Logics News

Logics News 2008
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Thema

Beschreibung

19.12	allgemein	logics-news	Über Weihnachten und Neujahr wird es keine logics-news geben. Die nächste Info wird am 12.1.2009 erscheinen. Das logics-Team wünscht allen ein frohes Weihnachtsfest und ein erfolgreiches neues Jahr 2009.
18.12	WWS	Inventur	Zur Abwicklung der Inventur gibt es eine spezielle Beschreibung. Bitte bei der Hotline anfordern.
17.12	allgemein	Versionen	Die aktuelle Version, die seit etwas Anfang 2008 im Einsatz ist, ist die 3.02. Wegen der Betreuung und der Einheitlichkeit der im Feld befindlichen Programme ist es unbedingt erforderlich, dass die Version 3.02 eigesetzt wird. Älter Versionen können nur noch gegen Aufwand betreut werden; auch ist ein Upgrade mit Kosten verbunden. Bitte prüfen Sie Ihre Versions-Nummer und übernehmen Sie ggf. schnellstens die aktuelle Version 3.02
16.12	TKD	Geräteklasse	Was ist eigentlich die Geräteklasse ? Nicht das, was man üblicherweise bei Kopierern als so eine Art Leistungsklasse versteht, sondern nur ein 2-stelliges Feld, das vom Anwender beliebig belegt werden kann. Typische Begriffe sind beispielsweise SC für Schreibmaschine, KP für Kopierer oder BS für Bildschirm. Die Anzahl der Klassen richtet sich nach der individuellen Nutzung des Feldes. Benötigt wird es beispielsweise beim Suchen eines Kopierers. Wenn man beim GERÄT die Kundenkurzbezeichnung eingibt, erscheinen alle Geräte dieses Kunden (oft sehr viele, wenn man Zubehör und alle sonstigen Geräte beim Kunden hinterlegt hat). Wenn man aber nach der Kurzbezeichnung nach einem Stern "" die zwei Zeichen der Geräteklasse eingibt, dann werden nur die Geräte angezeigt, die diese Geräteklasse auch im Gerätestamm haben. Auf diese Weise kann man z.B. mit KDKURZKP sich nur die Geräte der Geräteklasse KP des Kunden zur Auswahl anzeigen lassen. Weitere Verwendung findet die Geräteklasse auch bei den Auswertungen, die nach Geräteklassen selektiert werden können. Wenn man den Farbkopierern z.B. die Geräteklasse FK zuordnet, kann man eine Statistik mit lediglich diesen Geräten abrufen - unabhängig vom Lieferanten oder vom Modell.
15.12	TKD	MODELL-Daten	Es gibt in TKD eine Stammdatenverwaltung MODELLE, die unbedingt genutzt werden sollte, weil nur damit auch eine Tonerüberwachung möglich wird. Die Anlage ist einfach, weil man lediglich zu jedem Artikel, der ein relevantes Gerät darstellt, einen Modellstammsatz anlegen muss. Damit werden diese Modelldaten auch gleich in neu angelegte Geräte (z.B. beim Liefereingang) eingetragen. Was aber ist mit den bereits bestehenden Geräten? Ganz einfach: Dazu gibt es einen Menüpunkt 6. MODELLDATEN NACH GERÄTE, aufrufbar in 9. DATEIPFLEGE und dann 10. GERÄTE-INSPEKTION. In alle dort ausgewählten Geräte (am besten immer gleich alle) werden Daten aus den Modell-Stammsätzen eingetragen, aber nur dann, wenn die betreffenden Felder leer sind. Auch wenn man die Modelldaten bereits nutzt und nachträglich das Feld GERÄTEKLASSE verwenden möchte, kann man diese Funktion verwenden.
12.12	WWS	Anzahl Kopien	Üblicherweise werden Formulare, die man auch als Kopien haben möchte, über die Druckersteuerung automatisch erstellt. Wenn aber ein einzelner Kunde gesonderte zusätzliche Kopien der Lieferscheine oder der Rechnungen haben möchte, dann kann man dieses im Kundestamm unter ANZ. KOPIEN RECH/LIEF hinterlegen:
11.12	Möbel	OBJ-neu	Der Programmbaustein COMMERZ-ACTUELL-OBJ wurde im Gegensatz zu seinem früheren Funktionsumfang erweitert. Die wesentlichen Verbesserungen sind: 1. Integration von WORD, sodass auch Kopien eingefügt und spezielle Funktionen von WORD genutzt werden können. 2. Flexiblere Darstellung in den Formularen, z.B. Bildung von Strukturen und Ausweis von Zwischensummen 3. Kopiermöglichkeit von Positionen oder Positionsgruppen aus beliebigen Angeboten oder Aufträgen (auch aus dem gerade in Bearbeitung befindlichen) 4. Vorgabe von Kunden- und Lieferanten-Konditionen auf Modellbasis COMMERZ-ACTUELL-OBJ kann auch OMFL-Daten importieren und kann auch in anderen Geschäftsbereichen eingesetzt werden, wenn Langtexte, die man z.B. beim Artikel hinterlegen kann, verwendet werden sollen. Die Daten aus COMMERZ-ACTUELL-OBJ-"alt" werden automatisch übernommen. Detailinformationen bitte bei der Hotline anfordern.
10.12	allgemein	Dateibelegung	Die Funktion DATEIBELEGUNG wurde in der Version 3.02 erheblich erweitert und enthält jetzt alle relevanten Datenmengen, die vom Anwender auch kontrolliert werden sollten: Wenn die ausgewiesenen Datensätze nicht ganz klar sind, hilft unsere Hotline gerne bei der Analyse. Dazu reicht eine E-Mail mit dem Hardcopy (Funktionstaste F4)
09.12	TKD	Zähler-Texte	Anfang 2009 werden wir die Text-Ausgaben für die verschiedenen Zähler variabel gestalten. Damit wird erreicht, dass auf den Anforderungen zur Zählerstandsmitteilung (Zählerstandsanforderungen, Faxbriefe oder E-Mails) eine exakte Bezeichnung ausgewiesen wird (z.B. A4-farbig, A3-schwarz oder Scan). Außerdem werden wir diese Bezeichnungen auch bei der Erfassung der Zählerstände mit ausgeben: Die Überschriften ZÄHLER 1/2/3/4 werden dann ersetzt oder erweitert um die genauen Bezeichnungen. Berücksichtigt werden muss dabei auch die Funktion "VARIABLE ZÄHLERTEXTE", die ja schon heute die Möglichkeit bietet, auf den Vertragsrechnungen korrekte Zählertexte auszugegeben.
08.12	allgemein	Kundennummern	Wer in den Kundennummern eine spezielle Systematik haben möchte, kann die Funktionen bei der Neu-Erfassung in der Stammdaten-Verwaltung KUNDEN nutzen: a) Durch Eingabe von F3 bei KUNDE wird die nächste Kundennummer vorgegeben. Die letzte vergebene Kundennummer steht im Parametersatz. b) Durch Eingabe der ersten 3 oder 4 Ziffern, die normalerweise die Buchstabengruppe darstellen, wird die nächste Zählnummer ermittelt und an diese Ziffernblock hinten angefügt. Beispiel: Eingabe 0101 führt dann z.B. zur Kundennummer 010127, wenn die Zählnummern 0 bis 26 bereits vergeben sind. Diese Funktionen müssen teilweise von der Hotline freigeschaltet werden.
05.12	allgemein	Jahreswechsel	Beim Jahreswechsel wurde eine zusätzliche Sicherung integriert, so dass der Start des Programmes erst nach mehrmaliger Bestätigung durchgeführt wird.
04.12	WWS	OP-Auskunft	Bisher konnte man sich die OFFENEN POSTEN eines Kunden nur dann anzeigen lassen, wenn die COMMERZ-ACTUELL-FIBU im Einsatz war. Dazu war es lediglich erforderlich, im Kopfbildschirm die "Wundertaste" F3 eizugeben: In den einzelnen OFFENEN POSTEN werden auch die Fälligkeit und die Mahnstufen angezeigt; der gesamte Saldo wird oben ausgewiesen. Neu ist jetzt, dass diese Funktion auch beim Einsatz der DATEV-FIBU möglich ist. Dazu sind in regelmäßigen zeitlichen Abständen (z.B. täglich, nachts) aus DATEV die OPs zu exportieren und in eine "Mini"-COMMERZ-FIBU zu übertragen. Diese Funktionen können so automatisiert werden, dass kein weiterer Arbeitsprozess erforderlich ist. Weitere Informationen gerne durch die Hotline.
03.12	allgemein	Warnung wegen Import und Export von Daten	Die Erweiterungen von COMMERZ-ACTUELL, die für VISTA und für WINDOWS-64-Bit erforderlich sind, verursachen auch Änderungen der internen Struktur der Datenspeicherung. Davon erfährt der Anwender eigentlich nichts, weil mit einer beliebigen neuen Version diese Änderungen automatisch integriert werden und somit auch weiterhin eine korrekte Abwicklung in COMMERZ von uns garantiert ist. Eine solche Veränderung garantiert auch, dass Export- und Importdaten, sofern sie über die von logics systems gmbh bereitgestellten Programme abgewickelt werden, einwandfrei weiter funktionieren. Sofern jedoch Anwender selbst Exporte und Importe integriert haben, laufen sie Gefahr sich extreme Datenverluste "einzuhandeln". Wir warnen daher davor, nicht die von logics angebotenen Schnittstellen zu verwenden.
02.12	allgemein	Vertriebssteuerung "cobra"	Neben den Schnittstellen zu Livis, KIS, COMMERZ-VST und anderen, aber leider immer noch nicht zu Active von Software Concept, ist nun die Datenübergabe von und an Cobra bei uns in Arbeit. Damit kommen wir den nunmehr vermehrt aufkommenden Wünschen vieler Anwender nach, die unbedingt schnellstens eine Vertriebssteuerung einsetzen wollen und die dafür die Daten aus COMMERZ-ACTUELL integriert benötigen. Wir gehen davon aus, dass bis Ende 2008 die Schnittstelle getestet zur Verfügung steht. Weitere Antworten gerne von der Hotline.
01.12	allgemein	Soennecken-Vertrag	Der am 30.11.1982 - damals noch mit büro actuell abgeschlossene - Vertrag über die Abrechnung über Soennecken wurde zum 30.11.2008 beendet. Damit werden wir ab sofort alle unsere Leistungen direkt mit den Fachhändlern abrechnen.
28.11	WWS	Rechnen in WWS	Unsere Behauptung "Bei der Anwendung von WWS benötigt man keinen zusätzlichen Taschenrechner" ist zwar nicht ganz korrekt, aber in vielen Fällen kann man sich Beträge durch spezielle Eingabe auch errechnen lassen. Die Eingaben erfolgen immer an den Stellen, an denen man den Betrag eingeben möchte, und haben meist einen Vorbuchstaben, aus dem hervorgeht, welche Bedeutung die nachfolgende Eingabe hat. Eine Eingabe beginnend mit "e" bedeutet, dass der VK aus dem EK-Preis errechnet werden soll: Der nach dem "e" stehende Wert stellt den Prozentsatz dar, um den der EK-Preis (im Beispiel 0,32) zu erhöhen ist. Nach Eingabebestätigung wird die Eingabe durch den neuen VK-Preis ersetzt. Diese Berechnung mit "e" geht z.B. auch in der Stammdatenverwaltung Artikel. Eine Eingabe beim VK-Preis beginnend mit "b" bedeutet, dass der nachfolgende Betrag den Bruttopreis (VK inklusive MwSt.) darstellt ist. Nach Bestätigung mit ENTER wird die Mehrwertsteuer heraus gerechnet und der Nettopreis dargestellt. Diese Funktion kann z.B. genutzt werden, wenn ein "Ladenartikel mit Bruttopreis" in einen Streckenauftrag eingebracht werden soll. Sobald ein richtiger Taschenrechner in Verbindung mit WWS benutzt wird, sollte man doch einmal prüfen, ob an der Stelle nicht eine automatische Berechnung möglich ist. Übrigens: Auch Anregungen sind erwünscht.
27.11	allgemein	Schlechte Zeiten (?), gute Nachrichten (!)	In so unsicheren Zeiten, wie sie derzeit prognostiziert werden, ist es ganz wichtig, auf soliden Fundamenten aufbauen zu können und alle nicht unbedingt notwendigen Investitionen zu vermeiden bzw. zu verschieben. Um unsere langjährigen Kunden hierbei zu unterstützen, haben wir uns entschlossen, den bewährten Support für COMMERZ-ACTUELL auf mehrere weitere Jahre zu verlängern. Allein die Tatsache, dass noch fast 200 Fachhändler unsere Software einsetzen, verlangt entsprechend unserem Verständnis für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit, dass wir diese Betreuung noch längere Zeit weiterführen. Damit können sich unsere Kunden zumindest im Bereich der Datenverarbeitung auf die Sicherheit und die Solidität der logics systems GmbH weiter voll verlassen. COMMERZ-ACTUELL kann weit mehr als was im Allgemeinen genutzt wird. Es liegt nur an Ihnen, für die weiteren Jahre einen optimalen Einsatz zu gewährleisten (siehe auch Termine in unserer Homepage).
26.11	WWS	Gutschriften	Gutschriften an Kunden sollten nur unter Auflagen erstellt werden. Im Normalfall werden Gutschriften durch Änderung der Auftragsart auf 10 bis 19 erstellt, es können in einem normalen Auftrag aber auch negative Mengen indirekt zu einer Gutschrift führen. Solche Positionen können über die Auftragsprüfliste überwacht werden, wenn man folgende Eingaben vorgibt: Nachdem Gutschriften über verschiedene Auftragsarten angelegt werden können, eignet sich die Auftragsprüfliste nicht dazu, um diese zu ermitteln. Über die Geschäftsdaten mit Auswahl der DATENGRUPPE 5=AUFTRAGSARTEN würde man zunächst einmal herausbekommen, welche Auftragsarten überhaupt verwendet worden sind (auch die Auftragsarten 30 bis 39, 50 bis 59 und 70 bis 79 führen trotz anders gelagerten Verbuchungen letztlich zu Gutschriften). Danach könnte man z.B. über die Auftragswertliste sich die einzelnen Aufträge ausweisen lassen.
25.11	TKD	Geräte-Rücknahme mit Vertrag	Das Verfahren für die Vertragsabrechnung bei der Rücknahme eines Gerätes ist in COMMERZ-ACTUELL relativ einfach. Im Normalfall sind bei solchen Geräten Pauschalen im Voraus berechnet worden und es wird eine tagesgenaue Restabrechnung erwartet. Dazu ist es nur erforderlich, die letzte Rechnung zu stornieren (RECHNUNG ZURÜCKSETZEN), wobei ggf. lediglich die WARTUNG zurückzusetzen ist (Eingabe bei ABRECHNUNG). Damit wird eine Gutschrift erstellt, die die gesamte Wartung wieder kompensiert. Danach ist dann das Enddatum (für alle Verträge) auf das vereinbarte Datum zusetzen, der aktuelle Zählerstand einzugeben und eine (letzte) Rechnung abzurufen. Über die Demontage können dann die Vertragsdaten und ggf. auch die Statistikdaten gelöscht werden und das Gerät dem Lagerbestand zugeführt werden (Gebrauchtgerät)
24.11	TK	Ladenpreise	Im Artikelstamm gibt es u.a. zwei Verkaufspreise (VERKAUFSPREIS und VERKAUFSPREIS+MWST). Im Normalfall werden die VK-Preise über Preispflegen geändert und damit auch gleichzeitig der VK inkl. MwSt. angepasst. Letzteres ist aber aus zwei Gründen nicht immer gewünscht: 1. Es gibt Ladenpreise, die sich nicht aus dem VK errechnen lassen (z.B. gibt ein VK von 7,55 einen Brutto-VK von 8,98, ein VK von 7,56 einen von 9,00, was bedeutet, dass ein Ladenpreis von 8,99 nicht errechnet werden kann. 2. Es sollen gänzlich andere Preise im Laden verwendet werden. Solche speziellen Preise können eingegeben werden, wenn man das Feld "KALK. VK+MWST" bei den betreffenden Artikeln auf "N" setzt: In diesem Fall findet keine automatisch Berechnung des VK inkl. MwSt. statt; dafür ist der Anwender aber auch für die Eingabe und die Pflege dieser Preise selbst verantwortlich.
21.11	WWS	Staffelpreise	Wenn man Staffelpreise erfasst, erfolgt immer sofort eine Prüfung, ob die vorhergehende und die nachfolgende Preisdefinition plausibel sind. Plausibel heißt, dass in Relation zur vorhergehenden Definition der Preis kleiner und die Menge größer sein muss. So muss z.B. bei einer Staffeldefinition von "Menge 5 und Preis 1,00" bei der nachfolgenden Position die Menge größer als 5 und der Preis kleiner als 1,00 sein. Entsprechendes gilt auch für die vorangegangene Staffeldefinition. Nur wenn diese Vorschrift eingehalten wird, kann auch ein korrekter Staffelpreis gefunden werden. Probleme treten immer dann auf, wenn gravierende Änderungen an Preisen und Mengen einzugeben sind oder diese von Extern übernommen werden. Dann kann es passieren, dass durch die Prüfungen keine Eingabe mehr möglich ist. Bei solchen Änderungen sollte man deshalb, erst die gesamte Staffel löschen (erste Menge löschen) und dann die Daten neu eingeben.
20.11	allgemein	Bildschirm-Layout	Die COMMERZ-Bildschirme können in Bezug auf die Größe und die Farben flexibel eingestellt werden, womit das Arbeiten mit COMMERZ erheblich verbessert werden kann. Leider müssen wir häufig feststellen, dass Farben und Hintergründe gewählt werden, die bei den Bearbeitern wenig zur Akzeptanz beitragen, die sogar ergonomisch bedenklich sind. Die Ansichten über Farben und Eingabeverhalten sind zwar sehr unterschiedlich, aber ein paar Grundregeln sollten doch eingehalten werden. Über die Funktionstaste F6 können die Farben eingestellt werden. Zumindest sollten Fenster, die in COMMERZ z.B. durch F3 oder F5 angezeigt werden, sich vom übrigen Bildschirm abheben und nicht die gleiche Farbe haben: Weiterhin ist zu prüfen, ob der Eingabe-Standard installiert ist, der bei einer Überschreibung eines Feldes alle restlichen Zeichen automatisch löscht.
19.11	allgemein	Druckernummer	Es können in COMMERZ bis zu 98 Drucker definiert werden. Dabei können dem gleichen Drucker auch mehrere Druckernummern zugeordnet werden, wenn dieser unterschiedlich verwendet werden soll. Das kann z.B. erforderlich sein, wenn man den gleichen Drucker für Auswertungen und für (eigendefinierten) Formulardruck verwenden möchte. Eine Ausnahme bildet die Druckernummer 99, die bei direkter Eingabe die Aufforderung zum Druck beendet. Alternativ dazu kann man auch keine Druckernummer eingeben (sofort ENTER). Allerdings wird man dann noch zusätzlich abgefragt, ob man den Druck nicht durchführen möchte (ABBRUCH J/N).
18.11	WWS	Artikelauskunft	Wenn man schnell wissen möchte, bei welchen Kunden ein Artikel noch offen ist, kann man das ganz einfach über die Auftragsauskunft sich ermitteln lassen. Dazu gibt es die AUSWAHL = 5 (ARTIKEL): Nach Eingabe des oder der Artikel kann man dann den Kunden eingeben. Hier ist aber auch F3 erlaubt, so dass man einen Gesamtüberblick z.B. bezüglich eines Artikels erhält: Was ziemlich unbekannt ist, dass man mit CURSOR rechts/links zwischen Preis und Menge wechseln kann (Eingabe 12 nicht erforderlich) und dass man mit CURSOR up/down zeilenweise in den einzelnen Positionen blättern kann (Eingabe 10 nicht erforderlich). Dieses Blättern geht aber auch bei der AUSWAHL = 3 (Übersicht), so dass man sehr schnell sich den Status der Aufträge ansehen kann.
17.11	allgemein	schneller drucken	Im COMMERZ besteht die wenig genutzte Möglichkeit, für bestimmte Ausgaben bereits Drucker vorzugeben. Diese Vorgaben können in der Drucker-Verwaltung angelegt werden: Dabei gibt es zwei Besonderheiten: 1. Unter ABF kann man J oder N eintragen. Ein J bewirkt, dass die Druckernummer vorgegeben wird und bestätigt werden muss (auch schon ein Vorteil); ein N führt ohne weitere Eingabe sofort den Druck aus. Letzeres ist z.B. bei Formularen ganz sinnvoll, weil üblicherweise immer auf den gleichen Drucker ausgegeben wird. Ist dieser jedoch nicht bereit, erfolgt dann aber trotzdem noch eine Abfrage. 2. Unter VORGABE-DATEI ist ein Name einzutragen, der in die betreffende oder in alle Zugriffsberechtigungen einzutragen ist (ohne diesen Eintrag erfolgt keine Vorgabe !!). Damit kann man steuern, dass gleiche Arten von Druckausgaben von verschiedenen Stellen (Räumen, Erfasser) auf verschiedene Drucker (z.B. genau auf den im Raum stehenden Drucker) ausgegeben werden. Mit einer solchen Vorgabe ist es nicht mehr erforderlich, eine Druckernummer einzugeben oder (schlimmer noch) aus dem F5-Angebot auszuwählen.
14.11	FIBU	... und dann ist es zu spät	Wir haben hier in Baldham das Gefühl, dass die seit 2001 bestehende Vorschrift, die FIBU-Daten ab diesem Datum (teilweise sogar bereits vorher) in elektronischer Struktur für die Betriebsprüfung bereitstellen zu müssen, von vielen Anwendern "auf die leichte Schulter" genommen wird. Wenn eine Betriebsprüfung z.B. für die Jahre 2005 bis 2007 ansteht, müssen die Daten dieser Wirtschaftsjahre DV-mäßig bereitzustellen sein. Wer hier keine Sicherungen hat und den Daten-Export in normierter Form nicht gewährleisten kann, hat mit erheblichen Problemen und Aufwendungen zu rechnen. Der Schluss, bis zur nächsten Ankündigung einer Betriebsprüfung warten zu können, ist die völlig falsche Taktik. Wie will man heute die Daten (und die Programme !) z.B. aus 2005 noch bereitstellen. Die Leichtfertigkeit, die viele Fachhändler in Bezug auf die Betriebsprüfungen an den Tag legen, ist uns völlig unverständlich. Wir haben seit langem und schon fast "gebetsmühlenartig" auf die Problematik hingewiesen. Bitte im eigenen Interesse nicht warten, bis es zu spät ist .....
13.11	allgemein	Drucker	Bei Neuinstallationen von Systemen oder beim Anschluss von neuen Druckern wird unsere Hotline häufig sehr stark belastet. Wir bitten darum, ganz dringend folgende Vorgehensweise einzuhalten: 1. Drucker müssen alle von jedem PC über WORD drucken können. Wenn sie das nicht können, stimmen die Installationen schon einmal von Hause aus überhaupt nicht 2. Die Anweisungen der Druckerinstallation in Verbindung zu COMMERZ durch die Hotline sind unbedingt zu beachten. Erst wenn diese beiden Punkte erfüllt sind und der Druck trotzdem nicht funktioniert, sollte Kontakt mit der Hotline aufgenommen werden. Generell gilt, dass logics systems GmbH nicht für die Systeminstallationen verantwortlich ist und größere Aufwendungen auch in Rechnung stellt. Sie hat immer dafür plädiert, dass die Systeme von wirklich kompetenten Fachleuten betreut werden; leider ist das in vielen Fällen nicht der Fall.
12.11	WWS	Nur so `mal als Hinweis, was COMMERZ alles kann	COMMERZ-ACTUELL-WWS verfügt auch über exzellente Unterstützung der Abläufe für Rücksendungen und für die elektronische Rechnungskontrolle; beides Punkte (11 und 12), die immer wichtiger werden: Dabei können alle Rücksendungen mit den Folgeverarbeitungen hinterlegt und über die Eingabe von Wiedervorlagen auch terminlich überwacht werden. Die Rechnungskontrolle enthält alle Funktionen, die für eine Nachbearbeitung erforderlich sind: Dabei werden Hinweise, warum eine Rechnung nicht mit der Bestellung (Lieferung) übereingestimmt hat, ebenso registriert wie die Daten (Datum, Mitarbeiter) der erfolgten Korrektur. Damit ist beispielsweise an Bestellung erkennbar, dass ein anderer EK-Preis seine Gültigkeit gehabt hat. Weitere Informationen gerne von der Hotline.
11.11	TKD	Auskunft Historie	In der Historie (Auskunft und Auswertungen) werden jetzt weitere Daten ausgegeben; vor allem wird auch für den Auftrag der 2. Zählerstand mit dargestellt. Beispiel: Gerät mit 2 Zählern (es können beide Zählerstände eingegeben werden) Position 1: Toner für S/W (Eingabe bei ZÄHLER) Position 2: Toner für Farbe (Eingabe bei ZÄHLER) Dann ergibt sich die Historie-Auskunft: 1. Es werden beide Zähler in der Auftragsüberschrift dargestellt 2. Die Verrechnungsart ist nun 2-stellig 3. Wenn es sich um einen Werkstattauftrag handelt, wird auch das Datum und die Uhrzeit für das Auftragsende ausgegeben. Weiterhin wird bei der Auftragserfassung bei Tonerinformationen auch nach Zählern differenziert.
10.11	FIBU	Drei Sterne sind keine Auszeichnung	In der OP-Liste werden dann hinter dem Saldo drei Sterne (***) ausgegeben, wenn der aktuelle Saldo nicht mit der Summe der Rechnungen und Zahlungen übereinstimmt. Das darf eigentlich nicht vorkommen, aber eine Differenz entsteht häufig dann, wenn Sammelkunden verwendet worden sind oder die Rechnungsadresse in WWS/TKD geändert worden ist. Dann werden ebenfalls diese Sterne ausgegeben, weil der Saldo der einzelnen Rechnungen ja nicht mit dem aktuellen Saldo des Kunden übereinstimmt. Erkennbar sind solche Fälle daran, dass die geänderte Rechnungsadresse mit ausgewiesen wird. Also, OP-Liste in WORD drucken, nach Sternen suchen und unklare Situationen überprüfen. Wenn man dann viele Sterne sieht, ist das kein sonders gutes Zeichen für die Buchhaltung, vielleicht sogar das Gegenteil.
