Logics News 2016

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Datum

betrifft

Thema

Beschreibung

 

15.12 allgemein 2016/2017 Die "News-Schreiber" gönnen sich eine längere Feiertagspause, sodass die nächsten Informationen erst so um den 09.1.2017 erscheinen werden.

Unsere Hotline ist bis dahin zu den üblichen Zeiten zu erreichen,
 
Das gesamte logics-Team wünscht allen ein besinnliches Weihnachtsfest und einen guten Rutsch ins Jahr 2017.

Es freut sich ganz besonders, die COMMERZ-Anwender auch weiterhin langfristig betreuen zu dürfen
14.12 WWS BüroBest 2017 Nichts ist lästiger und auch noch fehleranfälliger als Artikel manuell zu pflegen. Seit den Anfängen von COMMERZ war die logics immer bemüht, die Pflege zu automatisieren. Der beste Schub kam sicherlich mit PBS Network, die als Mittler zwischen Fachhändler und Lieferanten professionelle Lösungen auf den Weg gebracht haben. 

Für Soennecken-Fachhändler steht jetzt wieder an, den neuen BüroBest-Katalog zu übernehmen. Dazu haben wir seit Jahren  entsprechende Programme zur Verfügung gestellt, die ein Update oder eine Neuanlage der Katalogdaten auf sehr einfache Weise und  automatisiert durchführen. Wir haben die Soennecken-Fachhändler bereits angeschrieben (E-Mail vom 30.11.2016) und die ersten Katalogdaten (leider ist eine weitgehend individuelle Anpassung erforderlich) bereits ausgeliefert. 
Das Übernehmen der Daten sollte rechtzeitig geplant werden und deshalb sollten diese auch möglichst noch in diesen Tagen ausgeliefert werden (nur E-Mail beantworten).      
13.12 TKD   Wir hatten bereits an 08,06.2016 auf ganz nützliche und besonders  wichtige Erweiterungen in TKD hingewiesen, die die gesamten  Abläufe verbessern und auch wichtige Informationen über Geräte, Pools und Freie Einheiten liefern. Nachfolgend nochmals die einzelnen Erweiterungen; Details und Beispiele gerne durch unserer Hotline:

Neben diversen Detail-Erweiterungen wurden in COMMERZ-TKD in letzter Zeit folgende (leider meist kostenpflichtige) Erweiterungen  integriert:
1. Vorausberechnung Vertragsabrechnung (Zähler)
Damit kann man etwaige Fehler (vor allem bei Pool-Abrechnungen) vorab erkennen und erheblichen Aufwand vermeiden. Es werden die aktuellen (zu erwartenden) Daten und die Daten der vorher gehenden Rechnung ausgewiesen. Das Programm kann für einzelne Geräte, Gerätegruppen oder auch für einzelne Pools aufgerufen werden.
2. Auswertung Freie Einheiten
Abgleich der echten Kopien mit den dazu gehörenden Freien Einheiten. Damit kann man erkennen, ob die ehemals festgelegten freien Einheiten im Einklang mit den Kopien stehen. Bei gravierenden Abweichungen sollte man die Vertragsdaten prüfen und ggf. ändern.
3. Globale Pool-Änderungen
Ändert sich ein bestimmtes Feld in allen Geräten eines Pools, dann kann mit diesem Programme die  Änderung in allen Geräten des Pools automatisch erfolgen. Bisher müssen alle Geräte einzeln aufgerufen und geändert werden. Das Programm erkennt auch Abweichungen in den Geräten, wenn der Ursprungswert in einem Gerät anders ist.
4. Lastschrift-Verfahren
Die Daten von TKD-Rechnungen (insbesondere Mieten oder Wartungen) werden entsprechend dem SEPA-Vorschriften so aufbereitet, dass sie direkt in Bankprogramme übertragen werden können. 
5. Zähler-Abfrage per E-Mail
An den Kunden wird eine E-Mail versendet, die ihn auffordert die Zählerstände seiner Geräte zurückzusenden. Letzte Zählerstände werden mit ausgegeben, der Kunde kann in dem Anhang seine Daten eintragen und zurücksenden. Diese Daten werden dann automatisch (ohne Zusatzeingabe) als Zählerstand ins COMMERZ übernommen.
6. Rechnungen per E-Mail
TKD-Rechnungen können als Anhang im pdf-Format den Kunden übermittelt werden. Spezielle Steuerungen berücksichtigen die Ausgabe bzw. die Nicht-Ausgabe für die verschiedensten Fälle, wie zum Beispiel:
- Kein Druck auf Formular, wenn E-Mail-Versand
- Null-Rechnungen (nicht) versenden
- Kopien auf verschiedenen Druckern/Schächten (blanko).
7. Störungen und Anforderungen von Kopiersystemen
Meldungen (z.B. Tonerbedarf) führen automatisch zu einem Auftrag in COMMERZ-TKD.
8. Jährliche Kopien
Für jedes Gerät werden die Daten für mehrere Jahre in eine csv-Datei abgestellt,  die dann in EXCEL umgewandelt zur eigenen Auswertung zur Verfügung stehen. Dabei lassen sich Vergleiche über verschiedene Jahre oder Tendenzen für Kunden, Modelle oder Geräte ableiten.   
9. Techniker-Einsatz
Die mit Tablets ausgestatteten Techniker erhalten ihre Aufträge aus COMMERZ elektronisch und senden die erbrachten Leistungen ebenso zurück. Manuelle Erfassung der Technikerberichte sind dann nicht mehr erforderlich bzw. reduzieren sich erheblich.
10. Beratungs- und Großaufträge
Anlage eines gesamten Auftrages und Teilabruf einzelner Positionen 
mit der Möglichkeit des Abrufes von Teillieferscheinen und Teilrechnungen.

Interesse/Bedarf? Wir senden ihnen gerne Detailbeschreibungen.
 
12.12 FIBU   Die Mahntexte in der FIBU bestehen eigentlich aus (nur) 6 Zeilen, sie können aber auch verlängert werden. Ausgegeben wird je nach Mahnstufe der Mahntext 1 bis üblicherweise 3. Diese können in der Stammdatenverwaltung angelegt werden. 
Wenn die 6 Zeilen nicht ausreichen, kann man weitere Zeilen in den Mahntexten ab Textnummer 41 anlegen. Diese Zeilen werden dann anschließend an die Zeilen aus Mahntext 1 bis 3 ausgegeben.
Beispiel dafür:
Mahntext 1

Mahntext 41

Auf den ersten Mahnungen werden dann insgesamt 10 Zeilen als Mahntext ausgegeben.
08.12 WWS wer bekommt 
diesen Artikel?
Häufige Situation: Lieferung eines Artikels und es ist nicht bekannt, wer diesen Artikel bekommen soll:
Einfachste Lösung in COMMERZ:
Aufruf der Rückstandsliste auf Bildschirm:

Damit lässt sich dann ganz schnell ermitteln, in welchen Aufträgen (bei welchen Kunden) noch Rückstände für diesen Artikel vorhanden sind.  
07.12 TKD Zonen Wenn man bei den Techniker-Aufträgen Zonen verwendet, wobei je nach Entfernung verschiedene Zonen zur Anwendung kommen können, dann kann man dieses auch automatisieren. Das Problem ist, dass man zum Zeitpunkt der Auftrags- oder Leistungserfassung eigentlich den betreffenden Artikel aufrufen muss, wobei man immer noch nicht weiß, in welcher Zone der Kunden oder das Gerät eigentlich liegt. 
Zur Automatisierung ist es lediglich erforderlich im 7. BS bei den Geräten die verschiedenen Zonenartikel (FAHRTKOSTEN) einzugeben (hier z.B. 700200100):

Bei der Auftrag- oder Leistungserfassung braucht man dann keinen Artikel mehr einzugeben, sondern lediglich die Verrechnungsart "40" (sofort ENTER statt Artikelnummer):

Nach Bestätigung wird dann der betreffende Artikel automatisch aus dem Gerätestamm eingetragen:
06.12 TK Zusatztext oben Der Name des Kunden wird üblicherweise im oberen Teil des Bons mit seiner gesamten Rechnungsadresse aus dem Kunden-Stammsatz ausgedruckt. Wenn es sich um einen (Standard-)Ladenkunden handelt eigentlich auch, aber da ist normalerweise keine Adresse erforderlich. Man kann in dem Kundenstammsatz des Ladenkunden deshalb statt vielleicht "Ladenkunde" im Namen auch einen beliebigen Text anlegen:

Wenn man nur NAME1 und NAME2 und nicht die weiteren Felder der Rechnungsadresse belegt, wird auch die Kundennummer nicht gedruckt. Dieser Text, der auch ein zusätzlicher Werbetext sein kann, wird dann im oberen Teil des Bons ausgegeben wird: 

Der untere Teil kann dann - wie üblich - über die Textnummer 85 (4 Zeilen) für weitere Texte verwendet werden. 

05.12 allgemein ineffiziente Tätigkeiten Unsere Hotline stellen immer wieder fest, dass Anwender von COMMERZ in ihren Unternehmen aufwändige, kostenintensive und auch mit Fehlern behaftetet Tätigkeiten durchführen, die mit dem Einsatz von COMMERZ entweder völlig gelöst werden können oder die mit geringstem Kostenaufwand erheblich effizienter durchgeführt werden könnten. Auch das mühsame Nacherfassen von Daten aus COMMERZ-Auswertungen in andere Auswertungssysteme gehört dazu, genauso wie eine manuelle Preispflege. 
Wenn Sie solche Tätigkeiten auch in Ihrem Unternehmen feststellen, sollten Sie unbedingt mit unserer Hotline Kontakt aufnehmen. Sie findet sicherlich einen Weg, Ihnen solche unnötigen Tätigkeiten zu ersparen oder diese wesentlich effizienter zu gestalten  
01.12 WWS Artikel finden Wenn man bei Erfassen eines Auftrages bei ARTIKEL die Wundertaste F3 eingibt, kann man eine Warengruppe eingeben:

Da vor der Eingabe ein Stern steht, kann man auch F5 eingeben und erhält die Warengruppen angezeigt:

Aus diesen kann man dann sich die Artikel anzeigen lassen, die der Kunde früher in der ausgewählten Warengruppe einmal geordert hat:

Wenn man bei WARENGRUPPE F3 eingibt, erhält man alle Artikel, die der Kunden erhalten hat mit Datum, Auftragsnummer, Menge und VK-Preis.
Diese Funktion ist natürlich nur anwendbar, wenn der Kunde nicht allzu viele Artikel geordert hat und wenn auch die Bezeichnungen der Warengruppen in der SYSTEM-TEXT-VERWALTUNG richtig angelegt sind.
30.11 allgemein Inventur Etliche Fachhändler müssen zum 31.12. wieder ihre Inventur durchführen. Es sind bis dahin zwar noch etwa 4 Wochen, aber mit den Vorbereitungen sollte bereits jetzt begonnen werden. Dieses insbesondere dann, wenn man die Inventur neuerdings unterstützt durch Barcode-Inventur-Scanner noch schneller und sicherer erledigen möchte.

Hierfür sind zwei Komponenten erforderlich:

1. Scanner mit Exportschnittstelle zu COMMERZ
Fachhändler, die die Inventur mit Scannern durchführen, haben diese bei der Firma ESTO Industrie Technik GmbH (0331/74883-0) gekauft oder gemietet.

2. Zusatzfunktionen in COMMERZ zum Bearbeiten der Scan-Daten
Dabei wird COMMERZ-WWS um folgende Funktionen erweitert:
8. INVENTUR MIT MOBILER ERFASSUNG im Menüpunkt INVENTUR:

Dort stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Dazu nachfolgend eine kurze Beschreibung:
1. INITIALISIEREN
zum Beginn der Inventur
2. EINLESEN ERFASSTER ARTIKEL
Übernahme der gescannten Daten (EANs + Mengen), auch von mehreren MDEs
3.-6. LISTEN
Diverse Auswertungen, um mögliche Fehler aufzuzeigen. Diese können aber auch erheblich reduziert werden, wenn bereits im Vorfeld entsprechende Überarbeitungen durchgeführt werden (EANs, Testinventur)
7. BEARBEITUNG ERFASSTER ARTIKEL
Erfasste Daten können damit korrigiert werden
8. ÜBERNAHME IN DIE ZÄHLLISTE
Danach stehen die Daten so bereit, als wären sie manuell erfasst worden und sie können auch noch mit ÄNDERN EINZELARTIKEL weiterhin korrigiert werden
9. INITIALISIEREN NICHT ERFASSTER ARTIKEL
Bei allen Artikeln, die nicht erfasst wurden, werden die Mengenfelder auf null gesetzt (nicht gezählt = nicht mehr vorhanden).

Weitere Antworten (Scannertyp von ESTO GmbH, weitere Details bezüglich der Inventur oder die anderweitige Verwendung der Scanner) gerne durch unsere Hotline.
29.11 allgemein in eigener Sache Beschreibungen in der logics-news werden häufig mit Daten auf Bildschirmen oder mit Bildern von Druckausgaben dargestellt, die die Funktionen verdeutlichen sollen. Dabei kommt es uns mehr auf den Ablauf und weniger auf den Inhalt und die Zusammenhänge der Daten an. So kann es passieren, dass ein Toner nicht zum Modell passt, ein nicht gerade realistischer Preis dargestellt wird oder dass sich ein wirklichkeitsfremder Bruttonutzen ergibt. 
Wir bitte da ein wenig um Nachsicht, weil es uns trotz unserer langjährigen Erfahrung zu aufwendig wäre, auch noch stimmige Werte zu ermitteln und diese zusätzlich auch noch auf Plausibilität in allen Richtungen prüfen zu müssen. 
28.11 TKD welcher Toner? Wenn man in TKD einen Auftrag für einen Auftrag erfasst, über den ein Kunde einen Toner geliefert haben möchte, kann man sich die "richtigen" Toner anzeigen lassen. Das geht einerseits über die Anlage von modellbezogenen Artikeltabellen oder aber auch über die Auskunft, was der Kunden bereits früher einmal für dieses Gerät erhalten hat.
Möglichkeiten für Positionstypen:
 
Mit "x" erhält man die Artikel aus der Artikeltabelle:

Mit "y" erhält man die bei diesem Gerät früher einmal eingesetzten Artikel (jeder Artikel aber nur einmal, als keine Historie):

Man könnte aber auch über die Eingabe von "g" sich die Historie auf den Bildschirm bringen, um dort weitere Details beauskunften zu können.
24.11 TK Funktionen ab 1.1.2017 Wir sind dabei, die neuen Anforderungen an Kassensysteme, die ab 1.1.2017 gelten, rechtzeitig fertigzustellen. Um die Vorschriften der nicht mehr änderbaren Aufzeichnungen zu gewährleisten, werden auch einige Funktionen, die diese umgehen konnten nicht mehr zur Verfügung stehen.
Unsere Hotline wird sie in Kürze über die Änderungen informieren.
23.11 WWS Reservierungen Haben auch Sie Kunden, die einen bestimmten Artikel sofort geliefert haben möchten, und können Sie sicherstellen, dass dieser zu einem beliebigen Zeitpunkt in ausreichendem Umfang auch auf Lager ist?
Mit COMMERZ ist das alles kein Problem, weil diese Mengen kundenindividuell vorgebbar sind und die so reservierten Bestände nicht für alle andern Kunden zu Verfügung gestellt werden. Bei dem Bestellwesen werden diese Reservierungen auch entsprechend berücksichtigt.
Die Anlage von reservierten Beständen erfolgt in der Bearbeitung von Angeboten über die Angebotsart 11:

und dann in den Positionen mit Angabe der reservierten Menge:

Diese im Beispiel vorgegebene Menge von 2 wird nicht bei andere Kunden als "verfügbar" angezeigt und kann nicht an diese vergeben werden. Lediglich beim Auftrag von diesem Kunden werden die zusätzlichen Mengen von 2 Stück angezeigt. 
Auch das Bestellwesen wird beim Erstellen eines Bestellvorschlages diese Menge entsprechend berücksichtigen.
Voraussetzung für eine solche Reservierung ist natürlich der Einsatz der Lagerbestandsführung, aber die könnte man ja auch nur für solch ausgewählte Artikel gezielt einsetzen. 
22.11 WWS Rabattdruck Mit dem Steuerungsfeld RABATTDRUCK (J/N) im Kundenstamm

(und änderbar im Auftragskopf)

können ganz unterschiedliche Preise entstehen. Normalerweise steht dieses Feld auf "J", weil man dem Kunden seinen vereinbarten Rabatt auch anzeigen möchte. Sollen die gewährten Rabatte einmal nicht ausgewiesen werden, kann man dieses Feld auch auftragsbezogen auf "N" setzen. Wichtig dabei ist nun, dass der Gesamtpreis einer Position unterschiedlich berechnet wird:
a) Rabattdruck = "J"
Positionsendpreis = (Menge* Einzelpreis) abzgl. Rabatt
b) Rabattdruck = "N"
Positionsendpreis = Menge * (Einzelpreis abzgl. Rabatt)
Beispiel: Menge = 7, Einzelpreis = 5,74, Rabatt = 10)
Dann ergibt sich für 
a) (7*5,74)=40,18 abzgl. 10% = 36,16 
und für
b) 7*5,17 = 36,19, wobei 5,17 der um den Rabatt reduzierte VK ist.

Damit ergeben sich möglicherweise nur aufgrund unterschiedlicher Darstellungsformen unterschiedliche Positionsendpreise. Dieses ist aber auch korrekt, weil nur so die Position rechnerisch völlig in sich stimmig ist. Man muss es nur wissen, dass es zu solchen Differenzen kommen kann.
21.11 allgemein Nummernsystem in COMMERZ In COMMERZ werden etliche Nummern automatisch vergeben, aus denen man aber bei geschickter Nutzung einige Merkmale (z.B. Generierungszeiten) ableiten kann. Im Wesentlichen betrifft das 
o in WWS/OBJ
- Angebotsnummer
- Auftragsnummer
- Lieferscheinnummer_
- Rechnungsnummer
- Bestellnummer
- Kassenabrechnungsnummer
- Barverkaufsnummer
o in TKD
- Kostenvoranschlagsnummer
- Auftragsnummer (ist auch Lieferscheinnummer)
- Rechnungsnummer
- PROV-Auftragsnummer (siehe 16.6.2016)
- PROV-Rechnungsnummer (siehe 16.6.2016)
Die Nummern werden immer fortlaufend vergeben, allerdings mit der Ausnahme, dass die zu vergebende Nummer nicht noch vorhanden ist. Letzteres kann eintreten, wenn zum Beispiel alte Aufträge noch vorliegen. Es gibt aber in allen Programmen von COMMERZ diverse Auswertungen, die solche nicht bis zur Löschung (bzw. nicht mehr Nutzung) abgearbeiteten "Nummer" ausweisen, wie z.B. die Auftragswertliste in WWS oder die Auftragsliste in TKD.

Gerade der Jahresanfang ist nun dafür prädestiniert, mit neuen Nummernkreisen zu beginnen und diese in den Parametersätzen neu festzulegen. Man kann dann anhand der Nummer gleich erkennen, aus welchem Zeitraum die Daten stammen. Aber auch hier gilt es, die Vorgaben so anzupassen, dass gesetzliche Vorschriften nicht verletzt werden oder reale Informationen aus den neuen Nummern abgeleitet werden können.
17.11 TKD Vertragserhöhung Im Aufgabenkomplex 4. VERTRAGSABRECHNUNG gibt es einen Menüpunkt 13. VERTRAGSERHÖHUNG, über den die Verträge der Geräte erhöht werden können:

Über die dann aufrufbaren Unterpunkte lassen sich die Abläufe einer generellen Erhöhung der Verträge abrufen:

Zunächst können über den ersten Menüpunkt die Geräte ausgewählt und die Daten für die Erhöhung festgelegt werden. Aus diesen Daten kann dann eine EXCEL-Datei erstellt werden, die für jedes Gerät alle relevanten Daten enthält. Diese kann dazu genutzt werden, ein individuelles Anschreiben für die Ankündigung der Erhöhung (gleich mit den neuen Daten) zu erstellen und dieses den Kunden zuzusenden.   
Aus den Rückläufern können sich noch weitere Veränderungen ergeben, die dann über 2. ÄNDERUNG DER GERÄTE zu erfassen sind. Letztlich wird mit 4. ÄNDERUNG DER VERTRAGSDATEN die neuen Vertragskonditionen eingetragen. Diesen Menüpunkt muss man ggf. mehrfach aufrufen, da eine Änderung der Kopienpreise nicht sofort sondern erst nach der letzten Zählerabrechnung mit den alten Preisen durchgeführt werden darf.
Das lizenzpflichtige Programm ist flexibel anwendbar (Auswahl der Geräte, Berücksichtigung von Ausnahmen, Korrekturmöglichkeiten) und entspricht genau den Abläufen von Vertragserhöhungen (Ankündigung und danach zeitgenau die automatische Änderung). 
16.11 WWS Nettopreise Es gibt für den Geltungsbereich von Nettopreisen eigentlich vier verschiedene Arten:
a) Kundengruppe
Sie gelten für eine ganze Gruppe von Kunden (ggf. auch alle). Dann werden diese Nettopreise als A-J-Preise mit der Angebotsart 30 bis 39) angelegt und im Kundenstamm das Feld PREISKENNZEICHEN entsprechend auf A bis J gesetzt.
Hinweis: Diese Nettopreise können auch durch eine andere Preisliste (A-J-Preise) mit höherer Priorität überlagert werden, wenn dieses Preiskennzeichen im Parametersatz hinterlegt ist. 

Damit kann man z.B. zusätzliche Sonderangebote in die Preisfindung automatisch mit einbeziehen.
b) Einzelner Kunde
Sie gelten für einen Kunden. Dazu müssen kundenindividuell Nettopreise mit der Angebotsart "20" angelegt werden. Diese Preise haben immer absolute Priorität.
c) Kostenstellen
Sie gelten für alle Kostenstellen. Dann braucht man diese Nettopreise nur beim Hauptkunden einmalig zu hinterlegen. Unabhängig davon könnten aber auch für einzelne Kostenstellen zusätzliche Nettopreise (Angebotsart 20) angelegt sein.
d) Nebenkunden, Filialen
Ein Kunde (z.B. die Filiale eines Kunden) soll die gleichen Preise erhalten wie die Zentrale. Dann braucht man die Nettopreise nur  einmal (z.B. beim Hauptkunden) anlegen. Den Verweis auf diese Nettopreise steuert man bei den anderen Kunden (Filiale) über das Feld  "NETTOPR.REFERENZKUNDE" im Kundenstammsatz, in dem man dort die Kundennummer des Hauptkunden einträgt, unter dem die Nettopreise angelegt worden sind:

Selbstverständlich können bei solchen Kunden bei Bedarf auch noch individuelle Nettopreise angelegt werden, die bei mehrfacher Definition Priorität haben. Einen Nachteil gibt es allerdings, denn bei der NETTOPREIS-AUSWERTUNG sind dann alle Verkäufe aller dieser so verbundenen Kunden enthalten.
15.11 allgemein Daten-Änderung am Bildschirm Die Änderung von Datenfeldern erfolgt nach den üblichen Standards:
Sobald das erste Zeichen eines Eingabefeldes geändert oder neu eingegeben wird, wird das gesamte Datenfeld gelöscht.
Das ist natürlich ganz gut, wenn man gänzlich andere Daten eingeben möchte, aber immer dann ein Problem, wenn man nun wirklich nur das erste Zeichen z.B. eines Textfeldes ändern möchte und der Rest aber bestehen bleiben soll.
Es gibt dafür eine schnelle Lösungsmöglichkeit, nämlich vor der Änderung einmal CURSOR rechts und dann CURSON links eingeben. Dann steht man im Datenfeld wieder auf dem ersten Zeichen, das man ohne den Rest zu löschen nun ändern kann.
14.11 WWS Textpositionen im Auftrag Häufig kommt es vor, dass der Kommissionierer für einzelne Positionen oder auch für einen Auftrag insgesamt besondere Abwicklungen durchführen sollen. Diese Information soll dann auf einem Kommissionierungsbeleg stehen, aber nicht mehr auf Lieferschein und Rechnung gedruckt werden. Deshalb können auch Textpositionen eingegeben werden, die nur auf den Komm-Belegen ausgedruckt werden. Dazu ist statt dem "T" dann ein "TK" einzugeben. Folgendes Beispiel besteht aus 3 Positionen (1. Position: Text auf  Komm-Beleg, 2. Position: Artikel, 3. Position: Text auf Formular und Komm-Beleg):

Komm-Beleg dazu:

Lieferschein: 

Die Texte - insbesondere für den Komm-Beleg - können durch Leerzeilen oder Unterstreichungen noch deutlicher als in diesem Beispiel gestalten werden. 
Zusätzlich können nach "T" und "TK" auch Ziffern eingegeben werden, die auf feste Texte in STAMMDATENVERARBEITUNG TEXTE verweisen, die dann automatisch einkopiert werden.

Ganz wichtig: Textpositionen belegen eine Positionsnummer; der Text gehört immer zur vorhergehenden Artikelposition. Wenn diese auf Formularen wie Lieferscheine oder Rechnungen nicht gedruckt wird, wird auch die Textposition nicht ausgegeben. Das gilt nicht, wenn die Textposition die erste Auftragsposition ist. Diese wird immer gedruckt.
10.11 TKD Miete+Wartung
(kein Fehler)
In COMMERZ-ACTUELL-TKD besteht die Möglichkeit, Miet- und Wartungs-Beträge als eine Summe auf den Rechnungen auszuweisen. Damit erfährt der Kunde nicht, wie hoch die einzelnen Beträge sind. Für die korrekte Verbuchung ist es jedoch erforderlich, dass beide Beträge getrennt eingegeben werden. So sind zunächst die Mietdaten zu erfassen und danach die Wartungsdaten. 

Bei letzteren ist vom oberen Teil lediglich der Betrag für die Wartung einzugeben, da die Daten für Termine ja identisch sein müssen. Nachträgliche Änderungen bezüglich dieser Termindaten sind deshalb auch nur in den Mietdaten durchzuführen.  

Da Miete und Wartung immer gleichzeitig berechnet werden müssen, ist es kein Fehler, wenn man in den Wartungsdaten die oberen Felder nicht anders eingeben kann als die Mietdaten.
09.11 FIBU OP-Informationen aus DATEV Wenn als Buchhaltung DATEV eingesetzt wird, fehlen in COMMERZ wichtige Informationen aus der Buchhaltung, die für eine Erfassung eines Auftrages von Wichtigkeit sein können. Diese Informationen können z.B. ein Hinweis auf Mahnungen:

oder ein Überblick über die Offenen Posten eines Kunden sein, die in der Auftragsbearbeitung abrufbar sind:


Beim Einsatz der COMERZ-FIBU sind diese Ausgaben automatisch enthalten, aber auch beim Einsatz der DATEV-Buchhaltungen können sie abgerufen werden. Nachfolgendes Bild zeigt das Verfahren, wie die Informationen bereitgestellt werden:

Die Rechnungen aus COMMERZ (WWS, TKD, OBJ) werden wie bisher in die DATEV-Buchhaltung übertragen. DATEV ist in der Lage, die OPs in ein für COMMERZ verarbeitbares Format zu exportieren. Die Daten werden dann in eine MINI-FIBU übernommen, aus der dann die Auskunft abgerufen wird. Die Übernahme der OPs kann man auch automatisieren, sodass z.B. einmal täglich ein aktueller Stand in COMMERZ zur Verfügung steht.
 
Weitere Informationen gerne durch unsere Hotline
 

08.11 allgemein Planen für 2017 Wenn man sich zum 1.1.2017 den Kunden gegenüber als der Fachhändler, präsentieren will, der die heutzutage verfügbaren modernen DV-Techniken einsetzt, sollte man möglichst gleich damit beginnen, die Voraussetzungen dafür zu schaffen. 
Themen dafür gibt es genug:
o DV-Kommunikation mit den Kunden 
. Übernahme Kunden-individueller PBS-Aufträge
. Integration von Webshops
. Rechnungen per E-Mail oder auf elektronischer Basis
. Vorab-Informationen mittels Liefer-Aviso
. Verwendung kunden-eigener Artikelnummern 
o Kommunikation bezüglich Kopier- und Drucksysteme
. Meldungen über Störungen/Fehler
. Meldungen über Toner-Bedarf
. Meldungen über Zählerstände
. Kommunikation der Techniker-Auftrags-Daten
o Lastschriftverfahren zur Portoersparnis und Beschleunigung des Geldeinganges
o Layout der Formulare
Das Layout der Formulare sollte bei ganz vielen Anwendern einmal einer intensiven Prüfung unterzogen werden und unbedingt überarbeitet werden; jedes Formular stellt eine Art Visitenkarte des Unternehmens dar
o Intensivierung und Verfeinerung der  Kommunikation mit Logistik-Zentren (z.B. LS3)
o Verbesserung der internen Abläufe, auch zur Vermeidung von "Fehlern", die mit Beteiligung des Kunden erst behoben werden können (falsche Artikel, falsche Preise, falsche Zählerstände) 

In COMMERZ steht alles bereit, aber auch für die Einführung sind einige Aufgaben im Vorfeld zu erledigen. Die logics systems gmbh kann dazu gerne auch nützliche Tipps geben
07.11 WWS Belegabruf Der Menüpunkt dient dazu, Belege (das sind Lieferscheine oder Rechnungen) für bestehende Aufträge schnell abrufen zu können.
Dabei geht man davon aus, dass aus einem Komm-Beleg (der Ausdruck eines Auftrages zur Kommissionierung im Lager) ein Lieferschein erstellt wird oder aus einem Lieferschein die Rechnung abgerufen werden soll. In beiden Fällen sind Mengen aus den Belegen einzugeben, wobei diese Erfassung im COMMERZ mit viel Komfort ausgestattet ist, um schnell zu den gewünschten Belegen zu kommen.
So werden z.B. mit F3 bei der Positionsnummer die Mengen bis zur jeweiligen Auftragsmenge für alle Positionen des Auftrages vorgegeben oder man kann über die BS-Steuerung über Punkt 4=AUSKUNFT sich alle eingegebenen Daten des Auftrages noch einmal kontrolliert ansehen:
 
Wenn man diesen aufruft, werden die einzelnen Positionen angezeigt und man kann diese (nach Markierung der Position) auch noch mengenmäßig verändern:

Gleiche Funktion erzielt man, wenn man bei BS-STEUERUNG die "Wundertaste" F3 eingibt.
03.11 TKD  Leistungserfassung ohne Auftrag Das übliche Verfahren, um einen Werkstattauftrag abzuwickeln, ist die Erfassung eines Auftrages, die Ausgabe eines Auftragsbeleges für den Techniker und dann die Erfassung der erbrachten Leistungen. Häufig wird aber der Techniker ohne einen Auftrag zu erfassen zum Kunden geschickt und dann müssen die erbrachten Leistungen, ohne einen gespeicherten Auftrag zu haben, erfasst werden. 
Dazu gibt es zwei Verfahren:
1. Man erfasst die Leistungen in der AUFTRAGSBEARBEITUNG
(dann kann man diesen allerdings nicht nur abschließen, um später blockweise Rechnungen abzurufen)
2. Man erfasst die Leistungen in der LEISTUNGSBEARBEITUNG 
(dann kann man keinen Auftragsbeleg und keinen Lieferschein mehr ausgeben, die aber sowieso nicht mehr benötigt werden).
Hier wird man aber aufgefordert, eine Auftragsnummer einzugeben, die man aber nicht hat:

Wenn man hier die Funktionstaste F3 eingibt, wird automatisch die nächste Auftragsnummer vorgegeben, unter der die Leistungen dann erfasst werden können. 
02.11 TK Vorschriften ab 01.01.2017 Wir werden die Speicherung der Kassendaten (Bons und sonstige Vorgänge) so erweitern, dass diese in pdf-Format abgespeichert werden. Diese Daten sollten dann permanent oder zeitnah vollständig in ein Archivierungssystem (z.B. Docuware) übertragen werden. Damit ist gewährleistet, dass alle Kassenvorgänge entsprechend den neuen Vorschriften gespeichert werden. Sollten weitere Anforderungen bestehen, bitten wir darum, diese im Detail (!) unserer Hotline mitzuteilen.
27.10 allgemein Zeilenzahl

In der Druckerverwaltung gibt es für "WORD-Drucker" im 2. Bildschirm das Feld ANZAHL ZEILEN. Dort kann man nach dem "z" eine zweistellige Ziffer als maximale Zeilenzahl für die Seiten auf Listen eingeben. 

