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Datum

betrifft

Thema

Beschreibung

14.12	allgemein	Jahreswechsel	Die "News-Schreiber" gönnen sich eine längere Feiertagspause, sodass die nächsten Informationen erst in der 2. KW 2018 erscheinen werden. Unsere Hotline ist bis dahin zu den üblichen Zeiten zu erreichen. Das gesamte logics-Team wünscht allen ein besinnliches Weihnachtsfest und einen guten Rutsch ins Jahr 2018. Es freut sich ganz besonders, die COMMERZ-Anwender auch weiterhin langfristig betreuen zu dürfen.
13.12	TKD/WWS	Interessante TKD-Erweiterungen (9)	Programm: "TKD-Installationsaufwand schmälert WWS-Nutzen im WWS-Auftrag" Installationsaufwand, der von der Werkstatt erbracht wird, wird normalerweise nicht in dem betreffenden Verkaufsauftrag berücksichtigt. In vielen Fällen ist es jedoch sinnvoll, dass solche Aufwendungen automatisch den Bruttonutzen des Gesamtauftrages schmälern und somit u.U. auch Einfluss auf die Provision der Vertreter nehmen. Dazu gibt es in COMMERZ-ACTUELL folgende Lösung: 1. Im WWS-Verkaufs-Auftrag ist unter einer mit der Hotline zu vereinbarenden Artikelnummer (z.B. mit Text "Installation") eine zusätzliche Position zu erfassen. EK- und VK-Preise sind zunächst noch Null, obwohl je nach Vereinbarung mit dem Kunden auch ein VK-Preis festgelegt worden sein kann. 2. In COMMERZ-ACTUELL-TKD ist der Installations-Aufwand als Auftrag/Leistung unter dem betreffenden Gerät (auch verschiedene) zu erfassen und zwar mit der Auftragsart "21". Diese Aufwendungen kommen in COMMERZ-ACTUELL-TKD beim Gerät in einen speziellen "Aufwandstopf". Die Beträge können auch in der GERÄTEINSPEKTION eingesehen und geändert werden. Die Aufträge sind nach der Erfassung abzuschließen. 3. Wird in COMMERZ-ACTUELL-WWS für den Verkaufsauftrag die Rechnung geschrieben, dann werden die "Aufwandstöpfe" addiert (sofern mehrere Geräte betroffen sind) und als EK-Preis beim besonderen Artikel eingetragen. Damit reduziert sich der Bruttoertrag des Gesamtauftrages automatisch um die Installationsaufwendungen. Wichtig dabei ist, die Reihenfolge der Erfassung einzuhalten. Diese Spezialfunktion muss von der logics systems gmbh gesondert freigegeben werden (kostenpflichtig) und es ist dabei für den speziellen Artikel eine verbindliche eigene Artikelnummer zu vereinbaren, die in die Programme von COMMERZ-ACTUELL integriert werden muss. Ein Weg, um zu realistischen Ergebnis-Werten für den Verkauf von Geräten mit technischem Zusatzaufwand zu bekommen.
12.12	FIBU	OP-Konditionen ändern	In COMMERZ-ACTUELL-FIBU können im Dialog erfasste oder aus einem Stapel übernommene Buchung nicht mehr geändert werden. Über die Funktion "OP-KONDITIONEN ÄNDERN" lassen sich aber OP-spezifische Daten, wie Valutadatum, Mahnungszähler oder auch die Zahlungsbedingung noch korrigieren. Diese Änderungen haben natürlich keinen Einfluss auf die "echte" Sachbuchhaltung, sind aber manchmal notwendig, wenn mit den Kunden oder den Lieferanten andere Absprachen nachträglich getroffen werden. So kann man z.B. den Zähler für die Mahnungen zurücksetzen, wenn man die Mahnung doch nicht verschickt hat, man kann das Valuta-Datum zeitlich so (voraus) setzen, dass keine Mahnung mehr erstellt wird, oder man kann für eine Lieferanten-Rechnung die Zahlungsart verändern. Um eine Kontrolle über diese Änderungen zu erhalten, kann man sich bei den SERVICEPROGRAMMEN eine Liste mit den OP-ÄNDERUNGEN anfertigen lassen, die alle Änderungen im Detail enthält. Folgende Änderungen können nach Eingabe des Personenkontos und der Belegnummer durchgeführt werden:
11.12	WWS	Bestellungen und ZUORDNUNG	COMMERZ-ACTUELL beinhaltet eine Fülle von Varianten der zur Erstellung von Bestellungen, u.a.: 1. Einfache lieferantenbezogene Erfassung 2. Automatischer Vorschlag auf Basis der Bestände 3. Automatischer Vorschlag auf Basis von aktuellen Aufträgen 4. Bestellung wegen Direktlieferung 5. beliebige (Vor-)Eingabe bei Bedarfserkenntnis. Ein ganz entscheidendes Steuerungselement ist das Feld "ZUORDNUNG", das anfänglich dazu verwendet wurde, um parallel Vorschläge verschiedener Abteilungen bei gleichem Lieferanten bearbeiten zu können: Notwendig ist dieses zum Beispiel, wenn die Abteilung "Laden" und die Abteilung "Strecke" Bestellvorschläge beim gleichen Lieferanten mit unterschiedlichen Anforderungen getrennt bearbeiten möchte oder wenn die Technik parallel dazu Verbrauchsmaterial bestellen möchte. Wenn verschiedene Abteilungen gleichzeitig bestellen können, sollte man für jede eine feste ZUORDNUNG (ab "2") festlegen. Die ZUORDNUNG "1" und "9" sind für automatische Bestellvorschläge reserviert. Im Laufe der Zeit wurde dieses Feld aber auch dazu genutzt, um spezielle Abwicklungen mit den Lieferanten durchführen zu können. Neben einigen individuellen Bedeutungen kann das Feld für folgende Funktionen verwendet werden: 99 = Rückgabe an den Lieferanten mit Überwachungsmöglichkeiten z.B. für Gutschrifterstellung oder Ersatzlieferung 98 = Direktlieferung (auch aus Auftragserfassung direkt eingebbar) 97 = Anfrage an Lieferanten 90 = Sammler für beliebige Lieferanten 09 = Dispoliste, enthält alle Artikel des Lieferanten mit Bestell- und Verkaufsdaten Insbesondere über die Zuordnung 99 kann man alle Rücksendungen erfassen und überwachen.
07.12	TK	Blättern im Anzeigebereich	Wenn mehr als 5 Positionen eingegeben werden, verschiebt COMMERZ-ACTUELL die Positionen im Anzeigefeld nach oben, sodass immer nur die letzten 5 Positionen sichtbar sind. (fiktives) Beispiel: Durch Eingabe von CURSOR UP bei PN (dort hin kommt man wie üblich mit Funktionstaste F1 bei MENGE) verzweigt COMMERZ in die Positionsnummern des Anzeigebereiches und mit weiteren CURSOR UP oder CURSOR DOWN kann dann im Anzeigenbereich geblättert werden. Mit PAGE DOWN oder wenn man mit CURSOR DOWN über die letzte erfasste Position hinaus positioniert kommt man wieder in den Erfassungsbereich zurück. Leider kann man eine markierte Position beim Blättern nicht direkt in den Erfassungsbereich (einfach nur ENTER) übernehmen. Um eine solche Position zu ändern, muss man wieder zur Erfassung zurückkehren und die Position dann direkt aufrufen.
06.12	WWS	Abholschein	Die Auftragsart 93 (Abholschein) ist dafür gedacht, dass sichergestellt werden kann, dass Fahrer nur Artikel zurücknehmen, wenn sie einen solchen Abholschein dafür haben. Damit ist dann ausgeschlossen, dass ohne die Zustimmung der "Verwaltung", (alte) Ware beliebigst wieder zurückgegeben werden kann. Zudem wird mit diesem Abholschein der Vorgang auch entsprechend abgewickelt und protokolliert. Nach dem Erfassen eines solchen Auftrages (die abzuholenden Mengen sind positiv einzugeben) kann ein Abholschein gedruckt werden, auf dem der Fahrer die Rücknahme quittieren kann. Ist die Ware im Haus, kann die Auftragsart in "10" (Gutschrift) geändert werden, sodass der Kunden auch eine entsprechende Gutschrift (Rechnungskorrektur) erhält. Genau zu diesem Zeitpunkt der Änderung der Auftragsart wird die Ware auch wieder dem Lager zu gebucht.
05.12	TKD	Interessante TKD-Erweiterungen (8)	Programm: "Zählerstände per E-Mail" Zu diesem Thema können wir zwei Lösungen vorschlagen: 1. Initiative von COMMERZ-TKD In COMMERZ wird bei den betreffenden Geräte hinterlegt, dass zum Zeitpunkt, an dem die Zählerabrechnung ansteht, eine E-Mail an den Kunden versendet wird, die er ausgefüllt rücksenden kann. 2. Initiative durch Geräte Geräte die Störungen, Tonerbedarf oder Sonstiges melden können, versenden automatisch per E-Mail die Zählerstände. Die jeweiligen Eingangs-E-Mail werden dann dazu verwendet, etwaige Fehler zu vermelden und (sofern korrekt) die Zählerstände als "gemeldeter Zählerstand" automatisch bei den Geräten zu hinterlegen. Die Vorteile sind evident: a) kein mühsames Nachtelefonieren oder aufwendiges Versenden von Faxen b) die Zählerstände werden automatisch gleich den Geräten zugeordnet (keine Erfassungsfehler, Zahlendreher oder Zählertausch sowie kein unnötiger Erfassungsaufwand c) Auswertungen (Protokolle) geben stets den Stand über die gemeldeten und noch offenen Zählerstände wieder d) Etwaige Korrekturen sind vor der Zählerstandabrechnung immer noch möglich (siehe auch Zählervorausberechnung, news vom 12.09.17) Unsere Hotline berät Sie gerne über diese doch sehr wichtige und höchsteffiziente Funktion.
04.12	allgemein	Daten-Kopie aus COMMERZ	Wir hatten am 2.12.2015 dargestellt, wie man aus externen (nicht in COMMERZ-Bildschirmen stehenden) Bildschirm-Daten (z.B. aus WORD) Daten ins COMMERZ übernehmen kann. Nachfolgend nun die Erweiterung der Beschreibung, wenn Daten aus COMMERZ kopiert werden sollen: Die E-Mail-Adresse aus der Filiale (100666) soll auch in den Kundenstammsatz 100600 übernommen werden. Feld mit Cursor anklicken und im oberen blauen Feld Eingabe linke Maustaste. Dann EDIT und MARK. Nach MARK das Feld mit Cursor markieren (wird dann rot unterlegt): Dann nochmals EDIT mit COPY. Dann Bildschirm aufrufen (auch neuen), dort die Stelle markieren, an die eingefügt werden soll, und dann EDIT mit PASTE: und schon ist die E-Mail-Adresse fehlerlos kopiert.
30.11	allgemein	Ziel für 2018: Wir wollen doch COMMERZ noch besser nutzen	Wenn man sich zum 1.1.2018 den Kunden gegenüber als der Fachhändler präsentieren will, der die heutzutage verfügbaren modernen DV-Techniken einsetzt, sollte man möglichst gleich damit beginnen, die Voraussetzungen dafür zu schaffen. Themen dafür gibt es genug: o DV-Kommunikation mit den Kunden . Übernahme Kunden-individueller PBS-Aufträge . Integration von Webshops . Rechnungen per E-Mail oder auf elektronischer Basis . Vorab-Informationen mittels Liefer-Avis . Verwendung kunden-eigener Artikelnummern o Kommunikation bezüglich Kopier- und Drucksysteme . Meldungen über Störungen/Fehler . Meldungen über Toner-Bedarf . Meldungen über Zählerstände . Kommunikation der Techniker-Auftrags-Daten o SEPA-Lastschriftverfahren zur Portoersparnis und Beschleunigung des Geldeinganges o Layout der Formulare Das Layout der Formulare sollte bei ganz vielen Anwendern einmal einer intensiven Prüfung unterzogen werden und unbedingt überarbeitet werden; jedes Formular stellt eine Art Visitenkarte des Unternehmens dar o Intensivierung und Verfeinerung der Kommunikation mit Logistik-Zentren (z.B. LS3 mit direkten Verfügbarkeitsinformationen und Tracking-Infos) o Verbesserung der internen Abläufe, auch zur Vermeidung von "Fehlern", die mit Beteiligung des Kunden erst behoben werden können (falsche Artikel, falsche Preise, falsche Zählerstände) o Integration von Steuerungsparametern für die Verbesserung der Informationen (generell und detailliert). In COMMERZ steht alles bereit, aber auch für die Einführung sind einige Aufgaben im Vorfeld zu erledigen. Die logics systems gmbh kann dazu gerne auch nützliche Tipps geben. Also her mit Ihren Problemen.
29.11	MB/TKD	Letzter Kunde	In COMMERZ-ACTUELL-MB kann man im 3. Bildschirm und in TKD im 9. Bildschirm die aktuellen Verkaufsdaten (Auftrag, Lieferung, Rechnung) eine Gerätes, sowie die Adressen ansehen. Wenn man über WWS durch Erstellung einer Gutschrift oder einer Inzahlungnahme das Gerät vom Kunden "entfernt", wird zwar die Kundennummer gelöscht, die Adresse bleibt aber bestehen. Damit kann man über diesen Bildschirm immer noch den letzten Kunden, bei dem das Gerät zuletzt stand, ersehen. Bei einer Demontage in TKD jedoch, wird auch die Adresse gelöscht.
28.11	WWS	negative Nummern	Aufträge, deren Druckausgeben für Lieferschein und Rechnung nicht korrekt abgeschlossen wurden, werden in COMMERZ-WWS mit negativen Lieferschein- oder Rechnungsnummern gekennzeichnet. Solch ein Zustand ergibt sich immer dann, wenn der Druck des Dokumentes zwar erfolgt ist, der Update aber nicht durchgeführt werden konnte. Diese Situation kann vom Anwender auch selbst erstellt werden, wenn er die Abfragen auf "Druck in Ordnung" mit "n" beantwortet und dann den Vorgang mit Drucker "99" beendet. Immer dann, wenn Lieferschein- und/oder Rechnungsnummer negativ dargestellt wird, ist so etwas passiert. Beispiel: Hier wurde beim Auftrag 107 der Lieferschein 12 nicht korrekt abgeschlossen, beim Auftrag 108 der Lieferschein 13 zwar korrekt beendet, aber die Rechnung 29 abgebrochen. Dieser Zustand mit negativen Nummern birgt ein Gefahr für eine korrekte Abwicklung eines Auftrages, weil nämlich das Dokument gedruckt ist, aber irgendwann wiederholt werden muss. Man sollte deshalb tunlichst verbindlich vereinbaren, dass diese Dokumente sofort gekennzeichnet oder vernichtet werden. Über die Menüpunkte in den HILFSPROGRAMMEN kann man sich gezielt solche Aufträge ausweisen lassen.
27.11	allgemein	lästige Abfrage	Wenn man einen COMMERZ-Baustein verlässt, erscheint bei einigen Bildschirmen die folgende Meldung: Diese muss auch noch immer jeweils mit OK bestätigt werden. Die Meldung kann man selbst entfernen, wenn man in (allen) betreffenden COMMERZ-Bausteinen mit der Maus auf den oberen blauen Rand geht, die linke Maustaste betätigt und dann "Settings" aufruft. Dort sind dann alle Felder mit einem Häkchen zu versehen und das Fenster mit OK zu verlassen.
23.11	FIBU	Schnittstelle zu DATEV	Wir hatten bereits am 11.10.2017 folgende wichtige News publiziert: Leider haben wir festgestellt, dass nur wenige Anwender sich über den Datentransfer zu DATEV ab 1.1.2018 ernsthafte Gedanken gemacht haben und diese haben dann die neue Schnittstelle bereits jetzt schon voll im Einsatz. Unsere Hotline kann für den Steuerberater zu Testzwecken parallel zur aktuellen Schnittstelle auch Daten im neuen Format bereitstellen. Aber bitte nicht erst am 31.12.2017.
22.11	TKD	Rücknahme eines Gerätes	Die einfache Rücknahme eines Gerätes kann man auch über die Funktion 11. ERSATZGERÄTE durchführen. Durch Eingabe zweier Texte (über Textnummer) bei RÜCKNAHMESCHEIN kann man auch Vorgaben zur Eintragung der Zählerstände und Unterschrift ausdrucken: . Es muss dann lediglich ein Auftrag für das Gerät erstellt werden, bei dem im Feld ERSATZGERÄT die gleiche Gerätenummer eingetragen wird. Beim Ausdruck des Rücknahmescheins (auf Formular) stehen dann die für die Rücknahme erforderlichen Daten: Der Vorteil ist, dass (noch) keine Daten gespeichert werden. Das Gerät ist weiterhin installiert, sodass die letzten Abrechnungen durchgeführt werden können und das Gerät dann endgültig ins Lager aufgenommen werden kann. Störend ist allenfalls das Wort „ERSATZ...“ in der Mitte der beiden Texte. Detailbeschreibung und Beispiel bitte bei der Hotline anfordern.
21.11	WWS	Kunde ignoriert Skonto	Rechnungen, auf denen auch Positionen enthalten sind, die nicht skontofähig sind, enthalten unten einen zu zahlenden Betrag der nicht mit dem ebenfalls dargestellten Skonto-Prozentsatz korrespondiert. Beispiel mit Skonto von 3%: Position 1 = brutto 100,00 skontofähig Position 2 = brutto 50,00 nicht skontofähig --> Zu zahlender Betrag ohne Skontoabzug = EUR 150,00 Zu zahlender Betrag mit Skontoabzug = EUR 147,00 Häufig zahlt der Kunde aber EUR 145,50 (3% auf EUR 150,00) und keiner merkt es. Das Problem ist, dass diese Information nicht an die COMMERZ-Fibu übergeben wird und auch bei anderen FIBUs eine solche Schnittstelle häufig nicht existiert. Man müsste eigentlich den möglichen Skontobetrag mit in die FIBU übertragen und dort mit dem Skontoabzug des Kunden abgleichen. Hilfsweise haben wir (individuell schaltbar) bei der Fakturierung bei Einzel- und Sammelrechnungen die Möglichkeit zur Trennung integriert: COMMERZ erkennt die Rechnungen bei denen Positionen mit oder ohne Skontoabzug gemeinsam vorliegen und druckt dann zwei Rechnungen aus: eine mit den Artikeln ohne und eine mit den Artikeln, die skontofähig sind, allerdings verbunden mit Aufwand für Kunden und die FIBU.
20.11	FIBU	1. Stelle Text-Nummern	Warum gibt es eigentlich bei Aufruf zur BWA die Abfrage "1. STELLE BWA-NUMMER" und beim Aufruf der BILANZ/GUV die Abfrage "1. STELLE BILANZ-/GUV-NUMMER" Ganz einfach: Jedem Sachkonto kann eine 4-stellige BILANZ/G+V-TEXTNR und eine 4-stellige BWA-TEXTNR zugeordnet werden: Bei geschickter Wahl der ersten Stelle kann man für BILANZ/GuV und BWA erreichen, dass nur die Konten ausgewiesen werden, die mit einer vorgebbaren Ziffer beginnen. Damit kann man dann erreichen, dass für diese Auswertungen nur die Konten bestimmter Gruppen (z.B. Kostenstellen) enthalten. Aber Vorsicht: Wenn man mehrere solcher Gruppen bildet, dann enthalten die Gesamtauswertungen über alle Konten (Eingabe von F3 bei 1. STELLE ...) auch diese Struktur und die Summen einzelner Konten sind dann nicht enthalten.
16.11	allgemein	Vorgabe von Druckernummern	Über die DRUCKER-VERWALTUNG können für die verschiedensten Ausgaben Drucker vorgegeben werden. Damit ist es dann nicht erforderlich, die entsprechende Druckernummer (zu suchen und) einzugeben: Die Daten werden in der oben einzugebenden Vorgabe-Datei hinterlegt. Dieser Name ist dann in der Zugriffsberechtigung einzutragen. Damit ist es z.B. auch möglich, für den gleichen Ausgabetyp mitarbeiter- oder raumbezogene unterschiedliche Drucknummern vorzugeben. Die Spalte ABF steht für Abfrage: Wenn diese ein "N" enthält, ist keine weitere Eingabe erforderlich; es wird sofort gedruckt. Dieses kann z.B. für Formulare verwendet werden, wenn diese immer nur auf einem Drucker ausgegeben werden sollen. Bei "J" wird der Drucker vorgegeben; er kann dann bestätigt, aber auch geändert werden. Wichtig wird diese Druckervorgabe, wenn einem Drucker spezielle zusätzliche Funktionen zugeordnet sind und dieser Drucker grundsätzlich immer hierfür verwendet werden muss. Dieses kann z.B. bei Formularversand per E-Mail, Erstellung von pdf-Formularen oder sonstige Besonderheiten vorliegen.
15.11	TK	Gutscheine	Weihnachtszeit ist "Gutscheinzeit". Um zusätzlichen Stress zu vermeiden, sollte man die gesamte Gutschein-Bearbeitung auch über COMMERZ-ACTUELL abwickeln. An der Kasse können Gutscheine erstellt (verkauft) und (auch teilweise) eingelöst werden. Sie werden über eine Gutscheinnummer verwaltet, sodass auch ein permanenter Überblick über noch offene Gutscheine gegeben ist. Auch in den Kassenabrechnungen werden sie gesondert aufgeführt. Voraussetzung ist die Anlage eines Gutschein-Artikels, der als Gutschein "erkennbar" ist und bei dem durch Zuordnung des MWST-SCHLÜSSEL 4 keine Mehrwertsteuer berechnet wird. Der Verkauf ist dann ein ganz normaler Kassenvorgang, wobei COMMERZ die Gutscheinnummer vorgibt und auch auf dem Bon ausweist. Das Einlösen eines Gutscheines erfolgt über GUTSCHEIN EINLÖSEN in ANDERER ABSCHLUSS: Dort kann man die Gutscheinnummer eingeben, die Beträge für Anrechnung, Zuzahlung oder ein noch offener Gutscheinbetrag werden angezeigt und ebenfalls auf dem Bon dargestellt: Eine detaillierte Beschreibung kann bei der Hotline angefordert werden.
14.11	TKD	Interessante TKD-Erweiterungen (7)	Programm: "Spezielle Poolauswertung" Über dieses Spezialprogramm können letztlich die Kosten pro Kopie eines jeden Poolgerätes ausgewiesen werden. Dabei wird keine Auswertung erstellt, sondern es werden die Daten zur individuellen Weiterverarbeitung in EXCEL als csv-Datei bereitgestellt. Es werden folgende Daten pro Gerät eines Pools ausgegeben: o Gerätenummer o Kundennummer o Poolnummer o Zählernummer o Zähler alt + neu (erfasst bei Zählerstandseingabe) für Z1 + Z2 o Differenz = Zähler neu minus Zähler alt o Freikopien o zu berechnen = Kopien neu minus Freikopien * Kopienpreis o Wartungspauschale o Aufwand VB, Entwickler, E-Teile, Arbeitslohn je nach Z1 und Z2 o Kopienkosten = Summe VB+E-Teile+Entwickler+Arbeitslohn geteilt durch Zähler neu Die Steuerung, welcher Aufwand in welche Rubrik einfließt, erfolgt durch die Zählernummer bei der Leistungserfassung und über die Verrechnungsarten. Leistungen, die nicht Zähler 1 oder 2 zuordbar sind, werden (z.B. Technikerstunden) werden auf beide Zähler verteilt; der Anteil (Prozentsatz) ist vorgebbar. Über diese spezielle Poolauswertung lassen sich differenziertere Auswertungen über einzelne Pools als bisher abrufen. Dabei ist allerdings wichtig, dass die Vorgaben (z.B. Verrechnungsarten) und Eingaben bei der Leistungserfassung (z.B. Zählernummern) exakt stimmen bzw. eingehalten werden. Details zu diesem Pool-Export sind individuell abzustimmen. Beschreibung bitte anfordern.
13.11	WWS	Mengen mit Komma	Wenn man Artikel verkauft, bei denen die Mengen auch Stellen nach dem Komma haben können (wie z.B. Meter, Liter, u.a.m.), dann lassen sich diese in COMMERZ ganz einfach mit den Kommastellen erfassen. Grundsätzlich sind die Mengeneingaben in COMMERZ immer ganzzahlig. Wenn man Stellen nach dem Komma benötigt, dann muss man lediglich eine entsprechende Mengeneinheit anlegen und diese beim Artikel hinterlegen: Angenommen dem Artikel 60060000 ist diese Mengeneinheit zugeordnet, dann werden die Mengenfelder bei der Auftragserfassung entsprechend angepasst: Zudem werden im ganzen COMMERZ bei jeder Mengendarstellung, zum Beispiel auch in den Statistiken, die Werte immer mit den zwei Stellen hinter dem Komma ausgewiesen. Auch Angebote können so hinterlegt werden. Es ist also nicht notwendig, bei solchen Artikeln für den Kunden häufig nicht zu verstehende "Klimmzüge" mit Einheiten in Zentimeter oder Milliliter machen zu müssen.
09.11	allgemein	Dokumente per E-Mail	Nachdem immer mehr Anwender von COMMERZ-ACTUELL die Funktion "Versenden von Dokumenten per E-Mail" nutzen, war es notwendig, eine Erweiterung in COMMERZ zu integrieren, über die diese E-Mails generell verwaltet werden können. Über Menüpunkt 12. SERVICE-PROGRAMME kann diese Verwaltung in WWS aufgerufen werden: Dabei kann zunächst ausgewählt werden, aus welchem Programm die E-Mails stammen und ob nur E-Mails mit einem bestimmten Status ausgewiesen werden sollen. Weiterhin kann die Auswahl noch über Datum und Kunden eingeschränkt werden. Die ausgewählten E-Mail-Daten werden dann in etwa wie folgt dargestellt (Testbeispiel): Für jede E-Mail wird angezeigt: o aktuelle Status (änderbar) o Kundennummer o E-Mail-Adresse o abgerufen aus Baustein (WWS,OBJ,TKD o Dokumentenart (Lieferschein, Rechnung, AB, Angebot) o Datum o Sendezeit (Datum, Uhrzeit) Über die unterste Zeilen können Aktionen über alle oder einzelne E-Mail-Daten durchgeführt werden; mit der Funktionstaste F10 kann ein markiertes Dokument auf dem Bildschirm dargestellt werden. Details dieser E-Mail-Verwaltung werden gerade beschrieben und werden in den nächsten Tagen zur Verfügung stehen.