07.11	TKD	Statistiken	Kunden-Ertragsstatistiken können direkt über den Kunden am Bildschirm abgerufen oder als Summe über alle Geräte des Kunden als Auswertung ausgegeben werden. Dabei kann es zu Differenzen kommen, wenn man zwischenzeitlich Geräte demontiert (weil diese dann nicht mehr in der Auswertung enthalten sind, Geräte mit "alten" Statistikdaten hinzufügt oder Geräte von anderen Kunden übernimmt (z.B. bei Firmenzusammenschlüssen), deren Daten dann nicht beim neuen Kunden enthalten sind. Dieses ist kein Fehler im COMMERZ, sondern liegt daran, dass die Statistiken eine andere Ausgangsbasis bekommen haben.
06.11	WWS	Rückgaben, Gutschriften	In COMMERZ-ACTUELL gibt eine Fülle von Funktionen, die Rückgabe von Artikeln steuern und verwalten. Das geht von der einfachen Erstellung einer Gutschrift bis hin zur Überwachung der "Reklamationen" gerade in Verbindung auch mit den Logistikzentren. Um dem Kunden für zurückgegebene Ware eine Gutschrift zu erstellen, gibt es zwei Möglichkeiten: 1. Gesonderter Auftrag mit Auftragsart GUTSCHRIFT 2. Position mit negativer Menge Grundsätzlich sind alle daraus resultierenden Ergebnisse identisch (auch in Verbindung mit der FIBU) und unterscheiden sich lediglich in Details. Vermeiden sollte man aber die Konstellation "negative Menge + Einzelrechnung", weil der Kunden dann eine Rechnung mit negativen Werten bekommt, die häufig zu Verwirrungen führt. Zu beachten ist auch, wann die Zubuchung zum Lager erfolgt oder erfolgen soll (bei Gutschriften sofort, bei Auftragsart 93 (ABHOLSCHEIN) erst später oder bei negativen Mengen in Abhängigkeit von der Versorgung von ZU FAKTURIEREN). Entsprechendes gilt auch für die Veränderung des Verfügbaren Bestandes.
05.11	WWS/ZPF/TKD	Artikelpflege	Wir hatten schon des Öfteren auf den erheblichen Vorteil hingewiesen, die Artikelpflege nicht mehr über Seeburger und PBSeasy-direkt durchzuführen, sondern dafür PBSeasy-mail einzusetzen. Viele Anwender haben bereits den Vorteil genutzt, der sich dadurch noch erweitert, dass der zum PBSeasy-mail erforderliche Kommunikationsbaustein auch für den Austausch weiterer Daten mit externen Stellen genutzt werden kann. Beispiele hierfür sind die Anforderung und die Rückübertragung der Zählerstände, sowie die Versendung von Auftragsbestätigungen oder Liefer-Avise per E-Mail, die auch über diesen Baustein abgewickelt werden. Aber allein die Ablösung von PBSeasy-direkt zur PBSeasy-Mail bringt schon einen großen Nutzen, zumal eine möglicherweise notwendige Neuinstallation des Seeburger-Konverters (Hardware-Ausfall, Konfigurationsänderung) mit nicht unerheblichen Kosten verbunden ist. Mit dem Einsatz des von logics entwickelten Kommunikationsbausteins (mfcenter) hat man zudem "alles aus einer Hand".
04.11	FIBU	Fälligkeitsliste	Neben der üblichen LISTE OFFENER POSTEN gibt es in COMMERZ-FIBU auch noch die FÄLLIGKEITSLISTE. Sie wurde eigentlich dazu erstellt, um bezüglich der Kreditoren, den Finanzbedarf in vorgebbaren Zeitintervallen aufzuzeigen. Diese Auswertung lässt sich aber auch für die Debitoren abrufen: Wenn man diese mit der AUSGABE = EINZELN abruft, erhält man alle Offenen Posten sortiert nach dem Fälligkeitsdatum. Damit hat man am Anfang der Auswertung genau die Kunden/Rechnungen, die schon lange (oder immer noch) nicht bezahlt haben und die sicherlich einer besonderen Bearbeitung bedürfen. Empfehlung: einfach ab und zu einmal aufrufen.
03.11	WWS/TKD	Lagerführung	Wer die Lagerführung einsetzt und erwartet, dass alle Artikel in genauer Anzahl immer korrekt angezeigt werden, wird häufig enttäuscht werden. Die Ursachen können sehr vielfältig sein. So führt z.B. bei der Kommissionierung das Vertauschen in der Farbe oder das Verwechseln eines Artikels dazu, dass jeweils zwei Artikel mengenmäßig falsch werden. Zur Auffindung von Schwachstellen ist es unumgänglich, in den Artikeln das Kennzeichen für die Lagerführung auf 2" zu setzen (mit Protokoll). Damit kann man bei fehlerhaften Artikeln genau verfolgen, wie die Zu- und Abgänge im Detail stattgefunden haben. Das Umsetzen des Kennzeichens für die Lagerführung muss man nicht für jeden Artikel einzeln durchführen, sondern über ein Programm in den HILFSPROGRAMMEN.
31.10	WWS	Bestellungen	Das Bestellwesen in COMMERZ-ACTUELL enthält auch für den Fall eine optimale Lösung, wenn Fachhändler und Lieferant die Artikel "verschieden zählen". So kommt es häufig vor, das z.B. der Fachhändler in kleineren Einheiten zählt (weil er es so seinen Kunden offeriert), der Lieferant jedoch in größeren Einheiten zählt. Wenn dann der Fachhändler z.B. 100 Umschläge bestellt kann es vorkommen, dass der Lieferant 100 Packungen zu je 100 Umschläge liefert. Um eine korrekte Bestellung zu erzeugen, ist dem Artikel beim betreffenden Lieferanten ein MENGENEINHEIT zuzuordnen: Mit solch einer Mengeneinheit wird erreicht, dass der Vorschlagswert oder die eingegebene Menge entsprechend der Verpackungseinheit und der Funktion erhöht oder reduziert (multipliziert oder dividiert) wird. So wird z.B. ein Bestellvorschlagswert von 200 zu einer Bestellung von 2. COMMERZ merkt sich aber in der Bestellung diese Mengenveränderung und führt beim Liefereingang die umgekehrte Rechnung aus (aus einer Lieferung von 2 wird dann eine Lagererhöhung von 200). Eine solche Mengeneinheit kann nicht vom Lieferant vorgegeben werden, weil andere Fachhändler z.B. mit dem Lieferanten konform zählen oder eine gänzlich andere Zählungsart haben.
30.10	TKD	Zuordnung Freie Einheiten	Bei Pools kann man die Freien Einheiten auf Basis der Historie der einzelnen Geräte diesen individuell zuordnen. Damit wird erreicht, dass die Betrachtung der Nutzen der einzelnen Geräte genauer und realistischer dargestellt wird. Bei der Berechnung und dem Eintragen der Freien Einheiten wurde ein Fehler festgestellt, wenn Geräte mit mehr als einem Zähler im Pool sind. Der Fehler ist behoben, die aktuelle Version kann aus der Mailbox abgeholt werden. Wer diese Funktion nutzt und eine derartige Konstellation vorliegen hat, sollte auf der Poolrechnung (Zähler) die Summe der Freien Einheiten kontrollieren.
29.10	allgemein	Warnungen	Eingaben über die Tastatur werden auf syntaktische Richtigkeit (z.B. nur Ziffern bei der Kundennummer) und auf Plausibilität (z.B. VK ist Null) geprüft. Dabei gibt für die zweite Variante zwei Fortsetzungsmöglichkeiten: 1. Eingabe von RETURN 2. Bestätigung, dass die Meldung gelesen wurde mit J/N Gerade die erste Variante führt dabei häufig zu Fehlern, weil die Meldungen durch die COMMERZ-eigene superschnellen Erfassungsgeschwindigkeit einfach nicht gelesen und damit ignoriert werden. Logics hat zwar bereits an vielen Stellen die Variante 2 eingeführt, was aber bei einigen Anwendern wiederum auf Kritik gestoßen ist, weil sich die Erfassung verlangsamen könnte. Wir möchten daher die Warnungen individuell integrieren: Wer bei einer bestimmten Warnung die Variante 2 haben möchte, sollte sich diesbezüglich ganz einfach mit der Hotline in Verbindung setzen. Typische Fälle sind z.B. "EK größer VK" oder "Menge nicht in Losgröße" oder "Menge gleich Null".
28.10	allgemein	Nutzungsgrad	Wir müssen immer wieder feststellen, dass viele der speziellen Funktionen in COMMERZ-ACTUELL nicht genutzt werden, weil sie nicht bekannt sind. Viele Schulungen in der letzten Zeit haben dieses Manko deutlich aufgezeigt. Der neue Trend, Schulungen für die Mitarbeiter durchführen zu lassen, zeigt, dass unsere Anwender erkannt haben, dass die Nutzung von COMMERZ-ACTUELL noch wesentlich zu steigern ist. Nachdem COMMERZ-ACTUELL unseren Zusagen entsprechend noch x Jahre weiter betreut wird, "rechnet" sich neben der Schulung auch der Einsatz von zusätzlichen Programmerweiterungen, die den Nutzungsgrad weiter erheblich steigern. Schulungsangebote (auch mit weiteren Anwendern gemeinsam und zu Sonderpreisen) gerne durch die Hotline.
27.10	WWS	Abschriften	Warum gibt es eigentlich zwei Arten von Abschriften (aus Original und aus Daten) ? Das ganze ist etwas historisch bedingt. Während im TKD die Originale der Rechnungen gleich gespeichert wurden, ist man in WWS davon ausgegangen, dass man sich die Rechnungen aus den (noch) bestehenden Daten wieder zusammensetzen kann. Dazu werden die Aufträge, die Detaildaten der Rechnungspositionen und die Rechnungsausgangsbücher benötigt. Das hat den erheblichen Nachteil, dass eine Abschrift zum einen nicht mehr möglich ist, wenn ein Datenbestand nicht mehr zur Verfügung steht und zum anderen unvollständig ist, weil Daten überhaupt nicht mehr zur Verfügung stehen (z.B. Lieferscheinnummern). Dieser Nachteil wurde dann in WWS dadurch behoben, dass man die Speicherung der Originaldrucke eingeführt hat. Es ist daher immer empfehlenswert, die Abschriften "AUS ORIGINAL" zu erstellen, weil sie dann genau der Rechnung entsprechen. Wir planen, die Abschriften "AUS DATEN" in der nächsten Version gänzlich zu streichen.
24.10	allgemein	Updates von COMMERZ	Für das Einspielen von neuen COMMERZ-Updates ist es nicht erforderlich, den Systembetreuer anzufordern. Das Verfahren wurde so verbessert, dass nur eine Voraussetzung erfüllt sein muss: Übernahme der von logics bereitgestellten neuen Version in die "DV-Welt" des Fachhändlers. Hier hapert es jedoch bei einigen Anwendern, die (noch) nicht in der Lage sind per Internet diese Übernahme zu bewerkstelligen.
23.10	TKD/WWS	Toner finden	Für das Finden von (richtigem) Toner wurde WWS um eine "Super-"Funktion erweitert: Wer die Zusatzfunktion "TKD-Aufträge in WWS" einsetzt, kann jetzt in der Auftragserfassung (Strecke und auch Kasse) beim Artikel ein "g" eingeben. Das "g" steht für Gerät und kann ergänzt werden um die Gerätenummer oder auch die Geräteklasse. Danach werden alle relevanten Geräte der Kunden angezeigt, wobei Geräte mit Wartungsvertrag gesondert markiert sind. Nach Auswahl eines Gerätes werden die Toner-Artikel aus der zugehörigen Artikeltabelle zur Auswahl angeboten, aus denen dann der betreffende Toner ausgewählt werden kann. Mit dieser Funktion wurde die Reihenfolge der Erfassung von TKD-Aufträgen (erst Gerät und dann Artikel) ins WWS verlagert (Lizenzkosten EUR 125,00). Voraussetzung ist die oben genannte Zusatzfunktion und Speicherung der Toner in den Artikeltabellen. Wer letzteres (noch) nicht verwendet, kann über spezielle Hilfsmittel in TKD ganz schnell dafür sorgen, dass die Artikeltabellen in die Geräte abgespeichert werden. Weitere Detail-Information (Beschreibung) und Freischaltung durch die Hotline.
22.10	WWS	EAN-Code	Doppelte EAN-Codes in verschiedenen Artikeln können zu erheblichen Fehlern beim Update führen. Über die DATEIPFLEGEPROGRAMME und die Funktion ARTIKEL-REFERENZLISTE kann man seinen Datenbestand dahingehend prüfen. Empfehlung: Einfach einmal laufen lassen.
21.10	WWS/TK	nachträgliche Bon-Kopie	Wenn ein Kunde nachträglich noch eine Bon-Kopie haben möchte, kann man diese letztlich auf zwei verschiedene Arten erstellen. Voraussetzung ist aber, dass irgendetwas über den Vorgang bekannt ist (Kunde, Datum/Uhrzeit, ggf. auch Artikel und letztlich die Auftragsnummer: 1. Suchen in DocuWare, da auch die Kassenvorgänge ins DocuWare übernommen werden können 2. Eingabe von F3 bei KUNDE Dabei verzweigt COMMERZ zur AUFTRAGSNUMMER, die aber bekannt sein muss. Mit CURSOR UP/DOWN kann man sich aber auch nach Vorgabe einer fiktiven Auftragsnummer die einzelnen Aufträge anzeigen lassen (Beispiel mit Sonderrabatt): Ist der Kassenauftrag individuell für einen Kunden erfasst worden, bietet die Auftragsauskunft die Möglichkeit, den Kassenauftrag zu finden, weil diese mit einem zusätzlichen "K" ausgewiesen werden. Unter Umständen kann man den Auftrag auch aus den Kassenvorgangs-Protokollen ermitteln Die Bons enthalten immer den Hinweis "DUPLIKAT".
20.10	TKD	Auslaufende Verträge	Bisher wurden bei Eingabe eines Enddatums alle Geräte ausgedruckt, deren Enddatum kleiner als dieses Datum ist. Das hatte zur Folge, dass auch "uralte" Geräte mit ausgewiesen wurden, obwohl man eigentlich nur wissen möchte, welche Verträge (z.B. ab heute) im nächsten Zeitraum enden. Die Abfrage wurde nun um eine weitere Datumsangabe (NICHT BERÜCKSICHT. BIS) erweitert, bei der man z.B. das Tagesdatum eingeben kann. Diese Funktion steht ab 1.11.2008 zur Verfügung.
17.10	FIBU	Anzeige akt. Banksaldo	In der Version 3.02 wird bei der Erfassung von Zahlungen der aktuelle Saldo des Bankkontos angezeigt (er würde bei Eingabe des aktuellen Saldos bei KS (Kontrollsumme) auch oben aufgeführt werden): Wenn die Buchung in Ordnung ist, wird aber nicht sofort der neue Saldo angezeigt, sondern erst dann wenn man das Gegenkonto bestätigt: Leider war das aus technischen Gründen nicht anders machbar. Wenn man also den aktuellen Saldo sich ansehen möchte, kann man schnell mit Betrag von EUR 0,00 zum Gegenkonto gehen und sieht dann den Saldo.
16.10	WWS	falsche Kundenrechnung	Wenn bei der Auftragserfassung ein Auftrag auf einen falschen Kunden erfasst wurde und Lieferschein und Rechnung erstellt wurden, dann kann man das in COMMERZ-ACTUELL-WWS ganz einfach wieder korrigieren. Zunächst muss für die Rechnung eine Gutschrift erstellt werden (FAKTURIERUNG / BEARBEITEN VON RECHNUNGEN). Dann muss man den Auftrag nicht nochmals gänzlich neu erfassen, sondern man kann über KOPIEREN AUS ANGEBOT/AUFTRAG die Positionen des alten Auftrages (verbunden mit dem dann korrekten Kunden) übernehmen. Diese Funktion des Kopierens kann man aber auch dann sehr gut verwenden, wenn man aus einem (großen) Auftrag einzelne Positionen gutschreiben möchte. Dazu ist dann bei der AUFTRAGSART 10 bis 19 (GUTSCHRIFT) einzugeben.
15.10	TKD	Zählerstände erfassen	Wenn bei der Zählerstandserfassung diese Meldung erscheint, dann sollte man unbedingt die Zählervertragsdaten des Gerätes überprüfen (oder den oben angegebenen ABRECHNUNGSMONAT). Die Meldung besagt, dass der Abrechnungsmonat nicht mit dem Datum, das sich aus letzter Abrechnung + Intervall ergibt, übereinstimmt. Beispiel für solch eine Meldung: Letzte Abrechnung = 0908, Intervall = 3 und Abrechnungsmonat = 1108.
14.10	WWS	Einkaufspreise	Beim Liefereingang im Bestellwesen kann man auch den EK-Preis ändern. Diese Änderung wird im Normalfall nur in der Bestellung selbst registriert und dient dann dazu, bei der Rechnungskontrolle einen korrekten Preis zu haben. Eine Preisänderung kann aber auch dazu führen, dass diese wahlweise im Artikel oder bei Gerätebestellung auch in die Geräte eingetragen wird. Diese Funktion muss aber gesondert durch die Hotline freigeschaltet werden. Da Änderungen von EK-Preise üblicherweise über PBSeasy-Mail eingebracht werden und bei Geräten der EK-Preis schon in der Bestellung enthalten ist, wird diese Erweiterung aber selten genutzt.
13.10	allgemein	COMMERZ-Anwender	Nur so zur Information: Wir betreuen derzeit (immer noch) fast 200 Fachhändler, die mit COMMERZ-ACTUELL arbeiten.
10.10	WWS	schon vergessen ?	Wenn man Aufträge ändern möchte, ist oft die Auftragsnummer nicht bekannt. Deshalb kann man statt der Eingabe der Auftragsnummer den gesuchten Auftrag auch über andere Merkmale finden: Beschrieben sind die einzelnen Suchmerkmale in der Spezifikation für die Erweiterungen zur Version 3.00. Übrigens: Wenn man einen Stern (*) vor einem Eingabefeld sieht, sollte man vielleicht einmal F5 eingeben, um sich anzeigen zu lassen, was man an dieser Stelle eingeben kann. "Neutral" zurück kommt man dann immer mit F1.
09.10	TKD	Spezialvertrag	Wenn ein Kunde für nur ein Gerät verlangt, dass ihm nicht genutzte FREIE EINHEITEN gutgeschrieben werden, dann gibt es dazu zwei Möglichkeiten: 1. Anwendung der Abschlagsfunktion Kunde zahlt bis zur Zählerabrechnung einen geschätzten Abschlagsbetrag und bei der Zählerabrechnung würden ihm dann ein zu viel gezahlter Betrag gutgeschrieben werden. Dazu brauchen auch keine FREIEN EINHEITEN eingegeben werden. 2. Das Gerät wird als Pool-Geräte mit einer speziellen Pool-Nummer angelegt und die Abrechnung erfolgt mit dem Pool-Format "0". Da bei diesem Pool-Format die Geräte einzeln betrachtet werden, würde sich auch ein negativer Betrag ergeben, wenn die FREIEN EINHEITEN nicht erreicht werden. Hier können FREIE EINHEITEN eingegeben und auch ausgewiesen werden. Diese Variante kann auch verwendet werden, wenn das Gerät mehrere Zähler hat, wobei die Zähler aber jeder für sich getrennt bewertet werden. Einziger kleiner Nachteil bei beiden Verfahren: Der Beleg wird gegebenenfalls als RECHNUNG mit negativen Werten und nicht als GUTSCHRIFT gekennzeichnet, was aber für Finanzbuchhaltungen und für die Statistiken kein Problem darstellt.
08.10	WWS	Cursor-Tasten nutzen	Bei der Angebots- und Auftragsbearbeitung gibt es für Kopfdaten und für Positionsdaten jeweils zwei Bildschirme (STD-BS und ERW-BS). Der Wechsel von einem zum anderen kann durch Zifferneingabe, aber viel schneller durch die Eingabe von CURSOR RECHTS bzw. CURSOR links durchgeführt werden. Das ist vor allem dann anzuwenden, man in einer Position z.B. den EK-Preis ansehen oder ändern möchte: Eigentlich müsste man erst 1=ÄNDERN eingeben, um dann mit F2 oder BILD runter wieder zur AUSWAHL kommen. Erst dann kann man mit Eingabe von 2=ERW-BS zum 2. Positionsbildschirm gelangen. Das sind dann mit den einzugebenden RETURNs insgesamt 5 Eingaben. Wenn man aber in der oben dargestellten Situation ist, kann man mit CURSOR rechts, also mit nur einer Eingabe, direkt in den 2. Positionsbildschirm verzweigen. Diese Cursor-Tasten können übrigens auch an vielen Stellen, zum Beispiel in der Stammdatenverwaltung, verwendet werden, wenn in andere Bildschirme gewechselt werden soll.
07.10	allgemein	Kommunikation mit Hotline	Über 12.SERVICEPROGRAMME und 6.DIENSTPROGRAMME können Daten und Programme mit der Hotline ausgetauscht werden. Genaue Informationen über die Hotline.
06.10	TKD	Toner-Lieferungen	Toner-Lieferungen sollten für alle Geräte, die in COMMERZ gespeichert sind, immer gerätebezogen erfolgen. Das kann durch Erfassung in TKD oder durch den Zusatzbaustein "TKD-Aufträge in WWS" erfolgen. In beiden Fällen ist die jeweilige Gerätenummer einzugeben, wozu es zum Auffinden genügend Suchmechanismen gibt. Die Notwendigkeit ist einleuchtend: Zum einen wird sofort automatisch festgestellt, ob die Tonerlieferung kostenlos oder kostenpflichtig ist, und zum anderen werden die Daten in die Statistiken (Gerätedaten, Historie) eingetragen. Auch wenn eine Tonerlieferung kostenpflichtig ist, sind die Informationen über das Kundenverhalten und die zusätzlichen Geräteerlöse von besonderer Wichtigkeit. Die Problematik der Gerätezuordnung bei Kunden mit vielen Geräten ist bekannt, aber dazu gibt es in TKD die speziellen Pool-Auswertungen.
02.10	TKD MB	AFA-Liste	Die in COMMERZ-ACTUELL-MB abrufbare AfA-Liste enthält (je nach Auswahl auch eingeschränkt) alle Geräte, die einen Mietvertrag haben. Es werden u.a. die ehemaligen EK-Preise ausgewiesen, aber keine durch die AfA reduzierten Bewertungen. Wer viele Eigenvermietungen durchführt, benötigt für die Verwaltung dieser Geräte ein gesondertes Anlagenprogramm, das die vorgeschriebenen Abschreibungen entsprechend durchführt. Die in MB enthaltene Auswertung dient lediglich dazu, einen Überblick über vermietete Geräte zu erhalten.
01.10	WWS	mehrere Versandadressen	Bei einem Kunden kann man bis zu 9 Versandadressen hinterlegen, die in der Auftragsbearbeitung abgerufen werden können. Diese Funktion ersetzt aber nicht die Kostenstellen- und Großkundenbelieferung mit ihren vielen speziellen Funktionen. Dazu können in der Stammdatenverwaltung über das Feld FKT die 2. und die weiteren Adressen eingegeben werden: Bei der Auftrags- oder Angebots-Bearbeitung kann man dann durch die Tasten Cursor rechts und links beim Feld FUNKTION die einzelnen Adressen schnell durchblättern und eine bestimmte auswählen: Diese Funktion ist sicherlich schneller und sicherer, als wenn man eine neue Adresse immer neu eingeben muss.
30.09	allgemein	Formulare	Wir erhalten öfters mal Ausdrucke von den Formularen, die an die Kunden der Fachhändler versendet werden. Dabei haben wir festgestellt, dass diese in vielen Fällen eine schlechte Visitenkarte für die Firma darstellen: Schlechter (alter) Drucker, falsche oder fehlende Texte, Durchschlagpapier u.a.m. (Beispiele wollten wir hier nicht veröffentlichen). Und dabei ist das alles änderbar, weil in COMMERZ genügend Funktionen enthalten sind, die die Gestaltung der Formulare so steuern können, dass sie zumindest dem normalen Standard entsprechen und damit zum Renommee des Unternehmens beitragen (z.B. Formular-Hinterlegung, Mehrfachdruck in verschiedenen Schächten auf andersfarbigem Papier, Vorgabe und Änderbarkeit der Standardbeschriftung, Technikervorgaben). Wir sind gerne bereit, ihre Formulare einmal kritisch zu prüfen und ihnen Vorschläge für eine Verbesserung zu unterbreiten.
29.09	allgemein	???	Nach den gestrigen Wahlergebnissen sind wir heute nicht in der Lage, einen differenzierten Beitrag (zum Einsatz der EDV bei den Bürofachhändlern) zu leisten. Aber: Im totalen Gegensatz zu den Parteien in Bayern sind logics und ihr COMMERZ-Programm stabil, solide, umfassend informierend, bewährt und kalkulierbar. Auch konkrete Zukunftsperspektiven mit der kompletten Datenmigration sind durch den Einsatz von dem Nachfolgeprogramm Concept Office vollauf gewährleistet. Den Partnerfirmen Wegscheider GmbH und Software Concept GmbH sind ebenfalls diese positiven Eigenschaften zuzuordnen, so dass man gut beraten ist, auf diese drei Partner zu setzen. Damit hat man dann viel mehr Sicherheit (zumindest im EDV-Bereich) als wie sie durch die aktuelle Parteienlandschaft in Bayern derzeit gegeben ist.
26.09	TK	Werbetext	Auch auf dem Kassenbon kann man einen Werbetext ausgeben. Dazu ist dieser nur unter Textnummer 85 anzulegen. Etliche Anwender verwenden diesen Text aber auch, um Hinweis bezüglich Reklamation oder Umtausch auf den Bons zu platzieren. Weitere Standardausgaben an festgelegten Ausgabestellen sind in der Bedienungsanleitung unter Stammdatenverwaltung TEXTE beschrieben. Bitte einmal intensiv durchlesen (ist nicht so lang).
25.09	allgemein	Hotline	Bitte alle E-Mails, die im weitesten Sinne die Hotline betreffen, immer an die E-Mail-Adresse hotline@logicssystems.de schicken.
24.09	TKD	Pools	Im Aufgabenkomplex 6. AUSWERTUNGEN UND AUSKÜNFTE kann man sich unter 6.POOL-AUSWERTUNGEN Informationen über die Pools verschaffen. Mit dem Menüpunkt LISTE POOLAUSKUNFT bekommt man dabei generelle Daten, welche Pools überhaupt vorliegen. Mit dem Menüpunkt POOL-GERÄTE-ÜBERSICHT Informationen über die Details der in einem Pool enthaltenen Geräte. Gerade die zweite Auswertung ist besonders wichtig, um die Einheitlichkeit der einzelnen Geräte des Pools kontrollieren zu können. COMMERZ erwartet nämlich, dass die Vertragsdaten der einzelnen Geräte weitgehend identisch sind und das lässt sich mit dieser Auswertung leicht überprüfen.