Damit können dann die üblicherweise auf DIN A4 ausgegebenen Auswertungen so gesteuert werden, dass sie das gesamte Blatt ausnutzen. Diese Zeilenangabe sollte natürlich nur für Auswertungen in Listenform vorgegeben werden, wobei man ggf. etwas probieren muss, um eine optimale Ausnutzung zu erhalten. Eventuell sind auch neue Drucker für spezielle Auswertungen anzulegen. Auf jeden Fall können damit jetzt die Ausgaben so gesteuert werden, dass nicht 1/3 der Blätter leer bleiben.  
In vielen Fällen werden die eigentlich "breiten" Auswertungen (bis 132 Zeichen pro Zeile) auf Ausgaben im Format DIN A4 verkleinert. Dabei bleibt dann z.T. der untere Teil leer, den man dann aber mit der entsprechenden Eingabe bei ANZAHL ZEILEN wieder nutzen kann.  
Eine weitere Eingabe, "Q",  steuert, ob die Ausgabe normal oder auf Querformat gedruckt werden soll. Auch damit kann man den Druck von Auswertungen weiter anpassen.

26.10 TK Bon stornieren Wenn ein bereits erstellter Kassenbeleg storniert werden soll, geht man ganz einfach so vor, dass man beim KUNDEN die Wundertaste F3 eingibt, die Auftragsnummer bestätigt oder ändert (sie steht auch auf dem zu stornierenden Bon) und dann die Abfrage auf nochmaligen Druck verneint:

Danach erscheint dann die Abfrage auf GESAMTSTORNO:
Neu ist, dass der nun gedruckte Beleg (KASSENSTORNO) individuell erweitert wurde um die Möglichkeit, Stornogrund und Unterschrift manuell einzutragen. 
25.10 WWS Auftragswertliste Ein wichtiges Werkzeug, um Aufträge zu ermitteln, die irgendwie "hängengeblieben" sind, ist die AUFTRAGSWERTLISTE. Sie kann in der AUFTRAGSBEARBEITUNG über den Menüpunkt 16 mit folgenden Auswahlmöglichkeiten aufgerufen werden:

Ganz entscheidend dabei ist die Eingabe bei UMFANG, denn dort kann man über "2" alle Aufträge sich ausgeben lassen, bei denen der Auftragswert nicht dem fakturierten Wert entspricht. Dabei können z.B. Aufträge aufgezeigt werden, die noch überhaupt nicht bearbeitet wurden, für die kein Lieferschein abgerufen wurde oder für die nicht alles berechnet wurde. Eine Auswertung mit kleinerem Umfang erhält man über den UMFANG "4", nämlich alle Aufträge die noch nicht fakturiert worden sind.
Für jeden Auftrag werden die Werte für 
o Auftragswert
o Restwert
o Wert in "zu liefern"
o Wert in "zu fakturieren"
o Wert in fakturiert
ausgewiesen.
Über den Datumsbereich kann man die neuesten Aufträge, die ja gerade noch in Bearbeitung sind, ausschließen oder die Aufträge  älteren Datums gezielt auswählen.

Diese Auswertung sollten Sie unbedingt des Öfteren einmal abrufen, um auch die "vergessenen" (nicht vollständig oder gar nicht bearbeiteten) Aufträge noch rechtzeitig abschließen zu können.
24.10 allgemein Allerheiligen Am Dienstag, den 1.11.2016, ist (auch) in Bayern Feiertag. 
Bitte beachten: 
Hotline am 31.10.2016 nur bis 12:00.
20.10 TKD Auskunft Historie neu

Wir hatten bereits am 28.7.2016 berichtet, dass nun auch die Historie-Auskunft und die Vertragsauskunft neu gestaltet worden sind, sodass nun ein einfaches Blättern mit Cursor-Taste möglich ist:

Mit Cursor "BILD RUNTER" kommt man in die letzte Zeile:

und mit "PFEIL RUNTER" in den nächsten Bildschirm'

Ganz wichtig ist aber auch, dass man mit PFEIL RAUF und RUNTER problemlos einzelne zusammenhängende Auskunfts-Positionen auf den Bildschirm bringen kann und dass diese jetzt nicht mehr in zwei getrennten Fenstern dargestellt werden.
Die Auskunft ist in der Version 4.0 enthalten (siehe auch logics news vom 6.10.2016)
.

19.10 WWS Nettopreise anpassen Nettopreise kann man "manuell" oder auch "automatisiert" an die aktuellen EK-Preise anpassen. Dieses ist z.B. erforderlich, wenn sich die EK-Preise verändert haben oder wenn generell eine Anpassung erforderlich wird. Für eine automaische Anpassung steht der Menüpunkt 9. NETTOPREISANPSSUNG zur Verfügung:

Dabei sind folgende Eingaben von besonderer Bedeutung:
ÄNDERUNG BEI SONDERARTIKEL (%)
Da nicht auf einen EK-Preis im Artikelstamm zurückgegriffen werden kann, ist hier ein Prozentsatz einzugeben, um den solche Artikel verändert werden sollen
VK-ÄNDERN (J/N)
Bei Eingabe von "J", werden die Nettopreise angepasst. Da geschieht dadurch, dass der EK-Preis in der Nettopreisposition mit dem EK-Preis im Artikelstamm verglichen wird und über die  prozentuale Differenz ein neuer Nettopreis festgelegt wird. Das setzt aber auch voraus, dass der EK-Preise in der Nettopreis-Definition noch einen einigermaßen realistischen Wert hat. Aktualisieren kann man diese EK-Preise mit der Eingabe von "N": Dann werden die EK-Preise aus dem Artikelstamm in die Nettopreise übernommen. 


Folgende Besonderheit ist bei der Anpassung zusätzlich wichtig:

Bei der Nettopreisanpassung wirken die neuen EK-Preise sofort.
Um sicher zu gehen und diese neuen Preise vorab prüfen zu können, kann man folgendes Verfahren anwenden:
a) man kopiert das Nettopreis-Angebot auf einen "neutralen" Kunden und führt bei dem die Nettopreisanpassung durch. Nicht korrekte Nettopreise kann man entsprechend verändern und anpassen. 
b) zum Zeitpunkt, zu dem die neuen Nettopreise wirken sollen, löscht man die aktuellen Nettopreise des Kunden und kopiert die bearbeiteten Nettopreise auf den betreffenden Kunden.
c) Sind mehrere Nettopreise so anzupassen, muss man natürlich mehrere "neutrale" Kunden angelegt haben. Man kann aber auch zwischendurch die geplanten Nettopreise beim Kunden selbst als "normales" Angebot hinterlegen und dieses dann durch Kopieren zu Nettopreisen werden lassen. 
 
18.10 allgemein Artikel finden

Die Eingabe einer Artikelnummer erfolgt in den Bildschirmen von COMMERZ immer nur an einer Stelle. 
Dieses ist auch der Grund, warum COMMERZ-ACTUELL so schnell ist. Zum einen muss man nicht erst mit der Maus auf ein spezielles Eingabefeld gehen, um dort einen speziellen Suchbegriff aus dem Artikelstamm einzugeben, und zum anderen kann man durch geschickte Eingabe erreichen, dass nicht erst eine Fülle von Artikeln zur Auswahl angeboten werden, sondern der gewünschte Artikel direkt gefunden wird. 
Der Nachteil ist aber, dass man über einen Vorbuchstaben COMMERZ mitteilen muss, über welches Suchmerkmal aus dem Artikelstamm (Zugriffsnummer, Artikelgruppe, EAN-Code, Bestellnummer, Text für Volltextsuche, Katalognummern oder Katalogseiten) gesucht werden soll. Dafür wurden dann die Vorbuchstaben, wie "z", "a", "i", "b", "v", "s" oder "o" eingeführt und bei einem Zugriff über die eindeutige DV-Artikelnummer diese ohne Vorbuchstaben einzugeben ist.

Für einige COMMERZ-ACTUELL-Anwender haben wir aber die Eingabe der Vorbuchstaben völlig eliminiert. Das bedeutet, dass diese Anwender ohne diese Buchstaben die Artikel finden.

Wie funktioniert das ?

Ganz einfach: Es wird eine Reihenfolge festgelegt, nach der die einzelnen Zugriffe nacheinander geprüft werden. Aber dabei muss natürlich vermieden werden, dass Artikel deshalb nicht gefunden werden, weil vorher über einen in der Reihenfolge vorhergehenden anderen Zugriff bereits ein "Treffer" erzielt wird und damit ein oder mehrere andere Artikel gefunden und angezeigt werden (und der gesuchte nicht).
Man muss also individuell prüfen, wie die aktuellen Zugriffsfelder normiert worden sind und welche Reihenfolge vorgegeben werden kann, um dann zu entscheiden, ob ein Finden von Artikeln auch ohne Vorbuchstaben immer zum Ziel führt. Zudem sind z.B. im Laden die Scanner neu einzurichten, weil das automatisch generierte "i" dann entfallen muss.

Informationen gerne dazu bei der Hotline.

17.10 WWS Tracking Mit COMMERZ-WWS ist man auch in der Lage, dem Kunden mitzuteilen,
o welche Artikel gerade geliefert worden sind,
o wo die Lieferung gerade befindet und
o wann sie voraussichtlich eintreffen wird.
Dieser Service, der insbesondere bei Großkunden immer mehr gefordert wird, lässt sich spielend ins COMMERZ integrieren.
Die beispielweise von Soennecken per E-Mail versendeten Liefer-Avise von LS3-Aufträgen (E-Mail-Adresse aus dem Kundenstamm unter E-Mails für Lieferscheine) enthalten zusätzlich  die Tracking-Informationen, über die der Kunde den Tracking-Status dann abrufen kann. 

Unsere Hotline vermittelt gerne weitere Informationen. 
 

13.10

FIBU

Anzeige Saldo

Bei Zahlungen wird der aktuelle Saldo angezeigt:

Dabei ist wichtig zu wissen dass der aktuelle Saldo erst dann ausgegeben wird, wenn man bei der nächsten Buchung das Gegenkonto (=die Bank) bestätigt. In diesem Beispiel war der ehemalige Saldo EUR 50,00 und die davorliegende Buchung über EUR 75,00. Nach Bestätigung des Gegenkontos erscheint dann erst der aktuelle Saldo (EUR 125,00) vor der neuen Buchung über EUR 250,00.

Übrigens: Wenn man mit ABLAUF-KENNZ = KS (Kontrollsummen) arbeitet, wird automatisch nach jeder Buchung dort sofort der aktuelle Saldo angezeigt. Dieses Verfahren mit der Kontrollsumme ermöglicht auch, Überträge aus den Kontenblättern zwischendurch zu prüfen.
Einzugeben sind 
GEGENKONTO (Bank oder so)
KS (aktueller Stand des Gegenkontos; wird bei Eingabe geprüft)
S/H (entsprechend dem internen Stand des Gegenkontos)
ENDSALDO und S/H (wird am Ende geprüft)

Kontrollsummen können auch beim Erfassen von Eingangs- oder Ausgangsrechnungen verwendet werden. Dann ist nur die Kontrollsumme einzugeben (kein Endsaldo). Sie wird bei jeder Buchung entsprechend reduziert und im Feld rechts davon werden die Beträge laufend addiert.  

12.10

OBJ

Bestellungen in OBJ

Die Bausteine COMMERZ-WWS und COMMERZ-OBJ unterscheiden sich nicht nur durch die Möglichkeiten in OBJ Langtexte zu verwenden sondern auch darin, dass das Bestellwesen ein gänzlich anderes ist. Wird in WWS die Bestellung meist lagerbezogen vorgeschlagen, ist sie in OBJ immer auftragsbezogen:

Dabei werden die späteren Bestellungen nach Lieferant und Auftrag getrennt ausgewiesen. 
Die Funktionen im Menüpunkt BESTELLVERWALTUNG beinhalten genau die Abwicklungen eines Einrichtungsauftrages,

die sich über die BESTELLÜBERWACHUNG noch optimal kontrollieren lassen:

Sind in einem Auftrag Lieferungen von mehreren Lieferanten  enthalten, kann nach dem Erhalt der Auftragsbestätigungen ein Plantermin festgelegt werden und dem Kunden der Termin in Form einer Kunden-Auftragsbestätigung mitgeteilt werden. Nach dem Verbuchen von Liefereingängen können dann Kundenlieferscheine erstellt werden. Beide Formulare lassen sich direkt im Bestellwesen (also genau dort, wo die entsprechende Eingabe gerade erfasst worden ist) abrufen.

Mit dieser Funktionen lassen sich Einrichtungsaufträge optimal abwickeln; vor allem auch deshalb weil durch WORD-Integration in OBJ-neu viele Möglichkeiten der Gestaltung von Formularen gegeben sind.

11.10

TKD

Vertragsende

Die Dauer von Verträgen wird in vielen Fällen in Monaten definiert. Aus dem VERTRAGSBEGINN das VERTRAGSENDE zu ermitteln, ist dann relativ einfach, wenn es sich um ganze Jahre handelt, wie bei 12, 24 oder 36 Monaten, weil man dann nur das Jahr entsprechend anpassen muss. Schwieriger wird es schon bei einer Dauer von 18 oder 30 Monaten, aber ohne mit den "Fingern abzuzählen" geht es kaum bei Vertragsdauern von beispielsweise 17 oder 31 Monaten.
Aber auch hier hat COMMERZ-ACTUELL eine Lösung:
Bei jeder Vertragsart gibt es das (etwas versteckte) Feld MON nach VERTRAGSBEGINN:

Wenn man dort die Anzahl der Monate eingibt, errechnet sich das VERTRAGSENDE automatisch:

Wenn aber bei MON die "0" bestätigt wird, heißt das nicht, dass VERTRAGSENDE gleich VERTRAGSBEGINN ist, sondern es wird dann das Enddatum von 311249 belassen.
Ist der Vertragsbeginn nicht auf dem Ersten eines Monats, wird ein  Tag vorgeben, der genau um einen Tag vor dem Beginntag liegt.

10.10

TK

Artikel ohne EK

Gerade im Ladengeschäft gibt es häufig Artikel, die man nicht einzeln in der Artikeldatei gespeichert sind, die aber mit VK-Preisen (unterschiedlich) ausgezeichnet sind. Üblicherweise legt man dafür einen Sammelartikel an. wie man es z.B. für Karten verschiedenster Art tut. Da die VK-Preise unterschiedlich sind, kann man in diesen Sammelartikel auch keinen festen EK-Preis hinterlegen. In solche Sammelartikel werden üblicherweise kein EK- und auch kein VK-Preis hinterlegt. 
Um jedoch zumindest einen annähernd realistischen Bruttonutzen den Verkäufen solcher Artikel zuzuordnen, wurde in COMMERZ folgendes Verfahren eingeführt:
In den ersten 3 Stellen der WAWI-Schlüssels im Artikelstamm kann man einen Prozentsatz hinterlegen:
 
Diese Prozentsatz wird dann immer auf den einzugebenden VK angewendet, d.h. der EK-Preis errechnet sich aus VK abzgl. Prozentsatz (hier 25,0%). An der Kasse macht sich das natürlich zunächst nicht bemerkbar. 

Wenn man aber den Auftrag betrachtet, erkennt man, dass der EK-Preis entsprechend errechnet wurde (VK-brutto (!) EUR 5,00, VK-netto EUR 4,20, abzgl. 25% = EUR 3,15).

Der Prozentsatz im WAWI-Schlüssel ist natürlich eine Annahme, die dem Bruttonutzen in etwa entsprechen sollte. Aber damit erreicht man zumindest einen annähernd stimmenden Bruttonutzen.
Ein weiterer Nutzen bei der Verwendung solcher Sammelartikel ist sicherlich auch der, dass man für eine ganze Gruppe von "ähnlichen" Artikeln nur einen einzigen Artikel anlegen muss.

06.10

allgemein

Version 4.0

Die logics hat in die COMMERZ-ACTUELL-Programme eine Vielzahl von Verbesserungen integriert, die die täglichen Abläufe optimieren, die Auswahl und die Darstellung von wichtigen Informationen leichter abrufen lassen und hat auch Anpassungen in systemseitiger Hinsicht durchgeführt. 
Das alles ist natürlich nur in der neuesten Version 4.0 enthalten, die schon längst bei etlichen Anwendern im Einsatz ist. Um die Neuerungen zu nutzen, ist es unbedingt erforderlich, diese Version auch einzusetzen bzw. die aktuelle Version 4.0 neu einzuspielen. 
Unsere Hotline unterstützt sie gerne dabei. 
Zum anderen ist anzumerken, dass ältere Versionen nicht oder nur mit besonderem Aufwand noch unterstützt werden können. 
Deshalb unsere dringende Empfehlung, so schnell wie möglich die neueste Version mit allen Vorteilen einspielen und nutzen.   

05.10

WWS

Steuerungen bei Nettopreisen

Bei der Anlage von Nettopreisen können im Angebots-Kopfsatz vier Steuerungsfelder belegt werden:

Bei der Anlage von Nettopreis-Positionen gilt eigentlich generell, dass in eine Auftragsposition lediglich der Nettopreis übernommen wird und alle anderen Daten aus dem Artikelstammsatz kommen.
Aber...

EK-PREIS-ÜBERGABE
Es gibt Preiskonstellationen, bei denen der mit dem Kunden vereinbarte Nettopreis sogar kleiner ist als der Standard-EK-Preis, weil mit dem Lieferanten z.B. spezielle Konditionen ausgehandelt worden sind. Wenn man das alles so belassen würde, dann würde mit dem Kunden sogar auch noch negativer Bruttonutzen entstehen. Deshalb kann man durch die Eingabe von "J" erreichen, dass der EK-Preis nicht aus dem Artikelstamm sondern aus der betreffenden Nettopreis-Definition genommen wird.
Da es sich um einzelne ganz besondere Artikel handelt, müsste man hierfür für den Kunden ein eigenes Nettopreis-Angebot dafür anlegen.
ART-BEZ. ÜBERNAHME
Wenn der Kunde nur andere Bezeichnungen auf Lieferschein und Rechnung haben möchte (oder Artikel unter anderer Bezeichnung dargestellt werden sollen !!), ist hier ein "J" einzutragen. Dann werden nicht die Bezeichnungen aus dem Artikelstamm sondern aus der Nettopreis-Position genommen.
KUNDEN-ARTIKELNR.
Hat der Kunde für die PBS-Artikel eigene Artikelnummern, dann ist hier ein "J" einzutragen. Zusätzlich zum Nettopreis ist dann die KUNDEN-ARTIKEL-NR (Länge beachten bzw. mit der Hotline abstimmen) zu erfassen:  

Kundeneigene Artikelnummern haben weitere Vorteile bei der Auftragsbearbeitung:
a) Die Artikel können auch über diese Artikelnummern gefunden werden, denn der Kunde bestellt natürlich nur über diese.
b) auf Lieferschein und Rechnung werden diese Artikelnummern ausgegeben (nicht aber auf dem Komm-Beleg)
VORGABE SOLLMENGE
Wenn der Nettopreis mit der Abnahme eine bestimmten Menge verknüpft ist, dann kann man diese in der nettopreis-Position eingeben. Bei jedem Auftrag und auch über Auswertungen ist der jeweilige Status ersichtlich. 

04.10

TKD

Finanzierungsaufw.

In TKD kann man für Eigen-Vermietung einen monatlichen Aufwand für die Finanzierung festlegen und diesen jeden Monat gegen die Mieteinnahmen "gegenrechnen" lassen. Die Eingabe der Daten erfolgt bei den Mietvertragsdaten:
Dort lassen sich auch einmalige Kosten sowie auch gänzlich andere Intervalle als die des Mietvertrages eingeben.
Um die Finanzierungsaufwendungen zu berechnen, muss monatlich das Programm 9. FINANZIERUNGSAUFWAND in der VERTRAGSABRECHNUNG aufgerufen werden:

Durch die Eingabe eines ABRECHNUNGSMONATS kann man den Finanz
ierungsaufwand in den betreffenden Monat buchen, in dem auch der Mieterlös verbucht wird.
Wenn man aber (wie empfohlen) die Funktion "PROVISIONSDATEN IN WWS" auf "J" gesetzt hat, dann werden diese Daten dort in den Monat abgespeichert, der beim Aufruf der Berechnung des Finanzierungsaufwandes als TKD-Datum vorliegt. Damit das alles passt, ist unbedingt darauf zu achten, dass das Tagesdatum auch mit dem Abrechnungsmonat übereinstimmt. Gegebenenfalls müsste man das das Tagesdaten entsprechend zurück- oder vorsetzen. Gleiches gilt auch für die Vertragsabrechnungen. Stimmen diese Daten nicht überein, hat man Differenzen, wenn man die Daten in WWS und TKD mit einander vergleicht. 

22.09

allgemein

Wies`n, Oktoberfest

In München ist Oktoberfest.

Die Autoren der logics news gönnen sich deshalb ein paar gemütliche Stunden (Tage) und werden erst am 04.10.2016 weitere interessante News verfassen. 

21.09

WWS

Erstellte Rechnungen

Eine Kurzübersicht über die Summen der an einem Tag erstellten Rechnungen kann man über die Funktion LISTE GESCHÄFTSDATEN abrufen:

Dabei werden pro Tag die Zahl der erstellten Rechnungen und der am Tage erzielte Umsatz und der Bruttoertrag ausgewiesen. Die Daten des gewählten Zeitbereiches werden am Ende als Summen dargestellt.
Interessant? Dann einfach einmal aufrufen.

20.09

TKD

Vertragsdokumente

Wer innerhalb beim Arbeiten in COMMERZ-TKD Dokumente, die den Wartungs- und/oder Mietvertrag betreffen, ansehen möchte, kann die Funktion "Anzeige der Vertragsdokumente innerhalb von  COMMERZ-TKD"  nutzen.

Dieses Verfahren funktioniert folgendermaßen:
Die Verträge müssen im Verzeichnis "gerpdf.d" im pdf-Format abgestellt sein. Der Dateinamen muss wahlweise die Gerätenummer oder der Kunde sein. Die Anzeige der Vertragsunterlagen erfolgt dadurch, dass man in der Auftrags- und Leistungsbearbeitung in der untersten Zeile ein "p" eingibt: 

Danach wird dann das gespeicherte Dokument ausgegeben:
  
Damit können beliebige Dokumente (auch Zusatzinformationen zum Vertrag) direkt in COMMERZ angezeigt werden und man braucht nicht, Informationen mühsam aus dem "Vertragsordner" herauszusuchen. 

Informationen gerne über unsere Hotline.

19.09

WWS

Mindestmengen-
Aufschlag

Bei der Generierung eines automatischen Bestellvorschlages werden diverse Artikeldaten berücksichtigt, vor allem aber der aktuelle verfügbare Bestand und die im Artikel vorgebbare Mindestmenge.
Ist der verfügbare Bestand kleiner als die Mindestmenge kommt dieser Artikel in den Bestellvorschlag
Wenn nun für einen Lieferanten ein Bestellvorschlag erstellt wird, aber dessen Mindestbestellwert insgesamt nicht ausreicht, dann kann man "auf Verdacht" einige Mengen erhöhen, um diesen zu erreichen. Besser ist es sicherlich, die Artikel zu bestellen, die gerade nicht in den Vorschlag gelangt sind (z.B. verfügbare Menge ist 26 und Mindestmenge ist 25).
Dieses kann man dadurch erreichen, dass man den automatischen Bestellvorschlag nochmals erzeugt und zusätzlich im Feld Mindestmengen-Aufschlag einen Prozentsatz einträgt:

Dieser Prozentsatz bewirkt, dass die Mindestmengen um diesen Prozentsatz erhöht werden. Damit würde im oben genannten Beispiel die Mindestmenge sich auf 28 erhöhen und der Artikel mit seiner verfügbaren Menge von 26 würde noch mitbestellt werden.

Mit diesem Aufschlag kann man also erreichen, dass Artikel, die nahe an der "Bestellgrenze" sind, doch noch berücksichtigt werden.
  

15.09

allgemein

Formulare WWS, TKD 

Für die Ausgabe auf Formular gibt es 2 Alternativen:
1. Verwendung der von einer Druckerei erstellten Formulare
2. Hinterlegung des Formulars bei der Drucker-Definition in COMMERZ.
Für beide Varianten gibt es Vor- und Nachteile (Kosten, Farben, LOGO-Darstellung, Flexibilität bei Änderungen u.a.m.).

Über die Anlage einer WORD-Dokumentvorlage (dot-file) können  Formulare in COMMERZ entweder vollständig definiert werden, sie können aber auch nur ein bestehendes Druck-Formular ergänzen. Dazu ist es lediglich erforderlich, diese Vorlage zu erstellen, als dot-file zu hinterlegen und in dem betreffenden Drucker die Adresse, unter der das dot-file hinterlegt ist, einzutragen. 
Beispiel dazu:

Änderungen im Formular können immer in den Bereichen durchgeführt werden, in denen COMMERZ nichts ausgibt. Das sind insbesondere in den WWS-Formularen die Kopf- und Fuß-Bereiche, aber auch zwischen den Positionsfeldern kann man Linien einziehen (siehe Wartungsrechnung von uns). Dabei können auch die Firmen-Logos mit integriert werden, sodass keine vorgedruckten Formulare mehr  verwendet werden müssen. 
Lieferscheine, die häufig nur auf einfache DIN-A4-Blätter gedruckt werden, können um weitere Angaben und Hinweise erweitert werden. 
In COMMERZ-TKD können die Techniker-Aufträge durch Vorgaben zum Eintragen der erbrachten Leistungen ergänzt werden. 
In COMMERZ-OBJ werden Ausgaben nicht über dot-files sondern über mitgelieferte Schablonen gesteuert. Darin kann der Anwender auch weitgehend selbst festlegen, wie sein Formular gestaltet sein soll.

Hinweis:
Bestehende vorgedruckte Formulare können auch zeilenweise ergänzt werden. So könnte man auch IBAN und BIC als Hinweise zusätzlich ausgeben, wobei auch die Schriftart und die Schriftgröße speziell gewählt werden können. Das dot-file besteht dann z.B. nur aus der IBAN, die aber genau an die richtige Stelle platziert werden muss.

14.09

WWS

Rückgaben von Kunden

Wenn Kunden Artikel zurückgeben (wollen), sind in COMMERZ einige Aufgaben abzuwickeln, wie z.B. Abholung, Lagerbuchung, Gutschrift.

1. Abholung
Über die Auftragsart 93 (ABHOLSCHEIN) wird der gesamte Vorgang insgesamt abgewickelt:

a) Erstellung eines Abholscheines
b) Nach Eingang der Ware nur Umwandlung der Auftragsart von 93 in 10 (Gutschrift) und es erfolgt Lagerbuchung und Gutschrift.

2. Gutschrift
Für die Erstellung einer Gutschrift gibt es mehrere Möglichkeiten:
a) Wenn die Rückgabe eine Position in einem Auftrag betrifft, für den noch keine Rechnung erstellt worden ist, kann man an diesen eine Position mit negativer Menge und entsprechendem Vermerk anfügen.
b) Für eine gesonderte individuelle Gutschrift gibt es zwei Varianten:
o Auftrag erfassen mit Auftragsart 10
o Wenn die neuerdings erforderliche Bezeichnung 
RECHNUNGS-KORREKTUR 
vermieden werden soll, kann man auch einen normalen Auftrag mit negativen Mengen erfassen. Dann erhält der Kunde eine Rechnung mit negativem Endbetrag, die er aber als Gutschrift interpretieren muss.
In allen Fällen wird der Lagerbestand entsprechend korrigiert. 

13.09

TK

Formulare an der Kasse

Wenn ein Kunde an der Kasse auf Lieferschein einkaufen darf oder eine Rechnung zum späteren Bezahlen mitnehmen darf, können beide Belege auch auf den üblichen Formularen ausgegeben werden. Die Vorgaben der Druckernummer für den Standard-Bondrucker wird aus dem Kassen-Parametersatz entnommen:

Sie wird bei Lieferschein und Bon-Druck vorgegeben und wird im Normalfall auch einfach nur bestätigt.