08.11	FIBU	Salden der Personenkonten	Die Salden der Personenkonten im Sachkontenbereich müssen mit der Summe aller zugehörigen offenen Posten übereinstimmen. Dieses ist im Normalfall in der FIBU auch gewährleistet, wenn man Rechnungen und Zahlungen korrekt bucht. In der Liste Offener Posten werden zusätzlich zu den einzelnen offenen Posten (Rechnungen und Zahlungen) auch immer die Salden der Konten ausgegeben. Wenn die Summe der OPs nun nicht mit dem Saldo übereinstimmt, werden zur Kenntlichmachung drei Sterne ausgewiesen. Dieser Fall kann aber auch dann auftreten, wenn bei der Rechnungsstellung die Adresse geändert wurde (Sammelkunden). Dann werden die Rechnungen einzeln dargestellt, der Saldo aber ist der vom entsprechenden Kunden insgesamt und die werden dann nicht übereinstimmen. Zur Kontrolle bitte einmal prüfen und Unstimmigkeiten schnellstens beheben.
07.11	TKD/MB	Gerätenummern	Bezüglich der Gerätenummern, die den Geräten zugeordnet werden können, gibt es offenbar immer noch Unstimmigkeiten. Deshalb nochmals die nachfolgende Ausführung dazu: Für jedes Gerät gibt es in COMMERZ-TKD zwei Nummern, die den Geräten zugeordnet werden können: o Herstellergerätenummer (meist die vom Hersteller zugeordnete Seriennummer, die bis zu 20 Stellen lang sein kann) und die o frei zu vergebene sog. Gerätenummer (bis zu 9 Stellen) Diese 9-stellige Gerätenummer fungiert auch häufig als sogenannte Servicenummer; bei einigen Fachhändler ist sie auch nur etwa 4-stellig nummerisch (teilweise auch automatisch vorgebbar beim Liefereingang eines Gerätes) also leicht zu merken und einzugeben. Unter der Annahme, dass die Seriennummern nicht eindeutig sein müssen, wurde die 9-stellige Gerätenummer als eindeutige Identifikation eines Gerätes festgelegt. Es kann also niemals zwei Gerätenummern mit der gleichen 9-stelligen Gerätenummer geben. Die Herstellergerätenummer wird also eigentlich nicht benötigt; sie sollte aber eingetragen werden. Bei vielen Anwendern werden beide Gerätenummern auch identisch belegt. Dazu muss man die Gerätenummer nicht nochmals wieder eingeben, sondern man kann diese über die Eingabe der "Wundertaste" F3 einfach kopieren: und nach F3-Eingabe: Auch wenn die Herstellergerätenummer länger ist als 9 Stellen, kann man dieses Verfahren anwenden; man muss dann lediglich fehlende Zeichen ergänzen. Wenn in COMMERZ eine Gerätenummer angefordert wird, kann man direkt die 9-stellige Gerätenummer eingeben oder auch die Herstellergerätenummer. Zur Unterscheidung muss man vor letzterer ein kleines "h" voranstellen. Dieser sogenannte h-Zugriff kann auch dazu führen, dass mehrere Geräte angeboten werden, wenn bei anderen Geräten die Herstellergerätenummer auch mit den eingegebenen Zeichen beginnen. Dieses Verfahren könnte man geschickt ausnutzen, wenn man gezielt nur ganz bestimmte Geräte aufrufen möchte. Bei fast allen Auswertungen und auf den Belegen sowieso werden immer beide Gerätenummern ausgewiesen.
06.11	WWS	Lieferhinweis auf LS3-Lieferschein	Wir hatten in früheren logics-news bereits beschrieben, dass für die LS3-Aufträge ein neues Feld "LIEFEROPTION-LC" eingeführt worden ist, über das vorgegebene spezielle Hinweise auf auf den Lieferscheinen von Soennecken ausgegeben werden können. Die Bedeutung der zweistelligen numerischen Ziffern wurde von Soennecken festgelegt, z.B. für "nur vormittags zustellen" oder "ggf. bei Firma xyz abgeben". Sollten Erweiterungen oder Änderungen notwendig werden, informieren Sie bitte unsere Hotline.
27.10	allgemein	Brückentage	Bedingt durch die Feiertage in der nächsten Woche erscheint der nächste news-Bericht erst wieder am 6. November 2017.
26.10	allgemein	unnötigen Aufwand erkennen und vermeiden	Es ist seit jeher Ziel der logics systems gmbh, den Fachhändler in der Praxis in allen Belangen der Datenverarbeitung intensiv zu unterstützen. Deshalb wurden in COMMERZ eine Fülle von Funktionen und Hilfsmittel integriert, die den Aufwand minimieren, um schnell zu allen Daten und Geschäftsergebnissen zu kommen. Leider müssen wir häufig feststellen, dass diese nicht ausreichend genutzt werden. Sei es bei der Anlage/Änderung von Nettopreisen, beim Finden oder der Änderung von Artikeln oder bei der mühsamen Erfassung von Aufträgen aus CAD mit T-Positionen und anderes mehr. Auch das zusätzliche "Abkupfern" aus Bildschirmen und aus Listen und das Umtragen in EXCEL-Dateien sind völlig unnötig, weil über in COMMERZ vorhandene zusammenfassende Exporte die Daten blitzschnell zusammengestellt und ausgewertet werden können. Um unnötigen und teilweise auch unsinnigen Aufwand zu vermeiden, gibt es eine ganz einfache Lösung: Sobald man erkennt, dass eine Tätigkeit mit viel Aufwand verbunden ist, sollte man dieses umgehend unserer Hotline mitteilen. Wir sind dabei sicher, dass unsere Hotline gemeinsam mit dem Fachhändler eine elegante (meist kostenlose) Lösung findet, sodass dieser Zeit, Aufwand und Kosten spart. Also, schnellstens Kontakt aufnehmen, wenn solche lästigen Arbeiten auch bei Ihnen auftreten.
25.10	TKD	interessante TKD-Erweiterungen (6)	Programm: "Fleet-Kosten mit Wartungspauschalen berechnen" Wenn man Fleet-Kosten den Kunden berechnen kann, dann können diese über wenige zusätzliche Eingaben zusammen mit den Wartungspauschalen berechnet werden: Sie werden aber gesondert als zusätzliche Position ausgegeben. Durch die Eingabe von Faktoren (hier = "1") lassen sich diese Kosten auch bei Sammelrechnungen oder Pools für mehrere Geräte zusammenfassend berechnen. Es können mehrere Fleet-Artikel angelegt werden und somit auch unterschiedliche Preise berechnet werden. Beschreibung bitte anfordern.
24.10	WWS	Rechnungskontrolle LS3-Aufträge	Mit der Erweiterung in WWS zur Kontrolle der Rechnungen von Soennecken im Abgleich mit den eigenen COMMERZ-Aufträgen steht ein Werkzeug zur Verfügung, über das die LS3-Aufträge in allen Belangen auf einfachste Weise kontrolliert werden können. Soennecken liefert dazu elektronisch die potentiellen Daten für die Rechnungserstellung der einzelnen LS3-Aufträge, die dann in COMMERZ-WWS mit den entsprechenden LS3-Aufträgen verglichen werden. Die möglichen Differenzen sind sehr vielfältig und können z.B. sein: o Menge falsch o Artikel falsch (anderen Artikel genommen) o EK-Preis falsch o schon berechnet o Position gibt es nicht und vieles mehr. Positionen und letztlich auch Rechnungen erhalten den Status "OK", wenn diese mit dem LS3-Auftrag übereinstimmen. Die gesamte Rechnungskontrolle ist im Bestellwesen aufrufbar (es gibt bereits eine ähnliche Funktion für "echte" Lieferantenrechnungen). Über Punkt 1 werden die Soennecken-Daten übernommen, über Punkt 2 werden die Prüfungen durchgeführt und mögliche Fehler ausgewiesen. Der Punkt 3 ermöglicht, sich nochmal einen Überblick über die Rechnung zu verschaffen, bei dem auch die Preise mit den Auftragsdaten verglichen werden. Letztlich können alle Rechnungen, die den Status "OK" haben (der auch durch manuelle Korrekturen entstehen kann: "EK-Preis war bei uns wohl doch falsch") über den Punkt 4 gelöscht werden. Durch diese Erweiterung erspart man sich alle manuelle Abgleiche und kann etwaige Unstimmigkeiten schnellstens erkennen und beheben. Weitere Information gerne durch unsere Hotline.
23.10	WWS	SONDERTEXT 1+2	Wozu braucht man eigentlich die zwei Zeilen SONDERTEXT? Im Auftragskopf kann man zwei Zeilen Text eingeben (oder einen Text durch Eingabe einer Textnummer einfügen). Diese Textzeilen werden dann in der Auftragsbestätigung, auf dem Lieferschein und auf der Rechnung im unteren Teil des Formulars ausgegeben. Beispiel Rechnung: Die Zeilen können zum Beispiel dazu dienen, den Kunden auf etwas Individuelles für ihn hinzuweisen.
19.10	FIBU	Übernahme Rechnungen	Bei der Übernahme der WWS- oder TKD-Rechnungen in die COMMERZ-FIBU wird ein Buchungstext für die Rechnungen und für die Gutschriften angefordert. Hierbei ist darauf zu achten, dass dieser Text auch "sinnvoll" ist, weil er ggf. auf den Mahnungen wieder erscheint. Er lässt sich aber bei Bedarf für einzelne Rechnungen auch noch über OP-KONDITIONEN ÄNDERN nachträglich verändern:
18.10	WWS- FIBU	OP-Informationen aus DATEV	Die Informationen in WWS über Offene Posten eines Kunden, der Hinweis, dass der Kunde schon eine Mahnung erhalten hat, und die Prüfung eines Kreditlimits gingen früher nur, wenn die FIBU von COMMERZ eingesetzt wurde. Diese Funktion ist aber auch beim internen Einsatz der DATEV-FIBU möglich. Dazu sind nur in regelmäßigen zeitlichen Abständen (z.B. täglich, nachts) aus DATEV die OPs zu exportieren und in eine "Mini"-COMMERZ-FIBU zu übertragen. Diese Funktion kann so automatisiert werden, dass kein weiterer Arbeitsprozess für die Datenübertragung erforderlich ist. Bei der Auftragserfassung werden automatisch Warnungen ausgegeben, wenn der Kunde für aktuelle offene Rechnungen bereits Mahnungen erhalten hat oder wenn das Kreditlimit überschritten ist Man kann sich aber zusätzlich auch noch über den F-Zugriff alle noch aktuell offene Rechnung anzeigen lassen: Damit erhält man bereits beim Erfassen eines neuen Auftrages wichtige Informationen über den Status der offenen Posten des Kunden. Da sich bei einer Erfassung eines neuen Auftrages neue Konstellationen ergeben haben können, wird die Prüfung auch beim Abschluss des Auftrages nochmals durchgeführt. Weitere Informationen (insbesondere auch über die Auskünfte an der Kasse) gerne durch unsere Hotline.
17.10	allgemein	Feiertage	Der 31.10. 2017 (Dienstag) und in Bayern auch der 1.11.2017 (Mittwoch) sind Feiertage. Deshalb ist unsere Hotline in dieser Zeit nicht besetzt und auch am Montag, 30.10.2017 nur bis ca. 12:00.
16.10	TK	für Ladengeschäft ein eigener Absatzbereich	Über die 9 möglichen Absatzbereiche kann der Fachhändler seine Umsätze und Nutzen so verteilen, dass diese automatisch seinen Geschäftsbereichen zugeordnet werden. Übliche Strukturierungen sind z.B. Differenzierungen nach: PBS, Einrichtungen, Geräte-Verkäufe oder Vermietung, Wartung und Werkstatt. Es ist aber auch möglich, den Laden als eigenen Absatzbereich einzurichten. Dazu ist es nur erforderlich, eine Zugriffsberechtigung anzulegen und COMMERZ-ACTUELL an der Kasse (ganz wichtig) immer mit dieser Benutzerkennung aufzurufen (dabei können auch weitere, aber dann gleichlautende Zugriffsberechtigungen verwendet werden): Mit dieser Benutzerkennung würden z.B. alle Kassenvorgänge dem Absatzbereich 6 zugeordnet werden. Ausnahme hiervon natürlich die Tonerverkäufe an der Kasse, die Geräten zugeordnet wurden, und die somit dem in TKD angelegten Absatzbereich zugeordnet werden. Wenn an der Kasse lediglich ein Lieferschein gedruckt wird und die Rechnung später über die Fakturierung erstellt wird, bleibt Umsatz und Nutzen dem Kassen-Absatzbereich zugeordnet.
12.10	TKD	Toner finden	Ganz entscheidend (auch in COMMERZ-ACTUELL-WWS) ist, dass für ein bestimmtes Gerät ganz schnell (und nicht über andere externe Hilfsprogramme) der richtige Toner gefunden wird. Üblicherweise arbeitet man dabei mit den bewährten Artikeltabellen, die für Modelle angelegt, die gängigen Artikel enthalten und die direkt in TKD (und auch in WWS) aufgerufen werden können. Zum Beispiel in der Auftrags- und Leistungsbearbeitung können die Artikeltabellen mit der Eingabe von "x" aufgerufen und Artikel ausgewählt werden: und dann Anzeige für Auswahl: Wenn man allerdings keine Artikeltabellen eingerichtet hat (es soll noch einige wenige Anwender geben), dann kann man über die Eingabe von "y" sich die Artikel anzeigen lassen, die für dieses Gerät früher einmal verwendet worden sind (jeder verwendete Artikel wird aber nur einmal ausgewiesen): Diese Auswahl ist natürlich nicht umfassend, aber vielleicht ist ja gerade der Toner dabei, den man aktuell braucht.
11.10	FIBU	Schnittstelle zu DATEV	Die Firma DATEV stellt ab 1.1.2018 allen Support für die alten noch existierenden Schnittstellen ein. Die Programme für die neuen Formate sind von uns fertiggestellt worden und teilweise bereits ausgeliefert. Wer diese Schnittstelle nutzen will (muss), sollte unbedingt mit seinem Steuerberater sprechen und die Schnittstellendaten ihm testweise zur Verfügung stellen. Bitte nicht bis zum 31.12.2017 warten !!!
10.10	WWS	Geschäftsergebn.	Bei der Bildschirmauskunft "Geschäftsergebnissen (aufrufbar über 8. AUSWERTUNGEN UND AUSKÜNFTE) und dann 8. GESCHÄFTS-INFORMATIONEN) gibt es insgesamt 5 generelle Einstiegsmöglichkeiten, durch die bestimmt wird, welche Daten zusammengefasst werden sollen 1. Warensortiment Die Geschäftsergebnisse werden nach Warengruppen gegliedert ausgegeben 2. Vertreter Die Ergebnisse der einzelnen Vertreter werden dargestellt 3. Absatzbereiche Diese Auskunft wird am häufigsten genutzt, weil sie die Daten der einzelnen Geschäftsbereiche (auch einschließlich TKD und OBJ) wiedergibt 4. Vertriebswege Zeigt auf, über welche Vertriebswege Umsätze und Nutzen erzielt worden sind 5. Auftragsarten Dient mehr der Kontrolle, ob spezielle Auftragsarten, wie zum Beispiel Gutschriften oder sonstige spezielle Auftragsarten verwendet worden sind Weiterhin kann man entscheiden, welche Ergebnisse man sehen möchte: 1. Umsätze 2. Erträge 3. Umsätze und Erträge Bei den ersten beiden Daten kann man zusätzlich noch angeben, mit welchen Daten aus früheren Zeiträumen diese verglichen werden sollen. Die Differenzen werden dann jeweils in EURO und Prozent ausgegeben. Wesentlicher Vorteil dieser Auskunft: Sie ist "blitzschnell" abrufbar. Bei allen Einstiegsmöglichkeiten kann man die Daten auch noch warengruppenbezogen aufgliedern, sodass die zunächst dargestellten generellen Informationen noch weiter detailliert werden können. Es gibt etliche Fachhändler, die gerade diese Informationen auf Geschäftsführerebene täglich sich ansehen. Vor allem auch deshalb, weil auch Vergleiche zu variabel definierbaren Zeiträumen abgerufen werden können.
09.10	allgemein	Bestellwesen	Das Bestellwesen wird für den Fachhändler immer wichtiger. Wussten Sie schon, dass es in COMMERZ-ACTUELL verschiedene Formen der Erstellung von Bestellvorschlägen gibt, die dann ohne besonderen Aufwand in eine Bestellung umgewandelt werden können? o Automatischer Bestellvorschlag bei Lagerbestandsführung o Einfaches Erfassen von Bestellvorschlägen für einzelne Lieferanten o Automatischer Bestellvorschlag ohne Lagerführung (Vorratsbestellung) o Schnellerfassung für einzelne Lieferanten o Schnellerfassung Sammelvorschlag (mehrere Lieferanten und Auflösung) o auftrags- und kommissionsbezogene Bestellvorschläge in OBJ Zudem gibt es noch die automatische Generierung von Bestellungen direkt aus der Auftragsbearbeitung heraus und die Abwicklung der Kundenaufträge über Bestellungen an gängigen Logistikzentren (z.B. LS3). Weitere Vorteile sind o die Darstellung der EK-Preise bei anderen Lieferanten o die Verteilung der Lieferungen auf offene Aufträge o die Kontrolle über offene Bestellungen mit Mahnwesen o Verfolgung von Reklamationen und Garantien o Rechnungskontrolle o das Bestellwesen kann auch nur für einige wenige Lieferanten mit großem Bestellvolumen eingesetzt werden. Wann fangen Sie mit dem Bestellwesen in COMMERZ-ACTUELL an, anstatt alles manuell mit Zettelchen zu machen ?
05.10	TKD	interessante TKD-Erweiterungen (5)	Programm: "Lizenzen als Nebengeräte" Wenn einzelnen Geräten aus einem Lizenznummer-Pool jeweils Lizenznummern zugeordnet werden müssen, können diese automatisch bei der Auftragserfassung als weitere Position so zugeordnet werden, dass sie zum Nebengerät werden. Mit diesem Verfahren hat man zusätzlich eine optimale Verwaltung der Lizenznummern. Individuell festzulegen ist, unter welchen Konditionen diese speziellen Nebengeräte in TKD angezeigt/ausgewertet oder unterdrückt werden sollen. Hilfreiche Ergänzung, wenn Geräten Lizenzen zugeordnet werden müssen. Beschreibung bitte anfordern.
04.10	WWS	täglich viele Aufträge von einem Kunden	Wenn gleiche Kunden am gleichen Tag mehrfach Aufträge erteilen und diese auch jeweils erfasst werden, entstehen zu viele Aufträge für den Kunden, für die zumindest auch noch einzelne Lieferscheine erstellt werden. Um dieses zu verhindern, gibt es in COMMERZ-ACTUELL zwei Möglichkeiten: 1. Kennzeichen "ANFÜGEN ERLAUBT!" beim Kunden auf "J" setzen. Dann werden die Aufträge, die noch nicht bearbeitet sind, vorgeschlagen und man kann weitere Positionen anfügen. Vor die erste neue Position wird automatisch eine Textposition eingefügt, mit einem Hinweis, dass jetzt neue Auftragspositionen folgen. Nachteil dieses Verfahrens ist, dass immer wenn noch Aufträge offen sind, ein Vorschlag unterbreitet wird (zusätzliche Abfrage und Eingabe). 2. Wenn man weiß, dass ein Kunde "unbearbeitete" Aufträge hat, kann man über die Auftragsänderung und die Eingabe des Kunden (Kurzbezeichnung oder Kundennummer) sich diese anzeigen lassen, einen (letzten) Auftrag auswählen und weitere Positionen anfügen. Bei der Auftragsänderung werden nur die Aufträge zur Auswahl angeboten, die noch "offen" sind (d.h. bei denen nicht alle Positionen komplett fakturiert sind).
20.09	allgemein	Wies`n	In München ist Oktoberfest. Die Autoren der logics news gönnen sich deshalb ein paar gemütliche Stunden (Tage) und werden erst am 04.10.2017 weitere interessante News verfassen.
19.09	TKD	Service-Statistik	Es gibt in COMMERZ-TKD unter GERÄTE-LISTEN den Menüpunkt 10. SERVICE-STATISTIK, der leider sehr wenig genutzt wird, obwohl aus der Auswertung sehr interessante Informationen abgeleitet werden können. Die Auswertung besteht besteht (für jedes Gerät oder als Summe von mehreren Geräten aus zwei Teilen: 1. Absolute Werte nach Verrechnungsart oder Artikel aufgeteilt nach Lfd. Jahr, Vorjahr und insgesamt 2. Kosten pro Kopie nach Verrechnungsart oder Artikel. Damit kann man beispielsweise die Lieferung verschiedener Toner exakt nachweisen. Wenn man die Auswertung nach Artikel aufruft und an der Stelle ARTIKELNR die Artikelnummern für die verschiedenen Farben (cyan, black, yellow und magenta) eingibt, erhält man zunächst die Anzahl der gelieferten einzelnen Toner und danach die damit entstandenen Kosten pro Kopie: Über die SUMMENBILDUNG "3" erhält man nicht jedes einzelne Gerät sondern die Summe über alle betroffenen Geräte. Beispiel (bitte vergrößern oder bei unserer Hotline anfordern): Es macht sicherlich Sinn, diese Auswertung einmal abzurufen, um wichtige Absolutwerte oder die Kosten der Artikel pro Kopie zu erhalten. Sie werden sie dann nicht mehr missen mögen.
18.09	WWS	Aufträge prüfen	Die täglich erfassten Aufträge können abends über die Funktion AUFTRAGSPRÜFLISTE ganz einfach und schnell überwacht werden. Dazu ist es nicht erforderlich, die einzelnen Felder mit entsprechenden Daten immer neu einzugeben, sondern man braucht nur bei "VON AUFTRAG" F2 einzugeben, das Datum auf das Tagesdatum zurückzusetzen (neuerdings ist die Datumsvorgabe automatisch das Tagesdatum) und einen vorher angelegten Schlüssel einzugeben, der dafür sorgt, dass die Prüfkriterien automatisch vorgeben werden. Damit hat man täglich einen Bericht über "kritische" Aufträge, bei denen z.B. der VK-Preis nicht stimmt oder bei denen Preise/Rabatte geändert worden sind, der VK gleich null ist oder der EK größer VK ist.
14.09	allgemein	Formulare	Entsetzen und auch Frust ergriff uns, als wir wieder einmal ein Muster von einem Rechnungsformular von einem Fachhändler erhalten haben. In der heutigen Zeit und mit den vorhandenen Techniken, die auch von COMMERZ unterstützt werden, ist es fast schon eine Respektlosigkeit gegenüber den Kunden, ein solch völlig unstrukturiertes Formular abzugeben. Sicherlich ist die grundsätzliche Struktur von COMMERZ vorgegeben, man muss auch nicht vorgedruckte farbige Formulare verwenden. Aber was man mindestens machen sollte, ist über dot-files, deren Namen im Drucker hinterlegt werden, durch Linien eine übersichtliche Struktur und Einteilung zu erreichen. Siehe auch logics-news vom 15.9.2016. Unsere Meinung war (und ist) immer(noch), dass alle Belege, die ein Kunde erhält, ein Spiegelbild der gesamten Reputation des Fachhändlers darstellt. Deshalb sollte jeder einmal seine Belege ganz kritisch überprüfen.
13.09	TK	Parken von Aufträgen	Wenn ein Kassenauftrag erfasst worden ist, der Kunde aber noch weitere Artikel suchen und kaufen möchte, ist es natürlich nicht erforderlich, den Auftrag zu löschen und danach wieder ganz neu einzugeben. Dieses auch nicht, wenn für andere Kunden Aufträge zwischendurch zu erfassen sind. Für diesen nicht selten vorkommenden Vorgang gibt es in COMMERZ die Funktion "PARKEN". Dazu muss man lediglich für den zu unterbrechenden Auftrag ANDERER ABSCHLUSS und dann 6. AUFTRAGSDATEN SPEICHERN aufrufen. Soll der Auftrag dann wieder aufgerufen werden, ist beim Kunden F3 einzugeben. COMMERZ-ACTUELL zeigt dann automatisch den letzten geparkten Auftrag an. Soll ein Auftrag wieder aktiviert werden, wenn mehrere Aufträge geparkt sind, dann ist die jeweilige Auftragsnummer einzugeben. Durch CURSOR DOWN und CURSOR UP kann aber der betreffende Auftrag auch leicht gefunden werden (zur schnelleren Identifizierung solcher Aufträge wird der Text GEPARKT angezeigt). Alternativ dazu kann der Anwender aber auch in WINDOWS in ein weiteres Fenster verzweigen, das ebenfalls für die Kassenfunktion bereits geöffnet ist.
12.09	TKD	interessante TKD-Erweiterungen (4)	Programm: "Zähler-Voraus-Berechnung" Fehler bei den Zählerabrechnungen werden immer dann erst erkannt, wenn die Rechnung bereits gedruckt worden ist. Dann muss man zum einen die Rechnung zurücksetzen und zum anderen aufwendige Buchungen in der FIBU durchführen (Rechnung und Korrektur werden wegen der Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung dorthin übernommen und müssen ausgeglichen werden). Zudem gehen viele Fachhändler dazu über, die Rechnung (und auch die Korrekturen) per E-Mail zu versenden, sodass auch der Kunde dann letztlich 3 Dokumente erhält, sofern man die Übertragung nicht noch stoppt. Also ein beträchtlicher Aufwand, der dabei entsteht. Aus diesem Grunde wurde COMMERZ-ACTUELL-TKD um Auswertung für eine Art Zähler-Vorausberechnung erweitert, die neben zu erwartenden Zählerabrechnungen vergleichsweise auch die Daten der letzten Zähler-Abrechnung enthält. Damit kann man auch fehlende Zählerstände oder vor allem unplausible Zählerstände erkennen. Insbesondere Pools können mit dieser Programmerweiterung vorab analysiert werden. Ein wichtiges Werkzeug, mit dem man erhebliche Aufwendungen einsparen kann.