23.09	WWS	Was ist eigentlich der LEITCODE ?	In der Stammdatenverwaltung KUNDEN gibt es ein selten genutztes Feld LEITCODE: Dieses Feld ist dafür gedacht, den Postleitcode der Lieferadresse zu speichern. Der Postleitcode setzt sich ganz generell aus PLZ, Straße und Hausnummer zusammen und wird über eine spezielle Postleitcode-Datei ermittelt, die dem COMMERZ zur Verfügung gestellt werden muss. Durch die Verwendung des Leitcodes auf dem Aufkleber können spezielle Preisvorteile erzielt werden. COMMERZ prüft jede Lieferadresse und ermittelt den Leitcode. Wenn diese Adresse nicht korrekt ist, wird ein entsprechender Fehlerhinweis ausgegeben. Wichtig ist dieses Verfahren auch dann, wenn die Lieferung über ein Logistikzentrum erfolgt und dazu dort ein korrekter Leitcode aus der Adresse ermittelt werden muss. Der Fachhändler kann im Vorfeld durch Verwendung der Postdateien schon dafür Sorge tragen, dass die Lieferadressen korrekt sind. Informationen und Funktionen durch die Hotline.
22.09	WWS	Eigenmarken	Einige Fachhändler haben eigene individuelle Artikel, die sie speziell anfertigen und vertreiben. Das macht dann kein Problem, wenn der Verkauf immer über das eigene Lager und nicht über ein Logistikzentrum erfolgt. In COMMERZ gibt es schon seit längerem die (wohl unbekannte) Funktion, dass solche Artikel auch über ein Logistikzentrum ausgeliefert werden können. Dabei ist bei der Preisdarstellung des EK-Preises zu berücksichtigen, dass für den Bruttonutzen der echte EK-Preis zu verwenden ist, bei der Rechnungsprüfung der Logistik-Rechnungen lediglich eine Art Lager- und Lieferpreis enthalten sein darf. COMMERZ beinhaltet alle die Besonderheiten, die Funktion kann sofort genutzt werden.
19.09	WWS	Auftragseingangsliste	Wir halten die neue Auftragseingangsliste, die ab der Version 3.02 zur Verfügung steht, für ein hervorragendes Werkzeug, um Umsatztendenzen (vor allen in negativer Richtung) bei den Kunden rechtzeitig zu erkennen. Die üblichen statistischen Auswertungen erwarten immer, dass die Aufträge berechnet worden sind, was bei monatlichen Sammelrechnungen viel zu spät ist. Nicht so die Auftragseingangsliste, die auf Basis des Auftragsdatums die Ergebnisse liefert. Eine ausführliche Beschreibung findet man in den Erweiterungen zur Version 3.02. Über die Selektion des Prozentsatzes kann man auch einmal testweise eine Auswertung mit wenigen Kunden erstellen (z.B. Prozente von 20 bis 50 enthält nur Kunden, die ihre Umsätze von 20% bis 50% erhöht haben. Fazit: Testauswertung erstellen und prüfen, ob zukünftig verwertbar.
18.09	allgemein	Archivierungssystem DocuWare	Eine elektronische Archivierung, die - wie DocuWare - alle erforderlichen Funktionen beinhaltet, weltweit im Einsatz ist und alle gesetzlich gefordert Zertifikaten besitzt, ist heute für jeden Unternehmen eine absolute Notwendigkeit. Die automatisierte Speicherung erstellter oder übergebener Dokumente, die schnelle Auskunftsbereitschaft über alle diese Dokumente und die Speicherung der Daten in rechtlich und gesetzlich vorgeschriebener Form sind die wichtigsten Vorteile von DocuWare. Dagegen stehen alle Kosten für Ablagen und mühsame Recherchen, die mit dem Einsatz von DocuWare eigentlich komplett wegfallen. Eine jetzige Entscheidung für DocuWare "rechnet" sich auch jetzt noch, weil auch im Nachfolgeprogramm Concept Office der integrierte Einsatz voll gewährleistet ist. Wir und unser Kooperationspartner Herr Pöhnl von et cetera bieten den Einsatz von DocuWare in 2 Schritten an: 1. Installation der Schnittstelle für die COMMERZ-Dokumente, sodass ab sofort alle Dokumente gespeichert werden und die dann später im DocuWare abgerufen werden können. 2. Installation von DocuWare Wenn Sie Ihre Kosten minimieren wollen, sollten Sie unbedingt diese Angebot schnellstens nutzen, denn Sie brauchen sowieso bald ein Archivierungssystem und je eher Sie damit beginnen, desto früher werden Ihre Dokumente automatisch gespeichert. Informationen über et cetera, Tel. 069/855061, oder über uns.
17.09	WWS/MB/TKD	Statuseingabe	Wer intensiv die Status-Varianten in den Geräten nutzt, kann sich auch am Bildschirm die Geräte mit einem bestimmten Status ansehen. Dazu ist an der Stelle an der eigentlich eine Gerätenummer einzugeben ist ein "s" und dann die Statusnummer einzugeben. Diese Funktion kann man auch innerhalb der Auftragsbearbeitung verwenden, wenn man z.B. nur Gebrauchtgeräte (Status = 10) sich anzeigen lassen möchte. Im Maschinenbuch kann man nach der zeilenweisen Anzeige der Geräte die Detaildaten eines Gerätes ansehen; nützlich z.B. um herauszufinden, bei wem ein bestimmtes Gerät auf Probestellung ist.
16.09	WWS	Preisänderungsliste	Wenn Preise manuell oder elektronisch geändert werden. kann man sich über die Preisänderungsliste die alten und die neuen Preise zur Kontrolle nochmals ausgeben lassen. Da man die Selektion auch datumsbezogen machen kann, kann man ganz gezielt die "soeben" geänderten neuen Preise sich ausweisen lassen. Über die Eingaben bei KOMPL/FUNKTION kann ein bestimmter AUFGABENKOMPLEX und eine Unterfunktion ausgewählt werden, mit der die Preise geändert worden sind. Wurden diese beispielsweise im AUFGABENKOMPLEX "STAMMDATEN" und über die ARTIKEL-DATEI durchgeführt, dann ist hier 0904 einzugeben. Mit der Eingabe der "Wundertaste" F3 werden alle Änderungen, über welche Funktion auch immer, ausgewiesen. Die Preisänderungsliste (11.SONDERPROGRAMME, 2.PREISPFLEGE) ist ein sehr gutes Werkzeug, um durchgeführte Preisänderungen nochmals zu kontrollieren.
15.09	TKD/MB	Geräte eingeben	Geräte können auf verschiedenen Wegen ins COMMERZ "eingebracht" werden: 1. Liefereingang im Bestellwesen WWS/OBJ 2. Liefereingang in MB 3. Stammdatenverwaltung Geräte 4. Installieren von Geräten in TKD 5. Neuanlage in der Auftragsbearbeitung WWS/OBJ 6. Kopieren von Geräten in TKD Dazu ist folgendes anzumerken: Punkt 1 und 2 sind die normale Verfahren, die verwendet werden sollten und die einzige, bei denen auch die Lagerführung entsprechend verändert wird. Mit Punkt 3 sollte man eigentlich nie Geräte anlegen, Punkt 4 nur bedingt, wenn gleich und nur ein Vertrag einzugeben ist (aber auch eher nicht). Punkt 4 kann aber Verwendung finden, wenn man neue Geräte aus Firmenübernahmen, die bereits beim Kunden stehen, erfassen möchte. Die Punkte 5 und 6 sollte man nur in extremen Ausnahmefällen verwenden. Der normale Weg ist also Punkt 1 oder 2, je nachdem ob eine Bestellung vorliegt (WWS) oder nicht (MB).
12.09	OBJ	WORD-Version	Wer mit der Angebots- und Auftragsbearbeitung längere Textpassagen verarbeiten möchte, sollte unbedingt die neue WORD-Version von OBJ einsetzen. Der Vorteil ist, dass alle Daten ausschließlich innerhalb von COMMERZ verarbeitet werden. Das bedeutet, dass über die Stammdaten (Kunden, Artikel, Geräte) alle relevanten Daten verfügbar und auch gleich transparent abrufbar sind und dass auch bei der Rechnungserstellung die Daten unmittelbar auf die Statistiken und die weiterführenden Dateien (z.B. Geräte oder Rechnungsausgangsbücher) verteilt werden. Die Vorteile gegenüber der Vorgängerversion von OBJ-alt sind gravierend und mehrfach dargestellt worden (Beschreibung anfordern). Diese Version ersetzt natürlich nicht eine ausführliche CAD-Version (dafür gibt es über den Kooperationspartner Wegscheider GmbH vorzügliche Lösungen), aber wer seine zum Kunden gehenden Formulare gut gestalten möchte, findet mit OBJ-neu eine komfortable und flexible (und vor allem integrierte) Lösung.
11.09	allgemein	Zugriffsberechtigungen	Das darf wohl nicht wahr sein: Wenn COMMERZ ausgeliefert wird, ist die einzige gültige Benutzerkennung "logics" mit Freigabe für alle Menüpunkte. Bei der Aufforderung zur Eingabe der Benutzerkennung kann man dann "logics" oder auch sofort RETURN eingegeben. Im letzteren Fall wird automatisch so getan, als ob "logics" eingegeben worden wäre. Die meisten Anwender haben dann individuell, auf die einzelnen Aufgaben der Mitarbeiter abgestimmte neue Benutzerkennungen hinzugefügt. Damit werden dann nur bestimmte Menüpunkte freigegeben. Was man aber auf jeden Fall machen sollte ist, dass man die Benutzerkennung "logics" dann auch löscht, weil sonst wiederum jeder Mitarbeiter alles aufrufen kann, was man mit individuellen Kennungen aber nun gerade verhindert will. Also: Alle einmal die Zugriffsberechtigungen prüfen.
10.09	allgemein	Systemtexte	In COMMERZ-WWS kann man in den SERVICE-PROGRAMMEN unter 5.SYSTEM-TEXT-VERWALTUNG für Bildschirmanzeigen und Druckausgaben oder auch für Auskünfte mit F5 Texte anlegen, die nummerischen Verschlüsselungen verdeutlichen: Diese Eingaben sind für das Verständnis der Bedeutung der Steuerungsdaten besonders wichtig, denn wer weiß schon (von der GF), was Absatzbereich 2 oder 8 bedeutet. Zumindest die Menüpunkte 1, 2, 3 (neue Artikel), 4 und 7 sollten unbedingt vollständig angelegt sein. Bei Menüpunkt 7 ist zu berücksichtigen, dass es sich um die Kategorie (also die letzte Stelle der Rechnungsart) und nicht um die Rechnungsart selbst handelt. Deshalb kann man F5 nur dann eingeben, wenn (wie beim Rechnungsdruck) allein die Kategorie angefordert wird.
09.09	allgemein	Inventur	Viele Fachhändler haben ihr Geschäftsjahresende am 31.12. und müssen zu diesem Zeitpunkt die Inventur durchführen. In COMMERZ gibt es dazu eine Fülle von Funktionen, wobei es auch die Möglichkeit gibt, die Inventur über MDE (mobile Datenerfassung) durchführen zu können. Letzteres gestaltet sich aber häufig sehr individuell und muss von den Funktionen, vom Ablauf und auch von der Funktionalität der MDE-Geräte entsprechend angepasst sein. Um rechtzeitig ein solch entsprechend eingerichtete Inventursystem zur Verfügung zu haben, sollte man bereits jetzt die Anforderungen mit der Hotline abstimmen - am 31.12. ist es zu spät.
08.09	TKD	Rechnungsabschriften in TKD	Wie in WWS können auch in TKD für bekannte Rechnungsnummern Abschriften erstellt werden. Den Menüpunkt findet man in 3.LEISTUNGSBEARBEITUNG, 4.DRUCK VON RECHNUNGEN und dann 4.RECHNUNGSABSCHRIFTEN. Unter diesem Menüpunkt kann man über 2.LÖSCHEN RECHNUNGSNUMMER "alte" Rechnungsabschriften z.B. datumsbezogen löschen.
05.09	allgemein	Nachfolgeprogramm Concept Office	Ganz besonders wichtig für den Übergang von COMMERZ-ACTUELL zu Concept Office ist Migration der Daten. Nach etlichen Umstellungen kann dazu berichtet werden, dass diese sich immer besser gestalten und nun auch schon "kleinste" Steuerungs-Kennzeichen aus COMMERZ in Concept Office Berücksichtigung finden. Insbesondere für die Übergabe von Geräten mit den gesamten Vertragsdaten und vor allem mit der ausführlichen Historie über Aufträge und einzelnen Vertragsabrechnungen wäre es undenkbar, wenn man zur lückenlosen Weiterarbeit die "letzten" Details in Concept Office nicht wiederfinden würde.
04.09	TKD	Poolrechnungen	In den Ausführungen vom 1.9.2008 wurde von unterschiedlichen Ergebnissen bei der Verwendung unterschiedlicher Poolformate berichtet. Das liegt darin, dass beim Poolformat "0" jedes Geräte einzeln betrachtet wird (und damit auch die dort hinterlegten Freien Einheiten einzeln berücksichtigt werden), während beim Poolformat "1" die Summe der Freien Einheiten insgesamt einbezogen werden: Nachfolgend 2 Beispiele: 1. Rechnung mit Poolformat = "0" Jedes Gerät wird einzeln betrachtet und ergibt letztlich eine Gutschrift. 2. Rechnung mit Poolformat = "1": Summe der Kopien und der Freien Einheiten werden als Summe betrachtet und das Ergebnis ist eine "Nullrechnung". Es ist klar, dass sich verschiedene Ergebnisse ergeben können, wenn man den Rechnungsdruck und das Rücksetzen mit zwei verschiedenen Poolformaten durchführt. Differenzen treten in solchen Fällen immer dann auf, wenn die Freien Einheiten in der Summe überwiegen.
03.09	WWS	Textpositionen	Ab der Version 3.02 können auch Textpositionen eingegeben werden, die nur auf den Komm-Belegen ausgedruckt werden. Dazu ist statt dem "T" dann ein "TK" einzugeben. Folgendes Beispiel besteht aus 3 Positionen (1. Position: Text auf Komm-Beleg, 2. Position: Artikel, 3. Position: Text auf Formular und Komm-Beleg): Komm-Beleg dazu: Lieferschein: Die Texte - insbesondere für den Komm-Beleg - können durch Leerzeilen oder Unterstreichungen noch deutlicher als in diesem Beispiel gestalten werden.
02.09	WWS	Offene Aufträge	Um rückständige Auftragspositionen ermitteln zu können, gibt es in WWS je nach Fragestellung eigentlich 3 Möglichkeiten: 1. RÜCKSTANDSLISTE Diese Auswertung ist sortiert nach Lieferant und kann dazu dienen, Lieferungen von Lieferanten den noch offenen Positionen zuzuordnen. Neuerdings kann man sich die offenen Positionen für einzelne Artikel auch am Bildschirm anzeigen lassen ("Wer bekommt denn diesen Artikel?"). 2. LISTE OFFENE AUFTRÄGE Diese Auswertung ist üblicherweise nach Kunden sortiert und weist dann alle offenen Aufträge der Kunden aus. Eine direkte Bildschirmausgabe gibt es dazu nicht. Wenn man sich die rückständigen Aufträge eines Kunden ansehen möchte, kann man dieses über die 3. AUFTRAGSAUSKUNFT durchführen. Dieser Menüpunkt bietet generell die meisten Ergebnisse auf weitgehend beliebige Anfragen. Die offenen Aufträge eines Kunden erhält man, wenn man die AUSWAHL: 1. KUNDE wählt und dann bei der nächsten Eingabe AUFTRÄGE: 1. RÜCKSTÄNDIGE eingibt.
01.09	TKD	Poolformate	Verschiedene Abrechnungsformate für Poolrechnungen werden über das vorzugebende POOLFORMAT (0, 1 oder 2, siehe auch Anwenderhandbuch) gesteuert. Dabei sind zwei Besonderheiten zu beachten: 1. Das üblicherweise generell geltende Format, das bei nahezu allen Poolrechnungen verwendet werden soll, kann im Parametersatz bereits vorgegeben werden. Damit vermeidet man, dass bei jedem Abruf von Poolrechnungen das POOLFORMAT immer geändert werden muss. 2. Wenn eine Poolrechnung zurückgesetzt werden muss, dann ist unbedingt darauf zu achten, dass die dazu erforderliche Eingabe beim Feld POOLFORMAT immer identisch ist mit dem Poolformat, das bei der Rechnung verwendet worden ist. Poolformat 0 und 1 können nämlich zu unterschiedlichen Ergebnissen bei den Rechnungen führen. Das gängig - meist verwendete - Poolformat ist übrigens das Poolformat "1", die anderen kommen selten und nur in Ausnahmefällen zum Einsatz
29.08	WWS	Auskunft über Liefereingänge	Die beste Möglichkeit, sich Informationen über die Liefereingänge einzelner Bestellungen zu verschaffen, ist der Menüpunkt RECHNUNGSKONTROLLE im Aufgabenkomplex BESTELLWESEN. Diese Funktion ist zwar ursächlich für die Kontrolle der Lieferantenrechnungen integriert worden, enthält aber damit auch alle Lieferinformationen einzelner Bestellpositionen: Zunächst werden die einzelnen Lieferungen generell angezeigt und dann kann man sich die gelieferten Mengen einer Lieferung ansehen: Die Funktion der elektronischen Übernahme, Speicherung und Verwaltung von Eingangsrechnungen mit der Kontrolle und Verarbeitung unstimmiger Lieferungen wurde bereits vor etwa 12 Monaten in COMMERZ integriert (eine optimale Funktion zur Kontrolle von elektronischen Eingangsrechnungen), die aber voraussetzt, dass die Eingangsrechnungen elektronisch bereitgestellt werden. Letzteres ist aber bei allen Logistikzentren und Verbänden kein Thema mehr.
28.08	allgemein	Außerordentliches Lob	Bürofachhändler, die bereits von COMMERZ auf das Nachfolgeprogramm Concept Office umgestellt haben oder die sich in der Vorbereitungsphase befinden, sind von der professionellen Art und Weise sehr angetan, wie die Firmen Wegscheider und Software Concept die Migration vorbereiten und durchführen. Insbesondere in der Vorbereitungsphase werden alle anstehenden Aufgaben bezogen auf die Verantwortlichkeiten, die Termine und die Details für die Steuerung der gewünschten Funktionsvarianten ausführlich und schriftlich festgelegt. Damit liegt dann der gesamte Plan für die Einführung und die Umstellung fest und sichert eine optimale Migration.
27.08	WWS	Lieferscheine nicht abgerufen	Es kann vorkommen, dass in einem Auftrag das Feld "ZU LIEFERN" versorgt wird, aber vergessen wird den Lieferschein abzurufen. Da aber solche Auftragspositionen nicht rückständig sind, werden sie auch bei der RÜCKSTANDSLISTE oder bei der LISTE OFFENE AUFTRÄGE nicht ausgegeben. Es gibt aber bei 4. KOMMISSIONIERUNG den Unterpunkt 3. LIEFERFÄHIGE AUFTRÄGE. Dort werden diese Positionen gelistet. Es ist zudem zu empfehlen, diesen Menüpunkt in regelmäßigen Abständen aufzurufen, um etwaige Fehler in den Positionen rechtzeitig zu erkennen.
26.08	allgemein	Erlöskonten in COMMERZ	1. Jeder auf einer Rechnung stehenden Position aus WWS, TKD und OBJ wird ein Erlöskonto zugeordnet. 2. Zusätzlich ausgewiesene Beträge für o Versandkosten (Fracht) und o Kleinauftragszuschläge, sowie für o EG-Rechnungen und o Auslandsrechnungen werden auf speziellen Erlöskonten übergeben, die in den Parametersätzen zu hinterlegen sind. Bei den letzten beiden Erlösen erfolgt keine Aufteilung nach Warengruppen. 3. Das Erlöskonto wird vorrangig aus den in der Stammdatenverwaltung ERLÖSKONTEN in COMMERZ-ACTUELL-WWS einzugebenden Erlöskonten gebildet, die warengruppenbezogen vorzugeben sind. Voraussetzung dabei ist, dass in der Position ein Artikel enthalten ist, aus dem eine Warengruppe entnommen werden kann (jeder Artikel hat immer eine Warengruppe). Dieses ist bei WWS und OBJ immer so. 4. Wenn die Position keinen Artikel enthält (das ist z.B. bei Verträgen so, wenn nicht ein MIET-ARTIKEL, ein WARTUNGS-ARTIKEL oder ein ZÄHLER-ARTIKEL dem Vertrag zugeordnet worden ist), dann wird das Erlöskonto aus den im PARAMETERSATZ=0 in TKD anzugebenden Erlöskonten genommen. Dieses kann auch vorkommen, wenn bei einer Leistungserfassung kein Artikel (weil z.B. dieses Ersatzteil nicht in der Artikeldatei enthalten ist), sondern lediglich die VERRECHNUNGSART eingegeben wird. 5. Erlöskonten für die Kasse In der Stammdatenverwaltung ERLÖSKONTEN können für die Warengruppen 100 bis 999 spezielle Erlöskonten eingegeben werden. Dazu ist die Filiale 5 zu verwenden (Schlüssel sind dann 51, 52 .... 59). Allen Kassenvorgängen - auch den späteren Rechnungen für Kassen-Lieferscheine – werden diese Erlöskonten zugeordnet. Die Auswertung ist über DRUCK RECHNUNGSAUSGANGSBUCH (WWS) mit Typ = k (Kasse) abrufbar. Dabei werden nur die Summen der Erlöskonten ausgewiesen. 6. Die Erlöskonten können "beliebig" eingegeben werden. Es findet keine Prüfung statt, ob diese auch in der FIBU vorhanden sind. 7. Sonstiges a) Für die Artikel mit 7% sind spezielle Erlöskonten in der Stammdatenverw. "ERLÖSKONTEN" anzulegen. Dazu ist es erforderlich, die betreffenden Warengruppen (Bürobest) herauszufinden. b) Umsatzsteuerfreie Erlöse an der Kasse (z.B. Lotto) sollten auf einen Artikel gebucht werden, der das Mehrwertsteuerkennzeichen = 4 enthält und dem eine speziellen Warengruppe (und damit ein spezielles Erlöskonto) zugeordnet ist. 8. Die Erlöskonten-Daten werden so auch in die FIBU übergeben, sodass weitere Umbuchungen nicht mehr erforderlich sind. Die COMMERZ-FIBU ist zusätzlich auch so "pfiffig", aus den Positions-EK-Preisen Wareneinsatzkosten zu übernehmen und damit auch die entsprechenden Wareneinsatzkonten zu versorgen.
25.08	TKD	Auskunft Historie	Die Auskunft in der Historie wurde zusätzliche Informationen erweitert. Es ist jetzt eine Auftragüberschriftszeile vor jedem Auftrag ersichtlich, die weitere generelle Informationen des Auftrages anzeigt (hier z.B. für Auftrag 158): Ausgegeben wird der Zählerstand des 2. Zählers, die Auftragseingangsdaten aus dem AUFTRAGS-ERW-BILDSCHIRM und die Reparaturdaten. Damit wird sowohl der Zeitpunkt des Auftragseingangs als auch der Zeitpunkt der Reparatur ausgewiesen. Voraussetzung ist natürlich, dass insbesondere die Reparaturdaten entsprechend korrekt eingegeben werden. Die Informationen sagen nur wenig über die Reaktionszeit aus, was aber wiederum dann korrekt ist, wenn die Reparaturzeit den Beginn der Reparatur darstellt.
22.08	Geschäftsführung	Sperren von Funktionen	In der Terminalkasse gibt es jetzt aus bestimmtem Anlass die Möglichkeit, die Funktionen Abbruch und Sonderrabatte nur nach Eingabe eines Codewortes ausführen zu können. Wir empfehlen dringend diese Variante einzuspielen (Hotline hilft wie immer gerne).
21.08	allgemein	Version 3.02	In der Mailbox kann man sich unter install-version3.02.pdf eine Beschreibung abholen, die darstellt, wie die neue Version 3.02 zu installieren ist.
20.08	TK	Neue Funktion	Mit der "Wundertaste" F3 statt der Eingabe einer Artikelnummer kann man sich jetzt auch an der Kasse die bisher gekauften Artikel des Kunden anzeigen lassen. Das macht natürlich nur Sinn, wenn es sich nicht um den generellen Ladenkunden handelt, sondern um einen ausgewählten Kunden. Diese Funktion ist dann wichtig, wenn der Kunde den Artikel wieder haben möchte, den er schon einmal gekauft hat. Die Funktion steht kostenlos (!) zur Verfügung (Hotline kontaktieren).
19.08	allgemein	Artikelpflege	Wir hatten bereits am 4.8. unser Unverständnis darüber zum Ausdruck gebracht, dass etwa 25 COMMERZ-Anwender immer noch die Artikelpflege über Seeburger-Konverter und Telebox400 durchführen. Diese sollten schnellstens einmal prüfen, ob sie von Esselte/Leitz auch KIPs erhalten haben. So wie wir erfahren haben, werden diese Daten seit Anfang 2008 nicht mehr über die Telebox400 bereitgestellt. Deshalb (und auch überhaupt) nochmals der dringende Appell von PBSeasy-Direkt auf PBSeasy-Mail umzustellen.
18.08	allgemein	nicht erschrecken, aber reagieren !!	In der Version 3.02 findet beim Aufruf einzelner Programme (WWS/TKD) eine Prüfung statt, ob die Spooldateien korrekt sind. Werden Fehler festgestellt, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben: Spools werden dahingehend geprüft, ob es Spooldateien mit Fragezeichen in der Spalte UPDATE gibt. Dabei werden nur Spools betrachtet, die älter sind als das aktuelle Tagesdatum. Die Meldung wird auch ausgegeben, wenn der Status auf „NICHT GEDRUCKT“ steht oder wenn die ANZAHL DER SEITEN noch Fragezeichen enthält. Diese Prüfung wurde zu Ihrer eigenen Sicherheit integriert, um ggf. nicht korrekt verarbeitete Druckausgaben schnellstens erkennen zu können. Wenn also eine solche Meldung erscheint, sollten Sie unbedingt Ihre Spooldaten prüfen, denn irgendwann wurden Vorgänge beim Druck von Formularen (z.B. Lieferscheine oder Rechnungen) nicht ordnungsgemäß abgeschlossen.