Wenn aber diese Druckernummer geändert wird und damit der Druck auf einen anderen Drucker ausgegeben werden soll, dann nimmt COMMERZ automatisch an, dass die Ausgabe nicht in Bon-Format sondern auf Formular erfolgen soll. Selbstverständlich muss der Drucker mit der neuen Druckernummer auch in der Lage sein, Formulardruck erzeugen zu können.
Damit kann man insbesondere für die Rechnungen dem Kunden eine übliche Rechnung mitgeben.

12.09

TKD

Gesamtaufträge

Ein TKD-Auftrag muss sich nicht unbedingt als eine kurze nur eine Störung betreffende Leistung darstellen sondern er kann auch aus diversen Komponenten und Teilaufträgen bestehen. Dabei können auch Teilleistungen aus einem Gesamtauftrag erbracht und in Rechnung gestellt werden.
Bei TKD-Aufträgen ist es nun leider so, dass in der Standardversion immer nur alle Positionen eines Auftrages abgeschlossen, geliefert oder berechnet werden können.

Aber es gibt In TKD dafür eine Lösung, die im Prinzip so arbeitet, dass der Gesamtauftrag erfasst wird und daraus dann gezielt einzelne Positionen in verschiedene Aufträge übernommen werden können. Dabei wurden bestehende TKD-Funktionen erweitert und erfüllen dann genau die Anforderungen von Gesamtaufträgen.

Im Prinzip wird der Gesamtauftrag als Art Kostenvoranschlag erfasst, aus dem dann beliebige Positionen als Auftrag ausgewählt und übernommen werden können.  
Entscheidend bei der Erfassung der "KVs" ist das Feld KV/AUF, über das die Definition von Gesamtaufträgen gesteuert wird (KV = normaler Kostenvoranschlag, AUF = Gesamtauftrag).

Wird der Auftrags-KV gedruckt wird als Überschrift "AUFTRAG" statt "KOSTENVORANSCHLAG" ausgegeben.
Bei der Übernahme zu "echten" Teilaufträgen kann man Positionen auswählen:

Damit kann man dann beliebige Teilaufträge mit Geräten, Technikerleistungen oder sonstige Aufwendungen auswählen und  zusammenstellen.  
Die einzelnen Aufträge können (aufgerufen über die Nummer des  Kostenvoranschlages) auch wieder zu Gesamtrechnungen zusammengeführt werden:

Da die Aufträge immer komplexer werden und sich nicht nur auf die alleinige Reparatur oder Lieferung und Installation eines Gerätes beschränken, hat man mit dieser Erweiterung eine exzellente Möglichkeit auch größere Aufträge  abzuwickeln. 
Interesse/Bedarf bitte bei der Hotline melden.

08.09

allgemein

 

Ganz generell für die gesamte Datenverarbeitung gilt, dass gespeicherte Informationen nicht von mehr als einem Arbeitsplatz gleichzeitig geändert werden dürfen, sofern es wie in Datenbanken nicht feldweise passiert. Dieses kann man an einem kleinen Beispiel schnell erläutern:
1. Arbeitsplatz A ruft den Kunden XYZ zu Änderung auf und ändert die Rechnungsadresse am Bildschirm
2. Arbeitsplatz B ruft ebenfalls den Kunden XYZ auf (immer noch mit der alten Rechnungsadresse) und ändert die Zahlungsbedingungen am Bildschirm
3. Arbeitsplatz A beendet die Änderung und schreibt die Kundendaten in die Kundendatei zurück (die Rechnungsadresse ist jetzt die neue, die Zahlungsbedingung noch die alte)
4. Arbeitsplatz B beendet die Änderung und schreibt die Kundendaten in die Kundendatei zurück (dabei wird jetzt die Zahlungsbedingung geändert, aber die alte Rechnungsadresse wieder eingetragen).

Um solche Konflikte zu vermeiden, wurden im ganzen COMMERZ Sperren integriert, die aber bei einem normalen Ablauf zeitlich so gesteuert sind, dass sie
o nur in einem minimalen Zeitraum wirken
o eine Meldung ausgeben, wenn ein Konflikt aufzutreten droht.
COMMERZ lässt eine Weiterverarbeitung so lange nicht zu, bis die Sperre wieder aufgehoben ist (Beenden der entsprechenden Funktion).
Im Laufe der Zeit wurden die Informationen über solche Sperren wesentlich verbessert:
1. Die Meldung "....GESPERRT" enthält jetzt einen Hinweis, an welchem Arbeitsplatz der Datensatz gesperrt ist  
 
Sie bedeutet, dass in COMMERZ-WWS im Aufgabenkomplex 9 (STAMMDATENVERWALTUNG) im Untermenüpunkt 1 (KUNDEN) am   Bildschirm mit dem Namen LOGICS-HSThst) der Kunde gerade gesperrt ist (weil z.B. dort gerade der Kunde geändert wird). 
2. In den Hilfsprogrammen können alle gesperrte Datensätze (zum Beispiel vor dem Ausschalten des Systems ) ansehen kann:


und bei Auswahl 3:

07.09

FIBU

Fälligkeitsliste

In der FIBU gibt es zwei wichtige Druckausgaben, mit denen für Debitoren und für Kreditoren die Offenen Posten darstellen können: OP-Liste und Fälligkeitsliste. 
Während die erste Liste nach Kunden/Lieferanten  sortiert ist, also alle Offene Posten der Kunden/Lieferanten en bloc enthält, ist die andere Auswertung nach Datum sortiert. Deshalb ist die letztere im Debitorenbereich für die Überwachung der OPs sehr geeignet, weil die ältesten und damit kritischen Rechnungen an den Anfang gestellt werden. Für die Kreditoren liefert sie wichtige Hinweise, welche Geldmittel zu welchem Zeitpunkt verfügbar sein sollten:
   
Am besten wird die Auswertung mit 1=EINZELN aufgerufen, da man im anderen Fall nur Gesamtwerte in vorgebbaren Intervallen erhält (bei Debitoren: welchen Zahlungseingang ist alle 10 Tage zu erwarten oder bei Kreditoren: welche Geldmittel benötigen wir alle 7 Tage immer montags).  
Bei den Auswertungen werden die einzelnen Beträge am rechten Rand laufend addiert und ergeben zum Schluss die Summe aller Offenen Posten.
Aufgabe: Einfach einmal ausgeben lassen und auf Verwendbarkeit prüfen.
 

06.09

TK

 

An der Kasse muss unbedingt vermieden werden, dass "allgemeine" Ladenkunden auf Lieferschein einkaufen oder die Rechnung für eine spätere Bezahlung mitnehmen. Ein weiteres Problem ist auch noch, dass bei solchen Kunden oft auch nicht die Adresse erfasst wird.

In COMMERZ-ACTUELL kann man diese Situation aber gänzlich verhindern und zwar über die Vergabe von BS-INFO-Texten:

An der Kasse und bei der Auftragsbearbeitung wirken die bei den Kunden hinterlegten BS-INFO-Texte unterschiedlich. Während in der Auftragsbearbeitung nach der Ausgabe des Textes und einer Abfrage ein Weiterarbeiten möglich ist, sind in der Terminalkasse Sperren integriert. 
Diese Sperren wirken sich dort ab Textnummer 900 folgendermaßen aus:
BS-INFO-TEXT = 900:
Text wird nicht ausgegeben, Lieferschein und Rechnungsmitnahme sind gesperrt. Diese Textnummer wird üblicherweise bei dem allgemeinen Ladenkunden eingetragen.
BS-INFO-TEXT = 901 bis 999:
Der BS-INFO-TEXT wird ausgegeben, aber sowohl Lieferschein als auch Rechnungsmitnahme sind gesperrt.
Mit diesen BS-INFO-Textnummern kann man also elegant verhindern, dass ein allgemeiner Kunde an der Kasse Ware bekommt ohne bar zu bezahlen.

Hat der Ladenkunde die BS-INFO=900 und man möchte dem Kunden trotzdem Ware auf Lieferschein mitgeben (weil es sich doch um einen "gelisteten" Kunden handelt), dann geht das nur durch "ÄNDERN KUNDENNUMMER" bei "ANDERER ABSCHLUSS". Kommt dieser Vorgang öfters vor, dann könnte man sich z.B. einen zweiten allgemeinen Kunden anlegen, der keine BS-INFO ab Text-Nummer 900 hat. Diese Umsätze könnte man auch noch über die Kundennummer überwachen. Aber Vorsicht: Bei dieser Variante: Immer die Adresse des Kunden eintragen. Hinweis könnte in spezieller BS-INFO (<900) des zweiten allgemeinen Kunden stehen).

05.09

WWS

 

Auftragspositionen können sich in verschiedenen Zuständen befinden (nur Auftragsmenge erfasst, "zu liefern" eingetragen oder "zu fakturieren" versorgt). Dabei kann die Bearbeitung der Mengeneingaben beim Feld "zu fakturieren" eingeschränkt werden, wenn in der Zugriffsberechtigung der Untermenüpunkt 6. LÖSCHEN VON AUFTRÄGEN" auf "N" gesetzt wird. Mit dieser Sperre ist es dann nicht mehr möglich, eine bereits gelieferte Menge (die dann in "zu fakturieren" steht) rückgängig zu machen oder überhaupt zu verändern. Auch das Löschen einer solchen Position ist dann nicht erlaubt. Nur ein Mitarbeiter mit entsprechender Zugriffsberechtigung kann solche Positionen verändern.

01.09

TKD

Tagesgenaue Vertragsabrech.

Wenn der Vertragsanfang nicht am Ersten eines Monats ist oder das Vertragsende nicht auf ein Monatsende fällt, dann werden Miete oder Wartung, aber auch z.B. die zu berücksichtigenden Freien Einheiten tagesgenau berechnet. Die Berechnung erfolgt dabei nach folgendem Verfahren:
Die im Abrechnungsintervall enthaltenen ganzen Monate werden mit den im Vertrag definierten monatlichen Beträgen gewertet. Nur der Anfangsmonat und/oder der Endmonat werden tagesgenau dazu hinzugerechnet. Dabei ist wichtig, dass die Monate entsprechend ihrer Tageszahl bewertet werden. So ist der tägliche Betrag im Januar (31 Tage) kleiner als der im April (30 Tage).

Beispielsweise ergibt eine Abrechnung vom 1.1.2016 bis 12.2.2016 zu einem Monatsbetrag von EUR 65,00 einen Gesamtbetrag von EUR 91,90:
Januar 2016: EUR 65,00
Februar 2016: 12 Tage zu 65,00/29 = 12*2,241379 = EUR 26,90 

Tagesgenaue Abrechnungen sind gar nicht so unsinnig: Warum sollte man bei einer Installation am 6. eines Monats mit der Berechnung der Wartungsgebühr erst im nächsten Monat beginnen???  

31.08

WWS

Lastschriften

Kunden, deren Rechnungen per SEPA-Lastschrift eingezogen werden dürfen, erhalten üblicherweise das Kennzeichen im Stammsatz des Kunden im Feld ZAHL.ART gesetzt:

Damit erhält jeder Auftrag des Kunden dieses Kennzeichen und die Lastschriften werden innerhalb der Fakturierung erstellt.
Wenn in Ausnahmefällen keine Lastschrift erstellt werden soll, gibt es zwei Möglichkeiten dieses zu erreichen:
1. Auftragsbearbeitung 
In der Auftragsbearbeitung kann im ERW-Bildschirm das Kennzeichen auf NORMALE RECHNUNG zurückgesetzt werden:

2. Fakturierung
Wenn der Rechnung bereits erstellt wurde und die Lastschrift noch nicht generiert worden ist, kann man über 
5. FAKTURIERUNG
4. RECHNUNGSAUSGANGSBUCH 
4. ÄNDERN RECHNUNGSAUSGANGSBUCH
das Lastschriftkennzeichen entfernen:
 
Ist die SEPA-Lastschriftdatei erzeugt, kann an dieser selbst nichts mehr geändert werden, weil Kontrollsummen einen geschlossenen Datenbestand überwachen. Letzte Hilfe wäre nur, wenn über die Bank die Lastschrift noch direkt storniert werden könnte.   

30.08

OBJ

Nutzen auch ohne CAD

Wer mit der Angebots- und Auftragsbearbeitung längere Textpassagen verarbeiten möchte, sollte unbedingt die neue WORD-Version von OBJ einsetzen. Der wesentliche Vorteil ist, dass alle Daten ausschließlich innerhalb von COMMERZ verarbeitet werden. Das bedeutet, dass über die Stammdaten (Kunden, Artikel, Geräte) alle relevanten Daten verfügbar und auch gleich transparent abrufbar sind und dass auch bei der Rechnungserstellung die Daten unmittelbar auf die Statistiken und die weiterführenden Dateien (z.B. Kundenumsätze, Geräte oder  Rechnungsausgangsbücher) verteilt werden.
Die Vorteile gegenüber der Vorgängerversion von OBJ-alt sind gravierend und mehrfach dargestellt worden (Beschreibung anfordern). 
Diese Version ersetzt natürlich nicht eine ausführliche CAD-Version, aber wer seine zum Kunden gehenden Formulare gut gestalten möchte, findet mit OBJ-neu eine komfortable und flexible (und vor allem integrierte) Lösung, um z.B. Angebote und Aufträge aus dem Bereichen Einrichtung und Geräte abzuwickeln. Die häufig verwendete Lösung dieses allein in WORD durchzuführen und dann mühsam im COMMERZ nach zu erfassen, halten wir für wenig (oder überhaupt gar nicht) effektiv.

29.08

WWS

externe Aufträge

In der Auftragsbearbeitung gibt es den Menüpunkt 20 (EXTERNE AUFTRÄGE), über den weitgehend beliebige Aufträge, die über andere elektronische Medien zum Fachhändler gelangen, ins COMMERZ übernommen werden können. 
 
Bei der Auswahl 20. EXTERNE AUFTRÄGE können dann die verschiedenen Importvarianten aufgerufen werden. Auch die Schnittstelle WEBSHOP ist ggf. dabei enthalten. Die Programme, die dann aufgerufen werden können, lesen die externen Auftragsdaten ein und generieren entsprechende COMMERZ-ACTUELL-Aufträge. Ein Protokoll, das abgerufen werden kann, weist die Aufträge aus und zeigt auch mögliche Fehler an.

Typische Verwendung dafür sind Aufträge, die von Kunden über Webshops erfasst wurden. Aber auch Aufträge, die aus anderen Bestellprogrammen der Kunden stammen, lassen sich über diese Schnittstelle automatisch in COMMERZ-Aufträge umwandeln. 

Da es immer häufiger vorkommt, dass Kunden ihre Aufträge nicht mehr telefonisch oder über Fax sondern diese aus eigenen Bestellprogrammen heraus elektronisch übergeben, sollten diese Daten auch ohne Medienbruch direkt als COMMERZ-Aufträge übernommen werden. Logics hat dazu bereits eine Fülle von auch individuellen Verfahren und Abläufen realisiert. Wenn so ein Fall vorliegt, sollte man unbedingt sofort mit unserer Hotline Kontakt aufnehmen. Sie findet sicherlich eine Lösung, dass die Daten ohne Fehler und ohne Zusatzaufwand direkt ins COMMERZ übernommen werden können.
Wenn der Kunde seine Bestellungen (in COMMERZ dann Aufträge) über ein spezielles Bestellprogramm erzeugt und dabei auch noch eigene Artikelnummern verwendet, dann ist auch dieses für COMMERZ kein Problem, weil man dort für jeden Artikel kundeneigene Artikelnummern anlegen kann.
 

25.08

allgemein

E-Mails

Zwei Bitten und Festlegungen der Hotline (logics systems gmbh):

1. Alle E-Mails, von denen man eine Antwort der Hotline erwartet oder die weitere Informationen zu Fragen beinhalten bitte immer an die Hotline versenden: hotline@logicssystems.de. Alle anderen E-Mail-Adressen werden nicht permanent abgefragt.

2. Anhänge in WORD werden aus Sicherheitsgründen nicht mehr geöffnet. Bitte immer pdf-Files als Anhang versenden.
  

24.08

TKD

Zählerbezeichnung

Bei der Erfassung von Zählerständen oder bei der E-Mail-Übergabe für Zähleranforderungen werden die Zähler mit Bezeichnungen ausgegeben. Diese Daten wurden nachträglich eingeführt und häufig bei den Fachhändlern nicht genutzt.
Zur Speicherung der Bezeichnungen muss man zunächst in der Stammdatenverwaltung TEXTE entsprechende Texte  anlegen und diese dann im Parametersatz  9 unter ZÄHLERBEZEICHNUNG einfügen:

Die Texte dürfen nur eine Länge von 8 Zeichen haben. Wichtig ist auch, dass für 2 und für bis 4 Zähler ebenfalls solche Texte eingegeben werden müssen (nächste Bildschirme).
Bei der Erfassung von Zählerständen erscheint dann z.B. oberhalb der Zählerstände die entsprechende Bezeichnung:
 
Besonders wichtig sind diese Texte bei den E-Mail-Anforderungen für die Zählerstände, damit der Kunde auch den richtigen Zähler meldet. ZÄHLER 1 oder ZÄHLER 2 sind doch allzu nichtssagend.
Ggf. bitte nacharbeiten.

23.08

allgemein

Volltextsuche

Schon seit langem besteht in COMMERZ-ACTUELL die Möglichkeit, Daten über eine Art Volltextsuche zu finden. 
Insbesondere für die Suche nach Artikeln (aber auch nach Kunden) wird es immer wichtiger, die zugehörenden Daten auch über Teile der Stammdaten(texte) finden zu können. Dazu kann man z.B. für COMMERZ-ACTUELL insgesamt (WWS, TKD, Kasse) die COMMERZ  Datenbank-Version auch nur alleine für Artikel ordern. Damit kann man sich dann über die Eingabe von z.B. "Ordner rot" alle Artikel anzeigen lassen, die genau diese Begriffe in der Bezeichnung haben.
Aufruf mit Vorbuchstabe "v" (steht für Volltext):

Ergebnis:

Damit lassen sich leichter und schneller Artikel oder auch finden.

22.08

WWS

Rechnungsaus-
gangsbuch drucken

Zum Druck des Rechnungsausgangsbuches sind folgende Eingaben erforderlich:
Wichtig dabei sind die folgenden Felder:
SORTIERUNG
Wählt man die Sortierung RECHNUNGSNUMMER, werden fehlende Rechnungsnummern ausgewiesen (RECHNUNGSNUMMER FEHLT). Diese Situation dürfte eigentlich nicht vorkommen, kann aber auch durch die Wahl bei DATUM und KUNDE eintreten. Ggf. sollte man am Monatsende diese Auswertung zur Kontrolle einmal abrufen.
MIT BUCHUNGSDATEN (J/N)
Bei Eingabe von "J" wird für jede Rechnung die Verteilung der Nettobeträge auf verschiedene Erlöskonten ausgewiesen. Wichtig dabei ist, dass dann auch am Ende die Summen dargestellt werden, die auf die einzelnen Erlöskonten verbucht werden. Wenn dabei ein Betrag unter dem Erlöskonto "00000" aufgeführt ist, konnte bei einer oder mehreren Rechnungen ein Erlöskonto nicht zugeordnet werden.
Diese Auswertung sollte man am Monatsende abrufen, um einen Vergleich mit den FIBU-Erlöskonten machen zu können.
TYP
Mit "1" werden die Rechnungen aus der Auftragsbearbeitung ausgewiesen, aber auch Kassenaufträge, wenn die Rechnung nur mitgenommen wird oder wenn dort ein Lieferschein erstellt wird und die Rechnung später in der Auftragsbearbeitung oder der Fakturierung geschrieben wird. 
Mit "2" erhält man eine Aufteilung der Kassenaufträge nach den verschiedenen Erlöskonten. Diese Daten können dazu dienen am Monatsende die endgültige Umbuchung der Kassenerlöse auf die korrekten Erlöskonten durchzuführen. 
NUR LASTSCHRIFTEN
Es werden alle Rechnungen ausgegeben, die über Lastschriften eingezogen werden. Damit hat man einen Überblick über alle solche Rechnungen.
NUR OFFENE
Damit reduziert sich die vorhergehende Auswertung auf die Rechnungen, deren Daten noch nicht an das Lastschriftverfahren übergeben worden sind. Diese Auswertung ist besonders wichtig, wenn Lastschriften nicht erstellt werden, weil noch überwiegende Gutschriften des Kunden vorliegen.

Durch die verschiedenen Ausgabevarianten macht es schon Sinn, die Daten des Rechnungsausgangsbuches zur Überprüfung zumindest am Monatsende (aber auch einmal zwischen durch) zu drucken. Über den Druck in eine WORD-Datei kann man sich diese schnell überprüfen und dann auch wieder verwerfen. 
Auch die Summenbildung am Druckende kann wichtige Daten liefern. 

18.08

TKD

Zähler-Vertragsab-
rechnung im 
Voraus

Fehler bei den Zählerabrechnungen werden immer dann erst erkannt, wenn die Rechnung bereits gedruckt worden ist. Dann muss man zum einen die Rechnung zurücksetzen und zum anderen aufwendige Buchungen in der FIBU durchführen (Rechnung und Korrektur werden wegen der Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung dorthin übernommen und müssen ausgeglichen werden). Zudem gehen viele Fachhändler dazu über, die Rechnung (und auch die Korrekturen) per E-Mail zu versenden, sodass auch der Kunde dann letztlich 3 Dokumente erhält, sofern man die Übertragung nicht noch stoppt. Also ein beträchtlicher Aufwand, der dabei entsteht.

Aus diesem Grunde wurde COMMERZ-TKD um die Auswertung für eine Art Zähler-Vorausberechnung erweitert, die neben zu erwartenden Zählerabrechnungen auch die Daten der letzten Zähler-Abrechnung enthält. Damit kann man etwaige Fehler (vor allem bei Pool-Abrechnungen) vorab erkennen und erheblichen Aufwand vermeiden. 

Das Programm kann für einzelne Geräte, Gerätegruppen oder auch für einzelne Pools aufgerufen werden:
 
Wir sind davon überzeugt, dass durch den Einsatz dieses Programms eine erhebliche Aufwands- und Kosteneinsparung möglich ist. Vor allem auch deshalb, weil man die aktuellen Daten auch noch mit der davor liegenden Abrechnung vergleichen kann.

17.08

WWS

Nettopreis-
Referenzkunde

In der Kundenstammdatenverwaltung kann man im 3. Bildschirm einen Nettopreis-Referenzkunden eingeben, dessen Nettopreise auch für den aktuellen Kunden wirken sollen. 

Dieses kann z.B. erforderlich sein, wenn Filialen des Kunden gleiche Nettopreise erhalten sollen. Man erspart sich dabei die Anlage und die Pflege von "gleichen" Nettopreisen. Für den aktuellen Kunden  können aber auch zusätzliche Nettopreise angelegt werden. Sind  Nettopreise für einen Artikel sowohl beim aktuellen Kunden als auch beim Nettopreiskunden hinterlegt, haben erstere Priorität.

Die Verwendung von Referenzkunden dient letztlich lediglich der Preisfindung. Gespeichert werden die Umsätze bei beiden Kunden, aber nicht getrennt bei dem Nettopreisangebot; deshalb kann man Referenzkunden nicht verwenden, wenn Sollmengen definiert worden sind.

16.08

FIBU

Keine Mahnung für Rechnung/Kunde

Wenn eine Rechnung nicht mehr angemahnt werden soll, kann man das dadurch verhindern, dass man das Valuta-Datum auf ein ganz spätes Datum setzt. Dieses kann man über OP-KONDITIONEN ÄNDERN eintragen:

Soll ein Kunde insgesamt nicht mehr gemahnt werden, dann muss man lediglich das MAHNKENNZEICHEN in der Stammdatenverwaltung auf null zu setzen:

Solche Änderungen sollte man nur durchführen, wenn der Vorgang anderweitig weiterbearbeitet und protokolliert wird.

11.08

allgemein

Feiertag

Montag, 15.8.2016 ist hier Feiertag: keine Hotline und keine News. 

10.08

WWS

Sperren von Aufträgen

Es kommt häufig vor, dass die Positionen eines Auftrages bereits geliefert sind, die Rechnung aber noch nicht erstellt werden soll. Wenn man dann aber die üblichen Fakturierung über 

DRUCKEN EINZEL- oder SAMMELRECHNUNGEN aufruft, läuft man Gefahr, dass zu verzögernde Aufträge doch mit ausgegeben werden.
Wie kann man das Problem lösen?
Es gibt dazu zwei Möglichkeiten:
1. Über Kategorie
Beim Druck von Rechnungen wir immer die Kategorie (zweite Stelle der Rechnungsart) angefordert. Diese Kategorie dient bereits dazu, den Druck von Rechnungen kundenweise einzuteilen (z.B. monatliche, 14-tägige oder wöchentliche Sammelrechnung). Nichts ist daher einfacher, als eine Kategorie (z.B. die "9") für "gesperrte" Aufträge anzulegen und diese Kategorie dann in die betreffenden Aufträge einzutragen. Für diese Kategorie dürfen dann nie Rechnungen gedruckt werden.
Wie kann man herausfinden, welche Aufträge in Warteposition stehen? Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: 
Entweder über die Auftragsprüfliste oder über die LISTE FAKTURIERFÄHIGE AUFTRÄGE, wobei letztere besser ist, weil man Einzel- und Sammelrechnungen in einer einzigen Auswertung ausgewiesen bekommt.
2. Über das Kennzeichen "RECHNUNGSSPERRE" 
Das Kennzeichen dient eher dazu, einzelne Positionen eines Auftrages vor dem Rechnungsdruck zu schützen:

Es kann im ERW-BILDSCHIRM positionsweise gesetzt werden. Herausfinden, welche Positionen gesperrt sind, kann man wiederum über die Auftragsprüfliste, indem man nur die Zeile mit POS. MIT RECHNUNGSSPERRE auf "J" setzt.
Diese Sperre eignet sich nicht, wenn Aufträge mit vielen Positionen gesperrt werden sollen.

Fazit
Um ganze Aufträge vor Rechnungsdruck zu schützen, sollte man die Möglichkeit mit der speziellen Kategorie einsetzen und auf keinen Fall beide Möglichkeiten (abhängig z.B. von der Anzahl der Positionen) gemischt verwenden.
Klar sein dürfte aber auch, dass man zur Freigabe zum Druck von Rechnungen das Positionskennzeichen wieder auf "N" setzen bzw. die Kategorie wieder entsprechend veränderten muss.

09.08

TKD

Korrektur Pools

In der Historie kann es vorkommen, dass bei Zählerabrechnungen bei Poolgeräten eine Korrekturzeile eingefügt wird. 

Warum diese Korrektur erforderlich ist, soll an folgendem einfachen Beispiel erläutert werden:  

Ausgangssituation:

Kopienpreis: 1,000 ct

GERÄT-1: 20.000 Freie Einheiten, kopiert 22.000

GERÄT-2: 10.000 Freie Einheiten, kopiert   5.000

Bei den Geräten verbucht:

GERÄT-1: 2.000 Kopien und EUR 20.00

GERÄT-2: keine Kopie  und EUR    0,00

Auf der Rechnung:

Keine Kopien-Nachberechnung, weil Summe Freie Einheiten insgesamt größer als Verbrauch

Pool-Gesamt-Erlös:

Wenn man die Geräte so belässt, ergibt sich für den Pool ein Erlös von EUR 20,00, der aber nicht erzielt wurde. Um dieses wieder zu korrigieren, wird beim GERÄT-2 (immer im letzten Gerät) ein KORR von EUR - 20,00 gebildet.

Größere KORR-Beträge verfälschen natürlich die Statistikdaten des Gerätes. Man kann sie vermeiden, wenn die Freien Einheiten den einzelnen Pool-Geräten zugeordnet werden. In TKD können die FREIEN EINHEITEN im Menüpunkt „POOL-AUSWERTUNGEN“ auf Basis der Historie automatisch auf die einzelnen Geräte verteilt werden (siehe auch 3.8.2016).

08.08

WWS

Kunden-Adressen

In COMMERZ-WWS wurden die Adressen der Kunden ganz wesentlich erweitert. 
Zum einen kann man in den Stammdaten sowohl in der Rechnungs- als auch in der Versandadresse die früheren 2 Namenszeilen jetzt um 3 weitere Zeilen ergänzen und zum anderen lassen sich beim Kunden zusätzliche Lieferadressen (bis 9) zuordnen.
Innerhalb der Auftragsbearbeitung kann man diese Erweiterungen ebenfalls ändern oder erfassen sowie die zusätzlichen Adressen für den Versand aufrufen und eintragen.

Eine detaillierte Beschreibung, wie die Erweiterung bzw. die zusätzlichen Versandadressen einzugeben und aufzurufen sind, wurde am 26.8.2016 detailliert beschrieben.

04.08

allgemein

plötzlicher Wechsel der Schriftart

Ab und zu erhält die Hotline Belege, bei denen plötzlich die Zeichen in einer anderen Schriftart dargestellt werden und wodurch der Rest des Formulars ziemlich unleserlich wird. Ursache für dieses Phänomen sind Steuerzeichen, die sich im Artikeltext "eingeschlichen" haben, und die dazu führen, dass der Drucker diese als Wechsel der Schriftart interpretiert. Um weitere Fehler solcher Art zu vermeiden, sollte man den Artikel, bei dem die Schriftart sich geändert hat, genauestens untersuchen. Da es sich meist um nicht-abdruckbare Zeichen handelt, kann man diese oft auch nicht sofort erkennen. Deshalb sollte der Text ganz löscht und neu eingeben werden. Dieses sollte man aber nicht nur im Auftrag, sondern auch  in der Stammdatenverwaltung Artikel durchführen.

03.08

TKD

Freie Einheiten im Pool

Die Erlöse aus Zählerabrechnung fließen in das Gesamtergebnis der einzelnen Geräte des Pools ein. Ganz entscheidend dabei ist, welchen Geräten die Freien Einheiten zugeordnet worden sind und wie sie verteilt sind. Unzureichend (aber einfach) ist es auf jeden Fall, die Gesamtzahl der Freien Einheiten nur einem Gerät zuzuordnen, weil dann dieses Gerät wohl keine Zählererlöse hat, die anderen Pool-Geräte aber ungerechtfertigte Einnahmen haben.