11.09	WWS	Die "Kompetenz" eines Azubis	Unserer Hotline wurde folgender Fehler gemeldet: Kunde erhält Mahnung für eine Rechnung, die er nicht erhalten hat, wobei er jedoch eine Rechnung mit gleichem Betrag bezahlt hatte. Der Fachhändler monierte, dass ein Auftrag zweimal berechnet worden wäre, denn im Rechnungsausgangsbuch waren zwei identische Einträge unter mit unterschiedlicher Rechnungsnummer vorhanden, es gibt aber nur einen einzigen passenden Auftrag für den Kunden. Nach Recherchen unserer Hotline stellte sich dann Folgendes heraus: Unser Azubi hat den Auftrag erfasst und eine Rechnung erstellt. Nachträglich stellt er wohl fest, dass Auftragsdaten (wie z.B. Zahlungsbedingung, Absatzbereich, Vertreter oder Vertriebsweg) nicht korrekt waren. Die Lösung: Auftrag löschen, Rechnung vernichten, Auftrag erneut erfassen und Rechnung ausgeben. Für ihn eine einfache Lösung seine Problems. So entstand genau die oben aufgeführte Situation. Dazu zwei Anmerkungen: 1. Es gibt über die Zugriffsberechtigungen etliche Möglichkeiten (wie z.B. das Löschen von Aufträgen oder von gelieferten Positionen) außergewöhnliche Funktionen nur für kompetente Mitarbeiter zuzulassen. Man sollte sie nur nutzen. 2. Der Fachhändler hätte die Situation auch selber analysieren können, wenn er die Eingabe von "D" genutzt hätte (ach, Sie kennen sie auch nicht), über die er alle Lieferscheine und Rechnungen sich hätte anzeigen lassen können. Zudem hätte man aus den Rechnungen feststellen können, dass es sich um zwei verschiedene Aufträge gehandelt hat. Fazit: Bevor größerer Schaden entsteht unbedingt die Sperrmechanismen in COMMERZ überdenken.
07.09	WWS	"Auftragshänger"	Finden Sie es nicht auch manchmal ärgerlich, wenn Aufträge o nach Teillieferung nicht weiterbearbeitet werden o mit erfassten Aufträgen gar nicht mehr passiert o Lieferscheine trotz erfasster Liefermenge nicht abgerufen werden o gelieferte Artikel nicht berechnet werden? Dann sollten Sie öfters einmal die "AUFTRAGSWERTLISTE" aufrufen, um Aufträge zu ermitteln, die irgendwie "hängengeblieben" sind. Sie kann in der AUFTRAGSBEARBEITUNG über den Menüpunkt 16 mit folgenden Auswahlmöglichkeiten aufgerufen werden: Ganz entscheidend dabei ist die Eingabe bei UMFANG, denn dort kann man über "2" alle Aufträge sich ausgeben lassen, bei denen der Auftragswert nicht dem fakturierten Wert entspricht. Dabei können z.B. Aufträge aufgezeigt werden, die noch überhaupt nicht bearbeitet wurden, für die kein Lieferschein abgerufen wurde oder für die nicht alles berechnet wurde. Eine Auswertung mit kleinerem Umfang erhält man über den UMFANG "4", nämlich alle Aufträge die noch nicht fakturiert worden sind. Für jeden Auftrag werden die Werte für o Auftragswert o Restwert o Wert in "zu liefern" o Wert in "zu fakturieren" o Wert in fakturiert ausgewiesen. Über den Datumsbereich kann man die neuesten Aufträge, die ja gerade noch in Bearbeitung sind, ausschließen oder die Aufträge älteren Datums gezielt auswählen. Diese Auswertung sollten Sie unbedingt des Öfteren einmal abrufen, um auch die "vergessenen" (nicht vollständig oder gar nicht bearbeiteten) Aufträge noch rechtzeitig erkennen und abschließen zu können.
06.09	FIBU	DATEV- Schnittstelle	Die Firma DATEV stellt ab 1.1.2018 allen Support für die existierenden Schnittstellen ein. Die neuen Formate werden wir unterstützen, wobei bereits erste Programmier-Tätigkeiten begonnen haben. Wir planen, die Erweiterungen rechtzeitig (weit vor dem Echteinsatz) zur Verfügung stellen zu können. Bei Interesse (eigentlich jeder, der COMMERZ-Daten zu DATEV kommuniziert) bitte mit der Hotline Kontakt aufnehmen.
05.09	allgemein	Bezeichnungen für Informationen	Es gibt in COMMERZ-WWS beispielsweise eine Bildschirmauskunft, die einen guten Überblick über die Umsatz- und Nutzendaten gibt, nämlich die GESCHÄFTSDATEN. Aber meinen Sie, dass man mit dieser Bildschirmausgabe der GESCHÄFTSDATEN etwas anfangen kann? Was ist denn nun der Absatzbereich 9, der so negativ aussieht? Besser ist es schon, wenn diese Auskunft deutlicher gestaltet ist (Beispiel): Dann weiß man wenigstens, dass der Absatzbereich 9 die Werkstatt ist, die ja im Rahmen der Wartungsverträge kostenlos vieles durchführen muss. Diese Beschreibungen können in den SERVICE-PROGRAMMEN unter SYSTEM-TEXT-VERWALTUNG angelegt werden und können dann auch teilweise mit F5 (z.B. Absatzbereich in der Auftragsbearbeitung) abgerufen werden. Also: Bitte einmal die SYSTEMTEXTE prüfen, um transparentere Daten auf dem Bildschirm zu bekommen.
04.09	TKD	interessante TKD-Erweiterungen (3)	Programm: "automatischer Portoaufschlag" Für Kunden, die Vertrags- und/oder Auftragsrechnungen nicht per E-Mail sondern noch per Post erhalten, kann ein Portoaufschlag automatisch integriert werden. Die Funktion kann variabel gestaltet werden: o Portogebühr als Artikel o Ausnahmeregelung für spezielle Kunden im Kundenstamm o Zusatzabfrage bei Auftragsrechnungen Detailbeschreibung bei der Hotline anfordern.
31.08	WWS	Auftragsart wechseln	Warum kann man die Auftragsart nicht mehr ändern, nachdem man mit der Erfassung von Positionen begonnen hat ? Die Begründung dafür ist ganz einfach: Sobald man die Bildschirme zur Positionserfassung (auch nur) aufgerufen hat, werden intern eine Fülle von Kennzeichen gesetzt, die genau auf die im Kopfsatz eingegebene Auftragsart abgestimmt sind. Zudem werden insbesondere bei den Artikeln Daten verändert, wenn z.B. eine Position abgeschlossen wird, und auch in verschiedenen anderen Datenbeständen werden Werte und Kennzeichen eingetragen. Der Aufwand das alles wieder rückgängig zu machen, wenn man z.B. aus einer Rechnung eine Gutschrift machen möchte, ist beträchtlich und wurde deshalb auch nicht realisiert. Hat man sich in der Auftragsart vertan, bleibt dann nur noch die Stornierung des Auftrages, wobei lediglich bereits erfasste Positionen wieder gelöscht werden müssten. Je nach Anzahl der erfassten Daten kann es auch Sinn machen, vor dem Löschen den Auftrag zu kopieren, weil man dort die Auftragsart eingeben kann. Es gibt aber in zwei Fällen die Möglichkeit der Änderung der Auftragsart: 1. Aus einer Probestellung (91) kann in Rechnung (00) oder in Rücknahme (92) gewechselt werden (je nachdem, ob der Kunden die Ware behalten oder zurückgeben möchte). 2. Aus einem Abholschein (93) kann in Gutschrift (10) gewechselt werden, wenn die Ware im Haus angekommen ist (zu diesem Zeitpunkt wird die Ware auch erst dem Lager zugebucht).
30.08	allgemein	Drucker 99	Wenn man etwas ausgeben möchte, wird immer eine Druckernummer angefordert (es sei denn, man nutzt den Komfort mit den Druckervorgaben). Die Eingabe einer Druckernummer ist die letzte Chance doch nicht zu drucken, zum Beispiel bei dem Druck des Rechnungsausgangsbuches: An dieser Stelle kann man die Druckernummer 99 eingeben, dann will man absolut nicht drucken, oder eine Leereingabe mit ENTER, dann wird nochmals abgefragt, ob man wirklich nicht drucken möchte oder vielleicht nur einen anderen Drucker wählen möchte: Die Eingabe von "J" entspricht der "99", bei "N" folgt die Abfrage nach einem (anderen) Drucker (falls man sich beim ersten Drucker nun vertan haben sollte).
29.08	TKD	interessante TKD-Erweiterungen (2)	Programm: "Globale Pooländerungen" Bei vielen Fachhändlern hat sich die Anzahl der Geräte in den Pools drastisch erweitert. Deshalb ist es immer mit erheblichem Aufwand verbunden, wenn generelle Änderungen, wie z.B. Endtermine, Zahlungsbedingungen oder Kopienpreise in jedem Geräte zu ändern sind. Neben dem Aufwand besteht auch noch die Unsicherheit, ob nun auch alle Geräte richtig geändert worden sind. Das Programm fragt beim Ändern eines Poolgerätes, ob alle Geräte des Pools geändert werden sollen und registriert die durchgeführten Änderungen, um sie dann in alle anderen Geräte des Pools einzutragen. Eine Warnung wird dann ausgegeben, wenn die Originaldaten nicht übereinstimmen. Es lassen sich zwar nicht alle Gerätedaten global ändern, aber zumindest die für die Verträge wichtigen Informationen. Für Fachhändler im "riesigen" Pools ein optimales Werkzeug.
28.08	WWS	Webshops	Kein Thema für COMMERZ-ACTUELL war immer schon die Einbindung von Webshops. Seit erster Stunde konnten die verschiedenen Webshops von Soennecken und Büroring unterstützt und verarbeitet werden. Aber auch individuelle Webshops können ins COMMERZ-ACTUELL integriert werden. Im Prinzip gibt es dazu zwei grundsätzliche Funktionen: 1. Bereitstellung der Artikel mit den aktuellen Preisen Dabei können auch zentrale Daten von Logistikzentren (z.B. von Soennecken) verwendet werden oder für spezielle Kunden(-bereiche) individuelle Konditionen vorgegeben werden. Auch der direkte Zugriff auf die COMMERZ-Daten ist über den Webshop möglich, um z.B. die aktuelle verfügbare Menge anzuzeigen. Mit COMMERZ-ACTUELL stehen eine Fülle von Varianten und auch Automatismen zur Verfügung, die je nach Anforderung integriert werden können. Die Bereitstellung von Artikeln für den Webshop erfolgt üblicherweise (sofern nicht der aktuelle Artikelstamm gelten soll) im Menüpunkt ANGEBOTSBEARBEITUNG: Über die folgenden Funktionen kann man dann Artikel bereitstellen: 2. Übernahme der Webshop-Aufträge und Generierung von COMMERZ-ACTUELL-Aufträgen. Diese Funktion ist in der Auftragsbearbeitung unter EXTERNE AUFTRÄGE aufrufbar: Dabei werden die Webshop-Aufträge in COMMERZ-Aufträge umgewandelt, geprüft und ggf. auch protokolliert. Wird der Kunden über ein Logistik-Centrum (LogServe) beliefert, wird so ein Auftrag dann auch direkt automatisch dahin weitergeleitet. Diese kurze Darstellung kann nicht alle Funktionen und Automatismen beschreiben, die bereits in COMMERZ-ACTUELL vorhanden sind. Sie soll nur darstellen, wie die Einbindung von Webshops prinzipiell erfolgt. Details dazu sollten mit der Hotline abgesprochen werden.
24.08	TK	neue Beschreibung der Terminalkasse	Die neue Beschreibung "kasse-neu" wurde allen Anwendern der Terminalkasse übermittelt. Unter dem Punkt "4. Erweiterungen ab 1.1.2017" wurde auch dargestellt, wie die neuen Anforderungen an Kassen im COMMERZ-ACTUELL gelöst sind. Dieser Punkt wurde in der letzten Woche noch ergänzt (Seite 62 und 63) und sollten bei der Hotline angefordert werden.
23.08	WWS	Vorgabe von Sollmengen	Wenn Preisvereinbarungen mit der Abnahme von Mengen verbunden sind, können diese in COMMERZ-ACTUELL-WWS vorgegeben und überwacht werden. Eine solche Sollvorgabe ist zwar häufig nicht zwingend, aber es lohnt sich schon diese Daten (soweit bekannt oder geschätzt) anzulegen und für die nächsten Preisverhandlungen parat zu haben. Dazu ist im Kopfbildschirm bei VORGABE SOLLMENGE ein "J" einzutragen: Danach wird bei jeder Position zusätzlich die Sollmenge angefordert: Bei der Auftragserfassung wird dann immer angezeigt, wie viel der Kunden noch abnehmen sollte, um die Sollmenge zu erreichen: Bei der NETTOPREISAUSWERTUNG werden alle Soll- und Ist-Mengen zur Kontrolle ausgewiesen. Diese Funktion kann auch nachträglich bei bestehenden Nettopreisen verwendet werden Die Auskunft über die Nettopreisauswertung am Bildschirm sieht folgendermaßen aus: Sie lässt sich auch als Liste ausgeben.
22.08	TKD	interessante TKD-Erweiterungen (1)	Programm: "Auswertung Freie Einheiten" Die üblicherweise in der Wartung enthaltenen Freien Einheiten bedürfen in Bezug auf die genutzten Kopien in vielen Fällen einer umfassenden Kontrolle. Bei einem krassen Missverhältnis (entweder hohe Überhang-Berechnungen oder Freie Einheiten werden massiv nicht ausgenutzt) entsteht häufig Handlungsbedarf zur Änderung der Verträge. Aufruf der Auswertung: Das Programm liefert Detaildaten (u.a. mit Kopienverbrauch und die dabei berücksichtigten Freie Einheiten) jeder Zählerabrechnung in einem vorgebbaren Zeitintervall und summiert die Daten nach Zählern, Geräten, Kunden oder Pools. Damit ist dann schnell erkennbar, bei welchem dieser Summen bedeutende Differenzen aufgetreten sind. Sollte ein Kunden am Jahresende nicht genutzte Freie Einheiten rückvergütet bekommen, können diese ganz einfach schnell und detailliert ermittelt werden. Bitte Detail-Beschreibung anfordern bei unserer Hotline.
21.08	allgemein	Dateibelegung	Empfehlenswert ist es, sich ab und zu einmal die Dateibelegung anzusehen: Daran kann man ganz gut erkennen, welche Datenbestände relativ zu viele Daten enthalten. Bei diesem Beispiel ist zu erkennen, dass o bei Artikeln ein übliches Sortiment enthalten ist, Ersatzteile für TKD wohl nur in geringer Zahl o die Anzahl der Kunden wohl zu hoch ist (entweder sind uralte Kunden noch enthalten oder Interessenten wurden ohne Selektion übernommen) o die Zahl der Angebote viel zu hoch. Häufige Ursache dafür ist, dass für den gleichen Kunden mehrere Nettopreisangebote erstellt werden (statt Ändern von Angeboten wird dann Erfassen eines (neuen) Angebotes aufgerufen) o die Anzahl der aktuellen Aufträge irgendwann u.U. ein Problem werden wird, da die Grenze bei 99.999 liegt (rechts davon steht die Anzahl der Positionen). Aktuelle Aufträge müssen dann rechtzeitig in das Auftragsarchiv übertragen werden. o die Anzahl der Bestellvorschläge bei null, die Bestellungen relativ hoch sind, darauf schließen lässt, dass "ordentlich" mit dem Bestellwesen gearbeitet wird (für jede Bestellung benötigt man zuvor einen Bestellvorschlag) Die Anzahl der Bestellungen erscheint aber zu hoch zu sein. o R-Abschriften (WWS+TKD), L-Abschriften (WWS+TKD (neu) wohl gerade erst eingerichtet wurden. Diese Daten dienen dazu, Abschriften abzurufen o derzeit nur wenige Rechnungen (WWS+TKD) in den Rechnungsausgangsbüchern vorhanden sind. Ist die Zahl zu groß, müsste man die abgeschlossenen Rechnungen datumsbezogen löschen. Unnötige Rechnungen im Rechnungsausgangsbuch können auch die Übergabe an die FIBU verlangsamen. o die Anzahl der Provisionsdaten (ein Eintrag ist eine verarbeitete Auftragszeile, wenn eingerichtet auch aus TKD) zu groß ist und dort wohl Daten aus vielen Vorjahren enthalten sind. Eine plausible Größe kann man über die Funktion TAGESDATEN ermitteln o die Anzahl der "Erweiterten Umsätze" auch zu groß ist. Hinzu kommt, dass diese Daten fast nicht mehr benötigt werden und deshalb auch gelöscht werden könnten Lagerbewegungsdaten, das Auftragsarchiv und die Kassenbons je nach Artikelumsatz eine plausible Größe haben o die Anzahl der Geräte darauf schließen lässt, dass (früher) auch "Kleinstgeräte" erfasst worden sind, deren Daten heute nicht mehr benötigt werden. Die Gerätedatei sollte überarbeitet werden, weil sie sicherlich massenhaft Altbestände enthält o die TKD-Auftragsdatei viel zu viele Altaufträge enthält, die nicht mehr benötigt werden. Hier ist eine Überarbeitung dringend anzuraten o die Historie schlecht abzuschätzen ist, da sie sowohl Daten aus den Aufträgen als auch aus den Verträgen enthält Zu große Datenmengen belasten die heutigen Rechner nicht besonders stark, aber es können bei Bild-Auskünften und bei Auswertungen dann häufig Daten ausgewiesen werden, die völlig uninteressant sind. So zum Beispiel werden bei Geräten eines Kunden uralte Maschinen angezeigt oder bei Artikel eine Kunden auch die Verkäufe vor 5 Jahren mit ausgewiesen. Es lohnt sich also die Dateibelegung öfters einmal anzusehen. Bei Bedarf interpretiert unsere Hotline auch gern Ihre Dateibelegung und gibt Ihnen Ratschläge zur Verbesserung. Es stehen aber auch spezielle Löschprogramme zu Verfügung, die die Dateien nach vorgebbaren Merkmalen durchsuchen und einzelne Daten zum Löschen vorschlägt.
17.08	WWS	Renner/Penner	Mit der Renner/Penner-Liste kann man sich einen Überblick verschaffen, welche Artikel die "Renner" oder die "Penner" sind. Dabei können die Renner/Penner nach 8 verschiedenen Größen (siehe SORTIERUNG) ausgewiesen werden. Diverse weitere Selektionsmöglichkeiten erlauben ganz gezielt spezielle Artikelgruppen zu betrachten. Die Auswertung lässt sich auch auf eine Maximalzahl von Artikeln begrenzen, sodass man z.B. nur die ersten 100 Artikel sortiert ausgewiesen bekommt. Man sollte die Auswertung einmal testen, interessante Ergebnisse werden sich zeigen.
16.08	FIBU	Daten bei Mahnungen	Was bedeuten eigentlich die Daten und Tage beim Aufruf von Mahnungen? o ZAHLUNGEN BERÜCKSICHTIGEN BIS: Das einzugebende Datum kann als Datum eines Stichtages verstanden werden. Es werden nur die Rechnungen angemahnt, die bis zu diesem Stichtag ihre Nettofälligkeit verloren haben. Alle Rechnungen, die zwischen diesem Stichtag und dem Tag des Mahnungslaufes (und später) fällig werden, werden deshalb nicht angemahnt, weil in diesem Zeitraum der Kunden noch bezahlt haben könnte. Auf der Mahnung wird dieses Datum als „Zahlungen berücksichtigt bis ......“ ausgewiesen. o MAHNTOLERANZTAGE ALLGEMEIN: Diese Tageszahl wird auf die Nettofälligkeit der Rechnung (die noch nicht angemahnt wurde) „heimlich“ aufaddiert und der Mahnungstermin damit um diese Toleranz verschoben. Diese Toleranztage, die auch Null sein können, verzögern deshalb den Ausdruck der betreffenden Rechnung als „gemahnt“. o TOLERANZTAGE SOFORTFÄLLIGE RECHNUNGEN: Rechnung, denen die Zahlungsbedingung „sofort rein netto“ (d.h. in der Zahlungsbedingung steht Nettofälligkeit auf null oder es ist keine Zahlungsbedingung vorhanden) zugeordnet ist, würden (falls der Mahnlauf gerade stattfindet) schlimmstenfalls noch am selben Tag gemahnt werden. Deshalb kann der Anwender für diesen Fall Toleranztage eingeben, die die Mahnung zunächst verhindern.
10.08	TKD	Zählerbezeichnung	Bei der Erfassung von Zählerständen oder bei der E-Mail-Übergabe für Zähleranforderungen werden die Zähler mit ihren Bezeichnungen ausgegeben. Diese Funktion wurde nachträglich eingeführt und wird häufig bei den Fachhändlern nicht genutzt. Zur Speicherung der Bezeichnungen muss man zunächst in der Stammdatenverwaltung TEXTE entsprechende Texte anlegen und diese dann im Parametersatz 9 unter ZÄHLERBEZEICHNUNG einfügen: Die Texte dürfen nur eine Länge von 8 Zeichen haben. Wichtig ist auch, dass für 2 und für bis 4 Zähler ebenfalls solche Texte eingegeben werden müssen (nächste Bildschirme). Bei der Erfassung von Zählerständen erscheint dann z.B. oberhalb der Zählerstände auch die entsprechende Bezeichnung: Besonders wichtig sind diese Texte bei den E-Mail-Anforderungen für die Zählerstände, damit der Kunde auch den richtigen Zähler meldet. ZÄHLER 1 oder ZÄHLER 2 sind doch allzu nichtssagend. Ggf. bitte nacharbeiten.
09.08	allgemein	Feiertag	Am Dienstag, den 15.8.2017, ist in Bayern gesetzlicher Feiertag. Die Hotline ist an diesem Tag nicht und am Montag, den 14.8.2017, nur bis 12:00 besetzt.
08.08	WWS	Wichtige Steuerfelder	Es gibt in COMMERZ-WWS Eingabedaten, die die Verteilung der Ergebnisse in statistische Auswertung steuern. Zwei davon sind besonders wichtig, weil über sie schon einmal eine grundsätzliche allgemeine Einteilung vorgenommen wird: o Absatzbereiche Teilt beim Kunden grob ein, in welchem Geschäftsbereich dieser Aufträge erteilt hat o Vertriebswege Teilt bei Artikeln grob ein, auf welchen "Wegen" diese verkauft wurden. Ausgangspunkt für Vorgabe und Änderung ist der Kopfsatz der Aufträge, bei dem die allgemeine Vorgabe immer "1" ist: o Absatzbereiche o Vertriebswege Weitere Details Die Vorgabe beim Absatzbereich kann über die Zugriffsberechtigung geändert werden (beispielsweise, wenn "müller" immer Artikel aus dem Bereich "Geräte-Verkauf" eingibt), lautet die Vorgabe dann immer "4". Bei einer Kundenauskunft ist zu erkennen, aus welchen Geschäftsbereichen der Kunden kauft: Die Daten für Absatzbereiche und Vertriebswege werden automatisch zu den Geschäftsergebnissen verdichtet. Dort ergeben sich dann ganz wichtige Information für die Geschäftsführung: o Aufruf: Ergebnisse: und Kleine Ungenauigkeiten gibt es dann, wenn in einem Auftrag Artikel aus verschiedenen Geschäftsbereichen enthalten sind. Dann muss man sich für einen Absatzbereich entscheiden, der im Auftrag überwiegend ist. Detaillierte Statistiken erhält man wenn, man die Warengruppen aus den Artikeln als Basis nimmt. Aus dieser kleinen Abhandlung soll die Wichtigkeit der beiden Felder deutlich gemacht werden. Es lohnt sich also bei der Erfassung von Aufträgen diese auch gleich korrekt zu versorgen.
07.08	allgemein	SEPA-Lastschriften ganz einfach	Für alle Rechnungen, die in WWS, OBJ oder TKD erstellt wurden, können SEPA-Lastschriften erstellt werden. Dabei wird letztlich bei jedem Aufruf eine Datei erzeugt, die direkt der Bank überstellt oder in das aktuelle Bankprogramm übernommen werden kann. COMMERZ benötigt dazu lediglich folgende Informationen o im Parametersatz die Gläubiger-Identifikationsnummer o spezielle Zahlungsbedingungen, die für SEPA-Lastschriften verwendet werden und die bewirken, dass auf der Rechnung ein Hinweis ausgegeben, dass die Lastschrift ab dem Datum der Netttofälligkeit abgebucht werden wird o Kundendaten, wie z.B. vereinbartes Lastschriftverfahren (CORE oder B2B), Daten zum Abbuchungskonto beim Kunden, die Mandatsreferenz oder die aktuelle SEPA-Sequenz (erste, letzte, einmalige oder wiederholte Abbuchung) Der Abruf der Lastschriften erfolgt über folgenden Bildschirm: Über das Feld PRÜFLAUF kann man mit "J" erreichen, dass auf Basis der Rechnungsdaten nur das Protokoll zur Prüfung abgerufen wird, aber noch keine Ausgabedatei für die Bank erstellt wird. Damit kann man die zu generierenden Lastschriften vorab einmal prüfen. Die Rechnungs-Daten für die Lastschriften werden aus den Rechnungsausgangbüchern entnommen, die bei Bedarf (Betrag soll ausnahmsweise doch nicht eingezogen werden) über die Funktion BEARBEITEN VON RECHNUNGEN geändert werden könnten. Die Lastschriftsdaten werden im xml-Format im Verzeichnis commerz im Unterverzeichnis sepa.d abgestellt. Der Dateiname der xml-Datei wird als lcxjjmmtt-hhmmss, mit x=SEPA-SEQUENZ-Nummer 1 bis 4, jjmmtt (Jahr Monat Tag) und hhmmss (Stunde Minute Sekunde) gebildet. Er dient bei der Übertragung auch als eindeutige Identifikation der Transaktion. Das SEPA Lastschrift-Verfahren in COMMERZ hat sich längst bewährt. Vor allem sind keine aufwendigen und fehleranfälligen Zusatzerfassungen in anderen (Bank-)Programmen erforderlich, wenn man die Lastschriften direkt über COMMERZ abwickelt. Warum sich also mit unnützer Arbeit (Kosten und Aufwand) belasten, wenn man es viel einfacher haben könnte? Es gibt auch schon Fachhändler, die sich auf TKD-Rechnungen eine kostenpflichtige Zusatzposition generieren lassen, wenn der Kunde einer SEPA-Lastschrift nicht zustimmt.
03.08	TK	Frequenzanalyse	Interessante Zahlen ergeben sich immer wieder aus der in TK abrufbaren Frequenzanalyse. Über spezielle Eingaben, können auch Ausnahmesituationen berücksichtigt werden: So können z.B. für einen längeren Zeitraum die Daten von einem einzelnen Wochentag ausgewählt werden (z.B. Samstage) oder einzelne Tage (weil Feiertage) ausgeschlossen werden. Das Zeitintervall ist immer eine Stunde, wobei aber der Beginn der Öffnungszeit vorgegeben werden kann. Ergebnis eines Beispiels: Die Durchschnittsliste enthält mit ähnlichem Layout die täglichen Durchschnittsdaten, wobei alle ausgewählten Tage berücksichtigt werden. Interessante Zahlen, insbesondere über die Anzahl der (kaufenden) Kunden, die wiederum Rückschlüsse über den eigenen Bedarf an Personal ermöglichen. Einfach einmal abrufen; passiert ja nichts. Es sei denn, es ergeben sich danach entscheidende Veränderungen in Ihrem Personaleinsatz.