15.08	allgemein	Feiertag	Heute keine logics-news, weil wir einen (verdienten) Feiertag haben.
14.08	allgemein/ZPF	Artikeldaten	Wenn externe Artikeldaten nicht über die Standardprogramme der Zentralen Artikelpflege (und dort mit den richtigen Funktionen) ins COMMERZ-ACTUELL eingebracht werden, passiert es immer häufiger, dass gleiche Artikel mehrfach angelegt werden. Ursache kann z.B. sein, dass Artikelstammdaten von zwei verschiedenen Lieferanten übernommen worden sind. Die Nachteile sind dann ganz erheblich. Aus diesem Grunde sollten alle Artikelpflegen immer über das Programm "Zentrale Artikelpflege" erfolgen, das auch gleiche Artikel erkennt und automatisch im Stammsatz weitere Lieferanten einträgt.
13.08	WWS/TK	Nettopreise	Wer für die Artikelnummern nicht die Struktur von büro actuell verwendet (9-stellig mit führender 3-stelliger Warengruppe) hat Probleme bei den Kunden-Nettopreisen, weil z.B. jede einzelne Farbvariante angelegt und gepflegt werden muss. In der Version 3.02 haben wir ein Verfahren dargestellt, das diese Aufwendungen erheblich erleichtert (Nettopreise mit Verbundkennzeichen). Alle betroffenen COMMERZ-Anwender sollten dringend einmal prüfen, ob diese Lösung nicht eingesetzt werden kann.
12.08	WWS	Katalogdienste	In den Sonderprogrammen gibt es einen Menüpunkt KATALOGDIENSTE, der dafür gedacht war, zusammen mit einer Lieferung den Kunden auch gleich einen (neuen) Katalog mitzusenden. Dabei wird dann registriert, dass der Kunde bereits einen Katalog erhalten hat, sodass er diesen nicht mehrfach erhält. Für Kunden, die nach einer gewissen Zeit keinen Katalog erhalten haben, kann man Etiketten drucken und somit den Katalog direkt versenden. Diese Funktion muss aber nicht an einen Katalog gebunden sein, sondern sie kann auch zur Versendung von beliebigen Werbemitteln zusammen mit einer Warenlieferung genutzt werden. So können z.B. Flyer oder andere Informationen dem Kunden gezielt - einmalig und nachweislich - übermittelt werden. Maximal können parallel bis zu 5 verschiedene Beipack-Arten verarbeitet werden.
11.08	TK	Blättern	Wenn man an der Kasse mehr als 5 Positionen erfasst hat, werden die ersten Positionen aus dem Anzeigefenster "herausgeschoben". Wenn man diese nochmals sehen oder auch noch ändern möchte, kann man dieses dadurch erreichen, dass man bei MENGE und dann bei PN (=Position) statt einer Positionsnummer jeweils CURSOR UP eingibt. Über weitere CURSOR UP oder CURSOR DOWN werden dann die "verborgenen" Positionen angezeigt: Will man eine solche Position ändern, dann muss man aber die entsprechende Position bei PN eingeben.
08.08	WWS/TKD	Lastschriften	Wenn man Rechnungen erstellt hat, die das Kennzeichen "Lastschrift" haben, diese aber doch nicht eingezogen werden sollen, kann man dieses über "ÄNDERN RECHNUNGSAUSGANGBUCH" erreichen. Dazu ist es erforderlich, dort ZAHLUNGSART auf "0" und das LASTSCHRIFT-KENNZ auf "N" zu setzen. Dann wird weder eine Lastschrift erzeugt, noch danach eine Zahlung in der FIBU generiert.
07.08	TKD	Enthaltene Freie Einheiten	Ab der Version können die in einer Wartungspauschale enthaltenen Freien Einheiten auch für weitere Zähler ausgegeben werden. Voraussetzung ist aber ein entsprechender Texteintrag im Parameter 9. Bei BISHER AUFGELAUFEN stehen - zeitkonforme Abrechnung voraus gesetzt - die in der Wartungspauschale ausgewiesenen FEs. Diese sollten über die Auswertung "LISTE AUFGELAUFENER FREIKOPIEN" vor der Wartungsrechnung möglichst kontrolliert werden (zumindest wenn nun Zähler 2 auch erstmalig einbezogen wird)
06.08	allgemein	Concept Office "boomt"	In 2005 haben wir nach intensiven Produktvergleichen die Entscheidung getroffen, COMMERZ-ACTUELL innerhalb der nächsten 3 bis 5 Jahre durch die bewährten Softwareprodukte der Concept Office Reihe abzulösen. Dazu haben wir ein umfangreiches Migrations-Konzept erarbeitet und technisch umgesetzt, um einen reibungslosen Umstieg zu gewährleisten. Die Firmen Hees Bürowelt in Siegen und Hofmann in Würzburg haben neben etlichen anderen Firmen nach der von uns mitentwickelten Migrationsstrategie umgestellt und arbeiten seither sehr erfolgreich mit Concept Office. Diese positiven Erfahrungen haben auch bewirkt, dass Firmen wie z.B. Köbele aus Nagold oder Wacker aus Neustadt sich ebenfalls für Concept Office entschieden haben. Die für unsere Kunden optimale Entscheidung als Nachfolger von COMMERZ-ACTUELL nun Concept Office ausgewählt zu haben, wird auch durch die Ergebnisse des Soennecken EDV-Projektes voll bestätigt, bei dem unseren Informationen zufolge Concept Office seitens Soennecken ein empfohlenes Software-Anwendungssystem ist. Mit Concept Office steht dem Fachhändler eine voll integrierte DV-Lösung zur Verfügung ("alles aus einer Hand" und auch noch ohne fehleranfällige und lästige Schnittstellen), - die alle Geschäftsbereiche umfasst, - die sich in Deutschland durch viele Installationen in jeder Hinsicht bewährt hat und - die auch bezüglich des Supportes keine Wünsche offen lässt. Wir haben mit den Firmen Wegscheider Office Solution GmbH (Vertrieb) und Software Concept GmbH (Entwicklung) zwei Partner gefunden, die eine optimale Fortsetzung von COMMERZ-ACTUELL mit modernster Technologie garantieren. Wenn auch Sie die Vorteile von Concept Office bald nutzen möchten, wenden Sie sich doch bitte gleich an die Firma Wegscheider Office Solution. Sie erhalten von dort ein detailliertes maßgeschneidertes Konzept für die Umstellung auf Concept Office. Aber auch wir können Sie bei Ihren zukünftigen Schritten in Bezug auf Ihre EDV gerne beraten. In Anbetracht des vorgesehenen Migrationszeitraums von 3 bis 5 Jahren befinden wir uns eigentlich schon in der Endphase von noch 24 Monaten. Verpassen Sie bitte nicht, Ihre Vorteile rechtzeitig zu nutzen.
05.08	WWS/MB/TKD	Geräte-Einkaufspreise	Die Berechnung des Bruttonutzens bei WWS/OBJ-Auftragspositionen erfolgt ganz einfach durch Differenzbildung zwischen EK- und erzieltem VK-Preis. Dabei ist aber zu unterscheiden, ob der Artikel in der Position ein "normaler" Artikel ist oder ob er ein Gerät darstellt. Im ersten Fall wird der EK-Preis aus dem Artikel zu Bruttonutzen-Berechnung genommen im zweiten Fall aber der EK-Preis, der im ausgewählten Gerät enthalten ist. Es ist daher wichtig, in neuen Geräten immer den korrekten EK-Preis gespeichert zu haben. Den kann man zum einen beim Liefereingang (oder nachträglich beim Rechnungseingang in COMMERZ-MB oder zum anderen beim Liefereingang im Bestellwesen eingeben. Wenn dieser zu diesem Zeitpunkt nicht bekannt ist, sollte man diesen bei den betreffenden Geräten nachträglich eingeben.
04.08	allgemein	Freude und Trauer	Wir freuen uns eigentlich doch sehr, dass es einigen Bürofachhändlern noch so gut geht, dass sie sich immer noch die Kosten und die Probleme (z.B. Spams) für den Einsatz von PBSeasy-Direkt leisten können. Auf der anderen Seite sind wir tieftraurig, weil sie nicht endlich das viel modernere Werkzeug PBSeasy-Mail einsetzen. Die Klagen dieser Fachhändler über durch Datenstau entstandene Kosten und über "unsaubere" Übertragungsdaten hört die Hotline gerade in letzter Zeit immer wieder und immer häufiger; unverständlich ist aber, dass der mit geringem Aufwand verbundene Schritt zur Wandlung von PBSeasy-Direkt nach PBSeasy-Mail trotzdem nicht eingeleitet wird. Leider können wir da nicht helfen, weil die externen Abwicklungen in PBSeasy-Direkt nicht in unserer Kompetenz liegen; für PBSeasy-Mail liegt aber der größte Teil der Verantwortlichkeiten ausnahmslos bei der logics systems GmbH. (Es rechnet sich wirklich)
01.08	WWS	Externe Aufträge	In der Auftragsbearbeitung gibt es den Menüpunkt 20 (EXTERNE AUFTRÄGE), über den weitgehend beliebige Aufträge, die über andere elektronische Medien zum Fachhändler gelangen, ins COMMERZ übernommen werden können. Typische Verwendung dafür sind Aufträge, die von Kunden über Webshops erfasst wurden. Aber auch Aufträge, die aus anderen Erfassungsprogrammen stammen, lassen sich über diese Schnittstelle automatisch in COMMERZ-Aufträge umwandeln. (Fehler-)Protokolle liefern dabei alle Informationen über die übernommenen Aufträge.
31.07	WWS/TK	Frequenzanalyse	Die im Ladengeschäft zu Verfügung stehende Frequenzanalyse liefert vor allem durch die vielen Selektions- und Auswahlkonditionen ganz wichtige Hinweise in bezug auf die Umsatz- und Kundenfrequenzen. So kann man z.B. Informationen über alle Samstage erhalten, wobei aber der samstag, der ein Feiertag war, ausgeklammert werden kann. Oder man erhält Daten über das Kundenverhalten eines ganzen Monats. Am besten: Einfach einmal abrufen; die Ergebnisse werden Sie überraschen.
30.07	allgemein	"WORD"-Drucker	Leider erfährt die Hotline immer wieder, dass kein "WORD"-Drucker im COMMERZ angelegt ist und dass deshalb jegliche Ausgabe immer auf Papier gedruckt wird. Dabei ist das Anlegen eines "WORD"-Druckers extrem einfach und bietet die Möglichkeit, Statistiken oder sonstige Auswertungen in Word auszugeben, dort zu betrachten (z.B. auch Suchen nach bestimmten Daten) und bei Bedarf (auch selektiv) doch noch auf Papier auszugeben. Diese in COMMERZ längst vorhandene Funktion sollte man unbedingt nutzen; die Hotline hilft gerne bei der Einrichtung.
29.07	TKD	Modelle	Wir haben festgestellt, dass bei einigen COMMERZ-TKD-Anwendern die Stammdatenverwaltung MODELLE nicht genutzt werden. Diese dort einzugebenden Daten enthalten aber ganz wichtige Werte z.B. für die GERÄTEBEZEICHNUNG, MODELL und HERSTELLER, für die Kopien pro Toner (für die Tonerüberwachung; jetzt auch für Zähler 2/Farbe) oder für weitere wichtige Vorgaben. Wer diese Stammdatenverwaltung noch nicht nutzt, sollte diese unbedingt einschalten und bzw. schnellstens einsetzten. Der Nutzen ist erheblich.
28.07	WWS	Auftragsprüfliste	Unserer Meinung nach wird die Auftragsprüfliste viel zu selten genutzt. Sie stellt ein Werkzeug dar, mit dem gerade die abnormen Aufträge ausgewiesen und entweder korrigiert werden können oder andere organisatorische Maßnahmen ergriffen werden können. So kann man zum Beispiel für einen vorgebbaren Zeitraum o alle erstellten Gutschriften (Ursache dafür = ??) o alle Sonderartikel ausweisen (Artikel nicht gefunden, Grund = ??) o alle "Ausreißer" in der Relation EK zu VK erkennen o alle kostenlosen Lieferungen (VK = 0 !!) erkennen o und .... Wir denken uns, dass diese Prüfliste viel dazu beitragen kann, Fehler zu erkennen, die Abläufe zu verbessern und damit letztlich mehr Sicherheit und ein erhebliches Maß an Kostenersparnis zu erhalten. Man benötigt dazu als Geschäftsführer oder Abteilungsleitung nur einige Anweisungen, welche Auswertungen z.B. am Monatsende zu erstellen sind.
25.07	allgemein	Werbetexte, Auftragstexte	Sowohl in COMMERZ-ACTUELL-WWS als auch in TKD kann man in der Stammdatenverwaltung unter TEXTE Werbetexte anlegen, die dann auf den Formularen gedruckt werden. Es besteht aber auch die Möglichkeit, jeden Auftrag mit einer Textposition zu beginnen, die auch einen Werbetext enthalten kann. Einige Fachhändler beginnen die Erfassung von Aufträgen schon grundsätzlich immer mit einer Textposition, die aber einen Text wie z.B. "Vielen Dank für Ihren Auftrag; die Bearbeitung erfolgte durch unsere Frau xyz" enthält. Ein wenig Vorsicht ist geboten, wenn ein Werbetext als erste Position eingegeben wird und wenn der Kunde dann Sammelrechnungen erhält. Manche Anwender nutzen auch die Zeilen 3 und 4 der Textnummer 82 aus, deren Text ursächlich für den Hinweis auf den Liefertermin gedacht ist. Für den Druck von Werbetexte gibt es auch eine Fülle von individuellen Lösungen, die genutzt werden können. Wenn´s schon geht, sollte man das auch nutzen.
24.07	allgemein	Hotline	Die Hotline wird bei manchen Fehlermeldungen "auf die falsche Fährte" gesetzt, wenn sie nichts von der eigentlichen Ursache erfährt. Typische Fälle sind z.B. "COMMERZ ist plötzlich ganz langsam" oder "Drucker xx druckt ganz anders", wobei nichts darüber erwähnt wurde, dass gerade der Systemberater oder der Techniker Änderungen durchgeführt hat. Auch Fälle wie "Die Kundenumsatzzahlen sind nicht mehr da" (Ursache: Jahreswechsel gestartet) oder "alle Spools sind weg" (Ursache: Anderer Mitarbeiter hat diese gelöscht) kommen vor und verursachen bei der Hotline erheblichen Aufwand. Deshalb eine große Bitte: Bei etwaigen Fehlermeldungen nicht nur die Auswirkungen in COMMERZ informieren, sondern auch über möglich Ursachen berichten. Dankeschön.
23.07	TKD/MB	2. und weitere Zähler	Die Speicherung und die Ausgabe zumindest des 2. Zählers sind jetzt weitgehend abgeschlossen. So können z.B. bei der Auftragserfassung beide Zähler erfasst oder eingegeben und auf dem Techniker-Auftrag gedruckt werden. In der Historie wird auch der zweite Zählerstand mit ausgewiesen (als Überschrift mit den beiden Angaben für Datum und Uhrzeit (Auftragseingang - Auftragsende)). Auch die enthaltenen FREIEN EINHEITEN werden jetzt für 4 Zähler einzeln bei der Berechnung der Pauschale für die Wartung gedruckt. Die Version muss von der Hotline derzeit noch freigeschaltet werden (kostenlos !). Bei Bedarf bitte Info an die Hotline; eine Beschreibung dieser Erweiterungen folgt in Kürze.
22.07	WWS	Preisauskunft	Bei der Preisauskunft ist ganz entscheidend, welche Werte für CODE eingegeben werden: Bei "1" werden z.B. nur die VK-Preise und bei "3" alle Preise angezeigt. oder Wichtig dabei ist, dass die Vorgaben für CODE bereits in der Zugriffs-Berechtigung angelegt werden können, so dass für den Fall dass Kunden Einblick in den Bildschirm haben (Kasse), nur mit CODE=1 gearbeitet werden kann. Dazu ist bei der betreffenden Benutzerkennung statt dem "J" eine "1" einzugeben. Wenn man aus der Kasse mit F8 in die Preisauskunft verzweigt, dann wird automatisch CODE auf "1" gesetzt.
21.07	TK	Nachdruck Kassenbon	Was kann man eigentlich tun, wenn ein Kunde die Kopie eines Kassenbons haben möchte, der vor x Tagen erstellt worden ist ? Eine solche Kopie ist immer dann möglich, wenn die Auftragsnummer bekannt ist (F3 bei KUNDE, AUFTRAGSNR eingeben und BON DRUCKEN mit "J" bestätigen). Das Problem liegt hier eindeutig bei der für diesen Fall fast immer nicht bekannten Auftragsnummer, die es zu finden gilt. Es ist auch zu erwarten, dass der Kunde etwas zu seinen Artikeln sagt, die auf dem Kassenbon standen. Dabei ist vor allem ganz wesentlich, ob der Kassenauftrag für den allgemeinen Kassenkunden oder für einen speziellen Kunden erfasst worden ist: Im letzteren Fall kann man über die Auftragsauskunft sich die letzten Aufträge des Kunden anzeigen lassen (VON DATUM ... BIS DATUM ...) und man erkennt an dem "k" die Kassenaufträge, deren Positionen dann aufgeblättert werden können. Schwieriger ist es, wenn der Kassenbon für den generellen Kassenkunden erfasst wurde. Aus dem Kassenprotokoll des Tages x kann man über die Uhrzeit in etwa die Kassenaufträge, die in Frage kommen, ermitteln. Auch dann kann man über die AUFTRAGSAUSKUNFT den gewünschten Auftrag finden. Eine andere Möglichkeit wäre, wenn ein nicht so gängiger Artikel enthalten ist, in AUSKÜNFTE UND AUSWERTUNGEN die KUNDEN-ARTIKEL-STATISTIK zu nutzen, um die Auftragsnummer zu finden.
18.07	allgemein	Artikeldaten	In COMMERZ-ACTUELL ist eine Vielzahl von Varianten zur Pflege von Artikelstammdaten enthalten. Dabei gibt es generelle Verfahren, wie z.B. für die mit den gängigen Logistikzentren, aber auch individuelle, die für spezielle Fälle (z.B. Ersatzteile) konzipiert wurden. Integriert sind jeweils auch die verschiedenen Varianten zur Findung der Artikel und die Vorgaben, welche Artikelfelder (nicht) geändert werden sollen. Auf jeden Fall ist es heute nicht mehr zu vertreten, Artikeländerungen noch manuell mit beträchtlichem Aufwand und auch noch mit Fehlern durchzuführen. Dass die Änderungsdaten auch korrekt sind, müssen wir dabei allerdings voraussetzen, wo doch die Ausgangsdaten beim dem, der die Daten bereitstellt, auch als Basisdaten für die gegenseitigen Abwicklungen verwendet werden. Wer also seine Artikelpflege automatisieren möchte, sollte unbedingt mit der Hotline Kontakt aufnehmen.
17.07	TKD	Poolformate	Im Wesentlichen kann man die Pools mit zwei verschiedenen Formaten abrechnen. Dabei wird das Poolformat "0" eigentlich selten verwendet, weil jedes Gerät einzeln betrachtet wird, wobei auch die den Geräten zugeordneten Freien Einheiten direkt dort berücksichtigt werden. Damit kann es bei zwei Geräten, bei denen die Freien Einheiten bei beiden Geräten überwiegen mit Poolformat "1" zu einer Nullrechnung, während mit Poolformat "0" eine Gutschrift Rechnung mit negativen Werten) erstellt wird. Aus Sicherheitsgründen sollte man das generell verwendete Poolformat im Parametersatz 0 hinterlegen. Weiterhin ist unbedingt darauf zu achten, dass bei Rücksetzen von Poolrechnungen immer auch das Poolformat verwendet wird, mit dem die Rechnung erstellt worden ist.
16.07	TK	Kassenaufrüstung	Selbstverständlich wird logics die Kassenfunktionen erweitern, wenn das Arbeitsministerium weitere Anforderungen an die Registrierkassen stellt. Geplant sind (1.1.2009 ?) die einzelnen Buchungen mittels einer Smart Card zu signieren und in einen gesonderten Sicherungsspeicher abzuspeichern. Wir werden das Thema weiter verfolgen und gegebenenfalls softwareseitig erforderliche Erweiterungen rechtzeitig bereitstellen.
15.07	WWS	Spicers	Die elektronische Kommunikation zwischen COMMERZ-ACTUELL zu und von Spicers ist sich in letzter Zeit erheblich erweitert worden. Das betrifft nicht nur die Pflege der Artikeldaten und die Übermittlung von Kundenaufträgen, sondern auch die Verarbeitung aller Rückmeldungen von Spicers an den Fachhändler. Zudem ist es in COMMERZ-ACTUELL auch möglich Eigenartikel des Fachhändlers zu definieren, die bei Spicers zur Auslieferung vorliegen und die damit gänzlich anders behandelt werden müssen als normale PBS-Artikel. Auch das Verfahren zur Behandlung von Kundenreklamationen und die Erteilung von entsprechenden Gutschriften sind mit COMMERZ-ACTUELL ebenso möglich wie die Kontrolle der Spicers-Rechnungen. Die Hotline gibt Ihnen gerne einen detaillierten Überblick über alle diese Funktionen.
14.07	allgemein	30 Jahre logics	Vor 30 Jahren hat die logics gmbh im Juli ihre Geschäftstätigkeit aufgenommen. Seit Juli 1978 sind wir kontinuierlich für unsere Kunden präsent; wer kann das als Softwarehaus schon von sich behaupten !! Wenn es schon unsere Kunden (sicherlich nur aus Unwissenheit über unsere langjährige Existenz) nicht tun, dann klopfen wir uns heute einmal ganz alleine auf unsere (stabilen) Schultern: "Toll. was wir eigentlich in all den Jahren erreicht haben und wie wir unsere Kunden optimal unterstützt haben (vor allem auch durch die (weltweit einmaligen täglichen logics-news))". Grund zum Feiern gibt es zusätzlich dadurch, dass sich Concept Office als Nachfolgeprodukt von COMMERZ-ACTUELL mehr und mehr am Markt etabliert und damit ein problemloser Übergang in eine moderne(re) DV-Welt gewährleistet ist. Wir gehen dabei auch davon aus, das Soennecken eine entsprechende Empfehlung bald aussprechen wird. Auch wenn Sie nicht unbedingt sofort auf unser Nachfolge-Produkt Concept Office umsteigen (möchten), verbleibt der bewährte logics-Service sicherlich noch längere Zeit bestehen.
11.07	WWS	schon vergessen ?	Im Kundenstammsatz kann man im Feld TEILLIEFERUNG ERLAUBT neben "J" und "N" auch eine Ziffer 1, 2 oder 3 eingeben. Eine solche Eingabe wirkt sich auf die Aufträge des Kunden dergestalt aus, dass anfangs Teillieferung erlaubt ist, nach 1 bis 3 Lieferungen (je nach Ziffer) aber diese nicht mehr zugelassen wird. Dazu wird das Kennzeichen im Auftrag automatisch auf "N" gesetzt, kann aber selbstverständlich auch wieder geändert werden. Nützlich ist dieses Kennzeichen, wenn man z.B. bei bestimmten Kunden nicht mehr als 2 Teillieferungen zulassen möchte. In diesem Fall ist dort eine "1" einzutragen. Das bewirkt, dass nach der ersten (Teil-)Lieferung der Kunde die nächste Lieferung nur komplett erhält (sicherlich eine Image-Frage für den Fachhändler oder ?).
10.07	TKD	Wartungsrechnung an Leasingfirma	Wenn jemand Verträge hat, bei denen die Wartung an die Leasing, alle anderen Abrechnungen (Zähler oder Techniker) an den Kunden selbst zu stellen sind, dann ist das von der Eingabe kein Problem. Man muss lediglich im 4. Bildschirm statt der Geräte-Kundennummer die Kundennummer der Leasingfirma eintragen: Beim Aufruf des Rechnungsdrucks ist aber zu beachten, dass bei ABRECHNUNG MIETE und ZÄHLER auf "N" stehen und lediglich für WARTUNG ein "J" eingegeben wird. Dann erscheint die nachfolgend dargestellte Abfrage: Diese Abfrage ist mit "J" zu beantworten, um Wartungsrechnungen für die Leasingfirmen zu erstellen. Dabei können auch Pool-Rechnungen an die Leasing erstellt werden. Ganz wichtig ist nur, dass für den Fall, dass die oben genannte Eingabekombination für ABRECHNUNG (N,J,N) auch für andere Geräte verwendet wird (um z.B. nur die Wartung vorab zu berechnen), die Geräte mit unterschiedlicher Wartungsadresse zuerst alle abgerechnet werden.
09.07	WWS	GENERELLER SKONTO ???	Im Kundenstamm gibt es im 2. Bildschirm das Feld "GENER. SKONTO". Was bewirkt das eigentlich? Ganz einfach: COMMERZ unterscheidet auf den Rechnungen zwischen skontofähigen und nicht skontofähigen Artikeln (Festlegung im Artikelstammsatz) und berücksichtigt dieses bei dem Ausweis, was der Kunden bezahlen müsste, wenn er den Skontoabzug in Anspruch nimmt. Diese Differenzierung erfolgt dann, wenn das Feld auf "N" steht. Bei Kunden, bei denen dieses Feld aber auf "J" steht, werden alle Artikel so betrachtet, als ob sie alle skontofähig wären.
08.07	WWS	Versandkosten	Viele Fachhändler möchten die real vorhandenen Versandkosten für jeden Auftrag auf die Kunden umlegen, finden bei denen aber häufig wenig Zustimmung. Eine Position "Versicherung" oder "Service" wird aber eher akzeptiert. In COMMERZ-ACTUELL können deshalb auch zwei Beträge eingegeben werden, die dann unter vorgebbaren Begriffen ausgewiesen werden: ---------------------------------------------------------- Dabei können diese Beträge auch kundenbezogen (sogar gestaffelt nach Auftragswert) vorgegeben werden, wenn "KLEINAUFTRAGSZUSCHLAG" nicht benötigt wird. Diese Funktion muss individuell von der Hotline eingestellt werden, aber vielleicht rechnet sich das ja durch die vielen Mehreinnahmen.