Die Summe der Freien Einheiten sollte deshalb entsprechend ihres Kopienaufkommens auf die einzelnen Geräte verteilt werden. Um dieses zu erreichen braucht man nur den Menüpunkt "POOL-AUSWERTUNGEN" aufzurufen:

Dort kann man sich unter "LISTE ZUORDNUNG FREIKOPIEN" die aktuelle Verteilung ansehen oder mit "ÜBERNAHME NEUE FREIKOPIEN" die Verteilung in die Geräte gleich durchführen. COMMERZ-TKD ermittelt die Verteilung über die in der Historie hinterlegten Daten über den Kopien-Verbrauch.
Damit wird zumindest eine wesentlich verbesserte Zuordnung der Zählererlöse auf die einzelnen Poolgeräte erreicht, als wenn man die Freien Einheiten nur bei einem einzelnen Gerät hinterlegt. Änderungen in der Gesamtzahl der Freien Einheiten (Hinzufügung oder Entfernung von Pool-Geräten) kompensieren sich dann, wenn man vor jeder Zählerabrechnung die oben genannten Programme aufruft.

02.08

WWS

Verpackungseinheit

Die Verpackungseinheit ist dann besonders wichtig, wenn die Fachhändler und die Lieferanten die Artikel anders zählen. Wenn z.B. der Fachhändler Einzelstücke zählt und der Lieferant aber Einheiten von vielleicht 10 Einzelstücke als ein Stück betrachtet, dann schlägt COMMERZ im Bestellwesen natürlich zunächst die fehlenden Einzelstücke vor, der Lieferant rechnet in seinen Einheiten und würde dann die 10-fache Menge liefern.
Um dieses zu vermeiden, wurden die Verpackungseinheiten eingeführt, die man unter MENGENEINHEITEN in den Stammdaten erfassen und dann bei den betreffenden Artikel hinterlegen kann:

Dabei sind die letzten beiden Felder wichtig: 
Die VERPACKUNGSEINHEIT definiert den Faktor oder den Divisor (Teiler) und die FUNKTION, was beim Bestellwesen passieren soll. In diesem Beispiel würde die COMMERZ-Vorschlagsmenge für den Bestellvorschlag durch 10 geteilt und dann aufgerundet werden. Beim Liefereingang erfolgt das Umgekehrte: Die Liefermenge wird mit 10 multipliziert, damit die Menge beim Fachhändler dann wieder korrekt ist.

01.08

TK

Gutscheine an der Kasse

An der Kasse können Gutscheine erstellt (verkauft) und (auch teilweise) eingelöst werden. Sie werden über eine Gutscheinnummer verwaltet, sodass auch ein permanenter Überblick über noch offene Gutscheine gegeben ist. Auch in den Kassenabrechnungen werden sie gesondert aufgeführt.
Voraussetzung ist die Anlage eines Gutschein-Artikels, der als Gutschein "erkennbar" ist und bei dem über den MWST-SCHLÜSSEL 4 keine Mehrwertsteuer berechnet wird.
Der Verkauf ist dann ein ganz normaler Kassenvorgang, wobei COMMERZ die Gutscheinnummer vorgibt und auch auf dem Bon ausweist.
Das Einlösen eines Gutscheines erfolgt über GUTSCHEIN EINLÖSEN in ANDERER ABSCHLUSS:
  
Dort kann man die Gutscheinnummer eingeben, die Beträge für Anrechnung, Zuzahlung oder ein noch offener Gutscheinbetrag werden angezeigt und ebenfalls auf dem Bon dargestellt:

Eine detaillierte Beschreibung wurde gerade fertiggestellt und kann bei der Hotline angefordert werden:
Die Gutscheinzeit wie Weihnachten kommt schneller als gedacht, warum nicht vorher schon ein wenig "üben".

28.07

TKD

Gerätehistorie mit neuem Layout

Die Bildschirmausgaben der Historiedaten für Aufträge und für Verträge wurden völlig neu gestaltet, sodass nun ein einfaches Blättern mit Cursor-Taste möglich ist.
Beispiel aus den Tests:

Mit Cursor "BILD RUNTER" kommt man in die letzte Zeile:

und mit "PFEIL RUNTER" in den nächsten Bildschirm'

Diese Bildschirm-Ausgabe wird noch verfeinert.

Bleiben Sie neugierig.

27.07

allgemein

Rechnungs-
kontrolle

Brauchen Sie ein effizientes und umfassendes Werkzeug für die Kontrolle ihrer Eingangsrechnungen ?
In COMMERZ hätten sie es. 
Dabei werden die elektronisch übermittelten Rechnungsdaten der Lieferanten  mit den Lieferungen aus den Bestellungen abgeglichen und Unstimmigkeiten vermeldet. Bei der Rechnung oder der Bestellung kann dann hinterlegt werden, welche Aktivität zur Behebung durchgeführt wird (worden ist): "Unser EK-Preis war falsch", "Menge hat doch gestimmt" oder "Gutschrift von Lieferant kommt". Damit werden nicht nur die Differenzen festgestellt, sondern auch die eingeleiteten Folgearbeiten für spätere Auskünfte hinterlegt. 
Da diese Funktion nun elektronisch erfolgt, benötigt der Fachhändler kaum noch Aufwand, um die für ihn ggf. nachteiligen Differenzen zu erkennen und zu reklamieren. 
Diese Funktion gilt eigentlich für alle Lieferanten, sofern sie die Rechnungsdaten liefern können. Für Soennecken wurden aber auch die LS3-Aufträge mit einbezogen, womit sich diese Funktion als extrem effizientes DV-Werkzeug darstellt, mit dem man sich ganz erhebliche Kosten und Aufwendungen ersparen kann.   

26.07

WWS

Kalkulations-
schema

Wenn der VK-Preise sich über ein Kalkulationsschema aus EK-Preis errechnen soll, wird der VK-Preis  immer automatisch neu berechnet, wenn sich der EK-Preis verändert. Anders ist es, wenn das Kalkulationsschema geändert wird.
Beispiel:
Kalkulationsschema

Wenn man z.B. die Spanne von 75,5% auf 70% senkt, dann geschieht mit den Artikeln, die das Kalkulationsschema "1" enthalten:  nichts.
Man muss nach einer solchen Änderung immer das Programm KALKULATION PREISE aufrufen, z.B. mit folgenden Voreinstellungen:

Erst damit werden die VK-Preise neu kalkuliert.

25.07

TKD

Verbuchen von Daten

Beim Erfassen von Werkstatt-Aufträgen und den Leistungen werden an verschiedenen Stellen und Situationen Daten in anderen Dateien abgestellt. 
Auftragserfassung
Sobald in der Auftragsbearbeitung ein Auftrag erfasst wird, können folgende Daten verändert werden:
1. Lagerdaten
Nach Erfassung einer Position wird der verfügbare Bestand entsprechend reduziert:
Ausgangssituation: Lager und verfügbar jeweils 8

Nach Eingabe der Menge 2 in der Position 1 reduziert sich der verfügbare Bestand auf 6:

2. Stunden/Arbeitswerte
Wenn im Parametersatz das Feld "STUNDEN VERBUCH AUFT.BEARB auf "J" steht werden die Stunden (nur diese) sofort beim Techniker eingetragen.

Erfassung Stunden:

Speicherung beim Techniker


Ausgaben Lieferschein
Die Auftragsmenge wird vom Lagerbestand abgebucht.

Abschluss Auftrag
Es werden alle Daten entsprechend verbucht bis auf den Eintrag ins Rechnungsausgangsbuch. Dieses erfolgt erst beim Abruf der Rechnung oder gar nicht, wenn Auftrag nicht kostenpflichtig.

21.07

WWS

Dokumente per E-Mail

In WWS lassen sich nicht nur die Rechnungen per E-Mail versenden, sondern auch Auftragsbestätigungen und Lieferscheine an Kunden sowie Bestellungen an Lieferanten. 
Bei Bedarf bitte mit unserer Hotline Kontakt aufnehmen. 

20.07

allgemein

Zahlungs-
bedingungen

COMMERZ erwartet, dass die Anlage von Zahlungsbedingungen "logics" (logisch) ist, denn es finden in der Stammdatenverwaltung dazu keine Prüfungen statt. Zudem ist nur einen 2-stellige Schlüsselnummer erlaubt, obwohl in der Stammdatenverwaltung in WWS der Schlüssel auch 3-stellig eingebbar ist. Wenn zwei Skonti angegeben sind mit zwei verschiedenen Tagen und Prozentsätzen (selten auf Kundenrechnungen) dann wird in WWS wegen dem Werbetext die Nettofälligkeit nicht ausgewiesen. 
Bitte entsprechend beachten. 

19.07

TK

Preisauskunft

Es ist an der Kasse häufig erforderlich, dass die Preisauskunft  aufgerufen werden muss. Da ein Verlassen des Bildschirmes für die Kassenerfassung nicht sinnvoll ist, sollte hierfür permanent ein zweites Fenster zur Verfügung stehen, über das die Preisauskunft direkt aufgerufen werden kann und aus dem man schnell wieder zurück in die Kassen-Auftragserfassung gelangen kann.

Man kann die Preisauskunft für den Ladenkunden aber auch direkt aus der Kassenerfassung abrufen. Das ist z.B. erforderlich wenn, ein Kunde nur nach dem Preis eines Artikels fragt.
Dabei muss man statt der Bestätigungen der Kundennummer mit  ENTER nach der Kundennummer die Funktionstaste F8 eingeben:
Ausgangssituation:

Nach Eingabe F8:

Dabei wird der Kunde in die Preisauskunft "mitgenommen" und CODE auf "1" gesetzt, sodass EK-Preise nicht angezeigt werden. Eine Besonderheit steht jetzt auch zur Verfügung: Wenn der Scanner so programmiert ist, dass er automatisch ein ENTER und ein "i" (für Zugriff über EAN) erzeugt, dann kann man den Artikel auch in der Preisauskunft jetzt einscannen. 
Nach Eingabe der Artikelnummer stehen dann die Preisdaten auf dem Bildschirm:

Wenn man bei der Artikelnummer lediglich ENTER eingibt, kommt man direkt in die Kassenerfassung zurück.
Man kann auch für "echte" Kunden in die Preisauskunft verzweigen, man muss aber dazu die Kundennummer eingeben und mit F8 abschließen.

18.07

WWS

Wechseln von Bestellpositionen

Wenn man festgestellt hat, dass ein Artikel in einem Bestellvorschlag doch nicht bei diesem Lieferanten bestellt werden sollte, dann kann man über 7=WECHSELN diese Position in einen anderen Vorschlag kopieren. Das kann zum Beispiel dann erforderlich werden, wenn man einen automatischen Vorschlag erstellt hat (bei dem immer der Hauptlieferant verwendet wird) und man einzelne Artikel doch lieber bei einem anderen Lieferanten bestellen möchte. 
Beispiel:
 
Über die Auswahl 7=WECHSELN wird die Position unter einem neuen Lieferant und einer wählbaren Zuordnung abgespeichert. Dabei wird entweder ein gänzlich neuer Bestellvorschlag für den Lieferanten angelegt oder die Position an einen bestehenden Bestellvorschlag angefügt. 
Nach WECHSELN wird in diesem Bestellvorschlag die Bestellmenge auf null gesetzt, was dazu führt, dass diese Position nicht bei diesem Lieferanten bestellt wird:

Das Verfahren, solche Positionen im Bestellvorschlag zu belassen und mit einer Menge=0 zu kennzeichnen, wurde extra so eingeführt, um die Struktur zu erhalten. Wenn man beispielsweise die Positionen 2, 7, und 10 in einem Bestellvorschlag löschen würde, stellt sich ganz einfach die Frage, was ist denn nun die ehemalige Position 8.

Man darf dann nur nicht vergessen, den Bestellvorschlag für den anderen Lieferanten weiter zu bearbeiten.

14.07

TKD

Geräteklassen

Wenig genutzt wird das Feld GERÄTEKLASSE im Gerätestammsatz. Über dieses nur 2-stellige Feld, das vom Anwender beliebig belegt werden kann, kann man die Geräte in "Klassen" einteilen. Typische Begriffe sind beispielsweise "sc" für Schreibmaschine, "kp" für Kopierer oder "bs" für Bildschirm. Die Anzahl der Klassen richtet sich nach der individuellen Nutzung des Feldes.

Benötigt wird es beispielsweise beim Suchen eines Kopierers. Wenn man bei GERÄT die Kundenkurzbezeichnung eingibt, erscheinen alle Geräte dieses Kunden (oft sehr viele, wenn man Zubehör und alle sonstigen Geräte beim Kunden hinterlegt hat). Wenn man aber nach der Kurzbezeichnung nach einem Stern "*" die zwei Zeichen der Geräteklasse eingibt, dann werden nur die Geräte angezeigt, die diese Geräteklasse auch im Gerätestamm haben. Auf diese Weise kann man z.B. mit KDKURZ*kp sich nur die Geräte der Geräteklasse kp des Kunden zur Auswahl anzeigen lassen.
Weitere Verwendung findet die Geräteklasse auch bei den Auswertungen, die nach Geräteklassen selektiert werden können. Wenn man den Farbkopierern z.B. die Geräteklasse "fk" zuordnet, kann man eine Statistik mit lediglich diesen Geräten abrufen - unabhängig vom Lieferanten oder vom Modell.
Wichtig ist, dass dieses Feld bereits im Modellstammsatz vorgegeben werden kann, sodass auch alle neuen Geräte die gleiche Klasse erhalten:

Wenn man die bestehenden Geräte neu mit dem Feld Geräteklasse versorgen möchte, ist dieses über die Funktion "6.MODELLDATEN NACH GERÄTE" ganz einfach machbar; bei Fragen hilft die Hotline  gerne.

13.07

FIBU

Wareneinsatz

Wenn in der FIBU nur die Eingangs- und die Ausgangsrechnungen erfasst bzw. übernommen werden, ist es für den Abruf des aktuellen Firmenstatus erforderlich, immer den Lagerwert mit einzubeziehen, dessen Ermittlung dann auch noch mit einer Inventur verbunden ist.
Wenn man aber zu jeder Ausgangsrechnung den betreffenden Wareneinsatz (EK-Preise) in die FIBU mit übergibt, dann ergibt sich aus der Differenz in der FIBU gleich der erzielte Bruttonutzen.

Dazu sind drei grundsätzliche Voraussetzungen erforderlich:
1. Man muss eine eindeutige Zuordnung von den Erlöskonten, die in WWS/OBJ und TKD definiert sind, zu den Wareneinsatz-Konten festlegen. 
2. Man muss sicherstellen, dass die EK-Preise in WWS/OBJ  und in TKD korrekt und stimmig zur Verfügung stehen.
3. logics muss entsprechend den Anforderungen einige Anpassungen vornehmen, damit die Wareneinsatz-Buchungen auch generiert werden.

Vielleicht einmal eine Überlegung wert, weil diese Funktion auch bei einer DATEV-Schnittstelle eingesetzt werden könnte.  

12.07

allgemein

Daten-Export aus COMMERZ

Wenn Daten aus COMMERZ exportiert werden, um sie in anderen Programmen oder für andere Auswertungen zu verwenden, gibt es grundsätzlich zwei Verfahren:
1. logics liefert die Daten, wie sie für die weitere Nutzung exakt benötigt werden, über eine spezielle (standardisierte oder auch  individuelle) Schnittstelle
2. Der Anwender "zapft" die Daten an oder verwendet brauchbare (meist nur bedingt passende)  Auswertungen, um daraus die Daten "zu gewinnen".

Für diese beiden Lösungen gibt es ganz eindeutige Vorteile und ganz erhebliche Nachteile:

Lösung 1 (logics-Schnittstelle)

a) die Schnittstelle ist genau an die entsprechenden Anforderung angepasst, wobei auch Zusatzinformationen mitgeliefert werden können
b) logics übernimmt die Garantie für die Daten, auch bei internen Veränderungen in den COMMERZ-Programmen oder im Layout der Auswertungen
c) bei Änderung der Schnittstelle passt logics diese entsprechend an (Beispiele: DATEV, pCon-planner, Logistik-Aufträge (z.B. LS3), Liefer-Avise, elektronische Rechnungsdaten ... und vieles vieles mehr)

Lösung 2 (Export aus Daten oder Listen)

a) Daten meist unvollständig (zum Beispiel bei Export Auswertung  Rechnungsausgangsbuch fehlt bei Rechnungen an Sammelkunden die Adresse der Rechnung
b) Änderungen in Daten und Auswertungen können zu gravierenden Fehlern in den Folgeprogrammen führen. Logics ändert diese permanent, je nach Anforderung und Bedarf (ohne Verpflichtung einer entsprechenden Mitteilung)
c) Zusätzliche Anforderungen aus dem Import-Programm sind häufig nicht über einen Export abgedeckt (Daten fehlen einfach, obwohl in COMMERZ vorhanden und über Lösung 1 problemlos bereitstellbar)
d) meist beträchtlicher Aufwand um die Daten entsprechend aufzubereiten.

Zusammenfassung:

Auf Basis dieser Vor- und Nachteile ist es eigentlich nicht zu vertreten, die Lösung 2 überhaupt zu diskutieren. Einen sicheren  und ständig korrekten Daten Daten-Export kann man nur erhalten, wenn man die Lösung 1 einsetzt. Das Risiko des Einsatzes der Lösung 2 führt(e) letztlich meist doch zu dem normierten Export durch logics; Kosten, die man gleich hätte vermeiden können.
Deshalb wenden Sie sich lieber gleich an unsere Hotline, die Ihnen gerne getestete und umfassende Exporte bereitstellen kann.

11.07

WWS

Struktur von Aufträgen

Die Einträglichkeit von Kunden-Aufträgen ergibt sich nicht nur aus den erzielten Bruttonutzen der einzelnen Artikel, sondern wird auch maßgeblich von Struktur der Aufträge, den Verfahren zur Auftragsabwicklung und den unmittelbaren Lieferfähigkeit bestimmt. So ist ein Kundenauftrag in einer Woche mit 10 Positionen besser als 10 Aufträge mit jeweils einer Position, andererseits sollten im Normalfall 10 Auftragspositionen nicht über mehr als 2 Lieferungen abgewickelt werden. 
Wie die Auftragsstrukturen im eigenen Unternehmen aussehen, lässt sich z.B. in den GESCHÄFTS-INFORMATIONEN im Menüpunkt TAGESDATEN abrufen. Bereits ohne ins Detail zu gehen kann man wichtige Daten über die Aufträge für einen vorgebbaren (auch längeren) Zeitpunkt und einzelne Absatzbereiche erkennen:

Beispielsweise kann man an diesen Daten feststellen, dass pro Auftrag im Schnitt 3.77 Positionen geordert wurden, dass aber auf jedem Lieferschein nur 2,58 Positionen im Schnitt enthalten waren. Rechnungen enthalten (bedingt durch Sammelrechnungen) jeweils 6,98 Positionen. Auch aus den Bestellungen ist abzuleiten, dass die Lieferanten von 10,99 Bestell-Positionen nur 7,69 Positionen (also nur etwa 30%) liefern. 
Wenn man die Auskunft vertieft (1=AUFTRÄGE), erhält man auch noch Informationen über die Erst- und Nachlieferungen (unterteilt auch noch nach Lager- und Nichtlager-Artikel).
Diese Daten entstehen automatisch und sollten schon einmal öfters kontrolliert werden, um ggf. Maßnahmen im Bereich der Auftragsbearbeitung und Auftragsabwicklung ergreifen zu können.

07.07

TKD

Tonerstatus

COMMERZ-ACTUELL-TKD liefert genügend Informationen, um zu bestimmen, ob ein Kunde für ein Gerät noch Toner bekommen soll oder nicht. Als Beispiel nur folgende Auskunft, die bei der Auftragserfassung, Auftragsänderung oder Leistungserfassung  abrufbar ist (TONERINFO auf "J" setzen):

In diesem Beispiel wurde der aktuelle Zählerstand von 45.000 im Kopfbildschirm eingegeben, der auch gleich entsprechend berücksichtigt. wird. 
Die Zahlen über TONER-SOLL (wie viel Toner würden im Schnitt für die Anzahl der Kopien benötigt) und ÜBERHANG (wie viel Toner müsste der Kunde für das Gerät noch vorrätig haben)  und seine neue Toneranforderung können Entscheidungsmerkmale dafür sein, ob der Kunden für dieses Gerät schon wieder Toner benötigt oder nicht. 
Zudem werden im oberen Teil die einzelnen Tonerlieferungen angezeigt, aber nur dann wenn der betreffende Auftrag auch abgeschlossen ist.

Bei gezielter, korrekter und vollständiger Dateneingabe liefert COMMERZ wichtige und exakte Hinweise über den Tonerverbrauch.
Die Berechnung des Tonerverbrauchs in Abhängigkeit von den Kopien genau zu ermitteln, ist jedoch erschwert, weil zwei Faktoren häufig nicht aktuell zur Verfügung stehen:
1. Aktueller Zählerstand
Dieser ist zwar bei einem Technikerbesuch oder bei einer Zählermeldung exakt, aber meist dann nicht mehr, wenn der Kunde wieder Toner anfordert. 
2. "Gehorteter" Toner
Die Menge an Toner, die noch im Schrank beim Kunden "schlummert", ist ebenfalls nicht exakt bekannt.
3. Die Angabe im Modell-Stammsatz von "Kopien pro Toner" ist ein Durchschnittswert und mag für bestimmte Einsätze nicht stimmig sein.

Die Auskunft über die Toner-Lieferungen ist auch in der  TONER-VERBRAUCHSAUSKUNFT gesondert abrufbar.

06.07

allgemein

Preiseinheiten auf Rechnungen

Oft sieht man immer noch die für den Kunden wenig verständliche Ausgabe der Preiseinheiten in Ziffern (0 = Stückpreis bis 4= 1000er Preis). Um den Kunden diese Verschlüsselung zu erklären, wird die Bedeutung der Ziffern meist in einem gesonderten Block unten im Formular dargestellt. 
Das ist aber zumindest seit etwa 2000 nicht mehr nötig:
Wenn man im Parametersatz von WWS den DRUCK PREISEINHEITEN IN ZIFFERN auf "N" setzt, werden statt der Ziffern Buchstaben ausgegeben.( 0 --> leer, 1 --> Z, 2 --> D, 3 --> H, 4 --> T), die sich eigentlich von selbst erklären. Dieses gilt dann sowohl für WWS- als auch für TKD-Rechnungen.   

05.07

WWS

Geänderte Preise kontrollieren

Wenn Preise manuell oder elektronisch geändert werden, möchte man gerne die Änderungen nochmals kontrollieren. Dazu eignet sich die Preisänderungsliste, die in den SONDERPROGRAMMEN unter PREISPFLEGE aufgerufen werden kann. In dieser Auswertung werden sowohl die alten als die neuen (aktuellen) Preise zur Kontrolle ausgewiesen. 

Die Selektion ist vielschichtig, sodass man über eine datumsbezogene Selektion ganz gezielt die "soeben" geänderten neuen Preise sich ausweisen lassen kann. Auch die Preisänderungen eines einzelnen Artikels sind abrufbar.
Über die Eingaben bei KOMPL/FUNKTION kann ein bestimmter AUFGABENKOMPLEX und eine Unterfunktion ausgewählt werden, mit der die Preise geändert worden sind. Wurden diese beispielsweise im AUFGABENKOMPLEX "09.STAMMDATEN" und dann über die "04.ARTIKEL-DATEI durchgeführt, dann ist hier 0904 einzugeben. Mit der Eingabe der "Wundertaste" F3 werden alle Änderungen, über welche Funktion auch immer, ausgewiesen. Dabei sind auch die Änderungen enthalten, die über die "Zentrale Artikelpflege" (auch automatisch) durchgeführt worden sind.

Die Auswertung zeigt das Datum mit Uhrzeit, Kennzeichen (nicht die Benutzerkennung !!) des Mitarbeiters,  den Ort der Änderung und die Preise. Es werden immer alle Preisänderungen im Artikelstamm dargestellt. Um nicht immer "uralte" Änderungen ausgewiesen zu bekommen, sollte man ab und zu die Funktion 2 mit entsprechend gewählten Datum aufrufen.

Die Preisänderungsliste ist ein sehr gutes Werkzeug, um durchgeführte (vor allem auch automatisiert durchgeführte) Preisänderungen nochmals zu kontrollieren, weil neben den neuen Preisen auch die alten Preise ausgewiesen werden.

04.07

TKD

Poolformate

Verschiedene Abrechnungsformate für Poolrechnungen werden über das vorzugebende POOLFORMAT (0, 1 oder 2, siehe auch Anwenderhandbuch) gesteuert. Dabei sind zwei Besonderheiten zu beachten:

1. Das üblicherweise generell geltende Format, das bei nahezu allen Poolrechnungen verwendet werden soll, kann im Parametersatz bereits vorgegeben werden. Damit vermeidet man, dass bei jedem Abruf von Poolrechnungen das POOLFORMAT immer geändert werden muss.

2. Über das Pool-Format werden folgende Darstellungen gesteuert:

Pool-Format = 0
Jedes Gerät des Pools wird einzeln betrachtet und ausgewiesen. Dabei können bei einzelnen Geräten auch negative Beträge entstehen, wenn bei denen die Freien Einheiten überwiegen. Das Format kann deshalb auch verwendet werden, wenn im Vertrag eine Vergütung nicht erreichter Kopien vereinbart wurde.
Pool-Format = 1
Dieses Format ist im Standardfall zu verwenden. Bei den Geräten werden lediglich die Kopien ausgewiesen und am Ende die Gesamtzahl der Kopien und der Freien Einheiten.
Pool-Format = 2
Wie Pool-Format 1, wobei zusätzlich bei jedem Gerät die Miet- und /oder Wartungsbeträge ausgewiesen werden, sofern enthalten und angesteuert.

3. Wenn eine Poolrechnung zurückgesetzt werden muss, dann ist unbedingt darauf zu achten, dass die dazu erforderliche Eingabe beim Feld POOLFORMAT immer identisch ist mit dem Poolformat, das bei der Rechnung verwendet worden ist. Poolformat 0 und 1 können nämlich zu unterschiedlichen Ergebnissen bei den Rechnungen führen, wenn in Summe wegen zu vielen Freien Einheiten bei Pool-Format = 0 sich ein negativer Endbetrag ergibt, bei Pool-Format = 1 aber eine Nullrechnung. Das Poolformat wird auf der Rechnung unten als letzte Stelle ausgewiesen. 

30.06

allgemein TKD

Einsatz von Technikern

Beim Einsatz der Techniker ist es heutzutage unumgänglich,

moderne IT-Verfahren zu verwenden. Durch Nutzung von Internet, APPS und Tablet-Computern kann der gesamte Bereich des Vorort-Service effizienter, kostengünstiger und flexibler gestaltet werden. Die speziellen dafür erforderlichen Funktionen sind in COMMERZ-ACTUELL integriert und bereits im Einsatz.


1. Abläufe

Die nachfolgende Darstellung zeigt die grundsätzlichen Abläufe

eines Technikereinsatzes unter Nutzung moderner IT-Verfahren:

1 Kunde oder System meldet Störung, Fehler oder Ausfall. Dieses kann manuell oder vom Kopiersystem auch direkt erfolgen. Telefonische Meldungen müssen erfasst werden, bei elektronischen Meldungen wird automatisch ein TKD-Auftrag generiert.

2 Aufträge werden ggf. mit weiteren Hinweisen auf das Tablet des Technikers versendet.

3 Der Techniker repariert beim Kunden das Kopier-System und erfasst die von ihm erbrachten Leistungen auf seinem Tablet. Dabei werden die Technikerzeiten auch dazu verwendet, um z.B. einen Wochenbericht zu erstellen.
4 Die Leistungen werden elektronisch ins COMMERZ-ACTUELL-TKD übertragen und führen dort auf Basis der dem Gerät zugeordneten Konditionen zu entsprechender Weiterverarbeitung (wie z.B. Aufwandsverbuchung, Rechnungserstellung).

 

2. Vorteile

Zwischen dem Eingang einer Störung und der Rechnungserstellung befinden sich eine Vielzahl von Vorgängen und Schnittstellen, die mit diesem Verfahren optimiert werden. Medienbrüche und manuelle Erfassungen auf Basis von Techniker-Berichten werden vermieden, der gesamte Prozess kann effizienter, schneller und vor allem auch kostengünstiger abgewickelt werden.
Der Techniker hat Zugriff auf den Lagerbestand, fehlende Ersatzteile können schnellstens bestellt werden.

 

3. Voraussetzungen

Neben den speziellen Erweiterungen in COMMERZ-ACTUELL-TKD ist es erforderlich, die Techniker mit Tablets auszustatten und auf denen eine entsprechende Software zu installieren. Diese Software kann entweder selbst erstellt werden oder man kann ein im Einsatz befindliches und mit COMMERZ kommunizierendes bewährtes Programm verwenden.

29.06

WWS

Artikelnummer Bestellung

Mit der Artikel-Referenzliste in der DATEIPFLEGE kann man auch doppelte Artikelnummern (Bestellung) ermitteln. Dazu ist die Auswertung mit der Sortierung 3=ARTNR(BEST) aufzurufen. Durch die Vielzahl der Artikel ist eine Selektion nach einzelnen Lieferanten zu empfehlen. Ansonsten müsste man die Auswertung ins EXCEL transferieren und entsprechend bearbeiten.  

28.06

TKD

Nullrechnungen 

Nullrechnungen können erstellt werden für Werkstatt-Aufträge und für Verträge.
1. Werkstattaufträge
Wenn man einem Kunden zeigen möchte, dass eine gesamte erbrachte Leistung für ihn kostenlos ist und welche Beträge er eigentlich hätte bezahlen müssen, kann man eine sogenannte Nullrechnung erstellen. Voraussetzung dazu ist zunächst, dass man im Auftragskopf das entsprechende Kennzeichen dafür auf "J" setzen:

Die Vorgabe für dieses Feld ist standardmäßig auf "N" gesetzt, weil üblicherweise kostenlose Aufwendungen im Rahmen eines Vertrages von Hause aus meist kostenlos sind.
Die Positionen müssen dann alle die Kondition (KOND=Nachlass) auf 100% und das Feld RECHNUNG auf "J" gesetzt werden:
 

Der Kunde erhält somit eine Rechnung mit allen Positionen und er sieht darauf auch die (nicht berechneten) VK-Preise. 
Eine Alternative dazu wäre, den Auftrag in einen Kostenvoranschlag zu kopieren und diesen dem Kunden zu übermitteln.