02.08	TKD	Korrektur von Historiedaten	In der logics-news vom 30.1.2017 (siehe dort) wurde beschrieben, wie die Daten in der Historie korrigiert werden können. Mittlerweise ist es jetzt auch möglich, gezielt Zähler 1 und auch Zähler 2 zu verändern. Damit besteht nun für den Zähler 2 (dessen Eingabe häufig vergessen wird) die Möglichkeit, reale Zahlen einzugeben. Bitte neue Version einspielen (Hotline kontaktieren)
01.08	WWS	Druck von Textpositionen	Textpositionen, die man über die T oder TK (Text nur auf dem Kommissionierungsbeleg) erfasst hat, belegen eine Positionsnummer. Dabei gehört immer zur vorhergehenden Artikelposition. Wenn diese auf Formularen wie Lieferscheine oder Rechnungen nicht gedruckt wird, wird auch die Textposition nicht ausgegeben. Das gilt nicht, wenn die Textposition die erste Auftragsposition ist. Diese wird immer gedruckt.
31.07	WWS	Saison-Artikel	Bei Saison-Artikeln (wie z.B. Kalender oder Artikel zu Feiertagen) muss man immer aufpassen, dass man nicht zu viele bestellt, wenn das automatische Bestellverfahren aus COMMERZ genutzt wird. Zu Beginn einer Saison wird man die Daten für Minimal- und Maximalwerte entsprechend hoch setzten und im Lauf der Saison darf man nicht vergessen, diese Daten wieder zurückzusetzen. Dieses Verfahren kann man sich aber ersparen, wenn man das Feld SAISON im Artikelstamm nutzt. Ausgangsdaten (Artikel mit Saison-Kennzeichen): und Abläufe beim automatischen Bestellvorschlag oder auch beim Erfassen Vorschlag: 1. Solange das Datum 10.01.18 nicht erreicht ist, wird entsprechend dem verfügbaren Bestand und den Werten von Min. und Max die zu bestellende Anzahl vorgeschlagen. Hier gibt es aber auch schon Speziallösungen im Einsatz, die die Vorschlagsmenge auf Basis von realen Tendenzen ermittelt. 2. Nach dem 10.01.18 wird der Artikel nicht mehr vorgeschlagen, wenn noch Mengen verfügbar sind. Wird der verfügbare Bestand durch neue Aufträge negativ, wird nur noch die für die Aufträge erforderliche Menge vorgeschlagen. Mit diesem Verfahren können nun bei Saison-Artikeln die Vorschlagsmenge für Bestellungen entsprechend gesteuert und "nicht-realistische" Bestellungen vermieden werden.
27.07	FIBU	Sammelkonten	Sammelkonten werden in der FIBU benötigt, um auf bestimmte Konten (wie für Mehrwertsteuer, Vorsteuer, Forderungen oder Verbindlichkeiten) aus den eigentlichen Buchungen Beträge zusammenzufassen. Gäbe es diese nicht, müsste man die Buchungen um weitere komplexe Buchungen ergänzen. Im Prinzip gibt es zwei verschieden Arten von Sammelkonten: 1. Abhängig vom Steuerkennzeichen: Diese Sammelkonten gibt es zweimal für verschiedene Zeiträume (AB DATUM:), weil in beiden Zeiträumen noch gebucht werden kann und z.B. durch Änderung des Steuer-Prozentsatzes andere Konten angesprochen werden müssen. 2. Abhängig vom Debitoren-/Kreditoren-Kennzeichen Mit der Steuerung über das DEB-/KRED-KENNZCH kann man z.B. die Forderungen oder die Verbindlichkeiten (Abbucher - Nichtabbucher) trennen. Gemeinsam für alle Sammelkonten ist, dass auf diese Konten nicht direkt gebucht werden kann.
26.07	MB	Liefereingang Geräte	In letzter Zeit wurde bei unserer Hotline vermehrt nachgefragt, wie man am schnellsten einen ganzen Block von gleichen Geräten (500 bis 1000 Stück) ins COMMERZ einbringen kann. Dazu gibt es zwei Lösungen: 1. Liefer- und Rechnungseingang im Maschinenbuch Der Erfassungs-Bildschirm für den Liefereingang enthält folgende Eingabefelder: Sofern die Position nicht wechselt, muss man für jedes Gerät die (eigene) Gerätenummer und die Herstellergerätenummer eingeben. 2. Der Lieferant liefert die Gerätedaten auf Datenbasis (EXCEL oder so). Dafür hat logics ein Programm erstellt, das aus diesen Daten automatisch Gerätestammsätze erzeugt. Dazu ist es aber noch erforderlich, individuell weitere Daten festzulegen, die zusätzlich bei jedem Gerät einheitlich eingetragen werden sollen. Sind viele Geräte zu erfassen, rechnet sich auf jeden Fall die 2. Lösung. Die Hotline liefert gerne weitere Details zu diesem Thema.
25.07	WWS	Artikelverkäufe an Kunden	Neben den diversen Auswertungen über die Verkäufe von Artikeln an Kunden gibt es in COMMERZ-ACTUELL auch die Möglichkeit, aus diesen einen Datenbestand in Form eines Angebotes zu erstellen, der dann weiterverarbeitet werden kann. Diese Funktion kann in der ANGEBOTSBEARBEITUNG unter 11. ERSTELLEN VON ANGEBOTEN aufgerufen werden: Über die AUSWAHL können zum Beispiel 1. alle Artikel ausgewählt werden, die der Kunden gekauft hat (damit erhält man eine kompakte Datenzusammenstellung, die z.B. für die Anlage von Nettopreisen geeignet sein kann) 2. eine Auswahl aus den Artikeln (z.B. Schulbedarf, Toner) getroffen werden 3. die Daten eines bestehenden beliebigen Angebotes verwendet werden (im unteren Teil des Bildschirmes kann man eingeben, wie z.B. bestehende Nettopreise verändert vorgeschlagen werden sollen). Wenn man dann noch den Zusatzbaustein EXPORT/IMPORT VON ANGEBOTEN einsetzt, kann man die Angebotsdaten auch über EXCEL noch entsprechend anpassen und wieder ins COMMERZ übergeben.
24.07	TKD	Texte für Rechnungen	Es gibt in COMMERZ-TKD in der DATEIFLEGE einen Menüpunkt "TEXTE VERTRAGSABRECHNUNG", den man nach der Anlaufphase von COMMERZ-TKD nicht mehr verändern sollte: Der Menüpunkt ist für folgenden Zweck eingefügt worden: Bei der Auslieferung von COMMERZ werden die Standardtexte, die auf den Vertragsabrechnungen ausgegeben werden, schon einmal als Standard vorgegeben. Wenn man dann selbst diese Texte so ändert, dass Textzeilen auf Rechnungen überhaupt keinen Sinn mehr geben, dann kann man über diesen Menüpunkt den Standard wieder herstellen. Sind die geänderten Texte in Ordnung und hat man auch noch weitere Textnummern hinzugefügt oder geändert, dann würde bei einem Aufruf dieses Menüpunktes die Texte sicherlich nicht mehr stimmig sein. Deshalb sollte für alle Benutzerkennungen dieser Menüpunkt (und auch andere) auf jeden Fall auf "N" setzen werden:
20.07	allgemein	Datenaustausch mit Kunden	Immer mehr Kunden der Fachhändler stellen Anforderungen, Lieferscheine (Avise) und Rechnungen auf elektronischer Basis zu erhalten. Die dafür erforderlichen Erweiterungen wurden mit großer (teilweise aber auch individueller) Variabilität ins COMMERZ (WWS und TKD) integriert und haben sich bei etlichen Fachhändlern längst bewährt. Der Fachhändler selbst vermittelt damit, moderne Technik einzusetzen und spart zusätzlich auch noch Papier- Druck- und Portokosten. Wann fordern Ihre Kunden diese schon zur Standard gewordene Technik? In COMMERZ-ACTUELL sind neben den Standardfunktionen auch viele zusätzliche Varianten enthalten, wie z.B. o Kein Druck, wenn Dokument ins Archivierungssystem abgestellt wird (papierlose Verwaltung). o Berücksichtigung von Nullrechnungen in TKD o Erkennung des E-Mail-Versands auf dem Dokument o Abschriften versenden (J/N) o Selektionen: Nur Rechnungen mit E-Mail-Versand o Prüfmöglichkeiten vorab und Überprüfung über Protokoll o gesonderte E-Mail-Adressen bei Kunden und in TKD bei Geräten Kunden: Geräte (für Zählerabfragen): Die Funktion Rechnungen per E-Mail an Kunden setzt eine intensive Abstimmung voraus, die unsere Hotline aufgrund ihrer Erfahrung gerne mit den interessierten Fachhändlern durchführen möchte.
19.07	TK	Formulare an der Kasse	Wenn Kunden an der Kasse statt eines Bons einen Lieferschein oder eine Rechnung auf Formular haben möchten, dann lässt sich das an der Kasse ganz einfach realisieren: Dazu muss man lediglich die Druckernummer entsprechend ändern und einen Drucker angeben, der in der Nähe ist und der Formular-Papier enthält bzw. der über dot-files gesteuert das Formular selbst erzeugt.
18.07	TKD	geschätzte Zählerstände	Für den Fall, dass Zählerstände nicht ermittelt werden können, wurde in COMMERZ-ACTUELL das Verfahren mit "geschätzten Zählerständen" integriert. Dabei wird ein fiktiver Zählerstand erfasst und dieser als solcher gekennzeichnet in der Zählerabrechnung ausgewiesen. Da der zu erwartende Zählerstand meist nicht bekannt ist, wird er aus der Historie durch COMMERZ ermittelt. Für die Erstellung der Rechnung gibt es dann zwei Möglichkeiten: 1. Der intern aus den Historiedaten ermittelte geschätzte Zählerstand wird automatisch in die Rechnung übernommen 2. COMMERZ errechnet den geschätzten Zählerstand, der ausgedruckt werden kann, und der Fachhändler muss diesen (oder einen entsprechend geänderten) Zählerstand noch eingegeben. In COMMERZ-ACTUELL-TKD wurde die 2. Alternative integriert, weil häufig der errechnete Zählerstand noch "geschönt" werden sollte. Die Vorgaben für die geschätzten Zählerständer erhält man mit: Dabei werden alle Geräte ausgewiesen, für die zum Abrechnungsmonat noch keine Zählerstände erfasst wurden. Dieser Vorschlag ist über den Menüpunkt ERFASSEN ZÄHLERSTÄNDE (ggf. korrigiert) einzugeben und dabei ist das Feld GESCH(ÄTZT) auf "J" zu setzen. Dann wird auf der Rechnung auch ein Hinweis ausgegeben, dass es sich hier um einen geschätzten Wert handelt. Da zu erwarten ist, dass der Kunde den geschätzten Zählerstand meist nicht akzeptieren wird, sollte man die Zählerabrechnung auch gleich zurücksetzen und dann später (mit verbindlichen Werten) neu erstellen.
17.07	WWS	Sortierung in den Komm-Belegen	Beim sofortigen Druck von Komm-Belegen aus der Auftragserfassung wäre es nachteilig, wenn man immer wieder eingeben müsste, wie die Artikel auf dem Komm-Beleg sortiert sein sollen. Deshalb kann man im Parametersatz eine grundsätzliche Vorgabe festlegen, die dann für alle so abgerufene Komm-Belege gilt: Die Ziffern steuern die Sortierung nach 1 = Positionsnummer 2 = Artikelnummer 3 = Lieferanten-Artikelnummer 4 = Lagerort Die gewählte Sortierung hängt natürlich auch damit zusammen, wie die Artikel "gelagert" sind. Beim Druck von Komm-Belegen innerhalb des Menüpunktes "KOMMISSIONIERUNG" (siehe Kapitel 4.2.4), bei dem eigentlich immer mehrere Komm-Belege gedruckt werden, werden die Vorgaben für die Sortierung immer gesondert angefordert.
13.07	WWS	Struktur von Aufträgen	Die Rentabilität von Kunden-Aufträgen ergibt sich nicht nur aus den erzielten Bruttonutzen der einzelnen Artikel, sondern wird auch maßgeblich von Struktur der Aufträge, den Verfahren zur Auftragsabwicklung und der unmittelbaren Lieferfähigkeit bestimmt. So ist ein Kundenauftrag in einer Woche mit 10 Positionen besser als 10 Aufträge mit jeweils einer Position, andererseits sollten im Normalfall 10 Auftragspositionen nicht über mehr als 2 Lieferungen abgewickelt werden. Wie die Auftragsstrukturen im eigenen Unternehmen aussehen, lässt sich z.B. in den GESCHÄFTS-INFORMATIONEN im Menüpunkt TAGESDATEN abrufen. Bereits ohne ins Detail zu gehen kann man wichtige Daten über die Aufträge für einen vorgebbaren (auch längeren) Zeitpunkt und einzelne Absatzbereiche erkennen: Beispielsweise kann man an diesen Daten feststellen, dass pro Auftrag im Schnitt 3.77 Positionen geordert wurden, dass aber auf jedem Lieferschein nur 2,58 Positionen im Schnitt enthalten waren. Rechnungen enthalten (bedingt durch Sammelrechnungen) jeweils 6,98 Positionen. Auch aus den Bestellungen ist abzuleiten, dass die Lieferanten von 10,99 Bestell-Positionen nur 7,69 Positionen (also nur etwa 30%) liefern. Wenn man die Auskunft vertieft (1=AUFTRÄGE), erhält man auch noch Informationen über die Erst- und Nachlieferungen (unterteilt auch noch nach Lager- und Nichtlager-Artikel). Diese Daten entstehen automatisch und sollten schon einmal öfters kontrolliert werden, um ggf. geeignete Maßnahmen im Bereich der Auftragsbearbeitung und Auftragsabwicklung ergreifen zu können.
12.07	TK	Sofort-Storno einer Position	Wenn man sich an der Kasse in einer Position vertippt hat (falsche Menge oder falscher Artikel) und diese bereits abgeschlossen hat, dann kann man durch sofortige Eingabe von "s" bei der Menge erreichen, dass eine weitere Position aus der vorhergehenden (falschen) Position mit umgekehrten Mengen erzeugt wird. In diesem Beispiel wurde nach der Erfassung der 2. Position bei der Menge ein "s" eingegeben. Auf dem Bon wird dann in der weiteren Position der Text "SOFORTSTORNO" ausgewiesen, der den Artikeltext ersetzt. Durch die automatisch erzeugte negative Menge wird die vorhergehende Position auch wertmäßig kompensiert. Dieses Verfahren ist sicherlich schneller als eine Löschung der (falschen) Position. Auch der Bon ist nicht unübersichtlich, da die Korrektur direkt nach der Position folgt. Diese Funktion geht aber nur unmittelbar nach der Erfassung der "fehlerhaften" Position und nicht in Nachhinein für bereits erfasste und gespeicherte Position. Soll so eine Position entfernt werden, muss man diese aufrufen und die Artikelnummer löschen.
11.07	allgemein	Änderung von Parametersätzen	Die Parametersätze brauchen eigentlich nach der Einrichtung von COMMERZ nur noch ganz selten geändert werden. Vielleicht möchte man die Nummernkreise für Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen beim Jahreswechsel neu anpassen. Wenn aber Parametersätze geändert werden müssen, dann sollte man beachten, dass o man dieses möglichst nicht im laufenden Betrieb durchführt o die Änderungen schnell wieder beendet, weil andere Plätze keinen Zugriff auf den betreffenden Parametersatz haben o die Änderung meist erst nach einem Neustart von COMMERZ wirksam wird. Ganz wichtig ist, dass über die Zugriffsberechtigung Änderungen in den Parametersätzen nur für zuständige Mitarbeiter möglich sein sollten und diese Funktion für alle anderen gesperrt ist.
10.07	FIBU	Ausgabe Stapel	Bei der Ausgabe von Stapelbuchungen auf Drucker können zwei verschiedene Formate gewählt werden: Diese unterscheiden sich lediglich dadurch, dass bei Eingabe von "1" die buchhalterischen Daten, wie Kostenstelle, Skonto und Steuer und bei "2" die Kunden-, Lieferanten- oder Kontenbezeichnung ausgegeben wird. Sofern man das Rechnungsausgangsbuch auf Drucker ausgegeben hat, ist eigentlich das Format "1" nicht mehr notwendig, weil es besser ist, zu jeder Buchung die Kontenbezeichnung ausgewiesen zu bekommen.
06.07	TKD	Technikerzeiten	Die Erfassung der Technikerzeiten erfolgt im Normalfall in der Leistungsbearbeitung, wenn die Daten aus dem Technikerbericht eingegeben werden. Das setzt aber voraus, dass es dafür Aufträge gibt, die man aber in der Leistungserfassung auch gleich anlegen könnte. Leider gibt es aber Zeiten, für die keine Aufträge angelegt werden, wie z.B. Schulung, Urlaub, Krankheit oder interne Arbeiten. Wenn diese Zeiten nicht erfasst werden, lassen sich nahezu keine genauen Auswertungen über die Tätigkeiten der Techniker, wie z.B. Arbeitszeit insgesamt, Arbeiten an Geräten mit Wartungsverträgen, bezahlte Tätigkeiten, Fahrtzeiten und anderes mehr abrufen. Wichtig ist auch die zeitnahe Erfassung der Stunden/Arbeitswerte. Für die Erfassung der "sonstigen" Zeiten gibt es zwei Möglichkeiten: 1. Um alle Zeiten der Techniker zu erfassen, die nicht einem Gerät oder einem Kunden-Auftrag zugeordnet werden können, legt man einfach Sammelgeräte, wie z.B. "Lehrgang", "Interne Tätigkeit", aber auch "Urlaub", "Arbeit für andere Abteilung" oder "Krankheit an. Auf diese Geräte werden dann die betreffenden Zeiten gebucht und man hat damit einen Überblick über die sogenannten "sonstigen Stunden". Damit lässt sich auch das Verhältnis von produktiven und sonstigen Stunden zumindest annähernd leicht ermitteln. 2. Ein weiteres Hilfsmittel dazu stellt die Eingabe über den Menüpunkt TÄGLICHE ARBEITSZETTEL dar, bei der alle Zeiten eines jeden Tages (manuell vom Techniker erstellt) erfasst werden. Dabei können auch Aufteilungen an Fahrtzeiten auf verschiedene Aufträge vorgenommen werden und die Zeiten für "sonstige" Aufträge über feste fiktive Aufträge erfasst werden. Zeiten für "echte" Aufträge, die mit dieser Funktion erfasst wurden, brauchen nicht nochmals über die Leistungserfassung eingegeben werden, sie werden gleich in den angegebenen Auftrag übernommen.
05.07	WWS	Ändern "zu-fakt"	Auftragspositionen können sich bezüglich der Mengenfelder in verschiedenen Zuständen befinden, die entsprechend den durchgeführten Aktivitäten (z.B. Belegabruf, Lieferschein-Druck) auch automatisch versorgt werden: o nur Auftragsmenge erfasst o "zu liefern" eingetragen o "zu fakturieren" versorgt Beispiel: Die 3 Mengenfelder können mit Einschränkungen geändert werden, wobei jedoch das Feld "zu fakturieren" nur bedingt geändert werden sollte, weil nämlich automatisch auch das Feld "geliefert" verändert wird. Deshalb ist eine entsprechende Sperre hier ganz wichtig. Die Bearbeitung der Mengeneingaben beim Feld "zu fakturieren" eingeschränkt werden, wenn in der Zugriffsberechtigung der Untermenüpunkt 6. LÖSCHEN VON AUFTRÄGEN" auf "N" gesetzt wird. Mit dieser Sperre ist es dann nicht mehr möglich, eine bereits gelieferte Menge (die dann in "zu fakturieren" steht) rückgängig zu machen oder überhaupt zu verändern. Auch das Löschen einer solchen Position ist dann nicht erlaubt. Nur ein Mitarbeiter mit entsprechender Zugriffsberechtigung kann solche Positionen verändern.
04.07	allgemein	Sicherungen	Wir hatten bereits am 6.6. auf Basis eines konkret aufgetretenen Datenproblems darauf hingewiesen, wie wichtig es ist, weitgehend aktuelle Sicherungen zur Verfügung zu haben. Wir haben aber auch ausgeführt, dass "die Sicherung von COMMERZ-Daten und -Programme nie im laufenden Betrieb erfolgen darf, da durch den zeitverschobenen Update unterschiedlicher Datenbestände diese nicht mehr konsistent sein können". Dazu nochmals zum Verständnis einige Details. COMMERZ-Sicherungen laufen so ab, dass immer einzelne Datenbestände (wie Kundendaten, Auftragsdaten, Artikeldaten, Rechnungsdaten oder Statistikdaten) einzeln nacheinander gelesen und auf das Sicherungsmedium geschrieben werden. Beispielsweise kann nun folgendes eintreten: 1. Rechnungsausgangsbuch ist bereits gesichert, Auftragsdatei wird gerade gesichert 2. An einem PC wird ein Auftrag erfasst und die Rechnung erstellt. Dann sind die Rechnungsdaten nicht auf dem Sicherungsmedium, ob die Auftragsdaten noch gespeichert werden, hängt von dem Status der aktuellen Sicherungsdatei der Aufträge ab. 3. Auf jeden Fall unterscheiden sich jetzt die aktuellen Daten von COMMERZ zu denen auf dem Sicherungsmedium. Sofern nun diese Sicherung wieder eingespielt werden müsste, sind fehlerhafte Daten vorprogrammiert. Bitte beachten: Dieses ist nur eine Beispiel zur Erläuterung, wie sich Original und Sicherung unterscheiden können. Je nach aktueller Daten-Aktivität können auch gravierende Differenzen auftreten. Deshalb Sicherungen nie im laufenden Betrieb durchführen.
03.07	allgemein	Jubiläum	Heute keine logics-news. Wir feiern ein wenig, denn am 1.7.2017 blicken wir auf insgesamt 39 Jahre Firmengeschichte zurück.
29.06	WWS/TK	VK-Preis inkl. Mehrwertsteuer	Im Artikelstamm gibt es u.a. zwei Verkaufspreise (VERKAUFSPREIS und VERKAUFSPREIS+MWST). Verwendung finden diese Preise an unterschiedlichen Stellen in COMMERZ: Der VERKAUFSPREIS+MWST wird im Aufgabenkomplex LADENGESCHÄFT, der VERKAUFSPREIS sonst an allen anderen Stellen verwendet. Im Normalfall werden die VK-Preise über Preispflegen geändert und damit werden auch gleichzeitig die Werte in VERKAUFSPREIS+MWST angepasst. Letzteres ist aber aus zwei Gründen nicht immer gewünscht: 1. Es gibt Ladenpreise, die sich nicht aus dem VERKAUFSPREIS errechnen lassen (z.B. kann ein Ladenpreis von EUR 8,99 nicht automatisch errechnet werden, weil ein Netto-VK von 7,55 einen Brutto-VK von 8,98, ein Netto-VK von 7,56 einen von 9,00. ergibt Der einzige "Trick" den man hier vielleicht anwenden könnte, wäre den Netto-VK auf z.B. 75,55 zu setzen und die PE auf 10 Stück, was aber wohl der Preisdarstellung und dem Preisverständnis widerspricht. 2. Es sollen gänzlich andere Preise im Laden verwendet werden. Solche speziellen Preise können eingegeben werden, wenn man das Feld "KALK. VK+MWST (J/N)" bei den betreffenden Artikeln auf "N" setzt: In diesem Fall findet nach Änderung beim VERKAUFSPREIS keine automatische Berechnung des VERKAUFSPREIS+MWST statt. Dann ist der Anwender aber auch für die Eingabe und die Pflege dieser Preise selbst verantwortlich.
28.06	TKD	Auskunft über Modelle	Die Geräte-Wartungsstatistik (als Bildschirmausgabe) gibt für jedes Gerät einen Überblick über den grundsätzlichen Status. Dieser Bildschirm zeigt zwar nicht die Daten im Detail, bietet aber eine gute Übersicht darüber, ob das Gerät gut oder schlecht "läuft" und wo die Schwerpunkte der Aufwendungen sind. Dabei kann man einzelne Geräte abrufen, aber auch die Daten aller Geräte eines Modells sich anzeigen lassen. Durch Eingabe der "Wundertaste" F3 bei Gerät kommt man zum Feld Modell, in das dann die Artikelnummer des Modells einzutragen ist. Die Daten, die dann dargestellt werden, ergeben sich aus allen Geräten. Die Anzahl der Geräte wird oben angezeigt. Bei der Eingabe des "Modells" ist zu beachten, dass es nicht das im Gerät gesondert gespeichert Feld MODELL handelt, sondern hier die eindeutig dem Gerät zugeordnete Artikelnummer einzugeben ist.
27.06	FIBU	DATEV	DATEV ändert seine Schnittstellen, die erforderlich sind, um die Rechnungs- und die Kundendaten aus COMMERZ übernehmen zu können. Unsere Hotline ist dabei, die Änderungen in Kürze bereitstellen zu können, sodass aktuelle DATEV-Schnittstellen dann auch korrekt bedient werden können.
26.06	allgemein	Installation	Negatives Beispiel aus der Praxis: Fachhändler nutzt einen über 15 Jahre alten Server, an dem nicht nur alle externen Kommunikationen sondern auch weitere PCs, z.B. Kassenplätze hängen. o Was passiert, kann man sich leicht vorstellen: "Server gibt den Geist" und ist nicht mehr reparabel o was ist die Folge: Hektische und unkoordinierte Aktivitäten, um einen neuen Server zu besorgen und zu installieren (zwischenzeitliche nur noch manuelle Abwicklungen, wo ist der aktuelle Datenbestand, was muss auf dem neuen Server installiert werden ... und, und und) o was kann man tun 1. Man sollte die Gesamtinstallation mehrfach kritisch analysieren und Schwachstellen aufdecken und beheben 2. Die Notwendigkeit des Austausches zeitnah erkennen und entsprechende Aktivitäten einleiten 3. Alle Vorbereitungen für einen Austausch rechtzeitig vornehmen. Dazu gehört auch eine zeitliche Planung und die Einbeziehung der Hotline von logics (es ist mindestens eine terminliche Abstimmung erforderlich, wann eine Neuinstallation durchgeführt werden soll) 4. Bei nicht kalkulierbaren Abstürzen dafür Sorge tragen, dass aktuelle (Komplett-)Sicherungen immer vorhanden sind. Den vermeintlichen trügerischen Eindruck "es läuft ja alles wie gestern noch" sollte man immer kritisch hinterfragen, sonst hat man morgen schon vielleicht das Chaos beieinander.