07.07	Geräte	Geräte eines Vertreters	Im COMMERZ gibt es zwei Möglichkeiten, die Geräte, die ein Vertreter verkauft hat, zu listen: 1. Auswertung "Installierte Geräte" in COMMERZ-ACTUELL-MB, wobei man aber die Vertreter einzeln aufrufen müsste 2. Beliebige Auswertungen über das (lizenzpflichtige) Exportprogramm "GERÄTEEXPORT". Der Vertreter wird dem Gerät schon beim Auftrag in WWS oder OBJ zugeordnet, er kann bei Bedarf in COMMERZ-ACTUELL-MB auch nachträglich noch eingegeben bzw. geändert werden.
04.07	WWS	kundeneigene Artikelnummern	Insbesondere Großkunden bestellen oft Artikel mit ihrer eigenen Artikelnummer. Das ist in COMMERZ-ACTUELL überhaupt kein Problem, wenn diese Artikel - was ja auch meist der Fall ist - als Nettopreise angelegt werden. Zur Eingabe ist es erforderlich, im Kopfsatz des Nettopreisangebotes das Feld KUNDEN-ARTNR auf "J" zu setzen: Danach ist bei jeder Position die betreffende kundeneigene Artikelnummer einzugeben: Bei der Auftragserfassung kann dann direkt bei ARTIKELNUMMER die kundeneigene Artikelnummer eingegeben werden. Wenn der Artikel gefunden ist, wird die Artikelnummer ausgetauscht und zur Kontrolle die kundeneigene Artikelnummer unten nochmals angezeigt: Auf allen Formularen, die an den Kunden gehen, wird selbstverständlich auch immer die kundeneigene Artikelnummer mit ausgedruckt; intern, z.B. auf den Komm-Belege, wir die eigene Artikelnummer verwendet. Mit diesem Verfahren erspart man sich das Arbeiten mit Referenzlisten und ggf. eine manuelle Korrektur der Formulare, um die kundeneigene Artikelnummer einzubringen.
03.07	WWS	Liefer-Avise	Wenn Kunden eine Vorab-Information haben möchten, was von ihrem Auftrag wann geliefert werden wird, dann kann man für diese Kunden automatisch eine E-Mail mit diesen Informationen versenden. Details zu dieser Funktion gerne von der Hotline.
02.07	allgemein	Jahreswechsel	In der neuen Version 3.02 muss beim Jahreswechsel 3x bestätigt werden. COMMERZ "schleift" an dieser Stelle also nicht, sondern diese mehrfache Bestätigung wurde aus Sicherheitsgründen ganz bewusst integriert.
01.07	TKD	Zählerstände	COMMERZ bietet verschiedene Möglichkeiten, die Zählerstände der Geräte zu "erfragen", wie z.B.: 1. Liste fehlender Zählerstände und telefonische Abfrage 2. Zählerstandskarten per Post (veraltet) 3. Zählerstandsbriefe per Fax mit automatischer Versendung 4. Zählstandsanfrage per E-Mail mit automatischer Speicherung 5. Automatisierte Übermittlung aus den Geräten mit Übergabe entsprechend Punkt 4 Dabei sind Mischformen jederzeit möglich; vor allem zum Schluss auch über die Liste fehlender Zählerstände, um die restlichen Gerätedaten zu erfahren. Bei den Zählerstandsbriefen muss man ein wenig aufpassen, weil bei der Wahl "ALLE GERÄTE" wirklich alle kommen, die einen Stand melden müssen. Die eleganteste und effizienteste Lösung ist sicherlich die Anfrage per E-Mail, weil die erforderlichen Abläufe (von der Versendung bis zur Speicherung der Zählerstände im Gerät) nahezu vollautomatisch ablaufen.
30.06	allgemein	Handling	Es gibt in vielen COMMERZ-ACTUELL-Bildschirmen die Möglichkeit, dass sich der Anwender über die Fortsetzung der Eingabe entscheiden muss. Solche Abfragen sind meist in der untersten Zeile angesiedelt, wobei eine Ziffer für die Fortsetzung angefordert wird. Diese Eingabe wurde bereits an vielen Stellen dadurch ersetzt, dass man auch mit den Cursor-Tasten (direkt) arbeiten kann. Wo geht das denn überall ? Bisher sollte man das einfach einmal probieren; logics wird aber in etwa 6 Wochen eine Spezifikation erstellen, die die Verwendung der Funktionstasten und der Cursortasten an allen Stellen der COMMERZ-Programme beschreibt.
27.06	allgemein	Artikel-Überarbeitung	Wenn man seinen Artikelstamm überarbeiten möchte gibt es im Prinzip zwei Möglichkeiten: Nutzung des Hilfsprogrammes "ERFASSEN EINZELNE ARTIKELSTAMM-FELDER oder Einsatz des (lizenzpflichtigen) Programms für den Export und den Re-Import von Artikelstammdaten. Letzteres erlaubt die Ausgabe ausgewählter Artikelsätze in EXCEL-Format und das Wiedereinlesen nach etwaiger Korrektur. Diese Werkzeuge braucht man eigentlich auch dann, wenn der Artikelstamm z.B. über PBSeasy oder von sonstigen Logistikzentren automatisch gepflegt wird, weil es noch genügend andere Artikelfelder gibt, die z.B. zur Steuerung der Statistik und der Verbuchung verwendet werden und die nur für den eigenen Betrieb relevant sind. Insofern ist auch eine eigene Artikelpflege immer erforderlich.
26.06	TKD	Zählerstands-Fax	Wer (immer noch) die Zählerstände per Fax-Brief abfragt (und nicht die elegante Variante mit den E-Mails verwendet), sollte dann aufpassen, wenn er "ALLE GERÄTE" und "PER FAX" auswählt, weil die Auswahl "alle Geräte" wirklich alle Geräte betrachtet und für die Geräte, die keine Fax-Nummer haben, die Fax-Nummer aus dem Kundenstamm hernimmt. Dadurch kann es passieren, dass auch Abfragen auf Zählerstände fälschlicherweise an den Kunden gerichtet werden, die unter dieser Faxnummer garnichts melden können. Wenn dieses nicht erwünscht ist, sollte man auf jeden Fall immer "NUR GERÄTE MIT FAX" auswählen.
25.06.	WWS	Nettopreise	Für die Überarbeitung von Nettopreisen gibt es auch einen Export dieser Daten (mit aktuellen EK-Preisen) und ein Re-Import. Damit können dann diese Preise "extern" überarbeitet werden und wieder zu neuen Nettopreisen werden. Auch damit möglich ist die Überarbeitung von in EXCEL vom Kunden vorgegebenen Ausschreibungen, die dann zunächst zu Angebotspreisen und später zu (wünschenswert) Nettopreisen werden können. Auch hier hilft die Hotline gerne.
24.06	FIBU	"Zukunftspläne" FIBU	Bei der Umstellung auf das Nachfolgeprogramm Concept Office (oder auch auf eine sonstige FIBU) ist zu entscheiden, welche FIBU eigesetzt werden soll. Da es bei Concept Office keine voll integrierte FIBU gibt, ist die einfachste Lösung (zunächst) bei der COMMERZ-FIBU zu bleiben, da es auch zu Concept Office entsprechende Schnittstellen gibt. Diese Lösung haben bereits einige Fachhändler eingesetzt, wobei auch hier die Software-Betreuung und Weiterentwicklung von Seiten der logics langfristig garantiert ist. Wenn aber eine andere FIBU eingesetzt werden soll, dann sollte man einen "sauberen" Schnitt garantieren können. Das geht ganz einfach mit den für die Migration vorgesehenen Exportprogrammen oder aber auch mit den IDEA-Schnittstellen. Eine einfache Lösung ist auch, nur die OPs zu exportieren und für die Sachkonten Eröffnungsbilanzen einzeln einzugeben. Wegen dem flexiblen von logics bereitgestellten Export sind aber auch andere Lösungen für eine DV-unterstützte Übernahme leicht machbar. Die denkbar schlechteste Lösung ist aber sicherlich, alle Daten gänzlich neu zu erfassen, was einen erheblichen Zeitaufwand für die Erfassung und für Abstimmungen erfordert und sich zudem durch die manuelle Tätigkeit auch noch extrem fehleranfällig (in einem ohnehin sensiblen Bereich) darstellt. Solche "Übernahmen" waren vielleicht vor etwa 15 Jahren noch erforderlich, aber nicht mehr heutzutage.
23.06	TKD	Ausgaben auf Techniker-Auftrag	Die Anforderungen an die verschiedenen Ausgaben auf den Aufträgen für die Techniker sind bei unseren vielen Anwendern sehr unterschiedlich und reichen von der einfachen Störungsmeldung über die Annahmeuhrzeit bis zu der Historie. Einige Vorgaben können bereits generell in den Parametersätzen gemacht werden, einige können aber auch individuell vom Standard abweichend vorgegeben werden: Zum Beispiel könnten im ERW-BS die Werte für TECH-HINWEIS und/oder AUFTRAGSHINWEIS auch generell von logics so eingestellt werden, dass beide mit "J" vorgegeben werden. Es wäre sehr hilfreich für die Hotline, zu erfahren, welche Wünsche für den Technikerauftrag aktuell sind, damit diese weitgehend flexibler gestaltet werde können. Am besten wäre es, wenn sie einen Auftrag als Muster erhält, auf dem die gewünschten Änderungen vermerkt sind. Also her mit den Wünschen.
20.06	allgemein	Daten	Im Zuge der Umstellung auf unser Nachfolgeprodukt Concept Office kommt immer wieder die Frage auf: Was machen wir denn mit den "Schrottdaten", die so im Laufe der Zeit entstanden sind und die nie bereinigt wurden (wichtiger Hinweis dazu: Diese Daten sind natürlich nicht das Produkt von Programmfehlern, sondern ...). Dazu gibt es eine einfache Lösung, weil logics systems gmbh (auch individuell anpassbare) Programme bereitstellt, die zunächst eine gezielte Analyse der COMMERZ-Daten durchführen und die gleichzeitig Vorschläge für Löschungen und Überarbeitungen des Datenbestandes liefern. Diese Programme können jetzt schon im Vorfeld (wie bei einigen Fachhändlern bereits erfolgreich praktiziert) eingesetzt werden, auch wenn der Zeitpunkt für die Umstellung noch nicht feststeht. Damit ist man zumindest sicher, einen "bereinigten" und abgestimmten Datenbestand aktuell zur Verfügung zu haben, wobei diese Analyse- und Überarbeitungsprogramme auch zeitlich mehrfach (also auch nochmals vor der direkten Umstellung) eingesetzt werden könnten.
19.06	TKD/WWS/TK	Toner-Lieferung in WWS	Viele Anwender, die sowohl im Geschäftsbereich "Technik" als auch in "PBS" arbeiten, haben die Erweiterung "TKD-Aufträge in WWS" im Einsatz, die erlaubt, dass in den WWS-Aufträgen (Strecke oder Kasse) auch Toner-Lieferungen enthalten sein dürfen. Diese Erweiterung ist von der Preisfindung, der Gerätezuordnung oder der Verbuchung beim Geräte identisch mit einer Erfassung in TKD. Trotzdem gibt es immer wieder Probleme bei dem Finden des richtigen Toners (was in TKD überhaupt kein Problem darstellt), weil in WWS zunächst der Artikel (welcher bitte ?) einzugeben ist. Dazu gibt es nun eine exzellente Lösung in WWS der Gestalt, dass man statt der Artikelnummer ein "g" (Geräte) eingibt, worauf alle Geräte des Kunden angezeigt werden. Nach der Auswahl eines Gerätes (z.B. über den Standort) werden die passenden Artikel aus der zugeordneten Artikeltabelle angezeigt und ein richtiger Artikel kann ausgewählt werden. Eine tolle aus der Praxis kommende Erweiterung, die leider lizenzpflichtig ist; aber nur EUR 125,00 kostet. Die Detailbeschreibung kann bei der Hotline angefordert werden (verbunden mit der Bitte, Wünsche oder weitere Anregungen vorzutragen, damit auch diese Funktion den von uns angestrebten Perfektionsgrad erhält).
18.06	allgemein	Logics-news und COMMERZ	Wir hatten bei der letzten monatlichen Ausgabe der logics-news für den Mai 2008 darum gebeten, einmal einen kleinen Kommentar bezüglich der logics-news abzugeben. Die Reaktion darauf war überwältigend, weil jeder Leser offenbar dieses wohl einmalige Instrument nutzt, allein um Anregungen für Änderungen oder Verbesserungen für die Nutzung von COMMERZ-ACTUELL zu erhalten und diese dann auch entsprechend umzusetzen. Die Konsequenz aus dieser Zustimmung: Wir werden die logics-news auch weiter fortsetzen. Eine Verbesserung haben wir auf die vielen Anregungen hin bereits eingeführt: Unter "betrifft" haben wir den COMMERZ-Baustein oder "allgemein" vermerkt, damit man Informationen über Programme, die man nicht nutzt, gleich überlesen kann. Einen weiteren Wunsch möchten wir gleich anschließen: Für die Verteilung der monatlichen logics-news (eigentlich können die news täglich abgerufen werden) benötigen wir nur die individuelle E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. Bitte prüfen, ob wir die monatliche Sonderversendung der logics-news an die richtige Adresse verschicken und ob weitere Mitarbeiter diese monatlichen Ausgaben haben sollen. Leider müssen wir aber auch auf einen Widerspruch hinweisen: Die vielen zustimmenden Statements zur logics-news und die oft darin benannten praktischen Umsetzungen der dort enthaltenden Ideen und Anregungen stehen ganz im Gegensatz zu dem, was die Hotline häufig bei den Anwendern "vorfindet". Wir können es nicht oft genug sagen, aber trotzdem nochmals: "Die in COMMERZ-ACTUELL enthaltenden Funktionen sind um Grade höher als die, die die meisten COMMERZ-Anwender nutzen. Damit steht ganz eindeutig fest, dass ein erster Schritt in die Zukunft der sein sollte, den Nutzungsgrad der bewährten COMMERZ-ACTUELL-Software ganz erheblich zu steigern. Praxisbezogene Seminare und Schulungen können die Defizite aufdecken und erhebliches Einsparungspotential durch verbesserte und wesentlich effizientere Nutzung bringen. Leider wird dieses zu wenig beherzigt und man kommt dann (völlig falsch) zur Ansicht: "Das kann COMMERZ-ACTUELL nicht". Auch Rückfragen bei der hotline (z.B. via E-Mail) oder eine Liste vermeintlicher Defizite können hier ganz schnell Abhilfe schaffen." Entscheidend ist aber auch, dass man die eingefahrenen DV-bezogenen Abläufe einmal überdenken sollte. Dabei ist COMMERZ-ACTUELL aber so flexibel, sich auch an etwaige Änderungen leicht anpassen zu können. Beratungen durch logics können auch hierbei auf Basis der vorhandenen vielschichtigen Erfahrungen nützliche Anregungen zur Verbesserung der gesamten DV-Organisation beitragen
17.06	WWS/TK	Bücher	Der Buchverkauf bei den Bürobedarfs-Fachhändlern beinhaltet eigentlich je nach Kundenanforderung drei wesentliche Funktionen: 1. Kunde sucht ein Buch, das dann auch bestellt werden soll 2. Fachhändler bestellt Bücher für sein eigenes Sortiment 3. Kunde bezahlt Buch an der (allgemeinen) Kasse. Zur Abwicklung dieser Funktionen ist als Basis ein System erforderlich, über das Bücher gesucht und bestellt werden können. Dieses wird beim Fachhändler installiert, die aktuellen Buchdaten stehen entweder im Hause des Fachhändlers zur Verfügung (Updates erforderlich) oder über Verbindung beim Lieferanten. Damit lassen sich die Funktionen 1 und 2 dann optimal abwickeln; marktübliche Systeme sind schon sehr lange im Einsatz. Die Buchdaten brauchen zudem auch nicht in die COMMERZ-Artikeldatei hinterlegt werden In COMMERZ-ACTUELL-TK gibt es zusätzlich eine Erweiterung, über die die ISBN eingescannt werden kann und über die dann ebenfalls auf die Buchdaten zugriffen wird. Autor, Titel, Preis u.a.m. werden dann in die Position des Kassenauftrages automatisch übernommen. Damit können dann an der Kasse auch "gemischte" Artikelsortimente in einem Vorgang erfasst werden, eine gesonderte (Buch)Kasse ist nicht erforderlich. Verkaufte Bücher könnten über die COMMERZ-Statistiken auch täglich gelistet oder auch als Basis für Bestellungen verwendet werden. Interessiert ? Dann gleich die Hotline anrufen.
16.06	WWS	Schon probiert ?	Beim Ändern von Bestellvorschlägen kann man sich mit F3 eine Auswahl der aktuellen Bestellvorschläge anzeigen lassen: Diese Funktion ist zum einen wichtig, wenn man alle BVs eines Lieferanten, aber auch dann, wenn man z.B. alle BVs mit einer speziellen ZUORDNUNG sehen möchte. Letzteres ist z.B. auch dann sehr nützlich, wenn man alle BVs mit disponierten Artikel (siehe Beschreibung Version 3.02) für alle Lieferanten sich anzeigen lassen möchte.
13.06	WWS	BELEGABRUF und RECHNUNGSART ?	Warum kann man beim Belegabruf die Rechnungsart von Aufträgen ändern, wo dort doch nur Lieferscheine und Rechnungen und ggf. Versandpapiere abgerufen werden können ? Zum einen wurde die Funktion dort integriert, weil es schnell gehen sollte (ansonsten müsste man mit erheblichem Aufwand die Änderung im ERW-BS im Auftragskopf durchführen) und zum anderen ist diese Funktion erforderlich, wenn man gezielt nur spezielle Kategorien fakturieren möchte, bzw. spezielle Kategorien (noch) nicht berechnen möchte. Sie dient damit so in etwa dafür, Aufträge zur Rechnungsschreibung freizugeben. Ein Beispiel dafür: Kunde wird wöchentlich beliefert, die Ware aber bereits kommissioniert und mit Lieferschein bereitgelegt. Wenn so ein Auftrag in die tägliche Rechnungsschreibung mit eingeht, erhält der Kunde ggf. die Rechnung vor der Lieferung. Wenn so ein Kunde z.B. die Kategorie 4 (2. Stelle Rechnungsart) hat, könnte man diese am Tag der Lieferung z.B. auf 9 ändern und alle Rechnungen (auch für die anderen Kunden der Tour) über die Auswahl Kategorie bei der Fakturierung gezielt ausdrucken.
12.06	FIBU	Rechnungsübernahme	Wenn ein neuer Kunde in WWS erfasst wird, wird auch gleichzeitig ein entsprechender Kontensatz in der FIBU angelegt. Wenn aber der Kundenstamm "extern" erweitert wird, wird diese Anlage nicht immer durchgeführt. Über das Programm KONTEN-GENERIERUNG werden aber Kundenstammdaten und Kontendaten abgestimmt und entsprechende Sätze ggf. automatisch angelegt. Wenn ein Kontensatz für einen Kunden nicht vorhanden ist, wird dieses bei der Rechnungsübernahme im Fehlerprotokoll ausgewiesen. In diesem Fall werden aber bereits die Verteilungen auf die Erlöskonten erzeugt und man muss dann nur (nach KONTEN-GENERIERUNG) noch eine Ausgangsrechnung über den Gesamtbetrag erfassen und dabei als Gegenkonto das Sammelerlöskonto wählen.
11.06	TK/WWS	Nachtrag zum 6.6. Preisauskunft an Kasse	Wenn man an der Kasse in die Preisauskunft verzweigen möchte, muss man direkt nach der Kundennummer die F8-Taste drücken. Wenn man aber bereits einen Kunden ausgewählt hat, geht das nicht mehr. Da der Ladenkunde aus dem Parametersatz als Ziffer(n) bereits vorgegeben wird, funktioniert das natürlich für den Ladenkunden eigentlich immer. Bei der Entwicklung der Funktion ist man davon ausgegangen, dass lediglich die Situation "(Laden-)Kunde fragt nach Preis" zu lösen ist und dass nicht mitten in einer Erfassung in die Preisauskunft verzweigt werden muss. Wenn nun ein Streckenkunde nach einem Preis fragt, ist es erforderlich, die Kundennummer zu wissen und diese mit F8 zu bestätigen (Suche z.B. über k..., Kundennummer merken, mit F1 zurück und dann Kundennummer+F8).
10.06	WWS/TKD/TK OBJ	Zahlungsbedingungen	Für jeden Kunden kann man für WWS eine Zahlungsbedingung und für TKD zwei weitere Zahlungsbedingungen in den jeweiligen Stammsätzen für Kunden vorgeben. Üblicherweise erfasst man neue Kunden in WWS und dort zunächst auch die ZBD für die Verkäufe in WWS/OBJ. Für TKD müsste man eigentlich weitere 2 Zahlungsbedingungen für Verträge und für Werkstattaufträge in der Stammdatenverwaltung TKD anlegen. Dieses ist aber nicht erforderlich, wenn Standard-Zahlungsbedingungen gelten sollen und diese im Parametersatz 0 (Aufträge) und 9 (Verträge) hinterlegt sind. Für die Vertragsabrechnungen können auch individuell für jedes Gerät Zahlungsbedingungen vorgegeben werden. Das wäre zum Beispiel notwendig, wenn einzelne Geräte des gleichen Kunden unterschiedliche Zahlungsbedingungen haben sollen oder wenn die Wartung per Lastschrift bezahlt wird, die Zähler aber nicht. Aber auch in den Geräten müssten keine Vorgaben eingegeben werden: Wenn im Gerät keine Zahlungsbedingung gefunden wird, wird die ZDB aus dem Kundenstammsatz genommen; wenn dort keine enthalten ist, die aus dem Parametersatz. Es ist daher ganz wichtig, Standard-Zahlungsbedingungen in den Parametersätzen vorzugeben, und bei Kunden und/oder Geräten nur dann eine ZBD einzutragen, wenn diese nicht dem Standard entspricht. Auf dem Kassenbon wird keine ZBD ausgegeben; ebenso dann nicht, wenn statt dem Bon eine Barrechnung gedruckt wird. Lediglich dann, wenn der Kunde an der Kasse eine Rechnung (zur späteren Bezahlung) erstellt wird, enthält diese auch die ZBD des Kunden.
09.06	ZPF/WWS	Preisänderungen	Wenn man wissen möchte, wann sich der EK-Preis eines Artikels über PBSeasy letztmalig geändert hat, sollte man den Artikel über den p-Zugriff in der Stammdatenverwaltung (4=Bildschirmauskunft) aufrufen. Das rechts oben stehende Änderungsdatum ist dann das Datum, zu dem der Artikel in der PBSeasy-Datei geändert worden ist.
06.06	WWS/TK	Preisauskunft	Da man von dem Verkaufs-Bildschirm für den Ladenkunden direkt die Preisauskunft aufrufen kann (F8 bei KUNDE), ist es sinnvoll, dort dann nur die VK-Preise anzuzeigen. Das wird in COMMERZ-ACTUELL dadurch erreicht, dass automatisch CODE auf "1" gesetzt wird. Wenn man die Preisauskunft direkt aufruft, kann man über die Benutzerkennung steuern, dass lediglich VK-Preise angezeigt werden. Dazu ist bei dem Feld Preisauskunft eine "1" einträgt (AUSkünfte und Unterposition 7): Die weiteren Eingabemöglichkeiten in den Zugriffsberechtigungen sollten individuell einmal überprüft werden, weil damit einige nützliche Steuerungen hinterlegt werden können.
05.06	MB	seltsame Abfrage ?	Bei den Auswertungen in COMMERZ-ACTUELL-MB erscheint bei einigen Datumseingaben, bei denen man F3 eingegeben hat, eine zusätzliche Abfrage: Diese Abfrage unterscheidet, ob man auch Maschinen einbeziehen will, die kein Anfangs- oder Enddatum haben. Bei der Anlage von Geräten ist es in Ausnahmefällen möglich, diese Datumsangaben nicht einzugeben und so enthalten diese Felder den Wert Null. Wenn man also alle Geräte berücksichtigen möchte, ist hier immer ein "N" einzugeben, weil dann auch die Geräte geprüft werden, die eine Null im Datumsfeld haben.
04.06	OBJ	OBJ-neu	Durch die Integration von WORD und einer erheblichen Verbesserung der Layout-Darstellungen (flexiblere Gestaltung, generierte Zwischensummen oder Integration von eigenen Logos) ist OBJ-neu nicht mehr mit OBJ-alt zu vergleichen. Upgrades sind leider (gering) kostenpflichtig, aber die Erweiterungen sind so gravierend, dass sich eine Umstellung auf das datenbank-unterstützte OBJ-neu jeden Fall rechnet. Bestehende Daten werden automatisch übernommen und stehen dann mit neuem Layout zur Verfügung. Angebote bitte bei der Hotline anfordern.
03.06	allgemein	E-Mails	Beim Mail-Versand (z.B. bei Bestellungen) können getrennt durch ";" auch zwei Mail-Adressen (Lieferant und eigene) angegeben werden. Diese kann man z.B. E-Mail-Versandbestätigungen verwenden. Bitte erst einmal probieren, bevor alle E-Mail-Adressen erweitert werden.
02.06.	WWS/TK	TYP ?	Was bedeutet eigentlich TYP beim Druck Rechnungsausgangsbuch ? Wenn die integrierte (TK)Terminalkasse eingesetzt wird, kann man über die Eingabe von "k" (Kasse) eine Auswertung abrufen, die die Verteilung der Kassenergebnisse auf die vorgegebenen Erlöskonten ausgibt. Diese Auswertung, die auch erst am Monatsende abgerufen werden kann, dient dann als Basis für etwaige Umbuchungen in der Finanzbuchhaltung. Wichtig ist aber, dass dazu das Feld "MIT BUCHUNGSDATEN" auf "J" gesetzt wird. Den "normalen" Druck des Rechnungsausgangsbuches erhält man, wenn bei TYP F3 oder ENTER eingibt. Übrigens: Spezielle Erlöskonten für die Kasse (z.B. andere als Strecken-Erlöskonten) kann man unter Stammdaten ERLÖSKONTEN anlegen (Filiale 5 verwenden).
30.05.	TKD	Nullrechnung in TKD	TKD-Aufträge, bei denen alle Positionen kostenlos sind, werden grundsätzlich nicht gedruckt. Erst wenn mindestens eine Position zu berechnen ist, wird eine Rechnung erstellt. Ob die kostenlosen Positionen ausgegeben werden sollen, entscheidet das Feld RECHNUNG (J/N) dann bei jeder dieser Positionen. Wenn aber eine Nullrechnung in Ausnahmefällen doch erstellt werden soll, dann muss im Kopfsatz im ERW-Bildschirm das Feld NULLRECHNUNG DRUCKEN auf "J" gesetzt werden: Dabei ist wichtig, dass nur die Positionen ausgegeben werden, bei denen in der Position RECHNUNG (J/N) ein "J" steht.