2. Verträge
Nullrechnungen entstehen dann, wenn bei Zählerabrechnungen die Freien Einheiten größer sind als die zu berechnenden Kopien. Gesteuert wird der Druck oder die Unterdrückung der Nullrechnung über den Parametersatz:

Zunächst über das Feld NULLRECHNUNG DRUCKEN (J/N), das bei einer Rechnung, die nur aus Zählerabrechnungen besteht, die Rechnung druckt, wenn der zu berechnende Betrag nicht null ist, und den Druck unterdrückt, wenn der Betrag null ausmacht.

Handelt es sich aber um eine Rechnung mit einer zusätzlichen Miet- oder Wartungsposition, dann wird das Feld NULL-POS-ZÄHLER DRUCKEN (J/N) einbezogen. Das Feld steuert, ob Zähler gedruckt werden sollen, auch wenn das der Wert null beträgt (ganz einfach wie der Name schon sagt: ob die Zählerposition mit Betrag von null gedruckt werden soll oder nicht).  
Dazu wird aber auch das Feld NULLRECHNUNG DRUCKEN (J/N) berücksichtigt:
o steht dieses auf "J", wird die Zählerposition (mit null) gedruckt
o steht dieses auf "N", wird die Zählerposition nur dann gedruckt, wenn NULL-POS-ZÄHLER DRUCKEN auf "J" steht.  Ansonsten ist auf der Rechnung nur die Miet- oder Wartungsposition.

Insbesondere in Bezug auf die Versendung von Rechnungen per E-Mail wurden einige individuelle Lösungen integriert.

27.06

OBJ

Einsatz OBJ (neu)

Der "Renner" bei den von unseren Kunden derzeit geplanten und getätigten Erweiterungen ihrer COMMERZ-Installation ist der Einsatz von COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) für den Geschäftsbereich Einrichtungen. Allein schon wegen den  Möglichkeiten
- Langtexte einzusetzen
- Positionen oder auch Positionsgruppen kopieren zu können
- die Formulare weitgehend variabel zu gestalten 
- Strukturen mit Zwischensummen zu bilden
- Bilder in Formulare zu integrieren
- PBS-Artikel aus der Artikeldatei direkt zu verwenden
- Daten aus CAD-Dateien zu übernehmen 
lohnt sich der Einsatz von OBJ (neu) allemal. Spezielle Konditionen gibt es, wenn bereits eine Lizenz für OBJ (alt) vorhanden ist und nur ein Upgrade auf OBJ (neu) erforderlich ist.

Zusätzlich kann man aber auch Daten aus CAD-Systemen direkt übernehmen, sodass man alle weiteren Abwicklungen einheitlich in COMMERZ-ACTUELL durchführen kann. CAD-Daten können dabei als Angebot oder als Auftrag weiterverarbeitet werden, wobei auch "Strukturen" (Unterpositionen) erhalten bleiben.

Besonders wichtig ist auch die Kopierfunktion einzelner Positionen oder ganzer Positionsgruppen aus bestehenden Angeboten oder Aufträgen. Damit erspart man sich erheblichen Aufwand, wenn man wiederkehrende Einrichtungsgegenstände lediglich anpassen und nicht gänzlich neu erfassen muss.

Der Einsatz von COMMERZ-ACTUELL-OBJ (neu) ist insgesamt betrachtet wesentlich effizienter als Angebote erst in WORD zu erstellen und später (als Auftrag) nochmals in COMMERZ zu erfassen.  

Weitere Infos und Beschreibungen gerne von unserer Hotline. 

23.06

allgemein

Verschiedene
Sätze bei Mehrwertsteuer

Neben den üblichen Mehrwertsteuersätzen von 19% und 7% gibt es leider auch Artikel mit 0%, z.B. für Briefmarken. Wenn man solche Artikel anlegen möchte, für die keine  Mehrwertsteuer auszuweisen ist, ist das Mehrwertsteuer-Kennzeichen "4" zu verwenden, z.B. im Artikel einzutragen. Bei einem Kassenauftrag werden die Beträge korrekt ausgewiesen, auch wenn 3 verschiedene Mehrwertsteuersätze (19, 7, 0%) auftreten. Auf einem Rechnungsformular aber können nur zwei verschiedene Mehrwertsteuer-Sätze dargestellt werden.

22.06

WWS/TKD

Toner in WWS-Aufträgen

 

Die Konditionen für die Abgabe von Tonern sind eigentlich in TKD in Verbindung mit dem betreffenden Gerät festgelegt. Kunden ordern aber auch neben PBS-Artikeln auch Toner und da gibt es dann ein Problem mit beliebig aufwendigen und nachteiligen Lösungen:
1. Getrennte Erfassung: PBS-Artikel in WWS, Toner in TKD. Wenn der Kunde Toner für mehrere Geräte haben möchte, dann müssen in TKD mehrere Aufträge angelegt werden; in WWS nur einer.
2. Nachfrage in der Technik bezüglich Konditionen (Toner im Vertrag enthalten oder nicht).
3. Verlass auf Kunden-Aussage: "den bekommen wir immer schon kostenlos".
4. Verlass auf Erfahrungen und Kenntnisse der PBS-Abteilung.

COMMERZ-ACTUELL hat dafür die optimale Lösung:

                           TKD-Aufträge in WWS

Im Prinzip läuft das einfach so, dass Toner in einem WWS-Auftrag (oder auch an der Kasse)  erfasst werden kann, die Konditionen in TKD automatisch abgerufen werden und letztlich so getan wird, als ob der Auftrag in Bezug auf die Toner in TKD abgewickelt worden wäre (d.h. Verbuchung dieser Daten im TKD-Datenspektrum). 

Dabei gibt in WWS aber erhebliche Unterstützung bei der Findung von Geräten und Tonern, sowie bei der Vermeidung von falschen Toner-Abgaben:
1. Es können die Geräte des Kunden mit Standort angezeigt werden (durch Eingabe der Geräteklasse auch nach Typen selektiert).
2. Geräte mit Wartungsverträgen sind gekennzeichnet.
3. Nach Auswahl eines Gerätes werden die Artikel (Toner) aus der zugehörenden Artikeltabelle angezeigt.
4. Nach Auswahl eines Artikels wird der VK-Preis ermittelt und angezeigt (100% Rabatt = kostenlos).
5. Bei der direkten Eingabe eines Toner-Artikels (Verrechnungsart 21 bis 29) werden die Geräte angezeigt, bei denen der Toner in der betreffenden Artikeldatei enthalten ist. 
6. Druck von Lieferscheinen und Rechnungen hängen von der Konstellation der weiteren Positionen ab (LS3 und nur Toner aus eigenem Lager, nur Toner kostenlos etc.).

Die Vorteile dieser Funktion nutzen eine Vielzahl von Fachhändlern, die erkannt haben, dass sie Ihren Aufwand und die Fehlabgaben damit erheblich reduzieren konnten. 

21.06

WWS

Was sind Zuordnungen

COMMERZ-ACTUELL beinhaltet eine Fülle von Varianten der zur Erstellung von Bestellungen, u.a.:
1. Einfache lieferantenbezogene Erfassung
2. Automatischer Vorschlag auf Basis der Bestände
3. Automatischer Vorschlag auf Basis von aktuellen Aufträgen
4. Bestellung wegen Direktlieferung (von Lieferant zu Kunde)
5. beliebige (Vor-)Eingabe bei Bedarfserkenntnis.
Ein ganz entscheidendes Steuerungselement ist das Feld "ZUORDNUNG", das anfänglich dazu verwendet wurde, um parallel Vorschläge verschiedener Abteilungen bei gleichem Lieferanten bearbeiten zu können:
 
Notwendig ist dieses zum Beispiel, wenn die Abteilung "Laden" und die Abteilung "Strecke" Bestellvorschläge beim gleichen Lieferanten mit unterschiedlichen Anforderungen getrennt bearbeiten möchte.

Im Laufe der Zeit wurde dieses Feld aber auch dazu genutzt, um spezielle Abwicklungen mit den Lieferanten durchführen zu können. Neben einigen  individuellen Bedeutungen kann das Feld für folgende Funktionen verwendet werden:
01 = für automatische Bestellvorschläge
99 = Rückgabe an den Lieferanten mit Überwachungsmöglichkeiten z.B. für Gutschrifterstellung oder Ersatzlieferung
98 = Direktlieferung (auch aus Auftragserfassung direkt eingebbar)
97 = Anfrage an Lieferanten
90 = Sammler (Vorab-Erfassung Bestellvorschläge unabhängig vom Lieferant und spätere Auflösung)
09 = Dispoliste, enthält alle Artikel des Lieferanten mit Bestell- und Verkaufsdaten
 
Insbesondere über die Zuordnung 99 kann man alle Rücksendungen erfassen und vor allem auch genau überwachen. 

20.06

WWS

Rechnungen von Soennecken

COMMERZ-ACTUELL kann schon seit längerer Zeit Rechnungen von Lieferanten datenmäßig einzulesen, diese mit den Bestellungen abgleichen und etwaige Fehler zu melden. Neu ist nun, dass alle Rechnungen von Soennecken (ins eigene Lager) und Rechnungen für LS3-Aufträge mit ihren Detaildaten übernommen werden können und auch die Rechnungen selbst als PDF-Datei gespeichert und bei Bedarf abgerufen werden können. 

Damit entfällt z.B. der mühsame Abgleich der Rechnungen von Soennecken für viele LS3-Aufträge mit den Kundenaufträgen: Ein ganz wichtiger Punkt, um Kosten und Aufwand zu sparen.

Der nächste Schritt, die Übergabe an die FIBU, ist für diejenigen, die die COMMERZ-FIBU einsetzen, bis auf Endtests realisiert, für die Übergabe an andere FIBU-Systeme (z.B. DATEV) nahezu fertig gestellt. 

Mit dieser Software-Entwicklung kann man durch die automatische Datenübernahme zwei ganz wesentliche lästige Tätigkeiten (die Kontrolle der Soennecken-Rechnungen und die Speicherung in die FIBU) weitgehend als erledigt betrachten. Ein weiterer Schnitt, die DV so richtig kostensparend einzusetzen.      

16.06

TKD

PROV-Nummern

Wozu braucht man eigentlich die PROV-Nummern?
Im Parametersatz von TKD gibt es zwei Nummernkreise, die vom Anwender vorbelegt werden können (LETZTE PROV-RECHNUNGSNR und LETZTE PROV-AUFTRAGSNR):

Diese Nummern werden verwendet, wenn Ergebnisdaten aus TKD in die sogenannte Provisionsdatei eingetragen werden sollen. Dieses aber nur in Ausnahmefällen.

Die Provisionsdaten waren ursprünglich (wie der Name schon sagt) in COMMERZ-ACTUELL-WWS dafür gedacht, die Provisionsdaten für die Verkäufer zu speichern und letztlich daraus die Provisionen zu errechnen. Dazu war es erforderlich, für jede Rechnungsposition alle Detaildaten zu speichern. Diese Daten enthalten also Informationen über Auftrag, Auftragsposition, Rechnungsnummer, Preise und Rabatte und vieles mehr. Nach und nach wurde dieser Datenbestand in COMMERZ immer stärker dazu verwendet, beliebige Auswertungen daraus zu erzeugen. Der Name Provisionsdaten sollte demnach eher Rechnungs- oder Auftragsdetaildaten heißen.

Um diese Auswertungen umfassender zu gestalten, besteht auch die Möglichkeit über die Abfrage PROVISIONS-DATEN IN WWS (sollte eigentlich immer auf "J" stehen) auch TKD-Ergebnisdaten in die Provisionsdatei abzustellen. Dabei gibt es aber das Problem, dass nicht wie in WWS für jede Rechnungsposition eine Auftrags- und eine Rechnungsnummer eindeutig vorliegen. So haben beispielsweise Vertragsrechnungen keine Auftragsnummer und Leistungen der Werkstatt, die nicht zu berechnen sind (aber auch abgestellt werden müssen) auch keine Rechnungsnummer. Und genau für diese Fälle werden dann die PROV-Nummern verwendet, um den Eintrag in die Provisionsdatei zu vervollständigen. 
Empfehlenswert ist es diese Nummernkreise so zu belegen, dass sie sich von den Standardnummern unterscheiden.

15.06

allgemein

Sperren von Daten

Ganz generell für die gesamte Datenverarbeitung gilt, dass gespeicherte Informationen nicht von mehr als einem Arbeitsplatz gleichzeitig geändert werden dürfen, sofern es wie in Datenbanken nicht feldweise passiert. Dieses kann man an einem kleinen Beispiel schnell erläutern:
1. Arbeitsplatz A ruft den Kunden XYZ zu Änderung auf und ändert die Rechnungsadresse am Bildschirm
2. Arbeitsplatz B ruft ebenfalls den Kunden XYZ auf (immer noch mit der alten Rechnungsadresse) und ändert die Zahlungsbedingungen am Bildschirm
3. Arbeitsplatz A beendet die Änderung und schreibt die Kundendaten in die Kundendatei zurück (die Rechnungsadresse ist jetzt die neue, die Zahlungsbedingung noch die alte)
4. Arbeitsplatz B beendet die Änderung und schreibt die Kundendaten in die Kundendatei zurück (dabei wird jetzt die Zahlungsbedingung geändert, aber die alte Rechnungsadresse wieder eingetragen).

Um solche Konflikte zu vermeiden, wurden im ganzen COMMERZ Sperren integriert, die aber bei einem normalen Ablauf zeitlich so gesteuert sind, dass sie
o nur in einem minimalen Zeitraum wirken
o eine Meldung ausgeben, wenn ein Konflikt aufzutreten droht.
COMMERZ lässt eine Weiterverarbeitung so lange nicht zu, bis die Sperre wieder aufgehoben ist (Beenden der entsprechenden Funktion).
Im Laufe der Zeit wurden die Informationen über solche Sperren wesentlich verbessert:
1. Die Meldung "....GESPERRT" enthält jetzt einen Hinweis, an welchem Arbeitsplatz der Datensatz gesperrt ist  
 
Sie bedeutet, dass in COMMERZ-WWS im Aufgabenkomplex 9 (STAMMDATENVERWALTUNG) im Untermenüpunkt 1 (KUNDEN) am   Bildschirm mit dem Namen LOGICS-HSThst) der Kunde gerade gesperrt ist (weil z.B. dort gerade der Kunde geändert wird). 
2. In den Hilfsprogrammen können alle gesperrte Datensätze (zum Beispiel vor dem Ausschalten des Systems ) ansehen kann:


und bei Auswahl 3:

14.06

FIBU

Vereinfachung Skontoeingabe

Üblicherweise rechnet die FIBU den abgezogenen Skontobetrag dann automatisch aus, wenn der Zahlungsbetrag eingegeben wurde und die dazu gehörende Rechnung ausgewählt wurde. COMMERZ-FIBU prüft dann noch die Abzugsfähigkeit und gibt ggf. eine entsprechende Warnung aus. Wenn aber mehrere Rechnungen auszugleichen sind, kann es vorkommen, dass bezüglich der Skontoberechtigung unterschiedliche Konditionen vorliegen und der Skontobetrag bekannt ist. Dann steht man z.B. vor folgender Situation:
  
Wenn der Kunde sich bei dieser Rechnung 2.00 EURO abgezogen hat, dann müsste man die Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Skonto bilden und als Betrag eingeben (normalerweise sind die Beträge nicht so einfach). Dann wird auch der Skontobetrag von EUR 2,00 wieder vorgegeben.
Das ist natürlich zu umständlich und deshalb kann man das Verfahren folgendermaßen vereinfachen:
1. Betrag mit F2 bestätigen:

Dann wird der Betrag gelöscht und der Skontobetrag kann eingegeben werden.
2. Skonto eingeben:

Und damit ist die Rechnung ausgeglichen. 

13.06

allgemein

Felder löschen

Wenn man alle Daten eines Feldes löschen möchte, geht das nahezu überall mit der Eingabe von CTRL x.  Wenn das Datenfeld links mit Zeichen belegt ist, dann kann man auch durch Eingabe der Leertaste erreichen, dass alle Zeichen aus dem Feld entfernt werden. Dieses geht aber nur dann, wenn man "neu" auf einem Eingabefeld steht und nicht wenn man bereits mitten im Feld Änderungen durchgeführt hat. In diesen Fällen ist dann die Eingabe von CRTL x zu empfehlen ist. Das ist zudem besser als das Feld mit Leerstellen zu füllen, wobei man dann auch noch den Cursor wieder an die linke Stelle bringen muss. 

09.06

WWS

Fehlermeldung bei Rabatten

Wenn Fachhändler die Verkaufspreise gegenüber den Kunden auf Rabattbasis berechnen, kann es während der Auftragserfassung zu folgender Fehlermeldung/Warnung  kommen:

Diese Fehlermeldung (Warnung) wird immer dann ausgegeben, wenn der beim Kunden hinterlegte Rabatt dazu führt, dass der Gesamt-VK kleiner als der um den Mindestaufschlag erhöhten Einkaufspreis ist. In diesem Fall war der EK=3,00 und der VK=3,50. Die angezeigten Daten bedeuten:

Zeile 1 der Meldung:
20,0 ist der beim Kunden hinterlegte Rabatt
0,0 ist der noch zusätzlich wirkende Mindestaufschlag aus dem Artikel
Zeile 2 der Meldung:
3,75 ist der Mindestpreis, bei dem der Rabatt noch akzeptiert werden könnte 

Die Meldung ist sehr augenscheinlich und sollte eigentlich bewirken, dass der Auftragserfasser etwas tut. 
Aber .....
Wenn er die Position so belässt, dann wird der Kunde fragen, warum er statt 20% nun nur noch 14,3% erhält (mögliche Lösung: im ERW-Bildschirm RABATTDRUCK auf "N" setzen).
Wenn er den Rabatt von 20% einträgt und den VK auf 3,75 setzt, dann wird der Kunde fragen, warum er nicht den Katalogpreis von 3,50 bekommt.
Wenn er die 20% wieder einträgt, dann wird der geforderte Mindestaufschlag nicht erreicht bzw. es wird unter dem EK verkauft.
Die beste Lösung ist sicherlich, den Rabatt zu löschen, einen adäquaten Preis festzusetzten und diesen dann als Nettopreis zu deklarieren.

Für solche Fälle, die lediglich in Verbindung mit den Kundenrabatten auftreten können, sollten entsprechende Arbeitsanweisungen festgelegt werden.

08.06

TKD

Neuerungen

Neben diversen Detail-Erweiterungen wurden in COMMERZ-TKD in letzter Zeit folgende (leider meist kostenpflichtige) Erweiterungen  integriert:
1. Vorausberechnung Vertragsabrechnung (Zähler)
Damit kann man etwaige Fehler (vor allem bei Pool-Abrechnungen) vorab erkennen und erheblichen Aufwand vermeiden. Es werden die aktuellen (zu erwartenden) Daten und die Daten der vorher gehenden Rechnung ausgewiesen. Das Programm kann für einzelne Geräte, Gerätegruppen oder auch für einzelne Pools aufgerufen werden.
2. Auswertung Freie Einheiten
Abgleich der echten Kopien mit den dazu gehörenden Freien Einheiten. Damit kann man erkennen, ob die ehemals festgelegten freien Einheiten im Einklang mit den Kopien stehen. Bei gravierenden Abweichungen sollte man die Vertragsdaten prüfen und ggf. ändern.
3. Globale Pool-Änderungen
Ändert sich ein bestimmtes Feld in allen Geräten eines Pools, dann kann mit diesem Programme die  Änderung in allen Geräten des Pools automatisch erfolgen. Bisher müssen alle Geräte einzeln aufgerufen und geändert werden. Das Programm erkennt auch Abweichungen in den Geräten, wenn der Ursprungswert in einem Gerät anders ist.
4. Lastschrift-Verfahren
Die Daten von TKD-Rechnungen (insbesondere Mieten oder Wartungen) werden entsprechend dem SEPA-Vorschriften so aufbereitet, dass sie direkt in Bankprogramme übertragen werden können. 
5. Zähler-Abfrage per E-Mail
An den Kunden wird eine E-Mail versendet, die ihn auffordert die Zählerstände seiner Geräte zurückzusenden. Letzte Zählerstände werden mit ausgegeben, der Kunde kann in dem Anhang seine Daten eintragen und zurücksenden. Diese Daten werden dann automatisch (ohne Zusatzeingabe) als Zählerstand ins COMMERZ übernommen.
6. Rechnungen per E-Mail
TKD-Rechnungen können als Anhang im pdf-Format den Kunden übermittelt werden. Spezielle Steuerungen berücksichtigen die Ausgabe bzw. die Nicht-Ausgabe für die verschiedensten Fälle, wie zum Beispiel:
- Kein Druck auf Formular, wenn E-Mail-Versand
- Null-Rechnungen (nicht) versenden
- Kopien auf verschiedenen Druckern/Schächten (blanko).
7. Störungen und Anforderungen von Kopiersystemen
Meldungen (z.B. Tonerbedarf) führen automatisch zu einem Auftrag in COMMERZ-TKD.
8. Jährliche Kopien
Für jedes Gerät werden die Daten für mehrere Jahre in eine csv-Datei abgestellt,  die dann in EXCEL umgewandelt zur eigenen Auswertung zur Verfügung stehen. Dabei lassen sich Vergleiche über verschiedene Jahre oder Tendenzen für Kunden, Modelle oder Geräte ableiten.   
9. Techniker-Einsatz
Die mit Tablets ausgestatteten Techniker erhalten ihre Aufträge aus COMMERZ elektronisch und senden die erbrachten Leistungen ebenso zurück. Manuelle Erfassung der Technikerberichte sind dann nicht mehr erforderlich bzw. reduzieren sich erheblich.
10. Beratungs- und Großaufträge
Anlage eines gesamten Auftrages und Teilabruf einzelner Positionen 
mit der Möglichkeit des Abrufes von Teillieferscheinen und Teilrechnungen.

Interesse/Bedarf? Wir senden ihnen gerne Detailbeschreibungen.

07.06

TK

Jugendschutz

Zeitschriften, die dem Jugendschutz unterliegen, sind ab 1.1.2012 durch einen gesonderten Strichcode gekennzeichnet. In COMMERZ kann man deshalb zwei neue Artikel anlegen (19% und 7%), die dann über den Text einen speziellen Hinweis auf den Bildschirm bringen. Dabei ist das gleiche Verfahren wie bisher für die "normalen" Zeitschriften zu verwenden (siehe auch logics-news vom 15.06.2015). 

06.06

WWS

Weiteres Beispiel Doku-System

Nachfolgend ein weiteres Beispiel für das interne  COMMERZ-Dokumenten-Management:
Kunde möchte für alle Rechnungen des Auftrages 67 Kopien aller Rechnungen haben.
Aufruf Auftragsänderung mit Auftragsnummer 67:

und Eingabe von "d":

Es werden die Rechnungen für diesen Auftrag angezeigt. Durch
ENTER (nach Cursor setzen) wird ein WORD-Dokument erstellt und kann gedruckt, gefaxt oder gemailt werden. Das Dokument ist als
RECHNUNGS-ABSCHRIFT gekennzeichnet.

02.06

allgemein

Systemtexte

COMMERZ-ACTUELL arbeitet teilweise mit Verschlüsselungen, deren Bezeichnungen aber von Anwender individuell vorgegeben werden können. An vielen Stellen wurde COMMERZ-ACTUELL nun so erweitert, dass diese Bezeichnungen zur besseren Information des Öfteren auch angezeigt werden. Wenn bei einzelnen Anwendern plötzlich falsche oder gar keine Informationen ausgegeben werden, dann sollten in COMMERZ-WWS die SYSTEMTEXTE einmal überarbeitet werden:
1. Aufruf in WWS

2. Die verschiedenen Systemtexte
3. Beispiel Absatzbereiche
 
4. Beispiel Ausgabe 

Weiteres Beispiel:
so (völlig nichtssagend):


oder so (Daten selbsterklärend)

Die am Beispiel ABSATZBEREICHE dargestellten Bildschirmausgaben gelte auch für die anderen Systemtexte. 
Der COMMERZ-Anwender kann durch Nutzung der Systemtexte ganz wesentlich zu mehr Transparenz bei seinen Daten beitragen, auch für die anderen Mitarbeiter. Es lohnt sich deshalb, die Systemtexte (endlich) einmal "auf Vordermann zu bringen". 

01.06

WWS

Direktlieferung

COMMERZ-WWS unterstützt auch die Funktion "Direktlieferung durch den Lieferanten" optimal. Wenn also eine Auftragsposition (z.B. mehrere Paletten Kopierpapier) nicht aus dem eigenen Lager sondern vom Lieferant geliefert werden soll, kann man diese Position mit der speziellen Auftragsart 98 erfassen und im Bestellwesen daraus direkt eine Bestellung mit der Lieferadresse des Kunden erstellen. 
Erhält man vom Lieferant die Mitteilung, dass geliefert worden ist, muss man lediglich den Liefereingang in die Bestellung eintragen ( selbstverständlich erfolgen dabei keine Lagerbewegungen) und im Auftrag werden dabei die Werte "geliefert" und "zu fakturieren" eingetragen, sodass der Auftrag zur Rechnungsschreibung ansteht. Auch Minder- oder Mehrlieferungen werden dabei  berücksichtigt.
Damit wird der gesamte Vorgang durch COMMERZ voll unterstützt. 
Zur Freigabe der Funktion bitte mit unserer Hotline Kontakt aufnehmen.   

31.05

TKD

Weitere Gerätedaten

In COMMERZ-TKD wurde die Gerätedaten-Ausgabe um einen weiteren (9.) Bildschirm erweitert. Die dort ausgegebenen Informationen waren bisher lediglich in COMMERZ-MB abrufbar, sodass mit dieser Erweiterung ein zusätzlicher MB-Aufruf nicht mehr erforderlich wird. 

In diesen Bildschirm kommt man entweder über die INSTALLATION oder über die GERÄTE-STAMMDATENVERWALTUNG. Dabei beachten: Durch Eingabe von 29 ("2" = nächster BS und "9" = Bildschirmnummer) kann man direkt in diesen Bildschirm verzweigen.
Ausgegeben werden sowohl die Einkaufsdaten (Lieferant, Lieferung) als auch die (letzten) Verkaufsdaten (Auftrag, Liefer- und Rechnungsdaten).

30.05

TK

Text-Positionen

Auch an der Kasse kann man Textpositionen einfügen, um etwaige Besonderheiten zu dokumentieren. Dazu ist es lediglich erforderlich, statt der Artikelnummer ein "t" (oder "T") und bei Bezeichnung einen Text einzugeben. 
Beispiel:


Der dazugehörende Bon sieht dann folgendermaßen aus:


Weitere Funktionen und Anmerkungen:
a) Wenn man in der Stammdatenverwaltung TEXTE Standardtexte angelegt hat, kann man diese mit "T" und nachfolgender Textnummer aufrufen.
b) Wegen a) könnte man sich auch einen Text anlegen mit lauter Minuszeichen in einer Zeile und diesen als Trennzeile verwenden, um z.B. das Positionsende zu markieren. 
c) Mehrere Textpositionen können erfasste werden; sie werden dann nacheinander ausgegeben.
d) Wegen dem Bonformat dürfen die Texte lediglich 24 Zeichen lang sein.

24.05

WWS

Wie sah der letzte Lieferschein aus?

Eine Frage aus der Praxis mit ganz einfacher Antwort mit COMMERZ.
Ein bisschen muss an schon wissen, z.B. den Kunden. Deshalb kann man in der Auftragsänderung sich die (noch) aktuellen Aufträge des Kunden anzeigen lassen:

.. und dann vielleicht noch die Auftragsnummer (Auftragsdatum, IHR ZEICHEN  oder so):

Daran sieht man schon, dass ein Lieferschein (Nummer 13) erstellt worden ist). Mit der Eingabe von "d" in der untersten Zeile ("d" steht für das COMMERZ-Dokumenten-Management) wird ein Fenster geöffnet mit allen Dokumenten dieses Auftrages:
 
Wenn man dann die betreffende Position anklickt, wird das Dokument auf dem Bildschirm angezeigt:
-------------------------------------------------------

------------------------------------------------------
und kann beauskunftet werden oder bei Bedarf auch gleich dem Kunden gesendet werden. 

Dieses kleine Beispiel soll lediglich verdeutlichen, welche wichtigen Informationen über COMMERZ-Dokumenten-Management abgerufen werden können. Wir werden zukünftige weitere praktische Beispiele in logics-news darstellen, wie man z.B. alle Lieferscheine und alle Rechnungen eines Kunden ansehen und als Dokument weiter verarbeiten kann, wie man die Liefer-Avise, die von Soennecken für Kunden erstellt worden sind, aufrufen kann oder was man im Detail mit diesen Dokumenten alles machen kann.

Leider muss unsere Hotline feststellen, dass unser seit langen im Einsatz befindliches COMMERZ-Dokumenten-Management (obwohl häufig propagiert) bei vielen COMMERZ-Anwendern unbekannt ist. In logics-news haben wir u.a. am 23.11. und 20.7.2015 sowie am 8.12.2014 darüber berichtet. 
Vielleicht sollten unsere COMMERZ-Anwender häufiger einmal ein paar Fragen an unsere Hotline stellen, wenn sie denn Bedarf an effizienten Funktionen haben, die vermeintlich nicht in COMMERZ zur Verfügung stehen.

 23.05

allgemein

Hotline-Zeiten

Da am Donnerstag, 26.5.2016, bei uns Feiertag (Fronleichnam) ist, wird die Hotline am Mittwoch (25.5.2016) nur bis 12:00 besetzt sein. (Freitag, den 27.5.2016, standardmäßig auch nur bis 12:00)

19.05

TKD

Auslaufende Verträge

Es ist in TKD besonders wichtig, rechtzeitig Informationen über den Auslauf von Verträgen zu erhalten. Deshalb gibt es unter der VERTRAGSABRECHNUNG den Menüpunkt AUSLAUFENDE VERTRÄGE: 

Damit wurden früher bei Eingabe eines Enddatums im Feld VERTRAGSENDE alle Geräte ausgedruckt, deren Enddatum kleiner als dieses Datum ist. Das hatte aber zur Folge, dass auch "uralte" Geräte mit ausgewiesen wurden, obwohl man eigentlich nur wissen möchte, welche Verträge (z.B. ab heute) in nächster Zeit enden.

Die Abfrage wurde deshalb um eine weitere Datumsangabe (NICHT BERÜCKSICHTIGEN BIS) erweitert. Wenn man hier z.B. das Tagesdatum eingibt, werden nur die Geräte ausgewiesen, die ab heute bis zum vorgegebenen VERTRAGSENDE auslaufen. 