22.06	WWS	IHR ZEICHEN	Das Feld IHR ZEICHEN im Kundenstammsatz ist ursächlich dafür gedacht, in der Auftragserfassung optisch darzustellen, dass hier etwas einzugeben ist. Wenn z.B. der Kunde darauf besteht, dass immer seine Bestellnummer/Abteilung/Kostenstelle auf Lieferschein und Rechnung dargestellt sein muss, könnte man bei IHR ZEICHEN eine Vorgabe wie "BEST.-NUMMER ........" eintragen. Dieser Text erscheint dann bei jedem Auftrag des Kunden. Das Feld nutzen einige Anwender von COMMERZ aber auch so aus, dass dort immer den Namen des Mitarbeiters beim Kunden vorgibt, der üblicherweise immer den Auftrag erteilt bzw. übermittelt. Dieser Text wird dann bei der Auftragserfassung (änderbar) vorgegeben: Dieses Feld wird dann auf Lieferschein und Rechnung mit ausgegeben, sodass man auch darauf einen eindeutigen zusätzlichen Hinweis auf den Auftraggeber hat, ohne eine weitere Eingabe tätigen zu müssen. Zudem können bei der Auftragsänderung über IHR ZEICHEN auch Aufträge gesucht und gefunden werden.
21.06	FIBU	Rechnungen ohne Mehrwertsteuer	Ausgangsrechnungen ohne MwSt können entweder für EU-Kunden oder für sonstige Auslandskunden erstellt werden. Für das Verbuchen bzw. die Weitergabe an eine andere Finanzbuchhaltung ist folgendes zu beachten: 1. Kundenstammsätze Das Feld MEHRWERTSTEUERFREI ist auf "J" zu setzen: EU- und Auslandkunden werden daran unterschieden, ob im Feld USTID ein Wert enthalten ist (Umsatzsteuer-Identifikationsnr., die auch auf Rechnung ausgegeben wird und unter der auch die "zusammenfassende Meldung" abzugeben ist) oder nichts (sonstiges Ausland). 2. Erlöskonten Im Parametersatz (WWS und TKD) kann zwischen Erlösen für Auslands- und EU-Kunden unterschieden werden: 3. Steuerkennzeichen Das Steuerkennzeichen wird automatisch auf "4" gesetzt (statt wie üblich auf "0" für 19% bzw. "1" für 7%) und so an die FIBU übergeben. In der COMMERZ-FIBU wird ein neues FIBU-Steuerkennzeichen aus den Daten im Parametersatz 3 oder 4 ermittelt (erste MwSt-Definition mit einem Prozentsatz von 0%). Damit können dann Zahlungen auch mit Skonto den Rechnungen zugeordnet werden. Übrigens Beim Erfassen von Eingangsrechnungen in der COMMERZ-FIBU ist immer ein Steuerkennzeichen zu verwenden, dem im Parametersatz 3 oder 4 Vorsteuer mit 0% zugeordnet ist. Wenn beim Steuerkennzeichen für die Eingangsrechnung "0" eingetragen wird (OHNE STEUER), dann kann aus der Zahlung später kein Skonto direkt verbucht werden.
20.06	WWS	Referenzkunden	Wenn ein Kunde (z.B. die Filiale eines Kunden) die gleichen Preise erhalten soll wie die der Zentrale, dann braucht man die Nettopreise nur einmal (z.B. beim Hauptkunden) anzulegen. Den Verweis auf diese Nettopreise steuert man bei den anderen Kunden (Filiale) über das Feld "NETTOPR.REFERENZKUNDE" im Kundenstammsatz, in dem man dort die Kundennummer des Hauptkunden einträgt, unter dem die Nettopreise angelegt worden sind: Selbstverständlich können bei solchen Kunden bei Bedarf auch noch individuelle Nettopreise angelegt werden, die bei mehrfacher Definition Priorität haben. Einen Nachteil gibt es allerdings, denn bei der NETTOPREIS-AUSWERTUNG sind dann alle Verkäufe aller dieser so verbundenen Kunden enthalten. Die Verwendung von Referenzkunden dient somit letztlich lediglich der Preisfindung. Gespeichert werden die Umsätze bei beiden Kunden, aber nicht getrennt bei dem Nettopreisangebot; deshalb kann man Referenzkunden nicht verwenden, wenn Sollmengen definiert worden sind.
19.06	allgemein	Daten überarbeiten	Je länger die Nutzung einer Software dauert, desto mehr "Datenmüll" sammelt sich an. Diese Daten belasten zwar Speicher und die Geschwindigkeit des Rechners nicht unbedingt, aber sie erscheinen immer wieder bei Bildschirmanzeigen oder Auswertungen, weil sie immer noch als "vollwertige" Information gespeichert und angesehen werden. Wenn man die bestehenden Suchmöglichkeiten nutzt kann man kaum vermeiden, dass etliche "Leichen" immer wieder auftauchen. Es macht also schon irgendwie Sinn, den Datenbestand einmal zu bereinigen. Dazu hat logics auch die passenden Programme, mit denen man seinen Datenbestand ganz elegant bereinigen kann. Für die wichtigsten Daten laufen die Programme in etwa folgendermaßen ab: 1. Angabe von Ausschlussmerkmalen (z.B. bei Kunden: letzter Auftrag vor ..., bei Artikel: Lieferant xyz, oder bei Geräten: VK kleiner x EUR etc.). 2. COMMERZ prüft die Daten und vergibt, wenn die Merkmale zutreffen, diesen Daten ein Löschkennzeichen. Zudem erhalten diese Daten Hinweise, dass sie noch in anderen Datenbeständen benötigt werden (z.B. Artikel im Auftrag oder im Gerät). 3. Die zum Löschen vorgeschlagenen Daten können via EXCEL ausgewertet werden und das Löschkennzeichen ausgetragen werden. 4. Nach der Überarbeitung erfolgt dann die endgültige Löschung der Daten. Der wesentliche Vorteil dieses Verfahrens liegt darin, dass Löschen der nicht mehr benötigten Daten letztlich automatisch, aber durch die beliebige Eingabe der Ausschlussmerkmale und durch die noch mögliche Überarbeitung der vorgeschlagenen Daten eine eigenständige Überarbeitung immer noch gegeben ist. Wer seinen Datenbestand bereinigen möchte, sollte unbedingt diese Programme einsetzen. Weitere Infos gerne von unserer Hotline.
13.06	TKD	Fehlende Zählerstände	Wenn man meint, alle Zählerstände erfasst zu haben, sollte man unbedingt trotzdem noch einmal die "Liste fehlender Zählerstände" ausdrucken: Dabei ist eine Ausgabe von besonderer Bedeutung, nämlich die der Rechnungsart, die unter RA ausgewiesen wird (E=Einzelrechnung, S=Sammelrechnung, P=Pool). Vor Abruf der Vertragsabrechnungen ist unbedingt darauf zu achten, dass nicht Zählerstände für Geräte fehlen, die zu einem Pool gehören. Wenn nämlich nur ein Gerät im Pool fehlt, ist die ganze Abrechnung nicht korrekt und muss auf jeden Fall zurückgesetzt werden. Geräte mit Einzelrechnung können aber auch noch später problemlos abgerechnet werden.
12.06	allgemein	Hotline in dieser Woche	Am 15.6. ist u.a. in Bayern ein Feiertag (Fronleichnam). Unsere Hotline ist deshalb nur zu folgenden Zeiten erreichbar: o ganztägig am 12.06 und 13.6 o nur bis 12:00 Uhr am 14.06 und 16.06.
08.06	TK	Vorgaben beim Abruf von Kassenvorgängen	Beim Druck von Kassenvorgängen, den man ja eigentlich täglich abruft, muss man vorher etliche Vorgaben zur Auswahl eingeben. Ähnlich wie bei der Auftragsauskunft kann man durch Eingabe von F2 eine Standardvorgabe erreichen, die üblicherweise immer eingegeben wird: Bei Eingabe von "N" bei IN ORDNUNG bleiben die Vorgaben bestehen und es können einzelne Daten geändert werden. Als VON/BIS DATUM wird das aktuelle Tagesdatum vorgegeben. Wenn man nun die Auswertung doch nicht abrufen möchte, muss man im ersten Eingabefeld F1 eingeben (man kann aber auch den Inhalt (hier "5") löschen und dann die Leereingabe mit RETURN bestätigen).
07.06	WWS	Kundenrechnung über Leasing	Wenn Kunden größere Aufträge (Geräte, Einrichtungen) über Leasing bezahlen wollen, dann kann dieses in WWS auf ganz einfache Weise durchgeführt werden: Man muss lediglich im Auftragskopf im ERW-BS die Rechnungsadresse verändern: Dieses darf man aber nicht durch Überschreiben (FUNKTION = 1 oder 2) durchführen, sondern man muss die Kunden-(Debitoren-)Nummer der Leasingfirma über FUNKTION = 3 eingeben): Dann werden die Umsätze beim Kunden gebucht (auch etwa enthaltene Geräte werden dem Kunden zugeordnet), die Rechnung und die an die FIBU übergebenen Informationen enthalten aber die Daten der Leasingfirma. Es entsteht in der FIBU damit eine (korrekte) Forderung an die Leasing-Firma und nicht an den Kunden. Auf dem Lieferschein wird unten als Rechnungsadresse die der Leasing eingetragen, sodass der Kunde entsprechend informiert ist. Auf der Rechnung wird unten die Lieferadresse ausgegeben, sodass die Leasingfirma weiß an den die Ware gegangen ist. Etwaige sonstige Leasing-Hinweise müssten gegebenenfalls als Textposition hinzugefügt werden. PS. Auch die Abrechnungsverfahren, wenn die Leasingfirma die Wartungspauschalen einzieht, ist elegant in COMMERZ-TKD
06.06	allgemein	Sicherungen	Aus aktuellem Anlass nochmals einige wichtige Hinweise für die Sicherung des COMMERZ-Datenbestandes und der Programme von COMMERZ-ACTUELL. Ausgangsituation: Unbedarfte Öffnung einer etwas suspekten E-Mail und dadurch Virus zunächst auf eigenen Rechner und dann auch auf andere Rechner im Netz. Folge: COMMERZ-ACTUELL nicht mehr ablaufbar. Lösung: Überprüfung der Rechner, teilweise vollständige Neuinstallation und Rücksicherung der COMMERZ-Daten und -Programme. Probleme: Je nach Alter der Sicherung: Nacharbeiten aller Vorgänge mit erheblichem Aufwand und Fehler. Folgerung: 1. Virenschutzprogramme installieren bzw. aktualisieren 2. Verbot des Öffnens beliebiger E-Mails erlassen 3. Permanente Erstellung zeitnaher Sicherungen von COMMERZ Hinweis zu Punkt 3: Die Sicherung von COMMERZ-Daten und -Programme darf nie im laufenden Betrieb erfolgen, da durch den zeitverschobenen Update unterschiedlicher Datenbestände diese nicht mehr konsistent sein können.
01.06	TKD	Pool-Kontrolle	Um die Ausgangsdaten von Pools (bei Neuanlagen oder vor allem auch nach Änderungen) zu prüfen, ruft man am besten die POOL-GERÄTE-ÜBERSICHT auf: Nach Eingabe des Kunden und der Poolnummern werden dann die relevanten Pooldaten ausgewiesen und können geprüft werden: Wichtig dabei ist auch zu überprüfen, ob die generellen Daten des Pools auch alle identisch sind.
31.05	allgemein	Selbstschulung mit F5	Sobald vor einer Eingabe ein Stern "*" steht, kann man über die Funktionstaste F5 sich anzeigen lassen, welche besonderen Eingabemöglichkeiten an dieser Stelle zugelassen sind. Einfaches Beispiel bei der Auftragsänderung: Man kann also an dieser Stelle den oder die Aufträge finden, die ein bestimmtes Gerät beinhalten oder die einen ausgewählten Artikel enthalten. Nichts ist einfacher als ab und zu einmal die F5-Funktionstaste zu drücken, um zu erfahren, welche zusätzlichen Möglichkeiten es an der betreffenden Stelle noch gibt. Und das sollte man auch öfters einmal tun, um COMMERZ-ACTUELL dann - mit mehr Wissen - effizienter nutzen zu können.
30.05	FIBU	"Punkte bei Auskünfte"	Bei der Konten- und der OP-Auskunft erscheinen am rechten Rand manchmal Punkte: OP-Auskunft: Kontenauskunft: Die Bedeutung ist folgende: Alle Buchungen mit einem Punkt am rechten Rand sind nicht mehr in vollem Umfang offen. In diesem Beispiel ist an der OP-Auskunft zu erkennen, dass lediglich noch EUR 95,00 offen sind. Bei der Kontenauskunft erkennt man dieses Detail nicht, aber dafür steht bei der Zahlung ein Kennzeichen "A" für "Ausgeglichen".
29.05	TKD/WWS	Eigenvermietung	Wenn Aufträge erfasst werden, bei denen der Fachhändler die Artikel (vornehmlich Geräte) selbst vermietet, ist keine Rechnung zu erstellen, weil die Mieten ja über die Verträge in TKD berechnet werden. Wenn nun aber der Verkäufer für den Auftrag (und nicht etwa für die monatliche Miete) Provision erhalten soll, dann kann man das ganz einfach dadurch lösen, dass man die Auftragsart 96 (VERMIETUNG) verwendet. Dabei werden die EK-Werte und die (fiktiven) VK-Werte dem Verkäufer nur in seiner Provisionsabrechnung zugeordnet, ohne aber den Gesamtumsatz im System zu verändern. Beispiel: Auftragsposition mit VK=430,00 und EK=350,00 und Auftragsart=Vermietung (96) Nach Druck des Lieferscheins gehen diese Werte automatisch in die Provisionsabrechnung des Verkäufers ein. Zusätzlich ist dann noch in TKD für das Gerät ein entsprechender Miet-Vertrag anzulegen, der dafür sorgt, dass die z.B. monatliche Miete in Rechnung gestellt oder über SEPA abgebucht wird.
23.05	TK	CODE?? Was ist das?	Auf dem Erfassungsbildschirm an der Kasse gibt es unten ein Feld mit der Bezeichnung CODE (und weitere Felder für MWST und PE. Wozu werden die verwendet? Im Normalfall werden die Artikel über den Scanner erfasst oder über weitere Zugriffsverfahren gefunden. Zudem hat man für allgemeine Artikel sich auch einige Standardartikel angelegt. Wenn man aber eine Artikelnummer eingibt und der Artikel ist nicht gespeichert, dann wird diese Position als Sonderartikel betrachtet. Dafür müssen aber einige Zusatzdaten eingegeben werden, wie z.B. der Mehrwertsteuersatz (0=19%, 1=7%), die Preiseinheit und der EK-Preis. Dieser Preis ist immer netto, d.h. ohne Mehrwertsteuer, einzugeben. Das bedeutet, dass das Feld CODE eigentlich EK-PREIS heißen müsste, wegen der möglichen Kundennähe aber anders benannt worden ist. Dieses Feld wird aber nur bei Sonderartikeln genutzt, bei normalen Stammdaten-Artikeln bleibt es immer leer. Diese Sonderartikel sollten aber möglichst vermieden werden, weil man durch Anlage von einigen Standardartikeln alle Konstellationen (auch der Berechnung eines ungefähren EK-Preises) abdecken kann.
22.05	WWS	Kundeneigene Artikelnummern	Insbesondere Großkunden bestellen oft Artikel mit ihren eigenen Artikelnummern. Das ist in COMMERZ-ACTUELL überhaupt kein Problem, wenn diese Artikel - was ja auch meist der Fall ist - als Nettopreise angelegt werden. Zur Eingabe ist es nur erforderlich, im Kopfsatz des Nettopreisangebotes das Feld KUNDEN-ARTIKELNR auf "J" zu setzen: Danach ist bei jeder Position die betreffende kundeneigene Artikelnummer einzugeben (gegebenenfalls auch mit einer Sollmenge=Planmenge): Bei der Auftragserfassung kann dann direkt bei ARTIKELNUMMER die kundeneigene Artikelnummer eingegeben werden. Wenn der Artikel gefunden ist, wird die Artikelnummer ausgetauscht und zur Kontrolle die kundeneigene Artikelnummer unten nochmals angezeigt: Auf allen Formularen, die an den Kunden gehen, wird selbstverständlich auch immer die kundeneigene Artikelnummer mit ausgedruckt; auf internen Belegen, z.B. auf den Komm-Belege, wird die eigene Artikelnummer verwendet. Mit diesem Verfahren erspart man sich das Arbeiten mit Referenzlisten und ggf. eine manuelle Korrektur der Formulare, um die kundeneigene Artikelnummer einzubringen. Mit der Hotline ist abzustimmen, wenn die kundeneigene Artikelnummer zu lang ist. Auch wenn der Kunde mit seiner eigenen Artikelnummer elektronisch bestellt, wird dem Artikel die interne Artikelnummer des Fachhändlers automatisch zugeordnet.
18.05	allgemein	COMMERZ auf Datenbank-Basis	Den Vorteil, COMMERZ-ACTUELL auf Datenbank-Basis einzusetzen, nutzen immer mehr Anwender. Dieses vor allem auch deshalb, weil man diese DB-Nutzung auch nur für einzelne Dateien einsetzen kann. So könnte man z.B. für o Kunden Volltextsuche über die Adresse oder eigene Auswertungen der Kundenumsätze o Artikel Volltextsuche über die nun 4-zeiligen Artikelbezeichnungen oder eigene Artikelauswertungen o Provisionen (Auftragspositionsdetails) eigene Statistiken nutzen. Auch für weitere Datenbestände, wie Geräte, Lagerbewegungen, Aufträge oder Lieferanten kann die DB-Basis eingesetzt werden. Details dazu gerne über unsere Hotline.
17.05	WWS	Genereller Skonto	Im Artikelstamm kann über das Feld SKONTOFÄHIG entschieden werden, ob bei entsprechender Zahlungsbedingung ein Skonto vorgegeben werden soll oder nicht: Im Kundenstamm wiederum kann über das Feld GENER.SKONTO ein "N" bei SKONTOFÄHIG wieder aufgehoben werden: Dabei bedeutet ein "J", dass der Kunde auf alle Artikel - also auch auf nicht-skontofähige - der Skonto-Prozentsatz berücksichtigt wird, sofern die Zahlungsbedingungen einen Prozentsatz enthält. Bei Neuanlage von Kunden wird "N" aus Standardwert vorgegeben. Ein "J" ist dann unter Umständen problematisch, wenn der Gesetzgeber auf bestimmte Artikel einen Skontoabzug verbietet.
16.05	WWS	nachlassende Kundenumsätze schneller erkennen	Für den Fachhändler ist es besonders wichtig, Veränderungen im Kaufverhalten seiner Kunden rechtzeitig zu erkennen. Leider sind die Umsatzzahlen dafür weniger geeignet, weil sie erst zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung gespeichert werden und diese z.T. auch erst am Monatsende beim Druck der Sammelrechnungen ausgegeben werden. In COMMERZ gibt es aber eine wenig genutzte Funktion, die ein zeitlich aktuelles Bild der Kunden-Order wiedergibt, nämlich die sogenannte Auftragseingangsliste. Dazu sind folgende wichtige Eingaben erforderlich: o Vertreter/Verkäufer (oder alle) o Zeitraum, den man betrachten möchte (hier: 44. KW, also vom 27.10.14 bis zum 31.10.14) o davor liegender Zeitraum, den man mit dem Betrachtungszeitraum vergleichen möchte (hier 41. bis 43. KW, also vom 06.10.14 bis zum 24.10.14) Die beiden Zeiträume können beliebig gewählt werden, so dass auch Monatszeiten betrachtet werden können. Üblicherweise ist der Vergleichszeitraum immer größer als der Betrachtungszeitraum. o Um die Auftragseingänge richtig vergleichen zu können, müssen die Zeiträume gleich sein. Dazu erwartet COMMERZ die Eingabe eines Teilers, durch den die Auftragseingänge des Vergleichszeitraumes geteilt werden. Hier ist der Teiler gleich 3, weil der Betrachtungszeitraum eine Woche, der Vergleichszeitraum aber 3 Wochen umfasst. Wenn beide Zeiträume gleich groß sind, ist als Teiler eine "1" einzugeben. o Auswertung kann dann noch durch die Eingabe von zwei Prozentsätzen eingeschränkt werden. Es werden nur die Kunden ausgegeben, die im Vergleich vom Betrachtungszeitraum zum Vergleichszeitraum einen Prozentsatz ergeben, der in diesen Prozentbereich fällt. Mit den hier vorgegebenen Werten würden alle Kunden ausgewiesen werden, die im Betrachtungszeitraum weniger Auftragseingänge haben als im Vergleichszeitraum. Über eine Eingabe von 10 bis 100 erhält man alle Kunden, die mehr als 10% Zuwachs haben, über -999999 bis 10 alle Kunden, die weniger als 10% Zunahme zu verzeichnen haben. Nachfolgend ein Beispiel für eine solche Auswertung: Weil mit dieser Auswertung keinerlei Daten verändert werden, empfehlen wir diese ganz einfach (eingeschränkt) einmal abzurufen. Die Ergebnisse werden Sie erstaunen.
15.05	TKD	Intervalle	Bei den Vertragsdaten für Miete, Wartung und Zähler kann man jeweils 2 Intervalle (in Monaten) angeben. Diese zwei Eingaben wurden deshalb eingeführt, um sich an zeitliche Intervalle anpassen zu können. Wird beispielsweise die Zählerstandsabrechnung immer zum Quartalsende durchgeführt und ein Vertrag aber ab dem 2. Monat des Quartals begonnen, dann setzt man das erste Intervall auf "2" (oder "5") und das 2. Intervall auf "3": Wann wird nun das erste und ab wann das zweite Intervall verwendet ? Entscheidend hierfür sind die Daten in den Feldern VERTRAGSBEGINN und ABGERECHNET BIS, sowie der beim Abruf der Vertragsrechnung einzugebende ABRECHNUNGSMONAT. Wenn zwischen diesen keine zeitliche Lücke vorhanden ist, wird das 1. Intervall, sonst immer das 2. Intervall angesetzt. In diesem Beispiel ist bis 31.01.2012 abgerechnet (wird auch automatisch gesetzt) und der Vertrag beginnt am 01.02.2012 --> keine zeitliche Lücke --> 1. Intervall. Nach der ersten Wartungsabrechnung verändert sich ABGERECHNET BIS auf 0312, sodass eine Zeitdifferenz zum VERTRAGSBEGINN vorliegt und später immer das 2. Intervall verwendet wird. Etwas problematischer wird es, wenn der Vertragsbeginn nicht auf dem 1. eines Monats liegt: Dann wird das 1. Intervall verwenden, wenn der Abrechnungsmonat noch kleiner ist als die (zeitliche) Summe von ABGERECHNET BIS + 1. INTERVALL (was eigentlich immer der normale Fall ist). Das bedeutet, dass ein Abrechnungsmonat 0212 das 1. Intervall nutzt, ein Abrechnungsmonat größer als 0212 das 1 und das 2.Intervall verwendet. Wenn in Ausnahmefällen Verträge nicht erwartungsgemäß erstellt werden, liegt das meist an der Konstellation dieser Daten. Deshalb sollte man bei manuellen nachträglichen Änderungen eine besondere Sorgfalt walten lassen. Bei der Erfassung eines neuen Vertrages wird ABGERECHNET BIS automatisch auf Basis von VERTRAGSBEGINN berechnet und vorgegeben.
11.05	FIBU	Kontrollsummen	In der FIBU kann man mit der Eingabe von KS beim ABLAUF-KENNZEICHEN Kontrollsummen eingeben, die einen ganzen Erfassungsvorgang mit überwachen können. Die Kontrollsummen kann man auch bei der Stapelverarbeitung einsetzen. Die Kontrollsummen sind aber abhängig vom Buchungstyp: 1. BT=Eingangsrechnungen (z.B. mit vorheriger Summierung der Eingangsrechnungen). Die Kontrollsumme bezieht sich auf das Konto und ist deshalb mit einem H(aben)-Kennzeichen zu versehen: Nach einer Buchung reduziert sich die linke Kontrollsumme und die rechte Kontrollsumme erhöht sich entsprechend. Nach der letzten Buchung sollte die linke Kontrollsumme gleich Null sein und die rechte Kontrollsumme den Ausgangswert enthalten. Wenn man die Rechnungen "auf Streifen" summiert, sollte man öfters einmal Zwischensummen drucken, die man dann mit den Kontrollsummen vergleichen kann. 2. BT=Zahlungen (Zahlungen) Nach der Anforderung der Kontonummer des Bankkontos ist der aktuelle Saldo des Bankkontos bei KS einzugeben, der mit dem in der FIBU vorliegenden abgeprüft wird. Als Endsaldo ist der Saldo des letzten Kontoauszugs einzugeben. Nach einer Kundenzahlung über EUR 200,00 sehen die Kontrollsummen dann folgendermaßen aus: Die Kontrollsumme für Bankkonten ist nicht mehr unbedingt erforderlich, weil der Saldo unter AKT.SALDO GEGENKONTO angezeigt wird oder weil man die Superfunktion von Bankboy nutzt, bei der die Bankbuchungen komplett und weitgehend zugeordnet automatisch in die FIBU einfließen.
10.05	allgemein	Kommunikation mit der Hotline	Es gibt mehrere Wege, mit unserer Hotline zu kommunizieren: von der Buschtrommel bis zur Internet. Dabei ist wohl ersterer kaum geeignet, letzterer umso mehr. Dazu einige Anregungen und Anmerkungen: 1. E-Mail Bitte alle E-Mails an die Hotline immer an hotline@logicssystems.de versenden. Andere logics-Adressen werden nicht ständig gelesen und verlängern so die Reaktionszeiten. 2. Anhänge an E-Mails Wenn Beispiel als Anhang mit gesendet werden sollen, dann erstellt man diese am besten über Funktionstaste F4 oder über Alt/Druck mit Kopie in ein Word-Dokument und dann Umwandlung in pdf-Format. 3. Telefon Bitte immer Telefonnummer 08106-3540-35 wählen 4. Reihenfolge Kommunikation ist natürlich abhängig von der Priorität und der Wichtigkeit des Problems oder der Anfrage. Unsere Hotline kann sich aber am besten darauf einstellen, wenn sie zunächst einmal erste Informationen per E-Mail erhält.
