ-FIBU prüft dann noch die Abzugsfähigkeit und gibt ggf. eine entsprechende Warnung aus. Wenn aber mehrere Rechnungen auszugleichen sind, kann es vorkommen, dass bezüglich der Skontoberechtigung unterschiedliche Konditionen vorliegen und der Skontobetrag bekannt ist. Dann steht man z.B. vor folgender Situation: Wenn der Kunde sich bei dieser Rechnung 2.00 EURO abgezogen hat, dann müsste man die Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Skonto bilden und als Betrag eingeben (normalerweise sind die Beträge nicht so einfach). Dann wird auch der Skontobetrag von EUR 2,00 wieder vorgegeben. Das ist natürlich zu umständlich und deshalb kann man das Verfahren folgendermaßen vereinfachen: 1. Betrag mit F2 bestätigen: Dann wird der Betrag gelöscht und der Skontobetrag kann eingegeben werden. 2. Skonto eingeben: Und damit ist die Rechnung ausgeglichen.
17.01	TKD	Bezeichnung von Zählern	Die Ausgabe verschiedener Zählerbezeichnungen wurde über die Einschaltung "VARIABLE ZÄHLERTEXTE" gelöst. Dieser Funktion ist dann erforderlich, wenn z.B. der Zähler 2 bei einem Gerät/Modell Kopien in DIN A3 und beim anderen Gerät/Modell Color-Kopien zählt. Dann kann man über diese Funktion auf den Rechnungen auch die korrekten Bezeichnungen ausgewiesen bekommen. An zwei weiteren (wichtigen !) Stellen kann man die Bezeichnung der Zähler nun auch zusätzlich ausgeben: 1. Bei den E-Mails für die Abfrage der Zählerstände 2. Bei der Erfassung der Zählerstände; Beispiel: Damit sieht man auch beim Erfassen der Zählerstände, was bei den einzelnen Zählern gezählt wurde. ...und wie macht man das ? Ganz einfach: Man legt in der Stammdatenverwaltung Texte mit den Bezeichnungen an und trägt diese Nummern für einen, zwei und 3 bis 4 Zähler in den Parametersatz 9 jeweils (!) unter TEXT ZÄHLERBEZEICHNUNG ein: Ob man mit einer Textnummer auskommt oder für die verschiedenen Zähler differenzierte Texte benötigt, hängt wiederum davon ab, ob Zähler unterschiedliche Kopientypen zählen. Die Auswahl, welche Zeile verwendet werden soll, entspricht dem Verfahren wie bei den "Variablen Zählertexten". Wenn man dieses schon einsetzt, muss man lediglich die oben genannten Daten zusätzlich erfassen.
16.01	allgemein	SYSTEMTEXTE	COMMERZ-ACTUELL arbeitet teilweise mit Verschlüsselungen, deren Bezeichnungen aber von Anwender individuell vorgegeben werden können. An vielen Stellen wurde COMMERZ-ACTUELL nun so erweitert, dass diese Bezeichnungen zur besseren Information des Öfteren auch angezeigt werden. Wenn bei einzelnen Anwendern plötzlich falsche Informationen ausgegeben werden, dann sollten in COMMERZ-WWS die SYSTEMTEXTE einmal überarbeitet werden: 1. Aufruf in WWS 2. Die verschiedenen Systemtexte 3. Beispiel Absatzbereiche 4. Beispiel Ausgabe
15.01	WWS	Lieferschein vergessen	Wir haben bereits in 2012 in den logics-news die verschiedenen "Zustände" von Aufträgen einmal beschrieben. In der Praxis ergibt sich manchmal die Situation, dass in einem Auftrag das Feld "ZU LIEFERN" nach Bereitstellung der Ware versorgt wird, aber vergessen wird, den Lieferschein abzurufen. Da man den Lieferscheindruck üblicherweise nicht über einen Auftragsbereich abruft (z.B. über alle Aufträge), kommt es hier zu einem "Auftragshänger". Da solche Auftragspositionen im Sinne von COMMERZ nicht rückständig sind, werden sie auch bei der RÜCKSTANDSLISTE oder bei der LISTE OFFENE AUFTRÄGE nicht ausgegeben. Es gibt aber bei 4. KOMMISSIONIERUNG den Unterpunkt 3. LIEFERFÄHIGE AUFTRÄGE. Nur dort werden genau die Aufträge mit solchen "Zuständen" gelistet. Es ist deshalb zu empfehlen, diesen Menüpunkt in regelmäßigen Abständen aufzurufen, um solche Aufträge rechtzeitig zu erkennen.
14.01	allgemein	Jahreswünsche	Das logics-Team wünscht allen ein erfolgreiches Jahr 2013. Wir sind überzeugt, dass durch eine noch intensivere Nutzung des umfassenden Funktionsumfanges von COMMERZ-ACTUELL weitere Effizienz, Kostenersparnis und Daten-Transparenz möglich ist: Man muss COMMERZ-ACTUELL nur zielgerecht und entsprechend den eigenen Anforderungen möglichst vollständig einsetzen.