29.05.	WWS	Überblick "zu fakturieren"	Um sich über die Summe fakturierfähiger Aufträge zu informieren, kann man die LISTE DER ZU FAKTURIERENDEN AUFTRÄGE mit "J" bei NUR SUMMEN aufrufen. Man erhält dann zeilenweise für jede Rechnungsart die gewünschten Summen ausgewiesen. Eine andere Möglichkeit ist, den AKTUELLEN STATUS aufzurufen (der aber jeweils immer neu ermittelt werden muss), der aber zusätzlich auch die Werte für "offene" Aufträge und für "zu liefernde" Aufträge enthält. Die Werte werden für einzelne Absatzbereiche ausgegeben.
28.05.	TKD	Verbrauchte Einheiten	Am 14.4.2008 hatten wir darauf hingewiesen, dass in der Zählerabrechnung die verbrauchten Einheiten auch in einer Extrazeile dargestellt werden können. Wenn man das so wie beschrieben verwendet, sollte man aber das Feld ZÄHLERVERBRAUCH AUF RNG im Parametersatz "0" auf "N" setzen, weil sonst der Verbrauch zweimal ausgewiesen wird.
27.05.	allgemein	Eigene Formulare	Viele Anwender verwenden für Angebote, Auftragsbestätigungen Lieferscheine, Rechnungen und Bestellungen (verschiedene) "eigener" Formulare. Dabei wird auf Blanko-DINA4 gedruckt und das Layout in dem dem speziellen Drucker zugeordneten dot-file hinterlegt (siehe Druckerverwaltung). Änderungen können damit bei Bedarf selbst schnell vorgenommen werden. Über den Menüpunkt DRUCK(ER)VORGABEN in der DRUCKERVERWALTUNG können die Druckernummern, die spezielle Layouts haben, vorgegeben werden, sodass z.B. beim Rechnungsdruck der spezielle Drucker richtig vorgeschlagen wird (nutzen Sie eigentlich diese Druckervorgaben, die jetzt auch über einen "Statistik"-Drucker erweitert worden sind ?).
26.5.	WWS	Lieferauskünfte	Eine ganz gute Auskunft über die Lieferungen einer Bestellung findet man unter 5. RECHNUNGSKONTROLLE in der Bestellüberwachung, obwohl diese Funktion eigentlich für etwas anderes gedacht ist. Wie nachfolgendes Beispiel zeigt, sind einzelne Lieferungen und dazu auch die Details abrufbar: Erster Bildschirm: Weiterer Bildschirm mit den Details der einzelnen Bestellpositionen und ihren Lieferungen: Damit kann man ganz genau erfahren, wann was geliefert worden ist.
23.05.	allgemein	Brückentag	Keine Info an diesem letzten Brückentag im Jahr 2008.
21.05.	TKD	Enthaltene Freikopien	Wenn die Wartungspauschale berechnet wird, können die darin enthaltenen Freien Einheiten dazu ausgewiesen werden. Dazu muss man im 4. Geräte-Bildschirm das Feld FREIKOPIEN AUSWEISEN auf "J" setzen. In der Version 3.02 gilt das auch für Geräte mit mehr als einem Zähler: Es wird für den Fall, dass das Feld auf "J" umgesetzt wird, vor der ersten Abrechnung empfohlen, die Werte für BISHER AUFGELAUFEN zu kontrollieren. Dieses kann auch über die Auswertung 7. LISTE AUFGELAUFENE FEIKOPIEN erfolgen.
20.05.	WWS	Reservierungen	In der neuen Version 3.02 kann man Artikel für einzelne Kunden reservieren. Solche Mengen können auch für die eigene Firma als "eiserne Bestände" vorgegeben werden. Bei Kunden, für die Reservierungen angelegt wurden, werden die gesamten Mengendaten (verfügbar und Lager) angezeigt, bei den anderen Kunden werden die Mengen um die Reservierungsbestände gekürzt, die gesamten Resrvierungsmengen aber angezeigt, so dass man "zur Not" auch auf diese zurückgreifen könnte. Nachfolgendes Beispiel geht von einem reservierten Bestand für die Firma Meier von 3 Toner aus: Es sind "echt" 8 Toner auf Lager und verfügbar. Bei einem anderen Kunden sieht das dann folgendermaßen aus: Diesem Kunden kann man dann lediglich maximal 5 Toner liefern (eine Warnung, dass der verfügbare Bestand nicht ausreichend ist, wurde bei vielen Anwendern mit Lagerführung integriert).
19.05.	allgemein	Eingabe von F5	Viele Anwender nutzen die Auskunfts- und Suchmechanismen in COMMERZ-ACTUELL nur sehr eingeschränkt. Dabei ist es so einfach, sich darüber zu informieren: COMMERZ-ACTUELL erlaubt die Eingabe der Funktionstaste F5 immer dann, wenn vor der Eingabe ein Stern steht. Damit wird dann angezeigt, welche Eingaben an dieser Stelle möglich sind (mit F1 kommt man aus diesen Fenstern "neutral" zurück zur Eingabestelle). Man sollte deshalb einmal bewusst an den Eingabestellen mit vorangestelltem Stern F5 eingeben, um herauszufinden, welche Auskünfte oder Eingabemöglichkeiten an der Stelle angeboten werden. Man wird erstaunt sein, was man alles abrufen kann und welche bisher nicht bekannte Suchverfahren möglich sind.
16.05.	allgemein	UNIX	In Anbetracht der späteren Umstellung auf Concept Office (und auch sonst) empfiehlt logics, bereits jetzt schon von UNIX auf WINDOWS umzustellen. Bisherige Umstellungen (auch größere Installationen) haben gezeigt, dass diese problemlos sowohl in Bezug auf die lückenlose Datenübernahme als auch auf Zeitdauer durchgeführt werden können. Logics hat die Umstellungsverfahren im Laufe der Zeit so verbessert, dass nur mit geringem (bei einer Umstellung am Wochenende sogar mit keinem) zeitlichen Ausfall zu rechnen ist. Zudem steht die UNIX-Installation immer noch für ganz wichtige Aufgaben zur Verfügung. Wichtig ist vor allem aber auch, dass mit COMMERZ-ACTUELL auf WINDOWS-Basis dem Anwender ein erheblich erweitertes Funktionsspektrum zur Verfügung steht.
15.05.	TK	EAN-Code an der Kasse	Wenn man intensiv die Artikel an der Kasse über den Scanner erfasst (und so sollte es normalerweise sein), dann kann es passieren, dass der Artikel nicht gefunden wird, weil bei ihm im Stammsatz kein EAN-Code hinterlegt ist. deshalb fordert COMMERZ den EAN-Code nochmals an, der dann automatisch bei dem Artikel als EAN-Code hinterlegt wird.
14.05.	FIBU	Kontrollsummen in FIBU	In der FIBU kann man mit der Eingabe von KS beim ABLAUF-KENNZEICHEN Kontrollsummen eingeben. Diese Kontrollsummen sind aber abhängig vom Buchungstyp: 1. BT=Eingangsrechnungen (z.B. mit vorheriger Summierung der Eingangsrechnungen) Die Kontrollsumme bezieht sich auf das Konto und ist deshalb mit einem H(aben)-Kennzeichen zu versehen. Nach einer Buchung reduziert sich die linke Kontrollsumme und die rechte Kontrollsumme erhöht sich entsprechend. Nach der letzten Buchung sollte die linke Kontrollsumme gleich Null sein und die rechte Kontrollsumme den Ausgangswert enthalten. Wenn man die Rechnungen "auf Streifen" summiert, sollte man öfters einmal Zwischensummen drucken, die man dann mit den Kontrollsummen vergleichen kann. 2. BT=Zahlungen Nach der Anforderung der Kontonummer Bankkontos ist der aktuelle Saldo des Bankkontos bei KS einzugeben, der mit dem in der FIBU vorliegenden abgeprüft wird. Als Endsaldo ist der Saldo des letzten Kontoauszugs einzugeben. Nach Eingabe einer Buchung ändert sich der Wert in KS entsprechend. Bei diesem Beispiel wird der Endsaldo durch Zahlung eines Kunden in Höhe von EUR 200,00 erreicht. Die Kontrollsumme für Bankkonten ist nicht mehr unbedingt erforderlich, weil der Saldo unter AKT.SALDO GEGENKONTO angezeigt wird oder weil man die Superfunktion von Bankboy nutzt, bei der die Bankbuchungen komplett und weitgehend zugeordnet automatisch in die FIBU einfließen.
13.05.	allgemein	Warnungen in Version 2.03	In der Version 2.03 gibt es 2 neue Warnungen, die integriert wurde: 1. JAHRESWECHSEL SOLLTE DURCHGEFÜHRT WERDEN Dabei stimmen die in den Parametersätzen enthaltenen Informationen über den durchgeführten Jahreswechsel nicht mit dem Tagesdatum überein. Wenn diese Meldung permanent erscheint, sollte die Hotline kontaktiert werden, um die Daten richtig zu setzen. 2. SPOOL-DATEI-PROBLEM. BITTE PRÜFEN In der Spooldatei befinden sich Spools, bei denen UPDATE nicht auf OK steht oder die noch nicht gedruckt worden sind. Gerade bei dem ersten Grund ist dringend der Druck zu überprüfen. Diese Warnungen sollen helfen, dass die Verbuchung der Daten (mtl. Umsätze Kunden und Artikel) korrekt erfolgt und dass nicht einwandfrei beendete Spool-Ausgaben so schnell wie möglich erkannt werden.
09.05.	TKD	Aufgelaufene Freikopien	Nachdem in der neuen (!) TKD-Version 3.02 nun auch die Freien Einheiten für die weiteren Zähler ausgewiesen und vorgegeben werden können, wird eine Auswertung für Kontrollen besonders wichtig: LISTE AUFGELAUFENE FREIKOPIEN. Damit können für alle Zähler die bei der nächsten Zählerabrechnung anzurechnenden Freien Einheiten mit den Vertragsdaten abgeglichen werden. Dieses ist gerade für Neuverträge ganz nützlich, um im Vorfeld diese nochmals zu überprüfen.
08.05.	allgemein	DocuWare-Einführung	Eine elektronische Archivierung von Belegen (und auch sonstigen internen "Zetteln" und Aufzeichnungen) ist heute für ein mittleres Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Logics systems GmbH und - besonders wichtig - auch das Nachfolgeprogramm Concept Office favorisieren DocuWare, zu dem alle wichtigen - vom Anwender selbst auswählbare - Daten automatisiert übertragen werden. Für die Einführung von DocuWare bieten wir ein ganz besonderes "Schmankerl" an: 1. Sie entscheiden sich generell für den Einsatz von DocuWare 2. Für einen geringen Aufwandspreis, der bei der Echtinstallation angerechnet wird, werden die Export-Funktionen ins COMMERZ integriert 3. Ab diesem Zeitpunkt werden alle Dokumente aus COMMERZ aufgezeichnet. 4. Zum Zeitpunkt des Echteinsatzes (z.B. nach 6 Monaten) werden alle Dokumente ins DocuWare übertragen und stehen dann vollständig zu Auskunftszwecken zur Verfügung. 5. Beim späteren Einsatz von Concept Office ergänzen die dort dann entstehenden Dokumente die COMMERZ-Daten lückenlos. Wir betrachten diese Möglichkeit der Einführung für ein tolles Angebot, um die Vorteile der elektronischen Archivierung so schnell wie nur möglich zu nutzen. Anfragen gerne an uns oder unsere Partnerfirma et cetera (Herr Pöhnl).
07.05.	TKD	Lieferschein in TKD	Wenn in COMMERZ-ACTUELL-TKD ein Auftrag mit Tonerpositionen erfasst wird und diese Lieferung ist auch noch im Rahmen des Wartungsvertrages kostenlos, dann wird der Auftrag direkt nach dem Lieferscheindruck abgeschlossen. Wenn die Lieferung aber mit dem Techniker zum Kunden gebracht wird und dieser noch weitere Leistungen erbringt, dann kann man den Auftrag nicht direkt ergänzen. Dazu gibt es mehrere Lösungen: 1. Auftrag rücksetzen (Vorsicht aber, weil Tonermengen zwischenzeitlich dem Lager wieder zugebucht werden; der wichtigere verfügbare Bestand bleibt aber erhalten). 2. Lieferungsauftrag in WWS erfassen und Lieferschein dort drucken. 3. Neuen Auftrag für Techniker erfassen. Wir halten die Lösung 1 für die bessere, auch wenn man den Auftrag erst zurück setzten muss.
06.05.	TKD	Interner Stundensatz	Für die Vorgabe des Internen Stundensatzes gibt es zwei Möglichkeiten: 1. Aus dem EK-Preises des Stundenartikels 2. Aus dem Technikerstammsatz Entschieden wird das in COMMERZ im Parametersatz 10: Im Feld INT. STUNDEN-SATZ kann ein A (Artikel) oder ein T (Techniker) eingetragen werden. Während über die Verwendung von "A" jedem Techniker der gleiche EK-Preis zugeordnet wird, kann mit "T" der Aufwand wesentlich differenzierter in die Statistikdaten einfließen. Das erstere könnte auch erreicht werden, wenn man für die unterschiedlichen Ausbildungen der Techniker unterschiedliche Stundenartikel verwenden würde, dieses aber mit erheblich mehr Aufwand. Somit kann der Fachhändler über die Eingabe im Parametersatz 10 selbst entscheiden, welchen internen Stundensatz er als Aufwand ansetzten möchte. Der Interne Stundensatz wird übrigens dann benötigt, wenn man bei der Erfassung von Leistungen keinen Artikel sondern lediglich die Verrechnungsart (00 bis 09) und einen Techniker eingibt.
05.05.	FIBU	Bilanzerstellung	Wer die bewährte COMMERZ-FIBU einsetzt, lässt üblicherweise die Bilanz durch einen Steuerberater erstellen. Dem Steuerberater können über die IDEA-Schnittstelle auch die Kontendaten und die einzelnen Buchungen zur Verfügung gestellt werden, eine ganz wesentliche Erleichterung für die Arbeiten des Steuerberaters. Interesse, dann bitte Info an die Hotline.
30.04.	allgemein	Brückentag(e)	Morgen ist ein doppelter Brückentag (Himmelfahrt und 1. Mai), sodass die nächste logics news erst am 5.5.2008 erscheinen wird.
29.04.	allgemein	Concept Office	Die Entscheidung der logics systems GmbH als Nachfolgeprogramm die Software Concept office zu empfehlen, erweist sich immer mehr als eine ganz besonders optimale Lösung. Die COMMERZ-Anwender stehen nicht unter Zeitdruck, da logics systems GmbH mit Sicherheit ihre Software noch 3 bis 5 Jahre betreuen und weiterentwickeln wird, mit Concept Office wird eine Software auf Basis modernster Technologie angeboten, die Datenübernahmen werden immer perfektionierter und die Kunden, die jetzt Concept Office einsetzen, sind eigentlich rundum zufrieden. Wir wollen zwar nicht verschweigen, dass wir davon überzeugt sind, dass der Funktionsumfang in COMMERZ vor allem in den Details umfassender ist (wenn er dann doch nur von den Anwendern auch genutzt werden würde), aber mit Concept Office wird doch ein mehr zukunftsweisendes Softwareprodukt angeboten. Nachdem alle (aber auch alle) Geschäftsbereiche durch Concept Office optimal und umfassend abgedeckt sind, wobei insbesondere der Möbelbereich sich als besonders exzellent darstellt, gehen wir davon aus, dass - wenn auch nicht sofort - die Angebote für den Einsatz des Nachfolgeprogrammes zukünftig gerne angenommen werden. Concept Office entwickelt sich immer mehr zum "Marktführer" und benötigt damit eigentlich keinerlei Empfehlungen von irgendwelchen Verbänden, Gremien oder Ausschlüssen, die weit entfernt von der täglichen Praxis versuchen, auf theoretischer Basis Vorgaben zu definieren.
28.04.	WWS/TKD	Lagerbestandsführung mit Geräten	Die Relation zwischen "Geräte auf Lager" und den Mengen in der Lagerbestandsführung sollte immer stimmig sein. Dabei ist wichtig zu wissen, dass lediglich beim Liefereingang (WWS oder MB) und bei der Auslieferung (normalerweise Auftrag mit Lieferschein) Lagerbuchungen stattfinden. Bei der Stammdatenverwaltung Geräte oder bei der Installationsverwaltung in TKD werden die Lagermengen nicht verändert.
25.04.	MB	Zugriffsberechtigung MB	In COMMERZ-MB sollte der Menüpunkt "LÖSCHEN VON MASCHINENDATEN" gesperrt sein. Bitte einmal prüfen.
24.04.	WWS	Eigenbedarf	Eigenbedarf lässt sich über die Auftragsart 95 (INTERNER LS, gesondert freizuschalten) optimal erfassen und auswerten. Dazu ist z.B. die Abteilung als Kunde anzulegen und Entnahmen als Auftrag zu erfassen. Durch die Funktion "ANFÜGEN ERLAUBT" kann auch erreicht werden, dass innerhalb eines Monats nur ein Auftrag entsteht. Wenn für solche Aufträge Rechnungen gedruckt werden, wird eine INTERNE RECHNUNG geschrieben, die nicht ins Rechnungsausgangsbuch abgespeichert und damit auch nicht an FIBU weitergegeben wird. Die Buchhaltung kann dann diese Belege als Eigenbedarf entsprechend verbuchen. Die Preisfindung des Kunden (Abteilung) kann man auch so steuern, dass stets der EK-Preis als VK-Wert verwendet wird, sodass die internen Rechnungen dann auch direkt verbucht werden können.
23.04.	allgemein	Der Trick mit den EAN-Codes	In COMMERZ-ACTUELL können neben dem Haupt-EAN-Code für jeden Artikel insgesamt 45 weitere EAN-Nummern gespeichert werden, über die der Artikel gefunden werden kann. Man erreicht die Eingabe der weiteren EAN-Codes dadurch, dass man beim Haupt-EAN-Code F3 eingibt: Ein "*" hinter dem Haupt-EAN-Code besagt, dass es weitere EANs gibt: Der Zugriff über die EAN-Codes erfolgt immer durch den Vorbuchstaben "i", der üblicherweise bei den Scannern automatisch generiert wird. Da aber nicht festgelegt ist, dass ein "echter" EAN-Code einzutragen ist, kann man stattdessen auch andere Zugriffsfelder hinterlegen und dann über den i-Zugriff die Artikel finden. Ein typisches Verfahren ist z.B. bei Toner zusätzlich zu den EANs die Modelle zu hinterlegen, bei denen dieser Toner überall verwendet werden kann. Auf der anderen Seite kann das Modell dann aber auch bei anderen Tonern eingetragen werden, sodass alle für ein Modell gängige Toner nach Eingabe des Modells über den i-Zugriff angezeigt werden. Statt bei Tonern kann man sich aber auch andere Suchkriterien vorstellen, die im Artikelstamm mehrfach einzutragen sind und über die Artikel gefunden werden können.
22.04.	WWS	Reservierungen	In der neuen Version 3.02 ist die Angebotsart 11 für die Anlage und Änderung von Reservierungen vorgesehen. Beim Einsatz der Version 3.02 ist darauf zu achten, dass es kein Angebot mit dieser Angebotsart gibt. Im Normalfall wurde in den Versionen bis 3.01 eine direkte Anlage mit Angebotsart 11 nicht erlaubt, aber solches Angebot könnte durch ein Kopieren entstanden sein. Die Angebot können durch den Druck der ANGEBOTSLISTEN und UMFANG = 7 geprüft werden.
21.04.	FIBU	Ausgleich und Skonto	Wenn mit einer Zahlung mehrere Rechnungen auszugleichen sind, ist oft nur der Skontobetrag, nicht aber der für die einzelne Rechnung gedachte Zahlungsbetrag bekannt. In einem solchen Fall kann man mit F2 bei BETRAG den vorgegebenen Betrag löschen und kommt dann zum Feld SKONTO, wo der Skontobetrag eingegeben werden kann. Danach errechnet sich der Zahlungsbetrag automatisch aus und wird ins Feld BETRAG eingetragen.
18.04.	WWS	Ergebnisse von Aktionen	Wenn Aktionen in Form eines einzelnen Nettopreis-Angebots angelegt wurden, dann kann man sich mit 3. NETTOPRREISAUSWERTUNG in 8. ANGEBOTSÜBERWACHUNG die Ergebnisse (Umsatz EURO und Menge, sowie Bruttonutzen der einzelnen Artikel) ausweisen l21.04.2008ei passiert es leider oft, dass das Angebot gelöscht wird, um die Aktion zu beenden, bevor man die Auswertung gedruckt hat. Das ist aber für COMMERZ kein Problem, weil die Daten (lediglich für diese Auswertung) erhalten bleiben, nur die Angebotsnummer muss man wissen.
17.04.	allgemein	Datenprüfungen	Im Rahmen der Bereitstellung der COMMERZ-Daten für das Nachfolgeprogramm Concept Office wurden Prüf- und Löschprogramme für die COMMERZ-Stammdaten entwickelt. Diese Programme analysieren die Daten für Kunden, Artikel, Lieferanten und Geräte und schlagen Löschungen vor. Dabei sind jeweils immer 4 Funktionen integriert: 1. Definition von Merkmalen für zu löschende Daten (auch individuell vorgebbar) 2. Prüfen und Ausgabe der zu löschenden Daten in eine EXCEL-Datei mit Hinweisen, ob und wo ein zu löschender Datensatz noch Verbindungen zu anderen Daten hat (z.B. Artikel noch als Nettopreis angelegt oder Kunde noch in einem Gerät enthalten). 3. Manuelle Korrektur der EXCEL-Datei durch den Anwender 4. Endgültige Löschung auf Basis der EXCEL-Datei Diese lizenzpflichtigen Programme kann eigentlich jeder jetzt schon einsetzen, um seinen Datenbestand zu analysieren und ggf. Löschungen vorzunehmen zu lassen.
16.04.	TKD	Zählerstände per EMAIL	Wir fragen uns im Bezug auf die neue TKD-Funktion, die Zählerstände per EMAIL zu erhalten, ob wir eine Funktion realisiert haben, die in der Praxis nicht benötigt wird, weil wir so wenig Anfragen diesbezüglich erhalten haben. Die Erweiterung in der Version 3.02 ist uns eigentlich hervorragend gelungen, weil sie flexibel handhabbar ist und die Zählerstände des Kunden automatisch auch den Geräten zugeordnet werden. Zudem gibt es genügend Kontrollmöglichkeiten, wie Test-EMAIL-Versand an eine eigene EMAIL-Adresse und Plausibilitätsprüfungen für die übernommenen Zählerstände. Sie kann auch sukzessive eingesetzt werden, wenn man die Geräte-EMAIL-Adressen nach und nach eingibt. Eine Beschreibung dieser Funktion ist aus der Hotline-Mailbox unter 302com.pdf abrufbar (sie enthält auch alle sonstigen Erweiterungen der Version 3.02)
15.04.	WWS	Nettopreise mit 2 Katalogen	Es kommt häufig vor, dass es zu einem Hauptkatalog sporadisch auch noch einen Zusatzkatalog gibt und die Kunden dann auch den Preis aus dem Zusatzkatlog erhalten sollen. Problematisch wird das, wenn in beiden Katalogen gleiche Artikel vorkommen. Dazu gibt es in COMMERZ aber eine ganz einfache Lösung: Man legt die Preise des Hauptkataloges unter dem Preiskennzeichen "A" an (wobei vorausgesetzt wird, dass die meisten Kunden A-Kunden sind) und die Artikel des Zusatzkataloges unter einem anderen Preiskennzeichen (z.B. "C") an. Zeitgesteuert kann man dann im Parametersatz diese Preise aus dem Zusatzkatalog ein- oder ausschalten, in dem man im Parametersatz das Preiskennzeichen ein- bzw. austrägt: Diese Preisfindung kann natürlich noch beeinflusst werden durch das Kennzeichen Bestpreisfindung oder durch kundenindividuelle Nettopreise. Der Zusatzkatalog kann auch ein einfacher Flyer mit speziellen Artikeln sein, deren Preise kurzfristig gelten sollen. Mit diesem Verfahren erspart man sich, die Preise im Nettopreisangebot des Hauptkataloges zu ändern und nachher wieder rückgängig zu machen. Zudem erfährt man für die Artikel des Zusatzkataloges über NETTOPREISAUSWERTUNG auch noch, welchen Umsatz und welchen Ertrag man mit diesen Artikeln gemacht hat.
14.04.	TKD	Verbrauchte Einheiten	Bei der Zählerstandsabrechnung kann man die Verbrauchten Einheiten auch in einer zusätzlichen Zeile ausgeben. Dazu ist es aber erforderlich, über die Stammdatenverwaltung TEXTE zunächst einen geeigneten Text anzulegen und dann die Textnummer im Parametersatz 10 zu hinterlegen.
11.04.	WWS	Ergänzung Bestseller	Am 9.4.2008 hatten wir auf die Effizienz der automatischen Datenübernahme der Bestseller-Katalogdaten hingewiesen. Mit dem dort beschriebenen Verfahren erreicht man auch, dass der Katalog vollständig eingebracht wird. Bei manueller Überarbeitung des vorherigen Kataloges muss man immer überprüfen, ob der oder die Artikel im neuen Katalog auch noch vorhanden sind bzw. welche Artikel neu hinzugekommen sind. Bei der Anlage der Beststeller-Artikeldaten als Nettopreise sollte man auch berücksichtigen, dass auch zwei verschiedene Nettopreis-Angebote gemeinsam wirken können. Dazu muss man nur das PREISKENNZEICHEN im Parametersatz entsprechend setzen.
10.04.	TKD	Artikelgruppen in TKD	Über den Menüpunkt 12. BASIS-ARTIKEL ANLEGEN in der DATEIPFLEGE kann man unter dem Namen "basis-art" bis zu 30 verschiedene Artikel anlegen und diese insgesamt bei der Auftrags- oder Leistungsbearbeitung in einen Werksattauftrag einbringen. Diese Gruppe von Artikeln beinhaltet meistens ständig wiederkehrende Leistungen, die in jedem Auftrag zu berücksichtigen sind: Im Auftrag kann man über den Positionstyp B die Artikel übernehmen: Das führt in diesem Beispiel zu zwei Positionen: Unter den Basis-Artikeln kann man auch mehrere Artikel hinterlegen, die dann im Auftrag individuell gelöscht werden, wenn sie nicht eingebracht werden sollen. Bei der Verwendung dieser Artikelgruppe ist darauf zu achten, dass man bei den betreffenden Artikeln die Menge auf "1" setzt und auch EK und VK versorgt. Die Konditionen (100%, wenn kostenlos) werden automatisch eingetragen, so dass bei einer kostenlosen Vertragsleistung dem Gerät die Aufwendungen aus diesen Artikeln korrekt zugeordnet werden.