09.05	WWS	Ändern "zu fakturieren"	Wenn Artikel auf dem Lieferschein in gewisser Menge ausgewiesen sind, betrachtet COMMERZ-ACTUELL diese Menge auch als geliefert und setzt sie in "zu fakturieren" ein. Diese Menge darf eigentlich nicht mehr geändert werden, es sei denn, der Kunde gibt vor der Erstellung der Rechnung etwas zurück und dieses soll gleich berücksichtigt werden (man kann aber stattdessen auch eine Position mit negativer Menge an den Auftrag anfügen). Es erscheint also sinnvoll, dass lediglich Mitarbeiter mit entsprechender Kompetenz eine solche Änderung durchführen dürfen. Deshalb wurde in COMMERZ-ACTUELL auch eine Sperrmöglichkeit integriert, die folgendermaßen eingesetzt werden kann: Wenn in der Zugriffsberechtigung der Untermenüpunkt 6. LÖSCHEN VON AUFTRÄGEN" auf "N" gesetzt ist, dann ist auch eine Änderung der Menge in "zu fakturieren" nicht möglich: Ausgangsituation: Versuch der Änderung: Meldung: Mit dieser Sperre ist es dann nicht mehr möglich, eine bereits gelieferte Menge (die dann in "zu fakturieren" steht) rückgängig zu machen oder überhaupt zu verändern. Auch das Löschen einer solchen Position ist dann nicht erlaubt. Diese Funktion sollte für den Normalfall gesperrt sein, denn wenn zugleich auch die Auftragsmenge entsprechend geändert wird, dann erhält der Kunde (ohne dass man etwas merkt) mehr als er letztlich bezahlen muss.
08.05	TKD	Wichtige Begriffe für Artikel- und Preisfindung	2. Preisfindung (Fortsetzung vom 04.05.2017) Wie findet COMMERZ-TKD auf Basis der Daten Gerät - Artikel den zugehörenden Preis (oder die KONDitionen)? Ausgangssituation ist immer das betreffende Gerät, in dem ein Wartungsvertragstyp (WV-TYP) hinterlegt ist: Und nach Eingabe von F5: Die WV-TYP können in der Stammdatenverwaltung angelegt und geändert werden. Sie beschreiben, welche Nachlässe für einzelne Leistungen zu berücksichtigen sind. Dieses geschieht nicht direkt über die Artikel selbst sondern über die dort eingetragenen Verrechnungsarten (VA). In den verschiedenen WV-TYPEN, die den mit dem Kunden für das betreffende Gerät hinterlegten Konditionen entsprechen, kann man für jede VA, die Preisnachlässe (KOND) oder das Preisverfahren (Bürobedarfs-Preisfindung = BB) festlegen. Die Daten werden in Form eine Matrix angelegt: Die Preisfindung läuft mit diesen Daten ganz einfach so ab: Aus dem Gerät wird der WV-Typ ermittelt, aus dem Artikel die VA. Mit diesen Daten wird in die Matrix der WV-Art die Kondition (KOND) ermittelt und in der Auftrags- oder Leistungsposition diese entsprechend vorgegeben.
04.05	TK	Monatsdaten	Wenn es notwendig ist, Monatsdaten am Ende eines Monats in Form einer Auswertung (z.B. für den Steuerberater) zur Verfügung zu stellen, dann kann man dieses am besten über den DRUCK VON KASSENVORGÄNGEN erreichen (beispielsweise alle INKASSO-Daten eines Monats): Genauso können auch EIN- und AUSZAHLUNGEN zusammengefasst protokolliert werden.
03.05	TKD	Wichtige Begriffe für Artikel- und Preisfindung	Bei der Auftrags- oder der Leistungserfassung sind für das betreffende Gerät "Leistungen" in Form von Artikeln einzugeben. Bei jedem Artikel werden dann sofort die Konditionen für den VK-Preis ermittelt und vorgegeben. Zwei wichtige Voraussetzungen und Verfahren, um dabei schnell und sicher die korrekte Erfassung zu erreichen: 1. Wie findet man den richtigen Artikel? 2. Welche Daten beeinflussen die Preisfindung? Nachfolgend sind dazu die grundsätzlichen Voraussetzungen dargestellt, diverse Details verbessern und optimieren diese und passen sich dadurch den individuellen Abläufen beim Fachhändler an. 1. Artikel finden Es gibt diverse Zugriffe zu den Artikeln, aber wie sicher kann man damit sein, den richtigen, passenden Artikel zum Gerät auch zuzuordnen. Daher wurde die Artikeltabelle eingeführt, die modellweise die dazu gängigen Artikel enthält: Die Artikeltabelle ist im Gerätestamm hinterlegt; ganz wichtig: sie gilt eigentlich für alle Geräte eines Modells und der Name der Tabelle sollte auch in irgendeiner Weise die Modellbezeichnung beinhalten: Und hier gibt es ein Problem, denn man müsste ja bei jedem neuen Gerät auch im Gerätestammsatz immer wieder die Artikeltabelle eingeben. Das ist in COMMERZ-TKD aber nicht erforderlich, wenn man die Stammdaten für MODELLE einsetzt. Dort können die modellbezogenen Daten (u.a. auch die Artikeltabelle) eingetragen werden: Das Schlüsselfeld MODELL (ART) ist die Artikelnummer aus dem Artikelstamm, sodass diese Daten auch direkt bei der Neueingabe eines Gerätes verwendet werden können. Zusammenfassend ist es also lediglich erforderlich, für die gängigen Modelle Artikeltabellen anzulegen (insbesondere auch mit Tonern, die vor allem in der Laden-Auftragsbearbeitung benötigt werden, um dort zum einen die Toner schnell und sicher zu finden und aber auch um den Preis vorzugegeben). Dann sollte man dazu den passenden MODELL-Stammsatz anzulegen, der neben der Artikeltabelle aber auch noch andere wichtige Daten enthalten kann. Und schon ist man sicher, den korrekten Artikel für ein Gerät in der Auftrags- und Leistungsbearbeitung, aber auch in WWS Strecken- und Ladenaufträgen blitzschnell und richtig zu finden. 2. Preisfindung (Fortsetzung siehe 8.5.2017)
02.05	WWS	Teillieferungen	In COMMERZ-ACTUELL-WWS kann man beim Kunden (und änderbar im Auftrag) festlegen, ob Teillieferung erlaubt ist oder nicht. Ist dieses Kennzeichen auf "N" gesetzt, wird für einen unvollständigen Auftrag beim generellen Lieferscheindruck kein Lieferschein erzeugt, beim individuellen Abruf aus der Auftragsbearbeitung erst nach der entsprechenden Warnung und der Freigabe zum Druck. Seit langem ist dieses Feld in der Stammdaten-Verwaltung Kunden aber so erweitert worden, dass man dort zusätzlich auch eine Ziffer n (1 bis 3) eintragen kann. Diese Ziffer bedeutet, dass zunächst eine Teillieferung möglich ist und erst nach der n-ten Lieferung eine Teillieferung nicht mehr erlaubt ist. Das Feld im Auftragskopf wird dann nach dem Lieferscheindruck automatisch angepasst: Damit kann man erreichen, dass man einen Kundenauftrag nicht mit mehr als zwei Lieferungen abwickelt, wenn man dieses Feld z.B. auf "1" setzt. Dieses reduziert die Kosten und dient auch dem Image, stets gut lieferfähig zu sein. Ausnahmen sind (wie oben beschrieben) natürlich immer noch möglich. Offene Aufträge können in der AUFTRAGSBEARBEITUNG über die LISTE OFFENER AUFTRÄGE ausgewiesen werden.
27.04	allgemein	Schneller Erfassen	In COMMERZ-ACTUELL kommt es, wie in der Stammdatenverwaltung (WWS) oder in der Installationsverwaltung (TKD), häufig vor, dass die zu bearbeitenden Daten auf mehrere Bildschirme verteilt sind. Den Wechsel zu den einzelnen Bildschirmen und der Aufruf anderer Funktionen kann man in der untersten Zeile durch Eingabe einer Ziffer veranlassen: Um den Wechsel zu beschleunigen, wurden bei allen wichtigen und häufig genutzten Erfassungsmasken, bei denen mehrere Bildschirme verwendet werden, die Eingabe in der untersten Zeile so erweitert, dass über CURSOR rechts oder links der NÄCHSTE bzw. der VORHERGEHENDE Bildschirm aufgerufen wird. Für diese Fälle erspart man sich also die ggf. mehrfache Eingabe von "ZIFFER" und ENTER. Dieses gilt auch in COMMERZ-ACTUELL WWS innerhalb der Angebots- und Auftragsbearbeitung, um zwischen den Standard- und den Erweiterten-Bildschirmen schnell zu wechseln. Wie auch bekannt (?) kann man in COMMERZ-ACTUELL-TKD (bedingt durch die Vielzahl der Bildschirme) gezielt zu beliebigen Bildschirmen verzweigen, indem man zusätzlich zur Richtung (NÄCHSTER oder VORHERIGER BILDSCHIRM) auch noch die Nummer des Bildschirmes angibt, zu dem man verzweigen möchte. Zudem kann man auch mit der Maus in der untersten Bildschirmzeile die gewünschte Fortsetzung veranlassen. Mit diesen Erweiterungen ist man nun in der Lage, die Erfassungs- oder Änderungsaufgaben direkt und schnellstens durchzuführen, man muss sie nur auch nutzen.
26.04	OBJ	OBJ (neu)	Der "Renner" bei den bei unseren Kunden integrierten Erweiterungen ist der Einsatz von COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu). Schon allein wegen den Möglichkeiten - Langtexte einzusetzen - Positionen oder auch Positionsgruppen aus beliebigen Angeboten oder Aufträgen kopieren zu können - die Formulare weitgehend variabel zu gestalten - Strukturen mit Zwischensummen zu bilden - Bilder in Formulare zu integrieren - mit WORD "arbeiten" lohnt sich der Einsatz von OBJ (neu) allemal. Spezielle Konditionen gibt es, wenn bereits eine Lizenz für OBJ (alt) vorhanden ist und nur ein Upgrade auf OBJ (neu) erforderlich ist. Zusätzlich kann man aber auch Daten aus CAD-Systemen direkt übernehmen, sodass man alle weiteren Abwicklungen (Bearbeitung der Aufträge, Bestellungen, Lieferungen und Rechnungsdruck) einheitlich in COMMERZ-ACTUELL durchführen kann, damit dann alle Geschäftsdaten einheitlich in COMMERZ-ACTUELL entstehen und abgerufen werden können. CAD-Daten können dabei als Angebot oder als Auftrag weiterverarbeitet werden, wobei auch "Strukturen" (Unterpositionen) erhalten bleiben. Der Einsatz von COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) ist insgesamt betrachtet wesentlich effizienter als Angebote erst in WORD zu erstellen und später (als Auftrag) nochmals in COMMERZ zu erfassen. Dann lieber gleich COMERZ-ACTUELL (neu). Weitere Infos und Beschreibungen gerne von unserer Hotline.
25.04	TKD	Zählerrechnung vorab	Nichts ist lästiger und mit sehr viel Aufwand verbunden als eine Zählerabrechnung (insbesondere Pools) wegen Eingabefehler nachträglich zu korrigieren: o Fehler selbst feststellen (oder schlimmer noch der Kunde moniert Rechnung) o Rücksetzen der Rechnung (manchmal mit erheblichen Aufwand) o ggf. Gutschrift an Kunden o Daten korrigieren und neue Rechnung erstellen, dabei intensive Prüfung, um Zweitfehler zu vermeiden o Information an die Buchhaltung o Besondere Aktionen, wenn der Kunde die Rechnung per E-Mail erhält. Deshalb wurde der Menüpunkt GERÄTE-VORAUSBERECHNUNG, der bisher nur für Mieten und Wartung galt (beantwortet Frage für die Planung 2016: welche Miet- und Wartungseinnahmen sind in 2016 zu erwarten), um eine Art Zähler-Vorausberechnung erweitert worden. Die Zielsetzung ist hierbei aber zu ermitteln, welche Beträge sich im Vergleich zur letzten Abrechnung aus der nächsten Zählerabrechnung ergeben werden. Das setzt voraus, dass die Zählerstände dafür bereits erfasst worden sind. Aus dieser Auswertung lassen sich dann vor allem gravierende Abweichungen leicht erkennen. Über die flexible Eingabe lassen sich beliebige Prüfungen aktivieren: Eine detaillierte Beschreibung der Funktionen kann bei unserer Hotline angefordert werden.
24.04	WWS	Vorabrechnung	Es gibt mehrere Möglichkeiten eine Vorabrechnung zu erstellen und die Auslieferung dann erst durchzuführen, wenn der Kunde bezahlt hat. 1. Rechnung und Gutschrift a) Erstellung der Rechnung b) sofortige Gutschrift (ist dann auch OK, wenn Kunde nicht zahlt c) Nach Bezahlung Kopieren des Auftrages und erneute Rechnung Diese Rechnung ist dann mit der Gutschrift auszugleichen. 2. Rechnung und interner Lieferschein a) Erfassung eines Auftrages mit den vorgesehenen Artikeln und Menge, Versorgung "zu fakturieren". b) Druck Rechnung. c) Erfassung eines weiteren gleichen Auftrages mit Auftragsart 95 und Versorgung "zu liefern". d) Druck Lieferschein, eine Rechnung wird für Auftragsart 95 nicht erstellt. Der Nachteil ist hier, dass die Lagerbestandsführung nachträglich noch korrigiert werden muss, weil die Mengen zweifach abgebucht worden sind. 3. Auftragsarten 40 bis 79 Auch mit diesen speziellen Auftragsarten könnte man das Verfahren Vorabrechnung durchführen, jedoch sind hiermit Einschränkungen oder Zusatzaufwendungen erforderlich. Letzteres ist abhängig vom Anspruch auf korrekte Detail-Statistiken. 4. Abrufaufträge a) Erstellung eines Abrufauftrages in der Angebotsbearbeitung mit der Angebotsart 10 mit den einzelnen Artikeln und Mengen. b) Nach Erfassungsende Druck der Vorabrechnung. c) Erfassung eines Auftrages mit den gleichen Artikeln (Kopieren des Abrufangebots ist leider (noch) nicht möglich) mit den zu liefernden Mengen. Bei jeder Position erkennt COMMERZ, dass es sich um einen Abrufartikel handelt und reduziert die Position im Abrufangebot entsprechend. d) Abruf des Lieferscheins, eine Rechnung wird nicht mehr erstellt, wenn nicht andere Artikel hinzugefügt worden sind. Auch weitere Zwischenlösungen für Vorabrechnungen sind denkbar, auch z.B. die, dass der Kunde auf Basis der Auftragsbestätigung vorab bezahlt.
12.04	allgemein	Ostern 2017	Gottlob ist die Fastenzeit bald zu Ende. Die News-Experten freuen sich auf Schweinsbraten und Weißbier. Um das auch so richtig genießen zu können, erscheint die nächste News erst wieder am 24.4.2017. Sie werdens wohl derwarten können, oder ...
11.04	FIBU	Toleranztage bei Mahnungen	Beim Aufruf für die Ausgabe von Mahnungen gibt es die Möglichkeit, zwei Toleranztage einzugeben: o MAHNTOLERANZTAGE ALLGEMEIN Diese Tageszahl wird auf die Nettofälligkeit der Rechnung "heimlich" aufaddiert und der Mahnungstermin damit um diese Toleranz verschoben. Diese Toleranztage, die auch Null sein können, verschieben damit den Termin für die Fälligkeit, sodass dann keine Mahnung erstellt wird. Die Eingabe von einigen Tagen berücksichtigt damit auch Banklaufzeiten.' o TOLERANZTAGE SOFORTIGE RECHNUNGEN Rechnungen, denen die Zahlungsbedingung „sofort" zugeordnet sind, würden (falls der Mahnlauf gerade stattfindet) noch am selben Tag gemahnt werden. Um dieses zu vermeiden, kann der Anwender für diesen Fall Toleranztage eingeben, die die Mahnung zunächst verhindern.
10.04	WWS	Rechnungen per E-Mail	Das Verfahren "Rechnungsversand per E-Mail" ist seit längerer Zeit in WWS, aber (oder gerade) in TKD im Einsatz. Durch diverse Anwendungen bei Fachhändlern wurden zusätzlich auch besondere Abwicklungen in die COMMERZ-Programme integriert, die nahezu alle Besonderheiten des Verfahrens beinhalten. Es lassen sich verschiedene E-Mail-Adressen hinterlegen, es werden üblicherweise die Rechnung im pdf-Format versendet und es wurden besondere Verfahren wurden beim Erstellen der Rechnungen integriert zur Unterscheidung "Post" oder "E-Mail" oder auch für die Behandlung von Null-Rechnungen in TKD. Über spezielle Schablonen lassen sich die Rechnungsformulare auch mit eigenem Logo anlegen, abrufbare Protokolle geben einen Überblick über versendete Rechnungen und .... Ein besonderer Aspekt wird bei dem Einsatz dieser Erweiterung oft übersehen: Die Kosteneinsparung bei der Versendung (Porto) und auch durch nicht mehr notwendigen Rechnungsdruck (Abwicklung, Toner, Papier). Rechnen Sie doch einfach einmal nach.
06.04	TKD	Preisfindung	Bei der Auftragserfassung in WWS, OBJ und TKD werden die VK-Preise ursächlich aus den Artikelstämmen entnommen. Sie können verändert werden oder durch entsprechende Konditionen auch geändert vorgegeben werden. Für die Preisfindung in TKD gilt zunächst, dass die Vorgaben aus den Artikelstämmen nur manuell geändert werden können, aber es können auch Konditionen aus WWS einbezogen werden. Letzteres ist z.B. erforderlich, wenn Rabatte wirken sollen oder wenn für bestimmte Artikel Nettopreise vereinbart worden sind. Grundsätzlich ist es also so, dass in TKD keine eigenen Preiskonditionen angelegt werden können und dass immer der im Artikel hinterlegte VK-Preis gilt. Eine Ausnahme davon gibt es nur, wenn man über die Anlage im WARTUNGSVERTRAGSTYP einen prozentualen Abschlag (z.B. auch 100% = kostenlos) hinterlegt hat. Wie kann man nun die Preis-Definitionen aus WWS in TKD wirken lassen, wenn man z.B. mit einem Kunden für einen Toner einen festen Nettopreis vereinbar hat? Zunächst gibt es im TKD-Parametersatz das Feld BB-PREISFINDUNG, das auf "J" gesetzt sein muss: Aber Vorsicht beim Ändern von "N" auf "J", denn dann wirken alle (!) in WWS angelegten Preiskonditionen (z.B. auch Rabatte) in TKD. Um gezielt für einzelne Kunden/Geräte die BB-Preisfindung ein- oder auszuschließen, ist es erforderlich, dafür spezielle WARTUNGS-VERTRAGSTYPEN anzulegen, weil dort über die Spalte BB gesteuert werden kann, ob die BB-Preisfindung wirken soll oder nicht: Ist das Feld leer, bedeutet das "N". Der so definierte Wartungsvertragstyp ist dann bei den betreffenden Geräten zu hinterlegen.
05.04	allgemein	Wieder einmal: Spooldateien	Wir empfehlen immer wieder die Spooldateien zu prüfen und zu löschen und haben auch mehrfach bereits beschreiben, wie man auch gleich mehrere Spools durch geschickte Namensvergebung mit einem Aufruf löschen kann. Wenn der Druck der Spooldateien also OK ist und keine Seite wiederholt werden muss, können diese auch gelöscht werden. Spooldateien, die nicht korrekt abgeschlossen worden sind, werden entweder nicht automatisch gelöscht oder erst nach einer Warnung. Folgende Situationen können in den Spooldateien vorliegen: Dabei sind Zeile 1, 2 und 9 problemlos löschbar. Auch Nummer 5 ist löschbar, man muss nur registrieren, dass nichts gedruckt worden ist. Nummer 7 ist auch löschbar, weil es sich um den Druck einer AB handelt (erkennbar an der "1" vor der Seitenzahl), der kein Update der Daten durchführt (kein OK). Bei Nummer 3, 4 und 8 wurde der Druck selbst korrekt ausgeführt, aber der Update der Daten ist nicht erfolgt. Hier ist eine intensive Analyse wohl unter Einbeziehung der Hotline erforderlich. Auf keinen Fall sollte die Spooldatei einfach gelöscht werden, da Folgefehler unvermeidbar sind. Bei Nummer 6 ist der Druck nicht korrekt beendet worden sind. Da an den Daten selbst nichts verändert wurde, könnte die Spooldatei gelöscht und der Druck nach Behebung des Druckerproblems wiederholt werden. Im Zweifelsfall ist eine Rückfrage bei unserer Hotline empfehlenswert.
04.04	TK	Layout der Bons	Das Layout der Kassenbons ist weitgehend flexibel definierbar. Allein der oberste Teil zeigt die Wertschätzung des Kunden, wenn man dort ein optisch ansprechendes Layout darstellt (auch eigene Logos können verwendet werden, aber Drucker muss das können). Die Unterschiede sind deutlich erkennbar: Entweder so: oder so: Auch den unteren Teil kann man selbst gestalten. Unsere Hotline hilft Ihnen gerne beim Einrichten.
03.04	WWS	Abgleich Lieferung mit Rechnung oder LS3	Brauchen Sie ein effizientes und umfassendes Werkzeug für die Kontrolle ihrer Eingangsrechnungen oder haben Sie ein uneingeschränktes Vertrauen gegenüber Ihren Lieferantenrechnungen ? In COMMERZ hätten sie es. a) Lieferanten allgemein Es werden die elektronisch übermittelten Rechnungsdaten der Lieferanten mit den Lieferungen aus den Bestellungen abgeglichen und Unstimmigkeiten vermeldet. Bei der Rechnung oder der Bestellung kann dann hinterlegt werden, welche Aktivität zur Behebung durchgeführt wird (worden ist): "Unser EK-Preis war falsch", "Menge hat doch gestimmt" oder "Gutschrift von Lieferant kommt". Damit werden nicht nur die Differenzen festgestellt, sondern auch die eingeleiteten Folgearbeiten für spätere Auskünfte hinterlegt. Da diese Funktion nun elektronisch erfolgt, benötigt der Fachhändler kaum noch Aufwand, um die für ihn ggf. nachteiligen Differenzen zu erkennen und zu reklamieren. b) Soennecken Diese Funktion gilt eigentlich für alle Lieferanten, sofern sie die Rechnungsdaten liefern können. Für Soennecken wurden aber auch die LS3-Aufträge mit einbezogen, womit sich diese Funktion als extrem effizientes DV-Werkzeug darstellt, mit dem man sich ganz erhebliche Kosten und Aufwendungen ersparen kann. Die Funktionen sind in COMMERZ-WWS in den Sonderprogrammen aufrufbar: Über 13 LOGISTIK-ONLINE kommt man zu den einzelnen Lieferanten und mit 1. LOGSERVE-ONLINE zu den spezifischen Funktionen von Soennecken. Dort kann man dann folgende Funktionen aufrufen: Mit dem Unterpunkt 4 werden z.B. die Liefer-Avise von Soennecken für die LS3-Aufträge den eigentlichen Aufträgen zugeordnet. Dabei kann ein Protokoll abgerufen werden, das mögliche Fehler ausweist.
30.03	allgemein	Jubiläum	Wir hatten am 2 März ganz vergessen, dass die logics-news nun schon 12 Jahre nahezu täglich über Themen aus COMMERZ-ACTUELL berichtet. Vor genau 12 Jahren haben wir die erste logics-news veröffentlicht. Zwischenzeitlich an etwa 2.700 Tagen, wobei aber auch Wiederholungen erforderlich waren. Letzteres um (beliebige Reihenfolge) o die vermeintlich tollen Neuentwicklungen wegen fehlender Nachfrage nochmals mehrfach anzubieten o nicht georderte Schulungen für (insbesondere neue) Mitarbeiter zu kompensieren (ist aber kein Ersatz) o intensive Hinweise auf Funktionen zu geben, die unbedingt eingesetzt werden sollten o Themen, die offenbar beim Anwender von COMMERZ-ACTUELL in "Vergessenheit" geraten sind o Vorfälle, die immer wieder von der Hotline gemeldet werden o massiv Anreize für einen effizienteren Einsatz von COMMERZ zu geben. Wir sind überzeugt, dass in unseren logics-news trotzdem genügend neue Informationen über aktuelle und zukünftige Entwicklungen enthalten bleiben werden, um auch weiterhin langjährig interessante Themen und Ideen für eine immer weitere Verbesserung der DV-Unterstützung durch COMMERZ-ACTUELL zu bieten.
29.03	TKD	Techniker-Hinweis	Der Techniker-Hinweis dient dazu, eine Information für den nächsten Auftrag für das Gerät zu übermitteln oder um generelle (aber auch gezielte) Hinweise auf Modifikationen (Beseitigung genereller Fehler) oder spezielle Geräte-Überwachung zu erhalten. Ausgangspunkt ist entweder die Erfassung der letzten Leistungen oder individuell die gezielte Eingabe eines solchen Hinweises: o Leistungserfassung Über "H" kann ein 4-zeiliger Hinweis eingegeben werden. o Individuelle sonstige Hinweise In der DATEIPFLEGE kann man unter 13. TECNIKERHINWEISE für ein Gerät, aber auch für alle Geräte eines Modells Technikerhinweise eingeben: oder (für alle Geräte eines Modells) Die Hinweise werden beim nächsten Auftrag für die Geräte angezeigt: Bei WAHL kann jetzt entschieden werden, ob der Techniker-Hinweis für den nächsten (!) Auftrag erhalten bleiben soll. Das ist z.B. wichtig, wenn es sich bei dem Auftrag nur um eine Tonerlieferung handelt. Normalerweise werden Hinweise nicht auf den Techniker-Aufträgen ausgegeben. Soll dieses doch erfolgen, kann das im ERW-Bildschirm geändert werden: .