Wenn man z.B. bei NICHT BERÜCKSICHTIGEN BIS ein Datum in der Zukunft (z.B. den 1.1. des Folgejahres) eingibt, erhält man alle Geräte deren Verträge erst ab diesem Datum auslaufen

18.05

FIBU

Lastschriften erstellen

Die Basis für die Generierung von SEPA-Lastschriften ist das Rechnungsausgangsbuch (WWS oder TKD). Es ist daher davon auszugehen, dass Mitarbeiter aus der Finanzbuchhaltung diese Lastschriften auch immer abrufen. Dieses erfolgt über folgende Eingabemaske:

Der Abruf der Lastschriften und die unmittelbare Weiterleitung an die Bank ist stets mit einem gewissen "Risiko" verbunden. Deshalb  wurde eine ganz wichtige Funktion integriert, nämlich PRÜFLAUF.
Wird bei PRÜFLAUF ein "J" eingegeben, wird lediglich das Protokoll mit allen Lastschriftdaten (ggf. auch mit Fehlern) erstellt. Dieses Protokoll kann dann nochmals abgestimmt werden, bevor man die SEPA-Lastschriften dann endgültig (mit PRÜFLAUF="N") erstellt. 

17.05

WWS

Bestellwesen

Die Nutzung des Bestellwesens in COMMERZ bietet im Gegensatz zu manuellen Abwicklungen eine Fülle von Vorteilen. Dieses vor allem auch deshalb, weil praxisnahe Funktionen alle erforderlichen Handhabungen optimal unterstützen. Das Funktionsspektrum geht dabei von verschiedenen Verfahren zur Erstellung einer Bestellung, 
über den Liefereingang mit Auftragszuordnung,  bis zur
generellen Bestellüberwachung mit Rechnungskontrolle.

Wichtigster Teil ist zunächst die Erstellung von Bestellungen, für die immer ein Bestellvorschlag erforderlich ist (der aber direkt (nach Kontrolle) in eine Bestellung umgewandelt werden kann). Dabei gibt es folgende Möglichkeiten:

1. Automatischer Vorschlag
Die Nutzung dieser Funktion setzt voraus, dass die Lagerführung eingesetzt wird und in den Artikeln auch die Felder für Mindest- und Maximal-Menge versorgt sind. Möglich ist auch, dieses Verfahren (anfänglich) nur für eine Auswahl von Lieferanten zu nutzen.
2. Erfassen Vorschlag
Hiermit kann man die zu bestellenden Artikel mit den gewünschten Mengen einfach eingeben und dann direkt eine Bestellung erstellen. 
3. Schnellbearbeitung Vorschläge  
Über diesen Menüpunkt können zwei Erfassungen ausgeführt werden:
a) Eine noch schnellere Erfassung statt bei der Erfassung Vorschlag, jedoch mit weniger Informationen und Funktionen 
b) Sammelerfassung 
Hierbei werden zunächst unabhängig von Lieferanten Artikel und Mengen eingegeben (gleich Erfassen statt auf Zettel schreiben), aus denen dann lieferantenbezogene Bestellungen generiert werden können.
4) Generelle Funktionen bei der Artikeleingabe
o automatischer Mengenvorschlag
o Abruf Preisspiegel (Preise bei anderen Lieferanten)
o Direktes "Verschieben" auf anderen Lieferanten
o Ausgabe Artikelinformationen
o Information über Umsätze und bisherige Bestellungen 
o Anzeige lfd. Bestellwert im Vergleich zum Mindestbestellwert 
o Hinweise auf fehlende Daten, Inkonsistenzen .......
5) Funktionen mit Bestellungen
Die Vorteile mit COMMERZ-Bestellungen zu arbeiten sind evident:
a) Übersichten über die Bestellungen nach verschiedenen Kriterien 
(Liefertermine, Rückstände)
b) Liefereingänge mit (teil-)automatischer Zuordnung zu den aktuellen Aufträgen und sofortiger Lieferscheindruck
c) Zentrale Verwaltung von Reklamationen und Rücksendungen, Mahnwesen
d) Rechnungskontrolle, Verarbeitung elektronischer Rechnungen

Es ist daher schon sehr wichtig zu prüfen, ob die Nutzung des Bestellwesens in COMMERZ nicht erhebliche Vorteile bringen würde. Dabei zu berücksichtigen, dass es auch eingesetzt werden kann, wenn man keine Lagerbestandführung hat oder wenn diese nicht korrekt ist.
Im Zweifelsfall: Einfach einmal testen, denn Bestellvorschläge lösen keine ungewollten Funktionen aus; man kann sie einfach wieder löschen.

12.05

WWS

ganz schnell zum Lieferschein oder zur Rechnung

Im Aufgabenkomplex AUFTRAGSBEARBEITUNG wurde extra der Menüpunkt 7. BELEGABRUF integriert, um ganz schnell die für einen Beleg (Lieferschein oder Rechnung) erforderlichen Daten eingeben und den Beleg drucken zu können. Alternativ dazu könnte man auch 5. AUFTRAGÄNDERUNG verwenden, jedoch mit erheblich mehr Eingaben, aber mit der Möglichkeit, noch andere Änderungen am Auftrag vornehmen zu können.
Ausgangspunkt ist immer die Situation, dass ein Kundenauftrag erfasst worden ist und nun (z.B. nach Bereitstellung der Artikel auf Basis eines Kommissionierungsbeleges) der dazu gehörende Beleg abgerufen werden soll:

Bei diesem Bildschirm gibt es eine Fülle von "Tricks", u.a.:
1. Über die BELEGART RECHNUNGSART kann man Freigaben für Rechnungen steuern. Das funktioniert generell so, dass man die in den Kundenstämmen hinterlegte Kategorie (2. Stelle der Rechnungsart) nie in der Fakturierung nutzt, sondern immer eine andere, die man über den BELEGABRUF schnell ändern kann. Das ist z.B. erforderlich, wenn die Ware mit Lieferschein aufbereitet ist, die Tour aber erst später erfolgt. Dann darf (im Normalfall) die Rechnung erst nach der Tourenlieferung abgerufen (freigegeben) werden.
2. Über die BELEGART LFSCHEIN+RECHNUNG können nacheinander erst der Lieferschein und dann die Rechnung abgerufen werden.
3. Bei Positionsnummer kann man auch F3 (alle Positionen) eingeben. Diese Funktion kann man z.B. dann ausnutzen, wenn die Mengen für viele Positionen automatisch in Höhe der Auftrags(rest)mengen eingetragen werden sollen. Einzelne Positionen, die dann doch nicht in diesen Menge zu liefern/fakturieren sind, können dann direkt wieder zurückgesetzt werden. 
Dieses kann dann direkt über die Eingabe bei 3=POSITION erfolgen:

Am Ende kann man sich mit der Eingabe von "4=AUSKUNFT" die geänderte  Positionen zeilenweise zur Überprüfung nochmals anzeigen lassen.

11.05

TKD

Nachweis für das Finanzamt 

Bei der Auftragserfassung kann man den Aufträgen verschiedene Auftragsarten zuordnen, über die  z.B. gesteuert werden kann, ob  eine Rechnung oder eine Gutschrift erfasst werden soll. 
Wenn man die Auftragsarten bei Reklamationen und Garantien richtig einsetzt, kann man sich monatsweise die dazu erbrachten Aufwendungen ausweisen lassen. Diese Daten können dann z.B. als Basis für Rückstellungen verwendet werden. Aufrufen kann man diese Auswertung unter 5. SONSTIGE LISTEN und dann 8. LEISTUNGEN NACH AUFTRAGSARTEN.
Aber auch für das eigene Unternehmen ist es nicht unwichtig, die Größenordnungen für spezielle Aufträge zu kennen.

10.05

TK

Sammel-Bons

An der Kasse lassen sich auch Sammel-Bons erstellen, die lediglich aus einer Zeile mit vorgebbaren Text und dem Gesamtbetrag bestehen. Vorteil ist, dass der Kunde nur einen kurzen Beleg erhält, die Artikel aber (wegen Lagerführung oder Umsatzstatistiken) korrekt einzeln erfassen müssen.
Dazu ist lediglich erforderlich unter Textnummer 83 in der Stammdatenverwaltung TEXTE Vorgaben für 3 Bezeichnungen zu erstellen:
 
Die 4. Zeile bleibt frei für individuelle Eingaben an der Kasse. 

An der Kasse erfasst man den Auftrag mit den einzelnen Artikeln und druckt einen Bon. Direkt danach muss man lediglich sofort bei KUNDE die Funktionstaste F2 drücken und es erscheint dann folgende Erfassungsmaske:

Mit Eingabe von 1 bis 3 wählt man den vorgegebenen Text, mit 4 kann man einen beliebigen Text eingeben.

Wichtiger Hinweis: Der erste Bon mit den Detaildaten darf nicht zusätzlich an den Kunden ausgegeben werden (doppelter Abzug von VSt wäre möglich).
Diese Funktion dient lediglich dazu einen Sammel-Bon zu erstellen, die Verbuchung aller Statistikdaten erfolgt bereits mit Druck des ersten Bons.

09.05

WWS

Bundle-Produkte

Bei sogenannten E-Bundle-Produkten (gedruckte Erzeugnisse von Verlagen, die zusammen mit elektronischen Produkten angeboten werden, wie z.B. E-Book-Inside-Ausgaben) müssen seit dem 01.01.2016 die unterschiedlichen MwSt.-Sätze (7 % für das Printprodukt, 19 % für den elektronischen Dienstleistungsanteil) getrennt ausgewiesen und besteuert werden. Buchhändler, die seit Januar Bundle-Produkte verkaufen, müssen also sicherstellen, dass für solche Artikel zwei Positionen mit eigenen Preisen und eigenen Mehrwertsteuersätzen auf den Rechnungen oder auf den Bons ausgewiesen werden.
Eine Möglichkeit, wie man das in COMMERZ-WWS lösen könnte, besteht darin, Artikel-Sets zu verwenden. Jede Bundle besteht dann aus nur zwei Positionen.
Einfaches Beispiel:

In der normalen Auftragsbearbeitung wird automatisch nach der Erfassung des ersten Artikels der zweite Artikel aufgerufen und die Rechnung könnte dann in etwa so aussehen:
---------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------
Ein Problem ergibt sich dabei allerdings an der Kasse, an der Sets nicht möglich sind. Dort müsste man sich mit einem Artikel-BS-INFO behelfen:

03.05

TKD

Rechnungsadresse

Wenn bei der Vertragsabrechnung Sammel- oder Pool-Rechnungen oder bei der Leistungsbearbeitung Sammelrechnungen abgerufen werden, werden üblicherweise mehrere Geräte auf der Rechnung ausgewiesen. Jedes Gerät hat zwar eine eigene Rechnungsadresse, für die Sammel- oder Pool-Rechnungen benötigt man aber nur eine einzige.
Dieser Konflikt wird in COMMERZ-ACTUELL-TKD dadurch gelöst, dass die Rechnungsadresse hierfür nicht aus den Geräten (möglich wäre  gewesen, das erste oder das letzte Gerät zu nehmen)  sondern aus dem Kundenstamm genommen wird. 
Sollte bei diesen Rechnungstypen 'mal eine vermeintlich "falsche" Rechnungsadresse auf der Rechnung stehen, dann liegt es mit Sicherheit daran, dass dieses Verfahren nicht beachtet wurde.

Es besteht in COMMERZ-TKD aber auch die Möglichkeit, die Wartungsgebühren an eine Leasing zu berechnen. Dazu muss man bei den Wartungsdaten unter WARTUNGSADRESSE die Kundennummer der Leasing eintragen:
 
Wenn der Leasing gleich mehrere Geräte so berechnet werden sollen, dann muss man diese in einem Pool zusammenfassen und bei jedem Gerät die gleiche WARTUNGS-ADRESS hinterlegen. 

02.05

allgemein

SAP-Schnittstellen

Sollten Sie Kunden haben, die Ihnen Aufträge aus SAP-Systemen elektronisch liefern oder die die Rechnungen in SAP-spezifischem Format erhalten möchte, dann sollten Sie gleich mit unserer Hotline Kontakt aufnehmen, denn die Schnittstellen dafür stehen längst zur Verfügung.

28.04

WWS

Belegabruf

Der Menüpunkt Belegabruf ist dafür gedacht, ganz schnell die Mengendaten für "ZU LIEFERN" (für den Abruf des Lieferscheines) oder "ZU FAKTURIERN" (für den Abruf der Rechnung) eintragen zu können:
 
Dabei wird nach der Eingabe der jeweiligen Menge immer wieder zu POSITION verzweigt, bis man dort nichts mehr eingibt. 
Dieser Belegabruf gestattet eine wesentlich schnellere Eingabe als wenn man diese über die Auftragsänderung durchführen würde.
Wenn man statt der Positionsnummer die "Wundertaste" F3 eingibt, kann man erreichen, dass bei allen Positionen des Auftrages die noch fehlenden Mengen bis hin zur Auftragsmenge errechnet und eingetragen werden:

Diese Funktion kann z.B. aufgerufen werden, wenn für einen ganzen Auftrag oder für alle Restmengen der Lieferschein oder die Rechnung abgerufen werden soll.
Nachträgliche Korrekturen einzelner Positionen können auch gleich
danach durchgeführt werden, weil wieder eine Positionsnummer angefordert wird:

Im Anschluss an die Erfassung können mit F3 oder mit einer weiteren BS-STEUERUNG (4=AUSKUNFT) die Positionen zur Kontrolle anzeigt werden:
.

27.04

WWS

Rechnungsdruck sperren

Wenn man einen Auftrag (noch) nicht berechnen will, gibt es in COMMERZ-WWS mehrere Möglichkeiten diesen vor dem Rechnungsdruck zu "schützen":
Ist der Auftrag noch nicht komplett geliefert, kann man das Kennzeichen "TEILRECHNUNG ERLABT" auf "N" setzen. 

Ist der Auftrag bereits vollständig ausgeliefert, sollte man das Kennzeichen für die RECHNUNGSART auf einen sonst nicht verwendeten Wert setzen.
 
 
Da beim generellen Rechnungsdruck die Kategorie abgefragt wird, dürfte man in diesem Beispiel keine Rechnungen mit Kategorie 9 abrufen.  
Aufträge, die so gesperrt sind, kann man über die Auftragsprüfliste oder über die Liste fakturierfähige Aufträge sich aufzeigen lassen.

26.04

allgemein

Lästige Abfrage

Wenn man einen COMMERZ-Baustein verlässt, erscheint bei einigen Bildschirmen die folgende Meldung:

Diese Meldung muss auch noch immer jeweils  mit OK bestätigt werden. Die Ausgabe der Meldung kann man unterdrücken, wenn man in (allen) betreffenden COMMERZ-Bausteinen mit der Maus auf den oberen blauen Rand geht, die linke Maustaste betätigt und dann "Settings" aufruft. Dort sind dann alle Felder mit einem Häkchen zu versehen

und das Fenster mit OK zu verlassen.

25.04

TKD

Fahrt-Aufwand 

Die Aufwendungen für Fahrtkosten und für Fahrtzeiten werden häufig nicht korrekt erfasst und führen dann dazu, dass die Aufwendungen in den Geräten nicht ganz stimmig sind. Wichtig dabei ist, dass es zwei Komponenten sind, die einzugeben sind:

Fahrtzeiten sollten immer erfasst werden, um vor allem die Arbeitszeit der Techniker vollständig belegen zu können. Dabei ist als EK-Preis der generelle Stundensatz oder der individuelle Stundensatz der einzelnen Techniker zu verwenden.

Fahrtkosten können im COMMERZ-TKD nach Zonen oder nach KM erfasst werden. Auch hier ist ein entsprechender EK-Preis vorzugegeben: bei Zonen ein vorab kalkulierter Aufwand, bei KM die Kosten pro KM.   

Ob die jeweiligen Aufwendungen berechnet werden können und ob die Positionen (wenn für den Kunden kostenlos) auf der Rechnung ausgegeben werden sollen, lässt sich in TKD umfassend steuern.

24.04

WWS

Mengensteuerung in Aufträgen

Die gesamte Auftragsabwicklung wird erstaunlicherweise allein durch die 5 Mengenfelder
o Auftragsmenge
o zu liefernde Menge
o gelieferte Menge
o zu fakturierende Menge
o fakturierte Menge
erledigt.
Dabei ist über diese 5 Mengenfelder immer ein eindeutiger Zustand des Auftrages ablesbar. Die Mengenfelder, die mit "zu " beginnen, werden üblicherweise durch Aktionen gesetzt und führen letztlich  dazu, dass auch die gelieferte und die fakturierte Menge verändert werden. Sind Auftragsmenge, gelieferte Menge und fakturierte Menge identisch, dann ist die Auftragsposition abgeschlossen. 
COMMERZ-ACTUELL-WWS braucht also keine sonstigen Merker für Auftragszustände, sondern kommt eindeutig nur mit diesen 5 Mengenfeldern aus.  

20.04

allgemein

Sicherungen

Horror-Szenario aus der Praxis.
Bei einem größeren Fachhändler wurden (offenbar unfachmännisch) aufwendige Systemerweiterungen durchgeführt und dabei die COMMERZ-Daten so richtig "geschrottet". Eigentlich kein Problem, denn es gibt ja Sicherungen. Erst bei Wiedereinspielen einer Sicherung stellte sich heraus, dass die Sicherungsprozedur nie korrekt und nie komplett abgelaufen war und die dort befindlichen Daten nicht verwendbar waren.
Horror-Szenario: Firma ohne alle Daten.
Eine zufällige ansatzweise Lösung gab es aber. Die Firma hatte kurz zuvor einen vermeintlichen COMMERZ-Fehler gemeldet, der intensiv analysiert werden musste. Unsere Hotline hatte daraufhin die Daten angefordert, die Angelegenheit geklärt und die Daten noch nicht wieder gelöscht. So konnten wir einen zwar älteren Stand liefern, der aber erheblichen Aufwand an Nacharbeiten erforderlich machte. Aber zumindest waren die Daten letztlich wieder da.

Fazit und dringende Empfehlung: Bitte überprüfen Sie intensiv ihre  Sicherungssysteme, die vielleicht auch bei ihnen nur scheinbar sichern.          

19.04

TKD

Welcher Kunde erhält welchen Toner kostenlos

Wenn man die Steuerungsdaten in TKD konsequent und korrekt gepflegt hat, kann man in WWS auswerten, welche Kunden Toner kostenlos oder berechnet erhaltet haben. Dazu ist es wichtig, vier Steuerfelder im Parametersatz von TKD festzulegen und nicht anders zu nutzen:
1. STATISTIKDATEN IN WWS auf "J"
2. ABSATZBEREICH FÜR AUFTRAG (z.B. = 9)
3. VERTRIEBSWEG AUFTRAG/VERTRAG (z.B. = 2)
4. PROVISIONS-DATEN IN WWS auf "J"
Dann kann man in COMMERZ-ACTUELL-WWS über den Menüpunkt DETAIL-BRUTTOERTRAGSAUSWERTUNG mit folgenden Eingaben

eine Auswertung abrufen, die nach Kunden und Artikel sortiert alle TKD-Auftragspositionen mit EK und VK enthält. Ein Problem ergibt sich dann, wenn ein Kunde Toner direkt über WWS erhält, weil dann (wenn nicht (aufwendig) geändert) der Absatzbereich und der Vertriebsweg aus WWS genommen wird. Durch den Einsatz der Erweiterung "TKD-Aufträge in WWS" ist das aber gelöst, weil damit automatische verbunden ist, dass die Steuerdaten aus dem TKD-Parameter genommen werden.

18.04

allgemein

Spool-Verwaltung

Wir hatte bereits am 18.02.2016 generell über die Spoolverwaltung berichtet (bitte nachlesen). Sobald beim Aufruf von COMMERZ die Meldung:

erscheint, sollte man unbedingt die Spoolverwaltung aufrufen und kontrollieren. Diese Meldung wird ausgegeben, wenn 
A. in der Spalte UPDATE Fragezeichen stehen
(nach dem Druck werden die Daten nicht korrekt oder nicht vollständig verändert)
B. keine Seite gedruckt worden ist (SEITEN = 0)
(eine Druck wurde angestoßen, aber nichts gedruckt, warum?)
C. DRUCK UNVOLLSTÄNDIG (SEITEN = ??????)
Der Druck wurde nicht beendet als Folge von z.B. Rechner-Absturz
oder Rechner-Ausschaltung.

Nachfolgendes (nicht-repräsentatives) Beispiel zeigen diese Ursachen nochmals auf:
 
Die monierten Spools müssen einzeln gelöscht werden.
   

14.04

TK

Staffelpreise an
der Kasse

Kunden verlangen häufig (und gerade im Ladengeschäft), dass sie Artikel zu Staffelpreisen erhalten, auch wenn sich die Artikel nur durch verschiedene Farben unterscheiden. Wenn beispielsweise ein Ordner ab 5 Stück statt EUR 3,07 nur noch EUR 2,96 kostet und der Kunde nimmt 4 blaue und 4 schwarze Ordner, dann möchte er für alle Ordner nur je EUR 2,96 bezahlen.
Im Streckengeschäft gibt es die Möglichkeit über den Menüpunkt 14. POSTIONEN KUMULIEREN für Aufträge gezielt solche Konstellationen zu erkennen und die Preise entsprechend anzupassen.
Im Ladengeschäft wurde jetzt die Funktion integriert, dass automatisch die bisherigen Positionen geprüft und die Preise dann gegebenenfalls nach Bestätigung direkt geändert werden:
Ausgangssituation (man sieht auch noch den nächsten Staffelpreis):

Nach Eingabe F2 (Erfassungsende):

Nach Kumulierung:

Einsatz dieser Funktion bitte (vor allem wegen der Erkennung gleichartiger Artikel) mit der Hotline absprechen.
 

13.04

allgemein

Kunden-
forderungen

Wichtig für ein Unternehmen ist, dass es in der Lage ist, möglichst viele Wünsche der Kunden zu erfüllen. Das betrifft nicht nur die Preis- und Sortimentsgestaltung, die Lieferfähigkeit oder den Service insgesamt sondern auch Forderungen der Kunden, die sich aus dem DV-Einsatz ableiten.  

In COMMERZ-ACTUELL haben wir eine Fülle von Funktionen integriert, die dazu benötigt werden, um die heutzutage immer mehr und immer häufiger gestellten Forderungen und Wünsche der Kunden zu erfüllen.
Dazu gehören u.a. auch 
- der Austausch elektronischer Daten (einerseits Webshops oder sonstige Auftragseingänge und andererseits Versendung von Rechnungsdaten),
- Versendung verschiedenster Belegen (von Angeboten über Liefer-Avise bis hin zu Rechnungen) via E-Mail
- aktuelle Informationen über Lieferungen (Tracking)

welche Artikel gerade geliefert worden sind, wo befindet sich die Lieferung gerade, wann wird sie voraussichtlich eintreffen
- und weitere z.T. individuelle Erweiterungen ....

Sollten ihre Kunden spezielle Wünsche oder Anforderungen haben, wenden Sie sich gleich an unsere Hotline. Wir finden sicherlich gemeinsam eine optimale Lösung.

"Besser der Kunde kommt zurück als das Produkt"

12.04

WWS

Erlöskonten

Das Thema Erlöskonten ist nicht unbedingt vorrangig in WWS zu sehen, sondern es gehört eher in den Bereich der FIBU. Wenn man aber die Erlöskonten differenziert und gut gegliedert anlegt, kann man auch Rückschlüsse aus der FIBU für WWS daraus ableiten.
Auf jeden Fall sollte man die Erlöskonten so anlegen, dass auch in der FIBU keinerlei Nacharbeiten mehr erforderlich sind.

Ausgangspunkt für die Erlöskonten sind die den Artikeln in der Stammdatenverwaltung oder durch COMMERZ angeforderte dreistellige Erlöskonten, die von 100 bis 999 definiert werden können. In der Stammdatenverwaltung Erlöskonten kann man für jede dieser Warengruppen ein Erlöskonto anlegen. 

Dabei bedeutet die 2. Stelle bei ERLÖSKONTO die erste Stelle, die Zeilen die 2. Stelle und die Spalten die 3. Stelle der Warengruppe.
Kompliziert?
Nein, hier ein einfaches Beispiel:
So ist z.B. das Erlöskonto für die Warengruppe 148 gleich 8100:
o Die zweite Stelle oben bei ERLÖSKONTO ist 1
o die 4 in der Warengruppe 148 bedeutet Zeile, die mit 4 beginnt
o die 8 in der Warengruppe 148 bedeutet Spalte unter der 8
... und siehe da, da steht ein Erlöskonto 8100.

Um für alle möglichen Warengruppen Erlöskonten anzulegen, braucht man also insgesamt 9 solcher Bildschirme, die dann in der
2. Stelle von ERLÖSKONTO die Ziffern 1 bis 9 beinhalten.
Ein kleiner Trick:
Da häufig die Erlöskonten für eine Reihe Erlöskonten identisch sind, kann man mit der Funktionstaste F3 die vorherige Warengruppe kopieren, ohne si eingeben zu müssen. 

Die 1.Stelle bei ERLÖSKONTO kann genutzt werden, wenn man spezielle Erlöskonten für verschiedene Lager oder für verschiedene Kassen einrichten und nutzen möchte, wobei die Null generell für die Erlöskonten (oder für Lager = 0) gilt. Mit den Ziffern 1 bis 4 in der ersten Stelle werden Erlöskonten für die Lager 1 bis 4 definiert, ab 5 einzelne Kassen. 

Wenn für alle Kassen gemeinsame Erlöskonten verwendet werden sollen, kann dieses von unserer Hotline leicht eingerichtet werden.  

11.04

FIBU

Steuerkennzeichen

Wie funktioniert eigentlich das mit den Steuerkennzeichen, die ja in  WWS, OBJ und TKD anders belegt sind als in der FIBU?

In WWS, OBJ und TKD kann man unter MWST-SCHLÜSSEL die 3 üblichen Mehrwertsteuern verschlüsseln, nämlich
0 für den Standard-Mehrwertsteuersatz (19%)

1 für den reduzierten Mehrwertsteuersatz (7%)

4 für den Mehrwertsteuersatz 0%.
So  werden die Ausgaben auch im Rechnungsausgangsbuch gespeichert.

In der FIBU kann man im Parametersatz 3 und 4 Kennzeichen für die Steuern definieren:
 
Dabei wird auch unterschieden zwischen Mehrwertsteuer und Vorsteuer (Steuerart). Die Steuerkennzeichen können beliebig (ohne Berücksichtigung der Mehrwertsteuer-Schlüssel) vergeben werden. 

Bei der Übernahme der Ausgangsrechnungen in die FIBU findet nun eine Umsetzung statt. Wenn eine Ausgangsrechnung z.B. mit dem Mehrwertsteuer-Schlüssel 0 (für 19%) behaftet ist, dann sucht das FIBU-Programm diese Tabelle ab nach Prozentsatz = 19,0% und Steuerart=1 (Mehrwertsteuert) ab und findet so das Kennzeichen gleich 1, das dann in die FIBU-Buchung eingetragen wird. Ebenso würde ein Mehrwertsteuer-Schlüssel 1 (7%) zu einem Steuerkennzeichen von 2 führen.

Die Parametersätze 3 und 4 werden von oben nach unten durchsucht, sind mehrere gleiche Kombinationen vorhanden, wird das erste gefundene Steuerkennzeichen genommen.

Das hat zu einem - noch nicht gelösten - Problem geführt, weil in COMMERZ-WWS/TKD/OBJ zwei Typen von mehrwertsteuerfreien Ausgangsrechnungen entstehen können (EU und nicht-EU). Dabei findet COMMERZ-ACTUELL immer nur ein Steuerkennzeichen (das erste, das 0% und Mehrwertsteuer entspricht) und verbucht alle Umsätze unter diesem Steuerkennzeichen (erkennbar in der UStV). Differenzierbar sind die Umsätze immer noch, weil sie (definierbar in den Parametersätzen WWS und TKD) üblicherweise auf verschiedene Erlöskonten verbucht werden. 

07.04

TKD

Formulare

Im Gegensatz zu den Formularen in COMMERZ-WWS haben alle die aus COMMERZ-ACTUELL-TKD mehr Information im Formular-Kopf, sodass der Ausdruck etwas unübersichtlich aussieht. Ein Beispiel dafür:

Dieses Manko kann  man aber ganz einfach beheben, wenn man Striche ausgeben lässt. Dann sieht das TKD-Formular (ebenso Lieferscheine, sowie Vertrags- und Auftragsrechnungen) dann so aus:
 
Um diese Striche sich ausgeben zu lassen, muss man nur im Parametersatz 10 das betreffende Feld auf "J" setzen:

Bitte beachten: 
1. Nach Änderungen im Parametersatz 10 muss COMMERZ-TKD neu gestartet werden.
2. Es gehen keine Zeilen im Formular durch die Striche verloren, weil sowieso Leerzeilen vorgesehen sind.
3. Man kann sich auch ein dot-File als Art Maske anlegen, das dann auch noch weitere Striche und Einteilungen enthalten kann (siehe logics-Wartungsrechnungen).
4. Aufbau und Inhalt der Formulars stellen in gewisser Weise  auch die Visitenkarte eines Unternehmens dar.

06.04

allgemein

Lastschriften mit SEPA

Der ganz wichtige Vorteil einer integrierten DV-Lösung ist der, dass die Ziele mit geringstem Aufwand und ohne  Medienwechsel (elektronisch <--> manuell) abgewickelt können müssen.  Leider nutzen immer noch zu wenige COMMERZ-Anwender die besonders komfortablen SEPA-Funktionen in COMMERZ und erfassen die Lastschriftdaten auf Basis der gedruckten Rechnungen zusätzlich noch in der FIBU oder in einem Bankprogramm. 
Wir empfehlen die Lastschriften direkt in COMMERZ zu erstellen, wobei das Wort "direkt" bedeutet, dass die in den Programmen  WWS, TKD oder OBJ enthaltenen Daten können unmittelbar an die Banken übermittelt werden, ohne dass eine zusätzliche Erfassung notwendig ist. Die Stammdaten der Kunden enthalten bereits alle bankrelevanten Daten und aus den Rechnungen werden Texte, Beträge und Rechnungsnummer automatisch hinzugefügt. Die zugeordnete Zahlungsbedingung steuert zudem Skonti und die Zeitpunkte der Abbuchungen. 
Die Erstellung der Lastschriften kann in WWS und in TKD aufgerufen werden:

Bei SEPA-LASTSCHRIFT sind dann folgende Vor- und Eingaben erforderlich:
 
Ganz wichtig ist, dass man zunächst im Vorfeld einen Prüflauf starten kann, über den (ohne Erstellung der SEPA-Export-Datei) die Daten und die Ergebnisse auf Fehler geprüft werden können.
 