09.04.	WWS	Bestseller-Katalogdaten	Die Anfrage zur Lieferung und zur automatisierten Integration ins COMMERZ-ACTUELL von den bereitstehenden Bestseller-Katalog-Daten ist trotz erneutem Hinweis am 3.3. doch sehr spärlich. Wir gehen davon aus, dass die Fachhändler die Daten mühsam erfassen, obwohl es ein - wohl nicht bekanntes - ganz einfaches Verfahren gibt: Wenn man davon ausgeht, dass die Bestseller-Daten in Form von A-J-Preisen hinterlegt werden, dann übernimmt man die gelieferten Daten zunächst unter einem nicht verwendeten Preiskennzeichen. Dieses A-J-Angebot kann man dann ausgeben, bearbeiten und auch mit den aktuellen Preisen in der Artikeldatei vergleichen. Nachdem diese Preise dann abgestimmt sind, kann man gezielt zu einem bestimmten Termin die alten Bestsellerdaten löschen und die zwischengespeicherten durch einfaches Kopieren zu verbindlichen Preisen machen. Sicherlich ein einfacheres Verfahren als die Daten - vielleicht sogar noch mit Übertragungsfehlern - gänzlich neu einzugeben oder die bestehenden einzeln zu korrigieren.
08.04.	WWS/TKD/ FIBU	Lastschriften	Die Banken unterscheiden üblicherweise zwischen zwei Arten von Lastschriften, solche die noch rückgängig gemacht werden können, und solche, die nicht mehr rückgebucht werden können. Dazu gibt es beim Datenträgeraustausch ein Kennzeichen (4 oder 5), das dieses steuert. In COMMERZ-ACTUELL kann dieses Kennzeichen speziell in Abstimmung mit dem Fachhändler so gesetzt werden, dass Einzüge nicht mehr rückgängig gemacht werden können. Dazu ist das Kennzeichen mit der Bank abzustimmen und die Hotline kann dann die entsprechende Steuerung integrieren. Details dazu gerne von der Hotline.
07.04.	TKD	Artikelerfassung für KFZ	Eigentlich gibt es eine Stammdatenverwaltung 11. KRAFTFAHRZEUGE, um die Artikel, die im KFZ geführt werden sollen, anzulegen. Einfacher geht es allerdings, wenn man das KFZ bereits angelegt hat, mit der Funktion ERSATZTEIL-AUSGABE. Dort kann man einen neuen Artikel eingeben und auch gleich die Mengen dem KFZ zuordnen: Dabei können dann auch gleich Sollmengen und die KFZ-Lagerbuchung erfasst werden: Dieses Verfahren ist sicherlich einfacher als das in der Stammdatenverwaltung.
04.04.	allgemein	Artikelinformationen	Trends und konkrete Zahlen lassen ganz einfach sich in der ÜBERSICHT ARTIKELUMSÄTZE anzeigen: Über die BS-Steuerung können dann aber auch die weiteren Informationen über den Umsatz in EUR oder auch die Zugänge (Liefereingänge) direkt abgerufen werden.
03.04.	WWS	Bestseller-Katalogdaten	Die Bestseller-Katalogdaten Nummer 2 stehen zur Verfügung und können bei der Hotline geordert werden. Anforderungsblätter wurden per Fax bereits versendet, jedoch nur an die Fachhändler, die ständig die Daten automatisiert übernehmen. Die anderen Fachhändler, die diesen Service bisher nicht genutzt haben, nun aber die Daten auch direkt ins COMMERZ übernehmen möchte, bitten wir, mit der Hotline direkt Kontakt aufzunehmen.
02.04.	WWS	Rechnungs-Abschriften in WWS	Es gibt in COMMERZ-WWS zwei Möglichkeiten Abschriften zu erstellen: Dabei ist die erste Möglichkeit (AUS DATEN) zum einen ein wenig veraltet und zum anderen auch davon abhängig, dass auch noch alle Daten zur Verfügung stehen. Zudem werden nicht alle Daten des Originals ausgegeben (es fehlen z.B. die Nummern der Lieferscheine). Die bessere Lösung ist sicherlich die zweite Möglichkeit (ALS ORIGINAL), weil dort das gespeicherte Duplikat der Rechnung verwendet und diese lediglich um den Zusatz ABSCHRIFT ergänzt wird. Abschriften aus Original sind erstellbar, solange sie nicht über die FUNKTION 3 (LÖSCHEN ABSCHRIFTEN) gelöscht wurden. Eleganter ist sicherlich diese Funktion über DocuWare, dem in COMMERZ und auch in Concept Office integrierten Archivierungssystem, auszuführen.
01.04.	WWS	Erfassung mit MDE	Wir haben ein Gerät für die mobile Datenerfassung ins COMMERZ-ACTUELL integriert, mit dem z.B. die Inventur abgewickelt werden kann. Auch weitere Anwendungen, wie z.B. Lieferkontrollen oder Erstellung von Bestellvorschlägen (vor allem zusammen mit der "SCHNELLBEARBEITUNG VORSCHLÄGE", die ja eine lieferantenunabhängige Erfassung zulässt), lassen sich damit sehr effizient durchführen. Bei Interesse bitte gleich unsere Hotline kontaktieren.
31.03.	FIBU	Steuer-Kennzeichen	Es gibt in WWS, OBJ und TKD festgelegte Steuerkennzeichen, die auch so für die FIBU von COMMERZ-ACTUELL bereitgestellt werden. In der FIBU aber selbst werden ganz andere Steuerkennzeichen z.B. für 19%, für 7% oder auch "ohne Steuer" vorgegeben (Parametersätze 3 und 4). Die Umschlüsselung bei der Übernahme ist ganz einfach, weil COMMERZ-ACTUELL-FIBU einfach im Parametersatz z.B. nach dem Schlüssel für 19% Mehrwertsteuer sucht und diesen dann für die Weiterverarbeitung in der FIBU einträgt. Das hat letztens zu einem - noch nicht gelösten - Problem geführt, weil in WWS zwei Typen von mehrwertsteuerfreien Ausgangsrechnungen gebildet wurden (EU und nicht-EU). Dabei findet COMMERZ-ACTUELL immer nur ein Steuerkennzeichen (das erste, was 0% und Mehrwertsteuer entspricht) und verbucht alle Umsätze unter diesem Steuerkennzeichen (erkennbar in der UStV). Differenzierbar sind die Umsätze immer noch, weil sie auf verschiedene Erlöskonten verbucht werden.
28.03.	TKD	TKD und Version 3.02	In der Version 3.02 wurde die Ausgabe der in der Wartungspauschale "Enthaltenen Freikopien" auch für die Geräte ermöglicht, die mehr als einen Zähler haben. Dazu ist aber erforderlich, dass diese Daten auch eingebbar bzw. änderbar sind. Dieses ist in der aktuellen Version 3.02 noch nicht möglich, aber wir werden das kurzfristig ergänzen. Aus diesem Grunde steht die Version 3.02 für TKD auch (noch) nicht zu Abholung in unserer Mailbox. Bei Bedarf - vor allem wegen der Ermittlung der Zählerstände über Email - könnte die Version auch ohne diese Funktion kurzfristig freigegeben werden. Bei Interesse bitte bei der Hotline melden.
27.03.	WWS	Auftragswertliste	Wozu braucht man eigentlich die Auftragswertliste ? Sie werden sich wundern, welche "offene Aufträge" in beliebigster Form sie sehen werden, wenn Sie die Liste einmal ausdrucken. Dabei ist aber wichtig, dass Sie im Normalfall nur die "OFFENEN AUFTRÄGE" auswählen. Spaltenweise werden dann die Werte angezeigt, die "überhaupt nicht weiter verarbeitet wurden", die noch zu liefernden sind und die noch zu fakturieren sind. Wenn man diese Auswertung nach Auftragsnummer sortiert hat man auch gleich eine chronologische Reihenfolge und kann die "alten" Aufträge kompakt am Anfang sehen. In vielen Fällen konnte durch diese Auswertung Aufträge zur Lieferung und zur Rechnungsstellung gerade noch "gerettet" werden oder "Ladenhüter" .aus der Auftragsdatei entfernt werden. Also: Ab und zu einmal diese wichtige Auswertungen aufrufen.
26.3.	FIBU	Vom Prüfer "erwischt"	Aus konkretem Anlass nochmals die Warnung an die COMMERZ-Anwender, die die COMMERZ-FIBU einsetzen: Die Prüfer bestehen - eigentlich schon seit 2002 - nun auch verstärkt darauf, dass die FIBU-Daten in elektronischer Form bereitgestellt werden können. Mit unserer IDEA-Schnittstelle ist dieses gewährleistet und diese bereits mehrfach bei Betriebs-Prüfungen als korrekter Daten-Export bestätigt worden. Bitte nicht abwarten, bis der Betriebsprüfer die Buchhaltung verwirft, weil er die herkömmlichen Unterlagen auf Papier nicht mehr akzeptieren muss: Die dann entstehenden Kosten können ganz gravierend sein.
25.03.	WWS	Auftragsänderung	Bei einer Änderung eines Auftrages muss man nicht nur die Auftragsnummer wissen, sondern man kann sich den Auftrag (oder auch weitere) durch Eingabe anderer Merkmale anzeigen lassen. Dabei kann z.B. "IHR ZEICHEN" genutzt werden, wenn man für bestimmte Kunden immer die gleiche Kennung verwendet, oder "GERÄTE", wenn man den Auftrag für ein bestimmtes Gerät sucht. Wichtig bei diesen Anzeigen ist aber, dass mit wenigen Ausnahmen nur die Aufträge angezeigt werden, die auch noch änderbar sind (man ist ja in AUFTRAGSÄNDERUNG). Anzeige der Auswahlmöglichkeiten - wie überall - durch Eingabe von F5, wenn ein Stern (*) vor der Ausgabe steht, und Rücksprung mit F1 zur "echten" Eingabe der Auswahl.
20.03.	allgemein	Ostern	Das logics-Team wünscht allen ein frohes Osterfest und ein erholsames "langes" Wochenende. Wer nun gar nicht weiß, wie er seine Zeit verbringen soll, kann sich die umfassende neue Funktionsbeschreibung der Version V3.02 aus der Mailbox abholen, diese einmal in Ruhe intensiv studieren und am Oster-Dienstag der Geschäftsführung gleich umfangreiche Verbesserungen vorschlagen, die durch den Einsatz der 3.02 sicherlich bei jedem Fachhändler vielfältig möglich sind.
19.03.	WWS	Gutschriften in WWS	Wenn in COMMERZ-ACTUELL-WWS über den Aufgabenkomplex FAKTURIERUNG für einzelne Rechnungen Gutschriften erstellt werden, dann wird nach dem Druck abgefragt, ob der Ausdruck OK ist. Bei einer Eingabe von "N" kann man aber bei der nachfolgenden erneuten Druckeranfrage keinen Abbruch durch Leereingabe oder durch Drucker 99 erzwingen, sondern man muss immer einen definierten Drucker angeben und den Druck letztlich mit "J" bestätigen. Dieses Verfahren wurde deshalb so eingeführt, damit für den Papierausdruck der Gutschrift intern auch immer eine nachvollziehbare Verbuchung erzwungen wird. Wenn man also eine Gutschrift mit dieser Funktion zu erstellen beginnt, muss man wissen, dass auf jeden Fall diese Gutschrift auch beendet und abgeschlossen werden muss.
18.03.	MB/TKD	Gebrauchtgeräte	Für die Gebrauchtgeräte sollte immer der Status 10 verwendet werden, weil nur bei diesem zwischen Einkaufspreis, Inzahlungnahme und Überholung unterschieden wird. Der neue Einkaufspreis bildet sich automatisch über die bekannten Funktionen in WWS und TKD aus Inzahlungnahme und Aufwand für die Überholung, aber er kann im Maschinenbuch auch angepasst oder eingegeben werden. Beim Ändern ist darauf zu achten, dass sich der Preis für die Inzahlungnahme aus der Differenz zwischen Einkaufspreis und Überholung automatisch bildet. In der Auswertung "LISTE GEBRAUCHTGERÄTE" werden die Daten ebenfalls einzeln ausgewiesen.
17.03.	FIBU	Wirtschaftsjahresende	In der COMMERZ-FIBU werden jetzt bei vielen Anwendern die Abschlussarbeiten für 2007 durchgeführt und irgendwann ein Stand erreicht, bei dem keine weiteren Buchungen für 2007 mehr durchzuführen sind. Vorsichtshalber sollte man aber trotzdem das Wirtschaftsjahr noch nicht abschließen, um ggf. auf Daten aus 2007 noch zurückgreifen zu können. Der späteste Zeitpunkt ist erst dann gekommen, wenn man die Vorbereitungen für 2009 (z.B. Übernahme Kontenplan) durchführen möchte. Wer den Datenexport IDEA im Einsatz hat, erhält zu dem Zeitpunkt, zu dem das Wirtschaftsjahr abgeschlossen wird, eine entsprechende Exportdatei für die Betriebsprüfung automatisch (vorausgesetzt die aktuelle IDEA-Version ist bei ihm im Einsatz). Übrigens: Mit der COMMERZ-ACTUELL-FIBU kann auch weitergearbeitet werden, wenn man die Warenwirtschaft auf Concept Office umgestellt hat; entsprechende Schnittstellen sind realisiert und bereits im Einsatz.
14.03.	TKD	Zählerstände per E-Mail	Ein besonderes Highlight der Version 3.02 ist, dass die Zählerstandsabfragen nun auch direkt per E-Mail vom Kunden angefordert werden können. Dazu ist es aber erforderlich, dass die Kommunikation zwischen Fachhändler und Kunde auch voll automatisiert eingerichtet wird. Hier gibt es zwei Alternativen: Der Fachhändler sorgt selbst für die entsprechende Installation, wobei er die Daten aus COMMERZ-TKD übernimmt und versendet und andererseits er die Rückmeldungen dem Programm TKD jeweils zur Verfügung stellt. Eine einfachere und bereits vorhandene Lösung wäre die Nutzung des Programmes MFCENTER, das bereits bei vielen Anwendern bei PBSeasy-Mail eingesetzt wird. Damit steht dann der automatischen Kommunikation mit den Kunden sofort zur Verfügung.
13.03.	WWS/ allgemein	Lagerführungskennzeichen	Viele Anwender von COMMERZ-ACTUELL nutzen inzwischen zur detaillierten Kontrolle das Lagerbewegungsprotokoll. Dazu ist es aber erforderlich, das Kennzeichen für die Lagerführung in jedem Artikel auf 2 zu setzten. Über das Hilfsprogramm in den SERVICEPROGRAMMEN kann dieses leicht durchgeführt werden: Dabei ist aber auf die Eingabe zu achten, denn wenn das Kennzeichen in einigen Artikeln auf 1 steht und in anderen auf 0, dann muss man dieses Programm zweimal laufen lassen (von LAGERKENNZEICHEN 0 NACH 2 und dann nochmals VON 1 NACH 2). Wenn man das für mehrere Lager ändern möchte, entsprechend öfters.
12.03.	TKD	Enthaltene Freikopien	Bei der Berechnung der Wartungspauschalen können in TKD auch die darin enthaltenen Freikopien ausgewiesen werden. Ab der Version 3.02 ist das nicht nur bei einem Zähler sondern jetzt auch für die weiteren Zähler möglich. Die dabei verwendeten Texte werden aus der Stammdatenverwaltung TEXTE aus dem Text für die "ENTHALTENEN FREIKOPIEN" zeilenweise entnommen. Wenn die Funktion VARIABLE ZÄHLERTEXTE eingeschaltet ist, dann wird die Zeilennummer entsprechend der Vorgabe im Gerät ausgewählt, wird diese Funktion nicht verwendet, wird die Zeile entsprechend der Zählernummer ausgewählt. Wenn man diese Darstellung jetzt für die weiteren Zähler nutzen möchte, muss man auf jeden Fall den betreffenden Text erweitern. Damit kann man dem Kunden jetzt mitteilen, dass in der berechneten Wartungspauschale z.B. 10000 Freie Einheiten für S/W und 750 Freie Einheiten für Farbkopien enthalten sind.
11.03.	WWS	Auftragsauskunft	Ab der Version 3.02 kann man in der Auftragsauskunft auch mit den Cursor-Tasten vorwärts und rückwärts blättern. Dazu ist jeweils - wie z.B. bei den Bildschirmen in der Stammdaten-Verwaltung auch - Cursor links oder Cursor rechts einzugeben.
10.03.	WWS/ allgemein	Spezialartikel	Wenn der Fachhändler im Logistik-Zentrum (Soennecken, Büroring, Spicers, ALKA und weitere) eigene Artikel dort lagert und damit Kunden beliefert, entsteht bezüglich des Einkaufspreises für die Abrechnung mit dem Logistikzentrum einerseits und der internen Statistik (Provision) andererseits ein Problem. Das Logistikzentrum wird nur einen geringen Preis (Lagerung / Kommissionierung / Lieferung) berechnen, der bei einer elektronischen Rechnungsübernahme übermittelt wird, der EK-Preis selbst ist aber bedeutend höher. Hier wurden in COMMERZ spezielle Verfahren integriert, die zur Verfügung stehen aber individuell mit der Hotline abgestimmt werden müssen.
07.03.	FIBU/WWS/ TKD/OBJ	Rechnungsübernahme in die FIBU	Bei der Übernahme der WWS- oder TKD-Rechnungen in die COMMERZ-FIBU wird ein Buchungstext für die Rechnungen und für die Gutschriften angefordert. Hierbei ist darauf zu achten, dass dieser Text auch "sinnvoll" ist, weil er ggf. auf den Mahnungen wieder erscheint. Er lässt sich aber bei Bedarf für einzelne Rechnungen auch noch über OP-KONDITIONEN verändern.
06.03.	TKD	TKD-Vertragsrechnungen	Bei TKD-Vertragsrechnungen wird neuerdings links unten nicht nur das eingegebene Abrechnungsdatum ausgegeben, sondern auch die Eingaben für ABRECHNUNG (MIETE, WARTUNG und ZÄHLER) in Form "J" oder "N". Dieses wurde deshalb eingeführt, weil bei den Abrechnungen, bei denen Wartung an eine Leasing-Firma zu stellen ist, spezielle Eingaben erforderlich sind und diese häufig nicht eingehalten wurden. Damit kann nun jeder Anwender die Ausgangsdaten für die Vertragsabrechnungen selbst kontrollieren.
05.03.	allgemein	Druckervorgaben	Es zeigt sich leider immer wieder, dass die Vorgabe-Möglichkeiten für spezielle Drucker nicht genutzt werden. Und dabei ist das so einfach: Unter dem Menüpunkt DRUCKERVERWALTUNG findet man 3. DRUCKVORGABEN: Dort kann man für die verschiedenen Formulare die Druckernummern vorgeben und auch festlegen, ob die Druckernummer nochmals bestätigt werden soll oder ob direkt gedruckt werden soll. Diese Vorgaben kann man auch noch mehrfach mit verschiedenen Varianten anlegen, wobei diese unter einer VORGABE-DATEI abgelegt werden. Diesen Namen trägt man dann in die betreffende Zugriffsberechtigung ein, so dass verschiedene Abteilungen, die räumlich getrennt sind, für ein gleiches Formular auch verschiedene (eigene) Drucker definieren können. Mit dieser Vorgabe erspart man sich zum einen das Suchen nach einem Drucker mit F5 und ggf. auch die Eingabe selbst.
04.03.	WWS	Viele Sterne für (in) COMMERZ-ACTUELL	Sowohl auf den Bildschirmen als auch auf den Ausdrucken (Formularen) werden häufig Sterne ("*") ausgegeben. Ein ganz wichtiger Stern ist beim Rechnungsdruck hinzu gekommen, nämlich hinter dem Rechnungsdatum. Dieser Stern bedeutet, dass diese Rechnung mit der ausgewiesenen Rechnungsnummer bereits schon einmal erzeugt (aber nur gedruckt) worden ist. Dazu ein Beispiel: Man erstellt eine Rechnung aus der Auftragsbearbeitung heraus und bestätigt dann "DRUCK IN ORDNUNG" mit "N". Damit ist intern in COMMERZ die Rechnung nicht erstellt, aber die Rechnungsnummer (wegen der Lückenlosigkeit) bereits vergeben. Wenn dann später die Rechnung "echt" erstellt wird, erscheint hinter dem Datum dieser Stern. Solche Rechnungen sollten überprüft werden, weil nicht ausgeschlossen werden kann, dass der Erstdruck - trotz entsprechender Arbeitsanweisung - versendet worden ist.
03.03.	allgemein	Version 3.02	Die Beschreibung der Version 3.02 wird heute Abend in der Mailbox zur Abholung bereitgestellt (302com.pdf).
29.02.	WWS	Korrektur von Bestellungen	Wenn Bestellungen nicht elektronisch den Lieferanten übermittelt werden, sondern gedruckt versendet werden, kann man auch diese nicht mehr direkt korrigieren. Eine Möglichkeit wäre, eine Bestellabschrift (auf WORD-Drucker) zu drucken und diese entsprechend zu verändern. Damit die so erstellt "Bestellung" mit den COMMERZ-Daten übereinstimmt, kann man über die Funktion "LIEFEREINGANG" die Positionen mengenmäßig anpassen (STORNO bei Mengenreduzierung. Das geht jedoch nur, wenn man die Positionsmenge (z.B. auf Null) reduzieren möchte. Es wäre sicherlich bei gravierenden Änderungen die aktuelle Bestellung über STORNOs zu eliminieren und neu zu erstellen.
28.02.	TKD	Techniker-Hinweise	Hinweise für den Techniker, der den nächsten Auftrag am Gerät durchführen wird, kann man in der Auftrags- und Leistungsbearbeitung über den Positionstyp H eingeben. Nicht immer bekannt ist, dass man im Aufgabenkomplex DATEIPFLEGE unter 13. TECHNIKERHINWEISE auch nachträglich, für alle Geräte eines Modells (Modifikation) oder auch ganz individuell solche Hinweise eingeben kann. Wenn z.B. eine Störungsmeldung bei einem kritischen Kunden gesondert behandelt werden soll, kann man damit einen entsprechenden Text hinterlegen, der dann unter Techniker-Hinweis beim nächsten Auftrag automatisch erscheint.
27.02.	WWS/TKD	Spool-Dateien	Die Hotline muss immer wieder feststellen, dass im Spool-Verzeichnis massenhaft "uralte" Spool-Dateien enthalten sind. Da eine große Vielzahl der COMMERZ-ACTUELL- Anwender sowieso bereits mit DocuWare arbeitet und dort die Dokumente alle abrufbar sind, ist es gerade für diese Anwender unnötig, die Spool aufzuheben. Aber auch die anderen Anwender benötigen diese Spool-Daten eigentlich nicht mehr, vor allem dann nicht, wenn der Spoolname auch noch irgendeine Fantasienummer darstellt. Zudem gibt es auch noch immer die Möglichkeit, sich Abschriften aus COMMERZ anfertigen zu lassen. Spools sollten deshalb regelmäßig (wenn die Druckausgabe OK ist) gelöscht werden. Vielen ist offenbar nicht bekannt, dass man die Spools nicht nur einzeln sondern auch blockweise (nach Datum und Spoolnamen-Beginn) löschen kann. Wenn man bei NR statt einer Zeilennummer F3 eingibt, kann man bei SPOOLNAME die ersten Zeichen der Spoolnamen (aufgefüllt mit "*") eingeben. Es würden dann alle Spools, die mit diesen Zeichen beginnen, gelöscht werden. Danach kann man ein Datum angeben, bis zu welchem die Spool gelöscht werden sollen. Damit besteht auch die Möglichkeit alle Spools bis zu einem Datum zu löschen, wenn man bei SPOOLNAME die Sterne belässt oder F3 eingibt und bei BIS DATUM das Löschenddatum. Spools, die nicht OK sind, bleiben erhalten und müssen nach Prüfung (!) einzeln gelöscht werden. So einfach ist das; bitte einmal gründlich bereinigen (in allen Programmbausteinen) und dann das Löschen regelmäßig durchführen.
26.02.	TKD/WWS	Gerätenummern	Es gibt in COMMERZ-ACTUELL für jedes Gerät 2 Gerätenummern (eigene, individuelle Gerätenummer und die Herstellergerätenummer). Die Nutzung dieser beiden Nummern bei den Fachhändlern ist ganz unterschiedlich. Viele betrachten die "eigene" Gerätenummer als Möglichkeit, diese als Stellplatznummer, Servicenummer oder Leitnummern zu verwenden und dafür eine markante und kurze Nummer zu vergeben. Bei etlichen unserer COMMERZ-TKD-Anwendern werden aber beide Nummern mit der Herstellergerätenummer belegt (wobei leider die "eigene" Nummer ggf. verkürzt vergeben werden muss). Dabei sollte man unbedingt beachten, dass bei der Anlage eines Gerätes (z.B. beim Liefereingang oder beim Installieren eines neuen Gerätes) mit der "Wundertaste" F3 die vorherige Eingabe wiederholt werden kann, so dass man die Gerätenummer nicht zweimal eingeben muss: Auch bei einer "Verlängerung" der Herstellernummer kann man mit Tastatureingaben eine schnelle Eingabe erreichen.
25.02.	TK/WWS	EAN-Codes	Zur Prüfung (vor allem für die Fachhändler mit Ladengeschäften oder Fachmärkten), ob bei Artikeln EAN-Codes fehlen, kann man am besten die ARTIKEL-REFERENZ-LISTE verwenden. Bei einer Sortierung nach EAN-Nummern kommen alle Artikel, die keinen EAN-Code haben ganz an den Anfang, und können dann entsprechend überarbeitet werden.
22.02.	WWS/TKD	Lästige Fehlermeldung	Als Vorgriff auf die Version 3.02 schon einmal eine Information aus aktuellem Anlass: Bei jedem (!) Aufruf von COMMERZ-ACTUELL werden die Spooldaten geprüft, ob dort Eintragungen, die bei OK noch Fragezeichen enthalten. Das mag vielleicht lästig sein, aber sicherlich dazu führen, den Spooldatenbestand einmal zu durchforsten und zu bereinigen. Wenn der Abschluss des Updates nicht erreicht wird, befinden sich die Daten noch in ihrem Ausgangszustand, obwohl bereits Formulare gedruckt sein mögen. Wenn die Fragezeichen stehenbleiben, dürfen die Druckausgaben auf keinen Fall weiter verarbeitet werden.