28.03	WWS	Verpackungseinheit	Die Verpackungseinheit ist dann besonders wichtig, wenn die Fachhändler und die Lieferanten die Artikel anders zählen. Wenn z.B. der Fachhändler Einzelstücke zählt und der Lieferant aber Einheiten von vielleicht 10 Einzelstücke als ein Stück betrachtet, dann schlägt COMMERZ im Bestellwesen natürlich zunächst die fehlenden Einzelstücke vor, der Lieferant rechnet in seinen Einheiten und würde dann die 10-fache Menge liefern. Um dieses zu vermeiden, wurden die Verpackungseinheiten eingeführt, die man unter MENGENEINHEITEN in den Stammdaten erfassen und dann bei den betreffenden Artikel hinterlegen kann: Dabei sind die letzten beiden Felder wichtig: Die VERPACKUNGSEINHEIT definiert den Faktor oder den Divisor (Teiler) und die FUNKTION, was beim Bestellwesen passieren soll. In diesem Beispiel würde die COMMERZ-Vorschlagsmenge für den Bestellvorschlag durch 10 geteilt und dann aufgerundet werden. Beim Liefereingang erfolgt das Umgekehrte: Die Liefermenge wird mit 10 multipliziert, damit die Menge beim Fachhändler dann wieder korrekt ist.
27.03	FIBU	Lastschrift zurück	Wenn Lastschriften nicht ausgeführt werden, dann wird das Bankkonto mit dem Lastschriftbetrag und ggf. mit einer Gebühr belastet. Üblicherweise würde man nun die Zahlung gegen den Kunden buchen, bei dem dann eine negative Zahlung entsteht. Nur dann hat man beim Kunden in den offenen Posten immer diese Zahlung, aber keine offene Rechnung mehr stehen (Mahnung = ??). Andererseits darf man ja auch nicht die Rechnung einfach nochmals eingeben, weil dieses Steuer und Erlöse verfälschen würde. Es gibt aber einen einfachen Weg solche Vorgänge so zu buchen, dass wiederum eine Rechnung beim Kunden entsteht. Dazu ist es lediglich erforderlich, die Bankbelastung nicht gegenüber dem Kunden zu buchen, sondern zunächst auf ein Zwischenkonto, wobei dieses Konto ohne Steuer zu bebuchen sein muss. Im nächsten Schritt ist dann eine Ausgangsrechnung (ohne Steuer) zu buchen, mit der das Zwischenkonto wieder entlastet wird. Dabei kann wahlweise als Betrag auch die Gebühr mit einbezogen werden. Etwas kompliziert wird es nur in dem unwahrscheinlichen Fall, dass der Kunde nachher die Rechnung abzüglich Skonto bezahlt, weil dann bei einer normalen Zahlungsbuchung die Steuer aus dem Skontobetrag nicht korrekt berechnet wird (Lösung: getrennt buchen). Eine Beschreibung, die den genauen Saldenstand vor und nach den einzelnen Buchungsvorgängen wiedergibt, kann gerne bei der Hotline angefordert werden.
23.03	WWS	OP-Auskunft	Bisher konnte man sich die OFFENEN POSTEN eines Kunden nur dann anzeigen lassen, wenn die COMMERZ-ACTUELL-FIBU im Einsatz war. Dazu war es lediglich erforderlich, im Kopfbildschirm die "Wundertaste" F3 eizugeben: In den einzelnen OFFENEN POSTEN werden auch die Fälligkeit und die Mahnstufen angezeigt; auch der gesamte Saldo wird oben ausgewiesen. Zudem wird dann eine Information automatisch auf dem Bildschirm ausgegeben, wenn der Kunden für eine Rechnung bereits die 2. Mahnung (wahlweise auch 1. Mahnung) erhalten hat oder wenn das Kreditlimit überschritten ist. Letzteres wird ausgegeben, wenn zu Beginn der Erfassung oder am Ende der Erfassung (durch die neuen Positionen) die Bedingung für eine Meldung gegeben ist. Neu ist jetzt, dass diese Funktion auch beim Einsatz der DATEV-FIBU möglich ist. Dazu sind in regelmäßigen zeitlichen Abständen (z.B. täglich, nachts) aus DATEV die OPs zu exportieren und in eine "Mini"-COMMERZ-FIBU zu übertragen. Diese Funktionen können so automatisiert werden, dass kein weiterer Arbeitsprozess erforderlich ist. Die Informationen in WWS über Offene Posten eines Kunden, der Hinweis, dass der Kunde schon eine Mahnung erhalten hat, und die Prüfung eines Kreditlimits gingen früher nur, wenn die FIBU von COMMERZ eingesetzt wurde. Nun ist aber diese Funktion auch beim Einsatz der DATEV-FIBU möglich. Dazu sind in regelmäßigen zeitlichen Abständen (z.B. täglich, nachts) aus DATEV die OPs zu exportieren und in eine "Mini"-COMMERZ-FIBU zu übertragen. Diese Funktionen können so automatisiert werden, dass kein weiterer Arbeitsprozess für die Datenübertragung erforderlich ist. Weitere Informationen gerne durch die Hotline
22.03	TK	Sperre an der Kasse	Den Aufruf der Funktion LADENGESCHÄFT kann man auch so steuern, dass bei jedem Aufruf von COMMERZ-ACTUELL-WWS direkt in den Barverkauf verzweigt wird und nach Abschluss auch COMMERZ unmittelbar wieder verlassen wird. Damit kann vermieden werden, dass irgendeine andere Funktion aus COMMERZ-ACTUELL überhaupt aufgerufen werden kann. Einrichtung dieser Sonderfunktion durch unsere Hotline.
21.03	TKD	Miete/Wartung vergessen?	Ein kleiner Trick, um festzustellen, ob Mieten und/oder Wartungen nicht abgerechnet wurden, ist die Funktion GERÄTE-VORAUSBERECHNUNG zu nutzen (. Wenn man dort als ABRECHNUNGSMONAT das Datum eingibt, bis zu dem man meint, alles abgerechnet zu haben, erscheinen genau die Geräte, die eben doch nicht berechnet worden sind (Menüpunkt 5 bei 5. SONSTIGE LISTEN). Dieses Verfahren ist sicherlich besser, als "auf Verdacht" eine Vertragsabrechnung anzustoßen, weil bei der VORAUSBERECHNUNG keine Veränderungen in den Geräten gemacht werden und lediglich Informationen für mögliche Nachberechnungen geliefert werden.
20.03	allgemein	das darf ja wohl nicht wahr sein	Jahrelang hat ein COMMERZ-Anwender noch bis heute statt Umlaute irgendwelche Hieroglyphen auf seinen Formularen und auch auf den Kassenbons ausgegeben. Das ist für uns und auch für die Kunden ein ganz klarer Beweis dafür, dass die EDV dieses Fachhändlers nicht dem aktuellen Stand der Technik entspricht. Da kommen Zweifel auf, ob die Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und Kassenbons überhaupt korrekt sein können. Ein minimaler Hinweis unserer Hotline hat die Umlaute wieder erscheinen lassen. Unsere Meinung war immer, dass alle Belege, die der Kunde erhält, ein Spiegelbild der gesamten Reputation des Fachhändlers darstellt. Deshalb sollte jeder einmal seine Belege kritisch betrachten; in COMMERZ gibt es genügend Möglichkeiten diese auch zu verbessern.
16.03	WWS	Artikel finden	Eine ganz entscheidende Bedeutung für die Effizienz der Erfassung von Aufträgen ist, wie schnell findet man den vom Kunden gewünschten Artikel. COMMERZ-ACTUELL bietet dazu eine Vielzahl von Möglichkeiten an, die je nach Fachhändler auch unterschiedlich genutzt werden. Letztlich steht man bei der Erfassung an der Stelle, an der man den Artikel benötigt: Über F5 kann man sich anzeigen lassen, welche generellen Möglichkeiten es gibt: Dabei werden für den Zugriff über Z, A, L (oder vorher K), O, S, I oder B die entsprechenden Felder aus dem Artikelstammsatz genutzt. Zusätzlich gibt es aber noch die Eingabemöglichkeiten mit F3 an dieser Stelle. Damit können alle Artikel angezeigt werden, die der Kunde früher einmal gekauft hat: Eingeschränkt werden können die Artikel dadurch, dass man eine Warengruppe eingibt (auch noch auswählbar mit Eingabe von F5, wenn die Systemtexte entsprechend angelegt sind). Bei einem direkten ENTER werden alle Artikel angezeigt werden. Es werden dann alle Artikel angezeigt, die der Kunde bisher erhalten hat: Es werden die Artikel lediglich einmal mit ihren letzten Daten angezeigt. Durch Anklicken eines Artikels wird dieser direkt in die aktuelle Position übernommen.
15.03	TK	Skonto an der Kasse	Wenn einem Kunden eine Zahlungsbedingung mit Skonto zugeordnet ist, dann werden die Abzüge nicht generell vom Endbetrag sondern bei jeder Position berücksichtigt. Nachfolgender Kunde hat eine ZBD mit 2% Skonto: und der Bon sieht dann folgendermaßen aus: -------------------------------------- -------------------------------------- Die 2% würden bei jeder Position ausgegeben werden.
14.03	allgemein	Rechnungsdatum	Bei der Erstellung von Rechnungen ist besonders auf das Rechnungsdatum zu achten. COMMERZ nimmt in allen Programmen immer das Datum, das beim Einstieg unter DATUM vor- oder eingegeben worden ist: Da immer das aktuelle System-Tagesdatum beim Aufruf der Programme von COMMERZ vorgegeben wird, ist häufig eine Änderung dann notwendig, wenn z.B. man am Monatsanfang einen ganzen Block von Rechnungen schreibt, die aber noch in den Vormonat sollten, oder wenn man Zählerstände rückwirkend berechnet. Bei letzteren befindet man sich meist bereits im Folgemonat (z.B. im Juli) und muss das Rechnungsdatum dann auf den 30.6. setzen. Die Statistikdaten werden entsprechend dem Rechnungsdatum gespeichert. Ganz besonders wichtig ist, dass eine Änderung des DATUMs nur für den betreffenden Bildschirm (Fenster) gilt, nicht also für alle anderen laufenden Programme. Vergessen sollte man auch nicht, nach einer Datumsänderung dieses wieder auf das aktuelle Tagesdatum zu setzen. Wichtig ist auch, dass man in COMMERZ-ACTUELL-WWS über die Zugriffsberechtigung eine Änderung des Datums generell sperren kann, um versehentliche Änderungen zu verhindern.
13.03	TKD	Fleetmanagement	Viele Fachhändler lassen sich den Service Fleetmanagement vom Kunden bezahlen. In COMMERZ-ACTUELL besteht nun auch die Möglichkeit, zusammen mit den Vertragsrechnungen diese Kosten automatisch zu berechnen. Weitere Informationen gerne durch unsere Hotline.
09.03	WWS	Kontrolle geänderter VK-Preise	VK-Preise können an diversen Stellen entweder "dauerhaft" oder auch spontan geändert werden. Dabei hat nicht nur der VK selbst Einfluss auf den letztlich auf der Rechnung stehende VK-Preis, sondern auch z.B. Rabatte oder Staffelpreise, also alle Daten, die in die Preisfindung eingehen. Auch das Preiskennzeichen, das beim Kunden hinterlegt ist, kann durch Änderung im Auftrag zu geänderten VK-Preisen führen. Umso wichtiger ist es, die Änderungen in den VK-Preisen überprüfen zu können. Das geschieht in COMMERZ-WWS über die PREISÄNDERUNGSLISTE oder über die AUFTRAGSPRÜFLISTE. o PREISÄNDERUNGSLISTE Wenn Preise manuell oder elektronisch geändert werden, kann man sich über die Preisänderungsliste die alten und die neuen Preise zur Kontrolle nochmals ausgeben lassen. Sie ist abrufbar unter 11.SONDERPROGRAMME, 2.PREISPFLEGE, 3:PREISÄNDERUNGSLISTE. Da man die Selektion auch datumsbezogen machen kann, kann man ganz gezielt die "soeben" geänderten neuen Preise sich ausweisen lassen. Über die Eingaben bei KOMPL/FUNKTION kann ein bestimmter AUFGABENKOMPLEX und eine Unterfunktion ausgewählt werden, mit der die Preise geändert worden sind. Wurden diese beispielsweise im AUFGABENKOMPLEX "09.STAMMDATEN" und dann über die "04.ARTIKEL-DATEI durchgeführt, dann ist hier 0904 einzugeben. Mit der Eingabe der "Wundertaste" F3 werden alle Änderungen, über welche Funktion auch immer, ausgewiesen. Dabei sind auch die Änderungen enthalten, die über die "Zentrale Artikelpflege" (auch automatisch) durchgeführt worden sind. Die Preisänderungsliste ist ein sehr gutes Werkzeug, um durchgeführte (vor allem auch automatisiert übernommene) Preisänderungen nochmals zu kontrollieren, weil neben den neuen Preisen auch die alten Preise ausgewiesen werden. o AUFTRAGSPRÜFLISTE Die täglich erfassten Aufträge können abends über folgenden Aufruf überwacht werden: Dazu ist es nicht erforderlich, die einzelnen Felder mit entsprechenden Daten immer neu einzugeben, sondern man braucht nur bei "VON AUFTRAG" F2 einzugeben, das Datum auf das Tagesdatum zurückzusetzen (neuerdings ist die Datumsvorgabe automatisch das Tagesdatum) und einen vorher angelegten Schlüssel einzugeben, der dafür sorgt, dass die Prüfkriterien automatisch vorgeben werden. Damit hat man täglich einen Bericht über "kritische" Aufträge, bei denen z.B. der VK-Preis nicht stimmt oder bei denen Preise/Rabatte geändert worden sind.
08.03	TK	Rechnungs- Inkasso	In der Kasse kann man auch die Bezahlung von Kundenrechnungen vornehmen, die der Kunde auf Basis von normalen WWS-Aufträgen erhalten hat (RECHNUNGSINKASSO): Wichtig dabei ist, dass die erfassten Daten nicht automatisch an die FIBU übergeben werden, sondern nur den Kassenbestand erhöhen. Deshalb sollte man am Ende möglichst die "3" (BUCHEN MIT BELEGDRUCK) eingeben, damit für die Buchhaltung auch einen Beleg erstellt wird. Die einzelnen Vorgänge (mit allen Eingaben) werden aber auch im Kassenvorgangsprotokoll ausgewiesen, das man z.B. nur für die Inkasso-Vorgänge auch gezielt abrufen kann.
07.03	TKD	Aufwand bei Technikerstunden	Für die Erfassung von Leistungen in den Werkstattaufträgen werden üblicherweise immer Artikel verwendet. Dabei wird der Aufwand für eine Auftragsposition aus dem EK-Preis des Artikels ermittelt. Wenn aber eine Position Stunden, Zeiten oder Arbeitswerte enthält (Verrechnungsart von 00 bis 09), gibt es für die Ermittlung des Aufwandes (internen Stundensatz) zwei Möglichkeiten: 1. Es wird der EK-Preis aus dem des Stundenartikels genommen 2. Es wird der beim Techniker hinterlegte int. Stundensatz verwendet. Für beide Verfahren gibt es Vor- und Nachteile: Der Stundensatz im Artikelstamm ist pauschal und als Durchschnittspreis einfach zu bestimmen, die Verwendung technikerbezogene Stundensätze ist genauer, weil z.B. bei gleichem Zeitaufwand die Kosten für den Meister höher angerechnet werden als wenn ein Azubi die Arbeit durchgeführt hätte. Der Fachhändler kann individuell das eine oder das andere Verfahren verwenden. Welche Verfahren eingesetzt werden soll, wird in COMMERZ-TKD im Parametersatz 10 festgelegt: Im Feld INT. STUNDEN-SATZ kann ein A (Artikel) oder ein T (Techniker) eingetragen werden. Während über die Verwendung von "A" jedem Techniker der gleiche EK-Preis zugeordnet wird, kann mit "T" der Aufwand wesentlich differenzierter in die Statistikdaten einfließen. Das erstere könnte auch erreicht werden, wenn man für die unterschiedlichen Ausbildungen der Techniker unterschiedliche Stundenartikel verwenden würde, dieses aber mit erheblich mehr Aufwand und einer wohl höheren Fehleranfälligkeit. Somit kann der Fachhändler über die Eingabe im Parametersatz 10 selbst entscheiden, welchen internen Stundensatz er als Aufwand ansetzten möchte. Ganz entscheidend ist aber, dass die Vorgabedaten beim Techniker und im Artikel vollständig angelegt sind, um zu vermeiden, dass sich ein Aufwand von Null ergibt. Das ist z.B. beim Verfahren "T" der Fall, wenn der interne Stundensatz bei einem Techniker nicht eingetragen ist oder wenn überhaupt kein Techniker eingegeben worden ist. Beim Verfahren "A" z.B. dann, wenn kein Artikel eingegeben wird sondern lediglich die Verrechnungsart und wenn dann kein Techniker oder bei diesem kein interner Stundensatz vorliegt. Der Interne Stundensatz des Technikers wird übrigens aber dann benötigt, wenn man bei der Erfassung von Leistungen keinen Artikel sondern lediglich die Verrechnungsart (00 bis 09) und einen Techniker eingibt. Wenn ein interner Satz von Null sich ergibt, kann dieses die gesamte Statistik erheblich verfälschen. Deshalb hier besonders darauf achten, dass alle relevanten Vorgabedaten auch korrekt gespeichert sind und dass bei dem Verfahren "T" auch immer ein Techniker eingegeben wird.
06.03	WWS	Werbeaktionen	Üblicherweise speichert man die Daten (Preise) von zeitlich begrenzten Aktionen als Kundengruppen-Nettopreise (A-J-Preise) ab. Diese Preise gelten dann, solange das Angebot existiert. Dabei sind folgende Besonderheiten zu beachten: 1.Spezielle Kunden bekommen häufig noch bessere Preise als aus der Werbeaktion. Wenn diese als A-J-Preise definiert wurden, können durch den Einsatz der Bestpreis-Funktion etwaige Konflikte mit Preisen dieser Kunden vermieden werden. 2. Wenn die Standard-Katalogdaten in Form von A-J-Preisen angelegt worden sind, muss man das Preiskennzeichen im Parametersatz dazu nutzen, zusätzliche A-J-Preise zu definieren: Das dort abgespeicherten Preiskennzeichen wird vor den Katalog-Nettopreisen als erste Priorität herangezogen. Damit kann der Anwender z.B. den Hauptkatalog als A-Preise eingeben oder automatisch übernehmen und als B-Preise Aktionspreise hinterlegen, wobei in den B-Nettopreisen auch Artikel aus den A-Nettopreisen enthalten sein können. Das Ergebnis einer solchen Aktion (aber auch alle direkten Nettopreisangebote) kann man in COMMERZ-ACTUELL über 8.ANGEBOTSÜBERWACHUNG und dann über die 3.NETTOPREISAUSWERTUNG erfahren. Dabei können die Daten (auch zwischenzeitlich) zusätzlich zur Listenausgabe auch am Bildschirm eingesehen werden. Neuerdings werden auch die den Artikelpreisen zugeordnete Sollmengen mit ausgegeben. Am Ende einer Aktion muss das Angebot "entfernt" werden, damit die speziellen Preise nicht mehr wirken. Auch wenn es schon gelöscht sein sollte, können die Daten immer noch zum Druck oder am Bildschirm abgerufen werden: Man muss nur die Angebotsnummer noch wissen. Letzteres macht Sinn, weil man zu einem festen Termin die Aktion beenden möchte, aber erst später alle Ergebnisse der Aktion gerne bewerten möchte.
02.03	WWS	Rechnungsart und Kategorie	Das Feld Rechnungsart (ursächlich im Kundenstamm) besteht aus zwei Teilen: Erste Stelle (nur 1 oder 2, steht für Einzel- oder Sammelrechnung) und der zweiten Stelle, der Kategorie (1 bis 9), die dazu dient bei der Fakturierung nur entsprechende Kunden (bzw. Aufträge mit speziellen Kategorien) auswählen zu können. Es gibt für die Kategorie die Möglichkeit, Systemtexte für die verschiedenen Kategorien anzulegen: Die Kategorien gelten als sowohl für die Einzel- als auch für die Sammelrechnungen gemeinsam. Wichtig ist, dass die Beschreibung für die Kategorie gedacht ist, was z.B. beim Abruf von Rechnungen in der Fakturierung genutzt werden kann, hier wird nämlich die Kategorie mit F5 explizit angefordert: Nicht direkt verwendbar ist der F5-Abruf, wenn man bei der Eingabe einer Rechnungsart ist, weil dazu ja zwei Zeichen einzugeben sind: . Hier kann man sich derzeit nur die Kategorie anzeigen lassen; dann muss man die Anzeige mit F1 verlassen und die vollständige Eingabe der vollständigen Rechnungsart manuell durchführen. Es ist also (noch) nicht möglich, durch Auswahl und RETURN nur die zweite Stelle zu übernehmen.
23.02	allgemein	Karneval, Fasching	Die "Schreiberlinge" der logics-news wollen in diesem Jahr so richtig in den Karneval-/Fasching-Trubel eingreifen. Deshalb erscheint der nächste Eintrag in den logics-news erst nach dem Aschermittwoch.
22.02	OBJ	WORD-Texte	In COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) können Text über WORD erfasst, geändert oder eingefügt werden. Das bedeutet, dass man auch spezielle WORD-Funktionen in OBJ (neu) nutzen kann. WORD-Texte können zum Beispiel in den Angeboten und Aufträgen als Kopf- oder Endetexte sowie in die Positionen eingebracht werden. Wenn man als Kopf- oder Endetext verschiedene Ausführungen (z.B. je nach Kunde oder Angebot/Auftrag) einsetzen möchte, kann man sich diese in eine eigene Datei speichern, aufrufen, markieren, kopieren und einfügen. Dazu ist es lediglich erforderlich, die verschiedenen Kopftexte oder auch sonstige Texte in eine spezielle Word-Datei abzustellen. Beispiel (Datei mit verschiedenen Textbausteinen, aus der dann jeweils passende Texte ausgewählt werden können) Hinweis: COMMERZ-ACTUELL-OBJ ist nicht nur im Geschäftsbereich "Möbel" einsetzbar, sondern kann auch im Geschäftsbereich "Geräte" für die Erstellung von Angeboten und Aufträgen genutzt werden. Dazu könnte man z.B. eine Textmaske vordefinieren, in die dann für Kopiersysteme die wichtigsten (variablen) Kennzahlen eingetragen werden können. Auch Bilder können in die Angebote/Aufträge integriert werden.
21.02	allgemein	Änderungen von Systemsoftware und Hardware	Wir hatten bereits in 2014 über System-oder Hardware-Änderungen bei unseren Anwendern berichtet: Unsere Hotline wird in letzter Zeit immer häufiger in Aufgaben einbezogen, die nicht im Standard-Wartungsvertrag abgedeckt sind. Häufig handelt es sich dabei um Hardware- und vor allem Systemunterstützungen, die nach Server-Wechsel oder System-Upgrades notwendig geworden sind. Wir empfehlen dringend, derartige Systemveränderungen im Vorfeld mit der Hotline abzustimmen und ggf. entsprechend notwendige Aufgaben zu delegieren. Leider müssen wir feststellen, dass unsere Hotline immer noch häufig Aufgaben durchführen muss, die überhaupt nicht in ihr Verantwortungsbereich fallen. Deshalb nochmals die dringende Bitte, Installationsänderungen unbedingt vorab mit unserer Hotline abzustimmen.
20.02	WWS	Schnellerfassung von Aufträgen	In der Auftragsbearbeitung gibt es über den Menüpunkt 3 die AUFTRAGSSCHNELLBEARBEITUNG. Sie dient dazu Aufträge (mit Einschränkung der Flexibilität) schneller zu erfassen. Dabei gibt es zwei ganz verschiedene Varianten, die im Parametersatz über das Feld AUFTRAGSSCHNELLBEARBEITUNG gesteuert werden: o Belegt mit "N" Das Verfahren entspricht der normalen Auftragserfassung mit dem Unterschied, dass ZU LIEFERN" oder "ZU FAKTURIEREN" automatisch mit der Auftragsmenge versorgt werden und nach der Eingabe von Artikelnummer und Menge sofort die Eingabe der nächsten Position (Artikelnummer) möglich ist. Änderungen der Positionen möglich; Anwendung z.B. beim Erfassen großer Aufträge. o Belegt mit "J" Gänzlich anderes Erfassungsverfahren, wobei die Positionen nicht über einen Bildschirm sondern zeilenweise erfasst werden: Der Vorteil trotz der wenigen Auftragsfelder, die bearbeitet werden können oder die angezeigt werden, liegt darin, dass man mit dem Cursor sich über die Felder bewegen kann und z.B. nachträglich alle VK-Preise noch überarbeiten kann. Aufträge können erfasst, aber auch mit der Schnellbearbeitung (oder der normalen Auftragsänderung) nachträglich noch korrigiert werden. Was tun? Einfach einmal ausprobieren.
16.02	FIBU	OP-Status	Bei den Sachkonten gibt es das Feld OP-STATUS, das folgendermaßen genutzt werden kann: Das Feld legt fest, ob sich das Konto wie ein offener Posten verhalten soll (OP-STATUS=1) oder nicht (OP-STATUS=0). Die OP-Fähigkeit eines Sachkontos bedeutet, dass es sich wie ein Debitor oder Kreditor verhält und dass z.B. bei Zahlungen die noch offenen Buchungen angezeigt und ausgeglichen werden können. Außerdem können in der OP-Verwaltung die offenen Posten des Sachkontos beauskunftet oder gelistet werden. Ein typisches Sachkonto, dass bisher häufig als OP-fähig deklariert wurde, ist das Scheck-Zwischenkonto, das dann z.B. alle noch nicht eingelösten Schecks verwaltet. So ein Sachkonto könnte man auch für alle Zahlungen, die über SEPA abgewickelt werden einrichten.
15.02	TKD	Korrektur Zähler- abrechnung	Wenn ein Kunden die Zählerabrechnung moniert, weil ein zu hoher Zählerstand angenommen wurde und die Abrechnung wegen weiteren Vertragsabrechnungen (z.B. Wartung) nicht mehr rückzusetzen ist, denn gibt es in COMMERZ-ACTUELL keine direkte Korrektur dieser Vertragsabrechnung. Lösungen dazu sind gesonderte Gutschriften oder (negative) SONSTIGE ERLÖSE. Es gibt aber eine Lösung, bei der dem Kunden die zu viel berechneten Kopien gutgeschrieben werden und bei der auch die statistischen Daten wieder auf einen stimmigen Stand gebracht werden können. Das Verfahren nutzt die Freien Einheiten aus, die bei Poolformat 0 auch zu negativen Abrechnungswerten führen können. Dazu sind bei dem betreffenden Gerät die Daten zwischenzeitlich zu ändern und danach wieder einzutragen. Wie im nachfolgenden Beispiel dargestellt werden dem Kunden dann Zählerstände (hier 10.000) durch negative Rechnung gutgeschrieben: Es gibt eine ausführliche Beschreibung des Verfahrens; bei Bedarf bitte bei unserer Hotline anfordern.