Es sind keine aufwendigen und fehleranfälligen Zusatzerfassungen in anderen Programmen erforderlich, wenn man die Lastschriften direkt über COMMERZ abwickelt. 
Warum sich also mit unnützer Arbeit (Kosten und Aufwand) belasten, wenn man es viel einfacher haben könnte?   
 

Es gibt auch schon Fachhändler, die sich auf TKD-Rechnungen eine  kostenpflichtige Zusatzposition generieren lassen, wenn der Kunde einer SEPA-Lastschrift nicht zustimmt   

05.04

TKD/MB

was soll dieser Hinweis?

Wenn beim Aufruf von COMMERZ-TKD/MB die Meldung "Zugriff auf Maschinen/Aufträge von Lager x" erscheint, dann ist das ein Hinweis darauf, dass nur Geräte dieses Lagers bearbeitet werden können. Wenn aber in allen Lagern gearbeitet werden soll, muss in der betreffenden Zugriffsberechtigung das Lager auf "9" gesetzt werden. Diese Meldung kommt zudem nur dann, wenn COMMERZ-ACTUELL für mehrere Lager/Filialen freigegeben ist. Die in den Zugriffsberechtigungen individuell eintragbare Sperre dient u.a. dazu, dass Mitarbeiter in einer Filiale lediglich die Geräte ihrer Filiale einsehen und bearbeiten können.
Sollte dieses nicht der Fall sein, sind die Zugriffsberechtigungen entsprechend zu ändern, um diese "lästige" Meldung zu vermeiden.

04.04

WWS

was wurde wann geliefert

Der Menüpunkt RECHNUNGSKONTROLLE in der BESTELLÜBERWACHUNG ist eigentlich nur für den Abgleich der Rechnung mit den betreffenden Lieferungen vorgesehen (die Überprüfung mit Rechnungen, die elektronisch übermittelt worden sind, findet man unter ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN in der BESTELLVERWALTUNG). Er kann aber auch dazu verwendet werden, wenn man wissen möchte, welche Mengen einer Bestellposition mit welcher Lieferung wann eingegangen sind. Dabei werden zunächst die allgemeinen Daten einzelner Lieferungen angezeigt:

und nach Aufruf einer Lieferung die Daten hierzu:

Damit erhält man eine Übersicht über die verschiedenen Lieferungen (auch einer einzigen Position).
Ein Grund mehr, das Bestellwesen auch zu nutzen.

23.03

allgemein

Ostern

Wegen Osterferien erscheint die nächste logics-news erst wieder am 4.4.2016. 
Das logics-news-Team wünscht allen ein frohes Osterfest.

22.03

WWS

Geschäftsergebn.

Bei der Bildschirmauskunft "Geschäftsergebnissen (aufrufbar über  8. AUSWERTUNGEN UND AUSKÜNFTE) und dann 8. GESCHÄFTS-INFORMATIONEN) gibt es insgesamt 5 Einstiegsmöglichkeiten, wobei die 3. über die Absatzbereiche (Geschäftsbereiche einschließlich TKD) wohl am meisten genutzt wird:

Wichtig ist aber auch der Einstieg über die Auftragsarten, um zu erkennen, wie der Status z.B. bei den Gutschriften, den Direktlieferungen oder sonstigen Auftragsarten aussieht. Auch die Datengruppe "VERTRETER" kann man verwenden, wenn man z.B. Informationen über  monatliche Umsätze und Nutzen im Vergleich ausgewiesen haben möchte.

Wesentlicher Vorteil dieser Auskunft: Sie ist "blitzschnell" abrufbar. 

Bei allen Einstiegsmöglichkeiten kann man die Daten auch noch   warengruppenbezogen aufgliedern, sodass die zunächst dargestellten generellen Informationen noch weiter detailliert werden können.

Es gibt etliche Fachhändler, die gerade diese Informationen auf Geschäftsführerebene täglich sich ansehen. Vor allem auch deshalb, weil auch Vergleiche zu variabel definierbaren Zeiträumen abgerufen werden können. 

21.03

FIBU

Wiederkehrende Buchungen

In COMMERZ-ACTUELL-FIBU kann die Erfassung der Buchungen im Dialog (sofortige Verbuchung) oder im Stapel erfolgen. Die Stapelerfassung ist eigentlich nur dazu da, die Buchungen nochmals vor der endgültigen Übergabe prüfen und ggf. Korrekturen noch einbringen zu können. Sie kann aber auch genutzt werden, wenn z.B. monatlich immer wiederkehrende Buchungen übernommen werden sollen, wie z.B. Forderungen oder kalkulatorische Kosten.

Dazu ist es lediglich erforderlich, den Stapel nach der Übergabe nicht zu löschen:

Und erneut zu übernehmen:

Dabei erhält man zwar eine Warnung, dass der Stapel bereits übernommen worden ist, die in diesem Fall aber zu ignorieren ist. Danach können dann noch die Daten für WJ, BP und Buchungstag geändert und der Stapel dann erneut übernommen werden. 

Für den Fall, dass es im Betrieb solche immer wiederkehrenden Buchungen gibt, erspart man sich mit diesem Verfahren, die ständig erneute Eingabe dieser Buchungen. Da auch der Stapel geändert werden kann, können auch Erweiterungen oder Löschungen von Buchungen auf einfache Weise in solch einem Stapel durchgeführt werden.

17.03

TKD

Abschriften

Etwas "versteckt" ist die Funktion ABSCHRIFTEN, sie kann über die LEISTUNGSBEARBEITUNG unter 4. DRUCKEN VON RECHNUNGEN aufgerufen werden:

Dabei können Abschriften sowohl für Auftragsrechnungen als auch für Vertragsabrechnungen erstellt werden:

Bekannt sein muss aber die Rechnungsnummer. Ist sie das nicht, könnte man sich notfalls bezüglich der Inhalte auch mit Rücksetzen von Aufträgen oder von (aktuellen) Vertragsrechnungen behelfen.

16.03

WWS

Zugriffsberechti-
gungen

Beim Aufruf eines COMMERZ-Bausteins ist die BENUTZERKENNUNG einzugeben, der dann jeweils eine die Zugrifffsberechtigung zugeordnet ist. Über diese Zugriffsberechtigung können spezielle Funktionen für einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen freigegeben oder gesperrt werden:

Die ersten 12 Zeilen steuern die Aufgabenkomplexe und deren Untermenüs durch Vorgaben von "J" (erlaubt) oder "N" (nicht erlaubt). Ausnahme ist hier der Untermenüpunkt  7 von AUS (AUSWERTUNGEN UND AUSKÜNFTE), nämlich die PREISAUSKUNFT, bei dem auch eine 1 oder 2 erlaubt sind, womit die Auskunft auf (nur) VK-Preise beschränkt werden kann.
Weiterhin kann bei dem Aufgabenkomplex SDV (STAMMDATEN) zusätzlich auch ein "A" vorgeben werden, womit dann nur die Funktion 4=BS-AUSGABE zugelassen wird.

Die unteren Felder steuern folgende Funktionen:
RECH.-DRUCK
"N" = Sperren der Ausgabe von Rechnungen und Gutschriften
DATUMSÄNDERUNG
"N" = Das Vorgabedatum beim Aufruf von COMMERZ kann nicht geändert werden
VORGABE ABSATZBEREICH
Automatische Vorgabe, wenn man bestimmte Geschäftsbereiche einem festen Absatzbereich zuordnen möchte (z.B. Kasse)
CODE LS3-FUNKTIONEN
Gewisse Änderungen in den LS3-Aufträgen sind zum Teil mit Folgetätigkeiten verbunden, die gezielt abzuarbeiten sind. In solchen Aktivitäten wird dann immer der CODE abgefragt
DRUCKERVORGABE
(siehe logics-news vom 22.9.2015)
CODE KASSENFUNKTIONEN
Steuert bestimmte Kassenfunktionen, die dann nicht jeder abrufen kann.

15.03

ART

EAN-Code

Bei der Zentralen Artikelpflege ist der EAN-Code ein ganz wichtiges Merkmal, um überhaupt gleichartige Artikel zusammen führen zu können. 
Durch eigene (aber auch durch externe) Pflege der Artikel kann es passieren, dass der gleiche EAN-Code in verschiedenen Artikeln enthalten ist. Das kann dazu führen, dass spätere Updates auf den falschen Artikel erfolgen. Diese Konstellation ist vor allem auch an der Kasse ein Problem, weil nicht ein Artikel sondern mehrere zur Auswahl angezeigt werden. 
Es ist also unbedingt erforderlich, seinen Artikel-Datenbestand auf mehrfach bei verschiedenen Artikeln vorkommende gleiche EAN-Codes zu überprüfen. 
Dieses ist in COMMERZ-ACTUELL-WWS ganz leicht in der DATEIPFLEGE durchzuführen. Unter 14. ARTIKEL-REFERENZLISTE kann man sich diese mehrfach vorkommenden EAN-Codes listen lassen:

Auch fehlende EAN-Code in der Artikeldatei sollten eigentlich nicht vorkommen. Diese kann man sich ausweisen lassen, wenn man bei ARTIKEL-DRUCK eine "1" für "ALLE" eingibt:

Dann erscheinen alle Artikel ohne EAN-Code gleich am Anfang der Auswertung.

Die ausgewiesenen Artikel
sind dann speziell zu bearbeiten. 
Wegen den möglichen Folgefehlern und langsameren Erfassung an der Kasse sollte man unbedingt diese Auswertungen öfters einmal abrufen.

14.03

WWS

Lieferoptionen

Wir hatten bereits am 10.7.2014 in den logics news beschrieben, dass für die LS3-Aufträge ein neues Feld "LIEFEROPTION-LC" eingeführt worden ist, über das vorgegebene spezielle Hinweise auf auf den Lieferscheinen von Soennecken ausgegeben werden können. 

Die Bedeutung der zweistelligen numerischen Ziffern wurde von Soennecken festgelegt, z.B. für "nur vormittags zustellen" oder "ggf. bei Firma xyz abgeben". Sollten Erweiterungen oder Änderungen notwendig werden, informieren Sie bitte unsere Hotline.  

10.03

TK

Kundenkarten

COMMERZ-ACTUELL kann zwar keine Kundenkarten erstellen, aber diese können an der Kasse einlesen werden und führen dazu, dass der Kunden und seine vorhandenen Sonderkonditionen erkannt werden. Viele Anwender mit Ladengeschäften nutzen dieses Verfahren, um Kunden an sich zu binden.
Die Anwendung ist ganz einfach: Man muss lediglich die Kundenkarte an der Stelle, an der die Kundenummer erwartet wird, einscannen.
Der Einsatz von Kundenkarten sollte aber vorab mit unserer Hotline abgestimmt werden, damit die Daten auch entsprechend gespeichert und gelesen werden können.

09.03

WWS

Artikel finden

Innerhalb der Auftragserfassung kann man sich alle Artikel anzeigen lassen, die der Kunde bisher geordert hat. Dazu muss man lediglich statt der Artikelnummer die Funktionstaste F3 eingeben:

Danach kann man die Ausgabe noch über die Warengruppe einschränken:

Auch hier kann man wiederum mit F3 sich alle Artikel anzeigen lassen:

Dann braucht man lediglich mit dem Cursor auf den gewünschten Artikel zeigen und diesen mit ENTER bestätigen.
Das ganze Verfahren ist natürlich nicht für Kunden geeignet, die viele Artikel kaufen, aber durch die Einschränkung über die Warengruppe (anzeigbar mit F5, wenn diese in den SYSTEMTEXTEN hinterlegt ist) kann man die Anzahl der angezeigten Artikel doch sehr einschränken.

08.03

TKD

Artikeltabellen

Um in der Auftrags- oder Leistungsbearbeitung ganz schnell Artikel (z.B. der richtigen Toner) finden zu können, wurden in COMMERZ-TKD die Artikeltabellen eingeführt.

Dabei sind folgende Punkte zu beachten:

1. Name der Tabelle
Die Bezeichnung der (modellbezogenen) Tabelle sollte den Namen des Modells beinhalten.
2. Modellstammsatz
Artikeltabellen sollten im Modellstammsatz hinterlegt sein, damit diese jedem neuen Gerät gleich zugeordnet wird (auch in alle bestehenden Geräte lassen sich ganz elegant die Artikeltabellen nachträglich integrieren).
3. Finden und auswählen
Bei der Auftrags- und Leistungserfassung muss man nicht unbedingt den Artikelplatz wissen, sondern man kann sich die Artikel der Tabelle auch über den Positionstyp "X" anzeigen lassen und daraus den Toner auswählen:

  
Die Artikeltabellen sind ein extrem nützliches Werkzeug, zumal sie auch zur Prüfung in WWS und an der Kasse (u.a. dort auch zur Preisfindung z.B. für kostenlose Lieferung) verwendet werden. Dort kann man sich auch alle Geräte mit Wartungsverträgen aufzeigen lassen und dann nach Wahl eines Gerätes aus den angezeigten (zum Modell gehörenden) Tonern den betreffenden Artikel auswählen.
 
Somit sind die Artikeltabellen ein ganz wichtiges Werkzeug zum Finden des richtigen Toners zumal durch sie auch noch automatisch die Vorgabe der korrekten Preisfindung erfolgt. 

07.03

WWS

Finden Angebote und Aufträge 

Wenn man bei der ÄNDERUNG VON ANGEBOTEN statt der Angebotsnummer ein "A" mit nachfolgender Angebotsart eingibt, werden alle diese Angebote mit dieser Angebotsart zur Auswahl angeboten. Das ist bei Nettopreisen (Angebotsart = 20) natürlich nicht sehr sinnvoll, aber man kann sich z.B. über A10 alle aktuellen Abrufaufträge und mit A11 alle Reservierungen, die ja beide im Normalfall im begrenzten Umfang vorliegen, anzeigen lassen und dann ein bestimmtes Angebot auswählen.

Eine weitere Idee ist, die Angebotsart 0 nicht generell für alle Angebote zu verwenden, sondern für spezielle Kunde/Angebote die Angebotsarten 1 bis 9 zu verwenden, die ja ebenfalls nur "normale" Angebote darstellen. Dann kann man über Ax sich diese speziellen Angebote anzeigen zu lassen.

Gleiches Verfahren geht auch in der Auftragsbearbeitung, sodass man sich z.B. über A91 alle Probestellungen oder über A95 alle Internen Lieferscheine (Eigenbedarf) ansehen kann.

03.03

FIBU

Modelle im Einsatz

Beim Einsatzes von Finanzbuchhaltungen sind entsprechend den individuellen Anforderungen verschiedene Modelle im Einsatz:

1. COMMERZ-ACTUELL-FIBU als Vollbuchhaltung
Bilanzerstellung im eigenen Haus oder Übergaben FIBU-relevanter über kompakte normierte Schnittstelle an der Steuerberater.

2. COMMERZ-ACTUELL-FIBU als aktuelle OP-Buchhaltung, "echte" FIBU beim Steuerberater.

3. COMMERZ-ACTUELL-FIBU als aktuelle OP-Buchhaltung, "echte" (DATEV-)FIBU im Haus.

4. alles beim Steuerberater

Wichtige Vor- und Nachteile ergeben sich, wenn folgende Themen betrachtet werden:
o Aufwand für Datentransfers 
o ständige Auskunft über alle aktuellen FIBU-Daten
o Verfügbarkeit aller die Buchhaltung betreffenden Unterlagen
o Exporte zur Bilanzerstellung
o fachliche Buchhaltungs-Kompetenz im Haus.
o Direkte Beauskunftung von FIBU-Daten in WWS, wie zum Beispiel Offene Posten, Mahnungen, Überschreitung Kreditlimit.

Wenn als Finanzbuchhaltung DATEV (im eigenen Haus, Punkt 3) eingesetzt wird, bietet sich folgende Erweiterung an:
Täglicher automatisierter Export der OPs aus DATEV in die sonst nicht verwendete COMMERZ-FIBU und damit aktuelle Beauskunftung der Debitoren-Daten in COMMERZ-WWS. 

02.03

WWS

Anzahlung und Ratenzahlung

In COMMERZ-WWS und auch in COMMERZ-OBJ können sowohl Anzahlungen als auch Ratenzahlungen wie folgt abgewickelt werden:
Anzahlung
Mit ein wenig Aufwand können mit COMMERZ-ACTUELL-WWS auch Anzahlungen für einen Auftrag abgerechnet werden:
Dazu ist der Auftrag um zwei zusätzliche Artikel-Positionen zu ergänzen, in der ein Artikel mit entsprechendem Text und dem Mehrwertsteuer Kennzeichen "4" (=0%) einzutragen ist:
o Erste Position z.B. mit Text "Anzahlung"; Auftragsmenge und "zu fakturieren" werden auf "1" gesetzt und ein Anzahlungsbetrag eingegeben.

o Zweite Position mit gleicher Artikelnummer und z.B.  mit Text "Berechnete Anzahlung"; Auftragsmenge minus 1 und Betrag gleich Anzahlungsbetrag ("zu fakturieren" noch auf null). 

Sofern die "echten" Positionen noch nicht bearbeitet sind und die Rechnung abgerufen wird, ergibt sich lediglich eine Rechnung über die Anzahlung. Nachdem diese Rechnung erstellt worden ist, ist in der zweiten Position "zu fakturieren" auf minus 1 zu setzen. Diese Position bewirkt, dass dann später bei der Berechnung der "echten" Positionen der Anzahlungsbetrag entsprechend berücksichtigt wird.
In die FIBU werden zwei Rechnungen übergeben, wobei für die Positionen ohne MwSt möglichst über die Warengruppe der Artikel ein spezielles Erlöskonto vorgegeben werden sollte; trotz  Reduzierung der 2. Rechnung um den Anzahlungsbetrag werden die "echten" Positionen auf die betreffenden Erlöskonten komplett korrekt gebucht.


Ratenzahlung
Im Prinzip gibt es zwei Lösungsmöglichkeiten:
1. Für jede Rate eine Rechnung erstellen
Dabei ist zu beachten, dass die Mengen der Artikel bereits vom Lager weg sind und sich auch nicht gleichmäßig auf x Raten verteilen lassen. Es ist daher auch wegen der Verteilung auf die Statistikdaten auf jeden Fall eine Rechnung über den Gesamtauftrag zu erstellen. 
Wenn dann aber nun Ratenrechnungen erstellt werden, würde man den Gesamtbetrag letztlich zweimal berechnen. Man müsste deshalb (mit viel Aufwand) jeder Ratenrechnung auch wieder rücksetzen.
Dann hätte aber auch die Buchhaltung ein Problem, weil der Kunden die Ratenrechnung bezahlt, die Zahlung aber der Gesamtrechnung zugeordnet werden müsste. 
Alternativ dazu könnte man aber auch die Gesamtrechnung (neutral, d.h. mit einer einzigen generellen Warengruppen-Position) wieder kompensieren und für die Ratenbeträge den gleichen Warengruppen-Artikel verwenden. Dazu kann man auch einen Auftrag anlegen, den man für weitere Ratenzahlungen einfach immer wieder  kopiert.
 
2. Auf einer Rechnung in Textform die Ratenbeträge, Termine und Konditionen aufführen.
Dieses ist sicherlich die bessere Lösung, auch wenn die MwSt zu früh abgeführt werden müsste. 

Fazit: 
Wegen des Aufwandes ist eigentlich die Lösung 2 vorzuziehen, obwohl man bei einzelnen Ratenrechnungen eine bessere Kontrolle über die Zahlungen hat (aber diese Rechnungen müssen auch immer regelmäßig erstellt werden). 

Empfehlung:
Eigentlich keine.

 

01.03

TKD

Gerätedaten

Es gibt seit längerem im Gerätestamm die Bildschirme 8 und 9. 
Bildschirm 8

In diesen Bildschirm kann man 
a) wichtige Geräteinformationen speichern, die man in der Auftrags- oder Leistungsbearbeitung durch Eingabe von "g" abrufen kann (hier mit Hinweis, dass es eine solche Information gibt):

b) Eingabefelder für die erforderlichen Daten eingeben, wenn man mit dem Kunden via Internet kommuniziert oder wenn die Rechnungen per PDF gesendet werden sollen.
Bildschirm 9
 
Dieser Bildschirm enthält die Einkaufs- und Verkaufsdaten, die  früher nur im Maschinenbuch (COMMERZ-MB) abrufbar gewesen sind. 

Nicht vergessen: Mit der Eingabe von "28" bzw. "29" in der untersten Zeile kann man direkt in diese Bildschirme verzweigen. 
("28" bedeutet z.B.: 2:Nächster Bildschirm, 8:der 8. Bildschirm).

29.02

WWS

schnell zur Auswertung

Wenn man bei der "LISTE FAKTURIERFÄHIGER AUFTRÄGE" bei KUNDE gleich die Funktionstaste F2 (bedeutet ja so etwas wie: gehe in die unterste Zeile) eingibt, werden alle Felder mit Standarddaten belegt und die Auswertung kann direkt gestartet werden:

Mit dieser Auswertung (so einmal zwischendurch) hat man einen Überblick, welche Rechnungen derzeit aktuell abrufbar sind. 

25.02

allgemein

Lastschriften

Bereits etliche unserer COMMERZ-Anwender nutzen die Vorteile der Kombination "Rechnungen per E-Mail" und "SEPA-Lastschriften", um sich Aufwand und Kosten zu ersparen. Nachdem die Post zum 1.1.2016 die Portogebühren erhöht hat und die Fachhändler durch die Nutzung des Lastschrift-Verfahrens die Zahlungen der Ausgangsrechnungen eher  selbst beeinflussen können, sollte man  diese Funktionen unbedingt einsetzen. Zudem auch Kunden häufig bereits Forderungen stellen, moderne Techniken im gegenseitigen Datenaustausch zu nutzen zu wollen. 

In COMMERZ steht alles bereit, aber auch für die Einführung sind einige Aufgaben im Vorfeld zu erledigen:
o welcher Kunden akzeptiert welche Rechnungen per E-Mail
o welche Voraussetzungen sind hierzu zu erfüllen
o bei welchem Kunden dürfen welche Rechnungen per Einzug bezahlt werden
o Muss ein Mandat vereinbart und abgeschlossen werden......

Wenn man sich also dem Kunden gegenüber als Fachhändler, der moderne DV-Techniken einsetzt, präsentieren will, sollte man möglichst gleich damit beginnen, die Voraussetzungen dafür zu schaffen. Die logics systems gmbh kann dazu gerne auch nützliche Tipps geben, da auch sie für die Wartungsrechnungen zum Beginn des Quartals dieses Verfahren bei etlichen ihrer Kunden einsetzt. 

24.02

WWS

Kauft Kunde noch oder (viel) 
weniger?

Für den Fachhändler ist es besonders wichtig, Veränderungen im Kaufverhalten seiner Kunden rechtzeitig zu erkennen. Leider sind die Umsatzzahlen dafür weniger geeignet, weil sie erst zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung gespeichert werden und diese z.T. auch erst am Monatsende beim Druck der Sammelrechnungen ausgegeben werden. 
In COMMERZ gibt es aber eine wenig genutzte Funktion, die ein zeitlich aktuelles Bild der Kunden-Order wiedergibt, nämlich die sogenannte Auftragseingangsliste.

Dazu sind folgende wichtige Eingaben erforderlich: 

o Vertreter/Verkäufer (oder alle)
o Zeitraum, den man betrachten möchte (hier: 7. KW 2016, also  vom 15.02.16  bis zum  20.02.16)
o davor liegender Zeitraum, den man mit dem Betrachtungszeitraum vergleichen möchte (hier 4. bis 7. KW 2016, also vom 25.01.16 bis zum 13.02.16)
Die beiden Zeiträume können beliebig gewählt werden, so dass auch Monatswerte betrachtet werden können. Üblicherweise ist der Vergleichszeitraum immer größer als der Betrachtungszeitraum.
o Um die Auftragseingänge richtig vergleichen zu können, müssen die Zeiträume gleich sein. Dazu erwartet COMMERZ die Eingabe eines Teilers, durch den die Auftragseingänge des Vergleichszeitraumes geteilt werden. Hier ist der Teiler gleich 3, weil der Betrachtungszeitraum eine Woche, der Vergleichszeitraum aber 3 Wochen umfasst. Wenn beide Zeiträume gleich groß sind, ist als Teiler eine "1" einzugeben.
o Auswertung kann dann noch durch die Eingabe von zwei Prozentsätzen eingeschränkt werden. Es werden nur die Kunden ausgegeben, die im Vergleich vom Betrachtungszeitraum zum Vergleichszeitraum einen Prozentsatz ergeben, der in diesen Prozentbereich fällt. 
Mit den hier vorgegebenen Werten würden alle Kunden ausgewiesen werden, die im Betrachtungszeitraum weniger Auftragseingänge haben als im Vergleichszeitraum. 
Über eine Eingabe von 10 bis 100 erhält man alle Kunden, die mehr als 10% Zuwachs haben, über -999999 bis 10 alle Kunden, die weniger als 10% Zunahme zu verzeichnen haben. 

Weil mit dieser Auswertung keinerlei Daten verändert werden, empfehlen wir diese ganz einfach (eingeschränkt) einmal abzurufen. 
Die Ergebnisse werden Sie erstaunen.

23.02

FIBU

Stimmigkeit der FIBU

Um etwaige Differenzen frühzeitig zu erkennen, sollte man in der FIBU zwischenzeitlich einige Abstimmungen vornehmen bzw. Auswertungen, die sowieso erstellt werden, intensiver prüfen: Hier einige Beispiele:
1. Der Sachkontensaldo beim Journal muss immer null sein.
Die FIBU erstellt am Ende des Journals die Buchungen für die Sammelkonten. Erst mit diesen ergibt sich, dass die Soll- und die Haben-Buchungen gleich werden.
 
2. Der Sachkontensaldo in der  SuSaLi (Summen- und Saldenliste) muss immer null sein.
Der aktuelle Saldo der Konten wird bei jeder Buchung verändert. Auch wenn die Journalbuchungen für die Sammelkonten noch fehlen, weist dieser immer den korrekten Wert aus. Deshalb muss bei der SuSaLi im Sachkontenbereich die Salden für Soll- und Habensummen auch identisch sein.  
3. Die Summe der Forderungen und der Verbindlichkeiten im Bereich Sachkonten muss mit dem Gesamtsaldo aus den OP-Listen für Debitoren und Kreditoren übereinstimmen.
Alle Offenen Posten müssen mit den Werten in der Sachbuchhaltung übereinstimmen. Differenzen in der OP-Liste zwischen dem aktuellen Saldo und der Summe der OPs sind mit drei Sternen markiert. Bitte beachten: Rechnungen mit abweichenden Rechnungsadressen werden in den OP-Listen separat ausgewiesen und da könnte der aktuelle Saldo natürlich abweichen. 
4. Die OP-Listen für Debitoren und Kreditoren müssen mit den Fälligkeitslisten übereinstimmen, wenn letztere mit "ohne Skonto" ausgegeben worden sind.
Fälligkeitslisten zeigen für die Debitoren den erwarteten Geldeingang, für die Kreditoren erforderlichen Geldmittel im zeitlichen Ablauf an. Am rechten Rand laufen die Beträge auf bis am Ende der Auswertungen der Gesamtbetrag an Forderungen und Verbindlichkeiten ausgewiesen wird. Diese Beträge müssen auch mit den korrespondierenden Sachkonten übereinstimmen.  
5. Umsatzsteuer-Voranmeldung muss mit den Daten "Abstimmung Steuer" übereinstimmen. 
Die Auswertung "Abstimmung Steuer" ist ein wichtiges Werkzeug um die Werte der UStV zu verifizieren. Sie kann z.B. auch als Nachweis dienen, aus welchen Konten und Beträgen sich die in der UStV aufgeführten Vorsteuerbeträge zusammensetzen. 
6. Status Sachkonten
In den SERVICEPROGRAMMEN kann man unter 3.STATUS SACHKONTEN die Soll-/Habenwerte und den Saldo für 
o KONTOBLÄTTER
o AKTUELLER SALDO
o SUSALI-SALDO 
abrufen. Die Salden müssen immer null sein.

Bei etwaigen Abweichungen sollte man schnellstens eine Prüfung veranlassen.

22.02

TKD

Erweiterungen

Zwei Themen sind im Bereich TKD derzeit hochaktuell 
1. Fleetmanagement für die automatisierte Übermittlung von Kopiererdaten, wie Tonerbedarf, Störungen oder Zählerstände 
2. Übermittlung von Technikerdaten, die dann automatisch in TKD-Aufträge umgesetzt werden.
Wir haben uns intensiv mit beiden Themen beschäftigt und bereits erste Realisierungen fertiggestellt. Da jedoch die Anforderungen an diesen Erweiterungen je nach Anspruch und Verfahrensablauf bei einzelnen Fachhändlern doch sehr unterschiedlich sind, müssen sehr viele individuelle Anpassungen berücksichtigt werden. 
Bitte wenden Sie sich gleich an unsere Hotline, wenn auch Sie Ihre Informationsflüsse an die heute aktuellen Standards anpassen wollen.   

18.02

allgemein

zum x-ten Male:
Spools

1. Wozu
Die Spoolverwaltung in COMMERZ wurde nur für die Druckausgaben eingeführt, bei denen parallel zum Druck auch gleichzeitig Daten verändert werden. Der Vorteil ist, dass ein Druck seitengenau wiederholt werden kann, wenn der Drucker selbst nicht korrekt arbeitet. Diese Wiederholung des Drucks durch erneuten Aufruf des Druckprogrammes ist natürlich logischerweise nicht nochmals möglich, weil sich ja die Daten verändert haben.
Die Spooldaten werden zusätzlich für die Übernahme in Archive genutzt; für das Versenden von Dokumenten als E-Mail-Anhang sind sie sogar unbedingt erforderlich. 
2. Probleme
Wir sehen bei der Anwendung der Spoolverwaltung mehrere  gravierende Probleme. 
Zunächst erscheint die Anwendung irgendwie lästig zu sein, da man zum einen eine Namen vergeben und zum anderen nach korrektem Druck die Spooldatei eigenverantwortlich wieder löschen muss. 
Aus diesem Gründen wird die Spoolverwaltung ausgeschaltet oder beliebige "Spool-Namen" vergeben, bei denen keiner mehr weiß, welche Daten dort gespeichert sind. Damit unterbleibt dann das Löschen und wir finden bei einigen Anwendern bis zu 2000 Spools. 
In letzter Zeit erscheint beim Aufruf von COMMERZ zudem auch noch eine (lästige) Meldung, dass in der Spoolverwaltung alte Spools vorhanden sind. 
3. Hilfen und Empfehlungen bei der Anwendung

Spools müssen nicht einzeln sondern auch insgesamt entweder "bis Datum" oder "Spoolname beginnt mit "xyz" gelöscht werden. Deshalb sollte der Spoolname immer mit dem Kürzel des Mitarbeiters beginnen, damit er gezielt nur seine eigenen Spools löschen kann. Eine genaue Beschreibung findet man in der logics-news vom 20.4.2015.
Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir dringend den "disziplinierten"  Einsatz der Spoolverwaltung.