21.02.	TKD	Pools mit verschiedenen Kopienpreisen	Noch keine Lösung (auch das gibt es) wurde für die seltene Konstellation gefunden, dass in einem Pool Geräte enthalten sind, die für die gleichen Zähler unterschiedlich Kopienpreise haben. Solange es keine Freien Einheiten gibt, kann man die Vertragsart 20 (nur Zähler) wählen und die Geräte in verschiedenen Pool hinterlegen. Sobald aber eine Wartungspauschale mit Freien Einheiten vereinbart worden ist, muss man auch verschiedene Pools bilden und die Wartungspauschalen entsprechend verteilen. Abzuraten ist davon, für die abweichenden Geräte einen weiteren Zähler festzulegen, der dann den anderen Kopienpreis beinhaltet, weil man dann bei der Erfassung des Zählerstandes die richtige Zuordnung treffen muss und auch die Vertragsrechnung durch die weiteren Zähler unübersichtlich wird. Die Trennung in verschiedene Pools ist auch deshalb sinnvoll, weil ggf. in Bezug auf die verschiedenen Kopienpreise auch andere Freie Einheiten zuzuordnen wären.
20.02.	OBJ	Textbearbeitung in OBJ (neu)	In CA-OBJ (neu) werden u.a. die Langtexte in Angebots- und Auftragsbearbeitung, sowie in der Stammdatenverwaltung "Artikel" über WORD editiert. Das hat auch den Vorteil, dass z.B. auch Daten aus der Zwischenablage direkt einkopiert werden können. Auch Vor- und Nachtexte werden über WORD bearbeitbar. Die oben dargestellte Maske wird direkt (auch über Maus) aufgerufen und über "Beenden" kommt man üblicherweise wieder zum Ausgangspunkt zurück.
19.02.	WWS	Lagerdaten	In der Lagerbestandsführung können unter 5. LAGERBESTANDS-INITIALISIERUNG der für das Lager relevanten Daten gezielt angepasst werden: Damit besteht die Möglichkeit, individuelle Korrekturen schnell durchzuführen. Aufpassen muss man allerdings, wenn man die Daten für Lager, verfügbar und für bestellt ändert. Während Lager und bestellt irgendwie konkret vorgegeben werden können, ist bei verfügbar zu berücksichtigen, ob es ggf. offene Aufträge für den Artikel gibt, deren Mengen zu berücksichtigen sind. Herausbekommen kann man das, wenn man in der Auftragsänderung statt der Eingabe der Auftragsnummer den "N"-Zugriff wählt.
18.02.	TKD	TKD-Aufträge	Warum gibt es eigentlich die beiden Abfragen 1=AUFTRAG ERFASSEN und 2=TECHNIKERHINWEIS FÜR AUFTRAG ERHALTEN ? Diese Unterscheidung wird nur wichtig, wenn es einen Technikerhinweis gibt, den z.B. der Techniker beim letzten Auftrag für den nächsten Auftrag hinterlegt hat. Ansonsten kann man mit "1" oder "2" fortfahren. Die Auftragserfassung wird nicht nur für Technikeraufträge, sondern auch für die Lieferung von Verbrauchsmaterial verwendet. In diesem Fall muss ein Technikerhinweis für den nächsten (Techniker)-Auftrag erhalten bleiben und das erreicht man genau mit der Eingabe von "2". Nur so zur Information: Technikerhinweise kann man bei der Leistungserfassung eingeben, aber auch in 8. DATEIPFLEGE unter 13. TECHNIKERHINWEISE. Dort kann man auch modellbezogen für alle Geräte eines Modells einen Technikerhinweis hinterlegen (Modifikation), aber bei besonderen Kunden/Geräten auch spezielle Texte, wie z.B. "Chef möchte Info bei nächster Störung", um eine bestimmte Aktion zu veranlassen.
15.02.	allgemein	Versionen und Hotline	Die Hotline muss immer wieder feststellen, dass Anwender noch Versionen von COMMERZ-ACTUELL im Einsatz haben, die längst überholt sind. Damit tut sich der Fachhändler keinen Gefallen, weil er die Vorteile neuerer Versionen nicht nutzt, aber auch die Hotline hat damit zunehmend Schwierigkeiten, weil diese Versionen nicht mehr zur Verfügung stehen. Erst letztens wurde sie mit Problemen konfrontiert, die ein Fachhändler hatte, der noch die Version 2.05 (aktuell so etwa im Jahre 2001) einsetzt. Die aktuelle Version ist die V3.01, die jeder eigentlich im Einsatz haben sollte. Ab 1.2.2008 steht dann die Version 3.02 zur Verfügung, wobei wir uns vorstellen, dass bis Herbst 2008 alle Anwender diese neue Version auch im Einsatz haben werden. Auch ein Upgrade von alten Versionen auf den neuesten Stand wird immer schwieriger und ist nur mit erheblichem Aufwand (und irgendwann gar nicht mehr) durchzuführen. Über die Betreuung von Fachhändlern, die "uralte" Versionen im Einsatz haben, werden wir nachdenken müssen. Nochmals etwas zu "neuen" Versionen: Die Erweiterungen von einer Version zur anderen sind eigentlich gar nicht unbedingt "neu", sondern in vielen Fällen bereits bei einem oder mehreren Fachhändlern längere Zeit im Einsatz. Insofern haben neue Versionen den Praxistest auch längst überstanden.
14.02.	allgemein	Valentinstag	Die neue Version 3.02 wird zum Ende des Monats zur Verfügung stehen. Wir denken, dass in der 9. KW 2008 auch die ausführliche Beschreibung fertig gestellt sein wird (eine Zusammenfassung hatten wir bereits im November ausgeliefert). Wir werden darüber in den nächsten Tagen noch ausführlich berichten. Fragen und Anregungen hierzu bitte schnellstens an die Hotline.
13.02.	allgemein	Schnellere Eingaben	An nun fast allen Stellen kann man bei der BIS-Eingabe (z.B. VON KUNDE .... BIS KUNDE ...) die F2-Taste verwenden, um den VON-Wert zu kopieren. Da es oft vorkommt, dass man nur einen Kunden, einen Artikel oder einen Auftrag auswählen möchte, erleichtert diese Eingabe die Erfassung doch ganz beträchtlich (man muss es nur anwenden).
12.02.	WWS/MB/TKD	"v" nicht vergessen	Beim Verkauf von Geräten kann man sich über die Eingabe von "v" alle verfügbaren Geräte des Modells (Artikels) anzeigen lassen. Dabei werden alle Geräte angezeigt, die einen STATUS haben, der im TKD/MB-Parametersatz "1" als VERFÜGBAR mit "J" gekennzeichnet ist. Damit erscheinen z.B. alle Geräte nicht, die den STATUS "verkauft" oder "entsorgt" haben, weil diese im Parametersatz mit verfügbar = "N" gekennzeichnet sein sollten. Über diese Steuerung kann man auch festlegen, ob z.B. Geräte mit dem Status "Probestellung" angezeigt werden sollen oder nicht. Neben dem Status werden auch das Lager und das Einkaufsdatum angezeigt. Durch Cursor-Eingaben kann das betreffende Gerät ausgewählt werden. Es ist manchmal schneller und sicherer ein Gerät auf diese Weise in den Auftrag einzubringen als die Gerätenummer einzugeben. Damit kann dieses Verfahren auch verwendet werden, wenn auch nur ein Gerät geliefert und einzugeben ist.
11.02.	WWS	Erfassen Bestellvorschlag	Wer die Bestellvorschläge sich nicht über den "Automatischen Vorschlag" vorgeben lässt, sondern die einzelnen Artikel und Mengen einfach erfasst, kann dieses über "2. ERFASSEN VORSCHLAG" aber auch über "10 SCHNELLBEARBEITUNG" durchführen. Die zweite Variante bietet dabei den Vorteil, dass man lediglich Artikel und Menge eingeben braucht, die Positionen am Bildschirm zeilenweise sieht und mit Cursor-Eingaben ganz leicht auch Korrekturen durchführen kann: Die Weiterverarbeitung kann dann auch über "2. ÄNDERN VORSCHLAG" durchgeführt werden, man kann aber auch direkt aus der Erfassung heraus eine Bestellung erzeugen. Für einfache Erfassungen von Bestellvorschlägen ist dieses Verfahren sicherlich ganz effizient. Fazit: Einfach einmal testen.
08.02.	TKD	Austausch oder Entfernung von Geräten aus einem Pool	Ein oft wiederkehrendes Problem entsteht immer dann, wenn aus einem Pool ein Gerät "entfernt" wird, die Zählerstandsabrechnung (mit diesem Gerät) aber erst später durchzuführen ist. In COMMERZ-ACTUELL-TKD ist dieses dadurch lösbar, dass man eine DEMONTAGE MIT DUPLIKAT durchführt. Dabei werden die Vertragsdaten in die Geräte-Kopie übertragen, wobei folgendes zu beachten ist: 1. Die Gerätenummer sollte der Original-Gerätenummer möglichst ähnlich sein (z.B. durch Anhängen eines Buchstabens) 2. Endtermine für die Verträge sollten eingetragen werden 3. Die Gerätekopie ist kein "echtes" Gerät, sie sollte deshalb einen besonderen STATUS erhalten, um sie von anderen Geräten zu unterscheiden. 4. Die Daten des Originalgeräts können - wie bei der normalen Demontage - gelöscht werden. Das Gerät kann deshalb auch gleich wieder bei einem anderen Kunden eingesetzt werden. 5. Ob und wann die Gerätekopie gelöscht werden soll, kann jeder Anwender selbst entscheiden. Zu berücksichtigen ist dabei aber, dass in dem Gerät Daten enthalten sind, die bei der Gesamt-Betrachtung des Pools eigentlich zu berücksichtigen sind.
07.02.	WWS	Auftragsprüfliste	Bei der Auftragsprüfliste kann man die einmal eingegebenen Merkmale speichern und wieder aufrufen. Dazu muss man lediglich unter SCHLÜSSEL einen entsprechenden Namen eintragen bzw. bei erneutem Aufruf wieder eingeben. Damit erspart man sich die mühsame und fehleranfällige Eingabe der einzelnen Merkmale. Im aufgeführten Beispiel werden unter dem Namen EK0 alle Aufträge geprüft, ob sie einen EK-Wert von Null haben. Leider ist an der Stelle SCHLÜSSEL keine Eingabe von F5 möglich, um sich alle gespeicherten Varianten ansehen zu können (wir arbeiten aber daran). Die unter SCHLÜSSEL gespeicherte Vorgabe für die Merkmale können auch noch geändert werden oder man kann mit F2 oder Cursor down auch gleich die Vorgaben bestätigen und damit dann direkt die Druckausgabe starten.
06.02.	WWS/ allgemein	Bestellungen,LS1 und LS3	Die Namensänderung von Branion nach Soennecken wirkt sich bedauerlicherweise auch in COMMERZ-ACTUELL aus: Die Dateien für die Kommunikation beinhalten die Lieferanten-Kurzbezeichnung und wer nun einfach im Lieferantenstammsatz "branion" durch "soennecken" ersetzt hat, muss feststellen, dass die Kommunikation nicht mehr funktioniert. Wir werden in Zukunft beide Varianten zulassen (branion und soennec als Dateinamens-Bestandteil). Solange diese Änderung noch nicht ausgeliefert und integriert ist, bitte noch die Kurzbezeichnung "branion" belassen.
05.02.	allgemein	Faschingsdienstag	Heute ist in München (und auch in Baldham) Faschingsdienstag ........
04.02.	FIBU	Verteilung Eingangsrechnungen	Mit Eingabe von F3 beim Gegenkonto können Eingangsrechnungen auf maximal 5 verschiedene WE-Konten verteilt werden. Dabei ist wichtig, dass die einzelnen Beträge als Nettowerte eingegeben werden müssen; d.h. dass man die einzelnen Posten aus der Rechnung nur zu addieren braucht. Weiterhin ist zu beachten, dass Rechnungen mit zwei Mehrwertsteuersätzen nicht als Ganzes eingegeben werden können; hier sind dann zwei Buchungen erforderlich.
01.02.	TK	Bon stornieren	Wenn an der Kasse ein Auftrag erfasst wurde und der Kunde möchte das alles nicht mehr habe oder man möchte die bisher erfassten Positionen alle stornieren, dann kann man das ganz einfach mit 2=ABBRUCH in der untersten Zeile bewerkstelligen. Wenn aber bereits ein Bon gedruckt worden ist und dieser soll storniert werden, dann muss man beim KUNDE F3 eingeben: Danach wird die Auftragsnummer verlangt, die auch noch auf dem zu stornierenden Bon steht, bzw. die letzte Auftragsnummer wird vorgeschlagen. Mit BON DRUCKEN und "J" kann man eine Kopie erstellen und bei "N" kommt die Abfrage: Die Eingabe von "J" führt dann letztlich dazu, dass der gesamte Bon storniert wird.
31.01.	TKD	Stunden verbuchen	Wenn man Stunden-Artikel in TKD angelegt hat und denen eine Verrechnungsart 00 bis 09 zugeordnet hat, dann werden diese immer automatisch mit zwei Stellen nach dem Komma gewertet. Wenn aber solche Artikel auch in WWS oder OBJ verwendet werden, kann es dort wegen den unterschiedlichen Behandlungen der Daten zu Problemen bei der Speicherung der Mengen führen. Deshalb sollte man die in TKD angelegten Stunden-Artikel nicht auch in WWS oder OBJ verwenden, sondern dort neue Artikel anlegen und verwenden (wenn überhaupt notwendig). Die Verwendung von Techniker-Stunden in WWS/OBJ führt sowieso auch nicht einmal dazu, dass diese beim Techniker verbucht werden.
30.01.	TKD	KFZ-Lagerbuchungen	In COMMERZ-ACTUELL-TKD gibt es zwei verschiedene Varianten der Buchungen, wenn man mit KFZ-Lager arbeitet. Die beiden Verfahren lassen sich am besten an einem Beispiel darstellen: Variante A Lager verfügbar KFZ Ausgangssituation 10 10 0 Umbuchung von Lager --> KFZ (Menge=3) 10 10 3 Auftrag erfasst (Menge=1) 10 9 3 TKD-Auftrag (Menge=1,nach Abschließen) 9 9 2 Variante B Lager verfügbar KFZ Ausgangssituation 10 10 0 Umbuchung von Lager --> KFZ (Menge=3) 7 10 3 Auftrag erfasst (Menge=1) 7 9 3 TKD-Auftrag (Menge=1,nach Abschließen) 7 9 2 Der wesentliche Unterschied liegt darin, welche Mengen man wo sieht (sehen möchte). Bei der Variante A sieht man im Lager immer die Gesamtmenge, die von einem Artikel insgesamt vorhanden ist; sie stimmt aber nicht mit der Menge überein, die man im Lager sieht. Bei der Variante B stimmt die im Lager angezeigte Menge mit der tatsächlich dort liegenden Menge überein. Die Vor- und Nachteile liegen in den Funktionen Bestellwesen und Inventur. Wenn man das Bestellwesen nichtdurch automatischen Vorschlag auf Basis des verfügbaren Bestandes abwickelt, dann ist die Variante A vorzuziehen, weil man dort die (noch) insgesamt vorhandene Menge sieht. Bei der Inventur ist die Variante A jedoch von Nachteil, weil der gezählte Bestand geringer ist und so nicht unmittelbar als neue Basis für den Lagerbestand verwendet werden darf. Der Fachhändler kann selbst entscheiden, welche Variante er einsetzen möchte. Dazu ist bei einem Wechsel aber Kontakt mit der Hotline aufzunehmen, weil der aktuelle Zustand berücksichtigt werden muss.
29.01.	WWS	Lagerbewegungsprotokoll für "verfügbar" ?	Warum kann man sich das Lagerbewegungsprotokoll eigentlich nicht nur für den Lagerbestand sondern auch für den "verfügbaren Bestand" sich ausgeben lassen? Ganz einfach, weil man aus dieser Auswertung erkennen kann wie oft, in welchem Zeitraum und in welcher Menge ein Artikel nicht lieferbar gewesen ist. Sobald der verfügbare Bestand negativ wird, ist die Situation eingetreten, dass in dieser Menge ein oder mehrere Aufträge erfasst worden sind, die nicht geliefert werden konnten. Man kann also aus dieser Auswertung kritische Artikel erkennen, die z.B. häufig nicht lieferbar waren, und man kann dann damit das Bestellsystem entsprechend anpassen. Insofern ist diese Auswertung ein wichtiges Werkzeug für die Verbesserung der gesamten Lagerbestandsführung.
28.01.	allgemein	Druckerverwaltung	In der Druckerverwaltung gibt es für "WORD-Drucker" im 2. Bildschirm das Feld ANZAHL ZEILEN. Dort kann man nach dem "z" eine zweistellige Ziffer als maximale Zeilenzahl für die Listen eingeben. Damit können dann die üblicherweise auf DIN A4 ausgegebenen Auswertungen so gesteuert werden, dass sie das gesamte Blatt ausnutzen. Diese Zeilenangabe sollte natürlich nur für Auswertungen in Listenform vorgegeben werden, wobei man ggf. etwas probieren muss, um eine optimale Ausnutzung zu erhalten. Eventuell sind auch neue Drucker für spezielle Auswertungen anzulegen. Auf jeden Fall können damit jetzt die Ausgaben so gesteuert werden, dass nicht 1/3 der Blätter leer bleiben.
25.01.	WWS	Renner/Penner	Beim Erstellen der Renner-/Pennerliste gibt es eine Abfrage "ERWEITERTE LISTE". Bei "N" wird die Standard-Ausgabe erzeugt, die im wesentlichen die Artikel sortiert nach Umsatz/EUR, Umsatz/Menge oder Nutzen darstellt, wobei auch immer die Rangstufen der anderen beiden Gruppen angezeigt werden. Bei "J" ist die Auswertung ganz anders aufgebaut und enthält u.a. auch die durchschnittlichen Quartals- und Jahreswerte, sowie die Lager- und die Spitzenwerte. Diese spezielle Auswertung kann nützliche zusätzliche Informationen für die einzelnen Artikel geben. Am besten: Einfach einmal ausgeben und prüfen, ob die Daten für Einkauf und Lager wichtig sind.
24.01.	TKD	Vertragsnummern auf Rechnung	In COMMERZ-ACTUELL-TKD kann man für jedes Gerät eine Vertragsnummer eingeben. Diese Vertragsnummern können auch auf den Abrechnungen gedruckt werden, aber dazu sind zwei Voraussetzungen zu erfüllen. Zum einen ist im Parametersatz-0 das Feld VERTRAGSNR. AUF ABRECHNUNG auf "J" zu setzen und zum anderen ist im Parametersatz-10 unter VERTRAGSNR.-TEXT AUF ABRECHNUNG ein Text einzugeben, der auf den Abrechnungen vor der Vertragsnummer ausgegeben wird. Dieser Text wird nicht gedruckt, wenn beim Gerät keine Vertragsnummer hinterlegt ist. Damit kann man erreichen, dass nur für bestimmte Geräte oder Kunden die Vertragsnummer gedruckt wird und für die anderen nichts ausgegeben wird.
23.01.	WWS	Preislisten	Wir empfehlen immer, die für einen Kunden angelegten Nettopreise in Form einer Preisliste im AUFGABENKOMPLEX "SONDERPROGRAMME" auszugeben, weil das besser aussieht, als wenn man die Daten als Angebot druckt. Beim Druck von Preislisten muss man aber wissen, dass für jede Kombination Kunden - Artikel immer eine Preisfindung stattfindet. Das ist nun dann belanglos, wenn man Nettopreise druckt, weil ja (wenn nicht spezielle andere Preise vorliegen und der Kunde auf Bestpreisfindung steht) die Preisfindung immer wieder den Nettopreis ermittelt. Anders könnte es sein, wenn man ein "normales" Angebot als Preisliste drucken würde, wenn für den Kunden in bezug auf die Artikel z.B. Nettopreise vorliegen würden. Dass immer eine Preisfindung stattfindet wurde vor allem deshalb so integriert, weil man z.B. ein in einem Angebot zusammengestelltes Artikelsortiment verschiedenen Kunden als Preisliste offerieren möchte, die unterschiedliche Preiskonstellation haben könnten.
22.01.	WWS/TKD	Lastschriften	Lastschriften werden in COMMERZ-ACTUELL in WWS und TKD erstellt, weil nur dort die erforderlichen zusätzlichen Daten zur Verfügung stehen. In die FIBU werden die Rechnungen und die Lastschrift-Daten für die weiterer Verarbeitung übergeben. Der Druck der Lastschriften wird natürlich maßgeblich bestimmt durch die zugeordnete Zahlungsbedingung. Beinhaltet diese einen Skontoabzug, dann wird die Lastschrift mit einem Skontoabzug erst zu dem Zeitpunkt erstellt, wenn die Skontofähigkeit gerade aufgehört hat (das entspricht zwar nicht immer, aber so in etwa dem angenommenen Zahlungsverhalten der Kunden). Aus diesem Grunde kann sich damit auch die Ausgabe der Lastschriften verzögern. Es gibt noch einen anderen Grund, wenn einmal Lastschriften nicht erstellt werden, nämlich dann, wenn es für den Kunden Gutschriften gibt die noch zu berücksichtigen sind. Nicht erstellte Lastschriften können über den Druck Rechnungsausgangsbuch in der Spalte "L" erkannt werden.
21.01.	allgemein	Paperworld 2008	Hiermit möchten wir Sie darüber informieren, dass die Logics systems GmbH auf der diesjährigen Paperworld nicht vertreten sein wird. Bereits im letzten Jahr mussten wir feststellen, dass die Intensität der Verkaufs-Nachfrage bezüglich COMMERZ-ACTUELL nachgelassen hat und eine weitere Beteiligung nicht zu rechtfertigen ist. Fachhändler, die sich für das Nachfolgesystem Concept Office interessieren, können sich dieses in der Halle 4.1, Stand K17, bei der Firma wegscheider office solution gmbh ansehen. Dabei ist uns besonders wichtig, dass durch unsere intensive Zusammenarbeit mit unseren Partnern nicht nur eine Programmmigration sondern auch eine umfassende und weitgehend lückenlose Datenübernahme möglich geworden ist, die sogar an einem einzigen Wochenende stattfinden kann. Die logics feiert in diesem Jahr ihr 30-jähriges Firmenjubiläum und sie ist fest entschlossen, auch noch insgesamt 35 Jahre für den Fachhandel tätig zu sein. Sie steht somit voll zu ihrem Versprechen, die COMMERZ-ACTUELL-Programme mindestens noch 3 bis 5 Jahre zu betreuen und weiter zu entwickeln.
18.01.	FIBU	FIBU-Daten	Der IDEA-Export wurde jetzt gekoppelt an das "ABSCHLIESSEN WJ". Das bedeutet, dass genau zu dem Zeitpunkt, ab dem die Buchhaltungsdaten des Vorjahres nicht mehr zur Verfügung stehen, die Daten im IDEA-Format erstellt werden. Dieser Datenbestand sollte dann entsprechend (ggf. mehrfach) gesichert werden. Wichtig in diesem Zusammenhang ist, dass der Wirtschafts-Jahreswechsel nicht zu früh durchgeführt wird (der letzte Termin ist erst dann, wenn das übernächste WJ eröffnet werden muss). Wer die IDEA-Schnittstelle (aus welchem Grund auch immer) noch nicht einsetzt, sollte nicht nur zum Jahresende (Geschäftsjahresende) sondern auch direkt vor dem Wirtschafts-Jahreswechsel eine Gesamt-Sicherung erstellen. Damit ist dann gewährleistet, dass die FIBU-Daten eines Jahres zur Verfügung stehen. Um diese Daten jedoch einem Betriebsprüfer zur Verfügung zu stellen, ist aber immer die IDEA-Schnittstelle erforderlich.
17.01.	WWS	Lieferungen	Wenn man wissen möchte, welche Mengen einer Bestellposition mit welcher Lieferung eingegangen sind, kann man dieses am besten über den Menüpunkt RECHNUNGSKONTROLLE erreichen. Dort werden für jede einzelne (Teil-)Lieferung die gelieferten Mengen für jede Position ausgewiesen.
16.01.	WWS	Was sind eigentlich "AUSFÜHRUNGEN" ?	Bei der Kostenstellen-Artikel-Liste kann man Zusammenfassungen und Zwischensummen auch nach AUSFÜHRUNGEN bilden: Diese werden dadurch gebildet, dass man die ersten 7 Stellen der Artikelnummer betrachtet und damit gleichartige Artikel z.B. unterschiedlicher Farbe zusammenfasst. Damit ist klar, dass diese Auswertung nur dann möglich ist, wenn man die Artikelnummernstruktur von büro actuell (9-stellig, nummerisch) verwendet.
15.01.	TKD	Enthaltene Freikopien	Im 4. Gerätebildschirm kann man dann, wenn das Gerät nur einen Zähler hat, festlegen, ob die in der Wartungspauschale enthaltenen Freien Einheiten ausgewiesen werden sollen oder nicht. Dieses Feld darf man nicht auf "J" setzen, wenn man in einem Pool Geräte auch mit mehreren Zählern hat, weil diese nicht mit einbezogen werden und somit die Gesamtzahl (für Zähler 1) falsch ist. In der Version 3.02 kann man auch für Geräte mit mehr als einen Zähler dieses Feld auf "J" setzen und bei der Berechnung der Wartungspauschale werden dann die enthaltenen Freien Einheiten für jeden Zähler getrennt ausgewiesen. (siehe auch 5.12.2007)
14.01.	FIBU	Steuerbuchung bei RA-Rechnungen	Diese Rechnungen von Rechtsanwälten, bei der lediglich Steuer zu verbuchen ist, kann man ganz einfach folgendermaßen buchen: 1. Neues Steuerkennzeichen definieren und auch Steuer-Sachkonto bei den Sammelkonten eintragen 2. RA-Rechnung mit Null EURO als Eingangsrechnung erfassen, aber durch IN ORDNUNG = "N" die Vorsteuer von Null auf den ausgewiesenen Wert ändern. Als Gegenkonto ein Zwischenkonto verwenden 3. Mit Zahlung über den Steuerbetrag das Zwischenkonto (=KONTO) wieder entlasten. Beispiel anfordern.