14.02	WWS	Anzeige Lager Soennecken	COMMERZ-ACTUELL-WWS kann direkt mit dem Soennecken-Rechner kommunizieren und Lager-Daten und auch wichtige Hinweise über Artikel von dort übertragen und dem Fachhändler anzeigen. Für den Aufbau der Verbindung, die Bereitstellung der Daten und die Übertragung wird Zeit benötigt, die bei ganz schnellen Erfassern von Aufträgen lästig sein kann. Deshalb kann man selbst einstellen, an welchen Stellen die Daten übertragen und ausgegeben werden sollen: Rechts unten im Parametersatz kann man festlegen, an welchen Stellen die Daten angezeigt werden sollen.
13.02	allgemein	Datenaustausch mit Kunden	Einhellige Zustimmung von Kunden der Fachhändler, die COMMERZ und das nun schon längst bewährte Verfahren zur Versendung von Lieferscheinen und Rechnungen per E-Mail (z.B. pdf-Format oder mit elektronischen Daten) einsetzen. Der Fachhändler selbst vermittelt damit, moderne Technik einzusetzen und spart zusätzlich auch noch Papier- Druck- und Portokosten. Wann fordern Ihre Kunden diese schon zur Standard gewordene Technik? In COMMERZ-ACTUELL sind neben den Standardfunktionen auch viele zusätzliche Varianten enthalten, wie z.B. o Kein Druck, wenn Dokument ins Archivierungssystem abgestellt wird (papierlose Verwaltung). o Berücksichtigung von Nullrechnungen in TKD o Erkennung des E-Mail-Versands auf dem Dokument o Abschriften versenden (J/N) o Selektionen: Nur Rechnungen mit E-Mail-Versand o Prüfmöglichkeiten vorab und Überprüfung über Protokoll o gesonderte E-Mail-Adressen bei Kunden und in TKD bei Geräten Kunden: Geräte (für Zählerabfragen): Die Funktion Rechnungen per E-Mail an Kunden setzt eine intensive Abstimmung voraus, die unsere Hotline aufgrund ihrer Erfahrung gerne mit den interessierten Fachhändlern durchführen möchte.
09.02	WWW	Kundenadressen	In COMMERZ-WWS wurden die Adressen der Kunden ganz wesentlich erweitert. Zum einen kann man in den Stammdaten sowohl in der Rechnungs- als auch in der Versandadresse die früheren 2 Namenszeilen jetzt um 3 weitere Zeilen ergänzen und zum anderen lassen sich beim Kunden zusätzliche Lieferadressen (bis 9) zuordnen. Innerhalb der Auftragsbearbeitung kann man diese Erweiterungen ebenfalls ändern oder erfassen sowie die zusätzlichen Adressen für den Versand aufrufen und eintragen. Eine detaillierte Beschreibung, wie die Erweiterung bzw. die zusätzlichen Versandadressen einzugeben und aufzurufen sind, wurde am 26.8.2015 detailliert beschrieben.
08.02	TKD	ENTHALTENE FREIKOPIEN AUSWEISEN	Im Bildschirm mit den Wartungs-Vertrags-Daten gibt es des Feld FREIKOPIEN AUSWEISEN (J/N). Damit wird gesteuert, ob bei der Berechnung der Wartungspauschale die darin enthaltenen Freien Einheiten ausgewiesen werden sollen oder nicht. Damit erhält der Kunde bei jeder Wartungspauschale auch den Hinweis, wie viele Freie Einheiten darin enthalten sind. Die Felder für BISHER AUFGELAUFEN Z1/Z2 sind (leider) änderbar, um in Ausnahmesituationen andere Daten vorgeben zu können. Eine Eingabe kann erforderlich sein, wenn das vordere Feld von "N" auf "J" umgestellt wird. Im Normalfall ist hier aber keine Änderung seitens des Anwenders notwendig, sie kann zudem zu fehlerhaften Abrechnungen führen. COMMERZ-TKD merkt sich intern für welchen Zeitraum die Freien Einheiten über die Wartungspauschalen entstanden sind und berücksichtigt dann bei der Zählerabrechnung auch nur die hierfür aufgelaufenen Freien Einheiten. Deshalb bitte Vorsicht bei etwaigen Änderungen; am besten erst Rücksprache mit unserer Hotline.
07.02	FIBU	Differenzen bei Sammelkonten ?	Bei der KONTENAUSKUNFT stimmen bei "normalen" Konten die Summen aller Buchungen mit dem AKT. SALDO überein, sofern man sich alle Buchungen ausgeben lässt. Das ist bei den als Sammelkonten festgelegten Sachkonten nicht (immer) so. Beispiel: Buchung einer Ausgangsrechnung: Kontenauskunft (Konto 1400): Die Differenz entsteht dadurch, dass erst mit dem Journaldruck die Buchungen auf die Konten der Erlöskonten erzeugt werden. Wichtig dabei ist auch, dass der aktuelle Saldo (auch ohne Journaldruck) immer dem aktuellen Wert entspricht. Kontoauskunft (Konto 1400, nach Journalschreibung)
06.02	WWS	Was ist eigentlich KUMULIEREN	Staffelpreise, die über die Stammdaten Artikel oder über die Anlage von Nettopreisen definiert worden sind, werden immer berücksichtigt, wenn eine vorgegebene Menge erreicht oder überschritten wird. Dieses geschieht aber immer nur positionsweise. Wenn beispielsweise ein Artikel einen Staffelpreis ab Menge 12 hat und man erfasst zwei Positionen mit je 10, dann wird in beiden Positionen der Staffelpreis nicht vorgegeben werden. Um solche Fälle entsprechend anzupassen, ist die Kumulierung in die Auftragsbearbeitung unter dem Menüpunkt 14. POSITIONEN KUMULIERNEN in die Auftragsbearbeitung integriert worden Er dient also dazu, die Preise einzelner Positionen auf die Möglichkeit der Verwendung von Staffelpreisen zu überprüfen. Dieses ist auch dann wichtig, wenn Staffelpreise für ganze Sortimente gelten sollen. Dieses kommt dann vor, wenn der Kunde Artikel in verschiedenen Ausprägungen (z.B. verschiedenen Farben) ordert und einzelne Positionen nicht, aber die gesamte Anzahl zu einem Staffelpreis führen würde. Im Normalfall wird der Staffelpreis bei Eingabe einer entsprechenden Menge automatisch vorgeschlagen, wobei aber lediglich jede Position alleine für sich betrachtet wird. Wenn beispielsweise jedem Artikel einer Artikelgruppe (gleicher Artikel in unterschiedlichen Farben) eine Staffel zugeordnet ist (z.B. ab 10 Stück) und der Kunde ordert 8 rote und 8 blaue, dann wird bei der Erfassung bei jeder Position kein Staffelpreis eingetragen. Wenn dieser Auftrag nun über die Funktion "Position kumulieren" geprüft wird, stellt COMMERZ-ACTUELL fest, dass insgesamt 16 Stück geordert wurden und trägt bei den betreffenden Positionen automatisch den Staffelpreis ein. Die Abänderung des Preises unterliegt einer Vielzahl von Prüfungen, so muss z.B. in allen Artikelstammsätzen die gleiche Staffel hinterlegt sein oder der WAWI-Schlüssel darf sich nicht unterscheiden. Auch wenn der Preis manuell geändert worden ist, findet keine Anpassung mehr statt. Diese Funktion kann derzeit nur eingesetzt werden, wenn die Artikelnummern-Struktur von Soennecken (9 Stellen numerisch) oder das Verfahren mit dem Verbundkennzeichen eingesetzt wird. Im ersten Fall erkennt COMMERZ "gleichartige" Artikel daran, dass die ersten 7 Stellen der Artikelnummer identisch sind. In der Standardversion müssen die einzelnen Aufträge aufgerufen werden. Das bedeutet, dass der Erfasser darüber entscheiden kann, ob diese Kumulierung für einen Auftrag stattfinden soll oder nicht. Individuell gibt es aber auch Installationen, die die Anpassung sofort nach Auftragsende automatisch durchführen. Übrigens: Diese Funktion ist auch an der Kasse verfügbar. Dabei wird dann, wenn "gleichartige" Artikel vorhanden sind, abgefragt, ob die Kumulierung stattfinden soll oder nicht (siehe auch 14.4.2016).
02.02	allgemein	Tagesdatum	In WWS und in TKD kann beim Einstieg das Tagesdatum, das vom Betriebssystem übernommen wird, geändert werden. Dieses ist dann erforderlich, wenn man irgendwelche Tätigkeiten (wie zum Beispiel den Rechnungsdruck) einem anderen Tag zuordnen möchte. Letzteres wird z.B. häufig in TKD notwendig, wenn man Leistungen rückwirkend (Zähler) oder im Voraus (Wartung/Miete) später oder früher berechnen möchte. Eine solche Änderung des Tagesdatums (nur wirksam an dem betreffenden Arbeitsplatz) sollte jedoch ganz gezielt und mit besonderer Sorgfalt durchgeführt werden. Damit diese Änderung nicht von jedem Mitarbeiter durchgeführt werden kann, ist in WWS eine Sperrmöglichkeit in den Zugriffsberechtigungen vorgesehen: Willkürliche Änderungen des Tagesdatums können zusätzlich auch noch zu erheblichen Verfälschungen der Statistiken führen. Bitte einmal prüfen, wie das Feld DATUMSÄNDERUNG in allen Zugriffsberechtigungen gesetzt ist. In COMMERZ-ACTUELL-TKD ist diese Sperre nicht vorhanden, weil davon ausgegangen wird, dass der Rechnungsdruck meist nur von einer Person (mit spezieller Benutzerkennung) durchgeführt wird.
01.02	TKD	Kopienpreise in Pools	Bei Pools stehen für die Festlegung der zu verwendenden Kopienpreise für die verschiedenen Zähler mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, weil eigentlich in jedem einzelnen Gerät des Pools der Kopienpreis steht. In COMMERZ-ACTUELL-TKD wurde festgelegt, dass der Preis immer aus dem letzten Gerät des Pools entnommen wird. Es ist also wichtig, dass dort (auch wenn z.B. der Kopienpreis für 2. Zähler nicht genutzt wird, weil dieses Gerät nur einen Zähler hat) immer der Kopienpreis eingetragen ist. Kontrollieren lassen sich die Pooldaten am besten mit der POOL-GERÄTE-ÜBERSICHT, über die die wichtigsten Pooldaten in einer Liste dargestellt werden: Einfach einmal checken.
31.01	WWS	Überwachung Nettopreise	Bei Artikel, die auch als Nettopreis angelegt sind, gibt es dann ein Problem, wenn sich der Einkaufspreis (gravierend) verändert. Ohne Überwachung kann es passieren, dass dann irgendwann der EK-Preis größer ist als der Nettopreis. Wenn sich diese Artikel durch die Auswahl eines Lieferantenbereiches (Lieferant xyz ändert Preise) oder eines Warengruppen-(Artikel-)bereiches einschränken lassen, dann kann man über die ANGEBOTSPRÜFLISTE eine reduzierte Auswertung zur Prüfung abrufen. Auch zur Überprüfung eines speziellen Angebotes (Angebotsnummer) ist diese Auswertung geeignet: Die Auswertung enthält dann alle (!) Nettopreise der ausgewählten Artikel. In der Auswertung selbst wird für jede Nettopreis-Anlage a) der generelle Artikel-EK-Preis aus dem Artikelstamm b) der aktuelle Artikel-VK-Preis aus dem Artikelstamm c) der aktuelle Bruttonutzen der Artikelpreise d) der EK-Preis zum Zeitpunkt der Nettopreisanlage e) der Nettopreis f) der Bruttonutzen im Nettopreis-Angebot g) der Bruttonutzen, der sich aus aktuellem Artikel-EK-Preis aus dem Artikelstamm und dem Nettopreis derzeit ergibt. Auszug aus einer Prüfliste mit den entsprechenden Werten: a) b) c) d) e) f) g) Insbesondere der Wert für g) ist dabei natürlich wichtig, denn ist dieser (zu) klein oder sogar negativ, dann passt der Nettopreis nicht mehr zum aktuellen EK-Preis. Nachdem in der Auswertung Kunde, Angebots- und Positionsnummer angezeigt werden, kann man leicht gezielte Anpassungen der Nettopreise vornehmen. Dazu stehen ANGEBOTSÄNDERUNG (oder besser noch) NETTOPREIS-SCHNELLBEARBEITUNG zur Verfügung.
30.01	TKD	Korrektur Historie	Sowohl die Auftrags- als auch die Vertragsdaten werden in der Historie gesammelt und können beauskunftet oder gelistet werden. Die einzelnen Aufträge und Auftragspositionen sollten einen chronologischen Ablauf darstellen, der aber ganz wesentlich von den Daten bei der Leistungserfassung abhängt. Da zu diesem Zeitpunkt häufig der Tag der konkreten Lieferung/Leistungserbringung oder der Zählerstand nicht bekannt sind und somit nicht eingegeben werden (können), ist es erforderlich, diese ggf. nachträglich korrigieren zu können. Hierzu wurde in der DATEIPFLEGE der Menüpunkt KORREKTUR HISTORIEDATEN eingefügt: Die Korrekturmöglichkeiten beschränken sich auf DATUM, ZÄHLERSTAND und MENGE, wobei Änderungen in der Menge (wohl sehr selten) zusätzlich noch manuell nachgebucht werden müssten. Wichtiger ist, dass über diese Änderung ein korrekter zeitlicher Ablauf und ein kontinuierlicher Zählerstandsverlauf (wieder) hergestellt werden kann.
26.01	WWS	Status der Aufträge	Diese Zusammenstellung soll die Frage klären: In welchem Status (Zustand) können sich Aufträge befinden, was sind eigentlich "offene Aufträge" und mit welcher Auswertung erhält man Aufträge, die sich in einem bestimmten Zustand befinden ? Aufträge können sich in verschiedenen Zuständen befinden, je nachdem, ob noch mindestens eine Position nur A. erfasst (nur die Auftragsmenge ist eingegeben worden) B. kommissioniert (Menge wurde in zu liefern eingegeben) C. geliefert (Lieferschein wurde geschrieben) D. zu fakturieren (geliefert) E. fakturiert (Rechnung wurde geschrieben) ist. Die Reihenfolge von A nach E entspricht auch dem normalen Ablauf eines Auftrages. Mehrere Positionen in einem Auftrag können auch verschiedene Zustände haben, wobei eine einzelne Position schon ausreicht, um den Auftrag in einer der nachfolgend aufgeführten Auswertung auszuweisen. In COMMERZ wird unterschieden zwischen o OFFENE AUFTRÄGE (z.B. 12. LISTE OFFENER AUFTRÄGE) Es werden die Aufträge ausgewiesen, bei denen mindestens eine Position enthalten ist, bei der lediglich die Auftragsmenge eingegeben wurden (A). Damit erhält man Aufträge, die noch nicht bearbeitet wurden o LIEFERFÄHIGE AUFTRÄGE (z.B. 3. LISTE LIEFERFÄHIGE AUFTRÄGE in 4. KOMMISSIONIERUNG) Es werden die Aufträge ausgewiesen, bei denen mindestens eine Position enthalten ist, die eine Menge im Feld "zu liefern" hat. Damit erhält man Aufträge, für die noch Lieferscheine abzurufen sind (B). o FAKTURIERFÄHIGE AUFTRÄGE (in 5. FAKTURIERUNG) Es werden die Aufträge ausgewiesen, bei denen mindesten eine Position enthalten ist, die eine Menge im Feld "zu fakturieren" hat. Damit erhält man Aufträge, die berechnet werden können (C+D). o Änderbare Aufträge in 5.AUFTRAGSÄNDERUNG Bei einer Auswahl (z.B. über Kunden) werden nur die Aufträge angezeigt, bei denen mindestens noch eine Position vorhanden ist, die noch nicht in voller Auftragsmenge fakturiert worden ist. Bei den verschiedenen Auswertungen reicht es bereits, wenn nur eine einzelne Position eines Auftrages die Bedingung erfüllt, um diesen auszuweisen.
25.01	allgemein	Funktionstaste F2	Die Funktionstaste F2 war ursächlich dafür gedacht, bei der Erfassung von Daten aus einem beliebigen Erfassungsfeld schnell in die untere Steuerzeile zu gelangen, um dort die weiteren Funktionen (z.B. ENDE, NÄCHSTER BS u.a.) aufrufen zu können. Nachträglich wurden aber weitere Funktionen der Funktionstaste F2 zugeordnet, wie zum Beispiel: o Anzeigen von Bildern (F2 in der untersten Zeile einer Position) o Vorgabe des VON-Wertes bei BIS o Positionen kumulieren an der Kasse (Staffelpreis bei gleichen Artikeln in unterschiedlichen Farben) o Kopieren von Angegots-/Auftragspositionen in OBJ (F2 statt Artikel) o Generelle Standard-Vorgaben bei Auswertungen (F2 im ersten Feld), z.B. Auftragsprüfliste, Liste offener Aufträge, Druck Kassenvorgänge u.a. o Skonto-Eingabe bei Ausgleich von mehreren Rechnungen Nicht gewusst? Dann: Details dazu wurden jeweils in den logics-news beschrieben; bitte nachlesen oder Info an unserer Hotline
24.01	TKD	Verrechnungsarten	Wozu braucht man eigentlich die Verrechnungsarten? Sie werden im Wesentliche für 2 Funktionen benötigt: o Einteilung der Aufwendungen Um einen ungefähren Überblick zu erhalten, wie sich die Leistungen und die Aufwendungen verteilen, die für ein Gerät, Geräte eines Modell oder insgesamt für alle Geräte erbracht worden sind, wurden diese in insgesamt 6 Gruppen , den Verrechnungsarten, eingeteilt: 00-09: Technikerleistungen (Stunden, Arbeitswerte) 10-19: Ersatzteile 21-29: Verbrauchsmaterialien (20 ist reserviert für PBS-Artikel) 30-39: Fahrten nach km 40-49: Fahrten nach Zonen 50-59: Spesen und Sonstiges Wichtig dabei sind die ersten 3 Gruppen, die restlichen kann man auch zusammenfassen. Die Texte für die verschiedenen Verrechnungsarten kann man über die Systemtext-Verwaltung in COMMERZ-WWS anlegen. Durch diese Einteilung erfährt man z.B., ob an Geräten übermäßig viele Stunden angefallen sind, viele Ersatzteile benötigt worden sind oder der Schwerpunkt der Leistungen bei den Verbrauchsmaterialien liegt. Die Verrechnungsarten sind in jedem Artikel enthalten und zwar mit den oben dargestellten Ziffern. Damit erfolgt die Aufteilung in die verschiedenen Gruppen automatisch, weil man ja in der Auftrags- und Leistungsbearbeitung Artikel in den Werkstattauftrag einbringt. o Steuerung der Berechnung von Werkstattleistungen Geräteverträge beinhalten in den Wartungspauschalen alle oder ausgewählte Leistungen, sowohl bestimmte Gruppen (kostenloses Verbrauchsmaterial), als auch innerhalb der Gruppen (schwarzer Toner kostenlos, Farbtoner kostenpflichtig). Dieses Abbild des Wartungsvertrages kann man in den Wartungsvertragstypen hinterlegen, sodass COMMERZ automatisch die Berechnungsart (kostenlos oder kostenpflichtig) vorschlagen kann. Dadurch, dass für die einzelnen Verrechnungsarten bis zu 10 Unterteilungen möglich sind, kann auch innerhalb von ihnen differenzieren, was z.B. beim Verbrauchsmaterial ganz wichtig ist. o Besonders zu beachten: - Verrechnungsart 00 bis 09 Wenn in COMMERZ-ACTUELL-TKD (nicht in WWS) ein Artikel mit einer dieser Verrechnungsarten eingesetzt wird, werden die Mengendaten automatisch mit 2 Dezimalstellen bewertet, angezeigt und verarbeitet. Deshalb sollte die Verrechnungsart 00 bis 09 immer nur Stundenartikel sein. - Verrechnungsart 20 Die Verrechnungsart 20 ist eigentlich für normale PBS-Artikel vorgesehen. Deshalb wird bei der Erfassung eines Artikels in WWS automatisch auch die 20 vorgegeben. Sie sollte dann nicht für TKD-Artikel verwendet werden, wenn die Funktion "TKD-Aufträge in WWS" eingesetzt wird, weil nur die Verrechnungsarten 21 bis 59 dort als TKD-Artikel (z.B. Toner) erkannt werden.
23.01	FIBU	IDEA-Export	Beim Abschluss eines Wirtschaftsjahres werden automatisch die Daten für IDEA erstellt. Diese Daten können die Betriebsprüfer dann in ihr System zu weiteren Analysen problemlos übernehmen. Für jedes Wirtschaftsjahr werden folgende Dateien im Verzeichnis COMMERZ erzeugt, wobei jj die zweistellige Jahreszahl bedeutet: o KTOEXPjj.csv (Konten) o BUHEXPjj.csv (Buchungen) o STREXPjj.csv (Tabelle Steuerkennzeichen) o BILEXPjj.csv (Bilanztexte) o BWAEXPjj.csv (BWA-Texte) o SAMEXPjj.csv (Sammelkonten-Definition) Wer die IDEA-Schnittstelle einsetzt, sollte einmal prüfen, ob diese Dateien vorhanden sind; man könnte diese Daten auch einmal zur eigenen Prüfung und Abstimmung nutzen. Beschreibung der Details bitte bei unserer Hotline anfordern.
19.01	WWS/ FIBU	Kunden- Informationen	Hätten Sie beim Erfassen eines Auftrages nicht auch gerne diese wichtigen Informationen: oder Dann müssten Sie nur beim Kunden ein Kredit-Limit hinterlegen und beim Einsatz einer Fremd-FIBU (z.B. Datev) statt der COMMERZ-FIBU die Schnittstelle zur Übergabe der Offenen Posten aus dieser ins COMMERZ-ACTUELL-WWS einsetzen. Diese Informationen können Sie davor schützen, für "unsichere" Kunden weitere Lieferungen zu tätigen.
18.01	WWS	Mengen mit Komma	Wenn man Artikel verkauft, bei denen die Mengen auch Stellen nach dem Komma haben können (wie z.B. Meter, Liter, u.a.m.), dann lassen sich diese in COMMERZ ganz einfach mit den Kommastellen erfassen. Grundsätzlich sind die Mengeneingaben in COMMERZ immer ganzzahlig. Wenn man Stellen nach dem Komma benötigt, dann muss man lediglich eine entsprechende Mengeneinheit anlegen und diese beim Artikel hinterlegen: Angenommen dem Artikel 60060000 ist diese Mengeneinheit zugeordnet, dann werden die Mengenfelder bei der Auftragserfassung entsprechend angepasst: Zudem werden im ganzen COMMERZ bei jeder Mengendarstellung, zum Beispiel auch in den Statistiken, die Werte immer mit den zwei Stellen hinter dem Komma ausgewiesen. Auch Angebote können so hinterlegt werden. Es ist also nicht notwendig, bei solchen Artikeln Klimmzüge mit Einheiten in Zentimeter oder Deziliter machen zu müssen.
17.01	TK	Neue Kassen- Anforderungen	Ab 1.1.2017 gibt es strengere Auflagen für Kassensysteme, die dann im Wesentlichen zwei Bedingungen erfüllen müssen: o Kassenvorgänge dürfen in ihren Daten nicht mehr veränderbar sein o Die Kassenvorgänge müssen vollständig auswertbar sein. Wir haben die Programme für die Terminalkasse entsprechend angepasst, müssen aber feststellen, dass etliche Anwender, die TK einsetzen, die neuen Funktionen nicht installiert haben. Der Gesetzgeber droht bei Verstößen mit empfindlichen Strafen und (für den Fachhändler wohl mit erheblichen Nachteilen verbundene) Schätzungen. Daher bitte schnellstens die neue Version übernehmen (dazu gibt es auch ein neues Handbuch für TK).
16.01	WWS	Dokumente	Innerhalb der Auftragsänderung kann man die bereits erstellten Dokumente (Lieferscheine und Rechnungen (so wie sie ausgegeben wurden) abrufen. Dafür gibt es im Wesentlichen zwei Gründe: 1. Der Kunde benötigt ein Dokument nochmal (im Dokument wird automatisch der Zusatz "ABSCHRIFT" eingefügt) 2. Man möchte intern wissen, mit welchen Dokumenten der Auftrag abgewickelt worden ist, z.B. wann und in welchen Teillieferungen ein Artikel geliefert und berechnet worden ist. Zum Abrufen der Dokumente braucht man lediglich im Kopfbildschirm in der untersten Zeile ein "d" einzugeben: Dann werden die Lieferschein- und Rechnungsnummern in einem Fenster angezeigt. Mit dem Cursor kann man ein Dokument auswählen, das dann in WORD zur beliebigen Weiterverarbeitung ausgegeben wird. Wenn man statt "d" ein "D" eingibt, dann werden alle Aufträge des Kunden (sortiert nach Datum, jüngster Auftrag zuerst) angezeigt. Diese Eingabe geht auch bei der Auftragserfassung.
12.01	TKD	Wartungserlöse	In COMMERZ-TKD werden können bei den Geräten die Erlöse aus verschiedenen Leistungen stammen: 1. Wartungsvertragserlöse 2. Zählerabrechnungen 3. Werkstattaufträge Häufig werden diese Erlöse addiert (vornehmlich 1. und 2.) und in der GERÄTE-WARTUNGS-STATISTIK sogar alle drei Posten zusammengefasst: Wenn man die Details sehen möchte, muss man die Auskunft in der DATEIPFLEGE und dann INSPEKTION GERÄTE aufrufen: Dort sieht man dann, wie sich die Einnahmen von EUR 190,00 zusammensetzen.
11.01	WWS	Bürobest	Nun wird es aber Zeit, die gesamten Daten des Bürobest-Kataloges 2017 ins COMERZ-ACTUELL-WWS einzubringen. Die erforderlichen Programme dafür stehen bereit; ein mühsames und fehleranfälliges händisches Erfassen macht heute doch wohl keiner mehr. Bitte schnellstens Kontakt mit unserer Hotline aufnehmen.
10.01	allgemein	2017	Das logics-Team wünscht allen ein erfolgreiches Jahr 2017. Es ist überzeugt, dass durch eine noch intensivere Nutzung des umfassenden Funktionsumfanges von COMMERZ-ACTUELL weitere Effizienz, Kostenersparnis und Daten-Transparenz möglich sind: Man muss COMMERZ-ACTUELL nur zielgerecht und entsprechend den eigenen Anforderungen möglichst vollständig einsetzen. Das logics-Team ist hochmotiviert, um alle Voraussetzungen dafür zu schaffen.