17.02

allgemein

Schneller Erfassen

Unsere Hotline muss bedauerlicherweise immer wieder feststellen, dass die besonderen Funktionen zur schnelleren Erfassung und Änderung von Daten nicht genutzt werden, in vielen Fällen nicht einmal bekannt sind.
Nachfolgend nochmals die grundsätzliche Informationen dazu:

Anwendungs-Bildschirme 
Die speziellen Funktionen sind im Wesentlichen bei den Bildschirmen integriert worden, über die "viele" Daten erfasst oder geändert werden können. Das sind vornehmlich die Bildschirme aus WWS, OBJ und TKD zur
o Angebots- und Auftragsbearbeitung 
o Stammdatenverarbeitung  
Sie sind jedoch nicht alle immer überall verfügbar und sind abgestimmt auf die häufig vorkommende praktische Abläufe bei der Eingabe.

1. Erfassung/Änderung im Bildschirm beenden
Sind im Bildschirm alle Vorgabe korrekt oder ist ein zu änderndes Feld eingegeben, kann man mit der Funktionstaste F2 zur weiteren Bearbeitung in die unterste Zeile verzweigen. 
Beispiel: 

Nach F2:

Damit erspart man sich die Eingabe von vielen ENTER.

2. Änderung eines Feldes im unteren Bildschirmteil
Wenn man nur ein Feld in einem Bildschirm ändern möchte und dieses befindet sich im unteren Teil, dann kann man mit F1 in der untersten Zeile quasi "von unten" in den Bildschirm gelangen.
Beispiel:

Wenn man z.B. die EAN-Nummer ändern möchte, kann man F1 eingeben:

Der Cursor geht zwar zunächst zur BS-INFO, aber mit wenigen F1 gelangt man schneller zum Feld, als wenn man "von oben" begonnen hätte.
Zusatz: Man kann mit der Maus auch Felder direkt ansteuern. 

3. Direkte Bildschirm-Anwahl in TKD
In TKD kann man bei den Geräte-Bildschirmen diese einzeln ansteuern.
Beispiel:
 
Wenn man jetzt zu dem Bildschirm mit den Kopienpreisen verzweigen möchte, dann braucht man lediglich 26 einzugeben:

Der Bildschirm wird direkt aufgerufen.
26 bedeutet 2=NÄCHSTER BS und 6=6.Bildschirm
Man muss nur die Bildschirmnummer wissen (sicherlich kein Thema, wenn man häufig in TKD arbeitet.

4. ERW-Bildschirm Auftragsposition
Um in den ERW-Bildschirm einer Angebots/Auftragsposition zu gelangen, muss man eigentlich die Position zum Ändern aufrufen und kann dann erst in den ERW-Bildschirm verzweigen. Wenn man aber die Position aufruft kann man durch Eingabe von CURSOR rechts die ERW-Daten sofort bearbeiten:

Nach Eingabe von CURSOR rechts:

Zurück kommt man neben 2=STD.BS auch mit CURSOR links.

16.02

WWS

Vertreter auf Formular

Auf den COMMERZ-ACTUELL-WWS-Rechnungen wird im oberen Teil auch der Vertreter/Verkäufer mit ausgegeben. Dabei ist immer ein Problem, was ausgegeben werden soll: Die (eigentlich nur intern bedeutsame)  Vertreternummer  oder etwa der Vertretername (der bezüglich Rechnungsrückfragen eigentlich gar nicht mehr so zuständig ist). Was nun letztlich ausgegeben wird, das kann Fachhändler dadurch selbst bestimmen, indem er das Feld KURZZEICHEN in der Stammdatenverwaltung MITARBEITER entsprechend belegt. 

Denn genau dieses Feld wird immer auf den Rechnungen ausgewiesen.

Hinweis für andere Formulare:
Auf Angeboten und Auftragsbestätigungen wird aus dem Mitarbeiter-Stammsatz ANREDE und NAME ausgegeben. Auf den  Lieferscheinen werden Vertreterdaten nicht gedruckt.

15.02

TKD

Beratungsaufträge

Es gibt in COMMERZ-TKD einen wenig genutzten Menüpunkt "BERATUNGSAUFTRÄGE", der dafür gedacht ist, mehrfache Beratungsleistungen an Geräten (oder auch nur für Kunden) zu erfassen und dann (z.B. monatlich) über die Berechnung zu entscheiden. 
Damit soll im Prinzip das Problem gelöst werden, dass stets einzelne Beratungstätigkeiten als gering erachtet und deshalb nicht als "berechnungswürdig" angesehen werden, als Summe sich über einen Zeitraum aber ein erhebliche Leistungserbringung ansammelt, die sehr wohl berechnet werden sollte.

Was sind Beratungsleistungen?
Sie entstehen immer dann, wenn an einem Gerät oder bei einem Kunden meist telefonischer Service erbracht wird. Diese Leistungen können auch Schulungstätigkeiten, Fehlersuche oder Hilfestellungen bei besonderen Ereignissen sein.

Über die Funktionen unter dem Menüpunkt "BERATUNGSAUFTRÄGE" lassen sich folgende Aufgaben durchführen:
 

Der wichtigste Menüpunkt ist die ERFASSUNG VON AUFTRÄGEN, über den die Tätigkeiten minutiös mit Störungsbeschreibung und Darstellung der Abhilfe (Beratung) erfasst werden. Die letzte  Tätigkeit ist immer noch sichtbar, Zeiten können auch direkt eingegeben werden.
Beispiel für eine Erfassung:

Die weiteren Menüpunkte werden üblicherweise zu festgesetzten Zeiten (z.B. zum Monatsende) aufgerufen. Dabei kann man sich über DRUCK AUFTRAGSLISTE zunächst einen Überblick über die geleisteten Tätigkeiten verschaffen, die nochmals überarbeiten können (BEARBEITEN VON AFTRÄGEN), und die Tätigkeiten, die berechnet werden sollen, zusammenstellen (RECHNUNGEN VORBEREITEN). Dabei werden die einzelnen Beratungsaufträge zu einem einzigen Auftrag zusammengefasst, wobei aber alle Details zusätzlich noch aufgeführt werden. Bei Rechnungsdruck werden die Ergebnisse dann den Geräten statistisch zugeordnet.
Die Beratungsaufträge, die nicht berechnet werden sollen, werden über ABSCHLUSS OHNE RECHNUNG als Aufwand bei den Geräten verbucht.

Wer also häufig (nicht berechnete) Beratungsaufträge ausführt und die Entscheidung über die Berechnung (auf Basis von Detaildaten) selbst treffen möchte, sollte diese TKD-Erweiterung unbedingt einsetzen. 
Mögen die Beträge einzelner Beratungen zur Berechnung zu gering sein, über einen gewissen Zeitraum können sich aber nicht unbeträchtliche Summen ergeben, die auch berechnet werden sollten.
Weitere Informationen und Beschreibungen gerne von unserer Hotline.

11.02

WWS

Katalogdienste (bitte auch einmal lesen)

Hätten wir das nur eingesetzt !?
Der neue Büobest-Katalog 2016 ist insofern ein Problem, weil er über 1000 g wiegt und wohl als Päckchen versendet werden muss.
Wir gehen einfach einmal davon aus, dass Soennecken wohl in der Lage ist, über LS3 auch die eigenen individuellen Kataloge der Fachhändler mit zu versenden (das müsste man aber nochmals ganz intensiv prüfen und sich bestätigen lassen).
Erforderlich dazu ist dann aber lediglich, in die LS3-Aufträgen eine Position "Katalog" einzubringen, wobei die Steuerung optimal über die Katalogdienste in COMMERZ erfolgt. 
Mit dieser Funktion kann man folgendes abwickeln:

Der Name ist schon nicht ganz richtig, weil nicht nur Kataloge sondern auch sonstige Werbemittel darüber verteilt werden können. Im Prinzip umfasst dieses Zusatzprogramm folgende Funktionen:

1. Über Menüpunkt 4 erfolgt die Festlegung, welcher Artikel (Katalog, Werbemittel, Einladung) dem nächsten Auftrag automatisch beigefügt werden soll:

2. Die Auswahl der Kunden, die diesen erhalten sollen, wird über Menüpunkt 1 durchgeführt.

3. Jedem Kunden wird bei seinem nächsten Auftrag der Artikel angefügt und damit ausgeliefert, wenn die betreffende Position nicht storniert wird oder er bereits einen Katalog erhalten hat.

4. Nach einem selbst definierbaren Zeitraum können Etiketten über Punkt 3 für alle die Kunden erstellt werden, denen noch nichts geliefert worden ist, um diese dann separat zu versenden.

Diese Funktion kann aber auch in Verbindung mit Logistik-Zentren, wie Alka, Spicers  oder Büroring verwendet werden, wenn diese bei sich den betreffenden Artikel im Lager haben. Parallel können bis zu 5 Aktionen gleichzeitig abgewickelt werden.

Damit würde man dann mit eine (geeigneten) Auftrags-Lieferung auch gleich den Katalog versenden. Das er an die geeignete Einkaufsabteilung gelangt, ist dann nur noch von dem Ideenreichtum und der Kreativität des Verkaufes beim Fachhändlers abhängig. 
Hätten wir das nur schon gewusst.

10.02

allgemein

E-Mail-Versand

Wir sind eigentlich immer davon ausgegangen, dass die Spool-Verwaltung ein so nützliches Werkzeug ist, dass es bei jedem Anwender auch immer eingeschaltet. Das ist wohl doch nicht immer so. 
Wenn jedoch jemand den Versand von Dokumenten per E-Mail direkt aus COMMERZ nutzen möchte, ist es zwingend erforderlich, dass die Spool-Verwaltung eingeschaltet ist. 

09.02

allgemein

Faschingsdienstag

Heute auch keine News. Baldham feiert ab 11.30 Fasching

08.02

allgemein

Rosenmontag

Heute keine News

04.02

WWS

Kostenstelle finden

An der Stelle an der eine Kundennummer einzugeben ist, kann man auch ein "h" eingeben (z.B. in der Stammdatenverwaltung):
 
Danach werden alle angelegten Hauptkunden angezeigt. Wenn man einen Hauptkunden auswählt werden die einzelnen Kostenstellen angezeigt:

Auf diese Weise kann man auch in der Auftragserfassung die Kostenstelle ermitteln, wenn die Kurzbezeichnung nicht ausreichend ist.

03.02

TK

Lieferscheine an der Kasse

Lieferscheine an der Kasse können statt auf Bon auch auf Formular ausgegeben werden. Dazu muss man lediglich die Druckernummer entsprechend ändern und einen Drucker angeben, der  in der Nähe ist und der Formular-Papier enthält bzw. der über dot-files gesteuert das Formular selbst erzeugt. 

02.02

TKD 

Zähler Vorausberechnung

Wir hatten im letzten Jahr über eine neue ganz wichtige Funktion berichtet, mit der Zählerabrechnungen im Vorfeld geprüft werden können. Hier noch einmal die Kurzbeschreibung:

Nichts ist lästiger und mit sehr viel Aufwand verbunden als eine Zählerabrechnung (insbesondere Pools) wegen Eingabefehler nachträglich korrigieren zu müssen: 
o Fehler selbst feststellen (oder schlimmer noch der Kunde moniert Rechnung)
o Rücksetzen der Rechnung
o Daten korrigieren und neue Rechnung erstellen, dabei intensive Prüfung, um Zweitfehler zu vermeiden
o Information an die Buchhaltung
o Besondere Aktionen, wenn der Kunde die Rechnung per E-Mail erhält.

Deshalb wurde der Menüpunkt GERÄTE-VORAUSBERECHNUNG, der bisher nur für Mieten und Wartung galt (Frage für die Planung 2016: welche Miet- und Wartungseinnahmen  sind in 2016 zu erwarten), um eine Art Zähler-Vorausberechnung erweitert worden. Die Zielsetzung ist hierbei aber zu ermitteln, welche Beträge sich im Vergleich zur letzten Abrechnung aus der nächsten Zählerabrechnung ergeben werden. Das setzt voraus, dass die Zählerstände dafür bereits erfasst worden sind.
Aus dieser Auswertung lassen sich dann vor allem gravierende Abweichungen leicht erkennen.
Über die flexible Eingabe lassen sich beliebige Prüfungen aktivieren:

Eine detaillierte Beschreibung der Funktionen kann bei unserer Hotline angefordert werden.

01.02

WWS

Abrufaufträge

Mit der Funktion "Abrufaufträge" können diese besondere Form von Aufträgen optimal und umfassend in COMMERZ-WWS abgewickelt werden. Ziel ist es, dem Kunden auf seine Anforderung hin Teile eines vereinbarten ganzen Kontingentes auszuliefern und diese Mengen zu überwachen. Wahlweise können Vorabrechnungen erstellt werden; der Status der Aufträge ist immer transparent für Fachhändler und Kunde ersichtlich.
 
Erfasst werden die Abrufaufträge in der Angebotsbearbeitung mit der Angebotsart 10:

Die Abrufmenge gibt man in der Position an; der Preis kann geändert werden und gilt dann für diese Menge:

Wahlweise kann auch eine Vorabrechnung erstellt werden, wenn nicht dann wird der Artikel bei jeder Lieferung berechnen:

Sobald der Artikel  (auch innerhalb eines neuen anderen Auftrages) geordert wird, werden die aktuellen Daten des Abruf-Angebots angezeigt:

 

Man erkennt daran, dass es sich um einen Abrufartikel handelt und welche Menge noch offen ist. Auf dem Lieferschein wird für den Kunden als zusätzliche Information auch die aktuelle Restmenge ausgegeben.
Über die Angebotsauskunft kann man sich einen Überblick über die noch zu liefernden Restmengen verschaffen.

 

Ein wenig aufwendig ist es, wenn ein Abrufauftrag geändert werden muss, z.B. die Abrufmenge erhöht werden soll. Dann kann man folgendermaßen vorgehen: 

Ausgangssituation:

Abrufauftrag mit 100.000 Blatt Kopierpapier ist gespeichert und Rechnung vorab gedruckt. Kunde hat bereits 70.000 Blatt erhalten und möchte den Abrufauftrag auf insgesamt 150.000 erhöhen. Der Abrufauftrag hat dann nach Erstellung der Vorabrechnung z.B. folgende Struktur: 

Vorgehensweise:
Abrufposition löschen, neu erfassen mit Menge 50.000 und Vorab-Rechnung drucken (damit werden dann die weiteren 50.000 berechnet, auch z.B. zu einem anderen Preis).

Dann Abrufmenge auf 80.000 (150.00 minus bereits erhaltene 70.000) setzen (weil ja noch 80.000 zu liefern sind), die offene Abrufmenge wird damit automatisch auf 80.000 gesetzt). 
Leider lässt sich keine zweite Position mit gleichem Artikel als ein neuer Abrufauftrag eingeben, weil der VK-Preis bei der Abrufposition als Nettopreis interpretiert wird und dieser pro Kunden für einen Artikel nur einmal angelegt sein darf.

Mit der Funktion "Abrufaufträge" erspart man sich die aufwendige und fehleranfällige manuelle Verwaltung von solchen Aufträgen.

28.01

allgemein

Rechnungs-
nummern

Die Rechnungsnummern werden von COMMERZ eigentlich immer lückenlos vergeben. Eine Kontrolle dazu bietet der Druck des Rechnungsausgangsbuches, wenn man es mit der Sortierung "RECHNUNGSNUMMER" ausgibt. Fehlen dann Rechnungen, wird ein entsprechender Hinweis ausgedruckt (RECHNUNGSNUMMER FEHLT).
Lücken können sich aber ergeben, wenn für WWS-/OBJ und für TKD-Rechnungen ein gemeinsamer Nummernkreis verwendet wird, weil jeweils nur die Rechnungen aus WWS/OBJ oder aus TKD (aber nicht beide zusammen) ausgegeben werden. 
Lücken können aber auch dadurch entstehen, dass ein Rechnungsdruck nach der Abfrage "DRUCK in ORDNUNG" verneint wird. Dabei wird die Rechnungsnummer bereits vergeben und wenn die Rechnung dann nicht abgerufen wird, fehlt die Rechnungsnummer in der Auswertung. Solche Fälle kann man über die "LISTE FAKTURIERFÄHIGER AUFTRÄGE" dokumentieren, in der auch die bereits vergebene Rechnungsnummer (negativ) dargestellt wird. 
Alternativ dazu kann man auch in den HILFSPROGRAMMEN den Menüpunkt "SUCHEN NICHT VERBUCHTE RECHNUNGSNUMMERN"  aufrufen:

Auf jeden Fall sollte man bei einer Fehlermeldung/Warnung (RECHNUNGSNUMMER FEHLT) seinen Datenbestand unbedingt prüfen.

27.01

TKD

Noch Mieten oder Wartung offen?

Um festzustellen, ob für einzelne Geräte Mieten und/oder Wartungen nicht abgerechnet wurden, kann man folgenden Trick anwenden:
Die Funktion GERÄTE-VORAUSBERECHNUNG ermittelt eigentlich die noch zu erwartenden Erlöse bis zu einem vorgebbaren Zeitpunkt. Wenn man nun aber dort als ABRECHNUNGSMONAT das Datum eingibt, bis zu dem man meint, alles abgerechnet zu haben, erscheinen genau die Geräte, die eben doch nicht berechnet worden sind.
Alternativ dazu könnte man "auf Verdacht" auch eine Abrechnung der Verträge starten, aber dabei würden ggf. Daten verändert werden, die dann u.U. wieder korrigiert (rückgesetzt) werden müssten. Bei der GERÄTE-VORAUSBERECHNUNG erhält man nur eine Auswertung mit den betroffenen Geräten.

26.01

WWS

BÜROBEST

Die in den Vorjahren optimal und völlig problemlos ablaufende Übernahme der Artikel des BÜROBEST-Kataloges hat für die Daten des BÜROBEST 2016 nicht nur uns sondern auch unseren Kunden nicht unerhebliche Schwierigkeiten und Aufwendungen bereitet. Ursache war zunächst eine völlig neue Bereitstellung der Daten (Struktur der Daten und Abholung durch den Fachhändler). Mehrfache Unstimmigkeiten in den Daten führten dann zusätzlich dazu, dass Daten zum Teil mehrfach übernommen werden mussten.

Wir sind kein Lieferant bei Soennecken und haben deshalb auch keinen Einfluss auf die Exportverfahren, auf den Aufbau und den Inhalt der Exportdaten und auf die Korrektheit der Daten selbst.
Leider wird auch die
  Erfahrung der logics in Bezug auf die Pflege von Artikeln nicht genutzt.

Trotz all den Unannehmlichkeiten bei den Katalog-Daten 2016 sind wir trotzdem optimistisch, dass für den BÜROBEST 2017 nun wieder einwandfreie Daten und verbindliche Strukturen vorliegen werden, sodass wieder wie früher eine problemlose Datenübernahme gewährleistet ist. 

25.01

FIBU

BWA

Wir hatten an 15.10.2015 beschrieben, wie man Planzahlen für die BWA erfassen kann und wie man Auswertung mit Vergleichen zu diesen Planzahlen abrufen kann.
Der Jahresbeginn 2016 bietet sich geradezu an, diese Funktion zu nutzen, sofern das Geschäftsjahr zum 1.1.2016 beginnt.
Da die Planungen für Erlöse und Kosten im Normalfall sowieso vorliegen, ist es ohne großen Aufwand möglich, diese Daten als Sollwerte einzugeben.
Der Nutzen ist evident: Abweichungen von der Planung sind ganz schnell erkennbar.   

21.01

TK

Toner an der 
Kasse

Auch an der Kasse kann man zusammen mit anderen Artikeln Toner ausliefern bzw. auch berechnen. Das Problem an dieser Stelle ist, dass
o der Kunde Gerät, Modell und Tonertyp nicht genau benennen kann,
o es für den Toner spezielle Konditionen geben kann, die im Gerät in  COMMERZ-ACTUELL-TKD hinterlegt sein können,
o Ergebnisse einer Tonerlieferung in der Historie beim Gerät gespeichert werden müssen. 

Diese Probleme sind  sowohl in der Strecken-Auftragserfassung als auch an der Terminalkasse in COMMERZ-ACTUELL elegant und effizient gelöst.

Dabei lassen sich durch Eingabe von "g" bei der Artikelnummer alle Geräte des Kunden anzeigen: 

Nach der Auswahl eines Gerätes werden die möglichen Toner-Artikel aus der Artikeltabelle des Gerätes zur Auswahl dargestellt: 

Nach der Auswahl des Toners werden die in TKD hinterlegten Konditionen berücksichtigt (hier 100% = kostenlose Tonerlieferung):

Selbstverständlich kann man auch gleich den Toner-Artikel eingeben. Dann werden zur Auswahl die Geräte angezeigt, die diesen Artikel in der Artikeltabelle enthalten haben. Wahlweise können auch nur die Geräte berücksichtigt werden, denen ein Wartungsvertragstyp zugeordnet ist, da nur solche ggf. auch kostenlos abgegeben werden müssen. 
Mit dieser Lösung ist es ganz einfach möglich, Toner auch über Strecke oder Terminalkasse abzuwickeln, ohne gesondert ins TKD verzweigen und ohne etwaige Gesamtaufträge trennen zu müssen. Alleinige Voraussetzung hierfür ist die Lizenz "TKD-Aufträge in WWS".

20.01

WWS

Versandkosten

In der Standardversion von COMMERZ-ACTUELL-WWS müssen die Versandkosten immer eingegeben werden. Hilfen erhält der Anwender dadurch, dass
1. angezeigt wird, was bereits eingegeben bzw. was bereits berechnet worden ist:

2. nach Beendigung der Auftragserfassung nochmals die Versandkosten angefordert werden (,um sie nicht zu vergessen):

Hier kann man z.B. auf Basis des Auftragswertes über die zu berechnenden Versandkosten "manuell" entscheiden. Dabei fehlen häufig weitere Informationen, wie z.B. "darf ich Versandkosten eingeben?", "wie hoch dürfen die Versandkosten sein?", "sind Versandkosten vom Auftrag (Rechnung) oder von der Lieferung abhängig?", "darf ich bei dem Kunden Versandkosten berechnen" oder "welchen Versandkosten dürfen berechnet werden, wenn die (Teil-)Lieferung über ein Logistikzentrum (z.B. LogServe) erfolgt?".  

Zumindest die Vorgaben können aber in COMMERZ-ACTUELL-WWS automatisiert werden. Dazu kann man bis zu 9 verschiedene Konstellationen über eine zusätzliche Stammdatenverwaltung vorgeben:

Die Schlüsselnummer kann dann im Kundenstamm hinterlegt werden. Zusätzlich kann auch ein Betrag für Zusatzleistungen, wie z.B. Versicherung vorgegeben werden, der dann auf der Rechnung getrennt von den Versandkosten ausgewiesen wird. Im oben aufgeführten Beispiel werden dem Kunden ab EUR 50,01 keine Versandkosten mehr berechnet.
Die Versandkosten werden (wie bisher) auf der ersten Rechnung einmalig ausgewiesen. Für Kostenstellen und Sammelrechnungen sind gesonderte Berechnungen festzulegen und auch für die Berechnung der Versandkosten bei z.B. LS3-Aufträgen gibt es bereits Lösungen, die zumindest plausible Beträge der Versandkosten vorgeben. 
Weitere Informationen gerne durch unsere Hotline.

19.01

TKD

Nebenkosten berechnen

Ein häufig vernachlässigter Posten auf den Werkstattrechnungen sind im weitesten Sinne die Fahrten der Techniker, die man auch plausibel begründen kann. In COMMERZ-ACTUELL-TKD wird diese Berechnung vielfältig unterstützt.
Möglich ist in COMMERZ-TKD die Berechnung nach Kilometer oder nach Zonen. Zur Steuerung der Berechenbarkeit (KOND) in den Wartungsvertragstypen sind diesen eigene Verrechnungsarten zugeordnet:
30 bis 39: Kilometer
40-49: Zonen.

1. Berechnung nach Kilometer
Beim Gerät können die zu berechnenden Kilometer eingetragen werden:

Damit wird erreicht, dass permanent immer die gleichen Kilometer berechnet werden.
Im Parametersatz wird der Preis pro Kilometer festgesetzt:

In der Leistungserfassung gibt es 2 Möglichkeiten:
a) Enter bei Artikel und Eingabe der Verrechnungsart 30:

Kilometer (aus Gerät) und Standardpreis (aus Parameter) werden vorgegeben; Text ist noch einzugeben.
b) angelegter Artikel mit Verrechnungsart 30

Kilometer aus Gerät und VK aus Artikel werden vorgegeben. 
2. Berechnung nach Zonen
Im Gerät kann der Artikel für die dem Gerätestandort zugeordnete Zone (Artikel mit Verrechnungsart 40) unter FAHRTKOSTEN eingetragen werden:
 
In der Leistungserfassung ist bei Artikel Enter und bei der Verrechnungsart 40 einzugeben:

Dann wird automatisch der hinterlegte Artikel vorgetragen:

Zu berücksichtigen sind noch die zugehörenden Aufwendungen (EK-Preise) und die Steuerungen in den Wartungsvertragstypen, die über Vorgabe von KOND entscheiden.

18.01

allgemein

PBSeasy

Die Firma PBS Network GmbH hat sich vor etlichen Jahren zum Ziel gesetzt, die Kommunikation zwischen Fachhändlern und Lieferanten in Bezug auf die Artikeldaten zunächst einmal zu normieren, dann zu optimieren und danach weitere Funktionen zu integrieren.

Es ist ihr hervorragend gelungen.

Über PBSeasy erhält der Fachhändler von nahezu allen Lieferanten permanent die aktuellen Informationen über die Artikeldaten, vor allem auch seine individuellen KIPs und koordiniert auch die Bestellungen der Fachhändler an die Lieferanten und Verbände.

Uns erscheint es daher unerlässlich, dass Fachhändler, die auf aktuelle Zahlen und genormte Abläufe angewiesen sind, die Vorteile der Leistungen von PBS Network unbedigt nutzen sollten. Mühsame händische und damit fehleranfällige Artikelbearbeitungen gehören seit langem der Vergangenheit an.
In COMMERZ-ACTUELL sind alle Funktionen vorhanden, die für die Nutzung dieser optimalen Datenschnittstellen erforderlich sind.
Unsere Hotline berät Sie gerne.

14.01

allgemein

Weitere E-Mail-
Adressen

Die heute schon als Standard geltende Anforderungen der Kunden, die Dokumente, wie z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen und vor allem Rechnungen, per E-Mail zugesandt bekommen, ist in letzter Zeit um einen besonderen Wunsch erweitert worden:
Die Kunden möchten die E-Mails nicht an eine sondern auch an weitere E-Mails versendet haben. 
Dieses ist bisher in COMMERZ nicht möglich und eine vorläufige Argumentation für den Kunden wäre, dass man dieses ja auch intern beim Kunden selbst über entsprechende Funktionen (oder Workflow-Änderungen)  lösen könnte.
Wir selbst denken über eine Erweiterung nach, die aber nicht gleich morgen verfügbar sein wird.

Nachtrag:
Die Versendung von Dokumenten über E-Mails hat durch die vielen Anwendungen in COMMERZ einen hohen Level an Funktionalität erreicht. Deshalb sollten auch COMMERZ-Anwender, die diese Funktionen noch nicht nutzen, sich schnellstens mit dem Thema befassen.
Zum einen zeigt es den Kunden, dass man eine zeitgemäße DV einsetzt und zum anderen erspart man sich wiederum Zeit und Kosten. Eine ganz schlechte Lösung ist, die gedruckten Dokumente  einzuscannen und dann per E-Mail als Anhang zu versenden. Sie kommen dann beim Kunden in einem echt minderwertigen Zustand an    

13.01

TKD

Stunden 
berechnen lassen

Wenn man bei der Leistungsbearbeitung bei einer Position, die Stunden darstellt, MENGE/STD die "Wundertaste" F3 eingibt, dann kann man die Anfangs- und die Endzeit eingeben (SSMM):

Nach Eingabe von F3:

Und nach Eingabe der Endzeit:

COMMERZ-ACTUELL errechnet dann die Anzahl an Stunden automatisch. Wichtig dabei ist aber, dass man einigermaßen "genormte" Werte einträgt, weil sich sonst nicht gewünschte Dezimalstellen bilden.
Am besten lässt sich mit Viertelstunden arbeiten, weil sich damit dann auch plausible Stunden, wie z.B. 3,75, 1,50 oder 2,25 ergeben.

12.01

WWS

Preise ansehen

Wenn man in der Auftragsbearbeitung die Preiskonstellation eines Artikels ansehen möchte, braucht man lediglich beim Feld PREIS die Funktionstaste F8 einzugeben:
 
Danach verzweigt COMMERZ-ACTUELL direkt in die Preisauskunft

und mit einem ENTER wieder zurück in die Auftragsbearbeitung zum Feld PREIS.

11.01

allgemein

Start 2016

Das logics-Team wünscht allen ein erfolgreiches Jahr 2016. 

Es ist überzeugt, dass durch eine noch intensivere Nutzung des umfassenden Funktionsumfanges von COMMERZ-ACTUELL weitere Effizienz, Kostenersparnis und Daten-Transparenz möglich ist: Man muss COMMERZ-ACTUELL nur zielgerecht und entsprechend den eigenen Anforderungen möglichst vollständig einsetzen.

Das logics-Team ist hochmotiviert, um alle Voraussetzungen dafür zu schaffen.